Utilizarea Tehnologiilor Informationale DE Tip Caats Pentru Sprijinirea Activitatii DE Audit Financiar

“UTILIZAREA TEHNOLOGIILOR INFORMAȚIONALE DE TIP CAATS PENTRU SPRIJINIREA ACTIVITǍȚII DE AUDIT FINANCIAR”

CUPRINS

CAPITOLUL I

Apariția și evoluția auditului

Scurtǎ incursiune ȋn istoria auditului pe mapamond

Auditul și contabilitatea ȋși aflǎ originile ȋn cadrul unor civilizații total diferite atât din punct de vedere istoric cât și geografic. Dacǎ, istoria contabilitǎții scoate ȋn evidențǎ utilitatea ei teoreticǎ dar și practicǎ, istoria auditului evidențiazǎ o linie de dezvoltare impusǎ de necesitǎțile practice.

Cuvântul “ audit “ provine din limba latinǎ și ȋnseamna “a asculta”, “ascultare”; ascultarea cuiva care prezintǎ un raport, o sintezǎ, o informare. Acest termen avea chiar o conotație financiarǎ, ȋn Roma anticǎ fiind practicatǎ verificarea verbalǎ sau “ascultarea fondurilor”.

Apariția si dezoltarea auditului sunt legate de progresul contabilitǎții pentru cǎ auditul financiar utilizeazǎ informațiile produse de contabilitate. Este evident faptul cǎ evoluția contabilitǎții se datoreazǎ nevoii comercianților de a avea o evitențǎ cât mai clarǎ a afacerilor dar și faptul ca evoluția auditului se datoreazǎ nevoii statului de a controla mai bine ȋncasǎrile, plǎțile dar și colectarea taxelor. Metodele de control “au cunoscut o continuǎ evoluție datoratǎ sistemului contabil utilizat”.

Evoluția economicǎ a Egiptului Antic a determinat apariția unui sistem de evidențǎ stictǎ a taxelor strânse ȋn numele statului, astfel si-a fǎcut apariția un sistem de control intern bazat pe punctarea evidențelor unui tezorier oficial cu evidențele ținute de un alt funcționar.

Ȋn secolul V ȋ.Chr., ȋn Atena , exista un control strict asupra plǎților și ȋncasǎrilor care implicau fondurile publice , asta pentru a prevenii frauda, astfel 3 auditori coordonați de tezorier prezentau rapoartele Senatului. Și romanii aveau un sistem de control foarte bine pus la punct, iar ȋn China auditul era realizat printr-o multitudine de tehnici, inclusiv sondajul.

O datǎ cu divizarea Imperiului Roman și a invaziilor barbare, Europa a cunoscut o perioadǎ de regres atât din punct de vedere social cǎt și economic. Ȋn aceastǎ perioadǎ , orașele italiene au fost primele care și-au revenit din punct de vedere economic, complexitatea afacerilor derulate a impus dezvoltarea sistemului contabil utilizat ȋn evidențierea tranzacțiilor.

Matematicianul Luca Paciolo publicǎ in1494, la Veneția o enciclopedie intitulatǎ „Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalita”. Ȋn capitolul al IX-lea al acestei lucrǎri, intitulat „Tratatus de computis et scripturis” a fost fundamentatǎ metoda ȋnregistrǎrii contabile ȋn partidǎ dublǎ. Luca Paciolo a descris practicile contabile ale negustorilor din Veneția. Tratatul lui Luca Paciolo a influențat literatura contabilǎ din țǎrile Europei, timp de trei secole contribuind la generalizarea contabilitǎții ȋn partidǎ dublǎ.Toate aceste lucruri au evidențiat necesitatea auditului, bǎncile italiene acordând o importanțǎ deosebita auditǎrii conturilor ȋn vederea detectǎrii riscului de acordare a unor credite prea mari sau de a le depista pe cele neperformante, cauza principalǎ a falimentului bancar.

Anglia Evului Mediu avea și ea un sistem de control al averii și de colectare a taxelor bine pus la punct. Auditarea evidențeleo contabile ȋn Londra dateazǎ ȋncǎ din secolul IX, ȋn secolul auditorii fǎceau parte dintre oficialii aleși ai orașului.

Din cele prezentate mai sus, putem observa cǎ:” pânǎ ȋn secolul al XVI – lea, practicile de audit aveau ca scop principal verificarea sinceritǎții persoanelor care aveau responsabilitǎți financiare”. Ȋn acea perioadǎ, activitǎțile de audit erau desfǎșurate de contabili, neexistând profesioniști independenți care sǎ investigheze falimente ori diverse dezacorduri ȋntre asociați.

Revoluția industrialǎ va schimba atitudinea fațǎ de sistemul contabil, datoritǎ dezvoltǎrii afacerilor precum și a cerintelor crescute de capital. . Era nevoie de un sistem contabil uniformizat, atât ȋn scopul obținerii unor situații financiare de o mai mare acuratețe, cât și ȋn vederea prevenirii fraudelor.Rezultatele controlului intern ȋncep sǎ fie folosite ȋn cadrul procedurilor de audit, auditul continuǎ sǎ se bazeze pe o verificare completǎ a tranzacțiilor cu scopul detectǎrii fraudelor.

Dupǎ ce contabilii au ȋnceput sǎ se manifeste ca profesioniști independenți au apǎrut și primele ȋncercǎri de creare a asociațiilor profesionale. Astfel, ȋn anul fost creat Institutul Experților Contabili din Scoția.

Dovada dezvoltǎrii contabilitǎții și auditului ȋn secolul al XIX-lea este introducerea, ȋn Anglia, a unui set minim de standarde contabile și de audit. La sfârșitul secolului al XIX-lea se contureazǎ relația ȋntre auditați și auditori aleși din rândul profesioniștilor contabili sau juriști. Principalul obiectiv urmǎrit de auditorii acelor vremuri era atestarea realitǎții situațiilor financiare, cu scopul de a evita erorile și frauda.

Evoluția practicilor de audit ȋn Marea Britanie a constituit baza apariției și dezvoltǎrii profesiei de auditor ȋn Statele Unite ale Americii. Chiar dacǎ practica americanǎ de audit a cunoscut o puternicǎ influențǎ britanicǎ, profesia de auditor a luat un avânt considerabil ȋn S.U.A., dezvoltându-se ca o profesie de sine stǎtǎtoare.

Un punct de cotiturǎ ȋn evoluția profesiei de auditor l-a constituit decizia Bursei din New York de a impune, ȋncepând cu 1933, companiilor cotate sǎ-și prezinte situațiile financiare certificate de cǎtre un contabil independent și sǎ anexeze raportul de audit ȋntocmit de cǎtre un auditor independent.

Ȋncepând cu anul 1980, cuvântul „audit” s-a folosit pentru a desemna misiuni de verificare a conturilor, apoi s-a extins pânǎ la controlul și certificarea situațiilor financiare anuale.

A doua jumǎtate a secolului al XX-lea a adus progrese importante ȋn dezvoltarea auditului.

Auditul ȋn România

Introducerea auditului ȋn țara noastrǎ este una din acțiunile importante ȋntreprinse dupǎ 1989, pentrumodernizarea atât ȋn sectorul public, cât și cel privat.

Procesul de constituire și dezvoltare a sistemelor de audit intern a fost inițiat prin elaborarea și publicarea Ordonanței Guvernului nr. 119 din 31 august 1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv. și s-a desfӑ șurat sub îndrumarea Comisiei Europene

Potrivit Ordonanței Guvernului nr. 119 din 31 august 1999 auditul intern urma sǎ fie organizat ȋn mod independent, ȋn structura fiecǎrei instituții publice, sub forma unui compartiment specializat, subordonat direct conducǎtorului instituției. Acum, se trece la desființarea structurilor de control financiar de gestiune din instituțiile publice, a cǎror activitate era reglementatǎ prin Legea nr. 30 din 22 martie 1991 privind organizarea și funcționarea controlului financiar preventiv și a Gǎrzii financiare.

Publicarea Ordonanței Guvernului nr. 119/1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv, a reprezentat ȋn mare mǎsurǎ, un element de noutate, care a ridicat o serie de probleme cu implicații asupra sistemului de audit ce urma sǎ fie implementat. Una dintre aceste probleme o constituie faptul cǎ la acea datǎ se cǎuta ȋncǎ, o definiție a conceptului de audit intern care sǎ fie acceptatǎ ȋn mediul internațional. Datoritӑ acestei situații precum și a faptului cǎ Direcția audit intern s-a constituit pe structura Inspectoratului Control Financiar de Gestiune, cel puțin ȋn primii doi ani, o pondere ȋnsemnatǎ ȋn cadrul acestei activitǎți a avut-o verificarea conformitǎții și economicitǎții activitǎților și acțiunilor desfǎșurate, operațiuni specifice controlului financiar de gestiune.

Deși activitatea desfǎșuratǎ de structurile de audit nu a corespuns pe deplin noului concept, ea a fost beneficǎ, aflat ȋn plin proces de restructurare și reorganizare, deoarece auditul s-a implicat ȋn mod profesionist ȋn supravegherea fluxurilor financiare și materiale specifice acestui proces, asigurând astfel, un control al riscurilor de prejudiciere a patrimoniului aflat ȋn administrarea instituției.

Ȋn aceastǎ perioadǎ de pionierat s-a reușit definirea conceptului de audit intern, definiție acceptatǎ ȋn mediul internațional al auditorilor interni, ȋnțelegerea raportului de complementaritate ȋntre auditul intern și controlul intern, precum și a rolului ce revine auditului intern ȋn cadrul organizațiilor.

Apariția Legii nr. 672 din 19 decembrie 2002 privind auditul public intern, ȋn baza cǎreia instituțiile publice ȋși organizeazǎ activitatea de audit intern, reglementeazǎ toate aceste aspecte, țara noastrǎ având ȋn acest moment un cadru normativ adecvat, acceptat de Comisia Europeanǎ și armonizat cu sistemele similare din țǎrile europene.

Obiectivele auditului financiar și responabilitǎțile auditorului

Obiectivul auditului a cunoscut o evoluție continuǎ, de la detectarea fraudelor și erorilor; proces care presupunea o verificare a tuturor operațiunilor patrimoniale și a ȋnregistrǎrilor contabile, la exprimarea unei opinii asupra imaginii fidele a patrimoniului, a situației financiare și a rezultatelor obținute de cǎtre societate. Se urmǎrește, ȋn acest sens, mǎsura ȋn care informațiile ȋnregistrate ȋn contabilitate reflectǎ evenimentele economice care au avut loc ȋntr-o anumitǎ perioadǎ, iar eforturile auditorului sunt intensificate pentru identificarea eventualelor manipulǎri ale informațiilor furnizate de sistemul financiar, pentru prevenirea cazurilor de contabilitate creativǎ sau fraudǎ.

Conform standardelor de audit, “obiectivul unui audit al situațiilor financiare este acela de a da posibilitatea auditorului sǎ exprime o opinie privind ȋntocmirea situațiilor financiare respective, sub toate aspectele semnificative, ȋn conformitate cu un cadrul general de raportare identificat. Cu toate cǎ opinia auditorului sporește credibilitatea situațiilor financiare, utilizatorul nu trebuie sǎ considere cǎ aceastǎ opinie este o garanție a viabilitǎții viitoare a entitǎții.”

Utilizatorul extern nu trebuie sǎ atribuie opiniei formulate de auditor o garanție absolutǎ, pentru cǎ este imposibil sǎ nu conștientizǎm cǎ acesta nu-și va ȋntoarce armele ȋmpotriva propriului client.

Ȋn secolul XXI 90% din piața financiarǎ este dominatǎ de cei “Patru Mari” sau “The Big Four” cum sunt numiți utilizând neologismul: KPMG, ErnstYoung, Deloitte Touche Tomahatsu, PricewaterhouseCoopers; ȋntre restul auditorilor existǎ o concurențǎ acerbǎ.

Pentru a ȋnțelege ceea ce este un audit și modul ȋn care acesta se desfǎșoarǎ, este necesar sǎ se cunoascǎ rolul auditului și responsabilitǎțile profesionale ale auditorilor.

Ȋn esențǎ, rolul auditorului, ȋn special al auditorului extern, este acela de a spori ȋncrederea utilizatorului ȋn informația contabilǎ, de a aduce un plus de siguranțǎ faptului cǎ informația contabila a fost prelucratǎ și prezentatǎ ȋn conformitate cu standardele și principiile contabile general acceptate. Standardul de audit 120 precizezǎ:”… situațiile financiare sunt ȋntocmite și prezentate anual și sunt destinate nevoilor comune de informații ale unei game largi de utilizatori. Mulți dintre utilizatori se bazeazǎ pe aceste situații financiare ca fiind sursa lor principalǎ de informații, deoarece ei nu au posibilitate sǎ obținǎ informații adiționale care sǎ le satisfacǎ nevoile informaționale specifice…”

Referindu-se la acest aspect, Mario Manti, Comisionar al Pietei Unice, comenta:”Auditorul financiar are un rol esențial ȋn conferirea credibilitǎții situațiilor financiare ale societǎții comerciale, deoarece utilizatorii acestor situații considerǎ raportul auditorului drept asigurare și garanție a credibilitǎții și veridicitǎții lor. Informația financiar-contabilǎ este crucialǎ pentru ȋncurajarea investitorilor strǎini ȋn cadrul unei piețe, mai cu seamǎ ȋn contextul monedei unice. Rolul auditorilor financiari este crucial pentru consolidarea piețelor mondiale de capital, iar reglementarea mentarea independentǎ a profesiei este necesarǎ pentru a câștiga ȋncrederea publicului ȋn informațiile conținute de situațiile financiare elaborate de societatea comercialǎ”.

Complexitatea activitǎții de audit derivǎ din faptul cǎ nu existǎ o tehnicǎ universal valabilǎ care, o datǎ aplicatǎ, poate sǎ asigure un audit complet și un rezultat garantat. Acest punct nevralgic este precizat chiar ȋn prefața Normelor Naționale de Audit: ”Este imposibil sǎ se stabileascǎ norme de audit și de servicii conexe care sǎ se aplice de o manierǎ universalǎ la toate situațiile cu care un auditor se poate confrunta; ȋn consecințǎ, auditorul trebuie sǎ considere normele adoptate ca principii fundamentale ce trebuiesc urmǎrite ȋn activitatea lor. Procedurile necesare pentru aplicarea acestor norme sunt lǎsate la judecata fiecǎrui membru și variazǎ ȋn funcție de circumstanțele fiecǎrui caz”.

CAPITOLUL II

Tehnici de audit asistate de calculator

2.1 Considerații generale privind tehnicile de audit asistate de calculator

Utilizarea tehnologiilor informaționale în cadrul societӑ ților auditate au determinat evoluția continuuӑ a metodelor de auditare, deoarece acestea creazӑ oportunitӑ ți și riscuri noi, reguli suplimentare privind securitatea, corectitudinea și marjele de eroare acceptabile. Evoluția sistemelor informaționale, în special a sistemului de contabilitate informatizatӑ de tip ERP (Enterprise Resource Planning) dar și volumul mare al tranzacțiilor ȋnregistrate au dus la ȋnlocuirea extrem de acceleratǎ a tehnicilor de audit clasic, „manuale”, cu tehnici moderne, asistate de calculator cunoscute sub numele de CAAT (Computer Assisted Audit Techniques)(fig.1).

Fig.1-Evoluția sistemelor ERP

Tehnicile de audit asistate de calculator pot fi definite ca instrumente care au ca bazӑ calculatorul și ca scop îmbunӑ tӑ țirea eficienței și eficacitӑ ții procesului de audit. Acestea mai pot fi definite și ca: „tehnici folosite de auditorii care utilizeazӑ calculatorul drept instrument pentru culegerea și analiza datelor necesare auditului”.

Perfecționarea continuӑ a auditorilor datoratӑ dezvoltӑ rii tehnologiilor informaționale au determinat douӑ direcții de utilizare a calculatorului:

ca instrument de lucru al auditorului oferindu-i acestuia o creștere a feicacitӑ acestuia o creștere a eficacitӑ ții activitӑ ții depuse și a eficienței;

ca obiectiv al unei misiuni de audit pentru a analiza acuratețea, integritatea și înregistrarea completӑ a informațiilor financiar contabile.

Utilizarea calculatorului ca instrument al auditӑ rii pentru îndeplinirea sarcinilor este cunoscutӑ ca fiind auditarea “ cu ajutorul” calculatorului.

Acum, în marile cabinete de audit își face apariția software-ul de audit generalizat: instrument CAAT, ce oferӑ auditorului posibilitatea de a compara conținutul a douӑ fișiere, analiza conținutului unui fișier, determinarea unor deprecieri, calcularea mӑ rimii eșantionului de testat, etc.

Cu toate acestea, auditorul nu era interesat de “instrumentul informatic” și de modul în care see realizeazӑ procesarea datelor.

În zilele noastre, dezvoltarea tehnologiei informaționale și utilizarea calculatoarelor, i-a fortat pe auditori sӑ trateze calculatorul ca pe o țintӑ a auditӑ rii și sӑ auditeze “prin” el și implicit sistemul informatic, oferindu-i auditorului avantaje precum:

posibilitatea de a testa volume mari de date;

posibilitatea de a furniza o siguranțӑ mai mare și mai eficientӑ asupra completitudinii populației (riscul de audit);

posibilitatea de afurniza informații analitice mai flexibile și mai complete;

un control mai strict asupra selecției eșantionalor prin aplicarea de tehnici statistice;

o imagine profesionistӑ pentru auditori

reducerea substanțialӑ a timpului de audit.

Percepția auditorului asupra tehnicilor de audit asistate de calculator s-a transformat de la ignorarea totalӑ a calculatorului, acesta fiind vӑ zut ca o “cutie neagrӑ ” care oferea acces rapid la documente și înregistrӑ ri contabile la “ un rӑ u necesar” și indispensabil.

2.2 Repere privind obiectivele utilizǎrii tehnicilor asistate de calculator

Utilizarea acestor tehnici și instrumente moderne de audit reprezintӑ o condiție esențialӑ pentru creșterea eficienței și eficacitӑ ții unei activitӑ ți de audit fie el intern sau extern, dar nu constituie un scop în sine. Rezultatul utilizӑ rii ar trebui sӑ aducӑ auditorul pe o poziție optimӑ pentru a “ lua pulsul” unei organizații, în condițiile în care planificarea, testarea propriu-zisӑ și raportarea se desfӑ șoarӑ în paralel în timp real.

Utilizarea CAAT-urilor trebuie planificatӑ și abordatӑ numai dacӑ adaugӑ valoare auditului și în condițiile în care procedurile manuale se dovedesc inutilizabile, mai puțin economice ori mai puțin eficiente.

Standardul de audit 1009 “ Tehnici de audit asistate de calculator” ajutӑ raționamentul auditorului în determinarea oportunitӑ ții utilizӑ rii lor și recomandӑ analiza urmӑ torilor factori:

cunoștințele, specializarea și experiența în domeniul informatic al auditorului. Auditorul trebuie sӑ fie realist în ceea ce privește faptul cӑ utilizarea CAAT-urilor poate necesita cunoștințe și specializare la un nivel semnificativ.

disponibilitatea CAAT-urilor și a facilitӑ ților informatice corespunzӑ toare. Auditorul trebuie sӑ coopereze cu personalul IT, al organizației auditate, care ar putea sӑ ofere facilitӑ ți de prelucrare, sӑ ajute la derularea unor activitӑ ți auxiliare.

imposibilitatea de aplicare a testelor manuale. Numeroase sisteme informatice financiar contabile pot realiza diverse prelucrӑ ri, funcții pentru care nu existӑ dovezi vizibile și, în aceste condiții, auditorului îi va fi practic imposibil sӑ realizeze teste manuale. Lipsa unor dovezi vizibile poate apӑ rea la momente diferite:

Documentele de intrare nu existӑ , atunci când ordinele de vânzare sau rambursare au fost primite on-line. Anumite tranzacții precum: acordarea de discount-uri, calcularea dobânzilor sunt generate de anumite module program fӑ rӑ o autorizare vizibilӑ a tranzacțiilor individuale.

Rapoartele de ieșire nu sunt produse de sistem.

eficiența si eficacitatea procedurilor de audit pot fi îmbunӑ tӑ țite prin utilizarea CAAT-urilor. Utilizarea lor implicӑ testarea 100% a volumului de date ceea ce determinӑ creșyterea eficienței la un nivel de cost similar.

normarea timpului

În zilele noastre, auditorul trebuie sӑ își exprime o opinie fundamentatӑ în timp real, în defavoarea abordӑ rii clasice. El trebuie sӑ aprecieze calitativ informația produsӑ de sistemele informaționale, în vederea prezentӑ rii managementului intern cât și acționarilor externi care simt nevoia sӑ fie informați pentru a rezista mediului concurențial.

2.2.1 Importanța utilizӑ rii CAAT

Utilizarea tehnicilor de audit asistate de calculator a câștigat o amploare crescândӑ , nu numai în cadrul cabinetelor de audit, ci chiar și în rândul clienților auditați (în special, în cadrul departamentelor de audit intern). La prima vedere, acestea par a implica costuri poate nejustificate, dar în realitate ele oferӑ un plus de valoare atât clienților, cât și auditorilor, prin imaginea completӑ pe care o dau unui sistem sau/și unei tranzacții. În acest sens, sӑ analizӑ m, spre exemplu, veniturile anuale ale unei entitӑ ți, în spețӑ cele rezultate din plӑ țile fӑ cute de cӑ tre clienți. În cadrul unei proceduri tipice de control financiar, auditorul extern obține balanța finalӑ a încasӑ rilor și o listӑ detaliatӑ a tranzacțiilor care au avut loc. Balanța finalӑ a încasӑ rilor este folositӑ în verificarea analiticӑ , comparând situația curentӑ a veniturilor cu situația din exercițiul financiar precedent. Dacӑ variația determinatӑ în funcție de anumite criterii impuse de auditor, e rezonabilӑ , se va selecta un eșantion de date și în baza lor sunt trimise scrisori de confirmare cӑ tre clienți pentru testarea acurateții și existenței acestor tranzacții; în schimb, dacӑ variația nu este acceptabilӑ se vor realiza testӑ ri detaliate, de obicei prin analiza documentelor primare, pentru a determina dacӑ existӑ operațiuni neobișnuite ce contribuie la acea diferențӑ denaturatӑ . Auditorii își consolideazӑ concluziile despre veridicitatea sumelor înscrise la venituri, bazându-se în acest sens pe controlul analitic al documentelor și confirmӑ rile transmise de cӑ tre clienți. Analizând acest caz, care este o situație obișnuitӑ în cadrul unei misiuni de audit, apar o serie de întrebӑ ri ce vor sӑ punӑ în luminӑ profunzimea acțiunilor întreprinse de auditor:

Asigurӑ analiza efectuatӑ un nivel de încredere din care sӑ rezulte cӑ munca depusӑ este suficientӑ pentru a formula o opinie corectӑ ?

Au identificat auditorii toate variabilele posibile care sӑ ateste cӑ nu existӑ nimic neobișnuit în tranzacțiile entitӑ ții auditate ?

Au realizat auditorii ceva ceea ce clienții auditați nu ar fi reușit sӑ facӑ singuri ?

Au adus auditorii externi un avantaj real clienților ?

Datoritӑ cuantumului mare de operații și a volumului ridicat de date supus acestor analize, o utilizare a tehnicilor clasice, „manuale” de audit ar genera „timpi morți” și adeseori rӑ spunsul la întrebӑ rile prezentate ar fi NU. Introducerea în activitatea de audit a tehnicilor moderne, asistate de calculator, cum ar fi spre exemplu ACL, Caseware IDEA permit atât automatizarea diferitor activitӑ ți, cât și analiza 100% a tranzacțiilor din cadrul societӑ ții auditate.

CAAT reprezintӑ un pas important realizat de la analiza situațiilor financiare și confirmӑ rile clienților, deoarece aceastӑ tehnicӑ clasicӑ se baza pe o micӑ parte a tranzacțiilor și poate, nu întotdeauna, reflecta fidel situația realӑ a entitӑ ții în exercițiul respectiv, cu toate eforturile și profesionalismul auditorilor. Utilizând aceste aplicații informatice, auditorii își formeazӑ o imagine mai clarӑ asupra „afacerii” clientului deoarece sunt capabili sӑ verifice volume mari de date, sӑ le clasifice dupӑ anumite criterii, pot emite statistici și chiar previziuni furnizând clientului o imagine complexӑ a societӑ ții.

Avantajele tehnicilor de audit asistate de calculator sunt numeroase, utilizarea lor implicând testarea întregului volum de date (testare 100%).

Dintre procedurile de audit utilizate frecvent putem vorbii de:

Recalcularea totalurilor rapoartelor tipӑ rite era una din activitӑ țile manuale cu un consum mare de timp și cu un aport informațional destul de scӑ zut; utilizând software de audit, acest proces se realizeazӑ în numai câteva secunde. O altӑ tehnicӑ ce se poate automatiza ușor și eficient este construirea de câmpuri calculate, spre exemplu pentru stabilirea cheltuielilor cu amortizarea sau a valorii stocurilor, rezultatele obținute urmând a fi comparate cu valorile din contabilitatea clientului.

Vechimea” creanțelor și datoriilor se poate calcula aproape instantaneu și poate genera, mai departe, o analizӑ a clasificӑ rii acestora pe intervale de „vechime”.

Analiza excepțiilor poate urmӑ ri numeroase tipuri de erori acolo unde este foarte dificil sӑ se parcurgӑ manual rapoarte tipӑ rite pentru a depista tranzacțiile neobișnuite. Folosind comenzi specializate auditorul poate analiza, de exemplu:

stocurile neutilizate pe o duratӑ mai mare de trei ani;

activele fixe care au o valoare rӑ masӑ de amortizat mult mai mare decât valoarea realӑ ;

facturi cu valori mai mari de 100 milioane lei, emise cӑ tre clienți si neplӑ tite în termen de 120 de zile.

Fuziunea datelor (Joining) servește la analiza datelor din tabele sau baze de date diferite. Prin fuzionarea a douӑ fișiere de date, cum ar fi costurile stocurilor și prețurile la care acestea au fost vândute, aplicația de audit poate analiza instantaneu care stocuri au fost vândute la prețuri mai mici decât costurile, generând pierderi.

Depistarea fraudelor presupune analiza eventualelor coincidențe suspecte din baza de date.

2.2.2 Rolul CAAT-urilor în detectarea fraudei

O facilitate suplimentarӑ a tehnicilor de audit asistate de calculator este aceea a detectӑ rii tranzacțiilor frauduloase; aceasta presupune analiza tranzacțiilor duplicate, lipsӑ sau altor anomalii.

Software-ul de audit îi va permite auditorului, spre exemplu:

compararea adreselor angajaților cu cele ale furnizorilor pentru a verifica dacӑ existӑ angajați care sunt și vânzӑ tori (un angajat poate frauda o societate cu activitate comercialӑ intensӑ , prin „inventarea” unui furnizor fictiv și deturnarea tuturor plӑ ților cӑ tre acel furnizor spre o adresӑ proprie);

cӑ utarea unor numere de cecuri duplicate pentru a determina dacӑ se folosesc copii ale cecurilor societӑ ții;

identificarea furnizorilor care folosesc mai mult de o adresӑ poștalӑ sau mai multe coduri de identificare;

sortarea plӑ ților în funcție de sumӑ .

Tehnicile de detectare a fraudei implementate în cadrul acestor aplicații se bazeazӑ pe:

analiza de tip digital;

analiza ratelor;

legea lui Benford.

Analiza de tip digital constӑ în observarea unui anumit format de date, „șablon”, care se evidențiazӑ în momentul aplicӑ rii, de cӑ tre auditor, a unor criterii specifice de selectare și analizӑ . Tipurile de interogӑ ri în software-ul modern de audit sunt aproape nelimitate și reflectӑ adesea, situații suspecte de fraudӑ . Un exemplu banal în aplicarea acestei tehnici este identificarea unor elemente duplicate cum ar fi facturile de valoare identicӑ care, în urma unei analize detaliate, pot conduce la situații în care acestea nu au o justificare realӑ .

Analiza ratelor reflectӑ , asemӑ nӑ tor ratelor financiare, „sӑ nӑ tatea financiarӑ ” a unei organizații și ajutӑ la definirea simptomelor de fraudӑ . David Coderre menționeazӑ utilizarea a 3 rate care sunt determinate de:

raportul dintre valoarea maximӑ și minimӑ (Max/Min);

raportul dintre douӑ valori maxime consecutive (Max/Max2);

raportul dintre valoarea anului curent și valoarea anului anterior (PER1/PER2).

Legea lui Benford. Tehnici mai avansate conduc analiza datelor cӑ tre un nivel superior, prin examinarea frecvenței reale a cifrelor în structura datelor. Legea lui Benford, având la origini teoria lui Frank Benford din anii 1920, prezice apariția cifrelor în date. Astfel, legea subliniazӑ faptul cӑ prima cifrӑ într-o populație mare de tranzacții (> 10000) va fi cel mai des 1, mai puțin frecvent va apӑ rea cifra 2 s.a.m.d. Benford a calculat probabilitatea de apariție a fiecӑ rui numӑ r pe post de primӑ cifrӑ și a decis cӑ aceasta descrește invers proporțional cu valoarea sa. Astfel, într-o populație mai mare de 10000 de elemente, probabilitatea de apariție a cifrei 1 pe prima poziție este la 30% din elemente, în timp ce 9 are o frecvențӑ de 4.5% ca primӑ cifrӑ .

Legea lui Benford calculeazӑ frecvențele așteptate pentru prima și a doua cifrӑ conform tabelului:

Analiza distribuției frecvențelor primei sau celei de-a doua cifre determinӑ combinațiile de date obscure și identificӑ posibila fraudӑ .

Mark Nigrinni, exemplifica în cadrul articolului citat Legea lui Benford în cadrul unui departament de contracte: “În urma analizei valorii contractelor încheiate, într-o anumitӑ perioadӑ , rezultatul a arӑ tat cӑ numerele 49 apӑ reau cu o frecvențӑ mai mare decât cea așteptatӑ . S-a descoperit cӑ managerul companiei încheia contracte de 49.000$ –49.999$ pentru a evita legea contractelor, în care se menționa cӑ , contractele cu valori mai mari de 50.000$ erau supuse licitației.

Aplicarea acestui raționament nu este întotdeauna valid; astfel existӑ și situații în care nu toate datele vor avea distribuții ca în predicțiile Legii lui Benford.”

2.3 Descrierea tehicilor și instrumentelor de audit asistate de calculator

Aceste instrumente și tehnici moderne pot asista auditorul în orice etapӑ a misiunii sale, fiind utilizate pentru:

verificarea corectitudinii prelucrӑ rilor contabile;

testarea mӑ surilor de securitate dintr-un sistem;

analiza și controlul aplicațiilor informatice existente în sistem;

identificarea riscurilor unei organizații și evaluarea acestora;

evaluarea controlului intern;

verificarea integritӑ ții fișierelor;

analiza informațiilor clientului auditat prin interogӑ ri complexe ale bazelor de date, extrageri, stratificӑ ri, totalizӑ ri.

Fig.2-Tehnici și instrumente de audit asistate de calculator

Experiența practicӑ a impus separarea CAAT-urilor în douӑ zone distincte de operare:

analiza și testarea sistemului informatic, ce asigurӑ procesarea și prelucrarea datelor, informațiile unei organizații, ce vor fi apoi auditate;

analiza datelor.

Tehnicile CAAT orientate program sunt centrate pe verificarea diferitelor procese (prelucrӑ ri) dintr-un program, ce ar putea teoretic – dar greu de realizat în practicӑ – sӑ se extindӑ cӑ tre o completӑ verificare a întregului sistem informatic. Pe de altӑ parte, tehnicile CAAT orientate pe date ignorӑ programele utilizate în generarea datelor și se concentreazӑ exclusiv pe analiza datelor.

2.3.1 CAAT pentru analiza și testarea sistemului informatic

Aceste tehnici pot fi definite ca un ansamblu de teste ce permit realizarea urmӑ toarelor obiective: examinarea fluxului de date prin sistem, verificarea integritӑ ții datelor și fișierelor, verificarea controalelor implementate în cadrul sistemului, cât și un control al modificӑ rilor neautorizate asupra codului de program. O clasificare a acestor tehnici, în funcție de obiectivele enunțate este reprezentatӑ în figura 3:

Fig. 3-CAAT pentru analiza și testarea sistemului informatic

Tehnici de examinare a fluxurilor de date:

Vederile punctuale (Snapshot) reprezintӑ o facilitate ce permite auditorului sӑ „înghețe” programul într-un anumit punct, pentru a verifica valorile unei tranzacții și prelucrӑ rile efectuate în timpul funcționӑ rii programului. Tehnica propriu-zisӑ este rapidӑ și ușor de utilizat, deși are o funcție limitatӑ și specificӑ , ea oferind auditorului un nivel de reasigurare asupra controalelor interne din cadrul sistemului. Un exemplu de „vedere punctualӑ ” ar fi o linie de cod dintr-un program ce produce un blocaj, acest blocaj conducând la obținerea unei valori eronate. Un alt exemplu este facilitatea de depanare disponibilӑ , cu multe instrumente de dezvoltare, ce permite programului sӑ fie executat în mod sistematic, pentru a verifica valorile diferitelor tranzacții la fiecare pas.

Urmӑ rirea (Tracing) presupune generarea unui traseu de audit complet pentru urmӑ rirea tranzacțiilor în timpul prelucrӑ rilor. Prin executarea unei „urmӑ riri” este posibil sӑ se sesizeze ce efect are fiecare linie de cod asupra fiecӑ rei date prelucrate. Dacӑ programul nu realizeazӑ toate tranzacțiile în mod corect, în momentul în care intervine eroarea, aceasta va fi evidențiatӑ în mod distinct. Principalul avantaj al tehnicii este acela, cӑ auditorul poate vedea anumite etape ale programului care în mod obișnuit se deruleazӑ foarte rapid. Dezavantajele „urmӑ ririi” rezidӑ din faptul cӑ auditorul are nevoie de cunoștințe de programare și cӑ funcțiile de „urmӑ rire” pot varia de la produs la produs.

Maparea (Mapping) presupune monitorizarea execuției unui program în scopul stabilirii unor informații statistice, cum ar fi spre exemplu: cod de program neexecutat, de câte ori au fost executate anumite linii din program. Auditorul poate utiliza „maparea” pentru a evidenția codul redundant sau codul utilizat în scopuri frauduloase.

Tehnici de verificare a integritӑ ții datelor și fișierelor

Simularea paralelӑ este un instrument util, ce permite auditorului verificarea acurateței aplicațiilor prin folosirea unor programe care simuleazӑ logica aplicației utilizate (în mod uzual se folosesc programele generalizate de audit – GAS). Auditorul simuleazӑ funcțiile procesӑ rii în paralel cu sistemul aflat în funcțiune. Tranzacțiile vor fi procesate de ambele sisteme, iar auditorul va controla rezultatele finale (figura nr. 4.3) Deoarece folosește tranzacții reale, aceastӑ tehnicӑ realizeazӑ atât o testare a controalelor aplicației, cât și a tranzacțiilor propriu-zise.

Dezavantajul metodei rezidӑ în faptul cӑ activitatea necesitӑ costuri ridicate, cunoștințe avansate în programare și timp destul de mare; adesea, aceastӑ tehnicӑ solicitӑ resurse considerabile de audit pentru a duplica un sistem major al auditatului, fapt pentru care auditorul poate duplica anumite componente importante ale aplicației.

Tehnica datelor de test necesitӑ pregӑ tirea unui eșantion de „date-test” pentru a fi procesate de cӑ tre versiunea aplicației curente, sub controlul auditorului. Datele și, implicit, tranzacțiile-test trebuie proiectate astfel încât sӑ se verifice cât mai multe controale posibile (încorporate în aplicație), ceea ce impune utilizarea atât a unor date invalide, pentru testarea rutinelor de semnalare a erorilor, cât și a unor date valide pentru testarea proceselor normale. Tehnica va evalua existența erorilor logice de program, dacӑ programul corespunde obiectivelor sale și va furniza informații despre controalele interne încorporate în sistem. Proiectarea unui bun test de date este obiectivul major al acestei tehnici.

Auditorii pot utiliza astfel de teste pentru verificarea aplicațiilor contabile și evaluarea controalelor aferente sistemelor precum:

controlul accesului la date și alte controale specifice (exemplu: parole on-line);

controlul validӑ rii datelor de intrare, controlul totalurilor (restricții de integritate încorporate);

breșe logice în procesarea tranzacțiilor;

acuratețea calculelor matematice.

Printre avantajele metodei putem aminti cӑ revederea codului sursӑ nu este necesarӑ și totodatӑ tehnica solicitӑ cunoștințe minime de informaticӑ din partea auditorului, asigurând o verificare a întregului sistem.

Exista și limite în utilizarea testului de date:

în cazul aplicațiilor complexe, testul de date poate sӑ nu acopere toate funcționalitӑ țile aplicației astfel încât devine aproape imposibilӑ detectarea fraudelor sau manipularea datelor;

adeseori, este greu de determinat dacӑ aplicația ce urmeazӑ a fi testatӑ este chiar versiunea de lucru sau existӑ situații în care auditorul nu poate utiliza versiunea curentӑ pentru realizarea testelor (cazul sistemelor on-line).

Testul integrat (Integrated Test Facility: ITF)

Utilizarea unui ITF permite auditorului sӑ introducӑ date fictive, fӑ rӑ știința utilizatorilor, pentru a verifica eficiența sistemului. Facilitatea pe care o oferӑ testul presupune crearea unor fișiere principale-fictive în cadrul sistemului informatic; la intervale aleatorii de timp, auditorul introduce „datele de testat” care vor fi procesate de aplicație, dar care vor actualiza fișierele fictive, astfel încât procesarea datelor curente ale firmei nu va fi afectatӑ .

Principalul avantaj al acestui test constӑ în posibilitatea auditorului de a procesa tranzacții fictive, în același timp cu tranzacțiile reale ale organizației. Spre deosebire de tehnica datelor de test, în acest caz auditorul este sigur cӑ versiunea programului testat este aceeași cu cea folositӑ la procesarea datelor firmei. Adesea, utilizarea unui astfel de test presupune o modificare a aplicației de bazӑ pentru identificarea tranzacțiilor fictive. Astfel, auditorul trebuie sӑ se asigure cӑ programatorul care se ocupӑ de aceastӑ activitate nu va modifica aplicația, astfel încât controalele sӑ se efectueze asupra tranzacțiilor fictive și nu asupra celor reale.

Un ITF este foarte complex, dificil de utilizat și presupune costuri ridicate pentru integrarea lor în aplicație ( aceasta explicӑ existența lor limitatӑ ). Ideal ar fi ca acestӑ facilitate sӑ fie gânditӑ și inclusӑ încӑ din faza de proiectare

Module de audit încorporate

În aplicația clientului, încorporarea unor module de audit permite vizualizarea și selectarea atât a tranzacțiilor de intrare, cât și a celor generate în timpul procesului de prelucrare, pe baza unor criterii predefinite de auditor, pentru o revedere ulterioarӑ .

În literatura de specialitate s-au evidențiat urmӑ toarele tipuri de module:

SCARF (System Control Audit Review File) – metoda permite auditorilor sӑ verifice rezonabilitatea testelor încorporate într-o aplicație (analizeazӑ sistemul de control intern încorporat) și realizeazӑ o copie a tranzacțiilor invalide ce nu se încadreazӑ într-o gamӑ așteptatӑ , într-un fișier distinct pentru o analizӑ ulterioarӑ .

SARF (Sample Audit Review File) – este similarӑ metodei SCARF, cu excepția faptului cӑ tranzacțiile sunt selectate aleator, neținându-se cont de faptul cӑ acestea se încadreazӑ sau nu în limitele stabilite de testele auditorului.

Alte instrumente de testare

Analiza logicii programului: auditorul poate încerca sӑ revadӑ secțiuni ale codului de program sursӑ . De regulӑ , nu este posibilӑ o revedere completӑ a codului sursӑ , auditorul concentrându-și atenția doar pe câteva zone selectate, în funcție de interesele sale proprii, cum ar fi spre exemplu: calculul unor sume, puncte logice cheie.

Analiza librӑ riilor programului reprezintӑ o tehnicӑ de comparare a codului sursӑ a aplicației în uz cu „back-up” acesteia sau cu ceea ce documentația oferӑ , pentru a determina dacӑ asupra aplicației au fost efectuate modificӑ ri neautorizate. Auditorul poate fi interesat sӑ afle dacӑ programul compilat (codul obiect) utilizat în mod curent corespunde versiunii master a codului sursӑ . Acest lucru va evidenția modificӑ rile frauduloase sau erorile existente și va legitima versiunea curentӑ de software utilizat.

Software de analizӑ a log-urilor utilizatorilor permite identificarea tentativelor de conectare neautorizatӑ și a încӑ lcӑ rii parolelor. Majoritatea sistemelor pӑ streazӑ un fișier al intrӑ rilor utilizatorilor și a tentativelor de log-are, acesta fiind uneori un simplu fișier text ce poate fi interogat.

2.3.2 CAAT pentru analiza datelor

Aceste instrumente sunt în general reprezentate de software generalizat de audit, aplicații dezvoltate la cerere, instrumente de interogare SQL și alte programe utilitare.

Studiul și cercetarea lor contureazӑ existența unor tehnici comune de analizӑ a datelor, cum ar fi:

Totalizarea este utilizatӑ pentru a dovedi completitudinea și conformitatea cu starea unui cont.

Stratificarea oferӑ auditorului o imagine mai completӑ atunci când populația, masa datelor ce urmeazӑ a fi analizate, nu este omogenӑ .

Data Mining este utilizatӑ pentru a furniza analize comparative și trenduri care sӑ indice zonele de interes pentru viitoarele analize și teste.

Eșantionarea permite auditorului sӑ extragӑ un set de tranzacții reprezentative dintr-un fișier în vederea realizӑ rii testelor de audit.

Raportarea excepțiilor presupune selectarea înregistrӑ rilor și extragerea datelor care sunt conforme sau dimpotrivӑ , încalcӑ criteriile specificate pentru o analizӑ viitoare.

Verificarea înregistrӑ rilor duplicate permite identificarea erorilor în tranzacțiile efectuate sau posibilele activitӑ ți frauduloase.

Analiza „vârstei” plӑ ților aratӑ un tipar al plӑ ților de-a lungul unei perioade, printr- o monitorizare a perioadei dintre primirea și plata tranzacțiilor.

Software generalizat de audit (Generalized Audit Software: GAS)

Standardul de audit 1009, definește software-ul generalizat de audit ca fiind un ansamblu de „programe proiectate sӑ efectueze funcții de procesare de date care includ citirea fișierelor din computer, selectarea informațiilor, executarea calculelor, crearea fișierelor de date și tipӑ rirea rapoartelor într-un format specificat de auditor”. Deși caracteristicile acestor aplicații sunt nuanțate, ele permit realizarea urmӑ toarelor funcționalitӑ ți :

selectarea eșantioanelor și printarea confirmӑ rilor cӑ tre clienți;

manipularea, sortarea datelor conform cerințelor exprimate de auditor; Astfel de operații pot scoate în evidențӑ spre exemplu plӑ țile duble, printr-o sortare a datelor dupa nr.factura și suma platitӑ ;

testarea calculelor matematice;

totalizӑ ri, stratificӑ ri;

compararea datelor din fișiere diferite;

listarea rapoartelor sau scrisorilor într-un format specificat de auditor;

detectarea tranzacțiilor lipsӑ sau duplicate.

Programe dezvoltate la cerere sunt aplicații proiectate și dezvoltate pentru a rezolva sarcini de audit în circumstanțe specifice. Acestea pot fi elaborate de auditor (ceea ce presupune cӑ acesta sӑ fie un bun programator), de cӑ tre organizație sau de cӑ tre un programator independent la solicitarea auditorului.

Aceste programe vor conduce la o creștere a costului unei misiuni de audit, ceea ce pentru clientul analizat va reprezenta o situație nefavorabilӑ ; o soluție mult mai viabilӑ pentru acesta ar fi adaptarea programelor sale la cerințele auditorului. Pentru a evita rutinele frauduloase sau erorile de programare, auditorii preferӑ sӑ apeleze la o firma specializatӑ . Deși oferӑ o mai mare siguranțӑ , aceastӑ variantӑ necesitӑ mai mult timp pentru a fi pusӑ în practicӑ , crește costurile de audit și programul astfel dezvoltat nu se poate aplica decât firmei în cauzӑ .

Inteligența artificialӑ și sistemele expert

Gama diversificatӑ a CAAT-urilor, dezvoltatӑ în subcapitolele anterioare, a jucat un rol important în evoluția informatizӑ rii activitӑ ții de audit, și totuși capacitatea lor de a asista auditorul în domeniul “judecӑ ților” este extrem de limitatӑ . Cea mai mare provocare o constituie pentru activitatea de audit – ca și pentru orice alt domeniu managerial – luarea deciziilor de cӑ tre expertul uman.

Judecata auditorului include raționamente, referiri la cazuri trecute sau la cazuri ipotetice, creativitate și nu în ultimul rând intuiție.

Sistemele expert, definite ca „produse program, care emuleazӑ comportamentul experților umani, în rezolvarea unor probleme din lumea realӑ asociate unui domeniu particular al cunoașterii” se remarcӑ astfel, ca fiind instrumente extrem de utile auditorului în cadrul misiunii sale. Un sistem expert, prin intermediul motorului de inferențӑ , va oferi sugestii cu privire la procedurile specifice ce pot fi întreprinse.

Sistemele expert în domeniul auditului au fost destinate în special:

Auditului intern – în scopul estimӑ rii și menținerii sistemelor interne de audit, planificarea auditului intern, coordonarea procedurilor de audit, și asistarea în auditarea unui aspect particular și a conturilor corespunzӑ toare.

Auditului extern – sisteme expert de audit utilizate de firmele de consultanțӑ , cea mai mare parte a lor fiind confidențiale.

Firmele mari de consultanțӑ au fost primele care au conștientizat rolul și importanța utilizӑ rii noilor tehnologii ale inteligenței artificiale în pӑ strarea și întӑ rirea poziției lor pe piațӑ : “…obiectivul principal al cercetӑ rilor legate de implementarea tehnologiilor inteligenței artificiale în domeniul auditului îl constituie descrierea comportamentului expertului uman prin identificarea euristicilor și reprezentarea cunoștințelor. Acest proces contribuie nu numai la îmbogӑ țirea cunoștințelor expertului, dar poate avea drept rezultat și o autoevaluare a firmei de audit. Aceasta va conduce la o îmbunӑ tӑ țire a calitӑ ții procesului decizional, la reducerea inconsistențelor în exprimarea opiniilor diverșilor auditori, și în final în reducerea semnificativӑ a riscurilor legate de activitatea de audit”

Avantajele generale oferite de aceste instrumente sunt:

1.productivitate crescutӑ prin reducerea ciclului de audit; concentrarea timpului pe funcții critice; operații simplificate datoritӑ automatizӑ rii;

2. îmbunӑ tӑ țirea calitӑ ții auditului, datoritӑ auditӑ rii 100% a datelor și standardizӑ rii metodelor de audit;

3.creșterea valorii clientului prin recuperarea veniturilor pierdute. Analiza în detaliu a tuturor datelor poate descoperi multe pierderi, anomalii;

4. reducerea timpului de realizare a misiunii de audit deoarece se accelereazӑ identificarea excepțiilor, se simplificӑ pregӑ tirea foilor de lucru, rapoartele se genereazӑ automat;

5.asigurӑ avantaje imediate clientului auditat prin reducerea riscului de zi cu zi;detectarea iregularitӑ ților și fraudelor; analiza datelor poate indica prognoze;

6. asigurarea unei independențe mai mari fațӑ de mediul auditat;

7. reducerea cheltuielilor în timp.

Alӑ turi de avantajele subliniate, este necesar sӑ menționӑ m cӑ aceste instrumente sunt generatoare de riscuri, ele fiind influențate de urmӑ torii factori:

se sprijinӑ auditorul în mod exclusiv pe analiza datelor în formularea concluziilor auditului sau suplimenteazӑ CAAT-ul cu teste neinformatice pentru a furniza o evidențӑ coroboratӑ ?

auditorul a coordonat controale de verificare a sistemului IT pentru consolidarea fiabilitӑ ții datelor introduse în sistem sau prelucrate de acesta ?

cât de bine cunoaște auditorul instrumentul CAAT ? Care sunt limitele formӑ rii auditorului și care este experiența de care dispune acesta în utilizarea instrumentului ?

cât de bine înțelege auditorul sistemul IT de auditat și datele ?

Rӑ spunsurile la aceste întrebӑ ri vin și contureazӑ dezavantajele CAAT:

1. cerințele de specializare sunt costisitoare;

2. anumite CAAT sunt foarte generale astfel încât adaptarea lor poate fi un proces dificil;

3. incompatibilitatea anumitor CAAT cu sistemul informatic al clientului (situații în care este esențialӑ alegerea pe care o face auditorul).

Concluzia fireascӑ ce rezultӑ din analiza avantajelor și dezavantajelor prezentate se poate exprima astfel: necesitatea utilizӑ rii instrumentelor informatice în cadrul unei misiuni de audit a devenit vitalӑ , dar o combinație a tehnicilor manuale cu cele asistate de calculator asigurӑ reușita acesteia, într-un timp optim și costuri reduse. Mai mult, utilizarea CAAT necesitӑ din partea auditorilor o specializare și formare continuӑ , o verificare a compatibilitӑ ții CAAT-ului cu sistemul clientului, iar în anumite situații o adaptabilitate a „instrumentului” la particularitӑ țile organizației auditate.

Analiza unor CAAT-uri utilizate în cabinetele internaționale de audit

1. ACL (Audit Command Language) este unanim acceptat ca fiind liderul între pachetele software de audit, iar popularitatea sa este rezultatul flexibilitӑ ții, simplei utilizӑ ri și încrederii pe care o oferӑ . Ea a fost dezvoltatӑ de ACL Service și permite auditorilor sӑ – și conecteze propriul laptop la sistemul clientului și apoi sӑ -și descarce datele acestuia pentru o analizӑ viitoare. Aplicația furnizeazӑ jurnale detaliate ale auditului efectuat, care se tipӑ resc, fiind folosite ulterior ca referințӑ și punct de plecare pentru documentele de audit ce urmeazӑ a fi întocmite.

ACL permite asistența auditorului în orice fazӑ a procesului de audit, tabelul4.4 ilustrând funcțiile ACL și modul în care ele pot fi utilizate.

Tabelul 2 – Funcționalitӑ țile ACL

Se poate observa cӑ aplicația oferӑ o gamӑ diversificatӑ de teste ce fac obiectul unei misiuni de audit precum: testarea datelor din punct de vedere al integritӑ ții, completitudinii, unicitӑ ții acestora. Înaintea unei astfel de analize, auditorul trebuie sӑ se asigure cӑ datele sunt complete pentru cӑ lipsa unor tranzacții va genera o investigație invalidӑ . Opțiunea Gaps din meniul Analyze permite testarea completitudinii datelor analizate care, în esențӑ , poate fi descrisӑ astfel: sistemul asociazӑ fiecӑ rei înregistrӑ ri dintr-un fișier un numӑ r secvențial unic, iar rezultatul comenzii va fi o transpunere a tranzacțiilor lipsӑ (figura nr. 4).

Figura nr.4- Formular de testare a completitudinii datelor

Testarea unicitӑ ții datelor, realizabilӑ cu ajutorul opțiunii Duplicates, permite identificarea tranzacțiilor duplicate din cadrul unui fișier, având ca rezultat screen-ul din figura nr.5. Utilizatorului i se solicitӑ cheile de cӑ utare a înregistrӑ rilor duplicate (spre exemplu sӑ se afișeze toate facturile care au aceeași valoare și data de emisiune).

Figura nr.5 – Formular de identificare a tranzacțiilor duplicat

O altӑ opțiune importantӑ Classify permite gruparea facturilor pe furnizori identificând furnizorii cei mai importanți, spre exemplu primii trei, cu tranzacțiile detaliate și totalurile aferente.

În esențӑ , ACL se remarcӑ prin capacitӑ țile sale analitice de analizӑ ce permit:

asigurarea integritӑ ții datelor (prin funcțiile COUNT, TOTAL, VERIFY)

detectarea fraudelor utilizând algoritmul Benford

o clasificare a informațiilor dupӑ importanțӑ , „vârstӑ ”(prin comenzile Stratify, Age, Clasify)

teste secvențiale (Sequence, Gaps, Duplicates);

un control încrucișat al datelor din diferite fișiere (Facturi, DocumentPlata); selectarea eșantioanelor (Sampling).

Acest instrument se remarcӑ prin cel puțin 3 caracteristici esențiale:

capacitatea interactivӑ care permit auditorilor sӑ testeze, investigheze, analizeze și sӑ furnizeze rezultatele în timp oportun;

capacitatea de a furniza oricând un „traseu al auditului”(audit trail) – care, în esențӑ , este un istoric al înregistrӑ rilor unui fișier, comenzilor utilizate de auditori și rezultatele asociate fiecӑ rei comenzi;

capacitatea de a genera rapoarte în formate diferite, incluzând atât formate predefinite, cât și personalizate.

Unul dintre dezavantajele importante ale ACL îl reprezintӑ imposibilitatea prelucrӑ rii unor fișiere cu o structurӑ complexӑ de date.

2. IDEA (Interactive Data Extraction & Analysis) este recunoscut tot ca un standard în analiza datelor. Aplicația oferӑ auditorului o serie de funcționalitӑ ți ce vor permite:

realizarea obiectivelor de audit privind situațiile financiare oferind instrumente de verificare și calcul pline de acuratețe, verificӑ ri încrucișate a datelor, opțiuni de calcul a eșantioanelor și selecție a acestora;

investigarea fraudelor;

testarea normelor de securitate;

analize și rapoarte manageriale: clasificarea datelor pe clienți, produse, mӑ surarea performanțelor.

3. PENTANA – este un sistem integrat de management al riscurilor și auditului, ce permite utilizatorului sӑ desfӑ șoare o gamӑ diversificatӑ de activitӑ ți, asistându-l pe parcursul misiunii sale în etapele importante. Astfel, aplicația permite, într-o primӑ etapӑ , stabilirea unui univers al entitӑ ților auditate, prin culegerea informațiilor legate de organizația în sine:numele, tipul, adresa entitӑ ții, persoane de contact din cadrul ei. Asociat etapei de Planificare, etapӑ esențialӑ oricӑ rui tip de misiune de audit, Pentana oferӑ o evaluarea globalӑ a riscurilor entitӑ ții, cât și planificarea în timp a lucrӑ rilor de audit (așa numitul „calendar” al auditului). Tot în cadrul acestei etape de audit, aplicația permite realizarea unei evaluӑ ri a riscurilor specifice și a controalelor corespunzӑ toare. În acest sens, se asociazӑ fiecӑ rui risc un „scor”, calculat pe baza a 2 componenete: probabilitatea de realizare a riscului (L) și impactul asociat (I)- celor 2 componente fiindu-le asociatӑ o mӑ rime pe scala de la 0 la 10 conform figurii nr.6

În cadrul etapei de „Execuția testelor de audit”, Pentana planificӑ și realizeazӑ teste de audit, memoreazӑ rezultatele obținute, evenimentele semnificative, pӑ strând astfel un istoric al fiecӑ rei misiuni. Situațiile finale și concluziile culese în cadrul fiecӑ rei etape vor sta la baza generӑ rii unui raport de audit în care sunt subliniate și recomandӑ rile necesare.

Figura nr. 6 – Formular de evaluare globalӑ a riscurilor unei entitӑ ți

În concluzie, fațӑ de aplicațiile prezentate anterior, ACL, IDEA, PENTANA se distinge printr-o altӑ abordare; aceasta nu realizeazӑ o analizӑ detaliatӑ a datelor clientului (operații specifice precum: eșantionare, clasificarea datelor, stratificare, verificarea acurateței calculelor aritmetice), ci am putea spune cӑ pune un accent pe o documentare a tuturor etapelor unei misiuni de audit și pӑ strarea unui istoric al acestora. Aplicația abordeazӑ , în special evaluarea generalӑ a riscurilor unei entitӑ ți și a celor specifice, aprecierea controalelor existente, analiza unei matrici asociate acestor riscuri.

4. AutoAudit este o aplicație dezvoltatӑ de Paisley Consulting, care se încadreazӑ în aceeași categorie cu Pentana. Aplicația se remarcӑ prin urmӑ toarele funcționalitӑ ți:

o gestiune a lucrӑ rilor de audit cu auditorii implicați în realizarea ei;

o evidențӑ a auditorilor din cadrul cabinetului cu caracteristicile specifice;

o planificare a misiunii cu stabilirea orelor estimate pentru fiecare lucrare și a tarifelor orare. Fiecare lucrare are asociat un plan de activitӑ ți ce vor reprezenta un ghid de lucru pentru asistenții implicați;

Figura nr.7- Formular de prezentare a unui Plan de audit cu activitӑ țile asociate

realizeazӑ o evaluarea a riscurilor misiunii, pe baza unor chestionare predefinite, în funcție de tipul de risc analizat;

o gestiune a foilor de lucru;

o analizӑ a datelor clientului.

5. ProAudit Advisor este o altӑ aplicație utilizabilӑ într-o misiune de audit care permite:

Crearea universului entitӑ ții auditate;

Determinarea abordӑ rii unui audit;

Evaluarea riscului și a controalelor.

Figura nr.8 – ProAudit Advisor

În urma acestei analize, se poate observa cӑ existӑ numeroase instrumente CAAT, care se caracterizeazӑ printr-un ansamblu de funcționalitӑ ți comune, dar și prin particularitӑ ți ce le individualizeazӑ . Exemplele prezentate au pus în evidențӑ o categorie de aplicații ce se axeazӑ pe analiza datelor clientului (ACL, IDEA) și o altӑ clasӑ (Pentana, AutoAudit, ProAudit Advisor) ce presupune pӑ strarea unui istoric al fiecӑ rei misiuni desfӑ șurate, cu planul de audit dezvoltat, identificarea și evaluarea riscurilor la nivelul unei organizații – aplicații ce pot oferi și o analizӑ a eficienței și eficacitӑ ții unei misiuni de

audit.

Creșterea complexitӑ ții sistemelor de contabilitate informatizatӑ cât și a procesului de audit în sine au marcat o nouӑ tendințӑ în dezvoltarea software-ului de audit, prin integrarea tehnicilor OLAP, Data Mining dezvoltate în cadrul capitolului al VI-lea – ce pot asigura o analizӑ multidimensionalӑ a datelor, detectarea fraudelor, descoperirea cunoștințelor ascunse în spatele datelor clasice, oferind astfel noi oportunitӑ ți auditorilor.

CAPITOLUL III

Impactul tehnologiilor informaționale în auditul financiar

Creșterea complexitӑ ții sistemelor de contabilitate informatizatӑ cât și volumul mare al tranzacțiilor înregistrate în prezent au condus la înlocuirea cu o frecvențӑ acceleratӑ a tehnicilor „manuale” de audit, cu tehnici moderne, asistate de calculator cunoscute sub numele de CAATS (Computer Assisted Audit Techniques). Atunci când documentele justificative tradiționale, cum ar fi facturile, comenzile de aprovizionare, registrele contabile sunt disponibile numai în format electronic și nu pe suport hârtie, auditorul trebuie sӑ -și schimbe metoda de auditare. Declarația de practicӑ de audit 1009 și ghidul ISACA reglementeazӑ utilizarea acestor tehnici și instrumente de cӑ tre auditori.

În activitatea de audit, impactul tehnologiilor informaționale poate fi analizat din douӑ persepective:

pe de o parte, utilizarea tehnologiei informaționale, sub forma diferitelor aplicații specializate permit o analizӑ complexӑ a datelor clientului auditat, oferind o creștere a eficienței și eficacitӑ ții activitӑ ții auditorului,

pe de altӑ parte, integrarea pe scarӑ tot la mai largӑ a tehnologiei informaționale la nivelul oricӑ rei organizații genereazӑ și noi riscuri. Astӑ zi, într-un mediu informatizat, verificarea și aprecierea sistemului informatic, la nivelul unei organizații, reprezintӑ „cheia” care îi conferӑ auditorului financiar încrederea asupra datelor ce urmezӑ a fi auditate. Verificarea integritӑ ții datelor este o etapӑ premergӑ toare îndeplinirii obiectivelor unei misiuni de audit financiar, deoarece auditorii trebuie sӑ se asigure cӑ rezultatele din rapoartele finale sunt bazate pe date complete, precise

Auditorul, poate folosi „instrumentul informatic”, altfel spus tehnicile de audit asistate de calculator (CAATs), în orice etapӑ a misiunii sale pentru:

verificarea corectitudinii prelucrӑ rilor contabile;

testarea mӑ surilor de securitate dintr-un sistem;

analiza și controlul aplicațiilor informatice existente în sistem;

identificarea riscurilor unei organizații și evaluarea acestora;

evaluarea controlului intern;

verificarea integritӑ ții fișierelor;

analiza informațiilor clientului auditat prin interogӑ ri complexe ale bazelor de date, selecția eșantioanelor, stratificӑ ri, totalizӑ ri.

În încercarea de a asocia aceste tehnici și instrumente cu etapele unei misiuni de audit, se identificӑ urmӑ toarele categorii:

Instrumente utilizate în planificarea misiunii de audit ce permit auditorului generarea automatӑ a planului și programului de audit sau generarea automatӑ a foilor de lucru, pe baza unui set de chestionare predefinite. Deși legislația în vigoare nu impune o standardizare a acestor documente, experiența practicӑ a impus modele.

Audit Planner –Linton Shafer, Pentana, ADM Plus, AuditMasterPlan sunt doar cateva exemple de aplicații informatice ce pot asista auditorul în cadrul acestei etape.

Instrumente de documentare și analizӑ a controlului intern.

Aceste instrumente furnizeazӑ auditorilor probe necesare înțelegerii sistemelor, a relațiilor dintre fluxurile de tranzacții și date, poziția controalelor în sistem. Se disting astfel aplicații ce asistӑ auditorul în generarea diagramelor de flux (flowchart), aplicații ce permit modelarea sistemului de control intern (TICOM, Control Plan).

Instrumente utilizate în evaluarea riscurilor unei organizații

@RISK este o aplicație Excel de analiza a riscurilor bazându-se pe simularea Monte Carlo,

cu aplicabilitate și în domeniul sistemelor informaționale. Aplicația înglobeazӑ 30 de funcții probabilistice de distribuție, rezultatele obținute în urma simulӑ rii fiind prezentate sub formӑ de rapoarte.

Buddy System – este un instrument al managementului riscurilor bazat pe un sistem expert,

proiectat sӑ descopere vulnerabilitӑ țile unei auditӑ ți auditate. Aplicația se caracterizeazӑ prin douӑ module distincte de culegere a informațiilor:

I. evaluarea activelor

II. analiza vulnerabilitӑ ților

Evaluarea activelor stabilește care este valoarea entitӑ ții, auditorul asociind activelor societӑ ții sume monetare și factori de încredere asociate care indicӑ utilizatorilor încrederea în acuratețea datelor.

Analiza vulnerabilitӑ ților se realizeazӑ cu ajutorul unui sistem expert (o bazӑ de cunoștințe, cu întrebӑ ri proiectate pentru a identifica vulnerabilitӑ țile – pentru o arie largӑ de amenințӑ ri ce pot avea impact asupra activelor). Odatӑ informația introdusӑ , se determinӑ pragul maxim de pierdere suportabil de companie pentru apariția fiecӑ rei amenințӑ ri care ar avea impact asupra entitӑ ții. Totodatӑ aplicația sugereazӑ auditorului mӑ surile de siguranțӑ pentru remedierea vulnerabilitӑ ților identificate.

Tehnici destinate analizei și testӑ rii sistemului informatic, definite ca un ansamblu de teste ce realizeazӑ verificӑ ri asupra controlului preventiv și corectiv, asupra prelucrӑ rilor și securitӑ ții sistemului, permițând auditorilor: examinarea fluxului de date prin sistem, verificarea integritӑ ții datelor și fișierelor, verificarea controalelor implementate în cadrul sistemului.

Tehnici de analizӑ datelor de auditat ce folosesc în general, software generalizat de audit, aplicații dezvoltate la cerere, instrumente de interogare SQL, elemente de inteligențӑ artificialӑ și sisteme expert.

Studiul acestora contureazӑ existența unor tehnici comune de analizӑ a datelor, cum ar fi:

Eșantionarea permite auditorului sӑ extragӑ un set de tranzacții reprezentative dintr-un fișier în vederea realizӑ rii testelor de audit.

Totalizarea este utilizatӑ pentru a dovedi completitudinea și conformitatea cu starea unui cont.

Stratificarea oferӑ auditorului o imagine mai completӑ atunci când populația, masa datelor ce urmeazӑ a fi analizate, nu este omogenӑ .

Verificarea înregistrӑ rilor duplicate permite identificarea erorilor în tranzacțiile efectuate sau posibilele activitӑ ți frauduloase.

Analiza „vârstei” plӑ ților aratӑ un tipar al plӑ ților de-a lungul unei perioade, printr-o monitorizare a perioadei dintre primirea și plata tranzacțiilor.

Raportarea excepțiilor presupune selectarea înregistrӑ rilor și extragerea datelor care sunt conforme sau, dimpotrivӑ , încalcӑ criteriile specificate pentru o analizӑ viitoare. Folosind comenzi specializate auditorul poate analiza, de exemplu:

stocurile neutilizate pe o duratӑ mai mare de trei ani;

activele fixe care au o valoare rӑ masӑ de amortizat mult mai mare decât

valoarea realӑ ;

facturi cu valori mai mari de 100 milioane lei, emise cӑ tre clienți si neplӑ tite în termen de 120 de zile.

Marile cabinete de audit și-au dezvoltat propriile aplicații informatice – aplicații proiectate anume pentru a fi utilizate de auditori, fapt ce a permis eficientizarea misiunii lor. Deși în mediul românesc, nu existӑ aplicații de referințӑ specializate pentru realizarea unei misiuni audit, practica marilor cabinete internaționale de audit se bucurӑ de utilizarea unor astfel de instrumente, și cu titlu de exemplu amintim: ACL (Audit Command Language), IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis), PENTANA, AutoAudit, ProAudit Advisor, etc. Analiza sumarӑ a acestor aplicații, a pus în evidențӑ o categorie (ACL, IDEA) ce se axeazӑ pe analiza datelor clientului auditat, și o altӑ categorie (PENTANA, AutoAudit, ProAudit Advisor) ce permite pӑ strarea unui istoric al fiecӑ rei misiuni desfӑ șurate, cu planul de audit dezvoltat, identificarea și evaluarea riscurilor la nivelul unei organizații.

Avantajele generale oferite de aceste instrumente sunt:

I. productivitate crescutӑ prin reducerea ciclului de audit; concentrarea timpului pe funcții critice; operații simplificate datoritӑ automatizӑ rii;

II. îmbunӑ tӑ țirea calitӑ ții auditului, datoritӑ auditӑ rii 100% a datelor și standardizӑ rii metodelor de audit;

III. creșterea valorii clientului prin recuperarea veniturilor pierdute. Analiza în detaliu a tuturor datelor poate descoperi multe pierderi, anomalii;

IV. reducerea timpului de realizare a misiunii de audit deoarece se accelereazӑ identificarea excepțiilor, se simplificӑ pregӑ tirea foilor de lucru, rapoartele se genereazӑ automat;

V. asigurӑ avantaje imediate clientului auditat prin reducerea riscului de zi cu zi; detectarea iregularitӑ ților și fraudelor; analiza datelor poate indica prognoze;

VI. asigurarea unei independențe mai mari fațӑ de mediul auditat;

VII. reducerea cheltuielilor în timp.

Alӑ turi de avantajele subliniate, este necesar sӑ menționӑ m cӑ aceste instrumente sunt generatoare de riscuri, ele fiind influențate de urmӑ torii factori:

se sprijinӑ auditorul în mod exclusiv pe analiza datelor în formularea concluziilor auditului

sau suplimenteazӑ CAAT-ul cu teste neinformatice pentru a furniza o evidențӑ coroboratӑ ?

auditorul a coordonat controale de verificare a sistemului IT pentru consolidarea fiabilitӑ ții datelor introduse în sistem sau prelucrate de acesta ?

cât de bine cunoaște auditorul instrumentul CAAT ? Care sunt limitele formӑ rii auditorului și care este experiența de care dispune acesta în utilizarea instrumentului ?

cât de bine înțelege auditorul sistemul IT de auditat și datele ? Rӑ spunsurile la aceste întrebӑ ri vin și contureazӑ dezavantajele CAAT:

1. cerințele de specializare sunt costisitoare;

2. anumite CAAT sunt foarte generale astfel încât adaptarea lor poate fi un proces dificil;

3. incompatibilitatea anumitor CAAT cu sistemul informatic al clientului (situații în care este esențialӑ alegerea pe care o face auditorul).

În concluzie instrumentele IT reprezintӑ un sprijin neprețuit pentru o misiune de audit. Tehnicile tot mai complexe și soft-urile tot mai specializate reprezintӑ un rӑ spuns natural la nevoile unui audit modern. Simbioza „audit – tehnologie informaționalӑ ” este fireascӑ și nӑ scutӑ din realitatea contabilӑ prezentӑ : o realitate impregnata profund cu tehnici informatizate de prelucrare a datelor.

CAPITOLUL IV

STUDIU DE CAZ:

Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar la U.A.T. Gura Ocniței

“Fӑ -ți datoria, orice s-ar întâmla”

Maxime romanești

PREZENTAREA MISIUNII

Într-o instituție publicӑ departamentul financiar-contabil ocupӑ o funcție importantӑ , este un domeniu de preferințӑ al activitӑ ții auditorului intern care se justificatӑ în mare mӑ surӑ prin multitudinea de procese derulate și în mod implicit de riscurile care le însoțesc.

Ghidul de audit intern privind Activitatea financiar-contabilӑ reprezintӑ un model de desfӑ șurare a unei misiuni, prin parcurgerea etapelor, a procedurilor și elaborarea documentelor de lucru, într-o maniera didactica. Ghidul se adreseazӑ auditorilor interni și, în același timp, reprezintӑ suportul pentru realizarea propriilor ghiduri practice, funcție de specificul fiecӑ rei entitӑ ți.

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar la U.A.T. Gura Ocniței are scopul de a da asigurӑ ri managementului asupra modului de organizare a activitӑ ții de încasӑ ri și plӑ ți din cadrul entitӑ ții auditate, a funcționalitӑ ții sistemului acesteia de control intern, a conformitӑ ții cu cadrul legislativ și normativ aplicabil

În etapa de pregӑ tire a misiunii de audit intern s-au întocmit documentele standard și s-au adus anumite clarificӑ ri cu privire la modul de inițiere a procedurii de analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora și modul în care au fost completate, nivelul de apreciere și împӑ rțire a acestora în mari, medii și mici, clasarea riscurilor și ierarhizarea acestora în vederea finalizӑ rii procedurii Analiza riscurilor și obținerea Tematicii în detaliu a misiunii de audit, pe baza cӑ reia se va concentra munca pe teren.

În etapa de intervenție la fața locului a fost realizatӑ testarea efectivӑ pe baza listelor de verificare pregӑ tite în prima etapӑ , utilizându-se unele tehnici diferite de eșantionare, teste de control, modele de interviuri, note de relații și foi de lucru, elemente care au stat la baza elaborӑ rii fișelor de identificare și analizӑ a problemelor și a formularelor de constatare și raportare a neregulilor.

În etapa de elaborare a Raportului de audit intern a fost urmӑ ritӑ redactarea raportului într-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din Tematica în detaliu a misiunii de audit și analiza constatӑ rilor, consecințelor și recomandӑ rilor din formulare de constatare eliberate în etapa anterioarӑ .

În etapa de urmӑ rire a recomandӑ rilor care ca fi realizatӑ în perioada de la finalizarea misiunii de audit intern pânӑ la viitoarea misiune planificatӑ vor fi propuse unele modele de documente necesare evaluarii interne și externe a activitӑ ții de audit intern.

PREZENTAREA ENTITӐ ȚII

Forma juridicӑ : unitate administrativ-teritorialӑ

Data constituirii:

CIF :

Durata societatii : nelimitatӑ

Obiect activitate :

Dreptul și capacitatea efectivӑ de a rezolva și gestiona în nume propriu și sub responsabilitatea lor o parte importantӑ a treburilor publice ,în interesul colectivitӑ ții locale pe care o reprezintӑ .

Au inițiativӑ și hotarasc ,cu respectarea legii, în probleme de interes local, cu excepția celor care sunt date prin lege în competența altor autoritӑ ți publice .În acest sens ,instituția publicӑ are urmatorele responsabilitӑ ți:

Respectarea drepturilor și libertӑ ților fundamentale ale cetӑ țenilor

Organizarea și dezvoltarea localitӑ ții :economico-socialӑ ,urbanisticӑ și de amenajare a teritoriului ,protecția mediului;

Gestiunea financiarӑ și patrimonialӑ în baza principiilor de autonomie localӑ ,conform legii;

Servicii publice locale;

Asistențӑ ,ajutor social și protecție a drepturilor copilului;

Libera inițiativӑ și concurența loialӑ asigurând libertatea comertului;

Funcționarea instituțiilor de învӑ țӑ mânt ,sanitare ,culturӑ ,tineret și sport,potrivit legii;

Organizarea interna a Primӑ riei;

Asigurarea ordinii publice;

Asigurarea desfӑ șurӑ rii activitӑ ților stiințifice,culturale ,artistice,sportive și de agrement;

Prevenirea și limitarea urmӑ rilor calamitӑ ților ,catastrofelor ,incendiilor ,epidemiilor sau epizotiilor;

Alte domenii corespunzatoare nevoilor colectivitӑ ții locale aflate în sfera de competențӑ a autoritӑ ților administrației publice locale ,în conformitate legea 215/2001 și cu alte prevederi legislative in vigoare.

Telefon : 0245-673260

Fax : 0245-673260

Persoane din instituție:

Primar: Ionițӑ Sorin Vasile

Viceprimar: Gӑ tej Constantin

Secretar: Bӑ dicioiu Gheorghe

Suprafața: 4496 ha

Intravilan: 568 ha

Extravilan: 3928 ha

Populație: 7951

Gospodӑ rii: 2552

Nr. locuințe: 2529

Nr. gradinițe: 3

Nr. scoli: 3

Numele localitatilor aflate în administrație:

Gura Ocniței,

Adânca,

Sӑ cueni,

Ochiuri

Asezarea geograficӑ :

Comuna Gura Ocniței este situatӑ în estul județului Dâmbovița, la aproximativ 12 km de Târgoviște, 87 km de București, 50 km de Ploiești, 114 km de Pitești și 110 km de Brașov

Activitӑ ți specifice zonei:

Exploatӑ ri petroliere

Activitӑ ți economice principale:

Extragere petrol și gaze naturale

Fabricarea cӑ rӑ mizilor

Agriculturӑ

Comerț

Obiective turistice:

Așezӑ ri dacice

Biserica veche de zid de la Adânca cu hramul Adormirea Maicii Domnului, datatӑ din secolulele XVII-XVIII, precum și o cruce de la 1650

Biserica veche de zid de la Sӑ cueni, cu hramul Nașterea Domnului Hristos, fӑ cutӑ de Neagoe Secuianu, precum și casele familiei Secuianu

Evenimente locale: 20 iulie – ziua comunei

Facilitati oferite investitorilor:

Zӑ cӑ mânt de argilӑ foarte bun pentru cӑ rӑ midӑ și țiglӑ

Apӑ

Canalizare

Electricitate

Gaze

Telefonie

Proiecte de investitii:

Reabilitare și modernizare cӑ min cultural – Gura Ocniței

Amenajare sӑ li de sport

Dezvoltarea infrastructurii locale

Îmbunӑ tӑ țirea calitӑ ții vieții în mediul rural

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚӐ

Nume și prenume: Florea Mariana

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar Data:26.04.2015

Auditor, Șef serviciu

Florea Mariana Stanciu Andrei

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚӐ

Nume și prenume: Nuțu Liliana

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar Data:26.04.2015

Auditor, Șef serviciu

Nuțu Liliana Stanciu Andrei

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

Nr. 38455 din 28.04.2015

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT

PUBLIC INTERN

Cӑ tre: Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

De la: Șef Serviciu Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern „Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar ”

Stimate domnule primar,

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2015, urmeazӑ ca în perioada

14.05.2015-19.06.2015 sӑ efectuӑ m o misiune de audit intern având ca temӑ modul de desfӑ șurare și evidența financiar-contabilӑ a activitӑ ților de încasӑ ri și plӑ ți în numerar.

Echipa de auditori va examina responsabilitӑ țile asumate de cӑ tre Caseria instituției cu privire la organizarea și realizarea activitӑ ților și va determina dacӑ aceasta își îndeplinește obligațiile în mod efectiv și eficient.

Perioada supusӑ evaluӑ rii este 1.01.2014-31.12.2014

Obiectivele misiuni de audit intern vor fi reprezentate de:

Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfӑ șurӑ rii activitӑ ților de caserie;

Organizarea evidenței activitӑ ților de caserie;

Realitatea evidențelor contabile și a situațiilor financiare ale entitӑ ții publice locale privind activitӑ țile de caserie din cadrul instituției;

Vӑ vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord ședința de deschidere în vederea discutӑ rii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:

prezentarea auditorilor;

prezentarea și discutarea obiectivelor misiunii de audit intern;

scopul misiunii de audit intern;

programul intervenției la fața locului;

alte aspecte privind organizarea și desfӑ șurarea misiunii.

Pentru o mai bunӑ înțelegere a activitӑ ții dumneavoastrӑ , vӑ rugӑ m sa ne puneți la dispoziție urmӑ toarea documentație necesarӑ :

cadrul legal și de reglementare aplicabil entitӑ ții;

organigrama serviciului;

Regulamentul de organizare și funcționare;

fișele posturilor;

procedurile scrise care descriu activitӑ țile ce se desfӑ șoarӑ în cadrul serviciului;

evidența fluxului de trezorerie pentru anul 2014

borderoul caseriei

registrul de casa

rapoartele de audit intern anterioare;

alte rapoarte, note, dosarele anterioare care se referӑ la aceasta temӑ .

Dacӑ aveți unele întrebӑ ri privind aceasta acțiune, vӑ rog sӑ contactați pe domna Florea Mariana – auditor intern, coordonatorul misiunii sau pe șeful structurii de audit intern.

Șef Serviciu Audit Intern,

Stanciu Andrei Data: 28.04.2015

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

COLECTAREA INFORMAȚIILOR

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana

Avizat: Stanciu Andrei Data: 17.05.2015

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 17.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 17.05.2015

Data: 17.05.2015 Auditori,

Florea Mariana

Nuțu Liliana

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 17.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 17.05.2015

Auditor intern, Supervizor,

Florea Mariana Stanciu Andrei

Nuțu Liliana

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 18.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 18.05.2015

Auditori, Data:18.05.2015

Florea Mariana

Nuțu Liliana

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ȘI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 18.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 18.05.2015

Auditori, Data : 18.05.2015

Florea Mariana

Nuțu Liliana

Nota:

Pentru continuarea analizei, grupeazӑ riscurile în urmӑ toarele trei categorii:

• Riscuri mici 1,0 – 1,9

• Riscuri medii 2,0 – 2,3

• Riscuri mari 2,4 – 3,0

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

CLASAREA OPERAȚIILOR ÎN FUNCȚIE DE ANALIZA RISCULUI

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana

Avizat: Stanciu Andrei Data: 19.05.2015

Auditori, Data: 19.05.2015

Florea Mariana

Nuțu Liliana

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

TABELUL PUNCTE TARI ȘI PUNCTE SLABE

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 21.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 21.05.2015

Auditori, Data: 21.05.2015

Florea Mariana

Nuțu Liliana

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

TEMATICA ÎN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 21.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 21.05.2015

Auditori, Data: 21.05.2015

Florea Mariana

Nuțu Liliana

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

PROGRAMUL DE AUDIT

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 22.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 22.05.2015

Data: 22.05.2015 Auditori, Șef serviciu audit intern,

Florea Mariana Stanciu Andrei

Nuțu Liliana

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

PROGRAMUL PRELIMINAR AL INTERVENȚIILOR LA FAȚA LOCULUI

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 22.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 22.05.2015

Data: 22.05.2015 Auditori,

Florea Mariana

Nuțu Liliana

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 22.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 22.05.2015

A. Lista participanților:

B. Stenograma ședinței

În cadrul ședinței de deschidere s-a procedat la:

– prezentarea echipei de auditori care urmeazӑ sӑ efectueze misiunea de audit;

– prezentarea funcției de audit intern de cӑ tre șeful Serviciului Audit Public Intern, în special a obiectivelor generale ale auditului intern și semnificația auditului intern;

– prezentarea Programului intervenției la fața locului, a obiectivelor auditabile care se intenționeazӑ a fi realizate, dupӑ analizele de risc efectuate. A fost cerutӑ pӑ rerea auditaților cu privire la aceste obiective, unde s-au fӑ cut remarci cӑ acestea în general reprezintӑ zone cu risc, dar s-au fӑ cut și unele comentarii cu privire la complexitatea activitӑ ților desfӑ șurate în cadrul biroului și neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiști;

În urma discuțiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit, reprezentanții structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confruntӑ și anume:

fluctuația mare a personalului în cadrul entitӑ ții;

neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncӑ rcarea personalului existent;

De asemenea, s-au stabilit:

persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectӑ rii informațiilor, modul de efectuare a testelor, chestionarelor și interviurilor, programul întâlnirilor și timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

condițiile minime pe care auditatul trebuie sӑ le asigure în vederea realizӑ rii misiunii de audit (spațiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)

aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor ședințe intermediare în cursul misiunii, informarea sistematicӑ asupra constatӑ rilor;

data ședinței de închidere, inclusiv a participanților;

stabilirea modalitӑ ții de redactare a Raportului de audit intern (când, cum și cui va fi distribuit).

Recomandӑ rile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncționalitӑ ți constatate, vor fi discutate și analizate cu structura auditatӑ , inclusiv calendarul implementӑ rii și persoanele rӑ spunzӑ toare cu implementarea recomandӑ rilor.

Auditori interni , Auditați,

Stanciu Andrei Negru Adrian

Florea Mariana Mandeci Monica

Nuțu Liliana Constantinescu Monica

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

LISTA DE VERIFICARE nr. 1

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 27.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 27.05.2015

Obiectivul I.

ASIGURAREA CADRULUI ORGANIZATORIC ADECVAT DESFӐ ȘURӐ RII OPERAȚIUNILOR DE ÎNCASӐ RI ȘI PLӐ ȚI ÎN NUMERAR

Auditori,

Florea Mariana

Nuțu Liliana

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

FISA DE IDENTIFICARE și ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 1

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 27.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 27.05.2015

Obiectivul I.

ASIGURAREA CADRULUI ORGANIZATORIC ADECVAT DESFӐ ȘURӐ RII OPERAȚIUNILOR DE ÎNCASӐ RI ȘI PLӐ ȚI ÎN NUMERAR

PROBLEMA

Lipsa fișelor de post.

CONSTATARE

În etapa de colectare a documentelor s-a constatat cӑ nu existӑ fișe de post pentru întreaga entitate auditatӑ , inclusiv la serviciul auditat –Caseria instituției.

CAUZE:

Pentru definirea atribuțiilor la nivelul entitӑ ții s-au primit propuneri de la fiecare serviciu în parte, cuprinderea lor în cadrul ROF-ului s-a realizat prin examinarea și compararea propunerilor cu activitӑ țile executate.

Persoanele care aveau sarcina sӑ întocmescӑ fișele de post, mai exact șefii de birouri au neglijat aceastӑ sarcinӑ , astfel neexistând fișe de post.

CONSECINȚE:

Inexistența fișelor de post poate avea consecințe grave, deoarece personalul angajat nu poate fi tras la rӑ spundere cu privire la neândeplinirea sarcinilor de servici și totodatӑ nu se pot face evaluӑ ri anuale ale personalului angajat, în conformitate cu legislația în vigoare.

RECOMANDӐ RI:

Se recomandӑ instituției auditate emiterea unei note interne în care personalul responsabil cu întocmirea fișelor de post sӑ primescӑ un termen clar de îndeplinire a sarcinilor.

Data : Auditor intern, Supervizor,

27.05.2015 Florea Mariana Stanciu Andrei

Nuțu Liliana

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

LISTA DE VERIFICARE nr. 2

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 28.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 28.05.2015

Obiectivul nr. II

ORGANIZAREA EVIDENȚEI OPERAȚIUNILOR DE ÎNCASӐ RI ȘI PLӐ ȚI ÎN NUMERAR

Auditori ,

Florea Mariana

Nuțu Liliana

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

TEST nr. 1.2

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 28.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 28.05.2015

OBIECTUL TESTULUI : Evidența documentelor în baza cӑ rora se realizeazӑ operațiunile de încasӑ ri și plӑ ți

OBIECTIVELE TESTULUI: Examinarea documentelor cu privire la întocmirea lor corectӑ din punct de vedere cronologic și sistematic, cu respectarea legislatiei contabile

DESCRIEREA TESTULUI:

Populația folositӑ pentru efectuarea testului este formatӑ din 250 de borderouri zilnice și 3780 de chitanțe

Eșantionul pe care se va urmӑ ri existența documentelor atât în format electronic cât și redactat, se constituie dintr-un eșantion de 20%, din populație respectiv 50 de borderouri cu chitanțele aferente.

Testarea a urmӑ rit dacӑ evidența a fost întocmitӑ corect fӑ rӑ omiterea prinderii în borderou a vre unei chitanțe de încasare sau a unui referat însoțit de bonul de casa/facturӑ pentru achitarea în numerar.

Pentru concretizarea testӑ rii s-a elaborat Lista de control nr. 1.2, .

CONSTATARI:

În baza testӑ rii efectuate și a Listei de control nr. 1.2 s-a constatat cӑ existӑ chitanțe omise în borderou dar și achitӑ ri fӑ rӑ documente justificative

CONCLUZII: În baza acestui test s-a elaborate FIAP-UL nr. 2

,

Data Auditor intern, Supervizor,

28.05.2015 Florea Mariana Stanciu Andrei

Nuțu Liliana

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

FOAIE DE LUCRU și ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 1.2

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 28.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 28.05.2015

Evidența documentelor în baza cӑ rora se realizeazӑ operațiunile de încasӑ ri și plӑ ți

Eșantionul folosit în vederea testӑ rii a fost constituit astfel:

Populatia statistica = 250 borderouri de predare

1750 chitanțe aferente

Eșantionul 20% ;

Pasul de selectie = 5,

Asupra populației statistice s-a aplicat consolidarea de date între borderoul de predare și evidența centralizatӑ a seriilor chitanțierelor utilizate excluderea prin functia duplicate a seriilor rezultând astfel 5 de serii de chitanțe neânregistrate în borderou.

Eșantionul constituit dupӑ cum s-a menționat va fi verificat în totalitate atât în format redactat cât și electronic.

În urma verificӑ rii va fi întocmitӑ Lista de control nr. 1.2. lista în care se va menționa rezultatul testӑ rii.

Data : Auditor intern, Supervizor,

28.05.2015 Florea Mariana Stanciu Andrei

Nuțu Liliana

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

LISTA DE CONTROL 1.2

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 28.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 28.05.2015

Obiectivul II.

ORGANIZAREA EVIDENȚEI OPERAȚIUNILOR DE ÎNCASӐ RI ȘI PLӐ ȚI ÎN NUMERAR

Data: Auditori interni, 28.05.2015 Florea Mariana

Nuțu Liliana

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

FISA DE IDENTIFICARE și ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 2

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 28.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 28.05.2015

Obiectivul II.

Organizarea evidenței operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

PROBLEMA

Încasӑ ri și plӑ ți efectuate fӑ rӑ documente justificative, sume încasate și nedeclarate.

CONSTATARE

În etapa de colectare a documentelor s-a constatat cӑ un numӑ r de 5 chitanțe au fost omise, suma încasatӑ nefiind declaratӑ și depusӑ .

CAUZE:

Controlul contabil efectuat precar

CONSECINȚE :

Diminuarea veniturilor unitӑ ții administrativ-teritoriale

RECOMANDӐ RI:

Efectuarea unui control amӑ nunțit al documentelor la sfârșitul zilei de persoanele abilitate. Se recomandӑ instituției auditate analiza tuturor documentelor emise de caserie și recuperarea prejudiciului.

Data : Auditor intern, Supervizor,

28.05.2014 Florea Magdalena Manea Dumitru

Iordan Nicolae

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

LISTA DE VERIFICARE nr. 3

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 29.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 29.05.2015

Obiectivul nr. II

ORGANIZAREA EVIDENȚEI OPERAȚIUNILOR DE ÎNCASӐ RI ȘI PLӐ ȚI ÎN NUMERAR

Auditori ,

Florea Mariana

Nuțu Liliana

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

FISA DE IDENTIFICARE și ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 3

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 29.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 29.05.2015

Obiectivul II.

Organizarea evidenței operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

PROBLEMA

Lipsa verificӑ rii corectitudinii întocmirii documentelor de cӑ tre personalul abilitat.

CONSTATARE

În etapa de colectare a documentelor s-a constatat cӑ documentele redactate eronat au fost semnate de verificare deși acestea conțineau erori: serii de chitanțe lipsӑ

CAUZE:

Persoanele care aveau sarcina sӑ facӑ verificӑ rile au semnat fӑ rӑ un control efectuat..

CONSECINȚE:

Prejudicii aduse bugetului instituției.

RECOMANDӐ RI:

Se recomandӑ instituției auditate emiterea unei note interne în care personalul responsabil cu întocmirea și verificarea documentelor de evidența contabilӑ a încasӑ rilor și plӑ ților în numerar sӑ verifice integral documentele emise în anul contabil auditat și recuperarea prejudiciului.

Data : Auditor intern, Supervizor,

29.05.2015 Florea Mariana Stanciu Andrei

Nuțu Liliana

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

LISTA DE VERIFICARE nr. 4

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 29.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 29.05.2015

Obiectivul III.

REALITATEA EVIDENȚELOR CONTABILE ȘI A SITUAȚIILOR FINANCIARE ALE ENTITӐ ȚII PUBLICE LOCALE PRIVIND OPERAȚIUNILE DE ÎNCASӐ RI ȘI PLӐ ȚI ÎN NUMERAR DIN CADRUL INSTITUȚIEI

Data : Auditor intern, Supervizor,

29.05.2015 Florea Mariana Stanciu Andrei

Nuțu Liliana

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

TEST nr. 3.1

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 29.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 29.05.2015

OBIECTUL TESTULUI : Realitatea evidențelor contabile și a situațiilor financiare ale entitӑ ții publice locale privind operațiunile de încasӑ ri și plӑ ți în numerar din cadrul instituției.

OBIECTIVELE TESTULUI: Sumele evidențiate în fluxul de trezorerie în numerar coincid cu calculul borderourilor de predare și cu registrul de casӑ .

DESCRIEREA TESTULUI:

Populația folositӑ pentru efectuarea testului este formatӑ din 250 de borderouri de casӑ consolidate cu situația fluxului de trezorerie în numerar. Ulterior datele obținute au fost confruntate și cu registrul de casa al entitӑ ții.

Eșantionul pe care se va urmӑ ri existența documentelor atât în format electronic cât și redactat, se constituie dintr-un eșantion de 100%. Testarea a urmӑ rit dacӑ sumele înregistrate ca și încasӑ ri și plӑ ți coincid cu Fluxul de trezorerie în numerar pentru anul 2014.

CONSTATARI:

În baza testӑ rii efectuate s-a constatat cӑ sumele prinse în înregistrӑ ri nu coincid.

CONCLUZII: În baza acestui test s-a elaborate FIAP-UL nr. 3.1

,

Data : Auditor intern, Supervizor,

29.05.2015 Florea Mariana Stanciu Andrei

Nuțu Liliana

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

FISA DE IDENTIFICARE și ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 3

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 29.05.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 29.05.2015

Obiectivul III.

REALITATEA EVIDENȚELOR CONTABILE ȘI A SITUAȚIILOR FINANCIARE ALE ENTITӐ ȚII PUBLICE LOCALE PRIVIND OPERAȚIUNILE DE ÎNCASӐ RI ȘI PLӐ ȚI ÎN NUMERAR DIN CADRUL INSTITUȚIEI

PROBLEMA

Neconcordanțӑ între sumele înregistrate

CONSTATARE

În etapa de colectare a documentelor s-a constatat cӑ totalul încasӑ rilor și plӑ țilornu coincide cu suma cuprinsӑ în Fluxul de trezorerie în numerar pentru anul 2014.

CAUZE:

Chitanțe neoperate în Borderoul de casӑ

CONSECINȚE :

Evidența financiar contabilӑ nu este corect întocmitӑ .

RECOMANDӐ RI:

Analiza tuturor încasӑ rilor efectuate și urmӑ rirea în contabilitate. Controlul ierarhic asupra operațiunilor de casӑ trebuie realizat de o persoanӑ din cadrul serviciului contabilitate în mod regulat.

Data : Auditor intern, Supervizor,

29.05.2015 Florea Mariana Stanciu Andrei

Nuțu Liliana

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

NOTӐ CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 01.06.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 01.06.2015

Data : Auditor intern, Supervizor,

01.06.2015 Florea Mariana Stanciu Andrei

Nuțu Liliana

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHIDERE

Misiunea de audit: Auditarea operațiunilor de încasӑ ri și plӑ ți în numerar

Perioada auditatӑ : 01.01.2014 – 31.12.2014

Întocmit: Florea Mariana, Nuțu Liliana Data: 01.06.2015

Avizat: Stanciu Andrei Data: 01.06.2015

A. Lista participanților:

B. Concluzii:

În cadrul ședinței au fost prezentate obiectivele auditate și constatӑ rile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficiențele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncționalitӑ ților și au fost comentate recomandӑ rile care urmeazӑ a fi implementate pentru eliminarea deficiențelor constatate.

Pentru constatӑ rile/deficiențele prezentate nu au fost formulate obiecții, fiind însușite în totalitate.

Proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final , fiind pregӑ tit pentru aprobare și difuzare entitӑ ții auditate UAT Gura Ocniței

Raportul de audit intern va fi insoțit de un rezumat care va conține principalele constatӑ ri și recomandӑ ri ale echipei de auditori interni și concluziile generale pentru UAT Gura Ocniței În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandӑ rilor și datele de realizare ale acestora.

Notӑ : Datoritӑ acceptӑ rii integrale a constatӑ rilor și recomandӑ rilor formulate de echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.

Unitatea Administrativ-Teritorialӑ Gura Ocniței

Compartimentul Audit Public Intern

PROIECT

DE RAPORT DE AUDIT INTERN

MISIUNEA DE AUDIT INTERN

AUDITAREA OPERAȚIUNILOR DE ÎNCASӐ RI ȘI PLӐ ȚI ÎN NUMERAR

RAPORT DE AUDIT INTERN

I.INTRODUCERE

Structura auditatӑ : UNITATEA ADMINISTRATIV-TERITORIALӐ GURA OCNIȚEI

Ordinul de efectuare a misiunii de audit – auditarea activitӑ ților cuprinse în Planul de audit intern pe anul 2014, s-a fӑ cut în baza Ordinului de serviciu nr. Nr. 31587 din 25.04.2014

Baza legalӑ a acțiunii de auditare: art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a H.G. 1086/10.01.2014 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitӑ ții de audit intern

Durata acțiunii de auditare : 14.05.2015-19.06.2015.

Perioada supusӑ auditӑ rii : 01.01.2014-31.12.2014

Scopul acțiunii de auditare – de a da asigurare în ceea ce privește pertinențe sistemelor de control intern instituite în activitatea de administrare a impozitelor și taxelor locale și de a contribui la îmbunӑ tӑ țirea acestei activitӑ ți.

Obiectivul acțiunii de audit intern este: AUDITAREA OPERAȚIUNILOR DE ÎNCASӐ RI ȘI PLӐ ȚI ÎN NUMERAR

Tipul de auditare: s-a efectuat un audit de conformitate;

Metode si tehnici utilizare:

Tehnici de audit intern utilizate:

verificarea se realizeazӑ în vederea asigurӑ rii validitӑ ții, realitӑ ții și acurateței înregistrӑ rilor în contabilitate a documentelor și a concordanței cu legile și regulamentele în vigoare, precum și a eficacitӑ ții controlului intern prin cu ajutorul urmӑ toarele tehnici de verificare:

comparația: pentru confirmarea identitӑ ții unor informații, dupӑ obținerea lor din douӑ sau mai multe surse diferite;

examinarea: pentru detectarea erorilor și/sau iregularitӑ ților;

recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul și a calculelor matematice;

punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de înregistrӑ ri;

confirmarea: pentru solicitarea informațiilor din mai multe surse independente cu scopul validӑ rii acestora;

garantarea: pentru verificarea realitӑ ții tranzacțiilor înregistrate pornind de la examinarea înregistrӑ rilor spre documentele justificative;

urmӑ rirea: pentru verificarea modului în care au fost elaborate procedurile, pentru verificarea documentelor justificative spre articolul contabil în vederea verificӑ rii dacӑ toate operațiunile au fost înregistrate.

observarea fizicӑ : constӑ în urmӑ rirea unui proces sau a unei proceduri, prin care auditorul își formeazӑ o imagine de ansamblu asupra structurii auditate;

analiza: constӑ în descompunerea unei entitӑ ți în elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate și mӑ surate distinct.

Instrumentele de audit intern utilizate:

Chestionarul de luare la cunoștințӑ – CLC: pentru obținerea unor informații referitoare la contextul socio-economic, organizare internӑ , funcționarea entitӑ ții/structurii auditate;

Chestionarul de control intern – CCI: orienteazӑ auditorii interni în activitatea de identificare obiectivӑ a disfuncțiunilor și cauzelor reale ale acestora. Acesta a fost utilizat pentru evaluarea instrumentelor de control existente, împreunӑ cu alte informații relevante pentru audit, pe parcursul desfӑ șurӑ rii misiunii de audit intern;

Listӑ de verificare – LV: pentru stabilirea condițiilor de regularitate pe care trebuie sӑ le îndeplineascӑ fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operații ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitӑ țile de control intern încorporate în proceduri, existența responsabilitӑ ților pentru efectuarea acestora și permite stabilirea testelor de conformitate atunci când sunt semnalate diferite disfuncționalitӑ ți;

Documentele care au stat la baza auditului:

Materiale întocmite pe timpul auditӑ rii:

liste de verificare pe obiective;

fișe de identificare și analizӑ a problemelor constatate (FIAP);

listӑ centralizatoare a obiectelor auditabile;

teste de verificare și foi de lucru;

programul de audit , programul intervenției la fața locului;

minutele ședințelor de deschidere, de închidere.

II. CONSTATӐ RI ȘI RECOMANDӐ RI

Din verificӑ rile efecuate,auditoria interni au constatat cӑ entitatea publica nu are fișe de post pentru personalul unitӑ ții

Din discuțiile purtate cu personalul, s-a ajuns la concluzia cӑ aceasta s-a produs din cauza unei organizӑ ri defectuoase a reorganizӑ rii departamentelor dar și a neglijenței personalului și a controlului intern defectuos.

Se recomandӑ analiza posturilor, determinarea corectӑ a nivelului și complexitӑ ții atribuțiilor stabilite postului respectiv și stabilirea cerințelor specifice în corelație cu aceasta. Pentru posturile existente și ocupate în cazurile în care ocupantul postului nu deține cunoștințele și aptitudinile necesare în raport cu complexitatea sarcinilor repartizate se va asigura pregӑ tirea profesionalӑ corespunzӑ toare a acestora. Invers, în cazul în care titularul postului deține cunoștințe superioare complexitӑ ții atribuțiilor repartizate, complexitatea obiectivelor va crește în raport cu nivelul cunoștințelor.

În examinӑ rii documentelor și comparațiilor informațiile cu cele existente în cadrul altor servicii din cadrul entitӑ ții a rezultat cӑ , nu în toate cazurile borderoul de casӑ reflecta evidența corectӑ a încasӑ rilor exemplificӑ m:

5 chitanțe, mai exact nr DBWLI102/02.03.2014, DBWLI1205/26.07.2014, DBWLI 307/14.08.2014, DBWLI591/22.09.2014, DBWLI985/15.12.2014, nu au fost înregistrate in borderoul de casӑ al zilei respective, astfel s-a creat un prejudiciu în valoare totalӑ de 1800 lei;

Având în vedere cele constatate mai sus s-a stabilit cӑ s-au încӑ lcat prevederile LEGE nr. 22 din 18 noiembrie 1969 (*actualizatӑ *)privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii și raspunderea în legӑ turӑ cu gestionarea bunurilor agentilor economici, autoritӑ ților sau instituțiilor publice**)(aplicabilӑ începînd cu data de 1 februarie 2014*), art.26.

Cauza o constituie lipsa de responsabilitate a personalului din cadrul caseriei instituției.

Referitor la analiza fӑ cutӑ de auditori, s-au constatat cӑ verificarea de catre personalul desemnat din cadrul Biroului contabilitate al instituției a documentelor de predare este realizatӑ superficial, borderourile fiind contrasemnate.

O altӑ neregulӑ constatatӑ de cӑ tre echipa de auditori a fost neconcordanța evidenței centralizate a borderourilor, registrului de casa cu fluxul de trezorerie în numerar pentru anul 2014

Deși a fost înregistrat corect conform conturilor contabile sumele nu coincid, registrul de casa totalizeazӑ suma de 1,459,737 lei iar fluxul de trezorerie în numerar evidențiazӑ suma de 177123.56 lei

Se recomandӑ analiza tuturor încasӑ rilor și plӑ ților în numerar efectuate și urmӑ rirea în contabilitate. Controlul ierarhic asupra operațiunilor de casӑ trebuie realizat de o persoanӑ din cadrul serviciului contabilitate în mod regulat.

III. CONCLUZII

Pe baza analizelor și evaluӑ rii efectuate apreciem cӑ sistemul de control intern nu este implementat.

Evaluӑ rile au la bazӑ discuțiile care au avut loc în ședința de închidere a misiunii AUDITAREA OPERAȚIUNILOR DE ÎNCASӐ RI ȘI PLӐ ȚI ÎN NUMERAR.

S-au fӑ cut recomandӑ rile auditorului, pe care participanții la aceastӑ ședințӑ le-au apreciat realiste și fezabile.

Instituția nu a formulat obiecții în urma ședinței de închidere, însușindu-și în totalitate neregularitӑ țile constatate. Astfel, urmeazӑ sӑ se implementeze un control mai minuțios în cadrul instituției de cӑ tre persoanele abilitate ale acesteia.

S-a transmis și conducerii instituției auditate Proiectul Raportului de Audit Intern, pentru ca aceasta sӑ poatӑ analiza conținutul acesteia, sӑ -și poatӑ forma o opinie personalӑ .

Au fost restituite toate actele și documentele puse la dispoziție, în vederea fundamentӑ rii constatӑ rilor dupӑ încheierea misiunii de asigurare pe obiectivele stabilite.

Prezentul Raport de Audit a fost întocmit într-un exemplar înregistrat la UAT Gura Ocniței cu nr.33569/19.06.2015

Auditori interni, Șef birou taxe și impozite

Florea Maariana Mӑ ndeci Monica

Nuțu Liliana

Șef birou contabilitate

Constantinescu monica

BIBLIOGRAFIE

L. Fitzpatrick –The story of bookkeeping, accounting and auditing, studiu publicat în Accountants Digest, 1939, citat de R. G. Brown în The accouting review, 1962 și de L. Dobroțeanu și C. L. Dobroțeanu în Audit – concepte și practici, Ed. Economicӑ , București, 2002, p 19

L. Collins, G. Valin – Audit et controle intern. Aspect financiers, opérationnels et stratégiques, Ed. Dalloz, Paris, 1992, p 11

http://www.mapn.ro/structuri/dai/istoric.htm

HOTARARE Nr. 99/24 din 27 ianuarie 1999 pentru aprobarea Declaratiei de principiu si a Normelor nationale de audit si de servicii conexe act emis de: CORPUL EXPERTILOR CONTABILI SI CONTABILILOR AUTORIZATI DIN ROMANIA

ERP-urile sunt recunoscute ca sisteme informatice financiar-contabile integrate, specifice organizațiilor mari și foarte mari. În general, ele încearcӑ sӑ integreze toate departamentele și ariile funcționale din cadrul unei organizații într-un singur sistem informatic, care sӑ rӑ spundӑ necesitӑ ților tuturor, înlocuind multitudinea sistemelor divergente, complexe, mai mult sau mai puțin compatibile

Fotache, D., Hurbean, L. – Solutii informatice integrate pentru gestiunea afacerilor – ERP, Editura Economica, Bucuresti, 2004, pag. 16

David Coderre – Articolul „Analiza ratelor – O înțelegere a tehnicii de analizӑ a datelor”, www.theiia.org

Mark Nigrini – Articolul „Analiza digitala – Tehnologii de analiza a datelor asistate de calculator pentru auditorii interni”, www.theiia.org/itaudit

prelucrare dupӑ sursa : Richard Baskervill – EDP Auditing, Georgia State University

Standardul de audit 1009

Pigford, D.V., Baur, Expert systems for Business

Dillard, Mutchler, 1988

Analiza funcționalitӑ ților aplicației a fost posibilӑ prin consultarea sursei www.acl.com

www.pentana.com

www,paisleyconsulting.com

www.methodware.com/products/proaudit

Doctorand : Reș Moreno-Doru TEZӐ DE DOCTORAT CONTRIBUȚII LA CONCEPEREA, PROIECTAREA ȘI IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM INFORMATIC INTEGRAT DE TIP ERP, IN CADRUL UNEI FIRME DIN DOMENIUL INDUSTRIAL

Conf. dr. Gheorghe Mirela, Academia de Studii Economice București, Facultatea Contabilitate și Informaticӑ de Gestiune, Email: [anonimizat] IMPACTUL TEHNOLOGIILOR INFORMAȚIONALE ÎN AUDITUL FINANCIAR

Doctorand, Gheorghe Mirela tezӑ de doctorat AUDITUL INFORMAȚIEI CONTABILE ÎN CONDIȚIILE UTILIZӐ RII SISTEMELOR INFORMATICE

BIBLIOGRAFIE

L. Fitzpatrick –The story of bookkeeping, accounting and auditing, studiu publicat în Accountants Digest, 1939, citat de R. G. Brown în The accouting review, 1962 și de L. Dobroțeanu și C. L. Dobroțeanu în Audit – concepte și practici, Ed. Economicӑ , București, 2002, p 19

L. Collins, G. Valin – Audit et controle intern. Aspect financiers, opérationnels et stratégiques, Ed. Dalloz, Paris, 1992, p 11

http://www.mapn.ro/structuri/dai/istoric.htm

HOTARARE Nr. 99/24 din 27 ianuarie 1999 pentru aprobarea Declaratiei de principiu si a Normelor nationale de audit si de servicii conexe act emis de: CORPUL EXPERTILOR CONTABILI SI CONTABILILOR AUTORIZATI DIN ROMANIA

ERP-urile sunt recunoscute ca sisteme informatice financiar-contabile integrate, specifice organizațiilor mari și foarte mari. În general, ele încearcӑ sӑ integreze toate departamentele și ariile funcționale din cadrul unei organizații într-un singur sistem informatic, care sӑ rӑ spundӑ necesitӑ ților tuturor, înlocuind multitudinea sistemelor divergente, complexe, mai mult sau mai puțin compatibile

Fotache, D., Hurbean, L. – Solutii informatice integrate pentru gestiunea afacerilor – ERP, Editura Economica, Bucuresti, 2004, pag. 16

David Coderre – Articolul „Analiza ratelor – O înțelegere a tehnicii de analizӑ a datelor”, www.theiia.org

Mark Nigrini – Articolul „Analiza digitala – Tehnologii de analiza a datelor asistate de calculator pentru auditorii interni”, www.theiia.org/itaudit

prelucrare dupӑ sursa : Richard Baskervill – EDP Auditing, Georgia State University

Standardul de audit 1009

Pigford, D.V., Baur, Expert systems for Business

Dillard, Mutchler, 1988

Analiza funcționalitӑ ților aplicației a fost posibilӑ prin consultarea sursei www.acl.com

www.pentana.com

www,paisleyconsulting.com

www.methodware.com/products/proaudit

Doctorand : Reș Moreno-Doru TEZӐ DE DOCTORAT CONTRIBUȚII LA CONCEPEREA, PROIECTAREA ȘI IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM INFORMATIC INTEGRAT DE TIP ERP, IN CADRUL UNEI FIRME DIN DOMENIUL INDUSTRIAL

Conf. dr. Gheorghe Mirela, Academia de Studii Economice București, Facultatea Contabilitate și Informaticӑ de Gestiune, Email: [anonimizat] IMPACTUL TEHNOLOGIILOR INFORMAȚIONALE ÎN AUDITUL FINANCIAR

Doctorand, Gheorghe Mirela tezӑ de doctorat AUDITUL INFORMAȚIEI CONTABILE ÎN CONDIȚIILE UTILIZӐ RII SISTEMELOR INFORMATICE