Responsabilitatile Managementului

CUPRINS

CUPRINS pag 01

ABREVIERI pag 04

INTRODUCERE pag 05

CAPITOLUL 1 RESPONSABILITĂȚILE MANAGEMENTULUI pag 07

1.1.Declarația de Conformitate pag 07

1.2.Politica Companiei pag 08

1.3.Obiectivele și Angajamentele Companiei pag 09

1.4.Planificarea Managementului Navelor pag 09

1.5.Resurse pag 09

1.6.Comunicații Obișnuite și în Situații de Urgență pag 10

1.7.Administrarea Navelor Noi pag 11

1.7.1.Nave de alt tip pag 11

1.7.2.Nave Noi pag 12

1.8.Ieșirea Navelor din Administrare pag 13

1.9.Revizuirea Sistemului Integrat de Management de către

Companie pag 13

CAPITOLUL 2 DESCRIEREA SI ORGANIZAREA COMPANIEI pag 14

2.1.Generalități pag 14

2.2.Birouri la Mal: Organizare și Descriere pag 14

2.3.Management-Ul Resurselor Umane pag 14

2.4.Management-ul Documentelor pag 15

2.5.Management-ul comercial pag 16

2.6.Managementul serviciului pag 16

2.7.Management-ul furnizărilor pag 16

2.8.Managementul Proiectării și Întreținerii pag 17

2.9.Management-ul Informatic și al Telecomunicațiilor pag 17

2.10.Management-ul administrativ, contabil și al salariilor pag 17

2.11.Management-ul Urgențelor pag 18

2.12.Protejarea Sănătății și Siguranței Muncitorilor pag 18

2.13.Protecția Mediului pag 18

2.14.Securitatea pag 18

2.15.Auditorii Sistemului de Management al Navei și Inspectorii pag 19

2.16.Persoanele Desemnate la Mal pag 19

2.17.Persoane de Rezervă Desemnate la Mal pag 20

2.18.Ofițerul de Securitate a Navei și Ofițerul de Securitate a

Navei Adjunct pag 20

2.19.Ofițeri de Securitate a Navei de Rezervă pag 20

2.20.Grupul de Urgență la Mal pag 20

2.21.Nave: Organizare și Responsabilități pag 20

2.21.1.Comandantul pag 20

2.21.2.Ofițeri de punte pag 21

2.21.3.Șeful Mecanic pag 22

2.21.4.Ofițeri mecanici pag 23

2.21.5.Comitetul de Siguranță, Mediu și Calitate la bord pag 23

2.21.6.Serviciul de Prevenire și Protecție la bord pag 23

CAPITOLUL 3 SISTEMUL DE MANAGEMENT ADMINISTRATIV

AL NAVEI pag 25

3.1.Managementul Și Controlul Documentelor pag 25

3.1.1.Documentele de Management a Navei pag 27

3.1.2.Documente Operaționale pag 30

3.1.3.Documente Tehnice pag 32

3.1.4.Documente Comerciale pag 34

3.1.5.Documente Administrative și Contabilitate pag 35

3.2.Managementul Comercial pag 35

3.3.Managementul Serviciului pag 39

3.4.Instrumente de Măsură și Control pag 44

3.5.Managementul Furnizărilor pag 46

3.5.1.Managementul Depozitelor pag 49

3.5.2Managementul pieselor de schimb pag 49

3.5.3.Managementul Consumabilelor pag 51

3.5.4.Managementul furnizărilor de Informatică

și Telecomunicații pag 51

3.6.Managementul de Proiectare și Întreținere pag 52

3.7.Managementul Informatic și de Telecomunicații pag 55

3.8.Managementul Administrativ,Contabil și al Salariilor pag 57

3.9.Managementul Instrucțiunilor pag 59

CAPITOLUL 4 MANAGEMENTUL SITUAȚIILOR DE

URGENȚĂ, SĂNĂTĂȚII, SIGURANȚEI MUNCITORILOR ȘI

PROTECȚIEI MEDIULUI pag 61 4.1. Managementul de Urgență pag 61

4.1.1.Analiza Evenimentelor Extraordinare pag 65

4.2.Managementul Sănătății și Siguranței Muncitorilor pag 66

4.3.Managementul Protecția Mediului pag 70

CONCLUZII pag 72

BIBLIOGRAFIE pag 76

INTRODUCERE

În această lucrare este prezentat Sistemul Integrat de Management al Siguranței, Securității, Protecției Mediului și Creșterii Calității Serviciilor într-o Companie având nave de tip tanc pentru transportul produselor petroliere, produselor chimice și a gazelor petroliere lichefiate.

Având în vedere tendința tot mai mare de creștere a acestui segment pe piața transporturilor navale și dezvoltarea mondială a industriilor care utilizează produsele din această categorie, precum și creșterea nevoii pentru siguranță, pentru ocrotirea mediului înconjurător și pentru creșterea calității transporturilor maritime a schimbat atenția operatorilor, a utilizatorilor asupra creșterii calității transporturilor și a serviciilor din acest sector în special și în transporturile navale în general .

În consecința, au crescut exigențele pentru calitatea transporturilor și a serviciilor, ducând implicit mai mult structurile manageriale la asumarea unei mai mari responsabilități asupra creșterii siguranței, protejării mediului înconjurător și creșterii calității serviciilor.

În nevoia de a se alinia standardelor internaționale și a răspunde pozitiv la aceasta tendința, este necesară o reorganizare a structurii organizatorice, reorientând ,optimizând și modificând dezvoltarea operativă atât la uscat cât și la bordul navelor eficientizând sfera serviciilor.

În acest nou mod de abordare, elementul de schimbare este constituit de către personalul operativ și tehnic la toate nivelele, care a asimilat conceptul de creșterea siguranței, securității, prevenirii poluării mediului înconjurător și a calității serviciilor către clienți, aceasta fiind o hotărâre determinată de nevoia de presta o activitate de foarte bună calitate în acest scop.

Politica Companiei a considerat întotdeauna ca o strategie siguranța, securitatea, ocrotirea mediului înconjurător, precum și calitatea serviciilor proprii.

Din această privință este necesară obținerea unui Certificat de Management al Siguranței în conformitate cu normativa IMO A 680 (17),implementată în conformitate cu normativa A 741(18) și ulterior Certificatul pentru managementul calității, în conformitate cu normele UNI EN ISO 9002-1994,implementate apoi în conformitate cu normele UNI EN ISO 9001-2000,astăzi integrat în Sistemul Managementului Securității în conformitate cu noul Cod ISPS.

Politica Companiei pentru o administrare sigură și eficientă a managementului navelor în concordanță cu standardele internaționale și dă o sinteză a integrării în Sistemul pentru Siguranță, Securitate, Protecția mediului și a Calității Managementului Companiei, furnizând personalului Companiei și Comenzii navelor, precum și organizațiilor internaționale interesate, un cadru complet al acțiunilor și a măsurilor adoptate pentru asigurarea siguranței, securității, protecției mediului și a calității serviciilor Companiei în conformitate cu cerințele stabilite.

Manualul și procedurile Sistemului de Management al Siguranței, Securității, Protecției Mediului și a Calității se aplică al următoarele tipuri de nave ale companiei:

Nave pentru transport produse petroliere;

Nave pentru transport produse chimice;

Nave pentru transport gaze petroliere lichefiate.

Întreg personalul de la mal și de la bordul navelor cu responsabilități care influențează siguranța, securitatea, protecția mediului și a calității trebuie să acționeze în conformitate cu prevederile prezentului Manual precum și a altor documente menționate în Sistemul de Management al Siguranței, Securității, Protecției Mediului și a Calității Serviciilor.

CAPITOLUL 1

RESPONSABILITĂȚILE MANAGEMENTULUI

1.1.Declarația de Conformitate

Compania a hotărât să adopte un Sistem integrat pentru Managementul siguranței, Managementul securității, managementul protecției mediului și a calității, răspunzând astfel cerințelor IMO A.741(18), Codul ISM și Codul ISPS.

Pentru a atinge și menține aceste standarde în privința siguranței, securității, protecției mediului și calității, Consiliul de Administrație se angajează să întreprindă toate acțiunile, să folosească toate resursele necesare pentru a-și îndeplini obiectivele.

Pentru asigurarea activității de planificare și control a siguranței, securității, protecției mediului și a calității, Consiliul de administrație a numit Responsabili cu Siguranța, cu Securitatea, cu Protecția mediului și a Calității și de asemenea reprezentanții direcțiunii cu responsabilități și autoritate pentru:

asigurarea că Sistemul de Managementul siguranței, securității, protecției mediului și calității este eficient în concordanță cu reglementările în vigoare;

identificarea problemelor, prevenirea și eliminarea lor în domeniul sănătății și siguranței echipajelor, securității, protecției mediului și calității serviciilor prin acțiunile necesare;

instruirea și pregătirea personalului pentru a concerta la îndeplinirea obiectivelor, al metodelor de implementare a Sistemului Managerial de Siguranță;

planificarea și coordonarea inspecțiilor interne pentru siguranță, securitate, protecția mediului și calitatea serviciilor fie din departamentele operative de la mal cât și la bordul navelor.

Consiliul de administrație numește Manager pentru probleme de siguranță, securitate, protecția mediului și Manager pentru probleme de calitate care hotărăsc Politica Companiei referitoare la Sistemul Managementului de Siguranță, Securitate, Protecția Mediului și Calitatea Serviciilor și o înaintează spre aprobare Consiliului de Administrație.

1.2.Politica Companiei

Politica aprobată de Consiliul de Administrație se referă la navele Companiei și la transportul de produse petroliere, produse chimice și produse gazoase în vrac. În cazul în care una sau mai multe nave ale Companiei vor fi închiriate la terți în contract "bareboat charter" Compania administrează navele conform aceluiași Management și aceleiași Politici, descrisă, aprobată și aplicată identic.

Compania, conștientă de responsabilități, se obligă pentru o continuă îmbunătățire a Sistemului Integrat pentru Managementul siguranței, securității, protecției mediului și a calității și se angajează să:

să furnizeze personal calificat și toate resursele necesare;

informarea personalului despre obligațiile specifice și solicită maximă angajare pentru respectarea protecției muncii, a sănătății și a mediului înconjurător;

să protejeze navele și echipajele de atacuri teroriste, criminale și practici ilegale;

evitarea daunelor asupra persoanelor și bunurilor;

mijlocirea continuă a pregătirii tehnice și eficientizarea operativă a personalului ambarcat și de la mal;

a fi permanent pregătiți atât la bord cât și la mal pentru abordarea și rezolvarea cu succes a situațiilor de urgență;

garantarea unui management sigur atât pentru nave cât și pentru mediul înconjurător în conformitate cu legislația națională și internațională aplicând procedurile sistemului;

menținerea la o eficiență maximă a instalațiilor și mașinilor respectând documentațiile tehnice a constructorilor și instalând sisteme de verificare a parametrilor;

propunând soluții constructive pentru îmbunătățirea activității.

Compania solicită în caz de conflict de interese între rațiuni economice, comerciale și aspecte ale siguranței, securității sau mediului comandantul sau responsabilul Companiei trebuie să decidă în ordinea următoarelor priorități:

viața umană;

mediul ambient;

marfa;

nava.

Politica adoptată de Companie, este actualizată, menținută activă, la toate nivelele, comunicată personalului, furnizorilor, clienților, terțelor părți interesate și reexaminată pentru a verifica eficacitatea și veridicitatea sa.

Planificarea în domeniul siguranței, al securității, al protecției mediului, a calității serviciilor, a administrării navelor este determinată de măsurile și atitudinea luate de Companie urmăresc obiective stabilite.

1.3.Obiectivele și Angajamentele Companiei

Obiectivele strategice ale Sistemului Integrat de Management al siguranței, securității, protecției mediului și calității serviciilor sunt următoarele:

Protecția sănătății și siguranței lucrătorilor;

Protecția mediului;

Satisfacția clienților;

Protecția proprietății;

Atragerea furnizorilor.

Aceste obiective sunt explicitate și integrate în programele anuale care definesc obiectivele specifice alese de Administrație cu ocazia întâlnirilor pentru revizuirea politicii și reexaminarea sistemului.

1.4.Planificarea Managementului Navelor

Siguranța, securitatea, protecția mediului, calitatea serviciilor și administrarea navelor sunt planificate și urmărite prin verificări amănunțite și aplicarea normelor prevăzute în Sistemul de Management al Navelor.

În cazul unor contracte speciale, când se aplică reguli cu semnificații diferite față de procedurile folosite, trebuiesc elaborate de către persoanele desemnate de Companie, clauze speciale la sistemul de management al navelor pentru al face operativ în cazul contractului respectiv.

1.5.Resurse

Pentru administrarea și controlul Sistemului de Management al Navelor trebuie desemnat personal pregătit pentru activitatea de administrare, execuție și verificarea activității și serviciilor, incluzând în acestea și verificările interne pentru siguranță securitate, protecția mediului și calitatea serviciilor.

Pentru dezvoltarea activităților, Compania pune la dispoziția clienților nave petroliere, nave chimice și gaziere proprii sau închiriate și în caz de nevoie, consultanți și tehnicieni.

Compania identifică și pune la dispoziție, după caz, resursele necesare pentru o bună desfășurare a activității atât cantitativ cât și calitativ.

Pentru activitatea de control sunt desemnate persoane care nu au responsabilități în desfășurarea acelor activități, totuși, uneori pentru controlul și monitorizarea proceselor operative pot fi desemnate aceleași persoane operative(pentru auto control) având pregătirea corespunzătoare pentru rezolvarea acelor proleme.

1.6.Comunicații Obișnuite și în Situații de Urgență

Compania acordă o importanță majoră comunicațiilor la toate nivelurile.

Toate departamentele Companiei Departamentele sunt dotate cu sistem de telefonie centralizat și numere de urgență, telefoane mobile, poștă electronică altele decât fax și telex.

Toate navele Companiei sunt echipate cu consolă G.M.D.S.S.-Aria1+Aria2+Aria3+Aria4 pentru comunicațiile prevăzute de normele și regulamentele în vigoare, cu telefoane mobile și consolă INMARSAT pentru transmisie/recepție de date.

În plus pentru o mai bună securitate s-au montat la nave, următoarele dispozitive:

Automatic Identification Sistem -SOLAS Cap. V Regula 19;

Ship Security Alert Sistem – SOLAS Cap. XI Reg.6;

3radiotelefoane VHF portabile pentru comunicații interne.

Compania difuzează la toate navele administrate o listă cu toate numerele de telefon revizuită, conținând numărul telefonic al departamentelor companiei, de acasă, numărul de mobil al Persoanei Desemnate la Mal, al Persoanei Desemnate la Mal Adjunct, al Ofițerului responsabil de Securitatea Companiei și al Ofițerului responsabil de Securitatea Companiei Adjunct precum și al rezervelor tuturor persoanelor cu responsabilități ce pot fi contactate.

Pentru comunicațiile obișnuite personalul, în funcție de situație, hotărăsc ce aparatură folosesc respectând dispozițiile naționale, internaționale, precum și eventualele ordine ale Companiei.

Pentru comunicațiile de urgență, în caz de urgență pe probleme tehnice, trebuie anunțat Persoana Desemnată la Mal al departamentului tehnic și de asemenea Ofițerului responsabil de Securitatea Companiei Adjunct sau DPA al departamentului operativ și de siguranța navigației, împreună cu Ofițerului responsabil de Securitatea Companiei. În toate celelalte cazuri trebuie anunțat Persoana Desemnată la Mal al Departamentului Operativ și de Siguranța Navigației, împreună cu Ofițerului responsabil de Securitatea Companiei.

Persoana Desemnată de la Mal poate fi contactat telefonic , dar pentru probleme importante și urgente, trebuie transmisă și o comunicare scrisă, care să conțină informații despre natura urgenței, precum și alte informații relevante referitoare la problemă.

Dacă este necesar Persoana Desemnată la Mal trebuie să informeze Registrul de clasificare, autoritățile competente(costiere, naționale, internaționale) și/sau P&I.

1.7.Administrarea Navelor Noi

Noile nave pot fi de același tip sau diferite.

1.7.1.Nave de alt tip

Respectând prevederile Codului ISM, navele nou construite, sau cumpărate, de alt tip decât cele deja prevăzute în certificatul de conformitate al Companiei, se pot insera în Sistemul Integrat de Management al Siguranței, Securității, Protecției Mediului și a Calității, când:

Informațiile și instrucțiunile sunt într-o limbă de circulație mondială și/sau într-o limbă înțeleasă la bord;

Manualul, procedurile operative, instrucțiunile de serviciu și formularele au fost distribuite personalului de la bord;

Comandantul și șefii de servicii au fost familiarizați, au dezbătut SMS-ul și au hotărât dispozițiile pentru aplicarea sa;

Ofițerii au făcut instruirea echipajului conform SMS;

La bord sunt manuale, cărți tehnice, planuri, formulare, etc. necesare noului tip de navă;

Certificatul de conformitate provizoriu urmat de verificările inițiale, referitoare exclusiv la noul tip de navă luată în administrare, a fost emis.

Când condițiile menționate mai sus au fost îndeplinite, Responsabilul Sistemului Managerial al Navei pentru Siguranță, Securitate și Mediu trebuie să solicite la Administrație și la Autoritățile Competente pentru auditul inițial eliberarea Certificatului Managementului de Siguranță provizoriu al navei și programarea auditului intern navei.

La expirarea Certificatului de conformitate provizoriu și după ce s-au făcut toate controalele corespunzătoare, responsabilul cu S.M.S. pentru Siguranță, Securitate, Mediu și Calitate trebuie să solicite administrației și autorităților competente Certificatul de Audit care trebuie să elibereze un Certificat de Conformitate unic pentru toate tipurile de nave administrate de Companie.

După trecerea unei perioade de minim 3 luni pentru implementare, dar înainte de expirarea Certificatului Managementului de Siguranță provizoriu făcut un Audit Intern din partea Companiei, după care Responsabilul cu S.M.S. pentru Siguranță, Securitate și Mediu trebuie să solicite Administrației și Autorităților competente certificatul de Audit, care să elibereze certificatul final pentru navă.

În ceea ce privește respectarea normelor ISO, construcțiile noi și/sau navele achiziționate, de alt tip decât cele prevăzute în Certificatul de Conformitate, pot fi adăugate la Sistemul Integrat de Management al Siguranței, Securității, Protecției Mediului și a Calității numai după revizuirea Manualului, a procedurilor și elaborarea noilor proceduri.

În ceea ce privește aplicarea Codului ISPS, noile construcții și/sau navele achiziționate, de alt tip, pot fi adăugate în Sistemul Integrat de Management pentru Siguranță, Securitate, Mediu și Calitate numai după efectuarea unui control la bord, evaluarea riscurilor și elaborarea unui Plan pentru Securitatea Navei, relativ, revizuirea procedurilor și/sau a modulelor respective și eliberarea unui certificat pentru noile proceduri fără a avea proceduri separate.

1.7.2.Nave Noi

Referitor la aplicarea codului ISM, construcțiile noi și/sau navele achiziționate, de același tip cu prevederile cele prevăzute în documentul de conformitate al Companiei, pot fi integrate în Sistemul Integrat de Management al Siguranței, Securității, Protecției Mediului și Calității, când:

Informațiile și instrucțiunile sunt elaborate într-o limbă înțeleasă de personalul ambarcat;

Manualul, procedurile operative, instrucțiunile de lucru și jurnalele pentru înregistrat activitatea sunt distribuite personalului ambarcat conform procedurilor;

Comandantul și ofițerii superiori au fost familiarizați cu conținutul S.M.S. și au fost elaborate dispoziții de aplicare a sa;

Ofițerii au finalizat instruirea echipajului cu privire la prevederile S.M.S.;

La bordul navei, se află documentația necesară desfășurării activităților în bune condiții.

1.8.Ieșirea Navelor din Administrare

În cazul când o navă nu mai este administrată, Comandantul trebuie să se asigure că toate documentele interne de aplicare a SMS, au fost restituite Companiei.

Când o navă n trebuie ținută în arhiva Companiei minim 1an de la ieșirea navei din administrare.

Autoritățile care au eliberat certificatele navei trebuie anunțate imediat.

1.9.Revizuirea Sistemului Integrat de Management de către Companie

Administrația Companiei revizuiește periodic SMS desfășurarea, conformitatea și eficiența Sistemului Integrat de Management al Siguranței, Securității, Protecției Mediului, Calității și îndeplinirea obiectivelor stabilite.

În acest scop, se desfășoară o întâlnire anuală cu scopul de a analiza dacă:

Obiectivele Companiei au fost atinse;

Planurile de Securitate au fost însușite și sunt eficiente;

Procedurile operative și instrucțiunile de lucru au fost însușite și sunt eficiente;

Resursele (umane și tehnice) alocate sunt adecvate pentru îndeplinirea obiectivelor stabilite;

Se stabilesc noi obiective.

Revizia este consemnată, elaborându-se documente conținând concluziile, recomandările și programele anuale pentru definirea și realizarea obiectivelor stabilite. Deciziile și acțiunile care derivă din hotărârile reviziei anuale, vor fi coordonate și organizate de responsabilii departamentelor respective.

Procesul de management al resurselor de personal , împreună cu activitățile stabilite de Companie pentru selecționarea , pregătirea , rotirea și motivarea întregului personal

Responsabilul departamentului Resurse Umane pentru nave ,are obligația de a îmbarca pe navele administrate personal cu o calificare corespunzătoare, având certificate si brevete corespunzătoare funcției ocupate și cursurile cerute conform cu normele naționale , internaționale și a STCW.

CAPITOLUL 2

DESCRIEREA SI ORGANIZAREA COMPANIEI

2.1.Generalități

Consiliul de Administrație a numit o persoană drept responsabil cu “Sistemul de management al navei” pentru Securitate și Mediu și, totodată, reprezentant al Conducerii și o persoana în calitate de responsabil cu “Sistemului de management al navei” pentru Calitate și reprezentant al Conducerii. De asemenea, a numit Persoanele desemnate la mal Company Security Officer (Ofițerul de Securitate a Companiei) și Vice Company Security Officer (Ofițerul adjunct al Securității Companiei).

2.2.Birouri la Mal: Organizare și Descriere

Compania este organizată prin procese precum cele descrise în paragrafele următoare. Reprezentanții conducerii au numit Managerii de proiect care, la rândul lor, au numit responsabilii cu managementul proceselor.

Managerii de procese stabilesc atribuțiile și responsabilitățile fiecărui responsabil și al grupului de muncă corespunzător. În plus, pot atribui anumite sarcini specifice altor persoane, scutind responsabilii cu managementul procesului de astfel de responsabilități. Atribuirea trebuie să se facă în scris și păstrată în arhiva corespunzătoare.

2.3.Management-ul Resurselor Umane

Responsabilul cu management-ul personalului maritim are funcția de a:

selecta candidații pentru personalul de la bord;

gestiona arhivele personalului de la bord;

coordona îmbarcările și debarcările echipajului;

coordona instruirea și mărirea personalului de la bord.

Responsabilul cu managementul Personalului de la țărm are

funcția de a:

de a selecta candidații pentru personalul de la mal;

de a gestiona arhivele personalului de la mal;

de a coordona angajările și concedierile;

de a coordona instruirea și mărirea personalului de la mal.

Crew Personal Oficer și Shore Personal Oficer sunt subordonați direct Managerului de proces pentru Management-ul Resurselor Umane.

2.4.Management-ul Documentelor

Responsabilitățile pentru management-ul documentelor din exterior și/sau eliberate de Companie diferă în funcție de tipul de document:

Responsabilul procesului de management al documentelor referitoare la Sistemul de management al navei are funcția de a:

pregăti, modifica, a obține aprobarea și a distribui documentele care definesc sistemul de administrare;

de a verifica și trata toate documentele prevăzute de sistemul de management al navei.

Astfel de responsabilități sunt atribuite responsabilului de proces pentru administrarea sistemului de management al navei

Responsabilul procesului de management al documentelor referitor la management-ul serviciului are funcția de a:

verifica și de a trata toate documentele operative în funcție de cerințe; o astfel de responsabilitate este atribuită responsabilului procesului pentru management-ul serviciului.

Responsabilul procesului de management al documentelor referitoare la proiectarea și la întreținerea navelor are funcția de a:

verifica și de a trata toate documentele tehnice în funcție de cerințe; o astfel de responsabilitate este atribuita responsabilului procesului pentru Management-ul Proiectării și Întreținerii.

Responsabilul procesului de management al documentelor referitoare la management-ul comercial are funcția de a:

verifica și de a trata toate documentele comerciale; o astfel de responsabilitate este atribuită responsabilului procesului pentru management-ul comercial.

Responsabilul procesului pentru administrarea documentelor referitoare la management-ul administrativ are funcția de a:

de a verifica și de a trata toate documentele administrative: o astfel de responsabilitate este atribuita responsabilului cu management-ul administrativ .

Responsabilul procesului pentru administrarea documentelor referitoare la management-ul contabil are funcția de a:

de a verifica și de a trata toate documentele contabile: o astfel de responsabilitate este atribuită responsabilului cu management-ul contabil .

Responsabilul procesului pentru administrarea documentelor referitoare la management-ul plaților are funcția de a:

de a verifica și de a trata toate documentele de plăți: o astfel de responsabilitate este atribuită responsabilului cu management-ul plăților.

2.5.Management-ul comercial

Responsabilul cu procesul de management comercial are funcția de a:

coordona datele pentru achiziționarea, definirea și controlul contractelor de închiriere.

Ofițerul comercial se adresează direct managerului procesului pentru management comercial

2.6.Managementul serviciului

Ofițerul Serviciului are funcția de a:

verifica scadența și de a coordona vizitele pentru eliberarea/reînnoirea certificatelor navei și a indicațiilor corespunzătoare;

coordona inspecțiile Majorilor și indicațiile corespunzătoare;

actualiza legile și prevederile legale;

coordona gestiunea operativă cotidiana.

Ofițerul de serviciu se subordonează direct Managerului Serviciului

2.7.Management-ul furnizărilor

Responsabilitățile pentru management-ul furnizărilor diferă în funcție de tipul de furnizare.

Responsabilul cu procesul pentru management-ul furnizărilor de materiale de consum are funcția de a verifica și coordona achizițiile și livrarea la nave.

O astfel de responsabilitate este atribuită Responsabilului procesului pentru atribuirea Serviciului.

Responsabilul cu procesul pentru management-ul furnizărilor de piese de schimb are funcția de a verifica și coordona achizițiile și livrarea la nave; o astfel de responsabilitate este atribuita Responsabilului procesului pentru management-ul Proiectării și Întreținerii

Responsabilul cu procesul pentru management-ul furnizărilor de consumabile are funcția de a verifica și coordona achizițiile și livrarea la birouri; o astfel de responsabilitate este atribuită Responsabilului procesului pentru management-ul comercial.

Responsabilul cu procesul pentru management-ul furnizărilor de material informatic are funcția de a verifica și coordona achizițiile și livrarea în birouri /la nave; o astfel de responsabilitate este atribuita Responsabilului procesului de management informatic.

2.8.Managementul Proiectării și Întreținerii

Responsabilul cu procesul de management al Proiectării și Întreținerii are funcția de a:

coordona, controla și verifica intervențiile de proiectare și întreținere;

coordona clasificarea navelor.

Ofițerul de Proiectare și Întreținere se adresează direct managerului procesului de Management al Proiectării și Întreținerii.

2.9.Management-ul Informatic și al Telecomunicațiilor

Responsabilul cu Management-ul Informatic are funcția de a:

coordona actualizarea hardware-ului/software-ului și instruirea personalului în funcție de inovațiile tehnologice;

coordona noi proiecte pentru gestiunea datelor;

gestiona rețeaua companiei.

Responsabilul cu Management-ul Telecomunicațiilor are funcția de a:

coordona actualizarea instalațiilor și instruirea personalului în funcție de inovațiile tehnologice;

coordona instalațiile și construcțiile noi.

Ofițerul cu Managementul Informatic și Ofițerul cu Telecomunicațiile se adresează direct Managerului procesului pentru management-ul informatic și al telecomunicațiilor.

2.10.Management-ul administrativ, contabil și al salariilor

Responsabilul procesului de management administrativ are funcția:

controla facturile pasive și de a coordona plățile;

emite facturi și de a coordona încasările;

coordona demersurile cu Ministerul, Autoritatea Navală de înscriere a navelor, Asigurările și eventualii avocați.

Responsabilul procesului de management contabil are funcția de a:

contabiliza facturile active/pasive și încasările/plățile corespunzătoare;

coordona resursele financiare.

Responsabilul cu procesul pentru managementul Salariilor are funcția de a:

strânge și a elabora datele contractuale ale personalului de la mal și de la bord;

gestiona salariile și obligațiile contractuale și contributive corespunzătoare.

Ofițerul Management-ului Administrativ, Ofițerul Management-ului Contabil și Ofițerul Management-ului Salariilor se adresează direct Managerului procesului Management-ului Administrativ, Contabil și al Salariilor.

2.11.Management-ul Urgențelor

Responsabilul procesului de management al urgențelor are funcția de a coordona situațiile de urgență.

O astfel de responsabilitate este atribuita Persoanei Desemnate la Mal pentru managementul operativ și de siguranță a navigației precum și Ofițerul responsabil cu Securitatea Companiei, Adjunctul său și Persoana desemnata la Mal pentru managementul tehnic.

Persoana desemnata la Mal, precum și Ofițerul responsabil cu Securitatea Companiei, Adjunctul său se adresează direct Responsabilului cu Siguranța, Securitatea și Protecția Mediului precum și reprezentantului conducerii.

2.12.Protejarea Sănătății și Siguranței Muncitorilor

Responsabilul procesului pentru protejarea sănătății și siguranței muncitorilor are funcția de a coordona instruirea, controalele medicale, dotările personale și procedurile pentru păstrarea sănătății și siguranței muncitorilor

Ofițerul cu protejarea sănătății și siguranței muncitorilor se adresează direct Managerului Procesului pentru Protejarea Sănătății și Siguranței Muncitorilor.

2.13.Protecția Mediului

Responsabilul cu procesul pentru protejarea mediului are funcția de a coordona procedurile de protejare a mediului.

Ofițerul cu Protecția Mediului se adresează direct Managerului Procesului pentru Protejarea Mediului.

2.14.Securitatea

Responsabilul cu procesul pentru securitate și adjunctul său au funcția de a coordona procedurile de securitate a personalului, al navelor și al încărcăturilor

Responsabilul cu securitatea și adjunctul sau se adresează direct Managerului Procesului de Securitate.

2.15.Auditorii Sistemului de Management al Navei și Inspectorii

Auditorii “Sistemului de management al navei” sunt responsabili cu executarea de verificări interne în birouri, ale diverselor procese ale Companiei și pe navele gestionate cu scopul de a stabili daca Sistemul Integrat pentru Management-ul Siguranței, al Securității, al Protecției Mediului și al Calității este aplicat eficient și eficace pentru atingerea obiectivelor prefixate.

Inspectorii sunt responsabili cu executarea de inspecții tehnice la navele administrate cu scopul de a asigura condițiile tehnice efective și de siguranță ale navei și ale dotărilor acesteia.

Auditorii “Sistemului de management al navei” și Inspectorii sunt aleși de responsabilii sistemului și au calificare tehnică adecvată și experiență corespunzătoare în câmpul sistemului de management al navei și tipurilor de nave ale companiei.

2.16.Persoanele Desemnate la Mal

Persoanele desemnate la mal constituie legătura între compania de la mal și navă și au acces direct la cel mai înalt nivel al conducerii.

Aceste persoane au responsabilitatea de a:

controla aspectele de siguranță și prevenire a poluării corespunzătoare administrării navelor;

se asigura că sunt disponibile resurse și sprijin de la mal pentru a realiza și aplica în mod eficient principiile stabilite de Management;

se asigura că se iau acțiunile corecte și sunt aplicate corespunzător.

Persoanele Desemnate la Mal se adresează direct reprezentanților conducerii pentru probleme referitoare la:

Managementul operativ și siguranța navigației;

Management-ul tehnic;

Management-ul echipajului.

În cazul în care una dintre persoanele desemnate la mal lipsește, va trebui să se contacteze o altă persoană de rezervă. În cazul în care lipsește o persoană desemnată la mal de rezervă va trebui să se contacteze o altă persoană a Companiei.

2.17.Persoane de Rezervă Desemnate la Mal

Persoanele de rezerva desemnate la sunt aduse la cunoștință în ordinea desemnării de către companie și comunicate în cadrul proceselor și la nave.

Oricare altă persoană contactată de comandant trebuie să informeze obligatoriu Persoana Desemnată la mal corespunzătoare sau una dintre persoanele desemnate la mal de rezervă cât mai repede posibil.

2.18.Ofițerul de Securitate a Navei și Ofițerul de Securitate a Navei Adjunct

Ofițerul de securitate a navei și Ofițerul de securitate a navei adjunct constituie legătura între compania de la mal și navă și au acces direct la cel mai înalt nivel al conducerii.

Aceștia au responsabilități definite în Planul de securitate al navelor.

Responsabilul cu Securitatea,precum și adjunctul său se adresează direct reprezentanților conducerii și sunt cunoscuți în cadrul companiei și la bordul navelor.

2.19.Ofițeri de Securitate a Navei de Rezervă

Persoanele de rezervă sunt cunoscute în cadrul companiei și la nave.

Orice altă persoană contactată de Ofițerul de securitate a navei trebuie să informeze Responsabilul cu Securitatea sau adjunctul acestuia sau una dintre persoanele de rezervă cât mai repede posibil.

2.20.Grupul de Urgență la Mal

Compania a instituit un “Grup de Urgență la Mal” pentru management-ul situațiilor de urgență compus din:

Reprezentanți ai conducerii companiei;

Coordonatorul incidentului;

Persoană Desemnată la Mal;

Responsabil cu Securitatea Companiei;

Responsabil cu Securitatea Companiei Adjunct;

Responsabilii de proces;

Resurse adăugate.

2.21.Nave: Organizare și Responsabilități

2.21.1.Comandantul

Acesta deține cea mai mare autoritate la bordul navei. Aceasta poate lua decizia pe care o considera necesara pentru protejarea vieții, pentru siguranța, securitatea navei și pentru Protejarea Mediului Înconjurător, conform cu normele și cu procedurile Companiei.

În plus, acesta are responsabilitățile a ceea ce urmează:

siguranța echipajului și a navei, prevenirea poluării și a calității încărcăturii;

serviciu de supraveghere pe punte în conformitate cu normele STCW 78/95 și amendamentele succesive și COLREG 72;

planificarea și controlul operațiunilor de mutare a încărcăturii și a balastului;

întreținerea generală a navei;

protecția mediului înconjurător și a calității serviciilor;

instruirea (atât directa cât și prin alți ofițeri deja instruiți) membrilor echipajului îmbarcați;

verificarea sistemului de management al navei și informarea Companiei asupra oricărui comentariu sau sugestie în aceasta privință;

respectarea cerințelor specifice de siguranța, securitate și de prevenire a poluării conform S.M.S.-ului.

Comandantul poate atribui unele dintre sarcinile sale altor Ofițeri de la bord. Atribuirea trebuie să se facă în scris și păstrată în arhiva corespunzătoare. Ofițerul, deși are alte responsabilități, trebuie să aibă autoritate specifică pentru:

a se asigura că se aplică și întreține “Sistemul de management al navei” stabilit de Companie;

să se adreseze comandantului cu privire la funcționarea “Sistemului de management al navei” cu scopul de a permite reexaminarea și îmbunătățirea.

În orice caz, responsabilitatea comandantului referitor la deciziile esențiale care trebuie luate cu privire la siguranța și securitatea echipajului și a navei precum și protejarea mediului, nu poate fi atribuită nimănui.

Structura supravegherii în situații periculoase (de exemplu: vizibilitate redusa, zona cu ghețari, densitate crescuta a traficului) și în timpul manevrelor este responsabilitatea comandantului.

2.21.2.Ofițeri de punte

Ofițerii de punte sunt responsabili cu ceea ce le este încredințat de comandant și cu executarea controalelor și a verificărilor prevăzute de sistemul de management al navei.

În plus, ofițerul 1 de punte este responsabil cu comanda navei în cazul în care comandantul lipsește sau acesta este în imposibilitate de a comanda.

2.21.3.Șeful Mecanic

Acesta deține responsabilitatea în ceea ce privește:

eficiența, întreținerea și operativitatea motorului și al utilajelor navei;

eficiența, întreținerea și operativitatea instalațiilor fixe de stingere a incendiilor și a instalațiilor anti incendiu din Compartimentul Mașină;

serviciul de supraveghere conform cu normele STCW 78/95 cu amendamentele următoare și COLREG 72;

instruirea (atât directa cât și prin alți ofițeri deja instruiți) a membrilor echipajului îmbarcați;

verificarea sistemului de management al navei și informarea comandantului asupra oricărui comentariu sau sugestie în aceasta privință;

respectarea cerințelor specifice de siguranță, securitate, prevenirea poluării mediului conform S.M.S.

Acesta trebuie să informeze imediat Comandantul asupra oricărei situații ce privește, compartimentul mașină care ar putea compromite siguranța, securitatea și orice alt serviciu esențial al navei.

Șeful mecanic poate să încredințeze o serie din responsabilitățile sale altor ofițeri de la bord. Aceasta încredințare trebuie să se facă în scris și păstrată în arhiva corespunzătoare. Ofițerul, deși are alte responsabilități, trebuie să aibă autoritate specifica pentru:

a asigura că se aplică și se întreține “Sistemul de management al navei” stabilit de companie;

să informeze Șeful Mecanic cu privire la funcționarea “Sistemului de management al navei” cu scopul de a permite reexaminarea și îmbunătățirea sa.

Structura supravegherii trebuie să fie adecvată și indicată pentru circumstanțele și condițiile care primează. În condiții operative normale, compoziția supravegherii va fi:

un Șef Mecanic autorizat și un ofițer sau unul obișnuit abilitat supravegherii, mai puțin pe navele automatizate cu calificarea IAQ-2 unde supravegherea se face doar de către Șeful Mecanic.

Pe navele automatizate cu calificarea IAQ-1 alarmele sunt selecționate în cabina ofițerului de inspecție.

Structura gărzilor în situații periculoase (de exemplu: vizibilitate redusa, zona cu ghețari, densitate crescuta a traficului) și în timpul manevrelor este responsabilitatea Șefului Mecanic.

În astfel de circumstanțe, pe navele automatizate, în Camera de comanda a mașinii sau la postul de comandă local va trebui să fie prezent mereu un număr adecvat de persoane, pentru a putea trece imediat la comanda manuală sau locală a instalației de propulsie în cazul avarierii comenzii automate a punții de comanda.

2.21.4.Ofițeri mecanici

Ofițerii mecanici sunt responsabili cu ceea ce le este încredințat de către Șeful Mecanic și cu executarea controalelor și verificărilor prevăzute de Sistemul de Management al Navei.

Ofițerul mecanic 1 este în plus responsabil cu secțiunea mașină în cazul absenței Șefului Mecanic sau în imposibilitatea de comandă.

2.21.5.Comitetul de Siguranță, Mediu și Calitate la bord

Compania a instituit pe fiecare nava un “Comitet de Siguranță, Mediu și Calitate” format din următoarele persoane, membre ale personalului:

comandantul (responsabil de echipa);

seful mecanic;

ofițerul 1 punte;

ofițerul 1 mecanic;

ofițerul 2 punte și/sau ofițerul 2 mecanic;

ofițerul 3 punte și/sau ofițerul 3 mecanic;

nostromul sau pompagiul.

Comandantul poate invita alți membri ai echipajului în Comitetul de Siguranță, Mediu și Calitate

Comitetul de Siguranță, Mediu și Calitate deține responsabilitatea a ceea ce urmează:

controlul și verificarea funcționarii Sistemului de Management al Navei;

activarea și controlul acțiunilor decise în timpul întrunirilor pentru atingerea obiectivelor prestabilite;

sugestii în materie de siguranță, mediu și calitate în scopul îmbunătățirii.

2.21.6.Serviciul de Prevenire și Protecție la bord

Compania a instituit pe fiecare nava un “Serviciu de prevenire și protecție” format din următoarele persoane:

comandant;

responsabilul cu siguranța mediului de lucru (desemnat de companie);

reprezentantul cu siguranța mediului de lucru (ales de echipaj);

orice alt membru al echipajului (desemnat de comandant).

Serviciul de prevenire și protecție la bord are responsabilitatea de a:

colabora cu comandantul și cu responsabilul cu siguranța mediului de lucru la bord;

semnala responsabilului cu siguranța mediului de lucru deficiențele sau anomaliile întâlnite care pot compromite igiena, sănătatea și siguranța de lucru la bord;

sa individualizeze factorii de risc legați de activitățile lucrative desfășurate la bord și referitoare la exercițiul normal al navei;

să individualizeze, în colaborare cu armatorul, masurile de igiena și de siguranță a mediului de lucru, cu scopul de a preveni și de a proteja împotriva riscurilor identificate;

examina, împreună cu responsabilul cu siguranța mediului de lucru, accidentele identificate la bord a unității ce se află în sarcina muncitorilor maritimi, cu scopul de a înlătura cauzele care au dus la producerea lor;

de a informa echipajul cu privire la probleme inerente igienei și siguranței muncii la bord;

de a propune programe de formare și de informare a muncitorilor maritimi îmbarcați.

CAPITOLUL 3

SISTEMUL DE MANAGEMENT ADMINISTRATIV AL NAVEI

3.1.MANAGEMENTUL ȘI CONTROLUL DOCUMENTELOR

Procedura de Management și control al documentelor este de o importanța decisivă pentru definitivarea și implementarea “Sistemului de Management al Navei” pentru asigurarea serviciilor și pentru managementul navelor. Compania a adoptat criteriile de mai jos pentru strângerea, examinarea, înregistrarea și completarea documentelor care provin din exterior precum și pentru pregătirea, verificarea, aprobarea, gestionarea și completarea documentelor emise.

Ofițerul responsabil cu gestionarea documentelor aferente Sistemului de Management al Navei, are datoria de a procesa documentele referitoare la Sistemul de Management al Navei.

Ofițerul responsabil cu gestionarea documentelor legate de organizarea serviciului, are responsabilitatea procesării documentelor operaționale.

Ofițerul responsabil cu gestionarea documentelor de proiectare și întreținere, are responsabilitatea procesării documentelor tehnice.

Ofițerul responsabil cu gestionarea documentelor comerciale, are responsabilitatea de a procesa toate documentele comerciale.

Ofițerul responsabil cu gestionarea documentelor contabile, are responsabilitatea de a procesa toate documentele contabile.

Ofițerul responsabil cu gestionarea documentelor administrative, are responsabilitatea de a procesa toate documentele administrative.

Ofițerul responsabil cu gestionarea documentelor salariale, are responsabilitatea de a procesa toate documentele salariale.

Atât cât îi permite competența, Comandantul are responsabilitatea procesării documentelor și completarea tuturor documentelor mai sus menționate.

Etapele procesării Documentele de Gestiune sunt:

1) Documentele legale și alte instrucțiuni : conform procedurilor și verificărilor cerute de companie;

2) Comunicarea cu exteriorul: circulare, scrisori, telefon, telex, fax, email, facturi și contracte din exterior care privesc activitatea companiei;

3) Obiective specifice: cerințe din partea Conducerii ca urmare a inspecțiilor și analizelor organizatorice.

Rezultatele procesării documentelor de management sunt:

Reexaminarea Sistemului : îmbunătățirea procedurilor și a verificărilor cerute de Sistemul de Management al Navei, Companiei;

Circularele: scrisorile tip circulare care conțin instrucțiuni și/sau prevederi de clarificări, “Documente Provizorii” trimise de ofițerul de management;

Scrisori ale flotei: upgradări periodice ale sistemului care devin efective pe măsura ce sunt integrate in sistemul de management al navei;

Comunicări care nu mai sunt de actualitate: emiterea de scrisori, telex, faxuri, e-mail-uri, facturi și contracte care privesc activitatea Companiei

Performanțe: tabele care conțin informații referitoare la operațiunile de pe navă, consum și încărcătură(marfa);

Specificații tehnice sau legate de muncă: caracteristice ale construcțiilor noi sau upgradarea celor deja existente pe navă;

Contracte: părțile menționate în contractele de construcții și/sau facturile de upgradare: documentele de debit pentru închirierea de servicii;

Tabele și/sau declarații fiscale, asigurări sociale sau declarații ale sindicatelor: colectarea de informații administrative și/sau salarii conform fiscalității;

Colectări și plăți: strângerea facturilor de credit și plata facturilor de debit și a salariilor.

Managementul Documentelor interacționează cu Managementul General, Managementul Comercial, Managementul Serviciilor, Managementul Furnizărilor, Managementul de proiectare și întreținere, Managementul Telecomunicațiilor și Informatic, Managementul Administrativ, Contabil și de Salarizare, Managementul de Urgență,Managementul Protecției Mediului, Managementul Siguranței și Protecției Sănătății, Managementul Securității Navei.

Compania gestionează toate documentele provenite din exterior, într-un mod organizat, completând copii și distribuind originalele la ofițerii care le gestionează.

Toate documentele care sunt eliberate de Companie și care transformă date și/sau instrucțiuni referitoare la serviciu, sunt identificate, datate și însemnate de autor și/sau de Manager.

Scrisorile tip circulare sunt emise de ofițerul care gestionează și sunt identificate, datate și aprobate de autor și de un manager. Sunt apoi arhivate în arhivele Companiei și ale navei pentru perioada în care sunt valide.

Scrisorile flotei sunt produse de ofițerul care gestionează nava și sunt identificate, datate și aprobate de autor si de un manager. Sunt apoi arhivate în arhivele Companiei și de la navă pentru perioada in care sunt valide.

Comandanții și Șefii Mecanici îndosariază toate documentele și comunicările primite, în arhivele corespunzătoare.

Orice observații și/sau neconformități sunt verificate constant și analizate conform sistemului de management al navei și examinate de management în timpul sistemului de reexaminare anual.

Pe baza de analize și experiențe din trecut, ofițerul care gestionează, pregătește un raport pentru întâlnirea anuală de analiză a Sistemului care conține:

Impresii despre eficacitatea sistemului;

Identificarea de noi obiective;

Sugestii de îmbunătățire;

Însemnarea documentelor provizorii pentru a fi examinate și posibil încorporate în sistem.

3.1.1.Documentele de Management a Navei

Documentele care au legătură cu sistemul de management al navei sunt păstrate în mod organizat și pot fi identificate și urmărite cu ușurința pentru a furniza o evidență conformă cu cerințele legale și eficacitatea sistemului.

Documentele care definesc Sistemul de Management al Navei și care constituie know how-ul companiei sunt:

Manualul Companiei pentru Managementul Siguranței,Securității, Protecției Mediului și al Calități Serviciilor: un document de referință generală care descrie politici, obiective și organizarea si Stemului de Management al Companiei divizat in capitole cu un index de revizie individuală pentru a facilita upgradarea pe proces și subiect;

Scrisorile flotei: upgradări periodice ale manualului de management al navei care devine efectiv imediat intru-cât sunt parte integrala din manualul sistemului;

Registrul de proceduri ale sistemului: colectarea de proceduri operaționale, instrucțiuni pentru munca și formulare de înregistrare care au legătură cu activitățile de la mal și de la navă, care constituie parte integrală a Manualului Companiei și care descrie și la nivelul de detaliu necesar, cum să se desfășoare, să se verifice și să se înregistreze anumite activități;

Manualul si Registrul de proceduri sunt identificate după număr și data revizuirii, astfel că datele care se înlocuiesc se pot identifica repede.

Documentele prescrise de Sistemul de management al navei sunt:

Formulare de înregistrare: documente desemnate să arate conformitatea serviciului cu cerințele specificate în acest manual și în Registrul de proceduri al Companiei și aplicarea efectivă a Sistemului de Management al Navei, strânse în registre, subdivizate pe subiecte și secțiuni;

Tabele ce conțin informații care au legătură cu performanțele de pe navă, consumuri și încărcătură și alte activități indicate în manual sau în registrul de proceduri al companiei.

Documentele prescrise din Sistemul de Management al Navei sunt arhivate la mal sau la navă cel puțin 2 ani înainte de a fi distruse. Dacă nava va fi vândută, perioada se reduce la 1 an.

Managementul documentelor reprezintă:

Instrucțiuni, indicații legale: conformitatea procedurilor și a verificărilor cerute de companie;

Verificări în vigoare: rezultate la testele și verificările în vigoare;

Obiective specifice: cereri venite de la management ca urmare a trecerilor în revistă a reviziilor și a analizelor organizatorice;

Trecerea în revistă a procedurilor operative, a instrucțiunilor pentru munca și forme de înregistrare: modificări ale procedurilor, instrucțiunilor și/sau verificărilor cerute de sistemul de management al Companiei;

Circulare și/sau foste comunicări : instrucțiuni noi și/sau prevederi legale.

Conform legilor și a altor instrucțiuni și/sau obiective, ofițerul responsabil coordonează managementul documentelor care definesc Sistemul de Management al Navei, colaborând cu ceilalți ofițeri de management, ținând cont de coduri, ghiduri și alte instrucțiuni și prevederi ale societăților de clasificare și organizațiilor industriale.

Înaintea aprobării de către Managerii Sistemului care au autoritatea de ale le pune în aplicare, aceste documente sunt revizuite de ofițerii responsabili care urmăresc aplicarea lor, evaluează modul în care sunt aplicate și dacă sunt adecvat.

Aceste documente sunt disponibile prin următoarele metode:

Manualul și Registru de Proceduri ale Companiei care sunt distribuite la mal și la personalul navigant conform listelor speciale de distribuție;

Ghidul pentru Urgențe și/sau Ghidul pentru Exerciții care sunt distribuite la mal și la personalul navigant conform listelor speciale de distribuție;

Dosarele formularelor de înregistrare sunt distribuite la mal și la personalul navigant în cauză conform listei speciale de distribuție. Originalele sunt păstrate în registrul de Proceduri în așa fel încât să fie ușor de găsit și de protejat împotriva pierderii sau distrugerii;

Indicele de testare și verificare a Sistemului de Management include, de asemenea, formulare de la terțe parți contactate de Companie pentru a evita duplicarea documentelor și arată dacă o copie a unui document trebuie trimisă la oficiu.

Daca legea și alte prescripții și/sau obiective speciale presupun revizuirea Manualului și/sau Registrului de proceduri, ofițerul de procesare a managementului ține cont de următoarele criterii:

Documentele urmăresc aceleași proceduri de verificare și aprobare precum originalele;

Aprobarea este data de preferat de către aceleași persoane care au aprobat și ediția precedentă;

Dacă nu este posibil atunci aprobarea se dă de către persoane autorizate care au cunoștințele și informațiile necesare;

Indicatorii corespunzători sunt upgradați;

Listele de distribuție corespunzătoare sunt upgradate cu număr, data revizuirii și natura modificării;

Documentele revizuite sunt trimise la aceeași adresă ca ediția precedentă;

Documentele suspendate/înlocuite/depășite sunt retrase din lucru iar cei care trebuie să le păstreze, le anulează cu o ștampilă pentru a nu fi folosite din greșeală.

Pe parcursul implementării sistemului, managerul în cauză poate, dacă este necesar, să creeze și/sau să modifice formularele, procedurile și instrucțiunile pentru operațiuni cheie la bordul navei sau la mal care afectează siguranța, securitatea, prevenirea poluării și calitatea serviciilor, fără să aștepte revizuirea completă, în următoarele cazuri:

Introducerea de noi regulamente obligatorii;

Cereri și sugestii de la personalul tehnic;

Cereri și sugestii de la Comandant, Șef Mecanic, Comitetul de siguranță al navei, Echipa de protecție și Prevenire, Inspectori tehnici, auditori sau alt personal calificat;

Notificarea accidentelor, incidentelor, pagubelor, poluării, posibilelor accidente evitate și/sau non conformități.

In aceste cazuri, managerul în cauză va evalua și aproba documentul provizoriu împărțind sarcini și responsabilități.

Ofițerul în cauză se va îngriji de distribuirea documentului provizoriu la comandantul navei prin intermediul scrisorii-circulară.

Comandantul și Șeful Mecanic vor confirma primirea noilor instrucțiuni.

În timpul întâlniri de revizuire a sistemului, managerii sistemului pot decide să introducă astfel de documente provizorii în manual și/sau în Procedurile Companiei, conform necesităților.

În timpul inspecției efectuate de Companie, auditorii interni verifică, printre altele ca provizoratele conținute în scrisorile–circulare și/sau în scrisorile navei au devenit efective.

3.1.2.Documente Operaționale

Documentele operaționale poartă, ca referință, numele navei și numărul voiajului ca să poată fi identificate și găsite cu ușurință .

Documentele operaționale se împart în 2 categorii:

Documente care prescriu cerințele de siguranță și calitate pentru servicii și nava:

Convenții;

Regulamente;

Coduri;

Ghiduri.

Documente și certificate specificate de regulamentele naționale și internaționale:

Manualul P&A pentru tancurile de gaz și chimicale;

Manual de încărcare/descărcare;

Documente pentru managementul serviciului;

Harți nautice;

Publicații;

Instrucțiuni de voiaj ale brokerului/charterului;

Specificații referitoare la marfă;

Scrisori de garanție;

Poziția zilnica a navei;

Raport de voiaj;

Balanța voiajului;

Jurnalul navei.

Comandantul este responsabil pentru verificarea validității documentelor și a certificatelor specificate de regulamentele naționale și internaționale, regulamentele de clasificare, upgradarea harților și a publicațiilor nautice cu corecțiile necesare și/sau înlocuiri unde este necesar.

Documentele operaționale sunt:

Prescripții legale sau de alta natura:conformitatea procedurilor și verificările cerute de companie;

Cerințele clienților: instrucțiunile celui care a închiriat nava și verificarea transportului, manevrării și păstrării mărfii;

Obiective specifice: cerințe ale managementului ca urmare a revizuirilor și/sau analizelor operaționale;

Comunicări care urmează să fie emise: instrucțiuni și informații legate de serviciu;

Performanțe: colectarea de informații pentru operațiunile și serviciile navei.

Managerul se îngrijește ca toți ofițerii competenți ai Companiei și comandanții de nave să aibă copii ale convențiilor, regulamentelor, codurilor și ghidurilor. Acestea sunt puse la dispoziție de Organizațiile internaționale și Naționale și de Societățile de Clasificare ușurând consultarea și upgradarea personalului cheie de la mal și ambarcat. Managementul va asigura distribuirea acestor publicații într-un mod organizat la personalul de la mal și la nave conform legilor, verificând la mal și la bordul navei.

Managerul va examina Convențiile și Regulamentele, Codurile și Ghidurile pentru a evalua operativitatea și siguranța pe care le presupun în scopul asigurării conformității.

Comandantul este responsabil de monitorizarea validității documentelor și a certificatelor specificate de regulamentele naționale și internaționale și clasificarea regulamentelor pentru nave, contactând periodic personalul de la mal pentru a verifica validitatea, pentru a notifica datele de expirare și evaluare împreună a detaliilor pentru înlocuiri.

Managerul coordonează crearea manualelor conform normelor P&I și a manualelor de încărcare/descărcare de către personalul de la mal implicat în proces și/sau de consultanți externi în funcție de tip, pe baza instrucțiunilor generale, ale regulamentelor și a legislației în vigoare. Ofițerii managementului răspunzători de aplicarea lor verifică modul cum sunt aplicate și aprobarea Societății de Clasificare.

Compania a încheiat contracte cu companii specializate de poșta/curierat și de upgradarea constantă a hărților, publicațiilor navale și radio necesare pentru tipul de trafic care se va întâlni și planificarea voiajului, material relevant pentru a se face corecțiile necesare la bordul navei.

Companiile menționate mai sus trimit periodic liste de publicații noi și inventarul celor trimise la fiecare nava gestionată de companie astfel ca managerul să poată evalua și să poată coordona upgradarea navei.

Dacă este nevoie să se obțină hărți sau publicații pentru un anume voiaj direct sau printr-un agent local al Companiei, atunci detaliile hărților sau ale publicațiilor sunt date la companii specializate care pot după aceea să trimită materialul necesar la corectarea și upgradarea inventarului de la bord.

Comandantul coordonează upgradarea harților cu corecțiile notate în publicațiile de specialitate întrucât sunt importante pentru planificare voiajelor și pentru siguranța navigației.

Comandantul coordonează completarea documentelor legate de îndeplinirea serviciilor sub jurisdicția navei.

Managerul coordonează completarea documentelor legate de îndeplinirea serviciilor sub jurisdicția personalului de la mal pentru o perioadă de timp cerută de legea in vigoare.

3.1.3.Documente Tehnice

Documentele tehnice poartă ca referință numele navei și nr. de comandă astfel încât să se poată identifica și urmări repede și la orice moment.

Documentele tehnice sunt:

Desene, manografe și manuale de operare pentru utilizarea și întreținerea motoarelor și a echipamentelor de la bord;

Specificații tehnice.

Documentele tehnice se împart în doua categorii:

Documente care prescriu regulamentele tehnice și de siguranță pentru serviciu și nava:

Convenții;

Regulamente;

Coduri;

Ghiduri.

Documente si Certificate specificate de regulamentele naționale și internaționale:

Desene;

Manuale de operare pentru utilizarea și întreținerea motorului și a echipamentelor principale de la bord;

Specificații tehnice;

Documente pentru gestionarea tehnică:

Rapoarte de lucru;

Performanțe;

Jurnale de bord.

Documentele tehnice sunt:

Prescripții legale sau de alta natura;

Conformitatea procedurilor ;

Verificările cerute de companie;

Obiective specifice: cerințe de la management ca urmare a revizuirilor și analizelor operaționale;

Comunicări care urmează să fie transmise: instrucțiuni și s-au informații legate de întreținere;

Specificații tehnice sau specificații de lucru: caracteristice ale construcțiilor noi sau upgradarea celor existente.

Managerul examinează Convențiile, Regulamentele, Codurile și Ghidurile pentru a evalua implicațiile tehnice și de siguranța care au ca scop concordanța din punct de vedere tehnic cu navele gestionate de Companie.

Managerul coordonează procesarea desenelor și a manualelor de utilizare și întreținere a diferitelor instalații și echipamente de la bord de către personalul de la mal care ia parte la proces sau de către consultanți externi, în funcție de tip și ținând cont de tipul de echipament, recomandările producătorului, legile naționale și internaționale în vigoare. Ei sunt verificați de ofițerul responsabil al managementului și de Managerul de proces pentru evaluarea aplicabilității și acurateței si daca este nevoie, aprobat de societatea de Clasificări sau Autoritățile maritime.

Ofițerul responsabil aranjează distribuirea acestor documente tehnice în mod organizat la personalul de la mal implicat și Comandanților de nave pe baza legislației în vigoare și coordonează completarea și verificarea arhivelor la mal și la bord.

Comandantul și Șeful Mecanic, în funcție de competența fiecăruia, coordonează completarea documentelor tehnice sub jurisdicția navei.

Ofițerul responsabil coordonează procesarea specificațiilor tehnice și /sau completarea lor.

3.1.4.Documente Comerciale

Documentele comerciale poarta ca referințe numele navei și nr. de contract pentru ușoara identificare și găsire.

Documentele comerciale sunt:

Graficul și contractele de închiriere;

Contractele de transport;

Facturile de credit si/sau debit;

Polițele de asigurare;

Cerințele clienților: Instrucțiunile celui care a închiriat nava și verificări ale transportului, manevrării și păstrări mărfii;

Obiective specifice: cerințele managerului ca urmare a revizuirii și analizelor de organizare;

Comunicări de transmis: instrucțiuni comerciale și/sau informații

Contracte: părțile contractante și/sau contracte de construcție și/sau upgradări;

Facturi: documente de debit pentru serviciile închiriate.

Managerul care coordonează procesarea și completarea documentelor care au legătură cu contractul de închiriere și transport, în funcție de tip și de reglementările în vigoare. Acestea sunt verificate de managerul de proces pentru a evalua modul în care sunt aplicate și conformitatea.

Managerul coordonează și verifică procesarea documentelor legate de facturile cu credit, ținând cont de clauzele stipulate în contract și de operațiunile care au avut loc. Managerul coordonează și verifică procesarea documentelor legate de facturile cu debit, ținând cont de acordurile menționate în fraza despre furnizare și de operațiunile care au avut loc.

Managerul coordonează procesarea clauzelor legate de polițele de asigurare, in funcție de tipul de risc și de legile în vigoare. Sunt verificate de managerul de proces.

3.1.5.Documente Administrative și Contabilitate

Documentele administrative și de contabilitate poartă ca referințe număr de înregistrare pentru o ușoară identificare și urmărire.

Documentele administrative si de contabilitate sunt:

Facturile de credit și/sau debit;

Polițele de asigurare;

Documente de contabilitate de la banca;

Registrele de Taxa pe Valoare Adăugată;

Declarațiile fiscale.

3.2.MANAGEMENTUL COMERCIAL

Managementul Comercial este grupul de activități stabilite de Companie pentru definirea contractelor de angajare care specifică toate părțile constitutive și condițiile generale ale serviciului.

Ofițerul Comercial are responsabilitatea de a coordona verificarea contractelor de angajare a navelor.

În absenta Manager-ului , acesta coordonează de asemenea și informațiile pentru obținerea și definirea contractelor de angajare.

Activitatea Managementului comercial urmărește:

Cerințele navlositorului: cerere pentru transport;

Cerințele brokerului: cerere pentru transport;

Obiective specifice: cerere din partea Conducerii ca rezultat al revizuirii și/sau analize organizaționale;

Contracte Time Charter: contracte de angajare pentru o anumita perioadă de timp;

Contracte SPOT: contracte de angajare pentru un voiaj;

Contracte COA: contracte de transport;

Contracte de construcție/upgradare: contracte pentru construcție și/sau upgradarea navelor.

Procesul pentru Management-ul Comercial este legat de toate celelalte procese ale Companiei.

Cererea pentru un contract de angajare Time Charter sau pentru un contract COA de transport vine in general fie printr-un Broker fie direct.

Cererea pentru un contract Spot vine întotdeauna printr-un Broker care răspunde cerințelor de transport pe care navlositorii le introduc pe piața și care sunt înaintate Companiei cu indicații de cantitate și calitate ale produsului ce urmează să fie transportat.

Când încărcătura nu este una obișnuită, Manager-ul Comercial solicită Serviciului și Ofițerului de proiect și celui de întreținere toate informațiile necesare referitoare la manevrarea și transportul produsului.

Confirmarea contractului și angajamentului făcut pentru contractele de angajare Time Charter și/sau contractele de transport COA este dată prin trimiterea documentației care definește contractul și include:

Identificarea înțelegerii prin numele unui Broker/Navlositor;

Identificarea parților contractante;

Caracteristicile principale ale navei;

Identificarea tipurilor de încărcătură;

Zona și natura comerțului la care va fi desemnat vasul;

Condiții financiare;

Perioada de angajare și/sau transport.

Confirmarea contractului și angajamentului pentru contractele de angajare Spot este dată prin trimiterea documentației care definește contractul și include:

Identificarea înțelegerii prin numele unui Broker/Navlositor;

Identificarea parților contractante;

Caracteristicile principale ale navei;

Identificarea tipurilor de încărcătură;

Portul și tipul de încărcătură ce urmează să fie transportată;

Condițiile financiare;

Perioada de contract .

Managerului solicita Ofițerilor de Serviciu, Proiect și Întreținere, de Securitate și de Mediu toate informațiile necesare pentru a evalua implicațiile pe care deciziile comerciale le-ar putea avea din punct de vedere al siguranței, securității, prevenirii poluării și examinează termenii contractuali în următoarele scopuri:

Să descopere orice neregularități, ambiguități sau lipsuri în definirea termenilor contractuali;

Să se asigure că pot fi îndeplinite obligațiile contractuale, reținând caracteristicile navei care urmează să fie închiriat;

Să se asigure că, clauzele contractuale nu contravin prevederilor legii sau reglementarilor naționale și internaționale;

Să verifice dacă porturile de destinație/zonele de navigație sunt conforme cu Codul ISPS și să evalueze riscurile și/sau costurile;

Să verifice dacă contractul respectă întocmai condițiile ofertei;

Având elementele de bază ale contractului, Ofițerul Comercial, revizuie contractul și examinează orice alte implicații operaționale în particular;

Cererea de serviciu vine în scopul termenilor contractuali asupra cărora s-a convenit deja;

Cererile Clientului sunt clar definite;

Perioada de timp este stabilita pentru începerea contractului.

O data ce revizuirea s-a încheiat pozitiv, Ofițerul Comercial organizează trimiterea prin Broker (dacă este implicat) a “Clean Fixture”, care specifică și confirmă detaliile contractului.

Orice modificări ale contractelor trebuie să fie manevrate conform cu aceleași criterii definite în paragrafele precedente, dacă este necesar, printr-o addendă în care sunt stipulate contractele deja stabilite și apoi Ofițerul Comercial se ocupa de înștiințarea Ofițerului de Serviciu în legătură cu modificările convenite.

Pentru contractele “Time Charter” instrucțiunile și planul de voiaj sunt date de Navlositor direct navei și/sau prin agentul lor din port.

Pentru contractele “SPOT” instrucțiunile și planificarea pentru fiecare voiaj sunt date de Companie direct navei și/sau prin agentul din port. În acest caz, detaliile contractuale sunt date prin intermediul unei comunicări scrise de la Navlositor, numită “Voyage Orders” (Ordine de Voiaj), în care se dau toate informațiile referitoare la serviciul ce urmează să fie prestat și din care se produc “Voyage Instructions” (Instrucțiunile de voiaj) pentru Comandantul navei.

Pentru contractele de transport COA planificarea se face pentru fiecare voiaj în parte convenit între Navlositor și Manager-ul COA și depinde de poziția navei. În acest caz, detaliile contractuale sunt date prin intermediul unei comunicări scrise din partea Navlositorului, prin Manager-ul COA, denumite “Voyage Orders” (Ordine de Voiaj) în care se dau toate informațiile referitoare la serviciul ce urmează să fie prestat și din care se produc “Voyage Instructions” (Instrucțiunile de voiaj) pentru Comandantul navei.

Navlositorul trimite programul pentru perioada următoare astfel încât Managerul COA să poată organiza navele cu dispunerea indicată.

Compania a definit un sistem de identificare și depistare a serviciului legat de contractele de angajare SPOT și de contractele de transport COA. Elementul cheie pentru identificare este nava care, în cadrul contractului charter în vigoare, îndeplinește Ordinele de Voiaj care sunt identificate de numărul de voiaj și care reproduc produsul transportat și porturile de încărcare și descărcare.

Produsul care urmează să fie transportat este identificat prin conosament; identificarea încărcăturii se menține în timpul transportului până la destinație printr-un Plan de Încărcare/Descărcare.

Ofițerul Comercial se ocupa de colectarea, completarea de date pentru voiaj (Raportul de Voiaj, Declarația de constatare, Conosamentul) și de îndosariere.

Când este necesar să se închirieze o navă de la un alt armator din cauza faptului că nu există nave ale Companiei disponibile, Managerul procesează închirierea sub un contract de tip standard evaluând oricare alte clauze adiționale. În toate cazurile, el impune navelor închiriate aceleași standarde de siguranță, securitate, protecție a mediului și calitate ca și pentru navele Companiei.

Criteriile de evaluare folosite pentru alegerea navei care urmează să fie închiriată sunt în principal următoarele:

Vârsta navei să nu depășească 20 de ani;

În cazul tancurilor cu chimicale sau de gaz nava trebuie să fie aprobată de către Majori (Esso, BP, Shell, etc.) și/sau navlositorii care ar putea folosi nava;

În cazul tancurilor petroliere nava trebuie să fie aprobată de Majori (Esso, BP, Shell, etc.) pentru serviciile cărora ar fi potrivită nava;

Certificate STCW 78/95 cu amendamentele ulterioare .

Orice reclamații ale Navlositorului (scrisori de protest, observații la conosament și/sau declarația de constatare etc.) sunt examinate și procesate drept Non Conformități care, având timpi de rezolvare imediați și limitați, contribuie la îmbunătățirea Sistemului.

Orice observații și/sau Non Conformități sunt verificate în mod constant și analizate de către Sistemul de Management al Navei și reexaminat mai departe de către Management în timpul revizuirii anuale a Sistemului.

Pe baza analizelor de date și a experienței anterioare, Ofițerul de Management pregătește un raport pentru discuție la întâlnirea anuala pentru Revizuirea Sistemului, care conține:

Impresii asupra eficacității sistemului;

Identificarea de noi obiective;

Îmbunătățiri sugerate.

3.3.MANAGEMENTUL SERVICIULUI

Management-ul Serviciului este grupul de activități stabilite de Companie pentru transportul produselor petroliere, produselor chimice și gazului petrolier lichefiat.

Transportul este serviciul primar oferit de Companie. Obiectivele fundamentale ale Politicii Companiei pentru siguranță, securitate, protecția mediului și calitate sunt, prin urmare, respectarea procedurilor de operațiuni de siguranță, securitate și calitate care implică manevrarea și transportarea încărcăturii și precauțiunile pentru evitarea pericolului de poluare a mediului.

Compania nu este atât responsabilă pentru calitatea produsului transportat cât pentru păstrarea caracteristicilor produsului și respectarea instrucțiunilor și cerințelor Navlositorului/Clientului pentru păstrarea și manevrarea lor.

Ofițerul Serviciului, are responsabilitatea de a coordona operațiunile zilnice ale navei în conformitate cu legile și prevederile obligatorii în plus la cerințele navlositorului.

În schimb, Comandantul are responsabilitatea de a emite instrucțiuni clare în conformitate cu legile și reglementările locale, reglementările naționale și internaționale și să garanteze navigația sigură și operațiunile legate de transport în conformitate cu procedurile Companiei.

Managementul de serviciu are următoarele obiective:

Instrucțiuni de voiaj: informații referitoare la serviciul ce urmează să fie prestat rezultate din Ordinele de Voiaj;

Obiective specifice: cerere din partea Conducerii ca rezultat al revizuirii și/sau analizele organizaționale;

Transport: executarea serviciului.

Management-ul Serviciului este legat de Management-ul Resurselor Umane, Management-ul Documentelor, Management-ul Comercial, Management-ul Furnizărilor, Management-ul de Proiect și Întreținere, Management-ul Informatic și al Telecomunicațiilor, Management-ul Administrativ, de Contabilitate și al Salariilor, Management-ul Securității și al Sistemului de Management al Navei.

Compania a stabilit proceduri pentru management-ul navigației astfel încât nava operează în cel mai sigur mod cu putință și cu respectarea reglementărilor naționale și internaționale cu implementarea procedurilor și verificărilor solicitate de următoarele publicații:

Ghidul de procedura pe punte;

Conducerea echipei de pe punte;

Supravegherea punții.

Compania a stabilit proceduri pentru management-ul navigației astfel încât nava operează în cel mai sigur mod cu putință și cu respectarea reglementărilor naționale și internaționale cu implementarea procedurilor și verificărilor solicitate de următoarele publicații:

Ghidul internațional pentru tancuri și terminale de petrol;

Principii de manevrare a gazului lichefiat pe nave și în porturile terminale;

Ghidul transferului de la nava la nava;

Ghidul de siguranță a tancurilor;

Manualul de curățare a tancurilor;

Indicații pentru echipament de acostare și pentru acostare eficientă.

Ofițerul Serviciului coordonează trimiterea “Instrucțiunilor de Voiaj” încorporând obiectivele specifice ale Management-ului, Comandantului navei direct sau prin intermediul agenților locali. Agenților li se dau de asemenea instrucțiuni speciale referitor la acostarea pe care trebuie să o organizeze.

În cazul unui contract Time Charter “Instrucțiunile de Voiaj” ajung direct de la Navlositor. Dacă produsul ce urmează să fie transportat nu este o încărcătură obișnuită, Comandantul trebuie să ceară instrucțiuni de la Ofițerii de Serviciu și/sau de la Ofițerii de Proiect și Întreținere

Dacă portul de destinație / zona de navigație se află într-o țară cu risc sau într-o țară care nu a adoptat sau care nu se află în conformitate cu codul ISPS, condițiile de siguranță trebuie evaluate împreună cu Ofițerului responsabil de Securitatea Companiei, sau Ofițerului responsabil de Securitatea Companiei Adjunct.

Prin urmare, Comandantul trebuie să se asigure că nava poate ajunge în portul de destinație conform regulilor și reglementărilor în vigoare în port și să organizeze navigația în conformitate cu cerințele clauzelor contractuale (navigația în apă dulce sau pe mare, scara de pescaj, limite de pescaj, etc.) și procedurile Companiei. În acest scop trebuie să:

Se stabilească datoriile de supraveghere, sarcinile și responsabilitățile pentru navigație și pentru conducerea utilajelor;

Se ocupe de actualizarea hărților si publicațiilor navale;

Se ocupe de planificarea și executarea voiajului.

Comandantul face instructajul echipajului în pregătirea Planului de Voiaj în conformitate cu principiile și cerințele stabilite mai sus și verifică dacă Planul de Voiaj este înțeles de ofițeri și de pilot.

Comandantul și pilotul vor schimba informațiile necesare referitoare la navă și la zona de navigație și manevră.

Prezența la bord a pilotului nu reduce responsabilitatea Comandantului care prin urmare trebuie să supravegheze deciziile pilotului și dacă este necesar trebuie să intervină.

Compania a stabilit teste, verificări și inspecții pentru a menține controlul asupra operațiunilor de navigație și a echipamentului și asupra acelor operațiuni legate de produsele transportate, pentru a garanta păstrarea caracteristicilor acestora și pentru a atinge obiectivele menționate mai sus. Compania a stabilit criteriile și metodele de verificare și manevrare a instrumentelor și a aparaturii folosite la bord pentru monitorizarea încărcăturii și operațiuni direct corelate.

În pregătirea navei pentru încărcare, personalul de pe navă îndeplinește o serie de inspecții și verifică conform cu instrucțiunile de lucru ale Companiei pentru a garanta că există condițiile necesare pentru ca produsul să fie încărcat și transportat în condiții optime, evitând orice formă de poluare sau deteriorare și ca operațiunile de încărcare se pot efectua normal fără întârzieri sau rețineri.

Comandantul cere portului/terminalului de încărcare caracteristicile încărcăturii ce urmează să fie încărcată și le compară cu instrucțiunile primite de la Companie pentru a se asigura că nu există modificări și că echipamentul și tancurile au fost pregătite conform normativelor solicitate în prealabil. De asemenea, Comandantul completează Planul de Încărcare necesar indicând produsul care urmează să fie încărcat, nivelele de încărcare din tancuri, temperaturile ce trebuiesc menținute pe timpul transportului, poziția reziduurilor lichide, a deșeurilor petroliere, a balastului, etc. De asemenea, Comandantul se asigură că Planul de Încărcare este familiar Ofițerilor și oricărui alt membru al personalului implicat în operațiunile de încărcare/descărcare.

În timpul încărcării, Ofițerul de cart face verificările solicitate în conformitate cu instrucțiunile de lucru ale Companiei și se asigură că Planul de Balastare și Planul de Încărcare au fost înțelese.

La încheierea încărcării se măsoară nivelele în tancuri, sunt înregistrate rezultatele, sunt calculate cantitățile încărcate și sunt emise documentele încărcăturii.

În cazul în care se contestă cantitatea încărcată, Comandantul trebuie:

Să emită o scrisoare formală de protest împotriva Expeditorului, în cazul transferului între depozite de coastă ale aceluiași Expeditor de mărfuri transportate cu nave/Destinatar;

Să facă o notă a deficitului la Conosament, dacă Expeditorul nu este același cu Destinatarul.

În timpul transportului, în conformitate cu instrucțiunile de lucru ale Companiei, Ofițerul 1 punte lasă instrucțiuni pentru a se face verificările și măsurările de parametri dictate prin contract și conform cu caracteristicile și natura produselor transportate, menite să asigure faptul că încărcătura este tratată în conformitate cu instrucțiunile Navlositorului și că nu suferă nici o contaminare sau deteriorare.

În pregătirea navei pentru descărcare, Comandantul coordonează personalul navei să îndeplinească o inspecție suplimentară a condițiilor de muncă și a celor generale ale echipamentului, utilajelor, țevilor, furtunurilor, instrumentelor și sistemelor necesare pentru descărcarea produselor în conformitate cu instrucțiunile de lucru ale Companiei.

De asemenea, Comandantul completează Planul de Descărcare solicitat indicând produsele care urmează să fie descărcate, nivelele de încărcare a tancurilor, temperaturile ce trebuie garantate, poziția reziduurilor lichide, a deșeurilor petroliere, a balastului, etc.

Comandantul se asigură de asemenea că Planul de Descărcare este familiar Ofițerilor și oricărui alt membru al personalului implicat în operațiuni.

În timpul descărcării Ofițerul de cart întocmește verificările solicitate și asigură înscrierea în parametrii stabiliți în Planul de Voiaj și cel de descărcare în conformitate cu instrucțiunile de lucru ale Companiei.

După descărcare, se eliberează certificatul “Dry Tank” și/sau se fac măsurătorile oricărui produs care rămâne în tancurile destinate pentru următorul port cu un raport relevant și cu emiterea documentelor relative.

În cazul în care cantitățile descărcate sunt contestate Comandantul trebuie să emită o plângere formala Destinatarului.

În pregătirea tancurilor pentru următoarea încărcare în cazul categoriei A substanțe periculoase în interiorul și în exteriorul zonelor speciale sau categoria B substanțe periculoase în interiorul zonelor speciale, pre-spălarea tancurilor și înlăturarea deșeurilor trebuie să se facă înainte de plecarea navei în conformitate cu instrucțiunile de lucru ale Companiei.

În cazul categoriei B, substanțe periculoase în afara zonelor speciale pre-spălarea tancurilor și eliminarea apei de spălare trebuie să se facă înainte de plecarea navei doar dacă este vorba despre produse care se solidifică și/sau puternic vâscoase după cum este prevăzut de MARPOL – Anexa II.

Orice materiale și echipamente furnizate de Navlositor pentru prevederea serviciului și care rămân proprietatea navlositorului sunt luate în conosament de către Ofițerul de Cart cu o notă de livrare regulamentară semnată ca acceptată, indicând orice fel de observații. Dacă Navlositorul solicită, Comandantul se asigură că sunt urmate instrucțiunile pentru păstrarea, întreținerea și folosirea corectă a echipamentului.

În activitățile de încărcare/descărcare sunt folosite în general echipamentul, facilitățile portuare și/sau serviciile Navlositorului și Compania nu își asumă nici o responsabilitate pentru ele cu excepția celei de a notifica formal navlositorul asupra oricărei nepotriviri care ar putea compromite prevederea serviciului.

Toate documentele care arată datele referitoare la încărcătură și verificările efectuate sunt conținute în Raportul de Voiaj pregătit de Comandant, care include datele înregistrate în timpul încărcării și descărcării și/sau în formele corelate ale Registrului Încărcăturii.

Raportul de Voiaj este trimis Ofițerului Serviciului și Ofițerului Comercial care vor coordona, în măsura competenței lor, balanța pentru datele înregistrate și calculele pentru consum și viteză și determinarea costurilor și facturării.

Ofițerul Serviciului coordonează monitorizarea continuă a poziției navei, contactele cu Navlositorul/Broker-ul și Agențiile de expediere și planificarea oricăror servicii referitoare la programul de navigație al navei.

Ofițerul de management al serviciului coordonează emiterea și/sau înnoirea certificatelor cerute prin lege și reglementări de clasificare și emiterea lor și/sau înnoirea aprobărilor Majorului și/sau Asiguratorului, precum și prescrierile posibile și încheierile relaționale, bazate pe datele de scadența și planul navei.

Pot fi efectuate inspecții suplimentare de către Autoritățile portuare când o navă care poartă alt pavilion este într-un port străin porturilor de pavilion (Flag State Control si/sau Port State Control). Recomandările și eventualele observații sunt comunicate Comandantului, care informează Ofițerul Management-ului vizat și se îngrijește de completarea și remedierea lor în perioada stabilită de Autoritățile portuare respective.

Orice observații și/sau non conformități sunt verificate constant și analizate în procesul Sistemului de Management al Navei și apoi reexaminate de către conducere în cadrul reviziei anuale a Sistemului.

Pe baza analizelor datelor și a experienței trecute, Ofițerul de Management pregătește un raport pentru discuție la revizia anuala a Sistemului, care conține

Impresii asupra eficienței sistemului;

Identificarea de noi obiective;

Îmbunătățiri sugerate.

3.4.Instrumente de Măsură și Control

Compania a stabilit o serie de verificări periodice și criterii pentru manevrarea instrumentelor și aparaturii folosite la bord pentru monitorizarea sistemelor, utilajelor și încărcăturii și operațiuni corelate direct.

Instrumentarul furnizat pentru sisteme și utilaje (automatizare) este calibrat și fixat de tehnicienii producătorului în timpul “Dării în exploatare”. Instrumentele și echipamentul de măsură și control sunt:

Termometre;

Manometre;

Detectori de gaz;

Indicatori de nivel;

Analizoare.

Unitățile de referință folosite pentru verificarea termometrelor și manometrelor la bord sunt identificate prin intermediul unei serii și însoțite de un certificat de calibrare eliberat de producător împreună cu instrucțiunile de folosire și data de expirare.

Frecvența verificării instrumentelor la bord și unitățile de referință se determină în funcție de scopul și de condițiile utilizării.

Instrumentele de referință de la mal folosite pentru a verifica termometrele și manometrele de referință ale navei la bord sunt identificate printr-o serie si însoțite de un certificat de calibrare eliberat de laboratoare autorizate.

Frecvența calibrării instrumentelor de calibrare de la mal este determinată în funcție de scopul și de condițiile utilizării.

Responsabilitatea management-ului instrumentelor de măsurare este acordata Ofițerului de management al procesului.

Responsabilitatea pentru comandarea controalelor periodice și managementul instrumentelor la bord este responsabilitatea Comandantului.

Managementul Instrumentelor de Măsură și Control este următorul:

Caracteristici ale instrumentelor: manevrare, verificare, depozitare într-un astfel de mod încât să nu se modifice cu nimic precizia și caracteristicile cerute;

Caracteristici cerute: păstrarea preciziei și a bunei funcționări.

Funcționarea corectă a instrumentarului furnizat pentru sistem și a utilajelor este verificată periodic de către personalul navei și dacă este necesar de către Registrul maritim sau de un tehnician autorizat.

Instrumentele de la bord pentru monitorizarea încărcăturii și a operațiunilor legate de încărcătură sunt verificate sistematic de către personalul navei pentru a se asigura că acestea funcționează eficient.

Precizia instrumentelor de la bord este verificată periodic de către personalul navei folosind o unitate de referință.

Dacă precizia și caracteristicile cerute lipsesc, atunci, înainte de utilizare, verificarea trebuie repetată chiar dacă nu a trecut data de expirare pentru următoarea verificare.

Pentru aceste instrumente se admite o toleranță pe baza gradului de precizie cerut pentru tipul de serviciu dorit.

Dacă se depășește toleranța, personalul navei repetă verificarea asigurându-se că condițiile de mediu în timpul manevrării și depozitării să fie controlate eficient.

Dacă se depășește în continuare toleranța, Comandantul trebuie să informeze Ofițerul Serviciului care va coordona calibrarea la bord sau, dacă este necesar, va înlocui instrumentul non – conform.

Termometrele și manometrele navei sunt ținute la bord de către Secund și la intervale regulate sunt trimise pentru o verificare a calibrării și a funcționarii corecte în comparație cu unitățile de referința ținute la mal.

Unitățile de măsura care nu au nevoie de o verificare în comparație cu o unitate de referința (spangas,indicatori manuali etc.) sunt verificate și ținute la bord de către Secund pe toata durata valabilității lor.

Ofițerul Serviciului coordonează verificarea și/sau înlocuirea posibilă a termometrelor și manometrelor de referința și valabilitatea certificatelor pentru instrumentele de referința de la mal.

Pentru termometrele și manometrele de referința se admite o toleranță pe baza gradului de precizie solicitat pentru tipul de serviciu dorit.

3.5.MANAGEMENTUL FURNIZĂRILOR

Management-ul Furnizărilor este grupul de activități stabilite de Companie pentru a asigura calitatea furnizărilor (materiale, echipamente, componente, piese de rezervă, lucru, serviciu etc.) care ar putea avea o influentă asupra siguranței, securității, protecției mediului și calității serviciului și/sau management-ului navei.

Compania a adoptat următoarele criterii generale:

Furnizorii de echipamente, produse și servicii sunt evaluați și selectați pe baza calității serviciului lor, promptitudinii cu care dau curs cererii/livrării și competenței tehnice;

Furnizarea de piese de schimb este acordată producătorilor originali ai echipamentelor sau distribuitorilor care au referințe bune pentru calitate și încredere;

Comenzile sunt emise cuprinzând formal, dacă este necesar, documentația tehnică necesară pentru identificarea corectă a pieselor de schimb pentru inspectarea calității;

Serviciile, performanța, magazinele universale și piesele de schimb sunt supuse inspectării pentru calitate.

Ofițerul de management al furnizărilor pentru magazine universale și Ofițerul de management al furnizărilor pentru piese de schimb au responsabilitatea de a furniza pe nave bunuri gestionate în conformitate cu condițiile specificate.

Ofițerul de management al furnizărilor pentru birou, are responsabilitatea de a furniza Companiei bunuri în conformitate cu condițiile specificate.

Ofițerul de management pentru furnizări Informatice și de Telecomunicații responsabilitatea de a furniza Companiei și navelor produse gestionate conforme cu cerințele specificate.

Management-ul furnizărilor prevede următoarele:

cerere pentru furnizare: cerere pentru furnizări de la mal sau de alt personal al navei;

cerere pentru furnizare pentru un nou proiect: cerere pentru furnizări pentru a începe un nou proiect;

nou furnizor: sondaj de piață și/sau cerere de furnizor;

obiective specifice: cerere din partea Conducerii ca rezultat al revizuirii și/sau analize organizaționale;

furnizare: achiziționarea de furnizări;

calificarea furnizorului: abilitatea furnizorului de a furniza produse conforme cu cerințele.

Procesul pentru Management-ul furnizărilor este legat de Conducere, de Managementul Documentelor, Managementul Comercial, Managementul Serviciului, Managementul de Proiect și de Întreținere, Management-ul Informatic și al Telecomunicațiilor, Management-ul Administrativ de Contabilitate și al Salariilor, Managementul de Urgență, Protecția mediului, Managementul Sănătății muncitorilor, și a protecției, siguranței și navei.

Compania a stabilit o listă de Furnizori Calificați, care conține furnizorii de produse, lucru și/sau servicii care au fost evaluați și considerați potriviți. Lista include furnizori mai vechi și/sau constanți și furnizori noi și/sau potențiali furnizori selectați în funcție de următorii parametrii:

furnizori mai vechi care garantează furnizări sau servicii satisfăcătoare;

furnizorii supuși evaluării/inspecției direct de către Companie sau de delegatul acesteia sau cu referințe de încredere;

furnizori al căror Sistem de Calitate a fost certificat după standardele ISO de Organizații acreditate .

Furnizorii noi și/sau potențiali furnizori sunt evaluați pentru a asigura încredere și competență înainte de a fi admiși pe Lista de Furnizori Calificați.

Prima evaluare poate fi făcută prin intermediul informațiilor obiective asupra produselor și serviciilor furnizate de ei, referințe de la organizații sau alți clienți, vizite la furnizor pentru a fi analizate direct de către Companie, metode de producție, echipament, potențial, etc.

Ultima formă de evaluare se face întotdeauna în cazul unui nou șantier naval și se efectuează de un Reprezentant al Conducerii împreună cu Ofițerul de Proiect și de Întreținere.

Furnizorii care depășesc cu succes procesul menționat mai sus sunt considerați drept furnizori adecvați și se confirmă introducerea lor în Lista de Furnizori Calificați.

Pentru porturi sau zone vizitate în mod regulat de către navele Companiei, au fost desemnate Agenții Calificate.

Dacă este necesar să se adreseze altor agenții, este atribuția Ofițerului Serviciului să examineze informațiile disponibile, luând în considerare orice comentariu făcut de Navlositori sau alți proprietari de nave care le-au folosit deja și au fost pe deplin satisfăcuți de serviciu.

Calitatea serviciilor prestate și/sau produsele furnizate trebuie să fie monitorizate de către Ofițerii de management care trebuie să ia în considerare și părerea Comandanților navelor în discuție.

Pentru furnizorii mai vechi și/sau pentru cei constanți, furnizările se înregistrează numai dacă există o cauză pentru un comentariu negativ.

Lista de Furnizori Calificați este actualizată continuu, ținând cont tot timpul de posibilitatea unor consecințe negative de la furnizări și/sau servicii.

Toți furnizorii și/sau agențiile de expediere pot fi supuse inspecțiilor când s-au înregistrat rezultate negative la produsele furnizate și/sau serviciile prestate. În acest caz, Ofițerul de Management emite un raport care indica zonele inspectate și posibilele deficite descoperite la care furnizorii, drept răspuns, vor comunica acțiunile întreprinse.

Orice cerere de furnizare este examinată de Ofițerul de management evaluând posibilii furnizori calificați în conformitate cu următoarele caracteristici ale furnizării:

cerere de depozite;

cerere de piese de schimb;

cerere de furnizări de consumabile;

cerere de furnizări Informatice și de telecomunicații.

Orice observații și/sau non-conformități sunt verificate și analizate constant în cadrul Sistemului de Management al Navei și apoi reexaminate de către Conducere în timpul Reviziei anuale a Sistemului.

Pe baza analizelor de date și a experienței trecute, Ofițerii de management al procesului pregătesc un raport pentru discuție la ședința anuala a Sistemului, care conține:

Impresii asupra eficienței sistemului;

Identificarea de noi obiective;

Îmbunătățiri sugerate .

3.5.1.Managementul Depozitelor

Managementul depozitelor se ocupă de cererile pentru furnizări de depozite nespecifice ale navei pentru piese și echipamente de mașină, echipamente de punte și radio.

Responsabilitatea pentru management-ul depozitelor este atribuită Ofițerului Serviciului.

Management-ul depozitelor conține următoarele:

cerere pentru furnizare: cerere pentru alimentarea depozitelor, emisă de Comandantul navei sau direct de către Companie pe baza inventarelor și/sau zonei în care este nava;

furnizare: achiziționarea de depozite.

Comanda conține toate informațiile tehnice, calitative și cantitative necesare Ofițerului de Management pentru îndeplinirea verificării, evaluării necesarului și faptul ca respectiva cantitate să fie adecvată.

Pe baza acestei evaluări, cererea de furnizare poate fi acceptată, refuzată sau modificată.

Cererile pentru cotație (comenzile) sunt trimise furnizorilor incluse în Lista de Furnizori Calificați. Daca este necesar să se contacteze furnizori “anulați” de pe listă sau “necalificați” acest lucru este documentat și aprobat de Conducere care evaluează necesitatea pentru orice verificări suplimentare de a garanta conformitatea furnizării.

Înainte de confirmarea comenzii, citațiile sunt examinate pentru aprobare de către manager.

Când depozitele sunt livrate la bord, Comandantul sau Șeful Mecanic (depinde de cine a inițiat comanda) verifică cu atenție cantitatea și calitatea furnizării și trimite confirmare de primire Ofițerului de management respectiv.

Orice discrepanță cu comanda sau deficiență în calitatea materialelor primite trebuie să fie comunicată imediat Ofițerului de Management.

3.5.2Managementul pieselor de schimb

Managementul pieselor de schimb vizează cererile de furnizări ale pieselor de schimb ale echipamentului navei.

Responsabilitatea pentru management-ul furnizării de piese de schimb este atribuită Ofițerului de Proiect și de Întreținere.

Management-ul pieselor de schimb are următoarele obiective:

cerere pentru furnizare (comenzile): cererea pentru furnizarea de piese de schimb emisă de Comandantul navei sau direct de Companie pe baza inventarelor și/sau listei de lucru;

Furnizare: achiziționarea de piese de schimb .

Comanda conține toate informațiile tehnice, calitative și cantitative necesare Ofițerului de management pentru îndeplinirea verificării, evaluării necesarului și faptul ca respectiva cantitate este adecvată.

Pe baza acestei evaluări, cererea de furnizare poate fi acceptată, refuzată sau modificată.

Cererile pentru cotație (comenzile) sunt trimise furnizorilor incluși în Lista de Furnizori calificați. Dacă este necesar să se contacteze furnizori “anulați” de pe listă sau “necalificați” acest lucru este documentat și aprobat de Conducere care evaluează necesitatea pentru orice verificări suplimentare pentru a garanta conformitatea furnizării.

Comenzile pentru piesele de schimb sunt trimise de preferință producătorului sau distribuitorilor a căror calitate a fost aprobată de Ofițerul de management.

Înainte de confirmarea comenzii, cotațiile sunt examinate pentru aprobare de către manager.

Când piesele de schimb sunt livrate la bord, Comandantul sau Șeful Mecanic (depinde de cine a inițiat comanda) verifică cu atenție cantitatea și calitatea furnizării și trimite confirmare de primire Ofițerului de Management.

Orice discrepanță cu comanda sau deficiență în calitatea materialelor primite trebuie să fie comunicată imediat Ofițerului de management.

Materialele și piesele de schimb sunt ținute la bord într-o zona potrivită și sunt protejate adecvat astfel încât să poată fi menținute într-o condiție bună și pot fi folosite imediat în momentul în care sunt necesare.

Condițiile materialelor și pieselor de schimb sunt inspectate periodic pentru a verifica dacă s-au deteriorat în vreun fel.

Comenzile bazate pe lista de lucrări sunt trimise de preferință șantierelor navale și/sau atelierelor a căror calitate a fost aprobata de un Reprezentant al Conducerii și de Ofițerul de management al procesului, compatibile cu zona unde acționează nava.

Cotațiile de pe șantiere și/sau Ateliere sunt examinate de un Reprezentant al Conducerii și de Ofițerul de management care evaluează cea mai bună ofertă, nu numai din punct de vedere economic ci și luând în considerare abilitatea profesională, calitatea și rapiditatea lucrărilor efectuate anterior.

3.5.3.Managementul Consumabilelor

Managementul consumabilelor se referă la cererile pentru furnizarea consumabilelor Companiei la toate nivelurile.

Responsabilitatea management-ului consumabilelor este atribuită Ofițerului comercial.

Management-ului consumabilelor constă în următoarele:

cerere de furnizare : cerere de achiziționare de consumabile emisă de Companie în baza necesităților;

Furnizare: achiziționarea de consumabile.

Când consumabilele sunt livrate la bord, Ofițerul de management coordonează verificarea cantității și calității furnizării.

3.5.4.Managementul furnizărilor de Informatică și Telecomunicații

Managementul furnizărilor de informatică și telecomunicații se referă la cererile pentru furnizare de hardware/software.

Responsabilitatea pentru management-ul furnizării de informatică și telecomunicații este atribuită Ofițerului Managementul furnizărilor de informatică și telecomunicații.

Managementul furnizărilor de informatică și telecomunicații are următoarele obiective:

Cerere de furnizare: cerere de furnizare de informatică și telecomunicații emisă de Companie pe baza actualizării și/sau proiecte noi;

Furnizare: achiziționarea de furnizări de informatică și telecomunicații.

Comenzile conțin toate informațiile tehnice, calitative și cantitative necesare Ofițerului de management pentru îndeplinirea verificării, evaluării necesarului și faptul că respectiva cantitate este adecvată.

Pe baza acestei evaluări, cererea de furnizare poate fi acceptată, refuzată sau modificată.

Cererile pentru cotație sunt trimise furnizorilor incluși în Lista de Furnizori calificați. Dacă este necesar să se contacteze furnizori “anulați” de pe listă sau “necalificați”, acest lucru este documentat și aprobat de Conducere care evaluează necesitatea pentru orice verificări suplimentare pentru a garanta conformitatea furnizării.

Înainte de confirmarea comenzii, cotațiile sunt examinate pentru aprobare de către managerul de proces.

Când furnizările de informatică și telecomunicații sunt livrate la bord, Ofițerul de management coordonează verificarea cantității și calității furnizării.

3.6.MANAGEMENTUL DE PROIECTARE ȘI ÎNTREȚINERE

Management-ul de Proiectare și Întreținere este grupul de activități stabilite de Companie pentru a se asigura că navele aflate sub conducere pot presta serviciul pentru care sunt menite în cel mai bun mod posibil și că sunt întreținute în conformitate cu regulile și reglementările obligatorii și cu orice instrucțiuni suplimentare emise de Companie astfel încât să se atingă obiectivele de securitate și siguranța a echipajului și navelor, cele de protecție a mediului și de calitate a serviciului.

Ofițerul de Proiectare și Întreținere, are responsabilitatea de a organiza și coordona lucrările de întreținere și noile proiecte tehnice.

Este responsabilitatea Comandantului și a Șefului Mecanic să se asigure că se respectă frecvența întreținerii de rutină necesară și că personalul își îndeplinește îndatoririle în condiții sigure și în conformitate cu procedurile Companiei.

Management-ul de Proiectare și Întreținere are următoarele obiective:

Respectarea regulilor: respectarea regulilor tehnice cu respectarea noilor legi;

Întreținerea de rutina: întreținerea programată pe baza foii de date a producătorului și/sau datele de expirare furnizate de Registrul Maritim;

Evenimente extraordinare: pierderea condițiilor de siguranța și tehnice din cauza unui eveniment extraordinar;

Îmbunătățirea flotei: proiecte noi ce nu sunt incluse în întreținerea de rutina și/sau evenimente extraordinare;

Îmbunătățirea tehnologica: îmbunătățirea sistemelor;

Obiective specifice: cerere din partea Conducerii, ca rezultat al revizuirii și/sau analizelor organizaționale;

Serviciul de Întreținere: serviciul tehnic pentru întreținerea de rutină;

Serviciul tehnic: serviciu tehnic datorat întreținerii extraordinare și/sau a unui nou proiect;

Construcție: construirea de nave noi și/sau înnoirea navelor existente.

Management-ul de Proiectare și Întreținere este legat de Conducere,de Managementul Resurselor Umane, Managementul Documentelor, Managementul Comercial, Managementul Serviciului, Management-ul Informatic și al Telecomunicațiilor, Managementul Administrativ de Contabilitate și al Salariilor, Managementul de Urgența, Protecția mediului, Managementul Sănătății Muncitorilor și Protecției și Siguranței navei.

Compania a definit următoarele criterii pentru a stabili frecvența întreținerii de rutină a sistemelor, utilajului și echipamentului:

Instrucțiuni date de producător;

Date de expirare furnizate de Registrul maritim.

Compania furnizează materialul pe bază întreținerii programate și a disponibilității inventarierii și planifică necesarul de resurse umane pentru a face întreținerea de rutina .

Dacă personalul navei nu poate face întreținerea de rutină, acesta solicita organizare și coordonare Ofițerului de management (mai multe piese de schimb, ajutor tehnic extern etc.)

Lucrările de întreținere și reparații care necesită întreruperea unui contract de navlosire al navei sau care ar putea fi amânate pentru următoarea oprire în Șantierul naval/doc uscat sunt trecute pe o listă de lucrări care trebuie actualizată continuu de către Comandanții navelor și/sau personalul tehnic de la mal și trimise Ofițerului de management pentru evaluare, aprobare și organizarea și coordonarea ulterioară.

Comandantul trebuie să anunțe imediat “Persoanele desemnate aflate la mal” și Ofițerului responsabil de Securitatea Companiei, sau Ofițerului responsabil de Securitatea Companiei Adjunct în cazul în care se înregistrează evenimente extraordinare, (defecțiuni, stări de nefuncționare sau avarii ale sistemelor, utilajelor, echipamentelor sau structurii navei) care ar putea compromite siguranța sau securitatea personalului și a navei, protecția mediului sau calitatea serviciului și care nu pot fi remediate imediat de către personalul de la bord.

“Persoanele desemnate aflate la mal ” trebuie să facă toate aranjamentele și să furnizeze resursele necesare astfel încât serviciul să fie dus la capăt cât mai curând posibil.

Pentru a descoperi orice defect sau proastă funcționare a sistemelor, utilajelor, echipamentului sau elementelor structurale, Comandantul și/sau Șeful Mecanic coordonează anumite verificări, testări și inspecții la intervale regulate pentru a se asigura de condiția lor și pentru a decide cu privire la necesitatea de întreținere, împreună cu Ofițerul de management .

În plus, personalul de la bord ia mostrele necesare pentru analizarea periodică a lubrifiantului, a apei din boiler, a apei de răcire și a păcurei.

Rezultatele verificărilor, testelor, inspecțiilor și analizelor sunt înregistrate în formularele adecvate furnizate de Companie.

Dacă verificările, testele, inspecțiile și/sau analizele evidențiază necesitatea de a fi întreținute mai devreme, atunci acest aspect trebuie convenit cu Ofițerul de management pentru a întocmi un plan care să ia în considerare următorii factori:

Statutul operațional al navei;

Resurse disponibile;

Durata reparațiilor;

Disponibilitatea sistemului de siguranță.

Când este posibil, Inspectorii Companiei participă direct la întreținere, inspecție și teste.

În cazul schimbărilor făcute în scopul îndeplinirii obligațiilor legale, îmbunătățirea flotei, îmbunătățirea tehnologică și/sau obiective specifice, Managerul si Ofițerul de management evaluează posibilitatea necesitații de a folosi un arhitect naval extern de încredere, prin:

specificația tehnica, daca este o construcție nouă;

specificația lucrărilor, dacă este vorba despre îmbunătățirea navelor deja existente.

Caracteristicile proiectului sunt revizuite de Managerul împreună cu Ofițerul de management și, dacă este necesar, cu arhitectul naval responsabil fie cu probleme tehnice pentru ca proiectul să corespundă regulilor internaționale.

Proiectul se dezvoltă cu sprijinul informațiilor ce vin de la Ofițerii de management.

Faza de execuție este examinată la Șantierul naval de una sau mai multe din următoarele persoane, în funcție de tipul de proiect:

Reprezentanții Registrului Maritim;

Reprezentanții arhitectului naval;

Inspectorii Companiei.

Orice modificări ale proiectului sunt revizuite de Manager împreună cu Ofițerul de management și, dacă este necesar, cu arhitectul naval responsabil și proiectul este actualizat prin revizuirea documentului inițial.

Aprobarea finală a proiectului se obține prin:

Conformitatea cu specificațiile tehnice;

Testarea pe apa dacă este vorba de o construcție noua;

Testări specifice dacă este vorba despre îmbunătățirea unei nave deja existente .

Faza aprobării finale este efectuată de una sau mai multe din următoarele persoane, în funcție de tipul de proiect:

Reprezentanții Registrului Maritim;

Reprezentanții arhitectului naval;

Managerul de Proces;

Ofițerul de management al procesului .

Orice observații și/sau neconformități sunt verificate și analizate continuu în cadrul Sistemului de Management al Navei și mai departe reexaminate de Conducere în timpul Reviziei anuale a sistemului.

Pe baza analizelor de date și a experienței anterioare, Ofițerul de Management pregătește un raport pentru discuție la întrunirea anuala pentru Revizia Sistemului, care conține:

Impresii asupra eficientei Sistemului;

Identificarea de noi obiective .

3.7.MANAGEMENTUL INFORMATIC ȘI DE TELECOMUNICAȚII

Managementul Informatic și al Telecomunicațiilor este grupul de activități stabilite de Companie pentru a crea noi proiecte de sistem, pentru a manevra și întreține sisteme hardware/software, pentru a manevra și întreține sistemele de fișiere mecanografice pentru a manevra siguranța sistemelor de dosare și pentru a pregăti personalul de la mal și/sau personalul navei.

Ofițerul Managementului Informatic, are responsabilitatea de a coordona și organiza serviciile de întreținere, proiectele și pregătirea personalului.

Ofițerul de Telecomunicații, are responsabilitatea de coordona și organiza serviciile de întreținere, proiectele și pregătirea personalului.

Este responsabilitatea Comandantului și a Șefului Mecanic să asigure siguranța datelor și folosirea corecta a sistemelor navei.

Managementul Informatic și al Telecomunicațiilor are următoarele obiective:

Conformitatea cu legea: conformitatea tehnică cu respectarea noilor legi;

Inovații tehnologice: îmbunătățirea sistemelor;

Întreținere: restaurarea celor mai bune condiții de utilizare;

Proiecte: proiectul de noi sisteme;

Obiective specifice: cerere din partea Comandantului drept rezultat al revizuirii și/sau analizelor organizaționale;

Actualizarea software-ului / hardware-ului : îmbunătățirea software-ului / hardware-ului;

Serviciu de întreținere: serviciu tehnic pentru întreținere;

Evenimente extraordinare: pierderea condițiilor tehnice și de siguranța informațiilor din cauza unui eveniment extraordinar;

Pregătirea personalului: cursuri pentru pregătirea personalului.

Procesul de management Informatic și al Telecomunicațiilor este legat de toate celelalte procese ale Companiei.

Compania a creat sisteme hardware/software pentru management-ul informațiilor, datelor și comunicațiilor.

Pe baza conformității cu legile și/sau obiectivele specifice, Managerul și Ofițerul Managementului Informatic și al Telecomunicațiilor evaluează posibila necesitate de îmbunătățire a sistemelor de pe mal și ale navei și planifică proiectul relevant.

Pe baza inovației tehnologice, nevoile personalului și siguranța datelor, Ofițerii Managementului Informatic și de Telecomunicații evaluează sistemele de întreținere și îmbunătățire de la mal și/sau sistemele navei și creează proiectul relevant pentru evaluarea de către manager.

În cazul evenimentelor extraordinare (defecțiuni, funcționare proastă sau avarii ale sistemelor), care ar putea compromite calitatea sistemului și care nu pot fi remediate imediat de personal, personalul de la mal și/sau Comandantul trebuie sa informeze imediat Ofițerii Managementului Informatic și de Telecomunicații care vor organiza apoi suportul tehnic necesar.

Ofițerii Managementului Informatic și de Telecomunicații evaluează pregătirea de la mal și/sau a personalului navei și posibilitatea de a crește nivelul calificării lor.

Orice observații și/sau neconformități sunt verificate și analizate continuu în procesul sistemului de management al navei și mai departe reexaminate de Conducere în timpul Reviziei anuale a sistemului.

Pe baza analizelor de date Și a experienței trecute, Ofițerul de management pregătește un raport pentru discuție la întrunirea anuala pentru Revizia Sistemului, care conține:

Impresii asupra eficientei Sistemului;

Identificarea de noi obiective;

Îmbunătățiri sugerate.

3.8.MANAGEMENTUL ADMINISTRATIV,CONTABIL ȘI AL SALARIILOR

Managementul Administrativ, Contabil Și al Salariilor este grupul de activități stabilite de Companie pentru managementul administrativ, contabil și al salariilor.

Ofițerul de contabilitate, are responsabilitatea de a coordona contabilitatea facturilor de credit și/sau de debit, colectările și/sau plățile și resursele financiare.

Ofițerul administrativ, are responsabilitatea de a coordona emiterea de facturi de credit, verificarea facturilor de debit, coordonarea colectărilor/plaților, coordonarea documentației pentru Minister, Portul de înregistrare al navelor, Asigurare și posibil avocați.

Ofițerul de Salarii, are responsabilitatea de a coordona contabilitatea ștatelor de plata a personalului aflat la mal și a celui aflat la bord și să elibereze toate documentele administrative relaționate.

Contabilul Companiei de serviciu, unde își are sediul legal Compania, este responsabil de scopurile fiscale și administrative pentru colectarea, procesarea și păstrarea datelor necesare pentru completarea oricărui document solicitat de Guvern și pentru a servi la inspecțiile efectuate de autorități și/sau autoritățile care certifica balanța.

Totuși, reprezentantul legal deține responsabilitatea legală pentru informațiile și datele conținute în orice declarație data terților.

Management-ul Administrativ, Contabil și al Salariilor este responsabil pentru următoarele:

Facturarea creditului: facturarea cheltuielilor de transport, staliilor și a oricărui alt venit;

Facturarea debitului: facturarea furnizorilor;

Cont: documente contabile de la bănci;

Contract de munca: contract de muncă pentru personalul de la mal și pentru cel ambarcat;

Obiective specifice: cerere din partea Conducerii drept rezultat al revizuirii și/sau analizelor organizaționale;

Plăti: plata facturilor de debit și a salariilor;

Investiții: distribuirea resurselor financiare;

Documente de salariu: remunerația globală a personalului, obligații fiscale și de siguranță socială;

Diverse declarații: diverse declarații pentru personal .

Managementul Administrativ, Contabil și al Salariilor este legat de Conducere, de Managementul Resurselor Umane, Managementul Documentelor, Managementul Comercial, Managementul Serviciului, Managementul de Proiectare și întreținere, Managementul Informatic și al Telecomunicațiilor, Managementul de Urgență, Protecția mediului, Managementul Sănătății muncitorilor și a protecției și siguranței navei.

Managerul planifică și coordonează investițiile și operațiunile care rezultă.

Ofițerul Contabil organizează și coordonează verificarea fiscală a facturilor de debit și a documentelor relaționale, atribuirea unui număr de referință care să nu poată fi confundat și trimiterea lui la sediul legal și Ofițerului administrativ pentru procesarea ulterioară.

Managerul împreună cu Ofițerul Contabil, evaluează și pun la punct metoda de plată a facturilor de debit.

Mai departe, ofițerul administrativ organizează și coordonează înregistrarea și verificarea fiscală a facturilor de credit, trimiterea la sediile legale și colectarea relativa de la clienți.

Managerul împreună cu ofițerul contabil, verifică și monitorizează operațiunile de contabilitate ale băncilor.

Apoi, ofițerul contabil organizează, verifică și monitorizează toate informațiile necesare pentru pregătirea balanței și a declarațiilor fiscale.

Ofițerul administrativ organizează și coordonează verificarea facturilor de debit în conformitate cu următoarele criterii:

conformitatea cu termenii contractuali (confirmarea comenzii, contract, etc.);

evaluarea furnizorilor.

Ofițerul administrativ organizează și coordonează facturarea creditului, finalizarea plaților și balanța costurilor și face comparația cu estimările.

Ofițerul administrativ organizează și coordonează contracte și documente cu Ministerele, Portul de înregistrare a navelor, companiile de asigurări și/sau avocați.

Ofițerul de salarii organizează și coordonează contabilitatea statelor de plată și obligațiile fiscale și sociale relevante și duce la bun sfârșit toate declarațiile de contribuție fiscala și de siguranța sociala.

Managerul , împreună cu ofițerul contabil și de salarii evaluează și pun la punct metoda de plata a remunerațiilor globale și a obligațiilor corespunzătoare.

Ofițerul de salarii organizează și coordonează managementul contabil al sistemelor de telefonie mobile, fixă și INMARSAT.

Management Administrativ, Contabil și al Salariilor este inspectat anual de autoritățile care certifică balanțele conform legislației în vigoare.

Orice observații și/sau neconformități sunt verificate și analizate continuu în procesul sistemului de management al navei și mai departe reexaminate de Conducere în timpul Reviziei anuale a sistemului.

Pe baza analizelor de date și a experienței trecute, Ofițerul de management pregătește un raport pentru discuție la întrunirea anuală pentru Revizia Sistemului, care conține:

Impresii asupra eficienței Sistemului;

Identificarea de noi obiective;

Îmbunătățiri sugerate.

3.9.MANAGEMENTUL INSTRUCȚIUNILOR

Compania a stabilit proceduri În conformitate cu convențiile SOLAS, MARPOL și alte reglementări naționale și internaționale care necesită practicarea unor instrucțiuni periodice pentru formarea personalului de la mal și al navei pentru a putea depăși situațiile de urgență.

Responsabilitatea pentru Managementului Instrucțiunilor este atribuită Ofițerului de management al Instrucțiunilor.

Comandantul are responsabilitatea de a îndeplini instrucțiunile de la bord în conformitate cu normele și procedurile Companiei și de a programa instrucțiunile suplimentare dacă se considera necesar.

Management-ul Instrucțiunilor se ocupă de:

Pregătirea necesara a personalului: evaluarea abilitații personalului de a aborda eficient situațiile de urgență;

Calificarea personalului: atingerea pregătirii practice necesare pentru a putea face fata situațiilor de urgență.

Testele și instrucțiunile de siguranță a navei sunt îndeplinite în conformitate cu programul aflat în “Registrul de Teste și Instrucțiuni de siguranță”, furnizat fiecărei nave a Companiei ștampilată și aprobată de Autoritățile Navale.

Data îndeplinirii verificărilor solicitate și tipul de teste și instrucțiuni efectuate sunt înregistrate în Registrul menționat mai sus și în “Jurnalul de Bord ” sub răspunderea Comandantului.

Testele și instrucțiunile navei corelate cu Stația GMDSS sunt efectuate în conformitate cu programul indicat în “Jurnalul GMDSS”, furnizat fiecărei nave a Companiei, ștampilat și aprobat de Autorităților Navale.

Data îndeplinirii verificărilor solicitate și tipul de teste și instrucțiuni sunt înregistrate în Registrul menționat mai sus sub răspunderea Operatorului GMDSS.

Testele și instrucțiunile de siguranță a navei sunt îndeplinite în conformitate cu programul aflat în “Registrul de Teste și Instrucțiuni de siguranță”, furnizat fiecărei nave a Companiei și ștampilat și aprobat de Autoritățile Navale.

Data îndeplinirii verificărilor solicitate și tipul de teste și instrucțiuni efectuate sunt înregistrate în Registrul menționat mai sus și în “Jurnalul de Bord ” sub răspunderea Comandantului.

Instrucțiunile anti-poluare sunt îndeplinite în conformitate cu programul aflat în “Registrul de Instrucțiuni pentru Planul de Urgenta în caz de Poluare Marină (SMPEP), furnizat fiecărei nave a Companiei și în “Planul de Răspuns al Navei” pentru navele supuse OPA 90.

Comandantul se asigură că personalul are o pregătire adecvată și în caz contrar programează instrucțiuni suplimentare și/sau instruire suplimentară.

Instrucțiunile anti-poluare de la mal sunt organizate cu implicarea unei nave a Companiei și în conformitate cu instrucțiunile Planului de Urgență la mal și cu “Registrul de Instrucțiuni pentru Planul de Urgență”.

Ofițerul de management selectează scenariul și organizează Echipa de Urgență de la mal. În timpul instrucțiunii, canalele de comunicare și sistemele de securitate cu interiorul, nava, Autoritatea Portuară, Autoritatea de Certificare, facilitățile Portuare și alte parți implicate.

Ofițerul de management al procesului se asigură că personalul de la mal are o pregătire adecvată și în caz contrar programează instrucțiuni suplimentare și/sau instruire suplimentară.

CAPITOLUL 4

MANAGEMENTUL SITUAȚIILOR DE URGENȚĂ,SĂNĂTĂȚII,SIGURANȚEI MUNCITORILOR ȘI PROTECȚIEI MEDIULUI

4.1. MANAGEMENTUL DE URGENȚĂ

Management-ul de Urgenta este grupul de activități stabilite de Companie pentru a se ocupa de, și pentru a împiedica situațiile de urgență care pot interveni și care pot avea consecințe asupra siguranței persoanelor, navei și încărcăturii sau care pot dauna mediului.

Situațiile de urgență includ situațiile în care:

Viața persoanelor de la bord este pusa in pericol;

Existenta unui risc serios de poluare a mediului sau o astfel de situație care a existat;

Siguranța navei sau a încărcăturii se afla in pericol .

Ofițerul de Urgență, are responsabilitatea de a coordona situațiile de urgenta și de a organiza acțiunile care trebuie întreprinse.

Comandantul are responsabilitatea de a întreprinde acele acțiuni menite să garanteze siguranța echipajului, navei și protecția mediului în conformitate cu normele legale obligatorii și cu procedurile Companiei.

Management-ul de Urgență are următoarele obiective:

Evenimente extraordinare: situații de urgență care pot avea consecințe pentru siguranța și/sau securitatea persoanelor, navei și încărcăturii sau care pot dauna mediului;

Obiective specifice: cerere din partea Comandantului drept rezultat al revizuirii și/sau analizelor organizaționale;

Acțiuni privind întoarcerea de urgență care să reinstaureze condițiile de siguranță și/sau securitate/impactul asupra mediului compromis de situațiile de urgență.

Management-ul de Urgență este legat de toate celelalte procese ale Companiei.

Compania a identificat situațiile de urgență majore și a furnizat un set de instrucțiuni și proceduri pentru a ajuta personalul de la birouri, Comandanții navei, ofițerii și echipajul să își îndeplinească sarcinile în cel mai bun mod posibil.

Diversele instrucțiuni și procese furnizate de Companie sunt bazate pe coduri de bună practică și se referă la Reglementări, Convenții, Decizii IMO, Ghiduri, Organizații industriale și Registre maritime care sunt de asemenea disponibile și în biblioteca pentru instruire și pentru a fi consultate de personalul de la mal și de echipajul navei.

Toate navele Companiei sunt dotate cu “Planul de Urgență al Poluării Marine pentru Nave” (SMPEP) în concordanta cu Regulile 26 – Anexa I și 16 – Anexa II al MARPOL 73/78 și amendamentele ulterioare și “Planul de securitate” (SSP) în conformitate cu Capitolul XI-2 al codului SOLAS și ISPS.

Navele care navigă în și din SUA au în dotare și un “Plan de Răspuns al Navei” (VRP) în conformitate cu OPA 90.

Planurile de urgență, împreună cu instrucțiunile și procedurile furnizate de Companie constituie un ghid pentru personalul de la mal și pentru personalul de pe nave în situații de urgență. Acestea furnizează ordine pentru acțiunea ce trebuie întreprinsa imediat, comunicările și coordonarea acțiunii necesare pentru a minimaliza efectele evenimentului.

Comandantul și “personalul cheie” de la punte și mașină trebuie să aibă cunoștințe temeinice ale planurilor de mai sus. În orice caz, în eventualitatea unei urgențe, sarcina principală a personalului de la bord este limitarea pericolului pentru persoane, mediu, nava și încărcătură.

Evenimentele extraordinare se împart în următoarele categorii:

Incidente grave (inclusiv incidente de siguranța);

Accidente;

Avarii;

Poluarea încărcăturii;

Riscuri de accident (inclusiv încălcări ale siguranței) .

Un “incident grav” este definit ca fiind o urgență de siguranță și/sau securitate cum ar fi situația în care vasul este implicat în:

Scurgere în sistemul de transfer;

Depășirea capacității tancului;

Suspiciunea de scurgeri la corpului navei;

Coliziune cu un obiect fix sau mobil;

Eșuare, punere pe uscat;

Incendiu/explozie ;

Avarie a corpului navei;

Înclinare excesivă;

Avarii ale tancurilor;

Reacție periculoasă a încărcăturii;

Alte emanații periculoase ale încărcăturii;

Pierderea controlului ambiental al tancului;

Scufundare;

Contaminarea încărcăturii care dă naștere unei situații periculoase;

Emitere de vapori care poate da naștere unei situații periculoase;

Avarierea motorului principal, transmisiei de cârma sau oricare alt motiv care ar putea conduce la o posibila remorcare;

Incendiere;

Sabotaj sau acte de vandalism;

Hijacking sau capturarea navei sau a unor persoane de la bord;

Manevrarea eronată a navei sau a încărcăturii;

Întrebuințarea navei pentru a transporta persoane cu intenția de a provoca un incident de securitate, inclusiv întrebuințarea navei drept arma pentru vătămare sau distrugere;

Atacuri ale piraților în timpul navigației, la mal sau la legarea la cheu;

Membru al echipajului/pasager dispăruți.

În cazul unui incident grav, Comandantul trebuie întotdeauna să facă referință la Planurile de Urgență și/sau Securitate și să informeze imediat Persoana/persoanele desemnate de la mal și Ofițerului responsabil de Securitatea Companiei, sau Ofițerului responsabil de Securitatea Companiei Adjunct sau o altă persoana de rezervă care trebuie să convină cu Echipa de Urgență de la mal.

Echipa de Urgență de la mal trebuie să activeze imediat “Planul de Urgență” de la mal și să furnizeze suport de instrucțiuni și/sau proceduri personalului navei.

Când situația de urgență a trecut, Comandantul va furniza o descriere detaliata a evenimentului sau propria evaluare a posibilelor cauze în formularele pregătite de către Companie, care va analiza evenimentul și, dacă se va considera necesar, poate activa procedura de investigație amănunțită.

Este vorba despre un “accident” în momentul în care este implicat personalul navei.

În cazul unui accident, Comandantul trebuie să informeze imediat Persoana/Persoanele desemnate de la mal și Ofițerului responsabil de Securitatea Companiei, sau Ofițerului responsabil de Securitatea Companiei Adjunct sau o alta persoană de rezervă care trebuie să evalueze dacă să întrunească Echipa de Urgență de la Mal în funcție de gravitatea accidentului.

După ce a trecut situația de urgență, Comandantul va furniza o descriere detaliată a evenimentului și propria evaluare a posibilelor cauze în formularele pregătite de către Companie, care va analiza evenimentul și, dacă se va considera necesar, poate activa procedura de investigație amănunțită.

O “daună” este considerată ca atare când un eveniment compromite, în mod definitoriu funcționarea corectă a unuia sau a mai multor părți ale echipamentului, punând în pericol menținerea condițiilor de siguranța pentru echipaj, mediu și navă, cu alte cuvinte:

nefuncționarea unuia sau mai multor articole din echipament;

nerespectarea condițiilor de securitate în timpul încărcării/descărcării;

comportament caracteristic, activității lucrative inadecvate.

În cazul unei avarii, Comandantul trebuie să informeze imediat Persoana/Persoanele desemnate de la mal și Ofițerului responsabil de Securitatea Companiei / Ofițerului responsabil de Securitatea Companiei Adjunct sau o altă persoană de rezervă care trebuie să evalueze dacă se va întruni Echipa de Urgență de la mal în funcție de gravitatea accidentului.

După ce a trecut situația de urgență, Comandantul va furniza o descriere detaliată a evenimentului și propria evaluare a posibilelor cauze în formularele pregătite de către Companie, care va analiza evenimentul și, dacă se va considera necesar, poate activa procedura de investigație amănunțită.

Se consideră “Poluare a încărcăturii” orice contaminare a încărcăturii cu alte substanțe.

În cazul contaminării încărcăturii, Comandantul trebuie să informeze imediat Persoana/Persoanele desemnate de la mal și Ofițerului responsabil de Securitatea Companiei / Ofițerului responsabil de Securitatea Companiei Adjunct sau o altă persoană de rezervă.

După ce a trecut situația de urgență, Comandantul va furniza o descriere detaliată a evenimentului și propria evaluare a posibilelor cauze în formularele pregătite de către Companie, care va analiza evenimentul și, dacă se va considera necesar, poate activa procedura de investigație amănunțită.

Se definește ca “risc de accident” un eveniment de securitate care are loc la bord și poate dezvolta un potențial incident grav și/sau un eveniment de securitate care încalcă masurile de securitate.

Comandantul va furniza o descriere detaliată a evenimentului și propria evaluare a posibilelor cauze în formularele pregătite de către Companie, care va analiza evenimentul și, dacă se va considera necesar, poate activa procedura de investigație amănunțită.

Orice observații și/sau non conformitatea sunt verificate și analizate continuu în cadrul Sistemului de Management al Navei și apoi reexaminat de către conducere în timpul reviziei anuale a sistemului.

Pe baza analizelor de date și a experienței trecute, Ofițerul de management pregătește un raport pentru discuție la ședința anuală pentru revizuirea sistemului, care conține:

Impresii asupra eficienței sistemului;

Identificarea de noi obiective;

Îmbunătățiri sugerate.

4.1.1.Analiza Evenimentelor Extraordinare

Compania consideră că analizarea evenimentelor extraordinare poate mări siguranța și/sau securitatea operațională a navelor și să stabilească contra măsuri pentru toate riscurile cunoscute.

Identificarea cauzelor accidentelor, incidentelor grave, avariilor, poluării încărcăturii și riscului de accidente este un pas de bază important către o mai mare siguranța și/sau securitate, protecția mediului și obiective de calitate.

Fiecare situație cu risc major de accident care se raportează la bordul uneia dintre vasele Companiei este un incident grav care se poate evita pe toate celelalte nave ale Companiei.

Responsabilitatea pentru Managementul Analizelor Evenimentelor Extraordinare este atribuită Ofițerului de management

Managementul Analizelor Evenimentelor Extraordinare urmărește:

Comunicarea evenimentelor extraordinare: informații amănunțite

referitore la evenimentelor extraordinare;

Îmbunătățire și prevenire: îmbunătățirea siguranței operaționale și/sau a securității navei și a mediului de lucru și prevenirea impactelor asupra mediului.

Ofițerii de management, împreună cu persoanele calificate (de ex. producători de utilaje sau instalații, consultant tehnic, etc.), analizează rapoartele personalului navei pentru a descoperi cauzele concurente la producerea evenimentului.

Pe baza informațiilor adunate, dacă se consideră necesar, Ofițerii de Management activează procedura de investigare amănunțită.

Ofițerul de Management împreună cu Managerii de Siguranța, Securitate și Mediu, care sunt implicați în rezolvarea evenimentului determină acțiunile corective după cum urmează să:

Instruiască suplimentar personalul navei și să le prezinte și alte proceduri;

Stabilească revizuirea procedurilor pentru testele efectuate pe navă dacă se consideră necesar;

Stabilească planificarea îmbunătățirii sistemelor, utilajelor și/sau echipamentului dacă se consideră necesar.

În continuare, aceștia determină dacă evenimentul despre care este vorba poate constitui o experiență utilă pentru a evita ca acestea să se repete, și dacă este așa, comunică acest lucru tuturor Comandanților de navă ai Companiei pentru ai informa despre ceea ce s-a întâmplat și îi invită să efectueze inspecții pentru a preveni întâmplarea de accidente similare pe alte nave.

Ofițerii de management și Comandantul se ocupă de completarea la mal și la bord a raportului completat cu analizele Companiei și orice activitate de corectare.

Ofițerii de management analizează periodic informațiile tuturor evenimentelor extraordinare care au avut loc în acea perioadă pentru a descoperi informații utile pentru a întreprinde acțiuni de prevenire în întreaga flotă și/sau Companie, convenită cu Ofițerii și Managerii implicați.

În timpul Auditurilor Interne, auditorul verifică dacă acțiunile de corectare solicitate de Companie s-au îndeplinit eficient și dacă au fost respectate de către personalul implicat.

4.2.MANAGEMENTUL SĂNĂTĂȚII ȘI SIGURANȚEI MUNCITORILOR

Managementul pentru Protejarea Sănătății și Siguranței Muncitorilor este grupul de activități pe care Compania le promovează pentru un mediu de muncă ce este din ce în ce mai sănătos, mai sigur și de o calitate mai bună pentru toți membrii personalului de la mal și de la bordul navei:

Stabilirea procedurilor de supraveghere și protejare a sănătății și siguranței personalului;

Impunerea tuturor sistemelor și precauțiunilor de siguranță stabilite pentru evitarea accidentelor;

Interzicerea uzului de droguri și/sau alcool care poate face ca persoanele să nu fie capabile să își îndeplinească sarcinile în condiții de siguranță.

Ofițerul pentru Protejarea Sănătății și Siguranței Muncitorilor, are responsabilitatea de a coordona și organiza serviciile și verificările pentru sănătatea și siguranța muncitorilor.

Este responsabilitatea Comandantului să asigure întrebuințarea siguranței adecvate și a echipamentului de protecție de către personal și să comunice ofițerului de management orice deficit sau defecțiuni găsite la bord.

Este responsabilitatea Ofițerului de Siguranță a mediului de lucru să:

facă echipajul mai conștient de necesitatea de a aplica procedurile necesare;

verifice gradul de aplicare al prevederilor specifice și igiena și siguranța mediului de lucru;

înștiințeze comandanții navei despre orice deficit sau defecțiuni întâlnite;

examineze, împreună cu comandantul, natura accidentelor care li s-au întâmplat marinarilor de la bord pentru a descoperi noi măsuri de prevenire a accidentelor.

Este responsabilitatea Reprezentantului pentru Siguranța mediului de lucru să:

coopereze cu echipa de prevenire și protecție de la bord;

propună inițiative referitoare la prevenirea accidentelor și protejarea muncitorilor de la bord.

Protejarea Sănătății și Siguranței Muncitorilor are următoarele obiective:

Conformitate cu legea: conformitate tehnică în ceea ce privește legi noi;

Analize de date: informații ce provin de la analizele de date legate de înștiințările ce vin din partea Echipei de Prevenire și Protecție, controale ale sănătății, accidente/accidente ale muncitorilor, accidente care ar fi putut avea loc, audituri interne, inspecții ale Autorităților și/sau Majorilor;

Obiective specifice: cerere din partea Conducerii drept rezultat al revizuirii și/sau analizelor organizaționale;

Serviciu de întreținere: serviciu tehnic pentru îmbunătățire;

Echipament de siguranță: îmbunătățirea echipamentului de siguranță;

Proceduri de siguranță: implementarea procedurilor de siguranță;

Instruirea personalului: cursuri pentru pregătirea personalului.

Protejarea Sănătății și Siguranței Muncitorilor este legat de Conducere, de Managementul Documentelor, Managementul Comercial, Managementul Serviciului, Managementul de Proiectare și Întreținere, Managementul Informatic și al Telecomunicațiilor, Managementul Administrativ de Contabilitate și al Salariilor, Managementul de Urgență, Protecția Mediului și Sistemul de Management al Navei.

Compania a stabilit proceduri în conformitate cu normele obligatorii și cu cele cu caracter opțional, pentru sănătatea și siguranța în muncă și igienă la locul de muncă pentru a:

defini criteriile legate de organizarea sistemului pentru prevenire, igiena și siguranță în muncă și de întrebuințarea echipamentului de protecție personal și colectiv;

asigura protejarea sănătății și prevenirea accidentelor care s-ar putea întâmpla muncitorilor și prevenirea bolilor profesionale;

se asigura că personalul este informat și instruit pentru a putea îndeplini sarcinile atribuite în condiții de siguranță;

stabili măsuri de siguranță pentru condiții de risc speciale;

dezvolta un sens de răspundere personală în toți muncitorii față de principiul de întreținere a condițiilor de siguranță și sănătate;

defini durata timpului de lucru și a celui de odihnă a personalului;

asigura o întrebuințare limitată a agenților chimici, fizici și biologici la bord.

În acest scop, Compania a schițat un plan de siguranță a mediului de lucru la bord care conține:

plan detaliat al navei și al echipamentului ce se află pe navă;

specificații tehnice ale navei, inclusiv toate datele folositoare pentru examinarea condițiilor de igiena a lucrului la bord;

planul de evaluare a riscurilor care conține un raport tehnic al evaluării riscului, pentru protejarea marinarilor în legătura cu sarcinile de la bord, care conține criteriile detaliate adoptate pentru evaluare, măsuri pentru prevenirea accidentelor și protejarea muncitorilor și programul pentru punerea în practică a oricăror îmbunătățiri în nivelele de igiena și siguranță de la mal.

Compania a stabilit de asemenea următoarele verificări:

ale echipajului, pentru a evidenția existența alcoolului, drogurilor și/sau patologii care derivă din riscurile legate de munca lor;

a echipamentului de protecție și de prevenire a accidentelor, pentru a se asigura de eficiența lor;

a echipamentului de combatere a incendiilor, a echipamentului de salvare și a depozitelor de medicamente, pentru a se asigura de eficiența și valabilitatea lor;

a echipamentului de combatere a incendiilor de la mal pentru a se asigura de eficiența valabilitatea lor.

pe baza conformității cu normele, analizele datelor adunate și/sau obiectivelor specifice.

Managerul împreună cu ofițerul de management evaluează:

eventuala necesitate de a îmbunătăți mediul de lucru și de a planifica serviciul (tehnic sau de furnizări), împreună cu alți Manageri și Ofițeri ai managementului implicați;

eventuala nevoie de instruire suplimentară a personalului, posibila revizuire a procedurilor pentru protecția sănătății și siguranței muncitorilor. Dacă obiectivul specific este construirea unei noi nave sau upgradarea navelor existente, Managerul împreună cu Ofițerul de management analizează specificațiile tehnice pentru a le evalua conformitatea cu obiectivele de protejare a sănătății și siguranței muncitorilor și comunică rezultatele reprezentanților conducerii pentru modificările necesare.

Orice observații și/sau non conformități sunt verificate și analizate constant în cadrul Sistemului de Management al Navei și mai departe reexaminate de către conducere în timpul reviziei anuale a sistemului.

Pe baza analizelor de date și a experienței trecute, Ofițerul de management pregătește un raport pentru discuție în cadrul întrunirii anuale pentru Revizuirea sistemului, care conține:

Impresii asupra eficienței sistemului;

Identificarea de noi obiective;

Îmbunătățiri sugerate.

4.3.MANAGEMENTUL PROTECȚIA MEDIULUI

Protecția Mediului este grupul de activități pe care Compania le promovează pentru protejarea mediului.

Ofițerul de mediu, are responsabilitatea de a coordona și organiza serviciile și verificările pentru protecția mediului

Managementul Protecției Mediului urmărește:

Conformitate cu legea: conformitate tehnica cu respectarea noilor legi;

Analize de date: informații de la analizele de date legate de managementul de proiecte, evenimente extraordinare, audituri interne, inspecții ale Autoritarilor și/sau Majori;

Obiective specifice: cerere din partea Conducerii ca rezultat al revizuirii și/sau analizelor organizaționale.

Protecția Mediului presupune următoarele:

Serviciul de întreținere: serviciu tehnic pentru îmbunătățire;

Îmbunătățirea tehnologica a flotei; îmbunătățirea sistemelor, utilajelor și/sau echipamentului menite să reducă impactul asupra mediului;

Instruirea personalului: cursuri pentru pregătirea personalului.

Managementul Protecției Mediului este legat de Conducere, Managementul al Documentelor, Managementul Comercial, Managementul Serviciului, Managementul de Proiectare și de Întreținere, Managementul Informatic și al Telecomunicațiilor, Managementul Administrativ de Contabilitate și al Salariilor, Managementul de Urgență, Protecția mediului, Managementul Sănătății muncitorilor și a Sistemului de Management al Navei.

Compania a stabilit proceduri, conforme cu normele obligatorii și cu caracter opțional, pentru protecția mediului pentru a:

identifica și a răspunde unor potențiale incidente și unor situații de urgență pentru a minimaliza impactul asupra mediului care poate rezulta;

asigura protecția mediului în alegerea unei noi construcții și/sau îmbunătățirea tehnologiei navelor existente;

stabili măsuri de siguranță ca răspuns la condiții de risc speciale;

dezvolta un simț al propriei responsabilități la toți muncitorii față de principiul păstrării resurselor primare;

asigura o întrebuințare limitată a agenților chimici, fizici și biologici la bord.

Pe baza conformității cu legea și/sau obiectivele specifice, Managerul, împreună cu Ofițerul de management evaluează:

eventuala nevoie de un proiect de serviciu (tehnic sau furnizări), împreuna cu ceilalți manageri și Ofițerul de management implicați, care să fie înmânate reprezentanților conducerii;

eventuala nevoie de instruire suplimentara a personalului;

posibila revizuire a procedurilor pentru protecția mediului.

Dacă obiectivul specific este construirea unei nave noi sau îmbunătățirea navelor existente, Managerul împreună cu Ofițerul de management analizează specificațiile tehnice pentru a le evalua în conformitate cu obiectivele de protejare a mediului înconjurător și comunică rezultatele reprezentanților conducerii pentru modificările necesare.

Pe baza analizelor de date ce provin de la Managementul de proiectare și Îmbunătățire, Managerul împreună cu Ofițerul de management evaluează:

corespondenta cu trăsăturile proiectului;

posibilele acțiuni corective necesare pentru corespondenta cu trăsăturile proiectului care trebuie sa fie înaintat Reprezentanților conducerii.

Pe baza analizelor de date de la evenimente extraordinare, audituri interne si/sau inspecții ale Autoritarilor si/sau Majorilor, Managerul de proces împreuna cu Ofițerul de management al procesului evaluează:

eventuala nevoie de un proiect de serviciu (tehnic sau prevederi), împreuna cu ceilalți manageri de proces si Ofițerul de management al procesului implicați, care sa fie înmânate reprezentanților conducerii;

eventuala nevoie de instruire suplimentară a personalului;

posibila revizuire a procedurilor pentru Protecția Mediului.

Orice observații și/sau non conformități sunt verificate și analizate constant în procesul Sistemului de Management al Navei și mai departe reexaminate de către conducere în timpul reviziei anuale a sistemului.

Pe baza analizelor de date și a experienței trecute, Ofițerul de management al procesului pregătește un raport pentru discuție în cadrul întrunirii anuale pentru Revizuirea sistemului, care conține:

Impresii asupra eficientei sistemului ;

Identificarea de noi obiective;

Îmbunătățiri sugerate.

CONCLUZII

Managementul Sistemului de Management al Navei este grupul de activități pe care Compania le-a stabilit pentru strângerea, verificarea și analizarea datelor și informațiilor pentru îmbunătățirea Sistemului.

Ofițerul Sistemului de management al navei, are responsabilitatea de a coordona și de a organiza colectarea, verificarea și analizele datelor și informațiilor pentru îmbunătățirea și implementarea Sistemului și instruirea și sensibilizarea personalului.

Sistemul de Management al Navei urmărește:

Conformitate cu legea: conformitate tehnica cu respectarea noilor legi;

Date interne: informații din partea sistemelor interne de control;

Date externe: informații din partea sistemelor externe de control, de exemplu Autorități și/sau Majori;

Obiective specifice: cerere din partea Conducerii ca rezultat al revizuirii și/sau analizelor organizaționale;

Îmbunătățire /implementare: îmbunătățiri ca răspuns la obiectivele Companiei și ale Clienților și/sau solicitările venite din partea a terțe parți implicate;

Analize de date: analizele datelor ce trebuie examinate de Conducere;

Instruirea și sensibilizarea personalului: activitatea pentru pregătirea personalului;

Revizuire: pregătirea datelor pentru revizuire.

Sistemului de Management al Navei este legat de toate celelalte sisteme ale Companiei.

Compania a stabilit un program de teste periodice, inspecții și audituri interne care au ca scop stabilirea atât a stării bune de întreținere a navei cât și îndeplinirea corectă a sarcinilor atribuite personalului de la mal sau de la bord, precum și implementarea corecta și efectivă a prevederilor din acest sistem și a procedurilor Companiei relaționate.

Observațiile la verificările efectuate de comandanții navei sunt examinate de Ofițerului sistemului de management al navei împreună cu Ofițerul de management pentru a:

identifica categoria adecvată (Observație, Problema tehnică, non conformitate) ;

întreprinde acțiunea corectivă adecvată ;

căuta cauza de bază pentru a întreprinde acțiunile de prevenire și/sau corectare .

Inspecțiile tehnice/auditurile interne de pe nave sunt planificate de către Managerul de siguranță, securitate și protecția mediului și/sau de calitate astfel încât toate navele de sub conducere să fie supuse auditurilor cel puțin o dată la șase luni, cu o toleranță de o lună mai mult sau mai puțin și, în orice caz, nu mai mult de intervalul maxim de opt luni, deoarece rotația personalului poate influența aplicarea corectă și eficientă a “Sistemului de Management al Navei” într-un mod decisiv

Inspecțiile tehnice/auditurile interne de pe vase sunt îndeplinite de personalul, selectat de Managerii de sistem, personal care să aibă calificările tehnice adecvate și experiență în Sistemul de Management al navei și pentru tipul de nave deținut de Companie.

Auditurile interne de la bord, spre deosebire de inspecțiile tehnice, se referă la toate ariile de “Sistem de Management al Navei” și sunt efectuate pe baza unei metode de “mostra”.

Rezultatele inspecțiilor tehnice/auditurilor interne sunt discutate cu comandantul și cu Șeful Mecanic al navei în cauză, care trebuie să contrasemneze raportul de inspecție/audit și să întreprindă acțiuni care să elimine observațiile, problemele tehnice și/sau non comformitățile întâlnite, în perioada de timp hotărâtă de inspector și/sau auditor.

Comandantul va înștiința compania când au fost eliminate observațiile deschise, problemele tehnice și/sau non comformitățile. În cazul în care se înregistrează non conformități grave, inspectorul și/sau auditorul verifică implementarea imediată a acțiunilor corective relaționate.

În afara inspecțiilor tehnice/auditurilor interne programate pot exista de asemenea și inspecții tehnice/audituri interne neanunțate când unul sau mai mulți dintre următorii factori înregistrează:

Defecțiuni ale sistemului în anumite zone evidențiate de analiza Observațiilor, Problemelor Tehnice și/sau non comformităților;

Plângeri din partea navlositorului .

Mai întâi, Ofițerul de management comunică rezultatele inspecțiilor tehnice/auditurilor interne și apoi le elimina pe acestea din Managementul Sistemului.

Ofițerul de management al procesului verifica și analizează indicațiile ce rezultă din inspecțiile de la bord, cerute prin lege și de reglementările maritime, de către autoritățile portuare (Flag State Control și/sau Port State Control) și de către Majori și/sau Companiile de asigurare, cu eliminările relevante.

Ofițerul de management examinează statisticile și frecvența Observațiilor, problemelor tehnice și/sau non comformităților fiecărei nave care își au originea în verificările, inspecțiile și auditurile interne, inspecțiile sau vizitele Autorităților, Majorilor și/sau Companiilor de Asigurare pentru a decide dacă trebuie să se informeze întreaga flotă prin circulare și/sau implementarea procedurilor referitoare la experiența acumulată.

Auditurile interne în birou sunt planificate de către Managerul de Siguranța, Securitate și de Protecție a Mediului și/sau Managerul de Calitate astfel încât în decurs de un an toate procesele implicate în implementarea “Sistemului de Management al navei” să fie supuse examinării.

Auditurile interne în birou sunt efectuate de personal, selectat de Managerii de Sistem, cu calificări tehnice adecvate și experiență în Sistemul de Management al Navei, care raportează direct Managerilor de Sistem. Pe cât este posibil ei trebuie să nu aibă nici o legătura de nici un fel cu procesele în care urmează să aibă loc un audit.

Auditurile interne în birou au legătură cu toate ariile “Sistemului de Management al Navei” și sunt efectuate pe baza unei metode de “mostră”.

Rezultatele auditurilor interne de la mal sunt discutate cu Ofițerii de management care trebuie inspectate, care trebuie să contrasemneze raportul de inspecție și să întreprindă acțiunile necesare pentru a elimina Observațiile și/sau Non comformitățile întâlnite, în perioada hotărâtă de auditor.

Mai întâi, auditorul înștiințează Managerii de Sistem relativ la rezultatele auditurilor interne și apoi comunică hotărârile oricăror rezultate negative.

În cazul în care se găsesc non conformități grave, auditorul verifică implementarea imediată a acțiunilor colective relaționate.

Ofițerul de management examinează și analizează rezultatele inspecțiilor în birou de către Majori și/sau Companii de asigurare cu hotărârea oricăror rezultate negative.

Ofițerul de management examinează și analizează reclamațiile clientului în plângeri în cadrul hotărârilor corespunzătoare.

Auditurile interne anuale a Autoritarilor care dau certificare se referă la toate ariile din “Sistemul de Management al navei” și sunt efectuate pe baza unui sistem de “mostră”.

Orice observații și/sau non conformități întâlnite sunt comunicate în scris unui Reprezentant al companiei și sunt corectate în perioada hotărâta de Autoritățile de Certificare.

Managerul împreună cu Ofițerul de management înștiințează Autoritățile de Certificare despre hotărârea oricăror Observații și/sau non conformități.

În cazul în care se întâlnesc non conformități grave managerul împreună cu Ofițerul de management verifică implementarea imediată a acțiunilor corective relative.

Ofițerul de management examinează statisticile și frecvența Observațiilor, problemelor tehnice și/sau non comformităților fiecărei nave care își au originea în verificările, inspecțiile și auditurile interne, inspecțiile sau vizitele Autorităților, Majorilor și/sau Companiilor de Asigurare pentru a decide dacă trebuie să se informeze întreaga flota prin circulare și/sau implementarea procedurilor referitoare la experiența acumulată.

Ofițerul de management examinează și analizează non comformitățile întâlnite în timpul vizitelor din partea Companiei la furnizori și/sau agențiile de expediere cu eliminările relative.

Ofițerul de management al procesului adună rapoartele anuale, inclusiv propunerile de acțiuni și/sau planuri pentru îmbunătățire, din partea tuturor Ofițerilor de management și propunerile de acțiuni preventive și/sau planuri de îmbunătățire din partea Comandanților navei, pentru pregătirea revizuirii de către conducere.

Pe baza analizelor tuturor datelor strânse și al experienței trecute, ofițerul de management pregătește un raport cumulativ care conține:

analiza numerică a datelor (performanța indicatorilor);

posibila necesitate de instruire suplimentară a personalului;

impresii asupra eficienței sistemului;

identificarea de noi obiective;

îmbunătățiri sugerate.

BIBLIOGRAFIE

Reglementările la care se fac referiri în Sistemul de Management al navelor de tip tanc pentru transport produse petroliere,produse chimice și gaz petrolier lichefiat sunt:

SOLAS 74 International Convention and successive amendments

MARPOL 73/78 International Convention and successive amendments

International Convention on LOAD LINES, 1966

COLREG 72 International Convention on regulations for prevention of collisions at sea

STCW 78/95 International Convention on the standard of training, certification and watch duty of the crews and successive amendments

BCH Code for chemical tankers (built before 01.07.1986)

IBC Code for chemical tankers (built after 01.07.1986)

GC Code for gas tankers (built before 01.07.1986)

IGC Code for gas tankers (built after 01.07.1986)

Guidelines for preventing the introduction of unwanted aquatic organism and pathogens from ships' ballast water and sediment discharges – IMO Resolution A.774(18

Regulations for the constructions and classification of ships

ISM Code (Res. IMO A.741(18)) – International Safety Management Code

UNI EN ISO 9001:2000 – Quality Management Systems

UNI EN ISO 14001 – Environmental Management Systems

ISPS Code – International Ships and Port Facilities Security Code

MEDITERRANEA DI NAVIGAZIONE S.p.A. – SMS manual