Controlul Intern In Institutiile Publice

* Pentru fiecare criteriu de apreciere se trece semnul X, corespunzător calificativului și notei acordate.

** Nota acordată de conducătorul științific se calculează cu relația: Suma totală a notelor acordate / 10

C U P R I N S

ANEXE

1. CONTROLUL ÎN ENTITĂȚILE PUBLICE

1.1 ENTITĂȚILE ȘI INSTITUȚIILE PUBLICE: CONCEPT, ROL, ATRIBUȚII

Entitățile și instituțiile publice au un rol important în cadrul statului deoarece prin intermediul acestora acesta își îndeplinește funcțiile sale. De asemenea, procesele economice în economia de piață sunt influențate de stat prin prisma pârghiilor economico-financiare, utilizate în vederea corectării dezechilbrelor la nivel macroeconomic.

Sfera de cuprindere a entităților și instituțiilor publice este vastă, statul acționând practic în toate domeniile vieții economice și sociale. Una din caracteristicile cele mai importatante ale economiilor secolului XXI o reprezintă expansiunea sectorului public. Statul, prin intermediul instituțiilor și a întreprinderilor a acționat, în funcție de politica urmată în diferite perioade, asupra redistribuirii produsului intern brut în economie, a influențat pozitiv sau negativ desfășurarea anumitor activități.

Instituțiile și entitățile publice reprezintă acele unități economice instituționalizate, a căror funcție principală constă în redistribuirea veniturilor și avuției pe seama serviciilor prestate populației în cazurile în care întreprinderile, firmele nu oferă astfel de servicii pe piață sau le oferă în cantități insuficiente.

Ordonanța guvernului privind controlul intern și controlul financiar preventiv respectiv legea auditului public intern definesc noțiunile de entități și instituții publice enumerând exemple în acest sens, după cum urmează.

Conform ordonanței guvernului privind controlul intern și controlul financiar preventiv entitatea publică reprezintă o ” autoritate publică, instituție publică, companie/societate națională, regie autonomă, societatea comercială la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acționar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administează fonduri publice și/sau patrimoniu public”, în timp ce instituția publică reprezintă ” Parlamentul, Administrația Prezidențială, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administrației publice, alte autorități publice, instituțiile publice autonome, precum și instituțiile din subordinea acestora, indiferent de modul de finanțare a acestora” .

În conformitate cu legea privind auditul public intern entitatea publică este ”auroritatea publică, instituția publică, compania/societatea națională, regia autonomă, societatea comercială la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acționar majoritar și care are personalitate juridică, precum și entitatea finanțată în proporție de peste 50% din fonduri publice”, iar intituția publică reprezintă ”denumire generică ce include Parlamentul, Administrația Prezidențială, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administrației publice, alte autorități publice, instituțiile publice autonome, initățile aministrativ-teritoriale, respectiv comunele, orașele, municipiile, județele, sectoarele și municipiul București, instituțiile publice centrale și locale subordonate, aflate în coordonarea sau sub autoritatea altor entități publice, indiferent de modul de finanțare a activității lor”.

Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată și actualizată, include în sfera sectorului public și instituțiile publice mici care ”derulează un buget anual de până la nivelul echivalentului în lei a 100.000 euro pe o perioadă de 3 ani consecutivi”, precum și instituțiile autorizate care sunt ”instituții de învățâmânt superior acreditate în România, precum și furnizorii de formare profesională autorizați de Consiliul Național al Calificărilor și al Formărilor Profesionale a Adulților (CNCFPA)”.

Pentru o mai bine cunoaștere a sferei de cuprindere a sectorului public, Fondul Monetar Internațional susține că sectorul public cuprinde entitățile ce aparțin administrației guvernamentale centrale și locale pe de o parte, și entitățile cu scop productiv, angrenate în mecanismul pieței și care urmăresc obținerea de profit pe de altă parte.

Totuși, care este rolul instituțiilor publice în domeniul în care activează și în ansamblul sectorului public?

Pentru realizarea sarcinilor și funcțiilor ce-i revin, statul organizează o întinsă rețea de instituții publice. Acestea desfășoară activități din sfera nematerială.

Rolul instituțiilor publice este acela de a oferi produse și servicii publice de cea mai bună calitate pentru satisfacerea nevoilor personale ale societății în condiții de eficiență economică.

Instituțiile publice, într-un stat democratic au următoarele funcții:

pregătirea și adoptarea actelor normative;

aplicarea corectă a legilor;

supravegherea aplicării corecte a legilor adoptate.

Principalul obiectiv al unei instituții publice este servirea interesului public, iar pentru a acoperi cerințele societății secolului XXI crearea unor instituții specifice este vitală.

Privatizarea unor servicii publice a condus trecerea unor instituții pe plan secundar, iar datorită controlului guvernamental prea rigid, instituțiile publice și-au pierdut statutul de entități independente, nefiind agreate de public. O mare importanță, în ceea ce privește succesul unei instituții publice o au guvernele care trebuie să găsească mecanismele de motivare și control adecvate.

Misiunea instituțiilor publice reprezintă un ansamblu de orientări fundamentale privind:

produsele și serviciile publice oferite pentru satisfacerea nevoilor generale și specifice;

segmentul de piață din sectorul public căruia i se adresează;

nivelul administrativ;

unitatea administrativ-teritorială și colectivitatea locală unde sunt oferite serviciile;

mijloacele tehnice folosite pentru producerea și furnizarea lor;

viziunea reprezentanților managementului instituției publice cu privire la funcționarii publici, particularitățile unității administrativ-teritoriale și de sectorul public în care își desfășoară activitatea.

1.2 ORDONATORII DE CREDITE

Conducătorii instituțiilor publice sunt ordonatorii de credite. Aceștia sunt în strânsă legătură cu execuția bugetară, cu activitatea de încasare a veniturilor bugetare și de efectuare a plății cheltuielilor aprobate prin buget instituției. Ordonatorii de credite au competențe și responsabilități în elaborarea și executarea bugetului și a modului de gestionare a acestuia.

Legea finanțelor publice clasifică ordonatorii de credite în funcție de rolul pe care aceștia îl au pe linia de finanțare bugetară după cum urmează:

ordonatori principali de credite,

ordonatorii secundari de credite,

ordonatorii terțiari de credite.

Ordonatorii principali de credite ai bugetului de stat, bugetele locale, bugetul asigurărilor sociale de stat și ai bugetelor fondurilor speciale sunt:

miniștri și conducătorii organelor de stat centrale care sunt ordonatorii principali ai bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale și fondurilor speciale;

președinții consiliilor județene, primarul general al municipiului București, primarii sectoarelor acestuia, primarii municipiilor, orașelor, comunelor sunt ordonatori principali de credite bugetare.

Creditul bugetar reprezintă suma aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care se pot ordonanța și efectua plăți în cursul anului bugetatr pentru angajamentele contractate în cursul exercițiului bugetar și/sau din exercițții anterioare pentru acțiuni multianuale, respectiv se pot angaja, ordonanța și efectua plăți din buget pentru celelalte acțiuni.

Ordonatorii principali de credite repartizează creditele aprobate, pentru bugetul propriu și pentru bugetele instituțiilor ierarhic inferioare ai căror conducători sunt ordonatori secundari sau terțiari.

Ordonatorii principali de credite pot delega această calitate înlocuitorilor de drept, secretarilor generali sau altor persoane împuternicite conform legii. În cazul delegării calității de ordonator principal de credite se vor preciza limitele și condițiile delegării.

Ordonatorii secundari de credite sunt conducătorii instituțiilor publice cu personalitate juridică din subordinea ordonatorilor principali de credite și au în subordine alte instituții cu personalitate juridică pentru care repartizează credite bugetare. Ei aprobă efectuarea cheltuielilor din bugetele proprii și din bugetele fondurilor speciale

Ordonatorii terțiari de credite utilizează creditele bugetare ce le-au fost repartizate pentru nevoile proprii ale unității afalte în subordinea acestora.

Diferența dintre ordonatorii secundari de credite și ordonatorii terțiari de credite constă în faptul că ordonatorii secundari mai au în subordine alte instituții publice cu personalitate juridică iar cei terțiari administrează doar propria unitate.

Toate tipurile de ordonatori de credite au obligația de a angaja și utiliza creditele bugetare numai în limita prevederilor și destinațiilor aprobate, pentru cheltuielile strict legate de activitatea instituțiilor publice cu respectarea dispozițiilor legale afalte în vigoare.

Conform Legii Finanțelor Publice Locale, principalele atribuții ale ordonatorilor de credite sunt:

angajarea, lichidarea și ordonanțarea cheltuielilor în limita creditelor bugetare repartizate și aprobate;

realizarea veniturilor;

angajarea și utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare;

integritatea bunurilor încredințate instituției pe care o conduc;

organizarea și ținerea la zi a contabilității și prezentarea la termen a situațiilor financiare asupra situației patrimoniului aflat în administrare și execuției bugetare;

organizarea sistemului de monitorizare a programului de achiziții publice și a programului de lucrări de investiții publice;

organizarea evidenței programelor, inclusiv a indicatorilor aferenți acestora;

organizarea și ținerea la zi a evidenței patrimoniului, conform prevederilor legale;

organizarea activității de control financiar preventiv propriu și a activității de audit intern;

organizarea inventarierii anuale a patrimoniului instituțiilor publice.

1.3 CONTROLUL INTERN ÎN INSTITUȚIILE PUBLICE

Odată cu aderarea României la Uniunea Europeană s-au început demersurile pentru reformarea administrației publice din țara noastră. Se are în vedere implementarea standardelor internaționale, schimbarea opiniei publice cu privire la serviciile oferite de instituțiile publice precum și transparența în ceea ce privește cheltuiala banului public.

În acest sens atât organismele internaționale cât si cele naționale depun eforturi generale pentru îmbunătățirea capacității administrative, a managementului precum și asupra modului prin care este alcătuit, la momentul actual sectorul public.

Controlul intern poate fi considerat ca fiind un proces realizat atât de conducerea unei entități publice cât și de personalul acesteia. Controlul are ca scop identificarea riscurilor precum și asigurarea cu privire la exercitarea misiunii entitații și atingerea obiectivelor acesteia.

Controlul reprezintă o verificare permanentă, periodică sau inopinată, facută într-un domeniu cu scopul de a cunoaște realitățile și modul cum se desfășoară activitatea spre a preîntâmpina sau a lichida eventualele lipsuri și a îmbunătăți activitatea.

Scopul controlului este de a releva abaterile, lipsurile, deficiențele pentru a le remedia și evita în viitor.

Controlul se manifestă prin forme diferite, spre exemplu: controlul economic, controlul financiar, controlul sanitar, controlul tehnologic și tehnic, controlul comercial etc.

Controlul intern este un proces dinamic care se adaptează la modificările intervenite la o organizație. Pentru identificarea corectă a tuturor riscurilor la care poate fi supusă o instituție este necesară implicarea atât a conducerii cât și a personalului instituției. Tot ei trebuie să se asigure că misiunea și obiectivele generale ale instituției sunt îndeplinite.

Sistemul de control intern se împletește cu activitățile entității și are cea mai mare eficiență când este creat în infrastructura acesteia și face parte din esența instituției.

De-a lungul timpului controlul intern a fost definit în numeroase feluri:

1977, Ordinul Experților Contabili din Franța definea controlul intern ca o ”totalitate a măsurilor care contribuie la deținerea controlului asupra intreprinderii. Are ca scop asigurarea protecției patrimoniului, aplicarea instrucțiunilor conducerii și favorizarea îmbunătățirii performanțelor”.

1978, Comitetul Consultativ de Contabilitate din Marea Britanie afirma: ”controlul intern cuprinde totalitatea sistemelor de control, financiare și de lată natură, implementate de către conducere pentru a putea desfășura afacerile intreprinderii într-o manieră ordonată și eficace, pentru a asigura respectarea politicilor de gestiune, pentru a proteja activele și pentru a garanta exactitatea și completitudinea informațiilor înregistrate”.

1978, Institutul American al Contabililor Publici Certificați: ”controlul intern este format din planurile de organizare și din toate metodele și procedurile adoptate în interiorul unei întreprinderi pentru ai proteja activele, pentru a contola exactitatea informațiilor furnizate de către contabilitate, pentru a crește randamentul și a asigura aplicarea instrucțiunilor conducerii”.

1992, Comitetul de Sponsorizare a Organizațiilor Comisiei Treadway din S.U.A. definea controlulul intern ca fiind ”un proces implementat de consiliul de administrație, conducere și alți membrii ai personalului unei entități, care își propune să furnizeze o asigurare rezonabilă cu privire la atingerea următoarelor obiective: eficacitatea și eficiența funcționării, fiabilitatea informațiilor financiare, respectarea legilor și regulamentelor”.

1995, Institutul Canadian al Contabililor Autorizați: ”controlul intern este constituit din elementele unei organizații care, în mod colectiv, ajută personalul să realizeze obiectivele organizației: eficacitatea și eficiența funcționării, fiabilitatea informațiilor externe și interne, respectarea legilor, regulamentelor și politicilor interne”.

Luând în considerare definițiile menționate anterior putem spune că pentru a deține controlul asupra funcționării activităților unei instituții în raport cu obiectivele fixate, atât conducerea cât și personalul instituției trebuie să implementeze un ansamblu de elemente privind controlul intern.

În România, începând cu anul 1999 s-a introdus în sistemul de control prin Ordonanța Guvernului 119/1999 un sistem de control intern și audit guvernamental pentru entitățile publice într-o manieră europeană, în sensul că legea prevede atribuțiile generale și specifice acestuia, în timp ce modul de organizare și exercitare rămâne la latitudinea conducătorilor entităților publice.

Practica internațională impune separarea clară a activităților de audit intern și cele de control intern și recomandă conturarea unui sistem de control intern și a unei structuri de audit intern în coordonarea conducătorilor entităților, capabile să răspundă la riscurile actuale cu care se confruntă entitățile.

Elementele esențiale ale activității de controlo sunt cunoașterea stărilor de lucru ideale, constatarea realității practice și compararea acestora.

Pentru realizarea unui control cât mai eficient este necesar parcurgerea mai multor etape. În primul rând, entitățile trebuie să stabilească situația ideală pe baza obiectivelor, devizelor, a sarcinilor, previziunilor etc. Următorul pas în realizarea unui control eficient este acela de a preciza abaterile permise în desfășurarea activității, cu mențiunea că acestea trebuie cunoscute anticipat. Al treilea pas îl constitue determinarea situației reale constatată ca urmare a efectuării verificărilor de către organele de control, ulterior se vor compara situația inițială cu cea rezultată după control avându-se în vedere abaterile admise. Formularea concluziilor este ultimul pas în realizarea eficientă a contolului și constă în interpretarea deficiențelor constatate precizând semnificația acestora eventual chiar menționând propuneri pentru remedierea acestora.

Un control intern eficient furnizează conducerii informații cu privire la progresul sau inexistența acestuia pa calea atingerii obiectivelor. Trebuie avut totuși in vedere faptul că un control intern nu poate transforma un sistem ineficient într-unul performant dar poate reduce probabilitatea neatingerii obiectivelor.

Conducerea unei entități trebuie să actualizeze permanent controalele, să comunice personalului modificările apărute și să constituie un exemplu prin aplicarea acestora.

Obiectivele generale ale controlului intern sunt următoarele:

realizarea atribuțiilor instituției publice în condiții de regularitate, eficacitate, economicitate și eficiență;

protejarea fondurilor publice împotriva pierderilor datorate erorii, risipei, abuzului sau fraudei;

respectarea legii, a reglementărilor și a deciziilor conducerii;

dezvoltarea și întreținerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare și difuzare a datelor și informațiilor financiare și de conducere și dezvoltarea unor sisteme de proceduri de informare publică adecvată prin raportări periodice.

Aceste obiective generale reprezintă țintele spre care își va orienta activitatea fiecare manager al entităților publice. Construirea unui bun sistem de control este un proces de durată ce impune implicarea colectivă și individuală a fiecărei persoane din cadrul entităților.

Ceea ce putem afirma despre control este faptul că acesta nu reface munca structurilor ierarhice, nu intinde curse și nu este menit pentru a descoperii vinovații ci rolul acestuia constă în îndrumarea celui controlat, prin motivarea acestuia. Controlul este feedback-ul procesului managerial și prin aceasta, impulsul acțiunii manageriale continue.

Unitatea Centrală de Armonizare a Sistemelor de Management Financiar și Control menționează faptul că o strategie de control va rămâne un simplu deziderat dacă nu sun asigurate următoarele premise absolut necesare:

stabilirea precisă a activităților, atribuțiilor, sarcinilor și a obiectivelor acestora pe compartimente și posturi de execuție și de conducere;

atribuirea de competențe adecvate, exact delimitate, pentru îndeplinirea sarcinii atribuite;

stabilirea în mod corect a responsabilităților individuale, pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite;

existența procedurilor scrise, pentru fiecare activitate care se desfășoară în cadrul entității publice.

De menționat faptul că procedurile mai sus menționate sunt în același timp atât proceduri operaționale cât și de control.

Principalele funcții ale controlului sunt:

funcția de cunoaștere și evaluare ce constă în posibilitatea urmăririi modului de îndeplinire a obiectivelor stabilite;

funcția de prevenire reprezintă preîntâmpinarea abaterilor de la prevederile și normele legale aflate în vigoare. De reținut faptul că o entitate prin intermediul acestei funcții a controlului deoarece nu implică costuri ulterioare, este mai bine să previi decât să remediezi o eroare.

funcția de perfecționare a activității și de educare a participanților, aceasta orientează activitățile entității spre obiectivele propuse, previne și înlătură risipa de efort uman și mijloace materiale.

funcția de reglare a activității și de corectare a dereglărilor se realizează prin intermediul procedeelor și tehnicilor specifice controlului financiar. Prin această se constată abaterile, neregurile efectuate iar punerea în vigoare a constatărilor asigură corectarea și aducerea acestora la parametrii normali. Diferența între funcția de reglare și cea de corectare constă în faptul că prima se realizează pe toată perioada desfășurării unei activități iar corectarea intervine la încheierea unei etape.

funcția de îndrumare constă în activitatea de îndrumare pe care organele de control o desfășoară concomitent cu activitatea de control. Controlul nu ar trebui să se limiteze doar la a constata abateri și la a sancționa ci acesta trebuie să acorde asistență de specialitate celor contolați pentru îmbunătățirea activității acestora.

funcția coercitivă rezultă din prevederile legale aflate în vigoare care reglementează sfera de acțiune a activităților.

funcția recuperatorie constă în descoperirea, stabilirea și recuperarea pabugei, precum și prin aplicarea unor măsuri împotriva celor răspunzători pentru producerea pagubei.

Controlul este benefic oricărei entități atât timp cât acesta este tratat cu obiectivitate și cu profesionalism. Poate preveni cheltuieli ilegale, chiar ineficiente poate remedia pagubele aduse patrimoniului unei entități.

Cele mai clare și mai importante surse informaționale în ceea ce privește analiza financiară a entităților o reprezintă situațiile financiare cum ar fi: bilanțul, contul de de profit și pierdere, anexele etc. Deci, din punct de vedere economic putem clasifica controlul în:

control tehnic ce vizează aspectele tehnologice ale proceselor de producție, parametrii necesari bunei fucnționări a activității entității etc.

control economic ce vizează modul de utilizare a resurselor umane și modul de gospodărire, consumul de materii prime și materiale etc.

control financiar, acesta vizează activități de elaborare a bugetului, execuția acestuia, respectarea normelor și legilor în vigoare, descoperirea eventualeor fraude etc.

Totuși clasificarea controlului financiar intern este una laborioasă deoarece există numeroase criterii după care acesta poate fi clasificat, după cum ar fi:

Din punct de vedere al momentului în care se efectuează:

controlul financiar preventiv, acesta implică verificarea și analiza activității economice și financiare sub aspectul legalității, oportunității și necesității operațiunilor.

controlul financiar concomitent, acesta acționează sistematic zi de zi și are ca scop intervenția operativă.

controlul financiar ulterior, se realizează după desfășurarea acțivităților economice sau financiare pe baza documentelor contabile și are ca obiective principale:

existența și utilizarea rațională a patrimoniului;

aplicarea corectă a legislației cu caracter financiar și contabil;

modul de efectuare a cheltuielilor și realizarea veniturilor;

analiza situației financiare.

Din punct de vedere al ariei de cuprindere:

controlul general sau de fond cuprinde toate sectoarele de activitate ale entității.

controlul parțial vizează doar anumite sectoare de activitate ale unei entități, eventual sectoarele suspectate de fraude.

controlul total vizează o analizare în profunzime a tuturor documentelor și operațiunilor efectuate de către o entitate publică.

controlul prin sondaj se realizează prin alegerea unor documente sau operațiuni considerate reprezentative pentru instituția respectivă.

controlul mixt are ca principală caracteristică folosirea concomitentă a formelor de control mai sus enumerate.

Din punct de vedere al scopului urmărit:

controlul tematic vizează verificarea unor documente, operațiuni, activități concrete.

controlul complex depășește granițele activităților economice verificându-se și aspectele juridice, sociale, tehnice etc.

controalele repetate vizează urmărirea evoluției unei entități într-o perioadă de timp mai mare.

controlul sub formă de anchetă are ca și punct de plecare sesizări, reclamații. Persoanele implicate vor da declarații verbale și scrise.

Din punct de vedere al modalităților de exercitare:

controlul faptic este cea mai eficientă formă de control și presupune verificarea la fața locului a documentelor, activelor, stocurilor, producției în curs de execuție în special prin inventarierea patrimoniului.

controlul documentar presupune verificarea indirectă a operațiunilor în actele contabile.

Din punct de vedere al poziției organelor de control:

controlul intern exercitat de persoane din cadrul entității. În acest caz răspunzător pentru organizarea controlului este conducătorul entității, iar realizarea acestuia se face de către șefii de departamente, compartimente etc.

controlul extern este exercitat de organele superioare cum ar fi Curtea de Conturi a României, Ministerul Finanțelor etc.

1.4 Evaluarea controlului intern în instituțiile publice (audit public intern, Curtea de Conturi)

Fiecare entitate și instituție din sectorul public are obligația de a analiza sistematic, cel puțin odată pe an, riscurile legate de desfășurarea activităților sale, să elaboreze planuri corespunzătoare în direcția limitării posibilelor consecințe ale acestor riscuri și să numească responsabili pentru aplicarea planurilor respective.

După cum am menționat anterior, o entitate publică își orientează activitățile pentru a-și realiza obiectivelor propuse, iar activitățile acesteia se desfășoară într-un mediu reglementat în care obiectivele sunt stabilite prinb legi, acte normative, regulamente și politici interne.

Pentru a fi monitorizate, obiectivele unei entități trebuie exprimate prin indicatori de rezultate. În acest sens s-a elaborat Codul controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial aprobat prin Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 946/2005 modificat și actualizat prin Ordinul nr. 1423/2012.

Unul dintre cele mai importante standarde ce compun codul mai sus menționat este standardul referitor la managementul riscurilor. În cadrul oricărei entități sau instituții pot apărea situații sau evenimente, care au drept consecință neatingerea obiectivelor sau pot constitui oportunități ce trebuiesc exploatate. Aceste situații sau evenimente ce pot influența pozitiv sau negativ o entitate poartă denumirea de risc.

Riscurile trebuie identificate și evaluate de către orice entitate publică deoarece este mult mai bine să previi decât să remediezi o eroare, costul fiind mult mai scăzut nefăcându-se astfel risipă de timp, forță de muncă și bani.

Existența riscului presupune adoptarea unor măsuri pentru preîntâmpinarea producerii acestuia. Toate metodele, standardele și procedurile existente pot fi denumite control intern, fiindcă prin intermediul acestora se obțin asigurări ca obiectivele propuse vor fi atinse.

Oricum, în managementul riscurilor, nu modelele și tehnicile sunt cele mai importante, ci atitutdinea față de risc, iar aceasta este, în primul rând, un aspect al culturii organizaționale ce se formează în timp, și nu un rezultat al unor norme imperative.

Trebuie avut în vedere faptul că riscurile nu dispar odată cu implementarea controlului intern. Riscul care persistă după aplicarea măsurilor de control intern este denumit risc rezidual. Acest tip de risc este consecința faptului că riscurile inerente nu pot fi controlate în totalitate, incertitudinea rămânând și în urma măsurilor adoptate.

Gestiunea riscurilor reprezintă identificarea și evaluarea riscurilor, modul de reacționare în fața riscurilor ce constă în implementarea unor mijloace de control care atenuează posibilitatea apariției și consecințele acesteia în caz de materializare.

Managementul riscurilor este un proces efectuat de conducerea și celalalt personal al organizației constând în: definirea strategiei ce trebuie aplicată; identificarea și evaluarea riscurilor ce pot afecta organizația ce se desfășoară, ținând cont de parteneriate și de mediu; controlul riscurilor astfel încât acestea să se încadreze în limitele toleranței la risc; monitorizarea, revizuirea și raportarea continuă a situației riscurilor, beneficiindu-se de experiența acumulată, pentru a se obține o garanție rezonabilă cu privire la realizarea obiectivelor organizației.

Elementele enumerate mai sus sunt reflectate într-o schemă menită să sugereze procesul, numită model de management al riscurilor:

Figura 1.1 – Model de management al riscurilor

(Adaptare după Metodologie de implementare a standardului de control intern ”managementul riscurilor”, Ministerul Finanțelor Publice)

Putem afirma că managementul riscurilor reprezintă de fapt controlul intern deoarece aceasta asigură organizația că obiectivele vor fi atinse. Managementul riscurilor înseamnă responsabilitate, iar managerul trebuie să gestioneze amenințările la care organizația poate fi supusă.

Managementul riscurilor are trei trăsături principale:

impune modificarea stilului de management, prin prisma faptului că managerii trebuie să adopte un stil de management reactiv prin implementarea unor măsuri susceptibile de a atenua manifestarea riscurilor. Trebuie avut în vedere faptul că importante sunt rezultatele și nu efortul depus de manageri, deoarece țelul este reprezentat de atingerea obiectivelor.

facilitează realizarea eficientă și eficace a obiectivelor organizației.

asigură condiții de bază pentru un control intern sănătos.

La entitățiile publice evaluarea controlului intern de către auditorii publici externi, mai exact Curtea de Conturi, are în vedere sistemele de control intern în raport cu standardele de management și control intern.

Auditorii Curții de Conturi iau în considerare și rezultatele activității serviciului de audit intern, verificând dacă informațiile furnizate sunt credibile și utile. Aceștia detectează și corectează eroriile din operațiunile economice efectuate de entitate, verifică dacă există legătură între obiectivele entității publice și controalele interne în condiții de economicitate, eficiență și eficacitate.

În urma evaluării auditorii stabilesc dacă sistemul de control intern a fost proiectat conform reglementărilor legale și acordă calificative: foarte bine, bine, satisfăcător, nesatisfăcător.

Entitățiile publice care sunt verificate de către Curtea de Conturi, sunt obligate să transmită acesteia, până la finele trimestrului I, pentru anul precedent, un raport privind modul de realizare a activității de audit intern.

Auditorii publici externi, în evaluarea activității unei entități, trebuie să analizeze dacă sunt respectate cerințele controlului intern, respectiv dacă persoanele care gestionează fonduri publice sau patrimoniul public realizează o bună gestiune financiară prin asigurarea legalității, regularității, economicității, eficienței și eficacității în utilizarea fondurilor publice și în administrarea patrimoniului public. În acest sens, trebuie analizate următoarele aspecte:

în ce măsură/grad, entitatea publică a realizat dezvoltarea și întreținerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare și diseminare a datelor și informațiilor financiare și de conducere, precum și a unor sisteme și proceduri de informare publică adecvată prin realizarea unor rapoarte periodice.

dacă managerul entității și-a îndeplinit obligația legală de a asigura elaborarea, aprobarea, aplicarea și perfecționarea structurilor organizatorice, reglementărilor metodologice, procedurilor și criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerințele generale și specifice de control intern.

dacă managerii entității au asigurat îndeplinirea obiectivelor generale prin evaluarea sistematică și menținerea la un nivel considerat acceptabil a riscurilor asociate structurilor, programelor, proiectelor sau operațiunilor.

dacă managerul entității a realizat asigurarea unei atitudini de cooperare a personalului de conducere și de execuție, care are sarcina de a răspunde în orice moment solicitărilor managerului și dacă a sprijinit efectiv controlul intern prin instruirea personalului în vederea asigurării acestei atitudini.

dacă managerul entității a îndeplinit cerința legală de asigurare a integrității și competenței personalului de conducere și de execuție, a cunoașterii și înțelegerii de către acesta a importanței și rolului controlului intern, inclusiv prin instruirea personalului în acest sens.

dacă personalul de conducere exercită o supraveghere continuă a tuturor activităților și dacă, ori de câte ori se constată încălcări ale legalității și a regularității în efectuarea unor operațiuni sau în realizarea unor activități în mod neeconomic, ineficace, sau ineficient, acționează corectiv, prompt și responsabil (instruirea personalului în vederea desfășurării acțiunilor corective).

dacă au fost stabilite de către conducătorul instituției publice, obiectivele specifice ale controlului intern, astfel încât acestea să fie adecvate, cuprinzătoare, rezonabile și integrate misiunii entității (obiective SMART).

dacă managerul entității publice a respectat obligațiile prevăzute de cerințele controlului intern cu privire la obiectivele specifice ale controlului intern, respectiv:

înregistrarea de îndată și în mod corect a tuturor operațiunilor și evenimentelor semnificative;

asigurarea aprobării și efectuării operațiunilor exclusiv de către persoane special împuternicite în acest sens;

separarea atribuțiilor privind efectuarea de operațiuni între persoane, astfel încât atribuțiile de aprobare, control și înregistrare să fie, într-o măsură adecvată, încredințate unor persoane diferite;

asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile entității (a direcțiilor/departamentelor/compartimentelor);

accesarea resurselor și documentelor numai de către persoane îndreptățite și responsabile în legătură cu utilizarea și păstrarea lor.

dacă managerul entității publice a îndeplinit obligația legală de reflectare în documente scrise a organizării controlului intern, astfel încât acestea să fie disponibile cu promptitudine pentru a fi examinate de către cei în drept.

dacă prin controlul financiar preventiv s-a efectuat o verificare sistematică a proiectelor de operațiuni din punct de vedere al legalității, regularității și încadrării în limitele creditelor bugetare sau creditelor de angajament, după caz, stabilite potrivit legii.

dacă managerul entității publice, (împreună cu directorul economic, șeful contabil, șeful compartimentului de audit intern și controlorul financiar preventiv) a îndeplinit obligația de a organiza și exercita controlul financiar preventiv, respectiv dacă a îndeplinit sarcina legală de stabilire a proiectelor de operațiuni supuse controlului financiar preventiv cu respectarea dispozițiilor legale.

dacă operațiunile, înainte de a fi avizate de către șefii compartimentelor de specialitate, de a se primi viza de control financiar preventiv și de a fi aprobate de către conducătorul instituției publice, au îndeplinit prevederile legislației în domeniu.

dacă structura de specialitate juridică a pus viza juridică pe documente respectând în totalitate prevederile legislative în domeniu. Controlul intern organizat la nivelul instituției publice, include și avizul de legalitate acordat de către consilierul juridic asupra actelor cu caracter juridic, înainte de aprobarea acestora de către conducătorul instituției publice.

dacă managerul entității publice, directorul economic, șeful contabil au elaborat proiectul de buget în baza programelor care se fundamentează pe obiective precise și indicatori de rezultate și de eficiență.

dacă managerul entității a dispus măsurile necesare pentru elaborarea și/sau dezvoltarea sistemelor de control intern inclusiv a documentelor pentru procedurile activităților.

dacă managerul entității a introdus în programele de dezvoltare a sistemelor de control managerial obiectivele, acțiunile, responsabilitățile și termenele de aplicare.

dacă managerul entității publice prin act de decizie internă a constituit structuri cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică cu privire la sistemele proprii de control managerial.

dacă managerul entității publice a raportat progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemelor de control managerial, precum și situațiile deosebite observate în acțiunile de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică derulate de structurile cu aceste atribuții.

Este foarte important ca în concluziile formulate de către auditorii publici externi să cuprindă suficiente informații din care să se poată face o analiză corespunzătoare cu privire la proiectarea și funcționarea sistemului de control intern în entitățile publice.

Auditorii externi trebuie să evalueze activitatea auditului intern din entitățile publice din următoarele considerente:

auditul intern este parte componentă a sistemului de control intern.

activitatea auditorilor poate fi utilizată pentru obținerea unei părți a probelor de audit care este necesară îndeplinirii obiectivelor misiunii de audit public extern.

O alta componentă importantă în evaluarea controlului intern în entitățile publice este auditul intern. Acesta se realizează de compartimentele de audit public intern din cadrul entităților.

Auditorii publici interni verifică dacă s-a instituit funcția de evaluare a controlului intern care să elaboreze politici, planuri și programe de efectuare a acestor acțiuni.

Principalele cerințe ale controlului intern derivă din:

verificarea operatiunilor garantează contribuția controalelor interne la realizarea obiectivelor.

evaluarea eficacității controlului se poate referi la ansamblul obiectivelor entității.

managerul stabilește evaluarea eficacității controlului.

managerul asigură verificarea și evaluarea în mod continuu a funcționării sistemului de control intern și a elementelor sale.

Documentele care reflectă organizarea formală a entității publice sunt:

organigramele prin care sunt reprezentate grafic structurile organizatorice ale întregii entități. În cadrul acesteia sunt precizate relațiile între compartimente, fluxurile decizionale și informaționale între ele, numărul posturilor de conducere și de execuție.

regulamentul de organizare și funcționare, acesta reglementeazăactivitățile, competențele și responsabilitățile ce revin posturilor de conducere si execuție pe compartimente, precum și relațiile dintre ele.

fișele de post sunt documente în care sunt prevăzute caracteristicile esențiale și cuprinde denumirea postului, obiectivele, sarcinile, competențele, responsabilitățile, relațiile cu alte posturi, calități, aptitudini etc.

2 ORGANIZAREA CONTROLULUI INTERN LA PRIMĂRIA COMUNEI MĂIERUȘ

2.1 PREZENTAREA PRIMĂRIEI MĂIERUȘ

Unitatea administrativ teritorială Măieruș face parte din zona istorică numită Țara Bârsei și este delimitată de localitățile Apața la nord, Belin și Hăghig la est și sud-est, Feldioara la sud și Comana și Hoghiz la vest.

Comuna Măieruș este situată la 31 km de municipiul Brașov, la 37 km de orașul Rupea, 10 km de Feldioara și 6 km de Apața. Comuna aparține regiunii istorice Țara Bârsei și se află pe DN13 și E60.

Dintre obiectivele turistice importante de pe raza comunei Măieruș putem aminti:

Biserica Evanghelică;

Incintă fortificată din secolul XV;

Biserica Ortodoxă „Adormirea Maicii Domnului”;

Monumentul Eroilor Sași ridicat în 1927;

Monumentul Eroilor Români ridicat în 1936;

Monumentul Eroilor Români din satul Arini ridicat în anul 2000;

Fântâna Albă, astăzi izvor și loc de popas. La Fântâna Albă pot fi examinate conglomerate formate din calcar și alte roci, printre care cele mai importante sunt bazaltele așezate în coloane;

Stejar multisecular din specia Quercus robur, cu vârsta de 350 de ani, diametrul de 2,07 metri și înălțimea de 23 de metri în satul Arini;

Pădurea Bogății;

Râul Măieruș.

Obiectul de activitate al Primăriei Comuna Măieruș îl reprezintă soluționarea problemelor colectivității locale. Aceasta se realizează prin:

elaborarea și aprobarea bugetelor locale la termenele stabilite;

stabilirea, încasarea și urmărirea impozitelor și taxelor locale;

stabilirea și urmărirea modului de prestare a serviciilor publice locale;

administrarea bunurilor din proprietate publică sau privată

administrarea resurselor financiare;

elaborarea, aprobarea, modificarea și urmărirea realizării programelor de dezvoltare;

asigurarea respectării drepturilor și libertăților fundamentale;

cooperarea pe plan intern și internațional.

Aparatul propriu al Primăriei Comuna Măieruș este organizat în conformitate cu dispozițiile Legii nr. 215/2001 privind administrația publică locală, republicată, cu modificările și completările ulterioare. Așadar, primarul, ca autoritate publică locală, este șeful administrației publice locale și al aparatului propriu de specialitate al Primăriei, pe care îl conduce. Aparatul de specialitate al primarului este structurat pe compartimente funcționale, în condițiile legii. Compartimentele funcționale ale acestuia sunt încadrate cu funcționarii publici și personal contractual.

Conform cu Regulamentul de Organizare și Funcționare a instituției, Primăria Comunei Măieruș are următorul personal:

Personal de conducere:

1 primar

1 viceprimar

1 secretar

Posturi în aparatul propriu:

13 funcții publice,

10 funcții contractuale.

Primarul asigură respectarea drepturilor și libertăților fundamentale ale cetățenilor, a prevederilor Constituției, precum și punerea în aplicare a legilor, a decretelor.

Primarul Boricean Nistor are în subordine pe viceprimar, secretar, auditor public intern și consilier personal precum și următoarele compartimente:

Compartimentul de Poliție Locală,

Compartimentul Urbanism,

Compartimentul financiar contabil, taxe, impozite, achiziții publice.

Viceprimarul Garcea Lelu Felician are în subordine următoarele servicii:

Serviciul pentru Situații de Urgență,

Serviciul Public de Mentenanță.

Secretarul localității Barbu Adriana Magdalena are în subordine pe consilierul juridic precum și următoarele compartimente:

Compartimentul de Asistență Socială, Stare Civilă,

Compartimentul Cultură și Administrare Cămin Cultural,

Compartimentul Agricol,

Consilierul juridic.

Dintre compartimentele primăriei Compartimentul financiar contabil, taxe, impozite, achiziții publice are competențe și responsabilități în gestiunea financiară a instituției. Aceasta are următoarea structura de personal:

3 posturi de execuție: inspector (contabil), casier, referent taxe și impozite.

Organigrama Primăriei Comuna Măieruș este una piramidală, specifică unei structuri organizatorice de tip ierarhic – funcțional. Organizarea este evidențiată în documentele de formalizare a structurii organizatorice, respectiv Regulamentul de Organizare și Funcționare, organigrama și fișele de post.

Figura 2.1 – Organigrama primăriei Comuna Măieruș

În calitatea sa de ordonator principal de credite, primarul are următoarele atribuții și competente care rezultă din Legea finanțelor publice locale nr. 273/2006: analizează modul de utilizare a creditelor bugetare aprobate prin bugetul local și prin bugetele instituțiilor publice, ai căror conducători sunt ordonatori secundari sau terțiari de credite, și aprobă efectuarea cheltuielilor din bugetele proprii, cu respectarea dispozițiilor legale; are obligația de a angaja și de a utilize creditele bugetare numai în limita prevederilor și destinațiilor aprobate, pentru cheltuielile strict legate de activitatea Primăriei cu respectarea dispozițiilor legale.

Sistemul de control intern din cadrul aparatului de specialitate al primarului comunei, reprezintă ansamblul de măsuri, metode si proceduri intreprinse la nivelul fiecarei structuri din cadrul institutiei, instituite in scopul realizarii obiectivelor la un nivel calitativ corespunzător si indeplinirii cu regularitate, in mod economic, eficace si eficient a politicilor adoptate. Echipa de control este alcătuită din Barbu Adriana Magdalena-coordonator echipa de audit, Matis Timea-auditor, Dejanu Sorina Iolanda-auditor.

În elaborarea ansamblului de măsuri s-au avut in vedere urmatoarele acte normative:

Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial,cu modificarile si completarile ulterioare;

Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern,cu modificarile si completarile ulterioare;

Legea nr.215/2001, republicată, privind administratia publica locala cu modificarile si completarile ulterioare;

Codul Muncii-Legea nr.53/2003, cu modificările si completările ulterioare;

Legea nr. 273/2006 privind finantele publice locale, cu modificarile si completările ulterioare;

Ordonanta nr.119/1999, repubicata, privind auditul intern si controlul financiar preventiv, cu modificarile si completarile ulterioare;

Ordinul nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor institutiilor publice, precum si organizarea, evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si legale,cu modificarile si completarile ulterioare.

Controlul intern la nivelul Comunei Măierus are drept obiective:

realizarea atributiilor la nivelul fiecarei structuri in mod economic, eficace si eficient;

protejarea fondurilor publice;

respectarea legilor, normelor, standardelor si reglementarilor in vigoare;

dezvoltarea unor sisteme de colectare, stocare, actualizare si difuzare a datelor si informatiilor financiare si de conducere.

Prin mijloacele de control intern aplicate, conducatorul institutiei, constată abaterile de la indeplinirea obiectivelor, cauzele care le-au determinat si masurile ce se impun pentru inlaturarea acestora si indeplinirea obiectivelor:

Etapele controlului intern sunt urmatoarele:

Constatarea neregularitatilor existente la nivelul fiecarei structuri din cadrul institutiei, neregularităti care fac imposibila atingerea obiectivelor propuse;

Identificarea cauzelor care au determinat abaterile constatate;

Dispunerea de masuri care sa duca la indeplinirea obiectivelor intr-un mod economic, eficace si eficient.