Probleme Financiar Contabile Privind Inventarierea Elementelor de Active, Capitaluri Proprii Si Datorii

Economie

Probleme Financiar Contabile Privind Inventarierea Elementelor de Active, Capitaluri Proprii Si Datorii

Byadmin ianuarie 1, 2024

Probleme financiar-contabile privind inventarierea elementelor de active, capitaluri proprii si datorii

INTRODUCERE

Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, și în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității.

În vederea bunei desfășurări a operațiunilor de inventariere, administratorii, ordonatorii de credite sau alte persoane care au obligația gestionării entității trebuie să ia măsuri pentru crearea condițiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere, prin:

organizarea depozitării bunurilor grupate pe sorto-tipodimensiuni, codificarea acestora și întocmirea etichetelor de raft;

ținerea la zi a evidenței tehnico-operative la gestiuni și a celei contabile și efectuarea confruntării datelor din aceste evidențe;

participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de inventariere;

asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariază, respectiv pentru sortare, așezare, cântărire, măsurare, numărare etc.;

asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, preț etc.) și la evaluarea lor, conform reglementărilor contabile aplicabile, a unor specialiști din entitate sau din afara acesteia, la solicitarea președintelui comisiei de inventariere. Aceste persoane au obligația de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise,

dotarea gestiunii cu aparate și instrumente adecvate și în număr suficient pentru măsurare, cântărire, cu cititoare de coduri de bare etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum și cu birotica necesară;

dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul și de sigilare a spațiilor inventariate;

asigurarea protecției membrilor comisiei de inventariere în conformitate cu normele de protecție a muncii;

asigurarea securității ușilor, ferestrelor, porților etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc.

CAPITOLUL I NOTIUNI TEORETICE PRIVIND INVENTARIEREA ELEMENTELOR DE ACTIV, CAPITALURILOR SI DATORIILOR.

1.1.Organizarea inventarierii

Pregătirea inventarierii este o etapă premergătoare inventarierii propriu–zise, etapă de care depinde eficiența tuturor lucrărilor ulterioare. În cadrul acesteia se iau două categorii de măsuri: măsuri organizatorice și măsuri contabile.

Măsurile organizatorice ce trebuie luate în vederea bunei desfășurări a operațiunilor de inventariere privesc atât persoanele care au obligația gestionării patrimoniului (administratori și conducerea unității) cât și comisia numită pentru inventariere.

În categoria măsurilor organizatorice se cuprind:

Numirea comisiei centrale de inventariere și numirea responsabilului comisiei prin dispoziție scrisă a conducătorului unității patrimoniale sau a ordonatorului de credite, după caz; în funcție de numărul de gestiuni ce urmează a fi inventariate, se pot constitui și mai multe subcomisii.

Comisia centrală de inventariere se constituie numai la unitățile mari, este formată din conducătorii diferitelor compartimente și are sarcini pe linia instruirii, supravegherii și controlului întregii activități de inventariere.

Subcomisiile de inventariere sunt formate din două sau trei persoane și au sarcina să efectueze inventarierea și să stabilească diferențele.

Asigurarea condițiilor pentru participarea la inventariere a întregii comisii de inventariere.

Asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariază, respectiv pentru sortare, măsurare, cântărire, numărare.

Stabilirea modului de efectuare a inventarierii, precizarea gestiunilor supuse inventarierii, specificarea datei de începere și terminare a operațiunilor.

Punerea la dispoziția comisiei a aparatelor și instrumentelor necesare măsurării, cântăririi etc., dotarea cu mijloace de identificare precum și cu formularele, registrele și rechizitele necesare.

Dotarea membrilor comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul și de sigilare a spațiilor inventariate.

La solicitarea responsabilului comisiei, asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate a unor persoane competente din unitate sau din afara acesteia pentru atestarea datelor înscrise.

Deși nu sunt măsuri organizatorice, există un grup de măsuri ce trebuie luate de administratorii unității patrimoniale pe întreaga perioadă de activitate a unității cum sunt:

-ținerea la zi a evidenței gestiunilor valorilor materiale: evidența tehnico–operativă și evidența contabilă analitică, și efectuarea lunară a confruntării datelor dintre aceste evidențe;

-verificarea aparatelor și instrumentelor de măsurare;

-organizarea depozitării valorilor materiale grupate pe sorto – tipo – dimensiuni, codificarea acestora și întocmirea etichetelor de raft;

-gestionarea separată a bunurilor degradate precum și a bunurilor primite în custodie spre reparare sau păstrare;

-dotarea gestiunilor (magazine, depozite) cu două rânduri de încuietori diferite.

După primirea deciziei scrise, responsabilul comisiei de inventariere ridică, sub semnătura directorului economic, a contabilului șef sau a altei persoane numite să îndeplinească această funcție, listele de inventariere vizate și parafate de către cei menționați, după care comisia se prezintă la sediul gestiunii ce urmează a fi inventariate, în vederea inventarierii fizice.

Lucrările de natură contabilă pentru pregătirea inventarierii cuprind:

-se asigură înregistrarea tuturor operațiunilor în contabilitatea sintetică și analitică și în evidența operativă condusă în cadrul gestiunilor (fișe de magazie, rapoarte de gestiune etc.);

-se ridică de la gestiuni toate evidențele operative și se vizează după ultima operațiune (benzi de la casele de marcat, fișe de magazie, rapoarte de gestiune etc.).

-se verifică exactitatea înregistrărilor prin confruntarea informațiilor din contabilitate cu cele din evidența operativă și prin întocmirea balanțelor de verificare sintetice și analitice;

Comisia de inventariere ia următoarele măsuri de pregătire a inventarierii:

Înaintea începerii operațiunilor de inventariere se ia o declarație scrisă gestionarului răspunzător de gestiunea valorilor materiale, în care acesta va menționa felul, numărul și data ultimului document de intrare și de ieșire a bunurilor în sau din gestiune. Declarația va fi semnată de gestionar și de comisia de inventariere, care atestă că a fost dată în prezența sa.

Din declarație trebuie să rezulte dacă:

-are în gestiune valori materiale și în alte locuri de depozitare;

-în afara valorilor materiale ale unității patrimoniale gestionează și altele aparținând terților, primite cu sau fără documente;

-are documente de primire – eliberare care nu au fost operate în evidența gestiunii sau nu au fost predate contabilității;

-are cunoștință de plusuri sau minusuri cantitative sau valorice în gestiune;

-are în gestiune valori materiale nerecepționate sau care trebuie expediate pentru care s-au întocmit documente corespunzătoare;

-deține numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa.

-a primit sau a eliberat valori materiale fără documente legale;

Să identifice toate încăperile și locurile în care sunt păstrate valorile materiale ce urmează a fi inventariate.

Să asigure închiderea și sigilarea în prezența gestionarului, ori de câte ori se întrerup operațiunile de inventariere și se părăsește gestiunea. Atunci când bunurile sunt gestionate de o singură persoană și sunt depozitate în locuri diferite sau când există mai multe căi de acces, acestea se vor sigila la începerea operațiunilor de inventariere.

Locul în care s-a început inventarierea se sigilează numai în cazul în care operațiunile nu se termină într-o singură zi. La reluarea lucrărilor se verifică dacă sigiliul este intact, în caz contrar acest fapt va fi consemnat într-un proces verbal de desigilare, semnat de către comisia de inventariere și de către gestionar, luându-se măsurile corespunzătoare.

Pe durata inventarierii, documentele întocmite de comisia de inventariere se păstrează în cadrul gestiunii inventariate, încuiate și sigilate, în fișete, casete, dulapuri etc. Sigiliul se păstrează pe durata inventarierii de către responsabilul comisiei de inventariere.

Să bareze și să semneze la ultima operațiune documentele care atestă intrări respectiv ieșiri de valori materiale (fișă de magazie, raport de gestiune) pentru a se evita emiterea altor documente după începerea inventarierii.

Să vizeze documentele care privesc intrări sau ieșiri de valori materiale existente în gestiune dar neînregistrate și să dispună înregistrarea lor în evidența scriptică a gestiunii.

Să verifice dacă aparatele și instrumentele de măsură și cântărire sunt în bună stare și dacă au fost verificate de organele autorizate.

Să verifice numerarul din casă și să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând întocmirea monetarului (la unitățile cu amănuntul) și depunerea numerarului la casieria unității; să ridice benzile de control de la aparatele de marcat electronice și ștampila unității, acolo unde este cazul, și să le păstreze în siguranță.

Să efectueze inventarierea, de regulă, în afara orelor de program.

Să afișeze pe ușa de acces a gestiunii că magazia este închisă pentru inventariere specificându-se perioada. Pe toată durata inventarierii, programul de lucru și programul inventarierii vor fi afișate la loc vizibil.

Pentru desfășurarea corespunzătoare a inventarierii este indicat, dacă este posibil, să se sisteze operațiunile de predare – primire a bunurilor supuse inventarierii, luându-se din timp măsurile corespunzătoare pentru a nu se stagna procesul normal de livrare sau primire a bunurilor.

Dacă operațiunile de predare – primire a bunurilor nu pot fi suspendate, se prevede crearea unei zone tampon în care să se depoziteze bunurile primite în timpul inventarierii sau să permită expedierea la clienți. Operațiunile respective se vor efectua numai în prezența comisiei de inventariere care va menționa pe documentele întocmite „primit în timpul inventarierii” sau „eliberat în timpul inventarierii”, după caz, evitându-se omisiunile sau dubla inventariere.

Pentru asigurarea continuității aprovizionării cu valori materiale, în perioada inventarierii depozitelor, conducerea unității poate lua măsura înființării temporare a unor depozite de tranzit sau dirijarea mărfurilor sosite către alte depozite, chiar direct la unitățile de desfacere.

La unitățile cu mai multe gestiuni (raioane, tonete, secții) inventarierea se efectuează parțial în sensul că, în timp ce se inventariază un raion, celelalte își continuă activitatea.

În situația inventarelor inopinate este posibil ca în momentul sosirii comisiei de inventariere la locul de desfășurare a inventarului, gestionarul să lipsească din unitate. În acest caz, comisia de inventariere va sigila intrările și ieșirile încăperilor unde sunt bunurile ce urmează a fi inventariate și va comunica aceasta conducerii unității. Aceasta are obligația să încunoștiințeze în scris pe gestionar despre inventarierea ce trebuie să se efectueze, indicând locul, ziua și ora fixată pentru începerea inventarierii.

În situația în care gestionarul sau reprezentantul acestuia nu se prezintă la locul, data și ora fixată, inventarierea se va efectua de către comisia de inventariere în prezența altor persoane care să îl reprezinte pe gestionar, persoane numite prin decizie scrisă a conducătorului unității.

Cand se efectueaza inventarierea:

-La începutul activității, inventarierea are ca scop principal stabilirea și evaluarea elementelor de natura activelor ce constituie aport la capitalul entității. Elementele de natura activelor care constituie aport la capitalul social al entităților și la patrimoniul instituțiilor publice se înscriu în registrul-inventar, grupate pe conturi.

-cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar pe parcursul funcționăriilor,

-în cazul fuziunii sau încetării activității, precum și în următoarele situații:

-la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;

-ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;

-ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;

-cu prilejul reorganizării gestiunilor;

-ca urmare a calamităților naturale sau a unor cazuri de forță majoră;

-în alte cazuri prevăzute de lege.

În cazul în care, în situațiile enumerate mai sus, sunt inventariate toate elementele de natura activelor dintr-o gestiune, aceasta poate ține loc de inventariere anuală, cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligația gestionării entității.

În baza prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, Ministerul Finanțelor Publice poate aproba excepții de la regula inventarierii anuale pentru unele bunuri cu caracter special aflate în administrarea instituțiilor publice, la propunerea ordonatorilor principali de credite.

Toate elementele de natura activelor trebuie să fie date în răspundere gestionară sau în folosință, după caz, salariaților ori administratorilor entității.

Inventarierea anuală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii se face, de regulă, cu ocazia încheierii exercițiului financiar, avându-se în vedere și specificul activității fiecărei entități. La entitățile cu activitate complexă, bunurile pot fi inventariate și înaintea datei de încheiere a exercițiului financiar, cu condiția asigurării valorificăriiși cuprinderii rezultatelor inventarierii în situațiile financiare anuale întocmite pentru exercițiul financiar respectiv.

În situația inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, în registrul-inventar se cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate și înscrise în listele de inventariere actualizate cu intrările și ieșirile de bunuri din perioada cuprinsă între data inventarierii și data încheierii exercițiului financiar.

Inventarierea și înscrierea în documente a rezultatelor inventarierii

În această etapă are loc constatarea și consemnarea existenței faptice a bunurilor, disponibilităților, creanțelor și datoriilor prin numărare, cântărire, măsurare, cubare sau alte mijloace, în raport cu natura și caracteristicile fiecărui element inventariat. Executarea inventarierii depinde de natura bunurilor inventariate (bunuri, numerar, disponibil în cont, creanțe, datorii etc.), de starea acestora (normală sau deteriorată, cu termen de garanție depășit etc.) și de apartenența acestora (patrimoniale sau extrapatrimoniale).

Elementele patrimoniale de activ și de pasiv a căror existență nu poate fi constatată prin inventarieri fizice se verifică pe baza datelor din contabilitate. Acest procedeu al constatărilor indirecte se utilizează în cazul bunurilor aparținând unității dar care se află în afara acesteia (mijloace fixe date cu chirie, materiale lăsate în păstrarea furnizorului, produsele expediate către clienți și refuzate de către aceștia, bunurile trimise spre prelucrare la terți etc.).

Bunurile și numerarul se inventariază la locurile de păstrare sau depozitare prin numărare, cântărire, măsurare.

Disponibilitățile în numerar, în lei și în valută, se inventariază în ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar, după înregistrarea tuturor operațiunilor de încasări și plăți privind exercițiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu cele din contabilitate. Numerarul se înscrie, pe măsură ce se constată, în monetar.

Formularele cu regim special se înscriu în lista de inventariere în ordinea codurilor iar mărcile poștale și timbrele fiscale (cu excepția timbrelor cu valoare filatelică) se înscriu la valoarea lor nominală.

Bunurile din patrimoniul întreprinderii se inventariază pe structuri (imobilizări, stocuri, titluri de valoare etc.). Pentru cele degradate, fără mișcare, cu termen de garanție depășit etc., se întocmesc liste de inventariere separate.

Bunurile aparținând altor persoane fizice sau juridice (închiriate, custodie, consignație etc.) se înscriu în liste separate, pe structuri (stocuri de materii prime, stocuri de mărfuri etc.) și pe proprietari. În cazul bunurilor aflate în custodie, un exemplar din listele de inventariere se transmit proprietarilor, în termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, urmând ca aceștia să comunice eventualele nepotriviri în termen de 5 zile de la primirea listelor. Necomunicarea în acest termen presupune recunoașterea exactității datelor înscrise în listele de inventariere primite. Atunci când există nepotriviri, unitatea deținătoare este obligată să clarifice situația diferențelor respective și să le comunice proprietarului.

Prioritate la inventariere au bunurile cu grad mare de perisabilitate, asigurându-se condiții pentru utilizarea sau desfacerea acestora imediat după inventariere.

Inventarierea clădirilor se face prin identificarea lor în baza datelor înscrise în dosarul fiecărei clădiri și a titlului de proprietate, prin inspectarea și compararea constatărilor cu datele prevăzute în documentele respective. În cazul terenurilor se au în vedere schițele de amplasare și documentele care atestă proprietatea acestora.

Construcțiile și echipamentele speciale cum sunt rețelele de energie electrică, termică, gaze, apă, canal, telecomunicații etc., se inventariază potrivit regulilor stabilite de deținătorii acestora.

Mijloacele fixe care în perioada inventarierii se află în afara unității (vapoare, avioane, vagoane etc.), plecate în cursă de lungă durată, mașini de forță și alte mașini, utilaje sau instalații trimise pentru reparații în afara unității, se inventariază înaintea ieșirii lor temporare din unitate

Pentru inventarierea brevetelor, licențelor, know–how–urilor și a altor imobilizări necorporale este necesară constatarea existenței și apartenenței acestora pe baza titlurilor de proprietate.

Cu ocazia inventarierii imobilizărilor necorporale și corporale aflate în curs de execuție se menționează pentru fiecare obiect, în baza constatărilor la fața locului, denumirea obiectului și descrierea amănunțită a stadiului în care se află.

Unitățile care execută imobilizări corporale cu forțe proprii vor trece în listele de inventariere a lucrărilor neterminate, cheltuielile aferente articolelor de deviz la care nu s-a executat întregul complex de lucrări prevăzute în indicatoarele de norme de deviz. În liste de inventariere separate se trec:

-lucrări de investiții care nu se mai execută fiind sistate sau abandonate, pentru care se vor arăta cauzele sistării sau abandonării, aprobarea de sistare sau abandonare și măsurile ce se propun în legătură cu aceste lucrări;

-materialele și utilajele primite de la beneficiari pentru montaj și neîncorporate în lucrări.

-investițiile puse în funcțiune total sau parțial, cărora nu li s-au întocmit formele de înregistrare ca mijloace fixe;

Inventarierea produselor în curs de execuție, inclusiv lucrări, servicii și studii în curs de execuție sau neterminate, are în vedere următoarele:

-produsele care deși au fost terminate nu au trecut toate probele de recepționare tehnică sau nu au fost completate cu toate piesele și accesoriile lor;

-produse care nu au trecut prin toate fazele prelucrării impuse de procesul tehnologic.

În sectorul construcții – montaj se cuprind în cadrul producției neterminate lucrările și părțile de elemente de construcții la care nu a fost executat întregul volum de lucrări prevăzute în indicatoarele de norme de deviz precum și lucrările executate terminate dar care nu au fost recepționate de beneficiari.

Elementele de natura mijloacelor circulante (piese de schimb, materiale, semifabricate) aflate la locurile de muncă și nesupuse prelucrării nu se consideră producție în curs de execuție. Ele se vor inventaria separat întregind costurile din care provin.

Inventarierea producției în curs de execuție din cadrul secțiilor auxiliare se face prin stabilirea gradului de executare a lucrărilor.

Inventarierea producției neterminate presupune:

-colectarea din secții sau ateliere a tuturor produselor și deșeurilor, întocmindu-se documente de constatare;

-predarea la magazii și la depozite a tuturor pieselor, ansamblurilor și agregatelor a căror prelucrare a fost terminată și întocmirea documentelor corespunzătoare;

-întocmirea documentelor de constatare și prezentarea la control a semifabricatelor a căror utilizare este îndoielnică.

Lucrările de reparații capitale neterminate se consemnează într-o listă de inventariere separată în care se precizează denumirea obiectivului supus reparației, gradul de executare a reparației, costul de deviz și cel efectiv al lucrărilor executate. De asemenea se înscriu în liste separate produsele aflate în execuție.

Bunurile aflate în ambalaje originale, intacte, se despachetează și se verifică prin sondaj, fapt consemnat de comisie în procesul verbal.

Stivele formate din lăzi, saci, cutii, containere etc., se desfac și se verifică separat.

În cazul lichidelor, a căror cantitate efectivă nu se poate stabili prin măsurare sau transvazare a conținutului vaselor, acestea se verifică prin scoaterea de probe (dacă ambalajele nu sunt capsulate) ținându-se seama de densitate, volum, compoziție și de alte caracteristici, constatarea putându-se face fie organoleptic (pe calea simțurilor), fie prin măsurare sau probe de laborator, după caz.

Sculele, uneltele, echipamentul, cazarmamentul etc. aflate asupra angajaților se inventariază și se trec pe liste separate specificându-se persoanele care răspund de păstrarea acestora. În cadrul evidențierii acestora pe formații, locuri de muncă etc., bunurile vor fi centralizate și comparate cu datele din evidența tehnico – operativă precum și cu datele din evidența contabilă.

Unele materiale de volum mare sau greutate considerabilă (ciment în vrac, produse de carieră, oțel beton, produse agricole etc.) a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar determina degradarea bunurilor respective, se pot inventaria pe bază de calcule tehnice stabilite riguros de organele în drept, cu menționarea în procesul verbal a modalității de determinare utilizată.

Determinarea stocurilor faptice trebuie să evite omiterea sau inventarierea de două sau mai multe ori a acelorași bunuri. În acest scop se recomandă aplicarea procedeului dublei inventarieri.

Datele privind bunurile inventariate se înscriu în liste de inventariere, imediat după determinarea cantităților respective, în ordinea în care au fost grupate de la început. Se va ține seama, în mod obligatoriu, de denumirile și unitățile de măsură cu care figurează în evidența tehnico – operativă și nu în cea contabilă.

Listele de inventariere se întocmesc separat pe locurile de depozitare sau de păstrare a bunurilor (de exemplu: fabrici, secții, depozite, magazine etc.), precum și pe gestionari și pe categorii de bunuri, astfel:

-bunuri aparținând altor unități (așa cum s-a arătat mai sus);

-bunuri necorespunzătoare (degradate, demodate, desperecheate, dezasortate etc.);

-bunuri care nu aparțin gestiunii inventariate însă au fost găsite în această gestiune;

-bunuri fără mișcare, de prisos, cu mișcare lentă.

Este necesar să se încheie procese verbale prin care să se constate cauzele care au determinat situația acestor bunuri.

Listele de inventariere se scriu cu cerneală, pix sau creion chimic, citeț și fără ștersături sau adăugiri. Orice modificare se certifică, sub semnătură, de persoanele care urmează să semneze listele. Spațiile libere din liste se barează.

Numerotarea bunurilor înscrise în liste se face în continuare, începând cu prima listă. Listele se numerotează și se datează cu ziua când a avut loc inventarierea.

Atunci când pentru imobilizările corporale și alte elemente patrimoniale s-au stabilit provizioane pentru deprecieri, în listele de inventariere se va înscrie valoarea contabilă netă a acestora, care se va compara cu valoarea actualizată stabilită la inventariere.

Listele de inventariere se întocmesc în 3 (trei) exemplare (1 exemplar se scrie de către gestionar iar 2 exemplare, cu indigo, se scriu de către un membru al comisiei de inventariere). În cazul în care inventarierea are loc în scopul înlocuirii gestionarului, listele se întocmesc în 5 exemplare (1 exemplar se scrie de către gestionarul predător, 1 exemplar de către gestionarul primitor iar 3 exemplare se scriu, cu indigo, de către un membru al comisiei).

Pe ultima filă a listelor de inventariere gestionarul trebuie să menționeze dacă toate cantitățile de bunuri au fost stabilite în prezența sa, dacă bunurile respective se află în păstrarea și răspunderea sa, dacă mai are în gestiune bunuri care au rămas neinventariate și eventualele obiecții pe care le are de făcut.

În situațiile în care există obiecții comisia trebuie să le analizeze și să le soluționeze, concluziile se vor menționa la sfârșitul listelor de inventariere.

Listele de inventariere se semnează pe fiecare filă de membrii comisiei de inventariere și de gestionari. În cazul unei gestiuni colective cu mai multe schimburi, listele se semnează de către toți gestionarii. În situația primirii– predării gestiunii, listele se semnează atât de gestionarul predător cât și de gestionarul primitor.

Listele rămân în încăperea unde a avut loc inventarierea.

Disponibilitățile la bănci, creanțele și datoriile se inventariază verificând și confruntând soldurile scriptice din conturile corespunzătoare evidențiate în contabilitate, cu soldurile din extrasele de cont emise de bănci (disponibilitățile) și cu soldurile din extrasele de cont emise de intreprinderile la care există datorii (furnizori, alți creditori). În acest scop, extrasele de cont emise de bănci în ziua de 31 decembrie a exercițiului financiar, vor purta în mod obligatoriu ștampila oficială a băncii.

Verificarea creanțelor față de terți se face prin confirmare pe bază de extrase de cont sau prin punctaje reciproce. Unitatea este obligată să emită extrase de cont, cu confirmarea soldului creanței / dată, în care se înscriu soldurile care cuprind sumele de încasat. După confruntarea extraselor de cont cu sumele de încasat sau după eventualele clarificări în urma acestei acțiuni, sumele devin sigure. Nu se încadrează în această regulă creanțele curente ale agenților economici a căror pondere nu depășește 1% din totalul creanțelor. În cazul creanțelor cu o vechime mai mare de 6 luni, confirmarea soldurilor se face în mod obligatoriu în baza unei adrese cu confirmare de primire. Nerespectarea acestei proceduri precum și refuzul de confirmare constituie abateri de la normele legale.

În cazul unităților care efectuează decontarea creanțelor și obligațiilor pe bază de conturi sau deconturi externe ce urmează a fi confirmate de către partenerii externi, aceste documente țin locul extraselor de cont confirmate.

Se întocmesc separat liste de inventariere pentru creanțele și datoriile incerte sau în litigiu.

1.2.Inventarierea elementelor de activ, capitalurilor și datoriilor

Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii se efectuează de către comisiide inventariere, numite prin decizie scrisă, emisă de administrator, ordonatorul de credite sau altă persoană care are obligația gestionăriientității.

În decizia de numire se menționează în mod obligatoriu componența comisiei (numele președintelui și membrilor comisiei), modul de efectuare a inventarierii, metoda de inventariere utilizată, gestiunea supusă inventarierii, data de începere și de terminare a operațiunilor.

La entitățile al căror număr de salariați este redus, inventarierea poate fi efectuată de către o singură persoană. În această situație, răspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității respective.

Comisiile de inventariere sunt coordonate, acolo unde este cazul, de către o comisie centrală, numită prin decizie scrisă, emisă de administrator, ordonatorul de credite sau altă persoană care are obligația gestionării entității.

Comisia centrală de inventariere are sarcina să organizeze, să instruiască, să supravegheze și să controleze modul de efectuare a operațiunilor de inventariere. Comisia centrală de inventariere răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor legale.

Pentru desfășurarea în bune condiții a operațiunilor de inventariere, în comisiile de inventariere vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică și tehnică, care să asigure efectuarea corectă și la timp a inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, inclusiv evaluarea lor conform reglementărilor contabile aplicabile.

Inventarierea și evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii se pot efectua atât cu salariați proprii, cât și pe bază de contracte de prestări de servicii încheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregătire corespunzătoare.

Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care țin evidența gestiunii respective și nici auditorii interni sau statutari. Prin proceduri interne, entitățile pot stabili ca la efectuarea operațiunilor de inventariere să participe și contabilii care țin evidența gestiunii respective, fără ca aceștia să facă parte din comisie.

Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi înlocuiți decât în cazuri bine justificate și numai prin decizie scrisă, emisă de către cei care i-au numit.

În condițiile în care entitățile nu au niciun salariat care să poată efectua operațiunea de inventariere, aceasta se efectuează de către administratori.

În scopul întocmirii situațiilor financiare anuale, entitățile trebuie să procedeze la inventarierea și evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii.

În situațiile financiare anuale elementele de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii se reflectă și se evaluează la valoarea contabilă, pusă de acord cu rezultatele inventarierii.

Prezentele reguli de evaluare se aplică inclusiv în cazul bunurilor care au fost aduse drept aport la capital și al activelor în curs de execuție.

În înțelesul reglementărilor în vigoare:

a) valoarea contabilă a unui activ este valoarea la care acesta este recunoscut după ce se deduc amortizarea acumulată, pentru activele amortizabile și ajustările acumulate din depreciere sau pierdere de valoare;

b) valoarea de inventar a unui activ reprezintă valoarea contabilă a activului, stabilită cu ocazia evaluării la inventariere, respectiv valoarea înscrisă în listele de inventariere.

Evaluarea cu ocazia inventarierii a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii se face potrivit prezentelor reglementări și normelor emise în acest sens de Ministerul Finanțelor Publice.

În scopul efectuării inventarierii, conducerea entității trebuie să stabilească proceduri proprii, cu respectarea prevederilor legale.

În vederea desfășurării în bune condiții a operațiunilor de inventariere și evaluare, în comisiile de inventariere vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare, tehnică și economică, cunoscătoare a domeniului de activitate.

La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se va aplica principiul prudenței, potrivit căruia se va ține seama de toate ajustările de valoare datorate deprecierilor sau pierderilor de valoare.

Pentru elementele de natura activelor înregistrate la cost, diferențele constatate în minus între valoarea de inventar și valoarea contabilă se evidențiază distinct în contabilitate, în conturi de ajustări, aceste elemente menținându‐se la valoarea lor de intrare.

Evaluarea imobilizărilor corporale și necorporale, cu ocazia inventarierii, se face la valoarea de inventar, stabilită de comisia de inventariere sau de evaluatori autorizați, potrivit legii. Fac obiectul evaluării și imobilizările în curs de execuție.

Corectarea valorii imobilizărilor necorporale și corporale și aducerea lor la nivelul valorii de inventar se efectuează, în funcție de tipul de depreciere existentă, fie prin înregistrarea unei amortizări suplimentare, în cazul în care se constată o depreciere ireversibilă, fie prin constituirea sau suplimentarea ajustărilor pentru depreciere, în cazul în care se constată o depreciere reversibilă a acestora.

În cazul imobilizărilor corporale și necorporale, la determinarea pierderilor din depreciere, evaluatorii autorizați, potrivit legii, sau personalul entității pot utiliza diferite metode de evaluare (de exemplu: metode bazate pe fluxuri de numerar).

Pentru a stabili dacă există deprecieri ale imobilizărilor corporale și necorporale, în afara constatării faptice cu ocazia inventarierii, pot fi luate în considerare surse externe și interne de informații.

La sursele externe de informații se încadrează aspecte precum:

‐ pe parcursul perioadei, valoarea de piață a activului a scăzut semnificativ mai mult decât ar fi fost de așteptat ca rezultat al trecerii timpului sau utilizării;

‐ pe parcursul perioadei au avut loc modificări semnificative, cu efect negativ asupra entității, sau astfel de modificări se vor produce în viitorul apropiat asupra mediului tehnologic, comercial, economic sau juridic în care entitatea își desfășoară activitatea sau pe piața căreia îi este dedicat activul etc.

Din sursele interne de informații se exemplifică următoarele elemente:

‐ există indicii de uzură fizică sau morală a imobilizării;

‐ pe parcursul perioadei au avut loc modificări semnificative, cu efect negativ asupra entității, sau astfel de modificări se vor produce în viitorul apropiat, în ceea ce privește gradul sau modul în care imobilizarea este utilizată sau se așteaptă să fie utilizată. Astfel de modificări includ: situațiile în care imobilizarea devine neproductivă, planurile de restructurare sau de întrerupere a activității căreia îi este dedicată imobilizarea, precum și planificarea cedării imobilizării înainte de data estimată anterior;

‐ raportările interne pun la dispoziție indicii cu privire la faptul că rezultatele economice ale unei imobilizări sunt sau vor fi mai slabe decât cele scontate.

Indiciile de depreciere a imobilizărilor, puse la dispoziție de raportările interne, includ:

‐ fluxul de numerar necesar pentru achiziționarea unei imobilizări similare, pentru exploatarea sau întreținerea imobilizării este semnificativ mai mare decât cel prevăzut inițial în buget;

‐ rezultatul din exploatare generat de imobilizare este vizibil inferior celui prevăzut în buget;

‐ o scădere semnificativă a profitului din exploatare prevăzut în buget, respectiv o creștere semnificativă a pierderilor prevăzute în buget, generate de imobilizare etc.

Deciziile privind reluarea unor deprecieri înregistrate în conturile de ajustări au la bază constatările comisiei de inventariere. Pot exista și unele indicii că o pierdere din depreciere recunoscută în perioadele anterioare pentru o imobilizare necorporală sau corporală nu mai există sau s‐a redus. La această evaluare se ține cont de surse externe și interne de informații.

În categoria surselor externe de informații se pot încadra următoarele:

‐ valoarea de piață a imobilizării a crescut semnificativ în cursul perioadei;

‐ în cursul perioadei au avut loc modificări semnificative cu efect favorabil asupra entității sau se estimează că astfel de modificări se vor produce în viitorul apropiat, în mediul tehnologic, comercial, economic sau juridic în care entitatea își desfășoară activitatea sau pe piața căreia îi este dedicat activul etc.

Dintre sursele interne de informații se exemplifică următoarele:

‐ pe parcursul perioadei au avut loc modificări semnificative, cu efect favorabil asupra entității, sau astfel de modificări se vor produce în viitorul apropiat în ceea ce privește gradul sau modul în care imobilizarea este utilizată sau se așteaptă să fie utilizată. Aceste modificări includ costurile efectuate în timpul perioadei pentru a îmbunătăți și a crește performanța imobilizării sau pentru a restructura activitatea căreia îi aparține imobilizarea;

‐ raportările interne dovedesc faptul că performanța economică a unei imobilizări este sau va fi mai bună decât s‐a prevăzut inițial etc.

Evaluarea imobilizărilor corporale la data bilanțului se efectuează la cost, mai puțin amortizarea și ajustările cumulate din depreciere, sau la valoarea reevaluată, aceasta fiind valoarea justă la data reevaluării, mai puțin orice amortizare cumulată și orice pierderi din depreciere cumulate.

Activele de natura stocurilor se evaluează la cost, mai puțin ajustările pentru depreciere constatate. Ajustări pentru depreciere se constată inclusiv pentru stocurile fără mișcare. În cazul în care valoarea contabilă a stocurilor este mai mare decât valoarea de inventar, valoarea stocurilor se diminuează până la valoarea realizabilă netă, prin constituirea unei ajustări pentru depreciere. Fac obiectul evaluării și stocurile în curs de execuție.

Conform legislației, prin valoare realizabilă netă a stocurilor se înțelege prețul de vânzare estimat care ar putea fi obținut pe parcursul desfășurării normale a activității, minus costurile estimate pentru finalizarea bunului, atunci când este cazul, și costurile estimate necesare vânzării.

Evaluarea la inventar a creanțelor și a datoriilor se face la valoarea lor probabilă de

încasare sau de plată. Diferențele constatate în minus între valoarea de inventar stabilită la inventariere și valoarea contabilă a creanțelor se înregistrează în contabilitate pe seama ajustărilor pentru deprecierea creanțelor.

Pentru creanțele incerte se constituie ajustări pentru pierdere de valoare.

Evaluarea la bilanț a creanțelor și a datoriilor exprimate în valută și a celor cu decontare în lei în funcție de cursul unei valute se face la cursul de schimb valutar comunicat de Banca Națională a României, valabil la data încheierii exercițiului financiar. În scopul prezentării în bilanț, valoarea creanțelor, astfel evaluate, se diminuează cu ajustările pentru pierdere de valoare.

Disponibilitățile bănești, cecurile, cambiile, biletele la ordin, scrisorile de garanție, acreditivele, ipotecile, precum și alte valori aflate în casieria unităților se prezintă în bilanț în conformitate cu prevederile legale.

Disponibilitățile bănești și alte valori similare în valută se evaluează în bilanț la cursul de schimb valutar comunicat de Banca Națională a României, valabil la data încheierii exercițiului financiar.

Înscrierea în listele de inventariere a mărcilor poștale, a timbrelor fiscale, tichetelor de

călătorie, bonurilor cantități fixe, a biletelor de spectacole, de intrare în muzee, expoziții și altele asemenea se face la valoarea lor nominală.

În cazul unor bunuri de această natură depreciate sau fără utilizare se constituie ajustări pentru pierdere de valoare.

Titlurile pe termen scurt (acțiuni și alte investiții financiare) admise la tranzacționare pe o piață reglementată se evaluează la valoarea de cotație din ultima zi de tranzacționare, iar cele netranzacționate la costul istoric mai puțin eventualele ajustări pentru pierdere de valoare.

Titlurile pe termen lung (acțiuni și alte investiții financiare) se evaluează la costul istoric, mai puțin eventualele ajustări pentru pierdere de valoare.

Pentru elementele de natura datoriilor, diferențele constatate în plus între valoarea de inventar și valoarea contabilă se înregistrează în contabilitate, pe seama elementelor corespunzătoare de datorii.

Capitalurile proprii rămân evidențiate la valorile din contabilitate.

La fiecare dată a bilanțului:

Elementele monetare exprimate în valută (disponibilități și alte elemente asimilate, cum sunt acreditivele și depozitele bancare, creanțe și datorii în valută) trebuie evaluate și prezentate în situațiile financiare anuale utilizând cursul de schimb valutar comunicat de Banca Națională a României și valabil la data încheierii exercițiului financiar. Diferențele de curs valutar, favorabile sau nefavorabile, între cursul de schimb al pieței valutare, comunicat de Banca Națională a României de la data înregistrării creanțelor sau datoriilor în valută, sau cursul la care acestea sunt înregistrate în contabilitate și cursul de schimb de la data încheierii exercițiului financiar, se înregistrează la venituri sau cheltuieli din diferențe de curs valutar, după caz.

Pentru creanțele și datoriile, exprimate în lei, a căror decontare se face în funcție de cursul unei valute, eventualele diferențe favorabile sau nefavorabile, care rezultă din evaluarea acestora se înregistrează la alte venituri sau alte cheltuieli financiare, după caz. Determinarea diferențelor de valoare se efectuează similar prevederilor lit. a).

Elementele nemonetare achiziționate cu plata în valută și înregistrate la cost istoric (imobilizări, stocuri) trebuie prezentate în situațiile financiare anuale utilizând cursul de schimb valutar de la data efectuării tranzacției.

Elementele nemonetare achiziționate cu plata în valută și înregistrate la valoarea justă (de exemplu, imobilizările corporale reevaluate) trebuie prezentate

1.3. Măsurile organizatorice luate de către comisia de inventariere

Principalele măsuri organizatorice care trebuie luate de către comisia de inventariere sunt următoarele:

1.Înainte de începerea operațiunii de inventariere să ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor o declarație scrisă din care să rezulte dacă:

gestionează bunuri și în alte locuri de depozitare;

în afara bunurilor entității respective are în gestiune și alte bunuri aparținând terților, primite cu sau fără documente;

are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate ori valoare are cunoștință;

are bunuri nerecepționate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit documentele aferente;

a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale;

deține numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa;

are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidența gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

De asemenea, gestionarul va menționa în declarația scrisă felul, numărul și data ultimului document de intrare/ieșire a bunurilor în/din gestiune.

Declarația se datează și se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor și de către comisia de inventariere. Semnarea declarației de către gestionar se face în fața comisiei de inventariere;

Să identifice toate locurile (încăperile) în care există bunuri ce urmează a fi inventariate;

Să asigure închiderea și sigilarea spațiilor de depozitare, în prezența gestionarului, ori de câte ori se întrerup operațiunile de inventariere și se părăsește gestiunea. Atunci când bunurile supuse inventarierii, gestionate de către o singură persoană, sunt depozitate în locuri diferite sau gestiunea are mai multe căi de acces, membrii comisiei care efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri și căile lor de acces, cu excepția locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul când inventarierea nu se termină într-o singură zi. La reluarea lucrărilor se verifică dacă sigiliul este intact; în caz contrar, acest fapt se va consemna într-un proces-verbal de constatare, care se semnează de către comisia de inventariere și de către gestionar, luându-se măsurile corespunzătoare. Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiuniiinventariate în locuri special amenajate (fișete, casete, dulapuri etc.), încuiate și sigilate. Președintele comisiei de inventariere răspunde de operațiunea de sigilare;

Să bareze și să semneze, la ultima operațiune, fișele de magazie, menționând data la care s-au inventariat bunurile, să vizeze documentele care privesc intrări sau ieșiri de bunuri, existente în gestiune, dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fișele de magazie și predarea lor la contabilitate, astfel încât situația scriptică a gestiunii să reflecte realitatea;

Să verifice numerarul din casă și să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând depunerea numerarului la casieria entității (la gestiunile cu vânzare cu amănuntul);

Să controleze dacă toate instrumentele și aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate și dacă sunt în bună stare de funcționare;

În cazul în care gestionarul nu s-a prezentat la data și ora fixate pentru începerea operațiunilor de inventariere, comisia de inventariere sigilează gestiunea și comunică aceasta comisiei centrale sau administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității, conform procedurilor proprii privind inventarierea. Aceste persoane au obligația să îl încunoștințeze imediat, în scris, pe gestionar despre reprogramarea inventarierii ce trebuie să se efectueze, indicând locul, ziua și ora fixate pentru începerea operațiunilor de inventariere. Dacă gestionarul nu se prezintă nici de această dată la locul, data și ora fixate, inventarierea se efectuează de către comisia de inventariere în prezența reprezentantului său legal sau a altei persoane, numită prin decizie scrisă, care să îl reprezinte pe gestionar.

1.4. Cum se desfășoară inventarierea

Este indicat, dacă este posibil, să se sisteze operațiunile de intrare-ieșire a bunurilor supuse inventarierii, luându-se din timp măsurile corespunzătoare pentru a nu se stânjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor. Dacă operațiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu pot fi suspendate, trebuie creată o zonă tampon în care să se depoziteze bunurile primite în timpul inventarierii sau din care se pot expedia bunurile la clienți, operațiunile respective efectuându-se numai în prezența comisiei de inventariere, care va menționa pe documentele respective "primit în timpul inventarierii" sau "eliberat în timpul inventarierii", după caz, în scopul evitării inventarierii duble sau a omisiunilor.

Pe toată durata inventarierii, programul și perioada inventarierii se afișează la loc vizibil.

Inventarierea imobilizărilor necorporale se efectuează prin constatarea existenței și apartenenței acestora la entitățile deținătoare, iar în cazul brevetelor, licențelor, mărcilor de fabrică și al altor imobilizări necorporale este necesară dovedirea existenței acestora pe baza titlurilor de proprietate sau a altor documente juridice de atestare a unor drepturi legale.

Inventarierea terenurilor se efectuează pe baza documentelor care atestă dreptul de proprietate al acestora și a altor documente, potrivit legii.

Clădirile se inventariază prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate și a dosarului tehnic al acestora.

Construcțiile și echipamentele speciale cum sunt: rețelele de energie electrică, termică, gaze, apă, canal, telecomunicații, căile ferate și altele similare se inventariază potrivit regulilor stabilite de deținătorii acestora.

Imobilizările corporale care în perioada inventarierii se află în afara entității (vapoare, locomotive, vagoane, avioane, autovehicule etc.), plecate în cursă de lungă durată, mașinile de forță și utilajele energetice, mașinile, utilajele și instalațiile de lucru, aparatele și instalațiile de măsurare, control și reglare și mijloacele de transport date pentru reparații în afara entității se inventariază înaintea ieșirii lor temporare din gestiunea entității sau prin confirmare scrisă primită de la entitatea unde acestea se găsesc, potrivit procedurilor proprii aprobate.

În listele de inventariere a imobilizărilor necorporale și corporale, aflate în curs de execuție, se menționează pentru fiecare obiect în parte, pe baza constatării la fața locului: denumirea obiectului și valoarea determinată potrivit stadiului de execuție, pe baza valorii din documentația existentă (devize), precum și în funcție de volumul lucrărilor realizate la data inventarierii. Materialele și utilajele primite de la beneficiari pentru montaj și neîncorporate în lucrări se inventariază separat.

Investițiile puse în funcțiune total sau parțial, cărora nu li s-au întocmit formele de înregistrare ca imobilizări corporale, se înscriu în liste de inventariere distincte. De asemenea, lucrările de investiții care nu se mai execută, fiind sistate sau abandonate, se înscriu în liste de inventariere distincte, menționându-se cauzele sistării sau abandonării, aprobarea de sistare ori abandonare și măsurile ce se propun în legătură cu aceste lucrări.

Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Bunurile aflate în ambalaje originale intacte se desfac prin sondaj, acest lucru urmând a fi menționat și în listele de inventariere respective.

La lichidele a căror cantitate efectivă nu se poate stabili prin transvazare și măsurare, conținutul vaselor – stabilit în funcție de volum, densitate, compoziție etc. – se verifică prin scoaterea de probe din aceste vase, ținându-se seama de densitate, compoziție și de alte caracteristici ale lichidelor, care se constată fie organoleptic, fie prin măsurare sau probe de laborator, după caz.

Materialele de masă ca: ciment, oțel beton, produse de carieră și balastieră, produse agricole și alte materiale similare, ale căror cântărire și măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se pot inventaria pe bază de calcule tehnice.

În listele de inventariere a materialelor prevăzute la alineatele precedente se menționează modul în care s-a făcut inventarierea, precum și datele tehnice care au stat la baza calculelor respective.

Bunurile din domeniul public al statului și al unităților administrativ-teritoriale, date în administrare, concesionate sau închiriate instituțiilor publice, societăților/companiilor naționale și regiilor autonome potrivit legii, se inventariază și se înscriu în listele de inventariere distincte în cadrul acestor unități.

Bunurile aflate asupra angajaților la data inventarierii (echipament, cazarmament, scule, unelte etc.) se inventariază și se trec în liste de inventariere distincte, specificându-se persoanele care răspund de păstrarea lor. În cadrul evidențierii acestora pe formații și locuri de muncă, bunurile vor fi centralizate și comparate cu datele din evidența tehnico-operativă, precum și cu cele din evidența contabilă.

Bunurile cu un grad mare de perisabilitate se inventariază cu prioritate, fără a se stânjeni consumul/comercializarea imediată a acestora.

Bunurile existente în entitate și aparținând altor entități (închiriate, în leasing, în concesiune, în administrare, în custodie, primite în vederea vânzării în regim de consignație, spre prelucrare etc.) se inventariază și se înscriu în liste de inventariere distincte. Listele de inventariere pentru aceste bunuri trebuie să conțină informații cu privire la numărul și data actului de predare-primire și ale documentului de livrare, precum și alte informații utile. Listele de inventariere cuprinzând bunurile aparținând terților se trimit și persoanei fizice sau juridice, române ori străine, după caz, căreia îi aparțin bunurile respective, în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la terminarea inventarierii, urmând ca proprietarul bunurilor să comunice eventualele nepotriviri în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea listelor de inventariere. În caz de nepotriviri, entitatea deținătoare este obligată să clarifice situația diferențelor respective și să comunice constatările sale persoanei fizice sau juridice căreia îi aparțin bunurile respective, în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea sesizării. Societățile de leasing trebuie să solicite utilizatorilor furnizarea listelor de inventariere cu bunurile care fac obiectul contractelor de leasing. În baza datelor cuprinse în aceste liste, societatea de leasing poate calcula și înregistra ajustări pentru deprecierea imobilizărilor sau a creanțelor imobilizate, după caz. În cazul în care listele de inventariere nu sunt furnizate de către locatar, societatea de leasing va putea constitui ajustări pentru deprecierea bunurilor respective, pe baza prețurilor de piață disponibile la data inventarierii, ținând seama de caracteristicile bunului ce face obiectul leasingului (an de fabricație, durata de viață).Pentru verificarea exactității informațiilor primite, societățile de leasing pot întreprinde verificări faptice la locatari, potrivit procedurilor proprii. Pentru situațiile prevăzute la prezentul punct, entitățile deținătoare ale bunurilor sunt obligate să efectueze inventarierea și să trimită spre confirmare listele de inventariere, după cum proprietarii acelor bunuri sunt obligați să ceară confirmarea privind bunurile existente la terți. Neprimirea confirmării privind bunurile existente la terți nu reprezintă confirmare tacită.

Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără mișcare ori greu vandabile, comenzi în curs, abandonate sau sistate, precum și pentru creanțele și obligațiile incerte ori în litigiu se întocmesc liste de inventariere distincte sau situații analitice separate, după caz.Determinarea stocurilor faptice se face astfel încât să se evite omiterea ori inventarierea de două sau de mai multe ori a acelorași bunuri.

Bunurile aflate în expediție se inventariază de către entitățile furnizoare, iar bunurile achiziționate aflate în curs de aprovizionare se inventariază de entitatea cumpărătoare și se înscriu în liste de inventariere distincte. Înainte de începerea inventarierii produselor în curs de execuție și a semifabricatelor din producția proprie, este necesar:

să se predea la magazii și la depozite, pe baza documentelor, toate produsele și semifabricatele a căror prelucrare a fost terminată;

să se colecteze din secții sau ateliere toate produsele reziduale și deșeurile, întocmindu-se documentele de constatare;

să se întocmească documentele de constatare și să se clarifice situația semifabricatelor a căror utilizare este îndoielnică.

În cazul produselor în curs de execuție se inventariază atât produsele care nu au trecut prin toate fazele (stadiile) prelucrării impuse de procesul tehnologic de producție, cât și produsele care, deși au fost terminate, nu au trecut toate probele de recepționare tehnică sau nu au fost completate cu toate piesele și accesoriile lor.

Inventarierea se efectuează, de asemenea, pentru lucrările și serviciile în curs de execuție sau neterminate.

Materiile prime, materialele, piesele de schimb, semifabricatele etc., aflate în secțiile de producție și nesupuse prelucrării, nu se consideră produse în curs de execuție. Acestea se inventariază separat și se repun în conturile din care provin, diminuându-se cheltuielile, iar după terminarea inventarierii acestora se evidențiază în conturile inițiale de cheltuieli. Inventarierea produselor, lucrărilor și serviciilor în curs de execuție din cadrul secțiilor auxiliare se face prin stabilirea stadiului de executare a acestora.

La entitățile care au activitate de construcții-montaj, pe baza constatării la fața locului, se includ în liste de inventariere distincte, pe categorii de lucrări și părți de elemente de construcții la care n-a fost executat întregul volum de lucrări prevăzute în devize, respectiv lucrări executate (terminate), dar nerecepționate de către beneficiar, denumirea obiectului și valoarea determinată potrivit stadiului de execuție, potrivit valorii din documentația existentă (devize), precum și în funcție de volumul lucrărilor realizate la data inventarierii.

Inventarierea lucrărilor de modernizare nefinalizate sau de reparațiiale clădirilor, instalațiilor, mașinilor, utilajelor, mijloacelor de transport și ale altor bunuri se face prin verificarea la fața locului a stadiului fizic al lucrărilor. Astfel de lucrări se consemnează într-o listă de inventariere distinctă, în care se indică denumirea obiectului supus modernizării sau reparației și valoarea determinată potrivit costului de deviz și celui efectiv al lucrărilor executate.

Creanțele și obligațiile față de terți sunt supuse verificării și confirmăriipe baza extraselor soldurilor debitoare și creditoare ale conturilor de creanțe și datorii care dețin ponderea valorică în totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce scrise. Nerespectarea acestei proceduri, precum și refuzul de confirmare constituie abateri de la prezentele norme și se sancționează potrivit legii. În situația entităților care efectuează decontarea creanțelor și obligațiilor pe bază de deconturi interne sau deconturi externe periodice confirmate de către parteneri, aceste documente pot ține locul extraselor de cont confirmate.

Disponibilitățile bănești, cecurile, cambiile, biletele la ordin, scrisorile de garanție, acreditivele, ipotecile, precum și alte valori aflate în casieria entităților se inventariază în conformitate cu prevederile legale. Disponibilitățile aflate în conturi la bănci sau la unitățile Trezoreriei Statului se inventariază prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea entității. În acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi bancară, puse la dispoziție de instituțiile de credit și unitățile Trezoreriei Statului, vor purta ștampila oficială a acestora. În cazul entităților care, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, au optat pentru un exercițiu financiar diferit de anul calendaristic, sunt avute în vedere informațiile aferente ultimei zile a exercițiului financiar astfel ales.Disponibilitățile în lei și în valută din casieria entității se inventariază în ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar, după înregistrarea tuturor operațiunilor de încasări și plăți privind exercițiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu monetarul și cu cele din contabilitate.

Inventarierea titlurilor pe termen scurt și lung se efectuează pe baza documentelor care atestă deținerea acestora (registrul acționarilor, documente care au stat la baza achiziției sau primirii cu titlu gratuit) cu respectarea legislației în vigoare.

Înscrierea în listele de inventariere a mărcilor poștale, a timbrelorfiscale, a tichetelor de călătorie, a tichetelor de masă, a tichetelor cadou, a tichetelor de creșă, a tichetelor de vacanță, a bonurilor cantități fixe, a biletelor de spectacole, de intrare în muzee, expoziții și altele asemenea se face la valoarea lor nominală, cu excepția timbrelor cu valoare filatelică. Pentru bunurile de această natură, constatate fără utilitate (expirate, deteriorate), se întocmesc liste de inventariere distincte. Inventarierea timbrelor filatelice se efectuează potrivit proceduriielaborate în acest scop de către administratorii entităților care le au în evidență.

Pentru toate celelalte elemente de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, cu ocazia inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terți se fac cereri de confirmare, care se vor atașa la listele respective după primirea confirmării.

1.5. Rezultatele inventarierii

Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic și înscrise în listele de inventariere cu cele din evidența tehnico-operativă (fișele de magazie) și din contabilitate. Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o analiză a tuturor stocurilor înscrise în fișele de magazie și a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu această ocazie trebuie corectate operativ, după care se procedează la stabilirea rezultatelor inventarieriiprin confruntarea cantităților consemnate în listele de inventariere cu evidența tehnico-operativă pentru fiecare poziție.

Evaluarea, cu ocazia inventarierii, a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii se face potrivit prevederilor reglementărilor contabile aplicabile, precum și ale normelor ordinului nr. 2861/2009. Evaluarea se va efectua cu respectarea principiului permanenței metodelor, potrivit căruia modelele și regulile de evaluare trebuie menținute, asigurând comparabilitatea în timp a informațiilor contabile.

La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se aplică principiul prudenței, potrivit căruia se ține seama de toate ajustările de valoare datorate deprecierilor sau pierderilor de valoare. În cazul în care se constată că valoarea de inventar este mai mare decât valoarea cu care acesta este evidențiat în contabilitate, în listele de inventariere se înscriu valorile din contabilitate. În cazul în care valoarea de inventar a bunurilor este mai mică decât valoarea din contabilitate, în listele de inventariere se înscrie valoarea de inventar.

Pentru elementele de natura activelor la care s-au constatat deprecieri, pe baza listelor de inventariere întocmite distinct comisia de inventariere face propuneri de ajustări pentru depreciere sau ajustări pentru pierdere de valoare, după caz, ori de înregistrare a unor amortizări suplimentare (pentru deprecierile ireversibile ale imobilizărilor amortizabile), acolo unde este cazul, arătând totodată cauzele care au determinat aceste deprecieri.

Pentru toate plusurile, lipsurile și deprecierile constatate la bunuri, precum și pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripție a creanțelor sau din alte cauze, comisia de inventariere solicită explicații scrise de la persoanele care au răspunderea gestionăriibunurilor, respectiv a urmăririi decontării creanțelor. Pe baza explicațiilor primite și a documentelor analizate, comisia de inventariere stabilește natura lipsurilor, pierderilor, pagubelor și deprecierilor constatate, precum și natura plusurilor, propunând, în conformitate cu dispozițiile legale, modul de regularizare a diferențelor dintre datele din contabilitate și cele faptice, rezultate în urma inventarierii.

În situația constatării unor plusuri în gestiune, bunurile respective se evaluează potrivit reglementărilor contabile aplicabile.

În cazul constatării unorlipsuri imputabile în gestiune, administratoriitrebuie să impută persoanelor vinovate bunurile lipsă la valoarea lor de înlocuire. Prin valoare de înlocuire, în sensul prezentelor norme, se înțelege costul de achiziție al unui bun cu caracteristici și grad de uzură similare celui lipsă în gestiune la data constatării pagubei, care cuprinde prețul de cumpărare practicat pe piață, la care se adaugă taxele nerecuperabile, inclusiv TVA, cheltuielile de transport, aprovizionare și alte cheltuieli, accesorii necesare pentru punerea în stare de utilitate sau pentru intrarea în gestiune a bunului respectiv. În cazul bunurilor constatate lipsă, ce urmează a fi imputate, care nu pot fi cumpărate de pe piață, valoarea de imputare se stabilește de către o comisie formată din specialiști în domeniul respectiv. La stabilirea valorii debitului, în cazurile în care lipsurile în gestiune nu sunt considerate infracțiuni, se are în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:

să existe riscul de confuzie între sorturile aceluiași bun material, din cauza asemănării în ceea ce privește aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;

diferențele constatate în plus sau în minus să se refere la aceeași perioadă de gestiune și la aceeași gestiune.

Nu se admite compensarea în cazurile în care s-a făcut dovada că lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorată vinovăției persoanelor care răspund de gestionarea acestor bunuri.

Listele cu sorturile de produse, mărfuri, ambalaje și alte valori materiale care întrunesc condițiile de compensare datorită riscului de confuzie se aprobă anual de către administratori, ordonatorii de credite sau persoana care are obligația gestionării și servesc pentru uz intern în cadrul entităților respective. Compensarea se face pentru cantități egale între plusurile și lipsurile constatate. În cazul în care cantitățile sorturilor supuse compensării, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari decât cantitățile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea egalității cantitative prin eliminarea din calcul a diferenței în plus. Această eliminare se face începând cu sorturile care au prețurile unitare cele mai scăzute, în ordine crescătoare. În cazul în care cantitățile sorturilor supuse compensării, la care s-au constatat lipsuri, sunt mai mari decât cantitățile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat plusuri, se va proceda, de asemenea, la stabilirea egalității cantitative prin eliminarea din calcul a cantității care depășește totalul cantitativ al plusurilor. Eliminarea se face începând cu sorturile care au prețurile unitare cele mai scăzute, în ordine crescătoare.

Pentru bunurile la care sunt acceptate scăzăminte, în cazul compensării lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, scăzămintele se calculează numai în situația în care cantitățile lipsă sunt mai mari decât cantitățile constatate în plus. În această situație, cotele de scăzăminte se aplică în primul rând la bunurile la care s-au constatat lipsurile. Dacă în urma aplicării scăzămintelor respective mai rămân diferențe cantitative în minus, cotele de scăzăminte se pot aplica și asupra celorlalte bunuri admise în compensare, la care s-au constatat plusuri sau la care nu au rezultat diferențe. Diferența stabilită în minus în urma compensării și aplicăriituturor cotelor de scăzăminte, reprezentând prejudiciu pentru entitate, se recuperează de la persoanele vinovate, în conformitate cu dispozițiile legale. Normele privind limitele admisibile la perisabilitate sau cele stabilite intern nu se aplică anticipat, ci numai după constatarea existenței efective a lipsurilor și numai în limita acestora. De asemenea, limitele de perisabilitate nu se aplică automat, acestea fiind considerate limite maxime.

Pentru pagubele constatate în gestiune răspund persoanele vinovate de producerea lor. Imputarea acestora se face la valoarea de înlocuire.

CAPITOLUL 2

2.1. Prezentarea entității PAM COM 2001 SRL

Entitatea economică s-a înființat in anul 2001 și are ca principal domeniu de activitate curățenia interioară a clădirilor rezidențiale – Activitati generale (nespecializate) de curațenie interioară a cladirilor cod CAEN 8121. Această clasă include activitățile generale (nespecializate) de curățenie a tuturor tipurilor de clădiri cum ar fi:

-birouri

-case sau apartamente

-fabrici

-magazine

-institutii

-alte imobile comerciale și profesionale și cladiri rezidențiale.

Aceste activități constau în cea mai mare parte în curățenie interioară, deși pot include curățenia zonelor exterioare conexe, cum ar fi ferestrele și pasajele de trecere.

Oferim proprietarilor de imobile servicii de management al proprietatilor. Scopul entității este de a fi alături de proprietar în valorificarea optimă a proprietății, în conservarea și creșterea valorii acestora, precum și prelungirea ciclului de viață și a performanțelor sistemelor clădirii și la minimizarea numărului de disfuncționalități.

2.2.CLIENTI

Beneficiile clientului:

economisirea timpului;

nu va avea obligații (relație permanentă cu clienții, coordonarea serviciilor administrative, relații cu autoritățile și furnizorii de utilități, relația cu furnizorii de service și întreținere)

nu va avea riscuri (nu alocă bani pentru operațiile curente)

obține un beneficiu mai mare

are un partener de încredere.

PAM COM 2001 SRL asigură managementul proprietății:

urmărirea comportării în timp a construcției, pe toata durata contractului;

întocmirea fișelor tehnice periodice cu privire la starea clădirii și a instalațiilor acesteia;

răspunderea față de funcționalitatea și integritatea elementelor proprietății comune, fata de mijloacele materiale ale asociatiei de proprietari si de utilizarea în bune condiții a acestora;

procurarea mijloacelor materiale necesare pentru întreținerea și reparațiile curente ale elementelor proprietății comune; răspunderea asupra integrității acestora;

înștiințarea comitetului executiv și luarea măsurilor necesare pentru efectuarea la timp și eficient a lucrărilor de întreținere și reparații;

urmărirea realizarii contractelor cu persoane fizice sau juridice pentru reparații, inchirierea unor spații sau elemente din proprietatea comună, activități sociale și alte tipuri de activități;

verificarea existenței contractelor de închiriere între asociația de proprietari și persoane fizice sau juridice care la data constituirii acesteia folosesc spații ori elemente din proprietatea comună. Daca aceste contracte nu există, administratorul îi inștiințează pe cei în cauză, punându-le în vedere ca în termen de 30 de zile lucrătoare să încheie contracte cu asociația de proprietari;

supravegherea execuției lucrărilor de reparații și de întreținere și participarea la recepția lor, consemnând finalizarea acestora; asigurarea efectuării de plăți corespunzătoare stadiului lucrării;

controlul personalului angajat de asociația de proprietari pentru curățenie, încărcarea și evacuarea gunoiului menajer și alte activități, cu privire la îndeplinirea obligațiilor contractuale și, în caz de încălcare a acestora, sesizarea comitetului executiv;

efectuarea de verificări în vederea înlăturării defecțiunilor apărute la instalațiile de folosință comună și a eliminării pierderilor care determină creșterea nejustificată a cheltuielilor asociației de proprietari (scurgeri de apă și altele asemenea). Dacă se constată defecțiuni la instalațiile aparținând proprietății individuale (apartament sau spațiu cu altă destinație decât cea de locuință), se înștiintează proprietarul respectiv asupra obligației de a remedia aceste defecțiuni;

asigurarea cunoașterii și respectării regulilor de locuit în condominiu.

CAPITOLUL 3. STUDIU DE CAZ

3.1. Organizarea inventarierii în cadrul entității analizate pentru anul 2014

La data de 28.11.2014 administratorul enității decide ca inventarierea patrimoniului entității să se desfășoare în perioa da 01.12.2014 – 31.12.2014 precum și componența comisiei ce va efectua această operațiune.

În cadrul procedurii de inventariere comisia va avea în vedere: