. Evidenta Operativa Si Contabila Privind Decontarea cu Personalul

ARGUMENT

Prin modalitatea de organizare, de functionare, prin sfera relatiilor sale, societatea comerciala constituie organismul ideal al vietii economice.

Una din componentele de baza ale existentei si functionarii comerciale o constituie capitalul, care poate fi privit ca sursa sau resursa a activitatii societatii, ca element fundamental al incadrarii societatii comerciale, precum si ca factor esential al responsabilitatii si credibilitatii societatii comerciale in relatiile de afaceri.

Asa cum o societate comerciala nu poate functiona fara resurse, fara capital, in mod similar, societatea comerciala nu va putea functiona legal si nici chiar virtual fara contabilitatea afacerilor pe care le deruleaza. Contabilitatea se traduce in existenta societatii comerciale prin cifre, care redau cu corectitudine, realitate si operativitate situatia societatii comerciale la o anumita data.

Citind cifrele contabile, ne formam o imagine despre mersul activitatii unei societati comerciale si despre perspectiva acesteia.

Contabilitatea este cea care furnizeaza elementele necesare calculatiei costurilor. Calculatia costurilor orientata spre control si decizie devine una din componentele de baza ale mecanismului de conducere profitabila a intreprinderii. Ca instrument informational, calculatia “produce” si ofera informatii privind costurile si profitul, iar ca instrument de conducere reprezinta o tehnica de decizie privind maximizarea rentabilitatii.

Contabilitatea este “informatorul” principal care asigura elementele necesare calcularii pragului de contabilitate si asupra carora trebuie sa se actioneze de catre factorul decizional in vederea reducerii cheltuielilor si cresterea veniturilor pentru realizarea unei eficiente cat mai ridicate.

Sigur ca alaturi de elementele furnizate de contabilitate se mai adauga si alte elemente si anume: situatia economica mondiala, nationala si locala, conjunctura si contextul in care se desfasoara activitatea, calitatea echipei manageriale, logistica si capitalul de care dispune agentul.

In lucrarea de fata am incercat sa surprind modul in care se transpun in practica normele legale, compatibilitatea lor cu cerintele reale din productie, structura teoretica a cheltuielilor in corespondet cu cerintele informationale ale managementului, modul de evaluare si descarcare a gestiunii in activitatea de comert cu ridicata, cerintele sistemului informational legat de impozite si taxe catre bugetul de stat si asigurarile de stat si asigurarile sociale in corespondenta cu posibilitatile contabile.

Asa cum se observa din cuprins, in lucrare se prezinta date privind statutul juridic, capitalul social , managementul, structura organizatorica , profilul de activitate, relatiile cu furnizori si clienti ai firmei FEDERALCOOP BRAILA.

Lucrarea se continua cu o prezentare teoretica a structurii cheltuielilor, modul de colectare al lor, conturile de cheltuieli si functionarea lor, documentele care servesc la evidentierea cheltuielilor.

In studiul de caz s-a pornit de la situatia patrimoniala la 30.11.2002, s-au inregistrat cheltuielile pe luna decembrie, s-au transpus in teuri si s-a incheiat o balanta la 31.12.2002.

Rezultatul activitatii in urma inchiderii conturilor de venituri si cheltuieli a fost negativ si ca atare nu s-a mai calculat impozitul pe profit.

CAPITOLUL I

Prezentarea societatii

Prezentarea societatii

Federala teritoriala a cooperativelor de consum FEDERALCOOP Braila, are sediul in localitatea Braila, Judetul Braila si functioneaza pe baza legii nr. 109/1996 privind organizarea si functionarea cooperatiei de consum, precum si a prezentului statut.

FEDERALCOOP are personalitate juridica, este inmatriculata la Registrul comertului sub nr. J.09/478/1991 si are codul fiscal nr. 2243227 elibarat de Min. Finantelor Braila.

FEDERALCOOP este o asociatie autonoma, apolitica si neguvernamentala, al carui scop principal este organizarea de activitati bazate pe principiul intrajutorarii organizatiilor cooperatiste asociate.

FEDERALCOOP este constiutuita pe principiul asocierii libere, nediscriminatorii si functioneaza in mod democratic. Organele de conducere ale FEDERALCOOP se aleg in conditiile stabilite de lege si prezentul statut.

FEDERALCOOP este constituita dintr-un numar variabil de cooperative de consum, iar capitalyul social este format din parti sociale de valoare egala. Este interzisa constituirea de FEDERALCOOP cu capital fix.

FEDERALCOOP Braila are ca raza de activitate judetul Braila.

FEDERALCOOP efectueaza operatiuni in vederea satisfacerii nevoilor organizatiilor cooperatiste asociate, precum si activitati economice proprii.

La data de 31.12.2001 potrivit bilantului contabil FEDERALCOOP BRAILA are un patrimoniu 4.066.327 mii lei din care divizibila este de 32.886 mii lei.

Pentru a servi cat mai bine interesele organizatiilor cooperatiste asociate si pe cele ale comunitatii, precum si cu organizatii cooperatiste similate si agenti economici din tara si strainatate potrivit reglementarilor legale.

Numarul partilor sociale ce trebuie subscrise de fiecare organizatie cooperatista asociata, stabilit de adunarea generala a FEDERALCOOP Braila este prevazut in anexa.

Valoarea unei parti sociale este de 100.000 lei, iar taxa de insriere pentru fiecare organizatie cooperatista asociata este de 500.000 lei.

In termen de 30 de zile de la adoptarea statututlui propriu al FEDERALCOOP, organizatiile cooperatiste asociate trebuie sa achite 30% din valoarea partilor sociale subscrise, dar nu mai putin de o parte sociala, precum si taxa de inscriere.

Diferentele se depun in cel mult 3 luni de la data respectiva.

Partile sociale nu pot fi transmise altor persoane fizice sau juridice. Ele nu pot fi constituite prin titluri negociabile. Partile sociale nu sunt purtatoare de dobanzi. Ele nu pot fi utilizate pentru plata datoriilor organizatiilor cooperatiste asociate fata de FEDERALCOOP sau fata de terti.

Organizatia cooperatista asociata poate sa-si retraga, la cerere sau mai multe parti sociale, ramanand asociata atat timp cat detine cel putin o parte sociala.

Cota parte din profitul FEDERALCOOP, ramas dupa plata impozitului pe profit si dupa constituirea fondurilor potrivit legii, statututlui propriu si normelor aprobate de CENTROCOOP se atribuie organizatiilor cooperatiste asociate proportional cu cota de participare la capitalul social si constitue dividente.

2. Obiectul de activitate

Obiectul de activitate al FEDERALCOOP consta in:

reprezinta interesele economice, financiare, juridice si social culturale al cooperativei de consum in fata institutiilor publice si a instantelor judecatoresti.

Sprijina organizatiile cooperatiste asociate cu mijloace financiare, pe perioada determinata, pentru desfasurarea activitatii curente si pentru dezvoltarea bazei materiale.

Comert cu ridicarea pentru aprovizionarea unitatilor CONSUMCOOP, de desfacere cu amanuntul, de alimentatie publica si turism, de productie si prestari servicii, precum si a altor agenti economici.

Organizarea in comune, sate, orasele de resedinta de judet, sau alte orase de unitati hoteliere, magazine de desfacere cu amanuntul, unitati de alimentatie publica si turism, discoteci, etc;

Productie industriala si prestari servicii pentru populatie, cooperative asociate si terti.

Organizarea productiei de prelucrarea produselor agricole, pentru punerea in valoare a unor resurse de materii prime existente in raza de activitate.

Organizarea si desfasurarea activitatii de transporturi si mijloace proprii pentru cooperativele asociate cat si pentru alti agenti economici.

Desface produsele realizate de cooperativele de consum asociate.

Acorda organizatiilor cooperatiste asociate asistenta de specialitate economico-financiara, tehnica si juridica.

Colaboreaza cu cooperativele de consum asociate in desfasurarea de activitati de productie, de aprovizionare si de desfacere de executare de lucrari de prestari servicii, de valorificare pe piata interna sau externa a produselor agricole ale producatorilor, precum si in organizarea si dezvoltarea activitatii zootehnice.

Infiinteaza magazine, unitati de alimentatie publica, turism, depozite de marfuri, centre de cumparare si valorificare a produselor agricole, filiale si sucursale

Organizeaza cooperari si asocieri cu alte organizatii cooperatiste, cu persoane fizice sau juridice din tara si din strainatate, participa la capitalul social al unor societati comerciale si infinteaza intreprinderi si societati proprii.

Organizeaza activitati de export – import de schimburi de marfuri si cooperari cu organizatii cooperatiste sau firme de peste hotare.

Proiecteaza si construieste obiective de investitii pentru organizatiile cooperatiste asociate si pentru terti.

Constituie banci de date necesare organizatiile cooperatiste asociate, organizeaza servicii de informatizare si management pentru proiectarea si implementarea aplicatiilor sistemelor si subsistemelor informatice pentru cooperativele de consum asociate, societati de intreprinderi cooperatiste si pentru terti.

Controleaza respectarea prevederilor statutare de catre organizatiile cooperatiste asociate.

Exercita, potrivit legii, controlul financiar de gestiune al cooperativelor de consum.

Organizeaza in conditiile legii, pregatirea si perfectionarea profesionala a personalului propriu si a celui al organizatiilor cooperatiste asociate.

Intreprinde actiuni de reclama si publicitate pentru organizatiile cooperatiste asociate si pentru teri, precum si actiuni social – culturale si sportive pentru membrii cooperatori.

Activitatile prevazute in acest articoldestinate organizatiilor cooperatiste asociate se efectueaza in conditiile legii.

Activitatile FEDERALCOOP se vor efectua in conformitate cu hotararile organelor de conducere ale acesteia, luate pe baza prevederilor legii, ale regulamentelor si normelor elaborate de consiliul de administratie al CENTROCOOP.

3. Modificarea statutului, fuziunea , divizarea, dizolvarea si lichidarea FEDERALCOOP

Dizolvarea si fuziunea FEDERALCOOP poate avea loc in urmatoarele situatii:

imposibilitatea realizarii obiectului de activitate

hotararea adunarii generale a FEDERALCOOP

diminuarea capitalului social intr-o proportie care prejudiciaza functionarea FEDERALCOOP, daca organizatiile cooperatiste asociate nu decid completarea lui.

Reducerea numarului de organizatii cooperatiste asociate astfel incat nu se mai justifica functionarea FEDERALCOOP.

Falimentul

Divizarea FEDERALCOOP se poate face in situatia in care interesele economice si sociale ale membrilor cooperatori si ale organizatiilor cooperatiste asociate o cer.

Divizarea FEDERALCOOP se poate face in situatia in care interesele economice si sociale ale membrilor cooperatori si ale organizatiilor coop. o cer.

Hotararea privind dizolvarea, fuziunea si divizarea FEDERALCOOP se ia de adunarea generala a acesteia, la propunerea consiliului de administratie, la cererea a cel putin o treime din numarul cooperativelor de consum asociate sau la cererea CENTROCOP.

Hotararea privind dizolvarea, fuziunea sau divizarea FEDERALCOOP se ia cu avizul prealabil al consiliului de administratie al CENTROCOP potrivit legii.

Hotararea privind dizolvarea, fuziunea sau divizarea FEDERALCOOP se depune la Registrul Comertului, inmatricularea la registrul comertului a FEDERALCOOP care a luat fiinta prin fuziunea sau divizare se face in conformitate cu prevederile Legii nr. 109/1996 si a celor din prezentul statut.

Lichidarea FEDERALCOO, care urmeaza procedurii de dizolvare sau fuziune, dupa caz se face de catre lichidatori desemnati de adunarea generala a acesteia sau prin hotarare judecatoreasca.

Lichidatorii intra in functiune numai dupa depunerea semnaturilor la registrul comertului.

Toate actele emise de FEDERALCOOP care se lichideaza trebuie sa arate ca aceasta este in cel putin o treime din numarul cooperativelor de consum asociate sau la cererea CENTROCOP.

Hotararea privind dizolvarea, fuziunea sau divizarea FEDERALCOOP se ia cu avizul prealabil al consiliului de administratie al CENTROCOP potrivit legii.

Hotararea privind dizolvarea, fuziunea sau divizarea FEDERALCOOP se depune la Registrul Comertului, inmatricularea la registrul comertului a FEDERALCOOP care a luat fiinta prin fuziunea sau divizare se face in conformitate cu prevederile Legii nr. 109/1996 si a celor din prezentul statut.

Lichidarea FEDERALCOO, care urmeaza procedurii de dizolvare sau fuziune, dupa caz se face de catre lichidatori desemnati de adunarea generala a acesteia sau prin hotarare judecatoreasca.

Lichidatorii intra in functiune numai dupa depunerea semnaturilor la registrul comertului.

Toate actele emise de FEDERALCOOP care se lichideaza trebuie sa arate ca aceasta este in lichidare.

Lichidatorii au aceeasi raspundere ca si administratorii.

Ei sunt datori, in data dupa intrarea in functiune ca impreuna cu administratorii, sa fac inventarul si sa incheie bilantul contabil.

Lichidatorii sunt obligati sa primeasca si sa pastreze patrimoniul organizatiei cooperatiste. Ei isi indeplinesc mandatul lor sub controlul cenzorilor.

Dupa terminarea lichidarii lichidatorii intocmesc bilantul contabil final, il semneaza si insotit de raportul cenzorilor il depun la Reg. Comertului, solicitand radierea.

In caz de lichidare, retragere ori excludere a unei FEDERALCOOP din CENTROCOP patrimoniul acesteia se va trata potrivit Art.97 Art.160 – 162 si Art.177 din Legea 109/1996.

4. Organele de conducere ale FEDERALCOOP

sunt:

adunarea generala

consiliul de administratie

biroul executiv

Adunarea generala

Adunarea generala a FEDERALCOOP este formata din reprezentanti alesi in adunarile generale ale tuturor cooperativelor de consum asociate pe baza normelor de reprezentare stabilite de consiliul de administratie al FEDERALCOOP.

Adunarile generale sunt ordinare si extraordinare.

Adunarea generala ordinara are urmatoarele atributii principale:

aproba programele trimestriale si anuale privind activitatea economico – financiara, bugetul de venituri si cheltuieli, bilantul contabil si contul de profit si pierdere.

Aproba programele trimestriale si anuale privind activitatea economico- financiara, bugetul de venituri si cheltuieli, bilantul contabil, si contul de profit si pierdere ale cooperativelor de consum asociate.

Aproba pe baza bilantului contabil anual si a raportului comisiei de cenzori modul de repartizarea profitului, inclusiv dividentele si alte drepturi si avantaje ce se acorda organizatiilor cooperatiste asociate, precum si modul de acoperire a eventualelor pierderi in conditiile legii si a normelor obligatorii elaborate de centrocop.

Aproba si modifica statututl FEDERALCOOP cu respectarea legii si a statututlui cadru.

Aproba asocierea cooperativelor de consum la FEDERALCOOP sau asocierea cu alte FEDERALCOOP (contracte de cooperare si contracte de asociere)

Aproba asocierea FEDERALCOOP la CENTROCOOP

Hotaraste asupra retragerii sau excluderii din FEDERALCOOP a cooperativelor de consum.

Adunarea generala extraordinara se intruneste ori de cate ori este necesar a se lua hotarari pentru:

majorarea cuantumului partilor sociale si a numarului minim de parti sociale.

Schimbarea sediului FEDERALCOOP

Fuziunea cu alte FEDERALCOOP, divizarea sau dizolvarea FEDERALCOOP potrivit reglementarilor in vigoare si a prezentului statut.

Modificarea obiectului de activitate al FEDERALCOOP

Desemnarea lichidatorilor, in cazul dizolvarii FEDERALCOOP

Retragerea mandatului membrilor consiliului de administratie sau al cenzorilor, pentru abateri grave de la lege si statut

Aprobarea actiunilor de cooperare si asociere a FEDERALCOOP cu alte organizatii cooperatiste, cu persoane fizice sau juridice, din tara si din strainatate, precum si participarea FEDERALCOOP la capitalul social al unor societati comerciale, cu respectarea normelor legale in vigoare.

Consiliul de administratie

Administrarea FEDERALCOOP este incredintata unui consiliu de administratie format din 35 de mebrii si 3 supleanti.

Administratorii trebuie sa fie cetateni romani, membrii ai unei cooperative de consum si sa aiba domiciliul in raza de activitate a FEDERALCOOP.

Administratorii se aleg pe o perioada de 4 ani.

In prima sa sedinta, consiliul de administratie alege dintre membrii sai un presedinte, pe vicepresedinte, precum si pe ceilalti membrii ai biroului executiv.

Nu pot fi administratori persoanele care, potrivit legii sunt declarate incapabile sau au suferit condamnari penale.

Sotul, sotia, precum si afinii administratorilor pana la gradul al treilea inclusiv, nu pot fi alesi ca membrii in acelasi consiliu de administratie.

Nu pot fi membrii ai consiliului de administratie persoanele care exercita activitati concurente FEDERALCOOP si organizatiilor cooperatiste asociate, pe cont propriu sua in numele altei persoane.

Consiliul de administratie se intruneste o data pe trimestru si ori de cate ori este nevoie la initiativa biroului executiv, la cererea unei treimi din numarul membrilor consiliului de administratie, la cererea cenzorilor sau la cererea CENTROCOOP.

Sprijina activitatea economico financiara si organizatorica desfasurata de cooperativele de consum asociate si organizeaza buna administrare a unitatilor proprii.

Aduce la indeplinire hotararile adunarii generale a FEDERALCOOP.

Biroul executiv

Biroul executiv conduce activitatea curenta a FEDERALCOOP in perioada cuprinsa intre sedintele consiliului de administratie si se compune din 5 membri inclusiv presedintele si vicepresedintele.

Presedintele consiliului de administratie este si presedintele biroului executiv.

Presedintele asigura indeplinirea hotararilor si masurilor luate de consiliul de administratie sau de biroul executiv, intre sedintele acestora.

Biroul executiv se intruneste lunar si oride cate ori este nevoie.

Deciziile biroului executiv se iau cu votul majoritatii membrilor sai.

Biroul executiv este obligat sa prezinte, la fiecare sedinta a consiliului de administratie, registrul sau de deliberari si sa supuna confirmarii acestuia hotararile luate.

Organigrama FEDERALCOOP BRAILA

CAPITOLUL II

Prezentare teoretica privind functiunea conturilor cu decontari de personal si conturi asimilate

Redam mai jos denumirea conturilor cu decontari cu personal si simbolizarea lor asa cum sunt definite in planul de conturi aprobat prin HG nr.704/ 14.12.1993.

PERSONAL SI CONTURI ASIMILATE

421 Personal – remuneratii datorate

423 Personal – ajutoare materiale datorate

424 Participarea personalului la profit

425 Avansuri acordate personalului

426 Drepturi de personal neridicate

427 Retineri din remuneratii datorate tertilor

428 Datorii si creante in legatura cu personalul

4281 Alte datorii in legatura cu personalul

4282 Alte creante in legatura cu personalul

In cele ce urmeaza vom prezenta in mod analitic functiunea si inchiderea conturilor redate mai sus, asa cum este legiferat in regulamentul privind aplicarea Legii contabilitatii nr.82 aprobat prin HG nr.704/1993.

GRUPA 42 “ PERSONAL SI CONTURI ASIMILATE „

Din grupa 42 „Personal si conturi asimilate” fac parte:

Contul 421 „Personal – remuneratii datorate”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta decontarilor cu personalul pentru salariile cuvenite acestora in bani sau in natura, inclusiv a adaosurilor si premiilor achitate din fonduri de salarii.

Contul 421 „Personal – remuneratii datorate” este un cont de Pasiv.

In Creditul contului 421 „Personal – remuneratii datorate” se inregistreaza :

salariile si alte drepturi cuvenite personalului (641)

In Debitul contului 421 „Personal- remuneratii datorate” se inregistreaza:

retineri din salarii reprezentand: avansuri, sume opozabile salariatilor datorate tertilor, contributia pentru pensia suplimentara, contributia pentru ajutorul ede somaj, impozitul pe salarii precum si alte retineri datorate unitatii. (425, 427, 428, 431, 437, 444)

sumele neridicate de personal in termen legal (426)

salariile nete achitate personalului (531)

Soldul contului reprezinta sumele datorate salariatilor.

Contul 423 „Personal –ajutoare materiale datorate”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta ajutoarelor de boala, pentru incapacitate temporara de munca, a celor pentru ingrijirea copilului, ajutoarelor de deces si altor ajutoare acordate.

Contul 423 „Personal –ajutoare materiale datorate” este un cont de Pasiv

In Creditul contului 423 „Personal – ajutoare materiale datorate” se inregistreaza:

sumele datorate personalului, reprezentand ajutoare materiale suportate de contributia unitatii pentru asigurari sociale, precum si cele acordate, potrivit legii, pentru protectia sociala (431, 645).

In Debitul contului 423 „Personal – ajutoare materiale datorate” se inregistreaza:

sumele platite (531)

retinerile reprezentand: avansuri acordate, sume datorate unitatii sau tertilor, contributia pentru pensia suplimentara si pentru ajutorul de somaj si impozitul datorat (425, 427, 428, 431, 437, 444)

sumele neridicate (426).

Soldul contului reprezinta sumele datorate salariatilor.

Contul 424 „Participarea personalului la profit”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta stimulentelor cuvenite personalului din profi.

Contul 424 „Participarea personalului la profit” este un cont de Pasiv.

In Creditul contului 424 „Participarea personalului la profit” se inregistreaza:

sumele alocate din fondul de participare la profit (112)

In Debitul contului 424 „Participarea personalului la profit se inregistreaza:

sumele achitate salariatilor (531)

sumele neridicate de personal (426)

impozitul retinut (444)

Soldul contului reprezentand sumele datorate personalului.

Contul 425 „Avansuri acordate personalului”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta avansurilor acordate personalului.

Contul 425 „Avansuri acordate personalului” este un cont de Activ.

In Debitul contului 425 „ Avansuri acordate personalului” se inregistreaza:

avansurile platite personalului conform contractului de munca (531)

avansurile neridicate (426)

In Creditul contului 425 „Avansuri acordate personalului” se inregistreaza:

sumele retinute pe statele de salarii sau de ajutoare materiale reprezentand avansuri acordate (421, 423)

Soldul contului reprezinta avansurile platite.

Contul 426 „Drepturi de personal neridicate”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta drepturilor de personal, neridicate in termenul legal.

Contul 426”Drepturi de personal neridicate” este un cont de Pasiv.

In Creditul contului 426 „Drepturi de personal neridicate” se inregistreaza:

sumele datorate personalului, neridicate in termen, reprezentand salarii, sporuri, adaosuri, alocatii de stat pentru copii, stimulente din profit, ajutoare de boala si alte drepturi (421, 423, 424, 425)

In Debitul contului 426 „Drepturi de personal neridicate” se inregistreaza:

sumele achitate personalului (531)

drepturile de personal neridicate, prescrise, datorate bugetului statului potrivit legii sau inregistrate ca venituri exceptionale aferente perioadei (448, 771)

Soldul contului reprezinta drepturi de personal neridicate.

Contul 427 „Retineri din remuneratii datorate tertilor”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta retinerilor si popririlor din remuneratii, datorate tertilor.

Contul 427 „Retineri din remuneratii datorate tertilor” este un cont de Pasiv.

In Creditul contului 427 „Retineri din remuneratii datorate tertilor” se inregistreaza:

sumele reinute de la salariati, datorate tertilor, reprezentand chirii, cumparari cu plata in rate si alte obligatii fata de terti (421, 423).

In Debitul contului 427 „Retineri din remuneratii datorate tertilor” se inregistreaza:

sumele achitate tertilor, reprezentand retineri sau popriri din salarii (512, 531)

Soldul contului reprezinta sumele retinute de la salariati datorate tertilor.

Contul 428 „Alte datorii si creante in legatura cu personalul”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta decontarilor cu salariatii la inchiderea exercitiului pentru a permite inregistrarea cheltuielilor si veniturilor aferente exercitiului expirat precum si altor creante si datorii in raporturiloe cu personalul.

Contul 428 „Alte datorii si creante in legatura cu personalul” este un cont Bifunctional

In Creditul Contului 428 „Alte datorii si creante in legatura cu personalul:” se inregistreaza:

sumele datorate salariatilor, pentru care nu s-au intocmit state de plata determinate de activitatea exercitiului care urmeaza sa se inchida, inclusiv indemnizatiile pentru concediile de odihna efectuate pana la inchiderea exercitiului (641)

sumele incasate de la salariati, evidentiate anterior in acest cont (531)

In Debitul Contului 428 „Alte datorii si creante in legatura cu personalul” se inregistreaza:

sumele achitate personalului, evidentiate anerior in acest cont (531)

sumele datorate de personal, reprezentand chirii si consumuri, care se fac venit la unitate, precum si eventualele sume datorate privind debite, remuneratii, avansuri nejustificate, sporuri sau adaosuri necuvenite, ajutoare de boala necuvenite (542, 758, 706, 708, 4427, 438)

Soldul Creditor al contului reprezinta sumele datorate de unitate salariatilor iar Soldul debitor sumele datorate de salariati.

CAPITOLUL III

Prezentarea documentelor privind evidentierea DECONTARILOR CU PERSONALUL

REGISTRUL – JURNAL

(Cod 14-1-1 si cod 14-1-1/b)

Format A4, tiparit pe o singura fata, in registre a 100 file.

1.Serveste ca:

document obligatoriu de inregistrare cronologica si sistematica a miscarii patrimoniului unitatii;

proba in litigii.

2.Se intocmeste de catre regiile autonome, societatile comerciale, institutiile publice, unitatile cooperatiste, asociatiile si celelalte persoane juridice, intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, certificat si parafat.

Se intocmeste zilnic sau lunar, dupa caz, prin inregistrare cronologica, fara stersaturi si spatii libere, a documentelor in care se reflecta miscarea patrimoniului unitatii.

In cazul in care societatea foloseste registre-jurnal auxiliare, totalul lunar al fiecaruia se trece in Registrul – jurnal general. In caz contrar, acest registru se intocmeste zilnic.

In coloana 1 se inscrie numarul curent al operatiilor inregistrate incepand de la 1 ianuarie, respectiv inceputul activitatii, pana la 31 decembrie, respectiv incetarea activitatii.

In coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) cand se face inregistrarea, care trebuie sa coincida cu ziua in care are loc efectiv operatia.

In coloana 3 se trece felul documentului (factura, bon de cumparare, jurnal-situatie privind operatiile de casa si banca, jurnalul decontarilor cu furnizorii etc.), precum si numarul si data documentului.

In coloana 4 se trece felul operatiei dandu-se explicatiile necesare in legatura cu operatia respectiva, precum si alte elemente de identificare.

In coloanele 5 si 6 se trece simbolul contului, debitor si creditor.

In coloanele 7 si 8 se trec, daca este cazul, sumele partiale din documentul respectiv. Aceste coloane se regasesc numai in registrul-jurnal (cod 14-1-1/b).

In coloanele 7 si 8 ale formularului cod 14-1-1, respectiv 9 si 10 in cazul formularului cod 14-1-1/b se trec sumele totale, debitoare si/sau creditoare din documentul respectiv (bon, factura, registrul-jurnal auxiliar etc.).

In registrul-jurnal general se trec toate operatiile economice privind miscarea patrimoniului unitatii indiferent daca acestea au loc in numerar sau prin contul de decontare de la banca, netinandu-se seama daca a avut loc plata sau incasarea efectiva etc.

Registrul-jurnal general se numeroteaza si se snuruieste.

Acest registru se parafeaza de catre organele in drept, la inceperea activitatii, la incetarea activitatii unitatii, precum si ori de cate ori este cazul.

3.Nu circula, fiind document de inregistrare contabila.

4.Se arhiveaza, de catre unitatea care este obligata sa-l pastreze impreuna cu documentele care au stat la baza intocmirii lui.

REGISTRUL – JURNAL DE INCASARI SI PLATI

( Cod 14-1-1/a)

Format A4, tiparit pe o singura fata, in registre a 100 file.

1.Serveste ca:

document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor, pe baza actelor justificative;

document de stabilire a situatiei financiare a agentului economic respectiv.

2.Se intocmeste, intr-un singur exemplar, de catre agentii economici, persoane fizice (meseriasi etc.) si asociatiile familiale, facandu-se inregistrarea operatiilor efectuate pe baza actelor justificative, zilnic, distinct, pe fiecare operatie in parte, fara a se lasa randuri libere.

In coloana 1 se inscrie numarul curent al operatiilor inregistrate, incepand de la 1 ianuarie, respectiv inceputul activitatii, pana la 31 decembrie, respectiv incetarea activitatii.

In coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) cand se face inregistrarea, care trebuie sa coincida cu ziua in care are loc efectiv operatia.

In coloana 3 se trece felul documentului (factura, bon de cumparare, bon de comanda, bon de vanzare, borderou de vanzari etc.), precum si numarul documentului.

In coloana 4 se trece felul operatiei, dandu-se explicatiile necesare in legatura cu operatia respectiva.

In coloana 5 se trec incasarile de orice fel (din vanzari, imprumuturi, credite, dobanzi incasate, restituiri etc.).

In coloana 6 se trec sumele platite pentru: marfuri cumparate, impozite, taxe, asigurari sociale etc.

In registrul de incasari si plati se inregistreaza nu numai operatile in numerar, ci si cele facute prin contul de decontare de la banca ( indiferent daca a avut loc plata sau incasarea efectiva).

Registrul de incasari si plati se numeroteaza si se snuruieste.

Acest registru se vizeaza de catre organul fiscal teritorial la inceperea activitatii, la incetarea activitatii, precum si anual.

3.Nu circula, fiind document de inregistrare contabila.

4.Se arhiveaza de catre unitate, care este obligata sa-l pastreze impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.

CARTEA MARE

( Cod 14-1-3)

Format A3, tiparit pe ambele fete, in foi volante.

1.Serveste la:

stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe conturi sintetice, la unitatile care aplica forma de inregistrare “pe jurnale”;

verificarea inregistrarilor contabile efectuate;

furnizarea de date pentru efectuarea analizei activitatii economice si financiare a unitatii;

intocmirea balantei de verificare.

2.Se intocmeste la sfarsitul lunii, in cadrul compartimentului financiar – contabil, astfel:

rulajul creditor se raporteaza din jurnalul contului respectiv, intr-o singura suma, fara desfasurarea pe conturi corespondente;

sumele cu care a fost debitat contul respectiv in diverse jurnale se raporteaza din acele jurnale, obtinandu-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;

soldul debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste in functie de rulajele debitoare si creditoare ale contului respectiv, tinandu-se seama de soldul de la inceputul anului (care se inscrie pe randul destinat in acest scop).

3.Nu circula, fiind document de inregistrare contabila.

4.Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

CARTEA MARE

(SAH – Cod 14-1-3/a)

Format A4, tiparit pe ambele fete, in foi volante.

1.Serveste la :

– tinerea contabilitatii sintetice a operatiilor economice si financiare in unitatile care utilizeaza forma de inregistrare contabila “maestru-sah”;

– intocmirea balantei de verificare a conturilor sintetice;

– furnizarea de date pentru analiza economica si financiara.

2.Se intocmeste intr-un exemplar, in cadrul compartimentului financiar-contabil, lunar, separat pentru debitul si separat pentru creditul fiecarui cont sintetic, deschizandu-se dupa necesitati, pe masura inregistrarilor operatiilor.

Se completeaza pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative centralizatoare si notelor de contabilitate.

In cazul cand la unele conturi corespondente intervin mai multe conturi decat numarul coloanelor pe care le cuprinde fisa, se deschide o fisa anexa cu acelasi simbol de cont, pe care se va continua inscrierea conturilor corespondente. In fisa anexa nu se trece suma din coloana principala, aceasta figurand in coloana “Suma” a fiecarei fise.

La inceputul anului, la deschiderea fiselor, pe primul rand al coloanei “Suma” se inregistreaza soldul initial, pe baza balantei conturilor sintetice incheiata la finele anului precedent. Soldul inscris in fisa se bareaza si apoi se efectueaza inregistrarea operatiilor lunii ianuarie.

La sfarsitul lunii, se aditioneaza pe verticala sumele pe conturi corespondente si se bareaza. Totalul sumelor din coloanele “Conturi corespondente” adunate pe orizontala trebuie sa fie egal cu totalul sumelor din coloana “Suma” adunat pe verticala.

Cartea mare (sah) poate fi folosita pentru o perioada mai mare (trimestru, semestru, an), daca numarul operatiilor economice si financiare nu sunt prea numeroase. In acest caz, este necesar sa se stabileasca totalul sumelor separat pentru fiecare luna in parte.

Acest procedeu de utilizare a registrului Cartea mare (sah) se aplica in cazul folosirii balantei de verificare cu opt coloane (cod 14-6-30), care serveste si la stabilirea rulajelor cumulate de la inceputul anului (inclusiv soldurile initiale).

In cazul cand se considera posibila folosirea balantei cu patru coloane (14-6-30/b), in Cartea mare (sah) pe langa rulajele lunare, este necesar sa se stabileasca si rulajele cumulate de la inceputul anului (inclusiv soldurile initiale).

3.Nu circula, fiind document de inregistrare contabila.

4.Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

NOTA DE CONTABILITATE

(Cod 14-6-2A si Cod 14-6-2/aA)

Format X6 si A4, tiparite pe ambele fete, in blocuri a 100 de file.

1. Serveste ca document justifivativ de inregistrare in contabilitatea sintetica si analitica, de regula pentru operatiile care nu au la baza documente justificative (stornari, virari etc.)

2. Se intocmeste, intr-un exemplar, de compartimentul financiar- contabil.

3. Circula:

– la persoana autorizata sa verifice si sa semneze documentul;

– la persoana care conduce Registrul-jurnal pentru inregistrare;

la persoana care asigura contabilitatea sintetica si analitica in cadrul compartimentului financiar –contabil.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

AVIZ DE INSOTIRE A MARFII

( Cod 14-3-6A)

Formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.

Tiparit in blocuri cu cate 150 de file, formate din 50 de seturi a cate trei file, in culori diferite: albastru – exemplarul 1, rosu – exemplarul 2, verde – exemplarul 3.

1. Serveste ca:

document de insotire a marfii pe timpul transportului;

document ce sta la baza intocmirii facturii;

dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi unitati;

document de primire in gestiunea cumparatorului sau in gestiunea primitoare din cadrul aceleiasi unitati in cazul transferului.

2. Se intocmeste in trei exemplare de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale, datorita unor conditii obiective si cu totul exceptionale, facandu-se mentiunea “Urmeaza factura”.

In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati patrimoniale dispersate teritoriale, avizul de insotire a marfii va purta mentiunea “Fara factura”.

Se emite, pe masura livrarii, de catre compartimentul desfacere, care semneaza pentru intocmire.

Pe avizul de insotire a marfii, emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti sau pentru vanzare in regim de consignatie, se face mentiunea “Pentru prelucrare la terti” sau “Pentru vanzare in regim de consignatie”, dupa caz etc.

In celelalte situatii decat cele prevazute mai sus se face mentiunea cauzei pentru care s-a intocmit avizul de insotire a marfii si nu factura.

3. Circula:

la furnizor:

la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire (exemplarul 1);

la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate in evidentele acestuia si pentru intocmirea facturii (exemplarele 2 si 3 );

la compartimentul financiar-contabil, atasat la factura (exemplarul 3);

la cumparator:

la magazie, pentru incarcarea in gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale, primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor (exemplarul 2);

la compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate in evidenta acestuia ( exemplarul 1);

la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasat la factura (exemplarul 1).

In cazul valorilor materiale prelucrate la terti, pe exemplarul respectiv se face mentiunea “Din prelucrare la terti”.

4. Se arhiveaza:

la furnizor:

la compartimentul desfacere ( exemplarul 2);

la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 3 al facturii (exemplarul 3).

la cumparator:

la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 1 al facturii (exemplarul 1).

CHITANTA

(cod 14-4-1)

Formularul cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.

Tiparit in carnete cu cate 100 de file.

1. Serveste ca:

document justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la casieria unitatii;

document justificativ de inregistrare in registrul casa (cu respectarea Regulamentului operatiunilor de casa) si in contabilitate.

2. Se intocmeste in doua exemplare, pentru fiecare suma incasata, de catre casierul unitatii si se semneaza de catre acesta pentru primirea sumei.

3. Circula la depunator (exemplarul 1, cu stampila unitatii). Exemplarul 2 ramane in carnet, fiind folosit ca document de verificare a operatiunilor efectuate in registrul de casa.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar- contabil, dupa utilizarea completa a carnetului (exemplarul 2).

CHITANTA FISCALA

(cod 14-4-2)

Formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.

Se distribuie numai platitorilor de TVA.

Tiparit in carnete cu 100 de file.

1. Serveste ca:

document justificativ privind cumpararea unor bunuri sau prestarea unor servicii, in conditiile in care nu se intocmeste factura;

document justificativ de inregistrare in contabilitate, atunci cand este insotita de bonul eliberat de la casa de marcat, Bonul de vanzare (cod 11-1-12) sau Chitanta (cod 14-4-1), si de deducere a TVA.

2. Se intocmeste in doua exemplare de catre vanzator sau de catre prestator de servicii. Eliberarea chitantei fiscale se face dupa ce bunurile si serviciile au fost achitate, in care sens s-a eliberat bonul de la casa de marcat, Bonul de vanzare (cod 11-1-12) sau Chitanta (14-4-1).

Chitanta fiscala nu inlocuieste Chitanta (cod 14-4-1), care se intocmeste pentru incasarile in numerar la casieria unitatii.

Chitanta fiscala nu se utilizeaza pentru vanzarea bunurilor en gros catre alte unitati patrimoniale.

In coloana “Specificatie”, bunurile sau serviciile se inscriu grupate pe cote de TVA.

3. Circula:

la cumparator , pentru inregistrare in jurnalul pentru cumparari (exemplarul 1);

la furnizor, in cazul in care este scutit de obligatia emiterii facturii (exemplarul 2).

4. Se arhiveaza:

la cumparator, la compartimentul financiar-contabil, impreuna cu bonul de la casa de marcat, bonul de vanzare sau chitanta eliberata de vanzator (exemplarul 1);

la furnizor sau la vanzator, dupa utilizarea completa a carnetului (exemplarul 2)

FACTURA FISCALA

(cod 14-4-10/A)

si

FACTURA

(cod 14-4-10/a A)

Formular cu regim special de inseriere si numerotare.

Tiparit in blocuri cu cate 150 de file, formate din 50 de seturi cu cate 3 file in culori diferite: albastru – exemplarul 1, rosu – exemplarul 2, verde – exemplarul 3.

1. Serveste ca:

document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a produselor si marfurilor livrate, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate;

document de insotire a marfii pe timpul transportului;

document de incarcare in gestiunea primitorului;

document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului.

2. Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in trei exemplare, la livrarea produselor si a marfurilor, la executarea lucrarilor si la prestarea serviciilor, de catre compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispozitiei de livrare, a avizului de insotire a marfii sau a altor documente tipizate care atesta executarea lucrarilor si prestarea serviciilor si se semneaza de compartimentul emitent.

Atunci cand factura nu se poate intocmi in momentul livrarii, datorita unor conditii obiective si cu totul exceptionale, produsele si marfurile livrate sau insotite, pe timpul transportului, de avizul de insotire a marfii. In vederea corelarii documentelor de livrare, numarul si data avizului de insotire a marfii se inscriu in formularul de factura.

Factura fiscala (cod 14-4-10/A) se intocmeste numai de catre platitorii TVA. In Factura, bunurile, lucrarile executate sau servicile prestate se inscriu in coloana 1, grupate pe cote de TVA.

Factura (cod 14-4-10/aA) se intocmeste de catre unitatile patrimoniale neplatitoare de TVA.

3. Circula:

la furnizor:

la comportamentul in care se efectueaza operatiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (toate exemplarele); viza de control financiar preventiv se acorda numai pe exemplarul 3;

la persoanele autorizate sa dispuna incasari in contul de la banca al unitatii (toate exemplarele);

la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii in evidentele operative si pentru eventualele reclamatii ale clientilor (exemplarul 2 al facturii, la care se anexeaza dispozitia de livrare);

la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 3);

la cumparator:

la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operatiunii, avand atasat exemplarul din avizul de insotire a marfii care a insotit produsul sau marfa, daca este cazul, inclusiv nota de receptie si constatare de diferente, in cazul in care marfa nu a fost insotita de factura pe timpul transportului (exemplarul 1);

la compartimentul care efectueaza operatiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (exemplarul 1, impreuna cu avizul de insotire a marfii, inclusiv nota de receptie si de constatare de diferente, dupa caz).

la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea platii, precum si pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1, impreuna cu avizul de insotire a marfii, inclusiv nota de receptie si de constatare de diferente, dupa caz).

4. Se arhiveaza:

la furnizor:

la compartimentul desfacere (exemplarul 2);

la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 3);

la cumparator:

la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).

BON DE COMANDA – CHITANTA

(cod 14-4-11 si cod 14-4-11/a)

Formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.

Tiparit in carnete cu cate 75 de file.

1. Serveste ca document pentru : contractarea serviciilor, confirmarea primirii si evaluarea obiectului de executat sau de reparat, dupa caz, incasarea sumei de la client, determinarea volumului serviciilor prestate si materialelor consumate.

Bonul de comanda-chitanta (cod 14-4-11) se intocmeste numai catre platitorii TVA.

2. Se intocmeste in trei exemplare de catre unitatea prestatoare.

3. Circula:

exemplarul 1, la compartimentul financiar-contabil;

exemplarul 2 se preda clientului;

exemplarul 3 ramane in carnet.

4. Se arhiveaza:

exemplarul 1 , la compartimentul financiar-contabil;

exemplarul 3 ramane in carnet.

FISA DE MAGAZIE A FORMULARELOR

CU REGIM SPECIAL

(cod 14-3-8/b)

Formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.

1. Serveste ca:

document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor de formulare, care au un regim special de inseriere, numerotare, evidenta si urmarire;

document de evidenta a formularelor anulate;

document pentru stabilirea grupelor de numere (serii), pe compartimentele unitatii, in vederea numerotarii formularelor;

sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de formulare.

2. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de formular cu regim special, de catre gestionar.

Fisele de magazie ale formularelor cu regim special se tin la locul de depozitare a formularelor.

3. Nu circula, fiind document de inregistrare.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

ORDIN DE DEPLASARE (DELEGATIE – Cod 14-5-4)

Format A5 tiparit pe ambele fete in blocuri a 100 de file.

Serveste ca:

– dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;

– document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;

document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de catre titularul de avans;

document justificativ de inregistrare in contabilitate;

Se intocmeste intr-un exemplar pentru fiecare deplasare de persoana care

urmeaza a efectua deplasarea precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale in numerar.

Circula:

la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;

la persoana care efectueaza deplasarea;

la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea sa confirme sosirea si plecarea persoanei delegate;

la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de catre titular la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilind diferenta de primit sau de restituit, avandu-se in vedere eventualele penalizari si semnand pentru verificare.

In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare

decat avansul primit, pentru diferenta de primit de titularul de avans se intocmeste Dispozitii de plata –incasare catre casierie (Cod 14-4-4 sau Cod 14-4-4/a, dupa caz).

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efectuate sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pentru care se emite Chitanta (14-4-1);

la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza;

la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate;

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

LISTA DE AVANS CHENZINAL

(Cod 14-5-1/d si Cod 14-5-1/e)

Format A4 si A5, tiparite pe o singura fata, in blocuri a 100 de file.

Serveste ca :

document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor ca avansuri

chenzinale;

document pentru retinerea prin statele de salarii a avansurilor chenzinale platite;

document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Se intocmeste lunar, de compartimentul care are aceasta atributie pe baza

documentelor de evidenta a muncii, a timpului lucrat efectiv, a certificatelor medicale prezentate si se semneaza pentru confirmarea exactitatii calculelor de persoana care a calculat avansurile chenzinale si a intocmit lista.

Circula:

la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe

plata (exemplarul1);

la casieria unitatii pentru efectuarea platii avansurilor cuvenite (exemplarul 1);

la compartimentul financiar – contabil, ca anexa la exemplarul 2 al registrului de casa, pentru inregistrarea in contabilitate ( exemplarul 1);

la compartimentul care a intocmit lista de avans pentru a servi la intocmirea statelor de salarii la sfarsitul lunii (exemplarul 2).

Se arhiveaza:

la compartimentul financiar-contabil, ca anexa la exemplarul 2 al registrului de

casa (exemplarul 1);

la compartimentul care a intocmit lista de avans (exemplarul 2 ).

STAT DE SALARII (Cod 14-5-1 si Cod 14-5-1/a)

STAT DE SALARII (fara elementele componente

ale salariului total – Cod 14-5-1/b, Cod 14-5-1/c,

Cod 14-5-1/k si Cod 14-5-1/l)

Format 1/3 X, 1/6 X, A3 si 1/6A, tiparite pe o singura fata in blocuri a 100 de file.

Serveste ca:

document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor precum si a

contributiei privind protectia sociala si a altor datorii;

document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Se intocmeste in doua exemplare, lunar, pe sectii, ateliere, servicii etc., de

compartimentul care are aceasta atributie, pe baza documentelor de evidenta a muncii si a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizati in acord etc. (in cazul statelor de salarii cod 14-5-1 si cod 14-5-1/a), pe baza fiselor de evidenta a salariului, a evidentei si a documentelor privind retinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna, certificatelor medicale ( in cazul statului de salarii cod 14-5-1/b si cod 14-5-1/c ) si se semneaza pentru confirmarea exactitatii calculelor de catre persoana care determina salariul cuvenit si intocmeste statul de salarii.

Coloanele libere din partea de retineri a statelor de salarii urmeaza a fi completate cu alte feluri de retineri legale decat cele nominalizate in formular, ca, de exemplu: “Depuneri CEC” pentru retinerile de baza de consimtamant conform dispozitiilor legale.

Pentru centralizarea la nivelul unitatii a salariilor si a elementelor componente ale acestora, inclusiv a retinerilor, se utilizeaza aceleasi formulare de state de salarii.

Platile facute in cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile, indemnizatiile de concediu etc. se includ in statele de salarii, pentru a cuprinde astfel intreaga suma a salariilor calculate si toate retinerile legale din perioada de decontare respectiva.

Unitatile pot sa-si stabileasca, daca necesitatile interne o cer, o alta macheta a formularului, dar care sa contina informatiile necesare unui eventual control.

Circula:

la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata (exemplarul 1);

la casieria unitatii pentru efectuarea platii sumelor cuvenite (exemplarul 1);

la compartimentul financiar-contabil, ca anexa la exemplarul 2 al registrului de casa, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1 impreuna cu exemplarul 1 al borderoului de salarii neridicate );

la compartimentul care a intocmit statele de salarii ( exemplarul 2 impreuna cu exemplarul 2 al borderoului de salarii neridicate si “drepturi banesti – Chenzina a II- a (extras)”, cod 14-5-1/I, care va servi la acordarea vizei atunci cand se solicita plata salariilor neridicate).

Se arhiveaza:

la compartimentul financiar – contabil, separat de celelalte acte justificative de

plati (exemplarul 1);

la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2 ).

BON DE CONSUM (Cod 14-3-4A)

BON DE CONSUM (colectiv – Cod 14-3-4/aA)

Format 1/2A4, tiparite pe ambele fete, in blocuri a 100 de file.

Servese ca:

– document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur material,

respectiv a mai multor materiale, dupa caz;

document justificativ de scadere din gestiune;

document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

2. Se intocmeste in 2 exemplare pe masura lansarii, respectiv eliberarii materialelor din magazie pentru consum , de compartimentul care efectueaza lansarea pe baza programului de productie si a consumurilor normate sau de alte compartimente ale unitatii, care solicita materiale pentru a fi consumate.

Bonul de consum se poate intocmi intr-un exemplar in conditiile utilizarii tehnicii de calcul.

Bonul de consum (colectiv), in principiu, se intocmeste pe formulare separate pentru materialele din cadrul aceluiasi cont de materiale, loc de depozitare si loc de consum.

In bonul de consum coloanele “Unitatea de masura” si “Cantitatea necesara” de pe randul 2 se completeaza in cazul cand se solicita si se elibereaza din magazie materiale cu doua unitati de masura.

3. Circula:

la persoanele autorizate sa semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);

la persoanele autorizate sa aprobe folosirea altor materiale in cazul materialelor inlocuitoare la unitatile economice;

la magazia de materiale, pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de predare de catre gestionar si de primire de catre delegatul care primeste materialele;

la compartimentul financiar – contabil pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica.

La unitatile economice exemplarul 1 circula la contabilitatea materialelor, ca document de scadere din gestiune iar exemplarul 2 serveste la inregistrarea in contabilitate a costurilor.

La institutiile publice exemplarul 2 ramane la emitent.

4.Se arhiveaza la compartimentul financiar- contabil.

DISPOZITIE DE PLATA-INCASARE CATRE CASIERIE

(Cod 14-4-4)

DISPOZITIE DE PLATA-INCASARE CATRE CASIERIE

(colectiva – Cod 14-4-4/a)

Format A6 si A5, tiparite pe ambele fete, in blocuri a 100 de file.

Seveste ca:

dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, procurare de materiale etc.;

dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitilor legale;

document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.

Se intocmeste intr-un exemplar de compartimentul financiar-contabil:

in cazul utilizarii ca dispozitie de plata – cand nu exista alte documente prin care se dispune plata (exemplu: state de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);

in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare – procurare de materiale etc.;

in cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea ( avize de plata, somatii de plata etc.).

Se semneaza de intocmire la compartimentul financiar contabil.

Circula :

la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza in cazurile prevazute de lege;

la persoanele autorizate sa aprobe plata sumelor respective (in cazul platilor);

la casierie pentru efectuarea operatiei de incasare sau plata, dupa caz si se semneaza de casier, in cazul platilor se semneaza si de persoana care a primit suma. Cand este utilizata ca dispozitie de incasare, pentru sumele incasate, casierul trebuie sa emita “Chitanta” (cod14-4-1);

la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica.

Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil, anexa la registrul de casa.

FISA DE EVIDENTA A OBIECTELOR DE INVENTAR

IN FOLOSINTA (Cod 14-3-9)

Format X5, tiparit pe ambele fete, in foi volante pe carton.

1. Serveste ca document de evidenta a obiectelor de inventar de mica valoare sau scurta durata, a echipamentului si materialelor de protectie date in folosinta personalului, pana la scoaterea lor din uz.

2. Se intocmeste intr-un exemplar pe masura darii in folosinta a bunurilor pe fiecare persoana de gestionarul care elibereaza obiectele respective sau de persoana desemnata sa tina evidenta acestora.

Formularul se completeaza in mod diferit in functie de organizarea depozitarii acestora si anume:

cand eliberarea obiectelor se face din magazia de obiecte noi direct persoalului muncitor, coloanele destinate eliberarilor se elibereaza pe baza bonului de consum, iar coloanele destinate restituirilor, pe baza bonului de restituire;

cand eliberarea se face din magazia de exploatare, atat eliberarea cat si restituirea obiectelor date in folosinta personalului se face pe baza de semnatura direct in fisa;

in cazul obiectelor eliberate pe baza de nomenclatoare stabilite pe functii, care nu se intocmesc decat dupa restituirea obiectelor uzate, inregistrate in fisa de evidenta a obiectelor de inventar in folosinta se pot face, prin simplificare, numai o data la eliberararea initiala si la restituirea definitiva a obiectelor respective.

3. Nu circula, fiind document de inregistrare.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar –contabil.

FISA DE MAGAZIE (Cod 14-3-8)

FISA DE MAGAZIE (cu doua unitati de masura – Cod 14-3-8/a)

Format A5 si 1/12X, tiparite pe ambele fete, in foi volante, pe carton.

Serveste ca:

document de evidenta la locul de depozitare al intrarilor, iesirilor si stocurilor de valori materiale cu una sau doua unitati de masura dupa caz;

document de contabilitate analitica in cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri);

sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de valori materiale.

Se intocmeste intr-un exemplar separat pentru fiecare fel de material si se

completeaza de catre:

– compartimentul financiar-contabil la deschiderea fisei (datele din antet) si la verificarea inregistrarilor (data si semnatura de control). In coloana “Data si semnatura de control” semneaza si organul de control financiar cu ocazia verificarii gestiunii.

gestionar sau persoana desemnata care completeaza coloanele privitoare la intrari, iesiri si stoc.

Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau in ordine alfabetica.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terti sau in custodie se intocmesc fise distincte care se tin separat de cele ale valorilor materiale proprii.

In scopul tinerii corecte a evidentei la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul financiar – contabil verifica inopinat, cel putin o data pe luna, modul cum se fac inregistrarile in fisele de magazie.

Inregistrarile in fisele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili dupa fiecare operatie inregistrata si obligatoriu zilnic.

3. Nu circula fiind document de inregistrare.

Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil.

CAPITOLUL IV

STUDIU DE CAZ PRIVIND DECONTARILE CU PERSONALUL

Monografie contabila

FEDERALCOOP achizitioneaza materii prime la cost de achizitie 800.000 lei si materiale consumabile la cost de achizitie 400.000 lei, TVA aferent.

Se vand produse finite clientilor, pret de vanzare fara TVA 3.000.000 lei.

Pe baza intelegerii dintre doua unitati patrimoniale se accepta un efect comercial in suma de 3.540.000 lei.

Se ridica de la banca suma de 3.000.000 lei in vederea achitarii avansului catre personal.

Se achita avansul persoanelor din uniatea patrimoniala in suma de mai sus.

Se inregistreaza in evidenta contabila un stat de plata in valoare bruta de 23.000.000 lei din care:

retineri cote salariat CAS, Somaj, ASS

sume datorate de unitate: CAS, Somaj, ASS, fond accident, comision carti munca

Se inchid conturile de TVA si daca este cazul se plaeste din cont TVA de plata su se incaseaza in cont TVA de recuperat de la stat.

300 A +D % = 401 „ Furnizori „ 1.428.000

301 A +D 300 „ Materii prime „ 800.000

410 B + C 301 „Materiale consumabile „ 400.000

4426 A+D 4426 „TVA deductibil „ 228.000

701 P + C 411 ” Clienti ” = % 3.750.000

411 A + D 4427 „ TVA colectata” 750.000

4427 P+ C 701 „Venituri din vanzarea 3.000.000

produselor finite”

345 A – C 601 „Cheltuieli cu = 345 „ Produse finite” 3.750.000

materiale consumabile”

601 A +D

413 A + D 413 „Efecte de primit „ = 411 ” Clienti” 3.540.000

411 A + C

5121 A – C 581 „Viramente interne „ = 5121 „Conturi la banci in lei” 3.000.000

581 A +D

581 A – C 5311 „Casa in lei” = 581 „ Viramente interne” 3.000.000

5311 A + D

425 A + D 425 „Avansuri acordate personalului” = 5311 „ Casa in lei” 3.000.000

5311 A – C

641 „Cheltuieli cu remuneratiile personale” = 421 „ Personal, remuneratii datorate” 23.000.000

421 „Personal, remuneratii datorate” = % 3.991.900

4312 „Contributia personalului pentru pensia suplimentare” 2.185.000

4372”Contributia personalului la fondul de somaj” 230.000

4314” Contributia personalului pentru asigurarile sociale” 1.495.000

444 „Impozitul pe salarii” 81.900

6451 „Cheltuieli privind asigurarile sociale” = 4311 „Asigurari sociale” 5.635.000

6452”Ajutor somaj” = 4371 „Ccontributia la ajutorul de somaj” 805.000

6453” Cheltuieli privind ASS” = 4313 1.610.000

6458” Alte cheltuieli privind asigurarile si protectia sociala” = 4315 „ 115.000

628 „ Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti = 4383 „ Datorii fata de stat” 172.500

4426 A-C 4427 „TVA colectat” = % 570.000

4427P-D 4426 „TVA deductibil” 228.000

4423P+C 4423 „TVA de plata” 342.000

4423P-D 4423 „TVA de plata” = 5121 „ Conturi la banci in lei” 342.000

5121A-C

CAPITOLUL V

CONCLUZII SI PROPUNERI

Ca urmare a informatiilor documentelor si datelor consultate si redate in lucrare am efectuat o evaluare a principiilor si metodelor contabile folosite de societate privind conducerea contabilitatii.

Firma respecta legislatia si normele contabile din Romania, exista o organizare corespunzatoare a contabilitatii financiare, procedurile interne permitand in parte furnizarea informatiilor necesare conducerii.

Registrele contabile obligatorii sunt vizate si completate la timp. Declaratiile privind datoriile la bugetul de stat si asigurarile sociale sunt completate si depuse la organele abilitate in termen, evidenta termenelor de plata a clientilor si furnizorilor se tine in mod corespunzator asa cum se prevede in Legea contractelor economice.

Inventarierea generala a patrimoniului s-a efectuat in conformitate cu prevederile Legii 82/1991 completata si republicata, HG nr. 704/1993 de aprobare a unor masuri de executare a Legii contabilitatii coroborate cu cele din Ordinul ministrului Finantelor 2388/1995.

Evaluarea diverselor pozitii din balanta si contul de profit pierdere s-a efectuat in conformitate cu prevederile art. 19 c) din Regulamentul privind aplicarea Legii nr. 82/1991, completata si republicata.

Metoda utilizata pentru calculul amortizmentelor si provizioanelor este cea lineara. Nu s-au constatat derogari de la principiile generale ale contabilitatii.

Desi evidenta este computerizata, programul nu corespunde in totalitate cerintelor. As mentiona ca exemplificare faptul ca descarcarea de gestiune nu se face automat si nu este adecvata tuturor formelor de activitate: productie, prestari servicii, comert cu amanuntul, comert cu ridicata.

Exista o serie de suprapuneri de evidente care nu se pot corela fie datorita termenului de intocmire, fie datorita termenului de depunere la organele abilitate, fie datorita mijloacele de tinere a evidentelor contabile.

As exemplifica faptul ca declaratiile privind obligatiile la bugetul statului si asigurarile de stat (TVA, impozit pe profit, impozitele pe salarii, obligatiile la bugetul asigurarilor sociale de stat etc.) se depun avandu-se in vedere date din evidenta primara (registrul de casa, registrul de incasari si plati, state de plata etc.) fara sa se poata face o confruntare imediata cu balanta de verificare cauzata de termenul scurt de depunere, termenul scurt de virare, multiplelor declaratii ce trebuie depuse, deselor modificari ale declaratiilor etc.

Deasemenea desi firma are activitate de comert cu ridicata, livrarile facandu-se numai pe baza de factura, este oblicata sa tina si casa de marcat la cele trei puncte de lucru, fiind nevoita sa coreleze toate datele din toate evidentele, unele fiind tinute doar formal. Desi bonul fiscal este un document oficial, el nu este luat in calcul la client ca document justificativ in deducerea TVA daca nu este insotit de o factura.

Noul formular de bilant aparut incepand cu 30.06.2002, nu mai da posibilitatea unei analize logice a diferitelor costuri din bilant nestabilindu-se in final o egalitate intre activ si pasiv.

Deasemenea in fiscalitate exista un hatis de legi necorelate intre ele, iar desele modificari ale legislatiei nu-si gasesc rezolvarea imediata in inregistrarea contabila, solutiile din partea MF venind cu mare intarziere, dand posibilitatea de interpretare.

Nu in ultimul rand, sau poate cel mai important lucru, putem arata ca firmele mici si mijlocii, deci si in cazul firmei luate in analiza, personalul contabil se ocupa cu intreaga activitate care nu tine strict de evidenta contabila, printre care as exemplifica: elaborarea si intocmirea contractelor economice, asistenta juridica, lucrari legate de personal (elaborarea fisei postului, regulament de ordine interioara, incadrari, desfaceri contracte de munca etc.) si nu mai vorbim de faptul ca o mare parte din timp se pierde la Directia muncii, organele fiscale, banci, Agentia de somaj, protectia muncii, camera de munca si la alte organe la care trebuie sa se depuna diverse situatii, declaratii, state de plata sau pentru obtinerea diverselor avize sau autorizatii.

Fata de cele aratate la acest capitol consider ca sunt necesare urmatoarele:

firma sa achizitioneze si sa implementeze un program informatic mai complet care sa fie corelat si cu programul informatic al caselor de marcat;

degrevarea personalului contabil din sarcini care nu-i apartin sau care nu sunt specifice muncii contabile;

elaborarea de catre organele abilitate a unui cod fiscal care sa cumuleze si sa coreleze toate reglementarile fiscale precum si cu cerintele din Legea contabilitatii;

reducerea si simplificarea formularisticii privind raportarea datoriilor fiscale de catre organele abilitate;

imbunatatirea activitatii organelor publice si gasirea unor cai de comunicare in vederea reducerii timpului de asteptare la ghisee pentru depunerea diverselor formulare si declaratii.

BIBLIOGRAFIE

Legea contabilitatii 82/1991 modificata, completata si republicata.

Regulamentul de aplicare a Legii contabilitatii, Planul de conturi general si Normele metodologice de utilizare a conturilor contabile aprobate prin HG nr. 704/1993 prin aprobarea unor masuri de executare a Legii contabilitatii 82/1991.

Legea nr. 414/2002 privind impozitul pe profit.

HG nr. 859/2002 privind aplicarea Legii impozitului pe profit.

HG nr. 909/1997 privind aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat in active necorporale si corporale, modificata si completata prin OG 54/1977.

Ordinul ministrului Finantelor Publice nr. 2388/1995 de aprobare a Normelor metodologice privind organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului.

Lucrarea “Functionarea conturilor in cazul utilizarii planului de conturi general si planului de conturi simplificat” editata de editura “Danubius” Braila 2002, autor Ilie Popovici.

Lucrarea “Contabilitatea armonizata cu directivele europene”, editata de editura “Danubius” Braila 2003, autor Ilie Popovici.

Lucrarea “Functiunile conturilor in cazul utilizarii planului de conturi general”, editata de editura “Danubius Braila 2003, autor Ilie Popovici.

Lucrarea “Contabilitatea capitalului societatilor comerciale”, editata de editura “Mondo-Ec” 1994, autor Trasca Margareta.

Lucrarea “Manualul expertului contabil si al contabilului autorizat”, editia a IV-a reactualizata, editata de editura “Agora”-1998, autori Vasile Darie, Emilian Drehuta, Constantin Gorbanescu, Vasile Patrut si Aristita Rotila.