Gestionarea Activitatii Unei Firme Folosind Excel

Gestionarea activitatii unei firme folosind EXCEL

Excel 2007 –prezentare generală

Activitățile economice au presupus întotdeauna înregistrarea sistematică a datelor în tabele, și apoi manipularea acestora în sensul eficientizării activității. Printre primele programe create au fost cele de înregistrare, stocare și manevrare a datelor.

După Maria și B. Boldea, la baza concepției și realizării programelor de calcul tabelar au stat două deziderate majore și anume:

• “Necesitatea unor programe care să răspundă unor lucrări specifice domeniului economic care impun organizarea, prelucrarea și afișarea datelor în structuri tabelare, iar de multe ori reprezentarea graficăa datelor din tabele;

• Necesitatea existenței unor programe accesibile tuturor lucrătorilor din diverse birouri

economice, care, odatăcu răspândirea calculatoarelor au devenit potențiali utilizatori ai acestora”.

Reprezentarea acestor date a fost făcută în modul familiar economiștilor – cel al tabelelor sau foilor de calcul. Fiecare generație de programe a adus ceva în plus – capacitate sporită de stocare a datelor, formule, șabloane, posibilitatea de personalizare a aplicației folosind limbaje de programare sau macroinstrucțiuni, posibilitatea sortării datelor sau extragerea datelor folosind criterii definite de utilizator, a întocmirii unor grafice, securizarea datelor cu ajutorul unor parole, crearea interactivă de tabele pivot, realizarea de rapoarte profesioniste din câteva apăsări de taste sau click-uri de mouse.

Microsoft a adus în plus, prin intermediul pachetelor Office, posibilitatea transferului datelor între mai multe categorii de aplicații de birou și folosirea unui limbaj de programare extrem de versatil – VisualBasic for Application, de aceea Microsoft Excel este cel mai utilizat program de gestionare a foilor de calcul.

În Excel 2007, foaia de calcul poate atinge dimensiuni impresionante: 1048546 linii și 16384 coloane. În mod obișnuit însă numărul liniilor și coloanelor folosite este mult mai mic. Organizarea datelor în foi de calcul separate, ori de câte ori este posibil acest lucru, este o bună practică.

Unul din marile avantaje ale aplicațiilor moderne de calcul tabelar este actualizarea automată a datelor din tabel atunci când se modifică valoarea dintr-un câmp.

Sunt acceptate diferite tipuri de date pentru valorile unui câmp: numeric (cu număr variabil de zecimale), text, date calendaristice, interval orar, procente, valori monetare, cod poștal, număr de telefon, de asemenea, pot fi create tipuri personalizate de date. Scopul acestora este protejarea foii de introducerea unor date eronate. În mod suplimentar, se poate folosi utiliza opțiunea Data Validation din meniul Data.

Figura 1. Validarea datelor – setări și mesaj de introducere a datelor

Se pot importa și date provenite din surse externe – baze de date sau chiar fișiere de tip text. În acest caz se pot alege delimitatorii folosiți pentru câmpuri, astfel încât datele să se poată încadra în tabel.

Figura 3. Surse de import ale datelor

Introducerea datelor în foaia de calcul este un prim pas, de multe ori cel mai cronofag. Prelucrarea ulterioară poate da valoare suplimentară datelor brute, atunci când este făcută corespunzător, în funcție de necesitățile firmei.

Operațiunile de editare a textului sunt similare celor din Microsoft Word, acesta fiind unul dintre avatajele pachetului Office, inclusiv operațiunile de căutare și înlocuire a unor șiruri de caractere. Se poate folosi în plus facilitatea de orientare a textului în celulele foii.

Formatările condiționale, folosite foarte mult de utilizatori pentru evidențierea unor celule cu un anumit conținut, pot fi realizate mult mai ușor în Excel 2007.

Se pot evidenția astfel anumite date calendaristice, numere în funcție de valoarea lor sau de anumite cerințe – abatere față de medie, față de maximă sau minimă.

Figura 4. Formatarea condiționată a datelor calendaristice

Figura 5. Formatarea datelor numerice cuprinse între două limite definite de utilizator

Figura 6. Formarea diferențiată a datelor situate deasupra mediei

Printre noutățile apreciate de utilizatori se găsesc previzualizarea automată a formatărilor și posibilitarea includerii unor pictograme în celulele ce îndeplinesc anumite condiții, pentru o mai ușoară evidențiere și comparare a datelor.

Figura . Evidențierea datelor prin scale de culori

Figura . Evidențierea valorilor prin pictograme

O parte a datelor din foaie poate fi ulterior inclusă într-un tabel preformatat, în care se pot efectua operațiuni separate pentru fiecare coloană – sortare, filtrare, ascunderea unor date.

Figura . Sortarea datelor din tabel după o coloană

Completarea automată a datelor se poate face, similar versiunilor precedente ale Excel, cu opțiunea Fill. Se pot alege valorile dorite pentru incrementarea numărului inițial, o valoare de oprire, chiar o evoluție exponențială. Personalizarea modului de autoumplere este o altă facilitate ce poate ușura munca de rutină a introducerii datelor.

Figura . Completarea automată a datelor cu ajutorul opțiunii Fill

Vizualizarea unor anumite valori dintr-o coloană se realizează prin intermediul filtrelor. Acestea permit ascunderea datelor care nu ne interesează la un moment dat, sau gruparea lor după criterii predefinite sau alese de utilizator.

Figura . Folosirea filtrului pentru selectarea celor mai mari 10 valori

Se pot grupa datele pe mai multe niveluri, care pot fi expandate sau contractare și se pot realiza subtotaluri pentru fiecare grup în parte.

Figura . Gruparea datelor și totaluri parțiale

Utilizarea formulelor este instrumentul principal de prelucrare a datelor introduse. Există un număr mare de formule predefinite, grupate după tip: Financiale, Logice, Statistice, Matematice, Calendaristice, Text, Referințe, Inginerești și, bineînțeles, pot fi create propriile funcții.

Figura . Biblioteca de funcții Excel 2007

O formulă este constituită din oricare dintre următoarele elemente:

Operatori matematici

Referințe ale unor celule

Valori sau text

Funcții din foaia de calcul (precum ar fi SUM sau AVERAGE)

După introducerea (corectă) a funcției în celulă va fi afișat doar rezultatul operațiilor. Doar în bara de formule (Formula Bar) poate fi vizualizată – și eventual modificată – formula introdusă.

Una dintre noile funcții introduse este IFERROR, care permite afișarea unui mesaj sau efectuarea unui calcul diferit în cazul în care valoarea obținută nu este permisă, instrument care trebuie utilizat de câte ori este posibil pentru a evita blocarea programului sau generarea unor rezultate eronate. O altă facilitate importantă este cea de autocompletare, ce sugerează funcția dorită pe măsura tastării primelor litere ale sale.

Figura . Facilitatea de autocompletare a numelui unor funcții

Referințele la celule pot fi realizate în mod identic cu versiunile mai vechi ale Excel. Adresele celulelor pot fi absolute (atunci când nu se modifică odată cu copierea formulei într-o altă celulă – precedate de un semn $), relative (care se modifică odată cu copierea formulei) și combinată (parțial absolută). Se pot referi nu doar adrese ale unei celule ci și zone ce cuprind toate celulele dintre două extremități- separate prin semnul două puncte, uniuni ale unor celule neadiecente, separate prin virgulă sau intersecție (delimitată prin spațiu.

Atunci când sunt referite celule din altă foaie de calcul se folosește semnul exclamării (!) după numele foii: A1-Sheet1!A1 returnează rezultatul scăderii celulei Ai din foaia Sheet din celula A1 din foaia curentă.

Se pot folosi referințe la alte registre de lucru prin introducerea numelui registrului între paranteze drepte [ ] dacă este deschis, dacă nu este deschis este necesară introducerea întregii căi a registrului.

Pentru gestiunea unor date care se repetă în mai multe foi de calcul dintr-un registru, se pot folosi adrese 3-D prin selectarea tuturor foilor și apoi zona corespunzătoare dintr-o foaie de calcul.

Figura . Folosirea adresei 3-D

De exemplu, pentru gestionarea stocurilor unei firme, se poate începe creând câte o foaie separată, dar cu o structură identică pentru total stocuri în fiecare lună și una suplimentară, pentru centralizarea stocurilor pe un an în urmă, față de luna curentă. Apoi se creează formulele prin referințe 3-D.

Pentru simplificarea referințelor se pot folosi nume potrivite pentru celule sau zone, astfel referirea se poate face prin nume și nu doar prin adresă. Pentru aceasta se folosește facilitatea Define Name din tab-ul Formulas.

Figura . Denumirea unui grup de celule

În continuare, în formule se pot introduce direct numele cu ajutorul facilității .

Numele utilizate la un moment dat pot fi vizualizate și modificate cu Name Manager. Este important ca scopul unui nume să fie corect delimitat – dacă e folosit doar în Sheet3, alegem scopul numelui doar această foaie, dacă avem nevoie de referințe și în alte foii din registru, alegem ca scop întregul registru (Workbook).

Figura . Folosirea managerului de nume

Pentru vizualizarea rapidă și intuitivă a datelor se folosesc diagrame. Alegerea tipului potrivit de diagramă este esențial pentru înțelegerea reprezentării. Există un mare număr de diagrame care pot fi folosite în funcție de tipul de date și de scopul urmărit.

Diagramele în coloane sau în bare se folosesc pentru compararea unui set de valori de același fel înregistrate la un moment dat.

Figura . Realizarea unui grafic în coloane (datele au fost generate aleator)

Figura . Folosirea diagramei cu linii

Urmărirea evoluției în timp a unui indicator se realizează, de obicei, prin diagrama cu linii. Atunci când această evoluție este regulată, urmează o tendință, se poate analiza această tendință și se pot realiza previziuni cu ajutorul Trendline.

Pentru a reprezenta ponderea părților într-un întreg, se utilizează diagramele circulare (Pie).

Figura . Diagrama circulară

Pe lângă evidențierea sectoarelor diferite prin culori, se pot atașa valori numerice sau procentuale, anumite sectoare pot fi detașate, diagrama poate fi rotită, etc.

Alte tipuri de diagrame sunt: diagrama cu suprafețe, diagrama radar, diagrama cu suprafețe 3D, diagrama cu bule, diagrama bursieră, diagrama inelară, diagrama Scatter.

În cazul foilor de date complexe, sau care au fost realizate de către o altă persoană este utilă vizualizarea grafică a corelațiilor dintre celule. Cele mai utile instrumente sunt Trace Precedents și Trace Dependents, care permit observarea celulelor de unde provin datele folosite într-o formulă sau celulele unde sunt folosite datele dintr-o celulă dată.

Figura . Folosirea Trace Dependents și Trace Precedents

Protejarea datelor odată introduse și evitarea modificării accidentale sau intenționate de către persoane neautorizate este o cerință firească a oricărui document important. Foile și registrele de calcul Excel pot fi protejate în mai multe moduri, pot fi setate pentru anumite operațiuni.

Figura . Protejarea unei foi de calcul

Cele mai puternice instrumente disponibile în Microsoft Excel sunt Macroinstrucțiunile și comenzile VBA.

Macroinstrucțiunile sunt seturi de operațiuni realizate în mod automat de către program, ele pot fi înregistrate, modificate, fiind apoi tratate de Excel la fel ca oricare dintre funcțiile predefinite.

Visual Basic for Application (VBA) este un limbaj de programare puternic și flexibil, cu o interfață ce îl face ușor de folosit dar oferă și posibilități numeroase de creare a unor noi interfețe, noi funcții.

Figura . Fereastra Visual Basic for Application

Gestionarea afacerilor unei firme

Considerații generale

Considerăm cazul unei fabrici de produse lactate, cu un număr de 65 de angajați. Firma a fost înființată în anul 2010. În acest scop, a fost solicitat un împrumut pe un termen de 10 ani, în valoare de 100 milioane lei, cu o rată fixă a dobânzii de 7% pe an.

Producția cuprinde sortimente de lapte și iaurt natural, grupate după conținutul de grăsime, smântână, brânză, iaurt cu fructe. Principala materie primă – laptele de vacă este achiziționat din localitățile învecinate, pe baza unor contracte anuale cu producătorii.

Piața de desfacere cuprinde întreaga țară, fiind delimitate mai multe zone, fiecare repartizată unui responsabil de vânzări.

Produsele sunt vândute ambalate sau vrac.

Bibliografie:

1. Boldea Maria., Boldea B., 2010, EXCEL 2007. Teorie și aplicații, Ed. Mirton Timișoara

2. Hart-Davis, Guy (2003) How to do everything with Microsoft Office 2003, Ed. Mc Graw-Hill, Emeryville, California

3. Walkenbach John, 2007, Excel 2007 Bible – Wiley Publishing Inc. Indiana

4. Richard M. Heiberger·Erich Neuwirth 2009 R Through Excel A Spreadsheet Interface for Statistics, Data Analysis, and Graphics ed. Springer New York

5. Ken Bluttman, Peter Aiken 2007, Excel 2007, Formulas and Function for Dummies, Ed. Wiley, Indianapolis, Indiana

Bibliografie:

1. Boldea Maria., Boldea B., 2010, EXCEL 2007. Teorie și aplicații, Ed. Mirton Timișoara

2. Hart-Davis, Guy (2003) How to do everything with Microsoft Office 2003, Ed. Mc Graw-Hill, Emeryville, California

3. Walkenbach John, 2007, Excel 2007 Bible – Wiley Publishing Inc. Indiana

4. Richard M. Heiberger·Erich Neuwirth 2009 R Through Excel A Spreadsheet Interface for Statistics, Data Analysis, and Graphics ed. Springer New York

5. Ken Bluttman, Peter Aiken 2007, Excel 2007, Formulas and Function for Dummies, Ed. Wiley, Indianapolis, Indiana