. Gestiunea Stocurilor LA Sc Braun Oil Srl

CUPRINS

Prezentarea firmei S.C. Braun Oil S.R.L.

. Scurt istoric 6

. Obiect de activitate 7

. Principalele rezultate economice in ultimii trei ani 7

Metode, modele si indicatori statistici in gestionarea stocurilor

. Importanta si rolul metodelor matematico-statistice in gestionarea stocurilor 10

. Modele matematice in gestionarea stocurilor 12

. Metode utilizate in gestionarea stocurilor 19

. Indicatori statistici in aprovizionarea firmei 25

. Tipuri de programe utilizate in managementul aprovizionării. Caracteristici. Scurta prezentare 27

Studiu de caz

. Modele si metode matematice in gestionarea stocurilor 36

. Indicatori statistici in aprovizionarea firmei 38

. Analiza programelor Vip Gestiune si WinMentor- Modulul Comercial utilizate in gestiunea comerciala 42

Concluzii 49

Bibliografie 51

1. Prezentarea firmei S.C. Braun Oil S.R.L.

1.1. Scurt istoric

Firma pentru care va fi analizata implementarea unui program de gestiune dedicat se numeste S.C. Braun Oil S.R.L., avand sediul in Caransebes, str. Ardealului, nr.42.

S.C. Braun Oil S.R.L.este prezenta pe piata inca din anul 1993. Inceputurile au fost modeste si pline de greutatile inerente. Abia in anul 2002 managementul firmei si-a dat seama ca pentru a avea o baza solida trebuie sa construiasca. Si asa a inceput afacerea cu diferite repere necesare in activitatea de constructii. Acest nou inceput s-a suprapus peste cresterea inregistrata in domeniul constructiilor in acea perioada. Pe masura trecerii timpului, activitatea s-a diversificat astfel incat de la 100 de repere diferite comercializate la finele anului 2002, s-a ajuns la o cifra de aproximativ 500 de repere diferite la sfarsitul anului 2007. Initial, marfa era adusa de producator cu masina acestuia iar desfacerea se realiza cu masina administratorului si a angajatilor, eventual si cu masinile clientilor. Bineinteles ca producatorul trimitea marfa atunci cand avea posibilitatea sa incarce la maxim camionul. Existau si momente cand nu avea nici el pe stoc produsele solicitate sau momonte in care camionul era defect. Prin urmare apareau destule perioade in care repere dintre cele mai cautate nu erau pe stoc, pe cand altele prea putin utilizate erau prea multe.

Acum, pentru activitatea de aprovizionare, firma a achizitionat propriul camion iar activitatea de desfacere se realizeaza cu un parc propriu de masini format din trei autoturisme Dacia papuc.

Numarul clientilor persoane juridice a crescut de la aproximativ 20 in 2003 la peste 150 in 2007.

Si ca numar de angajati a fost o crestere importanta: de la trei angajati in 2002 s-a ajuns in 2007 la sapte angajati.

Totodata, activitatea firmei a inregistrat o crestere permanenta atat din punct de vedere al cifrei de afaceri si cat si al volumului de munca necesar.

Întreaga organizare a activitatii firmei: de la aprovizionare pana la comercializarea produselor se doreste a fi pusa in concordanta cu un sistem de asigurare a calitatii în conformitate cu unul dintre cele mai moderne si exigente standarde în domeniu, si anume SR EN ISO 9001:2001 ( Manualul calitatii ).

Activitatile firmei se concentreaza pe dezvoltarea si distributia sistemelor de conducte din material plastic. Firma ofera solutii complete pentru distributia apei si a energiei, pentru retele de telecomunicatii si pentru aplicatii industriale. Capacitatea firmei S.C. Braun Oil S.R.L. de a oferi clientilor servicii si produse foarte bune este consecinta procesului de imbunatatire la cel mai ridicat nivel. Competenta, lucrul in echipa si managementul vizionar sunt factorii cheie in ceea ce priveste satisfactia clientilor.

Aceasta crestere a volumului de munca dar si necesitatea asigurarii unui anumit standard de calitate au condus implicit la apelarea unui program de gestiune a stocurilor si evidenta informatizata a activitatilor si a contabilitatii.

1.2. Obiect de activitate

Obiectul de activitate principal al firmei este comercializare conducte si fitinguri din polietilena pentru apa-gaz-canalizare -cod CAEN 5154.

Firma functioneaza cu acest obiect de activitate incepand din februarie 2002.

Principalele domenii de utilizare ale tevilor din polietilena de înalta densitate, comercializate de firma S.C. Braun Oil S.R.L. si a elementelor complementare necesare realizarii retelelor aferente, sunt :

• retele de distribuire a apei potabile;

• retele de distribuire a gazelor combustibile;

• sisteme de drenaj;

• retele de canalizare urbana;

• retele de irigare;

• linii pentru transportul lichidelor alimentare;

• linii pentru transportul lichidelor industriale;

• conducte pentru lichide abrazive;

• sisteme de protectie a retelelor de telecomunicatii, conducte pentru manta protectie.

Produsele sunt in conformitate cu normele privind protectia mediului si a sanatatii.:

· netoxice, nu prezinta pericol pentru sanatatea oamenilor;

· ecologice si reciclabile.

Sunt agrementate tehnic de catre M.L.P.T.L. In plus au atat avizul Ministerului Sanatatii cat si avizul Distrigaz.

Sistemele pentru distribuirea apei potabile sunt constituite din tubulatura din PEID (polietilena de inalta densitate) si fitinguri speciale pentru transportul apei potabile: fitinguri de compresie, fitinguri injectate si fitinguri de electrofuziune.

Sistemele pentu transportul gazului combustibil sunt constituite din tubulatura din PEID (polietilena de inalta densitate) si fitinguri speciale pentru transportul gazului: fitinguri injectate si fitinguri de electrofuziune.

Sistemele pentu canalizare urbana sunt constituite din tubulatura si fitinguri din PVC.

Sistemele pentu drenaj sunt constituite din tubulatura si fitinguri din PVC pentru sisteme de scurgere.

1.3.Principalele rezultate economice in ultimii ani

Principalele rezultate economice sunt prezentate in tabelul urmator.

Se observa clar tendinta de crestere atat a cifrei de afaceri cat si a numarului de articole, fapt ce arata necesitatea apelarii la un program de gestiune care sa faciliteze managementul aprovizionarilor.

In graficele urmatoare au fost reprezentate evolutiile indicatorilor din tabel:

Se observa evolutia crescatoare a numarului de angajati, mai ales in primii doi ani, apoi o crestere mai lenta.

Si in privinta numarului de clienti, cresterea a fost mai rapida in primii doi ani, dupa care se constata o crestere mult mai lenta.

In privinta numarului de articole, se constata o crestere mult mai putin accentuata:

Atat cifra de afaceri cat si profitul, urmeaza aceeasi linie ascendenta.

Toate aceste evolutii indica faptul ca firma are un volum de activitate ce nu mai poate fi gestionat prin mijloace clasice, impunandu-se apelarea la metode moderne. Printre aceste metode face parte si programele dedicate de management al aprovizionarilor.

Metode, modele si indicatori statistici in gestionarea stocurilor

2.1.Importanta si rolul metodelor statistice in gestionarea stocurilor

In economia de piață actuală, pentru a face față concurenței și cerințelor tot mai sofisticate ale clienților, organizațiile trebuie să identifice modalități de îmbunătățire continuă a strategiei de afaceri, de optimizare a proceselor și de a oferi mai multă valoare clienților. Acest lucru este posibil doar prin monitorizarea și analiza continuă a activităților de afaceri din cadrul organizației.

Un rol important in aceasta monitorizare continua il are si gestionarea stocurilor, pentru care statistica pune la dispozitie mai multe metode de studiere.

In cadrul intreprinderii, pentru a asigura un flux neintrerupt al activitatii, intre ritmicitatea productiei, a vanzarii marfurilor si ritmicitatea aprovizionarii unitatilor este necesar sa existe o permanenta sincronizare.

In timp ce procesul de productie are un caracter continuu, aprovizionarea cu materii prime si materiale are un caracter intermitent din cauza atat a volumului si diversitatii resurselor materiale necesare desfasurarii activitatii intreprinderii cat si a raspandirii teritoriale a furnizorilor. Astfel asigurarea raportului optim intre aprovizionare si productie se realizeaza prin constituirea in intreprindere a stocurilor de marime si asortiment

Prin urmare, putem spune ca stocurile de productie reprezinta totalitatea resurselor materiale destinate consumului productiei, aflate in depozitul intreprinderilor consumatoare.

Stocul de productie este format din urmatoarele categorii, fiecare indeplinind anumite functii specifice:

* stoc curent Sc – reprezinta cantitatea de materiale necesare pentru asigurarea procesului de productie intre doua aprovizionari consecutive.

* stoc de siguranta Ss – reprezinta cantitatea de materiale necesara pentru asigurarea continuitatii procesului de productie in cazul eventualelor intreruperi in aprovizionare, ca urmare a unor neregularitati in procesul de productie al furnizorului sau in transport, precum si in cazul in care a crescut consumul mediu zilnic, stocul curent fiind epuizat mai repede.

* stoc de conditionare Scd – cuprinde cantitatea de materiale necesara pentru asigurarea continuitatii procesului de productie in cazul eventualelor stationari ale materialelor inainte de a fi introduse in productie in scopul efectuarii unor operatii de conditionare impuse de procesul tehnologic.

* stoc pentru transport intern Sti – cantitatea de materiale necesara pentru asigurarea continuitatii procesului de productie in cazul in care sunt necesare transporturi de la un depozit central la punctele de consum.

* stoc de iarna Si – cuprinde cantitatea de materiale necesara pentru asigurarea continuitatii procesului de productie in timpul iernii, cand nu este posibila exploatarea unor materiale datorita conditiilor climaterice nefavorabile.

Stocul curent poate fi exprimat in unitati de timp fie pe baza termenelor contractuale, fie pe baza intervalului mediu intre aprovizionarile consecutive realizate in anul de baza.

De asemenea, stocul curent poate fi exprimat in unitati naturale determinandu-se pe baza intervalului mediu dintre livrarile succesive si necesarul mediu zilnic.

O alta modalitate de exprimare a stocului curent este in unitati valorice si se obtine prin inmultirea marimii absolute a stocului curent exprimat in unitati naturale cu pretul unitar.

Alte doua notiuni foarte utile in dimensionarea si gestiunea stocurilor sunt:

stocul de securitate

stocul maxim

Stocul de securitate este cantitatea de materii prime si materiale stocate, suficienta pentru a satisface cererea de consum in orice moment, fara a se inregistra intreruperi in procesul de fabricatie. Nivelul stocului de siguranta poate fi constant daca aprovizionarile sunt regulate, sau fluctuant in situatia in care acestea sunt sezoniere.

Stocul maxim este impus de restrictiile financiare si fizice specifice intreprinderii. Pentru a putea preveni orice incident in aprovizionarea ritmica a productiei, stocul in întreprindere trebuie sa fie cat mai ridicat, depasind nivelul stocului de securitate. Insa acest nivel va trebui sa tina cont de cheltuielile de depozitare si de cheltuielile cu dobanzile si comisioanele pentru capitalul financiar necesar pentru formarea stocului.

In dimensionarea corecta a necesarului financiar pentru stocurile de materii prime o importanta deosebita o are optimizarea nivelului stocului curent ca cea mai mobila componenta a stocului maxim de materii prime.

Dimensionarea stocurilor de productie la niveluri mai mari decat nevoile reale ale productiei duce la aparitia stocurilor supranormative, ceea ce provoaca imobilizari de capital antrenat in cumpararea de materiale sau in produsele finite stocate si inca nevandute.

Dimensionarea la niveluri mai mici decat nevoile reale ale intreprinderii poate pune in pericol continuitatea procesului de productie si, ca urmare, provoaca micsorarea productivitatii muncii, marirea costurilor.

Printre factorii de care depinde marimea stocurilor se pot en. Insa acest nivel va trebui sa tina cont de cheltuielile de depozitare si de cheltuielile cu dobanzile si comisioanele pentru capitalul financiar necesar pentru formarea stocului.

In dimensionarea corecta a necesarului financiar pentru stocurile de materii prime o importanta deosebita o are optimizarea nivelului stocului curent ca cea mai mobila componenta a stocului maxim de materii prime.

Dimensionarea stocurilor de productie la niveluri mai mari decat nevoile reale ale productiei duce la aparitia stocurilor supranormative, ceea ce provoaca imobilizari de capital antrenat in cumpararea de materiale sau in produsele finite stocate si inca nevandute.

Dimensionarea la niveluri mai mici decat nevoile reale ale intreprinderii poate pune in pericol continuitatea procesului de productie si, ca urmare, provoaca micsorarea productivitatii muncii, marirea costurilor.

Printre factorii de care depinde marimea stocurilor se pot enumera:

* nesiguranta livrarilor;

* spatiul disponibil de depozitare;

* politica intreprinderii in acoperirea cheltuielilor de depozitare

Prin urmare, se poate spune ca optimizarea stocului presupune determinarea acelui nivel de stoc pentru care cheltuielile de stocare si cele de emitere a comenzilor si aprovizionare sa fie minime.

Teoria matematica a stocurilor permite stabilirea momentului si volumului aprovizionarii astfel incat politica urmarita sa fie optima. Ea utilizeaza modele matematice pentru determinarea regulilor de gestiune optima a materiilor prime, materialelor si produselor finite, cu scopul minimizarii cheltuielilor de aprovizionare-stocare in conditiile in care sa se asigure realizarea continua, eficienta a procesului de productie.

Aceste modele economico-matematice permit utilizarea intensiva, cu maxima eficienta, a capacitatilor de productie si a resurselor de munca prin furnizarea la timp, in marimea si structura necesara a resurselor materiale solicitate de procesele productive.

Gestiunea stocurilor poate fi privita in doua acceptiuni:

1.in sens restrans, de evidenta propriu-zisa, in care se urmareste miscarea materiilor prime, materialelor ( intrarile, iesirile, stocul initial, stocul final );

2.in sens larg, de modelare si optimizare a proceselor de stocare prin luarea in considerare a costurilor implicate de existenta stocurilor in intreprinderi.

Pana de curand, si chiar si acum in foarte multe intreprinderi, gestiunea stocurilor era privita in sens exclusiv restrans, urmarindu-se in special miscarile materiilor prime si ale materialelor ce trebuie stocate.

Odata cu explozia tehnologiei informatice, s-au dezvoltat si sistemele moderne de gestiune a stocurilor care presupun ca fiecare unitate economica sa raspunda urmatoarelor cerinte:

* determinarea cantității optime de comandat,

* determinarea perioadei optime de aprovizionat,

* determinarea stocului de siguranta optim in conditiile minimizarii cheltuielilor.

2.2.Modele matematice in gestionarea stocurilor

Pentru prezentarea clasificarii metodelor statistice am optat pentru cea prezentata in cursul „Bases of Operational Research”, (E. Tiganescu, D. Mitrut), din care prezentam pentru fiecare metoda in parte, ipotezele si concluzia, adica ecuatia matematica ce modeleaza stocul optim.

2.2.1. Modelul Willson

Obiectivul modelului este minimizarea costului total de aprovizionare CT

Plecam de la urmatoarele ipotezele:

cerere constantă în timp (cereri egale pe intervale egale de timp);

perioadă fixă de aprovizionare (aprovizionarea se face la intervale egale de timp);

cantități egale de aprovizionare;

aprovizionarea se face în momentul în care stocul devine 0 (nu se admit intervale de timp pe care stocul să fie 0);

aprovizionarea se face instantaneu (durata dintre momentul lansării comenzii și intrarea mărfii în depozit este zero)

Datele modelului:

T = perioada totală de timp pe care se studiază stocarea;

N = cererea totală pe perioada T;

cs = costul unitar de stocare (costul stocării unei unități de marfă pe o unitate de timp)

cl = costul lansării unei comenzi

Variabilele modelului:

= intervalul dintre două aprovizionări succesive;

n = cantitatea comandată și adusă la fiecare aprovizionare;

s(t) = nivelul stocului din depozit la momentul t

Relațiile dintre mărimile modelului

Ipoteza 1 = cererea pe unitatea de timp s(t) = liniară

Ipoteza 2 același între oricare două comenzi

Ipoteza 3 n același pentru toate comenzile

Ipoteza 4 s(t) 0 pentru orice t

Ipoteza 5 la sfârșitul unei perioade s(t) are un salt de la 0 la n

Solutii:

dacă adică dacă costul de lansare este de mai mult de ori mai mare decât costul de stocare tabloul de variație va fi:

și deci se va face o singură aprovizionare la începutul perioadei T în care se va aduce toată cantitatea N, costul total fiind de .

dacă obținem tabloul:

în concluzie se vor face aprovizionări la intervale de topt = în care se va aduce câte nopt = , variantă prin care se va face aprovizionarea cu costul total minim posibil:

CT =

Obs. Dacă nu se acceptă decât soluții în numere întregi pentru n sau t se va calcula costul pentru:

n = și n = + 1

t = și t = + 1

alegându-se dintre toate variantele cea mai ieftină. ( [x] = partea întreagă lui x).

2.2.2. Modelul Willson cu ruptură de stoc

Obiectivul modelului este minimizarea costului total de aprovizionare CT

Ipotezele modelului:

cerere constantă în timp (cereri egale pe intervale egale de timp);

perioadă fixă de aprovizionare (aprovizionarea se face la intervale egale de timp);

cantități egale de aprovizionare;

aprovizionarea nu se face în momentul în care stocul devine 0, admițându-se scurgerea unui interval de timp în care depozitul va fi gol și cererea nu va fi satisfăcută;

aprovizionarea se face instantaneu (durata dintre momentul lansării comenzii și intrarea mărfii în depozit este zero)

Datele modelului:

T = perioada totală de timp pe care se studiază stocarea;

N = cererea totală pe perioada T;

cs = costul unitar de stocare (costul stocării unei unități de marfă pe o unitate de timp)

cl = costul lansării unei comenzi

cp = costul unitar de penalizare (pierderea cauzată de nesatisfacerea unei unități din cerere timp de o zi)

Variabilele modelului:

= intervalul dintre două aprovizionări succesive;

1 = durata de timp în care în depozit se află marfă;

2 = durata de timp în care în depozitul este gol;

n = cantitatea comandată și adusă la fiecare aprovizionare;

s = cantitatea maximă de marfă aflată în depozit;

s(t) = nivelul stocului din depozit la momentul t

Relațiile dintre mărimile modelului

Ipoteza 1 = cererea pe unitatea de timp s(t) = liniară

Ipoteza 2 , 1, 2, aceiași între oricare două comenzi și = 1 + 2.

Ipoteza 3 n, s aceiași pentru toate comenzile.

Ipoteza 4 pe intervalul 2 depozitul este gol (deci stocul zero); totuși graficul a fost desenat în prelungirea perioadei 1 (deci cu valori negative) deoarece în această perioadă se presupune că cererea este aceeași ca în perioadele în care există marfă în depozit, nivelul cererii nesatisfăcute fiind privit ca stocul care s-ar fi consumat dacă aveam marfă în depozit.

Ipoteza 5 la sfârșitul unei perioade este livrată instantaneu cantitatea n – s în contul cererii nesatisfăcute în perioada 2 și introdusă în depozit cantitatea s.

Solutii:

Dacă NT atunci problema admite soluția optimă:

n0 =

s0 =

1 =

2 =

=

CT maxim = CT(n0,s0) =

Expresia = măsoară intensitatea lipsei de stoc și din expresia lui CT maxim se observă că admiterea lipsei de stoc duce la micșorarea costului total cu stocarea, explicația constând în micșorarea numărului de lansări pentru că, deși cp este mult mai mare decât cs, cl este și mai mare decât cp. Dacă cp este mult mai mare decât cs () atunci se obțin aceleași soluții ca în modelul Willson fără ruptură de stoc.

Dacă > NT atunci se va face o singură lansare (deci n0 = N) și vom avea s0 = n0, 1 = = T și 0 = 0 iar CT = cl + csT exact ca și în modelul Willson fără ruptură de stoc.

2.2.3 Generalizări ale modelului Willson

În practică ipoteza că cs (costul unitar) este același, indiferent de cantitatea stocată, nu este în general îndeplinită decât pentru variații mici ale stocului sau ale duratei de stocare, fiind mult mai realistă ipoteza că acesta depinde (invers proporțional) de cantitatea stocată s, de durata de stocare (direct sau invers proporțional) etc, dependențele fiind exprimate prin funcții mai mult sau mai puțin complicate. Aceleași considerații sunt valabile și pentru cp (dependent de mărimea cererii neonorate sau mărimea întârzierilor). În concluzie putem imagina modele în care: cs = f(s,ts) și/sau cp = f(p,tp) unde am notat cu:

s = cantitatea stocată

ts = durata de stocare

p = cererea neonorată

tp = durata întârzierii onorării cererii

sau și mai complicate, neexistând evident limite în acest sens. Motivele care ne oprește totuși în a discuta teoretic aceste modele sunt următoarele:

orice complicare a modelelor anterioare duce la ecuații matematice complicate, ale căror soluții nu mai pot fi scrise cu operatorii matematici obișnuiți (de exemplu, chiar dacă am presupune că unul singur dintre cs sau cp este funcție liniară în variabilele expuse mai sus s-ar ajunge în rezolvare la ecuații de gradul patru ale căror soluții încap pe o foaie întreagă (cititorul poate încerca singur analiza acestor variante); ele ar fi practic de nefolosit și oricum scopul studierii gestiunii stocurilor nu este găsirea unor modele cât mai impunătoare;

aceste modele mai complicate pot apărea și pot fi aplicate evident în practică, existând algoritmi matematici de rezolvare (cel puțin aproximativi) pentru orice model matematic, dar acesta ar fi doar un pur calcul matematic;

modelele mai complicate nu ar adăuga nimic ideii teoretice, desprinse din modelul Willson clasic, că în orice model de stocare există întotdeauna două tipuri de costuri, indiferent de variabilele de decizie și anume: unele direct proporționale și celelalte invers proporționale cu variabilele de decizie, fapt care face ca soluția să fie una de mijloc, și nu o valoare extremă evidentă și deci banală.

în foarte multe cazuri un model de stocare presupune și multe alte variabile, care sunt de obicei aleatoare, caz în care devine nerealizabilă dorința de a găsi o soluție matematică simplă. În aceste cazuri sunt chemate spre rezolvare alte ramuri ale analizei matematice și economice, cum ar fi, de exemplu, simularea, algoritmii genetici etc.

2.2.4. Model de producție – stocare

Presupunem că o unitate economică fabrică un singur tip de produse cu un ritm al producției de produse în unitatea de timp pentru care are o cerere de N bucăți într-o perioadă T. Presupunem că T > N (adică dacă întreprinderea ar lucra non-stop întreaga perioadă T ar produce mai mult decât ceea ce poate efectiv să vândă) motiv pentru care perioadele de producție sunt alternate cu perioade de oprire a producției astfel încât producția totală să devină egală cu cererea totală N. Pentru simplificarea calculelor se va presupune că cererea este constantă în timp, adică în fiecare unitate de timp este egală cu = . Deoarece > este evident că pe parcursul perioadelor de producție se va acumula o cantitate de produse care trebuie stocate într-un depozit, acest stoc epuizându-se în perioadele în care producția este oprită. De asemenea este evident că oprirea și repornirea producției implică o serie de costuri. Pentru formalizarea modelului vom face și următoarele ipoteze:

duratele ciclurilor de producție sunt egale între ele;

intervalele de staționare sunt egale între ele;

costul stocării este direct proporțional cu cantitatea stocată și durata stocării cu un factor de proporționalitate cs (costul unitar de stocare)

costul unei secvențe oprire-pornire a producției este același pentru toate secvențele;

se admite ruptura de stoc;

valoarea penalizării este direct proporțională cu mărimea cererii neonorate și cu durata întârzierii cu un factor de proporționalitate cp (costul unitar de penalizare)

Se cere în aceste condiții găsirea acelor intervale de producție și staționare care duc la un cost total pe unitatea de timp minim.

Notam cu:

– n = cantitatea produsă peste cerere într-un ciclu de producție;

– s = cantitatea maximă acumulată în depozit;

– t1 = intervalul de timp în care se formează stocul;

– t2 = intervalul de timp în care se epuizează stocul ca urmare a opririi producției;

– t3 = intervalul de timp în care se acumulează comenzi neonorate ca urmare a faptului că nu se produce și s-a epuizat stocul;

– t4 = intervalul de timp în care este lichidat deficitului în paralel cu satisfacerea cererii curente.

Soluția:

t2 = , t3 =

și în continuare:

t1 = , t4 =

s = , n =

CTminim =

Soluția de mai sus verifică evident și celelalte restricții, deci este unica soluție optimă.

Observație Dacă ritmul producției este mult mai mare decât intensitatea cererii ( mult mai mare decât sau echivalent spus ) se obține soluția din modelul Willson cu ruptură de stoc.

Metode utilizate in gestionarea stocurilor

Pe baza modelelor matematice expuse in capitolul precedent s-au dezvoltat metode practice de aplicare in activitatea curenta a firmei. Aceste metode sunt expuse foarte detaliat in cursul „Bases of Operational Research”, (E. Tiganescu, D. Mitrut). In lucrarea de fata prezentam pe scurt trei dintre metodele cele mai cunoscute si aplicate.

2.3.1. Modelul S-s

Gestiunea de tip S-s sau cu două depozite se caracterizează prin faptul că reaprovizionarea se face în momentul în care nivelul curent al stocului a atins o anumită valoare notată generic cu “s”. Acest lucru este echivalent unei gestiuni cu două depozite, în cadrul căreia reaprovizionarea se face în momentul în care primul depozit s-a golit. În perioada de reaprovizionare (de avans) consumul se va realiza din cel de-al doilea depozit, care joacă rolul stocului de siguranță.

În acest model considerăm:

cererea totală pentru perioada T este R, aleatorie;

costul stocării este cS;

costul lansării unei comenzi de reaprovizionare este cL;

termenul de livrare poate fi:

a) neglijabil; în acest caz obținem costul total pentru intervalul T ca fiind:

unde q reprezintă cantitatea de reaprovizionat.

cvasiconstant. Fie nivelul minim de reaprovizionare Ns; când stocul atinge acest nivel se lansează o comandă de q piese. Mărimile date sunt: T, , R, cS, cL și ne propunem să determinăm pe Ns și pe q astfel încât costul stocului pentru perioada T să fie minim. O metodă aproximativă constă în a admite că ritmul mediu al cererii este constant; în acest caz optimul cantității q0 este independent de Ns:

Dacă este durata medie a termenului de reaprovizionare (cu o abatere medie pătratică mică) se va evalua legea de probabilitate a cererii pentru acest interval de timp.

Fie F (r) probabilitatea cererii de r produse în intervalul : F (r) = P(R r) = probabilitatea cumulată.

Impunem condiția ca probabilitatea epuizării stocului să fie mai mică sau egală cu valoarea dată (0 < 1); reprezintă probabilitatea de penurie.

Trebuie să avem: 1 – F (r) = . Fie Q soluția ecuației: 1 – F (r) = , de unde rezultă Q = Ns.

Această metodă este aproximativă, deoarece implică ipoteze de lucru distincte pentru stocurile fiecărui depozit.

2.3.2 Metoda A.B.C.

Metoda A.B.C. este un procedeu rapid pentru analiza aprovizionării și gestiunii economice a materialelor. Această analiză clasifică mărfurile achiziționate în funcție de valorile de aprovizionare ale acestora și de ponderea achizițiilor. Prin aceasta pot fi văzute punctele de plecare pentru realizarea unei politici raționale a achizițiilor; pe aceasta se pot baza mai multe măsuri, începând cu simplificarea procedeelor de comandă, până la numărul de salariați folosiți în depozite.

Factorul esențial în folosirea metodei A.B.C. constă în alegerea unui criteriu corespunzător pe baza căruia se efectuează împărțirea materialelor în cele trei grupe A, B, C. Un asemenea criteriu poate fi valoarea de consum a materialului dat, în timpul stabilit, valoarea specială a materialului cu privire la folosirea lui în producție, proveniența din import etc.

O dată criteriul ales și împărțirea în grupe efectuată, metoda A.B.C. poate fi utilizată în diferite domenii ale gestiunii stocurilor:

Controlul selectiv al stocurilor

Metoda A.B.C. permite o gestiune selectivă a stocurilor.

Stocurile tampon ale articolelor de valoare mare sunt menținute la un nivel destul de mic. Aceste articole trebuie să fie supuse unui control de gestiune foarte strâns din partea personalului aprovizionării (articolele de mare valoare sunt adesea gospodărite cu ajutorul unui sistem de reaprovizionare periodică și dacă intervalele sunt suficient de frecvente, un stoc tampon este mai puțin necesar).

Această metodă dă o atenție mai mică articolelor de valoare mică, a căror epuizare se evită prin asigurarea unor stocuri tampon.

Cu ajutorul metodei A.B.C. se pot reduce investițiile în stocuri, micșorând în același timp riscurile de epuizare.

Din analiza structurii materiale a unităților economice rezultă că valoarea mare în stoc este deținută de un număr relativ mic de materiale, care nu numai că influențează direct volumul de mijloace circulante atras, dar joacă și rolul principal în desfășurarea procesului de fabricație.

Stocurile sunt împărțite în trei clase:

clasa A: în care intră articolele cu valoare mare reprezentând cantitativ 10 % din stoc și 70 % valoric;

clasa B: în care intră articole reprezentând 20 % atât cantitativ cât și valoric;

clasa C: în care intră articole ce reprezintă cantitativ 70 % din stoc și valoric 10 %.

Gruparea materialelor în funcție de ponderea lor valorică în stocul total, pe baza datelor din tabelul de mai sus, se prezintă într-o formă expresivă în “graficul de evoluție al curbei valorilor cumulate”:

Datorită importanței lor pentru procesul de fabricație și datorită influenței asupra volumului de mijloace circulante, fiecare grupă se va aborda diferențiat, atât din punct de vedere a metodologiei de stabilire a stocurilor cât și din punct de vedere al conducerii și desfășurării procesului de stocare ca atare.

Deci, metoda A.B.C., pe lângă că oferă o politică diferită pentru articolele din categoria mai scumpă, permite și utilizarea unor metode de gospodărire diferită.

Întrucât în categoria A sunt puține articole, se poate controla zilnic nivelul stocurilor, pentru a observa variația cererii și a supraveghea de aproape respectarea termenelor de către furnizori. Cu alte cuvinte, se înlocuiește o parte din stocul tampon de articole scumpe printr-un control al gestiunii mai strâns. Această decizie este eficientă întrucât ea aduce la o reducere apreciabilă a investițiilor în stocuri.

Se vor folosi, deci, modele economico-matematice exigente, care vor avea în vedere elemente (factori) concrete ce condiționează nivelul stocurilor și care asigură constituirea lor la dimensiuni cat mai mici, determinând creșterea vitezei de rotație a mijloacelor circulante la maxim.

Pentru materialele din categoria C se pot folosi procedee mai puțin exigente (chiar cu caracter statistic) și care vor avea în vedere factorii cu acțiune hotărâtoare în optimizarea proceselor de stocare (cheltuielile de transport, sursa de proveniență etc.).

Cu articolele din categoria B se poate adopta o politică intermediară, exercitând un oarecare control, dar baza rămâne tot stocul tampon, spre deosebire de politica dusă pentru categoria A. La articolele mai ieftine este mai eficient să se suporte sarcina stocurilor, decât să se plătească salariile personalului care ar fi indispensabil pentru mărirea controlului.

Pentru grupa B se pot aplica două soluții:

stabilirea de modele distincte pentru dimensionarea stocurilor de materiale din această grupă cu un grad de exigență mediu;

folosirea pentru materialele care, ca pondere valorică, tind către grupa A de importanță, a modelelor precizate pentru această din urmă grupă, iar pentru materialele ce tind ca valoare către grupa C a modelelor specifice acestora.

Viabilitatea unui sistem de gestiune a stocurilor este determinată, în general, de felul în care acesta răspunde unor cerințe de bază, cum ar fi:

gradul ridicat de utilitate practică;

adaptabilitatea la utilizarea mijloacelor electronice de calcul;

suplețea și operaționalitatea în derularea și adaptarea proceselor de stocare;

aria de cuprindere mare;

concordanța cu fenomenele reale ale procesului de formare și consum a stocurilor;

reducerea la minim a imobilizărilor de resurse materiale și creșterea vitezei de rotație a mijloacelor circulante ale agenților economici;

cheltuielile de conducere, organizare și desfășurare a proceselor de stocare cât mai mici.

Analizat din aceste puncte de vedere sistemul A.B.C. răspunde în mare măsură cerințelor. Acest sistem aplicat la gestiunea stocurilor are în vedere, în primul rând reducerea imobilizărilor la materialele de bază și care se consumă în cantități mari, aspect asigurat prin exigența metodologică de dimensionare a stocurilor și de urmărire a derulării proceselor de stocare.

2.3.3. Strategia IMPACT

IMPACT (Inventory Management Program and Control Techniques) este considerat ca un model eficient de stabilire a stocurilor de siguranța. Este o metodă de depozitare economică, adaptată cerințelor calculatoarelor electronice. Acest model a fost dezvoltat de IBM.

Estimarea necesarului se face prin extrapolarea valorilor din trecut. Influențele conjuncturale și sezoniere sunt luate în calcul prin metoda de nivelare exponențială.

Stocul de siguranță se determină cu ajutorul calculului probabilităților.

Conform metodei IMPACT, sortimentelor din depozit se împart în trei grupe:

produse cu desfacere mare (vitale);

produse cu desfacere mijlocie (importante);

produse cu desfacere redusă ( obișnuite).

Mărimea stocului de siguranță depinde de precizia estimării necesităților (cererii). Cu cât va fi apreciată mai precis în prealabil cererea, cu atât va fi mai mic stocul de siguranță.

Pentru a putea aplica metoda IMPACT sunt necesare: cunoașterea cererilor ri (i = 1, 2,…, T), pe T intervale de timp și calculul abaterii medii pătratice .

Pentru determinarea stocului de siguranță, metoda IMPACT folosește următorii indicatori:

cererea medie (necesarul mediu)

(V.3.1)

unde T este numărul de intervale de timp cercetate;

ri este cererea în intervalul i, i = 1, 2,…, T;

b) MAD (Mean Absolut Deviation) reprezintă abaterea absolută de la medie a cererilor, ca unitate de măsură a “împrăștierii” valorilor efective în jurul valorii medii.

(V.3.2)

MAD se determină ca valoare medie a valorilor absolute ale abaterilor de la cererea medie.

coeficientul de siguranță exprimă potențialul de livrare al furnizorilor. Coeficientul de siguranță (K) se stabilește pe bază de tabele ale funcției normale, în cadrul căreia sunt date valorile lui K, corespunzător diferitelor niveluri ale potențialului de livrare al furnizorilor.

Potențialul de livrare (Z) exprimă gradul de satisfacere de către furnizor a unei comenzi. Acest potențial de livrare se mai numește grad de deservire sau nivel de serviciu.

Potențialul de livrare (Z) se determină după relația

, (V.3.3)

unde CLE este cantitatea livrată efectiv;

CLC este cantitatea ce trebuie livrată conform comenzii.

Rezultă 0 < Z < 1; Z = 0 înseamnă că se înregistrează lipsa materialelor în stoc, fără o posibilitate eficientă de acoperire;

Z = 1 înseamnă că avem de-a face cu un serviciu perfect de servire din partea furnizorilor.

Relația de determinare a potențialului de livrare se poate exprima și sub alte forme, ca de exemplu:

1. (V.3.4)

unde NUC reprezintă numărul de unități (bucăți) comandate;

NUL reprezintă numărul de unități (bucăți) lipsă.

(V.3.5)

unde NZT reprezintă numărul total de zile lucrătoare din perioada de gestiune;

NZL reprezintă numărul de zile cu lipsă de stoc.

Când un produs se fabrică din mai multe materii prime, care intră simultan în consum, potențialul de livrare se calculează în funcție de necesitatea prezenței în același moment în depozit a tuturor materiilor prime care concură la obținerea lui.

Stocul de siguranță se calculează după formula:

NS = K MAD

Între potențialul de livrare și costul stocării necesitat de constituirea și deținerea stocului de siguranță există o corelație strânsă. Creșterea potențialului de livrare determină creșterea costului total de stocare, dar într-o proporție mai mică, ceea ce înseamnă că eficiența este cu atât mai mare cu cât potențialul de livrare se apropie de unu.

Indicatori statistici in aprovizionarea firmei

Principalii indicatori statistici utilizati in managementul aprovizionarilor firmei sunt:

Cantitatea de materii prime si materiale aprovizionata lunar

este un indicator fizic

se calculeaza pe fiecare sortiment in parte

reflecta cantitatea receptionata efectiv in cursul lunii din materialul respectiv

Intervalul mediu dintre doua aprovizionari t:

reprezinta numarul mediu de zile dintre doua aprovizionari succesive

se exprima in zile

se calculeaza ca media aritmetica a intervalelor dintre aprovizionari

t =

unde n- numarul de aprovizionari

j = 1,n-1 – reprezinta numarul de intervale intre aprovizionari

tj – numarul de zile intre doua aprovizionari succesive

In cazul unei analize statistice a aprovizionarilor, se vor face comparatii intre nivelul intervalului mediu si nivelul din graficul de aprovizionare. Daca notam cu

tp – intervalul stabilit prin contract intre doua aprovizionari consecutive, in practica va apare una din situatiile urmatoare:

t = tp – o situatie ideala, apare numai in cazurile in care furnizorii au respectat graficul de livrare;

t < tp – apare in cazul livrarilor mai dese de materii prime. Daca se mentine aceasta situatie, pot aparea stocuri supranormative ce presupun imobilizare de capital, ceea ce poate avea efecte nefavorabile din punct de vedere economic;

t > tp – apare in cazul in care furnizorii intarzie in mod repetat. Pe termen lung, mentinerea acestei situatii poate produce perturbatii in procesul de productie prin golurile de aprovizionare (sau rupturi de stoc) aparute.

Gradul de asigurare cu materii prime si materiale (Ga)

este raportul intre stocul mediu de materii prime sau materiale( ) si consumul mediu zilnic de materii prime si materiale ( )

Ga =

se poate calcula pentru fiecare tip de material in parte sau se poate calcula pe total materii prime

exprima numarul mediu de zile pentru care productia este asigurata cu materiile prime necesare.

in analiza statistica, gradul de asigurare cu materii prime se calculeaza astfel:

IGa =

In practica se intalnesc uramatoarele situatii:

IGa =1 – situatie ideala

IGa <1 – situatie in care pot aparea goluri de materii prime ce pot conduce la stagnari ale productiei

IGa >1 – situatie in care pot aparea stocuri supranormative de materii prime ce pot conduce la blocaje financiare

Ritmicitatea aprovizionarii si coeficientul ritmicitatii aprovizionarii

-pentru analiza intervalelor dintre aprovizionari:

– pentru analiza cantitatilor aprovizionate:

___

Unde: i= 1,n- numarul de aprovizionari effective in perioada analizata;

qi – cantitatile de materiale efectiv aprovizionate

qp – cantitatile de materiale prevazute in graficele de aprovizionare

Cei doi coeficienti ai ritmicitatii aprovizionarii adica si , se folosesc in analiza statistica pentru a evidentia corect situatia aprovizionarii firmei. O situatie favorabila este reflectata de niveluri foarte scazute ale ambilor indicatori, ceea ce semnifica faptul ca termenele de livrare si cantitatile prevazute in contractul de aprovizionare au fost respectate.

2.5.Tipuri de programe utilizate in managementul aprovizionarii.

Caracteristici. Scurta prezentare

Gestiunea stocurilor poate fi privita in doua acceptiuni:

1.in sens restrans, de evidenta propriu-zisa, in care se urmareste miscarea materiilor prime, materialelor ( intrarile, iesirile, stocul initial, stocul final );

2.in sens larg, de modelare si optimizare a proceselor de stocare prin luarea in considerare a costurilor implicate de existenta stocurilor in intreprinderi.

Pana de curand, si chiar si acum in foarte multe intreprinderi, gestiunea stocurilor era privita in sens exclusiv restrans, urmarindu-se in special miscarile materiilor prime si ale materialelor ce trebuie stocate.

Odata cu explozia tehnologiei informatice, s-au dezvoltat si sistemele moderne de gestiune a stocurilor care presupun ca fiecare unitate economica sa raspunda urmatoarelor cerinte:

* determinarea cantității optime de comandat,

* determinarea perioadei optime de aprovizionat,

* determinarea stocului de siguranta optim in conditiile minimizarii cheltuielilor.

In functie de cele doua moduri de a privi gestiunea stocurilor, programele informatice se impart si ele in doua categorii:

clasice- (ex. Ciel)- in care activitatea firmei este privita modular, pentru fiecare tip de activitate existand un modul specializat, printre acestea regasindu-se si cel de gestiune comerciala. Acest tip de programe faciliteaza managementul aprovizionarilor prin oferirea de grafice pe diferite perioade de timp a evolutiei stocurilor pe articole sau pe grupe de articole, a furnizorilor, a clientilor, a adaosului comercial.

De tip ERP-. Enterprise Resource Planning (ex. Socrate, Senior).

Aceste programe au rolul de a integra punctele-cheie ale unei afaceri oferind o perspectiva globala a ceea ce se intampla in cadrul structurii organizationale, o cooperare cu efort minim intre diversele departamente si totodata un flux al informatiei sigur si fara redundante in cadrul firmei . In cadrul modulului de gestiune comerciala se asigura gestiunea stocurilor, managementul depozitelor, gestiunea si optimizarea comenzilor prin algoritmi de aprovizionare, gestiunea mijloacelor fixe, rapoarte, analize financiare simple sau complexe.

Programul Socrate- caracteristici

Sistemul integrat Socrate se adreseaza intreprinderilor medii si diviziilor din cadrul intreprinderilor mari, fiind construit in cea mai moderna tehnologie client-server si avand o arhitectura deschisa bazata pe Windows si SQL Server. Astazi, arhitecturile client-server au devenit solutia principala in rezolvarea nevoilor legate de conducerea cu succes a afacerilor.

Sistemul integrat de gestiune a întreprinderii Socrate, dezvoltat de compania Bit Software este utilizat la ora actuală de 2 000 de utilizatori în peste 150 de firme din România care activează, în principal, în domeniile retail, distribuție, industria de proces și servicii..

Standardizare

Tehnologia client-server, precum si utilizarea instrumentelor standard (VB, C++, Crystal Reports, SQL, Power Designer CASE) garanteaza deschiderea sistemului spre viitor; astfel, sistemul nu depinde de modificarile tehnologice ale echipamentelor hardware si nici de instrumente sau baze de date proprietare.

Niveluri multiple de securitare

Utilizatorii sistemului pot primi diferite drepturi de acces la documente, rapoarte, baza de date, în functie de rolurile pe care acestia le îndeplinesc în organizatie. Exista, de asemenea, mecanisme performante de validare a documentelor, care asigura integritatea datelor si coerenta procesului modelat.

Usurinta in utilizare, accesibilitate

Interfata grafica deosebit de prietenoasa a fost astfel gandita, incat sa asigure o asimilare rapida a modulelor, indiferent de nivelul de pregatire al utilizatorilor sau de pozitia lor.

Arhitectura modulara integrata. Informatii in timp real

Socrate este format din mai multe module care se integreaza perfect intre ele. Spre exemplu, o factura de vanzare introdusa la departamentul comercial va aparea imediat sub forma contabila, in contabilitate, precum si in raportul de vanzari al directorului comercial. Asadar, un document (datele), odata ce a fost introdus, se imprastie in tot sistemul, furnizand informatii la toate nivelurile organizatiei.

Acces rapid la informatii de la distanta

Sistemul permite lucrul in medii distribuite, transferul datelor dintr-o locatie in alta facandu-se automat, indiferent de mediul ales (internet, linie directa, modem etc.). Aceasta facilitate se dovedeste deosebit de utila in cazul organizatiilor care au puncte de lucru repartizate pe diverse arii geografice (depozite, fabrici, agenti comerciali pe teren etc.) si care doresc sa aiba informatii despre sistem in timp real.

Modulul de gestiunea stocurilor faciliteaza o gestiune detaliata si raportari operationale pentru a tine evidenta si a controla articolele pe care firma le produce, asambleaza, stocheaza si vinde.

Modulul Stocuri din cadrul sistemului SOCRATE ofera atat posibilitatea lansarii comenzilor in productie sau catre furnizori cat si in vederea vanzarii sau livrarii marfurilor catre clienti.

Programul VIP Profesional

VIP Profesional este un pachet de programe ERP (Enterprise Resource Planning) oferit de Viami Software cu scopul de a sprijini organizarea unei companii in operațiunile cheie pe care le efectuează in: contabilitate, analiză financiară, gestiunea achizitiilor, inventar, gestiunea relațiilor cu clientii, gestiunea resurselor umane, gestiunea vanzarilor, gestiunea banilor, planificarea și gestiunea productiei și gestiunea logistica.

Prin intermediul planificarii computerizate și a instrumentelor de programare, VIP Profesional oferă în orice moment informații legate de resursele companiei ca: stocuri de marfa si materiale, relatia cu partenerii, resursele umane, dotari și totodată informații despre banii disponibili.

Gestiune si stocuri

VIP Gestiune este un sistem complet care automatizeaza fluxul operațiunilor intrare-iesire, atât cantitativ cât si valoric.

VIP Consum permite realizarea de produse sau proiecte prin procesele de consum de componente.

VIP Mijloace fixe urmarește gestionarea și calculul amortizărilor imobilizărilor prin toate metodele legislației aflate în vigoare.

Financiar Contabilitate

VIP Trezorerie automatizează tranzacțiile financiare, acoperind un spectru larg de operații.

VIP Contabilitate este motorul evidenței contabile a firmei făcând preluarea datelelor din celelalte module.

VIP Personal ține atât evidența angajaților si calculeaza pontajul și drepturile salariale.

Administrare baza de date

VIP Administrare se ocupa atât de administrarea și configurarea firmei și a utlizatorilor cât și a bazei de date.

VIP Locatie este necesar pentru lucrul cu mai multe stații aflate în locații diferite, asigurand conectivitatea acestora.

VIP Backup asigură copii de siguranță periodice ale datelor din sistem.

VIP Decizie folosește datele preluate din celelalte module pentru a oferi informații detaliate despre fiecare aspect al afacerii.

Modulul VIP Gestiune

Modulul VIP Gestiune este destinat activitatii comerciale din cadrul unei firme si este implementat in departamentele aprovizionare si desfacere ale acesteia.

El urmareste fluxul documentelor comerciale si permite gestiunea amanuntita a fiecarui element tranzactionat in cadrul firmei.

Avantaje si facilitati

Articolele organizate prin catalogare permit navigarea si cautarea rapida dupa cod intern, cod de bare, denumire

Stocurile sunt adaptate tipului de activitate ( definitive, pe comenzi, pe depozite sau pe furnizori, pentru situatii pe masura vânzarii, custodie )

Flexibilitate prin posibilitatea de a adauga tipuri de documente ( facturi, avize, reglaje de stoc, intrari, iesiri diverse )

Contarea configurabila a documentelor si a articolelor din componenta acestora

Punctele de lucru pot fi independente si interdependente, tranzactiile putand fi confidentiale cu posibilitatea de comunicare a stocurilor.

Administrare simpla si executare unitara prin politici flexibile de preturi, de parteneri

Clasificarea clientilor si politicilor de penalitati dupa scadenta

Transferuri interne intre depozite si fise detaliate de miscare

Optimizarea miscarii stocurilor la punctele de vânzare care pot consulta reciproc stocurile si pot transfera marfa cu limite de stoc minim garantat

Optimizarea fluxurilor banesti prin urmarirea relatiilor clienti/furnizori (datorii, scadente, vechimea datoriilor)

Modulul VIP Gestiune are in componenta patru submodule:

Articole catalogate cu toate caracteristicile si datele aferente

Vanzari cu documentele aferente de iesire dar si cu posibilitatea urmaririi parteneriatului cu clientii

Cumparari cu documentele aferente de intrare dar si cu posibilitatea urmaririi parteneriatului cu furnizorii

Stocuri cu documente de transfer, generare de inventar si descarcare de gestiune

Programul CIEL

CIEL dezvolta si ofera clientilor sai o gama completa de aplicatii software pentru contabilitate si gestiune economica inca din 1991. Oricare este domeniu de activitate al firmei, CIEL ofera solutia gestionarii activitatii tuturor departamentelor firmei: financiar – contabilitate, salarii, gestiune comerciala (facturare, comenzi, inventariere, statistici si multe altele), mijloace fixe / imobilizari, registru de casa.

Programul CIEL Gestiune Comerciala a fost conceput pornind de la experienta acumulata pe parcursul anilor de echipa CIEL prin interactia permanenta cu clientii sai, pentru a raspunde noilor cerinte ale economiei romanesti, aflata in permanenta evolutie si pentru a beneficia de facilitatile oferite de noile tehnologii. Aplicatia permite evidenta informatizata necesara in derularea activitatilor comerciale ale unei companii: de la facturare, baze de date clienti si furnizori, facturi proforma, comenzi, note de receptie si avize de expeditie, chitante, bonuri de consum, facturi import pana la rapoarte si statistici. Usor de utilizat, rapid si eficace, se adapteaza multor tipuri de activitati: productie, comert, servicii.

Clienti si furnizori

– Se pot crea si gestiona un numar nelimitat de clienti/furnizori, fiecare fiind unic identificat printr-un cod alfa-numeric obligatoriu

– Cautare, sortare si filtrare dupa orice camp din fisa client

– Permite specificarea modului de plata, a contului contabil asociat acestuia

– Se pot asocia liste de preturi, discount-uri, termene de scadenta, campuri aditionale

– Asociere cu mai multe adrese, banci, persoane de contact si categorii de clienti/furnizori

– Posibilitatea crearii de campuri personalizate si utilizarea lor in cadrul rapoartelor complexe

Agenti

– Stocheaza informatii pentru societatile care lucreaza cu agenti comerciali

– Se pot obtine informatii detaliate despre un anumit reprezentant si situatii legate de acesta

– Exista posibilitatea de a imparti agentii dupa zona de acoperire

Articole

– Atribuirea pentru fiecare articol, automat, a unui cod de lungime suficienta pentru orice tip de activitate comerciala

– Pretul de vanzare si cumparare poate fi stabilit in valuta sau LEI

– Transferul listei de articole in casa fiscala

– Permite utilizarea codurilor de bara cu casa fiscala

– Numere seriale si localizarea in documente

– Posibilitatea de a introduce stocul initial si de urmarire a stocului teoretic

– Permite introducerea conturilor contabile si de venituri, cheltuieli si stocuri particularizat pentru fiecare articol si pentru fiecare depozit

– Se pot alege moduri de calcul optionale fara taxe sau cu toate taxele incluse

– Gestionarea stocurilor se poate tine la FIFO, LIFO sau PAMP

– Se pot gestiona mai multe depozite ale aceleiasi societati comerciale, cu raportari pe fiecare depozit sau centralizat

– Campuri aditionale usor configurabile

Jurnalul contabil

– Se poate genera in orice moment si poate fi centralizat si transferat in programele CIEL CONTA Windows/DOS

Documentele Comerciale

– Pentru o evidenta simpla si clara, documentele comerciale se pot accesa din meniu, fiind grupate in functie de tipul de activitate: Intrari sau Iesiri

– Se pot intocmi facturi clienti/furnizori, avize de expeditie, comenzi, nota de intrare receptie, declaratie vamala de import

– Posibilitatea de a lucra cu documente temporare si deci, de a estima evolutia stocurilor inainte de validarea documentelor

– Stocul real este vizibil la intocmirea facturii de vanzare

– Se pot opera si evidentia atat incasarile de la clienti, cat si platile catre furnizori

– Toate documentele pot suferi modificari de design

Programul Win Mentor

Pachetul de programe de gestiune este conceput pentru a respecta cerintele pietei actuale, oferind un acces prompt si simplu la toate resursele disponibile. WinMENTOR cuprinde instrumente integrate pentru stocarea, analiza si raportarea rapida a informatiilor permitând astfel posturilor manageriale accesul rapid la informatiile contabile si de gestiune.

Platforma simpla si compacta pe care produsul este construit confera pachetului stabilitate in lucrul sub diferitele sisteme de operare. Pachetul integrat de aplicatii de gestiune WinMENTOR este realizat în mediul de programare vizuala Delphi. El a fost creat pentru lucrul în retea si la distanta si poate fi instalat pe calculatoare cu sistem de operare Windows '95, Windows '98, 2000, ME, XP sau NT.

Interconectivitatea modulelor WinMENTOR si conectivitatea aplicatiei cu periferice de gestiune (case de marcat, cititoare de coduri de bare, cântare electronice, terminale de culegere de date, etc.) aduce in prim plan simplitatea culegerii datelor initiale si usurinta in transmiterea informatiilor si in manevrarea datelor contabile si de gestiune.

Valoarea programului a sporit prin implementarea rapida a cerintelor si ideilor venite de la utilizatorii de zi cu zi.

Modulul Comercial

Posibilitatile de lucru oferite utilizatorilor acopera integral cele mai complexe solicitari ale departamentelor comerciale. Astfel, sunt acoperite integral contractele comerciale de vinzare-cumparare si cele de leasing operational si financiar.

Ofertele, comenzile si contractele la si de la parteneri (furnizori, clienti) pot fi gestionate integral.

Iata si unele facilitati specifice firmelor de distributie:

atribuirea automata de discounturi sau majorari de preturi de vinzare, dupa diverse criterii

lucrul cu articole cu preturi multiple si cu categorii de pret implicite

inregistrarea automata a taxelor de coletarie (pe greutate, pe valoare, cu valoare declarata, taxe ramburs, etc.)

urmarire garantii la vinzare

generator de facturi pt. comenzile de la clienti in limita stocurilor disponibile si in ordinea termenelor de livrare

generator de facturi pentru vinzari

facturare automata pentru servicii de tip abonament

generator de facturi pentru vinzari/achizitii in rate

generator de facturi pentru vinzari/achizitii in leasing

Listele specifice acestui modul acorda utilizatorului avantajul de a obtine informatii detaliate despre rezultatele activitatii sale comerciale:

stocuri: necesar de aprovizionat, stocuri critice, in curs de epuizare, fara miscare, prognoza de stocuri bazata pe perioade comparabile

urmarirea situatiei partenerilor: plati/incasari, furnizori neachitati/clienti datornici

facturi nesosite/facturi de intocmit

liste de intrari/iesiri pe firma si pe gestiuni

topul vinzarilor/incasarilor in lei si in valuta

topul clientilor/furnizorilor

comenzi catre furnizori/de la clienti, comenzi in curs, comenzi de la si catre subunitati

evidenta vinzarilor pe perioade specifice, durata medie de incasare pe fiecare agent de vinzari, istoricul vinzarilor pe articole si pe parteneri

Studiu de caz

In prima parte a studiului vom urmari si calcula indicatori statistici prezentati in sectiunea de mai sus pentru date extrase din contabilitatea firmei S.C. Braun Oil S.R.L.

3.1 Modele si metode matematice in gestionarea stocurilor

Vom utiliza metoda ABC pentru a analiza aprovizionarea si gestiunea economica la nivelul firmei S.C. Braun Oil S.R.L.

Alegem ca si criteriu de impartire in cele trei grupe a materialelor – criteriul valorii de vanzare a articolelor. Pentru impartirea pe grupe utilizam baza de date a a firmei si obtinem urmatoarea lista:

Analizand insa si din punct de vedere al intrarii totale in anul 2007, constatam ca atat ponderea valorica cat si ponderea numerica o au produsele din categoria C- adica cu valori mai mici de 50 lei.:

Conform metodei ABC, pentru categoria C ar trebui sa utilizam modele matematice si metode de control mai riguroase. Acest lucru nu se poate aplica in practica curenta a firmei analizate, pentru ca ar presupune urmarirea riguroasa a variatiei stocurilor pentru aproximativ trei sute de articole.

Vom apela in continuare la strategia Impact pentru a stabili stocurile de siguranta.

Vom imparti articolele comercializate de firma in trei grupe:

produse cu desfacere mare

produse cu desfacere mijlocie

produse cu desfacere redusa.

Trebuie sa facem precizarea ca produsele cu desfacere redusa sunt necesare pentru buna functionare si utilizare a produselor cu desfacere mare sau medie.

Pentru a avea un stoc de siguranta cat mai mic, va trebui determinata cu mai multa precizie cererea pietei in perioada analizata.

Pe baza datelor furnizate din contabilitatea firmei analizate, determinam potentialul de livrare al furnizorului principal al firmei, pentru un produs cu valoarea cea mai mare in total vanzari, “Teava scurgere 110/4m”:

Potentialul de livrare in luna mai va fi:

Z= = 0.98

Pentru aceasta valoare obtinuta pentru potentialul de livrare al furnizorului se determina coeficientul de siguranta din tabelul functiei normale.

Pentru valoarea de 0.98 al potentialului de livrare gasim valoarea de 0.93 a coeficientului de siguranta. K.

Cererea pietei in luna mai va fi defalcata pe cele patru saptamani ale lunii mai si va fi preluata din comenzile ferme primite de la clientii- magazine in aceasta perioada:

Prin urmare, valoarea cererii medii pentru cele patru intervale de timp va fi:

r = 97.5 buc.

Determinam si valoarea abaterii absolute de la medie a cererilor:

MAD = 146.25

Stocul de siguranta va fi:

NS = K* MAD = 0.93*146.25 136 buc.

Prin aplicarea metodei Impact am determinat valoarea stocului de siguranta pentru o luna considerata de varf in vanzarea produselor firmei S.C. Braun Oil S.R.L.. Aceasta valoare o consideram insa totusi nerealista fiind mare in raport cu spatiul de depozitare destul de redus al firmei.

Vom apela acum la modelul Willson. Pornim de la urmatoarele date cunoscute:

T- perioada de timp pe care se studiaza stocarea este o luna, adica 30 zile

N – cererea totala pe perioada T este cea din tabelul precedent adica 159 buc.

cs – costul unitar de stocare adica al unei tevi pe zi, este de 0.015 lei/zi

cl – costul lansarii unei comenzi calculat de contabile firmei este de 53 lei.

Calculam raportul

3533

Iar raportul

= 2385

Prin urmare aceasta situatie se incadreaza la punctul a) in teoria prezentata in capitolul precedent . Pentru datele prelucrate a reiesit ca cel mai bine din punct de vedere al costului comenzii si stocarii este sa se faca o singura aprovizionare la inceputul lunii (adica a perioadei T) cand se va aduce toata cantitatea prognozata, costul total al stocarii si efectuarii comenzii fiind de:

Si prin acest model am obtinut un rezultat care indeamna la o singura aprovizionare lunara, modaliatea de aprovizionare care nu avantajeaza o firma relativ mica, interesata intr-o circulatie a fondurilor banesti mult mai rapida. Insa acest fapt nu face decat sa arate limitarile modelului, care nu tine cont de toate situatiile ce pot aparea in situatiile economice reale.

3.2 Indicatori statistici in aprovizionarea firmei

Contractul de livrare semnat cu furnizorul produselor din PE, prevedea in luna mai sase aprovizionări la intervale de timp egale pentru articolul “Teava scurgere 110/4m”. Trecem in urmatorul tabel aceste date si in plus atat cantitatile previzionate cat si pe cele livrate:

Intervalul programat intre doua livrari consecutive este:

tp = 6 zile

iar cantitatea ce trebuie livrata la fiecare aprovizionare pentru a asigura vanzarile zilnice pentru acest articol este de:

qp = 32

Vanzarea medie zilnica de “Teava scurgere 110/4m” este de:

cz = = 5.3 buc./zi

Folosind datele din tabel si formulele prezentate in capitolul precedent, calculam indicatorii aprovizionarii cu teava:

stocul mediu de teava in luna mai (S ) = media cronologica ponderata a cantitatilor efectiv livrate in cursul lunii, considerand ca la inceputul lunii stocul de teava a fost egal cu zero:

S = =

= =

= = 25,74 buc.

intervalul mediu dintre aprovizionari:

t = = = 5,8 zile

gradul de asigurare cu materia prima (adica teava in cazul nostru):

Ga = = = 4,86 zile

coeficientii ritmicitatii aprovizionarii, devin prin inlocuire:

=

= = 19,72%

Analog :

=

= = 18,97%

Se observa ca:

t = 5,8 zile => t < tp

tp = 6 zile

IGa = = 4,86 / 6 = 0.81 => IGa < 1

Sensul relatiilor de mai sus evidentiaza deficiente in procesul de aprovizionare cu tipul de teava studiat in luna mai. Nu au fost respectate termenele si nici cantitatile prevazute in graficul de livrare. Gradul de asigurare cu materii prime este subunitar ceea ce indica faptul ca s-ar fi putu vinde mai mult decat s-a vandut, daca marfa ar fi fost adusa la termenul stabilit in contract, fapt care a diminuat rezultatul economic al firmei.

Valorile destul de mari ale coeficientilor ritmicitatii aprovizionarii confirma concluziile formulate anterior.

Vom calcula aceeasi indicatori si pentru un alt articol prevazut in acest contractul de livrare semnat cu furnizorul produselor din PE, respectiv articolul “Conducta PE80 dn25 pn6”. In urmatorul tabel vom avea aceleasi date si termene de aprovizionare, diferind cantitatile din contract si cele aprovizionate:

Intervalul programat intre doua livrari consecutive este:

tp = 6 zile

iar cantitatea ce trebuie livrata la fiecare aprovizionare pentru a asigura vanzarile zilnice pentru acest articol este de:

qp = 420

Vanzarea medie zilnica de “ Conducta PE80 dn25 pn6” este de:

cz = = 70 m-/zi

Folosind datele din tabel si formulele prezentate in capitolul precedent, calculam indicatorii aprovizionarii cu teava:

stocul mediu de teava in luna mai (S ) = media cronologica ponderata a cantitatilor efectiv livrate in cursul lunii, considerand ca la inceputul lunii stocul de teava a fost egal cu zero:

S = =

= =

= = 447,76 m

intervalul mediu dintre aprovizionari ramane acelasi ca mai sus:

t = = = 5,8 zile

gradul de asigurare cu materia prima (adica conducta in cazul de fata):

Ga = = = 6,4 zile

coeficientii ritmicitatii aprovizionarii, devin prin inlocuire:

=

= = 19,72%

Deci Cvt ramane acelasi dar Cvq se modifica astfel:

=

= = 10,1%

Se observa ca si mai sus ca:

t = 5,8 zile => t < tp

tp = 6 zile

IGa = = 4,86 / 6 = 0.81 => IGa < 1

Sensul relatiilor de mai sus se pastreaza si la acest articol si evidentiaza aceleasi deficiente in procesul de aprovizionare cu tipul de conducta studiat pentru luna mai. Diferenta fata de cazul aprovizionarii cu teava este faptul ca coeficientul ritmicitatii cantitatilor aprovizionate este mult mai mic in cazul de fata dar totusi nu suficient de aproape de zero, asa cum ar fi in mod ideal. Acest lucru arata ca ar trebui sa se incerce imbunatatirea relatiei cu furnizorul de PE in scopul obtinerii unor coeficienti ai ritmicitatii aprovizionarii mult mai aproape de valoarea ideala decat in momentul analizei.

3.3 Analiza programelor Vip Gestiune si WinMentor- Modulul Comercial utilizate in gestiunea comerciala

Vom analiza cele doua programe in paralel pentru a evidentia puncte forte si puncte slabe, avantaje si dezavantaje din punctul de vedere al managementului aprovizionarilor.

Modul de definire al articolelor in Vip Gestiune este prezentat in ecranul urmator:

Prin aceasta macheta se pot culege informatii de detaliu despre fiecare articol, mergand de la cod de bare, garantie, poza, pana la posibilitatea introducerii a cinci variante de preturi de vanzare in lei si a unei variante in valuta.

Modulul WinMentor are macheta urmatoare de definire a unui articol:

Si aceasta macheta are multiple posibilitati printre care amintim diferite variante de preturi si de discount-uri, poza pentru identificarea articolului.

Macheta de introducere facturi de cumparare pentru Vip Gestiune este urmatoarea:

Se pot introduce date referitoare la data scadentei, modalitatea de plata si suma platita dar si depozitul in care se duc marfurile respective.

Si pentru Win Mentor exista aceste facilitati, in plus se pot opera discount-urile primite, daca se platesc majorari de intarziere sau amanunte despre plata:

Pentru transferul intre depozite sau gestiuni, Vip Gestiune foloseste avize si fise detaliate de miscare:

In acest caz, WinMentor nu ofera o alternativa explicita, insa are avantajul posibilitatii de analiza pe centru de profit, ceea ce Vip Gestiune nu prevede.

Privind din punct de vedere al posibilitatilor de liste si rapoarte, WinMentor ofera o paleta mult mai larga decat Vip Gestiune, incluzand si informatii despre stocuri de genul:

necesar de aprovizionat,

stocuri critice,

stocuri in curs de epuizare

stocuri fara miscare

prognoza de stocuri bazate pe perioade comparabile

Toate acestea se pot regasi in urmatoarele capturi de ecrane:

In domeniul listelor si analizelor stocurilor, Vip Gestiune ofera o paleta mai restransa:

Privind din punct de vedere al analizei stocurilor si deci din punct de vedere al managementului aprovizionarilor, se poate spune ca WinMentor ofera mai multe facilitati de urmarire si sinteza decat Vip Gestiune. Insa nici unul nu utilizeaza indicatori statistici sau metode ori modele de gestiune a stocurilor. Cele doua programe studiate sunt destinate IMM-urilor si sunt destul de reprezentative pentru acest segment de produse.

Aceasta este o lipsa a programelor actuale de gestiune comerciala, lipsa care insa in curand va fi eliminata, pe masura dezvoltarii tehnologiei informationale.

Programele de tip ERP evoluate, de ex. SAP sau WizCount, ofera posibilitati de analiza mult mai bine puse la punct, insa pretul este mult mai mare dar implicit si programul este mult mai stufos.

Concluzii

Consideram ca avem suficiente date care sa ne permita sa tragem o concluzie asupra utilizarii aplicatiilor informatice dedicate in managementul aprovizionarii.

Ca urmare a aplicarii metodei ABC, am constatat ca in vanzarile totale ponderea mare o au articolele cu pret relativ scazut. Prin urmare, nu se poate pune problema unor stocuri mici care sa poata fi urmarite cu strictete datorita costului mare care l-ar presupune evidenta si urmarirea celor 300 de articole cu ponderea mare in vanzari.

Prin aplicarea metodei Impact am determinat valoarea stocului de siguranta pentru o luna considerata de varf in vanzarea produselor firmei S.C. Braun Oil S.R.L.. Aceasta valoare o consideram insa totusi nerealista fiind mare in raport cu spatiul de depozitare destul de redus al firmei. In plus, aprovizionarea de la inceputul lunii cu un stoc atat de mare ar presupune imobilizarea unor resurse banesti care, in cazul unor aprovizionari saptamanale sau chiar mai dese, ar putea fi utilizate pentru achizitionarea altor categorii de articole complementare celor existente, ceea ce ar mari viteza de rotatie a capitalului si prin urmare si profitabilitatea firmei.

In urma calculului indicatorilor statistici pentru doua articole am constatat ca exista deficiente in procesul de aprovizionare cu acestea in luna mai. Coeficientul ritmicitatii aprovizionarilor sunt relativ mici dar totusi nu suficient de aproape de zero, asa cum ar fi in mod ideal. Acest lucru arata ca ar trebui sa se incerce imbunatatirea relatiei cu furnizorul de PE in scopul obtinerii unor coeficienti ai ritmicitatii aprovizionarii mult mai aproape de valoarea ideala decat in momentul analizei.

In privinta programului de gestiune utilizat de aceasta firma, se pot face imbunatatiri, deoarece firma foloseste in acest moment o varianta veche pentru sistemul MS-DOS a programului Ciel, varianta ce nu ofera posibilitatile de analiza ale variantelor moderne pentru Windows, ce se gasesc in momentul de fata pe piata romaneasca. Aceste programe ar putea oferi spre exemplu posibilitati de urmarire a stocurilor critice, de analiza a stocurilor care nu au miscare sau au miscare redusa, ori sinteze ale necesarului de aprovizionat.

Deocamdata managerii societatilor comerciale romanesti printre care se numara si S.C. Braun Oil S.R.L., nu au o gandire atat de moderna incat sa renunte la forma de lucru manuala si sa treaca la cea informatizata.

Politica romaneasca este aceea de a investi capitalul in forta de munca umana si intr-o baza materiala moderna si performanta care sa le permita realizarea unor produse finite cat mai calitative. Dar trebuie sa se tina seama si de faptul ca receptivitatea la integrare si globalizare trebuie sa fie caracteristica unei intreprinderi ce doreste sa se impuna prin produse si prin rezultate.

Prin investirea intr-un sistem informational de planificare a resurselor (tip ERP), se va avea o evidenta mult mai exacta a tuturor datelor, vor fi anulate pierderile de timp atat in relatiile cu bancile cat si cu organismele sociale, prin transportarea automata de date.

Astfel firma ar trebui ca in cel mai scurt timp sa faca investitiile legate in principal de modernizarea sistemului informational/informational-contabil.

De asemeni ar fi bine daca s-ar urmari extinderea retelei de calculatoare prin achizitionatea de laptop-uri ce se vor afla in dotarea directorului de vanzari, fapt ce ar conduce la o mai buna gestionare a mijloacelor financiare, a stocurilor si a clientilor, printr-o comunicare in timp real a vanzarilor incasarilor si relatiilor cu partenerii de afaceri.

Bibliografie

1. Andreica M., Stoica M., Luban F., „Metode cantitative in management”, Ed. Economica, Bucuresti, 1998

2. Barbulescu C., „Managementul productiei industriale”, Editura Didactica si Pedagogica, Bucuresti, 1995

3. Radu C., Georgescu V., Ionascu C., „Statistica firmei”, Ed. Universitaria, Craiova, 2004

4. Tiganescu E., Mitrut D., „Bazele cercetarii operationale”, Ed. ASE, Bucuresti, 1999

5. Dimitris N.Chorafas, „Integrating ERP, CRM, Supply Chain Management and Smart Materials”, Auerbach

6. Sichigea N., Berceanu D., Popescu L., Visinescu S., „Gestiunea financiara a întreprinderii”, Ed. Sitech, Craiova, 2003

7. Tugui Al., „Produse informatice generalizate pentru contabilitate”, Editura CECCAR, 2003

8.*** http://www.bitsoftware.ro ; Documentatie a programului Socrate, 2007

9.*** http://www.viami.ro ; Documentatie a programului Vip Profesional, 2007

10.*** http://ciel.ro Manualul de utilizare al programului Ciel 2006

11.*** www.winmentor.ro/ Documentatie a programului WinMentor, 2007