Sub Sistem Informatic Privind Gestiunea Decontarilor CU Tertii

CUPRINS

Introducere …………………………………………………………………………………………………………. 4

Capitolul I Aspecte generale privind decontările cu terții ………………………………………… 5

Delimitări și structuri privind datoriile și creanțele …………………………………………….. 6

Evaluarea datoriilor și creanțelor ……………………………………………………………………… 8

Purtători primari de informații ……………………………………………………………………….. 10

Regimul juridic al decontărilor cu terții …………………………………………………………… 16

Capitolul II Contabilitatea decontărilor cu terții la S.C. Vastex S.A. Vaslui ……………… 23

2.1 Definirea misiunii, obiectivelor și strategiei organizaționale

la S.C.Vastex S.A. Vaslui ………………………………………………………………………………….. 23

2.2 Descrierea organizării întreprinderii ………………………………………………………………. 24

2.2.1 Obiectul de activitate …………………………………………………………………………………. 24

2.2.2 Funcțiile întreprinderii și compartimentele care le realizează …………………………. 25

2.2.3 Organigrama întreprinderii …………………………………………………………………………. 28

2.3 Organizarea compartimentului financiar-contabil și relațiile sale cu alte compartimente ………………………………………………………………………………………………….. 30

2.4 Reflectarea în documentele de sinteză a informațiilor privind terții ……………………. 34

2.5 Conturi de terți …………………………………………………………………………………………….. 36

2.5.1 Contabilitatea decontărilor cu furnizorii ……………………………………………………….. 36

2.5.2 Contabilitatea decontărilor cu clienții …………………………………………………………… 39

2.5.3 Contabilitatea decontărilor ocazionate de folosirea forței de muncă …………………. 42

2.5.4 Contabilitatea decontărilor cu bugetele și alte organisme publice …………………… 46

2.5.5 Contabilitatea decontărilor în cadrul grupului și cu asociații …………………………… 50

2.5.6 Contabilitatea decontărilor cu debitorii și creditorii diverși …………………………….. 51

2.5.7 Contabilitatea operațiunilor de regularizare și asimilate …………………………………. 52

2.5.8 Contabilitatea decontărilor în cadrul unității …………………………………………………. 53

2.5.9 Contabilitatea ajustărilor pentru deprecierea creanțelor ………………………………….. 53

2.6 Operațiuni privind decontările cu terții …………………………………………………………… 54

Capitolul III Prezentarea sub-sistemului informatic privind gestiunea decontărilor cu terții la S.C.Vastex S.A.Vaslui ……………………………………………………………………………………. 58

3.1 Conceptul de sistem informatic ……………………………………………………………………… 58

3.2 Prezentarea structurii informatice din întreprindere ………………………………………….. 60

3.3 Descrierea aplicației contabile ………………………………………………………………………. 63

Capitolul IV Concluzii și propuneri …………………………………………………………………….. 75

Bibliografie ……………………………………………………………………………………………………… 77

INTRODUCERE

Obținerea de către agenții economici a unei eficiențe economice sporite, este condiționată de existența unei conduceri bazate pe o bună cunoaștere a legislației, pe cunoașterea exactă a cererii și ofertei pe piața internă și externă. Acest lucru impune promovarea în munca de conducere a unor metode, tehnici și mijloace moderne de informare, analiză și decizie. Astăzi, calculatoarele sunt un lucru obișnuit, indispensabil am putea spune.

În cadrul unei întreprinderi locul central în sistemul informațional – contabil îl constituie relațiile cu terții, întrucât informațiile pe care le generează sunt foarte utile atât conducerii întreprinderii cât și terților cu care intră în relații.

În lucrarea „Sub-sistem informatic privind gestiunea decontărilor cu terții”, pe exemplul societății comerciale Vastex S.A.Vaslui, am prezentat noțiuni generale despre decontările cu terții și modul cum funcționează sistemul informatic al decontărilor cu terții la societatea respectivă. Lucrarea conține date actualizate conforme cu normele juridice în vigoare.

În primul capitol al lucrării se regăsesc informații cu caracter general despre decontările cu terții: delimitări și structuri, evaluarea datoriilor și creanțelor, purtătorii primari de informații și regimul juridic al decontărilor cu terții.

Capitolul al doilea prezintă societatea comercială la care am elaborat lucrarea și conturile de terți cu operații contabile specifice.

În capitolul trei am prezentat noțiuni despre sistemul informatic și modul de funcționare a sub-sistemului gestiunii decontărilor cu terții la societatea comercială Vastex S.A. Vaslui.

Capitolul patru conține propuneri și concluzii în ceea ce privește sub-sistemul decontărilor cu terții.

CAPITOLUL I

ASPECTE GENERALE PRIVIND DECONTĂRILE CU TERȚII

Obiectivul principal al funcționării unei întreprinderi îl constituie activitatea de exploatare care cuprinde o succesiune de operațiuni cu caracter obișnuit și repetitiv, ciclul de aprovizionare – stocaj – producție – vânzare find cunoscut sub denumirea de ciclu de exploatare. Activitatea de exploatare este caracterizată printr-un ciclu scurt, de obicei mai mic de un an, care angajează unitatea pe termen scurt.

Pe parcursul desfășurării activității lor în mediul economico-social, agenții economici intră în relații cu terțe persoane fizice sau juridice. Aceste relații generează raporturi economico-juridice, cunoscute sub denumirea de drepturi (creanțe) și obligații (datorii) fie cu persoane fizice sau juridice din afara unității, fie cu persoane fizice din interiorul unității. Contabilitatea financiară a relațiilor cu terții deține locul central în sistemul informațional – contabil al unei întreprinderi, datorită impactului pe care îl au datoriile și creanțele asupra mărimii și structurii gestiunii. Informațiile furnizate de această componentă a contabilității sunt utile, în egală măsură, conducerii întreprinderii și terților cu care aceasta intră în relații.

Datoriile și creanțele pe care întreprinderea și le creează în legătură cu înființarea sa, ca și pe parcursul desfășurării activității, în funcție de termenul de decontare, se grupează în datorii și creanțe pe termen lung (peste un an) și datorii și creanțe pe termen scurt. Conținutul capitolului de față îl constituie datoriile și creanțele pe termen scurt, cunoscute și sub denumirea de decontări curente, de exploatare sau decontări cu terții. Asemenea decontări sunt determinate de relațiile întreprinderii cu partenerii de afaceri (furnizorii și clienții), cu personalul, cu bugetul statului și cu alte organisme publice, cu asociații, cu grupurile sau alte întreprinderi din cadrul grupului, cu subunitățile, cu debitorii și creditorii diverși. De asemenea, în această categorie de decontări se încadrează și cele din operații de participații, ca și cele între exercițiile financiare.

Delimitări și structuri privind datoriile și creanțele

Urmare a tranzacțiilor încheiate de întreprindere sau a altor evenimente trecute, rezultă pentru aceasta datorii și creanțe, care au termen scurt de decontare. Nu sunt incluse în categoria decontărilor cu terții datoriile și creanțele referitoare la primirea și acordarea de împrumuturi precum și creanțele imobilizate.

Datoriile reprezintă surse atrase la finanțarea unității și reprezintă angajamentele financiare ale debitorilor cu privire la sumele de bani sau de bunuri cuvenite creditorilor.

Datoriile reprezintă surse externe de finanțare puse la dispoziția întreprinderii fie de o instituție de credit (datorii financiare), fie de un furnizor (datorii comerciale), fie de alți terți (datorii fiscale, sociale).

O datorie reprezintă, potrivit cadrului general de întocmire și prezentare a situațiilor financiare, elaborată de Comitetul pentru Standarde Internaționale de Contabilitate (IASC), o obligație actuală a întreprinderii ce decurge din evenimente trecute și prin decontarea căreia se așteaptă să rezulte o ieșire de resurse care încorporează beneficii economice. Caracteristicile esențiale ale unei datorii sunt următoarele:

– întreprinderea are o obligație actuală. O obligație reprezintă un angajament sau o responsabilitate de a acționa într-un anumit fel. Obligațiile pot decurge dintr-un contract sau dintr-o creanță legală. De asemenea, obligațiile apar și din activitatea normală, din dorința de a menține relații bune de afaceri sau de a se comporta într-o manieră echitabilă.

– ștergerea obligației prezente implică renunțarea întreprinderii la anumite resurse care încorporează beneficii economice, în scopul satisfacerii cererilor celeilalte părți. Ștergerea obligației se poate face prin : plata în numerar, transferul altor active, prestare de servicii, înlocuirea respectivei obligații cu altă obligație, transformarea obligației în capital propriu. O obligație poate fi stinsă și prin alte căi, de exemplu, renunțare de către creditor la drepturile sale .

Noțiunea de datorie arată angajamentul asumat de o persoană de a plăti o sumă de bani, de a livra un bun, executa o lucrare sau presta un serviciu. Persoana fizică sau juridică care are o datorie este denumită în general debitor.

Creanțele reprezintă mijloace în curs de încasare, respectiv drepturi ale creditorilor de a pretinde debitorilor anumite sume, bunuri sau lucrări. Sunt elemente de activ, care iau naștere la avansarea temporară a unor bunuri sau valori altor persoane fizice sau juridice și se lichidează la încasarea lor.

Creanțele reprezintă valorile economice avansate temporar de titularul de patrimoniu altor persoane fizice sau juridice, pentru care urmează să primească un echivalent valoric. Acest echivalent poate reprezenta o sumă de bani, o lucrare sau un serviciu.

Creanța reprezintă dreptul unei persoane de a pretinde unui terț plata unei sume de bani, livrarea unui bun, prestarea unui serviciu sau execuția unei lucrări. Titularul unei creanțe este denumit în mod generic creditor

O întreprindere înregistrează creanțe și datorii față de toate categoriile de terți cu care intră în relații. Creanțele și datoriile pot fi grupate după criteriii comune, mai utilizate fiind următoarele două:

1. după natura operațiunilor care stau la originea lor:

– datorii/creanțe comerciale generate de aprovizionări/livrări de bunuri, lucrări și servicii sau din avansuri primite/acordate în contul unor livrări/aprovizionări ulterioare;

– datorii/creanțe salariale cauzate de folosirea forței de muncă de către unități;

– datorii/creanțe sociale reprezentate prin contribuții datorate/achitate în plus organismelor de asigurări sociale;

– datorii/creanțe fiscale generate de impozite, taxe, contribuții și vărsăminte datorate potrivit prevederilor legale sau de sumele achitate în plus în contul acestor obligații;

– datorii/creanțe financiare care au la origine operațiuni de creditare/finanțare (altele decât primiri/acordări de împrumuturi);

– alte datorii/creanțe.

2. după conținutul lor economic:

– datorii față de furnizori/creanțe față de clienți, provenind din cumpărări/vânzări cu decontare ulterioanțele referitoare la primirea și acordarea de împrumuturi precum și creanțele imobilizate.

Datoriile reprezintă surse atrase la finanțarea unității și reprezintă angajamentele financiare ale debitorilor cu privire la sumele de bani sau de bunuri cuvenite creditorilor.

Datoriile reprezintă surse externe de finanțare puse la dispoziția întreprinderii fie de o instituție de credit (datorii financiare), fie de un furnizor (datorii comerciale), fie de alți terți (datorii fiscale, sociale).

O datorie reprezintă, potrivit cadrului general de întocmire și prezentare a situațiilor financiare, elaborată de Comitetul pentru Standarde Internaționale de Contabilitate (IASC), o obligație actuală a întreprinderii ce decurge din evenimente trecute și prin decontarea căreia se așteaptă să rezulte o ieșire de resurse care încorporează beneficii economice. Caracteristicile esențiale ale unei datorii sunt următoarele:

– întreprinderea are o obligație actuală. O obligație reprezintă un angajament sau o responsabilitate de a acționa într-un anumit fel. Obligațiile pot decurge dintr-un contract sau dintr-o creanță legală. De asemenea, obligațiile apar și din activitatea normală, din dorința de a menține relații bune de afaceri sau de a se comporta într-o manieră echitabilă.

– ștergerea obligației prezente implică renunțarea întreprinderii la anumite resurse care încorporează beneficii economice, în scopul satisfacerii cererilor celeilalte părți. Ștergerea obligației se poate face prin : plata în numerar, transferul altor active, prestare de servicii, înlocuirea respectivei obligații cu altă obligație, transformarea obligației în capital propriu. O obligație poate fi stinsă și prin alte căi, de exemplu, renunțare de către creditor la drepturile sale .

Noțiunea de datorie arată angajamentul asumat de o persoană de a plăti o sumă de bani, de a livra un bun, executa o lucrare sau presta un serviciu. Persoana fizică sau juridică care are o datorie este denumită în general debitor.

Creanțele reprezintă mijloace în curs de încasare, respectiv drepturi ale creditorilor de a pretinde debitorilor anumite sume, bunuri sau lucrări. Sunt elemente de activ, care iau naștere la avansarea temporară a unor bunuri sau valori altor persoane fizice sau juridice și se lichidează la încasarea lor.

Creanțele reprezintă valorile economice avansate temporar de titularul de patrimoniu altor persoane fizice sau juridice, pentru care urmează să primească un echivalent valoric. Acest echivalent poate reprezenta o sumă de bani, o lucrare sau un serviciu.

Creanța reprezintă dreptul unei persoane de a pretinde unui terț plata unei sume de bani, livrarea unui bun, prestarea unui serviciu sau execuția unei lucrări. Titularul unei creanțe este denumit în mod generic creditor

O întreprindere înregistrează creanțe și datorii față de toate categoriile de terți cu care intră în relații. Creanțele și datoriile pot fi grupate după criteriii comune, mai utilizate fiind următoarele două:

1. după natura operațiunilor care stau la originea lor:

– datorii/creanțe comerciale generate de aprovizionări/livrări de bunuri, lucrări și servicii sau din avansuri primite/acordate în contul unor livrări/aprovizionări ulterioare;

– datorii/creanțe salariale cauzate de folosirea forței de muncă de către unități;

– datorii/creanțe sociale reprezentate prin contribuții datorate/achitate în plus organismelor de asigurări sociale;

– datorii/creanțe fiscale generate de impozite, taxe, contribuții și vărsăminte datorate potrivit prevederilor legale sau de sumele achitate în plus în contul acestor obligații;

– datorii/creanțe financiare care au la origine operațiuni de creditare/finanțare (altele decât primiri/acordări de împrumuturi);

– alte datorii/creanțe.

2. după conținutul lor economic:

– datorii față de furnizori/creanțe față de clienți, provenind din cumpărări/vânzări cu decontare ulterioară;

– datorii față de furnizori/creanțe față de clienți, provenind din cumpărări/vânzări cu decontare ulterioară prin intermediul efectelor de comerț;

– datorii față de clienți/creanțe față de furnizori, din primiri/acordări de avansuri și aconturi, precum și din operațiuni realizate cu ambalaje care circulă pe sistemul restituirii;

– datorii/creanțe față de salariați pentru munca prestată de aceștia, respectiv pentru avansuri acordate și alte sume datorate de personal unității sau terților;

– datorii/creanțe față de organismele de asigurări și protecție socială;

– datorii/creanțe față de buget sau organisme specializate;

– datorii/creanțe față de asociați și unități din cadrul grupului;

– datorii/creanțe față de alte persoane fizice sau juridice.

Evaluarea datoriilor și creanțelor

Evaluarea datoriilor și creanțelor se realizează, ca și la celelalte elemente patrimoniale, în patru momente principale: la intrarea în gestiune, la inventariere, la închidera exercițiului și la ieșirea din gestiune.

Evidențierea datoriilor și creanțelor se face la valoarea lor nominală, adică la valoarea efectivă în mnomentul apariției lor, suma ce re regăsește înscrisă în documentul justificativ ce stă la baza înregistrării în contabilitate.

Evaluarea elementelor patrimoniale cu ocazia inventarierii și deci evaluarea datoriilor și creanțelor se face la valoarea actuală sau de utilitate a fiecărui element, denumită valoare de inventar, stabilită în funcție de utilitatea bunului pentru unitate și prețul pieței.

La închiderea exercițiului, aplicarea principiului prudenței în evaluare impune ca evaluarea datoriilor și creanțelor să se facă la valoarea de intrare pusă de acord cu rezultatele inventarierii. Diferențele constatate în minus între valoarea de inventar și valoarea de intrare a creanțelor se înregistrează în contabilitate prin constituirea unui provizion pentru depreciere, ce este egal cu pierderea de valoare constatată la evaluarea creanțelor. În cazul datoriilor, la apariția unor datorii probabile se constituie provizioane pentru riscuri și cheltuieli. Evaluarea și înregistrarea în contabilitate a datoriilor și creanțelor exprimate în devize se face la cursul de schimb al pieței valutare, în vigoare la data efectuării operațiunilor respective. Diferențele de curs valutar între data înregistrării datoriilor, respectiv creanțelor și data plăților, după caz, se înregistrează ca venituri sau cheltuieli financiare, după cum sunt favorabile și respectiv nefavorabile.

La ieșirea din gestiune datoriile și creanțele sunt evaluate la nivelul valorii de intrare și provizioanele aferente acestora, concomitent cu decontarea datoriilor și creanțelor, sunt trecute la venituri.

Trebuie subliniat faptul că nu este permisă compensarea creanțelor cu datoriile. Ele trebuie să apară distinct în conturile întreprinderii pentru ca aceasta să respecte cerința de fidelitate a imaginii patrimoniului.

Purtători primari de informații

Înregistrarea operațiilor economice și financiare în conturi se face după consemnarea prealabilă a acestora în documente corepunzătoare operațiilor respective. Deoarece asemenea documente preced și fundamentează datele cuprinse în ele, acestea se mai numesc documente justificative, ce reprezintă unul din elementele componente ale metodei contabilității, fără ele contabilitatea neputând face dovada efectuării operațiilor respective.

Orice operațiune patrimonială se consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. Ele angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, ori înregistrat în contabilitate.

Pe lângă funcția informațională , care constă în suportul material al înregistrării operațiilor economice și financiare în contabilitate, documentele justificative îndeplinesc și o funcție gestionară, fac dovada înfăptuirii operațiilor și angajează răspunderi, drepturi și obligații cu privire la existența și mișcarea elementelor patrimoniale.

Pentru a putea fi utilizați ca purtători de informații, suporții materiali folosiți în sistemul informațional economic trebuie să îndeplinească o serie de condiții cum sunt:

– să aibă un conținut și o formă de prezentare a informațiilor în raport cu natura caracteristicile informațiilor ce se consemnează în ele;

– să aibă structură și dispersare a informațiilor în raport cu logica culegerii și consemnării lor succesive pentru satisfacerea nevoilor informative;

– să dispună de o capacitate de înmagazinare în raport cu volumul de informații generate de operațiile economice;

– să fie conforme în raport cu modalitatea de culegere, consemnare (manuală, tehnică) și prelucrare a informațiilor;

– să fie întocmite într-un număr corespunzător cu destinația informațiilor, a numărului utilizatorilor;

– să asigure posibilitatea păstrării în timp a informațiilor și utilizarea lor pentru activitatea de control și analiză.

Documentele justificative cuprind, de regulă, următoarele elemente principale:

– denumirea documentului;

– denumirea și sediul unității patrimoniale care întocmește documentul;

– numărul și data întocmirii acestuia;

– menționarea părților care participă la efectuarea operației patrimoniale (când este cazul);

– conținutul operației patrimoniale, iar în cazurile necesare și temeiul legal al efectuării ei;

– datele cantitative și valorice aferente operației efectuate;

– numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, după caz;

– alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operațiilor efectuate.

Înscrierea datelor în documentele justificative se face manual sau cu mijloace de prelucrare automată, astfel încât să fie lizibile, nefiind admise ștersături, răzuituri, modificări sau alte asemenea procedee, precum și lăsarea de spații libere între operațiile înscrise în acestea.

Factura este documentul comercial care descrie în termeni generali tranzacțiile de vânzare-cumpărare efectuate între doi agenți economici : unul numit furnizor, pentru care operația reprezintă o vânzare, iar celălalt, numit client, pentru care aceeași operație reprezintă o cumpărare.

Factura se întocmește de furnizor în trei exemplare, de către compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispoziției de livrare, a avizului de însoțire a mărfii sau alte documente tipizate care atestă executarea lucrărilor și prestarea serviciilor, se semnează de către compartimentul emitent și servește ca:

– document pe baza căruia se întocmește instrumentul de decontare a produselor și mărfurilor livrate, a lucrărilor executate sau a serviciilor prestate;

– document de însoțire a mărfii pe timpul transportului;

– document de încărcare în gestiunea primitorului;

– document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului și a cumpărătorului;

Factura este un formular tipizat și cu regim special de înscriere și numerotare, care cuprinde informații cu privire la:

– data și numărul de ordine al facturii;

– denumirea furnizorului și adresa sa (forma juridică, numărul de înmatriculare în Registrul comerțului, codul fiscal, sediul social, contul bancar);

– denumirea cumpărătorului și adresa sa (forma juridică, codul fiscal, sediul social, contul bancar);

– denumirea precisă, unitatea de măsură, cantitatea, prețul unitar fără TVA, valoarea exclusiv TVA și valoarea TVA pentru fiecare din bunurile livrate sau serviciile prestate;

– totalul facturii exclusiv TVA, totalul TVA și totalul de plată;

– reducerile comerciale (sub formă de rabat, remiză și risturn) și financiare (scontul de decontare) cât și eventualele majorări (cheltuielile de transport adăugate la prețul bunurilor cumpărate și suportate de client);

– alte mențiuni.

Chitanța fiscală este un formular cu regim special de tipărire, înseriere și numerotare. Se distribuie numai plătitorilor de TVA, tipărit în carnete cu 100 de file. Servește ca:

– document justificativ privind cumpărarea unor bunuri sau prestarea unor servicii, în condițiile în care nu se întocmește factură;

– document justificativ de înregistrare în contabilitate, atunci când este însoțită de bonul eliberat de la casa de marcat, bonul de vânzare sau chitanță și de deducere a TVA;

Se întocmește în două exemplare de către vânzător sau de către prestatorul de servicii.

Chitanța fiscală nu înlocuiește chitanța care se întocmește pentru încasările în numerar la casieria unității. Nu se utilizează pentru vânzarea bunurilor en gros către alte unități patrimoniale. În coloana „specificație”, bunurile sau serviciile se înscriu grupate pe cote de TVA. Circulă:

– la cumpărător, pentru înregistrare în jurnalul pentru cumpărări, (exemplarul 1);

– la furnizor, pentru cazul în care este scutit de obligația emiterii facturii (exemplarul 2);

Se arhivează:

– la cumpărător, la compartimentul financiar-contabil, împreună cu bonul de la casa de marcat, bonul de vânzare sau chitanța eliberată de vânzător (exemplarul 1);

– la furnizor / vânzător, după utilizarea completă a carnetului ( exemplarul 2);

Avizul de însoțire a mărfii este un formular cu regim special de tipărire, inseriere și numerotare. Tipărit în blocuri cu câte 150 de file, formate din 50 de seturi a câte trei file, în culori diferite: exemplarul 1 – albastru; exempalrul 2 – roșu, exemplarul 3 – verde;

Servește ca :

– document de însoțire a mărfii pe timpul transportului;

– document ce stă la baza întocmirii facturii;

– dispoziție de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleeași unități;

– document de primire în gestiunea cumpărătorului sau în gestiunea primitoare din cadrul aceleeași unități în cazul transferului.

Se întocmește în trei exemplare de către unitățile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, datorită unor condiții obiective și cu totul excepționale, făcându-se mențiunea „urmează factura”. În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleeași unități patrimoniale dispersate teritorial, avizul de însoțire a mărfii va purta mențiunea „fără factură”.

Se emit , pe măsura livrării, de către compartimentul desfacere, care semnează pentru întocmire. Pe avizul de însoțire a mărfii, emis pentru valori materiale trimise spre prelucrare la terți sau pentru vânzare în regim de consignație, se face mențiunea „ pentru prelucrare la terți” sau „pentru vânzare în regim de consignație”, după caz.

În celelalte situații decât cele prevăzute mai sus se face mențiunea cauzei pentru care s-a întocmit avizul de însoțire a mărfii și nu factura.

Circulă:

la furnizor : – la delegatul unității care transportul sau al clientului, pentru

semnare de primire, exemplarul 1;

– la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităților livrate în evidențele acestuia și pentru întocmirea facturii, exemplarele 2 și 3;

– la compartimentul financiar – contabil, atașat la factură exemplarul 3;

la cumpărător: – la magazie, pentru încărcarea în gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale primite, după efectuarea recepției de către comisia de recepție și după consemnarea rezultatelor, exemplarul 1;

– la compartimentul aprovizionare, pentru înregistrarea cantităților aprovizionate în evidența acestuia, exempalrul 1;

– la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică, atașat la factură, exemplarul 1;

În cazul valorilor materiale prelucrate la terți pe exemplarul respectiv se face mențiunea „din prelucrare la terți”.

Se arhivează :

– la furnizor: – la compartimentul desfacere, exemplarul 2;

– la compartimentul financiar-contabil, atașat la exemplarul 3 al

facturii;

– la cumpărător: la compartimentul financiar-contabil, atașat la exemplarul 1 al

facturii.

Jurnalul pentru vânzări, servește ca:

– registru jurnal auxiliar pentru înregistrarea vânzărilor de valori materiale sau a prestărilor de servicii;

– document de stabilire lunară a taxei pe valoarea adăugată colectată;

– document de control a operațiilor înregistrate în contabilitate.

Se întocmește într-un singur exemplar, în care se înregistrează zilnic elementele determinării corecte a T.V.A. colectată datorată. Se completează pe baza documentelor tipizate (facturi sau documente înlocuitoare) privind vânzările de valori materiale și prestările de servicii.

Jurnalul pentru cumpărări, servește ca:

– registru jurnal auxiliar pentru înregistrarea cumpărărilor de valori materiale sau a prestărilor de servicii;

– document de stabilire lunară a taxei pe valoarea adăugată deductibilă;

– document de control a operațiilor înregistrate în contabilitate;

– baza de date o reprezintă documentele tipizate privind cumpărările de valori materiale sau prestări de servicii.

Se întocmește într-un singur exemplar în care se înregistrează zilnic elemetele necesare stabilirii corecte a taxei pe valoarea adăugată deductibilă.

Statul de salarii se folosește ca document pentru plata salariilor și a alocațiilor de stat pentru copii, calculul contribuției unităților la formarea fondului pentru asigurările sociale, calculul impozitului și efectuarea reținerilor legale din salarii. În același timp, statul de salarii se folosește pentru înregistrarea operațiunilor respective în contabilitate. Statul de salarii se întocmește în două exemplare,lunar, pe baza fișelor de evidență a listelor de avans chenzinal, listelor de îndemnizații pentru concediu de odihnă și a documentelor privind salariile și drepturile de personal.

Întocmirea documentelor justificative are loc, de regulă, la locul unde se produce operația economică și financiară. După întocmire, documentele justificative se supun verificării și prelucrării, care constă în:

– verificarea formei, prin care se urmărește dacă s-au completat toate datele obligatorii din formular, dacă ele corespund cu cele din anexe, dacă există semnăturile necesare și s-au întocmit în numărul de exemplare prevăzut, etc.;

– verificarea aritmetică, prin care se urmărește dacă calculele aritmetice sunt bine făcute;

– verificarea de fond, ce presupuen urmărirea legalității, necesității, realității, oportunității și economicității operațiilor economice și financiare pentru care s-au întocmit;

După întocmirea, verificarea și înregistrarea lor, documentele justificative sunt supuse operației de clasare. Clasarea documentelor are ca scop să asigure identificarea cu ușurință a acestora atunci când sunt căutate pentru furnizarea informațiilor necesare organelor de evidență, conducere și control. Ea trebuie să fie simplă, elastică și adaptabilă specificului unității. Documentele justificative, ca și cele de altă natură, trebuie păstrate în condiții în care să asigure integritatea lor pentru o anumită perioadă de timp. Păstrarea documentelor se face prin arhivarea lor, care poate fi de două feluri:

– arhiva curentă a fiecărui sector sau serviciu care permite consultarea documentelor în cursul anului de gestiune;

– arhiva generală, organizată la nivel de unitate, la care se predau documentele după expirarea anului de gestiune.

Documentele justificative care au stat la baza înregistrărilor în contabilitate, ca și registrele de contabilitate se păstrează în arhiva generală a agenților economici timp de 10 ani, cu începere de la data închiderii exercițiului în cursul căruia au fost întocmite.

Regimul juridic al decontărilor cu terții

Cadrul juridic privind decontările cu terții este reglementat de Legea Contabilității nr.82/1991, republicată.

Începând cu data de 01 ianuarie 2006, a intrat în vigoare Ordinul nr.1752 din 17 noiembrie 2005 pentru aprobarea reglementărilor contabile conforme cu directivele europene, care abrogă toate celelalte ordine, prevederi și dispoziții cu privire la reglementari în domeniul contabilității.

Legea nr.571 din 22 decembrie 2003, cu modificările și completările ulterioare, privind Codul fiscal, prin articolul 1 stabilește cadrul legal al taxelor și impozitelor care se constituie ca venituri la bugetul de stat, precizează contribuabilii care trebuie să plătească aceste taxe și impozite, precum și modul de calcul și de plată al acestora. Articolul 2 reglementează impozitele și taxele : impozitul pe profit, impozitul pe venit, impozitul pe veniturile microîntreprinderilor, impozitul pe veniturile obținute din România de nerezidenți, impozitul pe reprezentanțe, taxa pe valoarea adăugată, accizele și taxele și impozitele locale.

Ordinul nr.870 din 21 iunie 2005 privind registrul de evidență fiscală prevede că toți contribuabilii care sunt înregistrați ca plătitori de impozit pe profit au obligația de a întocmi registrul de evidență fiscală conform prevederilor acestuia.

Potrivit articolului 13 alineatul 2 din Legea contabilității 82/1991, republicată, creanțele și datoriile unităților patrimoniale se înregistrează în contabilitate la valoarea lor nominală.

Articolul 15 din Legea contabilității 82/1991, republicată, prevede: „contabilitatea furnizorilor și clienților, a celorlalte datorii și creanțe se ține pe categorii, precum și pe fiecare persoană fizică și juridică”.

Secțiunea 7.4 Terți, din Ordinul 1752/2005 cu privire la reglementările contabile conforme cu directivele europene valabile de la 01 ianuarie 2006, prevede:

„147.Contabilitatea terților asigură evidența datoriilor și creanțelor entității în relațiile acesteia cu furnizorii, clienții, personalul, asigurările sociale, bugetul statului, entitățile afiliate, asociații/acționarii, debitorii și creditorii diverși.

148.În contabilitatea furnizorilor și clienților se înregistrează operațiunile privind cumpărările, respectiv livrările de mărfuri și produse, lucrările executate și serviciile prestate, precum și alte operațiuni similare efectuate.

149.Avansurile acordate furnizorilor, precum și cele primite de la clienți se înregistrează în contabilitate în conturi distincte.

150.Operațiunile privind vânzările/cumpărările de bunuri, executările de lucrări și prestările de servicii efectuate pe baza efectelor comerciale se înregistrează în contabilitate în conturile corespunzătoare de efecte de primit sau de plătit, după caz.

151. Efectele comerciale scontate neajunse la scadență se înregistrează într-un cont în afara bilanțului și se menționează în notele explicative.

Efectele comerciale trebuie să îndeplinească condițiile de formă și fond prevăzute de legislația în vigoare, fără de care validitatea lor poate fi contestată sau anulată.

152. Creanțele și datoriile în valută se înregistrează în contabilitate atât în lei, la cursul de schimb de la data efectuării operațiunilor, comunicat de Banca Națională a României, cât și în valută.

Operațiunile în valută trebuie înregistrate în momentul recunoașterii inițiale în moneda de raportare (leu), aplicându-se sumei în valută cursul de schimb dintre moneda de raportare și moneda străină, la data efectuării tranzacției.

153. Contabilitatea furnizorilor și clienților, a celorlalte datorii și creanțe se ține pe categorii, precum și pe fiecare persoană fizică sau juridică.

În acest sens, în contabilitatea analitică, furnizorii și clienții se grupează astfel: interni și externi, iar în cadrul acestora pe termene de plată, respectiv de încasare.

În cadrul conturilor de furnizori și clienți, se grupează distinct datoriile și creanțele rezultate din tranzacțiile cu clauze de rezervă de proprietate.

154. Creanțele incerte se înregistrează distinct în contabilitate.

155.Contabilitatea decontărilor cu personalul cuprinde drepturile salariale, sporurile, adaosurile, premiile din fondul de salarii, indemnizațiile pentru concediile de odihnă, precum și cele pentru incapacitate temporară de muncă, plătite din fondul de salarii și alte drepturi în bani și/sau în natură datorate de entitate personalului pentru munca prestată.

156. În contabilitate se înregistrează distinct alte drepturi și avantaje care, potrivit legislației în vigoare, nu se suportă din fondul de salarii (masa caldă, alimente antidot etc.), precum și alte drepturi acordate potrivit legii.

157. Drepturile de personal neridicate în termenul legal se înregistrează într-un cont distinct, pe persoane.

158. Reținerile din salariile personalului pentru cumpărări cu plata în rate, chirii sau pentru alte obligații ale salariaților, datorate terților (popriri, pensii alimentare și altele), se efectuează numai în baza unor titluri executorii sau ca urmare a unor relații contractuale.

159.Sumele datorate și neachitate personalului (concediile de odihnă și alte drepturi de personal), respectiv eventualele sume care urmează să fie încasate de la acesta, aferente exercițiului în curs, se înregistrează ca alte datorii și creanțe în legătură cu personalul.

160. Debitele provenite din avansuri de trezorerie nedecontate, din distribuiri de uniforme și echipamente de lucru, precum și debitele provenite din pagube materiale, amenzile și penalitățile stabilite în baza unor hotărâri ale instanțelor judecătorești, și alte creanțe față de personalul entității se înregistrează ca alte creanțe în legătură cu personalul.

161.Contabilitatea decontărilor privind contribuțiile sociale cuprinde obligațiile pentru contribuția la asigurări sociale, contribuția la asigurări sociale de sănătate și la constituirea fondului pentru ajutorul de șomaj.

Eventualele sume datorate sau care urmează să fie încasate în perioadele următoare, aferente exercițiului în curs, se înregistrează ca alte datorii și creanțe sociale.

162.În cadrul decontărilor cu bugetul statului și fondurile speciale se cuprind: impozitul pe profit/venit, taxa pe valoarea adăugată, impozitul pe venituri de natura salariilor, subvențiile de primit, alte impozite, taxe și vărsăminte asimilate.

163.Impozitul pe profit/venit de plată trebuie recunoscut ca datorie în limita sumei neplătite. Dacă suma plătită depășește suma datorată, surplusul trebuie recunoscut drept creanță.

164.Taxa pe valoarea adăugată datorată bugetului de stat se stabilește ca diferență între valoarea taxei exigibile aferente bunurilor livrate sau serviciilor prestate (TVA colectată) și a taxei deductibile pentru cumpărările de bunuri și servicii (TVA deductibilă).

În situația în care există decalaje între faptul generator de TVA și exigibilitatea acesteia, totalul TVA se înregistrează într-un cont distinct, denumit TVA neexigibilă care, pe măsură ce devine exigibilă potrivit legii, se trece la TVA colectată sau TVA deductibilă, după caz.

De asemenea, în contul de TVA neexigibilă se înregistrează și TVA deductibilă sau colectată, pentru livrări de bunuri și prestări de servicii pentru care nu au sosit sau nu s-au întocmit facturile.

Diferența de taxă, în plus sau în minus, dintre TVA colectată și TVA deductibilă se înregistrează în conturi distincte (TVA de plată sau TVA de recuperat) și se regularizează în condițiile legii.

165.Impozitul pe venituri de natura salariilor, care se înregistrează în contabilitate, cuprinde totalul impozitelor individuale, calculate potrivit legii.

166. La alte impozite, taxe și vărsăminte datorate bugetului de stat sau bugetelor locale se cuprind: accizele, impozitul pe clădiri, impozitul pe terenuri, vărsămintele din profitul net al regiilor autonome, impozitul pe dividende, taxa asupra mijloacelor de transport, taxe pentru folosirea terenurilor proprietate de stat și alte impozite și taxe. Acestea se defalcă în contabilitatea analitică pe feluri de impozite, taxe și vărsăminte datorate bugetului de stat sau bugetelor locale.

Reflectarea în contabilitate a accizelor și fondurilor speciale incluse în prețuri sau tarife se face pe seama conturilor corespunzătoare de datorii, fără a tranzita prin conturile de venituri și cheltuieli.

167. Subvențiile primite sau de primit de către entitate se înregistrează în contabilitate într-un cont distinct.

168.Contabilitatea decontărilor între entitățile din cadrul grupului și cu acționarii/asociații, cuprinde operațiile care se înregistrează reciproc și în aceeași perioadă de gestiune, atât în contabilitatea entității debitoare, cât și a celei creditoare, precum și decontările între acționari/asociați și entitate privind capitalul social, dividendele cuvenite acestora, alte decontări cu acționarii/asociații și, de asemenea, conturile coparticipanților referitoare la operațiunile efectuate în comun, în cazul asocierilor în participație.

169. Dividendele repartizate deținătorilor de acțiuni, propuse sau declarate după data bilanțului, precum și celelalte repartizări similare efectuate din profit, nu trebuie recunoscute ca datorie la data bilanțului. În acest sens, sumele reprezentând dividende, respectiv, vărsăminte la buget vor fi reflectate în conformitate cu prevederile pct. 222.

170. Sumele depuse sau lăsate temporar de către acționari/asociați la dispoziția entității, precum și dobânzile aferente se înregistrează în contabilitate în conturi distincte.

171. Creanțele/datoriile entității față de alți terți, alții decât personalul propriu, clienții și furnizorii, se înregistrează în conturile de debitori/creditori diverși.

172. Operațiunile care nu pot fi înregistrate direct în conturile corespunzătoare, pentru care sunt necesare clarificări ulterioare, se înregistrează, provizoriu, într-un cont distinct. Sumele înregistrate în acest cont trebuie clarificate de către entitate într-un termen de cel mult trei luni de la data constatării.

173. Diferențele de curs valutar care apar cu ocazia decontării creanțelor și datoriilor în valută la cursuri diferite față de cele la care au fost înregistrate inițial pe parcursul perioadei sau față de cele la care au fost raportate în situațiile financiare anuale anterioare trebuie recunoscute ca venituri sau cheltuieli în perioada în care apar.

Atunci când creanța sau datoria în valută este decontată în decursul aceluiași exercițiu financiar în care a survenit, întreaga diferență de curs valutar este recunoscută în acel exercițiu. Atunci când creanța sau datoria în valută este decontată într-un exercițiu financiar ulterior, diferența de curs valutar recunoscută în fiecare exercițiu financiar, care intervine până în exercițiul decontării, se determină ținând seama de modificarea cursurilor de schimb survenită în cursul fiecărui exercițiu financiar.

174.Cheltuielile efectuate și veniturile realizate în exercițiul financiar curent, dar care privesc exercițiile financiare următoare, se înregistrează distinct în contabilitate, la cheltuieli în avans sau venituri în avans, după caz.

În aceste conturi se înregistrează, în principal, următoarele cheltuieli și venituri: chiriile, abonamentele și alte cheltuieli efectuate anticipat, respectiv veniturile din chirii, abonamente și alte venituri aferente perioadelor sau exercițiilor următoare.

175.Pentru deprecierea creanțelor din conturile de clienți, decontări în cadrul grupului și debitori, cu ocazia inventarierii la sfârșitul exercițiului financiar, se reflectă ajustări pentru depreciere.”

În OUG nr. 10 din 19 aprilie 1997 cu privire la diminuarea blocajului financiar și a pierderilor din economie este prevăzut că societățile comerciale și regiile autonome au obligația efectuării, la scadență, a tuturor plăților datorate către orice creditor, inclusiv cele pentru achitarea creanțelor bugetare. Scadența plăților se stabilește conform clauzelor înscrise în contractele comerciale, în contractele de credit sau potrivit dispozițiilor cuprinse în legi speciale privind plata obligațiilor bugetare, după caz.

Între societățile comerciale, precum și între acestea și regiile autonome, plățile se pot realiza prin utilizarea următoarelor instrumente de plată garantate:

– cambie și bilet la ordin, analizate de o societate bancară și acceptate în prealabil de obligatul principal, conform Legii nr.58/1934 asupra cambiei și biletului la ordin, modoficată prin OG nr.11/1993, publicată în Monitorul Oficial al României nr.201 din 23 august 1993 și aprobată prin Legea nr.83/1994, publicată în Monitorul Oficial al României nr.292 din 14 octombrie 1994;

– cec, certificat conform Legii nr.59/1934 asupra cecului, modificată prin Og nr.11/1993, aprobată și modificată prin Legea nr.83/1994.

În scopul achitării obligațiilor de plată, se pot conveni următoarele:

– compensarea datoriilor nerambursate la scadență, precum și ale societăților înființate în conformitate cu prevederile capitolului III din Legea nr.15/1990 privind reorganizarea unităților economice de stat ca regii autonome și societăți comerciale, publicată în Monitorul Oficial al României nr.98 din 08 august 1990;

– conversia datoriilor nerambursate la scadență, ale societăților prevăzute la litera a, în acțiuni sau părți sociale.

H.G. nr.481 din 02 septembrie 1997 prevede compensarea datoriilor nerambursate la scadență se va realiza pe bază de contract încheiat între părți, în care vor fi înscrise, în mod obligatoriu, valoarea, numărul și data facturilor pentru care se face compensarea. Contractul se încheie de către conducerile executive ale părților.

Conversia datoriilor nerambursate la scadență în acțiuni sau părți sociale se va face în cazul în care AG.A. a aprobat această măsură ca una dintre acțiunile care conduc la realizarea financiară a societății comerciale.

CAPITOLUL II

CONTABILITATEA DECONTĂRILOR CU TERȚII

LA SC VASTEX SA VASLUI

Definirea misiunii, obiectivelor și strategiei organizaționale

la S.C. VASTEX S.A. Vaslui

Fosta întreprindere „Textila” Vaslui, acum S.C. Vastex S.A. Vaslui se află într-o afacere de proiectare, producție, fabricare și vânzarea metrajelor textile imprimate, a confecțiilor textile de calitate superioară pentru persoane fizice și juridice. Societatea promovează calitatea prin vânzarea produselor și prin relațiile cu furnizorii și beneficiarii.

Angajații sunt principala resursă de care dispune societatea pentru ca produsele vândute pe piață să fie cele mai bune, înlăturând astfel concurența.

Scopul de bază al societății este de a furniza continuu produse conform cerințelor clienților, cerințe reglementate aplicabile și de a mări satisfacția clienților în legătură cu aceasta.

Principalele obiective ale S.C. Vastex S.A. Vaslui sunt următoarele:

– pentru a-și mări profitabilitatea, societatea se străduiește să-și extindă segmentul de piață ocupat;

– societatea va fi considerată etalonul pieței, pentru serviciile oferite clienților săi;

– societatea va apela, ori de câte ori este nevoie, la tehnologii moderne pentru a da pe piață produse noi, care să înlăture concurența;

– societatea va angaja și în continuare personal calificat pentru a realiza obiectivele ;

– societatea va crea un mediu care să corespundă unor cerințe diversificate, indiferent de rasă, cultură, sex, atât în privința angajaților cât și a beneficiarilor;

Pentru a-și mări profitabilitatea și a ocupa un segment de piață cât mai larg, societatea adoptă strategia orientării spre produs. Comparativ cu concurența, societatea lansează pe piață produse cu un preț redus cu o calitate superioară, concentrându-se în atragerea a cât mai mulți clienți

2.2 Descrierea organizării întreprinderii

2.2.1 Obiectul de activitate

S.C. Vastex S.A. Vaslui își are sediul central în orașul Vaslui, strada Ștefan cel Mare, numărul 273 și contribuie la dezvoltarea economică a județului, dat fiin dgradul scăzut de dezvoltare a regiunii.

Activitățile desfășurate de S.C. Vastex S.A. Vaslui sunt: producție, comerț, servicii, import-export.

Activitatea de producție constă în : pregătirea fibrelor și filarea în fire tip bbc; pregătirea fibrelor și filarea în fire tip in, cânepă și iută; țesături tip bbc, țesături tip in-cânepă-iută; finisarea materialelor textile; fabricarea de articole confecționate din textile (cu excepția îmbrăcămintei și lenjeriei de corp); fabricarea altor articole de îmbrăcăminte și accesorii.

Activitatea de comerț constă în: comerț intermediar cu produse diverse; comerț cu ridicata al prduselor textile; comerț cu amănuntul al produselor textile și îmbrăcămintei; alte tipuri de comerț cu amănuntul în magazine specializate; comerț cu amănuntul prin standuri în piețe; alte tipuri de comerț cu amănuntul care nu se efectuează prin magazine.

Activitatea de servicii constă în : transporturi rutiere de mărfuri.

Activitatea de import – export constă în: alte tipuri de comerț cu ridicata.

S.C Vastex S.A. Vaslui produce fire din bbc și tip bbc, țesături crude din bbc și tip bbc, confecții textile. Țesăturile realizate sunt destinate pentru:

confecții textile: 15%;

livrare piața internă: 80%;

livrare piața externă: 5%.

S.C.Vastex S.A. Vaslui a luat ființă în urma Hotărârii Guvernului numărul 1296 din 13 decembrie 1990, prin care își încetează activitatea întreprinderea Textila Vaslui al cărei activ și pasiv este preluat de S.C.Vastex S.A. Vaslui – persoană juridică română, sub forma de societate pe acțiuni, ce își desfășoară activitatea în conformitate cu prevederile Legii numărul 31/1990.

Capitalul social actual este de 26.390.925 miliarde lei, reprezentând 1.055.637 acțiuni în valoare nominală de 25.000 lei/acțiune.

Tabelul nr.1 – Strctura acționariatului

Cifra de afaceri a S.C.Vastex S.A.vaslui este de 250 miliarde lei/an. Numărul personal este de 1252 persoane.

Funcțiile întreprinderii și compartimentele care le realizează

În cadrul S.C.Vastex S.A.Vaslui se regăsesc următoarele funcții: funcția de producție, funcția comercială, funcția financiar- contabilă, funcția juridică, funcția de personal și funcția de cercetare-dezvoltare.

Funcția de producție: asigură organizarea și realizarea producției materiale, începând cu planificarea și programarea producției, pregătirea materială, lansare ași executarea producției. Această funcție presupune: asigurarea desfășurării activității compartimentelor din subordinea sa (ateliere, secții) în scopul realizării programelor de fabricație, luarea de măsuri pentru elaborarea și respectarea indicatorilor tehnici și tehnologici cu privire la programarea, pregătirea și urmărirea producției, urmărirea eploatării utilajelor și instalațiilor din societate în condiții tehnice stabilite și îndrumarea elaborării și respectării programelor de investiții, elaborare de măsuri cu privire la creșterea productivității muncii, reducerii costurilor, creșterea rentabilității și protecția muncii, precum și a angajaților împotriva noxelor. Această funcție este realizată în cadrul Direcției Tehnice și de Producție, în subordinea căreia intră:

– serviciul producție- normare- consumuri, care are următoarele atribuții: activitate de producție; activitate de normare și activitate tehnic-consumuri;

– secții de producție, care realizează în principal: prelucrarea materiilor prime, materialelor, repartizarea și întreținerea mașinilor, utilajelor și instalațiilor, utilizarea eficientă a tuturor resurselor materiale umane puse la dispoziție. Există patru secții de producție: filatura; țesătorie, finisaj, confecții;

– secția mecano-energetică care cuprinde: centrala termică, atelier confecții metalice și lăcătușerie, atelier prelucrări prin așchiere, atelier instalații și ventilație, atelier rebobinat motoare, atelier automatizări, protecția mediului;

Funcția comercială, se realizează în cadrul Departamentului Comercial unde presupune activitatea de aprovizionare cu materiale, de livrare a produselor finite și de transport al lor, precum și în cadrul Direcției de Marketing, unde presupune activitatea de informare prin prospectarea pieței, de prognozare a direcției de orientare a produselor textile în contextul economiei de piață. Atribuții pe linia funcției comerciale sunt: prospectarea piețelor de desfacere a produselor, promovare și publicitate, asigurarea cu comenzi și contracte a societății, asigurarea în bune condiții a aprovizionării, efectuarea recepțiilor materiilor prime, materialelor și altor consumuri, elaborarea de propuneri și norme de stocare a materiilor prime și materialelor, asigurarea contractelor de desfacere a produselor la termene și în condițiile legale. În subordinea departamentului comercial intră: serviciul de aprovizionare import-export, serviciul vânzări-depozite; în subordinea departamentului de marketing intră: biroul contractare ofertare, atelier proiectare produse, oficiul de calcul.

Funcția financiar – contabilă cuprinde activitățile financiar- contabile care dețin un rol important în societățile cu activitate economică orientate spre profit. Ea se realizează atât prin analize și evidențe ale valorilor patrimoniale cât și prin analize contabile de tip managerial- urmărire acțiuni, acționari, dividende, etc.. Funcția se realizează în cadrul Departamentului Economic în Serviciile Financiar și Contabilitate-Prețuri. Atribuțiile pe această liniile acestei funcții sunt: evidența elementelor patrimoniale, a finanțării, a operațiunilor de încasare și plata, efectuarea de calcule de fundamentare a indicatorilor economici corelați cu indicatorii financiari, întocmirea proiectului de finanțare-creditare a investițiilor, asigurarea respectării cu strictețe a prevederilor legale privind desfășurarea activității financiar-contabile și fiscale, întocmirea lunară a balanței de verificare pentru conturile analitice și sintetice, urmărirea corelației dintre ele, întocmirea situațiilor anuale.

Funcția juridică – activitatea juridică este subordonată Directorului General și se referă la: apărarea intereselor societății în fața instanțelor judecătoreși, organelor de urmărire penală și notariatelor de stat precum și în rapoartele cu persoane fizice și juridice; luarea de măsuri pentru respectarea dispozițiilor legale cu privire la apărarea și gospodărirea patrimoniului; luarea de măsuri necesare pentru recuperarea creanțelor prin obținerea titlurilor de executare silită; îndeplinirea oricărei atribuții date prin delgare de autoritate de directorul general cu carecter juridic și legislativ. Această funcție este realizată în cadrul Oficiului Juridic.

Funcția de personal este realizată în cadrul serviciului de resurse umane și urmărește ridicarea pregătirii profesionale a angajaților, salarizarea acestora în funcție de efortul depus și de posibilitățile financiare ale întreprinderii. Pe linia acestei funcții se deosebesc următoarele atribuții: administrarea personalului (pregătirea, actualizare dosare, a fișelor de plată, calculul cheltuielilor sociale); gestiunea personalului, a numărului și a remunerațiilor; informarea determinată de legislație, ameliorarea condițiilor de muncă, analiza climatului din societate care poate afecta productivitatea.

Funcția de cercetare și dezvoltare acționează mai ales pe linia retehnologizării producției prin introducerea de echipamente de producție care ar rezolva unele probleme cu privire la consumul de materii prime și materiale și forța de muncă. Funcția se realizează în cadrul biroului tehnic-cercetare cuprinzând următoarele activități: ingineria tehnologică, cercetarea științifică și introducerea progresului tehnic ce se materializează prin obținerea de noi capacități de producție, reînnoirea celor existente, introducerea de noi metode și instrumente în activitatea de producție.

Organigrama întreprinderii

S.C. Vastex S.A. Vaslui, conform organigramei, se încadrează în tipul de structură ierarhic-funcțional, care are următoarele avantaje:

asigură o bună gestionare a resurselor;

gruparea sarcinilor, respectiv a resurselor umane se face funcție de specializarea individuală;

repartizarea sarcinilor pe persoane asigură o bună specializare individuală;

comunicarea între colectivele de salariați se face ușor;

mediul este stabil;

conducătorii compartimentelor au autoritate și responsabilitate asupra activității pe care o conduc;

titularii posturilor de execuție primesc dispoziții și răspund față de conducătorul ierarhic, care deține în exclusivitate dreptul de a lua decizii și de a controla, asigurându-se astfel operaționalitatea principiului unității de decizie și acțiune.

Organigrama S.C. Vastex S.A. Vaslui este piramidală având cinci nivele ierarhice și anume:

Adunarea Generală a Acționarilor;

Administrator Unic – Director General;

Directori executivi;

Șefi compartimente operaționale și funcționale;

Șefi de formație.

Numărul de cinci nivele ierarhice crește operativitatea, scurtează circuitele operaționale și diminuează posibilitatea de deformare a informațiilor.

Subunitățile structurii organizatorice sunt compartimentele operaționale și funcționale: secțiile de producție, secția mecano-energetic, atelierele de producție, atelierele independente, birourile și serviciile funcționale. Criteriile de constituire a compartimentelor operaționale și funcținale sunt:

importanța activității;

responsabilitatea activității;

ponderea activității;

număr de personal de minim 3 persoane.

Ponderea ierarhică este de 2-9 subalterni la vârful piramidei crescând spre baza piramidei la 10 – 90 muncitori pe șef de formație.

Componentele fundamentale ale unei structuri organizatorice se regăsesc în organigrama prezentată, acestea fiind:

– top managerial – director general și directorii de resort;

– tehnostructura – compartimente de producție și tehnice, economice, calitate, asigurarea calității, oficiul de informatică;

– activități suport – compartimentele resurse umane, juridic, aprovizionare-import-export, vânzări, atelier proiectare de produse.

– elementul median – lanțul ierarhic format din personalul cu studii medii și superioare care asigură legătura între vârful strategic și centrul operațional.

Conform funcțiunilor societății, activitățile omogene asmănătoare sau complementare sunt grupate în compartimente operaționale și funcționale: secții, ateliere, servicii, birouri, oficii, compartimente conduse de directorul general sau de un director de resort, după cum urmează:

– director general: – serviciu resurse umane

– oficiu juridic

– controlul financiar

– compartiment asigurarea calității

– compartiment acționariat – corespondență

– director general executiv: – compartiment administrativ – protecție

– compartiment P.M. – P.S.I. – paza

– director tehnic și de producție: – serviciul PNC

– birou CTC laboratoare

– secția filatură cardată

– secția filatură pieptănată.

2.3 Organizarea compartimentului financiar-contabil și relațiile sale cu alte compartimente

Legea contabilității nr.82/1991, republicată, consideră contabilitatea ca fiind instrumentul principal de cunoaștere, gestiune și control al patrimoniului. Aceasta trebuie să asigure înregistrarea cronologică și sistematică, prelucrarea și păstrarea informațiilor cu privire la situația patrimonială și a rezultatelor obținute pentru necesitățile proprii ale agenților economici, precum și în relațiile acestora cu terții.

De asemenea, scopul contabilității vizează și controlul operațiunilor patrimoniale efectuate și al procedeelor de prelucrare utilizate care conduc la exactitatea datelor contabile furnizate.

Organizarea contabilității privește activitatea de creare a complexului contabil și de armonizare a componentelor acestuia în fiecare din entitățile economice în care se gestionează valori materiale și bănești, astfel încât ideea de optimizare să fie prezentă începând cu fixarea obiectivelor și continuând cu stabilirea resurselor și mai departe cu aceea a proceselor.

Pentru ca activitatea financiar-contabilă și activitatea societății, în general, să se desfășoare în bune condiții, între compartimentul financiar-contabil și celelalte compartimente trebuie să aibă loc schimburi reciproce de informații.

Suportul informațiilor, contabile sau financiare, sunt documentele justificative privind mișcarea elementelor patrimoniale, ca parte integrantă a unui sistem unitar de circulație a informațiilor în strânsă legătură cu modul de desfășurare a procesului tehnic și tehnologic.

Informațiile solicitate de compartimentul financiar-contabil celorlalte compartimente trebuie să fie clare, corecte, pentru a permite desfășurarea lucrărilor din acest compartiment în condiții cât mai bune. Informațiile vagi, neclare pot afecta calitatea lucrărilor compartimentului financiar – contabil, având o puternică influență asupra deciziilor economice ce urmează a fi luate de conducerea societății.

Contabilitatea S.C.Vastex S.A. Vaslui se organizează în compartimente distincte care sunt conduse de contabilul șef.

Compartimentul financiar-contabil asigură ducerea la îndeplinire a sarcinilor ce revin societății în domeniul păstrării integrității patrimoniului, gospodăririi fondurilor materiale și bănești, calculul și evidența realizării indicatorilor tehnico-economici ai societății. În exercitarea atribuțiilor ce îi revin, serviciul financiar-contabil colaborează cu organele de specialitate locale și cu celelalte compartimente din societate.

Atribuțiile compartimentului financiar-contabil sunt:

– organizarea și funcționarea în bune condiții a contabilității valorilor materiale;

– asigură efectuarea corectă și la timp a înregistrărilor contabile;

– întocmește planul de credite și de casă pe care îl depune la banca finanțatoare când este necesar;

– întocmește situația principalilor indicatori economico-financiari lunari, bilanțurile trimestriale și anuale, coordonând întocmirea raportului explicativ al acestora;

– prezintă spre aprobare Consiliului de Administrație bilanțul și raportul explicativ, participă la analiza rezultatelor economice și financiare pe baza datelor din bilanț și urmărește ducerea la îndeplinire a sarcinilor ce îi revin în urma acestei analize;

– întocmește lunart balanța de verificare sintetică și balanțele analitice urmărind concordanța dintre acestea ;

– organizează inventarierea periodică a tuturor valorilor patrimoniale și urmărește definitivarea rezultatelor inventarierii;

– propune măsuri eficiente de recuperare a pierderilor apărute în desfășurarea activității;

– asigură plata la termen a datoriilor față de terți;

– întocmește planul de finanțare – creditare a investițiilor proprii;

– urmărește circulația documentelor cu banca și cu terții;

– exercită controlul financiar preventiv privind legalitatea, oportunitatea, necesitatea și economicitatea operațiunilor;

– efectuează controlul gestionar de fond la toate gestiunile proprii;

– urmărește și analizează periodic stocurile de valori materiale, luând măsuri când se constată deficiențe;

– urmărește utilizarea cu eficiență a plafoanelor de credite și ia măsuri pentru diminuarea lor;

– analizează desfășurarea ritmică a operațiilor de decontare cu terții;

– inițiază și efectuează compensări extrabancare, înregistrându-le în contabilitate cu respectarea normelor legale.

Răspunderea pentru organizarea și ținerea contabilității, în conformitate cu prevederile Legii contabilității nr.82/1991, republicată, revine administratorului S.C.Vastex S.A. Vaslui.

În acest scop el trebuie să asigure condițiile necesare pentru:

întocmirea documentelor justificative privind operațiile patrimoniale;

organizarea și ținerea la zi a contabilității;

organizarea și efectuarea inventarierii, precum și valorificarea rezultatelor acesteia;

respectarea regulilor de întocmire a bilanțului contabil;

publicarea și depunerea la termen la organele de drept a bilanțului contabil;

păstrarea documentelor justificative, a registrelor și bilanțurilor contabile;

asigurarea organizării contabilității generale la specificul unității;

determinarea și analiza rentabilității pe produse și lucrări.

Controlul asupra operațiilor patrimoniale înregistrate în contabilitatea S.C.Vastex S.A. revine persoanei care conduce contabilitatea, respectiv directorului economic.

Descrierea relațiilor serviciului financiar-contabil cu celelalte componente organizatorice este prezentată în continuare.

Relațiile serviciului financiar-contabil cu celelalte componente organizatorice

Conducerii societății îi sunt transmise informații referitoare la: diverse situații ale compartimentelor din subordine, situația furnizorilor achitați și neachitați, situația clienților încasați și neâncasați, consumurile de materiale lunare, lista mijloacelor fixe aflate în inventar, lista obiectelor de inventar aflate în patrimoniul unității, situația încasărilor și plăților zilnice prin casă și prin cont curent, diferite situații privind cheltuielile și veniturile lunare (din activitatea de producție, din activitatea de vânzare, etc.), balanța de verificare, declarații privind: impozitul pe profit, TVA, taxele și impozitele locale etc. De la conducere se primesc: avize, aprobări, indicații și dispoziții de lucru.

De la serviciul de aprovizionare se primesc: informații referitoare la necesarul de aprovizionat, informații privind condițiile de desfășurare a procesului de aprovizionare, situația stocurilor supranormative, elemente necesare elaborării planului financiar, documente de decontare.

Către serviciul de aprovizionare se transmit măsuri privind reintroducerea în circuitul economic a stocurilor supranormative sau disponibile.

De la serviciul de vânzări se primesc documente de livrare a produselor, date privind stocurile fără desfacere și elemente necesare elaborării planului financiar; se transmit propuneri privind reintroducerea în circuitul economic a stocurilor fără desfacere.

De la secțiile de producție se primesc situații privind realizarea producției fizice și date privind realizarea operativă a producției; se transmit date și analize financiare și propuneri pentru îmbunătățirea ritmicității producției și creșterea eficienței acesteia.

Biroul resurse umane transmite informații privind personalul, propuneri pentru mijloacele financiare necesare, date privind calculul drepturilor de retribuire; către acesta se transmit informații privind mijloacele financiare afectate perfecționării și pregătirii personalului propriu, plății drepturilor și ajutoarelor cuvenite personalului.

Serviciul Financiar-Contabil colaborează cu biroul sistem informatic în probleme referitoare la soluționarea eventualelor neînțelegeri privind utilizarea aplicațiilor și a sistemelor, realizarea și îmbunătățirea aplicațiilor specifice financiar-contabile, cereri de întreținere, reparații și/sau modificări, asistență pe calculator, instruirea utilizatorilor.

Reflectarea în documentele de sinteză a informațiilor privind terții

În orice întreprindere ciclul de prelucrări contabile se desfășoară potrivit unei scheme identice, pornindu-se de la primirea documentelor justificative și încheindu-se cu elaborarea situațiilor financiare anuale (primirea documentelor justificative, analiza documentelor justificative și înregistrarea cronologică a operațiunilor în registrul jurnal, sistematizarea datelor din jurnal și reportarea lor în cartea mare, verificarea înregistrării în conturi a tuturor operațiunilor, elaborarea balanței de verificare înaintea inventarierii, inventarierea generală a întreprinderii, înregistrarea operațiunilor de regularizare ți sistematizarea în cartea mare, întocmirea balanței de verificare după inventariere, determinarea rezultatului exercițiului și repartizarea acestuia, sistematizarea datelor și întocmirea balanșei de verificare finală. Pe baza acestor date se procedează la o regrupare și sistematizare a datelor în situațiile financiare anuale).

Societatea comercială Vastex SA Vaslui întocmește, conform Ordinului nr.1752/2005, situații financiare anuale compuse din :

bilanț;

cont de profit și pierdere;

situația modificărilor capitalului propriu;

situația fluxurilor de trezorerie;

notele explicative la situațiile financiare anuale.

Bilanțul, ca instrument principal de sintetizare și generalizare a datelor și informațiilor contabile, include toate elementele de activ, datorii și capitaluri proprii, care sunt grupate după natură și lichiditate, respectiv după natură și exigibilitate.

La litera B din bilanț sunt prevăzute Activele circulante, în cadrul cărora se regăsesc Creanțele (la punctul II – sumele care urmează a fi încasate într-o perioadă mai mare de un an trebuie prezentate separat pe fiecare element): care furnizează informații cu privire la drepturile unității față de furnizori de lucrări și servicii, clienți, personal, bugetul asigurărilor sociale și de stat, unități ale grupului, unități legate prin participații, asociați, debitori diverși, creanțe în curs de clarificare.

Punctul C din bilanț prevede cheltuielile înregistrate în avans, cheltuieli plătite cu anticipație aferente exercițiului următor.

Punctul D al formatului de bilanț înregistrează datoriile pe termen scurt: obligații față de furnizori, clienți, personal, bugetul asigurărilor sociale și bugetul de stat, unități ale grupului, unități legate prin participație, creditori diverși, datorii din operațiuni în curs de clarificare.

Punctul I prezintă veniturile înregistrate în avans, sumele încasate care nu afectează veniturile exercițiului.

În notele explicative de la situațiile financiare anuale trebuie să cuprindă, pentru creanțe, valoarea cumulată a creanțelor care devin scadente după mai mult de un an. Cheltuielile în avans trebuei să fie prezentate cât mai detaliat. Cu privire la datorii se precizează valorea totală pentru care există garanții, precum și natura garanției. În cazul veniturilor în avans se prezintă natura acestor venituri.

Conturi de terți

Contabilitatea datoriilor și creanțelor se realizează cu ajutorul conturilor din clasa 4 „Conturi de terți”, mai precis grupele:

grupa 40 „Furnizori și conturi asimilate”;

grupa 41 „Clienți și conturi asimilate”;

grupa 43 „Asigurări sociale, protecția socială și conturi asimilate”;

grupa 44 „Bugetul statului, fonduri speciale și conturi asimilate”;

grupa 45 „Grup și acționari/asociați”;

grupa 46 „Debitori și creditori diverși”;

grupa 47 „Conturi de regularizare și asimilate”;

grupa 48 „Decontări în cadrul unității”;

grupa 49 „Ajustări pentru deprecierea clienților”.

2.5.1 Contabilitatea decontărilor cu furnizorii

Orice societate comercială pentru desfășurarea activității trebuie să își procure de la diferite persoane fizice sau juridice bunuri necesare realizării obiectului de activitate. Cumpărările de bunuri și servicii generează datorii către furnizori, a căror stingere urmează să se facă în perioadele următoare. Datoriile comerciale pot fi clasificate după mai multe criterii:

După natura cumpărărilor distingem:

– datorii din cumpărări de bunuri și servicii destinate activității de exploatare ;

– datorii din cumpărări de imobilizări;

După modalitatea stingerii datoriilor distingem:

– datorii din cumpărări pe credit , a căror stingere se face pe bază de instrumente de decontare obișnuită;

– datorii din cumpărări pe credit, a căror stingere se face pe bază de efecte de comerț;

După scadența datoriilor distingem:

– datorii exigibile, al căror termen de plată este indicat în documentele furnizorilor și respectiv ale celor de decontare cu aceștia;

– datorii neexigibile, pentru cumpărări ce nu sunt însoțite de facturile furnizorilor și ale căror termen de plată se va preciza ulterior de către furnizor.

Pentru reflectarea decontărilor cu furnizorii și a operațiilor asimilate acestora se folosesc următoarele conturi din grupa 40 „Furnizori și conturi asimilate”:

401 „Furnizori”

403 „Efecte de plătit”

404 „Furnizori de imobilizări”

405 „Efecte de plătit pentru imobilizări”

408 „Furnizori – facturii nesosite”

409 „Furnizori – debitori”

Contul de pasiv 401 „Furnizori” ține evidența decontărilor cu furnizorii pentru bunurile și serviciile destinate activității de exploatare. Contul se creditează cu valoarea obligațiilor ca urmare a aprovizionărilor ce se vor achita ulterior și se debitează cu decontarea acestor obligații. Soldul creditor reprezintă obligațiile neachitate față de furnizori. Contabilitatea analitică a decontărilor cu furnizorii se ține după proveniența acestora (interne și externe), pe termene de decontare (scurt, mediu și lung), pe fiecare persoană fizică și juridică. Pentru stingerea unei datorii contractate dintr-o operațiune de cumpărare se utilizează diverse mijloace, instrumente și modalități de plată. Datoria față de un furnizor se poate stinge printr-o decontare imediată sau ulterioară. Decontarea imediată a obligației de plată se poate face prin numerar sau prin emiterea unui ordin de plată. În contextul unei piețe concurențiale, apare diminuarea datoriilor comerciale, în diverse scopuri, care pot fi : reduceri comerciale (rabatul, remiza și risturnul) și reduceri financiare (sconturi de decontare). Aceste reduceri pot fi acordate fie prin factura inițială fie printr-o factură ulterioară. Reducerile comerciale care se acordă în momentul facturii fiscale, deți sunt înscrise în aceasta, nu se vor înregistra nici în contabilitatea furnizorului, dar nici în contabilitatea cumpărătorului. Atunci când reducerile se acordă ulterior livrării, acestea vor necesita rectificarea datoriilor față de furnizor, adică se va efectua reducerea prețului de cumpărare, și în același timp se va reduce și taxa pe valoarea adăugată.

Evoluția pieței, precum și alți factori pot aduce societatea comercială în imposibilitatea de a-ți achita imediat achizițiile făcute, necesare desfășurării activității. Societatea comercială poate dovedi faptul că va deconta la termenul prevăzut în contractul încheiat, stabilindu-se o plată ulterioară, tinându-se cont de bonitatea și credibilitatea acestuia. Vânzarea poate fi însoțită și de emiterea unui efect de comerț ce are rolul să acopere riscul de neplată a contravalorii facturii de către client. Dacă societatea comercială nu își poate achita datoriile la termen, aceasta poate să ceară furnizorului un nou termen de decontare sau să accepte o cambie sau un bilet la ordin.

Decontarea cu furnizorii se poate realiza și prin intermediul efectelor de comerț. Efectele comerciale reprezintă titluri de valoare, negociabile pe termen scurt sau imediat, care atestă datorii – creanțe în cadrul relațiilor comerciale cu furnizorii și clienții: înscrisuri, polițe, cambii, instrumente de plată și de credit. Fiind negociabile, efectele de comerț pot fi cedate, vândute sau transmise. Efectele de comerț asimilate datoriilor sunt efectele comerciale de plătit. Acestea reprezintă titluri de valoare care atestă obligația de plată a întreprinderii în cadrul relațiilor de decontare cu furnizorii.

Cel mai vechi instrument de creditare este cambia – ordin scris și necondiționat dat de trăgător unei alte persoane, tras, de a plăti o suma de bani, la vedere sau la o anumită scadență, unui beneficiar.

O variantă a cambiei este biletul la ordin, înscris prin care emitentul se obligă să plătească beneficiarului, sau la ordinul său, o sumă de bani la scadență.

Efectele comerciale sunt înregistrate în contabilitatea clientului prin intermediul a doua conturi și anume:

– 403 „Efecte de plătit”, cont ce ține evidența efectelor comerciale acceptate de furnizor, pentru datorii comerciale privind achiziția de active circulante și servicii;

– 405 „Efecte de plătit pentru imobilizări”, înregistrează efectele comerciale acceptate de furnizor, pentru datoriile din cumpărarea de imobilizări.

Datoriile neexigibile apar atunci când furnizorii nu au întocmit facturi pentru bunurile materiale furnizate sau în cazul în care serviciile se facturează cu un decalaj de timp. La întocmirea bilanțului contabil, bunurile materiale care nu au fost recepționate și înregistrate în contabilitate până la primirea facturii, este obligatoriu să fie contabilizate deoarece ele sunt supuse inventarierii.

Documentul care permite înregistrarea acestor bunuri este documentul însotitor, și anume  Avizul de însoțire a mărfii. Astfel bunurile sunt evaluate la costul de achiziție, iar reevaluarea serviciilor sau lucrărilor se face la o valoare estimată.

Pentru bunurile care au fost cumpărate pe datorie și pentru care nu s-a întocmit factura, se va credita contul 408 „Furnizori – facturi nesosite”.

În momentul când factura a fost primită datoriile comerciale neexigibile se transformă în datorii comerciale exigibile.

Furnizorul poate cere cumpărătorului un avans pentru achiziția cu plata ulterioară. Furnizorul solicită aceasta în vederea măririi garanției plăților. Avansul pote fi solicitat pentru a acoperi eventualele cheltuieli de rambursare sau depozitare a bunurilor livrate. Aceste plăți parțiale în avans se înregistrează conform documentelor ce atestă plata din conturile de trezorerie și anume: ordine de plată, cecuri, dispoziții de plată.

Evidența avansurilor acordate furnizorilor pentru livrări de bunuri, executări de lucrări și prestari de servicii se ține cu ajutorul contului 409 „Furnizori – debitori”. După denumire acest cont este de activ, deși face parte dintr-o grupă de conturi de pasiv. Conform normelor în vigoare, din suma plătită în avans, se deduce TVA. Acesta se înregistreaza în contul 4426 „TVA deductibilă”. Atunci când se recepționeaza lucrările, când se primesc bunurile sau serviciile, se va înregistra datoria față de furnizor, care se va diminua, cu avansul acordat acestuia, concomitent se reglează TVA.

Contabilitatea decontărilor cu clienții

Pentru evidența creanțelor unității, izvorâte din livrări de produse și mărfuri, executări de lucrări și prestări servicii, se folosesc conturile din grupa 41  „Clienți și conturi asimilate”:

– 411 „Clienți” : – 4111 „Clienți”

– 4118 „Clienți incerți sau în litigiu”

– 413 „ Efecte de primit de la clienți”

– 418 „Clienți – facturi de întocmit”

– 419 „ Clienți – creditori”.

Contul 411 "Clienți” evidențiază în debitul său creanțele comerciale de încasat, iar în credit stingerea acestora, fie cu ocazia încasării sumelor respective, fie ca urmare a acordării în favoarea clientului a unui credit comercial, preluând de la acesta efectele de comerț emise în acest scop. Soldul debitor al contului 411 “Clienți” reprezintă sumele datorate de clienți, deci sumele de încasat.

Contul 413 “Efecte de primit” se folosește pentru evidența drepturilor de creanță stabilite pe bază de efecte comeciale, rezultate din relațiile cu clienții. Este un cont de activ. Se debitează cu sumele datorate de clienți, reprezentând contravaloarea efectelor comerciale acceptate, și se creditează cu efectele comerciale primite de la clienți. Soldul debitor al contului reprezintă contravaloarea efectelor comerciale de primit.

Pentru evitarea eventualilor clienți care s-au dovedit rău platnici, dubioși sau cu care unitatea patrimoniala se afla în litigii, se folosește contul de activ 4118 ”Clienți incerți sau în litigiu”. În debitul contului se înregistrează valoarea datorată de clienții incerti, virată de contul 4111”Clienți”, iar în credit se înregistrează sumele încasate sau sumele trecute în pierderi, cu prilejul scăderii din evidență a clienților incerți sau în litigiu. Soldul contului reprezintă sume datorate de clienții incerți.

În situația în care pentru bunurile livrate nu s-au întocmit facturile datorită unor forme de decontare specifice, sau în cazul livrărilor nestocabile, se folosește contul 419 “Clienți – creditori”.

În general creanțele apar în urma operațiunilor de vânzare. Acestea pot fi:

– creanțe din vânzare cu decontare imediată;

– creanțe din vânzare cu decontare ulterioară;

– creanțe din vânzare cu încasare parțială în avans.

Încasarea creanței se poate face fie cu ordin de plată fie cu numerar.

Diminuarea creanțelor se poate realiza prin reduceri de preț pe care le acordă unitatea economică furnizoare. Reducerile de preț pot fi reduceri comerciale și reduceri financiare.

În ceea ce priveste creanțele din vânzare cu decontare ulterioară, orice unitate economică urmărește să-și consolideze activitatea. Astfel unitatea trebuie să-și mențină clientela și să atragă noi clienți. Daca un client al său se află în imposibilitatea de a plăti imediat în urma achizițiilor făcute, furnizorul îi poate oferi un credit stabilit prin contract. Pentru a elimina riscul de neîncasare, societatea poate să emită simultan un efect de comerț sau, în cazul unui client de încredere, poate să accepte încasarea ulterioară.

Efectele de comerț sunt creanțe asimilate clienților. Acestea reprezintă titluri de valoare negociabile care atestă existența unei creanțe în cadrul relațiilor comerciale ce poate fi decontată imediat sau pe termen scurt. Acestea circulă sub diferite denumiri, cum ar fi: înscrisuri, polițe, cambii, instrumente de plată și de credit. Toate acestea sunt negociabile și astfel pot fi cedate, vândute ori transmise.

În contabilitatea vânzatorului, efectele de comerț pot trece prin urmatoarele tipuri de operatiuni:

crearea efectelor comerciale;

încasarea efectelor comerciale (imediat sau la un interval de timp);

circulația efectelor de comerț.

În ceea ce privește crearea efectelor comerciale, creanța mobilizată, certă, se va înregistra prin debitarea contului 413 “Efecte de primit” în corespondență cu contul 411 “Clienți”.

În privința încasării efectelor comerciale, decontarea efectelor de primit se face prin intermediul unei bănci, în urma girării. Această operațiune se va înregistra prin creditarea contului 413 “Efecte de primit” în corespondenta cu conturile de disponibilitati la banci și cele de cheltuieli de exploatare aferente comisioanelor bancare. Încasarea efectelor comerciale poate fi realizată la scadență, când beneficiarul remite efectul băncii și primește contravaloarea acestuia după câteva zile. În această situație, beneficiarul va înregistra ieșirea efectului din portofoliul său, prin creditarea contului 413 “Efecte de primit’’ și trecerea lui asupra contului de trezorerie 5113 “Efecte de încasat”.

Circulația efectelor comerciale nu presupune intervenția trasului, circulația realizându-se între beneficiari succesivi (prin andosare) sau între beneficiari și bănci (prin scontare).

În vânzările pe credit, furnizorii pot cere clienților plăți în avans, astfel clienții devin creditori iar evidența acestei datorii se înregistreaza în contul 419 “Clienți – creditori”, fiind un cont de pasiv. Avansul primit de la clienți se va înregistra prin debitarea conturilor de trezorerie și creditarea contului 419 “Clienți – creditori” dar și a contului 4427 “TVA colectată”, sumele încasate cuprinzând și TVA, conform legislației în vigoare.

Contabilitatea decontărilor ocazionate de folosirea forței de muncă

Contabilitatea decontărilor ocazionate de folosirea forței de muncă se ține cu ajutorul conturilor din grupa 42 “Personal și conturi asimilate”:

421 “Personal – salarii datorate”

423 “Personal – ajutoare materiale datorate”

424 “Prime reprezentând participarea personalului la profit”

425 “Avansuri acordate personalului”

426 “Drepturi de personal neridicate”

427 “Rețineri din salarii datorate terților”

428 “Alte datorii și creanțe în legătură cu personalul”

4281 “Alte datorii în legătură cu personalul”

4282 “Alte creanțe în legătură cu personalul”

Încă de la înfințare, orice societate comercială, are și salariați cu ajutorul cărora se desfașoară activitatea societății. Conform normelor juridice în vigoare societatea comercială are obligații către angajați dar și către stat, dar și angajatul la rândul său are atât drepturi și obligații față de angajator (societatea comercială) cât și față de stat.

Decontările cu personalul, conform legislației în vigoare, au ca obiect calculul, înregistrarea în conturile de cheltuieli și decontarea salariilor ce se cuvin salariaților. Din punct de vedere structural, salariile sunt formate din:

– salariul de baza cuvenit angajaților;

– sporurile și adaosurile pentru condiții deosebite de muncă și pentru rezultatele obținute. În categoria sporurilor intră sporurile pentru condiții deosebite de munca, sporurile pentru orele prestate pe timpul nopții, sporurile pentru orele suplimentare de muncă, sporurile pentru vechime neîntreruptă în muncă ;

– îndemnizațiile și alte sporuri acordate pentru conducere;

– indexările de salarii și compensarea creșterilor de prețuri;

– îndemnizațiile acordate pentru concediul de odihnă.

În fondul de salarii mai sunt incluse și indemnizațiile plătite personalului ce lucrează pe bază de contracte de prestări de servicii sau colaborări în măsura în care sunt prevăzute a fi suportate din acesta.

Deasemenea, sunt incluse în categoria decontărilor cu personalul și ajutoarele materiale și de protecție socială sub forma de:

– ajutoare de boală pentru incapacitate temporară de muncă;

– ajutoare pentru îngrijirea copilului;

– ajutoare de deces;

– alte ajutoare acordate de întreprindere care suportă din contribuția pentru asigurări sociale, precum și sumele achitate, potrivit legii, pentru șomaj tehnic. Mai sunt contabilizate în sfera decontărilor cu personalul, premiile acordate din beneficii și participările la profit.

Elementele de calcul și decontare a remunerațiilor așa cum sunt ierarhizate în statul de salarii se prezintă astfel:

– salariul brut de bază;

– (+) sporuri și adaosuri;

– (+) îndemnizații de conducere și alte sporuri de conducere;

– (-) contribuția personalului la asigurările sociale;

– (-) contribuția personalului la fondul de șomaj;

– (-) contribuția personalului la asigurările sociale de sănătate;

– (-) deduceri personale;

= Salariul brut impozabil;

– (-) Impozitul pe salariu;

= Salariul net;

– (-) Avansuri acordate personalului;

– (-) Rețineri din remunerații datorate terților;

– (-) Alte rețineri datorate unității;

= Rest de plată (salariul net de plată).

Evidența obligațiilor față de personal se face cu ajutorul contului de pasiv 421 „Personal – salarii datorate”. Contul se creditează cu salariile ți alte drepturi cuvenite personalului și se debitează cu reținerile și sumele nete plătite salariaților. Soldul creditor al contului reprezintă sumele datorate personalului.

Evidența obligațiilor către salariații aflați temporar în incapacitate temporară de muncă, a ajutoarelor materiale pentru îngrijirea copilului, a ajutoarelor de deces și a altor ajutoare datorate se asigură prin contul de pasiv 423 „Personal – ajutoare materiale acordate” . contul se creditează cu sumele datorate personalului sub formă de ajutoare materiale și se debitează cu reținerile efectuate și sumele nete achitate. Soldul contului reflectă ajutoarele materiale datorate personalului.

Stimulentele din profit cuvenite personalului se evidențiază cu ajutorul contului de pasiv 424 „ Prime reprezentând participarea personalului la profit”, care se creditează cu sumele datorate și se debitează cu reținerile efectuate și cu sumele achitate. Soldul creditor al contului reprezintă stimulentele datorate și neachitate.

Avansurile acordate la prima chenzină (o parte de 40 – 45% din salar), după data de 15 a lunii, se evidențiază prin contul de activ 425 „Avansuri acordate personalului” , care înregistrează în debit valoarea avansurilor acordate și în credit valoarea avansurilor reținute. Sodul debitor reprezintă avansuri acordate și nedecontate personalului.

Contul de pasiv 426 „Drepturi de personal neridicate” evidențiază sume cuvenite salariaților și neridicate în termenul legal. În creditul contului se înregistrează sumele neridicate și în debitul său sumele achitate și drepturile neridicate prescrise. Soldul creditor al contului reflectă drepturile salariale neridicate.

Contul de pasiv 427 „Rețineri din salarii datorate terților” evidențiază sumele reținute din drepturile de personal în favoarea diverșilor beneficiari. Contul se creditează cu sumele reținute de la salariați și se debitează cu sumele achitate. Soldul creditor al contului reprezintă sumele reținute și neachitate.

Cu ajutorul contului 428 „Alte datorii și creanțe în legătură cu personalul” se ține evidența altor datorii și creanțe ale personalului, dezvoltat pe două conturi sintetice de gradul II , unde se înregistrează alte datorii și creanțe față de personal:

4281 „Alte datorii în legătură cu personalul”, care este cont de pasiv

4281 „Alte creanțe în legătură cu personalul”, cont de activ.

Fondul de salarii se constituie ca bază de calcul pentru obligațiile întreprinderii dar și a personalului către organismele sociale: contribuția la asigurările sociale, asigurările sociale de sănătate, fondul de șomaj, fondul de risc și accidente de muncă. Evidența acestor contribuții se înregistrează în conturile din grupa 43 „Asigurări sociale, protecție socială și conturi asimilate”:

431 „Asigurări sociale”

4311 „Contribuția unității la asigurările sociale”

4312 „Contribuția personalului la sigurările sociale”

4313 „Contribuția angajatorului pentru asigurările sociale de sănătate”

4314 „Contribuția angajaților pentru asigurările sociale de sănătate”

437 „Ajutor de șomaj”

4371 „Contribuția unității la fondul de șomaj”

4372 „Contribuția personalului la fondul de șomaj”

438 „Alte datorii și creanțe sociale”

4381 „Alte datorii sociale”

4382 „Alte creanțe sociale”

Contribuția pentru asigurările sociale generează atât datorii cât și creanțe pentru acele societăți comerciale care utilizeaza forța de muncă fie pe baza contractului individual de muncă, fie pe baza celui colectiv precum și persoanele fizice și juridice care au angajat forța de muncă cu convenție de prestări de servicii și care nu au carte de muncă.

Cotele de contribuții de asigurări sociale sunt diferențiate pe categorii de grupe de muncă a angajaților. Indiferent de grupa de muncă angajatul contribuie cu o cotă de 9,5 % din venitul brut realizat lunar.

Atât angajatorii cât și angajații contribuie lunar la asigurările sociale de sănătate formând astfel fondul asigurărilor de sănătate. Cota cu care angajatorul contribuie la asigurările sociale de sănătate este de 7% și se calculează asupra salariului efectiv realizat.. Cota cu care angajații contribuie la asigurările sociale de sănătate este de 6,5%. Această cotă se aplică asupra salariului efectiv realizat.

Evidența contribuțiilor la asigurările sociale datorate de unitate și de angajat se face cu ajutorul contului de pasiv 431 „Asigurări sociale” dezvoltat pe conturi sintetice de gradul II. Contul se creditează cu obligațiile înregistrate și se debitează cu sumele virate asigurărilor sociale și asigurărilor sociale de sănătate. Soldul creditor reprezintă obligațiile neachitate față de asigurările sociale.

Cota cu care unitatea participă la fondul de șomaj este de 3% și se aplică asupra tuturor sumelor care se includ în fondul de salarii realizat lunar în valoare brută. Contribuția salariaților la fondul de șomaj este de 1% și se aplică asupra câștigului brut realizat de angajați. Atât contribuția unității cât și cea a personalului se decontează și se virează lunar.

Înregistrarea în contabilitate a obligațiilor unității și ale personalului la fondul de șomaj se face cu ajutorul contului de pasiv 437 „Ajutor de șomaj”, dezvoltat pe două conturi sintetice de gradul II, care se creditează cu contribuțiile datorate și se debitează cu sumele achitate.

Pentru evidența datoriilor de achitat și a creanțelor de încasat la asigurările sociale care aparțin exercițiului curent, se folosește contul 438 „Alte datorii și creanțe sociale”:

– 4381 „Alte datorii sociale”, care este cont de pasiv pentru reflectarea datoriilor unității la asigurările sociale;

– 4382 „Alte creanțe sociale”, cont de activ care reflectă creanțele unității la asigurările sociale.

2.5.4 Contabilitatea decontărilor cu bugetele și alte organisme publice

Din activitățile desfășurate de unitățile economice apar datorii față de organismele publice, generate de aplicarea prevederilor legislative. Aceste datorii se concretizează în calculul, evidențierea și achitarea impozitelor și taxelor datorate bugetului statului (impozitul pe profit, taxa pe valoarea adăugată, accize, alte impozite și vărsăminte asimilate). În același timp pot apărea și creanțe asupra statului sub forma subvențiilor de primit, vărsăminte ce au fost efectuate în plus (creanțele înregistrate în plus de unitate față de buget se compensează de regulă cu obligații de aceeași natură din perioadele următoare). Contabilitatea acestor datorii și creanțe se ține cu ajutorul conturilor din grupa 44 „Bugetul statului, fonduri speciale și conturi asimilate”

Impozitul pe profit

Impozitul pe profit este plătit de către toate persoanele fizice și juridice pentru profitul obținut din rezultate financiare favorabile și care iși desfășoară activitatea atât pe teritoriul țării cât și în străinătate.

Conform legislației în vigoare, profitul impozabil se calculează lunar ca diferență între veniturile obținute și cheltuielile aferente acestora, la care se mai adaugă și cheltuielile nedeductibile.

Impozitul pe care o persoană juridică sau fizică trebuie să-l vireze la bugetul statului este conform legii de 16 %, cotă care se aplică asupra profitului impozabil.

Decontarea impozitului pe profit se efectuează trimestrial, pe baza unei declaratii de impunere, care se depune până la data de 25 inclusiv a primei luni a trimestrului următor. Pentru trimestrul IV, plata impozitului se va face pana la data de 25 ianuarie inclusiv a anului ce urmează.

Contul cu ajutorul căruia se ține evidența contabilă a impozitului pe profit este 441 “Impozitul pe profit/venit”. Acest cont este bifuncțional. În creditul contului se înregistrează impozitul pe profit datorat bugetului de stat și în debit impozitul pe profit achitat. Soldul creditor al contului reflectă sumele datorate și soldul debitor sumele achitate în plus.

Taxa pe valoarea adăugată

Taxa pe valoarea adăugată este un impozit indirect, suportat de consumatorul final, datorat bugetului de stat de unitățile care efectuează operațiuni impozabile.

Contabilitatea operațiunilor privitoare la tax ape valoarea adăugată se face cu ajutorul contului 442 „Taxa pe valoarea adăugată”, dezvoltat pe următoarele conturi sintetice de gradul II:

– 4423 „TVA de plată”, care este un cont de pasiv ce înregistrează obligațiile unității către bugetul de stat. În creditul acestui cont se evidențiază diferența dintre taxa pe valoarea adăugată (mai mare) și taxa pe valoarea adăugată deductibilă și în debit plățile efectuate la bugetul de stat și taxa de plată compensată cu cea de recuperat. Soldul creditor reprezintă taxa pe valoarea adăugată exigibilă la plată;

– 4424 „TVA de recuperat”, cont de activ evidențiază creanțele unității la bugetul de stat. În debitul acestui cont se evidențiază diferența dintre taxa pe valoarea adăugată (mai mare) și taxa pe valoarea adăugată colectată și în credit taxa pe valoarea adăugată încasată de la bugetul statului pe baza cererii de rambursare și taxa pe valoarea adăugată de recuperat compensată în perioadele următoare cu cea de plată soldul contului reprezintă taxa pe valoarea adăugată de recuperat de la bugetul statului;

– 4426 „TVA deductibilă”, este un cont de activ care se debitează cu taxa pe valoarea adăugată din facturile furnizorilor pe parcursul lunii, și se creditează la sfârșitul lunii cu taxa devenită nedeductibilă și cu sumele deduse. La sfârșitul lunii contul nu prezintă sold;

– 4427 „TVA colectată”, este un cont de pasiv care se creditează cu taxa pe valoarea adăugată din facturile către clienți și se creditează la sfârșitul lunii cu sumele compensate din TVA deductibilă și cu taxa datorată bugetului de stat. La sfârșitul lunii nu prezintă sold;

– 4428 „TVA neexigibilă”, evidențiază taxa pe valoarea adăugată aferentă cumpărărilor și vânzărilor fără factură , cu plata în rate și este cont bifuncțional.

Impozitul pe venituri de natura salariilor

Orice unitate economică înregistrează impozite aferente salariilor și altor drepturi salariale primite în cursul lunii de către salariați. Aceste impozite sunt reținute din veniturile amintite anterior și virate ulterior la bugetul statului. Baza de calcul a impozitului pe salarii o constituie venitul brut realizat de salariat din care se scad contribuțiile individuale obligatorii ( pentru asigurări sociale , asigurări sociale de sănătate, pentru protecția socială a șomerilor), o cotă de 15% din deducerea personală de bază acordată ca și cheltuieli profesionale o dată cu deducerea personală de bază. Se obține astfel venitul net din salarii din care se scad deduceri personale suplimentare și se obține baza impozabilă la care se aplică o cotă de impozitare conform legislației (în prezent de 16 %).

Evidența impozitului pe salarii se face cu ajutorul contului de pasiv 444 „Impozitul pe venituri de natura salariilor” care se creditează cu impozitul reținut salariaților și se debitează cu sumele virate la bugetul statului. Soldul creditor al contului reprezintă impozitul pe salarii reținut și nevirat la bugetul de stat.

Subvenții

Unitățile economice pot primi de la buget sau de la alte unități sume nerambursabile sub formă de subvenții pentru activitatea operațională (investiții) sau pentru activitatea de exploatare. Evidența subvențiilor de exploatare se ține prin intermediul contului de activ 445 „Subvenții” care se debitează cu sumele ce urmează a fi primite și se creditează cu subvențiile efectiv încasate. Soldul debitor al contului reprezintă subvențiile ce urmează a fi încasate.

Alte impozite, taxe și vărsăminte asimilate

În această categorie se includ obligații fiscale : aacize, impozit pe țiței și gaze naturale din producția internă, taxa pentru practicarea jocurilor de noroc, taxe vamale, impozit pe deividende, impozit pe clădiri, pe spectacole, alte impozite și taxe datorate conform legislației în vigoare.

Evidența acestor impozite și taxe se asigură prin contul de pasiv 446 „Alte impozite, taxe și vărsăminte asimilate”, care se creditează cu impozitele, taxele și vărsămintele datorate și se debitează cu sumele achitate. Soldul creditor reprezintă sumele datorate bugetului de stat și bugetelor locale. Evidența se face analitic pe fiecare categorie de impozit, taxe și vărsăminte asimilate.

Fonduri speciale

În această categorie se includ fondurile pentru : dezvoltarea și modernizarea punctelor de control al trecerii frontierelor și a celorlalte unități vamale, sănătate, modernizare adrumurilor publice, promovarea și modernizarea turismului, alte fonduri legale.

Evidența fondurilor speciale se face cu ajutorul contului de pasiv 447 „Fonduri speciale – taxe și vărsăminte asimilate”, care se creditează cu sumele datorate pentru constituirea acestor fonduri și se debitează cu plățile efectuate. Soldul creditor al contului reflectă obligațiile unității la fondurile speciale.

Alte datorii și creanțe cu bugetul statului

În afară de datoriile și creanțele prezentate mai sus, unitatea poate înregistra și alte datorii și creanțe față de bugetul statului, conform legislației în vigoare. Acestea sunt evidențiate în contabilitate prin intermediul contului 448 „Alte datorii și creanțe cu bugetul statului”.

2.5.5 Contabilitatea decontărilor în cadrul grupului și cu asociații

Pentru desfășurarea activității, o întreprindere intră în relații cu unitățile din cadrul aceluiași grup, asociații societății și cu unitățile cu care se desfășoară operațiuni în participație.

Evidența relațiilor de decontare între unitățile aceluiași grup se realizează cu ajutorul contului 451 „ Decontări între entitățile afiliate” care se creditează cu datoriile față de celelalte unități ale grupului și creanțele încasate și se debitează cu creanțele față de unitățile afiliate și datoriile achitate. Soldul creditor al contului reprezintă datoriile față de unitățile afiliate iar soldul debitor creanțele față de celelalte unități afiliate care urmează a se deconta în perioadele viitoare. Pentru evidența distinctă a creanțelor/datoriilor propriu zise și a dobânzilor generate în cadrul grupului, contul se dezvoltă pe două conturi sintetice de gradul II:

– 4511 „Decontări între entitățile afiliate”

– 4518 „ Dobânzi aferente decontărilor între entitățile afiliate”

Evidența decontărilor între unitățile legate prin interese de participare și care nu fac parte din grup se face cu ajutorul contului 453 „Decontări privind interesele de participare” care se creditează cu datoriile și creanțele încasate și se debitează cu creanțele și datoriile achitate. Soldul creditor al contului reflectă datoriile si soldul debitor creanțele față de unitățile legate prin interese de participare, care urmează a fi decontate în perioadele următoare. Pentru evidența distinctă a creanțelor/datoriilor propriu-zise și a dobânzilor generate de decontările privind interesele de participare contul se dezvoltă pe două conturi sintetice de gradul II:

– 4531 „Decontări privind interesele de participare”

– 4538 „Dobânzi aferente decontărilor privind interesele de participare”

Pentru evidența relațiilor de decontare între o societate și asociați/acționari se folosesc următoarele conturi:

– 455 „Sume datorate acționarilor/asociaților”, dezvoltat pe două conturi sintetice de gradul II: 4551 „Acționari/asociați – conturi curente” și 4558 „Acționari/asociați – dobânzi la conturi curente”. Este cont de pasiv care înregistrează în credit obligațiile unității față de asociați/acționari și în debit sumele achitate asociaților/acționarilor. Soldul creditor al contului reprezintă obligațiile societății față de asociați.

– 456 „Decontări cu acționarii/asociații privind capitalul” , care este un cont de activ în debitul căruia se înregistrează creanțele unității față de asociați/acționari la constituirea sau modificarea capitalului social și în credit decontarea acestor creanțe. Soldul debitor al contului reprezintă creanțele față de asociați.

– 457 „Dividende de plată”, cont de pasiv, care reflectă în credit obligația societății de a plăti dividende asociaților iar în debit impozitul pe dividende reținut și dividendele nete achitate. Soldul creditor reprezintă dividendele cuvenite asociaților.

Contabilitatea decontărilor cu debitorii și creditorii diverși

În desfășurarea activității, unitățile intră în relații economico-financiare și cu alte persoane fizice și juridice , relații care nu sunt în legătură directă cu activitatea de exploatare a unității sau care se referă la perosoane fizice și juridice din afară. Aceste relații generează creanțe și datorii cunoscute sub denumirea de debitori și creditori diverși, reflectate în contabilitate cu ajutorul conturilor:

– 461 „Debitori diverși”,cont de activ care se debitează cu creanțele unității generate de operațiuni care nu au legătură cu activitatea de exploatare a unității sau din relații cu persoane fizice și juridice din afara unității și se creditează cu valoarea sumelor încasate din aceste creanțe. Soldul debitor al contului reprezintă valoarea creanțelor de decontat față de debitorii diverși .

– 462 „Creditori diverși”, cont de pasiv care evidențiază în credit obligațiile unității generate de operațiuni care nu au legătură cu activitatea de exploatare a unității sau din relații cu persoane fizice și juridice din afara unității și în credit valoarea sumelor achitate pentru aceste obligații. Soldul creditor reprezintă valoarea obligațiilor de achitat față de creditorii diverși.

Contabilitatea operațiunilor de regularizare și asimilate

Ca urmare a principiului independenței exercițiului , în contabilitate sunt reflectate operațiuni de regularizare, adică delimitarea în timp a cheltuielilor și veniturilor. Principiul independenței exercițiului impune înregistrarea în contabilitate a cheltuielilor și veniturilor la exercițiul la care ele se referă, indiferent de momentul plății sau încasării lor. La calculul rezultatului exercițiului, aceste cheltuieli și venituri în avans sunt eliminate pentru ca mărimea rezultatului să fie corectă. Contabilitatea operațiunilor de regularizare se face cu ajutorul conturilor :

– 471 „Cheltuieli înregistrate în avans”, care este un cont de activ se debitează cu cheltuielile anticipate și a celor efectuate în avans care urmează a se suporta eșalonat pe cheltuieli pe baza unui scadențar în peioadele viitoare și se creditează cu valoarea cheltuielilor în avans devenite scadente. Soldul debitor al contului reflectă cheltuielile efectuate în avans.

– 472 „Venituri înregistrate în avans”, cont de pasiv, se creditează cu veniturile anticipate și cele de realizat care se vor vira eșalonat la venituri în perioadele viitoare și se debitează cu valoarea veniturilor înregistrate în avans devenite scadente. Soldul creditor al contului reflectă valoarea veniturilor înregistrate în avans.

Cu ajutorul contului bifuncțional 473 „Decontări din operații în curs de clarificare” se ține evidența sumelor în curs de clarificare, ce nu pot fi înregistrate pe cheltuieli sau alte conturi în mod direct fiind necesare cercetări și lămuriri suplimentare. În debitul contului se înregistrează plățile pentru care în momentul efectuării sau constatării acestora nu se pot lua măsuri de înregistrare definitivă într-un cont, necesitând clarificări suplimentare și sumele restituite, necuvenite unității. În creditul contului se înregistrează sumele clarificate trecute pe cheltuieli precum și sumele încasate în conturile de trezorerie și necuvenite. Soldul contului reprezintă sumele în curs de clarificare.

Contabilitatea decontărilor în cadrul unității

În structura organizatorică a unor unități pot apare o rețea de subunități în localități diferite ( sucursale, filiale). Aceste subunități nu au personalitate juridică distinctă de cea a unității dar își organizează contabilitatea proprie până la nivel de balanță de verificare. Între unitate și subunitate apar transferuri de mijloace materiale și bănești care generează relații de decontare între ele, relații reflectate în contabilitate cu ajutorul conturilor:

– 481 „Decontări între unitate și subunități”, care se debitează cu bunurile livrate și sumele virate și se creditează cu bunurile primite și sumele încasate. Soldul debitor al contului reprezintă creanțele și soldul creditor datoriile.

– 482 „Decontări între subunități”, care se debitează cu bunurile livrate și sumele virate și se creditează cu bunurile primite și sumele încasate. Soldul debitor reprezintă creanțele și soldul creditor datoriile.

Contabilitatea ajustărilor pentru deprecierea creanțelor

În urma evaluării creanțelor, realizată la închiderea exercițiului, se pot constata deprecieri, determinate ca diferență între valoarea de inventar mai mică și valoarea de intrare. Atunci când recuperarea creanțelor au un grad de incertitudine valoarea de inventar este mai mică decât valoarea de intrare. Conform principiului prudenței în evaluare deprecierile reversibile fac obiectul constituirii de provizioane. Aceste deprecieri pot să apară la creanțele unității față de clienți, la decontările în cadrul grupului, unității și cu asociații, la debitorii diverși.

Evidența în contabilitate a provizioanelor constituite pentru deprecierea creanțelor se face cu ajutorul conturilor de pasiv:

– 491 „Ajustări pentru deprecierea creanțelor – clienți”, care se creditează cu valoarea provizioanelor constituite pe seama cheltuielilor și se debitează cu valoarea provizioanelor reluate la venituri. Soldul reflectă valoarea provizioanelor existente pentru deprecierea creanțelor față de clienți.

– 495 „Ajustări pentru deprecierea creanțelor – decontări în cadrul grupului și cu acționarii/asociații”.

– 496 „Ajustări pentru deprecierea creanțelor – debitori diverși”

Operațiuni privind decontările cu terții

Registrul jurnal

CAPITOLUL III

PREZENTAREA SUBSISTEMULUI INFORMATIC

PRIVIND GESTIUNEA DECONTĂRILOR CU TERȚII

ÎN CADRUL SOCIETĂȚII COMERCIALE VASTEX SA VASLUI

3.1 Conceptul de sistem informatic

Sistemul informatic reprezintă o parte a sistemului informațional care permite realizarea operațiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor și difuzare a informațiilor obținute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informației și a personalului specializat în prelucrarea automată a datelor.

Sistemul informatic cuprinde :

ansamblul informațiilor utlizate în cadrul firmei precum și datele care au stat la baza obținerii lor;

software-ul necesar prelucrării datelor și difuzării informațiilor în cadrul firmei ;

procedurile și tehnicile de obținere, pe baza datelor primare și de difuzare a informațiilor;

hardware-ul necesar prelucrării datelor și disipării informațiilor;

personalul specializat în culegerea, transmiterea, stocarea și prelucrarea datelor.

Sistemul informatic este structurat încât să corespundă cerințelor diferitelor grupuri de utlilizatori:

factorilor de conducere la nivelul conducerii strategice, tactice și operative;

personalului implicat în procesul de culegere și prelucrare a datelor;

personalului implicat în procesul de cercetare științifică și proiectarea de noi produse și tehnologii de fabricație.

În literatura de specialitate sistemele informatice de gestiune se definesc plecând de la două abordări:

de la informație și de la suportul acesteia;

de la funcția pe care sistemul informatic de gestiune trebuie să o realizeze.

Sistemele informatice de gestiune se definesc plecând de le prima abordare ca find ansamblul informațiilor utilizate în cadrul firmei, a mijloacelor și procedurilor de identificare, culegere, stocare și prelucrare a informațiilor.

Cea de a doua abordare a definirii sistemelor informatice de gestiune pornește de la scopul acestuia și anume oferirea de informații solicitate de utilizator în forma dorită și la momentul oportun pentru fundamentarea deciziilor.

Sistemele informatice de gestiune presupun definirea :

domeniilor de gestiune, care corespund fiecăreia dintre activitățile desfășurate într-o firmă (cercetare – dezvoltare, comercială, de producție, de personal, financiar – contabilă), urmărindu-se interacțiunile dintre ele;

datelor, ce reprezintă materia primă a oricărui sistem de gestiune;

modelelor, care regrupează procedurile propriiunui domeniu (de exemplu contabil, specific domeniului financiar – contabil);

regulilor de gestiune, ce permit prelucrarea datelor și utilizarea informațiilor conform obiectivelor sistemului.

Sistemul informatic al unei firme se descompune în subsisteme care acoperă fiecare un domeniu de activitate distinct. Fiecare subsistem se descompune în aplicații, fiecare dintre acestea acoperind o activitate distinctă în cadrul domeniului.

Sistemul informatic de gestiune este compus din:

intrări: ansamblul datelor încărcate, stocate și prelucrate în cadrul sistemului pentru obținerea informațiilor;

prelucrări: un ansamblu omogen de proceduri automate care realizează crearea inițială și actualizarea bazei de date, exploatarea, reorganizarea și salvarea, restaurarea bazei de date;

ieșiri: care sunt reprezentate de rezultatele prelucrărilor desfășurate.

3.2 Prezentarea arhitecturii informatice din întreprindere

În cadrul societății comerciale Vastex SA, sistemul informațional existent este concentrat în principal în jurul departamentului financiar – contabil.

Problema produselor informatice financiar-contabile poate fi coordonată prin prisma sistemului informatic, ce trebuie să rezolve sarcinile care îi revin, legate de facilitatea conducerii organismului la toate nivelurile. Prin componentele sale sistemul informatic trebuie să aducă contribuții pozitive privind atingerea obiectivelor principale ale conducerii – planificarea și controlul.

Sistemul informatic de care dispune societatea respectă reglementările în vigoare cu privire la cerințele minimale pe care trebuie să le îndeplinească un sistem informatic în domeniul financiar – contabil, conform normelor metodologice din 14 decembrie 2004, publicate în Monitorul Oficial, partea I nr.23 bis din 07 ianuarie 2005, cu privire la întocmirea și utilizarea registrelor și formularelor comune pe economie privind activitatea financiară și contabilă:

asigură elementele constitutive ale înregistrărilor contabile;

asigură confidențialitatea și protecția informațiilor;

asigură obținerea de liste clare, inteligibile și complete, care conțin elementele de identificare cerute de lege;

asigură respectarea conținutului de informații prevăzut în machetele aprobate de Ministerul de Finanțe;

nu permite deschiderea a două conturi cu același număr, modificarea numărului de cont dacă acesta conține date;

permite culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operațiile contabile;

respectă reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor și fiabilitatea sistemului de prelucrare.

Sistemul automat de procesare a datelor asigură condițiile necesare în vederea realizării controlului legal. De asemenea, sistemul este protejat împotriva personalului neautorizat. Oficiul de calcul al societății comerciale Vastex este subordonat directorului economic și reprezintă centrul sistemului informatic care primește și furnizează informații de la și către toate celelalte compartimente. Oficiul de calcul este organizat pentru a primi informații financiar-contabile direct de la sursa primară, documentele sunt contabilizate prin intermediul aplicațiilor financiar-contabile utilizate în tehnica de calcul.

Sistemul informatic are in componenta urmatoarele elemente:

După cum se observă din prezentarea arhitecturii informatice existente la nivelul societății comerciale Vastex SA pot spune că aceasta folosește calculatoare de ultimă generație si au fost proiectate astfel încât să ducă la bun sfarșit orice set de instrucțiuni dat de către utilizator. Calculatoarele au fost dotate cu procesoare AMD sau Intel, două firme producătoare care sunt leaderi pe piața mondială în acest moment, foarte puternice și fiabile, rezistente și ușor de întreținut. Se poate spune că există o compatibilitate satisfăcătoare între resursele software și cele hardware ale sistemului electronic folosit de societate, în sensul programele folosite nu necesită resurse hardware superioare celor existente.

Având în vedere faptul că întreprinderea a făcut investiții pentru achiziționarea de echipamente hardware și programe soft în cursul anului trecut, pentru înlocuirea celor existente care erau perimate din punct de vedere fizic și moral, și în viitorul apropiat nu se mai pune problema înlocuirii calculatoarelor.Resursele tehnologice existente sunt performante dar nu suficiente, fiind nevoie de procurarea unor calculatoare și echipamente periferice, precum și de softul necesar. În prezent societatea nu dispune de resurse financiare pentru achiziționarea acestora.

Pentru asigurarea service-ul componentelor hardware societatea are încheiat un contract de service cu o firmă specializată. Conform contractului această firmă asigură lunar o verificare tehnică a componentelor și la orice solicitare din partea societății răspunde prompt pentru rezolvarea problemelor de tip hardware.

Aplicațiile folosite necesită cunoștințe atât de contabilitate cât și cunoștințe elelmentare de operare pe calculator, putând fi utilizate de operatori calculator dar și de contabili care au cunoștințe de operare pe calculator.

3.3 Descrierea aplicației contabile

Societatea comercială Vastex SA folosește pentru înregistrarea automată în contabilitate programul XContab, structurat pe module specifice pentru contabilitate și gestiune. La deschiderea programului apare o fereastră unde se introduce numele și parola utilizatorului, deschizându-se aplicația.

Inregistrare facturi:

Pentru operarea facturilor primite se intră în submeniul Facturi Furnizori, din meniul Intrări. Se apeleză procedura de adăugare executând click pe butonul de comandă „Adaug” din bara de instrumente.

În cadrul ferestrei de editare care apare trebuie completate datele din antetul facturii, precum și produsele:

– tipul documentului: factură;

– numărul și data facturii se completează în casetele de editare Număr și respectiv Data;

– furnizorul se stabilește selectând din lista partenerilor care apare executând click pe butonul de comandă Furnizor; daca nu se regăsește în listă există posibilitatea de a-l adăuga selectând butonul „Adaug” și completând în fereastra de editare a partenerilor datele acestui furnizor;

– pe pagina a doua a ferestrei se bifează casetele de validare Produc NIR și Jurnal TVA, iar în cadrul listei derulante Deducere TVA este selectata valoarea DA;

– se completează data recepției în caseta Data N.I.R;

– dacă este cazul, se introduce data la care trebuie să se efectueze plata facturii conform termenului negociat cu furnizorul;

– pentru adaugarea liniilor din factura se execută click pe butonul „Adaug”, iar în cadrul ferestrei de selectare a produsului se alege grupa de bunuri, din care se alege produsul.

După selectarea produsului apare o nouă fereastră în care se introduce, în casetele de editare corespunzatoare: cantitatea facturată, cantitatea recepționată (numai dacă diferă de cantitatea facturată), prețul unitar fără TVA, gestiunea de intrare. Valoarea fără TVA și TVA-ul vor fi determinate automat în urma apelului procedurii de Calcul.

Se salvează articolul introdus și se trece la adăugarea avizului de însoțire marfă, care se realizează asemănător cu cea prezentată. Diferențele constau în:

– tipul documentului: fiind vorba despre un aviz de însoțire trebuie schimbată valoarea în Aviz Insoțire;

– numărul și data avizului introduse în casetele corespunzatoare;

– data N.I.R.-ului;

– contul creditor;

– se debifează caseta de validare Jurnal TVA de pe pagina a 2-a;

– în fereastra de adăugare a detaliilor din factură trebuie completat în plus și prețul unitar de vânzare, iar când se apelează procedura de Calcul, adaosul comercial perceput va fi determinat automat.

Atunci când se înregistrează factura corespunzatoare avizului, în plus față de datele care trebuie introduse în mod obișnuit, trebuie bifată caseta de validare Din aviz și debifată caseta Produc NIR, pentru a nu crea o nouă nota de intrare pentru aceleași produse. Aceste casete de validare se găsesc pe pagina a 2-a a ferestrei de editare a facturii.

Operarea unei facturi de retur se face asemăntor cu înregistrarea unei facturi obișnuite. Deosebirea apare în momentul în care se adaugă liniile facturii: se pot adăuga produsele ștornate linie cu linie, dar mai simplu este prin selectarea butonului Din stoc (click buton Adaug).

Facturare client

Pentru întocmirea facturii de vânzare a mărfurilor se intră în submodulul Facturi Clienți. Se apelează procedura de adăugare executând click pe butonul Adaug de pe bara de instrumente. În fereastra de editare a facturii trebuie completate informațiile din antetul documentului precum și detaliile privind liiinle din factură:

– tipul documentului de ieșire – se alege valoarea Factura din lista derulanta Document;

– numărul facturii – această valoare se completează în caseta de editare Număr;

– se introduce data facturarii și, dacă este cazul, termenul la care este negociată încasarea facturii;

– clientul se stabilește prin selecție din lista partenerilor, care apare dacă se execută click/Enter pe butonul de comanda Client;

– din lista gestiunilor care se deschide la selectarea butonului Gestiune se selectează articolul cu denumirea Depozit – gestiunea de ieșire;

– agentul de vânzare se selectează din lista salariaților care apare la selectarea butonului Ag.vanz.;

– se verifică dacă pe pagina a doua a ferestrei (click pe butonul de comanda 2) sunt bifate casetele de validare Jurnal TVA și Deducere TVA;

– pentru adăugarea detaliilor privind produsele vândute se execută click pe butonul de comandă Adaug, iar în cadrul ferestrei de selecție a produsului se selectează grupa de bunuri, clasa și în final produsul;

Întrucât descărcarea gestiunii pentru mărfurile cu ridicata se face de pe stoc, după selectarea produsului se va deschide o nouă fereastră unde trebuie selectat stocul din care va fi scăzut produsul vândut. În fereastra detaliilor din factură se introduce cantitatea de produs facturată și prețul unitar de vânzare.

Se apelează procedura de Calcul pentru determinarea automată a adaosului comercial, a TVA-ului și valorii totale.

Odată cu salvarea articolului inserat, valoarea soldului corespunzător clientului va fi actualizat automat, fapt ce se poate verifica prin intrarea în submeniul Urmărire Clienți. De asemenea, stocul produselor va fi scăzut automat cu cantitatea vânduta.

Dupa adăugare, se poate lista formularul de factură cu toate informațiile completate conform datelor introduse. Pentru aceasta se execută click pe butonul de comandă Rapoarte, se alege din lista derulantă Raport valoarea Factură, se selectează formatul dorit din lista disponibilă și apoi butonul OK. Toate documentele de ieșire operate în cadrul acestui meniu se vor regăsi în diversele situații care se pot vizualiza/lista: Jurnal TVA, Lista bunuri vândute, Borderou facturi, Centralizator distribuție, Facturi scadente/neîncasate, Vânzări pe agenți.

Pentru adăugarea unui angajat în baza de date se apelează comanda „Adaug” din cadrul meniului Salarii, submeniul Date personal. Apare o primă fereastră de editare unde se completează informațiile cu privire la angajat și care sunt absolut necesare calculării corecte a salariilor:

– noul angajat primește în primul rând un cod;

– se introduc numele și prenumele angajatului;

– se aleg funcția, formația și punctul de lucru;

– urmează de introdus o serie de date personale despre angajat: CNP, seria, numărul data eliberării buletinului/cărții de identitate;

– pentru plata salariilor pe card se completează date cu referire la banca și contul deschis;

Pentru completarea datelor cu privire la angajare, apare o altă fereastră prin executarea unui click pe un buton de comandă, unde se specifică:

– tipul de angajare: contract de muncă;

– se bifează caseta CM cu timp parțial;

– pentru perioada angajării nedeterminată se bifează caseta de validare „Perioada de angajare”;

– metoda de calcul pentru asigurarea CAS – se alege din lista „Asigurare CAS „ CM;

– metoda de calcul pentru CASS – se alege din lista „Calcul CASS” valoarea Societate și Angajat;

– metoda de calcul pentru șomaj – se alege din lista „Calcul Ajutor Șomaj” valoarea Societate și Angajat;

– se bifează caseta de validare Plătitor de impozit și data angajării.

Toate aceste date introduse ca și veniturile nete și brute, zilele de cotizare și veniturile de bază CAS, se regăsesc pe o fișă personală a angajatului, care se poate vizualiza apelând comanda „Rapoarte” din cadrul submeniului Date personal.

După introducerea acestor date privitoare la angajat, trebuie completat și salariul negociat. Pentru aceasta se alege submeniul Bonul de lucru și prin comanda „Deschid” apare o fereastră unde se completează valoarea salariului în caseta de editare „Salar negociat”.

Pentru adăugarea notelor contabile manuale se intră în submeniul Note Contabile. Adăugarea unui nou articol în baza de date se face executând click pe butonul Adaug de pe bara de instrumente.

În fereastra de editare care se deschide se completează informațiile solicitate:

– numărul notei contabile;

– data întocmirii;

– tipul documentului: NC (Nota Contabila);

– suma de înregistrat;

– explicația privind nota contabila creata;

– conturile corespondente debitoare și respectiv creditoare.

Creare și salvare deconturi și declarații fiscale:

Pentru a efectua calculele necesare determinării valorii indicatorilor din declarația privind impozitul pe profit se procedează astfel:

– se intră în submeniul Declarație impozit pe profit din cadrul meniului Deconturi și declarații fiscale;

– pentru efectuarea calculelor necesare se execută click pe butonul Culeg de pe bara de instrumente;

– executând click pe butonul de comanda Calcul vor fi calculate subtotalurile indicatorilor din declarație conform cu formulele prestabilite;

– se execută click pe butonul de comanda Rapoarte pentru vizualizare/listare declarația;

Pentru întocmirea decontului de TVA se execută aceleași etape :

– calculul valorii indicatorilor – click pe butonul de comanda Culeg de pe bara de instrumente ;

– determinarea totalurilor – click pe butonul Calcul ;

– vizualizarea/listarea decontului – click pe butonul Rapoarte;

Datele din decontul de TVA (submeniul Decontul de TVA) trebuie salvate și pe discheta. Pentru crearea și salvarea fișierului cu datele din declarație se apelează comanda Salvez de pe bara de instrumente. În fereastra care apare, în funcție de opțiunea de salvare, se localizează directorul destinație și se apelează Salvez.

Un aspect important care trebuie amintit este faptul că decontul de TVA trebuie creat înainte de a apela comanda Colectez, pentru întocmirea notei contabile de înregistrare a TVA-ului de plată sau de rambursat, așa cum rezultă după calcularea decontului.

O altă declarație de întocmit este declaratia privind obligațiile de plată la bugetul de stat. Pentru întocmirea/listarea acesteia și salvarea fișierului corespunzător, se intră în submeniul Oblig.de plata la bug.de stat din cadrul meniului Deconturi și declarații fiscale.

Se apelează procedura de Calcul pentru determinarea valorii indicatorilor din declarație, iar pentru vizualizarea/listarea declarației se execută click pe butonul de comandă Rapoarte.

Fișierul care trebuie anexat declarației este creat automat la apelarea procedurii Salvez (click pe butonul corespunzator de pe bara de instrumente); în fereastra care se deschide dupa crearea fisierului, optând pentru o varianta de salvare a acestuia (pe dischetă, pe discul local) , se localizează directorul destinație și se execută click pe butonul Salvez.

Crearea declarațiilor fiscale și fișierelor pentru DGFPS și ITM

Pentru crearea și salvarea fișierului ce conține statul de plata a salarițtilor pe luna curentă, în cadrul meniului Bonul de lucru,se apelează comanda Salvez de pe bara de instrumente. În fereastra care apare, în funcție de opțiunea de salvare, se localizează directorul destinatie și se apelează Salvez. La fel se procedează și pentru salvarea fișierelor CASS: se intră în meniul Date personal, se execută click pe butonul Salvez, iar din meniul derulant care apare se alege opțiunea Fișiere CASS.

Pentru a lista declarația privind obligațiile de plată la fondul de asigurări de sănătate, se intră în submeniul Fond inițial al A.S.S. din cadrul meniului Deconturi și declarații fiscale și se apelează mai întâi procedura de calcul executând click pe butonul de comandă Calcul de pe bara de instrumente. Executând click pe Rapoarte se poate vizualiza ți eventual lista această declarație.

O altă declarație de întocmit este declarația privind evidența nominală a asiguraților și a obligațiilor de plată către bugetul asigurărilor sociale de stat și anexa acesteia. Pentru crearea acestora se procedează astfel:

– se intră în submeniul Declarații pentru C.A.S. din cadrul meniului Deconturi și declarații fiscale;

– pentru efectuarea calculelor necesare se execută click pe butonul Actualizare de pe bara de instrumente

– se pot verifica (eventual modifica, dar numai în cazuri excepționale) datele care vor apare pe declarație executând click pe Deschid (pentru vizualizarea sumelor privind contribuția fiecărui salariat);

– se execută click pe butonul de comandă Rapoarte pentru vizualizare/listare declarație și anexă;

– pentru crearea și salvarea fișierului cu datele din declarație se apelează comanda Salvez de pe bara de instrumente. În fereastra care apare, în funcție de opțiunea de salvare, se localizează directorul destinație și se apelează Salvez.

Pentru întocmirea declarației de șomaj și a anexei care o însoțește, în cadrul submeniului Declarație Ajutor Șomaj din cadrul meniului Deconturi și declarații fiscale se procedează etapele parcurse la crearea declarației anterioare.

O altă declarație care, prin unii indicatori care îi conține (de exemplu: impozit pe venitul din salarii și pe veniturile asimilate salariaților, cota aplicată asupra fondului de salarii realizat lunar), face referire și la salarii este declaratia privind obligatiile de plata la bugetul de stat. Pentru întocmirea/listarea acesteia și salvarea fișierului corespunzător, se intră în submeniul Oblig.de plată la bug.de stat din cadrul meniului Deconturi și declarații fiscale și se precedează de aceeași manieră ca la declarațiile precedente.

După cum se observă din prezentarea programului, pot spune că referitor la furnizori, clienți, salariați și declarații fiscale, acesta este foarte bine structurat. Pornind de la introducerea datelor de la cele mai mici amănunte în submeniurile programului, se obțin rapoarte diversificate și complexe.

Referitor la furnizori, programul asigură:

– evidența complexă a tranzacțiilor cu furnizorii;

– coduri interne furnizor;

– informații despre situația furnizorului;

– modul de aprovizionare complet;

– generare automată N.I.R. pentru intrări în gestiune;

Rapoartele legate de furnizori pe care le realizează programul sunt:

– note de intrare-recepție pe gestiuni/gestionari;

– centralizator de intrări furnizori;

– borderou T.V.A. de cumpărări;

– jurnal T.V.A de cumpărări;

– avize primite/facturate;

– facturi intrate;

– situație generală sintetică furnizori;

– fișă analitică furnizor;

– plăți pe furnizori;

– plăți în avans;

– lista furnizori cu elemente de identificare.

Pentru clienți programul execută următoarele operații:

– evidența complexă a tranzacțiilor cu clienții;

– coduri interne clienți;

– informații despre situația clientului;

– modul de desfacere complet;

– introducere avize de ieșire;

– discont-uri aplicabile întregii facturi sau anumitor poziții din factură;

– posibilități complexe de tipărire facturi emise;

– încasări de la clienți;

– nomenclator de definire client foarte complex;

– evidențe complexe ale tranzacțiilor cu clienții la nivel global, individual, analitic.

Rapoartele generate în legătură cu evidența clienților sunt:

– centralizator ieșiri;

– borderou T.V.A de vânzări;

– jurnal T.V.A. de vânzări;

– situație facturi emise;

– situație avize emise;

– situație livrări zilnice clienți;

– situație generală sintetică;

– fișă analitică client;

– încasări pe client;

– încasări pe avans;

– listă clienți.

Pentru salarizare programul asigură:

– prelucrarea tuturor tipurilor de angajați;

– sistem de verificare corectitudine C.N.P. angajați;

– împărțire societate în loc de activitate, compartiment;

– calcul salarial de la net la brut;

– calcul în regie sau acord;

– date complexe despre angajați;

– fișe fiscale și declarații fiscale;

– modul complex pentru concedii medicale cu calcule automate;

– indexări salarii, indici de acord, sporuri diverse, rețineri;

– creare automată a notelor contabile pentru salarii;

Rapoartele realizate sunt:

– stat avans angajați;

– recapitulație avansuri pe compartimente;

– stat lichidare angajați;

– concedii de odihnă;

– fluturași personal;

– recapitulații salarii pe compartimente;

– recapitulație generală;

– fișe fiscale și declarații fiscale;

Pentru celelalte conturi de terți se fac note contabile manuale care se introduc în meniul Note contabile, cu posibilitatea de listare a notei introduse.

Deși la prima vedere programul folosit de societate pare complex, pe măsura înregistrării și prelucrării datelor și obținerea unor rapoarte, am observat că are și unele neajunsuri, dintre care:

– pentru clienți nu există posibilitatea numărării automate a facturilor și chitanțelor emise;

– nu se poate face compensare între același partener client/furnizor;

– nu are posibilitatea calculării impozitului pe profit în mod automat după închiderea veniturilor și cheltuielilor;

– nu calculează automat dividendele, conform legislației în vigoare când firma obține profit;

– pentru evidența asociaților și acționarilor nu se pot introduce informații cum ar fi: adresa, cod fiscal, număr de înregistrare la Oficiul Comerțului, număr de telefon, etc.;

– nu face o diferențiere între furnizorii fideli și cei restanțieri pentru posibilitatea aplicării de penalizări;

– nu face o diferențiere a clienților fideli și cei restanțieri, pentru acordarea celor dintîi a unor bonusuri pentru colaborare;

– la calculul salariilor nu se pot prelua reținerile din luna anterioară, fiind necesară introducerea lor în fiecare lună;

– nu are posibilitatea încărcării direct din program a datelor pentru situațiile financiare și a listării acestora (bilanț contabil și anexe).

La nivel de program se pot obține următoarele rapoarte ca :

– fișa de cont;

– note contabile;

– balanța de verificare analitică și sintetică;

– jurnal de vânzări;

– jurnal de cumpărări;

– registru jurnal

Protecția și securitatea sistemului informatic se asigură prin folosirea unui program specializat în prevenirea și combaterea virușilor. În acest scop societatea folosește programul Mc Afee 2006 și pentru calculatoarele care au acces la internet în cadrul acestui program antivirus este inclus și un firewall.

Protecția informației este asigurată prin definirea strictă a nivelelor de acces în program. Fiecare utilizator dispune de un cont format dintr-un user și o parolă cu ajutorul căruia se face accesul la sistem. În funcție de rolul utilizatorului acesta poate avea mai multe drepturi: de modificare, vizualizare, printare.

Securitatea în utilizare este asigurată de următoarele facilități:

– funcții de salvare a datelor;

– evidența riguroasă a informațiilor;

– confidențialitatea datelor;

– toate aplicațiile au aceeași logică de operare;

– ușurința schimbului de informații între module;

– repararea datelor după unele incidente;

– sistem de back-up automat al datelor;

– copii de siguranță;

Programul Xcontab este o aplicație aparent simplă ca mod de utilizare, dar este extrem de complexă datorită multitudinii de situații din practică cât și a legislației. Din momentul apariției aplicației se încearcă, reușind în același timp, să țină pasul cu modificările care nu contenesc să apară cu o frecvență destul de ridicată. Modul de lucru este relativ simplu și după introducerea datelor se pot obține listările dorite.

CAPITOLUL IV

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

Este cunoscut faptul că pentru realizarea proceselor de cunoaștere și gestiune a patrimoniului se procedează la organizarea datelor și informațiilor într-un sistem informațional. În general este acceptată ideea că sistemul informatic reprezintă partea automatizată a sistemului informațional. Obiectivul de bază al subsistemului informatic constă în furnizarea de informații corecte, relevante și la timp atât conducerii cât și nivelelor operaționale specifice întreprinderii, în vederea îmbunătățirii activității și eficienței economice.

Despre programul de contabilitate Xcontab folosit de societatea comercială Vastex S.A. pot spune că a fost conceput și dezvoltat cu ajutorul celor mai noi tehnologii și instrumente informatice și este un produs performant care pune la dispoziția utilizatorilor cele mai noi concepte economico-financiare, oferind un mediu de lucru modern, adaptat cerințelor internaționale. Programul este conceput în concordanță cu cerințele legislației în vigoare. Dintre caracteristicile programului se pot enumera:

– ușurința în utilizare (poate fi folosit și de utilizatori neinformaticieni);

– interfața prietenoasă;

– securizare la nivel de aplicație și baza de date;

– controlul perioadei de lucru pentru fiecare document;

– rapoarte configurabile cu ajutorul unui instrument standard de raportare, adaptate la specificul întreprinderii;

– prelucrarea rapidă și sigură a unui volum mare de date;

– permite utilizarea mai multor monede pentru fiecare tranzacție, documentele exprimate în moneda străină sunt convertite de către sistem și în moneda națională;

– generează automat notele contabile;

– accesarea unui volum foarte mare de lucru;

– asigurarea flexibiliății prin posibilitatea modificării datelor în vederea adaptării la cerințele legislative și ale societății;

– obținerea situațiilor necesare raportărilor cerute de către organele de control;

– reducerea timpului consumat cu editarea propriu-zisă a situațiilor finale;

– arhivarea și păstrarea istoricului datelor și informațiilor în scopul obținerii unor situații informative în timp real;

– realizarea unor analize în orice moment.

Deficiențele programului pot fi corectate numai de către firma producătoare de la care societatea l-a achiziționat. În acest sens, în discuțiile avute cu șeful biroului financiar din cadrul societății pentru pregătirea lucrării, am propus să se ia legătura cu firma care a produs programul și să le prezinte neajunsurile constatate în vederea îmbunătățirii acestui program și a posibilității de a calcula automat impozitul pe profit, dividende acordate și impozitul aferent, numărării automate a facturilor și chitanțelor emise către clienți, posibilității de compensare între același partener client/furnizor, introducerea de date pentru evidența asociaților și acționarilor, diferențierea între furnizorii fideli și cei restanțieri, diferențierea clienților fideli și cei restanțieri, preluarea luanră a reținerilor din salarii, încărcarea direct din program a datelor pentru situațiile financiare și a listării acestora (bilanț contabil și anexe).

Chiar dacă societatea a înlocuit destul de recent echipamentele hardware și software, trebuie să aibă în vedere că pe piață apar noutăți în domeniul tehnicii, de care are nevoie și să le achiziționeze la un moment dat. De asemenea, sunt o multitudine de firme specializate în programe de contabilitate și ar putea să prospecteze piața înlocuind programul actual cu unul și mai bun care să acopere lipsurile existente. Deși astăzi este un program perfect funcțional, datorită ritmului rapid și sensului în care au evoluat aplicațiile informatice în ultimul timp, mâine s-ar putea să fie perimat din punct de vedere moral.

Prin analiza și evaluarea sistemului existent se urmărește evidențierea performanțelor și limitelor sistemului informațional în raport cu cerințele sistemului de conducere. Putem spune că sistemul informațional existent asigură condiții de analiză și mai ales de alegere a soluțiilor optime pentru activitățile viitoare, dar în același timp suntem realiști că nu se poate ține pasul la zi cu noutățile care apar în domeniul științei și tehnicii. Activitățile automatizate asigură rapiditate, siguranță, corectitudine, eficiență și este recomandabilă lărgirea sferei de utilizare a acestora.

BIBLIOGRAFIE

1. Horomnea, E., Tratat de contabilitate. Teorii, concepte, principii, standarde, Editura Sedcom Libris, Iași, 2001;

2. Horomnea, E., Bazele contabilității, Editura Sedcom Libris, Iași, 2004;

3. Isai, V., Contabilitatea financiară, Editura Didactică și Pedagogică, București, 2000;

4. Isai, V., Aplicații de contabilitate financiară, Editura Didactică și Pedagogică, București, 2000;

5. .Moisescu, F., ABC-ul contabilității, Galați, 1999;

6. Oprea, D., Analiza și proiectarea sistemelor informaționale economice, Editura Polirom, Iași, 1999;

7. Paraschivescu, M.D., Păvăloaia, W., Cojocaru, C., Toma, C., Țugui, Al., Istrate, C., Contabilitate și elemente de analiză financiară, Editura Neuron, Focșani, 1994;

8. Pătruț, V., Rotilă, A., Gorbănescu, C., Darie, V., Manualul expertului contabil și al contabilului autorizat, Ediția a VI-a actualizată, Editura Agora, Bacău, 2002;

9. Ristea, M., Contabilitatea societăților comerciale, vol.I, Editura CECCAR, București, 1995;

10. Scorțescu, Gh., Dumitrean, E., Toma, C., Berheci, I., Mardiros, D., Haliga, I., Contabilitate financiară, Editura Universității „Al.I.Cuza”, Iași, 2004;

11. Voica, V., Contabilitatea financiară agenților economici, Editura C.M.C.F.P.P., Bucuresști, 1996;

12. ***, H.G. nr.831/1997, publicată în M.O.nr.368/1997, privind aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiară și contabilă și a normelor metodologice privind întocmirea și utilizarea acestora;

13. ***, Legea contabilității nr.82/1991, republicată;

14. ***. Legea nr.571 din 22 decembrie 2003, cu modificările și completările ulterioare, privind Codul fiscal;

15. ***, Ordinul nr.1752/17 noiembrie 2005 pentru aprobarea reglementărilor contabile conforme cu directivele europene;

16. ***, Statutul societății comerciale Vastex S.A. Vaslui;