Evolutia Auditului Intern

CUPRINS

CAP. I: AUDITUL INTERN- NOȚIUNI GENERALE,METODOLOGIE ȘI

REGLEMENTĂRI

I.1. APARIȚIA ȘI EVOLUȚIA AUDITULUI INTERN

I.2. AUDITUL INTERN- CONCEPTE ȘI TRĂSĂTURI

I.3. OBIECTIVELE ȘI SFERA DE ACTIVITATE A AUDITULUI INTERN

I.4 ORGANIZAREA COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN

I.5. CADRUL NORMATIV IN DOMENIUL AUDITULUI INTERN

CAP. II: MISIUNEA DE AUDIT INTERN

II.1 PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

II.2. INTERVENȚIA LA FAȚA LOCULUI

II.3. RAPORTUL DE AUDIT INTERN

II.4. URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR

CAP. III: STUDIU DE CAZ: „AUDITUL INTERN LA STAȚIUNEA DE CERCETARE- DEZVOLTARE PENTRU VITICULTURĂ ȘI VINIFICAȚIE (SCDVV) IAȘI”

BIBLIOGRAFIE

CAP. I: AUDITUL INTERN- NOȚIUNI GENERALE, METODOLOGIE ȘI REGLEMENTĂRI

I.1. APARIȚIA ȘI EVOLUȚIA AUDITULUI INTERN

Termenul de audit își are originea din limba latină având semnificația de “a asculta”, însă utilizarea termenului de audit este relativ recentă și anume din anul 1929 în perioada crizei economice din Statele Unite ale Americii, moment in care organizațiile care erau afectate de criza economică trebuiau sa plătească auditorilor externi sume colosale de bani pentru a efectua certificarea conturilor întreprinderilor cotate la bursă.

Marile întreprinderi din America apelau astfel la serviciile Cabinetelor de Audit extern, acestea având misiunea bine definită de a verifica corectitudinea conturilor, a bilanțurilor contabile și a situațiilor financiare. Pentru a putea duce la bun sfârșit aceste sarcini, cabinetele de audit extern aveau de parcurs o serie de pași:

Inventarierea patrimoniului;

Verificarea conturilor;

Verificarea soldurilor.

Văzând o creștere semnificativă a costurilor, societățile au început să își dezvolte propriile Cabinete de audit intern care efectuau lucrările premergătoare din interiorul unității, iar în scopul realizării activității de certificare apelau în continuare la Cabinetele de audit extern, acestea având dreptul de a superviza activitatea.

Întrucât rolul și necesitatea auditorilor interni a avut o creștere continuă s-a facut o diferență între auditorii Cabinetelor de audit extern si cei ai unității supuse auditului, primii numindu-se auditori externi, iar ceilalți auditori interni.

În România, în perioada economiei planificate, entitățile erau obișnuite cu un sistem în care Curtea de Conturi a României, Ministerul Finațelor Publice și alte organisme de control extern aveau scopul de a realiza controale de fond.

În anul 1941, J.B. Thurston, primul președinte al Institutului Internațional al Auditorilor Interni, declara că perspective cea mai bună a auditului intern va fi “asistența managerială”.

Deși are parte de o evoluție cu implicare mare în asistență managerial, edificiul funcției de audit intern întâmpină contradicții întâlnite în orice început. În acest sens Jacques Renard ne prezenta în cartea sa următoarele explicații:

Un prea mare exces de mediatizare a termenului „audit” are un impact semnificativa asupra tuturor categoriilor de specialiști, creându-le acestora impresia că se afla înaintea progresului și a tehnicii și că pot utiliza oricând termenul „audit”.

Auditul intern nu se numește întotdeauna audit intern, ci în funcție de domeniu, de obiceiuri și chiar de tradiții se foloesc termini cum ar fi : inspecție, control financiar, verificare internă, control intern.

Activitatea compartimentului de audit intern este completată de către Comitetul de audit astfel:

Auditul intern oferă Comitetului de audit o analiză imparțială și profesională asupra riscurilor organizației, contribuind la îmbunătățirea informării și securității Consiliului de administrație;

Comitetul de audit îi oferă independență auditului intern.

În acest sens putem spune că cele două structure ajută la o bună guvernare a unităților, însă abordată în moduri diferite.

I.2. CARACTERISTICILE AUDITULUI INTERN

Organizarea funcției de audit intern în cadrul entităților impune luarea în considerare a următoarelor caracteristici:

Universalitatea;

Independența;

Periodicitatea.

a.Universalitatea funcției de audit intern se regăsește în raport cu aria de aplicabilitate, scopul, rolul și profesionalismul persoanelor implicate în realizarea acestei funcții.

Auditul intern se regăsește în toate organizațiile, indiferent de domeniul de activitate al acestora, având ca obiect activitățile din domeniul financiar și contabil. Pentru a avea posibilitatea de a audita toate activitățile unei unități trebuie să dețină profesioniști din toate culturile, nu și din toate specializările.

Controlul intern este universal și stă la baza auditului intern. Astfel putem spune ca și auditul intern este universal.

Normele internaționale ne precizează ca un auditor intern nu trebuie sa fie bun în toate meserie, ci trebuie să cunoască domeniul în care își desfășoară activitatea și organizarea unității auditate.

b.Independența auditorului intern este dată de faptul că un auditor intern nu poate îndeplini funcția de controlor financiar de gestiune și nici de inspector financiar deoarece se va comporta ca cei din urmă.

Auditul intern este o funcție independentă concepută cu scopul de a asigura indeplinirea obiectivelor, de a oferi consultanță și de a ajuta la imbunătățirea activității unei instituții, depistând și eliminând toate riscurile la care se expune aceasta.

Independența devine o caracteristică a auditului intern în momentul în care managerul unității apelează la auditori.

c.Periodicitatea auditului intern se regăsește în permanență în cadrul unității și va fi determinată în funcție de evaluarea riscurilor la care este supusă instituția.

În urma elaborării planului de audit care se realizează în general pe perioade de 5 ani, structurat anual și desfășurat pe toate activitățile, se stabilește numărul de auditori și perioada cînd se reia auditarea entității.

Periodicitatea auditului intern ne arată faptul că auditorul intern poate reveni oricând la unitate, dacă consideră că nu sunt respectate recomandările mesiunii de audit.

Ținând cont de aceste caracteristici auditul intern ajută unitatea să își atingă obiectivele și să elimine riscurile la care este supusă

I.3. FUNCȚIILE, OBIECTIVELE ȘI SFERA DE ACTIVITATE A AUDITULUI INTERN

Funcțiile auditului intern sunt reprezentate de:

Funcția de consiliere ;

Funcția de asigurare.

Funcția de consiliere este desfășurată de auditorii interni și are scopul de a aduce un plus de valoare și de a îmbunătăți administrarea activității instituției publice și de a elimina eventualele riscuri, fără ca rolul auditorului intern să fie confundat cu cel al managerului.

Activitatea de consiliere desfășurată de auditorii intern poate fi împarțită în următoarele tipuri de consiliere:

– consultanță – are rolul de a ajuta să se găsească soluția.

– facilitarea înțelegerii activităților, fenomenelor și procedurilor;

– formare și perfecționare profesională.

În scopul realizării misiunii de consiliere, auditorii interni trebuie să dea dovadă de un adevărat profesionalism, acționând în vederea:

Respectării Cartei auditului intern și a prevederilor legale privind activitatea de consiliere;

Realizarea misiunilor de consiliere și comunicarea rezultatelor la termenele stabilite;

Stabilirea sferei de activitate necesară atingerii obiectivelor;

Comunicarea și raportarea rezultatelor obținute din misiunea de consiliere.

Funcția de asigurare

În România, auditul intern are rolul de a ajuta entitatea să își îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică și metodică imbunătățind eficiența și eficacitatea sistemului de conducere în concordanță cu obiectivele acestuia și cu reglementările legale.

Obiectivele auditului intern pentru sectorul public, conform legii, sunt următoarele:

De a asigura obiectivitate și consiliere în scopul îmbunătățirii sistemelor și a activității unității;

De a sprijini îndeplinirea obiectivelor entității publice folosind o abordare sistematică și metodică ajutând la evaluarea și îmbunătățirea eficienței sistemului de conducere.

Sfera auditului intern în sectorul public cuprinde:

activitățile financiare sau care pot avea implicații financiare desfășurate de instituția public din momentul constituirii angajamentelor si pană la finalizarea utilizării fondurilor;

constituirea veniturilor publice, stabilirea titlurilor de creanță, precum și facilitățile obținute în urma încasării acestora;

administrarea patrimoniului public, precum și vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat/ public al statului ori al unităților administrativ- teritoriale;

sistemele de management financiar și control, inclusiv contabilitatea și sistemele informatice aferente.

Ministerul Finanțelor Publice împreună cu Camera Auditorilor Financiari din România elaborează un cadru normative comun instituțiilor publice pentru a ajuta la îndeplinirea obiectivelor specific ale auditului intern.

În țara noastră auditul este împărțit astfel:

Auditul performanței care are rolul de a examina dacă sunt respectate obiectivele și sarcinile entității publice pentru evaluarea corectă a rezultatelor;

Evaluează performanța managerială și operațională (economicitate, eficiența, eficacitate) a entităților publice care au la dispoziție resurse financiare, de personal sau de altă natura în vederea administrării lor.

Auditul de eficacitate înglobează eficacitatea și eficiența, și pentru acest considerent se numește auditul performanței.

Auditul performantei este activitatea concepută să aducă un plus de valoare, cu scopul evaluării rezultatelor obținute, condiții de economicitate eficiență și eficacitate.

Eficacitatea constă în atingerea obiectivelor fixate. Criteriul eficienței este acela de a face cât mai bine posibil (cunoașterea), priceperea (know-how),comportamentul (a ști cum să te comporți) și comunicarea (a ști să informezi). În practică auditul performanței se mai întâlnește și sub denumirile :

– auditul rezultatelor;

– auditul managementului;

– auditul managementului sănătos;

– auditul celor „3 E”.

Auditul eficacității, auditează realizările în raport cu atingerea obiectivelor entității auditate și auditul impactului real al activităților comparativ cu impactul dorit.

Auditul eficacității se referă la îndeplinirea obiectivelor entității auditate și auditul impactului efectiv al activității entității în comparație cu impactul planificat al acesteia. În cazul acestui tip de audit nu mai există un sistem de referință clar și precis(ca în cazul auditului de regularitate),ci un sistem de referință care rezultă în urma aprecierii auditului intern cu privire la ceea ce consideră el că este cea mai bună soluție posibilă,cea mai eficace,cea mai productivă,cea mai sigură.

Auditul de eficacitate constă în:

diagnosticul, aprecierea metodelor, procedurilor, analizelor de cost, organizării activității;

emiterea unei opinii nu numai cu privire la buna aplicare a regulilor privitor la calitatea lor.

Auditul economicității reprezintă minimizarea costului resurselor utilizate pentru atingerea rezultatelor estimate ținând cont de menținerea concordanței dintre principiile, practicile și politicile unității.

Auditul eficienței constă în maximizarea rezultatelor unei activități în raport cu resursele utilizate, reflectată prin relația deintre intrări și ieșiri.

Acest tip de audit compară regula și realitatea, ceea ce ar trebui să fie cu ceea ce este, pe baza unui sistem de referință care este reprezentat de reglementările în vigoare aferente domeniului.

Regularitatea se observă în raport cu regulile interne ale entității, elaborate de compartimentele de specialitate, iar conformitatea se stabilește în raport cu dispozițiile legale și reglementate. În sfera de cuprindere a auditului de regularitate intră operațiunile și tranzacțiile efectuate de entitate. În acest caz se verifică dacă acestea au fost realizate potrivit cadrului legal.

Auditul de regularitate parcurge următoarele etape:

informarea cu privire la ceea ce trebuie să fie;

semnalarea dezechilibrelor, a aplicațiilor care nu s-au efectuat(evitabil sau inevitabil), a interpretărilor greșite ale dispozițiilor stabilite;

analiza cauzelor și consecințelor;

recomandarea a ceea ce trebuie făcut pentru ca pe viitor să fie aplicate regulile;

raportarea rezultatelor celui auditat.

Auditul intern la entitățile publice este desfășurat de către compartimentul de audit public intern și se exercită asupra tuturor activităților dintr-o entitate publică, inclusiv asupra activităților entităților subordonate, privind formarea și utilizarea fondurilor publice și administrarea patrimoniului public.

Compartimentul de audit public are în vedere să auditeze cel putin o dată la trei luni următoarele:

Angajamentele bugetare și legale din care derivă direct sau indirect obligațiile de plată;

Vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat sau public al statului;

Alocarea creditelor bugetare;

Sistemul contabil și cel informatic;

Sistemul de conducere și control și riscurile care pot sa apară la nivelul acestora.

Auditul de sistem are rolul de a stabili dacă sistemul de conducere funcționează economic, eficace și eficient, în scopul identificării deficiențelor și a formulării recomandărilor pentru corectarea acestora.

Auditul de sistem include atât auditul de regularitate cat si pe cel al performantei.

Regula de baza în desfășurarea unei misiuni de audit de sistem este existența modelului agregat .

Tehnica de verificare utilizată în practică în derularea unei misiuni de audit de sistem este comparația. Sistemul reprezintă o mulțime de elemente și o serie de evenimente care se combină pentru a realiza un obiectiv comun.

Toate activitățile organizației fac parte dintr-un sistem care are scopul de a realiza un set de obiective și de a contribui la atingerea acestor obiective prestabilite.

Auditul intern are responsabilitatea de a furniza asigurarea privind organizația în ansamblu (întreaga sferă de activitate a auditului intern.). Acest lucru nu poate fi realizat în practică derulând o singură misiune de audit de mare amploare.

Auditul va oferi asigurare privind sistemul de ansamblu analizând elementele componente (sub-sistemele) în cadrul misiunii specifice.

Acestea sunt derulate pe o perioada care conform legislației românești este limitată la 3 ani.

Fiecare sistem trebuie sa aibă un scop sau un obiectiv bine stabilit clar.

Sistemul trebuie să aibă atât intrările potrivite, dar și procesele sau procedurile adecvate pentru a-și atinge obiectivele.

Ele trebuie să se alinieze bunelor practici pentru acestă activitate, altfel fie obiectivul nu va fi atins deloc, fie nu va fi atins în cel mai economic și eficient mod. Este responsabilitatea conducerii să conceapă, să pună în aplicare și să controleze sistemele.

Auditul intern furnizează o asigurare independentă în privința economicității, eficacității și eficienței sistemelor concepute, puse în aplicare și controlate de conducere, adică în ce măsură acestea se aliniază bunelor practici și sunt puse în aplicare corect si permanent.

Auditorii cu prilejul derulării unei misiuni de audit de sistem trebuie sa urmărească următoarele:

atingerea obiectivelor și a scopurilor ținând cont de respectarea standardelor de calitate și performanță stabilite;

conformitatea cu politicile, planurile, regulamentele, procedurile, acordurile interne, pe de o parte, dar și cu legile, reglementările și obligațiile externe , pe de altă parte;

fiabilitatea, claritatea, completitudinea, oportunitatea si utilitatea informațiilor de natură financiară, operațională și de conducere, a rapoartelor, precum și integritatea evidențelor și documentelor justificative;

regularitatea tranzacțiilor și etica comportamentală;

economicitatea achizițiilor, utilizării resurselor și eficienței operațiunilor;

protejarea activelor și a intereselor împotriva pierderii, risipei și a fraudelor de orice fel.

Auditul public intern se exercită asupra tuturor activităților desfășurate de intituție, inclusiv a subunităților, cu privire la administrarea patrimoniului public și a utilizării fondurilor publice.

I.4. Organizarea compartimentului de audit public intern

Compartimentul de audit intern este condus de către conducătorul instituției publice care desfășoara activitatea de audit intern în conformitate cu legislația în vigoare.

Excepție fac instituțiile publice mici unde auditul intern, care aici este un audit de regularitate, este efectuat de către compartimentele de audit public intern ale Ministerului Finanțelor Publice. Organizarea activității de audit la entitățile publice depinde de modul de organizare, mărime și cadrul de reglementare al acesteia.

Compartimentul de audit intern se organizează obligatoriu la nivelul fiecărei entități publice, prin decizia persoanelor responsabile. Persoanele responsabile sunt fie conducătorul instituției publice, fie conducătorul entității publice subordonate.

Conform reglementărilor, compartimentul de audit public intern este subordonat conducerii instituției publice, însă deține o funcție distinctă și independentă de activitatea instituției publice.

Compartimentul de audit public intern are ca obiectiv să ajute entitatea să își ducă la bun sfârșit misiunea prin intermediul unor recomandări , cum ar fi:

să aibă o bună gestionare a riscurilor;

să asigure o bună administrare a patrimoniului unității;

folosindu-se de un sistem informatic dezvoltat să asigure o evidență contabilă corectă;

să îmbunătățească eficiența și eficacitatea operațiunilor.

Misiunea compatimentului de audit public intern constă în aceea de a evalua riscurile și de a verifica ca obiectivele entității să se desfășoare în conformitate cu normele juridice și de a observa impactul efectiv al acestora.

Atribuțiile compartimentului de audit contau în:

1. certificarea trimestrială și anuală,însoțită de raport de audit,a bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară la instituțiile publice;

2. examinarea legalității, regularității și conformității operațiunilor, identificarea erorilor, risipei gestiunii defectuoase și fraudelor, precum și propunerea de măsuri și soluții de remediere;

3. supravegherea regularității sistemelor de funcționare a deciziilor, planificare, programarea, organizarea, coordonarea, urmărirea și controlul îndeplinirii deciziilor;

4. evaluarea economicității, eficacității și eficienței utilizării resurselor financiare umane și materiale;

Pe lângă aceste atribuții, compartimentul de audit public intern, trebuie să redacteze o serie de norme metodologice specifice activității desfășurate de unitate, care vor fi avizate de către UCAAPI sau în cazul unei unități mici de la unitatea în subordinea căreia se află.

În unele cazuri entitățile publice nu vor elabora singure aceste norme , și anume:

în cazul intituțiilor publice, dar care insă nu sunt subordonate altor entități auditul intern se desfășoară în conformitate cu normele emise de către Ministerul Finanțelor Publice;

în cazul entităților publice pentru care conducerea a decis ca organizarea compartimentului de audit public intern să nu emită o serie de norme proprii;

în cazul entităților publice care nu au înființat un compartiment de audit public, misiunea de audit se desfășoară în conformitate cu normele emise de către Ministerul Finațelor Publice.

O atribuție de baza a compartimentului de audit public intern este de a elabora planul proiectului de audit public intern prin definirea obiectivelor, a procedurilor și a politicilor care ajută la îndeplinirea obiectivelor și a misiunii de audit.

Misiunile auditului public intern pot fi numeroase și se împart în funcție de o serie de elemente:

evaluarea riscurilor asociate activităților și structurii unității;

criteriile sau sugestiile conducătorului unității publice;

temele din planul anual al UCAAPI defalcat și care trebuie respectat de către entitate;

numărul entităților publice subordonate și desfășurarea auditului cel puțin o dată la trei ani;

recomandările Curții de Conturi.

Compartimentul de audit public intern are misiunea de a urmări dacă sistemenele de management financiar si control al unității publice sunt în conformitate cu normele legislative.

Compartimentul de audit public intern are obligația de a raporta către conducătorul unității constatările, concluziile și recomandările rezultate din activitatea de audit care se vor regăsi în Raportul anual de audit.

În cazul în care se observă ilegalități sau posibile prejudicii, nerespectarea normelor, a instrcțiunilor sau Codului privind conduita etică și profesională, compartimentul de audit în cooperare cu conducătorul unității poate iniția o serie de măsuri.

Conducătorul compartimentului de audit public intern ocupă postul cel mai înalt din cadrul entității, sau în cazul în care activitatea de audit este externalizată unei societăți de prestări servicii responsabilul cu auditul intern are ca misiune asigurarea calității activității de audit intern și urmărirea rezultatelor misiunii.

Pentru a putea obține funcția de conducător al compartimentului de audit intern candidații trebuie să treaca prin mai multe etape, prima fiind depunerea unei serii de documente: : curriculum vitae, minim două scrisori de recomandare de la persoane calificate, prin care li se atestă calitățile profesionale, manageriale și morale, lucrare de concepție privind organizarea și exercitarea auditului intern într-o entitate publică din domeniul căreia îi aparține entitatea unde concurează, o declarație privind respectarea prevederilor legale referitoare la incompatibilitățile auditorilor interni. În situația destituirii, conducătorul entității publice subordonate notifică conducătorului de la organul ierarhic superior intenția de destituire, precum și motivele destituirii.

Conducătorul unității are obligația ca in termen de zece zile să prezinte în scris avizul favorabil sau nefavorabil privind destituirea.

Conducătorul compartimentului de audit intern are obligația organizării și desfășurării activității de audit și de a superviza tot ce se întâmplă în legătură cu aceasta. El se folosește eficient de toate resursele pe care le are la dispoziție și elaborează Carta auditorului intern care cuprinde obiectivele, drepturile și obligațiile auditorului intern, misiunea de audit și regulile care trebuie respectate.

Conducătorul compartimentului de audit elaborează si trimite conducătorului instituției publice raportul de audit finalizat pentru a putea fi analizat si avizat, alături de recomandările legate de auditul efectuat.

I.5. CADRUL NORMATIV ÎN DOMENIUL AUDITULUI INTERN

Auditul public intern este în strânsă legătură cu toate formele de control intern, acesta din urmă avțnd rolul de a verifica respectarea obiectivelor în vederea asigurării unei bune administrări a fondurilor publice. Cu toate acestea Auditul public intern nu trebuie să fie confundat cu controlul intern.

Definiția termenului, arată că auditul intern este o funcție independentă de evaluare organizată în cadrul entității publice. Independența activității de audit înseamnă că trebuie să se facă fără constrângeri, influențe interne și externe pentru ca opinia de audit să fie corectă.

Auditul public intern ajută, aduce un plus de valoare la buna și efectiva gestiune a fondurilor publice pe care entitatea publică le are în administrare.

Auditul intern la entitățile publice a fost reglementat prin legea nr 672/2002 privind auditul public intern și Ordonanța Guvernului nr 37/2004 privind modificarea și completarea reglementărilor privind auditul intern.

Cadrul legislativ al auditului intern este completat de către cadrul normativ privind organizarea și desfășurării activității de audit intern.

Potrivit dispozițiilor legale, în esență auditul intern este o parte componentă a activităților din entitatea economică,dar pentru a evidenția pregnant rolul și locul auditului intern, putem spune că auditul intern este o funcție a entității economice.

. Cadrul juridic al activității de audit intern la instituțiile publice este reprezentat, în principal, de către:

Ordonanța Guvernului nr. 119/ 1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv;

Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 332/ 2000 privind aprobarea Normelor metodologice generale de organizare și funcționare a auditului intern;

Hotărârea Guvernului nr. 362/ 2000 privind organizarea inspecțiilor pentru audit intern;

Legea nr. 672/ 2002- activitatea de audit intern la instituțiile publice este organizată în prezent în baza acestei legi.

Conform Legii 672/ 2002, Art. 4, Auditul intern este organizat astfel:

a) Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI);

b) Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI);

c) Comitetele de audit intern;

d) Compartimentele de audit public intern din entitatile publice.

În art. 3 din Legea nr 672/2002 ne este precizat că:

1.Obiectul general al auditului intern este acela de a îmbunătăți managementul acestuia prin diverse metode si anume:

a) activitățile de asigurare care au scopulde a afectua o evaluare independentă a procesului de management;

b) activitățile de consiliere care aduc un plus de valoare responsabilităților manageriale;

2.Auditul intern cuprinde toate activitățile desfășurate în unitatea publică pentru îndeplinirea obiectivelor.

3.Ministerul Finanțelor Publice și Camera Auditorilor Financiari din România elaborează o legislație care va ajuta la îndeplinirea obiectivelor propuse de către auditul intern la entitățile economice din domeniul public.

În cap. 5, art 23 din Legea 672/ 2002 ne sunt prezentate următoarele contravenții:

În cazul neasigurării cadrului organizatoric la instituția publică;

În cazul incălcării obligației de a elabora normele de audit public intern și nerespectarea lor;

Neelaborarea Planului de audit intern;

Refuzul prezentării actelor solicitate de către Compartimentul de audit intern;

Nerespectarea prevederilor referitoate la destituirea condiucătorului compartimentului de audit intern.

Încălcarea acestor contrvenții se vor sancționa cu amendă de la 3000 la 5000 lei.

CAP. II: MISIUNEA DE AUDIT INTERN

II.1. PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Proiectul planului de audit este aprobat de către conducătorul unității, în urma evaluării riscurilor, a activității instituției publice și a proiectelor sau obiectivelor propuse.

În scopul realizării misiunii de audit, auditorii interni își desfășoara activitatea pe baza unui ordin de serviciu care cuprinde scopul, obiectivele, durata auditului public intern precum și echipa care va efectua auditul.

Misiunile de audit intern se împart în mai multe categorii, în funcție de domeniul abordat, astfel:

Audit de regularitate care asigură respectarea procedurilor și a operațiunilor ținînd cont de regulamente și legislație;

Auditul de sistem evaluează sistemul de conducere și de control și încearcă să elimine eventualele nereguli;

Auditul performanței examinează atingerea obiectivelor propuse prin utilizarea criteriilor de economicitate și eficiență.

Obiectivele misiunii sunt elaborate de auditorii interni în funcție de tipul misiunii de audit, în vederea structurării logice a derulării misiunii, dar și pentru standardizarea activității de raportare și de urmărire a implementării recomandărilor auditorilor interni.

În sinteză procedura de elaborare a Ordinului de serviciu se prezinta astfel:

Scopul Notificării privind declanșarea misiunii de audit intern este acela ca unitatea care urmează să fie auditată să fie înștiințată asupra misiunii de audit și de activitățile premergătoare acesteia și anume: aducerea la zi a evidențelor, existența titularilor posturilor implicați direct în auditare și pentru asigurarea furnizării de materiale și informații necesare auditorilor interni.

În cadrul procedurii de colectare a informațiilor, auditorii interni solicită și colectează informațiile de care au nevoie în procesul de audit, incluzând:

stabilirea obiectivelor;

informații cu privire la organizarea instituției publice, a numărului de angajați, a funcțiilor ocupate de către aceștia;

în cazul în care au mai fost facute alte misiuni de audit se va prezenta ultimul Raport de audit intern;

dosarele cu acte necesare misiunii de audit.

Sursele din care pot fi culese informațiile sunt:

Organigrama unității, informațiile legate de personalul unității și fisele posturilor;

Legile si normele pe baza cărora funcționeaza unitatea;

În cazul in care au mai fost și alte misiuni de audit se vor prezenta dosarele complete;

Registrele de corespondență cu entitățile externe;

Interviurile cu persoanele care au funcție de conducere: necesare pentru furnizarea punctelor de vedere cheie asupra operațiunilor auditate și pentru cunoașterea ansamblului mediului de control, obținute pe baza Chestionarelor de luare la cunștiință (CLC).

Auditorii interni își vor completa astfel informațiile necesare procedurii de audit intern și ducerea la finalizarea obiectivelor propuse repectând totodată normele metodologice de aplicare și legislația în vigoare.

De asemenea un alt mijloc de informare este reprezentat de Internet, Mass-media, rapoartele altor organe de control și rapoartele auditorilor externi.

II.2. INTERVENȚIA LA FAȚA LOCULUI

Intervenția la fața locului reprezintă un proces sistematic de colectare obiectivă a probelor, de analiză și de evaluare a acestora.

Compartimentul de audit intern are rolul să notifice conducerea unității cu 15 zile înainte de inceperea misiunii de audit public intern în legătură cu scopul obiectivele propuse și durata misiunii de audit.Totodată vor comunica și un program în intervalul căruia vor efectua proceduri de audit la fața locului pentru a nu perturba buna funcționare a angajaților unității.

Astfel din acest moment auditorii interni vor avea acces la toate informațiile de care au nevoie oferite de către personalul de conducere și de execuție pentru o bună desfășurare a auditului intern.

Auditorii interni pot solicita date, informații, precum și copii ale documentelor, certificate de conformitate de la persoanele fizice și juridice aflate în legătură cu structura auditată, iar acestea au obligația de a le pune la dispoziție la data solicitată.

Dacă misiunea de audit public intern este efectuată de către o societate de servicii de expertiză și consultanță fiscală din afara unității, conducătorul instituției publice are obligația de a pune la dispoziție acesteia toate informațiile necesare unei bune desfășurări cu scopul de a ajuta la atingerea obiexctivelor și de a micșora numarul riscurilor la care se poate expune.

Caracteristicile probelor de audit trebuie să fie competența, adică suficiența și adecvarea și relevanța acestora, care să fie o bază pentru rezonabilitatea constatărilor și concluziilor auditorilor interni.

În această etapă, a intervenției la fața locului, auditorii interni trebuie să țină cont de unele aspecte:

Cunoașterea activității/sistemelor/proceselor supuse verificării și studierea modalităților de realizare a acestora;

Personalul implicat va fi intervievat;

Culegerea informațiilor și analizarea acestora;

Evaluarea eficienței și eficacității;

Studii de caz pe baza testelor, a eșantioanelor, chestionarelor;

Verificarea dacă s-a ținut cont de recomandările din misiunile de audit anterioare.

Tot în această etapă auditorii interni vor culege toate probele de care au nevoie pentru a formula constatările, recomandările și concluziile misiunii de audit.

II.3. RAPORTUL DE AUDIT INTERN

Raportul de audit intern concretizează activitatea auditorilor interni prin prezentarea cadrului general de desfășurare a activității unității.

Elaborarea Raportului de audit intern presupune respectarea următoarelor cerințe:

Constatările misiunii de audit intern trebuie să fie susținute de o serie de documente justificative;

Recomandările trebuie să fie legate de constatările făcute și cu ajutorul lor să se reducă numarul riscurilor;

Raportul de audit intern se întocmește pe baza Fișelor de identificare și analiză a problemei (FIAP) și a celorlalte documente de lucru și să reprezinte de fapt o succesiune de FIAP-uri comentate de auditorii interni.

Raportul de audit public intern se întocmește la sfârșitul fiecărei misuni de audit și va cuprinde obiectivele, constatările, concluziile, recomandările și documentele justificative care stau la baza acestuia.

Timp de maxim 10 zile raportul va fi analizat de către conducătorul unității, iar apoi va transmite compartimentului de audit intern deciziile sale in legătura cu raportul primit.

După aceasta șeful compartimentului de audit public intern va transmite raportul de audit finalizat conducătorului instituției publice pentru a fi aprobat și avizat.

Raportul de audit public intern trebuie să țină cont de următoarele principii:

Contatările trebuie să fie prezentate clar și fără a putea fi modificate;

Evitarea utilizării unui limbaj abstract și neadecvat;

Folosirea unui stil de exprimare corect;

Organizarea constatărilor în funcție de importanța acestora și prezentarea în sinteză a celor mai importante;

Evidențierea modificărilor și a indeplinirii obiectivelor de la ultima misiune de audit.

Procedura de realizare a Raportului de audit intern presupune parcurgerea următoarelor faze, unde auditorii și supervizorul colaborează astfel:

a.Auditorii:

Au rolul de a redacta Raportul de audit intern;

Arată constatările însoțite de dovezile corespunzătoare;

Transmit Șefului compartimentului de audit proiectul de audit îndosariat după eventualele modificări suferite.

b.Supervizorul:

Propune unele modificări dacă sunt necesare după ce a analizat Raportul de audit împreună cu cei de la conducerea instituției publice;

Stabilește dacă raportul de audit se poate transmite în forma fina\lă către conducerea unității.

Raportul de audit intern este structurat pe trei capitole: introducere, constatări și recomandări și concluzii.

Capitolul I. Introducere cuprinde datele de identificare ale misiunii, tehnicile abordate și instrumentele utilizate la finalizarea acestuia.

În Capitolul II. Constatări și recomandări ne sunt precizate constatările, consecințele și recomandările și obiectivele auditate în misiunea de audit public intern.

În raportul de audit intern vor fi abordabile și obiectele auditabile care nu au fost testate, nefiind puncte cheie, sau obiecte auditabile la care în urma testărilor nu s-au elaborat FIAP-uri. Aceste obiecte auditabile vor fi apreciate de către auditorii interni, în mod indirect, pe baza testărilor efectuate în amonte sau în aval, realizate pe parcursul derulării misiunii de audit intern.

În Capitolul III.Concluzii- se recomandă să se exprime o apreciere generală privind misiunea realizată, structurată pe obiectivele acesteia.

II.4. URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR

Conducerea instituției publice are rolul de a informa compartimentul de audit intern asupra modului de îndeplinire a recomandărilor elaborate de către aceștia și de a emite un calendar al introducerii și respectării acestora.

Șeful compartimentului de audit intern informează Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI) sau organul ierarhic superior, după caz, dacă au fost recomandări care nu au fost avizate și vor veni cu o serie de documente pentru a susține această decizie.

Scopul acestei etape este de a se asigura că recomandările care se regăsesc în Raportul de audit sunt respectate de către instituția publică sau dacă aceștia nu le vor respecta sunt informați de riscurile la care se supun.

Conducerea compartimentului de audit intern va urmări implementarea recomandărilor și vor comunica conducătorului intituției publice beneficiile survenite.

Pe tot parcursul desfășurării misiunii de audit, șeful structurii de audit intern care îndeplinește funcția de Supervizor va urmări ca această misiune să se desfășoare corect și conform legislației în vigoare pentru a aduce vaste beneficii instituției auditate.

Scopul unei bune supervizări este acela de a asigura că obiectivele misunii de audit și recomandările au fost duse la îndeplinire și au fost eliminate toate riscurile la care era supusă institușia publică.

CAP. III: STUDIU DE CAZ: „AUDITUL INTERN LA STAȚIUNEA DE CERCETARE- DEZVOLTARE PENTRU VITICULTURĂ ȘI VINIFICAȚIE (SCDVV) IAȘI”

STAȚIUNEA DE CERCETARE-DEZVOLTARE PENTRU VITICULTURĂ ȘI VINIFICAȚIE (SCDVV) IAȘI a fost înființată în baza Hotărârii 425/1957 ca o necesitate a refacerii și dezvoltării patrimoniului viticol din N-E Moldovei.

În prezent, S.C.D.V.V. Iași este organizată potrivit HG 2203/2004. Obiectul de activitate al S.C.D.V.V. Iași este reprezentat de:

cercetarea fundamentală, cercetarea aplicativă prin dezvoltarea tehnologică, producerea, multiplicarea și comercializarea de semințe, material săditor viticol și alte produse specifice profilului de activitate;

transferul tehnologic al rezultatelor cercetării, instruirea profesională, servicii de consultanță și expertiză, editarea de publicații;

relații științifice internaționale;

relații de cooperare și de comerț interior și exterior cu diferite instituții, organizații și agenți economici;

alte obiective ce decurg din activitatea specifică unităților de cercetare-dezvoltare, inclusiv activități de cooperare și asociere cu alte instituții, organizații și agenți economici din țară și străinătate.

S.C.D.V.V. Iași este instituție publică cu finanțare extrabugetară (din venituri proprii si fonduri bugetare) cu personalitate juridică.

Stațiunea de Cercetare – Dezvoltare pentru Viticultură și Vinificație Iași este în subordinea Academia de Științe Agricole și Silvice "Gheorghe Ionescu-Șișești cu sediul în Bucuresti.

Stațiunea de Cercetare – Dezvoltare pentru Viticultură și Vinificație Iași este organizată pe două sectoare principale:

Cercetare

Baze experimentale

Sectorul de cercetare cuprinde următoarele laboratoare:

laboratorul de agrotehnică viticolă;

laboratorul de vinificație;

laboratorul de genetică și ameliorare a viței de vie;

laboratorul de mecanizare;

laboratorul de protecția plantelor;

laboratorul de economie agrară;

laboratorul de agrochimie;

laboratorul de ecologie;

Baza experimentală are următoarea componență:

Bază experimentală nr. 1 viticolă;

Bază experimentală nr. 2 viticolă;

Bază experimentală nr. 3 – material săditor viticol;

Bază experimentală – Stație pilot;

Atelierul mecanic și de întreținere;

Construcții – investiții ;

Financiar-contabilitate;

Comercial;

Protecția Munci

Juridic, secretariat;

Resurse umane, salarizare, organizare, administrative

Cantină;

Organigrama si statul de functii sunt aprobate prin decizii ASAS București la propunerea entitatii. Prin această organigramă sunt stabilite competențele și atribuțiile personalului, în condițiile prevăzute de lege.

Statul de functii aprobat prin aceeași decizie cuprinde un nr. de 99 posturi din care functii de conducere:10 și funcții de executie 89.

Conducerea S.C.D.V.V. Iași este asigurată de :

– Consiliul de Administrație, format din 7 membrii, confirmați prin decizia A.S.A.S.

– Directorul S.C.D.V.V. Iași

1) Consiliul de administrație al S.C.D.V.V. Iași este organul de conducere al unității, aprobat prin decizie de A.S.A.S București pentru un mandat de 4 ani care poate fi reînnoit. Este format din șapte membri.

Din componența Consiliului de Administrație fac parte: un reprezentant al Ministerului Agriculturii, Pădurilor și Dezvoltării Rurale, un reprezentant al Academiei de Științe Agricole și Silvice, un reprezentant al Ministerului Finanțelor Publice, directorul unității care este președintele Consiliului de Administrație, secretarul științific și specialiști din cadrul unității.

2) Consiliul științific

Consiliul știițific al S.C.D.V.V. Iași este format din 7 cercetători aleși din cadrul cercetătorilor existenți în unitate, din fiecare domeniu sau domenii apropiate. Membrii Consiliului științific se aleg prin vot secret pentru o perioadă de 4 ani, aceștia fiind personalitățile cele mai reprezentative din colectivele de cercetători ai stațiunii.

Consiliul științific examinează problemele curente de ordin științific, de concurs sau promovare în grade științifice.Consiliul științific se convoacă de câte ori este nevoie, pe măsura necesității.

Hotărârile Consiliului științific se iau cu votul majorității simple, atât prin vot deschis cât și prin vot secret și sunt considerate valabile dacă numărul celor prezenți reprezintă 2/3 din totalul membrilor.

3) Directorul S.C.D.V.V. Iași

Directorul unității este numit în funcție prin decizie de către A.S.A.S pe o perioadă de 4 ani pe baza rezultatelor concursului de selecție organizat în condițiile legii, care poate fi reînnoit, dacă se realizează criteriile de performanță din contractul de management..

Revocarea din funcție se poate face tot prin decizia A.S.A.S.

4) Contabilul șef al S.C.D.V.V. Iași

Contabilul șef face parte din conducerea unității fiind numit sau revocat din funcție de către A.S.A.S. prin decizie. Contabilul șef răspunde de întreaga activitate economico-financiară a unității.

Are în subordine următoarele compartimente:

birou financiar-contabilitate;

birou comercial (aprovizionare – desfacere – transport );

cantina;

În cadrul SCDVV Iasi funcționează următoarele comisii de specialitate înființate prin decizia directorului :

(a) Comisia centrală de inventariere care urmărește efectuarea inventarelor întregului patrimoniu al instituției, în condițiile și la termenele prevăzute de reglementările în vigoare, face propuneri pentru optimizarea activității de gestionare și de clasare sau de declasare, le supune aprobării conducerii și urmărește aplicarea lor;

(b) Comisia de recepție mijloace fixe conform prevederilor legale în domeniu.

(c) Comisia de casare este responsabilă ,de întocmirea listelor de casare pentru obținerea aprobărilor necesare, în acord cu legile și instrucțiunile în vigoare;

(d) Comisia pentru stabilirea randamentului la struguri in perioada de vinificatie,urmareste zilnic randamentul obtinut in procesul tehnologic specific prelucrarii strugurilor .

(e) Comisia pentru recepția marfurilor si produselor achizitionate de catre unitate necesare tehnologiilor si proceselor de productie desfasurate in entitate , urmareste să corespundă normelor legale de calitate;

(f) Comisia de protecție a muncii – Comitetul de securitate în muncă funcționează în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

(g) Comisia tehnică P.S.I. funcționează în conformitate cu dispozițiile legale în vigoare, cu atribuții de elaborare a planului de pază a instituției;

(h) Comisia de disciplină funcționează în conformitate cu dispozițiile legale în vigoare, cu atribuții în rezolvarea eventualelor litigii:

(i) Comisia de concurs pentru examinarea candidatilor inscrisi la concursurile organizate pentru ocuparea posturilor si pentru promovarea in functii si trepte profesionale;

(j) Comisia de solutionare a contestatiilor la concurs;

(k) Alte comisii constituite conform legii.

RAPORT DE AUDIT INTERN

I. INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost constituită din:

– Ștefănescu Ileana, auditor intern, coordonator al misiunii

– Petrescu Maria, auditor intern

Misiunea s-a efectuat în baza Ordinului de serviciu nr. 12 din 17.07.2011.

Durata misiunii de audit: 17.07. 2011-31.10.2011.

Perioada auditată: 01.01.2010 – 30.06.2011

Scopul acțiunii de auditare constă în:

asigurarea completării corecte a registrelor de contabilitate;

asigurarea respectării principiilor generale ale contabilității;

asigurarea respectării regulilor de înregistrare a elementelor de activ și de pasiv;

asigurarea aplicării corecte a normelor metodologice privind elaborarea bilanțului contabil;

asigurarea respectării principiilor cu privire la exactitatea și realitatea datelor reflectate în situațiilor financiare;

asigurarea unei bune organizări a controlului intern.

Tipul de auditare folosit este auditul de conformitate/regularitate.

Tehnicile de audit intern utilizate:

verificarea se realizează în vederea asigurării validității, realității și acurateței înregistrărilor în contabilitate a documentelor și a concordanței cu legile și regulamentele în vigoare, precum și a eficacității controlului intern prin următoarele tehnici de verificare:

– comparația: pentru confirmarea identității unor informații, după obținerea lor din două sau mai multe surse diferite;

– examinarea: ajută la depistarea eventualelor erori și/sau iregularități;

– recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul și a calculelor matematice;

– confirmarea: în momentul culegerii informațiilor din mai multe surse pentru a putea fi validate;

– garantarea: pentru verificarea realității tranzacțiilor înregistrate pornind de la examinarea înregistrărilor spre documentele justificative;

– urmărirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat în vederea stabilirii realității înregistrării în totalitate a tranzacțiilor.

Alte tehnici de audit:

observarea fizică: în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire și emitere a documentelor;

interviul: se realizează de către auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate și interesate și informațiile primite, care trebuie să fie susținute de documente. Pentru eventualele explicații suplimentare se solicită note de relații scrise.

analiza: constă în descompunerea unei entități în elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate și măsurate distinct.

Instrumentele de audit intern care s-au utilizat:

Chestionarul de luare la cunoștință – CLC: se utilizează pentru a obține unele informații referitoare la contextul socio-economic, organizare internă, funcționarea entității/structurii auditate;

Chestionarul de control intern – CCI: ajută auditorii interni în activitatea de identificare obiectivă a disfuncțiunilor și cauzelor reale ale acestora;

Listă de verificare – LV: este folosită pentru stabilirea condițiilor de regularitate pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu. Cuprinde o serie de operații ce trebuie efectuate de auditor pentru a analiza activitățile de control intern încorporate în proceduri, existența responsabilităților pentru efectuarea acestora și permite stabilirea testelor de conformitate atunci când sunt semnalate diferite disfuncționalități.

Documentele care au fost examinate în incinta S.C.D.V.V. Iași privind activitatea financiar-contabilă din perioada auditată sunt:

Registrele de contabilitate;

Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor operațiunilor în contabilitate;

Declarațiile depuse de instituția publică;

Statele de salarii;

Balanțele de verificare întocmite periodic;

Angajamentele bugetare legale;

Situațiile financiare anuale;

Documentele elaborate pe timpul auditării activității, în principal sunt:

analiza riscurilor;

tabelele punctelor tari și slabe;

tematica detaliată a misiunii de audit;

programul de audit intern;

programul intervenției la fața locului;

liste de verificare structurate pe obiective;

foi de lucru pentru stabilirea eșantioanelor;

chestionare de control intern;

teste;

liste de control;

fișe de identificare și analiză a principalelor probleme constatate – FIAP-uri;

formulare de constatare și raportare a iregularităților – FCRI-uri;

raportul preliminar de audit intern;

minutele ședințelor de deschidere, de închidere și de conciliere;

raportul final de audit intern;

planul de acțiune și calendarul de implementare a recomandărilor;

fișa de urmărire a implementărilor recomandărilor.

II. CONSTATĂRI ȘI RECOMANDĂRI

În acest capitol sunt prezentate principalele constatări ale echipei de audiyt intern și recomandările formulate de către aceștia care vor ajuta la micșorarea numarului de roiscuri la care S.C.D.V.V. Iași este supusă.

II.1. Organizarea registrelor de contabilitate

II.1.1. Registrul-jurnal

Constatări:

În cadrul S.C.D.V.V. Iași Registrul-jurnal este preluat automat din sistemul informatic și este editat lunar. Cu toate acestea echipa de audit intern a observat că înregistrarea operațiunilor economico-financiare nu sunt în ordine cronologică.

De asemenea s-a putut observa necorelanța dintre natura operațiilor economico-financiare și funcțiilke conturilor. De exemplu stocurile de natura obiectelor de inventar au fost inregistrate în contabilitate ca materiale consumabile.

II.1.2. Registrul-inventar

Constatări:

Registrul-inventar a fost completat preluându-se datele din Balanța de verificare la data de 31.12.2010, însă nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditată.

Recomandări:

se vor formula o serie de proceduri privind completarea corectă a Registrului-jurnal;

se va desemna o persoană responsabilă pentru completarea acestuia;

se va reface Registrul-jurnal din perioada auditată;

se va stabili o relație de colaborare între departamente prin intermediul ROF-ului unității pentru a ușura circulația informațiilor.

II.2. Contabilitatea datoriilor și creanțelor

Constatări:

În urma procedurii de audit intern s-a constatat că datoriile pe care le are S.C.D.V.V. Iași sunt destul de mari și acestea pot duce la blocarea colaborării cu diverși parteneri importanți (Eon Energie, ApaVital, Romtelecom etc.) și chiar la imposibilitatea de plată a salariilor.

Recomandări:

Recuperarea în anul 2010 a pierderilor aferente anului 2009 în vederea acoperirii datoriilor la bugetul de stat, bugetele locale, asigurări sociale de stat, credite bancare, acționari, furnizori și alte datorii;

Încadrarea în prevederile BVC-ului atât la capitolul venituri, cât și la capitolul cheltuieli, în sensul reducerii lor;

Creșterea ponderii cofinanțării de la bugetul de stat prin accesarea de fonduri care să permit acoperirea cheltuielilor din venituri realizate cu eforturi proprii;

Analizarea de către compartimentul Contabil șef a fiecărui debitor și luarea măsurilor pentru recuperarea creanțelor;

Acționarea în judecată a debitorilor care nu au achitat la scadență debitele;

Recuperarea datoriilor restante de 5.318 lei de la SC ROMPREST SA Iași, 1280,77 lei de la Zach &Son Iași și 4971,61 lei de la SC ROMSTAR TEHNICA SRL Iași;

Accesarea de programe pentru atragerea de fonduri necesare continuării activității de cercetare științifică;

Unitatea va lua măsurile necesare acordării salariilor restante către salariați;

Se va avea în vedere punere în executare silită a hotărârilor rămase definitive și executorii.

II.3. Contabilitatea trezoreriei

Constatări:

În urma analizării Registrului de casă s-a constatat că în cazul în care o sumă platită se referă la mai multe conturi corespondente aceasta nu este operată dinstinct.

De exemplu în data de 07.10.2010 s-a achitat către salariatul Grigore Ioan suna de 750 lei reprezentând “Alte datorii în legătură cu personalul” și suma de 250 lei reprezentând “Avansuri de trezorerie”. În registrul de casa suma de 1000 lei a fost înregistrată incorrect pe cont 542- reprezentând “Avansuri de trezorerie”.

O altă situație este următoarea: în data de 04.05.2011 s-a achitat care S.C. ROMSTAL S.A suma de 1152,70 lei prin Chitanta nr 52/04.05.2011. Această chitanță achita Factura nr. 80506/ 15.02.2011 reprezentând contravaloarea prestării de servicii si Factura nr. 80600/ 01.04.2011 reprezentând contravaloarea achiziției de bunuri. În Registrul de casă suma de 1152,70 lei a stins factura de servicii, iar diferența s-a dus pe contul 409-Furnizori debitori.

Recomandări:

Întocmirea unor procedure privind întocmirea Registrului de casă;

Fixarea unor atribuții concrete în fișa postului a persoanei desemnate;

Realizarea unui control periodic de către Contabilul șef asupra modului de întocmire a Registrului de casă;

Corectarea erorilor descoperite pe perioada auditată.

II.4. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul

Constatări:

În urma procedurii de audit intern s-a descoperit o diferență între înregistrarea în contabilitate a cheltuielilor cu salariile și înregistrarea acestora pe Statul de salarii aferent lunii octombrie 2010. Această problemă a fost însă remediată în luna noiembrie 2010 prin stornarea sumei eronat înregistrate și înregistrarea corectă a sumei reale.

Totodată s-a observat că fișele posturilor pentru fiecare angajat nu au fost actualizate în conformitate sarcinile și atribuțiile aferente.

Recomandări:

Întocmirea unor proceduri privind salariile;

Stabilirea unui responsabil pentru elaborarea și actualizarea acestora;

Implementarea unui program informatic care să ajute la urmărirea înregistrării cheltuielilor cu salariile:

Analiza statelor de salarii pe perioada auditată și corectatea acestora dacă este cazul;

Actualizarea tuturor fișelor posturilor.

II.5. Contabilitatea rezultatelor inventarierii

Constatări:

Nu a fost efectuată reevaluarea terenurilor aflate în patrimoniul public și nu au fost înregistrate în registrele de evidență cadastrale și de publicitate imobiliară;

În cursul exercițiului bugetar al anului 2010 la nivelul Stațiunii de cercetare-dezvoltare pentru Viticultură și Vinificație Iași nu au fost întocmite procedurile privind evidența creditelor bugetare și a angajamentelor legale;

Au fost derulate operatiuni de incasari si plati care privesc activitatea curenta a entitatii si prin alte conturi deschise la banci comerciale in afara celor de la Trezoreria municipiului Iasi.

Ca urmare a lipsei disponibilitatilor banesti cauzate de o insuficienta finantare din partea A.S.A.S. (Academiei), in anul 2004, S.C.D.V.V.Iasi a contractat un credit in suma de 3.000.000.000 lei vechi, sub forma de linie de credit pentru efectuarea de plati privind activitatea curenta, la Banca pentru Mica Industrie si Libera Initiativa S.A.-MINDBANK – Sucursala Iasi (ulterior devenita S.C. ATE BANK ROMANIA S.A).

Din anul 2006, entitatea a deschis un cont curent la Banca Comerciala SANPAOLO IMI BANK ROMANIA- Sucursala Iasi, cont de disponibil care este activ si la data controlului si prin care se deruleaza operatiuni de incasari si plati care privesc activitatea curenta a acesteia

In perioada mentionata si in prezent, entitatea a efectuat si efectueaza plati care privesc activitatea curenta, a achitat dobanzi si comisioane bancare aferente creditului si a incasat sume de la diversi clienti persoane fizice sau juridice, prin conturile deschise la cele doua banci comerciale, in suma totala de 1.437.069,57 lei.

Nu au fost achitate obligațiile instituției către bugetul de stat aferent impozitelor și contribuțiilor oprite de la angajați (stopaj la sursă);

Vechimea creanțelor este mai mare de 6 luni;

În listele de inventariere este trecută doar valoarea contabilă, nu și valoarea evaluată și diferența dintre cele două.

Recomandări:

Elaborarea unor proceduri privind efectuarea corectă a inventarierii;

Stabilirea unui responsabil cu întocmirea și actualizarea acestor proceduri;

Efectuarea de către o persoană autorizată a reevaluării terenurilor și înregistrarea acestora în Registrul cadastral;

Achitarea datoriilor către Bugetul de stat și plata creditului de la ATE BANK ROMÂNIA S.A;

Încercarea recuperării creanțelor mai mari de 6 luni pentru a putea acoperi o parte din datorii;

Refacerea pe perioada auditată a Registrului inventar.

II.6. Întocmirea situațiilor financiare anuale

Constatări:

Situațiile financiare raportate de către entitate și prezentate echipei de control nu au fost întocmiteî in conformitate cu prevederile legii finanțelor publice, cele ale contabilității și respectiv cele ale normelor privind întocmirea și depunerea situațiilor financiare trimestriale și anuale iar înregistrarea operațiunilor economico-financiare nu a fost facută în toate cazurile în conturile specifice pentru fiecare operațiune, în sensul că :

– situațiile financiare încheiate și raportate la data de 31.12.2010, însoțite de Raportul de gestiune nu au fost avizate și respectiv aprobate de către Consiliul de Administrație din cadrul S.C.D.V.V. Iași;

– nu s-a prezentat “Fișa pentru operații bugetare”, document obligatoriu care asigură evidența analitică a creditelor bugetare, plăților de casă și a cheltuielilor efective;

-soldul contului 212.02-construcții din domeniul privat al statului prezintă un sold majorat în mod nejustificat și care se datorează faptului că entitatea a ănregistrat eronat, în acest cont, valoarea reparațiilor executate la clădirile aflate de fapt în domeniul public al statului;

– în perioada 2004-2010 au fost efectuate lucrări de reparații de natura investițiilor la clădirile aflate în patrimoniul entității iar la finalizarea și recepția lucrărilor nu a fost majorată în mod corespunzător valoarea acestora;

– contul 101- fondul bunurilor din domeniul public al statului prezintă în mod eronat înregistrata si raporatată la data de 31.12.2010 suma reprezinta de fapt soldul contului 212.02-construcții din domeniul privat al statului;

– au fost înregistrate în mod eronat cheltuieli de natura salarială aferente personalului zilier in contul 628- alte cheltuieli cu serviciile executate de terți, acesta ducând la denaturarea Bugetului de venituri și cheltuieli estimat.

II.7. Conducerea activității financiare privind activitatea de plată/ încasare a datoriilor/ creanțelor

Constatări:

În urma auditului intern s-a observant că instituția nu își ține evidența plăților cu ajutorul unui scadențar;

În contracte nu există clauze referitoare la penalități, acest lucru putând fi observant cu ușurință din contract încheiat cu S.C. ROMSTAL S.A sau cu S.C. ZACH&SON SRL.

RECOMANDĂRI:

Elaborarea unui set de procedure privind obligațiile de plată și încasarea creanțelor;

Stabilirea unei personae responsabile cu întocmirea acestor procedure;

Analizarea tuturor contractelor comerciale încheiate în perioada auditată și completarea acestora cu informațiile obligatorii.

II.8. Organizarea și efectuarea controlului financiar preventiv

Constatări:

La nivelul instituției publice există proceduri privind exercitarea controlului financiar preventi, însă acestea nu sunt particularizate pentru fiecare operațiune în parte;

Nu este prevăzut termenul pentru pronunțarea acordului sau refuzului vizei;

Deciziile de numire a persoanelor să exercite CFP nu cuprind termenele și documentele necesare aprocesului de control financiar preventiv.

Recomandări:

stabilirea de proceduri de lucru formalizate pe activități inclusiv pentru activitatea de control financiar preventiv, astfel incât toate proiectele de operațiuni care fac obiectul controlului financiar preventiv și care afectează patrimoniul entității să fie supuse CFP;

evaluarea de catre ordonatorul principal de credite a activității persoanei care exercită CFP;

întocmirea și transmiterea la organul ierarhic superior a rapoartelor trimestriale privind activitatea de CFP ;

întocmirea Registrului privind operațiunile prezentate la viza de control financiar preventiv și înscrierea tuturor documentelor care reprezintă operațiuni prezentate la viză;

luarea măsurilor legale în vederea eliminării stării de incompatibilitate pentru persoana care exercită viza de control financiar preventiv.

II.9. Organizarea sistemului informatic

SCDVV Iași are în dotare un număr de 20 computere, 1 servere, 9 imprimante, 1 multifunctionale, 1 fax-uri. Entitatea auditată nu are încadrat personal specializat IT.

SCDVV Iași utilizează urmatorele aplicații :

Program REVISAL – registrul electronic al salariatilor

Program declaratii lunare 112

Program declaratii lunare 100

Program declaratii lunare 390,394,390

Program declaratii impozit fise fiscale

Program declaratii impozit D 205

Program declaratii pentru fondul de mediu

Program declaratii RO DAI – se urmareste circulatia produselor accizabile in regim suspensiv.

Program semnatura digitala – se transmite electronic declaratiile privind obligatiile entitatii catre ANAF

Program pentru înregistrarea cantitatii de struguri: grame zahar, kilograme ,randamentul aplicat conform proceselor verbale și cantitatea de must rezultată : litri si kilograme zahar.

Program bilant trimestrial si anual –pentru raportarile situatiilor financiare catre ordonatorul de credite.

Programul Xecutive

Calculatoarele din dotarea SCDVV Iași au instalat drept sistem de operare Windows ,Office 2003 și Office 2007 de la Microsoft, și adresa de mail [anonimizat]

Accesul la calculatoare este restricționat prin parolare a programului de contabilitate utilizat.

În clădirea SCDVV Iași funcționează o rețea ce are conexiune la internet, provider-ul fiind SC ROMTELECOM SA București. Utilizatorii sistemului informatic au acces la internet pe adresele instituției, fără ca să existe o restricție în ceea ce privește site-urile accesate.

Constatări:

Sistemul informatic poate fi accesat cu ușurință de către oricine, însă cel financiar-contabil este parolat;

Inexistența la nivelul instituției a unei persoane responsabile cu sistemul IT;

Lipsa unui program antivirus care poate genera pierderea unor informații.

Recomandări:

Întocmirea unor serii de proceduri privind sistemul informatic și financiar-contabil;

Stabilirea unei persoane responsabile în Sectorul IT;

Stabilirea unui responsabili pentru a întocmi procedurile;

II.10. Arhivarea documentelor financiar-contabile

Constatări:

Comisia de audit intern a observat că Statele de salarii aferente lunii ianuarie 2010 sunt deja deteriorate, deși termenul de păstrare a acestora este de 50 ani;

Dosarele în care sunt îndosariate actele nu sunt organizate în funcție de clasa pe care o reprezintă (facturi furnizori, facturi clienți, acte de personal etc.).

Lipsa unui spațiu suficient de arhivare;

Inexistența unei persoare care să se ocupe cu arhivarea actelor

Recomandări:

Elaborarea unei serii de proceduri privind arhivarea documentelor financiar- contabile;

Stabilirea unei persoane responsabile;

Verificarea documentelor din arhivă, iar în cazul deteriorării documentelor sau a distrugerii acestora va fi nevoie de refacerea lor;

Stabilirea unei persoane care să se ocupe de arhivarea actelor și locația în care se află Arhiva.

III. CONCLUZII

Prezentul Raport de audit intern a fost întocmit în baza Tematicii misiunii de audit și în timpul intervenției la fața locului prin preluarea de informații de către auditorii interni Ștefănescu Ileana- auditor superior coordonator, Petrescu Maria- auditor superior și supervizată de Miulescu Ion-directorul Direcției de Audit Intern.

Misiunea de audit intern la Statiunea de Cercetare-dezvoltare pentru Viticultură și Vinificație Iași s-a desășurat în perioada 17.07. 2011-31.10.2011, conform Ordinului de serviciu nr. 12 din 17.07.2011.

Toate constatările au la bază probe de audit realizate prin teste și interviuri și duc la elaborarea unor recomandări și concluzii care vor fi cuprinse ăn Raportul de audit intern.

Statiunea de Cercetare-dezvoltare pentru Viticultură și Vinificație Iași are obligația să întocmească Raportul de acțiune și Calendarul implementării recomandărilor și să raporteze periodic echipei de audit în ce stadiu se află cu acestea.

Comisia de audit intern pe baza evaluărilor efectuate va întocmi o grila privind aprecierea activității financiar- contabile, după cum urmează:

Rezultatele evaluării auditorilor interni se înscriu în parametri normali pentru această perioadă și pot fi implementați în cadrul instituției publice.

Considerăm ca acțiune prioritară în activitatea de punere în practică a recomandărilor o reprezintă întocmirea și actualizarea procedurilor pentru întreaga activitate care se va face prin elaboarea și utilizarea la nivelul intern al Stațiunii de cercetare-dezvoltare pentru Viticultură și Vinificație Iași a Registrului riscurilor care reprezintă de fapt recomandărilor majore care ar trebui respectate.