Program Pentru Gestionarea Datelor Intr Un Magazin Mixt

CUPRINS:

Pag.

Introducere……………………………………………….……………………3

1. Capitolul 1 – Descriere generală a unității economice specializată în achiziționarea și vânzarea produselor alimentare și nelimentare

1.1 Descrierea societății Selgros Cash & Carry………………………………….4

1.2 Rolul și atribuțiile administratorului …………………………………………..5

1.3 Organizarea și atribuțiunile compartimentelor de cumpărare si vânzare de produse…………………………………………………………………………………..7

1.4 Analiza documentelor de evidență a procesului de cumpărare – vânzare………………………………………………………………….…..… 12

2. Capitolul 2 – Proiectarea bazei de date pentru gestiunea datelor

2.1 Proiectarea bazei de date a activitații de aprovizionare …………………………………………………………………………………14

2.2 Proiectarea bazei de date a activitații de desfacere …………………………………………………………………………………………………………….20

Concluzii și propuneri…………………… …………………………………………………24

Bibliografie…………………………………..………………………………………25

Introducere

Tehnologia informationala facilita atât integritatea, cât și coordonarea sarcinilor angajaților. Prin intermediul ei, angajații pot interactiona între ei mult mai coerent

Prezentul program este destinat automatizării prelucrărilor datelor necesare unui administrator de firma în luarea deciziilor corecte și oportune privind aprovizionarea, manipularea, expunerea și vânzarea produselor comercializate .

În acestă lucrarea s-a urmărit activitatea de aprovizionare si desfacere a unui magazin.

În realizarea acestui program am utilizat date despre Selgros Cash & Carry Srl.

Pentru a urmări activitatea magazinului am hotărât să realizez două programe pentru gestiunea datelor, unul pentru aprovizionare și unul pentru desfacere.

Pentru a realiza aceste programe am utilizat programul Microsoft Office Access.

Programul pentru gestiunea datelor in activitatea de aproviozionare este util în a tine evidența facturilor, mârfurilor, furnziorilor.

Programul pentru gestiunea datelor în activitatea de desfacere este util deoarece cu acesta ținem evidența clienților și astfel ținem și evidența clientilor fideli.

Prezentele programe sunt destinate pentru folosirea și ținerea cât mai bine și mai ușor a evidențelor în cadrul unui magazin.

Capitolul 1

Descrierea societății Selgros Cash & Carry

SELGROS CASH & CARRY SRL România aparține concernului OHG FEGRO/SELGROS Gesellschaft für Großhandel mbH & Co din Germania, cu sediul în orașul Neu Isenburg, lângă Frankfurt. Concernul a fost înființat în 1989 prin fuziunea grupurilor comerciale Fegro și Selgros, deținând în prezent 73 de magazine, 45 în Germania, 11 în Polonia și 17 în România. Acționarii companiei Fegro-Selgros au fost pânã în februarie 2008, în proporții de 50%, grupurile: REWE Group, cunoscut în Europa prin mărcile Billa, Penny Market, XXL-Mega Discount, etc; și OTTO Group, cel mai mare comerciant mondial prin corespondență.

Începând cu luna martie 2008 REWE Group & Co. OHG devine acționar unic al companiei OHG Fegro/Selgros Gesellschaft fuer Grosshandel mbH & Co., preluând cei 50 % de la partenerul Otto Group Hamburg.

SELGROS este una dintre cele mai de succes firme Cash & Carry din Europa fiind prezentă și pe piața din România începând cu anul 2001. În data de 29 mai se deschide primul magazin SELGROS CASH & CARRY în România , la Brașov, unde se află și sediul administrației centrale.

Magazinele funcționează în sistem cash & carry , care este o formă de comerț en-gros cu autoservire, în care clientul își alege singur produsele, le achită și le transportă la locul afacerii sale, pentru a le folosi în activitatea firmei sau a le revinde.

Magazinele de tip cash & carry sunt magazine en-gros, care se adresează clienților profesioniști, revânzători, gastronomi, producători sau prestatori de servicii. Acest tip de magazin funcționează și este organizat în baza legii 650/2002 pentru aprobarea și modificarea OG 99/2000 privind comercializarea produselor și serviciilor pe piață, care definește acest tip de comerț la art. 4:

„ e) comerț de gros cash and carry/formă de comerț cu autoservire pe bază de legitimație de acces – activitatea desfășurată de comercianții care vând mărfuri prin sistemul de autoservire către persoane juridice sau persoane fizice autorizate și asociații familiale autorizate conform legii, înregistrate în baza de date a vânzătorului, în scopul revânzării și/sau prelucrării, precum și al utilizării acestora ca produse consumabile;"

Administrația centrală Brașov

Calea București nr. 231, 500299 Brașov,

Jud. Brașov

C.I.F.: RO11805367; J08/464/2001

Capital social: 288.272.740 lei

O.P.D.C.P: 3713

Tel. +40-268-307.300, Fax +40-268-307.210

Email: [anonimizat]

1.2 Rolul și atribuțiile administratorului

Conform fișei postului, administratorul de firmă împreună cu ajutoarele sale, are obligația să planifice, să organizeze și să controleze modul cum se execută următoarele activități:

Să planifice, în funcție de contractele stabilite, următoarele activități:

Dacă prețul de achiziție al produsului este cel convenabil;

Dacă stocul furnizorului este suficient;

Calitatea produselor este cea dorită;

Transportul mărfi să fie făcut corespunzător;

Recepția mărfi la magazin să corespundă din punct de vedere calitativ și cantitativ;

Manipularea mărfi din recepție spre spațiul de vanzare să se facă în cel mai scurt timp posibil;

Angajații din compartimente să așeze marfa la raft;

Să se verifice prezența etichetei de preț;

Angajații să dea relații corespunzătoare ;

Facturarea să se opereze în mod corect;

Să verifice dacă achizitorii de clienți își îndeplinesc următoarele targhete:

Acapararea unor noi clienți;

Vizitarea clienților în mod regulat la sediile acestora ;

Anunțarea clienților de cele mai bune oferte ale magazinului;

Ajutarea clientului cu informațiile de care are nevoe;

Să se asigure că oferta magazinului ajunge în timp util la client;

Să urmarească creăterea în cumpărări a clientului;

Dacă această creștere există atunci clienții respectivi să fie numiți pentru clienți TOP;

1.3 Organizarea și atribuțiunile compartimentelor de cumpărare și

vanzare de produse

Conform statului de organizare al firmei, aceasta are următoarea structură organizatorică:

Magazin SELGROS;

2.Furnizori SELGROS;

3.Clienti SELGROS;

4.Receptie Magazin SELGROS;

5.Vanzari clienti SELGROS;

6. Control final

Aceste elemente din compunerea structurii organizatorice a firmei se găsesc într-o subordonare directă față de administrator și sunt independente unele față de altele, între ele existând doar raporturi de colaborare.

Această structură permite ca deciziile operative să fie luate și executate independent de fiecare element al ei, coordonarea și închegarea lor într-un tot unitar făcându-se de către administrator pe baza situațiilor centralizatoare puse la dispoziția acestuia de către compartimentul de planificare.

Deciziile tactice sunt luate, de regulă, pe o perioadă de o lună și tot pe baza situațiilor centralizatoare puse la dispoziție de către compartimentul de planificare, analiza îndeplinirii lor făcându-se decadal.

De asemenea, compartimentul de planificare, are obligația de a determina corect necesarul de mărfuri destinate aprovizionării și vânzării de marfă.

O altă sarcină importantă a acestui compartiment este acea de a planifica aprovizionarea, expunerea și vânzarea produselor contractate către clienții magazinului în cele mai bune condiții și la cele mai bune prețuri.

Lunar se va analiza, prin comparare valorică, costurile necesare bunei funcționări a magazinului cu costurile de întreținere a magazinului pe care firma le suportă și totodată toate acele pierderi din deteriorarea produselor prin manipulare sau despachetare.

ORGANIGRAMA MAGAZINULUI

PRNCIPALELE ATRIBUȚIUNI FUNCȚIONALE ALE COMPONENTELOR ORGANIZATORICE

Achiziții clienți – unde se execută:

– Eliberarea legitimațiilor de client SELGROS.

– Legitimația de client SELGROS se eliberează numai pentru:

– Persoane juridice asociații și fundații

– Persoane fizice autorizate (ex.: avocați, medici, contabili, notari publici, producători agricoli ).

– Pentru a intra în posesia legitimației de client SELGROS, clientul se va prezenta la intrarea clienți cu următoarele documente în original:

– certificat de înregistrare la Registrul Comerțului,

– codul unic de înregistrare / codul fiscal,

– autorizație (pentru persoane fizice autorizate, asociații, fundații.)

– document de identitate (C.I. sau B.I.)

Compartimentul de cumpărare – unde se execută:

Se planifică întalniri cu eventuali furnizori ai magazinului.

In această întalnire se stabilesc articolele da care magazinul ar avea nevoie.

Se negociază prețurile cu care acestea pot fi cumpărate .

Se stabilesc cantitațile de mărfuri necesare pentru o perioada de timp .

Se urmărește vânzarea produselor contractate.

Recepția Mărfii – unde se execută:

Descărcare mărfii din mijlocul de transport.

Prelucrarea actelor pentru a verifica dacă marfa trimisă de furnizori a fost comandată, daca are toate certificatele, declarațiile de calitate, certificate de garanție .

După prelucrarea actelor se trece la recepția cantitativă și calitativă a produselor livrate de către furnizori.

Pentru mărfurile cu regim special se verifică temperatura și condițiile de igienă din timpul transportului.

După recepționare marfa este trimisă în spațiul de vânzare.

Spațiu de vânzare – unde se execută:

Despachetarea paleților de marfă

Sortarea mărfurilor de pe paleți

Așezarea mărfurilor pe rafturi în vederea vânzări acestea

Afișarea prețurilor corespunzătoare mărfurilor puse pe rafturi

Informarea clienților în legătura cu eventualele nelămuriri despre marfa existentă la raft.

Case de marcat – unde se execută:

Facturarea în baza legitimației de client SELGROS a mărfii alese de către client dupa ce aceasta a fost asezată pe banda transportoare a casei de marcat

Controlul final – unde se execută:

Se verifică dacă marfa facturată de către casieriță corespunde cu marfa de pe căruciorul clientului, în caz contrar se trece la remedierea greșeli făcute.

1.4 Analiza documentelor de evidența a procesului de cumpărare – vânzare.

Furnizorul emite avizul de însotire al mărfi completând următoarele date: numărul avizului de însoțire al mărfi, codul articolului, descrierea articolului furnizat și cantitatea livrată.

În procesul de recepție a mărfi șeful de recepție are obligația de a urmări și introduce în sistem următoarele date: numărul avizului, codul articolului, denumirea articolului, cantitatea, numărul NIR-ului și data recepției.

În baza numărului de NIR dat la recepționarea mărfi, furnizorul emite factura fiscală.

În spațiul de vânzare șeful de raion are obligația să urmărească stocul, codul articolului, descrierea acestuia și vânzarea.

La casele de marcat casiera are obligația să emită factura fiscală având următoarele date:

codul clientului SELGROS;

adresa clientului SELGROS;

numărul facturi SELGROS,

data facturări,

codul articolului,

denumirea articolului,

cantitatea din articolul respectiv,

prețul acestuia.

Compartimentul de planificare și conducere are obligația ca periodic să centralizeze datele de exploatare din baza de date și să emită următoarele situații:

Planificarea comenzilor în funcție de stocurile existente și vânzarea medie zilnică;

Planificarea recepțiilor;

3. Urmărirea clienților

Capitolul 2

Proiectarea bazei de date pentru gestiunea datelor

1.1. În activitatea de aprovizionare

Pentru a facilita realizarea proiectării bazei de date sunt folosite următoarele atribute

Fiind în FN1 dicționarul de date arată asfel:

DD (Cod furnizor, Denumire furnizor, Denumire lovizului, codul articolului, denumirea articolului, cantitatea, numărul NIR-ului și data recepției.

În baza numărului de NIR dat la recepționarea mărfi, furnizorul emite factura fiscală.

În spațiul de vânzare șeful de raion are obligația să urmărească stocul, codul articolului, descrierea acestuia și vânzarea.

La casele de marcat casiera are obligația să emită factura fiscală având următoarele date:

codul clientului SELGROS;

adresa clientului SELGROS;

numărul facturi SELGROS,

data facturări,

codul articolului,

denumirea articolului,

cantitatea din articolul respectiv,

prețul acestuia.

Compartimentul de planificare și conducere are obligația ca periodic să centralizeze datele de exploatare din baza de date și să emită următoarele situații:

Planificarea comenzilor în funcție de stocurile existente și vânzarea medie zilnică;

Planificarea recepțiilor;

3. Urmărirea clienților

Capitolul 2

Proiectarea bazei de date pentru gestiunea datelor

1.1. În activitatea de aprovizionare

Pentru a facilita realizarea proiectării bazei de date sunt folosite următoarele atribute

Fiind în FN1 dicționarul de date arată asfel:

DD (Cod furnizor, Denumire furnizor, Denumire localitate Adresa , Telefon , Cod produs, Denumire produs, Pret mediu, Unitate de masura Numar factura, Data factura, Numar document, Data document, Suma document , Numar contract, Data contract, Cantitate livrata, Pret negociat,Cantitate, TVA).

În FN2 avem :

Dependente Functionale:

Codp Denp

Pm

Um

Codfurnizor Denfurnizor

Codfiscal

Localitate

Adr

Nrfact , Datafact,

Codfurnizor

Nrcontract Datacontract

Codfurnizor

Nrdoc Datacontract

Codfurnizor

Cant

Pn

Cantlivrata

TVA

FURNIZORI ( Codfurnizor, Denfurnizor, Codfiscal, Localitate, Adr)

CONTRACTE ( Nrcontract, Datacontract, Codfurnizor)

PRODUSE ( Codp, Denprodus, Um, Pm )

PRODUSE CONTRACTATE( Nrcontract, Codp, Cant, Pn)

PRODUSE ACHIZIȚIONATE ( Nrfact, Codp, Cantilivrata, TVA )

PLATI ( Nrdoc, Sumadoc, Datadoc, Codfurnizor )

FACTURI ( Nrfactura, Datafactura, codfurnizor )

Am creat tabelele cu ajutorul programului Microsoft Office Access.

Tabelele sunt urmatoarele

Tabela Facturi

Tabela Furnizori

Tabela Contracte

Tabela Plati

Tabela Produse

Tabela Produse Contractate

Tabela Produse Achizitionate

Tabela de Relationship

În proiect sunt folosite interogări, rapoarte, forme, macro:

Interogari in linbajul SQL:

ordonarea facturilor in limbaj SQL:

SELECT Facturi.Nrfactura, Facturi.DataFactura, Facturi.CodFurnizor, Facturi.CotaTVA

FROM Facturi

ORDER BY Facturi.Nrfactura;

ordonarea furnirzorului in ordine alfabetica in limbaj SQL:

SELECT Furnizori.Codfurnizor, Furnizori.Denfurnizor, Furnizori.Codfiscal, Furnizori.Localitate, Furnizori.Adr

FROM Furnizori

ORDER BY Furnizori.Denfurnizor;

ordonarea produselori in ordine alfabetica :

SELECT Produse.Codprodus, Produse.Denprodus, Produse.Um, Produse.Pm

FROM Produse

ORDER BY Produse.Denprodus;

În cadrul aplicației am realizat și rapoarte , formulare și macroinstrucțtiuni.

Rapoartele le-am realizat în Reports cu wizard. Formulare și ele de asemenea sunt realizate cu ajutorul wizardului dar în Forms.

1.2. În activitatea de desfacere

În proiectarea bazei de date sunt folosite următoarele atribute

Toate aceste atribute sunt descompuse până la un nivel conform FN1. Dicționarul de date rezultat în această primă formă normalizată arată asfel:

DD (Cod client, Denumire client, ,Cod localitate, Denumire localitate Adresa client, Telefon client, Cont bancar, Cod produs, Denumire produs Pret unitar, Unitate de masura Numar factura, Serie factura, Data factura, Cod client,Cod produs, Cantitate,Tva, Numar document, Tip document, Data document, Suma incasata).

Restricțiile sistemului de desfacere:

o factură poate cuprinde unul sau mai multe produse;

pe numele unui client se pot emite mai multe facturi

un produs poate avea mai multe facturi

În FN2 avem :

Dependente Functionale:

Codp Denp

Pu

Um

Codcl Dencl

Codloc

Denloc

Adrcl

Telcl

ContBancar

Nrfact Seriefact,

Datafact,

Codp

Codcl

Cant

Tva

Datadoc

Sumain

Nrfact

Codcl

PRODUSE ( Codp, Denp , Pu, Um, )

CLIENȚI ( Codcl, Dencl, Codloc, Denloc, Adrcl, Telcl, Contbancar )

FACTURI ( Nrfact, Seriefact, Datafact, Codp, Codcl,)

PRODUSE FACTURATE (Nrfact, , Codp,, Cant, Tva)

ÎNCASĂRI ( NrDoc, TipDoc, Datadoc , Sumain, NrFact, CodCl )

Crearea structurii tabelelor s-a făcut în Microsoft Access utilizând fereastra de proiectare: Create table in design view. Tabelele sunt urmatoarele:

Tabela Produse

Tabela Clienti

Tabela Facturi

Tabela Produse Facturate

Tabela Incasari

Tabela de Relationship

In proiect sunt folosite interogari, rapoarte, forme, macro:

Interogari in linbajul SQL:

ordonarea clientilor dupa nume in limbaj SQL

SELECT Clienti.Codcl, Clienti.Dencl, Clienti.Codlloc, Clienti.Denloc, Clienti.Adrcl, Clienti.Telcl, Clienti.Contbancar

FROM Clienti

ORDER BY Clienti.Dencl;

ordonarea incasarolor dupa data :

SELECT Incasari.Nrdoc, Incasari.Datadoc, Incasari.Sumain, Incasari.Nrfact, Incasari.Codcl

FROM Incasari

ORDER BY Incasari.Datadoc;

ordonarea produselor dupa nume:

SELECT Produse.CodP, Produse.DenP, Produse.Pu, Produse.Um

FROM Produse

ORDER BY Produse.DenP;

ordonarea facturilor in ordine crescatoare:

SELECT Produse.CodP, Produse.DenP, Produse.Pu, Produse.Um

FROM Produse

ORDER BY Produse.DenP;

Concluzii

Cu ajutorul acestui program administratorul magazinului poate să-și determine necesarul de marfa din magazin, pe tipuri, funcție de comenzile planificate.

De asemenea el poate să urmărească modul cum sunt comandate ;i manipulate mărfurile de către șefii de raioane, luând măsurile ce se impun în urma analizării datelor.

Cunoscând cu exactitate datele și cantitatea de marfă ce urmează a fi comandată în perioada imediat următoare, el poate să calculeze necesarul de marfă pentru clienți pe perioada următoare.

Urmărind îndeaproape preferințele clienților pe anumite produse in anumite perioade el poate menține stocurile între anumite limite de rentabilitate.

Urmărind îndeaproape modul cum își îndeplinesc șefii de raion atribuțiile de serviciu și datele folosite pentru recepția mărfurilor, se poate stabili care dintre furnizorii de aceste bunuri respectă normele de calitate din domeniu.

În funcție de alte acte normative și de condițiile concrete în care își desfășoară activitatea, administratorul magazinului poate crea noi interogări sau, pe baza celor existente cu folosirea filtrele din cadrul rapoartelor, să obțină situațiile necesare în luarea unor decizii corecte

Bibliografie

Claudia Cârstea, Gheorghe Sabau – „S.G.B.D. ACCESS 2000 – Aplicații și teste grila” , editura OMNIA, Brașov – 2001

Claudia Cârstea, “ Proiectarea bazelor de date în mediul de programare microsoft access ”editia a II-a, Editura OMNIA UNI S.A.S.T., Brașov 2007

Note de curs – Baze de date