Proiect de Practica Desfasurat In Cadrul Primariei Sectorului 2

Proiect de practica desfasurat in cadrul Primariei Sectorului 2 al Municipiului Bucuresti

1.Prezentarea institutiei publice in care se desfasoara practica.

2.Elemente privind strategia institutiei analizate

3.Sistemul decizional in institutia analizata

Tipologia deciziilor adoptate in cadrul primariei sectorului II

4.Sistemul organizatoric in institutia analizata.

5.Sistemul Informational

6.Resursele umane in institutia analizata

7.Elaborarea unui diagnostic total in institutia analizata

8.Aplicatie.Tema la alegere.

Analiza factorilor de rezistenta la schimbare

pagini 23

=== proiect practica-management public ===

Proiect de practica desfasurat in cadrul Primariei Sectorului 2 al Municipiului Bucuresti

1.Prezentarea institutiei publice in care se desfasoara practica.

Primaria Sectorului 2 al Municipiului Bucuresti este institutie publica cu activitate permanenta care duce la indeplinirea efectiva Hotararile Consiliului Local al Sectorului 2 si solutioneaza problemele curente ale colectivitatii locale.Sediul Primariei Sectorului 2 Bucuresti este in strada Olari nr 11-13.Primaria Sectorului 2 al Municipiului Bucuresti are un primar si doi viceprimari alesi in conditiile legii pe o perioada de patru ani.Primarul,viceprimarii,secretarul impreuna cu serviciile si birourile din subordinea ierarhica constituie Primaria Sectorului 2.

Primarul conduce directiile,serviciile si birourile aparatului propriu al Primariei Sectorului 2 in problemele activitatii curente emitand dispozitii care devin executorii dupa ce sunt aduse la cunostinta factorilor desemnati in aplicarea lor.Prin delegare de competenta Primarul poate trece exercitarea unora dintre atributiile sale Viceprimarilor,Secretarului sau altor functionari din serviciile Primariei.

Viceprimarii il inlocuiesc pe Primar in lipsa acestuia,indruma si controleaza prin delegare de competenta unele compartimente ale Primariei si servicii publice de sub autoriatea Consilului Local al Sectorului 2.Secretarul indeplineste atributiile prevazute in articolul 53 din Legea nr 69/1991 privind administratia publica locala republicata,si coordoneaza serviciul public specializat pentru protectia copilului.Prin delegare de competenta indruma si controleaza unele compartimente ale primariei .Directorii , sefii serviciilor si birourilor raspund in fata Primarului de modul de rezolvare a sarcinilor ce le revin si colaboreaza permanent in vederea indeplinirii in termen legal a lucrarilor ce intra in competenta lor precum si a altor sarcini potrivit nevoilor unitatii.Tot odata au obligatia de a stabilii sarcini de serviciu pentru personalul din subordine in vederea desfasurarii in bune conditii a activitatii si a lua masuri corespunzatoare pentru imbunatatirea acestei activitati.

Lista obiectivelor fundamentale si derivate si activitatile necesare pe perioada 2000-2002

.

2.Elemente privind strategia institutiei analizate

Data fiind complexitatea si importanta unui asemenea demers se recomanda infiintarea unui compartiment specializat de strategii si politici globale sau de previziune ale carui principale atributii , competenta si responsabilitati se concretizeaza in fundamentarea , elaborarea si urmarirea aplicarii strategiei si politicii globale.

Nu trebuie omis faptul ca strategia globala se elaboreaza de specialisti , se dezbate in etajul superior de conducere , se aproba de catre cosiliul local , si se aplica de catre primar.In functie de sfera de cuprindere strategiile pot fi

-strategii locale care vizeaza institutia in ansamblul sau

-strategii partiale ce proiecteaza viitorul institutiei la nivelul unor componente procesuale sau structurale mai importante

Daca avem in vedere dinamica obiectivelor strategice precum si situatia economico-fianciara a institutiei , obtiunile se indreapta spre:

-strategii de consolidare caracterizate prin prioritatea acordata aspectelor calitative si proiectarea unor obiective apropiate cu cele realizate intr-o perioada anterioara

-strategii de dezvoltatre in care aspectele cantitative se imbina cu cele calitative iar obiectivele asumate sunt superioare celor din perioada anterioara

Natura obiectivelor si a principalelor optiuni strategice antreneaza urmatoarele tipuri de strategii :

-strategii inovatioanale axate pe promovarea progresului tehnic in diverse ipostaze

-strategii manageriale in care pricnipalele obiective vizeaza eficientizarea componentelor organizatorica si informationala

In implementarea strategiei este necesara pregatirea climatului de munca , asigurarea conditiilor materiale si financiare de aplicare a prevederilor strategice , evaluarea rezultatelor si efectuarea unor corectii.

Principalele puncte forte ale Sectorului Relații cu Publicul, evidențiate în urma analizei întreprinse sunt următoarele:

Preocupare din partea managementului sectorului pentru îmbunătățirea continuă a calității serviciilor prestate.

Preocupare pentru îmbunătățirea sistemului informațional.

Sectorul dispune de un personal bine pregătit, capabil să rezolve în timp util ți în condiții de calitate sarcinile care îi revin.

Nu există un sistem de monitorizare eficientă a circulației documentelor pe care Sectorul Relații cu Publicul le preia de la solicitanți și le adresează altor instituții publice

Sistemul informațional existent în cadrul Sectorului Relații cu Publicul nu oferă posibilitatea de a furniza persoanelor de decizie informații fundamentate cu statistici despre specificul activității, ceea ce duce la neîndeplinirea funcției de documentare a sistemului informațional.

Funcținarea greoaie a sistemului informațional, rezultând dintr-un sistem informatic învechit, neperformant.

Inexistența organigramei sectorului, ca element de formalizare a structurii organizatorice.

Valorificarea unor oportunități, cum ar fi atragerea unor surse de finanțare străine pentru finanțarea proiectelor de îmbunătățire a activității.

3.Sistemul decizional in institutia analizata.

Primarul Sectorului 2 al Municipiului Bucuresti este seful administatiei publice locale din sectorul 2.Primarul Sectorului 2 Bucuresti indeplineste in conformitate cu prevederile legii nr 69/1991 , republicata , urmatoarele atributii:

.Asigura respectarea drepturilor si libertatilor fundamentale ale cetatenilor , a prevederilor constitutiei si ale legilor tarii,ale decretelor Presedintelui Romaniei,ale Hotararilor Guvernului,ale actelor emise de ministere si alte autoritati ale Administratiri Publice Locale.

.Asigura executarea hotararilor Consiliului Local al Sectorului 2.In cazul in care aprecieaza ca o hotarare a acestuia este ilegala , in termen de 3 zile de la luarea luarii la cunostinta sesizeaza pe Prefect.

Prezinta Consiliului,anual de regula in luna Decembrie , intr-o sedinta publica, o informare privind starea economica si sociala a sectorului 2

Intocmeste proiectul bugetului local si contul de incheiere a exercitiului bugetar si le supune aprobarii consilului.

Exercita drepturile si asigura indeplinirea obligatiilor ce revin Sectorului 2 in calitate de persona juriica civila.

Exercita functia de ordonator principal de credite.

Verifica din oficiu sau la cerere incasarea si cheltuirea sumelor din bugetul local si comunica de indata consilului cele constatate.

Elaboreaza planuri de aparare impotriva inundatiilor , a fenomenelor meteorologice periculoase pe care le supune aprobarii consiliului local;ea masuri pentru prevenirea si limitarea urmarilor calamitatilor , catastrofelor , incediilor , epidemiilor sau epizootiilor impreuna cu organelor specializate ale statului.In acest scop poate mobiliza si populatia , comerciantii si institutiile publice din sector , acestea fiind obligate sa execute masurile stabilite.

Asigura ordinea publica si linistea locuitorilor prin intermediul gardienilor publici si cu ajutorul jandarmeriei , politiei , pompierilor si apararii civile care au obligatia sa raspunda solicitarilor sale in conditiile legii.

Indruma , supravegheaza si controleaza activitatea gardienilor publici , conform angajamentelor contractuale.

Exercita controlul asupra activitatilor comerciale de alimentatie publica si de prestari de servicii in conditiile legii.

Controleaza igiena si salubritatea localulrilor publice si produselor alimentare puse in vanzare pentru populatie cu sprijinul organelor de specialitate.

Ia masuri pentru prevenirea si combaterea pericolelor provocate de animale.

Asigura elaborarea regulamentului local de urbanism si a documentatiilor de urbanism si amenajare a teritoriului si le supune aprobarii consiliului local cu respectarea prevederilor legii.

Asigura intretinerea drumurilor publice din Sectorul 2 , implantarea semnelor de circulatie , desfasurarea normala a traficului rutier si pietonal.

Supravegheaza targurile , pietele , oboarele , locurile si parcurile de distractie si ia masuri operative pentru buna functionare a acestora.

Conduce serviciile publice locale, inclusiv serviciile de stare civila si de autoritate tutelara , supravegheaza realizarea masurilor de asistenta , ajutor social si protectia drepturilor copilului.

Indeplineste functia de ofiter de stare civila.

Emite avizele , acordurile si autorizatiile prevazute de lege.

Elaboreaza proiectul de statut al personalului , propune structura organiztoriza,numarul de personal si salarizarea acestuia si le supune spre aprobare consiliului local.

Numeste si elibereaza din functie personalul din primarie cu exceptia Secretarului;Propune Consiliului Local eliberea din functie a conducatorilor comerciantilor si a institutiilor publice de interes local care se afla sub autoriatea Consiliului Local Sector 2.

Controleaza activitatea personalului din primarie.

Supravegheaza inventarierea si administrarea bunurilor care apartin sectorului 2.

Primarul sectorului 2 poate delega execritarea unora dintre atributii viceprimarilor sectorului 2.Viceprimarii Sectorului 2 exercita unele dintre atributiile prevazute de lege pentru Primar conform delegarilor de competenta stabilite de catre acesta prin dispozitie.Secretarul Primariei Sectorului 2 este functionar public numit de Prefect la propunerea Primarului.Indeplineste urmatoarele atributii:

Participa la sedintele Consiliului Local.

Asigura buna functioanare a compartimentelor si activitatilor cu caracter juridic din cadrul aparatului propriu al primariei.

Avizeaza proiectele de hotarari ale Consiliului Local asumandu-si raspunderea pentru legalitatea acestora.

Primeste si ditribuie corespondenta ,urmareste realizarea raspunsului in termen legal.

Asigura efectuarea lucrarilor de secretariat.

Asigura convocarea consiliului local.

Pregateste lucrarile supuse dezbaterii Consiliului Local.

Comunica si inainteaza in termen de 10 zile , daca legea nu prevede altfel , autoriatilor si personelor interesate , actele emise de catre Consiliul Local sau de catre Primar.

Asigura aducerea la cunstinta publica a hotararilor si dispozitiilor de interes genearal.

Elibereaza extrase sau copii de pe orice act din arhiva primariei in afara celor cu caracter secret satibilit potrivit legii.

Legalizeaza semnaturi si confirma autenticitare copiilor cu actele originale cu exeptia celor care se elibereaza de autoritatile publice centrale.

Tine legatura cu organizatiile de cult din unitatea administrativ-teritoriala si face propune primarului sau Consiliului Local pentru solutionarea problemelor legate de buna lor functionare.

Coordoneaza activitatea Directiei pentru Protectia Copilului Sector 2.

Deciziile, situatiile decizionale si factorii implicati nu se manifesta in cadrul institutiei in mod aleatoriu. Dimportiva, ansamblul deciziilor adoptate si aplicate structurate corespunzator sistemului de obiective urmarit si configuratiei ierarhiei alcatuiesc sistemul decizional. Numarul, natura si caracteristicile deciziilor incorporate in sistem, prezinta o mare varietate. In vederea facilitarii cunoasterii acestora si a rationalizarii lor cu ajutorul unui instrumentar adecvat este deosebit de utila gruparea lor in functie de anumite criterii.

Tipologia deciziilor adoptate in cadrul primariei sectorului II

4.Sistemul organizatoric in institutia analizata.

Structura organizatorica a aparatului propriu a Primariei Sectorului 2 contine directii,servicii si birouri constituite in conformitate cu organigrama.Directiile , serviciile si birourile care compun aparatul propriu al Primariei Sectorului 2 sunt urmatoarele:

I Directia Generala Economica

I.1 Directia Financiar Contabila

1.Serviciu Contabilitate

2.Serviciu Financiar

3.Biroul Buget Local

4.Biroul Licitatii Contracte

5.Serviciul Autorizarea Activitatii Economice

6.Serviciul Administrativ Aprovizionarea

I.2 Directia Venituri Buget Local

7.Serviciul Prelucrare Automata Date

8.Serviciul Impunere Persoane Fizice

9.Biroul Impunere Mijloace de Transport

10.Serviciul Impunere Personae Juridice

11.Serviciul Impunere Domeniu Public

12.Serviciu Contabilitate Generala a Veniturilor

13.Biroul Reglare Debite

14.Serviciul Urmariri,Executare Creeante

15.Serviciul Relatii cu Contribuabili si Coordonare Teritoriala

16.Serviciul Control Fiscal

III Directia Investitii si Sevicii Publice

17.Serviciul Gospodarire Comunala

18.Serviciul Investitii Urbane

19.Biroul Protectia Mediului.

IV Directia Control

20.Serviciul Control General

21.Serviciul Control Activitati Comerciale si Prestari Servicii

22.Serviciul Disciplina in Constructii

23.Biroul Evidenta Contraventii

V Directia Urbanism si Gestionare Teritoriu

24.Serviciul Urbanism si Amenajare Teritoriu

25.Biroul Date si Informatii Urbane

26.Serviciul Fond Funciar,Cadastru

27.Biroul Secretaria Mass-Media

28.Serviciul Audit Intern

VI Directia Resurse Umane

29.Serviciul Salarizare,Organizare,Perfectionare

30.Biroul Resurse Umane

31.Biroul Protectia Muncii,Protectie Civila

32.Serviciu Sisteme Informatice

VII Directia Programe

33.Serviciul Programe Comunitare

34.Serviciu Invatamant,Sanatate,Cultura

35.Biroul Relatii cu O.N.G. si alte organizatii civice

VIII Directia Sociala si Informatii Comunitare

36.Serviciul Asistenta Sociala

37.Serviciul Protectie Speciala cu Handicap

38.Serviciul Relatii cu Publicul

39.Serviciul Spatiu Locativ

IX Directia Juridica

40.Serviciul Contencios Administrativ

41.Serviciul Stare Civila

42.Serviciul Autoritate Tutelara

43.Serviciul Administratie Publica Locala

44.Biroul Evidenta Electorala,Pensionari,Culte

Directia Resurse Umane

Directia Resurse Umane este subordonata primarului.Structura organizatorica a directiei este urmatoarea:

1.Serviciul Salarizare,Organizare,Perfectionare;

2.Biroul Resurse Umane;

3.Biroul Protectia Muncii si Protectie Civila;

4.Serviciul Sisteme Informatice

Atributiile definitorii ale Directiei sunt:

-analizeaza si organizeaza functionarea aparatului propriu al Primariei Sectorului 2 in scopul obtinerii eficientei maxime a activitatii acestuia;

-raspunde de selectionarea si recrutarea necesarului de personal pe nivele de pregatire,pe functii si specialitati,si corespunzator posturilor prevazute in statutul de functii si organigrama;

-analizeaza datele si informatiile si elaboreaza programe,prognoze si strategii de dezvoltare(in domeniul economic,al necesarului de servicii publice,in domeniul administrativ,al resurselor umane etc.)

-gestioneaza si prelucreaza datele din baza de date comuna,analizeaza fluxurile de informatii si elaboreza programele de informatizare a activitatii serviciilor administratiei publice locale;

-asigura respectarea de catre salariati a dispozitiilor legale privitoare la protectia muncii,paza contra incendiilor si protectia civila a personalului si a bunurilor materiale in caz de razboi sau dezasre.

Serviciul Salarizare,Organizare,Perfectionare

Serviciul Salarizare,Organizare,Perfectionare este un compartiment care analizeaza si organizeaza functionarea aparatului propriu al Primariei Sectorului 2 in scopul obtinerii eficientei maxime a activitatii acestuia.

Atributiile serviciului sunt urmatoarele:

-analizeaza indicatorii de munca,salarizare si normare a muncii in vederea asigurarii eficientei economice si a concordantei cu ceilalti indicatori si sectiuni ale bugetului in vederea stabilirii unui numar corespunzator de salariati si a utilizarii rationale a fondului de salarii;

-elaboreza proiectul organigramei si statul de functii pentru aparatul propriu al primariei,cu respetarea prevederilor legislatiei in vigoare;

-intocmeste fisele de evaluare a posturilor,in conformitate cu obiectivele si prioritatile stabilite de primar pentru institutie;

-elaboreaza,pe baza propunerilor tutror compartimrntelor primariei,proiectul Regulamentului de Organizare si Functionare si a Regulamentului de Ordine Interioara al Primariei Sectorului 2,pe cel dintai supunandu-l spre aprobare Consiliului Local;

-elaboreza schema de incadrare si tine la zi evidenta modificarilor intervenite;

-elaboreaza proiectele de dispozitii ale primarului referitoare la activitatea de organizare si salarizare a personalului;

-elaboreaza proiectele de dispozitii ale primarului referitoare la activitatea de perfectionare a personalului;

-elaboreaza documente legate de organizarea,normarea personalului,intocmirea fiselor de post la nivelul institutiei,colaborand cu celelalte compartimente;

-urmareste respectarea legalitatii privind incadrarea,salarizrea si acordarea tuturor drepturilor prevazute de legislatia muncii pentru personalul din aparatul propriu al Primariei Sectorului 2 si al personalului de conducere a unitatilor aflate sub autoritatea Consiliului Local;

-analizeaza datele si informatiile si elaboreza programe,prognoze si strategii de dezvoltare(in domeniul economic,al necesarului de servicii publice,in domeniul adminisrativ,al resurselor umane,al informatizarii institutiei,etc.)

-asigura secretariatul activitatii de intocmire a fiselor evaluare a performantelor salariatilor in vederea stabilirii salariului,acordarii de premii sau a promovarii;

-stabileste cuantumul si urmareste modul de acordare a sporurilor(de vechime,de noapte,de confidentialitate,de stabilitate etc.),indemnizatiilor,salariilor de merit si a altor drepturi acordate de legislatia muncii personalului aparatului propriu(prime de concediu,tichete de masa ,abonamente de calatorie pe mijloacele de transport RATB,premiile acordate salariatilordin fondul de premiere annual,premii anuale,etc);

-raspunde de elaborarea proiectului annual al programului de perfectionare a personalului din aparatul propriu;

-urmareste si ia masuri pentru asigurarea mijloacelor materiale necesare desfasurarii corespunzatoare a activitatii de perfectionare a personalului.

Biroul Resurse Umane

Atributiile biroului sunt urmatoarele:

-raspunde de selectionarea si recrutarea necesarului de personal pe nivele de pregatire,pe functii si specialitati si corespunzator posturilor prevazute in statul de functii si organigrama;

-efectueaza lucrarile legate de incadrarea,promovarea,detasarea sau incetarea sau incetarea activitatii si a contractului de munca pentru personalul aparatului propriu al primariei;

-raspunde de organizarea si functionarea potrivit legii,a Comisiei de examinare a personalului tehnic,economic si de alte specialitati din aparatul propriu,organizeaza concursurile de angajare si promovare in munca si verifica indeplinirea de catre participanti a conditiilor prevazute de lege;

-intocmeste fisele de evaluare a performantelor profesionale individuale pentru personalul nou incadrat;

-intocmeste formalitatile specifice angajarii-dispozitii de angajare,contracte de munca,adrese catre Oficiile Fortelor de Munca,adrese de transfer,etc.pentru personalul din aparatul propriu;

-intocmeste si completeaza ori de cate ori este necesar dosarele personale ale salariatilor aparatului propriu al primariei si transmite periodic Agentiei Nationale a Functionarilor Publici copii dupa dosarele personale ale salariatilor nou incadrati si darile de seama statistice referitoare la numarul de personal si fluctuatiile acestuia;

-intocmeste si elibereaza legitimatii de acces in unitate , ecusoane , legitimatii de calatorie pe mijloacele de transport in comun si elibereaza adeverinte privind calitatea de salariat

-intocmeste,actualizeaza si gestioneaza baza de date cu privire la cererea si oferta de locuri de munca din sector

-realizeaza anchete si analize referitoare la abaterile savarsite de salariatii primariei in colaborare cu compartimentele implicate;

Biroul Protectia Muncii,Protectie Civila

Biroul Protectia Muncii,Protectie Civila este compartimentul care asigura respectarea de catre salariati a dispozitiilor legale privitoare la protectia muncii , paza contra incendiilor si protectia civila a personalului si a bunurilor materiale in caz de razboi sau dezastre.Atributiile biroului sunt urmatoarele:

-elaboreaza instructiuni proprii de aplicare a normelor de protectie a muncii in functie de particularitatile procesului de munca;

-se preocupa de realizarea documentatiei necesare obtinerii autorizatiei de functionare din punct de vedere a protectiei muncii si pazei contra incendiilor pentru toate spatiile institutiei;

-stabileste masurile tehnice , sanitare si organizatorice de protectie a muncii , corespunzator conditiilor de munca si factorilor de mediu;

-stabileste atributiile si raspunderea ce revine salariatilor in domeniul protectiei muncii si pazei contra incendiilor corespunzator functiilor exercitate

-asigura si controleaza cunoasterea si aplicarea de catre toti salariatii a masurilor tehnice , sanitare si organizatorice stabilite;

-se preocupa de asigurarea de materiale necesare informarii si educarii salariatilor;

-se preocupa de autorizarea execritarii meseriilor si profesiilor prevazute in normele de protectie a muncii;

-intocmeste planuri de aprivizionare cu echipamente individuale de protectie si materiale igienico-sanitare;

-intocmeste situatii si raportari privind mobilizarea personalului institutiei la locul de munca si le inainteaza centrelor militare a sectoarelor;

-tine evidenta spatiilor de adapostire si asigura functionarea sistemului de instiintare,alarmare a personalului.

Regulamentul de Organizare si Functionare al Primariei Sectorului 2 a fost aprobat la data de 16.11.2000 de catre Consiliul Local al Sectorului 2 Bucuresti intrunit in sedinta extraordinara.Primarul Sectorului 2 al Municipiului Bucuresti va duce la indeplinire prevederile hotarararii privind aprobarea ROF.

INCADRAREA CU PERSONAL

Legenda:

C – personal cu functie de conducere

E – personal cu functiede executie

s – pregatire superioara

m – pregatire medie

g – pregatire de baza

T – pregatire superioara in domeniul tehnic

E – pregatire superioara in domeniul economic

J – pregatire superioara in domeniul juridic

As – alte specializari

In ultima perioada nu s-au facut modificari importante in structura organizatorica a primariei.Necesarul de personal este determinat de necesitatile obiective ale fiecarui compartiment din institutie luandu-se in considerare pregatirea fiecarui aspirant.

5.Sistemul Informational.

Serviciul Sisteme Informatice gestioneaza echipamentele de tehnica de calcul si activitatea informatica a serviciilor din primarie si gestioneaza baza generala de date cu caracter statistic.Atributiile serviciului sut urmatoarele:

-supravegherea si intretinerea software a echipamentelor de calcul din primarie

-supravegherea si intretinerea software a retelei de calculatoare

-analiza necesitatilor de achizitie a unor noi elemente de tehnica de calcul si elaborarea solutiilor optime de achizitie

-receptionarea calitativa a elementelor de calcul achizitionate pentru toate serviciile primariei

-analiza fluxurilor de informatii si elaborarea programului de informatizare a activitatii serviciilor administratiri publice locale

-stabilirea necesitatilor software ale serviciilor din primarie

-creearea , achizitionarea , intretinerea si dezvoltarea aplicatiilor informatice

-gestionarea centralizata a bazelor de date comune tuturor serviciilor sau unor gruper de servicii

-prelucrarea datelor din baza de date comuna in scopul obtinerii unor informatii statistice despre colectivitatea locala din sector si problemele acesteia

-asistenta tehnica de specialitate pentru serviciile din primarie

-urmarirea si tinerea la curent cu noutatile informatice , soft si hard

-editarea documentelor cu grad ridicat de elaborare (prelucrari de imagini video,scanari,harti)

-acordarea de asistenta la intocmirea si derularea contractelor de service pentru echipamentele de calcul si de aprovizionare su materiale consumabile pentru echipamentele de calcul electronic

-instruirea si perfectionarea salariatilor institutiei cu privire la utilizarea echipamentelor si aplicatiilor software

Componentele sistemului informational din primarie se refera la date,informatii,fluxuri informationale,circuite informationale,proceduri informationale,mijloace de tratare a informatiilor.

Studiu de caz pentru Departamentul Resurse Umane:

Datele primare sunt constituite din salariatii Primariei Sectorului 2 si salariile acestora.Datele sunt culese de personal specializat si introduse cu ajutorul unui software dedicat acestui tip de operatiune in computere ce interactioneaza intre ele prin intermediu unei retele bine puse la punct.

Informatiile furnizate de catre computer reprezinta statistici avansate in domeniul salarizarii personalului si diferitelor caracteristici ale resurselor umane ale primariei.

Procedurile informationale sunt folosite pentru culegerea datelor primare,inregistrarea acestora in computere,transmiterea acestora catre decidenti si prelucrarea informatiilor.Se precizeaza suportii informationali,formulele si mijloacele de tratare a informatiilor.

Componenta informationala a managementului institutiei indeplineste 3 functii importante in cadrul acestuia :

-functia decizionala prin care se asigura elementele informationale necesare fundamentarii si adoptarii deciziilor.

-functia operationala faciliteaza asigurarea suportului informationale necesar initierii de actiuni solicitate de aplicarea deciziilor.

-functia de documentare prin care se asigura imbogatirea si improspatarea fondului de informatii din cadrul primariei.

6.Resursele umane in institutia analizata

Biroul resurse umane are urmatoarele atributii:

-raspunde de selectionarea si recrutarea necesarului de personal pe nivele de pregatire,pe functii si specialitati si corespunzator posturilor prevazute in statul de functii si organigrama;

-efectueaza lucrarile legate de incadrarea,promovarea,detasarea sau incetarea sau incetarea activitatii si a contractului de munca pentru personalul aparatului propriu al primariei;

-raspunde de organizarea si functionarea potrivit legii,a Comisiei de examinare a personalului tehnic,economic si de alte specialitati din aparatul propriu,organizeaza concursurile de angajare si promovare in munca si verifica indeplinirea de catre participanti a conditiilor prevazute de lege;

-intocmeste fisele de evaluare a performantelor profesionale individuale pentru personalul nou incadrat;

-intocmeste formalitatile specifice angajarii-dispozitii de angajare,contracte de munca,adrese catre Oficiile Fortelor de Munca,adrese de transfer,etc.pentru personalul din aparatul propriu;

-intocmeste si completeaza ori de cate ori este necesar dosarele personale ale salariatilor aparatului propriu al primariei si transmite periodic Agentiei Nationale a Functionarilor Publici copii dupa dosarele personale ale salariatilor nou incadrati si darile de seama statistice referitoare la numarul de personal si fluctuatiile acestuia;

-intocmeste si elibereaza legitimatii de acces in unitate , ecusoane , legitimatii de calatorie pe mijloacele de transport in comun si elibereaza adeverinte privind calitatea de salariat

-intocmeste,actualizeaza si gestioneaza baza de date cu privire la cererea si oferta de locuri de munca din sector

-realizeaza anchete si analize referitoare la abaterile savarsite de salariatii primariei in colaborare cu compartimentele implicate;

-colaboreaza cu centrul militar sector 2 in vederea asigurarii reprezentantilor in comisiile de recrutare , incorporare.

-raspunde de rezolvarea reclamatiilor,sesizarilor si conflictelor de munca care revin serviciului

-intocmeste raportari statistice privind activitatea de personal

-intocmeste carnetele de munca pentru salariatii nou angajati in aparatul propriu

-pastreaza si tine la zi carnetele de munca ale salariatilor din aparatul propriu operand toate modificarile intervenite ca urmare a schimbarii locului de munca , functiei , clasei ,treptei profesionale , modificarile salariului , etc.

-tine evidenta la zi a vechimi in munca a salariatilor si comunica lunar modificarile sporurilor de vechime serviciului financiar

-efectueaza programarea ofiterilor de serviciu in unitate si tine evidenta recuperarii orelor efectuate de catre acestia.

-tine evidenta prezentei la serviciu a tuturor salariatilor aparatului propriu al primariei intocmind pontajele lunare pe care le transmite serviciului financiar

-efectueaza programarea concediilor de odihna ale tuturor salariatilor tinand evidenta efectuarii acestora a rechemarilor , a retinerilor la serviciu , a reprogrramarilor , a compensarilor , etc.

-intocmeste si mentine la zi evidenta militara a angajatilor conform legii numarul 45/1994 si 46/1996

Selectia si incadrarea personalului reprezinta componente majore ale functiunii de personal.Incadrarea nu trebuie redusa la latura formala.O veritabila incadrare a personalului implica facilitarea contactului cu noii sefi si colegi de munca , cu sarcinile , competentele si responsabilitatile ce-i revin.Pentru accelerarea integrarii in noua colectivitate trebuie luate in considerare aspectele psiho-sociologice implicate.Selectia si incadrarea conditioneaza intr-o masura apreciabila calitatea resurselor umane ale primariei.Selectionarea si incadrarea personalului se bazeaza pe 4 elemente :

-studii atestate de certificate sau diplome

-vechimea in munca

-postul detinut anterior

-calitatile , cunostintele , deprinderile , aptitudinile si comportamentele personaleor in cauza

Calitatile , cunostintele , aptitudinile aonstituie elementul hotarator in ce priveste selectia si incadrarea personalului deoarece pe ele se bazeaza in mod decisiv eficacitatea indeplinirii obiectivelor de toate gradele din cadrul Primariei Sectorului 2.

In selectionarea personalului de pe nivelele inferioare se utilizaeaza cu prioritate testele si probele practice.In selectionarea personalului de specialitate accentul cade in deosebi asupra identificarii cunostintelor necesare.

Modalitatea cel mai frecvent utilizata in acest scop este sustinerea de probe de examinare scrise si orale ale cunostintelor posedate in domeniul respectiv.

Testarea cunostintelor de specialitate se poate efectua prin intermediul discutiilor , al lucrarilor scrise pe un anumit subiect , chestionarelor de cunostinte alcatuite din intrebari axate asupra aspectelor considerate absoult necesare in realizarea viitoarei munci.

Formarea personalului se realizeaza prin scoli de specialitate.

Perfectionare pregatirii personalului se efectueza prin institutiile de invatamant superior , firmele private sau publice de pregatire a personalului care realizeaza cursuri sau programe proprii special organizate in cadrul lor.

Programele de formare si perfectionare indiferent de locul organizarii, in functie de esalonarea realizarii , se impart in continue si discontinue.Programele continue se deruleaza intr-o singura perioada fara intreruperi fiind utilizate in special pentru formarea de specialisti.Programele discontinue implica doua-trei subperioade de pregatire dupa care personalul isi reia munca in primarie .

7.Elaborarea unui diagnostic total in institutia analizata

Continutul studiului de diagnosticare globala cuprinde identificarea locului si rolului Primariei Secoruli 2 in macrosistemul Primariei Generale a Capitalei.

Situatia veniturilor Primariei Sectorului 2 cunoaste o curba ascendenta lucru evidentiat si in cazul cheltuielilor in perioada 1999-2000.Este necesara ca o mai mare cota din venituri sa fie destinata activitatilor socio-culturale , amenajarii teritoriului , protectiei mediului precum si cheltuielilor cu personalul pentru o mai buna motivare a salariatilor primariei.De asemenea trebuie avut in vedere informatizarea institutiei pentru eliminarea birocratiei si a timpilor morti.

8.Aplicatie.Tema la alegere.

Analiza factorilor de rezistenta la schimbare

Studiu de caz: Implementarea in cadrul serviciului contabilitate al unui sistem informatic contabil.

Schimbarea reprezinta orice modificare , transformare , prefacere in forma si/sau continutul unui obiect , proces , activitate , actiune , sistem si are ca rezultat introducerea noului sub toate aspectele.

Modificarile produse in mediul ambiant fac ca “ atitudinea “ acestuia data de institutie sa se realizeze prin intermediul unor oportunitati ce se cer a fi valorificate si vulnerabilitati ce se cer a fi atenuate sau eliminate.

In acest context factorii principali care provoaca schimbarea in cadrul institutiei sunt:

-dezvoltarea cunostintelor

-progresul tehnic si economic

-aparitia de noi valori

Obiectivul acestei operatii de inoire tehnologica in cadrul Serviciului Contabilitate Primariei Sectorului 2 este implementarea unui software de contabilitate ce va optimiza si accelera procesul de culegere si prelucrare a datelor contabile.

Biroul Serviciu Contabilitate va trebui sa integreze un nou sistem de calcul modern.Angajatii acestui departament vor fi instruiti pentru a face fata noilor cerinte date de retehnologizarea ce va avea loc.Cu ajutorul Serviciului Sisteme Informatice se vor achizitiona:

-3 computere PC in valoare de 30 milioane lei

-2 imprimante ( una matriciala si una laser) in valoare de 20 milioane lei

-software de contabilitate in valoare de 15 milioane lei

-echipament de retelistica ce va realiza conexiunea intre computere in valoare de 5 milioane lei

Un angajat al Serviciului de Contabilitate va urma un curs de 2 luni de instruire in domeniul calculatoarelor si al programelor contabile.Acesta la randul lui va instruii restul angajatilor din Serviciul Contabilitate.

Programul software de contabilitate va acoperii toate domeniile contabilitatii primare si va fi facil din punct de vedere al utilizarii.Datele primare se vor introduce de la 2 calculatoare , al 3-lea calculator avand rol de server de baze de date.

Datele primare contabile sunt constituite din facturi , ele fiind prelucrate de calculator.Datele finale vor fi tiparite cu ajutorul imprimantei in mai multe exemplare si trimise la diferite servicii ale primariei.

Factorii care sustin schimbarea se refera la:

-atitudinea fata de nou a decidentilor si executantilor

-capacitatea creativ-inovativa a personalului

-influentele favorabile ale mediului ambiant , exercitate prin intermediul unor facotir specifici

-nivelul superior al cunostintelor pe care le poseda cei care conduc

In categoria factorilor de rezistenta la schimbare se include

-frica de necunoscut ( exista o temere accentuata in domeniul informatic , mai ales la persoanele in varsta)

-teama de a pierde ceea ce posezi( unele persoane din cadrul departamentului pot fi depasite de sitemele informationale si inlocuite de acestea)

-reconsiderarea competentei profesionale cu prioritatea cunostintelor(in cadrul unui sitem informationale cade accentul pe peroanele intruite in domeniul informatic)

-preferinta pentru stabilitate( in momentul introducerii unui sitem informatic , multe dintre vechile valori vor fi reconsiderate)

-bunastarea si securitatea economica a individului(unele posturi bine platite pot fi desfiintate datorita noului val tehnologic)

-organizarea necorespunzatoare a schimbarii ( in cazul unei schimbari informatice necoordonata corect de specialisti in domeniul informatic , investitia poate fi nerentabila)

Desi la o prima abordare elementele pe care le voi prezenta au o dimensiune hazlie consider ca acestea trebuie tratate cu toata seriozitatea , constituindu-se in tot atatea semnale de alarma in ceea ce priveste comportamentul atitudinal al decidentilor si executantilor fata de schimbare.

A.Directa ( “Suntem prea mici pentru a realiza asa ceva”,”Conducerea noastra nu va fi de acord cu schimbarea”)

B.Amanare ( “Sa formam o comisie de studiu” , “Sa o punem la dosarul probleme”)

C.Exagerarea (“Este o schimbare prea radicala pentru noi” , “Nu avem timpul necesar pentru aceasta”)

D.Automultumirea ( “Ne-am descurca bine si fara calculatoare”, “De ce sa schimbam daca merge bine si asa”)

E.Prudenta ( “Alte Primarii au incercat asa ceva?”,”Unde este prevazuta schimbarea in legislatie”)

In cadrul sistemului informatic pot aprea si disfunctionalitati:

-introducerea gresita a datelor contabile primare – este cauzata de proasta intelegere a programului sau slaba instruire a personalului

-deteriorarea datelor din serverul de baze de date – cauze pot fi multiple cum ar fi virusi informatici sau fluctuatii de tensiune.In acest caz este necesara interventia cat mai rapida a personalului specializat din cadrul Serviciului Sisteme Informationale

-Pot exista chiar si unele probleme de proiectare in cadrul software-ului de contabilitate , caz in care se va anunta imediat firma producatoare.

Mentionez ca conform statisticilor majoritatea problemelor apar datorita slabei instruri a personalului.

Datorita acestor statistici cred ca cea mai importanta masura ce trebuie luata pentru imbunatatirea randamentului in cadrul sistemului informatic al Serviciului Contabilitate este aceea de instruire intensiva a personalului.In acest scop se pot face specializari chiar la sediul firmei producatoare a software-ului de contabilitate.