Negocierile Comerciale

CAPITOLUL I

NEGOCIEREA ÎN AFACERI – CARACTERISTICI GENERALE

1.1. Definire și tipuri de negociere

Negocierea reprezintă componenta critică a succesului în afaceri și nu numai. Acesta este și o practică uzuală, care poate apărea în diferite situații, chiar și în imediata noastră apropiere. Adesea oamenii participă la negociere fără să își dea măcar seama. Negocierea reprezintă un tip de interacțiune umană în care partenerii sunt interdependenți dar în același timp sunt separați prin interese divergente în anumite probleme.

Într-un sens larg al cuvântului, negocierea apare ca o formă concentrată și interactivă de comunicare interumană în care două sau mai multe părți aflate în dezacord urmăresc să ajungă la o înțelegere care să rezolve o problemă comună sau să atingă un scop comun. Negocierea este o cale fundamentală prin care putem obține ceea ce dorim de la alții. Relațiile dintre negociere și satisfacerea nevoilor îmbracă forma unor tranzacții care, de regulă, trebuie să fie reciproc avantajoase; negocierea este “o tranzacție ale cărei condiții nu au fost fixate.

Negocierea este un proces în care două sau mai multe părți schimbă bunuri sau servicii și încearcă să fie de acord cu valoarea pe care schimbul o are pentru ele. Negocierea este, probabil, cea mai folosită strategie de rezolvare a conflictului intergrupuri. În esență, negocierea este o formă de compromis. Negocierile efective depind de modul în care are loc comunicarea între negociatori.

Înțelegerea părților poate fi un simplu acord verbal, consolidat numai printr-o strângerea de mănă între participanții la negociere; poate fi un consens tacit, o minută, o scrisoare de intenție sau protocol redactate în grabă; poate fi o convenție sau un contract , redactate cu respectarea unor proceduri și uzanțe comune; dar mai poate însemna un armistițiu, un pact sau un tratat internațional, redactate cu respectarea unor proceduri și uzanțe speciale.

Dicționarul explicativ al limbii române privește negocierea drept "o acțiune prin care se trateaza cu cineva încheierea unei convenții economice, politice, culturale, etc." , sau "o acțiune de intermediere, de mijlocire a unei afaceri".

Alte lucrări includ în conceptul de negociere „orice forme de întâlniri, discuții, consultări sau alte legături directe sau indirecte”. Termenul provenit din limba latina (negotiari) trimite la ideea de comerț, de tranzacție între părți care au interese distincte sau chiar conflictuale; în general se negciază pentru a se acomoda interese sau a soluționa un conflict. Negocierea se mai poate defini ca fiind o formă principală de comunicare, un complex de procese, de activități, constând în contracte, întâlniri, consultări, tratative desfășurate între doi sau mai multi parteneri în vederea realizării unei înțelegeri.

În raport cu zona de interes în care se poartă negocieri, putem face distincția între mai multe forme specifice de negociere. Cea mai des întâlnită este negocierea afacerilor sau negocierea comercială care se concretizează în contracte, acte sau fapte de comerț precum vânzarea – cumpărarea, parteneriatul, închirierea, concesiunea etc.

Un loc special în cadrul negocierilor îl ocupă tehnicile de vânzare, dar un loc suficient de larg este ocupat de negocierile politice. Acestea pot fi negocieri interne, atunci când sunt efectuate între partide și organizații de nivel național, dar pot fi și negocieri externe atunci când sunt purtate între guvernele statelor și diferite organizații internaționale. Alte tipuri de negociere sunt cele sindicale ( patronat-sindicate), salariale și ale contractelor și conflictelor de muncă, negocieri pe probleme de asistență socială, negocieri parlamentare, juridice etc.

În mod principal într-o negociere sunt aduse argumente și probe, sunt formulate protenții și obiecții, sunt făcute concesii și compromisuri pentru a evita atât ruperea relațiilor, cât și conflictul deschis. Negocierea nu poate fi separată de comunicarea interumană și în mod inevitabil este bazată pe dialog. A negocia înseamnă a comunica în speranța de a ajunge la un acord.

Negocierea afacerilor este o formă particulară de negociere, centrată pe existența unui produs sau a unui serviciu, pe de o parte, și a unei nevoi de satisfăcut pe de altă parte. Acordul în cazul acestui tip de negociere are un caracter comercial și se poate concretiza, după cum am mai spus, într-un act de comerț, o convenție, o comandă, un contract de vânzare-cumpărare, un parteneriat etc sau numai în modificarea unor clauze, a unor niveluri de preț, a unor condiții de calitate sau de livrare, transport etc.

1.2. Funcțiile negocierii în afaceri

Negocierea reprezintă o formă de interacțiune care necesită costuri remarcabile și anume: timp, psihic, alte resurse materiale și umane. Faptul că oamenii își asumă asemenea costuri înseamnă că negocierea are o valoare intrinsecă care îi motivează. Există câteva funcții ale negocierilor care arată într-un anumit fel ce îi determină pe oameni să ajungă la negocieri, iar acestea sunt:

a) Negocierea ca modalitate de rezolvare a conflictelor;

Domeniul conflictelor este foarte vast și acoperă situații extrem de variate. Se pot distinge două categorii de conflicte: cele de mare amploare (în domeniul social sau în viața internațională) și cele din viața cotidiană și activitatea profesională. Rezolvarea tuturor conflictelor presupune o abordare structurată care include definirea cadrului de manifestare, identificarea stadiului și a cauzelor reale și strategia de acțiune.

Negocierea este o modalitate acceptabilă de conlucrare, deoarece părțile pot să ajungă la aplanarea divergențelor dintre ele pe baza unor soluții reciproc acceptabile. Această opțiune implică necesitatea îndeplinirii a cel puțin două condiții majore prealabile: recunoașterea legitimității pozițiilor părților și pariul pe cooperare. În primul caz partenerii trebuie să adopte premisa că între ei există diferențe, adică obiectivele, interesele și punctele de vedere ale fircăruia sunt legitime. Acest lucru presupune și să treacă peste imaginile negative pe care le au unul despre celalalt. Abia de la acest punct părțile care acceptă să discute își pot exprima deschis interesele, concepțiile, le pot înțelege și pot acționa pentru găsirea unor soluții reciproc acceptabile. În cel de-al doilea caz, alegerea pe care o fac părțile se bazează pe recunoașterea de către fiecare partener a faptului că are nevoie de celălalt. Negociatorul nu poate să întrece dacă adversarul nu acceptă negocierea doar ca pe o strategie prin care să câștige teren pentru a relua confruntare. Din acest motiv se consideră că recurgerea la negociere pentru soluționarea conflictului reprezintă pentru negociator un pariu pe cooperare.

b) Negocierea ca modalitatea de adoptare a deciziilor

Cohen (1998) considera că negocierea reprezintă „o modalitate prin care oamenii iau decizii într-un mod civilizat”. Este evident că problema negocierii se pune doar atunci când deciziile se referă la probleme în care apar interese sau puncte de vedere diferite ale părților implicate. Astfel putem privi negocierea ca aparținând unui sistem mai larg de adoptare a deciziilor în societatea umană. Sistemul de adoptare a deciziilor în activitatea umană include mai multe tipuri de procese decizionale, ce pot fi grupate în categoriile următoare:

procese politice;

procese de dominare;

procese de expertiză;

procese de substituire;

procese de schimb.

c) Introducerea schimbării în organizație

Introducerea schimbării în organizație este însoțită de cele mai multe ori de apariția sau activarea unor forțe de rezistență. În numeroase situații negocierea este necesară atât pentru înfrângerea rezistenței cât și la punerea în practică a măsurilor de schimbare care au șanse mai mari să fie realizate în condiții corespunzătoare dacă va reflecta interesele divergente ale părților implicate.

d) Negocierea ca modalitate de realizare a schimburilor economice

Schimburile economice au ca scop obținerea de către oameni a unor produse și servicii de care au nevoie. Aceste schimburi conduc la încheierea unor tranzacții, iar în acest caz oamenii recurg la vânzare și la negociere. Vânzarea este procesul prin care vânzătorul îl convinge pe cumpărător să accepte prețul și celelalte condiții aplicate la ceilalți beneficiari. Vânzătorul nu-si schimbă propunerea inițială, iar cumpărătorul este pus în fața unei alternative: să accepte termenii propuși, sau să se adreseze unui alt furnizor. Dacă este convins de vânzător că este în avantajul său să cumpere de la el si nu de la altul, atunci tranzacția va fi încheiată.

1.3. Principiile negocierii

Negocierea în afaceri are la baza câteva principii care îi asigură buna funcționalitate și fără de care nu s-ar pute desfășura în condiții legale și normale. Aceste principii sunt:

Principiul avantajului reciproc. Conform acestui principiu acordul este bun atunci când toate părțile negociatoare au ceva de câștigat și niciuna ceva de pierdut. Fiecare dintre aceste părți poate obține victoria, fără ca nimeni să fie înfrânt. Acest principiu nu exclude însă faptul că avanajele obținute de una dintre părți pot fi mai mari sau mai mici decât avantajele obținute de cealaltă sau celelalte părți aflate în negociere. În negocierea afacerilor, ca și în orice altă formă de negociere fiecare dintre părți urmărește avantaje preponderente pentru ea însăși. Acest lucru trebuie mereu avut în vedere de către părțile negociatoare.

„Do ut des”. În psihologia comunicării se vorbește de o așa numită Lege psihologică a reciprocității, conform căreia dacă cineva dă sau ia ceva, partenerul va resimții automat dorința de a-i da sau de a-i lua ceva în schimb. Ca urmare a acțiunii subtile a acestei legi psihologice orice formă de negociere este guvernată de principiul acțiunilor compensatorii, iar consecința este reciprocitatea concesiunilor, a obiecților, a amenințărilor etc. Ideea prinicipală a acestui principiu este că cineva nu poate primi ceva dacă nu dă altceva la schimb. Fără a concesii partenerul nu poți obține concesii din partea lui.

Moralitate și legalitate. Acest principiu nu se rezumă numai la etica afacerilor, ci privește și etica comunicării interumane. Acest lucru înseamnă că nu este suficient să negociem doar în limitele a ceea ce este legal și moral, sub aspectu obiectului și condițiilor negocierii, ci mai trebuie să ne și abținem de la folosirea abuzivă a acelor proceduri și tehnici de manipulare și comunicare care scapă complet sau parțial controlului conștient al partenerului. Drept urmare apreciem că respectarea riguroasă a acestui principiu nu este cu adevărat posibilă, controlul eticii comunicării fiind relativ.

1.4. Condițiile negocierii

Negocierea în afaceri devine necesară și este posibilă ori de câte ori sunt îndeplinite trei condiții simple pe o piață mai mult sau mai puțin liberă:

Existența unor interese complementare între două sau mai multe părți, între care s au derulat oferte și cereri de ofertă acceptate în principiu. Cererea sau oferta făcută de una dintre părți nu corespunde întru totul cu oferta sau cererea formulată de celalalte părți.

Existența unei dorințe și unui interes al părților în obținerea unui acord pentru care sunt dispuse să-și facă reciproc concesii;

Lipsa unor reguli și proceduri prestabilite și obligatorii sau lipsa unei autorități aflate deasupra părților în divergență care să impună acordului formulat peste voința acestora. În acest mod părțile sunt nevoite să caute și să creeze, în comun condițiile de realizare a acordului.

CAPITOLUL II

2. PROCESUL DE NEGOCIERE

2.1. Pregătirea strategică

Succesul unei negocieri în afaceri depinde foarte mult de maniera în care aceasta a fost pregătită

Organizarea în bune condiții a negocierii presupune stabilirea cu claritate a scopului negocierii, a obiectivelor și a finalității acestora. De la început trebuie să se precizeze ce se dorește, ce se face, cu cine se face, cum se face, prin ce mijloace.

Înainte de a fi făcută propunerea de începere a negocierilor, e necesară o intensă activitate de documentare, de culegere de informații, de analiză, de elaborare de documente, proiecte și propuneri concrete pentru a se asigura sau a se obține rezultatele scontate.În această perioadă au loc o serie de sondaje și de tatonări la niveluri diferite cu persoanele și grupurile interesate, se fac informări și comunicări colaterale, se primesc sau se caută semnale referitoare la obiectul negocierii. Este evident că în această fază, informațiile au mai ales un caracter informal, colateral.

Pregătirea negocierii este o activitate al cărui conținut diferă în funcție de numeroși factori, ca de exemplu:

experiența și valoarea negociatorilor care se află într-un raport invers proporțional cu efortul necesar pregătirii negociatorilor;

mizele ridicate din afaceri care necesită o pregătire deosebită;

gradul negociatorilor, știut fiind de pildă că șefii de stat, leaderii politici, managerii de firme transnaționale nu pot să își permită să piardă în tratative și ca atare preferă în mod clar pregătirea temeinică în locul improvizației;

instabilitățile și incertitudinile care planează asupra pieței și asupra intențiilor partenerilor de negociere care necesită de asemenea eforturi deosebite în prenegociere.

Pregătirea negocierii este o etapă atât de importantă încât uneori ea necesită simulări de genul celor care sunt folosite la manevrele militare sau în programele spațiale etc.

2.1.1. Obiective

În etapa pregătiri negocierilor este necesară stabilirea cât mai exactă a obiectivelor proprii și anticiparea pe cât posibil a obiectivelor partenerului. Abordarea problemei obiectivelor poprii poate să apară ca o problemă de la sine înțeleasă care nici n-ar trebui formulată, dar în realitate lucrurile stau altfel, obiective fiind necesar să fie stabilite cât mai în detaliu, nu numai în general.

Negocierea are loc, de obicei, între obiectivele de primă linie indentificate de cei doi negociatori, în timp ce acordul se stabilește între obiectivele de ultimă linie ale celei de a doua părți. Dacă obiectivele de ultima linie nu se suprapun într-o anumită măsură, atunci în mod normal nu se poate ajunge la un acord. Întrucât rezultatul cel mai probabil al oricărei negocieri este un compromis, acest lucru nu înseamnă că acordul final trebuie să se situeze la mijlocul obiectivelor țintă ale celor doi negociatori. Fermitatea și claritatea sunt puncte forte în negocieri și de aceea, ca o regulă, obiectivele nu trebuie schimbate decât dacă ipotezele fundamentale ale negocierii se modifică.

Anticiparea pe cât posibil a obiectivelor partenerului reprezintă o activitate de mare dificultate, dar care poate avea consecințe semnificative asupra rezultatelor tratativelor. Măsura în care se reușește anticiparea obiectivelor partenerului ține deoparte elementele surpriză care pot zdruncina strategia. În același timp această anticipare contribuie la apropierea și concentrarea pozițiilor.

Ca un obiectiv să fie inteligent (SMART), acesta trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

• să fie specific, formularea sa să fie precisă și nu vagă, în termeni concreți și nu abstracți;

• să fie adecvat, adică să aproximeze corect interesul negociatorului și să aibă legătură cu problema în discuție.

• să fie măsurabil. Această cerință se poate realiza mai ales în cazul obiectivelor cuantificabile, care pot fi măsurate în mod obiectiv;

• să fie realist. Obiectivele sunt stabilite după analiza situației de negociere și în funcție de factorii evidențiați de aceasta. Astfel ele capătă un caracter realist, fiind posibil de realizat cu resursele disponibile;

• să aibe un caracter temporal, adică să vizeze un orizont precis de timp.

2.1.2. Strategia de negociere

Strategia negocierii reprezintă ansamblul deciziilor pe care le ia negociatorul în vederea atingerii obiectivelor stabilite, ca răspuns la facorii contextuali și la posibilele abordări strategice ale partenerului.

Strategia în cazul unei negocieri în afaceri se conturează astfel în urma unei triple confruntări: – cu obiectivele, – cu mediul (configurația elementelor care influențează negocierea); – cu strategia adversarului.

Strategia reprezintă de asemenea o viziune de ansamblu asupra negocierii și îndeplinește trei funcții principale:

orientarea demersurilor și comportamentului negociatorului în cursul tratativelor.

conturarea unei soluții de repliere față de comportamentele și demersurile partenerului;

indentificarea mijloacelor concrete de acțiune, schițarea unui scenariu, utilizarea timpului, ordinea de zi, argumentarea, tacticile.

Din punctul de vedere al dimensiunii strategice chiar și situațiile de negociere pot fi foarte diferite. Negocierile cu caracter repetativ asa cum sunt tratativele comerciale între parteneri care au relații de lungă durată sau micile negocieri manageriale nu au o dimensiune strategică bine conturată. În astfel de situații accentul este pus pe elementele operaționale, cum sunt: pregătirea dosarului negocierii, tacticile și argumentarea. În negocieri la un nivel mai înalt, cum sunt negocierile strategice sau de importanță medie, adică acelea care nu au caracter continuu iar miza este ridicată, dimensiunea strategică este prezentă și joacă un rol deosebit de important.

Strategia se formează pe baza unor alegeri ale negociatorului, acestea se referă la comportaente, la utilizarea timpului, la abordarea obiectului, ori la alte aspecte importante ale negocierii.

2.1.3.Pregătirea pozițiilor într-o negociere

Pregătirea poziției de negociere vine în completarea și în aprofundarea obiectivelor și a strategiei negocierii, implicând construirea unei proiecții asupra cerințelor și revendicărilor pe care le va formula. În același timp pot fi intuite sau imaginate și pozițiile de negociere ale partenerului. Există trei poziții de negociere principale care trebuie luate în calcul:

● Poziția declarată inițial (PDI) reprezintă nivelul de începere a procesului de negociere. În negocierea pozițională, cum este cea în afaceri, PDI este mai mare decât intenția reală a negociatorului. PDI poate corespunde obiectivului maxim sau poate fi chiar mai mare decât acesta, în funcție de orientarea negociatorului privitor la crearea unei marje de manevră. În orice caz apreciem că PDI nu poate fi exagerată, deoarece negociatorul va fi atunci obligat să dea mult înapoi pentr a se situa pe o poziție rezonabilă.

● Poziția de ruptură (PR) reprezintă nivelul minimal al pretenției, unde acordul este încă posibil. Scopul său este de a desemna limita până la care negociatorul este dispus să meargă cu concesiile, păstrându-și interesul pentru încheierea afacerii respective. Altfel spus PR reprezintă limita de admisibilitate pentru negociator, iar depășirea acesteia poate însemna ruptura negocierii.

● Poziția obiectiv (PO) reprezintă nivelul considerat realist, de natură să satisfacă interesele proprii și să nu lezeze nici interesele partenerului, corespunzând obiectivului țintă.

Combinarea acestor trei poziții ale fiecărui negociator conturează anumite spații ale negocierii și anume:

Zona de acord posibil (ZAP), cuprinsă între punctele de ruptură ale părților. Soluția finală aparține acestui spațiu. Este evident că dacă punctele de ruptură nu se suprapun, nu se va crea nici o zonă care să cuprindă o soluție reciproc avantajoasă, iar negocierea nu poate avea loc.

Zona de negociere (ZN) este cuprinsă între punctele declarate inițial și cuprinde zona în interiorul căreia se desfășoară discuțiile.

2.1.4. Organizarea negocierii

În vederea întâlnirii directe, părțile trebuie să pregătească echipa de negociere și să întreprindă o serie de acțiuni pentru a se asigura logistica necesară desfășurării tratativelor. Întâlnirea părților poate să pună față în față doi negociatori, dar adesea sunt implicate echipe de negociere.

a) Pregătirea echipei de negociere

Problemele cheie care trebuie rezolvate pentru pregătirea echipei de negociere sunt : fixarea mărimii și structurii echipei, a atribuțiilor șefului și membrilor ei, stabilirea mpdului de comunicare între aceștia. Mărimea echipei este inflențată de complexitatea negocierii: în anumite situații se impune formarea unor echipe mai numeroase, ca de exemplu negocierile guvernamentale. În general numărul participanților trebuie dimensionat cu multă grijă, pentru a fi păstrat la un nivel cât mai mic posibil.

Stuctura echipei este legată de mărimea acesteia și rezultă din aplicarea a cel puțin două criterii: competența legată de conținutul afacerii și rolul funcțional.

Sarcinile membrilor în desfășurarea negocierii pot fi diferite: unii joacă rolul propriu-zis de negociatori, iar alții au sarcini de pregătire a documentațiilor, de furnizare de informații și de argumente.

Numarul negociatorilor din echipa este, in general, 5 – 6 persoane, insa niciodata echipa nu trebuie sa se rezume la un singur om deoarece:

• este improbabil ca va putea prezenta o argumentatie completa si convingatoare;

• ii va fi greu sa asculte, sa noteze si sa observe toate reactiile partenerului;

• ii va fi dificil sa evalueze corect evolutia parametrilor intregii afaceri, in fiecare moment al discutiei.

Succesul negocierilor este in buna masura asigurat daca echipele sunt conduse de negociatori competenti. De aceea, managerul oricarei firme va acorda o atentie deosebita selectionarii si pregatirii sefilor echipei de negocieri. Exista patru criterii de selectie, in vederea alegerii negociatorului:

• Cunostinte profesionale: pregatire teoretica, experienta practica si cunostinte tehnice;

• Caracteristici personale: calitatile si abilitatile negociatorului – aspiratii inalte, prezenta agreabila, spirit de creativitate, capacitate de receptie si analiza, exprimare clara, coerenta si convingatoare, spirit practic comercial, incredere in fortele proprii, personalitate activa, simt al umorului, capacitate de ascultare si decizie, cultura, etc.;

• Motivatia: sa aiba un caracter solid, care sa tinda spre realizari, afiliere si putere, adica sa fie capabil sa actioneze independent;

• Varsta: pentru majoritatea oamenilor varsta optima de a fi negociator se situea­za intre 35 – 55 ani, deoarece negociatorii prea tineri sunt lipsiti de experienta, iar cei de varsta inaintata sunt predispusi catre concesii radicale; urmarind scopuri sortite, de multe ori, esecului.

Un alt aspect organizatoric privește modul de comunicare în cadrul echipei și dintre echipa de negociatori și „echipa de acasă”. Este esențial ca negociatorii să manifeste respect unii față de alții și să se sprijine reciproc. Din acest motiv nu poate fi concepută o situație în care unul dintre membri contrazice pe un altul sau pe șeful echipei (chiar dacă aceștia greșesc la un moment dat). Din contră, sprijinul trebuie să se manifeste constant.

Comunicarea dintre echipă și organizație trebuie să fie organizată astfel încât să se asigure siguranța unor convorbiri sau transmiteri de documente confidențiale ori secrete.

b) Pregătirea mandatului de negociere

Mandatul de negociere reprezintă un document oficial, emanat și semnat de conducerea organizației, care conține instrucțiuni pentru negociator. Acesta trebuie să cuprindă elemente clarificate în etapa de pregătire și oficializate de conducere: definirea obiectului, informațiile esențiale asupra contextului, obiectivele maxime, minime, ținta, echipa, sarcinile membrilor, șeful acestora, elemente de organizare etc.

c) Pregătirea locului de negociere

Locul în care se desfășoară negocierea are semnificație pentru negociatori, de aceea este foarte important care este acesta și cum este amenajat el.

Există negociatori care au o preferință clară pentru purtarea negocierii, și anume ca aceasta să se facă „acasă”, adică la sediul propriu, având în vedere avantajele care le oferă această varaintă. Dar nu trebuie exclus faptul că și negocierea „în deplasare”, adică la sediul partenerului are avantajele ei. De exemplu negociatorul poate vedea produsele pe care dorește să le cumpere sau poate înțelege mai multe despre parteneri.

În ceea ce privește amenajarea locului unde se va desfășura negocierea, în mod normal trebuie asigurate condiții de luminozitate, căldură, aerisire, siguranță etc. Foarte des folosită ca o manevră conflictuală este amenajarea locului de negociere pentru a incomoda partenerul, de pildă așezarea acestuia în poziții improprii ( în curent sau lângă un calorifer fierbinte etc).

2.2. Desfășurarea negocierii – Fazele acesteia

2.2.1. Începerea negocierii

Începerea negocierii corespunde primelor momente ale întâlnirilor partenerilor, așa numita „spargere a gheții”. Principalele preocupări vizează forma interacțiunii: crearea climatului adecvat și clarificarea aspectelor procedurale. Durata și semnificația acestei faze depinde de stilul abordat de parteneri.

În general prima fază începe în condiții de neutralitate a părților și constă în prezentarea participanților, a firmelor care le reprezintă, scopul prezenței (identificarea obiectivului tratativelor, a obiectivelor declarate de parteneri), considerații generale;se are în vedere pentru etapa următoare faptul că obiectivele declarate nu sunt și cele reale.

Primul dialog are un caracter neformal și se poate purta în picioare, înainte ca participanții să își ocupe locurile la masa tratativelor, iar subiectele abordate pot fi neutre, de conveniență, de obicei din alte domenii. Trebuie stopată tendința unor negociatori mai puțin experimentați de a aduce în discuție prea devreme aspectele de conținut.

Dincolo de ceea ce par mișcări lipsite de importanță, protagoniștii, desfășoară o intensă activitate de receptare și interpretare a tuturor mesajelor verbale și mai ales non-verbale din jur. Sunt evaluate ți îmbrăcămintea, ținuta, expresia feței, etc. Un rol deosebit de important îl are și tonul discuțiilor. Raportul dintre părți este influențat negativ dacă celălalt are un ton ostil determinat de supărare, furie sau neîncredere. De asemenea, un ton prea servil, acompaniat de manifestări exagerate de prietenie nu face decât să-i slăbească poziția negociatorului. Ritmul mișcărilor are la rândul său semnificații ce pot influența caracterul de lucru al negocierii, tocmai de aceea acesta trebuie să fie precis, alert și bine ponderat, începând de la intrarea în sala de negociere, continuând cu felul în care gazda își intră în atribuții, cu ritmul discuțiilor sau cu pauzele în conversație.

Momentele următoare ale fazei de început a negocierii aduc dialogul în zona rezolvării problemelor procedurale. În principal accentul cade pe stabilirea ordinii de zi, dar în cazul unor negocieri mai ample, pot fi rezolvate și alte aspecte cu ar fi: durata totală a dezbaterilor, durata fiecărui punct al agendei, ordinea luării cuvântului etc.

In desfasurarea sedintelor de negociere o importanta deosebita revine comunicarii încă de la începutul tratativelor. Aceasta poate fi privita din trei puncte de vedere si anume: intre negociator si firma al carei reprezentant este, intre negociatori si mediile de informare in masa ca mediu extern al negocierilor, intre partenerii de negociere insisi.

In legatura cu comunicarea dintre negociator si mijloacele de comunicare in masa, trebuie spus ca datorita neverificǎrii de catre acesta a unor date, generate de miscari sau actiuni ale partenerilor si mentinerea unor situatii intre parteneri, pot ajunge la cunostinta publicului stiri care sa afecteze prestigiul acestora. Trebuie deci ca relatia cu presa sa fie sincera, fara animozitati, aceasta putand fi un sprijin efectiv in negociere. De altfel, potrivit tuturor specialistilor este imperios necesar ca negocierile sa se desfasoare intr-un climat destins, de incredere si respect reciproc.

Comunicarea dintre partenerii de negociere se face intr-un limbaj specific negocierilor, limbaj pe de o parte imbogatit datorita existentei unei mari diversitati de forme de negociere, iar pe de alta parte simplificat prin folosirea comunicarii directe, a dialogului concis, clar si convingator. Cercetarile specialistilor in domeniu au condus la concluzia ca in cadrul negocierilor comerciale partenerii retin numai aproximativ o treime din elementele discutate. Indiferent de situatiile create in timpul negocierilor, este necesar ca participantii sa dea dovada de o politete desavarsita, iar limbajul folosit sa fie unul elevat, fiecare fraza trebuind sa fie construita cu grija. Intelepciunea gandirii si eleganta limbajului, doua caracteristici umane interdependente trebuie sa fie folosite pe deplin si in tratativele economice.

Arta de a vorbi se dobandeste prin acumularea de cunostinte si o continuitate care elimina imprecizia expresiei, vorbirea dezordonata, constructia vicioasa a frazei, lipsa de expresivitate si echilibru in vorbire ce tradeaza o lacuna de ordonare logica a gandirii. Treptat, regulile si structurile verbale trec in subconstient, usurand elaborarea expresiei si permitand o activitate concentrata asupra continutului problemelor ce fac obiectul negocierii.

2.2.2. Explorarea și ajustarea pozițiilor

Explorarea și ajustarea pozițiilor include activități de clarificare a problemelor și subiectelor negociate ( a obiectului și elementelor negocierii), de prezentare și argumentare a pozițiilor de negociere, de ajustare a pozițiilor. Aceasta prilejuieste și o largă cercetare asupra a ceea ce doresc părțile, ca o continuare și completare a analizelor efectuate în faza pregătirii negocierii. Este o etapă foarte extinsă, de exemplu G.Kennedy o evaluează la 80% din durata tratativelor.

Desfășurarea etapei exploatării este puternic influențată de strategiile comportamentale ale partenerilor. Negociatorul conflictual va insista ca celălalt să facă primul oferta și va raspunde cu cereri foarte înalte sau oferte foarte joase. Își va apăra pozițiile cu duritate exagerând poziția sa și discreditând poziția celuilalt.

În această fază, în special în partea inițială, trebuie rezolvate de parteneri câteva aspecte practice. Unul dintre acestea este modul în care sunt conduse discuțiile și sunt organizate intevenților. De regulă inițiativa începerii dezaterilor aparține gazdei, preluarea acesteia de invitați riscând să fie interpretată ca o abordare agresică. Intervențiile partenerilor trebuie să fie scurte și concise, evitându-se preluarea controlului discuțiiloe de către o singură parte.

Dialogul fazei exploratorii este condus astfel încât să permită obținerea de la partener a cât mai multor informații despre nevoile și interesele sale. Nu este suficient să se afle ofertele sau cererile partenerului, esențial este să se descopere de ce exprimă acele dorințe sau acele poziții.

În această fază, prinicipalele tehnici utilizate sunt cele de comunicare, legate de informare- punerea întrebărilor și de ascultarea activă – și argumentare. Întrebările constituie un instrument privilegiat de lucru, permițând clarificarea ofertelor și contra-ofertelor, a unor aspecte legate de pozițiile și intereselor părților etc. Abilitatea de a pune întrebări potrivite este acopaniată și de ascultarea activă. De asemenea este necesară și argumentarea, pentru a justifica ofertele, propunerile și contra-propunerile sau refuzul de acceptare a unor propuneri. Prin aceasta părțile adâncesc cunoașterea și înțelegerea pozițiilor de negociere și pot identifica și posibilități de modificare a lor. Astfel se creează o bază pentru ca ei să se acomodeze nu numai la nivelul cunoașterii, dar și la cel al pozițiilor de negociere. În acest mod o argumentare serioasă a unui anumit aspect al pieței îl poate determina pe partener să își reducă pretenția inițială.

2.2.3. Schimbul de valori

Această fază reprezintă efortul apropiat de terminarea negocierii când părțile încearcă să acoere difernța care rămâne între pozițiile lor de negociere. Schimbul de valori se desfășoară în mod diferit în funcție de stilul negocierii. Negociatorul conflictual va pretinde să primească concesii mari și va respinge cu duritate cererile celuilalt, eventualele modificări le va face doar la elementele de care nu este interesat. Negocierea cooperantă presupune realizarea unui schimb cât mai echilibrat de concesii, evaluarea onestă a valorii sau costului acestora, în scopul satisfacerii intereselor prioritare ale fiecăruia.

Instrumentele de bază ale schimbului de valori sunt: propunerile și concesiile.

Propunerile reprezintă oferte de a face ceva, fără un angajament ferm. Are un efect informațional puternic: arată zona în care este interesat să obțină concesii un negociator și zona în care este dispus să cedeze. Funcția sa principală este de a tatona direcțiile de realizare ale acordului. În mod evident propunerea este utilizată frecvent și în faza anterioară, de explorare și ajustare a pozițiilor.

Concesia reprezintă o ofertă revocabilă prin care negociatorul se deplasează pe poziția sa de negociere în schimbul unor avantaje. Nu are efect de informare, ci mai degrabă unul practic de instrument prin care se ajunge la acoperirea diferențelor dintre părți.

Propunerea și concesia pot fi formulate în mai multe moduri: condiționat, ca cerere unilaterală, ca ofertă unilaterală sau de tiul „ori/ori”. Modul condiționat este o formă completă, cuprinzând două componente condiția și oferta. Structura sa formală fiind prin urmare „dacă X…atunci Y” (unde X reprezintă condiția și Y oferta). Cererea unilaterală înseamnă formularea propunerii doar în componenta condiție, fiind considerată chiar o forțare a partenerului. Oferta unilaterală este o formulare a propunerii care cuprinde doar ultima parte, oferta simplă. Aceasta ar putea însemna chiar o concesie unilaterală fcută cererilor celorlalte părți. Propunerea alternativă „ori/ori” oferă partenerului posibilitatea de a alege dintre două soluții.

2.2.3. Încheierea negocierii

Într-o negociere după ce acordul s-a realizat,acesta trebuie rezumat în scris.În principiu, nu există riscuri de neînțelegere între negociatori. Trebuie gândit la urmarea negocierii, adică la redactarea contractului și la răspunderea pentru realizarea efectivă a angajamentelor luate. Acestea vor fi îndeplinite de una sau mai multe persoane, altele decât negociatorii participanți la tratative. Nu totul trebuie consemnat în scris; întotdeauna va rămâne o parte nescrisă, care va cuprinde de fapt ceea ce nu a fost spus. Toate angajamentele părților leagă în fapt unitățile reprezentate la negociere.În același document vor trebui să primeze și datele, locul și componența echipei care a participat la sesiunea de negociere, precum și toate elementele care vor sta la baza relațiilor economice și care se vor concretiza în contracte sau comenzi; aceasta pentru a se evita situațiile litigioase care se pot ivi după negocieri.

Finalizarea negocierii este momentul de încununare a eforturilor depuse de participanții la tratative, a întregii lor activități desfășurate în cadrul sesiunilor acțiunii. Finalitatea tratativelor stabilește dacă fiecare partener este mulțumit cu rezultatele pe care le-a obținut. Dacă s-a ajuns la acord, finalizarea negocierii se concretizează într-un contract scris, o comandă fermă, un aide-memoire sau chiar prin acorduri tacite. În cazul finalizării prin încheierea unui contract scris, este obligatoriu ca toate problemele să fie clarificate și puse de acord, pentru a nu apărea ulterior divergențe; mai mult, reluarea tratativelor poate conduce la diminuarea sau pierderea a ceea ce s-a cucerit. Când se încheie printr-un acord sau un „aidememoire”, se consemnează înțelegerile la care s-a ajuns și se prevăd modalitățile de continuare a negocierilor la un moment oportun.

Finalitatea negocierii nu reprezintă numai semnarea unui acord, ci realizarea efectivă a obligațiilor puse în sarcina fiecărui partener. Negocierea nu se termină în euforia parafelor și a sărbătoririi evenimentului; urmează munca cotidiană de punere în aplicare și de control al angajamentelor asumate. De exemplu, fazei de cumpărare, obiect al negocierii , îi urmează cea de derulare a aprovizionării; de aici începe aprecierea și evaluarea performanțelor. Uneori, se poate constata o abatere între realizarea efectivă și ceea ce este prevăzut în acord. Această abatere poate fi voită, cu acordul celor două părți, sau determinată unilateral; este momentul când relațiile dintre contractanți s-au modificat. Partenerul lezat va putea sublinia depărtarea care s-a produs între realitate și conținutul acordului reciproc. Situația de acest gen conține germenii unui probabil viitor conflict. În cele mai frecvente cazuri, acordurile sunt de natură echilibrată, determinând relații economice bune, de continuitate între partenerii de afaceri. Sunt și situații când se încheie acorduri dezechilibrate, caz în care partea lezată acționează fie prin neexecutare, fie prin executarea cu abateri.

În mod nomal, atunci când se așează la masa tratativelor, negociatorii consimt să negocieze tocmai pentru că există nevoi și interese comune. Iar atunci când nevoile și interesele sunt incompatibile, negocierea nu mai are niciun rost, ea fiind doar o risipă de timp și de energie.

CAPITOLUL III

NEGOCIERILE COMERCIALE

3.1. Negocierile în vânzări

Adeseori negocierile comerciale sunt asimilate tehnicilor de vânzare, însă cu toate acestea există câteva deosebiri între cele două procese, și anume: vânzarea constă în a convinge un interlocutor (client potențial) că produsul/serviciul vânzătorului răspunde cel mai bine nevoilor cumpărătorului; în timp ce negocierea constă în a analiza împreună o situație unde există un interes comun astfel încât să se armonizeze scopurile opuse ale părților în vederea obținerii unei satisfacții reciproce.

Indiferent de natura lor, tehnicile de vânzare sunt integrate în procesul negocierilor ca fiind specifice, drept urmare, argumentarea, atât în vânzări, cât și în negocieri se supune unor criterii care determină eficacitatea globală a respectivelor procese:

● pertinența se obține prin recurgerea la fapte, adaptarea argumentelor ca limbaj la așteptările clientului și de obicei cu probe;

● emaptia rezultă din capacitatea de a resimții nevoile, așteptările, aspirațiile și dorințele, inclusiv a motivației clientului, dar și la sensibilitatea, la atitudinile și la interacțiunile sociale;

● orientarea presupune ca argumentarea să susțină obiectivele prestabilite;

● eficiența înseamnă concentrarea efortului de negociere, concentrarea trebuie însoțită de o atitudine sobră, câteodată chiar solemnă;

● intuiția însoțită de capacitatea de a utiliza mixul de întrebări și de abilitatea de a răspunde, va determina capacitatea de influențare a partenerului;

● soliditatea argumentării înseamnă capacitatea de a ocoli obstacolele, de a pretexta și de a se agăța de argumentele și punctele slabe ale partenerilor pentru a se impune în final;

● claritatea argumentelor, mixarea acestora, utilizarea dialogului și nu a monologului.

Principalii pași ai negocierii de vânzări sunt: – căutarea sistematică a informațiilor necesare; – selectarea „țintei”; – planificarea strategică a vânzării; – evidențierea avantajelor care reies din afacere; – negocierea propriu-zisă dintre vânzător și cumpărător; – încheierea contractului;

3.2. Clauzele contractuale din negocierile comerciale

Negocierea unei afaceri se poate termina in mai multe moduri, de exemplu uneori este vorba de o vânzare directă și lucrurile sunt relativ clare, dar alteori este vorba de un refuz categoric. Foarte des însă, negocierea se termină doar după redactarea și semnarea unor documente scrise. Mulți oameni de afaceri fac o distincție clară între faza negocierilor și ce a încheierii contractelor, considerând că acesta este exclusiv sarcina juriștilor. Cu toate acestea, de cele mai multe ori, juristul poate releva abia la final anumite aspecte în neregulă din punct de vedere legal, fapt care poate duce la noi runde de negocieri. De accea, se impune ca în echipa de negociatori să existe un jurist, iar ceilalți membri să aibă minime cunoștințe despre diversele clauze contractuale.

Principalele clauze de care trebuie să se țină cont la redactarea documentelor de finalizare a negocierilor sunt: titlul, părțile contractante, obiectul și cauza contractului, durata acestuia, livrarea și termenul de execuție, recepția, probe și încercări, garanția, clauza penală, forța majoră, clauza rezolutorie, rezilierea, clauza de confidențialitate, prețul, arbitrajul.

3.3. Trăsături ale negocierilor comerciale la nivel internațional

Una dintre cele mai întâlnite greșeli din activitatea unui analist sau a unui profesionist al negocierilor internaționale este de a subestima rolul diferențelor culturale și specificitățile naționale. Ceea ce face ca un negociator să fie performant într-o cultură, poate să nu fie valabil în altă cultură. Tocmai de aceea echipele de negociatori care poartă discuții cu parteneri din alte zone ale Pământului trebuie să se informeze înainte de a începe negocierile asupra practicilor culturale ale adversarilor. Principalele stiluri de negociere în funcție de cultură și naționalitate sunt:

a. Stilul francez – este elastic și elegant. Negociatorul francez consideră negocierea ca fiind competiție antagonistă, lipsită de scrupule. În faza de încheiere, francezul poate să devină uneori chiar arogant în ceea ce face. Este evident faptul că această atitudine nu este neapărat prezentă doar în rândul francezilor, ci poate fi specifică și altor culturi. Tot francezii sunt cei care pun mare accent pe rațiune și pe logistică.

b. Stilul italian – se caracterizează în deosebi prin crearea unui mediu suficient de prietenos și cald. Negocierile cu un partener italian, încep întotdeauna deschis și cu salutări ceremonioase. În acest tip de negociere și protcolul este unul rafinat, deoarece francezii sunt cei care apreciază muzica bună și băuturile fine. Chiar dacă afacererea este profitabilă, un negociator italian nu renunță niciodată la plăcerea de a se tocmi;

c. Stilul nord-european – de obicei este unul rece, cu negociatori precauți și reticienți, care vorbesc puțin dar consistent. Acesti negociatori au o pregătire profesională de excepție, întărită de studii temeinice de psihologie, fiind astfel capabili să interpreteze mesajele partenerilor. Sunt punctuali, serioși și pot fi sensibilizați prin atenții protocolare cu valoare simbolică;

d. Stilul german – acest stil este bazat pe o logică aproape matematică. Negociatorul german își face riguros pregătirile pentru negociere, nu emite pretenții exagerate, dar nici nu face compromisuri radicale.

e. Stilul englez – deși este foarte bine pregătit, negociatorul englez poate trece de multe ori drept amator sau naiv. Este punctual, protocolar și politicos, având scheme de negociere riguros elaborate și fișe despre partenerii de negocieri;

f. Stilul arab – este de cele mai multe ori unul dezordonat, aparent lipsit de logică, în care timpul nu prea contează, negociatorul ocupându-se și de alte lucruri ( răspunde la telefon, semnează alte hârtii, bea cafea) în timpul negocierilor. Un aspect foarte important îl constituie faptul că încrederea unui negociator arab se câștigă foarte greu, negocierea cu el fiind adesea dificilă. În cultura arabă cu cât negocierea durează mai mult, cu atât omul de afaceri respectiv este mai apreciat.

g. Stilul chinez – este marcat de reputație. Negociatorul chinez este bine pregătit, aparent modest, dar cu o înaltă specializare. Se recunoaște prin formalism, ritualuri legate de protocol, fiind de asemenea gazde ospitaliere, care știu să facă și să aprecieze complimentele.

În cele din urmă putem aprecia că negocierile comerciale internaționale reprezintă un proces extrem de complex, care presupune foarte multe pregătiri și mare atenție la detalii. De aceea se impune ca negociatorul să fie o persoană deschisă, cu o cultură generală vastă și cu o mare capacitate de a comunica. Pascal spunea o vorbă înțeleaptă referitor la negocierile internaționale și anume: „Ceea ce este adevărat pe o parte a Pirineilor, nu este adevărat pe partea cealaltă”.

3.4. Participanții la negocierea comercială și etapele acesteiea

În cadrul micilor negocieri cotidiene poate participa oricine, în schimb la negocierile mai mari pot participa doar persoane autorizate, care fac parte din anumite organizații și care sunt desemnați să participe la negociere sub o anumită calitate.

Pentru un negociator comercial există câteva trăsături specifice pe care acesta trebuie să le aibă: – voință, compatibilitate, curaj și perseverență;

inteligență, memorie bună și capacitate sporită de observație;

imaginație și gândire profilică;

amabilitate, modestie;

punctualitate, diplomație;

loialitate și discreție;

capacitate de negociere sub presiunea timpului și a altor factori externi;

cunoștințe minime de psihologie;

cunoașterea tacticilor de negociere;

cunoașterea problemelor puse în discuție

să cunoască cel puțin o limbă de circulație internațională.

Echipa de negociere trebuie împărțită pe domeniile de acțiune tehnic, juridic sau financiar, iar mandatul acesteia constă în stabilirea obiectului negocierii, a obiectivelor generale și a obligațiilor specifice; acesta este unul formal și include, în plus, instrucțiunile date conducătorului echipei de negociere de către conducerea companiei.

Sarcinile conducătorului echipei de negociere sunt de obieci următoarele: selecționarea membrilor echipei, pregătirea planului de negociere (împreună cu echipa), obținerea mandatului de negociere, luarea hotărârilor referitoare la concesiile ce se vor accepta, finalizarea și semnarea contractului, verificarea modalității de încheiere a contractului, întocmirea unui raport asupra desfășurării negocierii.

Mandatul de negociere nu este același lucru cu planul de negociere elaborat de echipă. De regulă mandatul trebuie să precizeze cine este conducătorul echipei de negociere, să menționeze care sunt membrii echipei de negociere și ce responsabilități le revin, să definească obiectuș negocierii și problemele de discutat, să sintetizeze informațiile cunoscute despre problema de interes, să indentifice căile de comunicare, să fixeze perioada de desfășurare și finalizare a negocierilor. Mandatul este pregătit în formă scrisă și se semnează de către directorul firmei.

Etapele negocierilor comerciale sunt cam aceleași ca la orice alt tip de negociere și anume întâlnim și aici cele trei faze:

● PRENEGOCIEREA. În această fază are loc pregătirea și organziarea negocierii prin: culegerea și prelucrarea de informații necesare, descoperirea partenerilor potențiali și a situației lor financiare, alegerea locului și momentului desfășurării negocierii, aprobarea mandatului de negociere, organizarea unor activități de protocol.

● NEGOCIEREA PROPRIU-ZISĂ. În această fază are loc prezentarea ofertelor și a contra ofertelor, prezentarea argumentelor și a contraargumentelor, utilizarea unor tactici și măsuri de contraatacare, perioada de reflecție pentru redefinirea pozițiilor, schimburi de concesii pentru apropierea pozițiilor, convenirea unor soluții de compromis, dar și semnarea contractelor.

● POSTNEGOCIEREA. În această etapă are loc, de obicei: urmărirea și rezolvarea problemelor apărute în derularea tranzacției, negocieri noi pentru modificarea, completarea sau prelungirea contractului, rezolvarea eventualelor reclamații sau litigii uneori prin arbitraj.

Negocierile se realizează întotdeauna conform planului de lucru convenit între părți. Planul de lucru este împărțit pe tipuri de activități, potrivit obiectului de negociat. În afaceri cel mai des întâlnite sunt negocierile despre condițiile tehnice, comerciale, de calitate și de plata asupra transportului sau modalităților de finalizare a contractului.

În marile firme, de obicei, fiecărui membru i se deleagă autoritatea de a negocia condiții particulare de livrare cu diverși clienți.

Rezultatul bun într-o negociere depinde de o mulțime de elemente tactice și organizatorice, ca de exemplu: de data și ora aleasă pentru întâlnire, de nivelul ierarhic al primului contact dintre cele două părți sau de alcătuirea echipei de negociatori, de aceea este foarte important ca într-o negociere de mare amploare să nu fie scăpat niciun detaliu și totul să fie bine pus la punct.

CAPITOLUL IV

DIFERITE PARTICULARITĂȚI ALE NEGOCIERILOR ÎN AFACERI

4.1. Surse de putere în negociere

În general puterea de negociere nu stă într-un singur punct și nici în mai multe, ci mai degrabă stă într-o infinitate, iar relevanța lor se poate schimba în funcție de situație. Există mai multe surse de putere în negociere, care conferă o șansă în plus procesului de negociere, aproape garantează un rezultat bun și sunt absolut esențiale în planificarea unei negocieri de succes, iar acestea sunt:

Puterea informației în negociere. Încă din etapa de pregătire a negocierii, deținerea de informații reprezintă puterea. Munca de documentare sau de informare care se face într-o negociere poate crește considerabil puterea. Uneori acest element este atât de imporant încât în vederea realizării lui se cheltuie sume colosale. Adevărații negociatori de succes spun că „cu cât vei avea mai multe informații bune cu atât vei avea putere de negociere mai mare”.

Puterea contextului în negocierea în afaceri. Chiar dacă pare puțin probabil, uneori contextul poate să îți ia din putere sau îți poate da putere în negocierea în care esti pus. Contextul reprezintă ansamblul de factori externi care te pot pune într-o poziție de negociere mai bună sau una mai slabă. Această sursă de putere, în cazul în care nu o ai, nu reprezintă o tragedie, numai că esti nevoit să compensezi având cât mai multe din sursele celelalte de putere și totodată trebuie să stăpânești foarte bine tacticile de negociere.

Puterea timpului în negocierea în afaceri. După cum știm timpul este un element deosebit de important deoarece este irecuperabil, așadar în negociere și nu numai trebuie să știm să ne organizăm foarte bine timpul și să nu pierdem niciodată din vedere faptul că acesta este prețios. În negocierea în afaceri cine are mai mult timp să încheie tranzacția are mai multă putere de negociere, deoarece un factor care te poate presa să iei o decizie greșită este timpul. Cine are mai puțin timp are automat și putere mai mică de negociere, iar cine este dispus să aștepte cât mai mult până la finalizarea negocierii are putere mai mare de negociere. Când ambele părți au timp, negocierile sunt mai echilibrate. Chiar dacă uneori se spune că cel care are mai mulți bani are putere mai mare de negociere, practic nu este întotdeauna așa pentru că un element foarte important care nu trebuie să îi scape unui bun negociator este fără îndoială, timpul. Într-o negociere chiar dacă ești presat de timp nu trebuie să lași să se vadă acest lucru.

Puterea personală în negocierea în afaceri. Într-o negociere puterea personală reprezintă atitudinea ta ca negociator, deoarece cu cât ai o atitudine mai fermă cu atât vei avea putere de negociere mai mare. Pentru o negociere echilibrată trebuie ca negociatorul să aibă o atitudine sigură pe el, iar covingerile pe care le are, inteligența emoțională, respectul și eleganța sunt doar câteva elemente care îi pot spori puterea personală de negociere.Totodată nivelul de cunoștințe și de pregtire pot conduce automat la creșterea puterii personale. De exemplu cunoașterea tacticilor și strategiilor de negociere pot crește puterea personală într-un foarte scurt timp. Experiența este un alt factor care contribuie la puterea personală. Cu cât negociatorul are o experiență mai mare, cu atât va părea și va fi mai puternic. Probabil, spre deosebire de celelalte surse de putere, puterea persoanlă este singura care poate fi controlată și manevrată după voința negociatorului, deoarece stă în puterea lui să o dezvolte si să o amplifice aproape la infinit

Puterea autorității în negocierea în afaceri. Este foarte important pe cine reprezinți într-o negociere și ce funcție deții. De asemenea este important reputația și renumele companiei.

Puterea reputației în negocierea în afaceri. Într-o negociere cu cât miza este mai mare cu atât reputația negocitorului va conta mai mult. În neogocierile distributive ( acele negocieri care vizează o singură tranzacție, în general bazată pe preț, nemaiexistând întâlniri ulterioare) puterea reputației nu contează foarte mult. Însă atunci când intervin negocieri de lungă durată, cand se acționează constant pe o anumită piață, reputația va fi un element care la nivel emoțial poate echilibra negociere. Când negociatorul are o reputație bună, argumentele sale cântăresc mai mult, iar propunerile sale au o mai mare greutate, iar șansa de a ajunge la un acord crește considerabil.

Puterea riscului în negocierea în afaceri. Toate sursele de putere enumerate mai sus se concluzionează și formează puterea riscului, deoarece un negociator cu cât este dispus să își asume un risc mai mare cu atât șansele de a câștiga mai mult sunt mai mari. Totuși aceasta nu este o sursă de putere care poate fi suprafolosită pentru că poate să nu aibă o urmare tocmai bună. A nu avea puterea de a te ridica de la masa de negocieri și a nu avea puterea de a risca nimic, te pot pune într-o poziție defavorabilă tocmai de accea totul trebuie calculat și bine pus la punct înainte de a începe negocierea.

Din aceste 7 surse de putere pot deriva și altele, cum ar fi: puterea competiției, a experienței sau a angajamentului. Important este să înțelegi că aceste surse de putere nu reprezintă ceva fix, ci din contră sunt acele elemente care aduc un echilibru întregii negocieri. Ele uneori nu sunt vizibile în timpul negocierii în mod explicit, însă există. Într-un anumit fel ele sunt un barometru care cumulat ne spune cam câtă putere de negociere avem. Cu cât avem mai multă putere, cu atât mai bine, însă pentru a mă face bine înțeles, a avea putere multă nu înseamnă neapărat că vei ajunge la înțelegere, ci doar că echilibrezi și maximizezi șansele.

4.2. Importanța comunicării în afaceri

Felul în care un om de afaceri, respectiv un negociator comunică este o mostră de comportament individual pe care ceilalți o pot observa ca atare. Impresiile pe care oamenii și le formează despre ceilalți sunt fundamental marcate de modul în care aceștia salută, păstrează distanțele, zâmbesc, vorbesc, ascultă, gesticulează, privesc etc., adică de stilul personal de a relaționa și interacționa. Preotul, balerinul sau instalatorul, de exemplu, vor purta în atitudine și în postura corpului ceva din meseria lor. Fiecare se poartă și vorbește într-un mod care îi este propriu.

Prima impresie este întotdeauna cea mai importantă și foarte greu de schimbat, iar prima impresie despre partenerul de afaceri, se formează în primele patru minute ale primului contact. Este impresia cea mai stabilă și, dacă nu intervin erori grave de percepție, este și cea mai adecvată.

Componentele de bază ale stilului de comunicare sunt: distanța, privirea și contactul vizual, postura trupului, fizionomia, mimica, gestica, vorbirea, tonul și inflexiunile vocii, pauzele și ritmul vorbirii, ascultarea, îmbrăcămintea și accesoriile, imaginea de sine, sociabilitatea și dominanța psihologică.

Cea mai mare parte dintre judecățile pe care le formulăm, noi despre ceilalți și ceilalți despre noi, sunt bazate pe stilurile de comunicare. Acestea rămân relativ stabile în timp, iar diferențele între stilurile individuale de comunicare rămân la fel de stabile.

Comunicarea ăn afaceri cunoaște trei forme principale, și anume:

● Comunicare directă. Chiar dacă la prima vedere acest tip de comunicare îl întâlnim foarte des în viața noastră de zi cu zi, comunicarea directă eficientă este o abilitate și trebuie dezvoltată. Comunicarea directă eficientă constă în:

– a vorbi clar;

– a vorbi amabil și oficial, însă nu a devenii rece în conversație;

– a verifica dacă cealaltă parte a perceput corect mesajul;

– a asculta activ partea opusă;

– a folosi cuvinte conforme cu situația;

– a observa fiecare semn nonverba pe care îl poate indica cealaltă persoană;

– a folosi un limbaj corporal și un ton al vocii care să întărească cele spuse.

● Utilizarea telefonului în comunicarea de afaceri este mai dificilă și mai riscantă decât comunicarea directă. Majoritatea oamenilor nu se simt confortabil dacă nu pot vedea semnele nonverbale, cum ar fi mișcări involuntare ale feței sau gesturi care pot indica la ce se gândește persoana cu care se comunică. Tocmai din acest motiv, este important să ascultăm ce are de spus cealaltă persoană și tonul pe care îl folosește.

Comunicarea prin telefon are succes:

dacă, atunci când sună telefonul, cel care sună nu este nevoit să aștepte mult, adică i se răspunde apelului rapid. Oamenii care așteaptă la celălalt capăt al firului pot renunța la apel și pot suna la altă compnaie. În condițiile ăn care au o problemă, așteptarea îi va face și mai nervoși.

dacă vă caracterizează amabilitatea și atenția și faceți acest lucru vizibil și la telefon, chiar dacă persoana de la celălalt capăt al firului este nervoasă.

dacă vă notați cele mai importante puncte ale discuției pentru a putea reveni asupra lor mai târziu, tocmai de accea este bine, ca atunci când sunteți implicați într-o afacere, să aveți mereu la îndemână o foaie și un pix pentru a putea lua notițe în orice moment.

dacă angajatul care a răspuns la telefon nu îi poate fi de ajutor celui care apelează, trebuie să-i facă legătura cu cineva care poate. Dacă angajatul nu poate să discute și nici nu are cu cine să-i facă legătura, trebuie să noteze datele apelantului pentru a-l contacta mai târziu.

dacă ați promis cuiva că îi veți răspunde la apel, prin telefon sau în scris, trebuie să vă respectați promisiunea.

● Comunicarea scrisă implică redactarea de scrisori și mesaje și trimiterea lor prin fax, e-mail sau web site-uri. Acesta este un mod de comunicare mult mai formal față de comunicarea directă și comunicarea prin intermediul telefonului.

– acest tip de comunicare are multe avantaje, dintre care amintim:

– pot fi create un număr mai mare de copii care să se păstreze sau distribuie;

– este o formă de comunicare ce poate fi utilizată și mai târziu, atunci când va fi necesară;

– formele de comunicare scrisă se pot trimite la distanțe mai mari;

– formele de comunicare scrisă pot conține un număr mult mai mare de informații decât comunicarea prin intermediul telefonului;

În ciuda a acestor tipuri de comunicare se poate admite că stilul personal de comunicare este un dat individual, ca și temperamentul, spre exemplu, dar numai până la un punct. În bună măsură, propriul stil de comunicare poate fi modelat sau luat sub autocontrol. Dacă, de exemplu, avem un stil de comunicare reflexiv, întrerupt de frecvente pauze de gândire, riscăm să fim dominați ușor de un partener cu un comportament energic și dinamic. Dacă ne cunoaștem propriul stil și dacă îl evaluăm corect pe al partenerului, putem recurge la ajustări și adaptări care diminuează riscurile.

Două prime trăsături de personalitate și forțe comportamentale, în raport cu care diferențiem stilurile de comunicare, sunt dominanța și sociabilitatea.

Dominanța este tendința de a etala o atitudine parentală, preocupată, de a manifesta o formă de îngrijorare, de a predomina și de a acapara sau controla timpul și spațiul destinat comunicării bilaterale sau de grup. Avem tendința de a cădea în două categorii de dominanță: dominanță slabă și dominanță puternică. Dominanța slabă este aceea în care interlocutorii tind să fie cooperativi și sunt nerăbdători să-i ajute pe alții. Ei nu țin atât de mult să se afirme și să impună, cât sunt dispuși să se lase orientați, controlați sau chiar stăpâniți. Dominanța puternică este aceea în care interlocutorul impune, orientează și dă sfaturi, chiar și atunci când nimeni nu le cere. El emite pretenții și este mereu dornic de afirmare, mereu gata să controleze și să stăpânească. În ceea ce privește dominanța specifică fiecăruia dintre noi, este dificil să ne autoapreciem. Nu ne putem vedea pe noi înșine, în mod obiectiv. în plus, dominanța este o caracteristică de raportare și variază în funcție de partenerul de comunicare.

Sociabilitatea reprezintă aptitudinea de a stabili cu ușurință relații cu alții. În stilul de comunicare, aceasta apare ca fiind tendința unora dintre noi de a căuta să stabilească relații cu alții și de a se bucura efectiv de aceasta. Ei sunt prietenoși, sinceri, înțelegători, deschiși. Își exprimă emoțiile, sentimentele și opiniile într-o manieră directă și frustă.

În raport cu echilibrul dintre dominanță și sociabilitate, se face distincție între patru stiluri de bază: emotiv, director, reflexiv și îndatoritor (săritor).

• Stilul emotiv – este acela în care dominanța cât și sociabilitatea sunt, puternice. Indivizii cu un astfel de stil: sunt expresivi, vorbesc repede, gesticulează mult, folosesc mâinile și mimica feței, uneori se inhibă, alteori se pripesc; manifestă un comportament dinamic, orientat spre acțiune și spre risc; sunt empatici, posedă putere de convingere înnăscută, bazată pe risipa de energie emoțională și transfer psihologic.

• Stilul director – este cel care rezultă din asocierea dominanței puternice și sociabilitatea scăzută. Indivizii cu un astfel de stil: afișează o atitudine serioasă, preocupată, o anumită morgă; exprimă opinii clare, într-o manieră hotărâtă, uneori rigidă; sunt mai dificil de abordat, comunică cu oarecare efort și, în ciuda atitudinii ostentativ grijulii, rămân adesea indiferenți; au un comportament mai dur, mai ferm, mai impunător, ridică multe pretenții, au gesturi ferme și glas sonor.

• Stilul reflexiv – este rezultatul asocierii dominanței slabe cu sociabilitatea scăzută. Indivizii cu un astfel de stil își impun un puternic control emoțional și exprimă opiniile într-o manieră deliberat formală, caută cuvintele și formulează cu grijă fraze, uneori, prețioase; sunt aparent liniștiți, stau mai la o parte și, mereu, par a fi preocupați de altceva; preferă ordinea și o refac mereu cu migală, caută un mediu de muncă ordonat; sunt lenți, le place să revadă detaliile și nu iau decizii rapide, preferă singurătatea și nu sunt prea buni parteneri de conversație; sunt înclinați către comunitatea intimă.

• Stilul îndatoritor – este numit și stilul săritor, acesta este cel care rezultă din asocierea unei sociabilități ridicate cu o dominanță slabă. Persoanele având un astfel de stil de comunicare: sunt răbdătoare, sensibile și nu țin neapărat să joace un rol important în luarea deciziilor; ascultă cu multă atenția și înțelegere; de regulă, evită să-și folosească puterea și atuurile. Manifestă căldură în vorbire, ca și în scris. Se bazează pe forța de convingere a prieteniei; când iau decizii, le exprimă într-o manieră serioasă, oarecum impersonală.

Deși stilurile sunt destul de diferite unele de altele, nu poate fi pusă problema "celui mai bun stil". Nici unul nu este bun sau rău, în sine, ci numai în asociere cu partenerul, cu ambianța, cu problema pusă în discuție sau aflată în negocieri.

• Stilul flexibil. De cele mai multe ori, dominanța și sociabilitatea nu sunt suficiente pentru a defini stilurile de comunicare. Cei mai mulți dintre noi nu sunt schimbători și instabili, iar aceasta face necesară implicarea unei a treia dimensiuni: versatilitatea. Versatilitatea este aptitudinea multora dintre noi de a-și adapta stilul în funcție de situație, pentru a obține maximum de avantaje și aprobare socială. Versatilitatea înseamnă adaptare, flexibilitate, mobilitate, nestatornicie, dar și nehotărâre, inconsecvență, oportunism și duplicitate.

Versatilitatea rămâne o caracteristică oarecum independentă de stilul de comunicare. Stilul este stabil. Versatilitatea privește doar ceea ce este schimbător și se adaugă sau retrage mereu, pentru a ușura comunicarea cu cei din jurul nostru.

Atunci când intervine și versatilitatea, avem de-a face cu stilul flexibil. Acesta este stil de comunicare caracterizat prin încercarea permanentă, deliberată și controlată conștient de a schimba mereu propriul stil, în raport cu situația sau partenerul. Flexibilitatea acționează în ideea de a merge precis și concret în întâmpinarea diferiților parteneri. Practic, majoritatea oamenilor adoptă stilul flexibil, se adaptează mereu situației și partenerului, dar fac acest lucru pornind de la unul din stilurile de bază care le este propriu, adică de la emotiv, director, reflexiv și îndatoritor. Stilul flexibil, cu măsură și cu tact, este cel mai răspândit și oportun în relațiile interumane.

4.3. Strategia ca mod de gândire în negocieri

Într-o negociere în afaceri strategia trebuie privită ca un mod de gândire dinamică. Ea devine o manieră de abordare a unei confruntări delicate între două sau mai multe voințe.În final un partener trebuie să ajungă să gândească ca celălalt, iar celalalt ca el, deoarece împreună trebuie să ajungă acolo unde voia să ajungă fiecare, separat. Dacă se poate obține victoria fără ca cineva să fie înfrânt, atunci înseamnă că strategia abordată a fost de un real succes. Strategia de negociere poate funcționa numai alături de arta de a orienta și controla, pe neobservate, interacțiunea voințelor aflate în conflict, folosind atât logica rece a argumentelor raționale, cât și energia psihologică a emoțiilor și sentimentelor.

Fiecare formă de negociere, în afaceri și în general, implică o confruntare de voințe, sentimente și interese. Fiecare dintre părți este influențată de modul în care percepe propria sa poziție și în raport cu aceasta pe cea a adversarului, dar pe rând fiecare dintre aceste părți poate prelua inițiativa și controlul. Pe cale de consecință este logic că acea parte care are o viziune mai clară asupra acestei confruntări de voințe, aceea are mai multe șanse să controleze negocierea și să obțină victoria.

Considerații finale

În zilele noastre toată lumea vrea să reușească sau să fie bun în ceva. Toți vor să fie buni și să aibă succes. Succesul reprezintă a realiza orice ți-ai propus să faci în viață. Nu există o definiție exactă a succesului, aceasta este pur individuală și este măsurată de fiecare persoană în parte. De fapt mentalitatea este cea care ne permite să ne atingem scopurile și să ne trăim viața la întreaga ei capacitate.

La fel este și cu oamenii de afaceri, toți își doresc succes, însă doar puțini știu cum să îl obțină. Arta de a te înțelege cu partenerul de afaceri sau un alt om de afaceri, evitând conflictele și represariile ar putea purta numele de negociere. Pentru aceasta nu este suficient ca partenerul să gândească și să simtă ca tine, trebuie să înveți și tu să gândești si să simți ca el. În afaceri negocierile sunt la ordinea zilei și dacă stăpânești bine această artă, a negocierii, ai o șansă în plus să eviți refuzul partenerului tău.

Peste tot și în încă din cele mai vechi timpuri, oamenii rezonabili au înțeles că nu-și pot impune voința în mod unilateral și au căutat soluții în comun, adică soluții negociate. Iulius Caesar sau Marco Polo, de exemplu, au fost negociatori străluciți.

De-a lungul timpului negocierile au evoluat, iar astăzi domină piața, în viața de zi cu zi, acasă, la slujbă, peste tot ne lovim de negocieri și trebuie să știm să le tratăm ca atare. Am considerat că este foarte important să știi cum se pornește o negociere, care sunt pașii și ce tactici și strategii trebuie să adopți ca să ai succes. Există diverse personaje cu care poți lua contact în timpul unei negocieri, iar dat fiind faptul că și personalitățile lor sunt diferite, sau poate și culturile lor (mai mult în cazul negocierilor internaționale), este deosebit de important să știi cum să abordezi fiecare persoană, să ai idee despre ce preferințe are sau cum ar putea să reacționeze.

O negociere eficentă este cea în care cineva a câștigat și totuși nu a pierdut nimeni. Negociatorii trebuie să se convingă pe jumătate reciproc și trebuie să ajungă la sfârșitul negocierii, împreună pe un drum pe care probabil credeau că vor ajunge separat.

Într-o negociere toate aspectele, mari sau mici, au importanță și nu trebuie pierdute din vedere. Fiecare detaliu în parte ajută la obținerea celui mai bun rezultat.