Utilizarea Pachetelor Soft In Analiza Si Reprezentarea Proceselor DE Afaceri

UTILIZAREA PACHETELOR SOFT ÎN

ANALIZA ȘI REPREZENTAREA PROCESELOR DE AFACERI

CUPRINS

INTRODUCERE

1. CAPITOLUL ÎNTÂI : O abordare teoretică

1.1 Procesul de afaceri în cadrul unei organizații

1.2 Managementul Proceselor de Afaceri (BPM)

1.3 Modelarea proceselor de afaceri

1.4 Modelarea proceselor de afaceri utilizând limbajul UML

1.4.1 Avantajele utilizării limbajului UML

1.5 Modelarea proceselor de afaceri utilizând limbajul BPMN

1.5.1 Avantajele BPMN

2. CAPITOLUL AL DOILEA : Instrumente pentru modelarea proceselor de afaceri

2.1 Realizarea modelelor utilizând AXURE RP PRO

2.2 Ce putem construi în AXURE?

2.3 Enterprise Architect – Tool pentru modelarea UML

2.4 Modelarea de afaceri și de analizǎ

2.5 Durata de viață a managementului proceselor de afaceri

3. CAPITOLUL AL TREILEA: Studiu de caz

3.1 Analiza proceselor de afaceri

3.2 Reprezentarea proceselor de afaceri

3.2.1 Interfața utilizatorului

3.2.2 Tabelul cu widget-uri

4. CONCLUZII

5. REFERINȚE BIBLIOGRAFICE

6. ANEXE

INTRODUCERE

Tema propusă, și anume, “Utilizarea pachetelor soft in analiza și reprezentarea proceselor de afaceri ” prezintă un adevărat interes în mediul de afaceri din România, care este deja matură după două decenii de economie de piață, dar și datorită luptei pentru creșterea cotei de piață deținută de companii. Acest scop este concretizat în următoarele aspecte: posibilitatea clienților de a comanda un card online de tip Libra FREE prin Internet Banking fara a veni la banca, precum si facilitatea de a retrage bani de oriunde, dar si de a face plati la POS.

Am urmǎrit sǎ analizez necesitatea creǎrii unui nou modul în aplicația de Internet Banking care îi vizeazǎ pe clienții existenți în ceea ce privește comandarea unui card doar completând un formular. Așadar, mai întâi am analizat procesul de afaceri cu ajutorul instrumentelor de lucru, dupǎ care am reprezentat procesul de afaceri care urmeazǎ a fi implementat folosindu-mǎ de instrumentele de lucru specifice modelǎrii proceselor de afaceri.

În Capitolul întai vom descrie aspecte practice și teoretice legate de Business Process Management în companii, vom define noțiunile de “process de afaceri” , “analizǎ de afaceri” pornind de la principiile și practicile BPM. Modelarea proceselor de afaceri începe cu cele mai cunoscute abordări continuând cu modele abstracte specifice diverselor organizații.

În continuare vom prezenta limbaje, tehnici de modelare ale proceselor de afaceri și metode cu ajutorul cărora se realizează prototipuri și modele. Vor fi prezentate pe rând softuri de modelare a proceselor de afaceri, precum Enterprise Architect și AXURE RP PRO, dar si limbaje de modelare specifice precum UML și BPMN. După trecerea în revistǎ a acestora, pornind de la specificul activității organizațiilor, vom ține cont de clasificarea lor exemplificând cu diverse soluții. Descrierea și modelarea proceselor de afaceri pornește de la BPMN și BPR oferind criterii de comparație care caracterizează funcționalitatea și capacitățile fluxurilor de control. Metodologiile de modelare ale afacerii sunt tratate prin prisma soluțiilor date de K.Kostanhe (1996), iar metodele de modelare a proceselor de afaceri abordează soluțiile oferite de Fu-Ren Lin și alții. Procesele de afaceri în companii au ca punct central ecosistemul arhitecturii de afaceri (Ulrich and Whorter, 2010) și sunt analizate prin prisma managementului fluxurilor de lucru.

În capitolul al treilea vom detalia aspecte particulare ce țin de implementarea unui nou meniu în aplicația de Internet Banking de la Libra

Internet Bank. De asemenea, vor fi prezentate scheme realizate in Microsoft Visio și prototipuri și machete desenate în AXURE RP PRO. În prima parte a capitolului vom analiza procesele de afaceri de la Libra Internet Bank pornind de la general spre particular, iar în a doua parte vom reprezenta procesele de afaceri cu ajutorul pachetelor soft specifice acestui domeniu.

Din cauza faptului ca existǎ o concurențǎ foarte puternicǎ pe piațǎ, organizațiile sunt nevoite sa ridice nivelul calitativ al serviciilor pe care le oferǎ și sǎ scurteze timpul de procesare a comenzilor, astfel reușind sǎ minimizeze costurile, lucru care conduce la creșterea profitului.

În vederea atingerii acestui scop, organizațiile trebuie sǎ își optimizeze toate operațiunile, lucru care înseamnǎ cǎ este necesar sǎ se construiascǎ un model de afacere care sa descrie activitatea firmei respective, fapt ce permite acesteia sǎ mimeze diverse schimbǎri ce pot apǎrea înainte de implementare.

În peisajul bancar românesc, Libra Internet Bank s-a fǎcut cunoscutǎ prin direcția sa cǎtre noutate, cǎtre promovarea și utilizarea aplicațiilor online și a noilor tehnologii în conceperea de produse și servicii orientate cǎtre client și bazate pe Internet.

Este prima bancǎ din România care a tratat segmentul medical (din 2004), pentru ca mai târziu sǎ se orienteze și cǎtre aria profesiilor liberale, sau companii mari și medii. Libra Internet Bank are la bazǎ conceptule cochete de "mica banca din oraș a breslei tale" și de "bancher pe care îl cunoști personal". Este membrǎ a grupului american de investitii New Century Holdings – NCH (din 2003), și de-a lungul timpului a câștigat încrederea celor mai de seamǎ reprezentanți ai mediului de afaceri.

În anul 2011, banca și-a schimbat denumirea din Libra Bank în Libra Internet Bank, deoarece s-a dorit automatizare în tot sistemul bancar și încǎ se lucreazǎ la acest aspect, astfel consolidându-și strategia de "banca a Internetului", unde se mizeazǎ pe rapiditate în procesarea solicitǎrilor de la clienți, “ pe crearea unuia din cele mai moderne și dinamice servicii de Internet Banking de pe piața româneascǎ și pe lansarea de produse premiate, precum sistemul de plǎți online LibraPay, Acces Investigator etc.

CAPITOLUL ÎNTÂI : O abordare teoretică

Un process de afaceri reprezintă o culegere de activități sau sarcini conexe ce au un punct de plecare și unul de final, dar și intrări și ieșiri. Un proces de afaceri poate fi divizat în sub-procese, care contribuie la atingerea obiectivului procesului inițial.

Procesul de afaceri în cadrul unei organizații

Tehnologia informației este inovatoare în ceea ce privește prezentarea și implementarea unei strategii de afaceri, iar procesele de business au rol de a grăbi creșterea valorii de afaceri.

Procesele din întreprinderi sunt mijloace prin care orice companie își va conduce afacerea, înglobănd orice activitate sau grup de activități ce adaugă valoare unei resurse interne, pentru a obține un produs sau un serviciu destinat unui beneficiar (intern sau extern organizației).

“Un process de afaceri sau metoda de business este o colecție de actitivități sau task-uri structurate și relaționate care produc un produs sau serviciu specific (răspunzand unei nevoi) pentru un client particular sau pentru clienți in general. Acesta poate fi vizualizat adesea cu ajutorul unei « diagrame de flux » ca și secventă a activităților, cuprinzând și noduri decizionale.”( http://en.wikipedia.org/wiki/Business_process)

În lucrările de specialitate, “o abordare unitară și organizată de identificare, proiectare, executie, măsurare, monitorizare, control atât a proceselor de business automate cât și manuale pentru în scopul obținerii unor rezultate consistente aliniate cu obiectivele strategice organizaționale”, poartă denumirea de Management al Proceselor de Business (sau Business Process Management). “(http://ittrends.ro/2013/03/ciclul-de-viata-al-proceselor-de-business/ )

’’Analiza Proceselor de Afaceri constă în:

Obținerea unei înțelegeri lucrative privind procesele de business

Înțelegerea cerințelor grupurilor interesate față de ele

Determinarea scopului și obiectivelor fiecărui proces

Identificarea problemelor asociate proceselor și determinarea cauzelor acestora

Dezvoltarea opțiunilor de îmbunătățire procese

Inițierea acțiunilor de îmbunătățire a proceselor

Analiza proceselor de business  include și definirea modului în care organizația adoptă o activitate și modul în care se îmbunătățesc procesele.”( http://romania.iiba.org)

Atunci când clasificăm procesele de afaceri obținem o împărțire a acestora în elementare și complexe. Deosebirea dintre cele două ar consta în numărul de activități pentru care au fost definite. Astfel, un proces complex necesită, de obicei, mai multe funcții principale ale întreprinderii, iar acțiunile sale au un impact semnificativ asupra funcționalității generale a activității organizaționale. Pentru a găsi întreaga hartă a activităților desfășurate și sarcinilor implicate, se procedează, de obicei, la împărțirea proceselor complexe în sub-procese, până la obținerea de procese elementare care definesc o funcție pe care organizația trebuie să o realizeze prin activitățile sale.

Figura 1 : Sructura proceselor de afaceri dintr-o oganizație

Procesele de afaceri pot fi privite atât ca ținte în realizarea unei strategii de afaceri, dar și ca modele de automatizare a afacerii prin utilizarea tehnologiilor informatice. Aceasta ar pune accentul pe date și proceduri, având ca scop principal relațiile dintre elementele procedurale si modul de utilizare a datelor, iar noțiunea de proces de afacere poate fi privit ca mijloc de analiză a modului în care aplicațiile unui sistem informatic pot fi înglobate în scopul identificării avantajelor oferite de automatizarea proceselor.

În prezent, în dezvoltarea sistemelor informatice pentru companii, se remarcă faptul că paradigma programării încă deține o influență majoră în descrierea proceselor de afaceri, activitatea întreprinderii fiind alcătuită din procese definite în conformitate cu funcțiile sistemului informatic.

Managementul Proceselor de Afaceri (BPM)

Managementul Proceselor de Afaceri (BPM) reprezintă un set de sarcini și activități create pentru a atinge un anumit scop într-o companie. Deși necesită resurse considerabile, atât umane cât și materiale, procesele de afaceri sunt foarte importante pentru organizație, fiind aducătoare de profit. Odată ce vor fi considerate strategice de către management, ele trebuie înțelese și optimizate astfel încat să poată oferi clienților produse și servicii cu valoare adăugată.

Managementul Proceselor de Afaceri este o abordare ce asigură optimizarea continuă în bucla de performanță a unei companii. Pentru a maximiza câștigurile oricărei abordări de tip BPM, orice inițiativă tehnologică, cu reprezentare la nivel de arhitectură de sistem informatic, trebuie să pornească de la definirea componentei de business, căreia îi corespunde demersul tehnologic. Așadar, abordarea unei organizații din punct de vedere al BPM se încheie cu implementarea unei soluții de tip BPMS (Business Process Management System), materializată într-un software specializat, care găzduieste modelele proceselor de lucru interne și este expus pe web. BPMS reprezintă componenta de sistem informatic menită să susțină departamentul specializat, ce are ca principal obiectiv modelarea, definirea și mai ales automatizarea proceselor de lucru interne (BPM Office).

Companiile care abordează soluții de tip BPMS, au înregistrat evoluții evidente la nivelul productivității, adaptabilității în piață și nu în ultimul rând, au descoperit formule inovative de satisfacere a clienților.

În practica de afaceri și a managementului din companii, s-au conturat două perspective cu privire la organizarea și conducerea afacerii unei întreprinderi: una axată pe funcții și cealaltă pe procese (Tudor, 2013).

Perspectiva funcțională vizează problemele specifice ale activității de management din punctul de vedere al resurselor organizației puse la dispoziția diviziilor sau departamentelor în scopul realizării anumitor funcții particulare afacerii.

Perspectiva orientată pe procese este oarecum complementară perspectivei funcționale, căutând să îmbunătățească performă susțină departamentul specializat, ce are ca principal obiectiv modelarea, definirea și mai ales automatizarea proceselor de lucru interne (BPM Office).

Companiile care abordează soluții de tip BPMS, au înregistrat evoluții evidente la nivelul productivității, adaptabilității în piață și nu în ultimul rând, au descoperit formule inovative de satisfacere a clienților.

În practica de afaceri și a managementului din companii, s-au conturat două perspective cu privire la organizarea și conducerea afacerii unei întreprinderi: una axată pe funcții și cealaltă pe procese (Tudor, 2013).

Perspectiva funcțională vizează problemele specifice ale activității de management din punctul de vedere al resurselor organizației puse la dispoziția diviziilor sau departamentelor în scopul realizării anumitor funcții particulare afacerii.

Perspectiva orientată pe procese este oarecum complementară perspectivei funcționale, căutând să îmbunătățească performanța organizației pe seama îmbunătățirii proceselor cheie ce caracterizează fundamentul afacerii întreprinderii .

Perspectiva funcțională a managementului este eficientǎ pentru îmbunǎtǎțirea resurselor interne, în timp ce viziunea orientată pe procese vizeazǎ coordonarea activităților complexe ale întreprinderii, ce implică și resurse externe.

Gestionarea acestor procese într-o perspectivǎ unitară și în sensul impus de viziuni orientate pe procese a generat o noțiune des utilizatǎ, aceea de management al proceselor de afaceri (Business Process Management). Deși este un termen care a provocat lungi dispute în literatura de specialitate, definițiile pe care diverși autori le-au furnizat sunt evidențiate pe baza aceleiași idei de optimizare a proceselor întreprinderii prin diverse mijloace caracteristice. În linii mari, noțiunea de « Business Process Management » constituie atât o strategie de afaceri, cât și un segment software, destinate să gestioneze eficacitatea și randamentul proceselor din cadrul organizației, prin practici de modelare, automatizare si monitorizare.

Ca disciplină de management, BPM substituie perspectiva funcțională a managementului cu cea îndreptatǎ spre procese aliniată cu obiective de afaceri de nivel înalt.

Ca tehnologie sau segment software, BPM oferǎ un set de instrumente software utile pentru optimizarea performanței, realizarea cauzelor concrete de performanță, automatizarea și monitorizarea activităților și task-urilor aferente proceselor de afaceri și furnizarea unei platforme software pentru îmbunătățirea performanței afacerii.

Atunci când vorbim despre o întreprindere, știm déjà că aceasta dispune de procese de afaceri complexe, prin urmare, BPM îi vizează atât pe angajați, clienți, cât și pe furnizori sau alți parteneri. Introducerea unui sistem de management al proceselor de afaceri furnizează și noi nivele de analiză, vizibilitate, responsabilitate și predictibilitate pentru business. Un sistem de management al proceselor dintr-o companie vizeazǎ orice proces prin intermediul ciclului de viață al acestuia. Sistemul de gestionare a proceselor se referǎ la aceste etape ale ciclului de viață, de la apariția procesului în cadrul întreprinderii și până la o posibilǎ eliminare a acestuia din strategia de afaceri. Astfel, sistemele Business Process Management dețin patru arii importante de activități, corespunzătoare principalelor faze din ciclul de viață al proceselor de afaceri: proiectarea și modelarea, implementarea sau execuția, monitorizarea și optimizarea proceselor.

Proiectarea și modelarea proceselor de afaceri trebuie să gǎseascǎ complexitatea și dinamica fiecărui proces care va fi inclus în strategia de afaceri și să explice modul în care acesta va afecta activitatea organizației și va contribui la adăugarea unui plus de valoare în cadrul lanțului valoric specific.

Implementarea sau execuția privește, pe de o parte, înglobarea unor noi procese de afaceri în activitatea caracteristicǎ întreprinderii, iar pe de altă parte, însușirea noilor modele stabilite în cadrul etapei de modelare a proceselor existente, care are nevoie de îmbunătățiri sau restructurări. Implementarea trebuie sǎ aibǎ în vedere integrarea proceselor noi cu cele existente și atribuirea responsabilităților pe roluri asociate proceselor, și gestionarea acestor roluri.

Monitorizarea este o componentă esențialǎ în abordarea managementului proceselor de afaceri, în primul rând pentru că o perspectivă a afacerii orientată pe procese este adeseaasociată cu nevoia de vizibilitate a performanțelor și a conformității cu strategia de afaceri, și în al doilea rând, mulțumitǎ nevoii de accentuare a eficacității și randamentului proceselor. Monitorizarea se raportează la acel set de activități care permit dezvăluirea anumitor elemente, care confirmă sau infirmă utilitatea unui proces de afaceri, precum și a anumitor anomalii care nu ar putea să fie vizibile în etapele precedente de proiectare și modelare statică. Din acest motiv, tehnologia de monitorizare oferă un feedback esențial atât managerilor afacerii, cât și responsabililor cu implementarea proceselor, bucurându-se de suport tehnic din aria auditului financiar și informatic.

Optimizarea este un procedeu prin care informațiile se culeg în etapa de monitorizare și prin definirea anumitor prototipuri in timpul procesului de implementare a acestora. Așadar, optimizarea are un caracter iterativ al proceselor de afaceri, deoarece cu ajutorul ei sunt reluate etapele prezentate mai sus.

Modelarea proceselor de afaceri

Ca efect al majorării complexității afacerilor și, bineînțeles, al schimbării structurii proceselor din organizație, se manifestă in mod clar nevoia de a utiliza tehnici formale de reprezentare a fluxului informațional și operațional, prin procedee viguroase, provenite din analiza bazată pe modele. Sub acest aspect, s-a conturat un trend ascendent în utilizarea de soluții pentru reducerea și redarea explicită a proceselor de afaceri prin modele accesibile, care să detalieze înlănțuirea activităților și constrângerile în realizarea lor.

Caracterizarea prin modele a proceselor organizatiei permite analiza, îmbunătățirea și monitorizarea performanțelor de afaceri. Un astfel de model al proceselor de afaceri este, de regula, o diagramă prin care se ilustrează unul sau mai multe procese de afaceri, sub forma unei secvențe de activități desfășurate cu rol de a realiza obiectivele pe care o organizație isi propune să le atingă. Modelele proceselor de afaceri includ acțiuni și evenimente, fiind arătat modul în care acestea sunt procesate, dar și persoanele implicate, arătându-se cu ce se ocupă și în ce scop. De obicei sunt prezentate procesele desfășurate în mai multe divizii ale organizației, uneori fiind cuprinse șupactivități aferente organizațiilor sau sistemelor externe ce au consecințe asupra proceselor interne. Înainte de a începe alcătuirea modelului proceselor de afaceri, este necesară obținerea următoarelor informații:

Rezultatul așteptat al procesului;

Punctele de început și de sfârșit (cerințele clientului și îndeplinirea cerințelor clientului);

Activitățile desfășurate;

Organizarea activităților;

Desemnarea persoanelor care desfășoară activitățile;

Documentele și tipizatele schimbate între angajați sau primite/trimise de la/către clienți și furnizori.

Realizarea unui model care să reflecte corect procesele de afaceri care au loc în interiorul unei organizații se poate efectua doar prin implicarea în mod activ, la elaborarea acestuia, a membrilor echipei de dezvoltatori și a reprezentanților organizației. Pentru modelarea proceselor de afaceri pot fi utilizate două tipuri de limbaj de notație: Business Process Modeling Notation (BPMN) și Diagramele de Activități UML. Potrivit pǎrerilor multor specialiști, BPMN este cel mai utilizat și accesibil limbaj în modelarea proceselor de afaceri din cadrul întreprinderii.

Modelarea proceselor de afaceri utilizând limbajul UML

Limbajul UML (Unified Model Language) este folosit îndeosebi pentru realizarea documentelor de specificații din domeniul software. Acesta nu este încă și un limbaj de programare, însă unește cele mai bune metode și practici din domeniul ingineriei programării, care s-au dovedit a fi eficiente atunci când s-a pus problema alcătuirii unor sisteme complexe.

UML este un limbaj foarte important care poate reda în imagini ceea ce nu pot reda pagini întregi de explicații despre procesul respectiv. Deseori, cuvintele pot fi ambigue, și bineînțeles, interpretate diferit de la o persoană la alta, în schimb „imaginea” realizată cu ajutorul UML este clară, logică și nu lasă loc de posibile interpretări, altele decât ce trebuie să exprime.

Acest limbaj conține patru părți importante:

View-urile sau Vederile exprimă diverse aspecte particulare ale sistemului dintr-un punct de vedere

Diagramele reprezintă părți ale unui view și sunt dispuse astfel încât să exemplifice un fragment din întreg sisttemul modelat. Există nouă tipuri de diagrame, însă vom exemplifica doar patru din ele, pe cele mai importante.

Diagrama cazurilor de utilizare este folositoare pentru a crea o imagine de ansamblu asupra sistemului. Ea reprezintă actorii, cazurile de utilizare și relațiile dintre ele. Un caz de utilizare poate reprezenta o componentă a unui sistem sau subsistem, pe când actorii pot fi persoane sau chiar sisteme externe. În figura de mai jos am exemplificat o diagramă a cazurilor de asigurare dintr-un sistem de asigurări.

Diagrama claselor este cea mai importantă diagramă folosită în cadrul proiectării orientate obiect; este folosită pentru a modela sistemul ce trebuie desvoltat. Aceasta este compusǎdin clase și asocieri ale acestora. De obicei, fiecare clasă are o denumire și anumite atribute. O clasă reprezintă o descriere a unui set ce obiecte care au aceleasi atribute, relații, ș.a.m.d. Mai jos este reprezentată diagrama claselor pentru un sistem de asigurări.

Diagrama de activitate descrie pașii utilizați în descrierea unei activități. Ea permite o înțelegere cât mai ușoară a evenimentelor complexe. Activitatea se realizează pe etape care sunt declanșate de prelucări interne. Am reprezentat în exemplul de mai jos diagrama de activitate pentru un server de imprimantă

Diagrama de stare identifică obiectele unui sistem care fac trecerea de la o stare la alta. Conform UML, « o stare este o condiție sau o situație din momentul existenței unui obiect care satisface în acel moment anumite condiții, clase și toate operațiile acesteia din timpul unui eveniment ». Diagramele de stare conțin o stare inițială – cercul negru de la început – și o stare finală – cercul negru de la sfȃrșit. În exemplul de mai jos, am folosit elementele unei diagrame de stare pentru cazul unei comenzi.

Elementele de modelare reprezintă obiectele care ajută la modelarea sistemului, acestea se regăsesc exemplificate mai jos:

Mecanismele generale permit introducerea de comentarii sau anumite informații suplimentare despre o clasă sau un obiect.

Avantajele utilizării limbajului UML

Limbajul UML prezintă o serie de avantaje printre care putem aminti de faptul că descrie în mod vizual conceptul unui sistem sau un program orientat-obiect. De asemenea, cu ajutorul unei diagrame UML putem vizualiza într-un mod foarte logic și concret relațiile dintre clase și obiecte, dar și atributele fiecăreia. Atributele ajută la înțelegerea detaliată a sistemului. Diagramele UML sunt foarte ușor de citit și de înțeles, astfel că fac legătura dintre business analyst și programator.

Limbajul UML încurajează creșterea pieței de instrumente orientate pe obiecte, deoarece permite formularea specificațiilor bazate pe un limbaj de modelare permițând propagarea unor practici excelente pentru realizarea sistemelor software.

Modelarea proceselor de afaceri utilizând limbajul BPMN

Business Process Modeling Notation (BPMN) reprezintă o tehnică grafică de notație pentru modelarea proceselor de afaceri, creat de către Business Process Management Initiative (BPMI). Încă din anul 2005, BPMN este menținut de către Object Management Group (OMG), ca urmare a fuziunii între această organizație și BPMI. În ianuarie 2011 OMG a publicat BPMN versiunea 2.0 care extinde domeniul de aplicare și competențele versiunii precedente, BPMN 1.2, în mai multe zone (www.omg.org/spec/BPMN/2.0 ):

Formalizează executarea semantică a componentelor BPMN;

Definește un dispozitiv de extensibilitate atât pentru extensiile Modelului de Procese (Process Model), cât și pentru extensiile grafice;

Rafinează compoziția și relația Evenimentelor;

Extinde definirea interacțiunilor umane;

Definește un Model de Coreografie (Choreography Model).

Cel mai important obiectiv al BPMN este „să ofere o notație care este ușor de înțeles de către toți utilizatorii de afaceri, de la analiștii de afaceri care creează proiectul inițial al proceselor, până la dezvoltatorii tehnici responsabili pentru implementarea tehnologiei care va efectua aceste procese și, în final, pentru oamenii de afaceri care vor gestiona și monitoriza aceste procese. Astfel, BPMN creează o punte de legătură standardizată pentru decalajul dintre proiectarea procesului de afaceri și procesul de implementare.”( www.omg.org/spec/BPMN/2.0 ). Cu ajutorul BPMN se pot realiza mapǎri ale înregistrǎrilor ce vor fi utile în realizarea semanticǎ a proceselor de afaceri prin limbajele de excuțir, precum : Business Process Modeling Language (BPML), Business Process Execution Language for Web Services (BPEL4WS), Web Services Business Process Execution Language (WS-BPEL).

BPMN înfățișează un nivel remarcabil pentru modelarea proceselor, care a atins o treaptă de importanță foarte înaltă în tehnicile BPM, practici ce necesită optimizarea proceselor de afaceri. Este un limbaj ce îngăduie definirea multor scenarii ,in desfășurarea activității unei companii, de la nivelul unor procese interne specifice și până lan ivelul proceselor între organizații, cuprinzând interacțiuni între servicii și excepții în work-flow-uri.

Avantajele BPMN

Față de alte limbaje asemănătoare, BPMN este mult mai expresiv. Cu ajutorul lui se poate reprezenta aproape orice fel de proces administrativ sau al domeniului afacerii. Utilizează două niveluri de reprezentare a informațiilor.

Primul nivel conține notații grafice foarte ușor de înțeles

Al doilea nivel poate fi folosit pentru a acoperi o specificație mult mai largă impreună cu definirea unui set de atribute.

Deoarece este un limbaj grafic, el poate fi înțeles foarte ușor de către o varietate de specialiști, atât analiștii, proiectanți ai proceselor de afaceri, cât și de experții în domeniu : avocați, manageri, manageri de top, dezvoltatori software, utilizatori simpli.

Putem realiza cu BPMN procese de afaceri de tipul „end-to-end”. Acest tip vine pentru a acoperi multe variante de modelare, astfel încât este necesar sǎ existe posibilitate de comunicare a informațiilor la o varietate largă de audiențe. În cadrul unui model BPMN de tip „end-to-end” sunt cuprinse trei tipuri de bază de sub-modele:

Procesele sau orchestrarea serviciilor sunt folosite îndeosebi în cazul serviciilor web. Acestea sunt private și publiceProcesele private sunt acele procese din interiorul unei companii și pot fi executabile sau ne-executabile. Fluxul unui proces de afaceri privat poate fi conținut într-un singur „Pool”, fără a depăși limitele acestuia. Granițele unui „Pool” pot fi depășite doar de Flux de Mesaje (Message Flow), ce arată interacțiunile dintre procese private de afaceri separate.

Private executabile – sunt acele modele care au rolul de a arǎta o înțelegere foarte clarǎ și sigurǎ a modului în care funcționeazǎ elementele, iar scopul lor este de a fi executate cu anumite semantici. Private ne-executabile – aceste sunt modelate pentru a fi documentat întreg comportamrentul procesului de afaceri.

Publice – conține numai acele activitǎți ce se pot folosi pentru a interacționa cu alți participanți la proces, astfel creându-se o legǎturǎ între procesul de afaceri și participantul la respectivul proces.

Coreografii –descriu comportamentul dintre mai mulți participanți care comunicǎ prin intermediul schimburilor de mesaje

Colaborări – descriu interacțiunile dintre două sau mai multe entități de afaceri, considerate „participanți” la colaborare. Fiecare participant este reprezentat printr-un „pool”, iar mesajele schimbate între aceștia sunt reprezentate printr-un „flux de mesaje” (Message Flow).

Îmbinând toate cele trei tipuri importante de sub-modele putem realiza o imagine detaliată a proceselor de business, însă este recomandat ca proiectantul sistemelor informatice să își îndrepte atenția asupra unui aspect al analizei proceselor în scopul evitării creării unui document prea complicat și implicit dificil de înțeles.

Modelarea proceselor de afaceri este o arie nouă de aplicabilitate pentru limbajul unificat de modelare (Unified Modeling Language – UML). În cazul modelelor de afaceri sunt descrise procesele folosind noțiuni specifice limbajului UML, precum activități și colaborări. Obiectivul propriu-zis al modelării proceselor de afaceri pornește de la nevoia de a afla despre activitatea organizației, de a cunoaște fluxurile de lucru pe baza cărora se se va proiecta sistemul informatic și în final se dorește să se ajungă chiar și la propuneri de îmbunătățiri și modificări ale acestora. De obicei, proiectantul se va limita să redeseneze și să modifice un singur flux, evident, există si cazuri excepționale în care trebuie modificat intreg procesul de afaceri. Având în vedere că majoritatea proceselor de afaceri. Cu cât apar mai multe procese care sunt dezvoltate în mediul virtual, proiectarea sistemelor informatice/de afaceri devine o tehnică esențială. deosebire de re-ingineria proceselor de afaceri, care îsi propune în mod explicit modificarea acestora, modelarea proceselor de afaceri încearcă, în majoritatea cazurilor, o documentare printr-o metodă vizuală a felului în care o entitate economică își desfășoară activitatea.

Modelarea proceselor de afaceri a luat naștere în momentul în care echipele de business analiști au început sǎ își punǎ diverse semne de întrebare cu privire la proiectele aflate în derulare :

Când știm momentul în care au fost stabilite toate use-case-urile ? Care sunt activitǎțile pe care le fac userii înainte de a porni sistemul?, Sistemul informatic oferǎ o valoare adǎugatǎ procesului de afaceri ? Ce proces de afacere va fi derulat în urma proiectǎrii si dezvoltǎrii sistemului informatic ?

Atunci când în cadrul unei companii apare un nou proiect ce presupune implementarea unui sistem informatic, se știe déjà cǎ procesele de afaceri ale acestuia sunt utilizate de cǎtre angajați, iar noile aplicații trebuie dezvoltate foarte corect, deoarece și ele vor fi utilizate de cǎtre angajați, iar acest lucru presupune multǎ atenție din partea programatorilor, întrucât soluția dezvoltatǎ de ei nu trebuie sǎ îi punǎ în dificultate pe utilizatorii care o vor folosi. De aceea, echipa de programatori trebuie sǎ aibǎ în vedere anumiți factori :

Departamentul/divizia care va folosi aplicația cea nouǎ;

Rolurile și responsabilitățile utilizatorilor, precum și drepturile de operare pe aplicație;

Scopul procesului de afaceri care servește la programarea si dezvoltarea noii aplicații

În ultimii ani s-a dezvoltat un nou mod de percepție a proiectării sistemelor informatice destinate mediului economic, conform căruia perspectiva internă a afacerii este punctul de vedere optim pentru înțelegerea noului sistem informatic ce urmează a fi realizat. Această abordare devine esențială în cazul sistemelor de e-business sau de comerț electronic, bazate pe tehnologii Internet, așa cum sunt serviciile Web. Succesul implementării unui asemenea sistem depinde în mod esențial de acuratețea cu care emulează procesele de afaceri din "lumea reală", exploatând totodată noile tehnologii și noile canale de comunicare. O aplicație de e-business corect proiectată și implementată permite furnizorului de servicii să opereze mai eficient, iar beneficiarului de servicii (clientul) să fie servit mai bine și mai prompt. Un avantaj esențial al modelării proceselor de afaceri este obținerea unui set mai complet de cerințe, ca metodă de asigurare a integrării noului sistem informatic în cadrul organizației. Odată ce modelele de afaceri au fost realízate, stabilirea unor corespondențe între cerințele sistemului și modele va conduce la o integrare puternică a modificărilor procesului de afaceri cu dezvoltarea noului sistem informatic, cele două urmând a se realiza în paralel.

Modelarea afacerilor nu reprezintă o perspectivă complet nouă, dar utilizarea limbajului UML în acest scop permite comunicarea eficientă între analiștii proceselor de afaceri și analiștii sistemului informatic.

Avantajul utilizării UML pentru modelarea proceselor de afaceri rezidă în posibilitatea de a utiliza o notație comună, standardizată și cunoscută pentru toate cerințele demersului de modelare, inclusiv la nivelul instrumentelor informatice de asistare sau de modelare vizuală.

CAPITOLUL AL DOILEA : Instrumente pentru modelarea proceselor de afaceri

Realizarea modelelor utilizând AXURE RP PRO

Pentru a putea modela un process de afaceri, avem nevoie mai întâi de crearea unei schițe prin care să ne facem o idee despre cum va arăta procesul ce urmează a fi dezvoltat.

Dezvoltarea unei aplicații presupune mai multe etape. Prima etapǎ o constituie crearea unui prototip, modalitate prin care economisim timp și obținem o idee de ansamblu. Existǎ însǎ și o micǎ incertitudine, aceea dacǎ realizarea de prototipuri este o etapǎ atât de importantǎ încât aceasta ar trebui sǎ fie plǎtitǎ de cǎtre beneficiarul proiectului(clientul), deoarece acesta nu îi cunoaște beneficiile suficient de bine.

Prototipul este o schițǎ, un șablon care conține funcționalitǎțile aplicației ce urmeazǎ a fi dezvoltatǎ de o echipǎ de programatori. Un prototip cuprinde: harta site-ului, fluxul userului și șabloanele paginilor. Atunci când realizăm prototipuri, aranjăm informațiile în mod ierarhic și le organizăm astfel încât ele să fie folosite ușor de către userii finali. Astfel, designerul va primi macheta, iar singurul lucru pe care trebuie să îl facă este dezvoltarea propriu-zisă. Alocarea timpului de lucru va include și etapa de testare sau cea de studiu al construirii modelului, deoarece au fost realizate anterior, prin urmare, se câștigă timp și bani.Având prototipurile realizate, în timpul dezvoltării se pot evita diverse erori care ar putea duce la întârzierea proiectului și, evident, la costuri suplimentare.

Aceste prototipuri sunt extrem de utile pentru ca beneficiarii aplicațiilor să înțeleagă cum vor funcționa acestea. Dacă se va merge la client cu documente în care se va explica modul de funcționare al aplicației respective, acesta își va imagina și de cele mai multe ori își va face o imagine greșită despre ceea ce urmează a fi dezvoltat.

„Vorbim despre trei principii ce trebuie respectate atunci când dorim să realizăm modele. Acestea au fost propuse de către Ezra Schwartz, persoana care a scris cartea „Axure RP 6 Prototyping Essentials”, și care este și fondator și organizator AxureWorld.org.

Întrucât trebuie sǎ avem o metodǎ de lucru cât mai eficientǎ, suntem nevoiți să se facem planificǎrile permanent, dar și reevaluările sau estimările proiectelor să fie făcute cu multǎ bǎgare de seamǎ. Astfel vom evita întârzierile, munca va fi apreciată, iar bugetul nu va fi depășit.

Trebuie sa fim familiarizați cu tool-urile folosite pentru modelare/machetare.
Proiectele de calitate își vor face apariția doar atunci când instrumentele de modelare sunt bine cunoscute, iar apoi benerificiarii și partenerii vor aprecia munca depusă.

Numai pentru motivul cǎ în Axure se poate realiza ceva de proporții, nu înseamnă că este musai de folosit.
Nu este necesar să se piardǎ timpul cu niște funcționalități foarte greu de realizat, mai ales dacă acestea nu sunt foarte importante în prezentarea viziunii și a structurii.”

Axure RP PRO este un instrument folosit pentru realizarea prototipurilor atât pentru aplicații dezvoltate pe versiunile de mobil, cât și pentru cele desktop și este recomandat indeosebi pentru companiile care au de implementat proiecte mari, deoarece un proiect de mari dimensiuni presupune detalii multe și foarte importante. Cu ajutorul programului AXURE se pot crea prototipuri la un nivel destul de complicat și trebuie reținut faptul cǎ acesta poate fi folosit cu ușurințǎ de persoane care nu cunosc tainele programǎrii. AXURE poate fi considerat legǎtura între programatori, business analiști și clienți, deoarece se poate utiliza foarte ușor, existǎ și documentație pe Internet în ceea ce privește utilizarea lui, se poate instala pe sistemele de operare WINDOWS și MAC, dar mai ales, în momentul în care business analystul merge cu prototipurile la client, acesta își poate face cu mare ușurințǎ o idee despre viitoarea aplicație, astfel încât va înțelege mult mai bine ce presupune implementarea proiectului sǎu.

2.2 Ce putem construi în AXURE?

Cu ajutorul acestui software se poate realiza design-ul unei aplicații ce urmeazǎ a fi implementate, se pot crea schițe care nu presupun design, ci doar o imagine de ansamblu care urmǎrește structura aplicației. De asemenea, se pot crea interacțiuni. Acestea sunt: legǎturi, legǎturi condiționale, controale de simulare a tab-urilor, elemente de ascundere etc, însǎ existǎ și interacțiuni pentru pagini și pentru widget-uri.

Existǎ și funcții in AXURE, printre care amintim de funcția „Responsive”, care este relativ nouǎ in cadrul programului, întrucât a fost introdusǎ odată cu apariția variantei Axure 7. Aceastǎ funcție oferǎ posibilitatea designerilor de a crea o paginǎ care conține mai multe „perspective”, iar rezultatul ce se va afișa pe un ecran va fi influențat de dimensiunea acelui ecran.

Totodatǎ, putem vorbi despre un prototip în format HTML care simuleazǎ ceea ce va face aplicația și poate fi trimis clientului sau utilizatorilor pentru testare. Acesta se gǎsește pe un server intern sau se poate folosi o platformǎ încorporatǎ AxShare și se poate accesa prototipul cu ajutorul unui link pe care il vor putea accesa persoanele interesate. De asemenea, se poate realiza o interfațǎ pentru versiunea mobilǎ (IOS sau Android), iar aceasta se poate vizualiza direct de pe telefon. Astfel, este mult mai ușor pentru client, deoarece este foarte important ca acesta sǎ știe la ce livrabil sǎ se aștepte și sǎ poatǎ interveni pe parcursul implementǎrii dacǎ considerǎ cǎ acest lucru este necesar.

Un business analyst trebuie sǎ realizeze și specificațiile tehnice și funcționale ale proiectului, iar în Axure este posibil ca widget-urile sǎ se caracterizeze, iar specificațiile se vor genera automat în documente de tip Word.

Figura 2: Specificațiile generate din AXURE

Colaborǎrile în Axure oferǎ posibilitatea de a realiza prototipuri împreună cu echipa și de a păstra un fel de istoric al modificărilor și a ține o evidență a feedback-urile și a sugestiilor. Interfața este una simplistǎ. In partea stângǎ avem o multitudine de opțiuni care ne ajutǎ sǎ inserǎm widget-uri, iar în partea dreaptǎ avem opțiuni cu ajutorul cǎrora putem modifica paginile din machetǎ.

Figura 3: Interfața AXURE

„Interfața software-ului Axure RP PRO este divizatǎ în șase zone principale:

Harta site-ului (a prototipului) – o listă ierarhică a paginilor

Widget-uri

Mastere – șabloane sau colecții de widget-uri

Zona pagină – zona de design principal

Adnotare pagină și interacțiunile paginii

Adnotări pentru widgets și interacțiunile lor”

În figura de mai jos existǎ notatǎ fiecare zonǎ pentru a înțelege cât mai bine unde e amplasatǎ fiecare secțiune, și de asemenea pentru a avea o privire de ansamblu.

Figura 4: Interfața AXURE 2

Axure este dotat cu o serie de mici dispozitive predefinite: zone de text, butoane, dreptunghiuri, tabele, etc. De asemenea, putem descoperi mai multe librării care sunt integrate în software, dar și online msau se pot crea librǎrii cu widget-urile necesare fiecǎrui user.

Cel mai important avantaj al software-ului Axure RP PRO este acela cǎ prototipurile sunt ușor de exportat în HTML – limbaj de descriere suportat de orice browser, fără ca utilizatorul să fie nevoit să instaleze o serie de aplicații de vizualizare.

Enterprise Architect – Tool pentru modelarea UML

Sparx Systems Enterprise Architect este un tool de modelare și design bazat pe OMG UML. Platforma suportă designul și construirea sistemelor software , modelarea proceselor de afaceri si studiilor din domeniile de modelare. Acesta este folosit de afaceri și organizații nu doar pentru a modela arhitectula sistemelor, ci si pentru a implementa modelele într-un ciclu de dezvoltare complet al aplicațiilor.

Caracteristicile comune ale managementului cerințelor suportate de Enterprise Architect includ personalizarea modului în care sunt documentate cerințele, legarea acestora de design și detaliile implementării și furnizarea cerințelor de trasabilitate prin design si fazele de constructie. Aceste cerințe pot fi modificate în funcție de schimbarea managementului, a fluxurilor de lucru comparații de referință și audit.

Figura 5. Interfața Enterprose Architect

Modelarea de afaceri și de analizǎ

Enterprise Architect sprijină câteva metode de modelare a proceselor de afaceri folosind UML ca limbaj fondator de modelare. Nucleul limbajelor pentru modelarea afacerii si analiza include BPMN și BPEL cu un istoric variat de profile cum ar fi Eriksson-Penker. De asemenea, Enterprise Architect sprijină definirea regulilor de business cu abilitatea de a genera coduri executabile din aceste reguli. Modelarea afacerii poate fi combinată analiza GAP pentru a vedea potențialul lacunelor în soluțiile propuse.

Enterprise architect oferǎ modelarea circuitelor complete pentru:

Sisteme de business si IT

Sisteme si softuri pentru inginerie

Dezvoltari incorporate și în timp real

Cu ajutorul capabilitǎții în managementul contruirii cerințelor, EA ajutǎ la trasarea unui nivel înalt al specificațiilor de analizǎ, design, implementare, testare și modele de mentenanțǎ folosind UML, SysML, BMPN și alte standarde. EA este o aplicație multi-user cu tool-uri grafice gândite pentru a ajuta echipa sǎ construiascǎ sisteme robuste. Enterprise Architect este un program spectaculos de rapid si are o putere de încǎrcare a modelelor extreme de mari în câteva secunde.

Simularea afacerii – este verificatǎ corectitudinea modelelor comportamentale și este dobânditǎ o bunǎ înțelegere a modului în care lucreazǎ sistemele de afaceri.

De asemenea, EA poate controla fluxul simulǎrii folosind tot felul de efecte scrie in JavaScript. Poți avea control asupra simulǎrii tale, deoarece efectele manipuleazǎ variabilele efectuând calculi pe tot parcusrul acesteia.

EA furnizeazǎ o trasabilitate complete a cerințelor, analizelor și modelelor de design de-a lungul implementǎrii și dezvoltǎrii. Verificarea efectivǎ, validarea și analiza imediatǎ a impactului sunt posibile dincolo de intregul ciclu de viațǎ, utilizând capacitǎți asemǎnǎtoare cu Enterprise Architect's Relationship Matrix and Hierarchy View.

Aceastǎ aplicație ajutǎ persoanele fizice, grupurile și organizațiile de mari dimensiuni sǎ modeleze și sǎ administreze informațiile complexe.

Prin integrarea și conectarea unei game largi de informații structurale și de comportament într-o formă vizuală, se poate construi un model verificabil, coerent precum “what-is” sau “what-will-be”.

Durata de viață a managementului proceselor de afaceri

În cadrul activitǎții de modelare și gestionare a proceselor de afaceri, se vor pune întotdeauna întrebǎri și se vor cǎuta rǎspunsuri. Una din principalele întrebǎri este: “Ce proces de afaceri trebuie optimizat și îmbunǎtǎțit? În acest fel se vor înregistra toate procesele de afaceri care existǎ în cadrul companiei respective și se vor identifica acele procese importante domeniului de lucru, definind scopul lor și identificând relațiile între ele.

Această etapǎ se va finaliza cu crearea arhitecturii proceselor organizației. În cadrul etapei arhitecturii proceselor va fi reprezentat tot “procesul de afaceri împreunǎ cu subprocesele sale, dar și relațiile și legăturile între ele”( Natalia Costetchi, 2014). Reprezentarea arhitecturii proceselor de afaceri este foarte importantǎ, întrucât trebuie sǎ se încheie cu rezultate pozitive și, pe lângǎ livrabil ar trebui sǎ ofere valoare organizației respective în cadrul activitǎții pe care o îndeplinește.

Înainte de etapa de identificare a proceselor, vorbim despre etapa în care se face o analizǎ detaliatǎ a proceselor de afaceri din cadrul zonei ce trebuie investigate. Astfel, aceastǎ etapǎ se va încheia cu definirea situației ”as is” a modelelor de procese. “Modelarea proceselor alcǎtuiește o abstractizare a fluxurilor care sunt destul de complexe în majoritatea situațiilor”, astfel încât utilizatorii sǎ expunǎ felul în care au înțeles modul în care funcționeazǎ activitatea companiei și sǎ caute metode de îmbunǎtǎțire a proceselor de afaceri. Cel mai des utilizat instrument pentru desenarea și reprezentarea proceselor de afaceri îl reprezintǎ diagrama procesului de afacere. Desenarea acesteia presupune folosirea textului și a diagramelor pentru ca persoanele interesate și implicate sǎ aibǎ o imagine de ansamblu cât mai corectǎ, concretǎ și din care sǎ înțeleagǎ cât mai bine procesul. Metoda de modelare a afacerii este definită de un limbaj de modelare, care reflectǎ anumite reguli care ajutǎ la construirea unui set de diagrame și obiecte conexe. “Universul limbajelor de modelare pentru procesele de afaceri se caracterizează prin faptul nu există nici un limbaj dominant, nici un standard acceptat oficial în acest domeniu.Totodatǎ, principiile importante ale limbajelor de modelare sunt cât se poate de asemănătoare. Mai mult, elementele metamodel sunt comune pentru cele mai multe limbaje de modelare ale proceselor, chiar dacǎ sunt denumite diferit în fiecare limbaj:

Sarcini sau task-uri – sunt etapele principale ale unui process și sunt reprezentate cu precǎdere printr-un dreptunghi în diagramele de proces;

Tranzițiile sau fluxurile de la o activitate la alta sunt reprezentate prin linii

Ramificarea este o metodǎ facilǎ prin care se descriu alternative într-un process

Join-ul este o metodǎ facilǎ prin care se descrie concurența activității

Actorii sunt resursele care ajutǎ la desfășurarea activităților. Ei sunt prezentați fie în aceeași diagramă sau ca referințe la o diagramă organizațională separată;

Ierarhia de process este construitǎ pentru a rafina o activitate printr-un sub-proces.”( Ciclul de viață al managementului proceselor de afacere, Natalia Costetchi, 2014)

Dupǎ reprezentarea și analizarea proceselor ”as is” în detaliu, etapa a doua constǎ în analiza defecțiunilor din proces. În analiza problemelor de acest fel avem nevoie sǎ adunǎm informații despre timpul necesar persoanelor implicate în desfǎșurarea fiecărei activități și sarcinǎ a procesului.

Dupǎ ce am înțeles foarte bine cauzele rezultatelor negative ale procesului, ne putem gândi la soluții pentru remedierea acestora. De aici, vom trece la etapa de identificare a oportunitǎților pentru îmbunǎtǎțirea procesului.
“Evaluarea acestor probleme întâlnite se va efectua luând în considerare măsurarea performanței situației actuale prin intermediul anumitor indicatori de performanță.”
Dupǎ ce am identificat punctele slabe ale procesului de afacere, trecem la urmǎtorul pas care este reprezentat de analiza soluției propuse pentru problema respective. După ce s-au configurat remediile potențiale pentru procesele disfuncționale, se va intra merge la pasul în care se vor reproiecta actualele procese de afaceri, anume etapa ”to be” de creare și reprezentare ale proceselor de afaceri .

Penultima etapǎ este reprezentatǎ de implementarea proceselor de afaceri.
În general, implementarea proceselor poate implica două aspecte: modificarea organizațională a organizației și automatizarea procesului. “Modificarea organizațională se referă la activitățile necesare pentru a schimba felul în care participanții desfășoară procesul. Automatizarea procesului implică configurarea sistemelor IT ( sau reconfigurarea celor existente) pentru a sprijini procesele ”to be”. Sistemul informațional trebuie sa sprijine participanții în obținerea performanței pentru activitatea executată.”( Natalia Costetchi, 2014)
Cea din urmǎ etapǎ este aceea de monitorizare. Aici este nevoie deseori de anumite modificǎri pentru cǎ pot apǎrea mici bug-uri, mici neconcordanțe.” Blocajele, erorile repetitive sau deviațiile vor fi identificate și aduse acțiuni corrective”. Dacǎ vor apărea solicitări suplimentare din partea organizației sau probleme intr-un proces implementat, ciclul de gestionare al procesului trebuie reluat.
În figura de mai jos este reprezentat fluxul unui proces de afaceri într-o formă continuǎ pentru cele șapte etape prezentate.

CAPITOLUL AL TREILEA: Studiu de caz

Analiza proceselor de afaceri

Se dorește să se creeze un nou meniu în aplicația Internet Banking a băncii Libra Internet Bank prin care să ofere clienților posibilitatea de a comanda un card online de tip Libra FREE fără a veni la bancă.

De asemenea, clientul poate deschide un cont nou sau poate atașa un card la un cont déjà existent. Esistă două tipuri de clienți : online si standard. Pentru clienții online se va oferi posibilitatea de a retrage bani de oriunde, dar și de a face plăți la POS.

De asemenea, clientul trebuie să poată vedea în interfață statusul cardului, precum și să primească alerte pe mail sau prin sms la deschiderea contului, procesarea cererii, etc.

Motivele pentru care s-a decis să existe această posibilitate sunt reducerea orelor de lucru pentru angajați, precum și facilitatea clienților de a nu se mai deplasa la bancă pentru obținerea unui card. Durata de livrare a cardului către client este de trei zile, iar în Internet Banking va exista un meniu nou numit “CARDURI” din care să se poată selecta “Emitere card”.

Livrabilele acestui proiect constau în crearea meniului în aplicație prin care clientul poate comanda card online și poate urmrǎri statusurile prin care trece solicitarea lui de la inițiere pânǎ la finalizare, și, de asemenea, realizarea unor rapoarte care sǎ ținǎ cont de categoria de cont online sau care sǎ evidențieze numǎrul de carduri solicitate de clienții noi sau de clienții existenți.

Tabel cu abrevieri

În primul rând trebuie să identificăm procesele de business afectate de această dezvoltare.

De asemenea, trebuie avut în vedere situațiile în care nu se vor emite carduri. Cererile clienților vor fi respinse în cazul blocajelor pe cont de orice tip sau în cazul în care au documentele de identitate expirate.

Un alt pas în analiza procesului de afaceri îl rerezintă clienții cu grad de risc ridicat.

În mod automat se transmite un mail către sucursala căreia îi aparține clientul (se consideră sucursala clientului). Mailul va informa sucursala despre necesitatea obținerii acordului Comitetului de Direcție în vederea emiterii cardului.

Sucursala va avea acces pe acel flux în aplicația de FO. După ce va obține avizul se vor urma pașii standard din FO (atașare acord și transmitere cerere către CP). În cazul în care sucursala nu a procedat corect, centrul de procesare va putea întoarce cererea în sucursală (funcționalitate existentă în prezent).

În cazul în care CD nu avizează emiterea cardului, sucursala va transmite avizul negativ urmȃnd ca CP sa respingă cererea. În această situație clientul este înștiințat în IBK prin statusul „Rejected by bank”

Dacă CP avizează acordul CD transmis de către sucursală, cererea nu se va mai putea prelucra de către sucursală. Fluxul de emitere card va continua.

Foarte importantă este modalitatea de validare a clienților in GREYLIST. Aceasta se va face după CNP.

Tot în cadrul analizei procesului se vor stabili și regulile de business :

Nu se va emite card Libra FREE pe cont nou în cazul unui client existent care are orice fel de blocaj pe cont.

Clientul va fi obligat să completeze un număr de telefon în cazul în care nu are unul deja declarat, la fel și o adresă de email

Nu se vor emite carduri în regim de urgență. Durata maximă de emitere și livrare a unui card este de maximum 3 zile.

Rezultatele proiectului se vor analiza pe o perioadă de 6 luni în care ne propunem să emitem 280 de carduri pe IBK.

De asemenea, se vor calcula costurile și veniturile înainte de implementarea proiectului și după implementare tot pe o perioadă de 6 luni, pentru a observa că dupa punerea în live a proiectului, costurile scad și veniturile cresc, dar și orele de muncă ale angajaților

3.2 Reprezentarea proceselor de afaceri

Vom reprezenta procesul de afaceri prin proiectarea meniului în programul AXURE RP PRO și vom desena o diagramǎ a fluxurilor prin care vom identifica etapele pe care le parcurge cererea de card a clientului care dupǎ completarea și trimiterea ei se va transforma într-un mesaj. Din interfața IBK se va accesa meniul Carduri , cu aceleaîi meniuri ca și la clienții standard (Activare card utilizare online, Emitere card).

Există déjà un tip de card în acest meniu, și anume, Libra Junior – un card destinat minorilor cu vârsta mai mare de 14 ani.

La fel ca la cardul Junior, va fi necesară o “prezentare” care să conțină caracteristicile cardului. Clientul va apăsa butonul “Emite card” și va fi trimis într-o fereastră unde va trebui să completeze un formular.

3.2.1 Interfața utilizatorului

Am folosit AXURE RP Pro pentru a crea macheta paginii din Internet Banking pentru ca în final, programatorii să dezvolte interfața în care utilizatorii vor solicita o emitere de card. De asemenea, cifrele din dreptul câmpurilor ce se vor completaautomat conțin câteva explicații despre caracteristicile fiecǎruia, restricțiile pe care le presupune sau reguli de validare.

3.2.2 Tabelul cu widget-uri

Din meniul aplicației AXURE RP PRO am generat specificațiile proiectului ce urmeazǎ a fi implementat.

Cu ajutorul programului Microsoft Visio am modelat o diagramǎ a proceselor ce reflectǎ legǎtura între sistemul bancar și client prin intermediul aplicației de Internet Banking. Așadar, datele pe care le înregistreazǎ clientul în formularul prezent din meniul Carduri din IBK sunt aduse automat din aplicația de Core Banking (fiind clienți existenți datele lor au fost reținute în sistem), iar dupǎ trimiterea formularului, se va forma un mesaj care va trece printr-o serie de stǎri(acestea se vor schimba în functie de progresul cererii).

Clientul va putea vizualiza în Internet Banking statusurile intermediare din meniul Autorizǎri. De asemenea, statusurile din IBK vor fi mapate astfel încât sǎ ajungǎ în aplicația de Front Office pe noul flux.

CONCLUZII

Definirea proceselor de afaceri s-a dovedit a fi foarte importantă și în ultimul timp putem afirma că a devenit nucleul comunicării dintre oamenii din business și cei din sferta IT. Astfel că, Business Process Management continuă să fie o disciplină care adună la un loc capacitǎțile software cu expertiza de afaceri pentru sporirea optimizării și îmbunătățirii proceselor, cât și pentru a facilita implementarea afacerii unei firme. Acest lucru a fost admis de cele mai multe companii furnizoare de soluții IT integrate pentru întreprinderi, pentru care managementul proceselor constituie punctul de plecare în definirea unei arhitecturi informaționale care să deservească afacerea întreprinderii prin utilizarea tehnologiilor existente și nu invers.

În plan teoretic, managementul proceselor de afaceri (BPM – Business Process Management) este cel mai complex si, in acelasi timp, cel mai eficient instrument IT care poate fi utilizat pentru sporirea eficientei si rentabilitatii afacerilor clientilor . Cel mai important merit al modelǎrii proceselor de afaceri îl reprezintǎ modul de a optimiza continuu performanța unei întreprinderi.

În plan practic, întelegerea obstacolelor în realizarea proiectelor de tip BPM, folosirea unor metodologii și sisteme de lucru adecvate situației și contextului în care se regǎsesc organizațiile vor îngǎdui managerilor de proiect sǎ cunoascǎ complexitatea acestui tip de proiecte și sǎ obținǎ rezultatele asteptate din implementarea si punerea în practica a sistemelor BPM, dar și sǎ capete o adevǎratǎ experiențǎ. Realizarea și interpretarea proceselor de afaceri și de monitorizare sunt ușurate de un anumit flux de lucru al procesului, prin care persoanele implicate primesc diverse sarcini, se împart toate informațiile importante și utile, iar în cazul în care sarcinile nu vor fi îndeplinite în timpul cerut, se vor lua anumite mǎsuri.

Prin intermediul acestei lucrǎri am droit sǎ expun modul în care un business analyst își aduce aportul în dezvoltarea și implementarea unei aplicații din domeniul bancar. Astfel cǎ, dupǎ ce am adunat toate informațiile de care aveam nevoie pentru proiectul “ Card pentru clienți IBK”, ce presupune implementarea unui nou meniu în aplicația de Internet Banking, am început prin a identifica diviziile implicate în acest proiect: Operațiuni, Carduri, IT, Conformitate, etc. Am aflat de la persoanele care au reprezentat fiecare divizie ce particularitǎți trebuie definite pentru fiecare ramurǎ și am început sǎ conturez specificațiile funcționale, de asemenea, cu ajutorul Microsoft Visio am desenat întreg fluxul ce trebuie parcurs pentru ca cererea clientului sǎ se proceseze și în final cardul sǎ ajungǎ la client, iar în programul AXURE RP PRO am proiectat noul meniu și am definit specificațiile funcționale. În final, acestea au fost validate atât de diviziile cu care am colaborat, cât și de Divizia IT care ulterior a dezvoltat acest proiect.

Pe 28 aprilie, Libra Internet Bank a anunțat lansarea cardului Libra Free, care acum poate fi comandat online de catre clienții serviciului Libra Online – primul pachet bancar 100% online, cu zero comisioane la toate operatiunile bancare și dobanzi avantajoase la produsele de economisire.

Din sursele Libra Internet Bank am aflat urmǎtoarele: “Cardul poate fi comandat prin completarea unui formular online, iar clientul poate solicita livrarea cardului acasǎ sau la orice altǎ adresa din România, in mod gratuit. De asemenea, clientul poate urmari online statusul cererii sale de emitere card, iar, ulterior, îl poate activa online, inclusiv pentru utilizarea la cumpǎrǎturi pe internet. Cardul Libra Free nu are taxe de administrare, iar retragerile sunt gratuite de la oricare dintre cele 400 de bancomate din reteaua Euronet.”

Proiectul s-a dovedit a fi un adevǎrat success, deoarece clienții au fost foarte receptivi la aceastǎ inițiativǎ, ba chiar au solicitat aceastǎ facilitate și pentru conturile în valutǎ – proiect care este în lucru.

ANEXE

Figurile din aceastǎ secțiune reprezintǎ meniul din Internet Banking și pașii pentru a comanda un card prin intermediul noului modul implementat și prezentat în conținutul lucrǎrii.

Anexa 1 : În momentul intrǎrii în modulul Emitere Carduri, datele se vor prelua automat din sistem

Anexa 2: Exprimǎ posibilitatea clientului de a alege cardul pentru unul din conturile sale active sau pentru un cont nou.

Anexa 3 : În aceastǎ anexǎ putem observa cǎ avem posibilitatea de a ne alege cum dorim sǎ apara numele nostru pe card. Sistemul construiește combinații din nume și prenume, însǎ dimensiunea maximǎ a textului va fi de 26 de caractere.

Anexa 4 : Aici este pagina în care trebuie sa bifǎm ca suntem de acord cu termenii și condițiile, pe care trebuie sa le parcurgem pentru a putea trece la pasul urmǎtor. Dupǎ ce vom bifa, vom putea apǎsa pe butonul « Emite card ». Dupǎ acest pas, cererea clientului se va trimite în sistem sub forma unui mesaj care va fi transmis prin mai multe statusuri pânǎ când cererea se va finaliza, iar cardul va fi trimis cǎtre client.

ANEXE

Figurile din aceastǎ secțiune reprezintǎ meniul din Internet Banking și pașii pentru a comanda un card prin intermediul noului modul implementat și prezentat în conținutul lucrǎrii.

Anexa 1 : În momentul intrǎrii în modulul Emitere Carduri, datele se vor prelua automat din sistem

Anexa 2: Exprimǎ posibilitatea clientului de a alege cardul pentru unul din conturile sale active sau pentru un cont nou.

Anexa 3 : În aceastǎ anexǎ putem observa cǎ avem posibilitatea de a ne alege cum dorim sǎ apara numele nostru pe card. Sistemul construiește combinații din nume și prenume, însǎ dimensiunea maximǎ a textului va fi de 26 de caractere.

Anexa 4 : Aici este pagina în care trebuie sa bifǎm ca suntem de acord cu termenii și condițiile, pe care trebuie sa le parcurgem pentru a putea trece la pasul urmǎtor. Dupǎ ce vom bifa, vom putea apǎsa pe butonul « Emite card ». Dupǎ acest pas, cererea clientului se va trimite în sistem sub forma unui mesaj care va fi transmis prin mai multe statusuri pânǎ când cererea se va finaliza, iar cardul va fi trimis cǎtre client.