. Controlul Financiar Propriu In Cadrul Regiei Autonome de Transport Xyz

CAPITOLUL 1

CONSIDERAȚII GENERALE

1.1. Rolul și importanța controlului propriu

După cum afirma H. Fayol „ conducerea este un proces de cunoaștere, acțiune și perfecționare, un raport social între factorii de conducere și cei conduși. Conducere înseamnă prevedere, organizare, comandă, coordonare și control ”.

Activitatea practică de stabilire a modului în care fenomenele economice au fost sau urmează a fi efectuate, rezultată din compararea stării de manifestare a acestora cu normele prin care au fost definite se realizează prin instrumente pe care statul sau persoanele cu sarcini de conducere din entitățile economice le instituie, la diferite niveluri ale structurilor acestora, pe baza competențelor legale ce le revin, fiecăreia, în domeniul propriu de activitate.

Controlul financiar contabil, ca unul dintre aceste instrumente, reprezintă, prin rezultatele sale, una din cele mai importante surse de informații necesare desfășurării, în condiții de eficiență a acțiunii de management general al cărei scop este stabilirea soluțiilor optime ce vor fi utilizate ca pârghii ale statului sau ale conducătorului de activități economice la realizarea obiectivelor din programele propuse.

Controlul financiar contabil se definește ca fiind acțiunea de determinare a unor adevăruri privind starea, proiecția unor activități economice care urmează a se efectua sau starea celor care au fost efectuate, prin compararea modului efectiv de manifestare al acestora cu prevederile sau normele legale prin care au fost definite și instituționalizate, în vederea preîntâmpinării sau depistării și remedierii acestor abateri de la aceste prevederi și norme.

După structurile care o exercită, activitatea de control financiar contabil se împarte în control organizat și exercitat de către instituțiile specializate ale statului și control organizat și exercitat de către organele proprii aparținând agenților economici.

Controlul financiar propriu al unităților economice se realizează în scopul prevenirii sau soluționării unor abateri și deficiențe cu caracter economic din activitatea acestora. Necesitatea exercitării controlului financiar propriu este determinată de un triplu sistem de interese aparținând unității economice care îl organizează, statului și agenților economici parteneri. Necesitatea creării unui sistem de control propriu mai rezultă, de asemenea, atât din nevoia cunoașterii în detaliu și în orice moment a stării patrimoniului propriu cât și din cerințele privind stabilirea eventualelor răspunderi pentru situații care au afectat integritatea sau corecta administrare a acestuia.

Pe de altă parte, orice conducător de unitate economică are interesul să cunoască, în amănunțime și în orice moment, modul în care obligațiile ce revin acesteia față de stat au fost calculate, înregistrate și virate, în cuantumul și la termenele stabilite prin prevederile legale în vigoare. În aceste condiții, organizarea unui sistem de control intern care să constate deficiențele în legătură cu modul de gestionare a patrimoniului și de îndeplinire a obligațiilor unității economice față de stat, este benefică atât pentru aceasta cât și pentru stat, în vederea realizării programelor acestuia privind încasarea veniturilor bugetare.

Deși este de presupus că informațiile rezultate din controlul intern sunt reale și redau cu fidelitate starea patrimonială a agentului economic, la un moment dat, pentru o mai mare credibilitate față de parteneri este, totuși, necesar ca aceste informații să fie validate și de către o autoritate externă, independentă față de cele două entități, emitentul și receptorul utilizator de informații. Crearea acestei stări de transparență asupra activităților desfășurate de către agenții economici presupune, pe lângă controlul financiar contabil propriu și realizarea unui sistem extern de control, independent, care să dea posibilitatea oricărui partener de a accede, prin intermediul său, la datele și informațiile privind starea patrimonială a acestora.

Această formă a controlului financiar contabil, cunoscută și sub denumire de audit financiar intern se exercită asupra întregii activități a agentului economic și se realizează de către profesioniști independenți sau organizați în structuri distincte, ca persoane juridice, care efectuează tot una din formele de control financiar contabil.

Raportat la momentul desfășurării activității sau efectuării operațiilor ce se controlează, controlul financiar se manifestă sub trei forme, și anume:

– anticipat sau preventiv;

– concomitent sau operativ-curent;

– postoperativ sau ulterior.

Aceste forme sunt în legătură, condiționare, influențare și completare reciprocă. Diferențierea pe forme a control financiar, în funcție de momentul producerii obiectivelor controlate, face posibilă prevenirea, constatarea și înlăturarea operativă a lipsurilor, deficiențelor, abaterilor și asigură astfel desfășurarea întregii activități financiare în conformitate cu directivele stabilite. De asemenea, face posibilă delimitarea sarcinilor, obiectivelor, caracteristicilor și scopului fiecărei forme de control

Controlul financiar contabil intern efectuat de către organele proprii ale unei unități economice, se organizează și se exercită în următoarele trei forme :

1. Controlul financiar preventiv sau anticipat, este definit ca activitatea ce se efectuează în scopul evitării nerespectării prevederilor le gale în vigoare ce ar realiza efecte care să perturbe activitatea economică precum și în cel al prevenirii pagubelor. Această formă a controlului intern are în vedere, în special, operațiunile care reflectă drepturile și obligațiile patrimoniale ale unei entități economice aflate în fază de angajare sau de plată față de parteneri.

Activitatea de control financiar preventiv are o contribuție importantă la realizarea actului economic prin efectele benefice în folosirea eficientă a resurselor materiale și bănești, întărirea ordinii în utilizarea fondurilor, creșterea răspunderii factorilor de decizie în angajarea și efectuarea cheltuielilor și preîntâmpinarea formelor de risipă înainte de a produce efecte negative și, în general, prin vegherea respectării legislației de gestiune. Sfera de cuprindere a controlului financiar preventiv include atât activități de natură financiar contabilă cât și probleme de natură tehnică și tehnologică care determină rezultatele economice finale.

În mod obligatoriu în sfera de activitate a controlului financiar preventiv se includ următoarele categorii de operațiuni:

operațiunile din care derivă drepturi sau obligații patrimoniale ale agentului economic față de diferite persoane fizice și/sau juridice;

operațiunile bancare privind acordarea fondurilor de la buget și a altor operațiuni similare cu caracter financiar;

operațiunile privind creditarea, finanțarea și efectuarea de plăți în lei și/sau valută privind activitatea de producție, investiții, comerț ș.a.;

trecerea pe seama cheltuielilor sau a rezultatelor financiare sau pe seama unor fonduri, conform prevederilor legale, a pierderilor, daunelor produse de calamități și a altor daune aduse unităților dar care nu au fost produse cu vinovăție.

Prin exercitarea controlului financiar contabil preventiv vor fi oprite, înainte de efectuare, toate operațiunile care nu sunt legale, necesare, oportune sau economicoase, în faza de angajare și de plată, respectiv de încasare, după caz.

2. Controlul ierarhic operativ curent sau concomitent asigură cunoașterea operativă a modului în care se îndeplinesc sarcinile și se gestionează patrimoniul. Această formă de control acționează sistematic, zi de zi, surprinde procesele economice și financiare în curs de desfășurare și permite astfel intervenția operativă pentru asigurarea desfășurării acestora la parametrii eficienți. Sfera controlului concomitent sau operativ, cuprinde activitățile și operațiile în momentul efectuării lor, deci limitat în timp, dar în momentul cel mai potrivit pentru corectarea operativă a eventualelor deficiențe ce încep să se manifeste în faza de execuție și prevenire, astfel, a producerii efectelor negative. Conținutul controlului operativ-curent se suprapune aproape în totalitate, în timp și spațiu, cu conținutul activității nemijlocite de conducere.

3. Controlul financiar de gestiune ( postoperativ sau ulterior ) este definit ca activitatea ce se efectuează în vederea urmăririi modului de realizare a dispozițiilor legale și a normelor de interne cu privire la gestionarea și gospodărirea mijloacelor materiale și bănești, pe baza operațiunilor înregistrate în documentele și evidențele tehnico-operative, financiare și contabile.

Principalele obiective ale controlului financiar de gestiune se referă la respectarea prevederilor și a normelor legale în legătură cu existența și utilizarea mijloacelor materiale, financiare și umane, apărarea patrimoniului, obținerea ,utilizarea și restituirea creditelor bancare sau de altă natură, repartizarea rezultatelor exercițiului inclusiv a constituirii fondurilor, numirea sau alegerea administratorilor, a Consiliului de Administrație, a Comitetului de Direcție și a cenzorilor ca și cele privind emiterea de obligațiuni sau acțiuni, modul de organizare a licitațiilor și altele.

Obiectivele controlului financiar în ansamblu se delimitează pe formele de control financiar astfel încât acestea să interacționeze fără să se interfereze și să răspundă cu mobilitate și eficiență necesităților conducerii. O corelare sistemică și riguroasă a conținutului formelor de control financiar propriu are ca rezultat întărirea ordinii și disciplinei financiare.

Între controlul financiar preventiv și cel de gestiune există relații de condiționare, influențare și completare, astfel:

control financiar preventiv preîntâmpină pagubele, deficiențele, abaterile, iar controlul ulterior identifică și mobilizează rezervele existente, constată lipsurile sau pagubele produse, stabilește cauzele sau vinovații și propune măsuri pentru preîntâmpinarea unor abateri similare în viitor;

controlul financiar preventiv oprește, în faza de angajare sau de efectuare, operațiile pentru care nu sunt îndeplinite condițiile legale, dar nu evaluează rezultatele operațiilor respective și nu descoperă operațiile nereale întrucât acestea nu s-au produs încă până în momentul exercitării controlului. Controlul financiar ulterior examinează atât legalitatea cât și rezultatele efective obținute după producerea operațiilor și, ca atare, are o sferă de cuprindere și cunoaștere mai mare, în care este inclus și modul de exercitare a control financiar preventiv, însă constată eventuale abateri și deficiențe după ce acestea au avut loc și au produs consecințe negative;

controlul financiar preventiv proiectează desfășurarea operațiilor în condiții de legalitate, iar controlul financiar ulterior constată dacă aceste condiții au fost respectate întocmai cu ocazia producerii efective a operațiilor. Pe lângă funcția de constatarea a unor eventuale deficiențe sau abateri, prin măsurile de remediere a acestora și de perfecționare a activității, controlul financiar ulterior prezintă și un accentuat caracter preventiv pentru operațiile și activitățile ce urmează a se desfășura în viitor.

În ceea ce privește rolul controlului financiar propriu în cadrul unității, literatura de specialitate acordă un interes deosebit acestuia pornind de la următoarele considerente :

– răspunderea pentru bunul mers al activității ca și pentru modul de utilizare și integritatea patrimoniului revine în primul rând administratorilor și personalului salariat al unităților patrimoniale;

– eficacitatea controlului este cu atât mai mare cu cât este mai aproape de activitatea social-economică pe care o urmărește.

1.2. Organizarea Regiei Autonome de Transport Timișoara

1.2.1. Scurt istoric al Regiei

Anul 1869 a reprezentat pentru Timișoara, cât și pentru întreaga tară, un moment de cotitură, foarte important prin evenimentul care a avut loc in orașul deateri similare în viitor;

controlul financiar preventiv oprește, în faza de angajare sau de efectuare, operațiile pentru care nu sunt îndeplinite condițiile legale, dar nu evaluează rezultatele operațiilor respective și nu descoperă operațiile nereale întrucât acestea nu s-au produs încă până în momentul exercitării controlului. Controlul financiar ulterior examinează atât legalitatea cât și rezultatele efective obținute după producerea operațiilor și, ca atare, are o sferă de cuprindere și cunoaștere mai mare, în care este inclus și modul de exercitare a control financiar preventiv, însă constată eventuale abateri și deficiențe după ce acestea au avut loc și au produs consecințe negative;

controlul financiar preventiv proiectează desfășurarea operațiilor în condiții de legalitate, iar controlul financiar ulterior constată dacă aceste condiții au fost respectate întocmai cu ocazia producerii efective a operațiilor. Pe lângă funcția de constatarea a unor eventuale deficiențe sau abateri, prin măsurile de remediere a acestora și de perfecționare a activității, controlul financiar ulterior prezintă și un accentuat caracter preventiv pentru operațiile și activitățile ce urmează a se desfășura în viitor.

În ceea ce privește rolul controlului financiar propriu în cadrul unității, literatura de specialitate acordă un interes deosebit acestuia pornind de la următoarele considerente :

– răspunderea pentru bunul mers al activității ca și pentru modul de utilizare și integritatea patrimoniului revine în primul rând administratorilor și personalului salariat al unităților patrimoniale;

– eficacitatea controlului este cu atât mai mare cu cât este mai aproape de activitatea social-economică pe care o urmărește.

1.2. Organizarea Regiei Autonome de Transport Timișoara

1.2.1. Scurt istoric al Regiei

Anul 1869 a reprezentat pentru Timișoara, cât și pentru întreaga tară, un moment de cotitură, foarte important prin evenimentul care a avut loc in orașul de pe Bega. Acest eveniment se referă la introducerea tramvaiului tras de cai, primul de acest fel din țara si chiar printre primele din Europa, eveniment ce a coincis cu înființarea REGIEI AUTONOME DE TRANSPORT DIN TIMIȘOARA. Aceasta era prima companie de acest tip care lua ființă în România, companie care va deveni una dintre cele mai mari și mai dezvoltate în comparație cu celelalte din țară prin prisma investițiilor ce se vor face de-a lungul anilor ce vor urma.

Treizeci de ani mai târziu, in luna iulie a anului 1899, Regia înregistra un al doilea eveniment revoluționar pentru transportul în comun din municipiul Timișoara – electrificarea tramvaiului si construirea primelor terasamente de cale ferată pentru tramvai din România. În același an se construia primul depou al R.A.T.T. ce va deveni mai apoi Atelierul Central nr.1 urmat zece ani mai târziu de cel de-al doilea depou devenit a Atelierul Central nr.2.

În anul 1921 intra in funcțiune primul vagon (remorcă) de tip R.2 construit in atelierele proprii, iar un an mai târziu, în 1922, se construiau la Timișoara primele vagoane motoare. A urmat perioada de început a războiului în care producția a stagnat o perioada, dar imediat in anul 1942 s-a reluat construcția de vagoane.

Anul 1942 a reprezentat pentru R.A.T.T. introducerea transportului cu troleibuzele (primul de acest tip din România) și autobuzele in Timișoara. Perioada următoare a însemnat o perioada de dezvoltare a bazei materiale, de construire de noi vagoane, depozite, terasamente de cale ferată și electrificarea unor noi trasee, precum și modernizarea altora mai vechi. Un eveniment mai important a avut loc in anul 1989 când s-a trecut la suprimarea liniilor de tramvai din Piața Revoluției (fostă Piața Operei) și modificarea pe noul traseu Piața Libertății – Piața Horațiu – Catedrala Ortodoxa Româna. Acest lucru a însemnat pentru orașul Timișoara o decongestionare a traficului în zona centrală a orașului cu perspective îmbunătățite pentru modernizarea și înfrumusețarea acestei zone.

Perioada de după revoluție a devenit perioada de modernizare a tuturor liniilor de tramvai și de troleibuz, operațiune care se desfășoară și în prezent. Tot acum au loc redeschiderea relațiilor cu întreprinderi similare din țara si mai ales din străinătate, astfel că R.A.T.T. s-a modernizat prin achiziționarea de utilaje moderne de peste hotare, dar a beneficiat și de sponsorizări de la unele societăți cu care era în relații de afaceri.

Un alt eveniment important a intervenit in 1997 când pentru prima dată din istoria R.A.T.T. are loc organizarea unui concurs pentru ocuparea postului de manager general al Regiei. Un an mai târziu avea loc deschiderea bazei de agrement a R.A.T.T. eveniment ce demonstra capacitatea de dezvoltare a unității în concordanță cu modernizarea acesteia.

În anul 1999 avea să aibă loc unul dintre cele mai importante evenimente în ceea ce privesc investițiile făcute în cadrul R.A.T.T. Acesta se referă la încheierea unui contract de finanțare a modernizării infrastructurii liniei de cale cu Banca Europeană de Investiții. Contractul este în valoare de 40 000 000 $ împărțite astfel: 20 000 000 $ de la bugetul de stat și 20 000 000 $ credit de la BEI, credit acordat pentru 20 ani cu perioada de grație de 5 ani pe perioada realizării proiectului de către Consiliul Local al Municipiului Timișoara.

Toate aceste investiții au avut ca scop crearea unei unități moderne de deservire a transportului în comun pe linia municipiului Timișoara, devenind o mândrie pentru cetățenii municipiului de pe Bega. Aceste realizări au putut fi create și datorită unei foarte bune activități de management la nivelul întregii unități de-a lungul anilor, precum și datorită solidei organizări interne a Regiei.

1.2.2. Obiectul de activitate al Regiei

Așa după cum se poate observa după denumirea societății R.A.T.T. este o societate a cărui obiect principal de activitate este prestarea de servicii de transport în comun pentru populația municipiului Timișoara. Alături de aceste servicii societatea mai efectuează și servicii de întreținere a mașinilor și utilajelor aflate în exercițiul funcțiunii și chiar producerea de vagoane de tramvai.

Pentru realizarea obiectului principal de activitate, acela de asigurare de servicii de transport pentru populația municipiului, R.A.T.T. și-a alcătuit un parc de vehicule format din următoarele tipuri de vehicule (datele sunt valabile pentru anul 2000):

Tramvaie (139 buc.): – 88 buc. Timiș 2

– 41 buc. GT 4 Bremen

– 4 buc. GT 8 Karlsruhe

– 6 buc. GT 6 Karlsruhe

Troleibuze (68 buc.): – 1 buc. ROCAR

– 4 buc. GRAFF & STIFT

– 12 buc. IKARUS

– 4 buc. SAURELL

– 27 buc. DAC 117

– 14 buc. DAC 217

– 6 buc. DAC 317

Autobuze (81 buc.): – 15 buc. UDA 117

– 3 buc. UD 117

– 4 buc. IKARUS

– 1 buc. MAN

– 1 buc. SETRA

– 1 buc. RTD

– 13 buc. RD 111

– 21 buc. UDM 112

– 5 buc. U 312

– 11 buc. FIAT 409

– 2 buc. SAVIEM

– 4 buc. RENAULT

Pentru a se evidenția mai bine amploarea activității desfășurate de către R.A.T.T. se prezintă în continuare câteva date privitoare la activitatea pe anul 1999:

Structura personalului:

personal de conducere (3 bărbați + 1 femei): 4

personal de conducere secții (21+4): 25

personal de conducere servicii, birouri (12+6): 18

personal cu studii superioare (20+18): 38

subingineri (2+1): 3

maiștri (17)

personal cu pregătire liceală și postliceală pentru activitatea de specialitate (48+54): 102

personal pentru activitatea administrativă (1+6): 7

personal din activitatea de dirijare, control, mișcare, încasare (80+84): 164

– muncitori calificați (1057+184): 1241

muncitori necalificați (35)

Total persoane ( 1294 + 358 ) : 1652

Situația călătorilor:

călători transportați: 90,3 milioane de călători

coeficientul de utilizare al parcului de autovehicule: 57,63 % – tramvai

27,58 % – troleibuz

14,79 % – autobuz

călătorii gratuite: 23 285 725 pentru următoarele categorii de călători:

veterani, deportați, deținuți, revoluționari: 11 508 120 călătorii

persoane peste 70 ani: 5 614 384 călătorii

handicapați: 5 294 160 călătorii

persoane cu venituri mai mici 250 000 lei: 871 064 călătorii

s-a acordat 50 % reducere pentru 5 054 480 călătorii pensionarilor până la 70 ani.

călătoriile s-au efectuat prin bilete de călătorie, abonamente pentru 1-2 linii și general ( pe perioade cuprinse intre 7-15-30 zile), legitimații de o zi, legitimații pentru acordare de gratuități.

Alte informații de natură tehnică:

nr. puncte de vânzare a biletelor și a abonamentelor:

– 18 puncte de vânzare R.A.T.T.

-182 puncte de vânzare ale agenților economici

nr. stații călători: – în carosabil: 16, 43, 63

– pe trotuar: 63, 81, 6

– cu platformă: 93, 10, 3

distanța medie între stații: tramvai (450 m), troleibuz (500 m), autobuz (550 m)

nr. de trasee: tramvai (10), troleibuz (8), autobuz (7)

lungimea rețelei de transport ( total 301 km): tramvai (134,30 km), troleibuz (70,46 km), autobuz (96,24 km)

nr. mediu zilnic de autovehicule în circulație a fost de 164 mijloace din care: 63 tramvaie, 54 troleibuze și 47 autobuze

parcurs mediu zilnic ( total 445,46 km): tramvaie (180,73 km), troleibuze (135,95 km), autobuze (128,78 km)

distanța medie parcursă lunar ( total 728 691 km ): tramvaie (330 736 km), troleibuze (220 239 km), autobuze (177 716 km)

viteza medie de exploatare (km/h): tramvaie (15), troleibuze (14), autobuze(16)

consumul a fost de: 235 t motorină, 22 462 MWh energie electrică.

Toate aceste date relevă faptul că activitatea realizată în cadrul R.A. de Transport Timișoara este în plină dezvoltare atât din punct de vedere economic cât și în ceea ce privește asigurarea necesarului de servicii de transport în comun a municipiului de pe Bega. Totuși aceasta nu înseamnă că Regia nu se confruntă cu dificultăți și probleme care pot înfrâna dezvoltarea sistemului de transport. Aceste probleme pot fi sintetizate în cele ce urmează astfel:

Probleme actuale …

transportul electric in Timișoara rămâne ca soluție pentru transportul în comun în 85 % din total activității desfășurate de Regie;

– starea tehnică a căii de rulare este necorespunzătoare pe o bună parte din trasee;

linia de contact pentru tramvaie și troleibuze este gândită într-o soluție rigidă, necorespunzătoare cerințelor de transport actuale;

dotarea cu mijloace de transport a Regiei nu este la nivelul pretențiilor, parcul de tramvaie, dar mai alese cel de troleibuze, fiind învechit;

continuarea lucrărilor de modernizare a infrastructurii liniei de tramvai, cu finanțare prin împrumut de la Banca Mondială de Investiții trebuie efectuată cu maximă eficiență.

… și de perspectivă

modernizarea căii de rulare în carosabil prin aplicarea soluției pe pat de beton și elemente elastice de amortizare și etanșare, iar în pat propriu prin folosirea soluției cu șină tip 49 cu fixare modernă;

reproiectarea și reconstruirea liniei de contact tramvai-troleibuz prin folosirea de soluții elastice;

modernizarea parcului de mijloace de transport;

realizarea de reparații la mijloacele de transport conform scadențelor și la nivel calitativ superior;

modernizarea sistemului de dirijare a traficului de vehicule;

corelarea dezvoltării transportului public de persoane cu direcțiile de dezvoltare întocmite pentru întreg municipiul Timișoara.

1.3. Organigrama și principalii indicatori economico-financiari

REGIA AUTONOMĂ DE TRANSPORT TIMIȘOARA este înscrisă în Registrul Comerțului sub Nr. Ord. J35/3034 din iunie 1991, având numărul de Cod Fiscal R2490570. În prezent sediul companiei se afla pe B-dul Take Ionescu Nr. 56 1900 Timișoara. Regia poate fi contactată la numerele de telefon: 40(056)-133215 și fax: 40(056)-133354 sau pe adresa de internet e-mail: [anonimizat]. Are cont la Banca Comercială Română nr. 307060201 sau cod SIRUES 1141708.

Modul de organizare a activităților și a compartimentelor ierarhice la nivelul întregii Regii este prezentat în Anexa 1.

Activitatea Regiei Autonome de Transport Timișoara este condusă de către un Manager General. Activitatea acestuia este controlată de către Consiliul de Administrație care este subordonată Consiliului Local al Municipiului Timișoara prin intermediul Primăriei Municipiului Timișoara. Imediat următor, din punct de vedere ierarhic, managerului se află Directorul Economic, în subordinea căruia se află alți patru directori executivi precum și asistenți ai managerului aflați în posturi pe următoarele structuri:

direcția exploatare;

direcția marketing-comercial-tehnologie;

direcția financiar-contabil;

direcția dezvoltare.

Fiecare direcție are în subordine alte compartimente reprezentate de secții, servicii, birouri, ateliere, laboratoare etc. Repartizarea conducerii și a unităților societății pe structura organizatorică este realizată conform organigramei anexate.

Principalele activități realizate sunt grupate în cadrul direcției de exploatare a bazei tehnice. Aici funcționează următoarele secții principale:

sectorul tramvaie

sectorul troleibuze

sectorul autobuze

sectorul autobuze interurban

sectorul parc intern

Acestor sectoare principale de activitate li se adaugă secțiile auxiliare reprezentate de următoarele sectoare:

– L.C.C.S. (linie cale, linie contact și substații)

– S.R.M. (secție reparații-modernizare)

– S.P.S.S. (secție piese schimb și subansamble)

Fiecare sector principal de activitate are în subordinea sa câte două ateliere de prestări servicii reprezentate de activitatea de exploatare și cea de întreținere. În cadrul direcției comercial-tehnic se găsesc serviciile tehnic și de proiectare a tehnologiilor, de aprovizionare a depozitelor în cadrul parcului de autovehicule și cu piese de schimb și subansamble, precum și secția de reparații moderne.

În ceea ce privește datele economice privind activitatea desfășurată de R.A.T.T. în anul 2001 acestea pot fi sintetizate astfel:

1. Situația economico-financiară – mii lei –

active imobilizate 86 363 320

active circulante 40 905 098

total activ 128 726 654

capital social 100 892 349

profit 7 376 276

2. Profit și pierdere: – mii lei –

venituri din exploatare 169 188 701

cheltuieli de exploatare 157 273 805

profit din exploatare 11 914 896

venituri financiare 178 710

cheltuieli financiare 1 721 588

rezultat financiar – 1 542 978

venituri excepționale 1 763 386

cheltuieli excepționale 1 332 555

rezultat excepțional 430 838

venituri totale 171 130 697

cheltuieli totale 160 327 948

profit 10 802 749

impozit pe profit 3 426 473

Pe baza acestor date se calculează principalii indicatori care evidențiază activitatea desfășurată în cadrul Regiei Autonome de Transport Timișoara, prezentați în tabelul următor:

Tabel 1.1.

Principalii indicatori economico-financiari

Analiza datelor preluate din calcularea indicatorilor ne arată faptul că activitatea Regiei este profitabilă, iar principalii indicatori se încadrează în limitele considerate normale pentru o dezvoltare durabilă pe termen lung.

CAPITOLUL 2

ORGANIZAREA CONTROLULUI FINANCIAR PROPRIU

LA R.A.T.T.

2.1. Controlul financiar preventiv

Ca formă de control în cadrul unei societăți comerciale, controlul financiar preventiv, prin conținutul său și momentul executării sale, are rolul de a asigura oprirea de la efectuare a tuturor operațiilor economice sau financiare ce nu sunt legale, reale, economice și oportune cu scopul de a preîntâmpina încălcarea dispozițiilor legale, imobilizarea fondurilor și păgubirea avutului unității. Activitatea de control financiar preventiv reprezintă planul de organizare și ansamblul coordonat al tuturor măsurilor adoptate în interiorul instituției pentru:

a proteja valorile active;

a promova eficacitatea exploatării;

a asigura respectarea dispozițiilor administrației;

a asigura fidelitatea și exactitatea informației contabile.

În linii mari controlul financiar preventiv cuprinde:

controlul administrativ intern preventiv;

verificarea internă a activităților Regiei;

autocontrolul salariaților;

controlul contabil intern.

Se supun controlului financiar preventiv documentele ce cuprind operațiile ce se referă la drepturile și obligațiile patrimoniale ale unității, în faza de angajare și de plată, în raporturile cu alte persoane juridice sau fizice.

Se supun în mod obligatoriu controlului financiar preventiv următoarele operațiuni:

– încheierea contractelor cu partenerii interni si externi;

– încasările și plățile în lei și valuta de orice natură, efectuate în numerar și prin operațiuni bancare, cu persoane juridice sau fizice;

– trecerea pe cheltuieli, fonduri sau rezultate a unor sume care duc la diminuarea profitului sau a capitalului social;

– evaluarea mijloacelor fixe propuse spre vânzare;

– vânzarea prin licitație a activelor;

– gajarea, închirierea sau concesionarea bunurilor, subunităților sau unităților componente;

– predarea gestiunii în locație gestionară;

– vânzările cu plata prin virament;

– solicitările de credite pentru finanțarea activității curente sau pentru investiții.

În cadrul R.A.T.T. se găsesc printre obiectivele principale ale verificărilor supuse controlului financiar propriu preventiv următoarele documente (datele prezentate în tabel reprezintă doar o parte din operațiunile supuse vizei CFP):

Tabel nr. 2.1

Operațiunile supuse controlului preventiv

În ceea ce privește organizarea controlului financiar preventiv la R.A.T.T. acesta se organizează de către șeful Biroului de Control Tehnic – Financiar Intern, fiind subordonat în mod direct Managerului General al Regiei. Parțial, la realizarea controlului financiar intern participă și persoane din cadrul compartimentului financiar contabil prin grupul de control ce funcționează în cadrul acestui compartiment. Activitatea de control intern este, la rândul ei, supravegheată prin organizarea unui Compartiment de Supracontrol.

Tot în categoria controlului intern intră și efectuarea controlului tehnic de calitate, activitate ce este realizată în laboratoarele speciale, specifice obiectului principal de activitate al Regiei. Activitatea este coordonată prin intermediul unui Serviciu CTC Laboratoare, având în subordine următoarele tipuri birouri:

– laborator chimic;

– laborator metrologic;

– laborator P.R.A.M.

– stație I.T.P.

Această activitate de control se referă în principal la urmărirea oferirii unui serviciu de transport urban modern și de calitate tuturor clienților. De aceea au fost create aceste birouri de control tehnic asupra activității prestate în cadrul secțiilor principale din cadrul Direcției Exploatare. Controlul tehnic intern realizat este supus aprobării direct de către managerul general al regiei autonome.

De asemenea este de menționat și faptul că în cadrul Serviciului Resurse umane, administrativ funcționează un laborator psihologic cu funcțiuni de control preventiv în ceea ce privesc resursele umane existente în cadrul Regiei.

Constituirea acestor birouri de control financiar preventiv, diferite de activitatea desfășurată în cadrul direcției financiar-contabile, a avut loc pe baza deciziei managerului general la unității, dar această formă de organizare nu degrevează pe conducătorul compartimentului financiar-contabil de atribuția și răspunderea privind controlul financiar preventiv.

În cazul în care conducătorul Biroului de Control Tehnic–Financiar Intern, respectiv contabilul șef, lipsește din unitate (concediu de odihnă, de studii, incapacitate de muncă, etc) atribuțiile de control financiar preventiv sunt îndeplinite de către locțiitorul acestuia. Împuternicirea se face pe bază de ordin sau decizie a managerului general al R.A.T.T. Prin ordin sau decizie se stabilesc concret operațiile asupra cărora se exercită controlul financiar preventiv, condițiile și perioada în care își desfășoară această activitate care ia fost delegată.

În funcție de volumul, complexitatea și diversitatea operațiilor, de gradul de întocmire și prelucrare automatizată a documentelor, de diversitatea amplasării teritoriale a compartimentelor în care se întocmesc documentele sau au loc operațiile, managerul Regiei are dreptul, la propunerea conducătorilor compartimentului financiar-contabil și al biroului de control intern, să delege exercitarea controlului financiar preventiv și altor persoane cu atribuții financiar-contabile sau de natură tehnică din cadrul unității, care sunt astfel împuternicite să îndeplinească această sarcină pe lângă celelalte atribuții sau în mod exclusiv.

Persoanele împuternicite, cărora urmează a li se repartiza atribuții de control financiar preventiv trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiții:

– să aibă pregătire profesională corespunzătoare și experiență în activitatea financiar-contabilă;

– să corespundă din punct de vedere profesional la cinstei și corectitudinii;

– să nu participe, prin natura muncii lor, la actul sau operația supusă controlului financiar preventiv sau la înregistrarea acestuia în contabilitate, cu excepția cazurilor prevăzute de lege, interdicție justificată de faptul că una și aceeași persoană nu poate efectua controlul asupra aceluiași act sau operațiune la care a participat;

– să nu fi fost condamnate, chiar dacă au fost grațiate, pentru săvârșirea vreuneia din infracțiunile prevăzute de lege.

Exercitarea controlului financiar preventiv prin persoane împuternicite este necesar a se realiza printr-un număr redus de persoane, iar repartizarea operațiilor să permită specializarea acestora cu scopul exercitării unui control competent și eficient.

Persoanele din unitatea patrimonială care exercită control financiar preventiv, operațiile și documentele asupra cărora acestea exercită controlul ca și elemente de natură organizatorică sunt consemnate în ordine sau decizii ale managerului Regiei prin care se stabilește procedura de aplicare a reglementărilor legale generale.

Acțiunea de organizare a controlului financiar preventiv presupune soluționarea și a altor probleme cum sunt:

a) stabilirea fluxului informațional al documentelor supuse controlului financiar preventiv cu scopul asigurării operativității și calității controlului, evidențierii actelor justificative însoțitoare, ce fundamentează anumiți indicatori;

b) asigurarea legislației și instruirea personalului. În aplicarea legii controlului financiar preventiv, conducătorul Regiei trebuie să ia măsuri de asigurare a legislației necesare (legi, ordonanțe, hotărâri, ordine instrucțiuni, etc.) și instruirea permanentă și temeinică a celor care exercită control financiar preventiv cu scopul însușirii metodologiei de control și folosirii instrumentelor de lucru;

c) organizarea analizei activității de control financiar preventiv a constituit un instrument al managementului pe linia gospodăririi bunurilor materiale și bănești, identificării și mobilizării rezervelor, prevenirii pagubelor și tragerii la răspundere a celor vinovați pentru încălcarea dispozițiilor legale. De asemenea, se analizează cazurile de refuz de viză, modul de soluționare al acestora, cauzele și consecințele economico-financiare, măsurile ce au fost luate pentru prevenirea lor în viitor, precum și cazurile de efectuare a unor operațiuni care nu erau legate, necesare și economicoase, stabilindu-se măsuri concrete pentru îmbunătățirea activității de control financiar preventiv.

2.2. Controlul ierarhic operativ curent

Controlul propriu al Regiei Autonome a Transportului Timișoara se realizează și sub forma controlului ierarhic la fiecare nivel de organizare și conducere a activității, formă de control instituționalizată sub denumirea de control ierarhic operativ-curent.

Conceput ca un control exercitat în cadrul atribuțiilor curente de serviciu, controlului ierarhic operativ-curent urmărește folosirea judicioasă a timpului de lucru, îndeplinirea exemplară a sarcinilor curente, descoperirea și mobilizarea rezervelor interne, organizarea rațională a proceselor economice și desfășurarea acestora în concordanță cu prevederile planului.

Plasarea acestei forme de control la nivelul fiecărui șef de echipă asigură apropierea activității de control la locul unde se administrează patrimoniul.

Necesitatea organizării și exercitării controlului propriu al unității sub forma controlului ierarhic operativ-curent este determinată de cunoașterea modului în care sunt utilizate mijloacele materiale, financiare și umane repartizate pentru realizarea acțiunilor sau activităților planificate.

Caracteristicile principale ale controlului ierarhic operativ-curent sunt:

– caracter ierarhic, rezultat din atributul funcțiilor managerilor de la diferite nivele organizatorice. Prin exercitarea acestui control, managerul la nivelul său urmărește în mod permanent desfășurarea operațiilor economice referitoare la gestionarea, circulația și consumul valorilor materiale și bănești, în condițiile concrete în care organele de execuție își îndeplinesc sarcinile de serviciu;

– caracter operativ, pin efectuarea controlului în timpul desfășurării normale a activității, a proceselor economice și financiare. Pentru a fi operativ, controlul trebuie să urmeze atât de aproape operațiile, încât abaterile constatate să poată fi remediate imediat, iar acolo unde este posibil, controlul să fie simultan cu desfășurarea operațiunilor;

– caracter curent, prin aceea că este exercitat în mod continuu și sistematic, caracter care îi conferă acestei forme de control un grad sporit de eficacitate în practica conducerii activității;

– caracter de îndrumare și sprijin direct, prin care managerul acordă organelor de execuție asistență de specialitate în vederea îndeplinirii sarcinilor curente de plan și pentru evitarea sau înlăturarea operativă a abaterilor.

Acest tip de control, care se referă la orice funcție de conducere din interiorul unității, exprimă de fapt aplicarea principiului potrivit căruia conducătorul exercită controlul asupra subordonaților. Deși, la prima vedere, s-ar părea că această formă de control merge de la sine, totuși, practica a demonstrat că și acest control presupune o organizare și respectarea câtorva reguli. Condițiile de organizare a controlului ierarhic al conducătorului sunt următoarele:

Periodicitatea efectuării controlului, adică zilnic, decadal, lunar etc. în raport de specificul activității controlate, numărul de salariați, dispersarea teritorială a subunității controlate etc.

Modul de acționare, respectiv prin inspecție la fața locului, chemarea salariatului, primirea de rapoarte periodice, folosirea telefoniei interne etc.

Conținutul controlului, adică conducătorul să compare activitatea realizată de subordonat cu ceea ce acesta trebuia să realizeze, potrivit normelor și prescripțiilor stabilite.

În legătură cu acestea, se cer două condiții esențiale și anume:

subordonatul să cunoască normele și prescripțiile pe care trebuie să le respecte, având stabilită pentru funcția sa „Fișa postului”.

conducătorul să nu pretindă cerințe suplimentare, peste cele stabilite prin „Fișa postului”, pentru a evita ivirea unor conflicte.

Tabel nr. 2.2.

Fișa postului

Controlul ierarhic operativ-curent are în principal următoarele sarcini:

asigurarea aplicării și respectării stricte a legilor, actelor normative care reglementează activitatea din domeniul de activitate al Regiei (adică activitatea de transport de persoane), precum și a reglementărilor proprii, instituite prin actele de constituire (statut) sau de funcționare

gestionarea eficientă a mijloacelor materiale și bănești;

introducerea unei ordini și discipline riguroase în administrarea și gestionarea bunurilor și banilor unității;

apărarea patrimoniului unității;

identificarea și mobilizarea rezervelor interne;

prevenirea, descoperirea și recuperarea operativă a pagubelor materiale;

educarea lucrărilor în vederea îndeplinirii corecte și la timp a sarcinilor de serviciu.

Cerințele generale și specifice de control operativ-curent sunt, în principal, următoarele:

a) cerințe generale:

– asigurarea îndeplinirii obiectivelor generale prin evaluarea sistematică și menținerea la un nivel considerat acceptabil a riscurilor asociate structurilor, programelor, proiectelor sau operațiunilor;

– asigurarea unei atitudini cooperante a personalului de conducere și de execuție, acesta având obligația să răspundă în orice moment solicitărilor conducerii și să sprijine efectiv controlul intern;

– asigurarea integrității și competenței personalului de conducere și de execuție, a cunoașterii și înțelegerii de către acesta a importanței și rolului controlului intern;

– stabilirea obiectivelor specifice ale controlului intern, astfel încât acestea să fie adecvate, cuprinzătoare, rezonabile si integrate misiunii instituției și obiectivelor de ansamblu ale acesteia;

– supravegherea continuă de către personalul de conducere a tuturor activităților și îndeplinirea de către personalul de conducere a obligației de a acționa corectiv, prompt si responsabil ori de cate ori se constată încălcări ale legalității și regularității în efectuarea unor operațiuni sau in realizarea unor activități în mod neeconomic, ineficace sau ineficient;

b) cerințe specifice:

– reflectarea în documente scrise a organizării controlului intern, a tuturor operațiunilor instituției și a tuturor evenimentelor semnificative, precum și înregistrarea si păstrarea in mod adecvat a documentelor, astfel încât acestea să fie disponibile cu promptitudine pentru a fi examinate de către cei in drept;

– înregistrarea de îndată și in mod corect a tuturor operațiunilor și evenimentelor semnificative;

– asigurarea aprobării și efectuării operațiunilor exclusiv de către persoane special împuternicite în acest sens;

– separarea atribuțiilor privind efectuarea de operațiuni între persoane, astfel încât atribuțiile de aprobare, control si înregistrare să fie, într-o măsura adecvata, încredințate unor persoane diferite;

– asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile;

– accesarea resurselor și documentelor numai de către persoane îndreptățite și responsabile în legătură cu utilizarea și păstrarea lor.

Organizarea controlului ierarhic operativ-curent se axează pe modul de organizare a întregii unități patrimoniale și se atribuie conducătorilor de compartimente numai acele sarcini care derivă din statutul de organizare și funcționare astfel încât controlul să constituie o continuare firească a sarcinilor de serviciu, un instrument cu ajutorul căruia să se urmărească felul în care se aplică actele normative precum și actele de dispoziție internă. La baza organizării controlului ierarhic operativ-curent stă principiul potrivit căruia cine conduce un anumit loc de muncă este obligat să controleze direct, permanent și îndeaproape tot ce se întâmplă în aceste compartimente în scopul intervenției rapide și eficiente pentru realizarea sarcinilor propuse.

Controlul ierarhic operativ-curent stabilește pentru managerul fiecărei trepte organizatorice următoarele obligații:

să exercite un control direct asupra activității compartimentelor aflate în subordine;

să controleze inopinat locurile unde se păstrează și se vehiculează valorile materiale și bănești din unitate;

să stabilească fiecărei persoane cu funcții de conducere din subordinea sa, atribuțiile de control operativ-curent, condițiile de exercitare a acestor atribuții și răspunderile ce-i revin;

să dezvolte autocontrolul lucrărilor în realizarea curentă a operațiilor pe care le efectuează.

Organizarea controlului ierarhic operativ-curent constituie o obligație legală a conducătorilor unității patrimoniale analizate, pentru care sunt necesare soluționarea următoarelor probleme:

elaborarea organigramei de sistem a managerilor cărora le revine sarcina de control ierarhic operativ-curent;

delimitarea pe baza organigramei a nivelului și sferei activităților ce revin fiecărui manager;

delegarea atribuțiilor de control, repartizarea acestora între conducerea generală a Regiei și responsabilii compartimentelor funcționale;

precizarea frecvenței și gradului de adâncire a controlului pentru diferite domenii de activitate analizate.

stabilirea obiectivelor de control pentru fiecare activitate supusă controlului;

admiterea decizie conducerii Regiei prin care se stabilesc atribuțiile nominale de control;

stabilirea tehnicilor și metodelor de exercitare a unui control complet, operativ și eficient;

instruirea permanentă a personalului cu funcții manageriale și cele de execuție în problemele ce formează obiectul controlului ierarhic operativ-curent;

analiza și informarea periodică a Consiliului de Administrație asupra constatărilor controalelor efectuate și a măsurilor luate asupra celor ce urmează a se lua în continuare pentru a se asigura o gospodărire cât mai eficientă a mijloacelor materiale și bănești.

Organizarea și funcționarea cât mai riguroasă a întregului mecanism al controlului ierarhic operativ-curent pentru gospodărirea rațională a patrimoniului presupune o muncă perseverentă și de mare răspundere, în care este necesar să se țină seamă de specificul fiecărui compartiment, de structura organizatorică, de volumul operațiunilor precum și de relațiile ierarhice și funcționale între compartimente.

Norma internă care reglementează organizarea și exercitarea controlului ierarhic operativ-curent este decizia conducerii, prin care se stabilesc:

persoana abilitată cu sarcinile de control și limitele domeniului de activitate;

activitățile și obiectivele care urmează a fi controlate;

normele legale care reglementează activitatea în domeniul repartizat;

frecvența, respectiv periodicitatea obligatorie de exercitare a controlului;

modul de exercitare, tehnica și metodele de lucru;

răspunderile și sancțiunile pentru neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a sarcinilor de control.

La stabilirea elementelor deciziei, care să corespundă concretizării și delimitării riguroase a sarcinilor și componentelor la toate nivelele ierarhice, este indicat să fie consultate cadre cu funcții de răspundere bine pregătite și specializate, iar problematica să fie dezbătută și aprobată de Consiliul de Administrație a Regiei.

În organizarea controlului ierarhic operativ-curent o problemă importantă, de a cărei rezolvare depinde în bună măsură eficiența acestuia, o constituie delegarea autorității de control, respectiv repartizarea acesteia între conducerea la nivel central și responsabilii compartimentelor funcționale.

Repartizarea atribuțiilor de control ierarhic operativ-curent trebuie făcută astfel încât șefii de compartimente să fie investiți de autoritatea necesară exercitării unui control eficient de care răspund și cu competența luării operative a deciziilor, dar să asigure pe de altă parte păstrarea la nivelul conducerii centrale a Regiei a acelor pârghii de control necesare fundamentării deciziilor care privesc acțiunile mai importante privind administrarea patrimoniului acesteia.

Prin organizarea corespunzătoare a controlului ierarhic operativ-curent se realizează continuitatea în ciclul de control, se asigură legătura în timp între controlul anterior (preventiv) și cel posterior (ulterior), cuprinderea în control a tuturor momentelor activității economico-financiare realizate în cadrul Regiei Autonome a Transportului Timișoara.

2.3. Controlul financiar de gestiune

Realizarea ciclului de control în unitățile patrimoniale presupune manifestarea și exercitarea atribuției de control a managementului în toate fazele activității social economice.

Deși centrul de greutate în ciclul de control se situează la nivelul controlului ce se desfășoară înainte de producerea fenomenelor și proceselor, totuși un rol important revine controlului ulterior, singurul în măsură de a compara rezultatele obținute cu previziunile actelor normative în vigoare, de a stabili abaterile, de a identifica și localiza cauzele acestora, precum și de a propune măsuri pentru remedierea și prevenirea fenomenelor negative, pentru sancționarea persoanelor ce se fac vinovate de situațiile necorespunzătoare constatate.

Controlul financiar de gestiune, ca formă a controlului financiar propriu, este control financiar ulterior care urmărește respectarea dispozițiilor legale cu privire la gestionarea și gospodărirea mijloacelor materiale și bănești pe baza documentelor înregistrate în evidența tehnico-operativă și în contabilitate.

Controlului financiar de gestiune organizat în cadrul R.A.T.T. îi revin o serie de sarcini specifice determinate însăși de poziția față de momentul desfășurării activității pe care o supune controlului:

– asigurarea integrității proprietăților Regiei și a utilizării eficiente a mijloacelor materiale și bănești;

– asigurarea respectării prevederilor legale ce reglementează încadrarea și retribuirea personalului muncitor, precum și acordarea drepturilor bănești cuvenite acestuia;

– efectuarea recepțiilor și inventarierilor;

– urmărirea modului în care este respectată disciplina financiară în efectuarea tuturor încasărilor sau plăților în lei sau în valută din fondurile unității în contul altor unități sau persoane fizice;

– asigurarea respectărilor prevederilor actelor normative privind întocmirea și circulația documentelor primare, organizare și conducerea contabilității și a evidenței tehnico-operative, precum și realitatea datelor din conturi, bilanțuri și conturi de execuție;

– verificarea modului de organizare, funcționare și exercitare a controlului financiar preventiv, tehnic-operativ curent și chiar a controlului ulterior al unităților din subordine;

Aceste sarcini ale controlului financiar de gestiune se realizează în activitatea de control propriu-zisă prin două grupe de obiective: sub forma verificărilor cu caracter economico-financiar și sub forma controlului gestionar de fond, fapt pentru care în practică, controlul financiar de gestiune mai poartă denumirea și de „Control financiar intern” sau „Control gestionar de fond ” sau „Revizie gestionară”.

Controlul financiar de gestiune are ca obiective principale următoarele:

Existența, integritatea, păstrarea și paza bunurilor și valorilor de orice fel deținute sub orice formă sau titlu, ceea ce implică:

Respectarea legalității cu privire la evidența existenței, păstrării și folosirii patrimoniului:

controlul existenței faptice a mijloacelor materiale (stabilite la inventariere prin numărare, cântărire, măsurare în raport de specificul, natura și caracteristicile acestora, precum și în funcție de elementele consemnate în documentele care le-au însoțit la achiziționare), stabilirea concordanței între existența mijloacelor materiale faptic la control și datele înscrise în evidența contabilă, respectiv tehnico-operativă;

respectarea normelor referitoare la delimitarea materialelor, în funcție de situația existentă;

existența faptică a numerarului și a celorlalte valori aflate în casă și confruntarea acestora cu datele evidenței tehnico-operative și contabile;

concordanța dintre documentele de încasări și plăți în numerar cu datele din registrul de casă și evidența contabilă și confruntarea acestora cu evidențele unităților bancare la care are deschise conturile Regia Autonomă a Transportului Timișoara;

exactitatea calculelor și a raportărilor referitoare la încasări și plăți;

existența altor valori materiale și confruntarea stocurilor faptice cu datele din evidența tehnico-operativă și contabilă;

controlul legalității, realitatea operațiunilor de intrare și modul de justificare pentru cecuri de decontare, tichete de masă, tichete și abonamente pentru mijloacele de transport în comun, bonuri de cantități fixe de benzină;

legalitatea, realitatea și reflectarea în evidențe a modificărilor de patrimoniu prin investiții de capital, donații și achiziții de produse, transformări și ca efect al activității proprii de cercetare, proiectare și de producție;

respectarea normelor legale referitoare la încheierea contractelor cu agenții economici;

aplicare prevederilor legale referitoare la: recepția, autorecepția , expediția și transportul mijloacelor materiale;

respectarea normelor legale pentru gestionarea și depozitarea mijloacelor materiale;

utilizarea și întreținerea capacităților de depozitare a instalațiilor, utilajelor precum și a mijloacelor de transport din dotare.

Controlul respectării prevederilor legale referitoare la constituirea și componența comisiilor de inventariere și efectuarea operațiunilor de inventariere;

inventarierea periodică a întregului patrimoniu (precum și a bunurilor aparținând altor unități, care temporar se află în posesia unității adică în custodie) în condițiile și la termenele prevăzute de dispozițiile legale în vigoare;

inventarierea patrimoniului sau a unor elemente patrimoniale ori de câte ori:

intervine o predare-primire de gestiune;

sunt indicii că există lipsuri sau plusuri de gestiune care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;

s-au produs modificări de prețuri ca urmare a organelor competente;

gestiunile în cauză se comasează, se scindează sau se desființează;

s-au produs calamități naturale sau cazuri fortuite, precum și acelorlalte dispoziții legale privind inventarierea patrimoniului.

stabilirea rezultatelor inventarierii și înregistrarea acestora potrivit normelor;

realitatea inventarierilor stocurilor faptice de către comisii cu ocazia inventarierii periodice a întregului patrimoniu, predării-primirii de gestiuni, precum și a bunurilor aparținând altor unități aflate în custodie;

legalitatea măsurilor luate pentru recuperarea lipsurilor și a pierderilor din bunurile deteriorate, degradate, dezasortate, cu termenele de garanție depășite, inutilizabile, precum și pentru înregistrarea plusurilor.

Controlul organizării corespunzătoare a pazei bunurilor cu angajați proprii:

asigurarea securității gestiunilor de valori materiale prin spații special amenajate, prevăzute cu drugi sau gratii și lacăte sau încuietori la ferestre și uși, astfel încât să se prevină orice posibilitate de înstrăinare sau sustragere a mijloacelor materiale;

organizarea și executarea controlului (permanent și inopinat) asupra ieșirii mijloacelor de transport, a angajaților și a altor persoane;

asigurarea securității numerarului prin păstrarea în case de bani în încăperi separate, prin transporturi la și de la bancă sau la punctele de efectuare a plăților în condiții care să prevină sustragerile, pierderile;

exercitarea controlului casieriei de către contabilul șef sau delegatul său;

controlul curent exercitat de către serviciul de resort asupra activității gestionarilor de mijloace materiale;

verificarea de către conducătorul departamentului financiar-contabil sau delegatul său a modului în care se fac înregistrările în evidențele gestiunilor de mijloace materiale;

calcularea, solicitarea și încasarea penalizărilor în cazul nerespectării cauzelor contractuale;

recuperarea de la cei vinovați a pagubelor provenite din substituiri, denaturări, alterări, avarii, lipsuri și sustrageri de mijloace materiale datorită nerespectării normelor de încărcare, ambalare, transport, descărcare, pază, recepție și depozitare;

stabilirea funcțiilor prin a căror ocupare angajatul dobândește calitatea de gestionar și respectarea legalității cu privire la angajarea gestionarilor:

angajarea și menținerea în funcție numai a acelor gestionari care îndeplinesc condițiile prevăzute de lege, referitoare la vârstă, studii, care nu sunt condamnați penal, în curs de urmărire, în curs de judecată, a celor amnistiați etc;

solicitarea de către unitate a relațiilor cu privire la antecedentele penale și cele cu privire la plata impozitului pentru bunurile ce n-au fost dobândite ilicit pentru persoanele care urmează a fi angajate sau trecute în funcția de gestionar;

existența avizului scris al celorlalți gestionari în cazul gestiunii încredințate mai multor gestionari pentru angajare sau trecerea în funcția de gestionar;

atribuirea calității de gestionar angajaților care îndeplinesc funcții (de control financiar sau contabil) incompatibile cu cea de gestionar;

stabilirea garanțiilor, constituirea și ridicarea lor, recuperarea din garanții a pagubelor produse de gestionar, potrivit prevederilor legale

stabilirea răspunderii gestionarilor , a angajaților cu funcții de conducere și oricăror alți angajați pentru pagubele produse, potrivit dispozițiilor legale.

Utilizarea valorilor materiale de orice fel, declasarea și casarea de bunuri, legalitatea și realitatea operațiilor de ieșire-eliberare pentru consum, transferuri, prelucrări de la terți din evidența tehnico-operativă și contabilă.

respectarea normelor legale în ce privește eliberarea mijloacelor material;

darea în consum a mijloacelor materiale în concordanță cu normele de consum, de întreținere și reparații;

respectarea destinației pentru care au fost procurate mijloacele materiale;

modul cum s-au făcut scăderile din gestiune a perisabilităților;

reflectarea în evidență a deșeurilor, rebuturilor, remanierilor, degradărilor, deprecierilor, perisabilităților, legalitatea și realitatea acestora, precum și măsurile luate pentru prevenirea lor;

legalitatea și realitatea operațiunilor de casare, declasare, scoatere din uz, transferare, etc. a mijloacelor materiale și valorificarea bunurilor recuperate;

evidența separată a cantităților de carburanți și lubrifianți lichizi și b.c.f.-uri pe sortimente de produse, feluri de bonuri și conducători de mijloace de transport, astfel:

eliberarea foilor de parcurs numai după predarea celor din ziua precedentă și a b.c.f.-urilor numai după ce au fost justificate cele primite anterior;

înscrierea în foile de parcurs a fiecărei curse cu distanțele parcurse;

existența, funcționarea în bune condiții și verificarea periodică la metrologie a aparatelor de kilometraj.

Efectuarea, în numerar sau în prin cont, a încasărilor și plăților, în lei sau în valută, de orice natură, încadrarea personalului și acordarea drepturilor bănești ce i se cuvin.

legalitatea promovărilor în funcții tehnice de execuție sau de specialitate;

modul cum este stabilit salariul de bază în raport cu răspunderea și complexitatea sarcinilor, precum și nivelul de pregătire necesar funcției ocupate;

modul în care sunt stabilite sporurile la salariul de bază:

sporuri pentru vechime în muncă;

sporuri pentru condiții speciale de muncă.

legalitatea și realitatea plăților pt. program prelungit de lucru, ore suplimentare, etc;

concordanța sumelor trecute în statele de salarii cu deciziile de încadrare;

legalitatea și realitatea plăților reprezentând ajutorul în cadrul asigurărilor sociale;

legalitatea drepturilor personalului pe perioada delegării, detașării sau trecerii temporare într-o altă muncă;

legalitatea sumelor acordate pentru indexarea salariilor pe perioada verificată;

legalitatea plăților pentru cei trimiși la specializare în străinătate;

legalitatea și realitatea plăților pentru drepturile de concediu de odihnă;

aplicarea dispozițiilor legale cu privire la calcularea, reținerea și vărsarea impozitului pe salarii, a contribuției pentru pensia suplimentară, pentru ajutorul de șomaj, a popririlor, a ratelor pentru mărfuri procurate pe credit, despăgubirilor, chiriilor, etc;

exactitatea calculelor și a rapoartelor din documentele pe baza cărora se ridică, eliberează sau plătesc salarii și alte drepturi de personal.

Întocmirea și circulația documentelor primare, documentelor tehnico-operative și contabile

primirea, eliberarea și utilizarea mijloacelor materiale numai pe bază de documente legal întocmite;

completarea documentelor primare potrivit indicatorilor formularului respectiv și a normelor în vigoare, semnarea acestora de cei în drept și predarea lor la termen persoanelor îndreptățite;

conducerea clară și exactă a evidenței contabile care să asigure atât reflectarea în expresie bănească a patrimoniului prin înregistrarea exactă și la timp a tuturor operațiunilor economice și financiare, cât și exercitarea controlului permanent al existenței și mișcării valorilor patrimoniale;

procurarea formularelor cu regim special, recepționarea și încredințarea lor spre păstrare unor angajați special desemnați; evidența corectă a formularelor cu regim special; justificarea formularelor cu regim special; evidența formularelor restituite, greșit tipărite sau eronat completate;

modul de organizare și exercitare a controlului financiar preventiv;

modul de realizare a măsurilor stabilite ca urmare a verificărilor efectuate de organele controlului financiar;

activitatea controlului financiar intern;

alte obiective.

Cadrul organizatoric al controlului presupune:

stabilirea unităților și activităților supuse controlului în baza unui program de control, întocmit semestrial;

operațiile supuse controlului;

scopurile urmărite la control.

Controlul financiar de gestiune se organizează pentru verificarea activităților desfășurate în subunitățile și a gestiunile proprii cel puțin o dată pe an.

Controlul se efectuează în totalitate sau prin sondaj în raport de volumul, valoarea și natura bunurilor, tentațiile și posibilitățile de sustrageri, condițiile și păstrare și gestionare, precum și frecvența abaterilor constatate anterior, cuprinzându-se un număr reprezentativ de repere și documente care să permită tragerea unor concluzii temeinice asupra respectării actelor normative din domeniul financiar-contabil și gestionare.

Activitate de controlul financiar de gestiune se desfășoară pe baza programelor de lucru semestriale, întocmite de șeful compartimentului de controlul financiar de gestiune și aprobate de managerul general. În program se nominalizează gestiunile și activitățile ce urmează a fi controlate, perioada supusă controlului și cea stabilită pentru efectuarea controalelor și organele care efectuează controlul.

CAPITOLUL 3

EXERCITAREA CONTROLULUI FINANCIAR PROPRIU

LA R.A.T.T.

3.1. Metodologia de exercitare a controlului financiar propriu

Metodologia de control reprezintă calea științifică de acțiune pentru oglindirea realității, legalității și eficienței activității economico-financiare, pentru cunoașterea și perfecționarea acesteia.

Exercitarea controlului este un proces cu următoarele momente:

cunoașterea situației prestabilite (sarcini de plan, norme, scopuri, prevederi legale, previziuni);

stabilirea situației reale;

determinarea abaterilor, prin confruntarea situației reale cu cea prestabilită;

concluzii, sugestii, propuneri și măsuri;

Metodologia de exercitare a controlului, privită ca un proces structurat pe momentele prezentate anterior, presupune, în interdependență, să se aibă în vedere:

– formularea obiectivelor controlului;

– sursele de informații pentru control (documentele primare, evidența tehnico-operativă și contabilă, documente de plan);

– formele de control și organele competente să efectueze controlul asupra obiectivelor stabilite;

– aplicarea procedeelor și modalităților de control cu ajutorul cărora se realizează cunoașterea și perfecționarea activităților controlate;

– abaterile, deficiențele, lipsurile, precum și rezervele ce se pot constata în sfera obiectului controlat, cu ajutorul tehnicilor de control;

– actele de control în care se scriu constatările;

– modalitățile de finalizare a acțiunii de control;

– eficiența controlului pe linia prevenirii, constatării și înlăturării abaterilor, deficiențelor, lipsurilor și cea a perfecționării activității controlate.

Metodologia de control utilizează atât căi și metode proprii de executare, cercetare și acțiune, cât și instrumente metodologice ale altor discipline științifice, cum sunt cele ale analizei economico-financiare, matematicii, statisticii, etc. De asemenea în cadrul metodologiei de control sunt incluse metode cât și procedee, tehnici, modalități sau instrumente de control economico-financiar.

Cunoașterea, stăpânirea și aplicarea cu discernământ și suplețe, în raport cu obiectivele controlului și situațiile din teren, a metodelor, tehnicilor și procedeelor de control, constituie una din premisele de bază, care asigură eficiență și finalitate în activitatea de control. Experiența în activitatea de control a dovedit cât de important este ca organele de control să cunoască teoretic și să aplice selectiv în practică metodele, tehnicile și procedeele de control, dintre care amintim:

Controlul documentar contabil este procedeul de stabilire a realității, legalității și eficienței operațiilor și activității economice și financiare, prin examinarea documentelor primare și centralizatoare a înregistrărilor în evidența tehnico-operativă și contabilă, a situațiilor contabile și bilanțurilor.

Controlul documentar contabil se utilizează cu caracter preventiv și concomitent, integrat organic sistemului de organizare și conducere a evidenței tehnico-operative și contabile. De asemenea, întrucât documentele se referă la operații economice și financiare care au avut loc, procedeul se utilizează, cu precădere, în efectuarea controlului ulterior, situație în care poartă denumirea de revizie documentar-contabilă.

Controlul documentar-contabil se exercită cu următoarele modalități sau tehnici:

controlul cronologic ce se exercită în ordinea întocmirii, înregistrării și îndosarierii documentelor;

controlul invers cronologic se exercită de la sfârșitul spre începutul perioadei de control;

controlul sistematic sau pe probleme în care se procedează la gruparea documentelor pe probleme (operații de casă, aprovizionare, salarizare etc.) și apoi la controlul lor în ordine cronologică;

controlul reciproc ce constă în cercetarea și confruntarea unor documente sau evidențe cu conținut identic însă legate reciproc (de exemplu documentele de transport cu factura furnizorului);

controlul încrucișat constă în cercetarea și confruntarea tuturor exemplarelor unui document existente la entitatea controlată și la alte entități la care s-au făcut decontări, de la care s-au primit sau cărora li s-au livrat materiale etc.;

investigația constă în obținerea de informații verbale sau scrise, privind domeniul, operația sau persoana controlată, de la diferite persoane;

comparația de control constă în examinarea unor date care reflectă activitatea unității în perioade diferite, prin examinarea comparativ a diferitelor solduri din evidențele analitice cu cele din conturile sintetice supuse controlului;

calculul de control presupune reproducerea muncii îndeplinite de contabili;

analiza și studiul general se utilizează pentru argumente justificative ale controlului;

examenul critic ce implică examinarea actelor, documentelor și evidențelor, astfel încât să se acorde atenție problemelor mai importante;

analiza contabilă cu ajutorul căreia se determină conturile în care urmează a se înregistra operația precum și relația dintre ele;

tehnica operațiilor bilanțiere prin care se verifică elementele de activ și pasiv ce se reflectă în contabilitate atât în unitatea cât și în părțile lor componente cu ajutorul conturilor sintetice și a celor analitice ce se vor controla;

exercitarea controlului documentar-contabil în condițiile prelucrării electronice a datelor ce poate fi realizat prin colaționarea cu ajutorul controlului prin zero, adică prin compararea și concordanța rezultatelor unei totalizări duble.

Controlul faptic este procedeul de stabilire reală a existenței și mișcării mijloacelor materiale și bănești și a desfășurării activității economice și financiare. Controlul faptic se exercită la locul de existență a mijloacelor materiale și bănești și are ca obiectiv determinarea exactă a cantităților și valorilor existente, a stării în care se găsesc, a stadiului și modului de prelucrare, a respectării legalității în utilizarea lor.

Principalele tehnici de control faptic sunt:

inventarierea, ca modalitate principală de control faptic, are ca obiectiv constatarea existentei cantitative și calitative a elementelor de activ și pasiv ale unei gestiuni, precum și a modului de executare a sarcinilor de către gestionari. (inventarierea în cadrul R.A.T.T. va fi tratată mai amănunțit în capitolul următor);

expertiza tehnică și analiza de laborator sunt modalități de control faptic care se folosesc pentru stabilirea integrității valorilor materiale, calității unor operațiuni, conținutul anumitor lucrări, volumul manoperei și cantității de materiale necesare pentru executarea lor. În cadrul R.A.T.T. acestea se efectuează de către specialiști tehnicieni la solicitarea organelor de control prin compartimentele Serviciul organizare, norme, planificare, calitate și Serviciul CTC laboratoare;

observarea directă este folosită pentru stabilirea unor situații faptice care nu rezultă din documente. Ea desemnează practica organului de control de a merge la fața locului pentru a constata modul în care personalul controlat își îndeplinește obligațiile de serviciu. Observarea directă se poate face pe bază de program sau inopinat, în locurile unde se desfășoară activitățile Regiei: secții, ateliere, sectoare, laboratoare, depozite, birouri etc.;

inspecția fizică constă în examinarea activelor și a altor surse. Ea este o probă sigură pentru constatarea existenței unui anumit post de activ, a imobilizărilor sau actelor justificative înregistrate în evidență (controlul banilor în casă, a listelor de inventariere etc.).

Controlul integral sau total, al cărui conținut exprimă cuprinderea în verificare a întregii activități și a tuturor documentelor și operațiilor care au loc în unitate. În cadrul R.A.T.T., aceasta fiind o entitate economică mare, controlul total nu se realizează în orice situație. Totuși, controlul integral este indicat a se utiliza atunci când necesitățile îl impun, dat fiind gravitatea abaterilor, abuzurilor și altor neajunsuri.

Dintre avantajele controlului total menționăm că acesta oferă concluzii asupra întregii activități, caracterizează pe deplin eforturile și rezultatele, oglindește în totalitate lipsurile și deficiențele din unitatea verificată. În același timp însă, controlul integral reprezintă riscul că poate conduce la imobilizarea disproporționată a capacității de control, în raport cu rezultatele obținute în urma uni asemenea control.

Controlul prin sondaj înseamnă cuprinderea în verificare numai a celor mai reprezentative documente și operații sau a anumitor perioade, care permit obținerea unor concluzii cu caracter general asupra obiectivului urmărit. Sondajul este controlul selectiv care simplifică sarcina de apreciere prin utilizarea unui exemplu reprezentativ și permite, astfel, să se obțină economii autentice în ceea ce privește munca de control.

Eficiența controlului prin sondaj depinde de alegerea perioadei, operațiunilor și documentelor ce se controlează și care dau posibilitatea generalizării concluziilor și măsurilor ce se impun. Întinderea și durata sondajului trebuie să fie diferențiate, în raport cu obiectivele urmărite, cu natura operațiilor. Dacă, în cadrul controlului prin sondaj, se stabilesc pagube pentru care trebuie luate măsuri de recuperare, operațiile respective se verifică în totalitate, pentru a se stabili cuantumul integral al pagubei, conform dispozițiilor legale.

Ca modalitate de control faptic, inventarierea poate fi efectuată prin control total sau prin sondaj, în funcție de natura elementelor controlate și de obiectivele urmărite. Inventarierea totală permite cunoașterea efectivă a realității și obținerea unor concluzii exacte, dar reclamă timp îndelungat, efort substanțial și sistarea operațiilor de primire și eliberare a bunurilor. Inventarierea prin sondaj este mai operativă însă are o precizie mai scăzută. Cu toate acestea, în practică, inventarierea de control se realizează frecvent pe calea sondajului, ca urmare a volumului și sortimentelor sporite de valori care trebuie inventariate.

Controlul prin sondaj prezintă avantajul utilizării raționale a capacităților de control, îndreptării cu precădere a acestora către activitățile, operațiile și perioadele cu volum, pondere și unde sunt indicii de nereguli, cu alte cuvinte, folosirea acestei metode asigură o suplețe și adaptare a controlului la situația de fapt din teren. Este cea mai rațională metodă de control, unanim recunoscută.

3.2. Controlul financiar preventiv

Controlul financiar preventiv se exercită pe baza normelor metodologice elaborate de către Ministerul Finanțelor reprezentate de Normele Nr. 63943 din 30 septembrie 1991 privind modul de organizare si exercitare a controlului financiar propriu, Ordonanța nr. 119 din 31 august 1999 privind auditul intern si controlul financiar preventiv completate de Normele Metodologice din 6 februarie 2001 privind cadrul general al atribuțiilor si exercitării controlului financiar preventiv propriu. Aceste norme cuprind operațiile și documentele ce se supun controlului financiar preventiv, precum și atribuțiile ce revin conducătorilor compartimentelor de specialitate în care au loc operațiile și celor împuterniciți să execute acest control.

În ceea ce privește metodologia de exercitare a controlului financiar preventiv propriu se are în vedere faptul că există două situații ce pot apărea în decursul efectuării controlului:

acordarea vizei de control financiar preventiv;

refuzul vizei de control financiar preventiv.

Pentru fiecare operațiune supusă controlului financiar preventiv se face o verificare și analiză completă pentru a se constata respectarea cumulativă a cinci condiții esențiale:

1. Legalitatea unei operații economico-financiare pentru verificarea căreia controlul financiar preventiv urmărește:

– operația înscrisă în document să aibă la bază un act normativ ce prevede efectuarea acesteia;

– nivelul valoric sau cel cantitativ la care urmează a se realiza operațiunea respectivă;

– respectarea condițiilor prevăzute în actul normativ;

– respectarea termenului legal în care urmează a se produce operațiunea;

– existența unei decizii sau hotărâri a conducerii unității (organul ierarhic superior) prin care se dispune efectuarea operațiunii;

– existența unei documentații tehnico-economice aprobată etc.

2. Realitatea sau autenticitatea operațiilor economice ce vizează posibilitatea existenței și producerii unei anumite operații precum și transformarea acestei posibilități în realitate. Verificarea realității operațiilor economice de către controlul financiar preventiv presupune urmărirea următoarelor aspecte:

– existența unei activități reale a unității ce impune efectuarea operației respective;

– mărimea operației este strict determinată de mărimea sarcinilor de plan aferente perioadei;

– existența mijloacelor materiale, tehnice și financiare necesare realizării operației;

– existența cadrului organizatoric adecvat de efectuare a operației;

– asigurarea locului de realizare a operației economi-financiare cu forța de muncă corespunzătoare, etc.

3. Necesitatea unei operații economico-financiare pentru a cărei verificare se urmărește ca operația să rezulte din nevoile reale de funcționare ale unității (nevoi determinate de îndeplinirea indicatorilor planificați sau a acțiunilor prestabilite de organul ierarhic superior). Cu ocazia verificării necesității operațiilor controlului financiar preventiv urmărește ca:

– operația este determinată de o activitate ce urmează a se desfășura in cadrul unității;

– nivelul la care este preconizat a se realiza operația solicitată este corelat cu parametrii activității, fie cei stabiliți prin plan, fie cei existenți în momentul respectiv;

– operația are caracter de repetabilitate. În aceste condiții, persoana care exercită controlul financiar preventiv urmărește ca operația să se desfășoare uniform, la aceeași parametri de fiecare dată. Dacă operația are caracter întâmplător trebuie analizați atât factorii din interior, cât și cei din exterior care-i determină necesitatea producerii;

– documentele în care sunt înscrise astfel de operații au viza consilierului juridic sau aprobarea Directorului General, semnături care întăresc caracterul de necesitate al acestora;

– necesitatea efectuării operației să fie determinată de nevoi de funcționare imediate ale unității patrimoniale. Pentru cazurile în care se solicită, prin documentele prezentate la viza de controlul financiar preventiv, operațiile care vor fi necesare unității într-un viitor mai mult sau mai puțin apropiat, persoana care exercită controlul va analiza motivele devansării și efectele situației economico-financiare a întreprinderii.

4. Verificarea oportunității operațiilor economico-financiare, de către controlul financiar preventiv are în obiectiv un singur element – momentul sau perioada optimă de înfăptuire a operației. Momentul sau perioada optimă de înfăptuire a unei operații economico-financiare cu caracter patrimonial se corelează cu :

posibilitățile reale materiale, tehnice sau financiare de realizarea a acesteia;

momentul sau perioada în care au fost prevăzute a se realiza anumiți indicatori sau sarcini de plan;

gradul maxim de eficiență, posibil de realizat în momentul sau perioada optimă preconizată;

termenele prevăzute în contractele încheiate cu unitățile beneficiare etc.

Economicitatea operațiilor supuse controlului financiar preventiv pentru a cărei verificare se pune în evidență latura calitativă a controlului și se urmărește executarea acestora cu cât mai puține mijloace materiale și bănești. Economicitatea operațiilor vizează:

asigurarea utilității rezultatelor operației pentru unitate;

reducerea pe cât posibil a cheltuielilor neeconomicoase;

evitarea realizării de stocuri supranormative;

evitarea creării de drepturi sau obligații patrimoniale fără posibilitate de onorare și cu consecințe negative asupra situației financiare a unității patrimoniale;

respectarea criteriilor de eficiență în orice operație economico-financiară.

În urma verificărilor efectuate și a concluziilor desprinse privind îndeplinirea condițiilor de formă și de fond de către documentul prezentat, persoana ce exercită acest control acordă viza prin înscrierea pe document a mențiunii „Control financiar preventiv” însoțită de semnătura acesteia și precizarea datei când s-a efectuat controlul.

Acordarea vizei de control financiar preventiv, modul în care se finalizează întreaga acțiune, este purtătoarea unor efecte de natură economico-financiară și juridică, astfel:

unitatea intră în raporturi economice și juridice cu alte persoane fizice ori unități patrimoniale;

șefii compartimentelor de specialitate care au prezentat documentele de viză au obligația de a se conforma vizei primite pe documente și de a efectua operațiile solicitate;

din momentul acordării vizei de controlul financiar preventiv începe să acționeze răspunderea persoanelor ce au efectuat controlul și a acordat viza pentru îndeplinirea cumulativă de către operațiile economico-financiare a celor cinci condiții. Aceasta nu înlătură răspunderea celor care au întocmit documentul și nici pe cea a șefilor compartimentelor de specialitate care au atestat (certificat) documentele, când se constată că operațiile pe care le conțin nu sunt legale, reale, oportune și economicoase.

Cea de-a doua modalitate de finalizare a acțiunii de controlul financiar preventiv este refuzul acordării vizei de controlul financiar preventiv. Conducătorul compartimentului cu atribuții financiar-contabile precum și celelalte persoane împuternicite au obligația să nu vizeze pentru controlul financiar preventiv documentele care conțin operațiuni ce nu întrunesc condițiile ce constituie obiective ale controlului (legalitate, necesitate, oportunitate, realitate și economicitate).

Refuzul vizei se dă motivat, în scris, iar documentul se semnează de cel împuternicit cu exercitarea controlului. Pentru operațiile refuzate la viză de către împuterniciți, conducătorul compartimentului financiar-contabil căruia îi revine de drept sarcinile de control financiar preventiv, care în urma analizei poate acorda sau refuza viza de control.

În cazul în care conducătorul compartimentului controlat din cadrul R.A.T.T. susține în continuare efectuarea operațiilor refuzate la viza de controlul financiar preventiv, contabilul șef are obligația să sesizeze în scris pe Managerul General al R.A.T.T. care urmează să analizeze aceste cazuri.

În urma analizei documentului și a referatului de motivare a refuzului vizei de controlul financiar preventiv managerul poate să:

confirme refuzul vizei de controlul financiar preventiv, situație în care operațiunea nu va avea loc;

dispună în scris, pe proprie răspundere efectuarea operațiunii.

În cazul în care managerul general a dispus în scris efectuarea unei operațiuni refuzată la viză de către conducătorul Biroului Control Tehnic Financiar-Intern se creează un dezacord în ce privește interpretarea conținutului și a condițiilor legale pentru acea operațiune, situație care trebuie soluționată de către Consiliul de Administrație al R.A.T.T. și să se dispună în termen de 5 zile în urma sesizării în scris a celui care a efectuat controlul.

Refuzul vizei de controlul financiar preventiv are o serie de consecințe cum sunt:

operația supusă controlului nu se mai execută;

documentele care consemnează operațiuni supuse controlul financiar preventiv refuzate la viză și pentru care nu s-a dat aprobarea efectuării de către organele competente nu se înregistrează în contabilitate;

refuzul vizei pentru efectuarea plăților prestațiilor executate de un furnizor în baza contractului încheiat și vizat de controlul financiar preventiv, în condițiile în care ulterior din cauza unor evenimente imprevizibile dar posibile prestațiile nu mai sunt necesare, nu este operant. Unitatea este datoare să suporte consecințele actelor încheiate cu alte unități, adică să primească pretențiile la care are dreptul și să-și execute obligațiile ce decurg din raportul contractual respectiv.

Cazurile concrete de refuz al vizei de controlul financiar preventiv al documentelor, modul de soluționare al acestora, cauzele și consecințele economico-financiare, precum și măsurile luate pentru prevenirea lor se analizează în cadrul Consiliului de Administrație.

În timpul exercitării controlului financiar preventiv se urmărește dacă:

documentele operațiilor supuse controlului financiar preventiv sunt vizate, de regulă printr-o ștampilă cu semnătura celui care a efectuat verificarea;

s-au contabilizat documente fără viza de control financiar preventiv, ținând seama că, potrivit legii, este interzisă contabilizarea fără această viză;

vizele de control financiar preventiv au fost temeinice, în care scop se examinează prin sondaj câteva documente de cheltuieli pentru a costata legalitatea și eficiența acestora;

s-a introdus o evidență a cazurilor de refuz de viză, se trece la examinarea acestora pentru a vedea temeinicia acestora și dacă s-a procedat așa cum prevede legea și anume dacă a fost sesizată Direcția Generală a Finanțelor Publice și Controlului Financiar de Stat din cadrul județului Timiș, precum și Consiliul de Administrație al R.A.T. Timișoara.

Controlul financiar preventiv asigură executarea în condiții de legalitate a operațiilor financiare, fără a deveni o frână în desfășurarea activității. Controlul financiar preventiv nu justifică încălcarea legii, depășirea cheltuielilor, el previne semnarea ilegală a unui act, plata oricărei sume fără justificare legală.

În scopul de a asigura finalitate și eficiență controlului efectuat, orice constatare a acestuia care reflectă nereguli, abateri, deficiențe și chiar pagube, trebuie să fie urmată de măsuri. Măsurile, ca urmare a controlului, se pot clasifica, după natura și momentul aplicării lor, astfel:

După natura lor, măsurile pot fi:

de înlăturare a neregulilor și neajunsurilor constatate;

de prevenire a repetării lor, prin înlăturarea cauzelor care le-au generat

de îmbunătățire a activității supuse controlului, prin creșterea gradului de profitabilitate în perioadele următoare.

După momentul aplicării măsurilor, acestea pot fi:

operative, adică luate chiar în timpul și ca urmare a controlului, astfel de măsuri fiind cele mai eficiente;

ulterioare, adică cu stabilirea unor termene pentru aducerea la îndeplinire a măsurilor.

Experiența în activitatea practică de control a reliefat necesitatea ținerii unei evidențe asupra modului cum se aduc la îndeplinire măsurile ulterioare, stabilite ca urmare a controlului, după următorul tabel:

Tabel nr. 3.1

Documentul de evidență a măsurilor de control

Această modalitate de evidențiere a măsurilor luate și a modului cum sunt aduse la îndeplinire este utilizată pentru toate formele de control, nu doar în cazul controlului financiar preventiv.

3.3. Controlul ierarhic operativ curent

Ca modalitate de control, controlul ierarhic operativ-curent se exercită la fața locului pe teren, prin compararea modului de îndeplinire a sarcinilor și rezultatelor obținute pe locuri de muncă, compartimente sau în diferite activități cu prevederile stabilite prin norme (legi, ordonanțe, hotărâri, instrucțiuni, regulamente, standarde, norme interne, decizii etc.). în cazul constatării de abateri se declanșează acțiunea de conectare, de sancționare și în special de prevenire a repetării fenomenelor negative. Controlul ierarhic operativ-curent se efectuează inopinat cel puțin o dată pe lună, la intervale mai mici sau chiar zilnic atunci când consecințele negative aduse la cunoștința conducătorului sunt de proporții mari. De asemenea el se efectuează faptic și prin totalitate sau prin sondaj, în funcție de specificul activității controlate.

Principalele modalități pentru exercitarea controlului operativ-curent sunt:

inspectarea sau observarea personală (control faptic) care permite să se constate la fața locului dacă sarcinile se îndeplinesc în bune condiții, potrivit prevederilor sau normelor stabilite de către organul ierarhic superior pe bază de program în secții, ateliere, sectoare, compartimente, laboratoare, birouri, depozite, gestiuni etc;

discuții directe între conducători și subordonați în vederea analizei operative a modului cum s-a îndeplinit o anume sarcină, pentru a lua măsuri de înlăturare a deficiențelor și cu scopul colectării de opinii și sugestii de la persoanele încadrate în muncă;

utilizarea de către cadrele cu funcții de conducere a datelor furnizate de sistemul informațional din unitate, pentru a se informa asupra realizării sarcinilor în comparație cu indicatorii sau normele stabilite;

folosirea mijloacelor moderne de urmărire a realizării sarcinilor, ca de exemplu, rețeaua internă de computere conectate între ele, telefoanele instalate în cadrul fiecărei subunități, telespeakerul etc.

Controlul ierarhic operativ curent are o arie largă de cuprindere, exercitându-se asupra tuturor activităților care se desfășoară într-o unitate. Prin legea de organizare și funcționare a controlului financiar și actele normative de aplicare a acesteia sunt stabilite activitățile și obiectivele de natură patrimonială, cele care influențează direct sau indirect administrarea și valorificarea mijloacelor materiale și bănești pentru care controlul urmează să se exercite cel puțin o dată pe lună.

Activitățile și obiectivele supuse controlului ierarhic operativ-curent la R.A.T.T. sunt:

recepția și autorecepția materiilor prime, materialelor, produselor etc. Controlul se exercită de către conducătorul compartimentului Aprovizionare-Depozite și cel al Biroului Control Tehnic-Financiar -Intern, care urmează să controleze modul de lucru al comisiilor de recepție constituite în acest scop, măsura în care membrii acestora cunosc și respectă prevederile regulamentului privind recepția , expedierea și primirea materialelor de natura stocurilor.

depozitarea, conservarea și manipularea mijloacelor materiale, lichidarea stocurilor supranormative, peste necesar. Controlul acestora urmează să fie efectuat de conducătorul compartimentului de care aparține gestiunea. Controlul se poate referi:

la condițiile de depozitare care asigură păstrarea calității și caracteristicile tehnice ale materialelor, pieselor de schimb, subansamblelor, sculelor, instrumentelor, articolelor gospodărești, utilajelor și altor obiecte din categoria mijloacelor fixe;

la modul de aranjare a materialelor în magazii și depozite pentru a fi manipulate cu ușurință;

la etichetarea locurilor de depozitare pentru identificarea rapidă a sorturilor de materiale;

la condițiile de manipulare și transport care trebuie să asigure integritatea materialelor supuse acestor operații etc.

efectuarea inventarierilor periodice ale stocurilor și regularizarea diferențelor. Controlul se exercită de șeful Biroului Control Tehnic-Financiar-Intern, care urmărește în special respectarea normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii patrimoniului potrivit Legii nr. 82/1991, legea contabilității și a prevederilor Regulamentului de aplicare a acesteia.

efectuarea încasărilor și plăților în numerar și a operațiilor cu alte valori. În conformitate cu prevederile regulamentului operațiunilor de casă în cadrul R.A.T.T., controlul acestora urmează să fie efectuat de conducătorul Direcției Financiar-contabilă și Comisia de Cenzori care verifică realitatea și legalitatea operațiunilor de încasări și plăți, înregistrarea corectă în registrul de casă a acestor operațiuni precum și amenajarea și asigurarea securității casieriilor, numirea persoanelor în funcții de casieră și acordarea atribuțiilor de mandatari, disciplina de casă și organizarea condițiilor optime de plată.

îndeplinirea condițiilor legale privind încadrarea gestionarilor, constituirea garanțiilor și reținerea ratelor. Controlul asupra acestora este exercitat de conducătorul Biroului Control Tehnic-Financiar Intern ori de câte ori este cazul în ceea ce privește condițiile legale de încadrare a gestionarilor și, lunar în ceea ce privește constituirea garanțiilor și reținerea ratelor.

organizarea evidențelor tehnico-operative, conducerea corectă și la zi a acestora sunt controlate de conducătorii fiecărui compartiment din cadrul Regiei, fiecare în domeniul coordonat. În totalitatea sa, această activitate poate fi verificată și controlată și ca sistem informațional de către conducătorul Biroului Control Tehnic-Financiar Intern sau prin consilierii Managerului General, în vederea raționalizării și simplificării ei.

organizarea contabilității și efectuarea corectă și la zi a înregistrărilor contabile se controlează de conducătorul Direcției Financiar-contabilă. La subunitățile și secțiile răspândite, cu contabilitate proprie (cum sunt secțiile din cadrul Direcției Exploatare), controlul se exercită de conducătorul contabilității din cadrul acestora.

păstrarea, manipularea și folosirea formularelor cu regim special, al căror control este efectuat de însuși Directorul General al Regiei și de conducătorul Direcției Financiar-Contabile.

îndeplinirea planului de control financiar de gestiune este controlată de Directorul General al R.A.T.T. și de conducătorul Serviciului organizare, norme, planificare, calitate.

O categorie distinctă în cadrul controlului financiar efectuat în cadrul Regiei Autonome a Transportului Timișoara o reprezintă controlul realizat de către Compartimentul de Supracontrol din cadrul Biroului Control Tehnic Financiar-Intern. Acest control se referă la două aspecte importante ale controlului:

– controlul asupra călătorilor ce folosesc serviciul de transport în comun al Municipiului Timișoara (și este un control extern ce nu face obiectul lucrării de față);

– controlul fiecărui salariat al Regiei și autocontrolul acestora.

Practica internațională în domeniul controlului a evidențiat concluzia că autocontrolul fiecărui salariat reprezintă un mijloc deosebit de eficient în îmbunătățirea activității economice și în eliminarea neajunsurilor, pornind de la ideea că nu se poate pune un controlor, un inspector în spatele fiecărui executant. Cu alte cuvinte, executantul trebuie să devină propriul său controlor, prin autocontrolul asupra muncii sale.

Autocontrolul, fiind o însușire, o deprindere, o îndemnare a salariatului, el trebuie cultivat printr-un proces de instruire și supraveghere până când cel în cauză înțelege și își dă seama de importanța și răspunderea activității sale proprii. Pentru ca controlul să devină o realitate și să-și atingă scopul, sunt necesare următoarele premise:

executantul să cunoască normele și prescripțiile activității sale, condiție de bază fără de care nu poate fi vorba de autocontrol;

periodic executantul să se oprească din activitatea sa pentru a compara dacă ceea ce a realizat corespunde cu normele și prescripțiile stabilite;

dacă în urma acestei comparații, executantul constată unele devieri în execuție de la normele și prescripțiile stabilite, să aibă tăria și răspunderea de a nu merge mai departe decât după ce a adus corecțiile și îmbunătățirile ce se impun.

Deci, autocontrolul este o problemă de înaltă conștiință profesională, opusă complet dictonului: „merge și așa”, având la bază. Pentru oricine principiul că nu poți fi sigur că ai executat ceva corect fără să nu controlezi acest lucru, respectiv prin autocontrol.

S-ar putea pune întrebarea dacă toți executanții practică autocontrolul asupra activității lor, mai este necesar controlul ierarhic din partea superiorilor săi? Practica internațională a arătat că, oricât de bine se realizează autocontrolul, totuși există un oarecare risc, determinat de subiectivismul executantului și din acest motiv, trebuie ca periodic, prin sondaj, să aibă loc controlul asupra autocontrolului.

În final, în mod practic, în cadrul R.A.T.T. se organizează un proces de instruire, mai ales pentru personalul tânăr sau nou angajat, în ceea ce privește autocontrolul. Efortul în această privință va fi răsplătit prin continua îmbunătățire a activității salariaților săi.

În ceea ce privește remedierea deficiențelor constatate și prevenirea repetării lor, conducătorii care exercită controlul ierarhic operativ-curent dispun sau propun măsuri operative de înlăturare a acestora, sancționarea vinovaților și recuperarea pagubei și urmăresc aducerea la îndeplinire a măsurilor stabilite ca urmare a controlului.

Controlul ierarhic operativ-curent instituit pentru activitățile prevăzute în mod expres în datele normative poate fi extins prin decizia managerului general și asupra altor activități după cum necesitățile și specificul acestora o impun. Într-o concepție mai largă, orice organ de conducere care cunoaște îndeaproape obiectivele principale ale acestei forme de control poate să-și extindă preocupările în mod corespunzător pregătirii, capacității profesionale și experienței pentru a asigura o cât mai bună valorificare a patrimoniului pe care îl administrează.

3.4. Controlul financiar de gestiune

Controlul financiar de gestiune se organizează și exercită potrivit Legii nr. 30 / 22.03.1991 pentru controlul gestiunilor proprii precum și al secțiilor, atelierelor și altor unități din structura organizatorică a R.A.T.T.

Controlul financiar de gestiune se exercită cel puțin o dată pe an, la toate subunitățile și gestiunile din cadrul Regiei Autonome a Transportului Timișoara, conform Normelor nr. 63943 / 30.09.1991 privind modul de organizare și exercitare a controlului financiar propriu și respectiv Ordinul nr. 2388 / 15.12.1995 privind organizarea și efectuarea inventarierii patrimoniului, norme emise de Ministerul Finanțelor.

Controlul financiar de gestiune se efectuează de către salariați cu studii economice superioare sau medii în funcție de volumul și complexitatea gestiunilor, încadrați în compartimentul de control având sarcini exclusive de efectuare a controlului la termenele legale stabilite prin programul de control.

Persoanele împuternicite să exercite controlul financiar de gestiune trebuie să îndeplinească aceleași condiții cerute de legislația în vigoare pentru cele împuternicite să exercite controlul financiar preventiv (condiții prezentate în capitolul anterior).

În legătură cu exercitarea controlului financiar de gestiune normele legale în vigoare prevăd o serie de obligații și răspunderi, astfel:

La cererea organelor de control financiar de gestiune conducerile și salariații entităților supuse controlului au obligația:

– să pună la dispoziție registrele, corespondența, actele piesele justificative și alte documente necesare controlului;

– să prezinte pentru control valorile de orice fel pe care le gestionează sau pe care le au în păstrare, care intră sub incidența controlului,

– să elibereze în condiții legale documentele solicitate în original sau copii certificate;

– să dea informații și explicații verbale și în scris în legătură cu problemele care formează obiectul controlului;

– să semneze cu sau fără obiecții actele de control și să comunice la termenele fixate modul de aplicare a măsurilor stabilite în urma controlului;

să asigure sprijinul și condițiile necesare bunei desfășurări a controlului și să-și dea concursul pentru clarificarea consecințelor.

Salariații împuterniciți cu exercitarea controlului financiar de gestiune răspund disciplinar, contravențional sau penal în situațiile în care:

– nu efectuează controlul conform programului de activitate aprobat;

– înscriu în actele de control date sau fapte ireale sau inexacte sau cu bună știință nu consemnează toate deficiențele constatate;

– lucrează cu superficialitate, nesemnalând încălcările de la normele legale în vigoare, măsuri care produc pagube;

– nu întocmesc și nu înaintează conducătorului unității actele de control la termenele stabilite;

– nu iau sau nu propun măsurile necesare pentru înlăturarea lipsurilor și abaterilor consemnate în actele de control, tragerea la răspundere a celor vinovați;

– nu îndeplinesc sau îndeplinesc superficial sarcinile ce le revin conform normelor.

c) În legătură cu organizarea și exercitarea controlului financiar de gestiune constituie contravenție și se sancționează cu amendă următoarele fapte:

– neemiterea în termen a actelor administrative privind modul de organizare și exercitare a controlului financiar de gestiune;

– nesesizarea organelor competente de către șeful compartimentului financiar de gestiune, în cazul neluării măsurilor referitoare la recuperarea pagubelor;

– nepunerea la dispoziția organelor de control financiar de gestiune a documentelor și datelor necesare controlului;

– refuzul de a semna cu sau fără obiecțiuni actele de control întocmite de organele de control financiar de gestiune, precum și de a da explicații scrise la cererea acestor organe;

– neexecutarea în termenele stabilite a dispozițiilor date ca urmare a controlului efectuat de organele de control financiar de gestiune sau comunicarea din culpă a unor date eronate în legătură cu executarea lor;

– nedispunerea măsurilor necesare pentru efectuarea cu prioritate, la solicitarea instanțelor de judecată, organelor de procuratură și poliție a controlului financiar de gestiune, necesar stabilirii prejudicilor produse prin infracțiuni și clarificării împrejurărilor care au condus la săvârșirea unor fapte de natură penală.

Constatarea acestor contravenții și aplicarea sancțiunilor se fac de către organele de control financiar de stat și de organele de control financiar de gestiune ale R.A.T.T.

În ceea ce privește valorificarea constatărilor controlului financiar de gestiune reglementările prevăd obligația ca șeful Biroului Control Tehnic-Financiar Intern să prezinte conducătorului Regiei (Managerul General) constatările reieșite din control și măsurile luate, precum și măsurile ce urmează a se lua în continuare.

Conducătorul unității este obligat să ia măsurile ce se impun. În cazul când acesta nu ia măsuri, șeful Biroului Control Tehnic-Financiar Intern sesizează Consiliul de Administrație. În cazul când conducătorul unității nu ia măsuri pentru recuperarea unor pagube constatate la control șeful Biroului Control Tehnic-Financiar Intern este obligat să sesizeze și Direcția Generală a Finanțelor Publice și Controlului Financiar de Stat din cadrul județului Timiș.

Exercitarea controlului financiar de gestiune în cadrul R.A.T. Timișoara se desfășoară pe baza unor programe de control bine stabilite de către organele răspunzătoare pentru aplicarea acestora. O caracteristică importantă a controlului financiar de gestiune este faptul că realizarea acestuia se face prin urmărirea unor etape esențiale de întocmire a documentelor de control. Aceste documente de control se întocmesc după cum urmează în continuare.

Procesul-verbal de verificare se întocmește pe capitole, tratate în succesiune cronologică, corespunzător obiectivelor care se verifică de controlul financiar de gestiune și sunt stabilite prin Îndreptarul pentru efectuarea controlului financiar de gestiune la subunitățile Regiei. Alte obiective controlate de către organele de controlul financiar de gestiune, care nu își regăsesc corespondent în cele stabilite de Îndreptar, se înscriu într-un capitol separat intitulat Alte constatări la sfârșitul procesului-verbal, făcând parte din acesta.

În conformitate cu prevederile Îndreptarului tehnic de control financiar de gestiune pentru Regia Autonomă a Transportului Timișoara, în introducere la procesul-verbal de verificare financiară de gestiune, organele de control vor ține seamă, în mod obligatoriu de următoarele aspecte:

În introducerea procesului-verbal se înscriu, în afară de elementele enumerate în Îndreptarul tehnic (data și locul unde este încheiat procesul-verbal, numele, prenumele și calitate celui care îl încheie, temeiul legal și delegația în baza căruia se efectuează controlul, denumirea subunităților controlate, perioada în care s-a desfășurat controlul) și perioada supusă controlului (de la ultima verificare la zi).

Conținutul procesului-verbal trebuie să cuprindă pentru fiecare deficiență următoarele elemente expuse în mod clar și precis:

– obiectivul verificării, constatarea, operațiile și documentele din care s-a desprins constatarea;

– cauzele, consecințele economice și financiare ale acestora;

– dispozițiile legale încălcate, numele și prenumele, funcția persoanelor răspunzătoare sau care au aprobat sau dispus efectuarea operațiunii, precum și a beneficiat de plăți necuvenite, după caz;

– eventualele obiecțiuni ale organelor controlate și punctul de vedere fundamentat al organului constatator bazat pe texte legale, documente și date;

– măsurile luate în timpul controlului și acelea ce vor fi luate de subunitatea verificată după terminarea acestuia, termenul de realizare și persoanele răspunzătoare de îndeplinirea măsurilor respective.

c) Pentru acele obiective la care în urma verificării nu s-au constatat deficiențe sau fapte ilicite, nu se vor mai deschide capitole în procesul-verbal respectiv, urmând ca acestea să fie înscrise în mod obligatoriu într-o anexă la procesul-verbal (anexa cu obiectivele la care nu s-au constatat deficiențe), din care să rezulte obiectivele în cauză, documentele, operațiile precum și perioada verificată.

În aceeași anexă se vor înscrie și operațiile și documentele verificate, la care nu s-au constatat diferențe, din cadrul capitolului Alte constatări, dacă este cazul.

d) Faptele care atrag răspunderea materială sau constituie infracțiuni se consemnează în procese verbale distincte.

Operațiile și documentele respective din cadrul obiectivelor se controlează în totalitate sau prin sondaj, în raport de volumul operațiunilor, precum și de frecvența și gravitatea abaterilor constatate, făcându-se obligatoriu mențiunea respectivă în procesele-verbale de verificare.

În cazul constatării de pagube verificarea se extinde până la stabilirea integrală a acestora, luându-se măsuri operative de recuperare de la persoanele vinovate de producerea lor și de întocmire a documentelor prevăzute de Îndreptarul tehnic de control financiar de gestiune (angajament scris, proces-verbal de stabilire a răspunderii materiale sau penale, după caz).

Notele explicative se iau în toate cazurile când se constată abateri sau deficiențe care se consideră că atrag măsuri de sancționare, imputare sau care întrunesc elementele unei infracțiuni. Notele explicative se pot lua în orice etapă a controlului, însă numai după ce organul de control a epuizat verificare asupra constatării care necesită explicații și este în măsură să pună întrebări precise și să combată eventualele răspunsuri necorespunzătoare sau neclare, date de persoana în cauză.

Notele explicative se întocmesc sub formă de răspunsuri la întrebările (numerotate) formulate de organul de control și se vor încheia întotdeauna cu răspunsul la întrebarea: Mai aveți ceva de adăugat în legătură cu constatările făcute? Ele se datează de către organul de control care a formulat întrebările și de persoana care a dat răspunsurile.

Procesul-verbal de verificare se prezintă la unitate cu o Notă de prezentare, care cuprinde propunerile făcute de organul de control cu măsurile ce urmează a se lua, în afara celor propuse din procesul verbal, astfel:

de aplicare a sancțiunilor disciplinare, de imputare sau de stabilire a răspunderii penale, după caz;

măsurile ce mai trebuie luate de compartimentele de specialitate sau de conducerea a unității

comunicări care trebuie făcute altor agenți economici, în legătură cu măsurile luate de acestea, ca urmare a constatărilor rezultate din control.

Propunerile din nota de prezentare trebuie să fie concrete, realiste, motivate să conțină toate elementele necesare soluționării practice a problemelor și să se întemeieze pe constatările din actele de control, făcându-se trimitere la ele, fără a se mai repeta conținutul lor.

Dosarul de verificare financiară de gestiune a subunității trebuie să cuprindă următoarele documente:

– procesul verbal de verificare financiară de gestiune;

– anexa și obiectivele la care s-au constatat deficiențe;

– situația gestiunii oficiului poștal;

– procesul verbal privind verificarea casieriei;

– procese verbale pentru gestiunile individuale;

– declarații ale gestionarilor conform Îndreptarului tehnic luate înainte de începerea verificării gestiunii respective;

– note explicative (dacă e cazul);

– situația financiară comunicată de unitatea tutelară;

– confirmări scrise ale agenților economici, BCR privind controlul încrucișat și reciproc;

– angajamentul de plata scris (în cazul constatării prejudicilor);

– alte documente, situații privind verificările executate.

Procesul-verbal și toate celelalte documente de control vor fi semnate, în mod obligatoriu, atât de organele de control financiar de gestiune ale R.AT.T.T. care au participat la verificare, cât și de organele captate din compartimentele tehnice, fiecare pe documente întocmite în timpul controlului și care atestă constatările făcute.

Un aspect important al metodologiei de control financiar de gestiune îl reprezintă efectuarea unor controale temeinice, prin cuprinderea în verificare a tuturor obiectivelor prevăzute de metodologia de control și care se regăsesc în activitatea subunităților Regiei, tratarea cu exigență și fermitate a abaterilor de la actele normative și instrucțiunile de lucru, pentru întărirea disciplinei de casă și financiare la subunități, punându-se accent deosebit pe soluționarea operativă în timpul controlului a deficiențelor constatate și recuperarea eventualelor pagube.

Un alt aspect se referă la respectarea cu strictețe a priorității, ponderii și a limitelor minime ale sondajelor ce trebuie efectuate la verificarea gestionării de fond a subunităților și menținerea obligatorie a acestora în obiectivele respective, în actele de control întocmite.

Valorificarea temeinică și la timp a actelor de control se face în colaborare cu compartimentele economice, tehnice și operaționale din cadrul Direcțiilor ierarhice ale Regiei și cu Conducerea unității, prin aducerea la cunoștință a neregulilor constatate și a măsurilor luate în timpul controlului de către revizorii contabili, în scopul stabilirii în comun, dacă este cazul, a unor măsuri mai eficiente.

Măsurile stabilite se iau în cel mult 30 de zile de la data înregistrării actului de control în unitate, dacă prin dispozițiile legale nu sunt fixate alte termene.

Conducătorul Biroului Tehnic Financiar-Intern este obligat să urmărească aplicarea strictă a normelor și metodologiei de control în verificările efectuate de organele de control financiar de gestiune, și nu numai, la subunitățile Regiei, pentru creșterea calității și eficienței controlului, întărirea disciplinei de casă și îmbunătățirea activității în subunități, luând cele mai corespunzătoare măsuri pentru realizarea integrală și în condiții de calitate a sarcinilor ce revin controlului financiar de gestiune din unitate.

De asemenea, al are obligația de a urmări în permanență modul de aducere la îndeplinire, la termenele stabilite, a tuturor măsurilor dispuse ca urmare a controlului efectuat de unități.

Valorificarea controlului financiar de gestiune

Controlul financiar de gestiune nu se limitează la constatarea lipsurilor, deficiențelor și abaterilor. Controlul de constare este urmat obligatoriu de controlul de remediere definitivă a neajunsurilor și abaterilor.

O acțiune de control nu este considerată încheiată până nu se lichidează toate deficiențele constatate și se stabilesc măsuri care duc la îmbunătățirea practică a activității economico-financiare. Controlul acționează pentru soluționarea concretă, operativă a problemelor, iar acolo unde sunt abuzuri, unde sunt încălcate legile, în conformitate cu prevederile legale, controlul ia măsuri inclusiv pentru sancționarea celor vinovați.

Finalizarea acțiunilor de control financiar, respectiv valorificarea constatărilor făcute depinde de organul care a exercitat controlul, de conducerea la nivel central a Regiei și de aplicarea soluțiilor corespunzătoare, în funcție de natura activității și deficiențele sau rezervelor de îmbunătățire constatate.

Activitatea de control financiar de gestiune se urmărește de către șeful Biroului Tehnic Financiar-Intern pe baza programului de lucru semestrial. În acest scop se organizează o evidență simplă a actelor de control încheiate, a altor acțiuni efectuate în afara programului aprobat, precum și a principalelor rezultate obținute(plusuri în gestiune, pagube și minusuri constatate, sancțiuni aplicate etc.).

Valorificarea constatărilor controlului financiar de gestiune are loc conform următoarei proceduri:

Pe baza actelor de control întocmite, șeful Biroului Tehnic Financiar-Intern prezintă conducerii centrale a R.A.T.T. concluziile controlului efectuat împreună cu măsurile ce se propun a fi luate în continuare în vederea înlăturării abaterilor și tragerii la răspundere a celor care au săvârșit nereguli, au produs sau au comis infracțiuni.

În cadrul competenței și termenelor legale conducătorul Regiei se îngrijește de aplicarea integrală și la timp a măsurilor propuse, sancționarea persoanelor vinovate, recuperarea pagubelor și înaintarea către parchet actelor cuprinzând fapte penale.

La solicitarea instanțelor de judecată, a organelor parchetului și poliției, Directorul General al Regiei dispune cu prioritate măsurile de control financiar de gestiune necesare pentru stabilirea prejudicilor produse prin infracțiune și clarificarea împrejurărilor care au condus la săvârșirea faptelor penale.

În situația în care acesta nu ia măsurile necesare, șeful Biroului Tehnic Financiar-Intern sesizează, în scris, Consiliul de Administrație, iar în cazurile privind recuperarea pagubelor și Direcția Controlului Financiar de Stat, care, în funcție de situația concretă, dispun măsurile legale ce se impun.

Șeful Biroului Tehnic Financiar-Intern din cadrul R.A.T.T. participă la ședințele Consiliului de Administrație atunci când se dezbat probleme financiare, contabile și de control de gestiune. De asemenea, el informează semestrial C.A. asupra condițiilor în care s-a realizat programul semestrial de control, constatările făcute și măsurile luate și propune luarea de măsuri pentru aplicarea riguroasă a legislației în domeniul financiar-contabil, de gestiune și control.

Activitatea de control nu trebuie să reprezinte un scop în sine, ci un mijloc de identificare a neajunsurilor, de lichidare și prevenire a acestora. De aceea, la baza activității de control trebuie să stea principiul de eficiență a acestuia, materializat în măsurile care se propun ori se iau pentru eliminarea neajunsurilor constatate și prevenirea producerii lor în viitor.

Factorul determinant al eficienței controlului financiar îl constituie asigurarea unei ordini și discipline desăvârșite în utilizarea fondurilor materiale și bănești.

CAPITOLUL 4

VALORIFICAREA ACȚIUNILOR DE CONTROL

Studiu de caz – control financiar de gestiune

Controlul prin organele specializate în domeniul economic, tehnic, financiar ori de personal și care figurează în organigrama unității analizate (Anexa 1), cu funcții de inspector, revizor contabil, controlor și altele, se realizează permanent, cei în cauză îndeplinind neîntrerupt controlul, fiecare în sectorul său de activitate care le-a fost desemnat.

Activitatea acestora se desfășoară pe baza unui program de control aprobat de către managerul general al R.A.T.T. și în mod inopinat, spre a surprinde stările de fapt, așa cum sunt acestea.

Organele de control specializate acționează atât în unitatea de bază a Regiei cât și la subunitățile acesteia, fie individual, fie în echipe mixte. Alcătuirea de echipe mixte este motivată de importanța și complexitatea obiectivelor urmărite. Astfel de obiective impun o abordare complexă, care să se sprijine pe îmbinarea specialistului economic cu cel tehnic și financiar.

În scopul unei eficiente executări a faptelor de control conducerea unității trebuie să stabilească periodicitatea verificării unor obiective și activități. Astfel, în cazul controlului de gestiune se prevede prin documentele interne verificarea tuturor activităților desfășurate de Regie în decursul a cel mult 2 ani (aceasta și datorită gestiunilor foarte complexe ce aparțin de Regie), iar în cazul controlului financiar periodicitatea verificării acestuia este de 1 an.

Stabilirea periodicității și a obiectivelor ce urmează a fi controlate se face prin întocmirea unui program de control aprobat de către managerul general și care se stabilește pe perioada unui semestru. Un model al unui astfel de program este prezentat în cele ce urmează:

Tabel nr. 4.1

Program de control

Programul de control aprobat de conducerea Regiei Autonome a Transportului Timișoara este indicat să aibă un circuit strict, în special în cadrul Compartimentului de Control, pentru a se asigura caracterul inopinat al controlului.

Un obiectiv al controlului financiar de gestiune este și efectuarea inventarierii generale a patrimoniului Regiei. După cum se observă din programul de control prezentat anterior inventarierea patrimoniului unității se desfășoară pe perioade de timp îndelungate datorită mărimii gestiunilor ce urmează a fi controlate. De aceea, în unele cazuri, este necesar desfășurarea inventarierii pe perioade și pe gestiuni diferite, astfel încât inventarierea întregului patrimoniu se poate întinde pe o perioadă destul de lungă, fără însă a depăși 2 ani.

Organizarea și efectuarea inventarierii patrimoniului din cadrul regiilor autonome se efectuează potrivit prevederilor Legii contabilității nr. 82/1991, ale Regulamentului de aplicare a Legii contabilității, precum și ale Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii patrimoniului nr. 2388/1995.

Inventarierea patrimoniului reprezintă ansamblul operațiunilor prin care se constata existenta tuturor elementelor de activ și de pasiv, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, în patrimoniul unității la data la care aceasta se efectuează.

Inventarierea are ca scop principal stabilirea situației reale a patrimoniului fiecărei unități și cuprinde toate elementele patrimoniale, precum si bunurile și valorile deținute cu orice titlu, aparținând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii bilanțului contabil care trebuie să asigure o imagine fidelă, clară si completă a patrimoniului, a situației financiare și a rezultatelor obținute.

Procedeul inventarierii face parte din metodele de control post-operative și se bazează aproape în exclusivitate pe controlul documentelor. Cercetarea și analiza modului cum au fost organizate și conduse operațiunile de inventariere presupune examinarea tuturor documentelor prin prisma reglementărilor legale și compararea acestora cu situația ideală, legală, ce reflectă starea de normalitate.

Controlul constă în verificarea de fond, de formă și din punct de vedere al conținutului.

Verificarea de fond se referă la autenticitatea, exactitatea și justețea întocmirii. Autenticitatea constă în utilizarea documentelor legale, la completarea corectă și exactă a înscrierii denumirii bunurilor, la existența unor corecturi, adăugiri, ștersături nepermise și la existența semnăturilor legale.

Verificarea de formă se referă la respectarea procedeelor prin care trebuiau efectuate operațiunile de inventariere, de analiză, centralizare și reflectare în evidența contabilă a rezultatelor.

Verificarea din punct de vedere al conținutului presupune examinarea realității datelor, care trebuie confirmate de către personalul din compartimentul financiar-contabil.

Prin semnătura de confirmare pe listele de inventariere se certifică inventarierea totală a bunurilor, conducerea la zi a evidenței contabile, utilizarea corectă a metodelor de exprimare, evaluare și transformare a bunurilor, acordarea corectă a compensărilor și scăzămintelor legale etc.

Comisiile de inventariere.

În ceea ce privește deciziile de inventariere, acestea reprezintă documentele ce declanșează operațiunile de inventariere a patrimoniului. Indiferent de cauzele și momentele ce au determinat efectuarea inventarierii, operațiunile sunt demarate și se desfășoară numai pe baza deciziilor emise de managerul general.

De regulă, orice inventariere a bunurilor materiale și a valorilor unei unități este realizată de către una sau mai multe comisii de inventariere numite de către conducătorul Regiei cu suficient timp înainte de data preconizată pentru începerea efectivă a activității de inventariere pentru ca acțiunea să poată fi pregătită temeinic.

Studiul de caz analizat se referă la efectuarea inventarierii generale a patrimoniului regiei pe anul 2001. În cazul studiului de caz s-a observat faptul că au fost numite comisiile de inventariere pe baza Deciziei nr. 529/29.09.2001. În această decizie se aduce la cunoștință, mai întâi, care este baza legală privind efectuarea inventarierii, doar apoi fiind prezentată Comisia Centrală de inventariere. Aceasta este formată din un președinte, doi vicepreședinți și nouă membri. În ceea ce privește calitățile acestora s-a observat preponderența celor cu studii economice, dar și cei cu studii tehnice, majoritatea având funcții de conducere asupra diferitelor departamente sau servicii.

Regia, având un patrimoniu larg și împărțit pe mai multe secții și sectoare de activitate, iar amplasarea acestora în spațiul municipiului Timișoara fiind destul de „împrăștiată” este necesar constituirea mai multor comisii și subcomisii de inventariere pe fiecare sector de activitate în parte. Aceste comisii sunt formate din personal care nu face parte din gestiunea ce urmează a fi inventariată. Toate componențele comisiilor și subcomisiilor de inventariere sunt prezentate în anexă la decizia de înființare a Comisiei Centrale de inventariere.

De asemenea sunt prezentate termenele de începere și finalizare a inventarierii și de prezentare a listelor de inventariere, a rapoartelor și proceselor verbale de încheiere a inventarierii cu constatările făcute, acestea fiind de 01.11.2001 și respectiv 30.11.2001. Se observă faptul că toată activitatea de inventariere se desfășoară pe parcursul unei singure luni de zile. Se precizează și faptul că dosarele cu lucrările de inventariere vor fi predate secretarului Comisiei Centrale de inventariere până cel târziu în data de 01.12.2001

Se aprobă și se difuzează instrucțiunile și normele metodologice de desfășurare a inventarierii care sunt cuprinse tot în anexe la Decizie. Comisia Centrală de inventariere va îndruma și controla subcomisiile de inventariere pentru respectarea întocmai a dispozițiilor legale cât și pentru încadrarea în termenele stabilite. Ea va efectua instructajul privind modul de desfășurare a inventarierii cu președinții comisiilor și subcomisiilor de inventariere pe secții și sectoare.

Una dintre sarcinile Comisiei Centrale de inventariere este și aceea de a identifica toate locurile de păstrare, folosire sau depozitare a bunurilor de orice fel aparținând unității. În funcție de numărul acestor locuri, de cantitățile de bunuri ce urmează a fi inventariate și de complexitatea preconizată a operațiunilor de inventariere, chiar înainte de a primi decizia în acest sens, stabilește numărul comisiilor și subcomisiilor de inventariere care vor funcționa în respectiva unitate, precum și numărul de persoane din fiecare comisie.

După emiterea deciziei de către managerul general Comisia Centrală își organizează propria activitate și apoi trece la pregătirea activității de inventariere. În acest sens, în primul rând, realizează instruirea membrilor comisiilor de inventariere efectivă și pregătește materialele pe care aceste comisii urmează să le folosească în cadrul activității pentru care au fost numite. În cadrul acțiunii de pregătire a materialelor necesare se scot și se pun la dispoziție inclusiv tabelele cu situația mijloacelor fixe ce trebuie urmărite de fiecare comisie în parte.

Scopul Comisiei Centrale de inventariere nu este numai acela de instruire a comisiilor de lucru, respectiv de asigurare a materialelor necesare. Activitatea sa trebuie să se facă simțită în timpul realizării efective a inventarierii, a felului în care comisiile au înțeles modul de lucru și în care-și desfășoară efectiv activitatea. Numai urmărind în teren modul efectiv de lucru vor putea fi soluționate operativ posibilele probleme apărute, evitând pierderea de timp din partea celor ce realizează în fapt inventarierea sau se poate evita adoptarea unui sistem de lucru impropriu cerințelor și situației ei concrete.

Principalele măsuri organizatorice care trebuie luate de către comisia de inventariere sunt următoarele:

a) înainte de începerea operațiunii de inventariere, se ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea valorilor materiale o declarație scrisă.

b) să identifice toate locurile (încăperile) în care există valori materiale ce urmează a fi inventariate;

c) să asigure închiderea și sigilarea, în prezenta gestionarului, ori de câte ori se întrerup operațiunile de inventariere și se părăsește gestiunea.

Dacă valorile materiale supuse inventarierii, gestionate de către o singură persoană, sunt depozitate în locuri diferite sau când gestiunea are mai multe căi de acces, membrii comisiei care efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri și căile lor de acces, cu excepția locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai in cazul când inventarierea nu se termină într-o singura zi.

La reluarea lucrărilor se verifică daca sigiliul este intact; în caz contrar, acest fapt se va consemna într-un proces-verbal de desigilare, care se semnează de către comisia de inventariere și de către gestionar, luându-se măsurile corespunzătoare.

Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii inventariate, în casete, dulapuri etc., încuiate și sigilate. Sigiliul se păstrează, pe durata inventarierii, de către responsabilul comisiei de inventariere.

Declarația se datează și se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea valorilor materiale și de către comisia de inventariere, care atesta că a fost datată în prezenta sa;

d) să bareze și să semneze, la ultima operațiune, fișele de magazie, menționând data la care s-au inventariat valorile materiale, să vizeze documentele care privesc intrări sau ieșiri de valori materiale, existente în gestiune dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fișele de magazie și predarea lor la contabilitate, astfel încât situația scriptică a gestiunii să reflecte realitatea. La unitățile de desfacere cu amănuntul care folosesc metoda global-valorică să asigure întocmirea de către gestionar, înainte de începerea inventarierii, a raportului de gestiune în care să se înscrie valoarea tuturor documentelor de intrare si de ieșire a mărfurilor, precum și cele privind numerarul depus la casierie, întocmite până in momentul începerii inventarierii, precum și depunerea acestui raport la contabilitate;

e) să verifice numerarul din casă și să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând întocmirea monetarului și depunerea numerarului la casieria unității;

f) să controleze dacă toate instrumentele și aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate și dacă sunt în buna stare de funcționare.

În cazul în care gestionarul lipsește, comisia de inventariere aplică sigiliul si comunică aceasta conducerii R.A.T.T. Conducerea unității are obligația să încunoștințeze imediat în scris, pe gestionar, despre inventarierea ce trebuie să se efectueze, indicând locul, ziua și ora fixate pentru începerea lucrărilor.

Dacă gestionarul sau reprezentantul sau legal nu se prezintă la locul, data și ora fixate, inventarierea se efectuează de către comisia de inventariere în prezența altei persoane, numită prin decizie scrisă, care să-l reprezinte pe gestionar.

La finalizarea inventarierii efective de către fiecare comisie în parte, membrii Comisiei Centrală de inventariere vor efectua analiza rezultatelor inventarierii în funcție de cele constatate, iar unde este cazul vor stabili posibilele compensări sau clarificări ale unor stări de fapt care ar putea depăși competența comisiilor de lucru și vor lua măsuri de rezolvare a problemelor intervenite pe parcursul inventarierii. De asemenea Comisia Centrală se va implica , unde este cazul, pentru recuperarea eventualelor lipsuri din gestiune, implicându-se în vederea stabilirii persoanelor vinovate de existența lipsurilor constatate, respectiv a contravalorii bunurilor lipsă.

Finalizarea activității de inventariere va fi declarată de către Comisia Centrală numai atunci când toate procesele-verbale vor fi încheiate. Pentru aceasta Comisia Centrală de inventariere aplică penalizări președinților comisiilor de inventariere pe secții și sectoare pentru neefectuarea în termen și conform normelor legale în vigoare a sarcinilor ce le revin, a consemnării rezultatelor inventarierii în funcție de cele constatate.

Factorii hotărâtori în buna reușită a unei inventarieri, indiferent de scopul pentru care aceasta se organizează, când se coordonează întreaga activitate de inventariere de către Comisia Centrală sunt constituiți din:

numirea de către conducerea unității a comisiei centrale și a comisiilor de lucru în timp optim;

alegerea celor mai competente persoane pentru a face parte din comisia centrală;

numirea în comisiile de inventariere efectivă a unor persoane care cunosc specificul și caracteristicile tehnice, fizico-chimice, mecanice, dimensionale etc., după caz, a bunurilor care urmează să fie inventariate;

adoptarea unui plan de acțiune prin care să se prevadă pentru fiecare fază a inventarierii unității și pentru fiecare comisie de inventariere efectivă responsabilități clare din partea membrilor comisiei centrale.

Instruirea comisiilor de inventariere.

Indiferent câtă experiență ar avea unii sau alții dintre membrii comisiilor de inventariere referitor la această acțiune, înainte de începerea inventarierii este necesar să se realizeze o ședință de instruire în cadrul căreia să se prezinte cel puțin componența comisiilor, președintelui fiecărei comisii și repartizarea acestora pe locuri de gestionare sau folosință a bunurilor. Se va prezenta, totodată, data de referință la care să se raporteze întreaga acțiune, indiferent la ce dată se inventariază efectiv fiecare bun material în parte. Se vor distribui materialele necesare, respectiv formularele de declarații, listele, listele de inventariere și alte materiale unde este cazul.

Va fi făcută cunoscută componența Comisiei Centrale și eventual repartizarea membrilor acesteia pe subunități ori comisii de inventariere efectivă.

La ședința de instruire participă toate persoanele numite în Comisia Centrală și în comisiile de inventariere efectivă, ori doar a președinților acestora din urmă. Pentru a sugera tuturor persoanelor cuprinse în comisii importanța acțiunii de inventariere care urmează, indiferent de scop, de la ședința de instruire nu va lipsi Directorul General al Regiei.

Documentele ce atestă efectuarea inventarierii.

Acestea sunt toate documentele care au fost întocmite în vederea ținerii unei evidențe a tuturor faptelor ce au fost efectuate cu ocazia inventarierii patrimoniului. Ele se pot prezenta sub unor centralizatoare asupra diferitelor categorii de bunuri inventariate reunind datele din listele de inventariere întocmite pe parcursul acestei acțiuni. Deci, în această categorie de documente se cuprind:

decizia de numire a comisiilor de inventariere (prezentată anterior);

declarațiile de inventariere scrise de gestionari;

fișele de magazie;

facturi, note de recepție și constatare de diferențe, bonuri de consum, etc. (neînregistrate încă);

extrase de cont;

decizie scrisă de numire a altei persoane care să asiste în lipsa gestionarului la inventarierea gestiunii acestuia;

adrese cu confirmare (pentru creanțele cu o vechime mai mare de 6 luni);

listele de inventariere;

registrele de inventar;

procesele-verbale de consemnare a cauzelor nefolosirii sau deprecierii;

procesul-verbal al rezultatelor inventarierii;

documentele cu privire la eventualele compensări sau scăzăminte legale, etc.

În cazul inventarierii analizate au fost întocmite (printre altele) următoarele tipuri de documente:

Declarațiile de inventariere – sunt documentele ce se întocmesc de către gestionari în prezența membrilor comisiilor de inventariere, fiind semnate de toți cei de față. În această declarație scrisă, gestionarul a prezentat unele informații din care să rezulte dacă:

– gestionează valori materiale și în alte locuri de depozitare;

– în afara valorilor materiale ale unității patrimoniale respective, are în gestiune și altele aparținând terților, primite cu sau fără documente;

– are plusuri sau lipsuri în gestiune despre a căror cantitate sau valoare are cunoștință;

– are valori materiale nerecepționate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit documentele aferente;

– a primit sau a eliberat valori materiale fără documente legale;

– deține numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate in gestiunea sa;

– are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidența gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

De asemenea, gestionarul va menționa în declarația scrisa felul, numărul și data ultimului document de intrare și de ieșire a bunurilor în/din gestiune. Prin confruntarea datei menționate în declarație cu cele din fișele de magazie, listele de inventar, procesele-verbale de inventariere efectuate la casierii se poate constata concordanța dintre acestea.

Listele de inventar se vor examina sub aspectul formei, fondului și al conținutului. Un accent mare a fost pus pe scrierea completă și corectă a denumirii bunurilor în listă. S-au examinat corectitudinea și legalitatea documentelor ce au stat la baza înscrierii în liste aparținând, aflate în custodie sau închiriate, a celor depreciate, aflate în stare avansată de uzură, dacă acestea au fost propuse pentru scoaterea din folosință prin casare, declasare, vânzare. În acest context, au fost examinate listele cu materii prime și materiale, piese de schimb, utilaje, mijloace de transport, bunuri de uz general, echipamente și alte asemenea obiecte de inventar, nu numai din punct de vedere cantitativ privind volumul bunurilor, ci și sub aspectul duratei (vechimii) de când staționează, a propunerilor comisiilor privind modul de soluționare.

Odată cu listele de inventariere obișnuite s-au examinat:

listele de inventariere cu bunurile și valorile materiale aparținând terților, aflate în custodie, luate cu chirie și au fost examinate și documentele care atestă starea în care se află;

documentele de confirmare a bunurilor proprii predate la terți, ce se află în situații similare;

extrase de cont sau adrese scrise de confirmare a soldurilor debitoare, creditoare ale conturilor: clienți, furnizori, debitori ori documentele din care rezultă rulajele acestora;

listele cu investițiile aflate în curs de execuție, cu cele abandonate, sistate din diferite motive, cu menționarea cauzelor care au condus la această situație;

listele cu formularele cu regim special;

listele cu lucrările de reparații capitale aflate în curs de execuție;

listele cu bunurile depreciate;

situațiile analitice cu elementele patrimoniale care nu prezintă valori materiale;

listele cu bunurile achiziționate din alte fonduri, în afara celor finanțate de la bugetul local al Municipiului Timișoara;

existența semnăturilor pe fiecare pagină și a declarației salariaților sau gestionarilor dată pe ultima pagină, din care să reiasă că inventarierile au fost făcute în prezența lor și că bunurile au rămas în păstrarea și răspunderea lor.

Registrele inventar (centralizatoare) constituie documentele în care bunurile din patrimoniu sunt grupate după natura lor potrivit posturilor din bilanț. Acestea sunt examinate în mod obligatoriu de către comisiile de inventariere. Ele sunt prezentate în Anexele 2,3,4.

Procesele-verbale sunt documentele finale care atestă efectuarea inventarierilor atât pe fiecare secție în parte cât și la nivel central, pe întreaga unitate. Procesele-verbale se întocmesc de către fiecare comisie în parte, iar centralizarea rezultatelor obținute de fiecare comisie, împreună cu concluziile și propunerile sunt centralizate într-un proces-verbal al Comisiei Centrale de inventariere. Un loc important printre aceste procese-verbale îl ocupă cel privind inventarierea numerarului din casierii, care atestă efectuarea controlului inopinat asupra valorilor din casierii. La aceste documente au fost examinate: data întocmirii, componența membrilor comisiei de inventariere, perioada în care s-a efectuat, soldul valorilor bănești constatate în casă, cu exprimarea monetarului și alte valori din casierii.

Documentele privind compensările. În conformitate cu prevederile punctului 45 din Normele privind organizarea și efectuarea patrimoniului, aprobate prin O.M.F. nr. 2388/15.12.1995, conducerea unității poate admite compensarea lipsurilor cu eventualele plusuri constatate în gestiuni. Acolo unde s-au înregistrează asemenea situații, organele de control au examinat:

Listele cu bunurile ușor confundabile (care prezintă însușiri comune, ambalaje similare, ce se pot amesteca între ele în timpul vehiculărilor), aprobate de către Manager;

Modul efectiv de calcul al compensărilor. În acest sens s-a ținut cont de următoarele criterii de apreciere a calculelor:

dacă au existat condiții reale și pericole iminente de confuzii datorită asemănării în ceea ce privește aspectul exterior, culoarea, mărimea, ambalajul, etc.;

diferențele constatate în plus sau minus incluse în compensare provin din aceeași perioadă și din aceeași gestiune;

lipsurile provenite din cauza degradărilor, sustragerilor sau neglijențelor gestionarilor nu sunt admise la compensare;

compensarea a fost admisă pentru cantități egale, care se încadrează în limita minusurilor constatate la sortimentele ușor confundabile (incluse în listele aprobate);

la compensare au fost eliminate din calcul diferențele dintre plusuri și minusuri începând cu acele bunuri care au prețurile mai mici.

Operațiile care se execută cu ocazia inventarierii

Aceste operații se referă în principal la:

operații pregătitoare inventarierii efectuate de conducerea Regiei:

constituirea comisiilor de inventariere și numirea responsabililor acestora;

crearea condițiilor corespunzătoare de lucru comisiilor de inventariere;

dotarea comisiilor de inventariere cu aparatele și instrumentele necesare măsurării, cântăririi, înregistrării, etc.;

punerea la dispoziția comisiilor de inventariere a mijloacelor tehnice de calcul și de sigilare, precum și a formularelor și registrelor necesare;

vizarea listelor de inventariere pretipărite (necompletate) de către contabilul șef;

operațiile pregătitoare executate de comisiile de inventariere (au fost prezentate mai sus)

desfășurarea inventarierii:

stabilirea stocurilor faptice prin numărare , cântărire, măsurare, etc. și înscrierea lor în listele de inventariere;

efectuarea de sondaje asupra bunurilor aflate în ambalaje originale și consemnarea rezultatelor în listele de inventariere;

efectuarea inventarierii pe bază de calcule tehnice, unde este cazul, și înscrierea rezultatelor în listele de inventariere împreună cu descrierea calculelor tehnice utilizate;

separarea și determinarea bunurilor aparținând altor unități și înscrierea rezultatelor în liste de inventariere separate;

verificarea creanțelor față de terți – cu pondere prin confirmare pe bază de extrase sau prin punctaje reciproce;

emiterea de adrese cu confirmare pentru creanțele cu o vechime mai mare de 6 luni;

confruntarea extraselor de cont bancar cu soldurile din contabilitate și consemnarea diferențelor;

separarea, determinarea și consemnarea în liste de inventariere separate a bunurilor depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără mișcare sau greu vandabile;

consemnarea gradului de executare a lucrărilor de reparații sau a celor de investiții în curs de finalizare;

înscrierea în listele de inventariere a formularelor cu regim special în ordinea codurilor;

în cazul existenței unor obiecțiuni din partea gestionarului comisia de inventariere respectivă trebuie să le analizeze și să le soluționeze; concluziile cu privire la obiecțiile formulate vor fi menționate la sfârșitul listelor de inventariere.

operațiile care se execută la sfârșitul inventarierii:

compararea rezultatelor inventarierii înscrise în listele de inventariere cu fișele de magazie și cele din contabilitate; stabilirea diferențelor și consemnarea lor în listele de inventariere;

evaluarea stocurilor la valoarea de inventar și înscrierea deprecierilor constatate și a cauzelor deprecierilor în listele de inventariere;

evaluarea imobilizărilor și corectarea valorii contabile a acestora și aducerea lor la nivelul valorii de inventar;

analiza răspunsurilor confirmate sau analiza soluționării nepotrivirilor la creanțele supuse confirmării;

confirmarea soldurilor scriptice de către compartimentul de contabilitate;

completarea Registrului Inventar;

elaborarea procesului-verbal cu rezultatele inventarierii de către Comisia Centrală de inventariere;

consemnarea propunerilor și prezentarea lor conducerii unității.

valorificarea rezultatelor inventarierii:

înregistrarea în contabilitate a rezultatelor inventarierii, cu regularizarea difrențelor conform normelor sau recuperarea pagubelor pe seama celor vinovați;

imputarea lipsurilor și recuperarea debitelor;

actualizarea evidenței tehnico-operative;

obținerea noii balanțe de verificare;

completarea bilanțului contabil.

În funcție de rezultatele inventarierii pot fi afectate conturile:

de imobilizări (grupele 20, 21, 23);

de stocuri (grupele 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37);

de trezorerie (grupele 50, 51, 53, 54);

de amortizări (grupa 28);

de provizioane (grupele 29, 39, 49, 59);

de venituri și cheltuieli (clasele 6 și 7);

contul 461 în cazul lipsurilor imputabile.

Procesul-verbal întocmit cu ocazia definitivării lucrărilor de inventariere

Reprezintă documentul sintetizator al rezultatelor generale ale inventarierii patrimoniului Regiei pe anul 2001. În document este prezentată din nou componența Comisiei Centrale de inventariere care constată legalitatea activităților efectuate de către comisiile de inventariere.

De asemenea se prezintă faptul că subcomisiile de inventariere, în urma inventarierii faptice și după confirmarea de către Serviciul de Contabilitate a soldurilor scriptice, au stabilit rezultatele inventarierii concluziile și propunerile pe care le-au consemnat în procesul verbal întocmit de fiecare comisie în parte pentru partea din inventariere care le-a fost repartizată. Dosarele cu lucrările de inventariere au fost predate Comisiei Centrale de Inventariere.

Rezultatele inventarierii au fost înregistrate în contabilitate în conformitate cu normele metodologice de utilizare a conturilor contabile.

În document sunt prezentate care au fost rezultatele efectuării inventarierii asupra întregului patrimoniu, constatări care sunt prezentate după cum urmează:

Cu privire la inventarierea mijloacelor fixe.

Au fost inventariate mijloacele fixe din toată regia în valoare de 67.570.540.883 lei, constatându-se concordanța între solduri scriptic și cel faptic (Anexa 2).

Pe secții și sectoare rezultatele inventarierii se prezintă după cum urmează:

La Secția Transport Tramvaie: au fost inventariate mijloace fixe în valoare de 8.562.762.242 lei din care 8.351.607.335 lei la Depoul 1 și respectiv 211.154.907 lei la Depoul 2, neexistând diferențe între soldul scriptic din contabilitate si valoare mijloacelor fixe inventariate.

În urma inventarierii subcomisia de inventariere au propus la casare mijloace fixe în valoare de 466.725.848 lei din care 463.063.866 lei la Depoul 1 și 3.655.982 la Depoul 2.

La Secția Transport Troleibuze: au fost inventariate mijloace fixe în valoare de 15.914.755.873 lei fără a exista diferențe față de soldul comunicat de serviciul contabilitate.

Comisia de inventariere a propus la casare mijloace fixe în valoare de 478.800 lei.

La Secția Transport Autobuze: au fost inventariate mijloace fixe în valoare de 3.909.559.629 lei fără a se constata diferențe între acestea și soldul scriptic din contabilitate.

Au fost inventariate și trecute în liste separate: 7 autobuze care aparțin Consiliului Local, 1 autobuz al Consiliului Județean, 10 autobuze închiriate de la SC Nimpex SRL Sibiu și 3 autoturisme Tico obținute în leasing.

La Secția Reparații Modernizări: au fost inventariate mijloace fixe în valoare de 1.860.916.088 lei neconstatându-se diferențe față de soldul din contabilitate.

Comisia a propus la casare mijloace fixe în valoare de 6.378.969 lei.

La Secția Piese de Schimb și Subansamble: au fost inventariate mijloace fixe în valoare de 1.200.140.934 lei fără a se constata diferențe între acestea și soldul scriptic din contabilitate. Au fost făcute propuneri de casare de mijloace fixe în valoare de 84.976 lei.

La Secția Linie Cale, Contact, Substații: au fost inventariate mijloace fixe în valoare de 28.953.761.250 lei. În funcție de organigrama aprobată a secției L.C.C.S., acestea au fost repartizate pe ateliere astfel: 18.793.569.412 la atelierul Linia Cale, 3.517.574.207 lei la atelierul Linia Contact, 5.570.628.068 la atelierul Substații și 1.713.989.563 lei la atelierul Parc Intern. Nu s-au constatat plusuri sau minusuri față de soldul scriptic din contabilitate.

Comisia de inventariere a constatat în continuare existența a 8 mijloace fixe în valoare totală de 4.853.344.321 lei recepționate la lucrările de investiții „Modernizare linie de tramvai de pe strada 3 August 1919” și respectiv „Modernizare linie de tramvai pe strada Ștefan cel Mare” care nu fac obiectul activității regiei, care necesită transferul lor la Consiliul Local și darea lor în administrarea regiilor de profil. În acest sens, cu adresele 7678/29.06.1998 și 10534/13.08.1999 către Direcția Tehnică a Primăriei Municipiului Timișoara, mijloacele fixe respective au fost propuse și aprobate de Consiliul Local în lista bunurilor de natură a constituit domeniul public și privat al Municipiului Timișoara.

La sectorul Administrativ: au fost inventariate mijloace fixe în valoare de 5.734.857.190 lei. Nu s-au constatat plusuri sau minusuri față de evidența operativă și contabilă.

Comisia de inventariere constată că în legătură cu mijlocul fix cu numărul de inventar 12124 „Gospodăria anexă” din str. Banatul nr. 3 regia se află în litigiu cu ocupantul imobilului Dl. Golea Florea.

La Complexul de Agrement: au fost inventariate mijloace fixe în valoare de 1.433.787.677 lei fără a se constata diferențe între stocul scriptic și ce faptic.

Propunerile de casare făcute de comisiile de inventariere în valoare de 768.434.265 lei au fost transmise cu adresa responsabilului cu casări din cadrul Serviciului Tehnic, în vederea avizării lor de Comisia Centrală de Casare și supunerii lor spre aprobare Consiliului de Administrație.

Cu privire la inventarierea obiectelor de inventar în folosință și a materialelor de protecție.

Au fost inventariate pe total regie obiecte de inventar în folosință și materiale de protecție în valoare de 5.071.903.902 lei constatându-se un minus de inventar de 7.544.459 lei din care: 323.535 lei obiecte de inventar în folosință și 7.220.924 lei materiale de protecție, față de soldul din contabilitate de 5.079.448.361 lei. Minusul de inventar a fost înregistrat în contabilitate cu NC 28/19.12.2001. A fost stabilită răspunderea materială pentru recuperarea prejudiciului dl. Sîmboan Arpad, dl. Suhotei Victor și dl. Nichifor Ilie.

Pe secții situația obiectelor de inventar în folosință este prezentată în Anexa 3.

Propunerile de casare la obiecte de inventar și materiale de protecție au fost transmise responsabilului cu casări pe regie din cadrul Serviciului Tehnic, în vederea aprobării și scoaterii lor din evidență.

Cu privire la inventarierea stocurilor de piese de schimb și materiale aflate în depozitele regiei.

Situația centralizată a inventarierii gestiunilor din cadrul regiei se prezintă în Anexa 4. Au fost inventariate stocuri în cele 5 depozite ale regiei în valoare de 9.988.984.642 lei fără a se constata diferențe în plus și minus față de soldul din contabilitate.

La inventarierea gestiunii de bilete și abonamente s-a constatat o cantitate mare de bilete și abonamente neutilizabile, care au fost trecute în liste separate în valoare de 31.237.794 lei și s-a propus casarea lor.

Comisiile de inventariere au propus la casare stocuri în valoare de 137.544.932 lei.

La inventarierea gestiunii de bilete și abonamente aflate asupra încasatoarelor, au fost inventariate un număr de 55 de gestiuni în valoare de 1.125.255.350 lei, constatându-se un minus de inventar 1.499.600 lei față de soldul din contabilitate de 1.127.454.950 lei. S-a stabilit răspunderea materială pentru minusul constatat d-lei Odangiu Emilia, suma fiind reținută în baza Deciziei de Imputare nr. 71/21.12.2001, din garanția în numerar constituită.

La inventarierea gestiunilor aflate asupra merceologilor care aprovizionează cu bilete și abonamente agenții economici ce vând bilete pe bază de contract, nu s-au constatat diferențe între soldul faptic și cel din evidența tehnico-operativă și contabilă. Valoarea totală a celor 4 gestiuni inventariate a fost de 102.155.000 lei.

La inventarierea gestiunilor aflate asupra controlorilor de bilete și abonamente au fost supuse verificării un nr. de 54 gestiuni ale controlorilor și respectiv 9 ale executorilor. Valoarea totală a gestiunilor celor 54 de controlori a fost de 36.850.000 lei și respectiv a executorilor de 12.250.000 lei. În urma inventarierii s-a constatat un minus de 1.600.000 lei la inventarierea gestiunii d-lui Scheibling Carol. Recuperarea prejudiciului se face în baza angajamentului de plată dat de angajat.

În urma inventarierii gestiunilor de mărfuri din cadrul Complexului de Agrement s-a stabilit un plus de inventar la gestiunea 002 – bucătărie de 2.012 lei iar la gestiunea bar un plus de 13.524 lei, care a fost înregistrat în contabilitate cu NC 94/30.11.2001. A mai fost constatată o greșeală de înregistrare în sumă de 529.500 lei care a fost corectată cu NC 23/30.11.2001.

Au fost inventariate ambalaje în valoare de 1.895.022 lei care erau depreciate și ca urmare s-au propus la casare.

La inventarierea lucrărilor de modernizări și investiții în curs au fost verificate un număr de 38 obiecte de inventar în valoare totală de 32.165.893.081 lei cu constatarea că datele din contabilitate corespund cu cele inventariate.

La inventarierea mijloacelor circulante bănești s-a constatat că numerarul existent în casierie în sumă de 367.743.349 lei a corespuns cu soldul din Registrul de Casă.

La inventarierea soldurilor carnetelor de cec s-a constatat că plățile din balanță corespund cu situația faptică din filele de cec existente la merceologii Serviciului Aprovizionare.

La inventarierea garanțiilor în numerar constituite de persoanele cu funcții gestionare s-a constatat că balanța analitică la 31.10.2001 din contabilitatea R.A.Transport Timișoara în care soldul garanțiilor reținute în numerar a fost de 469.574.016 lei, corespunde cu situația primită de la B.C.R. Timiș. S-a constatat că unii angajați a căror funcție necesita constituirea de garanție în numerar nu aveau reținută garanția și ca urmare s-au luat măsuri pentru întocmirea contractelor de garanție și de reținere a sumelor.

Inventarierea soldurilor din balanța de verificare s-a efectuat prin verificarea sumelor care figurează în soldul conturilor la data de 31.12.2001.

Ca și concluzii la faptele de inventariere a patrimoniului Regiei Autonome a Transportului Timișoara prezentate anterior se pot stabili următoarele:

în general, la cele mai multe locuri de gestionare faptele și bunurile constatate la inventariere au corespuns cu cele din documentele anterioare, având loc astfel concordanța dintre soldurile scriptice și cele faptice din documentele contabile de evidență și mișcare;

au fost constatate și unele bunuri aparținând unor terțe persoane fizice care erau înregistrate în gestiunea Regiei, bunuri obținute pe baza închirierii (cum sunt autobuzele închiriate de la Consiliul Local, Consiliul Județean sau de la SC Nimpex SRL Sibiu) sau autoturismele achiziționate prin leasing;

existența unor mijloace fixe ce au fost folosite la efectuarea unor lucrări de investiții și care trebuie predate terților care le dețin;

existența unei clădiri care necesită clarificări ulterioare privind proprietarul acestuia, pentru soluționarea căreia Regia se află în litigiu;

au fost constatate și unele lipsuri la inventar, stabilindu-se și cauzele, respectiv vinovații, care au condus la acestea; În anumite cazuri, unde lipsurile au fost imputate gestionarilor în a căror gestiune au fost constatate sumele imputate au fost recuperate prin garanțiile constituite de aceștia conform reglementărilor legale;

au fost propuse spre casare unele bunuri, acolo unde a fost cazul;

cu privire la monetarul aflat în casierie și al banilor aflați în conturi la BCR nu s-a constatat nici o diferență între soldurile scriptice și cele faptice;

toate operațiunile efectuate au fost reflectate în balanțele de verificare (de gestiune și cea financiară) de la sfârșitul anului.

Toate aceste evenimente au fost prezentate prin procesele-verbale întocmite de comisiile de inventariere și centralizate și sintetizate prin procesul-verbal întocmit de către Comisia Centrală de inventariere. În legătură cu soluționarea neregulilor apărute, acestea sunt de competența Consiliului de Administrație al R.A.T.T. și a Directorului General precum și responsabililor cu casări pe Regie din cadrul Serviciului Tehnic, urmând ca deciziile acestora să fie supuse aprobării aceluiași Consiliului de Administrație.

Soluționarea neregulilor constatate cu ocazia inventarierii patrimoniului Regiei pentru anul 2001. Documentele ce atestă modul de soluționare a acestora.

Neregulile constatate cu ocazia inventarierii patrimoniului Regiei pe anul 2001 și care au fost soluționate prin decizii de imputare pot fi sintetizate astfel:

minus de inventar cu privire la obiectele de inventar aflate în folosință și materiale de protecție pe total regie ce au fost imputate vinovaților, angajați ai Regiei;

minus de inventar cu privire la gestiunea de bilete și abonamente aflate asupra încasatoarelor;

minus de inventar la gestiunile aflate asupra controlorilor de bilete și abonamente, care de asemenea a fost imputat vinovaților, recuperarea acestuia urmând a se face în baza angajamentului de plată dat de aceștia;

plus de inventar constatat la gestiunea de mărfuri din cadrul Complexului de Agrement care a fost corectat prin înregistrarea acestora în notele contabile corespunzătoare;

au fost luate măsuri cu privire la reactualizarea garanțiilor constituite de salariații Regiei care îndeplinesc funcții de gestionari, prin întocmirea contractelor de garanție și reținere a sumelor, potrivit reglementărilor în vigoare.

În ceea ce privește soluționarea minusurilor de inventar descoperite cu ocazia inventarierii la gestiunile respective au fost întocmite decizii de imputare asupra celor vinovați de acestea. Deciziile de imputare au fost aprobate de către Directorul General al R.A.T.T. și aduse la cunoștința celor vinovați, dar comunicate și celor responsabili cu evidența acestora din: Serv. Financiar, Of. Juridic, Serv. Contabilitate. Imputările au fost efectuate conform art. 102, 106 și 107 din Codul Muncii. Acolo unde a fost necesar despăgubirile au fost reținute din garanțiile constituite asupra gestionarilor. De asemenea au fost precizate în deciziile de imputare faptul că acestea pot fi contestate în termen de 30 de zile de la comunicarea acestora vinovaților, la judecătoria Timișoara. Deciziile de imputare întocmite constituie titlu executoriu.

Cu privire la imputarea lipsurilor constatate la obiectele de inventar și a materialelor de protecție se face precizarea faptului că au fost constatate lipsuri în valoare de 323.535 lei respectiv 7.220.924. Cu toate acestea prin decizia de imputare și conform reglementărilor reprezentate de Ordinul 2388/1995 au fost stabilite persoanele răspunzătoare pentru prejudiciul adus unității, cărora le-a fost stabilită răspunderea materială în valoare de 21.556.335 lei.

Se observă faptul că această sume reprezintă o valoare mult mai mare decât ce constatată cu ocazia inventarierii, fapt care se explică prin aceea ce că bunurile constatate lipsă la inventar au fost înregistrate la valoarea de intrare existentă în documentele contabile. În ceea ce privește imputarea lipsurilor aceasta se face la valoarea actuală de achiziție de pe piață care este diferită de cea înregistrată în contabilitate, acest lucru datorându-se inflației precum și a deprecierii morale a bunurilor respective

S-a constatat și faptul că persoanele cărora li s-au imputat lipsurile nu mai sunt angajații Regiei. Ca urmare singura modalitate de recuperare a prejudicilor o reprezintă soluționarea acestora prin instanța de judecată, fapt care intră în atribuțiile Oficiului Juridic din cadrul R.A.T.T.

De asemenea s-a mai constatat lipsa de materiale de protecție (uniformă) în valoare de 5.131.116 lei, care a fost imputată unui fost angajat al Regiei care a decedat. Ca urmare aceste lipsuri nu mai pot fi recuperate și ca urmare s-a propus casarea și trecerea pe cheltuieli a sumei respective.

Evidențiind cele constatate cu ocazia inventarierilor efectuate, situația bunurilor ce constituie patrimoniul Regiei Autonome a Transportului Timișoara se constituie după cum urmează (datele sunt preluate din Anexele 2, 3, 4):

mijloace fixe: 67.570.540.882 lei;

obiecte de inventar în folosință: 5.071.903.902 lei;

stocuri de piese, materiale și imprimate: 9.988.984.641 lei.

Tot din datele furnizate de centralizatoare s-a constatat și valoarea bunurilor propuse la casare, urmând ca hotărârea de trecere la bunuri casate și scoaterea acestora din gestiune să fie luată de către responsabilul cu casări pe Regie din cadrul Serviciului Tehnic (casarea bunurilor însă nu face obiectul de activitate a controlului financiar):

mijloace fixe: 768.384.265 lei;

obiecte de inventar în folosință: 568.142.729 lei;

stocuri de piese, materiale și imprimate: 137.544.935 lei.

Toate aceste informații și date cu privire la bunurile ce fac obiectul patrimoniului Regiei Autonome a Transportului Timișoara, au fost inventariate și trecute în documentele prezentate anterior precum, iar împreună cu documentele cu privire la soluționarea diferențelor apărute între soldurile scriptice (din contabilitate) și cele faptice (constatate cu ocazia inventarierii) au fost verificate, clasificate, centralizate și sintetizate de către Comisia Centrală de Inventariere, formând dosarul final cu privire la inventarierea patrimoniului R.A.T.T. pe anul 2001, dosar ce se păstrează în cadrul Biroului Control Tehnic Financiar-Intern.

CAPITOLUL 5

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

Așa după cum am arătat la începutul acestei lucrări pentru o bună organizare și desfășurare a activităților prestate de către un agent economic, pe lângă activitățile urmărite în permanență pentru a se ajunge la realizarea scopurilor și intereselor economice (adică activitățile de producție, prestări servicii, vânzări și cumpărări) este necesară și efectuarea unei activități de control al tuturor operațiunilor desfășurate. Acest control trebuie însă realizat într-un cadru specializat și bine organizat, cu reguli precis stabilite atât prin norme și regulamente valabile pentru toți agenții economici cât și prin cele întocmite în activitatea proprie.

Deci controlul operațiunilor economice desfășurate într-un cadru organizat reprezintă una din funcțiile principale ale activităților realizate. Toate acestea se desfășoară sub atenta supraveghere a conducerii unității respective, astfel încât managementul devine un proces realizat prin unitatea permanentă și dinamică dintre funcțiile de prevedere și organizare, coordonare și comandă, evidență și control. Între acestea funcția de control a managementului nu acționează izolat, separat, în raport cu celelalte funcții, ci în strânsă interdependență reciprocă, ca un tot unitar care constituie procesul de management. Manifestarea ei este justificată de existența unor directive de durată a căror execuție și rezultate se urmăresc în timp, de dinamismul condițiilor ce influențează activitatea și care determină mutații în comportamentul factorilor.

Prezenta lucrare a încercat să prezinte într-o formă destul de cuprinzătoare modul de desfășurare a activității de control financiar propriu realizate la nivelul unei întreprinderi de mare amploare cum este cazul Regiei Autonome de Transport Timișoara. Activitatea de control intern este prezentată în toate formele sale: control preventiv, control ierarhic-operativ, control de gestiune, prezentând atât modul de organizare a acesteia, cât și felul cum se exercită asupra tuturor activităților Regiei.

Cu toate acestea trebuie amintit faptul că activitatea de control nu reprezintă un scop în sine, ci ea trebuie corelată cu celelalte acțiuni întreprinse de unitate, astfel încât să se realizeze o bună finalitate a scopului și obiectivelor urmărite și în final cei care vor beneficia de rezultatele obținute să obțină satisfacția dorită.

Cele arătate, ne ajută să formulăm două principii de mare însemnătate practică în activitatea de control și anume:

primul, simpla constatare, fotografiere sau informație asupra situației de fapt, nu înseamnă control, ele constituind doar modalități de intrare în acest sistem;

al doilea, nici o acțiune nu se poate încheia fără măsuri.

Valoarea practică a acestor două principii are în vedere faptul că, sunt încă numeroase persoane care consideră ca fiind control numai constatarea, inventarierea și înregistrarea situației de fapt, a neregulilor și abaterilor, fără să se considere că acțiunea controlului este un proces complex care, în final, trebuie să declanșeze un ansamblu de măsuri.

Cât privește procesul de perfecționare a controlului, pe baza legăturilor din interiorul sistemului de control, experiența și practica au dovedit că, cu prilejul valorificării problemelor reieșite din control, se observă unele neclarități, confuzii, omisiuni sau chiar greșeli, care necesită date noi sau precizări prin completarea controlului inițial. Pe de altă parte, cu prilejul valorificării, se trag concluzii, se analizează calitatea controlului și se dispun măsuri de îmbunătățire, pentru viitor, a acestuia.

Valorificarea, în cadrul sistemului de control, generează nu numai un proces de perfecționare a controlului însuși, ci, prin măsurile adoptate cu această ocazie, controlul generează un proces de perfecționare a celorlalte sisteme, în cadrul sistemului global al unității analizate. Astfel, sistemul de control, având o accentuată capacitate de recepționare și transmitere a informației față de mediul exterior, presupune un amplu și complex proces de valorificare, care asigură pentru toate genurile de intrări în cadrul sistemului de control, ieșiri corespunzătoare către celelalte sisteme. Această concluzie are o mare valoare practică întrucât controlul nu se poate limita numai la măsuri de înlăturare a neajunsurilor, cum se consideră câteodată, sau numai la sancțiuni, cum se apreciază nu de puține ori.

Acțiunea și finalitatea sistemului de control presupun declanșarea simultană a unor măsuri, soluții și propuneri pentru înlăturarea și prevenirea neajunsurilor, îmbunătățirea activității și creșterea eficienței acesteia, îmbunătățirea normelor și reglementărilor în vigoare, etc.

În capitolul 4 al lucrării sunt prezentate tocmai partea practică a activității de control intern, prin urmărirea etapelor de realizare a unei inventarieri generale a patrimoniului R.A.T.T. Sunt analizate astfel care sunt, în primul rând bazele legale ale desfășurării acestui tip de control financiar precum și normele interne de desfășurare a acesteia. Asupra acestor documente de circulație internă (Norme de efectuare și desfășurare a activităților din cadrul R.A.T.T.) trebuie precizat faptul că ele sunt realizate de așa manieră încât ele se regăsesc la nivelul fiecărui compartiment al Regiei. Astfel o activitate desfășurată de organele de control intern trebuie să ia în considerare toate atribuțiile și regulile existente în fiecare compartiment, dar să urmeze și propriile reguli de desfășurare a activităților sale.

Sunt urmărite, de asemenea și modul de finalizare a actelor de control prezentându-se fiecare valorificare a constatărilor obținute prin efectuarea inventarierii și modul cum au fost aduse la îndeplinire.

Concluzia ar putea fi aceea că activitatea de control financiar intern în cadrul Regiei Autonome de Transport Timișoara se desfășoară într-un cadru organizatoric bine definit în strânsă concordanță cu activitatea principală desfășurată de aceasta și în conformitate cu normele legale în vigoare, realizând o activitate eficientă și de mare însemnătate asupra ansamblului unității.

ANEXE

Bibliografie:

1. Boulescu Mircea – Control financiar, Ed. Eficient,

Ghiță Marcel București, 1997

Ciurileanu Radu – Controlul propriu al agentului economic,

Ed. Economică, București, 1996

3. Epuran Mihail, Grosu Corina – Contabilitate și control de gestiune,

Băbăiță Valeria Ed. Economică, București, 1999

4. Pereș Ion, Popovici Dumitru, – Controlul economic financiar, Ed. Mirton,

Bunget Ovidiu, Pereș Cristian Timișoara, 2000

5. Popeangă Petre – Controlul financiar contabil, Ed. Tribuna

Economică, București, 1999

6. Popescu Gheorghe – Procedeul controlului intern și auditului financiar,

Ed. Gestiunea, București, 1997, 3 volume

7. Revista „Control economic financiar”, Ed. Tribuna Economică, București

-Nr. 3 martie 2000 „Din practica controlului financiar. Controlul inventarierii

patrimoniului” , Cocoară Mihai pg. 20-24

-Nr. 10 octombrie 2000 „Inventarierea bunurilor unității. Comisiile de inventariere”

Ielciu Ioan pg. 36-42

8. xxx – Legea nr. 32/1968 privind stabilirea și

sancționarea contravențiilor

9. xxx – Legea nr.15/1990 privind organizarea unităților

economice de stat

10. xxx – Legea nr. 26/1990 privind Registrul Comerțului

12. xxx – Legea nr. 31/1990 legea societăților comerciale

13. xxx – Legea nr. 30/1990 privind organizarea și

funcționarea controlului financiar și a Gărzii Financiare

14. xxx – Legea nr. 82/1991 legea contabilității

15. xxx – Legea nr. 83/1995 privind unele măsuri de

protecție a persoanelor încadrate în muncă

16. xxx – Ordonanța de Urgență nr. 75/1999 privind

activitatea de audit financiar

17. xxx – Ordinul Ministerului Finanțelor 2388/1995 pt. aprobarea Normelor de org. și efectuare a inventarierii patrimoniului

18. xxx – Ordinul nr. 1129/200 pt. aprobarea regulilor și

procedeelor din OUG nr. 75/1999

19. xxx – Ordinul nr. 1267/2000 privind normele minimale

de audit intern

20. xxx – Hotărârea de Guvern nr. 720/1991 privind

aprobarea normelor de organizare și executare a controlului financiar

21. xxx – Hotărârea de Guvern nr. 704/1993 pt. aprobarea

Regulamentului de efectuare a contabilității

22. xxx – Regulamentul de aplicare a Legii contabilității nr.82/1991

23. xxx – Normele nr. 63943/1991 privind modul de

organizare și exercitare a controlului financiar propriu

24. xxx – Normele Metodologice din 6 februarie 2001

privind cadrul general al atribuțiilor și exercitării controlului financiar preventiv propriu

=== Anexa1 ===

Organigrama Regiei Autonome de Transport Timișoara

=== Anexa2 ===

REGIA AUTONOMĂ DE TRANSPORT

TIMIȘOARA

CENTRALIZATORUL

MIJLOACE FIXE ALE REGIEI INVENTARIATE ÎN ANUL 2001

REGIA AUTONOMĂ DE TRANSPORT

TIMIȘOARA

CENTRALIZATORUL

OBIECTELOR DE INVENTAR ÎN FOLOSINȚĂ LA DATA INVENTARIERII

REGIA AUTONOMĂ DE TRANSPORT

TIMIȘOARA

CENTRALIZATORUL

STOCURILOR DE PIESE, MATERIALE ȘI IMPRIMATE AFLATE ÎN DEPOZITELE

REGIEI LA DATA INVENTARIERII GENERALE PE ANUL 2001