Analiza Subsistemului Informational In Cadrul S.c. Andraver S.r.l

Analiza subsistemul informațional în cadrul S.C.AndraVer S.R.L.

În cadrul societății analizate volumul informațiilor existente este din ce în ce mai mare și în consecință implică probleme în etapele de culegere stocare, prelucrare și transmitere a lor. Acest aspect implică gestionarea cu prioritate a informațiilor care sunt utile, menționând că există și informații care dacă nu sunt utile în prezent pot deveni utile pe viitor.

Conducerea S.C. AndraVer dispune de un volum mare de informații, unele dintre ele sunt evitate, astfel se ajunge în situații în care nu dispune de toate informațiile necesare fundamentării unor decizii importante care presupun informații cu un grad mare de agregare. Aflate în legătură directă cu nivelul de decizie aceste informații sunt utile sau chiar vitale pentru îndeplinirea unei funcțiuni a întreprinderii. Pentru îndeplinirea unei funcțiuni a firmei volumul informațiilor care circulă și se prelucrează între diferite niveluri ale managementului, se micșorează treptat de la nivelele ierarhice superioare până la beneficiar.

Acest aspect nu are ca efect o informare mai redusă dacă este compensată de o calitate optimă a informațiilor.

La momentul înființării societății (anul 1992), sistemul informațional era conceput astfel încât firma își putea îndeplini obiectivele din aceea perioadă. Este clar faptul că se lucra pe un tipar învechit, tipar ce îngreuna luarea deciziilor. Lipsa informatizării a condus la acel moment la existența unui volum mare de informații ce trebuia stocat pe foaie de hârtie. Acest lucru atrăgea după sine mult efort pentru întocmirea unor rapoarte sau a unor situații de stocuri. Spre exemplu fișele de magazie erau realizate de mână de către angajații biroului de contabilitate fapt ce îngreuna luarea deciziilor în procesul de aprovizionare. O metodă mai simplă și mai rapidă era prezența unui program informatizat care să ofere informațiile necesare stocurilor.

Și în ceea ce privește calcurarea salariilor sau a costurilor de producție au fost întâlnite dificultăți. Pe o perioadă de aproximativ 10 ani de la înființarea societății s-a putut observa o dorință de conservatorism a firmei în ceea ce privește informatizarea, în proporție de 70% dintre angajați foloseau ca suport de stocare a datelor, hârtia.

În ceea ce privește funcționarea subsistemul informațional în prezent se înregistrează încă destule deficiențe, chiar dacă firma își are conturate principalele componente – de date și informații, la mijloacele de tratare a acestora. În ultimul an au fost achiziționate 4 calculatoare performante însă gradul de informatizare este destul de scăzut. Îndeplinirea cerințelor clienților și satisfacerea acestora în mod constant necesită implementarea unui sistem informațional în domeniul calității, eficace și eficient. Cu ajutorul computerului, datele statistice privind calitatea se pot colecționa, înregistra și analiza automat, economisind timp și efort uman care se pot utiliza mai profitabil.

Computerul furnizează calcule complexe în timp util și este capabil să proceseze un suport de date voluminoase.

Există pachete software disponibile pentru o varietate foarte mare de aplicații care pot fi relativ utilizate în sistemul informațional al calității. Pachetul de programe constă din module care prelucrează informații cu privire la procese de la recepția materialelor și componentelor până la livrarea produsului final.

Pornind de la analiza realizată în cadrul AndraVer am putut observa că multe activități au eșuat datorită sistemului informațional ineficace (în principal acțiuni încheiate cu furnizorii și clienții). Conducerea societății și-a îndreptat atenția către transmiterea informațiilor în bune condiții, dar cu toate acestea ele nu au fost primite corespunzător și nu s-a reacționat conform cu cerințele, datorită uneia sau mai multor bariere care au apărut în sistem.

În îmbunătățirea sistemului informațional consider că un punct de plecare important îl reprezintă crearea unui climat de deschidere și încredere. Spre exemplu pentru a se obține circulația cât mai deschisă a informației societatea analizată poate apela la una din tehnici numită în literatura de specialitate, programul calității munci. Această tehnică permite și chiar încurajează salariații să-și spună cu voce tare nemulțumirile cu privire la modul în care se desfășoară munca lor în cadrul societății, având de asemenea posibilitatea să facă sugestii cu privire la modalitatea îmbunătățită pentru funcționarea întreprinderii.

Principalele aspecte informaționale ce trebuie îmbunătățite în cadrul firmei AndraVer se referă la:

categoriile de informații necesare managerilor și executanților precum și necesitatea documentării într-un domeniu sau altul (având în vedere poziția ierarhică a acestora, volumul, complexitatea și dificultatea obiectivelor, a deciziilor) trebuie să fie delimitate și dimensionate corespunzător.

suprapunerea de informații și informarea corectă a beneficiarilor poate fii evitată printr-o raționalizare a documentelor

flexibilitatea sistemului informațional trebuie să se asigure printr-o raționalizare a circuitelor și fluxurilor informaționale

tratarea informațiilor (respectiv culegerea, înregistrarea, transmiterea și prelucrarea acestora,) în conformitate cu cerințele manageriale și acționale are în vedere precizarea cât mai exactă și detaliată a procedurilor legate de informatizarea firmei.

Pentru creșterea gradului de fundamentare și aplicare a deciziilor precum și a calității acestora este necesară informatizarea proceselor de muncă în principal a celor de management.

Transmiterea informațiilor și a datelor se poate realiza mai ușor în cadrul firmei AndraVer prin utilizarea unor rețele de calculatoare la care să fie conectate, practic, toate posturile de management.

În aprecierea mea fără un sistem informațional corect coordonat de către echipa de management, S.C.AndraVer S.R.L nu poate funcționa eficace într-un mediu concurențial supus unei schimbări continue, ce caracterizează perioada contemporană.

Structura funcțională a sistemului informațional

Strategia informațională a firmei:

Obiectivele strategice de la nivelul conducerii vizează aspecte cum ar fi: promovarea produselor noi, penetrarea pe noi piețe, creșterea profitului, creșterea calității produselor și sunt analizate modalitățile de realizare a acestor obiective. Sistemul informațional oferă următoarele categorii de informații:

informații de actualitate privind starea financiară, prognozarea evoluției viitoare, în vederea angajării firmei în investiții/ contractarea de împrumuturi pe perioade medii sau lungi de timp;

informații despre vânzările produselor in funcție de zone geografice;

informații despre produsele concurenței pe care aceasta le are în fabricație sau pur si simplu intenționează să le introducă în fabricație;

informații juridice privind legislația activitaților de desfacere și măsurile necesare pentru stimularea și susținerea acesteia.

Rolul jucat de subsistemul informațional în cadrul firmei

Subsistemul informațional cuprinde totalitatea procedurilor organizate, astfel încât să permită transimterea informațiilor necesare luării deciziilor și/sau a controlului organizației.

Prin intermediul subsistemului informațional peroanele din conducere beneficiază de informații necesare pentru luarea diferitelor decizii (economice sau de altă natură) și de asemenea se poate observa creșterea eficienței economici și productive.

În cadrul firmei S.C.AndraVer S.R.L. sistemul informațional are un rol foarte important, deoarece realizarea întregii activității sta la baza primirii și prelucrării informațiilor. Informațiile având de parcurs următorul traseul: director general → compartimentul de management→compartimentul tehnic→director general. Cele mai importante decizii fiind luate în cadrul unor ședințe generale.

Funcțiile sistemului informațional în cadrul S.C. AndraVer S.R.L. sunt:

Funcția decizională redă sarcina sistemului informațional de a asigura elementele informaționale necesare luării deciziilor atât la nivel superior cât si asupra activităților de execuție.

Funcția operațională – prin intermediul acesteia sistemul informațional are rolul de a declanșa acțiunile necesare pentru realizarea obiectivelor organizației, acesta asigură operaționalizarea deciziilor, metodelor manageriale, realizarea obiectivelor cuprinse în strategia firmei.

Funcția de documentare – potrivit căreia firma înregistreză o serie de informații ce sunt necesare îmbogățirii cunoștințelor personalului.

Sistemul informațional implementat în cadrul fiemrei trebuie să permită pe de o parte cunoașterea situației existente, a celei trecute, iar pe de altă parte anticipări ale evoluției viitoare, contribuind la elaborarea și îndeplinirea obiectivelor stabilite.

Subsistemul informațional reprezintă elementul cheie pentru o bună desfășurare a activității firmei, deoarece asigură procurarea informațiilor de la beneficiar, prelucrarea acestora prin intermediul programelor speciale de calculator și în final realizarea lor conform contractelor încheiate cu beneficiarii.

În procesele de comunicare din cadrul firmei, se pot ivi pe traseul transmiterii informației, perturbații care pot produce blocaje, distorsiuni și bruiaje ori repetarea mesajului care nu pot duce decât la alterarea acestuia. Mă voi referi, succint, la principalele aspecte ce dau contur „dosarului” sistemului informațional, adică la informații, fluxuri și circuite informaționale, mijloace de tratare a informațiilor și documentele specifice, utilizate în cadrul compartimentului Personal-organizare-salarizare și în cadrul subsistemului informațional al compartimentului Financiar-contabil.

Circuite și fluxuri informaționale

Mai jos este prezentat traseul pe care îl parcurge documentul „fișa postului”:

Emitent model de fișa postului Șef departament Personal-organizare-salarizare Salariat Șef departament Personal-organizare-salarizare Arhivare Departamentul Personal-organizare-salarizare.

Fișa postului parcurge un traseu extrem de complex pornind de la emitent, la persoanele de conducere de nivel superior, (precum șefii de compartiment și cei de compartimente funcționale și operaționale) unde trebuie completate pentru personalul de execuție. În ceea ce privește descrierile de post un set al acestora este „depozitat” la compartimentul „Personal-organizare-salarizare” (referitoare atât la posturile de management cât și la cele de execuție din cadrul întreprinderii). Un alt set de descrieri ale postului, referitoare la posturile de execuție și la postul de management aferente fiecărui compartiment se regăsește la nivelul compartimentului funcțional sau operațional.

Procedurile informaționale utilizate nu sunt sunt foarte sofisticate ci din contră acestea au în vedere culegerea, înregistrarea, transmiterea și prelucrarea informațiilor de o manieră simplificată. Spre exemplu fișele de post sunt completate pe baza unor informații ce provin din:

discuții cu persoanele angajate

obiectivele individuale specifice fiecărui post

componentele procesuale delimitate și dimensionate în funcție de obiective

Regulamentul de organizare și funcționare

Construirea diagramei privind descrierea postului și pozțtia acestuia în cadrul S.C.AndraVer S.R.L pune la dispoziție beneficiarilor informații importante și se prezintă conform următoarei figuri:

Fig.(2.4.): Schema descrierii postului

Descrierile de post se realizează și sunt transmise manual. Actualizarea acestora se realizează în cazuri excepționale la 2-3 ani. Pe baza principiilor și cerințelor informaționale se efectuează o analiză a subsistemului informațional al compartimentului “Personal-organizare-salarizare” ca mai apoi să se prefigureaze un demers coerent de reproiectare a subsistemului informațional.

Un loc important îl ocupă și subsistemul informațional specific compartimentului Financiar-contabil în cadrul căruia se regăsesc date referitoare la intrări, prelucrări, ieșiri și se obțin rezultatele financiare ale activității întreprinderii. Subsistemul informațional oferă șefilor de compartiment informații necesare pentru observarea tendințelor, pentru înțelegerea abaterilor de la calitate, sugerând soluții pentru corectarea acestora.

Sunt oferite atât informații interne, sub forma bugetelor de venituri și cheltuieli, bugetelor de investiții, cât și informații externe cum ar fi: indici de cost, informații privind laturile competitive.

Necesitatea reproiectării subsistemului informațional

Pentru a efectua reproiectarea subsistemului informațional trebuie realizată cunoașterea în detaliu a sistemului actual din firma, a structurii organizatorice și a nivelurilor de conducere. Pentru a se putea face o raționalizare corectă asupra a ceea ce se dorește a se obține trebuie delimitate și cunoscute atribuțiile și responsabilitățile fiecărui nivel ierarhic.

Este necesară cunoașterea în profunzime a tuturor defectelor sau problemelor existente în sistem, punctul lor de plecare și nivelele sale compartimentele care sunt afectate sau cu care se afla în legătură. Cunoașterea ordinii de realizare sau de desfășurare a evenimentelor precum și a timpului necesar pentru implementarea noului sistem reprezintă un punct important pentru membrii societății.

O modificare în cadrul subsistemului informațional poate determina angajarea unor peroane specializate în vederea noilor activități.

În ceea ce privește factorii care ar putea determina o schimbare a subsistemului informațional aceștia ar putea fi:

Creșterea eficienței activității prin realizarea unor operațiuni în mod electronic

Sporirea securității datelor

O mai bună comunicare a informațiilor atât pe orizontală cât și pe verticală

Cunoașterea în orice moment pe nivel ierarhic a operațiilor din firmă

Reproiectarea sistemului informațional este necesară pentru că acesta este într-o permanentă schimbare și pentru a asigura o bună comunicare a informațiilor între toate nivelurile ierarhice și o rezolvare a sarcinilor cât mai corect, prompt și la termenul la care e necesară informația în cauză. Numai așa informația ajunsă la timp îl va putea ajuta pe cel care are nevoie de ea.

Cerințele informaționale ale noului sistem

În cadrul firmei AndraVer subsistemul informațional va trebui sa fie unul reușit, fiecare informație fiind preluată, prelucratăă și elaborată fără a suporta mari transformări de la un compartiment la altul, iar personalul sa fie unul calificat ce folosește noile tehnologii pentru a fi mai eficient. În funcție de sistemul ierarhic se realizează și modul de circulație al informațiilor, adică de la directorul general direct la fiecare angajat sau prin intermediul compartimentelor.

Consider că noul sistem își dobândește eficiența prin intermediul compartimentului de producție (și celelalte compartimente funcționale fiind de o mare însemnătate pentru acesta).

În cadrul compartimentului de producție subsistemul informațional reprezintă punctul forte, tot ceea ce rezultă din cadrul acestui compartiment se realizează pe baza acestui sistem. Acest compartiment trebuie dotat cu calculatoare și imprimante, telefoane și fax precum și aparatură specială pentru prelucrarea datelor și informațiilor necesare

Pe lângă elementele menționate mai sus și dotarea compartimentului cu o echipă de profesioniști care reușesc să comunice între ei și să prelucreze datele procurate, precum și dotarea cu echipamente de ultimă generație va ușura munca echipei și va oferi rezultate favorabile firmei.