Analiza Sistemului Informational la Mersin Turism S.r.l

Cuprins

Introducere

Complexitatea și dinamismul epocii contemporane, influența tot mai accentuată a revoluției științifico-tehnice ridică în față managerilor fimelor noi și complicate probleme, a căror rezolvare presupune o adaptare continuă, elastică și eficientă, pe baza unor informații bogate și pertinente.

Relația directă care există între sistemul informațional al unei firme se reflectă în mod direct în productivitatea acesteia, iar de importanța sistemului informațional se leagă și motivația alegerii temei de față.

Ipoteză de la care pornim în redactarea prezentei este aceea că un sistem informațional optimizat prin fluxuri de comunicare eficiente, sistem informatic performant și resurse umane bine pregătite se reflectă pozitiv în situația economico-financiară a firmei; în cazul de față, o firmă care își desfășoară activitatea în domeniul hotelier și al restaurantelor destinate eventimentelor speciale (nunți, botezuri).

Lucrarea debutează cu prezentarea unor delimitări conceptuale legate de noțiunea de sistem informațional și cea de sistem informatic, cu precizarea unor aspecte ale sistemului informatic, respectiv baza tehnică (hardware) și cea de programe (software), precum și a altor elemewnte componente ale sistemului informatic.

Prezentarea generală a firmei și a sistemului său informațional (inclusiv descrierea sistemului hardware și software, precum și prezentarea unor aspecte privind resursele umane din activitatea informațională, atât beneficiarii cât și angajații de pe aceste poziții) fac obiectul celui de-al doilea capitol.

Cel de-al treilea capitol abordează o serie de propuneri de îmbunătățire a sistemului informațional, prin referire la o propunere de program de pregătire și perfecționare a personalului, propunere de achiziție hardware și de dezvoltare software.

Metodologia de cercetare se rezumă la analiză de document, utilă pe tot parcursul redactării lucrării.

Întrucât asistăm la o realitate în care nu mai putem concepe desfășurarea marii majorități a activităților social-economice în lipsa tehnologiei informațiilor și a comunicațiilor, apreciem că lucrarea își aduce o contribuție pentru reiterarea importanței sistemului informațional în activitatea firmelor în genere, și a firmelor care activează în domeniul serviciilor hoteliere și al organizării de evenimente în special.

Capitolul I

Sistem informațional. Sistem informatic

În contextul globalizării și a evoluției tehnologice fără precedent, constatăm că toate domeniile de activitate se bazează pe utilizarea, într-o măsură mai mare sau mai mică, a tehnologiilor informatice și a calculatorului, mai mult sau mai puțin sofisticat, de ultimă generație sau nu.

Asistăm la o realitate în care nu mai putem concepe desfășurarea marii majorități a activităților social-economice în lipsa tehnologiei informațiilor și a comunicațiilor.

1.1. De la sistem informațional la sistem informatic – delimitare conceptuală

Sistemul informațional poate fi definit drept ansamblul de elemente implicate în procesul de colectare, transmisie și prelucrare a informației.

În sens larg, noțiunea de sistem informațional se referă la diverse interacțiuni dintre oameni, procese, date și tehnologii. Noțiunea nu se referă doar la tehnologia informației și comunicațiilor, ci și la modalitatea în care oamenii interacționează cu tehnologia pentru a oferi suport în procesele inerente inițierii și dezvoltării afacerilor.

În sens strict, noțiunea de sistem informațional se referă la ansamblul de fluzuri și circuite informaționale organizate în concepție unitară, incluzând activități de achiziție de informații din sistemul de bază, completarea unor documente și transferul lor către diferite compartimente, centralizarea datelor, ș.a.

La nivelul unui agent economic, există un flux informațional pe baza căruia se desfășoară orice activitate și acesta asigură legătura dintre sistemul decizional și cel operațional, respectiv dintre sistemul de conducere și cel de execuție.

Din perspectivă economică, sistemul informațional al întreprinderii comerciale poate fi definit ca acea componentă a managementului firmei care încorporează totalitatea resurselor informaționale create, prelucrate și transmise pe fluxuri și circuite informaționale, precum și a tehnicilor și mijloacelor de procesare a acestora în vederea creșterii rapidității și fiabilității actului decizional.

În cadrul sistemului informațional, majoritatea activităților se pot desfășura cu ajutorul tehnicii de calcul, cu care se pot prelucra date primare și ulterior transferă prin intermediul unei rețele de calculatoare.

Potrivit unor autori, ansamblul de elemente implicate în procesul de prelucrare și transmitere a datelor pe cale electronică alcătuiesc un sistem informatic.

Noțiunea de sistem informatic include referiri la calculatoare, sisteme de transmisie a datelor, componente hardware și software, datele prelucrate, personalul care exploatează tehnică de calcul, teoriile care stau la baza algoritmilor de prelucrare, s.a.m.d.

Raportul dintre sistemul informațional și cel informatic este că de la întreg la parte, sistemul informatic fiind o componentă esențială a celui informațional.

În orice domeniu al activității economice sau sociale, există un flux informațional pe baza căruia se desfășoară orice activitate; la nivelul agentului economic, sistemul informațional asigură legătura dintre sistemul decizional și cel operațional – sistemul de conducere și cel de execuție.

Funcționarea sistemului informațional presupune:

introducerea datelor cu privire la sistemul operațional;

prelucrarea datelor în scopul asigurării de informații utile în procesul de decizie;

obținerea informațiilor solicitate, ca apoi să se adopte decizii care vor fi transmise sistemului operațional;

efectuarea controlului și urmărirea respectării deciziilor.

În cadrul sistemului informațional, majoritatea activităților se pot desfășura cu ajutorul tehnicii de calcul, cu care se pot prelucra date primare și rezultatul poate fi transferat mai departe, către alt compartiment spre prelucrare. Ansamblul de elemente implicate în acest proces de prelucrare și transmitere a datelor pe cale electronică alcătuiesc un sistem informatic.

În rândul componentelor sistemului informatic, enumerăm:

cadrul organizatoric al firmei și datele vehiculate în sistemul informațional corespunzătoare activităților desfășurate;

resursele umane (atât beneficiarii sistemului, cât și personalul de specialitate care îl implementează sau proiectează);

metode și tehnici de proiectare a sistemelor informatice;

echipamente hardware pentru stocarea și prelucrarea datelor;

programe software folosite pentru realizarea obiectivelor sistemului informatic.

Procesele de natură managerială, orientate spre adaptarea întreprinderii comerciale la un mediu tot mai dinamic și complex impun obținerea de informații vitale cu privire la piață (dinamica, dimensiuni, structura), competiție (cotă de piață, segmente ocupate de cumpărători), prețuri practicate, structura ofertei, serviciile oferite, s.a. la sursele de aprovizionare (localizare, condiții de livrare, prețuri), cu privire la consumatori (segmente vizate, comportamente specifice, putere de cumpărare, etc.).

Astfel, apare necesitatea organizării la nivelul întreprinderii comerciale a unui sistem eficient de procurare, prelucrare și stocare a acestor informații, care să fie în măsură să le transforme în resurse disponibile și refolosibile, subsumate fundamentării corespunzătoare a deciziilor privind activitatea curentă și de perspectivă a firmei.

Mijloacele de tratare a informațiilor se constituie într-un ansamblu unitar al mijloacelor de culegere a datelor, înregistrare, transmitere și prelucrare a informațiilor; acestea definesc suportul tehnic al sistemul informațional.

Suportul informațional include două componente majore, și anume:

suportul fizic, care conține ansamblul de echipamente – hardware;

suportul logic, care cuprinde sistemul de programe de operare și programe de aplicații – software.

Acestea fac obiectul secțiunilor care urmează.

1.1.1. Hardware

În ultimii ani asistăm la una dintre cele mai importante transformări din istorie în privința infrastructurii tehnologice a societății. Această schimbare constă de fapt în adăugarea unui nou substrat în infrastructura tehnologică, substrat care este uzual denumit tehnologia informației.

Obținerea de către agenții economici și societățile comerciale a unei eficiențe economice sporite este condiționată de existența unei conduceri științifice bazate pe o bună cunoaștere a legilor economice.

Pornind de la faptul că – pe de o parte – modelele matematice reprezintă componenta științifică a unui sistem informatic, iar – pe de altă parte – ținând cont de facilitățile oferite de utilizarea calculatorului electronic, se poate aprecia că sistemul informatic constituie un adevărat instrument în conducerea științifică a activității economice.

Baza tehnică a sistemului informatic este constituită din totalitatea mijloacelor tehnice de culegere, transmitere, stocare și prelucrare a datelor, locul central revenind calculatoarelor electronice.

În rândul principalelor echipamente, se înscriu:

echipamente de calcul: calculatoare, stații grafice, servere de rețea, servere de baze de date, stații de lucru;

echipamente de comunicație: routere, hub-uri, modem-uri, switch-uri.

Proiectarea la nivel micro și macroeconomic a unor sisteme informatice care să utilizeze tehnica bazelor de date și care să conțină o serie de modele matematice, iar situațiile de informare – raportare să aibă un caracter de semnalare preventivă a abaterilor față de starea normală, reprezintă o formă superioară de organizare și prelucrare a datelor.

1.1.2. Software

Sistemul de programe cuprinde totalitatea programelor utilizate pentru funcționarea sistemului informatic în concordanță cu funcțiunile și obiectivele stabilite. Aici sunt avute în vedere atât programele de bază (software de bază), cât și programele aplicative (software de aplicație).

Produsele software de bază includ:

sisteme de operare pentru serverul de rețea – UNIX, Windows NT server, Windows 2000, Novel) și pentru stații de lucru sau clienți – Windows 7, Windows 8, Ubuntu);

sisteme de gestiune a bazelor de date – Oracle, SQL, Server Microsoft, MySQL, Access, FoxPro, s.a.m.d.);

sisteme GIS (Geographical Information System) – utilizate pentru realizarea aplicațiilor pentru stocarea și prelucrarea datelor spațiale;

limbaje (medii) de programare, utilizate pentru realizare software de aplicație.

Produsele software de aplicație sunt produse program care constituie aplicațiile și subsistemele sistemului informatic.

Baza informațională a unei întreprinderi poate fi formată din:

pentru activitatea de aprovizionare: stocuri de materiale, intrări de materiale, consumuri de materiale, contracte cu furnizorii, programe de aprovizionare;

pentru activitatea de producție: tehnologii și rețete de fabricație, program de lucru, norme de muncă și consumuri de manoperă;

pentru activitatea de desfacere: stocuri de produse, contracte cu clienții;

pentru activitatea de marketing: evoluția cererii și a ofertei, dinamica prețurilor, elasticitatea cererii și a producției;

pentru activitatea financiar – contabilă: șolduri și rulaje contabile, calculația costurilor, bugete de venituri și cheltuieli, contabilitatea analitică și sintetică;

pentru activitatea de personal – evidența personalului, salarizări, dotări social culturale și gestiunea lor;

pentru activitatea de cercetare – dezvoltare: studii tehnico – economice, proiecte tehnice, investiții, etc.

Informatizarea activităților economico-sociale a cunoscut profunde transformări, legate –printre altele – de scăderea costurilor hardware-ului și software-ului. În plus, se constată tendința de dezvoltare a sistemelor informatice bazate pe platformele software la nivel înalt; o platformă software corespunde unei platfrome de aplicații și conține funcții software de bază și funcții specifice aplicației companiei.

În ce privește organizarea datelor, se remarcă faptul că structurile clasice, bazate pe text și valori numerice, fie se dovedesc insuficiente, fie complexitatea lor depășește posibilitatea de stocare oferită de tehnologiile clasice.

În fine, se observă dinamismul pronunțat al industriei informaticii; asistăm la o proliferare de produse hardware și software, în condițiile în care în fiecare zi apar noi și noi produse.

1.2. Alte elemente ale sistemului informatic

În cadrul sistemului informatic, afară de componentele hardware și software, se disting următoarele componente:

baza informațională;

baza științifică și metodologică;

factorul uman;

cadrul organizatoric.

Baza informațională cuprinde datele supuse prelucrării, fluxurile informaționale și sistemele și nomenclatoarele de coduri.

Baza științifică și metodologică este constituită din: algoritmi, formule, modele și tehnici de realizare a sistemelor informatice.

Resursele umane constau în personal de specialitate – analiști, programatori, ingineri de sistem, analiști – programatori ajutori, operatori, s.a.m.d. și beneficiarii sistemului.

Cadrul organizatoric este cel specificat în regulamentul de organizare și funcționare al unității în care sistemul informatic va fi implementat și utilizat.

Capitolul al II-lea

Studiu de caz: analiza sistemului informațional la MersinTurism S.R.L

2.1. Prezentarea generală a firmei

Mersin Turism S.R.L. activează în domeniul serviciilor hoteliere, punând la dispoziție clienților săi spații de cazare în Vila Reyna din orașul Constanța. Vila pune la dispoziția clienților săi 4 camere duble standard, 2 camere duble deluxe și un apartament. Fiecare cameră este dotată cu minibar, televizor LCD, beneficiază de acces gratuit și nelimitat la internet wireless și servicii de telefonie națională și internațională, aer condiționat și încălzire centralizată.

Firma deține și un restaurant cu specific pescăresc, de 90 de locuri la parterul vilei. pentru perioada estivală și având în vedere amplasarea vilei în orașul Constanța și pe coasta Mării Negre, firma a amenajat o piscină și o terasă cu o capacitate de 180 de locuri.

În anul 2013, firma a inițiat un nou proiect, ca urmare a succesului pe care l-a cunoscut în orașul Constanța, constând într-un restaurant de tip ballroom amplasat în București și dedicat evenimentelor speciale (nunți, botezuri, aniversări fastuoase), cu două saloane interioare și terasă cu piscină pentru eventimente outdoor.

Informații de identificare

Denumire juridică: Mersin Turism S.R.L.;

Sediu social: Str. Pescarilor nr. 33B, Constanța, judetul Constanța;

CUI RO 25607530;

Nr. înreg. Reg. Com.: J13/1309/2009;

Activitate: Cod CAEN 5520: facilități de cazare pentru vacanțe și perioade de scurtă durată;

Numar mediu angajați în anul 2014: 50.

Informații economice

Evoluția principalior indicatori din bilanț în perioada 2009 – 2014

Tabel 2.1. Evoluția principalilor indicatori din bilanțîn perioada 2009-2014

Sursa: documente interne Mersin Turism S.R.L.

Din tabelul 2.1 de mai sus, se observă evoluția în general pozitivă a situației economice a firmei; se constată creșterea constantă a indicatorilor din bilanț în perioada de referință 2009-2014, astfel:

activele imobilizate cunosc o creștere importantă de la 60.455 RON în anul 2009 la 111.441 RON în anul 2014;

activele circulante înregistrează o creștere de la 41.620 RON în anul 2009 la 397.364 RON în anul 2014;

la nivelul stocurilor, se înregistrează de asemenea o creștere de la 10.028 RON în anul 2009 la 111.441 în anul 2014;

valoarea conturilor crește de la 10.905 RON în anul 2009 la 245.784 RON în anul 2014;

totalul activului crește de la 102.075 RON în anul 2009 la 369.759 RON în anul 2014;

valoarea capitalului social rămâne constantă pe toată perioada de referință;

valoarea datoriilor crește de la 132.891 RON în anul 2009 la 348.632 RON în anul 2014;

totalul pasivului crește de la 102.075 RON în anul 2009 la 369.759 în anul 2014.

Evoluția indicatorilor din contul de profit și pierdere în perioada 2009 – 2014

Tabel 2.2. Evoluția principalilor indicatori din contul de profit și pierdereîn perioada 2009-2014

Sursa: documente interne Mersin Turism S.R.L.

Din tabelul 2.2 de mai sus se constată creșterea constantă a indicatorilor din contul de profit și pierdere în perioada de referință 2009-2014, astfel:

cifra de afaceri cunoaște o creștere importantă de la 157.734 RON în anul 2009 la 2.453.714 RON în anul 2014;

veniturile totale înregistrează o creștere de la 165.287 RON în anul 2009 la 2.543.402 RON în anul 2014;

la nivelul cheltuielilor totale, se înregistrează de asemenea o creștere de la 191.664 RON în anul 2009 la 2.296.422 în anul 2014;

valoarea profitului net crește de la -31.016 RON în anul 2009 la 247.078 RON în anul 2014;

marja de profit net crește de la -19.66% în anul 2009 la 10.07% în anul 2014;

numărul angajaților crește de la 3 în anul 2009 la 50 în anul 2014.

Figura 2.1 de mai jos prezintă evoluția cifrei de afaceri în perioada 2009-2014.

Se observă cu ușurință tendința de creștere relativ stabilă pe parcursul perioadei de referință; cea mai mică valoare a cifrei de afaceri se înregistrează în anul 2009 (157.734 RON), iar cea mai ridicată în anul 2014 (2.453.714 RON).

Constatăm, de asemenea, că valoarea cifrei de afaceri se menține relativ similară în anul 2010 și 2011 (755.188 RON, respectiv 825.056 RON), respectiv în 2012 (1.477.955 RON) și 2013 (1.547.302 RON).

În plus, se remarcă faptul că valoarea cifrei de afaceri a crescut cu peste 50% în anul 2014 față de anul imediat precedent (2013) și de peste 15 ori față de valoarea sa în anul 2009.

Figura 2.1. Evoluția cifrei de afaceri în perioada 2009-2014

Sursa: documente interne Mersin Turism S.R.L.

Figura 2.2 de mai jos prezintă evoluția profitului net în perioada 009-2014. Remarcăm valoarea negativă a acestui indicator în anul 2009 (-31.016 RON) și creșterea importantă înregistrată în anul 2014 (247.078 RON). Valori relativ constante se înregistrează în anii 2010 (21.298 RON), 2011 (10.305 RON), 2012 (31.864 RON) și 2013 (88.386 RON).

Figura 2.2. Evoluția proftului net în perioada 2009-2014

Sursa: documente interne Mersin Turism S.R.L.

În figură 2.3. se poate observa evoluția numărului de angajați în perioada 2012-2014, respectiv creșterea progresivă în perioada 2012-2014 (de la 26, la 39 și respectiv la 50 de angajați) și declinul înregistrat în anul 2011 (în care au fost raportați 0 angajați).

Figura 2.3. Evoluțianumărului de angajați în perioada 2009-2014

Sursa: documente interne Mersin Turism S.R.L.

Figura 2.4. Evoluția veniturilor și a cheltuielilorîn perioada 2009-2014

Sursa: documente interne Mersin Turism S.R.L.

În ceea ce privește evoluția veniturilor și a cheltuielilor în perioada 2009 – 2014, se constată o creștere relativ constantă, de la 165.287 RON (venituri), respectiv 191.664 RON (cheltuieli) în anul 2009 la 2.543.402 RON (venituri), respectiv 2.296.422 RON (cheltuieli).

Se înregistrează o tendință de creștere moderată în anul 2011 (827.983 RON venituri și 815.573 RON cheltuieli) și o tendință de scădere a cheltuielilor în anul 2013 (1.413.688 RON) pe fondul unei creșteri ușoare a veniturilor (la 1.502.108 RON) în același an.

2.2. Prezentarea sistemului informațional

În cadrul Mersin Turism S.R.L., sistemul informațional se prezintă astfel:

Figura 2.5. Sistemul informațional al Mersin Turism S.R.L.

Sursa: documente interne Mersin Turism S.R.L.

Fluxul informațional circulă pe verticală, în ambele direcții, având un caracter liniar și urmărind în principal traseul relațiilor organizatorice de tip ierarhic și de cooperare.

Figura 2.6. Organigrama Mersin Turism S.R.L.

Sursa: documente interne Mersin Turism S.R.L.

Constatăm din figura 2.6. că firma este condusă de un director general, căruia i se subordonează directorul de hotel și cel de restaurant, pornind de la cele două activități esențiale ale firmei.

În subordinea directă a directorului de hotel regăsim guvernanta – șefă, responsabilă cu verificarea stării de curățenie din spațiile de cazare și șeful de recepție.

Directorului de restaurant i se subordonează în mod direct bucătarul șef, șeful de sală și barmanul – șef.

Sistemul informațional al Mersim Turism S.R.L. este compus din:

baza informațională;

baza tehnică – PC-uri, aparate POS de plată prin visa, sisteme de securitate computerizate;

sistemul de programe – Windows 7, pachetul Office, licențe Adobe Acrobat Reader, programe Micros;

resursele umane – beneficiarii sistemului sunt toți angajații firmei; în domeniul IT sunt angajați 2 specialiști, unul în Constanța și unul în București;

cadrul organizatoric: Regulamentul de Organizare și Funcționare al firmei.

Principalele funcții ale sistemului informațional în cadrul Mersin Turism S.R.L. sunt:

să colecteze informații din sistemele operațional și decizional, precum și informațiile care provin din mediul exterior;

să memoreze aceste informații, precum și informațiile care rezultă din prelucrarea lor;

să asigure accesul la memorie în vederea comunicării informațiilor stocate;

să prelucreze informațiile la cererea sistemului operațional și a sistemului de conducere.

2.2.1. Descrierea sistemului hardware

În descrierea sistemului hardware de care dispune firma, menționăm:

rețele: – LAN (Local Area Network) și Internet (rețeaua Web);

echipamente de calcul: 2 PC-uri amplasate în zona de recepție, 3 PC-uri amplasate în zona birourilor directorilor, 1 PC în zona de curățenie și mentenanță și 1 PC destinat zonei de magazie și gestiune a stocurilor;

echipamente de comunicație și retelistica: 6 router-e model VPN TP-Link TL_R600 1xWAN Gigabit și 7 switch-uri TP-LINK TL-SF 1005D 5×10/100Mbps;

echipamente specializate: 8 aparate POS Micros 3700 amplasate în recepția vilei și în restaurante.

Micros 3700 este un sistem de marcaj care asigură comunicarea unor informații vitale pentru operațiunile din restaurant, maximizând eficiența, rapiditatea în servire și experiența de ansamblu oferită clienților.

Terminalul cu ercan tactil este un echipament fiabil, putând fi folosit în siguranță și pe termen lung în cadrul restaurantului, fiind prevăzut cu cititor de carduri încorporat. Dispune de procesor Intel optimizat să facă față operațiunilor specifice HoReCa.

Specificații tehnice ale PC-urilor și perifericelor:

4 desktop PC model HP G1 MT cu procesor Intel Core i3 – 4160, 3.60 Ghz, 4GB RAM, 500 GB HDD, DVD-RW, Intel HD Graphics;

4 monitor LED model Asus 19,5” VS207DE;

3 laptop PC model HP 250 G3 cu procesor Intel Core i3-4005U, 1,70 GHz, 15.6”, 4 GB RAM, 500 GB HDD, DVD-RW;

8 mouse wireless model Microsoft M1850, USB;

4 tastaturi model Microsoft model All-in-One Media, wireless, 2,4 GHz;

3 imprimante model Epson TM 260 – cea mai rapidă imprimantă fiscală termică, care printează cu o viteză de 150 mm/secundă pentru bonuri fiscale și 100 mm/secundă pentru rapoarte fiscale;

2 imprimante alb-negru model Xerox Phaser 3020, wireless, A4.

2.2.2. Descrierea sistemului software

În rândul programelor software utilizate de firmă menționăm:

sisteme de operare Windows 7;

MS Office – util pentru redactarea, editarea și vizualizarea documentelor în format Word, Excel, Power Point, Access și Publisher.

Adobe Acrobat Reader – util pentru vizualizarea, printarea, editarea și comentarea fiabilă a docuementelor în format pdf;

AutocadAD 2013 – program specializat de construcții și arhitectură util firmei pentru vizualizarea virtuală a spațiilor disponibile și potențiale, pentru o mai bună estimare a posibilităților de amenajare, a dimensiunilor și costurilor asociate planurilor de renovare sau reamenajare, atunci când este cazul;

Micros Materials Control – soluție de gestiune a stocurilor care oferă informații vitale și indicatori specifici pentru domeniul HoReCa legate de costuri, stocuri sau chiar rețete, toate acestea în timp real, putând fi centralizat pentru mai multe gestiuni sau individual;

Expremio – program de fidelitate integrat cu Micros pentru răsplătirea clienților fideli prin acumulare de puncte de fidelitate și discount-uri acordate în baza unor caduri de fidelitate; programul de fidelitate poate fi integrat prin aplicație de mobil, suportând atât versiuni IOS, cât și Android; programul include accesul pe plaftirma Egenda, capabilă să sprijine retenția clienților sau creșterea vânzărilor prin module de e-mail marketing, sistemul de notificări sau de emitere de vouchere;

Fidelio Suite 8 – program de gestiune hotelieră care asigură controlul extins și optimizarea maximă, stimulând profitabilitatea; programul asigură securitatea datelor prin baza de date Oracle, o plaftorma robustă care garantează securitatea și permite un număr nelimitat de tranzacții.

Fidelio este cel mai important program al firmei, axat pe gestiunea hotelieră; programul permite accesul la rapoarte personalizate la nivel de utilizator ori manager, beneficiază de interfate cu sistenme de control acces, televiziune contra cost și centrală telefonică.

De asemenea, Fidelio v.3 are opțiunea de integrare cu server de e-mail, pentru automatizarea mesajelor – confirmări de rezervări, rapoarte de management.

În versiunea8, programul a fost îmbunătățit cu optinea de a putea fi salvate profile cu informații detaliate, preferințe și istoric tranzacții pentru a facilita comunicarea cu clienții – prin transmiterea unor chestionare de feed-back, e-mailuri aniversare, facturi personalizate cu logo-ul și datele firmei, s.a.m.d.

Programul (în versiunea 8) este susținut de baze de date Oracle elimină necesitatea procedurii de arhivare, stocând datele în mod automat.

Programul de gestiune Micros Materials Control permite firmei:

să genereze comparații de prețuri între furnizorii pentru condiții comerciale mai bune, statistici cu alerte referitoare la materiile prime din stoc, statistici despre furnizori, situații ale prețurilor aferente locațiilor;

să creeze alerte de stoc, care să o avertizeze dacă atinge un nicel critic de stoc minimal, maximal și optim pentru fiecare materie primă în parte și poate chiar să blocheze comenzile de aprovizionare, în cazul în care acestea depășesc stocuri;e maximale stabilite;

să elimine erorile de transformare prin gestiunea a 4 tipuri de unități de măsură pentru fiecare materie primă – de aprovizionare, de stocare, de transfer și producție.

2.3. Aspecte privind resursele umane din activitatea informațională

Realizarea unui sistem informatic eficient reprezintă, fără îndoială, o acțiune compelxa, care îmbină un număr mare de activități de analiză, proiectare, implementare, monitorizare și exploatare.

În plus, această reclamă resurse umane, materiale și financiare importante, pentru o perioadă de timp considerabilă.

În cadrul Mersin Turism S.R.L., resursele umane implicate în sistemul informațional sunt:

specialiști IT: 2 specialiști în informatică și comunicații, unul dedicat punctului de lucru din București și unul sediului din Constanța; specialiștii sunt absolvenți ai facultății de profil și fiecare dintre aceștia are peste 5 ani de experiență în domeniu. Principalele lor atribuții se leagă de monitorizarea sistemului informatic și soluționarea tuturor problemelor de IT care survin în timpul activității firmei, respectiv:

mentenanța echipamentelor hardware;

oferirea de suport penru toate problemele de natură tehnică ce apar în cadrul firmei;

punerea în funcțiune, testarea echipamentelor achiziționate și inițierea utilizatorilor în operarea acestora;

menținerea relației tehnice cu producătorii diverselor echipamente;

consilierea achiziției de noi echipamente necesare activității firmei;

realizarea de achiziții software și hardware potrivit deciziilor conducerii și în limitele bugetului stabilit de conducere;

întreținere site-uri web: http://www.reyna.ro/, http://reynaevents.ro/;

întreținere pagini de socializare: Vila Reyna, Restaurant Reyna și Reyna Events.

utilizatori: director, director hotel, director restaurant, guvernanta – șefă, șef recepție, barman șef, bucătar șef, șef de sală, personalul destinați servirii clienților (ospătari și picoli) și personalul de la recepție.

Apreciem că firma a realizat eforturi considerabile în direcția informatizării sale, aspect care a generat o eficientizare a activității și a contribuit fără îndoială la o creștere economică care depășește cu mult valoarea investițiilor în echipamente și soluții IT.

Capitolul al III-lea

Propuneri de îmbunătățire a sistemului informațional

3.1. Propunere de program de pregatire și perfecționare a personalului

Având în vedere aspectele care pot fi îmbunătățite în sistemul informatic al firmei, astfel cum vom propune în capitolul de față, apreciem că departamentul IT, entitatea de management și personalul destinat recepției clienților în unitatea de cazare (vila Reyna) vor necesita accesul la programe de perfecționare profesională, în strictă legătură cu aparatura hardware și programele (software) propuse spre achiziție.

Departamentul IT

Activitățile care se vor desfășura în cadrul programului se concentrează pe creșterea nivelului competențelor și calificărilor angajaților care lucrează în departamentul de cercetare, inovare și IT.

Programele de perfecționare a angajaților (cei 2 specialiști în IT angajați de firmă) vor avea ca scop:

creșterea competențelor în vederea proiectării și exploatării paginilor web și a site-urilor web;

creșterea competențelor în vederea proiectării și exploatării bazelor de date utilizate în tranzacții electronice și, în special, în domeniul comerțului electronic;

creșterea competențelor în vederea proiectării și exploatării platformelor web B2B;

creșterea competențelor în vederea proiectării și exploatării procedurilor de securitate în cadrul tranzacțiilor electronice și, în special, pentru comerțul electronic.

Cursurile se vor desfășura în zilele de vineri și sâmbăta ale săptămânii, printr-un cumul de maximum 10 ore pe săptămână, programul fiind fexibil în funcție de disponibilitatea cursanților.

Cursurile se pot realiza în două variante:

A. Prin programe co-finanțate din fonduri europene

Aceasta este varianta cea mai rentabilă, pentru că programul oferă cursuri gratuite și, în plus, oferă și posibilitatea decontării cheltuielilor de transport și cazare, în limita fondurilor disponibile.

Un exemplu în acest sens îl reprezintă programul din cadrul Universității “Ștefan cel mare” din Suceava, Facultatea de Inginerie Electrică și Știința Calculatoarelor, prin “Programul pentru perfecționarea personalului din departamentele de cercetare, inovare, IT din întreprinderi în domeniul proiectării și implementării tranzacțiilor electronice – Perfect-tel”, proiect co-finanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial “Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013” și implementat de universitate.

Programul oferă posibilitatea de acces la următoarele cursuri gratuite:

tehnologii moderne de realizare a paginilor/ site-urilor web;

securitatea informațiilor în domeniu comerțului electronic;

baze de date;

comerț electronic.

Avantajul accesului la cursuri de perfecționare este benefic atât pentru angajați, cât și pentru angajatori; principalele argumente aduse în sprijinul acestei afirmații sunt:

Argumente pentru angajați

Comerțul electronic face referire la desfășurarea activităților specifice mediului de afaceri (tranzacții) într-un sistem automatizat integrat, schimbul de informații fiind realizat cu mijloace electronice (rețele de calculatoare).

Prin intermediul Internetului, se permite dezvoltarea unei relații de servicii și schimb de mărfuri; de exemplu, fără stocuri, deschis 24 de ore din 24, fără vânzători, accesibil de oriunde și aproape pentru oricine, un magazin electronic este în multe privințe superior unuia obișnuit.

În cadrul comerțului electronic pot fi tranzacționate bunuri și servicii digitale. Strâns legate de comerțul electronic pot fi și alte activități electronice, de exemplu servirea cumpărătorilor, livrarea mărfii (dacă e vorba de medii electronice), colaborarea cu partenerii de afaceri sau conducerea unei organizații prin mijloace electronice.

Explozia informațională cu tot ceea ce înseamnă domenii științifice și tehnologice determină o serie de schimbări necesare în competențele profesionale. Participarea adulților la activități de învățare pe parcursul întregii vieți a devenit o necesitate, uneori aceasta fiind obligatorie datorită unor cerințe formale.

Internetul și tot ceea ce ține de el a cunoscut o largă răspândire în ultimul timp și cunoașterea în detaliu a noilor tehnologii nu poate decât să ajute la formarea continuă și la dezvoltarea pe termen lung a societății și a individului.

Angajații unei firme trebuie să ia în considerare faptul că în orice moment se poate ca firma la care lucrează să fie nevoită să facă restructurări. Un curs de perfecționare continuă, într-un domeniu nou, cum este comerțul electronic, nu numai că poate ajuta firma într-un moment dificil, dar poate conferi angajatului un statut aparte în cadrul firmei.

De asemenea, poate ajuta foarte mult angajatul în cazul în care acestea a optat pentru un job nou, poate chiar o promovare în cadrul firmei la care lucrează.

Un alt mare avantaj oferit de către aceste cursuri este faptul că aceste cunoștințe în domeniile comerț electronic, baze de date, tehnologii moderne de realizare a paginilor/site-urilor web, securitatea informațiilor, pot fi utile angajatului pentru a câștiga un venit în plus față de ceea ce câștiga de obicei; de exemplu, se pot realiza site–uri web pentru diverse firme.

Argumente pentru angajatori

B2B (business-to-business) este un model de comerț electronic în care toți participanții sunt companii sau alte organizații. În România, domeniul B2B este o afacere foarte promițătoare.

Studii recente arată că în România sunt înregistrate peste 42.000 de domenii de nivel înalt și există mai mult de 1,1 milioane de utilizatori care intră pe Internet de la locul lor de muncă.

Având ca suport rețeaua Internet și eventual, utilizarea unor pachete de programe software specifice, comerțul electronic a avut și are avantaje și beneficii pentru firme, consumatori individuali și societate.

Pe plan mondial, comerțul electronic a devenit o componentă principală a politicilor de dezvoltare economică a guvernelor țărilor dezvoltate (Japonia, SUA, țările membre ale Uniunii Europene, etc.).

Astfel, comerțul electronic este considerat cheia competitivității întreprinderilor în era informațională, asigurând accesul la noi segmente de piață, creșterea vitezei de derulare a afacerilor, flexibilitatea ridicată a politicilorcomerciale, reducerea costurilor de aprovizionare, de desfacere și de publicitate, simplificarea procedurilor etc.

Ca urmare, el devine o oportunitate de creștere a competitivității atât la nivel micro, cât și macroeconomic. Ministerul Comunicațiilor și Tehnologiei Informației (MCTI) a comandat recent un studiu legat de prezentul și viitorul pieței de comerț electronic din România, studiu care a arătat că, deși aflată încă la început, piața de comerț electronic din România realizează deja tranzacții în valoare de câteva milioane de euro pe lună, potențialul fiind mult mai mare.

Băncile au eliminat restricțiile pentru tranzacționarea pe Internet, iar numărul celor care au implementat 3D Secure – cel mai înalt standard de securizare a tranzacțiilor pe Internet – a ajuns la opt (BCR, BRD, Raiffeisen Bank, HVB-Tiriac, CEC, Alpha Bank, Romexterra Bank și Banca Transilvania).

De asemenea, pe piață sunt operaționale mai multe companii cu rol de integrator de servicii pentru cei care își doresc să vândă și în mediul virtual, iar lista magazinelor virtuale din România crește într-un ritm de 20-30 pe lună potrivit site-ului www.business-adviser.ro. Piața totală de comerț electronic din România, ce include toate formele de plată, a fost anul trecut între 230 și 250 de milioane de euro și va crește și anul acesta, chiar dacă nu în ritmul de anul trecut, conform unei estimări realizată într-un studiu comandat de Autoritatea Națională de Comunicații.

Creșterea e justificată de jucătorii din industrie ca o tendință firească, având în vedere debutul târziu al acestui tip de comerț pe piața locală, însă și prin prisma crizei care mobilizează companiile spre un canal de vânzări în care cash-ul devine disponibil mai rapid.

În primele patru luni ale anului, tranzacțiile de comerț electronic au avut un avans de 75% ca număr și 80% ca valoare, potrivit datelor furnizate ziarului „Financiarul” de Romcard, principalul furnizor de servicii privind tranzacțiile cu carduri din România.

În perioada ianuarie-aprilie 2009 s-au făcut 356.141 de tranzacții, față de 198.354 de tranzacții în perioada similară a anului trecut. Cele mai multe tranzacții au fost efectuate în lei, respectiv peste 235.000, față de aproximativ 116.500 în euro și 2.400 în dolari; cu toate acestea, tranzacțiile în euro au fost duble ca valoare – 18,5 milioane de euro, cu o valoare exprimată în lei de peste 77 de milioane, față de 34,95 milioane – valoarea tranzacțiilor derulate în moneda națională.

Unele dintre avantajele comerțului electronic pentru angajator sunt:

Comerțul electronic și site–urile web oferă posibilitatea extinderii pe piețele internaționale prin asigurarea de servicii și performanță;

Se asigură o deschidere totală în privința relațiilor cu clienții, asigurându-se o mai bună interacțiune cu aceștia;

Se înregistrează o scădere a costului de creare, procesare, distribuire, păstrare și regăsire a informației, bazată până acum pe hârtie. Site-urile web personalizate, sugestiile pentru cumpărare și ofertele speciale personalizate pot într-o oarecare măsură substitui interacțiunile de tip față în față, interacțiuni de tip tradițional;

Se creează posibilitatea modelării produselor și serviciilor după nevoile cumpărătorilor și simplificarea procedurilor;

Se pot înregistra costuri de comunicație mai mici;

Se permite creșterea semnificativă a vitezei de comunicare, în special pentru comunicațiile internaționale: mai multe companii pot stabili o platformă de colaborare prin intermediul căreia să poată să conceapă și să dezvolte diverse produse împreună; comunicarea prin fax sau telefon ar însemna o încetinire drastică a acestei comunicații;

Se poate oferi un grad ridicat de seriozitate și siguranță prin utilizarea de servere paralele, redundanța hardware-ului, criptarea informației, firewalluri;

Se crește competitivitatea și raționalizarea proceselor de afaceri, prin restructurări interne și prin tehnologii ale informației;

Se construiește un lanț valoric electronic, în care se pune accentul pe un număr limitat de competențe-cheie – opusul unui magazin "cu o singură oprire".

În situația economică actuală, un site de comerț electronic poate ajuta o firmă pentru că posibilii cumpărători pot accesa informațiile necesare, pot vizualiza oferta fără a mai trebui să intre într-un magazin; un astfel de site, chiar și fără existența unui magazin real, poate face ca firma să supraviețuiască pe toată durata unei crize economice.

Cursurile de perfecționare continuă oferite de proiectul european pot spori șansele firmei de a crește și a se menține pe actuala piața economică, greu încercată de criză economică.

B.Prin cursuri de perfecționare profesionalaăprivate

Acestea sunt organizate de firme cu acest profil de activitate; deși acestea prezintă dezavantajul de a fi contra cost, programa oferită de acestea poate fi mai variată.

De exemplu, centrul Dast Systems organizează cursuri de formare profesională pentru “Securitatea datelor și a informațiilor. Confidențialitate, protecția datelor și securitate conform standard ISO/IEC 27001.

Principalele cunoștințe dobândite în urma cursului vor fi:

Dobândirea de cunoștințe cu privire la amenințările, vulnerabilitățile și riscurile de securitate specifice sistemelor informaționale;

Înțelegerea metodologiilor și schemelor de auditare, certificare și acreditare a securității produselor și sistemelor informatice;

Dezvoltarea cunoștințlor și deprinderilor privind managementul securității informațiilor.

Într-o societate globală caracterizată de schimbări tehnologice rapide, schimbul de informații nu are frontiere. Printre provocările cu care se confruntă societatea modernă se numără necesitatea de a proteja viața privată în mediul online și de a asigura accesul la internet, precum și de a preveni utilizarea abuzivă a supravegherii video, a cipurilor „inteligente” de identificare prin radiofrecvență, a publicității comportamentale, a motoarelor de căutare și a rețelelor sociale.

Tematica cursului include următoarele:

amenințări legate de date;

securitatea personală;

securitatea fișierelor;

navigarea pe Internet;

rețelele sociale;

mesagerie instantanee;

realizarea de back-up a datelor în condiții de siguranță.

Cursul de perfecționare se desfășoară în stațiunile din Constanța și Mangalia sau în stațiunea Praid, în vara anului 2015, putând avea o durată de 5 sau 7 zile.

Tarifele practicate de firmă sunt 950 RON per participant pentru 7 zile sau 700 RON per participant pentru 5 zile.

Oferta de perfecționare profesională include și o serie de beneficii:

fiecare cursant primește gratuit o tabletă;

se asigură accesul fiecărui participant la suportul de curs în format electronic;

suportul de curs vă putea fi accesat de pe tabletă prin platforma e-learning atât în perioada cursului, cât și 12 luni de la finalizarea acestuia (curscalculatoare.ro);

se asigură instruirea participanților pentru accesarea materialelor auxiliare suportului de curs și a actualizărilor de pe platforma de e-learning;

punerea la dispoziția cursanților a unui forum de discuții pentru a avea o mai bună înțelegere asupra subiectelor parcurse în cadrul programului;

generarea de rapoarte la finalul cursului privind performanța și progresul cursanților;

generarea de rapoarte la cerere, ulterior cursului, cu privire la activitatea cursanților pe platforma de e-learning pentru accesarea actualizărilor și a noutăților apărute în domeniul în care a fost instruit;

sala de curs cu toate dotările aferente (birouri, scaune, flipchart, videoproiector, imprimantă și orice alte dotări necesare);

consumabile necesare procesului de formare;

acces gratuit la internet în sala de curs

pentru toți cursanții se oferă Coffee Break gratuit.

Obiectivele principale ale cursului:

Creșterea gradului de instruire a cursanților;

Implementarea unui sistem de învățare prin folosirea Internetului;

Creșterea eficienței instruirii personalului, din punct de vedere a costurilor;

Creșterea gradului de conștientizare cu privire la de nevoia de instruire continuă și a avantajelor soluțiilor de e-learning;

Creșterea capacității de adaptare la cerințele instituției a persoanelor instruite;

Oferirea de resurse de calitate necesare educației continue, formării și dezvoltării personale pentru cursanți și instituții;

Crearea unei platforme eficiente, bazate pe standarde de interoperabilitate, disponibilă pentru publicarea de cursuri on-line și de actualizări ale cursurilor susținute.

Principalele avantaje care recomandă cursul de perfecționare:

Focalizare asupra cursantului: în timp ce formatorii joacă un rol cheie în crearea și organizarea cursurilor, cursanții determină direcția acestora prin participare și prin realizarea de diverse activități. De asemenea, cursanții trebuie să descopere conținutul cursului de pe platforma online și să realizeze diferitele teme și proiecte, formatorii definind numai scopul, facilitând sau gestionând procesul de învățare;

Accesul în timp real la cunoștințe, de oriunde și oricând. Dacă învățământul tradițional este organizat pe grupe de vârstă, cel on-line este organizat pe subiecte;

Asigură evaluarea cunoștințelor la sfârșitul fiecărui modul de training în cadrul cursurilor și chiar redarea unor statistici asupra calității acestora;

Încurajează o învățare mai activă și mai independentă;

Furnizează o sursă utilă de materiale suplimentare programelor convenționale;

Bineînțeles, se folosesc și documente, manuale sau referințe bibliografice. În momentul în care viteza de Internet scade sau conexiunea este întreruptă pentru moment, cursanții pot lucra offline. Materialele primite pot fi utilizate ca referințe și după finalizarea programului. Această documentație, împreună cu materialele din biblioteca online, este suficientă;

În plus, cursul implică assignment-uri și task-uri, respectiv teme și lucrări de seminar periodice. Munca practică este necesară pe tot parcursul studiului. Formatorii verifică nivelul cunoștințelor dobândite pentru a afla ritmul în care să lucreze cu participanții la curs;

Verificarea cunoștințelor cursanților este substanțială și permanentă.

Cursuri pentru managementul firmei

Similar ca și încazul personalului specializat în IT, și în acest caz existăopțtiunea participării la cursuri de formare profesională prin programe europene sau private.

A. Programe europene

Conform Strategiei Naționale pentru Competitivitate 2014-2020, capitolul Educația și Formarea Profesioanla, domeniul “Investiții în educație, competențe și învățare pe tot parcursul vieții (OT10) reprezintă un domeniu de acțiune strategic, având în vedere că participarea adulților la programe de învățare pe tot parcursul vieții a stagnat la niveluri foarte scăzute (1,6%), față de media europena de 8,9%.

Strategia Națională de Învățare pe tot parcursul vieții propune crearea cadrului strategic pentru a încuraja și a crește participarea la programe de învățare pe tot parcursul vieții, cu efecte asupra productivității forței de muncă.

Pentru mediul de afaceri, platforma e-learning pentru companii propune:

implementarea platformei de e-learning în cursurile de formare profesională;

implementarea platformei e-learning și în formarea internă;

implementarea sistemelor de video-conferinta punct-multipunct;

evaluarea și autoevaluarea cunoștințelor angajaților;

seminarii online;

comunicare și socializare;

dezvoltarea de proiecte.

Programul aferent perioadei 2014-2020 este în curs de implementare; până la implementarea integreala a acestuia, programul își propune următoarele tematici:

Identificarea problemelor din activitatea curentă care pot fi rezolvate cu ajutorul instrumentelor Excel;

Prezentarea tehnicilor de analiză și sinteză a datelor în scopul realizării de rapoarte performante;

Analiza datelor cu ajutorul reprezentărilor grafice;

Utilizarea instrumentelor de audit pentru verificarea datelor și formulelor din foile de calcul;

Utilizarea scenariilor pentru fundamentarea deciziilor;

Proiectarea tabelelor în baze de date relaționale;

Interogări în baze de date Access: tipuri de interogări, aplicații specifice;

Formulare în baze de date Access: proiectarea formularelor, utilizarea pentru gestionarea înregistrărilor;

Rapoarte în baze de date Access: generarea de rapoarte de sinteză; exportul datelor;

Macrocomenzi și instrumente în baze de date;

Managementul securității informatice și a soluțiilor de conformitate;

Utilizarea tehnologiilor informatice și de comunicare în sistemele de plată, respectiv canalele de distribuție a serviciilor financiare.

B. Programe de perfecționare private

Și în domeniul cursurilor de perfecționare private întâlnim o oferă variată dedicată managerilor; de exemplu, oferta Centrului de Educație și Formare Cotinua CETEX, care include o serie de cursuri post-universitare:

managementul comunicării;

managementul performanței;

managementul și dezvoltarea resurselor umane;

leadership;

negociere în afaceri;

cercetarea pieței;

metode de decizie.

Cursurile sunt contra cost și se pot desfășura fie pe durata unui semestru, respectiv 42 de ore de curs la Universitatea Tehnică “Gheorghe Asachi” din Iași, fie la sediul clientului, caz în care orele se pot desfășura în week-end său conform unui alt program stabilit în funcție de necesitățile solicitantului.

Cursuri pentru personalul de recepție

Recepționerul reprezintă interfața dintre client și hotel, asigurând activitățile de la recepție, locul unde clienții au primul și ultimul contact cu hotelul care oferă servicii de cazare.

Recepționerul primește clienții, le identifică cerințele, oferă informațiile necesare, răspunde la apelurile telefonice, înregistrează, programează și repartizează clienții, verifică documentele prezentate de clienți și completează registrele de evidență computerizată a acestora, primește, înregistrează și depozitează obiectele de valoare ale clienților, încasează contravaloarea serviciilor, asigură menținerea unei ambianțe plăcute în incintă și în spațiul înconjurător etc.

Cursurile de formare și perfecționare dedicate personalului de recepție se pot efectua în cadrul Centrului pentru Formare Profesională și dezvoltare Regională, au o durată de 6 săptămâni, sunt contra cost și au un preț care pornește de la 800 RON, negociabil pentru mai mulți cursanți; cursurile se pot desfășura în București și Constantă.

Cursul menționat se adresează atât nevoilor de formare profesională, cât și celor de calificare.

Avantajele participării la curs sunt:

asimilarea cunoștințelor necesare domeniului;

pregătirea profesională este asigurată de profesori cu experiență teoretică și practică;

cursul este acreditat, iar diploma este recunoscută național și internațional;

posibilitatea efectuării stagiului de practică în unități specializate sau la locul de muncă;

program de curs flexibil;

plata eșalonată.

Competențele care vor fi dobândite după absolvirea cursului vor fi:

.Comunicarea eficientă la locul de muncă;

Munca în echipă;

Aplicarea NPM și NPSI;

Organizarea locului de muncă;

Promovarea imaginii hotelului;

Asigurarea efectuării plăților;

Efectuarea de operații specifice pentru sosirea și plecarea clienților;

Oferirea de servicii hoteliere către client;

Rezolvarea reclamațiilor.

După absolvirea cursului, se eliberează un certificat de absolvire recunoscut de Ministerul Muncii și Ministerul Educației Naționale, însoțit de suplimentul descriptiv care atestă competențele dobândite. Certificatul de dobândire are recunoaștere internațională dacă este tradus și apostilat.

3.2. Propunere de achiziție hardware

Principalele echipamente hardware necesare activității desfașurate de Mersim Tursim S.R.L. sunt:

Soluții pentru restaurant și vila Reyna: mStation și mTablet

Tableta portabilă mTablet și standul Mstation constituie soluții de touchscreen revoluționare, special concepute pentru industria de ospitalitate și retail. Soluția rezistentă la us intens și condiții de lucru speciale este disponibilă într-o combinație elegantă și versatilă, care se adaptează bine cu activitatea restaurantului și a vilei Reyna.

Principalele avantaje oferite de aceste noi dispozitive sunt:

tehnologia inovatoare care asigură vizibilitate foarte bună, indiferent de luminozitate;

capacitatea extinsă a bateriei, care permite autonomie pe durate și distanțe mari;

procesarea integrată a plăților pe mTablet;

rezistența la șocuri, folosire intensă și contact cu apa;

management integrat al tuturor terminalelor mobile de vânzare;

ergonomie;

funcționarea pe wi-fi și bluetooth.

Dispozitivele susțin toate programele care pot fi instalate pe un PC, ca și toate aplicațiile care pot fi instalate pe mobil; în cazul de față, Mersin Turism S.R.L. va putea beneficia de noile soluții hardware prin instalarea programelor Micros de gestiune hotelieră și a stocurilor.

3.3. Propunere de dezvoltare software

Principalele programe necesare activității desfașurate de Mersim Tursim S.R.L. sunt:

Soluții pentru restaurant Reyna: Program de fidelitate OUT4FOOD

Dezvoltat de Bit Soft Group, prin divizia sa de marketign, programul a fost lansat în anul 2012, pentru a încuraja și raspplati fidelitatea clienților, printr-un mecanism complet integrat de Micros.

Cardul de fidelitate se obține pe loc din oricare locație afiliată, iar clientul acumulează 10% bonus din nota de plată (1 RON = 1 punct) dacă prezintă cardul la efectuarea plății sau dacă scanează codul de bare de pe nota de plată cu aplicația mobilă dedicată programului, disponibilă pe IOS și Android și compatibilă cu orice dispozitiv.

Punctele acumulate pot fi folosite la achitarea notelor viitoare, total sau parțial.

După implementarea acestei soluții software de către grupul City Grill, într-un lanț de 16 restaurante cu un total general de 4.500 de locuri, sunt serviți 10.000 de clienți în fiecare zi. Cifră de afaceri realizată de Grup în 2014 prin cele 3 firme Trotter s-a ridicat la 88.858.454 lei.

De la lansarea sa, în 2012, aplicația OUT4FOOD a generat peste 530.000 de tranzacții, 25.000 de descărcări ale aplicației de mobil dedicate și 50.000 de ușeri înregistrați pentru a consuma puncte și vouchere în cadrul programului.

Programul include de asemenea accesul la platforma Egenda, capabilă să sprijine retenția clienților sau creșterea vânzărilor prin modulele de email marketing, sistemul de notificări sau de emitere de vouchere.

Soluții pentru restaurant Reyna: Breeze – Sistem de marcaj cloud-based special pentru tablete

Breeze este un sistem de marcaj în could special pentru tablete, ideal pentru un restaurant în pas cu ultimele inovații tehnologice; sistemul este gândit să funcționeze pe tablete, fiind extrem de ușor de folosit.

Breeze oferă clienților săi următoarele beneficii:

reduce investiția în echipamente speciale, întrucât este conceput pentru a fi utilizat pe tablete, care necesită o investiție redusă;

sprijină cash-flow-ul, întrucât accesul se realizează pe baza unui abonament lunar, fără a fi necesară o investiție inițială mare;

controlul sporit, prin accesarea rapoartelor de management oricând și de oriunde;

reducerea costurilor suplimentare de training, întrucât este deosebit de ușor de utilizat și personalizat;

beneficiază de suport tehnic 24 de ore pe zi, 7 zile din 7 și oferă clienților acces permanent la platforma de administrare și configurare;

eficiență operațională, prin arhitectura comenzilor bine definită, intuitivă, ușor de folosit;

instrument de creștere a vânzărilor, care sprijină ospătarii să recomande clienților produsele potrivite;

se integrează cu sisteme de management a programelor de fidelitate și sprijină activitățile de marketing și relaționarea cu clienții firmei.

Soluții pentru restaurant Reyna și Ballroom: Plaftorma POS Simphony

Folosind tehnologie de ultimă oră, platforma Simphony de la Micros este găzduită în cloud iar accesul la informații și rapoarte este posibil în timp real și interactiv, chiar și de pe tabletă sau mobil, pentru control sporit la nivel centralizat și acces la date care să sprijine eficientizarea operațională.

Principalele beneficii sunt:

eficiență operațională;

costurile reduse;

operațiuni simplificate;

clienți mai mulțumiți.

Simphony este singurul sistem POS construit pe o arhitectură scalabilă, capabil să integreze informații de până la 25.000 de stații de lucru, adică poate crește odată cu afacerea și face față cu brio tuturor cerințelor. Contribuie la dezvoltarea afacerii și la adaptarea acesteia unor nevoi operaționale complexe, fără a reduce eficiența și operativitatea.

Funcționalitățile de bază ale unui POS sunt mult simplificate, astfel că personalul firmei poate îndeplini mult mai rapid aceste acțiuni pentru a se concentra pe interacțiunea cu clienții.

Cu ajutorul dispozitivelor mobile cu care Simphony se integrează cu ușurință, experiența oaspeților restaurantului este mult îmbunătățită și completată de o notă personală, cu valoare adăugată.

Programul Simphony a fost implementat, în anul 2014, de hoteluri de renume (precum hotelul JW Marriott, în București). Pionier în implementarea celor mai revoluționare tehnologii de la Micros, JW Marriott București și-a dorit în 2014 să crească eficiența operațională, la nivel centralizat, prin trecerea către cea mai nouă generație de POS, anume Micros Simphony.

Folosind tehnologie de ultimă oră, platforma Simphony de la Micros este găzduită în cloud iar accesul la informații și rapoarte este posibil în timp real și interactiv, chiar și de pe tabletă sau mobil, pentru control sporit la nivel centralizat și acces la date care să sprijine eficientizarea operațională.

Pentru ca personalul să se poată concentra pe interacțiunea cu clienții și oferirea unor servicii demne de 5 stele, funcționalitățile de bază ale unui POS sunt mult simplificate, fără a reduce calitatea informațiilor vitale, legate de funcționarea unui business complex.

Soluții pentru Vila Reyna: Program de gestiune hotelieraîn sistem centralizat

Există doua programe importante de gestiune hoteliera: Operasau Fidelio, iar Vila Reyna poate opta fie pentru a upgrada programul Fidelio existent, fie pentru a achiziționa programul Opera.

A. Opera

Programul de gestiune hotelieră Opera este destinată managementului hotelurilor cu nevoi rafinate; fiind un instrument de lucru rafinat și optimizat, dispune de o interfață web-based care extinde controlul și operațiunile în afara proprietății și contribuie la îmbunătățirea experienței clienților.

Principalele beneficii aduse de programul de gestiune hotelieră Opera sunt:

redefinirea gestiunii hoteliere;

noi oportunități de integrare și eficientizare;

operațiuni simplificate pentru îmbunătățirea experienței clienților.

Creat de Micros – lider mondial în produse și servicii IT destinate industriei ospitalității, Micros oferă, prin programul Opera, un instrument de lucru complet rafinat și optimizat, cu o interfață inovativă, care nu necesită mulți timp de training, fiind intuitivă și ușor de folosit de către personalul hotelier.

Interfața web-based este accesibilă de oridune prin intermediul celor mai populare browsere web, extinde controlul și operațiunile în afara proprietății și permite și coordonarea mai multor proprietăți, prin opțiunea Multi-Property.

Prin versiunea destinată telefonului mobil, funcționalitățile sunt accesibile și de pe dispozitive mobile, tablete sau smartphone-uri, cu sisteme de operare Android sau IOS.

Stocarea și securizarea profilelor de clienți ajuta personalul hotelier să simplifice rezervările, să scurteze procesul de check-in și să îmbunătățească experiența oferită clienților. Task-urile operaționale și notificările despre oaspeți sunt de asemenea mai ușor de urmărit și gestionat, dat fiind că îndeplinesc mai rapid cerințele celor mai exigenți clienți.

B. Fidelio

Este cea mai populară soluție de gestiune hotelieră; programul de gestiune hotelieră a devenit un instrument standard, datorită funcționalităților care pun în centru experiența clientului și aliniază operațiunile hoteliere în mod integrat și eficient.

În rândul principalelor beneficii, se înscriu:

controlul extins;

optimizarea maximă;

mai multă siguranță;

stabilitate;

acces la nivelul următor în industria hotelieră;

îmbunătățirea serviciilor oferite clienților.

Cu ajutorul unor configurări complexe și automatizări menite să ajute firma să valorifice cât mai multe oportunități și să stimuleze profitabilitatea; există opțiunea de a configura diverse tipuri de profile: companie, agenție, surse sau individuali.

Programul oferă posibilitatea de setare a unor scenarii de prețuri – tarife speciale pentru copii, pachete sau promoții cu durata limitată sau nelimitată în timp și poate genera rapoarte și statistici complexe referitoare la gradul de ocupare în perioade diferite.

Prin baza de date Oracle integrată în software, Fidelio garantează securitatea datelor introduse și permite un număr nelimitat de tranzacții.

Fidelio v.8 a fost îmbunătățit continuu pe parcursul celor 30 de ani de existență în industria hotelieră; principalele îmbunătățiri ale versiunii v.8 sunt următoarele:

programul permite accesul la rapoarte personalizate la nivel de utilizator sau manager;

permite interfațetarea cu sisteme de control acces, pay TV sau centrala telefonică;

permite adăugarea unui motor de rezervări sau Channel Manager;

poate fi integrat cu server de e-mail pentru automatizarea mesajelor – confirmarea de rezervare, rapoarte destinate managementului.

Fidelio v.8 permite îmbunătățirea serviciilor oferite clienților, prin opțiunea de a salva informații detaliate, preferințe și istoric de tranzacții; programul permite și comunicarea cu identitatea companiei.

Programul are o interfață prietenoasă, cu baza de date Oracle care îi oferă securitate și elimină necesitatea arhivării, prin opțiunea de stocare automată a datelor.

Apreciem că, prin implementarea soluțiilor de achiziție hardware și software recomandate, Mersin Turism S.R.L. ar realiza o investiție importantă în viitorul său pe piața de profil din Constanța și București.

Concluzii

Ipoteza de la care pornisem în redactarea prezentei lucrări a fost aceea că un sistem informațional optimizat prin fluxuri de comunicare eficiente, sistem informatic performant și resurse umane bine pregătite se reflectă pozitiv în situația economico-financiară a firmei; în cazul de față, o firmă care își desfășoară activitatea în domeniul hotelier și al restaurantelor destinate evenimentelor speciale (nunți, botezuri).

În contextul globalizării și a evoluției tehnologice fără precedent, constatăm că toate domeniile de activitate se bazează pe utilizarea, într-o măsură mai mare sau mai mică, a tehnologiilor informatice și a calculatorului, mai mult sau mai puțin sofisticat, de ultimă generație sau nu.

Asistăm la o realitate în care nu mai putem concepe desfășurarea marii majorități a activităților social-economice în lipsa tehnologiei informațiilor și a comunicațiilor.

În sens larg, noțiunea de sistem informațional se referă la diverse interacțiuni dintre oameni, procese, date și tehnologii; noțiunea nu se referă doar la tehnologia informației și comunicațiilor, ci și la modalitatea în care oamenii interacționează cu tehnologia pentru a oferi suport în procesele inerente inițierii și dezvoltării afacerilor.

La nivelul unui agent economic, există un flux informațional pe baza căruia se desfășoară orice activitate și acesta asigură legătura dintre sistemul decizional și cel operațional, respectiv dintre sistemul de conducere și cel de execuție.

În cadrul sistemului informațional, majoritatea activităților se pot desfășura cu ajutorul tehnicii de calcul, cu care se pot prelucra date primare și ulterior transferă prin intermediul unei rețele de calculatoare.

Noțiunea de sistem informatic include referiri la calculatoare, sisteme de transmisie a datelor, componente hardware și software, datele prelucrate, personalul care exploatează tehnica de calcul, teoriile care stau la baza algoritmilor de prelucrare, s.a.m.d.

Procesele de natură managerială, orientate spre adaptarea întreprinderii comerciale la un mediu tot mai dinamic și complex impun obținerea de informații vitale cu privire la piață (dinamică, dimensiuni, structură), competiție (cotă de piață, segmente ocupate de cumpărători), prețuri practicate, structura ofertei, serviciile oferite, ș.a. la sursele de aprovizionare (localizare, condiții de livrare, prețuri) sau cu privire la consumatori (segmente vizate, comportamente specifice, putere de cumpărare, etc.).

Astfel, apare necesitatea organizării la nivelul întreprinderii comerciale a unui sistem eficient de procurare, prelucrare și stocare a acestor informații, care să fie în măsură să le transforme în resurse disponibile și refolosibile, subsumate fundamentării corespunzătoare a deciziilor privind activitatea curentă și de perspectivă a firmei.

În ce privește organizarea datelor, se remarcă faptul că structurile clasice, bazate pe text și valori numerice, fie se dovedesc insuficiente, fie complexitatea lor depășește posibilitatea de stocare oferită de tehnologiile clasice.

În ultimii ani, asistăm la una dintre cele mai importante transformări din istorie în privința infrastructurii tehnologice a societății.

Această schimbare constă de fapt în adăugarea unui nou substrat în infrastructura tehnologică, substrat care este uzual denumit tehnologia informației.

Baza tehnica a sistemului informatic este constituită din totalitatea mijloacelor tehnice de culegere, transmitere, stocare și prelucrare a datelor, locul central revenind calculatoarelor electronice.

Sistemul de programe cuprinde totalitatea programelor utilizate pentru funcționarea sistemului informatic în concordanță cu funcțiunile și obiectivele stabilite.

Aici sunt avute în vedere atât programele de bază (software de bază), cât și programele aplicative (software de aplicație).

Informatizarea activităților economico-sociale a cunoscut profunde transformări, legate –printre altele – de scăderea costurilor hardware-ului și software-ului.

În plus, se constată tendința de dezvoltare a sistemelor informatice bazate pe platformele software la nivel înalt; o platformă software corespunde unei platforme de aplicații și conține funcții software de bază și funcții specifice aplicației companiei.

Mersin Turism S.R.L. activează în domeniul serviciilor hoteliere, punând la dispoziție clienților săi spații de cazare în Vila Reyna din orașul Constanța, iar activitatea firmei se leagă și de administrarea unui restaurant cu specific pescăresc și a unui ballroom destinat evenimentelor speciale.

Din informațiile economice prezentate, a reieșit că Mersin Turism S.R.L. este o firmă care, deși a fost înființată recent (în anul 2009), a reușit o dezvoltare semnificativă în doar câțiva ani de existență pe piața de profil, situație care s-a suprapus cu criza financiară.

Cu toate acestea, administrarea eficientă a resurselor firmei și exploatarea potențialului natural al zonei (restaurantul cu specific pescăresc amplasat pe coasta Mării Negre și vilă cu vedere la mare). au făcut ca firma să se extindă și în București, unde gestionează primul ballroom sub aceeași marcă Reyna.

În vederea îmbunătățirii activității resurselor umane din domeniul IT, am propus ca specialiștii IT să urmeze programul de perfecționare gratuit din cadrul Universității “Ștefan cel mare” din Suceava, Facultatea de Inginerie Electrică și Știința Calculatoarelor, prin “Programul pentru perfecționarea personalului din departamentele de cercetare, inovare, IT din întreprinderi în domeniul proiectării și implementării tranzacțiilor electronice – Perfect-tel”, proiect co-finanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial “Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013” și implementat de universitate.

Programul oferă posibilitatea de acces la următoarele cursuri gratuite: tehnologii moderne de realizare a paginilor sau site-urilor web, securitatea informațiilor în domeniu comerțului electronic, baze de date sau comerț electronic.

Apreciem că, prin implementarea soluțiilor de achiziție hardware (mStation și mTablet) și software (OUT4FOOD, Breeze, POS Simphony, Opera sau Fidelio) recomandate, Mersin Turism S.R.L. ar realiza o investiție importantă în viitorul său pe piața de profil din Constantă și București.

Relația directă care există între sistemul informațional al unei firme se reflectă în mod direct în productivitatea acesteia, iar de eficiența sistemului informatic se leagă și rentabilitatea firmei.

Complexitatea și dinamismul epocii contemporane, influența tot mai accentuată a revoluției științifico-tehnice ridică în fața managerilor fimelor noi și complicate probleme, a căror rezolvare presupune o adaptare continuă, elastică și eficientă, pe baza unor informații bogate și pertinente.

Bibliografie

Chilian, N.; “Competitivitatea economiei românești și integrarea în Uniunea Europeană”, Editura Universitară, București, 2011;

Dragomiroiu, R.; Hurloiu, I.-I.; “Managementul resurselor umane”, Editura Fundației România de Mâine, București, 2013;

Florescu, V.; Dumitru, V.; “Comerțul electronic și impactul organizațional”, Amfiteatrul economic – Academia de Studii Economice București, nr. 21, februarie 2007;

Funaru, M.; “Comerțul internațional cu servicii”, Editura C.H. Beck, București, 2013;

Ionescu, I.; “Economia întreprinderii de turism și comerț. Manual de studiu individual”, Editura Economică, București, 2004;

Lefter, V. (coord.); “Opțiuni privind costurile în activitatea de comerț”, Amfiteatrul economic – Academia de Studii Economice București, nr. 21, februarie 2007;

Mercioiu, V.; Bob, C.A.; Dragusin, M.; Tomescu, F.; Bucur, C.; “Management comercial”, Editura Economică, Bucurest, 1998;

Mocian, I.; “Informatică managerială”, Editura Matrix Rom, București, 2010;

Nicolescu, O.; Verboncu, I.; “Management”, Editura Economică, București, 1995;

Panzaru, S.; “Management general”, Editura Fundației România de Mâine, București, 2013;

Popescu, D. V.; Popescu, M.; “Comerțul electronic versus comerțul tradițional”, Amfiteatrul economic – Academia de Studii Economice București, nr. 21, februarie 2007;

Pringle, H.; Field, P.; “Strategii pentru brandingul de succes”, Editura Polirom, Iași, 2011;

Radu, I.; Ursacescu, M.; Ioniță, F.; “Informatică pentru managementul firmei”, Editura Almi, București, 1998;

Radu, I.; Ursacescu, M.; Vladeanu, D.; “Informatică și management”, Editura Universitară, București, 2005;

Roșca, I. G.; “Informatică. Societatea informațională. E-serviciile”, Editura Economică, București, 2006;

Sergiu, A. V.; “Dicționar de informatică aplicată și tehnologia informației”, Editura Sitech, Craiova, 2009;

Toma, S. G.; “Globalizare, economie digitală și comerț electronic în secolul XXI”, Amfiteatrul economic – Academia de Studii Economice București, nr. 21, februarie 2007;

Vasile, D.; “Comerțul electronic – o nouă oportunitate de creștere a competitivității”, Amfiteatrul economic – Academia de Studii Economice București, nr. 21, februarie 2007;

Zota, R. D.; “Sisteme informatice pentru managementul proiectelor”, Editura Economică, București, 2002.