Model Informatic Pt Managementul Resurselor Umane

1. RESURSELE UMANE IN CADRUL UNEI FIRME

1.1. CONCEPTUL DE RESURSE UMANE

Complexitatea procesului de management este dată nu numai de multitudinea și diversitatea activităților care trebuie desfășurate și armonizate, ci și diferențierile solicitate de modul de alocare a resurselor. Dintre toate categoriile de intrări ale sistemului reprezentat de firmă (materii prime, materiale, utilaje, energie, informații, personal), resursa umană este cea care sintetizează și exprimă cel mai sugestiv capacitatea managerului ca tip de activitate umană.

Se poate afirma că toate problemele legate de procesul conducerii oricărei activități de natură economică, socială sau politică au ca element comun factorul uman. Fie că este vorba de un proces de concepție sau de unul de execuție, fie că urmărește aplicarea unui proces tehnic sau a unuia nontehnic, prezența omului se regăsește în toate, fiind substanțial condiționată de posibilitățile și de interesele acestuia.

Inițierea și desfășurarea cu succes a activităților diferitelor organizații economice și nu numai, depind, într-o măsură covârșitoare de gradul în care este înțeles, motivat și coordonat factorul uman.

Resursele umane trebuie înțelese și tratate ca o totalitate a aptitudinilor fizice și intelectuale, native sau formate prin calificare, inclusiv experiența dobândită în muncă , pe care oamenii o folosesc în procesul productiv. Resursele umane reprezintă o noțiune care vizează atât elemente de ordin tehnico-economic cât și social-istoric, ea îmbogățindu-se pe măsura evoluției omenești, dezvoltarea fiind corelată cu evoluția mijloacelor de muncă.

In analiza fenomenelor și proceselor care au loc în utilizarea resurselor umane, trebuie pornit de la faptul că ele reprezintă principala forță de producție a societății și aceasta din următoarele considerente:

a) Resursele umane reprezintă singurul factor de producție capabil să creeze valori noi; potențialul uman este singurul creator, nu numai sub aspect economic ci și sub aspect spiritual, științific. Generarea de noi idei concretizate în produse, tehnologii, metode de conducere, soluții organizatorice noi, etc., este apanajul exclusiv al omului.

b) Ele produc și reproduc factorii obiectivi ai producției, îndeplinesc un rol hotărâtor în procesul transformării naturii în bunuri destinate satisfacerii nevoilor societății.

c) Resursele umane influențează decisiv eficacitatea utilizării resurselor materiale și financiare. Practica relevă numeroase exemple când firme înzestrate tehnic și financiar la același nivel obțin rezultate sensibil diferite. Se poate concluziona așadar, că resursele umane constituie elementul creator, activ și coordonator al activității economice ce se desfășoară în cadrul oricărei firme.

In activitatea oricărei unități economice, eficiența se realizează în cadrul unei anumite structuri obiective, în care factorul uman reprezintă o forță de muncă uriașă, neomogenă în structură, cu componenți având calificări, specializări și poziții ierarhice diferite. In același timp, fiecare aduce cu el o varietate de aspirații, o multitudine de experiențe sociale, care se inserează mai ușor sau mai greu la relațiile fundamentale create în fluxul producției.

Importanța incontestabilă a resurselor umane s-a accentuat în prezent datorită unor factori care se impun în viața economică, între care:

-concurența din ce în ce mai strânsă pe plan internațional;

-complexitatea și dimensiunile tot mai mari ale organizațiilor;

-creșterea economică mai lentă sau declinul piețelor de desfacere pentru unele ramuri industriale;

-intensitatea pregătirii, calificării forței de muncă;

-preocupări din ce în ce mai pronunțate pentru promovare și satisfacție în muncă;

-modificări ale valorii forței de muncă;

-schimbări cu caracter demografic în forța de muncă.

Accentuarea rolului primordial al resurselor umane în procesul de producție și de creștere a eficienței economice nu trebuie însă să ducă la o subevaluare a resurselor umane materiale și financiare.

Conceperea sistematică a activităților ce se desfășoară în cadrul unei firme implică abordarea resurselor umane în legătură independentă cu celelalte resurse, pornind de la obiectivele fundamentale care trebuie satisfăcute prin participarea tuturor categoriilor de resurse, de la conexiunile de esență ce există între ele. Suprasolicitarea resurselor umane în detrimentul celorlalte afectează echilibrul dinamic al întreprinderii, ce condiționează funcționarea și dezvoltarea sa eficientă.

1.2. FUNCȚIUNEA DE PERSONAL ÎN CONCEPȚIA MANAGEMENTULUI RESURSELOR UMANE

În concepția managementului resurselor umane, funcțiunea de personal a întreprinderii are o dublă finalitate:

-realizează integrarea obiectivelor sociale în obiectivele generale ale întreprinderii, prin corelarea nevoilor dezvoltării umane și sociale cu restricțiile economice ale unității;

-coordonează diferitele aspecte ale gestiunii propriu-zise a resurselor umane.

Pe acest plan, în literatura de specialitate sunt precizate următoarele subdomenii: administrarea personalului; gestiunea personalului; calculul costurilor cu personalul; formarea profesională; dezvoltarea socială; informarea și comunicarea; conducerea funcțiunii de personal la nivel de întreprindere; relații externe.

Administrarea personalului solicită rezolvarea unor probleme diverse, cum ar fi:

-înregistrarea personalului – întocmirea dosarelor individuale, a fișelor de bază, întocmirea statisticilor aferente, înregistrarea mișcărilor de personal etc;

-aplicarea dispozițiilor legale și reglementare în întreprinderi;

-administrarea remunerațiilor, fixarea acestora, urmărirea salariilor individuale, a primelor acordate, a plaților (reținerilor) din partea salariaților etc.;

-calculul unor cheltuieli sociale pentru șomaj, pensii etc.;

-calculul și repartizarea unor avantaje sociale propuse pentru salariați etc.;

Gestiunea personalului necesită activități referitoare la:

-întocmirea previziunilor privind necesarul de forță de muncă (cantitativ, calitativ-pe specializări, calificări etc.);

-recrutarea personalului;

-încadrarea personalului;

-proceduri pentru evaluarea posturilor de lucru și a salariaților care le ocupă;

-elaborarea unor planuri privind promovarea și schimbarea personalului etc.;

Calculul costurilor de personal solicită:

-determinarea diferitelor cheltuieli în funcție de sistemele de remunerare;

-elaborarea bugetului costurilor personalului.

Formarea profesională presupune:

-stabilirea nevoilor pentru formarea profesională;

-elaborarea planului de pregătire profesională a salariaților;

-aplicarea prevederilor din planul de formare profesională;

-evaluarea rezultatelor obținute.

Dezvoltarea socială implică:

-organizarea muncii în cadrul secțiilor, atelierelor și locurilor de muncă;

-definirea posturilor de lucru;

-adaptarea forței de muncă la cerințele noilor tehnologii, la modificările volumului de activitate al întreprinderii în raport cu cerințele pieței;

-aplicarea unor metode participative (cercuri de calitate);

-dezvoltarea unor instrumente de participare financiară.

Îmbunătățirea condițiilor de muncă trebuie să preocupe prioritar conducerile unităților economice astfel încât să se asigure ușurarea muncii, condițiilor de securitate și igiena muncii.

Relațiile sociale au menirea de a găsi următoarele probleme:

-cine conduce întâlnirile cu sindicatele;

-cine se ocupă de negocierile anuale asupra salariilor și timpilor de lucru;

Fig. 1 Dimensiunile funcțiunii de personal în concepția managementului

-cine se ocupă de alte negocieri (protecția socială , sistemul de participare –acționariat al salariaților).

Conținutul funcțiunii de personal în conceptul managerului resurselor umane se sintetizează în trei mari dimensiuni ale acestei funcțiuni, prezentate schematic în fig. 1.

Conducerea funcțiunii de personal la nivelul întreprinderii necesită o atenție prioritară pentru următoarele subdomenii:

-procedurile și metodele de gestiune a personalului;

-tratarea cazurilor individuale (formarea profesională, orientarea specializării profesionale);

-soluționarea conflictelor individuale;

-rezolvarea conflictelor colective.

Relațiile externe ale compartimentelor sau direcției de resurse umane dintr-o întreprindere se stabilesc cu: organizațiile și organismele care se ocupă cu problemele muncii și ocrotirile sociale; organizațiile de sindicat de la nivel de ramură, subramură sau interprofesionale; organizațiile locale etc.

1.3. INTEGRAREA MANAGEMENTULUI RESURSELOR UMANE ÎN POLITICA GENERALĂ A FIRMEI

Managementul resurselor umane constituie complexul de activități orientate către utilizarea eficientă a “capitalului uman” în scopul realizării obiectivelor organizaționale, simultan cu asigurarea condițiilor ce garantează satisfacerea nevoilor angajaților și, implicit, motivarea acestora în a fi loiali organizației din care fac parte.

In același timp, managementul resurselor umane reprezintă și o abordare strategică a posibilităților de atragere, formare, dezvoltare, conducere-utilizare și motivare a principalei resurse cheie, prin intermediul căreia orice organizație își poate asigura atingerea cu succes a țelurilor propuse.

Integrarea managementului resurselor umane în politica generală a întreprinderilor necesită următoarele elemente:

-cunoașterea culturii întreprinderii;

-asocierea la un proiect al întreprinderii;

a) Cultura unei întreprinderi reprezintă totalitatea regulilor de bază pe care un grup dat le-a inventat sau dezvoltat cu scopul de a face față problemelor sale privind adaptarea externă și integrarea internă în scopul asigurării funcționării normale a unității, aceste reguli trebuie însușite la nivelul modului de acțiune și de simțire ale fiecărui salariat.

Ca și individul care se manifestă în societate punându-și în valoare personalitatea, fiind acceptat, respins sau ignorat, organizația prin cultura ei se poate impune pieței și clienților, fiind un cap de afiș, poate exista în limitele mediocrului ori a supraviețuirii, sau pur și simplu, este aruncată treptat la marginea interesului, destinată izolării și dispariției.

Se disting în cadrul organizațiilor două nivele de culturi care diferă din punct de vedere al vizibilității și al flexibilității față de schimbări.

Nivelul cel mai vizibil al culturii cuprinde o serie de produse artificiale, actori, eroi și perspective oferite indivizilor de organizație. In categoria produselor artificiale sunt incluse următoarele elemente:

-produse fizice ale culturii organizației exprimate prin clădirile, sediul și automobilele companiei, mobilierul birourilor, îmbrăcămintea angajaților etc. Acestea sunt elemente forte ale exprimării și identificării culturii diferitelor organizații. Ele oferă o primă imagine care poate fi favorabilă sau nu organizației.

-produse verbale în care se includ limbaje, mituri, legende, metafore. Aceste elemente fac parte din “folclorul“ organizației și prin intermediul lor se asigură vehicularea unor mesaje referitoare la rolurile organizației.

-produsele comportamentale ale culturii organizației cuprind ritualuri și ceremonii a căror desfășurare permite unei comunități să-și afirme identitatea, oferind membrilor săi sentimentul apartenenței la grup.

Termenul de “cultură” nu trebuie confundat cu cel de “strategie” a organizației. Dacă strategia cuprinde obiective și acțiuni ce exprimă scopul organizației, cultura include principii și valori concretizând filozofia managerială. Obiectivele și acțiunile cuprinse în strategie pot fi în concordanță sau în opoziție cu cultura organizației.

Studiile asupra culturii organizației și a influenței acesteia asupra rezultatelor economice au relevat trei categorii de culturi din punct de vedere a caracteristicilor interne: culturi forte, culturi evolutive și culturi negative.

Culturile forte se caracterizează prin omogenitatea componentelor, constituie și fundamentul unor concepții democratice axate pe respectul față de om. Motivația, coordonarea rdonarea și consensul sunt factori de reușită. Acestea nu garantează însă automat realitatea – o cultura forte poate deveni sufocantă, rigidă, inhibatoare.

Culturile evolutive se concretizează prin faptul că ajută organizațiile în identificarea schimbărilor, oferindu-le în același timp posibilitatea adaptării la mediu astfel încât garantează o reușită pe termen lung.

Culturile negative pot fi regăsite , de regulă, în marile companii atinse de morbul birocrației. Concepțiile de bază promovează lipsa de încredere în individ, separarea netă a conducătorilor de executanți, necesitatea concentrării deciziei la nivelurile superioare. Sistemul de valori ale acestui tip de cultură este orientat în special către interesele corporatiste, neglijând interesele clienților, acționarilor și personalului.

Comportamentele generale sunt marcate de aroganță, lipsă de dialog, rigiditate. Conducătorii perpetuează strategii și politici depășite față de evoluția mediului.

b) Proiectul întreprinderii reprezintă sinteza priorităților economice și sociale.

In mod concret, proiectul întreprinderii definește precis scopul și mijloacele folosite pentru obținerea unor nivele înalte de performanță.

Un proiect al întreprinderii trebuie să răspundă următoarelor cerințe fundamentale:

-cum face față întreprinderea diferitelor probleme (dificultăților din mediul înconjurător, evenimente excepționale – restructurări, fuzionări etc.)?

-cum reușește întreprinderea să-și mobilizeze propriul personal?

-cum înțelege întreprinderea să devină un model de referință pentru toți?

Conceptul de proiect al întreprinderii este foarte răspândit în întreprinderile occidentale și mai ales la firmele japoneze. Pentru a ilustra modul succint, clar, definit, apt să suscite adeziunea și mobilizarea personalului, prezentăm proiectul firmei “Sony” elaborat sub deviza: “Sa crezi în firma Sony!” și acesta se rezumă astfel:

-să faci ceea ce alții nu pot să facă;

-să avansezi mereu cu un pas mai departe decât alții;

-să utilizezi la cel mai înalt nivel tehnologia existentă;

-să ai o viziune mondială;

-să stimulezi la maximum capacitățile fiecăruia;

-să fondezi organizația pe capacitățile, rezultatele și caracterul personal al fiecărui individ.

Orientările cuprinse într-un proiect al întreprinderii constituie baza pentru managementul strategic al resurselor umane, contribuind la integrarea acestuia în politica generală a firmei.

1.4. ORGANIZAREA ACTIVITĂȚII ÎN CADRUL MANAGEMENTULUI RESURSELOR UMANE

O dată cu creșterea dimensiunilor activității ce se desfășoară în cadrul firmelor și a componentelor acestora și complexității din ce în ce mai mari a aspectelor pe care le ridică resursele umane, a devenit de o importanță majoră necesitatea ca funcțiunile legate de problemele personalului să fie îndeplinite într-un cadru competent și temeinic organizat.

Activitățile ce urmează a se desfășura în cadrul managementului resurselor umane sunt realizate de către persoane specializate în acest domeniu, cuprinse în compartimente distincte din structura organizatorică a întreprinderii. Mărimea, complexitatea acestor compartimente depind de dimensiunile întreprinderii și de specificul profilului de activitate.

In întreprinderile mici și mijlocii (cu efective până la 300 salariați) se organizează un compartiment (serviciu) de resurse umane având ca responsabil un șef de serviciu. Structura acestui compartiment se prezintă schematic în figura 2.

Fig.2 Organizarea compartimentului de resurse umane la întreprinderile mici si mijlocii

În cadrul întreprinderilor mari sunt organizate direcții de resurse umane, a căror structură se prezintă schematic în figura 3.

Fig. 3 Organigrama Direcției de Resurse Umane la o întreprindere mare

Indiferent de mărimea întreprinderii, respectiv de componenta organizatorică a compartimentelor de resurse umane, sunt obligatorii unele posturi de bază , având în atribuțiile lor activitățile solicitate de factorul uman al unității astfel:

-director (șef serviciu) al resurselor umane;

-responsabil cu gestiunea cadrelor;

-responsabil cu recrutarea și încadrarea personalului;

-responsabil cu studiile, aprecierile etc. asupra personalului;

De menționat este faptul că, în întreprinderile din țările dezvoltate, funcția de responsabil al compartimentului de resurse umane este încredințată în general unui absolvent de învățământ superior, posesor al unei diplome aferente celui mai înalt nivel de pregătire universitară.

1.5. ORGANIZAREA ACTIVITĂȚII DE PERSONAL

Compartimentul de personal are următoarele atribuții:

a) asigură necesarul de personal pe meserii, funcții și specialități în funcție de programul de producție;

b) urmărește utilizarea rațională a personalului prin redistribuirea celui excedentar pe alte sectoare;

c) asigură integrarea în producție a personalului nou angajat;

d) urmărește modul de folosire a personalului în funcție de pregătirea profesională a salariaților, de calificare și specialitate;

e) realizează pregătirea și perfecționarea profesională a salariaților societății comerciale prin măsuri de calificare a celor necalificați;

f) respectarea reglementărilor legale cu privire la încadrare, salarizare, acordarea tuturor drepturilor bănești ce se cuvin salariaților (sporuri, prime, ajutoare etc.) și încetarea acestora, precum și acordarea celorlalte drepturi, concediu de odihnă și protecție socială;

g) organizarea și funcționarea potrivit prevederilor contractului colectiv de muncă a comisiilor de încadrare și promovare a personalului, organizarea concursurilor;

h) recrutarea, evaluarea și selecția personalului;

i) completarea cărților de muncă;

j) disponibilizează personalul în funcție de nevoile producției;

k) pregătește dosarele de pensionare.

Cum trebuie să se realizeze politica de personal?

1) În primul rând personalul care lucrează în aceste compartimente trebuie să fie un personal specializat și să includă și sociologi cu experiență.

2) Aceste compartimente trebuie dotate cu toată baza materială necesară (baterii de teste, să fie informatizate corespunzător).

3) Trebuie să se schimbe imaginea vechilor compartimente de personal prin crearea uneia noi. (Acest fapt nu se va realiza decât dacă cei care lucrează aici sunt conștienți de rolul și de poziția lor și desigur dacă se schimbă și mentalitatea vis-a-vis de acest sector).

4) Să creeze o politică de personal a cărei strategie să fie în concordanță cu strategia întregii întreprinderi.

O strategie eficientă a compartimentului de R.U. va avea ca scop dezvoltarea a trei caracteristici principale:

COMPETENȚA PROFESIONALĂ ce reprezintă măsura cunoștințelor, atitudinilor, având un caracter dinamic ce se manifestă în timp.

ATAȘAMENTUL reprezintă măsura în care indivizii reușesc să se identifice cu scopurile organizației și să-și pună în valoare competența în vederea atingerii acestor scopuri. Printre altele, atașamentul reflectă și calitatea modului de comunicare și aptitudini de a forma echipe în cadrul organizației.

CAPACITATEA PENTRU SCHIMBARE pe care indivizii o manifestă în cadrul organizației

5) Să se pună din ce in ce mai mult accent pe motivație

6) Să țină cont în permanență de evoluțiile socio-istorice.

7) Să se țină cont de factorii care influențează politicile de personal.

Acești factori sunt:

-numărul

-sex

-vârsta și vechimea

-mobilitatea

-experiența și calificarea

-naționalitatea

-situația materială

-etc

2. INFORMATIZAREA ÎN MANAGEMENT

Așa cum se știe, informatizarea este o tendință prezentă în numeroase domenii de activitate. Între acestea, managementul deține un rol principal, cu toate că o bună parte din variabilele cu care lucrează sunt calitative și necuantificabile, ceea ce limitează posibilitățile de utilizare a computerelor.

Prin informatizarea instrumentarului managerial desemnăm integrarea utilizării anumitor “soft”-uri în structura anumitor sisteme, metode și tehnici manageriale și /sau în operaționalizarea acestora. Informatizarea în domeniul sistemelor, metodelor și tehnicilor manageriale ia trei forme:

încorporarea în însuși conținutul metodei manageriale a hardului și softului informatic. Această formă se întâlnește în special la metodele și tehnicile manageriale cele mai evoluate, concepute și operaționalizate în ultimii ani. Sistemele expert manageriale constituie exemplul cel mai elocvent pe acest plan, cu performanțe manageriale și economice apreciabile. Alte metode care fac parte din această categorie sunt tabloul de bord computerizat, tabelul decizional computerizat etc.

folosirea pe parcursul operaționalizării metodelor manageriale a unor softuri special elaborate, de natură să sporească viteza și eficacitatea folosirii metodei respective. În această categorie se includ: planul de afaceri, arborele decizional, break-even, etc.

utilizarea, de regulă, în cazul operaționalizării a unor metode manageriale clasice, de programe utilitare de organizație de folosință generală, pentru a prelucra mai rapid anumite categorii de informații.

Aceasta este modalitatea cea mai frecvent utilizată, managerii folosind-o atunci când sistemul, metoda sau tehnica managerială implică și prelucrări rutiniere de informații. Între metodele manageriale care se regăsesc în această categorie menționăm SWOT, analiza diagnostic, managementul pe produs.

Principalele avantaje ale computerizării instrumentarului managerial sunt: diminuarea timpului și a eforturilor managerilor și colaboratorilor lor alocate pentru efectuarea de sarcini de rutină, amplificarea vitezei și exactității prelucrării informațiilor, creșterea gradului de aprofundare a analizelor sistemelor manageriale și corelarea superioară a activităților manageriale cu cele de execuție.

În condițiile extinderii așa-numitei informatici prietenoase, caracterizată prin mare accesibilitate și pentru cei care nu sunt informaticieni, tendința de computerizare a instrumentarului managerial, ca de altfel a managementului în ansamblu, va înregistra o dinamică și mai accentuată.

2.1. PRINCIPALELE TENDINȚE ALE SISTEMULUI INFORMAȚIONAL-MANAGERIAL

Informația și computerele sau tehnologia informațională fac parte din categoria temelor cel mai frecvent abordate în cărți, reviste, emisiuni TV sau radio. Cercetări realizate în ultimul deceniu au evidențiat multidimensionalitatea informației, care reprezintă, concomitent, un element esențial al cunoașterii, un “bun” economic, social, politic, tehnologic, cultural, uman, o marfă, un capital, o componentă majoră a avuției naționale, dar și o cale principală de înfăptuire a progresului omenirii.

În ultimul deceniu, s-au inițiat numeroase studii, atât la nivel național, cât și internațional, care au drept obiectiv investigarea impactului noilor mijloace de tratare a informației. Astfel, pentru guvernul francez, s-a elaborat “Raportul Nora-Minc privind informatizarea societății”, pentru guvernul Germaniei, “Raportul de prognoză din 1980 impactul tehnologiei asupra forței de muncă”, unul din ultimele rapoarte către Clubul de la Roma se intitulează “Microelectronica și societatea – la bine și la rău”, iar sub egida Organizației Internaționale a Muncii s-a realizat un studiu privind impactul noilor tehnologii asupra muncii și mediului de muncă. Concluzia generală a tuturor acestor studii este că folosirea mijloacelor moderne de calcul determină transformări radicale la nivelul producției (procese și produse noi și îmbunătățite), al infrastucturii, al tuturor laturilor vieții, în general. Firește, toate aceste schimbări generale sunt caracterizate și particularizate, într-o anumită măsură, în funcție de obiectivele specifice ale respectivelor cercetări.

În contextul acestor evoluții este firesc ca informatizarea managementului întreprinderii să fie considerată ca o dimensiune primordială a ei. Cauzele care au facilitat-o și o amplifică în continuare într-un ritm alert pot fi rezumate astfel: proliferarea, diversificarea și ieftinirea computerelor și a celorlalte echipamente electronice de tratare a informațiilor; difuzarea rapidă la nivelul unei părți din ce în ce mai mari a populației de cunoștințe informatice de bază; creșterea performanțelor calculatoarelor, importante în management sub raportul volumului și vitezei de stocare și prelucrare a datelor, a accesibilității folosirii de către nespecialiști prin dezvoltarea de proceduri “prietenoase” de utilizare; furnizarea de către firmele producătoare de tehnică electronică de calcul și de organizațiile de consultanță în informatică a numeroase produse informatice ce răspund în condiții superioare necesităților managerilor; demonstrarea de către numeroase firme a impactului pozitiv substanțial pe care-l are folosirea pe scară largă a computerelor asupra funcționalității și performanțelor firmelor.

Este de reținut, că toate aceste evoluții se reflectă în creșterea accesibilității sub toate aspectele a computerelor și software-ului pentru majoritatea organizațiilor, în care lucrează și produce cea mai mare parte a populației active.

Cauzele menționate au determinat apariția managementului informatizat. Deși nu există un consens asupra conținutului său, în general, prin informatizarea managementului se desemnează utilizarea pe o scară tot mai largă a mijloacelor de tratare a informațiilor în exercitarea proceselor și relațiilor de management, având ca efect o serie de modificări majore în conținutul și modalitățile lor de realizare și creșterea sensibilă a eficacității organizației.

Informatizarea managementului se realizează sub mai multe forme:

Folosirea intensă a unei game variate de calculatoare în tratarea marelui volum de informații necesare conducerii. Practic, managementul științific este de neconceput, în prezent, fără calculatoare.

Conceperea a numeroase metode și tehnici de management fundamentate organic pe folosirea computerelor. Din această categorie fac parte tabelul decizional, arborele decizional, simularea decizională, ș.a.

Apariția unei noi categorii de colaboratori ai cadrelor de conducere – a informaticienilor – cu o sferă specifică și cuprinzătoare de sarcini, competențe și responsabilități vizând implicarea lor profundă în exercitarea proceselor de management, atât pe ansamblul întreprinderii, cât și la nivelul componentelor sale. Este de reținut că utilizarea informaticienilor nu se rezumă numai la conceperea și folosirea sistemelor informatice ale firmei, ea cuprinde, din ce în ce mai frecvent, participarea cu contribuții majore a acestora la proiectarea și raționalizarea structurilor organizatorice, la conceperea și utilizarea metodelor decizionale și a altor componente manageriale majore ale organizației

Conceperea de sisteme și subsisteme informatice adaptate necesităților managementului în diferite domenii. Elementul de mare importanță, pe acest plan, este asigurarea accesului conducerii firmei la băncile de date. În numeroase țări dezvoltate s-au realizat bănci de date pe domenii care servesc numeroși beneficiari. Marele avantaj al băncilor de date îl reprezintă accesul la informații complete din anumite domenii, prin intermediul rețelelor de telecomunicații, anulându-se, astfel, distanțele geografice pentru toate activitățile care înseamnă, în esența, comunicare, schimb de informații, apel la competențe și creație colectivă. Mai mult, pornindu-se de la constatarea că un conducător irosește o parte apreciabilă din timpul său – aproximativ 30% – pentru a realiza sarcini neproductive, rutiniere, s-a cristalizat birotica. Aceasta constituie o expresie a automatizării și informatizării, asumându-și activitățile de rutină și facilitând accesul conducătorilor la băncile de date.

Modificarea parțială a stilului de management al conducătorilor, ca urmare a schimbării, într-o anumită măsură, în condițiile tratării automate a datelor, a conținutului și modalităților de realizare atât a propriilor sarcini, cât și ale colegilor și subordonaților lor. O contribuție notabilă în acest sens o are perfecționarea managerilor prin însușirea și dezvoltarea de cunoștințe, metode și aptitudini cu caracter informatic, deși procesele implicate nu decurg fără dificultăți apreciabile, mai ales în cazul managerilor mai în vârstă. Prin aceasta, se facilitează valorificarea la un nivel superior a potențialului computerelor, atât prin aportul direct al conducătorilor, cât și prin contribuțiile subordonaților acestora.

Informatizarea crescândă a managementului se justifică prin marile avantaje pe care le prezintă pentru conducător și pentru executanți. Astfel, folosirea corespunzătoare a calculatoarelor electronice determină o creștere substanțială a operativității tratării informațiilor în condițiile diminuării efortului depus de executanți și de manageri, realizându-se, în funcție de necesități, și tratarea informațiilor în timp real. Concomitent, se asigură și o precizie ridicată a prelucrării informațiilor, în condițiile în care gradul de tratare a datelor crește. Ca un corolar al acestor avantaje, informatizarea asigură conducerii posibilitatea soluționării la un nivel superior a majorității problemelor cu care este confruntată. De asemenea, informatizarea permite rezolvarea adecvată a anumitor categorii de probleme care implică un număr mare de variabile cu caracteristici complexe și dinamice – cum ar fi cele referitoare la prognozarea evoluției întreprinderii, la programarea producției în condiții de mare complexitate și altele – imposibil de realizat cu vechile mijloace.

Desigur, valorificarea acestor posibilități nu este o problemă simplă. Potrivit rezultatelor unui program de cercetări, care are drept obiect studierea impactului informaticii asupra metodelor de management al firmei, posibilitățile create de informatică sporesc într-un ritm mult mai rapid decât capacitatea managerilor de a le utiliza efectiv. În mod firesc, un proces de complexitatea celui prezentat de informatizarea managementului implică depășirea a o serie de limite sau chiar dezavantaje potențiale. Din punct de vedere economic, informatizarea managementului necesită investiții inițiale ridicate și, ulterior, costuri curente apreciabile pentru funcționarea sistemului informatic. Pe plan uman, introducerea și extinderea utilizării calculatoarelor electronice generează temeri apreciabile din partea celor care nu posedă suficiente cunoștințe informatice – mai ales a personalului în vârstă – care se reflectă în rezistența la introducerea și folosirea calculatoarelor, în apariția de stări tensionate în compartimentele din cadrul firmelor. Este de reținut că, atunci când aceste dezavantaje ale informatizării nu sunt tratate cu atenție maximă, consecințele pentru întreprindere pot fi catastrofale. Potrivit unei anchete efectuate în Germania, o cauză majoră a falimentului a 2/3 din miile de întreprinderi aflate în această situație, în deceniul trecut a fost trecerea la utilizarea calculatoarelor electronice fără o pregătire care să asigure luarea în considerare, în mod corespunzător, a principalelor aspecte economice și umane implicate

În toată lumea se înregistrează o amplificare a numărului computerelor. Astfel, potrivit unor estimări, numărul computerelor de mare capacitate a sporit de la 50 în 1953, la 155.000 în 1975, la 300.000 în 1980, 500.000 în 1985 și peste 1 milion în 1995. La aceasta se adaugă P.C.-urile, al căror număr este de ordinul zecilor de milioane în prezent și a căror capacitate va depăși pe cea posedată în trecutul apropiat de un calculator de mare capacitate. De reținut că, în același timp, se înregistrează o substanțială diminuare a costurilor unitare. În anul 1953, costul efectuării a 100.000 de calcule era de 1,25 dolari, iar în 1980 de numai 0,025 cenți, în prezent fiind mai mici de câteva zeci de ori. Concomitent, capacitatea de memorare la 1 dolar investit în echipamente electronice de calcul a sporit față de anul 1953 de 43 ori în anul 1970, de 83 de ori în 1977, de peste 800 de ori în 1985 și 10.000 de ori în 1995.

Ritmul progresului este atât de mare, încât se modifică înseși etaloanele de măsurare ale performanțelor computerelor. Într-o lucrare recentă, devenită “best-seller” în SUA, “Paradigm Shift: The New Promise of Information Technology”, autorii fac toate calculele în milioane de instrucțiuni procesate de calculator pe secundă (MIPS).

Pentru perioada viitoare se anticipează o creștere și mai spectaculoasă în acest domeniu. Dacă în anul 1985, veniturile totale pe plan mondial ale industriilor informației – cele producătoare de hardware (echipamente electronice) și software (programe pentru calculator) – erau de 300 de miliarde USD, la mijlocul deceniului trecut, deci în 1995, acestea se ridicau la circa 1.000 de miliarde de dolari, sporind într-un ritm sensibil superior ritmului mediu de creștere economică.

Dacă ne referim numai la SUA, în anul 1992, exportul de computere și de software reprezenta 48 de miliarde de USD, ritmul de creștere anual fiind de 25%.

Din elementele prezentate, se degajă o concluzie frapantă, organizațiile care eșuează să facă tranziția implicată de tehnologia informațională devin irelevante sau încetează să mai existe, iar esența acestei tranziții o reprezintă, fără nici o îndoială, informatizarea managementului la nivelul tuturor tipurilor de organizații, inclusiv al firmelor economice.

2.2. INFORMATIZAREA DECIZIEI

Firește, larga proliferare a informaticii, revoluția informațională actuală, pune o puternică amprentă și asupra proceselor decizionale. S-a conturat, în special în țările dezvoltate, informatizarea proceselor decizionale, cu o rapidă extindere.

Informatizarea proceselor decizionale constă în utilizarea pe scară largă a computerelor în toate fazele acestora, apelând la programe specializate de natură să amplifice substanțial viteza și eficacitatea decizională.

Informatizarea decizională este, probabil, tendința cea mai vizibilă, managerii profesioniști actuali având pe biroul lor un computer pe care-l utilizează cotidian, pentru a obține informațiile necesare fundamentării anumitor decizii, pentru a contura și compara variante decizionale, ca și în controlul și evaluarea deciziilor precedente.

Principalele variabile care determină informatizarea decizională sunt:

dotarea quasitotalității firmelor cu calculatoare performante;

realizarea de numeroase programe informatice de uz general sau profilate decizional, deosebit de utile managerilor în conceperea și aplicarea deciziilor;

posedarea de către manageri a cunoștințelor și abilităților necesare utilizării eficace a computerelor;

constituirea de către firme a băncilor de informații cuprinzătoare indispensabile luării deciziilor și evaluării efectelor implementării lor;

trecerea la utilizarea sistemelor informaționale gigant, a magistralelor informaționale (Internet, Euronet etc.), care oferă rapid și ieftin informații de care managerii au absolută nevoie în procesele decizionale;

conturarea treptată în cadrul firmelor a unei culturi organizaționale, cu o pronunțată dimensiune informatică, ce influențează pozitiv, pe multe căi, informatizarea decizională;

demonstrarea și prin intermediul performantelor firmelor, a aportului major al informatizării la modernizarea proceselor decizionale ale firmelor, acestea constituind un element esențial în asigurarea unui management performant.

2.3. INFORMATIZAREA SARCINILOR DE MUNCA ȘI A PREGĂTIRII PERSONALULUI

Însușirea unui minim de cunoștințe și deprinderi informatice reprezintă o componentă majoră a proceselor de formare și perfecționare. În nu puține țări, cunoștințe și abilități apreciabile despre computere se dobândesc încă din școala elementară. Salariații mai în vârstă, care nu au beneficiat de pregătire informatică în școală, și-o completează frecvent.

Proliferarea, în ultimii ani, a abordărilor informatice “prietenoase”, ușor de asimilat și utilizat, contribuie substanțial la “informatizarea” pregătirii și muncii salariaților din organizație.

Ca urmare a acestor schimbări în conținutul și modalitățile de realizare a proceselor de formare și perfecționare, personalul din firme este capabil să utilizeze tehnicile informaționale de vârf, să-și asume noi sarcini de muncă, să operaționalizeze noi abordări, metode și tehnici în activitatea lor. Se conturează o nouă cultură organizațională în firme, cu pronunțate dimensiuni informaționale și manageriale.

2.4. SISTEMUL INFORMAȚIONAL ECONOMIC

Se știe că organizația este considerată un sistem cibernetic complex care include sistemul conducător format din manageri, sistemul condus sau de execuție și sistemul informațional, care asigură legătura dintre cele două sisteme. Informația, sistemul informațional din care face parte, este liantul între elementele materiale și cele umane ale organizației, în lipsa căreia nu este posibilă desfășurarea ordonată, logică a activității necesare atingerii obiectivelor propuse.

Informațional înseamnă tot ceea ce are legătură cu informația, de la obținerea ei în urma prelucrării datelor, și până la transmiterea ei managerilor care o folosesc pentru a adopta decizii. Fără utilizarea informațiilor sau prin folosirea unor informații necorespunzătoare, nu se poate realiza nici una din funcțiile managementului.

Sistemul informațional pentru management a apărut odată cu nevoia de a conduce, iar pe măsura dezvoltării societății omenești, a apariției și dezvoltării organizațiilor importanța lui a crescut. Astăzi, succesul unei organizații depinde mult de modul în care este conceput, organizat și folosit sistemul informațional.

Pentru definirea sistemului informațional, trebuie avute în vedere două aspecte:

organizatoric și tehnic. In literatura de specialitate se întâlnesc multe încercări de definire a sistemului informațional, dar sintetizându-le observăm următoarele:

Sistemul informațional economic reprezintă totalitatea datelor informațiilor și circuitelor informaționale dar și a metodelor și mijloacelor de tratare a informațiilor, în scopul fundamentării deciziilor și a urmăririi executării lor. Este un complex de oameni, mașini, programe și activități practice, un angrenaj care culege date, le transformă în informații pe care le stochează, prelucrează și transmite selectiv managerilor la toate nivelele ierarhice.

Sistemul informațional are rolul de a asigura legătura dintre sistemul conducător și sistemul condus, apariția acestuia fiind determinată de necesitatea rezolvării numeroaselor probleme manageriale, cu care se confruntă managerii în cadrul realizării funcțiilor managementului.

Sistemul informațional oferă elemente pentru a cunoaște modul de desfășurare al fenomenelor și proceselor de natură economică și socială din organizație. Atunci când apare o problemă care trebuie rezolvată, în domeniul producției sau a personalului, sistemul informațional ajută la evaluarea situației existente, la depistarea cauzelor care o provoacă. El este un sprijin permanent pentru urmărirea procesului de producție în întărirea disciplinei în muncă.

Buna concepere a sistemului informațional permite managerilor oricărui nivel ierarhic, următoarele:

să evidențieze aspectele pozitive și negative ale

muncii lor

să exercite controlul asupra activității desfășurate

să intervină cu măsuri corecte în timp util

Sistemul informațional îndeplinește astfel următoarele funcții:

funcția decizională, care se realizează prin asigurarea suportului informațional necesar adoptării deciziilor a funcția operațională, constă în asigurarea personalului din organizație cu informații care sunt necesare pentru realizarea acțiunilor care decurg din deciziile care le-au fost trimise;

funcția documentară, realizată prin contribuția sistemului informațional la îmbunătățirea cunoștințelor personalului.

2.4.1. Obiectivele realizărilor sistemului informațional

Sistemul informatic pentru conducere trebuie să sprijine realizarea în cât mai bune condiții a atributelor conducerii în întreaga întreprindere.

El vizează în deosebi activitățile de planificare și control. In acest scop sistemul informatic trebuie să asigure o informare corespunzătoare a conducerii și să contribuie la raționalizarea procesului de luare a deciziilor. Acestea trebuie să fie obiectivele centrale ale oricărui sistem informatic pentru conducere. De modul în care se realizează aceste sarcini depinde în cea mai mare măsură eficiența sistemului.

Obiectivul principal poate fi de exemplu realizarea unui sistem informatic pentru conducerea producției, iar obiectivele parțiale ar putea fi:

îmbunătățirea programării producției

îmbunătățirea încărcării utilajelor

micșorarea cheltuielilor de aprovizionare

reducerea cheltuielilor de producție

Totodată, va trebui să se stabilească ordinea de prioritate a acestor obiective.

Există foarte puține întreprinderi care au o planificare pe termen lung pentru introducerea informaticii.

Un astfel de plan trebuie să conțină liniile directoare ale politicii întreprinderii și anume:

principalele măsuri

avantaje scontate

cheltuieli prevăzute

termene

resurse necesare

planul acțiunilor informatice pe anul în curs

planul de perspectivă al acțiunilor de introducere al informaticii, etc.

Existența unui plan pe termen lung va permite o eșalonare rațională a resurselor, o mai bună pregătire a diferitelor etape, asigurarea tehnică și materială mai eficientă, ritmicitate și fluență în desfășurarea lucrărilor.

2.4.2. Structura sistemului informațional

Sistemul informațional trebuie să preia o parte din activitatea managerilor și anume:

preluarea datelor și informațiilor

analiza rezultatelor

elaborarea variantelor de soluționare a problemelor

asigurarea permanentă a legăturii sistem conductor-sistem condus.

Permite în același timp cunoașterea permanentă a: proceselor de producție, de aprovizionare cu resurse umane, de marketing, a nivelelor unor indicatori economico-financiari, etc.

Sistemul informațional economic (SIE), se compune dintr-un ansamblu de subsisteme care procură informațiile, le prelucrează, le dă o formă accesibilă, le transmite și urmărește efectele aplicării deciziilor, având o structură de formă piramidală, urmare firească a structurii organizatorice a organizației. Aceasta se poate observa în figura 4:

Fig. 4 Sistemul informațional al organizației

Subsistemele care alcătuiesc SIE sunt formate din operatori umani sau la prelucrarea automată, de anumite aparate sau echipamente.

Subsistemul de culegere a datelor și informațiilor, culege datele de la surse și le înscrie într-un document sau aparat care fumizează apoi informațiile sub forma unor impulsuri electronice sau optice. Colectarea corectă a datelor constituie o problemă esențială care trebuie realizată cât mai aproape de sursa generatoare.

Subsistemul de convertire, poate fi comasat cu cel de culegere, în cazul prelucrării automate, fiind reprezentat de un sistem tehnic care transformă informația, pentru a fi transmisă la distanță și recepționată de unitățile de prelucrare.

Subsistemul de transmitere a informațiilor este reprezentat de mijloacele proprii sistemului și face legătura între locul de culegere și calculator.

Subsistemul de introducere, urmărește ajungerea datelor și echipamentelor existente în interiorul organizației.

Sistemul de prelucrare, asigură îndeplinirea operațiunilor logice de clasare, sortare, grupare precum și efectuarea unor calcule pe baza unui anumit program, format dintr-o succesiune de instrucțiuni specifice scopului urmărit.

Subsistemul de extragere, asigură ieșirea informațiilor din calculator în forma dorită de utilizator (tabel, grafic, text etc.).

Subsistemul de furnizare este reprezentat de terminalele calculatorului, unitatea de afișaj cu tub catodic (CRT) sau cu cristale lichide (LCD), adică monitorul (display) sau teleimprimanta (Teletype).

Sistemul informațional clasic, care încă există în majoritatea organizațiilor, se constituie din următoarele trei subsisteme:

subsistemul de culegere

subsistemul de prelucrare

subsistemul de transmitere

2.5. PROIECTAREA UNUI SISTEM INFORMAȚIONAL

Conceperea sistemului informațional se face pornind de la stabilirea necesarului de informații pentru fiecare utilizator (receptor sau emițător). Funcționarea normală a unui sistem este de neconceput fără o circulației bună a informațiilor pe orice direcție (ascendent, descendent sau orizontal) ori traseu (vertical, orizontal sau oblic).

De asemenea, nu putem vorbi de o conducere eficientă, fără existența unui sistem informațional ca să faciliteze accesul managerilor la informații oportune, obiective, actuale, veridice și reprezentative, necesare adoptării deciziilor.

La proiectarea sistemului informațional trebuie avute în vedere următoarele:

cerințele și nevoile managerilor organizației, trebuie să stea la baza proiectării și conceperii sistemului informațional (SI);

luarea deciziei corecte și punerea ei în practică, este scopul final al SI.

mesajul informației să fie clar, concis, exact, ușor de înțeles de câtre receptor

SI interacționează cu sistemul decizional și cel operațional

asigurarea proiectării și funcționării unitare a tuturor componentelor sale

concentrarea SI asupra fumizării informațiilor care privesc abaterile esențiale de la obiectivele stabilite și asigurarea unui timp cât mai scurt de reacție pentru managerii implicați în acțiunile corective

asigurarea maximului de informații primare și controlul desfășurării procesului de producție și de muncă, dar și adoptării deciziilor operative

flexibilitate în operarea unor modificări în compartimentele sale, atunci când factorii de mediu (intern sau extern) o impun

respectarea principiului eficienței care presupune o permanentă evaluare și compararea efectelor cantitative și calitative cu costurile proiectării și funcționării sale.

Echipa de specialiști, informaticieni și manageri care se ocupă de proiectarea SI trebuie să cunoască următoarele aspecte:

natura datelor și informațiilor necesare organizației și modul lor de transmitere

conceptele teoriei generale a sistemelor

structurile organizatorice de producție și de management

funcțiile managerului și exercitarea lor pe nivele ierarhice

metode si tehnici utilizate în luarea deciziilor

IT-ul de ultimă oră.

2.5.1. Etapele proiectării sistemelor informatice

Proiectarea sistemului pe etape a dus la numeroase păreri în ce privește numărul sau denumirea etapelor de parcurs, o sinteză a opiniilor oferite de diferiți specialiști este cea formulată de O. Nicolescu și colaboratorii săi care propun:

1. Elaborarea modelului de ansamblu al SI.

2. Elaborarea modelului de detaliu al SI.

3. Proiectarea de ansamblu;

4. Proiectarea de detaliu;

5. Realizarea propriu-zisă a SI.

1. Elaborarea modelului de ansamblu al SI presupune determinarea informațiilor necesare organizației și obiectivelor care se doresc a se realiza prin utilizarea sistemului propus. Echipa care are acest obiectiv trebuie să fie formată din informaticieni și manageri (de compartiment) și condusă de managerul general al organizației care solicită proiectarea. Este important ca sprijinul acordat de managerii informaticienilor, să fie și unul financiar, pentru a nu se periclita scopul final.

Elaborarea modelului de ansamblu constă practic în:

delimitarea sferei de existență al SI;

evidențierea cerințelor și restricțiilor existente în organizație;

identificarea activităților de executat și gruparea lor pe domenii;

studiul preliminar asupra caracteristicilor organizației, a structurii organizatorice, a compartimentelor existente, a cadrului juridic etc.;

identificarea principalelor informații, circulația documentelor, fluxurilor și circuitelor informaționale;

analiza tendințelor viitoare de dezvoltare a organizației

proiectarea mai multor variante de SI.

2. După formarea unei imagini de ansamblu asupra SI, se trece la etapa a II-a, de elaborare a modelului de detaliu și anume;

stabilirea componentelor și structurii SI;

studierea informațiilor existente și circularea lor, creând baze de date;

definirea procedurilor informaționale;

conturarea circuitelor și fluxurilor informaționale.

3.Cunoscănd deja cerințele și restricțiile organizației, se trece la punerea în practică a proiectului, ținând cont de posibilitățile de realizare (din etapa anterioară). Prin compararea variatelor elaborate se alege proiectul optim care satisface cerințele și restricțiile tehnico-economice ale organizației urmărind;

să contureze subsistemele sistemului informațional;

să definitiveze circuitele și fluxurile informaționale;

să stabilească mijloacele de tratare a informațiilor care se vor folosi;

să aleagă în funcție de necesități și oferta pieței, partea de hard și adecvat acesteia partea de soft;

să integreze baza de date cu hardul și softul ales.

4. A patra etapă, proiectarea de detaliu executată pe baza restricțiilor de detaliu, constă în:

determinarea, până în cele mai mici amănunte, a componentelor SI;

asamblarea și apoi stabilirea legăturilor între componente;

stabilirea prescripțiilor de funcționare a echipamentelor și instruirea personalului utilizator;

definitivarea programelor (sistemul informatic fiind conceput în jurul B.D.). Pe scurt, se cunosc acum componentele SI, utilizatorii săi și informațiile necesare pe nivele ierarhice. In funcție de acestea se stabilesc modelele de obținerea informațiilor de acces limitat la bazele de date, măsuri de protecție împotriva virușilor etc..

5. Ultima etapă în proiectarea SI, este realizarea propriu-zisă a acestuia. Se aplică sistemul proiectat, testându-l pentru corectări de ansamblu sau detaliu, dacă este nevoie. Această etapă înseamnă folosirea experimentală și implementarea SI în cadrul sistemului de management al organizației.

Sistemul creat nu este unul static, ci unul dinamic care se adaptează rapid schimbărilor de mediu deoarece managerii nu pot să anticipeze cu exactitate care vor fi necesitățile de informare în viitorul apropiat. Ideal ar fi un SI ușor de folosit care să nu necesite cunoștințe sofisticate, acestea putându-se căpăta după o perioadă de instruire teoretică și practică adecvată necesară doar cunoașterii și utilizării calculatorului personal, pentru un randament mai buri al activității oricărui manager, sau utilizator.

2.5.2. Perfecționarea sistemului informațional economic

Perfecționarea SIE este problemă pe care manageri performanți trebuie să o cunoască bine. Se știe că mediul economic (și nu numai) este împânzit de date și informații tot mai numeroase și care printr-o proastă funcționare a SI ar putea acționa împotriva oricărei acțiuni manageriale.

Eficiența SIE depinde foarte mult de modul în care a fost conceput, proiectat, implementat, exploatat și întreținut. Acesta trebuie să fie:

un sistem flexibil;

adaptabil la cerințele utilizatorului;

furnizori de informații de calitate, ca să genereze reacții rapide;

să funcționeze fără deficiențe;

Perfecționarea SI determină consecințe favorabile asupra activității managerilor și a relațiilor pe care le are SI cu sistemul decizional, operațional și structura organizatorică de management.

Aceasta presupune parcurgerea a patru etape și anume:

l. Stabilirea cerințelor de perfecționare a sistemului informațional este o etapă preliminară în care se conturează sfera atribuțiilor sau activităților care vor fi analizate. In această etapă se vor stabilii problemele care trebuie rezolvate prin perfecționarea SI se depistează cauzele care au generat declanșarea studiului. Problemele pot fi de natură strict informațională și / sau economică. Se trece apoi la formularea obiectivelor studiului, prin participarea managerilor și a specialiștilor informaticieni. Etapa aceasta implică realizarea unui studiu preliminar asupra organizației, a sistemelor existente și a tendințelor de dezvoltare.

2. Analiza SI existent trebuie să scoată în evidență punctele slabe ale acestuia, modul în care ele afectează desfășurarea activității de management și de execuție.

Se începe de la:

strângerea de informații de ansamblu care privesc organizarea în ansamblu

tipurile de obiective care trebuie organizate;

structura organizatorică de producție și de management;

compartimentele existente etc.

Pe lângă cunoașterea generală a organizației este necesar să se identifice componentele SI existent, începând cu analiza documentelor care circulă în organizație din punct de vedere al utilității lor pentru manageri, forma și conținutul informațiilor conținute și să definitivează obiectivele studiului.

3. Proiectarea noului SI. In cazul în care în procesul informațional se folosește calculatorul, se va urmării ca SI care se proiectează să integreze latura tehnologică și cea organizatorică. Este etapă în care se construiesc soluții pentru realizarea noului SI și în care se proiectează modificările care trebuie aduse SI existent.

Modificările aduse SI pot viza ansamblul sau doar anumite componente ale sale. In cazul folosirii calculatorului pentru prelucrarea datelor (informațiilor), analiza SI existent și proiectarea lui trebuie să fie cât mai analitică. Circuitele și fluxurile de informații se analizează foarte atent și unde este cazul se reduc, procedurile informaționale se îmbunătățesc, mijloacele de tratare a informațiilor se revizuiesc.

4. Utilizarea experimentală și implementarea noului SI se va face atunci când perfecționarea determină modificări substanțiale în funcționarea lui.

Dacă rezultatele obținute sunt cele dorite de câtre utilizator, se va trece la implementarea lui. Personalul va fi instruit despre facilitățile oferite de noul SI și modul său de utilizare.

2.5.3. Tipuri de sisteme informatice

Volumul mare de informații cu care azi se lucrează, a impus trecerea de la prelucrarea manuală (dar nu în totalitate) la un mod mecanizat, automatizat de tratare a lor.

Acest lucru i-a determinat pe unii specialiști să sinonimeze noțiunile de sistem informațional și sistem informatic, datorită tratării automate a datelor și informațiilor, care ia amploare. Unii informaticieni consideră chiar oportună renunțarea la noțiunea de SI, în favoarea de sistem informatic, deoarece un SI al anilor 2000 nu se poate concepe fără o prelucrare electronică a datelor, dar cu toate acestea nu s-ar putea renunța la această noțiune, ansamblul SI are în vedere o serie întreagă de reguli, concepții, principii de funcționare, cerințe și restricții, metodologii de prelucrare, în vreme ce un sistem informatic este doar un proces de informare perfecționat, mecanizat și automat.

Necesitatea mare de informare a managerilor a fost cea care a impus existența unui SI propriu fiecărei organizații, capabil să vehiculeze un volum mare de informații, să funcționeze într-o formă simplă, cum este spre exemplu Sistemul de Procesare al Tranzacțiilor Zilnice sau Transaction-Processing System (TPS). Acest tip de SI este util în special managerilor de la nivel inferior, cuprinzând informații referitoare la activități repetitive: de încasări, de plăți, de schimb valutar etc.. Informațiile se stochează intr-o formă corespunzătoare, iar accesul la ele de ordin secundar.

Se știe că sistemul conducător al organizației este cel care in deciziile pe care apoi le transmite prin intermediul SI, sistemul condus spre execuție. Procesul de management se realizează astfel. prin fluxul de informații dirijate de SI al cărui rol continuă să crească. În literatura de specialitate și în practică economică impunând o nouă noțiune, și anume aceea de Sistem Informațional pentru Management (SIM), SAU Management Information System (MIS).

Literatura de specialitate are mai multe definiții pentru SIM, sintetizând variantele existente putem formula următoarele definiții.

Sistemul informațional pentru management este un sistem care transformă datele care provin din surse interne și externe, în informații și le transmit într-o formă adecvată la nivele ierarhice, managerilor care au nevoie de ele, în vederea adoptării unor decizii corecte la timp, pentru planificarea, organizarea și controlul activităților de marcare. SIM este definit și de următoarele aspecte:

utilizatorii lui sunt managerii organizației,

este ajutat de sistemul informatic,

informațiile sunt organizate în jurul bazei de date,

este un sistem integrat,

permite fumizarea informațiilor diferențiat pe nivele ierarhice,

informațiile sunt pregătite pentru luarea deciziilor.

Echipamentele sofisticate de prelucrare și transmitere a informațiilor, de care pot să dispună membrii organizației, în unele cazuri pot fi compatibile cu necesitățile managerului, creând o serie de probleme si acesta datorită:

slabei implicații a managerului la proiectarea lui;

importanței scăzute care s-a dat sistemului informatic;

atenției exagerate asupra evidenței primare la nivelele organizației;

slabei pregătiri în utilizarea calculatoarelor;

subaprecierea influenței informaticienilor într-o organizație;

neexprimării necesităților de informare, din partea top managerilor.

Este evident că un SIM bine pus la punct trebuie să implice în proiectarea lui managerii și specialiștii, care să colaboreze între ei, fiecare cunoscând (până la un punct) problemele și atribuțiile celuilalt, pentru a se putea lua în calcul toate problemele care ar putea apărea după proiectarea și implementarea SIM.

Sistemul informațional de management este organizat, în general pe nivele ierarhice și pe funcțiuni. Fiecare manager conducător de departament are acces la baza de date, de unde obține informațiile necesare domeniului lui de activitate sau din celelalte domenii care îl interesează.

Un SIM presupune existența unei corelații între nivelul ierarhic și tipul de informații necesare adoptării deciziilor, redat în figura 5:

Fig. 5 Corelațiile între nivelul ierarhic și tipul de informații necesare

1. La nivelul de jos, operațional, managerul este axat pe activitățile care se desfășoară zilnic. Pentru controlul lor managerii au nevoie de informații provenite din SIM formal, care utilizează informații din interiorul organizației. La acest nivel sunt necesare informații corecte deoarece controlul activității se efectuează des, monitorizarea este constantă, volumul de date este mare, răspunsurile la problemele apărute trebuie date rapid.

La acest nivel majoritatea deciziilor care se adoptă sunt neprogramate. Deoarece se operează cu multe cunoscute, putem spune că mediul este stabil și deciziile se adoptă în condiții de certitudine, iar la adoptarea lor se folosesc adesea metodele matematice. Intrările provin din surse interne iar ieșirile constau în rapoarte și documente de gestiune, necesare managerilor care răspund de activitățile secțiilor de producție. La acest nivel este important modul de procesare al informațiilor.

2. La nivelul de mijloc, managerii care răspund de activitățile compartimentelor pe care le conduc, se confruntă cu probleme complexe, iar incertitudinea este mai mare. Nivelul ierarhic de mijloc este cel care implementează obiectivele strategice și cere aptitudini mai multe decât managerilor situați la nivel inferior, în special în domeniul relațiilor interpersonale. Mediul în care acționează managerii este divers, cu multe variabile fiind necesare informații din interiorul și exteriorul organizației provenite din surse formale dar și informale și sunt grupate în baze de date. Este vorba de informații de marketing, financiare, juridice, din domeniul producției sau al resurselor umane. Organizațiile mai mari care sunt dotate cu calculatoare electronice au accesul la informație cel mai ușor și mai rapid. Managerul stă în biroul său și apelează la calculator fișierele cu informațiile care îl interesează.

3. La nivel ierarhic superior SIM are un rol limitat în procesarea informațiilor. Aici sunt necesare informații despre rezultatele trecute dar accentul este pus pe obținerea informațiilor din mediul extern, pentru identificarea oportunităților existente. Problemele cele mai dificile sunt cele care vizează mediul extern: situația concurenței, tendințele economiei și a ramurii din care face parte organizația, schimbările tehnologice, politice etc.

In ceea ce privește obținerea informațiilor pot să apară următoarele trei situații:

managerul exploatează mediul extern fără un scop anume

managerul este influențat de experiența sa și prin studierea mediului își verifică ideile, făcute în timp despre evoluția unor factori de mediu

managerul caută anumite informații cu un scop anume

Informațiile referitoare la mediu privesc elemente ale micro și macro mediului și pot fi grupate ca atare. Principalele surse de informare de mediu pot fi:

personalul organizației prin contacte personale directe cu clienții, furnizori, membrii asociaților profesionale etc.

contactele organizației cu diverse asociații, administrații locale, bancheri etc.

materialele despre mediu difuzate de mijloacele mass-media

întâlniri organizate de genul conferințelor, seminariilor științifice

La nivel strategice informația trebuie să reflecte o vedere de ansamblu asupra organizației. SIM oferă deci informații managerilor în domeniul lor de activitate, dar în cadrul procesului decizional nu se generează variante decizionale.

Sistemul Informațional Suport pentru adoptarea deciziilor (DSS) este un sistem care culege, prelucrează, stochează și transmite informațiile necesare managerilor pentru a se putea adopta anumite decizii.

Obiectivul principal al acestui sistem este acela de îmbunătățire a calității deciziilor adoptate de manageri.

Caracteristicile principale ale DSS sunt următoarele:

baza de date, care este comună pentru toți utilizatori, se actualizează continuu și este independentă de programele care prelucrează informațiile

operează prin terminale care interacționează cu calculatorul existent

este orientat spre problemele care așteaptă o rezolvare

informațiile necesare rezolvării problemelor decizionale se găsesc în baza de date a organizației

este construit pe modele matematice

utilizează metode sofisticate pentru prelucrarea informațiilor

este un sistem dinamic și adaptabil la schimbările mediului

DSS ajută managerii pe parcursul procesului decizional,, dar nu pot înlocui judecata acestora În organizațiile mari există și DSS utilizate de către managerii de vârf care constituie tabloul de bord al conducerii. Acesta afișează pe monitor informații care privesc toate compartimentele organizației(producție, contabilitate, marketing, etc.) într-o sintetică cu variante de răspuns la toate întrebările managerilor, prezentându-i informații curente într-una din următoarele forme: tabele de valori, grafice, indici, fișe contabile etc.

Eficiența utilizării tabloului de bord constă în realizarea unui echipament optim între efectele SI și valoarea resurselor alocate, mai ales dacă conducătorul folosește un PC care conferă realizarea unui sistem informatic computerizat prin viteza de reacție ridicată, suplețe și economii de timp.

DSS este foarte complex și pentru aceasta este nevoie de existența unor resurse considerabile pentru proiectarea, exploatarea și instruirea managerilor.

2.6. DATELE

Managerii sunt bombardați în mod constant cu date și informații fiind implicați într-un proces care include recepția, prelucrarea și transmiterea acesteia acolo unde este nevoie de ele. Unele informații primite de manageri sunt utilizate imediat pentru ca o anumită situație o cere iar altele sunt stocate (datele) pentru a fi folosite ulterior. De multe ori manageri sunt nevoiți să combine anumite informații de care dispun sau să paseze informațiile de care nu au nevoie altor persoane care le așteaptă, ori mai simplu să distrugă informațiile care nu mai sunt utile.

Datele sunt materia primă pentru producerea informației (este importantă remarcarea distincției dintre cele două resurse importante). Sunt obținute prin citire, observare, măsurare, calculare etc. și pot proveni din diferite surse:

Surse interne: documente contabile, planuri de amortizare a mijloacelor fixe, revizii și reparații, bonuri de consum etc..

Surse externe: mass-media, Internet etc.

Forma în care sunt disponibile datele nu este întotdeauna cea adecvată nevoilor manageriale, pentru aceasta ei trebuie să găsească o cale de a le obține indiferent de mijloacele folosite, dacă acestea sunt importante pentru realizarea obiectivelor organizației.

Obținerea datelor din sursele disponibile, transformarea lor în informații utile pentru manageri și utilizarea lor pentru adoptarea deciziilor e un lucru normal în orice afacere.

Procesul de transformare a datelor în informații este redată în figura 6:

Fig. 6

Figura 6 ne arată că acest proces de transformare presupune parcurgerea a cel puțin patru etape și anume:

a Intrarea de date (input-ul);

a Stocarea datelor;

a Prelucrarea datelor a leșirea datelor (output-ul);

2.6.1. Intrarea datelor

Intrarea datelor în organizații (calculator) presupune efectuarea unor operații mai întâi și anume:

Identificarea datelor utile (pe domenii de folosire, nivele ierarhice etc);

Stabilirea surselor de proveniență

Specificarea modului de colectare a datelor.

Cel mai important aspect la intrarea datelor în organizație este calitatea acestora, care se măsoară prin următoarele patru caracteristici:

Să fie corectă, pentru a nu genera erori ulterioare, în cazul în care aceasta s-a produs trebuie depistate rapid, iar utilizatorul unui calculator trebuie să fie mai atent și să verifice continuu.

Să fie completă, pentru a nu distorsiona realitatea, datele introduce în calculator sau înscrise într-un document contabil oferă apoi informații factorilor de decizie;

Să fie relevante pentru utilizatori, să stocheze cele utile și reprezentative pentru viitor, nu toate datele ce se recepționează pot fi utile adaptării unor decizii la un moment dat, la un anumit compartiment.

Să fie obținută la timp, condiție vitală pentru orice organizație în contextul unui climat economic instabil.

Prelucrarea automată a datelor, în calculator se face în forma cerută de soft-ul său, astfel că trebuie verificat dacă spre exemplu numele sunt alfabetice, cantitățile sunt numerice, altfel datele sunt invalide.

Un alt aspect important este cel al surselor de proveniență al datelor, combinarea surselor oficiale cu cele neoficiale, dând un rezultat mai clar și concis.

Intrarea datelor în calculator (fizică) se realizează prin mai multe moduri, referindu-ne de partea de hard a calculatorului, și anume la tastatură, mouse și scanner.

Tastatura este un element indispensabil, prin intermediul căruia se realizează comunicarea între om și calculator. Este un dispozitiv de intrare ce permite introducerea facilă a datelor de câtre utilizator. Amplasarea etichetelor butoanelor este rezultatul unor analize ergonomice aprofundate, ce au la bază frecvența aparițiilor literelor în cuvintele unei limbi (exemplu de tastaturi:" QWERTY", "QWERTZ"). Progresul în acest domeniu a fost lent și nesemnificativ. celor 83 – 84 de taste de la începutul anilor 80, li s-a mai adăugat printr-o dublare din raționamente ergonomice încă 20 de taste: deja existente, mai recent sau introdus butoane speciale pentru funcții specifice acestui domeniu ca pause, play, prew, next, etc. (la tastaturile multi-media).

Mouse-ul este un element care prin structura și modul lor de operare controlează poziția prompter-ului (pointer sau cursor) care apare pe monitor (display), facilitând utilizatorului indicarea unei zone de pe ecran. Dispozitivele mouse standard au două butoane în partea superioară a carcase. Butonul din stânga (utilizat frecvent) este folosit pentru a selecta sau a lansa în execuție, iar cel din dreapta oferă diferite proprietăți și acțiuni ce se pot executa asupra obiectului selectat

Scanner -ul este un echipament capabil să citească și ori ce alte informații de pe o coală de hârtie, film fotografic, dispozitive sau alte materiale asemănătoare și să le transpună prin intermediul calculatorului pe monitor. Aceasta transformă lumina reflectată de un obiect (foaia de hârtie) în secvența de 0 și 1, asupra căruia calculatorul poate executa diferite prelucrări, adică convertește informația analogică (imaginea în serie de puncte de dimensiuni foarte reduse – proces numit digitație) în informație digitală, folosind niște componente denumite criptic CCD, PMT sau CIS ce permit citirea informațiilor (pe principiul fotocelulei – măsurând de fapt cât de multă lumină este reflectată pe suprafața scanată).

Pentru a obține întreaga imagine, un scanner o divide într-o grilă de puncte pe care o citește și o interpretează rând cu rând prin intermediul capului de citire (fiecare celulă din grilă e denumită pixel – picture element).

2.6.2. Stocarea datelor

Stocarea datelor este al n-lea pas în transformarea datelor în informații. De când este posibilă prelucrarea automată a datelor, acestea se stochează pe suporți magnetici și optici(memorie externă). Acestea sunt utile pentru că datele se perimează în timp, facilitează adăugarea de noi date celor existente sau ștergerea celor inutile. Pentru o utilizare mai eficientă a acestora se recurge la indexarea datelor, la fel ca și cărțile într-o bibliotecă.

Stocarea datelor se poate face pe oricare din următoarele suporturi modeme ale informației: unității floppy, hard discuri CD-ROM-ul sau unități de DVD.

Unitatea de disc floppy (flexibil). Este una dintre cele mai simplu de utilizat și configurat componente din calculator, cea ce nu înseamnă însă care are o mai puțină importanță. Aceste dispozitive permit citirea și scrierea pe discuri floppy sau dischete, cu ajutorul cărora se pot copia și transfera fișiere de pe un calculator pe altul, dar datorită ratei de transfer mici și a timpilor de acces mari, această metodă se rezumă doar la cazuri de strictă necesitate mai ales că fiabilitatea oferită de acestea este scăzută, mediul de stocare putându-se defecta relativ ușor. In funcție de dimensiunea dischetelor utilizate, există două tipuri de unități floppy:

5,25", rar întâlnite azi cu o capacitate de stocare de 360 KB, 720 KB și 1,2 MB.

3,5 ", cu densități de 720KB, 1,44MB, 2,88 MB.

Cele mai utilizate sunt cele de 1,44 MB. Dischete de 2,88 MB sunt o îmbunătățire relativ recente dar care necesită unități speciale pentru utilizare, iar creșterea capacității de stocare nu mai este semnificativă, mai ales acum când discurile CD-ROM se utilizează pe scară largă.

Hard discurile denumite și disc dur, disc Winchester sau unitate de disc, sunt dispozitive utilizate la stocarea unor cantități mari de informații, oferind un acces rapid la acestea. Nu contează modul în care utilizăm calculatorul (acasă, la birou, pentru jocuri sau aplicații profesionale), prezenta acestora este absolut necesară, datorită capacității de stocare tot mai mare oferite și a ratelor crescute de transfer în comparație cu alte dispozitive de stocare.

In trecut capacitatea unui hard disc se măsura în zeci-sute de MB, astăzi s-a ajuns la capacități de ordinul zecilor sau chiar sutelor de GB, având astfel posibilitatea stocării unor capacități importante de date. In plus, dimensiunile noilor unități sunt din ce în ce mai reduse, în timp ce vitezele de transfer sunt tot mai mari.

Din punct de vedere tehnic hard discul este format din mai multe discuri magnetice suprapuse, fiecare din ele fiind acoperite cu un înveliș magnetic. Pe suprafața acestor discuri se "plimbă" capetele de citire/scriere care au rolul de a citii și scrie informațiile de pe disc. Platanele se rotesc permanent cu o viteză constantă, sectoarele de pe disc fiind accesate în momentul trecerii lor prin dreptul capului. Cu cât această viteză este mai mare cu atât timpul de latență este mai mic, vitezele uzuale fiind de: 5400 rpm, 7200 rpm, chiar 14.000 rpm. Timpul de căutare a unei piste pe disc este o altă caracteristică importantă a hardului, unii producători măsoară timpul de deplasare a capului de la o pistă la alta cu valori de 1-4 m/s, alți consideră timpul mediu de găsire a unei piste cuprins între 6 și 13 m/s. Interacțiunea dintre harduri și calculator se face printr-o interfață numită controller, care poate fi sau nu integrată în calculator.

CD-ROM-ul este un mediu de stocare optic, spre deosebire de discurile hard sau floppy, care sunt medii magnetice. Informația este împachetată pe un suport optic cu un format mult mai dens decât cel al mediilor magnetice iar durata de viață a datelor este mult mai mare (cinci ani). Citirea mediilor optice se realizează cu ajutorul unor raze laser forte înguste și precise.

CD-ul este un disc de plastic cu înveliș metalic reflectorizant, bazat de obicei pe aluminiu. Are imprimate nenumărate fante care păstrează informațiile într-un format digital sub formă de biți. Spre deosebire de harduri sau floppy, la care pistele sunt organizate circular, CD-ROM-ul are o singură pistă, o spirală care pornește din centru spre marginea exterioară atingând 5 km lungime și stochează până la 640 KB de date prin intermediul a aproximativ 5,5 miliarde de fante.

Unitățile DVD sunt dispozitive optice care vor deveni standard în următori ani. Tehnologia DVD a fost dezvoltată de marile companii Philips și Sony, specializate în domeniul mediilor de stocare optice. Acestea urmează să înlocuiască CD-ROM-ul și chiar benzile VHS destinate video-recorderelor. Are forma unui disc plat de dimensiunea unui CD. Citirea se face prin intermediul unei raze laser cu o lungime de undă mai scurtă decât în cazul drive-urilor CD-ROM (capacitate de stocare mai mare). Stratul pe care se stochează informația este de două ori mai subțire decât la CD-ROM existând și posibilitatea de a scrie datele și în două straturi. Nivelul superior aurit este semitransparent, permițând citirea stratului inferior. argintat. Raza laser are două intensități, cea mai puternică fiind folosită pentru citirea celui deal doilea strat.

Există și proiecte ale unei tehnologii futuriste de stocare a datelor și informațiilor, numite HD-ROM, unde unda de control este formată din ioni de galiu, obținându-se o densitate a datelor foarte mare, unda fiind extrem de îngustă.

2.6.3. Prelucrarea datelor

Prelucrarea datelor este a III-a etapă în procesul de transformării a datelor în informații. După ce datele au fost colectate, verificate și codate (dacă este cazul) se trece la prelucrarea lor. Volumul mare de date, cu care se lucrează și diversitatea mare de domenii pe care le acoperă (economic, social, politic, cultural, ș.a.), necesită o grupare a datelor în funcție de cerințele utilizatorului pentru o prelucrare mai rapidă și ușoară a acestora.

Viteza de prelucrare (numită procesare) este viteza de răspuns la pulsațiile (cadența) ceasului sistemului, prin care toate activitățile, acțiunile, care se desfășoară în calculator sunt sincronizate. Această viteză se măsoară în MHz, și reprezintă un milion de cicluri pe secundă. Ceea mai mică viteză de procesare pe un calculator este de 4,77 MHz, iar cele mai mari depășesc 2000 MHz. Este important de știut că viteza măsoară rata procesării datelor, nu cât de multe date pot fi procesate de odată.

Unele procesoare pot prelucra informații pe 64 biți ceea înseamnă cvadruplul unui micro procesor de 16 biți, cu aceiași viteză a ceasului.

Procesoarele sau CPU (Central Processing Unit) este de fapt cea mai importantă componentă a sistemului. Se ocupă de inițializarea calculatorului, de încărcarea sistemului de operare, de execuția tuturor aplicațiilor și de controlul fluxului de date. Astfel, se poate aproxima foarte bine putere unui sistem prin capacitatea de prelucrare a procesului sau procesoarelor. Chiar daca, în general, în configurația calculatorului se întâlnește un singur procesor, se pot realiza cu o investiție relativ redusă sisteme bi-sau quad -procesor.

Vorbind despre caracteristicile constructive, cele mai noi procesoare au inclusă pe pastila de siliciu și memorie rapidă de nivelul 2. Dimensiunea acestei memorii variază de la model la model (între 128 KB și 2 MB) influențând performanțele generale ale procesorului. Dimensiunile uzuale pentru sistemele desktop sunt de 128 – 512 KB, variante de IMB și 2 MB, fiind destinate serverelor. Este important de cunoscut modul în care pastila de siliciu a procesorului este "ambalată", existând două moduri de prezentare:

soket, matrice de pin (Soket 7, Soket 370, cele mai cunoscute);

slot, cu contractele dispuse în linie asemănătoare ale plăcilor de extensie (Slot 1, Slot 2)

Dintre procesoarele noi ce se află acum pe piață fac parte: Intel Celeron, Intel Pentium II, Intel Pentium Xenon, Intel Pentium III, Intel Pentium 4, AMD K6 și altele, care însă nu reușesc să țină pasul cu cei doi mari jucători de pe terenul procesoarelor, adică: Cyrix MII și Media GX; IDT Winchip 2 3D și IDM M 2.

Crearea unei lumi virtuale, presupune tot o prelucrare de date, însă una mai complexă. In momentul de față cele mai dramatice schimbări ce se produc într-un calculator au loc la nivelul sistemului video, companiile înfruntându-se pe viață și moarte, dublând practic performanțele cu fiecare nouă generație de produse. Motivul este simplu: cerința de putere de procesare a aplicațiilor curente a fost satisfăcută de ultimele dezvoltări din domeniul procesoarelor. In domeniu graficii 3D (tridimensionale) și a titulaturilor multi-media, care să creeze cât mai bine o lume virtuală mai este loc suficient ca această industrie să mai aibă de lucru câțiva ani buni.

Crearea imagini pe monitor, se poate înțelege mai bine prin urmărirea traseului datelor, astfel: datele sunt pompate pe magistrală către chipset-ul video, printr-o serie de transformări de aici ajung să fie stocate în memoria video, care le de acum va conține practic imaginea ce urmează a fi afișată. Din acest punct biți iau calea ce duce către RAM – DAC (convector-digital-analogic), unde vor fi transferați în simplu semnal analogic, ce va fi transmis prin intermediul cablurilor video câtre monitor. Cu cât se parcurge mai rapid aceste etape, cu atât viteza de generare a imaginii pe monitor va fi mai mare. Pentru maxim de performanță, transferul de date (prin intermediul unei magistrale) trebuie să se producă cu cea mai mare viteză. Cea mai rapidă "magistrală" este AGP (Advanced Graphics Port) cu o frecvență standard de 66 MHz, dar conectabilă la o singură placă.

2.6.4. Ieșirea datelor

Ieșirea datelor este ultimul, al IV-lea pas al procesului de transformare a datelor în informații, cel mai apropiat de apariția informațiilor. Ieșirea datelor în funcție de cerințele utilizatorilor se poate face sub forma de:

tabele, care reprezintă concepte sintetice și sistematizate privind anumite fenomene sau acțiuni

rapoarte, care sunt sub formă de text și descriu rezultatele acțiunilor ce urmează unor decizii adoptate

grafice, care sunt mai sugestive și permit mai repede sesizarea unor tendințe de manifestare a fenomenelor

Referindu-se la facilitățile pe care le oferă partea de hardware a calculatorului, la ieșirea datelor din calculator, se poate opta pentru una din următoarele variate, monitor imprimantă sau placă de sunet.

Sistemul video al unui calculator, din care face parte și monitorul este unul din cele mai importante componente ale oricărui calculator personal (PC). Acesta afectează direct plăcerea de a lucra cât și sănătatea utilizatorului. Toate calculatoarele sunt conectate la un sistem de afișare pe care se poate vizualiza rezultatele prelucrării datelor realizate de câtre sistemul de calcul. Aceste sisteme de afișare se numesc monitoare sau display și sunt separate de calculator, fiind elemente de sine stătătoare ce se conectează la calculator.

Monitoarele sunt de tipuri diferite (în general cu diagonala de 12" și 21") cele mai întâlnite fiind:

MDA – Monochrome Display Adapter

CGA – Color Graphics Adapter, oferă patru culori elementare cu o rezoluție de 320×200 pixeli

EGA – Enhaced Graphics Adapter, care dispune de 16 culori elementare și o rezoluție de 640 x 480 de pixeli

VGA – Video Graphics Array, faciliteazâ imaginii o acuratețe foarte bună cu o rezoluție de 640 x 480 pixeli

SVGA – Super Video graphics Array, care sunt cele mai performante, oferind o rezoluție de 800 x 600 pixeli

LCD- Liquid Crystal Display, oferă afișaj cu cristale lichide, plasmă, folosit mai ales la laptop-uri, notebook-uri, dispunând de rezoluție SVGA

CRT- monitoare cu tub catodic.

In ultimii ani, atât tuburile catodice cât și partea electrică, au continuat să se îmbogățească, imaginile fiind afișate acum tot mai bine, mai clar și cu o rezoluție și culori mult mai bune. Noile tipuri de monitoare cu ecrane plate (LCD), câștigă tot mai mult teren și au tendințe de a se impune, în viitorul nu prea îndepărtat. Ambele tipuri însă sunt caracterizate de către elementele de bază care de altfel le și diferențiază sub aspectul calității lor. O primă diferență constă în modul implementării diferitelor comenzi pentru ajustarea proprietăților rastrului (imaginii) – luminozitate, contrast, formă si dimensiuni.

Astfel, calculatoarele analogice au comenzile implementate analogic (reglajele se fac prin potențiometre) iar monitoarele digitale au comenzi de ajustare implementate prin intermediul unui procesor care gestionează parametrii monitorului (mod mai preferat).

Imaginea poate conține între 480.000 și 1.920.000 de pixeli. La ecrane obișnuite, fiecare pixel este format la rândul lui din trei puncte colorate în roșu, verde respectiv albastru. Aceste puncte fiind foarte mici, de la distanță rezultă o culoare caracteristică fiecărui pixel. Distanța dintre doi pixeli alăturați se numește apertură sau pitch, aceasta se măsoară în milimetri (cu cât este mai mică, cu atât imaginea este mai puțin granulată, deci mai clară). Pentru ecranele cu diagonală mare 21", apertura este de 0,31 sau de 0,28 mm.

Cele mai importante caracteristici ale monitorului le reprezintă:

Frecvența de refresh a imaginii, adică fiecare pixel este reîmprospătat de 60, 70, 80 ori pe secundă, la 70 având o rată de refresh de 75 MHz.

Rezoluția maximă suportată, adică numărul de pixeli care se poate afișa pe ecran în funcție de mărimea ecranului.

Aceste două combinate dau frecvența orizontală de scanner a monitorului.

La un refresh de 85 Hz monitorul flat panel cu cristale lichide (TFT-Thin Film Transistor), nu pâlpâie în mod vizibil dar la un LCD acesta pâlpâire nu există, rata refresh este 0 Hz, nu emite radiație electrimagnetică și are un consum de energie foarte mic. Toate caracteristicile acestea se supun reglementărilor ISO (Intemational Standard Organization).

Un dispozitiv periferic, de ieșire a datelor din calculator, este și imprimanta, care presupune transpunerea imaginii și a textelor pe diferite forme standard de hârtie. Acestea se vând odată cu calculatorul, atașându-se lor. Deși calculatorul și documentele electronice au luat amploare, se preferă încă folosirea documentelor în formă tipărită, iar imprimanta este cea care permite încă acest lucru. După modul de imprimare, viteza, dimensiune, complexitate și cost aceste se împart în trei, și anume:

Imprimante cu ace, model vechi care se utilizează tot mai puțin, pentru viteza sa redusă de tipărire, rezoluție mică, zgomot pronunțat, dar au în schimb prețul redus și posibilitatea imprimării mai multor copii odată,

Imprimanta cu cerneală, constă în pulverizarea picăturilor de cerneală prin intermediul unor doze foarte fine, are viteză tot mai mare de tipărire, rezoluție mult mai bună – 1200 dpi, și viteză relativ mare de imprimare (8 pag/min), dar cu costuri mai mari, găsindu-se color sau monocolor.

Imprimanta laser, sunt cele destinate (prin preț) utilizatorilor care au nevoie de performanță și viteză de tipărire, procedeul de tipărire constă în folosirea unei roze laser pentru a atrage cerneala (toner-ul) pe un tambur care mai apoi imprimă cerneala pe coala de hârtie, viteza depinde de domeniul pentru care este aleasă, și anume: impersonal 8 pag/min, office m8-12 pag/min, pentru grupuri 12/50 pag/min iar pentru departamente 50-135 pag/min.

Cele mai cunoscute PLD (Page Description Language- limbaj de descriere a paginii) de tipărire a documentelor la nivel profesional este cel al firmei Adobe numit Post Script, existând și alte firme dar nu la fel de performante (ex. Hewlett Packard).

Sunetul este o capabilitate relativ nouă oferită de PC-uri, de care nu s-a ținut cont în momentul proiectării primului calculator și care poate fi considerat o modalitate de ieșire a datelor din calculator (nescrisă). Calculatoarele compatibile IBM au fost gândite ca unelte de lucru și nu ca sisteme multimedia (excepție făcând sunetul "beep" care avertizează sonor diferite situații). Calculatoarele modeme sunt dotate cu o placă de extensie ce face posibilă reproducerea sunetului sau a muzicii, numită placă de sunet. Acestea au devenit atât de populare încât au dus la creșterea competiției între producători, apărând modele tot mai sofisticate și la prețuri tot mai accesibile tuturor. De asemenea, ieșirea datelor din calculator (și circulația lor) și / sau organizație se poate face apelând și la facilități oferite de discuri, modem-uri sau plăci de rețea.

2.6.5. Informația – obiect al prelucrării

Este firesc ca înainte de a trata metodele și tehnicile de organizare a informațiilor să se evidențieze câteva probleme de principiu care trebuie să stea la baza unor asemenea organizări. urmărindu-se ca ele să se realizeze în concordanță deplină cu obiectivele propuse în perfecționarea sistemelor informaționale.

Obiectivul general al sistemelor informaționale, inclusiv a acelora care se bazează pe tehnicile electronice de prelucrare și teleprelucrare a datelor, este acela de a contribui la ridicarea eficienței activității pe bază (de producție, comercială, de transporturi, etc.) iar obiectivul local (specific) al acestor sisteme îl constituie asigurarea cu informații necesare și suficiente și de o calitate corespunzătoare, în timp util a nivelelor și punctelor de decizie și /sau de informare atât din sistemul datm cât și din sistemele informaționale ierarhic superioare, din care aceste fac parte.

Prin urmare, orice organizare a informației trebuie să satisfacă realizarea acestor obiective.

Tehnicile și metodele de organizare a informației, organizarea fișierelor și băncilor de date nu trebuie tratate ca un scop în sine.

Una din problemele de principiu de care trebuie să se țină cont în organizarea informației în fișiere și bănci de date este aceea că aceste metode și tehnici de organizare sunt pentru informații, pentru pregătire și prelucrarea informației în vederea unei valorificări maxime. Informația reprezintă obiectul prelucrării și totodată, ea reprezintă principala categorie de de resurse utilizate în sistemele informaționale și respectiv informatice, alături de celelalte categorii de resurse: personalul de specialitate, echipamentele de prelucrare și instrumentele de utilizare a acestor echipamente (metode și tehnici de analiză și proiectare, limbaje de programare și conversaționale, pachete standard de programe de aplicații, sisteme de operare, metode și tehnici de organizare și prelucrare a informațiilor s.a.).

Ultimele două categorii de resurse menționate sunt utilizate în exclusivitate tot pentru proiectarea și/sau realizarea sistemelor de generare, înregistrare, transmitere, prelucrare a informației în vederea valorificării ei.

Totodată, de aici se desprinde concluzia, că organizarea informației în fișiere și bănci de date trebuie să cuprindă întreg fluxul informației respective, de la generarea ei până la valorificarea ei, respectiv revalorificare. Abordarea organizării informației în fișiere și bănci de date numai pentru a răspunde cerințelor strict tehnice impuse de echipamentele electronice de prelucrare și teleprelucrare a datelor, reprezintă o abordare parțială și ruptă de aspectele practice ale valorificării, generării și pregătirii informației respective pentru prelucrare. Asemenea abordare, conduce la crearea inevitabilă a unor greutăți în implementarea și exploatarea sistemelor respective de prelucrare.

Fișierele și băncile de date în marea lor majoritate nu se creează și nici nu se actualizează începând cu fluxul informațional de la poarta centrului de calcul electronic. Ele încep a se crea și actualiza de la punctele și momentele de generare ale informațiilor, iar generarea este condiționată direct de cerințele de informare (de valorificare).

O altă problemă de principiu care trebuie avută în vedere la organizarea informației în fișiere și bănci de date este aceea că informația ce intră, se generează și se prelucrează în sistem informațional, respectiv informatic dat și se valorifică în cadrul acestui sistem sau în alte sisteme exterioare lui, are o frecvență de modificare (pentru o pondere însemnată din volumul total) foarte mare. Tocmai volumul și structura informației ce intră sau se generează în sistemul dat și frecvența acestor intrări si/sau generări de informații determină principalele caracteristici tehnice și de exploatare ale sistemelor de prelucrare a datelor în particular, și caracteristicile sistemelor informaționale respective, în general.

Informația este elementul cel mai dinamic al sistemelor informaționale și respectiv informatice. Ea este aceea care dă viață acestor sisteme. De aici reiese cerința ca alegerea și utilizare a informației să se realizeze într-o concordanță deplină cu caracterul dinamic al informației.

2.6.6. Activitățile și obiectivele organizării datelor

Organizarea datelor ocupă un loc important în proiectarea sistemelor informatice. De modul în care sunt organizate datele depinde eficiența sistemului informatic. Organizarea datelor presupune:

definirea, structurarea, ordonarea și gruparea datelor în colecții de date omogene;

stabilirea legăturilor (relațiilor) între date, între elementele unei colecții, între colecțiile date;

reprezentarea (stocarea) lor pe suport informațional, prelucrabil într-un sistem de calcul.

Scopul organizării datelor îl constituie regăsirea automată a datelor după diverse criterii și forme.

Obiectivele urmărite în organizarea datelor sunt:

timpul de acces la datele organizate pe diferite suporturi de date să fie minim (acces rapid la date);

spațiul de memorie internă și externă ocupat de date să fie cât mai redus (economie de memorie internă și externă). Se urmărește ca pe un spațiu de memorie cât mai mic să se introducă un volum cât mai mare de date;

datele să apară o singură dată în sistem (unicitatea datelor). Totuși, uneori, pentru realizarea unui acces mai rapid la date, se impune acceptarea unei redundanțe minime a datelor;

în sistemul de organizare a datelor să se reflecte, pe cât posibil, toate legăturile dintre obiectele, fenomenele, procesele economice pe care aceste date le reprezintă;

să permită schimbarea structurii datelor și a relațiilor dintre ele fără a modifica programele ce le gestionează (flexibilitatea datelor).

2.6.7. Concepte utilizate în organizarea datelor

Cele trei concepte de bază utilizate sunt: entitate, atribut, valoare. Ele au fost introduse în literatura de specialitate odată cu apariția bazelor de date. Aceste concepte sunt legate între ele: o entitate are mai multe atribute, iar atributelor li se asociază o mulțime de valori.

Prin entitate se înțelege un obiect concret sau abstract reprezentat prin proprietățile sale.

Orice proprietate a unui obiect poate fi exprimată printr-o pereche (ATRIBUT, VALOARE). Exemplu: "masa X are culoare albă", unde "culoare" reprezintă atributul, iar "albă" valoarea.

Așadar, o entitate se poate exprima prin mai multe proprietăți, deci mai multe perechi de forma (ATRIBUT, VALOARE).

De exemplu, o persoană X poate fi reprezentată prin mulțimea de perechi: (NUME, POPESCU); (VARSTA, 25); (SEX. MASCULIN); (PROFESIE, ECONOMIST); (SALARIU, 90000).

În realitate, mulțimea atributelor NUME, VÂRSTA, SEX, PROFESIE, SALARIU poate fi asociată mai multor PERSOANE. Rezultă că atributul nu caracterizează doar o entitate, ci poate caracteriza o clasă de entități numită entitate grup. În exemplul de mai sus, entitatea grup s-ar putea numi PERSOANE. Deoarece toate elementele unei entități grup se caracterizează prin aceeași mulțime de atribute, se poate spune că entitățile din cadrul unei entități grup sunt de același tip. În acest sens, se utilizează termenul de "tip de entități" pentru o clasă de entități.

Noțiunea de atribut este cunoscută și sub denumirea de câmp, caracteristică.

Fiecare atribut e caracterizat de natura valorilor pe care le poate lua. Astfel, un atribut este de tip numeric dacă valorile sale sunt numerice, alfanumeric dacă valorile sale sunt șiruri de caractere, etc. În general, un atribut are valori elementare, dar pot exista și situații de atribute compuse (formate prin concatenarea mai multor atribute). Pot exista atribute ce identifică în mod unic o entitate, ele numindu-se atribute cheie sau pot exista atribute ce nu identifică unic o entitate și se numesc atribute non-cheie.

Un alt concept utilizat este cel de dată. Data este un model de reprezentare a informației, accesibil unui anumit procesor (om, program, calculator); cu acest model se operează pentru a obține noi informații despre fenomenele și procesele lumii reale.

0 dată care este indivizibilă în raport cu informația pe care o reprezintă, dar și în raport cu modul de prelucrare se numește dată elementară sau scalară. Mai multe date elementare formează o dată compusă.

Din punct de vedere logic, o dată se definește prin: identificator, atribut și valoare.

Exemplu; PROF- identificator

PROFESIA- atribut

ECONOMIST- valoare

Din punct de vedere fizic, unei date îi corespunde o zonă de memorie de o anumită mărime, situată la o adresă absolută.

2.7. STRUCTURI DE DATE

Tipurile de structuri de date întâlnite în sistemul informațional și de tehnologiile de prelucrare a datelor utilizate.

Definiție. Structura de date este definitivă ca o colecție de date între care s-au stabilit o serie de relații care conduc la un anumit mecanism de selecție și identificare a componentelor.

Mulțimea de date asociată structurii poate fi alcătuită din datele unui tip sau mai multor tipuri de entități. Componentele structurii pot fi individualizate și identificate prin nume (identificator) sau prin poziția pe care o ocupă în structură (în raport cu ordinea specifică).

Dacă localizarea unei componente se face prin parcurgerea tuturor componentelor care se află înaintea sa în ordinea specificată, atunci structura are un acces secvențial.

Dacă o componentă din structură poate fi selectată fără a ține seama de celelalte componente, atunci structura are un acces direct.

Componentele unei structuri de date pot fi date elementare sau pot fi ele însele structuri de date.

Asupra unei structuri de date se pot efectua o multitudine de operații care se referă la valori și/sau la structură. Dintre acestea, cele mai frecvente sunt:

crearea (memorarea datelor în forma inițială pe suportul de memorie);

consultarea (accesul la componentele structurii în vederea prelucrării valorilor);

actualizarea (schimbarea stării structurii prin adăugarea, ștergerea unor elemente, modificarea valorii unor elemente, modificarea relațiilor dintre elemente);

sortarea (aranjarea elementelor unei structuri după anumite criterii);

ventilarea (spargerea structurii în două sau mai multe structuri);

a fuzionarea (formarea unei noi structuri din două sau mai multe structuri);

copierea;

interclasarea, etc.

Operațiile la care poate fi supusă o structură de date și eficiența cu care acestea pot fi realizate, depind în mare măsură de relațiile între datele materializate pe suportul de memorie.

Toate structurile de date care au aceeași organizare și sunt supuse acelorași operații formează un anumit tip de structură de date.

Definiție. Un tip de structură de date este o mulțime ordonată de date între care s-au stabilit anumite relații și pentru realizarea operatiilor se folosește un grup de operatori de bază cu o anumită semantică.

2.7.1. Introducere in baze de date

La început, calculatoarele au fost utilizate numai pentru calcule aritmetice. Prin creșterea vitezei de calcul, prin creșterea capacității de memorare a datelor, prin adăugarea unor noi componente performante de intrare-ieșire, prin dezvoltarea unor limbaje de programare, s-a ajuns acum la prelucrarea într-un timp scurt a unei cantități de informații. Organizarea și gestionarea acestor informații se face la nivelul bazelor de date.

O bază de date conține toate informațiile necesare despre obiectele ce intervin într-o mulțime de aplicații, relațiile logice între aceste informații și tehnicile de prelucrare corespunzătoare. În bazele de date are loc o integrare a datelor, în sensul că mai multe fișiere sunt privite în ansamblu, eliminându-se pe cât posibil informațiile redondante. De asemenea, se permite accesul simultan la același date, situate în același loc sau distribuite spațial, a mai multor persoane de pregătiri diferite, fiecare cu stilul personal de lucru.

Exemplu: Pentru o facultate, pot fi păstrate, de exemplu, pe perioade mari de timp, informații privind studenții, personalul, sălile planul de învățământ, aparatura și alte elemente despre care diferite persoane pot cere informații la un moment dat. Între aceste elemente există diferite relații cum ar fi: unii studenți urmează anumite cursuri, unele cursuri au loc în anumite săli, unele aparate se află în anumite săli, unele persoane pot ține anumite cursuri, ș.a.m.d.

Sistemul de programare care permite construirea unor baze de date, introducerea informațiilor în bazele de date și dezvoltarea de aplicații privind bazele de date se numește sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD). Un SGBD dă posibilitatea utilizatorului să aibă acces la date folosind un limbaj de nivel înalt, apropiat de modul obișnuit de exprimare, pentru a obține informații, utilizatorul făcând abstracție de algoritmii aplicați pentru selecționarea datelor implicate și a modului de memorare a lor. SGBD-ul este o interfață între utilizatori și sistemul de operare.

Orice SGBD conține, printre alte componente, un limbaj de descriere a datelor (LDD) care permite descrierea structurii unei baze de date, a fiecărei componente a ei, a relațiilor dintre componente, a drepturilor de acces ale utilizatorilor la baza de date, a restricțiilor în reprezentarea informațiilor și alte elemente asemănătoare. LDD este utilizat atât pentru proiectarea bazelor de date, cât și pentru redefinirea lor. 0 altă componentă foarte importantă a unui SGDB este limbajul de cereri (LC) sau limbajul de prelucrare a datelor (LPD), ce permite operații asupra datelor aflate în baza de date, cum ar fi: încărcarea bazei de date, inserarea unui nou element; ștergerea unui element, modificarea unui element, căutarea unor elemente, realizarea a diferite statistici asupra datelor și alte asemenea operații.

Spre deosebire de limbajele de programare obișnuite, în care declararea datelor este făcută în același loc cu prelucrarea lor, bazele de date prevăd limbaje separate pentru declarare și pentru prelucrare. Aceasta, deoarece într-un program obișnuit datele există afectiv numai pe timpul rulării programului, pe când într-o bază de date, în general, datele sunt definite o dată pentru totdeauna și nu mai sunt necesare redefiniri ulterioare la fiecare prelucrare. Uneori se pot redefini date, dar, practic, aceasta se întâmplă destul de rar.

Limbajele LDD și LC sunt, de cele mai multe ori, extinderi ale unor limbaje de programare numite limbaje gazdă. Compilarea succesiunilor de comenzi pentru descrierea datelor sau pentru operarea cu date se reduce, în acest caz, la o precompilare, adică transformarea acestor comenzi într-o succesiune de instrucțiuni ale limbajului gazdă care, prin executare, să dea efectul dorit. O altă modalitate de operare este aceea a transformării comenzilor în lansări de programe executabile. Comenzile sunt descrise prin sintaxe specific fîecărui tip de SGBD, iar interpretarea și activarea lor se face automat, prin rutine scrise, de obicei, în limbajul gazdă. În acest fel, calitățile SGBD-ului depind în mare măsură de calitățile limbajului gazdă utilizat.

O structură posibilă pentru SGBD este ilustrată în figura 7. În această figură, procesorul de cereri prelucrează cererile utilizatorilor prezentate la terminal sau sub formă de programe de aplicații scrise în LC, transformându-le în comenzi executabile de către gestionarul bazei de date;

Compilatorul LDD interpretează și transformă descrierile utilizatorului în comenzi pentru inițierea sau modificarea unei baze de date; gestionarul bazei de date transformă comenzile de cereri și descrieri de baze de date în operații executabile de câtre sistemul de gestiune a fișierelor, care operează asupra datelor aflate în diferite fișiere.

Fig. 7

Dintre sarcinile pe care le îndeplinește gestionarul bazelor de date fac parte și următoarele:

reducerea redondanțelor prin identificarea informațiilor comune și alcătuirea corespunzătoare a aplicațiilor

eliminarea inconsistențelor ce rezultă din reducerea redondanțelor

utilizarea simultană a datelor de mai mulți utilizatori

standardizarea informațiilor

asigurarea securității bazelor de date, în sensul acordării și urmării modului de acces al utilizatorilor la diferite părți componente ale bazelor de date

asigurarea integrității bazelor de date, în sensul păstrării corectitudinii informațiilor conținute în baza de date prin testele aplicate datelor introduse în acesta a asigurarea sincronizării în cazul utilizării bazei de date simultan de mai mulți utilizatori sau a distribuirii informației pe mai multe sisteme.

În funcție de modul de exploatare a bazelor de date, utilizatorii pot fi împărțiți în următoarele clase:

Utilizatorii obișnuiți, care pot să obțină informațiile fără să aibă cunoștințe de programare. Ei obțin informațiile dorite prin comenzi cunoscute și, eventual, răspunzând la diferitele opțiuni pe care le indică sistemul de calcul la un moment dat.

Programatorii de aplicații, care pot scrie programe în LC, acestea fiind apoi compilat și memorate în fișiere, putând fi lansate în execuție de utilizatori prin invocarea numelui asociat lor.

Administratorul bazei de date, care stabilește structura inițială a bazei de date și modul de memorare a datelor la nivel fizic, acordă utilizatorilor drepturi de acces la baza de date sau părți ale ei, stabilește condițiile pentru asigurarea securității și integrității datelor, modifică structura bazei de date dacă este nevoie, asigură întreținerea bazei de date făcând periodic copii și reconstituind eventual baza de date în cazul în care au apărut erori datorate componentelor soft, hard sau utilizării și răspunde, în general, de modul de utilizare al bazei de date.

Administratorul sistemului de baze de date, care stabilește bazele de date de pe un sistem de calcul, alocă spații de memorare și asigură drepturi de acces.

Cele mai multe SGBD-uri conțin o colecție de utilitare folosite în diferitele aplicații, cum sunt: procesoare pentru limbaje de cereri, editoare de rapoarte, subsisteme de reprezentări grafice, posibilități de lucru tabelat, procesoare de limbaje naturale, programe statistice, posibilități de copiere, generatoare de aplicații (procesoare inteligente de tip „4 GL”) și alte posibilități de dezvoltare a unor aplicații de tip CASE (computer-aided software engineering).

Pentru a ușura munca administratorului de sistem, un SGBD conține o serie de componente ce permit încărcarea (crearea unei versiuni inițiale a bazei de date plecând de la unul sau mai multe fișiere), salvarea și reîncărcarea (efectuarea de copii periodice și posibilitatea refacerii bazei de date plecând de la aceste copii), reorganizarea (rearanjarea datelor pentru a obține performanțe superioare), statistici, analize și altele.

2.7.3. Arhitectura unei baze de date

O bază de date poate fi privită din mai multe puncte de vedere, cum sunt:

Punctul de vedere al utilizatorilor, care lucrează cu anumite părți componente ale bazei de date numite vederi. Vederile sunt descrise prin subscheme în sublimbaje ale limbajului de descriere a datelor (SLDD). De asemenea, utilizatorii pot să primească răspunsuri la diferitele cereri formulate prin intermediul limbajului de prelucrare a datelor ce sunt specifice structurilor virtuale date de vederi.

Punctul de vedere al administratorului bazei de date, care integrează toate vederile referitoare la baza de date într-un singur model, numit schemă conceptuală. Schema conceptuală constituie nivelul logic al bazei de date.

Punctul de vedere al implementatorului bazei de date; de cele mai multe ori, el coincide cu administratorul bazei de date, care privește baza de date ca pe o colecție de fișiere memorate pe diferite medii externe, cum sunt benzile și discurile magnetice. Acesta constituie nivelul fizic al bazei de date fiind de fapt singurul nivel existent efectiv. Fiecare dintre cele trei nivele conține subnivele. De exemplu, utilizatorii pot fi utilizatori obișnuiți, fără cunoștințe de programare, sau programatori de aplicații, organizarea vederilor corespunzătoare lor fiind diferită. La fel, nivelul fizic poate să conțină un subnivel logic, în care contează semnificația diferitelor câmpuri din înregistrările fișierelor și structurile de date asociate, și un subnivel fizic, în care esențial este numai modul de organizare și gestionare a blocurilor pe memoria existentă.

Primele două nivele sunt descrise prin planuri ce constau în enumerarea tipurilor de entități ce apar în baza de date, relațiile între aceste tipuri de entități și modul de trecere de la noțiunile acestui nivel la nivelul imediat următor. In mod curent, aceste planuri se numesc scheme externe, subscheme conceptuale au vederi pentru primul nivel și scheme conceptuale pentru al doilea nivel. Descrierile la nivel fizic sunt făcute prin scheme interne sau scheme fizice.

2.7.4. Scheme externe

Informațiile ce apar în scheme externe pot fi luate ca atare din nivelele logic și fizic sau pot fi deduse din aceste informații pe baza unor calcule. De exemplu, pentru o persoană, poate să apară într-o vedere atributul vârsta, dar la nivel logic și fizic atributul vârsta nu este indicat, din cauza permanentei modificări a conținutului său. În acest caz se folosește la nivel logic un atribut data nașterii care, prin scădere din data curentă, permite aflarea vârstei persoanei respective. Alte informații ce pot să apară în vederi și care, de obicei, nu sunt prevăzute în schemele conceptuale, privesc numărul de elemente ce apar într-o mulțime, media valorilor unei mulțimi de elemente numerice și alte informații asemănătoare.

Vederile sunt definite prin intermediul unui sublimbaj de definire a datelor (SLDD) care, de cele mai multe ori, este inclus în LDD sau este foarte apropiat ca structură de LDD. Există sisteme de baze de date care permit mai multe SLDD în același timp, fiecare utilizator alegându-și modul propriu de descriere a datelor. Informațiile ce se obțin din baza de date pot fi apoi prelucrate prin proceduri scrise în anumite limbaje de programare. Pentru utilizatorul obișnuit, modul de definire a vederilor este transparent, el putând să obțină sau să modifice informațiile dorite prin intermediul unor comenzi cu structură dată, folosind forme predefinite pe care le completează sau utilizând un sistem de meniuri.

În reprezentarea intuitivă a vederilor intervin noțiunile de entitate, relație, atribut, cheie, funcționalitate, diagramă și altele pe care le vom defini ulterior.

Noțiunea de entitate nu se poate defini formal, fiind o noțiune primară. Mai multe elemente de același tip formează o entitate. Câteva exemple de entități sunt: persoană, student, sală, culoare, simț, pădure, etc. 0 problemă foarte important în definirea vederilor este fixarea entităților asociate ei, adică a claselor de obiecte cu care se operează în vederea respectivă.

Fiecare entitate este descrisă de o mulțime de proprietăți esențiale numite atribute, care, pentru diferitele elemente ale entității, pot să primească valori din anumite mulțimi numite domeniul atributului respectiv. De obicei, domeniile sunt submulțimi ale mulțimii numerelor reale, ale mulțimii numerelor întregi sau ale mulțimii șirurilor de caractere. Alegerea atributelor asociate entităților este o altă problemă foarte importantă în definirea vederilor.

Un atribut sau o mulțime de atribute pentru care valorile asociate determină în mod unic orice element al entității respective se numește cheie. De obicei, orice entitate admite cel puțin o cheie, deci implicit se consideră că toate elementele unei entități sunt distincte. În cazurile în care elementele care să aibă același valori pentru toate atributele, se ia drept cheie un atribut suplimentar reprezentat de numărul asociat elementului în entitatea respectivă, care definește în mod unic elementul.

Numim relație între entitățile E1, E2,…., Ek. orice submulțime a produsului cartezian al mulțimilor elementelor celor k entități, adică mulțimi de elemente de forma (e1, e2,…, ek), unde el este un element din Ei, e2 este un element din E2 și așa mai departe. O astfel de relație o notăm REL (E1, E2,… Ek), unde REL este numele asociat relației, și spunem că relația are aritatea k. De cele mai multe ori k=2, deci se lucrează cu relații binare.

In cazul relațiilor binare, se poate face o clasificare a lor în funcție de câte elemente corespund fiecărui element dintr-o entitate în cealaltă entitate, după cum urmează:

Relație unu-la-unu (notată 1:1), în cazul în care fiecărui element din prima entitate îi corespunde cel mult un element din a doua entitate și reciproc.

Relația unu-la-mai-mulți (notată 1:N), în cazul în care fiecărui element al primei entități îi pot corespunde mai multe elemente din cea de-a doua entitate, dar fiecărui element din a doua entitate îi corespunde cel mult un element din prima entitate.

Relația mai-mulți-la-mai-mulți (notată M:N), în cazul în care fiecărui element al primei entități îi pot corespunde mai multe elemente din cea de-a doua entitate și reciproc.

În practică, cele mai des întâlnite sunt ultimele două tipuri de relații, dar la implementarea bazelor de date ultimul tip se reduce, în general, la relații de tipul 1:N, după cum vom vedea în continuare.

Fig. 8

Informațiile privind structura unei vederi sunt sintetizate grafic într-o diagramă entitate-relație, care pune în evidență entitățile ce intervin reprezentate prin dreptunghiuri, atributele asociate lor reprezentate prin elipse și diferitele relații ce se stabilesc între entități reprezentate prin săgeți (cu vârf dublu către entitatea pentru care pot apărea mai multe elemente în relație cu un element din cealaltă entitate). Pentru vederea definită în exemplu, se poate asocia, de exemplu, diagrama din figura 8.

2.7.5. Scheme conceptuale

Schema conceptuală a bazei de bate combină subschemele vederilor ce privesc o anumită aplicație într-un model unitar. Modul de descriere și de reprezentare este același cu modul de descriere și de reprezentare al vederilor. Deci și în schema conceptuală intervin noțiunile de entitate, relație, cheie, diagramă entitate-relație și altele.

În combinarea vederilor se ține seama de posibilitatea identificării unor entități, de transformarea unor relații, de completarea unor informații și de modul de reconstituire a informațiilor la nivelul vederilor. în plus, trebuie să se țină seama și de modelul de baze de date ales pentru cazul particular dat.

O schemă conceptuală trebuie să se bazeze pe un model teoretic și să fie simplă, adică să fie ușor de înțeles și de prelucrat. Câteva principii ce se aplică în acest sens sunt: numărul elementelor ce o constituie să nu fie prea mare, diferitele concepte folosite să fie separate clar, să se păstreze simetriile, să se țină sub control redondanțele.

Până acum, sistemele de gestiune a bazelor de date au fost clasificate în trei grupe mari, în funcție de tipul elementelor cu care lucrează și structurile obținute:

Modelul rețea permite lucrul cu entități și relații binare de tipul unu-la-unu și unu-la-mai-mulți, diagrama rezultată fiind un grafic oarecare.

Modelul arborescent (ierarhic) permite lucrul cu entități și relații binare de tipul unu-la unu și unu-la-mai-mulți și diagrama alcătuită dintr-o mulțime de arbori.

Modelul relațional, în care intervin numai relații și operații cu aceste relații.

În capitolele următoare vom descrie aceste modele, punând accent pe modelul relațional care este cel mai răspândit, fiind foarte eficient în special pentru baze de date de dimensiuni mici, fiind mai mult studiat din punct de vedere teoretic și, nu în ultimul rând, mai ușor de mânuit de utilizatori.

2.7.6. Scheme interne

Schemele interne descriu diferitele fișiere utilizate pentru memorarea informațiilor bazei de date și modul de operare cu ele. Dintre multiplele moduri de organizare a fișierelor vom descrie, în capitolul al șaselea al acestei lucrări, organizarea secvențială, organizarea cu index rar și index dens, organizarea cu dispersie și organizarea folosind B-arbori. Vor fi discutate și alte probleme speciale legate de organizarea fișierelor, cum ar fi căutarea informațiilor după chei secundare sau chei incomplete și memorarea înregistrărilor de dimensiuni variabile.

Traducerea schemelor conceptuale în scheme interne se face de obicei automat de către SGBD. Pe lângă stabilirea diferitelor tipuri de înregistrări utilizate în reprezentarea fizică a datelor, se specifici și existența indecșilor asociați unor fișiere, semnificația câmpurilor înregistrărilor, ordinea de apariție a înregistrărilor și modul de acces.

2.8. INTRODUCERE ÎN PROIECTAREA BAZELOR DE DATE

Proiectarea bazelor de date presupune fixarea structurii bazei de date și a metodelor de prelucrare a datelor, spre deosebire de utilizarea bazei de date, care privește mai mult informațiile stocate în baza de date la un moment dat. Dacă, în mod obișnuit, baza de date își schimbă frecvent conținutul, structura ei rămâne nemodificată pe lungi perioade de timp.

Prin proiectare se determină un model semantic, care să reflecte cât mai fidel lumea reală, construit astfel:

Se identifică o mulțime de concepte semantice (entități, tipuri de entități, proprietăți ale entităților, identificatorii entităților, relații între entități și altele) ce dau informații despre lumea reală.

Se asociază obiecte simbolice formale prin care sunt reprezentate conceptele – semantice.

Se definesc reguli de integritate formale ce se aplică obiectelor simbolice.

Se definește o mulțime de operatori formali ce pot să transforme obiectele formale.

Un model de etapizare a construirii unei baze de date ar putea fi următorul:

Studiul de fezabilitate, ce constă în cercetarea sistemelor operative deja existente, stabilirea unor alternative cu evaluarea costurilor, a avantajelor și dezavantajelor fiecărei alternative în parte.

Cercetarea sistemului prin determinarea diferitelor detalii ale sistemului prezent (tipuri de date, dimensiuni, condiții excepție) folosind metode de interogare, chestionare, exemplificări și observații directe aplicate în sistemul deja existent.

Analiza sistemului prin determinarea cauzelor diferitelor evenimente și a adoptării diferitelor metode, eventualele alternative posibile și justificarea lor.

Proiectarea sistemului prin determinarea celui mai bun model de reprezentare și prelucrare a datelor, de asigurare a securității și integrității.

Dezvoltarea sistemului prin stabilirea detaliilor asociate datelor prevăzute a fi luate în considerație, a relațiilor dintre ele și a modului de reprezentare fizică.

Implementarea sistemului prin procesarea, scrierea și testarea programelor, antrenarea utilizatorilor, alcătuirea documentației, crearea și încărcarea fișierelor.

Revizuirea și întreținerea prin probe de lucru ale noului sistem, efectuarea unor eventuale modificări, adăugarea de noi componente și urmărirea procesului de prelucrare a datelor.

În proiectarea bazelor de date se tine seama de independența datelor pe diferite nivele. De exemplu, reprezentarea fizică a datelor se poate schimba în timp pentru a obține performanțe superioare din punct de vedere al timpului de răspuns și al spațiului ocupat, fără ca aceasta să afecteze modul de reprezentare a datelor în schema conceptuală. Această independență se numește independență fizică a datelor. De asemenea, între vederi și schema conceptuală există o independență numită independență logică a datelor. În timpul existenței unei baze de date pot apărea modificări în schema conceptuală prin adăugarea unor noi entități sau prin adăugarea de noi atribute unor entități existente. Vederile care nu fac referiri la câmpurile modificate rămân neschimbate, fiind rescrise numai aplicațiile pentru care s-au modificat unele atribute, sau pot fi construite vederi noi, fără a fi necesară redefinirea schemei conceptuale asociate bazei de date.

Proiectarea unei baze de date privește în primul rând nivelul logic și mai puțin pe cel fizic. Proiectarea se poate face plecând de la modelul relațional care permite o tehnologie de proiectare și apoi se poate transforma rezultatul proiectării în oricare dintre modele, prin adaptările corespunzătoare.

Modelarea bazelor de date este un proces de definire amănunțită, precisă, pas cu pas, a tuturor elementelor ce permit o documentare completă privind cererile de informații. In această procedură se folosesc metode specifice de reprezentare a obiectelor. La proiectarea bazelor de date trebuie să funcționeze o comunicare efectivă între cel care proiectează baza de date și cei care o implementează, cei care o utilizează pentru a găsi și a valida soluțiile alese la proiectare. De cele mai multe ori, folosirea schemelor este mai sugestivă decât folosirea unor texte explicative.

Proiectarea urmărește obținerea unor baze de date care să întrunească următoarele calități:

Corectitudine: reprezentarea cât mai fidelă în baza de date a modului obișnuit de lucru cu datele în sistemul real.

Consistență: informațiile corespunzătoare obiectelor cu care se lucrează în baza de date (nume, definire, relații, documentare, etc.) să nu conțină contradicții.

Distribuire: informațiile să poată fi utilizate de aplicații multiple și să poată fi accesate de mai mulți utilizatori, aflați în diferite locuri, utilizând medii de calcul diverse și acoperind un număr mare de cereri posibile.

Flexibilitate: facilități de adăugare de componente care să reflecte cereri noi de informații, să îmbunătățească performanțele sau să adapteze datele pentru eventualele schimbări din lumea reală.

Criteriile de clasificare pentru determinarea modelului logic de date optim corespunzător unei baze de date sunt:

Validare structurală: reflectarea consistentă a modului de utilizare a informațiilor în lumea reală;

Simplitate: ușurința înțelegerii structurilor chiar de câtre utilizatori fără o pregătire specială.

Neredundanță: eliminarea, pe cât posibil, a reprezentării de mai multe ori a aceleiași informații sau a informațiilor ce se pot deduce logic din altele.

Distribuire: un model general aplicabil mai multor domenii, fără caracteristici specifice unor aplicații sau tehnologii particulare.

Extensibilitate: posibilitatea de a dezvolta noi componente cu efecte minime asupra bazei de date existente.

Integritate: consistența în modul de utilizare și întreținere ale valorilor din informații.

Capitolele următoare descriu pe larg structura bazelor de date și, în cea mai mare parte, vom urmări activitățile specifice privind proiectarea bazelor de date legate de toate noțiunile prezentate.

2.8.1. Modelarea logică a datelor

Poate cea mai importantă parte din procesul construirii bazei de date o constituie studiul sistemului ce urmează să fie reflectat în baza de date. Stabilirea informațiilor relevante pentru sistem și a relațiilor dintre ele este un lucru esențial pentru etapele următoare.

Baza de date este un model al lumii reale și nu poate reprezenta decât un număr limitat de caracteristici ale ei necesare în unele aplicații. Oricât de perfecționat ar fi modelul utilizat, există aplicații care se pot concepe astfel încât să nu poată fi satisfăcute de baza de date. Deci, apar interpretări subiective ale lumii reale reflectate în baza de date.

Pentru a construi o bază de date corespunzătoare unui sistem real dat, se face mai întâi o apreciere generală a sistemului. În această apreciere se includ informații privind structura sistemului – elementele esențiale ale acestuia care sunt cuprinse într-o schiță preliminară. Schița cuprinde, printre alte informații, și modul în care sistemul este văzut de diferitele persoane implicate în sistemul respectiv. Se creează un model informațional în care sunt cuprinse principalele funcțiuni și fluxul de informații din sistem. Sistemul trebuie privit unitar și nu ca o alăturare a componentelor sale. În baza de date, multe părți sunt folosite în comun de diferitele componente ale sistemului.

Modelul utilizat frecvent în acest caz se numește modelul entitate-relație (E-R) descris de Chen în 1976 și perfecționat ulterior. acest model are drept obiecte semantice următoarele:

Entitatea, definită ca un lucru ce poate fi unic identificabil. Se pot deosebi entități obișnuite (regular entities) și entități speciale (weak entities), a căror existență este dependentă de existența altor entități.

Proprietatea sau atributul ce definește o latură a entității sau relației, care poate lua valori într-un domeniu asociat. Proprietățile pot să fie simple sau compuse, chei (să identifice unic entitatea respectivă), univaloare sau multivaloare (grup repetitiv), de bază sau derivată, pot fi omise (proprietate necunoscută sau neaplicabilă) și așa mai departe.

Relația ce definește o asociere între entități. Numărul de entități ce apar într-o relație se numește gradul sau aritatea relației. 0 entitate E poate să participe la relația R total (prin toate elementele lui E) sau parțial. Relațiile pot fi tipul unu-la-unu, unu-la-mai-mulți (mai-mulți-la-unu) sau mai-mulți-la-mai-mulți.

Subtipul unei entități este un tip de entitate ce formează o submulțime a entității respective, de obicei cu proprietăți suplimentare. Tipul de entitate de care aparține un subtip se numește supertip. Pentru fiecare entitate în parte se poate stabili un tip ierarhic prin subordonările de forma subtip și supertip.

Modelul logic al bazei de date este reprezentat grafic prin diagrame, entitate-relație. În aceste diagrame, entitățile sunt reprezentate sub formă de dreptunghiuri ce conțin numele entității respective. Pentru entitățile speciale, linia ce înconjoară dreptunghiul este dublă. Proprietățile sunt reprezentate prin elipse ce conțin numele proprietății respective, unite cu linii de entitățile la care sunt asociate. Elipsa se desenează punctat dacă proprietatea este derivată și dublat dacă este multivaloare. Proprietățile compuse au atașate componentele lor, reprezentate tot sub formă de elipse. Cheile sunt subliniate. Relațiile sunt reprezentate sub formă de romburi etichetate cu numele tipului relației respective. Rombul se dublează dacă relația indică legătura între o entitate specială și entitatea de care depinde ea. Relația este unită prin linii cu entitățile ce apar în ea, etichetate cu "one" sau "many", după caz. Linia se dublează dacă participarea în relație a entității este totală. Orice subtip Y al lui X se marchează cu o linie de la Y la X pe care se pune semnul de incluziune de mulțimi (a lui Y în X).

Un alt model utilizat în proiectarea logică a datelor este modelul relațional extins (extended relational model sau, pe scurt RM/T) introdus de Codd. în acest model nu se face distincție între entități și relații. Entitățile sunt clasificate în trei tipuri: entități nucleu (existență independentă), entități caracteristice (ce descriu proprietăți ale altor entități) și entități asociative (ce descriu asocieri între diferite entități). în sistemul RM/T, atât cheile primare, cât și cheile străine se consideră surogate (vezi paragraful 3.1.), combinații ce determină unic în sistem informația respectivă pe toată durata existenței ei. Baza de date conține câte o E-relație pentru fiecare tip de entitate, acestea fiind relații unare ce conțin surogatele entităților din tipul de entitate asociat. Tipurile de proprietăți ale unui tip de entitate dat sunt reprezentate printr-o mulțime de P-relații.

Sistemul RM/T conține o serie de reguli de integritate și anume: regula integrității entității (cheile nu pot să conțină valoarea nul), regula integrității referențiale (necesitatea existenței elementului referit printr-o cheie străină nenulă), regula integrității E-relațiilor (pentru E-relații sunt permise inserări și ștergeri, dar nu modificări), integritatea proprietăților (o proprietate nu poate exista în baza de date dacă nu există și entitatea pe care o descrie), integritatea caracteristicilor (o entitate caracteristică nu poate exista în baza de date fără existența entității pe care o descrie), integritatea asocierii (o entitate asociativă nu poate exista în baza de date decât dacă există și entitățile asociate cu ea), integritatea desemnării (o desemnare se poate folosi numai pentru elemente existente) și integritatea subtipului (un subtip există numai în prezența supertipului său).

Metodologia proiectării folosind sistemul RM/T cuprinde următorii pași; determinarea entităților nucleu, determinarea entităților asociative, determinarea desemnărilor, determinarea entităților caracteristice, determinarea proprietăților și determinarea supertipurilor și subtipurilor.

2.8.2. Vederile utilizatorilor

Fiecare aplicație presupune utilizarea unei părți din baza de date, folosind informațiile într-un mod determinat. Această parte de informație se numește vedere. O bază de date poate să aibă una sau mai multe vederi. Fiecărei vederi îi corespunde un grup de utilizatori. Pentru un grup particular se definesc tipurile de cereri de informații și modul de determinare a datelor din baza de date care formează răspunsuri la aceste cereri.

Un pas important în proiectarea unei baze de date corespunzătoare unui sistem este determinarea vederilor și claselor de utilizatori asociate lor. Acestea se stabilesc, de obicei, prin colaborarea persoanelor cu responsabilități în sistem.

Utilizarea vederilor permite independența logică a datelor, în sensul că informațiile și programele utilizatorilor nu sunt dependente de structura logică a bazei de date, ce se poate modifica în timp prin extindere sau restructurare.

Extinderea se poate face fie prin adăugarea de noi atribute la relațiile existente în baza de date, fie prin adăugarea unor relații noi. Restructurarea presupune rearanjarea diferitelor atribute în noi relații.

Vederile permit ca același date să fie privite în mod diferit de diferiți utilizatori. Ele determină simplificarea modului de percepere al utilizatorilor prin ignorarea informațiilor care nu sunt importante pentru aplicația respectivă. Importantă este și asigurarea automată a securității datelor la care utilizatorii nu au acces.

2.8.3. Construirea unei vederi utilizator

Se stabilesc persoanele de la care urmează să fie obținute informațiile privind vederea respectivă, ordinea în care urmează să fie intervievați, subiectele ce urmează să fie discutate și întrebările esențiale ce trebuie puse. Se urmărește obținerea unor informații relevante pentru sistemul respectiv, concise, corecte și actuale. Vederile trebuie să fie adaptabile, în sensul de a putea fi schimbate în funcție de necesitățile utilizatorului. Astfel, trebuie să permită adăugarea de noi componente, eliminarea unor caracteristici, definirea altor metode de reprezentare externă etc.

Având o structură generală a aplicației, cunoscând persoanele ce utilizează acea parte de sistem și informațiile de care au ele nevoie, se poate construi un model de informații pentru vederea respectivă. Plecând de la o schiță grafică având principalele elemente, pe baza discuțiilor și a observării sistemului existent, se precizează detaliile și se fac corecturile necesare. Se stabilesc, de asemenea, fluxurile de resurse, diferitele legături cu exteriorul (interfețe) și limitările existente.

Pentru construirea vederilor se pot aplica diferite strategii cum sunt, de exemplu, cele ce urmează:

Metoda elementelor componente (Organisation Chart Approach) prin care se definesc, pe rând, fiecare din elementele ale vederii.

Integrarea ulterioară (Integration Later) prin punerea de acord a informațiilor comune diferitelor componente.

Metoda de sus în jos (Top Down Approach) în care detaliile sunt precizate pe nivele succesive.

Metoda colecției de date (The Data Collection Approach) în care se face o achiziție de date ce urmează să fie analizate în momentul introducerii în baza de date, reținându-se numai datele utile.

Metoda bazei de date (The Data Base Approach) în care datele sunt achiziționate sub forma de reprezentare din baza de date.

Se construiește o diagramă de tip entitate-relație în care entitățile sunt reprezentate prin dreptunghiuri și relațiile prin linii între entități.

Fig. 9

Exemplu: Un prim model pentru o vedere a unei firme având drept utilizatori membrii Colectivului de Conducere este cel redat în fig. 9. Entitățile esențiale în luarea deciziilor pot fi considerate, de exemplu, cele corespunzătoare personalului de execuție, sarcinilor, peronalului de conducere și personalul ajutător (secretare, etc.). Pot fi luate în considerație relații cum ar fi alegerile diferitelor modalități de îndeplinirea a sarcinii de către executanți, a diferiților executanți de către manageri, sau a diferitelor sarcini pentru executanți și multe alte relații.

2.9. PERFORMANȚELE SISTEMULUI INFORMATIC

Performanța sistemului este apreciată prin prisma productivității și a eficienței lui. Ea se determină în funcție de cerințele operaționale ale unui sistem de calcul.

Se consideră că performanța este o funcție a:

i timpului de răspuns

ii randamentului

iii calității serviciilor oferite utilizatorilor

iv nivelului serviciilor

i. Timpul de răspuns este definit ca intervalul de timp dintre momentul formulării cererii de la un terminal de comunicație și obținerea răspunsului în același loc. El poate fi privit ca:

timp de formulare a cererii de la un terminal la un calculator

timp de prelucrare al calculatorului, inclusiv timpul de acces și obținere a înregistrărilor din fișiere, necesar formulării răspunsului la interogare

timp de transmitere a răspunsului de la calculator la terminal. Se consideră că un timp de răspuns mai mic de o secundă este mai rapid, un timp mediu de răspuns se încadrează în intervalul 2-9 secunde, iar unul ce depășește 9 secunde este lent.

ii. Randamentul depinde de productivitatea programelor, a echipamentelor, a sistemelor de operare, a operatorilor.

iii. Calitatea serviciilor se poate aprecia prin:

Siguranța sistemului se referă la robustețea sistemului, la capacitatea sa de funcționare în varianta defectării unor componente și prevederea de echipamente și personal suplimentar, astfel încât să se facă față eventualelor suprasolicitări

Fidelitatea sistemului este apreciată prin nivelul de intangibilitate a vorbirii și de rata de erori a sistemului. Ele sunt afectate de preluări de zgomote și impulsuri întâmplătoare din orice loc al rețelei angajate în transmisia datelor.

Integrarea sistemului poate fi posibilă pe două niveluri:

la nivelul unui nod, este important, ca atunci când se proiectează un sistem de prelucrare distribuită a datelor, toate datele referitoare la un anumit element să fie luate în considerare cu atenție astfel încât toate informațiile despre acel element să fie actualizate automat, ca efect al unei singure intrări

la nivelul subsistemului de comunicații, diferite sisteme care apelează la orice elemente informaționale sunt proiectate în momente diferite, ceea ce conduce la ideea că se impune un efort serios de documentare pentru integrarea componentelor logice și fizice ale sistemului, indiferent de cine efectuează proiectul.

Sistemul trebuie astfel conceput încât să ofere posibilitatea echipei manageriale să-și exercite controlul nemijlocit asupra activităților din organizație, ceea ce înseamnă accesul optim la informațiile de excepție și posibilitatea creării rapoartelor ad-hoc.

iv. Nivelul serviciilor se referă la degradarea serviciilor, cauzată de nepotrivirile dintre resursele critice ale sistemului. Din acest punct de vedere, performanțele sistemului sunt apreciate prin disponibilitatea sistemului, conectivitatea și extensibilitatea lui.:

Disponibilitatea este măsura capacității sistemului de a fi utilizat la cerere și exprimă gradul în care un sistem este capabil să prelucreze datele solicitate.

Conectivitatea sistemului se referă la capacitatea sistemului de a stabili o legătură de comunicație între nodul unui sistem cu alt nod al acestuia. Poate fi evaluată de la zero, ceea ce înseamnă imposibilitatea conectării nodurilor între ele, la totală, când fiecare nod al sistemului poate fi conectat cu oricare altul.

Extensibilitatea este o referință la puterea sistemului de a se adapta cantității diferite de date de prelucrat, cerere înregistrată sezonier sau ciclic.

2.9.1. Securitatea sistemului. Amenințări și măsuri de protecție

Pentru securitatea sistemelor de prelucrare distribuită a datelor, proiectanții trebuie să urmărească:

Intimitatea datelor se referă la caracterul strict individual al datelor despre personal.

Confidențialitatea datelor constă în accesul autorizat al personalului propriu la ele, dar cu luarea tuturor măsurilor pentru a nu fi încredințate altora, îndeosebi concurenților.

Integritatea datelor asigură utilizatorul, că datele folosite sunt cele reale, nealterate de prelucrările informatice la care simt supuse și, nici de transmiterea lor dintr-un loc în altul.

Amenințări ale sistemelor de prelucrare distribuită a datelor pot veni din partea oamenilor sau a echipamentelor. Ele pot fi clasificate în:

I. amenințări ale componentelor sistemului cauzate de dezastre naturale cum sunt: incendiile, inundațiile, cutremurele de pământ

II. amenințarea sistemului de către personalul propriu neloial firmei

III. amenințări cauzate de slăbiciunea procedurilor de protecție, ele fiind posibil de realizat de persoane rău intenționate

IV. amenințări generate de penetrarea rețelelor de comunicație, fie prin "ascultarea" firelor, fie prin captarea radiațiilor semnalelor transmise.

2.9.2. Măsuri de protecție

Literatura de specialitate consemnează 7 mecanisme de asigurare a eficienței securității sistemelor de prelucrare distribuită a datelor:

1. Securitatea fizică se referă la controlul accesului fizic în sistem și se va concretiza sub diverse forme, de la împrejmuiri ale amplasamentelor și uși, la lacăte, sisteme de alarmă.

2. securitatea personalului presupune selecția, urmărirea, autorizarea și supravegherea angajaților

3. criptarea informațiilor importante înseamnă protejarea datelor comunicate la distanță, făcându-le neinteligibile pentru orice alte persoane în afara celor autorizate a le recepționa

4. studierea tehnicilor specializate ale intrușilor astfel încât echipamentele acestora să nu poată pătrunde în configurația sistemului

5. suprimarea radiațiilor compromițătoare

6. securitatea liniilor de comunicație

7. securitatea sistemelor de prelucrare automată a datelor se ocupă de protejarea datelor din sistem împotriva accesului neautorizat, prin intermediul autorizării utilizatorilor și al protejării datelor stabilindu-se reguli foarte precise de folosire a lor.

2.10. OFICIUL DE CALCUL DIN CADRUL FIRMEI

în scopul stabilirii răspunderilor în desfășurarea diverselor activități, precum și pentru realizarea unei conduceri eficiente, unitatea este organizată într-un ansamblu de compartimente de muncă stabilite de către A.G.A., funcții de conducere și relații între acestea, împreună constituind structura organizatorică a societății comerciale.

în cadrul acesteia, se concretizează în mod distinct funcțiunile unității:

cercetare, proiectare, dezvoltare;

producție;

comercială;

financiar-contabilă;

de personal.

funcțiuni ce asigură realizarea obiectivelor unității, fiecare în parte constituind obiectul de activitate a cel puțin unui compartiment specializat:

atelier Proiectare Prototipuri

atelier proiectare Tehnologică, Normarea și Organizarea muncii;

compartiment Mecano – Energetic

compartiment Plan -Producție și Urmărirea Producției

compartiment Resurse Umane

compartiment Control Tehnic de Calitate

compartiment Administrativ

compartiment Comercial

compartiment Marketing

biroul Financiar -Contabilitate

Oficiul de calcul

Oficiul Juridic

Oficiul de calcul este subordonat directorului economic și asigură organizarea și desfășurarea activității de programare, prelucrare și elaborare a tuturor informațiilor pentru care sunt concepute programe de lucru operaționale.

Prin activitatea sa asigură de asemenea actualizarea programelor de aplicații existente, precum și lărgirea sferei de implementare a sistemului informațional integrat al societății comerciale.

In activitatea sa de concepție și elaborare a programelor și proiectelor de sistem informațional, colaborează și sprijină serviciile funcționale ale societății pentru pregătirea și derularea tuturor informațiilor privind temele de proiectare și elaborare a metodelor și proiectelor de sisteme informatice ce urmează a fi implementate în vederea realizării lucrărilor propuse.

Colaborează cu serviciile funcționale ale societății pentru obținerea datelor informaționale în formă cât mai accesibilă în vederea prelucrării lor corecte și rapide pentru furnizarea la timp a unor rapoarte de ieșire de calitate superioară, urmând să satisfacă toate cerințele compartimentului beneficiar de lucrare.

Dotarea existentă și calificarea personalului impun ca în cadrul oficiului de calcul, personalul de exploatare a echipamentelor să fie organizat în:

serviciul exploatare – întreținere echipamente de calcul;

serviciul exploatare – întreținere mașini de facturat și contabilizat și mașini copiatoare.

Pentru lărgirea sferei de relații cu serviciile funcționale ale societății, în oficiul de calcul se urmărește perfecționarea pregătirii profesionale a cadrelor proprii de specialitate odată cu pregătirea și derularea propunerilor de investiții în echipamente de calcul.

Atribuțiile oficiului de calcul sunt:

Colaborează cu beneficiarii în vederea redactării temelor de proiectare pentru elaborarea modelelor și proiectelor de sisteme informatice conform sarcinilor stabilite;

Elaborează sistemul informatic într-o concepție unitară, respectând utilizarea cu precădere a proiectelor tip și conform cerințelor întreprinderii;

Implementează și dezvoltă sistemele proiectate în sfera operațională;

Raționalizează și perfecționează sistemele și subsistemele informatice existente;

Elaborează, testează, adaptează și actualizează programele și pachetele de programe de aplicații conform cerințelor beneficiarilor de lucrări;

Elaborează dosare de programe, instrucțiuni de utilizare a sistemului și ghidul de operare;

Elaborează și difuzează indicații metodologice privind proiectarea sistemului de evidență și a sistemului informațional;

Asigură analiza și interpretarea rapoartelor de către factorii interesați din compartimentele funcționale cu evaluarea rezultatelor și a performanțelor obținute în raport cu cerințele formulate;

Elaborează propuneri pentru dotarea oficiului de calcul cu echipamente de calcul, precum și pentru pregătirea cadrelor de specialitate necesare;

Sprijină și colaborează cu serviciile funcționale ale societății în vederea pregătirii și derulării investițiilor referitoare la tehnica de calcul, participând alături de acestea pe toată durata investițiilor;

Elaborează propuneri pentru structura de organizare a oficiului de calcul, a sistemelor informaționale și de relații exterioare corespunzătoare, precum și delegarea autorității pe diferite nivele ierarhice din cadrul oficiului de calcul;

Stabilește resursele materiale și umane necesare realizării programelor și modul concret de utilizare a lor, prin stabilirea nivelelor de cheltuieli și organizare internă pe principiul rentabilității maxime și în funcție de solicitările reale.

Responsabilități:

Responsabilitatea controlului ierarhic operativ asupra lucrărilor și angajaților;

Programează lucrări, precizează durata de realizare a acestora și resursele materiale și umane necesare realizării obiectivelor propuse;

Răspunde de corectitudinea prelucrării pe calculator a informațiilor primite;

Răspunde de buna funcționare și exploatare a echipamentelor din dotare, urmărind și sesizând la timp abaterile intervenite și măsurile ce se impun a fi luate pentru înlăturarea acestora;

Răspunde de folosirea judicioasă a materialelor consumabile;

Asigură păstrarea echipamentelor ca făcând parte din întregul patrimoniu al societății.

Principalele relații ale oficiului de calcul cu celelalte compartimente funcționale din întreprindere sunt evidențiate în figura 10.

Fig. 10 Diagrama de relații a oficiului de calcul cu alte compartimente.

In relația sa cu managerul, oficiul de calcul:

Primește: – proiecte efective ale sistemelor informatice comandate;

Transmite: – teme și date de intrare pentru elaborarea de modele și proiecte de sisteme informatice în colaborare;

Primește: – modele și instrucțiuni de dezvoltare;

Transmite: – rapoarte de analiză;

Primește: – programe de participare la specializare;

Transmite: – cerințe pentru formarea și instruirea cadrelor proprii de specialiști;

Primește: – indicații, decizii de organizare și efectuare a lucrărilor;

Transmite: – programul anual de lucrări al oficiului de calcul, informări periodice asupra lucrărilor efectuate;

Primește: – lucrări de dactilografiere sau copiere;

Transmite: – lucrările dactilografiate sau copiate.

În relația sa cu director economic și biroul contabilitate – financiar oficiul de calcul:

Primește: – documentele de intrare în gestiune a mijloacelor fixe, documente mișcare mijloace fixe între gestiuni, documente de ieșire din gestiune a mijloacelor fixe;

Transmite: – evidența mijloacelor fixe;

Primește: – situația lansărilor pe comenzi, note de intrare – recepție, bonuri de consum, transfer și restituire, avize, facturi, nomenclator, coduri materiale;

Transmite: – evidența stocurilor de materie primă și materiale consumabile;

Primește: – corecții preț la stocurile de produse finite din luna precedentă, note de predare la magazie a produselor finite, facturi emise, mișcări de produse finite între magazii;

Transmite: – evidența notelor de predare la magazia de produse finite, evidența stocurilor de produse finite;

Primește: – facturi emise intern – export; jurnal încasări facturi;

Transmite: – balanța contului 411 "Clienți";

Primește: – jurnale conturi pe articole contabile, modificări în balanță, ștergeri în balanță, ștergeri articole contabile;

Transmite: – balanța de verificare pe conturi sintetice și analitice;

Primește: – facturile prin bancă și poștă pentru a fi verificate și confirmate cu recepțiile, vizate pentru plată;

Transmite: – facturile furnizorilor pentru plată;

Primește: – carnetele CEC de la biroul aprovizionare și mecano- energetic pentru a justifica filele cu care s-au făcut plăți, înregistrarea numerelor de recepții pe fiecare filă în parte și conținutul recepției;

Transmite: – carnete CEC pentru verificarea soldurilor sau suplimentarea lor;

Primește: – recepții de materii prime, auxiliare, intern și export;

Transmite: – recepțiile calculate și trecute pe conturi;

Transmite: – facturi interne și de export, borderou pentru facturile cu dispoziție de încasare, dispoziție de încasare note interne pentru facturile anulate;

Primește: – lucrări pentru dactilografiere sau copiere;

Transmite: – lucrările dactilografiate sau copiate.

În relația sa cu biroul personal- învățământ- salarizare oficiul de calcul:

Primește: – actualizări opis (angajări și lichidări personal, vechime, spor vechime, spor fidelitate), modificări nume, loc de muncă;

Transmite; – evidența statistică privind personalul angajat;

Primește; – foi de boală;

Transmite; – evidența lunară a foilor de boală, calculul foilor de boală;

Primește; – fișe individuale de decontare;

Transmite; – calcul manoperă directă pe echipă;

Primește – ciorne avansuri, premii, indemnizații;

Transmite; – liste de avansuri, liste de premiere, liste de indemnizații;

Primește: – ciorne state de plată (ore lucrate, suplimentare, stagnare, noapte, concedii, boală, alte drepturi), rețineri state de plată (rate, chirii, popriri, garanții, CEC, CAR, alte rețineri);

Transmite; – state de plată, fluturași;

Primește: – documente pentru copiere;

Transmite; – documentele primite și copiile lor.

În relația sa cu compartimentul plan-producție oficiul de calcul:

Primește: – note de predare;

Transmite; – situația predărilor de produse finite pe modele și articole.

în relația sa cu compartimentul tehnologie- normare oficiul de calcul:

Primește: – modificări de tarife la lucrări pe categorii;

Transmite; – situația îndeplinirilor de normă;

Primește: – descriere procese tehnologice de croit;

Transmite; – procese tehnologice de croit – calculate;

Primește: – descriere procese tehnologice de execuție a produselor;

Transmite; – procese tehnologice de execuție calculate;

Primește: – ciorne modificări procese tehnologice;

Transmite; – listing procese tehnologice modificate;

Primește: – procente de indexare a proceselor tehnologice;

Transmite; – procese tehnologice indexate;

Primește: – procese tehnologice presing;

Transmite; – procese tehnologice presing;

Primește: – procese tehnologice, schițe, modele pentru copiat;

Transmite; – procese tehnologice, schițe, modele și copiile lor.

În relația sa cu compartimentul desfacere-export oficiul de calcul:

Primește: – documente justificative de consum de materiale;

Transmite: – evidența consumurilor pe articole;

Primește: – note (documente primare) pentru export;

Transmite; – declarații vamale, de încasare valutară, camete TIR, facturi de export, specificații;

Primește: – date primare pentru import;

Transmite: – declarații vamale și complementare pentru import;

Primește: – factura de export;

Transmite: – factura internă (în lei);

Primește: – lucrări pentru dactilografiere (cereri, note, anexe);

Transmite: – lucrările dactilografiate;

Primește: – documente pentru copiere;

Transmite: – documentele originale și copiile lor.

În relația sa cu magazia de produse finite, auxiliare intern și export, materii prime oficiul de calcul:

Primește: – specificații de facturare;

Transmite: – facturile interne pe gestiuni;

Primește: – recepții de materii, materiale;

Transmite: – recepțiile calculate și trecute pe conturi;

Primește: – lucrări pentru dactilografiere (minute, contracte, adrese);

Transmite: – lucrările dactilografiate

Primește: – documente și alte acte pentru copiere;

Transmite: – documentele originale și copiile lor.

2.11. ELABORAREA PROIECTELOR DIRECTOARE DE INFORMATIZARE SAU A STUDIILOR DE FEZABILITATE

Un proiect-director este un instrument de definire și conducere a acțiunilor de informatizare a unui domeniu social- economic sau a unei organizații, în concordanță cu cerințele și posibilitățile tehnico- economice.

Principalele sale caracteristici sunt:

Scopul obiectiv- care vizează nu numai realizarea unui sistem informatic, ci și creșterea gradului de informatizare în domeniul în care va funcționa;

Orizontul de timp vizat este, în general 3-10 ani, ceea ce impune folosirea cu precădere a tehnicii scenariilor în concepția și actualizarea proiectului;

Implică revizuiri ciclice cu priorități bine determinate și cu stabilirea acțiunilor între prezent și viitor, între dorințe și posibilități;

Pune un accent deosebit pe conexiuni, schimburi și interfețe, subordonate scopului și urmărind armonizarea acțiunilor de atingere a finalității scontate;

Creează cadrul organizatoric și precizează responsabilități în elaborarea și execuția proiectului. Prevederile acestuia urmează a fi dezvoltate în acțiunile de realizare a sistemelor informatice.

Proiectele directoare strategice sau globale urmăresc:

Analiza și diagnosticarea situației existente;

Stabilirea orientărilor și a obiectivelor cu caracter programatic privind informatizarea;

Fundamentarea unor obiective prospective și a efortului financiar necesar informatizării (prim justificarea efortului și evidențierea efectelor scontate);

Crearea cadrului de realizare și implementare a proiectului.

Ca principii de lucru se recomandă:

Asigurarea consensului conducerii, a utilizatorilor finali și a informaticienilor asupra obiectivelor, soluțiilor și resurselor necesare. De cele mai multe ori, consensul amintit se realizează prin organizarea și motivarea colectivelor de lucru și de avizare, fixarea punctelor decizionale cu derularea acțiunilor și prin definirea priorităților;

Conceperea unor soluții flexibile, modulare și a unor condiții de dezvoltare ulterioară nerestrictivă prin: adoptarea conceptului de sistem (informatic) deschis (în care se manifestă fenomenele de reglare și autoreglare); luarea în considerare a evoluției organizației și a informaticii; adoptarea conceptului de program glisant (scenariu) în funcție de restricții.

Asigurarea compatibilității în interiorul sistemului informatic și cu alte sisteme informatice prin: identificarea conexiunilor informatice, a colecțiilor de date și a clasificărilor comune; încadrarea în standarde, norme și recomandări naționale și internaționale.

Un proiect conține:

Date preliminare: obiectivele și funcțiile unității (domeniului); aria de cuprindere a proiectului, obiectivele specifice acestuia; aprecierea importanței demersului.

Situația existentă privind conducerea, organizarea și informatizarea; structura organizatorică și de conducere; caracteristicile sistemului; evaluarea sistemului informațional existent; stadiul informatizării.

Cerințe și obiective globale privind perfecționarea conducerii, organizării și a informatizării, cum sunt: orientări principale, structuri centralizate sau descentralizate, termenele cheie, autonomie funcțională, evoluție socio- profesională, procese informaționale vizate, resurse financiare alocabile, elemente de dimensionare, indicatori estimați în aprecierea sistemului informațional- decizional.

Soluții de perfecționare a sistemului de reglare cu precizarea domeniilor de informatizat, a priorităților, a tehnologiei și a arhitecturii sistemului informatic preconizat, precum și a efectelor scontate. Rezultate bune în acest sens se pot obține utilizând tehnica scenariilor.

Programarea acțiunilor de întreprins (în timp) și a mijloacelor de realizare.

Estimarea costurilor de realizare și a surselor de finanțare.

Stabilirea procedurilor de urmărire a realizării proiectului.

Etapele de lucru în elaborarea proiectului director sunt axate pe obținerea informațiilor necesare elaborării documentației.

Principalii factori implicați sunt: comitetul director, format din personal de conducere, comitetul de utilizatori (care folosesc și întrețin sistemul), șeful de proiect, desemnat de comitetul director, colectivul de analiză și proiectare.

3. STUDIU DE CAZ: GESTIUNEA RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL S.C. MEGA MODE S.A. PRIN UTILIZAREA SIVECO APPLICATIONS

Sistemul Informatic Integrat – SIVECO Applications acoperă majoritatea funcționalităților din domeniul Resurse Umane și Salarizare: managementul de personal, cu acces imediat la date consistente de istoric; analize comparative și statistice în format grafic, efectuate periodic la cerere; planificare cu ajutorul simulărilor. Un număr foarte mare de funcții fumizează informații despre recrutarea și administrarea personalului analiza și urmărirea evoluției forței de muncă; instruire și dezvoltare a carierelor; gestionarea salariilor și a pontajelor, salarizare.

În figura 11 se prezintă schema bloc de urmărire a gestiunii resurselor umane.

Fig. 11

3.1. APLICAȚIA PRIVIND EVIDENȚA ȘI RECRUTAREA RESURSELOR UMANE

În baza de date se păstrează toate informațiile referitoare la personal, necesare pentru identificarea tuturor categoriilor de salariați. Sistemul face posibilă corespondența între salariați și posturi, găsirea celor mai potrivite posturi pentru fiecare salariat și a celui mai bun salariat pentru fiecare post. Analizele simple și comparative, exemplele și statisticile afișate într-un mod grafic corespunzător, constituie un important mijloc de suport al deciziei, sistemul venind în întâmpinarea nevoilor pe termen scurt, mediu și lung ale companiei.

În tabelul 1 se prezintă un exemplu demonstrativ al programului SIVECO Applications privind evidența resurselor umane.

Tabelul 1 – *numele persoanelor sunt fictive

Sistemul de Resurse Umane furnizează mijloacele necesare pentru a face din procesul de recrutare cea mai importanta componentă a strategiei de dezvoltare a resurselor umane, prin:

– identificarea diferitelor faze ale activităților ce trebuie îndeplinite – târguri de job-uri, agenții, campanii de recrutare, etc;

– multiple posibilități de definire a caracteristicilor ce trebuie îndeplinite pentru poziția respectivă;

– proceduri eficiente de monitorizare a diferitelor stadii ale procesului de recrutare -acceptarea sau respingerea candidaților, urmărirea testelor, interviuri.

3.2. APLICAȚIA PRIVIND INSTRUIREA PERSONALULUI, DEZVOLTAREA CARIEREI ȘI APRECIEREA PERFORMANȚELOR

Sistemul furnizează informații centralizate, integrând datele referitoare la instruire pentru a putea acoperi toate activitățile de școlarizare. Funcția de dezvoltare a carierelor personalului permite optimizarea potențialului de resurse umane. Informațiile ce sunt luate în considerare sunt specifice – istoricul carierei, obiectivele individuale, criterii de evaluare a abilităților individuale și globale.

Sistemul de apreciere a performanțelor

Datele referitoare la resursele umane sunt procesate în timp real pentru a produce toate informațiile necesare – un spectru larg de analize cum ar fi: analiza forței de muncă, absenteism, ore productive, cheltuieli cu personalul. Utilitarele de analizare a evoluției personalului permit determinarea procentajului ce va fi transformat în date reale pentru sistemul de salarizare.

În tabelul 2 se prezintă un exemplu demonstrativ al programului SIVECO Applications privind modul de urmărire a procesului de instruire a personalului.

Tabelul 2 Exemplu demonstrativ privind modul de urmărire a procesului de instruire a personalului

3.3. APLICAȚIA PRIVIND PROCEDURILE DE SALARIZARE ȘI GESTIONAREA COSTURILOR CU SALARIILE PERSONALULUI

Programul execută de la început până la sfârșit, un set de verificări pentru asigurarea promptitudinii și acurateței procesului de salarizare. Având un înalt grad de parametrizare și fiind ușor de personalizat, procedurile de salarizare sunt executate cu o precizie de ceasornic.

In continuare se face o scurtă descriere a soluției:

aplicația software beneficiază de mecanismele Oracle – permite accesul în sistem utilizând parole încriptate, niveluri de acces pentru fiecare tip de utilizator: "Manager", "Responsabil Personal", "Responsabil Salarizare ", "Operator Personal", "Operator Salarizare";

oricine poate avea acces controlat la aplicație, acțiunile operatorului fiind monitorizate;

salariații pe diferitele lor categorii de structuri (studii, sex, etc.) sunt verificați începând cu primul post ocupat în companie, stabilindu-se ierarhia funcțiilor și de asemenea definiția acestora (cum ar fi promovările, incompatibilitățile, etc.);

abilitățile pot fi înregistrate in mod precis sau pot fi deduse din istoricul atribuțiilor, funcțiilor și promovărilor;

pentru fiecare pas făcut în dezvoltarea unei cariere, sunt analizate necesitățile de școlarizare;

datele istorice sunt păstrate on-line;

pozițiile sunt analizate de un set de rapoarte pre-fixate sau definite de utilizator;

pot fi definite orice feluri de contracte de munca (part-time, full-time etc.);

responsabilul va avea acces rapid la informații și acțiuni cum ar fi gratificații și prime, sancțiuni, etc. Alegerea on-line a criteriilor poate cuprinde toate atributele fiecărui salariat;

informații cum ar fi: taxele, balanța, poziții vacante pot fi obținute din rapoarte statistice;

toate calculele pot fi efectuate în conformitate cu legislația și orice modificare a legislației poate fi înregistrată fără a afecta metodele precedente.

În tabelul 3 se prezintă un exemplu demonstrativ al programului SIVECO Aplications privind configurația salariilor.

Tabelul 3 Exemplu demonstrativ privind configurația salariilor.

Baza de date a societății permite integrarea transparenta a noilor sisteme cu cele actuale. Serverul de Date Oracle folosește un set de instrucțiuni pentru extragerea datelor din mai multe surse (SQL Loader, drivere ODBC).

Baza de date distribuită asigură protecția informației.

Oracle permite salvări on-line, fără să fie nevoie de prevenirea utilizatorilor pentru a nu accesa baza (securitatea informației). Accesul utilizatorului final la baza de date va fi făcut prin parolă.

Auditarea este un mecanism avansat prin care orice operație este urmărită prin memorarea numelui utilizatorului final, a momentului și a tipului operației.

Avantajele sistemului software propus:

sistemul software HR, oferă soluții la actualele standarde informatice, cu grad scăzut de risc, modulele sale fiind deja verificate prin numeroase implementări;

sistemul software Management de Personal modelează automat procesul de business, atât financiar cât și operațional și oferă suportul informațional pentru analiza financiară, previziuni și luarea deciziei în domeniul resurselor umane;

HR se referă la un sistem integrat, cu o bază de date unică pentru toate componentele sistemului, ce constituie un sistem performant pentru desfășurarea activităților financiare și operaționale ale HR;

pachetul de aplicații software propus este bazat pe SGBD ORACLE ce este utilizat în toată lumea, în condiții sigure, fiind singurul ce permite cel mai bun acces la diferitele tipuri de informație;

gestionarea acestui pachet și a bazei de date este realizată cu utilitare puternice ce asigură protecția datelor și încredere, utilizând un sistem de premise de acces;

aplicația este distribuită și poate funcționa atât pe rețea locală cât și la distantă (LAN, WAN);

pachetul de aplicații software suportă orice modificare a soluției hardware în prezent sau in viitor, având un înalt nivel de portabilitate;

modulul software are o interfața utilizator consistentă, unitară la nivelul întregului produs pe baza unor standarde verificate;

aplicațiile au proceduri de salvare și restaurare sigure, capabile să asigure integritatea și consistența datelor.

Luând în considerare facilitățile oferite de aceste aplicații informatice este evidentă necesitatea implementării lor, care ar conduce la o creștere a eficienței activităților desfășurate în cadrul compartimentelor beneficiare și implicit s-ar asigura o evoluție ascendentă a indicatorilor de rentabilitate, eficacitate și eficiență a întregii întreprinderi, astfel încât aceasta să dobândească noi avantaje concurențiale.

4. CONCLUZII

Succesul unei organizații depinde de oamenii ei. Accentul din ce în ce mai pregnant care se acordă laturii formative a managementului organizației își are sorgintea în perceperea puternicei condiționări dintre calitatea resurselor umane disponibile și stocul de cunoștințe, calități și experiență pe de o parte și eficiența obținută pe de altă parte. Nu întâmplător, numeroși specialiști indică printre factorii determinanți ai creșterii economice nivelul de pregătire al resurselor umane.

Acest fapt este favorizat de punerea la punct în întreprinderi de complexe sisteme de informare și documentare a personalului, profilate pe problematica adecvată domeniului lor de activitate. Din ce în ce mai frecvent, aceste sisteme sunt automatizate integral, posedând ample baze de date sau bănci informaționale la care are acces operativ întreg personalul firmei. Prin punerea la dispoziția cadrelor de conducere, specialiștilor și muncitorilor calificați, a noutăților în domeniile aferente profilului organizației, acestea au un aport substanțial la dezvoltarea potențialului personalului, în concordanță cu obiectivele sale majore, prezente și viitoare.

Toate acestea nu sunt posibile fără introducerea puternică a informatizării în cadrul majorității firmelor, a sistemului informațional economic – un complex de oameni, mașini, programe și activități practice, un angrenaj care culege date, le transformă în informații, le stochează, prelucrează și transmite selectiv managerilor la toate nivelele ierarhice.

Succesul unei organizații depinde de modul cum acesta este conceput, organizat și folosit. El este cel care asigură legătura între sistemul conducător și sistemul condus. Sunt multe motivele care au determinat apariția sistemului informațional (SI), și anume: necesitatea rezolvării numeroaselor probleme manageriale, cu care managerii se confruntă în cadrul realizării funcțiilor de management, necesitatea cunoașterii modului de desfășurare a fenomenelor și a proceselor de natură economică și socială din organizație, necesitatea rezolvării problemelor din, spre ex. producție sau cu personalul, prin evaluarea situației existente, depistarea cauzelor care o provoacă, necesitatea urmăririi procesului de producție și a întăririi disciplinei în muncă, evidențiază aspectele pozitive și negative ale muncii, controlul activității desfășurate și intervenirea cu măsuri corective în timp util.

Sistemul informațional, trebuie să preia o parte din activitatea managerilor, și anume cea de prelucrare a datelor și informațiilor, de analiză a rezultatelor, de elaborare a variantelor de soluționare a problemelor și de asigurare permanentă a legăturii dintre sistemul conducător și sistemul condus. Organizațiile implementează SI moderne pentru că ele consideră că prin aceasta contribuie la creșterea eficienței economice. Investițiile sunt foarte mari, dar prin introducerea prelucrării automate a datelor (PAD) crește viteza de generare a documentelor și informația ajunge la timp la managerii care o solicită. Informațiile obținute la timp, îi ajută pe manageri să adopte și să implementeze deciziile corecte, iar profitul obținut (rezultatul efortului depus) contribuie la creșterea și dezvoltarea organizației.

Componența SI în care prelucrarea datelor și informațiilor se face automat, formează sistemul informatic, care conține toate componentele unui SI clasic, în plus cuprinde echipamentele pentru toate operațiile de tratare a datelor și informațiilor, programe, fișiere, suporturi moderne de informare.

Determinarea eficienței utilizării calculatoarelor este condiționată de o serie de limite pe care sistemul informatic le impune sunt scumpe, greu de proiectat și implementat, ajută managerii dar nu-i substituie, la unele probleme este necesară judecata omului, nu poate rezolva toate problemele existente în organizație, calculatorul prin softul sau nu poate oferi decât ceea ce îi permite utilizatorul, informațiile pot fi distruse foarte ușor prin virusare.

Utilizarea calculatorului se face pe baza unui set de principii și criterii, care ajută la cuantificarea și compararea diferitelor soluții posibile, dar și pe baza unor standarde impuse de piață. Investiția în calculatoare și programele aferente se justifică doar dacă ulterior, min. 2-3 luni, informația obținută este mai ieftină, mai completă, mai promptă și accesibilă tuturor factorilor interesați, aducând avantaje justificabile economic.

Eficiența utilizării calculatorului, prin valorificarea complexă a datelor și informațiilor e dată și de condițiile optime în care se desfășoară activitatea, de eficiența utilizării forței de muncă. În plus, prin utilizarea lor se asigură o prelucrare a datelor în timp real, efectuarea unor calcule de analiză a eficienței resurselor umane, aplicate în funcție de cerințe. Prin programele implementate se remarcă exactitatea informațiilor la un moment dat sau posibilitatea efectuării de comparații pentru a determina tendințele viitoare de desfășurare a activității.

Efectele introducerii și utilizării pot să fie: tehnice, concretizate în reducerea volumului de muncă și a timpului de prelucrare a datelor, eliberarea de personal din muncile de rutină, etc., sau pot fi economice, determinate direct prin diferența dintre cheltuielile de funcționare ale vechiului sistem și cele ale noului sistem, exprimând creșterea productivității în activitatea de culegere, prelucrare și transmitere sau indirect din rezultatele de ansamblu ale activității date de creșterea productivității în procesele de conducere și execuție.

În condițiile în care informația e resursa de bază a SI, cu o importanță deosebită în managementul resurselor umane, achiziția și diseminarea ei devine o strategie esențială în eficientizarea activităților desfășurate. În acest caz, calculatorul, ca element general de tratare a informației devine un partener "inteligent", un asistent abil, în diverse domenii/compartimente de activitate, facilitând enorm comunicarea informațiilor în cadrul organizației, iar prin integrarea lui într-o rețea informațională se poate exploata la maxim potențialul calculatorului prin comunicarea și între organizații diferite.

BIBLIOGRAFIE

Andone, lon Inteligență artificială și sisteme expert în contabilitate, lași, 1993

Bâscâ, Octavian Baze de date, Editura BIC ALL SA, București, 1997

Lefter, V.; Manolescu, A . Managementul resurselor umane, Editura Didactica si Pedagogica RA, Bucuresti, 1995

Lungu, lon; Bodea, Constanța Baze de date. Orgcmizare, proiectare și implementare. Editura ALL Educational, București, 1995

Nicolescu, Ovidiu Coordonator-Management, Editura Didactica si Pedagogica RA, Bucuresti, 1993

Nicolescu, Ovidiu Sisteme, metode și teorii manageriale, Editura Economică, București 2000

Nicolescu, Ovidiu; Verboncu, Ion Metodologii manageriale, Editura Tribuna Economică, 2002

OPEN BUSINESS SCHOOL Alegerea si dezvoltarea personalului

OPEN BUSINESS SCHOOL Managementul resurselor umane

OPEN BUSINESS SCHOOL Motivarea echipei

Petrescu, Ion Management, Editura Holding Reporter, Bucuresti, 1991

Russu, Corneliu Management, Editura Expert, Bucuresti, 1993

Sabău, Gheorghe; Lungu I. Sisteme informatice și baze de date, CEP ASE, București, 1993