Locul Auditului In Procesul Implementarii Sistemelor Calitatii

Termenul de audit provine din latinescul ,,audio”, care înseamnă ,,a asculta”. Introdus mai întâi ca instrument de verificare a conturilor și înregistrărilor, auditul a devenit în prezent și un instrument de progres în sprijinul managementului pentru implementarea în firme a calității totale.

Practica auditului calității, ca succesor al auditului financiar, s-a extins datorită cerințelor de asigurare a calității impuse furnizorilor de consumatori, precum și în scopul evalării acțiunilor corective necesare pentru eliminarea deficiențelor, a posibilităților de îmbunătățire a sistemului de calitate din STE, a proceselor sale, a produselor și serviciilor pe care le realizează.

Totodată, trecerea unui număr tot mai mare de organizații prin procesul de certificare a sistemului calității, a făcut ca auditul să capete valențe noi, impunându-se și ca principală metodă de verificare a conformității sistemului de calitate cu standardul de referință. Auditul calității s-a impus, de asemenea, și ca un instrument important de cunoaștere și îmbunătățire a funcționării sistemului calității într-un STE. Prin desfășurarea auditului se realizează, în mod indirect, o disiminare a cunoștințelor în domeniul calității, se îmbunătățește managementul STE pe baza informațiilor reale oferite asupra activităților și proceselor. Evidențiind punctele slabe și forte ale STE, auditul oferă conducerii informații fundamentate pentru optimizarea deciziilor privind alocarea resurselor în proiecte de modernizare, pentru evitarea disfuncționalităților în producția și livrarea produselor, pentru prevenirea reclamațiilor din partea beneficiarilor.

Scopul principal al auditului calității este de a evalua posibilitățile de îmbunătățire a sistemului calității din STE, a proceselor, produselor și serviciilor pe care le realizează, a acțiunilor corective necesare pentru eliminarea deficiențelor. Auditul nu trebuie confundat cu alte activități de investigare care-i sunt, mai mult sau mai puțin, similare, cum ar fi inspecția, analiza, diagnosticarea.

Inspecția, verificarea, controlul sunt activități orientate către conformitate și nu presupun explicit abordarea perspectivelor de evoluție a sistemelor examinate.

Analiza constituie o examinare a stării unui proces, activitate etc. și nu face de obicei apel la terțe persoane, responsabilului activității revenindu-i și răspunderea acțiunilor care vor urma sau a coordonării acestora, în cazul delegării altor persone. Exemple tipice de examinare a unor activități sunt analizele efectuate de management asupra sistemului calității, analiza proiectării și dezvoltării, prevazute în standardele ISO 9000.

Diagnosticul este o activitate descriptivă în care problematica abordată există, în timp ce demersul pentru audit constă în punerea unor întrbări referitoare la însăși existența problematicii. Este vorba deci de un demers vizând cunoașterea

59

dificultăților de funcționare și de aceea se manifestă ca un proces static. Dimpotrivă, auditul este un proces orientat spre viitor, ce permite atât relaxarea constrângerilor care influențează eficiența sistemului, cât și evidențierea perspectivelor sale de evoluție.

Auditul financiar este un caz particular de audit, particularitatea sa fiind determinată de specificul domeniului în care se aplică.

6.2 Cadrul conceptual general al auditului calității

În domeniul managementului calității, termenul de audit este utilizat în sensul de examinare a calității produselor, serviciilor, proceselor unui STE sau a sistemului calității în ansamblu.

Standardul ISO 9000/2000 definește auditul calității ca rerprezentând o examinare sistematică și independentă efectuată de una sau mai multe persoane, pentru a determina dacă activitățile și rezultatele lor referitoare la calitate corespund dispozițiilor prestabilite, dacă aceste dispoziții sunt efectiv implementate și corespunzătoare pentru realizarea obiectivelor. Reținem din această definiție, adjectivele sistematice și independente, în sensul că auditele sunt, pe de o parte, planificate și programate , iar pe de altă parte, că trebuie realizate de persoane care nu au responsabilității directe în domeniile abordate. Prin expresia ,,dispoziții prestabilite”, standardul sugerează documentul de referință(referențialul), care poate fi standarde, reglementări, normative, reguli proceduri ,dispoziții contractuale etc. Din defeniție rezultă implicit că auditul calității este un demers orientat spre viitor și că vizează îmbunătățirea.

Auditul este efectuat de persoane, denumite auditori, care au calificarea necesară, adică sunt autorizați. Standardul ISO 10011 prevede cerințele pentru calificarea auditorilor sistemelor calității care se referă la: studii, pregătire, experiență, aptitudini de conducere, criterii pentru selectarea responsabilului de audit.

Clientul, STE-ul care solicită auditul,este denumit comanditarul, entitatea în numele căreia se realizează auditul și destinatara raportului de audit. După caz, clientul poate fi managerul STE-ului s-au un client al acestuia.

Conform ISO 10011, clientul poate fi auditatul, care dorește auditarea propiului său sistem al calității în raport cu standardul de referință, un beneficiar care dorește să auditeze sistemul calității unui furnizor, utilizând propri auditori sau o terță parte, un organism independent autorizat să aprecieze dacă sistemul calității asigură controlul adecvat al produselor sau serviciilor furnizate, un organism independent desemnat să efectueze auditul în scopul de a înregistra sistemul calității al organizației auditate. Relația dintre clientul solicitant de audit și auditor este de tip client-furnizor, în cadrul căreia raportul de audit constituie produsul furnizat.

Clasificarea auditurilor calității

Certificarea sistemelor de calitate din organizații a determinat sistematizarea auditului pe două forme de aplicare: auditul intern, cerut de standard, și auditul de terță parte, ca instrument de evaluare a conformității

60

organizației cu cerințele standardului. În ambele cazuri înțelegerea corectă a sensului auditului și tehnicilor care îi asigură eficiența în aplicare este esențială. Acestea au fost sistematizate în standardul ISO 10.011.

Standardul ISO 9000/2000 prevede că auditul se folosește pentru evaluarea eficienței și conformității unui sistem de management al calității, iar rezultatele auditului pot fi utilizate pentru identificarea oportunităților de ameliorare.

Corespunzător acestui standard, auditările sunt:

– interne, inițiate de organizații, prin care se urmărește cunoașterea modului în care se respectă politica calității în fiecare compartiment implicat în realizarea produsului sau serviciului, precum și evaluarea acțiunilor corective necesare în interiorul STE cu privire la produs, proces și sistemul de calitate, și sunt denumite audituri ,, prima parte”. Aceste audituri pot constitui elemente de fundamentare la autodeclarația de conformitate a organismului. În standardul ISO 9001/2001, referitor la audit, se menționează că organizațiile au obligația să efectueze audituri interne, conform planificării acestora, pentru a determina dacă sistemul de management al calității este conform cu cerințele acestui standard și dacă este implementat și menținut eficient. De asemenea, standardul prevede că selectarea auditorilor și modul de efectuare a auditului, trebuie să asigure obiectivitatea și imparțialitatea procesului de audit. Responsabilitatea și cerințele pentru planificarea și efectuarea auditurilor, pentru raportarea rezultatelor și menținerea înregistrărilor vor fi definite într-o procedură documentată.

– externe, efectuate de client ori o terță persoană în contul clientului sau a unei relații contractuale și de organisme neutre specializate și independente. Auditurile externe, au ca scop obținerea unei dovezi în legătură cu capacitatea furnizorului de a asigura obținerea calității cerute. Când sunt efectuate de clienți ai STE prin auditori propri, sunt denumite audituri ,,secundă parte”, iar când sunt realizate de un organism neutru în scopul evaluării sistemului de calitate la cererea STE-ului respectiv, sunt denumite audituri ,,terță parte”. Aceste organisme, care sunt acreditate, oferă certificarea sau înregistrarea conformității cerințelor cu cele din standardul de referință.

Auditul mai poate fi independent, când se realizează de persoane care nu-și desfășoară activitatea în zona auditată, de exemplu personalul aparținând serviciului ,,Calitate”al STE sau de auditori calificați aparținând unor organisme specializate, și dependent când se execută de persoane specializate aparținând zonei auditate. După domeniul în care se aplică, auditul poate fi de produs, de proces și de sistem al calității.

Situații pentru care se recomandă efectuarea auditului calității

a) Adotarea sistemului de calitate la schimbările intervenite:

– la progresele tehnice și tehnologice;

– la schimbările intervenite în structura organizației prin reducerea domeniilor funcționale în favoarea celor operaționale;

– la un nou standard de referință.

b) Modificarea obiectivelor în domeniul desfacerilor:

– lansarea pe piață a unor produse noi;

61

– orientarea desfacerii către noi segmente de piață.

c) Pregătirea unui plan de îmbunătățire a calității, având ca obiectiv, de exemplu, pătrunderea pe noi piețe ca urmare a creșterii calității produselor livrate.

d) Extinderea relațiilor comerciale, de exemplu în cazul dezvoltării exportului etc.

Domenii la care se aplică auditul calității

Auditul calității se plasează în spirala calității și vizează domenii funcționale și operaționale. Cel mai cunoscut domeniu este cel al realizării produselor. În prezent are loc o extindere continuă către servicii și activități funcționale precum: marketing, aprovizionare, metode, vânzări, service, administrație, informatică, logistică, organizare. Dintre toate aceste domenii, noi ne vom opri la auditul calității produsului, procesului

și sistemului calității.

Pentru realizarea auditului, echipa de auditare trebuie să-și elaboreze un program de audit. Programul conține planul de audit, misiunile echipei și documentele de lucru. Structura planului de audit, corespunzător ISO 10 011, este prezentată în anexa nr.1.

Auditul calității produsului Are ca obiectiv evaluarea conformității caracteristicilor de calitate ale unui produs cu specificațiile din documentul de referință sau cu cerințele exprese ale clientului. Auditul calității poate fi orientat în acest caz spre piese, subansamble, produs finit și se bazează pe procedurile sistemului de calitate, normative, specificații, documentația de execuție, mijloace de execuție. De asemenea, auditul calității vizează și evaluarea eficienței măsurilor de asigurare a calității produsului. Metodologia auditului calității produsului este prezentată în anexa nr. 2.

Auditul calității procesului Servește la evaluarea capabilităților prceselor tehnologice de fabricație de a răspunde cerințelor exprese ale clientului sau a celor specificate în documentele de referință. Metodologia auditului calității proceselor este prezentată în anexa nr. 3.

Auditul sistemului calității Se efectuează asupra sistemului în ansamblul sau a unor părți ale acestuia, în scopul evaluării concordanței dintre conformitățile elementelor sistemului și cerințele din documentele de referință, precum și a eficienței sistemului. Auditul poate viza funcțiile sistemului, structura organizatorică, documentele sistemului etc. Bazele acestui tip de audit sunt manualul calități, procedurile, cerințele contractuale, planurile calității și instrucțiunile de verificare, costurile calității, raportările managementuluiasupra calității.

Auditul sistemului de calitate se poate realiza și în scopuri externe, pentru evaluarea sistemului calității al furnizorilor.

Metodologia auditului sistemului calității, prevăzută în stasndardul ISO 10011 este prezentată în anexa nr.4.

Ultima etapă a metodologiei este reuniunea de încheiere la care participă și conducerea STE și care se desfășoară înainte de elaborarea raportului de audit. Șeful echipei de audit prezintă concluziile acestuia în legătură cu conformitățile și

62

eficiența sistemului calității. Raportul de audit conține cazurile de neconformitate sau deficiențe constatate de echipă, precum și acțiunile corective asupra cărora s-a convenit. Conținutul raportului de audit este structurat pe elementele prezentate în tabelul nr. 3.