Definirea Conceptului de Asigurare Materiala

Punctul de plecare în înființarea, organizarea și funcționarea unei firme îl reprezintă cererea de produse și de servicii aflată pe piață.

Pentru ca o firmă să-și îndeplinească obiectivele, aceasta trebuie să asigure resursele necesare derulării activității sale.

Obiectivele generale ale firmei se regăsesc în principal în cadrul pieței din aval, iar cele specifice în cadrul pieței din amonte.

În cadrul oricărui sistem de producție, pentru a-și realiza obiectivele generale, firma trebuie să asigure următoarele resurse:

Resuse materiale,

Resurse umane,

Resurse financiare,

Resurse informaționale.

FIG.1.1

Dintre toate aceste resurse, cele materiale capătă o importanță mai deosebită față de celelalte resurse.

În cadrul activităților care au loc în economia națională există relații permanente ce implică schimbul continuu de produse și servicii. De aici se desprinde și nevoia asigurării cu resurse materiale necesare acoperirii cererii de consum ale firmelor producătoare.

Caracteristicile acestor relații ale asigurării materiale sunt:

1. Relații de schimb între firme

Aceste relații au apărut datorită autonomiei sistemelor de producție.

2. Relații economice

Acestea au ca efect obținerea de profit în cadrul unei filiale de producție.

3. Relații economice cu efect asupra întregii activități ale firmei

Aceste relații au un rol strategic.

4. Relații determinate de raporturile de putere de pe piață

I.1.1 RELAȚIILE FIRMEI CU PIAȚA ECONOMICĂ DIN AMONTE ȘI PIAȚA ECONOMICĂ DIN AVAL

FIG. 1.2 ORGANIZAREA ACTIVITĂȚII ECONOMICE

Piața din amonte are ca activități principale asigurarea resurselor materiale, iar cea din aval se ocupă cu transmiterea produselor finite către piață.

Piața din aval este dominată de piața cererii. Pentru cu producția să se poată realiza este necesar ca cererea să fie identificată, pentru că asigurarea materială trebuie să aibă în vedere întotdeauna satisfacerea nevoilor de pe piață.

Activitățiile ce au loc în cadrul acestei piețe sunt: atragerea de clienți și vânzarea produselor finite către clienți.

Piața din amonte este piața furnizorilor. Datorită condițiilor asemănătoare oferite de diverși furnizori, fiecare firmă trebuie să-și creeze și dezvolte propriile relații cu această piață.

Etapele activității desfășurate de orice firmă în cadrul pieței furnizorilor sunt: întocmirea specificațiilor de materii prime, stabilirea necesarului de aprovizionat, studierea pieței ( alegerea materialelor și a furnizoriilor), negocierea, aprovizionarea propriu-zisă, transportul și depozitarea.

Pentru toate firmele, procesul de asigurare cu resurse materiale este reprezentat la nivel funcțional, dar și organizatoric, de activități ce stabilesc cu claritate sensul diferit de acțiune al acestuia, rolul și scopul pe care îș are în realizarea producției.

În orice proces de asigurare materială este necesară existența a doi parteneri, unul care începe acest proces și care-l determină (producător, intremediar, vânzător), și cel de-al doilea partener care oprește procesul și îl finalizează. Fără acești doi parteneri, procesul de asigurare materială nu poate exista.

Între cei 2 parteneri există relații sub forma drepturilor și obligațiilor, specifice fiecăruia în parte. Aceste drepturi și obligații constau în: calitatea, cantitatea și caracteristicile produsului, prețul, termenul de livrare, modul de plată etc.

Cu alte cuvinte se poate spune că activitatea de asigurare a resurselor materiale are rolul de a armoniza interesele "contrare" ale celor 2 parteneri ce participă la realizarea acestor relații: furnizorul și cumpărătorul.

Pentru a putea fi înțeles mai bine, procesul de asigurare cu resurse materiale poate fi prezentat și într-o viziune sistemică cu ajutorul unei scheme logice, de forma:

FIG. 1.3

Punctul A reprezintă relațiile pe care le are firma cu mediul său economic din aval.

Punctul B arată relațiile dintre subsistemul „producție” (consumator) și subsistemul „de asigurare materială”.

Punctul C ilustrează relațiile dintre firmă și mediul economic din amonte.

I.2.CONCEPTUL DE ASIGURARE MATERIALĂ

Literatura de specialitate folosește frecvent termeni precum: achiziționare, asigurare, aprovizionare, alimentare, cumpărare. Acești termeni pot avea o semnificație asemănătoare sau, în anumite situații, ei pot să difere.

Termenul de asigurare materială în literatura economică de specialitate a unor țări ca Anglia sau Franța, constă doar în noțiuni precum „ CUMPĂRARE”, „APROVIZIONARE” și „LOGISTICĂ”, iar pentru sistemele integrate de producție JIT, se folosește termenul de „GESTIUNEA FLUXURILOR MATERIALE”. Pentru acești termeni nu există o singură definiție, în cele mai multe cazuri interpretarea lor diferă de la un autor la altul.

De exemplu, o definiție dată de H.Lewis și W.England (52) termenului „a cumpăra” este aceea că: „termenul de cumpărare este un act comercial care cuprinde identificarea nevoilor, alegerea furnizorilor, negocierea prețului și a altor condiții de tranzacționare și urmărire a comenzilor până la livrarea acestora”.

Prin această definiție sfera de cuprindere a termenului de cumpărare este mult mai mare față de conținutul real al actului de cumpărare în sine.

În schimb, S.Heinritz (42) acordă o altă semificație acestui termen: „se definește funcția de cumpărare prin activitatea de procurare a materialelor de calitate și în cantitatea dorită, la momentul dorit, la un preț bun și de la o sursă bună”.

Termenul pe care literatura economică română îl folosește cel mai des este acela de „aprovizionare”. Acest termen percepe asigurarea materială ca un proces dirijat, care se limitează doar la a aduce resursele necesare conform repartițiilor.

În zilele noastre, termenul de aprovizionare este îmbogățit, căpătând denumirea de „asigurarea și gestiunea resurselor materiale”. Acest termen reflectă foarte bine realitate față de celelalte terminologii.

Asigurarea cu resurse materiale cuprinde totalitatea activităților specifice , începând de la stabilirea nevoilor materiale necesare consumului și până la derularea acestui proces.

Conceptul de MANAGEMENT AL ASIGURĂRII CU RESURSE MATERIALE vizează rezolvarea în totalitate a problemelor legate de proiectarea și adaptarea liniilor tehnologice, legate de estetică și de ambalaj, cu scopul de a asigura produse calitativ superioare și pentru a face față concurenței de pe piață.

Managementul asigurării cu resurse materiale reprezintă activitatea prin care se asigură elementele materiale și tehnice necesare producției, în volumul și structura care să permită realizarea obiectivelor generale ale firmei, în condițiile unor costuri minime și ale unui profit cât mai mare.

Deseori se face o confuzie între asigurarea materială și aprovizionarea propriu-zisă. Activitatea de asigurare materială are un conținut mult mai larg față de aprovizionare, aceasta fiind doar o parte componentă a procesului de asigurare materială.

Înainte în cadrul activității propriu-zise de aprovizionare, furnizorii se alegeau în funcție de preț. Acum, noul conținut al asigurarii cu resurse materiale este mult mai complex, în cadrul acesteia desfășurându-se activități precum:

Analiza nomenclatorului de resurse materiale;

Caracterizarea furnizorilor;

Selecția furnizorilor;

Elaborarea de strategii pe piața furnizorilor;

Negocierea cu furnizorii;

Contractarea;

Evaluarea performanțelor.

Asigurarea cu resurse materiale este o funcție a unui sistem de producție, rezultată din necesitatea unor obiective specifice, unde modul în care se asigură resursele materiale este controlat și evaluat cu ajutorul unor sisteme de apeciere a performanțelor.

FIG. 1.4 CONCEPTUL DE ASIGURARE ȘI GESTIUNE A RESURSELOR MATERIALE

Principalul obiectiv al activității de asigurare cu resurse materiale este acela de a pune la dispoziția firmei resurse materiale și tehnice de cea mai bună calitate, la locul și termenele solicitate, cu un cost cât mai minim posibil.

Acest obiectiv este realizat cu ajutorul unor activități, care pot avea loc:

1. Înaintea actului de cumpărare

Aici se stabilesc nevoile de consum și necesarul de consum, se determină modalitățile prin care resursele materiale trebuiesc asigurate, se realizează activități prin care furnizorii sunt evaluați și selecționați, iar în final se elaborează politicile de asigurare materială.

2. Achiziționarea sau cumpărarea propriu-zisă

Activitățile ce au loc aici sunt alegerea furnizorilor și negoicierea cu aceștia. După ce au loc aceste activități, se realizează contractarea și lansarea de comenzi.

3. După terminarea actului de cumpărare

Recepția cantitativă și calitativă a materialelor, precum și stabilirea modalităților de plată, sunt activitățile principale ce au loc în acest stadiu al asigurării cu resurse materiale.

4. Desfășurate în paralel cu actul de cumpărare

Principalele activități ce au loc aici sunt: depozitarea, recuperarea,valorificarea și recondiționarea resurselor materiale.

Înafară de aceste activități ce au loc în fiecare stadiu al asigurării cu resurse materiale, mai există și alte activități specifice, cu caracter strategic care se desfășoară în paralel cu asigurarea materială. Acestea sunt reprezentate de analiza pieței potențialilor furnizori, elaborarea unor strategii în ceea ce privește piața furnizorilor și aprovizionarea propriu-zisă.

CAPITOLUL II

ORGANIZAREA STRUCTURALĂ A PROCESULUI DE ASIGURARE MATERIALĂ

A vedea o firmă doar ca pe o serie de căsuțe dintr-o organigramă, ar însemna sa înțelegem greșit structura și organizarea activității de asigurare materială existente în acea firmă.

Pentru că fiecare firmă este unică în felul său, nu există un model de structură organizațională general aplicabil tuturor firmelor. Structura firmei trebuie să fie concepută astfel încât să corespundă cerințelor specifice ale firmei respective.

Asigurarea materială este o funcție a unui sistem de producție care nu operază izolat, ci ea interacționează cu celelalte funcții din firmă.

Pentru a controla și coordona întregul proces de asigurare materială, este necesar ca la nivelul firmei să se organizeze compartimente de specialitate. În funcție de volumul, tipul de activitate și mărimea firmei, acestea pot fi sub forma de departamente, divizii, servicii, direcții sau birouri.

Factorii care determină mărimea și structura acestor compartimente de asigurare materială sunt:

Mărimea firmei;

Nivelul și fecvența consumului de resurse materiale;

Structura nomenclatorului de materiale folosit în firmă;

Gradul de specializare a firmei;

Locul în care este amplasată firma față de furnizori și de consumatorii interni.

II.1 TIPURI DE STRUCTURI ORGANIZATORICE

În cadrul organizării compartimentelor de asigurare materială se pot utiliza mai multe sisteme, cum ar fi:

Sistemul funcțional, regăsit și sub denumirea de sistem pe grupe de activitate dinstincte.

Sistemul de organizare pe grupe de aprovizionare, depozitare, control și utilizare.

Sistemul de organizare într-un compartiment unic de aprovizionare-desfacere.

Sistemul de organizare într-un compartiment de asigurare materială.

Sistemul de organizare sub forma departamentului de aprovizionare.

II.1.1 SISTEMUL FUNCȚIONAL

FIG. 2.1

Acest sistem este specific firmelor mici cu un volum restrâns al resurselor materiale. Acesta este potrivit unui nomenclator restrâns de materiale în cantități mici, deoarece nu abordează unitar procesul de asigurare materială.

În cadrul acestui sistem organizarea materialelor se face pe grupe de activitate distincte. Sistemul funcțional delimitează activitățile de planificare, contractare și realizare a procesului de asigurare materială.

Sistemul poate primi sarcini atât de la șeful de compatiment, dar și de la cel de depozitare, ceea ce poate duce la apariția unor indicații contradictorii în cadrul procesului de asigurare materială.

În cadrul acestui sistem se pot întalni subunități sau grupe specializate în efectuarea unor activități de un anumit fel. Aceste subunități sunt:

1. Grupa de programare, contractare și evidență

În cadrul acesteia sunt realizate următoarele sarcini:

Determinarea necesarului de materiale necesare fabricației pe următorul interval de timp;

Este realizat programul de aprovizionare;

Selectarea furnizorilor și încheierea de contracte cu aceștia;

Stabilirea stocurilor economice.

2. Grupele operative de aprovizionare

Acestea depind de nomenclatorul de materiale și echipamente tehnice ce trebuiesc aprovizionate și de volumul resurselor care urmează să fie aduse în firmă. Sarcinile desfășurate în cadrul acestei grupe sunt:

Desfașurarea procesului de asigurare materială este urmărită de la preluarea resurselor de la furnizori, la transportarea lor și până când acestea sunt eliberate în consum;

Conducera compartimentului este anunțată imediat dacă apar dificultăți în cadrul procesului de aprovizionare;

Problemele cu furnizorii sunt rezolvate în cadrul acestei grupe;

Se ocupă cu întocmirea documentației de primire-recepție și transport;

Marfa este preluată în gestiune, pregătită și apoi eliberată în consum.

3. Grupa depozite

Cu ajutorul personalului din subordine, materialele sunt preluate și depozitate.

Aici materialele sunt pregătite pentru consum și apoi pentru predarea lor beneficiarului.

În cadrul departamentelor, materialele de la nivelul secțiilor și atelierelor sunt preluate pentru a fi vândute sau redistribuite mai apoi terților.

Dezavantajul separării activităților pe cele trei grupe este acela că poate să apară dispersarea răspunderii.

II.1.2 SISTEMUL DE ORGANIZARE PE GRUPE DE APROVIZIONARE, DEPOZITARE, CONTROL ȘI EVALUARE

În cadrul acestui sistem sunt constituite grupe specializate de materiale specifice. Grupele de materiale se ocupă cu asigurarea necesarului de resurse materiale, fie pentru un grupe restrâns de consumatori, fie pentru toți consumatorii.

Sarcinile din cadrul acestor grupe sunt bine stabilite și ajută la întocmirea documentației pentru achiziția de matreiale și la gestionarea lor până în momentul în care sunt eliberate în consum.

Angajații din fiecare grupă de materiale a acestui sistem sunt persoane cu studii superioare și care se ocupă cu coordonarea activității și care realizează activități complexe legate de prospectarea pieței, alegerea furnizorilor, rezolovarea litigiilor, negocierea, contractarea, controlul, analiza și evaluarea asigurării cu resurse materiale.

Există trei variante ale acestui sistem în funcție de cât de omogene sunt resursele și de locul unde se pot utiliza, și anume:

1. Organizarea comparimentului de asigurare materială pe grupe omogene de materiale.

FIG.2.2

Avantajele acestui sistem sunt:

Activitățile lucrătorilor sunt simplificate și specializare, datorită numărului resus de materiale și de furnizori pe o grupă;

Este eficient în conducerea activității de asigurare materială.

Dezavantajul acestui sistem este:

Nu este indicat firmelor care consumă un volum mare de materiale.

2. Organizarea compartimentului de asigurare matrială în funcție de destinația de consum a materialelor

Acest sistem este specific firmelor care, în cadrul secțiilor consumă materiale distincte. Datorită acestui fapt se pot construi în cadrul firmei grupe de aprovizionare în funcție de secția consumatoare.

FIG.2.3

Avantajele acestui sistem sunt:

Necesitățile de resurse materiale se pot cunoațte în detaliu la nivelul fiecărei grupe;

Sunt condiții bune pentru un control eficient și permanental destinației de consum a materialelor.

Dezavantajele sunt:

Numărul redus de unități care sunt cerute pentru implementare;

Nomenclatorul de materiale pentru o secție este foarte lag și de aceea există un număr foarte mare de furnizori.

3. Organizarea compartimentului de asigurare materială în sistem mixt

Acest tip de sistem îmbină avantajele celorlalte două sisteme de mai sus și elimină aproape în totalitate dezavantajele acestora.

FIG.2.4

II.1.3 SISTEMUL DE ORGANIZARE ÎNTR-UN COMPARTIMENT UNC DE APROVIZIONARE-DESFACERE

Acest sistem este specific firmelor mici cu personal redus în cadrul aprovizionării.

FIG.2.5

II.1.4 SISTEMUL DE ORGANIZARE SUB FORMA COMPARTIMENTULUI DE ASIGURARE MATERILĂ

Structura compartimentului de asigurare materială diferă de la o firmă la alta.

În cadrul firmelor mari, activitatea de asigurare materială are loc în cadrul unui departament alcătuit din patru subdiviziuni, și anume :

Planificarea și controlul – aici au loc activități precum elaborarea de prognoze și previziuni în legătură cu resursele materiale, dimensionarea stocurilor, întocmirea programelor de aprovizionare și a rapoartelor/ situaților statistice referitoare la asigurarea cu resurse materiale și la echipamentelor tehnice necesare.

Procurarea – aici are loc studierea pieței pentru depistarea eventualilor furnizori cu condiții avantajoase, se ocupă de cumpăraturile neplanificate și urmărește livrările de la furnizori.

Recepția de depozitare – se ocupă cu primirea și recepția materialelor de la furnizori,depozitarea și păstrarea resurselor materiale, securitatea și evidența lor precum și pregătirea lor pentru consum.

Transportul – aici sunt asigurate mijloacele de transport.

FIG.2.6

e

În cadrul acestor subdiviziuni există relații reciproce ce ajută la desfășurarea activităților specifice și au rolul de a evita perturbațiile și necorelările care ar avea un efect direct asupra procesului de aprovizionare materială.

II.1.5 SISTEMUL DE ORGANIZARE SUB FORMA DEPARTAMENTULUI DE APROVIZIONARE

Acest sistem este specific firmelor foarte mari, de exemplu multinaționalele, unde acesta este organizat sub forma departamentelor de aprovizionare.

În cadrul acestor subsisteme există un vicepreședinte care se află la conducerea lor.

Structura organizatorică a acestui sistem este alcătuită din trei-patru niveluri, unde în cadrul serviciilor pot intra birourile, iar în cadrul acestora grupele de specializare.

FIG.2.7

II.2 CERINȚE PRIVIND PERSONALUL CE LUCREAZĂ ÎN CADRUL ASIGURĂRII CU RESURSE MATERIALE

În orice firmă nu este atât de important care este forma sau sistemul de organizare, precum este necesitatea desfășurării activității de asigurare cu resurse materiale în concordanță cu îndeplinirea obiectivului de bază al firmei, adică funcționarea ei în condiții de eficiență, precum și obținerea de profituri cât mai mari din investițiile de capital efectuate.

După ce a avut loc alegerea sistemului de organizare al firmei, aceasta se ocupă cu repartizarea pe posturi și funcții a atribuțiilor și reponsabilităților specifice, adică a activităților pe care viitorii angajați le au de îndeplinit conform răspunderilor ce le revin.

Pentru ca această acțiune să se concretizeze, fiecărui post aflat pe orice nivel ierarhic din cadrul structurii organizatorice a compartimentului, i se repartizează sarcini și atribuții.

În cadrul activității de asigurare cu resurse materiale există un volum mare de muncă ce presupune întreținerea unor relații cât mai bune și mai eficiente cu alte firme partenere.

Personalul care lucrează în cadrul compartimentuli de asigurare materială trebuie să aibă abilitatea de a lucra în acest sistem de relații prin menținerea și dezvoltarea lui.

Personalul este selecționat pe baza unui examen profesional și psihologic. Acest lucru se impune chiar și angajaților existenți ai firmei. Aceștia sunt reexaminați periodic pentru a se vedea nivelul de pregătire pe plan profesional al fiecărui angajat în parte și dacă este nevoie să se facă reașezări de posturi, perfecționarea acestora, chiar și noi angajări.

Un rol important îl au numărul și structura pe funcții a personalului din cadrul compartimentului de asigurare cu resurse materiale. Astfel, numărul este relativ mare dacă firma realizează în principal operații de asamblare, și relativ mic dacă aceasta este integrată pe verticală.

II.2.1 STRUCTURA PERSONALULUI DIN CADRUL COMPARTIMENTULUI DE ASIGURARE MATERIALĂ PE FUNCȚII

ȘEFUL DE COMPARTIMENT

Poate fii directorul de aprovizionare,vicepreședintele responsabil cu aprovizionarea sau șeful de serviciu, birou.

Calitățile de care trebuie să dispună acesta sunt :

– privire de ansamblu, acesta chiar dacă nu dispune de o experiență vastă în domeniu, are capacitatea de a înțelege scopul asigurării cu resurse materiale, de la ținerea evidențelor și până la deplasarea fizică a materialelor.

– capacitate organizatorică.

– spirit de analiză a fenomenelor și proceselor economice.

GRUPELE DE AGENȚI (ACHIZITORI)

Acestea se află în subordinea șefului de compartiment.

Aceștia sunt „ factorii aducători de profit”, deoarece de fiecare dată când aceștia cumpără material la un preț mai mic, profitul firmei va crește cu diferența respectivă.

50 % din profit este datorat acțiunii de cumpărare a resurselor materiale.

AGENȚII DE APROVIZIONARE

În cadrul compartimentului aceștia se ocupă cu:

-studierea piețelor de materii prime și produse;

– găsirea de furnizori;

– negociere condițiilor cu furnizorii ( preț, rabat, credit);

– încheiere contractelor de livrare, achiziționare, cumpărare de materiale;

– urmărirea derulării procesului de achiziționare în raport cu prevederile contractuale;

– contractarea firmelor de transport;

– stabilirea condițiilor de deplasare a resurselor material de la furnizori la depozite.

Agenții de aprovizionare realizează o muncă complexă, care implică întreținerea unui sistem de relații privilegiate între firma furnizoare și firma pe care o reprezintă. Aceștia sunt supuși în permanență presiunile exercitate de concurență.

Angajarea lor se poate face permanent sau doar temporar chiar din zonele geografice în care își au reședința.

Durata medie de ocupare a unui astfel de post este 12-15 ani, timp în care se dovedește calitatea și loialitatea acestuia fațăde firmă.

În cazul în care acestă perioadă este depășită, pot apărea unele dezavantaje pentru firmă, și anume

– fidelitatea exagerată a agentului față de un anumit furnizor datorită unor avantaje material pe care acesta le oferă.

– dorința agentului de a rămâne în domeniul lucrativ, respingându-se lucrările de coordonare sau de concepție, ceea ce ar implica un efort suplimentar.

– acesta se va concentra mai mult spre a cumpăra cât mai repede și nu pe dorința de a menține relații de lungă durată cu furnizorii serioși.

– în opinia agentului neîndeplinirea sarcinilor este datorată altor colaboratori și nu datorită rutinei sau a obișnuinței.

– va apărea dorința agentului de aprovizionare de a fi preferat de către șef decât apreciat pentru rezultatele obținute.

Toate acestea duc la scădera randamentului agentului de aprovizionare,și implicit a firmei de care aparține.

ANALIȘTII ÎN APROVIZIONARE

Aceștia sunt persoane care au studii superioare și pregătire în domeniul economic.

Analiștii au sarcina de a întocmi studii de prognoză în domeniul aprovizionării, de a elabora strategii și programe de aprovizionare.

Ei se mai ocupă și cu analizarea gradului necesităților de consum a cererilor de materiale, cu selectarea și testarea credibilității furnizorilor, negocierea condițiilor de livrare cu aceștia, încheierea contractelor comerciale, întocmirea rapoartelor statice, urmăresc evoluția stocurilor efective și rezolvă litigiile contractuale cu partenerii.

DISPECERII ȘI SPECIALIȘTII ÎN TRANSPORTURI

Aceștia în cadrul compartimentului se ocupă cu:

– elaborarea programelor optime de transport;

– asigurarea traficului privind mișcarea materialelor în carul firmei, dar și în afara ei ;

– asigurarea mijloacelor de transport, acestea pot fi proprii sau închiriate.

În cadrul compartimentului de asigurare cu resurse materiale, mai pot exista și personae cu o calificare scăzută, de exemplu muncitorii comerciali care se ocupă cu transportul materialelor, întocmirea documentelor privind stocurile și luarea în gestiune, pecum și eliberarea materialelor în consum.

CAPITOLUL III

STUDIU DE CAZ

III.1 PREZENTAREA SOCIETĂȚII CHR.PICADILLY.SRL

III.1.1 DATELE DE IDENTIFICARE ALE FIRMEI

Denumirea societății: „CHR PICADILLY.SRL”

Forma juridică: „Societate cu Răspundere Limitată”

Ziua/luna/anul înființării: 19 iunie 1991

Adresa societății: Hotel Picadilly, centrul stațiunii Mamaia, zona Cazino, județul Constanța

Numărul de înmatriculare la Registrul comerțului: J13/2068/1991

Codul Unic de Identificare Fiscală: RO/1881979

Cod CAEN: 5510

Tipul de activitate: „Hoteluri și alte facilități de cazare”

Telefon: 0241.831.129

Fax: 0241.831.884

III.1.2 ISTORICUL FIRMEI

Societatea CHR.PICADILLY.SRL a fost înființată în anul 1991 ca firmă românească cu capital integral privat, având 2 asociați, primul având și calitatea de director general.

Domeniul principal de activtate îl constituie prestarea de servicii hoteliere și numeroase facilități de cazare.

SC.CHR.PICADILLY.SRL are în componența sa două unități, un hotel încadrat în categoria de 2 stele și un restaurant cu terasa încadrat în categoria I.

De la înființarea firmei și până în prezent, hotelul Picadilly a suferit o serie de modificări, acesta fiind renovat de-a lungul anilor, oferind astfel clienților cele mai bune condiții de cazare. Acesta pe toată durata sa de funcționare a reușit să se afirme pe piața hotelieră ca fiind unul dintre cele mai moderne și confortabile unități de cazare existente în stațiunea Mamaia, în categoria de 2 stele turistice.

În anul 2004, SC.CHR.PICADILLY.SRL, pe lânga hotel, și-a înființat și propriul restaurant, situat în același loc cu unitatea de cazare, reușind astfel să ofere clinților servicii complete de cazare și masă.

Datorită numeroaselor facilități la care pot avea acces clienții și datorită faptului că aceștia pot beneficia de servicii de calitate la un preț accesibil, societatea a reușit să-și fidelizeze o mare parte din clientelă.

III.1.3 DESCRIEREA PRINCIPALULUI OBIECTIV DE ACTIVITATE

Principalul obiectiv de activitate al firmei CHR.PICADILLY.SRL este acela de a oferi facilități de cazare și masă în cele mai bune condiții, conforme cu standardele, dând dovadă de profesionalism.

Dotările generale ale societății sunt:

– Unitatea hotelieră;

– Restaurantul;

– Parcare proprie;

– Loc de joacă pentru copii;

– Terasă;

– Grădină.

Hotelul Picadilly

Acesta este dispus pe 4 etaje, parter și recepție. Capacitatea de cazare a acestuia este de 184 de camere duble și 8 camere triple.

În cadrul hotelului se mai găsesc și o sală de conferințe care poate găzdui 80 de persoane, și un loc în care clienții hotelului își pot lăsa obiectele de valoare.

Camerele sunt dotate cu câte 2 paturi cele duble, și cu câte 3 paturi cele triple, fotolii si măsuță, aer condiționat, telefon, baie cu duș, frigider, TV cu cablu, iar camerele de la etajul patru au balcon.

Clienții mai pot beneficia și de parcare gratuită și de internet la recepție. Aceștia se mai pot bucura și de gradină, care conține loc de joacă pentru copii.

Sala de conferințe este dotată cu aer condiționat, flip-chart, ecran, videoproiector, sistem de sunet cu mixaj și acces la internet.

Restaurantul Picadilly

Acesta are o capacitate de 240 de locuri și oferă o gamă variată de meniuri din bucătăria tradițională românească, dar și din cea internațională.

Restaurantul mai are în dotarea sa și o terasă cu 100 de locuri, cu o priveliște spre lac, și un bar de zi, în care clienții se pot relaxa.

Serviciile oferite de Hotel Picadilly sunt cele de cazare și de restaurație.

O cameră pentru o singură zi de cazare diferă la preț în funcție de preferințele clienților, cum ar fi:

Cameră dublă cu aer condițiponat inclus la un preț de 190 RON;

Cameră dublă fară aer condiționat, la un preț de 170 RON;

Cameră triplă, la un preț de 200 RON.

Societatea CHR.PICADILLY.SRL pune la dispoziția clientilor sau viitorilor clienți și un pachet promoțional de 6 nopti de cazare, acesta diferind la preț și calitate. Clienții pot alege între mai multe modalități de cazare, după cum urmează:

– cazare în double superior la un preț de 282 RON;

– cazare în double superior plus demipensiune la un preț de 666 RON;

– cazare în double superior plus mic dejun inclus la un preț de 456 RON;

– cazare în double superior plus pensiune completă la un preț de 870 RON.

Hotelul Picadilly oferă și servicii suplimentare gratuite sau cu plată.

Cele incluse în tarif sunt: trezirea la ora solicitată, comandă de taxi, informații despre mersul trenurilor, primirea și expedierea corespondenței, transmiterea de mesaje.

Serviciile cu plată sunt în special cele legate de masă. Clienții pot să servească masa în retaurantul hotelului sau pe terasa acestuia, în sistem de cont valoric cu precomandă, prânzul și cina, iar micul dejun este un bufet suedez.

Aceștia plătesc pentru mic dejun suma de 25 lei/zi/persoană și pentru prânz și cină suma de 30 lei/zi/persoană.

Firma ofera posibilitatea clienților de a închiria sala de conferințe situată în interiorul hotelului pentru diferite evenimente, la un preț de 80 de lei ora sau 400 lei o zi întreagă. În acest preț intră și amenajarea sălii în funcție de preferințe, asfel: climatizare, sonorizare și microfon fără fir, flip-chart, videoproiector, acces la interne și telefon. Se pot organiza și coffe breaks la cerera clientului.

III.1.4 ORGANIZAREA SOCIETĂȚII CHR.PICADILLY.SRL

SC.CHR.PICADILLY.SRL este o firmă mică condusă efectiv de asociații firmei, în număr de 2, unde primul asociat are și calitatea de director general.

Directorul general are în subordine 20 de persoane, dintre care 15 sunt angajate pe baza unui contract de muncă pe o perioadă nedeterminată, iar 5 persoane sunt muncitori necalificați.

Societatea CHR.PICADILLY.SRL este împărțită pe 5 departamente, după cum urmează în figura următoare:

FIG.3.1

Structura departamentelor:

Departamentul Recepție

La conducerea acestuia se află șeful de recepție, subordonat direct directorului general. Acesta are în subordine 3 recepționere.

Departamentul de rezervări

În cadrul acestui departament își desfășoară activitatea 2 angajați ce se află în subordinea directorului general.

Departamentul servire clienți

Acest departament este condus de un șef de sală subordonat directorului general și are sub conducerea lui un barman și 2 ospătari.

Departamentul culinar

În fruntea acestuia se află bucătarul șef, subordonat directorului general. Acesta are în subordine un ajutor de bucătar și un bufetier.

Departamentul de etaj

Acesta este condus de o guvernantă ce are în subordine 4 cameriste, un instalator și un electrician.

Numărul de persoane angajate în cadrul firmei CHR.PICADILLY.SRL a înregistrat în ultimii ani mai multe schimbări care au afectat în mod negativ structura organizatorică a firmei.

Dacă în perioada 2009-2011 numărul angajaților s-a păstrat constant, în perioada 2012-2014 numărul acestora a scăzut semnificativ. Acest lucru se datorează factorilor externi, cum ar fi economia țării, precum și concurența cât mai acerbă din sectorul hotelier.

FIG.3.2 Fluctuația numărului de angajați

III.2 ANALIZA FACTORILOR MEDIULUI EXTERN CE ACȚIONEAZĂ ASUPRA SC.CHR.PICADILLY.SRL

III.2.1 CLINȚII FIRMEI

Datorită faptului că societatea CHR.PICADILLY își are domeniul de activitate în sectorul tuistic și oferă servicii de cazare, aceasta se adresează unor două mari categorii de clienți, după cum urmează:

– persoane fizice venite pentru a-și petrece vacanța pe litoral,

– persoane venite în interes de afaceri.

Dintre aceste două categorii, clienții vizați sunt în special cei care vin în vacanță, pentru că acestia sunt în număr mult mai mare și influențează în mod pozitiv vânzările. Aceștia reprezintă un procent de 85% din totalul clienților, iar cea de-a doua cotegorie, a clienților veniți în interes de afaceri reprezintă doar 15% din totalul acestora.

FIG.3.3 Clienții țintă

Profilul clienților țintă ai hotelului Picadilly poate fi prezentat și după următoarele criterii: demografic, geografic și economic.

Clienții țintă din punct de vedere demografic

Majoritatea clienților ce apelează la serviciile hotelului sunt persoane căsătorite, cu copii, cuprinse între vârsta de 40-60 de ani, ocupănd un procent de 60% din totalul acestora, restul având un procent mai mic.

Persoanele cuprinse între 30-40 de ani ocupă 15%, iar cei cu vârste între 20-30 de ani, un procent de 25%.

FIG.3.4

Clienții țintă din punct de vedere geografic

Clienții vizați sunt majoritatea români, cei străini ocupănd doar un mic procentaj din totalul cifrei de afaceri, după cum urmează în figura următoare:

FIG.3.5

Clienții țintă din punct de vedere economic

În urma unui studiu de piață s-a arătat că majoritatea clienților care fecventează hotelul an de an, sunt cei cu o putere de cumpărare medie. Aceștia ocupă un procent de 70 % din totalul cifrei de afaceri.

Clienții cu o putere de cumpărare mare (venituri mari) ocupă 20 %, iar cei cu venituri mici, doar un procent de 10 %.

FIG.3.6