Auditul Intern de Mediu

Capitolul 1: Auditul de mediu – instrument de creștere a performanței ecologice a întreprinderii

Auditul de mediu: abordări teoretico – metodologice

Utilizarea conceptului de audit de mediu este destul de recentă, scopul său fiind acela de a îmbunătății performanțele de mediu ale activităților industriale.

În general sunt utilizate urmatoarele definiții:

Auditul reprezintă o “procedură de control a compatibilității și gestiunii unei întreprinderi și a modului de execuție a obiectivelor sale”.

Auditul de mediu reprezintă un “preces de determinare și examinare, implicând analize, teste și confirmări, al cărui scop este de a verifica în ce măsură o întreprindere, în ansamblul sau anumite structuri componente ale acesteia, respectă cerințele legale, locale sau naționale, de protecția mediului”.

Conform Standardului ISO 14010 auditul de mediu reprezintă un proces de verificare sistematică și documentară a dovezilor de audit, obținute și evaluate în mod obiectiv, pentru a determina în ce măsura activitațile, evenimentele, condițiile specifice referitoare la mediu, sisteme de management de mediu sau informațiile aferente acestora sunt conforme cu criteriile de audit, comunicându-se clientuluirezultateleacestuiproces.

Conform EMAS, auditul de mediu este un instrument de management care cuprinde o evaluare sistematica, documentata, periodica si obiectiva a performantei de mediu a organizatiei, a sistemului de management si care serveste urmatoarelor scopuri:

inlesnirea controlului conducerii asupra procedeelor de operare care ar putea avea impact asupra mediului;

evaluarea conformitatii cu politica de mediu a organizatiei, inclusiv cu obiectivele si tintele de mediu.

Pentru realizarea auditului de mediu se au în vedere desfasurarea activităților de pre-audit, de audit propriu-zis și de post-audit.

În activitățile de pre-audit sunt incluse:

selecția sectoarelor ce vor fi auditate;

selectia echipei de audit;

elaborarea planului, scopului și graficului de desfășurare a auditului

alocarea resurselor

întocmirea formularelor și obținerea de informații premergătoare asupra sectoarelor ce urmează să fie auditate.

În etapa activităților de audit propriu-zis sunt incluse mai multe subetape:

înțelegerea sistemului și procedurilor interne de management;

precizarea punctelor tari si a celor slabe în procedurile interne de management;

sintetizarea evidențelor auditului;

evaluare observațiilor și rezultatelor.

Activitățile de post-audit cuprind:

înaintarea raportului de audit la departamentul superior;

identificarea soluțiilor;

pregătirea recomandărilor pentru acțiunile corrective;

stabilirea graficului de actiuni.

Auditul de mediu trebuie aplicat în toate întreprinderile, în special în întreprinderile cu activitate economică si efecte negative asupra mediului înconjurător, în acest mod se acordă o importanță deosebită managementului de mediu al întreprinderii.

Pentru țările cu o dezvoltată activitate de protecția mediului, auditul de mediu al tuturor catagoriilor de întreprinderi a devenit o componentă de bază a managementului de mediu al întreprinderii, completând astfel managementul global al acesteia.

Obiectivul general al auditului de mediu constă în identificarea aspectelor de mediu asociate cu procese de fabricație, prelucrare, operare sau prestări servicii, înainte ca acestea să se transforme în răspunderi (penale, amenzi, etc.).Auditul de mediu este în primul rînd un proces de verificare. Acest lucru implică faptul că informațiile legate de aspectele de mediu ale entității supuse auditului trebuie să fie disponibile înainte de a începe exercițiul de audit.

Un audit de mediu pregătit și condus în mod adecvat poate aduce reale beneficii unei organizații angajate să acționeze pe baza rezultatelor auditului. Desigur că aceste avantaje diferă ca importanță de la o companie la alta, dar în general ele sunt următoarele:

– asigurarea conformării cu strategia întreprinderii și cu legislația de mediu;

– îmbunătățirea practicilor manageriale;

– identificarea problemelor care solicită atenție deosebită;

– reducerea răspunderilor financiare;

– îmbunătățirea controlului poluării aerului, apei, solului;

– minimizarea generării deșeurilor;

– evitarea amenzilor, respectiv a unor pedepse maxime cu privare de libertate;

– reducerea riscului unor accidente de poluare majoră;

– creșterea potențialului de a tragere a investițiilor;

– îmbunătățirea comunicării în interiorul întreprinderii;

– identificarea necesităților de instruire și perfecționare a personalului;

– îmbunătățirea relațiilor cu autoritățile de mediu;

– creșterea conștiinței angajaților și a responsabilităților față de protejarea mediului;

– îmbunătățirea imaginii publice, cu avantaje în planul competitivității.

Tipologia auditului de mediu

Auditul poate fi clasificat astfel:

In funcție de obiectul auditului:

Audit al sistemului de management de mediu:

Audit intern, efectuat eriodic în interiorul unei organizatii ce are implementat un sistem de management de mediu cu proprii auditori calificați (auditori interni).

Audit extern

Audit de secundă arte efectuat în vederea verificarii masurii in care furnizorii unei organizații ce este deja certificată ISO 14001, indelinesc la randul lor cerintele de mediu. Acest audit poate fi efectuat de auditorii calificați ai unei organizații certificate sau în numele unei organizații certificate.

Audit de terță parte (de certificare – efectuat de către un organism extern, acreditat în vederea certificării sistemului de management implementat) poate fi clasificat în 3 subcategorii:

Audit de preevaluare (preaudit) – efectuat înaintea auditului de certificare a sistemului de management de mediu, cu scopul de a determina măsura în care organizația auditată a documentat sistemul de management de mediu și îndeplinesc cerințele legale și de reglementare (autorizatii de mediu, acord de gospodarire ape, studii de impact avizate etc.);

Audit de certificare – efectuat după închiderea constatărilor identificate în auditul de preevaluare, constă în evaluarea tuturor proceselor, documentelor și înregistrărilor generate de funcționarea sistemului de management implementat, în vederea certificării;

Audit de supraveghere – efectuat periodic, după certificarea sistemului de management, cu scopul de a verifica menținerea conditțiilor de funcționare a sistemului de management de mediu și îmbunatățirea continuă a acestuia (angajament asumat de managementul organizațiilor auditate).

Audit de conformitate cu prevederile legislației în domeniul protecției mediului

Audit privind conformitatea locurilor de muncă cu cerințele de mediu prevăzute de criteriile în domeniu;

Audit privind conformitatea ansamblului organizației cu cerințele de mediu;

Audit privind conformitatea proceselor tehnologice, a echipamentelor tehnice cu cerințele de mediu;

Audit privind conformitatea produselor cu cerințele de mediu prevăzute în standardele de securitate a muncii;

Audit de deseuri – o evaluare sistematică, documentată, periodică și obiectivă a performanței sistemului de management și a proceselor de gestiune a deșeurilor cu scopul de a facilita controlul managementului deșeurilor și al valorificării deșeurilor generate, precum și de a evalua respectarea politicii de mediu, inclusiv realizarea obiectivelor, performanța întreprinderii referitoare la prevenirea și reducerea producerii de deșeuri din propria activitate și performanța întreprinderii referitoare la reducerea nocivității deșeurilor .

In funcție de domeniul auditului:

Audit orizontal – urmăreste examinarea fiecărei arii funcționale a unei organizații pentru a verifica gradul de corespondență și implementare a cerințelor, fiecare arie este examinată privind conformitatea cu cerințele aplicabile;

Audit vertical- urmărește verificarea tuturor ariilor funcționale ale unei organizații, care sunt implicate într-o anumită problematică, de exemplu, achiziționarea, utilizarea și instruirea privind utilizarea echipamentelor individuale de protecție;

Audit aleator – implică examinarea punctuală a unor aspecte, în funcție de scopul auditului.

In funcție de sistemul de notare utilizat:

Audit care urmareste o evaluare calitativă – indicatorii au aceeaăi importanță și sunt apreciați prin Da, Nu sau Nu este cazul.

Audit care urmareste o evaluare cantitativa- indicatorii pot avea diferite grade de importanță, marcate prin coeficienți de ponderare, iar aprecierea se face prin acordarea unui punctaj sau a unei valori procentuale.

Alte tipuri de audit:

Audit combinat sau audit integrat- atunci când mai multe sisteme de management (al securității și sănătății în muncă, al calității, de mediu) sunt auditate împreună;

Audit comun- atunci când două sau mai multe organizații cooperează pentru a audita un singur auditat.

Desigur ca sunt și alte clasificări ale auditului din sfera managementului mediului făcute în funcție de structura unei organizații, activitățile și răspunderile sale față de politica de mediu, societatea civilă și celelalte părți interesate. Putem aminti câteva tipuri de audit din sfera “răspunderilor” unei organizații: audit de conformare, audit pentru evaluarea riscului, audit pentru pre-achizitie, audit pentru protecția și asigurarea muncii. Din sfera managementului unei organizații, putem desprinde și alte tipuri de audit: auditul întreprinderii, auditul sistemului, auditul politicii de mediu, audit tematic. Din sfera activităților unei organizații, putem extrage urmatoarele tipuri de audit: auditul amplasamentului, sectorului de activitate, auditul produsului, auditul activităților trans-sectoriale.

Ca o concluzie, se poate sublinia faptul că auditul de mediu este parte a sistemului de management general au unei întreprinderi, care se realizează cu intenția de a oferi informații despre performanțele de mediu a acesteia, cu referire la conformare, management, sisteme și tehnologii.

Principiile necesare a fi respectate la realizarea unui audit de mediu

Auditarea se caracterizează prin faptul că se bazează pe un numărde principii. Acestea fac din audit un instrument eficace și de încredere în susținerea politicilor de management și evaluărilor efectuate, furnizând informații pe baza cărora o organizație poate acționa pentru a-și îmbunătăți performanța. Aderarea la aceste principii este o condiție prealabilă pentru a furniza concluzii ale auditului care să fi relevante și suficiente precum și pentru a da posibilitatea ca auditorii care lucrează independent unul de altul să ajungă la concluzii similare, în circumstanțe similare.

Auditul cuprinde cinci principii: comportamentul etic al atitudinilor, prestația corectă a auditorului, responsabilitatea auditorilor, caracterul de interdependență a auditului și caracterul documentat al auditului.

Comportamentul etic al auditorilor. Auditorul trebuie să facă dovada unui comportament etic bazat pe respectarea adevărului, încredere, integritate, confidențialitate și discreție. Un auditor este o persoană integră, care furnizează clientului auditului sentimentul de siguranțăprin încrederea în cinstea, bunacredință și sinceritatea sa. Informațiile cu privire la auditat, constatările și concluziile auditului sînt confidențiale. Auditul păstrează secretele cu privire la procesele și metodele de lucru ale părții auditate fără să divulge informațiile obținute.

Prestația corectă a auditorului. Prestația corectă a auditorului constă în obligația de a raporta rezultatele onest, precis și complet. Constatările, concluziile și rapoartele de audit reflectă în modonest și complet realitatea. Dovezile de audit trebuie să aibă acuratețe și precizie. Precizia constă în faptul că în condiții identice aceleași fapte și înregistrări furnizează auditorilor diferiți acelea și dovezi de audit. Acuratețea constă în adevărul conținut în dovezile de audit. Auditorii trebuie să raporteze toate problemele rămase nerezolvate.

Responsabilitatea auditorilor. Auditorii trebuie să obțină constatări astfel încît să permit stabilirea corectă a concluziilor auditului. Nivelul de implicare pe care îl dovedesc auditorii trebuie să fie adecvat importanței sarcinii ce le revine și încrederii care le-a fost acordată de către clientul auditului sau de către părțile interesate.

Caracterul de independență al auditului. Auditul este un proces obiectiv și independent. Caracterul independent al procesului constă în imparțialitatea și obiectivitatea concluziilor de audit. Membrii echipei de audit trebuiesă fie feriți de orice conflict de interese sau orice motiv de părtinire.

Caracterul documentat al auditului. Auditul este un proces documentat în sensul că se desfășoară în conformitate cu o procedură documentată, pe baza unei planificări documentate, activitățile sînt înregistrate rezultatele obținute sînt prezentate în documente specifice, identificate și păstrate corespunzător.

Principiile sunt componente ale culturii. Implementarea lor în modul de lucru al fiecărui angajat este o modalitate pentru a construi cultura industrială a organizației în corelație cu lumea modernă.

Auditul sistemului de management de mediu

Monitorizarea efectivă a poluarii nu poate fi efectuată în exclusivitate pe soluții tehnologice, ci trebuie abordată în baza unui sistem de management de mediu, integrat menegementului general al întreprinderii.

Implementarea sistemelor de management de mediu, voluntară fiind, a reusit să convingă atât prin beneficiile financiare obținute, cât și prin creșterea credibilității în fața instituțiilor bancare, în atragerea noilor investutori și a noilor beneficiari.

În baza celor prezentate, se poate obseva pe plan mondial interesul deosebit al întreprinderilor pentru introducerea Sistemelor de Manangement de Mediu. Prin introducerea Sistemului de Management de Mediu, integrarea problematicii de mediu în toate aspectele activității unei companii, se realizează într-o manieră structurată și sistematică.

Scopul nu consta numai în conformarea cu legislația de mediu ți minimizarea riscurilor financiare, ci și îmbunătățirea continuă a performanței de mediu, asigurându-se astefel o mai bună imagine și oserie de avantaje pe piata competițională.

Sistemul de Management de Mediu este definit ca fiiind o “componentă a sistemului general de management ce include structura organizatorică, activitățile de planificare, responsabilitățile, practicile, procedurile, procesele și resursele pentru elaborarea, implementarea, realizarea, revizuirea și menținerea politicii de mediu”

Auditul sistemului de management de mediu reprezintă un proces sistematic și documentat de verificare a dovezilor de audit obținute și evaluate în mod obiectiv, pentru a determina dacă sistemul de management de mediu al organizației este în conformitate cu criteriile de audit al sistemului de management de mediu, și pentru comunicarea rezultatelor acestui proces clientului.

Un Sistem de Management de Mediu are ca obiectiv principal să ajute o companie în:

identificarea și controlul aspectelor de mediu, a impacturilor și riscurilor relevente din companie;

satisfacerea politicii de mediu, a obiectivelor si țintelor, inclusiv conformarea cu legislația de mediu;

definirea unui set de principii de bază care să orienteze activitățile viitoare vizând responsabilitățile de mediu;

stabilirea unor cresteri ale performanței de mediu a companiei, pe baza unui bilant costruri-beneficii;

determinarea resurselor necesare pentru atingerea obiectivelor;

definirea responsabilităților, autorității și a procedurilor care sa asigure implicarea fiecărui angajat al companiei, în reducerea impactului negativ asupra mediului;

realizarea unui sistem eficient de comunicare în interiorul companiei și asigurarea unei intruiri a personalului.

Auditul consta într-o evaluare periodică a bunei funcționări al Sistemului de Managemnt de Mediu și performanței de mediu a întreprinderii. Printre sarcinile lui se numară si stabilirea gradului de conformare a Sistemului de Management de Mediu cu standardele ISO 14001 sau cu cerințele Schemelor de Management de Mediu și Audit (EMAS).

Este vorba despre un proces sistematic, de rutina, documentat. Trebuie făcut de o persoană independentă, care poate să observe funcționarea sistemului din exterior, capabilă să dezvolte o atitudine critică.

Auditul sistematic este necesar pentru evaluarea periodică a situației și pentru îmbunătățirea performanței de mediu. Cu ajutorul auditului intern, întreprinderea poate stabili – cu sau fără un ajutor extern – daca sistemul funcționează corect sau nu. Pe de altă parte, auditul extern efectuat de auditor extern independent este necesar pentru obținerea unei atestări. Rezultatele auditului intern sunt evaluate de conducerea întreprinderii.

Schemele de Management de Mediu și Audit (EMAS) – reprezintă un instrument de management pentru organizații ce permite evaluarea și îmbunătățirea performanțelor lor de mediu. Conform Ordinului nr. 50/14.01.2004 privind Stabilirea procedurii de organizare și coordonare a schemelor de management de mediu și audit (EMAS) în vederea participării voluntare a organizațiilor la aceste scheme, Schemele de Management de Mediu și Audit (EMAS) s-au realizat cu scopul de:

introducere în cadrul organizațiilor care desfãșoarã activitãți cu impact asupra mediului a sistemului de management și audit de mediu;

evaluare și îmbunãtãțire a performanțelor de mediu ale organizațiilor;

furnizare de informații relevante de mediu publicului și altor pãrți interesate din afara organizațiilor.

Conform Ordinului nr. 50/14.01.2004, obiectivul EMAS, care trebuie să promoveze îmbunătățirea continuă a performanțelor de mediu ale organizațiilor, se realizează prin:

a) elaborarea și implementarea de către organizații a sistemelor de management de mediu, conform ISO 14001;

b) evaluarea sistematică, obiectivă și periodică a performanței acestor sisteme, conform ISO 14001;

c) furnizarea informațiilor privind performanța de mediu și menținerea unui dialog cu publicul și cu alte părți interesate din afara organizațiilor;

d) implicarea activă a angajaților în organizarea și în instruirea proprie, adecvată, inițială și avansată, care să le permită participarea activă la elaborarea și punerea în aplicare a sistemelor de management de mediu, conform lit. a). La solicitarea angajaților, orice reprezentant relevant al acestora trebuie să fie implicat.

În scopul obținerii înregistrării EMAS, organizația trebuie să respecte următoarele condiții:

să realizeze cel puțin o analiză de mediu pentru activitățile, produsele și serviciile sale, referitoare la aspectele de mediu specifice, și, pe baza rezultatelor obținute, să implementeze un sistem de management de mediu care răspunde tuturor cerințelor sistemului de management al mediului și, în special, să respecte legislația relevantă din domeniul mediului. Pentru organizațiile care au deja un sistem de management de mediu certificat nu este necesară efectuarea acestei analize de mediu în momentul implementării EMAS, dacă sistemul conține informațiile necesare pentru identificarea și evaluarea aspectelor de mediu;

să efectueze sau să solicite efectuarea a cel putin unui audit de mediu în conformitate cu cerințele privind auditul intern de mediu. Auditul de mediu are ca scop evaluarea performanței de mediu a organizației;

să pregătească un raport de mediu. Raportul trebuie să includă: rezultatele obținute de organizație față de obiectivele și țintele de mediu propuse; cerințele de îmbunătățire continuă a performanței de mediu și să ia in considerare necesitățile de informare ale părților interesate;

să se asigure că: analiza de mediu, sistemul de management, procedura de audit și raportul de mediu sunt examinate în scopul de a verifica indeplinirea cerințelor prezentului ordin; raportul de mediu este validat de către un verificator de mediu, pentru a garanta conformarea cu raportul de mediu;

să inainteze organismului naționat competent raportul de mediu validat.

Scopul raportului de mediu este acelea de a informa publicul și alte părți interesate din exterior despre impactul asupra mediului și performanța de mediu a întreprinderii, precum și despre îmbunătățirea continuă a performanței de mediu. Raportul de mediu este și un mijloc de a raspunde îngrijorărilor părților interesate, și considerate importate pentru organizație. Informațiile de mediu trebuie prezentate într-o manieră clară și coerentă, în formă tiparită, pentru cei care nu au mijloace de a le obține. După prima înregistrere și la fiecare trei ani, organizația trebuie sa pună la dispoziție informații detaliate, într-o formă tipărită unică.

Structura auditului de certificare a sistemului de management de mediu

Procesul de certificare se desfăsoară voluntar, la solicitarea clienților (organizațiilor) și presupune evaluarea sistemului de management de mediu al solicitantului de către organismul de certificare conform cu cerințele SR EN ISO 14001:2005 pentru a demonstra capabilitatea solicitanților de a furniza consecvent produse/servicii care să satisfacă cerințele clientului sau și cerințele legale și de reglementare în vigoare.

Etapele procesuale pentru evaluarea sistemului de management de mediu sunt urmatoarele:

Inițierea procesului de certificare;

Pregatirea auditului inițial de certificare;

Auditul faza I;

Pregătirea auditului faza II;

Auditul faza II;

Analiza corecțiilor și acțiunilor corective;

Raportarea datelor către organismul de certificare;

Confirmarea rezultatelor auditului;

Îmbunătățire continuă.

Inițierea procesului de certificare presupune numirea echipei de audit și a conducătorului echipei, definirea obiectivelor auditului, a domeniului de aplicare și ale criteriilor de audit, determinarea fezabilității auditului și stabilirea contactului inițial cu auditatul. Responsabilul este Directorul de Planificare.Ca și înregistrări sunt scrisoarea de înștiințare și numirea echipei de audit.

În baza planificărilor programate de Directorul Planificare, acesta contactează din timp membrii echipei de audit desemnați. Responsabilul certificare SMM pune la dispoziția Auditorului Șef toate informațiile necesare efectuarii auditului faza I (comanda, chestionar de evaluare preliminara, documentație atunci cand este cazul, alte informații disponibile căt și lista orientativă cerințe legale de mediu aplicabile).

Scopul auditului faza I este acela de a determina domeniul auditului și a planifica auditul faza II. În același timp oferă posibilitatea facilitării înțelegerii sistemului de management de mediu evaluat, cât și a nevoilor și așteptărilor organismului de certificare.

Obiectivele auditului presupun:

stabilirea conformității documentației sistemului de management al clientului, sau a unor părți ale acestuia, cu criteriile de audit;

determinarea domeniului de audit și planificarea auditului faza II;

identificarea zonelor critice care pot afecta rezultatul auditului faza II.

Auditul faza I se derulează de catre Auditorul Șef și se desfașoară în mod obligatoriu la sediul clientului (organizației).

Auditorul Șef trebuie să aibă în vedere în cadrul auditului faza I urmatoarele apsecte:

evaluarea documentației sistemului de management de mediu al clientului, inclusiv determinarea adecvarii acesteia;

evaluarea sediului clientului, a condițiilor specifice locației, și a nivelului de pregătire a personalului pentru auditul faza II;

analiza stadiului clientului în raport cu cerințele standardului și a înțelegerii de către client a acestor cerințe, în particular cu privire la identificarea performanțelor cheie sau a aspectelor , proceselor, obiectivelor și operațiunilor semnificative ale sistemului de management;

evaluarea măsurii în care sistemul de management de mediu include un proces adecvat de identificare a aspectelor de mediu și impactului asupra mediului, inclusiv o gradare a acestora;

colectarea informațiilor necesare referitoare la domeniul sistemului de management de mediu, proceselor și locația clientului și aspectele legale și de reglementare aferente ți îndeplinirea lor ;

înțelegerea activităților întreprinse de către organizație precum și a condițiilor de desfășurare a acestor activități, în contextul politicii de mediu, a obiectivelor și programelor asumate și a cerințelor legale aplicabile;

înțelegerea impactului asupra mediului și amplorii acestuia în raport cu aspectele de mediu identificate;

evaluarea conformarii cu cerințele legale de mediu aplicabile și alte cerinte la care organizația a aderat, în baza chestionarului de audit faza I;

evaluarea rezultatelor auditurilor interne și analizei efectuate de management;

analiza rapoartelor rezultate în urma inspecțiilor autorităților de mediu și modalități de comunicare externă;

confirmarea și stabilirea domeniului de aplicare, a criteriilor de audit și a locațiilor pentru care se solicită certificarea.

Constatările auditului faza I se consemnează în raportul de audit faza I, care este predat clientului. Perioada de timp între auditul faza I și auditul faza II este stabilita de comun acord cu clientul în funcțtie de constatările auditului faza I.

Potențialele neconformități (problemele sesizate de echipa de audit) în auditul faza I, care rămân necorectate, pot conduce ca în faza II a auditului inițial de certificare să fie sesizate ca neconformități. Acestea trebuie înlaturate într-un interval de timp stabilit de comun acord cu clientul, până la data auditului faza II, dar nu trebuie sa depaseasca 6 luni de la data auditului faza I, altfel se reia auditul faza I și se modifică contractul de certificare între părți.

În cazul în care nu se depistează potențiale neconformități în auditul faza I, Auditorul Șef poate preda clientului planul de audit convenit pentru auditul faza II și poate începe desfășurarea auditului faza II. În acest caz, Auditorul Șef este obligat să anunțe organismul de certificare. Responsabilul desemnat cu gestiunea planificării și organizării auditurilor trebuie să asigure disponibilitatea tuturor resurselor (ex. disponibilitatea tuturor membrilor echipei de audit) pentru efectuarea auditului faza II.

Planul de audit trebuie să evidențieze procesele și cerintele de standard ce urmeaza a fi evaluate cât și rolurile membrilor echipei de audit.

Auditul faza II se desfasoara la sediul organizației solicitante. Obiectivele auditului faza II cuprind:

stabilirea conformității sistemului de management al clientului, sau a unor părți ale acestuia, cu criteriile de audit;

evaluarea capacității sistemului de management al clientului de a se conforma cerințelor legale aplicabile, reglementărilor contractuale, inclusiv cerințelor organismului de certificare;

evaluarea eficacității sistemului de management al clientului de a îndeplini continuu obiectivele sale specifice;

identificarea zonelor de îmbunătățire potențială a sistemului de management.

Planul de audit acceptat de solicitant devine mandatul oficial al echipei de audit. La sediul organizației auditate, înainte de începerea desfășurării auditului faza II, Auditorul Șef discută și informează membrii echipei de audit cu privire la organizația ce urmează a fi auditată, alocarea rolurilor și responsabilităților fiecăruia pe parcursul auditului, planul de audit, pregătirea documentelor de lucru.

Pentru atingerea obiectivelor auditului faza II sunt necesare:

conformitatea sistemului de management cu cerințele SR EN ISO 14001:2005 și a altor documente normative;

funcționarea sistemului de identificare a aspectelor de mediu pentru procesele principale, suport, inclusiv pentru procesele aferente activităților subcontractanților / vizitatorilor;

funcționarea unui sistem de monitorizare, măsurare, raportare și analiză a performanței sistemului de managent de mediu, în raport cu politica de mediu, cerințele legale și alte cerințe aplicabile și obiectivele și țintele stabilite;

controlul operațional al aspectelor de mediu cu impact semnificativ asupra mediului, inclusiv procedurile aplicate pentru reducerea impactului asupra mediului;

asumarea și respectarea angajamentului de prevenire a poluării și îmbunatățire continuă de catre managementul la cel mai înalt nivel;

conformitatea cu cerințele legale și de reglementare și alte cerințe la care organizația a aderat;

funcționarea, eficacitatea și adecvarea procesului de audit intern și analizei efectuate de management;

eficacitatea sistemului de management de mediu implementat în raport cu cerințele legale, politica de mediu și obiectivele stabilite;

existența unei legături clare între cerințele legale de mediu aplicabile, politici, obiective și ținte referitoare la performanță, responsabilități, competențe ale personalului, operațiuni, proceduri, analiza datelor și constatările și concluziile auditului intern și analizei efectuate de management.

Atingerea obiectivelor de mai sus se face pe baza evaluării la fața locului. Desfășurarea auditului de certificare are loc în conformitate cu planul de audit.

Sedința de deschidere ținută sub forma unei întrevederi cu conducerea organizației auditate cu scopul de a:

prezenta participanții, inclusiv o scurtă descriere a acestora;

confirmarea obiectivelor auditului, a domeniului de aplicare , a criteriilor de audit și a locațiilor pentru care se solicita certificarea;

confirmarea planului de audit , a sedințelor intermediare și a sedinței de închidere;

metodele și procedurile utilizate în timpul auditului, inclusiv cele de eșantionare și referiri la gradul de incertitudine a auditului;

stabilirea și confirmarea canalelor de comunicare între echipa de audit și auditat;

confirmarea limbii utilizate pe parcursul auditului;

confirmarea modalităților de informare a auditatului pe parcursul auditului cît și a resurselor și facilităților necesare desfășurării auditului;

confirmarea eventualelor cerințe legate de sănătate și securitatea în muncă, a situațiilor de urgență pentru echipa de audit;

confirmarea disponibilității, rolurilor și identității ghizilor / persoanelor însoțitoare;

confirmarea aspectelor referitoare la confidențialitate și raportare a rezultatelor auditului;

descrierea modului de clasificare a neconformităților;

informarea cu privire la condițiile în care auditul poate fi terminat;

informații cu privire la sistemul de reclamații referitoare la modul de desfășurare a auditului.

Membrii echipei de audit desfășoară activitățile identificate în planul de audit cu o cât mai bună încadrare în planul orar. Pe timpul examinarii se au în vedere:

verificarea închiderii / rezolvării constatărilor din auditul faza I;

examinarea și verificarea structurii, politicilor, proceselor, procedurilor, înregistrărilor și documentelor asociate organizației clientului, relevante pentru sistemul de management;

verificarea îndeplinirii tuturor cerințelor relevante domeniului solicitat pentru certificare;

determinarea modalității în care procesele și procedurile sunt stabilite, implementate și menținute în mod eficace pentru a furniza încredere în sistemul de management;

informarea clientului asupra tuturor neconcordanțelor între politica, obiective, ținte (consecvent cu așteptările standardului) și rezultate.

Echipa de audit trebuie să evalueaze în mod corect măsura în care identificarea aspectelor de mediu și a impactului asociat este relevantă pentru activitățile desfasurate în cadrul domeniului de certificare, inclusiv a modalitătilor de reducere a impactului asupra mediului.

În ceea ce privește situațiile de urgență, echipa de audit trebuie să se asigure că sunt identificate toate situațiile de urgentă aplicabile domeniului de certificare cu influentă asupra mediului înconjurator.

Echipa de audit abordează procesual auditul și consemnează dovezile de audit în fișele de proces, chestionarul de audit faza II, liste de verificare, raport de constatare și fisa de evaluare. Toate constatările înregistrate de auditori în fișele de evaluare sau rapoartele de constatare sunt analizate împreună cu Auditorul Șef la sfârșitul fiecărei zile de audit, sau pe parcursul auditului, ori de câte ori este nevoie, în ședințe intermediare.

Auditorul Șef comunică periodic clientului stadiul auditului prin scurte ședințe intermediare și/sau la sfârșitul zilei.

În cazul în care există dovezi disponibile care indică imposibilitatea atingerii obiectivelor auditului faza II, Auditorul Șef comunica acest lucru clientului pentru a a determina acțiuni corespunzătoare (terminarea auditului, reprogramarea auditului, modificarea obiectivelor și domeniului de aplicare al auditului în sensul restrângerii acestuia).

Echipa de audit discută constatările auditului care pot fi de conformitate, de neconformitate sau de observație.

Constatările trebuie susținute de dovezi obiective. Neconformitățile sau observațiile identificate sunt stabilite de comun acord cu Auditorul Șef și sunt documentate în raportul de constatare și sunt aduse la cunoștință clientului pentru a stabili cauzele, corecțiile și acțiunile corective necesare. Acestea trebuie transmise către Auditorul Șef în cel mult 2 săptămâni de la data încheierii auditului. Auditorul Șef redactează raportul de audit și rapoartele de constatare.

Ședința de închidere are scopul de a prezenta organizației auditate concluziile auditului. La această ședință participa echipa de audit și conducerea organizației auditate. Sunt prezentate concluziile, inclusiv neconformitățile depistate și recomandarea Auditorului Șef de acordare /neacordare a certificării. Participanții la ședința de închidere sunt consemnați în “Lista participanți ședința de închidere”.

Dacă auditatul nu este de acord cu neconformitățile constatate are dreptul de a-și exprima punctul de vedere în rubrica “Acceptarea de către reprezentantul organizației auditate” din cadrul raportului de audit.

Dacă în urma auditului de certificare rezultă neconformități sau observații, Auditorul Șef trebuie să evalueze identificarea cauzelor acestora, corecțiile și acțiunile corective cât și termenele de implementare propuse și să își dea acordul său să solicite și să obțină modificări asupra lor în termen de 2 săptămâni de la primirea acestora. Auditorul șef trebuie să specifice și modalitatea de verificare a acestora. În cazul în care Auditorul Șef consideră necesar un audit de urmărire pentru verificarea implementării, acest lucru se consemnează în raportul de constatare.

Raportarea datelor către organismul de certificare. Auditorul șef este obligat să transmită organismului de certificare toate înregistrările ce decurg în urma auditului și să păstreze confidențialitatea datelor obținute și să nu rețină copii ale acestor documente.

Auditorul Șef raportează rezultatele auditului către Organismul de certificare pe baza formularului de sinteză auditului de certificare inițială, întocmit după primirea corecțiilor și/sau acțiunilor corective asumate de către client și trebuie să menționeze:

aspecte privind desfășurarea auditului;

aspecte privind sistemul de management al organizației auditate în raport cu obiectivele propuse performanță;

aspecte privind conformarea cu legislația;

aspecte privind corelarea obiectivelor/ țintelor cu cerințele legislative;

aspecte privind controlul operațional al proceselor organizației;

aspecte privind orientarea către client;

aspecte privind auditul intern și analiza efectuată de management;

aspecte privind funcționarea controlului operațional;

constatările negative identificate;

modalitatea de verificare a închiderii constatărilor negative identificate;

rezultatele verificării eficacității corecției și a acțiunilor corective;

domeniul/locațiile pentru care se recomandă certificarea.

Organismul de certificare primește documentele din partea Auditorului Șef, se asigură de completitudinea acestora și întocmește dosarul de certificare.

În cazul în care Auditorul Șef a consemnat necesitatea unui audit de urmărire, Auditorului Șef urmărește ca la termenul prevăzut pentru implementarea corecțiilor/acțiunilor corective să primească informații privind soluționarea neconformităților precizate în Rapoartele de constatare aferente.

Recomandarea de acordare/extindere a certificării se poate face doar în cazul în care solicitantul prezintă dovezi suficiente pentru demonstrarea implementării, menținerii și eficacității sistemului de management de mediu implementat în raport cu SR EN ISO 14001:2005 și a închis toate neconformitățile identificate.

Înainte ca dosarul de certificare să fie analizat de către Comitetul Tehnic, confirmă că:

informațiile furnizate de echipa de audit sunt suficiente, în raport cu cerințele de certificare și domeniul de certificare;

a analizat și acceptat corecțiile și acțiunile corective planificate de client pentru observațiile sau neconformități identificate pe parcursul auditului.

Aceasta informare se face către client, prin formularul:” Informare asupra analizei corecțiilor și acțiunilor corective”.

Performanța procesului de certificare este evaluată în cadrul analizei efectuate de management desfășurată anual în cadrul organismului de certificare. Rezultatele analizei sunt consemnate în raportul analizei efectuate de management.

După ce a fost realizată evaluarea sistemului de management de mediu în vederea certificării, se urmărește a continua cu etapele procesului de certificare descrise prin schema de certificare.

Schema de certificare a sistemului de management de mediu cuprinde cerințe specifice de certificare corelate anumitor categorii de persoane pentru care se aplică aceleași standarde, reguli și proceduri.

Etapele procesului de certificare stabilite contractual sunt:

Inițierea procesului de certificare;

Audit faza I;

Audit faza II;

Luarea deciziei de certificare;

Eliberarea certificatului;

Supravegherea 1 (la 12 luni de la ultima zi a auditului faza II) ;

Supravegherea 2 (la 12 luni de la supravegherea 1) .

Capitolul 2: Auditul intern de mediu

2.1. Planul de audit intern de mediu

Activitățile de audit intern se desfășoară în diverse medii legale și culturale; în interiorul organizațiilor care variază în funcție de scop, mărime, complexitate și structură; și de către persoane din interiorul sau din afara organizației.

Auditul intern este o activitate independentă și obiectivă care dă unei entități o asigurare în ceea ce privește gradul de control asupra operațiunilor, o îndrumă pentru a-i îmbunătăți operațiunile, și contribuie la adăugarea unui plus de valoare.

Auditul intern ajută această organizație să își atingă obiectivele evaluând, printr-o abordare sistematică și metodică, procesele sale de management al riscurilor, de control, și de guvernare a organizației, și făcând propuneri pentru a le consolida eficacitatea.

Prin auditul intern de mediu, organizația verifica dacă activitățile desfasurate sunt în conformitate cu procedurile stabilite. Prin intermediul auditului inten de mediu se pot identifica problemele în procedurile existente și modalitățile de îmbunătățire a acestora.

Programul de audit de mediu al organizației trebuie să definească în scris obiectivele fiecărui audit sau ciclu de audit, inclusiv frecvența auditului pentru fiecare activitate.

Obiectivele trebuie să includă, în special, evaluarea sistemelor de management operaționale și determinarea conformării cu politica și programul organizației, care trebuie să includă respectarea cerințelor de reglementare relevante privind mediul.

Scopul fiecărui audit sau al fiecărei etape din ciclul de audit, după caz, trebuie să definească și să precizeze explicit:

domeniile acoperite

activitățile de auditat

criteriile de mediu care trebuie avute ăn vedere

perioada acoperită de audit

2.2. Auditul intern de mediu – chestionar de audit

Auditul de mediu se deosebește de alte tipuri de audit, inclusiv financiar, prin aceea că el nu presupune proceduri strict formalizate. Programul auditului de mediu se stabileste in funcție de specificul întreprinderii și de scopul auditului, însa există unele principii de bază, conform cărora se realizează audiul de mediu, de care, de fapt, depinde eficiența lui:

susținerea de catre administrația întreprinderii a elaborării și realizării programului de audit;

obiectivitatea și competența profesională a auditorilor;

înregistrarea obligatore a rezultaelor auditului

perfecționarea continuă a sistemului auditului de mediu

Auditul de mediu se bazează pe un complex de metode, care permit a obține informația necesară. De obicei, în acest scop se folosește chestionarea preliminară. Chestionarul include, de regulă, întrebări cu privire la aspectele ce țin de mediu, specifică documentația care trebuie prezentatăpentru examinare și persoanele intervievate. În acest context, este important a formula correct întrebările pentru persoanele intervievate și a selecta aspectele cele mai importante. Chestionarele respective se elaborează în funcție de specificul obiectului supus auditului, de obiectivele acestuia. În ele sunt prevăzute întrebări privind:

degajările în atmosferă și activitățile de purificare a lor;

deversările apelor uzate și purificarea lor;

formarea deșeurilor;

amplasarea deșeurilor txice;

utilizarea pesticidelor și neutralizarea lor;

managementul substanțelor periculoase;

reutilizarea și reciclarea deșeurilor;

deversările de hidrocarburi.

Chestionarul unui audit de mediu – model

Verificarea corespunderii activității cerințelor legislației naționale cu privire la mediu și prevederilor instrucțiunilor existente ale evaluării de mediu:

Examinarea actelor legislative, normative și a standardelor relevante cu privire la mediu.

Evaluarea nivelului de cunoștințe despre mediu și a responsabilităților pentru aplicarea legislației ăn domeniu.

Examinarea corespunderii rapoartelor referitor la mediu în comun cu administratia companiei și cu organele de stat de mediu.

Studierea programelor de monitoring, a procedurilor de control, evaluarea veridicității informației, a strategiei de monitoring și a metodelor de prelevarea a probelor.

Examinarea procedurilor de corectare (inclusiv suspendarea funcționării obiectelor), în cazul în care parametrii monitoringului depașesc limitele stabilite. Stabilirea daca datele monitoringului sunt folosite pentru a fi prezentate administrației și organelor de stat de mediu. Determinarea veridicității analizelor prin luarea probelor selective și analiza lor.

Examinarea riscurilor semnificative în legătură cu aplicarea substanțelor chimice, managementul deșeurilor, folosirea apelor subterane, cu incendiile și exploziile etc.:

Examinarea terenurilor destinate amplasării substanțelor periculoase, verificarea sisteleor de informare și prevenirea populației în cazuri excepționale (inundații, poluări chimice ș.a.), a funcționării echipamentului necesar în astfel de situații.

Evaluarea procedurilor de control în locurile unde au loc procese de producție periculoase; verificarea informației privind accidentele și situațiile excepționale anterioare.

Stabilirea eficienței acțiunilor în cazuri exceptionale;

Evaluarea riscurilor proceselor naturale (inundații, alunecări de teren, cutremure de pământ etc.).

Efectuarea inspecțiilor de teren în locurile de depozitare a substanțelor și deșeurilor periculoase.

Colectarea probelor pentru a verifica gradul de poluare a solului și a apelor subterane.

Stabilirea indicatorilor de sănătate și de securitate ale personalului și ale populației locale:

Examinarea procedurilor și regulamentelor cu privire la protecția personalului și determinarea corespunderii acestora cu politicile companiei în domeniul mediului, a echipamentului pentru activitatea în condiții de lucru nocive (temperaturi înalte, substanțe chimice ș.a.).

Evaluarea accidentelor de producție soldate cu traumeși decese ale personalului și a acțiunilor de minimizare a acestora.

Examinarea informației privind indicatorii sănătății personalului și a populației din zonele adiacente, în primul rând, a persoanelor expuse condițiilor și factorilor nocivi.

Examinarea prezenței azbestului liber și a echipamentelor care-l pot conține.

Evaluarea relevanței sistemului de training în cazurile situațiilor exceptionale ale personalului și ale populaței din zonele adiacente.

Evaluarea hazardelor și riscurilor pentru comunitățile locale, a eficienței procedurilor și acțiunilor în cazuri excepționale.

Evaluarea eficienței sistemului de control intern, a procedurilor de management și a practicilor legate de securitatea de mediu și a muncii:

Evaluarea cunoașterii problemelor de către administrație și a atitudinii fața de problemele de mediu.

Evaluarea corespunderii și clarității politicilor, scopurilor, obiectivelor și planurilor în contextul cerințelor legislative.

Evaluarea în ce măsură scopurile de mediu sunt popularizate, înțelese și implementate în cadrul întreprinderii.

Examinarea responsabilităților pentru respectarea legislaței de mediu și procesul de comunicare cu organele de resort. Evaluarea responsabilităților managementului de mediu în cadrul întreprinderii.

Evaluarea procedurii de control al documentației ecologice, al calității rapoartelor elaborate, al respectării procedurilor și instrucțiunilor de mediu.

Examinarea mecanismelor de reacționare la obiecțiile și problemele apărute.

2.3. Raportul auditului de mediu

Scopul raportului de mediu este să informeze publicul și alte părți interesate din exterior despre impactul asupra mediului și performanța de mediu a organizației, precum și despre îmbunătățirea continuă a performanței de mediu. Raportul de mediu este totodata și un mijloc de a răspunde îngrijorărilor părților interesate, și considerate importante pentru organizație. Informațiile de mediu trebuie prezentate într-o manieră clară și coerentă, în formă tipărită, pentru cei care nu au alte mijloace de a le obține. După prima înregistrare și la fiecare trei ani, organizația trebuie să pună la dispoziție informații detaliate, intr-o forma tipărită unică.

După prima înregistrare, organizația furnizează informații de mediu, luând în considerare criteriile din raportul de mediu și care trebuie validat de catre cerificatorul de mediu. După validare, informațiile sunt transmise Comitetului consultativ EMAS și puse la dispoziția publicului. Raportul de mediu este un instrument de comunicare si dialog cu publicul și cu alte părți interesate din exterior, referitore la performanța de mediu. La elaborarea și redactarea raportului de mediu organizația trebuie să țină seama de necesitățile de informare a publicului și a altor părți interesante din exterior.

Cerințele minime pentru aceste informații sunt:

descrierea clară și univocă a organizației care se înregistrează în cadrul EMAS și un sumar al activităților, produselor și serviciilor sale, precum și un sumar al relațiilor cu organizația-mamă (acolo unde este cazul);

prezentarea politicii de mediu și descrierea succintă a sistemului de management de mediu al organizației;

descrierea tuturor aspectelor de mediu semnificative, directe și indirecte, din care rezultă un impact semnificativ asupra mediului, precum și explicarea naturii impactului în raport cu aceste aspecte;

descrierea obiectivelor generale și a țintelor în raport cu aspectele de mediu semnificative și impactul de mediu;

sinteza datelor existente despre performanța organizației în raport cu obiectivele generale și țintele, precum și cu impactul semnificativ asupra mediului. Sinteza poate include valori ale emisiilor de poluanți, producerii de deșeuri, consumul de materie primă, consumul de energie și apă, nivelurilor de zgomot și alte aspecte relevante. Datele trebuie să permită compararea anuală pentru a evalua evoluția performanței de mediu a organizației;

prezentarea factorilor privind performața de mediu, inclusiv performanța față de respectarea prevederilor legale, precum și performanța în raport cu impactul semnificativ asupra mediului;

menționarea numelui și numărului de acreditare ale verificatorului de mediu și data validării.

Pentru a demonstra performanța de mediu a organizației, datele primare furmizate de un sistem de management de mediu sunt folosite în mai multe moduri. În acest scop, organizația poate folosi indicatori relevanți existenți ai performanței de mediu, asigurandu-se că acestia:

oferă o evaluare exacta a performanței organizației;

sunt ușor de înțeles și nu sunt ambigui;

permit comparația anuală pentru a evalua performanța de mediu a organizației;

permit comparația cu indicii de activitate sectoriali, naționali sau regionali;

permit comparația cu condițiile de reglementare, dupa caz.

Organizația actualizează informațiile, iar în cazul schimbării acestora este necesară validarea cel puțin anuală de către verificatorul de mediu.

Abaterile de la frecvența de actualizare variază conform ghidului elaborat de Comitetul consultativ EMAS. După validare, schimbările sunt transmise Comitetiului consultativ EMAS și sunt puse la dispoziția publicului.

Organizațiile pot furniza diverselor segmente de public sau părți interesate informatii despre sistemul de management de mediu și informații selectate din raportul de mediu.

Orice informație de mediu publicată de o organizație poate purta marca EMAS, cu condiția de de a fi validată de un verificator de mediu și să facă referire la ultimul raport de mediu al organizației, din care a fost extrasă, precum si să fie:

exactă și să nu dezinformeze;

argumentată și verificabilă;

relevantă și folosită într-un context adecvat sau într-o situație specifică;

reprezentativă pentru întreaga performanță de mediu a organizației;

fară riscul de a fi interpretată gresit;

semnificativă în raport cu întregul impact asupra mediului