Elemente Fundamentale de Management In Organizatia Publica

Introducere

Administrația publică este un termen mult mai vast decât managementul public sau conducerea publică deoarece aceasta nu se limitează doar la management. Administrația publică include circumstanțe politice, legale, sociale și culturale care pot afecta guvernarea instituțiilor publice.

Conexiunile dintre

Capitolul 1: Elemente fundamentale de management în organizația publică

Definiri conceptuale

În definirea conceptului de management al administrației publice sunt menționate mai multe definiții formulate în literatura de specialitate pentru a putea evalua complexitatea acestei noțiuni precum și diversele moduri de actiune. Managementul public este definit ca un sistem coerent de idei, reguli și metode de guvernare, și aptitudinea de a le aplica, pentru a asigura funcționarea eficientă a colectivităților umane organizate, în condițiile utilizării raționale a resurselor (umane, materiale, financiare, informaționale). O altă definiție a managementului public este complexitatea acțiunilor desfășurate cu scopul de a asigura funcționarea normală, eficientă a colectivităților organizate (întreprinderi, instituții publice, organizații politice, unități de învățământ).

Managementul public este partea din administrația publică care studiază aplicarea metodelor de realizare a programului administrației publice prin organizarea acesteia, prin alocarea resurselor în dependență de bugetul propriu, prin evaluarea și controlul activității administratei publice. Prevede metodele și tehnicile manageriale, calitatea și priceperea cu care acestea sunt folosite pentru a transpune ideile și politica în programul de acțiune.

Managementul public simbolizează ansamblul proceselor și relațiilor de management, hotărâte, existente între componentele sistemului administrativ, prin care se realizează legile, se organizează, se planifică, gestionează, coordonează și controlează activitățile implicate în organizarea și prestarea serviciilor publice, care mulțumesc interesul general.

Pentru administrația publică, managementul public apare astfel ca un limbaj nou, permițându-i înlocuirea unei legitimități, apărută altădată din noțiunea de autoritate publică, apoi de serviciu public, printr-o legitimitate bazată pe eficacitatea metodelor sale.

Noțiunea de management public este apreciată ca fiind o idee modernă, inclusă în instituțiile publice, se ivește pe fondul unor dezvoltări de tipul:

Dezvoltarea participărilor publice, prin ramificarea activităților și includerea autorităților publice în activități economice;

Critici aduse procedurilor tradiționale de management;

Dezvoltările sociologice care au direcționat la o anumită dizolvare a ideii de bunuri publice și de serviciu public.

Principalele trăsături ale organelor administrației publice sunt:

organele administrației publice sunt organe de stat, ceea ce implică pentru asigurarea realizării sarcinilor lor specifice, posibilitatea de a folosi forța publică a statului;

organele administrației publice sunt înființate prin lege sau în baza legii, pentru că înființarea, în alt mod, a acestor organe, le-ar lipsi de autoritatea publică de care au nevoie în îndeplinirea atribuțiilor ce le revin;

întreaga activitate a acestor organe se desfășoară pe baza și în vederea executării legii. Această trăsătură este desprinsă din aceea că însăși activitatea puterii executive – ale cărei sarcini le înfăptuiesc organele administrației publice – se desfășoară pe baza legii;

actele juridice adoptate sau emise de aceste organe sunt supuse unui control de legalitate, prevăzut de lege;

activitatea acestor organe este realizată în practică de un personal de specialitate – funcționari publici;

întreaga activitate a acestor organe se desfășoară în interesul statului, județenețului și comunei, precum și al particularilor (persoane fizice sau juridice). Pe baza acestor trăsături pot fi definite organele administrației publice ca fiind organe de stat care înfăptuiesc, în concret, activitatea puterii executive — a administrației publice.

Clasificarea organelor administrației publice:

După modul de formare, constatăm că organele administrației publice sunt:

a. organe ale administrației publice alese: consiliile locale (municipale, orășănești și comunale) și cele județenețene precum și primarii;

b. organe ale administrației publice numite: miniștrii, prefecți

După natura lor: organe colegiale (guvernul țării, consiliile locale și județenețene) și organe individuale (miniștrii, prefecții și primarii).

După nivelul competenței: teritorială (organe centrale, organe locale) și competență materială (organe cu competență generală: Guvernul, consiliile locale, județenețene; organe cu competență de specialitate: ministerele).

Funcțiile managementului

Cuvântul provine din limba engleză: functions of management sunt componentele majore ale managementului, activitățile foarte importante care compun procesul de management. Astăzi se consideră că funcțiile managementului sunt următoarele:

planificarea, organizarea, conducerea și controlul.

Funcția de previziune

Pentru această funcție, fiind un ansablu de activități prin care se stabilesc planuri viitore ale orgnzației, profesarea funcției de previziune presupune o examinare precisă a resurselor care nu mai sunt actuale, care s-au consumat cît și a elor din prezent care urmează să fie asigurate. Prezentarea direcției viitoare de creștere a organizației se realizează de regulă cu obstacole, dar este obligatorie. Formularea funcției de previziune se face în mai multe situații:

O primă situație ar fi diagnoza , care cuprinde acel ansamblu de acțiuni prin care se stabilește situația firmei la un moment dat. Bazată pe analiză informațiilor de descriere a fenomenelor și proceselor din firma, diagnoză asigura elementele necesare de susținere a noilor obiective ce se stabilesc.

O a doua situație este prognoza , care reprezintă studierea și stabilirea tendințelor viitoare de evoluție a proceselor și fenomenelor dintr-o organizație. Prognozele se fac pentru perioade cuprinse între 10 și 15 ani și au în vedere, fie activitatea de ansamblu a firmei, fie componentele importante a acesteia. În funcție de obiectivele stabilite se elaborează deciziile strategice ale organizației.

A treia situație este planificarea constă în stabilirea în timp și spațiu a coordonatelor de dezvoltare a firmei. Planificare este stabilirea unor obiective și imaginarea modului în care să fie atinse (adică elaborarea planurilor). Ca principal instrument al acestei etape de practicare a funcției de previziune, planul stabilește pe lîngă obiectivele precise ce urmează a fi atinse și direcțiile de acțiune concretă pentru perioada de plan. Realizat pentru perioade cuprinse între 1 an și 5 ani, planul vizează folosirea eficientă a rezultatelor firmei în condițiile coordonării și corelării diverselor activități din organizație.

Programarea constă în amănunțirea activităților ce urmează a se crea în vederea realizării planurilor. Programele au în vedere un orizont de timp restrîns și conțin nu numai acțiunile certe ce urmează a se execută, ci și succesiunea și obligativitatea realizării lor.

Este o activitate dificilă, dar foarte importantă deoarece previziunea oferă managerului posibilitatea de a găsi soluți realiste care să aibă în vedere dimensiunile cantitative și dimensiunile calitative ale obiectivelor propuse.

În timp, metodologia de abordare a funcției de previziune a marcat progrese semnificative, ceea ce pentru practică de management a însemnat promovarea unor metode și tehnici prin care să se asigure optimizarea procesului decizional, element esențial a evoluției viitoare a firmei. Cunoscute sub denumirea generică de "metode și tehnici ale managementului previzional" trebuie subliniat saltul calitativ semnificativ care a avut loc în acest domeniu.

Metode folosite în managementul previzional:

Extrapolarea aplicată în general în cazul unor previziuni pe termen scurt. Extrapolarea se bazează pe ideea că "legea creșterii în trecut" va determina sau mult sau mai puțin semnificativ "legea creșterii în viitor"

Tehnică ritmului mediu, bazată pe premisa că tendința de evoluție în viitor va respectă în general un anume ritm de dezvoltare din perioada anterioară.

Metodă delphi, folosită pentru previziuni pe termen lung, care se bazează pe consultarea unui grup de specialiști referitor la o anumită problema supusă dezvoltării.

Branistormingul (asaltul de idei), prin care pe baza unor discuții de grup se urmărește obținerea unor idei privind felul în care anumite probleme viitoare se pot rezolva.

Prin caracterul obiectiv al funcției se realizează:

Precizia direcțiilor viitoare de dezvoltare a societății;

Se stabilesc obiective de ansamblu;

Se fixează căile exacte prin are obiectivele pot fi atinse;

Se clarifică resursele necesare atingerii obiectivelor, asigurarea și repartizarea acestora în funcție de priorități;

Se intersectează programele cu planuurile și planurile cu obiectivele.

Pentru practicarea corectă a funcției de previziune sunt necesare:

aprecierea corectă și considerarea atît a condițiilor prezente de funcționare a firmei cît și tendințele de evoluție a principalilor factori exogeni;

construirea unui sistem eficient de urmărire a rezultatelor obținute, asigurarea continuității în timp a planurilor și programelor de activitate;

reconsiderarea, dacă este cazul a unora dintre modalitățile lor de atingere a obiectivelor sau chiar a obiectivelor;

operaționalizarea unui sistem flexibil de corecție și înlăturare a erorilor;

utilizarea rațională a resurselor organizației indiferent de natură lor.

Funcția de organizare

Organizare = certitudinea că există resursele necesare, adică umane și fizice, pentru realizarea planurilor și atingerea scopurilor. Manifestarea funcției de organizare are drept rezultat constituirea unității ca sistem economic, se decide starea de aranjare structurile organizatorice. Ca funcție a managementului , organizarea poate fi definită ca un sistem de acțiuni desfășurate în vederea utilizării cu eficiență maximă a resurselor materiale, financiare și umane.

Funcția de organizare cuprinde acel ansamblu de activități prin care atît procesele de muncă fizică și intelectuală, cît și componentele acestora sunt definite, stabilite și delimitate în vederea grupării lor în raport cu structura organizatorică a firmei: posturi, locuri de muncă și compartimente.

Prin organizare mai putem spune că este o condiționare a dezvoltării productivității munii.

Direcții ale organizării:

definirea poziției și rolului fiecărui compartiment operațional sau funcțional;

repartizarea concretă și echilibrarea sarcinilor;

stabilirea relațiilor dintre diferitele compartimente din cadrul societății, și dintre posturile unui compartiment;

construirea unui sistem descentralizat de elaborare și după caz, de adoptare a deciziilor. Realismul deciziilor este condiționat de cantitatea și calitatea informațiilor de descriere a fenomenelor și proceselor conduse.

Organizarea are un impact direct asupra fiecărui membru a societății. Deoarece prin organizare sunt stabilite și răspunderile, sarcinile, modul în care ele urmează să fie realizate. De asemenea, sunt stabilite toate relațiile ce apar între diferitele posturi, indiferent că este vorba de relații de autoritate, cooperare sau colaborare. Exercitarea funcției de organizare are în vedere operarea cu mai multe categorii socio-economice și anume: autoritatea, responsabilitatea, răspunderea, delegarea și cooperarea.

Autoritatea este dreptul și puterea managerului asupra subordonaților de a le influență acțiunile. Autoritatea rezultă din poziția managerului în societate. În plan concret, autoritatea înseamnă a comandă, a decide, a da ordine și a controla modul de îndeplinire a acestora.

Puterea sau autoritatea poate determina eficiența în condițiile în care managerul:

folosește corect sancțiunea, că instrument necesar pentru amendarea nerealizărilor sau realizărilor noncalitative;

folosește cele mai potrivite modalități de a recompensă realizările deosebite ale subordonaților;

construiește și menține un prestigiu care rezultă nu în mod obligatoriu din poziția să ierarhică;

observă și exploatează în folosul organizației componentă creatoare, dacă această există, din activitatea subordonaților;

dovedește că, pe de o parte, posedă suficiente cunoștințe de specialitate și de conducere, iar pe de altă parte, are disponibilitatea de a și le îmbogăți, racordindu-se permanent la cerințele de informare.

După modul de manifestare, autoritarea într-o firmă poate fi: tradițională (care rezultă din poziția socială a indivizilor) și charismatică (se bazează pe faptul că managerul are calități extraordinare).

Funcția de coordonare

Funcția de coordonare a managementului are rolul de a armoniza faptele, eforturile și actele care se petrec într-o societate cu scopul de a înlesni activitatea și de a asigura succesului. Modificările din cadrul organizației demonstrează exercitarea funcției de coordonare care se compune din asigurarea unei concordanțe între diferite decizii care se crează, adoptă și care se desfășoară. Coordonarea are în vedere acțiuni și decizii care pot fi la același nivel ierarhic sau între diferite nivele ierarhice.

Funcția de coordonare este necesară datorită: influențelor la care este supusă organizația, modificărilor marcate impuse de progresul tehnic din diferitele domenii de activitate, înființarea unor activități noi.

Realizarea funcției de coordonare necesită: concretizarea unui sistem durabil de comunicare la nivelul organizației și în cadrul fiecărui compartiment care să permită managerului culegerea informațiilor și transmiterea deciziilor elaborate și adoptate, către subordonați.

Coordonarea se manifestă în două modalități: bilaterală (stabilită între manager și un subordonat) și multilaterală (comunicare concomitentă între manager și mai mulți subordonați).

Coordonarea este funcția managementului cea mai puțin formalizată deoarece este stabilită în mare măsură de componentă umană a potențialului managerului.

Funcția de antrenare

Funcția de antrenare include acele acțiuni prin care membrii unei organizații sunt convinși și determinați să participe la stabilirea și realizarea obiectivelor planificate. Opțiunea pentru participare este rezultatul unei anumite motivări, care este condiționată printre altele, de rolul și particularitățile factorului uman din cadrul unei organizații.

Funcția de antrenare are un caracter operațional și vizează nivelul de conducere și nivelul de execuție dintr-o organizație.

Practicarea funcției de antrenare nu este posibilă fără comandă. Comandă înseamnă: crearea unor hotărîri clare care trebuie să ajungă la nivelul de execuție în timp optim și existența unei corelații evidente între eficiența transpunerii în practică a dispozițiilor managerilor și calitatea informațiilor pe baza cărora aceste dispoziții au fost elaborate. Pe același plan de comandă, al doilea element de precizat al funcției de antrenare este motivarea. Performanța unei organizații rezultă din cumularea performanțelor individuale ale membrilor ei.

Performanță individuală depinde de:

• capacitatea profesională a individului

• imaginea pe care o are individul față de propriul rol în organizație

• motivația acestuia

Prin motivare se realizează o relatare a modului și nivelului de mulțumire a nevoilor individuale la realizarea obiectivelor organizației, motivația are determinări interne și cauze externe. Din punct de vedere psihologic motivația este reprezentată ca fiind o lege a organizării comportamentului individului.

Funcția de evaluare – control

Se definește ca fiind ansamblul proceselor prin care performanțele organizației sunt verificate prin raportarea realizărilor la obiectivele stabilite. Controlul se mai poate defini ca fiind confruntarea rezultatelor reale cu cele planificate și luarea unor măsuri corective în caz de nevoie.

Funcția de evaluare-control presupune parcurgerea următoarelor etape:

măsurarea performanțelor;

asemănarea realizărilor cu obiectivele și standardele stabilite inițial evidențiind abaterile produse;

stabilirea standardelor;

identificarea și explicarea cauzelor care au produs abaterile.

Managementul pune controlului unele cerințe:

apariția unui sistem informațional, în care funcționarea feed-backului să permită obținerea informațiilor necesare deciziilor impuse de apariția abaterilor;

întemeierea de către manager a controlului permanent în departamentul pe care îl conduce;

practicarea autocontrolului de către fiecare manager;

crearea unui control flexibil și ușor de adaptat la modificările de ordin tehnic, economic și social;

efectuarea controlului corectiv (orientat spre trecut feed-back control) și a controlului preventiv (orientat spre viitor feed-forward control).

Funcția de control-evaluare reprezintă ultimul moment al unui proces mnagerial complex care acoperă întreagă activitate a organizației.