Particularitati In Controlul Microeconomic Financiar de Gestiune

PARTICULARITĂȚI ȊN CONTROLUL

MICROECONOMIC FINANCIAR DE GESTIUNE

Cuprins

Cap . I. CONȚINUTUL CONTROLULUI INTERN

1. Conceptul de control

2. Definiția Controlului Intern.

3. Reglementari în legislația Română și Standardele Internaționale

4. Control intern atribut al conducerii/Funcția conducerii

5. Formele controlului

6. Etapele controlului

7. Rolul controlului în conducerea activității economice

Cap. II. OBIECTIVE GENERALE ALE CONTROLULUI INTERN

Cap. III. ELEMENTE ALE CONTROLULUI INTERN

1. Componentele controlului

2. Mediu de control

Cap. IV. STUDIU DE CAZ: Controlul Microeconomic Financiar de Gestiune la Societatea Comercială “INCSTAR S.A.” AGNITA

Cap. I. CONȚINUTUL CONTROLULUI INTERN

1. Conceptul de control

Aflată într-un mediu socio-politic și economic într-o continua schimbare întreprinderea , din punct de vedere economic suportă adesea un impact considerabil în funcționarea sa .De aceea este necesară o analiză permanentă a modificărilor pentru a se putea explica fenomenele în toată complexitatea lor ,analiza fiind impusă de dependența intreprinderii față de mediul care o înconjoară.

Cunoașterea amplorii acestor fenomene a transformărilor precum și a influenței lor asupra gestiunii este de o mare importanță de aceea se impun studii în profunzimea lor.

Orice unitate patrimonială indiferent de statutul pe care îl are, persoană fizica sau juridică ce administrează un patrimoniu propriu are nevoie să își dezvolte un sistem propriu de control intern , care să-i permită cunoasterea detaliată a operațiunilor de gestiune și mai ales delimitarea raspunderilor pentru integritatea și corecta administrare a mijloacelor sale material și banesti ,definit ca fiind un control economic de natură gestionară ,cu destinația să apere interesele intreprinderii precum și ale organelor de conducere din regiile autonome,instituțiile publice , intreprinderi particulare, regiile autonome etc.

Orice strategie economică are drept punct final obținerea unui spor de profit, pe termen lung . Strategiile de control economic și financiar trebuie să asigure și să aibă aceeași finalitate.

Controlul :

Analiza permanentă sau periodică a unei activități sau a unei situații, pentru a urmări mersul ei și pentru a lua măsuri de îmbunătățire, este considerat un atribut al managementului, o funcție a conducerii, o posibilitate de cunoaștere, verificare și corectare a erorilor.

Este necesar acesta având multiple efecte benefice.

Contribuie la funcționarea mai bună a sistemului economic, în întreg ansamblul său și conduce la maximizarea de durată a indicatorilor de performanță ai acestuia, în condițiile menținerii și extinderii pieții.

Este procesul verificare și măsoară realizarea cantitativă și calitativă a performanțelor, a sarcinilor sau lucrărilor, pe care le compară cu obiectivele planificate indicând măsurile de compensare ce sunt necesare.

Oferă cunoașterea temeinică și detaliată a realităților economico-sociale.

Face judecăți de valoare sau de conformitate.

Interpretează stările de lucruri sau realitățile constatate printr-o raportare continuă a acestora la obiectivele de atins și prin normele fixate anticipat sau prin regulile prestabilite.

Este feedback-ul procesului managerial care oferă, impulsul acțiunii manageriale continue și constă în compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzelor care determină abaterile constatate precum și luarea masurilor cu caracter corectiv sau preventiv necesare.

Proces, organizat în întreaga entitate, în cadrul căruia fiecare persoană, de la managerul general până la ultimul angajat, este responsabilă să efectueze un anumit tip de control.

Previne efectuarea unor cheltuieli nelegale, ineficiente și nepotrivite, stabilind instituirea disciplinei, ordinii, gestionarea valorilor materiale și bănești precum repararea daunelor produse.

Este știință, conștiință și independență, relaxează presiunea concurenței, limitarea incertitudinii, riscului și maximizarea profitului, în zonele cele mai fierbinți cu care se confruntă managerii firmelor în economia de piață.

Modul de conducere al controlului va viza, în principal:

integrarea controlului în componentele procesuale și structurale ale organizării entităților,și definirea obiectivelor controlului;

stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate, a metodelor și procedurilor ce trebuie utilizate în cadrul acestora;

elaborarea planurilor/programelor de control;

pregătirea personalului cu atribuții de control modalitățile de evaluare și valorificare a rezultatelor controalelor;

eficacitatea controlului, prin prisma criteriului costuri/beneficii.

Economia de piață, o economie concurențială funcționeaza cu transparența necesară.Transparența din mediul economic se pune în aplicare prin accesul liber al tuturor utilzatorilor interesați și autorizați la informațiile financiar-contabile ce caracterizează potențialul economic, starea de sănatate financiară și capaciatatea intreprinderiide a aduce profit.

Cea mai importantă sursă informațională pentru realizarea unei analize financiare pertinente o constituie situațiile financiare (bilanțul contabil, contul de profit și pierdere, situația fluxurilor de numerar, situația modificării capitalurilor proprii, anexele), analiză care permite identificarea măsurilor ce trebuie întreprinse pentru menținerea echilibrului financiar.

Economia de piață și mediul economic schimbător are sarcina de a aborda controlul la nivelul fiecărei entități ca un sistem necesar ,complet și diferit de cele cunoscute vechi și găsirea altei noțiuni construite în raport cu interesele organizației economice ținându-se cont de modul de organizare al întreprinderii, stilul imprimat controlului intern și implicit, controlul de gestiune dupa gradul de compexitate.

Ȋn ansamblu sistemul de control din cadrul întreprinderii are componente de mai multe forme structural care se deosebesc între ele prin obiective și mijloace specific folosite pentru atingerea lor dând controlului o anumită dimensiune pusă într-o relație direct cu preocupările întreprinderii pentru a face față stărilor de diferite forme și a situațiilor pe care le are de trecut.

Ȋntreprinderea poate fi privită ca un tot unitar în care se disting trei subsiteme principale: tehnologic, de conducere și decizie și de informare care are un sistem de apărare ca reflex al al complexității mediului și care funcționează, cuprinzând mai multe elemente situate la nivelele situate la nivelele structurile organizatorice,sistem cunoscut sub denumirea de control intern sau control propriu care urmărește la modul general toatalitatea regulilor și procedurilor care se pun în aplicare în interesul și pentru asigurarea protecției entității. Controlul de gestiune este o componenta unui sistem de control intern.

Funcția de control intern a apărut atunci când s-a ajuns la concluzia că verificările efectuate exclusive de cenzori nu au mai putut garanta exacticitattea informațiilor financiare.

2. Definitia Controlului Intern

-“activitatea specific umană de verificare si analiză permanentă, periodică sau inopinată a unor procese, fenomene, operații, informații rezultate dintr-un domeniu sau sector oarecare, în scopul preîntâmpinării si lichidării eventualelor abateri si neajunsuri”.

– totalitatea măsurilor hotărâte, referitoare la structurile organizatorice, etapele, acțiunile și tehnicile create în scopul:

realizării obiectului de activitate al firmei într-un mod economic

eficient și eficace;

respectării reglementărilor legale si dispozițiilor conducerii firmei;

protejarea resurselor împotriva abuzurilor, pierderilor, deciziilor

gresite si fraudelor;

menținerea acurateței si exhaustivității înregistrărilor contabile;

dezvoltării, menținerii și furnizarea unor indicatori și informații

financiare și de management corecte și complete, pentru fundamentarea

deciziilor manageriale.

– este o normă, un standard , un model,o activitate caracteristic umană desfăsurată în mod constient și care urmarește întodeauna un scop.

– constă în verificarea și analiza continua, neașteptată sau periodică a unor situații, fenomene , tranzacții, date rezultate dintr-un domeniu sau sector oarecare în scopul urmăriri pentru a preveni și înlătura eventualele dificultăți și pentru a lua măsuri de îmbunătățire.

-“reprezintă toate politicile și procedurile ( controalele interne) adoptate de conducerea unui agent economic ce asistă la îndeplinirea obiectivelor manageriale privind asigurarea , atât cât este posibil, a conducerii sistematice și eficiente a activității inclusive aderarea la politicii manageriale, la protecția activelor , la prevenirea și detectarea fraudelor și erorilor, la acuratețea și exahautivitatea înregistrărilor contabile , precum și pregătirea în timp util a informațiilor financiare credibile”.

– atributul managementului, o funcție a conducerii, o capacitate de cunoaștere, verificare și corectare a erorilor;

– etapele prin care se verifică și măsoară realizarea cantitativă și calitativă a performanțelor, a sarcinilor sau lucrărilor, care sunt comparate cu obiectivele planificate și indică măsurile de compensare ce apar ca necesare.

-este organizat la nivelul fiecărui agent economic,

– asigură cunoașterea temeinică și detaliată a realităților economico-sociale și intră în atribuțiile conducerii acestuia .

Controlul gestionar:

– asigura integritatea valorilor corporale și a celor de trezorerie aflate în administrarea operativă a unității economico-socială și utilizarea acestor valori în concordanță cu interesele proprii , dar și cu normele legale în vigoare.

– este un important instrument de gestiune

– se întemeiază pe evidența strictă a patrimoniului și pe reflecatrea riguroasă a tuturor proceselor, operațiunilor și tranzacțiilor economice.

– sarcina principală este de a preveni producerea unor fenomene negative și prevenire pagubiri avutului public și privat nereducandu-se doar la aceasta .

– rol de a interveni rapid atunci când măsurile preventive nu sunt destul de eficiente pentru a identifica abaterile ,descoperirea și evaluarea prejudiciilor provocate agenților economici pentru stabilirea și urmarirea măsurilor de recuperare a pagubelor.

Punctul de plecare al unei bune gestiuni îl reprezintă centrul de comandă al agentului economic care concentrează toate informațiile în modelarea funcționării intreprinderii precum și a relațiilor sale cu mediu

La nivelul intreprinderii conceptul de control va asigura independența acesteia și posibilitatea de a-și alege procedurile în funcție de obiectivele stabilite.

Condiția de continuitatea depinde de modul în care intreprinderea are capacitatea unei foarte rapide și bune integrări a complexității sale interne cu cea externă prin sistemul care menține sub control activitatea acesta fiind necesar a fi unul eficace și eficient.

Ȋntr-o întreprindere producătoare directorul în informațiile esențiale include date despre asigurarea materiei prime, ritmul de fabricație, structura sortimentală solicitată de clienți și profitabilitatea pe produs aceste date fiind diferite pentru directorul unui magazine fiind informații despre volumul și dinamica vânzărilor zilnice , nivelul stocurilor , degradările de produse și profitul pe fiecare departament.

Controlul de gestiune contribuie considerabil la sprijinirea întreprinderii de a se adapta și a trece de la o activitate la alta sau de la un produs la altul,răspunzând la schimbarea pieței, realizându-se flexibilitatea de care are nevoie pentru integrarea economică. Reprezintă un sistem de cunoastere alaturi de controlul de gestiune fiind contabilitatea și alte informații.

Ȋn dicționarul explicativ al limbii române , noțiunea de gestiune provine de la latinescul gestio, gestionis sau de la gestion din franceză care are semnificația de a administra , a păstra și a răspunde de anumite bunuri aparținând cuiva , a unui sau a unor propietari.

Actul de gestiune se foloseste ca sinonim al termenilor de a îndruma un domeniu de activitate sau o afacere , de a se îngriji de un lucru , a dirija sau chiar a administra.

Gestiunea este considerată ”un proces specific constând în activitați de planificare organizare, impulsionare și de control vizând determinarea și atingerea de obiective datorită folosirii forței de muncă și a punerii în lucru și a altor resurse".

“Gestiunea propune o cunoaștere orientate spre acțiune “

“Gestiunea evidențiază ceea ce este cu adevărat viața cotidiană a procesului de piață , în timp ce economia pune în evidență marile mișcări ale procesului de piață ca și priincipiile fundamentale pe care se întemeiază deciziile luate”.Din această prismă gestiunea își găsește vocația sa prin punerea la punct a practicilor a cunoștințelor necesare cu privire la conducerea întreprinderii și arta de a trai in realitatea cotidiană a peoceselor economice cautând să conducă și să organizeze organizmele într-o manieră optimă,cu cele mai mici neajunsuri posibile.

“ansamblu de politici de poceduri și practice care permit asigurarea bunei functionari a întreprinderilor private sau publice atât pe termen scurt cât și pe termen lung”

La nivel de întreprindere , actul de gestiune urmărește atingerea obiectivelor prin utilizarea optima, de către un responsabil, a mijloacelor disponibile .

A gestiona reprezintă acțiunile întreprinse pentru definirea obiectivelor economice , financiare și sociale și aplicarea unui ansamblu de proceduri,reguli și practici în vederea realizării lor.

“ansamblul demersului explicativ sau operațional care se aplică cunoștințelor privind organizațiile”

Ȋn mod curent , gestiunea este adeseori, asimilată cu conducerea întreprinderii, mai ales când aceasta privește înclinarea spre latura financiară a activitații organizației. Gestionarii au atribut principal menținerea în stare de funcționare a organizației, aceasta presupunând de exemplu: administrarea stocurilor ,a personalului și clientelei întreprinderii, rețeaua de vânzări și activitatea financiară.

Ȋn contextul gestiunii întreprinderii , controlul își propune să contribuie la ameliorarea performanțelor , care sunt măsurate , prin reducerea costurilor și creșterea rentabilitații.

Stăpanirea și menținerea întreprinderii pe un drum în linie dreaptă abordare sinonimă cu posibilitatea de adaptare la imprevizibil ,pune în prim plan abilitatea de a conduce fara a exclude misiunea de verificare proprizisă din categoria elementelor constitutive ale controlului.

3.Reglementari în legislația Romana și Standardele Internaționale

Importanța controlului financiar intern de gestiune este reglementat de legislația Română printr-o serie de acte normative în care sens menționăm :

OMFP nr. 3055/2009, din continutul căruia am reținut art. 309-312 potrivit căruia procedurile de control intern au ca obiectiv:

– urmărirea înscrierii activității entității și a comportamentului personalului în cadrul definit de legislația aplicabilă, valorile, normele și regulile interne ale entității;

–verificarea dacă informațiile contabile, financiare și de gestiune comunicate reflectă corect activitatea și situația entității.

Controlul intern se aplică pe tot parcursul operațiunilor desfășurate de entitate, astfel:

anterior realizării operațiunilor, cu ocazia elaborării bugetului, ceea ce va permite, ulterior realizării operațiunilor, controlul bugetar;

în timpul operațiunilor, de exemplu, sub aspectul determinării procentului de realizare fizică a producției în curs de execuție sau a procentului de rebuturi înregistrate;

după finalizarea operațiunilor, caz în care verificarea este destinată, de exemplu, să analizeze rentabilitatea operațiunilor și să constate existența conformității sau a eventualelor anomalii, care trebuie corectate.

Controlul intern cuprinde componente strâns legate, respectiv:

– o definire clară a responsabilităților, resurse și proceduri adecvate, modalități și sisteme de informare, instrumente și practici corespunzătoare;

– difuzarea internă de informații favorabile, fiabile, a căror cunoaștere permite fiecăruia să-și exercite responsabilitățile;

– un sistem care urmărește : analizarea principalelor riscuri identificabile în ceea ce privește obiectivele entității și asigurarea existenței de proceduri de gestionare a acestor riscuri;

– activități corespunzătoare de control, pentru fiecare proces, concepute pentru a reduce riscurile susceptibile să afecteze realizarea obiectivelor entității;

– o supraveghere permanentă a dispozitivului de control intern, precum și o examinare a funcționării sale.

Scopul controlului intern este să asigure coerența obiectivelor, să identifice factorii-cheie de reușită și să comunice conducătorilor entității, în timp real, informațiile referitoare la performanțe și perspective. Indiferent de natura sau mărimea entității, eforturile depuse pentru aplicarea unui control intern satisfăcător sunt legate de aplicarea unor bune practici.

Politica de resurse umane a entității trebuie să urmărească aspecte precum recrutarea de personal calificat, gestionarea carierelor, formarea continuă, evaluări individuale, consilierea salariaților, promovări și acțiuni corectoare.

Activitățile de control sunt componente constitutive din procesul de gestiune prin care entitatea urmărește atingerea obiectivelor propuse. Controlul vizează aplicarea normelor și procedurilor de control intern, la toate nivelele ierarhice și funcționale: aprobare, autorizare, verificare, evaluarea performanțelor operaționale, securizarea activelor, separarea funcțiilor.

Legea nr. 31/1990-Legea Societăților Comerciale care menționează cu privire la controlul exercitat asupra Societății în articolele 159-163 urmatoarele:

Supravegherea societății este asigurată de către cenzorii societății sau auditorii vor aduce la cunostinta membrilor consiliului de administratie neregulile in administratie si incalcarile dispozitiilor legale si ale prevederilor actului constitutiv pe care le constată, iar cazurile mai importante le vor aduce la cunoștință Adunarii Generale.

OMFP nr. 1753/2004 cu privire la normele privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ și pasiv. Prin inventariere se asigură punerea de acord a stocurilor scriptice cu cele faptice, se asigură un control riguros a conturilor reflectate în balanțele de verificare, identificarea clienților rău platnici a celor intrate în stare de insolvență, faliment (modul de constituire a provizioanelor pentru clienții incerți) precum și a modului de constituire a fondurilor de rezervă.

Legea nr. 82/1991-Legea Contabilității art 8-10 .Evaluarea elementelor detinute cu ocazia inventarierii si prezentarea acestora in situatiile financiare anuale se fac potrivit reglementarilor contabile aplicabile. 

Începând cu data de 01/01/2015 a intrat în vigoare Ordinul 1802/2014 ,ca urmare a adoptarii ,Directivei 2013/34/UE a Parlamentului European si a Consiliului privind situatiile financiare anuale, situatiile financiare consolidate si rapoartele conexe ale anumitor tipuri de intreprinderi, este necesara transpunerea prevederilor acestei directive in legislatia nationala. abrogându-se în acest sens OMFP 3055/2009. În actul normativ menționat regăsindu-se obiectivele și modul de exercitare a controlului financiar intern de gestiune.

Ordonanța Guvernului nr. 47/ 2007 privind Codul de procedură fiscală art. 94-104 privind inspecția fiscală având ca obiectiv verificarea legalității și conformității declarațiilor fiscale , corectitudinii și exactității îndeplinirii obligațiilor de către contribuabili, respectării prevederilor legislației fiscale și contabile , verificarea sau stabilirea după caz a bazelor de impunere , stabilirea diferențelor obligațiilor de plată și a accesorilor aferente acestora.

(I.S.A)nr. 315 precizează: “Controlul său intern este procesul conceput și efectuat de cei însărcinați cu guvernarea și alți angajați în vederea furnizării unei asigurări rezonabile despre realizarea obiectivelor cu privire la credibilitatea raportărilor financiare eficiența activității și conformitatea cu legislația aplicabilă. Rezultă ca acest control este implementat și conceput pentru a aborda riscurile de afacere identificate care se împietresc asupra oricaruia dintre aceste obiective”

Sistemul de control intern constă într-un ansamblu de politici și proceduri la care apelează managementul întreprinderii în vederea asigurării unei gestiuni riguroase și eficiente activităților acestei entități. Aceste proceduri implică respectarea decizilior manageriale , protecția activelor, prevenirea și descoperirea fraudelor și erorilorexacitatea și exhaustivitatea înregistrărilor contabile și asigurarea informațiilor credibile

4. Controlul intern atribut al conducerii/Funcția conducerii

Controlul intern este funcția conducerii de la toate nivelele ierarhice astfel toate persoanele care dețin funcții de conducere planifică , organizează și coordonează aplicarea măsurilor suficiente pentru a oferi o asigurare rezonabilă asupra faptului ca scopurile și obiectivele vor fi îndeplinite .

Controlul repezintă funcția finalizatoare a procesului de conducere și totodată funcția care furnizează necesarul de elemente pentru realizarea în condiții corespunzătoare a celorlalte funcții ale conducerii.

Pe baza informațiilor obținute prin intermediul controlului , conducerea cunoaște realitatea , modificările intervenite în mediul intern și mediul extern al entității și pe această bază apreciaza calitatea deciziiilor luate anterior și eficacitatea masurilor întreprinse pentru realizarea lor precum și analiza , evaluarea risurilor și abaterilor care amenință atingerea obiectivelor fixate , pe domenii de activitate și pe priorități.

Controlului economic – financiar

Principala caracteristică a controlului, respectiv a actului managerial în

general, este prevederea, caracterul său preventiv.

În orice strategie managerială,trebuie să se prevadă și modalitatea de control a respectării drumului ales, iar în strategia de control trebuie să se prevadă formele, metodele și mijloacele de control prin care se asigură această dispoziție.

Prevenirea fenomenelor care produc dezechilibre și luarea din timp a măsurilor prin care să li se neutralizeze sau să se delimiteze efectele, permit și asigură eficiența actului managerial.

În această idee, controlul îmbracă permanent un caracter constructiv și dinamizator, cu următoarele semnificații:

– factor de securitate

– factor de autoritate

– instrument de previziune

– instrument de promovare a valorilor si competențelor.

Cerințele de mai sus sunt necesare a fi respectate,de aceea controlul economic și financiar trebuie să îndeplinească următoarele:

– să fie analitic si sintetic;

– să fie pertinent si coerent;

– să fie independent si competent;

– să fie constructiv si educativ;

– să aibă caracter preventiv si prospectiv;

– să fie eficient;

– să fie strategic, respectiv să privească la trecut, dar să promoveze soluții

pentru viitor.

5. Formele controlului

Controlul economico-financiar efectuat în cadrul unei întreprinderi are 3 semnificații:

este un control intern , pentru nevoile proprii;

este un control extern , pentru alte categorii din afara entității;

este un control public ,pentru stat.

Dup aria de aplicabilitate distingem :

controlul strategic privind realizarea obiectivelor generale managerilor de nivel superior,

controlul tactic al îndeplinirii obiectivelor derivate din cele generale, se adresează managerilor de nivel mediu;

controlul operațional cu privire la atingerea obiectivelor derivate de rangul doi sau trei, adresat conducătorilor de nivel inferior ,

autocontrolul în realizarea obiectivului exercitat de catre executanți.

După momentul exercitării lui controlul este:

anterior sau preventiv se realizează înainte de efectuarea operațiunilor economice urmărind necesitatea, legalitatea, oportunitatea și economicitatea acestor operațiuni.

concomitent se exercită în timpul efectuării sau desfășurării operațiunilor economice și financiare. Ȋn acest caz avem o forma specifica a controlului concomitant care este autocontrolul exercitat de către fiecare angajat asupra propriei activitații pe care o desfășoară.

posterior se realizează după consumarea operațiunilor economice și financiare, pe baza documentelor tehnico-operative sau contabile, este efectuat de personal specializat de control și are drept scop depistarea unor eventuale deficiențe, a cauzelor și a vinovaților de producerea lor.

financiar ulterior se efectuează după desfășurarea activităților sau operațiilor economico, financiare și contabile cu privire la gestiunea patrimoniului și are următoarele obiective principale : existența și utilizarea rațională a patrimoniului; aplicarea corectă a legislației cu caracter financiar și contabil; modul de efectuare a cheltuielilor și realizarea veniturilor; analiza situației financiare.

După natura activității controlate și obiectivele urmărite avem:

Controlul tehnic latura tehnica sau profesională care se referă la specificul sau conținutul propriu-zis al activitații.Vizează aspectele tehnologice ale proceselor de producție, proprietățile fizice și chimice ale bunurilor, serviciilor și lucrărilor, precum și parametrii mijloacelor ce participă la desfășurarea unei activități( punerea în funcțiune și modul de exploatare a utilajelor, mașinilor, recepția materialelor, obținerea semifabricatelor și produselor, condiții tehnice de realizare a unor lucrări, prestarea unor servicii).

Controlul economic – latura economica legată de totalitatea mijloacelor antrenate în realizarea respectivei activitați. Activitatea de producție, modul de gospodărire și utilizare a resurselor materiale și umane, organizarea muncii, consumul de materii prime și materiale, structura costurilor, respectarea disciplinei contractuale.

Controlul economico-financiar cumulează atribuțiile controlului economic și a celui financiar, dar se ocupă și de alte aspecte care nu țin neapărat de acestea: aspecte sociale și administrative, raporturile juridice cu terții;

control juridic;

control al calității produselor;

Controlul financiar – este latura financiară care vizează procurarea resurselor ,eficiența muncii și rezultatele oținute.Relațiile financiare, de finanțare și fiscale, care cuprind următoarele tipuri de activități: elaborarea bugetului de venituri și cheltuieli, execuția acestuia, asigurarea resurselor financiare, utilizarea cu eficiență a resurselor financiare, respectarea disciplinei financiare și fiscale, rentabilitatea activităților, integritatea patrimoniului, prevenirea, descoperirea și lichidarea fraudelor și erorilor.

După sfera de cuprindere, controlul este:

Controlul general sau de fond, cuprinde toate activitățile economice și financiare ale entității cu documentele aferente acestora.

Controlul parțial se realizează numai asupra unor activități, sectoare, care formează o subdiviziunea a unei entități cum ar fiactivitatea de personal, de investiții, de desfacere, de aprovizionare, o secție, un atelier, departament, serviciu.

Controlul total presupune verificarea fară excepție a tuturor documentelor, faptelor, tranzacțiilor care caracterizează o activitate a entității care poate fi într-un sector sau în toată întreprinderea.

Controlul prin sondaj se realizează numai asupra unor documente, operațiuni sau bunuri considerate a fi obiectve pentru fenomenul verificat în baza acestui control se poate formula o părere de ordin general privind modul de desfășurare a întregului fenomen.

Controlul mixt se caracterizează prin folosirea în paralel a formelor menționate anterior, precum și în combinația acestora cu forme ale controlului tehnic, administrativ, juridic sau social .

După scopul urmărit, controlul poate fi:

Controlul tematic -numai anumite aspecte concrete ale entității cum ar fi: modul de încasare a clienților, modul de efectuare a inventarierii, respectarea unor decizii ale AGA sau Consiliului de Administrație.

Controlul complex trece de cadrul activităților economice și financiare, obiectivele de control vizând și aspecte tehnice, juridice, sociale.

Controalele repetate sunt pe perioade mai mari de timp și sunt realizate atunci când în unele activități se obțin rezultate negative, sau în cazul în care se experimentează noi tehnologii, sau forme noi de organizare a activității întreprinderii.

Controlul sub formă de anchetă răspunde la unele sesizări, reclamații, putând fi efectuat de o comisie din care pot face și persoane din afara entității. Persoanelor implicate li se pot lua declarații verbale sau scrise.

După modalitățile de realizare:

Controlul faptic este verificarea la fața locului a existenței activelor și uzurii acestora, a producției în curs de execuție, a stocurilor, precum și a documentelor justificative aferente acestora și este cea mai eficientă formă de control care se realizează în special prin inventarierea patrimoniului.

Controlul documentar este verificarea scriptică a documentelor justificative, evidenței tehnico-operative, registrelor contabile, fișelor conturilor, balanțelor de verificare pentru a constata realitatea unor tranzacții sau operațiuni economice și financiare.

După proveniența organelor de control față de entitate:

Controlul intern sau controlul financiar propriu realizat de către persoane din cadrul entității, fiind un atribut al conduceriiși este răspunzător de organizarea controlului intern este conducătorul entității.Pentru realizarea lui sarcina le revine șefilor de departamente, servicii, compartimente sub forma controlului preventiv, operațional sau postoperativ.

Controlul financiar poate fi : control financiar preventiv propriu, control de gestiune, audit intern, inventarierea elementelor de activ și pasiv, inspecții..

Controlul extern- efectuat de către auditori și este chemat la propunerea managementului.

Controlul intern aplicat în studiul de caz este un Control economico-financiar de gestiune pe care l-am analizat la nivel microeconomic ce țintește activitatea gestionară, modul de gospodarire și utilizare a resurselor materiale și umane, realizarea integral și la timp a obiectivelor propuse relatiile financiare, rentabilizarea tuturor activitaților, produselor,sectoarelor, sporirea acumularilor banești și integritatea patrimoniului, prevenirea, descoperirea și recuperarea pagubelor suferite , lichidarea cheltuielilor supradimensionate și stoparea cazurilor de risipă, respectarea disciplinei financiare și fiscale.

Controlul financiar este de natură, o forma a controlului economic,limitat în sfera raporturilor financiare și de credit .

Toate aspectele neclare, ce fac obiect al controlului economic au, într-un fel sau altul rezultate sau consecințe financiare, ele fiind necesar a fi urmărite și sub aspectul aportului pe care îl aduc la desfașurarea eficientă a muncii și la obținerea unor rezultate financiare pozitive.

Practic–aplicativ , controlul economic, financiar și gestionar are ca domeniu de manifestare foarte întins al economiei naționale , viața economică în ansamblul său, privită din punctul de vedere al corectitudinii și eficienței , atât din prisma gospodăririi, utilizării sau cheltuirii resurselor, al onorării obligațiilor față de societatea reprezentată prin Stat, însa și din perspectiva sistemelor de calcul, comunicare și raportare a informațiilor financiar-contabile.

Ȋn sfera de cuprindere a controlului economic, financiar și gestionar un loc important îl ocupă controlul gestionar .

Controlul financiar în esență este, o forma a controlului economic, limitat în sfera raporturilor financiare și de credit .

6. Etapele controlului

Controlul presupune etapele următoare:

Stabilirea situației ideale sau “de dorit”realizată pe baza programelor, planurilor , normelor sau normativelor, sarcinilor concrete, devizelor, modelelor, organigramelor,liniilor directoare, criteriilor de rezolvare, previziunilor;

Precizarea toleranțelor admise, presupune stabilirea devierilor sau abaterilor maxime de la situația ideală, care sunt permise în desfășurarea activității și care trebuie cunoscute anticipat.

Stabilirea situației reale , existenăt la un moment dat sau rezultatul integral a sarcinilor, constatat direct sau indirect de catre organele de control.

Compararea celor două situații(ideală si reală) și determinarea abaterilor sau a diferențelor dintre ele ; se vor avea în vedere eventualele toleranțe admise;

Formularea concluziilor ce se desprind din acțiunea de control presupune interpretarea abaterilor și precizarea semnificației lor, dar poate cuprinde și propunerea sau adoptarea măsurilor ce se impun. Activitatea de control presupune cel putin cunoastere, constatare,compararea adică cunoașterea stărilor de lucruri ideale ,constatarea realitaților practice și compararea acestora.

7. Rolul controlului în conducerea activitații economice

Din punct de vedere a întreprinderii controlul are rolul clar și înteles de la sine, adică: să specifice o anumită situație , ținând de obiectivele propuse și de informațiile pe care le deține la mediile extern și intern.

Atribut de bază al conducerii care contribuie la armonizarea acțiunilor individuale și la asamblarea acestora intr-un tot organic.

Rolul controlului este de-a asigura în entitate:

Concordanța cu legislația în vigoare;

Funcționarea eficientă a activității interne;

Punerea în practică a deciziilor luate de conducere;

Credibilitatea informațiilor financiare;

Siguranța operațiunilor;

Utilizarea într-o manieră eficientă a resurselor ;

Controlul riscurilor și preântâmpinarea riscurilor de a nu se atinge obiectivele;

Preântâmpinarea dezechilibrelor sau producerea unor stări de lucruri neconforme și este de natură preventivă .

În calitatea sa de atribut al conducerii, controlul își realizează obiectivele prin intermediul rolurilor sale :

de percepere și evaluare – sau controlul de conformitate. Urmărește: modul de cum sunt îndeplinite obiectivele stabilite, perceperea realității,rezultatul în urma analizei abaterilor pe cauze și responsabilităț.

Propune măsuri pentru prevenirea și eliminarea abaterilor.

de preântâmpinare – previne abaterile de la prevederile și normele legale, prin care a fost reglementată activitatea entității economice .Este mai eficientă în desfășurareai unei activități economice decât acțiunea de compensare ulterioară, care implică mai multe costuri, atât materiale, cât și de muncă.

de perfecționare a activității și de educare a tuturor participanților- controlul financiar are rolul de a orienta activitățile specifice entității spre obiectivele principale propuse.Se realizează într-o ordine de prioritate rațională și de perspectivă, care să prevină și să înlăture risipa de efort uman și de mijloace materiale și să asigure creșterea eficienței economico – sociale asigurând perfecționarea modului de gestionare a patrimoniului, de organizare și conducere a activității economice.

de reglare a activității și de compensare a dereglărilor – sunt procedee și tehnici specifice controlului financiar, cu ajutorul cărora se constată nereguli, deficiențe și abateri, iar valorificarea constatărilor se asigură prin compensarea și aducerea la parametrii de normalitate și legalitate a situațiilor rezultate.

Rolul de reglare adaptează continuu a deciziile conducerii și acționează pe toată perioada desfășurării unei activități .

Rolul de compensare se concretizează în înlocuirea totală a deciziei inițiale și intervine de regulă la încheierea unor etape.

de îndrumare – constă în efectul formativ – stimulativ și de generalizare a experienței pozitive, dobândite pe parcursul și ca urmare a desfășurării activității de verificare, atât de cei care o execută, cât și de către personalul entității controlate. Caracterul formativ al acțiunii de control este pus în evidență de activitatea de îndrumare pe care organele de control o desfășoară concomitent cu activitatea de verificare, în legătură atât cu unele abateri constatate care pot fi remediate chiar pe perioada controlului, cât și cu modul de rezolvare, de către alte entități economice, a problemelor care au generat aceste abateri.

coercitiv – reprezintă prevederile legale în vigoare care reglementează obiectivele și sfera de acțiune ale activității respective.

Pentru a putea contribui la eliminarea și prevenirea neregulilor, controlul trage la răspundere pe cei ce nu își îndeplinesc corespunzător sarcinile față de entitatea în care lucrează, față de bugetele administrației publice sau față de alte persoane fizice sau juridice.

recuperatoriu – descoperirea și recuperarea pagubei precum luarea de măsuri față de cei vinovați care luate direct de către organele de control, fie la propunerea acestora de către organul ierarhic superior sau de către justiție.

de realizarea obiectivelor entității- realizează obiectivele, tranzacțiile și alte operațiuni prin intermediul compartimentelor comercial,producție, cercetare, resurse umane etc.

de conservare a patrimoniului se realizează, de către persoanele însărcinate să depoziteze și să răspundă de integritatea și conservarea bunurilor, să gestioneze mijloacele bănești și a altor valori, să întrețină imobilizările corporale etc.

contabil se realizează de catre departamentul financiar-contabil și de către toate persoanele implicate în culegerea informațiilor , în întocmirea și verificarea, prelucrarea documentelor justificative.

Aceste roluri sunt exercitate de către diferite personae. Astfel se elimină riscul

de fraudă, eroare sau alte operațiuni ilegale, neeconomice, ineficiente și ineficace .

Ȋntreprinderea are rolul principal de : previziune, organizare, comandă, coordonare și controlul atât la nivel micro dar și macro, un rol eficient și necesar al conducerii, prin armonizarea intereselor individuale și colective într-un tot unitar.

Managerii fac controlul fără să își propună acest lucru lasându-i controlului intern, atribuția conducerii de la diferite niveluri ierarhice sau activități. Aceștia definesc obiectivele și sarcinile fiecăruia, aleg metodele și procedurile de lucru, implementează un sistem de informare și raportare adecvat și supraveghează

activitățile desfășurate.

Controlul intern aplicat în studiul de caz este un Control economico-financiar de gestiune pe care l-am analizat la nivel microeconomic și vizează activitatea gestionară, modul de gospodarire și utilizare a resurselor materiale și umane, realizarea integral și la timp a obiectivelor propuse relațiile financiare, rentabilizarea tuturor activitaților,produselor,sectoarelor;sporirea acumularilor banești și integritatea patrimoniului, prevenirea,descoperirea și recuperarea pagubelor suferite ; lichidarea cheltuielilor supradimensionate și stoparea cazurilor de risipă instituind respectarea disciplinei financiare și fiscale.

Cap II. OBIECTIVE GENERALE ALE CONTROLULUI INTERN

Identificarea riscului care trebuie atenuat și cuprinde riscurile identificate în urma cunoașterii entitații. Factorii de risc care trebuiesc tratați de diversele elemente de control intern;

Conceperea controlului .Constă în chestionarea și evaluarea controalelor ințiale de conducere pentru a documenta urmatoarele controale generale effectuate la nivelul entitații. Pentru a atenua riscurile;

Implementarea controlului. Probele obținute care certifică existența și utilizarea efectivă a controalelor identificate. Ce controale există dacă există;

Documentele controlului . Desfășurarea controalelor implementate ;

Comunicarea deficientelor. Controlul economic urmarește modul de gospodarire și utilizare a resurselor umane și materiale realizarea integrală și la termen a obiectivelor propuse în activitatea de producție și de gestiune, eventualele deficiențe fiind comunicate managementului propunându-se metode de corecție.

Cap. III. ELEMENTE ALE CONTROLULUI INTERN

3.1. Componentele controlului

Standardele Internaționale de Audit (ISA)

– stabilesc că sistemul de control intern se compune din totalitatea controalelor interne și se întind pe toată aria formelor ce au legătură directă cu rolurile sistemului contabil cuprinzâns: mediul de control și procedurile de control.

Ȋn Normele Naționale de Audit (NNA) se precizează că sistemul de control intern cuprinde:

sistemul de organizare a controlului intern

procedurile de control intern.

Elemente ale controlului intern:

Mediul de control;

Procesul de evaluare a riscului de către entitate;

Activitățile de control;

Sistemul de informații și comunicare;

Monitorizarea controalelor.

Comunicarea și impunerea integrității valorilor etice ;

Angajamentul față de competență;

Structura orgazițională;

Desemnarea autorității și responsabilității;

Politicile și practicile privind resursele umane.

Filozofia conducerii și stilul de operare.

Participarea celor însărcinați cu guvernarea.

3.2. Mediu de control

Sistemul intern de control și importanța mediului de control pentru agentul economic sunt date de comportamentul general și claritatea acțiunilor întreprinse de management acestea fiind rezultatul cu privire la randamentul procedurilor de control specifice.

Mediul de control

Este baza controlului intern.

Contribuie la crearea și menținerea unei culturi de onestitate și comportament etic, influențând conștiința angajaților.

Este format din comportamentul general,conștientizarea și măsurile luate de conducere precum de cei însărcinați cu guvernanța referitor la sistemul intern de control și importanța sa în cadrul entității

Influențează celelalte elemente ale controlului intern.

Protejează celelalte elemente ale controlului intern.

Politicile și proceduri corespunzătoare sunt elaborate de către membrii consiliului de administrație și managerii de la diferite niveluri ierarhice, prin favorizarea transparenței, schimbului de informații și opinii precum și a cooperării dintre conducători și ceilalți salariați, atunci toți angajații din entitate vor respecta mecanismele de control instituite.

Pentru asigurarea unui control intern corespunzător administratorii și

managerii entităților trebuie să se preocupe de ameliorarea tuturor componentelor

mediului de control.

Principalele componente ale mediului de control sunt:

Comunicarea și impunerea valorilor etice – integritatea valorilor etice sunt elemente esențiale ale mediului care influențează eficiența concepției, implementării și administrării precum și a monitorizării celorlalte componente ale controlului intern.

Managerii trebuie să stabilească și să comunice salariaților normele și regulile

etice, de comportament și de integritate care trebuie respectate. Această comunicare se poate face prin intermediul codurilor de conduită, fișelor posturilor,directivelor de politică etc.

Asigurarea entității cu personal cheie competent :

– personalul este competent, eficient, demn de încredere și onest sporește eficacitatea controlului intern.

– prin calitățile moral profesionale ale personalului pot suplinii lipsa unor proceduri ale controlului intern.

– proceduri existente și mecanisme ale controlului intern concepute care funcționeză eficient datorită faptului că personalul este competent, necinstit, motivat și mulțumit.

– măsuri luate de managerii prin selectarea, stimularea și pregătirea profesională continuă a personalului necesar în vederea asigurării fiecărui

post sau funcție cu personal competent, care are cunoștințele și aptitudinile

necesare pentru îndeplinirea sarcinilor ce revin postului respectiv.

– angajamentul entității față de oameni competenți și de încredere, politicile și

practicile referitoare la recrutarea, instruirea, evaluarea, promovarea, remunerarea personalului creează în entitate un mediu de control adecvat.

– întreprinderea de către manageriia unor acțiuni concepute să reducă tentațiile de implicare a angajaților în fapte ilicite și imorale.

Organizarea adecvată a activităților care vor fi controlate.

Structura organizațională a unei entități asigură cadrul în care sunt planificate,

executate, controlate și revizuite acțiunile întreprinse pentru îndeplinirea obiectivelor la nivelul întregii entități.

Administratorii delimitează nivelurile ierarhice de autoritate , responsabilitățile și asigură o riguroasă delegare a atribuțiilor de serviciu către responsabilii diferitelor activități rezultând un controlul intern eficient .

Administratorii și directorii executivi transmit clar către angajați rolul controlului intern, actualizează continuu organigramele, regulamentele de ordine interioară și fișele posturilor la noile modificări intervenite în mediul intern și mediul extern al entității.

Pentru atingerea obiectivelor controlului intern, conducătorii entităților și conducătorii activităților trebuie să aibă în permanență în centrul preocupărilor lor și problemele organizatorice, în aces sens ei trebuie să întreprindă acțiuni menite să asigure:

Organigrama – o fotografie a structurii entității și a compartimentelor acesteia la un moment dat ceea ce în practică există o mare diversitate de organigrame, dar în toate cazurile ele prezintă legăturile ierarhice și funcționale între diferitele structuri ale entității.

organigramele ierarhice pun în evidență legăturile de autoritate și de control dintre compartimente și sunt elaborate și aprobate de conducere.

organigrame ierarhice și funcționale în care legăturile pot fi reprezentate astfel:

– legăturile ierarhice printr-o linie continuă;

– legăturile funcționale printr-o linie întreruptă;

– legăturile ierarhice și funcționale printr-o linie dublă.

Prin revederea și actualizarea organigramelor, conducătorii pot constata că:

unii responsabili sau salariați sunt supraîncărcați cu sarcini, că au în subordine un număr prea mare de compartimente și persoane sau un număr prea mare de niveluri ierarhice, în timp ce alți responsabili nu au suficiente sarcini;

unele sarcini sunt îndeplinite de către mai multe persoane sau compartimente în timp ce alte sarcini nu sunt repartizate pe compartimente sau pe salariați;

ierarhiile sunt imprecise și ca urmare, nu se poate stabili pe baza organigramei cui îi este subordonat un compartiment sau un salariat și care sunt compartimentele sau persoanele din subordine;

organigramele elaborate anterior nu mai corespund realității actuale

deoarece au avut loc modificări în ceea ce privește mărimea entității, natura

activității, obiective de atins sau în ceea ce privește structura personalului.

Organigramele:

se adaptează în permanență.

se actualizează în funcție de obiectivele manageriale și ale controlului intern.

în funcție de concluziile la care s-a ajuns în urma analizei fișelor posturilor se fave revederea organigramei .

Separarea autorităților și responsabilitățilororice operațiune sau tranzacție trebuie corect autorizată pentru ca mecanismele de control să poată fi considerate corespunzătoare.

pentru prevenirea erorilor, omisiunilor sau fraudelor se recomandă ca activitatea să fie astfel organizată încât să se asigure o bună separare a sarcinilor incompatibile.

controlul intern asupra personalului se exercită atât sub forma controlului

administrativ-ierarhic cât și sub forma controlului reciproc bazat pe diviziunea

muncii și separarea sarcinilor sau funcțiilor incompatibile.

Ȋn cadrul unei întreprinderi există politici și proceduri referitoare la resursele umane ,astfel distingem roluri a căror separare, nu admit cumularea lor,ceea ce reprezintă baza exercitării unui control reciproc între compartimente și executanți.

Un control intern este corespunzător dacă:

– politicile și procedurile de recrutare, remunerare și apreciere a personalului sunt adecvate.

-personalul este competent, mulțumit sau supravegheat creste eficiența în atingerea obiectivelor.

Cap.IV. STUDIU DE CAZ

CONTROLUL MICROECONOMIC FINANCIAR DE GESTIUNE

LA SOCIETATEA COMERCIALĂ “INCSTAR SA” AGNITA

Denumirea societății ”INCSTAR SA”

Sediul Orașul Agnita, Mihai Viteazu nr.62 jud Sibiu

Domeniul de activitate : COD CAEN 1520 Fabricare incăltăminte

Obiectul de activitate al SC ”INCSTAR SA” îl constituie:

-producerea și comercializarea de incălțăminte din piele naturală si înlocuitori, pentru femei și copii;

-prestări servicii;

-activitatea de import export.

În anul 1995societatea se privatizează prin Programul Acțiunii Salariale (PAS).

Din anul 1995 activitatea este în exclusivitate orientată înspre prestari servicii (LOHN) asupra materiilor prime și materiale în domeniul încălțămintei.

Capitalul Social total al societăți la 31.12 2014 este de 394.983 le cu un număr de 3.949.830 acțiuni, valoare nominală a unei actiuni de 0,10 Ron.

Modul de constituire:

-Societatea Comercială” INCSTAR SA „AGNITA, a luat ființă prin HGNR 1296/13.12.1990 desprinzandu-se din fosta Intreprindere de piele și încălțăminte Agnita.

-este atestată documentar în anul 1873 sub forma unei cooperații de producție meștesugărească.

– În anul 1893 se construiesc hale noi înființându-se ”Prima fabrică de piele, societate cooperatistă din Agnita” , condusă de un consiliu de administratie.

– În anul 1938 societatea cooperatistă se transformă în societate anonimă.

– În anul 1948, anul naționalizării, în cadrul unității se produceau : talpă, piei moi și încăltăminte și activau un număr de 144 muncitori.

– Societatea comercială s-a constituit prin desprinderea din fosta Intreprindere de piele și încăltăminte ”FIPA ”Agnita. Functionează conform legii 31/1990-Legea societăților Comerciale ,luând astfel ființă ”INCSTAR SA”.

– Acțiunile întreprinse în perioada 1990-1995 în directia privatizarii s-au materializat în privatizarea prin programul “” acțiunii salariaților (PAS)”, astfel –începând cu data de 01.05. 1995 societatea devine privatizată cu o structură de 30% acționari în PAS diferența diverse persoane juridice și fizice.

– În anul 1996-2006 desfășoară activitate în sistem LOHN

– Din anul 2007 efectuează prestari de servicii –efectuate asupra bunurilor mobile materii prime (piele și înlocuitori) puse la dispoziția de partenerul extern firma Trend Desing Shoe Fasion Olanda cu reprezentant în Italia din cadrul Comunității Europene în vederea prelucrării la SC Incstar Agnita, , care ulterior sunt puse la dispoziția acestuia în vederea comercializării.

– S-au efectuat de asemenea activități de prestări servicii în domeniul încăltămintei pentru firma Tricostar ca partener pricipal al firmei din Olanda menționată mai sus.

– Organizarea procesului de producție este cu flux continuu, fără încrucișări, transportul materialelor și al produselor finite realizându-se cu ajutorul lifturilor.

Caracterizarea stării tehnice și tehnologice a dotării agentului economic

Societatea comercială are mai multe secții, depozite, aprovizionare – desfacere și este organizată astfel:

-atelierul de debitare repere flexibile (croit)

-atelierul de pregatire repere rigide (stantă)

-atelierul de pregătire –coasere ansamblu superior (cusut)

-atelierul de formare –spațială,structurare,finisare produs.

-pavilionul administrativ, atelier de întreținere

Societatea comercială dispune de spații pentru birouri, atât la nivelul administrației centrale cât și la nivelul secțiilor de producție.

Activitatea de întreținere și reparații se desfăsoară :

-Centralizat la secția mecanică și secția energetică pentru confecționat piese de schimb și alte lucrări.

-Dispersat, în cadrul sectiilor de producție pentru activitatea de întreținere curentă.

Utilitățile necesare desfășurării în condiții normale a proceselor de producție sunt asigurate după cum urmează:

-Energia termică din centrala proprie, care funcționează cu gaze naturale;

-Energie electrică din sistemul energetic național prin postul trafo propriu;

-Apa din rețeaua orășenească de apă potabilă.

-Diversarea apelor uzate și pluviale menajere și industriale se face direct în rețeaua de canalizare orășenească.

Managementul și organizarea agentului economic.

Societatea practică un management pe baza de obiective și bugete concretizate în :

a) fundamentarea realistă a obiectivelor;

b) creșterea motivării, a responsabilității personalului vis-a-vis de realizarea obiectivelor;

c) dezvoltarea unui climat de creativitate;

d) corelarea realistă rezultatelor cu nivelul salarizării;

e) previzionarea, controlul și evaluarea activităților firmei și ale principalelor sale componente, procesuale și structurale, cu ajutorul bugetelor.

Organizarea agentului economic (Anexa nr. 1)

Substructura de concepție și de producție are rolul de a concepe și realiza efectiv produsele destinate valorificării prin comercializare.

În cadrul acestei subramuri se regăsește următoarea structură:

– Compartimentul programare, urmărire, organizarea productiei, normare tehnică;

– Compartimentul de control tehnic de calitate;

– Compartimentul aprovizionare, desfacere , import- export transporturi;

– Compartimentul contabilitate financiar (preturi, control financiar intern,

– Compartimentul administrativ (pază protocol, protecția muncii arhivă );

– Resurse umane. În anul 2014 firma are un total de 566 salariati existenti, din care 14 sunt cu studii superioare, adica un procent de 2,4%.

Structura personalului “SCINCSTAR” SA AGNITA (Anexa nr.3).

Organizarea activității în cadrul secțiilor, serviciilor și compartimentelor( birourilor), este asigurată de șefii de secții și șefii de compartimente.(organigrama anexa nr1)

Coducerea lor este asigurată de către director general, director economic și director comercial.

Societatea funcționează ca societate pe acțiuni conform legii 31/1990, având ca formă de conducere, Adunarea Generală a Acționarilor care se convoacă în adunări generale, ordinare și extraordinare, desemnează consiliul de administrarație compus din 5 persoane prin care se soluționează hotărârile Adunării Generale.

Principalii indicatori realizați de societate în ultimii 3 ani la data întocmirii lucrarii (Anexa nr.7).

Principalii furnizori :

– Firma Trend Desing Shoe Fasion Olanda cu reprezentant în Italia asigură baza tehnico materială de baza (dotare tehnică utilaje de pe fluxul tehnologic precum și materii prime de bază (piele și înlocuitori) și accesoriile (tocuri ,tălpi, branțuri etc.)

– Firma Tricostar Oradea filială a firmei Trendend Desing Shoe Fasion Olanda Fasion prin furnizarea componentelor pentru prestări de servicii ( cusut fețe, finalizat produsul finit),

– Societatea Medinpact Medias furnizează diverse materiale pentru operații de croit, cusut fețe pentru pantofi femei,

– SC Electrica SA furnizor de energie electrică în scopuri tehnologice și iluminat electric,

– SC Eon distribuție furnizor de gaz metan,

– SC SAM servicii avansate medical pentru asistență medicală pentru personalul muncitor,

– Sc Petrom SA Sibiu asigură furnizarea produselor petroliere,

– SC Universal construct diverse materiale de întreținere clădiri,

– Vodafone Romania SA servicii de telefonie,

– SC Praxis SRL servicii de asistență tehnică pentru sistemul informatic.

Principalii clienti:

-Firma Trend Desing Shoe Fasion Olanda, livrează produsul finit,

-Societatea Medinpact Medias,

– Firma Tricostar Oradea,

– SC Agniprod Impex SRL Agnita societate afiliată la SC INCSTAR Agnita prestatoare de servicii cusut fețe pantofi,

– SC Alpina SHOE Producion SRL prestatoare de servicii cusut fețe pantofi,

– SC Donatella Venice SRL livrări încălțăminte din stocurile existente,

– SC Piasti srl Bucuresti livrări pantofi din stocurile existente.

Controlul financiar de gestiune face parte din controlul intern organizat la nivelul societății “INCSTAR SA” Agnita și este o componentă a structurii organizatorice a acesteia, intrând în atribuțiile conducerii, el se poate defini ca totalitatea măsurilor întreprinse în scopul atingerii următoarelor obiective:

Realizarea obiectului de activitate al societății intr-o manieră economică eficentă,

Respectarea reglementărilor legale (Legea contabilității 82/1991 OMF 3055/2009) și dispozițiile conducerii,

Protejarea resurselor împotriva abuzurilor, deciziilor greșite și fraudelor,

Menținerea acurateței și exhaustivității înregistrărilor contabile,

Dezvoltarea, menținerea și furnizarea unor indicatori și informații financiare și de management corecte și complete, pentru fundamentarea deciziilor manageriale,

La nivelul societății s-a implementat sistemul financiar de gestiune prin măsuri organizatorice care se vor prezenta în conținutul studiului de caz. Scopul realizării studiului, este concretizat în protecția patrimoniului, calitatea informației pe de o parte, iar pe de altă parte, aplicarea instrucțiunilor și favorizarea ameliorării performanțelor,

Se va evidenția în studiu mediul de control concretizat în măsurile luate de manageri în legatură cu importanța controlului financiar gestionar pentru firmă.

Se regăsesc în studiu:

Modul de funcționare a structurilor de conducere,

Structura organizatorică și modul de stabilire a autorității și a responsabilităților,

Separarea și delegarea sarcinilor,

Procedurile de control sunt instituite în managementul firmei și sunt concretizate în:

Controlul aplicațiilor și al sistemelor informatizate ( actualizarea programelor informatice computerizate și modul de accesare al fișierelor de date)

Controlul balanțelor de verificare a conturilor,

Controlul și aprobarea documentelor,

Controlul modului de protejare a activelor și înregistrărilor în contabilitate,

Controlul măsurilor de bună gospodarire a patrimoniului,

Controlul condițiilor de încadrare a gestionarilor,

Controlul respectării reglementărilor cu privire la efectuarea inventarierii,

Controlul cliențiilor și furnizorilor.

Prin controlul financiar de gestiune efectuat am cautat să evidențiez că resursele sunt bine utilizate. Odată stabilite obiectivele controlului financiar de gestiune se prezintă concluziile controlului, împreună cu măsurile propuse, în vederea inlăturării abaterilor.

Sunt abordate în studiu de caz următoarele obiective:

Măsurile de bună gospodarire a patrimoniului,

Condițiile de încadrare a gestionarilor,

Controlul respectării reglementarilor cu privire la efectuarea inventarierii,

Organizarea agentului economic ( organigrama prezentată în Anexa nr.1)

Substructura de concepție și de producție are rolul de a concepe și realiza efectiv produsele destinate valorificării prin comercializare.

În cadrul acestei subramuri se regăsește următoarea structură:

– Compartimentul programare, urmărire, organizarea producției, normare tehnică,

– Compartimentul de control tehnic de calitate,

– Compartimentul aprovizionare, desfacere , import- export transporturi,

– Compartimentul contabilitate financiar (prețuri, control financiar intern,

– Compartimentul administrativ (pază protocol, protecția muncii arhivă ),

Din conținutul formelor de control exercitate în societate, a evolutiei indicatorilor economico financiari rezultă :

Dotarea tehnică în exclusivitate apatine partenerului extern.

Obiectivele managimentului în exclusivitate pentru ralizarea obiectului de activitate impus de partenerul extern

Reducerea portofoliului de comenzi oferit de firma TREND SCHOE Olanda a dus la inregistrarea de pierderi in ultimii doi ani.

Posibilitatea retragerii partenerului extern din societate va duce la consecințe deosebit de grave pentru societate din punct de vedere economico-financiar.

Propuneri: Masuri petru dotarea tehnică, a orientării producției pentru încăltămintea la specificul pieței interne.

Obiectivele controlului

Având ca obiective de bază previzionarea, controlul și evaluarea activităților firmei și ale principalelor sale componente procesuale și structurale, cu ajutorul bugetelor se va proceda în continuare la prezentarea principalelor măsuri de control considerate ca prioritare avute în vedere,prezentate în studiul de caz după cum urmează:

Controlul măsurilor de bună gospodărire a patrimoniului

Pentru asigurarea realizării obiectivului menționat în cadrul societății prin comparimentul financiar contabilitate este încadrată o persoană cu atribuții în domeniul controlului financiar intern de gestiune conform fișei postului (Anexa nr.2)

Ȋn vederea efectuării lucrărilor de închidere a exercițiului financiar pe anul 2014 se procedează la exercitarea unui control financiar intern având la bază datele la 30.11.2014, documentele justificative precum și balanța de verificare din 31.11.2014.

“Măsurile de buna gospodărire a patrimoniului vizează în principal modul de organizare a recepțiilor de bunuri, asigurarea condițiilor de depozitare și conservare precum și sistemele de pază și securitate a valorilor materiale și bănești”

Din conținutul obiectului de activitate prezentat rezultă că în cadrul societății intră materiale achiziționate din piața europeană materii prime (piele și înlocuitori), diverse semifabricate (fețe croite) diverse accesorii (tocuri branțuri tălpi ) alte materiale, adeziv pentru lipire și alte materiale specific producției de încăltăminte de întreținere, piese de schimb etc.

Pentru aprecierea calității recepțiilor bunurilor respective persoana cu atribuții de control financiar intern a verificat respectarea de către întreprindere a calității recepțiilor de bunuri în care sens s-a constatat :

Modul de constituire a comisiilor de recepție, competența membrilor acestora și identificarea bunurilor aprovizionate:

La nivelul societații sunt instituite prin decizia nr.183/2010 un număr de 4 comisii de recepție după cum urmează:

Comisia nr.1 în componența căreia intră un număr de 3 persoane cu obligații de recepție a materiilor prime (piele si inlocuitor din piele) și accesorii achiziționate ( depozit de materii prime și depozit de accesorii) de la :

– Firma Trend Desing Shoe Fasion Olanda cu reprezentant în Italia,

– Firma Tricostar Oradea filială a firmei Trendend Desing Shoe Fasion Olanda,

Comisia nr.2 formată din 3 persoane recepționează semifabricate (fețe croite) primite pentru efectuarea de prestări servicii (magazia de semifabricate),

Comisia nr.3 formată din 3 persoane pentru recepții diverse materiale achiziționate din țară ( care intră in magazia centrală).

Din verificarea modului de constituire a comisiilor se constată că un număr de 2 persoane de la comisia nr.2 si nr.3 nu mai sunt angajate în cadrul unității fapt pentru care se propune actualizarea deciziei de numire a comisiilor de recepție.

Referitor la modul de funcționare a comisiilor se constată că recepția se întocmește pe bază de document tipizat ( conform OMEF nr.3512/2008) care se întocmește în două exemplare la locul de depozitare cu excepția cazurilor când se constată diferențe când se întocmește în 3 exemplare Formularul circulă:

– la gestiune, pentru încărcarea în gestiunea bunurilor materiale recepționate,

– la compartimentul de contabilitate pentru înregistrarea în contabilitate.

Din verificările efectuate se constată că membrii comisiei în majoritatea cazurilor nu completează toate coloanele mentionate pe formular, de cele mai multe ori nu este trecut prețul, deși pe documentele insoțitoare sunt mentionate prețurile în euro, de asemenea nu toți membrii comisiei de recepție semnează documentele respective. Pentru nerespectarea prevederilor legale cu privire la completarea corespunzătoare a documentelor se aplică sanctiuni conform ordinului MEF nr.3512/2008 cu amendă contraventională.

Erori de această natură se constată și în recepția nr.256/20.10.2014 recepție efectuată de comisia nr.2 care la recepția de fețe cusute primite de la prestatorul de servicii – SC Agniprod Impex SRL nu se trece prețul pe lotul de fete cusute pe motiv ca la livrarea fetelor croite nu s-a trecut prețul respectiv.

S-a intervenit la compartimentul financiar care a procedat la formarea prețului și comunicarea la comisia de recepție.

Cu privire la operațiunile de măsurare se constată că marfa este livrată în baloti de zeci de metri, sigilați cu mențiunea dimensiunii, nu au fost situații pentru refuz cantitativ.

S-au constatat pe fluxul tehnologic unele defecțiuni de calitate care se soluționează pe cale amiabilă de părți.

Nu au fost cazuri de nesoluționare a unor astfel de situații. De cele mai multe ori partenerul extern trimite pentru finalizarea produsului de pe fluxul tehnologic materialul în schimb.

Asigurarea condițiilor de depozitare și conservare a valorilor materiale are un rol hotarâtor pentru evitarea degradării sau deprecierii unor bunuri și a sustragerii acestora de către diferite persoane din întreprindere sau din afară.

Organul de control gestionar prin fișa postului urmărește următoarele obiective:

Existența capacităților de depozitare.

Capacitatea de depozitare este adaptată din constucție conform scopului final al activității. Se gasesc în societate depozite adecvate producției de încăltăminte. Modul de depozitare și stivuire a baloților ține de capacitatea gestionarilor respectivi și a superiorilor.

Magazia centrală bine dimensionată in suprafată de aproximativ de cca 200 mp și înăltime de cca 4 m, asigură condiții optime de depozitare cu posibilități de asezare pe diferite nivele baloții cu piele și înlocuitori de piele. Ca aspect negativ considerăm că era bine dacă acești baloți erau etichetați vizibl în zona de depozitare pentru a nu se întâmpina greutăți în livrarea acestora pentru secții. Introducerea materialelor în depozit se efectuează cu motostivuitoare. Nu aceslasi lucru se poate menționa la depozitul de materiale accesorii (tocuri, șteif, branțuri, calapoade etc. ) din cauza proastei organizări în ceea ce privește depozitarea acestor materiale, deși materialele sosesc în cutii pe sorto -tipo-dimensiuni ( pe tip încăltăminte, culoare nr. de pantof) prin desfacerea cutiilor neatenția gestionarilor duce la împrăstierea acestora intâmpinându-se greutăti la pregătirea lotului de transferare in procesul tehnologic. Efectuarea in spatiile existente a unor boxe de depozitare cu etichetare corespunzătoare a acestora ar inlătura aceste neajunsuri. La magazia centrală prin grija gestionarilor este o ordine desăvârsită, in orice moment prin consultarea fiselor de magazie ținută la zi se poate afla cantitatea existentă în stoc. Magazia respectivă este dotată cu cântare de măsurare care sunt verificate periodic de către organele de metrologie . Marfa așezată în rafturi și stelaje permite accesul ușor la bunurile depozitate.

Magazia bine dimensionată satisface necesitățile societății.

O situație deosebită este intâlnită cu privire la depozitarea semifabricatelor (fețelor cusute) mai ales a celor achiziționate de la diverși parteneri care prin prestarea de servicii de cusut execută aceste lucrări, care la receptie sunt verificate din punct de vedere calitativ iar operațiunile respective se efectuează în spațiu amenajat la sectia de producție finală (tras, lipit, tălpuit).

Cu privire la eliberarea din gestiuni a materiilor prime de bază și accesoriilor, acestea se efectuează pe baza fișelor limită formular (14-3-4/a) întocmite de compartimentul lansare programare a producției pentru executarea unui lot de produse cu caracteristici comune (număr, culoare etc).

– Document de stabilire a cantității limită dintr-un material necesar executării unui produs (comandă),

-Document de eliberare succesivă a aceluiași fel de material pentru acelasi produs,

-Document justificativ de scădere din gestiune,

-Document de stabilire a economiilor sau depășirii de material-document justificativ de înregistrare în evidența magaziei și în contabilitate.

-Se întocmeste încă manual (nu s-a reușit implementarea unui sistem informatic care să permită întocmirea acestor fișe cu tehnica de calcul), în două exemplare odată cu lansarea produsului cu indicarea cantității de material m2 (piele sau înlocuitori) fiind vorba de un lot de incălțăminte femei având posibiltatea modificării în sensul suplimentării. Modificarile sunt făcute de compartimentul care a lansat produsul cu aprobarea directorului tehnic.

Circulă:

– la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare),

– la magazia de material semnându-se la eliberare de gestionarul magaziei predătoare, la primire de delegatul sectiei pentru ridicarea materialelor,

– la compartimentul financiar contabilitate, pentru înregistrarea în contabilitate. Menționăm că aceste materii prime și accesorii sunt înregistrate în evidența contabilă a societății în conturi în afara bilanțului (8032 valori materiale primite spre prelucrare).

Fișa limită menționată este utilizată alături de materiile prime de bază (piele și șnlocuitori) și pentru eliberarea accesoriilor( branțuri , tocuri, șteifuri) din magazia destinată acestor materiale .

Din magazia centrală pentru materiale auxiliare și piese de schimb se utilizează ca document ”Bon de consum 14-3-4A” :

-Document de eliberare din magazie pentru consumul unui singur material, respectiv a mai multor materiale, după caz;

-document justificativ de scădere din gestiune,

-document justificativ de înregistrare în evidența magaziei și în contabilitate.

Se întocmește în două exemplare de secția care utilizează materialul respectiv se semnează de persoane cu atribuții pentru acordarea vizei de necesitate, se semnează de gestionar pentru eliberare și de primire de delegatul care primeste materialele.

Tot din magazia de materiale auxiliare sunt eliberate obiectele de inventar, echipament de protectie, de lucru, truse de scule etc. sunt date în grija directă a unor persoane.

Ȋn majoritatea cazurilor acestea apar pe inventarul secției ( cu nominalizare pe persoane ) în evidenta contabilă darea acestor obiecte de inventar în folosintă sunt reflectate în conturi în afara bilantului ( 8035 stocuri de natura obiectelor de inventar date în folsintă cu nominalizarea bunurilor respective). Procedând la verificarea modului de comportare în exploatare și de evidențiere a acestor bunuri la secția de cusut s-au constatat următoarele: sunt persoane care dețin 2 -3 halate de protecție fără ca să fie scoase din uz cele care nu mai indeplinesc condițile de utilizare. De asemenea un lăcătuș de întreținere mașini de cusut deținea în folosintă trusă de scule care erau decalibrate, uzate, improprii utilizării conform destinației inițiale a acestora. Justificările sefului de secție nu au avut menirea să convingă starea de fapt pentru care s-a impus solicitarea dotării urgente cu altă trusă de scule.

În concluzie la acest obiectiv se poate concluziona că:

Ȋn cadrul societății sunt efectuate și controale reciproce care se bazează pe confruntarea unor documente diferite sau evidențe diferite, dar în care sunt reflectate operațiuni similare sau între care trebuie să existe anumite corelații.

Astfel ,pentru stabilirea cantității de produse fabricate ( prestări de servicii) asupra bunurilor mobile achzțtionate din tări ale UE se confruntă cantitățile din ”Bonurile de predare- transfer –restituire” eventual ”Rapoartele de fabricație” cu „bonurile de lucru”(consumul de manoperă „) cu ”fișele de magazie .Controlul mișcării materialelor între depozite și secțiile de fabricație se realizează confruntând”” fișele limită de consum” aflate la depozite, cu exemplarul aflat la secția consumatoare. Cotrolul aprovizionării presupune compararea informațiilor din :”Avizul de insoțíre a mărfii și /sau” facturi” cu cele din” Notele de recepție și constatare de diferențe”, din „situația materialelor intrate” din” jurnalul cumpărărilor”, din” fișele de magazie ”din contabilitatea analitică a gestiunilor și furnizorilor etc.

Organizarea pazei și asigurarea securității valorilor material și bănesti.

În această direcție conducerea societății Incstar Agnita a luat următoarele măsuri:

Intrarea și ieșirea din societate atât a materialelor cât și a persoanelor se face pe o singură intrare, respectiv mijloacele de transport inră cu materiale pe poarta mare iar personalul muncitor având intrare separată lângă poarta mare.

Curtea societății având formă circulară asigură securitate prin poziționarea secțiilor și magaziilor de materii prime și materiale. În aceste condiții paza societății și controlul este asigurată prin personal propriu încadrat în cadrul societății asigurând paza în trei schimburi în program 12 cu 24/h , fiind în subordinea compartimentului administrativ.Aceste persoane cu sarcini de pază asigură controlul personalului muncitor la ieșirea din schimburi.

De menționat că în cadrul societății intră un singur autoturism al directorului general, restul mașinilor fiind parcate în parcarea din fata societății, asigurând prin aceasta securitatea produselor care sunt tentante de a fi sustrase. Pentru evidența mijloacelor de transport care intră și ies din societate cu marfa la poartă există un registru special cu evidența acestora putându-se verifica în orice moment evidența acestor mijloce de transport.

Specificul activității caracterizat prin utilizarea în procesul tehnologic de materiale inflamabile (piele ,înlocuitori , soluții) a impus din partea conducerii ,exigențe în ce priveste organizarea acestei activități prin constituirea la nivelul secțiilor de echipe instruite pentru acționare în caz de incediu precum și colaborarea cu Inspectoratul General pentru Situații de Urgență formatiunea de pompieri existentă la nivelul orasului Agnita. Dotarea cu instinctoare corespunzătoare verificate periodic sunt atribuții stabilite în sarcina persoanelor responsabile. Prevederea legală în funcție de care este organizată această activitate o constituie Legea 307/2006.

Controlul intern de gestiune se exercită si asupra casieriei.

Operațiunile sunt sporadice dat fiind faptul că plata salariilor personalului muncitor se efectuează prin carduri. Casieria este amplasată în incinta societății, aceasta ocupând o încăpere separată asigurată cu grilaje corespunzătoare, funcționarea acestuia având la bază un regulament al operatiunilor de casă (decret 209/1975 , OG nr15/1996 care reglementează plafonarea plăților în numerar între personae juridice ). Controlul efectuat confirmă faptul că au fost luate în societate toate măsurile de asigurare a securității numerarului. Opeațiunile de încasări și plăți fiind verificate lunar de persoana cu atribuții de control financiar lunar.

Controlul condițiilor de încadrare a gestionarilor

Din conținutul materialului prezentat cu privire la organizarea societății a obiectului de activitate rezultă că în cadrul societății se desfăsoară activități care îndeplinesc, caracteristicile unor gestiuni fapt pentru care conducerea societății în baza prevederilor legale ( legea 22/1976 ) a organizat această activitate.

In acest sens sunt emise decizii cu încadrarea gestionarilor cu menționarea în fișa postului a atribuțiilor acestora. Aceste persoane au un regim distinct deosebindu-se de restul personalului, atât prin natura activității pe care o desfășoară cât și prin prisma condițiilor legale ce trebuie indeplinite pentru încadrarea, trecerea sau menținerea în funcție. Prin fișa postului persoanei cu atribuții de control financiar de gestiune sunt stipulate și obligaȊii cu privire la controlul condițiilor de incadrare a personalului.

Compartimentul de resurse umane pune la dispoziția persoanei cu atribuții de control, dosarul fiecărui gestionar din cadrul societății. Din conținutul dosarului rezultă că pentru fiecare gestiune din cadrul societatii sunt nominalizate persoane pentru gestiuni de materii prime, materiale accesorii, semifabricate, materiale auxiliare.

Ȋn acest sens în cadrul Societății Incstar Agnita au fost nominalizate următoarele gestiuni:

a) Gestiunea nr.1 de materii prime –piele și înlocuitori din piele -unde este încadrat 1 gestionar și 3 primitori distribuitori de material.

b) Gestiunea nr.2 de accesorii (tocuri șteifuri, tălpi) încadrată cu 1 gestionar și 1 primitor distribuitor.

c) Gestiunea nr.3 de calapoade cutii de ambalat încadrată cu 1 gestionar și 2 primitori distribuitori, activitatea se desfăsoară într-un spatiu închiriat în apropierea societății.

d) Gestiunea nr.4 de produse finite rezultate din prestările de servicii efectuate de societate asupra bunurilor mobile puse la dispozițe de partenerul extern (considerate achiziții intracomunitare care a înlocuit fostul Lohn) încadrată cu 1 gestionar și 2 primitori distribuitori. Produsele finite respective au destinație în exclusivitate clienților externi nominalizati de firma Trend menționată în baza contractului încheiat cu aceasta.

e) Gestiunea nr.5 de produse finite existentă în societate anterior încheierii contractului cu Firma Trend Desing Shoe Fasion Olanda cu reprezentant în Italia încadrată cu un singur gestionar, gestiunea fiind amplasată într-un spatiu închiriat, unde se regaseste și gestiunea de calapoade și cutii de carton.

f) gestiunea nr.6 a magazinului de prezentare desfacere ( încadrat cu un gestionar ) unde sunt valorificate produsele existente în stoc anterior încheierii contractului cu firma Trend precum și unele produse puse la dispozitie de firma Trend cu întocmirea formalităților legale de valorificare a acestora, precum și alte produse achiziționate de la diverși producători în domeniu,

g) Gestiunea nr.7 de materiale auxiliare (materiale de întreținere, piese de schimb, obiecte de inventar etc.) încadrată cu 1 gestionar și 1 primitor distribuitor de materiale,

h) Gestiunea nr.8 de semifabricate (fețe cusute) încadrată cu 2 persoane în meserie de cusător cu atribuții de gestionar.

i) Gestiunea nr.9 de mijloace bănesti (Casierie) încadrată cu 1 persoană cu atribuții de casier stabilindu-se și alte atributii care nu sunt incompatibile cu funcția de casier.

În cadrul societății se găsesc și gestionari care sunt încadrati pe alte posturi în care sens mentionăm:

j) Șoferul care efectuează transportul diferitelor semifabricate, achziții de diverse materiale fără însoțitor (merceolog).

k) Merceologul cu atribuții de achiziții de materiale.

În scopul desfășurării normale a activității de gestiune prin decizie a conducerii societății s-au stabilit persoanele care au dreptul să dispună eliberarea bunurilor din gestiune punându-se la dispozitia gestionarilor liste cu specimenle de semnături ale acestora. Listele respective regăsindu-se în compartimentul contabilitate și gestiuni. Din conținutul celor prezentate mai sus rezultă că societatea “’INCSTAR “Agnita are încadrati un număr de 9 gestionari și 10 persoane în majoritate primitori distribuitori cu atribuții de gestionari. Calitatea de gestionar fiind nemijlocit legată de existența unor gestiuni, gestiunea fiind concretizată în totalitatea valorilor (materiale și bănești) încredințate persoanelor menționate. Din fișa postului acestora rezultă clar în principal obligația acestora de primire, păstrare și eliberarea bunurilor materiale din gestiunea acestora. De menționat că gestionarii de drept numiți prin decizie ca gestionari efectuează acte de gestiune (primire, păstrare și eliberare de bunuri și valori) cu atribuții principale de serviciu. În schimb gestionarii de fapt în cazul nostru primitorii distribuitori sunt alți salariați ai unității care ajută gestionarul în activitate neântocmind documente de gestiune.

De asemenea sunt gestionari de fapt soferul sau merceologul care efectuează acte de de gestiune numai ocazional sau temporar și în contextuul altor atributii de bază. Având în vedere responsabilitatea acestei functii, încadrarea acestora este condiționată de anumite criterii stipulate în legea gestionarilor- Legea nr.22 din 18 noiembrie 1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanții și răspunderea în legatură cu gestionarea bunurilor și anume:

-Vârsta de 21 ani ani impliniți. Din verificarea efectuată se constată că la gestiunea nr.2 un primitor distibuitor la angajare avea varsta de 19 ani, angajarea fiind efectuată în 2010. La gestiunea nr.3 calapoade cutii carton de ambalat, 1 primitor distribuitor angajat în 20.02 2012 avea vârsta de 20 ani, neândeplinind condiția de vârsta pentru atribuirea calității de gestionar. Menționăm că gestiunile sunt de complexitate sporită unde se impune vârsta de 21 ani.

– Condiția de studii trebuie să fie absolvent de școala generală, pentru gestiunile complexe s-a instituit condiția de studii medii. Gestionarii de drept menționati sunt toti absolvenți de liceu, iar gestionarul de la gestiunea 5 produse finite de la intern este absolvent de studii economice. Din controlul intern efectuat rezultă că această conditie este îndeplinită atât de gestionarii de drept cât și de fapt. La încadrarea gestionarilor s-a avut în vedere că pentru gestiunile complexe aceștia să aibă experență în domeniu, în principal aceștia erau recrutați din rândul primitorilor distribuitori care în decursul anilor au dobandit experența necesară pentru exercitarea funcției de gestionar.

– Cu privire la antecedente juridice și profesionale. Din controlul exercitat la compartimentul resurse umane s-a constat că gestionarului de la gestiunea nr.1 la angajare în 15.02 anul 2009 nu s-a solicitat organelor de poliție cerificatul de cazier judiciar si de la societatea unde a desfășurat activitate dovada din care să rezulte dacă a produs pagube, natura acestora și modul de acoperire a lor.

Deși majoritatea gestiunilor sunt colective unde în efectuarea lucrărilor de primire eliberare sunt implicați și primitorii distribuitori de materiale (cu atribuții de gestionar) cu exceptia gestiunii de materiale auxiliare nr.7 încadrarea primitorilor distribuitori nu s-a efectuat cu acordul scris al celorlalți cogestionari.

– Condiția constituirii de garanții materiale pentru acoperirea eventualelor prejudicii pe care le-ar putea produce gestionarul. La nivelul societății pentru fiecare gestionar de drept prin decizie s-au constituit garanții bănești și garanții suplimentare. Pentru cogestionari primitori distribuitori s-au constituit numai garanții bănești.

La garanțiile în numerar pentru toți gestionarii de drept a fost instituită la nivelul întregii societăți un cuantum de trei remunerații de bază, iar pentru cogestionari în cuantum de o remunerație de bază.

Constituirea garanției s-a efectuat:

– în baza contractului de garanții prin care gestionarul consimte reținerea lunară a ratelor și folosirea sumelor pentru recuperarea pagubelor în gestiune rămase neacoperite.

– prin reținerea acesteia în rate lunare de 1/10 din salarii.

– garanția se consemnează la Banca Comercială Filiala Agnita.

Din verificarea soldului garanțiilor existente la bancă și confirmate prin extrasul de cont pentru garanții rezultă pe fiecare gestionar soldul depunerilor acestora corespunde cu evidența contabilă (ct. 428 ”alte datorii și creanțe în legatură cu personalul”) Cu privire la constituirea garanțiilor organul de control financiar intern a constatat:

La gestionarul de la gestiunea nr.2 de accesorii (tocuri steifuri, tălpi) soldul garanției la data de 01.11.2014 este la nivel de 1.1/2 salarii, deși gestionarul avea o vechime de peste 10 ani în unitate perioada în care garanția putea fi constituită integral.

Din controlul de gestiune efectuat s-a constatat că în baza unei cereri întocmită de gestionar s-a aprobat restituirea integrală a acestei garanții cu posibilități de reconstituire a acesteia.

Considerăm că astfel de practice nu sunt conforme cu prevederile legale. Situații similare au fost și în cazul primitorului distribuitor de la gestiunea nr.3 calapoade și cutii ambalate) căruia i se eliberează garanția pe 1 lună în data de 30.10.2012 cu posibilități de reconstituire.

Garanțiile constituite se eliberază deținătorilor odată cu încetarea raporturilor de muncă sau a schimbării locului de muncă cu condiția ca la plecare din unitate nu a produs nici o pagubă. Garanția suplimentară s-a constituit numai la gestionarul de la gestiunea magazinului de prezentare și s-a constituit din bunuri de folosință îndelungată (frigider si televizor)

În concluzie la acest obiectiv consemnăm:

Preocuparea conducerii societății pentru desemnarea persoanelor cu atribuții de gestionare a mijloacelor materiale și bănești.

In majoritate persoanele–gestionarii îndeplinesc condițiile de vârstă și studii prevăzute de lege.

Nu în toate cazurile s-au cerut cazierul fiscal și adeverința de la vechiul loc de muncă că nu a produs pagubă.

În majoritatea cazurilor este acordul scris al cogestionarilor.

S-au constituit garanțiile conform prevederilor contractului de garanție cu unele excepții când acestea se restituie anticipat după care se constituie din nou.

CONTROLUL INTEGRITĂȚII PATRIMONIULUI

Periodicitatea efectuării inventarierilor

Regula generală stabileste că patrimoniul societăților comerciale se inventariază odată pe an având legatură directă cu întocmirea bilantului contabil anual. Sunt și excepții de la această regulă care sunt aplicate și în societatea prezentată în sensul că unele elemente patrimoniale trebuie inventariate la perioade mai mici astfel:

– Disponibilitățile bănești cecurile, biletele la ordin precum și celelalte valori din caseriile societății se inventariază obligatoriu cel puțin odată pe lună în conformitate cu Regulamentului operațiunilor de casă, obligație ce revine prin decizie șefului compartimentului financiar –contabilitate.Atribuții similare revin și cenzorilor prin control inopinat Legea 31/1990 Legea societăților comerciale

– Mărfurile din magazinul de prezentare desfacere se inventariază de 3 ori pe an prin comisie instituită de directorul general inopinat.

– Producția în curs de execuție se inventarază obligatoriu la sfârșitul fiecărei luni cu membrii ai comisilor din compartimentul programare –lansare a producție , din sectorul tehnic . Rezultatul inventarierii este prezentat compartimentului normare pentru mentionare manoperei pe faze tehnologice și compartimentului financiar-contabilitate pentru determinarea valorii acestei producții pe faze tehnologice constituind element de costuri și reflectată contabil în productia neterminată. Sunt de asemenea exceptate de la inventarierea anuală și întâlnite în cadrul societății următoarele:

– Predarea primirea unei gestiuni ,operatiune efectuată în cadrul gestiunii nr.3 de calapoade și cutii de carton, predare –primire conform proces verbal incheiat la 30.04.2014 semnat de gestionarul predător și cel primitor

– În cazul modificărilor de prețuri așa cum a fost cazul la magazinul de prezentare desfacere , fiind necesară reconsiderarea gestiunii de încăltăminte de la magazinul respective . Inventariere efectuată la 30 iunie 2014.

Masuri organizatorice pentru efectuarea inventarierii anuale.

În conformitate cu prevederile Legi Contabilității nr.82/1991 actualizată a prevederilor OMFP nr.2861/2009 ,prin decizia nr. 549/31.10.2014 a directorului general al Societății Incstar AGNITA se constituie comisiile de inventariere pe gestiunile menționate în capitolele precedete și comisia centrală de inventariere în componența căreia se regăseste directorul economic ca și președinte precum și membrii din compartimentul mecano-energetic, compartiment CTC programare lansare a producției, financiar, aprovizionare desfacere și transporturi.

Directorul general al societății comerciale (se menționează în decizie numele directorului general) cu privire la efectuarea inventarierii anuale pe anul 2014 emite decizia nr.147/20.10.2014 (Anexa nr.9)

Efectuarea inventarierii patrimoniului

Conform deciziei menționate mai sus, în prezența gestionarului (în cazuri excepționale în lipsa acestuia, în prezența unei alte persoane numită de conducătorul unității cu acceptul acestuia), inventarierea se efectuează cu scopul identificării stocurilor faptice sau a soldurilor valorice și înscrierea lor în documentele oficiale ( liste de inventariere formular stabilit în reglementări legale OMFP 3512/2008).

Avându-se în vedere multitudinea gestiunilor și a comisiilor de inventar existente în cadrul SC Incstar SA Agnita vom prezenta în studiul de caz situația la inventarierea gestiunilor unde au apărut probleme deosebite care trebuiesc soluționate de conducerea societății , la propunerea comisiilor de inventariere. În acest sens supunem analizei inventarierea gestiunilor nr.3 de calapoade și cutii de ambalat din carton. Gestiunea nr.5 de produse finite existentă în societate anterior încheierii contractului cu Firma Trend Desing Shoe Olanda gestiuni amplasate într-un spațiu închiriat în apropierea societății .

Efectuarea inventarieii la gesiunea nr.3 de calapoade și cutii de ambalat din carton:

Comisia deinventariere calopoade și cutii de ambalat produse cu destinatie livrări intracomunitare si export este constituită din:

1. șef compartiment administrativ , protecția muncii și PS – presedinte de comisie 2. merceolog din cadrul compartiment aprovizionare – membru

3. inginer CTC din cadrul compartiment tehnic CTC – membru

4. economist din cadrul compartimentului financiar contabilitate, secretar al comisiei ccccmmmvvvv,,,,,<xxc©ccccccxcc .

Inventarierea se va efectua în data de 01.11.2014 -03.11.2014 , având ca data de inventariere 31.10.2014

Măsurile ce au fost luate de comisia de inventariere înaintea începerii inventarierii :

a) Solicitarea de la gestionar a unei declarații de inventar(cod14-8-1) care serveste ca declarație scrisă de gestionare a valorilor materiale, pe care o prezintă comisiei de inventariere înainte de începerea inventarierii ( declarație prezentată în Anexa nr. 4 ) Data începerii inventarierii 01.11.2014 ora 8.30.

b) identificarea tuturor locurilor în care există bunuri ce trebuie inventariate Comisia a luat act de existenta unor bunuri în alte locuri decât depozitele specificate, respectiv secțiile de producție unde se găsesc pe flux o parte din calapoadele menționate.

c) să bareze și să semneze la ultima înregistrare în fișele de magazie, operație efectuată de presedintele comisiei de inventariere.

Având în vedere multitudinea cutiilor de ambalat și faptul că acestea nu puteau fi inventariate decât după o sortare a acestora în funcție de tipul cutiei de ambalat, dimensiunea acesteia, s-a solicitat conducerii societății punerea la dispoziție a încă 2 persoane care să ajute la aranjarea cutiilor menționate. Solicitând totodată aprobare conducerii a prelungirii termenului de inventariere cu încă 2 zile, solicitare aprobată.

Cu privire la regimul de circulație al calapoadelor comisia constată că:

Calapoadele sunt achiziționate în loturi pe comenzi ținând cont de nr.incălțămintei respective. Constituirea lotului este făcută de asemenea manieră astfel încât lotul să îndeplinească condițiile de mijloace fixe în sensul că:

Au o durată de viață mai mare de un an, rezistând la mai multe cicluri de producție (3-4ani), au o valoare de intrare mai mare decât cea stabilită de hotărârea de guvern pentru încadrarea la mijloace fixe(1800 lei), inventarierea efectuându-se atât în gestiune cât și pe flux tehnologic . Nu s-au constatat diferențe de inventar. Comisia propune măsuri organizatorice pentru a asigura un cadru legal al acestei gestiuni.

Cu privirea la efectuarea inventarierii gestiunii “cutii de ambalat”’ comisia de inventariere constată următoarele :

Aceasta este o gestiune complexă cantitativ- valorică . Pentru aceste gestiuni contabilitatea tine o evidență analitică deosebit de riguroasă pe fiecare sortiment atât din punct de vedere cantitativ, cât și valoric efectuându-se lunar confruntări de stocuri între evidenta contabilă și gestiuni (clar este că si această confruntare este un control intern de gestiune). De menționat că evidenta contabilă este ținută in sistem informatizat(CIEL), iar evidența de gestiune este în sistem manual. Cutiile din această gestiune sunt destinate ambalării fiecărui produs în parte. Fiecare pantof ,cizmă, sanda, mucasin este ambalat într-o astfel de cutie carton etichetată cu elemente de identificare, acestea ambalându-se în alte cutii de dimensiuni mai mari constituind un balot care se așează pe paleți și se introduce în mijloace de transport pentru expediție.

Stabilrea rezultatelor inventarierii

În situatia concretă la gestiunea de cartoane s-a constatat existenta unui număr de cutii de ambalat de 19.856 buc. cu o valoare evidențiată în contul ambalaje de 64.136.35 lei Inventarul cuprinde un număr de 30 sortotipodmensiune, din care s-au selectat un număr de 13 pozitii la care sau înregistrat diferențe cantitative în plus și minus conform celor prezentate în Anexa nr.5 .

În asemenea cazuri respectivele sortimente se preiau din listele de inventariere, cum a procedat comisia model simplificat în liste de inventariere centralizatoare model 14-3-2.

Prezentăm situația inventarierii la magazia de cutii ambalat ( Anexa nr. 5 )

Compensare cantitativ valoric a lipsurilor cu plusurile constatate la inventariere este o operațiune de regularizare parțial care permite corectarea unor erori de manipulare a bunurilor. Față de regula generală potrivit căruia plusurile de inventar se înregistrează în contabilitate ca atare iar lipsurile se impută persoanelor vinovate ( de regulă gestionarilor,) compensarea oferă gestionarilor o importantă facilitate, în sensul , este injust să fie sancționat cu imputarea unor bunuri care, în realitate au fost numai confundate cu altele asenănătoare cum am prezentat mai sus.

Compensarea fiind atribut al conducerii având la bază listele de compensare pe produs aprobate la începutul anului.

Pe baza calculelor se vor efectua înregistrările în contabilitate a plusurilor,a minusurilor rămase după compensare și diferențelor valorice se impută gestionarilor.

Din continutul tabelului ( Anexa nr. 5 ) rezultă că urmare a inventarierii efectuate la gestiunea de cutii ambalat s-au constatat un plus de inventar de 267 cutii ce se vor înregistra ca plusuri și un minus de 283 cutii soluționate astfel:

-267 cutii minusuri se vor compensa cu plusuri

– diferență de 16 cutii care se imputa gestionarilor în valoare de 42,87 lei

– diferența valorica de 190 ,05 lei rezultat din compensare se impută de asemenea gestionarului.

– total de imputat gestionarului 232,92 lei.

Rezultatul inventarierii gestiunii de calapoade și cutii carton ambalat vor fi consemnate în procesul verbal al comisiei de inventariere după cum urmează în (Anexa.10).

Inventarierea gestiunii nr.5 de produse finite

Gestiunea este amplasată într-un spațiu închiriat pe strada Mihai Viteazu nr.82. Procedura de inventariere fiind identică ca și la inventarierea gestiunii de calapoade și cutii carton ambalat dat fiind faptul că aceeași și comisie efectuează inventarierea respectivă. Inventarierea faptică a produselor finite , din unitate s-a materializat în înscrierea valorilor inventariate în documente oficiale care sunt listele de inventariere. De menționat că gestiunea la aceste produse este cantitativ valoric, contabilitatea ține o evidență analitică foarte riguroasă,pe fiecare sortiment (încălțăminte femei) atât din punct de vedere cantitativ cât și valoric. La gestiunea inventariată nu s-au constatat diferențe cantitative în plus s-au minus dar s-a constatat că aceste produse sunt degradate parțial. Comisia procedează la întocmirea de liste separate pentru produsele depreciate la care se anexează procesul verbal în care sunt prezentate cauzele nefolosirii acestora, caracterul și gradul deprecierii , cauzele care au determinat starea bunurilor respective (Anexa nr. 8)

Din conținutul listelor de inventariere menționate comisia a constatat degradarea produselor finite menționate ,cauzele degradarii și propunerea comisiei pentru pentru casare .

Comisia de inventariere a constatat că aceste produse au fost confecționate de societate în decursul anilor , lipsa desfacere, concurența pe piață a făcut ca aceste produse să nu mai aibă desfacere, rămânând în stoc o perioadă de peste 10 ani făcându-le improprii circuitului economic . Comisia propune întocmirea unui referat de specialitate care să ateste calitatea acestor produse dat fiind faptul că produsele respective sunt supuse fenomenului de” îmbătrânire „ cu consecințe negative în procesul de valorificare. De menționat că aceste produse sunt asigurate , scoaterea din uz fiind o cheltuială deductibile . Rezultatele inventarierii fiind consemnate în procesul verbal așa cum s-a menționat mai sus și prezentate in termen de 7 zile comisiei centrale și supuse spre aprobare conducerii societății și prezentarea în contabilitate pentru înregistrare.

Concluzii și propuneri

Din examinările materialului documentar și cuprinsul prezentului studiu de caz formulăm următoarele concluzii și propuneri la obiectivele supuse analizei după cum urmează:

În cadrul societății controlul este un factor care contribuie la menținerea activității în situația normală, la soluționarea cu competentă a problemelor apărute în decursul perioadei care:

Asigură funcționarea societății la capacitate maxima realizând criteriile de eficiență și rentabilitate. Societatea își controlează activitatea sub diferite forme, iar controlul de gestiune permite măsurarea rezultatelor, a performanțelor și asigurarea că obiectivele propuse sunt atinse.

Face parte din controlul intern organizat la nivelul societății “INCSTAR SA” Agnita și este componentă a structurii organizatorice a acesteia Controlul financiar de gestiune intră în atribuțiile conducerii

Se poate defini ca totalitatea măsurilor întreprinse în scopul atingerii următoarelor obiective:

– Realizarea obiectului de activitate al societății într-o manieră economică eficentă,

– Respectarea reglementărilor legale( Legea contabilității 82/1991 OMF 3055/2009) și dispozițiile conducerii,

– Protejarea resurselor împotriva abuzurilor, deciziilor greșite și fraudelor,

– Menținerea acurateței și exhaustivității înregistrărilor contabile,

– Dezvoltarea, menținerea și furnizarea unor indicatori și informații financiare și de management corecte și complete, pentru fundamentarea deciziilor manageriale,

– Prin controlul financiar și de gestiune efectuat a rezultat că resursele sunt bine utilizate. Odată stabilite obiectivele controlului financiar de gestiune se prezintă concluziile controlului, împreună cu măsurile propuse, în vederea înlăturării abaterilor.

Obiective abordate:

– Masurile de bună gospodarire a patrimoniului,

– Condițiíle de încadrare a gestionarilor,

– Controlul respectării reglementarilor cu privire la efectuarea inventarierii,

Obiectivele controlului

Având ca obiective de bază previzionarea, controlul și evaluarea activităților firmei și ale principalelor sale componente procesuale și structurale, cu ajutorul bugetelor se va proceda în continuare la prezentarea principalelor măsuri de control considerate ca prioritare avute în vedere, în prezentarea studiului de caz după cum urmează:

Controlul măsurilor de bună gospodărire a patrimoniului .

Pentru asigurarea realizării obiectivului menționat în cadrul societății prin comparimentul financiar contabilitate este încadrată o persoană cu atribuții în domeniul controlului financiar intern de gestiune conform fișei postului anexat ( Anexa nr.2)
Baza legală a efectuării recepțiilor o constituie prevederile OMF 3512/2008 cu privire la normele metodologice pentru întocmirea și utilizarea formularelor comune privind activitatea financară și contabilă și formularele acestora.

Ȋn vederea efectuării lucrărilor de închidere a exercițiului financiar pe anul 2014 se procedează la exercitarea unui control financiar intern având la bază datele la 30.11.2014, documentele justificative precum și balanța de verificare din 31.11.2014. Baza legală a efectuării receptiilor o constituie prevederile OMF 3512/2008 cu privire la normele metodologice pentru întocmirea și utilizarea formularelor comune privind activitatea financară si contabilă și formularele acestora.

Măsurile de buna gospodărire a patrimoniului vizează în principal modul de organizare a recepțiilor de bunuri, asigurarea condițiilor de depozitare și conservare precum și sistemele de pază și securitate a valorilor materiale și bănești.

Pentru aprecierea calității recepțiilor bunurilor respective persoana cu atribuții de control financiar intern a verificat respectarea de către întreprindere a calității recepțiilor de bunuri în care sens s-a constatat :

La nivelul societații sunt instituite prin decizia nr.183/2010 un număr de 4 comisii de recepție. Sunt constituite comisiile corespunzător fluxului tehnologic –asigurarea bazei tehnico materiale (materii prime de bază, accesorii, semifabricate obtinute prin prestari de servicii cust fețe) materiale auxiliare prin magazia centrală precum și produse finite.

Se constată că recepția se întocmește pe bază de document tipizat ( conform OMEF nr.3512/2008) care se întocmește în exemplare corespunzătoare.

Din verificările efectuate se constată că membrii comisiei în majoritatea cazurilor nu completează toate coloanele menționate pe formular, de cele mai multe ori nu este trecut prețul, deși pe documentele însoțitoare sunt menționate prețurile în euro, de asemenea nu toți membrii comisiei de recepție semnează documentele respective. Pentru nerespectarea prevederilor legale cu privire la completarea corespunzătoare a documentelor se aplică sancțiuni conform ordinului MEF nr.3512/2008 cu amendă contravențională.

Conservare a valorilor materiale are un rol hotarâtor pentru evitarea degradării sau deprecierii unor bunuri și a sustragerii acestora de către diferite persoane din întreprindere sau din afară.

Organul de control gestionar prin fișa postului urmărește următoarele obiective:

Existența capacităților de depozitare. Capacitatea de depozitare este adaptată din constucție conform scopului final al activității. Se gasesc în societate depozite adecvate producției de încăltăminte.

Deficiențe grave s-au constatat la depozitul de materiale accesorii (tocuri, șteif, branțuri, calapoade etc. ) din cauza proastei organizări în ceea ce priveste depozitarea acestor materiale, deși materialele sosesc în cutii pe sorto -tipo-dimensiuni ( pe tip încăltăminte, culoare nr. de pantof) prin desfacerea cutiilor neatenția gestionarilor duce la împrăștierea acestora întâmpinându-se greutăți la pregătirea lotului de transferare în procesul tehnologic.

La magazia centrală prin grija gestionarilor este o ordine desăvârsită, în orice moment prin consultarea fișelor de magazie ținută la zi se poate știi cantitatea existentă în stoc. Magazia respectivă este dotată cu cântare de măsurare care sunt verificate periodic de către organele de metrologie . Marfa asezată în rafturi și stelaje permite accesul ușor la bunurile depozitate.

Magazia este bine dimensionată satisface necesitățile societății.

Cu privire la eliberarea din gestiuni a materiilor prime de bază și accesoriilor, acestea se efectuează pe baza fișelor limită formular (14-3-4/a) întocmită de compartimentul lansare programare a producției pentru executarea unui lot de produse cu caracteristici comune (număr, culoare etc), precum și a bonurilor de consum

În cadrul societății sunt efectuate și controale reciproce care se bazează pe confruntarea unor documente diferite sau evidențe diferite, dar în care sunt reflectate operațiuni similare sau între care trebuie să existe anumite corelații. Astfel ,pentru stabilirea cantității de produse fabricate ( prestări de servicii) asupra bunurilor mobile achziționate din țări ale UE se confruntă cantitățile din „”Bonurile de predare- transfer –restituire” eventual ”Rapoartele de fabricatie” cu „bonurile de lucru”(consumul de manoperă „) cu ”fișele de magazie” .Controlul mișcării materialelor între depozite și secțiile de fabricație se realizează confruntând ” fișele limită de consum’’ aflate la depozite, cu exemplarul aflat la secția consumatoare. Controlul aprovizionării presupune compararea informațiilor din :

”Avizul de insoțíre a mărfii și /sau” facturi” cu cele din ” Notele de recepție și constatare de diferente” , din” situația materialelor intrate” din” jurnalul cumpărărilor”, din” fișele de magazie „ din contabilitatea analitică a gestiunilor și furnizorilor etc.

Organizarea pazei și asigurarea securității valorilor materiale și bănești conducerea societății Incstar Agnita a luat următoarele măsuri:

Intrarea și ieșirea din societate atât a materialelor cât și a persoanelor se face pe o singură intrare, respectiv mijloacele de transport intră cu materiale pe poarta mare iar personalul muncitor având intrare separată lângă poarta mare. Paza societății și controlul este asigurată prin personal propriu încadrat în cadrul societății asigurând paza în trei schimburi in program 12 cu 24/h , fiind în subordinea compartimentului administrativ. Pentru evidența mijloacelor de transport care intră și ies din societate cu marfa la poartă există un registru special cu evidența acestora putându-se verifica în orice moment evidenta acestor mijloce de transport.

Specificul activității caracterizat prin utilizarea în procesul tehnologic de materiale inflamabile (piele ,înlocuitori , soluții) a impus din partea conducerii exigențe în ce privește organizarea acestei activități prin constituirea la nivelul secțiilor de echipe instruite pentru acționare în caz de incediu precum și colaborarea cu Inspectoratul General pentru Situații de Urgență formațiunea de pompieri existentă la nivelul orașului Agnita. Dotarea cu instinctoare corespunzătoare verificate periodic sunt atributii stabilite în sarcina persoanelor responsabile. Prevederea legală în funcție de care este organizată această activitate o constituie Legea 307/2006.

Controlul intern de gestiune se exercită și asupra casieriei, deși operațiunile sunt sporadice dat fiind faptul că plata salariilor personalului muncitor se efectuează prin carduri. Casieria este amplasată în incinta societății, aceasta ocupând o încăpere separată asigurată cu grilaje corespunzătoare, functionarea acestuia avand la bază un regulament al operatiunilor de casă (decret 209/1975 , OG nr15/1996 care reglementează plafonarea plăților în numerar între persoane juridice ). Controlul efectuat confirmă faptul că au fost luate în societate toate măsurile de asigurare a securității numerarului. Operațiunile de încasări si plăți fiind verificate lunar de persoana cu atribuții de control financiar lunar.

Controlul condițiilor de încadrare a gestionarilor

Din conținutul materialului prezentat cu privire la organizarea societății a obiectului de activitate rezultă că în cadrul societății se desfăsoară activități care îndeplinesc, caracteristicile unor gestiuni fapt pentru care conducerea societății în baza prevederilor legale ( legea 22/1976 ) a organizat această activitate.

Ȋn acest sens sunt emise decizii cu încadrarea gestionarilor cu menționarea în fișa postului a atribuțiilor acestora. Aceste persoane au un regim distinct deosebindu-se de restul personalului, atât prin natura activității pe care o desfăsoară cât și prin prisma condițiilor legale ce trebuie îndeplinite pentru încadrarea, trecerea sau menținerea în funcție.

Prin fișa postului persoanei cu atribuții de control financiar de gestiune sunt stipulate și obligații cu privire la controlul condițiilor de încadrare a personalului. Compartimentul de resurse umane pune la dispoziția persoanei cu atribuții de control, dosarul fiecărui gestionar din cadrul societații.

Din conținutul dosarului rezultă că pentru fiecare gestiune din cadrul societații sunt nominalizate persoane pentru gestiuni de materii prime, materiale accesorii, semifabricate, materiale auxiliare. Ȋn acest sens în cadrul Societății Incstar Agnita au fost nominalizate un număr de 9 gestiuni în care sunt încadrati un număr de 9 gestionari și 10 persoane în majoritate primitori distribuitori cu atribuții de gestionari. Calitatea de gestionar fiind nemijlocit legată de existența unor gestiuni, gestiunea fiind concretizată în totalitatea valorilor (materiale și bănești) încredințate persoanelor menționate.

Din fișa postului acestora rezultă clar în principal obligația acestora de primire, păstrare și eliberarea bunurilor materiale din gestiunea acestora.

De menționat că gestionarii de drept numiți prin decizie că gestionari efectuează acte de gestiune (primire, păstrare și eliberare de bunuri și valori) cu atribuții principale de serviciu.

În schimb gestionarii de fapt în cazul nostru primitorii distribuitori sunt alți salariați ai unității care ajută gestionarul în activitate neântocmind documente de gestiune.

Având în vedere responsabilitatea acestei funcții, încadrarea acestora este condiționată de anumite criterii stipulate în legea gestionarilor – Legea nr.22 din 18 noiembrie 1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanții și răspunderea în legatură cu gestionarea bunurilor și anume:

-Vârsta de 21 ani ani impliniți..

– Condiția de studii trebuie să fie absolvent de școala generală, pentru gestiunile complexe s-a instituit condiția de studii medii.. Din controlul intern efectuat rezultă că această condiție este îndeplinită atît de gestionarii de drept cât și de fapt.

– Cu privire la antecedente juridice și profesionale. Din controlul exercitat la compartimentul resurse umane s-a constat că nu la toți gestionarii s-au solicitat certificatul de cazier judiciar.Deșii majoritatea gestiunilor sunt colective unde în efectuarea lucrărilor de primire eliberare sunt implicați și primitorii distribuitori de materiale (cu atribuții de gestionar) cu excepția gestiunii de materiale auxiliare nr.7 încadrarea primitorilor distribuitori nu s-a efectuat cu acordul scris al celorlalți cogestionari.

– Condiția constituirii de garanții materiale pentru acoperirea eventualelor prejudicii pe care le-ar putea produce gestionarul. La nivelul societății pentru fiecare gestionar de drept prin decizie s-au constituit garanții bănești si garanții suplimentare. Pentru cogestionari primitori distribuitori s-au constituit numai garanții bănești.

Deși se constituie garanții ,organul de control intern constă că aceste garanții sunt restituite periodic fără justificare si fără bază legală.

CONTROLUL INTEGRITĂȚII PATRIMONIULUI

Periodicitatea efectuării inventarierii

Sunt respectate prevederile legale OMFP 2861/2006, Legea contabilitații 82/1991 cu privire la inventarieri în care sens menționam:

-disponibilitațile banești,CEC,

bilet la ordine și alte valori din casieria firmei se inventariază lunar

-magazinul de prezentare-desfacere o data la 3 luni;

-productia neterminată –lunar ;

-predarea primirea de gestiune ori de cate ori este cazul ;

-modificări de preț la magazinul de desfacere de prezentare (30 iunie 2014 )

Măsuri organizatorice de efectuare a inventarierii anuale :

Pentru efectuarea inventarierii s-a emis Decizia nr. 549/31.10.2014

(Anexa nr. 9)

Efectuarea inventarierii ,baza legala constituind-o OMFP 3512/132008 norme metodologice pentru întocmirea și utilizarea formularelor comune privind activitatea financiară și contabilă și modelele acestora.

Sunt prezentate în studiu de caz situația inventarierii gestiunilor unde au aparut probleme deosebite gestiunea 3 calapoade și cutii de ambalat și gestiune 5 produse finite.

Efectuarea inventarierierii la gestiunea de cutii carton gestiunea 3:

– gestiunea este complexa , evidenta contabilă cantitativ valorica , sistem manual fapt pentru care sunt efectuate lunar verificări între evidența contabilă –analitică și fișele de magazie;

– organizarea necorespunzatoare a magaziei a impus din partea comisiei solicitarea din partea conducerii societații prelungirea termenului de efectuare a inventarierii.

– referitor la rezultatele inventarierii s-au constatat urmatoarele conform anexei nr.5‚”situația inventarierii cutiilor de ambalat” un plus 260 cutii și un minus de 283 cutii.

– multitudinea acestor amblaje identificate în numar 30 sortotipodimensiuni a dus la concluzia că prin circuitul acestuia s-a creat riscul de confuzie, fapt pentru care comisia propune compensarea minusului de 260 de cutii ambalat cu un plus de inventar corespunzator de 260 cutii ambalat.

– compensarea efectuata de persoana cu atribuții de control financiar intern din cadrul compartimentului contabil-financiar.

– rezultatul compensării este prezentat în (Anexa nr. 6) din care constatăm:

din totalul de 283 cutii minus au fost compensate 260 cutii ramânând o diferența de 23 cutii ambalat cu valoare 42,87 lei care se impută gestionarului. De asemenea din compensare rezultă o diferenta de preț 190,05 lei care se impută gestionarului .

la inventarierea produselor finite comisia a identificat incalțăminte provenită din anii 1993 care este necorespunzătoare din punct de vedere calitativ fiind impropii circuitului economic și care sunt propuse conducerii pentru a fi supuse procesului de casare solicitând totodata referat de specialitate pentru soluționarea produselor finite degradate în timp.

Din conținutul materialului prezentat, constatările organului de control financiar de gestiune precum și a comisiilor constituite în cadrul unității cu privire la gestionarea patrimoniului au rezultat următoarele:

Socieatatea respectă în majoritatea cazurilor prevederile legale cu privire la gestionarea bunurilor materiale și bănesti, sunt asigurate condiții corespunzătoare pentru păstrarea și depozitarea bunurilor materiale.

Deficiențele constatate au fost aduse la cunostință echipei mangeriale luându-se măsuri în consecință.

S-au întreprins acțiuni concrete pentru implementarea unui noi sistem informatic care să înlăture deficiențele constatate cu privire la evidența gestionară și contabilă.

Acțiuni concrete s-au întreprins pentru respectarea prevederilor legale cu privire la încadrarea gestionarilor și constituirea de garanții .

Inventarierea anuală s-a efectuat cu respectarea prevederilor legale identificându-se produse necorespunzătoare calitativ degradate în timp luându-se măsuri pentru scoatere a acestora din circuitul economic.

În concluzie apreciem că prin măsurile întreprinse se asigură un climat corespunzător pentru desfăsurarea activității în condiții de eficiență .

Bibliografie:

1. Conf.univ.dr. Cornel Jucan – “Audit și Control Intern” curs.

2. C. Barbulescu – „Pilotajul performant al întreprinderii” Editura Economică, București ,2000.

3. Ghița Marcel, Iațco Constantin – “Sistemul de control intern” Editura Corona

Iași , 2006.

4. Ghița Marcel, Ghița Emil- “Audit și control” Editura Fundației România de Mâine București , 2007.

5. Mircea Boulescu-“Controlul și Auditarea Agenților economici” Editura Tribuna Economică, București- 2004.

6. Collins L. , Valin g. –“ Audit et contrȏle intern.Aspects financiers , aopéraționnels et straégiques” , Ed. Dallos, paris, 1992.

7. T. Cuyaubere, J. Muller, – “Contrȏle de gestion”, La Villegnerin Edition Paris,1990 ,vol. 1.

8. C. Barbulescu și colaboratorii- „ Economia și gestiunea întreprinderii’, Editura economică, 2000, București , Pag.1

9. D Roux- “ Analyse économique et gestion de l’entreprise” Dunod ,Paris, 1989.

10. Oprean I. – “Control și audit financiar-contabil”, Editura Intelcredo, Deva, 2002

11. Ion Florea ,Ionela Macovei, Radu Florea –Controlul Economic Financiar și Gestionar.Editura CECCAR, București,2011.

12. H. Bouquin –“ Le cȏntrole de gestion”, PUF, Paris

13. OMFP nr. 3055/29.10.2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuerea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriior și capitallurilor proprii, publicat în Monitorul Official al României

14. Legea nr. 31/16.11.1990 – Legea Societăților Comerciale republicată în Monitorul Oficial al României nr.1066 din 17.11.2004.

15. Legea nr. 22 din 18.11.1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanții și răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor agenților economici, autoritățile sau instituțiilor publice, publicată în Monitorul Oficial al României nr. 132 din 18.11.1969.

16. OMFP nr. 1753/2004 cu privire la normele privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ și pasiv

17. Legea nr. 82/1991- Legea Contabilității . nr. 82din 24.12.1991, republicată în monitorul Oficial al României nr. 454 din 18.06.2008

18. Ordinul 1802/2014 ,ca urmare a adoptarii ,Directivei 2013/34/UE a Parlamentului European si a Consiliului privind situatiile financiare anuale, situatiile financiare consolidate si rapoartele conexe ale anumitor tipuri de intreprinderi.

19. Ordonanța Guvernului nr. 47/ 2007 privind Codul de procedură fiscală

20. (I.S.A)nr. 315 – Standardul Internațional de Audit nr.315 Cunoașterea entității și mediului său și evaluarea riscurilor de denaturare semnificativă.( www.cafr.ro.)

21. Munteanu V. (coordonator) – Control și audit financiar-contabil, Editura Luminalex, București, 2003,

22. Normele Naționale de Audit – efectuate de către Corpul Experților Contabili și Contabililior Autorizați din România. Norme publicate de CCCAR , București 1999

23. I.Bogdan –“Strategii de control”,Ed. Nemira, Bucuresti 1995

24. Decret 209/1975 din 5 iulie 1976 pentru aprobarea Regulamentului operațiilor de casa ale unităților socialiste, OG nr.15/1996 care reglementează plafonarea plăților în numerar între persoane juridice.

25. OMFP 2861/din 9 octombrie 2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii publicat în: Monitorul Oficial nr. 704 din 20 octombrie 2009.

26. C. Barbulescu și colaboratorii- “Economia și gestiunea întreprinderii”, Editura Economică,2000

27. Legea 22/din 18.11.1969 privind angajarea gestionarilor,constituirea de garanții și răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor organizațiilor,modificată prin Legea nr 54. Din 08.07.1994, publicată în Monitorul Oficial al României nr.181 din 15.07.1994.

28. Legea 307/din 12 iulie 2006 actualizată ,privind apărarea împotriva incendiilor Publicată în Monitorul Oficial nr. 633 din 21 iulie 2006

29. OMF 3512/2008 cu privire la normele metodologice pentru întocmirea și utilizarea formularelor comune privind activitatea financară și contabilă și formularele acestora.

30. Legea nr. 333 din 08.07.2003 privind baza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, publicată în Monitorul Oficial al României nr. 454. din 18.06.2008.

31. Decret 209/1975 , OG nr15/1996 care reglementează plafonarea plăților în numerar între personae juridice

32. Ordonanța Guvernului nr.92 din 24.12.2003 privind codul de procedură fiscală republicată în Monitorul Oficial al României nr.799 din 12.11.2003, cu modificările și completările ulterioare.

33. C. Barbulescu și colaboratorii, Economia și gestiunea întreprinderii și Pilotajul performant al întreprinderii , Editura economică,2000, București ,