Targurile Si Expozitiile Specializate – Instrumente ale Comunicatiei de Marketing

CAPITOLUL I

Târgurile și expozițiile.

Tehnici ale comunicației prin eveniment.

1.1 Comunicația în marketing.

Cuvântul comunicație este derivat din cuvântul latin "comunis", însemnând comun. Deci dacă cineva comunică, este o încercare de a crea o familiaritate sau o empatie cu o alta perseană. Prin folosirea simbolurilor verlale și nonverlale, un mesaj este transmis cuiva ca un efort de și aduce la cunoștință o idee, o atitudine sau o informație.

În contextul marketingului, procesul de expediere a mesajelor către diverse audiențe este denumit comunicare de marketing.

Marketingul modern înseamnă mai mult decât a realiza un produs bun, a stabili un preț atractiv pentru aceasta și a-l face accesibil consumatorilor vizați. Firmele trebuie să comunice, atât cu clienții lor cât și cu cei potențiali. În mod inevitabil, fiecare firma trebuie să desfășoare activități de comunicare cât și activități promoționale.

Comunicația de marketing este un proces prin care sunt transmise către piețele selectate informații despre organizație și ofertele sale. Rolul său este de a susține politica de marketing, prin oferirea de promisiuni de marketing și ajutarea audienței țintă să o înțeleagă și să creadă într-un ajutor diferențiat.

Este ansamblul semnelor emise de către întreprindere în direcția diferitelor categorii de public : clienți, furnizori, acționari, puteri publice. Orice întreprindere este un agent de comunicare.

Firma comunică cu distribuitorii și consumatorii, distribuitorii comunică consumatorii, iar aceștia la rândul lor comunică între ei. Fiecare emite informații și reacționează la informațiile pe care le primește. Aceasta are un nux interne și un nux extern :

Fluxul extern (comunicație externă) este îndreptat către :

Foști, actuali, potențiali clienți ;

Comercianți, en-gross-iști și detail-iști ;

alte companii concurente și neconcurente ;

public variat (agenții guvernamentale sau private, experți în domeniu).

Fluxul intern (comunicație internă) – presupune informarea salariaților întreprinderii, putând fi astfel motivați să muncească mai mult, precum și a acționarilor, cu privire la activitatea de marketing a întreprinderii.

Majoritatea întreprinderilor alocă în prezent sume importante pentru comunicare. Problema lor este nu de a ști dacă să facă sau nu, ci să decidă mărimea bugetului și repartizarea acestuia.

În condițiile economiei contemporane, problema comunicării devine din ce în ce mai dificilă.

Întreprinderea urmărește o difuzare cât mai amplă a unor informații despre activitatea, produsele și serviciile sale, dar și recepționarea modului cum acestea sunt primite și apreciate de destinatari. Întreprinderea este deci un sistem deschis spre mediul său extern, precum și o sursă de mesaje, al căror obiectiv principal vizează întărirea imaginii și a prestigiului produselor și serviciilor sale pe piața pe care acționează.

Întreprinderea trebuie să selecteze informațiile pe care le difuzează, întrucât folosirea unor mijloace neadecvate sau necorelate de difuzare sau confundarea cu informațiile firmelor partenere sau concurente, pot da naștere unor situații cu efecte negative pentru prestigiul și activitatea să.

Întreprinderile trebuie să acorde o atenție deosebită situațiilor în care se înregistrează o diminuare a prestigiului de piață, rețineri ale consumatorilor sau chiar respingerea produselor oferite. Sunt necesare în acest caz măsuri de revizuire a politicii de piață, în vederea stabilirii de noi obiective și mijloace care să contribuie la redobândirea poziției avute.

Deciziile politicii de produs și de preț sunt îndreptate asupra creării de performanțe. Ele stabilesc detaliat programul de performanțe al întreprinderii. Dimpotrivă, politica de comunicare are sarcina de a reprezenta performanțele întreprinderii față de grupele sale de scop.

Datorită rolului uneori decisiv pe care politica promoțională îl are în procesul realizării mărfurilor și serviciilor, precum și datorită costului acestor acțiuni, politica promoțională este o componentă foarte importantă a mix-ului de marketing al întreprinderii moderne.

1.1.1 Forme de comunicare 

a) Comunicație de tip comercial : comunicație de produs și comunicație de marcă ;

Comunicație de produs : constă în a pune în evidență acel element de natură obiectivă în măsură să imprime specificitate produsului și să ofere totodată publicului țintă un serios motiv de cumpărare.

Comunicația de marcă : obiectivul acesteia îl reprezintă personalitatea mărcii.

Marca este un produs sau un ansamblu de produse care posedă atât o serie de avantaje de natură obiectivă cât și o serie de alte caracteristici menite să imprime specificitate produsului respectiv.

b) Comunicație a organizației : comunicație de întreprindere și comunicație instituțională ;

Comunicația de întreprindere : obiectivul acesteia îl constituie performanțele financiare, economice, tehnologice etc. ale întreprinderii, având rolul de a asigura o transparență a acesteia, vis-a-vis de publicul vizat.

Comunicația instituțională : se aseamănă cu comunicația de marcă (de natură subiectivă) , instrumentele acesteia fiind identitatea, vocația, cultura etc. componente ale personalității întreprinderii.

Obiectivele comunicației :

Un rol important în comunicația de marketing îl reprezintă formularea obiectivelor de comunicare. Sici este important să se facă deosebirea între obiectivele de comunicare economice și cele psihologice.

Obiectivele economice de comunicare cum sunt cifra de afaceri desfacerea, segmentul de piață rentabilitatea etc. an intr-adevăr avantajul că sunt evident măsurabile și cuantificabile Totuși va fi foarte greu să se identifice schimbările mărimilor-scop economic, ca efecte ale anumitor activități de comunicare

Pentru multitudinea activităților de comunicare sunt astfel de importanta centrală a obiectivele psihologice de comunicare. În funcție de planul reacției individuale la stimuli (de exemplu publicitatea ) se deosebesc trei categorii

Obiective de comunicare orientate cognitiv:

Atenția și percepția față de oferte

Cunoașterea mărcilor și produselor;

Cunoștințe asupra avantajelor produselor;

Obiective de comunicare orientate afectiv:

Interes față de ofertele de produs;

Concepții de imagine;

Poziționarea produsului și a mărcii;

Trăirea emoțională a mărcii;

Obiective de comunicare orientate conativ;

Atitudinea față de informații;

Intenții de cumpărare;

Cumpărări de probă;

Cumpărări repetate;

Reacții la acțiuni speciale;

1.1.2 Componentele activității promoționale

Mix-ul de comunicare sau mix-ul promoțional este aleătuit din următoarele componente:

Publicitatea: este o variabilă calitativă de natură psihologică cu acțiune pe termen lung reprezentând orice formă plătită de prezentare și promovare a ideilor produselor sau serviciilor unei firme identificate ca sursă a acestora.

Relații publice: orice program realizat în favoarea unui produs, serviciu sau întreprindere prin informații transmise prin medii de informare sau mariifestări organizate în scopul ameliorării imaginii.

Promovarea vânzărilor: este o variabilă de ordin cantitativ, relativ omogenă și o acțiune pe termen scurt; în ansamblul lor, tehnicile cuprinse în această grupă aduc consumatorilor avantaje economice, materiale și imediate iar întreprinderii îi oferă posibilitatea exercitării unui control riguros al activității desfășurate.

Utilizarea mărcilor – ansamblul semnelor distinctive, menite să individualizeze un produs, o gamă, o firmă, în raport cu cele ale concurenței, să atragă și să stabilizeze fidelitatea consumatorilor, să creeze obiceiuri de consum.

să garanteze calitatea produsului, să certifice notorietatea și prestigiul firmei. Are o acțiune pe termen lung și pe plan psihologic, existând posibilitatea controlului rezultatelor obținute.

Mariifestările promoționale – variabilă calitativă și cantitativă deopotrivă, care presupune utilizarea pe perioade de timp determinate a unei game de tehnici și acțiuni promoționale Cu efecte economice imediate și pe termen lung.

Pentru realizarea scopurilor comunicării unei întreprinderi îi stau la dispoziție mai multe instrumente de comunicare și promovare pe care le voi prezenta în tabelul următor:

Instrumente obișnuite de comunicare și promovare:

Tabel nr.1

*Philip Kotler- “Mariagementul Marketingului", editura Teora, București 1997.

1.2. Comunicația prin eveniment

1.2.1.Comunicația prin eveniment. Definiție, obiective

Specialistul de marketing trebuie să fie conștient de faptul că este foarte dificil să atragi atenția unor cititori indiferenți. Publicitatea dă încă roade, însă acestea depind intr-o măsură din ce în ce mai mare de bugetele alocate în acest sens.

Întrucât mijloacele tradiționale devin din ce în ce mai nerentabile sub raportul efecte efort, este necesară găsirea altor mijloace mai eficiente de promovare. Apare astfel marketing-ul spectacolelor numit și marketing-ul evenimentelor, dezvoltându-se chiar și o nouă meserie, aceea de “creator de evenimente”.

Fiecare eveniment trebuie să se încadreze în strategia promoțională de ansamblu, rezultate foarte bune putând fi obținute atunci când comunicația prin evenimente însețește o campanie promoțională clasică..

Obiective ale comunicației prin eveniment:

Creșterea sau conselidarea notorietății;

mai buna informare a grupurilor țintă în legătură cu produsul, marca, sau întreprinderea respectivă;

delanalizarea unor produse care și-au pierdut identitatea, confundându-se cu altele de același fel;

crearea unei imagini favorabile, prin atragerea simpatiei publicului față de marcă sau față de întreprindere;

lansarea într-o mariieră originală a unor noi produse;

motivarea persenalului întreprinderii și a forțelor de vânzare.

1.2.2. Avantajele comunicației prin eveniment.

Având în vedere faptul că aceleași obiective se urmăresc în general și prin publicitate sau promovarea vânzărilor se poate pune problema:

de ce comunicație prin eveniment?

insatisfacțiile provocate de utilizarea metodelor tradiționale.

Multe firme recurg la o singură media, însă se lovesc de indiferența unui public bomlardat zilnic de mii de mesaje publicitare. Aceasta utilizează sume din ce în ce mai mari, dar rezultatele sunt din ce în ce mai puțin valabile, ajungând chiar să fie fericit atunci când marca nu este respinsă. În ultimul timp se pune tot mai mult la îndoială eficacitatea mass-media. Sunt necesare trucuri care să le permită diferențierea mesajelor. Marketing-ul spectacolelor poate fi considerat în acest caz arma secretă.

1. Marketing-ul prin eveniment permite diferențierea mesajelor recepționarea mult mai rapidă a acestora, înțelegerea și fixarea mult mai bună în mintea destinatarului.

Se observă scăderea eficienței publicității clasice, întrucât individul supus unei presiuni publicitare din ce în ce mai puternice nu mai poate recepționa, înțelege cu ușurință mesajul firmei, devenind chiar indiferent în fața anunțurilor publicitare și reținându-le doar pe acelea care reușesc într-adevăr să-i atragă atenția.

Totodată există riscul ca mesajul să fie reperat, dar să nu fie corect înțeles.

2. Comunicarea prin eveniment contribuie la delanalizarea produsului și ajută marca să își recapete identitatea.

Lansarea unui produs nou, datorită numărului mare de produse care iau cu asalt piața, nu mai trezește în mintea individului interesul scontat, dacă aceasta se realizează cu ajutorul mijloacelor clasice, devenind un fapt curent, lanal, chiar dacă o lansare este ea însăși un eveniment. Seluția este o campanie de publicitate bine pusă la punct, însețită de o acțiune de comunicație prin eveniment.

3. Comunicația prin eveniment poate acționa și în direcția creării unei imagini favorabile prin atragerea simpatiei publicului față de marcă sau față de întreprindere.

Mizând pe interesul unei anumite categorii de populație pentru un anumit tip de eveniment (sportiv, cultural, secial), prin intermediul comunicației prin eveniment se realizndându-se cu altele de același fel;

crearea unei imagini favorabile, prin atragerea simpatiei publicului față de marcă sau față de întreprindere;

lansarea într-o mariieră originală a unor noi produse;

motivarea persenalului întreprinderii și a forțelor de vânzare.

1.2.2. Avantajele comunicației prin eveniment.

Având în vedere faptul că aceleași obiective se urmăresc în general și prin publicitate sau promovarea vânzărilor se poate pune problema:

de ce comunicație prin eveniment?

insatisfacțiile provocate de utilizarea metodelor tradiționale.

Multe firme recurg la o singură media, însă se lovesc de indiferența unui public bomlardat zilnic de mii de mesaje publicitare. Aceasta utilizează sume din ce în ce mai mari, dar rezultatele sunt din ce în ce mai puțin valabile, ajungând chiar să fie fericit atunci când marca nu este respinsă. În ultimul timp se pune tot mai mult la îndoială eficacitatea mass-media. Sunt necesare trucuri care să le permită diferențierea mesajelor. Marketing-ul spectacolelor poate fi considerat în acest caz arma secretă.

1. Marketing-ul prin eveniment permite diferențierea mesajelor recepționarea mult mai rapidă a acestora, înțelegerea și fixarea mult mai bună în mintea destinatarului.

Se observă scăderea eficienței publicității clasice, întrucât individul supus unei presiuni publicitare din ce în ce mai puternice nu mai poate recepționa, înțelege cu ușurință mesajul firmei, devenind chiar indiferent în fața anunțurilor publicitare și reținându-le doar pe acelea care reușesc într-adevăr să-i atragă atenția.

Totodată există riscul ca mesajul să fie reperat, dar să nu fie corect înțeles.

2. Comunicarea prin eveniment contribuie la delanalizarea produsului și ajută marca să își recapete identitatea.

Lansarea unui produs nou, datorită numărului mare de produse care iau cu asalt piața, nu mai trezește în mintea individului interesul scontat, dacă aceasta se realizează cu ajutorul mijloacelor clasice, devenind un fapt curent, lanal, chiar dacă o lansare este ea însăși un eveniment. Seluția este o campanie de publicitate bine pusă la punct, însețită de o acțiune de comunicație prin eveniment.

3. Comunicația prin eveniment poate acționa și în direcția creării unei imagini favorabile prin atragerea simpatiei publicului față de marcă sau față de întreprindere.

Mizând pe interesul unei anumite categorii de populație pentru un anumit tip de eveniment (sportiv, cultural, secial), prin intermediul comunicației prin eveniment se realizează o legătură între ținta și obiectul promovării. Sponserizarea și mecenatul ilustrează cel mai bine această situație.

4. Comunicația prin eveniment asigură obținerea de efecte importante cu eforturi mici, eficiența acesteia fiind evidentă.

Marketing-ul spectacolelor nu urmărește fraparea publicului prin amploarea mijloacelor utilizate, ci poate crea o încredere față de marcă, prin acțiuni apreciate de către aceștia, fără eforturi financiare greu de suportat. Volumul vânzărilor nu va fi niciodată suficient pentru a degaja o parte din buget lansării unei mari campanii promoționale. Prin tehnicile spectacolului se obțin rezultate satisfăcătoare în timp scurt și pornind de la bugete rezonabile. Firmele mici recurg deseori la marketing-ul prin eveniment, pentru a obține efecte pe baza unor costuri mici.

5. Comunicația prin eveniment depășește sfera interdicțiilor legale.

Anumite produse(tutun, aleool, medicamente) sunt interzise publicității tradiționale sau suferă restricții considerabile.

6. Comunicația prin eveniment poate fi concepută de cele mai multe ori ușor și rapid.

Numeroase întreprinderi recurg la această tehnică atunci când își propun creșterea punctuală a notorietății.

Comunicația prin eveniment permite unei firme să reacționeze cu rapiditate în vederea contracarării acțiunilor concurenței, întreprinderea putând riposta prompt, utilizând evenimentul ca armă promoțională.

7. Prin comunicația prin eveniment pot fi atinse segmente specifice.

Aceasta nu se poate realiza de multe ori prin intermediul publicității directe, datorită lipsei unui fișier cu nume și adrese care să permită firmei să se adreseze țintei dorite.

Organizând o mariifestare atrăgătoare pentru publicul vivat, recepționarea corectă și rapidă a mesajului este garantată. În plus, există posibilitatea ca la intrare spectatorilor să li se ceară numele și adresa, obținându-se astfel o lază de date valoroasă.

8. Comunicația prin evenimente prezintă avantajul interactivității, al contactului direct cu publicul fizic prezent.

Se observă impactul mesajului promoțional asupra publicului, reacțiile spontane. Se culeg astfel informații despre produs, direct de la purtătorii cererii, într-un context care favorizează exprimarea sinceră fără rețineri a opiniilor.

S-a încercat obținerea interactivității prin intermediul televiziunii. Tele vânzarea oferă reacții imediate și măsurabile. Însă nici o media nu presupune contactul direct cu publicul, fizic prezent. Atunci când spectacolul reunește spectatorii la piciorul podiumului, se pot resimți și cele mai mici vilorații, oamenii putând fi chemați pe scenă și făcuți să vorbească, reacțiilor spontane spunând foarte mult cu privire la modul în care este perceput produsul sau serviciul, lucru imposibil de realizat prin mijloacele clasice.

9. Comunicația prin eveniment poate fi utilizată cu succes și atunci când se urmărește o menținere și o stimulare a coeziunii interne a persenalului, ca și motivarea acestuia.

Tabel nr. 2

10. Comunicația prin eveniment presupune demonstrații, informația are șansa de a fi mult mai bine fixată în memoria spectatorilor, fiind mult mai bine înțeleasă.

11. Creșterea imediată a notorietății.

Atunci când un concurent lansează un atac neașteptat sau când trebuie dominată rapid o concurență importantă, marketing-ul spectacolelor poate obține rezultate rapide și spectaculoase. Creșterea notorietății cere timp, funcționând pe baza acumulării progresive. Este necesar un timp de acționare, iar campania concurentă își poate îndeplini cu succes scopul.

Orice firmă trebuie să dețină o armă secretă, gata de a fi folosită în orice moment în contracararea atacurilor concurenței.

Expl.: IBM: când un concurent lansează pe piață un produs nou, anunță lansarea unui model mai performarit, blocând, cel puțin parțial, vânzările concurentului.

12. Marketing-ul spectacolelor permite un tip de interactivitate care nu mai poate fi aprins de nici o altă media: interactivitate instantanee.

Japonezii au arătat occidentului că dispun de o mină neexploatată, lazându-se pe ideea că un persenal motivat poate avea o innuență deosebită pentru ameliorarea calitații produselor și pentru creșterea performarițelor întreprinderii. De cele mai multe ori, pentru motivarea persenalului se apelează la concursuri de vânzări, fiind stimulată doar agresivitatea vânzătorului, restul persenalului fiind de cele mai multe ori neglijat.

Interesul oricărei firme este motivarea întregului persenal de a participa la realizarea obiectivelor întreprinderii, cel mai eficient mijloc fiind oferit de marketing-ul prin eveniment.

13. Comunicația prin eveniment ajunge deci în zonele inaccesibile ale marketing-ului.

Este necesar ca în toate creațiile publicitare să se utilizeze limlajul publicului, iar la eveniment vin doar perseanele interesate.

În general se apelează la marketing prin eveniment:

Când vrem să câștigăm timp;

Pentru că realitatea este pală;

Pentru a rupe rutina;

Pentru că mijloacele clasice costă foarte mult.

1.2.3. Principalele tehnici ale comunicației prin eveniment.

Comunicația prin eveniment cuprinde tehnici ce presupun utilizarea evenimentelor în scopuri comunicaționale.

Principalele tehnici sunt:

a) Sponserizarea și mecenatul:

b) Participarea la târguri și expoziții.

Numeroși autori consideră sponserizarea ca fiind o componentă aparte a mixului promoțional. Astfel, în cazul sponserizării unei echipe de fotlal, poate fi vorla de comunicație prin eveniment, doar în măsura în care este valorificat evenimentul, mai precis meciul de fotlal. În afara acestuia, sponserizarea nu mai poate fi considerată componentă a comunicației prin eveniment (purtarea tricourilor cu numele firmei pe stradă, la antrenamente).

a) Sponsorizarea și mecenatul

Sponserizarea este o susținere financiară pe care o întreprindere o dă unei activități culturale sau sportive, în contrapartidă cu creșterea notorietății sau a unui beneficiu în planul imaginii sale.

Mecenatul este un ajutor financiar adus unei opere și care permite dezvoltarea științei, artei, literaturii, fără căutarea unui profit publicitar.

Sponserizarea și mecenatul se deosebeau prin demersul intervenție;

– sponserizarea se întâlnea în special în sport;

– mecenatul se întâlnea în special în cultură.

Această delimitare nu este tocmai corectă, întru-cât întreprinderile folosesc demersuri specifice sponserizării și în domeniul cultural și învers.

Obiectivele sponsorizării

1. Stabilizarea gradului de cunoaștere;

2. Constituirea, respectiv îmbunătățirea unor dimensiuni atractive ale imaginii;

3. Aleătuirea unor posibilități de întreținere a clienților;

4. Documentația responsabilității seciale.

Elemente de diferențiere între Sponserizare și Mecenat

Tabel nr. 3

* Ioana Cecilia Popescu, Tribuna Economică nr.22 – 33/1996

b) În ceea ce privește participarea la târguri și expoziții, acestea vor fi prezentate, pe larg, într-un sulocapitol distinct (sulocap. 1.3)

1.2.4. Tipuri de firme care apelează la marketing prin eveniment

Anunțătorul este o ființă umariă, subiectivă, persenală. Astfel, unul poate considera marketing-ul spectacolelor culmea prostului gust al publicității și evident nu va recurge niciodată la el, pe când altul, cu un spirit tânăr și deschis, poate adora să facă afaceri, amuzându-se, acesta fiind adeptul aproape instinctiv al marketing-ului spectacolelor. Acestuia din urmă îi va fi greu să admită că și această tehnică are anumite legi și că nu se poate lansa în orice activitate doar din dorința de a distruge plictiseala.

Între cele două tipuri; există numeroși anunțători mai mult sau mai puțin deschiși marketing-ului spectacolelor și care vor recurge în mod sporadic la acestea.

O innuență deosebită o au și particularitățile geografice, existând în același timp zone foarte conservatoare, care vor recurge cu greu la marketing-ul spectacolelor și deschise originalului, care vor recurge cu siguranță la acesta.

Directorii agențiilor de publicitate susțin că este necesar să se știe avantajele pe care fiecare media le poate aduce pentru anumite situații, întrucât aceasta nu trebuie și nu poate fi utilizată pur și simplu.

1.3 Târguri și și expoziții

1.3.1 Târgurile și expozițiile, prezentare generală

Târgurile și expozițiile sunt mariifestări promoționale cu o accentuată funcție de piață, plasarea acestora în timp și spațiu fiind la latitudinea și interesul organizatorilor. Acestea sunt modalități moderne de a reuni în același perimetru partenerii de schimb în vederea prezentării ofertelor proprii și a încheierii contractelor.

Camera Internațională de comerț definește târgurile ca fiind “mari piețe cu periodicitate regulată, care se țin în același loc, la perioade fixate și pe o durată determinată, având scopul de a permite participanților, din toate țările, să prezinte mostre ale producției lor, realizări noi și perfecționări tehnice în vederea efectuării de tranzacții comerciale pe plan intern și internațional”.

Participarea la mariifestări cu caracter expozițional se realizează prin organizarea de pavilioane și standuri proprii la târguri, expoziții și saloane, organizarea unor expoziții itinerante, prezența la zile tehnice etc. Cunoscute încă din perioade foarte vechi ale istoriei comerțului, astfel în Vechiul Testament, Cartea Esterei, se spune că Regele Ahasveros din Susa “a dat ospăți pentru dregătorii săi și cei ce-i slujeau lui, pentru căpeteniile mai înalte ale oștirii Persiei și Mediei și pentru guvernatorii țării sale, arătându-și marea bogăție a regatului său și strălucirea deosebită a măririi sale, în curgere de mai multă vreme, anume timp de optzeci de zile.” Prolabil că aceasta este prima menționare a utilizării expozițiilor, cu toate că în antichitate, atât grecii cât și romariii foloseau pe scară largă conceptele pieții.

Orice specialist în istoria expozițiilor poate argumenta că acest mijloc de comunicare a apărut abia în secolul XVIII-lea. În Anglia, Secietatea de Arte și meserii (înainte de a-și fi obținut autorizarea din partea curții ragale) a expus pentru prima oară produse mariufacturiere în anul 1756. Conceptul a fost bine primit, dar adevărații deschizători de drumuri au fost francezii, care au organizat o primă expoziție națională în anul 1798.

În ceea ce privește țara noastră, literatura de specialitate consemnează prima expoziție națională de produse agricole și industriale organizată la București, pe 20 mai 1865, din inițiativa cunoscuților oameni de știință Ion Ionescu, de la Lorad și Petre S. Aurelian. Această activitate a continuat cu o preocupare mai mult sau mai puțin constantă din partea autorităților, astfel în anul 1888 a apărut “Expozantul”, ziar săptămânal care se adresa cu precădere participanților la târguri și expoziții. Prima participare românească cu pavilion național a avut loc la expoziția mondială de la Paris din anul 1867. În anul 1906 a avut loc primul târg cu caracter național – “Luna Bucureștilor”, organizat undeva în vecinătatea Pieței Bucur Obor din București (cu această ocazie a apărut și primul număr al ziarului “Adevărul de la Expoziție” – “singurul ziar recunoscut la comisariatul Expozițiunii”). Totodată prima expoziție cu participare internațională în România a avut loc în anul 1936 când au fost invitate să participe Iugoslavia și Cehoslovacia.

O înviorare a activității de târguri și expoziții internaționale și participarea României la târgurile internaționale din străinătate se înregistrează după anii 1950 – 1952, astfel ea a participat la mariifestările promoționale organizate la Paris, Loruxelles, Hanovra, Sydney, Tokyo, Osaka, New York etc. După 1990 a început să se acorde o mai mare importanță mariifestărilor expoziționale, putându-se afirma că, în prezent, țara noastră s-a înscris decisiv în circuitul mondial al industriei târgurilor și expozițiilor.

Abordate într-o viziune de marketing, mariifestările expoziționale și-au alăturat în timp pe lângă funcția comercială inițială, pe cea de comunicație, de dialog între agenții pieței, devenită în prezent precumpănitoare. Această nouă funcție a transformat mariifestările expoziționale în veritabile și puternice medii de comunicație, însumând întreg ansamblul mijloacelor promoționale și făcând să sporească interesul întreprinderii față de acest gen de activitate. Simpla participare a unei firme cu un stand la o mariifestare expozițională reprezintă o acțiune promoțională cu un efect pozitiv incontestabil.

Însă participarea la o astfel de mariifestare oferă posibilitatea punerii în mișcare a unor variate acțiuni promoționale între care:

distribuirea de prospecte și pliante;

organizarea de demonstrații de funcționare și utilizare a produselor;

conferințe;

proiecții de filme publicitare;

coktail – uri.

Târgurile și expozițiile sunt instrumente ale comunicației prin eveniment, alături

de sponserizare și mecenat.

Ele sunt o componentă importantă a sistemului instrumentelor de marketing pentru produsele și serviciile furnizate de companii, dar și prilejuri pentru vizitatori de a-și satisface cererea de produse.

Ele reprezintă locul de atracție, mediul, ambianța, capabile să focalizeze într-un timp scurt, interesele și obiectivele participanților.

Târgul nu mai poate fi considerat numai ca modalitate eficientă de vânzare și desfacere a produselor și serviciilor. Are loc o mutație rapidă a rolului târgului ca loc de cumpărare, spre acela de sursă eficientă de informații și comunicare.

Majoritatea expozanților înțeleg participarea la un târg ca o componentă integrantă a activității de marketing. Utilizarea participării la târg ca instrument de marketing nu poate combina atât de eficient prezentarea companiei și a produselor sale, cu contactul direct, persenal, cu potențialii cumpărători.

Importanța practică a acestor mariifestări expoziționale a determinat creșterea numărului și a diversității tematice a acestora, a frecvenței cu care sunt organizate, a obiectivelor urmărite. Apare astfel necesitatea unei abordări coerente și a formulării unei strategii distincte privind participarea la mariifestările expoziționale.

După natura expozanților și a publicului vizitator se disting târgurile și expozițiile pe de o parte și saloanele specializate pe de altă parte. Chiar dacă din punct de vedere lingvistic noțiunile de târg, expoziție și salon sunt sinonime, ele se folosesc adesea în mod distinct, pentru a desemna un tip sau altul de operațiune.

Există și o serie de factori importanți, de care trebuie să se țină cont:

Vizitatorii – numărul și calitatea (structura) acestora, precum și forța lor financiară sunt foarte importante pentru aprecierea pozitivă a mariifestării; firmele expozante participă la mariifestările viitoare numai dacă stabilesc contacte și încheie afaceri;

Expozanții – vin la expoziție pentru a se întâlni cu potențialii clienți și reprezintă în același timp motivul pentru care vizitatorii sunt prezenți la expoziție;

Organizatorul sau organizatorii, care sunt creatorii evenimentului și care își asumă riscurile;

Deținătorii spațiului expozițional – care nu sunt întotdeauna și organizatorii;

Constructorul și alți prestatori de servicii – care pot să fie angajați de către organizatori sau de către expozanți și care ajută la promovarea evenimentului și a produselor expuse.

Târgurile și expozițiile se adresează în primul rând, cercetătorilor, proiectanților, creatorilor, producătorilor de mărfuri și servicii, rețelei de vânzări și desfacere, verigilor componente ale acesteia utilizată pe o scară tor mai largă și diversificată, potențialilor cumpărători, consumatori, beneficiari și utilizatori.

Prin activitatea de marketing a produselor și serviciilor, deci prin intermediul târgurilor și expozițiilor, se urmărește realizarea unor obiective bine definite, cum ar fi:

Crearea și dezvoltarea cererii unor anumite segmente de piață pentru anumite produse și servicii;

Crearea și atragerea de noi cumpărători, consumatori, beneficiari, utilizatori;

Lărgirea și diversificarea numărului acestora, creșterea capacităților de abserbție de noi produse și servicii;

Comunicarea și schimbul de informații într-o mariieră directă, convingătoare între producători, între vizitatori și între cele două categorii;

Cercetarea și prospectarea pieței pentru anumite produse și servicii;

Facilitarea de contracte de afaceri și încheierea de contracte de vânzare cumpărare;

Realizarea profitului de către toți cei implicați în activitatea de târguri și expoziții.

1.3.2. Funcțiile târgurilor și expozițiilor

În literatura de specialitate târgurilor și expozițiilor le sunt aseciate o serie de funcții. Cea mai acceptată clasificare a acestora este cea dată de Zamfir Moise în cartea să – “Marketing prin intermediul târgurilor și expozițiilor”. Acestea sunt următoarele:

Funcția de comunicare – stabilirea de contacte între furnizori și cumpărători;

Funcția de creare a imaginii – asupra unei anumite piețe sau segment al acesteia, asupra unei companii sau grup de companii, asupra produselor sau serviciilor;

Funcția de informare – de culegere și obținere de informații asupra unei piețe, a modificărilor și a mutaților înregistrate, a noutăților, produselor și serviciilor cu caracter inovator, introduse de companii concurente;

Funcția de întâlnire – a operatorilor, producătorilor și comercianților, cumpărătorilor, produselor și serviciilor dintr-un anumit domeniu economic, comercial și industrial;

Limitarea în timp și în spațiu – târgurile și expozițiile se caracterizează prin periodicitate, ciclicitate și o localizare precis definită;

Loc de pregătire și creare a condițiilor pentru vânzări viitoare și vânzări directe, uneori chiar cu ocazia târgului;

Facilitatea vizitării;

Funcția de forumuri – economice și comerciale de afaceri, cu caracter științific secial sau chiar politic;

Funcția de indicator asupra potențialului dezvoltării economice ale unei anumite țări, industrii sau ramuri ale acestuia.

1.3.3. Tipologia târgurilor și expozițiilor

Târgurile și expozițiile sunt mariifestări promoționale în cadrul cărora se prezintă publicului larg produse din cele mai variate și din diferite sectoare de activitate. Tipologia acestora este foarte variată, ele putând fi clasificate după diverse criterii. Pentru simplificare m-am oprit numai la câteva dintre acestea pe care le-am considerat mai importante.

Uniunea Târgurilor Internaționale, clasifică târgurile și expozițiile în două mari categorii:

Târgurile și expozițiile generale – la care pot participa producătorii și distribuitorii diferitelor tipuri de bunuri de consum sau de produse industriale, fiind vizitate atât de marele public, cât și de oamenii de afaceri. Ex.: TIB (târg organizat în București de ROMEXPO). În această categorie se includ și târgurile de consum în cadrul cărora sunt prezentate în special bunuri de consum, vizând în principal publicul larg. Ex. TILOCO (organizat de ROMEXPO în București), DARURI DE CRĂCIUN (se organizează de obicei de fiecare cameră de comerț județeană), EXPOSIB (organizat de Camera de Comerț și Industrie Sibiu);

Târgurile și expozițiile specializate / Saloanele specializate – reprezintă locul de întâlnire al firmelor care funcționează într-un anumit sector de activitate, care produc bunuri destinate unui anumit domeniu al vieții economico-seciale sau care vizează același public țintă, chiar dacă desfășoară activități diferite. Ex.: saloane expoziționale de cosmetică, vizează publicul feminin; SAB – Salonul Auto București, ROMMEDICA, CERF, IFABO.

Conform Federației Franceze a Saloanelor Specializate, saloanele pot fi clasificate în:

Saloane specializate regionale – atrag expozanți și vizitatori

dintr-o anumită regiune a țării;

Saloane specializate naționale – accepta ca participanți

producatori naționali, importatori și distribuitori care acționează exclusiv pe teritoriul național;

Saloane specializate internaționale – găzduiesc în plus

expozanți și vizitatori străini.

Avantajele târgurilor și expozițiilor generale:

Oferă avantaje pentru organizatori;

Număr mare de vizitatori;

Sunt eficiente în cazul bunurilor de larg consum;

Avantajele saloanelor specializate:

se adresează unei ținte foarte bine definite;

publicul este format în special din specialiști;

se stabilesc cu mult mai mare ușurință contactele de afaceri;

observațiile și sugestiile vizitatorilor, specialiștilor sunt valoroase și pertinente și merită a fi luate în considerare.

pot fi organizate mese rotunde care să permită specialiștilor să își confrunte opiniile, putându-se obține astfel concluzii în legătură cu evoluția pieței și măsura în care firma se alinează la tendințele generale.

sunt cele mai indicate pentru testarea pieței.

participarea publicului larg între anumite ore.

Există anumiți specialiști în acest domeniu care diferențiază târgurile deexpoziții, luând în considerare:

a) funcția pe care o îndeplinesc:

– târgurile, deși au o funcție comercială foarte clară care rămâne preponderentă, îndeplinesc și o funcție de comunicație;

– expozițiile au o funcție preponderent de comunicație;

b) durata:

– târgurile au o durată mai scurtă – 4 – 11 zile în Europa; 18 – 20 zile În Asia, America Latină, Africa;

– expozițiile au o durată mai mare de la o lună la șase luni (cea mai mare expoziție universală organizată odată la 4 ani). Majoritatea expozițiilor sunt organizate anual, altele din doi în doi ani, iar altele au loc la intervale de 3,4 sau 5 ani.

Târgurile se deosebesc de expoziții prin faptul că ele nu au ca obiectiv imediat tranzacțiile comerciale. Expozițiile sunt mariifestări de informare. Nu se urmărește în primul rând găsirea unor cumpărători pentru produsele expuse, ci demonstrarea utilității, a valorii, obținându-se un bun renume pentru faloricant.

W.S.Richard consideră că există mai multe tipuri de expoziții:

Expoziții comerciale – mariifestări organizate pentru un cerc bine definit de producători șu consumatori, dintr-un domeniu de activitate;

Expoziții organizate pentru consumatori – atrag un număr mare de

vizitatori;

Expoziții comerciale și de consum – se adresează atât publicului

larg cât și comercianților, existând zile stabilite pentru comercianți, intrarea fiind gratuită în timp ce în celelalte zile publicul este admis contre unei taxe;

Expoziții organizate cu ocazia unor conferințe – se

caracterizează printr-un număr redus de exponanți și vizitatori. Pot eșua, întru-cât participanții pot prefera ca în pauza de masă să părăsească spațiul expozițional în loc să viziteze expoziția.

Există două motive pentru organizarea unei expoziții odată cu conferința:

Pentru a face evenimentul mult mai interesant pentru participanți;

Pentru avantaje financiare;

Expozantii având un interes să faca din eveniment un succes, atrag numerosi participanti la eveniment, beneficiind pentru aceasta de anumire reduceri pentru închirierea spatiului.

Avantaje pentru expozant:

standurile nu sunt atât de scumpe;

nu trebuie să atraga vizitatori la standul lor – audienta este tinta urmarita;

activitati deosebite.

Dezavantaje pentru expozant:

se desfaseara în timp redus;

public destul de putin numeros.

Expozitii agricole – ofera atât o piata petru comert cât și o mariifestare orientata spre consumator;

Expozitii organizate în strainatate – sunt utile pentru prezentarea produselor pe pietele straine, pentru sprijinirea activitatii reprezentantilor și agentiilor din strainatate sau pentru cautarea și angajarea unor asemenea reprezentanti;

Expozitii private – manifestari organizate de firma în cauza, implicând uneori și sucursalele, agentii, dealerii, furnizorii, în vederea împartirii resurselor și a maririi amplorii și importantei manifestarii.

O alta clasificare a târgurilor și expozitiilor:

Târguri comerciale – sunt destinate produselor industriale.

Multe dintre acestea nu permit vânzarea produselor, fiind mai degrala educationale și informationale, în esenta fiind create pentru a permite oamenilor de afaceri să comunice între ei. Publicul nu este primit în general sau este admis doar între anumite ore.

Târgurile publice – au ca tinta tocmai publicul sau cel putin un segment majoritar al acestuia, depunându-se eforturi în obtinerea unei rate a audientei cât mai mare.

Una dintre categoriile importante o constituie târgurile locale.

V. Danciu clasifica târgurile și expozitiile astfel:

Dupa apartenenta geografica a participantilor la expozitie:

târguri și expozitii regionale;

târguri și expozitii multiregionale;

târguri și expozitii internationale.

Dupa gradul de cuprindere a ofertei:

târguri și expozitii speciale;

târguri și expozitii pe sectoare de activitate;

monotarguri;

târguri și expozitii specializate.

Dupa categoriile de produse expuse:

târguri și expozitii pentru bunuri de consum;

târguri și expozitii pentru investitii;

târguri și expozitii pentru servicii.

Dupa functia manifestarii:

târguri și expozitii pentru informare;

târguri și expozitii pentru comercializare.

Dupa directia nuxurilor comerciale:

târguri și expozitii de export;

târguri și expozitii de import.

Dupa marimea manifestarilor:

târguri și expozitii mari;

târguri și expozitii mijlocii;

târguri și expozitii mici.

Analizând ultima clasificare a lui V. Danciu, iata care sunt principalele avantaje și

dezavantaje ale târgurilor și expozitilor de dimensiuni mari și reduse:

Târgurile și expozitiile de dimensiuni mari:

Avantaje:

mare diversitate a expozantilor, a tematicii, a produselor și serviciilor expuse;

posibilitati largi de satisfacere a celor mai mari și diverse cerinte ale pietei;

interes ridicat din partea mijloacelor mass – media, a oficialitatilor și vizitatorilor potentiali, specialistilor din tara care le gazduieste;

forumuri pentru stabilire de contacte și relatii cu cele mai diverse cercuri de afaceri și institutii oficiale;

interes deosebit din partea organismelor oficiale la cel mai înalt nivel, ale tarii gazda;

Dezavantaje:

dificultati în obtinerea spatiului de expunere, în satisfacerea preferintelor expozantilor privind amplasamentul standurilor;

eficienta relativ mai scazuta a contactelor de afaceri, precum și a numarului și valorii contactelor încheiate;

dificultati în logistica, în coordonarea tuturor actiunilor.

Târgurile și expozitiile de dimensiuni reduse

Avantaje:

amplasament mult mai clar delimitat, mai logic, al standurilor de expunere pe diferite sectoare specifice;

satisfacerea mai deplina a preferintelor expozantilor privind amplasamentul standurilor;

eficienta ridicata în stabilirea contactelor de afaceri și încheierea de contracte de vânzare- cumparare;

de regula sunt vizitate în marea lor majoritate de vizitatori profesionisti, specializati, avand o motivatie precisa și puternica a intereselor și obiectivelor dinainte stabilite.

Dezavantaje:

se adreseaza unor segmente de piata mai înguste, interes și atentie mai scazute din partea mass media;

interes mai scazut de a participa din partea expozantilor;

mediatizare mai redusa și mai putin eficienta;

numar mai redus de vizitatori.

1.3.4. Avantajele târgurilor și expozitiilor

Pentru expozant

târgurile și expozitiile atrag un public interesat de anumite domenii specifice;

un mare numar de vizitatori sunt investiti de firmele lor cu autoritatea de a face achizitii;

târgurile și expozitiile genereaza perspective excelente de vânzari, care se pot transforma într-o proportie mare de vânzari în vânzari propriu-zise;

crearea de noi sectoare de vânzare în zone geografice în care întreprinderea nu este reprezentata;

stabilirea de maximum de contacte cu agentii de piata, într-un interval de timp foarte scurt;

prezentarea și testarea unor noi produse sau servicii;

întâlnirea și numirea unor noi agenti și reprezentanti;

lansarea de noi produse prin practicarea unor preturi promotionale;

dirijarea concentrata a tuturor mijloacelor promotionale asupra unui numar mare de agenti de piata și a unei mase importante de consumatori potentiali;

prezenta alaturi de firmele concurente și obtinerea de informatii cu privire la produsele și conditiile pe care acestia le ofera;

crearea unui portofoliu de comenzi imediate sau în perspectiva;

largirea dialogului cu agentii pietei și cultivarea imaginii întreprinderii în masa clientilor potentiali.

2. Pentru vizitator:

ocazie deosebita de a avea contacte directe cu persenalul companiei care își

promovează produsul sau serviciul;

produsele sunt la dispoziție, pentru a fi privite, mânuite și pentru a li se demonstra calitățile;

pot fi văzute și comparate produse aparținând unor game variate de produse, inclusiv ale concurenților;

vizitele constituie o prima sursa de informatii despre produsele, serviciile sau echipamentele noi;

Expozitiile ofera anumite avantaje care nu pot fi realizate prin alte mijloace de

comunicare:

Cumparatorul vine la vânzator, nici un alt mijloc nu opereaza pe piata în acest fel. Se

considera ca timpul și munca salvate merita cheltuiala. Companiile folosesc expozitiile pentru asi realiza toate contactele, renuntând la forta de vânzare.

Multi vânzatori vin spre cumparatori.

Un organizator de expozitii a estimat ca expozantii au realizat în 4 zile de târg, vânzarile pe care le-ar fi facut în aproximativ 6 luni. În aceste zile se poate deci realiza mai mult decât poate realiza forta de vânzare într-o anumita perioada de timp.

Expozantii se întâlnesc cu factori de decizie din alte companii.

Se apreciaza ca 29% din vizitatori sunt de la nivel înalt de mariagement, expozitia fiind o oportunitate unica de ai întâlni pe cei care iau deciziile și la care fortele de vânzare cu greu au acces.

Contactul fata în fata.

Companiile nu pot realiza un proces de vânzare pâna nu se realizeaza un contact fata în fata. Mijloacele traditionale pot creste gradul de cunoastere și interes, dar, de obicei, întâlnirea fizica accelereaza procesul de obtinere a unei comenzi. Se poate astfel considera ca expozitiile sunt un adevarat punct de vânzare.

Se ajunge mai user la anumiti clienti, dispare birocratia.

Nu este nevoie de programare, nu este nevoie să treci de secretara etc.

Vizitatorii sunt foarte receptivi.

Expozitia este singurul mijloc care face apel la cele 5 simturi. Vizitatorii sunt mai receptivi la ideile noi și spre deosebire de alte modele de vânzare, au timp să vada și să învete.

Ambianta este potrivita pentru afaceri.Standul poate fi considerat locul perfect în care se

poate realiza o afacere, fiind unteren neutru.

Expozitiile sunt ca o scena.

Impactul poate fi realizat prin numeroase alte mijloace, inclusiv printr-o combinatie de elemente teatrale.

Nici un alt mediu nu ajunge atât de aproape.

Produsele pot fi vazute, atinse, mirosite, gustate, puse în lucru.

Curiozitatea poate fi satisfacuta imediat, interesul transformându-se rapid în dorinta de

cumparare sau comarida.

Se poate obtine un feed-lack pe loc.

Permit efectuarea cu costun mult mai mici a unor cercetari de piata.

Prin comparatie cu alte instrumente de marketing, târgurile și expozitiile ofera posibilitatea expunerii produselor și serviciilor la standul propriu, asigurându-se posibilitatea vizionarii lor de catre vizitatori, care pot obtine informatii prompte și explicatiile necesare.

Demonstratiile practice la stand ofera informatii detaliate și convingatoare, mai ales daca simuleaza perfect functionarea produsului sau serviciului expus.

Spre deosebire de instrumentele reclamei și publicitatii, targurile și expozitiile urmaresc promovarea contactelor persenale.

Ofera oportunitatea ideala de iesire din rolul nepersenalizat, lipsit de Individualizare.

Târgurile și expozițiile asigura un nivel mai ridicat de armonizare a obiectivelor, efectelor și rezultatelor activitatii, comparativ cu alte instrumente de marketing.

Tehnologia din ce în ce mai sefisticata a informarii și comunicării nu poate substitui calitatea și eficienta târgului deoarece:

O multitudine de produse și servicii necesita o modalitate practica vizibila de explicare și demonstrare a calitatii lor;

Gama și numărul acestora sunt în crestere rapida și continua;

Schimburile de informații și eficienta, comunicarea verlala devin din ce în ce mai importante și eficiente;

Încrederea persenala intre partenerii de afaceri devine factor deosebit de important, determinant în procesul decizional;

Sistemul de relații strânse, apropiate intre parteneri are o semnificație și o importanta crescânda.

Capitolul II

Considerente teoretice privind elaborarea unui program de marketing de organizare a târgurilor și expozițiilor

2.1. Conținutul programului de marketing

Mobilizarea și utilizarea resurselor unităților economice, pentru realizarea unei activitati de piață eficiente, fac necesara coordonarea tuturor eforturilor de marketing, astfel încât să fie integrate corespunzător în activitatea glolala a acestor unități. Cea mai indicata modalitate de coordonare a acestor eforturi o constituie derularea lor pe baza unui program de marketing riguros elaborat.

2.1.1. Definiția, rolul și clasificarea programelor de marketing.

Programul de marketing reda intr-o forma scrisa strategia de marketing a întreprinderii pentru o perioada viitoare, cuprinzând în cele mai mici detalii toate activitatile ce trebuie efectuate, etapele ce urmează a fi parcurse, cele mai importante momente de decizie care să contribuie la realizarea obiectivelor propuse.

Grupul Academic Marketer, definește programul de marketing ca fiind un plan desfasurat al unei activitati complexe de marketing, aleătuit dintr-un ansamblu de activitati practice, conducând la atingerea unui obiectiv ori a unui set de obiective, acțiuni eșalonate în timp, cu indicarea responsabilitatilor, a resurselor umarie, materiale și financiare implicate în desfasurarea fiecareia în parte și a activitatii în ansamblu.

Scopul unui program de marketing consta în a asigura conducerea unei intreprinderi ca mijloacele de care ea dispune vor fi folosite în modul cel mai rentabil. Aceasta inseamna ca elaborarea și implementarea unor programe de marketing, în activitatea desfasurata, ar avea menirea să genereze o suita de preocupari din partea conducerii unitatii de profil privind conturarea unui scop bine determinat pentru orice actiune intraprinsa; determinarea cailor ce urmeaza a fi folosite pentru atingerea scopului stabilit; evaluarea sistemica a actiunilor ce trebuie intreprinse și eventualitatea unor alternative; alegerea celor mai adecvate metode pentru a se integra în procesul de realizare a activitatilor presupuse de atingerea scopului conturat; stabilirea modalitatilor de comensurare a realizarilor din cadrul fiecarei etape.

Elaborarea și folosirea unor programe de marketing se lazeaza pe elementele informationale proprii fiecarui tip de piata și folosesc infrastructura comerciala specifica fiecarei unitati care actioneaza pe o asemenea piata. Asemenea programe se constituie în instrumente de echililorare a intregii activitati, care intr-o forma bine gandita, să utilizeze la maximum datele prezente, referitoare la disponibilitati și nuxuri economice, pentru a contura coordonatele viitoarelor investitii de eforturi și caile posibile de valorificare eficienta a acestora în deplina concordanta cu cerintele consumatorilor prezenti în cadrul pietei în calitate de consumatori.

Programele de marketing au un rol important în ceea ce priveste identificarea și structurarea problemelor cu care se confrunta unitatile, cat și în organizarea fortelor pe care acestea le vor declansa în vederea realizarii obiectivelor strategic propuse. Programul de marketing ar putea avea un rol important în ceea ce priveste:

stabilirea domeniului în care o unitate economica urmeaza să-și circumscrie diferitele sale activitati;

determinarea obiectivelor pe care și le poate propune o unitate în fiecare domeniu;

formularea ipotezelor preliminare cu privire la conditiile de piata în care se va actiona;

elaborarea strategiilor de piata;

desprinderea diverselor aspecte care vor ridica probleme deosebite pe parcursul desfasurarii activitatii;

stabilirea directiilor prioritare în cadrul preocuparilor pentru perfectionarea activitatii viitoare.

Programele de marketing se disting, aducandu-și o contributie deosebita în orientarea diferitelor tipuri de activitati și prin faptul ca, concomitent cu determinarea obiectivelor se trece la formularea unor ipoteze preliminare cu privire la conditiile de piata în care va fi nevoita să actioneze fiecare unitate.

Prin natura lor, programele de marketing se situeaza în sfera marketingului strategic, presupunand stabilirea unor complexe de actiuni care să tina seama, simultan de toate elementele de marketing. Aleatuirea unui program implica:

o politica glolala și coerenta de marketing;

o proiectie de viitor, intr-un anumit orizint de previziune;

o anumita viziune în ceea ce priveste stabilirea obiectivelor pe care unitatea economica urmeaza să le realizeze;

asigurarea flexibilitatii necesare în adaptarea la cerintele pietei.

Programele de marketing, foarte diferite în continutul și forma lor, se pot clasifica dupa diferite criterii.

Astfel o prima clasificare delimiteaza programele de marketing organizationale de cele operationale; primele se refera la programele cu ajutorul cărora sunt proiectate structuri de marketing corespunzătoare pentru atingerea obiectivelor, în timp ce programele operaționale cuprind ansambluri de acțiuni ce trebuie realizate pentru atingerea anumitor obiective propuse.

În funcție de caracterul obiectivelor pe care le cuprind, pro gramele de marketing pot include totalitatea variabilelor de marketing și atunci ele sunt glolale sau integrate, ori numai anumite elemente ale mix-ului, situații în care ele sunt parțiale.

Orizontul avut în vedere pentru atingerea obiectivelor clasifica programele de marketing în trei categorii: program de marketing pe termen scurt care are la baza acțiunile care se vor desfășura pe o perioada de pana la un an, pe termen mediu, vizând acțiuni acoperind o perioada mergând de la unu la cinci ani și pe termen lung, pentru mai mult de cinci ani.

Alegerea perioadei pentru care se elaborează programul se face în funcție de valabilitatea obiectivelor avute în vedere și de posibilitatea de a elabora previziuni corespunzătoare.

2.1.2. Etapele elaborării programului de marketing

Procesul de elaborare a programului de marketing presupune parcurgerea mai multor etape:

o prima etapa o constituie cercetarea complexa a condițiilor care determina adoptarea programului, ca și a celor în care acesta urmează a fi pus în aplicare. Prin cercetare – etapa complexa, costisitoare, adesea hotărâtoare – se urmărește culegerea, prelucrarea și analiza tuturor informațiilor, secotite revelatoare pentru obiectul programului și pe aceasta baza, aprecierea, sub forma unor previziuni a modului cum vor evolua resursele întreprinderii și mediul ambiant.

etapa următoare se refera la alegerea obiectivelor programului, identificarea, evaluarea și selecționarea obiectivelor asigura adecvarea întreprinderii la mediul economico – secial în care acționează, constituie deci esența însăși a programului de marketing. Reușita operațiunilor din aceasta etapa este condiționata de calitatea analizelor și previziunilor desfășurate în etapa precedenta, de măsura surprinderii tuturor aspectelor relevante pentru programul respectiv. De adăugat ca alegerea obiectivelor este întotdeauna innuențata de sinergia întreprinderii, de nivelul și structura resurselor de care dispune întreprinderea, ca și de capacitatea de a le orienta și mobiliza spre realizarea obiectivelor propuse.

alegerea obiectivelor trebuie să pornească de la o evaluare realista a necesitaților ca și a posibilităților de a fi îndeplinite, să fie rezultatul unui consens al tuturor celor care vor participa la îndeplinirea lor, să fie judicios ierarhizat, să fie prezentate intr-o forma concreta.

Stabilirea planului de acțiuni reprezintă din punct de vedere al mijloacelor pe care le mobilizează și al duratei pe care o ocupa, una din cele mai ample și mai importante etape; acum se conturează întregul program, stabilindu-se de asemenea caile concrete prin care va fi transpus în practica.

În aceasta etapa, se identifica toate acțiunile (activitățile) prin intermediul cărora se asigura atingerea obiectivelor finale ale programului, se stabilește calendarul acestor acțiuni, se fixează modalitățile de realizare și responsabilitățile. Un moment important în cadrul acestei etape îl constituie coordonarea în timp a acțiunilor, astfel încât durata întregului program să se înscrie în termenii prevăzuți.

ÎntoCOMTEK INTERNATIONAL INCrea bugetului încheie operațiunea de elaborare a programului de marketing. Cu ocazia parcurgerii acestei etape este posibila revederea unor decizii (opțiuni) din etapele anterioare, în vederea evitării unor costuri prea ridicate, a unor acțiuni nejustificate prin prisma efectului și a costurilor, astfel încât să se asigure raționalizarea întregului program.

În stabilirea bugetului unui program de marketing se are în vedere axarea să pe obiectivele stabilite, includerea unor specificații și a unor detalii asupra costului fiecărei acțiuni programate și justificarea eficientei fiecărei cheltuieli programate.

Bugetul, ca de altfel întregul program, nu trebuie conceput rigid; adesea este necesara revizuirea lui când factorii de mediu avuți în vedere s-au schimlat semnificativ (tarife, preturi, legislație etc.).

Adoptarea programului de marketing constituie decizia care declanșează punerea lui în aplicare. În unele cazuri înaintea adoptării programului de marketing trebuie testat pentru a oferi decidentului informații suplimentare cu privire atât la corectitudinea alegerilor făcute cat și la măsura în care fiecare componenta a programului contribuie la rezultatul final scontat și deci justifică cota alocata din bugetul total. Evident, testarea poate duce la adoptarea programului în forma inițială, la efectuarea unor retușuri și la limita, chiar la alandonarea programului și la înlocuirea lui integrala.

2.2. Organizatorul de targuri și expozitii – definitie, responsabilitati și tipuri

Organizatorul unui targ este factorul major, catalizatorul realizarii tuturor activitatilor și serviciilor, coordonatorul intregii game de participanti, avand ca scop final succesul targului.

Activitatea pe care o desfaseara organizatorulde targuri și expozitii se refera la:

Cercetarea și prospectarea pietei;

Definirea segmentului de interes major;

Studiul de marketing și oportunitate a primei editii a targului;

Elaborarea conceptului targului;

Planificarea și controlul activitatii privind lansarea, promovarea targului;

Actiuni pentru atragerea de expozanti și vizitatori;

Realizarea – desfasurarea targului;

Monitorizarea și valorificarea rezultatelor;

Previzionarea perspectivelor de extindere și dezvoltare.

În ceea ce priveste responsabilitatile organizatorului de targuri și expozitii, putem enumera:

Realizarea targului, conceput ca un proiect, un produs care trebuie promovat și comercializat, vandut celor interesati: expozanti și vizitatori;

Asigurarea spatiului expozitional;

Prestarea intregii game de servicii selicitate de catre expozanti și vizitatori, prin organizarea grupelor sau colectivelor operative de proiect (project teams).

Tipuri de organizatori de targuri și expozitii

A. Tipuri principale:

1. Organizatori în proprietatea statului sau a comunitatilor și organizatiilor – se refera la organizatorii la care proprietar este statul sau unele organizatii publice de interes national sau local: camere de comert și industrie, municipalitati ale unor mari orase etc.

2. Organizatori cu capital particular – care pot fi:

Organizatori ai unui targ sau a mai multor targuri ce se desfaseara în anumite centre sau localitati, cu o anumita periodicitate;

Organizatorii asa ziselor "targuri itinerante";

3. Federatii industriale, aseciatii economice, aseciatii ale producatorilor și comerciantilor, organizatii profesionale care urmaresc dezvoltarea unor ramuri ale economiei.

4. Organizatii nationale sau internationale care sunt constituite ca grupari ale unor organizatori de targuri sau camere de comert, avand ca scop principal sprijinul și asistenta reciproca, schimbul de experienta și know-how, reducerea cheltuielilor de organizare, cresterea calitatii,valorii și prestigiului targurilor respective.

5. Co-organizatori de targuri:

Asecierea a doi sau mai multi organizatori de targuri, în vederea delimitarii responsabilitatilor;

Asecierea organizatorilor cu federatii sau aseciatii ale producatorilor și comerciantilor.

B. Relatiile dintre organizatorii de targuri și detinatorii de spatii expozitionale:

Organizatorul poate detine sau nu spatiul expozitional. Se disting doua situatii:

1. Organizatorul și detinatorul de spatiu sunt entitati distincte.

Organizatul contribuie cu experienta, capacitatea, competenta, relatiile cu institutiile specializate, potentiali expozanti și vizitatori, precum și cu capacitatea să organizatorica.

Detinatorul complexului expozitional cotribuie cu intreaga infrastructura, presteaza servicii tehnice specializate și asigura persenal tehnico-administrativ.

Relatia dintre organizator și detinatorul spatiunlui expozitional poate avea la baza un contract de inchiriere care contine: tarife, preturi, modalitati de plata, termene de executie a lucrarilor sau pot fi co-organizatori, impartind astfel atributiile și evident, rezultatele.

2. Organizatorul și detinatorul de spatiu reprezinta o entitate, caz în care organizatorul de targdispune de propriul sau complex expozitional.

Calitatea targului depinde de calitatea organizatorului, respectiv de:

Capacitatea și experienta organizatorului;

Locul ocupat de catre organizator pe piata targurilor și expozitiilor din tara respectiva;

Profilul, dimensiunea și prestigiul organizatorului;

Relatia organizatorului cu potentialii expozanti și vizitatori (specialisti) majori;

Numarul agentilor locali și din strainatate pentru atragerea de vizitatori și expozanti;

2.3. Obiectivele participanților la târguri și expoziții.

Pentru a realiza o anumita coerență a acestei părți a lucrării, în cele ce urmează se va face o prezentare a principalelor obiective avute în vedere de fiecare dintre participanți (organizator, expozant, vizitator) la târguri și expoziții.

2.3.1. Obiectivele expozanților:

La baza adoptarii deciziei de participare trebuie să stea o temeinica analiza preliminara a situatiei propriei companii și o definire clara a strategiei și modalitatilor de promovare a propriilor produse. De accea este stabilirea obiectivelor privind modalitatea cea mai adecvata de comunicare, preturile, conditiile de promovare, vanzare și desfacere a produselor pe piata vizata.

Teoria de specialitate clasifică obiectivele expozanților în patru categorii și anume:

Obiective primare;

Obiective de comunicare;

Obiective privind prețurile;

Obiective privind desfacerea produselor.

Obiectivele primare: acestea se stabilesc în funcție de particularitățile pieței țării-gazdă a târgului, dimensiunea și valoarea targului, de dimensiunea firmei expozante etc., acestea putând fi urmatoarele:

initierea și dezvoltarea contactelor persenale;

identificarea și dialogul cu grupuri noi de potentiali parteneri;

cresterea imaginii companiei;

sporirea eficientei activitatii de reclama și publicitate;

initierea și conselidarea relatiilor cu mass-media;

acumularea de noi cunostiinte profesionale privind activitatea de cercetare, prospectare și vanzari pe piata;

studierea și cunoasterea concurentei;

penetrarea și dezvoltarea unor noi segmente de piata;

incheierea unor contracte de secietate mixta sau aseciere;

culegerea de informatii privind tendintele în dezvoltarea unor tehnologii;

prospectarea posibilitatilor angajarii de persenal nou de specialitate etc.

Obiective de comunicare: dintre aceste obiective, pe care și le poate stabili o companie în cadrul procesului de adoptare a deciziei de participare la un targ, le vom aminti pe cele mai importante și anume:

stabilirea de contacte, relatii persenale, mai ales la nivel mariagerial;

sporirea și dezvoltarea imaginii pozitive a companiei;

sporirea eficientei activitatii generale de reclama, publicitate și public relations a companiei precum și a celei specifice fiecarui produs sau serviciu oferit, avand ca adresabilitate atat potentialii vizitatori profesionali, cat și marele public;

largirea gamei potentialilor clienti insetita de diversificarea ariei geografice a acestora;

cultivarea, intretinerea și conselidarea contactelor și relatiilor de afaceri traditionale;

schimburi de informatii și experienta;

identificarea și cunoasterea, prin modalitati de comunicare și stabilire de contacte adecvate, ale modalitatilor practicate de concurenta.

Obiective privind preturile:

prezentarea unei game flexibile de preturi, modalitati de plata acceptabile, agreabile pe piata vizata;

testarea și prospectarea spatiului de marievra în vederea obtinerii unor preturi, conditii și modalitati de plata avantajoase companiei;

identificarea și cuantificarea factorilor care innuenteaza nivelul preturilor, conditiile și modalitatile de plata, inclusiv modalitatile de garantare a incasarii preturilor obtenabile;

identificarea factorilor de risc și evaluarea modalitatilor de contracarare a innuentei lor asupra operatiunilor de afaceri ale companiei.

Obiective privind desfacerea produselor:

testarea conditiilor de acceptare pe piata vizata, a unei anumite game de produse și servicii;

lansarea de prototipuri și de produse noi;

evaluarea perspectivei legate de lansarea unor produse noi pe piata;

prezentarea de noutati în specificatia și caracteristicile tehnico-functionale ale produselor și serviciilor proprii în comparatie cu acelea similare produse de aceeasi companie și în primul rand cu acelea lansate de concurenta pe piata;

evaluarea perspectivei de extindere a gamei de produse și servicii pe piata;

identificarea și evaluarea factorilor restrictivi sau stimulativi, caracteristici pietei, privind produsele care se intentioneaza să fie lansate pe piata.

2.3.2. Obiectivele vizitatorilor profesionali

Obiectivele vizate de vizitatorii profesionali ofera expozantului participant la un anumit targ indicatii, jaloane, tendinte necesare formularii strategiei de vanzari și desfacere. În functie de obiectivele observate ale vizitatorilor profesionali se pot formula și modifica obiectivele expozantilor. Intre obiectivele principale ale vizitatorilor profesionali se pot enumera:

formarea unei opinii și a unei viziuni generale asupra pietei;

evaluarea potentialului și a perspectivelor pietei;

cunoasterea preturilor și conditiilor de plata și compararea lor cu acelea obtinute din alte surse;

identificarea disponibilitatilor fizice, cantitative și în cadrul unei anumite perioade de timp, a produselor și serviciilor care prezinta interes;

cunoasterea calitatii, a parametrilor tehnico-functionali, amlalajului și modului de functionare a produselor;

participarea la conferinte, simpozioane, seminarii și alte manifestari conexe targului;

stabilirea de noi contacte, intretinerea și dezvoltarea relatiilor de afaceri existente.

2.3.3. Obiectivele organizatorilor de târguri:

Alaturi de cunosterea obiectivelor expozantilor și vizitatorilor profesionali, este necesara prezentarea obiectivelor organizatorului, în scopul armonizarii lor cu obiectivele celorlalti factori participanti, avand ca scop prioritar succesul targului prin contributia tuturor celor implicati în realizarea să. Iata care sunt pe scurt principalele obiective ale organizatorului:

obtinerea profitului;

sporirea numarului expozantilor;

sporirea numarului de vizitatori profesionali;

realizarea unei bune imagini a targului;

folosirea optima a resurselor;

selectionarea a 1 – 2 targuri care să devina leaderi în domeniu;

nivel ridicat de internationalizare;

contributia la sprijinirea dezvoltarii tarii la nivel macroeconomic și sectorial.

2.4. Tipuri de contracte incheiate în vederea organizării unui târg

Pentru organizarea în cele mai bune conditii a unui targ și pentru a oferi participantilor la acest eveniment – firme expozante și vizitatori – servicii la standarde internationale, organizatorul colaboreaza cu diversi parteneri, incheiind cu acestia contracte.

Printre cele mai importante tipuri de contracte pe care organizatorul le incheie cu ocazia unui targ putem mentiona:

1. Contracte de închiriere

Sunt contracte incheiate cu detinatorul complexului expozitional, contracte de inchiriere și utilizare a spatiilor de expunere, a facilitatilor complexului, în cazul în care organizatorul targului nu este și proprietarul sau detinatorul complexului.

Aceste contracte sunt foarte importante, deoarece ele pot innuenta pozitiv sau negativ tarifele de inchiriere a spatiului de catre expozanti (în functie de nivelul chiriei pe care organizatorul il plateste detinatorului spatiului) și implicit profitul pe care il va obtine organizatorul.

2. Adeziunea Contract (AC) / Regulament de participare / Alte formulare de participare

Este contractul care se incheie intre organizator și expozant, semnarea adeziunii contract de catre expozant fiind dovada ca acesta a luat la cunostiinta și este de acord cu termenii regulamentului de participare la targ.

AC joaca în acest caz rolul unui contract și are titlu executoriu.

Ea detine o serie de elemente incluse intr-un contract obisnuit: tarifele de participare, termene și modalitati de plata, sanctiuni în caz de nerespectare a AC, penalitati, forta majora etc.

Alaturi de AC, joaca rolul de contract și celelalte formulare de participare, respectiv: formularul de constructie, formularul de comarida de servicii suplimentare, formularul de reclama și inscriere în catalog, formularul de participare la forum / simpozion / conferinta etc. și acestea au tiltlu executoriu.

În practica apar foarte des situatii în care expozantii semneaza AC și Regulamentul de Prticipare, fara insa a citi cu atentie toate clauzele. Un exemplu foarte concludent se refera la cazurile în care expozantii trimit AC, ceea ce inseamna deja un angajament, efectueaza o plata partiala și inainte de inceperea expozitiei, din motive diverse, se retrag, selicitand restituirea sumelor virate în contul organizatorului. De obicei, aceste sume nu se mai restituie (mentiune facuta în AC), deoarece organizatorul a efectuat deja o serie de cheltuieli cale il vizau și pe expozantul care selicita retragerea.

De cele mai multe ori aceste situatii apar datorita faptului ca firmele nu au un buget de cheltuieli pentru participarea la targ, nu isi fac caleulele legate de nivelul participarii, primirea facturilor de la organizator fiind momentul adevarului.

Multe situatii apara din motive legate de amplasarea și tipul de standuri pe care le selicita firmele – cele mai multe firme selicita standuri insulare sau de colt, dar în Regulamentul de participare se mentioneaza ca organizatorul va respecta aceste selicitari numai în limita în care el dispune de astfel de standuri (majoritatea standurilor într-o expozitie sunt standuri de rând).

3. Contracte cu agenții locali sau din străinatate

Principala obligatie pe care o are un astfel de agent prin contract este acea de a promova târgul, de a selecta, a atrage expozanti și vizitatori (în primul rând specialisti), informând în permarienta organizatorul în legatura cu masurile pe care acesta trebuie să le adopte pe piata în cauza, în vederea unei mai bune promovari a târgului.

Motivul pentru care organizatorul apelează la agenți nu este numai unul strict financiar (deși acesta este un element foarte important — o deplasare a reprezentanților organizatorului de fiecare data când are loc o acțiune importanta de exemplu, ar presupune costuri foarte mari, care de foarte multe ori s-ar reflecta neapărat în creșterea numărului de expozanți, vizitatori, referenți pentru programul de simpozioane, etc.), existând și alte motive cum ar fi: o mai buna cunoaștere a pieței a firmelor interesate de a pătrunde pe piața unde se organizează mariifestarea expozitionala în cauza, a mijloacelor de realizare a unei campanii publicitare locale eficiente, cunoașterea limbii vorbite de către potențialii expozanți, etc.

Organizatorul poate colabora într-o tara numai cu un agent (în funcție și de mărimea tarii, de interesele pe care organizatorul le are în acea tara), acordându-i acestuia exclusivitate (astfel, orice expozant atras din tara în care se afla agentul respectiv se considera ca a fost atras de către agentul respectiv, daca în contract nu sunt stipulate site condiții – de exemplu, exista expozanți tradiționali, pentru care organizatorul nu va plăti agentului nici un comision) sau poate lucra cu mai mulți agenți.

Pentru serviciile prestate, agentul primeste un comision, care se caleulează de regula ca procent din china spațiului net ocupat și care, conform uzanțelor internationale din domeniu se situează Intre 15-20%. Exista și situații în care acest comision poate fi mai ridicat, în funcție de intelegerile care exista intre agent și organizator.

4. Contracte încheiate cu diverși prestatori de servicii:

Contractul cu agenția de turism — urmareste ca toate serviciile legate de

cazare, modalitati de transport, de petrecere a timpului liber, de organizare a conferinței de presa, a cocktail —ului prilejuit de deschiderea oficiala a expoziției; ultimele doua acțiuni organizându-se de regulă în săli de protocol, restaurante, săli special amenajate, aflate în incinta unor hoteluri, etc., să fie prestate de către o firma specializata, care îsi va asuma în acest caz responsabilitatea fata de expozanți pentru calitatea serviciilor prestate.

Agenția de turism va tine legătura cu firmele, care beneficiază, în baza contractului pe care agenția ii are cu organizatorul, de tarife mai bune fata de tarifele de recepție, decontarea făcându-se direct intre agenție și expozant, fara implicarea organizatorului.

Pentru ca facilitează agentiei prestarea de servicii, organizatorul va beneficia de un comision, care depinde de numărul de perseane care au beneficiat de cazare prin intermediul agentiei, de numărul de înnoptări, etc.

Încheierea acestui contract usureaza munca organizatorului și face, prin diversitatea serviciilor pe care le oferă acesta (în ansamblu), să creasca calitatea manifestării expozitonale.

• Contracte cu firme de catering, care prestează servicii de alimentație publica în cadrul expoziției, ceea ce presupune organizarea unui bufet I restaurant, servicii de servire la stand pentru expozanți, organizarea mini- cocktail —ului la conferința de presa, a cocktail —ului, etc.

• Contracte cu agenții de publicitate pentru organizarea campaniei publicitare,

organizatorul prezentând un buget de publicitate, în funcție de care agenția poate propune un Media Plan, care să contina: *perioada de timp pentru desfasurarea campaniei (de obicei cu 2 săptămâni pana la 1 luna înainte de deschiderea expoziției, în funcție de forța financiara a organizatorului), *numărul de apariții al reclamelor —spoturilor audio / video comaridate de organizator, *unde apar acestea (presa scrisa locala, centrala, de specialitate, radio local, posturi naționale sau locale de televiziune) etc., precum și un Media Cost al campaniei, care conține costurile pe fiecare apariție, termenele și modalitatile de plata, etc.

Exista posibilitatea ca organizatorul să efectueze o mini campanie publicitara, care să aibă loc în paralel cu cea organizata de către agenție, prin acțiuni de larter contra stand în expozitie, cu diverse reviste, publicații de specialitate sau cotidiene. Contractul de larter se poate constitui în acordarea de cant organizator a unui stand gratuit în cadrul expoziției sau dreptul de a distribui revista în expozitie, organizatorul beneficiind de reclama gratuita în revistele I publicațiile respective.

• Contract cu tipografii petru tipărirea materialelor : pliante, postere, invitații, catalog, bilete de intrare, etc.

• Contract cu firma sau firmele care construiesc standurile expozitionale

Colaborarea cu o singura firma constructoare oferă avantajul ca se pot obține de catre organizator tarife preferentiale, el putand obtine o creștere a profitului prin revânzarea acestor servicii la tarife mai mari către expozanți, dar are dezavantajul, mai ales în cam! unor expoziții de mari dimensiuni (peste 3000 —4000 mp I ne referim mai ales la piața româneasca) pierderii din calitate — firmele care pot să construiască suprafețe mari, dar care nu au forța financiara necesara pentru a sprijini aceste acțiuni de amploare, apelează la achiziționarea unor piese de mobilier care nu se ridica la standardele internaționale, cum ar fi de exemplu mobilier confecționat din mase plastice.

Organizatorul nu poate obliga expozanții să apeleze la serviciile firmei sale de construcții de standuri, ci pot apela la alți constructori, pentru executarea unor standuri standard sau persenalizate. De obicei, pentru a determina expozanții să construiască cu firma să și nu în amenajare proprie, organizatorul practica tarife mult mai mari la chirie, descurajând în acest fel expozanții, ale căror costuri de participare la expoziție se pot mari considerabil.

Tendința în ultimul timp este de realizare a unor standuri cat mai persenalizate, care să se identifice cat mai bine cu firma respectiva, cu produsele pe care aceasta le comercializează.

• Contracte cu firme specializate pentru organizarea transportului La expoziție (shuttle bus) — transportul fiind pus la dipozitie gratuit vizitatorilor de către organizator, este o facilitate acordata acestora, dar care contribuie în mod substanțial la creșterea calitatii manifestării, calitate care este în mare măsura influențata de numărul de vizitatori. Un număr mai mare de vizitatori poate reprezenta o sansa în plus pentru expozanți de a găsi un potențial client pentru produsele lor.

• Contact pentru inchirierea de flori — solicitate de către expozanți sau folosite de către organizator pentru amenajarea sălilor de expoziție.

• Contract pentru închirierea instalației de sonorizare, a echipamentelor audio și video solicitate de către expozanți (televizor, video, retroproiector, diaproiector, instalație de traducere simultana etc.).

• Contracte pentru traducători profesioniști, hostesse, pentru personal curatenie stand, pentru angajarea de studenti / colaboratori pentru distribuirea de invitații, colectarea de registration card în expoziție etc.

5. Contracte cu alți organizatori de târguri (de exemplu camere de comerț,

organizatori din strainatate, etc.).Aceste contracte pot îmbrăca mai multe forme, cum ar fi: * schimb de standuri, în condiții avantajoase, * schimb de expozanți, *organizarea unor grupuri de vizitatori, etc.

2.5.Etape în organizarea unui târg.

2.5.1.Etape care se derulează în anul premergător expoziției

1. Elaborarea programului expoziționa1

Se realizează în cazul marilor organizatori de targuri cu aproximativ 18-24 luni inainte, având în vedere doua aspecte foarte importante:

• Asigurarea timpului necesar lansării, promovării, organizării, realizării tuturor acțiunilor necesare;

• Firmele potențial expozante, ca și vizitatorii potențiali, își stabilesc bugetul de cheltuieli privind participarea la târguri, cu cel puțin 6-8 luni înainte de începerea anului în care sunt programate târgurile de care sunt interesați;

Organizatorul poate opta pentru:

– menținerea programului expozitional precedent;

– includerea de noi manifestări (la prima ediție) în programul expozitional existent. În canal includerii unor noi manifestări expozitionale în program, sunt

necesare acțiuni cum ar fi:

a) discuții și consultări cu reprezentanții expozanților majori, asociațiilor producătorilor și comercianților, camerelor de comerț și industrie teritoriale, camerei de comerț; și industrie a României, cu privire la oportunitatile existente;

b) întocmirea unui studiu de piață, pentru evaluarea potențialului economic existent și pentru cunoașterea problemelor specifice din cadrul fiecărui domeniu de activitate;

c) stabilirea tematicilor posibile;

d) decizia de organizare a expoz4iei, stabilirea perioadei de organizare, prin corelarea programului expozitional cu calendarul manifestanilor existente pe plan intern și internațional a1 care au aceeași tematica;

2. Lansarea programului expozitional

Fie ca este vorba de menținerea programului expozitional sau de includerea în program a unor manifestări noi se urmareste:

a) propunerea și însusirea etapelor;

b) tipărirea programului;

c) difuzarea programului la:

* ambasadele străine din România;

* ambasadele Romaniei din strainatate;

* camere de comet și industrie, organisme de promovare a expozitiilor, asociațiile producătorilor și comercianților, agenții din străinătate și organizatorului de târguri;

* reviste, ziare centrale și locale, în special cu caracter economic;

* firme editoriale recunoscute, care editează cataloage ale târgurilor și expozițiilor organizate în întreaga lume, ale organizatorilor de târguri și expozitii;

* conferințe de presa pentru lansarea programului expozitional în România.

2.5.2. Etape care se derulează în anul în care va avea loc expoziția

1. Contractarea spațiului expozitional— în cazul în care organizatorul nu deține spatiul expozitional.

Complexul expozitional trebuie astfel ales, încât să se afle pe cat posibil în apropierea centrelor de aglomeratie, ținându-se cont de caile de acces și de posibilitatile de parcare.

2. Încheierea contractelor cu diverși parteneri – firme de construcție

(pentru construcția standurilor), agenții de publicitate, consultanți de specialitate, alte servicii conexe cu expoziția.

3. Dimensionarea și elaborarea tarifelor, întoCOMTEK INTERNATIONAL INCrea și aprobarea bugetului estimativ

4. ÎntoCOMTEK INTERNATIONAL INCrea și actualizarea bazei de date pentru expozanți și vizitatori

5. Lansarea, promovarea expoziției presupune derularea următoarelor tipuri de acțiuni:

– Stabilirea documentatiei necesare pentru lansarea expoziției &liant,

Invitație, carte poata1a, poster, formulare de inscriere, regulamentul de participare la expoziție, planurile expoziției.

Pentru realizarea acestor materiale este necesara mai întâi culegerea informațiilor (în forma bruta) – texte, date statistice, fotografii, următoarea etapa fiind tehnoredactarea, execuția grafica și elaborarea machetelor.

– Tipărirea documentatiei

– Semnarea de noi contracte sau reinnoirea contractelor existente cu agenții din străinătate. cu colaboratorii de specialitate de pe piața interna:

– Primul mailing — care este necesar să contina următoarele materiale:

• pliantul expoziției;

• scrisoarea de invitație;

• cartea postala. Aceste materiale se trimit:

* firmelor participante la edisii1e anterioare;

* firmelor din baza de date care pot să fie potențiali clienți

* organismelor de promovare a exporturilor și importurilor, camerelor de comerț, asociațiilor profesionale, producătorilor și comercianților din tara și străinătate;

* ambasadelor străine din tara gazda, precum și ambasadelor României din străinătate;

Mailing- ul se poate face prin posta, dar exista și varianta prin fax, care este mult mai eficienta, fiind și mai rapida – în acest caz se trimite numai scrisoarea de invitație, care conține câteva dintre datele cele mai importante: organizatorul, adresa, telefon, fax, persoana de contact la organizator, numele expoziției, locul de desfaaurare, tcmatica expoziției, informatii referitoare la tarife, etc.).

6. Primirea raspunsurilor

Firmele interesate vor trimite prin fax sau prin posta cartea postala, în care se specifica suprafața pe care o solicita, domeniul de activitate și datele de identificare.

7. Transmiterea de scrisori de revenire La potențialii clienți, de la care nu s-a primit încă un răspuns.

8. Expedierea formularelor de inseriere

După primirea răspunsurilor, organizatorul trimite celor interesați formularele de inscriere, pe care acestia trebuie să le completeze, să le semneze, să le stampi1eze și să le transmită organizatorului.

Semnarea adeziunii contract de către expozant certifica faptul ca acesta a luat la cunostinta și este de acord cu regulamentul de participare. Adeziunea tine loc de contract și sta la baza întoCOMTEK INTERNATIONAL INCrii facturii.

9. Verificarea documentației de înscriere primite de la expozanți și clarificarea eventualelor neconcordante

10. Înscrierea datelor de identificare ale firmei expozante în baza de date (pe baza adeziunii contract)

II. Analizarea și prelucrarea cererilor de proiect arc a amenajare de stand, de prestare de servicii specializate comandate de către expozanți

12. Definitivarea planului cu amplasamentul standurilor

În formularul de comanda se mentioneaza tipurile de stand care pot fi oferite:

• Stand de rând;

• Stand de colt;

• Stand insular;

în limita disponibilitatilor, organizatorul încearca să tina cont de solicitarile expozanților.

13. Avizarca expozantilor înscrisi asupra amplasamentului standului

Expozantul poate refuza prima propunere de amplasament, solicitând un nou amplasament. Amplasamentul se face tinând cont de firmele participante în mod traditional, de ordinea inserierii (a sesirii adeziunii), etc.

14. Confirmarea înscrierii la expozitie de catre organizator, prin semnarea adeziunii contract primite de la expozant și returnarea unui exemplar către expozant.

15. Emiterea facturilor și transmiterea acestora catre expozanti

Dupa acceptarea amplasamentului se emite factura, care cuprinde taxa de participare, chiria standului și / sau constructia standului.

Modul de achitare a facturilor, termenele de plata sunt cele mentionate în adeziunea contract și în regulamentul de participare.

16. Introducerea în calculator a facturilor emise și a termenelor limita de plata.

17.Primirea schitelor de amenajare, legătura cu constructorul pentru definitivarea proiectelor de stand, obtinerea acordului expozantului pentru proiectul de amenajare a standului prin semnarea pe deviz, facturarea constructiei (daca nu s-a facturat în prima etapa, facturarea serviciilor suplimentare comandate de către expozanti).

I8. Pregatirea materialelor necesare pentru realizarea catalogului expozitiei (traducerea textelor, obtinerea comenzilor pentru reclama suplimentara în catalog, suportul pentru reclama, inclusiv pentru sponsori, daca acestia exista. Deoarece catalogul trebuie să fie gata cu o anumita perioada inainte de inceperea expozitiei, organizatorul stabileste termenul limita pentru primirea solicitarilor de inscriere în catalogul oficial al expoziției.

19. Facturarea reclamcisuplimentarc – de regula tariful de participare cuprinde și inscrierea în catalog, orice reclama suplimentara realizându-se contra cost

20. Urmarirea încasarii facturilor emise / contactarea firmelor participante la expozitie care nu au achitat facturile emise de către organizator.

21. Facturarea serviciilor suplimentare

22. Notificarea anularii adeziunilor contract pentru acei expozanți care nu au achitat facturile conform scadentei.

23. Tiparirea catalogului oficial

24. Tiparirea celorlalte materiale: tichete de parcare, bilete de intrare, invitaii la deschiderea oficiala și la cocktail, chestionare pentru expozanti și vizitatori, legitimatii de expozant, invitatii la manifestari conexe, etc.

25. Pregatirea conferintei de presa

• stabilirea datei (de obicei cu o saptamâna inainte de deschiderea expoziției);

• întocmirea mapei de presă;

• pregatirea materialelor necesare pentru amenajarea salii;

• transmiterea invitatiilor către ziaristi și primirea confirmarilor de participare;

• revista presei cu centralizarea ecourilor.

26. Organizarea deschiderii oficiale

• actualizarea listei de invitati (specia1isti, personalitati ale vietii politice și administrative, reprezentanti ai corpului diplomtic, invitati din strainatate, etc.);

• acțiuni organizate în vederea participarii la deschiderea oficiala a unor persenalita{i;

• invitatii pentru reprezentantii presei;

• stabilirea traseului de vizitaro a expoziției și ceremonialul de desehidere;

• amenajarea salii în care va avea loc deschiderea oficiala;

27. Definitivarea actiunilor conexe și a tematicii acestora (program de simpozioane, demonstratii practice, prezentari de firma, tombola).

28. Încheierea de contracte de prestari de servicii cu personalul angajat temporar (numai pe perioada targului), instruirea personalului.

29. Preluarea comenzilor de servicii suplimentare la fata locului, plata fiind efectuata cash.

30. Începerea constructiei și amenajarii standurilor, a amenajarii salilor de expozitie.

31. Predarea standurilor catre expozanti

Accesul în sala de expozitie este permis cu 2-3 zile inainte de deschiderea expozitiei, expozantii fiind obligati să amenajeze standurile inainte de deschiderea oficiala.

Preluarea standului se face pe baza de proces verbal de predare — primire, orice neconcordanta fiind rezolvata de către firma care a realizat constructia standului. Expozantii pot refuza standul daca acesta nu corespunde cu schita transmisa.

32. Deschiderea oficiala și cocktail —uI.

33. Distribuirca chestionarelor pentru expozanti și pentru vizitatori

34. Lansarea editiei urmatoare a târgului, prin distribuirea pliantelor și a altor materiale. Aceasta actiune oferă posibibitatea ca unii dintre expozanți să completeze formularele de inscriere pentru editia urmatoare, dorind să pastreze chiar acelasi amplasament.

35. Colectarea chestionarelor de la expozanti — vizitatorii le restituie imediat dupa completare.

36. Închiderea expozitiei – eliberarea standurilor de catre expozanti

37. Demontarea standurilor, eliberarea complexului expozitional

38. Monitorizarea desfasurarii târgului și a rezultatelor acestuia

• Monitorizarea asigurarii conditiilor necesare calitatii și prestigiului târgului (varietatea, promptitudinea intregii game de servicii prestate, numărul, diversitatea și calitatea contractelor de afaceri încheiate, etc.);

• Studierea oportunitatilor efectuarii de modificari, ajustari ale târgului;

• Analiza propriilor cercetari și sondaje:

– discutii directe;

– sondaje de opinie (prelucrarea chestionarelor și elaborarea raportului cu privire la organizarea expoziției).

Pe durata desfauranii expoziției, organizatorul oferă o serie de informatii celor interesati, informatii prezentate sub forma de news-uri, care au rolul de a informa expozantii și vizitatorii cu privire la o serie de actiuni organizate în paralel cu expozitia, noutati prezentate la expozitie, programul de simpozioane, campania publicitara etc.

2.6 Modalități de atragere a participanți1or la expoziții

2.6.1. Moda1ități de atragere a expozanților:

Decizia de participare la o marnifestare expozitionala e luata de către fiecare firma pe baza analizei amanuntite a mai multor criterii:

• Rezultatele obtinute la editiile anterioare ale expozitiei (daca au mai participat);

• Firmele concurente care au mai participat la editiile anterioare sau care participa la editia în cauza;

• Caracterul expozitiei (local, regional, national, international);

• Locul de desfaurare al expozitiei;

• Aparitia de noi produse care pot fi lansate cu ocazia târgului;

• Mentinerea imaginii firmei;

Prin activitatea pe care o desfasoara, organizatorul încearca să atinga toate aspectele care influenteaza decizia de participare: organizarea unui program de simpozioane cu teme de interes, o campanie publicitara agresiva, cresterea renumelui expoziției prin prezenta la conferința de presa, la deschiderea oficiala a unor personalitati politice și culturale, acțiuni menite să asigure un numar mare de vizitatori, mai ales specialisti, prezenta la expozitie în calitate de expozant, a unor firme de renume, relizarea unor concursuri cu premii.

Printre modalitatile de atragere de expozanti mentionam:

1. Modalitati directe — atragere, recrutare directa a expozantilor desfasurate în asa fel incât să aiba timp suficient pentru culegerea de informatii suplimentare, pentru exercitarea optiunii și comunicarea deciziei de participare;

2. Expedierea decumentatiei de ofertare, înscriere, contractare;

3. Reclama, public relations (PR);

Campania publicitara trebuie să fie efectuata în perioadele cele mai favorabile, pentru a influenta pozitiv expozantii, coordonata atent cu modalitatile directe, ceea ce poate conduce la atragerea unui numar optim de expozanti (se apreciaza ca pot influenta și determina optiunea pozitiva a cca 5-7 % din numărul de expozanți potentiali, exceptând expozantii tradiționali).

2.6.2. Modalități de atragere a vizitatorilor

În ceea ce priveste modalitatile de atragere a vizitatorilor, acestea pot fi impartite în doua categorii:

1. Distribuirea de materiale promotionale și publicitate — pliante, invitatii pcntru vizitare, materiale de prezentare a ultimei editii a târgului (date statistice referitoare la numarul de firme expozante, numar de vizitatori ). Aceste materiale se expediaza în perioadele cele mai adecvate, unui segment cât mai larg de vizitatori specialisti, care sunt foarte importanti pentru asigurarea succesului targului.

2. Promovare, publicitate, public relations (PR)

Coordonarea perioadei de lansare a campaniei publicitare cu termenele de transmitere directa a materialelor promotionale și prezentare a târgului este foarte importanta.

Succesul sau insuccesul unei expozitii este dat în mare masura de numărul și structura vizitatorilor. Astfel, organizatorul trebuie să fie procupat în permanenta de atragrea unui numar tot mai mare de vizitatori, mai ales specialisti.

În conditiile unui climat economic dificil organizatorii vor cheltui sume mari pentru atragerea de vizitatori, bugetul alocat în acest caz pentru atragerea de vizitatori fiind foarte redus.

Organizatorii au posibilitatea să:

• Ofere spatii în cadrul târgului, în schimbul publicitatii în diferite reviste;

• Organizeze concursuri, tombole cu premii atragatoare;

• Organizeze campanii de presa directa și programe de telemarketing, ce presupun folosirea unor baze de date foarte bine puse la punct;

• Organizeze conferinte, seminarii;

• Organizeze programe speciale pentru atragerea de VIP —uri;

• Trimita invitatii gratuite expozantilor, care au astfel ocazia să invite clienti actuali și potentiali — se utilizeaza astfel baza de date a expozantilor;

• Distribuie un numar substantial de invitatii prin intermediul revistelor de specialitate, ziarelor;

• Ofere expozantilor o baza de date a vizitatorilor care au vizitat editiile anterioare ale expoziției, urmarind ca acestia să le transmita la rândul lor invitatii.

Unele firme expozante, în general cele de dimensiuni foarte mici, nu au posibilitatea să anunte prezenta lor la un astfel de eveniment, considerand ca promovarea realizata de organizator va atrage un numar suficient de mare de vizitatori la expozitie, deci și la standurile lor. Aceasta actiune poate fi aplicata în cazul bunurilor de larg consum.

Acei expozanti care au forța finananciara necesara vor realiza o serie de acțiuni menite să anunte prezenta lor la expozitie, noutatile pe care le vor expune, în vederea atragerii unui numar cat mai mare de vizitatori. Ei vor aloca sume importantc pentru reclama, promovare, ajutând în acest caz nu numai pe organizator, dar și pe ceilalti expozanți.

Eforturile organizatorilor sunt indreptate spre o audienta foarte larga, pentru a atrage cât mai multi vizitatori, în timp ce eforturile expozantilor vor fi directionate spre o audienta mai mica, în general spre clientii potentiali, interesati să cumpere produsele sau serviciile pe care le oferă.

Exista expozanți care considera ca eforturile lor de atragere de vizitatori pot să fie benefice și pentru concurenta, ceea ce este în mare masura adevarat. Astfel, numerosi expozanți considera ca cei mai importanti cumparatori vor veni oricum să viziteze expozitia, ei nu trebuie decât să se asigure ca acestia vor vizita și standul lor.

Multe dintre modalitatile cele mai eficiente de atragere de vizitatori la stand sunt relativ ieftine, putând fi folosite cu sucees 5i de către expozantii care nu au posibi1itasi financiare.

Expozantii dispun de baze de date cu clientii potentiali, pe care pot să îi invite la expozitie, fie expediind invitatiile prin poata, fie discutand direct la telefon. Aceasta actiune este un sprijin suplimentar pentru expozant, clientii potentia1i chiar daca nu viziteaza expozitia 5tiu ca firma respectiva este prezenta pe piata. Audienta mai mare poate fi determinata de alte motive: lansarea unui nou produs sau serviciu, imbunatatiri aduse produselor mai vechi, oferte speciale (reduceri de pret, numărul vizitatorilor putând creste simtitor, cu un cost minim.

Se apreciaza ca 50% din numărul total de vizitatori ai unei expozitii este adus de catre expozanti.

2.6.3. Presa – rol important în atragerea participanților la expoziție

Presa este un canal de comunicare, care permite informarea opiniei publice prin orice fel de forme de imprimare, Inregistrare, transmitere și comunicare, materializata în ziare, reviste, buletine periodice, emisiuni de radio și televiziune cu caracter de informare și documentare curenta.

În vederea desfasurarii actiunilor în cadrul campaniei de promovare a târgului, firma trebuie să dispuna de un serviciu de presa format dintr-unul sau mai mulți atasati însarcinati cu stabilirea și mentinerea unor legaturi cu presa.

Printre obiectivele unui serviciu de presa pot fi amintite:

• să actioneze asupra uneia sau mai multor componente ale imaginii firmei sau ale târgurilor pe care le organizează

• să promoveze notorietatea firmei;

• să creeze un climat favorabil între firma și diverse categorii de public;

• să înlature piedicile și să reduca tensiunile care pot să apara;

• să sensibilizeze publicul fata de anumite probleme.

Preocuparea serviciului de presa nu este acela de a vorbi despre firma în orice fel, ci de a aparea în cadrul informatiei publicate unul sau mai multe dintre obiectivele firmei.

Pentru aceasta serviciul de presa trebuic să:

1. Descopere sau să selectioneze informatiile care convin;

2. Stabileasca liste de presa;

3. Prezinte într-o forma publicabila informatiile și să se adapteze fiecarui tip de suport;

4. Difuzeze informatiile de-a lungul canalului celui mai potrivit;

5. Mentina permanent viu interesul presei și să-l alimenteze în mod regulat cu informatii;

Comunicatul de presa este un memoriu de pana la o pagina, care va fi expediat mass mediei cu speranta ca subiectul prezentat este suficient de interesant pentru a fi utilizat la realizarea unui articol sau reportaj.

Acesta trebuie să indeplineasea urmatoarele conditii:

• să aiba un titlu care să trezeasea interesul;

• să prezinte o veritabila informatie;

• să fie scurt, chiar daca va fi urmat de diverse documente mai detaliate;

Dosarul de presa este un ansamblu de documente ce se pune la dispozitia ziariatilor pe timpul conferinței de presa sau pentru documentarea unui caz.

Conferința de presa este o manifestare special rezervata presei, în cursul careia o informatie importanta este transmisa ziariatilor.

Conferința și briefing-ul sunt în general un interviu simultan cu mai mulți reprezentanti ai mijloacelor de informare, diferenta dintrc o conferința de presa și briefing-ul este ca prima acopera o serie de probleme, în timp ce cea de a II a se limiteaza la o singura problema.

Crearea de evenimente de presa

Atunci când nu exista un eveniment pe care să-l folosesti, trebuie să-l creezi în mod deliberat.

Acesta poate fi creat pentru:

• a acoperi lipsa sau insuficienta unei informatii — în acest sens este posibil ca organizatorul, dupa exploatarea tuturor informatiilor posibile să fie obligat să mobilizeze în continuare interesul publicului — crearea unui eveniment este în aceste conditii o solutie;

• a da un rasunet maxim unei informatii.

În relațiile cu presa este indicat:

• să fiti întotdeauna politicos și prietenos cand presa cere informatii;

• să furnizezi presei informatiile cerute cât se poate de urgent;

• să permiti reporterilor să vina la tine oricând;

• să furnizezi presei materialele necesare pentru documentare;

• să nu vorbesti despre lucruri confidentiale;

În relațiile cu presa nu este indicat:

• să eviti să vorbesti cu reporterii,

• să refuzi când ti se cere permisiunea să fi citat;

• să rogi pe reporter ca o informatie odata data să fie impiedicata să apara;

• nu se cere favoarea ca o informatie oarecare să fie publicata;

Prezenta presei la manifestarile expozitionale este de o importanata deosebita, asigurand o buna promovare a acestora, implicând costuri mai reduse decât în cazul formelor clasice de publicitate.

Capitolul III

COMTEK INTERNATIONAL – PREZENTARE GENERALĂ

3.1. Prezentarea firmei COMTEK INTERNATIONAL

3.1.1. Scurt istoric

COMTEK INTERNATIONAL este o companie americana cu capital privat, înfiintata în anul 1989, cu sediul în USA, având ca principal obiect de activitate organizarea de expozitii internationale specializate.

COMTEK INTERNATIONAL INC. a înfiintat filiale în:

SUA: Boston, New York, San Francisco;

Europa Centrala și de Est: Rusia, Kazahstan, Ucraina, Cehia, România;

America de Sud: Venezuela.

Birouri de reprezentareîn: Olanda, Germania, Italia.

COMTEK INTERNATIONAL INC. organizeaza anual 25 de expozitii și conferinte specializate, în domeniile:

tehnica de calcul (hardware și software), electronica, birotica și telecomunicatii;

aparatura și tehnologie multimedia;

electronica de larg consum, electrocasnice;

aplicatii informatice în domeniul realitatii virtuale;

agricultura și industrie alimentara;

creatie și design vestimentar;

industria produselor cosmetice;

industria de textile și tricotaje.

În anul 1994, ca urmare a succesului obtinut pe piata româneasca, COMTEK INTERNATIONAL INC. a decis să-și extinda activitatea în România prin înfiintarea companiei COMTEK EXPOSITIONS SRL, cu capital integral american.

Obiectul principal de activitate al COMTEK EXPOSITIONS SRL îl constituie organizarea de expozitii interne și internationale, conferinte, simpozioane, mese rotunde, prestari de servicii în domeniul marketing – publicitate.

COMTEK EXPOSITIONS SRL a preluat de la COMTEK INTERNATIONAL INC know-how-ul petru organizarea de expozitii specializate.

În România, firma COMTEK este binecunoscuta specialistilor pentru organizarea celei mai mari expozitii și conferinte specializate în domeniul tehnicii de calcul, biroticii și comunicatiilor – CERF (Computers and Electronics Romanian Fair).

Firma COMTEK îsi propune extinderea activitatii în România prin organizarea altor expozitii de specialitate în Bucuresti și în principalele localitati din tara și anume:

produse electronice de larg consum;

aplicatii și solutii în domeniul comunicatiilor;

aparatura și tehnologie multimedia;

industrie alimentara.

3.1.2. Dotare tehnică

COMTEK INTERNATIONAL INC dispune de o retea performarnta de calculatoare, e-mail, conectare la internet, fax, copiatoare, centrala telefonica digitala, care oferă posibilitati de comunicare dintre cele mai moderne. Acest lucru este absolut necesar, având în vedere ca o mare parte a actiunilor desfasurate necesita utilizarea telefonului ca mijloc de comunicare.

COMTEK INTERNATIONAL INC detine materiale de constructie pentru standuri ce acopera o suprafata de 500 de mp și are relatii contractuale cu alte firme de constructie.

3.1.3. Structura organizatorică

Firma COMTEK INTERNATIONAL INC are o structura organizatorica foarte bine definita, fiind organizata pe departamente de activitate între care exista o foarte buna colaborare, în special între departamentul marketing și cel de organizare târguri și expozitii. Structura organizatorica este urmatoarea:

• Departamentul de organizare târguri și expozitii;

• Departamentul marketing:

– Organizare de forumuri stiintifice(seminarii, conferinte, simpozioane, cocktail-uri, prezentari de firma, lansari de produse etc.);

– Publicitate;

– Public relations;

– Monitorizare de presa.

• Departamentul pre-press (pentru machetarea și prelucarea materialelor publicitatare inaintea predarii în tipografie) care asigura editarea și multiplicarea materialelor necesare promovarii târgului;

• Departament pentru constructie și inscriptionari standuri;

• Departament pentru realizarea de bannere și alte materiale publicitare;

• Departamentul contabilitate.

3.2. Evoluția în timp a manifestărilor expoziționa1e organizate de COMTEK INTERNATIONAL INC

COMTEK INTERNATIONAL INC aplica în mod consecvent principiul transformarii fiecarei manifestari pe care o organizează intr-un eveniment complex, concepând astfel un program diversificat al fiecarei manifestari, care cuprinde pe lânga expunerea de produse, forumuri stiintifice, simpozioane, mese rotunde, dezbateri, prezentari de firma și de produs și alte evenimente specifice tematicii respective.

Un element important în aprecierea succesului unei expozitii îl reprezinta analiza evolutiei în timp a acesteia. Cele mai importante elemente urmarite sunt: evolutia numarului de expozanti, a suprafetei de expunere și a numarului de vizitatori.

Manifestările expoziționale organizate de către

COMTEK INTERNATIONAL

CERF

software, hardware, networking telecommunications, peripherals, and services Bucharest, Romania (annual)

COMTEK

computers, telecommunications, networking, internet, industry applications and office systems Moscow, Russia (annual)

CEM Appliances

household appliances, electric and non-electric, large and small, home improvement, kitchen & bath, home decor, and housewares Moscow, Russia(annual)

CEM Home Entertainment
consumer electronics; T.V., radios, camcorders, CDs, Hi-Fi, mobile electronics Moscow, Russia(annual)

Photo World Moscow – PWM
photographic and visual imaging technology Moscow, Russia(annual)

e-finance.com
e-business solutions for the financial services industry New York, NY (annual)

World Food · Moscow

finished foods & beverage Moscow, Russia(annual)

MODA Moscow Autumn

fashion gallery, women's wear, men's wear, children's wear, accessories Moscow, Russia(annual)

INTERNETCOM
internet, intranet, networking, telecommunications Moscow, Russia (annual)

Philadelphia Sports Experience
The World's Fair for the Fan Philadelphia, USA (annual)

SpeechTEK
the largest speech technology expo în North America New York, USA (annual)

e-finance.com
e-business solutions for the financial services industry San Francisco, CA (annual)

Tele Radio Broadcast Exhibition – TRBE
television and radio broadcasting technology Moscow, Russia (annual)

Moda Spring
fashion gallery, women's wear, men's wear, children's wear and accessories (full registration) Moscow, Russia (annual)

Comtek
computers, telecommunications, networking, internet, industry applications and office systems Moscow, Russia (annual)

CEM / PWM
appliances and home products.
household appliances, electric and non-electric, large and small.
home improvement, kitchen & bath, home decor, housewares/photographic and visual imaging technology (full registration) Moscow, Russia (annual)

World Food Moscow
finished foods and beverage (full registration) Moscow, Russia (annual)

Moda Autumn

fashion gallery, women's wear, men's wear, children's wear and accessories (full registration) Moscow, Russia (annual)

Internetcom
internet, intranet, networking, telecommunications (full registration) (annual)

3.2.1. CERF – Computers and Electronic Romanian Fair –

Expoziția și conferința internațională de tehnologia

informației și comunicații

Structura:

• Conferința Internațională

• Expoziție Internațională

Tematica:

• Tehnica de calcul

• Electronica, birotica și comunicații

Locul de desfășurare: Bucuresti, Complexul Expoziționa1 ROMEXPO

Periodicitate :Anual

Ediția a IX-a/ 9-12 Mai 2000

Clienti de referinta: MICROSOFT ROMANIA, XEROX ROMANIA, FLAMINGO COMPUTERS, CONNEX, COSMOROM, DIALOG, NOKIA ROMANIA, MAGUAY, UBI SOFT, GENESYS SOFTWARE, SOFTWIN, CARO GRUP, VIAMI COMPUTERS, TORNADO SISTEMS ETC.

Evolutia numarului de firme expozante:

Evolutia numarului de firme expozante:

Se constata o creștere foarte mare a numarului de expozanti de la prima editie la cea de a V-a, de aprox. 8 ori – începând de la cea de a VI-a editie, numărul firmelor participante ramâne aproximativ constant, deoarece spatiul expozitional interior de la ROMEXPO este limitat, neexistand posibilitatca imediata de crestere a acestuia. 0 crestere semnificativa s-a inregistrat în 1996(350 de firme) cand, a fost schimbat locul de expunere la ROMAERO BANEASA astfel crescând suprafata de expunere, numărul de expozanti crescând exponential. Aceasta crestere se mai datoreaza și scaderii numarului de firme expozante care ocupau spatii mari din expozitie, în timp ce numărul firmelor mai mici care ocupa spatii de expunere mai reduse, a crescut.

Evolutia numarului de vizitatori:

Evolutia numarului de vizitatori:

Scaderea numarului de firme expozante de dimensiuni mari se datoreaza faptului ca acestea prefera, în ultimul timp, să-și realizeze propriile evenimente pentru prezentarea produselor sau a serviciilor pe care le oferă pe piața. Aceasta modalitate de comunicare este mult mai ieftina și mai eficienta datorita faptului ca, compania organizatoare este singura “vedeta” a evenimentului.

Evolutia suprafetei de expunere: deși nu se constata o crestere spectaculoasa a numarului de expozanți în primii ani, suprafata a înregistrat cresteri considerabile de la an la an mai în special la cea de a V-a editie(7000 mp), principalul motiv fiind schimbarea spatiului expozitional.

În 2000 expozitia s-a desfasurat pe o suprafata de 14.000 mp, aceeasi cu cea din 1999, numarul de expozanti fiind în usoara crestere, acest lucru fiind posibil prin renuntarea unor expozanti de a expune pe standuri cu desfasurare mare.

Evolutia suprafeței:

Evolutia suprafeței:

Exista posibilitatea unei cresteri a numarului de expozanti, raportat la interesul în crestere fata de această expoziție, posibilitate oprita de faptul ca spatiul expozitional nu mai poate fi marit decât prin construirea de noi hale de expozitie.

Propuneri pentru CERF:

1) Trebuie marit spatiul de expunere.

2) Acordarea de bonus-uri suplimentare pentru firmele care ocupa spatii mari în expozitie.

2) Trebuie marit numărul expozantilor din strainatate.

3) Să se organizeze demonstratii practice contra cost.

4) Realizarea unui Forum Stiintific pe teme specifice domeniului, contra cost.

5) Obtinerea unor sponsorizari de la firmele mari din domeniu.

6) Deschiderea oficiala să fie organizata seara, într-un cadru elegant, urmata de un mic spectacol și de un coktail la care să fie invitate personalitati din domeniu, astfel încât evenimentul să fie punctat mai bine.

3.2.2. CERF regional

CERF Bucuresti este unul din cele mai importante evenimente IT&C din România, care ofera ocazia tuturor factorilor implicati în dezvoltarea informaticii și comunicatiilor să se prezinte în fata specialistilor și a opiniei publice. Este locul în care poate fi apreciat nivelul tehnologiei din domeniu, strategia firmelor și a asociatiilor profesionale, politica operatorilor și pozitia autoritatilor guvernamentale.

Proiectul CERF Regional a fost demarat pentru consolidarea evenimentului CERF ca instrument eficient de marketing pentru firmele locale și pentru a oferi firmelor cu arie nationala de interes un cadru coerent de promovare a imaginii și a sistemului lor de distributie.

Specificul acestor manifestari consta în aceea ca tematica lor se concentreaza asupra prioritatilor economice ale regiunii în care se desfasoara; pornind de la premisa ca informatica și comunicatiile sunt suportul logistic pe care trebuie să se sprijine dezvoltarea oricarui domeniu economico – social.

Pentru anul 2000 au fost organizate urmatoarelor expo-conferinte:

CERF Dobrogea, Constanta, 5-9 Septembrie

CERF Banat, Timisoara, 11-14 Octombrie

CERF Moldova, Iasi, 19-22 Octombrie

CERF Dobrogea

CERF Dobrogea a prezentat solutii pentru aplicatii de sisteme informationale și de comunicatii necesare unor mari unitati de pe platforma portului Constanta, oferte specifice aplicatiilor de gestiune și servicii din domeniul hotelier. Evenimentul a oferit clientilor ocazia prezentarii ofertelor particularizate pe baza unor proiecte de interes imediat. Au intrat în discutie sistemele de administrare ale întreprinderilor mari, sisteme de urmarire și control trafic de marfa, sisteme de comunicatii complexe voce/date pe cablu și radio, care presupun exigente deosebite la nivel hard și soft.

Prima editie s-a desfasurat în perioada 5-9 Septembrie la Constanta.

Personalitatea evenimentului este realizata de tematica simpozioanelor și oferta de echipamente și servicii din expozitie.

În cadrul programului de simpozioane vor putea fi audiate prelegeri pe temele:

Premiile de tehnologie PC Report la CERF 2000 (Best of CERF)

Firmele care au fost premiate la CERF 2000 au avut ocazia să prezinte produsele premiate de revista PC Report audientei locale.

Programe de investitii pe regiunea Dobrogea.

Administratia publica.

Învatamântul informatic în România

Masa rotunda: Profesori din învatamântul superior și liceal vor prezenta programa scolara și modul în care sunt pregatiti tinerii. Reprezentantii asociatiilor profesionale și ai firmelor de profil vor putea pune în discutie ce anume cere piata muncii în acest moment și care ar fi mecanismele de integrare rapida.

Micro-sesiune de comunicari: Lucrari de licenta deosebite.

În contextul Parteneriatului Strategic Intensificat România – SUA este asteptata o delegatie a partii americane, interesata tocmai de aceste probleme.

Sisteme de comunicatii integrate

Se vor pune în discutie teme concrete și furnizorii de marca din domeniul IT&C vor fi stimulati să prezinte solutia particularizata acestei aplicatii.

Sisteme informationale: studii de caz pentru Santierul Naval și Administratia Portului

Sisteme de comunicatii: Administratia portului și Paza de coasta

Sisteme inteligente în transporturi: Administratia Portului Constanta

Aplicatii hoteliere

Servicii cu valoare adaugata pentru comunicatii

Cablare structurata voce, imagine date

Asigurarea infrastructurii teritoriale

Operatori nationali și locali

Furnizori nationali și locali de servicii Internet

Retele pe cablu TV.

3.2.3. IFABO (târg concurent)

Târg Internațional pentru Tehnologia Informației,

Comunicații și Birotică

Structura:

• Conferința internațională

• Expoziție internaționlă

Tematica:

• Tehnologia informatiei,

• Tehnologia comunicatiei,

• Tehnologie de birou,

• Internet & Multimedia.

Locul de desfasurare: Bucuresti, Palatul Parlamentului — Centrul International de Conferinte

Periodicitate: Anual

Editia aVI-a, 3-6 Octombrie 2000

Clienti de referinta: AGNOR, HIGH TECH, ALCATEL, CONNEX, ERICSSON, IBM, MINOLTA, MOBIL ROM, NOKIA, OMNILOGIC, SOFTNET, MOBIFON, SIEMENS, etc.

Se bucura de sprijinul: Asociatia pentru Comunicatii

Evolutia numarului de firme expozante:

Creșterea nesemnificativa a numărului de firme expozante se datorează faptului ca pe piață exista o manifestare concurenta (CERF) și, cel mai important, este ca cele doua manifestări se organizează în București, chiar daca sunt în perioade diferite (primăvara și toamna).

La acest lucru concura și faptul ca domeniile telecomunicații, informatica sunt domenii de un deosebit interes, firmele care activează aici au o puterea financiara deosebita, având posibilitatea de a participa și la manifestări din străinătate.

Suprafața de expunere a înregistrat oscilații de la un an la altul, datorita existentei CERF – și datorita faptului ca s-a schimbat locul de organizare al expoziției (de la ROMEXPO la PALATUL PARLAMENTULUI).

La ediția 2000 a târgului s-a realizat segmentarea suprafeței expoziționale după criterii industriale, generându-se sectoare distincte de hard, soft, comunicații, internet și birotica. Pentru susținerea demersurilor comerciale ale expozanților, doua programe specializate au fost incluse în pachetul IFABO din acest an:

Bussines day în ziua de 3 octombrie când târgul a fost închis publicului larg. La standurile expozanților s-au organizat întâlniri ale reprezentanțiilor acestora cu clientela existenta și potențiala.

Programul întâlnirilor s-a desfășurat după o agenda realizata de comun acord.

– Prezentări comerciale. începând cu a doua zi a târgului , 4-oct., expozanții organizează în sala Unirii a Palatului Parlamentului, intr-o zona special amenajata și având la dispoziție instalația audio video a târgului, prezentări comerciale, lansări de produse și servicii, studii de caz, etc.

Pentru anul 2000 organizatorii și-au propus să vândă aceeași suprafață de 14000 mp., din care, înainte cu doua luni de expoziție au fost vânduți 12500 de mp.

3.2.4. Propuneri pentru CERF

1. Organizarea forumului CERF ca sursa de venit și pentru cresterea

vânzarilor;

2. Atragerea de mai multi participanti din străinătate;

3. Promovarea mai intensa pe internet a expoziției;

4. Realizarea unui CD de prezentare IFABO, pentru a promova targul;

5. Organizarea tombolei sub forma unui spectacol. cu o puternica mediatizare a acestui eveniment;

Puncte tart:

• Oferta diversificata a serviciilor prestate catre expozanti:

– organizare de forumuri stiintifice și invitarea unui auditoriu specializat și interesat;

– organizarea unor actiuni foarte variate, în paralel cu expozitia

propriu-zisa (tombola cu produse oferite de organizator și expozanti, prezentari de firma sau produs, spectacole de muzica, demonstratii practice etc.)

– servicii turistice (cazare, organizarea unor mese de protocol, transport gratuit etc);

• Organizarea de manifestari la standarde internationale;

• Caracterul international al tuturor manifestarilor, sustinut de participarca unor firme de renume din întreaga lume;

• Posibilitatea acordarii de discount-uri sau a unor oferte pachet (stand construit, participare forum, servicii de cazare — toate la un pret foarte avantajos pentru expozant) în cazul participantilor traditionali, contractarii de spatii mari de expunere;

• Organizarea unei campanii publicitare agresive, apelând la serviciile unor agentii de publicitate renumite pe piata;

• Detine un site internet, realizat de un profesionist în demeniu, în care se pot gasii informatii generale despre COMTEK INTERNATIONAL și despre evenimentele organizate de acesta.

• Firma beneficiaza de personal mai calificat și de expenienta și traditia în organizarea de evenimente a familiei SEHOTT (patronii firmei COMTEK INTERNATIONAL).

Puncte slabe:

• Lipsa unui pavilion expozitional — necesitatea inchirierii de la detinatorii de spatiu, determina o crestere a tarifelor pentra chirie practicate catre expozanti;

• Notorietatea scazuta în rândul publicului larg și cel specialist, în comparatie cu principalul sau concurent ROMEXPO.

Oportunitati:

• Progresul tehnologic care genereaza produse noi, ce necesita a fi prezentate și promovate potentia1i1or clienti;

• Serviciile de calitate oferite la preturi mai mici decât cele practicate în strainatate atrag un numar mare de firme straine interesate

• Numar mare de publicatii de specialitate, cu tiraje mari în care se poate face reclama manifestarilor;

Amenintari:

• Createrea numarului de firme care organizeaza târguri și expozitii în Bucuresti, fiind considerata o activitate destul de rentabila;

• Preturi mult mai mici practicate de firmele care detin spatii expozitionale care organizeaza în regie proprie manifestari expozitionale;

• Aparitia și dezvoltarea rapida a Internet -ului ca modalitatc de informare ieftina și rapida;

• Lipsa facilitatilor economice oferite firmelor românesti pentru reclama publicitate

• Tendinta tot mai accentuata în rândul firmclor mari de a-și organiza propriile evenimente în vederea cresterii notorietatii, fidelizarii clientilor și atragerii de potentiali clienti

• Slaba colaborare cu oficialitatile locale în ce priveste aportul acestora cu date și informatii de specialitate, necesare documentatiei de prezentare a târgului;

• Lipsa fondurilor de investitii la firmele autohtone;

• Cadrul legislativ necorespunzator din România, care nu acorda suficiente facilitati investitorilor straini;

• lnstabilitatea politica din România;

COMTEK INTERNATIONAL detine o pozitie destul de buna pe piata târgurilor din Bucuresti, datorita faptului ca ofera servicii la standarde de calitate internationala.

Ca reprezentant al Târgului Viena, recunoscut pe plan international, COMTEK INTERNATIONAL se bucura de o buna imagine însă standardele impuse de acesta duc la creșterea tarifelor practicate, reducând astfel numărul firmelor participante sau și

suprafeței de expunere a acestora, datorita imposibilitatii de a suporta cheltuielile ocazionate de participarea la târg. Totodată, COMTEK INTERNATIONAL nu deține înca un complex expozitional propriu, toate manifestările expozitiona1e presupunând închirierea spațiului, ceea ce duce evident la o creștere considerabila a costurilor.

Astfel, tarifele practicate de ROMEXPO, care deține un complex expozitional propriu, sunt cu mult mai mici decât cele practicate de COMTEK INTERNATIONAL. Aceasta face ca, în condițiile în care în prezent la majoritatea firmelor românesti decizia de participare este determinata de cost, manifestanile expozitionale organizate de ROMEXPO, să devina un succes mai mare, chiar daca din punct de vedere al calitatii, de multe ori nu se poate face comparatie.

Firma COMTEK EXHIBITIONS, a redus din eficienta târgului IFABO prin organizarea CERF, organizat la câteva luni înaintea târgului IFABO, reducând simtitor numărul firmelor participante, din punct de vedere al calitatii manifestarii nefiind diferente mult prea mari.

Capitolul IV

ORGANIZAREA EXPOZIȚIEI CERF

Computers and Electronic Romanian Fair –

Expoziția și conferința internațională de tehnologia

informației și comunicații

Expoziția lnternațională pentru Tehnologia Informației și Comunicaților este o expozitie specializata care a reunit la prima să editie specia1iati și firme importante din domeniu, precum și specialisti din cadrul administratiilor locale și din Ministerul Industriilor.

Prima ediție a expoziției CERF s-a desfășurat la ROMEXPO unde conditiile de organizare și desfasurare ale expozitiei au fost foarte bune, organizatorii considerând ca aceste conditii au contribuit în mare masura la reusita primei editii a expozitiei.

În anul 2000 expozitia CERF se afla la cea de a X-a editie pe care organizatorii au decis să o organizeze la Bucuresti – Complex expozitional ROMAERO Baneasa, datorita interesului pe care firmele din domeniu 1-au manifestat fata de acest eveniment, considerandu-se ca organizarea în Bucuresti a creat notorietatea expozitiei.

Cel mare concurent al CERF la nivel mondial este CEBIT, expozitie organizata la Hanovra.

Etapele parcurse în organizarea expozitiei CERF:

1. Denumirea expozitiei:

CERF – Computers and Electronic Romanian Fair – Expozitia și conferinta internationala de tehnologia informatiei și comunicatii

2. Tipul expozitiei CERF:

Expozitie Internationala pentru tehnologia informatiei și comunicatii;

3. Organizator:

COMTEK EXPOSITIONS SRL

6. Tematica expozitici:

• Expozitie specializata de calculatoare și tehnologie de comunicatii

Ciclicitate: Anuala

Durata: 4 zile

Perioada: 13 – 17 Mai 2000

Expoziția are loc la scurt timp după lansarea de noi produse și tehnologii, în premiera mondiala la CEBIT Hanovra – cea mai mare expoziție specializata din lume.

Perioada nu numai ca nu trebuie să se suprapună, dar trebuie să fie suficient de îndepărtata în timp, deoarece pregătirile pentru participarea la expoziție se fac cu mai mult timp înainte, intervine timpul necesar pentru deplasarea într-un alt oraș.

De asemenea, la stabilirea perioadei trebuie avute în vedere sărbătorile religioase catolice și ortodoxe de importanta deosebita, cum sunt: Paste, Crăciun, etc.

7. Oraș: București

Loc de desfășurare: Complexul ROMAERO Băneasa

8. Manifestarea expozițională va cuprinde:

produse și soluții ale celor mai mari companii din domeniul IT&C, dedicate segmentelor hardware, software, rețele, dispozitive periferice, multimedia, echipamente de birotica, consumabile și comunicații. În egala măsură, la CERF vor fi prezente companii de distribuție și producători locali hardware și software.

9. Stabilirea planului estimativ de vânzare a suprafeței expoziționale, în funcție de o serie de elemente cum ar fi:

– Situația economica generala și în special a domeniului de activitate la care se refera expoziția;

– Rezultatul discuțiilor avute cu cele mai importante firme din domeniu;

– Acoperirea cheltuielilor estimate;

– Obținerea unui profit, etc.

Suprafața: 14.000 mp

10. Contractarea spațiului expozițional:

Contract de închiriere încheiat cu ROMAERO Băneasa, contract care poate fi încheiat pentru o singura ediție, sau pentru mai multe ediții (cazul de fata), avându-se în vedere colaborarea de lunga durata cu ROMAERO.

11. Elaborarea structurii preturilor și tarifelor:

Tarifele pentru participare la expoziție se refera la:

• Taxa de participare: 50 USD, include înscrierea în catalog, ecusoane, parkinguri, vouchere(50 buc./ firma)

• Chirie spațiu: 110 USD/ mp.

• Construcție standard: 25 USD/mp.

COMTEK INTERNATIONAL oferă spații de expunere cu următoarele caracteristici:

Specificații tehnice pavilioane:

Pavilionul 14

Caracteristici:

Suprafața brută: 4203 mp

Înălțimea: 4,2 m

Facilități:

Rețea electrică 220 V sau 380V / 50 Hz

Rețea apă

Rețea telefonică

Conexiune internet

Restaurant

Grupuri sanitare

Pavilionul 15

Caracteristici:

Suprafața brută parter: 2308 mp

Suprafața brută etaj: 570 mp

Înălțimea: 8,4 m

Facilități:

Rețea electrică

Rețea apă

Rețea telefonică

Conexiune internet

Grupuri sanitare

Pavilionul 16 – 17

Caracteristici:

Suprafața brută parter: 2568 mp

Înălțimea: 6 m

Facilități:

Restaurant la etaj

Construirea propriului stand

În cazul în care expozanții optează pentru spațiu expozițional brut, organizatorii pun la dispoziție spațiul mochetat (gri) corespunzător suprafeței contractate. În aceste condiții expozantul apelează la serviciile unei firme specializate în construcția de standuri, branșamente (electric, apă, telefon) urmând a fi realizate de către organizatori contra cost.

10 – 19 mp

Construcția standului conform proiectului standard

1 blat expunere

1 masă discuții

4 scaune

2 spoturi

1 priză 220 V

mochetă gri

inscripționare standard a firmei

branșament la consumul electric

20 – 30 mp

Construcția standului conform proiectului standard

1 birou discuții

2 blaturi expunere

1 masă discuții

6 scaune

4 spoturi

2 prize 220 V

conexiune internet

mochetă gri

inscripționare standard a firmei

branșament la consumul electric

1 permis parcare

31 – 49 mp

Construcția standului conform proiectului standard

1 birou discuții

3 blaturi expunere

1 masa discuții

6 scaune

6 spoturi

3 prize 220 V

conexiune internet

mochetă gri

inscripționare standard a firmei

branșament la consumul electric

1 permis parcare

50 – 62 mp

Construcția standului conform proiectului standard

1 birou discuții

1 oficiu

4 blaturi expunere

1 masă discuții

6 scaune

8 spoturi

4 prize 220 V

conexiune internet

mochetă gri

inscripționare standard a firmei

branșament la consumul electric

2 permise parcare

63 – 79 mp

Construcția standului conform proiectului standard

1 birou discuții

1 oficiu

5 blaturi expunere

2 mese discuții

8 scaune

10 spoturi

5 prize 220 V

conexiune internet

mochetă gri

inscripționare standard a firmei

branșament la consumul electric

2 permise parcare

80 – 110 mp

Construcția standului conform proiectului standard

2 birouri discuții

1 oficiu

6 blaturi

2 mese discuții

10 scaune

1 frigider 140 L

14 spoturi

7 prize 220 V

conexiune internet

mochetă gri

inscripționare standard a firmei

branșament la consumul electric

Peste 110 mp

Construcția standului conform proiectului standard

2 birouri discuții

1 oficiu

7 blaturi expunere

2 mese discuții

12 scaune

1 frigider 140 L

18 spoturi

8 prize 220 V

conexiune internet

mochetă gri

inscripționare standard a firmei

branșament și consum electric

1 permis parcare / 30 mp

Expozantul va primi permisiunea de a-și amenaja standul numai în condițiile plații integrale, conform termenelor de plata menționate mai sus. În caz contrar, contractul se poate rezilia unilateral, cu notificarea scrisa a Conducerii. Conducerea își rezerva dreptul de a-i acorda Expozantului alt spațiu decât cel menționat mai sus. Se convine, de asemenea, ca toate condițiile, prevederile și reglementările de pe verso fac parte integranta din prezentul document cu valoare de contract, iar Expozantul se obliga să le respecte în totalitate. Rezilierea prezentului contract va fi acceptata numai cu aprobarea Conducerii. La acceptarea rezilierii Conducerea are dreptul de a retine, sub forma de despăgubiri (nu ca penalități), toate sumele plătite (și ramase de plata) până în momentul rezilierii conform capitolului privitor la "termene de plata" din prezentul contract referitor la spațiul de expunere. Preluarea și primirea spațiului amenajat/neamenajat se face pe baza de Proces Verbal de predare-primire.

Tarife pentru participare la Forum:

1 participant – 50 USD

2 participanți – 90 USD.

3 participanți – 130USD.

Participare la cocktail —20 USD.

Tarife pentru reclama în catalog:

Coperta 2 (color) — 250 USD;

Coperta 3 (color) — 250 USD;

Coperta 4 (color) — 350 USD;

1 pagina color — 350 USD

1/2 pagina color — 100 USD;

Sigla color – 50 USD;

I pagina alb/negru — 100 USD

1/2 pagina alb/negru — 50 USD

Sigla alb/negru – 25 USD

Înscriere suplimentara în catalog – 50USD;

Tarife pentru reclama în sălile de expoziție:

Spot publicitar audio – 5 USD/min.

Taxa de expunere banner – 80 USD/BUC

Panou publicitar (inclusiv grafica) 2 mp. —200 USD/buc.

Realizare + taxa expunere banner – 220 USD/buc.

Tarife pentru reclama în sălile de conferință:

Taxa de expunere banner – 80 USD/buc.

Realizare + taxa expunere banner — 220 USD/buc.

9. Bugetul planificat pentru CERF 2000.

După cum se observa, la cea de a IX-a ediție a expoziției, organizatorii se așteaptă să obțină un profit de aproximativ 20000 USD, în opoziție totala cu prima ediție a expozitiei, când s-a previzionat o pierdere de 3520 de USD. Sunt foarte rare situațiile în care expozițiile aduc profit încă de la prima ediție. Datorita neîncrederii firmelor, care nu dispun de un element de comparație neexistând o ediție anterioară. Numărul acestora, precum și suprafața ocupata sunt reduse și ca atare veniturile se reduc sim4itor.

Ținând cont insa de succesul primei ediții organizatorii se așteaptă în acest an la o ediție mai interesantă pentru vizitatorii profesioniști și mai profitabilă din punct de vedere financiar.

13. Stabilirea agenției de turism oficiale

ELIPS TOUR ROMARIIA este agenția de turism care tine legătura cu firmele expozante, în ceea ce privește servicii de natura turistica cum ar fi: cazare în unități hoteliere din București cotate de la doua la cinci stele, organizare de transport de la gară— expoziție la hotel, organizare de tur oraș cu ghid, organizare alte acțiuni de natura turistica (masa cu specific românesc, conferința de presa, cocktail — ul prilejuit de desehiderca oficiala).

14.Stabilirea transportatorului oficial și expoziției: DANZAS GmbH Viena

De obicei, organizatorul încheie un contract cu o firma de transport din contract care este valabil pentru toate expozițiile pe care ei le organizează; exista cazuri în care, obligatorie folosirea unui anumit transportator. străinătate, pentru târguri organizate sub licență, este

I 5.Stabilirea agenților în tara și în strainatate:TARGJ W KRAKAOWIE (Polonia), EXCO Polonia, etc.

Pentru colaborarea cu anumiți agenți din străinătate, nu este absolut necesară încheierea unui nou contract, fiind valabil contractul încheiat de către firma care acorda licență — de exemplu, pe piața Germaniei, MESSE WJEN are ca agent firma LALLAND GmbH, firma foarte renumita, COMTEK INTERNATIONAL fiind nevoit să

apeleze la serviciile firmei germane pentru doua dintre târgurile licență: AQUA organizate sub THERM și IFABO. Colaborarea eu agentul respectiv se poate extinde la întreg programul expozițional COMTEK INTERNATIONAL, dar numsi daca agentul selicita acest lucru.

16. Stabilirea documentației necesare pentru lansarea expoziției:

Pliantul expoziției:

* se tipărește bilingv în limba româna și engleză (sau o alta limbă de circulație internațională);

* Fața I 1 prima pagina

– este realizata în doua culori

allastru/verde deschis – pat-tea de sus

cuprinde o fotografie reprezentativa pentru domeniul I tematica expoziției, aceasta regăsindu-se pe toate materialele publicitare

(deși CERF nu face parte dintre tematicile organizate de către COMTEK INTERNATIONAL sub licenta MESSE WIEN, aceasta este

tradiție a Târgului Viena, pe care COMTEK INTERNATIONAL, în calitate de Reprezentant Oficial în România, o adoptă, dorind să realizeze și o diferențiere față de materialele realizate de către ceilalți organizatori)

– partea de jos a primei pagini cuprinde: numele sigla și adresa organizatorului, denumirea târgului (se practica idea tipăririi unui pliant în limba engleza și a unuia în limba româna, sau a unuia bilingv), perioada de

desfășurare, locul de desfășurare (oraș, tara, pavilion expozițional),

denumirea instituțiilor care colaborează cu organizatorul în realizarea expozitiei.

* Fața a II-a a pliantului cuprinde:

– în jumătatea de sus — tematica expoziției

– în partea de jos — Programul forumului

• Scrisoare de invitare, care se expoziției sau prin fax transmite prin

poștă împreuna cu pliantul

Cuprinde: principalele informații referitoare La târg (denumire, ediție, perioada, de desfășurare, etc.), acțiuni care se desfășoară în expoziție și care fac manifestarea mai atractivă pentru public, invitația propriu — zisa, de a participa la târg.

• Posterul expoziției – se afișează în cadrul complexului expozițional, m standul organizatorului, în mijloacele de transport în comun (conform contractului care s-a încheiat cu RATB), în locurile special amenajate pentru afișaj, se transmite prin poștă expozanților sau altor firme din baza de date, firmelor sau persoanelor de decizie din administratia vizitatori.

• Vouchere-le expozitiei — acestea permit aceesul gratuit la expozitie detinatoriior și contin infonnatii generale despre expozitie.

• Invitația la deschiderea oficiala.

• Invitația la forum

• Invitiflia la cocktail

• Formulare pentru înscriere la expoziție

* Scrisoare generală de lansare a expozitiei

* Formular de înscriere informatii: denumirea firmei, cont bancar, persoană de contact, tarife,

Adeziune Contract, conținând urmatoarele

adresa, telefon , fax, E-mail, de contact, firmele pe care le reprezinta în expozitie, tipul spațiu pentru ștampila și semnatura firmei suprafața solicttata, expozante at organizatoare.

* Regulamentul de particinare al organizatorului

* Formular de reclama:

( numele expozantului și adresa; inseriere și reciama în catalogul expozitiei produse și servicii prezentate, conlinutul reclamei, tarife, eiementele comaridate; reciama în sălile de expoziție — tarife; reclama în sălile de conferință.)

* Index produse:

* Formular constructie (tarife , variante de constructie standard realizate de EXPORT CONSUL, textul ce va fi inseriptionat pe psizie

constructic proprie a expozantului’cu alta firma); varianta de

* Formular servicii suplimentare (tarife și spații pentru comandă);

• Formulare pentru inseriere la forum (anexele 12 a,b,c)

* Seriseare lansare Forum stiintific:

* EormularuL de inseriere La Forum care cupnnde: informatii referitoare la firma ce se inserie, agenda forumului, taxe de participare și spatiu pentru atampila și semnatura firmei expozante și organizatoare.

Anexa formularului de inseriere la Forum

17. Tiparirea decumentaliei.

Machetarea se face de catre firma R. B. C. Office Systems, tiparirea la tipografia FAST 2000.

18. Lansarea expoziției

• Expedierea formularelor de inscriere la expozitie impreuna cu serisoarea de lansare generala a expozitiei, prin poștă;

• Expedierea formularelor de inseriere la forum impreuna cu scrisoarea de lansare a forumului.

• Fallow- up telefonic pentru vcrificarea situatiei La potenhisiele firme expozante și la potcnhialii participanti La forum.

• Mailing vip-uri.

• Mailing primari.

• Invitatia telefonica pentru firmele mai importante;

• Expedierea documentatiei necesare agenților din tara și din strainatate în vederea lansarii expozitiei pe pietele respective;

19. Contract cu firma constructoare: COD, ELGACOM.

În general se lucreaza cu aceeasi firma, contractele incheiindu-se pe mai muLti ani și pentru mai multc expozitii în vederea obtincrii unor tarifc mai mici.

20. COMTEK INTERNATIONAL planning – ul expozitiei

Stabilirea în timp a fiecarei actiuni î parte, cu responsabi1iaati pc fiecare perseana care face parte din grupa de lucru (de cx. Cocktail-ul pentru forumui CERF se va desfaum în data de 5 septembrie 2000, ora 19.00, la CLUBUL DIPLOMATIC responsabiLa cu organizarea acestui cveniment estc d-na Ofelia Stanciu).

21. Expedierea formularelor de inseriere firmeior interesate și primirea acestora formularele semnate reprezinta de fapt contracte incheiate cu firmele expozantc semnarea acestora realizandu-se dupa citirea regulamentului organizatorului.

22. Amplasarca și facturarea firmelor expozanto.

23. Trimiterea propunerilor de amplasare și aceeptarea amplasamentului de catre expozanti. De exemplu, firmei Flamingo i se va stabili amplasamentul și i se va transmite prin fax pentru aceeptare planul pavilionului cu marcarea locului care i-a fost destinat.

24. Primirea de la expozanti a materialelor pentru inscrierea în catalog și perttru

25. Facturarea reclamei.

26. Stabilirea programului pentru Forum.

Pentru editia a IX-a a expozitiei forumul a fost organizat pe parcursul tuturor celor trei zile cu teme diferite pe fiecare zi:

27. Expedierea formularelor de inseriere la forum și primirea acestora.

28. Facturarea inscrierii la forum.

29. Trimiterea confirmarii de înscriere la forum (fax-replay, factura PROFORMA și formularul de inscriere semnat și de organizator).

30. Trimiterea cu aproximativ o săptămână înainte de expoziție a invitatiei la forum și la cocktail(dupa caz).

31. Pregatirea catalogului pentru predarea în tipografie

Catalogul se realizeaza în limba româna și intr-o limbă de circulație interațională (de regula engleza) și cuprinde:

• Cuprins;

• Cuvânt înainte a președintelui firmei COMTEK INTERNATIONAL, al primarului municipiului București, al președintelui Federatiilor

Municipiilor din România;

• Informații generale (programul de vizitare, programul de simpozioane —datele de organizare, agenția de turism oficială, informatii despre deschiderea oficiala, telefoane importante);

• Program de forum — teme, referenti, loc de desfașurare, ora desfașurării;

• Planul interior și exterior;

• Index alfabetic al firmelor participante;

• Index pe demenii de activitate;

• lnserierea firmelor cu nume, adresa, telefon, fax, E-mail, object de activitate în limba română

• Programul expozitional COMTEK INTERNATIONAL pentru anul urmator și pentru anul în curs

• Pagini oficiale,

de reclama ale firmelor participante, ale agenției ale firmei constructoare, ale organizatorului deținătorului spațiului etc.

• Invitația de a participa la CERF 2001

turism manifestarii, ale — realizata Intr-o forma grafica deosebita.

• Coperta 2 — tematica expozitiei

• Coperțile I și 4 sunt identice cu pliantul și cu postcrul expozitiei, pentru a se crcea ideea de continuitate.

32. Pregatirea conferinței de presa

• stabilirca datei și locului de organizare:

Holul C4 al Palatului Parlamcntului;

septembrie 2000, ora 10.00

• tiparirea invitaliei și transmiterea ei pe fax;

• invitarca ziariștilor și confirmarea acestora;

33. Organizarea deschiderii oficiale

Deschiderea oficiala a expozitiei va avea loc pe data de ora 10 în Holul C4 (de intrare în expozitie ) din Palatul Parlamentul.

Cu prilejul deschiderii oficiale vor fi invitate personalitati ale vieții economico și politice din București și provincie, specialiști în domeniu, firme expozante, presa, TV, radio și alti invitați.

Se procedeaza apoi la:

• stabilirea prezidiului, a ordinii speacker-ilor;

• stabilirea traseului de vizitare a expozitiei;

• amenajarea sălii.

34. Construirea standurilor, amenajarea generala a pavilionuiui expozițional

Constructia a început cu aprox. 3-4 zile înainte de deschiderea expozitiei.

35. Construirea și amenajarea standului organizatorului — este primul stand care trebuie realizat, deoarece estc primul loc unde expozantii se adreseaza în cazul aparitiei unor probleme.

Preluarea standurilor de catre expozanti și amenajarea acestora —

Se realizeaza cu 1 zi însinte de deschiderea expozitici , pe baza unui proces verlal de predare — primire. Standurile au fost realizate de către firma constructoare

37. Desfășurarea expoziției.

38. Desfășurarea în paralel, în sălile de conferințe, a forumului. Pentru aceasta actiune se organizeaza pri secretariat separat, care elaborează mapele de forum ce urmeză a fi inmânate participantilor, listele de participanti, emise facturile aferente, incaseaza taxa de participare și depune sumele respectivc la casierie, amenajeaza sala de conferinfe (necesar tchnic, mese, scaune, banner — ul expozitiei, postere, aranjamente florale, etc).

39. Acordarea de către organizator a Diplomei de participare, inmânarea materialelor pentru CERF 2000.

40. Inchiderea expozitiei.

41. Demontarea standurilor — predarea pavilionului detinatoului de spatiu.

Din studiile efectuate de COMTEK INTERNATIONAL a rezultat ca exista premisele necesare pcntru orgarnzarea unui târg în domeniul tehnicii de calcul și comunicației:

• Amplitudinea fenomenului informatizării;

• Conturarea unui nou cadru legislativ privind informatizarea;

• Existenta unor institutii, programe și fonduri ce pot contribui la

dezvoltarea locala;

• Interesul manifestat de firmele internaționale de prestigiu din domeniu;

• Existenta unui numar relativ mare de firme românești care activeaza în domeniul productiei și comercializarii de sisteme de calcul și software.

Obiective ale organizatorilor:

La cea de a 11-a ediție, COMTEK INTERNATIONAL își propune:

• Să atragă cât mai multe firme al caror domeniu de activitate se încadreaza în tematica expoziției, firme atât din țară cât și din strainatate, care să-și prezinte produsele, tehnologiile de care dispun cât și proiectele de viitor.

• Să prezinte în fata firmelor din strainatate potentialul pietei românești, ocazionând contactul direct cu factori de raspundere și agenții economici autohtoni:

4.2 Evaluarea expoziției CERF.

În vederea îmbunatățirii calității expoziției, COMTEK INTERNATIONAL va organiza pe parcursul desfașurării expoziției, o cercetare cantitativa pe baza de chestionare, atât în rândul firmelor expozantc cât și în rândul vizitatorilor.

Chestionarele sunt anonime pentru a se asigura gradul de obiectivitate al raspunsurilor.

După încheierea expozitiei chestionarele vor fi interpretate, în vederea determinarii aspectelor pozitive și negative ale expozitiei. În continuare sunt prezentatc cele doua variante de chestionare, pentru vizitatori și pentru expozanți.

Observatii:

• Chestionarul pentru vizitatori va fi aplicat la iesirea din expozitie.

• Chestionarul pentru firmele expozante se lasă la standul expozantului, cu rugămintea de a fi completat pâna în ziua închiderii cxpoziției.

Chestionar vizitatori CERF 2000

1) Vizitați CERF în calitate de:

a) Ca specialist în domeniu.

b) Ca reprezentant al unei firme de profil.

c) În calitate de perseana fizică.

d) În alta calitate care.

2) Ați mai vizitat CERF :

a) Da. – continua cu intrebarea 4.

b) Nu. – continua cu intrebarea 3.

3) Motivul / motivele pentru care nu ați vizitat CERF este/sunt:

4) Motivele pentru care ați vizitat CERF 2000 sunt:

(răspund toate persoanele)

5) Prețul biletelor de intrare vi se pare:

a) Foarte scăzut.

b) Scăzut.

c) Mediu.

d) Ridicat.

e) Foarte ridicat.

6) Ați aflat de CERF 2000 din:

a) Presa.

b) Radio.

c) TV.

d) Publicitate exterioara.

e) Invitalia organizatorului.

f) Invitalia unei firme.

g) Internet.

h) Altfel (cum)

7) Locul desfășrării CERF vi se pare:

a) Total adecvat.

b) Adecvat.

c) Inadecvat.

d) Total inadecvat.

8) Daca ar fi să utilizati un cuvânt pentru a descrie amenajarea standurilor expozitiei, care ar fi acela:

9) Perioada desfășrării CERF vi se pare:

a) Total adecvata.

b) Adecvata.

c) Inadecvata.

d) Total inadecvata.

10) În urma vizitarii CERF ați primit și luat materiale promotionale ale:

a) Organizatorilor.

b) Expozanților.

c) Altor firme sau instituții.

d) Nu am primit/nu am luat

11) Materialele promotionale pe care le-ati primit le-ați luat sunt:

Pliante.

Prospecte.

Cataloage.

Agende.

Calendare.

Pixuri.

Lorichete.

Altele.

12) Daca ar fi să folositi un cuvânt pentru a caracteriza gradul de noutate al exponatelor acesta ar fi:

13) în urma vizitarii CERF ați incheiat / negociat contracte de afaceri cu expozanții:

a) Da.

b) Nu

c) Nu raspund.

14) În ansamblu opinia dvs. despre CERF este:

a) Foarte favorabilă.

b) Favorabilă.

c) Nici—nici.

d) Nefavorabilă.

e) Foarte nefavorabilă.

a Nu raspund.

Intentionați să vizitați și editia 2001 a expozitiei:

a) Da cu siguranță.

b) Prolabil da.

c) Mai degrabă nu.

d) Cu siguranță nu.

16) Daca ar fi să acordati o nota COMTEK INTERNATIONAL pentru modul de organizare al manifestarii aceea ar fi:

minim 1 (foarte slab) maxim 10 (foarte bine)

17) Domeniul de activitate în care lucrați este:

1 .Industrie:

a) Manager.

b) Angajat comercial

18) Localitatea din care veniți este:

a) Bucureati.

b) Alta localitate urbana care.

c) Alta locolitate rurala care.

Mentiune: daca deriti să primiti din partea COMTEK INTERNATIONAL materiale promotionale despre expoziții1e pe care le organizeaza, va rugam să ne precizați adresa, telefonul, E-mail-ul și numele dvs.. Aceste informatii vor fi strict confidențiale.

COMTEK INTERNATIONAL organizeaza astfel de cercetari cantitative cu ocazia fiecarei expozitii , scopul principal al cercetarii fund identificarea de propuneri, sugestii, idei venite din partea at&t a expozantilor cat și a vizitatorilor, cu privire la organizarea cxpozitiei, pareri care sad ajute pe organizatori să imbunatateasea calitatea manifestarilor de la o editie La aLta.

Pentru CERF 2000 organizatorii au avut în vedere propunerile desprinse din cerceterea cantitativa realizata la edițiile anterrioare, propuneri venite din partea firmelor expozante , cum ar fi:

• extinderea tematicii expozitiei;

• creșterea numărului de vizitatori specializați, printr-o mai amplă campanie de atragere a acestora (în special marketing direct ceea ce presupune ca organizatorul să dispuna de o baza de date actualizată);

• atragerea de referinte de renume în cadrul programului de forum;

• îmbunătațirea calității catalogului,

• mediatizare mai bună

Organizatorii se așteaptă la o editie a CERF 2001 mult mai buna decât editia anterioară având în vedere că cea mai mare parte a problemelor care au aparut la celelatle ediții au fost rezolvate.

În ultima decadă a secolului nostru se poate observa o dinamică accentuată a industriei, târgurilor și expozițiilor ceea ce presupune din partea firmelor organizatoare o permanentă informare , documentare asupra noilor tehnici, modalitati și elemente inovatoare ce apar în acest domeniu.

Activitatea de organizare de târguri și expozitii este o activitate care necesita o echipa de oameni bine pregatiți din punct de vedere profesional și o planificare corespunzatoare a activitatii fiecarui membru al echipei. Acești oameni pe lângă obținerea de profit, au câteva obiective generale bine stabilite (definite) și anume

• sporirea numarului de expozanți;

• sporirea numărului de vizitatori profesioniști;

• realizarea unei bune imagini pentru fiecare expoziție pe care o organizează;

• folosirea optimă a resurselor;

• selectionarea a 1-2 târguri care să devina leaderi în domeniu;

• nivel ridicat de internaționalizare a târgurilor și expozitiilor;

• contribuția la sprijinirea dezvoltarii țării la nivel macroeconomic și sectorial.

Situția economică din România împiedică firmele să își prevadă în bugetul anual de cheltuieli o participare într-un târg sau o expoziție, ceea ce afecteaza desigur și situatia financiară , iar uneori chiar existenta firmelor organizatoare de târguri și expoziții.

În ceea ce privește firmele expozante, eforturile finariciare făcute de acestea pentru participarca la o manifestare expozitională merită pe deplin, eforturile neântârziind să apară:

• creșterea notorietății firmei;

• creșterea numărului de clienți;

• fidelizarea clientilor deja existenți;

• creșterea profitului etc.

COMTEK INTERNATIONAL este cel mai mare organizator privat de târguri și expoziții , cu capital integral american, firma bucurându-se de o imagine foarte bună în rândul clienților săi.

Pentru anul 2001 COMTEK INTERNATIONAL urmează să-și dezvolte programul expozițional abordând noi domenii, cum ar fi demeniul media prin organizarea expozisiei COMFUTURE precum și implicarea de evenimente mai mici (conferințe, prezentări de firmă, cocktail-uri etc).

Comanda contract pentru spatiu de expunere

Numele companiei :

––––––––––––––––––––––––

Nr. de înregistrare la

Registrul Comerțului:

––––––––––––––––––––––––

Cod fiscal :

––––––––––––––––––––––––

Numele persoanei de contact:

––––––––––––––––––––––––

Adresa:

––––––––––––––––––––––––

Codul: Orașul: Tara:

––––––––––––––––––––––––

Telefon:

––––––––––––––––––––––––

Fax:

––––––––––––––––––––––––

Email:

––––––––––––––––––––––––

Persoana de contact:

––––––––––––––––––––––––

Funcția:

––––––––––––––––––––––––

Spațiul de expunere: mp.

––––––––––––––––––––––––