Managementul Documentelor Privind Angajarea Salariatilor la R.a.t. Craiova

Economie

Managementul Documentelor Privind Angajarea Salariatilor la R.a.t. Craiova

Byadmin ianuarie 1, 2024

LUCRARE DE LICENȚĂ

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR PRIVIND ANGAJAREA SALARIAȚILOR LA R.A.T. CRAIOVA

CUPRINS

INTRODUCERE

CAPITOLUL I

PREZENTAREA ACTIVITĂȚILOR DESFĂȘURATE PENTRU REALIZAREA PROCESULUI DE SALARIZARE LA UN AGENT ECONOMIC

Prezentare R.A.T

Aspecte generale privind salarizarea angajaților

Procesul de desfășurare a interviului în vederea angajării

Managementul documentelor privind angajarea salariaților

CAPITOLUL II

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR PRIVIND ANGAJAREA

Prezentarea soluției DocPlus pentru managementul documentelor

Prezentarea aplicației REVISAL privind contractul de muncă

CONCLUZII

BIBLIOGRAFIE

INTRODUCERE

Resursa umană a căpătat o importanță din ce în ce mai mare în ultimii ani, iar începând cu anii '90 este considerată una strategică, care oferă avantaje competitive. Acest fapt este demonstrat și de schimbarea denumirii funcției care o gestionează – de la funcția de personal în anii '80, la managementul resurselor umane în anii '90, și managementul capitalului uman în prezent. Aceste transformări au fost însoțite de o cerere sporită de informații în legătură cu resursa umană și, implicit, de noi cerințe de informatizare a activităților specifice managementului resurselor umane, fapt ce a determinat apariția pe piață în ultimii ani a numeroase aplicații informatice care se adresează acestui domeniu.

Pentru întreprinderile antrenate în competiția pe piață, informațiile – fie ele de natură comercială, tehnologică sau financiară, de proveniență internă sau externă – au devenit tot mai importante în ultimele decenii, marcate în mod profund de dezvoltarea vertiginoasă a tehnologiilor informaționale (IT). Și este normal să fie așa: lăsând la o parte faptul că înseși produsele unui număr tot mai mare de firme sunt de natură informațională, sau încorporează un volum sporit de informații (cunoștințe), orice organizație lucrativă, prin managementul ei, are acum nevoie de informații mai multe, mai bune și mai prompte pentru a-și asigura autoreglarea și adaptarea la cerințele mediului în care operează.

Această nevoie acută de informații pertinente a impus organizarea gestiunii resurselor informaționale din întreprinderi pe principii sistemice, prin crearea, întreținerea și exploatarea unor sisteme informaționale adecvate. Iar tehnologiile informaționale – care au creat, în ultimă instanță, nevoia – oferă, evident, și mijloacele de satisfacere a acestei nevoi.

Derularea funcțiilor managementului resurselor umane are la bază existența unor informații pertinente. Asigurarea eficientă și oportună a unor astfel de informații, precum și sprijinirea activă a luării deciziilor în domeniu sunt obiectivele fundamentale ale sistemului informațional al resurselor umane. Dimensiunile și complexitatea acestui sistem sunt variabile de la o organizație la alta, depinzând de gradul de dezvoltare a managementului resurselor umane și de mărimea organizației respective.

Datorită comportamentului variabil și oarecum imprevizibil al oamenilor în aceleași condiții date, informațiile care reflectă starea și dinamica resurselor umane sunt adesea de natură calitativă, cu o exprimare vagă și o relevanță incertă.

În plus, pentru multitudinea de participanți la procesul de constituire și utilizare eficientă a resurselor umane (manageri, specialiști, lucrători) informațiile nu au întotdeauna aceleași semnificații, datorită percepțiilor diferite. Aceste caracteristici ale informațiilor vehiculate fac sistemele informaționale ale resurselor umane mai greu de automatizat decât alte sisteme funcționale din întreprindere (contabilitate, marketing etc.). De fapt, chiar și în cele mai informatizate organizații, partea computerizată a sistemului informațional al resurselor umane coexistă cu o parte manuală a sistemului respectiv. Ultimele două decenii au evidențiat totuși o tendință de creștere continuă a ponderii componentelor informatizate, astfel că utilizarea calculatoarelor în sistemele informaționale ale resurselor umane a devenit aproape o normă.

Crearea și dezvoltarea noii economii presupun globalizare, informatizare, cunoștințe, în condițiile unei societăți moderne eficiente. Acest lucru presupune un nou tip de sistem informatic, caracterizat prin implementarea rețelelor de calculatoare, a tehnologiilor internet, prelucrarea distribuită a datelor, folosirea bazelor de date, a sistemelor software și a pachetelor de programe moderne, a sistemelor multimedia.

Piața în societatea informațională va fi cu preponderență una electronică, iar rolul principal îl va juca modul de prezentare a informației de către producător și găsirea ei de către cumpărător. Calitatea informației și ușurința localizării ei vor determina succesul unui produs său serviciu lansat pe piață.

Primul capitol se axează pe aspectele generale ce privesc recrutarea angajaților, desfășurarea interviului deoarece întreprinderile au nevoie mai ales de motivarea oamenilor în muncă, ceea ce face că atitudinea managerilor față de angajați și reacția lor la această atitudine să capete o tot mai mare importanță.

În capitolul II este prezentat un studiu de caz ce face referire la soluțiile software pentru managementul documentelor dar și aplicația folosită la contractele de muncaă.

CAPITOLUL I

PREZENTAREA ACTIVITĂȚILOR DESFĂȘURATE PENTRU REALIZAREA PROCESULUI DE SALARIZARE LA UN AGENT ECONOMIC

1.1 Prezentare R.A.T. Craiova

Investiția conoscuta sub denumirea de “Transport în comun cu tramvaiul în Municipiul Craiova” a fost pusă în funcțiune în anul 1987 pe un traseu în lungime de 18,4 km cale dubla, ce face legătura între platformele industriale Ford și Termocentrala Ișalnița, traversând orașul de la est la vest.

Transportul în comun în Craiova a luat ființă încă din septembrie 1948 cu un parc de 2 autobuze, primite de la București și era inclus în cadrul Interprinderii de Gospodărire Comunală a orașului Craiova.

Autobuzele circulau pe un singur traseu care făcea legătura între Gara de Nord și Parcul Romanescu, zonele orașului cele mai importante la ora respectivă. Până în luna noiembrie a aceluiași an, parcul auto crescuse la 10 autobuze, distribuite pe 2 trasee.

Datorită expansiunii industriale a Craiovei, transportul în comun a început să se extindă, necesitând un număr mai mare de mijloace de transport care să asigure deplasarea locuitorilor către locurile de muncă.

În anul 1967 sub denumirea de Interprinderea de Transport Craiova (ITC), se construiește o autobază modernă pentru 200 autobuze, pe actuala strada Calea Severinului la nr. 23, unde și în prezent se afla sediul regiei.

Datorită creșterii numărului de locuitori al orașului Craiova, era necesară o altă autobaza pentru preluarea unei părți a parcului auto aflat într-o continuă creștere. Astfel, în anul 1978 se construiește cea de-a doua autobază, situată în cartierul Romanescu, pentru o capacitate de 200 autobuze.

În această perioadă, Interprinderea Județeana de Transport Local Craiova asigura transportul de călători, atât în interiorul orașului cât și în județ, având autobaze în orașele Băilești, Calafat și Filiași.

În prezent parcul auto cuprinde autobuze de tip BMC, IVECO și Prestij (Mitsubishi) cu capacități de transport cuprinse între 30 și 70 locuri și autobuze de tip MAN (Lyon City, NL202, SL222), UDM 112, MERCEDES și BREDABUS cu capacități de transport de peste 100 locuri.

În ultimii ani s-a reușit înlocuirea tramvaielor achiziționate odată cu înființarea transportului electric în Craiova, cu tramvaie de capacitații medii, cu consumuri energetice reduse. În anul 2005 s-a reușit achiziționarea de 16 tramvaie articulate, urmărind trecerea la tensiunea de alimentare a rețelei la standardele Uniunii Europene.

O problemă de importanță maximă din punct de vedere economic este corelarea capacității de transport a regiei cu fluxurile de călători. În acest sens graficele de circulație ale tuturor traseelor din municipiul Craiova sunt flexibile, fiind adaptate la traficul fiecărei zone în parte.

Se urmărește continuu îmbunătățirea condițiilor de transport a călătorilor și reducerea cheltuielilor de exploatare, prin optimizarea transportului în comun ce implica corelarea capacității de transport cu fluxurile de călători de pe traseele deservite de regie, măsuri ce se vor reflecta în prețul de cost al biletului de călătorie.

În anul 2012 a fost aprobat un proiect european în cadrul Primăriei Municipiului Craiova de reabilitare totală a căii de rulare a tramvaiului pe tronsonul Peco Severinului – Pasaj Electro – MAT SĂ. Aceste lucrări vor demara la începutul anului 2013.

Se studiază de asemenea implementarea unui sistem electronic de urmărire prin sateliți artificiali a tuturor traseelelor deservite de Regia Autonomă de Transport din Craiova. Acest proiect a demarat în anul 2010 prin montarea pe 80 autobuze și 27 tramvaie sistemul de urmărire GPS și taxare electronică. Acesta se afla în faza de testare și se dorește extinderea lui la tot parcul activ al regiei

1.2 Aspecte generale privind salarizarea personalului

Din punct de vedere etimologic, termenul de salariu este de origine latină, cuvântul ,,salarium'' definind suma plăților soldaților sub arme în vederea achiziționării sării pentru alimentație.

În prezent, noțiunea de salariu reprezintă suma de bani pe care o primește orice persoană angajată pentru contribuția la desfășurarea unei activități sociale. Salariul reprezintă astfel contraprestația muncii depuse de salariat în baza contractului individual de muncă. Pentru munca prestată în baza acestui contract, fiecare salariat are dreptul la un salariu exprimat în bani.

Salariul poate fi definit sub două aspecte:

salariul nominal: reprezintă numărul strict de unități monetare de care beneficiază personalul salariat în schimbul muncii prestate;

salariul real: reprezintă cantitatea de mijloace de subzistență și de servicii care ar putea fi procurata de salariați cu salariul nominal pe care îl primesc.

Salariul real (Sr) se calculează ca raport între indicele salariului nominal mediu (Isn) și indicele prețurilor (Ip): Srm = Isn/Ip

“Literatura de specialitate definește recompensarea angajatului ca fiind totalitatea veniturilor materiale și bănești, a înlesnirilor și avantajelor, prezente și viitoare, determinate direct sau indirect de calitatea de angajat și de activitatea desfășurată de acesta.”

Drepturile materiale și bănești ale angajaților pot fi incluse în una dintre următoarele categorii:

recompense directe: sumele primite de angajați pentru activitatea depusă și/sau pentru performanțele realizate, materializate în salarii, sporuri, premii, etc.;

recompense indirecte: facilități acordate personalului pe timpul derulării contractului de muncă, dar și ulterior, în anumite condiții (indemnizații privind concediul de odihnă, sprijin la trecerea în șomaj etc.).

Semnificația actuală a termenului de angajat este aceea de "cetățean care nu are alte mijloace de existența decât cele rezultate din activitatea desfășurată ca salariat, spre deosebire de proprietarii de bunuri sau de acționari care au alte mijloace de existență; așadar, toate serviciile de care are nevoie individul trebuie asigurate, pentru el și familia sa, de către firmă la care lucrează sau de către stat; acest termen este, evident, echivalent cu cel de salariat".

Interesul tot mai mare pentru o politică salarială eficientǎ izvorăște din convingerea tot mai evidentă a economiștilor și a altor specialiști în domeniu cǎ remunerația este nu numai o consecință ci și o premisă a unei activități economico-sociale eficiente.

În acest sens, concluzia practică ce s-a impus pe plan mondial este că politica salarială, judicios elaborată și perfect armonizatǎ cu politica generală a întreprinderii, este de natură să stimuleze creșterea eficienței economice mai mult decât să o afecteze.

“Dezvoltarea unei politici salariale sau abordarea pe baze științifice a acesteia este o activitate complexă care impune luarea în considerare a tuturor laturilor de esență alția este nu numai o consecință ci și o premisă a unei activități economico-sociale eficiente.

În acest sens, concluzia practică ce s-a impus pe plan mondial este că politica salarială, judicios elaborată și perfect armonizatǎ cu politica generală a întreprinderii, este de natură să stimuleze creșterea eficienței economice mai mult decât să o afecteze.

“Dezvoltarea unei politici salariale sau abordarea pe baze științifice a acesteia este o activitate complexă care impune luarea în considerare a tuturor laturilor de esență ale salariului, a sarcinilor și funcțiilor de bază ale acestuia, a corelațiilor acestuia cu cele mai diferite variabile economice și sociale, precum și a implicațiilor asupra tuturor intereselor, de cele mai multe ori divergente, ale angajatorilor.”

Astfel, pentru posesorul de capital, pentru întreprinzător, salariul constituie adesea cel mai important element al costurilor de producție, principalul său post de cheltuieli, iar minimizarea acestuia o cerință esențială a menținerii și chiar a creșterii competitivității, capacității concurențiale și a viabilității întreprinderii pe piață. De aceea se afirmă, deseori, cǎ politicile salariale ale agenților particulari sunt mai ales politici ale controlului costurilor.

În același timp însă, pentru posesorul de forță de muncă, pentru angajat, salariul reprezintă venit, este principalul mijloc de existența a sa și, eventual, a familiei sale, iar reacția acestuia va fi de a încerca să maximizeze salariul nu numai pentru a obține un minim de subzistență, ci de a obține o remunerare cât mai mare.

De aceea, politicile salariale nu trebuie să neglijeze nevoile și scopurile fundamentale ale oamenilor, salariul fiind un mijloc de a satisface nu numai necesitățile fizice și biologice de bază ale angajaților, ci și un mijloc de a satisface nevoile sociale și personale ale acestora.

Aceasta cu atât mai mult cu cât indivizii intrǎ în întreprinderi cu speranța satisfacerii nevoilor lor personale. Agenții economici își stabilesc obiectivele lor, însă esențialul pentru atingerea acestora consta în a ști să câștige serviciile angajaților, să-i motiveze pentru nivele înalte de performanță, asigurându-se astfel cǎ aceștia vor continua să-și îndeplinească obligațiile lor față de întreprindere.

Aceasta este, de fapt, marea problemă a salarizării în cadrul întreprinderilor, care ține de managementul resurselor umane și care constă în a reduce diferențele intre nevoile întreprinderii și nevoile angajaților, acceptând nevoile acestora din urmă și utilizându-le pentru a stimula participarea și performanța lor.

Întreprinderile au nevoie să diminueze costurile de producție, dar au nevoie mai ales de motivarea oamenilor în muncă, ceea ce face că atitudinea managerilor față de angajați și reacția lor la această atitudine să capete o tot mai mare importanță.

Dacă la nivel macroeconomic “politica salarială este concepută ca o componentă a strategiei economice generale, alături de politica ocupării forței de muncă, de politica fiscală, monetară, bugetară și de credit”, la nivel microeconomic politica salarială constituie parte intrinsecă a strategiei firmei care implică o latură internă și una externă deoarece vizează:

modelarea și susținerea prin salariu a raporturilor de muncă din interiorul întreprinderii, respectiv a raportului dintre conținutul muncii desfășurate și modalitățile de plată;

o anumită aliniere realizată prin mecanismele de piață între nivelul și structura salariilor plătite și cele practicate de alte firme, cel puțin pentru profesiile sau meseriile de bază.

În ceea ce privește puterea sau autoritatea publică, aceasta privește salariul nu numai sub aspect economic, ci și sub aspect social, atât de pe poziția pieței muncii cât și a instituțiilor existente, de pe poziția echilibrelor economice și a echilibrelor sociale.

Puterea politică, prin politica salarială, poate acționa pentru menținerea echilibrului macroeconomic evitând tensiunile sociale prelungite, cu impact negativ în plan economic și social. În egală măsură recompensarea muncii este în atenția sindicatelor, patronatului și autorității publice.

Teoretic, “singurul corectiv în aplicarea principiilor negocierii salariului constǎ în stabilirea salariilor prin lege ori prin alte acte normative pentru personalul din societățile bugetare, precum și a celui din regiile autonome cu specific deosebit”.

De asemenea, prin lege se stabilește nivelul salariului minim pe economie, cu obiectivul de protecție socială. Cu aceste excepții, în prezent, salariile se stabilesc prin negociere colectivă sindicală.

În urma negocierilor se încheie contracte colective și individuale de muncă, prin care personalul se obligǎ să efectueze activitățile prevăzute în contract, iar angajatorul se obligǎ să-l remunereze pentru munca prestată.

Contractul colectiv de muncă unic la nivel național cuprinde drepturile și obligațiile angajatorilor și ale salariaților cu privire la condițiile generale de muncă prevăzute de legislația în vigoare, precum și cele convenite în procesul de negociere.

În ceea ce privește condițiile specifice de muncă, stabilite conform legii, drepturile și obligațiile angajatorilor și ale salariaților sunt stabilite prin contractele colective de muncă și, după caz, prin acorduri privind relațiile de serviciu, la nivel de ramurǎ, grup de unități, unități și instituții.

La angajare și la stabilirea drepturilor individuale, angajatorii trebuie să respecte dispozițiile legale în vigoare privind aplicarea principiului egalității de tratament față de toți salariații, fără discriminări pe bază de criterii de sex, orientare sexuală, caracteristici genetice, vârsta, apartenentǎ națională, rasă, culoare, etnie, religie, opțiune politică, origine socială, handicap, situație sau responsabilitate familială, apartenentǎ ori activitate sindicală.

“Principiul plǎtii egale pentru munca egalǎ presupune, pentru aceeași muncă sau pentru o muncă pentru care este atribuită o valoare egală, eliminarea, cu privire la toate elementele și condițiile de remunerare, a oricărei discriminări pe criteriul sexului”.

Conform prevederilor cuprinse în contractul colectiv de muncă unic la nivel național, clauzele contractelor colective de muncă produc efecte după cum urmează:

pentru toți salariații încadrați în unitățile din țară, indiferent de formă de capital social (de stat său privat, roman sau străin/mixt), în cazul contractelor colective de muncă la nivel național;

pentru toți salariații încadrați în toate unitățile din ramură de activitate pentru care s-a încheiat contractul colectiv de muncă, indiferent de formă de capital social (de stat său privat, roman sau străin/mixt);

pentru toți salariații încadrați la angajatorii care fac parte din grupul de unități pentru care s-a încheiat contractul colectiv de muncă la acest nivel, indiferent de formă de capital social (de stat său privat, roman sau străin/mixt);

pentru toți salariații angajatorului, în cazul contractelor colective de muncă încheiate la nivel de unitate, indiferent de formă de capital social (de stat său privat, roman sau străin/mixt).

De asemenea, conform prevederilor cuprinse în contractul colectiv de muncă unic la nivel național, în cazul în care, din diferite motive, părțile au încheiat contracte colective de muncă la un nivel inferior înaintea contractelor la nivel superior, cele de la nivelurile inferioare se vor adapta contractelor colective de la nivel superior, acolo unde prevederile minimale ale acestora nu au fost atinse.

În consecință, “drepturile salariaților prevăzute în contractul colectiv de muncă nu pot să reprezinte cauza reducerii altor drepturi colective sau individuale care au fost stabilite prin contractele colective de muncă încheiate la nivel de ramura, grupuri de unități și unități înaintea încheierii Contractului colectiv de muncă unic la nivel național”.

În situațiile în care, în privința drepturilor ce decurg din prezentul contract colectiv de muncă, intervin reglementări legale mai favorabile, acestea vor face parte de drept din contract.

Contractul colectiv de muncă unic la nivel național pe anii 2007-2010 mai cuprinde și prevederi referitoare la timpul de muncă (durata normală a timpului de muncă, muncă suplimentară, lucrul în timpul nopții), sănătatea și securitatea în muncă, formele de organizare a muncii și de salarizare, concediile și zilele libere acordate salariaților, formarea profesională a salariaților, contractul individual de muncă încheiat intre angajator și fiecare salariat.

Toate aceste prevederi reprezintă cerințe minimale (cerințe de la nivelul cărora începe negocierea contractelor colective de muncă la celelalte niveluri, cu excepția celor care sunt stabilite în cuantum fix sau maxim), a căror respectare este obligatorie, atât pentru angajatori cât și pentru salariați.

Dacă, prin intermediul contractului colectiv de muncă unic la nivel național sunt stabilite norme cu caracter general, în vederea stabilirii concrete a drepturilor și obligațiilor salariaților, angajarea se face prin încheierea contractului individual de muncă.

Contractul individual de muncă este contractul în temeiul căruia o persoană fizică, (salariatul) se obliga să presteze o muncă pentru și sub autoritatea unui angajator, persoana fizică sau juridică, în schimbul unei remunerații (salariu). Încheierea contractului individual de muncă se face pe baza condițiilor stabilite de lege, cu respectarea drepturilor fundamentale ale cetățeanului și numai pe criteriul aptitudinilor și competentei profesionale.

Drepturile prevăzute în contractele individuale de muncă nu pot fi sub nivelul celor stabilite prin contractele colective de muncă. Prevederile contractelor individuale de muncă existente la data intrării în vigoare a contractelor colective de muncă vor fi puse de acord cu prevederile acestora din urmă.

1.3 Procesul de desfășurare a interviului în vederea angajării

Metoda clasică de management al personalului se bazează pe stocarea informațiilor

pe hârtie și pe sistemul manual de îndosariere. Acest mod de stocare a informațiilor crează probleme din cauza lipsei de disponibilitate și a unui proces de analiză necesară, destul de greoi.

“Activitățile de recrutare angajare și integrare, desfășurate de Departamentul de Resurse Umane ar fi mai eficiente dacă s-ar dispune de un sistem integrat de gestiune a datelor”.

Problemele apar din cauza numărului mare de activități ce trebuie desfășurate într-un departament de resurse umane dar și din cauza lipsei de comunicare între departamentele unei companii.

Departamentul cu cererea pentru un nou angajat crează o listă scurtă cu candidații pentru acel post selectând trei aplicanți, bazându-se pe informațiile primite de la Resurse Umane. Cei de la Resurse Umane contactează candidații de pe acea listă, programează interviurile și creează câte un dosar pentru fiecare candidat.

Dosarul candidatului include un formular care indică momentul în care a fost primită aplicarea, postul său posturile pentru care a aplicat candidatul și data și ora fiecărui interviu. Dacă este pentru a doua oară când un candidat aplică pentru un post în companie, formularul indică stareacurentă a candidatului: dacă acesta a fost intervievat și respins, dacă el a refuzat oferta postului și așa mai departe.

Dacă un candidat acceptă oferta de interviu, Departamentul de Resurse Umane se ocupă cu aranjamentele pentru candidat, incluzând aici modalități de călătorie și un program al activităților din cadrul interviului. Un reprezentant al Departamentului de Resures Umane va realiza un interviu ce include întrebări relevante care să scoată în evidențăexperiența candidatului și întrebări relevante pentru poziția pentru care a aplicat. Managerul departamentului în care este postul vacant deasemenea intervievează candidatul.

Pentru posturi de conducere candidatul este intervievat de plant manager și de președintele companiei. După procesul inițial de intervievare, Departamentul de Resurese Umane actualizează dosarul și indică dacă acest candidat poate fi angajat.

În unele cazuri, un al doilea interviu este programat. Dacă există un cadidat acceptabil, reprezentantul Departamentului de Resurese Umane îi propune acestui candidat o ofertă de angajare prin intermediul telefonului.

Dacă se acceptă această ofertă, este trimisă o ofertă scrisă pe care candidatul trebuie să o semneze și să o returneze. Îndată ce candidatul acceptă formal oferta scrisă, dosarul lui este încă o dată actualizat, indicând faptul că acesta a acceptat ofertă și va începe lucrul în cadrul companiei la data specificată. Multe din problemele unei companii în ceea ce privește procesul de intervievare și angajare sunt legate de fluxul de informații și comunicare.

Este necesar un sistem softwarede tip calendar, care să ofere celor de la Departamentul de Resurese Umane, orarul unui șef de departament pentru a afla când acesta este disponibil pentru a intervieva un candidat. Un calendar de întâlniri de grup (disponibil în SAP) permite utilizatorilor să verifice calendarul altor persoane pentru a programa întâlnirile.

Cei de la Departamentul de Resurse Umane trebuie să coordoneze programul candidaților cu cel al angajaților companiei.Dacă acest lucru este făcut prin email sau telefon,procesul poate dura zile sau chiar săptămâni pentru a programa un interviu.

O altă problemă apare după ce interviurile s-au încheiat. Pentru a strânge informațiile și părerile tuturor părților implicate și clasificarea candidaților este nevoie de timp și poate de mai multe întâlniri. De multe ori se întâmplă ca un candidat să se angajeze la o altă firmă datorită întârzierilor din procesul de intervievare și angajare.

După ce angajatul acceptă postul compania angajează o firmă de consultanță care verifică încă o dată informațiile despre candidat și să nu aibe cazier. Firma verifică și calificările speciale ale candidatului din surse externe, dacă informațiile sunt pozitive acestea sunt trecute în dosarul candidatului și oferta de post rămâne valabilă.

1.4 Managementul documentelor privind angajarea salariaților

M.R.U. poate fi conceput ca un proces ciclic pentru că “începe” și se “sfârșește” pentru a reîncepe cu fiecare dintre componentele sale.

"începe" – este vorba despre procesul de recrutare și selecție a R.U., aceste activități fiind văzute drept una dintre cheile succesului organizațional.

Preocesul de recrutare și selecție presupune identificarea persoanelor potențial potrivite unor posturi vacante și selectarea pentru organizație prin intermediul unor criterii adecvate, a persoanei celei mai potrivite.

Acest proces cuprinde următorii pași:

IDENTIFICAREA NEVOII DE PERSONAL -acest fenomen este determinat de unul din următoarele cauze:

părăsirea organizației de către unul din angajați, proces corelat cu imposibilitatea preluării de către foștii colegi a responsabilităților presupuse de postul acestuia;

dezvoltarea organizației detarminand apariția de posturi noi care nu sunt ocupate cu resurse umane. După ce nevoia de personal a fost pusă în evidență urmează:

STABILIREA RESPONSABILITĂȚILOR POSTULUI – În mod normal acest lucru este circumscris de realizarea Fisei de post.

IDENTIFICAREA CRITERIILOR DE SELECȚIE – este un proces laborios. Se stabilește un număr de criterii ce vor constitui coloana vertebrală a procesului de selecție cum ar fi:

criterii profesionale: – experiența în muncă

– performanțe deosebite

criterii personale: – capacități de comunicare și negociere

– punctualitate, gândire pozitivă

– perseverență, încredere în sine

– criterii organizaționale: – potrivirea cu postul

– munca în echipă, loialitate

PROMOVAREA ANUNȚULUI PUBLICITAR DE ANGAJARE

Persoană responsabilă cu recrutarea poate alege una dintre următoarele cai:

anunțarea postului în sistem intern (recrutarea internă);

anunțarea postulu în sistem extern (recrutarea externă);

anunțare apostului în sistem intern-extern .

În primul caz trebuie să existe un sistem care să fie cunoscut de către toți angajații – avizier, e-mail.

“În al doilea caz se presupune o identificare externă a candidaților prin anunțuri publicitare de angajare în presă, târguri de locuri de muncă și anunțuri publicitare pe site-ul firmei.”

SELECTAREA C.V.-URILOR – în această etapă se pune accentul pe modul de redactare a C.V.-ului.

C.V.-urile foarte amănunțite denunța o persoană minuțioasa sau cel puțin o persoană care știe să se pună în valoare.

Veridicitatea datelor cuprinse în C.V. (trebuie ca în proporție de 60-70% candidatul să fie potrivit cu ce este înscris în el).

Interviurile preliminare se desfășoare pe mai multe registre:

– profesional;

– personal.

Interviul va debuta cu una sau mai multe întrebări introductive care au rolul de a ajuta candidatul să se destindă. Un accent deosebit se pune de obicei pe obținerea de informații despre motivele plecării candiadtului din diferitele posturi ocupate în trecut.

TESTAREA PROFESIONALĂ ȘI PERSONALĂ

Această etapă poate fi plasată înaintea interviului sau după acesta. Aplicarea acestor teste este o decizie care aparține fiecărei organizații. Se pot aplica teste de inteliganta, de personalitate, de atenție, de creativitate.

DECIZIA ȘI REFERINȚELE

În urma interviurilor realizate de către specialiștii resurselor umane, este ales un candidat. Imediat ce i se comuinica decizia i se vor verifica și referințele. Verificarea referințelor nu se face mai devreme de existența deciziei deoarece produce deservicii angajatului și intră în același timp în contradicție cu deontologia profesională a specialistului de resurse umane. După această etapă de desemnează candidatul admis și urmează angajarea lui.

DOSARUL DE PERSONAL cuprinde următoarele documente:

cerea de angajare înregistrată la angajator;

curriculum vitae;

dispzitia de repartizare de la A.J.O.F.M.;

certificat medical cu inscripția apt pentru angajare de la medicul de medicină muncii;

copii după actul de identitate și actele personale pe care scrie conform cu originalul;

copii după actele de studii, calificare sau atestate profesionale;

copii după carnetul de muncă;

adeverința privind vechimea în muncă;

copii după actele persoanelor aflate în întreținere;

cazier judiciar sau declarație pe propria răspundere că nu are antecedente penale;

C.I.M. Cu dovada pe verso a primirii unui examplar;

fișa postului;

acte adiționale referitare la modificarea unor elemente din C.I.M.;

decizii (de încetare, de numire pe funcție, de sancționare, de suspendare);

nota de lichidare în cazul încetării C.I.M.;

fisa de evaluare a performantelor;

documente privind cercetarea și aplicarea sancțiunilor;

plângeri sau alte cereri din partea angajatului.

întocmirea C.I.M. ca și modificările C.I.M. cum ar fi: încetarea, modificarea salariului, modificarea meseriei/ funcției, suspendarea trebuie înregistrate în REVISAL.

Rațiunea apariției REVISAL a fost aceeea de a institui o trecere graduală de la o evidență a salariaților ținuta prin intermediul carnetelor de muncă către un sistem de evidenta centralizată a salariaților, evidentă care se desfășoară în sistem electronic. Acest sistem centralizat tinde să susțină politicile de combatere a muncii la negru și de creare a unei baze de date complete.

CAPITOLUL II

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR PRIVIND ANGAJAREA

STUDIU DE CAZ

2.1 Prezentarea soluției software DocPlus pentru managementul documentelor

Soluțiile DocPlus pentru managementul documentelor sunt construite pe infrastructura IBM Lotus Domino, platforma de mesagerie electronică internă și externă, comunicare în timp real, calendar individual și de grup, accesul la aplicații făcându-se prin intermediul clientului Lotus Notes. Aplicațiile includ funcționalitățile platformei IBM SameTime, fiind accesibile informații privind disponibilitatea persoanelor.

Securitatea soluțiilor este asigurată prin infrastructura IBM Lotus Domino și prin controlul accesului fiecărui utilizator în cadrul aplicațiilor pe bază de roluri și permisii în funcție de care se pot accesa informații și documente.

Aplicațiile sunt prevăzute cu zone de configurare specifice, administratorii acestora având posibilitatea de a opta pentru jurnalizarea acțiunilor efectuate sau includerea de protecții suplimentare la nivelul fiecărui document.

Componentă de bază, DocPlus Basic, este formată din module care acoperă necesitățile de organizare și colaborare. DocPlus Basic reprezintă fundația pentru aplicațiile de managementul documentelor, aducând un plus semnificativ zonei de comunicare internă prin:

structurarea tematică a informațiilor în cadrul grupurilor de lucru sau a departamentelor;

automatizarea proceselor interne de aprobare, informare;

gestionarea informațiilor despre clienți și realizarea de campanii de marketing.

DocPlus Enterprise are în componența o serie de aplicații punctuale care răspund cerințelor de business, aplicații focalizate pe activități concrete, contribuind la creșterea productivității personalului și a vitezei de reacție organizațională prin crearea suportului de disponibilitate a informației și de luare a deciziilor într-un timp mult mai scurt.

Aplicațiile DocPlus Enterprise se bazează pe modulele din DocPlus Basic, constituind un veritabil instrument de control al activităților interne ale companiei, contribuind la "automatizarea" proceselor de afaceri și la reducerea substanțială a timpului de regăsire a informațiilor și documentelor prin gestionarea structurata a acestora, având acces rapid la valorile și cunoștințele organizației.

Soluțiile DocPlus asigura atât comunicarea, cât și colaborarea necesară pentru derularea activităților principale ale organizației:

procesul de aprobare pentru documente interne – cereri, note, referate, rapoarte

controlul documentelor de intrare și ieșire din organizație

gestiunea documentelor sistemului calității

gestiunea proiectelor și a clienților

evidenta contractelor

controlul sarcinilor repartizate

gestiunea documentelor specifice resurselor umane

managementul activității etc.

Circuitul Documentelor

Documentele circulă în interiorul organizațiilor, activitatea diferitor departamente, servicii sau persoane depinzând de modalitatea de gestionare a acestor documente, de rapiditatea cu care persoanele implicate în anumite activități acționează asupra acestor documente precum și de timpul necesar pentru urmărirea stării documentelor și regăsirea acestora în interiorul organizației.

DocPlus Circuitul documentelor este un modul care permite automatizarea, gestionarea și monitorizarea proceselor interne de lucru, care pot fi îmbunătățite, rafinate, iar erorile pot fi reduse întrucât pașii de flux predefiniti sunt rezultatul unei analize a proceselor de lucru. Odată cu evoluția fluxurilor de lucru, profilul acestora se poate modifica cu ușurință. Modulul se adresează oricărei tip de organizații, fie că este organizație guvernamentală, companii mari sau din segmentul întreprinderilor mici și mijloci, fiind un instrument de lucru eficient utilizatorilor sistemului și managementului organizației.

Beneficiile aplicației Docplus

Oferă un mecanism automatizat de circulație internă a documentelor de diverse tipuri, definite intern: cerere achiziție, cerere concediu, referat deplasare, decont, sau alte formulare specifice organizației;

Oferă un cadru unitar și standardizat pentru operarea documentelor interne de către personal;

Asigura circulația documentelor în interiorul organizației pe trasee predefinite sau stabilite de către autorul documentului, cu posibilitatea aprobării sau respingerii acestora și adăugarea de comentarii;

Pune la dispoziție multiple criterii de definire a fluxului de aprobare, a aprobatorilor finali, a timpilor de așteptare, de informare;

Permite urmărirea stării documentelor pe parcursul fluxului, precum și evidențierea modului de rezolvare a fiecărui document de către responsabilii desemnați;

Oferă posibilitatea de a obține rapoarte privind documentele rezolvate sau aflate în lucru după criterii precum stare, tip, responsabil etc.;

Asigura integrarea cu sistemul de comunicare în timp real pentru afișarea disponibilității persoanelor pentru comunicare sau schimb de idei;

Asigura obținerea de rapoarte specifice după persoane, stare document, tip document, fiecare persoană având acces la documentele proprii sau la cele comune, în funcție de drepturile de acces stabilite;

Descrierea aplicațiilor DocPlus Librarii de Documente

DocPlus Biblioteca de documente, Discuții tematice, Documente colaborative constituie o suită de trei module create pentru a folosi informația acumulată și a utiliza resursele și experiență anterioară în folosul organizației, prin centralizarea informațiilor deținute de către angajați și a documentelor de interes comun, bibliografii, modul în care se tratează anumite aspecte etc.

Beneficiile aplicatiiilor DocPlus Librarii de Documente

Oferă acces rapid la biblioteci electronice cu informații și documente utile, acces la baze de discuții tematice sau colaborative;

Asigura utilizatorilor acces la documente tematice, departamentale și transfer de know-how, în baza drepturilor de acces definite, biblioteci disponibile pentru toți membrii unei echipe sau ai unui grup de lucru;

Reduce încărcarea inutilă a rețelei, fiind transmise doar legături (linkuri) către documentele de interes, din cadrul bibliotecii virtuale;

Asigura reducerea costurilor asociate cu gestiunea și arhivarea diferitelor tipuri de documente ale departamentelor, precum și timpul alocat activităților de arhivare și regăsire a documentelor;

Crește eficiența personalului prin reutilizarea informațiilor stocate în aplicații partajate sau utilizarea acestor informații ca baza de plecare în rezolvarea de situații similare;

Permite gruparea documentelor în zone de interes pentru acces rapid la acestea, precum și crearea unor profile de interes pentru notificare automată de către sistem în cazul apariției unor informații noi care corespund profilelor create.

Modulul DocPlus Organigrama este utilizat cu precădere de către departamentul de resurse umane și de către management, fiind integrat cu diverse module DocPlus Basic și aplicații DocPlus Enterprise, spre exemplu aplicația Managementul Calității.

Beneficiile aplicației DocPlus Organigrama

Asigura acces la structura ierarhică a unităților organizatorice până la nivel de post de lucru oferind posibilitatea modificării sau completării acesteia în funcție de evoluția companiei, adăugarea de poziții sau modificarea acestora fiind ușor de realizat și de prezentat angajaților

Oferă o imagine completă a structurii organizatorice, grupată pe departamente, posturi de lucru, posturi ocupate sau vacanțe, fiind utilă în cadrul ședințelor de management pentru luarea deciziilor de recrutare/disponibilizare și reflectarea acestor decizii în bugetul de venituri și cheltuilei

Permite obținerea de rapoarte privind posturile vacante ale organizației pentru sprijinirea activității departamentului de resurse umane care, în funcție de solicitările departamentelor poate urmări recrutarea de personal pentru acoperirea deficitului de forța de munca care afectează productivitatea și performanța

Oferă baza de informații pentru alte aplicații: modulul de gestionare a documentelor specifice din aplicația de resurse umane, aplicația de urmărire a sarcinilor, registratura electronică sau modulul de raportări interne, existând o integrare nativă intre aplicații

Descrierea aplicației DocPlus Evidenta Contractelor

DocPlus Evidenta Contractelor permite înregistrarea, evidenta, regăsirea și urmărirea informațiilor referitoare la contractele companiei.

Aplicația Docplus Evidenta Contractelor este un instrument util atât departamentului economic cât mai ales managementului companiei și echipelor de vânzări.

Se integrează nativ cu alte module DocPlus Basic și aplicații DocPlus Enterprise. Un exemplu elocvent îl constituie integrarea cu modulul Agenda Contacte pentru utilizarea aceleiași baze centralizate a companiei și aplicația de CRM Proiecte și Oportunități pentru extragerea datelor necesare la crearea fiselor de contract.

Aplicația Docplus Evidenta Contractelor oferă posibilitatea urmăririi datelor specifice contractelor – data semnării, termenul de execuție, valoare, fișiere atașate la contract și acte adiționale, echipa de proiect (dacă este cazul), datele de facturare și de plată, cheltuielile aferente, precum și evidențierea profitabilității contractului.

Beneficiile aplicației DocPlus Evidenta Contractelor

Asigura înregistrarea și evidențierea contractelor companiei pe categorii: beneficiari, furnizori

Asigura alocarea automată a numerelor de contract

Permite urmărirea datelor principale din contract: obiect, data semnare, termen de execuție, acte adiționale, stadiu, valori în unități monetare și de referință, responsabili și echipa de proiect, termene de garanție

Permite introducerea veniturilor și a cheltuielilor aferente unui contract și previzionarea acestora pe toată durata contractului: data facturării, a încasării, a plății

Oferă posibilitatea gestiunii contractelor și a actelor adiționale în formă electronică, precum și a altor documente utile desfășurării proiectului

Pune la dispoziție un centralizator al informațiilor financiare referitoare la fiecare contract (venituri, cheltuieli, profitabilitate, sume rămase de plată)

Transmiterea automată de notificări la apropierea termenului de facturare sau finalizare a contractului

Oferă rapoarte detaliate după criterii diverse: număr contract, beneficiar, stare (derulare, finalizat), responsabil, tip contract; realizează o imagine completă asupra situației plăților

Pune la dispoziție un tablou de bord cu evidențierea facturilor care trebuie emise sau încasate în diferite perioade de timp, realizând o previzionare eficientă a cash-flowului

Descrierea aplicației Docplus Resurse Umane

DocPlus Resurse Umane este o aplicație adresată departamentelor de resurse umane sau managementului organizației, care permite administrarea dosarelor de personal și a informațiilor specifice acestora, asigurând accesul imediat al persoanelor autorizate la datele despre angajați și la istoricul acestora în organizație.

Informațiile necesare unui departament de resurse umane se regăsesc structurate, informația putând fi interogata și afișata sub formă de rapoarte. Aplicația permite lucrul de la distanță prin facilitatea de offline, fără a fi conectat la rețeaua internă, acest lucru asigurând mobilitate utilizatorilor care sunt autorizați să lucreze cu aplicația.

Aplicația de resurse umane se integrează nativ cu modulul DocPlus Organigrama putând fi urmărite cu ușurință informațiile legate de structura organizaționala și gradul de ocupare al posturilor.

Aplicația de resurse umane poate fi configurata astfel încât să răspundă diverselor metodologii de lucru ale departamentelor de resurse umane, urmând că rapoartele să fie generate în funcție de criterii prestabilite, criterii care pot fi rafinate și îmbogățite în concordanță cu necesitățile departamentului de resurse umane.

DocPlus Resurse Umane asigura gestiunea pachetului salarial al angajatului, a facilitaților și obiectelor de inventar atribuite, însă nu tratează procesul de acordare a drepturilor salariale lunare.

“Informațiile legate de drepturile bănești sunt necesare în relațiile cu autoritățile, pentru editarea contractelor de muncă, a actelor adiționale la contract sau emiterea adeverințelor de venit solicitate. “

Beneficiile aplicației DocPlus Resurse Umane

Aplicația Resurse Umane permite evidenta salariaților cu informații detaliate atât personale, referitoare la educație, cât și profesionale și financiare pentru un management eficient al capitalului de resurse umane

Oferă un instrument util pentru activitatea de recrutare, înregistrare a candidaților și evaluarea acestora

Resurse Umane oferă posibilitatea atașării de documente specifice în format electronic: fisa de post, contract de muncă, diplome, certificări, alte acte, etc.

Aplicația Resurse Umane permite urmărirea planului de cariera al fiecărui angajat, evidenta istoricului de poziții deținute în organizație și informații despre evaluările profesionale

Resurse Umane permite evidenta etapelor de pregătire profesională și planificarea acestora până la nivel de costuri asociate, inclusiv planificarea controlului muncii și a protecției muncii

Evidenta pachetului salarial și a datelor referitoare la ultima negociere, următoarea negociere, evoluția pachetului salarial, gestiunea bonusurilor lunare

Docplus Resurse Umane oferă suport pentru gestiunea echipamentelor de inventar și a altor facilitați sau componente ale pachetului de salarizare oferite de organizație

Aplicația Resurse Umane permite afișarea angajaților pe structura departamentală

Evidenta concediilor și a zilelor de concediu solicitate, planificate sau effectuate

Resurse Umane oferă capabilități avansate de securitate și protecție a informațiilor

Permite crearea de machete: Contract de Muncă, Acte Adiționale, Adverinte etc. și completarea automată a informațiilor angajatului în machete pentru tipărire

Resurse Umane oferă un mecanism eficient de notificare a zilelor de naștere, a onomasticilor, a datei prevăzută pentru negocieri, pentru evaluare, control medical sau protecția muncii

2.2 Prezentarea aplicației REVISAL privind contractele de muncă

Programul REVISAL este folosit pentru înființarea și completarea registrului general de evidență a salariaților în format electronic.

Scopul acestui program oferit gratuit, a fost în principal înlocuirea registrului de evidență a salariaților cu foi, cu un program informatic care să faciliteze atât evidența angajaților cât și controlul asupra evidenței de către organele competente, în acest caz Inspectoratul Teritorial de Muncă.

Registrul se completează în ordinea angajării și cuprinde următoarele elemente: elementele de identificare a tuturor salariaților; data angajării; funcția/ocupația conform specificației Clasificării Ocupațiilor din România (COR) sau altor acte normative; tipul contractului individual de muncă; data și temeiul încetării contractului individual de muncă.

Registrul se transmite la Inspectoratul Teritorial de Muncă în format electronic, prin utilizarea uneia dintre următoarele modalități: prin completarea on-line a bazei de date existente pe portalul Inspecției Muncii; prin e-mail, pe bază de semnătură electronică; prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de muncă în format electronic, însoțit de o adresă de înaintare semnată de angajator.

Introducerea și implementarea datelor în Revisal

După instalarea aplicației, prima operațiune pe care trebuie să o efectueze utilizatorul, este de adăugare a angajatorului pentru care se înființează și se completează registrul electronic, și de introducere a informațiilor de identificare a acestui angajator.

1. Introducerea datelor despre angajator se face folosind meniul Management -> Adauga Nou Angajator sau butonul din bara de instrumente.

Fereastra în care se introduc datele se prezintă astfel:

Câmpurile ferestrei cu datele de identificare ale angajatorului se completează în ordine, după cum urmează. Dacă se omite completarea unui câmp obligatoriu, aplicația va sesiza acest lucru utilizatorului.

Categorii Angajator: se poate selecta una dintre cele două categorii de angajatori, respectiv Persoană Juridică său Persoană Fizică.

Dacă se alege "Persoana Juridică" ca valoare a câmpului Categorie Angajator se completează următoarele câmpuri: Formă Juridică; Forma Organizare; Nivel Înființare și Completare Registru.

Denumire Angajator: se completează denumirea angajatorului, filialei respectiv sucursalei, după caz (nu se introduc în denumire prefixele și sufixele de genul S.C. , R.A. , S.R.L. , S.N.C , etc., acestea fiind completate automat de aplicație);

CUI Angajator, CUI Filială, CIF Sucursală: se completează codul unic de identificare sau codul de identificare fiscală, după caz;

domeniul principal de activitate: se adaugă un cod CAEN apăsând butonul de selecție din partea drepta "Caută Cod CAEN", iar din listă care apare se selectează codul dorit și se apasă butonul Selectează;

formă de proprietate: se selectează din lista predefinită formă de proprietate pe baza căreia este constituit angajatorul;

dată la care se introduc și se consemnează valide informațiile acestui formular: se completează dată la care se introduc în aplicație informațiile de identificare a angajatorului;

adresa – județ: se selectează din lista predefinită județul în care este situat sediul angajatorului, filialei sau sucursalei;

adresa – localitate: se selectează din lista predefinită localitatea în care este situat sediul ITM Raportare: se completează automat de către aplicație și este needitabil de către utilizator;

strada, număr, sector, sloc, scara, spartament: se completează cu elementele din adresa sediului angajatorului, filialei sau sucursalei, după caz;

reprezentant legal: se completează numele reprezentantului legal al angajatorului filialei sau sucursalei, după caz;

telefon, fax, adresa e-mail: se completează cu elementele de contact ale angajatorului, filialei sau sucursalei, după caz;

Dacă se alege "Persoană Fizică" ca valoare a câmpului Categorie Angajator se completează următoarele câmpuri: forma Juridică (se selectează dintr-o listă predefinită forma juridică a angajatorului de tip Persoană Fizică); dacă s-a ales valoarea "Profesie exercitată în baza unor legi speciale" atunci se va completa și câmpul Profesii/Cabinete/Birouri/Alte forme de asociere profesională, selectându-se din lista predefinită profesia angajatorului de tip Persoană Fizică; cetățenie (se selectează din lista predefinită cetățenia angajatorului); nume și prenume; dacă s-a ales valoarea "Profesie exercitată în baza unor legi speciale" atunci câmpul Nume și Prenume / Denumire se va completa cu numele său, după caz, cu denumirea angajatorului; CNP; nr. pașaport / act identitate; țara.

Câmpurile Domiciliu/Adresă Angajator și Informații Contact se completează similar categoriei Persoane Juridice.

Introducerea datelor despre salariați și contracte

După introducerea angajatorului pentru care se înființează și se completează registrul, se pot adăuga salariații și contractele de muncă ale acestora.

Pentru a adăuga salariați și contracte de muncă se accesează lista de salariați a angajatorului din meniul aplicației Management -> Listă Salariați.

Fereastra aplicației se va prezenta astfel:

Mai întâi se adaugă un salariat, prin introducerea informațiilor de identificare a salariatului, și apoi se adaugă contractul de muncă al acestui salariat, prin introducerea informațiilor referitoare la contractul individual de muncă.

Pentru adăugarea unui salariat, se folosește opțiunea Adaugă Salariat Nou, situată în partea stângă a ferestrei imediat sub denumirea angajatorului. Dând click pe această opțiune se deschide fereastra de Introducere Informații Salariat Nou:

În partea de sus a ferestrei se află pentru verificare denumirea angajatorului. Câmpurile ferestrei cu datele de identificare a salariatului se completează în ordine astfel: Nume, Prenume; Cetățenia; Țara; Tip Act Identitate; Număr Permis de Muncă; Serie și Număr Carnet de Muncă; Adresa – Județ și Adresă – Localitate; Adresa Completă; Alte Informații Salariat; Dată la care se introduc și se consemnează valide informațiile acestui formular.

Dacă se omite completarea unui câmp obligatoriu, aplicația va sesiza acest lucru utilizatorului. După introducerea datelor despre Salariat, se introduc informațiile privind Contractul său de Muncă

Fereastra aplicației se va prezenta astfel:

În partea de sus a ferestrei se află pentru verificare denumirea angajatorului și numele salariatului.

Câmpurile ferestrei cu informațiile referitoare la contractul individual de muncă se completează în ordine astfel: tipul contractului individual de muncă, durata contractului, tip normă; funcția / ocupația conform CO; număr contract; data încheiere contract; număr ITM; data ITM; data începere activitate; data de sfârșit contract; dată la care se introduc și se consemnează valide informațiile acestui formular; alte detalii / informații contract

După adăugarea salariaților, numele acestora se vor afla în structura arborescentă din partea stangă a ferestrei aplicației, sub denumirea angajatorului. În aceeași structură arborescentă sub denumirea fiecărui salariat se va afla contractul individual de muncă introdus.

Actualizarea datelor despre salariați și contracte

Ulterior introducerii în aplicație se pot vizualiza, modifica și corecta informațiile referitoare la salariați sau contractele individuale de muncă.

Pentru a vizualiza informațiile referitoare la un salariat, se dă click pe opțiunea Detalii Salariat situată imediat sub numele salariatului, din partea stangă a ferestrei aplicației:

Se va deschide fereastra Informații Identificare Salariat:

Actualizarea informațiilor referitoare la salariat se face direct în această fereastră. Dacă nu se dorește salvarea informațiilor actualizate se apasă butonul Renunțare. Pentru a vizualiza informațiile referitoare la contractul individual de muncă al unui salariat, se dă click pe contractul respectiv (C.I.M Nr… – dată… ) situat în structura arborescentă sub numele salariatului, din partea stangă a ferestrei:

Se va deschide fereastra Informații Contract Individual de Muncă:

Un contract poate suferi următoarele tipuri de modificări: funcție/ocupație (modificarea funcției pe care o are salariatul); încetare contract (încetarea contractului individual de muncă); tipul contractului (modificarea tipului de contract al salariatului sau modificarea duratei în cazul contractului pe perioadă determinată); reactivare contract (reactivarea unui contract pentru un salariat căruia anterior îi survenise o încetare a contractului); număr/data contract (corectarea numărului / datei de încheiere a contractului sau atribuite de către Inspectoratul Teritorial de Muncă); loc de muncă – transfer la altă entitate a angajatorului (modificarea locului de muncă al unui salariat atunci când implică înregistrarea contractului individual de muncă în alt registru, fără să intervină încetarea contractului individual de muncă.

CONCLUZII

Implementarea unui sistem ERP se poate dovedi benefică, în condițiile în care specialiștii din departamentul de Resurse Umane exploatează potențialul acestei investiții la maxim. Soluțiile ERP reușesc să faciliteze colectarea datelor, administrarea, prelucrarea și interpretarea acestora prin emiterea de liste, rapoarte text, organigrame, diagrame și grafice specifice, date statistice și comparative.

Într-o abordare teoretică, sistemele informatice utilizate în resursele umane pot oferi o perspectivă tangibilă a datelor transformate în informații, pe baza căreia să se poată analiza, planifica, prevedea activitatea organizației. Creșterea eficienței și productivității muncii depuse de către toți cei angrenați în viața de zi cu zi a unei organizații capăta astfel o dimensiune tangibilă, transparentă și benefică pentru climatul organizațional.

Analizând prin prisma sistemelor informatice pe care compania le poate folosi în desfășurarea activității sale, atât pentru gestionarea resurselor umane cât și pentru celelalte departamente, aceasta poate opta pentru utilizarea unui sistem informatic gratuit sau pentru achiziționarea unuia cu licență.

Achiziția de produse software poate reprezenta un procent semnificativ din bugetul unei firme, iar prețurile cresc direct proporțional cu numărul de computere deținute. Pe de altă parte, folosirea de programe software implică costuri suplimentare periodice de actualizare (upgrade) a versiunilor. O parte din aceste cheltuieli pot fi evitate prin utilizarea alternativelor gratuite ale programelor de birotică.

Sistemul informatic gratuit este caracterizat de libertatea acordată utilizatorilor săi de a-l utiliza, copia, redistribui, studia, modifica și îmbunătăți. Mai exact, utilizatorilor săi libertatea de a utiliza programul, în orice scop; libertatea de a studia modul de funcționare a programului, și de a-l adapta nevoilor proprii; libertatea de a redistribui copii, în scopul ajutorării aproapelui tău; libertatea de a îmbunătăți programul, și de a pune îmbunătățirile la dispoziția publicului, în folosul întregii societăți; reducerea costului privind forța de muncă; reducerea cheltuielilor pentru achiziționarea soft-ului.

De asemenea, prezintă și câteva dezavantaje, respectiv posibilitatea unor upgrade-uri personalizate (soft-ul este folosit de mai multe firme); costuri pentru conectarea la internet (în ziua de astăzi internetul este vital pentru orice companie, dar mai sunt și firme care preferă să nu aibă internet pe toate stațiile de lucru).

În ceea ce privește utilizarea unui sistem informatic cu licență,acesta poate prezintă următoarele avantaje:

acces la update (versiune actualizată) și upgrade (versiune îmbunătățită) periodic prin

evitarea riscului de virusare, atât de familiar în cazul versiunilor piratate.

legalitatea – noua legislație europeană interzice piratarea de software (utilizarea unei astfel de practici constând în amenzi foarte mari și chiar închisoarea)

îmbunătățește imaginea companiei. Pentru a crea impresia de profesionalism față de clienți și angajați e nevoie, între altele, de un software original. Mesajele din căsuțe care sar permanent pe ecranul PC-ului în timpul unei întâlniri de afaceri pot deveni deranjante.

Într-un secol în care informația este vitală nu se mai poate admite păstrarea evidenței într-un sistem clasic. Ceea ce se dorește este a crea sisteme apte să răspundă diversității și dinamicii impuse de fluctuația pieței de forță de muncă și care să ofere flexibilitatea necesară oricărui utilizator. Adoptarea unei modalități de păstrare și interpretare a datelor trebuie să fie una dintre prioritățile specialiștilor din domeniu, pentru a oferi un fundament solid gestionării relațiilor de muncă în interiorul organizației.

BIBLIOGRAFIE

1. Armstrong Michael „Managementul resurselor umane”, Ed.Codecs, București, 2010

2. Constantin Ticu, Constantin Stoica Ana „Managementul resurselor umane”, Ed. Institutul European, Iași, 2012

3. Gherman Liliana, Pănoiu Laura „Managementul resurselor umane”, Ed. Independența Economică, Pitești, 2013.

4. Ioan Radu (coord) “Sisteme informatice în managementul resurselor umane”, Ed. Universitară, București, 2009.

5. Nicolescu Ovidiu „Managerii și managementul resurselor umane”, Ed. Economică, București, 2010

6. Nicolescu Ovidiu, Nicolescu Luminița „Economia, firmă și managementul bazate pe cunoștințe”, Ed. Economică, București, 2013

7. Puiu Alexandru“Management – Analize și studii comparative”, Ed. Independența Economică, Pitești, 2008.

8. Stanciu Ștefan Managementul Resurselor umane, Ed. Comunicare.ro, București, 2011

*** www.inspectiamuncii.ro

*** www.contabilizat.ro