Gestiunea Furnizorilor

=== gestiunea furnizorilor ===

Cuprins

Introducere

Capitolul 1: Particularitati privind activitatea desfasurata la SC 5 – 6 pagini.
1.1 Prezentarea generala a SC
1.2 Piata SC
1.3 Furnizori ai SC
1.4 Studiul structurii organizatorice a unitatii SC
1.5 Atributiile departamentului financiar/contabil
1.6 Natura bunurilor si serviciilor achizitionate de la furnizori si modalitatea de aprovizionare
1.7 Evolutia principalilor indicatorilor economico/financiari
  1.7.1 Indicatori de structura ai bilatului
  1.7.2 Indicatori sintetici de eficienta
Cap.2: Contabilitatea deconturilor cu furnizorii10 – 12 pagini.
2.1 Delimitari si structuri teoretice prinviind datoriile
2.2 Contabilitatea deconturilor cu furnizorii
Cap.3 Informatizarea Contabilitatii deconturilor cu furnizorii8 – 10 pagini.
3.1 Notiunile de data, informatie, flux informational
3.2 Evolutia sistemelor informational si clasificarea lor.Rolul sistemului informatic
3.3.Sistemul informational financiar/contabil
3.4Sistemul informatic al SC
  3.4.1Resursele fizice ale sistemul informatic
  3.4.2 Resursele logice ale sistemului informatic existent
  3.4.3.Resursele umane ale sistemului informatic
3.5 Aplicatie informatica privind automatizarea gestiunii furnizorilor12 – 15 pagini.
  3.5.1 Intrarile aplicatiei
  3.5.2 Rapoartele sistemului informational financiar/contabil la SC
  3.5.3 Prezentarea in detaliu a produsului informatic
3.6 Securitatea informatiilor folosite in aplicatie
 Concluzii si propunerii
Bibliografie

Anexe bilant si contul de profit si piedere 2006,2007,2008

Introducere

Dezvoltarea dinamică a complexității activității în domeniul farmaceutic a condus inevitabil la creșterea sistemului informatic al producătorilor de medicamente atât în mărime cât și în complexitate.

Intensificarea competiției în domeniul producătorilor de medicamente ce deservește sectorul farmaceutic duce de asemenea, la extinderea informatizării în acest sector.

O altă componentă esențială care face din sistemul farmaceutic un sistem complex este necesitatea sistemul farmaceutic să fie un sistem deschis. Noi activități sau facilități acordate clienților care apar zilnic, trebuie introduse ușor și cu impact minim în sistemul informatic bancar existent.

De asemenea sistemul informatic farmaceuric nu este un sistem stand-alone, el trebuie să facă parte din sistemul farmaceutic național și internațional, sau cel puțin să interacționeze eficient cu acestea.

Motivația alegerii temei este data de sistemele complexe informatice de care se folosesc producătorii de medicamente și pe care ar trebui sa le folosească și farmaciile pentru o mai mare eficiență.

Lucrarea are ca obiectiv elaborarea unei tehnici de evaluare a operaționalității a cărei performanță este evidențiată pentru un sistem informatic de mari dimensiuni.

Lucrarea a fost structurată în trei capitole.În primul capitol am prezentat particularitățile privind activitatea desfășurată de către SC Antibiotice SA în care am facut o scurtă prezentare a firmei, a pieței în care-și desfășoară activitatea, a furnizorilor cu care lucrează, a structurii organizatorice a firmei si a situației economice.

În al doilea capitol am prezentat contabilitatea deconturilor cu furnizorii.In cel de-al treilea capilol am prezentat informatizarea contabilitatii deconturilor cu furnizorii.

Pentru aprofundarea domeniului studiat au fost parcurse numeroase lucrări din literatura de specialitate incluse în bibliografia care însoțește teza, lucrări care sunt referite în teză.

Cap.I. Particularitati privind activitatea desfasurata la SC Antibiotice SA

1.1 Prezentarea generala a SC Antibiotice SA

Compania Antibiotice este cel mai important producator roman de medicamente generice. Misiunea Antibiotice este de a transforma tratamentele valoroase intr-un mijloc mai accesibil de imbunatatire a calitatii vietii oamenilor.Portofoliul de peste 120 de medicamente acopera o gama larga de arii terapeutice, strategia de dezvoltare a produselor fiind concentrata astazi pe medicamentele din clasele cardiovascular, antiinfectioase, sistem nervos central si tract digestiv.Pe piata interna, Antibiotice se diferentiaza ca principal producator de medicamente antiinfectioase si singurul producator de substante active obtinute prin biosinteza (Nistatina).
Calitatea produselor Antibiotice este atestata de principalele forme de certificare: Good Manufacturing Practice pentru toate cele 8 fluxuri de fabricatie, Certificatul de Conformitate cu Farmacopeea Europeana (COS) si autorizatia Food and Drug Administration (FDA) pentru productia de Nistatina.

Scurt istoric

1955-1959 – In luna decembrie 1955 lua fiinta prima companie farmaceutica din Romania si din sud-estul Europei care producea penicilina descoperita de Alexander Fleming. La acea data, compania purta numele de Fabrica Chimica nr. 2 Iasi. Patru ani mai tarziu, intra in functiune sectia de fabricatie a streptomicinei si incepea productia de unguente, creme si supozitoare.

1960-1977 – Sunt dezvoltate fluxurile tehnologice de fabricare a substantelor active (eritromicina, oxitetraciclina, tetraciclina, grizeofulvina, sinerdol, lizina). Antibiotice devine in aceasta perioada singurul producator de produse sterile pentru uz parenteral (injectabile) din Romania. Obtinerea in anul 1977 a autorizarii acordate de organismul regulator american Food and Drug Administration pentru fluxul de Streptomicina deschide portile pietei internationale.

1977-1989 – In anii '80 Antibiotice exporta deja 50% din productia realizata. Substantele active fabricate la Iasi deveneau astfel componenta de baza pentru o gama larga de medicamente fabricate de producatori atat din tara cat si de producatori din intreaga lume. In aceeasi perioada au fost inregistrate 44 de brevete de inventii in domeniul farmaceutic si au fost aplicate in procesul de fabricatie circa 600 de inovatii tehnologice.

1990 – Ca urmare a modificarilor survenite la nivel macroeconomic, conducerea companiei reorienteaza productia de medicamente. In portofoliul firmei, produsele finite castiga astfel locul principal, substantele active fabricate in aceasta perioada fiind utilizate pentru dezvoltarea de noi forme farmaceutice. In scurta vreme, se introduc in productie peste 30 de produse farmaceutice care plaseaza compania ieseana in topul producatorilor de antiinfectioase din Romania.

1993-1997 – In aceasta perioada se fac investitii majore de peste opt milioane de euro in scopul retehnologizarii si achizitiei de echipamente moderne si competitive. Antibiotice urca in topul primilor cinci producatori mondiali de penicilina si derivati de penicilina.

1997-2000 – Preocupata de calitatea produselor sale, compania implementeaza incepand cu 1997, un sistem performant de asigurare a calitatii ce implica controlul strict al proceselor de fabricatie. Astfel, in 1999, Antibiotice devine primul producator din Romania care este certificat Good Manufacturing Practice (GMP) pentru fluxul de pulberi pentru medicamente injectabile. Evolutia financiara ascendenta a determinat ca firma sa inregistreze o performanta notabila: cotarea la Bursa de Valori din Bucuresti.

2000-2004 – Investitiile continue in cercetare, in instruirea oamenilor, in calitate, precum si in modernizarea fluxurilor de fabricatie si a spatiilor de lucru au facut din Antibiotice o companie profitabila, dinamica, cu o crestere economica sanatoasa. In ultimii cinci ani de activitate, nivelul profitului brut a ajuns la 5,2 milioane de euro, cu 173% mai mare decat nivelul atins in anul 2000. 

2005 – Antibiotice lanseaza o noua identitate de brand corporatist, odata cu aniversarea a 50 de ani de activitate. Incepand cu luna decembrie a acestui an, compania are un nou logo si un nou slogan care reflecta transformarile masive produse la nivel organizational, tehnologic si cultural in cadrul companiei Antibiotice.

2006 – Sistemul de Management al Calitatii la Antibiotice este certificat ISO 9001:2000 pentru domeniul fabricatiei de produse farmaceutice de catre LLOYD’S  REGISTER QUALITY ASSURANCE.Compania Antibiotice si-a dezvoltat propriul Centru de Evaluare a Medicamentului, in urma unei investitii de peste un milion de Euro. Decizia de a investi in propriul Centru de Evaluare a Medicamentului (CEM) a rezultat din necesitatea de a realiza  in cadrul companiei studiile clinice de faza I si in special studiile de bioechivalenta.Valoarea sistemului de calitate implicat in fabricarea substantei active Nistatina produsa de Antibiotice a fost reconfirmata de autoritatea americana in domeniul medicamentului, Food and Drug Administration (FDA).

Februarie 2007 Compania Antibiotice a obtinut recunoasterea implementarii Sistemul de Management Integrat (calitate, mediu, sanatate si securitate in munca) fapt care arata inca o data determinarea companiei de a se dezvolta durabil, avand in plan central orientarea catre satisfactia clientilor. 

Portofoliul de produse al companiei Antibiotice cuprinde peste 120 de medicamente de uz uman, medicamente de uz veterinar, substanțe active și biofertilizatori. Printre cele mai cunoscute mărci de medicamente Antibiotice se numără: Moldamin®, Piafen®, Cutaden®, Sinerdol®, Hemorzon®.

Dinamica activității de cercetare a produselor farmaceutice s-a concretizat în formularea unor medicamente de înaltă valoare terapeutică precum Sinopryl®, Cefort®, Ampiplus® destinate unei arii largi de afecțiuni.În prezent, compania Antibiotice deține 130 de mărci înregistrate în sistemul național, la OSIM, și 20 de mărci internaționale înregistrate în peste 45 de state ale lumii.

Adresa: Sediul central Str. Valea Lupului nr.1, Iasi 707410, Romania
T +40 232 209 000
F +40 232 209 633
E [anonimizat]

Nr inregistrare R.C.: J22/285/1991

C.U.I: RO 1973096

1.2 Piata SC Antibiotice SA

Piața internă

Cu peste 50 de ani de traditie in industria farmaceutica, Antibiotice este principalul producator de medicamente antiinfectioase (singurul producator de cefalosporine injectabile). Compania este lider in productia fizica de pulberi sterile pentru solutii si suspensii injectabile si cel mai important producator de unguente, creme, geluri si supozitoare.In ultimii ani, urmand trendul de dezvoltare al pietei farmaceutice romanesti, compania si-a dezvoltat segmentul de produse cardiovasculare, preparate dermatologice si sistem nervos central, completandu-si portofoliul complex ce contine peste 120 de medicamente din 11 clase terapeutice .In prezent – noiembrie 2008 – conform ultimului raport Cegedim, Antibiotice ocupa locul al noualea  in randul producatorilor autohtoni de medicamente, cu o cota de piata de 2,8 % din punct de vedere valoric.

Piața externă

Antibiotice este unul dintre cei mai importanti exportatori romani de medicamente, produsele sale fiind distribuite in peste 40 de tari ale lumii. In 2008, compania numara peste 45 de parteneriate externe, fiind in continuare preocupata de extinderea pe noi piete de desfacere din Europa, Statele Unite ale Americii, Africa, Asia si Statele CSI.Existenta autorizarilor si certificarilor de calitate recunoscute pe plan international au permis  inregistrarea a peste 40 de produse marca Antibiotice pe aproape toate continentele lumii.Detinerea Certificatului de Conformitate cu Farmacopeea Europeana pentru substanta activa Nistatina precum si autorizarea Food and Drug Administration (FDA) pentru acelasi produs au facut ca Antibiotice sa-si pastreze pozitia a doua ocupata la nivel mondial pentru productie de Nistatina.

1.3 Furnizori ai SC Antibiotice SA

1.4 Studiul structurii organizatorice a unitatii SC Antibiotice SA

Fig.1 Organigrama firmei

1.5 Atributiile departamentului financiar/contabil

1. Transmite propuneri pentru limitarea costurilor de producție:primește datele necesare deducerii cheltuielilor pe baza cărora vor fi fundamentate costurile lucrărilor.

2. Transmite spre aprobare proiectul planului financiar, proiectele planurilor de credite, modificări de prețuri, informația asupra situațiilor financiare:primește avize, aprobări, indicații și dispoziții de lucru.

3. Transmite propuneri de aprovizionare, datele necesare întocmirii unor sinteze cu privire la activitatea de ansamblu a firmei:primește documente justificative, elemente necesare planului financiar.

4. Transmite situațiile justificative:primește informațiile legislative.

5. Transmite date privind mijloacele financiare necesare acoperirii drepturilor de personal:primește propuneri pentru mijloacele financiare necesare

și documentele pentru calculul drepturilor de retribuire.

1.6 Natura bunurilor si serviciilor achizitionate de la furnizori si modalitatea de aprovizionare

Bunurile achizitionate sunt in mare parte substante chimice dar si alte bunuri cum ar fi cele pentru intretinerea laboratoarelor, a curateniei.

Modalitatea de aprovizionare: prin aducerea lor de catre distribuitori.

1.7 Evolutia principalilor indicatorilor economico/financiari
  1.7.1 Indicatori de structura ai bilatului în 2008

1.7.2 Indicatori sintetici de eficienta

Pentru indicatorii calculati in functie de curs s-a avut in vedere o valoare a acestuia de 3,890 lei.

Cap.II Contabilitatea deconturilor cu furnizorii
2.1 Delimitari si structuri teoretice prinviind datoriile

O unitate patrimonială care dorește atragerea de capitaluri suplimentare pentru desfășurarea activității sale are la îndemână utilizarea unor resurse variate grupate sub denumirea de “împrumuturi și datorii asimilate”.

Aceste resurse au fost incluse în cadrul clasei de conturi care privesc capitalul, întrucât datorită termenului lor de utilizare (peste un an) sunt asimilate capitalului unei unități patrimoniale.

În componența acestei structuri patrimoniale de pasiv se cuprind: împrumuturile din emisiunea de obligațiuni creditele bancare pe termen lung și mijlociu, concesiunile și alte datorii asimilate, datoriile legate de participații, precum și dobânzile aferente.

Împrumuturile din emisiunea de obligațiuni

Acestea reprezintă sumele primite pe termen lung prin vânzarea de titluri de credit (obligațiuni) negociabile către public. Ele se obțin în urma emisiunii și punerii în vânzare a obligațiunilor ce conferă posesorilor calitatea de creditor al unităților și dreptul de a primi pentru suma împrumutată un venit fix sub formă de dobândă.

Vânzarea se face de regulă, prin intermediul unor instituții financiare, fără a fi exclusă și posibilitatea vânzării directe de către unitatea patrimonială care se angajează să ramburseze la termen sau eșalonat ratele scadente și dobânda aferentă.

Pentru contabilitatea obligațiilor unei societăți ce decurg din împrumuturile de acest gen se utilizează un cont specific și anume: 161 “Împrumuturi din emisiunea de obligațiuni” cont de pasiv, care înregistrează în credit suma împrumuturilor obținute la valoarea de rambursare a obligațiunilor emise și valoarea primelor de rambursare aferente împrumuturilor din emisiuni de obligațiuni, iar în debit înregistrează valoarea împrumuturilor din emisiuni de obligațiuni rambursate, precum și valoarea obligațiunilor emise și răscumpărate anulate, la valoarea de răscumpărare.

Soldul creditor al contului reprezintă împrumuturile din emisiuni de obligațiuni nerambursate.

Luând în considerare faptul că, din punct de vedere practic, emisiunea de obligațiuni se poate realiza în două modalități și anume: fără primă de rambursare și cu primă de rambursare pentru cea de-a doua modalitate se utilizează un cont specific care evidențiază primele de rambursare a obligațiunilor și anume contul 169 “Prime privind rambursarea obligațiunilor”. Este un cont de activ și înregistrează în debit valoarea primelor de rambursare aferente împrumuturilor din emisiuni de obligațiuni, iar în credit valoarea primelor amortizate.

Soldul debitor al creditului reflectă valoarea primelor de rambursat, neamortizate.

Întrucât utilizarea împrumuturilor din emisiunea de obligațiuni presupune plata unor dobânzi, pentru contabilitatea acestora se utilizează contul 1681 “Dobânzi aferente împrumuturilor din emisiuni de obligațiuni”, cont de pasiv, care înregistrează în credit valoarea dobânzilor aferente împrumuturilor din emisiuni de obligațiuni, iar în debit valoarea dobânzilor plătite.

Soldul creditor al contului reprezintă valoare dobânzilor datorate.

Creditele bancare pe termen lung și mijlociu

Aceste credite sunt garantate de unitatea patrimonială și reprezintă sumele primite de la bancă sau alte instituții de credit ori societăți comerciale, pe o perioadă mai mare de un an. Ele se acordă în special pentru dezvoltarea unității.

În contabilitate, operațiile ce privesc aceste credite se înregistrează cu ajutorul contului 162 “Credite bancare pe termen lung și mijlociu” și 1682 “Dobânzi aferente creditelor bancare pe termen lung și mijlociu”. Sunt conturi de pasiv.

Contul 162 “Credite bancare pe termen lung și mijlociu” se creditează cu valoarea creditelor primite și se debitează cu valoarea creditelor rambursate.

Soldul creditor al contului reprezintă creditele pe termen lung și mijlociu nerambursate.

Contul 1682 “Dobânzi aferente creditelor bancare pe termen lung și mijlociu” se creditează cu valoarea dobânzilor aferente creditelor primite datorate băncii și se debitează cu valoarea dobânzilor plătite.

Soldul creditor al contului reprezintă dobânzile neplătite.

Pentru a fi operațional, contul 162 “Credite bancare pe termen lung și mijlociu” se dezvoltă pe conturi sintetice de gradul II astfel:

– 1621 “Credite bancare pe termen lung și mijlociu”;

– 1622 “Credite bancare pe termen lung și mijlociu nerambursate la scadență”;

– 1623 “Credite externe guvernamentale”;

– 1624 “Credite externe garantate de stat”;

– 1625 “Credite externe garantate de bănci”;

1626 “Credite de la trezoreria statului”.

Datorii legate de participații

Acestea evidențiază datoriile unei unități patrimoniale legate de participații. Conturile în care se evidențiază aceste datorii sunt: 166 “Datorii legate de participații” și 1686 “Dobânzi aferente datoriilor legate de participații”. Sunt conturi de pasiv.

Contul 166 “Datorii legate de participații” se creditează cu sumele încasate de la societățile comerciale ce dețin titluri de participare ale unității patrimoniale; reluarea sumelor înregistrate ca diferențe favorabile de curs valutar la încheierea exercițiului financiar anterior și diferențe nefavorabile de curs valutar rezultate la încheierea exercițiului financiar, aferente datoriilor exprimate în devize, ca urmare a creșterii cursului valutar.

În debitul contului se înregistrează sumele restituite societăților comerciale care dețin titluri de participare ale unității patrimoniale; reluarea sumelor înregistrate ca diferențe nefavorabile de curs valutar la încheierea exercițiului financiar anterior; diferențele favorabile de curs valutar rezultate în urma scăderii cursului valutar al împrumutului pe termen lung și mijlociu exprimat în devize la încheierea exercițiului financiar, precum și diferențele favorabile de curs valutar rezultate în urma lichidării datoriilor legate de participații, în devize.

Soldul creditor al contului reprezintă sumele primite și nerestituite.

Contul 1686 “Dobânzi aferente datoriilor legate de participații” se creditează cu valoarea dobânzilor datorate legate de participații și se debitează cu valoarea dobânzilor plătite.

Soldul creditor al contului reprezintă dobânzile neplătite.

Datoriile privind concesiunile și alte datorii asimilate

În cadrul acestei structuri patrimoniale se cuprind datoriile legate de dreptul obținut de unitatea patrimonială de a exploata anumite bunuri sau servicii ale statului, datoriile privind dreptul de a folosi brevetele, licențele și mărcile de fabrică dobândite pe diferite căi.

În contabilitate, aceste datorii se evidențiază cu ajutorul conturilor: 167 “Alte împrumuturi și datorii asimilate” și 1687 “Dobânzi aferente altor împrumuturi și datorii asimilate”. Sunt conturi de pasiv.

Contul 167 “Alte împrumuturi și datorii asimilate” înregistrează în credit valoarea concesiunilor, brevetelor, licențelor și alte datorii asimilate iar în debit valoarea plătită pentru concesiunile, brevetele, licențele și datoriile asimilate.

Soldul creditor al contului reprezintă valoarea datoriilor privind concesiunile, brevetele și alte datorii asimilate.

Contul 1687 “Dobânzi aferente altor împrumuturi și datorii asimilate” se creditează cu valoarea dobânzilor datorate privind concesiunile și alte datorii asimilate și se debitează cu valoarea dobânzilor plătite aferente concesiunilor și altor datorii asimilate.

Soldul creditor al contului reprezintă dobânzi datorate.

În clasa conturilor de capital sunt cuprinse și conturile 121 “Profit și pierdere” și 129 “Repartizarea profitului”. Ceea ce trebuie menționat, este faptul că profitul nerepartizat, ca sursă asimilată capitalului propriu, poate fi utilizat în finanțarea activității de exploatare a oricărei unități patrimoniale.

Datoriile comerciale create în cadrul relațiilor de decontare cu furnizorii pentru aprovizionările de bunuri materiale, lucrări și servicii se delimitează patrimonial sub forma furnizorilor, efectelor de plătit și avansurilor acordate furnizorilor.

2.2 Contabilitatea deconturilor cu furnizorii

Furnizorii sunt reprezentați de acele persoane fizice sau juridice care livrează agentului economic bunuri, îi execută anumite lucrări sau prestează servicii contra plată în baza unei înțelegeri prealabile.

Evidența relațiilor ce se stabilesc între o unitate patrimonială și furnizorii săi se realizează cu ajutorul contului 401 “Furnizori”.

Este un cont de pasiv, de resurse atrase, care se creditează cu valoarea materiilor prime, materialelor consumabile, obiectelor de inventar, animalelor, păsărilor și mărfurilor intrate în patrimoniu la cost de achiziție, inclusiv diferențelor de preț aferente; diferențele favorabile sau nefavorabile de curs valutar la închiderea exercițiului; materiale nestocate aprovizionate, incluse direct pe cheltuieli; consumul de energie și apă; valoarea lucrărilor executate sau a serviciilor prestate de terți; diferențe nefavorabile de curs valutar evidențiate cu ocazia lichidărilor datoriilor către furnizori; valoarea facturilor primite în cazul în care acestea au fost evidențiate anterior ca facturi nesosite și taxa pe valoarea adăugată înscrisă în facturile furnizorilor.

În debitul contul 401 ”Furnizori” se înregistrează plățile efectuate către furnizori; reluarea diferențelor de curs valutar înregistrate la închiderea exercițiilor; valoarea biletelor la ordin sau cambiilor acceptate de furnizori; diferențele favorabile de curs valutar aferente datoriilor către furnizori externi exprimate în devize cu ocazia lichidării acestora; valoarea avansurilor virate furnizorilor cu ocazia regularizării plăților cu aceștia; valoarea sconturilor obținute de la furnizori și valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, predate furnizorului.

Soldul creditor al contului reflectă sumele datorate furnizorilor.

În condițiile economiei de piață o amploare deosebită iau vânzările de bunuri, lucrări și servicii pe credit comercial, adică cu achitare ulterioară la un anumit termen stabilit, a prețului concret. Creditul comercial este acordat de obicei pe termen scurt și este mijlocit de utilizarea efectelor de comerț (cambii, waranturi și alte titluri de valoare).

Cambia este un titlu de credit folosit ca instrument de plată, care reflectă o obligație de plată pe termen scurt ce trebuie achitată la scadență. Prin intermediul cambiei emitentul se obligă să achite necondiționat sau dispune să se plătească unei alte persoane (beneficiar) o anumită sumă la data și la locul precizat prin acest înscris.

Cambia îmbracă două forme și anume:

biletul la ordin prin care un debitor eliberează o cambie în favoarea creditorului, obligându-se să plătească necondiționat o sumă de bani acestuia într-un anumit loc și la o anumită dată;

trata care este o cambie prin care un creditor dă ordin debitorului său să plătească o sumă de bani unei alte persoane la o anumită dată și într-un anumit loc.

Warantul este un titlu de credit, variantă a biletului la ordin, subscris de o persoană care dă un gaj în garanție sub semnătura sa. Gajul este reprezentat de produse sau de mărfuri depozitate.

Titlul de valoare este un înscris ce face obiectul tranzacțiilor financiare și a cărui proprietate conferă posesorului dreptul de asociere, de creanțe și valoare de plată.

În funcție de modul în care afectează patrimoniul agentului economic la scadență, efectele de comerț se împart în două grupe distincte, și anume:

– efecte de plătit – care generează obligația de plată a sumei înscrise în acestea la scadența stabilită;

– efecte de primit – reprezentând creanțele unității ce urmează a se încasa la un anumit termen.

Evidența obligațiilor de plată a agentului economic la scadență, rezultând din utilizarea creditului comercial se reflectă în contabilitate cu ajutorul contului 403 “Efecte de plătit” .

Este un cont de pasiv care se creditează cu: diferențele de curs valutar nefavorabile la lichidarea efectelor de plată în devize; valoarea acceptată a cambiilor sau biletelor de ordin subscrise; diferențele de curs valutar la închiderea exercițiului, aferente datoriilor față de furnizorii externi exprimate în devize, ce urmează a se deconta pe bază de efecte comerciale.

În debitul contului se înregistrează: diferențele favorabile de curs valutar constatate la lichidarea efectelor de plată în devize; plățile efectuate la scadență pe bază de efecte comerciale; reluarea diferențelor de curs valutar înregistrate la închiderea exercițiului, aferente datoriilor către furnizori, ce se decontează pe bază de efecte comerciale.

Soldul creditor al contului reprezintă sumele datorate terților pe bază de efecte comerciale.

Contabilitatea relațiilor cu terții rezultând din bunuri aprovizionate, lucrări executate și servicii prestate pentru imobilizări se realizează la beneficiar cu ajutorul conturilor 404 “Furnizori de imobilizări” și 405 “Efecte de plătit pentru imobilizări”.

Contul 404 “Furnizori de imobilizări” este un cont de pasiv care se creditează cu: diferențele de curs valutar înregistrate la închiderea exercițiului, aferente datoriilor către furnizorii de imobilizări; valoarea imobilizărilor facturate de furnizori, a serviciilor prestate sau a lucrărilor executate de terți pentru realizarea unor imobilizări și taxa pe valoarea adăugată deductibilă sau neexigibilă înscrisă în factura furnizorilor de imobilizări.

În debitul contului se înregistrează: diferențele favorabile de curs valutar cu ocazia lichidării datoriilor față de furnizorii de imobilizări; sumele achitate furnizorilor de imobilizări, valoarea sconturilor obținute; valoarea facturilor ce urmează a se achita pe bază de efecte comerciale, remise furnizorilor de imobilizări și reluarea diferențelor de curs valutar înregistrate la închiderea exercițiului financiar, aferente datoriilor către furnizorii de imobilizări.

Soldul creditor al contului reprezintă sumele datorate furnizorilor de imobilizări.

Contul 405 “Efecte de plătit pentru imobilizări” este un cont de pasiv care înregistrează în credit: diferențele nefavorabile de curs valutar constatate la lichidarea efectelor de plată pentru imobilizări în devize; valoarea acceptată a cambiilor sau biletelor la ordin subscrise și diferențele de curs valutar înregistrate la închiderea exercițiului, aferente datoriilor către furnizorii de imobilizări, ce se decontează pe bază de efecte comerciale.

În debitul acestui cont se înregistrează: diferențele favorabile de curs valutar constatate la lichidarea imobilizărilor în devize; plățile efectuate către furnizorii de imobilizări pe bază de efecte comerciale la scadența acestora și reluarea diferențelor de curs valutar înregistrate la închiderea exercițiului, aferente datoriilor către furnizorii de imobilizări ce se decontează pe bază de efecte comerciale.

Soldul creditor al contului reprezintă sumele datorate furnizorilor de imobilizări pe bază de efecte comerciale. Având în vedere că în practica de zi cu zi a agenților economici sunt situații în care, deși bunurile materiale au fost primite, lucrările executate și serviciile prestate, nu s-au primit facturile de la furnizori, iar unitatea beneficiară trebuie să afecteze cheltuielile perioadei cu valoarea acestora, în contabilitate se utilizează contul 408 “Furnizori-facturi nesosite”.

Este un cont de pasiv care înregistrează în creditul său: diferențele nefavorabile de curs valutar constatate la lichidarea creanțelor de la furnizori, pentru care nu s-au primit facturi; valoarea bunurilor aprovizionate, a lucrărilor executate sau a serviciilor prestate, inclusiv taxa asupra valorii adăugate aferente exercițiului în curs pentru care nu s-au primit facturi și diferențele de curs valutar înregistrate la închiderea exercițiului aferente datoriilor către furnizori pentru care nu s-au primit facturile.

În debitul contul se înregistrează: diferențele favorabile de curs valutar constatate la lichidarea creanțelor de la furnizorii de la care nu s-au primit facturi; valoarea facturilor sosite și reluarea diferențelor de curs valutar înregistrate la închiderea exercițiului anterior, aferente datoriilor către furnizori, pentru care nu s-au primit facturile.

Soldul creditor al contului reflectă valoarea facturilor nesosite.

În cazul în care valoarea bunurilor ce urmează a fi livrate, lucrărilor executate și serviciilor prestate este mai mare agenții economici pot achita furnizorilor, sub formă de avansuri, o parte din valoare. Pentru evidența sumelor acordate furnizorilor sub formă de avansuri, în contabilitate se utilizează contul 409 “Furnizori-debitori”.

Este un cont de activ care se debitează cu valoarea avansurilor sau aconturilor achitate în contul unor livrări de bunuri, prestări de servicii sau executări de lucrări; diferențele de curs valutar înregistrate la închiderea exercițiului, aferente avansurilor în devize și diferențelor de curs valutar favorabile constatate la lichidarea avansurilor în devize acordate furnizorilor.

În creditul contului se înregistrează: diferențele nefavorabile de curs valutar constatate la lichidarea avansurilor în devize acordate furnizorilor; valoarea avansurilor sau a aconturilor regularizate cu furnizorii la primirea bunurilor, lucrărilor sau serviciilor pentru care acestea au fost acordate și reluarea diferențelor de curs valutar aferente avansurilor sau a aconturilor în devize existente la sfârșitul exercițiului.

Soldul debitor al contului reflectă sumele acordate furnizorilor sub formă de avansuri sau aconturi și nedecontate.

Contabilitatea analitică a relațiilor de decontare cu furnizorii se ține pe categorii de furnizori (interni și externi), iar în cadrul acestora pe termene de plată (termen lung – peste 5 ani, mediu – de la 1 la 5 ani, scurt – sub un an).

De asemenea, contabilitatea analitică trebuie să asigure evidența distinctă a datoriilor izvorâte din tranzacțiile cu clauze de rezervă de proprietate, precum și a furnizorilor la care unitatea patrimonială deține titluri de participare.

Exemple:

– Diferența nefavorabilă de curs valutar aferentă datoriei la sfârșitul exercițiului, ca urmare a creșterii cursului de schimb.

476 = 401 50000

Diferența favorabilă de curs valutar aferentă unui efect de plătit, ca urmare a scăderii cursului de schimb valutar la sfârșitul exercițiului.

403 = 407 100000

– La începutul exercițiului financiar următor se înregistrează reluarea acestor diferențe.

401 = 476 50000

477 = 403 100000

03.02.2009 Recepționarea de materii prime de la S.C. Utchim S.A. Rm. Valcea, pentru care nu s-a primit încă factura.

% = 408 1220000 lei

300 1000000

4428 220000

4.02.2009 La primirea facturii se înregistrează:

408 = 401 1220000 lei

4426 = 4428 220000 lei

5.03.2009 Se primește de la furnizorul S.C. Netex S.A. Bistrita o factură de reducere conținând o valaore de 2000000 lei pentru mărfurile aprovizionate, TVA 19%, varianta de înregistrare este cea a inventarului intermitent.

În contabilitatea cumpărătorului:

2380000 401 = %

Furnizori 607 2000000 lei

Cheltuieli privind marfurile

380000

TVA deductibila

In contabilitatea furnizorului:

2000000 707 = 4111 2380000 lei

Venituri din clienti

vanzarea marfurilor

380000 4427

TVA colectata

Sconturile obtinute de la furnizori pentru datoria in termen:

100000 401 = 767 100000 lei

Furnizori venituri din sconturi obtinute

Cap.III Informatizarea contabilitatii deconturilor cu furnizorii

3.1 Notiunile de data, informatie, flux informational

Termenului de informație nu i se poate asocia o singură definiție întrucât aceasta este complexă și foarte variată. Pentru a putea fi percepută este necesar ca ea să fie exprimată într-un anumit mod.

În informatică informația reprezintă un șir de caractere dintr-un alfabet dat care poate fi prelucrat prin proceduri manuale sau automate. Atributele acesteia se referă la:

• adăugarea de noi cunoștințe la cele deja existente;

• înlăturarea unei incertitudini pentru receptor;

• utilitatea pentru cel care o recepționează.

După forma de exprimare a fenomenelor pe care le reflectă informația poate fi analogică, numerică sau cantitativă și nenumerică sau calitativă. După situarea în timp față de procesul sau fenomenul reprezentat aceasta poate fi activă (dinamică sau operativă), pasivă sau previzionată. După conținut deosebim informații elementare, complexe și sintetice, iar după domeniul de activitate pe care îl deservesc putem vorbi despre informații tehnologice, tehnico-științifice și economice.

Data reprezintă informația exprimată într-o formă concretă. Prin această noțiune se înțelege un ansamblu de semne și caractere dispuse într-o ordine reprezentând situația sintactică a unui sistem de informare. O dată devine informație în măsura în care semnificația sa are un anumit grad de sinteză. Data are o existență obiectivă, tangibilă, reprezentând o informație potențială.

La nivelul unei entități economice, datele supuse prelucrării provin atât din surse externe, cât și interne. Cele externe sunt, de regulă, direct utilizabile (facturi, cec-uri etc.), ușor cuantificabile și se referă, în principal, la clienți (cerințe, preferințe, posibilități de plată, situația livrărilor etc.), la furnizori (situația livrărilor, relațiile financiare cu aceștia, aprecierea calității produselor vândute, lucrărilor sau serviciilor prestate de aceștia), la colaboratori, la canalele de distribuție ale organizației (existența lor, activitatea, posibilitatea lor de a se informa etc.), precum și la cunoștințe tehnice și tehnologice (know-how). Cele interne se bazează pe cuantificarea anumitor fapte și observații (măsurări, cântăriri etc.) cum ar fi inventarele, evidența stocurilor, a producției, a personalului etc.

Drumul parcurs de informație din momentul apariției unui eveniment și până când, pe baza cunoașterii lui se declanșează un nou eveniment se numește circuit informațional, iar o secțiune a acestuia poartă denumirea de flux informațional. Acesta din urmă reprezintă totalitatea informațiilor transmise într-un interval de timp determinat de la o sursă de informație la un receptor, printr-o mulțime de canale informaționale.

Fluxul informațional este caracterizat prin conținut, volum, frecvență, calitate, formă suport, mod de obținere și cost. El poate fi intern, asigurând circulația informației între diferitele compartimente ale structurii organizatorice din interiorul unei entități economice și între diferite persoane din cadrul compartimentelor funcționale, în vederea fundamentării deciziilor, sau extern asigurând circulația verticală a informației între diferite întreprinderi și/sau între o entitate economică și organismele ierarhic superioare.

Fluxul informațional intern poate fi orizontal sau vertical, iar cel vertical poate fi ascendent sau descendent.

În mod similar, fluxurile informaționale externe pot fi orizontale sau verticale, iar cele verticale ascendente ori descendente.

3.2 Evolutia sistemelor informationale si clasificarea lor.Rolul sistemului informatic

Unul dintre mijloacele prin care activitatea economica este automatizata este dat de sistemele informatice de gestiune economica.In cadrul unitatilor economice sunt o multitudine de activitati ce pot fi supuse informatizarii. Acestea pot fi impartite in grupe, in functie de compartimentele in care se desfasoara.Spre exemplu, in cadrul compartimentului productie se poate informatiza activitatea de stabilire a structurii productiei si de dimensionare a sa, programarea si urmarirea productiei, etc. In cadrul compartimentului financiar-contabil, activitatea ar putea fi informatizata aproape in totalitate, la fel ca si activitatea din cadrul compartimentului personal-salarizarizare.

Fiecare dintre compartimentele unei unitati economice poate fi informatizat intr-o masura mai mare sau mai mica, ideal insa ar fi ca toate acestea sa fie inglobate intr-un sistem informatic global de gestiune economica la nivelul intregii intreprinderi.Pentru realizarea unui sistem informatic eficient , trebuiesc avute in vedere unele reguli de baza, ce au fost deduse din practica.Abordarea globala modulara.La proiectarea sistemului trebuie avuta in vedere legatura acestuia cu lumea exterioara, posibilitatile de comunicare cu alte sisteme similare, compatibilitatea cu sisteme de alta natura, posibilitatea includerii sistemului intr-un sistem mai complex, sau posibilitatea includerii altor sisteme.Criteriul eficientei economice.Principalul criteriu ce sta la baza realizarii sistemului este cel economic. Cu alte cuvinte, la proiectare trebuie avut innvedere ca raportul dintre rezultatul sau rezultatele directe sau indirecte obtinute prin implementarea si folosirea sistemului economic si totalitatea costurilor de realizare sa fie cat mai mare. Cu alte cuvinte, trebuie sa fie rentabil.Orientarea spre utilizatori.La realizarea sistemului trebuie sa se aiba in vedere cerintele si preferintele utilizatorilor. In acest sens, trebuie purtata o discutie cu utilizatorii in prealabil si pe baza sugestiilor si preferintelor lor sa se treaca la proiectarea propriuzisa.Asigurarea unicitatii introducerii datelor.De cele mai multe ori o serie de date trebuiesc utilizate in mai multe locuri in cadrul sistemului informatic. La proiectarea sistemului, trebuie ca datele sa fie introduse o singura data, iar sistemul sa distribuie automat datele in celelalte locuri in care este nevoie de ele.Antrenarea beneficiarului la realizarea sistemului.Acest principiu decurge tot din orientarea spre utilizator.

Trebuie discutat cu utilizatorul inainte de a trece la proiectare, pentru a inlatura de la inceput o serie de neajunsuri .Trebuiesc discutate modalitatile de introducere a datelor si adaptarea aplicatiei la nevoile utilizatorului, modul de calcul si prelucrare al datelor.
Solutie generala, independenta de configuratia actuala a sistemului informatizat.
Sistemul proiectat nu trebuie, pe cat posibil, sa fie dependent de dotarea tehnica actuala a beneficiarului, ci trebuie avute in vedere eventuale noi achizitii de tehnica de calcul, o eventuala schimbare a sistemului informatic. Posibilitatea de dezvoltare ulterioara.Trebuiesc avute in vedere posibilitatea ca sistemul sa poata fi inbunatatit in raport de cerintele viitoare ale firmei beneficiare.Sistemele informatice pun probleme serioase la realizarea lor. In functie de modul de abordare, costurile pot fi mai mici sau mai mari, rezultatele mai bune sau mai putin bune.

De-a lungul timpului s-au conturat doua tipuri de astfel de strategii :
· Ascendenta (“bottom-up” de jos in sus, de la mic la mare)
· Descendent (“top-down” de sus in jos, de la mare la mic).

Strategia ascendenta.In conformitate cu aceasta strategie, rezolvarea unei anumite probleme incepe cu rezolvarea problemelor de detaliu, minore. Solutiile sunt agregat in vederea solutionarii unei probleme mai complexe. Se procedeaza asfel pana ce se ajunge la varf, la solutionarea problemei globale.Dezavantajul acestei metode consta in necesitatea cunoasterii in detaliu al domeniului problemei de rezolvat inainte de trecerea la rezolvarea propriuzisa.
Strategia descendentaEste opusa celei ascendente, abordand problema de la general la particular, de sus in jos.Este studiata problema global, incercand descompunerea ei in probleme mai mici si se trece la rezolvarea subproblemelor astfel rezultate. Rezolvarea subproblemelor se face prin aceiasi metoda, adica prin descompunerea lor in alte subprobleme, si tot asa pana se ajunge la probleme a caror rezolvare este cunoscuta.. Aceasta strategie prezinta avantajul ca ofera in orice moment o imagine de ansamblu asupra problemei de rezolvat.Pentru realizarea unui sistem informatic sunt implicate multe persoane, materiale, timp, etc., ceia ce implica in final costuri ridicate. Din acesta cauza, modul de abordare a problemei proiectarii este foarte important. In decursul timpului s-au cristalizat cateva metodologii standard de proiectare.Principalele etape de parcurs pentru realizarea unui sistem informatic sunt :

· Analiza sistemului existent -; se studiaza sistemul informatic existent si se stabilesc neajunsurile sale si cerintele ce urmeaza a fi satisfacute de viitorul sistem informatic. In acesta etapa se stabileste rentabilitatea folosirii sistemului informatic.
· Proiectarea sistemului informatic -; se concepe sistemul, elementele componente ale acestuia, structura lor si modul de realizare.

Datorita complexitatii, aceasta etapa este la randul ei descompusa in doua etape :
· Proiectarea de ansamblu -; se stabileste arhitectura de ansamblu, modul de descompunere pe componente, intrarile si iesirile sistemului. Se finalizeaza printr-o schema de ansamblu a sistemului in care sunt incluse toate aceste elementele.
· Proiectarea de detaliu -; fiecare element descris in etapa anterioara este descris in detaliu.
· Elaborarea programelor -; se scriu programele sistemului intr-umn limbaj ales anterior.
· Implementarea sistemului -; dupa ce a fost realizat sistemul se trece la implementarea sa.
· Exploatarea si intretinerea sistemului -; aceasta este faza finala a proiectului in care se trece la exploatarea acestuia. Este necesara in paralel si o serie de operatii de intretinere a acestuia.

Sistemele informatice acopera cele mai diverse domenii.In functie de specializare, avem :
· Siteme specializate, adica sunt proiectate pentru a rezolva un anume tip de problema dintr-un anume domeniu;
· Sisteme de uz general, cu ajutorul carora se poate rezolva o gama larga de probleme din mai multe domenii;
· Sisteme locale, programele necesare prelucrarilor de date si datele se afla pe un singur sistem de calcul;
· Sisteme pe retea, sistemul functioneaza intr-o retea de calculatoare, caz in care, datele si programele pot fi distribuite mai multor statii de lucru ce fac parte din acea retea.
In ultimul timp se merge tot mai mult pe varianta sistemelor de lucru in retea, avantajele fiind evidente : transfer de date intre statii foarte rapid, costuri minime, etc.
In functie de localizarea datelor si de locul in care sunt efectuate prelucrarile, putem avea sisteme informatice :
· Cu date centralizate, datele se afla pe un singur sistem de calcul;
· Cu date distribuite, datele se afla distribuite pe mai multe calculatoare in retea;
· Cu prelucrari centralizate, prelucrarea datelor se face pe o singura statie de lucru, indiferent de numarul statiilor pe care sunt informatiile de prelucrat;
· Cu prelucrari distribuite, mai multe calculatoare prelucreaza datele provenite de la unul sau mai multe calculatoare din retea;
Dupa domeniul in care functioneaza, sistemele pot fi clasificate :
· De baze de date, specializate in gestiunea unor cantitati mari de date;
· Pentru prelucrari stiintifice, specializate pe anumite domenii stiintifice;
· Pentru conducerea proceselor tehnologice, pentru conducerea unor masini,scule,unelte computerizate;
Dupa nivelul ierarhic ocupat de sisteme informatice in structura organizatorica a societatii, putem avea :
· Sisteme informatica pentru conducerea activitatilor la nivelul unitatilor economice;
· Sisteme la nivelul organizatiilor cu structura de grup;
· Sisteme informatice teritoriale;
· Sisteme informatice la nivel de ramura si subramura si la nivel economic national;
· Sisteme de uz general.
Dupa activitatea ce o automatizeaza, sistemele pot fi :
· Pentru conducerea productiei;
· Pentru activitatea comerciala;
· Pentru evidenta contabila;
· Pentru evidenta materialelor si marfurilor;
· Pentru evidenta personalului si salarizare;
· Pentru evidenta mijloacelor fixe.

Acete sisteme au o aplicare iediata in cadrul rezolvarii unor probleme de natura economica. Deci una dintre ramurile cele mai informatizate este economia.

Rolul sistemului informational este de a transmite informatia intre diferite elemente . De exemplu, in cadrul unei unitati economice, roulul sistemului informational este de a asigura persoanele din conducere cu informatii necesare pentru luarea diferitelor decizii economice sau de alta natura..In cadrul sistemului informational se regasesc : informatia vehiculata, documentele purtatoare de informatii, personalul, mijloace de comunicare, sisteme de prelucrare a informatiei, etc.Printre posibile activitati desfasurate in cadrul acestui sistem, pot fi enumerate :achizitionarea de informatii din sistemul de baza, completarea documentelor si transferul acestora intre diferite compartimente, centralizarea datelor, etc.In cadrul sistemului informational, majoritatea activitatilor se pot desfasura cu ajutorul tehnicii de calcul. Se pot prelucra datele primare si apoi, rezultatul poate fi transferat mai departe, catre alt compartiment spre prelucrare.Transferul se poate face si el pe cale electronica, prin intermediul unei retele de calculatoare sau cu ajutorul modemului.Ansamblul de elemente implicate in tot acest proces de prelucrare si transmitere a datelor pe cale electronica alcatuiesc un sistem informatic.Intr-un sistem informatic pot intra : calculatoare, sisteme de transmisie a datelor, alte componente hardware, softwer-ul, datele prelucrate, personalul ce exploateaza tehnica de calcul , teoriile ce stau la baza algoritmilor de prelucrare, etc.Se poate spune deci, ca sistemul informational este inclus in sistemul informatic, acesta din urma fiind o componenta esentiala a primului.

3.3.Sistemul informational financiar/contabil

„Informatica s-a impus ca un instrument necesar, uneori de neînlocuit, în rezolvarea unor probleme ridicate de evoluția societății moderne”

În sistemele informaționale economice, ponderea o deține tratarea datelor în cadrul evidenței, analizei economico-financiare, predicției și a programării acțiunilor de gestionare a resurselor.

Partea unui sistem informațional, în care predomină tratarea automată a datelor și a cunoștințelor relative la sistem, se constituie în sub(sistem) informatic. „Acesta se creează treptat, în perioada de existență a sistemului, prin realizarea și exploatarea de aplicații (unități funcționale) și proceduri (unități de prelucrare) informatice, folosind posibilitățile calculatoarelor electronice și aplicând analiza sistemică.”

Un sistem informatic se prezintă ca o „grupare de oameni, echipamente – mai ales electronice – programe și proceduri normale, reunite și organizate pentru a memora, prelucra și transmite informații, în vederea îndeplinirii anumitor obiective și realizării unor performanțe măsurabile prin criterii stabilite.”

Un sistem informatic cuprinde: echipamente (hardware), produse – program (software), informaticieni (analiști, programatori, operatori), colecții de date și cunoștințe asupra sistemului. Analiștii (proiectanții) de sistem informatic sunt cei care-l conturează structural și funcțional, programatorii concep unitățile de prelucrare automată a datelor din colecție, iar operatorii asigură memorarea și gestionarea resurselor sistemului.

Sistemul informatic mai poate fi definit ca un „ansamblu coerent structurat, format din echipamente electronice de calcul și comunicație, proceduri automate și manuale, inclusiv structurile organizatorice și salariații care folosesc calculatorul ca instrument de prelucrare electronică a datelor, în cadrul domeniului concret de activitate a agentului economic, în scopul maximizării profitului din acțiunea economică”.

De asemenea, sistemul poate fi conceput să funcționeze la nivelul unui singur agent economic sau grup de societăți comerciale, în vederea asigurării informațiilor complexe, necesare acțiunii manageriale și desfășurării eficiente a întregii activități, cu respectarea cadrului legislativ normativ în vigoare.

Sistemul informatic preia și dezvoltă o parte din operațiile de prelucrare ale întregului sistem informațional al unității economice, pe care le automatizează, devenind în aceste condiții un „subsistem informatic automatizat”.

Sistemele informatice financiar-contabile au la bază principiul „introducerii unice a datelor” și al „prelucrărilor multiple” a acestora, în concordanță cu specificul subsistemului și al aplicațiilor componente, ceea ce conduce la conceptul de „sistem informatic integrat”.

Din punct de vedere fizic, prelucrarea integrată este asigurată de o rețea locală de calculatoare care prelucrează o colecție unică de date, sub multiple variante de prelucrare, în raport cu funcțiile unităților economice și de cerințele conducerii acesteia.

Din punct de vedere logic, prelucrarea integrată este subordonată activității economice a regiilor autonome sau societăților comerciale, prin intermediul unor colecții distribuite de date sau al unor colecții locale de date.

Indiferent de tipul agentului economic (regie autonomă sau societate comercială), activitatea informatică presupune existența unei dotări corespunzătoare cu calculatoare electronice și cu personal capabil să proiecteze și să utilizeze sisteme informatice specifice agentului economic. Acest cadru tehnico-organizatoric conferă activității de proiectare și realizare a sistemelor informatice un grad ridicat de complexitate, care implică îmbinarea cunoștințelor financiar – contabile cu cele de informatică. Astfel, obiectivele principale ale sistemelor informatice financiar-contabile constau în:

cunoașterea stării și mișcării patrimoniului agentului economic;

cuantificarea rezultatelor economice ale întregii activități economico-financiare desfășurate de agentul economic;

creșterea operativității în activitatea managerială, inclusiv în luarea deciziilor de orice natură;

utilizarea eficientă a salariaților angajați, concomitent cu reducerea volumului documentelor folosite și a corespondenței scrise.

În funcție de cerințele conducerii unităților economice, de specificul activității de bază și al cadrului legal, se va proiecta un model de sistem informatic, care să asigure utilizarea optimă a posibilităților oferite de calculatoare și de procedurile folosite.

Utilizarea în practica economică a sistemelor informatice financiar-contabile complexe conduce la perfecționarea proceselor informaționale și de fundamentare a deciziilor, în concordanță cu implementările mecanismelor economiei de piață.

„Sistemele informatice financiar-contabile proiectate și realizate în unitățile economice (regii autonome și societăți comerciale) au la bază conceptul organizării contabilității într-un circuit sau în două circuite, ținând cont de cerințele informaționale și particularitățile organizatorice și funcționale.”

Organizarea contabilității într-un singur circuit este orientată pentru a reflecta mișcările patrimoniale în planul extern și intern al unității economice. Acest concept de organizare impune sistemului informatic, proiectat și realizat, asigurarea conținutului informațional, care să permită cunoașterea modificărilor interne și externe în concordanță cu acțiunile economice desfășurate în cadrul unei perioade de gestiune.

Sistemul informatic „contabil integrat” are la bază conceptul organizării contabilității în două circuite, aferente contabilității financiare și contabilității de gestiune internă.

În cadrul sistemului informatic financiar-contabil integrat, contabilitatea financiară și de gestiune reprezintă componenta centrală a sistemului, deoarece asigură conducerea și controlul tuturor proceselor economice generatoare de informații pentru toate celelalte componente ale sistemului informatic, cât și pentru conducerea unității economice, inclusiv pentru legăturile informaționale cu exteriorul.

Complexitatea sistemului informatic financiar-contabil este determinată în principal de particularitățile și conexiunile exhaustive specifice activității de contabilitate, elemente ce impun definirea distinctă a subsistemului informatic contabil integrat.

„În cadrul unui sistem economic, sistemele economice sunt structurate, ținând seama, pe de o parte, de modul de organizare și structurare a sistemelor informaționale, iar, pe de altă parte, de obiectivele urmărite în strategia generală a domeniului supus informatizării.”

Evoluția sistemelor informatice a pornit de la simpla prelucrare a datelor contabile (anii ’50 – ’60), a continuat cu rapoartele de gestiune într-un format predefinit, destinat conducerii (sistemele informatice de gestiune anii ’60 – ’70), sisteme interactive de asistare a deciziilor (SIAD, anii ’70 – ’80), ajungându-se astăzi la sistemele expert (care oferă utilizatorului decizii) și sistemele informatice strategice, care asigură menținerea avantajului concurențial.

Dezvoltarea echipamentelor de calcul și, îndeosebi, a calculatoarelor electronice a contribuit la perfecționarea modelelor economice, ceea ce a făcut posibilă apariția sistemelor informatice și de conducere. Utilizarea modelelor economice, cu ajutorul sistemelor electronice de calcul, a permis formalizarea și adaptarea deciziilor automate la nivelul macro sau microeconomic. În aceste condiții, „informatica a devenit un instrument important de investigare și cunoaștere științifică a fenomenelor și proceselor desfășurate în toate domeniile de activitate socială cu implicații fundamentale în domeniul economic.”

În definiția dată de Academia Franceză, „informatica este știința tratării raționale, prin mașini automate a informației, considerată ca un suport al cunoștințelor umane, precum și a comunicațiilor în domeniul tehnic, economic și social.”

Informatica a reușit să stabilească o ordine riguroasă atât în organizarea și tratarea informațiilor, cât și în cadrul utilizării mijloacelor de prelucrare a datelor, asigurând bazele științifice ale creativității în procesul de cunoaștere, analiză și interpretare a rezultatelor. „Ca știință integratoare și finalizatoare, informatica este chemată să-și valorifice din plin posibilitățile în urmărirea și rezolvarea problemelor de gestiune economico-financiară.” A apărut informatica de gestiune, prezentată într-o accepțiune mai restrânsă ca știință a prelucrării raționale cu echipamente electronice a datelor de gestiune, pentru obținerea informațiilor care conduc la îndeplinirea obiectivelor planificate.

Informatica de gestiune „contribuie la îmbunătățirea și îmbogățirea nivelului de cunoaștere operativă și previzională, la realizarea unei calități superioare, la sporirea eficienței pe seama capacității de înțelegere și coroborare a informației pe care o posedă.”

În complexul proces al automatizării, informațiile contabilității își dovedesc din plin eficiența la cunoașterea și dirijarea activităților creatoare. Prin sistemul său de calcul, contabilitatea furnizează informații de bună calitate, necesare optimizării deciziilor cu caracter economico-financiar.Calculele contabilității constituie baza întregului sistem informațional al organismului economic, iar informațiile de natură contabilă au ponderea cea mai ridicată, reprezentând „fondul de date”, din care celelalte părți componente își alimentează propriile lucrări. Informatica de gestiune „favorizează contabilitatea din punct de vedere tehnic, întrucât ea dispune de reguli permanente, de planuri de conturi uniformizate și de „genialul mecanism al calculului digrafic.”

Datorită folosirii metodelor și instrumentelor sale specifice, contabilitatea ocupă un loc distinct, bine definit și deosebit de important în cunoașterea gestiunilor organismelor economice. Apariția și dezvoltarea informaticii de gestiune presupune existența concomitentă și perfecționarea metodelor de tehnică contabilă, corespunzător măsurilor de perfecționare a mecanismului economico-financiar, în concordanță cu cerințele economiei de piață.

3.4Sistemul informatic al SC Antibiotice SA
3.4.1Resursele fizice ale sistemul informatic

Componentele fizice (hardware) ale rețelei reprezintă dispozitivele care conectează în mod fizic toată rețeaua și permit calculatoarelor și perifericelor să comunice între ele. Acestea corespund nivelului fizic din stratificarea rețelelor. Calculatoarele și perifericele dintr-o rețea se numesc noduri.

Componentele fizice elementare ale rețelei includ trei tipuri de dispozitive:

• echipamente de procesare și acces la rețea; – 36

• echipamente de transmisie; – 36

• echipamente de conectare. – 36

Aceste componente sunt elementare deoarece toate rețelele trebuie, fie să le conțină, fie cel puțin să funcționeze cu ajutorul lor.Toate aceste resurse fizice (procesorul, mediile de stocare, mediul de transmisie,dispozitivele de acces, dispozitivele de conectare) influențează funcționarea rețelei. Fiecaredintre aceste resurse fizice vor fi analizate în continuare referitor la administrare și performanțe.Echipamentele de stocare sunt tratate în capitolul 4 pentru că au legătură administrarea datelor.

3.4.2 Resursele logice ale sistemului informatic existent

Indiferent de metodologiile folosite în realizarea unui sistem sau chiar a unei simple aplicații, toate apelează la operațiunea de modelare logică a datelor și prelucrărilor sub forma de diagrame, diferențele constând doar folosirea mai pronunțată a diagramelor pentru descrierea sistemului, încadrându-le în diagrame de context, diagrame ale fluxurilor de date fizice și diagrame ale fluxurilor de date logice.

Diagrama fluxurilor de date – DFD – reprezintă una dintre tehnicile de analiză structurată și are ca scop de a scoate în relief, într-o manieră cât mai sugestivă, următoarele aspecte:

sursa datelor de prelucrat;

Fluxul informațional al documentelor privind vânzarea produselor

operațiunile de prelucrare prin care trec datele;

destinația datelor prelucrate;

legătura existentă între prelucrări și activitatea de păstrare (memorare) a datelor.

Schema fluxului informațional privind aprovizionarea

În modelarea logică a proceselor pentru ilustrarea stărilor prin care prelucrarea datelor trece, sunt folosite mai multe tehnici de reprezentare :

Reprezentarea în engleza structurată;

Reprezentarea logicii proceselor prin tabelele de decizie ;

Reprezentarea logicii proceselor prin arbori de decizie ;

Prin tabelul sau diagrama stărilor de tranziție.

Mai sunt amintite și diagramele HIPO, Warrier-Orr, schemele Nassi-Scneiderman, schemele HOS .

Diagramele stărilor de tranziție sunt de preferat în cazul acestei aplicații, deoarece, spre deosebire de celelalte „reușesc să surprindă impactul factorului timp asupra logicii de execuție a unor operațiuni” pentru că în mediul de programare Visual Fox Pro avem de-a face cu evenimentele asociate fiecărui obiect sau proces, acest tip de diagrame fiind recomandabilă în cadrul descrierilor de procese în mediile de programare orientate spre obiecte.

O stare poate fi concepută ca un mod sau o condiție de existență a unui proces sau a altei componente a sistemului, după cum sunt ele determinate de circumstanțele curente din sistem. Diagrama corespunzătoare procesului de validare a unei tranzacții efectuate cu datele referitoare la un furnizor sunt prezentate în figura următoare.

3.4.3.Resursele umane ale sistemului informatic

Resursele umane sunt: 2 administratori si 34 utilizatori.

Administratorul depozitului de date are rolul de a crea tabelele depozitului de date, implementând astfel schema fizică a depozitului de date (tabele de fapte și tabele dimensiuni).

Utilizatorii au dreptul doar sa introduca date in baza de date fara sa poata modifica nimic.

3.5 Aplicatie informatica privind automatizarea gestiunii furnizorilor
  3.5.1 Intrarile aplicatiei

Proiectarea machetelor de ecran s-a făcut cu ajutorul instrumentului integrat RAD, Form Designer din pachetul Visual Fox Pro 6.0, care permite conceperea de machete de ecran personalizate integrate foarte bine în interfața grafică a sistemului de operare Windows.

Machetele aferente actualizării tabelelor bazei de date a aplicației sunt prezentate în continuare.

formularul de actualizare a datelor referitoare la furnizori

formularul de actualizare a datelor referitoare la furnizori

Formularul de actualizare a datelor referitoare la facturile primite de SC Sofert

Formularul de actualizare a datelor referitoare la facturile primite de SC Sofert

3.5.2 Rapoartele sistemului informational financiar/contabil la SC Antibiotice SA

3.5.3 Prezentarea in detaliu a produsului informatic

Are ca scop extinderea sau modificarea bazei de date existente sau chiar crearea unei noi baze de date care să corespundă cerințelor sistemului.

Pornind de la datele ce caracterizează clienții și furnizorii, identificăm mai întâi o relație universală de forma:

CLIENTI(codcl, nume_societate, adresa, localitate, judet, cod_fiscal, nr_registru_comertului, cont_bancar, banca, nr_factura, valoare, TVA, data_fact, scadenta, incasat, codarticol, denumire_articol, pret, validat)

FURNIZORI(codcl, nume_societate, adresa, localitate, judet, cod_fiscal, nr_registru_comertului, cont_bancar, banca, nr_factura, valoare, TVA, data_fact, scadenta, platit, codarticol, denumire_articol, pret , validat)

Prin procesul de normalizare găsim următoarele relații:

FACTURI(nrfact, serie_fact, valoare, TVA, datafactura, scadenta)

CLIENȚI(codcl, numecl, strada, local, nr_registrul_comertului, cod_fisc, cont, banca, tip)

ARTICOLE FACTURI CLIENTI(nrfact, codart,valoare)

NOMENCLATOR(codart, denumire, preț, stoc, um)

FACTURI(nrfact,serie_fact valoare, TVA, datafactura, scadenta)

FURNIZORI(codcf,numecf, strada, local, nr_registrul_comertului, cod_fisc, cont, banca)

ARTICOLE FACTURI FURNIZORI(nrfact,codart,valoare )

NOMENCLATOR(codart, denumire, preț, stoc, um)

Proiectarea efectivă a bazei de date aferente aplicației s-a făcut cu ajutorul componentei RAD Database Designer integrată în mediul de programare Visual Fox Pro 6.0.

Relațiile dintre tabele în cazul aplicației

În Visual Fox Pro avem de-a face cu programarea orientată pe obiecte. Acestor obiecte le sunt atașate evenimente care sunt legate de apăsarea unei taste, declanșarea unui proces cu ajutorul mouse-lui, activarea sau dezactivarea unor controale etc.

Aplicația este concepută cu folosirea tuturor controalelor puse la dispoziție mediul de programare

Principalele funcții pe care produsul program de gestiune a clienților și furnizorilor sunt :

Înregistrarea datelor de identificare referitoare la clienți și furnizori, precum și la produsele și serviciile intrate sau ieșite în/din cadrul firmei în nomenclatoarele sistemului precum și actualizarea lor;

Prelucrarea datelor privind tranzacțiile efectuate cu aceste categorii de terți;

Obținerea de rapoarte privind diferite ipostaze în care clienții și furnizorii se află în derularea afacerilor cu firma studiată

Pornind de la aceste funcții vom avea mai multe module care să le realizeze:

Modulul Actualizare care va efectua operațiile de adăugare, modificare și ștergere a înregistrărilor din baza de date a aplicației;

Modulul Rapoarte care va realiza rapoartele ce privesc gestiunea furnizorilor și clienților la această societate;

Modulul Interogare pentru realizarea de interogări de tip SQL referitoare la operațiunile desfășurate cu diferiți clienți și furnizori .

Modulul Utilitare care asigură transferul și arhivarea, restaurarea și reindexarea bazei de date .

Eficiența produsului informatic

Folosirea produsului-program rezolvă parțial cel puțin problema gestiunii decontărilor cu clienții și furnizorii.

Prin interfața sa asigură o manipulare facilă a datelor .

Situațiile obținute vin în sprijinul nevoilor informaționale a conducerii compartimentului financiar-contabil și al firmei în general.

Crearea unui astfel de sistem cu forțe proprii este o alternativă bună, având în vedere faptul că firma are personalul calificat în domeniu, impunându-se colaborarea între specialiștii informaticieni și personalul din domeniul financiar-contabil.

Obținerea acestui produs necesită doar cheltuieli cu personalul propriu variată preferabilă pentru firmă.

3.6 Securitatea informatiilor folosite in aplicatie

Confidentialitatea poate fi obtinuta prin mai multe procedee, dupa cum urmeaza:

Impiedicarea accesului

         O modalitate directa de asigurare a confidentialitatii este prin impiedicarea accesului la datele sau informatiile protejate. In aceasta situatie, confidentialitatea datelor este dependenta de securitatea sistemului per ansamblu, fie ca e vorba de un calculator, un server sau o legatura de comunicatie.

         Restrictia accesului poate fi implementata mai intai la nivel fizic, prin plasarea statiilor de lucru si mai ales a serverelor in camere prevazute cu incuietori, usi solide si sistem de alarma la efractie, in care are nu are acces decat personalul autorizat. Apoi, vom avea o restrictie a accesului la nivel informatic, de exemplu prin folosirea autentificarii prin nume de utilizator si parola la inceperea unei sesiuni de lucru cu calculatorul sau cu o aplicatie care lucreaza cu date sensibile. Despre protectia prin impiedicarea accesului vom vorbi pe larg intr-unul din capitolele ce urmeaza.

Ascunderea

         O alta modalitate de obtinere a confidentialitatii o reprezinta ascunderea informatiei sau a datelor. Aceasta este o forma de securitate prin obscuritate, si ca majoritatea schemelor de securitate prin obscuritate, nu ofera garantii prea mari de confidentialitate. Ea functioneaza in cazul in care eventualul atacator nu are prea multe cunostiinte in domeniul informatic, sau nu are uneltele necesare pentru efectuarea unui atac. In cazul unui hacker experimentat, spre exemplu, un astfel de sistem va fi o victima sigura. Ascunderea nu ofera un nivel de securitate acceptabila pentru aplicatiile care manipuleaza date personale;  prin urmare, nu o vom mentiona in cele ce urmeaza.

Criptarea

         Criptarea (cifrarea) este un mecanism puternic de asigurare a confidentialitatii. Ea asigura confidentialitatea datelor atunci cand mecanismele de impiedicare a accesului la date au esuat. Este un lucru intelept sa folosim si criptarea, deoarece sistemele informatice sunt foarte complexe (atat din punct de vedere hard, cat si soft), asa ca intotdeauna vor exista brese in sistemele de restrictionare a accesului. Daca mecanismul de criptare a datelor este puternic si aplicat in mod corect, atacatorul va avea in fata niste date pe care nu va putea sa le foloseasca.

          In cadrul criptografiei, criptarea se defineste ca fiind procesul de aducere a informatiei din forma ei initiala, inteligibila, intr-o forma neinteligibila, astfel incat sa fie facuta imposibil de citit fara cunostiinte secrete. Textul initial, care se doreste a fi protejat, se numeste text in clar, iar rezultatul criptarii se numeste text cifrat sau criptograma. Decriptarea (descifrarea) este procesul invers, recuperand textul in clar din textul cifrat.

In acest caz, calculatoarele se conecteaza intre ele printr-o retea care are de cele mai multe ori un server de autentificare/controller de domeniu, un server de fisiere, un server de web, un server de e-mail. Dupa cum am aratat, in retea exista si serverele de aplicatii si de baze de date pentru aplicatia medicala integrata. In retea avem hub-uri, switch-uri, firewall-uri.

         Conectarea la Internet fie nu exista (din ratiuni de tin de securitate), fie este realizata in mod strict controlat, traficul fiind filtrat cu ajutorul unor firewall-uri, iar accesul facandu-se conform politicii de securitate stabilite prin controller-ul de domeniu. Legatura la Internet se face fie prin dial-up, fie prin reteaua de televiziune prin cablu, fie prin fibra optica, fie prin radio.

         O prima categorie de masuri de protectie o reprezinta masurile de protectie fizica a sistemelor informatice. Aceste masuri sunt de regula cel mai simplu de aplicat si sunt, totodata, niste masuri de bun-simt.

         In primul rand, serverele, ca unele ce reprezinta resursele cele mai importante din punct de vedere al securitatii retelei, si in primul rand serverul de baze de date, ca unul ce stocheaza cea mai mare parte a informatiilor confidentiale, trebuiesc plasate in incaperi bine protejate, incuiate cu incuietori clasice sau electronice, ferite de inundatii sau incendii. Consola serverului (tastatura si monitorul folosite pentru lucrul interactiv cu serverul) trebuiesc plasate numai langa server, pentru a se evita interceptarea comunicatiilor cu serverul prin retea.

         Serverul trebuie prevazut cu chei speciale de blocare, astfel incat numai administratorul de sistem sa poata sa-l deblocheze atunci cand trebuie sa lucreze cu el.

         Aceste masuri au ca scop sa evite conectarea fizica a unui atacator la retea. Acesta se poate conecta cel mai comod la un hub, switch sau router, dar si la cablul de retea. Conectarea se poate face fie direct, cu un laptop, spre exemplu, fie indirect, prin instalarea unui transceiver radio, atacatorul actionand in acest caz in siguranta, de la distanta.

          Si statiile de lucru vor face obiectul unor masuri de securitate fizica. Astfel, este de preferat ca acestea sa nu fie situate in incaperi in care au acces in mod curent persoane din exteriorul unitatii, in care usile sa se incuie sau cel putin sa se pastreze inchise. Daca acest lucru nu este posibil, se recomanda totusi ca statia de lucru sa se amplaseze astfel incat vizitatorii sa nu vada ecranul si sa nu aiba acces la tastatura, mouse sau unitatea centrala. Acestia nu vor fi lasati singuri in camerele respective.

         De asemenea, se vor indeparta de la statiile de lucru perifericele cum ar fi: unitatile de CD-ROM/CD-RW, unitatile de floppy-disk, porturile USB, acolo unde acestea nu sunt necesare, deoarece ar putea fi folosite pentru furtul de date din sistem, respectiv pentru instalarea unor unelte software de hacking, cracking, a unor virusi, cai troieni, back-doors, etc.

Masuri de protectie informatice

Securitatea statiilor de lucru

O componenta importanta a retelei o reprezinta statiile de lucru. Ele trebuiesc aparate si de atacatorii interni, si de cei externi. In caz ca se preia controlul asupra lor, pot constitui o buna baza de atac pentru restul sistemului informatic, in special asupra serverelor, dar atacatorul ar putea fi interesat si de fisierele stocate local pe statiile de lucru.

 Autentificarea

In primul rand, sistemul de operare instalat pe statiile de lucru trebuie sa fie proiectat cu mecanisme de securitate solide. Astfel de sisteme sunt cele din gama Windows NT:  Windows NT 4.0, Windows 2000, Windows XP, Linux, Unix, MacOS. Nu este recomandata utilizarea sistemelor de operare MS DOS, Windows 95, Windows 98,care nu au mecanisme de securitate; ele au fost proiectate pentru medii de lucru mono-utilizator, in care nu exista mecanisme de drepturi de acces la resurse (fisiere, procese, zone de memorie, dispozitive periferice).

Un prim lucru oferit de sistemele de operare recomandate mai sus este obligativitatea autentificarii utilizatorului (prin utilizarea unui nume de utilizator si a unei parole) la inceputul unei sesiuni de lucru cu calculatorul. De asemenea, ele ofera utilizatorului posibilitatea blocarii consolei atunci cand paraseste temporar punctul de lucru, permitand reluarea lucrului numai dupa furnizarea parolei utilizatorului respectiv sau a unui utilizator cu drept de administrator. O idee buna ar fi de asemenea activarea unui screensaver cu parola dupa cateva minute de inactivitate pe calculatorul respectiv.

Concluzii și propuneri

În abordarea funcțională a întreprinderilor, activitatea financiar-contabilă este prezentată nuanțat după cum accentul este pus pe latura financiară sau pe latura contabilă. Abordarea sistemică, bazată pe modelul fluxurilor conduce însă la o viziune integrată la nivelul fluxului de informații financiar-contabile ce reflectă starea și mișcarea celorlalte fluxuri. Activitatea financiar-contabilă este strâns legată de majoritatea funcțiilor întreprinderilor cărora le furnizează informații.

Contabilitatea se situează la baza edificiului financiar-contabil al întreprinderii deoarece înregistrează prin intermediul conturilor toate mișcările de valori relative la ansamblul activităților desfășurate. Este nu numai un sistem de înregistrare a informațiilor ci și un instrument de prelucrare și valorificare a acestora.

Contabilitatea are privilegiul de a asigura modelarea firmei după reguli și principii consacrate. Modelarea contabilă este apoi utilizată de celelalte componente ale sistemului financiar-contabil precum și de celelalte subsisteme ale firmei. Din acest motiv informatizarea firmelor a început de la contabilitate, având în vedere și caracterul bine structurat al sistemului care nu produce dificultăți în formalizare.

Utilizarea calculatorului electronic în sistemul informațional al întreprinderii aduce numeroase avantaje: eliminarea transcrierilor manuale a înregistrărilor, un grad redus de erori – intervenția omului în operațiile de transcriere, clasificare, centralizare, totalizare fiind foarte mică, facilitatea dezvoltării analitice a conturilor, obținându-se astfel informații mai detaliate într-un timp mai scurt.

Propun modernizarea sitemului informatic deținut în prezent de SC Antibiotice SA.

În concluzie, utilizarea calculatorului determină o transformare radicală a contabilității, ea încetând să reprezinte o funcție autonomă în întreprindere, fiind din ce în ce mai mult integrată în sistemul general de prelucrare a informațiilor de orice natură, dar în special al celor contabile.

Bibliografie

Avram, Vasile, Informatică economică,Editura Risoprint,2007

Baron, Constantin, Informatică economică,Editura Pro Universitaria, 2006

Baron, Constantin, Informatică economică,Editura Pro Universitaria, 2008

Bercean, Radu, Contabilitate aprofundată, Editura Silvania,2007

Covlea, Marian, Contabilitate,Editura Pro Universitaria, 2008

Firescu, Victoria,Contabilitate aprofundată aplicată, Editura Tribuna Economic, 2008

Iatan, Elena,Contabilitate aprofundată, Editura Muntenia, 2007

Ianoș-Schiller,  Informatică economică , Editura Pro Universitaria, 2006

Margea, Camelia, Informatică economică, Editura Universitaria, 2007

Mocean, Loredana, Informatică economică,Editura Risoprint, 2008

Munteanu, Victor, Contabilitate financiară,Editura Pro Universitaria, 2006

Pereș, Ion, Contabilitate , Editura Eurostampa, 2007

Popescu, Virgil D, Informatică economică,Editura Universitaria, 2008

Săcărin, Marian, Contabilitate aprofundată, Editura Economic, 2004

Tamba, Alexandru, Contabilitate aprofundată,Editura Silvania, 2008

Zaharciuc, Elena Contabilitate de gestiune,Editura Pro Universitaria, 2007

Anexe: