Raportarea Financiara Si Rolul sau Informational In Cazul Proiectelor Europene

Raportarea financiară și rolul său informațional în cazul proiectelor europene

CUPRINS

INTRODUCERE

LISTA NOTAȚIILOR (ABREVIERILOR)

LISTA FIGURILOR

LISTA ANEXELOR

Capitolul 1: Raportarea financiară

Definiții termeni utilizați

1.1.1. Autoritatea de Audit – organism independent pe langa Curtea de Conturi. infiintat prin Legea nr. 200/2005 privind aprobarea OUG nr. 22/2005 pentru completarea Legii nr. 94/1992 privind organizarea si functionarea Curtii de Conturi, care realizeza auditul de sistem, verificari pe baza de esantion pentru FC, FEDR si FSE si declaratiii la finalizarea proiectelor;

1.1.2. Autoritate de Management – structura din cadrul unei autoritati publice centrale responsabila pentru gestionarea unui program operational. Ministerul Mediului este Autoritate de Management pentru Programul Operational Sectorial de Mediu;

1.1.3. Autoritatea de Certificare si Plata – Structura organizatorica in cadrul Ministerului Finantelor Publice, responsabila de certificarea sumelor cuprinse in declaratiiile de cheltuieli transmise la Comisia Europeana, primirea de la Comisia Europeana a fondurilor transferate Romaniei din instrumnete structurale si transferul catre beneficiary/ unutati de plata de pe langa autoritatile de management a fondurilor primate din instrumente structurale, precum ssi a celor allocate de la bugetul de stat, in cazul programelor operationale care utilizeaza mecanismul platilor directe; (vezi Ordonanta de urgenta nr.64 din 2009 privind gestionarea financiara a instrumentelor structurale si utilizarea acestora pentru obiectivul convergenta, art. 2 alin. (3) lit. b));

1.1.4. Axa prioritara – reprezinta o prioritate strategica dintr-un program operational; cuprinde un grup de operatiuni legate intre ele si avand obiective specifice masurabile. (vezi Regulamentul Consiliului nr. 1083 din 2006);

1.1.5. Beneficiar – entitatea (organismul, autoritatea, institutia) care initiaza si implementeaza proiectele aprobate spre Finantare in cadrul proiectelor europene;

1.1.6. Cerere de Finantare – Formularul completat de catre Solicitant, in vederea obtinerii finantarii pentru implementarea proiectelor europene;

1.1.7. Cheltuieli eligibile – Cheltuieli effectuate de beneficiar, aferente proiectelor finantate in cadrul programelor operationale, care pot fi finantate atat din instrumente structurale, cat si din coFinantarea publica si/sau coFinantarea privata, conform reglementarilor legale comunitare si nationale in vigoare privind eligibilitatea cheltuielilor (vezi Ordonanta nr. 64 din 2009, art. 2 alin. (3) lit. g)).;

1.1.8. Contract de Finantare – Actul juridic cu titlu oneros, incheiat intre Autoritatea de Management si Beneficiar, prin care se aproba spre Finantare un proiect, in cadrul Programului Operational Sectorial de Mediu 2007- 2013;

1.1.9. Contractor – Persoana fizica sau juridica, de drept public sau privat, cu care Beneficiarul a incheiat contractul de executie a unei lucrari, de furnizare a unor produse sau de prestare a unor servicii;

1.1.10. Fondul de Coeziune – este instrumentul financiar destinat finantarii proiectelor privind protectia mediului si retelelor europene de transport;

1.1.11. Fonduri structurale – sunt instrumente financiare prin care Uniunea Europeana actioneaza pentru eliminarea disparitatilor economice si sociale intre regiuni, in scopul realizarii coeziunii economice si sociale. Fondurile structurale sunt Fondul European pentru Dezvoltare Regionala si Fondul Social European;

1.1.12. Instrumente structurale – asistenta financiara nerambursabila primita de Romania, in calitate de stat membru al Uniunii Europene, prin intermediul Fondului european de dezvoltare regionala, Fondului social european si Fondului de Coeziune;

1.1.13. Obiectivul convergenta – obiectivul finantat din instrumente structurale, cu scopul cresterii convergentei statelor membre ale Uniunii Europene si a regiunilor mai putin dezvoltate;

1.1.14. Operator Regional – societate comerciala pe actiuni cu capital integral al unitatilor administrative-teritoriale membre ale unei asociatii de dezvoltare intercomunitara care asigura implementarea proiectelor de investitii de interes regional specifice infrastructurii tehnico-edilitare aferente serviciilor de utilitati publice, promovate de unitatile administrativ-teritoriale asociate; operatorul regional se infiinteaza in baza hotararilor adoptate de autoritatile deliberative ale unitatilor administrativ-teritoriale membre ale asociatiei de dezvoltare intecomunitare, in conformitate cu prevederile Legii societatilor comerciale nr. 31/1990, republicata;

1.1.15. Organism Intermediar – structura care indeplineste atributii delegate de catre Autoritatea de management vizavi de relatia cu beneficiarii. Pentru POS Mediu, Organismele Intermediare sunt organizate la nivelul celor 8 regiuni de dezvoltare stabilite, ca unitati fara personalitate juridica, finantate integral din bugetul de stat si aflate in subordinea MM;

1.1.16. Prefinantare – sumele transferate din instrumente structurale catre un beneficiari prin plata directa ori prin plata indirecta, in stadiul initial pentru sustinerea inceperii derularii proiectelor si/sau pe parcursul implementarii acestora, in conditiile prevazute in contractul/ decizia/ ordinul de Finantare incheiat intre beneficiar si Autoritatea de Management/organismul intermediary responsabila/responsabil, in vederea asigurarii derularii corespunzatoare a proiectelor finantate in cadrul programelor operationale;

1.1.17. Program Operational – document strategic de programare elaborat de Statul Membru si aprobat de Comisia Europeana, prin care este stabilita o strategie de dezvoltare sectoriala sau regionala printr-un set de prioritati coerente;

1.1.18. Reprezentantul legal al solicitantului – Persoana care are dreptul conform actelor de constituire sa reprezinte organizatia si sa semneze in numele acesteia;

1.1.19. Sistemul Unic de Management al Informatiei – este un sistem informatic la scara nationala, care furnizeaza informatii cu privire la progresul implementarii, atat la nivel de proiect cat si la nivel de program, pentru toate programele operationale;

Cadrul legal

1.2.1. Reglementări europene

Regulamentul 1083/2006

stabilește normele generale de reglementarea Fondului european de dezvoltare regională (FEDER), a Fondului social european (FSE), precum și a Fondului de Coeziune

definește obiectivele la care Fondurile structurale și Fondurile de coeziune trebuie să contribuie, criteriile de eligibilitateale statelor membre și ale regiunilor la aceste Fonduri, resursele financiare disponibile precum și criteriile pe baza cărora se face repartizarea lor

Regulile detaliate de implementare ale Regulamentului 1083/2006 sunt stipulate în Regulamentul

1828/2006.

Regulamentul 1080/2006

– stabilește atribuțiile Fondului European de Dezvoltare Regională (FEDR), extinderea intervenției sale cu privire la obiectivele de convergență, de competitivitate regională și de ocupare a forței de muncă și de cooperare teritorială europeană, precum și normele de eligibilitate pentru această intervenție

– precizează: obiectivul, domeniul de aplicare al intervențieiasupra susținerii dezvoltării economice durabile integrate la nivel regional

– stabilește normele de eligibilitate a cheltuielilor, gestionarea, urmărirea și controlul asistenței financiare

Regulamentul 1084/2006

precizează misiunea Fondului de Coeziune

stabilește: sfera de aplicare a asistenței financiare prin FC și obiectivele, principiile și normele de parteneriat

Regulamentul 1828/2006

– stabilește regulile pentru implementarea Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 și a Regulamentului (CE) nr. 1080/2006 cu privire la următoarele:

(a) informare și publicitate;

(b) informarea cu privire la utilizarea Fondurilor;

(c) sistemele de management și control;

(d) nereguli;

(e) date personale;

(f) corecții financiare pentru nerespectarea adiționalității;

(g) schimbul electronic de date;

(h) instrumentele de inginerie financiară;

(i) eligibilitatea spațiilor de locuit;

(j) eligibilitatea programelor operaționale pentru obiectivul european de cooperare teritorială.

Regulamentul CE nr. 800/2008

•privind ajutoarele de stat

–obiectivul ajutoarelor naționale:

»sustinerea dezvoltării regiunilor celor mai dezavantajate prin încurajarea investiiților și a creării locurilor de munca într-un context durabil

»promoveazădezvoltarea, raționalizarea, modernizarea și diversificarea activităților economice ale unor întreprinderi situate în regiunile cele mai defavorizate

•stabileste normele, criteriile și cadrul în care se acordăajutoarele de stat

»pentru a garanta transparența și un control eficient al utilizării fondurilor publice

1.2.2. Reglementări naționale

Legislație privind cadrul financiar general pentru gestionarea asistenței comunitare nerambursabile alocate României

•OUG 64/2009

–stabilește cadrul financiar general pentru gestionarea asistenței financiare nerambursabilealocate României pentru Obiectivul convergență al politicii de coeziune a UE, precum și a prefinanțării și cofinanțăriiaferente acestei asistențe, în vederea asigurării unui management financiar eficiental fondurilor provenite din instrumentele structurale

•Ordinul MFP nr.2548/2009

– Stabileste normele metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr.64/2009

HG 457/2008

–Stabilește cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale

implicate în coordonarea și gestionarea fondurilor structurale:

•O.G. nr. 79 din 28/08/2003

–privind controlul și recuperarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente utilizate necorespunzător

•HG nr. 1306/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Ordonanței Guvernului nr. 79/2003 privind controlul și recuperarea fondurilor comunitare;

•O.U.G. nr. 66/2011

–privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora.

1.2.3. Legislația în domeniul financiar-contabil

Legea contabilității nr. 82 din 1991 completata cu modificarile  OUG nr. 79 din 10 decembrie 2014.

ORDIN Nr. 1802 din 29 decembrie 2014 – pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate

Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal cu completările și modificările ulterioare, inclusiv cu OUG nr.6 din 7 aprilie 2015;

OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile;

Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice cu modificările și completările ulterioare;

Cadrul general privind implementarea proiectelor europene

În prezent, Uniunea Europeană (UE) este cel mai important finanțator la nivel mondial , acordând ajutoare statelor membre și celor din arii geografice adiacente, prin intermediul diferitelor programe și instrumente financiare, asigurând astfel eficiența sporită a utilizării resurselor prin dezvoltarea societății și economiei ca rezultat al globarizării economice.

Politica de coeziune economică și socială a Uniunii Europene , pe scurt politica de coeziune a fost concepută pentru: sprijinirea regiunilor rămase în urmă să recupereze decalajul economic și social față de cele mai dezvoltare regiuni ale Uniunii, diversificarea economică a regiunilor confruntate cu probleme de restructurare economică, revitalizarea zonelor urbane aflate în declin și crearea de noi locuri de muncă.

Politica de coeziune economică și socială a Uniunii Europene în România în perioada anilor 1991-2006 (inclusiv), au fost implementate următoarele fonduri de preaderare: PHARE, ISPA – proiecte mari de investiții pentru transport și mediu și SAPARD – investiții în agricultură și dezvoltare rurală.

Instrumentele Structurale pentru perioada 2007-2013 sunt: Fondurile Structurale, Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social E Social European și Fondul de Coeziune.

Diferența între programele acesate de România în perioada de preaderare constă în faptul că erau programe anuale comparativ cu programele finanțate prin Fondurile Structurale care sunt multianuale și se intind pe o perioadă de șapte ani.

Rolul strategic al statului membru este reflectat prin faptul că elaborarea programelor devine responsabilitatea statului membru, iar managementul programelor finanțate din FS este realizat de către autoritățile naționale, procedurile de autorizare a finanțărilor devenind astfel mult mai stricte.

Din 2007, România este eligibilă pentru finanțările din Fondurile Structurale și de Coeziune.

În gestionarea Fondurilor Structurale și de Coeziune pot fi identificate 5 etape:

1. Alocarea de fonduri la nivelul Uniunii Europene

2. Programarea și stabilirea priorităților ce vor fi finanțate

3. Selectarea proiectelor la nivel de stat membru

4. Implementarea proiectelor în cadrul statului membru

5. Evaluarea modului de implementare a proiectelor

Fig.1 Schema logică a procesului de finanțare

Un proiect devine eligibil dacă este dezvoltat si implementat pe teritoriul Romaniei, se regaseste pe lista operatiunilor eligibile pentru fiecare domeniu major de interventie, se adreseaza unei zone sau grup tinta (daca este cazul), asa cum este prezentat Ghidul Solicitantului, durata si valoarea finantarii solicitate se incadreaza in limitele stabilite in „cererea de proiecte" și respecta politicile si normele comunitare si nationale in ce priveste ajutorul de stat, achizitiile publice, respectiv egalitatea de sanse, dezvoltare durabila.

Finațarea si accesarea proiectelor poate fi obtinută în urma parcurgerii urmatoarilor etape :

1.Beneficiarii eligibili completeaza cererea de finantare si anexele solicitate de către AM .

2. Cererea de finantare semnată și stampilată este transmisa OI / AM .

3. Se verifica conformitatea administrativa a cererii de finantare, in conformitate cu procedurile interne ale fiecarei AM.

4. Dupa verificarea conformitatii administrative urmeaza verificarea eligibilitatii proiectului. Criteriile de eligibilitate a proiectelor sunt verificate si trebuie aprobate de catre Comitetul de Monitorizare.

5. Evaluarea tehnica si financiara a proiectului.

6. Selectarea proiectului conform criteriilor aprobate de Comitetul de Monitorizare.

7. Aprobarea proiectului si semnarea contractului de finantare

Valoarea totală a proiectului este compusă din cheltuieli eligibile și cheltuieli neeligibile. Beneficiarul trebuie sa acopere din costul total al proiectului, cheltuielile neeligibile, precum si cofinantarea. Cofinantarea poate fi reprezentata si de contributia in natura a beneficiarului care poate fi considerată cheltuială eligibilă, în conformitate cu prevederile legale , dacă îndeplinește și următoarele condiții specifice:

a) contribuția este de natura terenului, clădirilor, echipamentelor, materialelor;

b) contribuția în natură sub forma celor enumerate mai sus, este considerată contribuție proprie a beneficiarului și nu trebuie să depășească cumulativ 20% din totalul contribuției proprii eligibile a beneficiarului stabilite prin contractul de finanțare/decizia/ordinul de finanțare;

c) nu trebuie să fi fost achiziționat prin intermediul unor finanțări comunitare nerambursabile;

d) valoarea este certificată de un evaluator independent autorizat;

e) în cazul clădirilor și echipamentelor, acestea trebuie să facă parte integrantă și inseparabilă din rezultatul operațiunii;

f) în cazul terenurilor și clădirilor, acestea trebuie sa fie libere de orice sarcini sau interdicții și să nu facă obiectul unor litigii aflate în curs de soluționare la instanțele judecătorești;

De asemenea, cheltuielile eligibile pentru fiecare proiect in parte vor fi stabilite de catre AM în conformitate cu regulile nationale de eligibilitate. Astfel, in momentul lansarii unei „cereri de proiecte", AM va face cunoscuta si lista cu cheltuielile eligibile pentru acele

proiecte.

Raportarea financiară în cazul proiectelor europene

În cadrul proiectelor europene, modalitățile prin care se poate face plata/ rambursarea cheltuielilor eligibile aferente proiectelor sunt efectuate prin următoarele tipuri de formulare:

Cereri de prefinațare

Cereri de rambursare

Cereri de plată urmate de Cereri de rambursare aferente cererilor de plată

Acestea sunt stabilite în Contractul de Finanțare și prin instrucțiuni emise de ministerele de care aparțin programele operaționale.

Cheltuieli eligibile

Pentru a fi considerate eligibile, cheltuielile aferente implementării proiectelor acestea trebuie să fie în concordanță cu prevederile Regulamentelor Comisiei Europene, a legislației române în vigoare precum și ale contractului de finanțare. Cheltuielile eligibile reprezintă cheltuielile care pot fi luate în considerare în stabilirea sumei reprezentând finanțarea nerambursabilă.

Decontarea cheltuielilor eligibile se face pe fiecare linie din Anexa V – Bugetul proiectului, în conformitate cu prevederile Ordinului de cheltuieli specific Axei prioritare / Domeniului de intervenție în cadrul căruia este finanțat proiectul. Nu pot fi decontate alte cheltuieli de către beneficiari decât cele prevăzute în Bugetul proiectului, pe o linie de buget diferită de cea în cadrul căruia este prevăzută cheltuiala eligibilă în Ordinul de cheltuieli.

Reguli de eligibilitate a cheltuielilor

Pentru a fi considerate eligibile, în contextul proiectului, costurile trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiții generale:

să fie prevăzute în Ordinul de cheltuieli pentru axa prioritară / domeniul de intervenție prin care este finanțat proiectul;

să fie necesare pentru realizarea proiectului, să fie prevăzute în contractul de finanțare încheiat cu beneficiarul proiectului (Anexa V – Bugetul proiectului) și să fie în conformitate cu principiile unui management financiar sănătos, respectiv utilizarea eficientă a fondurilor, și un raport optim cost/beneficiu;

să fie efectuate și plătite de beneficiar sau partenerii săi până la termenul de depunere a cererii de rambursare finale, după cum este definit în cadrul contractului de finanțare;

să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului/ partenerului având la bază documente justificative,

să fie identificabile și verificabile,

să fie dovedite prin documente originale. Documentele originale trebuie să aibă înscris codul proiectului și mențiunea «Proiect finanțat din POR». Beneficiarul va aplica mențiunea «Conform cu originalul» pe copiile documentelor suport/justificative ce însoțesc cererea de rambursare.

beneficiarul va ține contabilitatea proiectului separat, folosind conturi analitice distincte pentru înregistrarea operațiunilor legate de realizarea proiectului;

atribuirea contractelor de achiziții să se facă în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/ 2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările și completările ulterioare;

beneficiarii vor derula fondurile aferente pre-finanțării proiectelor prin conturi separate deschise special pentru proiect.

plățile efectuate de beneficiar în alte valute, aferente cheltuielilor eligibile efectuate de Beneficiar, AM POR va rambursa contravaloarea în lei a acestora la cursul de schimb aplicat de beneficiar în ziua plății cu condiția ca aceasta să nu depășească contravloarea în lei a sumelor facturate la cursul BNR valabil la data emiterii facturii în baza căreia s-a efectuat plata.

Toate documentele justificative care certifică efectuarea unei cheltuieli eligibile în cadrul unui contract încheiat între beneficiarul proiectului și un terț trebuie să fie datate în perioada de valabilitate a respectivului contract, iar produsele/serviciile furnizate trebuie să respecte specificațiile tehnice și financiare precizate în Contractul de finațare .

OI va efectua verificarea tehnică și financiară în proporție de 100% a cheltuielilor efectuate în cadrul proiectelor finanțate din PO.

Justificarea cheltuielilor eligibile

Pentru a putea fi decontate, cheltuielile efectuate în cadrul bugetului aprobat al proiectului, vor fi încadrate pe fiecare din capitolelor/liniile bugetare corespunzătoare categoriei din care fac parte și vor fi susținute de documente justificative. În tabelul 7A, anexat fiecărei cereri de rambursare, se vor încadra și detalia cheltuielile efectuate în implementarea proiectului pe fiecare categorie și sub-categorie (după caz).

Fiecare Cerere de Rambursare a Beneficiarului trebuie să fie însoțită de documentele justificative aferente, conform celor precizate în paragraful IV.4.8 – Solicitarea rambursării cheltuielilor eligibile efectuate.

Cheltuieli neeligibile

Categoriile de cheltuieli neeligibile sunt precizate la art. 12 din H.G. nr. 759 din 11/07/2007.

„Art. 12. – Următoarele categorii de cheltuieli nu sunt eligibile:

a) taxa pe valoarea adăugată (cu excepția cazurilor când aceasta este cheltuială eligibilă aferentă programelor operaționale );

b) dobânda și alte comisioane aferente creditelor;

c) cheltuielile colaterale care intervin într-un contract de leasing;

d) dezafectarea centralelor nucleare;

e) achiziția de echipamente, mobilier, autovehicule, infrastructură, teren și alte imobile,

pentru operațiunile care beneficiază de finanțare din FSE, cu excepția cazurilor în care se

aplică prevederile art. 34 alin. (2) din Regulamentul Consiliului nr. 1.083/2006, ale art. 3 alin.

(7) și ale art. 11 alin. (4) din Regulamentul nr. 1.081/2006, potrivit art. 13 din prezenta

hotărâre;

f) cheltuielile pentru locuințe, pentru operațiunile care beneficiază de finanțare din FSE și

FC;

g) achiziția de echipamente second-hand;

h) amenzi, penalități și cheltuieli de judecată;

i) costurile pentru operarea obiectivelor de investiții.”

Verificari efectuate de OI la fața locului

Organismul Intermediar are de asemenea obligația de a efectua verificare la fața locului conform procedurii de verificare a vizitei pe teren, după verificarea documentelor justificative ce însoțesc cererea de rambursare. Concluziile și rezultatele verificărilor la fața locului vor fi consemnate în Raportul de vizită la fața locului și în Lista de verificare. Acest raport va fi semnat atât de către reprezentanții OI, cât și de către reprezentantul legal al beneficiarului.

Misiunile de verificare efectuate de către Organismul Intermediar la locul de implementare al proiectului au ca obiectiv verificarea existenței produselor și serviciilor co-finanțate și a realității cheltuielilor solicitate de către beneficiar, îndeplinirea obiectivelor proiectului, precum și respectarea prevederilor comunitare și naționale în ceea ce privește eligibilitatea cheltuielilor, achizițiile publice, ajutorul de stat, publicitatea, protecția mediului și egalitatea de șanse. Organismul Intermediar are de asemenea obligația de a verifica menținerea la nivelul beneficiarilor sau a altor organisme implicate în implementarea proiectelor, a unei evidențe contabile separate sau un sistem de codificare adecvat pentru toate tranzacțiile efectuate în legătură cu implementarea proiectului.

Verificările efectuate de către Organismul Intermediar vor acoperi aspecte de natură financiară, tehnică și administrativă, astfel încât să se poată ajunge la o concluzie privind eficiența și eficacitatea utilizării fondurilor, corectitudinea rapoartelor întocmite de către beneficiari, respectarea prevederilor legislației comunitare și naționale.

Dacă în procesul de verificare este identificată o suspiciune privind posibilitatea unui conflict de interese, OI trebuie să comunice cazul la ANI pentru investigare, iar verificarea cererii în cauză se va suspenda la OI.

Verificarea Dosarului Cererii de pre-finanțare/plată/rambursare constă în:

1) Verificarea conformității administrative a documentelor suport din cadrul Dosarului Cererii,

2) Verificarea conținutului documentelor, constând în efectuarea unei verificări amănunțite a documentelor din dosarul de achiziții, a facturilor și a documentelor care atestă efectuarea plății;

– Verificarea conformității dosarelor transmise de beneficiar, din punct de vedere al completitudinii, al existenței și integralității documentelor cererii și a documentelor justificative;

– Verificarea respectării prevederilor privind condițiile de plată din Contractul de Finanțare, precum și a prevederilor condițiilor de plată din contractele de furnizare de produse/ prestare de servicii/ executare de lucrări;

– Verificarea aspectelor privind eligibilitatea cheltuielilor solicitate de Beneficiar in conformitate cu ordinele de cheltuieli eligibile;

– Verificarea contului și băncii Beneficiarului;

3) Concluzia finală va include valoarea avizată la plată de OI după efectuarea verificării.

În condițiile în care, în urma verificărilor efectuate, se constată faptul că Dosarul cererii de plată este incomplet sau sunt necesare unele clarificări, OI notifică beneficiarul pentru a solicita clarificările sau completările necesare. În aceste situații termenul de verificare se întrerupe până la data la care este înregistrată documentația privind clarificările solicitate.

Beneficiarul are obligația de a transmite informațiile și documentele solicitate în termen de maxim 5 zile lucrătoare de la primirea solicitării. Nedepunerea de către beneficiar a documentelor sau clarificărilor solicitate, în termenul de 5 zile, atrage respingerea, parțială sau totală, după caz, a cererii de rambursare.

Rolul informațional al raportărilor financiare

Raportarea financiară elaborată de beneficiar și evidentiață în cadrul cererilor de rambursare are rolul de a detalia toate cheltuielile realizate și plătite în perioada de eligibilitate, pentru care există documente justificative verificabile și auditabile.

Raportările financiare au rolul de a informa comisia europeana asupra :

– procedurilor prin care aplicatiile de rambursare ale beneficiarilor sunt primite, verificate si validate, si in particular regulile si procedurile stabilite pentru verificare si procedurile prin care platile catre beneficiari sunt autorizate, executate si intrate in conturi ;

– procedurile prin care declaratiile de cheltuieli sunt intocmite, certificate si inaintate Comisiei ;

– să acopere aspecte administrative, financiare, tehnice si fizice ale operatiilor.

-să asigure ca declararea cheltuielilor este reala, ca produsele sau serviciile au fost facute in concordanta cu decizia de aprobare, ca aplicatiile pentru rambursarea prin beneficiari sunt corecte si ca operatiile si cheltuielile sunt in concordanta cu regulile Comunitare si nationale.

Autoritatea de management, autoritatea de certificare si fiecare organism intermediar , Statul Membru va furniza Comisiei urmatoarele informatii :

o descriere a sarcinilor incredintate lor ;

organigrama acestora, o descriere a impartirii sarcinilor intre sau in cadrul departamentelor, si numarul indicatie al posturilor alocate;

proceduri de selectarea si aprobarea operatiilor :

procedurile prin care aplicatiile de rambursare ale beneficiarilor sunt primate, verificate si validate, si in particular regulile si procedurile stabilite pentru verificare din Art. 13, si procedurile prin care platile catre beneficiari sunt autorizate, executate si intrate in conturi ;

procedurile prin care declaratiile de cheltuieli sunt intocmite, certificate si inaintate Comisiei ;

(f) referinta la procedurile scrise stabilite in conformitate cu punctele ( c ), (d), (e);

(g) eligibilitatea regulilor stabilite de Statul Membru si aplicabile Programului Operational;

(h) sistemul pentru pastrarea detaliata a inregistrarilor contabile a operatiilor si implementarea datelor pentru Programul Operational.

Raportările financiare contribuie la identificarea și combaterea principalilor factori de risc detectați în cadrul proiectelor și care trebuie raportați pe toată durata implementării și după implementarea proiectului.

Riscurile constatate în cadrul proiectelor pot fi generate de activitățile principale ale implementării:

Riscuri privind achizițiile publice:

Primirea de oferte neconforme sau inacceptabile,

Contestații depuse în cadrul procedurilor de achiziții,

Modul și durata de soluționare a contestațiilor,

Necesitatea / obligativitatea reluării procedurii de achiziție,

Modificarea procedurilor de achiziții în perioada derulării achiziției,

Riscuri financiare

Nealocare de fonduri din partea UE,

Nealocare de fonduri pentru coofinanțarea națională,

Lipsa de fonduri pentru coofinanțarea proiectului de către beneficiar,

Necesitatea realizării unor lucrări adiționale care nu sunt eligibile ca si cheltuieli,

Riscul unor variații considerabile ale cursului de schimb valutar,

Riscul aplicării unor corecții financiare de către OI sau AM,

Riscuri privind performantele proiectului:

Execuția necorespunzătoare a lucrărilor de către constructor,

Achiziția de echipamente cu caracteristici / performante necorespunzătoare,

Obiectivele / rezultatele proiectului nu sunt atinse,

Indicatorii prevăzuți prin cererea de finanțare nu sunt realizați integral,

Aplicarea unor corecții financiare ulterior finalizării proiectului.

Documente contabile utilizate în cadrul raportarii financiare

Documentele necesare depind de tipul de proiect:

* Analiza economico-financiară;

* Analiza de risc;

* Studiul de fezabilitate;

* Proiectul tehnic, acolo unde este cazul;

* Autorizatia de constructie;

* Aviz de mediu;

* Evaluarea strategica de mediu;

* Documente de confirmare a cofinantarii;

* Detalii privind contributia in natura;

* Titlul de proprietate/ Act de concesiune;

* Documente contabile ale firmei;

* Cazierul fiscal al persoanei autorizate sa depuna cererea de finantare si al

persoanei responsabile de proiect;

* Adeverinta ca solicitantul nu are datorii la bugetul de stat (obtinuta de la

Administratia Financiara)

Taxa pe valoarea adaugata (TVA) aferenta cheltuielilor eligibile efectuate in cadrul proiectelor de grant si strategice, care este nedeductibila conform legislatiei fiscale nationale, este considerata nerecuperabila de catre beneficiari si poate fi solicitata la rambursare din Fondul Social European cu condițiaca TVA să fie platita de catre beneficiariși să fie aferenta cheltuielilor eligibile efectuate, atat pentru proiectele aflate in derulare la data mentionata, precum si pentru proiectele depuse ulterior acestei date.

Taxa pe valoarea adaugata nu este eligibilă doar pentru entitățile care nu se încadrează la art.15, alin. (1) din OUG nr.64/2009 respectiv pentru urmatoarele categorii de beneficiari/parteneri care se încadrează la rambursarea taxei pe valoarea adaugata:

a) instituții publice finanțate integral din venituri proprii și/sau finanțate parțial de la bugetul de stat; b) autorități ale administrației publice locale sau entități publice finanțate integral din bugetele acestora;

c) entități publice locale finanțate integral din venituri proprii și/sau finanțate parțial de la bugetele locale;

d) organisme neguvernamentale nonprofit, de utilitate publică, cu personalitate juridică, care funcționează în domeniul dezvoltării regionale;

e) organisme neguvernamentale nonprofit, cu personalitate juridică, pentru activitatea desfășurată fără scop patrimonial;

f) unități de cult și structuri ale cultelor aparținând cultelor religioase recunoscute în România;

g) societăți comerciale care au calitatea de furnizori de formare profesională, care desfășoară numai activități scutite de taxa pe valoare adăugată, fără drept de deducere, conform prevederilor art. 141 alin. (1) lit. f) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare;

h) operatori regionali de apă ( definiți în baza art. 2 lit. g1 ) din Legea serviciilor comunitare de utilități publice nr. 51/2006, cu modificările și completările ulterioare )

Aceasta prevedere este aplicabila , incepand cu data de 13 august 2012 (data aparitiei H.G. nr. 831/2012 in Monitorul Oficial), aferenta cheltuielilor eligibile efectuate, atat pentru proiectele aflate in derulare la data mentionata, precum și pentru proiectele depuse ulterior acestei date.

Deasemenea, se aplica și beneficiarilor cărora nu le-a fost rambursata TVA platita incepand cu data de 13 august 2012, aferenta cheltuielilor eligibile incluse in cereri de rambursare deja platite de catre AM (pentru proiectele cu perioada de implementare in derulare sau finalizata),

Beneficiarii trebuie sa incheiate acte aditionale la contractul de finantare pentru a solicita la rambursare a TVA nedeductibila eligibile, cu condiția de a nu cuprinde și alte modificari, avand ca obiect introducerea sumei totale estimate a TVA eligibile in bugetul proiectului .

Conform prevederilor H.G. nr. 759/2007, cu modificarile si completarile ulterioare, din care reiese ca TVA nedeductibila este eligibila, costurile care alcatuiesc Bugetul proiectului contin si TVA aferenta acestora. AM va face control ulterior și va verifica documentele justificative aferente restituirilor de TVA.

CONTABILITATEA FONDURILOR EUROPENE

Beneficiarii care derulează fonduri nerambursabile în cadrul unor Programe de finanțare externă vor utiliza, în vederea contabilizării operațiunilor generate de primirea și utilizarea acestor fonduri, tratamentul contabil aplicabil pentru subvenții.

Inregistrarile in contabile a fondurilor primite vor avea în vedere atât prevederile din contractele de finanțare, reglementările contabile si reglementarile privind achizitiile publice, cat și politicile contabile aplicabile beneficiarilor de fonduri.

Procedurile contabile pentru derularea fondurilor nerambursabile sunt stabilite în conformitate cu tratamentul contabil aplicabil atât subvențiilor aferente activelor, cât și subvențiilor aferente veniturilor. Regula de bază utilizată la elaborarea procedurilor contabile presupune corelarea corespunzătoare a veniturilor din subvenții cu cheltuielile prevăzute a se efectua din aceste surse.

În situația în care, potrivit unor acte normative specifice, se constituie fonduri speciale cu scopul de a finanța anumite obiective de investiții, acestea pot fi asimilate subvențiilor.

Aceste fonduri sunt utilizate conform destinațiilor prevăzute în acele acte normative în baza cărora s-au constituit, In cazul derulării de asemenea programe, în contabilitatea financiară operațiunile economice se înregistrează potrivit Reglementărilor contabile conforme cu Directiva a patra a CEE, parte componentă a reglementărilor contabile aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1802/2014. Totodată, entitățile trebuie să organizeze evidența internă distinctă pentru proiectul solicitat , conform contractelor de finanțare încheiate.

În toate cazurile se va urmări ca modul de contabilizare a operațiunilor să respecte clauzele cuprinse în contractele încheiate și legislația în vigoare.

Subvenții

În categoria subvențiilor sunt cuprinse subvențiile aferente activelor și subvențiile aferente veniturilor. Finanțările sub forma subvențiilor pot fi proveni de la: guvernul propriu-zis, agențiile guvernamentale și alte instituții similare naționale și internaționale.

În cadrul subvențiilor, acestea se reflectă distinct:

subvenții guvernamentale;

împrumuturi nerambursabile cu caracter de subvenții;

alte sume primite cu caracter de subvenții.

a) Subventiile aferente activelor

Subventiile aferente activelor reprezinta subventii pentru acordarea carora, principala conditie este ca entitatea beneficiara sa cumpere, sa construiasca sau sa achizitioneze active imobilizate.

Subventiile pentru active se inregistreaza in contabilitate ca subventii pentru investitii si se recunosc in bilant ca venit amanat (contul 475 "Subventii pentru investitii")

Venitul amanat se inregistreaza in contul de profit si pierdere pe masura inregistrarii cheltuielilor cu amortizarea sau la casarea ori cedarea activelor.

Restituirea unei subventii referitoare la un activ se inregistreaza prin reducerea soldului venitului amanat cu suma rambursabila.

Recunoasterea subventiilor aferente activelor :

  445     Subvenții        =    %

                                 131 Subventii guvernamentale pentru investitii

                                    132 Imprumuturi nerambursabile cu caracter de subventii pentru investitii

138 Alte sume primite cu caracter de subventii pentru investitii

Incasarea subventiilor :

512     Conturi la bănci         =             445 subvenții

b) Subventii aferente veniturilor

Subventiile aferente veniturilor cuprind toate subventiile, altele decat cele pentru active.

Restituirea acestor subventii se efectueaza fie prin reducerea veniturilor amanate daca exista, fie, in lipsa acestora, pe seama cheltuielilor. In masura in care suma rambursata depaseste venitul amanat sau daca nu exista un asemenea venit, surplusul, respectiv valoarea integrala restituita, se recunoaste imediat ca o cheltuiala.

Recunoasterea subventiilor aferente veniturilor

445                =           %

Subventii                      741

                 Venituri din subventii de exploatare  (pentru subventiile aferente veniturilor                                                perioadei curente)

                                   472

                   Venituri inregistrate in avans (pentru subventiile aferente veniturilor    

                           perioadelor viitoare)

                                        771

                            Venituri din subventii pentru evenimente extraordinare si altele similare

(pentru subventiile care vor fi primite pentru compensatii pentru pierderi produse ca urmare a unor evenimente extraordinare)

 Incasarea subventiilor

512             =             445

Conturi              Subventii curente                

la banci

Subvențiile aferente activelor reprezintă subvenții pentru acordarea cărora, principala condiție este ca entitatea beneficiară să cumpere, să construiască sau să achiziționeze active imobilizate. Pot exista, însă, condiții secundare, specifice, care restricționează tipul sau amplasarea activelor sau perioadele în care acestea urmează să fie achiziționate sau deținute.

O subvenție guvernamentală poate îmbrăca forma transferului unui activ nemonetar, caz în care subvenția și activul sunt contabilizate la valoarea justă.

În conturile de subvenții pentru investiții se contabilizează și donațiile pentru investiții, precum și plusurile la inventar de natura imobilizărilor corporale și necorporale.

Subvențiile pentru activele neamortizabile (de exemplu, terenuri) pot fi condiționate de îndeplinirea unor obligații. În astfel de situații, subvențiile se vor recunoaște ca venituri de-a lungul perioadelor care confirmă costul realizării respectivelor obligații. Astfel, o subvenție pentru achiziția unui teren poate fi condiționată de construirea unei clădiri pe terenul respectiv, caz în care subvenția va fi recunoscută ca venit de-a lungul perioadei utile de viață a clădirii.

Subvențiile aferente veniturilor cuprind toate subvențiile, altele decât cele pentru active.

Reguli privind subvențiile

Subvențiile se recunosc, pe o bază sistematică, drept venituri ale perioadelor corespunzătoare cheltuielilor aferente pe care aceste subvenții urmează să le compenseze;

Subvențiile nu trebuie înregistrate direct în conturile de capital și rezerve;

Subvențiile pentru active, inclusiv subvențiile nemonetare la valoarea justă, se înregistrează în contabilitate ca subvenții pentru investiții și se recunosc în bilanț ca venit amânat. Venitul amânat se înregistrează în contul de profit și pierdere pe măsura înregistrării cheltuielilor cu amortizarea sau la casarea ori cedarea activelor;

Restituirea unei subvenții referitoare la un activ se înregistrează prin reducerea soldului venitului amânat, cu suma rambursabilă;

Restituirea unei subvenții aferente veniturilor se efectuează fie prin reducerea veniturilor amânate dacă există, fie, în lipsa acestora, pe seama cheltuielilor;

În măsura în care suma rambursată depășește venitul amânat sau dacă nu există un asemenea venit, surplusul, respectiv valoarea integrală restituită, se recunoaște imediat ca o cheltuială.

Din punct de vedere fiscal

In cazul societatilor platitoare de impozit pe profit, veniturile din subventiile pentru investitii sunt impozabile, iar cheltuielile reprezentand amortizarea activelor sunt deductibile. De asemenea, si subventiile aferente veniturilor sunt impozabile la calculul profitului impozabil.

In cazul microintreprinderilor nici veniturile din exploatare, reprezentand cota-parte a subventiilor guvernamentale si nici subventiile primite pentru finantarea investitiilor nu sunt cuprinse in baza impozabila a impozitului pe veniturile microintreprinderilor.

In ceea ce priveste taxa pe valoarea adaugata, deductibilitatea acesteia in momentul achizitiei unui bun nu are legatura cu sursa de finantare. De asemenea, in baza de impozitare a TVA din momentul livrarii unui bun sunt incluse si subventiile direct legate de pretul acestor operatiuni.

In cazul in care operatorii economici care în exercițiul financiar precedent au înregistrat cifra de afaceri netă sub echivalentul în lei al sumei de 35.000 euro și totalul activelor sub echivalentul în lei al sumei de 35.000 euro, pot aplica sistemul simplificat de contabilitate

Calculul criteriilor :

– Indicatorul total active cuprinde: active imobilizate, active circulante și cheltuieli în avans.

– Cifra de afaceri netă se calculează prin însumarea veniturilor rezultate din livrările de bunuri și prestările de servicii și alte venituri din exploatare, mai puțin reducerile comerciale acordate clienților și taxa pe valoarea adăugată, precum și alte impozite și taxe legate direct de cifra de afaceri.

Pentru departajare, se au în vedere indicatorii determinați din situațiile financiare anuale, respectiv balanța de verificare, încheiate la finele exercițiului financiar precedent, utilizându-se cursul de schimb valutar comunicat de Banca Națională a României, valabil la data încheierii aceluiași exercițiu financiar.

A. subventiilor de primit

1. Subvenții pentru investiții de primit: 445 = 475

2. Înregistrarea cotei – părți din subvenție, virată la venituri, concomitent cu amortizarea :

475 = 750 .

3. Înregistrarea subvenției pentru investiții de restituit: 475 = 462

B. Subvenții aferente veniturilor

1. Recunoașterea dreptului de a încasa subvenția aferentă veniturilor: 445 = 475

2. incasarea subvenției aferente veniturilor : 512 = 445

3. Înregistrarea veniturilor perioadei, pe măsura înregistrării cheltuielilor în conturile din clasa 6: 472 = 741

4. Restituirea subvenției: 462 = 512

   În creditul contului 231 "Imobilizări corporale în curs de execuție" se înregistrează:     ‐ valoarea imobilizărilor corporale în curs de execuție, recepționate, date în folosință sau puse în funcțiune (211, 212, 213, 214, 216, 217);

Ex 213 = 231

4451 – Subvenții guvernamentale

4452 – Împrumuturi nerambursabile cu caracter de subvenții

4458 – Alte sume primite cu caracter de subvenții

cont nou 4093 Avansuri acordate pentru imobilizări corporale inlocuieste prin ordinul nr.1802/2014 contul 232 – Avansuri acordate pentru imobilizări corporale

cont nou 4094 Avansuri acordate pentru imobilizări necorporale inlocuieste prin ordinul nr.1802/2014 contul 234 Avansuri acordate pentru imobilizări necorporale

Capitolul II : Raportarea financiară în cazul proiectului : Modernizarea infrastructurii de apă și apă uzată în județul Caraș – Severin

Beneficiarul proiectului

Denumire persoană juridică : SC AQUACARAȘ SA

Cod de identificare fiscală : RO 16868757

Număr de ordine în Registrul Comerțului : J11 / 831 /2004

Sediul : Reșița, P-ța Republicii, Nr.7

Cod CAEN : 3600 – Captare, tratare și distribuție apă

Cifra de afaceri la 31.12.2014 : 31.629.598 lei

SC AQUACARAȘ SA și- a început activitatea în data de 01.05.2005 prin preluarea de la Consiliile Locale ale celor 8 orașe din județ a activității de captare,pompare, prelucrarea și distribuirea de apă potabilă precum și colectarea / tratarea apei uzate.

Constituirea unui operator unic de profil la nivelul județului Caraș – Severin s-a impus pentru accesarea de fonduri europene necesare pentru reabilitarea și modernizarea stațiilor de pompare,rețelelor de distribuție a apei potabile,a rețelelor de canalizare și a stațiilor de epurare a apelor uzate.

Prezentarea proiectului

Fondul de coeziune este instrumentul financiar prin care Uniunea Europeană sprijină investițiile în domeniul infrastructurii de transport, energiei și mediului.

Pentru dezvoltarea și extinderea infrastructurii de mediu, România beneficiază de Fondul European de Dezvoltare Regională și de Fondul de Coeziune. Fondul de Coeziune sprijină Statele Membre în vederea reducerii diferențelor de dezvoltare economică, socială și stabilizării economiei naționale.

Organismul responsabil de gestionarea fondurilor alocate sectorului de mediu este Autoritatea de Management pentru POS Mediu din cadrul Ministerului Mediului și Pădurilor.

In județul Caraș Severin proiectul ce se va finanța din Fonduri de Coeziune continuă seria investițiilor în modernizarea infrastructurii de apă și canal din județ începută prin proiectul finanțat din Fonduri ISPA prin proiectul „ Imbunatatirea sistemelor de alimentare cu apa potabila, de canalizare si de epurare a apelor uzate in Judetul Caras Severin” a fost de 52.733.660 euro ( 67% finantare neramburasbila ISPA, 25 % co-finantare BEI, 8% co-finantare bugetul de stat). Valoarea totala a Masurii ISPA este de 65.773.311, 17 euro.

Actualul proiect este finanțat prin Axa Prioritară 1 a POS Mediu , Regiunea 5 Vest și se derulează conform Contractului de finanțare nr. 3818 / RP /24.08.2012 încheiat între Ministerul mediului și a pădurilor , în calitate de AM și Sc Aquacaraș SA, în calitate de beneficiar a finanțării nerambursabile pentru implementarea Proiectului cu Codul CCI – 2011 RO161PR005 – 10282230 intitulat „Modernizarea infrastructurii de apă și apă uzată în județul Caraș Severin”, conform Deciziei de Aprobare nr. C(2012)5646 din data 03.08.2012 a Comisiei Europene cu nr. 43331 de înregistrare în SMIS – CNSR și a Ordinului nr. 3250/16.08.2012 al Ministrului mediului și a pădurilor.

Valoarea totală a Proiectului , fară TVA, este de 492.847.686 lei, valoare ce cuprinde următoarele surse de finanțare:

Finanțare nerambursabilă Fond de Coeziune ( FC ) : 407.306.024 lei

Finanțare nerambursabilă de la bugetul de stat ( BS ) : 50.081.638 lei

Finanțare bugetul local ( BL ) : 4.620.078 lei

Finanțare surse proprii operator : 30.839.949 lei

Valoarea contractului de finanțare este de 457.387.662 lei, fară TVA, reprezentând 99 % din valoarea eligibilă a proiectului conform POS Mediu, pe care beneficiarul are dreptul să o solicite la rambursare din FC și BS iar durata contractului este de 41 de luni.

Obiectivul general al proiectului este acela de a oferi o strategie locala pentru dezvoltarea sectorului de apa si canalizare cu scopul de a atinge tintele negociate de Romania in cadrul de aderare si post- aderare.

Proiectul va oferi Beneficiarului următoarele avantaje:

Imbunatatirea calitatii apei potabile si protejarea sanatatii publice;

Protectia mediului, in general, si a calitatii apei raurilor si a celor subterane, in special prin descarcarea efluentilor tratati din statiile de tratare a apelor uzate;

Maximizarea numarului de locuitori conectati la sistemul de apa potabila;

Cresterea gradului de colectare a apelor uzate;

Imbunatatirea standardelor serviciilor si cresterea operationalitatii sistemului de apa si canalizare ;

Optimizarea retelei de distributie a apei si sistemului de colectare si tratare a apei uzate

Optimizarea costurilor de operare

Cresterea capacitatii operatorului local SC AQUACARAS SA

În scopul reglementării, organizării, finanțării, exploatării, monitorizării și gestionării în comun a serviciului de alimentare cu apă și de canalizare pe raza de competență a unităților administrativ teritoriale membre, a fost constituită Asociația de Dezvoltare Intercomunitară ACVABANAT ( ADI ) este o persoană juridică română de drept privat și de utilitate publică, care a fost înfințată în anul 2009 prin hotărârea CJ nr. 42 / 29.04.2009, pentru realizarea în comun a unor proiecte de investiții publice de interes zonal sau regional, destinate modernizării și/sau dezvoltării a  sistemelor de utilități publice , pe baza Strategiei de dezvoltare a Serviciului public de alimentare cu apă potabilă și de canalizare.

Asociația de Dezvoltare Intercomunitară „ACVABANAT” în solidaritate cu autoritățile locale ale celor 8 primării precum și a Consililui Judetean Caras-Severin în calitate de acționari ai SC Aquacaraș SA, cofinanțează Proiectul „Modernizarea infrastructurii de apă și apă uzată în județul Caraș Severin” din bugetele locale și garantează obținerea resurselor financiare necesare implementării proiectului.

In cadrul SC Aquacaraș SA este organizat un departament distinct pentru implementare a proiectului denumit Unitatea de Implementare a Proiectului – Fonduri de Coeziune (UIP – FC), în directă subordonare a Directorului general.

UIP este responsabilă de :

– organizarea licitațiilor și contractarea serviciilor și lucrărilor din cadrul proiectelor;

– gestionarea și implementarea proiectului.

UIP deține un Departament Economico- Financiar compus din doi Ofițeri financiari, un Contabil și un Sef Departament Economico- Financiar.

2. Structura Proiectului

Proiectul „Modernizarea infrastructurii de apă și apă uzată în județul Caraș Severin” este structurat în 15 contracte din care 3 contracte de servicii:

un contract de Asistență Tehnică, , semnat in data de 11.09.2012 cu firma S.C. EPTISA S.R.L. / EPTISA SERVICIOS de Inginieria S.L. Spania;

un Contract de Supervizare incheiat cu firma HILL International N.V. Amsterdam/HILL International (Bucharest) S.R.L in data de 14.11.2012;

un Contract de Audit Financiar semnat in data de 18.04.2013 cu firma S.C. SENIOR AUDIT SERVICES S.R.L

și 12 contracte de lucrări care cuprind:

reabilitarea și extinderea conductelor de transmisie,

rețeaua de distribuție și de canalizare,

construcția și reabilitarea surselor de apa și a stațiilor de tratare apă potabilă,

construcția și reabilitarea stațiilor de epurare din Anina, Băile Herculane, Bocșa, Caransebes, Moldova Nouă, Oravița, Oțelu Roșu și Reșița.

Lucrările de investiție cuprinse în cadrul proiectului detaliate pe fiecare contract în parte sunt :

Contractul de lucrări nr. 1: Constructia si reabilitarea surselor de apa si a statiilor de tratare apa potabila in Resita, Bocsa, Anina si Oravita a fost semnat în data de 17.12.2013 cu firma SC AQUA VEST SRL în asociere cu SC WELCAR SRL, având un buget de 10.668.171,60. Obiectivele contractului sunt următoarele :

Sursa de apa si Stația de Tratare Resita (reabilitarea sursei de apă de suprafață – 7 buc; reabilitarea stației de clorinare – 1 buc)

Sursa de apa si Stația de Tratare Bocsa ( reabilitare aducțiune apă brută și reabilitarea stației de tratare apă)

Sursa de apa si Stația de Tratare Anina (stație nouă de tratare apă )

Sursa de apa si Stația de Tratare Oravita ( reabilitare aducțiune apă brută și reabilitare surse de apă de suprafață)

Contractul de lucrări nr. 2: Constructia si reabilitarea surselor de apa si a statiilor de tratare apa potabila in Otelu Rosu, Moldova Noua, Caransebes si Baile Herculane a fost semnat la data de 09.12.2013 cu asocierea SC MONI IMPEX SRL- SC TECHNOCER SRL – SC HYDRO-CARPATI SRL, având un buget de 37.842.397,5. Obiectivele contractului fiind :

Sursa de apa si Stația de Tratare Otelu Rosu (Foraje noi, Conducte noi de aductiune apa bruta, Statie noua clorinare)

Sursa de apa si Stația de Tratare Moldova Noua (Reabilitare aductiune apa bruta, Reabilitare foraje, Statie noua clorinare)

Sursa de apa si Stația de Tratare Caransebes (Reabilitare statie de tratare apa)

Sursa de apa si Stația de Tratare Baile Herculane (Rezervor reabilitat, Stație de pompare reabilitată , Reabilitare statie de tratare apa )

Contractul de lucrări nr. 3: Constructia si reabilitarea statiilor de epurare in Resita, Bocsa, Anina si Oravita a fost semnat în data de 29.11.2013 cu asocierea ESPINA OBRAS HIDRAULICAS SA – CALOR GRUP SRL, având un buget de 33.007.340,47 lei. Obiectivele contractului sunt :

Statie de epurare Resita (Statie de epurare reabilitata )

Statie de epurare Bocsa (Statie noua de epurare )

Statie de epurare Anina (Statie noua de epurare ) – Statie de epurare Oravita (Statie noua de epurare )

Contractul de lucrări nr. 4: Constructia si reabilitarea statiilor de epurare in Otelu Rosu, Moldova Noua, Baile Herculane a fost semnat cu asocierea SC GAVELLA COM SRL – SC TERRA MED SRL, având un buget de 24.389.344 lei. Obiectivele contractului sunt:

Statie de epurare Otelu Rosu (Statie noua de epurare )

Statie de epurare Moldova Noua (Statie noua de epurare )

Statie de epurare Baile Herculane (Statie de epurare reabilitată)

Contractul de lucrări nr. 5: Construirea si reabilitarea stației de epurare în Caransebeș a fost semnat cu asocierea SC Veolia Water Solutions & Technologies Romania SRL – Sc Aldona SRL în valoare de 27.271.673,88 lei. Reabilitarea stației de epuraredin Caransebeș este singurul obiectiv al acestui contract.

Contractul de lucrări nr. 6: Reabilitare si extindere a conductelor de transmisie, reteaua de distributie si de canalizare in Resita a fost semnat cu asociarea ……… în valoare de 55.500.000 lei și are următoarele obiective:

Reabilitare conducte de transfer apă – 6,265 km

Conducte noi de transfer apa Resita – 1,936 km

Rezervor reabilitat – 5 buc.

Rezervor nou – 2 buc.

Stație de pompare reabilitată – 1 buc.

Stație nouă de pompare apa – 6 buc.

Reabilitare rețea distribuție apă potabilă – 14,914 km. Extindere rețea distribuție apă potabilă – 16,065 km. Extindere rețea de canalizare – 46,392 km. Reabilitare rețea de canalizare – 1,183 km.

Stație noua de pompare apa uzata – 9 buc

SCADA – 2 buc

Contractul de lucrări nr. 7: Reabilitare si extindere a conductelor de transmisie, reteaua de distributie si de canalizare in Caransebes si Baile Herculane a fost semnat cu …..in valoare de 32.200.000 lei avand următoarele obiective:

Rezervor nou Caransebes – 1 buc

Reabilitare rețea distribuție apă potabilă Caransebes – 6,091 km.

Extindere rețea distribuție apă potabilă Caransebes – 6,892 km. Extindere rețea de canalizare Caransebes – 20,168 km. Reabilitare rețea de canalizare Caransebes – 12,101 km.

Stație nouă de pompare apa uzata Caransebes – 4 buc. Rezervor reabilitat Baile Herculane

Stație de pompare reabilitată Baile Herculane

Stație nouă de pompare apa Baile Herculane – 1 buc.

Reabilitare rețea distribuție apă potabilă Baile Herculane – 2,771 km. Extindere rețea distribuție apă potabilă Baile Herculane – 0,353 km. Reabilitare rețea de canalizare Baile Herculane – 0,660 km.

SCADA Baile Herculane – 2 buc.

SCADA Caransebes – 2 buc.

Contractul de lucrări nr. 8: Reabilitare si extindere a conductelor de transmisie, reteaua de distributie si de canalizare in Bocsa,a fost semnat cu :::::: în valoare de 40.076.858,52 lei. Obiectivele acestui contract sunt urmatoarele :

Reabilitare aductiune apa bruta

Reabilitare conducte de transfer apa – 2 km.

Rezervor nou – 1 buc.

Stație nouă de pompare apa – 2 buc.

Reabilitare rețea distribuție apă potabilă – 0,582 km. Extindere rețea distribuție apă potabilă – 18,527 km. Extindere rețea de canalizare – 47,208 km. Reabilitare rețea de canalizare – 0,831 km.

Stație nouă de pompare apa uzata – 8 buc.

SCADA – 2 buc.

Contractul de lucrări nr. 9: Reabilitare si extindere a conductelor de transmisie, reteaua de distributie si de canalizare in Moldova Noua, a fost semnat cu …….în valoare de 30.168.611,47 lei, contract care are următoarele obiective :

Reabilitare aductiune apa bruta

Conducte noi de transfer apa – 7,035 km.

Rezervor reabilitat – 6 buc.

Stație nouă de pompare apa – 2 buc.

Reabilitare rețea distribuție apă potabilă – 15,074 km. Extindere rețea distribuție apă potabilă – 5,615 km. Extindere rețea de canalizare – 13,201 km. Reabilitare rețea de canalizare – 12,002 km.

Stație nouă de pompare apa uzata – 2 buc

SCADA – 2 buc.

Contractul de lucrări nr. 10: Reabilitare si extindere a conductelor de transmisie, reteaua de distributie si de canalizare in Oravita, contract semnat cu …… în valoare de 20.998.966,00 lei. Acest contract are următoarele obiective :

Reabilitare aductiune apa bruta

Reabilitare conducte de transfer apa – 0,844 km.

Rezervor reabilitat – 2 buc.

Stație nouă de pompare apa – 4 buc.

Reabilitare rețea distribuție apă potabilă – 6,245 km. Extindere rețea distribuție apă potabilă – 2,734 km. Extindere rețea de canalizare – 21,669 km. Reabilitare rețea de canalizare – 0,402 km

Stație nouă de pompare apa uzata – 11 buc. SCADA – 2 buc.

Contractul de lucrări nr. 11: Reabilitare si extindere a conductelor de transmisie, reteaua de distributie si de canalizare in Otelu Rosu, contract semnat cu ….. în valoare de 27.700.000 lei avand următoarele obiective :

Conducte noi de aductiune apa bruta

Conducte noi de transfer apa – 2,101 km.

Rezervor reabilitat – 1 buc.

Reabilitare rețea distribuție apă potabilă – 15,902 km. Extindere rețea distribuție apă potabilă – 5,069 km. Extindere rețea de canalizare – 22,172 km. Reabilitare rețea de canalizare – 7,348 km.

Stație nouă de pompare apa uzata – 5 buc.

SCADA – 2 buc

Contractul de lucrări nr. 12: Reabilitare si extindere a conductelor de transmisie, reteaua de distributie si de canalizare in Anina, contract semnat cu :::: în valoare de32.582.007 lei

Acest are următoarele obiective :

Conducte noi de transfer apa – 8,426 km. – Rezervor reabilitat – 5 buc.

Rezervor nou – 1 buc.

Stație nouă de pompare apa – 3 buc.

Reabilitare rețea distribuție apă potabilă – 7,430 km. – Extindere rețea distribuție apă potabilă – 4,132 km. – Extindere rețea de canalizare – 26,657 km.

Reabilitare rețea de canalizare – 2,011 km.

Stație nouă de pompare apa uzata – 8 buc. – SCADA – 2 buc.

Modul de organizare al contabilității

Evidența contabilă în cadrul societății SC Aquacaraș SA se ține cu ajutorul programului de contabilitate DSOFT, iar pentru proiectul „Modernizarea infrastructurii de apă și apă uzată în județul Caraș Severin” există un modul de contabilitate, denumit generic Fonduri de coeziune, utilizat strict pentru acest proiect , care se regăsește cumulat în Balanța de verificare a societății.

Modulul de contabilitate Fonduri de coeziune reprezintă un sistem informatic operational si viabil care sa permita :

colectarea datelor privind implementarea operatiunilor pentru asigurarea managementului financiar, monitorizarii, evaluarii, verificarii si auditului;

efectuarea inregistrarilor necesare intocmirii registrelor contabile obligatorii (Registrul jurnal, Cartea Mare, Registrul Inventar);

listarea tuturor registrelor, jurnalelor, formularelor si situatiilor, la cererea OI si/sau AM.

inregistrarea, stocarea si prelucrarea automata in format electronic a datelor inregistrate in contabilitate, in conformitate cu normele contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi electronice.

Pe toată perioada de derulare a Proiectului, SC Aquacaraș SA are obligația de a ține evidența contabilă, folosind conturi analitice distincte, prin efectuarea de înregistrări contabile separate, cronologic și sistematic, pentru toate tipurile de surse de finanțare, folosind o codificare adecvată a tuturor tranzacțiilor, în baza documentelor originale.

Contabilitatea se conduce in partida dubla si trebuie sa asigure:

– inregistrarea cronologica si sistematica in contabilitate a tuturor operatiunilor patrimoniale, in functie de natura lor, in mod simultan, in debitul unor conturi si creditul altor conturi, denumite conturi corespondente;

– stabilirea totalului sumelor debitoare si creditoare, precum si a soldului final al fiecarui cont;

– intocmirea lunara a balantei de verificare, care reflecta egalitatea intre totalul sumelor debitoare si creditoare si totalul soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor;

– prezentarea situatiei patrimoniului si a rezultatelor obtinute, respectiv a activelor si pasivelor prin bilant; pastrarea contabilitatii in moneda nationala (RON) si/ sau (EUR) dupa caz.

Principiile de baza ale contabilitatii care trebuie respectate și în cadrul proiectului sunt :

principiul prudentei, potrivit caruia nu este admisa supraevaluarea elementelor de activ si a veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv si a cheltuelilor, tinand cont de deprecierile, riscurile si pierderile posibile generate de desfasurarea activitatii exercitiului curent sau anterior;

principiul permanentei metodelor, ce presupune continuitatea aplicarii regulilor si normelor privind evaluarea, inregistrarea in contabilitate si prezentarea elementelor patrimoniale si a rezultatelor, asigurand comparabilitatea in timp a informatiilor contabile;

principiul continuitatii activitatii, potrivit caruia se presupune ca unitatea patrimoniala isi continua in mod normal functionarea intr-un viitor previzibil, fara a intra in stare de lichidare sau de reducere sensibila a activitatii;

principiul independentei exercitiului presupune delimitarea in timp a veniturilor si cheltuielilor aferente unitatii patrimoniale pe masura angajarii acestora si trecerii lor la rezultatul exercitiului la care se refera;

principiul intangibilitatii bilantului de deschidere a unui exercitiu care trebuie sa corespunda cu bilantul de inchidere a exercitiului precedent;

principiul necompensarii, ce presupune ca elementele de activ si de pasiv trebuie sa fie evaluate si inregistrate in contabilitate separat, nefiind admisa compensarea intre posturile de activ si cele de pasiv si nici intre veniturile si cheltuielile din contul de rezultate.

Beneficiarul prin biroul de contabilitate are obligatia sa respecte legislatia in vigoare in domeniul contabilitatii, in ceea ce priveste derularea proiectului, sa asigure corespondenta dintre cheltuielile declarate, inregistrarile contabile si documentele suport aferente Cererilor de Rambursare.

Biroul de contabilitate va permite reprezentantilor OI si/sau AM sa realizeze misiuni de verificare a contabilitatii, punand la dispozitie toate documentele care au legatura cu proiectul.

Sc Aquacaras SA are obligatia sa furnizeze OI si/sau AM timp de 5 ani de la data de implementare a proiectului informatii referitoare la veniturile generate de proiect sau orice alte informatii solicitate referitor la conditiile stabilite conform prezentului contract.

Biroul de contabilitate din cadrul UIP isi creeza și va tine evidenta contabila pe conturi analitice pentru fiecare tip de contract (servicii, lucrari) si pe surse de Finantare, precum și evidenta cheltuielilor eligibile distinct, fata de evidenta contabila a altor cheltuieli decat cele eligibile, aferente proiectului .

Notațiile utilizate pentru conturile analitice sunt limitate la 8 caractere deoarece programul DSOFT nu permite detalierea mai amănunțită a acestora. Caracterele utilizate au următoarele semnificații :

Sursa de finanțare va fi numerotată în continuarea contului sintetic de gradul I astfel:

71 pentru sursa de finanțare provenită din FC într-un procent de 82,64 %

72 pentru sursa de finanțare provenită din BS într-un procent de 10,16 %

73 pentru sursa de finanțare provenită din BL într-un procent de 0,94 %

74 pentru TVA aferent

75 pentru sursa de finanțare provenită din Imprumutul operatorului pentru proiect într-un procent de 6,26 %.

Exemplu: Inregistrarea in contabilitate a facturii nr. ( Anexa 9 ) aferentă contractului de servicii SC-CS-02

Contabilul UIP are obligatia de a tine evidenta contabila a investitiilor doar in moneda nationala, transferul operațiunilor monetare realizându-se doar prin cele doua conturi destinate proiectului și anume: Contul de Rambursare și Contul de Prefinanțare.

In cadrul proiectului se va tine o evidenta stricta a prefinantarii primite, utilizarii si restituirii acesteia, , precum și a dobânzilor aferente prefinantarii.

Responsabilul cu Contabililatea UIP întocmesc lunar Balanțe distincte ( anexa ) . O copie după aceste balanțe, va fi transmisă, prin UIP, cu mențiunea „conform cu originalul” către OI, trimestrial, până pe data de 30 ale lunii.

Responsabilul cu Contabilitatea UIP întocmeste, actualizeaza si pastreaza Registrul Activelor Fixe în Curs ( anexa ), care contine toate cheltuielile efectuate în contul activelor fixe în curs, pe fiecare sursa de finantare – dupa caz. Registrul Activelor Fixe în Curs se completeaza în ordine cronologica, având la baza documentele suport ale operatiunii (contract, factura, proces verbal de receptie, ordinul de plata, extras de cont etc.). O copie dupa Registru AFC, va fi transmisa, prin UIP cu mentiunea "conform cu originalul", catre AM si OI, trimestrial, pâna pe data de 10 ale lunii.

Beneficiarul, prin UIP va transmite la AM Notificarea de reconciliere contabilă (Anexa Ivi din CF) însoțită de Fișele conturilor de disponibil, până pe data de 10 ale lunii următoare perioadei de raportare, urmând ca, până în data de 20 a lunii respective, AM să informeze cu privire la rezultatul reconcilierii Notificarea de reconciliere contabilă (Anexa 2)

PLAN DE CONTURI pentru Contabilitatea UIP

MONOGRAFIA CONTABILA A PROIECTULUI

Monografia contabilă documentează modul în care se vor face înregistrările contabile ale operațiunilor referitoare , conform celor două categorii de cheltuieli: cheltuieli eligibile și cheltuieli neeligibile.

1. PREFINANTARE

1.1 Inregistrarea cererii de prefinantare ( Anexa )

4452.75 = 4752.75P FC

4452.76 = 4752.76P BS

1.2 Incasarea sumelor reprezentand prefinantarea

5121.71 = %

4452.75 FC

4452.76 BS

1.3 Inregistrarea dobanzii calculate la disponibilul din prefinantare si a comisioanelor bancare

Conf. art.3 al 3 din Ordinul MFP nr. 2286/2009 – prefinantarea acordata beneficiarilor de proiecte finantate din instrumente structurale, conform prevederilor OUG nr. 64/2009 : „Dobanda acumulata in contul mentionat la alin. (1), aferenta prefinantarii ramase de recuperat, se raporteaza Autoritatii de management si se deduce de catre aceasta din sumele rambursate beneficiarilor pana la plata finala, inclusiv.”

5121.71P/72R = %

4752.78DP

4752.79DR

Conform Contractului de Finantare, cheltuielile cu impozitele si comisioanele de gestionare a contului de prefinantare se deduc din valoare dobanzii acumulate in contul destinat prefinantarii:

“Dupa recuperarea integrala a prefinantarii, Beneficiarul va transfera intr-un cont indicat de Autoritatea de Management suma reprezentand diferenta dintre dobanda acumulata in contul destinat sumelor de prefinantare si valoarea impozitelor aferente si a comisioanelor de gestionare a contului respectiv”.

231…. = 462….

462…. = 5121….

Comisioane bancare:

% = 5121. 71P/72R

4752.78CP

4752.79CR

2. 2 FACTURI Taxe / Autorizatii

231. analitice surse finantare, A/L, Oras = 404. analitice pe contracte

404. analitice pe contracte = 5121.71P/72R

2.3 Asistenta tehnica

2.3.1 Factura Avans

232. surse, denumire furnizor = 404. analitice pe contracte

404. analitice pe contracte = 5121.71P (sau alte conturi de disp.in lei)

2.3.2 Inregistrarea facturilor pentru asistenta tehnica:

231. surse, den furnizor = 404 Contract de servicii (CS si nr. contract 01)

2.3.3 Inregistrare retinere avans

404. Contract de servicii (CS si nr. contract 01)= 232 surse, den furnizori

Sau

232 analitice ….. = 404 analitice ……

2.3.4 Plata facturilor de Asistenta Tehnica:

404. Contract de servicii (CS si nr. contract de la 01…03)= 5121.71 (sau alte conturi de disp.in lei)

3. GARANTII DE BUNA EXECUTIE SI PENALITATI

3.1 Retinerea garantiei de buna executie, conform sumelor de pe facturi :

404. analitice pe furnizori, contracte, TVA = 167.700 (evidenta distincta pe contracte )

3.2 Achitarea garantiei la data P-V de receptie definitiva , daca garantia este efectiv platita:

167.700 = 5121

3.3 Executarea garantiei de buna executie

167.700 = 7581.700 in cazul retinerilor succesive pe facturi

Sau

461.700 = 7581.700 in cazul scrisorii de garantie bancara

3.4 Inregistrarea penalitatilor rezultate din nerealizarea prevederilor contractuale

461.700 = 7581.700

3.5 Incasarea penalitatilor de la contractori

= 461.700

5. CEREREA DE RAMBURSARE

5.1 Înregistrarea sumelor de primit cu titlu de rambursare de /ACP din FC , bugetul de stat și bugetul local (cereri de rambursare) si deducerea sumelor reprezentand prefinantarea

5.2 Încasarea sumelor solicitate la rambursare:

5.3 Inregistrarea sumelor reprezentand co-finantarea de la bugetul local (BL ):

In cazul in care se solicita co-finantarea aferenta fiecarei cererei de rambursare

4452.73BL oras = 4752.73BL oras

5121… = 4452.73BL oras

– In cazul in care se solicita co-finantarea in avans (la sfarsitul anului in curs pt anul urmator, conform previziunilor din Planul de achizitii actualizat) – varianta aleasa de noi

4452.73 oras = 4752.73 oras

5121 = 4452.73 oras

Ulterior, la sfarsitul anului pentru toate Cererile de Rambursare se deduce suma aferenta

4752.73 oras = 4452.73 oras

Raportarea financiară a proiectului

INTOCMIREA CERERII DE PREFINANTARE

Seful Unitatii de Implementare a Proiectului (UIP) deleaga responsabilitatea intocmirii Cererii de PreFinantare, Ofiterului Financiar responsabil cu Autorizarea Platilor (RAP).

Valoarea Prefinantarii ce se poate acorda reprezinta maxim 20% din valoarea Contractului de Finantare.

Plata prefinanțării se va face în tranșe. Prima tranșă va reprezenta maximum 5% din valoarea Contractului de Finanțare, se va acorda conform condițiilor prevăzute la alin. (4) și alin. (6) din Contractul de Finantare.

Cu 15 zile inainte de transmiterea Cererii de PreFinantare, Beneficiarul are obligatia sa transmita spre informare urmatoarele documente semnate de managerul de proiect si aprobate de reprezentantul legal al Beneficiarului:

Procedura de licitare- contractare;

Procedura de autorizare plati;

Procedura de contabilitate, inclusiv monografia contabila;

Procedura de efectuare plati;

Procedura de intocmire a Cererilor de Rambursare;

Procedura de recuperare creante bugetare;

Procedura de arhivare a documentelor financiar contabile.

In maximum 30 de zile de la data semnarii Contractului de finantare cu AM, dar anterior transmiterii cererii de prefinanțare, Beneficiarul are obligația de a transmite urmatoarele documente, semnate de managerul de proiect și aprobate de reprezentantul legal al Beneficiarului:

Planul de achizitii actualizat,

Planul financiar pe surse si ani necesar implementarii întregului Proiect, actualizat și defalcat pe surse de finantare cu respectarea regulii n+3/n+2 potrivit POS Mediu,

Planul de rambursare pentru 24 de luni conform Anexei IV b din Contract,

Organigrama structurii desemnate pentru implementarea Proiectului,

dovada constituirii Fondului de Intreținere, Inlocuire și Dezvoltare,

dovada creșterii tarifelor, pentru serviciile de apă și apă uzată, în termeni reali și cu procentele prevăzute în Cererea de finanțare.

Prefinantarea se poate solicita numai dupa incheierea primului contract de prestare de servicii/ executie de lucrari intre beneficiar si contractor.

Dosarul Cererii de prefinantare va fi intocmit pe suport de hartie, in doua exemplare si va cuprinde:

a. Cererea de PreFinantare semnata si stampilata conform Anexei IVd de Finantare incheiat intre SC AQUACARAS SA Caras Severin si Ministerul Mediului -Autoritate de Management pentru POS Mediu;

b. Fisa de control a documentelor (conform Anexei IV c)

RAP ataseaza de PreFinantare documentele mai sus mentionate, completeaza si semneaza Fisa de control a documentelor.

Dosarul Cererii de PreFinantare este inaintat de RAP la semnat, dupa cum urmeaza:

– Intocmit: Responsabil Autorizare Plati (RAP)

– Avizat: Manager Proiect (MP)

– Aprobat: Director General (DG)

Toate documentele care intra in DCP vor fi numerotate, datate si semnate de MP, iar in cazul copiilor se va aplica stampila „conform cu originalul”. La sfarsitul fiecarui dosar, MP va semna si va face mentiunea „Acest dosar contine……pagini, numerotate de la 1 la …”.

Orice document emis in alta limba decat limba roamana va avea atasata si traducerea autorizata a acestuia.

Dupa semnare, un exemplar al Dosarului Cererii de PreFinantare va ramane , in cadrul UIP iar al doilea exemplar se va transmite

Dupa aprobarea Cererii de Prefinantare, RAP o inregistreaza in Registrul UIP si o transmite spre inregistrare in contabilitatea responsabilului Contabil. (RC)

Se va mentiona pe coperta Dosarului Cererii de PreFinantare TRANSA I

numele Beneficiarului: SC AQUACARAS SA Caras Severin

codul proiectului: (CCI 2011RO161PR005-1028230, conform Deciziei de Aprobare nr. C(2012) 5646 din 03 august Comisiei Europene, cu nr. 43331 de înregistrare în SMIS-CSNR și a Ordinului ministrului mediului și pădurilor 3250/ 16.08.2012.)

nr. De inregistrare in SMIS: SMIS 43331

numele proiectului: Modernizarea infrastructurii de apǎ și apǎ uzatǎ in judetul Caraș Severin

Se va verifica daca copiile poarta stampila cu mentiunea “conform cu originalul” si semnatura celor care detin originalul.

Beneficiaru este instiintat cu privire la aprobarea la plata a Cererii de prefinantare, aceasta aprobare fiind transmisa ulterior de catre RAP catre responsabilul Contabilil pentru inregistrarea in contabilitate. Responsabilul Contabil obtine extrasul de cont si realizeaza si reconcilierea bancara.

Dupa obtinerea prefinatarii Beneficiarul poate plati facturile de avans, conform prevederilor legale sau plati pentru servicii prestate, lucrari executate, inclusiv plata TVA aferenta acestora.

Acordarea urmatoarelor transe de prefinantare se va face numai după autorizarea de catre AM a cheltuielilor efectuate de Beneficiar, inclusiv a cheltuielilor pentru plata TVA aferenta acestora, în valoare de minim 60% din valoarea cumulată a transei/transelor anterioare de prefinanțare .

In termen de 4 luni de la data efectuarii transferului de fonduri aferent primei transe de prefinantare, Beneficiarul trebuie sa prezinte justificarea achizitionarii de servicii sau executarii de lucrari, prin transmiterea catre OI uneia/mai multor Cereri de Rambursare care sa indeplineasca conditiile impuse de Anexa Ivd, iar valoarea acestora trebuie sa reprezinte cel putin 10% din valoarea contractelor semnate. In caz contrar, AM va putea incepe recuperarea prefinantarii precum si a dobanzilor aferente acesteia.

In cazul în care în termen de maximum 6 luni de la data primirii primei tranșe de prefinantare, Beneficiarul nu transmite cereri de rambursare în cuantum de minimum 60% din valoarea prefinantarii acordate, AM va începe recuperarea prefinantarii neutilizate.

Pentru acordarea transelor urmatoare de prefinantare, ofiterul financiar intocmeste Dosarul Cererii de PreFinantare – TRANSA a II a s.a.m.d si procedeaza similar primei transe.

Acordarea Prefinantarii:

AM verifică DCP și în termen de maxim 30 zile lucratoare de la depunere poate dispune alocarea fondurilor aferente prefinantarii. Acest termen poate fi extins atunci cand sunt necesare clarificari, modificari sau informatii suplimentare care trebuie furnizate de către Beneficiar, caz în care AM va transmite Scrisoare de informații suplimentare cu specificarea termenului maxim în care trebuie transmise informațiile/clarificările/modificările.

După finalizarea verificării, AM va efectua plata. Transferul sumelor aferente cheltuielilor eligibile / restituirii sumelor pentru finantarea TVA aferete cheltuielilor eligibile autorizate, din contul AM in conturile Beneficiarului, se efectueaza in maxim 15 zile lucratoare de la data autorizarii la plata de catre AM.

Recuperarea Prefinantarii:

Prefinantarea se recuperează în procent de 30% din valoarea fiecărei CR, începând cu prima CR, până la concurența sumei de maxim 60% din valoarea eligibilă nerambursabilă (din FC și buget de stat) a Proiectului. AM are dreptul de a modifica procentul de recuperare a prefinanțării din urmatoarele CR, în funcție de sumele solicitate la rambursare și valoarea eligibilă a proiectului, astfel încât valoarea prefinanțării să poată fi recuperată integral, înainte de ultima CR.

INTOCMIREA CERERII DE RAMBURSARE

Managerul de Proiect UIP deleaga responsabilitatea intocmirii Dosarului de Rambursare, Ofiterului Financiar responsabil cu Autorizarea Platilor (RAP).

RAP coopereaza cu Managerii de contracte (Coordonatorii de contracte) Managerul de proiect UIP, Consultant (Inginer) in vederea intocmirii Dosarului de Rambursare.

RAP are obligatia sa intocmeasca Dosarul Cererii de Rambursare in forma solicitata in Contractul de Finantare.

Ofiterul Financiar colecteaza toate documentele ce fac parte din Dosarul Cererii de Rambursare.

Generalitati:

Elaborarea Cererii de Rambursare are drept scop solicitarea de catre Beneficiar a contravalorii cheltuielilor efectuate in baza Contractului de Finantare incheiat cu Autoritatea de Management (AM). Acest document este insotit de totalitatea documentelor justificative care probeaza o cheltuiala efectuata in vederea rambursarii sumelor platite contractorilor.

Rambursarea cheltuielilor de catre AM pentru POS Mediu este condiționată de creșterea anuală a tarifelor conform Planului de evoluție a tarifelor astfel încât să se asigure acoperirea cofinanțării și a costurilor de operare și întreținere a activelor. Plățile intermediare vor fi efectuate pe baza Cererii de Rambursare a cheltuielilor și a documentelor suport, precum și pe baza rapoartelor periodice de progres întocmite de CAO privind îndeplinirea obligațiilor de implementare ce-i revin: creșterea anuală a tarifelor, progresul fizic și financiar conform Planului de implementare (Grafic de implementare GANTT) și Planului financiar.

Pentru a fi rambursata, o cheltuiala trebuie sa indeplineasca in mod cumulativ urmatoarele conditii:

să fie conformă cu prevederile Contractului de Finanțare semnat de Beneficar cu AM POS Mediu

să fie conformă cu prevederile legislației naționale și comunitare

activitățile propuse să nu fi beneficiat de finanțare anterioară din fonduri publice

să fie efectiv plătită de CAO în perioada de derulare a Proiectului

să fie însoțită de facturi sau de alte documente contabile cu valoare probatorie, echivalente facturilor, pe baza cărora cheltuielile să poată fi auditate și identificate

să se încadrează în lista cheltuielilor eligibile

Potrivit Contractului de Finantare, Beneficiarul are urmatoarele obligatii:

In primul an de la semnarea contractului de catre ambele parti, Beneficiarul va transmie minim 4 Cereri de Rambursare a caror valoare trebuie va fi egala cu cel putin 10% din valoarea totala a contractelor semnate pana la acea data.

Beneficiarul va transmite prima CR in 4 luni de la primirea primei transe a prefinantarii. Daca Beneficiarul nu transmite (OI) nicio Cerere de Rambursare care sa indeplineasca conditiile impuse, AM va putea incepe recuperarea sumei reprezentand prefinantarea acordata;

Beneficiarul are obligatia sa transmita Cereri de Rambursare catre OI/AM in maxim 30 de zile dupa efectuarea fiecarei plati catre contractori.

Pentru ca proiectul sa fie implementat conform Cererii de Finantare, este necesar ca beneficiarul sa asigure sumele necesare finantarii altor cheltuieli decat cele eligibile.

Beneficiarul va face dovada cheltuielii sumelor aferente categoriilor de cheltuieli altele decat cele eligibile, anual, prin intocmirea unui Raport privind alte cheltuieli decat cele eligibile (Anexa IVg din CF) ce va fi transmis catre OI. Beneficiarul va transmite si OI cel tarziu pana pe data de 20 decembrie a fiecarui an, Planul financiar pe surse si ani, Anexa IVa din CF si Planul de rambursare pe 24 de luni, Anexa IVb din CF.

Beneficiarul se obliga sa nu solicite la rambursare cheltuieli care au fost/sunt aferente altor proiecte finantate din alte surse de Finantare nationale sau comunitare, evitand astfel aparitia dublei finantari, sub sanctiunea rezilierii contractului de Finantare de catre AM.

Beneficiarul are obligatia sa elaboreze CR pe baza platilor efectuate catre contractori, in conformitate cu prevederile Contractului de Finantare.

Odată cu primul DCR, CAO are obligația să depună o Declarație pe proprie răspundere, cu privire la toate conturile bancare pe care le deține și care au legătură cu Proiectul, declarație întocmită de MP. Orice modificare a acestor conturi va fi adusă la cunoștința AM, în termen de 3 zile lucrătoare de la data deschiderii/închiderii unui cont.

În cazul în care Beneficiarul primește din partea OI/AM scrisori de clarificări/completări/ justificări referitoare de Rambursare, acesta trebuie să răspundă în maxim 3 zile lucrătoare, sau conform solicitării emitentului adresei.

Beneficiarul, în calitate de autoritate contractantă, are obligația de a verifica autenticitatea și valabilitatea instrumentelor de garantare emise de societățile bancare sau de societățile de asigurare transmise de contractori conform prevederilor contractului de lucrări/ servicii/ furnizare. În acest sens, Beneficiarul va transmite în Dosarul Cererii de Rambursare care vizează prima solicitare de fonduri pentru un anumit contract, documentul/ documentele care atestă faptul că aceste verificări au fost efectuate pentru contractul/ contractele în cauză, după caz.

Partile implicate in elaborarea CR, verificarea acesteia, autorizarea platii si efectuarea platii sumelor solicitate la rambursare sunt: Beneficiarul, Organismul Intermediar (OI) si Autoritatea de Management.

Rambursarea cheltuielilor se va efectua de catre AM in baza prevederilor legale, prin transfer direct in contul Beneficiarului, pe baza Cererilor de Rambursare si a documentelor suport inaintate de catre Beneficiar si in urma verificarii acestora de catre OI si AM (verificare administrativa, tehnica si financiara), conform prevederilor din Anexa IV a Contractului de finantare.

In urma acestor verificari, OI/AM poate diminua suma solicitata la rambursare de catre Beneficiar.

Suma cheltuielilor eligibile autorizate la plata de catre AM poate fi diminuata, de asemenea, de catre Autoritatea de Certificare si Plata, in urma verificarilor efectuate in vederea certificarii platilor.

Autorizarea cheltuielilor eligibile solicitate in Cererile de Rambursare se face in urma verificarilor, de catre OI si AM a Cererii de Rambursare si a documentelor suport prezentate de Beneficiar in Dosarul Cererii de Rambursare, conform prevederilor din Anexa IV a Contractului de finantare.

Sumele aferente cheltuielilor eligibile autorizate la plata de catre AM vor fi transferate Beneficiarului din conturile de trezorerie ale bugetului Ministerului Mediului si Padurilor.

În urma încheierii verificărilor asupra cererii de prefinanțare/cererii de rambursare la nivelul OI și/sau AM, după autorizarea plății realizată la nivelul AM, Beneficiarul este notificat in maxim 45 de zile lucratoare de la data depunerii CR , de către OI/AM prin fax, privind suma plătită, suma respinsă la plată și motivul respingerii, după caz. Termenul va fi extins in cazul in care OI si/sau AM solicita Beneficiarului informatii suplimentare / clarificari / modificari ale documentelor, fara ca perioadele de intrerupere cumulate sa depaseasca 10 zile lucratoare.

Daca Beneficiarul nu poate remedia erorile, sumele solicitate de Beneficiar se vor reduce prin diminuarea valorii din Cererea de Rambursare respectiva.

După primirea notificării prin fax, în termen de 5 (cinci) zile lucrătoare, Beneficiarul va întocmi și va transmite prin fax, formularul, ”Declarația Beneficiarului privind acceptul sumei respinse la plată”, atașată la notificare.

Transferul sumelor aferente cheltuielilor eligibile / restituirii sumelor pentru finantarea TVA aferete cheltuielilor eligibile autorizate, din contul AM in conturile Beneficiarului, se efectueaza in maxim 15 zile lucratoare de la data autorizarii la plata de catre AM.

Valoarea cumulată a cheltuielilor eligibile rambursate Beneficiarului, înainte de ultima Cerere de Rambursare, va fi de maximum 95% din valoarea Contractului de Finanțare.

La fiecare CR Beneficiarul poate primi 98% din valoarea cheltuielilor eligibile autorizate de AM, până la concurența sumei de maxim 60% din valoarea eligibilă nerambursabilă (din FC și buget de stat) a Proiectului. După această valoare, în funcție de gradul de utilizare de către Beneficiar a sumelor aferente cheltuielilor, altele decât cele eligibile și a celor reprezentând contribuția de la bugetul local, AM își rezervă dreptul să ramburseze sume aferente cheltuielilor eligibile efectuate numai până la maxim 95% din valoarea Contractului de Finanțare.

Restul de 5% va fi rambursat numai după aprobarea CR finală, cumulativ cu constatarea îndeplinirii integrale a obiectivelor Proiectului.

Dosarul ultimei cereri de rambursare va fi aprobat după îndeplinirea următoarelor condiții:

– recuperarea prefinanțării;

– efectuarea integrală a plăților din buget local și din contribuția beneficiarului;

– îndeplinirea integrală a obiectivelor Proiectului.

– prezentarea de către beneficiar a Programului de operare și întreținere a investițiilor realizate

Pentru efectuarea plății finale, Beneficiarul trebuie să facă dovada îndeplinirii obiectivelor Proiectului.

Beneficiarul are obligatia sa intocmeasca Dosarul Cererii de Rambursare astfel:

in doua exemplare pe suport de hartie, din care un exemplar se va depune , iar celalalt va ramane ;

un exemplar (al treilea) al Dosarului Cererii de Rambursare va include formularul Cererii de Rambursare si Fisa de control a documentului in original pe suport de hartie, iar restul documentelor din Dosarul Cererii de Rambursare scanate si anexate pe suport electronic. Acest exemplar denumit DCR-AM se va depune odata cu exemplarul pe suport de hartie si va fi insotit de Fisa de control a documentelor (Anexa IVc din CF) semnata si stampilata.

Toate documentele care intra in componenta DCR vor fi numerotate fata-verso, datate si semnate de RAP, iar in cazul copiilor se va aplica stampila "conform cu originalul" si semnatura persoanei care pastreaza originalul. Stampila „conform cu originalul” trebuie sa aiba aceeasi data cu data intocmirii Cererii de Rambursare.

La sfarsitul fiecarui dosar, MP va semna si va face mentiunea ’’Acest dosar contine ……. pagini, numerotate de la 1 la ……. ’’.

Orice document emis in alta limba decat limba romana va avea atasata si traducerea acestuia. Traducerea documentului va fi realizata de catre un traducator autorizat.

DOSARUL CERERII DE RAMBURSARE va cuprinde:

Cererea de Rambursare (original) – Anexa IVe, semnata si stampilata

Raport privind cheltuielile cu salariile UIP – Anexa IVf, dupa caz, cu documentele suport

Raportul de progres aferent perioadei petru care se face CR

Factura / facturi (copie)

Ordine de plata, chitante / bonuri fiscale (copie)

Extrase de cont (copie)

Centralizator al certificatelor si aplicatiilor de plata incluse in CR (original)

Certificate de plataaferente facturilor pentru contractele de lucrari/furnizare

Aplicatie de plata aferenta fiecarei facturi pentru contractele de servicii

Procese verbale (copie)

Balanta contabila lunara distincta pe activitatile din cadrul proiectului (original)

Raport privind cheltuieli neeligibile (original)

Raport privind situatia sumelor rambursabile si nerambursabile la data…………. (original)

Garantii de buna executie (copie)

Centralizatoare de lucrari (copie)

Situatii de plata (copie)

Ordine de variatie (copie)

Devize pentru servicii (copie)

Fise de pontaj (copie)

Documentele Beneficiarului care dovedesc receptia studiilor specifice si a rapoartelor (copie)

Procese verbale pe faze determinante (copie)

alte documente relevante (copie) pentru respectiva Cerere de Rambursare care reprezinta documente suport pentru justificarea cheltuielilor solicitate la plata: Notificari, Note, Decizii, Scrisori / Adrese, Declaratii, Note de transmitere.

Dosarul Cererii de Rambursare trebuie sa aiba un opis al documentelor si sa fie insotit de Fisa de control a documentelor (Anexa IVc), semnata si stampilata dupa cum urmeaza:

– Intocmit: Responsabil Autorizare Plati (RAP)

– Avizat: Manager Proiect (MP)

– Aprobat: Director General (DG)

Data semnarii cererii de rambursare trebuie sa fie aceeasi cu data intocmirii/ vizarii si avizarii.

Pe coperta Dosarului Cererii de Rambursare se va mentiona numele Beneficiarului, Codul, numarul de inregistrare in SMIS, CSNR, numele Proiectului si numarul Cererii de Rambursare.

Dupa colectarea intregului set de documente si completarea Cererii conform modelului, RAP le indosariaza, completeaza Foaia de control a documentelor si impreuna cu Dosarul Cererii de Rambursare le inainteaza la avizat catre Managerul de Proiect UIP si spre aprobare la conducerea societatii.

Dupa aprobarea DCR, RAP il inregistreaza in Registrul UIP.

Un exemplar pe suport de hartie si CD–ul Dosarului Cereriide Rambursare impreuna cu Foaia de control a documentelor se inainteaza de catre secretara cu adresa de inaintare prin posta cu confirmare de primire sau prin delegat, doilea exemplar pe suport de hartie al Dosarului de Rambursare se pastreaza

Beneficiarul va fi instiintat cu privire la aprobarea la plata a Cererii de Rambursare, aceasta aprobare fiind transmisa ulterior de catre RAP către Responsabilul Contabil pentru inregistrarea in contabilitate. Responsabilul Contabil obtine extrasul de cont ( Anexa )si realizeaza si reconcilierea bancara ( Anexa )

Documente suport ale Cererii de Rambursare

Completare factura , ordine de plata si extrase de cont

Pe factura ( Anexa ) trebuie scris numele contractorului, numarul si data contractului de executare lucrari / prestare de servicii / furnizare de produse conform caruia se va face plata.

Pe factura originala se va aplica stampila „POS Mediu”.

In mod obligatoriu, datele de identificare (nr. cont si banca) ale furnizorului de lucrari/servicii din factura trebuie sa corespunda cu cele din contractul de executare lucrari / prestare de servicii / furnizare de produse. Daca se modifica contul/banca, este necesar ca Beneficiarul sa transmita baza legala pentru aceasta modificare.

Extrasul de cont (Anexa ) emis de banca pentru Beneficiar trebuie sa aiba semnatura si stampila bancii emitente. Extrasul de cont trebuie sa aiba data emiterii, precum si datele de identificare ale bancii emitente. Contul bancar si banca Beneficiarului din extrasul de cont trebuie sa corespunda cu cele din factura.

Explicatia platii mentionata in ordinul de plata ( Anexa ) trebuie sa corespunda cu cea din factura. Valorile mentionate in extrasul de cont trebuie sa se regaseasca in ordinul de plata.

In cazul platilor cu avans de la trezorerie, in mod obligatoriu se vor face copii dupa registrul de casa si dispozitia de plata avand inscrisa data platii numerarului. In cadrul proiectului se utilizeaza doar plățile prin cele doua conturi bancare : Contul de Prefinantare și Contul de Rambursare, însă există plăti efectuate de către SC Aquacaraș SC pentru proiect cu avansuri de trezorerie și depuse în prima Cerere de Rambursare pentru plata taxelor și a avizelor de mediu din porioada Studilui de Fezabilitate, cheltuieli eligibile pentru proiect.

Centralizatorul certificatelor si aplicatiilor de plata incluse in Cererea de Rambursare

Pentru fiecare Cerere de Rambursare se va intocmi un centralizator al certificatelor si aplicatiilor de plata emise pentru fiecare contract, in perioada aferenta respectivei Cererii de Rambursare.

Certificatul de plata

Certificatul de plata aferent facturii pentru fiecare contract de lucrari/furnizare va fi intocmit pe baza situatiilor de lucrari si semnat de constructori, verificat si avizat de Inginer, aprobat de Managerul de proiect si reprezentantul Beneficiarului.

Dosarul Cererii de Rambursare va fi insotit de documentele justificative aferente certificatului de plata, respectiv situatii de lucrari, centralizator, certificate de calitate, procese verbale de predare-primire, de receptie si de punere in functiune a bunurilor achizitionate etc. dupa caz, inclusiv raportul de progres al Inginerului. Toate aceste documente vor fi semnate in clar si stampilate de toate partile implicate.

Ordinul de variatie poate fi inclus in Cererea de Rambursare dupa ce este verificat si aprobat de Inginer (cu acordul prealabil al Beneficiarului pentru unul dintre cazurile astfel specificate in Conditiile de Contract si cu respectarea prevederilor legale in cazul modificarilor de solutie) si de asemenea, dupa care este verificat si aprobat de catre Beneficiar – sef UIP.

Aplicatia de plata (fise pontaj, rapoarte de activitate, alte rapoarte)

Aplicatia de plata reprezinta suma documentelor justificative care confirma indeplinirea activitatilor din cadrul contractelor de servicii. Prin documente justificative se inteleg urmatoarele documente: fisa de pontaj, rapoarte de activitate, alte rapoarte solicitate. Aplicatia de plata aferenta fiecarei facturi din cadrul unui contract de servicii va fi intocmita de contractor pe baza documentelor suport care au stat la baza emiterii facturii, conform prevederilor contractului respectiv si vor fi anexate acesteia, impreuna cu o Declaratiie a Beneficiarului ca nu a fost prejudiciat in timpul derularii contractului de servicii si confirma ca activitatile desfasurate de Consultant/ Consultanti au fost efectuate conform contractului pentru perioada respectiva, iar raportul/ rapoartele aferente acestei perioade au fost aprobate cu respectarea conditiilor contractuale.

Ordinul administrativ reprezinta orice instructiune sau ordin emis de catre Managerul de Proiect al Beneficiarului si adresat Consultantului in aplicarea contractului de servicii. Cheltuielile aferente unui ordin administrativ pot fi incluse in Cererea de Rambursare numai dupa aprobarea acestuia in conformitate cu conditiile contractuale.

Procese verbale

Procesele verbale pe faze determinante stabilite in cadrul acestui contract trebuie sa fie elaborate conform programului si vor fi anexate, in copie, de Rambursare respectiv.

Procesul verbal de receptie la terminarea lucrarilor si Procesul verbal de receptie finala, intocmite conform prevederilor legale in vigoare la data emiterii lor, vor fi anexate de Rambursare corespunzator fazei respective. Pentru celelalte documente (procesele verbale de recepție calitativă, pentru lucrări ascunse, etc), emise în perioada aferentă CR, se va anexa o listă pe baza căreia acestea vor fi verificate in cadrul misiunilor de verificare la fata locului.

În cazul contractelor de furnizare, se ataseaza , procesele verbale de predare-primire, de recepție și de punere în funcțiune, după caz, a bunurilor achiziționate.

Balanta lunara distincta pe Proiect

Balanta analitica distincta pe Proiect va fi intocmita lunar in cadrul biroului contabilitate si va cuprinde toate operatiunile contabile aferente fiecarei activitati din cadrul Proiectului.

Se va prezenta Balanta analitica a intregii societati, dar din care sa se indentifice conturile contabile utilizate pentru activitatile Proiectului.

Completarea Raportului privind cheltuielile cu salariile

Beneficiarul va solicita la rambursare cheltuieli cu salariile, numai pentru perioada in care va inregistra progres fizic in cadrul proiectului si in perioada de referinta a Cererii de Rambursare, conform Raportului de progres lunar, intocmit de Beneficiar.

Cheltuielile cu salariile se deconteaza conform actului juridic de incadrare si proportional cu procentul prevazut in fisa postului/ foaie de prezenta aferent atributiilor specifice implementarii proiectului.

Cheltuielile cu salariile vor acoperi doar munca efectiv prestata, fiind excluse din aceasta categorie timpul liber al salariatului (weekend, zile oficiale etc).

Raportul privind cheltuielile cu salariile va fi insotit de urmatoarele anexe:

Centralizator salarii pe fiecare luna, in original , conform formatului atasat la contractul de Finantare

Stat salarii pe fiecare luna, in copie

Fisa de pontaj pe fiecare luna, in copie

Documente justificative aferente platilor salariilor in copie (ordine de plata si extrase de cont avizate de banca / trezorerie)

Beneficiarul va solicita, prin includere in tabelul „Cheltuieli cu salariile in perioada de referinta, cu documentele suport aferente”, doar cheltuielile cu salariile incluse in Cererea de Rambursare.

Inainte de prezentarea primei Cereri de Rambursare in care se solicita rambursarea cheltuielilor cu salariile, Beneficiarul are obligatia sa prezinte si OI:

Organigrama UIP aprobata, copii dupa fisele postului aprobate, copii dupa contractele de munca individuale aprobate/actul de incadrare a functionarului public, aferente personalului UIP, copii dupa CV-urile personalului UIP.

Beneficiarul are obligatia ca, ori de cate ori se modifica / completeaza Organigrama, fisele postului, contractele individuale de munca, CV-urile personalului UIP, sa le transmita in termen de 15 zile lucratoare, Mediu, anterior includerii intr-o Cerere de Rambursare a salariilor aferente personalului nou angajat sau cu modificari/ completari ale oricaror documente enumerate mai sus.

În vederea unei implementări eficiente a proiectului, Beneficiarul are obligația să efectueze periodic, începând cu încheierea primului an de implementare, dar de regulă după întocmirea a cel puțin 4 (patru) Cereri de Rambursare, analiza gradului de încărcare a personalului UIP și să angajeze suficient personal cu pregătire specifică și experiență profesională pentru fiecare post în parte.

Avize, acorduri, taxe

In cazul introducerii în Cererea de Rambursare a cheltuielilor aferente obținerii de avize, acorduri, taxe, autorizații, cerute prin Certificatul de Urbanism, sau orice alte taxe impuse prin prevederi legale pentru implementarea Proiectului, Beneficiarul va anexa o listă a acestora, cu specificarea contractelor pentru care au fost solicitate, perioada de valabilitate a lor, baza legală după caz, precum și valoarea acestora. Această listă va fi semnată de beneficiar, ca orice document introdus în Cererea de Rambursare.

Raportul de progres aferent perioadei pentru care se face CR

Raportul de progres aferent perioadei pentru care se face CR este același cu Raportul de progres lunar (Anexa IId) întocmit de beneficar, dacă perioadele de referință ale acestora coincid. In cazul în care perioada de referință a Cererii de Rambursare nu coincide cu perioada Raportului de progres lunar întocmit de beneficiar, Raportul de progres aferent perioadei pentru care se face CR, va avea aceeași structură ca și Raportul de progres lunar, dar se vor include date numai despre contractele/activitățile care fac obiectul cheltuielilor solicitate în respectiva CR.

Alte documente relevante pentru Cerere de Rambursare

Beneficiarul are obligatia sa prezinte in Cererea de Rambursare orice document suport pentru justificarea cheltuielilor solicitate la rambursare: notificari, note, decizii, scrisori/adrese, declaratiii, note de transmitere.

Beneficiarul se obliga sa tina evidenta tuturor datelor, rapoartelor, corespondentei, registrelor si documentelor contabile si a tuturor originalelor sau copiilor documentelor insotitoare referitoare la contract, timp de 3 ani de la data inchiderii oficiale a Programului Operational Sectorial Mediu 2007-2013.

Reconcilierea intre Beneficiar – AM se realizeaza astfel: pana pe data de 10 ale lunii urmatoare perioadei de raportare, Beneficiarul va transmite AM Notificarea de reconciliere contabila conform formatului atasat la contractul de Finantare insotita de fisele conturilor de disponibil, urmand ca, pana in data de lunii respective, AM sa informeze Beneficiarul cu privire la rezultatul reconciliere. In cazul in care exista diferente intre evidentele AM si ale Beneficiarului, AM va verifica documentele existente la sediul AM sau, dupa caz, va efectua o misiune de control pentru identificarea aspectelor care au condus la aparitia acestor diferente.

Anexa 1

Anexa 2

Anexa 3

Anexa 4

Anexa 5

Anexa 6

Anexa 7

Anexa 8

Anexa 9

Anexa 10

Anexa 11

Anexa 12

Anexa 12

Anexa 13

Anexa 14

Anexa 14

Anexa 15

Anexa 16

Anexa 17

Anexa 1

Anexa 2

Anexa 3

Anexa 4

Anexa 5

Anexa 6

Anexa 7

Anexa 8

Anexa 9

Anexa 10

Anexa 11

Anexa 12

Anexa 12

Anexa 13

Anexa 14

Anexa 14

Anexa 15

Anexa 16

Anexa 17