. Studiu Comparativ Privind Produsele Software Utilizate In Realizarea Contabilitatatii Firmelor

CUPRINS

Capitolul I. Sistemul informațional contabil

1.1 Dezvoltarea tehnicii de calcul și creșterea

nevoii de informații……………………………………………………………..1

Sistemul informațional și întreprinderea…………………………………3

Contabilitatea și sistemul informațional al întreprinderii………….4

Sistemul informațional contabil…………………………………………….7

1.5 Necesitatea automatizării fluxurilor informaționale

în cadrul unității economice………………………………………………..8

1.6 Reglementări legale privind utilizarea

sistemelor informatice în contabilitate………………………………….9

Capitolul II. Proiectarea sistemelor informatice

financiar contabile

Structura și particularitățile sistemelor informatice……………….11

Metode de proiectare și realizare a sistemelor informatice……..12

Modelarea activității financiar – contabile……………………………14

Caracteristicile generale ale sistemului informatic contabil……25

Obiectivele sistemului informatic contabil. Situații de ieșire….27

Capitolul.III. Studiu comparativ asupra sistemelor software

aplicate in contabilitate

Informatizarea contabilității……………………………………………….30

Sisteme software aplicate în contabilitatea financiară…………….31

Piața ERP…………………………………………………………………………40

Ce urmează după implementare……………………………………..81

Caracteristici ale sistemelor software

utilizate în contabilitate………………………………………………..84

3.6 Necesitatea auditului sistemelor informatice………………………….86

Bibliografie

Niculae Feleagă, Tratat de contabilitate financiară, vol. I,

Ion Ionașcu Editura Economică, București, 1998

Dumitru Davidescu Tratat de contabilitate informatizată,

Editura Tribuna Economică, București, 2001

Roșca I. Ioan, Proiectarea sistemelor informatice de gestiune,

Zaharie Dorin Note de curs anul univ. 1998-1999, Editura ASE

București, 2000

Năstase Pavel, Baze de date Access, Editura Economică,

Florin Mihai, București, 2000

Luana Cosăcescu,

Liana Covrig

Andrei Stanciu

Tribuna Economică Săptămânal economic național, Nr. 22 /30 mai

2001, Nr.11 /30 iulie 2001, Nr. 41 /10 octombrie

2001, Nr. 42 /17 octombrie 2001.

Gestiunea și contabilitatea Nr. 10 /octombrie 1998, Nr. 7 /iulie 2002

Firmei

Revista EWEEK Nr.8 /15 aprilie 2003

www.ciel.ro

www.transart.ro

www.scala.ro

www.bitsoft.ro

www.integrator.ro

www.sap.com\romania

www.siveco.ro

=== 2 ===

CAPITOLUL II.

PROIECTAREA SISTEMELOR INFORMATICE FINANCIAR CONTABILE

2.1 Structura și particularitățile sistemelor informatice

Perfecționarea continuă a activității economico-sociale impune folosirea pe scară tot mai largă a celor mai noi realizări ale științei și tehnicii moderne. În acest cadru dezvoltarea și diversificarea producției de tehnica de calcul și a sistemelor de operare duc la un proces continuu de perfecționare și extindere a sistemelor informatice la toate nivelurile economiei naționale.

Dezvoltarea echipamentelor de calcul a contribuit la perfecționarea modelelor economice ceea ce a făcut posibile apariția sistemelor informatice și de conducere. În aceste condiții, informatica a devenit un instrument important de investigare și cunoaștere științifica a fenomenelor și proceselor desfășurate în toate domeniile de activitate socială cu implicații în domeniul economic.

Sistemul informatic este un ansamblu coerent structurat, format din echipamente electronice de calcul și comunicație, procese, proceduri automate și manuale, inclusiv structurile organizatorice și salariații care folosesc calculatorul ca instrument de prelucrare automată a datelor, în cadrul domeniului concret de activitate a agentului economic în scopul maximizării profitului realizat din acțiunea economica. Sistemul informatic preia o parte din operațiile de prelucrare a întregului sistem informațional al unității economice pe care le automatizează devenind în aceste condiții un subsistem informațional automatizat.

Complexitatea sistemelor informatice impune rezolvarea unui grup omogen de activități sau subactivități prin intermediul unor subsisteme și aplicații informatice a căror arie de aplicabilitate este determinata de omogenitatea prelucrărilor realizate și de specificul proceselor formalizabile.

Sistemele informatice financiar contabile au la baza principiul introducerii unice a datelor și a prelucrărilor multiple ale acestora, în concordanta cu specificul subsistemelor și aplicațiilor componente, ceea ce conduce la conceptul de sistem informatic integrat local.

În funcție de cerințele conducerii unităților economice, de specificul activității de baza și al cadrului legal se va proiecta un model de sistem informatic care să asigure utilizarea optimă a posibilităților oferite de calculatoarele și procedurile folosite.

Definirea cadrului metodologic de proiectare și realizare a unei anumite clase de sisteme informatice cu domenii de aplicare similare sau care rezolva probleme omogene cu caracteristici comune, presupune adaptarea procesului de realizare și selectare a metodelor și tehnicilor celor mai adecvate, astfel încât să asigure obținerea într-un termen cat mai scurt și cu cheltuieli cat mai reduse, a unor sisteme informatice cu performante superioare.

2.2. Metode de proiectare și realizare a sistemelor informatice

Evoluția metodelor de proiectare este structurata pe trei metode, determinata de creșterea ariei de utilizare a instrumentelor informatice, creșterea gradului de complexitate a aplicațiilor și a cerințelor de integrare, evoluția limbajelor de programare, a SGBD, a rețelelor de calculatoare, a tehnicilor de gestiune în timp real.1

Metodele ierarhice fac parte din prima generație a anilor ’70, sistemul informațional fiind structurat pe baza funcțiilor sale. Aceste metode erau orientate pe analiza funcțională: fiecare funcție identificata se subdivide ierarhic în functii, continuând în aceasta maniera până se ajunge la componente suficient de mici astfel încât să poată fi programate cu ușurință.

Sisteme software aparținând acestei generații sunt: SADT(Structured Analaysis and Design Tehnique), JSD (Jackson Sistem Development), Youdon.

Metolele ierarhice prezentau anumite avantaje legate de simplitatea proiectarii și o buna adaptatre la cerintele utilizatorului. Dezavantajele utilizarii acestor metode sunt faptul ca efortul de analiza asupra functiilor (de prelucrare) neglijand coerenta datelor (a caror structura este totusi mai stabila decat a prelucrarilor), volatilitatea cerintelor utilizatorilor (functiilor) face ca aplicatiile să fie aproape într-o continua reconsiderare.

Metode sistemice se bazeaza pe alicarea teoriei sistemelor în analiza intreprinderii, sistemul informatic fiind abordat sub doua aspecte complementare: datele și prelucrarile, specte studiate și modelate independent și și reunite cat ai tarziu posibil. Metidele sistemice urmaresc cele trei nivele de conceptie introduse prin raportul ANSI/SPARC/X31 : extern, conceptual și logic, din aceasta generatie facnd parte MERISE, AXIAL, Information Ingineering.

Metodele sistemice prezinta avantajul ca se axeaza pe conceptul de baza de date, care ofera mai multa coerenta, stabilitate și elimina redondantele. Dezavantajele acestor metode sunt legate de deficiente în modelarea prelucrarilor, posibilitatea aparitiei de discordante intre modelele datelor și ale prelucrarilor.

Metode orientate obiect costituie a treie generatie de metode de proiectare și realzare a sistemelor informatice, caracteristica anilor ’90. sistemul informatic este conceput ca o structura de obiecte autonome, ce se organizeaza și coopereaza intre ele, un obiect are un anumit comportament, definit prin ansamblul operartiilor (serviciilor) pe care le poate efectua, datele și prelucrarile prin care este implementat acest comportament sunt incapsulate și sunt inaccesinile celorlalte obiecte, fiecare obiect pateu participa la compunerea altor obiecte mai complexe, putand interveni în mai multe functii sau scenarii functionale diferite.

Analiza și proiectarea orientata obiect utilizeaza limbaje de programare orientate obiect care au trei elemente comune: obiecte și clase de obiecte, polimorfism, mostenire. Toate sistemele care asigura orentarea obiect contin aceste mecanisme esentiale chiar daca ele nu se numesc la fel sau nu sunt implementate în aceeasi maniera.

MOO foloseste trei metode diferite pentru descrierea unui sietem informatic:

Modelul obiect- descrie obiectele și relatiile lor în sistem

Orice lucru din lumea inconjuratoare poate fi considerat un obiect, iar prin analogie în analiza și proiectrarea orientata obiect, un camp dîntr-o baza de date, un formular de bitant, etc sunt considerate obiecte.

Un obiect e carcaterizat prin

Proprietati- care redau atributele fizice ale unui obiect

Metode- reprezinta actiunile care pot fi efectuate de un obiect.

În varianta proiectării orientate obiect obiectele sunt grupate în clase și subclase de obiecte. Clasa de obiecte este formată din totalitatea proprietăților și metodelor care caracterizează o anumita categorie de obiecte. O particularitate a claselor de obiecte o constituie conceptul de moștenire. În momentul creării unui obiect este necesar să se precizeze clasa din care face parte obiectul respectiv pentru a putea moșteni proprietățile , metodele și valorile prestabilite ale clasei părinte. Subclasele de obiecte sunt definite drept clase derivate dîntr-o clasa părinte, care iau naștere dîntr-un grup de clase.

Modelul dinamic- descrie interactiuni intre obiecte în cadrul sistemul sistemului. Modelul dinamic prezinta modificarile suportate de obiecte și corelatiile temporare dintre acestea.

Conceptele de baza utilizate sunt: evenimentele și starile. Raspunsul la un eveniment aparut poate varia cantitativ în functie de valoarea exacta a atributelor sale dar sub aspect calitativ este identic pentru toate valorile aceluiasi eveniment și poate varia pentru valori de stare diferite.

Lagaturile dintre stari și evenimente sunt reprezentate prin diagrame de stare. La aparitia unui eveniment starea urmatoare depinde starea curenta a obiectului și de evenimentul survenit. O diagrama de stare indica comportamnetul unie clase de obiecte.

Modelul dinamic este compus din ansamblul diagramelor de stare și descrie structura de control a sistemului. În cadrul modelului dinamic diagramele de stare ale diverselor clase de obiecte interactioneaza prin intermediul evenimentelor partajate.

Modelul functional- descrie transformarea valorii datelor în sistem.

2.3 Modelarea activității financiar – contabile

Modelarea este acțiunea de elaborare și construcție intenționată, prin compunere de simboluri a unui model susceptibil de a face inteligibil un fenomen aflat sub observație și pe care intenționăm să-l controlăm.

Metodologia propusă pentru obținerea unei reprezentări artificiale, simbolice dar în același timp inteligibile a realității oferă mai multe moduri de abordare – în funcție de complexitatea fenomenului studiat și de scopul urmărit.

• O abordare analitică (descompunerea unui sistem complicat în module mai simple) conduce la o explicație a modului de funcționare a sistemului, sistem de altfel complet observabil și măsurabil. Modelul obținut este o "machetă" a realității, o reproducere la scară mică necesară proceselor de simulare care prezintă efectul sigur al unor eventuale acțiuni asupra sistemului real.

• O abordare sintetică – pornește de la o ipoteză, de la un sistem imaginat care asamblează module elementare al căror comportament este bine cunoscut. În măsura în care acest sistem simulează modul de funcționare a sistemului real (incomplet observabil și măsurabil), el poate fi folosit ca model al acestuia din urmă, scopul fiind acela de a înțelege comportamentul sistemului real, de a interpreta rezultatele experiențelor făcute asupra acestuia. Modelele sintetice se pot transforma cu timpul în modele analitice, pe măsură ce fenomenul modelat devine complet observabil și măsurabil. Ca o exemplificare : modelul sistemului solar care a trecut prin diverse faze sintetice (modelul geocentric, heliocentric) până ce sistemul solar a devenit complet observabil și măsurabil și modelul atomului care rămâne încă în stadiul de model sintetic, atomul fiind incomplet observabil cu mijloacele științei moderne.

Înțelegerea umană fiind bazată pe raționament, se consideră că raționamentul uman este efectuat în exclusivitate pe modele. Modelele sunt construite din simboluri, semne purtătoare de sens atât pentru emițător cât și pentru receptor, semne cu însemnătate și semnificație. Simbolurile utilizate în model sunt folosite în procesul de raționament atât în identificarea și formularea problemei cât și în căutarea soluției prin simularea funcționării sistemului real.

Tipuri de modele

În tipologia clasică a modelelor se disting trei categorii de modele:

modele fizice (machete) – imitații ale realității cu slab conținut informațional (structură) și fără conținut previzional;

modele verbale (text) – descrieri ale realității cu puternic conținut informațional (structură și comportament) și slab conținut previzional

modele conceptuale (simbolice) – bogat conținut informațional și previzional.

Putem conta pe următoarele arhetipuri de modele conceptuale degajate din experiența de modelare a omenirii:

– sisteme de ecuații algebrice;

– matrici;

– diagrame;

– grafuri;

– scheme funcționale.

Modelul conceptual oferă o descriere a structurii care contribuie la înțelegerea modului de organizare și o descriere a modului de funcționare care conduce la înțelegerea comportamentului unui sistem.

Activitatea economică a constituit dintotdeauna un fenomen deosebit de important. Pentru a putea controla acest fenomen (prin raționament) s-au inventat modele din perioada Renașterii.

Modelul financiar-contabil al activității întreprinderii este în esență textual, descriptiv, simbolurile utilizate (terminologia specifică) servind la clasificarea obiectelor ce intervin în procesul economic conform unei metodologii arhetipale de structurare a realității: taxonomia. Arborele taxonomic al modelului financiar-contabil este Planul de Conturi General. Regulile de încadrare a obiectelor într-o anume categorie contabilă sunt descrise verbal în cadrul modelului.

Dinamica activității economice este modelată prin documentele justificative care însoțesc operațiile și intră în componența sistemului informațional

modelul fizic (macheta) activității economice. De exemplu documentele contabile de sinteză care completează acest model informațional cu puternic conținut descriptiv și comportamental.

modelul conceptual Entitate – Asociație. Un model conceptual care surprinde atât structura cât și comportamentul fenomenului modelat este modelul Entitate – Asociație, model propus de Peter Chen, în 1976 – model semantic prin excelență.

Simbolurile utilizate sunt puține la număr:

• entitate – element de sine stătător al realității

• clasa de entități – un grup de entități de același fel

• atribut – proprietate a unei entități

• asociație – relație (legătură) între două entități

• identificator – atribut care determină în mod unic o entitate

• cardinalitate – număr de entități din fiecare clasă ce pot fi asociate

Acest model poate fi folosit pentru a descrie activitatea economică a unei întreprinderi sub diverse aspecte (tehnic, comercial, financiar-contabil etc.). Entitățile sunt elementele structurale iar relațiile sunt elementele operațio-nale ale activității. în cazul activității financiar-contabile putem face următoarea corespondență între conceptele contabile și simbolurile modelului conceptual E-A:

ENTITATE – CONT

ATRIBUT – INFORMATII ASOCIATE CONTULUI

ASOCIATIE – OPERATIE

IDENTIFICATOR – SIMBOL CONT

Se observă o mare suprapunere a celor două modele, în consecință analiza fenomenului economic este deja realizată, modelul analitic financiar-contabil compus din Planul de Conturi și sistemul documentelor justificative oferind suficientă informație pentru construirea modelului conceptual al activității întreprinderii văzută din perspectiva financiar – contabilă. Un alt concept (din domeniul informaticii de această dată) este conceptul de bază de date care, cronologic vorbind, precede modelul conceptual E-A. Baza de date este, din punct de vedere fizic, o colecție de date referitoare la obiectele din domeniul luat în considerare, relațiile dintre obiectele lumii reale fiind încorporate în colecția de date sub forma unor legături între datele ce descriu obiectele respective. Relațiile între obiecte sunt de tip binar (obiectele interacționează două câte două).

Din punct de vedere logic, baza de date este un model care prezintă structura realității și modul de interacționare a elementelor sale. Utilizând terminologia informatică, baza de date este o colecție de fișiere legate între ele. Fiecare înregistrare stochează date ce descriu un obiect dîntr-o clasă, legăturile dintre fișiere sunt de fapt legături între înregistrări realizate fizic (în momentul înregistrării pe suport) sau logic (în momentul prelucrării).

Există mai multe modele logice de baze de date, diferența dintre ele fiind modalitatea de realizare a legăturilor. Dintre acestea reținem modelul relațional propus de E. F. Codd care elemente prin utilizarea de nume realizează legături logice între comune de atribute în entitățile asociate. între conceptele modelului relațional și conceptele modelului E-A se stabilesc corespondențele de mai jos:

clasă de entități – relație

entitate – tuplu

atribut – atribut

identificator – cheie primară

asociație 1-N – repetarea cheii primare a relației 1 ca atribut al relației n

asociație M-N – o nouă relație cu cheia primară formată din cheile relațiilor asociate și două asociații 1-n și m-1 între noua relație și cele două relații asociate anterior.

În-consecință, modelul conceptual E-A se poate implementa într-un sistem informatic care să descrie și să ofere posibilități de control asupra activității financiar-contabile.

Modele conceptuale Entități-Asociații ale activității financiar-contabile

Cel mai simplu model este cel implementat de altfel în majoritatea sistemelor informatice clasice: modelul care folosește următoarele elemente:

Conturile sunt identiflcate prin simbolul contului iar relațiile sunt realizate prin specificarea contului debitor și contului creditor în fiecare tranzacție.

Modelul reproduce de fapt înregistrarea în fișele conturilor a operațiilor preluate de pe documentele justificative, nu activitatea economică propriu-zisă al cărei model verbal utilizează mult mai mulți termeni: mijloace materiale, mijloace financiare, terți, încasări, plăți, achiziționare, vânzare etc.

• Un alt model conceptual, care să înglobeze termenii de mai sus este următorul:

Pentru a evidenția aspectul productiv al actividții economice, vom descompune mijloacele materiale în mijloace de producție și produse între care se stabilește relația de producție. Schema devine:

Luând în considerare și categorii contabile abstracte cum ar fi cheltuielile și veniturile, relația de producție din schema precedentă se transformă în consum de mijloace de producție înregistrate la cheltuieli și realizarea de produse înregistrate la venituri. Între cheltuieli și venituri, din punct de vedere contabil, nu eristă o legătură funcțională, dar ambele determină rezultatul exercițiului financiar, operațiile contabile specifice sunt imputarea cheltuielilor asupra rezultatului (colectarea cheltuielilor) și încorporarea veniturilor în rezultat. Schema devine:

Sensul săgeților reflectă sensul formulei contabile: de la credit (sursa, proveniența) spre debit (destinație, beneficiar). În modelele precedente sensul era intuitiv. Am figurat în ultimul model și Debitul – Creditul fiecărei categorii pentru a explica anomalia aparentă a sensului săgeții de la rezultat spre venituri. Intuitiv, acest sens reflectă încorporarea în venituri a valorii adăugate în procesul de producție,singura generatoare de profit.

În model se observă conservarea valorii de intrare a oricărui mijloc de producție, transmisă integral în prețul de cost. Plusvaloarea se evaluează doar în momentul vânzării produsului pe piață la un preț de vânzare mai mare dedt cel de cost.

Un model asemănător dar cu Trezoreria secționată funcțional (înca-sâri și plăți) se găsește în .Ristea M. -"Noul sistem contabil al agenților din România". Descompunerea trezoreriei în Încasări și Plăți a fost și soluția lui J. Mc Carthy pentru crearea modelului relațional al bazei de date referitoare la activitatea economică a unei întreprinderi. În absența acestei descompuneri, modelul prezintă o relație circulară, interzisâă de modelul relațional.

În continuare, prin descompuneri succesive ale entităților și relațiilor din modelul conceptual anterior se obține modelul următor. Modelul încorporează majoritatea categoriilor contabile din Planul de Conturi și toate operațiile economice care pot pune în legătură două asemenea categorii:

Modelul conceptual al activității financiar – contabile

În modelul conceptual prezentat în pagina următoare se poate distinge structura circulară în care se încadrează toate entitățile (categoriile contabile reprezentabile prin conturi) asociate natural prin operațiile economice ce le pun în corespondență. Modelul conceptual este simplificat la maximum, fiind mai apropiat de o rețea semantică care reproduce grafic descrierea activității financiar-contabile în propoziții simple (subiect, predicat, obiect).

Modelul conceptual ENTITATE-ASOCIAȚIE construit pe baza categoriilor contabile și a corespondențelor lor pune în evidență schimburile economice efectuate în interiorul întreprinderii, schimburi guvernate de aceeași lege a cererii și ofertei ca și schimburile economice efectuate între diverși agenți economici pe piață. Modelul reproduce ciclul transformarilor mijloacelor materiale în mijloace financiare și a acestora în alte mijloace materiale ș.a.m.d. Ciclul este de fapt o spirală, sensul de parcurgere nu se poate inversa, el reflectând în esență procesul economic de satisfacere a cererii cu oferta.

Modelul conceptual al activității financiar-contabile

(Sensul săgeților reflectă sensul fomulelor contabile — de la credit spre debit)

Un studiu atent făcut asupra modelului conceptual prezentat mai înainte permite catalogarea entităților ca fiind entități cu caracter permanent, asimilabile cu nomenclatoarele din sistemele clasice, iar asociațiile dintre ele ca fiind de tip M:N, cu caracter variabil în timp (reprezintă de altfel operațiile economice). În procesul de transcriere a modelului conceptual în modelul relațional, aceste relații M:N se vor transforma oricum în două relații 1:N și se vor suprapune perfect peste fișierele de documente primare ce descriu operațiile sugerate de numele asociațiior din modelul conceptual. Prezentăm mai jos o schiță a modelului astfel transformat:

Modelul relațional al activității financiar-contabile

Transformarea asociațiilor în entități se poate face încă din faza de model conceptual, noile asociații au semnifîcația "menționeaza" și nu mai sunt reprezentate în model. Modelul păstrează aparența circulară dar asociațiile sunt divergente, astfel încât nu se încalcă principiul noncircularității acestora. Atributele care descriu entitățile de tip nomenclator (cele încadrate cu linie mai groasă) sunt preluate din Planul de Conturi, identificatorul entității fiind simbolul contului (sintetic sau extins cu mai multe trepte de analitic) și completate cu solduri inițiale, rulaje și solduri finale, eventual și cu elemente referitoare la stocuri pentru conturile cantitativ-valorice. Aceste entități permanente pot fi asimilate cu fișele conturilor al căror nume îl poartă (conturi de trezorerie, conturi de datorii, conturi de creanțe, conturi de mijloace de producție, conturi de produse, conturi de cheltuieli, conturi de venituri, contul rezultat).

Atributele care descriu entitățile de tip document sunt preluate din documente justificative: tip document, număr, dată, explicație, contul debitor și contul creditor care înlocuiesc o parte din informațiile înscrise în document (obiectul operației și agentul care o execută), cantitatea și suma implicată sau contravaloarea obiectului. Contul debitor și contul creditor servesc la realizarea legăturilor spre categoriile contabile "învecinate" în model, legături prin care suma implicată în tranzacție se poate "vedea" ca fiind înscrisă în fișele conturilor respective – în debitul contului debitor și în creditul contului creditor – ea rămânând înscrisă de fapt o singură dată, în documentul justificativ. Prin acest mecanism al legăturilor, bazele de date micșorează redondanța în stocarea datelor și reduc mult necesarul de prelucrare a acestora în vederea obținerii situațiilor fînale (Jurnal, Fișe conturi, Balanță etc.).

În plus, modelul conceptual prezentat oferă informații pentru conta-rea corectă a documentelor, pentru fiecare tip de document existând o formulă contabilă generică. Aceste formule generice pot fi incluse în restricțiile care se cer a fi respectate de către datele introduse în baza de date. Se obține astfel și o posibilitate de control semantic asupra formulelor contabile introduse.

2.4 Caracteristicile generale ale sistemului informatic contabil

Utilizarea în practica economica a sistemelor informatice financiar contabile complexe conduce la perfecționarea proceselor informaționale și de fundamentare a deciziilor în concordanta cu cerințele implementării mecanismului de piață.

Sistemele informatice financiar contabile proiectate și realizate în unitățile economice (regii autonome și societăți comerciale) au la baza conceptul organizării contabilității într-un circuit sau în doua circuite, ținând cont de cerințele informaționale și de particularitățile organizatorice și funcționale.

Organizarea într-un singur circuit este orientata pentru a reflecta mișcările patrimoniale în planul intern și extern al unității economice. Acest concept de organizare impune sistemului informatic, proiectat și realizat, asigurarea conținutului informațional care să permită cunoașterea modificărilor interne și externe ale patrimoniului în concordanta cu operațiunile economice desfășurate în cadrul unei perioade de gestiune.

Conceptul de organizare a contabilității financiare reflecta starea patrimoniala a unității economice prin intermediul activului, datoriile, capitalul propriu și rezultatele nete obținute pe parcursul unei perioade de gestiune. Acest concept cuantifica circuitul patrimonial al unității economice în concordanta cu mediul economic extern la care aceasta participa din punct de vedere informațional. Rezulta ca acest concept de organizare a contabilității financiare, reflecta operațiile economice desfășurate prin circuite patrimoniale externe numai la nivelul conturilor financiare.

Conceptul de organizare a contabilității de gestiune interna (manageriala) reflecta procesele economice proprii activității interne a unității economice prin care se evidențiază mișcările transformatoare ale patrimoniului economic într-un interval de gestiune economica. Sistemul informatic realizat pe baza conceptului de organizare a contabilității de gestiune interna oferă informații care reflecta cheltuielile și veniturile pe purtători de valoare și resurse repartizate spre gestionare la nivelul fiecărei structuri organizatorice interne.

Corespunzător conceptului de organizare a contabilității de gestiune interna, sistemul informatic asociat acesteia se poate realiza în doua variante:

varianta integrata asigura realizarea contabilității la nivelul analitic prin detalierea conturilor financiare (sintetice) pe nivele de detaliere potrivit opțiunilor de organizare concreta a contabilității ca urmare a faptului ca unitatea economica este titulara patrimoniului. Aceasta îi conferă posibilitatea organizării pe anumite nivele de detaliere considerate necesare ca urmare a specificului activității desfășurate.

varianta paralela presupune organizarea contabilității analitice prin intermediul unor conturi proprii de gestiune care să-i permită urmărirea stării și mișcării patrimoniale pe nivele suplimentare de detaliere. Aceasta varianta este folosita de unitățile economice care doresc să reflecte alte aspecte decât cele permise de varianta integrata, motiv pentru care aceasta își organizează contabilitatea într-o manieră proprie care să genereze atât informații necesare atât controlului executat de organele Ministerului de Finanțe cat și alte informații suplimentare utilizate în gestiunea interna a patrimoniului unității.

Indiferent de cele doua concepte de organizare a contabilității din punct de vedere structural, sistemul informatic financiar contabil integrat se compune din următoarele sisteme:

previziunea financiara, care are ca principal scop fundamentarea și elaborarea bugetului de venituri și cheltuieli;

normarea costurilor de producție și antecalculație, care urmărește prefigurarea cu anticipație a nivelului cheltuielilor de productie și a costurilor unitare ocazionate de activitățile economice desfășurate;

contabilitatea financiara (sintetica) și de gestiune interna (analitica), care asigura evidențierea proceselor economice interne care generează mișcarea și transformarea patrimoniului unității în raport de specificul operațiilor economice desfășurate;

analiza economica financiara, care asigura comparabilitatea rezultatelor obținute intre doua perioade diferite de gestiune, cu reflectarea factorilor ce au influențat pozitiv sau negativ rezultatele activității și care au produs modificări în nivelul absolut sau relativ a indicatorilor economico-financiari.

Aceste sisteme sunt interdependente pentru reflectarea conexiunilor de coordonare, control și reglare specifice funcției financiar contabile a unităților economice.

În cadrul sistemului financiar contabil integrat, contabilitatea financiara și de gestiune reprezintă componenta centrala a sistemului, deoarece asigura conducerea și controlul tuturor proceselor economice generatoare de informații pentru toate celelalte componente ale sistemului informatic, cat și pentru conducerea unității economice, inclusiv legaturile cu exteriorul.

2.5. Obiectivele sistemului informatic contabil.

Situații de ieșire

Sistemul informatic contabil integrat ocupa o poziție importanta în cadrul sistemului informatic al unității economice prin faptul ca oferă informații tuturor structurilor funcționale și urmărește sistematic realizarea programelor de dezvoltare economico-sociala a întreprinderii.

Obiectivul general constituie creșterea calității și operativității informațiilor contabile în vederea reflectării veridice a proceselor economice, afluxurilor de valori materiale și bănești și a rezultatului exercițiului financiar.

Realizarea acestui obiectiv impune trecerea de la aplicații informatice specializate în realizarea unor secțiuni ale contabilității (evidenta stocurilor și comenzilor în curs de execuție, evidenta stocurilor și comenzilor în curs de execuție, evidenta creanțelor și obligațiilor etc.) la un sistem informatic caracterizat prin integrarea tuturor activităților desfășurate, astfel încât acestea să evidențieze în mod automat toate operațiile contabile aferente unei perioade de gestiune a unității economice beneficiare (înregistrarea în conturile analitice și sintetice, urmata de editarea balanțelor de verificare analitice și sintetice, inclusiv bilanțul contabil).

Obiectivele specifice ale unui sistem informatic urmăresc rezolvarea unor probleme dependente strict de activitatea de baza și de cea auxiliara în raport de funcțiile de cercetare și producție.

Obiectivele specifice activității de baza urmăresc realizarea sub aspect informatic a tuturor subactivităților de cercetare și de producție ce constituie specificul activității agentului economic:

-utilizarea eficienta a capacităților de producție;

-introducerea de tehnologii și produse noi la nivelul tehnicii actuale;

-realizarea ritmica și de calitate a lucrărilor de investiții;

-creșterea gradului de utilizare a capacității de producție;

-încadrarea consumurilor de materiale în normele tehnologice.

Obiectivele specifice activității auxiliare vor avea în vedere realizarea sub aspect informatic a tuturor activităților secundare, desfășurate în cadrul unității economice.

Obiectivele generale și specifice pot surprinde și alte aspecte concrete:

-utilizarea eficienta și extensiva a sistemelor electronice de calcul și a rețelei de calculatoare, specifice întregului sistem informatic proiectat;

-creșterea vitezei de circulație a informațiilor;

-funcționarea performanta, în condiții de fiabilitate și de stabilitate în timp a întregului ansamblu de echipamente de calcul.

Obiectivele specifice ale subsistemului contabil integrat au în vedere realizarea tuturor prelucrărilor într-un cadru unitar, care să conducă la creșterea gradului de prelucrare a informațiilor din baza de date prin posibilitățile multiple de corelare și sintetizare a datelor, prelucrarea integrata a unor operații contabile specifice (calculul amortizării, salariilor decontarea costurilor de producție, dimensionarea veniturilor determinarea indicatorilor specifici producției realizate), inclusiv exploatarea concomitenta a tuturor aplicațiilor informatice componente ale acestui sistem. De asemenea, aceste obiective presupun existenta unei baze de date contabile de tip distribuit, la care să poată avea acces diferențiat, în funcție de responsabilitățile aferente fiecărui compartiment funcțional persoanele implicate în exploatarea acestei baze de date. În acest sens baza de date contabila va fi creata numai de utilizatorii autorizați (compartimentele financiar contabile, costuri, preturi, control financiar, analiza economica) pe baza unor documente de intrare adaptate acestui scop, urmata de prelucrarea multipla și în funcție de cerințele specifice contabilității și de posibilitatea editării integrale sau selective, la diferite intervale de timp a tuturor situațiilor de ieșire cu caracter contabil.

Realizarea completa a obiectivului general și a obiectivelor specifice presupune existenta și funcționarea unei rețele locale de calculatoare în cadrul fiecărui compartiment implicat în realizarea sistemului informatic contabil integrat.

Abordarea integrala a obiectivelor generale și specifice permite proiectarea unui sistem informatic integrat la nivelul unității economice în condiții de eficienta maxima.

Obiectivele sistemului informatic urmează a fi concretizate în ieșirile specifice ale acestuia: indicatori economico-financiari, liste / situații de ieșire, grafice, ieșiri către alte sisteme.

Realizarea practica a obiectivului sistemului informatic se caracterizează prin satisfacerea cerințelor informaționale ale conducerii și structurilor organizatorice din unitatea beneficiara.

Ieșirile sistemului informatic pot fi analizate din punct de vedere structural, funcțional, tipologic. Din punct de vedere tipologic ieșirile sistemului informatic pot fi redate sub forma de :

Indicatori sintetici privind starea și rezultatele activității economico-financiare;

Liste / situații de ieșire care cuprind indicatorii analitici ai stării rezultatelor activității economico financiare ;

Grafice care redau sub forma sinoptica starea și evolutia indicatorilor economico financiari.

Iesiri catre alte sisteme informatice, transmise indirect (of line) prin intermediul suporturilor magnetice, sau direct (on line) prin intermediul retelelor de calculatoare.

Indiferent de tipologia ieșirilor sistemului informatic, acestea trebuie să respecte cerințele și restricțiile cadrului legislativ-normativ în vigoare, pentru ca activitatea unității economice să se desfășoare în coordonatele legalității economice.

Rapoartele contabile reflecta în orice moment situația reala a soldurilor și rulajelor conturilor contabile din sistem, constituind o imagine fidela a situației financiar-contabile a unității în fiecare moment.

O raportare contabila eficienta, reflecta rezultatele curente ale companiei, fiind necesare în luarea unor decizii privind activitatea viitoare a acesteia. Criteriile ce stau la baza obținerii situațiilor de ieșire contabile ar sunt: ușurință în utilizare, rapiditatea, posibilitatea obținerii unor categorii variate de rapoarte care să acopere necesarul de situații de ieșire specifice domeniului contabil, utilizarea la tipărire.

Exista rapoarte specifice contabilității financiare, ce servesc în relațiile cu autoritățile publice sau terțe persoane interesate, rapoarte specifice contabilității de gestiune interna, destinate urmăririi și controlului activității interne a unității și rapoarte centralizatoare, rezultate în urma consolidării de grup.

Întreaga activitate din cadrul întreprinderii se reflecta în înregistrările contabile operate asupra diferitelor conturi. Tranzacțiile contabile sunt reflectate direct în rapoartele contabile, care permit verificarea corectitudinii operațiilor efectuate, urmărirea menținerii echilibrului intre mijloacele economice și sursele de finanțare ale unității, intre venituri și cheltuieli.

Un program informatic pentru contabilitate trebuie să dispună de rapoarte predefinite dar și de facilități de creare de rapoarte specifice fiecărui departament / utilizator în parte.

Indiferent de domeniul de activitate al agentului economic documentele de sinteza și de detaliu ale activității financiar-contabile constituie baza mecanismului decizional al întreprinderii, permițând evaluarea calitativă și monitorizarea stării unității prin intermediul elementelor de analiza financiara.

=== cap3 ===

CAPITOLUL.III.

STUDIU COMPARATIV ASUPRA

SISTEMELOR SOFTWARE APLICATE IN CONTABILITATE

3.1. Informatizarea contabilității

Informatica de gestiune este un sistem complex, dinamic și deschis, dezvoltat ca urmare a evoluției tehnologiei de calcul, facilităților de interconectare la nivel național, regional și internațional, a expansiunii unor sisteme de operare puternice în utilizare, a creșterii capabilităților de prelucrare asigurate de către bazele de date distribuite, protecție și acces diferențiat la datele gestionate de către sistemele informatice. Sistemul informaticii de gestiune este dedicat prelucrărilor la nivel de firmă, grup de firme, organisme cu caracter național, regional și internațional, și care impreună cu alte sisteme (sistemul financiar contabil, financiar monetar, juridic, etc.), asigură gestiunea controlată și eficientă a patrimoniului, operațiunilor economico-financiare de toate tipurile, la nivelul operatorilor economici.

Sistemele informatice fianciar contabile sunt caracterizate prîntr-o structură complexă, generată de specificul domeniului de activitate a agentului economic, activităților informatizate, cât și necesitatea asigurării unor prelucrări ierarhizate, în care regimurile de prelucrare în timp real sunt preponderente. Aceste elemente impun dezvoltarea unor sisteme de programe, denumite în literatura de specialitate: produse program generalizabile, dedicate unui anumit grup de utilizatori omogeni sub aspectul tipologiei prelucrărilor, în măsura în care aceștia se încadreaza într-o prelucrare standard specifică de generare, prelucrare și distribuire a datelor cu caracter financiar-contabil. De asemenea pot exista cazuri în care procesele financiar contabile informatizate pot satisface o arie largă de utilizatori, deoarece cerințele de prelucrare au un caracter general, cadru legislativ unitar și specific, arie comună de acțiune, elemente din care rezultă posibilitatea generării unor sisteme de prelucrare cu caracter generalizabil.

Procesele de prelucrare financiar contabile sunt generate de algoritmi de prelucrare și calcul cu caracter comun, iar tipologia datelor de intrare ieșire este standardizată, ceea ce permite adaptabilitate, parametrizarea și generalitatea sistemelor de programe asociate acestor procese.

Produsul program generalizabil – este o denumire asociată unui sistem sofware complet parametrizabil, adaptabil și documenat de proceduri automate, proiectat în principiu de firme specializate în productia de software, livrabil unor clienți priviți ca un grup de utilizatori, prin care se asigură informatizarea uneia sau mai multor domenii de activitate, funcții ale agentului economic, prin implemnetarea unor aplicații informatice susceptibile de a fi utilizate de către o gamă de agenți economici dar al caror obiect și specific de activitate sunt similare din punct de vedere al tipologiei proceselor de prelucrare automată a datelor.

Produsele program trebuie să respecte prin procesele de prelucrare automată, cerințele, restricțiile legislației financiar contabile în vigoare, prin intermediul unor algoritmi de prelucrare și calcul cu caracter comun, sistemul de intrari-ieșiri, sistemul de codificare, sistemul de documentelor primare generatoare ale datelor de intrare, sistemul rapoartelor compatibile cu legislația financiar contabilă, parametrii specifici, etc.

Produsele de contabilitate trebuie sa asigure mijloace de protecție deosebite. Aceasta protecție trebuie sa vizeze atât produsul în sine cât și activitățile de prelucrare realizate prin intermediul său. De exemplu dreptul de a încărca datele poate fi atribuit unor operatori, dar dreptul de a modifica date în fișierul de articole contabile nu poate fi acordat decât unui anumit utilizator. Modalitatea de lucru oferită de pachetul de programe trebuie sa fie deosebit de prietenoasă, usor de înțeles și utilizat prin oferirea de meniuri de lucru derulante (conținând opțiuni de prelucrare bine definite) sau prin proiectarea unor ecrane ușor de exploatat.

În mod normal, orice produs, inclusiv cele informatice trebuie să se alinieze la niste standarde. La ora actuala în România nu există precizate standarde specifice produselor informatice dedicate activității contabile.

3.2. Sisteme software aplicate în contabilitatea financiara

În România numărul firmelor care utilizeaza produse software de contabilitate a crescut considerabil în ultimul timp. Cu ajutorul calculatorului și a unui software corespunzător, ținerea contabilității firmei a devenit mult mai ușoară în condițiile economisirii considerabile a timpului afectat, în plus cu ajutorul unui program informatic poate fi reținută mult mai multă informație decât în trecut și sunt analizate automat rezultatele analizelor contabile.

În acest capitol vor fi prezentate câteva firme producatoare de software și a produselor informatice oferite reprezentative pentru acest tip de ofertă existenta în prezent pe piața romanescă.

CIEL ROM S.A.

Aparută în primăvara anului 1991 ca filială a firmei pariziene Ciel, reprezintă în România grupul britanic SAGE, lider mondial în informatică de gestiune și una din primele zece companii de software din lume. Obiectul de activitate în conformitate cu statutul anexat la Hotărârea Judecătoreasca de înființare constă, în principal, în adaptarea și dezvoltarea codurilor sursă ale aplicațiilor informatice de gestiune puse la dispoziția părții române de către CIEL France, întreținerea aplicațiilor Ciel, precum și dezvoltarea și întreținerea unor aplicații informatice de concepție proprie.

Ciel România, liderul pieței programelor de contabilitate și gestiune economică Ciel România a sarbatorit recent 10 ani de prezenta pe piața românească, perioada în care a cunoscut o permanenta ascensiune ajungand în pozitia de lider de piața în domeniul soluțiilor de contabilitate și gestiune economică. Cu peste 25.000 de programe vândute, aproape 15.000 clienți și 45 de parteneri în toată țara se poate spune ca Ciel este cea mai solidă soluție în soft-ul de contabilitate și gestiune economică din România.

Ciel asigură clienților săi soluții la cheie. În aceasta idee firma a dezvoltat o gamă completă de programe software pentru contabilitate și gestiune economică. În orice domeniu de activitate Ciel acoperă toate aspectele unei afaceri: contabilitate – financiar, salarii, gestiune comercială (facturare, comenzi, inventariere, statistici etc.), mijloace fixe/imobilizari, registru de casă, etc. Programul este disponibil atât în versiuni DOS, cât și Windows. Ciel România și-a început activitatea în anul 1991, ca filială a firmei franceze Ciel. În acest fel, Ciel România beneficiază de experiența și cunostințele acumulate de Ciel Franța, pe care le-a adaptat și dezvoltat continuu în acord cu particularitățile și dinamica mediului legislativ și de afaceri din România. Datorită experienței acumulate, Ciel se ridică la nivelul cerintelor clienților săi prin ușurința cu care poate fi instalat și utilizat, dublată de calitatea, fiabilitatea produselor și serviciilor. Ciel România este primul și unicul „software publisher" din România care-și distribuie produsele și serviciile indirect, respectiv prin rețeaua de 45 de dealeri care este în continuă creștere, în ideea de a se apropia mai mult de clienții săi .

Ciel oferă utilizatorilor săi o arhitectura de programme, ce respectă standardele internaționale. Produsele Ciel au devenit soluția de referință pentru importante firme de stat sau particulare, cabinete de expertiza contabilă, printre clienți numărandu-se: CHASE MANHATAN BANK, CITIBANK, COCA COLA, BCR, DELOITE&TOUCHE, KPMG, MAZARD & GUERARD, PHILIPHS, TAROM, TRANSILVANIA GENERAL, ALCATEL. Oferta firmei CIEL se constituie într-o arhitectură integrată de programe dezvoltate sub mediu DOS și WINDOWS, destinate informatizării activității de gestiune economică. Modulele (Contabilitate, Stocuri, GestProd, Schimb Valutar, Salarii, Mijloace Fixe), desi funcționează foarte bine independent, comunică informațiile între ele. Astfel încât sa minimizeze efortul utilizatorului în raport cu sistemul. Echipamentele contabile ale operațiunilor din programele de Stocuri ,Salarii și Mijloace Fixe sunt transformate automat în programul de Contabilitate.

Progranul Ciel CONTABILITATE constituie baza întregii arhitecturi de programe Ciel. Prin prelucrarea înregistrarilor contabile, generate fie prin operații specifice realizate de alte programe Ciel, fie prin contarea documentelor primare, se pot efectua ulterior diverse prelucrări și se obține un număr impresionant de situații de ieșire. Este de remarcat că sistemul este dezvoltat urmărind în primul rând satisfacerea nevoii de informație, cât mai variată și cât mai complexă, în scopul în scopul evaluării și analizei rapide a situației întreprinderii, constituindu-se astfel un suport informațional consistent pentru luarea deciziei manageriale pe lângă acestea putându-se obține și toate documentele obligatorii specificate de legile, regulamentele și normativele în vigoare, cum sunt: Cartea Mare, Balanța de verificare, Bilanțul, etc.

Programul Ciel pentru contabiliate este un produs multisocietate, numărul de societăți fiind limitat doar de raportul dintre volumul de activitate și de resurse hardware disponibile. Societățile pot fi complet independente fie se pot constitui sub formă de filiale ale unei întreprinderi, existând posibilitatea centralizării rezultatelor la nivelul balanței.

CIEL CONTABILITATE WINDOWS

Generalități

• Livrat împreuna cu o societate exemplu și proceduri automate de instalare personalizabilă

• Multi-societăți și multi-exercitiu. Gestiunea de exercițiu până la 24 de luni și posibilitatea de a lucra cu 2 exerciții financiare

• Număr de înregistrări, conturi, jurnale, coduri bugetare, devize… nelimitat

• Parametrare a numărului de zecimale pentru culegerea de date (de la 0 la 3 zecimale)

• Două moduri de utilizare: simplificat /avansat

• Grafice bi și tridimensionale

• Fișiere în format Dbf

• Funcții multimedia (adnotări de texte, mesaje vocale, imagine).

• Plan contabil integrat și modificabil

• Gestiune liberă sau fixă a lungimii numărului de cont (până la 11 caractere)

• Opțiuni de culegere definibile pentru fiecare cont în parte, pentru a nu culege decât ceea ce este util: data scadentă, numărul de marcă, codul analitic/bugetar, cantitate

• Posibilitatea de a interzice utilizarea unui cont

• Cumul și solduri pe cont pentru exercițiul în curs și pentru ultimul exercițiu încheiat.

• Combinații de taste pentru utilizare rapidă, formate multiple de culegere de date

• Patru moduri de culegere automatizată complet: culegere facturi clienți/furnizori, culegere încasări/ plăți

• Doua moduri de culegere asistată: ‘standard’ și ‘multiplă’

• Crearea, modificarea și căutarea unui cont după cod sau după denumire

• Pre-poziționarea automată a debitului sau a creditului în funcție de tipul de jurnal sau tipul de cont

• Calcul automat TVA

• Sold automat

• Validare DST

• Consultare pe parcursul culegerii a listei de înregistrări, a Cărții Mari, a planului contabil

• Operațiuni periodice

• Evidență carnete cecuri

• Verificare bancară

• Modificare documente secundare temporare

• Lucrul direct pe Cartea Mare a unui cont: stornare, soldare, marcare

• Marcare/demarcare automată și manuală, pe număr de marcă sau valoare

• Generare nota de reglare

• Căutare multicriteriala

• Validare temporară

• Calcul automat Declarație TVA și generare notă de închidere TVA

• Generare automată notă de închidere cheltuieli și venituri

• Închidere și redeschidere automată și asistată

• Consolidare: centralizarea balanțelor a două sau mai multe societăți sau filiale.

• Vizualizare înainte de imprimare

• Listări disponibile pe ecran sau la imprimantă după criterii multiple

• Imprimare rapidă în cazul listărilor lungi

• Carte Mare globală, parțială, auxiliară, pentru un cont sau o serie de conturi, posibilitatea de afișare cumuli anteriori

• Posibilitate de definire a rădăcinilor de listare

• Balanța analitică, sintetică, parțială, clienți, furnizori, anterioară cu solduri inițiale sau rulaje precedente

• Documente secundare temporare

• Jurnale centralizatoare, jurnale de verificare bancara

• Jurnale comerciale cu TVA

• Borderouri de bancă

• Situații bugetare (Carte Mare, Balanța etc.)

• Urmărire clienți: editarea unei scrisori către clienții debitori conținând sumele datorate

• Generator de rapoarte pentru a crea și edita rapoarte.

CIEL GESTIUNE COMERCIALĂ WINDOWS

Este un program conceput pentru a acoperi gestiunea comercială a unei firme: de la facturare, baze de date clienți și furnizori, facturi proformă, comenzi, note de recepție și avize de expediție, chitanțe, bonuri de consum, facturi de import până la rapoarte și statistici. Se adaptează multiplelor tipuri de activități: comerț, servicii, etc. Transfer în CIEL Contabilitate.

Clienți și furnizori

• Posibilitatea de a crea un număr nelimitat de clienți, fiecare client fiind identificat prîntr-un cod alfa-numeric obligatoriu

• Căutare client după cod sau după denumire

• Permite specificarea modului de plată preferat de client

• Ca opțiune importantă cuprinde contul contabil (daca se utilizează exportul către programele Ciel CONTA DOS/WINDOWS)

• Se pot completa adresa de facturare și coordonatele bancare ale clientului

• Aceleași opțiuni sunt valabile și pentru furnizori

Articole

• Atribuirea pentru fiecare articol, automat, a unui cod de maximum 13 caractere alfa-numerice

• Denumirea internă a fiecărui produs care va apare la listări

• Posibilitatea de a introduce stocul inițial în câmpul stoc real și un stoc teoretic

• Permite introducerea conturilor contabile de vânzări, cumpărări și cheltuieli

• Se pot alege module de calcul opționale fără taxe sau cu toate taxele incluse

• Gestiunea stocurilor se ține la PAMP (preț de achiziție mediu ponderat)

• Se poate lucra și cu coeficient de marja, care aplicat prețului de cumpărare, va da prețul de vânzare fără taxe

Mișcări de stoc

• Aceasta opțiune informează despre mișcările efectuate de articole în urma validării documentelor comerciale

• Fișele de mișcări de stoc pot fi generate automat sau manual

• Intrările și ieșirile din stoc se pot crea cu opțiunea Creează o intrare în stoc și Creează o ieșire din stoc

• În urma mișcărilor de stoc se actualizează automat PAMP-ul și stocul real

Jurnalul contabil

• Înregistrările contabile sunt generate automat prin parcurgea unor etape

• Jurnalul poate fi centralizat și transferat în Contabilitate

Documentele Comerciale

• Atât pentru clienți cât și pentru furnizori pot fi întocmite facturi, avize de expediție, comenzi, devize și pro-formă

• Ca particularitate pentru furnizori, pot fi întocmite note de intrare recepție precum și facturi de import

• Exista posibilitatea introducerii atât a încasărilor de la clienți cât și a plaților către furnizori

• Ca particularitate în meniul Vânzări pot fi operate și bonuri de consum

• Toate documentele pot fi aranjate în pagină și se poate crea un model cu ajutorul generatorului de documente

CIEL IMOBILIZĂRI WINDOWS

Este un program de gestiune a imobilizărilor și a obiectelor de inventar. Programul tratează toate operațiile legate de imobilizări: cumpărare, vânzare, casare, vânzare parțială, conservare, modificare de valoare sau durata rămasa, transferare în obiecte de inventar. Transfer în CIEL Contabilitate.

Fișiere de bază

• Conturi

• Conține conturile de amortizări, mijloace fixe, clienți, furnizori s.a.

• Posibilitatea de a crea un număr nelimitat de conturi analitice

• Clasificarea mijloacelor fixe în funcție de locul unde se află

• Fiecare imobilizare poate fi încadrată într-o categorie

• Coduri clasificare: lista codurilor de catalog conform legislației

• Imobilizări

• Lista de mijloace fixe, cu posibilitatea creării, modificării, eliminării sau duplicării fișei

• Ieșire mijloc fix prin vânzare sau casare

• Toate listările sunt disponibile pe ecran sau la imprimantă

• Cheltuieli lunare: se pot centraliza pe cont, localizare, cod clasificare, cod buget sau detaliate pe cod imobilizare

• Statistici: situația valorilor de amortizare, achiziție, reziduale, cheltuieli pe exercițiu sau amortizări, grupate pe cont, categorii sau localizare

• Balanța mijloace fixe

• Transfer în Ciel Conta DOS/Windows a înregistrărilor contabile

• Listări fișa mijloace fixe, etichete imobilizări, imobilizări pe cont, etc. Imobilizările pot fi grupate pe categorii, localizări, coduri de buget

• Imobilizările neamortizabile pot fi de asemenea gestionate

• Pot fi gestionate toate operațiile de vânzare, totală și parțială

• Programul conține lista completă a codurilor de catalog și a duratelor normale aferente

• Imobilizările pot fi gestionate indiferent de tipul amortizării (liniar, accelerat, degresiv cu sau fără uzură morală)

• Conturile de amortizare și de cheltuieli cu amortizarea sunt predefinite și pot fi modificate

CIEL REGISTRU CASĂ WINDOWS

Va ghidează la introducerea înregistrărilor de încasări și plăți făcute cu casa până la listarea Registrului de Casa în formatul agreat de Ministerul Finanțelor; special conceput pentru a asista înregistrarea operativa a încasărilor și plaților în numerar, efectuate prin casieriile unităților pe baza actelor justificative.

Fișiere de bază

• Posturi Încasări/Plăți

• Tipurile de încasări și plăți efectuate prin casă

• Plan de Conturi: conține Planul de Conturi

• Posibilitatea de a crea un număr nelimitat de conturi analitice

• Coduri Buget/Analitic

• Posibilitatea de a crea un număr nelimitat de coduri B/A

• Terți

• Fise cu informații despre clienți și furnizori

• Lista de înregistrări făcute în program

Culegeri date

• Exista doua modalități de culegere a datelor: Standard și Simplificata Funcții auxiliare

• Export date în format ASCII

• Transfer în Ciel Conta Dos sau Windows

Listări

• Toate listările se pot face în orice moment atât pe ecran cât și la imprimantă

• Trezorerie

• Listare Registru de Casa zilnic sau pe perioadă

• Listare jurnal de încasări și/sau plăți pe o perioadă

• Balanță

• Generator de rapoarte

CIEL SALARII 2003

Este un program pentru calculul salariilor și al cheltuielilor efectuate de societate pentru un salariat sau pentru întreg personalul. Este un produs rapid și sigur, care asigura gestiunea tuturor tipurilor de salarii, lucru optimizat cu buletinele de plata. Programul permite exportul fișelor noilor fiscale în aplicația IVG (Impozitul pe Venitul Global) a Ministerului de Finanțe și verificarea CNP (Cod Numeric Personal) conform legislaței în vigoare. Beneficiază de transfer în Ciel Contabilitate și de help contextual.

WIZSOFT INC.

WizSoft Inc., înființată în 1983 și specializată în producția de software pentru afaceri, este astăzi considerată a fi "cea mai mare companie producatoare de software destinat calculatoarelor personale din Israel. Beneficiind de o rețea de reprezentanțe și distribuitori în mai mult de 25 de țări, WizSoft are o bază de peste 30 000 de clienți, pe piețe precum S.U.A., Franța sau Japonia.

Wizrom Software a fost înființată în anul 1992 ca reprezentanță în România și Europa de Est a WizSoft Inc. Începând cu același an, programul de contabilitate, gestiune și management – WizCount a fost modificat pentru a corespunde cerințelor pieței din România. Portofoliul de produse al Wizrom Software a fost diversificat urmând obiectivul principal al companiei, implementarea de soluții integrate pentru afaceri. Aceasta s-a realizat prin adaptarea continuă a mai multor pachete internaționale de software la nevoile specifice ale companiilor locale și multinaționale cu activitate în România. WizRom Software s-a specializat în producerea și distribuția de software pentru controlul afacerilor (contabilitate, gestiune, producție, salarii, pontaj, management).

Caracteristici ale sistemului integrat Wizcount:

Este un program de gestiune economică și management proiectat pentru companiile care lucrează într-un mediu în dezvoltare și în condițiile unei rate mari a inflației.

Cuprinde contabilitate, gestiune, vânzări, producție, logistică-aprovizionare, management, ce accesează simultan aceeași baza de date.

Programul este tradus și adaptat legislației române, fiind în continuare actualizat conform cerințelor noi care apar.

Este un program Multi-firmă, Multi-user. Cu același program pot fi gestionate simultan un număr mare de companii. Programul permite accesarea simultană a aceleiași opțiuni din program de către un număr nelimitat de utilizatori.

Dispune de taste funcționale prin intermediul cărora se pot accesa mai ușor facilitățile oferite de program.

Repartizarea și urmărirea cheltuielilor efectuate pe centre de cost (proiecte, departament, produse, campanii publicitare, operațiuni).

Programul dispune de rapoarte pre-definite dar și de facilități de creare de rapoarte specifice fiecărui departament/ utilizator în parte.

Protecția sistemului este asigurată prin parole la nivel de utilizator, accesul fiind structurat pe mai multe nivele.

Programul dispune de facilități interne de salvare comprimată și de restaurare a bazei de date de pe diferite suporturi externe.

Permite consolidarea informațiilor de la sediile din teritoriu către sediul central (transmisia datelor se poate face prin modem , internet, dischete)

Structura sistemului informatic:

Definitii de conturi.

În acest subcompartiment se defineste planul de conturi (coduri sintetice și analitice, codificarea clienților, furnizorilor, conturilor de cheltuieli etc.). Fiecare cont poate fi identificat în mod unic printr-un cod. WizCount vă permite să folosiți coduri de identificare constând din numere, dar și din litere (format numeric sau alfanumeric).

Note contabile.

În acest subcompartiment se vor face înregistrările contabile curente pe baza informației din documentele primare. Deasemenea în note contabile se înregistrează în mod automat tranzacțiile contabile care sunt generate din compartimentul de gestiune stocuri la emiterea unui document de intrare sau de ieșire a articolelor din stoc etc. Introducerea informației se bazează pe principiul dublei înregistrări (suma înregistrată în debitul unui cont se reflectă automat și în creditul contului corespondent). Tranzacțiile contabile se pot înregistra manual sau automat prin utilizarea tranzacțiilor tipice care se păstrează în baza de date a companiei.

Cursuri de schimb valutar.

Programul WizCount permite: ținerea contabilității unei companii în mai multe devize (inclisiv EURO), să se emita rapoarte ce pot fi reevaluate în diferite devize, să se reevaluze tranzacțiile în funcție de indicele de inflație și de modificările din cursurile de schimb valutar. La acest compartiment se calculează diferențele de curs valutar și se efectuează automat înregistrarile contabile corespunzătoare.

Analiza conturi.

Analiza soldurilor conturilor și a înregistrărilor ce se efectuează cu un anumit cont. Acest compartiment permite alcătuirea actelor de verificare pe clienți și furnizori și să se urmărească achitările clienților conform facturilor emise.

Rapoarte.

Programul WizCount are inclus un sistem de rapoarte flexibil. Rapoartele standard ajută la obtineținerea informației necesare la orice moment: planul de conturi; balanța; jurnalul de vânzări/cumpărări, declarații T.V.A., întârziere medie a plăților; calcul costuri pe centri de cost; cont de profit și pierderi; cartea mare și fișa șah; bilanțul contabil, analiza rezultatelor financiare.

Generator de rapoarte.

În cazul în care se dorește obținerea unui raport în format special care nu este prevăzut de rapoartele standard, este prevăzut generatorul de rapoarte cu ajutorul caruia se pot modela rapoarte în formatul necesar și să fie păstrate în arhiva. Generatorul de rapoarte permite obținerea rapoartelor în orice combinație de date, inlcusiv rapoarte de previziune și analiză. Rapoartele pot fi tipărite la imprimantă, afișate pe ecran sau într-un fișier pentru a putea fi exportate către un alt program (de ex. Access,Excel, Dbase…).

Limbajul de programare folosit, Visual C, cât și siguranța bazelor de date Oracle, asigură programului viteză în exploatare și stabilitate deosebită în lucrul cu baze de date foarte mari, fiind în acelasi timp disponibil pentru adaptări specifice.

Printre firmele prezente în ROMANIA care utilizeaza pachetul de programe WIZCOUNT, se număra: TDG-REYNOLDS, NOVA BRASILIA, OMNIASIG, GLOBAL ONE COMUNICATION, MERCURY PROMOTION, OSRAM, BvMcCANN-ERICKSON, EX MARKET GLOBA FARMA, FIRST ROMANIAN DISTRIBUTION, BRITISH PETROLEUM, CHIO CHIPS etc., firme la care programul a fost testat în condiții de exploatare intensă. WizCount 2000 se bazează pe integrarea tuturor operațiunilor firmei în sistemul informatic.

Flexibilitatea programului asigura independența departamentelor, împreună cu integrarea datelor în sistemul central. Documentele sunt introduse în sistem o singură dată , programul asigurând legatura automată între departamente și către baza de date centrală. În acest fel toate operațiunile pot fi urmărite în timp real, informațiile fiind disponibile în întregul sistem până la nivel managerial.

Programe utilitare.

Uneori calculatorul se poate defecta. Orice defecțiune poate deteriora datele înscrise pe hardisk-ul calculatorului. Programul WizCount asigură integritatea și securitatea datelor, verificând permanent dacă au aparut astfel de defecte pe hardisk. WizCount dispune de un pachet de programe utilitare cu ajutorul cărora se pot reface bazele de date în caz de deteriorare avariată a lor.

3.3 Piata ERP

Un aforism celebru spune că fiecare problemă conține și soluția aferentă. Tehnologia a evoluat fantastic și permite lucruri de neimaginat în urmă cu doi-trei ani, însă 90% din firmele din România își administrează afacerile din punct de vedere procedural – la fel cum o făceau în urmă cu zece ani sau 20 sau 30 de ani. Forța de muncă muncește, contabilitatea îi calculează salariile, din care scade impozitele și ce rămâne scoate din bancă pentru plățile bilunare. Forța de muncă muncește și contabilitatea calculează ce se consumă în procesul de producție și apoi ce se încasează pe producție, face scăderi și adunări, taie TVA, salarii și alte impozite și ce rămâne transferă în bancă.

Diferența temporală constă în posibilitatea ca toate aceste operațiuni să fie efectuate de către un program informatic. Tot mai multe companii utilizează cel puțin programe de masă pentru calcularea – măcar a salariilor și a contribuțiilor și a impozitelor aferente. Nivelul de dotare este dramatic de scăzut, iar acolo unde depășește minimul posibil, tehnologia este considerată o chestiune inaccesibilă majorității angajaților.

Din motive istorice și psihologice, în încă prea multe firme românești computerul este considerat a fi apanajul gulerelor albe și este obstrucționat de cele mai aiuristice restricții de folosire. Ori informatizarea impune democratizarea utilizării computerului. Un departament contabil care urmărește plata și încasarea facturilor are nevoie să știe ce intră în gestiunea materiilor prime, ce intră în prelucrare și ce iese, ca produs finit, facturabil, din firmă. Cineva trebuie să introducă în sistem, în timp real, toate aceste informații.

Pentru că cei din conducerea întreprinderii să o administreze corect, trebuie ca și la magazie și pe linia de producție să existe computere, măcar la începutul și la sfârșitul zilei, pentru înregistrarea consumului și a producției. Adică un terminal inclusiv în hala de producție. Aceasta echivalează cu un „Decembrie 1989" în mentalitatea managementului multor firme românești, unde la computer nu se lucrează decât cu cămașă albă.

Tehnologia informației este numai un instrument de eficientizare a muncii și ridicare a calității acesteia. Așa cum automatizarea proceselor de producție fizică a provocat diminuarea forței de muncă „cu mâna" în întreaga lume, în anii '70 și '80 ai secolului trecut, tot așa software-ul impune sau permite reducerea efectivelor administrative. Totul înseamnă costuri: mai mari sau mai mici. Atunci când au introdus roboții de sudat și vopsit, producătorii de automobile din întreaga lume au reconvertit forța de muncă necalificată astfel eliberată în muncitori calificați, pe care i-au pus să supravegheze și să verifice calitatea muncii roboților. O companie administrată cu ajutorul informaticii devine – teoretic, cel puțin – mai eficientă pentru că timpul de reacție la schimbările de stare este mult mai mic, numărul de intermediari între producătorii de informație despre aceste stări și cei care analizează și dau dispoziții se reduce și eficiența actului de coordonare crește. O întreprindere ale cărei resurse și consumuri sunt „vizibile" în timp real poate fi condusă mai eficient și reacțiile conducerii pot fi mai rapide și mai bine ghidate.

Acestea sunt principii generale, dincolo de care însă lucrurile devin foarte personale. Chiar și în cercul închis și discret al pieței soluțiilor din România încep să se audă de cazuri de eșecuri în implementări și să se comenteze din ce în ce mai des cauzele și efectele acestor eșecuri.

Chiar dacă ani de zile s-a lucrat intens la fabricarea motto-ului „mentalitatea clientului", lucrurile nu stau chiar așa. În primă etapă, furnizorul unei soluții informatice trebuie să fie conștient că-i vinde clientului său „speranță", urmând ca abia după ceva timp această speranță să se transforme în realitate. În momentul în care decid o asemenea investiție, companiile beneficiar se deschid în fața furnizorului, lăsând echipa de analiză a acestuia să efectueze nestingherită evaluarea proceselor.

Pentru un furnizor de soluții informatice, vizualizarea schemei organizației și definirea corectă a relațiilor dintre elemente organizației este fundamental importantă. Sigur că, atunci când producătorul de software solicită beneficiarului schema „mersului hârtiilor" și acesta îl recheamă peste două săptămâni, când o va definitiva, este clar că implementarea pornește cu stângul. Succesul unui demers informatic pornit în acest fel este similar câștigării marelui pot la loterie.

Și totuși, din tot ce am auzit până acum despre eșecuri ale unor implementări, problema se află la furnizor. La eficiența acestuia în procesul de evaluare, la acuratețea cu care reconstituie în linii de cod și setări procesele din cadrul companiei beneficiar, la fidelitatea modulelor soluției față de sistemul fiscal și față de cerințele clientului.

Una din principalele probleme cu care se confruntă orice furnizor de sisteme de tip ERP în România este că trebuie să recreeze pe plan local modulul plată a salariilor. Sigur că toate soluțiile de import vin cu un astfel de modul, dar cum România este unică în lume prin sistemul de dublă impozitare a salariilor, nimic din ce a programat cine știe ce casă de software renumită nu se potrivește pe la noi în țară.

La această problemă se adaugă cea a bizantinismului sistemului de plăți și încasări din economia românească, ceea ce impune ca echipa de programare să fie dublată, măcar din când în când, de un contabil de meserie, care să o ghideze prin meandrele normelor metodologice în permanentă schimbare ale Ministerului de Finanțe. Tot mai des se aud comentarii despre cutare și cutare implementare eșuată tocmai din cauza eșecului programatorilor de a transpune în linii de cod faptul că plata 16 nu se poate face decât marțea și vara și numai din contul 33 în contul 77866, oricare ar fi acestea.

Costuri colaterale

Economia a început să evolueze, să crească încetul cu încetul și aceasta este o evoluție evidentă fie și măcar prin prisma noilor reașezări ale ofertelor de ERP. Tot mai mult se discută despre „atacarea verticalelor" adică furnizorii au realizat că firmele dîntr-un anumit domeniu de activitate au, cel puțin într-o oarecare măsură, cam același gen de probleme, nevoi și cerințe. Sigur că este la mintea cocoșului că o firmă de construcții are alt „stil de viață" decât o companie de distribuție cu ridicata. Nu aceasta este marea descoperire. Marea noutate o reprezintă faptul că orientându-se către aceste „verticale", companiile de software dau de înțeles că au acumulat suficiente resurse pentru a-și putea permite să fie specializate, respectiv că au deja o oarecare experiență în domeniile respective.

Nevoia de eficiență este atât de mare încât hiperspecializarea pe un anumit domeniu sau pe un set de domenii de activitate reprezintă marele atu pe piața românească și un criteriu de departajare tot mai utilizat. Cel de-al doilea criteriu îl reprezintă evident costul total al implementării licența, setările, instalarea, testele, suportul, investițiile colaterale în hardware și instruirea personalului supervizor, instruirea angajaților care vor utiliza noua soluție etc.

Primul val al investițiilor în informatică în firmele românești a avut loc prin 1998-1999. De atunci, tehnologia a evoluat considerabil, afacerile, dacă nu au dispărut, au crescut destul de mult pentru a avea nevoie de sisteme informatice de administrare complexe și mari consumatoare de resurse. La fel ca și concentrarea de verticale, și problema evaluării corecte a investițiilor colaterale s-a conturat ca tendință, având în vedere în special îmbătrânirea morală a dotării hardware din multe companii. ERP este un anabolizant fabulos pentru cursa pentru profit, dar dacă nu alergi, tot nu dă rezultate.

Enterprise Resource Planning (ERP) este denumirea generică a unei soluții informatice complete de supervizare a bunei funcționări a întreprinderii. Cu ajutorul unei astfel de soluții pot fi eficientizate procesul decizional, efectele acestuia în activitatea întreprinderii, fluxul de numerar toată multitudinea de operațiuni care înseamnă funcționarea unei companii. O soluție ERP are două vulnerabilități: modul de evaluare a proceselor companiei beneficiare pentru realizarea setărilor, respectiv implementarea în sine.

ERP- o piață departe de saturare în România

Termenul ERP este unul din cele mai abuzate din industrie la acest moment și folosite în cel mai impropriu mod. Asta deoarece ERP, sau planificarea resurselor între-prinderii, este un termen care are deja o istorie în spate și care are un istoric după denumirea în sine. Sistemele care sunt acum pe piață la vârful tehnologic se află la două generații distanță de ceea ce s-a denumit tradițional ERP. Prima generație de sisteme s-a referit la producție exclusiv și se ocupa de planificarea resurselor materiale ale unei întreprinderi. După aceea a apărut MRP II, sau Manufacturing Resource Planning, deci managementul de resurse al activităților productive.

În momentul în care la MRP II s-au adăugat funcțiile de financiar și de resurse umane a apărut ERP. Reiese de aici este aceea că toate sistemele prezentate pe piață ca ofertă ERP nu se pot numi așa dacă nu au incluse funcții financiare, de resurse umane și de producție, cu aprovizionarea și desfacerea aferentă.

Generația de după ERP s-a numit XRSP și a integrat ERP cu managementul aprovizionării (Supply Chain Management) și cu managementul relației cu clienții (CRM). Este vorba aici de primul val Internet și dot.com. După asta a urmat ERP II, care înseamnă adăugarea la pachetul de soluții a mediilor colaborative, adică a ansamblului de relații dintre întreprinderi. Am ajuns astfel la momentul actual din punct de vedere al complexității soluțiilor.

Ce înseamnă de fapt un astfel de sistem? El este o combinație de funcționalități și răspunde la cerințele de informatizare ale unor arii funcționale, într-o anumită zonă de profunzime. După aceea este vorba de arhitectura sistemului, definită de bazele de date folosite și de limbajele de programare folosite.

Ideea este aceea că potențialul client care are de ales între mai multe oferte de soluții ERP trebuie să o facă în funcție de toți acești factori. Pe lângă caracteristicile sistemului, potențialul client trebuie să ia în considerare și factorul furnizor, în sensul în care respectivul furnizor de soluții este capabil să țină pasul cu evoluțiile tehnologice, pentru a putea efectua în mod constant o actualizare a soluției vândute.

Pe piața românească, din păcate, din cauza lipsei de masă critică, se compară actualmente mere cu pere, din punct de vedere al ofertelor de soluții. Cu alte cuvinte se compară soluții ale unor furnizori de cursă lungă cu soluții ale unor furnizori care nu au nici un viitor și care, din punct de vedere economic, vor dispărea peste doi sau trei ani.

Cum ar trebui să arate portretul robot al unui altfel de sistem? El trebuie să dispună de câteva atribute esențiale. În primul rând, sistemul trebuie să unifice informațiile, în sensul în care toate datele din sistem trebuie să se regăsească într-un model unic de date. A doua chestiune se referă la automatizarea proceselor. A treia caracteristică se referă la posibilitatea de a avea sisteme deschise. Nici un producător nu are posibilitatea de a oferi toate sistemele de care nevoie orice companie și atunci trebuie menținută deschiderea oricărei soluții către sistemele existente într-o organizație companie. Pe urmă, sistemul trebuie să fie configurabil, pentru că nu există două companii client la fel.

Următoarea caracteristică se referă la accesibilitatea unei astfel de soluții. Orice aplicație performantă la nivelul anului 2003 ar trebui să ofere acces prin web al clienților, acces de tip mobil ș.a.m.d. O altă caracteristică este oferirea de medii colaborative de lucru, ceea ce înseamnă că întreprinderile nu mai sunt niște fortărețe cu clienți și inamici în jurul lor, ci niște medii deschise la nivelul proceselor către clienți și parteneri de afaceri.

În fine, ultima caracteristică se referă la posibilitatea de a oferi această automatizare și integrare a proceselor de afaceri ca pe un serviciu. Singurii care vor putea oferi așa ceva vor fi furnizorii care au construit soluțiile de la bun început axate pe o asemenea direcție.

Concluzionând la toate cele de mai sus, companiile au două direcții de acțiune: ele pot adopta metoda unei alinieri treptate, în sensul în care automatizarea proceselor se face gradual. A doua direcție, mai bună, este aceea de a arde etapele. Există șansa ca întreprinderile să ajungă la nivelul tehnologic curent de pe plan mondial dîntr-o dată, prin înțelegerea conceptelor și selectarea în cunoștiință de cauză a soluției potrivite.

Se naște aici problema financiară a costului de oportunitate prin selectarea a ceea ce nu trebuie. În realitate, costul economic al implementării treptate a unor soluții este mai mare decât costul alegerii unei soluții integrate. În ultimă instanță, este vorba de a compara mentalitatea de a cheltui cu mentalitatea de a face investiții. Putem să luăm sistemele informatice ca o cheltuială cu țârâita, și atunci ceea ce facem va fi puțin și prost sau putem să le considerăm investiții și atunci rezultatele vor fi cele aferente unei investiții.

În orice caz, piața e în creștere. Dinamica însă e mai lentă decât ar fi putut să fie, dîntr-o multitudine de cauze. Starea de normalitate aici este dată de gradul de saturație cu soluții ERP implementate în rândul celor mai mari companii dîntr-o țară. Iar România este, din nefericire, încă departe, pentru că mai puțin de jumătate din topul primelor 100 companii românești dispun actualmente de un astfel de sistem informatic.

Trecerea la ERP din perspectiva clientului

Când o companie decide să implementeze o soluție de Enterprise Resource Planning, trebuie să ia în calcul, pe lângă toate aspectele mai mult sau mai puțin tehnice, factorii „sentimentali" ai implementării: este vorba de o schimbare, care nu se produce fără eforturi și fără a lăsa urme în cultura organizației.

O companie din România poate fi interesată de o componentă sau alta a soluțiilor de Enterprise Resource Management, sau de o soluție, în întregul ei, sau alta, indiferent de domeniul de activitate al companiei respective. Indiferent că e vorba de o bancă sau o firmă producătoare de șuruburi, pentru a-și mări productivitatea și a reduce costurile, o firmă are nevoie de ERP.

De ce este nevoie de ERP?

În primul rând, pentru sporirea productivității și reducerea costurilor. Pe de altă parte, managerii români au înțeles că soluțiile ERP, bine alese și implementate, reprezintă un atu în plus pentru supraviețuirea pe o piață și într-un climat bazat din ce în ce mai mult pe tehnologia informației. Dar pentru aceștia este important în primul rând să înțeleagă modul în care o implementare bună poate atrage succesul afacerii lor. Implementarea unui sistem de planificare a resurselor întreprinderii este un pas important pentru orice companie și presupune reorganizarea întregii afaceri pe baze noi, competitive.

În plus, ca orice schimbare, și această schimbare trebuie asumată. Pe lângă schimbarea efectivă, de structură și proceduri de lucru, este vorba și de o schimbare organizațională, gestionabilă prîntr-un management specific schimbării. Este esențial ca, începând de la management și continuând cu celelalte structuri ale organizației, să fie conștientizat faptul că noul mod de lucru este mai eficient și mai profitabil pentru întreaga companie.

„Șocul" de după implementarea unui sistem ERP în companie depinde în mare măsură de modalitatea abordată de conducere în vederea acestei schimbări. Și, desigur, un important aspect al acestui lucru îl reprezintă comunicarea internă, realizată în cadrul organizației. Comunicarea formală și informală trebuie să scoată în evidență un adevăr incontestabil: și anume, faptul că schimbarea este benefică organizației, în ansamblul ei, dar și angajaților în particular. Dacă acest mesaj este transmis și receptat, vor fi reduse sau eliminate, chiar, o serie întreagă de tensiuni interne, membrii organizației fiind fidelizați față de strategiile companiei, iar noile modificări vor fi acceptate mai relaxat.

Clientul

Majoritatea companiilor care au apelat până acum la soluții ERP sunt în cea mai mare parte multinaționale, care au venit, cum se spune, „cu lecția învățată" de la companiile mamă. Ca atare, modalitatea de alegere a soluției ERP urmează strategia „de acasă". Pe lângă acestea, însă, și companii românești – de stat, dar și private se preocupă de alegerea și implementarea de soluții ERP.

Beneficiari de soluții ERP sau componente ale unei astfel de soluții, până acum, sunt Administrația Porturilor Maritime Constanța, ALRO Slatina, Butan Gas, Vama Română, Daewoo Automobile România, Automobile Dacia SA Pitești, Henkel România, Romcontrol SA, Gerovital, Interbrew, AIG Life România, Aviva, ING Barings, KPMG România, Telemobil și multe altele. Cum și-au ales toți aceștia soluția ERP? Cum trebuie să-și aleagă, în general, un client soluția ERP pe care s-o implementeze? Consultanții în implementări ERP vorbesc de anumiți pași care trebuie parcurși, pași care diferă de la caz la caz, de la consultant la consultant și de la un beneficiar la altul.

În primul rând, fie că ne place să recunoaștem sau nu, un important factor în achiziționarea unei soluții ERP îl constituie prețul de achiziție (cunoscutul Total Cost of Ownership – TCO). De multe ori acesta dictează alegerea unei soluții sau alta. Avantajul, totuși, al pieței românești constă în faptul că pune la dispoziție aplicații disponibile la o mare varietate de prețuri, precum și posibilitatea particularizării aplicațiilor. Costul total al unei soluții ERP depinde de mai mulți factori: infrastructura existentă, consultanța oferită, costul licențelor și al adaptărilor necesare. Uneori poate apărea o problemă: obiectivul final poate suferi unele modificări, costurile estimate inițial crescând și ele.

Oricum am lua acest proces al selecției și implementării unui sistem ERP, este important de reținut câteva lucruri:

• numai un consultant poate ști mai bine ce îmi trebuie pentru compania mea;

• pentru aceasta, consultantul trebuie „alimentat" foarte bine cu informații din interiorul firmei;

• procesul de implementare parcurge câteva etape, care „sapă" în compania beneficiar, schimbând multe din „obiceiurile" existente;

• implementarea nu se încheie când aplicația devine operațională, ci continuă cu procesul de suport tehnic din partea furnizorului și învățare permanentă din partea clientului.

BIT SOFTWARE

Înființată în 1994 și având ca obiect de activitate producția de software, BIT Software face parte din grupul olandez Profuse Holding B.V., cu capital integral privat, specializat în proiectarea și implementarea de sisteme informatice integrate și sisteme de gestiune a relațiilor cu clienții adresate întreprinderilor mari. Profuse este unul dintre principalii parteneri Baan din Europa, având în prezent peste 500 clienți care utilizează sistemul Baan, beneficiind totodată de gama largă a serviciilor oferite de Profuse.

Localizată în Brașov, BIT Software S.R.L. este specializată în furnizarea de soluții software ERP pentru piața românească și soluții de gestionare a relațiilor cu clienții și gestionare a cunoștințelor pentru piața internațională. În acest sens, activitatea principală se concentrează pe două direcții principale: dezvoltarea sistemului integrat Socrate și a sistemului CC Assistant – CRM și Knowledge Management.

BIT Software este membru fondator al IT Comfort Institute, specializat în consultanță pentru managementul serviciilor IT.

În momentul de față, BIT Software are peste 60 de clienți Socrate, companii medii și mari din România, cu peste 1200 de utilizatori, iar pe piața internațională peste 30 de companii mari utilizează CC Assistant.

Pe lângă produsele sale, BIT Software oferă o gamă completă de servicii de implementare și suport tehnic, direct sau prin parteneri autorizați.

Socrate

Socrate pune la dispoziția managerilor informații în timp real, indiferent de localizarea acestora, influențând semnificativ modul în care se iau deciziile și se conduc afacerile.

Afacerile pot fi conduse cu succes, doar atunci când există situații la zi privind rezultatele activităților din cadrul organizației, precum situația vânzărilor, a încasărilor, a plăților și a datoriilor, situații privind producția în curs și costurile aferente produselor realizate, situații privind furnizorii, etc.

Socrate este un sistem informatic format din mai multe module. Cu Socrate se pot planifica și gestiona toate resursele din cadrul organizației: materiale, furnizori, clienți, resurse umane, produse și servicii, trezoreria, etc. Modulele pot fi folosite separat sau împreună, în funcție de activitățile specifice fiecărei organizații.

Caracteristici tehnice

Sistemul integrat Socrate se adresează întreprinderilor medii și diviziilor din cadrul întreprinderilor mari, fiind construit în cea mai modernă tehnologie client-server și având o arhitectură deschisă bazată pe Windows și SQL Server.

Socrate este scris în limbajul standard Visual Basic Enterprise și rulează pe platformele Windows NT și Windows 2000, fiind optimizat pentru tehnologia bazelor de date SQL. Sistemul de gestiune este construit utilizând numai instrumente și componente standardizate, garantând astfel arhitectura deschisă a sistemului. Totodată, sistemul a fost proiectat și dezvoltat folosind instrumentele performante CASE PowerDesigner, care asigură fiabilitatea sa deosebită.

Astăzi, arhitecturile client-server au devenit soluția principală în rezolvarea nevoilor legate de conducerea cu succes a afacerilor.

Tehnologia client-server

Construcția bazată pe tehnologia client-server, adoptată de majoritatea mediilor de afaceri competitive, prezintă câteva caracteristici importante, cum ar fi:

acces simultan al mai multor utilizatori la baza de date, fără apariția blocărilor;

integritatea datelor și a tranzacțiilor, indiferent de numărul de operații sau de utilizatori;

volum mare al tranzacțiilor și posibilitatea obținerii unor informații de sinteză ce au la bază acumularea în timp (luni, ani) a datelor introduse;

securitatea datelor și protejarea sistemului la acces neautorizat;

lucrul în medii distribuite: datele pot fi introduse din puncte repartizate diferit din punct de vedere geografic, iar informațiile se pot obține indiferent de localizare. Datele se pot transmite automat dîntr-un punct în altul, cu ajutorul mecanismelor de replicare incluse în tehnologia de baze de date;

administrare automată prin proceduri și instrumente performante de arhivare, restaurare, optimizare și verificare.

Avantaje Socrate

Arhitectură modulară integrată. Informații în timp real

Socrate este format din mai multe module care se integrează perfect între ele. Spre exemplu, o factură de vânzare introdusă la departamentul comercial va apărea imediat sub formă contabilă, în contabilitate, precum și în raportul de vânzări al directorului comercial. Așadar, un document (datele), odată ce a fost introdus, "se împrăștie" în tot sistemul, furnizând informații la toate nivelurile organizației.

Ușurință în utilizare. Accesibilitate

Interfața grafică deosebit de prietenoasă a fost astfel gândită, încât să asigure o asimilare rapidă a modulelor, indiferent de nivelul de pregătire al utilizatorilor sau de poziția lor.

Acces rapid la informații de la distanță

Sistemul permite lucrul în medii distribuite, transferul datelor dîntr-o locație în alta făcându-se automat, indiferent de mediul ales (internet, linie directă, modem etc.). Această facilitate se dovedește deosebit de utilă în cazul organizațiilor care au puncte de lucru repartizate pe diverse arii geografice (depozite, fabrici, agenți comerciali pe teren etc.) și care doresc să aibă informații despre sistem în timp real.

Niveluri multiple de securitate

Utilizatorii sistemului pot primi diferite drepturi de acces la documente, rapoarte, baza de date, în funcție de rolurile pe care aceștia le îndeplinesc în organizație. Există, de asemenea, mecanisme performante de validare a documentelor, care asigură integritatea datelor și coerența procesului modelat.

Valute multiple. Societăți multiple

Rapoartele se pot obține în valute diferite, iar sistemul poate fi aplicat și în cadrul mai multor organizații independente sau legate între ele prîntr-o structură de tip holding.

Standardizare. Protejarea investiției

Tehnologia client-server, precum și utilizarea instrumentelor standard (VB, C++, Crystal Reports, SQL, Power Designer CASE) garantează deschiderea sistemului spre viitor; astfel, sistemul nu depinde de modificările tehnologice ale echipamentelor hardware și nici de instrumente sau baze de date proprietare.

Modulul Financiar

Modulul Financiar conține:

» Contabilitate financiară

» Încasări
» Plăți
» Imobilizări
» Bugete
» Salarii

Contabilitate financiară

Modulul Contabilitate generală stă la baza puternicului sistem Socrate și permite înregistrarea tuturor tranzacțiilor financiar-contabile, sintetizarea, procesarea și raportarea acestora. Acest modul ține evidența datelor financiare și oferă la timp informații financiare cu privire la mersul afacerii. Totodată, acest modul înglobează un sistem performant de audit și validare a înregistrărilor și realizează legătura cu celelalte module.

Structură flexibilă de conturi

Planul de conturi este predefinit, se poate adapta la specificul fiecărei firme și suportă multiple nivele de detaliere. Codificarea conturilor este alfanumerică și permite legătura facilă cu celelalte module.

Introducerea ușoară și rapidă a contărilor

Contările se pot face fie manual, fie automat în funcție de activitățile/operațiile contabile predefinite, iar vizualizarea lor se poate face după diferite criterii de selecție: date, jurnale, documente, utilizatori etc.

Sistem de raportare flexibil

Modulul înglobează toate rapoartele standard și există posibilitatea generării de rapoarte specifice nevoilor clienților. Raportările se pot face pe perioade diferite de timp, pe un cont sau o selecție de conturi, pe documente sau activități, până la orice nivel de detaliere sau pentru diferite valute. Totodată, se pot obține rapoarte financiare de sinteză pe perioade mari de timp: luni, trimestre, ani.

Automatizarea tranzacțiilor

Anumite activități de rutină, cum ar fi închiderea conturilor de TVA, de profit și pierderi, închiderea de an ș.a., se realizează în mod automat la sfârșitul fiecărei perioade. Totodată, documentele care se introduc în alte module (facturi, bonuri etc.) se contează automat, apărând astfel în modulul de contabilitate. Atât documentele, cât și regulile de contare care se atașează documentelor se predefinesc de către utilizator.

Evidența paralelă în mai multe valute

Decontările se pot face atât în lei cât și în alte valute, ceea ce permite urmărirea conturilor sau a altor situații pe diferite valute.

Sistem de securitate și auditare

Utilizatorii au definite drepturi asupra documentelor, jurnalelor, rapoartelor, iar urmărirea documentelor se poate face în funcție de persoana care a introdus sau a validat documentul. Sistemul verifică totodată consistența contărilor introduse.

Consolidarea multisocietate a rapoartelor

Sistemul permite evidența pentru o societate, pentru mai multe societăți sau pentru firme care au o structură de tip holding.  

Încasări

Sistem flexibil de încasări

Încasările se pot efectua pe baza mai multor tipuri de documente, inclusiv compensări și sunt legate de facturi fiscale, facturi proformă sau alte documente care generează alte obligații de încasare.

Controlul complet al sumelor de încasat

Situația facturilor restante și scadente oferă o imagine clară asupra clienților și debitorilor, permițând anticiparea intrărilor de bani. Totodată modulul asigură evidența la zi a încasărilor parțiale, compensărilor și a încasărilor eșalonate.

Istoricul Încasărilor

Urmărirea în timp a încasărilor reflectă gradul de încărcare al intrărilor în trezorerie, reprezentând baza pentru optimizarea fluxului de bani din cadrul organizației. Împreună cu plățile, încasările reflectă mișcările de bani din toate conturile de trezorerie, pentru orice perioadă de timp.

Blocarea automată a comenzilor la depășirea limitelor de credit acordat

Pentru fiecare client se pot defini condiții speciale de plată și creditare, astfel ca riscurile privind neplata facturilor să fie minime.

Integrarea perfectă cu modulele: Comenzi Clienți, Vânzări și Contabilitate

Transferul documentelor de încasare se face automat în modulul Contabilitate, sub forma contărilor care se predefinesc, astfel încât un document, odată introdus, se va regăsi în tot sistemul. Totodată, modulul comunică în permanență cu celelalte module, datele fiind transmise instantaneu de la un modul la altul.

Plăți

Sistem flexibil de plăți

Plățile se pot efectua pe baza mai multor tipuri de documente, inclusiv compensări și sunt legate de facturi fiscale, facturi proformă sau alte documente care generează obligații de plată.

Control complet al sumelor de plată

Situația facturilor restante și scadente de la furnizori oferă o imagine clară asupra creditorilor și furnizorilor, permițând anticiparea ieșirilor de bani. Modulul asigură evidența la zi a plăților parțiale, compensărilor și a plăților eșalonate.

Istoricul plăților

Urmărirea în timp a plăților reflectă gradul de încărcare al ieșirilor din trezorerie, reprezentând baza pentru optimizarea fluxului de bani din cadrul organizației. Împreună cu încasările, plățile reflectă mișcările de bani din toate conturile de trezorerie, pentru orice perioadă de timp.

Definirea flexibilă a rabaturilor și a termenelor de plată

Plățile se fac ținând cont de rabaturi și facilități legate de termenele de plată, astfel încât câștigurile să fie maxime, iar în fluxul de bani să nu apară disfuncționalități.

Automatizarea plăților

Plățile care se fac în mod regulat se pot automatiza (obligațiile către salariați, către bugetul statului etc.), existând astfel siguranța efectuării plăților la timp.

Integrarea perfectă cu modulele: Comenzi Furnizori, Cumpărări și Contabilitate

Transferul documentelor de plată se face automat în modulul Contabilitate, sub forma contărilor care se predefinesc, astfel încât un document, odată introdus, se va regăsi în tot sistemul. Totodată, modulul comunică în permanență cu celelalte module, datele fiind transmise instantaneu de la un modul la altul.

Imobilizări

Modulul de imobilizări permite înregistrarea tuturor operațiunilor financiare legate de mijloacele fixe și obiectele de inventar din cadrul organizației, cu reflectare automată în contabilitatea financiară.

Evidența imobilizărilor după criterii multiple

Atât mijloacele fixe, cât și obiectele de inventar se pot înregistra și organiza după diferite criterii: natură, proveniență, metode de amortizare, apartenență la sistemul de clasificare, puncte de lucru/centre de profit.

Metode definibile de calcul al amortizării

Sistemul permite stabilirea tipului de amortizare pentru fiecare mijloc fix în parte și aplică algoritmul de calcul caracteristic pentru tipul ales, fiind disponibile următoarele tipuri de amortizare: liniară, degresivă, accelerată. Calculul amortizării se poate face în avans pe toată durata, individual sau pe grupe, în vederea stabilirii diferitelor strategii legate de impozitare, având totodată opțiuni de calcul al gradului de utilizare pe diferite grupe de mijloace fixe.

Raportări la prețuri de piață. Reevaluări automate

Modulul permite ținerea evidenței în paralel a mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar la prețuri de piață, în mai multe valute, cu posibilitatea reevaluării lor după valori prestabilite.

Evidența pe locații și centre de profit

Toate imobilizările se pot repartiza pe diferite puncte de lucru sau centre de profit, pentru a putea urmări repartizarea lor în cadrul organizației.

Integrare completă cu modulul Contabilitate

Amortizarea calculată poate fi transferată automat în contabilitatea financiară pentru fiecare mijloc fix sau pentru fiecare grupă de mijloace fixe, repartizată pe centre de profit.  

Bugete

Bugetele stau la baza introducerii valorilor planificate pentru orice element de patrimoniu și permit urmărirea abaterilor de la planurile stabilite, pentru fiecare activitate în parte: vânzări, aprovizionare, producție, etc. Bugetele vă vor ajuta să stabiliți limite pe diferite categorii de cheltuieli, să urmăriți și să fixați diferite criterii de profitabilitate, să stabiliți standarde de performanță și să translatați planuri operaționale în termeni financiari.

Flexibilitatea bugetelor

Bugetele se pot întocmi pe perioade diferite de timp, după natură sau după locație, stabilindu-se, pe lângă valorile originale, până la patru valori rectificate.

Imputația și controlul bugetar predefinibil

Imputația bugetară se poate face în orice fază din procesul specific organizației, iar controlul bugetar poate fi realizat fie manual, fie automat, în limitele stabilite la întocmirea bugetului.

Metode multiple de pregătire bugetară

Planificarea bugetară se poate face plecând de la valorile prezente, de la bugete existente sau precedente, prin specificarea valorilor anuale și distribuirea lor pe diferite perioade, pe baze procentuale sau constante prestabilite, prin metoda top-down sau bottom-up.

Rapoarte detaliate și sintetice

Există rapoarte și proceduri de verificare a valorilor bugetate cu cele înregistrate în contabilitate. Rapoartele scot în evidență variațiile bugetare pe conturi, clase de conturi, elemente, pentru diferite perioade de timp și tipuri de bugete.

  Salarii

Modulul de salarii a fost conceput în dorința de a acoperi un număr cât mai mare de cazuri particulare, fiind știut faptul că problemele legate de acest capitol sunt complexe.

Integrare cu modulele Socrate

Se pot înregistra numeroase informații privind persoanele angajate, timpul lucrat de acestea (pontajul zilnic sau lunar), calculul drepturilor salariale (brute/nete, în valută de bază sau altă valută de referință), calculul contribuțiilor la bugetul de stat și al asigurărilor sociale. Toate rapoartele se pot configura și automatiza, iar transferul în contabilitate se poate face cu repartizarea automată a cheltuielilor pe centre de cost.

Flexibilitate în configurare

Modulul de salarii urmează aceeași filozofie ca întreg sistemul Socrate și anume libertatea utilizatorului în configurarea și particularizarea acestuia. Configurarea modulului pe specificul companiei se face foarte ușor, putându-se defini multiple forme de salarizare, impozite, grile, sporuri, rețineri, penalizări, pensii alimentare, problemele legate de CAR și tichete de masă.

Servicii de implementare oferite de BIT Software

Perioada de implementare – de la achiziționarea sistemului (modulelor) și până la exploatarea sa din plin – este foarte scurtă, datorită metodologiilor folosite și a materialelor de instruire (documentație, sisteme "help", etc.) care însoțesc sistemul. Acest lucru are ca efect recuperarea rapidă a investiției și câștiguri importante de timp și bani, rezultate în urma utilizării sistemului.

În funcție de specificul și dimensiunea organizației și de gradul de adaptabilitate al acesteia la modelele propuse inițial de sistemul Socrate, se pot alege diferite tipologii de implementare, care să asigure exploatarea sistemului în cel mai scurt timp și în condiții optime.

Servicii profesionale

Pentru organizațiile complexe, sistemul este însoțit de un set de servicii de consultanță privind modelarea dinamică a proceselor (Dynamic Business Reengineering), astfel încât să poată fi adaptat la specificul fiecărei organizații. Serviciile de consultanță tehnică se adresează, în special, departamentelor de informatică și se referă la probleme de auditare, organizare internă, arhitecturi hardware și software, mentenanța sistemului, școlarizare și suport tehnic.

Suport și asistență tehnică

Deoarece sistemul informatic devine critic pentru organizație, acesta trebuie să funcționeze 24/24 ore. Astfel, suportul tehnic va fi permanent și va putea fi asigurat de la distanță, pentru orice tip de organizație. Serviciile de asistență tehnică pot fi prestate fie de către departamentul informatic din cadrul organizației, fie de către specialiștii BIT Software:

Administrarea bazei de date: salvări, recuperări, atenționări automate, transmitere automată de date la distanță, verificări și optimizări periodice;

Administrarea aplicației: gestiunea utilizatorilor și a drepturilor de acces, gestiunea rapoartelor personalizate, evidența modulelor și a accesului la sistem;

Configurarea rapoartelor: adaptarea și configurarea rapoartelor la specificul fiecăruia.

Scala Business Solutions România

Profilul Companiei:

Scala Business Solutions SRL reprezintă partenerul Scala în România, având drepturi exclusive pe aceasta piață în ce privește implementarea și suportul local al produselor Scala.

Scala și-a început activitatea pe piața românească încă din 1994. Intrând pe piață devreme, înaintea oricărui alt competitor internațional, Scala România și-a menținut cu succes poziția de leader în domeniul soluțiilor ERP, fiind în măsură să ofere atât companiilor locale cât și celor multinaționale beneficiile unice ale experienței sale.

Compania oferă corporațiilor și întreprinderilor cunoștințele și capacitatea de înțelegere a modului de desfășurare a proceselor de afaceri pe o piață aflata într-o permanentă dezvoltare. În același timp, vine și în sprijinul companiilor locale, aducând cunoștințele dobândite pe o piața internațională, precum și servicii de consultanță la cele mai înalte standarde. În plus, pe măsură ce companiile locale caută cu mai mult interes finanțare occidentală, acestea trebuie să fie compatibile cu standardele internaționale de contabilitate și raportare, dar și cu cerințele locale deosebit de complexe. Scala reprezintă instrumentul potrivit pentru realizarea acestui lucru.

Echipa de consultanți Scala este constituita din specialiști calificați, pregătiți pentru a oferi cele mai potrivite soluții oricărei probleme ce ar putea afecta derularea afacerii clienților, conducând procesul implementării în toate fazele.

De la un număr de 6 angajați la începutul lui 1997, Scala România s-a dezvoltat până la numărul de 22 angajați, dintre care 10 sunt consultanți cu solide calificări în finanțe și o cunoaștere profundă a mediului de afaceri local.

Departamentul de consultanta oferă o întreagă gamă de servicii pentru a asigura succesul proiectelor.

Consultantă și Project Management – folosind Signature, metodologia de implementare, consultanții Scala conduc procesul după o abordare pas cu pas pentru a asigura succesul implementării.

Cursuri de pregătire – oferite ca parte a proiectului de implementare. Pentru a ajuta cu o eficiență sporită clienții se poate oferi pregătire suplimentară la cerere, atunci când clienții doresc extinderea înțelegerii noului sistem sau doresc să pregătească personal adițional. Aceste programe de pregătire sunt realizate de către consultanți certificați Scala, atât în engleza cât și în română, folosind o gama variată de materiale pentru suportul acestor cursuri.

Suport – pentru probleme care pot fi rezolvate de la distanță, clienții pot folosi serviciile de hotline. Centrul hotline Scala pentru regiunea CEE se afla în Budapesta (Ungaria) asigura suport în limba română pe parcursul orelor normale de program.

Aceasta combinație de valoare adăugată de client-suport, atât în ce privește clienții locali cât și cei multinaționali, s-a dovedit a fi eficientă, și reprezintă motivul succesului remarcabil al Scala România pe piața.

În prezent, Scala România are 80 de clienți reprezentând atât companii romanești cât și multinaționale, pe plan local dar și în Republica Moldova. Gama lor de activități variază de la servicii, la distribuție sau producție. Motivul pentru care au ales Scala, este ca nu obțin doar un pachet complex de software, ci și o soluție detaliata pentru a-i ajuta să-și conducă afacerile cu o mai mare viteză și eficacitate peste granițe, în diferite valute, și în cadre diverse de prevederi legislative.

Scala oferă două linii de produse, create special pentru a lucra împreună: Scala și iScala.

Scala 5.1

Scala 5.1, o suită de produse software complet integrate, create pentru conducerea proceselor de afaceri, include module pentru managementul financiar și al resurselor, marketing, managementul proceselor de aprovizionare cât și pentru managementul proceselor de producție.

Modulele financiare: Scala încorporează întreaga funcționalitate a Registrului Jurnal General, Registrului de Vânzări și Registrului de Cumpărări, cu opțiuni pentru Managementul Activelor Fixe, Consolidare și Planificarea Fluxului de Numerar.

Registrul Jurnal General este baza sistemului Scala. Se pot configura orice planuri de conturi, cu ajutorul structurii contabile flexibile, cu 10 dimensiuni, a sistemului. Structura este apoi disponibilă pentru oricare din modelele Scala și complet adaptată standardelor GAAP și FASB-52. Registrul Jurnal General oferă funcțiuni pentru alocări automate, posturi tranzitorii, interogări detaliate și rapoarte în formă finală, gata de semnat.

Modulele Registrul de Vânzări și Registrul de Cumpărări sunt instrumente eficiente care ajută la păstrarea unui control exact asupra plăților de încasat și creditorilor. Există posibilitatea de a emite facturi și efectua plăți în orice valută. Valorile locale sunt contabilizate în paralel cu posibilitatea reevaluării. Plățile automate fac din plata facturilor o operațiune extrem de facilă.

Modulul pentru Planificarea și Controlul Producției este un sistem complet de planificare a resurselor de producție – MRP II – care susține atât producția pentru stoc, cât și producția pe bază de comandă. Configuratorul, integrat cu modulul Comenzi de Vânzare, ajută la lucrul cu variante pentru diferite tipuri de procese de producție. Folosind calculația MRP, se pot administra și controla nivelul stocului și necesarul de capacități. Modulul pentru Calculația Costurilor este utilizat pentru controlul costurilor și emiterea de cotații, cu scenarii care pot fi ulterior urmărite în sistemul costurilor reale și în statisticile asupra producției. Planificarea zilnică este eficientă și flexibilă datorită opțiunii pentru Controlul Dispecerat. Integrarea completă cu Registrul Jurnal General ajută la analiza producției în curs și variațiilor de producție.

Modulul Managementul Proiectelor, integrat cu celelalte module, permite întocmirea estimărilor și bugetelor, precum și planificarea și controlul resurselor. Structura flexibilă a proiectelor Scala, pe patru niveluri, ajută la urmărirea derulării în timp a proiectelor și oferă facilitatea de a concentra atenția asupra zonelor cu probleme. Modulul integrează fluxul de materiale cu modulele logistice și susține toate aspectele majore ale contabilității. Existența șabloanelor și a modelelor flexibile contribuie la eficientizarea activității.

Modulul Managementul Comenzilor de Service pune la dispoziție oportunități complet noi pentru controlul activităților de service, inclusiv controlul total asupra materialelor și resurselor. Modulul este conceput pentru a lucra cu sute de tehnicieni de service, arondați pe locații diferite, care lucrează pe teren sau asigură service și asistență în interiorul companiei. Utilizând funcțiunile pentru contractele de service, se poate genera venitul din baza de instalări, stabili în mod corect prețul comenzilor de service și programa automat apelurile periodice pentru mentenanță.

Modulul de Salarii este un instrument util departamentelor de resurse umane și financiare din întreaga lume. Modulul acoperă fiecare etapă a activității de resurse umane, de la angajare și introducerea fișelor de pontaj, până la calculul salariilor, plăți automate și rapoarte statistice. Integrarea completă cu contabilitatea oferă posibilitatea comparării bugetelor și controlul costurilor.

Baza de Date pentru Marketing deschide noi oportunități pentru colectarea informațiilor importante referitoare la posibilii și viitorii clienți. Organizațiile cu departamente eficiente de vânzări au nevoie de unelte bune de marketing. Aceasta integrează informația din fișierele referitoare la vânzările curente, la clienți și furnizori, oferind totodată posibilitatea creării unei baze de date proprii, lăsând libertatea structurării datelor.

Modulele logistice Scala satisfac cerințele celor mai complexe procese de afaceri. Având ca punct central modulul pentru Gestiunea Stocurilor, modulele Comenzi de Vânzare și Controlul Cumpărărilor, se păstrează o evidență exactă a tranzacțiilor companiei. Pentru analize ulterioare, există o multitudine de informații în modulul Statistici. Modulele logistice includ funcțiuni cum ar fi urmărirea numerelor de serie, bonuri de materiale, urmărirea loturilor, comenzi de cumpărare și propuneri de cumpărare. Depozite multiple și opt tipuri diferite de comenzi de vânzare conferă flexibilitate operațiunilor. Stabilirea prețurilor în valute multiple și calculația costurilor conform propriilor metode de evaluare asigură controlul asupra veniturilor și profitului brut. Modulul Baza de Date de Piață, complet integrat, furnizează informații asupra clienților potențiali.

iScala 2.1

iScala 2.1 este prima versiune a noii generații de aplicații software Scala disponibile.

Acesta este singurul sistem ERP special proiectat existent pe piață, care înlesnește colaborarea reală dintre diviziile și filialele unei companii, indiferent de locația acestora, sau dintre o companie și clienții, partenerii și furnizorii săi.

Aceasta platforma este proiectată special pentru colaborarea prin intermediul internetului, permițând companiilor să automatizeze și să administreze procesele de afaceri între diferite locații. Ea furnizează atât o temelie completă pentru afacerile electronice, cât și un grad de securizare, evaluare, și flexibilitate pentru a face față schimbărilor, indiferent de ce natură sunt acestea.

Colaborarea autentică reprezintă capacitatea de face ca procesele automatizate de afaceri să funcționeze în cadrul unor sisteme – atât în interiorul, cât și în exteriorul companiei, fie ca este vorba despre o companie globală, locală, o filială sau o companie mamă – făcând posibilă obținerea unor beneficii perceptibile din comerțul electronic, construind schimburi securizate sau optimizând lanțul de furnizori.

Aceasta este ceea ce se înțelege prin “matricea perfectă” – esența viziunii Scala despre viitor. Aceștia sunt termenii în care firma Scala descrie infrastructura de care au nevoie astăzi companiile de toate genurile și de toate mărimile. Colaborarea autentică se referă la capacitatea de a conecta orice punct dîntr-o matrice (infrastructură) cu orice alt punct, într-o manieră transparentă și fără defecte.

Într-un mediu de afaceri electronice, aceasta este modalitatea dorită și de care au nevoie companiile pentru a opera – în colaborare autentică – folosind o aplicație care automatizează pașii previzibili, simpli și care se repeta frecvent în derularea afacerii.

iScala este mai mult decât un produs – este un nou mod de lucru. Este o platformă pentru un viitor care se bazează pe colaborare, în care companiile vor putea conecta procesele în orice moment, într-o matrice perfectă.

Cele mai importante beneficii pe care o companie globală le obține folosind iScala sunt:

Soluții de conectivitate complet integrate

Posibilitatea colaborării autentice

Compatibilitate cu versiunile anterioare Scala, cu metodologie și mijloace de conversie a bazei de date

Administrarea proceselor de afaceri (planificarea resurselor întreprinderii)

Suport multi-lingv

Suport multivalutar (inclusiv Euro)

Suport, simultan, pentru mai multe standarde de contabilitate

Posibilitatea de completare cu funcționalități create de terți

Posibilitatea de livrare directă pentru reducerea stocurilor și îmbunătățirea nivelului serviciilor fata de clienți

Disponibilitate pentru Inventar promis și Suport capacitate

Integrarea funcției de tipărire din Crystal Reports pentru vizualizare și opțiuni multiple de ieșire (de ex. PDF, Excel, etc.)

Administrarea automată a rapoartelor prin Serverul de Distribuire a Documentelor (de ex. se pot crea automat copii tipărite și/sau electronice pentru arhivare)

Asigura suport pentru mesagerie XML

Posibilitatea de adăugare de funcționalități folosind VBA

Flux de lucru și urmărirea sarcinilor complet integrat (de ex. creare de avertizări bazate pe reguli de funcționare a afacerii)

Help on line care explică toate noile funcționalități

Funcționalități de securitate și ușurință în utilizare date de Windows NT

Instrumente de administrare de la distanță pentru gestionarea instalărilor distribuite sau locale

Suport pentru grupuri de utilizatori

Gata pentru servicii internet.

iScala 2.1 cuprinde doua produse – iScala Business Server și iScala Enterprise Server.

• iScala Business Server este produsul primar al firmei Scala – un pachet complet Collaborative ERP pentru companiile mijlocii de sine stătătoare, care au nevoie de toate funcționalitățile ERP. Acesta este proiectat pentru a oferi beneficii companiilor care nu au nevoie de un grad ridicat de scalabilitate.

• iScala Enterprise Server este construit ca un pachet Collaborative ERP complet, ce se adresează companiilor multinaționale de talie mijlocie sau filialelor și diviziilor întreprinderilor mai mari. Acest pachet prezintă toate funcționalitățile iScala Business Server, la care se adaugă scalabilitate, capacități de centralizare a proceselor de afaceri și suport pentru operarea în mai multe locații și filiale.

• iScala Developer este un instrument de dezvoltare care permite programatorilor interni, și externi să dezvolte, pe baza produselor iScala, soluții specifice care să răspundă cerințelor suplimentare ale clienților. O dată ce aceste soluții sunt dezvoltate, clienții vor avea nevoie de un mediu în care să le pună în funcțiune, care trebuie cumpărat separat de licențele Business sau Enterprise Server.

iScala Business Server

iScala Business Server este construit pentru acei clienți care utilizează Scala ca o soluție de sine stătătoare sau o soluție instalată într-o singura locație (chiar dacă există mai multe puncte de lucru).

Utilizatorii tipici sunt companiile locale ce folosesc Scala într-un singur loc, care necesita atât fucționalități ERP clasice, cât și posibilitatea de a se conecta cu clienții și furnizorii.

Sistemul back-office cuprinde întreaga gamă de funcționalități, inclusiv modulul financiar, logistică, producție, management de proiect, managementul comenzilor de service, salarii.

În prezent, automatizarea procesului se realizează sub forma unor soluții individuale de conectivitate. Acestea includ XML-EDI pentru vânzări și cumpărări, sisteme de coduri de bare pentru distribuție, înregistrarea și trimiterea informațiilor critice, și înregistrarea registrelor financiare.

iScala Business Server aduce soluții integrate ce pot fi dezvoltate pentru a crea și a folosi produse adaptate cerințelor clienților, inclusiv planificarea grafică a fluxului de activități pentru Soluțiile de conectivitate. Pentru clienții existenți, care folosesc deja Serverul Microsoft SQL pentru Scala 5.1, exista o modalitate de actualizare ce include transferul datelor într-o singura etapă.

Adaptarea fluxului de activități în cadrul soluțiilor de conectivitate se realizează prin intermediul modulelor Workflow Manager și Workflow Designer, în timp ce soluțiile integrate pentru dezvoltări ulterioare oferă posibilitatea de a crea și a folosi produsele adaptate cerințelor clienților în interiorul aceluiași pachet ERP. Soluțiile integrate VBA ce pot fi dezvoltate ulterior includ atât caracteristicile unui editor de text VBA, cât și modulul Automation Manager și Document Server.

iScala Enterprise Server

iScala Enterprise Server oferă întreprinderilor o temelie scalabilă și solidă pentru administrarea volumelor mari de date și comunităților mai mari de utilizatori, și poate fi adaptat ușor la oportunități de extindere viitoare. iScala Enterprise Server conține toate elementele ce se regăsesc în iScala Business Server, însă extinde capacitățile de colaborare în vederea sprijinirii unui volum mai mare de tranzacții și gradul de integrare dintre filialele locale și globale, dintre parteneri și furnizori.

iScala Enterprise Server este soluția perfectă pentru colaborarea internă între instalările multiple din cadrul aceleiași întreprinderi, realizând centralizarea afacerilor din toate locațiile conectate. În plus, acesta oferă flexibilitate pentru folosirea mai multor limbi și localizări specifice țării, chiar în cadrul unei singure instalări, fără a face compromisuri. Aceasta face din iScala Enterprise Server o soluție atractivă pentru companiile care își au sedii la nivel global. Utilizatorii sunt, în general, companiile multinaționale de dimensiuni medii și unitățile locale ale companiilor regionale sau globale.

Consola de administrare a sistemului global (Global System Management Console) centralizează suportul tehnic într-un centru de excelență, oferind un singur punct de control pentru toate sarcinile de administrare a sistemului iScala. Mediul de administrare de la distantă al Consolei de administrare a sistemului global poate reduce costurile totale ale întreprinderii și permite realizarea mai rapidă a noilor instalări. Întreprinderile care nu caută să-și centralizeze funcțiile de administrare a sistemului, dar consideră continuitatea afacerii o cerința fundamentală în cadrul întreprinderii, ar putea folosi Consola de administrare a sistemului global ca un serviciu de rezervă pentru infrastructura IT locala. Funcțiile portabile ale Serverului iScala pentru întreprinderi facilitează noile amplasări și reamplasări ale instalărilor existente.

iScala Enterprise Server poate opera pe un grup de servere, contrabalansând administrarea bazei de date și multitudinea de aplicații rulate și poate fi optimizat din punct de vedere al performanței pentru a răspunde cerințelor specifice ale fiecărei companii.

Soluții de integrare a aplicațiilor

Aceasta grupă de soluții este proiectată pentru a înlesni interconectarea aplicației iScala 2.1 cu celelalte aplicații locale. Accentul este pus pe distribuirea informației esențiale între sisteme. Informațiile esențiale sunt datele din sistemul Scala, care în mod normal sunt introduse o singură dată pentru fiecare articol de stoc/client/partener, și care nu se modifică regulat, cum se întâmplă, de exemplu, cu listele de prețuri.

Introducerea datelor esențiale în sistem: face posibilă preluarea în sistemele ERP iScala a informațiilor esențiale, care au fost create sau administrate în cadrul altor aplicații.

Extragerea datelor esențiale din sistem: permite unui sistem ERP iScala să transfere în alta aplicație informații esențiale create și administrate în sistemul back-office.

Introducerea datelor din registrele financiare: înlesnește interconectarea modulelor financiare iScala 2.1 cu sisteme front-office și permite sistemelor front-office să actualizeze tranzacțiile în cadrul modulelor Registru jurnal general, Registru de vânzări și Registru de cumpărări din sistemul iScala.

Scala operează deja cu o gamă largă de parteneri din întreaga lume, dintre care mulți vizează domenii specifice de aplicații, cum ar fi afacerile farmaceutice și industria hotelieră.

iScala 2.1 reprezintă o oportunitate ideală, în special pentru specialiștii terți, de a crea module care să asigure funcționalitățile cerute de aceste segmente de piață și să satisfacă nevoile specifice ale unui grup de utilizatori. De exemplu, aceasta ar permite diviziilor individuale din cadrul unei companii globale să selecteze funcționalitățile care se adaptează cel mai bine condițiilor și afacerilor lor specifice, făcând posibilă, păstrând integrarea cu sistemul back-office global existent.

Reproiectarea în acest fel a arhitecturii platformei, a oferit posibilitatea ca Scala să folosească “mini-pachete” de funcționalități, în funcție de cerințele clienților.

Erp de tip colaborativ

iScala 2.1 nu este doar o soluție ERP, ci este o soluție ERP care susține colaborarea cu alte sisteme, în interiorul companiei, sau între companii. De fapt, iScala 2.1 este singura soluție ERP care face posibila colaborarea autentică, special conceputa în acest scop.

„Colaborarea autentica” reprezintă abilitatea de a derula procese de afaceri automatizate, atât în interiorul cât și în exteriorul companiei – indiferent dacă este o companie globală, locală, o filială sau o companie mamă – permițând obținerea de beneficii comensurabile de pe urma comerțului electronic, construirea unor schimburi securizate (secure exchanges) sau optimizarea lanțului de furnizori.

iScala 2.1 este un mod practic de abordare a soluțiilor ERP de colaborare. Pentru a nu adăuga funcționalități de colaborare la un produs mai vechi, Scala a reconstruit fundația aplicației software, oferind companiilor un sistem proiectat special, care va susține zonele de interes ale afacerii prin comunicarea cu alte sisteme.

iScala 2.1 este prima versiune a noii generații de aplicații Scala disponibile acum. Aceasta înglobează 20 de ani de experiența a firmei Scala în construirea de sisteme ERP standardizate, care au câștigat distincții, alături de peste doi ani de livrare de soluții practice de colaborare. iScala 2.1 vede toate acestea construite și integrate pe o platformă nouă, la nivele superioare de scalabilitate, securitate și flexibilitate pentru a face față schimbărilor viitoare, indiferent de ce natură ar fi acestea.

Capacitățile de colaborare ale produsului iScala 2.1 decurg din strânsa integrare a trei componente critice pentru colaborarea autentica:

Funcționalitate back-office: procesele fundamentale de afaceri care permit administrarea afacerilor.

Conectivitate: capacitatea de a vă interconecta cu alte aplicații din compania dumneavoastră și din alte companii.

Experiența utilizatorilor: capacitatea de a face ca aplicația software să lucreze cu oamenii, automatizând sarcinile și asigurând o adevărata “experiența” în utilizarea sistemului, orice interfața ar folosi aceștia.

“Colaborarea” este un subiect controversat

Asigurarea unei colaborări autentice între sisteme și companii diferite se referă la livrarea unor soluții practice pentru problemele reale de afaceri. iScala 2.1 combină experiența firmei Scala în asigurarea conectivității pentru companiile globale cu funcționalitatea back-office, creată și testată pe parcursul a 20 de ani de utilizare.

Rezultatul este o aplicație software care permite companiilor globale să-și integreze toate sistemele ERP din toate filialele și sectoarele, dând posibilitatea companiilor locale să facă primul pas în colaborarea cu furnizorii și clienții lor, în limba pe care aceștia o aleg și corespunzător cerințelor specifice piețelor pe care aceștia acționează.

Colaborarea se referă, de asemenea, la capacitatea de a lucra cu aplicația software, aceasta îndeplinind sarcinile automatizate, cum ar fi de exemplu trimiterea facturilor, potrivirea comenzilor de cumpărare, lăsând oamenilor libertatea de a desfășura activități cu valoare adăugată.

iScala 2.1 permite automatizarea sarcinilor obișnuite, asigurând o mai bună experiență pentru utilizatorii programului, și permițând acestora să interacționeze cu programul în maniera care li se potrivește cel mai bine: prin intermediul unui PC, unui telefon mobil sau chiar prin intermediul unor mecanisme care nu au fost încă inventate.

Cum lucrează Colaborarea cu iScala 2.1?

PDA (personal digital assistant)

Arhitectura avansată a produsului iScala 2.1 permite dezvoltarea interfețelor pentru utilizator proiectate special pentru utilizatorii de PDA, cum ar fi forța de vânzări, personalul de la depozite, sau oricine are nevoie de o modalitate rapidă și ușoară de introducere sau accesare a informației în iScala. PDA-rile sunt dispozitive tipice, cum ar fi PC-urile de buzunar sau Palm hand-helds.

Windows, Citrix, Terminal Server

Deși iScala 2.1 suporta interfețe pentru utilizatori avansate, secretul funcționarii acestui produs în întreaga lume consta în faptul că clienți doresc să lucreze folosind interfețele tradiționale. Aceasta înseamnă ca atât timp cât exista cerere, va continua să furnizeze soluții instalate pe interfețe client / server Microsoft Windows sau Citrix, sau Microsoft Terminal Server.

Servicii web

iScala 2.1 este un produs compatibil cu funcționalitățile web services; componente rescrise pot primi mesaje XML de la alte servicii web, identificate prin intermediul UDDI (Universal Description, Discovery and Integration).

Website-uri pentru comerț electronic

iScala 2.1 și soluțiile Scala Connectivity ale firmei Scala se conectează la site-urile web de comerț electronic, făcând posibil accesul la informațiile referitoare la produse și clienți oferite de iScala 2.1 și la capacitățile multi-lingve și multi-valutare care rezida în back office.

Portaluri pentru întreprindere

iScala 2.1 oferă o bază pentru construirea unor autentice portaluri pentru întreprindere. Informații referitoare la situația stocurilor, rezervei de numerar și comenzilor atât din filialele din întreaga lume, cât și din compania mamă, pot fi vizionate în timp real. Același lucru este valabil pentru companiile mijlocii independente care doresc să pună informația la dispoziția angajaților, prin intermediul unor portaluri externe.

Schimburi securizate (Private Exchanges)

iScala 2.1 este fundația pentru schimburi securizate, conferind capacitatea de a automatiza schimbul de comenzi de cumpărare și facturi, optimizând astfel distribuția pentru clienții și furnizorii și în cadrul filialelor întreprinderi.

Soluții CRM

Programul iScala permite sistemelor CRM să lucreze în timp real, forțele de vânzări primind astfel comenzile la timpul potrivit. Prin urmare, sistemele CRM pot fi alimentate cu informații despre clienți, obiceiurile lor legate de cumpărări, nivelurile stocurilor și prețurilor folosind un program de sincronizare convenabil.

Lanțul de furnizori (Supply Chain)

Lanțul de furnizori nu funcționează decât daca toate companiile implicate pot fi integrate efectiv într-un singur sistem software specializat. iScala 2.1 oferă posibilitatea acestei integrări, făcând ca bunurile să fie vizibile prin intermediul sistemului specializat, fără a fi nevoie de o integrare costisitoare a aplicației.

Alte soluții ERP

iScala 2.1 se interconectează cu alte sisteme ERP, folosind tehnologii standardizate cum ar fi Microsoft BizTalkTM Server 2000 prin intermediul XML (o metoda standardizata de schimbare a informațiilor). Cu costuri rezonabile, companiile globale își pot conecta sistemul ERP central cu sistemele existente în fiecare dintre filialele lor, având astfel o panorama globala a companiei într-un timp real și maximizând rezultatele investiției în sistemele ERP din segmentul de vârf; în același timp, orice companie poate beneficia de pe urma interconectării cu sistemele ERP partenere în sensul automatizării afacerilor pe care le derulează zilnic.

Alte sisteme iScala

Aplicația Scala se interconectează direct cu alte sisteme Scala, dând posibilitatea companiilor să-și consolideze conturile, să schimbe informații referitoare la clienți, stocuri și preț, sau doar să aibă un control centralizat al întregii infrastructuri Scala dîntr-o companie.

Conexiune de tip browser

Clienții din locațiile îndepărtate pot lucra cu un server local, folosind o versiune browser Scala pentru a beneficia de aceleași funcționalități ca și cele oferite de sistemele back-office amplasate local. Modulul eService Management al aplicației iScala așează funcționalitățile exact în locul în care este nevoie de ele, într-un format care este ușor de utilizat.

Portalul utilizatorului

Exista multe companii care nu doresc decât să obțină niște informații cheie din sistemele back-office, informații care să fie la îndemâna unor anumite categorii de personal, acestea nefiind dispuse să suporte costurile unui portal pentru întreprindere special proiectat. Pentru aceasta, iScala folosește “porțiuni de web”: componente proiectate să lucreze pe un portal simplu pentru utilizatori, ce furnizează informații cheie într-o clipa.

Telefoane mobile și alte dispozitive

iScala 2.1 permite construirea oricărui tip de interfața pentru utilizator, care să corespunda cerințelor diferiților utilizatori. Fie ca este vorba despre un telefon mobil pentru un agent de vânzări aflat pe teren, fie ca este vorba de alte mecanisme care nu au fost încă construite, sistemul permite ca informația să fie livrata prin simpla construire a unei noi interfețe, fără a fi necesara schimbarea codului.

Siveco România

Poziția pe piață: SIVECO România SA este una din cele mai importante firme producătoare de software din România, deținând cea mai mare parte din volumul total al exporturilor de produse software din România în țări din Comunitatea Europeană și Statele Unite ale Americii.

Înființată în anul 1992, compania este o societate pe acțiuni, acționar majoritar fiind grupul de investiții olandez Danel Business Venture.

Oferta SIVECO România:

Soluții informatice eficiente, în conformitatea cu legislația românească în domeniile financiar-contabilitate, gestiunea întreținerii echipamentelor, stocurilor și achizițiilor, a mijloacelor fixe, a resurselor umane și salarizării, bugetelor și urmăririi contractelor, de e-business și comerț electronic.

SIVECO s-a specializat în execuția de proiecte informatice majore, implicând dezvoltări la cerere de soluții software accesibile prin Internet și Intranet, integrarea cu alte sisteme, distribuție geografică a locațiilor de acces și numere mari de utilizatori.

soluții informaționale globale specifice care vizează toate arhitecturile informaționale ale unei companii – hardware, software, educațională – și realizează chiar reengineering-ul acestora.

Cui se adresează soluțiile propuse de SIVECO România: întreprinderilor medii și mari din toate sectoarele industriale și comerciale (atât cu rețea de distribuție, cât și cu vânzare directă), cât și companiilor prestatoare de servicii.

Sectoarele industriale cărora li se adresează soluțiile Siveco:

Soluțiile propuse de SIVECO România se adresează întreprinderilor medii și mari din peste 40 de sectoare industriale și comerciale (atât cu rețea de distribuție, cât și cu vânzare directă), cât și companiilor prestatoare de servicii după cum urmează: echipamente, administrație , asigurări medicale, automobile, cercetare-dezvoltare, comerț, confecții textile, consultanta, distribuție produse petroliere, energie electrica – distribuție, guvern, ind. celuloza și hârtie, ind. chimica, ind. cimentului, ind. constructoare de mașini, ind. metalurgica, ind. miniera, ind. nucleara, ind. petroliera, industria aeronautică, industria alimentară/fabricație bere, informatica, măsurători și operații speciale în industria de petrol și gaze, media publisher, prefabricate pentru construcții, prelucrarea lemnului, producție și comercializare butelii, servicii comerciale, servicii de aviație, servicii de telecomunicații, servicii furnizare apă, servicii portuare, servicii radiodifuziune, servicii transport, servicii vamale, societate de investiții financiare, sport.

Certificări:

Începând cu luna iunie 1999, de către compania franceză AFAQ-ASCERT, cotată printre primele 5 în lume din punct de vedere al prestigiului auditului pe care îl efectuează. Certificatul ISO9001 emis de AFAQ-ASCERT pentru SIVECO România este recunoscut de toți membrii asociației IQ-NET Rețeaua Internațională de Certificare, de către OMCAS, organismul de certificare al Ministerului Apărării.

Siveco România furnizează soluții bazate pe cele mai noi tehnologii pentru administrația publică și locală, companii mijlocii și mari din toate sectoarele industriale și comerciale (atât cu rețea de distribuție cât și cu vânzare directă). Clienții beneficiază de experiența acumulată de specialiștii SIVECO România în:

Dezvoltarea de aplicații Internet;

Dezvoltarea, întreținerea și implementarea Sistemului Informatic Integrat Siveco Applications;

Implementarea de soluții Oracle Applications;

Managementul sistemelor informatice;

Proiecte informatice "la cheie" .

Arii de specializare:

Aplicații Internet

Gestiune Financiar-Contabilă Computerizată

Gestiunea Computerizată a Contractelor

Gestiunea Computerizată a Resurselor Umane și Salariilor

Gestiunea Computerizată a Vânzărilor

Gestiunea achizițiilor asistată de calculator

Gestiunea deșeurilor industriale asistată de calculator

Gestiunea stocurilor asistată de calculator

Gestiunea transportului asistată de calculator

Gestiunea întreținerii echipamentelor și utilajelor asistată de calculator

Sisteme informaționale de management

Tehnologie datawarehouse și datamining

Servicii:

Servicii orientate către proiectare

QA și QC – Asigurarea Calității și Controlul Calității pentru produsele software, pe toata durata lor de viata

Consultanta în domeniul Tehnologiei Informației

Servicii de implementare

Cursuri de școlarizare pentru utilizatori finali și angajați ai departamentelor IT

Datawarehouse și datamining

Peste 2500 de utilizatori finali au fost instruiți de către Siveco România.

Toate proiectele implementate de Siveco România în cei 10 ani de activitate au fost încununate de succes, în cultura organizației fiind stabilită ca prioritate absolută satisfacția beneficiarului.

Coeficient de apreciere a performanței la beneficiari

posibilitatea de a lua decizii în timp real pentru management,

îmbunătățirea calității muncii prin realizarea de fluxuri coerente și riguros procedurate

scăderea costurilor materiale pentru reparații și întreținere cu până la 30%

diminuarea generală a costurilor organizațiilor (materiale, resurse umane etc.) cu până la 25%

Efecte resimțite la beneficiari din punct de vedere al resurselor umane în urma implementării acestor proiecte:

dublarea numărului de angajați în departamentele IT

realizarea unor performanțe sporite în alte departamente, în condițiile păstrării aceluiași număr de angajați

stimularea creșterii economice pe orizontală, cu păstrarea locurilor de muncă și chiar sporirea lor în zone geografice sau în industrii în care acționează beneficiarii Siveco

Din punctul de vedere al valorii proiectelor implementate la beneficiarii din România, aproximativ 40% sunt peste 100.000 USD, și 60% au valoare între 20.000-100.000 USD.

SIVECO Applications – Pachet Integrat

Succesul societăților comerciale pe piață depinde de capacitatea managerului competitiv de a culege, selecta și prelucra date din toate domeniile de activitate ale societății, privind dinamica raportului ieșiri / intrări și a indicatorilor de performanță și de a elabora pe baza lor decizii optime. Vehicularea informațiilor economice, sociale, politice, tehnice, științifice, etc., asigură supraviețuirea și ascendența societății comerciale, adaptabilitatea ei la noile provocări ale pieței și la condițiile mereu schimbate ale luptei concurențiale.

Ansamblul informațiilor culese, prelucrate și utilizate într-o societate comercială constituie conținutul esențial al Sistemului Informațional de Management (SIM), iar suportul logistic al acestui sistem într-o societate comercială este creat prîntr-un Sistem Informatic Integrat (SII).

Pachetul Integrat propus de SIVECO România

SIVECO propune Pachetul Integrat SIVECO Applications, funcționând și pe Web, acoperind următoarele funcționalități complexe:

– financiar – contabilitate

– gestiunea producției

– gestiunea personalului, planificarea și urmărirea evoluției forței de muncă, precum și salarizarea personalului

– gestiunea activelor necorporale, a mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar

– gestiunea bugetelor

– gestiunea stocurilor, magaziilor și achizițiilor

– gestiunea clienților, tarifelor, a comenzilor de la clienți și a livrărilor către aceștia

– definirea și urmărirea contractelor și comisioanelor

– gestiunea întreținerii

– managementul investițiilor

– gestiunea tarifelor

– managementul transporturilor

– managementul parametrilor și al normelor

– gestiunea serviciilor

– facturare utilități

– managementul documentelor și fluxurilor de lucru

– raportări pentru departamentul de conducere

– fundamentarea deciziilor și realizarea analizelor economice

Componentele Pachetului Integrat sunt dezvoltate în întregime de firma SIVECO România SA. Caracterul integrat al componentelor în cadrul Pachetului este dat de concepția unitară avută în vedere în timpul dezvoltării lor, de arhitectura (Client / Server , n-tier, mediul de dezvoltare și server de bază de date (Oracle) comune folosite. Comunicația dintre componente este rezolvată în mod intrinsec prin utilizarea unei baze de date comune.

Utilizatorul beneficiază de aceeași interfață grafică, toate componentele folosind același standard referitor la ferestre, moduri de lucru, obiecte informatice.

De asemenea, securizarea datelor este tratată în mod uniform, drepturile de acces ale utilizatorului putând fi stabilite până la cel mai detaliat nivel posibil: operațiile (vizualizare, adăugare, modificare, ștergere) existente în cadrul fiecărui modul al componentelor și chiar datele din baza de date.

Dezvoltarea componentelor din pachetul Integrat s-a realizat pe baza cerințelor exprimate de utilizatori fără cunoștințe informatice, dar experți în domeniile lor de activitate. Acest lucru a făcut posibilă rezolvarea de către ansamblul componentelor a problemelor specifice domeniilor acoperite.

SIVECO România produce cel puțin o nouă versiune pe an a tuturor componentelor Pachetului Integrat păstrând compatibilitatea cu versiunile anterioare. Apariția noilor versiuni este determinată în primul rând de necesitățile beneficiarilor, apoi de modificări de legislație sau de mod de tratare a problematicii acoperite și de schimbări la nivelul tehnologiei informatice.

Principalele funcționalități ale Pachetului Integrat SIVECO Applications

Componentele Sistemului Informatic Integrat își partajează perfect problematica ridicată de gestionarea și conducerea unei societăți comerciale, din cele mai diferite domenii de activitate fără a rezolva în mod redundant aceeași problemă.

1. Gestiunea financiar-contabilă prin componenta COFINOR

COFINOR este componenta financiar-contabilă a Pachetului Integrat cu următoarele funcționalități de bază:

Definire și adăugare de conturi analitice pe oricâte nivele. Modificarea conturilor analitice în funcție de particularitățile societății comerciale.

Înregistrarea cronologică a tuturor documentelor primare care determină mișcări în cadrul instituției.

Reactualizarea documentelor contabile până la închiderea de lună.

Compensarea sau reconcilierea, cu un partener comercial, prin echivalarea creanțelor și datoriilor.

Închideri provizorii ale conturilor de venituri și cheltuieli pentru evaluarea rezultatelor financiare în orice moment.

Vizualizarea balanței conturilor, ori de câte ori este necesar.

Calculul conturilor analitice la perioade stabilite de utilizator sau revenirea la configurații anterioare ale conturilor în vederea definitivării operațiilor de închidere anuală.

Menținerea tranzacțională a soldurilor zilei și ale lunii în scopul calculării rapide a fișelor de cont cu soldurile zilnice.

Jurnalizarea pe o perioadă îndelungată a tuturor operațiilor contabile și refacerea situației conturilor, în caz de incident sau la cererea expresă a utilizatorului.

2. Gestiunea personalului, urmărirea forței de muncă și salarizarea prin componenta Resurse umane

Se controlează următoarele procese:

Recrutarea și selecția personalului;

Instruire personal și dezvoltare cariere;

Analiza evoluției forței de muncă și aprecierea performanțelor;

Salarizarea personalului și gestionarea costurilor cu salariile.

3. Gestiunea mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar prin componenta Mijloace fixe

Se controlează următoarele procese asupra mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar:

Clasificare;

Luare în evidență, modernizare, modificare, scoatere din funcțiune;

Calcul amortizare / uzură și generarea notelor contabile corespunzătoare.

4. Gestiunea bugetelor prin componenta Bugete

Se controlează următoarele procese:

definirea structurilor bugetare peste activități / proiecte și structura organizațională;

realizarea întregului flux bugetar, și anume,

colectarea propunerilor de buget;

consolidarea bugetului;

redistribuirea acestuia în organizație;

defalcarea periodică a bugetelor locale redistribuite;

înregistrarea realizărilor la buget;

versionarea și păstrarea istoricului bugetelor în scopul de a putea fi analizate variațiunile, evoluțiile și previzionarea următoarei perioade bugetare.

5. Gestiunea stocurilor și achizițiilor prin componenta COSWIN Stocuri și Achiziții

Sunt acoperite funcționalități referitoare la:

Gestiunea cantitativă și calitativă a stocului, detaliată până la nivelul locației;

Control automat al nivelului stocului (cu generare automată de cereri de achiziție);

Gestiunea datelor de intrare în stoc, expirare și garanție;

Asigurarea unei imagini globale a situației stocului pe perioade bine definite;

Gestiunea tranzacțiilor de stoc (intrări, ieșiri, transferuri, ajustări, inventare);

Generarea automată sau la cerere a documentelor contabile: Nota de intrare / recepție, Bon de consum, Aviz de expediție, Notă de transfer, Proces verbal de reglare a stocului;

Vizualizare rapidă a informațiilor de bază asociate unui articol (stare inventar, tranzacții de stoc cu evidența cantitativă și valorică, procese de achiziții, furnizorii unui articol).

Se controlează procesele de aprovizionare de la furnizori interni și externi cu următoarele facilități:

Istoria furnizorilor;

Verificare stoc sub valoare de siguranță;

Emitere comandă spre furnizor;

Urmărire comenzi furnizor;

Gestiunea cererilor de achiziție;

Analiza ofertelor.

6. Gestiunea clienților, tarifelor, a comenzilor de la și a livrărilor prin componenta Comenzi clienți

Se controlează următoarele procese:

Gestiunea comenzilor de la clienți (programare, lansare, urmărire);

Gestiunea mijloacelor de transport implicate în livrările către clienți (definire, alocare, urmărire) și a documentelor aferente;

Facturare (emitere documente comerciale de ieșire pe bază de tarife agreate);

Credite Clienți (validare comenzi client, încasări client, solduri per client, urmărire firme subsidiare, calcul bonus / penalizări firme subsidiare);

Analiza financiară a clienților.

7. Definirea și urmărirea contractelor și a comisioanelor prin componenta Contracte

Sunt prevăzute următoarele funcționalități:

Definire flexibilă a structurii contractelor de aprovizionare/desfacere, eventual pe faze;

Configurare și stabilire comisioane pentru angajați și terțe părți, și se controlează/monitorizează următoarele:

Starea contractului;

Derularea livrărilor, facturărilor, plăților vs. cele stipulate în contract.

8. Gestiunea întreținerii prin componenta COSWIN Întreținere

Sunt acoperite funcționalități referitoare la:

Definirea și adăugarea de echipamente structurate funcțional pe zone, funcții, categorii, centre de cost;

Posibilitatea creării de grupuri și structuri complexe de echipamente;

Gestiunea situației echipamentelor;

Definirea de activități specifice, la care poate fi asociat necesarul de resurse umane și de piese de schimb;

Definirea de resurse umane precum și asocierea acestora la diverse activități în cadrul întreprinderii;

Gestiunea resurselor umane și a angajaților;

Planificarea în timp a activităților și serviciilor de întreținere-reparații;

Crearea automată de dispoziții de lucru corespunzătoare activităților;

Menținere în istorie a tuturor activităților și serviciilor;

Gestiunea complexă a întregului proces de întreținere din cadrul întreprinderii.

9. Instrumente de raportare prin componenta Tablou de bord

Componenta Tablou de bord este un instrument de management care permite vizualizarea unui set de date privind indicatorii de performanță ai societății comerciale. Setul de date vizualizat este specific utilizatorului și este dependent de nivelul utilizatorului în ierarhia conducerii societății comerciale.

Fereastra principală a componentei este o diagramă editabilă a ierarhiei societății comerciale pentru care este particularizată componenta.

Selectarea oricărui nod din diagramă conduce la afișarea unui meniu, din care se poate selecta setul de date de vizualizat. Datele vizualizate reflectă performanțele societății comerciale la nivelul nodului respectiv.

La nivelul fiecărui nod din diagrama organizatorică corespunzător unui director sau serviciu sunt disponibile următoarele date și analize:

Cash-Flow;

Fișa Clientului;

Rezultate Financiare;

Analiza Performanțelor;

Calendarul Întrunirilor;

Situații Speciale.

10. Managementul parametrilor și al normelor

Întreținerea unui echipament se poate realiza prin monitorizarea unor parametri ai acestuia, măsurați la anumite intervale de timp. În cadrul acestui modul sunt acoperite următoarele funcționalități :

Definirea parametrilor monitorizați

Definirea normelor în care trebuie să se încadreze parametrii definiți în sistem

Gruparea mai multor parametri în seturi de caracteristici fizico-tehnice

Definire puncte de măsurare pentru un parametru monitorizat

Definire acțiuni declanșate de un eveniment (ex. nerespectarea unei norme)

Reevaluare / Modificare valori parametri monitorizați

Afișare măsurători

Analiza loturilor de valori măsurate

Sumar alarme (situații care nu sunt respectate normele)

11. Gestiunea serviciilor

Sunt acoperite funcționalități referitoare la:

Definirea clienților pe tipuri de clienți, împreună cu adresele și locațiile de consum a utilităților;

Definirea tipurilor de utilități și modalitățile de calcul a consumurilor;

Definirea normativelor de consum și legătura cu contractele clienților;

Planificarea citirilor consumurilor și a facturării clienților pe baza consumurilor determinate;

Generarea datelor de facturare, urmărirea acestora și efectuarea corecțiilor și a reglajelor;

Generarea, verificarea și printarea facturilor;

Efectuarea încasărilor facturilor generate;

Gestionarea reclamațiilor și a soluționărilor acestora;

Generarea rapoartelor de producție (situații consumuri) și a rapoartelor comerciale (situații facturări și încasări, balanțe clienți)

12. Definirea și urmărirea planurilor de investiții prin componenta Managementul investițiilor

Sunt acoperite următoarele funcționalități:

Evidența planurilor de investiții și a obiectivelor planurilor, după tipul investiției, sursa de finanțare, stadiul realizării obiectivelor;

Gestionarea tipurilor și etapelor procedurilor de achiziție;

Gestionarea participanților la procedura de achiziție;

Urmărirea contractelor de achiziții bunuri și/sau utilaje, și a plăților aferente;

Urmărirea contractelor de investiții proiectare, și a plăților aferente;

Urmărirea contractelor de execuție, și a plăților aferente;

Definirea obiectelor de lucrări și a categoriilor de lucrări;

Gestionarea execuției lucrărilor prin repartizarea obiectelor pe categorii de lucrări și urmărirea lunară a valorilor devizelor;

Generarea rapoartelor privind urmărirea investițiilor.

13. Gestiunea tarifelor

Oferă următoarele funcționalități :

definirea și menținerea listelor de prețuri

definire tarife diferențiate în funcție de anumite criterii (tip client, bonitate, zonă comercială, etc.)

istoric al prețurilor

14. Managementul transporturilor

Oferă următoarele funcționalități :

clasificarea mijloacelor de transport

luarea în evidență a mijloacelor de transport

urmărirea mijloacelor de transport (localizare, documente de transport)

15. Gestiunea Producției

Este componenta dedicată Producției Discrete în Sistemul Informatic Integrat SIVECO Applications. Ea reprezintă soluția acestui sistem pentru aria de business care cuprinde producția de unicate, producția de serie mică și medie (loturi de produse).

Aplicația este dedicată asistării întregului ciclu de producție și acoperă fazele de pregătire, lansare și urmărire a acesteia; prîntr-un modul specific, aplicația oferă un suport activ departamentelor de planificare a producției cât și departamentelor de planificare a aprovizionării.

Pentru pregătirea producției, aplicația permite definirea configurației produselor, incluzând tehnologiile de fabricație pentru fiecare reper (componentă de produs).

Un modul special permite gestionarea comenzilor de producție. Acestea devin în sistem entitatea de lansare și urmărire a fabricației. Comenzile de producție, cu tehnologiile și operațiile aferente, sunt pregătite pentru programarea producției, determinându-se resursele disponibile pentru executarea acestora.

Modulul pentru programarea producției permite planificarea operațiilor și a resurselor necesare realizării lor.

Rezultatele programării sunt tratate în modulul pentru lansarea producției, aplicația generând toată documentația necesară: Fișe de Urmărire, Bonuri de Manoperă, Bonuri de Materiale etc. Modulul pentru urmărirea producției permite calificarea stărilor dispozițiilor de lucru lansate în producție și efectuarea colectărilor de manoperă și de materiale consumate pentru executarea tehnologiei respective.

Aplicația oferă posibilitatea integrării cu un sistem PDM (Product Data Management) „third party” dedicat asistării compartimentelor de proiectare tehnologica; pot fi preluate datele necesare direct din acesta, reducând astfel un volum considerabil de efort pentru definirea tehnologiilor și structurilor de produs.

Suportul pentru calculul costurilor directe la nivelul fiecărei comenzi de producție, defalcat pe elemente de cost configurabile de utilizator, reprezintă un instrument oferit de aplicație în scopul îmbunătățirii performanțelor economice. Prin integrarea în sistem, aplicația realizează atât ante cât și postcalculația de cost pentru fiecare comandă de producție.

Modulul pentru gestiunea calității produsului fabricat tratează informațiile și generează documentele necesare asigurării conformității caracteristicilor produsului cu prevederile standardelor de calitate.

Aplicația implementează suportul necesar pentru urmărirea și raportarea completă a producției, cât și pentru realizarea dosarului de fabricație.

16. Instrumente de management prin componenta SIVECO ANALYZER

La cererea beneficiarului, componentele pachetului integrat vor interacționa nu numai una cu cealaltă dar și cu alte posibile aplicații dezvoltate și cu produsul ORACLE Express care poate fi folosit în principal pentru implementarea Sistemului Informatic de Management (SIM) în tehnologie OLAP (On Line Analitical Processing). Întregul sistem poate fi conectat la lumea exterioară folosindu-se un server Web, în aceeași tehnologie ORACLE.

Ca un corolar al trăsăturilor specifice conferite de tehnologia OLAP unui Sistem Informatic de Management, pot fi menționate:

O vedere mai clară asupra obiectivelor;

Identificarea eficientă a priorităților;

Identificarea și prevenirea cu ușurință a activităților neesențiale;

Mijloace mai bune de comparație;

Libertate crescută în luarea deciziilor privind activitatea întreprinderii;

O mai bună structurare a informației în procesul de analiză și decizie.

Implementarea cu succes a componentelor software SIVECO și avantaje obținute

Componentele Sistemului Informatic Integrat oferit de SIVECO sunt utilizate eficient în peste 1000 societăți comerciale din peste 30 de țări de pe toate continentele și la peste 120 de beneficiari români, destinată organizațiilor medii și mari.

Printre principalele avantaje obținute de beneficiari se pot enumera următoarele:

– Capacitate de îmbunătățire a activității societăților, creșterea productivității, folosirea judicioasă a resurselor materiale și umane, cunoașterea operativă și detaliată a veniturilor și cheltuielilor cu posibilități de reducere a costurilor

– O orientare mai bună a utilizatorilor care conduce la o competitivitate crescută și acapararea mai multor piețe de desfacere;

– Posibilitate crescută de comunicație cu partenerii care permite o mai bună integrare și o cooperare mai eficientă.

Pe lângă aceste avantaje se constată obținerea de importante beneficii tehnice și economice ce decurg din cunoașterea operativă și accesarea ușoară a unui volum foarte mare și diversificat de informații din toate sectoarele de activitate ale beneficiarului.

Crește substanțial eficiența operațională, se reduc costurile tuturor operațiilor și se îmbunătățește profitabilitatea societății comerciale.

Integrator

Din momentul creării sale, în 1994, și până în prezent, Integrator a reușit să introducă cu succes standardele de excelentă în business management pentru un număr important de companii multinaționale, precum și pentru zeci de întreprinderi românești. Integrator oferă unele dintre cele mai competitive și eficiente soluții de business management și e-business pentru întreprinderile romanești.

Aducerea în România a know-how-ului de business management cel mai dezvoltat din lume în diverse domenii de activitate economice și financiare și crearea unei organizații de consultanți români care să implementeze și să transfere acest know-how de business management în mari structuri industriale, economice și financiare din țară, acesta a fost obiectivul primordial al Integrator.

Pentru îndeplinirea obiectivului propus, Integrator a dezvoltat continuu noi alianțe strategice cu companii reputate, incontestabili lideri mondiali în implementarea de business management.

Integrator a contribuit cu mai mult de 40.000 de ore de consultanță business la implementarea de soluții informatice pentru companii și instituții romanești de mare importanță printre care : RATB, ELECTRICA, RADET, PETROMIDIA, TAROM, CONTINENTAL, MINISTERUL SANATATII etc. precum și pentru zeci de companii multinaționale : METRO, DANONE, PIRELLI, Dr. OETKER ETC.

Cu o activitate ce include colaborarea cu firme romanești și internaționale, Integrator este una dintre puținele companii capabile să realizeze aplicații web la cele mai înalte standarde de calitate și performanță – un fapt care poate fi certificat de toți cei care au apelat la serviciile Integrator pentru a-și promova imaginea, produsele și serviciile pe Internet.

Printre aceștia se număra companii reputate precum SAP România, reprezentantă a SAP AG – lider mondial în soluții integrate e-business, RATB – Regia Autonoma de Transport București, ce acoperă 85% din rețeaua de transport în comun de suprafața, Anthologic – companie irlandeză specializată în consultanță SAP, International Broker – serviciu de operare pe piețele electronice globale.

Experiența acumulata în cei 7 ani de activitate în implementarea unor tehnologii de vârf, precum și cunoașterea aprofundată a mecanismelor economice din România recomandă Integrator drept partenerul ideal pentru consultanță în domeniul informaticii și al integrării sistemelor informatice de business management atât pentru întreprinderile mari, cât și pentru cele mijlocii și mici.

Integrator oferă soluții de business management la cheie organizate pe proces economic și nu pe departamente, precum și soluții e-business capabile să suporte în timp real tranzacții online, de următoarele tipuri:

Entreprise Resouce Planning

Supply Chain Management

Customer Relationship Management

Business Intelligence

Soluții de Business Management

1. Entreprise Resource Planning (ERP)

Pentru majoritatea întreprinderilor implementarea unei soluții ERP reprezintă un pas major către performanță, eficiență și, deci, către un mai bun control al afacerii. Pentru altele, acest lucru reprezintă o problemă majoră și un pas dificil, o decizie destul de greu de luat. Integrator propune o soluție flexibilă adecvată pentru fiecare:

Sistemul SAP R/3 Standard versiune romana conține o biblioteca de peste 1000 de modele economice de conducere și gestiune, odată cu implementarea să făcându-se și transferul de know how în interiorul structurilor industriale, economice, financiare și instituționale românești.

În ceea ce privește sistemul SAP R/3 Model de bază, acesta aduce un concept modern al structurării și conducerii acțiunilor la nivelul unei societății, fiind preconfigurat pe procese economice într-o soluție la cheie de implementare în timp rapid, destinată în special întreprinderilor mijlocii.

2. Supply Chain Management (SCM)

Destinate optimizării și automatizării tuturor proceselor economice ce se desfășoară la nivelul unei întreprinderi, de la aprovizionarea cu materii prime și materiale, până la proceselor de producție, transport și distribuția produselor finite, soluțiile Supply Chain Management implementate de Integrator permit gestiunea proceselor extinse ale întreprinderii integrând atât procesele interne, cât și pe cele externe. Acest lucru favorizează creșterea eficienței prin urmărirea întreprinderii nu prin activități, ci în lungul proceselor economice pe care aceasta le desfășoară.

Soluții la cheie de inginerie informatică (care integrează hardware, comunicații, aplicații economice, aplicații industriale etc.) soluțiile de Supply Chain Management realizate de Integrator dispun de o lista completă de module ce permit modelarea, monitorizarea și gestiunea proceselor « extinse » ale organizației. Acestea sunt doar câteva dintre cele mai importante beneficii pe care le presupune implementarea unei soluții de tip Supply Chain Management, la care se adaugă :

inventarierea la intervale mai lungi

reducerea costurilor de producție

reducerea costurilor de transport

creșterea productivității

nivel ridicat al serviciilor

îmbunătățirea calității produselor

sensibilitate sporită la schimbările economice

3. Customer Relationship Management (CRM)

Întreprinderile romanești au nevoie de soluții deschise și flexibile pentru a-și minimiza dificultățile întâmpinate în relațiile cu clienții.

Integrator oferă servicii și soluții personalizate de Customer Relationship Management, ce se ridică la standarde de performanță internaționale.

Aplicate cu succes în mari întreprinderi și instituții romanești, soluțiile Customer Relationship Management realizate de Integrator asigură întreprinderilor /instituțiilor romanești eliminarea dificultăților întâmpinate în relațiile cu clienții prin folosirea celor mai bune instrumente de analiză și control asupra vânzărilor, tendințelor pieței și service-ului, crescând în acest mod eficiența proceselor de vânzare.

CRM permite companiilor să automatizeze, să integreze și să folosească inteligent pârghiile de care dispun în relațiile cu clienții, furnizează cele mai performante funcționalități personalizate oferind, de asemenea, posibilitatea realizării unor portaluri ale utilizatorilor bazate pe roluri. Astfel, se asigură suport pentru activitățile centrate pe client, și, de asemenea, se oferă instrumente și date pentru a capitaliza cunoștințele de afaceri capabile să configureze strategiile CRM.

Beneficii:

Cunoașterea cumpărătorului

Îmbunătățirea planificării și a deciziilor de marketing

Eficientizarea livrării de produse sau servicii

Prețuri scăzute ale vânzărilor și serviciilor prin canale mobile

Optimizarea permanentă a tuturor proceselor

Expansiune globală a pieței

4. Business Intelligence (BI)

Soluție competitivă a cărei aplicabilitate și eficientă au fost testate de mari companii internaționale, Business intelligence dispune de toate funcționalitățile de care o întreprindere are nevoie pentru a integra cu ușurință informații relevante din întreaga organizație, astfel încât ele să poată fi administrate cu succes chiar și de la sute de kilometri distanță.

Business intelligence este un instrument de lucru eficient și robust, ce minimizează efortul uman, reducând semnificativ timpul alocat documentarii atunci când utilizatorul trebuie să ia decizii rapide. Iar, în Era Internetului și a telefonului mobil, capacitatea de a lua decizii rapid este un atu important în competiția economică.

Acestea sunt doar câteva dintre avantajele acestei soluții, o adevărata operă de artă în ceea ce privește gestiunea datelor și obținerea de rapoarte și analize economice.

Avem în continuare doar câteva dintre beneficiile pe care le aduce aceasta soluție:

Baza de date cu informații sincronizate automat

Realizare de analize și rapoarte business sofisticate

Planificarea și simularea impactului financiar al schimbărilor

Evaluarea performanțelor economice și financiare

Compatibilă cu orice tip de soluție ; SAP și non SAP

Serviciile oferite de Integrator

Întreprinderile și instituțiile romanești au nevoie de soluții de business management care să acționeze rapid și eficient, să necesite eforturi financiare și umane minime și să permită un retur rapid pe investiția realizată.

Integrator a ținut seama de toate aceste elemente și, în cei peste 7 ani de activitate în economia românească, a reușit prin proiecte de implementare a sistemelor informatice de gestiune integrată a întreprinderii, în toate domeniile industriale, economice și financiare, să ofere servicii de cel mai înalt nivel profesional care să respecte cerințele clienților, în domeniile:

Consultanta în Implementare Soluții Business

Trecerea la un sistem ce poate gestiona toate procesele și datele întreprinderii nu a fost până în acest moment simplu de realizat, necesitând multe resurse și un timp considerabil de analiză a proceselor, preluare a datelor și documentelor din vechile aplicații informatice, trecerea lor într-un sistem productiv unic, instruirea și suportul persoanelor care vor utiliza acest sistem.

Integrator a rezolvat toate aceste dificultăți analizând problemele întreprinderilor și particularitățile fiecărui domeniu industrial, iar experiența în implementări și metodologia de implementare utilizata permițând furnizarea de soluții de calitate, rapide și flexibile, ce vor avea o eficienta maximă și vor putea fi exploatate imediat.

Care este metodologia utilizata ?

Experiența acumulata de a condus la câteva concluzii importante:

întreprinderile românești au nevoie de informații în timp real asupra tuturor proceselor și activităților desfășurate și, în particular, de analize și rapoarte care să permită managementului luarea rapida a deciziilor;

este esențială organizarea tuturor datelor și documentelor societății într-un sistem unic, ușor de utilizat;

este necesară gestiunea fluxului de documente între persoanele cu drept de decizie asupra acestora.

Pentru a rezolva toate aceste dificultăți premergătoare configurării și instalării oricărui sistem de gestiune integrata, Integrator a pus la punct un instrument performant de captare și analiză a tuturor informațiilor economice necesare – Web Business Capture.

De asemenea, experiența acumulată de echipa de consultanți pe parcursul implementărilor realizate cu succes, a dus la crearea unei metodologii proprii de implementare ce permite controlul tuturor etapelor unui proiect, reducând în acest fel simțitor costurile și riscurile unei implementări – Metodologia CINDI.

2. Servicii de Infrastructura

Integrator livrează soluții de inginerie informatica la cheie. Acestea includ serviciile de consultantă și implementare a infrastructurii IT și de telecomunicații, a aplicațiilor economice, aplicațiilor industriale etc.

Dezvoltarea de către Integrator a unor tehnologii de productivitate mare și calitate ridicată, conform standardelor internaționale, asigură întreprinderilor romanești interesate de business management de vârf, soluțiile de cea mai mare performanță la cel mai mic preț, ce oferă în timpul cel mai scurt returul pe investiția realizată.

3. Service și Suport

Integrator pune un accent deosebit pe funcționalitatea soluțiilor de business management implementate pentru clienții săi.

Tocmai de aceea după terminarea oricărui proiect de implementare și punerea în funcțiune a sistemului, Integrator începe organizarea unui sistem eficient de Help Desk care vine în ajutorul tuturor utilizatorilor prin oferirea de asistență în problemele cu care aceștia se confruntă în exploatarea curentă a sistemului.

Servicii de consultanță sunt acordate pe tot parcursul dezvoltării soluțiilor de business management și includ atât analiza economică a întreprinderii și consultanță în cazul proceselor specifice, cât și consultanță în strategia IT, modelarea infrastructurii IT, precum și implementarea soluției.

Integrator se afla permanent în contact cu clienții săi pentru a le oferi îmbunătățirea performanțelor soluțiilor implementate prin furnizarea informațiilor de ultima ora vis a vis de ceea ce Integrator și partenerii săi dezvolta ca tehnologii.

Toate acestea pentru a oferi clienților servicii standard adaptate în funcție de nevoile lor, astfel încât aceștia sa obțină maximum de beneficii din soluțiile implementate de Integrator.

4. Instruire

Odată cu implementarea unei soluții de business management, Integrator furnizează clienților săi și un transfer masiv de know how, astfel încât după trecerea sistemului în producție, utilizatorii săi să-l poată folosi cu ușurință.

Pentru aceasta Integrator organizează cursuri de instruire atât la începutul implementării (cu echipa de proiect), cât și înainte de trecerea sistemului în producție (pentru utilizatorii finali) și ori de cate ori clientul solicită aceste cursuri pentru a crea în interiorul propriilor organizații specialiști cu bogate cunoștințe în domeniu.

Cu scopul de a oferi o flexibilitate cât mai mare, cursurile pot avea loc atât la centrul propriu de instruire, cât și la sediul clientului, și pot fi modularizate și adaptate în funcție de nevoile specifice ale acestuia.

SAP

Fondată în 1972, SAP este liderul recunoscut în furnizarea de soluții colaborative e-business pentru toate domeniile și toate piețele importante.

Cu sediul în Walldorf, Germania, SAP este cea mai mare companie de software intercompanii și a treia companie din lume în domeniul furnizării de software independent. SAP are peste 27 800 de angajați în peste 50 de țări. Profesioniștii sunt devotați furnizării de servicii și asistență la cele mai înalte standarde.

Experiența, cunoștințele și tehnologia care pot maximiza eficiența oricărei afaceri.
SAP a utilizat vasta sa experiență pentru a oferi mySAP.com, cea mai completă platformă e-business pentru economia actuală. Platforma colaborativă pentru e-business mySAP.com permite angajaților, clienților și partenerilor de afaceri să lucreze împreună eficient – oriunde, oricând. mySAP.com este deschisă și flexibilă, fiind compatibilă cu baze de date, aplicații, sisteme de operare și hardware de la majoritatea furnizorilor.

Folosind cele mai bune tehnologii, servicii și resurse de dezvoltare, SAP a realizat o platformă e-business ce pune în valoare resursele informaționale, îmbunătățește eficiența aprovizionării și contribuie la construirea unor relații solide cu clienții.

SAP este listată la mai multe burse, printre care Frankfurt Stock Exchange și New York Stock Exchange, cu simbolul “SAP”.

Serviciile mySAP înseamnă mai mult decât implementare de software. Înseamnă optimizarea strategiei și procedurilor proprii fiecărei afaceri, implementarea unor structuri eficiente de suport, dezvoltarea continuă și transferul de cunoștințe.

Serviciile mySAP oferă performanță sporită, productivitate mai mare și satisfacție mai mare, toate acestea cu reducerea timpului de întrerupere a activității, ca și a nevoii de expertiză externă. Astfel, orice companie poate intra mai ușor în e-business, pentru a fructifica noile oportunități de pe piață.

Business Solutions Consulting ajută la planificarea infrastructurii IT și îmbunătățirea performanței oricărei afaceri.

Solution Operations Services furnizează expertiză în implementarea, integrarea, planificarea operațiilor și optimizare.

Support Services asigură performanța optimă a sistemului și utilizarea optimă a resurselor sistemului folosit.

Services Infrastructure furnizează portaluri de servicii ce conțin informații, comunicare și oferte de servicii.

În plus, SAP Service Marketplace oferă acces permanent la o întreagă gamă de oferte de servicii SAP sau ale partenerilor săi prin Internet. Aceste servicii se adresează atât clienților, cât și partenerilor SAP.

SAP R/3

SAP R/3 este componenta de ERP din portofoliul de produse SAP și este cea mai cunoscuta soluție ERP de pe piață. Datând din anii 70, R/3 este soluția care a adoptat ideea (controversată pe atunci) reunirii mai multor funcții de afaceri într-o singură aplicație rulând pe o singura bază de date. Numită inițial R/2, componenta de ERP de la SAP a fost reorganizată într-o nouă arhitectură în anii 80, folosind un sistem client / server pe mai multe nivele. Componentele principale ale unui sistem SAP R/3 sunt serverul pentru baza de date, serverele de aplicații și serverele de prezentare.

Pentru a-și păstra independența față de furnizorii de sisteme de operare și de sisteme de gestiune a bazelor de date relaționale, SAP a dezvoltat foarte multe structuri personalizate, adaptate la diversele soluții existente pe piață. Astfel, serverul pentru gestiunea bazelor de date poate folosi tehnologie Oracle, IBM DB2, Adabas, Informix, Microsoft SQL Server, serverele de aplicații pot rula pe sisteme de operare Microsoft, sisteme de tip UNIX (de la diverși furnizori) sau VMS. Serverele de prezentare folosesc un protocol de comunicare propriu, care utilizează la nivel inferior TCP/IP. Clientul poate rula partea de prezentare de pe diverse sisteme de operare, inclusiv de pe un simplu internet explorer.

Sistemul ERP SAP R/3 gestionează mai multe arii de interes precum logistica, contabilitatea, resursele umane. Toate aplicațiile de nivel utilizator (mai puțin cea de resurse umane) sunt localizate și în limba română, adaptările incluzând traducerea meniurilor și modificările specifice legislației din România. În cazul achiziționării serviciului de mentenanța, SAP AG, prin SAP România, furnizează prompt pachetele de program necesare implementării oricărei schimbări legislative.

În versiunea comercializată curent, licențele pentru sistemul ERP R/3 pot fi achiziționate sub forma setului de produse mySAP Business Suite. O licență de acest tip oferă utilizatorului dreptul de a folosi, pe lângă sistemul ERP, și alte produse SAP fără a mai achiziționa licențele suplimentare. Sunt incluse aici produse ca CRM (Customer Relationship Management – gestiunea relației cu clienții), SCM (Supply Chain Management – managementului canalului de furnizare/distribuție), BW (Business Warehouse), SAP Enterprise Portal (link către fișierul de descriere portal), etc.

Doua produse care sunt destinate întreprinderilor mici și mijlocii, AIO (All In One) și B1 (Business One), nu sunt încă adaptate la specificul economic și legislativ românesc, având deocamdată o mai mică răspândire la noi în țară. Pe viitor SAP estimează însă o creștere semnificativă și a utilizării acestor produse, de îndată ce versiunile românești vor fi disponibile.

Pentru buna funcționare a oricărui produs SAP este necesară, pe lângă instalarea propriu-zisă, și configurarea sistemului astfel încât să se adapteze perfect proceselor de afaceri utilizate de client. Aceasta configurare este numită convențional customizare (prin împrumutarea termenului englezesc în limbajul tehnic specific) și este realizată de partenerii SAP.

Soluția workplace

Soluția completă pe care a dezvoltat-o pentru eficientizarea multitudinii de activități sau procese pe care angajatul le desfășoară în mod concret, se numește sugestiv, Workplace (Spațiu de lucru). Această soluție permite utilizatorilor accesul la aplicația sau la aplicațiile locale SAP și nonSAP prin intermediul Internetului, adică constituie mijlocul de intrare în procesele, funcțiile, activitățile și tranzacțiile realizate în companie, de oriunde și oricând. Workplace este componenta ce face legătura, prin intermediul unui soft special creat pentru a putea realiza comunicații, între componentele SAP și nonSAP.

Workplace leagă componentele standard ale sistemului integrat de gestiune R/3: financiare, logistice sau de resurse umane, precum și componentele – Business to Business Procurement, Employee Self Service, Customer Relationship Management, Business Information Warehouse, Strategic Enterprise Management, Corporate Financial Management, Advanced Planner and Optimizer, Knowledge Warehouse de sistemele externe, serviciile oferite de Internet și serviciile Internet tipice mySAP.com precum și accesul în Marketplace.

Soluția Workplace se bazează pe rolul fiecărui angajat în cadrul proceselor specifice organizației. Cu Workplace, oamenii lucrează mai eficient, toate operațiile suplimentare pe care aceștia erau obligați să le execute în mod curent sunt reduse sau suprimate prin introducerea acestui mediu de lucru simplificat. Face acest lucru posibil acum prin furnizarea accesului prin roluri la sursele de informații interne și externe. SAP a creat aceste roluri predefinite specifice întreprinderii și nu s-a oprit aici. Aceste roluri sunt configurabile, utilizatorul putând să-și creeze rolurile specifice, să adapteze aceste roluri astfel încât ele să îndeplinească cât mai bine necesitățile specifice societății.

Ce este un rol?

Un rol este o colecție de activități pe care angajatul le desfășoară în cadrul unuia sau mai multor scenarii de lucru ce compun procesele specifice organizației. Utilizatorii realizează tranzacții și rapoarte, pentru care folosesc aplicațiile proprii sistemului informatic al societății sau alte aplicații (Internet) prin intermediul meniurilor de lucru. SAP a dezvoltat cu ani în urmă acest concept prin introducerea de "grupuri de activitate" și de "profil de autorizări" în cadrul proceselor întreprinderii. Acum SAP a extins acest concept pentru a acoperi implementarea tuturor proceselor ce fac apel la informații atât din interiorul cât și din exteriorul companiei.

Workplace este împărțit în două arii principale: LaunchPad și Workspace (Spațiul de lucru). LaunchPad este format din toate activitățile relevante rolurilor unei organizații. De exemplu, un angajat din contabilitate poate să înregistreze facturile în sistemul SAP R/3, apoi să facă planificarea deplasărilor, cu tot ce include aceasta: rezervările de bilete, hoteluri etc., iar la sfârșit să ruleze câteva analize sau rapoarte. Toate aceste operații sunt reprezentate în LaunchPad, într-o singură fereastră, astfel încât utilizatorul are un singur punct de acces către toate datele de lucru, către toate serviciile sau aplicațiile necesare. Acest lucru este permis de arhitectura deschisă a sistemului. În partea de Workspace (Spațiu de Lucru), apar toate informațiile necesare utilizatorului, funcție de rolurile sale precum și o componentă suplimentară reprezentată de Mini-aplicații.

Mini-aplicațiile formează partea din Workplace ce conține informațiile și serviciile ce sunt prezentate utilizatorului imediat la conectarea în sistem. SAP furnizează o serie de astfel de Mini-aplicații dar companiile își pot dezvolta propriile Mini-aplicații, pe care le pot atașa rolurilor definite printr-un URL. Pentru a da câteva exemple, SAP furnizează accesul la întreg circuitul Informațional prin aceste Mini-aplicații: e-mail, sisteme de alertă pentru documentele ce trebuie prelucrate imediat, conexiunea la sistemele partenerilor (exemplu agentul transportator) etc.

Un instrument important, o funcție specifică Workplace este funcția de navigare Drag&Relate. Aceasta permite utilizatorului selectarea unui obiect (de exemplu numărul unei comenzi de vânzare) și legarea lui, referirea la un alt obiect printr-o simplă glisare a obiectului în LaunchPad. Obiectul selectat va fi afișat și prelucrat în continuare. Această funcțiune este disponibilă atât pentru accesarea obiectelor externe în sistem cât și a obiectelor SAP în mediul extern.

Arhitectura Workplace constă în serverul de Workplace și Middleware și necesită un simplu browser web pe ecran. Serverul de Workplace se bazează pe tehnologia 4.6 și este responsabil de administrarea utilizatorilor, definirea rolurilor ș administrarea componentelor ce vor fi accesate în Workplace.

Gestiunea Sesiunii

Într-un mediu de lucru activ, utilizatorii au nevoie de capabilitatea de a executa mai multe activități sau tranzacții. De exemplu, un utilizator poate accesa o aplicație pentru a căuta diverse informații necesare. În același timp, poate primi un telefon de la un client care cere câteva relații despre factura pe care tocmai a primit-o. Folosind aceeași sesiune de lucru, în Workplace, utilizatorul poate accesa toate aceste informații, fără a fi nevoit să deschidă noi sesiuni de lucru și să le piardă pe cele vechi.

Identificare unică

Workplace furnizează funcționalitatea de identificare unică în sistem, pentru a avea accesul atât la datele interne cât și la aplicațiile externe.

Integrarea cu mySAP.comercial

În definirea rolurilor, tranzacțiile, rapoartele și serviciile furnizate de oricare din sistemele enumerate mai sus: BBP, ESS, CRM etc. pot fi accesate imediat de către utilizatori, prin accesul central ce este oferit utilizatorului la toate activitățile pe care acesta trebuie să le realizeze.

3.4.Ce urmează după implementare

Pe zi ce trece și pe măsură ce au loc tot mai multe implementări, devine evident că utilizarea de software nu reprezintă panaceul universal pentru optimizarea unei afaceri. Cum nimic nu este perfect, nici programele nu funcționează ideal și fără erori. Asigurarea unui suport constant și eficient din partea furnizorului soluției reprezintă o necesitate pentru companiile beneficiare ale implementărilor.

Furnizarea și implementarea unei soluții, cu suportul tehnic ulterior reprezintă o vânzare-cumpărare și de produs (este cumpărată aplicația și licența de utilizare) și de servicii (suportul post-implementare). Nu definirea acestei tranzacții reprezintă o problemă, ci faptul că o implementare de dimensiuni medii și mari impune inclusiv reconsiderarea întregii structuri organizatorice a firmei beneficiare. Și nici aceasta nu ar fi o problemă, poate, atât de critică. În fond, un bun management de proiect poate defini pașii corecți ce trebui parcurși și astfel, implementarea se poate finaliza cu succes – adică la timp și în bugetul alocat.

Este numai începutul, practic, al relației dintre furnizor și beneficiar. Cum soluțiile au aplicabilitate în special în operațiuni financiar-contabile, ele influențează decisiv funcționalitatea firmei utilizatoare. În țara noastră, principala problemă în utilizarea unei soluții o reprezintă, dincolo de instruirea personalului de service, asigurarea actualizărilor (noi module, noi operațiuni, dar mai ales noi reglementări și norme de aplicare) și suportul tehnic în cazul în care apar disfuncționalități. Fără aceste două componente post-implementare, o soluție nu este decât un exercițiu de configurare.

De aceea, firmele care oferă soluții și suport post-implementare se angajează să asigure această asistență atât de necesară pe termen lung, cel puțin în principii, prin contractele de service valabile minim pe perioade convenite de comun acord cu beneficiarul. Totuși, din varii motive, această relație furnizor-beneficiar poate fi afectată de crize și situații neplăcute sau poate fi chiar întreruptă. Indiferent de motivele părții din cauza căreia a avut loc ruptura contractului sau neonorarea acestuia, partenerul va avea enorm de mult de suferit.

Premize

Odată implementata, o soluție aproape creează dependență. Nu numai că a costat resurse financiare și umane, dar a provocat apariția în cadrul organizației beneficiarului de specialiști în soluția respectivă, personalul utilizator a fost instruit și toate procedurile și modurile de raportare au fost adaptate astfel încât să poată fi realizate cât mai eficient cu ajutorul soluției. Dacă furnizorul nu își respectă angajamentul inițial sau îl rupe, beneficiarul va avea o mare problemă. Dacă, invers, beneficiarul se face vinovat de așa ceva, furnizorul va avea o problemă, întrucât îi vor dispărea venituri și o parte din angajați alocați beneficiarului respectiv, nu vor mai avea de lucru, cel puțin pe termen scurt. Sunt situații neplăcute, ce pot surveni indiferent de cât s-ar strădui părțile să își respecte angajamentele, și care se pot împărți în două categorii majore: nerespectarea obligațiilor contractuale, respectiv dispariția, ca entitate comercială, a uneia dintre părți.

În lume exista două categorii de furnizori: cei ce oferă soluții unicat, adică numai ei produc tipul respectiv de soluție și cei ce concurează cu produse asemănătoare, pe aceleași piețe. În primul caz, evident, un beneficiar nu prea are de unde alege – în al doilea caz, selecția se face fie funcție de simpatii, fie în funcție de îndeplinirea de către furnizor a unui set de criterii prevăzute în caietul de sarcini. Ei bine, se poate întâmpla ca furnizorul să fie preluat de către o altă entitate comercială, cu care beneficiarul să nu dorească să facă afaceri și atunci se pune serios problema încetării contractului.

Este dreptul unui beneficiar al unui serviciu livrat în timp de putea considera o modificare la nivel managerial în cadrul furnizorului drept incompatibilă cu afacerea sa. Și aici mai intervin și consultanții.

Evident, lucrurile se pot întâmpla și invers: furnizorul poate preciza în contractul de implementare condițiile în care are dreptul și posibilitatea de a întrerupe colaborarea, fără a fi obligat la despăgubiri. Dacă beneficiarul intră sub controlul altor acționari sau se angajează în activități ce ar dăuna imaginii de firmă a furnizorului, acesta – dacă menționează astfel de situații în contract – se poate prevala de ele pentru a scăpa de un beneficiar-problemă.

Un caz special îl reprezintă schimbarea acționariatului vreuneia dintre părți, cu consecințe juridice asupra colaborării, dar din motive ce țin de politicile externe ale țărilor. Cel mai la îndemână exemplu este cel al legislației Statelor Unite, care interzice firmelor americane să facă afaceri cu firme situate în state considerate că ar sprijini terorismul, sau controlate de cetățeni aparținând acestor state. O firmă românească implementează o soluție unei firme americane, care face afaceri în România.

Dacă firma românească este preluată – este doar o prezumție – de către o firmă irakiană, atunci firma americană din România este obligată să înceteze orice relație cu fostul său furnizor. Care, la rândul său, poate da în judecată firma americană pentru daunele provocate prin întreruperea contractului. În afară de cazul în care contractul a fost de la bun început negociat corespunzător.

Asta înseamnă că atât furnizorii, cât și beneficiarul să își realizeze planuri de backup în care să evalueze ce înseamnă schimbarea aplicației, sau cum să facă față dispariției unui client important, ceea ce este greu de făcut. Aceasta în condițiile în care implementarea unei aplicații mai măricele, pentru un beneficiar cu peste 50 de posturi, să spunem, durează măcar câteva luni, consuma resurse importante ale furnizorului și provoacă dependența de aplicația respectivă a întregii afaceri a beneficiarului. La aceasta se adaugă cheltuielile cu instruirea unor specialiști în cadrul firmei pentru a administra intern aplicația și dacă schimbi aplicația, trebuie să le schimbi și instruirea. De aceea, beneficiarul unei asemenea aplicații nu ar trebui să fie interesat în primul rând de posibile despăgubiri financiare, ci de capacitatea furnizorului de a-l depana pe termen lung.

Cauze și efecte

Cea mai neplăcută perspectivă, pentru ambele părți, o reprezintă declararea falimentului de către furnizorul aplicației. Practic, pentru o firmă de software, posibili-tatea de a-și înceta activitatea este destul de mică, cu un amendament: a făcut o aplicație, a dat lovitura, o vinde peste tot, conform contractelor înregistrează venituri substanțiale și apoi trebuie să investească banii respectivi, pentru a face o aplicație mai bună, sau și o altă aplicație, pentru altă categorie de operațiuni.

Dacă la un astfel de nivel firma respectivă lansează un produs nefuncțional, sau înregistrează eșecuri în procesele de implementare, se întrunesc efectiv premizele eșecului general. Intr-o astfel de perspectivă, beneficiarii primei soluții, cea care a adus consacrarea firmei respective, riscă să rămână fără suport…

În paranteză fie spus, tocmai de aceea, pentru o firmă de soft-ware care începe să capete dimensiuni este foarte necesară o echipă de consultanță în afaceri, pe domeniul respectiv, care să atragă atenția conducerii asupra hazardării în direcții greșite sau momentan fără potențial comercial.

Jumătate din succesul unei firme de software se datorează capacității de a sesiza care sunt necesitățile pieței la un moment dat și pe termen scurt, respectiv de a evita implicarea în dezvoltări fără o potențială finalitate comercială. Dar chiar și așa, o firmă de succes poate înregistra la un moment dat probleme dacă implementarea la un client îi consumă resurse prea mari.

Un alt motiv pentru care o firmă de software ar putea da faliment îl reprezintă plecarea angajaților, sau a celor mai buni angajați, la alte firme. Lipsită de activele sale cele mai valoroase, o astfel de firmă devine incapabilă să-și mai onoreze contractele și atunci, soluția este declararea falimentului, fie de către administra-torul firmei, fie de către creditorii acestuia.

O astfel de perspectivă trebuie reglată de la bun început în contract, pe baza principiului „voința părților". În primul rând, în cazul în care furnizorul intră în faliment și nu-și mai poate îndeplini obligațiile, respectiv prestarea serviciilor de actualizare și suport și nici nu există un back-up fie suficient, fie la costuri rezonabile, pot fi solicitate despăgubiri financiare sau de altă natură, pentru daunele produse afacerii beneficiarului. Dar, acesta s-ar putea să nu prea aibă ce face cu aceste despăgubiri.

Aici trebuie luată în calcul inclusiv o premiză foarte importantă, în situația aceasta: angajații unei firme de software sunt, prin definiție, foarte mobili. Ei pleacă inclusiv de la firme solide, care funcționează absolut fără nici o problemă. Ei bine, este puțin probabil ca la o firmă intrată în reorganizare judiciară să mai rămână vreun specialist… premiză este următoarea: în momentul în care devine 50% evident că firma are probleme, specialiștii fug imediat. Este suficient ca firma să șchiopăteze un pic. De aceea, chiar înaintea declanșării procedurii de faliment, firma poate avea dificultăți.

Soluții

În afară de prevederea achitării de despăgubiri, o altă soluție ar fi plata unei redevențe pentru licența de utilizare a programului respectiv, iar dacă furnizorul ajunge în situația de a nu-și mai onora contractul, în punctele sale esențiale și că acest eșec a provocat beneficiarului un prejudiciu financiar important, se poate prevedea în contract că proprietatea asupra aplicației se transmite beneficiarului, iar sumele plătite cu titlul de redevență se consideră avans pentru acest transfer. Furnizorul poate refuza, și o va face, pentru că un astfel de contract este destul de dur.

De fapt, este vorba de preluarea licenței, adică a dreptului de utilizare – numai. Un astfel de contract nu poate face referire la preluarea licenței întregi, adică și a dreptului de comercializare. În termeni juridici, beneficiarul poate lua locul furnizorului, în cazul în care acesta nu își îndeplinește contractul. Dacă părțile nu pot conveni asupra unei astfel de soluții, mai există varianta apelării la un terț, la care să fie stocate toate informațiile asupra aplicației și care să le elibereze beneficiarului în situațiile în care furnizorul nu își mai respectă contractul. Soluția cu stocarea codului-sursă la un terț poate reprezenta o alternativa interesantă, cu condiția ca acesta să fie acceptat de către ambele părți. Acești terți pot fi de două categorii: profesioniști din domeniu sau neprofesioniști, însă ei trebuie să poată garanta asigurarea securității informațiilor stocate și faptul că nu vor fi distruse sau oferite altei entități.

În jurisprudența anglo-americană, această soluție se numește „cont escrow", ceea ce în limba română, sau în reglementările juridice de la noi, s-ar apropia foarte mult de un contract de depozit. Acesta poate fi un contract de depozit bancar, sau un contract de depozit între două sau mai multe persoane prin care niște bunuri se încredințează spre păstrare unui terț.

Intr-un astfel de depozit ar putea fi stocate toate datele necesare pentru folosirea aplicației în stadiul curent, toate datele necesare pentru actualizare și toate datele necesare pentru service. Dar, un astfel de cont escrow nu poate permite decât stocarea datelor necesare utilizării aplicației și parțial service-lui. Ceea ce este fundamental important este că furnizorul, nici dacă dorește, nu poate plasa, la un anumit moment dat inițial, datele necesare actualizării sau actualizărilor, pentru că acestea au loc în timp.

Un astfel de contract de depozit, încheiat între furnizor, beneficiar și depozitar va stipula faptul că furnizorul pune toate aceste documente în contul de depozitare și în cazul în care sunt probleme și furnizorul nu își mai poate onora obligațiile, bine definite, iar beneficiarul poate utiliza aceste date în situațiile definite. Atenție însă la definirea foarte clară și cât mai ușor de cuantificat a situațiilor de neîndeplinire a contractului și a valorii pagubelor, în funcție de situațiile create.

3.5 Caracteristici ale sistemelor software

utilizate în contabilitate

Pe piața românească de software există la ora actuală o ofertă destul de bogată de produse de contabilitate la cheie, o problemă importantă fiind modul în care o întreprindere își fundamentează opțiunea pentru o anumită soluție informatică. Opțiunea pentru un anumit produs trebuie făcuta plecând în primul rând de la particularitațile activității desfășurate de agentul economic și de volumul acesteia care determină particularitățile specifice la nivelul reflectării contabile.

Agentii economici mari optează în general pentru produse software la comandă, proiectate și realizate (intern sau de firme specializate) plecând de la particularitățile concrete activității lor. Un alt specific al agenților economici mari și chiar a multor agenți economici mijlocii vizează o anumita strategie informațională bazată pe informatizarea tuturor funcțiilor întreprinderii (și nu doar a contabiliății) în condițiile realizării unei integrări a tutror subsistemelor informatice exploatate.

Agenții economici mijlocii, dar mai ales agenții economici mici optează pentru un produs la cheie. Acesta opțiune este justificată de faptul ca produsele la cheie oferite de firmele specializate oferă o serie de avantaje: acopera integral segmentul contabilității financiare și în buna parte și cerintele contabilității de gestiune, este un produs testat și poate fi implementat imediat de utilizator, este mai ieftin decat un produs la comandă.

În cazul unei firme specializate în activitatea de contabilitate și consulting, criteriile de selecție vor viza posibitatea definirii și gestionării concomitente a mai multor societăți utilizând același pachet de programe, posibiltatea opțiunii pentru versiuni monopost sau rețea locală de calculatoare.

O restricție destul de importantă se referă la gradul de personalizare pe care îl poate realiza programul. Acesta pesonalizare se refera la:

identificarea setului de conturi sintetice folosite ca urmare a specificului activității desfășurate de agentul economic

posibilitatea de a nu permite introducerea unor articole contabile incorecte

introducerea datelor direct din documente primare (facturi, chitante fiscale, etc.) cu posibilitatea generării notelor contabile corespunzătoare

posibilitatea generării automate a notelor contabile corespunzătoare

dezvoltatrea conturilor analitice în funcție de dorința utilizatorului (conturile „clienți”, „furnizori”).

O alta problemă urmărită vizează necesitatea blocării accesului pentru modificări ale fișierelor de la sfarșit de lună, după încheierea lucrărilor specifice perioadei, asigurându-se astfel imposibilitatea alternării informațiilor stocate referitoare la operațiile contabile din luna precedentă – se respecta astfel principiul independenței exercițiilor. Această problemă nu este întotdeauna complet rezolvată, uneori existând posibilitatea de a interveni în program și de a se efectua modificări.

Realizarea unei prelucrări contabile informatizate corecte presupune exploatarea unor produse care să garanteze imposibilitatea reinițializărilor succesive, precum și realizarea unei auditări care să ofere informațiile necesare privind operațiile executate și persoanele implicate.

Sistemele informatice fiananciar contabile pot fi realizate cu proceduri specifice unui anumit operator economic, dedicat unui anumit concept de organizare. Dacă se pune problema utilizării unui astfel de sistem de către un alt beneficiar decat proiectantul , se observă că respectivul program trebuie adaptat la cerințele concrete ale noului beneficiar, pentru a elimina această nepotrivire a apărut necesitatea proiectării unor produse program ce pot fi utilizate de mai multi utilizatori. Reglementările internaționale cu caracter financiar contabil sunt similare pentru anumite țări ceea ce face algoritmizarea produselor program să fie similară în diverse țări, face posibilă generalizarea prelucrărilor într-un anumit spațiu economic. Principalele caracteristici comune ale sistemelor informatice prezentate anterior în acest capitol sunt: generalitatea, extensibilitatea, portabilitatea, algoritmizarea.

Generalizarea este proprietatea produsului informatic prin care specificul prelucrărilor este același și este realizată prin folosirea acelorași algoritmi de prelucrare obținându-se funcții de program cu caracter similar.

Extensibilitatea este proprietatea conform careia se pot adauga noi funcții fără a perturba funcțiile esențiale ale programului și fără a diminua proprietățile de generalitate și fiabilitate. Concret se referă la versiunile de program.

Portabilitatea reprezintă capacitatea acestor produse de a fi instalate ușor de pe un sistem de operare și un calculator aparținând proiectantului pe cel al beneficiarului.

Algoritmizarea – se stabilesc algoritmi contabili pe baza reglementărilor legale, programele fiind create pentru domeniile pentru care prelucrarea și algoritmii respectivi, modul concret de transformare a intrărilor în ieșiri sunt permanente și declarate prîntr-o lege.

Sistemele informatice contabile sunt programate pentru acces multifirma, multiuser adică același program poate fi accesat simultan de mai multe companii și permite accesarea simultană de un număr mare de utilizatori. Modalitățile de lucru cu programele informatice sunt ușor de înțeles și utilizat și de utilizatorii neinformaticieni. Acest lucru fiind realizat prin oferirea unor meniuri de lucru derulante (continând opțiuni de prelucrare clar definite) sau prin proiectarea unor videoformate ușor de exploatat.

În mod normal, orice produs, inclusiv cele informatice trebuie să alinieze la niște standarde, o soluție a verificării produselor software de contabilitate fiind auditului sistemelor informatice.

3.6 Necesitatea auditului sistemelor informatice

Apariția sistemelor informatice complexe a schimbat mult modul de abordare și prezentare a informației cotatabile a agenților economici. Multe firme însă nu s-au adaptat deocamdată la cerințele informaționale moderne, care să le permită desfășurarea unei activități eficiente. Obținerea de informații pertinente este importantă, ca urmare a tendințelor manifestate la nivelul pieței. Fiecare întreprindere trebuie sa-și direcționeze fluxul informațiilor către managerii săi de specialitate. În acest scop se analizează necesitățile de informații ale departamentelor în funcție de care se elaboreaza sistemul informațional adecvat. Există însă mari diferențe între sisteme din punctul de vedere al complexității lor și specificul domeniului de activitate.

Un sistem informațional bine elaborat este alcătuit din mai multe subsisteme. Primul subsistem ce stă la baza întregului sistem informațional este sistemul de gestiune financiar-contabil. Acest sistem realizează automatizat înregistrările interne, oferă informații actuale despre volumul de producție fabricată sau a serviciilor prestate, costuri, fluxurile de numerar, foile de parcurs, facturi de plată sau de încasat. Pentru un acces mai rapid la un volum sporit de informații se utilizează tehnologiile informaționale moderne specializate în acest domeniu, care includ sisteme computerizate de centralizare și prelucrare a datelor interne. Pe piața locală se oferă un larg spectru de sisteme de evidentă financiar-contabilă în scopul gestionării eficiente a inventarului și pentru a obține un nivel optim al stocurilor, stabilirii unei politici dinamice a prețurilor, evaluării corecte a clienților; reducerii cheltuielilor.

Valoarea sistemelor informaționale de astăzi este dată de „lipsa hârtiilor” care până nu de mult reprezentau principalul instrument de planificare și sprijinire a procesului decizional. Astăzi putând fi accesate informații aflate la zeci de kilometri distantă fără a părăsi biroul. Consecințe și riscuri ale informatizării activității agenților economici ar putea fi : exploatarea riscantă a echipamentelor; absența unor analize reale ale fluxurilor informaționale din organizații și controlul acestora; necunoașterea metodelor de realizare a sistemelor informatice.

Impactul tehnologiei informației asupra mediului afacerilor se manifestă prin: Creșterea posibilităților de procurare, memorare, analiză și prelucrare a datelor și informațiilor. Acest lucru ducând inevitabil la creșterea eficienței procesului decizional.

Tehnologia informatică are efecte asupra controlului financiar. În timp ce obiectivele controlului au ramas relativ constante în timp, tehnologia influențează modul în care sistemele pot fi controlate. De exemplu, protejarea bunurilor organizației este un obiectiv constant al controlului atât în condițiile prelucrării manuale, cât și în cazul prelucrării automate a datelor, dar modul în care acest obiectiv poate fi atins este diferit în cele două situații.

Impactul tehnologiei se manifestă și în cazul auditului, mai ales în ceea ce privește cunoștințele pe care trebuie sa le aibă auditorul pentru a-și îndeplini misiunea.

Implementarea rapidă a sistemelor informatice a avut ca efect fracționarea responsabilităților și controalelor existente în mod tradițional în organizații. În practică se remarcă o realiniere a funcțiilor existente într-o companie; schimbări în ceea ce privește lucrul cu documente și fișiere; transferul sarcinilor de executat.

Realinierea funcțiilor. Funcțiile asociate prelucrării tranzacțiilor s-au adaptat funcțiilor sistemelor informatice. Incepând cu mijlocul anilor ’80 descentralizarea funcțiilor asociate prelucrării automate a datelor devine omniprezentă. Calculatoarele primesc intrările direct de la utilizatorii acestora. Astfel sursa informațiilor depinde în cea mai mare masură de succesul interacțiunii utilizatorilor cu sistemul de prelucrare a tranzacțiilor.

Lucrul cu documente și fișiere. Cei care creează și folosesc date într-o organizație se numesc proprietari și au obligația de a stabili drepturi și reguli de acces la date. Custodia datelor presupune delegarea responsabilităților în numele proprietarilor de drept și implică efectuarea unui control fizic și electronic al accesului impus prin regulile proprietarilor. În sistemele manuale, custodia implică deținerea și păstrarea în bune condiții a documentelor. În condiițile procesării automate a datelor custodia datelor și a informațiilor este transferată către echipamente și suporturi de memorare noi, relativ intangibile.

Transferul sarcinilor de executat. În cazul sistemelor informatice orice programator, operator sau utilizator, potențial, poate obține acces și controla funcțiile sistemului de prelucrare a datelor. De aceea trebuie sa acționeze principiul separării sarcinilor/atribuțiilor de serviciu care impune ca nimeni să nu aibă acces la întregul sistem. Absența unor controale ale accesului specifice mediilor informatizate duce la creșterea riscului asociat separării sarcinilor de serviciu.

În reacție la utilizarea tot mai larga a tehnologiei informaționale, a fost înființată EDPAA – Electronic Data Processing Auditors Association, aceasta organizație publicând în 1977 un ghid cu privire la obiectivele verificării informatice.

Din 1994 EDPAA și-a schimbat denumirea și a devenit ISACA – Information System & Control Association, ca urmare a schimbărilor de orientare înregistrate în industria informatică, schimbări care au abandonat conceptul de „dată” în favoarea celui de „informație”. Daca inițial auditul sistemelor informatice a fost definit ca fiind procesul „de examinare și evaluare totală sau parțială a sistemelor informatice, inclusiv a proceselor connexe non automatizate și a interfețelor între acestea”, astăzi s-au modificat cerințele de verificare a sistemelor informatice. Actualele cerințe privid verificarea sistemelor informatice sunt:

Evaluarea gestionării tehnologiilor informaționale;

Evaluarea generală a controalelor aplicațiilor;

Evaluarea securității tehnologiei informaționale și a planificării realizării copiilor de siguranța și a refacerii în caz de distrugere;

Evaluarea activităților legate de dezvoltarea și de ciclul de viață al sistemelor;

Verificarea sistemelor aflate în stadiul de dezvoltare;

Verificarea tehnică a sistemelor de exploatare, randamentul rețelelor și gestiunea bazelor de date.

Verificarea sistemelor informatice trebuie să facă parte din aproape toate acțiunile de verificare internă. În condițiile în care rapoartele financiar contabile sunt în mare parte informatizate, auditorii (interni sau externi) trebuie sa aibă în vedere o verificare a sistemului informational prin care să ateste validitatea rapoartelor.

=== modelare ===

Modelarea este acțiunea de elaborare și construcție intenționată, prin compunere de simboluri a unui model susceptibil de a face inteligibil un fenomen aflat sub observație și pe care intenționăm să-1 controlăm.

Metodologia propusă pentru obținerea unei reprezentări artificiale, simbolice dar în același timp inteligibile a realității oferă mai multe moduri de abordare – în funcție de complexitatea fenomenului studiat și de scopul urmărit.

• O abordare analitică (descompunerea unui sistem complicat în module mai simple) conduce la o explicație a modului de funcționare a sistemului, sistem de altfel complet observabil și măsurabil. Modelul obținut este o "machetă" a realității, o reproducere la scară mică necesară proceselor de simulare care prezintă efectul sigur al unor eventuale acțiuni asupra sistemului real.

• O abordare sintetică – pornește de la o ipoteză, de la un sistem imaginat care asamblează module elementare al căror comportament este bine cunoscut. În măsura în care acest sistem simulează modul de funcționare a sistemului real (incomplet observabil și măsurabil), el poate fi folosit ca model al acestuia din urmă, scopul fiind acela de a înțelege comportamentul sistemului real, de a interpreta rezultatele experiențelor făcute asupra acestuia. Modelele sintetice se pot transforma cu timpul în modele analitice, pe măsură ce fenomenul modelat devine complet observabil și măsurabil. Ca o exemplificare amintim modelul sistemului solar care a trecut prin diverse faze sintetice (modelul geocentric, heliocentric) până ce sistemul solar a devenit complet observabil și măsurabil și modelul atomului care rămâne încă în stadiul de model sintetic, atomul fiind incomplet observabil cu mijloacele științei moderne.

Înțelegerea umană fiind bazată pe raționament, se consideră că raționamentul uman este efectuat în exclusivitate pe modele. Modelele sunt construite din simboluri, semne purtătoare de sens atât pentru emițător cât și pentru receptor, semne cu însemnătate și semnificație. Simbolurile utilizate în model sunt folosite în procesul de raționament atât în identificarea și formularea problemei cât și în căutarea soluției prin simularea funcționării sistemului real.

Tipuri de modele

În tipologia clasică a modelelor se disting trei categorii de modele:

modele fizice (machete) – imitații ale realității cu slab conținut informațional (structură) și fără conținut previzional;

modele verbale (text) – descrieri ale realității cu puternic conținut informațional (structură și comportament) și slab conținut previzional

modele conceptuale (simbolice) – bogat conținut informațional și previzional.

Putem conta pe următoarele arhetipuri de modele conceptuale degajate din experiența de modelare a omenirii:

– sisteme de ecuații algebrice;

– matrici;

– diagrame;

– grafuri;

– scheme funcționale.

Modelul conceptual oferă o descriere a structurii care contribuie la înțelegerea modului de organizare și o descriere a modului de funcționare care conduce la înțelegerea comportamentului unui sistem.

Activitatea economică a constituit dintotdeauna un fenomen deosebit de important. Pentru a putea controla acest fenomen (prin raționament) s-au inventat modele din perioada Renașterii.

Modelul financiar-contabil al activității întreprinderii este în esență textual, descriptiv, simbolurile utilizate (terminologia specifică) servind la clasificarea obiectelor ce intervin în procesul economic conform unei metodologii arhetipale de structurare a realității: taxonomia. Arborele taxonomic al modelului financiar-contabil este Planul de Conturi General. Regulile de încadrare a obiectelor într-o anume categorie contabilă sunt descrise verbal în cadrul modelului.

Dinamica activității economice este modelată prin documentele justificative care însoțesc operațiile și intră în componența sistemului informațional

• modelul fizic (macheta) activității economice. Amintim documentele contabile de sinteză care completează acest model informațional cu puternic conținut descriptiv și comportamental.

modelul conceptual Entitate – Asociație. Un model conceptual care surprinde atât structura cât și comportamentul fenomenului modelat este modelul Entitate – Asociație, model propus de Peter Chen, în 1976 – model semantic prin excelență.

Simbolurile utilizate sunt puține la număr:

• entitate – element de sine stătător al realității

• clasa de entități – un grup de entități de același fel

• atribut – proprietate a unei entități

• asociație – relație (legătură) între două entități

• identificator – atribut care determină în mod unic o entitate

• cardinalitate – număr de entități din fiecare clasă ce pot fi asociate

Acest model poate fi folosit pentru a descrie activitatea economică a unei întreprinderi sub diverse aspecte (tehnic, comercial, financiar-contabil etc.). Entitățile sunt elementele structurale iar relațiile sunt elementele operațio-nale ale activității. în cazul activității financiar-contabile putem face următoarea corespondență între conceptele contabile și simbolurile modelului conceptual E-A:

ENTITATE – CONT

ATRIBUT – INFORMATII ASOCIATE CONTULUI

ASOCIATIE – OPERATIE

IDENTIFICATOR – SIMBOL CONT

Se observă o mare suprapunere a celor două modele, în consecință analiza fenomenului economic este deja realizată, modelul analitic financiar-contabil compus din Planul de Conturi și sistemul documentelor justificative oferind suficientă informație pentru construirea modelului conceptual al activității întreprinderii văzută din perspectiva financiar – contabilă. Un alt concept (din domeniul informaticii de această dată) este conceptul de Bază de Date care, cronologic vorbind, precede modelul conceptual E-A. Baza de Date este, din punct de vedere fizic, o colecție de date referitoare la obiectele din domeniul luat în considerare, relațiile dintre obiectele lumii reale fiind încorporate în colecția de date sub forma unor legături între datele ce descriu obiectele respective. Relațiile între obiecte sunt de tip binar (obiectele interacționează două câte două).

Din punct de vedere logic, baza de date este un model care prezintă structura realității și modul de interacționare a elementelor sale. Utilizând terminologia informatică, baza de date este o colecție de fișiere legate între ele. Fiecare înregistrare stochează date ce descriu un obiect dintr-o clasă, legăturile dintre fișiere sunt de fapt legături între înregistrări realizate fizic (în momentul înregistrării pe suport) sau logic (în momentul prelucrării).

Există mai multe modele logice de baze de date, diferența dintre ele fiind modalitatea de realizare a legăturilor. Dintre acestea reținem modelul relațional propus de E. F. Codd care elemente prin utilizarea de nume realizează legături logice între comune de atribute în entitățile asociate. între conceptele modelului relațional și conceptele modelului E-A se stabilesc corespondențele de mai jos:

• clasă de entități – relație

• entitate – tuplu

atribut – atribut

• identificator – cheie primară

• asociație 1-N – repetarea cheii primare a relației 1 ca atribut al relației n

asociație M-N – o nouă relație cu cheia primară formată din cheile relațiilor asociate și două asociații 1-n și m-1 între noua relație și cele două relații asociate anterior.

În-consecință, modelul conceptual E-A se poate implementa într-un sistem informatic care să descrie și să ofere posibilități de control asupra activității financiar-contabile.

Schema bazei de date

Modele conceptuale Entități-Asociații ale activității financiar-contabile

Cel mai simplu model este cel implementat de altfel în majoritatea sistemelor informatice clasice: modelul care folosește următoarele elemente:

Conturile sunt identiflcate prin simbolul contului iar relațiile sunt realizate prin specificarea contului debitor și contului creditor în fiecare tranzacție.

Modelul reproduce de fapt înregistrarea în fișele conturilor a operațiilor preluate de pe documentele justificative, nu activitatea economică propriu-zisă al cărei model verbal utilizează mult mai mulți termeni: mijloace materiale, mijloace financiare, terți, încasări, plăți, achiziționare, vânzare etc.

• Un alt model conceptual, care să înglobeze termenii de mai sus este următorul:

Pentru a evidenția aspectul productiv al actividții economice, vom descompune mijloacele materiale în mijloace de producție și produse între care se stabilește relația de producție. Schema devine:

Luând în considerare și categorii contabile abstracte cum ar fi cheltuielile și veniturile, relația de producție din schema precedentă se transformă în consum de mijloace de producție înregistrate la cheltuieli și realizarea de produse înregistrate la venituri. Între cheltuieli și venituri, din punct de vedere contabil, nu eristă o legătură funcțională, dar ambele determină rezultatul exercițiului financiar, operațiile contabile specifice sunt imputarea cheltuielilor asupra rezultatului (colectarea cheltuielilor) și încorporarea veniturilor în rezultat. Schema devine:

Sensul săgeților reflectă sensul formulei contabile: de la credit (sursa, proveniența) spre debit (destinație, beneficiar). În modelele precedente sensul era intuitiv. Am figurat în ultimul model și Debitul – Creditul fiecărei categorii pentru a explica anomalia aparentă a sensului săgeții de la rezultat spre venituri. Intuitiv, acest sens reflectă încorporarea în venituri a valorii adăugate în procesul de producție,singura generatoare de profit.

În model se observă conservarea valorii de intrare a oricărui mijloc de producție, transmisă integral în prețul de cost. Plusvaloarea se evaluează doar în momentul vânzării produsului pe piață la un preț de vânzare mai mare dedt cel de cost.

Un model asemănător dar cu Trezoreria secționată funcțional (înca-sâri și plăți) se găsește în .Ristea M. -"Noul sistem contabil al agenților din România". Descompunerea trezoreriei în Încasări și Plăți a fost și soluția lui J. Mc Carthy pentru crearea modelului relațional al bazei de date referitoare la activitatea economică a unei întreprinderi. În absența acestei descompuneri, modelul prezintă o relație circulară, interzisâă de modelul relațional.

În continuare, prin descompuneri succesive ale entităților și relațiilor din modelul conceptual anterior se obține modelul următor. Modelul încorporează majoritatea categoriilor contabile din Planul de Conturi și toate operațiile economice care pot pune în legătură două asemenea categorii:

Tabloul corespondențelor categoriilor contabile

În modelul conceptual prezentat în pagina următoare se poate distinge structura circulară în care se încadrează toate entitățile (categoriile contabile reprezentabile prin conturi) asociate natural prin operațiile economice ce le pun în corespondență. Modelul conceptual este simplificat la maximum, fiind mai apropiat de o rețea semantică care reproduce grafic descrierea activității financiar-contabile în propoziții simple (subiect, predicat, obiect).

Modelul conceptual ENTITATE-ASOCIAȚIE construit pe baza categoriilor contabile și a corespondențelor lor pune în evidență schimburile economice efectuate în interiorul întreprinderii, schimburi guvernate de aceeași lege a cererii și ofertei ca și schimburile economice efectuate între diverși agenți economici pe piață. Modelul reproduce ciclul transformarilor mijloacelor materiale în mijloace financiare și a acestora în alte mijloace materiale ș.a.m.d. Ciclul este de fapt o spirală, sensul de parcurgere nu se poate inversa, el reflectând în esență procesul economic de satisfacere a cererii cu oferta.

Modelul conceptual al activității financiar-contabile

(Sensul săgeților reflectă sensul fomwlelor contabile — de la credit spre debit)

Modelul relațional al activității financiar-contabile

Un studiu atent făcut asupra modelului conceptual prezentat mai înainte permite catalogarea entităților ca fiind entități cu caracter permanent, asimilabile cu nomenclatoarele din sistemele clasice, iar asociațiile dintre ele ca fiind de tip M:N, cu caracter variabil în timp (reprezintă de altfel operațiile economice). În procesul de transcriere a modelului conceptual în modelul relațional, aceste relații M:N se vor transforma oricum în două relații 1:N și se vor suprapune perfect peste fișierele de documente primare ce descriu operațiile sugerate de numele asociațiior din modelul conceptual. Prezentăm mai jos o schiță a modelului astfel transformat:

Modelul relațional al activității financiar-contabile

Transformarea asociațiilor în entități se poate face încă din faza de model conceptual, noile asociații au semnifîcația "menționeaza" și nu mai sunt reprezentate în model. Modelul păstrează aparența circulară dar asociațiile sunt divergente, astfel încât nu se încalcă principiul noncircularității acestora. Atributele care descriu entitățile de tip nomenclator (cele încadrate cu linie mai groasă) sunt preluate din Planul de Conturi, identificatorul entității fiind simbolul contului (sintetic sau extins cu mai multe trepte de analitic) și completate cu solduri inițiale, rulaje și solduri finale, eventual și cu elemente referitoare la stocuri pentru conturile cantitativ-valorice. Aceste entități permanente pot fi asimilate cu fișele conturilor al căror nume îl poartă (conturi de trezorerie, conturi de datorii, conturi de creanțe, conturi de mijloace de producție, conturi de produse, conturi de cheltuieli, conturi de venituri, contul rezultat).

Atributele care descriu entitățile de tip document sunt preluate din documente justificative: tip document, număr, dată, explicație, contul debitor și contul creditor care înlocuiesc o parte din informațiile înscrise în document (obiectul operației și agentul care o execută), cantitatea și suma implicată sau contravaloarea obiectului. Contul debitor și contul creditor servesc la realizarea legăturilor spre categoriile contabile "învecinate" în model, legături prin care suma implicată în tranzacție se poate "vedea" ca fiind înscrisă în fișele conturilor respective – în debitul contului debitor și în creditul contului creditor – ea rămânând înscrisă de fapt o singură dată, în documentul justificativ. Prin acest mecanism al legăturilor, bazele de date micșorează redondanța în stocarea datelor și reduc mult necesarul de prelucrare a acestora în vederea obținerii situațiilor fînale (Jurnal, Fișe conturi, Balanță etc.).

În plus, modelul conceptual prezentat oferă informații pentru conta-rea corectă a documentelor, pentru fiecare tip de document existând o formulă contabilă generică. Aceste formule generice pot fi incluse în restricțiile care se cer a fi respectate de către datele introduse în baza de date. Se obține astfel și o posibilitate de control semantic asupra formulelor contabile introduse.