Studiu de Caz Privind Auditul Intern al Salariilor Personalului la Sc Al Moda Srl

Capitolul 1. Stadiul cunoașterii în domeniu

Considerații generale privind auditul financiar

În vederea stabilirii deciziilor care stau la baza activității de conducere, orice manager al activității economice dorește să cunoască în orice moment, cât mai în detaliu, mai complet și mai real, starea patrimoniului entității pe care o conduce. Acest lucru se poate realiza prin organizarea unei structuri proprii de control financiar intern care să aibă ca obiectiv sesizarea eventualelor disfuncționalități apărute în modul de gestionare al proceselor economice, în special în zonele de risc ale acestora.

Nu poate fi contestat faptul că o entitate care dispune de informații precise și actuale este una de succes. Dar aceste informații nu sunt întotdeauna accesibile tuturor participanților la viața economică; după cum, atunci când sunt disponibile, nu este sigur pentru cei interesați că ele sunt sincere. De aceea, pentru o mai mare credibilitate în fața terților, informațiile oferite de departamentul de control financiar intern trebuie să fie certificate de o autoritate externă și echidistantă față de cele două entități: emitentul de informații și utilizatorul acestora. Ca urmare, activitatea unității patrimoniale trebuie să fie analizată de către o terță persoană sau societate cu atribuții de control financiar extern.

Această formă de verificare este cunoscută sub denumirea de audit financiar și se realizează de către profesioniști independenți, persoane fizice sau organizați în structuri având personalitate juridică.

Prezența auditorilor financiari – experți contabili și contabili autorizați – precum și exercitarea de către aceștia, în mod independent, a îndatoririlor lor profesionale, în conformitate cu exigențele standardelor internaționale de audit, exprimă garanție și fiabilitate cu privire la: natura informațiilor din bilanț, exactitatea patrimoniului, a situației financiare și a rezultatelor, calitatea activității manageriale.

Auditul financiar, în concepția Codului de etică și deontologie profesională, constată realitățile, oportunitățile, carențele și disfuncționalitățile, deficiențele și erorile, inclusiv actele reprobabile care se pot produce în sistemele funcționale și în structurile manageriale. Auditorul, chiar și lucrând în echipă, nu poate cuprinde totul. El lucrează prin eșantionare, folosind metode statistice de detecție, ceea ce generează riscul de audit, dar orice activitate presupune existența unui grad mai mic sau mai mare de risc. Riscul îl întâlnim atât în acțiune cât și în inacțiune. Orice decizie implică un anumit grad de risc, dar același lucru se întâmplă și în absența deciziei. Esențialul constă în capacitatea de a determina riscul, de a determina natura și intensitatea acestuia.

Ulterior, activitatea de auditare s-a dezvoltat de la simpla corectare a greselilor din documentele financiar-contabile la aprecierea totală a fidelității rapoartelor financiare elaborate de un agent economic, și apoi la cercetarea critică a procedurilor folosite la elaborarea acestora, ca și a elementelor lor esentiale.

Cuvântul „audit” își are provenienta în limba latină, „audire” însemnând a asculta. Ulterior notiunea de audit a fost preluata și de practică anglo-saxonă, având semnificația de a controla,a verifica.

Pe continentul european notiunea de audit a fost popularizata în perioada anilor 1960 de cabinetele anglo-saxone de expertiză. La inceput, auditul era practicat la solicitarea proprietarilor pentru a fi siguri că lucrările contabile sunt corect executate și că toate activele lichide sunt just contabilizate. Marile întreprinderi intemeiate dupa revoluția industriala impuneau finanțări exterioare care să completeze resursele banesti ale proprietarilor și să permită cumpararea mașinilor noi aparute pe piață. Acesta a fost momentul în care s-a majorat importanța auditului, iar terții au inlocuit proprietarii de întreprinderi ca principali clienți pentru cei care asigurau servicii de audit.

În timp, necesitățile de cunoaștere ale utilizatorilor de informații financiar-contabile s-au dezvoltat, după cum și numărul acestora a crescut, fiind din ce în ce mai mulți cei interesați atât de evoluția și situația întreprinderilor individuale privite la nivel microeconomic cât și de rezultanta obținută la nivel macroeconomic. Comitetul Internațional pentru Standarde de Contabilitate (I.A.S.C.) a considerat că utilizatorii de informații se împart în șapte categorii, fiecare dintre acestea având propriile sale necesități de informare. Despre informațiile de care au nevoie utilizatorii, de unde le pot afla și cât de importante sunt ele în procesul decizional al fiecărei categorii în parte vom vorbi într-un alt capitol al acestei lucrări, dar cred că ar trebui menționate aici câteva din situațiile în care nu este suficientă doar cunoașterea unei întreprinderi, așa cum este ea prezentată în situațiile financiare. În astfel de cazuri, pentru a fi siguri că baza de la care pleacă în dezvoltarea unui raționament economic este corectă, utilizatorii doresc să audă și părerea unei terțe persoane, care este total independentă și neutră, pe de o parte, și bine pregătită profesional pe de alta, persoana care să verifice și să confirme sau să pună sub semnul întrebării caracterul corect și clar al situațiilor financiare, în urma exercitării unei misiuni de audit. Desigur, ca exemple de cazuri în care este necesară auditarea situațiilor financiare sunt multe, dar amintim în continuare câteva:

dacă se dorește cotarea la bursă a acțiunilor unei întreprinderi necotate până în prezent;

dacă se dorește fuziunea cu o altă societate comercială;

dacă un creditor financiar este pus în situația analizării unei cereri pentru acordarea unui credit cu o valoare substanțială (mai ales credit pentru investiții);

dacă un investitor dorește să se retragă sau un potențial investitor dorește să cumpere acțiuni etc.

In consecinta auditul reprezintă, o contributie de credibilitate asupra informațiilor contabile afisate de unitatea patrimonială. Informația contabilă reprezintă sursa fundamentală în gestionarea întreprinderilor. Ea este rezultatul unui sistem contabil care poate fi determinat ca un sistem de funcțiuni destinat să prelucreze operațiile unei entități, pentru a ține registrele contabile. Procesul de audit al conturilor anuale are ca scop examinarea informației contabile .

In concluzie rolul auditorului este de a expune o opinie bine fundamentată cu privire la modul de întocmire a situațiilor financiare ale exercițiului. Astfel, de-a lungul misiunii sale, auditorul are obligația să se documenteze, să cunoască cât se poate de în detaliu activitatea întreprinderii și modul de operare, pentru ca, prin aplicarea procedurilor specifice să poată în final să exprime o opinie, fie ea favorabilă sau nu, referitoare la modul în care contabilitatea reflectă corect și complet situația reală.

Munca depusă de auditor este foarte complexă deoarece presupune analizarea nu numai a aspectelor economice și contabile din cadrul unei întreprinderi, ci și a celor juridice și fiscale, acestea putând influența în mod direct sau indirect, la un anumit moment, situația economico-financiară a unității patrimoniale. În felul acesta, pe lângă verificarea aspectelor contabile și a modului în care sunt respectate normele în domeniu cu privire la întocmirea evidențelor contabile și a raportărilor, în sarcina auditorului intră și alte atribuții, cum ar fi: studierea Statutului sau a Actului constitutiv al societății comerciale, studierea sectorului de activitate în care firma își desfășoară activitatea, informarea cu privire la eventualele litigii cu terții, cu clienții, cu furnizorii, cu creditorii financiari, obținerea de informații cu privire la poziția pe piață a întreprinderii, relațiile cu autoritățile etc. Toate aceste îi sunt necesare auditorului pentru a putea să aibă o părere cât mai de ansamblu și mai în detaliu cu privire la firma pe care urmează să o auditeze, și aceasta în scopul de a avea rezultate cât mai bune care să fie cât mai aproape de realitate, pentru a-și îndeplini rolul de garanție în fața terților.

Pentru terți, judecata unui profesionist contabil independent despre documentelor financiare ale unității patrimoniale constituie cea mai bună asigurare asupra gradului de siguranta pe care pot să-l acorde acestor documente.

„Cadrul general al Standardelor de Audit” precizează că, pentru a corespunde nevoilor de informare comune ale utilizatorilor, situațiile financiare reprezintă principala lor sursă informațională. Din această cauză, situațiile financiare ale întreprinderii sunt întocmite în concordanta cu Standardele Internaționale de Contabilitate, Cadru general de raportare financiară obligatoriu si cu Standardele Naționale de Contabilitate. In acest mod, orice informație care se vede în situațiile financiare este necesar să respecte prevederile Standardelor Internaționale de Contabilitate cu privire la definirea elementului reflectat și la instrumentarea contabilă a acestuia. Ulterior, auditorul care este chemat să își exprime o opinie fundamentată cu privire la imaginea fidelă reflectată de situațiile financiare, are obligația să verifice dacă metodele și tratamentele contabile aplicate sunt în concordanță cu cele prevăzute de Standardele Internaționale de Contabilitate. Această verificare realizată de auditor trebuie și ea să respecte anumite reglementări în domeniu și anume Standardele Internaționale de Audit și Normele Naționale de Audit. Ca urmare, se poate afirma că există o legătură strânsă între standardele de contabilitate și cele de audit deoarece cea de-a doua categorie reglementează, pe lângă multe alte aspecte, și verificarea modului în care se aplică prima.”

Noțiunea de audit a început să fie utilizată în România după anul 1990, în scopul realizării unei concordanțe între reglementările românești în domeniul financiar-contabil și reglementările similare existente pe plan mondial și european.

La modul general, prin audit se înțelege analizarea informației de către un profesionist care apoi își exprimă opinia responsabilă și independentă, prin raportarea la un criteriu standard de calitate. Din acesta derivă obiectivul esențial al auditului și anume acela de a îmbunătăți continuu informațiile oferite utilizatorilor.

Auditul financiar a fost determinat ca fiind examinarea realizată de către un profesionist pregatit și independent (contabil expert sau autorizat) cu scopul formularii unei opinii juste asupra: validității și corectitudinii aplicării procedurilor financiar – contabile interne, fixate de conducerea societatii ; imaginii fidele, transparente și complete a situațiilor financiare și a rezultatelor realizate.

Dacă vorbim de imaginea fidelă, atunci nu putem disocia această noțiune de cea referitoare la regularitatea și sinceritatea contabilității.

Conform IFAC, auditul financiar reprezinta forma cea mai importanta de asigurare pe care un profesionist o poate da despre o informație, în antiteza cu misiunea de cercetare limitată care nu admite decât o asigurare negativă. Expresiile folosite de către auditor în formularea opiniei sale sunt „oferă o imagine fidelă” sau „prezintă în mod corect sub toate aspectele semnificative”, ele fiind in concordanta..

Auditorul are obligația să organizeze și să conducă un audit în conformitate cu Standardele de Audit care conțin principiile de bază și procedurile esențiale împreună cu alte instrucțiuni conexe (explicații, alte materiale exemplificative), toate acestea fiind utilizate ca bază de cunoștințe, absolut necesară pentru realizarea cu profesionalism a unei misiuni de audit.

În conformitate cu Standardele de Audit elaborate de IFAC, scopul principal al unei misiuni de audit este acela de a oferi o asigurare rezonabilă asupra faptului că ansamblul situațiilor financiare ale întreprinderii nu este eronată în mod semnificativ. Ca urmare, „auditorul trebuie să planifice și să efectueze auditul ca o atitudine de scepticism profesional” și totodată trebuie să aibă în permanență în vedere faptul că pot apărea cazuri în care situațiile financiare conțin erori semnificative, datorate unor circumstanțe existente.

Codul privind conduita etică și profesională precizează că obiectivele profesiei de auditor financiar le reprezintă activitățile desfășurate la cele mai înalte standarde de profesionalism și pentru realizarea obiectivelor propuse trebuie să se respecte următoarele principii fundamentale:

Integritatea și obiectivitatea

Integritatea presupune că profesionistul contabil trebuie să fie drept și cinstit atunci când efectuează servicii profesionale.

Obiectivitatea presupune că profesionistul contabil trebuie să fie imparțial, fără idei preconcepute, să nu se afle în situații de incompatibilitate, de conflict de interese sau în alte situații de natură a determina un terț să pună la îndoială obiectivitatea acestuia.

Competența profesională

Profesionistul contabil trebuie să furnizeze servicii profesionale cu competență, grijă și sârguința, și este obligat să mențină în permanență un nivel de cunoștințe și de competență profesională care să justifice așteptările clientului.

Confidențialitatea

Acest principiu presupune că profesionistul contabil trebuie să respecte confidențialitatea informațiilor obținute în timpul misiunilor sale și nu trebuie să le utilizeze sau să le divulge fără autorizare scrisă, în afară de cazurile cand obligația divulgării este prevăzută prin lege sau norme regulamentare.

Profesionalismul

Un bun profesionist contabil trebuie să acționeze îmtr-o manieră corespunzătoare reputației profesiei și să evite orice comportament ce ar putea conduce la discreditarea ei.

Respectul față de normele tehnice și profesionale

Acest principiu presupune că profesionistul contabil trebuie să realizeze serviciile profesionale conform normelor tehnice si profesionale aplicabile și este obligat să urmărească cu grijă și competență instrucțiunile clientului său, în măsura în care acestea sunt compatibile cu exigențele de integritate, obiectivitate, iar în cazul profesioniștilor liberali, de independență.

Așadar, putem afirma că auditul financiar reprezintă un control independent de entitate, autoritatea publică sau terți, care se dezvoltă continuu și al cărui rezultat se consemnează într-un raport destinat entității care a contractat cu auditorul exercitarea acestei activități

Acceptarea mandatului și contractarea lucrărilor de audit

Deși trebuie privită ca un tot unitar, activitatea de audit financiar contabil este compusă din mai multe etape, fiecare foarte bine definită și reglementată, astfel încât auditorul știe exact, în orice moment, care trebuie să fie lucrările aferente etapei în care se află și ce activități urmează să desfășoare în continuare. Cu toate că fiecare etapă este de sine stătătoare, rezultatele unora contribuie la buna desfășurare a celor care o urmează. Spre exemplu, dacă în urma etapei de analizare a funcționării controlului intern auditorul constată că acesta este deficitar, el știe exact ce proceduri trebuie să aplice în etapa următoare, de control al conturilor, pentru a putea să-și fundamenteze opinia.

Ca urmare, studierea și punerea în practică cu profesionalism a tuturor etapelor componente ale muncii de audit, ajută la obținerea la sfârșitul misiunii a unor rezultate corecte și fiabile pentru utilizatorii lor.

Standardele profesionale ale auditului financiar contabil solicită ca această activitate să se desfășoare luându-se în considerare Standardele de Audit, cerințele organismelor profesionale relevante, legislația în vigoare și cerințele de raportare.

Pentru a fi posibila expunerea unei opinii privind întocmirea situațiilor financiare sub toate aspectele semnificative, conform unui cadru general de raportare financiară, este necesară parcurgerea unor etape:

Acceptarea angajamentului de audit;

Orientarea și planificarea misiunii;

Aprecierea controlului intern;

Controlul conturilor;

Controlul situațiilor financiare.

Auditorul trebuie să estimeze posibilitatea de a întreprinde această misiune, înainte de a accepta mandatul, ținând seama de regulile profesionale și deontologice ce conduc activitatea de audit.

Principalele acțiuni ce trebuie întreprinse în această etapă sunt următoarele:

Cunoașterea globală a entității

Auditorul trebuie să obțină informații utile pentru a putea măsura cele mai importate riscuri, având obligația să menționeze, dacă există, obligațiile referitoare la:

Existența unor riscuri nu implică în mod obligatoriu refuzarea mandatului, ci presupune că auditorul poate lua decizia de acceptare în cunoștință de cauză, urmând a lua în consecință toate măsurile necesare.

Aprecieri cu privire la independența și la absența incompatibilităților

Orice nou mandat trebuie să fie examinat în raport cu regulile de independență și de incompatibilitate fixate prin normele interne ale profesiei. Auditorul are obligația de a examina: lista clienților săi sau ai societății în cadrul căreia își desfășoară activitatea, pentru a se asigura că nu există deja o activitate remunerată din partea întreprinderii respective, cat și

Situația sa și a membrilor familiei sale în legătură cu eventualele interese în întreprinderea auditată.

Examenul de competență corespunzătoare specificului întreprinderii

În cazul în care auditorul este lipsit de experiență în sectorul de activitate în care se încadrează întreprinderea respectivă, misiunea sa este una deosebit de dificilă. Auditorul trebuie să se asigure că personalul său angajat sau al colaboratorilor folosiți este suficient pentru ducerea la bun sfârșit a misiunii, în cazul acceptării acesteia.

Contactul cu auditorul anterior

Auditorul este dator să se informeze cu privire la motivele demisiei sau refuzului de reînnoire a mandatului de către fostul auditor sau cenzor, cat și dacă au existat dezacorduri în legătura cu respectarea normelor, aplicarea măsurilor stabilite sau fixarea și onorarea obligațiilor de plată ale întreprinderii față de auditori.

Decizia de acceptare a mandatului

În urma analizării factorilor de risc, auditorul poate lua una din următoarele decizii:

acceptarea mandatului fără riscuri aparente;

acceptarea mandatului, dar stabilirea unor măsuri particulare și necesitatea unei supravegheri mai atente;

refuzarea mandatului.

Respectarea altor obligații profesionale

În cazul în care misiunea urmează a se desfășura la o întreprindere care se afla pe raza teritorială a altei filiale decât aceea din tabloul din cadrul căruia face parte auditorul, acesta trebuie să ia contact cu filiala.

Întocmirea scrisorii de angajament

Înaintea începerii angajamentului, este de preferat ca auditorul să trimită o scrisoare de angajament pentru a se evita neînțelegerile privitoare la misiune. Această scrisoare documentează și confirmă acceptarea de către auditor a numirii, a obiectivului și sferei angajamentului de audit, a întinderii responsabilităților auditorului față de client și a formei oricăror raportări.

Normele legale românești prevăd obligația ca activitatea experților contabili și a contabililor autorizați să se desfășoare pe bază de contract, fără a se face distincția între auditul intern și cel extern pe care urmează să le realizeze un expert contabil sau un contabil autorizat cu studii superioare.

Acesta cuprinde următoarele aspecte:

normele de lucru – se vor menționa intervențiile ce urmează a fi efectuate de către auditor: cunoașterea generală a societății, aprecierea procedurilor de control intern existente, asistență la efectuarea inventarelor fizice, controlul conturilor și al documentelor de sinteză;

termenele – se vor menționa termenele de depunere a rapoartelor;

calendarul intervențiilor – se precizează perioadele în care vor avea loc demersurile: cunoașterea generală a societății, aprecierea procedurilor de control intern, asistență la efectuarea inventarelor fizice. Controlul conturilor și al documentelor de sinteză;

onorariile – se are în vedere timpul necesar pentru efectuarea diferitelor lucrări, nivelul de responsabilitate și calificarea profesională a experților sau a persoanelor care vor interveni.

Contractul de prestări de servicii prevăzut de legislația română a se încheia între auditor și client este, prin caracteristicile sale juridice, un contract de mandat prin „care o persoană se obligă de a face ceva pe seama unei ale persoane de la care a primit însărcinare “.

Probele de audit

Natura elementelor probante și deciziile privind probele de audit

Probele pot fi definite ca fiind informațile utilizate de auditor în scopul de a determina dacă datele supuse auditului sunt prezentate în conformitate cu anumite criterii prestabilite.

Auditorul colectează elementele probante cu scopul de a trage o concluzie; acesta trebuie să determine tipurile și cantitățile adecvate de probe pe care trebuie să le colecteze pentru a se putea convinge că toate elementele situațiilor financiare ale unui client sunt adecvat prezentate.

Totalitatea deciziilor unui auditor în ceea ce privește colectarea probelor poate fi descompus în următoarele patru categorii:

Ce procedură de audit trebuie să utilizeze?

Ce dimensiune trebuie să aibă eșantionul selectat pentru aplicarea unei anumite proceduri?

Ce elemente trebuie extrasă din populația supusă analizei?

Când să se desfașoare procedura?

O procedură de audit reprezintă un set de instrucțiuni detaliate privind colectarea unui tip de probe de audit, ce urmează a fi obținute pe parcursul auditului.

După selectarea procedurii de audit, există posibilitatea ca dimensiunea eșantionului să varieze de la un singur element la toate elementele ce constitue populația testată. Numărul de elemente ale populației de testat trebuie determinat de auditor pentru fiecare procedură în parte, iar dimensiunea eșantionului utilizat poate varia de la un audit la altul.

După ce s-a determinat dimensiunea eșantionului din cadrul procedurii de audit, auditorul trebuie să stabilească care elemente vor fi selectate din populație pentru a fi testate.

Procedurile de audit pot fi programate oricând, începând cu stadiile timpuriii ale exercițiului contabil și până la mult timp după ce acesta a fost închis. Programarea în timp poate fi influențată de momentul în care auditorul consideră că probele de audit vor avea o eficacitate maximă, dar și de momentul în care personalul de audit este disponibil.

Lista procedurilor de audit pentru un anumit domeniu supus auditului sau pentru auditul în ansamblu este numită program de audit. Acesta cu prinde o listă a procedurilor de audit; include dimensiunile eșantioanelor, elementele de selectat și programarea în timp a testărilor

Tipuri de informații probante în audit

În procesul deciziei referitoare la procedura de audit, auditorul poate alege intre șapte categorii principale de probe, astfel:

Examinarea fizică reprezintă inspectarea de către auditor a unui ansamblu de active corporale, materiale. Această probă se aplică de cele mai multe ori la stocuri, mijloace bănești, însă se poate aplica și în cazul titlurilor de valoare, efectelor comerciale de încasat și imobilizărilor corporale. Reprezintă o modalitate directă de a verifica dacă un activ există în realitate, de aceea este considerată a fi unul dintre cele mai fiabile și utile tipuri de probe de audit.

Confirmarea constă în răspunsul scris sau oral primit la o investigație pentru a compara informațiile conținute în înregistrările contabile; confirmarea, spre exemplu, a creanțelor prin colaborarea cu debitorii.

Documentarea reprezintă examinarea de către auditor a documentelor și evidențelor clientului, în scopul de a justifica informațiile care sunt sau ar trebui incluse în situațiile financiare.

Observarea reprezintă utilizarea anumitor simțuri pentru evaluare, anumitor activități. Un risc prezent la acest tip de probă este reprezentat de faptul că personalul clientului, implicat în activitățile respective, să fie conștient de prezența auditorului.

Chestionarea (interogarea) reprezintă obținerea unei informații scrise sau orale de la client, ca răspuns la întrebările adresate de auditor. Acesta tehnică nu poate fi concludentă deoarece informațiile obținute nu provin dintr-o sursă independentă și pot si manipulate în favoare clientului, de aceea este necesară obținerea de probe suplimentare obținute prin alte procedee.

Reconstituirea reprezintă revizuirea calculelor și transferurilor de informații făcute de client în cursul perioadei supuse auditului.

Procedurile analitice utilizează comparații și indicatori pentru a determina dacă soldurile conturilor sau alte date par rezonabile. Acestea pot fi utilizate în scopul de a evidenția anumite conturi sau operațiuni care ar trebui investigate mai detaliat pentru a se stabili dacă sunt necesare verificări suplimentare. Procedurile analitice sunt obligatorii în fazele de planificare și finalizare a tuturor auditelor.

Eficacitatea controlului intern al clientului are un impact semnificativ asupra temeiniciei celor mai multe tipuri de probe. Documentele interne ale unei companii cu mecanisme de control intern eficace sunt mult mai fiabile, deoarece aceste documente prezintă o mai mare probabilitate de a fi exacte. De asemenea, procedurile analitice nu vor constitui probe temeinice dacă mecanismele de control care au generat datele respective nu furnizează informații corecte.

Planificarea și documentarea auditului

Planificarea

Munca unui auditor trebuie corespunzător planificată, iar asistenții, dacă există, trebuie supervizați de o manieră adecvată.

Auditorul trebuie să își planifice munca din următoarele motive fundamentale:

Pentru a obține suficiente probe temeinice pentru setul de circumstanțe date – este esențială pentru entitatea de expertiză in vederea minimizării răspunderii juridice și pentru păstrarea unui bun renume în comunitatea de afaceri;

Pentru a menține costurile auditului la un nivel rezonabil – ajută firma să rămână competitivă si să-și extindă baza de clienți;

Pentru a evita neînțelegerile cu clientul – pentru menținerea unor relații bune cu clienții și pentru facilitarea prestării unor servicii de calitate înaltă.

Foile de lucru

Planificarea este începutul procesului de colectarea a probelor de aceea auditorii își documentează activitățile de planificare în foi de lucru.

Foile de lucru reprezintă evidențe ținute de auditor în care se consemnează procedurile aplicate, testele efectuate, informațiile obținute și concluziile pertinente deduse pe parcursul angajamentului.

Foile de lucru ar trebui să cuprindă toate informațiile pe care auditorul le consideră necesare pentru realizarea auditului de o manieră adecvată și pentru justificarea raportului de audit. Acestea oferă o bază pentru planificarea auditului, reprezintă o evidență a probelor acumulate și a rezultatelor testelor făcute, un ansamblu al datelor necesare determinării tipului de raport de audit, cat și o bază pentru verificările efectuate de superiori si de asociații entității auditate. Obiectivul acestor documente constă în a-l ajuta pe auditor să ofere o asigurare rezonabilă cu referire la faptul că s-a realizat un audit adecvat.

Pe lângă funcțiile direct legate de raportul de audit, foile de lucru au și alte utilizări: bază pentru întocmirea declarațiilor de impozite sau a dosarelor de depus pentru autoritățile bursiere. Ele sunt o sursă de informații utilizată pentru emiterea de comunicate la adresa comitetului de audit și a managementului entității pe diverse teme, precum deficiențele controlului intern sau sugestii referitoare la activitatea de exploatare. Foile de lucru pot constitui un cadru de referință util și pentru perfecționarea personalului, cât și un suport pentru planificarea și coordonarea auditelor ulterioare.

Documentele de lucru sunt proprietatea auditorului și trebuie luate măsuri pentru păstrarea lor în siguranță și confidențialitate.

Este important faptul că nu pot fi aduse modificări asupra acestora ulterior emiterii raportului de audit aferent, decât dacă astfel de documentări sunt corespunzător documentate și indică data și circumstanțele în care sunt efectuate.

Activitatea de audit are o natură recurentă, de aceea este recomandată împărțirea documentelor în cele permanente, cuprinse în dosarul permanent, și cele care se referă numai la perioada financiară pentru care se face verificarea, ce trebuie ținute într-un dosar de audit curent.

Dosarele permanente conțin date cu caracter istoric sau continuu, legate de auditul în curs. De regulă, acestea conțin:

Extrase sau copii ale unor documente de importanță continuă referitoare la entitate

Analize din anii anteriori cu privire la conturile ce au o importanță continuă pentru auditor

Informații legate de înțelegerea controlului intern și de evaluarea riscului de control

Rezultatele procedurilor analitice din auditele anilor precedenți.

Procedurile analitice, înțelegerea controlului intern și estimarea riscului de control sunt incluse de multe entități de expertiză în foile de lucru ale exercițiului în curs.

Dosarele curente conțin foile de lucru aparținând exercițiului contabil supus auditului.

Informațiile cuprinse în dosarul curent sunt următoarele:

Programul de audit – cu scopul de a imbunătăți coordonarea și integrarea tuturor componentelor auditului;

Informațiile generale – se înscriu elemente precum notele interne referitoare la planificare, rezumate ale proceselor-verbale ale ședințelor consiliului de administrație, rezumate ale contractelor, concluzii cu caracter general;

Balanța de verificare operativă – reprezintă o lista a conturilor de carte mare și a soldurilor lor la sfârșitul anului; sumele cuprinse în acest document de sinteză reprezintă ținta principală a auditului;

Înregistrările de rectificare și reclasificare – sunt frecvent făcute în situațiile financiare, în scopul de a prezenta informațiile de o manieră adecvată; aceste înregistrări se efectuează pentru situațiile financiare care afectează în mod semnificativ prezentarea unei imagini fidele;

Foile de lucru sub formă de tabele anexă – se întocmesc de auditori pentru a justifica anumite sume din situațiile financiare.

Auditorul poate utiliza următoarele tipuri de tabele:

Analiza de cont – este efectuată pentru a reflecta modificările făcute într-un cont de carte mare pe întreagă perioadă de timp supusă auditului;

Balanța sau lista de verificare – acest tip de tabel este format din detaliile care compun soldul de sfârși de an al unui con de carte mare; include numai acele elemente care formează soldul contului de la sfârșitul exercițiului;

Confruntarea sumelor – vizează justificarea unei suma specifice și este prevăzută să corecteze suma înregistrată în evidențele clientului cu o altă sursă de informații;

Teste ale caracterului rezonabil – se testează caracterul rezonabil al anumitor sume; conține informații care îi permit auditorului să evalueze dacă soldurile clientului conțin erori, judecându-se prin prisma circumstanțelor angajamentului;

Sinteze de procedură – sintetizează rezultatele unei anumite proceduri ce a fost efectuată de auditori;

Sintezele documentelor justificative examinate – se întocmesc pentru a ilustra detaliile testelor efectuate și rezultatele obținute, documentează testele efectuate și rezultatele obținute;

Tabele informative – conțin informații ce nu reprezintă probe de audit, ci informații privind declarațiile fiscale, orele de lucru ale clientului, bugetele de timp;

Documentare externă – pot fi răspunsuri la scrisoarea de confirmare, copii ale acordurilor semnate de clienți.

Întocmirea corectă a foilor de lucru ce vor documenta probele de audit colectoare și concluziile deduse reprezintă o componentă importantă a auditului.

1.5 Evaluarea riscului de audit și a controlului intern

1.5.1 Sistemul de contabilitate și controlul intern

Cadrul economic global presupune nu numai măsuri de natura ajutoarelor financiare și a ajustărilor fiscale, ci și de ordin structural, care privesc, printre altele, reconsiderarea sistemelor de control, întărirea și evaluarea atentă a acestora. Prezența și aportul eficient ale tuturor categoriilor de profesioniști la eforturilor de stăpânire a riscurilor, au devenit o problemă de actualitate, o cerință stringentă și absolut necesară.

În aceste împrejurări, cel mai potrivit și adecvat demers de abordare organizațională pentru ameliorarea capacităților de a face față constrângerilor și amenințărilor de orice fel este controlul intern.

Standardul Internațional de Audit 400 „Evaluarea riscurilor și controlul intern” precizează faptul ca „auditorul trebuie sa folosească raționamentul profesional pentru evaluarea riscului de audit și stabilirea procedurilor adecvate care să permită aducerea acestui risc la un nivel minim acceptabil.”

Astfel, reținem faptul ca auditorului îi revin următoarele responsabilități: evaluarea sistemului contabil, evaluare sistemului de control intern, cât și evaluarea riscului de audit.

Standardul Internațional de Audit 400 cere ca sistemele de contabilitate și control intern ale clientului să fie revizuite pentru a se evalua cât sunt de potrivite pentru a fi bază pentru întocmirea situațiilor financiare.

Înțelegerea sistemului contabil este necesară pentru a determina dacă există un control intern pe care auditorul să se poată baza. Verificarea sistemului contabil este de asemenea esențială la evaluarea riscului de control.

Sistemul contabil reprezintă ansamblul procedurilor si documentelor folosite de o entitate care permite prelucrarea tranzacțiilor în scopul înregistrării acestora în conturi. Acest sistem identifică, grupează, analizează înregistrează, sintetizează operațiile, evenimentele care s-au produs, cât și rezultatele la încheierea exercițiului.

Pentru a înțelege tranzacțiile, contractele, sursele de informare entității, cât și reflectarea acestora în situațiile financiare, dar și modul de organizare a contabiltății și a procesului de elaborarea situațiilor financiare, conform prevederilor legale, auditorul trebuie să cunoască funcțiunile conturilor cuprinse în Planul de conturi al entității.

De asemenea, auditorul trebuie sa determine dacă:

operațiunile s-au desfășurat conform prevederilor legale și normelor entității;

tranzacțiile au fost înregistrate în mod cronologic în conturile și cu sumele corespunzătoare;

s-a efectuat inventarierea elementelor de activ și de pasiv;

bazele de date din sistemul informatic, comunicațiile din interiorul și exteriorul societății este protejată;

se asigură respectarea legalității, conformității și continuității reflectării operațiilor în conturile contabile și în situațiile de sinteză, dar și prevenirea și identificarea erorilor si pagubelor.

Auditorul trebuie să cunoască modul de elaborare, prezentare și conținutul situațiilor financiare și, dacă în procesul de audit constată că nu sunt respectate prevederile legale referitoare le inflație sau la consolidare este dator să le aducă la cunoștință în raportul de audit.

Conform Standardului Internațional de Audit ISA 400 este necesar ca auditorul să identifice procedurile folosite de controlul intern, modul de culegere și control de către acesta al informațiilor financiare, să verifice prin teste de conformitate respectarea procedurilor, să sesizeze existența și dimensiunile riscurilor de eroare. Acesta standard oferă informații pentru înțelegerea sistemului contabil și a procedurilor de control intern aplicate.

Controlul intern reprezintă politicile adoptate de conducerea unei entități cu scopul de a asigura obiectivele manageriale privind asigurarea sistematică și eficientă a activității, inclusiv protecția activelor, prevenirea și descoperirea erorilor și a fraudelor, acuratețea și realitatea instrumentării tehnice contabile, astfel încât informațiile financiare să fie credibile.

Controlul intern cuprinde:

„mediul de control” oferit de atitudinea și și acțiunile conducerii cu privire la sistemul de control intern ce au efect asupra procedurilor de control aplicate de entitate.

Un mediu de control eficient are în vedere următoarele aspecte:

funcționarea Consiliului de Administrație;

priceperea managerială și modalitatea de realizare;

structura organizatorică a firmei și modul de alocare a sarcinilor persoanelor implicate în activitatea economică;

auditul intern, politicile de personal și separarea funcțiilor și a responsabilităților.

„procedurile de control” stabilite de conducere pentru atingerea obiectivelor manageriale și cuprind:

deciziile managementului și procedurile interne în ceea ce privește realizarea înregistrărilor contabile și întocmirea balantei de verificare;

controlul documentelor de sinteză;

compararea datelor din interiorul entității cu cele din surse externe;

compararea și analiza rezultatelor financiare cu prevederile bugetare;

controlul aplicațiilor computerizate;

realizarea, aprobarea și modificarea procedurilor interne de operare;

verificarea activității de încasări și plați, a inventarierilor și compararea cu înregistrările contabile;

compararea rezultatelor obținute cu cele previzionate.

Pentru aserțiunile ce privesc situațiile financiare, auditorul trebuie să vizualizeze politicile și procedurile din codul sistemului de contabilitate si control intern ce sunt relevante.

Conform Standardului Internațional de Contabilitate, în situațiile financiare sunt cuprinse următoarele aserțiuni:

existența unui activ sau a unei obligații pe perioada analizată;

drepturi și obligații – activul sau datoria constatată aparține entității la perioada analizată;

perioada în care o tranzacție sau un eveniment se realizează;

exhaustivitate – toate activele, obligațiile sau evenimentele sunt înregistrate în contabilitate;

evaluarea – activele sau obligațiile sunt înregistrate la valoarea contabilă justă;

prezentarea situațiilor financiare în care un element este clasificat și descris conform cadrului general de raportare financiară adecvat.

Pentru ca auditorul să identifice informațiile eronate ce influențează în mod semnificativ situațiile financiare și astfel să stabilească proceduri de audit adecvate, are nevoie de informații furnizate de evaluarea riscul inerent, a celui de control și aspectele relevante ale sistemului de contabilitate și de control intern.

Evaluarea premergătoare a riscului de control este necesară pentru a detecta riscul de nedetectare la aserțiunile din situațiile financiare.

În vederea evaluării riscului inerent, este necesar ca auditorul să trebuie să utilizeze raționamentul profesional pentru aprecierea integrității conducerii. Managementul conducerii, schimbările în cursul perioadei pot afecta întocmirea situațiilor financiare ale unității. Există numeroși factori de pot influența situațiile financiare: constrângerile asupra conducerii, progresul tehnic, condițiile economice și concurența.

Controlul intern privind sistemul contabil urmărește realizarea următoarelor obiective:

operațiunile economice sunt autorizate de conducerea societății;

înregistrarea tranzacțiilor se realizează într-un mod corect ca sumă și în conturi adecvate, în perioada contabilă adecvată, astfel încât situațiile financiare să fie întocmite conform cu un cadru de raportare financiară identificat;

accesul la documente și înregistrări este permis cu acordul conducerii;

activele entității sunt comparate cu activele existente la intervale stabilite, diferențele constatate să fie analizate și să se ia măsurile necesare.

Controlul intern prezintă anumite limitări inerente ce împiedică oferirea unor probe concludente, condiționate de:

Domeniul de aplicare – controlul intern cuprinde în special operațiile repetitive și mai puțin pe cele excepționale;

Costul controlului intern – conducerea întreprinderii cere adesea ca avantajele scontate prin realizarea controlului intern să nu fie depășite de costurile necesare pentru realizarea acestui control intern. Nu trebuie să fie disproporționat în raport cu pierderea potențială ocazionată de fraude sau erori, ținând seama de caracteristicile controlului intern.

Problemele umane – aplicarea unui sistem de control intern au la bază încrederea pe care cei ce gestionează patrimoniul o au în personalul din subordine, existând însă posibilitatea unor erori umane ocazionate de neglijență, erori de raționament sau înțelegerea greșită a dispozițiilor întreprinderii, abuzul de prerogative din partea anumitor persoane, posibilitatea ocultă între mai multe persoane de a prejudicia patrimoniul întreprinderii, posibilitatea ca unele proceduri să devină inadecvate ca urmare a schimbării condițiilor avute inițial în vedere.

Auditorul are obligația să evalueze atitudinea managerilor, a directorilor și toate acțiunile legate de controlul intern și importanța lor pentru entitate. De asemenea, auditorul trebuie să cunoască mediul de control și sistemul de contabilitate utilizat de entitate în vederea înțelegerii procedurilor de control.

Procesul de evaluare a eficienței sistemului de contabilitate și control intern al entității dă auditorului posibilitatea de apreciere a riscului de control, de prevenire și descoperire a erorilor semnificative.

Eficiența sistemului de contabilitate și de control intern se realizează prin testele de control efectuate pentru a obține proba de audit.

Verificarea documentelor justificative ale principalelor tranzacții și modul lor de autorizare, investigarea și observarea controlului intern de către persoanele autorizate să-l exercite, reconcilierea conturilor de lichidități sunt teste de control pentru auditor.

Auditorul poate obține probe de audit credibile despre modul de separare adecvată a sarcinilor prin observarea persoanelor care aplică o procedură de control sau prin investigarea salariaților.

Procedurile de fond, testele de control obținute de auditor îi permit să considere dacă evaluarea riscului de control este conformată.

În baza tuturor probelor de audit, auditorul conștientizează carențele sistemului de contabilitate și de control intern și aduce la cunoștință conducerii erorile semnificative pe care le-a depistat. De regulă, carențele constatate de auditor trebuie să se facă cunoscute în scris.

1.5.2 Rolul, sfera și conținutul controlului intern

În cadrul fiecărei entități trebuie să existe un control intern conceput rațional și aplicat corect. Auditorul are obligația de a analiza elementele de bază ale controlului intern.

Controlul intern presupune:

o structură organizatorică ierarhizată și delimitată, care să asigure separarea

sarcinilor și supervizarea activităților;

un manual de proceduri interne (instrucțiuni și norme interne de lucru);

un sistem informațional corespunzător.

Rolul controlului intern este de a asigura: integritatea patrimoniului, creșterea eficienței operațiunilor desfășurate și limitarea operațiunilor neeconomice si neeficiente, respectarea normelor legale și dispozițiilor conducerii și fidelitatea și exactitatea informațiilor contabile.

Controlul intern nu se limitează la controlul gestionar și controlul finaciar-preventiv, ci are o sferă de cuprindere mult mai largă:

Controlul administrativ intern, exercitat sub forma controlului ierarhic de către persoane cu funcții de conducere asupra compartimentelor din subordine;

Controlul gestionar;

Controlul financiar preventiv;

Controlul reciproc exercitat între compartimente și salariați pe baza fluxurilor informaționale și materiale, dar și pe baza separării funcțiilor;

Autocontrolul asupra lucrărilor executate;

Controlul contabil intern.

1.5.3 Obiectivele auditorului privind aprecierea controlului intern

Prin testele de control efectuate, auditorul urmărește dacă:

entitatea a luat măsuri organizatorice corespunzătoare, cu scopul de a se asigura gestiunea eficientă a patrimoniului și reflectarea corectă a elementelor patrimoniale și a operațiunilor economico-financiară;

entitatea este asigurată cu personal competent și dacă activitatea acestuia este în permanență verificată;

există un sistem riguros de întocmire a documentelor, de prelucrarea a datelor și de arhivare a acestora.

Pentru aprecierea controlului intern, auditorul își orientează efortul asupra răspunsurilor la trei întrebări:

Care sunt procedurile efective aplicate în entitate pentru realizarea controlului intern?

Aceste proceduri sunt aplicate continuu?

În ce măsură aceste proceduri asigură un control intern de calitate și duc la elaborarea de documente financiar contabile corecte?

În procesul de evaluare a sistemului de control intern al unei entități, auditorul are în vedere:

Modul de organizare a controlului intern în entitate – are în vedere dacă sarcinile de serviciu sunt precis definite și delimitate pe compartimente și salariați, dacă responsabilitățile sunt riguros stabilite prin decizii date de conducere și fișa postului și dacă circuitele informaționale sunt precis stabilite.

Modul de exercitare a controlului asupra personalului din întreprindere – unde auditorul trebuie să analizeze în ce măsură obligațiile de serviciu ale personalului sunt îndeplinite și dacă sunt efectuate controale ierarhice și reciproce. Auditorul trebuie să urmărească controlul ierarhic, unde are în vedere procedurile de aprobare și verificare a activității personalului din subordine, salariații care au ca obligații mișcarea activelor patrimoniale și modul de acces la active, care este managementul firmei în politica de angajare a personalului. De asemenea, auditorul urmărește controlul reciproc – ce presupune separarea sarcinilor de serviciu prin obiectivele compartimentului producție, personal, calitatea serviciilor și a producției și comercializarea lor – cât și asigurarea independenței și autorității persoanelor ce exercită controlul intern.

Stabilirea procedurilor folosite pentru emiterea, completarea ulterioară, verificarea, prelucrarea și emiterea documentelor – aceste proceduri includ și un control intern menit să asigure respectarea criteriilor auditului:

Exhaustivitatea și integritatea înregistrărilor, fără omisiune și fără ca aceeași operațiune să fie repetată. Ținerea la zi și arhivarea fișelor de cont sintetice și analitice, analiza soldurilor cu valori semnificative, scadențele de plăți și încasări completează criteriile auditului.

Realitatea înregistrărilor: întocmirea documentelor primare, înregistrarea lor în contabilitate, observația fizică, controlul fizic prin inventariere, confirmări primite de la terți, dacă veniturile și cheltuielile aparțin firmei.

Exactitatea înregistrărilor, în care auditorul urmărește dacă perioada este corectă, dacă se respectă principiul independenței exercițiului. Pentru aceasta, el utilizează diverse tehnici de control: modul de delimitare a veniturilor și cheltuielilor, provizioanele constituite, repartizarea diferențelor de preț, calculul diferențelor de curs valutar, modul de evaluare a diferitelor structuri de activ și pasiv.

Lucrările desfășurate de auditor în evaluarea controlului intern au ca obiectiv deciziile viitoare asupra controlului conturilor. Evaluarea controlului intern reprezintă un mijloc a cărui finalitate este controlul situațiilor financiare.

1.5.4 Etapele parcurse de auditor în evaluarea controlului intern

Pentru evaluarea controlului intern, investigațiile auditorului pot fi grupate in cinci categorii de lucrări care corespund unor etape de lucru, astfel:

Înțelegerea și descrierea procedurilor în sistemul de culegere și prelucrare a datelor – scopul acestei etape este acela de a stabili pentru fiecare domeniu semnificativ, care sunt procedurile utilizate de entitate pentru culegerea informațiilor, întocmirea documentelor justificative, prelucrarea datelor, înregistrarea acestora în contabilitate, arhivarea documentelor și registrelor contabile.

Descrierea procedurilor presupune cunoașterea de către auditor a documentelor primare unde sunt consemnate operațiunile economico-financiară.

Modul lor de întocmire, verificare, de prelucrare a circulației și de arhivare are efecte asupra exactității, realității și integrității întregului sistem de evidențe dintr-o unitate patrimonială.

Pentru a descrie procedurile utilizate de firmă, cu scopul de a răspunde care sunt riscurile de erori și/sau fraude care pot afecta situațiile financiare, auditorul poate verifica: ce formă de contabilitate utilizează societatea, cum este organizată evidența analitică a capitalului fix, a stocurilor, cum este organizată evidența cheltuielilor de producție și ce metode de calculație se folosesc, dacă se fac lucrări cu calculatorul sau manual.

Procedurile descriptive au la bază manualul de proceduri interne și chestionare de control intern la care răspund persoanele implicate din entitate, iar răspunsurile se înscriu în „Foile de lucru “.

Testele de conformitate – au rolul de a stabili dacă procedurile descrise există, indiferent dacă ele se aplică sau nu.

Acestea se realizează simultan cu descrierea sistemului, asupra unui număr limitat de operațiuni, prin intermediul:

observației directe asupra modului de lucru;

confirmărilor verbale date de către cei care utilizează aceste proceduri;

mijloacelor specifice utilizate pentru confirmarea efectuării operațiunii respective: aplicarea pe documente a unor vize sau ștampile, înregistrarea documentelor respective într-un fișier (evidență operativă) etc.;

observației ulterioare, care constă în reluarea circuitului unor documente începând cu originea lor, cu scopul de a testa drumul parcurs;

jocurilor de încercare.

Evaluarea preliminară a riscului de erori

După ce s-a obținut o descriere corespunzătoare a sistemului de culegere și prelucrare a datelor contabile, se efectuează o evaluare preliminară a fiabilității acestei organizări pentru a putea pune în evidență punctele forte și punctele slabe ale procedurilor sistemului contabil. Se analizează dacă sistemul este bine conceput, pentru a pune în evidență riscurile de concepție, urmând ca în etapa următoare să se verifice modul de funcționare a acestui sistem.

Punctele forte sunt constituite din controale plasate în fluxul de prelucrare a datelor, care garantează o corectă contabilizare a acestora.

Punctele slabe sunt reprezentate de deficiențe ale sistemului, care pot da naștere unor riscuri de erori sau fraude.

Pentru evaluarea preliminară a punctelor forte și a punctelor slabe ale sistemului, auditorul procedează la:

examinarea sistemului descris mai sus, pentru a pune în evidență ceea ce are bun sistemul și limitele acestuia. Această examinare comportă riscul ca unele aspecte să fie omise sau uitate;

punerea unor întrebări executanților, întrebări ce se formalizează din timp sub forma „chestionarelor de control intern “pentru compararea controlului intern teoretic descris în manualele de proceduri cu cel existent în entitate. Întrebările se adresează pe sectoare de activitate și urmăresc dacă controalele există, sunt cunoscute de executanți și dacă absența acestor controale influențează calitatea informațiilor.

Testele de permanență – urmăresc dacă procedurile sunt aplicate într-un mod permanent, fară defecțiuni. Pentru depistarea riscurilor în funcționarea sistemului, se procedează la analiza controalelor de prevenire și a controalelor de detectare prevăzute de entitate:

Controalele de prevenire se realizează în timpul derulării operațiunilor înainte de a se trece la faza următoare și, de regulă, înaintea înregistrării operațiunii respective. Aceste controale se materializează într-o semnătură sau viză pe documente.

Controalele de detectare sunt efectuate asupra unui grup de operațiuni de aceeași natură (prin sondaj) cu scopul de a descoperi anomaliile în funcționarea sistemului sau al asigurării că aceste anomalii nu există.

Pentru această etapă, auditorul poate folosi mai multe tehnici, cum sunt:

urmărirea evidenței controalelor efectuate de către întreprindere pentru a se asigura realizarea unor sondaje foarte mari într-un timp foarte scurt. Astfel, se analizează existenta unor vize de control pe documente, existența confruntărilor lunare într-o evidență operativă, contabilitatea analitică și sintetică etc.;

repetarea controalelor cu scopul asigurări asupra manierei în care acestea au fost efectuate de către entitate;

observarea executării unor controale permite auditorului să înțeleagă modalitatea în care se efectuează aceste verificări de către entitate și să aprecieze eficiența lor. Auditorul observă maniera în care firma efectuează aceste controale.

Evaluarea definitivă și redactarea raportului de sinteză – auditorul determină dacă dispozitivele de control ale entității sunt efective și permanente, care sunt punctele slabe datorită conceperii defectuoase a sistemului și care sunt punctele slabe datorate aplicării greșite a procedurilor.

Riscurile identificate de către auditor pot fi recapitulate pe o foaie de lucru intitulată Sinteza aprecierii controlului intern cu ajutorul căreia se scot în evidență:

slăbiciunile sistemului, care pot antrena riscuri de erori;

incidența acestora asupra conturilor anuale;

incidența acestora asupra programului de lucru.

Auditorul semnalează conducerii întreprinderii observațiile sale asupra controlului intern și poate, după caz, să organizeze propriile sale controale, pentru asigurarea fiabilității conturilor, sau poate refuza certificarea situațiilor financiare sau să acorde o certificare cu rezerve.

1.5.5 Raportul asupra controlului intern

Auditorul semnalează conducerii entității observațiile pe care acesta le are asupra controlului intern, oral sau în scris. Dacă descoperă omisiuni grave, el apreciază dacă refuză certificarea sau o face cu rezerve; de asemenea, poate sugera ameliorarea sistemului existent.

Comunicarea observațiilor poate fi făcută printr-un „Raport asupra controlului intern" ce conține următoarele:

prezentarea unei scurte sinteze asupra a ceea ce este esențial pentru a folosi conducerii societății;

prezentarea detaliată a problemelor pe servicii sau subunități ale societății pentru a putea fi ușor difuzate;

analiza fiecărei probleme în mod logic, pentru ca entitatea să utilizeze raportul ca un instrument de ameliorare a procedurilor în patru părți: introducere și sinteză, sumar, detalii si anexe.

Sumarul raportului si poate fi prezentat în diferite feluri: recapitularea diferitelor titluri și puncte care vor fi reluate în partea de „Detalii", reluarea rapidă a tuturor slăbiciunilor observate.

Detaliile raportului corespund la ceea ce a fost anunțat în sumar; structurarea detaliilor se face urmărindu-se prezentarea punctelor în funcție de importanța lor, recapitularea punctelor pe secțiuni, funcții sau grupă de conturi, o parte poate fi avută în vedere pentru sfaturi mai puțin importante, o parte separată poate fi destinată punctelor care pot avea o incidență asupra certificării.

Fiecare dintre punctele prezentate trebuie să conțină informații referitoare la descrierea punctelor slabe constatate, consecințele și incidențele asupra situațiilor financiare, sfaturi și măsuri care permit ameliorarea situației.

1.5.6 Controlul intern – Managementul riscurilor- Auditul Intern

Controlul intern cuprinde un set de cinci componente inter-corelate, care fac parte din procesul managerial:

Mediul de control ce influențează in mod decisiv atitudinea oamenilor față de control, asigurând disciplina deoarece fundamentează toate celelalte componente.

Evaluare riscurilor ce presupune identificarea acestora și analiza lor prin prisma pericolului pe care îl reprezintă vis-a-vis de entitate.

Activitățile de control ce reflectă procedurile și politicile de control aplicate la nivelul întregii organizații.

Informațiile și comunicarea sunt esențiale pentru derularea cotidiană a afacerii.

Monitorizarea necesară pentru un sistem de control eficient și eficace.

Auditului intern îi revine un rol important legat de monitorizare: evaluare continuă a eficienței și eficacității controlului intern. De aici survin și confuziile legate de suprapunerea auditului intern cu controlul intern. Din punct de vederea la rolului în entitate, auditul intern nu se poate judeca pe sine cu credibilitate, așadar este obligatoriu ca cele două structuri să fie separate: una aplică, iar cealaltă monitorizează și evaluează.

1.5.7 Evaluarea riscului de audit

Atât sistemul contabil, cât și sistemul de control intern furnizează informații contabile financiare sistemului managerial în limitele inerente fiecărui sistem. Aceste limite, în cadrul cărora sunt organizate și funcționează sistemele generează în mod cert riscuri de audit.

Informațiile furnizate fac referire la:

Cerințele manageriale referitoare la costurile controlului intern, comparativ cu profitul pe care acesta îl poate degaja;

Controlul intern separă activitățile și tranzacțiile economico-financiare mai repede spre rutină decât spre non-rutină, ceea ce solită detrminare și cunoașterea ponderilor fiecărei părți;

Importanța semnificativă a erorii și a riscului de eroare datorate neglijenței, neatenției sau raționamentelor greșite;

Posibilitatea de fraudă sau înșelăciune din partea peronalului care realizează controlul intern;

Abuzul de autoritate al perosanei însărcinate cu efectuarea controlului intern;

Posibilitatea ca procedurile de control să fie depașite de reglementări sau nepotrivite.

„Auditorul trebuie să folosească raționamentul profesional pentru a aprecia riscul de audit care să asigure un nivel cat mai scăzul al riscului, astfel încât acesta să poată fi acceptat.”

În sens comun, riscul reprezintă un pericol potențial, un inconvenient mai mult sau mai puțin probabil de a se produce pe termen scurt.

Standardul de audit financiar ISA 110 denumește riscul de audit ca fiind „riscul ca auditoril să exprime o opinie de audit incorectă, atunci când există erori semnificative în situațiile financiare.

Evaluarea riscului de control, împreună cu evaluarea riscului inerent influențează natura, durata si întinderea procedurilor de fond pe care trebuie să le efectueze auditorul pentru micșorarea riscului de nedetectare și, prin urmare, a riscului de audit.

Riscul de audit se divide în următoarele componente: riscul inerent, riscul legat de control și riscul de nedescoperire.

Riscul inerent constă în faptul că rulajul sau soldul unui cont contabil sau al unei categorii de operațiuni patrimoniale pot să conțină erori semnificative izolate sau împreună cu erorile din alte solduri de cont sau categorii de tranzacții, ca urmare a unor decizii manageriale sau concepte neadecvate de organizare și funcționare a controlului intern-

Pentru a evalua riscul inerent, auditorul recurge la judecăți profesionale bazate pe evaluarea unor factori ca:

experiența si cunoștințele cadrelor de conducere, eventua lele schimbări intervenite in cursul exercițiului la nivelul conducerii;

presiuni exercitate asupra conducerii si alte imprejurări de natură a incita la prezentarea unor situații financiare inexacte;

natura activităților desfășurate de intreprindere;

factori influențand sectorul din care face parte intreprinderea: condiții economice si concurențiale, inovații tehnologice, evoluția cererii și practicile contabile;

situații financiare care pot să conțină anomalii: conturi conținand ajustări privind exercițiile anterioare sau estimări;

vulnerabilitatea activelor la pierderi sau deturnări;

înregistrarea unor operațiuni neobișnuite și complexe, mai ales la sfarșitul exercițiului.

Riscul de control sau de non-control constă în faptul că o eroare semnificativă existentă în soldul unui cont, într-o categorie de operațiuni izolate sau împreună cu erorile din alte solduri de cont sau categorii de operațiuni nu a fost prevenită și corectată prin sistemul de control intern sau prin sistemul contabil.

Riscul legat de control nu poate fi în întregime eliminat având în vedere limitele inerente oricărui sistem contabil și de control intern.

Auditorul fixează un nivel ridicat al riscului legat de control atunci când:

sistemele contabile și de control intern nu sunt aplicate corect;

sistemul contabil și cel de control intern ale întreprinderii sunt considerate ca insuficiente.

Când evaluarea riscului legat de control se face la un nivel redus, auditorul va trebui să documenteze elementele pe care se sprijină în concluziile sale.

Riscul de nedetectare sau nedescoperire, care constă în faptul că, prin folosirea de catre auditor a unei proceduri de fond, acesta să nu detecteze existența unei erori semnificative în soldul unui cont sau într-o categorie de operașiuni patrimoniale, izolată sau cumulată cu informații eronate din alte solduri sau categorii.

Nivelul riscului de nedetectare depinde de controalele proprii ale auditorului; riscul de nedetectare nu poate fi eliminat în totalitate, oricare ar fi tehnicile și procedurile folosite de auditor.

Între cele trei componente ale riscului de audit, există anumite relații.

Riscul de nedetectare este invers proporțional cu cumulul riscurilor inerente și riscurilor legate de control. De exemplu, dacă riscurile inerente și cele legate de control sunt ridicate, trebuie fixat un nivel al riscului de nedetectare redus, astfel încât să fie redus cât mai mult riscul de audit, și, invers, dacă riscurile inerente și cele legate de control sunt slabe, auditorul va accepta un nivel al riscului de nedetectare mai ridicat, reducând astfel riscul de audit.

În activitatea de planificare a auditului, auditorul consideră acele elemente care conduc la „situații financiare în mod semnificativ eronate”. Evaluarea pragului de semnificație în raport cu tranzacțiile economico financiare, a soldurilor contabile, ajută auditorul să decidă care anume elemente trebuie validate utilizând proceduri analitice și eșantioane. Toate acestea permit auditorului să aplice anumite proceduri de audit care, cumulate, conduc la reducerea riscului de audit la un nivel acceptabil.

Așa cum se precizează în Standardul de Audit 320, „Pragul de semnificație”, relația între acesta și riscul de audit este invers proporțională. Cu cât este mai înalt nivelul pragului de semnificații, cu atât este mai scăzut riscul de audit și invers.

Această relație este invers proporțională atunci când auditorul determină natura, durata și întinderea procedurilor de audit. Dacă auditorul determină, după planificarea procedurilor specifice de audit, că nivelul acceptabil al “pragului de semnificații este scăzut “, atunci riscul de audit este crescut.

Riscul de audit și evaluarea pragului de semnificație inițial în etape de planificare a angajamentului se pot schimba față de momentul evaluării rezultatelor curente ale operațiunilor și poziției financiare, care diferă în mod semnificativ față de etapa inițială a planificării auditului.

Dacă auditorul constată că pragul de semnificație acceptabil este redus, riscul de audit crește; atunci auditorul va putea să reducă nivelul riscului legat de control prin compensarea cu teste de proceduri mai dezvoltate sau suplimentare și să reducă riscul de nedescoperire modificand natura, calendarul și întinderea controalelor proprii.

Cu cât totalul informațiilor eronate necorectate se apropie de nivelul pragului de semnificație, auditorul consideră reducerea riscului prin aplicarea unor proceduri adiționale sau solicită conducerii să facă corecțiile în situațiile financiare aferente informațiilor eronate depistate.

Din motive de costuri și de eficacitate, nu este posibil să se obțină o asigurare absolută că în situațiile financiare nu sunt erori, oricare ar fi sistemul adoptat de entitate și oricare ar fi tehnicile de control adoptate de auditor.

CAPITOLUL II

Studiu de caz privind auditul intern al salariilor personalului la

SC AL MODA SRL

Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurări managementului asupra modului de organizare a activității de salarizare a resurselor umane din cadrul entității, a functțonalității sistemului de control intern, respectiv a conformității cu cadrul legislativ normativ.

Desfașurarea misiunii de audit intern presupune parcurgerea etapelor și procedurilor prevăzute de normele metodologice generale.

Aspecte generale privind entitatea auditată

Misiunea de audit privind evidența salariilor personalului la S.C. AL MODA S.R.L. este realizata în baza Planului de audit public intern pentru anul 2015 în perioada 01.01.2015-30.06.2015.

Firma SC AL MODA SRL Roman s-a constituit în anul 2001, în conformitate cu prevederile Legii 31/1990 privind societățile comerciale și s-a înregistrat la Registrul Comerțului Neamt sub nr. J27/236/2001, ca o entitate privată română, având forma juridică a unei societăți cu răspundere limitată.

Obiectul de activitate al societății îl constituie producerea și comercializarea pe piața externă a articolelor de îmbrăcăminte din diverse fibre artificiale și naturale.

Descrierea obiectului de activitate

S.C. AL MODA SRL Roman și-a început activitatea la sfarșitul anului 2001 pe o piață în care concurența în zona geografică a județului Neamț era în formare și deci nu oferea un pachet complet pentru acest domeniu de activitate.

Primul pas a fost oferirea serviciilor specifice unui beneficiar situat în Italia, operațiunea executându-se prin intermediar, iar apoi colaborarea și cooperarea a continuat tot prin intermediari și doar în foarte puține cazuri s-a facut direct cu beneficiarul extern.

Comparativ cu perioada de început, când la nivelul Romanului existau doar două societăți cu același obiect de activitate, în prezent piața de desfacere a crescut de peste cinci ori.

Tendința în toți acești ani a fost de menținere a relațiilor cu intermediarii cunoscuți în vederea obținerii unor negocieri mai avantajoase a prețurilor reprezentând contravaloarea operațiunilor de producție, de fid re a pieței existente și de extindere.

Totodată firma și-a direcționat preocupările și spre colaborări directe cu beneficiarii externi pentru a obține prețuri competitive. Urmărirea celor două obiective a reliefat faptul că firma se confruntă, în condițiile unei concurențe acerbe, cu o piață în care dacă vrei să exiști, „recomandabil” este să se micșoreze treptat prețul serviciilor în situația în care serviciul oferit de firmă pe piață are aceeași reputație cu serviciile firmelor concurente.

Sub aspect calitativ, produsele realizate sunt competitive în raport cu cele realizate în țară de ceilalți producători cu profil similar.

Administrarea societății

Coordonarea întregii activități a societății se realizează pe baza muncii colective, a democrației și transparenței, precum și în baza diagramelor de relații, colaborare și subordonare, concretizate în „fișa postului”, care cuprinde atribuțiile, limitele de competență, relațiile și responsabilitățile fiecărui post în parte.

Entitatea este condusă și reprezentată de un administrator, doamna Birsan Elena, care are calitatea de angajat al societății și deține funcția de Director General.

Relațiile ierarhice de colaborare și cooperare sunt stabilite prin organigramă, care se prezintă astfel:

PLAN DE AUDIT INTERN

Pe anul 2015

Șef Departament Audit Intern,

Ionescu Marius

Data: 14.11.2014

ORDIN DE MISIUNE NR. 05

Comitetul de Audit,

Popescu Adriana

Nr. 05 Data 15.11.2014

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile Ordinului de misiune nr. 05 și cu Planul anual de audit intern, se va efectua o misiune de audit intern la entitatea S.C. AL MODA S.R.L, cu adresa la Municipiul Roman, Str. Nordului, Nr. 4, Județul Neamț, în perioada 01.01.2015-30.06.2015. Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de stabilirea a drepturilor salariale cuvenite personalului din entitate și a conformității cu cadrul legislativ și normativ aplicabil, iar obiectivul acesteia este Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului.

Menționăm că se va efectua un audit de conformitate.

Echipa misiunii de audit intern este formată din următorii auditori: Dumitrescu Florin, supervizorul misiunii și Tache Iulia Georgiana

Șef Departament Audit Intern,

Ionescu Marius

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

Nr. 05 Data: 19.11.2014

NOTIFICARE PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2015, urmează ca în perioada 01.01.2015 – 30.06.2015 să efectuăm o misiune de audit intern având ca tema Auditul intern al salariilor personalului la S.C. AL MODA. S.R.L. Misiunea de audit intern se va desfășura sub coordonarea Dlui. Dumitrescu Florin.

Vă vom contacta ulterior pentru a stabili, de comun acord, o ședință de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit și anume:

prezentarea auditorilor;

scopul misiunii de audit;

prezentarea obiectivelor misiunii de audit intern;

programul misiunii de audit intern;

alte aspecte.

Pentru pregătirea misiunii de audit intern, vă rugam să ne puneți la dispoziție următoarea documentație:

legile și reglementările ce se aplica activităților dumneavoastră;

organigrama firmei;

regulamentul de organizare și funcționare;

fișele posturilor;

procedurile scrise care descriu activitățile ce se desfășoară in cadrul direcției;

rapoartele de audit intern anterioare;

alte rapoarte, note, dosare anterioare care se referă la aceasta temă.

Dacă aveți întrebări privind această misiune de audit sau aveți domenii care ar trebui să facă obiectul investigației noastre, vă rog să mă contactați pe mine sau să luați legătura cu Dl. Dumitrescu Florin, supervizorul misiunii.

Cu stimă,

Șef Departament Audit Intern,

          Ionescu Marius   

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

COLECTAREA INFORMAȚIILOR

Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului

Întocmit: Tache Iulia Georgiana Data: 04.04.2015

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTIVELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Salariile personalului

Întocmit: Tache Iulia Georgiana Data: 20.01.2015

Notă:

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezintă primul document care se elaborează în cadrul procedurii Identificarea și analiza riscurilor și cuprinde 8 obiecte auditabile a unui obiectiv, care vor fi evaluate în continuare pentru obținerea Tematicii în detaliu a misiunii de audit intern.

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit: Salariile personalului

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Întocmit: Tache Iulia Georgiana Data: 01.02.2015

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR ȘI NEVELURILOR DE APRECIERE AL RISCULUI

Misiunea de audit: Salariile personalului

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Întocmit: Tache Iulia Georgiana Data: 09.02.2015

Notă:

Cei trei factori de risc din acest document sunt stabiliți prin normele generale și sunt acoperitori pentru entitate, însă dacă dorim să evidențiem și alți factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, se recomandă să avem în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să fie de asemenea 100.

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOȘTINȚĂ

Misiunea de audit: Salariile personalului

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Întocmit: Tache Iulia Georgiana Data: 15.01.2015

Notă:

Chestionarul de luare la cunoștință se adresează nivelului general de management și managementului de linie, în vederea aprecierii riscurilor operațiilor supuse auditării, cu scopul de a evalua prin întrebările formulate și răspunsurile primite, existența și funcționalitatea controalelor interne din cadrul entității.

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ȘI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Întocmit: Tache Iulia Georgiana Data: 21.03.2015

Notă:

Stabilirea nivelului riscului și a punctajului total al riscului este documentul din procedura Identificarea și analiza riscurilor în care auditorul evaluează riscurile pe baza informațiilor și documentelor, în posesia cărora a intrat până în acest moment, a Chestionarului de Luare la Cunoștință, pe care l-a obținut de la managementul general și managementul de linie al structurii auditate, dar și a expertizei personale în domeniu și a informațiilor din mass-media. De asemenea, auditorii interni, în funcție de resursele alocate misiunii, stabilesc punctajul total al riscurilor activității respective, în baza formulei de calcul:

unde:

= punctajul total;

= nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;

= ponderea criteriilor de risc

Pentru continuarea analizei, grupează riscurile în următoarele trei categorii:

Riscuri mici :1,0 – 1,7

Riscuri medii :1,8 – 2,2

Riscuri mari : 2,3 – 3,0

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE ÎN FUNCȚIE DE ANALIZA RISCULUI

Misiunea de audit: Salariile personalului

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Întocmit: Tache Iulia Georgiana Data: 28.03.2015

Notă: În documentul Clasarea operațiilor în funcție de analiza riscurilor se realizează împărțirea celor 8 riscuri, grupate pe cele 8 obiecte auditabile și un obiectiv, în 3 categorii de riscuri, mici, medii și mari, stabilite în fazele anterioare ale procedurii Analiza riscurilor.

În continuare, riscurile mici, vor fi eliminate din auditare, iar riscurile mari și medii, considerate riscuri semnificative, în număr de 7, vor intra în faza de ierarhizare a riscurilor și vor fi preluate în Tabelul puncte tari și puncte slabe.

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

TABELUL PUNCTE TARI ȘI PUNCTE SLABE

Misiunea de audit:Salariile personalului

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Întocmit: Tache Iulia Georgiana Data: 03.04.2015

Notă: În faza de ierarhizare a operațiilor în funcție de riscuri, în care au intrat numai riscurile semnificative, a fost elaborat documentul Tabelul puncte tari și puncte slabe, prin care a fost identificat un obiect auditabil și un risc aferent acestuia, evaluat ca fiind punct tare, diferențele fiind considerate puncte slabe. Evaluarea operațiilor identificate ca fiind puncte tari s-a realizat prin aprecierea funcționalității sistemului de control intern al activităților auditate, care astfel limitează efectul riscurilor asociate acestora. În urma operației de ierarhizare, au fost preluate spre auditare în continuare obiectivele și obiectele auditabile considerate ca fiind puncte slabe, în documentul Tematica în detaliu a misiunii de audit intern, care vor fi renumerotate și ulterior va fi stabilită corespondența acestora cu paragrafele din Raportul de audit intern.

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

TEMATICA ÎN DETALIU A OPERAȚIILOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Salariile personalului

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Întocmit: Tache Iulia Georgiana Data:10.04.2015

Notă:

Etapa de Identificare și analiza a riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins un obiectiv structurat pe 8 obiecte auditabile și Identificarea riscurilor, prin care s-au atașat 8 de riscuri la acest obiectiv auditabil și s-a finalizat cu Tematica în detaliu a misiunii de audit intern, în urma căreia au fost selectate în vederea auditării un obiectiv, 5 de obiecte auditabile și 5 de riscuri asociate acestora.

În continuare, cele 5 riscuri au fost înlocuite cu obiectele auditabile selectate (operații/activități/funcții programe/domenii) corespunzătoare riscurilor semnificative, în vederea efectuării testărilor, pe baza Programului intervenției la fața locului, și care se vor materializa în FIAP-uri și FCRI-uri, acolo unde este cazul, și în final vor fi transferate și comentate în Raportul de audit intern, în ordinea din Tematica în detaliu a misiunii de audit intern.

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Salariile personalului

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Întocmit: Tache Iulia Georgiana Data: 15.04.2015

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

PROGRAMUL INTERVENȚIEI LA FAȚA LOCULUI

Misiunea de audit: Salariile personalului

Perioada auditată: 01.01.2015-31.03.2015

Întocmit: Tache Iulia Georgiana Data: 19.04.2015

Auditor intern,

Tache Iulia Georgiana

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Salariile personalului

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Întocmit: Tache Iulia Georgiana Data: 21.04.2015

Lista participanților:

Stenograma ședinței

În cadrul ședinței de deschidere s-a procedat la:

Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit intern;

Prezentarea și discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificația acestora. În același timp, a fost cerută părerea auditaților cu privire la aceste obiective, unde s-au făcut remarci că acestea în general reprezintă zone cu risc, dar s-au făcut și unele comentarii cu privire la complexitatea activității Direcției Buget și Contabilitate Internă și neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiști;

Prezentarea Programului intervenției la fața locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, după analiza de risc efectuată.

Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta în vederea colectării informațiilor, efectuării de teste și asupra modului de obținere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul întâlnirilor și timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

Stabilirea condițiilor minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spațiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)

Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor ședințe intermediare în cursul derulării misiunii de audit, informarea sistematică asupra constatărilor efectuate.

Stabilirea Ședinței de închidere, inclusiv a participanților la aceasta;

Stabilirea modalității de redactare a Raportului de audit intern (când, cum și cui va fi distribuit);

Explicarea modului cum vor fi discutate și analizate recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncționalități constatate, inclusiv Planul de acțiune realizat de entitatea auditată și Calendarul implementării acestora, cu termene și persoane responsabile.

Auditor intern,

Tache Iulia Georgiana

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

LISTA DE VERIFICARE

Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului

Perioada auditata: 01.01.2014-31.12.2014

Întocmit: Tache Iulia Georgiana Data:  25.04.2015                  

Avizat: Ionescu Marius                                                     Data:  25.04.2015                  

Obiectivul : Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Data: 28.04.2015                            Auditor intern, Supervizor,

                                                         Tache Iulia Georgiana           Dumitrescu Florin

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

FOAIE DE LUCRU NR. 1

Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului

Perioada auditata: 01.01.2014-31.12.2014

Întocmit: Tache Iulia Georgiana                                                                            

Avizat: Ionescu Marius                                                    

Obiectul testului: Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Obiectivul testului: Verificarea respectării conformității acordării salariilor

Descrierea testului:

Populația este reprezentată de salariații entității, iar eșantionul a fost constituit, în mod aleatoriu, din dosarele profesionale ale unui numar de 20 de salariați.

Testarea se va efectua pe beza elementelor stabilite în Lista de verificare nr.1, pozițiile 1.1.-1.1.5., astfel:

Salariul de bază

Sporul de vechime în muncă

Sporul pentru munca suplimentară

Sporul pentru munca prestată pe timpul nopții

Indemnizația de conducere

Testarea s-a concretizat în realizarea Listei de control nr. 1 privind modul de stabilire al drepturilor salariale cuvenite angajaților.

Constatări:

Din testarea elementelor ce ce au stat la baza întocmirii deciziilor de numire, conform Centralizatorului privind stabilirea elemntelor de natură salarială, s-au constatat următoarele:

acordarea eronată a indemnizației de conducere pentru domnul Georgescu Mircea, aferentă funcției de sef al Departamentului Financiar-Contabil, deși funcția salariatului în cadrul Departamentului Financiar-Contabil este de „Economist”, seful departamentului fiind doamna Sandu Andreea; astfel s-au încălcat prevederile din Contractul individual de muncă și s-au efectuat plăți suplimentare în contul salariatului;

acordarea eronată a sporului pentru munca suplimentară pentru doamna Surdescu Florentina, încălcâdu-se prevederile din Codul Muncii astfel: pentru orele suplimentare prestate în cadrul entității, salariata a primit un spor inainte de a se verifica poribilitatea compensării acestora prin ore libere plătite.

Deoarece problema a fost constatată cu întârziere la Departamentul de Resurse Umane, s-au realizat plăți necuvenite, dar ulterior sumele au fort recuperate de la persoana beneficiară.

Concluzii

Pentru elementele constatate sa va elabora FIAP.

Data: 02.05.2015 Auditor intern, Supervizor,

Tache Iulia Georgiana Dumitrescu Florin

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

FIȘĂ DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI

Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului

Perioada auditată: 01.01.2014-31.12.2014

Auditor intern, Supervizor,

Tache Iulia Georgiana Dumitrescu Florin

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

NOTĂ CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Misiunea de audit: Salarizarea personalului

Perioada auditata: 01.01.2015-31.03.2015

Întocmit: Tache Iulia Georgiana                                                                            

Avizat: sef Compartiment Audit Intern        Data: 12.05.2015                                              

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHIDERE

Mențiuni generale

Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului

Perioada auditata: 01.01.2014-31.12.2014

Întocmit: Tache Iulia                                                  Data:  22.05.2015                       

Avizat: Ionescu Marius                                                     Data: 22.05.2015                       

Lista participanților:

Concluzii

În cadrul ședinței au fost prezentate obictivele misiunii și constatările pentru fiecare obiec auditabil.de asemenea, au fost discutate deficiențele, au fost analizate cauzele și comentate recomandarile care urmeaza a fi implementate pentru eliminarea disfuncționalitaților prezentate.

În cadrul ședinței de închidere, structura auditată și-a însușit în totalitate constatările și recomandările formulate de echipa de auditori și, în aceste sens a prezentat Planul de acțiune și Calendarul de implementare a recomandărilor, cu termenele de realizare și peroanele responsabile, care au fost discutate cu echipa de auditori și acceptate.

În consecință, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern.

Planul de implementare și Calendarul de implementare a recomandărilor

Data: 26.05.2015 Director General: Birsan Elena

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN

STRUCTURA AUDITATĂ:

SERVICIUL RESURSE UMANE

MISIUNEA DE AUDIT INTERN:

AUDITUL INTERN AL SALARIILOR PERSONALULUI

INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost formată din:

Tache Iulia Georgiana – auditor coordonator al misiunii;

Dumitrescu Florin – șeful misiunii de audit intern.

Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr.05/15.11.2014.

Baza legala a actiunii de auditare:

Planul de audit intern pentru anul 2015, aprobat de conducerea entității;

Normele de audit intern, aprobate de Camera Auditorilor Finaciari din România;

Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entității.

Durata acțiunii de auditare –  01.01.2014-30.06.2015.

Perioada supusă auditarii –  01.01.2014 – 31.12.2014

Obiectivul misiunii de audit: Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului, având ca subobiectiv: Stabilirea elementelor de natură salarială.

Tipul de audit: Audit de conformitate/regularitate.

Tehnici utilizate:

Observarea fizică în vederea formării unei opinii proprii privind modul de întocmire și emitere a documentelor.       

Verificarea în vederea asigurării validării, realității și acurateței înregistrărilor în carnetele de muncă și în dosarele profesionale.

Tehnicile de verificare utilizate au fost:

comparația: pentru deciziile de numire și datele înscrise în carnetele de muncă și în bazele de date;

examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea carnetelor de muncă, proceselor verbale etc.;

garantarea: pentru verificarea realității datelor din documentele ce au stat la baza justificării înregistrarilor;

urmărirea: pentru a se constata dacă toate operațiunile au fost real efectuate.

Eșantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor.

Instrumente de audit:

Liste de verificare pentru stabilirea condițiilor pe care ar trebui să le îndeplinească fiecare obiectiv auditabil;

Chestionare.

Documente și materiale examinate în cadrul auditării activității de stabilire a drepturilor salariale cuvenite personalului: Verificarea la fata locului a vizat urmatoarele documente întocmite și completate pentru perioada 01.01.2014 – 31.12.2014:

Registrul de evidență a salariaților;

Carnetele de muncă, fișele de post, Regulamentul de organizare și funcționare;

Deciziile de numire, modificare, promovare a drepturilor salariale;

Dosarele profesionale, foile colective de prezență;

Alte documente.

Materiale întocmite pe timpul auditării:

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile;

Identificarea riscurilor;

Chestionarul de luare la cunoștință;

Tabelul de puncte tari și puncte slabe;

Tematica în detaliu;

Programul de audit și Programul intervenției la fața locului;

Liste de verificare pe obiective;

Teste pentru fiecate obiectiv de audit evaluat;

Chestionarul de control intern;

Minutele ședințelor de deschidere și de închidere etc.

Activități desfașurate în cadrul Departamentului de Resurse Umane:

întocmirea și actualizarea carnetelor de muncă;

verificarea foilor colective de prezență privind evidența corectă a timpului lucrat și nelucrat;

aplicarea corectă a prevederilor legale în ceea ce privește salarzarea pentru munca suplimentară;

stabilirea obiectivelor individuale ale salariaților;

elaborarea fișelor de post;

perfecționarea profesională a salariaților;

recrutarea personalului.

Prin lucrările specifice derulării misiunii de audit, achipa de auditori a avut ca obiective principale activitățile care se desfășoară în cadrul entității, stabilite prin ROF.

CONSTATĂRI ȘI RECOMANDĂRI

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Proceduri scrise pentru acordarea drepturilor salariale

Din testări rezultă că sistemul de contrul funcționează.

Salariul de bază

Pe baza observării directe s-a constatat ca sistelul de control funcționează.

Indemnizația de conducere

Din analiza testului, care a utilizat elementele cuprinse în Lista de verificare, echipa de auditori a constatat faptul că persoana responsabilă din cadrul Departamentului de Resurse Umane nu și-a exercitat atribuțiile din Fișa postului cu privide la intocmirea Contractului individual de muncă și a acordării indemnizației de conducere. Ca urmare, s-a efectuat plata unei sume suplimentare din bugetul entității, dar care s-a recuperat ulterior de la beneficiar.

Auditorul recomandă asigurarea unei pregăriri profesionale și evaluarea periodică a personalului implicat în activitatea de gestionare a resurselor umane elaborarea unor proceduri scrise,cât și implementarea unui nivel suplimentar de control intern. Totodata, auditorul recomandă reverificarea modului de acordare a indemnizației de conducere.

Sporul pentru complexitatea muncii

Din testări rezultă că sistemul de contrul funcționează.

Sporul pentru vechimea în muncă

Pe baza observării directe s-a constatat ca sistelul de control funcționează.

Sporul pentru munca efectuată pe timpul nopții

Pe baza observării directe s-a constatat ca sistelul de control funcționează.

Sporul pentru muncă suplimentară

Din testarea realizată, care a utilizat elementele cuprinse în Lista de verificare, echpa de auditori a constatat faptul că persoana responsabilă din cadrul Departamentului de Resurse Umane nu și-a exercitat atribuțiile din Fișa postului cu privide la modul acordării sporului pentru vechimea în muncă si, ca urmare, s-a efectuat plata unei sume suplimentare din bugetul entității, dar care s-a recuparat ulterior de la beneficiar.

Auditorul recomandă asigurarea unei pregăriri profesionale și evaluarea periodică a personalului implicat în activitatea de gestionare a resurselor umane elaborarea unor proceduri scrise,cât și implementarea unui nivel suplimentar de control intern. Totodata, auditorul recomandă reverificarea modului de stabilire a sporului pentru munca efectuata în afara duratei normale a timpului de muncă săptămânal.

Sistemul de premiere

Din evaluări indirecte rezultă că sistemul de contrul funcționează.

CONCLUZII

Echipa de auditori, pe baza testărilor și analizelor efectuate, evaluează Activitatea privind stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului din entitatea auditată conform grilei:

Constatările auditului intern au la bază probele de audit obținute pe baza testelor efectuate și consemnate în documentele de lucru, întocmite de echipa de auditori interni și însușite de factorii de management ai entității. Constatările și recomandările au fost dezbătute în ședința de închidere și conciliere ale misiunii, organizate la nivelul entității, care s-au materializat în aprecierile factorilor de management și ale participanților ca fiind concrete, realiste și posibil de implementat.

Considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind Activitatea de stabilire a drepturilor salariale cuvenite personalului, deși a relevat multiple disfuncțiuni privind obiectivul stabilit pentru această misiune, totuși se înscriu în parametri normali.

Echipa de auditori interni se va implica sistematic în monitorizarea implementării recomandărilor acceptate de conducerea entității, în conformitate cu atribuțiile ce ii revin prin cadrul normativ în vigoare, fiind convinsă că va contribui în mod temeinic la îmbunătățirea modului de stabilirea a drepturilor salariale cuvenite personalului entității, reprezentând valoarea adăugată așteptată de aceasta.

Auditor, Supervizor,

Tache Iulia Georgiana Dumitresu Ion

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

MINUTA ȘEDINȚEI DE CONCILIERE

Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului

Perioada auditata: 01.01.2015-31.03.2015

Întocmit: Tache Iulia                                                Data: 28.05.2015                       

Avizat: Ionescu Marius                                                     Data: 28.05.2015                       

Lista participanților:

Stenograma ședinței

În cadrul ședinței de conciliere s-a discutat asupra constatărilor și recomandărilor cuprinse în proiectul Raportului de audit, iar reprezentanții sctructurii auditate au reiterat o parte din probleme cu care se confruntă, și anume:

Activitatea personalului din Departamentul de Resurse Umane este complexă

Activitatea privind modul de stabilire al salariilor reprezită o zona de risc

În urma ședinței de conciliere, costatările auditorilor interni au fost acceptate în totalitate, nu s-au mai formulat alte obiecții, de catre structura auditată și s-a observat o dorință de implicare în eliminarea neregulilor șă disfuncționalităților constatate.

Pentru implememnatrea recomandărilor, structura auditată a întocmit planul de acțiune și Calendarul de implementare a recomandărilor, prin care s-au stabilit acțiunile necesare pentru eliminarea disfuncționalităților constatate, perso anele responsabile, etapele și termenele de realizare, din care un exemplar a fost transumi achipei auditorilor interni.

Notă:

Menționăm că, datorită acceptării integrale a constatărilor și recomandărilor echipei de auditori, confirmată în cadrul ședinței de conciliere de managementul structurii auditate, proiectul raportului de audit intern devine Raport de audit intern final și va fi pregătit pentru transmitere conducerii entității auditate.

Auditor intern, Supervizor,

Tache Iulia Georgiana Dumitrescu Florin

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR

Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului

Perioada auditata: 01.01.2015-31.03.2015

Întocmit:Tache Iulia Georgiana                                            Data: 10.06.2015                       

Auditor, Supervizor,

Tache Iulia Georgiana Ionescu Marius

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

FIȘA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului

Perioada auditata: 01.01.2015-31.03.2015

Auditor evaluat: Tache Iulia Georgiana

Luat la cunoștință:

Întocmit: Ionescu Marius Data:

Notă:

Tabelul de mai sus va fi completat ținând cont de următorul sistem de puntaj:

1 pentru nesatisfăcător;

2 pentru slab;

3 pentru satisfăcător;

4 pentru bine;

5 pentru foarte bine.

S.C. AL MODA S.R.L.

Departamentul de Audit Intern

FIȘA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR