Analiza Comparativa Privind Evidenta Stocurilor. Programele Saga Si Asscon

CUPRINS

INTRODUCERE……………………………………………………………………………………………………………

CAP. 1 – EVIDENȚA CONTABILĂ A STOCURILOR

1.1 – Organizarea contabilității primare a stocurilor

1.1.1 – Metode de organizare a contabilității stocurilor

1.1.2 – Documentele justificative de evidență a stocurilor

1.2 – Organizarea contabilității financiare a stocurilor

1.2.1 – Evidențierea în planul de conturi a dtocurilor și reguli de funcționarea a acestora

1.2.2 – Registre contabile utilizate pentru evidențierea stocurilor

1.3 – Monografii contabile specifice stocurilor

CAP. 2 – PROGRAMUL SAGA

2.1 – Prezentarea programului Saga

2.2 – Evudența contabilă a stocurilor cu ajutoru programului SAGA la S.C. CONSTRUCT S.R.L.

2.2.1 – Prezentarea societății

2.2.2 – Organizarea departamentului financiar – contabil

2.2.3 – Organizarea contabilității stocurilor la S.C. CONSTRUCT S.R.L.

2.3.4 – Utilitatea programului SAGA pentru o evidență clară, concisă și precisă a stocurilor

3.3. Piața ERP………………………………………………………………………………..40

3.4 Ce urmează după implementare…………………………………………………..81

3.5 Caracteristici ale sistemelor software

utilizate în contabilitate………………………………………………………84

CAP. 3 – STUDIU COMPARATIV ASUPRA SISTEMELOR SOFTWARE APLICATE ÎN CONTABILITATE

3.1 – Informatizarea contabilității

3.2 – Sisteme software aplicate în contabilitatea financiară

CONCLUZII ȘI PROPUNERI……………………………………………………………………………………

BIBLIOGRAFIE…………………………………………………………………………………………………………

INTRODUCERE

Contabilitatea a devenit astăzi un domeniu controversat și plin de interes pentru toți cei implicați în lumea afacerilor, numărul utilizatorilor de informații financiar-contabile crescând și difersificându-se de la acționari, manageri, salariați la investitori, bănci, parteneri comerciali, burse de valori.

Creșterea rolului contabilității în ultima perioadă corelat cu fenomenul de migrație al capitalurilor, dezvoltarea firmelor multinaționale în contextul globalizării, a determinat mutații majore și anume, normalizarea practicilor contabile la nivel național și internațional.

Asistăm la o nouă orientare a contabilității, care se deplasează de la aspectul static la cel dinamic și se îndreaptă către o standardizare internațională și o utilizare mai evidentă a unor judecăți de valoare contabilă unanim acceptate, formulate în funcție de aparatul conceptual, evoluția și mutațiile din lumea afacerii și cerințelor impuse de piață.

Normele contabile care ghidează practica contabilă, se bazează pe teorii care fundamentează actul de producere, de furnizare și de valorificare a informației contabile. Rolul contabilității este acela de a furniza o informație adevărată despre realitatea economică, despre tranzacțiile și poziția financiară a entităților patrimoniale, informații necesare atât pentru luarea deciziilor manageriale, cât și investiționale.

Informațiile oferite de contabilitate trebuie să fie credibile, să aibă o validare socială și internațională, în sensul că utilizatorii acestei informații, indiferent din ce zonă a globului se află, să o înțeleagă și să aibă încredere în aceasta.

Expansiunea rapidă a tehnologiei informaționale și a comunicațiilor în timp real, transferul extern al fondurilor, migrația capitalurilor și creșterea nemaiîntâlnită a cifrei de afaceri au determinat creșterea rolului contabilității și necesității adaptării corespunzătoare a procedurilor acesteia.

Profesia contabilă, la rândul ei, introduce proceduri de prelucrare, control și sinteza corespunzătoare cerințelor informațiilor financiare, reflectării contabile a operațiunilor patrimoniale în conturile anuale pe care le prezintă proprietarilor, băncilor și altor utilizatori, cu scopul identificării și gestionării corecte a riscurilor, funcționării pieței de capital și a proceselor investiționale.

Sistemul contabil adaptat economiei concurențiale este puternic conceptualizat, valorificarea și circulația informației contabile trebuie condusă pe baza unor principii contabile general admise și acceptate.

Aceste informații permit utilizatorilor să opteze pentru un consum rațional de resurse în procesul desfășurării activităților de producție și comerciale.

Astfel, contabilitatea face legătura dintre activitățile economice și factorii de decizie. În primul rând, contabilitatea măsoară (cuantifică) activitățile economice, înregistrând datele necesare pentru o folosire ulterioară.

În al doilea rând, datele sunt stocate cât timp este necesar, urmând a fi prelucrate pentru a deveni informații utile. În final, informațiile sunt transmise (comunicate), prin intermediul rapoartelor, factorilor de decizie.

Se poate afirma că datele brute ce privesc activitățile economice reprezintă un input în sistemul contabil, iar informația prelucrată, folosită de factorii de decizie – output-ul.

Legat de noțiunea de contabilitate, important este de a determina legătura ei cu ținerea registrelor, cu prelucrarea electronică a datelor și cu sistemul informațional managerial.

Ținerea registrelor reprezintă procesul de înregistrare a operațiunilor economico-financiare și de păstrare a acestora. Aceasta este o componentă mică (repetitivă), dar importantă a contabilității. Dar, contabilitatea cuprinde proiectarea unui sistem informațional care să facă față necesităților utilizatorului. Contabilitatea are ca obiective: analiza, proiectarea și utilizarea informației și care se realizează prin proiectarea sistemelor, elaborarea bugetelor, analiza costurilor, auditul etc.

Prelucrarea electronică este realizată prin intermediul computerului și care este folosit pentru colectarea, organizarea și transmiterea cu viteză mărită a unor cantități mari de informații. Trebuie reținut că un computer nu acoperă funcțiile unui contabil, el nu este decât un instrument creat pentru rutina evidenței documentelor și pentru calcule complexe.

Sistemul informațional managerial constă în subsisteme inter-conectate, care furnizează informațiile necesare pentru funcționarea unei întreprinderi. Dintre acestea, sistemul informațional contabil este cel mai important întrucât deține rolul principal în direcționarea fluxului de date economice către toate compartimentele unei întreprinderi și către terții interesați, din afara întreprinderii.

Contabilitatea reprezintă nucleul financiar al sistemului informațional managerial. Dar, sistemul informațional managerial folosește (prelucrează) un volum mare de informații nefinanciare (de exemplu, departamentele de marketing sunt interesate de stilul sau ambalajul produselor firmelor concurente). Informațiile furnizate de contabilitate stau la baza procesului decizional atât în interiorul întreprinderii, cât și în exteriorul ei.

CAP. 1 – EVIDENȚA CONTABILĂ A STOCURILOR

1.1 – Organizarea contabilității primare a stocurilor

STOCURILE reprezintă, după caz, bunurile materiale, lucrări și servicii destinate să fie consumate la prima lor utilizare, să fie vândute în situația în care au starea de marfă sau produse rezultate din prelucrare, precum și producția în curs de execuție aflată sub forma producției neterminate.

Pe lângă activele fixe care asigură baza tehnică a producției, circulației mărfurilor și prestărilor de servicii, desfășurarea activității unităților patrimoniale impune și utilizarea unui volum mare și diversificat de active circulante. În cadrul activelor circulante, cele materiale dețin rolul hotărâtor în ceea ce privește realizarea obiectivului de activitate al fiecărei întreprinderi producătoare.

Deși activele circulante materiale se caracterizează printr-o mare eterogenitate determinată de rolul lor economic, modul de intrare în patrimoniul unității, sursele de finanțare și destinația lor, ele pot fi structurate în două mari categorii, și anume:

stocuri;

producție în curs de execuție.

Stocurile și producția în curs de execuție se concretizează în ansamblul bunurilor și serviciilor din cadrul unității patrimoniale ce sunt destinate a fi vândute în aceeași stare sau după parcurgerea anumitor stadii ale procesului de fabricație, fie a fi consumate la prima lor utilizare. Ele se caracterizează, în general, printr-o viteză de rotație mare, servind activitatea întreprinderii pe o perioadă mai mică de 1 an.

Deși stocurile și producția în curs de execuție sunt termeni generici ce grupează o mare varietate de elemente ale activului circulant, acestea pot fi analizate pe grupe relativ mai omogene, în funcție de conținutul lor economic, și anume: materii prime; materiale consumabile; materiale de natura obiectelor de inventar; producție în curs de execuție; produse; stocuri aflate la terți; animale; marfuri; ambalaje.

În contabilitatea financiară a întreprinderii, stocurile sunt clasificate și delimitate în funcție de patru criterii: fizic, destinația, faza ciclului de exploatare și locul de creare a gestiunilor.

Corespunzător acestor criterii, sunt individualizate următoarele structuri:

materiile prime, care participă direct la fabricarea produselor, regăsindu-se în componența lor integral sau parțial, în starea inițială sau transformată;

materialele consumabile, cuprind materialele auxiliare, combustibilii, materiale pentru ambalat, piesele de schimb, semințele și materialul de plantat, furajele și alte materiale consumabile care participă indirect sau ajută activitatea de exploatare fără ase regăsi, de regulă, în produsul rezultat;

produsele sub forma semifabricatelor (produse în curs de fabricație), produse finite (produse care au parcurs întregul proces de fabricație) și produsele reziduale (rebuturi, materiale recuperabile și deșeuri);

animalele care nu au îndeplinit condițiile pentru a fi trecute la animale adulte, animale de îngrășat, păsările și coloniile de albine;

producția în curs de fabricație reprezintă materiile prime care nu au trecut prin toate stadiile de fabricație, produsele nesupuse probelor și recepției tehnice sau necompletate în întregime, precum și lucrările și serviciile în curs de execuție sau neterminate;

mărfurile, respectiv bunurile pe care întreprinderea le cumpără în vederea vânzării;

ambalajele, cu excepția ambalajelor de natura obiectelor de inventar și mijloacelor fixe) de transport refolosibile care însoțesc bunurile în procesul circulației lor.

În contabilitatea din țara noastră, în sfera stocurilor se includ și materialele de natura obiectelor de inventar. Acestea sunt bunuri cu o valoare mai mică decât limita prevăzută de lege pentru a fi considerate mijloace fixe, indiferent de durata lor de serviciu, sau cu durata mai mică de un an, indiferent de valoarea lor, precum și bunurile asimilate acestora (echipamentul de protecție, echipamentul de lucru, îmbrăcămintea specială, sculele, instrumentele, mecanismele, dispozitivele și verificatoarele cu destinație specială, modelele, stanțele, matrițele și alte obiecte asimilate).

În raport de locul de creare a gestiunilor, structurile de stocuri prezentate mai sus se grupează în: stocuri aflate în depozitele întreprinderii; stocuri în curs de aprovizionare sau sosite și nerecepționate; stocuri sosite fără factură; stocuri livrate dar nefacturate; stocuri facturate dar nelivrate; stocuri aflate la terți.

1.1.1 – Metode de organizare a contabilității stocurilor

Conținutul economic al mijloacelor circulante materiale este foarte divers în funcție de sursele și căile de procurare, destinație, activitățile deservite, regimul financiar etc. Datorită acestei mari diversități, ca și metamorfozei economice sub impactul căreia afectează agentul economic, în organizarea evidenței mijloacelor circulante materiale, alaturi de contabilitatea sintetică s-a dezvoltat în paralel și o contabilitate analitică a stocurilor, capabilă să furnizeze cele mai diverse informații despre gestionarea și consumarea acestora.

Întrucat S.C. CONSTRUCT S.R.L. folosește ca "sistem de inventar" metoda inventarului permanent, în acest caz contabilitatea analitică a stocurilor se poate organiza în funcție de specificul activității și necesitățile proprii ale unității patrimoniale, după una din următoarele metode:

– metoda operativ-contabilă (pe solduri) ;

– metoda cantitativ-valorică (pe fise de cont analitic) ;

– metoda global-valorică.

Întrucât în societate se folosește metoda cantitativ-valorică pentru gestiunile de materiale și pentru mărfurile aflate în depozite și metoda global-valorică pentru mărfurile din gestiunile de vânzare cu amanuntul, sunt prezentate în continuare acestea.

METODA CANTITATIV-VALORICĂ (pe fișe de cont analitic) constă în ținerea evidenței cantitative pe feluri de stocuri în cadrul fiecărei gestiuni, iar in contabilitate – a celei cantitativ-valorice. Conturile sintetice care reflectă stocurile de valori materiale se desfășoară în analitic pe gestiuni. Verificarea exactității din evidența de la locurile de depozitare și contabilitate se efectuează prin punctajul periodic dintre cantitățile operate în fișele de magazie și cele din fișele de cont analitic din contabilitate. În metoda cantitativ-valorică se folosesc următoarele formulare tipizate comune: fișa de magazie, fișa de cont analitic pentru valori materiale, fișa de cont pentru operații diverse, borderou de predare a documentelor etc.

Evidența cantitativă a materialelor se ține la gestiune cu ajutorul fișelor de magazie care se aranjează în ordinea fișelor de cont analitic din contabilitate. În fișele de magazie înregistrările se fac zilnic de gestionar sau persoana desemnată pe baza documentelor de intrare și de ieșire a materialelor. După înregistrare, documentele respective se predau la contabilitate pe bază de borderou.

În contabilitate documentele primite se înregistrează în fișele de cont analitic pentru valori materiale și se stabilesc stocurile și soldurile, dupa ce în prealabil s-a verificat modul de emitere și completare a documentelor privind mișarea materialelor. Controlul înregistrărilor din conturile sintetice și cele analitice ale stocurilor se asigură lunar, cu ajutorul balanței de verificare întocmită separat pentru fiecare cont de stoc.

METODA GLOBAL-VALORICĂ constă în ținerea evidenței numai valoric, atât la nivelul gestiunii, cât și în contabilitate. La evidența operativă a fiecărei gestiuni nu se mai întocmește și înregistrează mișcările de stocuri în fișa de magazie, cantitativ pe fiecare fel și sortiment de materiale sau mărfuri. Fișele de magazie sunt înlocuite cu "Registrul de gestiune" în care zilnic sunt înregistrate valoric intrările și ieșirile, pe baza documentelor justificative și se stabilește soldul la sfârșitul zilei. La serviciul de contabilitate se verifică legalitatea și realitatea documentelor înscrise în raportul de gestiune, iar dacă acestea sunt corecte se înregistrează în fișa contabilă analitică care se ține pe fiecare gestiune în parte. Această metodă se aplică în special pentru evidența mărfurilor aflate în unitățile comerciale cu amănuntul și pentru alte bunuri.

1.1.2 – Documentele justificative de evidență a stocurilor

NOTĂ DE RECEPȚIE ȘI CONSTATARE DE DIFERENȚE

(Cod 14-3-1A și 14-3-1/aA)

Servește ca: document pentru recepția bunurilor aprovizionate; ca document justificativ pentru încărcare în gestiune; ca document justificativ de înregistrare în contabilitate. Se folosește ca document distinct de recepție în cazul: bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite; bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau păstrare; bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; bunurilor materiale care sosesc neînsoțite de documente de livrare; bunurilor materiale care prezintă diferența la recepție.

Se întocmește în două exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepției. În situația în care la recepție se constată diferențe, acest document se întocmește în trei exemplare de către comisia de recepție legal constituită. Datele de pe verso se completează numai atunci când se constată diferențe la recepția mărfurilor.

Circulă: la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepționate (toate exemplarele); la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea diferențelor constatate (toate exemplarele), precum și pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică, atașată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoțire a mărfii); la unitatea furnizoare (exemplarul 2) și unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

DISPOZIȚIE DE LIVRARE (Cod 14-3-5A)

Servește ca: document pentru eliberarea din magazie a produselor, mărfurilor sau altor valori materiale destinate vânzării; document justificativ de scădere din gestiunea magaziei predatoare; document de bază pentru întocmirea avizului de însoțire a mărfii sau a facturii, după caz. Se întocmește în două exemplare, de către serviciul desfacere.

Circulă: la magazie, pentru eliberarea produselor, mărfurilor sau altor valori materiale și pentru înregistrarea în evidența magaziei, semnându-se de către gestionarul predător pentru cantitățile livrate (ambele exemplare); la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităților livrate în evidențele acestuia și pentru întocmirea avizului de însoțire a mărfii sau facturii, după caz (exemplarul 2).

Se arhivează la magazie (exemplarul 1) și la compartimentul desfacere (exemplarul 2).

BON DE CONSUM (Cod 14-3-4A)

Servește ca: document justificativ de scădere din gestiune; document de eliberare din magazie pentru consumul materialelor; document justificativ de înregistrare în evidența magaziei și în contabilitate.

Se întocmește în două exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magazie pentru consum, de compartimentul care efectuează lansarea, pe baza programului de producție și aconsumurilor normate, sau de alte compartimente ale unității, care solicită materialele pentru a fi consumate. Bonul de consum se poate întocmi într-un exemplar în condițiile utilizării tehnicii de calcul.

Circulă: la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare); la persoanele autorizate să aprobe folosirea altor materiale, în cazul materialelor înlocuitoare; la magazia de materiale, pentru eliberarea cantităților prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar și de primire de către delegatul care primește materialele (ambele exemplare); la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică și analitică (ambele exemplare).

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

FIȘA DE MAGAZIE (Cod 14-3-8)

Servește ca: document de evidență la locul de depozitare a intrărilor, ieșirilor și stocurilor bunurilor, cu una sau cu două unități de măsură, după caz; document de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri); sursă de informații pentru controlul operativ curent și contabil al stocurilor de valori materiale.

Se întocmește într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material și se completează de către: compartimentul financiar-contabil la deschiderea fișei (datele din antet) și la verificarea înregistrărilor (data și semnătura de control); gestionar sau persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări, ieșiri și stoc.

Fișele de magazie se țin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică. Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terți sau în custodie se întocmesc fișe distincte care se țin separat de cele ale valorilor materiale proprii.

În scopul ținerii corecte aevidenței la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul financiar-contabil verifică inopinat, cel puțin o dată pe lună, modul cum se fac înregistrările în fișele de magazie. Aceste înregistrări se fac document cu document. Stocul se poate stabili după fiecare operațiune înregistrată, și obligatoriu, zilnic.

Nu circulă, fiind document de înregistrare.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

REGISTRUL STOCURILOR (Cod 14-3-11)

Servește ca document de evaluare a stocurilor de bunuri și de verificare a concordanței înregistrărilor efectuate în fișele de magazie și în contabilitate.

Se întocmește de compartimentul financiar-contabil la sfârșitul fiecărei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar și produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică.

Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

Se arhivează de către compartimentul financiar-contabil.

LISTA DE INVENTARIERE (Cod 14-3-12)

Servește ca: document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile unității; document pentru stabilirea lipsurilor și plusurilor de bunuri și a altor valori; document justificativ de înregistrare în evidența magaziilor și în contabilitate a plusurilor și minusurilor constatate; document pentru întocmirea registrului-inventar; document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri; document centralizator al operațiunilor de inventariere.

Se întocmește într-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau în situațiile prevăzute de dispozițiile legale, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, grupe sau subgrupe, separat pentru bunurile unității și separat pentru cele aparținând altor unități, aflate asupra personalului unității la data inventarierii, primite spre prelucrare, și se semnează de către membrii comisiei de inventariere și de către gestionar.

Circulă: la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor și a deprecierilor constatate la inventar, precum și pentru consemnarea în procesul-verbal a rezultatelor inventarierii; la gestionar, prin semnarea fiecărei file, menționând pe ultima filă a listei de inventariere că toate cantitățile au fost stabilite în prezența sa, că bunurile respective se află în păstrarea și răspunderea sa; la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferențelor valorice și semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum și pentru verificarea calculelor efectuate; la conducătorul financiar-contabil și la compartimentul juridic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, inclusiv persoanele vinovate.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

BON DE PREDARE, TRANSFER, RESTITUIRE (Cod 14-3-3A)

În cazul utilizării ca bon de predare a produselor finite la depozit, servește ca: document de predare la magazie a produselor finite; document justificativ pentru încărcare în gestiune; document justificativ de înregistrare în evidența magaziei și în contabilitate; sursă de date pentru urmărirea realizării producției; sursă de date pentru calculul și plata salariilor.

Se întocmește în două exemplare, pe măsura predării la magazie a produselor, de către secție, atelier etc. Dacă operațiunile de predare-primire a produselor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de produse finite, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv mențiunea „primit în timpul inventarierii".

Circulă: la magazia de produse finite, semnându-se de predare de către secție (atelier) și de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare); la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnându-se pentru certificarea acestui control (ambele exemplare); la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea înregistrarilor în contabilitatea sintetică și analitică (exemplarul 1); la compartimentul care urmărește realizarea producției (exemplarul 2).

Se arhivează: la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidența (exemplarul 1); la compartimentul care urmărește realizarea producției (exemplarul 2).

FIȘA DE EVIDENȚĂ A MATERIALELOR DE NATURA OBIECTELOR DE INVENTAR ÎN FOLOSINȚĂ (cod 14-3-9)

Servește ca document de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar, a echipamentului și materialelor de protecție date în folosința personalului, până la scoaterea lor din uz.

Se întocmește într-un exemplar, pe măsura dării în folosință a bunurilor pe fiecare persoană, de gestionarul care eliberează obiectele respective sau de persoana desemnată să țină evidența acestora.

Formularul se completează în mod diferit, în funcție de organizarea depozitării acestora, și anume: când eliberarea obiectelor se face din magazia de obiecte noi direct personalului muncitor, coloanele destinate eliberărilor se completează pe baza bonului de consum, iar coloanele destinate restituirilor, pe baza bonului de restituire; când eliberarea se face din magazia de exploatare, atât eliberarea, cât și restituirea obiectelor date în folosința personalului se fac pe bază de semnătură direct în fișă; în cazul obiectelor eliberate pe bază de nomenclatoare stabilite pe funcții, care nu se întocmesc decât după restituirea obiectelor uzate, înregistrările în fișa de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință se pot face, pentru simplificare, o singură dată, la eliberarea inițială și la restituirea definitivă a obiectelor respective.

Nu circulă, fiind document de înregistrare.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

BORDEROU DE PREDARE A DOCUMENTELOR (Cod 14-3-7)

Servește ca: document de predare la contabilitate, de către gestionar, a documentelor justificative privind mișcarea bunurilor; document de predare a documentelor justificative între compartimentele unității; document de control al sumelor înregistrate în contabilitatea sintetică.

Se întocmește în două exemplare, zilnic sau pe măsura predării documentelor, separat pentru intrări și separat pentru ieșiri, de gestionar, care completează toate datele prevăzute de formular, cu excepția celor referitoare la valoare, care se completează de compartimentul financiar-contabil.

Se întocmește pe baza documentelor justificative privind mișcarea bunurilor materiale și se semnează de gestionar, pentru predarea documentelor și de persoana din compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea documentelor. În cazul în care se utilizează pentru predarea documentelor justificative între alte compartimente, se întocmește de compartimentul care predă documentele respective. Întocmirea borderoului nu este obligatorie în cazul când se folosesc alte metode de predare-primire a documentelor (de exemplu, prin semnare în fișele de magazie).

Circulă: la compartimentul financiar-contabil sau la compartimentele interesate, însoțit de documentele justificative respective (exemplarul 1); ramâne la magazie sau la ceilalți emitenți, pentru justificarea predării documentelor (exemplarul 2).

Se arhivează: la compartimentul financiar-contabil sau la celelalte compartimente primitoare (exemplarul 1); la magazie sau la celelalte compartimente emitente (exemplarul 2).

1.2 – Organizarea contabilității financiare a stocurilor

Obiectivele contabilității stocurilor sunt în principal legate de realizarea funcțiilor comerciale ale întreprinderii. Principalele obiective ce revin în acest domeniu sunt:

a) urmărirea și controlul realizării programului de aprovizionare. Prin organizarea evidenței aprovizionării pe grupe și feluri de stocuri, precum și a cheltuielilor de transport-aprovizionare pe feluri de cheltuieli, comparate permanent cu prevederile programelor, se asigură informații utile cu privire la stadiul aprovizionării.

b) asigurarea integrității patrimoniale a stocurilor la locurile de depozitare și urmărirea permanentă a mișcării lor. Organizând contabilitatea mijloacelor circulante materiale pe gestiuni și în cadrul lor pe feluri de stocuri, cantitativ și valoric, se asigură înregistrarea exactă și la timp a cuantumului mișcărilor și a diferențelor rezultate la inventariere, sesizarea stocurilor fără utilitate sau cu mișcare lentă, pentru luarea măsurilor necesare lichidării acestora.

c) urmărirea utilizării raționale a mijloacelor materiale aprovizionate impune un asemenea mod de organizare care să permită respectarea normelor de consum specific la eliberarea lor din depozit.

d) asigurarea delimitării cheltuielilor de transport-aprovizionare de valoarea materialelor aprovizionate impune organizarea contabilității astfel încât acestea să poată furniza informații cu privire la nivelul și structura cheltuielilor de transport-aprovizionare.

e) înregistrarea și controlul valorificării stocurilor de mărfuri și a celorlalte categorii de stocuri destinate spre a fi livrate terților.

f) evidența și urmărirea stocurilor de produse în procesul obținerii și livrării la prețuri competitive.

g) evaluarea realistă a stocurilor și determinarea influențelor asupra patrimoniului și rezultatelor, prin aplicarea corectă a regulilor de evaluare.

1.2.1 – Evidențierea în planul de conturi a dtocurilor și reguli de funcționarea a acestora

Evidența constituirii și mișcării stocurilor și a producției în curs de execuție se realizează prin conturile ce formează conținutul clasei a 3 – a din Planul de conturi general, denumită „Conturi de stocuri și producție în curs de execuție".

CLASA 3 – CONTURI DE STOCURI ȘI PRODUCȚIE ÎN CURS DE EXECUȚIE

30 = STOCURI DE MATERII PRIME ȘI MATERIALE

A 301 = Materii prime

A 302 = Materiale consumabile

A 3021 = Materiale auxiliare

A 3022 = Combustibili

A 3023 = Materiale pentru ambalat

A 3024 = Piese de schimb

A 3025 = Semințe si materiale de plantat

A 3026 = Furaje

A 3028 = Alte materiale consumabile

A 303 = Materiale de natura obiectelor de inventar

A/P 308 = Diferențe de preț la materii prime și materiale

33 = PRODUCȚIA ÎN CURS DE EXECUȚIE

A 331 = Produse în curs de execuție

A 332 = Lucrări și servicii în curs de execuție

34 = PRODUSE

A 341 = Semifabricate

A 345 = Produse finite

A 346 = Produse reziduale

A/P 348 = Diferențe de preț la produse

35 = STOCURI AFLATE LA TERȚI

A 351 = Materii și materiale aflate la terți

A 354 = Produse aflate la terți

A 356 = Animale aflate la terți

A 357 = Mărfuri aflate la terți

A 358 = Ambalaje aflate la terți

36 = ANIMALE

A 361 = Animale și păsări

A/P 368 = Diferențe de preț la animale și păsări

37 = MĂRFURI

A 371 = Mărfuri

A/P 378 = Diferențe de preț la mărfuri

38 = AMBALAJE

A 381 = Ambalaje

A/P 388 = Diferențe de preț la ambalaje

39 = AJUSTĂRI PENTRU DEPRECIEREA STOCURILOR ȘI

PRODUCȚIEI ÎN CURS DE EXECUȚIE

P 391 = Ajustări pentru deprecierea materiilor prime

P 392 = Ajustări pentru deprecierea materialelor

P 3921 = Ajustări pentru deprecierea materialelor consumabile

P 3922 = Ajustări pentru deprecierea materialelor de natura

obiectelor de inventar

P 393 = Ajustări pentru deprecierea producției în curs de execuție

P 394 = Ajustări pentru deprecierea produselor

P 3941 = Ajustări pentru deprecierea semifabricatelor

P 3945 = Ajustări pentru deprecierea produselor finite

P 3946 = Ajustări pentru deprecierea produselor reziduale

P 395 = Ajustări pentru deprecierea stocurilor aflate la terți

P 3951 = Ajustări pentru deprecierea materiilor prime și materialelor

aflate la terți

P 3952 = Ajustări pentru deprecierea semifabricatelor aflate la terți

P 3953 = Ajustări pentru deprecierea produselor finite aflate la terți

P 3954 = Ajustări pentru deprecierea produselor reziduale aflate la

terți

P 3956 = Ajustări pentru deprecierea animalelor aflate la terți

P 3957 = Ajustări pentru deprecierea marfurilor aflate la terți

P 3958 = Ajustări pentru deprecierea ambalajelor aflate la terți

P 396 = Ajustări pentru deprecierea animalelor

P 397 = Ajustări pentru deprecierea mărfurilor

P 398 = Ajustări pentru deprecierea ambalajelor

Sunt conturi de bilanț sau inventar, ele furnizează informația de reflectare și control gestionar privind situația și mișcarea stocurilor și a comenzilor în curs de execuție. Soldul lor debitor este preluat în activul bilanțului.

Prețul de înregistrare din conturi, corespunzător valorii contabile de intrare a stocurilor și producției în curs de execuție, este egal cu costul de achiziție pentru bunurile procurate din afară și costul de producție pentru bunurile obținute din producția proprie.

Conturile de stocuri și producția în curs de execuție au funcția contabilă de activ. Se debitează cu valoarea stocurilor intrate în gestiunea unității patrimoniale prin achiziționarea de la furnizori, aportate de către asociați, realizate din producția proprie și din alte surse. Se creditează cu valoarea stocurilor ieșite din gestiunea unității patrimoniale prin consum, vânzare și alte destinații. Soldul conturilor este debitor și reprezintă valoarea bunurilor și serviciilor în stoc sau în sold la sfârșitul exercițiului financiar.

Conținutul și funcția contabilă a conturilor de stocuri se diferențiază în raport de metoda inventarului permanent sau intermitent, folosită pentru evidența mișcării stocurilor. Astfel, în cazul folosirii metodei inventarului permanent conturile de stocuri și comenzi în curs de execuție se debitează cu intrările de valori materiale și se creditează cu ieșirile de valori materiale.

În cazul utilizării metodei inventarului intermitent, conturile înregistrează numai stocurile de valori materiale și producție în curs de execuție. Astfel, la închiderea exercițiului financiar, în debitul conturilor se înregistrează stocurile de la sfârșitul perioadei, determinate prin inventariere, iar la deschiderea exercițiului, în credit, stocurile de la începutul perioadei preluate în categoria cheltuielilor, pentru perioada următoare de gestiune, în cazul materialelor și mărfurilor, și ca venituri, în cazul produselor și producției în curs de fabricație. Rulajul intrărilor și ieșirilor se înregistrează direct prin debitul, respectiv creditul conturlior de cheltuieli în cazul materialelor și mărfurilor și de venituri, în cazul produselor, lucrărilor și serviciilor.

O variantă a metodei inventarului intermitent este și cea a debitării și creditării conturilor numai cu variația – creșterea și micșorarea – stocurilor la sfârșitul perioadei de gestiune. Creșterea -micșorarea stocurilor de materiale și mărfuri generează o creștere – micșorare de cheltuieli, iar creșterea -micșorarea de producție neterminată, semifabricate și produse finite determină o creștere – micșorare de venituri. În cazul în care evaluarea și înregistrarea în contabilitate a stocurilor se face la prețuri prestabilite (standard), conturilor de stocuri li se asociază conturi distincte care înregistrează diferențele de preț față de costul de achiziție sau costul de producție, în debitul conturilor de diferențe, de regulă, se înregistrează diferențele aferente bunurilor intrate în gestiunea întreprinderii, iar în creditul lor, diferențele corespunzătoare stocurilor ieșite. Soldul conturilor reprezintă diferențele de preț aferente bunurilor economice existente în stoc în gestiunea întreprinderii.

O asemenea modalitate de funcționare impune înregistrarea în roșu a diferențelor dacă prețurile prestabilite sunt mai mari decât costul de achiziție sau de producție, după caz și în negru în situația inversă. Dacă nu se acceptă mecanismul de înregistrare roșu – negru, prezentat mai sus, conturile de diferențe înregistrează în debit diferențele în plus (costul de achiziție sau de producție este mai mare decât prețul prestabilit) aferente stocurilor intrate în gestiune și diferențele de preț în minus (costul de achiziție sau de producție este mai mic decât cel prestabilit) aferente stocurilor ieșite din gestiune, în creditul conturilor se reflectă diferențele de preț în minus aferente stocurilor intrate în gestiune și diferențele în plus corespunzătoare stocurilor ieșite din gestiune.

De asemenea, în cadrul clasei s-a creat o grupă distinctă de conturi: 39 "Provizioane pentru deprecierea stocurilor și producției în curs de execuție". Cu ajutorul acestor conturi se ține evidenta provizioanelor pentru deprecierea stocurilor. Sunt conturi de pasiv, în creditul lor se înregistrează valoarea provizioanelor pentru depreciere, constituite pe seama cheltuielilor, în debitul acelorași conturi se reflectă valoarea provizioanelor reluate prin diminuare sau anulare. Soldul creditor al acestor conturi reprezintă valoarea provizioanelor constituite prin prelevarea din rezultate.

1.2.2 – Registre contabile utilizate pentru evidențierea stocurilor

REGISTRUL INVENTAR este documentul contabil obligatoriu în care sunt trecute sintetizat, toate elementele componente ale patrimoniului întreprinderii, constatate faptic la inventariere sub aspect cantitativ, calitativ și valoric. Datele din listele de inventariere sau alte documente, se înscriu în registrul inventar, după ce au fost prelucrate, centralizate și grupate, în funcție de natura lor, conform posturilor din bilanțul contabil.

În structura inventarului se cuprind mai întâi elementele patrimoniale de activ, continuând cu cele de pasiv și terminând cu bunurile ce nu aparțin întreprinderii, dar aflate temporar în cadrul acesteia (închiriate, în păstrare).

În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă intrările și din care se scad ieșirile de la data inventarierii până la data încheierii exercițiului.

Acest registru se parafează de către organul fiscal teritorial la începerea activității, la încetarea activității, precum și în cazul epuizării filelor, situație în care se deschide un nou registru. Constituie probă în justiție în cazul unor litigii.

Se găsește în format A4, netipărit, registru de 100 file sau foi volante. Servește ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ și de pasiv. Se întocmește de către persoanele prevăzute la art.1 din Legea Contabilității nr.82/1991, republicată, într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat, șnuruit, parafat și înregistrat în evidența unității.

Se completează la începutul activității, la sfîrșitul exercițiului financiar sau cu ocazia încetării activității, fără ștersături și fără spații libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere și respectiv în procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ și de pasiv, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi, după caz.

Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ și de pasiv grupate după natura lor, conform posturilor din bilanț. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operațiunea de inventariere se actualizează cu intrările și ieșirile din perioada cuprinsă între data inventarierii și data încheierii exercițiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar.

Oerațiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârșitul exercițiului financiar să fie reflectată situația reală a elementelor de activ și de pasiv.

Creanțele și obligțiile față de terți sunt supuse inventarierii pe baza confirmării extraselor soldurilor conturilor analitice debitoare și creditoare, sau a punctajelor reciproce, în funcție de necesități.

În cazul încetării activității, registrul-inventar se completează cu valoarea elementelor de activ și de pasiv inventariate faptic la acea dată.

În cazul în care o unitate are subunități dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la nivel de balanță de verificare, registrul-inventar se poate conduce de către subunități, în condițiile înregistrării acestuia în evidența subunității.

Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă a rezultatelor inventarierii. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.

………………….. Nr. pagină ……..

(Unitatea)

REGISTRUL-INVENTAR

la data de …………

______________________________________________________________________

|Nr. | Recapitulația | Valoarea | Valoarea | Diferențe din evaluare |

|crt.| elementelor | contabilă | de | (de înregistrat) |

| | inventariate | | inventar | |

|____|_______________|___________|__________|__________________________|

| | | | | Valoarea |Cauze diferențe|

|____|_______________|___________|__________|__________|_______________|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |

|____|_______________|___________|__________|__________|_______________|

|____|_______________|___________|__________|__________|_______________|

|____|_______________|___________|__________|__________|_______________|

|____|_______________|___________|__________|__________|_______________|

|____|_______________|___________|__________|__________|_______________|

|____|_______________|___________|__________|__________|_______________|

| Întocmit, Verificat, |

|______________________________________________________________________|

14-1-2 A4

În coloana 1 se înscrie numărul curent al fiecărei operațiuni înregistrate în registru, cronologic, de la deschiderea acestuia până la epuizarea filelor sau încetarea activității.

În coloana 2 vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ și de pasiv, conturile de valori materiale putând fi defalcate pe gestiuni. Deci se scrie obiectul inventarierii, respectiv a conturilor de valori materiale pe gestiuni, a conturilor privind debitorii, creditorii, provizioanele.

În coloana 3 se înscrie valoarea contabilă a elementelor inventariate.

În coloana 4 se înscrie valoarea de inventar a elementelor de activ și de pasiv, stabilită de membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere și a proceselor-verbale de inventariere).

În coloana 5 se trec diferențele din evaluare de înregistrat, calculate ca diferență între valoarea contabilă și valoarea de inventar.

În coloana 6 se menționează cauzele diferențelor (deprecieri, dezmembrări, dezasortări, calamități, terți neidentificați).

1.3 – Monografii contabile specifice stocurilor

Din punctul de vedere al utilității, stocurile pot participa la unul sau mai multe cicluri de fabricatie, iar din punctul de vedere al formei materiale, pot fi: produse finite sau semifabricate, ambalaje, obiecte de inventar, scule etc.

Stocurile pot fi masurate cu una sau mai multe unitati de masura; atunci cand unui stoc ii sunt aplicabile mai multe unitati de masura, este importanta stabilirea unitatii de masura de baza pentru contabilitate si formula de transformare a unitatii de masura de baza in toate celelalte unitati de masura utilizate in legatura cu stocul respectiv.

Baza legala pentru inregistrarea in contabilitate si evidenta stocurilor, o reprezinta prevederile Legii nr. 82/1991, republicata si Ordinul nr. 3.512/2008 si 3.055/2009 privind Codul fiscal.

Evidenta constituirii si miscarii stocurilor si a productiei in curs de executie se realizeaza prin conturile din clasa 3 Conturi de stocuri si productie in curs de executie. in cadrul planului de conturi general, din clasa a 3-a face parte grupa 30 "Stocuri de materii prime si materiale", cu urmatoarele conturi sintetice:

301 "Materii prime" (materiile prime sunt bunuri care participa direct la fabricarea produsului, in care se regasesc integral sau partial, fie in starea lor initiala, fie transformate;

302 "Materiale consumabile" (bunuri care participa sau ajuta la procesul de productie sau de exploatare, fara a se regasi, de regula, in produsul finit);

303 "Materiale de natura obiectelor de inventar" (bunuri care nu indeplinesc cumulativ conditiile pentru a fi incluse in categoria imobilizarilor corporale, echipamente de lucru, de protectie, piese de schimb, baracamente si amenajari provizorii etc.);

308 "Diferente de pret la materii prime si materiale" (cont rectificativ al valorii de inregistrare a materiilor prime si materialelor care tine evidenta diferentelor nefavorabile sau favorabile dintre costul de achizitie si pretul standard aferente materiilor prime, materialelor consumabile si materialelor de natura obiectelor de inventar).

Conturile de stocuri si productie in curs de executie sunt conturi de activ. Se debiteaza cu valoarea stocurilor intrate in gestiunea entitatii prin achizi?ionare de la furnizori, realizate din productia proprie si din alte surse si se crediteaza cu valoarea stocurilor iesite din gestiunea unitatii patrimoniale prin consum, vanzare si alte destinatii.

O societate utilizeaza metoda inventarului intermitent pentru a tine evidenta stocurilor de combustibil la cost de achizitie. Stocul initial de combustibil evaluat la costul de achizitie, care se include in cheltuieli este de 10.000 lei. In aceeasi perioada, s-a efectuat o achizitie de combustibil in valoare de 2.000 lei. La inventarierea de la sfarsitul perioadei se constata un sold de combustibil de 200 lei.

Inregistrarile contabile sunt:

Trecerea pe cheltuieli a soldului initial de combustibil ce se va consuma in cursul perioadei: 
6022                     =                                          3022                 10.000 lei
"Cheltuieli privind combustibilul"        "Combustibili"

Achizitionarea de combustibil:
3022                            =                          5121                   2.000 lei
"Combustibili"                               "Cont banca lei"

Inregistrarea stocului final de combustibil stabilit la inventariere:
6022                                   =                             3022                          200 lei
"Cheltuieli privind combustibilul"             "Combustibili"

CAP. 2 – PROGRAMUL SAGA

2.1 – Prezentarea programului Saga

SAGA este un alt soft de contabilitate, structurat pe trei module:

SAGA C – Program integrat pentru evidența contabilă și de stocuri.

SAGA B – Program integrat pentru evidența contabilă și de stocuri destinat instituțiilor bugetare.

SAGA PS – Program integrat pentru evidența contabilă în partidă simplă, destinat persoanelor fizice autorizate – cabinete de avocatură și notariat, cabinete medicale, experți financiari și alte profesii liberale.

2.2 – Evidența contabilă a stocurilor cu ajutoru programului SAGA la S.C. CONSTRUCT S.R.L.

2.2.1 – Prezentarea societății

Contabilitatea a devenit astăzi un domeniu controversat și plin de interes pentru toți cei implicați în lumea afacerilor, numărul utilizatorilor de informații financiar-contabile crescând și difersificându-se de la acționari, manageri, salariați la investitori, bănci, parteneri comerciali, burse de valori.

SCURT ISTORIC ȘI DESCRIEREA ACTIVITĂȚII

Societatea Comercială CONSTRUCT S.R.L este persoană juridică română, constituită pe o durată nelimitată, având forma juridică de societate cu răspundere limitată, cu capital privat și își desfășoară activitatea în conformitate cu legile române și statutul propriu.

Sediul social al societății este în România, Reșița, Str. Rozelor nr. 22.

Societatea Comercială CONSTRUCT S.R.L este înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului cu numărul J27/152/29.03.2002, având codul unic de înregistrare fiscală RO14549395, cu un capital subscris și vărsat de 300.200 RON, împărțit în 20 părți sociale în valoare de 15.010 ron fiecare, conturi în lei și valute deschise la Banca Comercială Română și G.S.G.-Banca Română de Dezvoltare.

Obiectul de activitate al S.C. CONSTRUCT S.R.L îl reprezintă următoarele:

* Intermedieri în comerțul cu material lemnos și materiale de construcții si de finisaje interioare;

* Intermedieri în comerțul cu mașini, echipamente industriale;

* Intermedieri în comerțul cu mobila, articole de menaj și de fierărie;

* Comerț cu ridicata al aparatelor electrice și de uz gospodăresc, al aparatelor de radio și televizoarelor;

* Comerț cu ridicata al produselor din ceramica, sticlărie, tapete si produse de întreținere;

* Comerț cu ridicata al altor bunuri de consum nealimentare, n.c.a.;

* Comerț cu ridicata al materialului lemnos și a materialelor de construcții;

* Comerț cu ridicata al echipamentelor și furniturilor de fierărie pentru instalații sanitare și de încălzire;

* Comerț cu ridicata al produselor chimice;

* Transporturi rutiere de mărfuri;

* Intermedieri în comerțul specializat în vânzarea produselor cu caracter specific;

* Intermedieri în comerțul cu produse diverse.

Patrimoniul societății:

* clădirile aflate în proprietatea societății;

* activele fixe și circulante înscrise în bilanțul contabil.

S.C. CONSTRUCT SRL, este administrată și reprezentată de către asociatul unic Nistor Gh. Ioan, domiciliat în municipiul Reșița, de cetățenie română, cu puteri decizionale depline.

STRUCTURA ORGANIZATORICĂ

S.C. CONSTRUCT S.R.L. are un număr de 30 de salariați, care sunt grupați ierarhizați și fixați pe anumite posturi, ceea ce se reflectă în structura organizatorică a societății.

Atribuțiile generale ale societății sunt cele care rezultă din actul constitutiv și obiectul de activitate al firmei și prin însumarea atribuțiilor tuturor compartimentelor din structura organizatorică a acesteia.

Structura organizatorică oglindește modul de grupare a tuturor compartimentelor de muncă și a posturilor în vederea transmiterii informațiilor într-un mod cât mai rațional, a folosirii optime a forței de muncă, atât sub aspect economic, cât și din punct de vedere uman.

Atribuțiile, sarcinile și responsabilitățile fiecărui salariat sunt cele prevăzute în Fișa postului întocmită de șeful compartimentului respectiv, avizată de directorul de direcție și aprobată de directorul general, pe baza fișei de post cadru elaborată de biroul Managementul Resurselor Umane, precum și cele prevăzute de Regulamentul de ordine interioară.

Fișa de post, după aprobare, va fi transmisă de biroul Managementul Resurselor Umane fiecărui salariat, și se va atașa la sfârșitul capitolului care prezintă atribuțiile compartimentului respectiv. Fișele de post astfel grupate fac parte integrantă din prezentul Regulament.

Biroul Managementul Resurselor Umane, va transmite în copie xerox, șefilor de compartimente câte un exemplar din fișele de post.

Atribuțiile generale și comune tuturor compartimentelor din structura organizatorică a societății S.C. CONSTRUCT S.R.L. sunt următoarele:

supraveghează, controlează și urmărește îndeplinirea obiectivelor prevăzute în politica și strategia societății, din secțiunea corespunzătoare domeniului de activitate;

controlează și urmărește respectarea prevederilor din contractul colectiv de muncă, Regulamentul de organizare și funcționare, Regulamentul intern și Fișa postului;

asigură instruirea periodică, cunoașterea și respectarea normelor privind securitatea și igiena muncii, prevenirea și stingerea incendiilor și acordarea primului ajutor;

inițiază, coordonează și realizează programele de formare profesională (autoperfecționare) specifice domeniului sãu de activitate;

propune și urmărește realizarea soluțiilor optime pentru circuitul informațional, în vederea eficientizării proceselor de muncă, tehnologice și decizionale, precum și pentru utilizarea rațională a resurselor materiale, financiare și umane;

asigură respectarea regulilor de gestionare, evidență, circulație, utilizare și păstrare a documentelor elaborate și cu care lucrează, conform normelor legale în vigoare;

controlează și urmărește utilizarea eficientă a timpului de lucru, prezența în stare fizică și psihică normală la serviciu, semnarea condicii de prezență la sosirea și la plecarea de la lucru și completarea corectă a foilor colective de prezență;

ține evidența datelor statistice specifice domeniului sau de activitate, asigurând transmiterea acestora tuturor celor îndreptățiți.

Administratorul societății are puterile și răspunderile prevăzute de legea nr.31 /1990, republicată, precum și cele arătate în actul constitutiv al societății și anume:

a) administrează patrimoniul societății și răspunde pentru păstrarea integrității acestuia;

b) încheie operații economice în contul societății pentru realizarea obiectului de activitate;

c) asigură aprovizionarea și desfacerea mărfurilor care fac obiectul activității societății;

d) negociază cu furnizorii prețurile de cumpărare a mărfurilor și stabilește înlimitele legale prețurile de desfacere cu ridicata și amănuntul – stabilește bugetul de venituri și cheltuieli;

e) organizează evidența tehnico-operativă și contabilă a societății, ținerea corectă a registrelor contabile și întocmirea bilanțului și a contului de profit și pierderi;

f) stabilește structura organizatorică, numărul de posturi necesare desfășurării activității, angajează și concediază personalul angajat, stabilește drepturile și obligațiile acestuia;

g) hotărăște cu privire la mărirea sau reducerea capitalului social;

h) hotărăște cu privire la modificarea actului constitutiv, transformarea societății;

i) hotărăște cu privire la comasarea, divizarea, dizolvarea și lichidarea societății.

Directorul Economic a reușit pe parcursul anilor să stăpânească temeinic mecanismele și procesele economice specifice întreprinderii. Faptul că din punct de vedere contabil, întreprinderea s-a adaptat noilor standarde impuse de Uniunea Europeană, atestă capacitatea managerială a domniei sale.

Structura organizatorică reprezintă ansamblul persoanelor, subdiviziunilor organizatorice și al relațiilor dintre acestea, orientate spre realizarea procesului de producție și de conducere al întreprinderii. Ea este formată dintr-un sistem coerent de elemente materiale (clădiri, depozite) și imateriale (factorul uman), structurate pe baza unor norme și reguli prin care se poate realiza întreaga activitate economico-organizatorică a sistemului cu minim de efort și maxim de rezultate. Structura organizatorică este formată dintr-o structură funcțională sau de conducere, în care predominante sunt procesele decizionale; o structură procesuală, pe baza căreia se grupează activitățile pe funcțiuni, după anumite crierii și o structură operațională sau de producție, în care predominante sunt procesele de producție.

Structura funcțională reprezintă ansamblul cadrelor de conducere și compartimentelor (servicii, birouri) tehnice, economice, administrative, modul de constituire și grupare al acestora, precum și relațiile dintre ele necesare desfășurării corespunzătoare a procesului managerial și a proceselor de execuție.

Structura procesuală presupune descompunerea proceselor de muncă fizică și intelectuală în elemente componente (activități, sarcini, atribuții, operații) și analiza acestora cu scopul regrupării lor în funcție de nivelul obiectivelor, la realizarea cărora participă, în funcție de nivelul de pregătire a personalului care le realizează și specificul metodelor, tehnicilor și instrucțiunilor folosite pentru organizarea obiectivelor cu un plus de eficiență.

Orice întreprindere, ca sistem de producție, interacționează cu mediul său ambiant, intern și extern, prin intermediul unor acțiuni omogene, care definesc funcțiile sistemului productiv al întreprinderii. Punctul de pornire în abordarea funcțională a întreprinderii, îl constituie analiza și structurarea categoriilor de obiective care au stat la baza înființării acesteia.

În cadrul S.C. CONSTRUCT S.R.L. se pot defini cinci funcțiuni de bază :

1-Funcțiunea de cercetare – dezvoltare care cuprinde activitățile prin care se studiază, se concepe, se elaborează și se realizează viitorul cadru tehnic, tehnologic și organizatoric al întreprinderii. Pentru realizarea acestei funcțiuni, societatea:

efectuează studii, elaborează documentații și proiecte pentru dezvoltarea produselor, pentru dezvoltarea și modernizarea capacităților de producție, introducerea de noi tehnologii de fabricație;

organizează activitatea de invenții-inovații, aplică în producție și urmărește rezultatul valorificării cercetării științifice proprii sau a celei efectuate de institute specializate;

asigură informarea, documentarea tehnico-științifică.

2-Funcțiunea comercială cuprinde un ansamblu de activități vizând aprovizionarea tehnico-materială, desfacerea produselor, comerțul exterior și cooperarea economică internațională, ele fiind grupate în trei componente : marketing, aprovizionare și desfacere.

Activitatea de marketing în cadrul societății S.C. CONSTRUCT S.R.L. cuprinde ansamblul acțiunilor de studiere a pieței interne și externe, a necesităților și comportamentul consumatorilor, cu scopul stabilirii celor mai adecvate modalități de orientare a producției și de creștere a vânzărilor. Activitatea de marketing se concretizează, în cadrul acestei societăți, într-o serie de funcții, cum sunt:

funcția de cercetare a pieței și a nevoilor de consum, prin care societatea urmărește prospectarea piețelor prezente și a celor potențiale, studierea nevoilor solvabile și a motivației consumului;

funcția de adaptare a societății la dinamica mediului, prin înnoirea permanentă a ofertei de mărfuri, perfecționarea formelor de distribuție și de comercializare, diversificarea acțiunilor publicitare;

funcția de creștere a eficienței economice.

Activitatea de aprovizionare tehnico-materială a societății prezintă o importanță deosebită pentru desfășurarea normală a întregului proces de producție și influențează direct calitatea produselor fabricate.

În domeniul aprovizionării tehnico-materiale, conducerea societății desfășoară o serie de activități, cum sunt :

calculul necesarului de resurse materiale (materii prime, materiale, combustibili, energie) pentru fabricarea producției contractate;

încheierea contractelor de aprovizionare tehnico-materială;

calculul necesarului de resurse materiale privind stocurile pentru producție;

determinarea normelor de consum specific de aprovizionare tehnico-materială;

gestionează resursele materiale și de dotare necesare activității proprii;

asigură păstrarea și conservarea patrimoniului imobiliar al direcției prin menținerea durabilității, funcționării și siguranței în exploatare a construcțiilor;

asigură menținerea curățeniei și ordinii în clădiri și celelalte suprafețe aflate în administrarea direcției;

întocmește necesarul de echipament (inclusiv de protecție) pentru personalul serviciului și răspunde de distribuirea acestuia;

organizează și asigură controlul privind respectarea normelor pe linie de protecția muncii și a prevenirii și stingerii incendiilor;

coordonează, îndrumă și controlează încadrarea în prevederile legale a modului de folosire a mijloacelor de transport din dorare, încadrarea conducătorilor auto și a personalului care conduce mijloacele auto din înzestrare, în normele alocate, precum și efectuarea testării periodice în domeniu.

3-Funcțiunea de producție reunește ansamblul activităților de bază, auxiliare și de servire, legate nemijlocit de fabricarea produselor sau prestarea serviciilor.

Din punct de vedere al etapelor necesare fabricării produselor, activitățile incluse în funcțiunea de producție se structurează în cinci grupe :

a) pregătirea producției, care constă în elaborarea documentației tehnologice, stabilirea consumurilor de materiale și de muncă;

b) programarea, lansarea și urmărirea producției, care constă în transmiterea documentației necesare începerii producției, elaborarea programelor de producție;

c) producția, care constă în combinarea factorilor de producție și obținerea produselor finite sau prestarea serviciilor;

d) controlul de calitate al materiilor prime, semifabricatelor și produselor finite pe întregul flux de fabricație;

4-Funcțiunea de personal, în cadrul societății S.C. CONSTRUCT S.R.L. cuprinde un ansamblu de activități specifice cum sunt:

determină necesarul de forță de muncă;

coordonează și asigură activitățile privind recrutarea, selecția, formarea, încadrarea, pregătirea continuă, evaluarea, promovarea în carieră, motivarea, recompensarea, sancționarea personalului angajat;

ține evidența și prelucrarea automată a datelor referitoare la personal;

stabilirea sistemului de salarizare, aplicarea acestuia și calculul drepturilor bănești ale salariaților;

organizează și desfășoară cursuri, trimestrial, pentru ocuparea funcțiilor vacante de personal contractual din cadrul întreprinderii;

întocmește și gestionează documentele de personal (dosarele de personal, fișierele de evidență) și emite documentele de legitimare pentru personal;

asigură, potrivit reglementărilor în vigoare, acordarea concediilor de odihnă, studii, fără plată, a învoirilor, a biletelor de odihnă, tratament și recuperare și a bonurilor de masă;

asigură plata integrală și la timp a drepturilor bănești ale personalului și dispune, sau propune măsuri, potrivit legii, pentru soluționarea cererilor, reclamațiilor și sesizărilor referitoare la calcularea și plata acestora;

eliberează, la cererea persoanelor încadrate, adeverințe și alte documente prin care se atestă anumite situații ce rezultă din evidențele pe care le deține.

3.4 – Analiza principalilor indicatori economico-financiari ai întreprinderii

Analiza structurii patrimoniale are ca obiectiv dinamica acestuia, precum și a raporturilor dintre diferitele elemente patrimoniale și a schimbărilor intervenite în situația mijloacelor și resurselor, determinate de activitatea desfășurată în timpul exercițiului.

CIFRA DE AFACERI reprezintă indicatorul fundamental al activității firmei, fiind situat în fruntea indicatorilor de performanță, în măsura în care condiționează mărimea profitului și ratei rentabilității. (Tabel nr.1).

(RON)

Tabel nr. 1 – Analiza cifrei de afaceri în perioada 2010-2012

Conform tabelului nr.1 rezultă că în perioada analizată, creanțele și obligațiile scad odată cu cifra de afaceri, dar sub procentul de creștere al cifrei de afaceri, ceea ce influențează negativ fluxul de disponibilități.

Cifra de afaceri exprimă volumul veniturilor obținute de firmă, pe baza operațiunilor comerciale efectuate într’o perioadă de timp dată, de obicei un exercițiu financiar este un an calendaristic.

Grafic nr.1 – Evoluția cifrei de afaceri în perioada 2010-2012

Practic, acest indicator determină poziția întreprinderii pe piață. Pentru activitatea financiară a firmei este important cunoașterea evoluției cifrei de afaceri și corelația dintre creanțe și obligații, întrucât aceasta influențează capacitatea de plată a firmei.

LICHIDITATEA reprezintă indicatorul calitativ care exprimă măsura în care firma poate procura disponibilitățile necesare pentru a asigura achitarea obligațiilor curente, în speță, datoriile pe termen scurt ale acesteia. (Grafic nr.2). Aceasta are două determinante: gradul de îndatorare al firmei și structura activelor, care condiționează posibilitățile mai rapide sau mai lente, de transformare a activelor în bani.

Astfel, pe de o parte, cu cât îndatorarea este mai mare, cu atât firma este supusă presiunii de asigurare a lichidității, de aceea este de preferat ca în general, firma să se bazeze mai mult pe fonduri proprii. Pe de altă parte, firma trebuie să-și optimizeze structura activelor pentru a preîntâmpina pericolul lipsei de lichiditate.

Gradul de lichiditate generală:

Anul 2010:

Anul 2011:

Anul 2012:

Evoluția indicatorului economic în anul 2011 comparativ cu anul 2010 a fost pozitivă, iar în anul 2012, comparativ cu 2011 a crescut dublu.

Gradul de lichiditate parțială:

Anul 2010:

Anul 2011:

Anul 2012:

Grafic nr.2 – Evoluția indicatorilor de lichiditate în perioada 2010-2012

Evoluția indicatorului economic în anul 2011 comparativ cu anul 2010 a fost pozitivă iar în anul 2012, comparativ cu 2011 a crescut foarte mult. (Grafic nr.2).

PROFITABLITATEA reprezintă categoria economică ce caracterizează capacitatea firmei de a obține un excedent de încasări peste nivelul cheltuielilor, astfel încât surplusul de valoare rezultat să poată fi repartizat acționarilor sau altor categorii de furnizori de capital și credite sub formă de participare la profit.

Rata profitului brut:

Anul 2010:

Anul 2011:

Anul 2012:

Evoluția indicatorului economic în anul 2011 comparativ cu anul 2010 a fost negativă, iar în anul 2012, comparativ cu 2011 a fost pozitivă. Cifra de afaceri și profitul net au crescut proporțional. (Grafic nr. 3).

Grafic nr. 3 – Evoluția profitului net în perioada 2010-2012

Perioada de recuperare a creanțelor:

Anul 2010:

Anul 2011:

Anul 2012:

Evoluția indicatorului economic în anul 2011 comparativ cu anul 2010 a fost pozitivă dar mai mică decât 2010, iar în anul 2012, comparativ cu 2011 a fost în scădere. Cifra de afaceri și creanțele au scăzut proporțional.

Perioada de rambursare a datoriilor:

Anul 2010:

Anul 2011:

Anul 2012:

Evoluția indicatorului economic în anul 2011 comparativ cu anul 2010 a fost în scădere, iar în anul 2012, comparativ cu 2011 a fost stabilă. Cifra de afaceri și datoriile au scăzut proporțional.

Un alt indicator care influențează atât activitatea unității cât și echilibrul financiar al acesteia este numărul mediu de salariați. Acesta a înregistrat o scădere în anul 2012 ca urmare a restructurării activității și reducerii personalului necalificat, dar care a favorizat pozitiv activitatea firmei prin creșterea cifrei de afaceri și a profitului brut, înregistrate pe parcursul celor trei exerciții financiare. (Grafic nr.4).

Productivitatea muncii:

Anul 2010:

Anul 2011:

Anul 2012:

Grafic nr. 4 – Evoluția numărului de personal în perioada 2010-2012

Din analiza prezentată se constată o creștere a veniturilor de la an la an, reflectată și în cifra de afaceri. Cheltuielile de exploatare sunt în creștere, ponderea cea mai mare având-o cheltuielile cu întreținerea și repararea autovehiculelor, serviciile achiziționate pentru întreținerea patrimoniului administrat de S.C. CONSTRUCT S.R.L. Cheltuielile cu salariile cresc și ele, după ce în anii precedenți se menținuseră aproape constante.

Datorită faptului că, volumul datoriilor este mult mai mic decât volumul creanțelor, se poate observa că firma avut și are capacitatea de a-și onora datoriile curente prin transformarea activelor curente în lichidități.

CALCULUL ȘI ANALIZA PRINCIPALILOR INDICATORI DE LICHIDITATE, RISC, ACTIVITATE ȘI RENTABILITATE

Analizând datele din bilantul contabil și a contului de profit și pierdere, voi calcula principalii indicatori economico-financiari. Aceste situații sunt foarte utile în compararea unor firme de dimensiuni diferite sau pentru a examina tendința de-a lungul timpului pentru o anumită întreprindere. De asemenea, este permisă observarea rapidă a importanței activelor lichide (creanțe și disponibil) în totalul activelor.

Indicatori de lichiditate :

Lichiditatea semnifică :

abilitatea unui activ de a fi transormat în bani rapid și cu o pierdere minimă de valoare. Aceasta definiție este cunoscută și ca lichiditate externă atunci când este analizată o întreprindere și se referă la posibilitatea investitorului de a tranforma în bani plasamentul în acțiuni la întreprinderea respectivă;

abilitatea unei întreprinderi de a-și onora la scadență obligațiile de plată asumate pe seama activelor curente. Această definiție mai este cunoscută și sub denumirea de lichiditate internă.

Solvabilitatea reprezintă capacitatea unei întreprinderi de a acoperi datoriile totale. Analiza lichidității și a solvabilității se efectuează cu ajutorul unor rate financiare care reflectă abilitatea unei entități de a-și onora obligațiile financiare exigibile pe termen scurt. Ele compară datoriile pe termen scurt (față de furnizori, bugetul statului) cu activele curente sau cu fluxul de disponibilități care va permite onorarea acelor datorii.

Principalele rate de lichiditate și solvabilitate operaționale în analiza financiară a întreprinderii sunt :

Indicatorul lichidității curente =

4.531.738 : 1.412.782 = 3,21

Dacă nivelul ratei este mai mic decât 1, aceasta indică un capital de lucru negativ. Este important ca nivelul acestui indicator să fie comparat cu niveluri medii ale ramurii sau cu cele înregistrate de competitori, pentru a avea o imagine corectă asupra abilității firmei de a-și onora obligațiile curente asumate.

În concluzie, un nivel de 3,21 reprezintă un nivel asigurator al acestei rate, iar un nivel mai mic de 1,0 poate fi un semnal de alarmă privind capacitatea întreprinderii de a-și onora obligațiile scadente pe termen scurt.

Indicatorul lichidității imediate = Active curente – Stocuri

Datorii curente

(4.531.738 – 2.693.429) : 1.412.782 = 1,3

Acest indicator măsoară câte unități monetare de active revin la o unitate monetară de datorii pe termen scurt. Un nivel de 0,8 – 1,0 al acestui indicator este apreciat drept corespunzător, în vreme ce un nivel mai mic de 0,5 poate evidenția problemele de onorare a plăților scadente.

Indicatori de risc:

a) Indicatorul gradului de îndatorare 0 : 3.648.694 * 100 = 0

b) Indicatorul privind acoperirea dobânzilor – determină de câte ori entitatea poate achita cheltuielile cu dobânda. Cu cât valoarea indicatorului este mai mică, cu atât poziția entității este considerată mai riscantă.

830.961 : 93.521 = 8,89

Indicatori de activitate (indicatori de gestiune) – furnizează informații cu privire la:

– viteza de intrare sau de ieșire a fluxurilor de trezorerie ale entității;

– capacitatea entității de a controla capitalul circulant și activitățile comerciale de bază ale entității;

– viteza de rotație a stocurilor (rulajul stocurilor) – aproximează de câte ori stocul a fost rulat de-a lungul exercițiului financiar

sau

Număr de zile de stocare – indică numărul de zile în care bunurile sunt stocate în unitate

2.704.437 : 5.557.708 * 365 = 177,64

– viteza de rotație a debitelor-clienți

– calculează eficacitatea entității în colectarea creanțelor sale;

– exprimă numărul de zile până la data la care debitorii își achită datoriile către entitate.

0 : 8.174.071 * 365 zile = 0

O valoare în creștere a indicatorului poate indica probleme legate de controlul creditului acordat clienților și, în consecință, creanțe mai greu de încasat (clienți rău platnici).

– viteza de rotație a creditelor-furnizor – aproximează numărul de zile de creditare pe care entitatea îl obține de la furnizorii săi. În mod ideal ar trebui să includă doar creditorii comerciali.

5.557.708 * 153 = 0

unde pentru aproximarea achizițiilor se poate utiliza costul vânzărilor sau cifra de afaceri.

– viteza de rotație a activelor imobilizate – evaluează eficacitatea managementului activelor imobilizate prin examinarea valorii cifrei de afaceri generate de o anumită cantitate de active imobilizate

8.174.071 : 932.588 = 8,76

– viteza de rotație a activelor totale 8.174.071 : 5.534.352 = 1,48

Indicatori de profitabilitate – exprimă eficiența entității în realizarea de profit din resursele disponibile:

a) Rentabilitatea capitalului angajat – reprezintă profitul pe care îl obține entitatea din banii investiți în afacere:

830.961 : 4.121.570 = 0,20

unde capitalul angajat se referă la banii investiți în entitate atât de către acționari, cât și de creditorii pe termen lung, si include capitalul propriu și datoriile pe termen lung sau active totale minus datorii curente.

b) Marja brută din vânzări

1.011.522 : 8.174.071 = 12,37 %

O scădere a procentului poate scoate în evidență faptul că entitatea nu este capabilă să își controleze costurile de producție sau să obțină prețul de vânzare optim.

2.2.2 – Organizarea departamentului financiar – contabil

Societatea își întocmește situațiile contabile în lei, în conformitate cu legea românească, iar conturile sunt întocmite în conformitate cu legea contabilității din România și regulamentele contabile emise de către Ministerul Finanțelor Publice din România.

Situațiile financiare au la bază înregistrările statutare ale societății, care sunt întocmite pe baza costului istoric, pe principiul continuității activității, cu excepția anumitor indexări aplicate activelor imobilizate.

Funcțiunea financiar-contabilă din cadrul societății cuprinde activități privind folosirea mijloacelor financiare necesare în procesul economic și de urmărire a rezultatelor obținute de societate. În funcție de obiectivele urmărite, această funcțiune cuprinde următoarele grupe de activități :

a)-Evidența contabilă financiară, care are drept scop înregistrarea și raportarea activelor, pasivelor, cheltuielilor și veniturilor societății. Produsul final al contabilității financiare este raportul financiar periodic.

b)-Evidența fiscală cuprinde activitățile de stabilire corectă a bazei impozabile și a impozitelor, în concordanță cu legile fiscale. Mărimea bazei impozabile depinde mult de exactitatea datelor din evidența contabilă financiară.

c)-Elaborarea schemei organizatorice a sistemului contabil necesită crearea unui sistem de evidență, cuprinzând structura conturilor și metodele de înregistrare a datelor în aceste conturi, fie pe cale manuală, fie mecanică sau electronică, cu cele mai mici costuri.

d)-Contabilitatea managerială se referă la mijloacele de comunicare a datelor financiare către managerii societății pentru analiza managerială a costului de producție. Această componentă cuprinde activități cu un rol însemnat de control și de acțiune corectivă.

e)-Organizarea internă a evidenței contabile presupune respectarea următoarelor cerințe: asigurarea securității activelor societății; asigurarea calității, fiabilității datelor contabile; asigurarea eficienței operaționale.

Personalul responsabil cu activitatea financiar-contabilă îndeplinește următoarele atribuții principale :

asigură organizarea și desfășurarea activității financiar-contabile, în conformitate cu dispozițiile legale;

înregistrează cronologic și sistematic în contabilitate a tuturor operațiunilor patrimoniale în funcție de natura lor, în mod simultan, în debitul unor conturi și creditul altor conturi, denumite conturi corespondente;

stabilește totalul sumelor debitoare și creditoare, precum și a soldului final al fiecărui cont;

întocmește lunar balanța de verificare, care reflectă egalitatea între totalul sumelor debitoare și creditoare ale conturilor;

prezintă situația patrimonială și rezultatele obținute, respectiv a activelor și pasivelor prin bilanț, precum și a veniturilor și cheltuielilor, a beneficiilor și a pierderilor prin contul de profit și pierdere;

urmărește vărsarea, la termen și în cuantumurile stabilite, a sumelor ce constituie venituri bugetare, ori obligații către persoane fizice și juridice;

raportează, lunar, situația privind execuția bugetului de venituri și cheltuieli și situația efectivelor și a realizării fondurilor de salarii, pe elemente componente, la termenele ordonate;

dispune efectuarea inventarierii la termenele stabilite;

întocmește bilanțul contabil;

asigură întocmirea, circulația și păstrarea documentelor justificative și contabile, precum și gestionarea, folosirea și evidența formularelor cu regim special, în conformitate cu dispozițiile legale;

efectuează operații de încasări și plăți;

îndeplinește orice alte sarcini prevăzute de lege și alte acte normative referitoare la activitatea financiar-contabilă.

Principalele registre ce se folosesc în contabilitatea S.C. CONSTRUCT S.R.L. sunt:

a) Registrul-jurnal, un document contabil obligatoriu în care se înregistrează, în mod cronologic operațiunile patrimoniale prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau intrare a acestora în unitate.

Înregistrările operațiunilor patrimoniale au la baza elemente cu privire la felul, numărul și data documentului justificativ, sumele parțiale și totale, explicațiile și conturile debitoare și creditoare corespunzătoare operațiunilor efectuate.

b) Registrul-inventar, un document contabil obligatoriu în care se înregistrează toate elementele patrimoniale de activ și pasiv, grupate în funcție de natura lor, conform posturilor din bilanțul contabil, inventariate potrivit normelor legale. Elementele patrimoniale înscrise în registrul inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică conținutul fiecărui post din bilanțul contabil.

c) Registrul-cartea mare, un document contabil obligatoriu în care se înscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, înregistrările efectuate în registrul-jurnal, stabilindu-se situația fiecărui cont, respectiv soldul inițial, rulajele debitoare, rulajele creditoare și soldurile finale. Cartea mare stă la baza întocmirii balanței de verificare.

e) Balanța de verificare este un document care servește pentru întocmirea bilanțului contabil. Cu ajutorul balanței de verificare se verifică corelațiile dintre egalitatile generate de dubla înregistrare a operațiunilor patrimoniale.

Balanța de verificare se întocmește atât pentru conturile sintetice, cât și pentru cele analitice. Prin intermediul balanței de verificare analitice se verifică concordanța dintre conturile sintetice și conturile lor analitice.

2.2.3 – Organizarea contabilității stocurilor la S.C. CONSTRUCT S.R.L.

Privind din punct de vedere organizațional studiul contabilității stocurilor în cadrul societății comerciale S.C. CONSTRUCT S.R.L. trebuiesc menționate două trasături principale și anume prima trăsătură care vizează metoda aleasă de conducerea societății cu privire la evaluarea, la ieșire a stocurilor, iar cea de a doua trăsătură vizează metoda de inventariere (permanentă sau intermitentă) folosită în gestionarea stocurilor.

Evaluarea conform metodei F.I.FO. constă în valorizarea ieșirilor de stocuri în ordinea în carea au intrat, la costul de achiziție, sau de producție al primei intrări în lot. Pe măsura epuizării lotului bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul de achiziție sau de producție al lotului următor, în ordine conologică. În consecință stocul final este format din elementele evaluate la valorile cele mai recente. În cazul creșterii de prețuri prin aplicarea metodei F.I.F.O. ieșirile sunt evaluate la valorile cele mai scăzute, stocurile finale la valorile cele mai ridicate, rezultând o majorare a rezultatului întreprinderii. Din contră, dacă prețurile sunt în scădere aplicarea metodei F.I.F.O. conduce la evaluarea ieșirilor de stocuri la valoarea maximă, stocul final și beneficiul fiind micșorate.

Aplicarea metodei inventarului permanent presupune contabilizarea fiecărei intrări de stocuri, cantitativ și valoric la: cost istoric (care poate fi cost de achiziție sau cost de producție); preț stabilit în funcție de valoarea de utilitate (pentru stocurile aduse ca aport la capitalul social, plusuri la inventar, primite ca donație sau obținute cu titlu gratuit) sau la o altă valoare de înregistrare (preț standard, preț de vânzare). De asemenea fiecare ieșire din stoc este contabilizată fizic și valoric. Meotda inventarului permanent este superioară inventarului intermitent prin faptul că înregistrarea, în conturi de stocuri, a fiecărei intrări sau ieșiri, pe măsura producerii operațiilor, atât cantitativ cât și valoric, dă posibilitatea cunoașterii în orice moment a mărimii stocurilor.

2.3.4 – Utilitatea programului SAGA pentru o evidență clară, concisă și precisă a stocurilor

La deschiderea programului, la fel ca la programul EXPRESSOFT MASTER se va configura societatea comercială, căreia i se va ține evidența contabilă cu ajutorul acestui program.

Configurarea societății presupune introducerea datelor de identificare, respectiv date generale, configurarea conturilor utilizate (conturi automate), stabilirea persoanelor îndreptățite pentru a semna diferitele documentații (semnături pentru rapoarte), precum și diverse setări privind modul de numerotare, tipul de calcul al datelor scadente etc.

Introducerea unor operații economice legate modificărilor capitalului propriu

Pentru a introduce datele aferente primei aplicații, vom accesa meniul Operații – Articole contabile. Aici vor fi introduse înregistrările 1 și 3, cea de-a doua înregistrare efectuându-se în Operații – Jurnal bancă.

Introducerea unor operații economice legate de imobilizări

Pentru efectuarea acestei aplicații vom intra în meniul Operații – Intrări pentru a înregistra achiziția și în Operații – Jurnal bancă pentru a opera plata facturii.

Pentru a înregistra plata facturii, vom merge în meniul Operații – Jurnal bancă, adăugăm o nouă operație, selectăm furnizorul și factura pe care o achităm.

Fiind vorba de imobilizări, se vor crea și fișele mijlocului fix pentru fiecare intrare, acest lucru fiind posibil prin meniul Operații – Imobilizări. În cele ce urmează vom exemplifica pentru unul din echipamentele achiziționate.

Din această fereastră poate fi listată:

Recepția;

Fișa mijlocului fix;

Registrul Imobilizărilor.

Introducerea unor operații economice ce afectează stocuri

Pentru a realiza această aplicație trebuie să realizăm o înregistrare la intrări pentru achiziție, dar și darea în consum.

Pentru a înregistra și diferențele de preț trebuie să stabilim adaosul comercial cu ajutorul butonului .

Pentru a înregistra vânzarea de mărfuri vom realiza o înregistrare în meniul Operații – Ieșiri, privind bonul de casă emis și o înregistrare privind încasarea.

Pentru a realiza această aplicație vom merge în meniul Operații – Producție:

Introducerea unor operații economice ce afectează mijloacele bănești

Evidențierea salariaților și realizarea înregistrărilor

contabile aferente drepturilor salariale

Prima etapă în ceea ce privește salariile este introducerea datelor privind salariile, din meniul Fișiere – salariați:

În cadrul acestei ferestre vom introduce datele legate de:

Date personale salariat;

Salariul;

Persoane aflata în întreținere;

Contractul de muncă și carnet de muncă;

Sporuri;

Fișe fiscale;

Concedii de odihnă.

Pentru a realiza calculul salariilor și a reținerilor aferente acestor salarii vom merge în meniul Operații – State salariați permanenți. De aici vom putea lista statul de plata, precum și toate declarațiile lunare privind reținerile salariale ce trebuie depuse la Direcția Finanțelor Publice, Direcția de Sănătate, ITM și AJOFM.:

Declarație CAS;

Declarație Șomaj;

Declarație Sănătate;

Declarație ITM;

Declarație concedii și Indemnizații.

Evidențierea înregistrărilor aferente închiderii de lună

În cadrul acestei ferestre pe lângă validarea închiderii de lună se mai pot vizualiza și imprima următoarele declarații:

Declarația 100;

Declarația 102;

Declarația 103;

Declarația privind impozitul pe venit.

Acestea vor fi listate în funcție de caracteristicile firmei.

Vizualizarea înregistrărilor

Pentru a putea vizualiza înregistrările aferente unei anumite perioade de timp, vom merge în meniul Operații – articole contabile;

Listarea principalelor documente

Despre listarea documentelor am mai vorbit pe parcursul temei, dar acum în acest subcapitol ne vom opri doar asupra documentelor centralizatoare, pentru care vom accesa meniul Situații-Listări:

Din multitudinea de opțiuni, în cele ce urmează ne vom opri asupra:

Registrul Jurnal;

Registrul de bancă;

Registrul de casă;

Balanță;

Fișe de cont;

Bilanț.

Registrul jurnal

Balanță

Fișe de cont

Pentru exemplificare vom vizualiza situația contului 1012 „ Capital subscris vărsat”

Bilanț

CAP. 3 – STUDIU COMPARATIV ASUPRA SISTEMELOR SOFTWARE APLICATE ÎN CONTABILITATE

3.1 – Informatizarea contabilității

Informatica de gestiune este un sistem complex, dinamic și deschis, dezvoltat ca urmare a evoluției tehnologiei de calcul, facilităților de interconectare la nivel național, regional și internațional, a expansiunii unor sisteme de operare puternice în utilizare, a creșterii capabilităților de prelucrare asigurate de către bazele de date distribuite, protecție și acces diferențiat la datele gestionate de către sistemele informatice. Sistemul informaticii de gestiune este dedicat prelucrărilor la nivel de firmă, grup de firme, organisme cu caracter național, regional și internațional, și care impreună cu alte sisteme (sistemul financiar contabil, financiar monetar, juridic, etc.), asigură gestiunea controlată și eficientă a patrimoniului, operațiunilor economico-financiare de toate tipurile, la nivelul operatorilor economici.

Sistemele informatice fianciar contabile sunt caracterizate printr-o structură complexă, generată de specificul domeniului de activitate a agentului economic, activităților informatizate, cât și necesitatea asigurării unor prelucrări ierarhizate, în care regimurile de prelucrare în timp real sunt preponderente. Aceste elemente impun dezvoltarea unor sisteme de programe, denumite în literatura de specialitate: produse program generalizabile, dedicate unui anumit grup de utilizatori omogeni sub aspectul tipologiei prelucrărilor, în măsura în care aceștia se încadreaza într-o prelucrare standard specifică de generare, prelucrare și distribuire a datelor cu caracter financiar-contabil.

De asemenea pot exista cazuri în care procesele financiar contabile informatizate pot satisface o arie largă de utilizatori, deoarece cerințele de prelucrare au un caracter general, cadru legislativ unitar și specific, arie comună de acțiune, elemente din care rezultă posibilitatea generării unor sisteme de prelucrare cu caracter generalizabil.

Procesele de prelucrare financiar contabile sunt generate de algoritmi de prelucrare și calcul cu caracter comun, iar tipologia datelor de intrare ieșire este standardizată, ceea ce permite adaptabilitate, parametrizarea și generalitatea sistemelor de programe asociate acestor procese.

Produsul program generalizabil – este o denumire asociată unui sistem sofware complet parametrizabil, adaptabil și documenat de proceduri automate, proiectat în principiu de firme specializate în productia de software, livrabil unor clienți priviți ca un grup de utilizatori, prin care se asigură informatizarea uneia sau mai multor domenii de activitate, funcții ale agentului economic, prin implemnetarea unor aplicații informatice susceptibile de a fi utilizate de către o gamă de agenți economici dar al caror obiect și specific de activitate sunt similare din punct de vedere al tipologiei proceselor de prelucrare automată a datelor.

Produsele program trebuie să respecte prin procesele de prelucrare automată, cerințele, restricțiile legislației financiar contabile în vigoare, prin intermediul unor algoritmi de prelucrare și calcul cu caracter comun, sistemul de intrari-ieșiri, sistemul de codificare, sistemul de documentelor primare generatoare ale datelor de intrare, sistemul rapoartelor compatibile cu legislația financiar contabilă, parametrii specifici, etc.

Produsele de contabilitate trebuie sa asigure mijloace de protecție deosebite. Aceasta protecție trebuie sa vizeze atât produsul în sine cât și activitățile de prelucrare realizate prin intermediul său. De exemplu dreptul de a încărca datele poate fi atribuit unor operatori, dar dreptul de a modifica date în fișierul de articole contabile nu poate fi acordat decât unui anumit utilizator. Modalitatea de lucru oferită de pachetul de programe trebuie sa fie deosebit de prietenoasă, usor de înțeles și utilizat prin oferirea de meniuri de lucru derulante (conținând opțiuni de prelucrare bine definite) sau prin proiectarea unor ecrane ușor de exploatat.

În mod normal, orice produs, inclusiv cele informatice trebuie să se alinieze la niste standarde. La ora actuala în România nu există precizate standarde specifice produselor informatice dedicate activității contabile.

3.2 – Sisteme software aplicate în contabilitatea financiara

În România numărul firmelor care utilizeaza produse software de contabilitate a crescut considerabil în ultimul timp. Cu ajutorul calculatorului și a unui software corespunzător, ținerea contabilității firmei a devenit mult mai ușoară în condițiile economisirii considerabile a timpului afectat, în plus cu ajutorul unui program informatic poate fi reținută mult mai multă informație decât în trecut și sunt analizate automat rezultatele analizelor contabile.

În acest capitol vor fi prezentate câteva firme producatoare de software și a produselor informatice oferite reprezentative pentru acest tip de ofertă existenta în prezent pe piața romanescă.

CIEL ROM S.A.

Aparută în primăvara anului 1991 ca filială a firmei pariziene Ciel, reprezintă în România grupul britanic SAGE, lider mondial în informatică de gestiune și una din primele zece companii de software din lume. Obiectul de activitate în conformitate cu statutul anexat la Hotărârea Judecătoreasca de înființare constă, în principal, în adaptarea și dezvoltarea codurilor sursă ale aplicațiilor informatice de gestiune puse la dispoziția părții române de către CIEL France, întreținerea aplicațiilor Ciel, precum și dezvoltarea și întreținerea unor aplicații informatice de concepție proprie.

Ciel România, liderul pieței programelor de contabilitate și gestiune economică Ciel România a sarbatorit recent 10 ani de prezenta pe piața românească, perioada în care a cunoscut o permanenta ascensiune ajungand în pozitia de lider de piața în domeniul soluțiilor de contabilitate și gestiune economică. Cu peste 25.000 de programe vândute, aproape 15.000 clienți și 45 de parteneri în toată țara se poate spune ca Ciel este cea mai solidă soluție în soft-ul de contabilitate și gestiune economică din România.

Ciel asigură clienților săi soluții la cheie. În aceasta idee firma a dezvoltat o gamă completă de programe software pentru contabilitate și gestiune economică. În orice domeniu de activitate Ciel acoperă toate aspectele unei afaceri: contabilitate – financiar, salarii, gestiune comercială (facturare, comenzi, inventariere, statistici etc.), mijloace fixe/imobilizari, registru de casă, etc. Programul este disponibil atât în versiuni DOS, cât și Windows. Ciel România și-a început activitatea în anul 1991, ca filială a firmei franceze Ciel. În acest fel, Ciel România beneficiază de experiența și cunostințele acumulate de Ciel Franța, pe care le-a adaptat și dezvoltat continuu în acord cu particularitățile și dinamica mediului legislativ și de afaceri din România.

Datorită experienței acumulate, Ciel se ridică la nivelul cerintelor clienților săi prin ușurința cu care poate fi instalat și utilizat, dublată de calitatea, fiabilitatea produselor și serviciilor. Ciel România este primul și unicul „software publisher" din România care-și distribuie produsele și serviciile indirect, respectiv prin rețeaua de 45 de dealeri care este în continuă creștere, în ideea de a se apropia mai mult de clienții săi .

Ciel oferă utilizatorilor săi o arhitectura de programme, ce respectă standardele internaționale. Produsele Ciel au devenit soluția de referință pentru importante firme de stat sau particulare, cabinete de expertiza contabilă, printre clienți numărandu-se: CHASE MANHATAN BANK, CITIBANK, COCA COLA, BCR, DELOITE&TOUCHE, KPMG, MAZARD & GUERARD, PHILIPHS, TAROM, TRANSILVANIA GENERAL, ALCATEL. Oferta firmei CIEL se constituie într-o arhitectură integrată de programe dezvoltate sub mediu DOS și WINDOWS, destinate informatizării activității de gestiune economică. Modulele (Contabilitate, Stocuri, GestProd, Schimb Valutar, Salarii, Mijloace Fixe), desi funcționează foarte bine independent, comunică informațiile între ele. Astfel încât sa minimizeze efortul utilizatorului în raport cu sistemul. Echipamentele contabile ale operațiunilor din programele de Stocuri ,Salarii și Mijloace Fixe sunt transformate automat în programul de Contabilitate.

Progranul Ciel CONTABILITATE constituie baza întregii arhitecturi de programe Ciel. Prin prelucrarea înregistrarilor contabile, generate fie prin operații specifice realizate de alte programe Ciel, fie prin contarea documentelor primare, se pot efectua ulterior diverse prelucrări și se obține un număr impresionant de situații de ieșire.

Este de remarcat că sistemul este dezvoltat urmărind în primul rând satisfacerea nevoii de informație, cât mai variată și cât mai complexă, în scopul în scopul evaluării și analizei rapide a situației întreprinderii, constituindu-se astfel un suport informațional consistent pentru luarea deciziei manageriale pe lângă acestea putându-se obține și toate documentele obligatorii specificate de legile, regulamentele și normativele în vigoare, cum sunt: Cartea Mare, Balanța de verificare, Bilanțul, etc.

Programul Ciel pentru contabiliate este un produs multisocietate, numărul de societăți fiind limitat doar de raportul dintre volumul de activitate și de resurse hardware disponibile. Societățile pot fi complet independente fie se pot constitui sub formă de filiale ale unei întreprinderi, existând posibilitatea centralizării rezultatelor la nivelul balanței.

CIEL REGISTRU CASĂ WINDOWS

Va ghidează la introducerea înregistrărilor de încasări și plăți făcute cu casa până la listarea Registrului de Casa în formatul agreat de Ministerul Finanțelor; special conceput pentru a asista înregistrarea operativa a încasărilor și plaților în numerar, efectuate prin casieriile unităților pe baza actelor justificative.

Fișiere de bază

• Posturi Încasări/Plăți

• Tipurile de încasări și plăți efectuate prin casă

• Plan de Conturi: conține Planul de Conturi

• Posibilitatea de a crea un număr nelimitat de conturi analitice

• Coduri Buget/Analitic

• Posibilitatea de a crea un număr nelimitat de coduri B/A

• Terți

• Fise cu informații despre clienți și furnizori

• Lista de înregistrări făcute în program

Culegeri date

• Exista doua modalități de culegere a datelor: Standard și Simplificata Funcții auxiliare

• Export date în format ASCII

• Transfer în Ciel Conta Dos sau Windows

Modulul Financiar

Modulul Financiar conține:

» Contabilitate financiară

» Încasări
» Plăți
» Imobilizări
» Bugete
» Salarii

Contabilitate financiară

Modulul Contabilitate generală stă la baza puternicului sistem Socrate și permite înregistrarea tuturor tranzacțiilor financiar-contabile, sintetizarea, procesarea și raportarea acestora. Acest modul ține evidența datelor financiare și oferă la timp informații financiare cu privire la mersul afacerii. Totodată, acest modul înglobează un sistem performant de audit și validare a înregistrărilor și realizează legătura cu celelalte module.

Structură flexibilă de conturi

Planul de conturi este predefinit, se poate adapta la specificul fiecărei firme și suportă multiple nivele de detaliere. Codificarea conturilor este alfanumerică și permite legătura facilă cu celelalte module.

Introducerea ușoară și rapidă a contărilor

Contările se pot face fie manual, fie automat în funcție de activitățile/operațiile contabile predefinite, iar vizualizarea lor se poate face după diferite criterii de selecție: date, jurnale, documente, utilizatori etc.

Sistem de raportare flexibil

Modulul înglobează toate rapoartele standard și există posibilitatea generării de rapoarte specifice nevoilor clienților. Raportările se pot face pe perioade diferite de timp, pe un cont sau o selecție de conturi, pe documente sau activități, până la orice nivel de detaliere sau pentru diferite valute. Totodată, se pot obține rapoarte financiare de sinteză pe perioade mari de timp: luni, trimestre, ani.

Automatizarea tranzacțiilor

Anumite activități de rutină, cum ar fi închiderea conturilor de TVA, de profit și pierderi, închiderea de an ș.a., se realizează în mod automat la sfârșitul fiecărei perioade. Totodată, documentele care se introduc în alte module (facturi, bonuri etc.) se contează automat, apărând astfel în modulul de contabilitate. Atât documentele, cât și regulile de contare care se atașează documentelor se predefinesc de către utilizator.

Evidența paralelă în mai multe valute

Decontările se pot face atât în lei cât și în alte valute, ceea ce permite urmărirea conturilor sau a altor situații pe diferite valute.

Sistem de securitate și auditare

Utilizatorii au definite drepturi asupra documentelor, jurnalelor, rapoartelor, iar urmărirea documentelor se poate face în funcție de persoana care a introdus sau a validat documentul. Sistemul verifică totodată consistența contărilor introduse.

Consolidarea multisocietate a rapoartelor

Sistemul permite evidența pentru o societate, pentru mai multe societăți sau pentru firme care au o structură de tip holding.  

Încasări

Sistem flexibil de încasări

Încasările se pot efectua pe baza mai multor tipuri de documente, inclusiv compensări și sunt legate de facturi fiscale, facturi proformă sau alte documente care generează alte obligații de încasare.

Controlul complet al sumelor de încasat

Situația facturilor restante și scadente oferă o imagine clară asupra clienților și debitorilor, permițând anticiparea intrărilor de bani. Totodată modulul asigură evidența la zi a încasărilor parțiale, compensărilor și a încasărilor eșalonate.

Istoricul Încasărilor

Urmărirea în timp a încasărilor reflectă gradul de încărcare al intrărilor în trezorerie, reprezentând baza pentru optimizarea fluxului de bani din cadrul organizației. Împreună cu plățile, încasările reflectă mișcările de bani din toate conturile de trezorerie, pentru orice perioadă de timp.

Blocarea automată a comenzilor la depășirea limitelor de credit acordat

Pentru fiecare client se pot defini condiții speciale de plată și creditare, astfel ca riscurile privind neplata facturilor să fie minime.

Integrarea perfectă cu modulele: Comenzi Clienți, Vânzări și Contabilitate

Transferul documentelor de încasare se face automat în modulul Contabilitate, sub forma contărilor care se predefinesc, astfel încât un document, odată introdus, se va regăsi în tot sistemul. Totodată, modulul comunică în permanență cu celelalte module, datele fiind transmise instantaneu de la un modul la altul.

Plăți

Sistem flexibil de plăți

Plățile se pot efectua pe baza mai multor tipuri de documente, inclusiv compensări și sunt legate de facturi fiscale, facturi proformă sau alte documente care generează obligații de plată.

Control complet al sumelor de plată

Situația facturilor restante și scadente de la furnizori oferă o imagine clară asupra creditorilor și furnizorilor, permițând anticiparea ieșirilor de bani. Modulul asigură evidența la zi a plăților parțiale, compensărilor și a plăților eșalonate.

Istoricul plăților

Urmărirea în timp a plăților reflectă gradul de încărcare al ieșirilor din trezorerie, reprezentând baza pentru optimizarea fluxului de bani din cadrul organizației. Împreună cu încasările, plățile reflectă mișcările de bani din toate conturile de trezorerie, pentru orice perioadă de timp.

Definirea flexibilă a rabaturilor și a termenelor de plată

Plățile se fac ținând cont de rabaturi și facilități legate de termenele de plată, astfel încât câștigurile să fie maxime, iar în fluxul de bani să nu apară disfuncționalități.

Automatizarea plăților

Plățile care se fac în mod regulat se pot automatiza (obligațiile către salariați, către bugetul statului etc.), existând astfel siguranța efectuării plăților la timp.

Integrarea perfectă cu modulele: Comenzi Furnizori, Cumpărări și Contabilitate

Transferul documentelor de plată se face automat în modulul Contabilitate, sub forma contărilor care se predefinesc, astfel încât un document, odată introdus, se va regăsi în tot sistemul. Totodată, modulul comunică în permanență cu celelalte module, datele fiind transmise instantaneu de la un modul la altul.

Imobilizări

Modulul de imobilizări permite înregistrarea tuturor operațiunilor financiare legate de mijloacele fixe și obiectele de inventar din cadrul organizației, cu reflectare automată în contabilitatea financiară.

Evidența imobilizărilor după criterii multiple

Atât mijloacele fixe, cât și obiectele de inventar se pot înregistra și organiza după diferite criterii: natură, proveniență, metode de amortizare, apartenență la sistemul de clasificare, puncte de lucru/centre de profit.

Metode definibile de calcul al amortizării

Sistemul permite stabilirea tipului de amortizare pentru fiecare mijloc fix în parte și aplică algoritmul de calcul caracteristic pentru tipul ales, fiind disponibile următoarele tipuri de amortizare: liniară, degresivă, accelerată. Calculul amortizării se poate face în avans pe toată durata, individual sau pe grupe, în vederea stabilirii diferitelor strategii legate de impozitare, având totodată opțiuni de calcul al gradului de utilizare pe diferite grupe de mijloace fixe.

Raportări la prețuri de piață. Reevaluări automate

Modulul permite ținerea evidenței în paralel a mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar la prețuri de piață, în mai multe valute, cu posibilitatea reevaluării lor după valori prestabilite.

Evidența pe locații și centre de profit

Toate imobilizările se pot repartiza pe diferite puncte de lucru sau centre de profit, pentru a putea urmări repartizarea lor în cadrul organizației.

Integrare completă cu modulul Contabilitate

Amortizarea calculată poate fi transferată automat în contabilitatea financiară pentru fiecare mijloc fix sau pentru fiecare grupă de mijloace fixe, repartizată pe centre de profit.  

Bugete

Bugetele stau la baza introducerii valorilor planificate pentru orice element de patrimoniu și permit urmărirea abaterilor de la planurile stabilite, pentru fiecare activitate în parte: vânzări, aprovizionare, producție, etc. Bugetele vă vor ajuta să stabiliți limite pe diferite categorii de cheltuieli, să urmăriți și să fixați diferite criterii de profitabilitate, să stabiliți standarde de performanță și să translatați planuri operaționale în termeni financiari.

Flexibilitatea bugetelor

Bugetele se pot întocmi pe perioade diferite de timp, după natură sau după locație, stabilindu-se, pe lângă valorile originale, până la patru valori rectificate.

Imputația și controlul bugetar predefinibil

Imputația bugetară se poate face în orice fază din procesul specific organizației, iar controlul bugetar poate fi realizat fie manual, fie automat, în limitele stabilite la întocmirea bugetului.

Metode multiple de pregătire bugetară

Planificarea bugetară se poate face plecând de la valorile prezente, de la bugete existente sau precedente, prin specificarea valorilor anuale și distribuirea lor pe diferite perioade, pe baze procentuale sau constante prestabilite, prin metoda top-down sau bottom-up.

Rapoarte detaliate și sintetice

Există rapoarte și proceduri de verificare a valorilor bugetate cu cele înregistrate în contabilitate. Rapoartele scot în evidență variațiile bugetare pe conturi, clase de conturi, elemente, pentru diferite perioade de timp și tipuri de bugete.

  Salarii

Modulul de salarii a fost conceput în dorința de a acoperi un număr cât mai mare de cazuri particulare, fiind știut faptul că problemele legate de acest capitol sunt complexe.

Integrare cu modulele Socrate

Se pot înregistra numeroase informații privind persoanele angajate, timpul lucrat de acestea (pontajul zilnic sau lunar), calculul drepturilor salariale (brute/nete, în valută de bază sau altă valută de referință), calculul contribuțiilor la bugetul de stat și al asigurărilor sociale. Toate rapoartele se pot configura și automatiza, iar transferul în contabilitate se poate face cu repartizarea automată a cheltuielilor pe centre de cost.

Flexibilitate în configurare

Modulul de salarii urmează aceeași filozofie ca întreg sistemul Socrate și anume libertatea utilizatorului în configurarea și particularizarea acestuia. Configurarea modulului pe specificul companiei se face foarte ușor, putându-se defini multiple forme de salarizare, impozite, grile, sporuri, rețineri, penalizări, pensii alimentare, problemele legate de CAR și tichete de masă.

Servicii de implementare oferite de BIT Software

Perioada de implementare – de la achiziționarea sistemului (modulelor) și până la exploatarea sa din plin – este foarte scurtă, datorită metodologiilor folosite și a materialelor de instruire (documentație, sisteme "help", etc.) care însoțesc sistemul. Acest lucru are ca efect recuperarea rapidă a investiției și câștiguri importante de timp și bani, rezultate în urma utilizării sistemului.

În funcție de specificul și dimensiunea organizației și de gradul de adaptabilitate al acesteia la modelele propuse inițial de sistemul Socrate, se pot alege diferite tipologii de implementare, care să asigure exploatarea sistemului în cel mai scurt timp și în condiții optime.

Servicii profesionale

Pentru organizațiile complexe, sistemul este însoțit de un set de servicii de consultanță privind modelarea dinamică a proceselor (Dynamic Business Reengineering), astfel încât să poată fi adaptat la specificul fiecărei organizații. Serviciile de consultanță tehnică se adresează, în special, departamentelor de informatică și se referă la probleme de auditare, organizare internă, arhitecturi hardware și software, mentenanța sistemului, școlarizare și suport tehnic.

Suport și asistență tehnică

Deoarece sistemul informatic devine critic pentru organizație, acesta trebuie să funcționeze 24/24 ore. Astfel, suportul tehnic va fi permanent și va putea fi asigurat de la distanță, pentru orice tip de organizație. Serviciile de asistență tehnică pot fi prestate fie de către departamentul informatic din cadrul organizației, fie de către specialiștii BIT Software:

Administrarea bazei de date: salvări, recuperări, atenționări automate, transmitere automată de date la distanță, verificări și optimizări periodice;

Administrarea aplicației: gestiunea utilizatorilor și a drepturilor de acces, gestiunea rapoartelor personalizate, evidența modulelor și a accesului la sistem;

Configurarea rapoartelor: adaptarea și configurarea rapoartelor la specificul fiecăruia.

3.3 – Caracteristici ale sistemelor software utilizate în contabilitate

Pe piața românească de software există la ora actuală o ofertă destul de bogată de produse de contabilitate la cheie, o problemă importantă fiind modul în care o întreprindere își fundamentează opțiunea pentru o anumită soluție informatică. Opțiunea pentru un anumit produs trebuie făcuta plecând în primul rând de la particularitațile activității desfășurate de agentul economic și de volumul acesteia care determină particularitățile specifice la nivelul reflectării contabile.

Agentii economici mari optează în general pentru produse software la comandă, proiectate și realizate (intern sau de firme specializate) plecând de la particularitățile concrete activității lor. Un alt specific al agenților economici mari și chiar a multor agenți economici mijlocii vizează o anumita strategie informațională bazată pe informatizarea tuturor funcțiilor întreprinderii (și nu doar a contabiliății) în condițiile realizării unei integrări a tutror subsistemelor informatice exploatate.

Agenții economici mijlocii, dar mai ales agenții economici mici optează pentru un produs la cheie. Acesta opțiune este justificată de faptul ca produsele la cheie oferite de firmele specializate oferă o serie de avantaje: acopera integral segmentul contabilității financiare și în buna parte și cerintele contabilității de gestiune, este un produs testat și poate fi implementat imediat de utilizator, este mai ieftin decat un produs la comandă.

În cazul unei firme specializate în activitatea de contabilitate și consulting, criteriile de selecție vor viza posibitatea definirii și gestionării concomitente a mai multor societăți utilizând același pachet de programe, posibiltatea opțiunii pentru versiuni monopost sau rețea locală de calculatoare.

O restricție destul de importantă se referă la gradul de personalizare pe care îl poate realiza programul. Acesta pesonalizare se refera la:

identificarea setului de conturi sintetice folosite ca urmare a specificului activității desfășurate de agentul economic

posibilitatea de a nu permite introducerea unor articole contabile incorecte

introducerea datelor direct din documente primare (facturi, chitante fiscale, etc.) cu posibilitatea generării notelor contabile corespunzătoare

posibilitatea generării automate a notelor contabile corespunzătoare

dezvoltatrea conturilor analitice în funcție de dorința utilizatorului (conturile „clienți”, „furnizori”).

O alta problemă urmărită vizează necesitatea blocării accesului pentru modificări ale fișierelor de la sfarșit de lună, după încheierea lucrărilor specifice perioadei, asigurându-se astfel imposibilitatea alternării informațiilor stocate referitoare la operațiile contabile din luna precedentă – se respecta astfel principiul independenței exercițiilor. Această problemă nu este întotdeauna complet rezolvată, uneori existând posibilitatea de a interveni în program și de a se efectua modificări.

Realizarea unei prelucrări contabile informatizate corecte presupune exploatarea unor produse care să garanteze imposibilitatea reinițializărilor succesive, precum și realizarea unei auditări care să ofere informațiile necesare privind operațiile executate și persoanele implicate.

Sistemele informatice fiananciar contabile pot fi realizate cu proceduri specifice unui anumit operator economic, dedicat unui anumit concept de organizare. Dacă se pune problema utilizării unui astfel de sistem de către un alt beneficiar decat proiectantul , se observă că respectivul program trebuie adaptat la cerințele concrete ale noului beneficiar, pentru a elimina această nepotrivire a apărut necesitatea proiectării unor produse program ce pot fi utilizate de mai multi utilizatori.

Reglementările internaționale cu caracter financiar contabil sunt similare pentru anumite țări ceea ce face algoritmizarea produselor program să fie similară în diverse țări, face posibilă generalizarea prelucrărilor într-un anumit spațiu economic. Principalele caracteristici comune ale sistemelor informatice prezentate anterior în acest capitol sunt: generalitatea, extensibilitatea, portabilitatea, algoritmizarea.

Generalizarea este proprietatea produsului informatic prin care specificul prelucrărilor este același și este realizată prin folosirea acelorași algoritmi de prelucrare obținându-se funcții de program cu caracter similar.

Extensibilitatea este proprietatea conform careia se pot adauga noi funcții fără a perturba funcțiile esențiale ale programului și fără a diminua proprietățile de generalitate și fiabilitate. Concret se referă la versiunile de program.

Portabilitatea reprezintă capacitatea acestor produse de a fi instalate ușor de pe un sistem de operare și un calculator aparținând proiectantului pe cel al beneficiarului.

Algoritmizarea – se stabilesc algoritmi contabili pe baza reglementărilor legale, programele fiind create pentru domeniile pentru care prelucrarea și algoritmii respectivi, modul concret de transformare a intrărilor în ieșiri sunt permanente și declarate prîntr-o lege.

Sistemele informatice contabile sunt programate pentru acces multifirma, multiuser adică același program poate fi accesat simultan de mai multe companii și permite accesarea simultană de un număr mare de utilizatori. Modalitățile de lucru cu programele informatice sunt ușor de înțeles și utilizat și de utilizatorii neinformaticieni. Acest lucru fiind realizat prin oferirea unor meniuri de lucru derulante (continând opțiuni de prelucrare clar definite) sau prin proiectarea unor videoformate ușor de exploatat.

În mod normal, orice produs, inclusiv cele informatice trebuie să alinieze la niște standarde, o soluție a verificării produselor software de contabilitate fiind auditului sistemelor informatice.