.perfectionarea Procesului de Ofertare

=== Capitolul 1 ===

Cap.1 LICITAȚIA CA FORMĂ DE COMERȚ

METODOLOGIE

1.1 Particularitățile licitației:

Licitațiile au fost practicate încă din antichitate într-o formă rudimentară de către negustorii fenicieni, cartaginezi, greci și romani dar s-au dezvoltat abia în secolul al XVI-lea în legătură cu descoperirile geografice când cei care aduceau mărfuri de peste mări și oceane le expuneau în piețe publice, inițiind strigări specifice licitațiilor. După o perioadă oarecum îndelungată, de relativă stagnare, licitațiile au cunoscut în ultimele trei-patru decenii o revitalizare, mai ales în domeniul comerțului cu mașini, utilaje, instalații și obiective complexe.

În economia românească există o anumită tradiție în organizarea licitațiilor interne și în ceea ce privește participarea la licitațiile internaționale. Legislația comercială reglementa folosirea acestei tehnici de afaceri, dar caracterul centralizat al deciziilor economice limita această folosire. În prezent, în condițiile economiei de piață această posibilitatea s-a extins considerabil. Din păcate, lipsa de cunoștințe în domeniul managementului afacerilor economice frânează în diferite situații valorificarea deplină a avantajelor acestei tehnici comerciale.

În ultimii ani, ca urmare a creșterii rolului licitațiilor în economia românească, au fost elaborate o serie de reglementări care vin în sprijinul agenților economici ce doresc să organizeze sau să participe la licitații. Astfel, în Monitorul Oficial al României nr.192 din 27 iunie 1994 sunt prevăzute „norme metodologice privind organizarea și desfășurarea licitațiilor pentru achiziții publice de bunuri”, care se adaugă la „hotărârea Guvernului României pentru aprobarea Regulamentului privind procedurile de organizare a licitațiilor, prezentarea ofertelor și adjudecarea investițiilor publice”.

Licitațiile pot avea o contribuție notabilă atât în planul economiei interne, cât și a celei internaționale.

Licitațiile reprezintă piețele de mărfuri cu caracteristici proprii, care funcționează periodic sau ocazional, după un ansamblu de norme și concentrează în același timp și în același loc oferta și cererea de mărfuri și servicii.

Licitația este o formă de comerț prin care se vând și se cumpără mărfuri și servicii în contextul unei concentrări a cererii și ofertei. Licitația se manifestă ca un segment de piață specifică, cu multiple particularități.

Obiectul licitației este un act de comerț, respectiv o încheiere de tranzacții comerciale.

În cadrul licitației, comercializarea de bunuri și servicii se realizează în general prin strigare sau „afișare”. Practic în timpul desfășurării licitațiilor, organizatorii prezintă cumpărătorilor fiecare ofertă. Se dau informații despre cantitatea produselor, calitatea și prețul acestora etc., iar actul de vânzare-cumpărare se încheie u ofertantul care înainte de a treia strigare-afișare a oferit cel mai mare preț.

În mod tradițional licitațiile au ca principal obiect comercializarea mărfurilor nefungibile și netipizate, cu deosebire a instalațiilor și obiectivelor complexe. Totodată oamenii de afaceri recurg la această tehnică de comercializare ocazional pentru: produsele greu vandabile aflate în antrepozite portuare sau depozitele consignației; cele ajunse la destinație și refuzate de cumpărător întrucât nu se încadrează în prevederile clauzelor contractuale și cele refuzate datorită avariilor sau deteriorării în timpul transporturilor; mărfurile care se vând pe cale de execuție silită de beneficiarul unor creanțe neonorate de furnizor, în baza unei hotărâri judecătorești.

Licitațiile au dobândit, de asemenea o pondere relativ însemnată în privatizarea diferitelor întreprinderi publice, proces amplu care caracterizează economia în acest ultim deceniu al secolului XX.

Această tehnică de comercializare prin „strigare” și „afișare” se utilizează în general în cazul licitațiilor unor bunuri de consum, mărfuri generale, obiecte de artă, produse cu un grad de uzură, mărfuri părăsite de expeditori sau beneficiari, obiecte sau imobilizări corporale care se vând de tribunale etc. pentru achitarea impozitelor către stat sau a altor sume datorate de proprietarii acestora etc.

Pentru alte mărfuri ca: utilaje complexe, instalații, construcții, lucrări diverse, vânzări de societăți comerciale sau active ale acestora contractul de vânzare cumpărare se încheie în urma adjudecării ofertei celei mai avantajoase, operațiune care în diverse cazuri nu se efectuează în momentul încheierii propriu-zise a licitației, ci după un anumit timp.

Faptul ă produsele se vând pe bază de „strigare” și „afișare” sau pe bază de „adjudecare” a ofertei celei mai avantajoase, face ca licitația să se deosebească efectiv de actul de comerț obișnuit când mărfurile și obiectele de comerț se vând și se cumpără „pe loc” prin simpla achitare a acestora la „casa” magazinului sau a firmei și preluarea lor, pe această bază, de la vânzător.

În cazul comerțului cu ridicata și a operațiunilor de export și import, durata de încheiere și executare a actului de vânzare-cumpărare nu mai este la fel de mică, ci se extinde pe perioade de timp destul de mari.

O particularitate o constituie de asemenea deosebirea dintre numărul participanților la negociere.

La operațiunea de vânzare-cumpărare clasică, iau parte în mod curent vânzătorul și cumpărătorul. În rare ocazii, aceștia sunt însoțiți de diverși specialiști și comercianți.

Când însă bunurile și serviciile se comercializează prin licitație, la organizarea și desfășurarea acesteia participă un număr mare de vânzători și unul sau mai mulți cumpărători. La aceste negocieri intervin de asemenea organizatorii licitației și diverși specialiști. Cumpărătorii și vânzătorii pot să fie ei inițiatorii licitației, sau aceasta să fie organizată de o societate de specialitate.

Spre deosebire de actul de comerț de detaliu, organizatorii licitaților, în mod curent, doresc să vândă cantități mari de bunuri și servicii într-un timp scurt și la prețuri avantajoase. Ei au în vedere raportul favorabil dintre cerere și ofertă care se realizează în urma concentrării unui volum superior de cereri comparativ cu cel al produselor și serviciilor oferite spre comercializare. Într-o asemenea situație se conturează o piață a vânzătorului cu avantajele respective cunoscute.

Prin licitație se încheie și operațiuni de concesionare, închiriere, arendare sau locație de bunuri, precum și activități de consultanță, engeneering, factoring etc. Aceste operațiuni sunt frecvente în etapa actuală de trecere la economia de piață.

În paralel, un număr tot mai mare de licitații se organizează de cumpărători. Aceștia sunt interesați să achiziționeze diverse bunuri și servicii, instalații, materii prime, și în special lucrări complexe, obiective economice, drumuri, poduri, căi ferate, porturi, aeroporturi etc.

Ofertele participanților, respectiv ale vânzătorilor, se elaborează adesea pe baza unui caiet de sarcini ce se întocmește de către organizatori. Acesta îndeplinește practic rolul de cerere de ofertă care se utilizează în operațiunile clasice de comerț. În cadrul licitației ofertanții cunosc din caietul de sarcini cantitatea necesară și în felul acesta cumpărătorul nu mai este determinat să mai caute și alți ofertanți.

Cunoscând că de data aceasta este vorba de o concurență directă, transparentă și că produsele oferite de fiecare ofertant sunt examinate și analizate de ceilalți precum și de organizatorii licitațiilor, există un mult mai mare interes pentru ca produsele, serviciile și lucrările prezentate pentru export să fie de cea mai bună calitate.

Licitațiile de vânzare pe piața internă și externă, precum și cele de cumpărare pot fi organizate direct de producători, beneficiari, vânzători sau cumpărători. Totodată, acestea au început să se organizeze și de către societăți specializate în tehnica licitațiilor. Acestea își desfășoară activitatea în baza reglementărilor legale dințările respective, a practicilor și uzanțelor comerciale, precum și a regulamentelor și normelor interne de funcționare a acestora.

Părțile participante la licitații au latitudinea să apeleze sau nu la diverși intermediari sau specialiști. În acest context, vânzătorii sa cumpărătorii pot să încredințeze acestora mandatul de cumpărare sau vânzare a unor mărfuri, stabilind desigur în prealabil condițiile respective.

Actul de comercializare prin licitație se deosebește de vânzarea-cumpărarea propriu-zisă și prin gradul de formare a concurenței. În cadrul licitației, concurența este mare, deoarece negocierile au loc cu toți participanții, și în același timp, fapt ce stimulează pe cei care doresc să obțină produsele licitate, să ofere prețuri mai mari.

Vânzătorii sunt avantajați și prin faptul că de cele mai multe ori cheltuielile pentru transportul produselor la destinație se suportă de către cumpărători.

Altă particularitate a acestei forme de comercializare constă în faptul că vânzătorii pot retrage prin licitație bunurile sau serviciile oferite atunci când nu se obțin prețurile solicitate sau scontate. Această independență a vânzătorilor este considerată de aceștia ca un avantaj efectiv, deoarece ei au posibilitatea să participe la alte licitații, respectiv atunci când vor aprecia că pot să primească prețuri mai bune pentru produsele lor.

Faptul semnificativ este că prin organizarea licitațiilor în condiții de confruntare directă între mai mulți cumpărători sau vânzători ,și într-o transparență economică reală, se creează premise pentru încheierea unor afaceri pe deplin loiale, situație care sporește încrederea în această formă de comercializare a agenților economici, a companiilor și a vânzătorilor și cumpărătorilor persoane fizice.

Desigur, această încredere sporită stimulează organizarea unui număr mai mare de licitații.

În total, durata de inițiere și încheiere a unei afaceri prin licitație este de cele mai multe ori mai mică decât în cazul vânzării-cumpărării prin formele comerciale clasice. La fel se întâmplă și cu nivelul cheltuielilor, care se situează la un volum relativ mai redus.

În cazul licitației, ciclul de studiere a pieței este mai scurt. Este vorba de o gamă mai redusă de produse și de informații. Unele dintre acestea se comercializează curent, iar participarea la licitație se folosește ca o formă paralelă de vânzare-cumpărare, situație care permite cunoașterea mai operativă a raportului dintre cerere și ofertă.

Când cumpărătorul analizează mai multe oferte întocmite în mod detaliat pe baza caietului de sarcini și cu multiple calcule și fundamentări, are posibilitatea să aprecieze mai bine care este evoluția pieței și cum se situează cererea în raport de ofertă.

Ținerea licitațiilor la termene fixe stabilite este de asemenea în măsură să înlăture amânările repetate care se întâmplă în cazul operațiunilor comerciale clasice. De data aceasta, atât vânzătorii cât și cumpărătorii sunt preocupați să respecte termenul care a fost fixat pentru licitație.

Reducerea cheltuielilor în cazul vânzărilor prin licitație vizează diminuarea plăților pentru studierea pieței, negocieri repetate, simplificarea operațiunilor de propagandă și reclamă comercială etc.

În cazul licitațiilor, atât vânzătorii cât și cumpărătorii au mai multă convingere că prețul adjudecat este de data aceasta stabilit mult mai fundamentat și mult mai în avantajul celor doi semnatari ai contractului.

1.2 Clasificarea formelor de licitații:

Licitațiile întrunesc o serie de caracteristici distinctive:

se desfășoară pe bază de regulamente proprii care cuprind metode și norme, cu caracter general sau specific naturii obiectivului comercializat, legislației și reglementărilor care guvernează organizarea lor;

prin mecanismul lor, licitațiile oferă premisele pentru afaceri loiale desfășurate într-un climat de democrație economică, evident dacă se respectă regulile de inițiere și organizare specifice acestei tehnici manageriale de afaceri;

minimizează cheltuielile comerciale de promovare și negociere, ca urmare a mecanismului specific de organizare a acestor afaceri economice;

sunt tranzacții bazate pe concurență principalul element concurențial fiind prețul, dar uneori în prim plan putând apărea și alte elemente care țin de condițiile de plată, de creditare, de acordare a unor gratuități în ceea ce privește know-how-ul (caracteristicile tehnice ale ofertei sunt date, în cazul licitațiilor de export, sau aliniate la condițiile impuse de cumpărători);

atribuirea proprietății bunului comercializat sau acceptarea ofertei celei mai avantajoase se face prin operațiunea de adjudecare;

sunt tranzacții prompte ducând la încheierea operativă a contractelor.

Licitațiile pot fi organizate de firmele producătoare sau de cele cumpărătoare, de comercianți, de intermediari, de agenți sau firme specializate, de regulă cu participarea băncilor care finanțează operațiunile de comerț, a unor delegați oficiali ai camerelor de comerț, autorităților judecătorești etc.

Licitațiile se clasifică după mai multe criterii și principii din care menționăm:

Funcția economică pe care o îndeplinesc organizatorii în actul de vânzare-cumpărare:

licitații pentru vânzare, numite și „aucțiuni”;

licitații pentru cumpărare, numite și „tratative de concurență” sau „adjudecări”

În practică anumite licitații se organizează de vânzători sau grupuri de vânzători, de cumpărători sau asociații de cumpărători, precum și în contul acestora de către societăți specializate în acest domeniu.

Regimul juridic și posibilitățile de participare:

licitații publice (deschise), la care numărul de participanți este nelimitat, putând lua parte cu șanse egale toate firmele interesate;

licitații închise (restrânse) organizate numai pentru un anumit număr de firme specializate, invitate de organizatori;

Aceste două forme ale licitației se practică mai ales în cadrul cumpărărilor de utilaje, materii prime, obiective economice, lucrări în construcții etc.

Licitația publică deschisă se organizează curent într-o singură etapă.

Licitațiile publice deschise pot fi de două feluri: cu sau fără preselecție.

Licitația publică deschisă fără preselecție este licitația care se organizează într-o singură etapă, pentru achiziția de bunuri și servicii, la care pot participa, în număr nelimitat, ofertanți interni sau externi, care îndeplinesc condițiile din documentele licitației, impuse de organizatori și difuzate în acest scop.

Licitația publică deschisă cu preselecție este licitația organizează în două etape distincte:

în prima etapă participă toți ofertanții interesați și care răspund anunțului publicitar;

în cea de-a doua etapă participă numai ofertanții selecționați de comisia de licitație, pe baza competitivității lor.

Scopul primei etape îl constituie întocmirea listei ofertanților selecționați.

Această procedură se aplică pentru bunurile și serviciile la care persoana juridică achizitoare dorește să selecționeze în prealabil ofertanții competenți și potențiali.

Precalificarea sau preselecția este considerată ca o minilicitație, având ca bază cartea de vizită a participanților. În acest sens se au în vedere următoarele date:

existența firmei, înregistrarea acesteia și obiectul de activitate;

capitalul, dreptul de angajare a firmei, garanțiile;

documente privind rezultatele firmei, referințe privind lucrări efectuate, personalul tehnic, dotarea ș.a.;

certificate, atestate care confirmă rezultatele obținute.

Este important ca aceste informații să fie complete, reale și să sosească la timp la organizatori.

În ceea ce privește precalificarea, aceasta se face pentru executarea unei anumite lucrări, a unei anumite game de lucrări sau a întregului obiect al licitației.

Firmele care sunt precalificate primesc răspunsul ca atare de la organizatorii licitației. Concomitent se transmite în scris acestora rezultatul licitației, situație similară și în cazul participanților care nu au fost selecționați, iar la cerere li se comunică și motivele pentru care au fost respinși.

Licitația publică restrânsă este licitația în care:

bunul/serviciul, datorită specificului său, poate fi achiziționat, de regulă, de la un număr restrâns de ofertanți;

a existat o licitație publică anterioară, nefinalizată prin încheierea unui contract.

Anunțarea licitației publice restrânse, se face prin invitații adresate direct contractanților care răspund condițiilor de mai sus.

Licitația nu poate fi organizată mai devreme de trei zile lucrătoare de la data trimiterii invitațiilor de participare iar numărul participanților la licitația publică restrânsă trebuie să fie de minim trei.

Frecvența organizării:

periodice, care au loc cu regularitate la anumite date, în anumite locuri;

ocazionale, organizate atunci când este necesar, având de cele mai multe ori caracter nerepetabil;

Periodicitatea organizării licitațiilor constituie o caracteristică bine definită a acestora. Ele se organizează ocazional, atunci când apreciază organizatorii, sau la date fixe, cunoscute de participanți și clienți.

În cea de-a doua categorie se cuprind licitațiile care se organizează pentru vânzarea sau cumpărarea de mașini și utilaje, obiective industriale, construcții de instituții social-culturale, sănătate, transporturi etc. prin specificul lor, aceste produse nu se vând zilnic ac pâinea sau ziarul, ci când se obțin fondurile necesare, când se constată necesitatea acestora sau când se apreciază că piața este favorabilă din punct de vedere al prețurilor și livrării.

În această grupă se includ și licitațiile care se organizează pentru vânzarea unor mărfuri care intră în aprovizionarea curentă.

Mărimea partizilor de mărfuri comercializate:

licitații cu amănuntul;

licitații cu ridicata;

La licitațiile pentru vânzări-cumpărări în detaliu participă un număr mare de cumpărători. Astfel cheltuielile ar fi mari și nu s-ar justifica organizarea acestora.

Fondul de mărfuri care se oferă spre vânzare poate să fie destul de mare. El se vinde însă deoarece participă mulți clienți. La aceste licitații se vând de regulă unele bunuri de consum, diverse tipuri de mașini, utilaje, mobilă etc.

În cadrul licitațiilor pentru mărfurilor comercializate cu ridicata se vând cantități mari de asemenea produse la un număr redus de cumpărători.

Între aceste forme de licitații sunt deosebiri și în ceea ce privește prețul mărfurilor, modul de inițiere și organizare, desfășurarea negocierilor, modalitățile de plată etc. La licitațiile cu vânzare cu ridicata cheltuielile sunt mai reduse, acestea raportându-se la un volum de mărfuri mai mare.

Natura obiectului tranzacției:

licitații pentru comercializarea de bunuri de consum, mărfuri generale, materii prime;

licitații pentru vânzarea-cumpărarea de obiective economice complexe, secții și sectoare ale acestora, servicii, lucrări de construcții, mașini, utilaje etc;

licitații pentru închirierea, concesionarea, locația de gestiune, arendarea de bunuri în toate sectoarele economico-sociale și publice;

licitații pentru vânzarea de obiecte de artă, antichități, metale prețioase, monezi, bijuterii etc.

Separat de criteriile și condițiile menționate, licitațiile se clasifică și din punct de vedere al nomenclatorului de mărfuri. La nici o licitație nu se vând și nu se cumpără toate mărfurile care fac obiectul acestora. În decursul timpului s-a realizat o oarecare specializare în funcție de mărfurile care se comercializează și de reglementările și practicile care s-au format.

Licitațiile de vânzare, pot fi organizate direct de producători, de către comercianți, de către firme specializate în aceste tehnici de comerț, de bănci. În unele țări licitațiile sunt controlate de stat, direct sau indirect, asistând la ele delegați oficiali ai Camerelor de Comerț sau ai autorităților judecătorești. Organizatorul licitației oferă într-un cadru organizat mărfurile celor care au intenția să încheie tranzacții și să cumpere, concentrând deci cererea și oferta în timp și spațiu.

Societățile de licitație își desfășoară activitatea după regulamente având caracter de uzanță, au legături strânse cu bursele și preiau uzanțele acestora. Aceste societăți garantează încheierea de tranzacții, dacă vânzătorul și-a luat, înainte de apariția catalogului, anumite obligații care includ condiția ca pozițiile să nu fie retrase în timpul licitației și că, în cazul cumpărării, marfa să fie livrată efectiv. Proprietarii mărfurilor își asumă un risc însemnat când predau marfa societății de licitație, deci nu este necesar ca ei să mai garanteze separat. Societatea de licitație oferă proprietarului o garanție în mod indirect, prin aceea că reglementează față de cumpărător, condițiile participării la licitație.

La licitații nu este obligatoriu, pentru nici una din părți să solicite activitatea intermediarilor dar, adeseori cumpărătorii pot încredința acestora mandatul pentru cumpărarea unor poziții desemnate dinainte.

Tehnica vânzării prin licitație presupune o serie de etape: pregătirea „acțiunii”; eventuala determinare a cercului de cumpărători; stabilirea pozițiilor mărfurilor care ajung la licitație de obicei pe baza mostrelor; formarea prețului; formalitățile de decontare; predarea mărfii cumpărătorului.

În continuare mă voi referi la unele dintre operațiunile care sunt specifice licitației de vânzare.

O primă etapă este reprezentată de anunțarea licitației și publicarea unui catalog cu mărfuri grupate pe poziții specifice acestor tehnici comerciale. Astfel sunt făcute cunoscute cumpărătorilor datele mai importante referitoare la marfă, ca de exemplu, unde este depozitată întreaga cantitate, prețul de strigare etc. Deoarece la licitații mărfurile pot fi examinate și cumpărătorii pot constata calitatea lor pe risc propriu, comunicarea calității în cataloagele menționate este facultativă.

În cadrul licitațiilor de vânzare contractarea necesită, de regulă, prezența mărfurilor în momentul încheierii tranzacției. Pentru anumite mărfuri cu o masă mare, proprietarul nu ia în sarcina sa cheltuielile de transport, de aceea la locul licitației sunt prezentate numai poziții reprezentative din marfa oferită spre vânzare, comunicându-se depozitul din care poate fi preluat produsul. Depozitarea mărfii trebuie să asigure păstrarea sa în condiții optime și să permită transmiterea după vânzare a dreptului de proprietate. În acest context, menționăm că societatea de licitație se angajează să organizeze licitația numai dacă primește de le proprietar un „model” care reprezintă marfa, se convinge, pe bază de documente că aceasta este depozitată la loc sigur și există posibilitatea ca dreptul de proprietate să fie obținut imediat după vânzare de către cumpărător. O procedură care conferă o siguranță sporită constă în comercializarea mărfii pe baza recipisei depozitului.

Calitatea mărfii la licitații se poate stabili prin probe din lotul destinat pentru vânzare, societatea de licitație asumându-și răspunderea că probele reprezintă fidel calitatea tuturor pozițiilor produselor existente în depozit. În unele cazuri, luarea probei nu este posibilă aceasta putând fi înlocuită cu modele din marfa respectivă. În cadrul unor licitații, cumpărătorii își asigură dreptul luării unei probe, fiind obligați să achite contravaloarea acesteia. Oricare ar fi metoda stabilirii calității, cumpărătorul are dreptul să examineze întregul lot oferit spre vânzare.

Prețurile pot fi formate, la licitații, prin diferite metode:

începerea licitării cu prețul minim de strigare, care reprezintă și acel minim la care vânzătorul este dispus să-și valorifice marfa, conducând la suprasolicitarea cumpărătorilor. Participanții la licitație care au intenția de a cumpăra supralicitează în trepte, iar marfa va fi a aceluia care este dispus să plătească mai mult;

prețul de strigare este maxim, acesta fiind redus până când unul dintre cumpărători își anunță oferta de preț. Dacă prețul convine vânzătorului atunci cel care a făcut prima ofertă de preț devine proprietarul mărfii. Dacă prețul oferit nu satisface cerințele vânzătorului atunci sunt posibile următoarele situații: fie că vânzătorul își retrage marfa, fie că se trece la formarea prețului după prima metodă. Retragerea este legală, deoarece vânzătorul nu s-a obligat pentru un preț minim. Metoda prețului poate fi interpretată și în sensul că, prin ea se caută punctul de întâlnire al cererii și ofertei, concretizat de preț.

În licitațiile contemporane, cu deosebire în privatizare, se recomandă ca cel care a câștigat marfa licitată, să depună pe loc o taxă de garanție. În acest fel se pot evita unele aranjamente care conduc la vicierea licitației ca tehnică specifică afacerilor corecte.

La licitații se consideră că mărfurile sunt vândute din depozit, uzanțele stabilind în ce termen este obligat cumpărătorul să ridice marfa, aceasta variind, de regulă, între 3-14 zile. Totodată, riscul daunelor trece asupra cumpărătorului în momentul în care s-a realizat tranzacția. Predarea mărfii poate avea loc după ce cumpărătorul a achitat, în prealabil, prețul ei și a dobândit prin aceasta dreptul de proprietate.

Dacă societatea de licitații a predat cumpărătorului marfa în condițiile și termenul stabilit prin uzanțe sau prin acorduri separate, pentru ea a încetat orice obligație materială. În unele cazuri societatea de licitație este solicitată și primește să păstreze mărfurile în depozit încă un anumit timp, iar alteori transportă loturile cumpărate corespunzător dispoziției cumpărătorului, pe contul și riscul acesteia.

Societatea de licitație trebuie să garanteze condițiile juridice ale transmiterii pozițiilor cumpărate, precum și ordinea vânzării și a încasării contravalorii mărfii.

Achitarea contravalorii mărfii cumpărate constituie condiția luării în posesie de către cumpărător, societatea de licitație îngrijindu-se de încasarea contravalorii mărfii vândute. Ordinea achitării contravalorii este fixată de regulamentele societăților de licitație. Condițiile de plată sunt comunicate în timpul anunțării aucțiunii, deci cumpărătorii pot lua cunoștință de ele în momentul în care studiază catalogul cu mărfurile destinate vânzării.

După o metodologie relativ asemănătoare, licitația este folosită ca formă de privatizare. Problemele complexe apar în cadrul marii privatizări în privința evaluării corecte a întreprinderii care face obiectul acestui proces de privatizare.

Licitațiile de cumpărare cunoscute și sub denumirea de „tratative de concurență” sau „adjudecări” sunt inițiate de cumpărători, în mod direct sau prin firme specializate, și au un rol însemnat mai ales în construcțiile de obiective economice și instituții social-culturale, drumuri, porturi, deci în afaceri de mare anvergură.

Licitațiile de cumpărare prezintă o serie de particularități printre care menționăm: ofertele participanților se întocmesc pe baza unui caiet de sarcini elaborat de organizatori, care are funcția unei cereri de ofertă; adjudecarea se face printr-o procedură specifică, concretizată în reglementări u valabilitate mai largă emise de organisme specializate, precum și în regulamentele licitațiilor.

Interesul sporit pentru tehnica licitațiilor de cumpărare se explică printr-o serie de avantaje pe care le oferă atât organizatorilor, cât și ofertanților.

Pentru cumpărători aceste licitații prezintă avantajele:

obținerea unui număr mare de oferte care pot să fie comparate, într-un interval de timp relativ scurt;

cunoașterea piețelor, negocierea, contractarea și derularea operațiunilor comerciale cu cheltuieli mai reduse față de alte tehnici de comercializare, datorită concentrării ofertei;

eficiența ridicată a operațiunilor de cumpărare a unor produse calitativ superioare la prețuri competitive;

posibilitatea realizării controlului statului, din punct de vedere calitativ și al eficienței economice privind achizițiile unor produse de importanță strategică;

stimularea activității economice interne și realizarea de economii valutare prin implicarea firmelor locale ca subfurnizori în cooperare cu firme străine de prestigiu;

realizarea unor încasări valutare prin cheltuielile efectuate de firmele străine și prilejuite de participarea acestora la licitații;

efectuarea unor afaceri cu un aparat comercial al cumpărătorului relativ redus, lucru deosebit de important în cazul lucrărilor complexe care au valori mari, dar se realizează cu o frecvență redusă, astfel încât pregătirea unui aparat comercial de specialitate dezvoltat ar fi costisitoare.

Licitațiile de cumpărare prezintă pentru ofertanți următoarele avantaje:

o mai bună cunoaștere a performanțelor tehnice ale produselor concurente și a tendințelor ce se manifestă pe piața acestor produse;

informarea asupra practicilor comerciale ale importatorului, avantaj care poate fi valorificat și în afaceri viitoare;

premise pentru asigurarea unei obiectivități în stabilirea celei mai bune oferte și în evaluarea gradului de competitivitate reală;

posibilitatea de a intra în relații de cooperare, cu alte firme participante la licitație;

sporirea prestigiului întreprinderii cu deosebire în condițiile în care este câștigătoare a licitației;

o publicitate fără cheltuieli sau cu eforturi materiale mai reduse ce se realizează pentru firma câștigătoare.

Pe lângă avantajele ce decurg din utilizarea licitațiilor, apar și unele riscuri și limite.

Pentru ofertanți riscurile sunt următoarele:

participarea la licitații presupune efectuarea unor cheltuieli pentru achiziționarea caietului de sarcini, elaborarea ofertelor tehnice și comerciale, urmărirea mersului licitației etc., cheltuieli care se recuperează numai în cazul câștigării licitației;

depunerea garanțiilor bancare pentru participare implică imobilizarea unor fonduri valutare pe o anumită perioadă de timp.

Și pentru cumpărători licitația prezintă unele riscuri:

cheltuieli însemnate pentru pregătirea caietului de sarcini, publicitate, analiza ofertelor și adjudecare. Aceste eforturi sunt justificate numai în cazul contractelor de valoare mare și, în orice caz, numai dacă se obține o participare convenabilă din partea unui număr satisfăcător de firme pentru a realiza o competiție reală;

riscul unei participări nesatisfăcătoare a ofertanților, atât din punct de vedere numeric cât și calitativ.

Oportunitatea folosirii licitației ca tehnică de comerț exterior, participarea în calitate de ofertant la aceasta, trebuie să fie rezultatul unei analize economice din care să rezulte premisele unei eficiențe satisfăcătoare.

Mecanismul angajării și derulării licitațiilor de import presupune parcurgerea succesivă a unor etape, desfășurarea unor activități și elaborarea unor documente atât de către organizatori, cât și de către participanți.

Principalele etape ale pregătirii, organizării și desfășurării licitațiilor, din punct de vedere al organizatorilor, sunt:

anunțarea licitațiilor prin publicitatea comercială sau trimiterea invitațiilor;

elaborarea documentelor licitației, cu deosebire întocmirea caietului de sarcini;

recepționarea ofertelor și garanțiilor;

preselecția (precalificarea);

deschiderea, evaluarea, analiza și compararea ofertelor;

angajarea de tratative;

adjudecarea;

comunicarea rezultatului licitației;

restituirea garanțiilor;

încheierea contractului.

Principalele etape și activități pentru firmele participante sunt:

recepționarea mesajului lansat prin mijloacele de publicitate comercială sau prin invitații;

cumpărarea caietului de sarcini;

elaborarea ofertei;

procurarea garanțiilor, depunerea documentelor de participare, respectiv a ofertelor, a garanției bancare și a taxei de participare;

participarea la tratative;

primirea rezultatului, retragerea garanției în cazul pierderii licitației sau depunerea garanției de bună executare și încheierea contractului în cazul adjudecării în favoarea sa.

O altă operațiune din cadrul licitației o reprezintă preselectarea firmelor ofertante care este necesară mai ales pentru contractele cu valoare ridicată și de complexitate sporită, astfel încât să se creeze premisa antrenării în competiție a unor furnizori competenți.

Procedurile de precalificare se bazează pe următoarele criterii: experiența și performanțele dobândite în executarea unor contracte anterioare similare, capacitatea tehnică, respectiv echipamentul și dotarea furnizorilor, situația lor financiară, calitatea personalului.

În vederea efectuării acestei operațiuni cu rigurozitate, firmele specializate în efectuarea de achiziții prin licitații țin liste permanente cu furnizori calificați pe diferite produse și grupe de produse. Listele furnizorilor calificați se publică anual în diferite publicații oficiale, indicându-se furnizorii potențiali, precizându-se produsele ce pot fi achiziționate de la firmă, condițiile ce trebuie satisfăcute în vederea înscrierii întreprinderilor pe aceste liste, metodele de verificare a acestor condiții, perioada de valabilitate a listelor și formalitățile pentru reînnoirea lor.

1.3 Cadrul legal pentru licitații:

Chiar dacă au fost reținute câteva inițiative mai intense sau mai firave pentru un cadru juridic privind întregul proces al licitațiilor, se pare că o asemenea reglementare nu aprins încă viață.

În acest sens consemnăm două dintre cauzele care au determinat această situație:

În primul rând este vorba de faptul că licitațiile nu se manifestă ca o activitate curentă, de zi cu zi, ci în mod periodic. Această situație a lăsat probabil să se înțeleagă că activitatea în cauză se desfășoară în normalitatea ei și, ca atare, un asemenea cadru legislativ poate nu ar fi atât de necesar.

Din cel de-al doilea punct de vedere se semnalează și faptul că operațiunile de licitații având părți sau componente cât de cât asemănătoare cu cele de bursă, în mai multe situații organizatorii au folosit prin adaptare tehnicile aplicate în cadrul acestora.

Procedurile de organizare a licitațiilor diferă în funcție de formele de licitație folosite, care având în vedere valoarea și complexitatea investițiilor publice pot fi după cum am arătat în subcapitolul anterior: licitație publică cu sau fără preselecție sau licitație restrânsă.

Hotărârea de Guvern nr.592/1993 care aprobă Regulamentul privind procedurile de organizare a licitațiilor, prezentarea și adjudecarea investițiilor publice stabilește obligativitatea organizării licitației pentru investițiile publice mai mari de 100 milioane lei, nivel care se va actualiza în funcție de evoluția prețurilor de către Ministerul Finanțelor și Ministerul Lucrărilor Publice și Amenajării Teritoriului.

Pentru investițiile publice sub 6000 milioane lei, accesul la procedura de licitație este permis numai comercianților români, iar pentru cele care depășesc 6000 milioane lei sau chiar sub această valoare, în condițiile art. 5(1) și 5(3) din Ordonanța guvernului nr.12/1993, la licitație pot participa și străini, entitatea achizitoare precizând în dosarul procedurii de achiziție justificarea motivelor pentru care s-a decis admiterii participării contractanților străini și anunțând anticipat acest lucru tuturor participanților, fără a putea reveni asupra deciziei respective.

Este interzisă împărțirea contractului de achiziție în mai multe contracte de valori mai mici în scopul evitării organizării unei proceduri de licitație.

Se vor respinge de la contractare ofertanții care au comis infracțiunea de dare de mită, trafic de influență și primirea de foloase necuvenite față de un presupus al entității achizitoare.

Ministerul Finanțelor și Ministerul Lucrărilor Publice și Amenajării Teritoriului au obligația îndrumării metodologice unitare, verificării organizării, desfășurării și adjudecării licitației, constatării contravențiilor, aplicării sancțiunilor și avizării deciziilor entității achizitoare și soluționării contestațiilor. Acestea țin și „lista specială” a contractanților care au comis, ei sau presupușii lor, vreo infracțiune sau contravenție la Ordonanța Guvernului nr.12/1993, care au interdicția de a fi contractant timp de 5 ani de la data sesizării.

Conform regulamentului, pentru desfășurarea corespunzătoare a activității de licitație, entitatea achizitoare numește prin decizie o comisie de licitație pentru fiecare investiție publică în parte, compusă din cinci membri:

președintele (un specialist al unității achizitoare);

reprezentantul Ministerului Finanțelor;

reprezentantul M.L.P.A.T.;

alți reprezentanți, ca membri în comisie (specialiști cu experiență profesională și probitate morală).

În mod normal, comisia ar trebui să fie înființată în funcție de natura lucrărilor de investiții licitate și una singură pentru toate lucrările de aceeași natură, nu pentru fiecare lucrare.

Membrii comisiei de licitație care nu sunt angajați permanenți ai entității achizitoare sunt plătiți cu onorarii suportate de acesta, iar cuantumul acestora se stabilește de M.L.P.A.T. și M.M.P.S.

În baza acestei prevederi se plătesc onorarii numai la salariații M.F. și M.P.L.A.T. sau la persoane angajate pe rol de colaboratori din afara unității achizitoare.

Salariații unității achizitoare nu primesc salarii pentru atribuțiunile ce le au în comisie. Nu primesc salarii nici ceilalți membri din afară care au în atribuțiunile lor de serviciu, prin regulament, sarcini în acest sens, cum sunt reprezentanții celor două ministere, nu ar trebui să se plătească onorarii, acestea urmând a fi recuperate prin costul documentației de organizare a licitației și deci majorând costul investiției publice.

Organizatorul licitației poate fi însăși entitatea achizitoare sau un agent economic de specialitate angajat de entitatea achizitoare.

În cazul angajării unui agent economic de specialitate costul acestei operațiuni și comisionul de intermediere încasat de acest agent pentru contractarea executării lucrărilor de către unitatea câștigătoare a licitației este o cheltuială care majorează costul investigației.

Organizarea unei licitații de investiții publice se poate face numai după parcurgerea tuturor etapelor prevăzute de lege pentru promovarea investiției publice și obținerea tuturor avizelor, acordurilor și autorizației de construire.

Înaintea lansării documentelor de licitație, entitatea achizitoare are obligația să transmită gratuit un exemplar reprezentanților M.F. și M.P.L.A.T. pentru studiu.

Pentru alegerea formei de licitație este necesară cunoașterea avantajelor acestora pentru fiecare dintre ele.

Două reglementări care ajută la buna desfășurare a licitațiilor o reprezintă reglementările „BIRD” și „IDA”.

Aceste reglementări cu un caracter parțial și-au făcut apariția fără să întârzie mult. Ele sunt cuprinse în contractele tip privind acordarea de credite de către Banca Internațională de Reconstrucție de Dezvoltare (BIRD) și Agenția Internațională de Dezvoltare (IDA), precum și în condițiile generale elaborate de aceste instituții financiare.

Reglementările prevăd obligația beneficiarilor de credite, membri ai acestor organizații, să organizeze licitații pentru angajarea lucrărilor finanțate de cele două instituții.

Menite să conducă la cheltuirea cu eficiență a banilor, reglementările legale referitoare la achizițiile publice de bunuri și servicii conțin unele prevederi care fie că sunt interpretabile, fie că restrâng aria de aplicabilitate a acestora. Considerațiile următoare au la bază atât unele abordări teoretice, cât și unele aspecte practice rezultate din activitatea de control preventiv a Curții de Conturi.

Actul normativ de bază care reglementează sediul materiei în discuție îl constituie Ordonanța Guvernului nr.12/1993. În aplicarea acesteia s-au emis hotărâri de guvern și ordine ale ministrului finanțelor și lucrărilor publice care se referă în special la „Regulamentul privind organizarea licitațiilor publice pentru achizițiile publice de bunuri și servicii”, precum și la „Norme metodologice privind organizarea și desfășurarea licitațiilor pentru achizițiile publice de bunuri și servicii”.

Funcționarea unor societăți comerciale care au ca obiect organizarea și desfășurarea diferitelor categorii de licitații vin în ajutorul bunei desfășurări a acestei forme de comerț. Vânzătorii care vor să-și vândă produsele, respectiv mărfurile sau cumpărătorii care doresc să-și procure anumite cantități de materii prime etc. pot să apeleze la asemenea firme pentru a organiza licitațiile respective. Între vânzători, cumpărători și societatea menționată se creează relații contractuale.

Firma de specialitate are ca obiect primirea de mărfuri din partea proprietarilor în scopul de a le oferi spre vânzare celor care au intenția să le cumpere și să încheie tranzacțiile respective.

Societatea de licitație are deci rolul de a concentra atât cererea cât și oferta.

Firma organizatoare a licitațiilor are grijă ca acestea să se desfășoare în bune condițiuni astfel încât vânzătorii și cumpărătorii să fie la curent în mod continuu cu toate informațiile necesare.

În activitatea acestor firme intră de asemenea preocuparea pentru garantarea condițiilor juridice ale transmiterii mărfurilor cumpărate precum și a încasării contravalorii lor de către vânzători.

Firmele de licitație își desfășoară activitatea pe bază de regulamente proprii, întocmite potrivit unor uzanțe sau reglementări legale.

Pentru organizarea și desfășurarea licitațiilor precum și pentru încheierea tranzacțiilor, firmele specializate în acest domeniu sau proprietarii mărfurilor precum și cumpărătorii pot folosi serviciile unor persoane competente numite intermediari sau brokeri.

Acești intermediari se deosebesc de cei care funcționează în cadrul burselor, deoarece ei nu sunt numai mijlocitori ci au și serioase cunoștințe despre metodologia mărfurilor. Ei pot să acorde consultații atât pentru vânzători cât și pentru cumpărători.

Cumpărătorii pot folosi cunoștințele profesionale ale intermediarilor sau specialiștilor pentru elaborarea ofertei. Vânzătorii pot de asemenea să beneficieze de sprijinul acestora pentru a determina prețul de strigare.

Plata pentru serviciile prestate de intermediari poartă denumirea de remiză.

Conform practicii din țările cu economie de piață liberă, nivelul acestei remize se stabilește sub formă de procent față de valoarea mărfurilor comercializate prin licitație.

Nivelul acesteia se situează în jurul procentului de 1%, care diferă într-un fel de taxa percepută de mijlocitorii oficiali pentru tranzacțiile încheiate la burse.

În practică, s-a constatat că desfășurarea licitațiilor și încheierea tranzacțiilor cu participarea intermediarilor prezintă o mai mare siguranță decât în cazul în care acestea se organizează și realizează fără aportul lor.

Folosirea intermediarilor se practică în multe cazuri pentru faptul că o parte dintre cumpărători nu sunt suficient de inițiați în organizarea și desfășurarea licitațiilor.

Codul comercial prevede că vânzătorul are facultatea ca obiectul nepreluat de cumpărător să-l depună la o casă acreditată de comerț, pe socoteala și cheltuiala acestuia, sau de a-l vinde. Asemenea situații se întâlnesc în practica curentă, când cumpărătorii nu-și îndeplinesc obligațiile contractuale în legătură cu preluarea produselor convenite cu vânzătorii.

La același articol, la alineatul 2 se precizează ă: „Vânzarea se va face prin licitație publică, sau chiar pe prețul curent dacă lucrul are un preț de bursă sau în târg, de către un ofițer public însărcinat cu asemenea acte și cu dreptul pentru vânzător la plata diferenței dintre prețul obținut și acela convenit la prima vânzare, precum și la daune-interese”.

Aceeași soluție se prevede și atunci când neexecutarea contractului provine din partea vânzătorului. Cumpărătorul are dreptul de a face să se cumpere lucrul respectiv de către un ofițer public însărcinat cu asemenea acte.

Separat de reglementările din Codul Comercial și Civil, înainte de anul 1989 au apărut câteva acte normative prin care se reglementa activitatea de organizare și desfășurare a licitațiilor. În cadrul acestora se menționează Decretul nr.152 din 1974 privind organizarea și ținerea licitațiilor în România pentru importuri de mărfuri. Potrivit acestui decret, licitațiile puteau fi organizate de către ministere, celelalte organe centrale și fostele comitete executive ale consiliilor populare județene și al Municipiului București.

Dacă importurile se efectuau cu finanțare BIRD, atunci organizatorul licitației avea obligația să solicite odată cu caietul de sarcini, și normele metodologice numite „Limite directoare pentru achiziții din împrumuturile BIRD și creditele acordate de IDA”.

Caietele de sarcini urmau să fie avizate de BIRD dacă finanțarea se asigura de această bancă. La fel se proceda și în ce privește documentele referitoare la publicitatea licitațiilor care se trimiteau spre avizare la BIRD.

Alt act normativ, Decretul nr.687/XII.1973, avea ca obiect reglementarea participării unităților române cu activitate de comerț exterior la licitațiile organizate în străinătate de diverse instituții sau companii.

Decretul a fost elaborat în special în scopul promovării exportului de mașini, utilaje, instalații complexe, lucrări de construcții-montaj și a altor mărfuri și servicii. În aplicarea acestuia erau antrenate întreprinderile producătoare și exportatoare, ministerele de resort, Camera de Comerț, oficiile comerciale, ambasadele din străinătate. Potrivit acestui decret, Banca Română de Comerț Exterior avea obligația ca garanția bancară să ajungă în termen util la organizatorii licitației.

În afară de aceste acte normative, celelalte ministere și organizații centrale au emis diverse ordine și norme privind organizarea și ținerea de licitații.

După anul 1989 au apărut un număr de acte normative cu privire la organizarea de licitații ca formă de comerț: hotărâri ale guvernului, metodologii, regulamente, norme etc.

Aceste reglementări au ca obiect:

organizarea de licitații pentru concesionare, atribuire în locație de gestiune sau de închiriere a unor subunități prin licitație directă;

organizarea și desfășurarea de licitații pentru achiziții publice de bunuri și servicii;

organizarea de licitații pentru adjudecarea de investiții publice;

organizarea și desfășurarea de licitații pentru vânzări de acțiuni ale societăților comerciale;

organizarea și desfășurarea licitațiilor pentru vânzarea altor mărfuri (bunuri de consum, obiecte de artă etc);

participarea firmelor românești la licitațiile organizate în alte țări.

Între toate aceste acte normative, de multe ori sunt multiple asemănări. Toate se referă la organizarea și desfășurarea licitațiilor, la fazele și etapele acestora, la documentele care se cer a fi întocmite, taxele stabilite a se plăti de către participanți, modul de întocmire și adjudecare a ofertei, tehnica încheierii contractului etc.

Sunt totuși și multe operațiuni specifice determinate de obiectul licitației și de forma de atribuire a bunurilor. Unele dintre aceste sunt prevăzute a fi concesionate, altele închiriate, altele predate în locație de gestiune, iar altele vândute. La unele licitații se vând acțiuni ale societăților comerciale iar la altele se cumpără materii prime sau instalații, ori se vând obiecte de artă.

Legea nr.15./1990 prevede caracterul obligatoriu al organizării de licitații pentru achizițiile de bunuri finanțate de la bugetul central și bugetele locale, precum și pentru cele care se efectuează de către regiile autonome, societățile comerciale cu capital de stat sau majoritar de stat.

Aceste reglementări au în vedere organizarea de licitații și pentru vânzările de bunuri corporale și necorporale efectuate de unitățile menționate mai sus.

=== Capitolul 3 ===

Cap. 3 Întocmirea documentației pentru actuala licitație

3.1 Generalități privind documentația licitațiilor:

În orice țară, mică sau mare, dezvoltată sau în curs de dezvoltare, statul își asumă anumite atribuții și responsabilități care să contribuie la satisfacerea cerințelor de ordin general.

În acest sens, intră în considerație construcția de edificii și monumente de cultură, lucrări în domeniul transporturilor, construcții pentru învățământ, sport etc.

În cadrul acestora, o pondere semnificativă o dețin investițiile pentru identificarea de noi resurse materiale, retehnologizarea marilor capacități de producție cu capacități de producție cu capital de stat, precum și participarea la construirea unor noi obiective economice moderne de mare eficiență economică și interes public.

Separat de investițiile menționate, instituțiile publice, regiile autonome, precum și societățile comerciale achiziționează diverse bunuri și servicii pentru desfășurarea normală activității lor. În cadrul acestora se au în vedere diverse bunuri, laboratoare, mijloace de transport, mobilier, diferite executări de reparații de întreținere și capitale etc.

Documentația licitației se referă la:

Documentația referitoare la licitație emisă de persoana juridică achizitoare, exprimă cerințele acesteia și este pusă la dispoziția ofertanților interesați de către persoana juridică achizitoare;

Documente referitoare la calificarea contractanților, solicitate de către persoana juridică achizitoare;

Caietul de sarcini emis de persoana juridică achizitoare;

Documentele specifice pentru preselecție, se solicită ofertanților de către persoana juridică achizitoare în cazul licitației publice cu preselecție;

Documente privind garanția pentru oferta depusă.

Documentația referitoare la licitație emisă de persoana juridică achizitoare va cuprinde:

sediul persoanei juridice achizitoare căreia trebuie să i se transmită oferta;

locul unde se pot solicita informații suplimentare;

limbile de circulație internațională în care se poate depune oferta (obligatoriu în limba română);

data limită a depunerii ofertei;

condițiile cu caracter economic, tehnic, de calitate, garanțiile financiare, solicitate ofertantului de către persoana juridică achizitoare;

specificația completă a bunurilor și a serviciilor supuse achiziției: descrierea bunurilor și a serviciilor, natura bunurilor și a serviciilor, cantitatea și calitatea bunurilor și a serviciilor, termenele de livrare, condiții de livrare, condiții de recepție, condiții de plată, certificatele de conformitate la care trebuie să răspundă bunul sau serviciul respectiv;

criteriile de acceptare a ofertei: prețul, elementele de calcul a prețului, moneda de plată;

modalitatea și condițiile de plată;

alte termene și/sau condiții;

Documentația referitoare la licitație va fi pusă la dispoziția ofertanților interesați, contra cost, suma încasată neputând depăși costul multiplicării acesteia.

Licitațiile pentru prezentarea și adjudecarea investițiilor sau pentru achiziții publice se organizează potrivit prevederilor de la art.3 din Regulamentul aprobat prin HG nr.592/1993, pentru investițiile a căror valori totale depășesc suma de 500 milioane lei.

Operațiunile pentru achiziționarea de investiții publice se avizează de către MF și MPLAT conform HG nr.592/1993 republicată în 1995. În această situație instituția achizitoare întocmește documentația necesară pe care o remite spre analiză celor două ministere, care, potrivit normelor aprobate prin Ordinul comun nr.1742/N/9 septembrie 1996, cuprinde următoarele date:

Informații generale despre lucrare:

nominalizarea lucrării de investiție;

actul prin care se certifică asigurarea fondurilor de finanțare;

autorizația de construire a obiectivului.

Documentele privind fundamentarea cererii de încredințare directă care să ateste și să certifice încadrarea solicitării în circumstanțele achiziției.

Procesul-verbal întocmit de către persoana juridică achizitoare privind îndeplinirea de către contractantul pentru care se solicită emiterea avizului de încredințare directă a condițiilor de calificare prevăzute de art.3 din Ordonanța Guvernului nr.12/1993, republicată în anul 1995.

Procesul-verbal întocmit de către persoana juridică achizitoare privind analiza și acceptarea ofertei prezentată de contractantul pentru care se solicită emiterea avizului de încredințare directă (ofertă valorică, grafic de execuție, condiții generale, speciale și suplimentare de contractare adaptate la specificul lucrării).

Nota explicativă înaintată de persoana juridică achizitoare împreună cu documentele anexate la aceasta se analizează de către personalul din cadrul MF și MPLAT, prin Direcția Generală Programe Investiții Publice și Expertizare Investiții Publice, respectiv Direcția Licitații și Construcții.

Pentru adjudecarea investițiilor publice se practică contractarea prin procedura achiziției dintr-o singură sursă.

Dosarul achiziției dintr-o singură sursă cuprinde, conform HG nr.592/1993 republicată în anul 1995, următoarele documente:

avizul comun al MF – MPLAT privind încredințarea directă a execuției investiției;

contractul încheiat de persoana juridică achizitoare cu contractantul căruia i s-a încredințat execuția, cu elemente din ofertă și condițiile contractuale negociate și însușite;

actul prin care se certifică asigurarea fondurilor de finanțare;

aprobarea indicatorilor tehnico-economici ai obiectivului de investiții;

autorizația de construire a obiectivului;

actul de constituire de către contractant (ofertant) a garanției de bună execuție cuprinsă între 5% și 10% din valoarea devizului ofertă negociat.

Pentru investițiile ale căror valori actualizate nu depășesc coantumul valoric stabilit, potrivit prevederilor legale pentru care este obligatorie procedura achiziției prin licitație, dar care se încadrează în circumstanțele achiziției dintr-o singură sursă, încredințarea contractului se face fără avizul comun MF-MPLAT.

În această situație, persoana juridică achizitoare întocmește dosarul achiziției dintr-o singură sursă, similar dosarului care se prezintă la MF și MPLAT pentru emiterea avizului de încredințare directă a obiectivului cu valori totale mai mari decât cuantumul aprobat, potrivit legislației în vigoare, dosar care este aprobat de conducerea persoanei juridice achizitoare și avizat de ordonatorul principal de credite, având întreaga responsabilitate privind încadrarea în procedura achiziției dintr-o singură sursă.

Acest dosar se prezintă la bancă în vederea finanțării.

În cazurile de excepție când, la cererea fundamentată a persoanei juridice achizitoare, i se încredințează acesteia execuția investiției cu forțe proprii, cu respectarea prevederilor legale, pentru achiziția bunurilor necesare execuției investiției, persoana juridică achizitoare are obligația să respecte prevederile HG nr.63/1994 de aprobare a regulamentului privind organizarea licitațiilor pentru achizițiile publice de bunuri și de servicii.

Obținerea avizului pentru organizarea licitației este un fapt imperativ obligativitatea obținerii lui este prevăzută expres la pagina 12 a Normelor metodologice aprobate de MF și MPLAT în anul 1996.

În aceste norme se menționează că „persoana juridică achizitoare are obligația ca anterior lansării documentelor de licitație (anunțul publicitar sau invitația de participare, în cazul licitațiilor publice restrânse) să le prezinte spre studiere la MF și MPLAT, în vederea eventualelor completări și modificări, în conformitate cu prevederile art.2.10 din Regulamentul privind procedurile de organizare a licitațiilor, prezentarea ofertelor și adjudecarea investițiilor publice, aprobat prin HG nr.592/1993, republicată în anul 1995”.

Potrivit prevederile din aceste norme pentru fiecare avizare la cele două instituții precizate anterior se depun următoarele documente:

anunțul publicitar (invitația de participare);

actul prin care se certifică asigurarea fondurilor de finanțare pe primul an de execuție;

documentul de aprobare a indicatorilor tehnico-economici ai obiectivului de investiții;

copie după autorizația de construire;

instrucțiunile pentru contractanți;

condițiile generale, suplimentare și speciale de contractare;

proiectul tehnic (descrierea lucrărilor, memorii tehnice de specialitate, listele de cantități de lucrări, listele echipamentelor și utilajelor tehnologice cu montaj, adendumul privind structura de comasare a articolelor de lucrări, sau după caz structura analizelor speciale sau a articolelor modificate);

caiete de sarcini și principalele planșe și piese desenate (plan de situație, secțiuni transversale și longitudinale);

listele cu materiale, furniturile, echipamentele și utilajele tehnologice cu prețurile aferente pe care persoana juridică achizitoare le pune la dispoziția contractanților (prețuri loco obiect sau loco depozit);

graficul general de realizare a investiției;

calendarul de desfășurare a licitației.

Calendarul va cuprinde termenele de depunere în vânzare a documentelor de licitație, data vizitării șantierului (dacă este cazul), data deschiderii licitației data programării pentru luarea hotărârii de adjudecare, data transmiterii comunicărilor, data soluționării eventualelor contestații, data comunicării contractantului câștigător pentru convocare în vederea semnării contractului, data semnării contractului.

Perioada cuprinsă între termenul limită de depunere a ofertelor și cel al semnării contractului, este necesar să fie mai mică sau cel mult egală cu durata de valabilitate a ofertelor.

În mod practic, desfășurarea unei licitații presupune mai întâi întocmirea unor documente de către eventualii participanți pe baza unor instrucțiuni transmise de organizatorii acesteia.

De cele mai multe ori, această decizie înseamnă alegerea sau adjudecarea ofertei celei mai avantajoase, pe baza căreia urmează să se încheie contractul de execuție sau achiziție a investiției.

Documentele de licitație se pun la dispoziția ofertanților care au trimis organizatorului cerere pentru a fi incluși pe lista contractanților potențiali în cazul licitației deschise.

Dacă licitația este cu preselecție, documentele se trimit contractanților care au fost selecționați de organizatori. Aceștia pot să-și elaboreze singuri aceste documente sau să le asigure printr-un agent economic de specialitate.

Dacă se produc întârzieri față de termenele stabilite datorită unor completări sau clarificări ale ofertelor, sau ca urmare a contestațiilor admise, se poate solicita prelungirea termenului de valabilitate a ofertelor cu maximum 30 de zile, decalându-se în mod corespunzător și calendarul convenit.

Documentele solicitate de către persoana juridică achizitoare la calificarea contractanților sunt următoarele:

informații referitoare la: asigurarea cu personal de specialitate, dotarea cu echipamente, dotarea cu alte mijloace fixe necesare exploatării în condiții normale a bunului ofertat;

capacitatea financiară a ofertantului;

informații referitoare la bonitatea ofertantului;

certificat emis de Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Camera de Comerț și Industrie națională sau teritorială;

în cazul bunurilor imobiliare informații referitoare la dotarea cu echipamente și mijloace fixe necesare exploatării bunului ofertat, actul de proprietate asupra bunului și dovada că nu este ipotecat.

Documentele de licitație se studiază sub aspectul respectării prevederilor din acordul Ministerului Finanțelor, după caz, a avizului Consiliului Interministerial de Avizare a Lucrărilor Publice de Interes Național și a Locuințelor Sociale care se emit cu ocazia promovării la aprobare a studiului de fezabilitate.

Nerespectarea acestor prevederi duce la nedeschiderea licitației, răspunderea pentru amânarea sau anularea acesteia revenindu-i persoanei juridice achizitoare.

Documentele specifice pentru preselecție reprezintă documentele solicitate de către persoana juridică achizitoare ofertanților care solicită participarea la licitația deschisă cu preselecție și se referă la:

informații generale despre ofertant;

informații privind experiența ofertantului;

informații privind asigurarea cu personal de specialitate și dotarea cu echipamente și alte mijloace fixe necesare realizării în bune condiții a ofertei;

capacitatea financiară;

alte documente solicitate de persoana juridică achizitoare care să-i permită acesteia efectuarea preselecției.

Comisia de licitație studiază documentele primite și elaborează lista ofertanților selecționați după care se comunică tuturor ofertanților participanți, în scris, rezultatele preselecției pe baza hotărârii comisiei de licitație.

Numărul de ofertanți selecționați trebuie să fie de minim trei.

Alte documente ale licitației sunt cele cu privire la garanția pentru oferta depusă, și anume:

scrisoarea de garanție bancară pentru oferta depusă în vederea participării la licitație;

alte documente de decontare acceptate de persoana juridică achizitoare, care asigură încasarea garanției.

Cuantumul garanției se stabilește de persoana juridică achizitoare și reprezintă un anumit procent din valoarea estimativă a bunurilor respectiv serviciilor ce urmează a fi achiziționate.

Documentele de licitație se pot modifica cu avizul MF și al MPLAT ulterior punerii în vânzare către contractanți, ca urmare a constatării unor erori de către reprezentanții MF și MPLAT desemnați în comisiile de licitație, sau a unor sesizări și observații din partea contractanților care au cumpărat documentele. Acesta mai ales când constată nerespectarea prevederilor unor acte normative care reglementează activitatea de licitație.

Ca urmare a primirii în scris a acestor observații cât și a celor trimise de contractanți, persoana juridică achizitoare are obligația transmiterii în scris a completărilor sau modificărilor aduse documentelor de licitație, tuturor contractanților care au cumpărat aceste documente, fără a se indica sursa de la care s-au primit observațiile.

Când aceste modificări fac imposibilă întocmirea de către contractanți a ofertelor în termenul stabilit în anunțul publicitar sau, după caz, în invitațiile de participare, persoana juridică achizitoare, de comun acord cu reprezentanții MF și MPLAT în comisia de licitație, pot decala termenul de depunere a ofertelor și implicit data de deschidere a licitației.

Noile termene se comunică în scris tuturor contractanților.

Activitatea de analiză a documentelor de licitație, urmărește în principal următoarele:

dacă sunt întocmite documentele potrivit prevederilor legale din Regulamentul aprobat prin HG nr.592/1993, republicată în 1995;

corectitudinea textului anunțului publicitar sau, după caz, a invitațiilor de participare la licitație;

existența autorizației de construire;

asigurarea fondurilor necesare de finanțare pentru primul an de execuție;

modul în care se respectă regulile și procedurile de licitație;

concordanța dintre proiectul tehnic și acordul MF emis în baza studiului de fezabilitate aprobat;

existența condițiilor generale, speciale și suplimentare de contractare, în conformitate cu prevederile legale;

justețea criteriilor de calificare și a punctajelor (adaptate la specificul lucrărilor licitate), necesare selecției contractanților și a evaluării ofertelor;

exactitatea întocmirii listelor de lucrări, în concordanță cu caietul de sarcini și soluțiile tehnice prevăzute în studiul de fezabilitate aprobat;

existența „modelelor anexă” privind modul de prezentare a ofertelor în conformitate cu prevederile din Normele metodologice;

graficul de desfășurare a licitației;

definirea în anunțul publicitar sau în invitația de participare la licitație, de către persoana juridică achizitoare a naturii obiectelor ce se supun licitației.

Conținutul cadru al proiectului tehnic este un document ce se întocmește, în general, pe baza studiului de fezabilitate și a studiului tehnico-economic. Se execută la cererea persoanei juridice achizitoare de către diverse firme de consultanță. Face parte din documentațiile licitației și se folosește de contractanți la elaborarea ofertei.

După studierea proiectului tehnic, ofertanții pot să analizeze datele tehnice și cele tehnologice necesare pentru determinarea valorii ofertei precum și pentru informații care să ajute la execuția lucrărilor.

Pentru a răspunde acestor cerințe este necesar ca proiectul tehnic să fie suficient de clar și complet. El trebuie să permită elaborarea pe baza lui a detaliilor de execuție în concordanță cu materialele și tehnologia propriu-zisă, dar cu respectarea strictă a prevederilor proiectului tehnic, fără să fie necesar să se suplimenteze cantitățile de lucrări respective și fără să se depășească costul lucrării determinat în faza de ofertă.

Proiectul tehnic se întocmește în baza datelor și informațiilor pe care la furnizează studiul de fezabilitate, aprobat în condițiile reglementărilor legale în vigoare. Acesta presupune că proiectul tehnic cuprinde elementele și soluțiile principale ale lucrării în condițiile în care au fost obținute toate avizele, acordurile și aprobările execuției investiției.

Verificarea proiectului tehnic se efectuează de specialiști atestați de MPLAT conform regulamentului aprobat prin Ordonanța Guvernului nr.925/1995.

La capitolul „descrierea lucrărilor” în proiect se cuprind informații și date în legătură cu amplasamentul investiției, topografia, fenomenele naturale specifice zonei, geologia și seismicitatea.

În cuprinsul proiectului se redau de asemenea date și explicații în ce privește activitățile următoare:

organizarea de șantier, descriere sumară, demolări, devieri de rețele etc.;

căile de acces către investiția care se execută;

surse de apă, energie electrică, gaze, telefon etc.;

căile de acces, căile de comunicație către investiție;

programul de execuție al lucrărilor, graficele de lucru, programul de recepție etc.;

trasarea lucrărilor pentru execuție;

protejarea materialelor din șantier și a lucrărilor executate;

măsurarea lucrărilor executate pe șantier;

laboratoarele ofertantului și testele care revin în atribuțiile sale;

curățenia în șantier și serviciile sanitare;

relațiile între contractant, consultant și persoana juridică achizitoare etc.

Proiectul tehnic al unei lucrări de investiții cuprinde desigur și alte date și informații dintre care se menționează valoarea totală a investiției, din care construcții-montaj; eșalonarea acesteia; durata de execuție; capacitatea de producție sau prestații etc.

Dețin importanță de asemenea, anumiți indicatori cum ar fi:

condiții financiare și suma stabilită pentru realizarea obiectivului inclusiv cu rata de actualizare, rata internă de rentabilitate, raportul cost-profit, rata dobânzii bancare, rata de schimb valutar etc.;

lista principalelor mașini necesare dotării și capacitatea tehnică a acestora;

materii prime, materiale, combustibili și energia consumată pentru fiecare lucrare în parte și prețurile de procurare;

manopera folosită în cadrul investiției;

producția prevăzută a se realiza și desfacerea acesteia etc.

Esențialul este ca proiectul tehnic să fie în măsură să furnizeze informații pentru ofertanți și pentru persoanele juridice în ce privește elaborarea ofertelor și cunoașterea exploatării viitoare a investițiilor, precum și în ce privește rezultatele scontate.

3.2 Caietul de sarcini:

În cadrul documentelor ce se întocmesc pentru participarea la licitație se înscrie și caietul de sarcini. Este documentație scrisă care însoțește proiectul tehnic și care detaliază condițiile de execuție și de montaj a lucrărilor.

Caietul de sarcini sau de condiții, documentul cel mai important al mecanismului unei licitații, îndeplinește funcția de cerere de ofertă și cuprinde condițiile care pot fi grupate în trei categorii: tehnice , comerciale și generale. Întocmirea caietului cade în sarcina organizatorilor, care, pentru elaborarea lui, apelează, de regulă, la firme de consultanți care au competența necesară în domeniul respectiv.

Condițiile tehnice diferă în funcție de obiectul licitației, dar, de regulă, cuprind date referitoare la obiectul licitației, capacitatea, caracteristicile produsului finit și ale principalelor componente ale acestuia, documentația de funcționare, piesele de schimb, asistența tehnică și service, caracteristicile materiilor prime, utilitățile (apă, abur, energie electrică), datele topometrice, climatice, seismice, norme privind poluarea etc.

O atenție deosebită se acordă încadrării și definirii condițiilor tehnice în termenii stabiliți prin standarde speciale, care este de natură să atragă în competiție un număr mare de concurenți, să simplifice munca de întocmire a prescripțiilor tehnice, să reducă necesarul de piese de schimb și gradul de dependență față de partenerul care execută contractul.

Condițiile comerciale cuprind: termenul și locul unde vor fi expediate ofertele, opțiunile cumpărătorului privind condițiile de plată și eventualele lui preferințe pentru anumite facilități de plată, condițiile și termenele de livrare, expediție și asigurare, modalități de recepție, moneda în care se va exprima și modul de detaliere a prețului ofertei (nu se prevede nivelul prețului), taxele de participare, garanția de încheiere a contractului și cea de bună execuție. Detalierea prețului pe diferite componente ale instalației care face obiectul licitației este solicitată din următoarele motive: cumpărătorul să poată face o comparație aprofundată a competitivității diferitelor oferte, având astfel posibilitatea să încerce promovarea unei oferte comune și, totodată, pornindu-se de la premisa că orice detaliere conduce la mai multă rigurozitate analitică în determinarea nivelului prețului. Ca și în cazul condițiilor tehnice, un rol deosebit de important în facilitatea tranzacțiilor îl are uniformizarea condițiilor de vânzare, eforturile depuse în acest sens concretizându-se în elaborarea unor „condiții-ghid”.

Condițiile generale cuprind o serie de reguli de procedură privind : firmele acceptate, data, ora și locul deschiderii ofertelor; perioada de valabilitate a acestora; drepturile pe care și le rezervă organizatorii de a respinge toate ofertele, de a acorda contracte separate pentru diferite părți ale bunurilor și serviciilor care constituie obiectul licitațiilor sau de a combina ofertele conform prevederilor caietului de sarcini; confidențialitatea procedurii de evaluare a ofertelor; modul de soluționare a litigiilor; indicarea sensului în care trebuie înțeleși termenii tehnici și comerciali utilizați în textul caietului de sarcini.

Totodată, ofertanților li se solicită o serie de informații, care, de regulă, se referă la experiența și renumele lor. Uneori sunt solicitate anumite documente legale pentru acceptarea vânzătorului.

În cazul lucrărilor de investiții publice, caietele de sarcini se elaborează de către proiectant și se editează de cele mai multe ori în broșuri distincte, care cuprind în general:

descrierea lucrărilor și operațiunilor care fac obiectul licitației;

prezentarea grafică a investiției prin diverse planșe, scheme și calcule;

note de text pentru explicitarea schemelor, graficelor și planșelor etc.;

date și informații privind nivelul de performanță al lucrărilor;

descrierea soluțiilor tehnice și tehnologice, precum și a tehnologiilor prevăzute;

performanțele calitative ale investiției;

caracteristicile și calitățile materialelor folosite, testele și probele acestora, descrierea operațiunilor care se execută, modul de realizare etc.

Defalcarea responsabilității pentru calitățile materialelor și respectiv a lucrărilor ca și pentru recepția acestora se referă la modul de urmărire în timp a investiției, la ordinea de execuție și montaj, testele, verificările, probele și nu în ultimul rând la volumul lucrărilor prevăzute a fi executate și comparația cu materialele stabilite a fi folosite.

Cheltuielile prevăzute pentru executarea investiției cuprind următoarele grupe:

cheltuieli pentru materiale, combustibil, energie etc.;

cheltuieli prevăzute pentru forța de muncă folosită la executarea investiției.

Normele metodologice aprobate de MF și MPLAT clasifică caietele de sarcini astfel:

În funcție de destinație pot fi:

caiete de sarcini pentru execuția lucrărilor;

caiete de sarcini pentru recepții, teste, probe, verificări și puneri în funcțiune, urmărirea comportării în timp a construcțiilor și conținutul cărții tehnice a construcției;

caiete de sarcini pentru furnizori de materiale, utilaje, echipamente și confecții diverse.

În funcție de domeniul la care se referă, caietele de sarcini se clasifică în:

caiete de sarcini generale: se referă la lucrări curente în domeniul construcțiilor și acoperă majoritatea categoriilor de lucrări; acestea se pot sistematiza pe categorii și capitole de lucrări, pot deveni repetitive și pot fi introduse în memoria calculatoarelor;

caiete de sarcini speciale: care se referă la lucrări specifice și se elaborează independent pentru fiecare lucrare.

În caietul de sarcini sunt prevăzute instrucțiuni privind modul de întocmire a ofertei, adeseori anexându-se și formulare speciale care trebuie completate (formulare – model de angajament, de garanție, de ofertă etc.). Caietul de sarcini poate fi achiziționat contra cost, iar uneori se distribuie gratis.

Oferta de bunuri și servicii este elaborată și depusă pe baza condițiilor și a termenelor prevăzute în caietul de sarcini. Principalele elemente ale ofertei, în mod uzual, sunt: invitația de participare care atestă dreptul de a lua parte la licitație și originalul documentelor licitației sau dovada că acestea au fost cumpărate de ofertant, oferta tehnică, oferta comercială, garanțiile în forma și cuantumul solicitate, o serie de documente suplimentare solicitate, date și informații privind dotarea tehnică și cu personal a ofertantului, realizărilor lui anterioare, atestate privind situația lui financiară, certificate de bună execuție, declarații solemne, semnăturile și parafele. Dintre aceste elemente, rolul cel mai important în valorificarea șanselor de adjudecare îl prezintă oferta tehnică și oferta comercială.

Oferta tehnică cuprinde datele cu privire la caracteristicile tehnice stabilite prin caietul de sarcini, și anume: descrierea detaliată a obiectului ofertei, documentația tehnică ce a stat la baza elaborării ofertei, referințe privind experiența tehnică și situația financiară a furnizorului și a fabricantului, elemente referitoare la oferta de know-how ce va fi acordat și listele de echipamente, utilaje, materiale și piese de schimb ce vor fi livrate etc. Atunci când furnizorul nu este fabricantul produsului oferit, oferta tehnică trebuie să cuprindă și garanția acordată de o bancă prin care acesta se angajează să finanțeze producția bunului în cazul adjudecării, precum și angajamentul fabricantului, garantat de o bancă sau de altă firmă, de a vinde fără întârziere și restricții produsul furnizorului în cazul adjudecării contractului.

Oferta comercială conține elemente referitoare la: condițiile de livrare, termenele de livrare specificate pentru fiecare lot de furnitură, preț, monede de decontare, modalitățile și instrumentele de plată, termenul de plată, condițiile de ambalare, transport, asigurare, termenul de valabilitate a ofertei etc.

Oferta se consideră ca fiind conformă cu documentele licitației când cuprinde toate elementele solicitate și nu prezintă „modificări majore” ale acestora. Modificările majore sunt considerate a fi cele referitoare la cantitate, termen de livrare, condiții de plată sau la introducerea unor restricții care limitează răspunderea ofertantului sau drepturile beneficiarului. Deoarece acest concept nu este totuși riguros definit, este posibilă interpretarea oricăror rezerve sau abateri de la condițiile solicitate drept modificări majore, fapt care poate atrage descalificarea.

Corespunzător reglementărilor în vigoare, ofertantul poate asigura condiții mai bune, respectiv poate înainta două variante de ofertă: una completată pe formularele speciale și aliniată la condițiile prevăzute în caietul de sarcini și alta pe un formular separat, cuprinzând condițiile propuse de ofertant, însoțite de explicații cât mai clare cu privire la avantajele suplimentare pe care această alternativă le furnizează.

Prin depunerea în termenul prevăzut a ofertelor tehnice și comerciale, însoțite de celelalte documente solicitate (scrisoare de garanție bancară, taxa de participare, angajamentul sau garanția de bună furnizare și scrisoarea sau lista de referințe) firma participantă se angajează în tratativele de concurență. Garanția bancară de participare reprezintă, de regulă, 1%-5% din valoarea obiectului licitației și poate fi constituită din bani cash, scrisoare de garanție bancară, acțiuni sau alte titluri de credit purtătoare de dobândă. Depunerea garanției bancare este o condiție de participare, acesta exprimând fermitatea ofertei și seriozitatea ofertantului, asigurând organizatorii licitației că oferta nu va fi retrasă înainte de termenul de adjudecare. Ofertanții nu își pot retrage oferta înainte de termenul de expirare a valabilității, altfel își pierd garanția bancară, iar celor ce pierd licitația li se returnează integral suma depusă. Garanția celor care au obținut adjudecarea se returnează după încheierea contractului. Obținerea unei garanții bancare presupune plata unui comision în proporție de 2-8% din valoarea ei.

Menționăm că la licitațiile privind obiective de mare complexitate, pentru a răspunde cât mai bine cerințelor formulate prin caietul de sarcini, sporindu-și astfel șansele de adjudecare, (mai ales firmele mai puțin cunoscute, dar adeseori chiar și cele cu renume), se unesc în consorții, prezentând oferte comune, mai competitive.

Ofertele pot fi depuse direct, prin reprezentant sau pot fi trimise prin poștă, iar primirea lor este confirmată prompt printr-o scrisoare sau o copie semnată a telexului, telegramei sau telecopiei. Ofertele prezentate prin telefon nu sunt admise. Conținutul telexului, telegramei sau telecopiei, prevalează atunci când apare o diferență între acestea și orice documentație transmisă după depășirea termenului limită.

În vederea deschiderii și evaluării ofertelor și a adjudecării licitației se constituie o comisie formată din reprezentantul organizatorului licitației în calitate de președinte și câte un reprezentant al beneficiarului direct al licitației.

Înaintea deschiderii ofertelor, comisia de adjudecare procedează la preselecția acestora, cercetând dovezile de capacitate tehnică și economică prevăzute în caietul de sarcini, garanțiile depuse, valabilitatea ofertelor. Condițiile de valabilitate se referă la conținutul ofertei și la o serie de alte aspecte să fie depuse în termen, pe una din căile indicate de organizatori, să fie prezentate în forma solicitată prin caietul de sarcini, de regulă în plicuri sigilate. Neîndeplinirea acestor condiții atrage descalificarea automată și returnarea ofertelor.

Deschiderea ofertelor se face conform prevederilor legislației naționale, privind achizițiile de bunuri și servicii publice prin licitații, care prevăd că toate ofertele vor fi deschise conform procedurilor și condițiilor care guvernează legalitatea, precum și disponibilitatea informației asupra deschiderii. În concordanță cu această stipulație, de regulă deschiderea ofertelor se face în prezența ofertanților sau reprezentanților lor ori unui martor imparțial, neinteresat în achiziția respectivă, la data, ora și locul indicate în anunțul publicitar, după procedura prevăzută în caietul de sarcini. Mai întâi se deschid și se evaluează ofertele tehnice și se rețin cele care corespund caietelor de sarcini și apoi ofertele comerciale referitoare la ofertele tehnice calificate.

În ceea ce privește oferta comercială, principalul element vizat în cadrul tratativelor pentru calificare este prețul, acesta fiind criteriul principal de analiză și evaluare a ofertelor în vederea adjudecării. De regulă, ofertanții evită prezentarea detaliată a propriei metode de stabilire a prețului, deoarece aceasta ar da posibilitatea organizatorilor să elaboreze o contradocumentație fondată prin care, după adjudecare, în cursul tratativelor precontractuale să obțină reducerea prețului de ofertă. De aceea, comisia solicită clarificări privind modul de stabilire a prețului și procedează la o evaluare a acestuia, comparându-l cu cel al altor oferte și cu nivelurile de preț cu ofertantul care va câștiga licitația. Pentru compararea ofertelor sub aspectul prețurilor, acestea se recalculează în moneda indicată în caietul de sarcini.

Oferta, care, în urma analizei, a comparării și a definitivării prin tratative a tuturor condițiilor tehnice și comerciale, apare a fi cea mai avantajoasă prin prisma complexului de criterii de evaluare este reținută pe primul loc în vederea adjudecării.

În absența precalificării, verificând dacă ofertantul a cărui ofertă a fost reținută ca cea mai avantajoasă are, într-adevăr, capacitatea tehnică și resursele financiare pentru a duce efectiv la îndeplinire contractul respectiv. Dacă ofertantul nu întrunește condițiile tehnice și financiare necesare, el este descalificat, luându-se în discuție următoarea ofertă cea mai avantajoasă.

În situațiile de excepție, când nici o ofertă nu se încadrează în prescripțiile caietului de sarcini, prețurile de ofertă fiind anormal de ridicate, comparativ de cele practicate pe piață pentru achiziții de bunuri și servicii publice similare sau din motive de insuficientă competitivitate, se trece fie la angajarea de negocieri cu ofertanții ale căror oferte apar a fi cele mai avantajoase, în vederea încheierii contractului în condiții acceptabile, fie la solicitarea de noi oferte sau respingerea tuturor ofertelor și organizarea unei noi licitații.

Întreaga activitate de evaluare și analiză succesivă a ofertelor și de desfășurare a tratativelor cu ofertanții în vederea definitivării soluțiilor tehnice și comerciale trebuie să se desfășoare în cadrul termenului de valabilitate a ofertelor.

În mod excepțional, în cazul unor obiective complexe, care necesită analize și tratative îndelungate, organizatorul licitației poate solicita participanților prelungirea termenelor de valabilitate a ofertelor, nu însă și modificarea conținutului acestora, a condițiilor tehnice și de preț.

Solicitarea prelungirii termenelor de valabilitate a ofertelor trebuie adresată ofertanților înainte de expirarea acestora. Ofertanții pot accepta cererea respectivă, prelungind durata garanției lor bancare până la limita noului termen. În cazul în care ofertanții refuză prelungirea, ei nu-și pierd dreptul asupra garanției bancare.

Concluziile activității de analiză și evaluare comparativă sunt inserate într-un raport detaliat de argumentare a deciziei de adjudecare (sau după caz de respingere) a ofertelor, care potrivit celor convenite în acordul de împrumut, este înaintat băncii finanțatoare înainte sau după adjudecare pentru aprobare.

Decizia de adjudecare trebuie luată în cadrul termenului de valabilitate a ofertelor în favoarea ofertei al cărei preț este cel mai scăzu, asigură cele mai bune condiții tehnice și comerciale de execuție și îndeplinește cel mai bine standardele de capacitate și resursele financiare solicitate.

Participanții necâștigători iau cunoștință de condițiile oferite de concurență, aspect care poate deosebit de util cu ocazia participării la alte licitații.

Mărirea șanselor de adjudecare a licitațiilor depinde, în multe cazuri, și de cunoașterea temeinică a legislației, a uzanțelor locale și de luare în considerare, la redactarea ofertelor, a tuturor facilităților și a restricțiilor pe care acestea le prevăd.

După anunțarea rezultatului au loc returnarea ofertelor și retragerea garanțiilor bancare de către firmele care au pierdut adjudecarea, iar firmele care au pierdut adjudecarea, iar firmei câștigătoare îi revine obligația de depunere a garanției de bună execuție, asigurând beneficiarul despre intenția sa fermă de a încheia contractul. În cadrul așa-numitului termen de discuții, până la încheierea contractului, se angajează tratative suplimentare între parteneri, legate de execuția lucrării, urmărindu-se adesea obținerea unor facilități tehnice și de preț. Finalizarea tratativelor prin încheierea contractului este urmată de livrarea mărfurilor și de executarea lucrărilor prevăzute prin clauzele contractuale.

3.3 Studiu de caz privind

întocmirea documentației pentru actuala licitație:

Departamentul de ofertare al S.C. „ICCO” S.A. primește o invitație de participare la o licitație având ca obiect lucrările de construcție-montaj a unui magazin al cărui beneficiar este S.C. „Fortuna” S.A.

S.C. „ICCO” S.A. întocmește documentația de ofertare necesară participării la licitație în vederea adjudecării execuției lucrărilor de construcții-montaj pentru magazinul respectiv.

Dimensiunile pe care beneficiarul le dorește sunt:

Lungime:

exterioară: 6,00m; cu elevație: 6,10m;

interioară: 5,50m; cu elevație: 5,40m;

Lățime:

exterioară: 3,00m; cu elevație: 3,10m;

interioară: 2,50m; cu elevație: 2,40m;

Înălțime:

interioară: 2,00m;

la ușă: 1,80m;

exterioară: 2,40;

Fundație: 0,4m.

Pe baza acestor date, S.C. „ICCO” S.A. elaborează, prin intermediul departamentului de ofertare desenele de execuție (vezi Anexa 1) și a stabilit materialele din care urmează a fi realizat fiecare element al obiectului de construcții, precum și tehnologia de execuție.

Documentația de deviz este formată din:

antemăsurătoare;

deviz pe categorii de lucrări;

deviz pe obiect de construcții;

extrase de resurse.

Documentația de deviz servește atât la determinarea valorii de deviz a lucrărilor de construcții-montaj, cât și la planificarea, programarea și organizarea execuției lucrărilor.

Antemăsurătoarea s-a întocmit pe baza desenelor de execuție din figura1 (Anexa1) și a articolelor de deviz din indicatoarele orientative de norme de deviz.

Elaborarea documentației de deviz s-a realizat cu ajutorul pachetului de programe elaborat de „INFSERV”. Rapoartele obținute în urma prelucrării sunt prezentate în anexa1.

=== Capitolul 4 ===

Cap.4 STUDIU DE CAZ:

PARTICIPAREA LA LICITAȚII A

S.C. „ICCO” S.A.

Practica licitațiilor s-a extins mult. În multe țări se organizează licitații pentru achiziționarea de bunuri și servicii, mărfuri și lucrări. Nomenclatorul de bunuri și servicii care formează obiectul licitațiilor a suferit o extindere evidentă.

Prețul se determină pe baza ofertei avantajoase care se adjudecă în cadrul licitațiilor.

Tranzacțiile care se încheie în cadrul licitațiilor sunt ferme și prompte. Când sunt organizate de vânzători, mărfurile sunt prezentate la locul licitației, iar vânzările sau cumpărările se realizează pe bază de strigare.

Condițiile participării la licitație sunt formulate în funcție de legislația în vigoare.

După cum am arătat anterior în capitolele precedente licitațiile au caracter deschis, când pot să ia parte firmele și organizațiile interesate, sau închis când participarea are loc pe bază de invitații.

Organizarea licitației se anunță public, înainte de data ținerii ei, de obicei cu una – trei luni, când se dorește o participare mai largă, sau cu una – două săptămâni când organizatorii doresc să ia parte un număr restrâns de firme, care cunosc dinainte condițiile de participare. La baza prețului de licitație stă oferta agentului economic, care se adjudecă de către comisia numită în acest scop. Se poate spune că prețul de licitație este o prelungire a prețului realizării lucrării sau prețului de producție al firmei care a câștigat licitația. Acest preț s-a stabilit de ofertant în funcție de costurile antecalculate și de beneficiul pe care acesta îl calculează uzual.

În legătură cu nivelul prețului de licitație se relevă faptul că acesta ar trebui să se situeze la nivelul prețului practicat pe piața respectivă. Desigur unele corecturi sunt determinate de condițiile speciale de comercializare, execuție și livrare. Spre exemplu, în cadrul licitațiilor cu vânzare imediată, prețurile se ajustează cu cheltuielile de organizare a licitației, de depozitare și păstrare a produselor etc.

În acest sens voi face un studiu de caz la S.C. „ICCO” S.A. reprezentând participarea sa la diferite licitații de achiziții de bunuri și servicii publice.

Majoritatea contractelor pentru realizarea unor obiective importante (lucrări de restaurare, construcții de clădiri, instalații complexe etc) chiar și achiziția de materii prime (materiale de construcții) societatea „ICCO” le-a achiziționat prin adjudecarea unor licitații, exemplificând în cele ce urmează câteva dintre acestea.

EXEMPLIFICARE 5 LICITAȚII CÂȘTIGATE:

1. Licitație pentru achiziție de materii prime (câștigată)

Responsabilul compartimentului de aprovizionare cu materii prime din cadrul S.C. „ICCO” S.A. procură in cursul lunii mai 1996 documentele necesare participării la o licitație pentru achiziționarea unor materiale de construcții.

Cu aproximativ două săptămâni înainte de ținerea licitației S.C. „Granitul” S.A. București apelează la serviciile unei firme specializate în organizarea licitațiilor și anunță scoaterea spre vânzare a unei cantități de materiale de construcții. Materialele de construcții respective constituiau un surplus în depozitele vânzătorului (Granitul S.A.) acesta fiind dispus să le vândă chiar și cu un preț puțin sub prețul pieței datorită pierderilor care aceasta le avea cu depozitarea acestora.

S.C. „ICCO” S.A. avea nevoie, în urma unei erori de calcul survenite într-un deviz, pentru a definitiva o lucrare de construcție a unui tronson de locuințe P+10, de o cantitate de 10 tone piatră mozaic și aproximativ 5 tone ciment alb, aceste materiale găsindu-se printre cele cuprinse în oferta S.C. „Granitul” S.A.

La licitație mai participă încă trei firme concurente interesate în achiziționarea respectivelor materiale de construcții: S.C. „Construct” S.R.L. Ploiești, firma A și firma B.

Participanților la licitație le sunt puse la dispoziție mostre ale materialelor și caracteristicile tehnice ale acestora.

Licitatorul strigă loturile de materiale de construcții și prețurile aferente ale acestora prețuri de la care se începe licitația.

În baza unor limite de preț date de vânzător licitatorul pune lotul de marfă în vânzare. El pornește de la un preț mai mare decât cel minim transmis de către S.C. „Granitul” S.A.

Dorindu-se un preț minim de 700 lei/kg pentru cimentul alb și 130 lei/kg pentru piatra de mozaic licitația începe de la 800 lei pentru primul și 230 lei pentru cel deal doilea produs. În momentul strigării nu răspunde nimeni în sală iar licitatorul începe scăderea prețului.

Primul răspuns vine din partea reprezentantului firmei „Construct” S.R.L. care oferă 750 respectiv 160 lei/kg pentru cele două produse, celelalte două firme fiind dispuse să cumpere sub acest preț se abțin.

S.C. „ICCO” S.A. oferă la următoarea strigare 780 lei/kg pentru cimentul alb și 200 lei/kg pentru piatra de mozaic iar principalul concurent „Construct” S.A. se abține la următoarele trei strigări ceea ce duce la adjudecarea celor două materiale de construcții.

După adjudecarea materialelor de către „ICCO” S.A. care a oferit prețul cel mai mare, secretariatul comisiei pregătește contractul și factura care sunt semnate de cumpărător și vânzător S.C. „Granitul” S.A.

„ICCO” S.A. este obligat să deschidă un acreditiv sau să plătească marfa pe loc. În momentul în care plata s-a efectuat, organizatorul licitației expediază marfa adjudecată.

După încasarea facturilor întocmite, organizatorul transferă banii vânzătorului, reținându-și comisionul cuvenit.

Din licitația prezentată reiese S.C. „Granitul” S.A. a obținut un preț peste cel minim scontat inițial iar S.C. „ICCO” S.A. datorită concurenței nu a putut obține un preț mai mic dar fiind mai mic decât cel al pieței rezultatul o avantajează și pe ea în mare parte.

2. Licitație achiziție contract de construcție depozit (câștigată)

La începutul anului 1997 S.C. „Policolor” S.A. București are în vedere construcția unui depozit. Fiind destinat depozitării vopselelor depozitul trebuie să asigure anumite condiții de temperatură și umiditate, acestea realizându-se cu aparatură de climatizare specială, precum și cu instalații pentru prevenirea și stingerea incendiilor.

„Policolor” S.A. dorește încheierea unui contract cu o firmă specializată în domeniul construcțiilor care să realizeze obiectivul într-o perioadă relativ scurtă de timp (maxim 2,5 luni) și cu un cost cât mai mic (maxim 700 milioane lei). Pentru acest obiectiv firma în cauză apelează la o societate specializată în acest gen de licitații.

Firma organizatoare ia decizia desfășurării unei licitații deschise și trimite invitații de participare precum și documentația necesară privitoare la realizarea obiectivului, respectiv depozitul, unor firme specializate printre ele numărându-se și S.C. „ICCO” S.A.

În urma înștiințării societatea „ICCO” S.A. primește documentația necesară. Aceasta cuprinde după cum am arătat în capitolele anterioare proiectul tehnic (listele de cantități de materiale, listele echipamentelor și utilajelor, memorii tehnice de specialitate etc.), documentul de aprobare a indicatorilor tehnico-economici, copie de pe autorizația de construcție a depozitului, caietele de sarcini, precum și calendarul de desfășurare al licitației.

Societatea „ICCO” S.A. își trimite oferta, un angajament ferm al contractului în conformitate cu documentele licitației. Oferta este secretă și este depusă la organizator în vederea participării la licitație.

Pentru a-și produce efectul, oferta este foarte explicită și conține angajamentul S.C. „ICCO” S.A. de a-și îndeplini obligația asumată prin ofertă în cazul acceptării de către beneficiarul „Policolor” S.A.

În ziua și la ora stabilită, comisia de licitație numită prin decizie împreună cu un reprezentant al societății organizatoare procedează la deschiderea licitației publice.

Președintele comisiei prezintă pe scurt scopul acesteia, precum și câteva date tehnice privind investiția prevăzută să se achiziționeze prin licitația organizată.

În continuare se prezintă componența comisiei de licitație, se face precizarea că licitația este organizată conform prevederilor legale și că participă un număr de zece contractanți pentru care se comunică denumirea lor și adresa.

Se trece la verificarea în prealabil a plicurilor dacă acestea au sigiliile intacte acestea fiind ținute până la termenul stabilit sub cheie de către organizator.

Este prezentată lista ofertelor, notificările în scris referitoare la modificările și retragerile de oferte, existența garanțiilor pentru participare precum și lista ofertelor respinse ca urmare a unor neconformități față de prevederile cuprinse în documentele licitației.

Se procedează apoi la deschiderea și prezentarea ofertelor de către fiecare contractant în parte.

La loc vizibil se prezintă datele principale ale fiecărei oferte: valoarea, durata de execuție și perioada de valabilitate.

În final comisia selectează două oferte aparținând societății „Proiect” S.R.L. din București care se angajează a realiza depozitul cu preț al lucrării de 600 milioane lei într-o perioadă de 2,5 luni și cea a S.C. „ICCO” S.A. care își asumă responsabilitatea de a termina obiectivul în 2 luni dar cu un cost ceva mai ridicat de 650 milioane lei.

Datorită faptului că pentru beneficiarul lucrării – „Policolor” S.A. – este mai important timpul realizării depozitului, chiar dacă pentru acest lucru trebuie să plătească cu 50 milioane lei mai mult, este preferată oferta „ICCO” S.A.

Se trece apoi la încheierea contractului care prevede garanțiile de bună execuție și eventualele sancțiuni și penalități.

3. Licitație construcție școală (câștigată)

Ministerul Învățământului și Educației Naționale anunță organizarea unei licitații, în data de 20 martie 1997, având ca obiect contractarea unei societăți pentru construcția unei școli (P+4).

Acesta trebuie să prezinte documentele licitației spre studiere MF și MPLAT în vederea eventualelor completări și modificări, în conformitate cu prevederile art.2.10 din Regulamentul privind procedurile de organizare a licitațiilor, prezentarea ofertelor și adjudecarea investițiilor publice, aprobat prin HG nr.592/1993, republicată în anul 1995.

Respectivul obiectiv trebuie realizat într-un termen de cel mult 10 luni și fără să depășească o investiție de 1,5 miliarde lei.

Organizatorul trimite invitații de participare unui număr de trei societăți și anume: S.C. „ICCO” S.A., S.C. „Construct” S.R.L. și S.C. „Proiect”.

Departamentul ofertare al S.C. „ICCO” S.A. își trimite oferta atât cea comercială cât și cea tehnică în termenul stabilit de organizator.

După ce s-au efectuat operațiunile privind deschiderea plicurilor cu ofertele trimise de cei trei participanți la licitație, se procedează la evaluarea și compararea acestora.

Evaluarea efectivă a ofertelor este făcută de către comisia de licitație prin folosirea aprecierii simple a calităților tehnice și valorice ale investiției ofertate.

Ofertele celor trei participanți după deschiderea plicurilor se prezintă astfel:

Criteriul principal de selecție în acest caz este prețul. Datorită faptului că societatea „ICCO” își oferă serviciile la un preț mai mic decât cel al celorlalți concurenți aceasta obține contractul cu beneficiarul lucrării respectiv Ministerul Educației Naționale.

„Construct” S.R.L. deși are o durată de execuție mai scurtă este totuși subclasată datorită prețului ofertei.

4. Licitație achiziție lot camioane (câștigată)

Pentru achiziționarea unui număr de zece camioane S.C. „ICCO” S.A. este invitată la o altă licitație, în luna mai 1996, organizată de o societate specializată în astfel de licitații datorită refuzului unui lot exportat către o firmă din Ungaria.

Lotul de camioane respectiv era produs de S.C. „ROMAN” S.A Brașov care a apelat la societatea respectivă pentru a-și vinde produsele, considerate de producător „greu vandabile” pe piața internă având un preț ceva mai ridicat.

Participanților la licitație le sunt puse la dispoziție calitățile tehnice și limitele de preț ale camioanelor. Din motivul că respectivul lot a fost refuzat la export managerii de la „ROMAN” au căzut de acord ca prețul camioanelor să fie sub prețul pieței.

Licitația începe de la un preț de 250 milioane lei/bucată. Inițial nici o firmă nu se arată a fi interesată să achiziționeze camioane la acest preț.

Când licitatorul scade prețul până la nivelul de 150 milioane lei se primește un răspuns din partea unei firme concurente.

Restul participanților se arată, în consecință, și ei interesați să cumpere, motiv din care rezultă creșterea prețului de achiziție.

În final prețul se dispută între reprezentanții a două firme, unul din ei fiind cel al S.C. „ICCO” S.A. În cele din urmă se oferă din partea firmei „ICCO” S.A. un preț de 200 milioane lei/bucată (ceea ce înseamnă achiziția întregului lot la un preț de 2 miliarde lei) iar firma concurentă cedează neavând resursele necesare pentru adjudecarea licitației.

După adjudecarea licitației se procedează la încheierea contractului în urma căruia beneficiarul are posibilitatea să-și achite datoriile printr-un regim de leasing.

Firmele necâștigătoare își recuperează în acest caz garanțiile de participare la licitație.

5. Licitație contract „SALROM” S.A.

Societatea „SALROM” S.A. a achiziționat în martie 1999 o clădire pentru a-și constitui o reprezentanță în București. Deoarece clădirea avea un oarecare grad de uzură se procedează la recondiționarea acesteia.

Beneficiarul dorește să aibă propria centrală termică dar să se folosească de vechea instalație.

Pentru achiziționarea și montarea respectivei centrale se dorește contractarea unei firme de specialitate. Montarea centralei respective implică construcția unui coș, având înălțimea mai mare decât cea a clădirii (P+15), pentru evacuarea gazelor rezultate din procesul de încălzire.

Pentru a se obține un contract cât mai avantajos S.C. „SALROM” S.A. dorește să organizeze o licitație, investiția ridicâdu-se la o valoare de aproximativ 600 milioane lei.

Neavând o experiență în acest domeniu se apelează, și în acest caz, la o societate specializată în organizarea licitațiilor.

Organizatorul întocmește documentația necesară pentru participarea la licitație și o trimite unor firme cu experiență in domeniul instalațiilor termice. Doi dintre participanții la licitație, și care implicit au primit invitații de participare sunt „Romstal” S.A. și S.C. „ICCO” S.A.

Fiecare dintre participanți î-și întocmesc și trimit, în timp util, ofertele (tehnice și comerciale) și caietele de sarcini.

La data și ora stabilită de organizator se deschid ofertele participanților calificați în urma primei faze de preselecție.

Primele clasate după evaluarea ofertelor cele două societăți se detașează mult de ceilalți participanți.

Comisia licitației trebuie să aleagă între cele două oferte, fiind pusă în dificultate deoarece cele două firme au mici neasemănări la oferta tehnică și deci implicit și oferta comercială diferă.

Cele două oferte se prezintă în general astfel:

Diferența de preț, relativ mare, a celor două oferte survine din modul de achiziționare și construcție a coșului.

„Romstal” S.A. procură coșul, cât și celelalte materiale, prin importarea acestora din Italia.

„ICCO” S.A. are resurse și personal specializat în confecții metalice, deci preferă să confecționeze și să monteze coșul cu mijloace proprii. De aici rezultă valoarea mai scăzută a investiției și un timp ceva mai mare de execuție.

Pentru realizarea obiectivului cu costuri cât mai reduse beneficiarul preferă în cele din urmă oferta „ICCO” S.A.

Ulterior se trece la încheierea contractului de cele două părți: beneficiarul (S.C. „SALROM” S.A.) și executantul lucrării (S.C. „ICCO” S.A.).

Observații licitații câștigate:

În general principalul criteriu după care se face adjudecarea este prețul. Există însă cazuri când un cuvânt de spus îl are și timpul în care este realizat obiectivul.

Caracteristic prețului de licitație este și faptul că el se stabilește sub concurența unui număr relativ de ofertanți în raport cu comercializarea pe piața obișnuită.

În aceste condiții beneficiarul respectiv comisiile de adjudecare au posibilitatea să se documenteze și să se informeze asupra costurilor și prețului fiecărui ofertant atât pe fiecare element de cost, cât și pe ansamblul obiectivului.

În cazul vânzărilor obișnuite, cumpărătorul nu primește o asemenea documentație din partea furnizorului, ceea ce-l dezavantajează pe acesta în examinarea în detaliu a prețului solicitat de vânzător.

În cazul lucrărilor de construcții-montaj sau al livrărilor în loturi, prețurile trebuie să țină seama de dimensiunea avansului, a creditului, a dobânzii, a coeficientului de depreciere a valutei în care s-a efectuat contractul, de gradul de majorare a prețului la materii prime și materiale, a manoperei, a unor taxe și impozite de pe piața locală etc.

Într-un mod diferit se pune problema, după cum am văzut, la lucrările de construcții, a instalațiilor complexe și obiectivelor industriale etc.

În cazul acestor livrări, la determinarea costurilor se întâmpină dificultăți de către firmele ofertante în ceea ce privește cunoașterea cheltuielilor care urmează să se efectueze.

În cazul unor construcții se estimează destul de aproximativ cheltuielile de fundații, amenajări și izolări sau străpungerea unor zone muntoase, atunci când este vorba de construcții de căi ferate, șosele etc.

În concluzie o bună cunoaștere a pieței respective și a intereselor pe care le urmărește cumpărătorul duce la câștigarea licitației respective.

EXEMPLIFICARE 5 LICITAȚII PIERDUTE:

1. Licitație achiziție contract instalație termică (pierdută)

În luna iunie 1996 departamentul ofertare din cadrul S.C. „ICCO” S.A. procură documentația de participare la licitație pentru echiparea unei clădiri P+10 cu instalație de încălzire (calorifere + centrală termică proprie).

Printre firmele participante se numără societățile comerciale „Romstal” S.A., „ICCO” S.A. și „Romclima” S.A., fiecare dintre acestea primind invitații de participare la licitație și de a-și depune oferta la sediul societății organizatoare în timp util.

Fiecare dintre firme își trimit oferta (care cuprinde atât oferta financiară cât și oferta tehnică) până la data stabilită de societatea organizatoare.

După deschiderea plicurilor ofertele celor trei firme arată astfel:

După evaluarea ofertelor este preferată categoric oferta societății „Romstal” S.A. care are un angajament de a-și realiza obligațiile cu un cost minim și într-o perioadă mult mai scurtă ceea ce face să-și subclaseze cei doi adversari „ICCO” S.A. și „Romclima” S.A.

De asemenea, „Romstal” S.A. are un punctaj mai bun la oferta tehnică deoarece este o firmă care are o experiență mai mare în domeniul instalațiilor de climatizare.

2. Licitație contract construcție parcare subterană (pierdută)

O societate comercială dorește să construiască o parcare subterană în apropierea aeroportului „Băneasa” și neavând mijloace proprii privind realizarea acestui obiectiv dorește să contracteze o firmă specializată prin intermediul unei licitații.

În acest sens se apelează la o societate specializată în organizarea licitațiilor.

Înainte de acțiunile de publicitate se întocmesc documentele privind investiția în cauză spre a fi avizate de Ministerul Finanțelor și Ministerul Lucrărilor Publice și Amenajării Teritoriului.

Organizatorul, după cum am arătat și în cazul licitațiilor anterioare, ia măsuri privind trimiterea invitațiilor și documentația licitației care cuprinde informații despre locul, data și ora desfășurării, obiectul licitației, termenul limită al primirii plicurilor cu oferte și altele.

Beneficiarul contractului și deci al obiectivului (parcarea subterană) dorește realizarea acestuia cu o investiție de maximum 2,5 miliarde lei.

La licitației sunt invitate printre alte firme participante „Aedificia Carpați” S.A. și S.C. „ICCO” S.A.

Beneficiarul investițiilor procedează la calificarea și selecția ofertanților în funcție de interesele pe care le are și de situația de fapt la un moment dat.

Prin calificarea ofertanților beneficiarul urmărește să înlăture încă de la început unele dificultăți care s-ar putea ivi în timpul desfășurării investiției.

Potrivit solicitării beneficiarului toate firmele participante (inclusiv cele două prezentate anterior) trimit informații privitoare la:

Capacitatea legală de a fi în contractul de achiziție;

Îndeplinirea obligațiilor de plată a impozitelor și contribuției pentru asigurările sociale;

Experiența generală exprimată prin cifra medie anuală de afaceri pe ultimii trei ani care trebuie să fie egală sau mai mare decât valoarea stabilită prin documentele de licitație (sau pe perioada de la înființare dacă această perioadă este mai mică de trei ani);

Competența tehnică în lucrări similare ca natură și complexitate cu obiectivul supus licitației (parcare subterană), exprimat prin existența a cel puțin unei lucrări terminate (recepționate), executată în ultimii ani și a cărei valoare este egală sau mai mare decât plafonul stabilit prin documentele licitației (2,5 miliarde lei);

Calitatea lucrărilor executate: să nu existe simultan recepții respinse și accidente tehnice din vina exclusivă a contractantului în ultimii trei ani;

Personalul contractului:

Managerii și presupușii lor implicați direct în contractul de achiziție nu au fost condamnați în ultimii cinci ani pe teritoriul României pentru infracțiuni prevăzute în Ordonanța Guvernului nr. 12/1993, republicată în 1995 precum și pentru infracțiuni de dare sau luare de mită, primire de foloase necuvenite, trafic de influență, înșelăciune în dauna avutului particular sau public;

Ca persoană fizică, managerii și presupușii lor să fie incompatibili cu prevederile legale privind combaterea concurenței;

Îndeplinirea condițiilor de specialitate, de conducere a unei lucrări similare executate, cuprinse în fișa care reprezintă plafoanele minime de calificare.

Asigurarea tehnică: prezentarea principalelor utilaje, echipamente, mijloace de transport, baze de producție, laboratoare pe care contractantul le consideră necesare pentru execuția lucrărilor și modul cum acestea vor fi asigurate;

Siguranță în desfășurarea operațiunilor proprii

Situația financiară:

Bonitatea financiară exprimată prin indicatori specifici;

Existența capacității financiare de a putea contracta noi lucrări, care să depășească plafonul stabilit prin documentele licitației.

Oferta comercială a principalelor firme concurente se prezintă astfel:

După evaluarea acestor informații S.C. „Aedificia Carpați” S.A. obține un punctaj net superior, în mare parte obținut datorită faptului că are o dotare și o experiență mult peste ceilalți concurenți. Ulterior se procedează la restituirea garanțiilor de participare a firmelor necalificate și la încheierea contractului cu firma câștigătoare a licitației.

3. Licitație achiziție materii prime (pierdută)

O altă invitație de participare la licitație este primită de către departamentul de ofertare a societății „ICCO” S.A. pentru a participa la vânzarea unor materiale de construcții. Sunt primite de asemenea limite de preț pentru fiecare lot de materiale.

Datorită faptului că achiziționarea materiilor prime prin licitații se poate face uneori cu un preț sub nivelul pieței S.C. „ICCO” S.A. își trimite intenția de a participa la licitație.

S.C. „ICCO” S.A. urmărește achiziționarea a 50000 bucăți de cărămidă (CARAMIZI PLINE M 50 CAL.A C1 24011563 BALOT S457 BUC.). Acest lot de materiale de construcție urma pus spre vânzare de către S.C. „Granitul” S.A. prin intermediul unei societăți specializate în organizarea licitațiilor de materiilor prime.

La licitație mai ia parte un număr de cinci firme din domeniul construcțiilor interesate de procurarea materialelor de construcții.

Obișnuit, după cum am arătat la început, licitațiile de materii prime se desfășoară pe bază de strigare a prețului.

Ca toate celelalte genuri de licitație și aceasta se desfășoară la o dată și oră stabilită anterior de către organizator.

Licitatorul prezintă loturile de materiale și limitele prețurilor de vânzare ale acestora. În baza acestor limite de preț date de vânzător („Granitul” S.A.) licitatorul pune lotul de materiale (cărămizi pline …) în vânzare.

Se pornește de la un preț mai mare decât cel minim transmis de vânzător respectiv 3500 lei/bucată dorindu-se să se obțină un preț de 2500 lei/bucată.

Datorită faptului că la strigarea primului preț nu răspunde nimeni licitatorul începe să scadă prețul.

Când se ajunge la 2500 lei/bucată reprezentantul „ICCO” răspunde la acest preț.

Ceilalți concurenți dorind să achiziționeze și ei lotul respectiv încep să liciteze crescător urcând prețul de achiziție. Astfel S.C. „ICCO” S.A. nefiind dispusă să ofere un preț mai mare, care ajunge până în final la valoarea de 3200 lei/bucată, pierde licitația în favoarea celorlalți concurenți.

4. Licitație contract închiriere (pierdută)

S.C. „ICCO” S.A. dorește deschiderea unei filiale în orașul Timișoara. În acest sens societatea dorește închirierea unui imobil.

Închirierea acestuia se face conform reglementărilor legale prin organizarea de licitații în condițiile prevăzute de Codul de Procedură Civilă. Contractul de închiriere se încheie între proprietarul imobilului și diverse persoane fizice sau juridice.

Pentru determinarea chiriei se au în vedere: valoarea imobilului închiriat; amplasarea acestuia; zona de interes; nivelul chiriei de pe piața internă și externă etc.

Managerii „ICCO” S.A. procură documentația de participare la o licitație organizată în Timișoara având ca obiectiv vânzarea unui imobil P+5.

În acțiunea de pregătire a organizării acestor licitații se au în vedere următoarele:

la stabilirea unităților se ține seama de necesitatea dezvoltării și îmbunătățirii activității comerciale prin o mai bună administrare, atragere de capital străin și prin realizarea procesului de privatizare;

organizarea licitației, inclusiv îndeplinirea formalităților de publicitate se realizează de o comisie numită de consiliul de administrație al societății comerciale;

comisia de organizare elaborează documentația licitației care se distribuie ofertanților contra cost; această documentație cuprinde aproximativ aceleași date și informații ca și acelea utilizate în cadrul concesionării: obiectul licitației, locul de amplasare și modul de vizionare, procurarea documentației de către ofertanți, garanțiile de participare, ziua, ora și locul de unde se ține licitația;

anunțarea în presă și la Monitorul Oficial privind organizarea licitației de către comisia stabilită în acest scop;

urmărirea ridicării documentației privind întocmirea ofertei și a îndeplinirii celorlalte condiții prevăzute în documentație și caietul de sarcini;

prezentarea ofertei de către participanți;

achitarea taxelor de participare și a garanțiilor prevăzute. Acestea reprezintă o cotă procentuală din valoarea obiectului licitației și se stabilește de către comisia de organizare a licitației;

înainte de ținerea licitației, comisia de organizare urmărește primirea ofertelor și se verifică dacă plicurile respective sunt închise corect și sigilate;

în ziua și ora anunțate, se deschid plicurile și se adjudecă oferta cea mai avantajoasă.

În urma desfășurării licitației S.C. „ICCO” S.A. pierde contractul de închiriere datorită ofertei unei societăți cu capital străin având ca domeniu de activitate distribuirea de autoturisme marca „VOLVO”. Această societate se angaja prin contract să ofere o chirie de 30000 $/lună, devansând atât oferta „ICCO” S.A. cât și a celorlalți participanți.

5. Licitație contract primărie București

Primăria capitalei dorește să modernizeze în primăvara anului 2000 tronsonul de iluminat de-a lungul râului Dâmbovița.

După cum am arătat și anterior în acest sens primăria apelează la o societate specializată în organizarea licitațiilor.

Caracteristic licitațiilor pentru achiziții de servicii în vederea participării la licitație se întocmesc următoarele documente:

actul prin care se certifică asigurarea fondurilor pentru finanțarea investiției în prima parte a execuției;

documentul de aprobare a indicatorilor tehnico-economici ai obiectivului de investiții;

copie după autorizația de execuție a lucrării;

condiții generale, suplimentare și speciale de contractare

proiectul tehnic (descrierea lucrării, lista echipamentelor);

principalele activități și caietele de sarcini

listele de materiale.

În urma trimiterii de invitații de către societatea organizatoare se prezintă la licitație și S.C. „ICCO” S.A. Unul din principalii concurenți este S.C. „Luxten” S.A. specializată în producerea, comercializarea și exploatarea instalațiilor de iluminat.

Cea de-a doua firmă are în spate o experiență mult mai mare în acest domeniu.

Lucrarea constă în înlocuirea vechilor corpuri de iluminat cu altele noi și recondiționarea întregului tronson mai sus menționat.

Oferta „Luxten” prevedea achiziționarea echipamentelor și materialelor prin importarea acestora de la o firmă din Germania (Philips), având o calitate superioară.

S.C. „ICCO” S.A. a mers pe varianta achiziționării materialelor și produselor respective de la producătorii interni și datorită faptului că nu avea o specializare de talia concurentului în acest domeniu durata de execuție s-a arătat a fi mai mare.

Ca rezultat, după evaluarea ofertelor, s-a preferat oferta „Luxten” S.A. deoarece pe baza documentației prezentate Primăria Capitalei poate beneficia de realizarea unei lucrări de calitate superioară și într-o perioadă scurtă de timp.

Concluzii licitații pierdute

Pentru îmbunătățirea procesului de ofertare este utilă cunoașterea modului practic de inițiere, organizare și desfășurare a unei licitații, precum și a documentelor întocmite și folosite de ofertanți și beneficiari în cadrul acestora.

S-au observat în studiul de caz anterior câteva din motivele în urma cărora a survenit pierderea licitației:

participarea la licitații a unor concurenți cu experiență și renume superior față de S.C. „ICCO” S.A.;

imposibilitatea de a asigura prestarea unor servicii într-un timp scurt;

Dacă facem însă o referire cât mai sumară la situația agenților economici români, nu putem să nu scoatem în evidență carențe consemnate pe ansamblul desfășurării acestei activități. Dintre acestea pot fi reținute participările reduse la licitațiile internaționale de vânzare și de cumpărare organizate în străinătate și în România, ca și numărul scăzut de oferte adjudecate în cadrul acestora.

Tot multe au fost și situațiile când ofertele nu s-au adjudecat din cauza prețului prea mare, a neîncrederii în termenele de livrare sau în prevederile calitative, constructive etc. stabilite de către organizatorii licitațiilor.

O soluție pentru o mai bună informare a agenților economici (implicit și a „ICCO” S.A.) ar fi examinarea în mod permanent a unor publicații de specialitate unde se publică licitațiile care se organizează pe plan internațional.