Managementul Controlului Financiar Functie DE Baza A Conducerii Unei Entitati Publice

MANAGEMENTUL CONTROLULUI FINANCIAR

FUNCȚIE DE BAZA A CONDUCERII UNEI ENTITĂȚI PUBLICE

STUDIU DE CAZ

CUPRINS

Capitol 1 Controlul financiar

1.1-Conceptul de control în general și control financiar în special

1.2-Formele si instrumentele de exercitare a controlului financiar

1.3-Etapele si finalitatea controlului financiar

1.3.1 Etapele controlului financiar

1.3.2 Finalitatea controlului financiar

Capitol 2 Mangementul controlului financiar

2.1-Conceptul de management

2.1-Formele de exercitare si funcțiile managementului firmei

2.1.1 Formele controlului

2.1.2 Funcțiile controlului financiar

2.3 Managementul controlului financiar instrument al conducerii

Capitol 3 Managementul controlului financiar funcție de baza a conducerii unei entități publice-Studiu de caz

3.1-Prezentarea generala a entității – institutia publica – Agenția Națională pentru Ocuparea Forței Muncă

3.2 Constatari, abateri de regularitate, evaluare indicatori economici

3.3 Concluzii și propuneri

Bibliografie

Capitol 1 Controlul financiar +a?

1.1-Conceptul de control în general și control financiar în special

Termenul de control provine din expresia „contra rolus” reprezentând verificarea actului original după duplicatul care se încredințează în acest scop unei persoane. Conceptul de control constă în verificarea programelor stabilite, a erorilor, abaterilor, lipsurilor, deficiențelor dintr-un anumit domeniu de activitate.

O dată cu apariția statului s-a exercitat funcția de control iar în evoluția sa istorică controlul sa îmbunătățit treptat prin tehnici, scopuri, sfere de activitate la care se aplică și perfecționarea anumitor obiective. Istoria ne arată că importanța controlului nu a scăzut din valoare, prezentând un interes aparte chiar din timpurile străvechi până în zilele noastre.

Apariția controlului “ține de suspiciunea omenească, de anumită predispoziție la rău a omului față de semeni, de nevoia celor buni sau/și celor avuți(proprietari) de a-și proteja propriile interese afectate de cei răi sau neavuți”. Tot același autor argumentează că în zilele noastre au apărut și alte scopuri care au devenit importante în exercitarea controlului: „eficacitatea- dreptul de a cotrola ce nu merge bine spre a înbunătăți acest mers prin măsuri de ordin operativ, tactic sau strategic; legalitatea-verificarea respectării normelor instituite prin lege și aplicarea unor sancțiuni unde este cazul; oportunitatea-evenimentele să fie adegvate împrejurarilor, situatiilor.

Controlul este actiunea de stabilire a exactitatiioperatiunilor materiale, care se  efectueaza  anticipat  executarii acestora, concomitant sau la scurt interval de la desfasurarea operatiunilor.  Controlul consta în a verifica  daca totul  a fost efectuat  în conformitate  cu programul fixat,  dupa ordinile  datesi principiile stabilite. De asemenea, poate fi considerate oactiune de control,  supravegherea  sistematica și continua a unei  activitati.  Controlul se poate exercita personal sau cuajutorul unor aparate speciale de control.

Controlul financiar îndeplinește trei sarcini principale:

Sarcina de a furniza informații în legătură cu cunoașterea realității;

Corectarea stării de fapt prin aplicarea unor măsuri;

Înhibarea unor acțiuni cu caracter negativ și eventual de pedepsire de către instituția controlului.

Controlul financiar prin activitatea pe care o desfășoară oferă cele mai importante surse de informații pentru a desfășura activității de management iar efectul pe care îl generează controlul este de a furniza informații necesare privind fundamentarea unor decizii optime ce urmează a fi utilizate ca pârghii ale statului.

Prin apariția funcției de control și a funcțiilor finanțelor publice, statul devine principalul sau unicul coordonator al activităților economice desfășurate la nivel național, regional precum și sectorial.

În țara noastră controlul se împarte în trei mari categorii:

Control legislativ realizat de către:1- Parlament prin camera deputaților, senatul, 2-Consiliul legislativ,3- Curtea constituțională;

Control financiar se realizează de către puterea executivă prin intermediul guvernului și este structurat în două părți:1-Direcția generală a controlului financiar de stat, 2-Garda financiară;

Controlul juridic are ca instituție:

1-Curtea superioară de justiție,

2-Instanțele judecătorești stabilite prin lege,

3-Ministerul public prin procurori constituiți în pachete,

4- Consiliul superior al magistraturii.

Controlul financiar reprezintă concretizare practică a funcției de control a finanțelor, exercitându-se acolo unde se manifestă relații, procese și raporturi financiare potrivit constituirii și repartizării fondurilor bănești la nivelul diferitelor structuri organizatorice precum și la nivelul reproducției sociale din care se constituie, se dirijează spre utilizarea resurselor financiare.

Obiectul controlului financiar îl formează actele și operațiunile emise sau înfaptuite de agenții economici, institutiile publice precum și de alți participanți la viața economică financiară a statului, profesioniștilor domeniului revenindu-le sarcina să urmărescă dacă actele operațiunilor examinate îndeplinesc condițiile de legalitate, operativitate, eficiență, economicitate și realitate.

Rolul controlului financiar iese în evidență în toate fazele procesului de producție: proiectare, aprovizionare, producția propriu-zisă, desfacere, înregistrarea rezultatelor obținute.

Controlul financiar urmărește modul de utilizare și formare a resurselor bănești +a?precum și respectarea anumitor principii de gestiune și reglementări privind activitatea bancară.

Acestă funcție a finațelor prezintă un caracter obiectiv precum și un caracter subiectiv.

Caracterul obiectiv este dat de manifestarea formelor, fenomenelor financiare iar caracterul subiectiv exprimă faptul că controlul financiar este exercitat de o anumită persoană.

Sarcinile controlului financiar sunt urmatoarele: +a?

Are obligația de a verifica îndeplinirea prevederilor actelor normative care sunt emise de organele legislative și executive în înfaptuirea politicilor economico-financiare;

Analizează factorii activității economice pentru descoperirea și mobilizarea de creștere a eficienței economice;

Are în vedere ca agenții economici să-și îndeplinească obligațiile la timp către bugetele de stat, locale, fonduri speciale și către alți agenți economici,acționari și către proprii lucrători;

Verifică utilizarea legală a fondurilor proprii atrase și împrumutate trăgând la răspundere persoanele vinovate care încalcă utilizarea legală și urmărind reântregirea patrimoniilor agenților economici;

Controlează modul de organizare și conducere a contabilității și evidențe operative a agenților economici.

1.2-Formele și instrumentele de exercitare a controlului financiar

Controlul financiar componenta a controlului economic are ca  obiectivitate  cunoasterea  de catre stat a modului cumsunt administrate mijloacele materiale și financiare, de catre societatile  comerciale,  publice, modul  de realizare și cheltuire a banului public,  urmareste  asigurarea   și consolidarea echilibrului  financiar,  asigurarea eficientei  economico-financiare,  dezvoltarea economiei nationale.

          Instrument al politicii  financiare a statului,  controlul financiar  reperezinta  un mijloc  de prevenire a faptelor ilegale, de identificare  a deficientelor  și de stabilire  a masurilor necesare pentru restabilirea legalitatii.

          Prin modul de organizare și exercitare, precum și prinmodul și obiectivele  cele  urmareste,  controlul financiar indeplineste unele funcții și anume: funcția de evaluare, preventive, de documentare recuperatorie și o funcție pedagogica.

Functia de evaluare. Cuprinde acte și operatiuni deestimare a situatie de facto, comparative cu cea  de juro, realizarile  obtinute  în raport cu  obiectivele și scopurile prestabilite. 

De asemenea, prin intermediul acestei funcții, pe lânga constatarea stării reale, se efectueaza și o apreciere aperformantelor unei actiuni economice, precum și a unor entitati  organizate  ca persoane juridice.

          2. funcția preventiva. Consta intr-o serie de masuriluate de catre organelle de control, în vederea evitarii sieliminarii unor fraude, inainte de a se produce efectele negative ale acestora, prin identificarea și anularea cauzelor care le genereaza  sau favorizeaza.   Prin aceasta actiune, controlul are sarcina de a opri  actele  și operatiunilor  care nu sunt legale, în faza de angajare a societatii comerciale deconsiliu de  administratie al acesteia. În aceste sens, actiunea preventive se manifesta  inaintea  emiterii  actelor  sau  efectuarii operatiunilor,  astfel încât să se  preântampine  eventualele prejudicii.  Prin intermediul acestei funcții, pe langa legalitatea actelor și operatiunilor  se mai urmareste oportunitatea,necesitatea și economicitatea acestora.

          3.Functia de documentare. Permite cunoastereaproceselor care au loc în activitatea  economica, a rezultatelor activitatii din  structurile economice,  relevarea fraudelor și depistarea  cauzelor acestora, precum și identificarea actiunilor eficiente  pentru  a fi  generalizate.

 Astfel, controlul participanemijlocit la actul de conducere, furnizand date și informatii pentru fundamentarea deciziilor economico-financiare.

          4. funcția recuperatorie. Evidentiaza un aspect foarte important al controlului  financiar,  deoarece ea nu se limiteazala prevenirea și aprecierea  starii de fapt,  dar  actioneaza si pentru descoperirea și recuperarea pagubelor, precum si pentru stabilirea, conform legii, a raspunderii juridice. Pentru recuperarea prejudiciilor constatate, organele de control au  obligatia de a stabili  forma procedurala  princare urmeaza să se faca  recuperarea,  pentru  stabilirea integritatii avutului public.

          Formele procedurale legale de recuperare sunt: recuperarea pe cale executarii silite, 

recuperarea pe calea raspunderii materiale reglementata de legislatia muncii, precum și recuperarea  pe calea actiuniicivile în justitie.

          5. funcția pedagogica. Permite actiuni de educare a celor care au drepturi și obligatii în  formarea și utilizarea  fondurilor publice.  Controlul, prin rezultatele sale,  contribuie  la formarea deontologiei profesionale, indeosebi a celor implicate în administrarea  fondurilor publice. La randul lor, persoanele care alcatuiesc corpul de control,  prin nivelul  de pregatire și atitudine civica, trebuie să reprezinte un model de comportament  correct dar +a?și intransigent. Aceasta funcție se realizeaza și în combaterea manifestarilor  ilegale,  prin  depistarea și sanctionarea lor cu fermitate. Publicitatea realizata în jurul acestor cazuri  va  contribui și va favoriza indeplinirea corecta, în deplina  legalitate a atributiunilor  de  serviciu. Exercitatea intr-un spirit de obiectivitate și legalitate a controlului,  este în masura să asigure  relatii corectesi civilizate între  controlor și controlat.

   Formele controlului financiar

Controlul financiar are sarcina de a preveni  angajarea de cheltuieli  fara o justificare  economica, dea asigura profit sporit în folosirea resurselor materiale, financiare și de munca.

Controlul financiar se realizeaza prin anumite forme care se imbina, se completeaza reciproc și alcatuiesc impreuna sistemul integrat, general și cu caracter unitar  asupra  tuturor  domeniilor și sectoarelor de activitate economico-sociala. Imbinarea stransa, unitara, a  diferitelor  forme de control asigura  desfasurarea între gii  activitati  financiare în conformitat e  cu directivele stabilite, facandu-se posibila delimitarea  fiecarei forme,  precum și stabilirea organelor care il executa.

Un prim criteriu de delimitare a formelor este dupa momentul  în care se  efectueaza, și  anume: controlul financiar preventive concomitant și controlulilizate între  controlor și controlat.

   Formele controlului financiar

Controlul financiar are sarcina de a preveni  angajarea de cheltuieli  fara o justificare  economica, dea asigura profit sporit în folosirea resurselor materiale, financiare și de munca.

Controlul financiar se realizeaza prin anumite forme care se imbina, se completeaza reciproc și alcatuiesc impreuna sistemul integrat, general și cu caracter unitar  asupra  tuturor  domeniilor și sectoarelor de activitate economico-sociala. Imbinarea stransa, unitara, a  diferitelor  forme de control asigura  desfasurarea între gii  activitati  financiare în conformitat e  cu directivele stabilite, facandu-se posibila delimitarea  fiecarei forme,  precum și stabilirea organelor care il executa.

Un prim criteriu de delimitare a formelor este dupa momentul  în care se  efectueaza, și  anume: controlul financiar preventive concomitant și controlul financiar ulterior.

-Controlul preventiv. Este un control specializat, care  implica  verificarea și analiza  activitatii economice și financiare  sub aspectul legalitatii,  oportunitatii,  necesitatii  actelor și operatiunilor, a  utilizarii  cu eficienta  a fondurilor  materiale și banesti  precum și  pentru asigurarea  integritatii acestora.

Prin acest control se  urmareste să se previna  inregistrarea  fenomenelor negative și disfunctionalitatea în economie prin incalcarea dispozitiilor legale. De aceea acest control trebuie saactioneze în vederea  perfectionarii  activitatii  tehnologice și tehnico-economice, ca un factor primordial al cresterii  eficientei. El se realizeaza la toate nivelele,  contribuind la mentinerea ordinii și disciplinei, la respectarea legalitatii, a principiilor  liberei initiative și loialitati.  Controlul financiar preventiv se exercita decatre conducatorul compartimentului financiar-contabil.

Se supun controlului financiar preventive documentele și operatiunile ce se refera la 

drepturi si obligatii patrimoniale ale unitatii în faza de angajare  și de plata în raport  cu alte  personae juridice și fizice.

Documentele ce contin operatiuni supuse contolului financiar preventiv și  circuitul  acestora se stabilesc de conducerile ministerelor, ale altor organe centrale de stat, prefecturilor, și regiilor autonome în funcție de specificul activitatii financiare.

Organizarea controlului financiar preventiv intr-o unitate are foarte mare importanta pentru eviatrea partilor duble sau chiar triple, cu mijloace de plata diferite folosite concomitent, numerar, cec.

În vederea exercitarii corecte a acestui control, seful compartimentului financiar -contabil din fiecare unitate va elabora un grafic al circuitul documentelor ce contin operatiunile supuse controlului, care va cuprinde și responsabilitatea sefilor compartimentelor de specialitate imputernicit să semneze documentele respective, care  raspund de realitatea și exactitatea datelor și legalitatea operatiunilor consemnate, prezentarea lor în termenul lor legal prevazut în grafic, conform instructiunilor în vederea efectuarii platilor și corecta lor intocmire.

Controlul concomitent. Se exercita în timpul desfasurarii proceselor economice și financiare, simultan cu efectuarea actelor și operatiunilor legate de aceste activitati, cu scopul de a interveni pentru corectarea sau diminuarea, eliminarea deficientelor și ilegalitatilor. Prin acest control se urmareste cunoasterea operativa a modului în care se indeplinesc sarcinile și se gestuioneaza patrimoniul.

Acest control se exercita sistematic pentru asigurarea desfasurarii proceselor economico-financiare la parametrii eficienti și este efectuat din interiorul unitatii, iar datele culese în  timpul controlului sunt consemnate intr-un registru de control.

Controlul ulterior acest control se poate exercita asupra actelor și operatiunilor economico-financiare și dupa ce acestea au fost executate fiind desfasurate de organele din afara societatii cât și de organele proprii prin actiuni periodice.

Controlul este necesar să se efectueze din mai multe considerente, și anume:

-intrepretrea eronata ori necunoasterea prevederilor legale;

-lipsa de supraveghere din partea conducatorului ierarhic;

-autonomia și independenta atribuite eronate etc.

Aceasta forma de control contribuie la identificarea, mobilizarea și formarea resurselor interne din economie, verifica legalitatea, oportunitatea și eficienta activitatilor, reface integritatea patrimoniului lezat prin frauda și se actioneaza persoanele care au incalcat reglementarile juridice.

Exista și alte criterii de delimitarea a controlului, și anume: dupa sfera de activitate poate fi intern, deci pe baza dispozitiilor din interiorul societatii, sau extern pe baza documentelor existente la alti agenti economici. +a?

Activitatea de audit financiar intern este reglementata prin prevederi legale proprii, conform carora aceasta forma a controlului financiar este definita ca fiind “… activitatea funcțional-independenta și obiectiva, care da asigurari și consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor publice, perfectionand activitatile entitatii publice; ajuta entitatea publica sa-si atinga obiectivele printr-o abordare sistematica și metodica care evalueaza și imbunatateste eficienta și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare”.

Formele sub care se realizeaza activitatea de audit financiar intern în cadrul instutiilor publice sau în alte entitati asimilate acestora sunt stabilite prin prevederile legale astfel:

Auditul de sistem este definit ca “… o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere și control intern cu scopul de a stabili daca acestea funcționeaza economic, eficace și eficient, pentru identificarea eficientelor și formularea de recomandari pentru corectarea acestora”;

Auditul performantei este definit ca activitatea care “… examineaza daca criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor și sarcinilor entitatii publice sunt concrete pentru evaluarea rezultatelor și apreciaza daca rezultatele sunt conforme cu obiectivele”;

Auditul de regularitate este definit ca activitatea de “… examinare a actiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectarii ansamblului principiilor, regurilor procedurale și metodologice care le sunt aplicabile.

Sfera de actiune a activitatii de audit financiar intern este formata din ansamblul activitatilor realizate în cadrul institutiei publice și al structurilor subordonate ale acesteia în legatura cu modul de formare și utilizare a fondurilor publice și de administrare a patrimoniului propriu.

Activitatea de audit financiar intern se realizeaza pe baza de program.

Programul de audit financiar se aproba în fiecare an de catre ordonatorul de credite, conducator al institutiei publice, sau de catre structura colectiva de conducere a acesteia, acolo unde este cazul.

Principalele obiective, stabilite conform prevederilor legale, care se inscriu în mod obligatoriu în programul de audit financiar al institutiilor publice, constau în analizarea și verificarea urmatoarelor operatiuni și structuri:

Angajamentele bugetare și legale din care deriva direct, și nu indirect, obligatii de plata, inclusiv din fondurile comunitare;

Platile asumate prin angajamente bugetare și legale, inclusiv din fondurile comunitare;

Vanzarea, gajarea, cesionarea și inchirirerea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale;

Constituirea veniturilor publice, respectiv al modului de autorizare și de stabilire a titlurilor de creanta, precum și a facilitatilor acordate la incasarea acestora;

Alocarea creditelor bugetare;

Organizarea și funcționarea sistemului contabil și fiabilitatea acestuia;

Sistemul de fundamentare, dispunere și urmarire a deciziilor;

Sistemele de conducere și control, inclusiv evaluarea riscurilor asociate acestor sisteme.

Controlul poate fi permanent sau periodic, total sau partial. Poate fi de asemenea grupat pe diverse sectoare ale activitatii și anume controlul de magazin, de documente etc.

Controlul poate fi impartit și  dupa organele care il executa în control financiar ierarhic, control degestiune sau control de executie, de asemenea se poate imparti și dupa modul de concretizare în urmatoarele forme: control direct, control indirect, control de drept și control de fapt.

Realizarea în practică a activității de control financiar se bazează pe o serie de principii și funcții de maximă generalitate care, indiferent de modificările obiective pe care le suportă această activitate în condiții politice, economice, sociale existente la un moment dat trebuie să permită utilizarea cu eficiență a resurselor publice și private.

Principiul integrării controlului financiar în structura organizatorică și de conducere a economiei naționale. Acest principiu are în vedere o organizare coerentă atât la nivel macro cât și la nivel microeconomic a diferitelor forme de control permițând desfășurarea controlului la toate nivelurile ierarhice, de la agentul economic până la întreaga economie națională. +a?

Potrivit acestui principiu controlul se exercită de la verigile de bază până la nivelul de ansamblu al economiei. Efectuarea controlului se desfașoară în sistem piramidal.

Principiul autonomiei, competenței și autorității controlului. Acest principiu prevede organizarea pe mai mai multe cerințe:

– organizarea controlului are în vedere posibilitatea controlorului de a conduce operațiunile de exercitare și controlare. Aceasta presupune ca fiecare structură organizatorică să dispună de propriile organe de control pentru a urmări diverse obiective stabilite,cu o fregvență repetată și sistematică, având în vedere corectatea eventualelor deficiențe.

– autonomia controlului. Organele de control trebuie să fie independente față de unitatea sau activitatea controlată astfel încât să poată acționa nestingherit în virtutea sarcinilor și atribuțiilor pe care le au.

– competența profesională arată nivelul de pregătire reflectată prin cunoștințele și priceperea organelor de control.

– competența juridică cuprinde sfera de manifestare și atribuții recunoscute de lege, „competența juridică este strâns legată de autonomia controlului”.

Principiul controlului extern prevede ca exercitarea controlului să fie executat de structurile independente de instituția controlată.

Principiul controlului intern prevede ca exercitarea controlului să fie executat de instituția în cauză.

Principiul adaptabilității controlului urmărește adaptarea operativă a entității controlate precum și evoluția acestora. Avantajul principal al acestui principiu oferă posibilitatea de perfecționare permanentă a formelor și metodelor aplicate de structura care desfășoară activitatea de control.

Principiul specializării presupune gruparea și specializarea organelor de control atât pe domenii publice cât și pe domenii particulare pe forme specifice în care își exercită activitatea.

Principiul apropierii controlului de locurile unde se iau deciziile și unde se concretizează răspunderile pentru administrarea patrimoniului public sau privat. Are în vedere înlăturarea verigilor intermediare și inutile din munca de control. Sorin V. Mihăescu precizează că „controlul trebuie efectuat, mai întâi, din interiorul unității, de către organele de conducere și de organele de la nivelurile imediat superioare”.

Funcțiile controlului financiar

Controlul financiar se concretizează sintetic prin funcțiile pe care le îndeplinește în cadrul activității de management general al unui patrimoniu public sau privat.Controlul financiar se manifestă ca o parghie principală a realizării în condiții de eficiență a managementului.

Controlul financiar îndeplinește o serie de funcții dintre care cele mai importante sunt:

Funcția de prevenire sau preventivă coordonează și sincronizează acțiunile +a?individuale sau obiectele stabilite anticipat. Are în vedere preîntâmpinarea abaterilor de la normele prin care a fost reglementată activitatea unei entități economice. Acestă funcție este mult mai eficientă decât acțiunea de corecție ulterioară.

Funcția de reglare sau regulatorie prevede eliminarea factorilor perturbatori în vederea menținerii unui echilibru economic și pentru a asigura o funcționalitate a activității la parametri proiectați. Prin această funcție se urmărește continu stadiul realizărilor și abaterilor înregistrate. Principalul avantaj al funcției de reglare este că acționează pe toată durata desfășurării unei activități și se realizează prin adaptarea continuă a deciziilor conducerii.

Funcția de corectare sau corectivă sesizează organului de control erorile comise precum mărimea și gravitatea acestora și căile de înlăturare a lor. Funcția corectivă intervine, de regulă, la încheierea unei etape și se manifestă prin înlocuirea totală a deciziei inițiale.

Funcția de certificare-atestare. Această funcție se desfășoară la nivelul auditului financiar contabil iar principala activitate a acestei funcții este de a certifica conturile anuale ale agenților economici.

Funcția de prevedere sau previzională se caracterizează prin descifrasrea tendințelor a evenimentelor viitoare a obiectului controlat pe baza rezultatelor estimate și ale măsurilor preconizate. Astfel controlul financiar ajută la conducerea în asigurarea unei gestiuni previzionale, principalele caracteristici fiind date de desfășurarea echilibrată a activităților viitoare.

În activitatea de management general al unei firme, controlul financiar are un rol fundamental, misiunea lui fiind de a ajuta responsabilii operaționali să conducă eficient gestionarea afacerilor. În consecință, pentru ei, se impun următoarele obiective: +a?

Să valorifice toate oportunitățile;

Să controleze planurile de acțiune;

Să urmărească executarea lor;

Să analizeze ecarturile între previziuni și realizări;

Să propună acțiuni permițând corectarea tendințelor negative.

1.3-Etapele și finalitatea controlului financiar

1.3.1 Etapele controlului financiar

          Procedura controlului financiar este alcatuita dintr-un ansamblu de acte și operatiuni privind organizarea, desfasurarea și valorificarea rezultatelor actiunii de control.

          Rezultatele actiunii de control sunt determinate tocmai de modul de programare și organizare, asigurandu-se astfel ordinea în munca. Procedura controlului financiar se desfasoara pe baza unui plan bine determinat, intr-o anumita ordine, care poate fi grupata pe sase etape.

          Prima etapa consta în pregatirea echipei de control financiar, prin informarea și documentarea asupra dispozitiilor legale cu privire la specificul unitatii ce urmeaza a fi controlata, actele normative cu caracter economico-financiare, analizarea actelor de control anterioare, masurile luate în urma verificarilor, sesizarilor facute de catre banca finantatoare, cele ale între prinderilor cu care are legaturi economice. Pregatirea echipei de control joaca un rol important, deoarece da posibilitatea de a stabili problemele de baza și de a asigura calitatea controlului.

          Cea de-a doua etapa este prezentarea la unitatea în care urmeaza să se efectueze controlul. Organele de control cer conducerii unitatii sprijinul pentru efectuarea controlului în bune conditii, prin a li se pune la dispozitie toate materialele necesare.

          A treia etapa conrespunde organizarii activitatii echipei de control. Dupa constatarile facute în urma informarii, documentarii, se intocmeste un plan de lucru în care se prevad obiectivele cuprinse în tematica de control, metodele folosite etc. Cu cât acest plan este intocmit, cu atat creste calitatea controlului.

          O alta etapa reprezinta desfasurarea actiunii de control, care consta în verificarea propriuzisa a actelor și operatiilor, legalitatea, necesitatea, oportunitatea, economicitatea și realizarea acestora.

          Controlul are la baza în primul rand date din evidentele contabile, insa nu sunt suficiente, de aceea se controleaza și celelalte documente și evidente care nu sunt de natura contabila. Prin controlul tematic al documentelor și evidentelor se poate obtine un tablou complet asupra continutului operatiunilor și proceselor economice ale unitatii controlate. Procesele economice se reflecta insa clar în indicii sintetici și analitici cuprinsi în bugetele de venituri și cheltuiieli.

          Organele de control, în cazul constatarii unor fraude, deplasari, lipsuri în gestiune sau daca documentele sunt dubioase, trebuie să se realizeze un control incrucisat. Pentru aceasta este necesar să se ridice documentele cercetate, lăsându-se în locul lor copii. Este foarte important ca documentele să fie ridicate imediat pentru ca acestea să nu fie modificate sau distruse.

          în timpul controlului, în caz ca se descopera abateri, comise în mod constient sau inconstient, vinovatilor li se va cere să dea explicatii în legatura cu acea problema.

          O alta etapa consta în redactarea actelor de control, acestea constand în fundamentarea concluziilor, a constatarilor și a masurilor propuse, prezentarea abaterilor și a dispozitiilor legale inclacate, persoanele raspunzatoare, pozitia acestora în fata echipei de control, punctul de vedere al echipei de control și concluzia definitiva. în aceasta etapa se sintetizeaza, se definitiveaza constatarile facute în timpul controlului, actele facandu-se în tot acest timp și nu la incheierea controlului, aceasta ar duce la ingreunarea valorificarii actelor.     

          Ultima etapa consta în valorificarea actiunii de control, care se concretizeaza prin luarea masurilor și urmarirea executarilor de catre unitatea care a dispus controlul, ca urmare a constatarilor facute în acte.

Etapele controlului financiar
Controlului financiar constă în parcurgerea următorilor pași :
Etapa I: informarea și elaborarea programului de lucru.
Etapa II: controlul propriu- zis.
Etapa III: gruparea, sistematizarea și definitivarea constatărilor. 
Etapa IV: realizarea unui material. 
Etapa V: luarea măsurilor.

Etapa programarii activitatii de control financiar – contabil

2.Etapa pregatirii actiunii de control financiar – conatabil

3.Etapa efectuarii controlului financiar – contabil

4.Etapa intocmirii actelor de control financiar – contabil

5.Etapa valorificarii constatarilor inscrise în actele de control +a?

Programarea activității de control financiar-contabil cuprinde atât activități  privind  stabilirea  propriu-zisă  a obiectivelor  subiecților  și atermenelor  de realizare,  cât și transmiterea  acestora către unitățile cuatribuții de control financiar-contabil.

1.3.2 Finalitatea controlului financiar

Metodologic, controlul este un proces de cunoastere și perfecdtionare prezentand atat o latura obiectiva determinata de specificul obiectului, cât și o latura subiectiva, prin acea ca în anumite momente obiectul este simplificat.

Metodologia de control, ca ansamblu de instrumente, metodologic organic structurate, se utilizeaza selectiv, diferentiat în funcție de natura activitatilor sau operatiunilor controlate, formele de control fianaciar, sursele de informare pentru control, natura abaterilor existente și a posibilitatilor de perfectionare a activitatii controlate.

Metodologia de control utilizeaza atat modalitati proprii de cercetare și actiune cât și ale altor discipline, putand fi folosite o serie de metode tehnice ca: controlul financiar faptic, controlul financiar documentar, controlul financiar tematic, controlul financiar total, controlul financiar partial, controlul financiar complex, controlul financiar incrucisat, controlul financiar mixt, controlul financiar repetat, etc.

Aceste metode se utilizeaza în mod selectiv și combinat în raport de circumstantele concrete diferite.

Controlul financiar faptic este acel procedeu de stabilire reala a existentei și miscarii mijloacelor materiale și banesti și a desfasurarii activitatii economice financiare.

Acest control se exercita la fata locului printr-o observare directa, constatand acele situatii ce nu rezulta din documente, ca urmare aceste doua forme de control completandu-se.

Dintre cele mai improtante modalitati de realizare a controlul financiar faptic mentionam: inventarierea, observarea directa, expertiza tehnica, analiza de laborator.

Inventarierea, ca modalitate principala de control faptic, are ca obiectiv constatarea, la un moment dat, a existentei cantitative și calitative a elementelor de activ și pasiv ale unei unitati și modul de executare a sarcinilor de catre gestionari.

Inventarierea joaca un lor important prin faptul ca prin el se poate face comparatie între datele stabilite și cele din documente, stabilindu-se daca exista sau nu diferente; tocmai de aceea, pentru a se stabili realitatea este necesar ca acest control să se faca inopinat.

Prin observarea directa, se urmareste modul cum este organizat și funcționeaza un compartiment, daca se respecta prescriptiile legale în desfasurarea unei activitati, în ce masura este utilizat timpul de munca corespunzator etc. Aceasta tehnica are rolul de a stabili situatiile practice, daca personalul isi indeplineste actiunile de serviciu, aceasta facandu-se pe baza de program și inopinat.

Expertiza tehnica și analiza de laborator sunt modalitatile controlului faptic care se folosesc pentru stabilirea integritatii valorilor materiale, realitatii unei operatii, calitatii unor produse, continutul unor anumite lucrari, volumul manoperei și cantitatii de materiale necesare pentru executarea lui.

Controlul financiar documentar se exercita prin verificarea documentelor existente în cadrul evidentei contabile. Prin acest procedeu se stabileste realitatea, oportunitatea, necesitatea și legalitatea operatiunilor economico-financiare care se controleaza.

          Controlul financiar tematic consta în verificarea unei anumite probleme-operatiuni de casierie, evidenta și pastrarea mijloacelor materialelor banesti, retributia muncii- cu scopul de a generaliza, de a face comparatii și de a concluziona.

          Controlul financiar total se executa asupra tuturor actelor și operatiunilor ce au avut loc  în perioada de la ultimul control financiar. Este cel mai cuprinzator și sigur, insa datorita volumului mare de munca nu poate fi folosit decat la unitatile mici.   

          Controlul financiar partial presupune verificarea numai a unor sectoare din activitatea unitatii controlate și pe o anumita perioada de timp. Acest procedeu se poate efectua și prin sondaj, asupra unor acte sau operatiuni economice financiare.

          Controlul financiar complex reprezinta cercetarea între gii activitati a unitatii, de la probleme economico-financiare pana la probleme tehnice și de cadre. Acest control se realizeaza de o echipa formata din organe de control financiar și specialisti din domeniile controlate. Are avantajul cunoasterii activitatii în totalitate a unitatii, obtinandu-se date complete atat cu privire la rezultatele negative, cât și cele pozitive.

          Controlul financiar incrucisat consta în verificarea documentatiei unitatii controlate, concomitent cu o verificare a documentelor unitatilor cu care aceasta are relatii economice și financiare în scopul constatarii autenticitatii actelor și operatiunilor efectuate. Prin acest control se confirma ca datele inscrise în documentele sau evidentele controlate corespund realitatii. Acest control constituie o confirmare externa a datelor.

          Controlul financiar mixt presupune folosirea mai multor procedee tehnice de control, cu scopul de a realiza o mai mare eficacitate a actiunii de verificare și de a elimina dezavantajele unora dintre procedeele de control. +a?

          Controlul financiar repetat se exercita în situatia cand rezultatele actiunii de control, efectuate anterior, sunt neconcludente, incomplete sau nesatisfacatoare, și deci, se impune cu necesitate un nou control.

          Controlul poate fi departamental sau extradepartamental, atunci cand unitatea care controleaza și ce controlata, precum și organele de control apartin aceluiasi departament sau sunt din departamente diferite.

          în concluzie se poate spune ca metodele controlului economico-financiar prezinta unele trasaturi specifice care constau în sesizarea unor fapte cu caracter general și specific din structura interna a unitatii prin intermediul cercetarii directe a fenomenelor, ca: stabilirea legalitatii, necesitatii, oportunitatii, sinceritatii și realitatii operatiunilor, stabilirea modului de indeplinire a indicatorilor calitativi și cantitativi, cunoasterea faptelor care au determinat rezultatele.

          Valorificarea rezultatelor are ca principal scop remedierea deficientelor. Pentru aceasta se va intocmii un plan de masuri, organelor de control revenindu-le sarcina să acorde sprijinul necesar unitatii pentru a-l realiza..

          Putem trage concluzia ca daca se tine cont de toate aceste momente în realizarea controlului, acesta va avea eficienta dorita, descoperindu-se la timp deficientele, asigurandu-se luarea în  mod operativ a masurilor ce se impun.

Actele controlului financiar

          Activitatea de control presupune în final inscrierea constatarilor organelor de control în anumite documente. Aceste documente, atat ca forma cât și ca structura, fie sunt stabilite de catre organele de control specializate în acest scop, fie sunt luate la aprecierea organelor de control.

          Constatarile stabilite în urma controlului sunt consemnate in: raportul de control, actul de constatare a contraventiilor, nota de prezentare a raportului de control și nota de expunere a concluziilor controlului.

          Raportul de control  este documentul principal al controlului care cuprinde deficientele și abaterile constatate, precum și cauzele și  consecintele asupra bunei gospodariri a unitatii controlate.

          Acest act se intocmeste pe capitole, intr-o succesiune cronologica, format din o parte introductiva, unde se trec numele organului de control, unitatea care dispune controlul, delegatia pe baza careia s-a efectuat controlul, stadiul de executare a indicatiilor obligatorii și recomandarilor, ca urmare a controalelor facute anterior, perioada în care s-a efectuat controlul.

În raportul de control se consemneaza numai constatarile proprii ale echipei de control, bazate pe date și fapte precise, prezentate clar și concis în document. în raport nu se consemneaza opiniile personale ale membrilor echipei de control și nici deficientele ori faptele negative pentru care au fost luate masuri legale, inainte de inceperea controlului.   

          în ultima parte a raportului de control, se precizeaza ca s-a incheiat controlul și au fost restituite doate documentele de care s-a folosit organul de control, se atara cate exemplare au fost incheiate și se semneaza de organul de control și conducerea unitatii controlate.

          în cazul în care se constata fapte care atrag raspunderea penala se intocmeste un act separat care este semnat și de persoanele vinovate precum și de martorii asistenti.

          La raportul de control se poate anexa diverse documente precum: situatii, tabele, acte, note de constatare, note explicative.

          Notele de constatare reprezinta acele acte constatatorii pentru situatii în care reconstituirea ulterioara nu este intotdeauna posibila. în aceste note se consemneaza situatii de fapt, precum și masurile luate pentru remedierea deficinetelor.

          Notele explicative se intocmesc în cazul în care se constata abateri sau fraude care atrag raspundere juridica. Aceste acte sunt intocmite ca niste rapsunsuri la între barile organelor de control, pe care le dau persoanele considerate raspunzatoare de abateri și de alte persoane care pot clarifica cauzele și imprejurarile care au determinat nerespectarea actelor normative. Ca urmare a acestor note se definitiveaza constatarile controlului.

          Procesul verbal de contraventie se incheie de echipa de control atunci cand se constata inclacarea actelor normative cu privire la disciplina financiara de personalul din unitatea controlata. Acesta cuprinde date privnd faptele savarsite, date despre salariatul raspunzator, cuantumul sumei aplicate ca amenda, se poate acorda și un termen, în care să se remedieze deficientele constatate, identitatea și semnatura martorului sau confirmarea organului constatatorca s-a incheiat în lipsa de martori.

          Acest act se incheie în trei exemplare astfel: unul se da contravenientului, altul organului de control care a instrumentata cazul, și un altul sectiei care executa amenda.

          Nota de prezentare a raportului de control,  reprezinta un raport personal al organului de control, cu concluzii și propuneri referitoare la abaterile constatate, care se va anexa la actele de control incheiate.

          Inc azul în care la controlul efectuat nu se constata nici o deficienta sau fapt ilicit, nu se incheie raport de control ci o nota de expunere a concluziilor controlului, în care se va consemna obiectivele și documentele controlate. +a?

          în nota de expunere se pot prezenta și alte situatii care nu pot fi consemnate în raportul de control, ca de exemplu: prezentarea principalelor rezultate pozitive obtinute de unitatea controlata și care pot fi generalizate și în alte unitati.

          Felul în care se prezinta aceste acte de control are o importanta deosebita, de acestea depinde remedierea deficientelor și luarea masurilor de imbunatatire a activitatii unitatii controlate. Pentru o mai buna finalitate a actiunii de control, actele organelor de control trebuie să fie clare, complete, concise, obiective, bazate pe faptele și documentele controlate.

Capitol 2 Mangementul controlului financiar

2.1-Conceptul de management

Institutia publica este definita prin prevederi legale ca ”… denumire generica ce include Parlamentul, Administratia Prezidentiala, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administratiei publice, alte autoritati publice, institutiile publice autonome, precum și institutiile din subordinea acestora, indiferent de modul lor de finantare”.

Având în vedere ca asa cum mentioneaza și prevederile legale, aceasta reprezinta doar o denumire generica, se apreciaza ca la definirea nootiunii de institutie publica în sens teoretic este necesara analiza anumitor elemente de natura economica și juridica care personalizeaza aceasta entitate și ii detemina formele, obiectivele și sfera de activitate.

Din multitudinea acestor elemente de analiza, cele mai importante sunt:

-Relatia entitatilor publice cu bugetul public din punct de vedere al finantarii acestora;

-Sfera relatiilor publice al acestor entitati și raporturile cu celelalte strucutri al societatii;

-Scopurile activitatii, respectiv obiectivul general al fiecarei entitati publice privind satisfacerea cerintelor colectivitatii, pe diversele domenii al structurii sociale(invatamant, sanatate, ordine publica, etc,);

-Specificul evidentei contabile practicat în cadrul, acestor entitati economice la baza caruia sta principiul dreptului constatat(inregistrarea operatiunilor în momentul nasterii dreptului de creanta sau de obligatie);

Modul de realizare a activitatii de management.

Organizare

Din perspectiva managementului public, institutiile și autoritatile publice se constituie ca un subsistem al sistemului social global și funcționeaza pentru a contribui la satisfacerea intereselor publice generale și specifice.

Administratia publica reprezinta, din punct de vedere organizatoric, un sistem integrat format din organe și institutii a caror funcționare se între patrunde și se interconditioneaza.

La randul sau, structura administratiei desemneaza, pe de o parte, componentele institutionale ale sistemului administrativ, iar pe de alta parte, compartimentele funcționale ale fiecarei institutii.

Organizarea în managementul public reprezinta un ansamblu de procese prin care, potrivit cadrului legislativ, se delimiteaza elementele componente ale sistemului +a?administrativ în ansamblu și ale fiecarei institutii publice în parte, se precizeaza atributiile, sarcinile și competentele care revin componentelor acestuia, precum și relatiile care se stabilesc între ele în cadrul și în afara sistemului în vederea satisfacerii eficiente a interesului public.

Din aceasta definitie rezulta doua perspective de abordare a notiunii de organizare intr-o institutie publica:

-organizarea ca ansamblu de procese de munca fizica și intelectuala clar delimitate si/sau combinate prin care se realizeaza obiectul de activitate, misiune social-economica și creste gradul de satisfacere a intereselor publice;

-organizarea ca ansamblu de funcționari publici, de subdiviziuni organizatorice și de relati între acestia, determinate și delimitate astfel incat să asigure premisele organizatorice adecvate realizarii misiunii social-economice a nstitutiei publice și implicit cresterea gradului de satisfacere a intereselor publice.

+a?

Abordarea organizarii dintr-o asemenea perspectiva este absolut necesara daca se ia în considerare complexitatea proceselor de munca fizica și intelectuala implicate în realizarea și furnizarea diferitelor categorii de servicii publice.

Prin intermediul organizarii procesuale se poate stabili o delimitare clara a domeniilor de activitate dintr-o institutie sau autoritate publica și modul de integrare a acestora în procesele de realizare a obiectului de activitate și a obiectivelor managementului public.

Organizarea reprezinta un mijloc de realizare a obiectivelor unei institutii publice și nu un scop în sine, asa cum este perceput de multe ori în sectorul public din Romania.

Realizarea fiecarui obiectiv al sistemului de obiective al unei institutii sau autoritati publice implica un ansamblu de activitati necesare. Acestea sunt omogene, complementare, specifice și au o finalitate clar stabilita prin obiective.

Din perspectiva managementului public, institutiile și autoritatile publice se constituie ca un subsistem al sistemului social global și functioneaza pentru a contribui la satisfacerea intereselor publice generale și specifice.

Administratia publica reprezinta, din punct de vedere organizatoric, un sistem integrat format din organe și institutii a caror functionare se între patrunde și se interconditioneaza. La randul sau, structura administratiei desemneaza, pe de o parte, componentele institutionale ale sistemului administrativ, iar pe de alta parte, compartimentele functionale ale fiecarei institutii.

Organizarea în managementul public reprezinta un ansamblu de procese prin care, potrivit cadrului legislativ, se delimiteaza elementele componente ale sistemului administrativ în ansamblu și ale fiecarei institutii publice în parte, se precizeaza atributiile, sarcinile și competentele care revin componentelor acestuia, precum și relatiile care se stabilesc între ele în cadrul și în afara sistemului în vederea satisfacerii eficiente a interesului public.

Principalele domenii de activitate care se identifica intr-o institutie/ /autoritate publica sunt:

-cercetare-dezvoltare;

-comercial;

-realizarea și furnizarea serviciului public;

-resurse umane;

-financiar-contabil.

Domeniul cercetare-dezvoltare reuneste ansamblul activitatilor care se desfasoara în cadrul institutiei publice prin care noile abordari, modele, metode, tehnici și proceduri moderne de management public sunt identificate și integrate în procesele de realizare și furnizare de servicii publice, prin care se urmareste cresterea gradului de satisfacere a interesului public.

Domeniul cercetarii are implicatii majore asupra tuturor activitatilor desfasurate în +a?institutia publica.

Domeniul de realizare și furnizare de servicii publice consta în ansamblul de activitati de baza, auxiliare și de deservire prin care se realizeaza obiectivele institutiilor publice.

Principalele activitati integrate în acest domeniu, asa cum usor se poate deduce chiar din titulatura, sunt: realizarea de servicii publice, furnizarea acestora, constand intr-o succesiune de activitati prin care se concretizeaza obiectul de activitate al institutiei publice și se realizeaza obiectivul fundamental cresterea gradului de satisfacere a interesului public.

Domeniul financiar-contabil reuneste un ansamblu de activitati prin care se obtin și gestioneaza mijloacele financiare necesare institutiei publice, precum și inregistrarea și evidenta valorica a fenomenelor economice din cadrul institutiei publice.

Desi acest domeniu este unul foarte bine cunoscut și reprezentat în majoritatea institutiilor publice, totusi în cele mai multe dintre acestea predomina dimensiunea birocratica, de evidenta pasiva a elementelor de venituri și de cheltuieli bugetare.

Domeniul resurse umane cuprinde ansamblul activitatilor desfasurate în cadrul institutiei publice prin care se asigura resursele umane necesare din punct de vedere cantitativ, ca numar și calitativ, ca pregatire, pentru realizarea obiectivelor unei institutii publice. +a?

Premisa de la care pornesc managerii publici, care desfasoara activitate în acest domeniu și nu numai ei, este ca trebuie să existe un echilibru permanent între sistemul de obiective al institutiei publice și interesele funcționarilor publici, care desfasoara activitatile prin care acestea sunt realizate.

Activitatea este o alta componenta a organizarii proceselor de munca din institutiile și autoritatile publice la care am facut permanent referire cand s-au prezentat domeniile principale de activitate.

Continutul acestui concept poate fi explicat din doua perspective. Mai intai activitatea consta în ansamblul atributiilor omogene indeplinite de funcționarii publici cu pregatire de specialitate în unul din domeniile prezentate, cu scopul de a contribui la indeplinirea obiectivelor specifice de interes public.

Dintr-o alta perspectiva, activitatea consta în ansamblul sarcinilor executate periodic de funcționarii publici specializati intr-un domeniu care participa la realizarea obiectivelor.

Astfel a fost introdus un alt concept cu care opereaza organizarea procesuala în institutiile și autoritatile publice.

Etimologia cuvântului control provine din expresia “contra rolus”, prin care se înțelege “verificarea unui act după original”.

Controlul în accepțiunea lui semantică este o “analiză permanentă sau periodică a unei activități, a unei situații pentru a urmări mersul ei și pentru a lua măsuri de îmbunătățire”. În același timp el semnifică o supraveghere continuă, morală și materială, ca și stăpânirea unei activități, unei situații.

În literatura de specialitate mai avem și alte accepțiuni astfel:

În accepțiunea francofonă ”controlul este o verificare, o inspecție atentă a corectitudinii unui act”.

În accepțiunea anglo-saxonă “controlul este acțiunea de supraveghere a cuiva, a ceva, o examinare minuțioasă sau puterea de a conduce ca un instrument de reglementare a unui mecanism”.

Controlul este un “proces de comparare a situației de fapt cu cea impusă sau planificată și de întreprindere a demersurilor colective, astfel încât realizările să fie în concordanță cu țelurile prestabilite”.

Pornind de la noțiunea de control și în funcție de evoluțiile înregistrate de domeniul economic căruia îi aparține, controlul se definește “ca fiind acțiunea de determinare a stării unor activități economice reprezentate în documente financiare și contabile, prin raportarea acestor reprezentări la prevederile legale prin care au fost definite”.

Din analiza definiției rezultă că această importantă activitate, controlul financiar, reprezintă mai mult decât o acțiune de verificare determinată de necesitatea cunoașterii stării unui anumit fenomen economic și exercitată în scopul remedierii efectelor unor abateri de la anumite prevederi legale.

Tot din definiție mai rezultă că, prin rezultatele sale, activitatea de control financiar servește unui triplu sistem de interese, și anume:

Controlul financiar este instrumentul care, prin efectele de prevenire și de reglare a disfuncționalităților ce pot interveni la un moment dat în activitățile desfășurate în cadrul unității economice, servește intereselor statului în realizarea politicii acestuia, pe termen lung, în domeniul fiscalității.

Controlul financiar servește intereselor agenților economici care îl organizează și exercită, atât prin acțiunea de prevenire a situațiilor de disfuncționalitate în procesul de gestionare a patrimoniului, cât și, mai ales prin cea de remediere a unor abateri de la prevederile legale, cu efecte perturbatorii în activitatea acestora.

Controlul financiar servește intereselor entităților economice partenere de piață, cărora le oferă informații exacte asupra stării patrimoniului unității economice de ale cărei rezultate sunt interesate, prin mediatizarea aspectelor pozitive sau negative, după caz, ale acesteia.

Controlul –funcție eficientă a managementului

Pornind de la conceptul formulat de părinții managementului, respectiv Henry Fayol și F.W.Taylor potrivit cărora conducere înseamnă prevedere (planificare), organizare, comandă, coordonare și control, controlul are o sferă de acțiune practic nelimitată, fiind implicat în toate activitățile umane organizate.

Procesul de conducere nu poate fi privit ca “o trecere succesivă de la o funcție la alta, urmând ca totul să se reia de la capăt. Aceste funcții ale conducerii reprezintă un tot unitar, +a?ele se condiționează reciproc”.

Controlul reprezintă atât funcția finalizatoare a procesului de conducere, cât și funcția care furnizează elementele necesare pentru realizarea celorlalte atribute ale conducerii.

Pe baza informațiilor furnizate de către control, conducerea are posibilitatea să cunoască realitatea.

Fără informațiile furnizate de către control, conducerea nu-și poate realiza în condiții bune celelalte atribute ale sale (previziunea, organizarea, coordonarea, antrenarea).

Controlul este o funcție a conducerii care asigură “cunoașterea și perfecționarea modului de gestionare a patrimoniului și de orientare, organizare și desfășurare a activității de producție, distribuție și desfacere”.

Prin control, conducerea își asigură informarea dinamică, reală și preventivă.

Mai concret, unii specialiști în domeniu spun că, mecanismele controlului se manifestă ca atribut al managementului” atât la nivelul fiecărei unități patrimoniale (care este vital interesată să-și îmbunătățească performanțele economice și financiare) cât și la nivelul organelor administrației publice(care gestionează interesele statului și ale colectivităților locale) și chiar la nivelul întregii societăți civile (incluzând în acest caz pe toți protagoniștii vieții economice și sociale, care trebuiesc corect informați și, prin aceasta, protejați unor riscuri potențiale)”.

În raport cu interesele agenților ecomomici și ale statului, controlul îndeplinește, cu grad diferențiat, funcția de cunoaștere-evaluare a realității ecomomico-financiare a rezultatelor activității societății.

Prin funcția de control “se apreciază și se stabilesc, în condiții de realitate și legalitate, abaterile, orientările în care își au izvorul factorii a căror acțiune tind spre rezultate negative, spre ineficiență economică”.

În acest context, ne raliem părerii exprimate de majoritatea specialiștilor asupra importanței fundamentale pe care controlul, secondat sau nu de expertiza contabilă sau audit, îndeplinește un rol social deosebit de activ, contribuind la apărarea și consolidarea patrimoniului privat și public, la instaurarea ordinii și disciplinei în lumea afacerilor, la corecta informare reciprocă, la stimularea performanțelor economice și a rentabilității agenților economici, indiferent de domeniul în care activează.

Funcția de control, funcție eficientă și necesară a managementului poate fi definită ca “ ansamblul proceselor prin care performanțele firmei, subsistemelor și componenților acesteia sunt măsurate și comparate cu obiectivele și standardele stabilite inițial, în vederea eliminării deficiențelor constatate și integrării abaterilor pozitive”.

Această funcție răspunde la întrebarea “cu ce rezultate s-a finalizat munca depusă”.

Controlul închide deci ciclul procesului de management, premergând previzionarea de noi obiective, efectuarea de reorganizări, etc..

Din investigațiile efectuate de-a lungul timpului a rezultat că procesele de control, în calitate de funcție a managementului, implică patru faze:

– măsurarea realizărilor;

– compararea realizărilor cu obiectivele și standardele stabilite inițial, evidențiind abaterile propuse;

– determinarea cauzelor care au generat abaterile constatate;

– efectuarea corecturilor care se impun, inclusiv acționarea, pe măsura posibilităților, asupra cauzelor ce au generat abaterile negative.

Pentru a fi eficient este necesar ca procesul de control să fie continuu, nelimitându-se la perioadele de încheiere a planului sau programului-an, trimestru, lună, etc.

De asemenea, funcția de control trebuie să aibă într-o măsură cât mai mare un caracter preventiv, deci de preîntâmpinare a deficiențelor și, dacă acestea s-au produs, corectiv. În firma modernă, controlul de tip constatativ a dispărut, fiind înlocuită cu un control axat pe “analiza relațiilor cauză-efect, cu un control activ, concretizat în decizii și acțiuni manageriale eficace”.

Această funcție încheie ciclul de management, conținutul și eficacitatea să condiționând sensibil calitatea de ansamblu a procesului de conducere și, în special eficiența muncii depuse de personal pe termen scurt, mediu și lung.

În acest context, controlul este la nivel micro și macroeconomic, o funcție eficientă și necesară a managementului armonizând interesele individuale cu cele ale colectivității și ale societății într-un tot unitar.

Controlul financiar, “parte integrantă a managementului și a gestiunii financiare, constituie în același timp expresia unei necesități obiective ca formă de cunoaștere, ceea ce îi +a?conferă o sferă mult mai largă și cu semnificații multiple care depășesc interesul strict al firmei”.

Mai mult același control care se efectuează în cadrul firmei are o triplă semnificație fiind în același timp un control pentru sine (control interior), un control pentru alții (control exterior) și un control pentru stat (control public).

Indiferent pentru cine și cu ce scop s-ar efectua controlul, el este în același timp un proces de cunoaștere a trecutului, de apreciere a prezentului și de descifrare a viitorului în legătură cu activitatea firmei și cu performanțele ei economice, financiare. Cu alte cuvinte controlul contribuie la integrarea firmei în mecanismul economiei de piață printr-o activitate managerială complexă și continuă.

Așadar, ”controlul trebuie să capete noi valențe înmănunchind cele trei caracteristici esențiale: știință, conștiință și independență. Prin el, astfel, se poate detensiona presiunea concurenței, limitarea incertitudinii și riscurilor, maximizarea profitului, zonele cele mai fierbinți cu care se confruntă managerii firmelor în economia de piață”.

2.1.1 Formele controlului

Pentru realizarea funcției sale de reglare a situației patrimoniale a agenților economici, pe ansamblu, în diversitatea structurală și în dinamică, controlul, ca atribut al managementului, ca sistem, se manifestă prin forme diferite, corelative cu conținutul acestuia care reflectă realitatea atât sub aspectul general și esențial, cât și sub cel concret și particular.

Formele de control se deosebesc între ele prin ceea ce reflectă cu precădere din ansamblul activității economice-sociale, prin conținutul și rolul sau funcția lor socială specifică, și anume aceea de reflectare și influențare pozitivă a dezvoltării activităților entităților, a protejării patrimoniului, a creșterii profitului.

În literatura de specialitate există o întreagă tipologie a controlului, dar din punct de vedere al exercitării acestuia, conform legislației în vigoare, avem:

A)Control intern;

B)Control extern;

A)Control intern

Controlul intern este acel control care cuprinde ansamblul controalelor din interiorul entității. Acesta se definește ca fiind ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entității publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanță cu obiectivele acesteia și cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient și eficace.

Controlul intern nu este numai ierarhic și nu este represiv, este o manieră de abordare a procesului de administrare care asigură o mai bună stăpânire a întreprinderii, este o metodă de conducere și gestiune, o îmbinare de mijloace și procedee și nu un serviciu sau un compartiment, deși în unele unități se organizează compartimente distincte care au atribuțiuni exclusiv pe linia controlului intern.

Controlul intern este caracterizat cu ajutorul obiectivelor generale, dintre care enumerăm:

– realizarea, la un nivel corespunzător de calitate, a atribuțiilor instituțiilor publice, în condiții de regularitate, eficacitate, economicitate și eficiență;

– protejarea fondurilor publice împotriva pierderilor datorate erorii, risipei, abuzului sau fraudei;

– respectarea legii, a reglementărilor și deciziilor conducerii;

– dezvoltarea și întreținerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare și difuzare a datelor și informațiilor financiare și de conducere, precum și a unor sisteme și proceduri de informare publică adecvată prin rapoarte periodice.

În urma studiului, asupra literaturii de specialitate străine, mi-am îndreptat atenția asupra preocupărilor specialiștilor în domeniu, care pentru a deține un control mai bun al activităților au elaborat modelele următoare:

Modelul COSO-SUA (1992);

Modelul CoCo-Canada (1995);

Modelul COSO

Definirea conceptului de control intern, problemă care încă mai comportă controverse, s-a internaționalizat și tinde să accepte același sens al termenului din engleză “control intern”. Care înseamnă în primul rând “ a deține controlul” și apoi “a verifica” și nu sensul termenului din francez care înseamnă “a verifica” și apoi “a inspecta”.

În cadrul modelului COSO controlul intern se definește ca fiind un proces efectuat de consiliul de administrație, conducere și întregul personal al entității, menit să furnizeze o asigurare rezonabilă cu privire la îndeplinirea obiectivelor organizației, având în vedere:

– eficacitatea și eficiența operațiilor;

– realitatea rapoartelor financiare; +a?

– conformarea cu legile și regulamentele aplicabile.

Elementele caracteristice pe care la desprindem din definiția controlului intern sunt următoarele:

-controlul intern este un proces, un mijloc pentru a atinge un scop și nu un scop în sine;

-controlul intern este efectuat de toată lumea;

-controlul intern implică relativitate în organizare;

-controlul intern dă managerului asigurări rezonabile și nu absolute privind îndeplinirea obiectivelor organizației;

-controlul intern se referă la toate categoriile de entități și activități și nu numai la organizații sau întreprinderi;

-controlul intern privește spre îndeplinirea obiectivelor care stau în fața entității.

-COSO a elaborat un model al controlului intern de evaluare a riscurilor.

Acest model este reprezentat în mod simbolic printr-o piramidă, și conține cinci elemente esențiale, Figura – Modelul COSO

-mediul de control;

-evaluarea riscurilor;

-activitățile de control;

-informații și comunicare;

-monitorizare.

Mediul de control reprezintă atitudinea generală, integritatea, valorile etice și comportamentele angajaților, filozofia și stilul de operare al managementului, modul de atribuire al autorității și responsabilității și sistemul de organizare și dezvoltare al angajaților Consiliului de administrație.

Mediul de control este unul din elementele importante de care au nevoie întreprinderile pentru a-și organiza un sistem de control intern eficient. Astfel, auditorii se pot confrunta cu:

-un mediu de control favorabil care presupune existența unui climat unde valorile de etică sunt privilegiate, care utilizează, acceptă și apreciază controlul.

-un mediu de control adecvat este un mediu unde se respectă legile, regulile, procedurile, terții-parteneri de afaceri, salariații, contractele încheiate și astfel activitățiile entității sunt stăpânite.

-un mediu de control deteriorat este un mediu unde nu există proceduri formalizate, se evită controalele, există încălcări ale normelor de conduită și regulamentelor de funcționare sau chiar de nerespectarea cadrului legislativ ceea ce prejudiciază controlul intern.

În aceste condiții, auditorii trebuie să pornească de la stabilirea unei politici organizaționale clare, respectiv definirea delegărilor de competență, adaptarea permanentă a competențelor salariaților la cerințele posturilor, stabilirea de obiective realiste și realizabile și asigurarea unei gestionări eficiente a resurselor umane și chiar o finanțare transparentă și la vedere pentru toată lumea.

Mediul de control contribuie la îmbunătățirea procedurilor de control specifice, însă nu poate prin el însuți, chiar dacă este un mediu de control solid, să asigure eficacitatea sistemului de control intern.

Din punct de vedere structural cei mai importanți factori care influențează în mod decisiv mediul de control sunt:

-funcționarea structurilor de conducere;

-politica managerială și stilul de operare al acesteia;

-structura organizatorică a entităților;

-modul de stabilire a autorității și a responsabilităților;

-sistemul de control managerial, care include și funcția de audit intern;

-politicile și procedurile de personal;

-modul de segregare al sarcinilor.

Mediul de control favorizează și sensibilizează controlul intern, iar funcția de audit intern va fi cu atât mai eficace și mai performantă. În acest context, putem vorbi de o cultură a controlului intern care atrage după sine o cultură a auditului. Acest mediu favorizează comunicarea, facilitează cooperarea în muncă, permite un câștig reciproc și duce la propuneri constructive, în care fiecare se recunoaște, și astfel sunt implementate rapid și eficient. +a

2.1.2 Funcțiile controlului financiar

Obiectul controlului financiar, “pe fond, se poate prezenta sistematic drept manifestarea concretă a calității acestuia de a reliefa, de a evidenția, prin aplicarea diferitelor metode, tehnici și procedee de control, abaterile, lipsurile și deficiențele din activitatea economică și socială, rezultate din compararea regulilor, normelor și dispozițiilor date cu rezultate efective ale proceselor activității economice și sociale”, pe de o parte, iar pe de altă parte, capacitatea controlului financiar de a determina și de a propune măsuri pentru remedierea lor și, bineînțeles, pentru a le preveni în activitatea viitoare.

Controlul financiar, ca cea mai importantă componentă a controlului economic, urmărește o multitudine de obiective, se întinde și prezintă interes de la cea mai mică unitate producătoare de venit și până la ansamblul economiei naționale.

În calitate de funcție a managementului, controlul își realizează obiectivele prin intermediul funcțiilor sale. Aceste funcții sunt tratate în mod diferit în literatura de specialitate.

Principalele funcții ale controlului sunt:

Funcția constatativă;

Funcția constructivă;

Funcția coercitivă.

Aceste funcții acționează atât concomitent cât și consecutiv, fiecare din aceste funcții poate avea o importanță mai mare sau mai mică, după cum controlul este executat din interiorul unităților patrimoniale sau din afara acestora.

a)Funcția constatativă oferă controlului posibilitatea să urmărească modul cum se îndeplinesc obiectivele stabilite, să cunoască realitatea și pe această bază să analizeze abaterile pe cauze și responsabilități și să ia sau să propună, măsuri pentru prevenirea și eliminarea lor.

b)Funcția constructivă dă posibilitatea conducerii să prevadă evoluția viitoare a fenomenului, să prevină fenomenele nedorite, să ia măsuri pentru perfecționarea activităților controlate.

c)Funcția coercitivă este acea funcție a controlului care, pentru a putea contribui la eliminarea și prevenirea neregulilor, trage la răspundere pe cei care nu își îndeplinesc corespunzător sarcinile față de entitatea în care lucrează, față de bugetul administrației de stat sau față de alte persoane fizice sau juridice.

După un studiu aprofundat al literaturii de specialitate, am ajuns la concluzia că, și controlul financiar își realizează sarcinile prin intermediul funcțiilor sale, atât specifice, cât și particulare.

Prin funcțiile sale, activitatea de control financiar depășește calitatea de instrument de lucru, de scop în sine devenind un factor important de creștere a calității sistemului în care este utilizată, prin cele trei elemente ale acesteia: economicitatea, eficacitatea și eficiența operațiunilor ce fac obiectul programelor proprii. Așadar, controlul asigură realizarea unor funcții specifice, care rezidă din însăși conținutul și natura sa.

Dintre funcțiile specifice controlului financiar menționăm:

1)Funcția de prevenire și funcția de perfecționare;

Aceste funcții se materializează în preîntâmpinarea producerii unor deficiențe sau pagube în desfășurarea activităților economico-financiare ceea ce presupune perfecționarea acestora. Acțiunea de prevenire a abaterilor este “mult mai benefică desfășurării în regim de eficiență a unei activități economice decât acțiunea de corecție ulterioară, care implică mult mai multe costuri, atât materiale, cât și de muncă”. Prin prevenirea tendințelor și fenomenelor care necesită decizii de corecții, se asigură perfecționarea modului de gestionare a patrimoniului , de organizare și de conducere a activității agentului economic.

Aceste funcții au un caracter previzional care constă în faptul că abaterile semnalate în cursul acțiunilor de control ca și cauzele care le-au determinat stau la baza fundamentării deciziilor pentru perioadele viitoare.

2)Funcția de constatare a situației și funcția de corectare;

Aceste funcții se realizează prin procedee și tehnici specifice controlului financiar cu ajutorul cărora se constată nereguli, deficiențe și abateri și se valorifică constatările prin corectarea și aducerea la parametri de normalitate și legalitate a situațiilor constate. Ele au un profund caracter coercitiv pentru acei agenți economici și ineficienți.

3)Funcția de cunoaștere și funcția de evaluare;

Funcția de cunoaștere presupune o analiză riguroasă în vederea sesizării operative a tuturor neregulilor și a eventualelor tendințe negative în activitatea agenților economici. Ea se completează cu funcția de evaluare a controlului financiar, care în condiții de realitate și egalitate stabilește, și în limita posibilităților individualizează consecințele patrimoniale, +a?financiare, bugetare, fiscale și sociale.

Prin funcția de cunoaștere-evaluare se realizează cunoașterea exactă, reală, continuă și completă a fenomenelor, proceselor sau a activităților supuse controlului financiar, care se constituie, în acest fel, în principala sursă de informații necesare fundamentării, dispunerii și urmăririi deciziilor.

4)Funcția educativă și funcția stimulativă

Prin realizarea celorlalte funcții ale controlului, dar mai ales prin cea de corectare, controlul “capătă o funcție educațională pentru perioadele viitoare, pe baza rezultatelor obținute și a valorificării acestora”. În același timp, controlul acționează ca forță pozitivă ce stimulează eforturile agenților economici pentru depășirea situației critice și obținerea unor rezultate superioare în viitor.

5)Funcția de reglare a sistemului

Funcția de reglare a activității agentului economic controlat este cea prin care se realizează eliminarea factorilor perturbatori în scopul menținerii echilibrului economic și al asigurării funcționalității activității acestuia la parametrii proiectați.

În acest demers, funcția de reglare a sistemului, a situației patrimoniale a agenților economici-firmei implică, atât eliminarea și recuperarea operativă a deficiențelor, a pagubelor constatate, a disfuncționalităților ce apar, cât și generalizarea aspectelor pozitive din viața unitatii.

În afara acestor funcții, pe care le considerăm de bază, “literatura de specialitate” mai indică și alte funcții, dintre care se menționează:

Funcția de măsurare a abaterilor planificate anticipat;

Funcția de intervenție în cadrul competențelor stabilite, pentru remedierea sau soluționarea abaterilor constatate;

Funcția de diagnosticare a erorilor financiare pe baza ecarturilor simptomatice care afectează sau amenință activitatea agentului economic;

Funcția de redresare a activității prin asigurarea coerenței acțiunii de control în raport cu obiectivele subiectului controlat;

Funcția de revizuire a obiectivelor viitoare pe baza diagnosticului financiar.

Din cele menționate, se poate conchide că pentru realizarea obiectivelor generale ale unui sistem economic funcțiile controlului financiar trebuie să se perfecționeze să se completeze și să se intercondiționeze în permanență, pe măsura dezvoltării activității economice.

În practică, specialiștii în domeniu, recomandă “să se pună un accent mai însemnat pe funcția de prevenire cu caracterul ei previzional și mai puțin pe cele cu caracter coercitiv, deoarece acestea contribuie la realizarea unor însemnate economii”.

2.3 Managementul controlului financiar instrument al conducerii

Activitatea de control financiar intern AUDIT desfasurata în cadrul entitatilor publice este definita prin prevederi legale ca “… ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitatilor publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanta cu obiectivele acesteia și cu reglementarile legale, în vederea asigurarii administrarii fondurilor în mod economic, eficient și eficace”.

Pe baza acestor prevederi și a normelor date în aplicarea acestora au fost aprobate obiectul, sfera de activitate, organizarea și exercitarea controlului financiar intern ca forma a controlului financiar.

Organizarea controlului financiar intern se realizeaza prin ordin sau decizie a ordonatorului de credite, conducator al institutiei publice, în care se mentioneaza formele și structurile funcționale de control financiar necesare realizarii, în conditii de eficienta, al procesului de management al unitatii.

Tot prin ordin al ordonatorului de credite, în funcție de marimea și specificul unitatii publice, se mai stabilesc norme metodologice de exercitare a fiecarei forme de control financiar intern, ca și procedurile și criteriile de evaluare a constatarilor rezultate din aceasta activitate.

Organizarea controlului financiar intern la nivelul institutiei publice este determinata de necesitatea cunoasterii, de catre ordonatorul de credite, conducator al acesteia, a situatiei financiare și a starii patrimoniului propriu, proprietate a statului, în vederea fundamentarii, dispunerii și urmaririi deciziilor.

În cadrul institutiilor publice și al altor forme de unitati economice asimilate acestora, conduse de ordonatori de credite, activitatea de cunoastere se realizeaza și din rezultatele controlului financiar intern care, pentru a raspunde acestor obiective, se organizeaza și se exercita în doua forme: +a?

-Control financiar preventiv propriu;

-Audit financiar intern.

Organizarea activitatii de control financiar preventiv propriu

Activitatea de control financiar preventiv propriu, se organizeaza în cadrul tuturor

institutiilor publice, conform prevederilor legale proprii, pe baza urmatoarelor principii:

-Coordonarea și reglementarea controlului financiar preventiv propriu se face, pentru toate entitatile publice, de catre Ministerul Finantelor Publice; +a?

-Organizarea și exercitarea controlului financiar preventiv propriu se efectueaza:

la toate entitatile publice și asupra tuturor operatiunilor privind finantele publice și patrimoniul public; de catre structuri competente, în mod unitar, conform prevederilor legale de reglementare. Organizarea controlului financiar preventiv se face astfel incat să asigure integrarea acestei activitati, în mod treptat, în sfera raspunderii manageriale.

Activitatea de control financiar preventiv propriu se organizeaza în cadrul compartimentul financiar-contabil prin decizie a conducatorilor unitatilor publice, ordonatori de credite.

Ordonatorii de credite au obligatia să stabileasca, în funcție de natura institutiei publice pe care o coordoneaza, operatiunile care se supun controlului financiar preventiv propriu, documentele justificative care se prezinta la control, circuitul acestor documente și procedurile de verificare a fiecareia dintre aceste operatiuni inscrise în documente.

Conducatorii unitatilor publice, ordonatori de credite, au obligatia de a desemna, prin ordin scris, persoanele care se imputernicesc cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu, altele decat cele care au intocmit sau aprobat documentele supuse verificarii.

Numirea, suspendarea, destituirea sau schimbarea personalului care desfasoara activitati de control financiar preventiv propriu se fac de catre conducatorul institutiei publice, cu avizul conducatorului structurii superioare sau, în cazul unitatilor publice conduse de catre ordonatori principali de credite ai bugetului de stat, ai bugetului asigurarilor sociale de stat și ai celorlalte bugete publice, cu avizul Ministerului Finantelor Publice.

Nu pot exercita activitatea de control financiar preventiv propriu conducatorii compartimentelor de specialitate sau persoanele din cadrul acestora care aproba, intocmesc sau participa la intocmirea documentelor care stau la baza efectuarii operatiilor supuse acestei forme de control și nici persoanele carora, potrivit prevederilor legale, nu li se pot incredinta gestionarea de valori materiale si/sau banesti din cauza unor condamnari penale stabilite prin hotarari judecatoresti ramase definitive.

Organizarea activitatii de audit financiar intern

Activitatea de audit financiar intern este reglementata prin prevederi legale proprii, conform carora aceasta forma a controlului financiar este definita ca fiind “… activitatea funcțional-independenta și obiectiva, care da asigurari și consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor publice, perfectionand activitatile entitatii publice; ajuta entitatea publica sa-si atinga obiectivele printr-o abordare sistematica și metodica care evalueaza și imbunatateste eficienta și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare”.

Formele sub care se realizeaza activitatea de audit financiar intern în cadrul instutiilor publice sau în alte entitati asimilate acestora sunt stabilite prin prevederile legale astfel:

Auditul de sistem este definit ca “… o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere și control intern cu scopul de a stabili daca acestea funcționeaza economic, eficace și eficient, pentru identificarea eficientelor și formularea de recomandari pentru corectarea acestora”;

Auditul performantei este definit ca activitatea care “… examineaza daca criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor și sarcinilor entitatii publice sunt concrete pentru evaluarea rezultatelor și apreciaza daca rezultatele sunt conforme cu obiectivele”;

Auditul de regularitate este definit ca activitatea de “… examinare a actiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectarii ansamblului principiilor, regurilor procedurale și metodologice care le sunt aplicabile.

Sfera de actiune a activitatii de audit financiar intern este formata din ansamblul activitatilor realizate în cadrul institutiei publice și al structurilor subordonate ale acesteia în legatura cu modul de formare și utilizare a fondurilor publice și de administrare a +a?patrimoniului propriu.

Activitatea de audit financiar intern se realizeaza pe baza de program.

Programul de audit financiar se aproba în fiecare an de catre ordonatorul de credite, conducator al institutiei publice, sau de catre structura colectiva de conducere a acesteia, acolo unde este cazul.

Principalele obiective, stabilite conform prevederilor legale, care se inscriu în mod obligatoriu în programul de audit financiar al institutiilor publice, constau în analizarea și +a?verificarea urmatoarelor operatiuni și structuri:

-Angajamentele bugetare și legale din care deriva direct, și nu indirect, obligatii de plata, inclusiv din fondurile comunitare;

-Platile asumate prin angajamente bugetare și legale, inclusiv din fondurile comunitare;

-Vanzarea, gajarea, cesionarea și inchirirerea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale;

-Constituirea veniturilor publice, respectiv al modului de autorizare și de stabilire a titlurilor de creanta, precum și a facilitatilor acordate la incasarea acestora;

-Alocarea creditelor bugetare;

-Organizarea și funcționarea sistemului contabil și fiabilitatea acestuia;

-Sistemul de fundamentare, dispunere și urmarire a deciziilor;

-Sistemele de conducere și control, inclusiv evaluarea riscurilor asociate acestor sisteme.

Activitatea de audit financiar intern se realizeaza pe baza obiectivelor inscrise în programul de audit financiar, prin masuri dispuse de conducatorul compartimentului de specialitate, constand din ordine de serviciu în care se inscriu scopul misiunii, obiectivele acesteia, tipul actiunii de audit., durata și persoanele desemnate să o realizeze.

Activitatea de audit financiar este realizata de catre personal specializat angajat în structuri de specialitate, infiintate în cadrul institutiilor publice sau altor entitati publice asimilate, în directa subordonare a conducatorului acestora, ordonator de credite sau asimilat acestei funcții.

În cazul institutiilor publice mici, definite prin aceleasi prevederi legale ca “… institutii care deruleaza un buget anual de pana la nivelul echivalentului în lei a 100,0 mii euro pe o perioada de trei ani consecutivi” , auditul financiar intern se realizeaza doar sub forma auditului de regularitate și se efectueaza de catre personalul compartimentelor specializate de audit financiar intern ale Ministerului Finantelor Publice.

Principalele atributii ale activitatii de audit financiar intern sunt:

-Sa indeplineasca sarcinile și atributiile ce-i revin din prevederile legale și din normele date pentru aplicarea acestora în mod obiectiv și independent, cu profesionalism și integritate;

-Sa nu divulge date, fapte sau situatii constatate pe parcursul sau în legatura cu realizarea actiunilor de audit finciar intern la care participa ;

-Sa protejeze documentele pe baza carora realizeaza misiunea de audit financiar intern la care participa;

-Sa respecte prevederile Codului de conduita etica a auditorului financiar intern;

-Sa-si perfectioneze pregatirea profesionala.

Managementul controlului financiar se referă la sistemele legale și administrative, precum și la procedurile stabilite pentru a permite entităților să conducă activitățile, astfel încât să asigure utilizarea corectă a fondurilor, în conformitate cu standardele definite de probitate și regularitate. Aceste activități includ creșterea venitului, managementul cheltuielilor, contabilitatea financiară și managementul activelor.

Managementul financiar eficient presupune actualitatea și legitimiatea cheltuielilor, dirijarea cheltuielilor în concordantă cu regulamentele, luarea măsurilor necesare pentru a preveni și pedepsi orice încălcare a legii și a recupera orice pagubă provocată de nereguli sau neglijentă. Un concept-cheie în teoria și practica managementului modern îl constituie responsabilitatea.

Managerii sunt obligați să ducă la îndeplinire un set definit de sarcini, în conformitate cu regulile și standardele aplicabile posturilor lor. Persoană sau organismul căruia managerul trebuie să-i raporteze și fată de care răspunde pentru acțiunile sale este explicit indicată și managerul trebuie recompensat, pentru performanțe bune, să suporte consecințele unei prestații inadecvate.

Managerul unei unități organizaționale trebuie să răspundă și pentru acțiunile personalului din subordine. Managementul modern presupune să se asigure o mai mare flexibilitate și autonomie managerilor, în scopul îmbunătățirii eficienței și efectivității opțiunilor lor. Deoarece acest lucru conferă managerului mai mari puteri în a lua decizii, un +a?mai mare accent se cere pus pe responsabilitate, ca instrument pentru echilibrarea și controlul exercițiului acestor puteri.

Managementul controlului financiar pune accent pe controlul managerial, respectiv pe controlul intern. Acesta implică organizarea politicilor și procedurilor utilizate pentru a se asigura că:

– programele își ating scopurile;

– resursele utilizate pentru realizarea programelor sunt în concordanță cu scopurile și obiectivele entității;

– programele sunt protejate împotriva fraudei și proastei gestiuni;

– informațiile sunt obținute la timp și utilizate în procesul decizional.

Responsabilitatea de a stabili și monitoriza sistemele de control managerial revine conducerii entității respective. Pentru management și administrație, controlul este un sistem de mecanisme și mijloace de ghidare, autoreglare sau constrângere, folosit cu scopul de a preveni. A controla înseamnă a verifica și analiza, a avea o imagine clară a conturilor. Controlul contabil constă în proceduri și documentări focalizate pe protejarea patrimoniului, conducerea și înregistrarea tranzacțiilor financiare și conformitatea documentelor financiare. Procedurile sunt frecvent bazate pe standardele internaționale și naționale, pentru a se asigura uniformitatea practicilor contabile.

În activitatea lor, managerii sunt asistați de un fond de informații constituit din documente justificative, registre și situații financiare. Sistemele de informații pentru managementul controlului financiarl au menirea de a asigura o mai bună gestionare a resurselor. De asemenea, aceste sisteme pot contribui la evaluarea performantei programelor, la planificarea atribuțiilor și la monitorizarea progresului înregistrat, conform obiectivelor propuse. Sistemele de informație managerială formează un element-cheie al controlului managerial. Creșterea rolului contabilității în procesul de sintetizare și control asupra activității economico-financiare necesită perfecționarea continuă a normelor sale metodologice, folosirea mijloacelor moderne de calcul și evidentă, precum și organizarea să în mod rațional, pe baze științifice.

Evidența este esențială în managementul activității economico-sociale bazate pe criteriul de profit, întrucât implică ordine și disciplină economică și financiară. Managementul rațional și clar al evidentei asigură disciplina economică, contractuală, gestionară și financiară. Pentru a obține o imagine fidelă a activității economice și financiare, este necesar că informațiile cuprinse în situațiile financiare să fie reale, legale, corecte și de înaltă calitate.

Managementul controlului financiar are menirea să asigure întocmirea tuturor documentelor cu respectarea condițiilor de formă și de conținut, organizarea evidentei tehnicoperative și contabile cu respectarea normelor metodologice și a reglementărilor armonizate cu cele ale Comunității Economice Europene.

Controlul financiar este o activitate de larg interes social, deosebit de utilă și necesară pentru practica economică și socială, care presupune nenumărate probleme teoretice, organizatorice și metodologice.

De asemenea, rolul controlului financiar a crescut și a căpătat valențe prin reevaluarea obiectului său de activitate și al răspunderilor ce-i revin. În condițiile actualului proces de privatizare, determinat de sistemul nou de relații , ce se stabilesc între stat și agenții ecomomici, privind interdependența și autonomia acestora, a aportului decisiv al agenților economici la deciziile cu caracter financiar, bugetar și fiscal care le adoptă legislația specifică apărută în domeniu, rolul controlului dobândește noi dimensiuni.

Procesul de management cuprinde totalitatea activităților și fazelor prin care se determina obiectivele firmei și ale subsistemelor aceteia, resursele fizice, umane, financiare, informaționale și procesele necesare realizării lor, modul de integrare și control a muncii personalului.

Controlul financiar este unul dintre cele mai eficiente și relevante forme de conducere a managementului

Capitol 3 Managementul controlului financiar funcție de baza a conducerii unei entități publice-Studiu de caz

3.1-Prezentarea generala a entității

Agențiile pentru ocuparea forței de muncă sunt organizate și funcționează potrivit Legii nr.202/2006, cu modificările și completările ulterioare, Statutului ANOFM aprobat prin H.G. nr.1610/2006, cu modificările și completările ulterioare, pe baza regulamentului-cadru de organizare și funcționare precum și a structurilor organizatorice aprobate de către Agenția Națională pentru Ocuparea Forței de Muncă.

Agenția Județeană pentru Ocuparea Forței de Muncă organizează, coordonează și realizează la nivel județean, activitatea de ocupare a forței de muncă și de protecție socială a persoanelor aflate în căutarea unui loc de muncă.

Pentru îndeplinirea atribuțiilor, Agenția Județeană pentru Ocuparea Forței de Muncă cooperează cu autoritățile administrației publice locale, cu organizațiile guvernamentale, cu societatea civilă, cu furnizorii de ocupare din domeniul privat, precum și cu partenerii sociali.
În subordinea Agenției Județene pentru Ocuparea Forței de Muncă funcționează următoarele subunități fără personalitate juridică:

a) agenții locale pentru ocuparea forței de muncă, denumite în continuare agenții locale;

b) centre proprii de formare profesională, denumite în continuare centre proprii.

Agențiile locale pentru ocuparea forței de muncă se constituie la nivelul principalelor localități din cadrul fiecărui județ.

Centrul propriu de formare profesională se constituie la nivelul Agenției Județene pentru Ocuparea Forței de Muncă.

Conducerea agenției se exercită de directori executivi și directori executivi adjuncți.

Agenția Județeană pentru Ocuparea Forței de Muncă realizează, în principal, următoarele activități:

informarea și consilierea profesională;

medierea muncii;

formarea profesională;

consultanță și asistență pentru începerea unei activități independente sau pentru inițierea unei afaceri;

completarea, în condițiile legii, a veniturilor salariale ale persoanelor cărora li s-a stabilit dreptul la indemnizația de șomaj și care se angajează pentru program normal de lucru, conform prevederilor legale în vigoare;

stimularea mobilității forței de muncă;

stimularea angajatorilor pentru încadrarea în muncă a șomerilor;

stimularea angajatorilor care încadrează în muncă persoane în baza unui contract de ucenicie la locul de muncă;

acreditarea furnizorilor de servicii specializate pentru stimularea ocupării forței de muncă;

efectuarea plății drepturilor de protecție socială ce se suportă din bugetul asigurărilor de șomaj, potrivit legii;

efectuarea plății creanțelor salariale ce se suporta din Fondul de garantare pentru plata creanțelor salariale, în limitele și în condițiile prevăzute de lege.

Agenția pentru ocuparea forței de muncă sunt conduse de un director executiv care are în subordine următoarele direcții și compartimente funcționale:

A. Direcția Managementul Pieței Muncii, coordonată de un director executiv adjunct și organizată în următoarele compartimente:

Centru de Formare Profesională;

Informatică;

Statistică și analiza pieței muncii ;

Serviciul Relații cu angajatorii;

Programe de ocupare

Ocuparea forței de muncă în străinatate

B. Direcția Buget, coordonată de un director executiv adjunct și organizată în următoarele compartimente:

Achiziții publice și administrative;

Compartimentul Finanțare și urmărire a execuției bugetare;

Biroul Stabilire și Plăți Drepturi Șomeri

Compartimentul Urmărire și Executare Debite

Contabilitate;

Fond garantare a creanțelor bugetare.

C. Agenții locale, direct subordonate directorului executiv și care au relații de funcționare cu

Direcția Managementul Pieței Muncii și Direcția Economică, organizată în următoarele compartimente:

Înregistrare șomeri;

Consiliere, orientare și formare profesională;

Medierea muncii;

Creditare și ajutoare de stat;

Implementare alte măsuri active;

Relații cu angajatorii;

Puncte de lucru.

D. Compartimente funcționale:

– Biroul Resurse umane și salarizare;

– Audit, control măsuri active și control financiar propriu ;

– Juridic și relații cu publicul;

– Comunicare și secretariatul consiliului consultativ.

Compartimentul de Audit Intern și control financiar propriu are în componență următoarele compartimente:

compartimentul audit intern ;

compartimentul control măsuri active ;

compartimentul control financiar propriu .

Compartimentul de audit intern are următoarele atribuții:

certificarea trimestrială și anuală, însoțită de raport de audit, a bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară ale Agenției Județene pentru Ocuparea Forței de Muncă, prin verificarea legalității, realității și exactității evidențelor contabile și ale actelor financiare și de gestiune;

– examinarea legalității, regularității și conformității operațiunilor, identificarea erorilor, risipei, gestiunii defectuoase și fraudelor și, pe aceste baze, propunerea de măsuri și soluții pentru recuperarea pagubelor și sancționarea celor vinovați, după caz;

– supravegherea regularității sistemelor de fundamentare a deciziei, planificare, programare, organizare, coordonare, urmărire și control al îndeplinirii deciziilor;

– evaluarea economicității, eficacității și eficienței cu care sistemele de conducere și de execuție din cadrul Agenției Județene pentru Ocuparea Forței de Muncă utilizează resursele financiare, umane și materiale pentru îndeplinirea obiectivelor și obținerea rezultatelor stabilite;

– identificarea slăbiciunilor sistemelor de conducere și de control, precum și a riscurilor asociate unor astfel de sisteme, unor programe/proiecte sau unor operațiuni și propunerea de măsuri pentru corectarea acestora și pentru diminuarea riscurilor, după caz.

Compartimentul control măsuri active are în principal următoarele atribuții:

– asigură din punct de vedere metodologic controlul derulării măsurilor active pentru stimularea ocupării forței de muncă, respectiv: creșterea șanselor de ocupare a persoanelor aflate în căutarea unui loc de muncă, stimularea angajatorilor pentru încadrarea în muncă a șomerilor și crearea de noi locuri de muncă;

– verifică procedurile de implementare a acțiunilor prevăzute în Programul național de ocupare a forței de muncă;

– verifică formele prin care se realizează formarea profesională a persoanelor în căutarea unui loc de muncă: cursuri, stagii de practică și specializare,etc.;

– controlează dacă formele de pregatire profesională sunt organizate în condițiile legii;

– exercită controlul asupra modului cum au fost organizate licitațiile pentru selectarea furnizorilor de servicii de formare profesională;

– verifică modul de acordare a serviciilor juridice, de marketing, metodele și tehnicile eficiente de management și a altor servicii de consultanță pentru începerea unei activități independente sau pentru inițierea unei afaceri;

– urmărește respectarea etapelor legale de aplicare a măsurilor de stimularea mobilității forței de muncă;

– controlează dacă este respectată metodologia stabilită pentru stimularea angajatorilor pentru: realizarea lucrărilor și activităților publice de interes local, încadrarea absolvenților, șomerilor aparținând unor categorii defavorizate;

– acordă asistență metodologică necesară pentru respectarea întocmai a normelor de aplicare a Legii nr.76/2002 privind sistemul asigurărilor pentru șomaj și stimularea ocupării forței de muncă;

– analizează și verifică din dispoziția conducerii, sesizările adresate Agenției Județene pentru Ocuparea Forței de Muncă de persoane juridice sau fizice cu privire la activitatea desfășurată;

– organizează periodic seminarii de lucru cu personalul specializat în scopul perfecționării activității din domeniu;

– în realizarea atribuțiilor pe care le are, colaborează cu toate celelalte direcții ale Agenției Județene pentru Ocuparea Forței de Muncă.

Compartimentul de control financiar propriu, are următoarele atribuții:

– controlează modul de organizare și conducere a evidenței tehnic- operative și contabile ;

– verifică modul de organizare și efectuare a inventarierii patrimoniului;

– controlează existența, integritatea, modul în care este organizată păstrarea și paza valorilor;

– efectuează controlul încasărilor și plăților în numerar sau prin cont ;

– verifică modul de utilizare a valorilor materiale de orice natură, declasarea și casarea bunurilor ;

– verifică respectarea dispozițiilor legale privitoare la gestionarea și gospodărirea mijloacelor materiale și bănești, pe baza documentelor justificative înregistrate în evidența contabilă ;

– exercită controlul financiar de gestiune pentru patrimoniul propriu, asupra veniturilor realizate și a cheltuielilor efectuate, a celor realizate de unitățile subordonate, precum și asupra legalității și eficienței cheltuielilor creditelor alocate ;

– verifică modul de organizare și desfășurare a licitațiilor pentru achizițiile publice și a investițiilor ;

– verifică respectarea dispozițiilor legale cu privire la organizarea și efectuarea controlului financiar preventiv ;

– verifică respectarea prevederilor legale cu privire la evidența, păstrarea, circulația și utilizarea formularelor cu regim special precum și a celorlalte documente primare, de conducere a evidenței tehnico-operative și contabile, realitatea datelor înscrise în acestea, în bilanțurile contabile și în contul de execuție a bugetului de venituri și cheltuieli .

CAPITOLUL II.

CONTROLUL FINANCIAR PROPRIU AL INSTITUȚIILOR PUBLICE – ORGANIZARE, METODOLOGIE, EXERCITARE.

2.1 Controlul și auditul intern la instituțiile publice – obiective, reglementări

Până în anul 1989, controlul financiar propriu era organizat sub forma controlului financiar preventiv (în subordinea șefului compartimentului financiar – contabil) și a controlului financiar intern (în subordinea conducătorului unității). După anul 1989, controlul financiar propriu capătă alte dimensiuni impuse de noile legități ale economiei de piață. În acest sens, controlul financiar propriu a fost reorganizat sub forma controlului financiar preventiv și a controlului financiar de gestiune (fostul control financiar intern).

Evoluția economică a societății, procesul de reformă având drept consecință modificarea structurii formei de proprietate, a impus abordarea de pe poziții noi a activității de control financiar. Principala menire a controlului financiar o reprezintă asigurarea condițiilor necesare funcționării normale a mecanismelor economice, prin verificarea modului în care se respectă cadrul legal de organizare și funcționare.

Până la emiterea Ordonanței Guvernului nr. 119/1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv, controlul financiar a fost reglementat prin Legea nr. 30/1991. Prin HGR nr. 720/1991 a fost reglementat modul de organizare și efectuare a controlului financiar propriu, respectiv controlul financiar preventiv și controlul financiar de gestiune.

Începând cu 1 ianuarie 2000 a fost reorganizat controlul financiar propriu la instituțiile publice printr-un set de acte normative.

Actualul sistem de control financiar – fiscal și de audit din România este structurat pe trei componente, și anume:

controlul financiar și de audit propriu al instituțiilor publice și al agenților economici;

controlul financiar – fiscal și auditul statului (control al executivului);

controlul financiar suprem (control al executivului).

2.2 Controlul financiar de gestiune.

Obiectivele principale ale acestei activități sunt :

existența, integritatea, păstrarea și paza bunurilor de orice fel și deținute cu orice titlu;

utilizarea valorilor materiale de orice fel, declasarea și casarea de bunuri;

efectuarea, în numerar sau prin cont, a încasărilor și plăților, în lei și în valută, de orice natură, inclusiv a salariilor și a reținerilor din acestea și a altor obligații față de salariați;

întocmirea și circulația documentelor primare, tehnic – operative și contabile.

Controlul financiar de gestiune poate fi exercitat total sau prin sondaj.

Controlul total cuprinde toate operațiile din cadrul obiectivelor stabilite și pe întreaga perioadă supusă controlului, fiind cel mai cuprinzător și sigur. Cu toate acestea, ca urmare a faptului că necesită un volum mare de muncă, nu se poate aplica întotdeauna, fiind posibil mai ales la unitățile mici. Din aceste motive, în unele cazuri, se utilizează controlul prin sondaj.

Controlul prin sondaj cercetează cele mai reprezentative documente și operații care permit obținerea unor concluzii cu caracter general asupra obiectivului urmărit. Sondajul este un control selectiv care simplifică sarcina de apreciere prin utilizarea unui exemplu reprezentativ și permite, astfel, să se obțină economii autentice în ceea ce privește munca de control. Eficiența controlului prin sondaj depinde de alegerea perioadei, operațiunilor și documentelor ce se controlează și care dau posibilitatea generalizării concluziilor și măsurilor ce se impun. De multe ori rezultatele sondajelor determină extinderea controlului asupra tuturor operațiilor, ajungându-se astfel, la controlul total. De asemenea, eficiența controlului prin sondaj depinde, în mare măsură, având în vedere limitele sale, de modul cum sunt alese reperele principale și de proporții a operațiilor în cadrul fiecărui reper. Controlul prin sondaj se referă atât la repere din cadrul gestiunilor materiale a căror evidență analitică se ține cantitativ – valoric pe fiecare fel de material, produs, etc. cât și la cele din cadrul cheltuielilor.

La gestiunile a căror evidență analitică se ține global valoric, reperele nu se pot controla prin sondaje. Reperele ce se controlează prin sondaj trebuie să fie cele mai reprezentative în gestiune. Această calitate o au acelea care sunt susceptibile sustragerilor, se pot utiliza în consumul individual, au o largă și intensă circulație în gestiune și ca atare riscul producerii unor erori la primirea și eliberarea lor, poate fi mare, dețin o pondere însemnată din punct de vedere cantitativ și valoric, au o dinamică în creștere a pierderilor pe o perioadă mai mare de timp, etc.

Conform acestor principii, inventarierea, ca modalitate de control faptic poate fi efectuată total sau prin sondaj, în funcție de natura elementelor controlate și de obiectivele urmărite. Inventarierea totală permite cunoașterea efectivă a realității și obținerea unor concluzii exacte, dar reclamă timp îndelungat, efort substanțial și sistarea operațiilor de primire și eliberare a bunurilor. Inventarierea prin sondaj este mai operativă, însă are o precizie mai scăzută. Cu toate acestea, în practică, inventarierea de control se realizează frecvent pe calea sondajului, ca urmare a volumului și sortimentelor sporite de valori ce trebuie inventariate. Gradul de precizie al inventarierii prin sondaj este asigurat prin perfecționarea continuă a tehnicilor de lucru, astfel încât sondajul să satisfacă tot mai mult cerințele unui control selectiv. Inventarierea prin sondaj nu poate fi generalizată în mod absolut. De exemplu, ea nu poate fi folosită pentru controlul gestiunilor de mijloace bănești și al celor cu evidență global – valorică.

La cheltuielile făcute în numerar, cele mai reprezentative repere pot fi cheltuielile privind salariile, cheltuielile administrativ – gospodărești, etc. În anumite situații, ca de exemplu pentru controlul actelor de bancă și casă, sondajul se delimitează în timp și urmărește cheltuielile pe diferite genuri, deși el poate fi delimitat la o anumită cheltuială.

Controlul prin sondaj cuprinde numai o parte din operațiile și documentele dintr-un anumit sector. El se poate limita însă și la o parte din perioada de timp supusă controlului, eficiența sa crescând dacă se au în vedere operații în curs de efectuare la data respectivă, cum sunt: plăți de salarii, transportul de produse, consumul efectiv al unor materiale, fazele unor lucrări pentru care se întocmesc situații de plăți, etc. În acest mod, există posibilități sporite pentru descoperirea operativă a eventualelor pagube aduse avutului obștesc în perioada efectuării controlului sau cu puțin timp înainte și, ca atare, pentru întărirea laturii preventive a acestuia. Tendința de cuprindere în control a unui număr mare de operații curente este ponderată de obligația de a se controla, în totalitate sau prin sondaj operațiile efectuate de la ultima perioadă controlată și până la zi. Deoarece includerea în control a tuturor operațiilor din perioada supusă controlului este mai dificilă, pentru a se acorda o mai mare atenție operațiilor curente este indicată alegerea documentelor ce urmează a fi supuse controlului prin sondaj, începând cu cele care reflectă activitatea prezentă și continuând, când este cazul, cu cele privind activitățile trecute.

Documentele sau actele în care sunt consemnate operațiile economice sau financiar – contabile, necesare confirmării constatărilor se anexează, de regulă, în copie certificată de organul de control și șeful compartimentului de la care emană actul. Acestea se anxează în original, lăsându-se copii certificate de conducerea instituției controlate și de organul de control, atunci când sunt considerate fictive sau dubioase, precum și când există indicii că s-ar urmări sustragerea sau distrugerea lor de cei interesați.

Note explicative se iau în cazurile în care se constată abateri sau deficiențe care se consideră că atrag măsuri de sancționare, imputare sau că întrunesc elementele unei infracțiuni. Se iau de la persoanele făcute răspunzătoare de abaterile constatate, precum și de la alte persoane pentru clarificarea cauzelor și împrejurărilor care au condus la nerespectarea prevederilor legale. Se întocmesc sub formă de răspunsuri la întrebările formulate de organele de control. Ultima întrebare pusă de organul de control trebuie să solicite persoanei respective să precizeze dacă mai are ceva de adăugat în legătură cu constatările făcute. În funcție de răspunsurile date în notele explicative, se definitivează constatările controlului.

Procesul verbal de constatare a contravențiilor cuprinde: data încheierii, numele, prenumele și funcția celui care îl încheie; fapta contravențională constatată și amenda cu care este sancționată; persoana răspunzătoare de săvârșirea abaterilor, ocupația, domiciliul, actul de identitate; bunurile confiscate; obiecțiunile formulate de contravenient, termenul de constatare; numele, prenumele, domiciliul, buletinul de identitate și semnătura martorului sau confirmarea organului constatator că procesul verbal s-a încheiat în lipsă de martori.

Procesul verbal de constatare și sancționare a contravențiilor se încheie în trei exemplare, din care câte un exemplar se comunică contravenientului, organului care a instrumentat actul și secției financiare care execută amenda.

2.3 Controlul financiar preventiv – obiect, conținut, organizare, exercitare.

Începând cu 1 ianuarie 2000, odată cu intrarea in vigoare a OG 119/1999 care reglementează controlul intern, auditul intern și controlul financiar preventiv propriu și delegat, au fost abrogate prevederile Legii 30/1991 prin care ministerele, departamentele, alte organe centrale de stat, prefecturile, instituțiile publice sunt obligate să asigure organizarea și funcționarea controlului financiar de gestiune privind patrimoniul propriu și a controlului financiar preventiv asupra veniturilor și cheltuielilor pentru care sunt ordonatori de credite.Controlul financiar preventiv propriu se organizează la nivelul fiecărei unități.

Analiza diagnostic a activității.

Controlul financiar preventiv propriu prin maniera de acțiune și metodele specifice pe care le utilizează constituie una din activitățile cu rezultatele cele mai spectaculoase în realizarea obiectivelor care au ca scop cunoașterea completă, complexă și continuă a fenomenelor economice.

În cadrul acestui obiectiv s-a urmărit dacă întocmirea contului de execuție a bugetului de venituri și cheltuieli a AJOFM s-a făcut cu respectarea prevederilor legale în vigoare care stabilesc:

La capitolul VENITURI:

prevederi bugetare aprobate inițial;

prevederi bugetare definitive;

încasări realizate;

La capitolul CHELTUIELI:

credite bugetare aprobate inițial;

credite definitive;

plăți efectuate.

S-a verificat dacă înregistrarea cheltuielilor financiare atât din mijloace bugetare cât și extrabugetare au fost efectuate pe structura clasificației bugetare și se încadrează în limita creditelor aprobate și cu respectarea destinațiilor stabilite.

Principalele subobiective în cadrul acestui obiectiv au fost:

verificarea modului de constituire pe baze legale, a veniturilor extrabugetare și de încasare a acestora, în cuantumul prevăzut și la termenele stabilite;

verificarea modului de realizare a veniturilor din închirieri de spații cu altă destinație din fondul locativ de stat, de spații comerciale și administrative, de sedii de organisme și organizații.

S-a urmărit dacă încheierea contractelor de închiriere s-a făcut pe bază de licitații, oferte sau alte instrumente comerciale legale cum sunt tarifele stabilite de prefecturile județene sau a municipiului București.

1. Controlul modului de angajare, ordonanțare, plată și înregistrare, conform prevederilor legale; a cheltuielilor efectuate și înscrise în contul de execuție

Subobiectivele acestui important obiectiv se referă în principal la controlul cheltuielilor de capital și al cheltuielilor curente, acestea din urmă defalcate pe cheltuieli de personal și cheltuieli materiale și care constau în:

la cheltuieli de capital:

Principalele subobiective ale controlului au constat în a stabili dacă au fost respectate prevederile legale privind atât cheltuielile de investiții pe fiecare obiectiv în parte, atât fizic cât și valoric, cât și a celor destinate dotărilor independente.

S-a verificat dacă modul de respectare a termenelor de execuție , a lucrărilor de investiții, așa cum au fost prevăzute în graficele anexă la contracte, precum și a termenelor de livrare a echipamentelor achiziționate.

De asemenea, s-a verificat dacă efectuarea cheltuielilor din buget a fost realizată conform prevederilor în vigoare pe bază de acte justificative întocmite conform dispozițiilor legale, din care să rezulte primirea bunurilor materiale, prestarea de servicii, achitarea salariilor și a altor drepturi bănești.

la cheltuieli curente:

Obiectivele controlului cheltuielilor curente se împart, în funcție de natura acestora, în obiective ale controlului cheltuielilor de personal și ale cheltuielilor materiale și constau în principal în:

La cheltuielile de personal.

Principalele subobiective ale controlului au constat în a determina dacă stabilirea salariilor și a celorlalte drepturi de personal (indemnizații, sporuri, compensații) ca și a indemnizațiilor pentru concedii de odihnă și de maternitate

s-au făcut cu respectarea legii de aprobare a bugetului de stat pe anul în curs și cu încadrarea acestor cheltuieli în limita prevederilor bugetare cu această destinație.

S-a verificat modul de calcul, reținere, înregistrare și virare a impozitului pe salarii, a contribuției pentru asigurările sociale de stat și asigurările sociale de sănătate.

La cheltuielile materiale.

Cheltuielile materiale constituie o parte importantă a cheltuielilor efectuate de o instituție publică și, în consecință, se impune o foarte atentă analiză și control a modului de ordonanțare și efectuare a acestora.

S-a verificat dacă dispunerea cheltuielilor s-a făcut pentru materiale și obiecte de inventar necesare instituției, selecționate pe baza documentelor încheiate ca rezultat al licitațiilor, a selecțiilor de oferte sau pe baza deciziilor privind achizițiile din unica sursă.

În cazul cheltuielilor efectuate cu materialele achiziționate pentru efectuarea lucrărilor de reparații curente și/sau capitale s-a urmărit dacă la baza dispunerii acestora au stat documente legale care să ateste lucrări efectiv realizate , confirmate și recepționate de beneficiari, cu respectarea clauzelor stabilite prin contractele de execuție încheiate.

De asemenea, s-a urmărit dacă:

– alocațiile pentru cheltuielile de personal și de capital, care nu pot fi majorate și nici utilizate pentru alte capitole sau articole de cheltuieli, au fost utilizate conform prevederilor de aprobare a bugetului de stat pe anul în curs.

-creditele bugetare aprobate inițial pentru exercițiul bugetar și modificărilor ulterioare făcute prin legi și ordonanțe rectificative au fost utilizate conform destinațiilor aprobate, iar virările acestora între subdiviziunile clasificației bugetare au fost operate potrivit legii finanțelor publice.

-utilizarea alocațiilor și a subvențiilor pentru investiții de la bugetul de stat sau din fondurile speciale.

Principalul scop al acestui obiectiv a fost de a stabili dacă nominalizarea în listele de investiții a obiectivelor în curs de realizare precum și a celor noi s-a făcut pe baza documentațiilor tehnico – economice aprobate.

S-a verificat dacă poziția globală pentru cheltuieli de capital, din lista anexă la bugetul pe anul în curs, a fost defalcată pe achiziții de imobile, dotări independente, consolidări de imobile , cheltuieli de proiectare, studii de prefezabilitate și fezabilitate aferente obiectivelor de investiții și pe alte cheltuieli asimilate investițiilor și aprobată de ordonatorul principal de credite, pe baza notelor de fundamentare referitoare la necesitatea, oportunitatea și alți indicatori caracteristici unor asemenea investiții.

CAPITOLUL III

Managementul controlului financiar funcție de baza a conducerii unei entități publice-Studiu de caz

3.1-Prezentarea generala a entității – Agenția Națională pentru Ocuparea Forței Muncă

Agențiile pentru ocuparea forței de muncă sunt organizate și funcționează potrivit Legii nr.204/2006, cu modificările și completările ulterioare, Statutului ANOFM aprobat prin H.G. nr.1411/2006, cu modificările și completările ulterioare, pe baza regulamentului-cadru de organizare și funcționare precum și a structurilor organizatorice aprobate de către Agenția Națională pentru Ocuparea Forței de Muncă.

Agenția Județeană pentru Ocuparea Forței de Muncă organizează, coordonează și realizează la nivel județean, activitatea de ocupare a forței de muncă și de protecție socială a persoanelor aflate în căutarea unui loc de muncă.

Pentru îndeplinirea atribuțiilor, Agenția Județeană pentru Ocuparea Forței de Muncă cooperează cu autoritățile administrației publice locale, cu organizațiile guvernamentale, cu societatea civilă, cu furnizorii de ocupare din domeniul privat, precum și cu partenerii sociali.
În subordinea Agenției Județene pentru Ocuparea Forței de Muncă funcționează următoarele subunități fără personalitate juridică:

a) agenții locale pentru ocuparea forței de muncă, denumite în continuare agenții locale;

b) centre proprii de formare profesională, denumite în continuare centre proprii.

Agențiile locale pentru ocuparea forței de muncă se constituie la nivelul principalelor localități din cadrul fiecărui județ.

Centrul propriu de formare profesională se constituie la nivelul Agenției Județene pentru Ocuparea Forței de Muncă.

Conducerea agenției se exercită de directori executivi și directori executivi adjuncți.

Agenția Județeană pentru Ocuparea Forței de Muncă realizează, în principal, următoarele activități:

informarea și consilierea profesională;

medierea muncii;

formarea profesională;

consultanță și asistență pentru începerea unei activități independente sau pentru inițierea unei afaceri;

completarea, în condițiile legii, a veniturilor salariale ale persoanelor cărora li s-a stabilit dreptul la indemnizația de șomaj și care se angajează pentru program normal de lucru, conform prevederilor legale în vigoare;

stimularea mobilității forței de muncă;

stimularea angajatorilor pentru încadrarea în muncă a șomerilor;

stimularea angajatorilor care încadrează în muncă persoane în baza unui contract de ucenicie la locul de muncă;

acreditarea furnizorilor de servicii specializate pentru stimularea ocupării forței de muncă;

efectuarea plății drepturilor de protecție socială ce se suportă din bugetul asigurărilor de șomaj, potrivit legii;

efectuarea plății creanțelor salariale ce se suporta din Fondul de garantare pentru plata creanțelor salariale, în limitele și în condițiile prevăzute de lege.

Agenția pentru ocuparea forței de muncă sunt conduse de un director executiv care are în subordine următoarele direcții și compartimente funcționale:

A. Direcția Managementul Pieței Muncii, coordonată de un director executiv adjunct și organizată în următoarele compartimente:

Centru de Formare Profesională;

Informatică;

Statistică și analiza pieței muncii ;

Serviciul Relații cu angajatorii;

Programe de ocupare

Ocuparea forței de muncă în străinatate

B. Direcția Buget, coordonată de un director executiv adjunct și organizată în următoarele compartimente:

Achiziții publice și administrative;

Compartimentul Finanțare și urmărire a execuției bugetare;

Biroul Stabilire și Plăți Drepturi Șomeri

Compartimentul Urmărire și Executare Debite

Contabilitate;

Fond garantare a creanțelor bugetare.

C. Agenții locale, direct subordonate directorului executiv și care au relații de funcționare cu

Direcția Managementul Pieței Muncii și Direcția Economică, organizată în următoarele compartimente:

Înregistrare șomeri;

Consiliere, orientare și formare profesională;

Medierea muncii;

Creditare și ajutoare de stat;

Implementare alte măsuri active;

Relații cu angajatorii;

Puncte de lucru.

D. Compartimente funcționale:

– Biroul Resurse umane și salarizare;

– Audit, control măsuri active și control financiar propriu ;

– Juridic și relații cu publicul;

– Comunicare și secretariatul consiliului consultativ.

Compartimentul de Audit Intern și control financiar propriu are în componență următoarele compartimente:

compartimentul audit intern ;

compartimentul control măsuri active ;

compartimentul control financiar propriu .

Compartimentul de audit intern are următoarele atribuții:

certificarea trimestrială și anuală, însoțită de raport de audit, a bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară ale Agenției Județene pentru Ocuparea Forței de Muncă, prin verificarea legalității, realității și exactității evidențelor contabile și ale actelor financiare și de gestiune;

– examinarea legalității, regularității și conformității operațiunilor, identificarea erorilor, risipei, gestiunii defectuoase și fraudelor și, pe aceste baze, propunerea de măsuri și soluții pentru recuperarea pagubelor și sancționarea celor vinovați, după caz;

– supravegherea regularității sistemelor de fundamentare a deciziei, planificare, programare, organizare, coordonare, urmărire și control al îndeplinirii deciziilor;

– evaluarea economicității, eficacității și eficienței cu care sistemele de conducere și de execuție din cadrul Agenției Județene pentru Ocuparea Forței de Muncă utilizează resursele financiare, umane și materiale pentru îndeplinirea obiectivelor și obținerea rezultatelor stabilite;

– identificarea slăbiciunilor sistemelor de conducere și de control, precum și a riscurilor asociate unor astfel de sisteme, unor programe/proiecte sau unor operațiuni și propunerea de măsuri pentru corectarea acestora și pentru diminuarea riscurilor, după caz.

Compartimentul control măsuri active are în principal următoarele atribuții:

– asigură din punct de vedere metodologic controlul derulării măsurilor active pentru stimularea ocupării forței de muncă, respectiv: creșterea șanselor de ocupare a persoanelor aflate în căutarea unui loc de muncă, stimularea angajatorilor pentru încadrarea în muncă a șomerilor și crearea de noi locuri de muncă;

– verifică procedurile de implementare a acțiunilor prevăzute în Programul național de ocupare a forței de muncă;

– verifică formele prin care se realizează formarea profesională a persoanelor în căutarea unui loc de muncă: cursuri, stagii de practică și specializare,etc.;

– controlează dacă formele de pregatire profesională sunt organizate în condițiile legii;

– exercită controlul asupra modului cum au fost organizate licitațiile pentru selectarea furnizorilor de servicii de formare profesională;

– verifică modul de acordare a serviciilor juridice, de marketing, metodele și tehnicile eficiente de management și a altor servicii de consultanță pentru începerea unei activități independente sau pentru inițierea unei afaceri;

– urmărește respectarea etapelor legale de aplicare a măsurilor de stimularea mobilității forței de muncă;

– controlează dacă este respectată metodologia stabilită pentru stimularea angajatorilor pentru: realizarea lucrărilor și activităților publice de interes local, încadrarea absolvenților, șomerilor aparținând unor categorii defavorizate;

– acordă asistență metodologică necesară pentru respectarea întocmai a normelor de aplicare a Legii nr.76/2002 privind sistemul asigurărilor pentru șomaj și stimularea ocupării forței de muncă;

– analizează și verifică din dispoziția conducerii, sesizările adresate Agenției Județene pentru Ocuparea Forței de Muncă de persoane juridice sau fizice cu privire la activitatea desfășurată;

– organizează periodic seminarii de lucru cu personalul specializat în scopul perfecționării activității din domeniu;

– în realizarea atribuțiilor pe care le are, colaborează cu toate celelalte direcții ale Agenției Județene pentru Ocuparea Forței de Muncă.

Compartimentul de control financiar propriu, are următoarele atribuții:

– controlează modul de organizare și conducere a evidenței tehnic- operative și contabile ;

– verifică modul de organizare și efectuare a inventarierii patrimoniului;

– controlează existența, integritatea, modul în care este organizată păstrarea și paza valorilor;

– efectuează controlul încasărilor și plăților în numerar sau prin cont ;

– verifică modul de utilizare a valorilor materiale de orice natură, declasarea și casarea bunurilor ;

– verifică respectarea dispozițiilor legale privitoare la gestionarea și gospodărirea mijloacelor materiale și bănești, pe baza documentelor justificative înregistrate în evidența contabilă ;

– exercită controlul financiar de gestiune pentru patrimoniul propriu, asupra veniturilor realizate și a cheltuielilor efectuate, a celor realizate de unitățile subordonate, precum și asupra legalității și eficienței cheltuielilor creditelor alocate ;

– verifică modul de organizare și desfășurare a licitațiilor pentru achizițiile publice și a investițiilor ;

– verifică respectarea dispozițiilor legale cu privire la organizarea și efectuarea controlului financiar preventiv ;

– verifică respectarea prevederilor legale cu privire la evidența, păstrarea, circulația și utilizarea formularelor cu regim special precum și a celorlalte documente primare, de conducere a evidenței tehnico-operative și contabile, realitatea datelor înscrise în acestea, în bilanțurile contabile și în contul de execuție a bugetului de venituri și cheltuieli .

Controlul financiar preventiv propriu

Aplicarea prevederilor Ordonanței Guvernului nr. 119/1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv în cadrul AJOFM s-a materializat prin Decizia nr. 60 din 10.04.2010 a conducătorului instituției privind reorganizarea la nivelul Agenției Județene pentru Ocuparea Forței de Muncă a controlului financiar preventiv propriu, emisă pe baza dispoziției nr. 60 din 10.04.2010 a Directorului Executiv

Viza de control financiar preventiv propriu se dă prin înscrierea pe documentul respectiv a mențiunii “ vizat control financiar preventiv propriu” sub semnătura celui care a efectuat controlul și cu precizarea datei.

Șefii compartimentelor de specialitate răspund de realitatea, legalitatea, necesitatea, oportunitatea și economicitatea operațiilor ale căror documente justificative le-au certificat obținerea vizei de control financiar preventiv propriu pe documentele care cuprind date nereale sau inexacte și/ sau care se dovedesc ulterior nelegale, nu exonerează de răspundere pe șefii compartimentelor de specialitate care le-au întocmit (anexa nr. 12).

Obiectivele controlului financiar preventiv propriu sunt adaptate în funcție de specificul proiectelor de operațiuni prevăzute în art. 10 al OG nr. 119/1999.

Principalele obiective ale controlului financiar preventiv propriu la AJOFM :

Controlul documentelor justificative a operațiunilor supuse controlului financiar preventiv, indiferent de natura lor, se realizează sub două aspecte principale:

– Circuitul documentelor justificative pentru operațiile supuse controlului financiar preventiv propriu (anexele 3 – 11).

Pașii de control a documentelor justificative pentru operațiile supuse controlului financiar preventiv propriu din cadrul AJOFM sunt prezentați prin organigrama următoare de control:

Pasul 2

Pasul 3

– Controlul financiar preventiv propriu din AJOFM asistat de calculator.

Folosirea calculatorului în activitatea de control financiar preventiv propriu în cadrul AJOFM vizează două obiective pentru viitor.

Pentru început, calculatorul se va utiliza ca un instrument de creare a bazei de date cu operațiunile ce urmează a fi controlate.

Existând baza de date pe calculator, în a doua etapă, se va urmări ca activitatea de control financiar preventiv propriu să se efectueze cu ajutorul unor programe prin care se transpun procedurile și tehnicile de control cu ajutorul cărora se va interoga baza de date.

Toate documentele supuse CFPP – ului vor purta în mod obligatoriu și următoarele mențiuni: sintagma “certificat în privința realității, regularității și a legalității”, numele în clar, data și semnăturile conducătorilor compartimentelor de specialitate.

Conform programului de control aprobat și al atribuțiilor de serviciu, în data de 30.11.2014 s-a efectuat controlul « modului de organizare și conducere a evidențelor contabile, tehnic–operative și statistice, de întocmire și circulație a documentelor justificative » la AJOFM, în urma căruia s-au constatat abateri la nivelul agenției locale prezentate în următorul proces verbal și notă de constatare .

3.2 Constatari, abateri de regularitate, evaluare indicatori economici

În urma controlului efectuat s-au constatat următoarele :

1. Verificarea plăților efectuate în numerar prin casieria unității

a) Respectarea restricțiilor prevăzute de reglementările legale în vigoare cu privire la documentele și plafoanele specifice

În perioada 01.01.2011-31.12.2014 au fost efectuate plăți în numerar pe bază de documente care nu sunt prevăzute în Normele Metodologice pentru întocmirea și utilizarea formularelor comune privind activitatea financiară și contabilă, aprobate prin Ordinul Ministrului Finanțelor nr. 425/03.03.1998. Plățile în numerar au fost efectuate cu încălcarea prevederilor Regulamentului operațiilor de casă aprobate prin Decretul nr. 209/1976. Abaterile financiare care vor fi prezentate în continuare sunt în legătură cu plățile în numerar efectuate către persoane din afara instituției numai pe bază de formulare tip « Listă de avans chenzinal ». Acest formular, conform actelor normative se utilizează ca document justificativ numai pentru plata drepturilor bănești cuvenite salariaților proprii, ca avansuri salariale, și de înregistrare a acestora în contabilitate.

Pe baza acestor formulare au fost efectuate plăți către persoane din afara instituției în perioada 01.01.2011-31.12.2014, plăți care în perioadele anterioare s-au efectuat în conformitate cu dispozițiile legale respectiv prin mandate poștale.

În legătură cu aceste plăți a fost verificată activitatea casieriei unde au fost constatate următoarele:

au fost efectuate plăți către persoane fizice din afara unității pe bază de formulare, care nu erau Dispoziții de plată. Documentele aprobate prin actele normative în vigoare pentru efectuarea de plăți prin casierie sunt numai Dispozițiile de plată. Aceste plăți s-au efectuat fără a fi vizate pentru Controlul Financiar Preventiv (în totalitate). Un număr de cinci Liste nu au fost aprobate de persoanele în drept;

au fost efectuate plăți către alte persoane decât cele prevăzute în Liste. Plățile au fost efectuate fără a avea la bază documentele speciale de Împuternicire prevăzute de Regulamentul operațiilor de casă aprobate prin Decretul nr. 209/1976. În cazul acestor plăți, la actele depuse în dosarele de « Casă » nu au fost anexate împuternicirile care trebuiesc întocmite în vederea ridicării numerarului și nici un alt document din care să rezulte calitatea sau dreptul celui care a ridicat numerarul. Au fost constatate cazuri în care cei care au ridicat numerarul nu sunt identificați ca și titulari de drept. Această afirmație se bazează pe faptul că în unele cazuri nu sunt trecute pe liste nici datele de identificare din actele de identitate. În unele cazuri semnaturile olografice de primire lipsesc sau nu coincid cu acelea din dosarele de șomaj.

s-au efectuat plăți pe baza unui « Raport » extras de la compartimentul « Sisteme Informaționale »  reprezentând o situație cu persoane omise de la plata unor drepturi de asigurări sociale de șomaj.

Situațiile centralizatoare cu plățile efectuate prin casierie prezintă detaliat, toate plățile efectuate către persoane din afara instituției. Din aceste Situații rezultă că pentru un număr de ___ nu erau îndeplinite condițiile prevăzute de actele normative (lipsă cereri, documente justificative, aprobări, viza CFPP) pentru plata de drepturi de asigurări de șomaj restante sau diferențe de astfel de drepturi. Ca urmare a controlului efectuat s-au constatat plăți efectuate fără respectarea condițiilor prevăzute de actele normative în vigoare la data respectivă în sumă totală de __________ lei. În anexe sunt redate sumele achitate necuvenit, în numerar prin casieria instituției.

Verificarea existenței, valabilității și autenticității semnăturilor prin care s-au dispus plățile

S-au constatat următoarele :

pe unele documente de plată nu sunt semnăturile celor în drept să le avizeze sau să le aprobe. Acest lucru se confirmă prin faptul că în unele cazuri s-au semnat, de către alte persoane, documente pentru plată cu specimenul de semnătura al persoanelor în drept.;

listele cu specimenele de semnături pe compartimente și cele cu drept de viză CFPP nu au fost comunicate către casierie. Acest aspect a fost recunoscut și de casierul unității;

la majoritatea formularelor pe baza cărora s-au efectuat plățile nu sunt anexate documentele justificative (exemplificăm prin lipsa unui număr de 145 cereri de repunere în plată sau de achitare de sume reprezentând drepturi de asigurări sociale de șomaj restante, etc);

fila (exemplarul al doilea) din registrul de casă a fost predat sub semnătură în registrul de casă al compartimentului financiar-contabil. Din cele 455 plăți efectuate nu au fost anexate documentele justificative în 171 de cazuri iar în 142 cererile existente nu au fost înregistrate. Cererile, înregistrate sau neînregistrate nu au fost transmise către conducătorul unității spre a fi dispuse măsurile ce se impun în sensul verificării realității, legalității și în funcție de aceasta să se efectueze sau nu plățile.

Față de aspectele prezentate mai înainte s-au consemnat următoarele abateri de la prevederile legale în efectuarea operațiunilor de încasări și plăți :

– neutilizarea documentelor prevăzute de actele normative care să justifice încasările și plățile în numerar ;

– efectuarea de plăți în numerar pe destinații, fără documente justificative sau în baza unor documente întocmite fără respectarea condițiilor prevăzute de lege ;

– nerespectarea procedurilor prevăzute de actele normative privind efectuarea plăților și încasărilor în numerar din punctul de vedere al condițiilor de formă și de fond ale documentelor justificative care au stat la baza operațiunilor de casă ;

– înscrierea de operațiuni în registrul de casă fără documente sau pe bază de documente incomplete, modificate, cu ștersături.

Actele normative încalcate au fost :

– Legea contabilității nr 82/1991 modificată , completată și republicată, art.35 alin.1 și 2(b) care prevede următoarele : constituie contravenție la prevederile Legii contabilității dacă nu sunt săvârșite în altfel de condiții încât potrivit legii, să fie consemnate infracțiuni, nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanțelor Publice cu privire la "întocmirea și utilizarea documentelor justificative și contabile pentru toate operațiunile efectuate –- ".

-Legea Finanțelor Publice nr. 72/1996, art. 40(1) prevede că efectuarea cheltuielilor din bugetul asigurărilor sociale de stat se va putea face numai pe bază de acte justificative întocmite în conformitate cu dispozițiile legale;

– Regulamentul operațiunilor de casă aprobat prin Decretul nr. 209/1976, cap II « efectuarea de încasări și plăți », art. 21, 22, 23, 24 care prevăd următoarele :

Art. 21 – La primirea documentelor de plată, casierul trebuie să verifice: existența, valabilitatea și autenticitatea semnăturilor prin care se dispune plata, prin confruntarea acestora cu specimenele de semnături, comunicate în prealabil casierului; existența anexelor la documentul de plată.

În cazul nerespectării uneia dintre aceste condiții, casierul înapoiază documentele pentru completare și numai după ce acestea sunt completate efectuează plata.

Art. 22 – plățile în numerar se fac numai persoanelor indicate sau celor împuternicite de acestea pe bază de procură autentificată, specială sau generală.

Art. 23 – Pentru plățile făcute unor persoane în afara unității casierul trebuie să solicite acestora actele de identitate, înscriind pe documentele de plată seria și numărul actului de identitate și unitatea care l-a eliberat.

Art. 24 alin.(3) – În cazul în care plata se face către o persoană care nu are posibilitatea să semneze personal, primirea sumei se confirmă de o altă persoană din unitate care înscrie pe documentul de plată numele beneficiarului sumei și semnează. În această situație, pe documente se menționează seria și numărul actului de identitate al primitorului, care nu are posibilitatea să semneze personal, și al celui care a semnat pentru el, precum și unitatea care l-a eliberat ».

Prevederile legale prezentate mai sus au fost încălcate de către d-na ______, casier. Abaterile financiare prezentate au dus în final la efectuarea unor plăți fără temei legal.

Față de abaterile prezentate a fost solicitat și punctul de vedere al casierei care a afectuat plățile. Din explicațiile scrise, reiese că înaintea efectuării plăților nu erau solicitate documentele justificative care să fie anexate la documentele de plată și care să le ateste realitatea și legalitatea. De asemenea, se afirmă că plățile s-au efectuat numai către titulari. În urma controlului efectuat, o parte dintre sumele achitate au fost ridicate de către unele persoane din cadrul Agențiilor locale. În explicațiile scrise se afirmă că plățile către alte persoane decât titularii s-au efectuat pe bază de procură, afirmație care nu poate fi confirmată, în evidențe neexistând aceste procuri. Casiera recunoaște că nu a primit Lista cu specimenele de semnături menționând că nu știa că este necesară din moment ce exista semnătura respectivă.

Controlul organizării și conducerii evidenței tehnic-operative și contabile

În urma verificărilor efectuate și în concordanță și cu aspectele prezentate la punctul 1 au fost constatate următoarele abateri financiare:

a. Cu privire la controlul documentelor justificative din punct de vedere al formei

S-au constatat documente justificative care au fost întocmite fără respectarea condițiilor legale de formă după cum urmează:

au fost utilizate pentru efectuarea de plăți prin casierie documente diferite de cele care sunt prevăzute prin actele normative (liste de avans pentru plăți către persoane fizice din afara unității) ;

au fost efectuate ștersături fără a fi certificate (corecturi nesemnate) prin transformări de cifre, semnături, adăugiri de text ;

au fost constatate acte transmise către casierie pentru a se efectua plăți pe care nu există semnăturile originale ale persoanelor în drept să dispună, să execute sau să controleze operațiile respective ;

s-a constatat că în unele cazuri nu există concordanță între semnăturile de pe document cu semnăturile acelorași persoane de pe alte documente sau cu specimenele de semnături ;

nu au fost prezentate și nu au existat procuri (delegări) autentificate pentru plățile efectuate prin terțe persoane .

b. Controlul documentelor justificative din punct de vedere al fondului ;

Verificându-se legalitatea operațiilor economice și financiare consemnate în documente s-au constatat următoarele :

într-un număr de 455 documente nu au fost consemnate operațiuni legale.

Aceste documente sunt nelegale deoarece la baza întocmirii lor nu au existat sau nu au stat documente justificative corect întocmite.

la baza efectuării unui număr de 145 plăți în numerar prin casierie formularele respectiv listele întocmite de Biroul plăți nu au fost însoțite de documentele justificative care să justifice realitatea și legalitatea  lor. S-a constatat că nu au existat aceste documente;

Față de aspectele prezentate mai sus, la punctul 2, Serviciul Gestiune Fonduri prin Biroul plăți și prin Compartimentul financiar contabil a încălcat în mai multe cazuri disciplina financiară prin nerespectarea prevederilor actelor normative care reglementează aplicarea Legii Contabilității și a disiplinei financiare după cum urmează :

Biroul plăți este compartimentul care a întocmit și trimis spre avizare la persoanele în drept de a aproba documentele prezentate mai înainte (în baza cărora s-au efectuat plăți). Facem precizarea că formularele acestea au servit drept documente care au stat la baza efectuării de plăți și au fost transmise spre aprobare și apoi către casierie spre a fi achitate, fără a fi vizate pentru CFPP și aprobate de ordonatorul de credite sau înlocuitorul acestuia când lipsea. Tot de la acest compartiment au fost transmise către casierie spre a fi achitate documente întocmite incorect, care nu au avut la baza emiterii lor documente care să justifice efectuarea plăților.

Plățile sunt considerate nelegale deoarece s-au efectuat pe baza de acte întocmite cu nerespectarea normelor financiare, a actelor normative care reglementează modul de întocmire, circuitul documentelor ,etc.

Biroul plăți se face răspunzător de întocmirea de acte nelegale care au fost trimise pentru a fi achitate de către casierie deși :

nu există documente care să justifice aceste plăți (lipsă cereri) ;

lipsesc semnăturile persoanelor în drept să aprobe aceste plăți ;

lipsesc vizele pentru control financiar preventiv propriu;

s-au pus semnături pe documente care nu sunt ale persoanelor în drept;

Față de abaterile financiare prezentate s-a constatat că au fost încălcate prevederile Legii Contabilității nr. 82/1991 completată și republicată care la art. 35 alin.1, 2/b;

În conformitate cu prevederile Normelor Metodologice privind cadrul general al atribuțiilor și exercitării controlului financiar preventiv propriu aprobate prin Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 123/06.02.2001 (punctul 4.11) « conducătorii compartimentelor de specialitate răspund de realitatea, regularitatea și legalitatea operațiunilor ale căror documente le-au certificat. Obținerea vizei de control financiar preventiv propriu pe documente care cuprind date nereale și/sau care se dovedesc ulterior nelegale nu îi exonereză de răspundere pe șefii compartimentelor care le-au întocmit ».

Răspunzători pentru încalcarea prevederilor legale prezentate mai sus sunt :

Doamna A – șef Birou plăți

Doamna B – referent în cadrul Biroului plăți

Doamna C – referent în cadrul Biroului plăți

Față de constatările colectivului de control s-au luat explicații scrise celor trei persoane din cadrul Biroului plăți.

În explicațiile scrise date, persoanele făcute răspunzătoare, recunosc faptul că :

– s-au efectuat plăți pe bază de cereri neînregistrate, neverificate și nevizate de persoanele în drept ;

– s-au întocmit liste de avans chenzinal și pe bază de telefoane primite din teritoriu, respectiv de la Agențiile locale sau de la șomeri ;

În explicațiile scrise date de Șeful biroului plăți nu infirmă constatările echipei de control, precizând că efectuarea operațiunilor de achitare a drepturilor restante sau diferențe, în numerar prin casierie s-a efectuat din dispoziția conducerii unității. Deși s-a solicitat în timpul controlului să se prezinte o notificare scrisă în acest sens, aceasta nu a fost depusă. Conform prevederilor existente în vigoare acest gen de plăți se fac numai prin mandat poștal.

Față de atribuțiile prevăzute în fișele postului și felul în care s-au efectuat în realitate plățile, s-a constatat că personalul din cadrul Biroului plăți nu a respectat Regulamentul de Organizare și Funcționare. În fișele postului sunt redate în mod clar atribuțiile de serviciu precum și competențele pe care le au salariații din cadrul Biroului plăți.

Compartimentul financiar contabilitate a efectuat înregistrările în evidența contabilă a plăților prezentate în prezentul Proces Verbal, prin nerespectarea prevederilor Legii contabilității Nr. 82/1991 republicată și prin nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanțelor Publice cu privire la întocmirea și utilizarea documentelor justificative și contabile pentru toate operațiile efectuate. Înregistrările în evidența contabilă au fost efectuate fără ca documentele să fi fost vizate pentru controlul financiar preventiv.

Conform Regulamentului Operațiunilor de Casă aprobate prin Decretul nr.209/1976, art.42, « plățile în numerar care nu au la bază documente justificative legale, deși sunt prevăzute cu semnătura primitorului, nu se iau în considerație pentru justificarea soldului de casă, iar sumele corespunzătoare se consideră lipsă de casă. În această situație se iau măsurile de recuperare prevăzute de lege, iar dacă fapta constituie infracțiune, se sesizează organele de urmărire penală».

Conform Legii Finanțelor Publice constituie contravenție nerespectarea prevederilor art. 36 (2) care stipulează că "angajarea și efectuarea de cheltuieli din sumele aprobate prin bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat sau bugetele fondurilor speciale se aprobă de ordonatorul de credite și se efectuează numai cu viza prealabilă de control financiar preventiv intern."

Răspunzătoare pentru înregistrările în evidența contabilă a documentelor prin care s-au efectuat plăți fără respectarea actelor normative prezentate în acest Raport se face contabilul din cadrul compartimentului financiar contabil.

Prin explicațiile scrise date de acesta se confirmă că la baza înregistrărilor în evidența contabilă a plăților prezentate a fi efectuate fără temei legal nu au stat documentele justificative care dădeau dreptul de a fi efectuate.

c)Cu privire la organizarea și exercitarea controlului financiar preventiv

Controlul financiar preventiv propriu este organizat și se exercită în baza Deciziei nr 60 din 10.04.2008. Prin Decizie sunt numite persoanele care au dreptul de a acorda viza pentru Control financiar preventiv propriu (CFPP) Directorul de Buget, Șeful Serviciului Gestiune Fonduri pentru perioada când lipsește Directorul de Buget. Prin decizia menționată mai sus este nominalizat și Șeful Biroului Buget cu drept de acordare a vizei de CFPP pentru « toate operațiunile ce decurg din plata drepturilor pentru beneficiarii de șomaj, ajutor de integrare profesională și alocației de sprijin conform legislației în vigoare ». Dreptul dat Șefului Birou plăți, de a acorda viza de control financiar preventiv asupra tuturor plăților care se derulează prin biroul pe care-l conduce și în care este implicată direct la efectuarea lucrărilor este o încălcare a prevederilor art.15 din O.G. nr. 119/1999 unde se precizează că «persoana care exercită controlul financiar preventiv propriu nu trebuie să fie implicată, prin sarcinile de serviciu, în efectuarea operațiunii supuse controlului financiar preventiv propriu ».

Decizia de organizare a Controlului Financiar Preventiv Propriu nu a fost actualizată după intrarea în vigoare a Legii nr. 76/2002 respectiv noua lege a asigurărilor sociale de șomaj și nu a fost completată cu toate anexele care trebuiau să o însoțească prezentând următoarele lipsuri :

-tabelul cuprinzând compartimentele de specialitate care vor prezenta proiecte de operațiuni care se supun controlului financiar preventiv întocmit în anul 2007 nu a fost reactualizat, unele persoane nemaifiind angajate ale AJOFM ;

-nu au fost stabilite documentele justificative care stau la baza acordării vizei de CFPP și circuitul acestora (anexe );

-evidența angajamentelor nu este organizată;

Registrul proiectelor de operațiuni prevăzute să fie prezentate la viza de control financiar preventiv propriu a fost completat numai până la data de 31.01.2012.

Față de abaterile prezentate la punctele 1 și 2 și având în vedere neregulile consemnate cu privire la organizarea controlului financiar preventiv propriu, s-a constatat că nu au fost efectuate următoarele operațiuni obligatorii înainte de achitarea sumelor în numerar realizate prin casieria unității:

Nu au fost vizate pentru CFPP nici o Listă în baza cărora s-au efectuat plăți prin casierie, deși persoanele împuternicite prin lege pentru a acorda vizele, prin semnarea formularelor respective au angajat de fapt unitatea;

 Persoanele împuternicite cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu trebuiau să preia documentele și să le verifice formal cu privire la :

cuprinderea în Cadrul general al proiectelor de operațiuni supuse controlului financiar preventiv propriu a operațiunii prezentate la viză ;

existența semnăturilor persoanelor autorizate din compartimentele de specialitate ;

existența documentelor justificative solicitate conform anexei nr. 1 la normele metodologice.

În baza aspectelor prezentate la acest punct s-a constatat că au fost încălcate prevederile legale și au fost achitate fără temei legal sume din bugetul Fondului pentru plata ajutorului de șomaj însumând în perioada 01.01.2011-31.12.2014 175324 lei.

Răspunzători pentru efectuarea plăților nelegale sunt :

Doamna A Director Buget

Doamna B Șef Serviciu gestiune fonduri

Doamna C Șef Birou plăți

care au angajat unitatea sau au întocmit documentele în baza cărora s-au efectuat plățile fără a fi aplicată viza de CFPP pe acestea și care au dus în final la cauzarea de prejudiciu Bugetului Fondului de asigurări de șomaj.

Față de aceste constatări s-au solicitat explicații scrise persoanelor făcute răspunzătoare pentru angajarea unității și prezentarea spre ordonanțare de documente care nu îndeplineau condițiile prevăzute de actele normative în vigoare, respectiv doamnei Director Buget, și Șef Serviciu Gestiune Fonduri. Se constată că în aceste răspunsuri date la solicitarea Șefului Biroului AICFP sunt confirmate constatările referitoare la:

– utilizarea de alte formulare decât cele legal aprobate pentru dispunerea de plăți;

– lipsa datelor de identificare în unele cazuri;

– lipsa semnăturilor celor în drept să avizeze sau să aprobe documentele de plată;

– necomunicarea listei cu specimenele de semnături către casierie;

– lipsa cererilor de acordare de drepturi;

Față de opiniile exprimate trebuie să precizăm următoarele :

-formularele tipizate utilizate pentru dispunerea de plăți sunt strict reglementate prin Ordinul MF nr. 425/1998;

-plățile în numerar prin casieria unitații nu pot fi efectuate decât cu respectarea prevederilor Regulamentului operațiilor de casă;

-angajarea, ordonanțarea, efectuarea plăților și inregistrarea cheltuielilor efectuate nu se poate realiza decât în condițiile respectării prevederilor Legii Finanțelor Publice, a Legii Contabilității, a Regulamentului operațiilor de casă, ale O.G. nr. 119/1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv propriu și ale altor acte normative care reglementează disciplina financiară, în caz contrar cei care nu le respectă suportă și măsurile de sancționare stabilite în acestea.

Referitor la afirmația că "viza de CFP a Șefului Biroului Plăți, a fost acordată printr-o decizie a directorului executiv" se confirmă parțial deoarece aceasta s-a efectuat în baza Împuternicirii date de dna Director Buget.

Ca urmare a abaterilor constatate, au fost efectuate verificări prin sondaj asupra realității, legalității și necesității unora din plățile care au făcut obiectul prezentei acțiuni de control, plăți efectuate către șomeri aflați în evidența Agențiilor locale. Au fost efectuate controale la șase subunități în urma cărora au fost întocmite Note de constatare. Aceste acte de control sunt anexate la Procesul Verbal.

În urma controalelor s-a constatat că la un număr de 70 șomeri s-au efectuat plăți fără a fi îndeplinite condițiile de acordare a drepturilor de asigurări de șomaj. Astfel au fost efectuate plăți către șomeri aflați în evidența acestor subunități după cum urmează :

1. – AL. I = pentru 16 șomeri, s-a achitat suma totală de _ 82736__________lei

2 – AL. II = pentru 23 șomeri, s-a achitat suma totală de ___91366________lei

3 – AL. III = pentru 31 șomeri, s-a achitat suma totală de ____193873_______lei

În actele de control și anexele la acestea întocmite la sediile agențiilor locale verificate sunt consemnate abaterile constatate la Agențiile locale, sumele constatate ca și achitate necuvenit, pe persoane. Aspectele referitoare la modul în care este organizată activitatea și cum sunt respectate prevederile legii 76/2002 precum și normelor de aplicare acesteia vor face obiectul unei acțiuni de control distincte care va fi înaintată conducerii instituției după ce va fi finalizată acțiunea de control la toate subunitățile .

3.3 Concluzii și propuneri

Constatări privind organizarea și exercitarea controlului financiar propriu la instituțiile publice.Din analiza privind respectarea principiilor stabilite prin actele normative privind importanța respectării disciplinei financiare cele mai frecvente abateri la instituțiile publice au fost:

angajarea de personal peste normativele și schemele aprobate;

deturnări de fonduri, prin schimbarea destinației utilizării legale a acestora;

depășiri la cheltuieli peste creditele bugetare aprobate;

efectuarea de cheltuieli neeconomicoase cu dotări, amenajări, achiziționarea de autoturisme pentru conducere;

depășirea normelor de consum pentru telefonie și depășirea consumului normat pentru autoturismele din dotare;

neachitarea obligațiilor față de buget, neplata furnizorilor și a energiei electrice și termice, medicamente , acumulând în timp mari datorii;

angajarea executării unor lucrări fără licitații sau organizarea acestora în mod nelegal;

folosirea mijloacelor de transport în alte scopuri decât obiectul de activitate al unității;

executarea de lucrări fără documentații aprobate;

deturnări de fonduri

Propuneri privind îmbunătățirea performanțelor economico – financiare, a structurilor funcționale, precum și pentru prevenirea și combaterea disfuncționalităților la nivelul AJOFM

Controlul financiar de gestiune.

La nivelul acestei componente a sistemului, apreciez că activitatea de control financiar de gestiune, datorită caracterului specific al obiectivelor și procedurilor de control, trebuie să fie organizat și să funcționeze distinct de auditul intern.

Această propunere de separare a controlului financiar de gestiune într-un compartiment distinct se justifică pentru că practica în domeniu a impus auditarea activităților acestui compartiment de către auditul intern.

Democratizarea controlului financiar.

Democratizarea activității de control financiar presupune înclinarea balanței de la aspectul coercitiv al controlului spre cel de colaborare și consiliere, pe cât posibil.

Aceasta presupune abandonarea ideii preconcepute de a vedea în cei controlați niște contravenționiști ori eventuali infractori.

Instituția controlată trebuie privită ca un partener în cadrul procesului de control.

Un astfel de tratament ar conduce la eliminarea stressului atât al celor controlați cât și al controlorilor.

Evident că acest tratament poate fi aplicat celor de bună credință, nu și celor care caută să se sustragă controlului.

Colaborarea în cazul în care nu există nimic de ascuns conduce și la tentativa controlului, cu efecte benefice atât pentru economisirea resurselor pentru organul de control, cât și scurtarea perioadei de imobilizare pentru cei controlați.

Renunțarea la caracterul bilateral al procesului verbal de control.

Procesul verbal de control este un act unilateral de voință și nu unul bilateral, consensual al celor două părți: controlorul și cel controlat.

Prin procesul verbal, cel ce efectuează controlul trebuie adus la cunoștință celui controlat și eventual a persoanelor făcute răspunzătoare, dar acest lucru nu trebuie să conducă la ideea semnării procesului verbal și de către cei de mai sus, aducerea la cunoștință făcându-se prin intermediul registraturii unității și prin semnarea de luare la cunoștință.

Să se renunțe la notele explicative.

Un alt aspect care ar concura la democratizarea controlului îl reprezintă, renunțarea la luarea de către controlor a notelor explicative de la persoanele considerate responsabile, acest atribut revenind organelor de anchetă (poliție, procuror), controlorului revenindu-i numai sarcina descrierii stării de fapt, în comparație cu reglementările legale.

Asistarea celor controlați.

Este necesară asistarea celor controlați –pe parcursul desfășurării controlului și, în special, în faza stabilirii concluziilor și instrumentarea răspunderilor – de personal angajat de cei controlați, specializat în domeniul financiar: avocați, consilieri financiari, experți contabili etc.

Acest mod de lucru conferă un caracter profund democratic controlului financiar.

Fără a epuiza modalitățile de democratizare a activității de control financiar, nu trebuie trasă concluzia slăbirii eficienței acestei activități.

Dar exercitarea acestuia în parametri legali, în modalități noi și moderne cred că trebuie să revigoreze acest gen de activitate și să tindă spre modul de desfășurare în țările cu o bogată experiență în economia de piață și statul de drept.

Stabilirea locului și rolului controlului financiar – în cadrul sistemului economic și social, pornind de la necesitatea obiectivă a existenței și de la importanța socială a lui ca activitate. Acest lucru este necesar a fi stabilit printr-o prevedere legală, poate chiar în legea fundamentală, așa încât controlul să aibă o poziție stabilă și severă.

+a?

+a?

BIBLIOGRAFIE

“Contabilitatea institutiilor publice”, Ana Morariu, Gheorghe Suciu, Editura Universitara 2004

“Control financiar-bancar”, Ion Scarlat, Dan Vilaia, Marin Manu, Editura Independenta Economica 2000

“Control financiar”, Mircea Boulescu, Marcel Ghita, Editura Eficient, Bucuresti 1997

“Control financiar și Expertiza contabila”, Mircea Boulescu, Marcel Ghita, Editura Eficient, Bucuresti 1996

“Control Financiar și fiscal” , Dr. Petre Popeanga, Dr. Gabriel Popeanga, Editura CCECAR, Bucuresti 2004 +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a?

BIBLIOGRAFIE

“Contabilitatea institutiilor publice”, Ana Morariu, Gheorghe Suciu, Editura Universitara 2004

“Control financiar-bancar”, Ion Scarlat, Dan Vilaia, Marin Manu, Editura Independenta Economica 2000

“Control financiar”, Mircea Boulescu, Marcel Ghita, Editura Eficient, Bucuresti 1997

“Control financiar și Expertiza contabila”, Mircea Boulescu, Marcel Ghita, Editura Eficient, Bucuresti 1996

“Control Financiar și fiscal” , Dr. Petre Popeanga, Dr. Gabriel Popeanga, Editura CCECAR, Bucuresti 2004 +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a? +a?