Informatizarea Gestiunii Marfurilor LA O Societate Comerciala

INTODUCERE

Noțiunea de informație este complexă și de mare generalitate. La momentul apariției sale, conceptul de informație a suscitat dispute filosofice pe tema caracterului material al acesteia. Norbert Winer spunea “Informația este informație, nu este materie sau energie”.

Măsura informației se poate calcula cu formula lui Shannon și se numește Entropie informațională.

Transferul informațiilor între diferite procese, activități, sisteme sau subsisteme creează o problematică complementară cantității de informație și anume problema comunicării.

Circulația informației din momentul producerii unui fenomen într-un proces și până când pe baza cunoașterii lui, se declanșează un nou eveniment precum și cu precizarea conținutului informației, destinației, locului stocării, alcătuiesc sistemul informațional.

Literatura de specialitate precizează de asemenea că, un sistem informațional se ceează și se dezvoltă odată cu activitatea pe care o reflectă.

Având în vedere caracterul dinamic al sistemului economic, în mod obiectiv și sistemul informațional trebuie să fie într-o continuă adaptare și perfecționare.

O analiză de sistem informațional existent are scopul de a efectua un studiu complex asupra tuturor activităților și fluxurilor informaționale existente, a volumului de informații prelucrate, a ariei de cuprindere a sistemului informațional și a dotării existente cu tehnică de calcul, pentru a se evidenția calitățile, limitele, și deficențele unui sistem informațional, în vederea stabilirii cerințelor generale ce vor fi asigurate prin intermediul unui nou sistem informatic ce urmează a fi implementat.

Capitolul 1.

ASPECTE TEORETICE DESPRE SISTEMELE INFORMAȚIONALE

1.1. Noțiunea de sistem informațional

Sistemul informatic este ansamblul de elemente implicate în preluarea, prelucrarea și transmiterea informațiilor pe cale electronică.

Sistemele informatice au apărut odată cu dezvoltarea sistemelor de calcul. Aceste sisteme au fost integrate în sistemele informaționale. Se remarcă astăzi existența unor echipamente care vin să transforme informația din forma scrisă direct în cea digitală, comenzi ale softurilor ce se exprimă în forma vocală, conversia textului citat în formă digitală sau citirea de documente electronice (voice-command, dictation sau text-to-speach).

Un sistem poate fi privit ca un ansamblu de elemente interconectate și interconditionate prin relații fizice, sociale și de alta natura, între ele și nu mediul extern sistemului, care funcționează în vederea realizarii unui scop sau a finalizarii unui obiect.

Activitatea desfasurata intr-un sistem organizat, în vederea realizarii unui obiectiv poate fi definita ca fiind rezultatul acțiunii conjugate, a 3 subsisteme ce acționează într-o stransă interdependenta și care la randul lor pot fi considerate sisteme:

Sistemul de conducere sau decizional ( S.D. )

Sistemul condus, de execuție sau operațional ( S.O. )

Sistem informational.

Sistemul de conducere are rolul de a dispune, indruma și coordona activitatea în vederea realizarii abiectivelor fixate, cu eficienta maxima.

Sistemul condus are rolul de a executa practic deciziile luate și de a furniza date privind actiunile realizate, sau în curs de executie, folosind pt aceasta resursele materiale, financiare stiintifice și umane existente, repartizate pe obiective dinainte stabilite.

Pentru executarea activitatiilor de bazã ale procesului decizional: planificare, urmarire, control și decizie, sistemului de conducere ii sunt necesare permanent informatii despre starea și evolutia sistemului de executie, despre legaturile acestuia cu exteriorul. De la sistemul de conducere, spre sistemul condus vor circula decizii. Acest circuit de informatii și decizii reprezintã un proces permanent care se realizeaza prin existenta Sistemului Informational.

Sistemul Informational este un instrument indispensabil conducerii, având ca parti componente mijloacele și procedeele ce asigura legaturile intre elementele de executie și elementele decizionale pentru conducere și organizare.

În felul acesta, prin sistemul informational se pot cunoaste la timp și în cantitati necesare toate elementele de caracterizare a activitatilor desfasurate, el cuprinzand fondul de informatii, tehnicile de colectare și stocare, mijloacele și metodele necesare în vederea prelucrarii și transmiterii informatiilor.

Deci, sistemul informational este un ansamblu de fluxuri și circuite informationale organizate intr-o conceptie unitara, el utilizeaza modele, proceduri, resurse umane și materiale pentru colectarea, inregistrarea, prelucrarea, stocarea și/sau transmiterea datelor și a informatiilor, prin intermediul carora asigura interconexiunile informationale dintre sistemul de conducere și sistemul condus.

Sistemul informational primeste intrari, le prelucreaza și furnizeaza iesiri. Intrarile și iesirile unui sistem informational, sunt date, informatii și decizii.

Ansamblul operatiilor la care sunt supuse intrarile pentru a furniza iesirile se constituie în proceduri.

În cazul cand metodele, procedurile și mijloacele utilizate pentru colectarea, inregistrarea, prelucrarea, stocarea și/sau transmiterea datelor și a informatiilor sunt cu preponderenta automatizate, sistemul informational devine un sistem informatic.

Conceptul de sistem informatic

În masura în care activitatiile din cadrul sistemului informational sunt realizate cu ajutorul echipamentelor electronice de culegere, transmitere, stocare și prelucrare automata a datelor, se spune ca avem de a face cu informatizarea sistemului informational și implicit cu aparitia conceptului de sistem informatic.

Sistemul informatic, reprezintã un ansamblu de elemente intercorelate, functional în scopul automatizarii obtinerii informatiilor necesare conducerii în procesul de elaborare a deciziilor.

Un sistem informatic, este compus, în principal din urmatoarele elemente:

Bazã tehnica sau hardware-ul sistemului informatic, care este constituita din totalitatea mijloacelor tehnice de culegere, transmitere, stocare și prelucrare a datelor, în care locul central revine calculatorului electronic.

Sistemul de program sau software-ul sistemului, ce cuprinde totalitatea programelor pentru functionarea sistemului informatic, în concordanta cu functiunile și obiectivele ce au fost stabilite.

Bazã stiintifico-metodologica, care este constituita din modele matematice ale proceselor și fenomenelor economice, metodologii, metode și tehnici de realizare a sistemelor informatice.

Bazã informationala cuprinde datele suspuse prelucrarii, fluxurile informationale, sistemele și nomenclatoarele de coduri.

Resursele umane și cadrul organizatoric, care cuprinde personalul de specialitate și cadrul necesar functionarii sistemului informatic.

Obiectivele sistemului informatic

Obiectivele sistemului informatic pot fi clasificate dupa mai multe criterii astfel:

În functie de sfera de cuprindere pot fi: principale ( generale ) și secundare ( derivate ).

Din punct de vedere al domeniului de activitati asupra carora se rasfrang efectele utilizarii calculatoarelor electronice, obiectivele pot fi clasificate astfel:

Obiective ce afecteaza activitatiile de bazã din cadrul unitatilor economice ( comerciala, productia, etc. ) cum ar fi:

cresterea gradului de incarcare a capacitatilor de productie existente și reducerea duratei ciclului de fabricatie;

cresterea volumului productiei;

reducerea consumurilor specifice de materii prime și materiale

reducerea personalului administrativ – functionaresc;

cresterea gradului de utilizare a capacitatii de cazare;

sporirea volumului incasarilor din cativitati de prestari servicii;

cresterea profitului și a rentabilitatii etc.

obiectivele ce afecteaza functionarea sistemului informational cum ar fi:

cresterea vitezei de raspuns a sistemului la solicitarile beneficiarilor;

cresterea exactitatii și preciziei în procesul de prelucrare a datelor și informarea conducerii;

reducerea costului informatiei;

rationalizarea fluxurilor informationale;

rationalizarea circuitelor informationale;

sporirea completitudinii situatiilor de informare – raportare , etc.

Din punct de vedere al posibilitatiilor de cuantificare a efectelor acestora:

obiective cuantificabile, cum ar fi:

accelerarea vitezei de rotatie a mijloacelor circulante, prin inlaturarea imobilizarilor de mijloace circulante;

reducerea cheltuielilor de transport;

reducerea cheltuielilor indirecte;

cresterea volumului productiei;

rationalizarea formularisticii de evidenta, etc.

obiective necuantificabile, care influenteaza în mod direct indicatorii cuantificabili.

Clasificarea sistemelor informatice

Sistemele informatice se clasifica dupa mai multe criterii:

În functie de domeniul de utilizare, acestea se clasifica în 4 grupe, astfel:

sisteme informatice pentru conducerea activitatiilor unitatiilor economico sociale, care se caracterizeaza prin aceea ca datele de intrare, de regula sunt furnizate prin documente intocmite de om, iar la iesire sunt furnizate de catre sistem tot sub forma de documente, pentru perceperea acestora de catre om.

sisteme informatice pentru conducerea sistemelor tehnologice care se caracterizeaza prin aceea ca datele de intrare sunt asigurate prin intermediul unor dispozitive automate care transmit sub forma de semnale informatii despre diversi parametrii ai procesului tehnologic, iar datele de iesire se transmit de asemenea sub forma de semnale unor organe de executie, regulatoare, care modifica automat parametrii procesului tehnologic.

sistemele informatice pentru activitatea de cercetare stiintifica, și proiectare, care asigura atutomatizarea calculelor tehnico-ingineresti.

sistemele informatice speciale, care sunt destinate unor domenii specifice de activitate, ca de exemplu: informare și documentare tehnico-stiintifica, medicina, etc.

Un alt criteriu de clasificare al sistemelor informatice economice este nivelul ierarhic ocupat de sistemul economic în structura organizatorica a societatii, conform caruia avem urmatoarea clasificare:

sisteme informatice pentru conducerea activitatii la nivelul unitatilor economie. Acestea pot fi descompuse în subsisteme informatice asociate functiunilor economico-sociale sau chiar unor activitati;

sisteme informatice pentru conducerea activitatii la nivelul organizatiilor economico-sociale cu structura de grup.

sistemele informatice teritoriale. Sunt constituite la nivelul unitatilor administrativ-teritoriale și servesc la fundamentarea deciziilor adoptate de catre organele locale de conducere;

sistemele informatice pentru conducerea ramurilor, subramurilor și activitatilor la nivelul economiei nationale. Se constituie la nivelul ramurilor, subramurilor și activitatilor individualizate în virtutea diviziunii sociale a muncii și specificate în clasificarea ramurilor economiei nationale. Principala lor functiune consta în fundamentarea și reglarea echilibrului dezvoltarii economico-sociale în profil de ramura.

sistemele informatice functionale generale au ca atribut principal faptul ca intersecteaza toate ramurile și activitatiile ce au loc în spatiul economiei nationale, furnizand informatiile necesare coordonarii de ansamblu și sincronizarilor în procesul reproductiei din cadrul economiei de piata.

În functie de modul de organizare a datelor în cadrul sistemelor informatice acestea pot fi:

sisteme informatice cu organizarea datelor în fisiere clasice. Acest mod de organizare a datelor are tendinta de rasfrangere sub aspectul aplicabilitatii, datorita neajunsurilor pe care le prezinta.

Sisteme informatice cu organizarea datelor în baze de date. Aceasta categorie de sisteme prezinta o tendinta de extindere și dezvoltare. De la baze de date cu structuri arborescente și retea, s-a trecut la baze de date rationale.

Sistemul informatic – instrument al conducerii moderne

Obtinerea de catre agentii economici și societatiile comerciale a unei eficiente economice sporite, este conditionata de existenta unei conduceri stiintifice bazate pe o buna cunoastere a legilor economice.

Plecand de la faptul, pe de o parte, ca modelele matematice reprezintã componenta stiintifica a unui sistem informatic, iar pe de alta parte, tinand seama de facilitatile oferite de utilizarea calculatorului electronic, se poate aprecia ca sistemul informatic constituie un adevarat instrument în conducerea stiintifica a activitatii economice.

Proiectarea la nivel micro și macroeconomic a unor sisteme informatice care sa utilizeze tehnica bazelor de date și care sa contina o serie de modele matematice, iar situatiile de informare – raportare sa aiba un caracter de semnalare preventiva a abaterilor fata de starea normala, reprezintã o forma superioara de organizare și prelucrare a datelor.

Stadiul actual și tendintele dezvoltarii sistemelor informatice

În ultimii ani asistăm la una dintre cele mai importante transformari din istorie ale infrastructurii tehnologice a societatii. Aceasta schimbare consta defapt în adaugarea unui nou substrat în infrastructura tehnologica, substrat care este uzual denumit tehnologia informatiei. În acest nou substrat se evidentiaza în mod decisiv informatica. Aceasta extindere este pe cale de a produce o schimbare majora în societatea noastra și anume, trecerea de la orientarea industriala, în care accentul se pune pe masina și energie, la o noua orientare informationala în care accentul este pus pe robot și informatie. Masina și energia vor juca un rol important, fundamental în societatea informationala, dar pentru noile masini, pentru noile industrii, ca și pentru celelalte activitati ale omului devin esentiale tehnologiile informatice care au la bazã electronica, informatica, și comunicatiile moderne.

Informatizarea activitatilor economico-sociale a cunoscut profunde transformari precum:

Se manifesta în mod clar o tendinta spre divizarea costurilor software-ului sistemelor informatice. Reducerea costurilor sistemelor informatice se datoreaza, pe de o partea, reducerii costurilor hardware-ului, iar pe de alta parte, reducerii costului software-ului. În prezent se manifesta o tendinta clara în dezvoltarea sistemelor informatice bazate tot mai mult pe platformele software la nivel inalt. O platforma software corespunde unei platforme de aplicatii și contine functii software de bazã și functii specifice aplicatiei companiei.

Se manifesta o intensa tendinta spre tehnologia sistemelor informatice bazate pe retele de calculatoare. Cresterea complexitatii, varietatii aplicatiilor și aparitia de noi produse informatice cu un raport pret / performanta din ce în ce mai avantajos au facut necesara și rentabila conectarea intre ele a calculatoarelor în cadrul unor retele care constituie la ora actuala suportul cel mai adecvat pentru teleinformatica.

În domeniul organizarii datelor, se manifesta tendinta spre baze de date orientate obiect.

Structurile clasice de date bazate pe text și valori numerice fie se dovedesc insuficiente, fie complexitatea lor depaseste posibilitatiile de stocare și prelucrare oferite de tehnologiile clasice. Aplicatiile asociate cu disciplinele tehnologice cum ar fi : proiectarea asistata pe calculator, sistemele informatice geografice și sistemele bazate pe cunostinte, presupun stocarea unor cantitati mari de informatii cu o structura complexa.

Unele aplicatii informatice solicita monitorizarea unor desene formate din grupuri de elemente complexe ce trebuie sa fie combinate, separate, suprapuse și modificate astfel incat sa permita elaborarea unor variante de proiect. Bazele de date clasice sau relationale ofera prea putin suport teoretic și practic pentru tipurile neconventionale de date.

Se manifesta tendinta catre sisteme deschise.

Apreciem ca în prezent domeniul informaticii se caracterizeaza prin cel mai pronuntat dinamism. Se asista la o proliferare de produse hardware și software, apar de la o zi la alta noi versiuni și noi produse.

Faptul ca un sistem este deschis, nu implica și nu impune nici o implementare practica de sistem, tehnologie sau mijloc de interconectare, termenul de sistem deschis se referã doar la recunoasterea reciproca și aplicabilitatea acelorasi standarde.

Astfel de standarde au cel putin urmatoarele efecte mai importante:

Producatorii se simt incurajati sa le implementeze deoarece, având în vedere larga circulatie a acestor standarde, produsele lor informatice vor fi mult mai vandabile decat daca nu le utilizeaza;

§ Asigura o crestere a gradului de portabilitate de pe o platforma de sistem pe alta, atât a datelor cat și a produselor software;

Faciliteaza insusirea teoretica și practica a hardware-ului și software-ului de catre utilizatori

Standardizarea se regaseste intr-o multitudine de domenii de activitati

Standardizarea retelelor de calculatoare. Au luat o amploare deosebita preocuparile privind realizarea unor retele eterogene de calculatoare, precum și interconectarea retelelor pentru a sa obtine sisteme teleinformatice de dimensiuni mari.

Aceste preocupari s-au materializat atât în plan practic, prin realizarea unor sisteme mari cat și în plan teoretic, prin elaborarea de catre ISO (International Standard Organization ) a unui model arhitectural stratificat de referinta pentru interconectarea sistemelor deschise.

Modelul a fost adoptat în 1983 și reprezintã un cadru conceptual de lucru pentru definirea de standarde referitoare la interconectarea calculatoarelor eterogene. Scopul fundamental al acestui standard international este asigurarea unei baze comune pentru coordonarea de noi standarde privind interconectarea sistemelor, permitand în acelasi timp evaluarea standardelor existente.

Conceptul de sistem „deschis” în viziunea ISO denota capabilitatea oricaror 2 sisteme, omogene sau neomogene care „respecta” modelul de referinta și standardele corespunzatoare de a putea fi interconectate. De asemenea a fost adoptat teoretic și practic și un model arhitectural ierarhizat, elaborat de catre Departamentul Apararii din S.U.A. (Departament of Defence – DoD)

Standardizarea arhitecturii Sistemelor de Gestiune a Bazelor de Date. În acest sens amintim arhitectura propusa de CODASYL și ANSI.

Standardizarea limbajelor de programare s-a materializat prin propunerile grupului de lucru CODASYL, care au elaborat limbajul de programare COBOL. Unele limbaje cum sunt: C, C++, Basic, SQL, au devenit standarde de facto, datorita faptului ca s-au impus prin performantele și facilitatiile ce le ofera.

1.2. Sistemul informațional economic

Până ce apar și se fixează elemente ce asigură o buna circulație a informației, oricare dintre procesele unei organizații, firme, întreprinderi pot fi afectate în mod efectiv de către Top management, în virtutea autorității deținute, prin decizii administrative, pentru ca persoanele ce sunt angrenate în activitatea respectivei entități să-și însușească viziunea organizațională, aceea de a respecta și îmbunătăți modul în care se realizează comunicarea, de a asigura finalitatea comună.

Circulația informației din momentul producerii unui fenomen într-un proces și până când pe baza cunoașterii lui, se declanșează un nou eveniment precum și cu precizarea conținutului informației, destinației, locului stocării, alcătuiesc sistemul informațional ce poate fi considerat ca una din principalele componente ale conducerii în timp real al unei afaceri, întreprinderi.

Noțiunea de sistem informațional este strâns legată de abordarea sistemică a organizației, acesta fiind considerat ca un proces complex, integrat în care sunt introduse date ce sunt transformate pentru obținerea informațiilor. Input-urile reprezintă datele care prin numeroase manipulari si analize sunt transformate (procesate) în informații. Output-uirile sunt reprezentate de rapoarte, documente si alte rezultate ale sistemului ce furnizeaza informatiile necesare pentru adoptarea deciziilor.

În componențasistemului informational intră: resursele informaționale, circuitele și fluxurile informaționale, procedurile si mijloacele de tratare a informațiilor.

Ansamblul sistemic al informațiilor generate, obținute, disponibile și refolosibile în întreprindere reprezintă resursele informaționale. Calitatea resurselor condiționează conținutul și eficiența de ansamblu a firmei.

Fluxul informațional reprezintă totalitatea informațiilor transmise și procesate într-un interval de timp determinat, de la o sursă de informații la un receptor printr-o mulțime de canale informaționale, iar traiectoria pe care o parcurge informația se numește circuit informațional.

Adaptarea informațiilor potrivit nevoilor manageriale se realizează cu ajutorul mijloacelor de tratare a resursei informaționale ce se constituie într-un ansamblu unitar al mijloacelor de culegere a datelor, înregistrare, transmitere și prelucrare ale acesteia.

Un sistem informațional cuprinde mai multe fluxuri informaționale, precum și o mulțime de conexiuni ce se stabilesc între componente sale.

Aplicațiile informatice funcționale la nivel comercial sunt grefate pe câteva categorii structurale astfel:

sisteme pentru prelucrarea tranzacțiilor (TPS-Transaction Processing Systems) – permit prelucrarea și stocarea datelor privind tranzacțiile zilnice cu un grad ridicat de repetabilitate;

sisteme opraționale de birotica (OAS- Office Automation System) – se adresează personalului angrenat în prelucrarea informației (data works), contabililor, funcționarilor, asistent-manager-ilor dar și conducerii operaționale;

sisteme destinate cercetării-dezvoltării (KWS – Knowledge Work Systems) – reprezintă izvorul și integrarea noilor tehnologii obținute prin compartimente de cercetare dezvoltare;

sisteme informatice destinate conducerii (MIS – Management Information System) – asigură activitățile de planificare, control și decizie pe termen scurt, urmărind obținerea rapoartelor de rutină, periodice, sistetice precum și informațiile care privesc perioada anterioară și curentă.

sisteme suport de decizie (DSS – Decision Support Systems) – fructifică informațiile furnizate de TPS, MIS conectate cu influența mediului economic extern. DSS utilizează modele de analiză complexă și aprofundată asistând managerii în elaborarea deciziilor;

sisteme suport ale executivului (ESS-Executive Support Systems) – sunt destinate elaborării unor decizii nestructurate adresate managementului strategic. Sistemele suport ale executivului utilizează cele mai avansate produse software grafice și pot oferi imediat managerului general sau consiliului de administrație diagrame și informațiile solicitate.

Arhitectura sistemului informatic reprezintă soluția generică privitoare la procesele de prelucrare a datelor ce trebuie să se realizeze și modul de integrare a datelor și prelucrărilor.

Strategia descendentă sau top-down – se bazează pe ideea descompunerii sistemului informatic complex în componente de complexitate mai redusă, dobândindu-se astfel o structură ierarhic modulară în care fiecare componentă îndeplineste o anumită funcționalitate.

Strategia ascendentă numită și bottom-up – încurajează inițiativa la nivelul fiecărui domeniu de gestiune fără a exista o soluție generală sau o arhitectură pentru sistemul informatic la nivel de organizație. Sistemele de gestiune se proiectează, realizează și exploatează în mod independent urmând să fie integrate în cadrul sistemului informatic global. Indiferent de strategia aleasă trebuie ținut cont de posibilitatea dezvoltării ulterioare a sistemului informatic prin crearea și integrarea de noi module. O astfel de abordare conduce la definirea unei arhitecturi deschise pentru sistemele informatice, asigurându-se în acest mod suportul informațional necesar evoluției organizației.

Proiectarea unui sistem informatic

Evoluția metodelor de proiectare este consecința mutațiilor calitative și cantitative în planul abordării sistemelor informatice, apariției și extinderii utilizării tehnicilor rapide de proiectare și a evoluției permanente a limbajelor de programe. O clasificare a metodelor de proiectare pe baza modalităților în care este perceput sistemul informatic, funcțional, sistematic și obiecțional, conduce la următoarea grupare:

metode ierarhice;

metode sistematice;

metode obiectuale,numite și metode orientate pe obiecte.

Metodele ierarhice au la baza analiza funcțională a întreprinderii. Astfel, subsistemul informatic cuprinde în arhitectura sa subsisteme definite la nivelul funcțional ale întreprinderii.

Metodele sistematice utilizează teoria sistemelor în abordarea organizației.Sistemul informatic este abordat sub două aspecte complementare – datele și prelucrările – analizate și modelate independent. Metodele sistematice acorda prioritate datelor față de prelucrări și respectă cele trei niveluri de abstractizare: conceptual,logic și fizic.

Metodele obiectuale se caracterizează prin faptul că sistemul este gândit ca un ansamblu de obiecte autonome, care se organizează și cooperează între ele. Pentru prima data, datele și prelucrările sunt implementate în cadrul aceleeași structuri, obiectul. Datele și prelucrările sunt încapsulate în cadrul obiectului și sunt inaccesibile celorlalte obiecte.

Resurse informaționale electronice

Dacă avem în vedere mediul dinamic și complex în care își desfășoară activitatea întreprinderea și instituțiile publice, se impune să precizăm că deținerea de cunoștințe cu privire la piață (dinamică, dimensiuni, structura etc.), la competiție (cota de piață, segmente ocupate de cumpărători, prețuri practicate, structura ofertei, servicii oferite etc.), la sursele de aprovizionare (localizare, condiții de livrare, preturi), cu privire la consumatori (segmente vizate, comportamente specifice, putere de cumpărare etc.), nu înseamnă altceva decât necesitatea de a concepe și utiliza un sistem informațional în care toate informațiile  prelucrate, stocate și transmise electronic să fie utile în procesul managerial pentru luarea deciziilor.

Astfel resursele informaționale electronice permit pe de o parte cunoașterea situației trecute, precum și a celei existente, iar pe de alta parte, anticipări ale evoluției viitoare, contribuind astfel la elaborarea și îndeplinirea obiectivelor firmei, oferind chiar posibilitatea adoptării de strategii active care să vizeze influențarea mediului în sensul dorit.

Literatura de specialitate menționează ca pentru întreprinderea comercială, resursele informaționale electronice  capătă un rol strategic, permițând raționalizarea tuturor proceselor, în condițiile în care este evident mai avantajos, mai ieftin să miști informația decât marfa.

De remarcat ca în întreprinderea comercială, pot deveni resurse informaționale electronice numai informațiile depozitate pe diferiți suporți materiali (hârtie, benzi magnetice, dischete etc.).

Documentul scris

Important instrument de comunicare între departamentele instituției publice sau a firmei, între punctele de lucru și în relațiile cu terții, documentul face dovada, certitudinea și măsura adecvată a faptelor realizând:

cunoașterea fenomenelor și proceselor  economice, financiare, juridice și  administrative;

măsurarea adecvată a dimensiunii angajamentelor evaluabile în bani;

justificarea în mod unitar a caracteristicilor de structura ce dau sens si semnificatie pentru comparații în timp și spațiu;

fundamentarea oportunităților de analiza și control a activitatii, masura riscurilor.

Existența, mișcarea, transformarea și rezultatele administrării adecvate a resurselor, presupune efectuarea de situații și evidențe prin intemediul documentelor, actelor justificative, register etc. In acest fel documentul capătă o importață deosebită sintetiztă prin insăși funcțiile sale : consemnare; justificare; verificare si control; de integritate, completitudine si tratare sistemica; evaluare, calcul al costurilor ; asistare a deciziilor; de realizare a politicilor; de certificare și publicare a informațiilor; de proba; de comunicație a informațiilor; de clasare și arhivare istorica.

Îndeplinirea corectă a funcțiilor documentelor este condiționată de calitatea practicilor de utilizare adecvată a documentelor, de operativitatea întocmirii lor și de viteza cu care informația circulă între producator și utilizatorul final.

Documentele, fie că sunt de proveniență internă, fie externă, intră în circuitul informațional al entitații publice sau economice și implică o atentă monitorizare și un riguros controlul astfel încât să permită luarea deciziilor la nivel de conducere și la nivel de departament cu rapiditate.

Transformarea unui document în document electronic se realizeaza printr-o operatie de digitalizare, de codificare electronica adocumentului ca întreg si a tuturor elementelor sale.

Documentul electronic

Conform art. 4 alin. 2 din Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronică, se desemnează prin noțiunea de document în forma electronică „o colectie de date în forma electronică între care există relații logice și funcționale și care redau litere, cifre sau orice alte caractere cu semnificație inteligibilă, destinate a fi citite prin intermediul unui program informatic sau al altui procedeu similar.

Înscrisul electronic este o realitate socială de necontestat, dar pentru a deveni și o realitate juridică el trebuie să posede aceleași însușiri care sunt specifice și documentelor scrise. Astfel documentul electronic trebuie să ateste în cuprinsul său acte și fapte relevante juridic, iar redarea lor trebuie să fie făcută într-o formă inteligibilă.

Însușirea cea mai importantă rămâne totuși constituirea documentului electronic ca probă în justiție unde știm că de cele mai multe ori părțile nu au interes să discute despre conținutul înscrisului, ci despre condițiile de validitate ale acestuia, cum ar fi: autentificare, semnătură, dată, competența funcționarului care a întocmit actul etc;

Documentul în format electronic căruia i s-a încorporat, atașat sau asociat o semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv și generată cu ajutorul unui mecanism securizat de creare a semnăturii este asimilat, în ce privește condițiile și efectele sale, cu înscrisul sub semnătură privată

Managementul documentelor

Managementul Documentelor presupune existenta unei aplicații informatice care permite circulația (pentru informari, aprobari sau modificari), arhivarea si regasirea documentelor aflate in orice format electronic (inclusiv documente clasice convertite in format electronic), cu facilitaji de conectare la alte sisteme informatice sau dispozitive electronice (fax, scanare etc).

Arhivarea documentelor, clasice sau electronice, reprezintă o cerința in toate firmele și este realizată în funcție de specificul activității, de fluxul și volumul documentelor. Ea devine o problemă odată cu extinderea activității firmelor, a creșterii numărului de tranzacții comerciale sau după o perioada de funcționare

Întrucât arhivarea clasică a documentelor implică existenta unui spațiu fizic de depozitare, a identificării ulterioare greoaie și a consumului de timp pentru regăsirea documentelor, se impune acordarea unei atenții mai mari aplicațiior electronice cu ajutorul carora stocarea documentelor se poate face pe un server dedicat, fie prin realizarea copiilor de siguranță pe diferiți suporți electronici (CD, DVD) la anumite intervale de timp.

Orice aplicatie de document management trebuie sa aiba in vedere: registratura electronica, Managementul documentelor de uz curent–indexare, versionare, procesare pe flux, control al accesului, mecanisme de regasire, managementul documentelor din arhiva organizatiei – digitizare, indexare, mecanisme de regasire, control al accesului, interval de pastrare.

Pentru a face față provocarilor tot mai puternice din partea concurenței orice participant la viata economica cauta noi solutii in obtinerea informatiilor de orice natura.

Informatia de actualitate este astazi foarte facila datorita evolutiei tehnologiei informației.

Adoptarea unei aplicatii de management al documentelor presupune din partea firmelor un efort considerabil in achizitia de tehnica de calcul și programe, dar aceste eforturi vor fi justificate de o eficienta sporita.

Sistemele informatice joacă un rol vital în succesul unei organizații. Astfel, prin acestea se pot asigura infrastructura informațională internă (prin Intraneturi) sau externă, interorganizațională (prin extraneturi) pentru necesitățile business-ului în:

Asigurarea eficienței operaționale;

Asigurarea unui management eficient;

Asigurarea unui avantaj competițional.

Succesul unui sistem informatic nu trebuie măsurat numai prin eficiența sa (în minimizarea costurilor, timp sau utilizarea resurselor de informație) ci și prin suportul pe care îl asigură în:

Elaborarea strategiilor de afaceri;

Desfășurarea proceselor comerciale;

Îmbunătățirea structurii organizaționale și a culturii organizației;

Creșterea cifrei de afaceri și valorii firmei într-un mediu dinamic, concurențial.

1.3. Sistemele informaționale pentru gestiunea stocurilor

De o mare importanță pentru gestiunea stocurilor este sistemul informațional.

Cunoașterea permanentă și sistematică a evoluției stocurilor, precum și a tuturor proceselor economice ce au legătură directă sau indirectă cu nivelul lor, reprezintă una din premisele fundamentale ale conducerii științifice a acestora.

Activități economice ce au influență asupra nivelului stocurilor – cum ar fi:

determinarea necesarului de comandat (contractat), încheierea contractelor cu furnizorii,

aprovizionarea depozitului și a unităților operative, urmărirea executării contractelor,

ieșirea produselor din stoc, inventarierea fizică și/sau statistică a stocurilor, evidența cheltuielilor prilejuite de activitatea de stocare etc. – generează informații care nu numai că nu pot lipsi, dar trebuie să ajungă la conducere cu maximum de operativitate, având în vedere că doar în acest fel este posibilă, pe de o parte, preîntâmpinarea abaterilor (de la normal), și pe de altă parte, sesizarea lor imediat ce s-au produs, în vederea reducerii stocului în limitele normate (normate).

În general, pentru a răspunde tuturor sarcinilor impuse de gestiunea stocurilor, sistemul informațional trebuie să aibă următoarele caracteristici generale:

să fie ușor de instalat și să aibă o configurație economică;

să poată fi instalat în etape logice, succesive, care să ușureze evoluția spre o gestiune mai rafinată, pe măsura dezvoltării întreprinderii și a experienței utilizatorilor sistemului;

să furnizeze informațiile necesare și să realizeze previziunile;

să permită controlul și să dea “alarma” semnalând la timp dereglările notorii și să permită rectificarea obiectivelor;

să țină cont rapid de modificările provocate de evenimentele neprevăzute care afectează regulile de decizie stabilite;

să emită un plan general de aprovizionare, plecând de la previziunea desfacerilor.

Capitolul 2.

SISTEMUL INFORMAȚIONAL PRIVIND GESTIUNEA STOCURILOR DE MÃRFURI LA SC IKEA ROMÂNIA

2.1. Obiectul de activitate al societății

IKEA este un fabricant și distribuitor de mobilă foarte cunoscut în întreaga lume pentru piesele sale unice și moderne. Marile sale magazine colorate în nuanțele steagului suedez sunt de regulă localizate înafara marilor orașe¸ în centrele comerciale periferice. Ele atrag clienții care sunt motivați de designul modern și prețurile accesibile ale pieselor de mobilier.

Strategia low-cost a firmei se bazează pe comercializarea mobilierului sub formă de piese individuale ambalate împreună cu un kit de asamblare, urmând ca acestea să fie transportate chiar de cumpărători cu automobilele personale și asamblate la domiciliu.

În prezent, toate magazinele IKEA sunt francize, aceasta reprezentând principala strategie de internaționalizare a companiei. Francizele aparțin în majoritate grupului IKEA, doar câteva fiind încredințate unor francizați dinafara grupului. Deținătorul francizei este Inter IKEA Systems B.V. Acesta acordă franciza doar acelora care dețin o poziție fruntașă în teritoriul pe care îl reprezintă și după o analiză completă a planului lor de expansiune. Cei care pot cere franciza IKEA sunt atât societățile pe acțiuni cât și societățile cu raspundere limitată. Pe lânga prima condiție de preluare a francizei, francizatul mai trebuie sa aibă o consistentă experiență pe piață de retail și cunoștiințe solide ale marketingului local. Ca și în cazul unei francize obișnuite IKEA Systems B.V. oferă toate condițiile pentru a-ți începe și desfășura afacerea cu condiția de a păstra neatins conceptul lor.

IKEA, lanțul suedez de magazine de mobilă relativ necunoscut înafara Scandinaviei acum 25 de ani, a reușit să atragă numeroși clienți în magazinele sale și să se extindă în Europa, Asia și America de Nord. De-a lungul evoluției sale IKEA a construit un adevărat cult, în special printer consumatorii tineri ce-și axează cererea în special pe prețuri. Însă această expansiune nu a fost întotdeauna ușoară și fluentă, spre exemplu ea s-a dovedit a fi dificila în Germania și Canada, dar mai ales în SUA.

Fondatorul celebrei companii este Ingvar Kamprad, născut în 1926 în partea de sud a Suediei, într-o familie modestă.

La început firma vindea stilouri, portofele, rame pentru fotografii, ceasuri, bijuterii și altele, cumpărate la un preț redus. Patru ani de la deschiderea Ikea, Ingvar Kamprad ia o decizie riscantă și incepe sa vândă și mobilier, produs în mici ateliere locale. Reacția consumatorilor este pozitivă și în scurt timp, în 1951, este publicat și primul catalog de mobilier Ikea, iar Ingvar se decide să renunte la toate celelalte produse și să vindă exclusiv mobilier, la prețuri cât mai scazute.

Din 1955 Ikea a început sa creeze propriile modele, foarte simple și practice. Compania a recurs la angajarea unor designeri proprii dintr-un motiv foarte simplu. Competitorii reușiseră practic să boicoteze produsele Ikea, tot mai puține ateliere și tot mai puțini designeri fiind dispuși sa lucreze pentru Ingvar Kamprad. Dincolo de modelele simple și practice, în culori plăcute, unul dintre angajați a avut și ideea de a ambala piesele desfăcute, într-un pachet plat, pe care cumpărătorul să le asambleze acasa. Transportul devenea automat mai ușor și mai sigur, iar ideea a devenit unul dintre elementele definitorii ale Ikea.

Scăderea costurilor de transport, aspectul ușor de recunoscut al pachetelor cu mobilier, designul unic, toate au fost avantaje de care Ikea a știut să profite, iar în 1958 se deschidea primul magazin la Almhult. Cu o suprafață de 6700 de metri pătrați, era atunci cel mai mare magazin de mobila din Scandinavia.

Concurența a condus la inovare, astfel Ikea a ajuns să fie cunoscută peste tot în lume datorită inovației și stilului. Însă adevăratul motiv pentru aceasta inovație a fost presiunea competitorilor Ikea față de furnizorii săi, fortând-o să producă singură.

Ikea angajează și în prezent proprii designeri, care au primit numeroase premii de-a lungul anilor. Kamprad crede că Ikea există nu doar pentru a îmbunătăți viața oamenilor, ci pentru a îmbunătăți înșiși oamenii.

Obiectul de activitate al companiei este Comerțul cu amănuntul prin magazine specializate ale mobilei, ale articolelor de iluminat, ale articolelor de menaj diverse (toate tipurile de cuțite, tacâmuri, veselă din lut, sticlă, porțelan, ceramica și metal, al perdelelor, draperiilor și al altor obiecte din materiale textile pentru întrebuințare curentă), ale produselor din lemn, plută și ale produselor împletite, ale articolelor casnice neelectrice.

Pe plan mondial Ikea numără aproape 300 de magazine deschise în 35 de țări, toate operate în sistem de franciză, prezentând următoarea dispersie geografica: Australia, Austria, Belgia, Canada, China, Cipru, Cehia, Danemarca, Finlanda, Franța, Germania, Grecia, Ungaria, Islanda, Israel, Italia, Japonia, Kuweit, Malaezia, Olanda, Norvegia, Polonia, Portugalia, România, Rusia, Arabia Saudită, Slovacia, Spania, Suedia, Elveția, Taiwan, Turcia, Marea Britanie, Statele Unite ale Americii.

În lume există aproximativ 254 de unități în 34 de tări de pe 4 continente, totalizând mai mult de 80 000 de angajați per total. De asemenea sunt distribuite anual în medie 174 milioane de cataloage. In anul 2006 a fost înregistrată o cifră de afaceri de 17,65 miliarde de euro.

Primele magazine, în fiecare țară, au fost deschise în:

1958   Sweden – Älmhult

1963   Norway – Oslo  (Nesbru)

1969   Denmark – Copenhagen  (Ballerup)

1973   Switzerland – Zürich  (Spreitenbach)

1974   Germany – Munich  (Eching)

1975   Australia – Artamon

1975   Hong Kong – Hong Kong  (Tsim Sha Tsui)

1976   Canada – Vancouver  (Richmond)

1977   Austria – Vienna  (Vösendorf)

1978   Netherlands – Rotterdam  (Sliedrecht)

1978   Singapore – Singapore

1980   Spain – Gran Canaria (Las Palmas)

1981   Iceland – Reykjavik

1981   France – Paris  (Bobigny)

1983   Saudi Arabia – Jeddah

1984   Belgium – Brussels  (Zaventem and Ternat)

1984   Kuwait – Kuwait City

1985   United States – Philadelphia

1987   United Kingdom – Manchester  (Warrington)

1989   Italy – Milan  (Cinisello Balsamo)

1990   Hungary – Budapest

1991   Poland – Platan

1991   Czech Republic – Prague  (Zlicin)

1991   United Arab Emirates – Dubai

992   Slovakia – Bratislava

1994   Taiwan – Taipei

1996   Finland – Esbo

1996   Malaysia – Kuala Lumpur

1998   China – Shanghai

2000   Russia – Moscow  (Chimki)

2001   Israel – Netanya

2001   Greece – Thessaloniki

2004   Portugal – Lisbon

2005   Turkey – Istanbul

2006   Japan – Tokyo (Funabashi)

2007   Romania – București

2007   Cyprus – Nicosia

2009   Ireland – Dublin

Cel mai mare retailer mondial de mobilă, cu magazine în 35 de tari ale lumii, și-a anunțat intrarea și pe piața romanească de retail, prin deschiderea la Bucuresti in Martie 2007 a primului magazin in sistem de franciza. Prima unitate a fost inaugurata in apropierea celui mai mare proiect imobilar autohton, Baneasa Investment, in urma unei investitii de peste 10 milioane de euro.

Magazinul IKEA din România a fost al 253-lea deschis în a 35-a țară. La fel ca și celelalte magazine IKEA din lume, magazinul din România este operat prin sistem de franciză.

Compania care deține franciza magazinului IKEA în România este Moaro Trading S.R.L. În martie 2010, IKEA a achiziționat drepturile de operare și franciza magazinului din București.

Magazinul este situat în Zona Comercială Băneasa și a vândut în anul 2009 circa 10 milioane de produse, cu o valoare totală de 349,24 milioane lei, și a avut un număr de 2,52 milioane de vizitatori. În anul 2008, magazinul a avut vânzări totale de 104,7 milioane euro.

2.1. Organizarea firmei, organigrama

Ikea Romania – după modelul consacrat în întreaga lume, funcționează cu 10 departamente distincte:

Comunicare & design interior

Deoarece este o companie care se ocupă cu mobilier și accesorii pentru casa, aceasta are nevoie de specialiști în amenajări interioare cu competențe în domenii diferite pentru magazin sau pentru departamentul de marketing și comunicare, de exemplu pentru producerea catalogului.

Relații Clienți

Departamentul Relatii Clienti include diverse poziții, în interiorul și exteriorul magazinului, de la punctul de informare și locul de joacă la casele de marcat, retururi și Call Center.

Finance & business navigation

Personalul de la Finanțe are grijă ca toate reglementările financiare IKEA să fie respectate. Persoanele care se ocupă de Controlul afacerii ia decizii strategice de business, folosindu-și abilitățile antreprenoriale și informațiile de management.

Resurse Umane

Echipa de Resurse Umane lucrează cu întreaga organizație IKEA și își canalizează eforturile pentru atragerea, dezvoltarea și motivarea personalului. Ei gestioneaza procesul de recrutare și training, planul de succesiune și schema de beneficii.

IT

IKEA IT este o organizație globală care sprijină compania, oferind soluții de business și servicii. Departamentul IT furnizează în primul rând soluții rapide, simple și ușor de folosit – nu doar tehnologie.

Logistică

Departamentul de Logistică are grijă în primul rând ca fluxul de marfă de la producător la client să fie cât se poate de direct și puțin costisitor, cu un impact cât mai mic asupra mediului înconjurător. Aceste lucruri se aplică atât transportului și manipulării produselor în magazine cât și în centrele de distribuție.

Marketing și comunicare

Specialiștii în marketing și comunicare lucrează în toate țările cu magazinele IKEA și cu IKEA Communications din Älmhult, Suedia. Instrumentele de marketing includ Catalogul IKEA, website-ul IKEA, broșurile, publicitatea și PR-ul.

Restaurant (IKEA Food)

IKEA Food include 4 zone : Restaurant, Bistro, Magazin de Delicatese Suedeze și cantina angajaților.

Vânzări

Personalul din departamentul Vânzări comunica în fiecare zi clienților gama de produse IKEA și conceptul de autoservire. Asta presupune pasiune pentru retail, combinată cu întelegerea conceptului IKEA, informații despre gama de produse și întelegerea nevoilor clienților.

Sustenabilitate

Specialiștii IKEA în sustenabilitate îmbunătățesc mereu aspectele legate de calitatea produselor IKEA, încercând în acelasi timp să scadă prețurile și să aiba grijă de mediul înconjurator. Pozițiile din acest departament includ reglementări legale, ingineria mediului și ingineria produsului.

La finele anului 2009, Ikea România avea un număr de 481 de angajați, distribuiți în cadrul tuturor departamentelor:

2.3. Resursele sistemului informațional

2.3.1. Resursele hardware

RoleTailored Architecture (RTC) este sistemul care stă la baza implementării și funcționării Microsoft Dynamics NAV 2009. RTC are rolul de a face sistemele care funcționează în baza acetuia mai flexibile, eficiente, scalabile, și sigure.

RTC este o structură pe bază de roluri de arhitectură pe trei niveluri, care cuprind:

Nivelul de prezentare (bazate pe roluri client)

Logica de afaceri și nivelul de comunicare (Microsoft Dynamics NAV Server)

Nivelul bazelor de date (SQL Server)

Niveluri diferite pot fi instalate pe computere diferite. Pot fi utilizate mai multe componente din oricare dintre cele de mai jos (deși de obicei nu pe același computer): mai mulți clienți, mai multe servere, și mai multe servere de baze de date.

O astfel de structură stă și la baza sistemului IKEA România. Pentru simplificare, este prezetată o structură simplă cu două calculatoare de baze de date SQL Server, fiecare asociată cu un singur computer Server Microsoft Dynamics NAV, fiecare dintre care, la rândul său acceptă două Microsoft Dynamics NAV clienți bazate pe roluri:

Bazate pe roluri Microsoft Dynamics NAV 2009 oferă o interfață intuitivă și personalizabilă numită RoleTailored, pe care dezvoltatori, parteneri, administratorii, și utilizatorii pot personaliza pentru a susține diferite funcțiile într-o organizație.

Pentru fiecare funcție într-o organizație, Microsoft Certified Partner sau dezvoltatorul local creează un RoleTailored diferit care afișează informații esențiale necesare pentru angajații în cauză și face ca sarcinile lor de zi cu zi să fie realizate cu maxim de eficiență.

De exemplu, partenerii și dezvoltatorii pot personaliza modulul de vânzări pentru a afișa o listă interactivă a clienților, activități de zi cu zi și informații despre vânzări, și, de asemenea, oferă utilizatorilor un acces ușor la lor Microsoft Office Outlook e-mail, sarcini, și calendar, toate în cadrul RoleTailored.

Microsoft Dynamics NAV Server este o componentă cheie a RTC bazată pe Windows care funcționează exclusiv cu baze de date SQL Server. Acesta utilizează Windows Communication ca și protocol de comunicare pentru clienții RoleTailored și pentru servicii Web.

Se pot executa mai multe aplicații la client în paralel și se permite facilitarea pentru clienți a furnizării de servicii de acces Internet stațiile autentificate.

O diferență cheie între arhitectura pe două nivele clasică și arhitectura pe trei nivele cu clientul RoleTailored și Microsoft Dynamics NAV Server este că logica de business rulează pe server în loc de client în arhitectura cu trei nivele.

Un exemplu simplu este funcția de creare de fișiere. În versiunile anterioare de Microsoft Dynamics NAV, fișierele erau create stațiile client atunci când codul era rulat. Cu arhitectura bazată pe roluri, fișierele sunt create pe server în sine.

Microsoft Dynamics NAV Server oferă un nivel superior de securitate între clienți și baza de date. Acesta folosește caracteristicile de autentificare a comunicațiilor Windows cadru pentru a furniza un alt nivel de autentificare a utilizatorilor și folosește un sistem securizat pentru a se asigura că procedura este executată într-un proces care a fost inițializat de către utilizatorul care a depus cererea. Autorizarea și înregistrarea cererilor de la utilizator sunt efectuate pe o bază per-utilizator. Acest lucru garantează că autentificarea Windows și Microsoft Dynamics NAV care au fost acordate la utilizator sunt corecte.

Navision Application Server este un server de nivel mediu care rulează ca un serviciu. Acesta este conceput pentru a oferi acces de la clienții externi în baza de date Navision. Navision Application Server poate face acest lucru, deoarece rulează componente cheie ale Microsoft Business Solutions-Navision, de aceea este capabil de a iniția procese pentru a produce rezultate în același fel ca în cazul în care cineva ar fi solicitat informații de la un client Navision.

Schema simplificată de funcționare a Navision Application Server este următoarea:

Având în vedere de către sectorul comerțului cu amănuntul implică o importanță specială a comunicării între Back Office (Store) și POS (Point Of Sales), structura harware a clientului trebuie să includă și o componentă care să reflecte acest fapt.

O structură simplificată generală funcțională pe care se bazează aplicația LS Retail este cea prezentată în continuare:

2.3.2. Resursele software

Extinderea rapidă la nivel global a condus la necesitatea implementării unui sistem informatic adaptat cerințelor extrem de complexe din retail și apt să răspundă nevoilor unei companii cu magazine în peste 30 de țări.

Cerințele comerciale ale IKEA nu au putut fi îndeplinite decât cu un suport logistic performant. Infrastructura IT a avut un rol esențial pentru procesele de business din cadrul organizației IKEA, având in vedere specificul domeniului retail și necesitatea asigurării unui nivel ridicat de stabilitate și siguranță în exploatarea sistemului informatic. Elementul central al infrastructurii IT a IKEA România este reprezentat de soluțiile software Microsoft Dynamics NAV și Landsteinar (LS) Retail, aceste aplicații asigurând suport pentru toate procesele din cadrul companiei – activitatea de retail, logistică, financiar-contabilă etc.

IKEA a ales Microsoft Dynamics NAV și LS Retail pentru automatizarea proceselor de business. Microsoft Dynamics NAV este o soluție ERP (Enterprise Resource Planning), foarte flexibilă, destinată unei largi varietăți de afaceri. Este un pachet ușor personalizabil și dispune de module add-on pentru a satisface necesitățile specifice ale oricărui domeniu. Un astfel de exemplu de add-on este și LS Retail, o soluție dezvoltată pe baza Microsoft Dynamics NAV și care adaugă soluției ERP funcții avansate din domeniul retail-ului. Landsteinar (LS) Retail creează o punte de legătură între terminalele Point Of Sale (POS) și Microsoft Dynamics NAV, asigurând o integrare perfectă a datelor disponibile la nivel de magazin și a celor existente la nivel de back-office.

Un atu important al celor două soluții este capacitatea de adaptare la cerințe extrem de specifice. Microsoft Dynamics NAV și LS Retail sunt două soluții extrem de flexibile și adaptabile. În cazul IKEA, cele două produse au putut fi aliniate în totalitate la modelul de afaceri al companiei noastre. a precizat Octavian Ciora – Finance & Administration Manager – IKEA România.

Implementarea soluțiilor Microsoft Dynamics NAV și LS Retail a avut o contribuție semnificativă pentru eficiența operațională a IKEA România. Sistemul prezintă avantajul suportului pentru toate procesele de business din cadrul IKEA România, asigurând totodată o integrare operațională la nivelul întregului grup IKEA.

Microsoft Dynamics NAV și LS Retail aduc avantaje importante în ceea ce privește gestiunea stocurilor, o componentă extrem de importantă pentru o companie care activează în domeniul retail-ului. Este posibilă urmărirea stocurilor în timp real și este asigurat un nivel ridicat de acuratețe al acestora. a adăugat Octavian Ciora. În plus, sistemul permite facturarea electronică și integrarea simplă cu alte soluții. Ținând cont de tehnologiile moderne pe baza cărora au fost dezvolate, aplicațiile implementate in cadrul companiei IKEA asigură un nivel ridicat de interoperabilitate cu soluțiile utilizate de parteneri sau furnizori.

Microsoft Dynamics™ NAV este un sistem software integrat, o aplicație completă pentru managementul afacerilor; sistemul este  foarte configurabil și  destinat unei largi varietăți de afaceri.

Creat pentru a raspunde necesitatilor companiilor mici și mijlocii, atât locale, cât și internaționale, produsul poate fi configurat și implementat rapid.

Functionalitățile includ: management financiar-contabil, distribuție și producție, managementul relațiilor cu clienții și  al activității de service.

Microsoft Dynamics™ NAV este integrat cu MS Office și cu alte produse Microsoft.

Microsoft Dynamics™ NAV oferă, de asemenea, o platformă tehnologică pe care beneficiarii pot dezvolta noi funcționalități pentru a servi proceselor propriilor afaceri.

La nivel internațional, există un număr mare de aplicații specifice unor anumite industrii, dezvoltate pe această platformă tehnologică.

LS Retail – integrează toate aspectele domeniului retail, inclusiv managementul stocurilor și managementul  financiar-contabil la nivel de filială și sediu central – back office și front office.

Microsoft Dynamics NAV 2009 este o soluție de management a afacerii foarte intuitivă. Facilitatea Role Center oferă tuturor angajaților noi modalități de organizare a muncii și de prioritizare a sarcinilor relevante în scopul creșterii productivității și eficienței.

Microsoft Dynamics NAV 2009 introduce de asemenea o arhitectură pe trei niveluri și suport încorporat pentru servicii web simplificând astfel conectarea cu alte aplicații, reducând semnificativ eforturile de integrare și costurile. De asemenea veți câștiga flexibilitate crescută și puterea de a schimba informații și a colabora cu clienții, furnizorii și partenerii utilizând gamă largă de surse de date.

Microsoft Dynamics NAV 2009 răsunde cu succes cerințelor afacerii fără a afecta operațiunile sau bugetul IT. Lucrând cu o arhitectură flexibilă pe trei niveluri, partenerul certificat poate extinde sau adapta Microsoft Dynamics NAV și poate adăuga mai mulți utilizatori într-un mod eficient și economic.

Serviciile web din Microsoft Dynamics NAV 2009 partajează informațiile de businss cu alte aplicații, simplificând schimbul de informații și integrarea cu alte sisteme IT. Microsoft Dynamics NAV 2009 este conceput pe arhitectura Microsoft .NET astfel încât partenerii pot integra sau dezvolta eficient aplicații suplimentare benificiind de avantajele platformei .NET.

Capacitățile de raportare îmbunătățite oferă organizației o perspectivă detaliată asupra informațiilor și operațiunilor, conducând la decizii strategice, solid informate. Report Designer din Microsoft SQL Server® Reporting Services este încorporat în Microsoft Dynamics NAV 2009; astfel se pot crea propriile rapoarte intuitive, ușor de utilizat și se pot apoi converti în documente PDF pentru a le distribui pe scară largă. Totodată, utilizarea Microsoft Dynamics NAV împreună cu SQL Server Reporting Services și SQL Server Analysis Services, poate conduce la o înțelegere mai rapid și mai ușoră evoluției afacerii capitalizând la maxim valoarea informațiilor de business.

La fel de important este și faptul că Microsoft Dynamics NAV 2009 poate înlesni comunicarea și colaborarea – optimizând investițiile în tehnologie — prin integrarea avansată cu sistemul Microsoft Office (Excel, Word, Microsoft Office SharePoint® Server și Microsoft Office PerformancePointTM Server).

Microsoft Dynamics NAV excelează la capitolul raportare, putând oferi un suport consistent pentru procesele decizionale existente la nivelul companiei IKEA.

Situațiile și rapoartele furnizate de NAV oferă o imagine în timp real asupra modului de desfășurare al activității companiei. În acest mod, sistemul ne oferă un suport consistent în luarea deciziilor operaționale, logistice, financiare sau de altă natură.

Prin implementarea celor două soluții, IKEA România are la dispoziție un sistem informatic robust și performant, apt să răspundă provocărilor impuse de intrarea pe piața locală de mobilă și accesorii, o piața ale cărei cerințe și standarde sunt in continuă creștere, iar adaptarea rapidă este unul din criteriile esențiale ale succesului

Beneficii:

Cersterea productivității personalului. Role Center oferă angajaților vizualizări în concordanță cu atribuțiile lor, fapt ce le permite să realizeze mai mult în fiecare zi beneficiind de o prezentare clară a sarcinilor și informațiilor relevante.

Arhitectura flexibilă cu trei niveluri simplifică procesul de adăugare de noi funcționalități integrând Microsoft Dynamics NAV 2009 cu alte sisteme LOB și extinzând soluția în funcție de cerințele afacerii

Este un sistem de afaceri complet interconectat. Serviciile web facilitează partajarea datelor cu alte aplicații, asigurând totodată integritatea și securitatea datelor.

Noi opțiuni de prezentare și raportare ajută la crearea de rapoarte atrăgătoare vizual ce comunică informația eficient.

O integrare mult mai bună cu programele Microsoft Office permite angajaților să acceseze Microsoft Office Outlook®, Microsoft Office Excel® și Microsoft Office Word direct din Role Center, pentru a putea găsi, utiliza și partaja mai ușor informațiile.

Oferind opțiuni directe de achiziție și upgrade, licențierea Business Ready economisește timp, reduce costurile inutile și vă lasă libertatea de a adăuga funcționalități noi la momentul oportun. Această abordare simplificată și traseul previzibil pentru dezvoltarea soluției vă ajută să vă protejați investiția și să minimizați afectarea sistemului la actualizarea acestuia – asigurând astfel un cost total de deținere redus.

Disponibil la nivel global pentru clienții Microsoft Dynamics NAV, Business Ready Enhancement Plan facilitează procesele de upgrade, actualizări și suport, pentru a vă menține la curent cu ultimele tehnologii și pentru a crește gradul de complianță la cadrul legislativ. Planul include servicii de upgrade, actualizări, service pack-uri și actualizări reglementări/taxe, împreună cu protecția investiției, suportul pe durata de viață și multe altele. Planul vă ajută să maximizați benificiile soluției și să creșteți productivitatea cu CustomerSource, un portal de auto-asistență ce oferă instruire online nelimitată, Knowledge Base, descărcări, actualizări și newsgroup.

Coinectarea la rețeaua globală de parteneri certificați Microsoft facilitează adaptarea soluției la nevoile specifice ale afacerii . Partenerul local poate oferi suport tehnic profesional pentru implementarea soluției și poate ajuta compania să beneficieze de un ecosistem de oferte bogat.

Partenerii Microsoft Dynamics pot utiliza Microsoft Upgrade Service Center pentru a oferi un upgrade ușor la Microsoft Dynamics NAV 2009. Cu această ultimă versiune, sunt puse la dispoziție toate beneficiile ultimelor inovații tehnologice din industrie, eliminați personalizările scumpe necesare pentru actualizarea versiunilor precedente și reduceți complexitatea și costurile de întreținere.

Având la bază studii de cercetare a felului în care oamenii lucrează, Microsoft Dynamics NAV 2009 a fost conceput să ofere acces simplificat la vizualizări RoleTailored și procese comerciale – oferind angajaților o fereastră atractivă, ușor de navigat, către lumea muncii lor.

Cele două din Role Centerele disponibile în Microsoft Dynamics NAV 2009 și beneficiile acestora sunt:

Role Center din perspectiva agentului de achiziții:

Agenții de achiziții comandă materiale și consumabile, de la creioane la articole de inventar. Alte departamente depind de ei pentru a le aduce ceea ce au nevoie, când au nevoie și la cel mai mic cost posibil fără a sacrifica din calitate. Sarcinile de rutină includ obținerea de oferte pentru clienții interni și externi, plasarea comenzilor de achiziție, refacerea stocului la niveluri specificate, verificarea concordanței dintre plicurile de ambalare cu comenzile și monitorizarea confirmărilor OP și chitanțelor parțiale.

Agenții de achiziții creează relații puternice cu furnizorii și depind, într-o mare măsură, de e-mail. Microsoft Dynamics NAV 2009 oferă un Role Center proiectat specific pentru a ajuta agenții de achiziții să își execute sarcinile printr-o interfață grafică unificată ce include:

E-mail Outlook

Comenzi de achiziție, viitoare și trecute

Oferte de preț

Acorduri de achiziție

Facturi achiziție, scadențe și parțiale

Listă retur comenzi achiziție

Liste notificare credit achiziție

Comenzi vânzare, aprobate

Listă vânzători

Liste de prețuri

Listă articole

Listă articole în afara stocului

Listă unități în stoc

Rapoarte analiză (achiziții și inventar)

Informații jurnal (achiziții, articol, BOM)

Fișe de date (rechizitie, subcontractare, cost standard)

Role Center din perspectiva contabilului șef

Un contabil șef supraveghează procesele contabile din companie, inclusiv procesarea tranzacțiilor din registrul jurnal; revizuirea și aprobarea datoriilor, creanțelor, statelor de plată și a tranzacțiilor bancare; administrarea perioadelor de închidere lunară și anuală și revizuirea rapoartelor financiare.

Parțial supraveghetor, parțial analist comercial, contabilul șef se bazează pe date complexe disponibile într-o gamă largă de rapoarte standard și personalizate pentru a verifica documentația financiar-contabilă. O altă atribuție a unei asemenea poziții în companie, este și asumarea și oferirea de răspunsuri acurate la întrebări specifice venite din partea conducerii sau chiar din partea auditorilor externi.

Un Role Center specific din Microsoft Dynamics NAV 2009 pune la dispoziția contabililor totalitatea informațiilor și rapoartelor de care au nevoie, într-o interfață garfică unificată, oferindu-le acces la:

Grafic de conturi

Informații despre buget

Listă conturi bancare

Declarații TVA

Listă articole

Listă clienți

Comenzi de vânzări, aprobate și în așteptare

Facturi achizișii întârziate

Listă vânzători

Comenzi achiziție, aprobate și în așteptare

Facturi achiziție scadente

Memorii încasări

Chitanțe numerar și jurnale de plăți

Listă documente afișate

Rapoarte standard și personalizate

Retail-ul înseamnă detalii și complexitate. Retailer-ii trebuie să reducă investiția în stocuri, în același timp re-împrospătând stocurile, trebuie să crească satisfacșia clientului în același timp reducând costurile cu angajații și să micșoreze costurile operaționale în timp ce se extind pe diferite canale. Adăguați acestor sarcini și nevoia de a consolida achizițiile și de a face față concurenței acerbe din domeniu și veți înțelege cât de greu este să se mențineă pe piață fără a avea o soluție software avansată de business.

Soluțiile Microsoft Dynamics pentru retail sunt concepute pentru a face față complexității acestui gen de activitate economică, complexitate care începe la magazin, continuă la sediu și depozite până la sediul principal. Aceste soluții software integrate pot fi implementate rapid fără personalizări excesive sau complicate și mai ales fără timpi morți.

2.4. Documente justificative si rapoarte specifice gestiunii mărfurilor

2.4.1. Documente justificative

Documentele sunt actele scrise întocmite cu prilejul efectuării operațiilor economico- financiare, pentru a-i servi ca dovadă a înfăptuirii lor și ca mijloc de fundamentare a înregistrărilor contabile. „Orice operațiune patrimonială se consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. El angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, ori înregistrat în contabilitate.” (Legea contabilității nr. 82/1991 art. 6)

În afara funcției informaționale a documentelor justificative ce constă în suportul material al înregistrării operațiilor economice și financiare în contabilitate, documentele justificative îndeplinesc și o funcție gestionară. Acestea fac dovada înfăptuirii operațiilor și angajează răspunderi, drepturi și obligații cu privire la existența și mișcarea elementelor patrimoniale.

Documentele justificative cuprind, de regulă, următoarele elemente principale:

Denumirea documentului

Denumirea și sediul unității patrimoniale care întocmește documentul

Numărul și data întocmirii acestuia

Menționarea părților care participă la efectuarea operației patrimoniale (când

este cazul)

Conținutul operației patrimoniale, iar în cazuriel necesare și temeiul legal al

efectuării ei.

Datele cantitative și valorile aferente operației efectuate

Numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care le-au întocmit,

vizat și aprobat, după caz

Alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operațiilor efectuate

Înscrierea datelor în documentele justificative se face manual sau cu mijloace de prelucrare automată, astfel încât acestea să fie lizibile, nefiind admise ștersături, răzuituri, modificări sau alte asemenea procedee, precum și lăsarea de spații libere între operațiile înscrise în acestea. Înscrierea documentelor justificative are loc, de regulă, la locul unde se produce operația economică sau financiară.

Sub aspect metodologic, înregistrarea în contabilitate a operațiilor economice și financiare se face cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor justificative individuale sau centralizatoare, în funcție de data de întocmire sau de intrare în unitate, și sistematic în registrele deschise pe conturi sintetice și analitice.

Pentru a-și îndeplini menirea, documentele justificative trebuie să beneficieze de o circulație cât mai rapidă și mai rațională din momentul și de la locul întocmirii sau intrării ăn unitate și până la momentul predării lor la arhivă. Ele trebuie să parcurgă un traseu cât mai scurt și într-o anumită ordine de succesiune, cu rețineri și opriri minime și numai la resoartele și persoanele împuternicite în acest scop.

În cazul IKEA România, documentele justificative care stau la baza gestiunii mărfurilor sunt, structurate în coconcordanță cu circuitul mărfurilor în cadrul societății și cu legislația ramânească în vigoare:

Pentru mărfurile achiziționate:

AVIZ DE ÎNSOTIRE A MARFII – Anexa 1

(cod 14-3-6A)

Formular cu regim special de tiparire, înseriere și numerotare.

1. Servește ca:

document de însoțire a mărfii pe timpul transportului;

document ce stă la baza întocmirii facturii;

dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiași unități;

document de primire în gestiunea cumpărătorului sau în gestiunea primitoare din cadrul aceleiași unități în cazul transferului.

2. Se întocmește în trei exemplare de către unitățile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrarii produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, datorită unor condiții obiective și cu totul excepționale, facându-se mentiunea "Urmează factura".

În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiasi unități patrimoniale dispersate teritorial, avizul de însotire a mărfii va purta mentiunea "Fără factură".

Se emite, pe masura livrării, de către compartimentul desfacere, care semnează pentru întocmire.

În celelalte situatii decât cele prevazute mai sus se face mențiunea cauzei pentru care s-a întocmit avizul de însotire a mărfii și nu factura.

3. Circulă:

– la furnizor:

la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire (exemplarul 1);

la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantitatilor livrate în evidentele acestuia si pentru întocmirea facturii (exemplarele 2 si 3);

la compartimentul financiar-contabil, atasat la factură (exemplarul 3);

– la cumpărător:

la magazie, pentru încarcarea în gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor (exemplarul 1);

la compartimentul aprovizionare, pentru înregistrarea cantitatilor aprovizionate în evidenta acestuia (exemplarul 1);

la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitatea sintetica si analitica, atasat la factura

(exemplarul 1).

4. Se arhivează:

– la furnizor:

la compartimentul desfacere (exemplarul 2);

la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 3 al facturii (exemplarul 3);

– la cumparator:

la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 1 al facturii (exemplarul 1).

FACTURA FISCALA

(cod 14-4-10/A)

Formular cu regim special de înseriere și de numerotare.

1. Servește ca:

document pe baza căruia se întocmește instrumentul de decontare a produselor și mărfurilor livrate;

document de însotire a mărfii pe timpul transportului;

document de încarcare în gestiunea primitorului;

document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului și a cumpărătorului.

2. Se întocmește manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, în trei exemplare, la livrarea produselor și a marfurilor, de către compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispoziției de livrare, a avizului de însoțire a mărfii sau a altor documente tipizate.

Atunci când factura nu se poate întocmi în momentul livrării, datorită unor condiții obiective și cu totul excepționale, produsele și marfurile livrate sunt însoțite, pe timpul transportului, de avizul de însoțire a mărfii. În vederea corelarii documentelor de livrare, numărul și data avizului de însoțire a mărfii se înscriu în formularul de factură.

3. Circulă:

– la furnizor:

la compartimentul în care se efectueaza operatiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (toate exemplarele); viza de control financiar preventiv se acorda numai pe exemplarul 3;

la persoanele autorizate sa dispuna încasari în contul de la banca al unitatii (toate exemplarele);

la compartimentul desfacere, în vederea înregistrarii în evidențele operative și pentru eventualele reclamații ale clienților (exemplarul 2 al facturii, la care se anexeaza dispozitia de livrare);

la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate (exemplarul 3);

– la cumpărător:

la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operațiunii, având atasat exemplarul din avizul de însoțire a mărfii care a însoțit produsul sau marfa, dacă este cazul, inclusiv nota de recepție și constatare de diferențe, în cazul în care marfa nu a fost însoțită de factură pe timpul transportului (exemplarul 1);

la compartimentul care efectuează operațiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (exemplarul 1, împreuna cu avizul de însoțire a mărfii, inclusiv nota de recepție și de constatare de diferențe, după caz);

la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea plații, precum și pentru înregistrarea în contabilitate

(exemplarul 1, împreuna cu avizul de însoțire a mărfii, inclusiv nota de recepție și de constatare de diferențe, după caz).

4. Se arhivează:

– la furnizor:

la compartimentul desfacere (exemplarul 2);

la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 3);

– la cumpărător:

la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).

Nota de recepție și constatare de diferențe

1. Servește ca:

document pentru recepția bunurilor aprovizionate;

document justificativ pentru încărcare în gestiune;

act de probă în litigiile cu cărăușii și furnizorii, pentru diferențele constatate la recepție;

document justificativ de înregistrare în contabilitate.

2. Se folosește ca document distinct de recepție în cazul:

bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite;

mărfurilor intrate în gestiunile la care evidența se ține la preț de vânzare cu amănuntul sau en gros (cod 14-3-1/aA).

În alte cazuri decât cele menționate anterior, recepția și încărcarea în gestiune, după caz, și înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoțește transportul (factura, avizul de însoțire a mărfii etc.).

Se întocmește în două exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepției. În situația în care la recepție se constată diferențe, Nota de recepție și constatare de diferențe se întocmește în trei exemplare de către comisia de recepție legal constituită.

În cazul în care bunurile materiale sosesc în transe, se intocmește câte un formular pentru fiecare tranșă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însotire a mărfii.

Datele de pe verso formularului se completează numai atunci când se constată diferențe la recepție.

3. Circulă:

la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a mărfurilor recepționate (toate exemplarele);

la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea diferențelor constatate (toate exemplarele), precum și pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică, atasată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoțire a mărfii);

la unitatea furnizoare (exemplarul 2) și la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Pentru mărfurile aflate în gestiune:

FIȘA DE MAGAZIE

(cod 14-3-8/b)

Formular cu regim special de tiparire, înseriere si numerotare.

1. Servește ca:

document de evidență a intrărilor, ieșirilor și stocurilor mărfuri;

sursă de informații pentru controlul operativ curent și contabil al stocurilor.

2. Se întocmește într-un exemplar, separat pentru fiecare produs aflat în gestiune.

3. Nu circulă, fiind document de înregistrare.

4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Pentru mărfurile vândute

Pentru mărfurile vândute, la fel ca orice lanț de retail din România, Ikea emite, în prima fază, bon fiscal la casele de marcat. Ulterior, la solicitarea clienților, se poate emite factura fiscală.

În general, documentele justificative utilizate de Ikea România, sunt cele reglementate de legislatia națională în vigoare. Toate aceste documente, respectiv cele emise de companie, sunt proiectate ca module suplimentare la Microsoft Dynamics NAV, nefiind incluse în programul standard.

De asemenea, pentru uzul propriu, pe lângă documentele impuse de legislație, compania mai utilizează o serie de documente justificative care țin de gestiunea mărfurilor, dar nu sunt obligatorii:

Documente de retur marfă – sunt formulare interne utilizate pentru produsele returnate de către clienți și care includ, pe lângă informațiile cuprinse în documentul inițial de vânzare a mărfurilor și detalii cu privire la motivele de retur și produsele care au înlocuit mărfurile returnate, dacă este cazul.

Documente interne de transfer pentru mărfurile utilizate de unitate, care devin astfel consumabile sau stocuri de altă natură, fapt ce trebuie cunoscut și evidențiat distinct în contabilitate.

Documente specifice pentru produsele care au suferit deteriorări și nu mai pot fi comercializate sau vor fi incluse ulterior în programe de reducere, casare etc.

2.4.2. Rapoarte

Funcțiile analitice integrate în Microsoft Dynamics NAV sunt concepute pentru a fi veritabile intrumente de analiză: numar nelimitat de dimensiuni, structuri de gestiune, referințe bugetare și diferențe față de buget, funcții de redare dinamice.

Modulele Microsoft Dynamics NAV pentru Ikea au fost asfel proiectate, în strânsă legătură cu nevoile clientului, pentru a facilita atât urmărirea stocurilor la un moment dat, cât și balanța stocurilor: stocul inițial, de la începutul unei perioade, intrările și iesirile, precum și stocul final. Unul din atuurile importante ale programului în acest domeniu este că situația stocului la o dată anume, din urmă, poate fi regăsită oricînd, prin simpla setare a lunii  și selecție a anului îin mod corespunzator. Acest lucru este valabil cât timp nu sunt șterse mărfurile cu care s-a lucrat anterior, indiferent dacă ele sunt pe stoc zero.

Un alt avantaj în ceea ce privește prezentarea situației stocurilor în cazul lucrului cu Microsoft Dynamics NAV este acela că se poate cere ca în raportul stocurilor  sau balanța stocurilor  să apară numai acele mărfuri a căror stoc este cuprins între numite valori (Ex.: mărfurile cu stoc între 1 si 50 buc.)   în acest fel se poate stabili exact ce mărfuri au un stoc scăzut (trebuie reaprovizionat) sau dimpotrivă, au un stoc mare.

Deasemenea, se poate selecta ca raportul să cuprindă numai marfurile dintr-o anumită grupă.

Rapoartele de stocuri, pot fi generate , în funcție de necesitătile de informații ale utilizatorului rapoartelor:

1.  Stocuri , cu patru variante:

                        – Valori furnizori

                        – Valori furnizori la data de…

                        – Valori estimate vânzare

                        – Valori estimate la data de…

Primele două variante cuprind prețurile (cu sau fără TVA) și valorile (cu sau fără TVA) la furnizor (de intrare în gestiune), iar ultimile două sunt prezentate funcție de prețurile care estimati sa le vindeti. A doua și a patra varianta prezintă situația stocurilor pentru o anumită zi a lunii curente.

2. Balanța stocurilor cu două variante:  

– Valori furnizori

– Valori estimate vanzare

Prima  varianta cuprinde prețurile (cu sau fără TVA) și valorile (cu sau fără TVA) la furnizor (de intrare în gestiune), iar în a doua sunt prezentate funcție de prețurile se estimează ca se vor vinde.

Evidența prețurilor

Toate rapoartele conțin informații despre prețurile mărfurilor incluse în raport. Majoritatea din rapoarte prezintă două sau patru variante. Impartirea pe aceste variante este facută chiar funcție de prețurile afișate și cu care sunt calculate valorile:

la furnizor sunt prețurile de intrare a mărfii în gestiune (prețurile furnizorului)

la estimatările de vânzare sunt prețurile trecute în fișa mărfii, la preț unitar vânzare ( sau preț cu amănuntul); se numesc estimate pentru se estimează că vor fi vândute la aceste prețuri, programul oferind însă posibilitatea de a modifica aceste prețuri ulteior – pentru cazul unor promoții, reduceri, discounturi, etr.

Evidenta miscarilor de marfa din gestiune

            Aceste informații sunt extrem de utile pentru a urmări cantitatea și prețurile (deci valoarea) mărfurilor intrate / ieșite în / din gestiune. Mai mult, există multiple posibilități de a face o selecție a acestor operațiuni de intrare / ieșire în funcție de un anumit partener, agent sau perioadă din lună, pentru toate mărfurile sau numai pentru o marfă.

Evidenta rulajelor de marfă

Extrem de important în activitatea de comerț este ca imaginea rulajelor de mărfuri să fie una fidelă si în timp real. Astfel, generarea rapoartelor cu privire la rulajele mărfurilor se poate face în orice moment, iar informația furnizată este actuală.

Evidența adaosului comercial practicat

            Evidența adaosului comercial practicat în se poate face simplu, programul punand la dispoziție o comandă specială în acest sens. Chiar daca se poat vizualiza valoarea adaosului comercial la fiecare notă de intrare – recepție (adaos comercial valoric sau procentual), afișarea unei liste cu toate mărfurile din gestiune, cu adaosurile comerciale aferente (valoric și procentual) și cu prețuri și valori de cumpărare – vânzare este un punct în plus pentru claritatea informației din gestiune.

De precizat este faptul că, practic, orice raport cu privire la mărfuri este solicitat de client, acesta poate fi subiectul unui upgrade personalizat al Microsoft Dynamics NAV care să furnizeze toate informațiile de care acesta are nevoie.

Capitolul 3.

STUDIUL COMPARATIV A 3 APLICAȚII DE GESTIUNE A MĂRFURILOR

3.1. Compararea rapoartelor

Microsoft Dynamics® NAV 2009 oferă utilizatorilor o experiență nouă și inovații tehnologice ce simplifică accesul la informații, cresc eficiența organizațională și automatizează integrarea cu o gamă largă de aplicații. Totodată Microsoft Dynamics NAV 2009 îmbunătățește raportarea și maximizează investițiile în alte produse și tehnologii Microsoft.

Microsoft Dynamics NAV 2009 este o soluție de management a afacerii foarte intuitivă. Facilitatea Role Center oferă tuturor angajaților noi modalități de organizare a muncii și de prioritizare a sarcinilor relevante în scopul creșterii productivității și eficienței.

Microsoft Dynamics NAV 2009 introduce de asemenea o arhitectură pe trei niveluri și suport încorporat pentru servicii web simplificând astfel conectarea cu alte aplicații, reducând semnificativ eforturile de integrare și costurile. De asemenea oferă flexibilitate crescută și puterea de a schimba informații și a colabora cu clienții, furnizorii și partenerii utilizând gamă largă de surse de date.

Microsoft Dynamics NAV 2009 răspunde cu succes cerințelor afacerii fără a afecta operațiunile sau bugetul IT. Lucrând cu o arhitectură flexibilă pe trei niveluri, partenerul certificat poate extinde sau adapta Microsoft Dynamics NAV și poate adăuga mai mulți utilizatori într-un mod eficient și economic.

Capacitățile de raportare îmbunătățite oferă organizației o perspectivă detaliată asupra informațiilor și operațiunilor, conducând la decizii strategice, solid informate. Report Designer din Microsoft SQL Server® Reporting Services este încorporat în Microsoft Dynamics NAV 2009; astfel utilizatorii își pot crea propriile rapoarte intuitive, ușor de utilizat ș le pot apoi converti în documente PDF pentru a le distribui pe scară largă. Totodată, utilizând Microsoft Dynamics NAV împreună cu SQL Server Reporting Services și SQL Server Analysis Services, se poate înțelege mai rapid și mai ușor afacerea per ansamblu capitalizând la maxim valoarea informațiilor de business.

La fel de important este și faptul că Microsoft Dynamics NAV 2009 poate înlesni comunicarea și colaborarea — optimizând investițiile în tehnologie — prin integrarea avansată cu sistemul Microsoft Office (Excel, Word, Microsoft Office SharePoint® Server și Microsoft Office PerformancePointTM Server).

SAP Best Practices Baseline Package oferă informații de raportare pentru domeniile de contabilitate și logistică pentru a monitoriza și controla procesele companiei.

SAP Business Explorer Analyzer este instrumentul de analiză și raportare din SAP Business Explorer care este integrat în Microsoft Excel. Utilizând SAP NetWeaver Business Client, se pot afișa toate listele POWER prin intermediul SAP Business Explorer Analyzer.

Dacă e cazul, o soluție bazată pe SAP Best Practices Baseline Package poate fi extinsă cu funcția de raportare SAP Business Information. Nu trebuie decât să se activeze SAP Best Practices for Business Intelligence pentru a obține rapoarte care permit analiza datelor din aplicațiile operative SAP și din surse externe, cum ar fi baze de date, servicii online și Internet.

Aceste rapoarte superioare SAP ERP îndeplinesc cerințele de raportare legală și de gestiune din domeniul financiar.

Instrumentele de raportare și rapoartele existente pot fi utilizate pentru a satisface cerințele de raportare în cele mai multe cazuri. În domeniu contabil, pot fi utilizate diverse rapoarte pentru a obține informații despre toate câmpurile de contabilitate financiară.

Rapoartele suportă următoarele câmpuri din contabilitate financiară:

Carte Mare

Imobilizări

Contabilitate elemente de cost

Contabilitate centru de cost

Comenzi interne

Analiza profitabilității

Puncte cheie

Acoperă cerințele de raportare pentru contabilitatea financiară în cele mai multe cazuri.

Aspecte principale ale scenariului

Prin NetWeaver Business Client, instrumentele de analiză și raportare din SAP Business Explorer oferă posibilitatea de a vizualiza liste de înregistrări în Microsoft Excel.

SAP Business Explorer Analyzer este instrumentul de analiză și raportare care este integrat în Microsoft Excel. Prin SAP NetWeaver Business Client, puteți vizualiza liste sub formă de rapoarte SAP Business Explorer Analyzer.

Următoarele liste sunt utilizate pentru a prezenta funcționalitatea raportării prin SAP Business Explorer:

Toate comenzile de vânzări

Toate creditele de client

Toate livrările

Toate documentele de facturare

Toate comenzile de producție

Toate comenzile planificate

Toate comenzile de aprovizionare

Toți furnizorii

Sistemele informatice complexe realizate de SIVECO Romania conectează companiile la un ansamblu de resurse ordonate și relaționate sistemic, pe mai multe niveluri: operațional, de business, managerial etc.

Accesând aceste instrumente, reprezentanții mediului antreprenorial au o viziune globală și exhaustivă asupra evoluției companiilor lor, pornind de la aspectele generale și ajungând până la cel mai înalt grad de particularizare pentru fiecare tip de agent economic.

Soluțiile SIVECO Romania se adresează atât companiilor mari și corporațiilor multi-naționale, cât și întreprinderilor de nivel mediu, din diverse sectoare de activitate.

Facilitând beneficiarilor un control superior al proceselor de afaceri și al relațiilor dintre ele, acestea oferă operatorilor economici posibilitatea de a comunica eficient atât interdepartamental, dar și în colaborarea cu parteneri, clienți sau terți.

Fiind rezultatul unei experiențe de peste 15 ani în dezvoltarea de soluții informatice, SIVECO Applications 2011 este produsul Enterprise Resources Planning (ERP) reprezentativ al SIVECO Romania. Un produs software de calitate este suma atributelor sale funcționale. Din această perspectivă, SIVECO Applications 2011 reunește, într-un ansamblu informatic complex, funcționalitați de gestiune, control, analiză și previziune, care susțin și ridică performanțele economice ale companiilor.

Alegând să adopte noul model informatic propus de SIVECO Romania, companiile din principalele sectoare economice își pot sincroniza activitatea financiar-contabilă și bugetară cu gestiunea mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar, păstrând totodată un control riguros privind situația stocurilor și a achizițiilor și gestionând judicios resursele umane. Controlul și optimizarea fluxurilor operaționale pe care le asigură pachetul integrat SIVECO Applications 2011 utilizatorilor săi conduc, în final, la creșterea randamentului și performanțelor economice ale companiilor.

Bazându-se pe o analiză profundă a tuturor factorilor implicați în buna funcționare a unităților economice, SIVECO Applications 2011 schimbă radical disciplina de funcționare internă a organizațiilor.

SIVECO Applications 2011 funcționează, în prezent, la peste 550 de clienți din toate sectoarele de activitate, incluzând producție, utilități, banking, transport, telecom, administrație publică etc.

Respectând exigențele industriei IT europene, sistemul ERP dezvoltat de SIVECO Romania contribuie în mod semnificativ la eficientizarea activităților și proceselor interne, fiind sistemul deschis, complet integrat, unitar, care imbunatateste principalele aspecte de organizare și management al resurselor – umane, materiale și finaciare – din diverse structuri economice.

3.2. Respectarea principiilor de proiectare a rapoartelor

Microsoft Dynamics NAV 2009 permite accelerarea procesele contabile și sporirea controlul asupra finanțelor organizației cu modulul Contabilitate Generală existent în Microsoft Dynamics® NAV 2009. Beneficiind de date integrate, procesare inteligentă a tranzacțiilor și capacități robuste de analiză și raportare, permite reducea timpul și efortul necesar pentru sarcinile contabile, permite monitorizarea performanei fiscală a companiei și respectarea cerințele legale.

Microsoft Dynamics NAV vă oferă opțiuni flexibile și instrumente pentru monitorizarea unei companii și postarea de grafice pentru conturi, registre jurnal, facilități pentru taxa pe valoarea adăugată (TVA), jurnale recurente și coduri sursă. Role Centers extinde această flexibilitate prin furnizarea de acces personalizat la instrumente și informații relevante cum ar fi comenzi vânzări și informații despre client, notificări sarcini și date Microsoft® Office Outlook®. Instrumentele de business intelligence încorporate permit monitorizarea indicatorilor cheie de performanță (KPI) și accesul la instrumente de raportare – toate direct din Role Center.

Soluțiile Microsoft Dynamics NAV 2009 se adaptează cerințelor afacerii pentru a asigura transparența, precizia și eficiența operațiunilor financiare. Programul permite personalizarea registrul jurnal pentru tranzacții inter-companie și contabilitate inter-fonduri din diverse zone geografice sau organizarea operațiunile financiare în funcție de companie; de asemenea permite consolidrea diferitelor grafice de conturi într-o singură companie unită sau într-o companie mamă.

Principalele beneficii ale Microsoft Dynamics NAV 2009 în ceeea ce privește raportarea pot fii sintetizate astfel:

SAP Best Practices Baseline Package conține diverse scenarii preconfigurate care acoperă domeniile cheie de afaceri (contabilitate externă, control gestiune, vânzări, producție, aprovizionare, servicii).

În timpul instalării, se poate alege să se instaleze:

pachetul complet (toate scenariile) sau

un subset din pachetul complet (scenarii selectate).

Ca trăsătură nouă, SAP a definit patru subseturi de sine statatoare: fiecare reprezintă o propunere integrată completă.

Fiecare subset se concentrează pe un anumit domeniu: fabricație, comerț, servicii și financiar. Subseturile conține acele scenarii necesare în domeniul respectiv. Aceste subseturi sunt denumite și “Volume de nivel inițial”.

“Volumele de nivel inițial” pot fi combinate între ele și pot fi extinse cu alte scenarii din SAP Best Practices Baseline Package.

SAP Best Practices Baseline Package conține peste 90 de scenarii predefinite.

SAP Best Practices Baseline Package oferă informații în diverse rapoarte din domeniile de contabilitate și logistică, rapoarte care pot fi utilizate pentru a monitoriza și controla procesele companiei.

Sunt listate 100 de rapoarte (Top 100 rapoarte SAP Best Practices).

SAP Best Practices Baseline Package conține:

documentație de proces de afaceri care prezintă rapoartele importante care trebuie utilizate în domeniul de Contabilitate, și

documentație de proces de afaceri care prezintă rapoartele importante din domeniul de Logistică.

În plus, în toate documentațiile de proces de afaceri pentru scenarii, aveți informații directe despre ce rapoarte din “Top 100” sunt adecvate pentru scenariul respectiv.

Dacă sunt necesare rapoarte bazate pe SAP Business Information Warehouse (SAP BI), soluția bazată pe SAP Best Practices Baseline Package poate fi extinsă ușor cu funcția de raportare suplimentară SAP BI. În acest caz, nu trebuie decât să lansați SAP Best Practices for Business Intelligence care oferă diverse rapoarte care vă permit să analizați datele din aplicațiile SAP operative și alte aplicații de afaceri și surse externe de date, cum ar fi baze de date, servicii online și Internet.

SAP Best Practices Baseline oferă valori standard pentru diferite Volume de nivel inițial, cum ar fi servicii, comerț, fabricație sau financiar. Aceste valori implicite permit să testarea procesele de afaceri fără a crea propriile date de bază.

SAP Smart Forms este un instrument de tipărire de formulare facil și robust. Acest instrument permite crearea și să modificare în mod facil de formulare printr-un instrument de design grafic și oferă o funcționalitate mai robustă și cromatică.

Se pot utiliza formularele preconfigurate Smart Forms oferite cu SAP Best Practices Baseline Packages în scenariile SAP Best Practices respective. În funcție de cerințele utilizatorului, cu adaptări minore, aceste formulare Smart Forms preconfigurate pot fi utilizate în orice companie.

Ghidul de adaptare pentru formulare Smart Forms descrie modul în care modulele de text și de grafică livrate cu SAP Best Practices Baseline Package pot fi adaptate.

Scenariile livrate cu SAP Best Practices Baseline Package utilizează formularele Smart Forms de câte ori este posibil. Pentru anumite domenii, nu sunt disponibile formulare preconfigurate și standard Smart Forms; în aceste cazuri, sunt utilizate formularele SAPscript (formulare standard SAPscript, formulare preconfigurate SAPscript).

Pentru fiecare formular preconfigurat SAP Smart Form există un exemplar pentru tipărire (format PDF) în engleză și română.

Componenta de Management al Stocurilor SIVECO Applications 2011

Administrarea corespunzătoare a stocurilor dintr-o organizație presupune controlul tuturor operațiunilor implicate în acest proces: recepție, rezervare, consum, transfer sau ajustarea componentei de stoc.

Componenta de Management al Stocurilor din cadrul SIVECO Applications 2011 se adresează persoanelor responsabile cu activitatea de gestiune a stocului de materii prime și materiale.

Această componentă poate fi configurată în funcție de cerințele punctuale ale clientului, de la gestiunea materialelor la cea a pieselor de schimb, a materiilor prime sau a produselor finite, în strânsă legatură cu obiectivele de business ale beneficiarului.

Avantaje cheie

stabilirea operativă a necesarului de aprovizionare;

reducerea cheltuielilor cu gestiunea stocurilor;

reducerea imobilizărilor în stocuri;

reducerea stocurilor supranormative;

actualizarea zilnică a situației stocurilor, cantitativ și valoric, urmărirea corectă a mișcării de stocuri (integrat cu evidențele contabile) astfel că deciziile se pot lua mult mai repede;

stabilirea necesarului de aprovizionare și realizarea aprovizionării pe baza unui model optim, oferit automat de sistem.

Aria de bussines acoperită

Componenta de Managenent al Stocurilor poate administra stocurile și gestiunile existente în cadrul oricărui tip de societate comercială, dar și gestiunile de custodie ale clienților.

Această aplicație asigură toate operațiile de modificare a stocurilor din gestiuni, ceea ce oferă posibilitatea de a lucra cu date corecte, în timp real.

SIVECO Business Analyzer – Sistem Informatic de Management (SIM)

SIVECO Business Analyzer este un Sistem Informatic de Management (SIM) flexibil și de înaltă performanță, care monitorizează și corelează toate nivelele activității companiei, permițând o prelucrare analitică și sintetică a datelor în timp real. Consecința: o reacție rapidă și eficientă în luarea deciziilor, acestea fiind bazate pe informații de sinteză, coerente, consistente, primite în timp util.

Funcționalități:

reprezentarea datelor poate fi grafică sau tabelară;

utilizatorul își poate alege modul de reprezentare ținând cont de avantajele fiecăreia;

posibilitatea definirii oricărui indicator pentru care există suport de date pe un mediu relațional sau sub forma unor fișiere text (format fix sau variabil);

posibilitatea de accesare a informațiilor din bazele de date în timp util etc.

3.3. Respectarea principiilor de proiectare a interfeței utilizator

Microsoft Dynamics NAV 2009

Disponibil la nivel global pentru clienții Microsoft Dynamics NAV, Business Ready Enhancement Plan facilitează procesele de upgrade, actualizări și suport, pentru a menține clienții la curent cu ultimele tehnologii și pentru a crește gradul de complianță la cadrul legislativ. Planul include servicii de upgrade, actualizări, service pack-uri și actualizări reglementări/taxe, împreună cu protecția investiției, suportul pe durata de viață și multe altele. Planul ajută la maximizarea benificiilor soluției și să creșterea productivității cu CustomerSource, un portal de auto-asistență ce oferă instruire online nelimitată, Knowledge Base, descărcări, actualizări și newsgroup.

Oferind opțiuni directe de achiziție și upgrade, licențierea Business Ready economisește timp, reduce costurile inutile și lasă libertatea de a adăuga funcționalități noi la momentul oportun. Această abordare simplificată și traseul previzibil pentru dezvoltarea soluției ajută la protejarea investiției și să minimizarea afectării sistemului la actualizarea acestuia – asigurând astfel un cost total de deținere redus.

Beneficii:

Eficientizarea și creșterea productivității. Accelerarea practicilor contabile de rutină prin procese financiare automatizate și o interfață RoleTailored intuitivă ce afișează sarcinile cotidine.

Arhitectura flexibilă cu trei niveluri simplifică procesul de adăugare de noi funcționalități integrând Microsoft Dynamics NAV 2009 cu alte sisteme LOB și extinzând soluția în funcție de cerințele afacerii dvs.

Un sistem de afaceri complet interconectat. Serviciile web facilitează partajarea datelor cu alte aplicații, asigurând totodată integritatea și securitatea datelor.

Noi opțiuni de prezentare și raportare ajută la crearea de rapoarte atrăgătoare vizual ce comunică informația eficient.

O integrare mult mai bună cu programele Microsoft Office permite angajaților să acceseze Microsoft Office Outlook®, Microsoft Office Excel® și Microsoft Office Word direct din Role Center, pentru a putea găsi, utiliza și partaja mai ușor informațiile.

SAP Best Practices Solution Builder

este succesorul instrumentului SAP Best Practices Installation Assistant

din punct de vedere tehnic, este complet compatibil cu livrabilele anterioare SAP Best Practices (din punctul de vedere al implementării tehnice)

oferă funcții suplimentare pentru gestionarea soluțiilor SAP și facilitează procedurile pentru utilizatori finali

se concentrează pe “Soluții” (oferte SAP Best Practices)

suportă o separare mai clară a sarcinilor legate de utilizatorii finali și de dezvoltare

cuprinde funcții extinse pentru dezvoltare și lansare

suportă stabilirea grafică a volumului de instalare

Stabilirea grafică a volumului de instalare pe bază de modele:

SAP Best Practices oferă modele standard (“Volume de nivel inițial”)

Soluțiile pot fi extinse ușor cu alte modele

În funcție de stabilirea volumului, este definită o altă soluție (soluție de client)

Scenariile unei soluții sunt dimensionate dinamic și ordonate într-o imagine de hartă a soluției

Culoarea scenariului este determinată de alocarea sa la un domeniu de aplicație

Domeniile de aplicație sunt definite în editorul de domenii de aplicație. Aici sunt definite culoarea, textul scurt, textul lung și secvența proceselor

Componentele interfaței SAP:

Solution Builder

Gestionează diferite soluții (editor de soluții)

Motor grafic de stabilire a volumului

Compozitor structură organigrama/personalizare

Editor domeniu aplicație + alocare

Implementation Assistant

Gestionează și monitorizează implementarea soluției (pe bază de scenariu), accesul la jurnale

Aloca building block-uri, întreține informații la nivel de scenariu/imaginea de editare scenariu (de exemplu, Parametri de stabilire preț)

Building Block Builder

Creare de building block-uri

Inserarea de tipuri de sarcini și activități de implementare

Întreținere date de instalare

Exemplu Solution Builder: spectru de utilizatori

SIVECO Applications 2011

Soluția SIVECO Applications 2011 se adresează, în principal, organizațiilor de dimensiuni mari și medii, cu un număr semnificativ de utilizatori ai aplicațiilor și oferă un grad ridicat de scalabilitate și parametrizare. Focalizarea pe scalabilitate are la bază dorința managerilor ca solutia ERP să poată crește odată cu organizația, astfel încât să asigure acoperirea completa și permanenta a cerințelor de business, fără a genera costuri superioare. De cele mai multe ori, proiectele demarează cu un număr mediu de utilizatori pentru ca, în timp, numărul celor care folosesc sistemul să crească simțitor. Sistemul propus de SIVECO se bucură de o interfață prietenoasă, pe care utilizatorii o regăsesc în toate aplicațiile și care facilitează astfel rapida familiarizare cu sistemul. Totodată, numărul utilizatorilor crește pe masură ce tot mai multe departamente optează să implementeze sistemul integrat SIVECO Applications 2011, ca urmare a îmbunătățtirii rezultatelor în cadrul departamentelor–pilot.

SIVECO Applications 2011 acoperă un număr mare de module, capabile a funcționa atât independent cat și împreună. Aplicația raspunde cerințelor actuale și acoperă diverse arii de business precum: financiar – contabilitate, stocuri și achizitii, mentenanță, resurse umane și salarizarea personalului, mijloace fixe și obiecte de inventar, producție, bugete, facturare utilități, contracte și vânzări, investiții, transporturi, activitațile tip Business Intelingence de suport în luarea deciziilor – prin SIVECO Business Analyzer etc. De multe ori, un proiect demarează cu implementarea unui singur modul pentru ca, în timp, să fie completat prin extinderi cu alte module; este și cazul IMM-urilor care, din considerente bugetare, optează inițial pentru o aplicație dedicată informatizării activității de bază, cum este, spre exemplu, cea financiar – contabilă, pentru ca apoi, pe măsura ce evoluează și se dezvoltă, să opteze și pentru informatizarea altor departamente.

SIVECO Applications 2011, la nivel de parametrizare, oferă posibilitatea avantajoasă de a opera setări la nivelul interfeței – utilizator. În urma școlarizării, utilizatorul este capabil sa modifice, pe baza drepturilor de acces, setările în funcție de cerințele impuse de activitatea desfașurată, nefiind dependenți de specialiștii SIVECO. Este cazul modificărilor legislative, al configurărilor de interfeță sau de rapoarte etc.

Un avantaj major al sistemului SIVECO Applications 2011 îl reprezintă capacitatea de a se adapta nevoilor specifice de business ale fiecărui client în parte, indiferent dacă acesta este o organizație privată sau de stat. Pentru toate tipurile de organizații, soluția ERP dezvoltată de SIVECO oferă o flexibilitate deosebită și o bună capacitate de adaptare la business-ul clientului, oferind ca principale facilități: gestiunea economică eficientă, automatizarea fluxurilor de date, consistentă și coerența datelor, regăsirea și raportarea rapidă a informațiilor, reproiectarea fluxurilor informatice.

CONCLUZII

Ce segmente din gestiunea afacerii sunt vizate de o soluție ERP?

Sistemul acoperă toate segmentele din activitatea unei afaceri: gestiunea achizițiilor, gestiunea stocurilor (cu mecanisme avansate de previzionare a acestora), planificarea producției (de la sisteme simple de microproducție până la sisteme avansate de lansare a producției în baza comenzilor), gestiunea clienților și furnizorilor (cu urmărirea fluxurilor cerere de ofertă, ofertă, factură proformă, comandă, livrare, decontare), gestiune financiară și contabilitate, gestiunea centrelor de profit sau de cost, resurse umane, parc auto, etc.

Bazat pe principiul ca întregul este mai mult decât suma părților, acesta realizează integrarea și sincronizarea toturor segmentelor din gestiunea afacerii, fiind un excelent mijloc de sincronizare și ordonare a informației, fluidizând totodată schimbul de informații între diferitele segmente ale gestiunii afacerii.

Cum imbunatățește un ERP activitatea companiei?

Un astfel de sistem încorporează cateva concepte și mecanisme care le conferă soliditate, flexibilitate, și rapididate. Dintre acestea menționăm:

Sistem unitar de introducere a datelor și gestiune a acestora;

Integrarea tuturor segmentelor (departamentelor) din cadrul afacerii;

Integrează toate activitățile din aval și din amonte de segmentul financiar contabil;

Scalabilitate (se pot adauga permanent functionalități noi, de la colectarea de informații pana la emiterea de rapoarte cu un nivel foarte ridicat de finisare);

Adaptabilitate la procese economice complexe și extrem de diverse; posibilitatea modificarii rapide a acestora în cazul modificarii legislației financiar-contabile;

Analiza multi-dimensională și inter-departamentală (la nivel de proiecte, activități, departamente, divizii, centre de cost sau de profit);

Rapoartele se pot adapta ușor pentru fiecare tip de activitate economică;

Sistemul permite gestiunea și consolidarea unui grup de societăți proprii (în cadrul companiei).

Practic un ERP permite tuturor celor implicați în activitatea companiei din diferite departamente și locații să lucreze folosind un sistem unitar. Intervenția unei persoane asupra unor date are efecte multiple în sistem, ceea ce face ca mai târziu orice utilizator care are nevoie de acea informație să o regăseasca într-o formă actualizată.

Comunicarea în companie se realizează mult mai eficient și cu date sigure.

Un sistem ERP standardizează modul în care se desfășoară activitățile în companie. Implementarea unui astfel de sistem este unul dintre primii pași pe care trebuie sa îi facă o companie pentru a putea adera la o certificare ISO.

Se poate adapta un ERP la procesele economice din orice companie?

Soluțiile ERP sunt soluții construite pentru a răspunde unor nevoi generale în procesele de afaceri. In general se pot adapta cu ușurință diverselor tipuri de afaceri. De obicei se construiesc module sau funcționalități noi, adaptate cerințelor fiecarui tip de proces, pornind de la specificațiile utilizatorului. Aceste module personalizate se integrează cu restul sistemului, suportul de baza de date fiind unic la nivel de aplicație.

Care sunt costurile implementarii unui ERP?

Costurile implementarii unui ERP au mai multe componente ce pot varia în funcție de tipul de ERP ales și de platforma pe care acesta este construit. În principal aceste costuri se refera la:

Aplicația propriu-zisă;

Echipamentele hardware ce trebuiesc achiziționate;

Training-ul personalului implicat în utilizarea aplicației;

Dezvoltarea modulelor specifice (pentru zonele neacoperite de aplicația de bază, dacă este cazul)

Executarea tuturor configurărilor specifice;

Integrarea altor aplicații (acolo unde este necesar).

Cat durează implementarea unui ERP?

În general, durata de implementare a unui ERP se situeaza între 2-4 luni, dar poate varia în funcție de mărimea companiei și de gradul în care managementul companiei și utilizatorii aplicației se implică în reușita proiectului.

Totodata, durata implementarii este strâns legată de modul în care au fost formulate cerințele inițiale ale proiectului (cât de corect au fost formulate), precum și de modul în care acestea sunt implementate. Pentru a minimiza timpul și efortul de implementare, în proiect trebuie să se implice factorii decizionali din managementul companiei, din toate segmentele de activitate ale acesteia (vânzări, achiziții, contabilitate, producție, resurse umane, IT, etc).

Implementarea unui astfel de sistem poate eșua?

Cand vorbim despre ERP trebuie să știm că nu este vorba de un software care ne răspunde tuturor cerințelor fără ca noi să facem nimic. Folosirea cu success a tuturor avantajelor unui ERP presupune atât o implementare corecta cât și o folosire corectă (nu se pot obține rapoarte corecte rezultate din date eronate).

Ca in orice proiect există posibilitatea ca acesta să eșueze. Modul în care se gestionează implementarea, precum și modul în care se elimină riscurile care concură la eșuarea unei implementari pot micșora sau mări această probabilitate. Printre factorii care pot duce la eșuarea unei implementări amintim:

Reprezentarea eronată a așteptărilor de la un astfel de sistem;

Formularea incorecta și imprecisă a cerințelor;

Analiza defectuasă a fluxului informațional;

Inerția utilizatorilor ce trebuie să-și însușească noul sistem (reticența la schimbare);

Strategia operaționala a companiei nu susține descrierea proceselor și implementarea;

Neimplicarea tuturor factorilor decizionali;

Comunicarea defectuasă dintre beneficiar și echipa de implementare.

Un aspect deosebit de important pentru reușita unei implementări este stabilirea încă de la început în cadrul companiei a unui coordonator cu autoritate. Acesta trebuie sa poata lua decizii legate de implementarea sistemului, să atribuie sarcini noilor utilizatori și să rșspundă cerințelor de informare a implementatorilor. De asemenea, toți utilizatorii trebuie să-și însușească utilizarea sistemului și să opereze în conformitate cu instrucțiunile formulate de implementator.

Ce trebuie avut in vedere la alegerea unui astfel de sistem?

Alegerea unei soluții software este o etapă deosebit de importanta, deoarece aceasta iși va pune amprenta asupra activității viitoare a companiei.

Alegerea unui sistem ERP presupune parcurgerea câtorva etape, printre care:

Stabilirea clară a cerințelor/ nevoilor companiei;

Stabilirea sistemelor care ar răspunde acestor cerințe;

Stabilirea necesităților din punct de vedere tehnic (echipamente de calcul, periferice, cerințe internet, etc);

Stabilirea personalului implicat în proiect (pe întregul lanț operațional);

Vizionarea produselor și studierea documentației pusă la dispoziție de integrator;

Stabilirea unui timp realist de implementare.

Exista o stransă legatură între alegerea soluției și alegerea implementatorului. Succesul unui proiect de implementare depinde foarte mult de organizarea și experiența implementatorilor. Este foarte important ca o companie care implementează soluții să aibă un trecut foarte bun în acest domeniu, să aibă implementari de succes.