Proiectarea Unui Sistem Informatic Pentru Contabilitatea Financiara

Economie

Proiectarea Unui Sistem Informatic Pentru Contabilitatea Financiara

Byadmin ianuarie 1, 2024

LUCRARE DE LICENȚĂ

PROIECTAREA UNUI SISTEM INFORMATIC PENTRU CONTABILITATEA FINANCIARĂ

CUPRINS

Cap.I – Introducere

I.1. Sistemul Informațional financiar-contabil

I.2. Sistem informațional și sistem informatic

I.2.1. Sistemul Informațional ca parte a Sistemului Întreprindere

I.2.2 Sistem informatic

II. Contabilitatea financiară in Romania

II.1 Cadrul legislativ

II.2 Criterii minimale pentru sistemele informatice financiar-contabile

III. Metode de proiectare a sitemelor informatice de gestiune

III.1. Factorii de succes în realizarea produselor informatice

III.2.Arhitectura sistemelor informatice

III.3. Baze de date și sisteme de gestiune a bazelor de date

III.4. Clasificarea diferitelor metode de proiectare a sistemelor informatice

II.5 Metode ierarhice (funcționale

III.6 Metodele sistemice

III.6.1. Nivele de abstractizare și modelare în Metodele sistemice

III.6.2. Modelarea conceptuală a datelor. Modelul entitate-asociere

III.6.3.Restricții

III.6.4. Modelul logic al datelor

III.6.5. Modelul fizic al datelor

III.7. Metodele obiectuale

IV. Studiu de caz: Proiectarea unui sistem informatic pentru contabilitatea

financiară

IV.1 Obiective

IV.2 Cerințele utilizatorilor

IV.3. Dicționarul de atribute

IV.4. Reguli de gestiune

IV.5 Modelularea Conceptuală al Datelor (MCD

IV.6 Modelarea Logică a Datelor (MLD

IV.7.Restricții de domeniu

IV.8 Restricții structurale

V. Concluzii

VI. Anexe

Cap. I Introducere

I.1. Sistemul informațional financiar-contabil

INFORMAȚIA este un mesaj obiectiv care elimină nedeterminarea în legatură cu realizarea unui anumit eveniment. În Societatea actuală, societate ce poate fi considerată ca fiind o Societate informatională, producerea și consumul de informație tind să devină cel mai important tip de activitate, informația fiind recunoscută drept resursă principală, iar tehnologiile informației și comunicațiilor drept tehnologii de bază. Pentru calculatoare, INFORMAȚIA este atât materie primă, cât și produs finit.

Contabilitatea este o activitate umană cu rol informațional, studiind efectele tranzacțiilor economice asupra situației economice și financiare, precum și asupra performanței unei entități contabile. Obiectivul principal al contabilității financiare îl reprezintă furnizarea de informații sintetice despre performanțele și despre poziția financiară a unei entități. Informațiile furnizate sunt utile atât pe plan intern, în cadrul organizației, cât și unui număr mare de utilizatori externi, cum ar fi: investitori, creditori, furnizori, clienți, instituții ale statului, angajați, public, etc. Din punct de vedere economic, informația este privită ca o resursă care poate îmbunătăți raportul cost-eficiență.

I.2. Sistem informațional și sistem informatic

I.2.1 Sitemul informațional ca parte a Sistemului Intreprindere

Obținerea informațiilor și prelucrarea lor se face prin intermediul unor sisteme informaționale. Teoria sistemelor aaplicată organismelor (Le Moigne, 1973) identifică trei tipuri de sisteme într-o organizație:

(Sistemul Operativ Informational Decizional = OID)

• Subsistemul Operativ (de execuție sau „condus”). În cadrul său au loc activitățile cele mai importante dintr-o organizație, activități strâns legate de domeniul în care funcționează entitatea și care justifică existența acesteia. În cadrul acestui subsistem are loc culegerea datelor, date ce sunt ulterior comunicate către subsistemului informațional (flux ascendent) cu scopul de a fi prelucrate și stocate, astfel încât să poată fi utilizate pentru obținerea de noi informații, folosite în procesul de luare a deciziior în cadrul subsistemului decizional (de conducere).

• Subsistemul Informațional

Poate fi definit ca fiind totalitatea informațiilor, a circuitelor informaționale precum și a procedurilor de prelucrare a informațiilor care contribuie la realizarea obiectivelor unei entități. Joacă un dublu rol:

un prim rol este acela de a asigura informațiile necesare pentru luarea deciziilor la toate nivelurile de responsabilitate, conducere și control (flux ascendent);

un al doilea rol este acela de a asigura canalele de comunicare între celelalte subsisteme precum și cu mediul extern.

Deciziile luate în cadrul subsistemului de conducere sunt transmise persoanelor raspunzătoare cu execuția tot cu ajutorul subsistemului informațional (flux descendent). Tot sistemul informațional asigură și prelucrarea datelor în scopul obținerii de informații care vor fi transmise subsistemului de conducere (Decizional).

• Subsistemul Decizional (de conducere) este beneficiarul principal al informațiilor oferite de subsistemul informațional, informațiile fiind folosite pentru fundamentarea hotărârilor luate. De asemenea, controlează funcționarea organizației, măsoară eventualele abateri de la obiective și transmite sistemului operativ indicațiile necesare pentru rezolvarea erorilor apărute. „Materia primă” furnizată de sistemul informațional va sta la baza deciziilor luate de sistemul decizional. Este foarte important ca în procesul decizional să se țină cont atât de informațiile provenite din interiorul entității (care pot fi culese cu ajutorul sistemelor informatice existente în unitate) cât și datele provenite din mediul extern, în care se desfașoară activitatea.

Subsistemul Consultant

În anumite situații, subsistemul de conducere poate apela la servicii de consultanță oferite de experți (din interiorul organizației sau angajați pe bază de contract). Responsabilitatea deciziei finale aparține bineînțeles subsistemului de conducere din organizație.

Introducând si acest subsistem în schema organizației (el poate fi doar asociat) vom obține Sistemul Operativ Informational Decizional Consultant = OIDC

Figura 1 Subsistemul Îtreprindere

Componentele sistemului informațional:

În esență, un sistem informațional poate fi considerat ca fiind compus din trei părți majore:

1. Intrările, reprezentate de:

– date = fapte neprelucrate despre evenimente fără semnificație în sistemul informațional. Datele reprezintă “materia primă” a oricărui sistem informațional.

Intrările sunt reprezentate de regulă de:

tranzacții interne (exemplu: situația stocului de mărfuri la o anumită dată);

tranzacții externe (exemplu: Aprovizionarea cu materii prime și materiale);

– informații = date organizate astfel încât să capete o semnificație și să poată fi folosite în sistemul informațional.

Prin acumularea și rafinarea datelor și a informațiilor în timp, folosind raționamente și experimente putem obține alte informații cunoscute sub denumirea de cunoștințe. Datele, informațiile și cunoștințele formează “Piramida informațională “:

Figura 2 Piramida informațională

(Sursa „Sisteme informatice de contabilitate Autor: Lect.drd. Ramona Vasilescu-Ed.Eurostampa Timișoara 2008)

2.Prelucrările = metodele prin care datele și informațiile sunt transformate astfel încât să fie organizate după cerințele utilizatorilor (de exemplu: clasificări, sortări, calcule, etc.).

3.Rezultatele (ieșirile) obținute. Acestea se diferențiază în funcție de necesitățile utilizatorilor: De exemplu la nivelul managementului, rezultatele obținute sunt folosite în luarea deciziilor, în activități de control, în timp ce la nivelul contabilității informațiile pot fi folosite la elaborarea bugetelor de venituri și cheltuieli.(de exemplu: indicatori sintetici, grafice, liste, situații,etc.)

Drumul parcurs de date de la intrare la ieșire constituie fluxul sistemului informațional.

Date și informații Sortări, calcule, organizare Informații pt. utilizatori

Figura 3

Una dintre cele mai cuprinzătoare definiții ale sistemului informațional contabil este cea dată de autorii Gheorghe Mirela, Roșca I.Ioan în cartea „Auditul informației contabile în condițiile utilizării sistemelor informatice” (pagina 21): „Sistemul informațional contabil este format dintr-un ansamblu de elemente interdependente, orientat spre culegerea, stocarea, prelucrarea, analiza și transmiterea informațiilor privind starea și mișcarea patrimoniului”

Culegerea, stocarea, prelucrarea, analiza și transmiterea informațiilor sunt activități care trebuie să folosească eficient și eficace resursele informaționale și umane cu scopul obținerii succesului economic. În aceste condiții contabilitatea necesită existența unui sistem informatic de contabilitate performant, care să respecte anumite cerințe organizaționale și legislative.

I.2.2 Sistem informatic

Putem afirma că un Sistem informatic reprezintă partea Sistemului Informațional care realizează atât culegerea datelor cât și transmiterea și prelucrarea lor folosindu-se de mijloace automatizate. Pentru a putea fi automatizat, SI trebuie să fie formalizat. El poate fi catalogat ca o „soluție informatică” la problemele unei părți din „Sistemul Informațional”, fiind totodată cel care asigură funcționarea acestuia în anumiți parametri. „Sistemul Informațional” și „Sistemul Informatic” se află într-o strânsă interdependență, ele comunicând în permanență în ambele sensuri (de la „Sistemul informațional” se transmit solicitări și informații către „Sistemul Informatic”, în timp ce din sens invers sunt primite rezultate care sunt utilizate în continuare de „Sistemul informațional”). Ambele sisteme evoluează, antrenând modificări unul în domeniul celuilalt. Astfel, evoluția „Sistemului Informațional” determină efectuarea de modificări și de adaptări ale „Sistemul informatic” utilizat de unitate, sau chiar înlocuirea acestuia cu sisteme noi ce corespund noilor exigențe. În acelși timp, „Sistemele informatice” trebuie să se adapteze la evoluția tehnologiilor din domeniul informatic, să țină pasul cu schimbările apărute, cu înlocuirea echipamentelor cu altele noi și mai performante. Adaptarea trebuie să fie percepută de către „Sistemul Informațional” ca o îmbunătățire a condițiilor de exploatare.

Principalele componente ale unui SISTEM INFORMATIC sunt:

Resursa fizică (hardware)

Resursa logică (software de aplicație sau produse program)

Baza de date

Resursa umană și cadrul organizatoric

Sistemul informatic poate fi constituit din mai multe subsisteme.

Conform autorilor Dorin Zaharie, Victoria Stanciu, Davidescu Nicolae, Liana Anica-Popa, Dragoș Mangiuc în lucrarea „Sisteme Informatice de gestiune” – Suport de curs ASE, Sistemele informatice pot fi clasificate după mai multe criterii;

a) După aria de cuprindere

Subsisteme care acoperă arii distincte, pe criterii funcționale în cadrul organizației:

Subsistemul producției;

Subsistemul comercial;

Subsistemul resurselor umane;

Subsistemul contabilității;

Subsistemul financiar, etc;

Subsisteme inter-organizaționale, care asigură schimburi de informații între:

organizație și colaboratorii săi: programe de internet-banking, e-commerce,etc;

firmă și subunitățile sale

b) După natura activităților susținute

Sisteme pentru conducere: Management Support Systems prescurtat MSS

Sisteme pentru conducerea curentă: Management Information Systems=MIS

Sisteme pentru luarea deciziilor: Decision Support Systems=DSS

Sisteme informatice pentru managementul executiv: Executive Information Systems=EIS

Sisteme pentru nivelul operațional:

folosite în activitatea de birou: Office Automatition Systems=OAS

folosite în procesarea tranzacțiilor: Transaction Processing Systems=TPS

Sisteme destinate gestiunii cunoștințelor – KWS – Knowledge Work Systems

Datorită caracteristicilor contabilitații, sistemele informatice de contabilitate financiară reprezintă exemplul clasic de aplicații din categoria „Sisteme operaționale pentru procesarea tranzacțiilor” (Transaction Processing Systems – TPS). Acest gen de programe au fost primele utilizate de firme. Deoarece activitatea contabilă constă în tranzacții numeroase, operațiuni cu un mare grad de repetitivitate, prezentând un caracter ridicat de veridicitate a rezultatelor, primele sistemele economice il resurselor umane;

Subsistemul contabilității;

Subsistemul financiar, etc;

Subsisteme inter-organizaționale, care asigură schimburi de informații între:

organizație și colaboratorii săi: programe de internet-banking, e-commerce,etc;

firmă și subunitățile sale

b) După natura activităților susținute

Sisteme pentru conducere: Management Support Systems prescurtat MSS

Sisteme pentru conducerea curentă: Management Information Systems=MIS

Sisteme pentru luarea deciziilor: Decision Support Systems=DSS

Sisteme informatice pentru managementul executiv: Executive Information Systems=EIS

Sisteme pentru nivelul operațional:

folosite în activitatea de birou: Office Automatition Systems=OAS

folosite în procesarea tranzacțiilor: Transaction Processing Systems=TPS

Sisteme destinate gestiunii cunoștințelor – KWS – Knowledge Work Systems

Datorită caracteristicilor contabilitații, sistemele informatice de contabilitate financiară reprezintă exemplul clasic de aplicații din categoria „Sisteme operaționale pentru procesarea tranzacțiilor” (Transaction Processing Systems – TPS). Acest gen de programe au fost primele utilizate de firme. Deoarece activitatea contabilă constă în tranzacții numeroase, operațiuni cu un mare grad de repetitivitate, prezentând un caracter ridicat de veridicitate a rezultatelor, primele sistemele economice informatice au aparut și s-au dezvoltat inițial pe acest plan. Inițial, rolul lor era de a prelua efortul uman în culegerea și prelucrarea datelor din operațiile curente, de rutina. O dată cu creșterea gradului de exploatare a acestor programe, prin adăugarea de noi module informatice care au legături între ele și o baza de date comună, ele au căpătat noi funcționalități, iar eficiența lor a crescut. Acest tip de sisteme pot furniza o mare varietate de informații și date: financiare, non-financiare, date de anticipare, informații despre management, despre acționariat, etc. Totuși, o prea mare cantitate de informație, și mai ales prea multă informație „banală” poate duce la o problemă cunoscută ca supraîncarcarea informației, și la pericolul de a pierde informațiile importante în luarea deciziilor.

În general, un Sistem informatic financiar-contabil are urmatoarele componente:

• Un modul pentru prelucrarea tranzactiilor contabile;

• Un modul de gestiune financiara;

• Un modul de control de gestiune.

Prelucrarea tranzacțiilor contabile este asigurată printr-un modul informatic distinct, unde principalele funcții sunt legate de „Intrarile” de materii prime, materiale, alte resurse, și „Ieșirile” de produse finite,mărfuri și servicii. În ultimii ani, sistemele informatice financiar-contabile aplică metoda preluării unice a documentelor primare și a prelucrării lor multiple, încercând să satisfacă nevoile informaționale particulare ale cât mai multor utilizatori cu un consum minim de resurse. De obicei, datele din documentele primare sunt preluate de serviciul „Contabilitate” într-o bază de date comună, din care ulterior vor fi extrase și prelucrate în funcție de necesitățile specifice diferiților utilizatori, fiind folosite simultan de mai multe compartimente ale unității.

Sistemul informatic poate fi conceput:

Centralizat: Datele sunt stocate într-o Bază de Date unică, se folosesc programe de aplicație unitare, iar utilizatorii folosesc simultan aceleași informații, actualizările efectuându-se în timp real, rezultatele prelucrărilor fiind vizibile tuturor beneficiarilor. Această manieră de lucru prezintă multe avantaje, eliminându-se datele redundante, diferențele dintre momentele în care sunt actualizate datele în diferitele departmente ale unității. Ca principal inconvenient este acela că o întrerupere în funcționarea normală a Sistemului informatic, afectează toți utilizatorii. De asemenea sistemul poate fi lent, stufos, fiind necesare uneori introducerea de informații nerelevante pentru unii utilizatori, dar care ar putea fi folosite de alții.

Descentralizat: Se folosesc mai multe programe, stocate pe calculatoare care pot fi independente, datele fiind stocate local. Aplicațiile de acest tip, sunt de regulă „croite” după nevoile utilizatorilor, fiind mai ușor de exploatat, mai apropiate de utilizatorul final, prezentând mai multă claritate în exploatare. Alt avantaj ar fi acela că o defecțiune apărută la nivel local nu va afecta pe ceilalți utilizatori. Principalele dezavantaje sunt apariția unor duplicări ale datelor la diferitele compartimente ale organizației, eventuale neconcordanțe între rezultatele furnizate de diferitele compartimente ale entității.

Tendința actuală este către descentralizare, promovându-se arhitectura de tip client-server (apărută ca răspuns la limitările conceptului file-server), arhitectură distribuită care partajează procesarea între furnizorii de servicii numiți „SERVERE” și solicitanții de servicii numiți „CLIENȚI”. Clientii și Serverele comunică printr-o rețea de calculatoare având platforme diferite, dar pot rula și pe același sistem fizic. Clientul nu partajează niciuna dintre resursele proprii, ci apelează la resursele serverului prin funcțiile server. Clienții inițiază comunicația cu serverele și așteaptă mesajele acestora. Pentru menținerea legăturii între cei doi, indiferent de pauzele care intervin, se folosește conceptul de sesiune, care de obicei este limitată în timp. (http://ro.wikipedia.org/wiki/Client-server).

În general, clienții sunt calculatoare personale, care prezintă o serie de caracteristici:

o interfață cu utilizatorul, de regulă Grafică (GUI)

formulează interogări sau comenzi pe care le înaintează serverului;

analizează datele din rezultatele primite ca răspuns de la server.

Serverele pot fi calculatoare personale sau sisteme de calcul specializate, denumite mainframe-uri, prezentând următoarele trăsături:

furnizează un serviciu clientului;

răspund la interogările acestuia;

fac dialogul dintre ele și client transparent, ascunzând detaliile sistemului;

Scopul urmărit de acest tip de arhitectură îl reprezintă autonomia informatică a fiecărui membru al organizației, datele acesteia putând fi consultate și prelucrate atât din interior cât și din exteriorul entității. Orice sistem client-server este alcătuit din minimum trei componente principale:

1. Interfața cu utilizatorul

2. Aplicația

3. SGBD-ul.

În prezent, apariția aplicațiilor WEB tinde să înlocuiască arhitectura de tip client-server. Acest tip de tehnologie permite accesarea aplicațiilor folosind browsere Web. (Sursa: „Proiectarea Bazelor de date Normalizare și postnormalizare. Implementări SQL și Oracle”- Marin Fotache, Ed. Polirom, 2005)

Figura 4. Schema contabilității generale a unei unități

Informațiile furnizate de sistemul contabil trebuie să respecte următoarele caracteristici calitative:

1. Inteligibilitatea: Informațiile să fie ușor înțelese de utilizatori;

2. Relevanța: Informațiile trebuie să fie relevante pentru luarea deciziilor, evitându-se supraîncărcarea și ținând cont de natura informației și de pragul de semnificație. Beneficiile obținute de pe urma informației trebuie să depășească costul acesteia;

3.Credibilitatea: Pentru a fi credibilă, informația trebuie să nu conțină erori semnificative și să nu fie partinitoare;

4.Comparabilitatea: Diferitele rezultate contabile ale aceleiași entități sau a unor entități diferite trebuie să poată fi comparate, pentru o corectă evaluare a performanțelor și a poziției financiare.

II. Contabilitatea financiară in Romania

Contabilitatea financiară are ca obiect măsurarea si evaluarea tranzacțiilor care au loc între întreprindere si mediul exterior. Astfel, contabilitatea financiară este cea mai importantă modalitate de raportare a informațiilor despre poziția financiară si despre rezultatele întreprinderii. Reprezintă un ansamblu de metode și procedee care permit furnizarea de informații economice și financiare către diferiți utilizatori interni (manageri, angajați, etc) și externi (investitori, acționari, banci, fisc, etc). Cu ajutorul acestor informații se poate efectua o evaluare a organizației respective. Deoarece contabilitatea financiară este cea care stabilește obligațiile de plată ale societăților, ea este percepută de multe ori ca o constrângere și nu ca un instrument folositor. Contabilitatea financiară permite obținerea doar a unui rezultat generalizat, care nu poate fi explicat în amănunt. De aceea apare necesitatea practică a organizării la nivelul entității a unei contabilități analitice, sau așa-numita

Contabilitate managerială care are ca obiect producerea și comunicarea de informații interne privind performanța întreprinderii, de exemplu informații despre costul si profitabilitatea fiecărui produs sau despre diferitele părți componente ale întreprinderii.

Contabilitatea financiară, are ca obiect înregistrarea operațiilor cu exteriorul, adică fluxurile dintre intreprindere și terți, pentru a putea prezenta periodic starea financiară (Sursa: Curs de Bazele Contabilității – Prof. univ. dr. Corina IOANĂS – ASE 2011)

II.1 Cadrul legislativ

În România, contabilitatea financiară rămane principala formă de contabilitate, ea fiind destinată celor care finanțează intreprinderea și de aici și denumirea de contabilitate "financiară".

La noi in țară modelul contabil se întemeiază pe normele și principiile adoptate in cadrul Noului Sistem Contabil din Romania inspirat după Planul Contabil General Francez și care se înscrie in Directivele IV și VII ale Comunității Economice Europene și se articulează, respectând normele naționale, la standardele contabile internaționale elaborate de I.A.S.C. (Internationnal Accounting Standards Committee).

Sistemul contabil românesc, fiind un sistem inspirat din contabilitatea franceză este orientat, ca și contabilitatea europeană în general, spre satisfacerea cu precădere a nevoii de informație a statului. În contabilitatea anglo-saxonă, accentul se pune în primul rând pe informarea acționarilor, a proprietarilor de capital.

Acest sistem contabil a intrat in vigoare la 1 ianuarie 1994 și este compus in principal din:

Legea Contabilității (82/1991)

OMFP 3055/2009 pentru aprobarea reglementărilor contabile conforme cu directivele europene

Planul de conturi general

Normele metodologice de utilizare a conturilor

Nomenclatorul registrelor contabile și a formularelor referitoare la activitățile financiare și contabile (Ordinul ministrului economiei și finanțelor nr. 3.512-2008 privind documentele financiar-contabile)

Normele de utilizare a registrelor de contabilitate

Codul privind Conduita Etica si Profesională a experților contabili și contabililor autorizați din România

Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale și necorporale

Ordinul nr. 1826/2003 pentru aprobarea precizărilor privind unele măsuri referitoare la organizarea și conducerea contabilității de gestiune

Ordinul nr. 1752/2005 pentru aprobarea reglementărilor contabile conforme cu directivele europene

Situațiile financiare (compuse din):

bilanț,

cont de profit si pierdere,

situația modificărilor capitalului propriu,

situația fluxurilor de numerar,

notele explicative la situațiile financiare anuale.

Potrivit „Normelor metodologice de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile”, principalele registre de contabilitate obligatorii sunt:

1) În Registrul jurnal se înregistrază toate operațiunile economico-financiare, sistematic și cronologic. Mai multe operații avănd aceeași natură și care sunt realizate în același loc de activitate (atelier, secție, etc.) pot fi recapitulate într-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care stă la baza înregistrării in Registrul-jurnal.

2) În Registrul inventar înregistrează toate elementele de activ și de pasiv, inventariate și grupate după natura lor. Se întocmește la înființarea unității, minim o data pe an pe perioada de activitate a unității, la fuziuni, la divizări sau la încetarea activității, sau în alte situații, având la bază inventarul faptic. Elementele inventariate se înscriu într-o formă recapitulativă. Elementele de activ și de pasiv înscrise în Registrul-inventar trebuie să aibă la bază listele de inventariere la sfârșitul anului, sau alte documente justificative.

3)În Cartea – mare se înregistrează lunar și sistematic, mișcarea și existența tuturor elementelor de activ și de pasiv, la un moment dat. Cartea mare este un document contabil de sinteză și sistematizare și conține simbolulcontului debitor și al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor și creditor, precum și soldurile conturilor. Caretea mare stă la baza întocmirii balanței de verificare. Registrul Carea mare poate fi înlocuit cu „Fișa de cont pentru operațiuni diverse”.

Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă de registru, foi volante sau listări informatice.

Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiilor efectuate, se întocmește Balanța de verificare, cel puțin o dată pe an, la închiderea exercițiului financiar, sau la termenele de întocmire a situațiilor financiare prevăzute de legislația în vigoare.

II.2 Criterii minimale pentru sistemele informatice financiar-contabile

Conform Ordinului Ministrului Economie și finanțelor nr. 3.512-2008, sistemele informatice din domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la urmatoarele cerințe minimale:

a) Între rezultatul prelucrărilor și prevederile legale în vigoare să fie o strictă concordanță;

b) Tipul suportului care asigură prelucrarea în condiții de siguranță să fie precizat;

c) Orice dată înregistrată de program să poată fi regăsită în conținutul unui document, la care să poată avea acces toți cei interesați (beneficiarii, organele de control, etc.);

d) Operațiunile efectuaate în contabilitate pe bază de documente justificativee să poată fi listate, iar listele rezultate să fie numerotate în ordine cronologică, fără inserări, intercalări, ștergeri sau adăugări ulterioare;

e) Soldurile finale la sfârșitul unei perioade să poată fi preluate automat ca solduri inițiale pentru perioada care urmează;

f) Conservarea datelor să poată fi realizată pe o perioadă de timp care să respecte prevederile Legii Contabilității nr. 82/1991, republicata;

g) să existe proceduri clare de arhivare atât a programelor cât și a datelor introduse, a situațiilor financiare sau a altor documente, specificându-se suportul magnetic extern. Să existe posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;

h) să nu se poată insera, modifica sau șterge date dintr-o perioadă închisă;

i) Înregistrările contabile să prezinte următoarele informații:

– data înregistrării în contabilitate a operațiunii;

– jurnalul în care se regăsește înregistrerea contabilă;

– numărul documentului primar sau contabil

j) Confidențialitatea și protecția datelor și a programelor să fie asigurată prin parole sau cod de identificare pentru accesul la informații;

k) Listările rezultate din program să fie clare, inteligibile și complete, și să conțină câteva elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină:

– tipul situației;

– denumirea unității;

– perioada de referință;

– data listării;

– paginarea;

– denumirea programului informatic și a versiunii utilizate;

l) Să asigure listarea situațiilor financiare și a documentelor de sinteză necesare conducerii operative a unității;

m) Să respecte machetele formularelor prevăzute de legislația în vigoare;

n) Reconstituirea conținutului conturilor, a listelor și informațiilor supuse unei verificări să poată fi făcută în orice moment;

o) Să nu permită:

– deschiderea a două conturi cu același simbol;

– modificarea simbolului de cont in cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;

– Ștergerea unui cont în cursul exercițiului financiar curent sau aferent exercițiului financiar precedent, dacă acesta conține înregistrări sau sold;

– editarea de documente de același tip, având acelși număr și conținut diferit de informații;

p) Să permită ștergerea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puțin doi ani, atât automat căt și manual;

r) În documentația produsului informatic să fie prevazute atât modul de organizare cât și tipul sistrmului de prelucrare:

– monouser sau multiuser;

– monosocietaate sau multisocietate;

– tipul de rețea de calculatoare;

– portabilitatea fișiertelor de date;

s) Să precizeze felul în care trebuie facută culegerea datelor:

– pe loturi cu control ulterior;

– în timp real cu și control imediat;

– cele două tipuri combinate;

t) Numărul de înregistrări contabile să fie nelimitat;

u) Să posede documentația tehnică de utilizare a programelor informatice necesară exploatării optime a acestora;

v) Să respecte reglementările legale privind securitatea datelor și fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor.

III. Metode de proiectare a sitemelor informatice de gestiune

III.1. Factorii de succes în realizarea produselor informatice

Unul dintre cele mai cunoscute rapoarte statistice cu privire la succesul proiectelor informatice este „Standish Group Chaos Report”, care publică anual rezultate procentuale referitoare la ponderea proiectelor informatice finalizate cu succes, a celor eșuate, precum și a celor care au întâmpinat dificultăți majore până la finalizare.

O parte dintre criteriile cu ajutorul cărora se realizează această clasificare sunt:

Respectarea și implementarea cerințelor specificate,

Încadrarea în bugetul estimat inițial;

Respectarea termenelor de livrare agreate.

(Sursa: http://www.todaysoftmag.ro/article/ro/8/Particularitațile proiectelor IT – Autor: Dan Suciu)

Printre factorii care asigură succesul proiectelor software, Raportul Standish menționează:

Implicarea utilizatorului final;

Sprijinul conducerii unității;

Claritatea obiectivelor și a cerințelor;

Planificarea.

III.2.Arhitectura sistemelor informatice

Conform lucării: „Sisteme informatice Financiar-monetare”-Autori: Prof.univ.dr. Victoria STANCIU, Asist.univ.drd. Alexandru GAVRILA, Prep.univ.drd. DRAGOS MANGIUC, Prep.univ.drd. Gheorghe-Bogdan SAHLEAN, o definiție ar suna cam așa:

Arhitectura sistemului informatic reprezintă „soluția constructivă” a sistemului informatic. Sistemul Informatic al unei firme se descompune in „Subsisteme” care la rândul lor se pot împarți în „aplicații”, aplicații care acoperă o activitate distinctă în cadrul organizației. Descompunerea continuă, la nivelul următor se vor defini „proceduri” realizând funcții distincte.

-există trei strategii de definire a arhitecturii SI:

Strategia descendentă

Strategia ascendentă

Strategia mixtă

Strategia descendentă (top-down) consideră că orice Sistem Informatic, oricât de complex, se poate descompune în componente mai simple. Astfel Sistemul Informatic va căpăta o structură ierarhică pe module, fiecare componentă fiind coordonată de componentele de la nivelul ierarhic superior.

Această abordare se potrivește penru Sisteme Informatice mai complexe. Efortul depus pentru elaborarea de Sisteme Informatice folosind această strategie este considerabil, atât în faza de analiză, cât și în cea de proiectare.

Strategia ascendentă (bottom up) pornște de jos în sus, de la nivelul fiecărui compartiment (contabilitate, personal, financiar, producție etc) fără a exista o soluție generală și o arhitectură comună pentru sistemul informatic al organizației. Aplicțiile se proiectează, implementează și exploatează independent. Ele răspund nevoilor compartimentelor pentru care au fost realizate. Din cauza lipsei unei strategii unitare în plan hardware și software, integrarea în Sistemul Informatic al organzației s-ar putea dovedi greu de realizat.

Strategia mixtă reprezintă o combinare a strategiilor descrise mai sus. Componentele Sistemului Informatic se definesc în concordanță cu cerințele strategiei top-down, în timp ce proiectarea și integrarea acestor componente se va realizeza în conformitate cu cerințele strategiei bottom-up..

Cel mai important este ca arhitectura aleasă să permită dezvoltarea ulterioară a Sistemului Informatic. În felul acesta vom defini o arhitectură deschisă pentru sistemele informatice. Astfel sistemul informatic va putea evolua odată cu activitatea organizației și se va putea moderniza prin integrarea de noi soluții IT.

III.3. Baze de date și sisteme de gestiune a bazelor de date.

Conceptul de „Bază de date” a apărut în a doua parte a anilor ’60. La momentul respectiv, Sistemele Informatice erau organizate în fișiere de date (secvențiale, indexate,etc.) create cu ajurorul unor programe scrise în limbaje din a III a generație (Cobol, Fortran,etc.). Acest mod de lucru, cunoscut sub denumirea de „file-based” (cu fișiere independente), avea specific faptul că fiecare dată era descrisă (nume, tip, lungime), autonom în toate fișierele în care apărea, iar fiecare fișier de date trebuia descris obligatoriu în fiecare program care îl folosea. Între diferitele fișiere care alcătuiau aplicația nu exista nici o relație definită explicit. O dată putea fi prezentă în două sau mai multe fișiere de date. Modificarea valorilor ei într-un fișier nu se propaga automat în toate fișierele în care era întâlnită, și așa informațiile furnizate de Sistemul Informatic erau redundante, prezentând un mare risc de pierdere a coerenței. Pe lângă aceste dezavantaje mai putem enumera și probleme de securitatea datelor, costuri ridicate în exploatare, complexitatea deosebită a actualizărilor, inabilitatea de a obține răspunsuri rapide la problemele simple apărute, etc.

Conceptul de „bază de date”, aduce nou față de modelul „file-based”, existența unui fișier de descriere globală a bazei, astfel încât independența programelor față de date este asigurată:

Fig.5 Schema de principiu a unei baze de date

Existența acestui „dicționar de date” conferă o serie de avantaje pentru organizarea datelor în această manieră. Lucrul cu fișierele de date se derulează exclusiv prin intermediul dicționarului de date în care se găsesc informații privind structura datelor și restricțiile îndeplinite de acestea. Iată câtrva dintre aceste avantaje:

Grad redus de redundanță a datelur

Evitarea inconsistenței datelor

Facilitatea partajării informațiilor între toți utilizatorii din cadrul unei organizații

Îmbunătățirea integrității datelor

Un suport mai bun pentru rezolvarea conflictelor care apar la încercările de modificare simultană a unei aceleiași date;

Structuri de date mai apropiate de realitate și mai ușor de manipulat

Procesul de dezvoltare a aplicațiilor este sensibil mai ameliorat

Sistemele Informatice care utilizează baza de date sunt mai flexibile și mai ușor de adaptat la modificările care apar în faza de exploatare.

O definiție a Bazei de Date ar putea fi: „Colecție de date aflate în interdependență împreună cu descrierea datelor și a relațiilor dintre ele”, sau după G.D Everest: „O Bază de date reprezintă o colecție de date utilizată într-o organizație, colecție care este automatizată, partajată, definită riguros (formalizată) și controlată la nivel central”.

Informațiile stocate intr+o Bază de Date la un moment dat reprezintă Conținutul sau Instanțierea sau Ralizarea acesteia. Organizarea Bazei de Date este reflectată în Schema acesteia sau Structura sa, ce reprezintă un ansamblu de instrumente pentru descrierea datelor, a relațiilor dintre acestea, a semanticii lor și a restricțiilor la care sunt supuse.

Un Sistem de Gestiune a Bazelor de Date (prescurtat SGBD) reprezintă un ansamblu de programe ce permit utilizatorilor să interacționeze cu o bază de date, în vederea creării, actualizării și interogării acesteia.

Principalele module ale unui SGBD sunt:

Gestionarrul de fișiere. Se ocupă cu afectarea spațiilor de memorie pe disc și cu structurile fizice de date care servesc la reprezentarea datelor pe suport

Gestionarul bazei de date care face legătura dintre datele fiztice din bază cu aplicațiile program de consultare și actualizare

Procesorul de consultare care „traduce” instrucșiunile limbajului de consultare în instrucțiuni elementare, optimizând totodată și consultarea pentru un timp de răspuns cât mai scurt.

Module DML (Data Manipulating Language)

Module DDL (Data Definition Language) care „traduc” și execută instrucțiunile DDL, obtinându-se ansamblu de tabele ce reprezintă metadatele stocate în dictionarul de date.

(Sursa: Marin Fotache – „SQL Dialecte DB2, Oracle și Visual Fox Pro” – Editura Polirom 2001).

III.4. Clasificarea diferitelor metode de proiectare a sistemelor informatice

Conform autorilor Dorin Zaharie, Victoria Stanciu, Davidescu Nicolae, Liana Anica-Popa, Dragoș Mangiuc în lucrarea „Sisteme Informatice de gestiune” – Suport de curs ASE, metodele de proiectare a sistemelor informatice pot fi clasificate după mai multe criterii:

1) Clasificare bazată pe cronologie:

Metode timpurii, metode nestructurate specifice anilor ”50 – ”60;

Metode orientate spre ieșiri – proiectarea sistemului informatic pornea de la „ieșirile” sau rezultatele pe care acesta trebuia să le furnizeze: grafice, rapoarte,etc. După stabilirea ieșirilor, se stabileau datele de intrare necesare și prelucrările de executat;

Metode orientate spre procese, utilizate în anii 70, se caracterizau prin utilizarea diagramelor fluxurilor de date;

Metode orientate spre date specifice anilor 80, având ca element caracteristic utilizarea diagramelor entitate- relație;

Metode orientate obiect apărute în anii 90 și caracterizate prin folosirea conceptului de obiect care încapsulează date și metode.

2) Clasificare plecând de la modalitățile în care este perceput sistemul: funcțional, sistemic, obiectual.

III.5 Metodele ierarhice (funcționale) au la bază analiza funcțională a întreprinderii, sistemul informatic fiind structurat pe baza funcțiilor sale. Astfel, sistemul informatic cuprinde în arhitectura sa subsisteme definite la nivel de funcții ale întreprinderii. Cum fiecare funcție este subdivizată ierarhic în subfuncții, iar acestea la rândul lor, se descompun succesiv pâna la definirea unor componente elementare ușor de programat, arhitectura Sistemului Informatic va urma aceasta ierarhie, fiecare componentă a sa acoperind o subdiviziune funcțională. Aceste metode conduc la SI modulare cu o structură ierarhic-funcțională descendentă, ascendentă sau mixtă. Au apărut în anii 70, fiind prima generație de metode de proiectare a Sistemelor Informatice.

Avantajele metodelor ierarhice constau în simplitate si o buna adaptare la cerințele formulate de utilizator.

Dezavantajele pornesc de la concentrarea efortului de analiză și proiectare asupra prelucrărilor în condițiile în care, tocmai acestea sunt cele mai expuse la modificari în timp. Coerența datelor a căror structură este totuși mai stabilă decât a prelucrărilor este neglijată. Aplicațiile sunt într-o continuă refacere.

Figura 6. Schema modelului ierarhic

III.6 Metodele sistemice se bazează pe aplicarea teoriei sistemelor în descrierea funcționării întreprinderii. Sistemul informatic este abordat sub două aspecte complementare:

– datele si prelucrările – analizate si modelate independent, reunirea celor doua modele realizându-se cât mai târziu cu putință.

Spre deosebire de metodele ierarhice, metodele sistemice acorda prioritate datelor față de prelucrari si respectă cele trei niveluri de abstractizare introduse de raportul ANSI/SPARC: conceptual, logic, fizic. (Sursa: „Sisteme Informatice de Gestiune” de Lect.Univ.Dr. Raluca Păcuraru – Universitatea Spiru Haret).

Avantajele metodelor sistemice decurg din promovarea tehnologiei bazelor de date. Conceptul de bază de date oferă mai multă corență, stabilitate eliminând redundanțele.

Dezavantajele sunt datorate deficiențelor care pot apărea în modelarea prelucrarilor și a riscului apariției unor neconcordanțe între modelele datelor si ale prelucrarilor.

Un exemplu reprezentativ pentru metodele de proiectare sistemice este metoda MERISE, reprezintând o metodă de proiectare a unui Sistem Informatic.

MERISE se bazează pe un model în care elementele realității de informatizat sunt reprezentate pe trei nivele separate de abstractizare:

conceptual;

logic;

fizic.

În metoda MERISE studiul datelor este separat de cel al prelucrărilor.

Obiectivele principale ale metodei MERISE:

1) conceperea SI;

2) dezvoltarea SI.

III.6.1 Nivele de abstractizare și modelare în Metodele sistemice:

Modelul conceptual al datelor prezintă conceptele, legăturile dintre acestea și regulile de gestiune aplicate.

Modelul logic al datelor descrie structurile de memorare informatică a datelor

Modelul fizic al datelor dă reprezentarea structurii finale a bazei.

Modelul conceptual al prelucrărilor descrie funcționarea urmărită în domeniul problemei, cu specificarea lucrărilor.

Modelul logic al prelucrărilor presupune descompunerea fiecărei lucrări în unități de prelucrare.

Modelul fizic al prelucrărilor transpune unitățile de prelucrare delimitate anterior în spațiul platformei de dezvoltare și de exploatare

III.6.2. Modelarea conceptuală a datelor. Modelul entitate-asociere

Modelul Conceptual (atât al Datelor cât și cel al Prelucrărilor) trebuie să răspundă la întrebarea: „CE trebuie să facă SI care urmează să fie proiectat?”

Entitate = Reprezentare a unui obiect material sau abstract care aprține realității modelate de Sistemul Informatic, având o existență de sine stătătoare și o identitate proprie (care-l face să poată fi identificat în raport cu celelalte obiecte având același comportament).

Exemple: document,client, produs,etc.

O entitate este reprezentată prin mai multe Atribute. Un atribut definește o proprietate distinctă a unei entități.

Din punct de vedere informatic, atributele sunt percepute ca variabile ale datelor, fiind caracterizate prin tipul de valori pe care le pot lua. Atributel pot fi de tip șir de caractere, numerice, alfanumerice, dată calendaristică, etc.

După felul în care este reprezentată informația, există:

1. atribute elementare, care nu mai pot fi descompuse, fiind indivizibile, denumite și atribute atomice;

2. atribute compuse, care se pot descompune în atribute elementare (exemple: Adresa, Buletin de Identitate, Nr.de înmatriculare, etc.)

După valorile pe care le pot lua la atributele, avem:

1. Atribute monovaloare și

2. Atribute multivaloare

Mulțimea tuturor valorilor posibile pe care le poate lua un atribut formează domeniul de valori ale atributului.

Atributele sau grupurile de atribute care au valori unice și nenule și care pot servi pentru identificare, reprezintă Identificatorul entității.

Asocierea Reprezintă legătura sau corespondența dintre două sau mai multe realizări de entități precum și rolul jucat de entitățile participante la asociere. O asociere depinde de existența entităților pe care le leagă și nu are o existență de sine stătătoare, dar poate avea atribute proprii.

Colecția unei asocieri este reprezentată de Entitățile care participă la acea asociere.

Numărul de entități participante la o asociere definește dimensiunea sau gradul acesteia.

După numărul de tipuri de entități participante asocierea poate fi:

• unară (refexivă)

• binară

• complexă

Rolul reprezintă modul de participare a entității la asociere.

Cardinalitatea este perechea ordonată de numere întregi (x,y) unde

x = cardinalitatea minimală și exprimă numărul minim de realizări ale legăturii existând pentru o entitate

y = cardinalitatea maximală și exprimă numarul maxim de apariții ale corespondenței.

III.6.3. Restricții

III.6.3.1 Restricții de integritate

Restricțiile de integritate definesc condițiile pe care datele trebuie sa le respecte pentru a fi corecte și coerente în raport cu realitatea pe care o reflectă. Sunt reguli suplimentare care nu sunt reprezentate în formalismul Entitate-Asociere. Restricțiile de integritate pot fi statice (verificate permanent) sau dinamice (condiții care pot să se modifice în timp.)

III.6.3.2.Restricții de domeniu

Restricțiile de integritate de domeniu sunt condiții impuse asupra ansamblului de valori acceptate de un atribut. Ele pot viza atât conținutul unui singur atribut al unei entități sau asocieri, cât și corelații între valorile mai multor atribute ale aceleiași entități sau asocieri, sau chiar corelații între atributele mai multor entități sau asocieri. Se mai întâlnesc și restricții de integritate de domenii ale căror valori sunt obținute prin operații de numărare, medie, sumare, într-un cuvânt operații de sintetizare a unui ansamblu de entități.

III.6.3.3.Restricții structurale

Restricțiile de integritate structurale sunt restricții inerente conceptelor folosite la modelare. Vizează în special identificatorii și cardinalitățile.

De exemplu:

Identificarea entităților trebuie să poată fi realizată fără echivoc. Identificatorul entității trebuie sa aibă valori nenule (not NULL) și unice.

III.6.3.4.Restricții de integritate de roluri

Sunt restricțiile de integritate referitoare la rolurile jucate de un tip de entitate în diverse asocieri diferite.

Incluziunea Dacă o entitate E joacă un rol r1 intr-o asocirere a1, atunci trebuie să joace și rolul r2 într-o asociere a2. Rolul r1 include rolul r2. Rolul r2 jucat de entitatea E in asocierea a2, este urmarea rolului r1 jucat de E în asocierea a1.

Egalitatea: Restricția de incluziune între rolurile r1 și r2 ale entității este reciprocă.

Excluziunea: Un rolr1 jucat de entitatea E1 în asocierea a1 exclude existența rolului r2 jucat în asocierea a2.

III.6.3.5. Restricții de integritate de asociere

Aceste restricții impun condiții care acționează asupra tuturor rolurilor dintr-o asociere.

III.6.4. Modelul logic al datelor

Modelul Logic trebuie să răspundă la întrbările: „CINE face, UNDE face și CÂND face activitățile care generează datele și determină prelucrările aplicate asupra acestora.?”

III.6.5. Modelul fizic al datelor

Modelul Fizic răspunde la întrebarea „CUM face, în mod concret, SI să satisfacă cerințele beneficiarilor ?

III.7. Metodele obiectuale sau bazate pe obiecte au fost formulate la începutul anilor ’90 constituind generația a treia de metode de proiectare. Sistemul informatic este reprezentat ca o structură de obiecte autonome, care cooperează între ele.

Avantaje: Componentele de program pot fi reutilizate atât în mod direct cât și prin mecanismul denumit „moștenire”, cu ajutorul lor putându-se modela obiecte complexe.

Dezavantaje: Realitatea nu poate fi reprezentată întotdeauna folosind conceptul de Obiect, într-un mod natural, adecvat sau avantajos.

După o perioadă inițială, în cursul căreia s-au propus mai multe metode diferite, s-a ajuns la o selecție a celor mai bune practici, larg acceptată, pornind de la care s-a definit un cadru unificat de modelare denumit UML – Unified Modeling Language și un proces unificat corespunzator. Caracteristic acestor metode este faptul ca Sistemul Informatic este conceptualizat ca un ansamblu de obiecte autonome, care se organizează și cooperează între ele. Pentru prima dată, datele si prelucrarile (metodele) se gasesc în cadrul aceleiasi structuri, denumite obiect. Fiecarui obiect îi este caracteristic un anumit comportament, definit prin ansamblul operațiilor pe care le poate realiza. Datele și prelucrările sunt încapsulate în cadrul obiectului.

UML este potrivit pentru modelarea sistemelor informatice de contabilitate datorită unor caracteristici cum ar fi:

folosește abstractizări prin care structurile complexe contabile devin accesibile pentru analiștii informaticieni și designeri nespecialiști în contabilitate;

utilizează modelarea vizuală și permite dezvoltarea unei ierarhii de modele, vederi și diagrame.

IV. Studiu de caz: Proiectarea unui sistem informatic pentru contabilitatea financiară

IV.1 Obiective

Principalul obiectiv urmărit prin realizarea acestui program este asigurarea unui nivel optim de de informare operativă și de perspectivă pentru conducerea unității, astfel încât activitatea economică să poată fi îmbunătățită și să poată fi luate decizii cât mai corecte și mai bine fundamentate.

Un alt obiectiv este informatizarea activității financiar-contabile, activitate care prezintă un mare grad de repetitivitate și un volum mare de calcule, uneori laborioase.

O bună funcționare a activității financiare va asigura:

Calcule cât mai corecte, precum și decontarea la termenele prevăzute de lege a tuturor categoriilor de impozite și taxe datorate statului, evitându-se plata de majorări de întârziere, penalități, amenzi, etc;

Elaborarea de bugete de venituri și cheltuieli cât mai apropiate de realitate;

Derularea în condiții optime a decontărilor cu partenerii de afaceri, cu statul, cu băncile;

Întocmirea de declarații fiscale și de situații financiare corecte și la termen.

IV.2 Cerințele utilizatorilor

În general, un program de contabilitate trebuie să prezinte câteva caracteristici, care îi sporesc gradul de utilitate, asigurându-i un ridicat nivel calitativ. Printre însușirile indispensabile sunt:

Ergonomie, adică:

ușurință în exploatare: interfață prietenoasă, rapiditate în operare;

elemente de siguranță în exploatare: Ajutarea utilizatorului să comită cât mai puține greșeli de operare, prin restricții de operare, validări, folosirea de nomenclatoare, etc.;

să aibă cât mai multe date completate în mod implicit (de exemlu cota de tva, unitatea de măsură, data operării, etc);

situațiile obținute sa poata fi vizualizate înainte de a fi listate;

o informație o dată introdusă în sistem, să fie utilizată și în alte proceduri în care aceasta este utilă (să nu fie necesară introducerea acelorași informații de mai multe ori, în diferite module ale programului);

Informațiile furnizate de sistem să poată fi extrase și în formate de fișiere des folosite, cum ar fi cele de tip „Excel” sau „PDF”

O serie de operații, cum ar fi închideri de conturi de venituri și cheltuieli sau de TVA, calculul amortizării lunare, calculul coeficientului mediu de adaos, etc. să poată fi făcute automat;

Să se genereze automat o serie de declarații fiscale care au la bază date prelucrate prin program și pot conține multe înregistrări (de exemplu D394, D390, D112, D205);

Fiabilitate și mentenabilitate: să prezinte cât mai puține defecțiuni în exploatare, iar în eventualitatea apariției acestora, să poată fi ușor reparate, chiar de utilizator, sau producător.

Corectitudine: Rezultatele obținute să fie corecte.

Adaptabilitate: Posibilitatea ordonării datelor, a selectării lor în funcție de cât mai multe criterii, pe intervale de timp variabile, după nevoile utilizatorului;

Claritate: Interfața să nu conțină elemente inutile care „încarcă” ecranul îngrunând exploatarea.

IV.3. Dicționarul de atribute

IV.4. Reguli de gestiune

Un document primar provine de la/este emis către un singur Partener;

Un document primar poate conține unul sau mai multe produse sau servicii;

Un produs/serviciu dintr-un document primar poate să aibă altă cotă de tva decât cota sa normală (din nomenclatorul de produse/servicii ). De exemplu este achiziționat de la o firmă scutită de TVA;

Un document primar se transformă în una sau mai multe înregistrări contabile;

O operație din „Jurnal” are următoarea structură:

nr.operație,nr.doc.primar,data doc.,data înregistrare, cont debitor,cont creditor, valoare.

Operațiile contabile pot să provină din documente primare sau nu (de exemplu închideri de conturi, diferite reglări).

Înregistrările contabile pot fi introduse atât prin generare automată, pornind de la o factură, un NIR, etc. cât și manual.

Nu sunt admise înregistrări contabile cu valoare zero;

Nu se pot deschide două conturi cu același simbol;

Un cont sintetic are 3 sau 4 caractere;

Un cont analitic poate ajunge pâna la 12 caractere;

Fiecare înregistrare contabilă poate fi legată de unul sau doi parteneri („repartitori”). De fapt ceștia sunt subanalitice ale conturilor din debit sau credit și sunt creați cu scopul de a ușura evidența analitică a conturilor cu mulți parteneri (Clienți, Furnizori, Avansuri de la clienți, etc.);

Pentru evitarea greșelilor de operare, o serie de informații vor fi preluate din nomenclatoare: „Unitati de masură”, „Judete”, „Jurnale auxiliare, etc);

De asemenea cotele de TVA vor fi notate într-un fișier de cofigurare, de unde vor putea fi modificate automat la schimbări în legislație.

IV.5 Modelularea Conceptuală al Datelor (MCD)

Rolul Modelului Conceptual al Datelor este acela de a oferi o primă schiță a modului în care realitatea poate fi abstractizată, furnizând totodată și o primă structură a bazei de date, structură care este independentă de tehnologia informatică utilizată ulterior în implementarea programului. Modelul are o formă abstractă și formalizată, reprezentând și un bun suport de comunicare între realizatorul sistemului informatic și utilizator. Pentru aceasta, organizarea datelor va fi reprezentată într-o formă grafică numită diagrama entitate-asociere. Rezultatul modelării la acest nivel nu se va concretiza într-un Sistem Informatic real, ci va fi o reprezentare abstractă a acestuia care poate avea o formă grafică, o formă matematică, etc.

Asocierile cele mai importante din acest MCD sunt „Debitează” și „Creditează”. Alte asocieri ale modelului, mai sunt:

Asocierea „Emite” subliniază legatura dintre partenerii entității și documentele primare emise sau primite (facturi de vânzare și facturi de cumpărare).

Asocierea „Conține” leagă documentul primar de mărfurile și serviciile pe care le conține. Ambele cardinalități maximale sunt „n”. În acest caz, asocierea devine tabel care va cuprinde în schema sa cheile primare ale celorlalte două relații (corespunzătoare entităților participante la asociere) împreună cu toate atributele definite pentru asociere.

Deci din entitățile DOC_PRIMAR și ARTICOL vom obține tabelul:

DETALII_DOC(Tipop,Nrdoc,Linie, CodArt, Cant, Pret,CotaTVA)

Asocierea „Generează” leagă entitățile „DOC_PRIMAR” și „JURNAL_OPER”, subliniind faptul că pentru un document primar se vor genera minim 1, maxim n înregistrări contabile în JURNAL. Asocierea nu are atribute proprii și nu se va transforma în tabelă, datorită cardinalității maximale 1.

Asocierile „Se defalcă în DEBIT” și „Se defalcă în CREDIT au rolul de a construi subanalitice pentru conturile cu mulți parteneri, asociînd fiecărei înregistrări, dacă este cazul, unul sau doi parteneri.

Asocierile „Include” subliniază faptul că un cont sintetic poate avea „n” analitice, iar un cont analitic are un singur cont sintetic.

Figura 7. Modelul Conceptual al Datelor

IV.6 Modelarea Logică a Datelor (MLD)

Ținând cont de cele descrise mai sus, vom folosi următoarele entități:

PARTENER(CodPart, CodFiscal,m TipPart, Nume, Judet, Oraș, Strada, nr.,tel,Cont,Banca)

DOC_PRIMAR(Tipop,Nrdoc,DataDoc,CodPart1,CodPart2,ValoareDoc)

DETALII_DOC(Tipop,Nrdoc,Linie, CodArt, Cant, Pret,CotaTVA)

ARTICOL(CodArt, Denumire, UM, CotaTVA, Cont)

JURNAL(Nroper, DataInreg,NrDocPrimar,ContDB, ContCR, Valoare)

PLANCONT(Cont, DenCont, Tip, RDebit, Rcredit)

IV.7.Restricții de domeniu:

1. Entitatea PARTENER (în BD = TERTI)

Tip Partener în entitatea PARTENER poate să ia valorile: F = Pers. Fizică, J=Pers.Juridică sau E = Partener Extern. S-a folosit această clasificare pentru a putea introduce o alta restrictie de domeniu, și anume:

Pentru persoane Juridice, se validează Codul Unic de Înregistrare (CUI): Ultima cifră din CUI trebuie să rezulte dintr-o combinație a celorlalte.

Pentru persoanele Fizice se verifică modul în care s-a introdus Codul Numeric Personal. (Se verifică ultima cifră = caracterul de control )

Judetul se alege dintr-un nomenclator de județe.

2. Entitatea DOC_PRIMAR (în BD = ANTETE)

Tip operație poate lua doar una din valorile definite în nomenclatorul de funcții: de exemplu: FP= Factura Primită, FE = Factură Emisă, IN = Incasare Casa de marcat, etc;

Data documentului primar trebuie să fie mai veche sau în intervalul specificat la intrarea în program (luna și anul pentru care se operează).

3. Entitatea DETALII_DOC(în BD = LISTE)

Nr. linie este incrementat automat pentru fiecare document;

Cod Articol se alege din entitatea ARTICOL

Cantitatea trebuie să fie # 0

Prețul # 0

Cota TVA se compară cu cotele de TVA în vigoare, dintr-un tabel cu parametri de lucru;

4. Entitatea ARTICOL

Unitatea de măsură se alege dintr-un nomenclator;

Contul se alege din tabelul PLANCONT

Cota TVA se compară cu cotele de TVA în vigoare, dintr-un tabel cu parametri de lucru;

5. Entitatea JURNAL (în BD = JURNAL)

Nr. Operației se obține prin incrementare;

Data înregistrării în contabilitate să respecte luna și anul alese pentru culegere de date la intrarea în program;

Data documentului să fie mai mică sau egală cu data înregistrării;

Conturile Debitor și Creditor se aleg din entitatea PLANCONT;

Valoiarea # 0

6.Entitatea PLANCONT (în BD = PLANCONT)

Tipul contului poate lua una din valorile:

A=ACTIV, P=PASIV sau B=Bifuncțional

IV.8 Restricții structurale

1. Entitatea PARTENER (în BD = TERTI)

Cod Partener UNIC si NOT NULL.

2. Entitatea DOC_PRIMAR (în BD = ANTETE)

Combinația: TipDoc+Nrdoc (concatenare de șiruri de caractere) UNICĂ și NOT NULL

3. Entitatea DETALII_DOC(în BD = LISTE)

Combinația: TipDoc+Nrdoc+Linie(Concatenare de șiruri de caractere) UNICĂ și NOT NULL

Fiecărui Document primar îi corespunde cel puțin o linie în DETALII_DOC

4. Entitatea ARTICOL

Cod Articol UNIC și NOT NULL

5. Entitatea JURNAL (în BD = JURNAL)

Nr. Operației UNIC și NOT NULL

6.Entitatea PLANCONT (în BD = PLANCONT)

Cont UNIC și NOT NULL

Figura 8. Modelul Fizic al Datelor (MFD)

Aplicația proiectată este o aplicație „nededicată”, care încearcă să rezolve problema contabilității cu un grad cât mai mare de flexibilitate astfel încât să fie aplicabilă la mai multe societăți de dimensiune mică și medie, din diferite domenii de activitate.

Aplicația este proiectată să lucreze în sistem „Multifirma”, administrarea datelor pentru fiecare dintre firmele introduse făcându-se automat, prin program, fără concursul utilizatorului.

Se poate folosi în sistem „multiuser”, având implementat suport de rețea.

Figura 9.Schema conceptuală a programului:

Securizarea se face atât la nivel de aplicție cât și la nivel de funcție, fiecare utilizator având acces doar la unele dintre funcțiile programului, după cum hotărăște administratorul sistemului.

Rapoartele obținute se afișează și pe ecran și la imprimanta.

Este posibilă salvarea în format „Excel” a majorității datelor obținute din prelucrări.

Situațiile pot fi obținute pentru diferite intervale de timp: o luna, o zi, o săptămână, etc. utilizatorul având libertatea să-și aleagă intervalul pentru care dorește elaborarea raportului.

În cadrul operațiunilor cu date, sunt foarte des folosite așa-numitele Liste derulante. care oferă posibilitatea alegerii uneia dintre valorile pe care le conțin. Majoritatea listelor derulante din program oferă utilizatorului și posibilitatea adaugării de optiuni care nu au fost create încă.

Adăugarile de înregistrări noi în nomenclaoare (parteneri, conturi, articole, etc.), se fac în timpul culegerii datelor, fără a fi necesară adăugarea lor prealabilă.

Se verifică încadrarea datelor documentelor prelucrate în perioada de lucru aleasă pentru culegere la intrarea în program.

Interfața este concepută în mod standardizat, este intuitivă și prietenoasă. Deplasarea între câmpuri se poate face fie cu ajutorul tastaturii (tastele [Enter], [Tab] sau [.

Ecranele au o grafică asemănătoare, având multe opțiuni comune. Un astfel de ecran este prezentat în continuare:

Figura 9. Macheta unui ecran pentru preluarea datelor

În ecranele de tip Grid (tabelare), datele pot fi ordonate cu mouse-click pe antetul coloanei schimbându-se ordonarea lor în funcție de dorința utilizatorului. Implicit datele sunt sortate în ordinea ascendentă a datei (coloana – Data înregistrării) în cazul documentelor introduse și a operațiilor contabile, sau alfabetic în cazul nomenclatoarelor.

Ecranele folosite la afișarea și listarea situațiilor financiar-contbile obținute prin prelucrări au un aspect asemănător, permițând reluarea operațiunilor în orice moment:

Figura 10. Macheta unui ecran pentru listarea situațiilor

V. Concluzii

Implementarea sistemului pentru contabilitatea financiară, a dat naștere unei aplicații cu o utilizare facilă, care oferă rapiditate în obținerea situațiilor financiar-contabile, soluția informatică putând fi adoptată de firme din diverse domenii de activitate. Felul în care a fost conceput urmează șirul operațiilor efectuate în mod firesc într-un serviciu de contabilitate. Majoritatea prelucrărilor și a situațiilor sunt obținute folosind tehnica SQL, fiind construite pe baza interogărilor asupra bazei de date. Viteza de lucru este bună, chiar și pentru un volum mare de date.

Următoarea etapă a implementării este aceea a exploatării și a menținerii într-o prmanentă stare de funcționare, precum și a corectării eventualelor erori ce mai pot apărea în faza de exploatare. De asemenea foarte importantă este și permanenta actualizare a programelor la schimbările care apar în legislația din domeniu.

VI. Anexe

Anexa 1. Notă de Recepție și constatare diferente

Anexa 2. Factura emisă

Anexa.3 Fisă de cont

Anexa 4. Balanța de verificare

Bibliografie

Filip Fl.Gh. 2004 "Sisteme suport pentru decizii" Editura Tehnica Bucuresti

Fotache M. 2005 "Proiectarea bazelor de date. Normanizare si postnormalizare Implementari SQL si Oracle" Editura Polirom Iași

Fotache M. 2001 "SQL Dialecte DB2 Oracle Visual FoxPro" Editura Polirom Iași

Ioanăș Corina 2011 "Bazele contabilitatii – Suport Curs ID" ASE București

Păcuraru Raluca 2008 "Sisteme Informatice de gestiune" Universitatea Spiru Haret București

Stanciu A.,Mihai Fl.,Năstase P. 2008 "Baze de date. Introducere în SQL Server 2008" Editura Infomega București

Stanciu Victoria,Gavrilă A, Mangiuc D, Săhlean Gh. "Sisteme Informatice financiar-monetare" Biblioteca digitală ASE

Suciu D. „Particularitățile proiectelor IT” http://www.todaysoftmag.ro/article/ro/8/

Vasilescu Ramona 2008 "Sisteme informatice de contabilitate" Editura Eurostampa Timișoara

Zaharie D.,Albescu F.,Bojan F.,Ivancenco, V., Vasilescu C. 2001 "Sisteme informatice pentru asiatarea deciziei" Editura Dual Tech Bucuresti

Zaharie D.,Stanciu Victoria, Davidescu N., Anica-Popa Liana, Mangiuc D 2002 "Proiectarea Sistemelor Informatice" Editura Dual Tech București