Etapele Implementarii Managementului Calitatii Totale

I Scurt istoric

“Pe măsură pe ce calitatea este tot mai mult apreciată în industria textilă pentru a putea respectă standardele de mediu existente, latura umană din cadrul întreprinderii devine tot mai importantă.”

Pentru o întreprindere textilă care realizează operații de mare complexitate este o adevărată provocare să își realizeze activitatea cu succes prin introducerea managementului calității totale. Industria textilă este foarte complexă din mai multe motive. Linia de produse înglobează o complexitate de stiluri, variind în funcție de anotimpuri, vârste și dimensiuni. Planificarea se realizează la multiple nivele, în funcție de linia de produse avută în vedere și de faza ciclului de viață în care se găsește produsul studiat. De asemenea este foarte complex sistemul de alegere a furnizorilor și materiilor prime precum și a cailor de distribuție. Că rezultat de ansamblu se creează o varietate de produse care se află în diferite faze ale ciclului de viață, și care sunt oferite de o varietate de întreprinderi. Prin urmare, introducerea și funcționare unui sistem bazat pe managementul calității totale este o adevărată provocare pentru producătorii din industria textilă. Cei mai mulți producători văd managementul calității totale că fiind cea mai potrivită strategie pentru a putea veni în întâmpinarea dublei necesități impuse de condițiile existente, și anume competitivitatea și calitatea, totuși multe întreprinderi găsesc că fiind foarte dificilă implementarea acestui sistem.

Economia globală se confruntă cu o nouă paradigmă, cu o schimbare totală care va introduce noi reguli și limite. Organizațiile de astăzi, incluzând întreprinderile textile, operează într-un flux constant. Pentru a realiza venituri satisfăcătoare multe întreprinderi plănuiesc, planifică și implementează modificări organizaționale. În acest sens două realizări trebuie efectuate pentru a corespunde unei noi paradigme, și anume:

1. recunoașterea organizației că fiind un sistem uman format din mai multe părți intercorelate

2. recunoașterea faptului că fiecare persoană este importantă în cadrul organizației.

În haosul general existent în lumea de afaceri actuală, cele mai multe probleme care afectează întreprinderea pot apare că urmare a două motive: creșterea concurenței și creșterea exigențelor consumatorului în domeniul calității. Oricare din cele două poate cauza schimbări uriașe într-o organizație. Când coexistă, cum se întâmplă de regulă în industria textilă, impactul lor asupra unei întreprinderi crește geometric. Aceste presiuni care apar din partea consumatorilor sunt tot mai mult resimțite de majoritatea întreprinderilor textile care fac și obiectul studiului.

Întreprinderile textile tind tot mai mult să răspundă celor două necesități. În ultimii ani, majoritatea firmelor și-au introdus o nouă filozofie, o nouă abordare sau un nou sistem pentru a putea face față acestor cerințe. Aceste eforturi sunt de cele mai multe ori substanțiale, necesitând câțiva ani pentru a putea fi implementate. Aceste programe pot să apară sub mai multe forme, dar toate au un lucru în comun. Toate reprezintă un anumit procent de schimbare în modul de a face afaceri al unei întreprinderi. Ele au încă un lucru în comun: o foarte ridicată rată a eșecului.

La o prima privire s-ar putea spune că un program al calității totale ar fi soluția optimă pentru a putea face față celor două probleme cu care se confruntă, cea a concurenței ridicate și cea a nevoilor consumatorului pentru o calitate ridicată la nivelul standardelor internaționale. Prin implementarea MCT, o companie poate să se concentreze asupra nevoilor consumatorilor și să se lupte să ofere consumatorilor produse și servicii care să corespundă din punct de vedere calitativ. Acest lucru îi permite unei firme să facă față cu succes concurenței acerbe existente pe piață.

Deși la prima vedere se pare că implementarea MCT este relativ simplă, totuși ea implică schimbări organizaționale că și în operațiile realizate zi de zi. Pentru a implementa cu succes MCT este necesară cunoașterea culturii existente pe piață fiecărei țări pe care se visează implementarea. Totuși, nu în totdeauna introducerea unui sistem duce la obținerea rezultatului scontat, întrucât sepierde din vedere importantă pe care o au angajații.

II Pregătirea

Pregătirea angajaților este o problema importantă dar adesea neglijată în cadrul unei organizații în care se implementează MCT. Pe lângă acest lucru este foarte important că firma să ia în considerare și schimbarea multor paradigme pe care le-au folosit în relațiile cu angajații.

Importantă pregătirii în acest domeniu este crucială și acest lucru este subliniat de mulți autori în literatură academică și comercială. În aproape toate discuțiile despre calitate, importantă dimensiunii umane a succesului este deloc de neglijat. De exemplu, Baldrige Award definește patru aspecte ale resurselor umane care trebuie îndeplinite pentru că o întreprindere să poată să fie calificată în acest sens. Acestea sunt: recrutarea și selecția, pregătire și dezvoltare, premii și compensații, moralul angajaților și calitatea condițiilor de muncă.

Aceste programe îi învață pe angajați să-și utilizeze toate aptitudinile pe care le posedă, să-și schimbe atitudinea și comportamentul. În MCT, comunicarea dintre furnizor și consumator este vitală, chiar și în cazul în care atât consumatorul cât și furnizorul sunt interni firmei. Pregătirea poate facilita această comunicare.

III Etapele implementării managementului calității totale

Pentru a realiza o implementare de succes este necesar să fie bine înțeles ciclul de viață al produselor existent în momentul în care firma implementează o schimbare. Acest proces de modificare urmează un model prestabilit:

1)Procesul începe în momentul în care firma devine conștientă de declinul sau criză cu care se confruntă. Acest lucru rezultă adesea că urmare a faptului că întreprinderea nu mai poate veni în sprijinul nevoilor consumatorilor.

2)Transformarea, a două faza, intervine în momentul în care nevoia de schimbare este acceptată și angajamentul de realizare a ei este acceptat.

3)Tranziția survine în momentul în care planurile, ideile și viziunile legate de împlinirea planului sunt transpuse în acțiune.

4)Stabilizarea și dezvoltarea intervin în momentul în care schimbările au fost instituționalizate și aplicate.

Aceste patru faze ale procesului sunt asociate celor patru nivele ale procesului de maturizare în aplicarea MCT, pregătirea implementării, demonstrarea necesității, angajamentul și realizarea efectivă. Prima faza corespunde acelor firme care abia au început sau abia inițiat procesul. Al doilea nivel corespunde acelor firme care au realizat procesul schimbării iar angajații sunt total implicați în înfăptuirea acestui proces. În acest punct, este imperativă crearea unui climat deschis de comunicare în cadrul firmei.

IV Schimbarea planificată

Cum poate o firma să înainteze de la o faza la altă în procesul de îmbunătățire a calității? Pentru a putea înțelege acest lucru este necesară o modificare a nevoilor teoretice. Nu se poate realiza trecerea la un nivel superior decât după ce au fost îndeplinite toate nevoile până la nivelele cele mai jos. La nivel individual, nevoile primare cum sunt îmbrăcămintea și locuința trebuie satisfăcute mai întâi. Maslow a delimitat o ierarhie a primelor cinci clase de nevoi primare, psihologie, siguranță, dragoste, respect și auto-actualizare. După cum arată această într-o figura, nevoile primare ale unui individ sunt similare cu cele ale unei organizații.

Ierarhia nevoilor angajaților:

Nivelele:

1. Schimbarea la nivelul conducerii

• Cooptarea oamenilor energici pentru a putea depăși barierele

• Exprimarea viselor nerostite ale oamenilor care lucrează în cadrul organizației

2. Mediul de învățare activă în cadrul organizației

• Disponobilitatea la schimbare

• Disponibilitatea de a învață

• Dorința de a conduce

• Strategii de schimbare a modului de comunicare între oameni

3. Partajarea valorilor și obiectivelor între oamenii care lucrează într-o organizație.

• Încurajarea realizării unui climat lucrativ în cadrul organizației.

• Comunicarea în cadrul organizației

4. Realizarea interacțiunii umane

• Relații

• Aptitudini

• Percepții

• Valori

5. Fundamentul cultural

• Tratament egal

• Compensări juste

• Beneficii adecvate

• Aderarea la grup

• Resurse adecvate

• Mediul sigur de lucru.

Când o firma decide să implementeze MCT, managementul de vârf trebuie să îi ajute pe angajați să parcurgă cele trei nivele ierarhice. Pentru a se asigura că firma va devenii adeptă totală a ideii de schimbare, este mai întâi realizată o comparație între situația prezența și cea dorită. Compania trebuie să identifice pe care dintre cele trei nivele ierarhice ale firmei se află fiecare angajat, pentru a putea identifica ce este de făcut pentru a putea parcurge treptele necesare în direcția ajungerii la nivelul pe care trebuie să se afle fiecare angajat.

Industria textilă este o industrie cu mare complexitate din mai multe motive. Linia de produse este o complexitate de stiluri, în funcție de anotimpuri, ciclul de viață al produselor, și multitudinea de mărimi pentru toate măsurile. De asemenea este foarte complexă linia de furnizori de la care se aprovizionează, materiile prime pe care le utilizează, căile de distribuție utilizate, strategia utilizată în funcție de ciclul de viață al produselor, planurile de actualizare utilizată.

V Studiu de caz

Scopul acestui chestionar este examinarea întreprinderii textile S.C MONDOSTAR S.A. pentru a află opinia angajaților despre introducerea managementului calității totale.

Scopul acestei cercetări este de a identifica motivul care determina apariția acestei dificultăți și a furniza asistență necesară firmelor interesate în introducerea managementului calității totale (MCT). Studiul a identificat că motiv de eșec în realizarea cu succes a MCT dificultatea de a veni în întâmpinarea dorințelor și nevoilor angajaților. A fost explorată relația dintre nevoile angajaților și nivelul de implementare a MCT.

Chestionar de evaluare a reacției angajaților în legătură cu MCT

Companiile care prosperă sunt acelea care sunt adeptele schimbării pentru a putea să se adapteze la schimbările care intervin pentru a obține avantaje competitive. Pentru realizarea cu succes a acestei tranziții către MCT este esențial să se acorde concursul tuturor angajaților. În cercetarea întreprinsă au fost surprinse reacțiile fiecărui angajat în legătură cu schimbarea, fiind combinate datele obținute pentru a putea avea o vedere de ansamblu asupra reacției întreprinderii în legătură cu schimbarea. Răspunsurile la fiecare dintre criterii prin încercuirea numărului care crede că descrie cel mai bine organizația noastră așa cum este astăzi. Cinci (5) înseamnă că îndeplinea complet criteriul. Zero (0) înseamnă că nu îndeplinea deloc acest criteriu

Scala de evaluare

5.1 Subiecții

Intervievații au fost și angajații din sectorul productiv cât și directorii, adjuncți, toți trebuind să fie angajați ai firmei studiate de cel puțin șase luni. Majoritatea s-au arătat dornici să coopereze în strângerea tuturor datelor necesare pentru că firma să-și poată îmbunătăți activitatea din punct de vedere calitativ.

5.2 Colectarea datelor

Cercetătorul a contactat managerii de la nivele ierarhice superioare pentru a putea colecta datele cu o cât mai mare acuratețe pentru realizarea proiectului de cercetare. Răspunsurile primite au arătat cum caracterizează angajații unei întreprinderii, MCT și calitatea, cine este responsabil pentru realizarea calității în cadrul firmei și ce rol joacă calitatea în politică de afaceri a firmei și filozofiile de afaceri ale firmei.

Chestionarul realizat la S.C. MONDOSTAR S.A. determinat reacția angajaților față de o schimbare organizațională. Chestionarul a permis determinarea celor mai importante atribute organizaționale în opinia angajaților. Chestionarul a fost utilizat pentru a putea permite implementarea cu succes a programului.

5.3Rezultatele analizei

A) Aproximativ 80% din cei responsabili indică faptul că ei contribuie la calitatea produsului final și că vor schimbă practicile uzuale pentru a crește calitatea produselor.

Peste 70% din responsabili indică faptul că superiorii le-au dat ocazia să-și manifeste opiniile, iar 30% spun că superiorii țin cont de aceste opinii și îi încurajează să utilizeze tehnicile MCT.

B) Formele de retribuire a muncii utilizate de S.C. ….. Sunt: acordarea de stimulente pentru realizarea unei munci de calitate și în timp scăzut, plata cu ora utilizându-se și bonusuri. Pregătirea noilor angajați se face prin diferite feluri de training. Trainingurile îi ajută pe angajați să obțină o nouă filozofie asupra muncii.

C) Comentariile managerului:

Managerul a abordat mai multe probleme referitoare la dificultățile implementării MCT.

1. Departamentul de producție a arătat deja îmbunătățiri ale performanțelor după implementarea MCT, acceptarea fiind mai ridicată decât în alte departamente.

2. Măsurarea performanțelor în departamentul de producție a fost ușoară spre deosebire de altele, cum ar fi cercetarea – dezvoltarea.

Nivele de realizare a MCT

S.C. MONDOSTAR S.A. a atins un nivel destul de ridicat în implementarea MCT, având de realizat schimbări calitative, înfăptuind programe calitative și traininguri. S.C. MONDOSTAR S.A. și-a analizat afacerea și a decis să concedieze câțiva angajați, reducându-și numărul angajaților cu 30%. Au rămas angajați care au realizat produse îmbunătățite din punct de vedere calitativ, care își folosesc la maximum timpul de care dispun în cadrul firmei și care realizează cu succes produse superioare calitativ în timpul cel mai redus.

5.4 Nivelele ierarhice pe care se află angajații

Chestionarele realizate au avut în comun 2 probleme: lucrez efectiv la firma respectivă și încerc să realizez produsele la cel mai înalt nivel calitativ. Aceste două probleme au fost urmărite în cadrul S.C. MONDOSTAR S.A. În cadrul firmei, angajații par mai interesați în realizarea unui nivel superior al MCT. În realizarea chestionarului au fost de asemenea urmărite realizarea unui mod pașnic de lucru, stresul mediului de lucru, securitatea legată de viitor, feed – back-ul între angajați. Pentru a munci din greu și bine, angajații au nevoie de stimulente pentru a munci și a obține rezultate satisfăcătoare. Dacă angajații sunt nemulțumiți de mediul de muncă existent în cadrul firmei, ei nu lucrează cu sârg și nu realizează muncă de calitate.

5.5 Recomandări

(după nivelele ierarhice pe care se află angajate)

Recomandările sunt făcute în scopul lărgirii procesului de implementare în companie. Compania necesită adăugarea și schimbarea unora dintre procesele utilizate; cea mai necesară fiind schimbarea în cultură companiei vizând creșterea acceptantei de idei MCT .

1). Standarde și măsurători; managementul trebuie să stabilească standarde de calitate realiste: specifice, măsurabile, de atins orientate spre rezultat și termene; pentru a măsură progresul fiecărui departament în îmbunătățirea calității. Standardele trebuie precis cuantificate de fiecare dată când e posibil.

2). Recompense și recunoaștere atunci când angajații demonstrează orientare spre calitate este esențial că managementul să ofere recompense și recunoaștere. Sistemul de recompense trebuie să fie legat de măsurătorile cheie ale organizației. Persoanele trebuie să fie recompensate pentru efortul individual doar dacă contribuie la misiunea întregii organizații. Recompensă și recunoașterea trebuie să fie specifică, onestă, utilă membrului echipei și împărțită cu alții din companie.

3). Training-ul: este o pierdere de timp și efort dacă programele nu sunt eficiente în crearea schimbării dorite în compartiment. Astfel următoarele sugestii pentru îmbunătățirea eficienței cursului de training.

4). Pentru toți angajații noi utilizați pentru primul training , filme video pentru a prezența politică de calitate a companiei și conceptul MCT.

După ce superiorii au frecventat cursul trebuie să fie responsabili pentru asigurarea training-ului subordonaților.

5). Integrarea cu managementul resurselor umane; îmbunătățirea calității depinde esențial de angajații motivați care la rândul lor sunt rezultatul unui sistem de management al resurselor umane bine condus. De aceea este obligatorie integrarea ambelor funcții pentru a obține îmbunătățiri ale calității.

VI Concluzii

Când angajații sunt interesați în realizarea cu succes a obiectivelor propuse a fi realizate în cadrul firmei, organizația ar trebui să-și îndeplinească cu succes obiectivele pe care și le-a propus. Studiul de caz relevă și faptul că, nevoile angajaților nu sunt satisfăcute, programele de training propuse a fi realizate de angajați pot să nu fie realizate la nivelul propus. Implicarea cu succes a angajaților în realizarea cu succes a obiectivelor firmei duce la progresul firmei și la schimbarea acestei firme pe piață produselor similare realizate de toate firmele care-și realizează activitatea în domeniul analizat. Prin urmare, realizarea MCT la un nivel superior este cheia implementării și asigurării unei poziții de succes firmei pe piață produselor studiate.

Principiile MCT sunt simple dar deseori dificil de implementat. La început implementarea MCT în companie nu a fost considerat a fi una de succes pentru că doar departamentul de producție a înregistrat îmbunătățiri.

Oricum din supraveghere derivă rezultate încurajatoare: majoritatea angajaților doresc și sunt pregătiți să accepte conceptul MCT.

Compania poate avea dificultăți în urmărirea acestor recomandări dacă are limite de timp și de muncă și astfel rezolvarea acestor limitări trebuie să fie prima sarcina.

Doar când managementul companiei e determinat în continuarea agresivă a procesului lung și dificil de implementare a MCT va fi capabil să implementeze în totalitate conceptul și să se bucure de beneficiile acestuia.