Inventarierea Patrimoniului Societatilor Comerciale

Cap. I – Aspecte teoretice privind inventarierea patrimoniului societăților comerciale

1.1. Etape premergătoare publicării informației contabile în situațiile financiare

Exercițiul financiar începe la l ianuarie și se încheie la 31 decembrie. Pe baza situațiilor financiare se determină poziția financiară a unei înreprinderi, performanța acesteia, modificarea capitalurilor proprii, trezoreria întreprinderii, precum și alte informații.

Potrivit  IAS l un set complet de situații financiare anuale include: bilanțul, contul de profit și pierdere, situația modificării capitalurilor proprii, situația fluxurilor de trezorerie, politice contabile și notele explicative.

Întocmirea situațiilor financiare cu întreaga lor formație de documente de sinteză reprezintă o activitate complexă având scopul de a determina indicatorii economico-financiari cu caracter rezultativ și pentru a cărei realizare sunt necesare o serie de lucrări cu caracter premergător sau preliminar, lucrări care se efectuează într-o anumită succesiune, astfel:

Verficarea înregistrării în conturi a operațiilor economico-financiare:

Înainte de a întocmi SFA trebuie să fim siguri că indicatorii pe care acestea îi conțin reflectă realitatea economico-financiară a entității. Pentru aceasta, trebuie să fim capabili să răspundem la următoarele întrebări:

– Au fost înregistrare toate operațiunile în contabilitate?

– Există documente ce nu au fost reflectate ?

– Cum au fost efectuate înregistrările în contabilitate pe baza documentelor?

– S-au folosit conturile corecte ?

– S-au realizat reflectările necesare în conturile de regularizări?

Verificarea faptică a datelor contabilității curente prin inventarierea patrimoniului

Inventarierea este lucrarea preliminară care stabilește situația reală a patrimoniului și se referă atât la constatarea mărimii faptice a elementelor patrimoniale, cât și la evaluarea lor la nivelul valorii actuale.

În conformitate cu regulamentul de aplicare a Legii contabilității nr. 82/1991, evaluarea activelor și pasivelor inventariate se face la prețurile folosite la înregistrarea acestora în contabilitate, pe baza documentelor justificative.

Constatarea existenței elementelor inventariate se face pe bază de observare directă prin numărare, cântărire, măsurare, cubare, după caz, pentru bunurile corporale și pe bază de registre – extrase, confirmări pentru bunurile necorporale, nemateriale (creanțe, datorii).

Verificarea concordanței datelor din contabilitatea sintetică cu cele din evidența

operativă și analitică

Verficarea datelor din evidența operativă cu datele din contabilitate

Este important ca datele din evidența operativă să conincidă cu datele din contabilitate, pentru a evita, în principal, erorile datorate neînregistrării unor documente justificative în evidența operativă.

De exemplu :

– soldul final din Registrul de Casă, trebuie să fie același cu soldul final al contului 531;

– soldul final din extrasul de cont trebuie să fie același cu soldul final al contului 512;

– soldul final al Raportului de Gestiune trebuie să fie același cu soldul final al contului 371.

Verificarea acestei concordanțe se realizează în următoarea ordine :

confruntarea soldurilor;

dacă apar diferențe se verifică modul de calcul al soldurilor;

dacă apar diferențe se trece la verificarea rulajelor:

dacă apar diferențe se verifică totalizarea rulajelor:

dacă apar diferențe, ca o ultimă soluție, se verifică înregistrările efectuate, cu

documentele care au stat la baza acestora.

Verificarea datelor din evidența analitică cu cele din evidența sintetică

Această verificare se realizează pentru a evita, înregistrarea documentelor în alte conturi analitice. Acest lucru se poate urmări foarte ușor cu ajutorul balanțelor de verificare sintetice și analitice.

Verificarea acestei concordanțe se realizează în următoarea ordine :

se confruntă soldurile conturilor analitice cu soldurile conturilor sintetice;

dacă apar diferențe se verifică modul de însumare al soldurilor conturilor

analitice;

dacă apar diferențe se verifică realitatea înregistrărilor din conturile analitice

dacă apar diferențe se verifică înregistrările efectuate

Centralizarea datelor contabilității prin intermediul balanței de verificare

Această ultimă etapă reprezintă o lucrare preliminară cu caracter complex și cu un rol foarte important pentru obținerea unor informații în deplină concordanță cu realitatea. Prin întocmirea balanței generale provizorii se verifică exactitatea rulajelor și soldurilor stabilite pentru conturile sintetice.

Contabilitatea repartizării profitului

La sfârșitul perioadei, AGA hotărăște cât din profitul brut/net va fi repartizat pe destinații precum :

– dividende (în concordanță cu politica de dividend a societății )

– rezerve egale

– rezerve statutare și alte rezerve

– rezultatul reportat.

1.2. Inventarierea – proces important în asigurarea relevanței informației contabile

1.2.1. Noțiunea de inventariere și necesitatea acesteia

Potrivit Ordinului nr. 2861 din 09/10/2009 privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 704 din 20/10/2009, inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii reprezintă ansamblul operațiunilor prin care se constată existența tuturor elementelor respective, catitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care acestea se efectuează.

Necesitatea inventarierii este explicată tocmai prin importanța deosebită pe care aceasta o prezintă pentru activitatea practică a întreprinderilor.

În primul rand, inventarierea reprezintă baza de pornire pentru deschiderea și organizarea evidenței operative și contabile a unitaților patrimoniale nou înființate, iar, în al doilea rand, în decursul unui exercițiu, aceasta are loc ca urmare a diferențelor apărute între datele din contabilitate și cele din realitatea de pe teren, diferențe apărute în plus sau în minus, inclusiv în condițiile unei bune organizări atât a evidenței operative cât și a evidenței contabile.

Entitățile au obligația să efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute, la începutul activității, cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar pe parcursul funcționării lor, în cazul fuziunii sau încetarii activității, precum și în urmatoarele situații:

la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe

prevăzute de lege;

 ori de cate ori sunt indicii că exista lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi

stabilite cert decât prin inventariere;

ori de cate ori intervine o predare/primire de gestiune;

cu prilejul reorganizării gestiunilor;

ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forță majoră;

în alte cazuri prevăzute de lege.

1.2.2. Clasificarea și funcțiile inventarierii

Inventarierea, ca proces important în asigurarea relevanței informației contabile, se clasifică după urmatoarele criterii:

Dupa momentul în care se efectuează, se deosebesc:

inventarierile periodice: – (lună, trimestru), se efectuează conform unei planificări proprii

întocmite de către fiecare unitate patrimonială;

inventarierile anuale: – sunt obligatorii de efectuat înainte de închiderea conturilor și

întocmirea bilanțului;

Dupa sfera de cuprindere a elementelor patrimoniale, se deosebesc:

inventarierile generale – cuprind toate elementele patrimoniale din cadrul unei unități;

inventarierile parțiale – cuprind numai unele elemente patrimoniale (ex. materiale,

mărfuri, produse) sau doar anumite gestiuni din unitatea respectivă;

Dupa modul în care inventarierile se efecuează, se deosebesc:

inventarieri totale – acestea se extind asupra tuturor sortimentelor ce formează un element

patrimonial (sortimente de materiale, sortimente de produse) sau asupra tuturor bunurilor dintr-o gestiune, indiferent de natura acestora (mijloace fixe, obiecte de inventar).

inventarieri prin sondaj – cuprind doar unele sortimente sau doar unele bunuri dintr-o

gestiune.

d) Din punct de vedere al conținutului economic al elementelor patrimoniale supuse inventarierii există:

inventarierea mijloacelor economice – adică inventarierea materialelor, a obiectelor de

inventar, a mărfurilor, a ambalajelor, a mijloacelor bănește

inventarierea mijloacelor circulante în decontare cum sunt: clienții, debitorii, decontările

cu acționarii și asociații, acestea se efectuează prin controlul documentelor care au stat la baza constituirii acestor operații;

inventarierea obligațiilor față de bugetul administrației de stat, față de furnizori,

creditori, obligații față de bancă pentru creditele obținute – se efectuează pe baza documentelor de decontare întocmite cu ocazia creării obligației respective.

e) În functie de condițiile în care se desfățoară, inventarierile sunt:

inventarieri ordinare – au, de regulă, un caracter normal, ele fiind planificate;

inventarieri extraordinare – fiind impuse de anumite situații de excepție

Inventarierea, în calitatea sa de procedeu al metodei contabilitității și tehnică de control faptic, îndeplinește 3 funcții și anume:

– funcția de control a concordanței dintre informațiile furnizate de contabilitate și cele

furnizate de realitate. Prin compararea situației faptice, stabilită prin inventariere, cu situația scriptică din contabilitate se stabilesc plusurile și minusurile de inventar și se iau măsuri în vederea punerii de acord a soldurilor scriptice cu realitatea;

– funcția de stabilire a situației nete și a rezultatului exercițiului; inventarierea reprezintă punctul de pornire și de închidere al oricărui exercițiu financiar. Pe baza acesteia se deschid conturile , se închid și se definitivează bilanțul contabil.

Situația netă a patrimoniului = Active inventariate – Datorii inventariate

Rezultatul net = Situația netă la sfârșitul exercițiului – Situația netă la începutul exercițiului

– funcția de calcul și evidență a stocurilor, consumurilor și vânzărilor; această funcție este exercitată în funcție de metoda de contabilitate a stocurilor aplicată de o entitate. Din acest punct de vedere, există două metode:

1. metoda inventarului permanent – care presupune cunoasterea stocului în orice moment din lună, întrucat stocul inițial, intrările și ieșirile din timpul perioadei se înregistrează cronologic în conturile de stocuri.

Ieșiri din depozite = Stocuri inițiale + Intrări în cursul lunii – Stocuri finale

2. metoda inventarului intermitent – se aplică opțional în unitățile mijlocii și mici. În acest caz, inventarierea lunară este obligatorie. La începutul lunii se anulează stocul inițial determinat prin inventar la sfarsitul lunii precedente, intrările din timpul lunii se înregistreaza direct pe cheltuieli, iar stocul final determinat prin inventar se înregistreaza în conturile de stocuri.

1.2.3. Etapele inventarierii

Fiind o lucrare complexă, inventarierea patrimoniului presupune parcurgerea următoarelor etape:

Pregătirea inventarierii

Inventarierea propriu-zisă

Stabilirea, regularizarea și înregistrarea în contabilitate a diferențelor constatate la

inventariere, divizată la rândul său în următoarele etape:

Compensarea plusurilor cu minusurile de inventar

Acordarea de perisabilități normale

Înregistrarea plusurilor de inventar și imputarea sau scăderea din evidență a minusurilor de inventor

a) Pregătirea inventarierii este acea etapă premergătoare inventarierii propriu-zise, de care va depinde eficiența lucrărilor ce vor urma. În cadrul acestei etape premergătoare se urmăresc o serie de lucrări atât de natură organizatorică, cât și de natură contabilă.

În cadrul lucrărilor de natură organizatorică se au în vedere următoarele:

prin decizie scrisă are loc numirea unei comisii centrale de inventariere – dacă este cazul – și a unui număr de comisii de inventariere, acestea fiind coordonate de comisiile centrale de inventariere; comisiile de inventariere trebuie să fie formate din cel puțin două persoane cu pregărire economică și tehnică, neputând face parte din comisie nici gestionarii depozitelor supuse inventarierii, nici contabilii ce țin evidența gestiunilor respective;

pentru asigurarea unei bune organizări, administratorul ia o serie de măsuri cum ar fi:

organizarea depozitării valorilor materiale, codificarea acestora și întocmirea etichetelor de raft;

dotarea gestiunii cu aparate și instrumente adecvate pentru cântărire, măsurare, etc;

asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate a unor persoane competente din cadrul entității sau din afara acesteia care au obligația de a semna listele de inventariere pentru a motiva atestarea realității datelor înscrise în aceste liste de inventariere;

dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul și de sigiliare a spațiilor inventariate.

Pe lângă măsurile pe care trebuie să le ia administratorul societății inventariate, comisia de inventariere are la rândul său unele atribuții:

să ceară gestionarului o declarație scrisă din care să rezulte dacă gestionează valori materiale și în alte locuri de depozitare, dacă are în gestiune și alte valori materiale care aparțin terților, primite cu sau fără documente, daca are valori nerecepționate pentru care nu

s-au întocmit documente, dacă are în gestiune plusuri sau lipsuri despre a căror cantitate sau valoare are cunostință, dacă a primit sau a eliberat valori materiale fară documente legale, daca deține numerar sau hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gesiunea sa și dacă deține documente de primire-eliberare care n-au fost operate în evidența gestiunii sau care nu au fost predate la compartimentul de contabilitate.

să identifice toate locurile în care există valori ce urmează a fi inventariate

să asigure în prezența gestionarului depozitului închiderea și sigilarea căilor de acces în gestiuni de fiecare dată când se întrerupe operațiunea de inventariere și când gestiunea se părăsește;

să verifice numerarul din casă și să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând întocmirea unui monetar și ulterior, depunerea acestuia la casieria entității;

să controleze dacă intrumentele și aparatele de măsură și de cântărire sunt în stare bună de funcționare;

să solicite sistarea operațiunilor de intrare și de ieșire a bunurilor din gestiune, precum și predarea la magazii, pe baza documentelor, a tuturor ansamblurilor, subansamblurilor a căror prelucrare s-a terminat și colectarea din secții a produselor reziduale sau a deșeurilor.

În cadrul lucrărilor de natură contabilă amintim următoarele:

se asigură înregistrarea tuturor operațiunilor în evidența operativă din cadrul gestiunilor și în contabilitatea sintetică și cea analitică;

verificarea exactității întregistrărilor prin confruntarea informațiilor din contabilitate cu cele din evidența analitică, întocmindu-se balanțele de verificare, atât cele sintetice cât și cele analitice

ridicarea de la gestiune a tuturor evidențelor operative și vizarea acestora după ultima operațiune.

b) Inventarierea propriu-zisă a patrimoniului “are ca scop principal stabilirea situației reale a tuturor elementelor de activ și de pasiv ale fiecărei entități, precum și bunurile sau valorile deținute cu orice titlu aparținând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situațiilor financiare care trebuie să asigure o imagine fidelă a poziției financiare și a performanței unei unități… ”

Inventarierea bunurilor patrimoniale se realizează la locul de păstrare al acestora. Constatările și descrierea elementelor patrimoniale supuse inventarierii trebuie trecute separat în listele de inventariere pentru:

fiecare loc de depozitare;

fiecare gestiune a unității patrimoniale;

fiecare categorie de bunuri din cadrul gestiunilor;

bunurile aflate asupra agajaților în momentul inventarierii;

bunuri ce aparțin altor unități – închiriate, în leasing, în consignație, în custodie;

creanțe sau datorii incerte sau în litigiu;

bunuri degradate sau necorespunzătoare din punct de vedere calitativ;

bunuri fără mișcare, cu mișcare lentă sau greu vandabile.

Inventarierea patrimoniului presupune înscrierea în formularul ”listă de inventariere” a bunurilor cu cerneală sau cu pix, fară spații libere și fără stersături. Se recomandă ca listele de inventariere să fie întocmite în două exemplare: unul de către comisia de inventariere și unul de către gestionarul depozitului ce urmează a fi inventariat. În cazul în care inventarierea are loc cu ocazia predării-primirii gestiunilor, listele de inventariere sunt întocmite în trei exemplare: unul de către gestionarul predător, unul de către gestionarul primitor și unul de către comisia de inventariere.

Pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul are obligația să menționeze dacă inventarierea s-a făcut în prezența sa, dacă bunurile inventariate se află în păstrearea sa și dacă are obiecții în ceea ce privește modul în care s-a făcut inventarierea.

Inventarierea propriu-zisă presupune stabilirea corectă a existenței și mărimii elementelor patrimoniale, în funcție de natura acestora, conform tabelului 1, astfel:

Tabel nr. 1.1 ”Inventarierea elementelor patrimoniale în funcție de natura lor”

Rezultatele inventarierii se înscriu într-un document numit ”proces-verbal”.

Dacă valoarea de inventar este mai mare decât valoarea din contabilitate, în listele de inventariere se înscrie valoarea din contabilitate, iar în caz contrar, în listele de inventariere se înscrie valoarea de inventar.

c) Stabilirea, regularizarea și înregistrarea în contabilitate a diferențelor constatate la inventariere.

Stabilirea rezultatelor inventarierii se realizează prin compararea cantităților și

valorilor consemnate în listele de inventar cu cantitățile înregistrate în contabilitate.

În cazul în care cantitățile și valorile constatate faptic sunt mai mari decât cele din

contabilitate va rezulta un plus de inventar, iar în situația inversă, va rezulta un minus de

inventar.

După stabilirea plusurilor și a minusurilor de inventar are loc regularizarea diferențelor. În principiu, plusurile se înregistrează ca intrări în patrimoniu, iar minusurile se trec pe cheltuieli sau se scad din veniturile aferente variației stocurilor, după caz.

Diferențele constatate la inventariere sunt regularizate prin următoarele modalități:

Compensarea plusurilor cu minusurile de inventar

Acordarea de perisabilități normale

Înregistrarea plusurilor de inventar și imputarea sau scăderea din evidență a minusurilor de inventar

Potrivit normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobată prin OMFP 1753/2004, compensarea plusurilor cu minusurile de inventar are loc doar dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:

există riscul de confuzie între sortimentele aceleași grupe de bunuri materiale, din cauza asemănării lor în ceea ce privește aspectul exterior: culoare, model, dimensiuni, ambalaj, etc.;

plusurile și minusurile trebuie să fie aferente aceleași perioade și aceleași gestiuni;

diferențele constatate să nu se datoreze relei intenții sau neglijenței.

De asemenea, trebuie avute în vedere următoarele reguli privind compensarea:

a) egalitatea cantitativă între plusuri și minusuri se obține prin eliminarea din calcul a cantităților ce depășesc această egalitate, plusuri sau minusuri după caz, începând cu sortimentele care au prețul unitar cel mai scăzut, în ordinea crescătoare a prețurilor;

b) diferențele valorice, la cantități egale de plusuri și minusuri se stabilesc între totalul valorii sortimentelor constatate în plus și totalul valorii sortimentelor constatate în minus, din cadrul aceleași grupe de valori materiale;

c) în urma compensării nu pot rezulta pentru firmă diferențe nefavorabile, iar dacă ele totuși există, se vor recupera de la cei vinovați.

În urma compensării pot rezulta:

plusuri cantitativ-valorice, atunci când cantitatea plusurilor supuse compensării este mai mare decât cea a minusurilor care se compensează;

plusuri valorice, atunci când cantitatea în plus a fost epuizată prin compensare, dar valoarea plusului nu a fost utilizată integral datorită respectării regulii de evaluare la prețul cel mai scăzut;

minusuri cantitativ-valorice, atunci când cantitatea totală în minus este mai mare decât cantitatea plusurilor admise pentru compensare;

minusuri valorice, atunci când cantitatea minusului a fost compensată în cantitatea în plus, dar valoarea minusului a fost mai mare datorită ordinii de compensare și, în speță, de începere a acesteia cu sorturile cu prețul cel mai scăzut.

Acordarea de perisabilități normale: ”Prin perisabilități, în sensul prezentelor norme, se înteleg scăzămintele care se produc în timpul transportului, manipulării, depozitarii și desfacerii mărfurilor, determinate de procese naturale cum sunt: uscare, evaporare, volatilizare, pulverizare, hidroliză, răcire, înghețare, topire, oxidare, aderare la pereții vagoanelor sau ai vaselor în care sunt transportate, descompunere, scurgere, îmbibare, îngroșare, împrăștiere, fărâmițare, spargere, inclusiv procese de fermentare sau alte procese biofizice, în procesul de comercializare în rețeaua de distribuție (depozite cu ridicata, unități comerciale cu amănuntul și de alimentație publică). Nu constituie perisabilități pierderile incluse în normele de consum tehnologic, precum și cele produse prin neglijență, sustrageri și cele produse din alte cauze imputabile persoanelor vinovate sau cele determinate de cauze de forță majoră.”

Înregistrarea plusurilor de inventar și imputarea sau scăderea din evidență a minusurilor de inventar: pe baza listelor de inventariere se efectuează compararea datelor scriptice cu cele faptice, constatându-se plusurile, respectiv minusurile, ele putând fi plusuri/minusuri cantitative sau valorice. Astfel:

plusurile cantitative se înregistrează în contabilitate;

plusurile valorice nu se înregistrează în contabilitate conform principiului prudenței;

minusurile cantitative se înregistrează în contabilitate sub formă de minusuri imputabile sau neimputabile;

minusurile valorice se înregistrează în contabilitate sub formă de ajustări sau amortizare suplimentară.

1.3. Documente specifice inventarierii patrimoniului

Documentele obligatorii întocmite cu ocazia inventarierii sunt următoarele:

Decizie privind desemnarea comisiei de inventariere pentru efectuarea inventarului

anual la 31.12. N. Aceasta trebuie să cuprindă în mod obligatoriu componența comisiei, și anume atât numele președintelui, cât și numele membrilor comisiei, modul în care se efectuează inventarierea, metoda de inventariere care este utilizată, gestiunea ce este supusă operațiunii de inventariere, precum și data începerii și terminării inventarierii.

Extras de cont atât de la furnizori, cât și de la clienți, pentru confirmarea soldurilor

conturilor analitice, debitoare și creditoare sau a punctajelor reciproce, în funcție de necesități.

Declaratia gestionarului din care să reiasă dacă mai gestionează bunuri și în alte

locuri de depozitare, dacă deține în gestiune și alte bunuri ale terților, dacă există plusuri sau minusuri în gestiune despre a caror cantitate sau valoare are la cunoștință, dacă deține bunuri nerecepționate sau care trebuie livrate, dacă a primit sau a elberat bunuri fară documente legale, dacă deține numerar sau alte hartii de valoare ce au rezultat din vânzarea de bunuri și dacă deține documente care nu au fost operate în evidența gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

Listă de inventariere, care serveste ca:

– document pentru inventarierea mărfurilor, ambalajelor și altor materiale aflate în

evidența cantitativ-valorică a unitatilor cu amănuntul;

– document pentru stabilirea minusurilor și plusurilor valorice din gestiunile

inventariate (gestiune stocuri);

– document justificativ de înregistrare în evidența de la locurile de depozitare și în

contabilitate;

– document pentru întocmirea registrului-inventar;

– document pentru stabilirea ajustărilor pentru deprecieri.

Monetar – pentru inventarierea numerarului din casierie

Procesul Verbal privind rezultatele inventarierii care trebuie să cuprindă următoarele

elemente:

Data întocmirii;

Numele și prenumele membrilor comisiei de inventariere;

Numărul și data actului de numire a comisiei de inventariere;

Gestiunea inventariată;

Data începerii și data terminării inventarierii;

Rezultatele inventarierii;

Concluziile și propunerile comisiei de inventariere în legătură cu

plusurile și lipsurile constatate, cu persoanele vinovate și măsurile ce trebuiesc luate în legătură cu acestea;

Volumul stocurilor depreciate, al celor fără mișcare, cu mișcare lentă,

greu vandabile și propuneri privind reintegrarea acestora în circuitul economic sau privind constituirea de provizioane.

1.4. Impactul inventarierii asupra situațiilor financiare

Impactul inventarierii asupra situațiilor financiare depinde de ceea ce se constată la inventariere, adică de rezultatul inventarierii, acest lucru traducându-se în:

creșterea sau diminuarea activelor – în cazul plusurilor și minusurilor cantitative

la inventar;

deprecierea activelor – în cazul minusurilor valorice la inventar sau

creșterea sau diminuarea provizioanelor – în cazul în care se constată diverse

riscuri sau posibile cheltuieli care pot apărea.

Așadar, activele și veniturile nu trebuie să fie supraevaluate, iar datoriile și cheltuielile, subevaluate.

Ajustarile pentru depreciere reprezintă ajustări de valoare provizorii. Ajustările de valoare cuprind toate corecțiile destinate să țină seama de reducerile valorilor activelor individuale, stabilite la data bilanțului, indiferent dacă acea reducere este sau nu definitivă.

Ajustările de valoare mai pot fi și permanente, denumite și amortizări, în funcție de caracterul permanent sau provizoriu al deprecierii activelor fixe necorporale.

Ajustările pentru depreciere  se constituie în situația în care se constată o diminuare reversibilă avalorii unor active. Ajustările pot fi constituite pe seama cheltuielilor și asigură mijloacele necesare pentru a face față unor cheltuieli viitoare.

La finele fiecărui exercițiu, ajustările pentru deprecierea sau pierderea de valoare a activelor se corectează, majorându-se sau micșorându-se în raport cu valoarea activelor ce formează obiectul deprecierii:

Ajustarea pentru depreciere = Valoarea contabilă – Valoarea realizabilă (sau valoarea recuperabilă)

La producerea pierderii sau la ieșirea activelor, ajustările pentru depreciere sau pierdere de valoare corespunzătoare se anulează, virându-se la venituri.

Conform principiului prudenței, calculul deprecierii sau pierderii de valoare a activelor se efectuează la încheierea exercitiului financiar în urma inventarierii generale prin compararea valorii contabile cu valoarea de inventar a activelor astfel:

dacă la prima inventariere anuală, valoarea contabilă este mai mare decât valoarea de inventar, diferența în minus rezultată reprezintă depreciere sau pierdere de valoare;

la încheierea fiecărui exercițiu următor au loc analiza și regularizarea deprecierilor sau pierderilor de valoare în felul următor:

a) dacă valoarea contabilă a activelor depreciate se menține mai mare decât valoarea de inventar, diferența în minus reprezintă depreciere sau pierdere de valoare necesară. Aceasta se compara cu deprecierea sau pierderea de valoare existentă la sfârsitul exercițiului precedent, putând rezulta doua situatii:

deprecierea sau pierderea necesară mai mare decât deprecierea sau pierderea de valoare existentă. În această situație, se suplimentează deprecierea sau pierderea de valoare existentă cu diferența în minus rezultată;

deprecierea sau pierderea de valoare necesară mai mică decât deprecierea sau pierderea de valoare existentă. În aceasta situație, se diminuează deprecierea sau pierderea de valoare existentă cu diferența în plus rezultată;

b) dacă valoarea contabilă a activelor depreciate este mai mică decât valoarea de inventar, deprecierea necesară este zero, iar deprecierea sau pierderea de valoare existentă se anulează.

Contabilizarea deprecierii sau pierderii de valoare a activelor se efectuează, în prezent, prin metoda indirectă de ajustare, folosindu-se în acest scop conturi de ajustări prin intermediul cărora:

se diminuează indirect valoarea contabilă a activelor până la nivelul valorii de inventar

– în cazul constatării si suplimentării deprecierii sau pierderii de valoare;

se majorează indirect valoarea contabilă netă până la nivelul valorii contabile brute

(inițiale) – în cazul anulării deprecierii sau pierderii de valoare sau până la nivelul valorii de inventar în cazul reducerii deprecierii sau pierderii de valoare.

Operațiunile contabile de principiu privind deprecierea sau pierderea de valoare a activelor sunt următoarele:

 pentru constatarea sau suplimentarea deprecierii:

Cheltuieli privind ajustările = Ajustări pentru deprecierea sau pierderea de valoare a activelor

pentru depreciere

 pentru diminuarea sau anularea deprecierii:

Ajustări pentru deprecierea            =       Venituri din ajustari pentru depreciere

sau pierderea de valoare a activelor                sau pierdere de valoare a activelor

IAS 37 “Provizioane, datorii contingente și active contingente” stabilește faptul că un provizion reprezintă, în general, o sumă recunoscută în contabilitate pentru cheltuieli viitoare care vor fi angajate în mod sigur sau probabil, dar pentru care există o incertitudine privind suma care va fi plătită și/sau momentul plății.

Cheltuielile viitoare trebuie să rezulte din tranzacții și evenimente anterioare. Constituirea provizioanelor, ca modalitate de reflectare a incertitudinilor în contabilitate, contribuie la reprezentarea fidelă a poziției financiare a entității. Un provizion este o datorie cu exigibilitate sau valoare incertă.

Provizioanele reprezintă o sub-clasă de datorii. Datoriile sunt definite ca fiind obligații curente ale unei entității, rezultate din evenimente anterioare, a căror stingere se așteaptă să determine o ieșire de resurse concretizate în beneficii economice ale entității. Prin urmare, este clar că doar intenția fără obligație este insuficientă pentru a justifica constituirea unui provizion.

În sens general, provizioanele sunt contingente, întrucât sunt datorii incerte din punct de vedere al perioadei de exigibilitate sau al valorii.

O entitate trebuie să recunoască un provizion. Un provizion trebuie recunoscut în contabilitate atunci și numai atunci când:

entitate are o obligație curentă generată de un eveniment trecut;

este probabil ca o ieșire de resurse care să afecteze beneficiile economice este necesară pentru a onora obligația respectivă;

poate fi realizată o estimare credibilă a valorii obligației. Standardul precizează că numai în cazuri foarte rare nu este posibilă o estimare credibilă a acestuia.

Suma înregistrată ca și provizion trebuie să reprezinte cea mai bună estimare a plăților necesare pentru stingerea obligației curente la data bilanțului, adică suma pe care entitatea ar plăti-o în mod normal la data bilanțului pentru a stinge obligația sau pentru a o transfera unui terț la acel moment.

Provizioanele trebuie reanalizate la fiecare bilanț și trebuie ajustate astfel încât să reflecte cea mai bună estimare curentă. Astfel, la sfârșitul fiecărui an un provizion trebuie revizuit pentru a se vedea dacă trebuie redus sau mărit prin creditarea sau debitarea contului de profit și pierdere.

Provizioanele vor fi utilizate numai pentru cheltuielile pentru care s-au constituit inițial.

Cap. II – Studiu de caz

2.1. Prezentarea societății Fox Birotica SRL

2.1.1. Scurt istoric

Societatea Fox Birotica SRL, având domeniul de activitate comercializarea de birotică și papetărie, a fost fondată în anul 2001 în Timișoara, fiind punctul de lucru al societății-mamă Fox Impex SRL, aceasta din urmă fiind fondată în 1999 cu sediul principal în Arad.

Fox Birotica SRL, societate cu capital integral privat, dispune de o echipă formată din 12 angajați, principala piață de desfășurare a activității fiind reprezentată de jumătatea de vest a României.

În cei peste 10 ani de activitate, Fox Birotica SRL a reușit să dezvolte un portofoliu de peste 5 000 de produse, importate direct de la prestigioși producători și furnizori din întreaga lume. Societatea promite că nu se va opri aici; va continua să căute și să pună la dispoziția clienților produse noi, inovatoare.

Strategiile de lucru și vânzare bine adaptate cerințelor clienților, protofoliul larg de produse de calitate, serviciile promte și rapide dublate de dinamismul, adaptabilitatea și profesionalismul oamenilor din echipa Fox Birotica SRL au stat la baza succesului acesteia.

Odată cu acestea, societatea a adoptat și un nou set de valori: simplitate, relaționare, inițiativă, implicare și parteneriat, care vor ajuta la păstrarea promisiunii față de clienții și partenerii companiei.

Cu o gamă de 5.000 de produse disponibile și gama extinsă selectată de 4.000 de produse în catalog, cu 15% mai mare față de anul trecut, Fox Birotica SRL propune clienților săi cea mai cuprinzatoare gamă de pe piață.  La cele peste 100 de branduri internaționale cunoscute din portofoliu, în gama Fox Birotica au fost adăugate 10 noi branduri de produse. Societatea are o gamă foarte bine adaptată nevoilor clienților prin dezvoltarea unei game economice care se adaugă produselor din cele peste 100 branduri internaționale. Cele mai noi categorii de produse sunt echipamentele pentru protecția muncii și extinderea categoriei de produse pentru curățenie și protocol.

2.1.2. Obiectul activității

Societatea Fox Birotica SRL s-a dezvoltat într-un ritm susținut cu pași mici, dar siguri, în prezent desfășurând o activitate structurată pe mai multe departamente:

comercializare en-gross birotică și papetărie;

comercializare service garanție și post garanție la produse industriale 3M, Bosch,

Stihl, Metabo;

sisteme și componente periferice și service în domeniul IT;

nou coverting în domeniul benzilor simplu și dublu-adezive.

Principalele categorii de produse pe care societatea Fox Birotica SRL le comercializează sunt următoarele:

prezentare, organizare și arhivare (bibliorafturi, cutii de arhivare, caiete mecanice,

indecși și separatoare, dosare de caton, dosare din plastic);

articole și accesorii pentru birou (tăvițe, suporți pentru documente, coșuri pentru

hârtii, capsatoare, decapsatoare, cuttere);

instrumente de scris și corectat (pixuri multifuncționale, creioane mecanice, rigle și,

pixuri cu mecanism, markere permanente);

hârtie și articole din hârtie (hârtie pentru copiatoare și imprimante, plicuri, etichete

autoadezive, aparate de etichetat);

aparatură birotică și accesorii computer (imprimante, scanner, copiatoare Xerox,

genți și serviete din piele, genți de laptop, carcase și huse pentru tablete și smartphone, medii de stocare, articole de curățat aparatură IT);

consumabile pentru imprimante;

tehnică de birou și accesorii (distrugătoare de documente, folii pentru laminare,

mașini de îndosariere și accesorii, calculatoare de birou);

sisteme de afișare și prezentare (focus touch, table magnetice, plannere și panouri

de afișaj, hărți, proiectoare multimedia și accesorii, reclame luminoase etc.);

mobilier și accesorii pentru birou (coșuri pentru reziduuri, scrumiere, covorașe

protecție podea, cuiere și lămpi, cutii poștale, baterii și acumulatori, ceasuri de perete);

articole pentru școală (ghiozdane, caiete și coperți școlare, cărți pentru colorat,

rigle, compasuri, seturi geometrice, cretă, tăblițe pentru scris, plastelină, acuarele);

articole pentru curățenie.

2.1.3. Principalii clienți și furnizori

Misiunea Fox Birotica SRL: Societatea oferă clienților comfort și consultanță în procurarea întregului necesar pentru birou, prin excelență operațională și atitudine responsabilă.

Simplitate înseamnă excelență: Societatea dorește să simplifice viața clienților și să le ofere soluții pragmatice; pentru că în servicii, simplitatea înseamnă excelență.

Relaționare – cu încredere și bune relații, poți clădi: Societatea dorește să ia amploare pe bază de încredere și relații bune; astfel, prin îndrumare, colaborare, și plăcerea de a lucra impreună cu clienții și furnizorii se poate ajunge la rezultatele dorite.

Inițiativa – ambiția e creativitate, motivare, asumare: Ambiția societății de a reuși o face sa fie mai creativă, mai motivată, mai atentă; curajul în business se masoară în soluții funcționale care vin în întampinarea clienților.

Implicare: să fii atent la nevoile celor din jur: Implicarea societății în satisfacerea cerințelor clienților o face să fie mai responsabilă, să aibă grijă la detalii și să fie atentă la nevoile clienților.

Parteneriat – parteneriatul este de cursă lungă: când construiesti încredere, promiți să te ții de cuvânt, să-ți respecți partenerul și să fii acolo când are nevoie de tine. 

Portofoliul de clienți al societății este o dovadă a profesionalismului și implicării acesteia

în străduința depusă pentru atingerea obiectivelor, și anume, de satisfacere a nevoilor

clienților. Așadar, principalii clienți sunt: AEM S.A., Carpat Sticks SRL, Dura Automotive România SRL, Lanțul de librării Timlibris S.A., Rolling S.R.L., Mondial Lugoj S.A., Lc Electronic S.R.L., Foto Lux Boiciuc S.R.L., Wittronic S.R.L.,

Malex S.R.L.

Principalii furnizori ai societății, pe categorii de produse, sunt:

.

2.1.4. Evoluția principalilor indicatori pe ultimii 3 ani

Din analiza informațiilor contabile ale societății Fox Birotica SRL, pe perioada 2012-2013 are loc o sporire a cifrei de afaceri, a profitului, precum și a numărului de salariați. Astfel, se poate observa:

Cifra de afaceri

Tabelul nr. 2.1

Figura nr. 2.1. ”Evoluția CA în perioada 2012-2014”

Cifra de afaceri nu a avut o evoluție foarte oscilantă de-a lungul ultimilor 3 ani, situându-se aproximativ în același interval valoric, cea mai ridicată fiind în anul 2014. Se observă faptul că în anul 2013 a crescut cu 2% față de anul 2012, în anul 2014 a crescut cu aproximativ 5% față de anul 2013, iar față de anul 2012 a crescut cu aproximativ 7%.

Profitul

Tabelul nr. 2.2.

Figura nr. 2.2. ”Evoluția profitului în perioada 2012-2014”

Profitul, de asemenea, a avut o evoluție ascendentă de-a lungul ultimelor ani, putându-se observa ca în anul 2013 este dublu față de anul 2012, crescând cu 126%, în anul 2014 a crescut cu 2% față de anul 2013, iar în anul 2014 a crescut cu 132%.

Numărul de salariați

Tabelul nr. 2.3.

Figura nr. 2.3. ”Evoluția numărului de salariați în perioada 2012-2014”

Numărul de salariați a crescut doar în anul 2014 cu 50% față de anii 2012 și 2013, ani în care nivelul numărului de salariați se menține la același nivel.

2.2. Desfășurarea inventarierii la Fox Birotica SRL

Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii reprezintă ansamblul operațiunilor prin care se constată existența tuturor elementelor respective, catitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care acestea se efectuează.

Pentru desfășurarea unei inventarieri a societății conform normelor și reglementărilor în vigoare se respectă cu precădere etapele inventarierii, și anume:

În primul rând are loc numirea, prin decizia scrisă nr. 7/ unei comisii de inventariere