. Contabilitatea Decontarilor cu Furnizorii Si Clientii (s.c. Xyz S.r.l., Oradea)

INTRODUCERE

Conducerea eficace a oricărei activități economice reclamă existența, cunoașterea și aprofundarea unui volum mare de date și informații legat atât de activitatea proprie a agentului economic cât și de conjuctura economică națională.

Dacă la nivelul macroeconomic procurarea informațiilor nu implică un efort deosebit, ele regăsindu-se în buletinele informative elaborate de instituțiile specializate ale statului, pentru agenții economici privați organizarea fluxului informațional intern presupune satisfacerea dorinței de informare a conducerii, în vederea cunoașterii operative a situației economico-financiare a unității.

Din acest punct de vedere un rol important îi revine modului de organizare a contabilității, aceasta constituind principala sursă de date a sistemului informațional economic, fiind instrumentul principal de cunoaștere, gestiune și control al patrimoniului și al rezultatelor obținute.

După cum spune Goethe: “Contabilitatea este una din cele mai sublime creații ale geniului uman fiind o oglindă a trecutului și o clauză a viitorului pe care fiecare bun gospodar ar trebui să o folosească în gospodaria sa”.

Legătura dublă dintre informațiile furnizate de contabilitate și folosirea lor în procesul conducerii, îndeosebi în managementul financiar, care reprezintă punctul de plecare pentru stabilirea importanței și valorii informațiilor contabile, poate fi ilustrată foarte bine de evoluția legăturii dintre “ contabilitate și procesul de luare a deciziilor” în care pot fi identificate cel puțin trei tendințe evolutive ale contabilității:

-Sursa de informații pentru luarea deciziilor,

-Sursa de informații pentru o serie de alte sectoare,

-Tendința din ce în ce mai pronunțată în includerea în procesul de obținere a informațiilor de la contabilitate, a algoritmilor anumitor tipuri de decizii.

În România, țară aflată în plină tranziție spre o economie de piață, preocupările privind modernizarea contabilității agenților economici nu s-au concretizat în elaborarea unui plan contabil general, ci în emiterea unor acte normative care formează un tot unitar cunoscut sub denumirea de Sistem Contabil al agenților economici din România care cuprinde:

Legea contabilității nr 82/1991 publicată în Monitorul Oficial nr.265/27.12.1991 reglementată prin OG nr.61/2001

Regulamentul privind aplicarea legii contabilității

Planul de conturi general

Normele metodologice de utilizare a conturilor contabile

Monografie privind înregistrarea în contabilitate a principalelor operațiuni economice

Bilanțul contabil

Normele metodologice pentru întocmirea bilanțului contabil.

Autonomia, independența, libertatea de a manevra de care dispun agenții economici în economia de piață nu înseamnă, în nici un caz o activitate de “lup singuratic”-evident sortit eșecului – ci dimpotrivă, dizolvarea, diversificarea și adâncirea de producție și schimb în cele mai variate domenii, ceea ce implicit, aduc după ele o mare gamă a relațiilor de decontare, de stingere a obligațiilor deja create, de creare și stingere a altora într-o înlănțuire fără de sfârșit.

Categoria genetică a “decontărilor”, adică a transferului intersocietății precum și a unor relații patrimoniale adiacente acestora îmbracă o varietate extremă tocmai ca urmare a intensificării până la “explozie” a cooperării, schimburilor comerciale, creeri permanente de drepturi și obligații urmate, apoi, de stingerea lor și încă multe altele.Și dacă privim numai conturile specifice cuprinse în “cadrul general” la care se adaugă numeroase alte pachete problematice ne dăm seama de diversificarea decontărilor.

Plasat inevitabil la intersecția circuitului de bunuri și valori destinate schimbului, de drepturi și obligații decurgând din relațiile firești cu partenerii de afaceri, agentul economic se află simultan atât în ipostaza de creditor (ferm la încasare) – pentru unele relații, cât și în cea de debitor (ferm la plată) – pentru alte relații, deci atât de o parte cât și de alta a “tejghelei” decontările și implicit afacerile – în funcție de sensul circuitului valorilor materiale drepturilor și obligațiilor și implicit a banilor.

Aici s-ar părea că toate sunt simple : cumperi și plătești, vinzi și încasezi.În realitate, viața de zi cu zi este mult mai complexă, cu așteptări și întârzieri, cu sincope și inversări ale ordinei circuitului de schimb, pentru care contabilitatea este chemată să facă ordinea necesară și să implice gestionar și monetar – financiar atât agentul cât și terții săi, atunci când trebuie, la mărimea corectă a relației, folosind concomitent și mijloacele de decontare cele mai adecvate.

În condițiile actuale, cu toate progresele făcute în domeniul calculatoarelor electronice, economia unei țări nu se poate lipsi de contabilitate.Numai contabilitatea poate oferii informații precise pe care să se sprijine deciziile managementului.El trebuie să dispună de acest “tablou de bord” cu multiple cadrane, care este contabilitatea modernă.

Știința contabilității reprezintă un sistem coerent de obiective și principii fundamentale, legate între ele, susceptibile să conducă la definirea de norme solide privind constituirea și comunicarea informației privitoare la situația netă și financiară a patrimoniului, precum și rezultatele obținute.

În ansamblu mijloacelor pe care sistemul informațional economic le utilizează pentru înregistrarea, transpunerea și prelucrarea informației, contabilitatea care constituie una din componentele principale exercită un rol de primă însemnătate.

Rolul contabilității în cadrul sistemului informațional economic este acela de a reflecta și controla în expresie bănească procesele economice privind crearea, circulația și consumul de valori.Obiectul contabilității cuprinde existența și mișcarea mijloacelor economice, mișcările și transformările primite după componența și proveniența lor.

Rolul contabilității în cadrul sistemului informațional economic este acela de a reflecta și controla în expresie bănească procesele economice, salarizarea forței de muncă, stabilirea rezultatului final a acestor mișcări și transformări privite după componența și proveniența lor.

Reflectarea în contabilitate a operațiilor economice pe grupe sau categorii de mijloace și surse se face prin utilizarea conturilor sintetice, iar detalierea acestora pe feluri de mijloace și surse se asigură prin utilizarea conturilor analitice.

Obiectul contabilității analitice este constituit din mijloace economice, mijloace fixe și mijloace circulante; ea urmărește și controlează mijloacele materiale și bănești ale unităților folosind metoda dublei înregistrări.Înregistrările în contabilitatea analitică se fac fie prin etalon bănesc (valoric), fie prin etalon bănesc și natural (valoric și cantitativ).

Înregistrările în conturile sintetice sunt centralizate în liste pe baza documentelor primare, iar înregistrările în conturile analitice se fac din documentele primare.Totalul valorilor din conturile analitice trebuie să fie egal cu totalul conturilor sintetice, în privința rulajelor debitoare și creditoare, cât și a soldului inițial și final.

Obiectul contabilițăți este acela de a crea o imagine fidelă.Principiile fundamentale care trebuie respectate sunt:

-principiul prudenței;

-principiul permanenței metodelor;

-principiul continuității activităților;

-principiul independenței exercițiului;

-principiul intangibilității bilanțului de deschidere;

-principiul necompensării.

Un rol important în contabilitatea financiară îl ocupă înregistrarea veniturilor în momentul livrării bunurilor la clienți, acestea fiind una din procedurile contabile pe care trebuie să le respectăm.

Rolul contabilității unei societăți comerciale este de a furniza documentele de sinteză care oferă o imagine fidelă a patrimoniului, situațiilor financiare și a rezultatelor, în scopul furnizării de informații.Obiectul documentelor contabile de sinteză a unei societăți este de a furniza informații privind situațiile financiare, care să fie utile unei game largi de utilizatori, atunci când aceștia iau decizii economice.

Informațiile privind situațiile financiare sunt furnizate în principal prin contul de profit și pierdere, iar informațiile privind evoluția situației financiare printr-un tablou de flux.

PREZENTAREA GENERALĂ A SOCIETĂȚII

1.1.SCURT ISTORIC

Societățile comerciale cu răspundere limitată sunt o formă intermediară între societatea de persoane și cea de capital. Societățile comerciale cu răspundere limitată se vor constitui prin contract de societate și statut, care se incheie în formă autentică.contractul va cuprinde mențiunile cerute la art.3 din leg 31/1990 precum și repartizarea părților sociale.Prestațiile în muncă și creanțele nu pot constitui aport.Bunurile ce reprezintă aporturi în natură se transmit în momentul constituirii societății.Părțile sociale nu pot fi reprezentate prin titluri negociabile.

În societatea cu răspundere limitată, numărul asociaților nu poate fi mai mare de 50.Capitalul social nu poate fi mai mic de 100.000 lei și se divide în părți sociale egale, care nu pot fi mai mici de 5.000 lei.În caz de aporturi în natură, acestea vor putea reprezenta cel mult 60% din capitalul social.

Pentru constituirea societății este necesară îndeplinirea a două categorii de condiții:

a.condiții de fond;

b.condiții de formă

a.Condiții de fond se referă la :existența unui contract de societate prin care se stabilesc drepturile și obligațiile contractuale, numărul și calitatea participanților la o societate, consimțământul și capacitatea de a contracta a părților participante, obiectul contractului care trebuie să fie licit.Pentru alcătuirea patrimoniului propriu, asociații au obligația să aducă drept aport o contribuție care poate fi evaluată în bani.Toți asociații sunt obligați să participe la pierderile și la profitul proporțional cu aportul lor la capitalul social.

b.Condițiile de formă se concretizează în autentificarea contractului de societate, a statutului societății prin intermediul notariatului de stat, cererea de autorizare către instanța judecătorească în cazul dezbaterii, legalizarea documentului de constituire, calitățile asociaților, existența capitalului social prin emiterea sentinței, autorizând astfel funcționarea societății în nume propriu.

La înregistrare, judecătorul va verifica îndeplinirea condițiilor de mai sus, după care va dispune înscrierea actului în registrul comerțului și la administrația financiară unde societatea își are sediul, precum și publicarea lui în Monitorul Oficial.Societatea este personă juridică din ziua înmatriculării în registrul comerțului.Înmatricularea se face cu condiția prezentării dovezii ca s-a solicitat publicarea în Monitorul Oficial.

Dacă societatea inființează o sucursală sau filială în afara județului în care își are sediul, administratorii sunt obligați să ceară înmatricularea acesteia în registru comerțului din județul unde va fucționa,înainte de începerea activității sucursalei sau filialei.

Și societatea S.C “Hipocar 3” S.R.L. Oradea s-a înființat tot în baza legii nr.31/1990, îndeplinind condițiile prezentate mai sus.

1.2.PROFILUL ȘI OBIECTUL DE ACTIVITATE

Denumirea societății este Societatea Comercială “ HIPOCAR 3 ” SRL Oradea, forma juridică de constituire fiind societatea cu răspundere limitată înregistrată la Registrul Comerțului cu nr. R6733027.

Sediul societății este în România , localitatea Oradea, str. Nicolae Bălcescu nr.9, bloc D 47, ap.54.Sediul societății poate fi schimbat în alt loc din România în baza Hotărârii Adunarii Generale a Acționarilor, potrivit legii. Societatea poate să aibă sucursale și filiale în țară și străinătate.

Durata societății este nelimitată, cu începere de la data publicării în Monitorul Oficial.

Potrivit articolului 5 din Statutul Societății principala activitate a societății este producția precum și comerțietății este necesară îndeplinirea a două categorii de condiții:

a.condiții de fond;

b.condiții de formă

a.Condiții de fond se referă la :existența unui contract de societate prin care se stabilesc drepturile și obligațiile contractuale, numărul și calitatea participanților la o societate, consimțământul și capacitatea de a contracta a părților participante, obiectul contractului care trebuie să fie licit.Pentru alcătuirea patrimoniului propriu, asociații au obligația să aducă drept aport o contribuție care poate fi evaluată în bani.Toți asociații sunt obligați să participe la pierderile și la profitul proporțional cu aportul lor la capitalul social.

b.Condițiile de formă se concretizează în autentificarea contractului de societate, a statutului societății prin intermediul notariatului de stat, cererea de autorizare către instanța judecătorească în cazul dezbaterii, legalizarea documentului de constituire, calitățile asociaților, existența capitalului social prin emiterea sentinței, autorizând astfel funcționarea societății în nume propriu.

La înregistrare, judecătorul va verifica îndeplinirea condițiilor de mai sus, după care va dispune înscrierea actului în registrul comerțului și la administrația financiară unde societatea își are sediul, precum și publicarea lui în Monitorul Oficial.Societatea este personă juridică din ziua înmatriculării în registrul comerțului.Înmatricularea se face cu condiția prezentării dovezii ca s-a solicitat publicarea în Monitorul Oficial.

Dacă societatea inființează o sucursală sau filială în afara județului în care își are sediul, administratorii sunt obligați să ceară înmatricularea acesteia în registru comerțului din județul unde va fucționa,înainte de începerea activității sucursalei sau filialei.

Și societatea S.C “Hipocar 3” S.R.L. Oradea s-a înființat tot în baza legii nr.31/1990, îndeplinind condițiile prezentate mai sus.

1.2.PROFILUL ȘI OBIECTUL DE ACTIVITATE

Denumirea societății este Societatea Comercială “ HIPOCAR 3 ” SRL Oradea, forma juridică de constituire fiind societatea cu răspundere limitată înregistrată la Registrul Comerțului cu nr. R6733027.

Sediul societății este în România , localitatea Oradea, str. Nicolae Bălcescu nr.9, bloc D 47, ap.54.Sediul societății poate fi schimbat în alt loc din România în baza Hotărârii Adunarii Generale a Acționarilor, potrivit legii. Societatea poate să aibă sucursale și filiale în țară și străinătate.

Durata societății este nelimitată, cu începere de la data publicării în Monitorul Oficial.

Potrivit articolului 5 din Statutul Societății principala activitate a societății este producția precum și comerțul cu ridicata și cu amănuntul, transport și depozitare, tranzacții și intermedieri, import – export, prestări servicii în domeniile: agricultură, industrie prelucrătoare, industrie textilă, pielărie, a lemnului, a celulozei, a cauciucului, construcții metalice, produse de uz casnic si larg consum, tehnice, electrice, intermedieri, comerț intern, construcții.

Capitalul social subscris al societății este de 3.000.000lei, vărsat integral în numerar.Valoarea unei părți sociale este de 1.000.000lei, capitalul social fiind împărțit în 3 părți egale.

Aportul asociaților:

1.Meșter Ioan are un aport de 1.000.000lei, respectiv 33,33% din capitalul social al societății.

2.Botea Gheorghe are un aport de 1.000.000 lei, respectiv 33,33% din capitalul social al societății.

3.Căpuș Viorel are un aport de 1.000.000 lei, respectiv 33,33% din capitalul social al societății.

Capitalul social va putea fi redus sau mărit în condițiile prevăzute în statut.

Conducerea societății este asigurată de către Adunarea Generală a Acționarilor care are atribuții și funcționează conform legii 31/1990 și statutului societății.

Obligațiile și răspunderea administratorului sunt reglementate de dispozițiile referitoare la mandat, de cele special prevăzute în legea 31/1990.

Controlul societății se va desfășura conform prevederilor statutului.Profitul rezultat din activitatea societății se va repartiza asociaților în mod egal cu numărul părților sociale.Determinarea și repartizarea profitului se va face în conformitate cu prevederile și cu regulamentele în vigoare.

Durata societății este nelimitată.

Exercițiul economico – financiar are durata anului calendaristic. Evidența contabilă se ține în lei și se organizează potrivit legii.După constituirea fondului de rezervă, a celorlalte fonduri, după scăderea impozitului datorat statului, rezultă beneficiul, care revine celor trei asociați în exclusivitate .

Dizolvarea societății are loc în următoarele situații:

-trecerea timpului prevăzut pentru durata societății;

-imposibilitatea realizării obiectului societății sau realizarea acestuia;

-Hotărârea Adunării Asociaților;

-pierderea a ½ parte din capital, dacă asociații nu hotărăsc completarea lui până la nivelul inițial ori reducerea lui la suma rămasă sau micșorarea capitalului social sub minimul legal, dacă asociații nu decid completarea lui până la nivelul legal prevăzut.

Lichidarea societății are loc în situația dizolvării acesteia pentru oricare din motivele prevăzute la articolul 12.

Numirea lichidatorilor se face de către asociați prin Hotărârea Adunării Generale a Acționarilor, ori în situația în care nu s-a întrunit unanimitatea de către instanță, la cererea oricărui asociat sau a administratorilor cu restructurarea prevederilor statutului.

1.3.ORGANIZAREA PRODUCȚIEI ȘI PRINCIPALII

PARTENERI AI SOCIETĂȚII

Aprovizionarea cu mărfuri se face de la întreprinderile industriale producătoare din țară, prin import direct sau prin intermediul întreprinderilor de comerț exterior și de la alte întreprinderi de comerț.

Procesul de aprovizionare se desfășoară pe baza contractelor încheiate cu furnizorii în care se precizează mărfurile ce se achiziționează, cantitățile și termenele de livrare, modalitățile și termenele de plată, condițiile de transport și ambalare. Aprovizionarea se poate face pe bază de comandă.

Aprovizionarea fără delegat (pe răspunderea furnizorului), are loc în concordanță cu prevederile contractuale și ale graficului de lucrări.Pe baza acestuia furnizorul întocmește “Dispoziția de livrare” în conformitate cu care procedează la autorecepția lotului de mărfuri, întocmindu-se un Proces Verbal de autorecepție.

Urmează ambalarea mărfurilor,încadrarea în mijloacele de transport și expedierea lor, cu această ocazie fiind încredințate carasului.

Ca document de transport se întocmește: Scrisoarea de trăsură, Scrisoarea de transport, Buletinul de mesagerie,etc.(în funcție de mijlocul de transport folosit).

Carasul asigură transportul mărfurilor la destinație, anunțarea destinatarului și încredințarea bunurilor beneficiarului.Acesta întocmește o comisie de recepție care procedează la recepția cantitativă și calitativă a lotului de marfă.

Urmând concordanța cu prevederile din contract și documentele de livrare și transport, comisia de recepție întocmește “Nota de recepție și constatare de diferențe”

În cazul constatării unor urme de violare a vagonului sau ambalajelor se întocmește un Proces Verbal de constatare opozabil furnizorului sau carasului, după caz.

Dacă parțial sau total, marfa nu este acceptată de intreprinderea de comerț, ca fiind necorespunzătoare sortimental, calitativ sau nelivrate la termenele prevăzute, este luată în custodie, întocmindu-se un proces de luare în custodie.Ulterior, ea se restituie furnizorului.

În “Nota de recepție”, marfa se evaluează la costul de achiziție, sau la preț de vânzare în funcție de metoda de contabilitate a operațiilor cu mărfuri.Pe baza documentelor primare se fac înregistrări în evidența operativă ( fișă de magazie, raport de gestiune, etc.) și se întocmesc documentele centralizatoare ( recapitulații sau borderouri de mărfuri de intrare), care se înregistrează în contabilitatea sintetică.

b)Aprovizionarea prin delegat propriu are loc când furnizorul și beneficiarul se află în aceeași localitate. Delegatul întreprinderii de comerț se prezintă la furnizor cu o comandă și o delegație de ridicarea mărfurilor și eventual, cu CEC-ul necesar efectuării plății.

Participând la recepția mărfurilor și ambalajelor, delegatul le preia și semnează documentele de livrare (Dispoziția de livrare și Factura). El poartă răspunderea integrității lotului de marfă și ambalaje.La sosirea lui se procedează la verificarea cantitativă și calitativă și se întocmește “Nota de recepție și constatare de diferențe”.

Urmează prelucrarea și înregistrarea documentelor de livrare și recepție asemănător cu procedura prezentată anterior.

În cazul lipsurilor de marfă constatate la recepție se întocmește “Decizia de imputare” sau se ia delegatului un “Angajament de plată”.

c)Aprovizionarea cu delegat al intreprinderii furnizoare presupune prezentarea acestuia la unitatea beneficiară unde se verifică mărfurile de către comisia de recepție.Decontarea necesită fie acceptarea documentelor de decontare de la furnizor , fie întocmirea lor din proprie inițiativă de beneficiar.

d)Aprovizionarea prin intermediul depozitelor de repartizare se întâlnește în cadrul întreprinderilor “en detail” sau de “alimentație publică”.

Depozitul de repartizare efectuează două operații:

prima se referă la recepția mărfurilor sosite de la furnizor printr-una din formele anterioare;

a doua o constituie distribuirea mărfurilor către magazine sau unități de alimentație publică;

Aceasta se efectuează pe baza “Graficului de distribuție “ și a “Notei de predare – restituire” care justifică descărcarea gestiunii depozitului și încărcarea gestiunii beneficiare. “Nota de predare – restituire” stă la baza complectării “Raportului de gestiune” cu intrări de mărfuri și a “Fișei de magazie” cu ieșiri de mărfuri. Tot pe baza ei se întocmește Recapitulația mărfurilor ieșite și intrate în gestiunea primitoare.

e)Aprovizionarea de pe piața agroalimentară se face de unitățile operative de alimentație publică din numerarul reținut din vânzări și încredințate achizitorului sub forma de avans spre decontare. Aceasta consemnează sortimentele de mărfuri, cantitățile și prețul de comparare în “Borderoul de achiziții”.

Predarea mărfurilor către gestiunea primitoare se consemnează în “Nota de recepție și constatare de diferențe”.

f) Aprovizionarea din producție proprie se întâlnește tot în alimentația publică și constă în transferul unor mărfuri către unitățile de desfacere.

Documentul de transfer este “Nota de predare – restituire “ întocmită pe baza “Notei de comandă” emisă de unitatea primitoare.

Formele de vânzare a mărfurilor se pot împărți în două categorii și anume:

-vânzarea către consumatori individuali;

-vânzarea către consumatori colectivi sau terți (alte întreprinderi).

După modalitatea de încasare a banilor, vânzarea poate fi:

-în numerar;

-prin virament;

De regulă, vânzarea către consumatori individuali se face cu încasare în numerar, iar către terți cu încasare prin virament.

A)Vânzarea catre terți (alte intreprinderi) cu încasare în numerar sau prin virament cunoaște următoarele forme:

a)vânzarea loco unitate primitoare cu delegat al intreprinderii predătoare (furnizorului) presupune colectarea comenzilor de mărfuri la beneficiari, pregătirea loturilor de mărfuri ce se vând, autorecepționarea și încredințarea lor delegatului, încărcarea în mijloacele de transport, întocmirea “Avizului de însoțire a mărfurilor”.

Confirmarea primirii mărfurilor și acceptul plății lor se face prin complectarea de căre beneficiar a cantității de mărfuri primite în “Avizul de însoțire” și a semnării acestuia.Pe baza avizului astfel complectat, furnizorul întocmește “Factura” care este individuală sau globală dacă vânzarea se face la mai multe unități aparținând aceleiași intreprinderi.

“Avizul de însoțire”reprezintă documentul de ieșire a mărfurilor. În el se scrie inițial cantitatea livrată, cumpărătorul comparând cu cantitatea efectiv primită. Diferențele ce se pot ivi între cele două cantități sunt denumite diferențe de distribuție și se soluționează de predătorul mărfii.În factură se menționeză cantitatea efectiv primită de beneficiar.

“Avizele de însoțire” și “Facturile” stau la baza înregistrărilor din evidențele operative gestionare.Ele se prelucrează și se centralizează în “Recapitulația sau “Borderoul mărfurilor ieșite”.

b)vânzarea loco unitate furnizoare cu delegat al cumparătorului necesită prezentarea acestuia cu o “comandă” cuprinzând mărfurile solicitate și o “Delegație de ridicare a mărfurilor”.

Avizând comanda, serviciul comercial emite “Dispoziția de livrare” prin care dispune vânzarea mărfurilor.La unitatea predătoare se recepționează mărfurile, în prezența delegatului cumpărătorului, întocmindu-se “Factura” și “Certificatul de calitate”

Preluarea documentelor se face asemănător ca în varianta prezentată anterior.

c)vânzarea mărfurilor pe răspunderea furnizorului (fără delegat) se efectuiază pe baza contractului, a graficului de livrare și a dispoziției de livrare întocmită de compartimentul comercial.

După pregătirea lotului de marfă se procedează la autorecepția sa, cu care ocazie se întocmește un “Proces verbal de recepție”. Se întocmesc apoi documentele de livrare: “Factura”, “Certificatul de calitate”,etc.

După predarea mărfurilor carăușului se emit documentele de transport: “Scrisoare de trăsură”, “Scrisoare de transport”, “Buletin de mesagerie”, etc.

Documentele de livrare se înregistrează și apoi se prelucrează, centralizează și înregistrează în contabilitate.

B.Vânzarea către consumatorii individuali se face, de regulă, cu încasarea în numerar și cunoașterea următoarelor forme:

a)vânzarea mărfurilor cu bon eliberat de vânzător și înregistrare în borderouri;

b)vânzarea mărfurilor cu eliberare de bon și înregistrare în aparatul de casă;

c)vânzarea mărfurilor cu tichet emis de aparatul de casă;

La vânzarea mărfurilor cu eliberare de bon, vânzătorul întocmește un “Bon de vânzare” în trei exemplare, din care două le înaintează clientului și al treilea rămâne la carnet.

Bonul de vânzare cuprinde: felul mărfii,prețul unitar de vânzare și valoarea mărfii la prețul de vânzare.

Casierul încasează suma înscrisă pe bon și după ce semnează și ștampilează cele două bonuri, le înregistrează fie în “Borderou de vânzare” deschis pe raioane și grupe de mărfuri, fie în memoria aparatului de casă și în “Banda de control”, care constituie documente primare ale vânzărilor de mărfuri.

La sfârșitul programului se totalizează valoarea scrisă în borderouri sau în memoria aparatului de casă, totalul reprezentând valoarea vânzărilor.Casierul numără banii încasați și întocmește “Centralizatorul vânzărilor pe unitate” document care însumează pe gestiuni, volumul desfacerilor de mărfuri, sume încasate și eventualele diferențe de casă.

Vânzarea mărfurilor cu tichet emis de aparatul de casă presupune marcarea vânzării în aparatul de casă și eliberarea unui tichet în momentul încasării banilor și a eliberării mărfii solicitate.La sfârșitul programului se întocmește “Monetarul”.

În cazul tuturor formelor de vânzare cu încasare în numerar, acesta se depune la casieria centrală a întreprinderii sau se preia de către casierii colectori ai băncii pe baza “Monetarului”.Un exemplar semnat de casierul general se restituie șefului de unitate, care înregistrează pe baza lui, ieșirile de mărfuri în “Raportul de gestiune”.

La casieria centrală, încasările se înscriu într-o chitanță centralizatoare care se înregistreză în “Registrul de casă”.

Dacă numărul încasat de vânzări este colectat prin mașini ale băncii, banii se înscriu în “Borderoul însoțitor” și se predau într-o geantă specială, sigilată.Gestionarul primește o chitanță de predare a genții.Numerarul inventariat la bancă, va apărea în extrasul de cont.

Un exemplar al chitanței de predare se transmite la Compartimentul financiar contabil.Aici se confruntă cu Monetarul și raportul de gestiune trimise de gestionar și se întocmește “Centralizatorul vânzărilor și încasărilor pe întreaga întreprindere”.Aceasta servește pentru înregistrarea în contabilitate a vânzării mărfurilor, încasării banilor și a eventualelor diferențe de casă.

La depozite, evidența operativă este organizată cu ajutorul “Fișei de magazie”în care gestionarul operează numai cantitativ intrările și ieșirile de mărfuri, stabilind stocul de mărfuri după fiecare operație.

Datele din “Fișa de magazie”se confruntă periodic cu cele de la contabilitate pentru controlul exactității lor.

În cadrul S.C. “Hipocar 3” S.R.L. Oradea organizarea producției este următoarea:

-În primul rând are loc intrarea materiei prime.În baza avizului de expediție de la furnizori se întocmește recepția de intrare a materiei prime de consum.Producția realizată se predă la magazie pe bază de notă de transfer către magazie.

Activitatea economică a oricărei firme se finalizează în bunuri, servicii destinate pieței.Firma apare în circuitul economic, atât ca furnizor de bunuri și/sau servicii, cât și ca beneficiar pentru bunurile (materii prime, materii auxiliare) și serviciile necesare organizării și desfășurării sale.

1.4.NOTIUNI GENERALE PRIVIND CONTABILITATEA

DECONTARILOR CU FURNIZORII SI CLIENTII

LA SC “HIPOCAR 3 “SRL

Pe parcursul activității lor , agenții economici intră în relații cu terțe persoane fizice sau juridice.Asemenea relații generează drepturi (creante) și obligații (datorii) fie cu persoane (fizice sau juridice) din afara unității, fie cu persoane (fizice) din interiorul unității.Toate aceste creanțe și obligații au termene de decontare scurte.

Nu sunt incluse în categoria decontărilor cu terții datoriile și creanțele referitoare la primirea și acordarea de împrumuturi, precum și creanțele imobilizate.

Societățile comerciale urmăresc realizarea de legături permanente între producerea de bunuri materiale și consumul acestora, concretizate prin cumpărarea și vânzarea mărfurilor cu scopul de a obține profit.Această activitate economică se consumă prin diverse elemente de cheltuială, elemente ce sunt procurate pentru buna desfășurare a activității de la terți.

Orice societate comercială trebuie să respecte în permanentă:

Aprovizionare Stocare Vânzare

Consumurile generatoare de venituri, în urma aprovizionării celor necesare crează obligații față de furnizori.Aceste obligații se sting prin plata contravalorilor, aceste operațiuni purtând denumirea de “Decontări între furnizori si clienți”.

Datoriile reprezintă surse la înființarea unității și reprezintă angajamentele financiare ale debitorilor cu privire la sume de bani cuvenite creditorilor.Sunt elemente patrimoniale de pasiv care iau naștere la apariția lor și se lichidează la plata lor.

După natura lor pot fi:

Datorii comerciale

Datorii financiare

Datorii fiscale

Datorii salariale și sociale

Alte datorii

După conținutul economic și obiectul datoriilor pot fi:

Datorii față de furnizor

Datorii față de clienți prin avansurile primite de la aceștia

Datorii față de buget

Datorii din efecte de comerț

Datorii față de salariați

Datorii față de asigurările și protecția socială

Datorii față de acționari

Alte datorii

Creanțele reprezintă mijloace în curs de încasare, respectiv drepturi ale creditorilor de a pretinde debitorilor anumite sume, bunuri sau lucrări.Sunt elemente

patrimoniale de activ, care iau naștere la avansarea temporară a unor bunuri sau valori altor persoane fizice sau juridice și se lichidează la încasarea lor.

După natura operațiilor care le generează pot fi:

Creanțe comerciale

Creanțe financiare

Alte creanțe

După conținutul economic și obiectul lor creanțele pot fi:

Creanțe asupra clienților pentru produsele vândute, lucrări executate și servicii prestate;

Creanțe asupra furnizorilor generate de avansurile și acordurile acordate anticipat de către cumpărator;

Creanțe generate de deținerea unor bilete de ordin, cupoane, bonuri de tezaur;

Diverse creanțe asupra debitorilor provenite din operațiuni necomerciale.

Contabilitatea furnizorilor și clienților, a celorlalte datorii și creanțe se țin pe categorii, precum și pe fiecare persoană fizică și juridică.În acest sens, în contabilitatea analitică, furnizorii si clienții se grupează astfel: interni si externi, în cadrul acestora pe termene de plată respectiv de încasare (termen mediu de la 1 la 5 ani și termen scurt sub 1 an).

În cadrul conturilor de furnizori si clienți se grupează distinct datoriile și creanțele izvorâte din tranzacțiile cu clauze de rezervă de proprietate.Evaluarea datoriilor și creanțelor se face în momentul apariției lor, la valoarea nominală, respectiv:

La data apariției datoriilor, cu sume în lei, datorate.

La data apariției creanțelor cu sume în lei de încasat sau de decontat.

CONTABILITATEA ANALITICĂ PARTE INTEGRANTĂ A CONTABILITĂȚII UNITĂȚILOR ECONOMICE

2.1.CONȚINUTUL ȘI STRUCTURA

RELAȚIILOR ECONOMICE

În vederea realizării obiectului lor de activitate, agenții economici intră în relații economice diverse în cadrul proceselor de aprovizionare și desfacere, relații din care se nasc drepturi (creanțe) și obligații (datorii).În marea lor diversitate, aceste relații se întrepătrund într-un circuit în care fiecare agent economic se află în dubla ipostază, atât de vânzător cât și de cumpărător.În funcție de poziția pe care agentul economic o are de o parte sau de cealaltă parte a “tejghelei comerciale” se crează raporturi juridice de drepturi și obligații.Stingerea acestor creanțe sau datorii se face de regulă prin intermediul mijloacelor bănești, utilizând:

-operațiuni bănești de decontare cu numerar și fără numerar;

-operațiuni de decontare prin efecte comerciale;

Plata datoriilor și încasarea creanțelor se realizează, deci,prin sistemul decontărilor utilizând operațiile mai sus menționate.

Pe parcursul existenței lor, unitățile patrimoniale intră în permanență în relații financiare cu:

*Bugetul public.Bugetul public național este componentă de bază a sistemului, veriga sa centrală.

Bugetul public dă expresie relațiilor economice ce se desfășoară între stat, pe de o parte, și societățile comerciale de toate tipurile și formele de proprietate, regiile publice autonome și instituțiile de stat, precum și populația în ansamblul său, pe de altă parte, în procesele constituirii, repartizării și utilizării principalului fond financiar al statului – fondul bugetar.

Concomitent, bugetul public are și calitatea de a fi principala balanță financiară anuală cu caracter indicativ și cu putere de lege a oricărui stat contemporan.Date fiind rolul și poziția sa în cadrul sistemului, între bugetul public și celelalte verigi există permanente legături primare de intercondiționare.

*Fondurile speciale.Fondurile speciale ale macrosistemului au apărut și s-au înmulțit pe măsura manifestării anumitor necesități și a acceptării acestor necesități pe cale extrabugetară.Acoperirea necesităților de mijloace bănești de acest gen sunt legate de formarea și utilizarea următoarelor fonduri:

fondul destinat plății ajutorului de șomaj;

fondul de risc și de accidente;

fondul extrabugetar pentru finanțarea sănătății;

fondul pentru cercetare științifică constituită la nivel național;

fondul de pensii ale agricultorilor din fondul sistem al C.A.P.;

fondul pentru modernizarea vămilor;

alte fonduri speciale.

Toate aceste fonduri sunt o expresie a debugetizării, constituindu-se de către Guvern, în condițiile obținerii unei autorizații parlamentare dată cu prilejul adoptării Legii bugetului de stat, prin înscrierea fondurilor în anexe distincte.În acest mod, se înregistrează o abatere de la principiul unității bugetare.

*Asigurările sociale. Asigurările sociale constituie veriga autonomizată a finanțelor care desemnează acea parte a relațiilor bănești de repartiție prin care se formează și se repartizează fondurile destinate întreținerii cetățenilor majori, inapți de muncă temporar sau definitiv, precum și a urmașilor acestora, în anumite condiții riguros precizate.

Corespunzător sferei în care acționează și caracterului instituțiilor care se ocupă de problemele formării și repartizării fondurilor consacrate acestui scop, asigurările sociale sunt: de stat (pentru majoritatea cetățenilor țării) și private (în cazul avocaților înscriși în barouri și a cetățenilor cotizanți la unele societăți private de asigurări sociale).

*Asigurările de bunuri, persoane și răspundere civilă sunt expresia relațiilor de repartiție a produsului intern net care se nasc în legătură cu formarea și repartizarea fondurilor destinate plății despăgubirilor (în cazul bunurilor și al răspunderii civile) și a sumelor asigurate (în cazul persoanelor) în situațiile producerii unuia din diversele riscuri asigurate.

În România, asigurările din acest gen se realizează, în prezent, de către societăți pe acțiuni specializate, având capital de stat, precum și de către unele societăți particulare de asigurări din țară sau/și din străinătate .

Relații cu salariații.

În relațiile cu salariații săi, unitatea patrimonială are obligația renumerării muncii prestate de aceștia și a stimulării suplimentare prin premii și participare la profit, dar și drepturi față de personal pentru avansurile acordate cât și pentru eventualele sume achitate în plus și necuvenite acestora.

Relații comerciale.

În relațiile comerciale cu furnizorii, unitatea patrimonială are obligația plății contravalorii bunurilor, lucrărilor sau serviciilor primite, dar și drepturi asupra acestora pentru avansul sau acontul acordat.

În relațiile comerciale cu clienții, unitatea patrimonială are dreptul de a încasa contravaloarea livrărilor sau prestațiilor făcute, dar și obligația decontării avansului primit de la clienți.

D.Relațiile specifice de decontare în cadrul grupului care se nasc în cadrul societăților de tip holding.

Totodată, societățile de tip comercial întrețin și evidențiază și relații cu asociații sau actionarii lor.

E.Relații de credit.Creditul este acea verigă ce exprimă conținutul ansamblurilor

relațiilor economice care sunt determinate de procesele formării și utilizării fondurilor de împrumut din economie.

În funcție de conținutul lor specific, creditele se diferentiază între ele în:

credite bancare;

credite comerciale;

creditul public.

Indiferent de genul lor, creditele se deosebesc între ele și în funcție de termenul în limita căruia se acordă, fiind vorba despre:

credite pe termen scurt;

credite pe termen mediu;

credite pe termen lung.

Creditul bancar pe termen scurt dă expresie relațiilor de mobilizare de către anumite instituții specializate (bănci) de stat, cooperatiste private sau mixte a mijloacelor bănești ce se degajă ca temporar libere în economie și a celor provenite din emisiunea monetară curentă, precum și relațiilor de redistribuire a acestor resurse bănești în vederea satisfacerii solicitărilor diverșilor agenți economici și sociali.

Prin intermediul creditului bancar pe termen scurt sunt complectate resursele proprii alocate pentru desfăsurarea activității curente (de exploatare), resuplinesc (eventual) resursele proprii în curs de formare și se suplimentează fondurile destinate reproducției economice, dacă acest lucru este necesar.

Creditele bancare pe termen mediu și lung vizează satisfacerea unor necesități privind investițiile și activitățile de cercetare – dezvoltare.

Esenței economice a creditului bancar îi sunt proprii principiile: rambursării la scadență, garanții materiale (sau/și persoane) și al plății de care debitorul ce le-a angajat a dobânzilor – principii prin care acestea se deosebesc de verigile prezentate anterior (care sunt financiare în exclusivitate).

Creditul comercial nu face parte din sistemul financiar și de credit al economiei, în sensul analizei noastre de până acum.Acest gen de credit este legat în mod intrinsec de procesele de vânzare-cumpărare, de schimbul de mărfuri propriu-zis.

În funcție de subiectul creditor, creditele comerciale sunt de două tipuri:

credite furnizor;

credite cumpărător.

Creditele furnizor apar atunci când furnizorul anumitor mărfuri pretinde clienților săi plata contravalorii acelor mărfuri doar după ce acestea au fost vândute altor clienți

Creditele cumpărător constau în atribuirea anticipată către viitorii furnizori a unor fonduri din partea cumpărătorilor, în vederea asigurării condițiilor pentru producerea anumitor mărfuri – ce le sunt necesare acestora din urmă.

Avându-se în vedere specificul lor, aceste credite nu au conexiuni direct cu bugetul public.

Creditul public – reprezintă acea formă specifică a creditului ce constă în angajarea de către autoritățile statale (centrale și/sau locale) a unor împrumuturi consimțite de persoanele fizice și juridice.În fapt statul apelează la astfel de împrumut atunci când utilizările bugetare ordinare sunt mai mari decât veniturile procurate pe calea impozitelor, taxelor și prelevărilor curente.De aceea, creditul public se află în corelație biunivocă strânsă cu bugetul de stat.Această corelație în dublu sens are în vedere atât procurarea de către stat a resurselor care-i lipsesc, cât și onoarea serviciului datoriei publice – care cuprinde plata dobânzilor și a altor avantaje acordate subscriitorilor precum și anuităților aferente amortizării (rambursării) împrumuturilor scadente.

2.2.FURNIZORII ȘI CLIENȚII-ROLUL ȘI IMPORTANȚA

LOR ÎN CADRUL RELAȚIILOR ECONOMICE

Fluxurile întreprinderii sunt foarte diverse și heterogene, generate de operații privind investițiile și exploatarea.

Operațiile de investiții, finanțare și exploatare sunt studiate, analizate prin intermediul fluxurilor:

-externe, reale și financiare – prin care se realizează legăturile cu ceilalți agenți economici și cu statul;

-interne – antrenate de calculul său economic și financiar.

Fluxurile reale cuprind fluxul bunurilor și serviciilor între agenții economici producători și comercianți, dar și serviciile prestabilite furnizate de alți agenți economici (personal, creditori, statul).

Fluxurile financiare cuprind fluxurile monetare, fluxuri de creanță – datorii generate de decalajul în timp între momentul efectuării prestației și momentul plății contravalorii acesteia (creditul, datorii atrase).Resursa furnizorului este bunul, bun care la cumpărător este o utilizare.Utilizarea la furnizor este dreptul de creanță asupra cumpărătorului, în timp ce la cumpărător datoria (creditul furnizor) este o resursă.

Fluxurile financiare sunt cunoscute valoric în mod direct din documente justificative ale operațiilor respective (bilete de bancă, cecuri, facturi, bonuri de livrare,documente privind datoriile).

Fluxurile externe sunt cele mai importante, întreprinderea participând nu numai ca agent economic dar și ca subiect de drept, fluxurile având și un caracter juridic.

Fluxurile interne sunt legate de transformări, de exploatare, dar și de natură financiară.Cele de natură financiară privesc rezultatele întreprinderii: fluxurile pierderilor și fluxurile profitului (beneficiarului).

Fluxul fundamental este excedentul brut de exploatare.Excedentul brut de exploatare fiind diferența dintre valoarea adăugată și impozitele și taxele (cu excepția impozitului pe profit) și cheltuielile de personal.

La nivelul întreprinderii există patru grupe de operații care influențează fluxurile și anume:

-operații de exploatare care se referă la cumpărări și vânzări de materiale și mărfuri din care rezultă un venit de exploatare;

-operații de repartiție a venitului din exploatare,cum sunt cheltuieli financiare, impozit pe profit și dividende;

-operații de investiții privind reânoirea sau sporirea patrimoniului stabil, durabil al întreprinderii în construcții, material și utilaje, imobilizări financiare;

-operații de finanțare legate de subscripții, rambursarea împrumuturilor, creșteri de capital.

Operațiile amintite generează mișcări de bunuri și de lichidități,având incidență asupra trezoreriei.Incidența poate fi imediată sau amânată, dar ea există pe momentele

ciclului.Mișcările antrenate de aceste operații de incidență le numim fluxuri în opoziție cu alte operații dar fără incidență asupra trezoreriei (cum sunt cheltuieli calculate privind provizioanele, amortizările).

Fiecare flux are o anumită consecință imediată sau amânată asupra trezoreriei.În interpretarea fluxurilor trebuie ținut cont de decalajul ce poate să apară între existența fluxurilor și contrapartida lor monetară (încasare sau plată).

Pe durata unui exercițiu distingem:

fluxuri de exploatare;

alte fluxuri (de repartiție, investiții, financiare).

Gruparea ține de faptul că decalajele specifice exploatării, cum este amânarea încasării privind vânzările, sau amânarea plății cumpărăturilor, sunt obișnuite, spre deosebire de decalajele rezultate din alte fluxuri.Această distincție este importantă în gestiunea trezoreriei.

Fluxurile de repartiție cuprind cheltuielile financiare cu impozitul pe profit, participarea salariaților, dividente plătite sau prelevări ale întreprinzătorului.

Fluxurile de investiție pot fi atât utilizări cât și resurse.Utilizări când întreprinderea achiziționează un bun stabil.Resursă când se cedează un bun stabil.Deci la intrări fluxul se exprimă la prețul de achiziție, iar la ieșiri la prețul de vânzare.

Fluxurile de finanțare există în ambele sensuri:utilizări și resurse.La utilizări se situeză rambursările de capital a împrumuturilor sau a conturilor asociațiilor, iar la resurse se trec împrumuturile noi peste un an, contracte în cursul exercițiului ca și aporturile stabile ale întreprinzătorului sau ale asociaților sub formă de cont curent sau de creștere de capital.

Din combinarea realizărilor și resurselor noi generate de alte fluxuri rezultă un excedent sau o insuficiență care va afecta excedentul de trezorerie de exploatare,făcând să apară o rezultantă care este varianta reală a trezoreriei întreprinderii de la un exercițiu la altul.

Fluxurile sunt legate de ciclul lung sau ciclul de acumulare și de ciclul scurt al întreprinderii.

Ciclul lung privește mișcarea capitalurilor permanente și a activelor imobilizate în scopul constituirii și reproducerii capitalului fix al întreprinderii.

Fluxul privește atât fluxul real cât și cel monetar care ulterior se transforma în unul de achiziție.Prin intermediul exploatării sau a punerii în lucru se realizează reconstituirea capitalului inițial angajat sub cele trei forme ale sale prin amortizarea imobilizărilor corporale și necorporale și veniturilor aduse de imobilizările financiare dar și de reproducerea lărgită prin intermediul profitului destinat investițiilor.

Ciclul scurt sau ciclul de exploatare cuprinde fluxuri privind: aprovizionarea cu plata imediată sau pe credit comercial, stocarea, vânzarea, încasarea creanțelor comerciale în cazul vânzării pe credit.

Întreprinderea reprezintă o rețea intensă de circulație a elementelor fizice, materiale, nemateriale și financiare în legăturile lor interne dar și în raportul cu mediul întreprinderii.

Intensitatea și densitatea fluxurilor dau vitalitate întreprinderii.

Fluxurile monetare disociate, privesc fluxurile legate de :

operațiile de exploatare;

operațiile financiare;

operațiile de investire;

operațiile excepționale.

Aceste fuxuri produc mișcări, variații asupra elementelor de activ de datorii, asupra situației nete, asupra rezultatelor perioadei (exercițiului), asupra circulației efective monetare.

Fluxurile monetare ca tipologie cuprind:

a)fluxurile care generează un rezultat cu efecte asupra creșterii sau diminuării situației nete și exprimate prin rezultatul exploatării, rezultatul financiar, rezultatul excepțional.

b)fluxurile utilizărilor și resurselor care semnifică originea fondurilor colectate constituind resursele și natura utilizărilor prin alocarea fondurilor și se evidențiază prin fluxurile financiare fundamentale prin variația fondului de rulment, prin variația trezoreriei;

c)fluxurile variațiilor numerarului ca rezultat al încasărilor (diferit de venituri) și plăților (diferit de cheltuieli) și care pune în relief un surplus monetar și evidențiază variația respectivă.

Între diferite tipuri de fluxuri există legături și relații diverse.

Fluxurile utilizatorilor (reale) se bazează pe distincția ce trebuie făcută între activele industriale și comerciale pe de o parte și fluxurile privind politica financiară a întreprinderii pe de altă parte.

Mărimea fluxurilor financiare, intensitatea și densitatea lor depind de politica de finanțare privind capitalurile proprii și de politica de îndatorare, de apelare la resurse străine.

Fluxurile, indiferent de tipul lor, operează în interacțiune.

O activitate industrială sau comercială trebuie susținută de cea financiară, după cum cea din urmă este influențată de prima.

Dezvoltarea industrială sau comercială este influențată de gestiunea financiară privind gestiunea datoriilor, gestiunea plasamentelor, gestiunea portofoliului imobilizărilor financiare și care sunt tot atâtea sectoare ale deciziilor financiare cu influentă asupra evoluției intreprinderii.Capacitatea de autofinanțare a intreprinderii este sursa dezvoltării.

Pe lângă capacitatea de autofinanțare, în sursele durabile de finanțare mai intră cesiunile de imobilizări corporale și creșterea datoriilor financiare.

2.3.EVALUAREA FURNIZORILOR ȘI CLIENȚII

Operațiile comerciale presupune legătura între doi agenți economici: unul numit furnizor, pentru care operația reprezintă o vânzare; și celălalt numit client, pentru care operația reprezintă o cumpărare.

Datoriile față de furnizor sunt datorii din exploatare care apar ca urmare a derulării operațiilor de aprovizionare a unităților patrimoniale cu cele necesare în vederea desfășurării în bune condiții a activităților lor.

Agentul economic primește de la terți diverse furnituri (materii prime și materiale, obiecte de inventar, mărfuri, sevici și prestați, etc.) pe care le contabilizează ca obligații dar și ca efecte asupra stării lui patrimoniale.

Plata obligațiilor față de furniturile primite se face prin mijloace “ferme” de-acum devenite tradiționale (forme de decontare cu sau fără numerar) “cuplate” la rândul lor cu instrumentul de plată cel mai adecvat: dispoziții de plată, cecuri cu sau fără limită de sumă, efecte comerciale, lichidități la vedere, etc.Așa se face că și “formula contabilă” de blocare în conturi poate îmbrăca diverse configurații în funcție de cazul personal al relației economice și al partenerilor implicați.

În cursul exercițiului, toate operațiile privind cumpărările de materiale și mărfuri de la furnizori se înregistrează la costul de achiziție în debitul conturilor de stocuri în corespondență cu creditul costurilor de furnizori – dacă aprovizionarea se face pe creditul comercial – și prin conturile de trezorerie, dacă se utilizează instrumentele de plată imediată.

În mod firesc, de partea cealaltă a ”tejghelei” actului comercial se află agentul economic plasat pe poziția de vânzător care are de-a face de acum cu categoria generică de client.

Cea mai mare parte a creanțelor agentului economic sunt legate direct de exploatarea, adică de acel domeniu care face obiectul principal al funcționării lor.Creanțele față de clienți rezultă ca urmare a vânzării producției, respectiv realizării lucrărilor sau serviciilor și au în contrapartidă venituri din exploatare.

Creanțele întreprinderi față de clienții săi își au izvorul în schimbul de consimțământ concretizat într-o comandă fermă din partea clientului și acceptată de producător sau având ca bază contractele încheiate.Creanțele devin certe, sigure, în momentul transferului de proprietate pentru vânzări și în momentul realizării lor pentru lucrări și servicii.Transferul de proprietate se produce, deci, în momentul livrării bunurilor, respectiv al realizării lucrărilor sau prestărilor de sevicii, moment care, în practică, corespunde cu facturarea.

Derularea normală, “fluidă”, a relațiilor dintre partenerii de afaceri este atât de largă, cu atât de numeroase implicații frecvente și soluții de rezolvare, încât pare fără sfârșit.În realitate, chiar și atunci când apar “problemele”, ele se pot trata în spiritul “modelului cadru” care conține două realități: dacă primești trebuie să plătești, dacă dai ai dreptul să încasezi.

CONTABILITATEA OPERAȚIILOR ECONOMICE

PRIVIND DECONTAREA CU FURNIZORII

3.1.NOȚIUNI GENERALE PRIVIND

DOCUMENTELE CONTABILE

Procesul cunoașterii contabile începe în mod obligatoriu cu noțiunea de cunoaștere, de culegere a informațiilor, datelor despre obiectul contabilității, despre patrimoniul pe care trebuie să-l cunoaștem.

Cu ajutorul consemnării și culegerii informațiilor se asigură datele de intrare în următorul pas al cunoașterii contabile, adică în sistemul conturilor.Prin culegerea și consemnarea informațiilor, contabilitatea își asigură fondul brut de date în legătură cu existența, starea și toate mișcările privind patrimoniul.

Aceste procese se realizeză în practică cu ajutorul instrumentelor numite documente, cu ajutorul cărora realizăm următoarele:

consemnarea informațiilor;

culegerea datelor;

prelucrarea datelor sau informațiilor;

circulația datelor;

centralizarea sau sintetizarea datelor contabile;

păstrarea (arhivarea) datelor.

Din punct de vedere al reglementării conținutului și circuitului documentelor, acestea se împart în două categorii:

a)-documente tipizate;

b)-documente netipizate.

a)Documentele tipizate sunt documentele prevăzute în nomenclatorul de documente privind activitatea financiar-contabilă în care sunt precizate forma documentelor și modul de distribuire al informațiilor.Acest tip de documente este impus de caracterul normat al contabilității, care cere să se utilizeze pentru consemnarea informațiilor, documente cu un conținut și structură obligatorie pentru agenții economici.

b)Documentele netipizate sunt documentele întocmite de agenții economici pentru operațiuni economice și contabile-financiare, pentru care nu există documente tipizate și sistemul contabil care solicită, documentele respective.

Forma documentelor primare trebuie obligatoriu respectată nefiind conceput altfel de documente.De asemenea eventualele erori ce pot să apară în documente primare, se anulează în mod vizibil prin corecturi în roșu.Nu sunt admise nici un fel de corecturi la documentele privind operațiile bănești.

Datoriile față de furnizorii din exploatare ce apar ca urmare a derulării operațiunilor de aprovizionare a unităților patrimoniale cu cele necesare în vederea desfășurării în bune condiții a activităților lor.

Datoria reprezintă surse externe de finanțare puse la dispoziția întreprinderii fie de o instituție de credit (datorii financiare), fie de un furnizor (datorii comerciale), fie de alți terți (datorii fiscale, sociale, etc.).

Obligațiile față de furnizori se înregistrează în contabilitate pe baza facturii; datoriile se sting prin plata în numerar din conturi curente, din acreditive sau din avansuri de trezorerie sau prin acceptarea în contul datoriei inițiale a unor efecte comerciale.

Cumpărările și vânzările sunt atestate, de obicei, de factură, document în care pot fi înscrise, dacă este cazul reducerile comerciale și/sau financiare precum și eventualele majorări.

Factura detaliază bunurile vândute sau serviciile prestate și permite determinarea mărimii nete de plătit vânzătorului de către cumpărător.Ea este totdeauna documentul care stă la baza înregistrării în contabilitatea celor doi parteneri comerciali, incluzând și specificații privind T.V.A. colectat sau deductibil.

În cazul furnizorului factura poartă numele de factură de vânzare. Una din problemele cu care se confruntă majoritatea firmelor care lucreză pe comenzi (producție sau prestări servicii) este înregistrarea în contabilitate a factutrilor emise dar neonorate cu marfa în luna în care s-au emis.

Motivul principal pentru care se emit astfel de facturi este încasarea de la client, în baza facturii, a unui avans sau chiar a întregii sume de plată, suma utilizată de firmă pentru achiziționarea de materii prime și necesare realizării comenzii.

Este de știut faptul că firmele cu capital majoritar de stat, în special nu plătesc în avans decât în baza facturii.Dacă situația e accidentală se ajunge la o evoluție neconcordantă a veniturilor și cheltuielilor în cursul anului (profit într-o lună și pierdere în luna următoare) ceea ce diminuiază valoarea indicatorilor economico-financiari, înpiedicând aprecierea, pertinentă a acestora.Astfel, nu se pot cunoaște profitul real obținut într-o lună și, prin extinderea orizontului de timp, profitul real al exercițiului.

Contabilizarea elementelor facturii de vânzare

Factura _______________.

Preț marfă _________________.

Preț net ________________. C cont venituri din vânzarea mărfurilor.

Scont ____________. D cont cheltuieli financiare.

Preț financiar _______________.

T.V.A. _____________. C cont T.V.A. colectat.

Suma de încasat ________________. D cont clienți.

Reflectarea contabilă a elementelor facturii pentru cumpărări de mărfuri

Factura __________

Preț marfă ________

Remize _______ (-) ________

Preț net ___________ -D cont mărfuri.

Scont __________ -C cont venituri financiare.

Preț net financiar _________.

T.V.A. ____________ -D cont TVA deductibilă.

Suma de plată ___________-C cont furnizori.

I.Fluxul complex al mișcării mărfurilor (Ciclul de exploatare în cazul cumpărărilor / vânzărilor pe credit):

Cumpărări

Vânzări în Plăți în

numerar numerar

Vănzări pe Plăți în

Credit bănci

Încasare în Depunere

Numerar la bancă

Încasare prin

virament

II.fluxul simplu al mișcărilor (ciclul de exploatare a unei societăți comerciale care vinde în numerar).

Vânzări Cumpărări

Vânzări cu încasare Plata furnizorului

pe loc

Depunere

la bancă

Decontarea facturilor se face:

-fie în numerar;

-fie prin remiterea unui cec bancar sau cec poștal;

-fie prin efect comercial (cambie).

Atunci când operațiile de vânzare-cumpărare între un furnizor și un client sunt numeroase, cei doi parteneri ar putea să procedeze lunar la o decontare globală a facturilor care vizează această perioadă.În acest sens, la sfârșitul lunii, vânzătorul întocmește un centralizator de facturi care recapitulează toate facturile lunii (inclusiv facturile de reducere); centralizatorul este emis clientului, el fiind atât un instrument de decontare cât și un mijloc excelent de control.

Plata obligațiilor față de furnizori se face prin mijloace “ferme” devenite tradiționale (forme de decontare cu sau fără numerar), “cuplate” la rândul lor cu instrumentarul de plăți cel mai adecvat: dispoziții de plată, cecuri cu sau fără limită de sumă, efecte comerciale, lichidități la vedere, etc.

Ponderea cea mai mare în volumul operațiilor bănești o deține operațiile de decontare fără numerar datorită în primul rând siguranței acestei operații.

O formă de decontare fără numerar este acreditivul.Acreditivul reprezintă forma de plată prin care plata se face pe măsura livrării mărfurilor sau pe măsura executării lucrărilor dintr-o sumă rezervată din contul patrimoniului și pusă deoparte la dispoziția furnizorului la banca unde își are furnizorul contul deschis.

Deschiderea acreditivului se face la cererea cumpărătorului pe baza unei dispoziții de plată făcându-se virarea din conturi curente în contul de acreditive.Acreditivul se deschide la banca care îl deservește pe furnizor.

Decontarea prin acreditiv se folosește frecvent în relațiile de aprovizionare făcute pe baza importurilor de la furnizorii externi.

În relațiile interne acreditivul se utilizează doar pentru clienții care în mod repetat întârzie să plătească contravaloarea mărfurilor sau serviciilor creând greutăți financiare furnizorului.

Acreditivul se închide fie:

-la folosirea integrală a sumei din acreditiv;

-la expirarea termenului de valabilitate (15 zile de la data deschiderii)

-la cererea plătitorului cu aviz prealabil al furnizorului.

Sumele neutilizate din acreditiv se vitează de către banca furnizorului în contul curent al clientului (plătitorul).

Avansurile de trezorerie reprezintă sumele de bani gestionate de către administratorii întreprinderii sau alte persoane înputernicite și care urmenză să efectueze plăți din aceste sume în contul întreprinderii.

În categoria decontărilor fără numerar prin virament intră și carnetele de cec cu sau fără limită de sumă.

Carnetele de cec cu limită de sumă se eliberează de bancă pe baza dispoziției de plată emisă de societate, pe baza cărea se transmit banii din contul curent și se blochează

într-un cont separat.Cel care primește fila de cec depune acestă filă spre încasare la bancă urmând să-și recupereze mijloacele bănești.

Plata din carnetele de cec fară limită de sumă se utilizează de obicei pentru aceleași operații ca și cele cu limită de sumă cu deosebirea că banca nu mai rezervă acestă sumă printr-un cont distinct la bancă.

Eliberarea banilor se face la cerere pe baza cecului de numerar prezentat la bancă (idem cu cecul utilizat pentru ridicarea numerarului).

În contabilitatea unităților plătitoare decontarea cecului fără limită de sumă se oglindește cu ajutorul contului 5121 “Conturi curente la bănci în lei”.

În contabilitatea unităților care depun fila primită la încasat evidența se ține cu ajutorul contului 511”Valori de încasat”.

În practică există adesea situații când sumele virate de clienți sau debitori nu apar până la sfârșitul perioadei ca și încasări în contul de la bancă datorită termenelor de circulație a documentelor între unitățile bancare.

Principalul document care atestă operațiile bănești efectuate fără numerar prin virament este extrasul de cont bancar la care se atașează documente care atestă încasările sau plățile respective.

Uneori pentru achitarea datoriilor față de furnizori se utilizează diferite efecte comerciale ca: cambia, biletul la ordin, cecul.

Ele reprezintă titluri de credit, sunt înscrisuri solemne care pe baza textului lor sunt operate fără a mai fi necesară complectarea lor cu alte date sau documente.

CAMBIA

SCHEMA DE CIRCULAȚIE

A B C D E F

G

A-încheie contractul de vânzare cumpărare;

B-trăgătorul trage o cambie asupra trasului;

C-se stinge creanța;

D-beneficiarul acordă credit trăgătorului;

E-remite cambia trasă asupra trasului;

F-se stinge creanța;

G-la scadență achită suma; (se sting ambele creanțe).

CAMBIA- este obligația scrisă de a plăti sau de a face să se plătească, la scadență, o sumă de bani determinată.

Cambia este un titlu de credit, sub semnătură privată, care pune în legătură în procesul creării sale trei persoane : trăgătorul, trasul și beneficiarul.Titlul este creat de trăgător în calitate de creditor care dă ordin debitorului său numit tras să plătească o sumă fixată la o dată determinată în timp, fie unui beneficiar, fie la ordinul acestuia din urmă.

Pentru a fi valabilă, cambia trebuie să conțină mențiuni obligatorii cuprinse în Legea numărul 58/1934 asupra cambiei și biletul la ordin modificată prin Legea numărul 83/1994.

Acceptarea cambiei este angajamentul luat de tras, față de orice posesor legitim de a plăti cambia la scadență.

Trasul nu este obligat prin lege să accepte dar, dacă acceptă, el devine debitorul (obligatul) principal.

Prezentarea cambiei la acceptare poate fi:

-facultativă, putând fi făcută oricând până la scadență, sau

-obligatorie, atunci când trăgătorul indică expres în titlu acest fapt, fixând sau nu, un termen pentru prezentare sau atunci când cambia este plătită la un anumit timp de la vedere, în termen de un an de la data emiterii.

Prezentarea la acceptare va putea fi făcută oricând, dacă trăgătorul nu a fixat un termen pentru prezentare, dar nu mai târziu de data scadenței . Prezentarea la acceptare poate fi făcută atât de posesorul cambiei, cât și de un simplu deținător al ei, la domiciliul trasului.

Acceptarea este înscrisă într-o rubrică specială pe cambie.Ea se exprimă prin cuvântul “acceptat” sau orice altă expresie echivalentă care este semnată de tras.Simpla semnătură a trasului pusă pe fața cambiei este socotită acceptare.

Trasul poate retrage acceptarea la o sumă mai mică decât cea prevăzută în cambie.

Cambia poate fi transmisă în următoarele moduri:

-prin gir

Cambia care cuprinde sau nu mențiunea “la ordin” poate fi transmisă prin gir.

Girul este un act prin care posesorul cambiei numit girant, transferă altei persoane numite giratar toate drepturile izvorâte din cambie.

Girul poate fi făcut chiar în folosul trasului, indiferent dacă acesta a acceptat sau nu, al trăgătorului sau al oricărui alt obligat.Aceștia pot să gireze din nou cambia.Girul trebuie să fie necondiționat și semnat de către girant.Toate mențiunile privind circulația cambiei prin gir se fac pe versoul ei.

-prin cesiune de creanță ordinară

Dacă trăgătorul a înscris în cambie mențiunea “nu la ordin”, titlul se transmite prin cesiune de crență ordinară.

Cesiunea de creanță este un act prin care creditorul numit cedent transferă dreptul sau de creanță unei alte persoane numită cesionar.

Spre deosebire de gir, cesiunea de creanță ordinară devine valabilă numai începând din momentul notificării ei debitorului sau din momentul în care debitorul o accepta prin act autentic

Avalul reprezintă angajarea necondiționată prin care un terț sau un semnatar al cambiei, altul decăt trăgătorul sau acceptantul, devine garant pentru obligațiile unui co-obligat față de cambie.

Avalul se dă pe o cambie sau pe un act separat utilizându-se una din expresiile “pentru aval” sau “pentru garanție” urmate de semnătura avalistului.Avalistul este obligat să indice persoana pentru care dă avalul.

Scadența este termenul la care cambia trebuie plătită.Ea trebuie să indice cu precizie ziua sau termenul maxim în interiorul căruia creditorul trebuie să se prezinte la plată.Scadența trebuie să rezulte cu precizie din textul cambiei.Scadența poate fi:

-la vedere;

-la un anumit timp de vedere;

-la un anumit timp de la data emiterii;

-la o dată fixă.

Posesorul cambiei care nu este plătibilă la vedere trebuie să o prezinte la plată în ziua scadenței sale sau cel mult la două zile de la aceasta.Această prezentare trebuie efectuată în locul desemnat de cambie.Cel care plătește cambia poate pretinde ca acesta să-i fie predată cu mențiunea de achitare scrisă de posesor. Posesorul nu poate refuza o plată parțială.În caz de plată parțială, cel care plătește (trasul) poate cere să i se facă prin cambie mențiunea de plată și să i se dea o chitanță.

Trasul care face plata înainte de scadență o face pe riscul său.

Scontul este o formă de credit acordat de către o bancă a posesorului cambiei; la prezentarea pentru scontare, banca îi achită contravaloarea, înainte de scadență, percepându-i un comosion (taxa scontului).În urma acestui act, banca respectivă devine beneficiarul cambiei.

BILETUL LA ORDIN

SCHEMA DE CIRCULAȚIE

Încheie contactul

Emitentul la ordin

Prezintă la plata biletului

La scadență se achită suma

(se stinge creanța)

În caz de neplată la scadență de către tras, posesorul unei cambii trebuie să facă un protest înainte de a putea face recurs împotriva celorlalți semnatari ai cambiei (care sunt solidar obligați față de el).Dacă o cambie este “încasată” de catre o bancă, aceasta trebuie să facă protestul în caz de neplată.

BILETUL LA ORDIN este un instrument prin care emitentul își ia angajamentul de a plăti la o anumită dată, o sumă determinată beneficiarului sau celui care este posesorul legitim al instrumentului.

Biletul la ordin este un titlu de credit care pune în legătură, în procesul creării sale, două persoane: emitentul și beneficiarul.Titlul este creat de emitent în calitate de debitor care se obligă să plătescă o sumă de bani la un anumit termen sau la prezentarea unui beneficiar aflat în calitate de creditor.

Pentru a fi valabil, biletul la ordin trebuie să conțină mențiunile obligatorii cuprinse în Legea numărul 58/1934 asupra cambiei și biletului la ordin, modificată prin Legea numărul 83/1994.

Biletul la ordin este o promisiune de a plăti și un mandat de plată.El se transmite prin girare.Obligațiile rezultând dintr-un bilet la ordin se supun acelorași reguli generale ca și cele rezultând dintr-o cambie.Totuși, acceptarea biletului la ordin nu se admite deoarece emitentul are aceleași obligații ca și cel care acceptă o cambie.

Regulile referitoare la plată, scadență, girarea, protestul cambiei sunt aplicabile și biletului la ordin.

3.2.MODUL DE ORGANIZARE A EVIDENȚEI

DECONTĂRILOR CU FURNIZORII

În contabilitatea furnizorilor se înregistrează operațiile patrimoniale privind livrările de marfă și produse, lucrările executate și serviciile prestate, precum și alte operații efectuate, de regulă în baza contractelor încheiate între aceștia.

Datoriile față de furnizori sunt datorii din exploatare ce apar ca urmare a derulării operațiilor de aprovizionare a unităților patrimoniale cu cele necesare în vederea desfășurării în bune condiții a activităților lor. Obligațiile unităților patrimoniale față de furnizorii lor, se ridică la nivelul valorii bunurilor, lucrărilor și serviciilor primite, inclusiv cota T.V.A. aferentă.În situația în care furnizorul acordă reduceri comerciale, valoarea de înregistrare a obligației este la nivelul netului comercial, plus cota T.V.A. aferentă.Cu alte cuvinte, valoarea de înscriere a datoriei intrate în patrimoniu este valoarea ei nominală de rambursare.

Specificăm faptul că în contabilitate se înregistrează doar datoriile certe față de furnizori.Datoria devine certă în momentul transferului de proprietate pentru bunuri, respectiv în momentul realizării lor pentru lucrări și servicii.

Datoriile în devize se înregistrează în contabilitate în lei la cursul de schimb în vigoare la data efectuării tranzacției.Diferențele de curs valutar între data înregistrării datoriei și cea a plății se înregistrează ca și cheltuieli sau venituri financiare, după cum diferențele de curs valutar sunt nefavorabile sau favorabile.

La data închiderii conturilor, datoriile în devize neachitate vor fi regularizate în funcție de cursul valutar al ultimei zile din decembrie, utilizând conturile 476 “Diferențe de conversie activ” pentru diferențe nefavorabile (în situația creșterii cursului valutar) sau 477 “Diferențe de conversie pasiv” pentru diferențe favorabile (în situația scăderii cursului valutar).

La începutul anului următor, pentru datoriile în devize, se reiau înregistrările de regularizare printr-o formulă contabilă inversă, anulându-se.

În grupa decontărilor cu furnizorii se includ relațiile societății comerciale cu furnizorii de valori materiale și servicii.Cumpărările de bunuri și servicii generează datoriile către furnizori a căror stingere să se facă în perioadele urmatoare.

După natura cumpărărilor efectuate distingem:

Datorii din cumpărări de bunuri și servicii destinate activității de exploatare;

Datorii din cumpărări de imobilizări.

După modalitatea stingerii datoriilor distingem:

Datorii din cumpărări pe credit comercial, a căror stingere se face pe baza de instrumente de decontare obișnuite.

Datorii din cumpărări pe credit cambial, a căror stingere se face pe baza de efecte de comerț de tip cambial.

După scadența datoriilor:

Datorii exigibile, al căror termen de plată este indicat pe documentele furnizorilor și respectiv ale celor de decontare cu aceștia.

Datorii neexigibile pentru cumpărări ce nu sunt însoțite de facturile furnizorilor și al căror termen de plată se va preciza ulterior de către furnizor.

În categoria conturilor de furnizori se grupează distinct datoriile și creanțele izvorâte din tranzacțiile cu clauze de rezervă de proprietate.De asemenea, în contabilitatea analitică se grupează distinct furnizorii la care unitatea patrimonială deține titlul de participare.În grupa 40 “Furnizori și conturi asimilate” toate conturile cu funcție de pasiv sunt simbolizate de la 401 la 408, iar contul cu funcțiune de activ 409 “Furnizori și debitori” cu ultima cifră 9.

Pentru decontările cu furnizorii pentru operațiile asimilate acestora se folosesc următoarele conturi:

401 “Furnizorii”

403 “Efecte de plătit”

404 “Furnizori de imobilizări”

405 “Efecte de plătit pentru imobilizări”

408 “Furnizori facturi nesosite”

409 “Furnizori debitori”

Contul 401 “Furnizori” este utilizat pentru decontările cu furnizorii pentru bunuri si servicii destinate activității de exploatare.Reflectă datoria agentului economic ca urmare a primirii de: materii prime, obiecte de inventar, animale și păsări, mărfuri sau ca urmare a lucrărilor și serviciilor executate pentru activitatea de exploatare de diferiți terți.După conținutul economic este un cont de datorii pe termen scurt, iar după funcția contabilă este un cont de pasiv.

Se creditează cu:

-valoarea bunurilor și serviciilor primite pentru care s-au creat datorii față de furnizori;

-valoarea la preț de cumpărare sau preț stabilit a materiilor prime și materialelor consumabile, obiectelor de inventar, animalelor tinere și la îngrășat, a mărfurilor a ambalajelor intrate în patrimoniu, achiziționate cu titlu oneros de la terți pe bază de facturi prin debitul conturilor care arată natura bunului primit: 300 “Materii prime”, 301 “Materii consumabile”, 321 “Obiecte de inventar”, 323 “Baracamente și amenajări provizorii”, 361 “Animale și păsări”, 371 “Mărfuri”, 381 “Ambalaje”; precum și cu diferențele de preț nefavorabile aferente acestor bunuri, în cazul în care evidența acestora se ține la prețuri prestabilite, prin debitul conturilor: 308 “Diferențe de preț la materii prime și materiale”, 328 ”Diferențe de preț la obiecte de inventar”, 368 “Diferențe de preț la animale și păsări”, 378 “Diferențe de preț la mărfuri”, 388 “Diferențe de preț la ambalaje”;

-diferențe nefavorabile de curs valutar, rezultate la închiderea exercițiului, aferente datoriilor exprimate în devize ca urmare a creșterii cursului valutar (de la data înregistrării datoriei și la data închiderii exercițiului), prin debitul contului 476 “Diferențe de conversie activ”;

-reluarea, la începutul anului, a sumelor înregistrate ca diferențe favorabile de curs valutar la închiderea exercițiului precedent, prin debitul contului 477 “Diferențe de conversie pasiv”;

-valoarea materialelor nestocate primite incluse direct pe cheltuieli, precum și cu consumul de energie și apă prin debitul conturilor 604”Cheltuieli privind materialele nestocate”, 605 ”Cheltuieli privind energia și apa”;

-valoarea lucrărilor executate sau serviciilor prestate de terți (inclusiv de colaboratori) prin debitul conturilor: 611 “Cheltuieli de întreținere și repartiție”, 612 “Cheltuieli cu redevențele, locațiile de gestiune și chiriile”, 613 “Cheltuieli cu prime de asigurare”, 614 “Cheltuielile cu studiile și cercetările”, 621 “Cheltuieli cu colaboratorii”, 622 “Cheltuieli privind comisioane și onorarii”, 623 “Cheltuieli de protocol, reclamă și publicitate”, 624 “Cheltuieli cu transportul de bunuri și persoane”, 625”Cheltuieli cu deplasări, detașări și transferări”, 628 “Alte cheltuieli cu serviciile executate de terți”;

-valoarea facturilor sosite de la furnizori pentru bunuri, lucrări și servicii sosite anterior fără acest document prin 408 “Furnizori facturi nesosite”;

-T.V.A. înscris în factura de furnizori, prin debitul conturilor 4426 “T.V.A. deductibilă” sau 4428 “T.V.A. neexigibilă” dacă furnizorii se vor plăti în rate;

-valoarea timbrelor fiscale și poștale, biletelor de tratament și călătorie și a altor valori achiziționate, prin debitul contului 532 “Alte valori”;

-valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, predate furnizorului prin debitul contului 409 “Furnizori de debitori”.

Contul 401 “Furnizori”se debitează la stingerea datoriilor de către furnizori.

-sumele achitate furnizorilor, prin creditul conturilor care arată modalitatea de plată: 162 “Credite bancare pe termen lung și mediu”, 521 “Conturi curente la bănci”, 531 “Casa”, 541 “Acreditive”, 542 “Avansuri și trezorerie”;

-diferențele favorabile de curs valutar, rezultate în urma scăderii cursului valutar, pentru datoriile la 31.12 exprimate în devize, prin creditul contului 477 “Diferențe de conversie pasiv”;

-preluarea la începutul anului a sumelor înregistrate ca diferențe nefavorabile de curs valutar, la închiderea anului precedent, prin creditul contului 476 “Diferențe de conversie activ”;

-valoarea efectelor comerciale acceptate în contul datoriei față de furnizor și care urmează a se achita la scadență prin creditul contului 403 “Efecte de plătit”;

-diferențele favorabile de curs valutar constatate cu ocazia lichidării datoriilor față de furnizori, exprimate în devize, prin creditul contului 775 ”Venituri din diferențe de curs valutar”;

-valoarea avansurilor virate anterior furnizorilor cu ocazia regularizării, plăților cu aceștia prin creditul contului 409 “Furnizori debitori”;

-cu sumele nete achitate colaboratorilor prin creditul conturilor 512 “Conturi curente la bănci” și 531 “Casa” precum și cu impozitul reținut acestora prin creditul contului 444 “Impozitul pe salarii”;

-cu valoarea sconturilor obținute de la furnizori, prin creditul contului 767 “Venituri din conturi obținute”;

-valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, predate furnizorului, prin creditul contului 409 “Furnizori debitori”;

Soldul creditor reprezintă sumele datorate de către furnizori.

Contul 403 “Efecte de plată” se utilizează atunci când datoriile către furnizori se achită prin efecte comerciale, cum sunt tratele sau bilete la ordin.După conținutul economic este un cont de datorii pe termen scurt, iar după funcția contabilă este un cont de pasiv.

Se creditează cu datoriile către furnizor acceptate de acesta de a plăti prin efecte de comerț;

-valoarea acceptată a cambiilor sau biletelor la ordin subscrise prin debitul contului 401 “Furnizori”;

-diferențele nefavorabile de curs valutar la închiderea exercițiului, aferente datoriilor față de furnizorii externi, exprimate în devize, ce urmează a se deconta pe bază de efecte comerciale, prin debitul contului 476 “Diferențe de conversie activ”;

-preluarea diferențelor favorabile de curs valutar aferente efectelor de plată, exprimate în devize, înregistrate la închiderea exercițiului, prin debitul contului 477 “Diferențe de conversie pasiv”.

Se debitează cu plățile efectuate la scadență pe bază de efecte comerciale.

-cu diferențe favorabile de curs valutar constatate la lichidarea efectelor de plată în devize, prin creditul contului 765 “Venituri din diferențe de curs valutar”

-diferențe de curs favorabile aferente efectelor de plată neachitate la închiderea exercițiului, prin creditul contului 477 “Diferențe de conversie pasiv”;

-plățile efectuate la scadență pe bază de efecte comerciale, prin creditul contului 512 “Conturi curente la bănci”;

-reluarea diferențelor nefavorabile de curs valutar înregistrate la închiderea exercițiului, aferente datoriilor către furnizori, ce se decontează pe bază de efecte comerciale prin creditul contului 476 “Diferențe de conversie activ”

Soldul creditor reprezintă valoarea efectelor de plătit.

Contul 404 “Furnizori de imobilizări”este utilizat pentru evidența obligațiilor de plată față de furnizorii de imobilizări corporale sau necorporale.Contul 404 “Furnizori de imobilizari” este cont de pasiv.

Se creditează:

-diferențele nefavorabile de curs valutar, înregistrate la închiderea exercițiului, aferente datoriilor către furnizorii de imonbilizări prin debitul contului 476 “Difernțe de conversie activ”;

-reluarea la începutul anului a sumelor înregistrate la sfârșitul anului anterior ca diferențe favorabile de curs prin debitul contului 477 “Difernțe de conversie pasiv”

-valoarea imobilizărilor facturate de furnizori, a serviciilor prestate sau a lucrărilor executate de terți pentru realizarea unor imobilizări, prin debitul conturilor ce arată natura imobilizărilor: 201 “Cheltuieli de constituire”; 203 “Cheltuieli de cercetare și dezvoltare”; 205 “Concesiuni, brevete și alte drepturi și valori similare”; 207 “Fond comercial”; 208 “Alte imobilizări necorporale”; 211 “Terenuri”; 212 “Mijloace fixe”;

-T.V.A. înscris în factură prin debitul conturilor 4426 “T.V.A. deductibilă” sau 4428 “T.V.A. neexigibilă”, dacă se vor plăti furnizorii de imobilizări în rate;

Se debitează cu:

-sumele achitate furnizorilor de imobilizări, prin creditul conturilor, care arată modalitatea de plată: 162 “Credite bancare pe termen lung și mediu”; 512 “Conturi curente la bănci”; 531 “Casa”; 541 “Acreditive”; 542 “Avansuri de trezorerie”;

-valoarea efectelor comerciale subscrise, acceptate în contul datoriei față de furnizorii de imobilizări și care urmează a se achita la scadență, prin creditul contului 405 “Efecte de plătit pentru imobilizări”;

-diferențele favorabile de curs valutar constatate cu ocazia lichidării datoriilor în devize față de furnizorii de imobilizări, prin creditul contului 765 “Venituri din diferențe de curs valutar”;

-valoarea sconturilor obținute de la furnizorii de imobilizări, prin creditul contului 767 “Venituri din sconturi obținute”;

-reluarea la începutul anului a sumelor înregistrate la sfârșitul anului pecedent ca diferențe nefavorabile de curs valutar, prin creditul contului 476 “Diferențe de conversie activ”

Soldul creditor al contului reflectă datoriile neachitate ale unității patrimoniale față de furnizorii de imobilizări.

Contul 405 “Efecte de plată pentru imobilizări” se folosește de cumpărătorii de imobilizări, atunci când datoriile către furnizorii de imobilizări se achită prin efecte comerciale de felul tratei sau biletului la ordin.

Se creditează:

-reluarea diferențelor favorabile de curs valutar aferente efectelor de plată pentru imobilizări neachitate la închiderea exercițiului, prin debitul contului 477 “Diferențe de conversie pasiv”.

-valoarea acceptată de către furnizorii de imobilizări a cambiilor sau biletelor la ordin subscrise, prin debitul contului 404 “Furnizori de imobilizări”

-diferențele nefavorabile de curs valutar înregistrate la închiderea exercițiului, aferente datoriilor către furnizorii de imobilizări ce se decontează pe bază de efecte comerciale, prin debitul contului 476 “Diferențe de conversie activ”.

Se debitează cu:

-diferențele favorabile de curs valutar aferente datoriilor către furnizorii de imobilizări, prin creditul contului 765 “Venituri din diferențe de curs valutar”;

-diferențele favorabile de curs valutar aferente efectelor de plată pentru imobilizări, exprimate în devize, la închiderea exercițiului, prin creditul contului 477 “Diferențe de conversie pasiv”;

-plățile efectuate către furnizorii de imobilizări pe bază de efecte comerciale la scadența acestora, prin creditul contului 512 “Conturi curente la bănci”;

-realizarea diferențelor nefavorabile de curs valutar înregistrate la închiderea exercițiului, aferente datoriilor către furnizorii de imobilizări ce se decontează pe bază de efecte comerciale, prin creditul contului 476 “Diferențe de conversie activ”;

Soldul contului reprezintă valoarea efectelor de plătit pentru imobilizăriile achiziționate.

Contul 408 “Furnizori – facturi nesosite” este utilizat pentru evidența decontărilor cu furnizorii pentru aprovizionările de bunuri, lucrările executate și prestările de servicii pentru care nu s-au primit facturi. La închiderea exercițiului sau la data întocmirii bilanțului este obligatoriu ca asemenea bunuri și servicii primite fară facturi să se înregistreze în mod provizoriu de cumpărător.

În aceste cazuri bunurile se receptionează, se evaluează pe baza datelor din contract sau pe baza documentelor însoțitoare, iar apoi se inregistrează în contabilitate ca o datorie neexigibilă.La sosirea facturii, obligația devine certă si exigibilă.

Acest cont este un cont de datorii pe termen scurt, iar după funcția contabilă este un cont de pasiv.

Se creditează:

-cu valoarea bunurilor și serviciilor primite, fară facturi, pentru care s-au creat datorii către furnizori;

-valoarea bunurilor constatate ca fiind sosite fără factură, prin debitul conturilor: 300 “Materii prime”, 301 “Materiale consumabile”, 321 “Obiecte de inventar”, 323 “Baracamente și amenajări provizorii”, 361 “Animale și păsări”, 371 “Mărfuri”, 381 “Ambalaje”;

-valoarea lucrărilor terminate și a serviciilor pentru care nu s-a primit încă factură de la furnizori, prin debitul conturilor: 604 “Cheltuieli privind materialele nestocate”, 605 “Cheltuieli privind energia și apa”, 611 “Cheltuieli de întreținere și reparații”, 612 “Cheltuieli cu redevențele, locațiile de gestiune și chiriile”,613 “Cheltuieli cu primele de asigurare”, 614 “Cheltuieli cu studiile și cercetările”, 621 “Cheltuieli cu colaboratorii”, 622 “Cheltuieli privind comisioane și onorarii”, 623 “Cheltuieli de protocol reclamă și publicitate”, 624 “Cheltuieli cu transportul de bunuri și de personal”, 626 “Cheltuieli poștale și taxe de comunicații”, 628 “Alte cheltuieli cu serviciile executate de terți”;

-T.V.A. aferentă bunurilor, lucrărilor și serviciilor intrate fără factură, prin debitul contului 4428 “T.V.A. neexigibilă”;

-diferențele nefavorabile de curs valutar înregistrate la închiderea exercițiului, aferente datoriilor către furnizorii externi și pentru care nu au sosit facturile, prin debitul contului 476 “Diferențe de conversie activ”;

-reluarea la începutul anului a diferențelor favorabile de curs valutar înregistrate la finele anului precedent, prin debitul contului 477 “Diferențe de conversie pasiv”;

Se debitează:

-la sosirea facturii, de la furnizori, prin creditul contului 401 “Furnizori”:

-cu diferențele favorabile de curs valutar înregistrate la închiderea exercițiului financiar, afernte datoriilor către furnizorii externi și pentru care nu s-au primit încă facturile, prin creditul contului 477 “Difernțe de conversie pasiv”;

-reluarea la începutul anului a difernțelor nefavorabile de curs valutar înregistrate la finele anului precedent, prin creditul contului 476 “Difernțe de conversie activ”.

Soldul creditor reprezintă sumele datorate furnizorilor, pentru care nu s-au primit facturi.

Contul 409 “Furnizori debitori” reflectă două categorii de operații economice:

avansurile acordate de clienți furnizorilor în vederea livrării unor bunuri sau servicii, situație în care furnizorul devine debitor, constituindu-se o creanță față de cealaltă;

ambalajele restituibile primite o data cu bunurile cumpărate, cum ar fi: sticle, borcane, navete, etc.

Acest cont este un cont de creanțe, iar după funcția contabilă este un cont de activ.

Se debitează cu avansurile acordate furnizorilor și cu ambalajele restituite primite de la furnizori o data cu bunurile cumpărate

-valoarea avansurilor sau aconturilor acordate furnizorilor, prin creditul conturilor care arată modalitatea de plată: 512 “Conturi curente la bănci”, 531 “Casa”;

-valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire facturate la furnizori, prin creditul contului 401 “Furnizori”;

-diferențe de curs valutar favorabile înregistrate la sfârșitul exercițiului aferente avansurilor acordate în devize și nedecontate încă, prin creditul contului 477 “Difernțe de conversie pasiv”;

-reluarea la începutul anului următor a sumelor înregistrate ca diferențe nefavorabile de curs valutar la sfârșitul anului precedent aferente avansurilor acordate în devize, prin creditul contului 476 “Diferențe de conversie activ”.

Se creditează:

-la regularizarea avansurilor acordate furnizorilor după primirea bunurilor și serviciilor și la restituirea sau valorificarea ambalajelor primite anterior de la furnizori.

-valoarea avansurilor sau aconturilor regularizate cu furnizorii, la primirea bunurilor, lucrărilor sau servicilor pentru care au fost acordate, prin debitul contului 401 “Furnizori”;

-valoarea sumelor restituite de furnizori din avansuri sau aconturi, ca urmare a regularizării făcute cu aceștea prin debitul conturilor: 512 “Conturi curente la bănci”, 531 “Casa”;

-valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire înapoiate furnizorilor, prin debitul contului 401 “Furnizori”, precum și cu degradările suferite de acestea prin debitul contului 608 “Cheltuieli privind ambalajele”;

-valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, nerestituite furnizorilor reținute în stoc, prin debitul contului 381 “Ambalaje”;

-diferențele nefavorabile de curs valutar constatate la închiderea exercițiului aferente avansurilor acordate în devize, prin debitul contului 476 “Diferențe de conversie activ”;

-reluarea în anul următor a sumelor înregistrate la sfârșitul anului precedent ca diferențe favorabile de curs, afernte avansurilor acordate în devize, prin debitul contului 477 “Diferențe de conversie pasiv”;

Soldul debitor reprezintă avansurile acordate furnizorilor nedecontate și ambalajele primite de la furnizori, nerestituite.

Formularele necesare în evidența contabilă a furnizorilor sunt:

factura și factura fiscală

nota de recepție și constatare de diferențe

chitanța fiscală si chitanța

avizul de expediere

bonul de consum.

In monentul recepției mărfurilor de la furnizori, gestionarul analizează stocurile scriptice prin întocmirea documentelor “Fișa de magazie”.Centralizatorul intrărilor și ieșirilor de mărfuri se deschide pentru intrări și separat pentru ieșiri, în care se operează document cu document.

Periodic, de regulă lunar, intrările si ieșirile cantitative din “Centralizatorul intrări si ieșiri” de mărfuri se evaluează și centralizează cu ajutorul formularului “Evidența analitică a mărfurilor”.Prin prelucrarea în “Evidența analitică a mărfurilor” la începutul unei perioade de gestiune a stocurilor finale aferente perioadei precedate la care se adaugă cumpărarile și vânzările curente, acestea ajută la întocmirea balanței de verificare analitică, cantitativ-valorică a gestiunii de mărfuri.

Cumpărările sunt generate în vederea realizării de venituri, prin efectuarea de cheltuieli.Aceste operații afectează datoriile față de furnizori.Cumpărările sunt atestate de factură. În aceste documente se pot înscrie reducerile comerciale sau financiare și eventualele majorări.La baza orepațiilor de vânzare – cumparare stă factura care detaliază bunurile vândute și serviciile prestate și permite determinarea mărimii nete de plătit vânzatorului de către cumpărător.

Studiu de caz:

*Se înregistreză factura pentru reparații efectuate de terți la utilajele de producție în valoare de 22.456.274 lei și factura pentru curentul electric consumat de 1.695.196 lei, T.V.A. =19%.

% = 401 “Furnizori” 23.829.783

611 “Cheltuieli cu întreținere și 22.456.674

reparații”

4426 “T.V.A. deductibilă” 1.373.109

% = 401 “Furnizori” 2.017.283

605 “Cheltuieli privnd energia 1.695.196

și apa”

4426 “T.V.A. deductibilă” 322.087

*Pe baza facturii și a recepției bunurilor se înregistrează aprovizioanarea unității cu materii prime de la SC “Stimin” S.A. Oradea în valoare de 45.742.560 lei, T.V.A. = 19%.

% = 401 “Furnizori” 54.433.646

300 “Materii prime” 45.742.560

4426 “T.V.A. deductibilă” 8.691.086

*În data de 17.03.2001 SC “Hipocar 3” S.R.L. Oradea își montează un post telefonic prin intermediul Romtelecom SA Oradea, care remite factura aferentă lunii decembrie 2001, în valoare de 7.500.000 lei, înclusiv T.V.A 19%.Plata se face prin virament.

-recepția mijlocului fix și înregistrarea lui:

% = 404 “Furnizori de imobilizări” 7.500.000

2128 “Unelte, inventar

gospodăresc și alte mijloace fixe” 6.302.521

4426 “T.V.A. deductibilă” 1.197.479

-plata furnizorului:

404 “Furnizori de imobilizări” = 5121 “Conturi la bănci în lei” 7.500.000

*În vederea achizitionării unui utilaj SC “Hipocar 3” S.R.L. Oradea acordă un avans la SC “STIMEL”SA Timoșoara în sumă de 17.000.000 lei.Se recepționează utilajul în valoare de 18.550.000 lei, T.V.A. 19%.Plata furnizorului se face cu ordin de plată.

-acordarea avansului

409 “Furnizori debitori” = 5121 “Conturi la bănci în lei” 17.000.000

-recepția utilajului

% = 404 “Furnizori de imobilizări” 22.074.500

2123 “Mașini utilaje și

instalații de lucru” 18.550.000

4426 “T.V.A. deductibilă” 3.524.500

-plata furnizorului

404 “Furnizori de imobilizări” = % 22.074.500

5121 “Conturi la bănci în lei” 5.074.500

409 “Furnizori debitori” 17.000.000

*SC “Hipocar 3” SRL recepționează materii prime sosite fără factură în valoare de 11.500.000 lei, în valoare de 12.000.000 lei. TVA 19% în 10.12.2001.În 20.12.2001, la sosirea facturii, se constată că valoarea facturată este de 12.000.000 lei,TVA 19%.

a.se stornează înregistrarea de primire a materialelor sosite fără factură și se efectuează apoi înregistrările conform facturii sosite.

b.la primirea facturii se înregistrează numai diferențele între valoarea estimată și cea de factură.

a.recepția materiei prime fără factură:

% = 408 “Furnizori facturi nesosite” 13.685.000

300 “Materii prime” 11.500.000

4428 “T.V.A. neexigibilă” 2.185.000

-stornarea înregistrării:

408 “Furnizori facturi nesosite” = % 13.685.000

300 “Materii prime” 11.500.000

4428 “T.V.A. neexigibilă”2.185.000

-la sosirea facturii se face înregistrarea:

% = 401 “Furnizori” 14.280.000

300 “Materii prime” 12.000.000

4428 “T.V.A. neexigibilă” 2.280.000

b.recepția materialelor nesosite fără factură:

% = 408 “Furnizori facturi nesosite” 13.685.000

300 “Materii prime” 11.500.000

4428 “T.V.A. neexigibilă” 2.185.000

-la sosirea facturii se înregistrează:

% = 40 “Furnizori” 13.685.000

300 “Materii prime” 11.500.000

4426 “T.V.A. deductibilă” 2.185.000

4426 “T.V.A. deductibilă” =4428 “T.V.A. neexigibilă” 2.185.000

CONTABILITATEA OPERAȚIILOR ECONOMICE

PRIVIND DECONTĂRILE CU CLIENȚII LA

S.C. “HIPOCAR 3” S.R.L. ORADEA

4.1.NOȚIUNI GENERALE PRIVIND

DOCUMENTELE CONTABILE

Creanțele apar ca rezultat al operațiunii de vânzări de bunuri și realizări de lucrări și prestări de servicii.

Creanțele reprezintă un drept personal care permite titularului sau (creditorului) să pretindă unei alte persoane (debitor) executarea unei obligații (remiterea unui bun, a unei sume de lichidități sau realizarea unui serviciu).

Documentul utilizat în operația de vânzare – cumpărare este factura. Pe baza facturii, creanțele se înregistrază în contabilitate la valoarea de intrare în patrimoniu care corespunde cu valoarea lor nominală, adică cu totalul de plată (valoarea în preț sau tarif negociat plus T.V.A.).

Fiind un înscris ad probaționem, factura este documentul care atestă acordul de voință al părților indiferent de forma în care acestea și-au manifestat voința de a contracta, respectiv oferta de acceptare a acesteia.

Din punct de vedere al conținutului și al formei sale factua reprezintă elementele necesare, specifice și suficiente unui contract, în speță comercial:

-redactarea în două sau trei exemplare, câte un exemplar revenind părților semnate;

-mențiuni de identificare a părților contractate ca: denumirea, sediul, forma judiciară, numărul de înregistrare la Registru Comerțului, codul fiscal, banca și contul;

-mențiuni referitoare la obiectul contractului identificat ca atare prin denumire, unitate de măsură, cantitate;

-mențiuni referitoare la preț, determinat întotdeauna ca preț unitar, valoare totală și T.V.A.;

-mențiuni referitoare la mijlocul de transport și identificarea reprezentantului vânzătorului (executantului) și a cumpărătorului (beneficiar);

-alte cauze care pot fi stipulate de părți și care se referă la efectuarea plății, scadența acesteia,precum și clauze penale referitoare la penalitățile de întârziere;

-semnătura și sigiliul părților.

Pe lângă mențiunile pe care le conține, în mod curent o factură trebuie să includă obligatoriu, cel puțin trei clauze suplimentare:

-data exactă pe care părțile o stabilesc ca fiind data scadenței sumei datorate;

-penalități de întârziere de cel puțin 0,15%, pe fiecare zi de întârziere la plată;

-clauza conform căreia factura, în cauză, valorează contract între părțile semnatare;

Aceste clauze pot fi redactate sub orice formă, cu respectarea a două condiții principale:

să reprezinte acordul de voință al părților;

să exprime intenția reală a acestora.

În cazul clienților factura poartă numele de factură de cumpărare.

În condițiile unor facturi simple, care nu conțin reduceri sau majorări, vânzarea – cumpărarea se poate efectua pe credit.

În practica agenților economici factura este însoțită de o serie de documente, cum sunt comenzile, dispozițiile de livrare, înscrisurile referitoare la expediție, la transport, documentele care probează plățile parțiale, etc.

Stingerea creanțelor se realizează prin încasarea acestora în numerar sau conturi curente la bănci (bancare) sau prin acceptarea unor efecte comerciale.Stingerea creanțelor mai poate avea loc, uneori, prin prescripție sau ca urmare a trecerii lor la clienții incerți sau litigioși.

În contul creanțelor noastre față de clienți, în contul livrărilor efectuate, a lucrărilor executate și a seviciilor prestate pot fi acceptate și următoarele efecte comerciale: cambia, biletul la ordin și cecul.

Ponderea cea mai mare în volumul operațiilor bănești o dețin operațiile de încasare fără numerar datorită în primul rând siguranței acestor operații.

O formă principală de decontare este acceptarea.

Acceptarea implică existența consimțământului de plată dat băncii de către cumpărătorul.Acceptarea se realizează în două variante:

la cererea furnizorului;

din propria inițiativă a clientului.

Acceptarea din inițiativa a clientului presupune utilizarea următoarelor instrumente de plată.

-dispoziție de încasare cu factură;

-dispoziție de încasare fără factură.

Dispoziție de încasare cu factură se utilizează numai pentru decontările între partenerii ce sunt deserviți de unitățile bancare din locuri diferite.Acest document este primit la bancă dacă sunt anexate și documentele ce atestă că produsele au fost expediate clientului.Clientul urmenză să-și dea avizul de plată.

Dispoziție de încasare fără factură se utilizează în situația care există hotărâri judecătorești în acest sens

Acceptarea din initiativa clientului se realizează prin utilizarea următoarelor instrumente de plată:

-dispozitie de plată cu factură;

-dispoziție de plată fără factură;

-cecuri de decontare.

Dispoziție de plată cu factură se utilizează pentru achitarea contravalorii mărfurilor primite de la terți, a lucrărilor și serviciilor facturate de terți.

Dispozitie de plată fără factură se utilizează pentru achitarea obligațiilor față de bugetul de stat (taxe, impozite), pentru virarea sumelor reținute pe statele de plată, pentru rambursarea creditelor bancare.

Cecul cu sau fără limită de sumă se utilizează pentru plata avansurilor acordate furnizorilor, plata diverșilor creditori, plata cheltuielilor de transport, aprovizionare, etc.

Cecul, în afara numerarului și a cărților de plată, este cel mai folosit instrument pentru a face plăți la magazin, restaurant, etc.

Cecul este definit ca o instrucțiune scrisă dată unei bănci de a plăti cuiva valoarea menționată în acea instrucțiune.Este un instrument de plată utilizat de titularii de conturi bancare cu disponibil corespunzător în aceste conturi.Disponibilul este creat printr-un depozit bancar, din operațiuni de încasări sau prin acordarea unui credit bancar.

Cecul este un instrument care pune în legătură, în procesul creării sale trei persoane: trăgătorul, trasul și beneficiarul.Instrumentul este creat de trăgător care, în baza unui disponibil constituit în prealabil la o societate bancară, dă un ordin necondiționat acesteia, care se află în poziție de tras, să plătească la prezentare, o sumă determinată, unei terțe persoane sau însuși trăgătorului aflat în poziție de beneficiar.

Cele trei persoane care sunt puse în legătură prin cec fac toate operațiile legate de acest instrument în nume propriu: trăgătorul emite cecul, posesorul legitim îl încasează, iar trasul îl plătește.

Pentru ca trăgătorul să poată emite cecuri, banca îi eliberează acestuia (clientul ) formularele de cecuri în alb, dacă acesta deține un disponibil corespunzător în cont.

Posesorul carnetului de cecuri complectează formularul, îl semnează și îl predă beneficiarului care, la rândul său, îl va prezenta băncii sale pentru încasare.

Pentru a fii valabil, cecul trebuie să conțină mențiuni obligatorii cuprinse în legea numărul 59/1934 asupra cecului, modificată prin legea numărul 83/1994.

Posibilitățile de circulație (transmitere) ale unui cec sunt:

a)Simpla remitere – cazul cecului la purtător care în momentul emiterii, nu indică expres beneficiarul sau poartă mențiunea “la purtător”. Acest cec va fi plătit fie persoanei desemnate ca beneficiar, fie deținătorului cecului.

b)Cesiunea de creanță ordinară – atunci când cecul este emis pe numele unei anumite persoane și conține mențiunea “nu la ordin”; în acest caz numai persoana nominalizată poate să-l încaseze.

c)Girarea – operațiune prin care se transmit, o dată cu remiterea și toate drepturile rezultate din cec.Ea este o mențiune specială făcută pe versoul cecului în favoarea orcui, inclusiv în favoarea trăgătorului.Noul beneficiar poate la rândul său să gireze cecul.

Cecul este plătibil numai la vedere (la prezentare).Termenele de prezentare la plată a cecurilor emise și plătibile în România sunt:

-8 zile, dacă cecul este plătibil chear în localiatea în care a fost emis;

-15 zile, în celelalte cazuri și se calculează cu ziua următoare datei emiterii cecului.

Prezentarea cecului după expirarea termenului legal are ca efect pierderea dreptului legal de acțiune (regres) împotriva giranților anteriori în cazul în care cecul nu ar fi plătit.

Toate persoanele care în orice calitate s-au obligat prin cec (trăgător, giranți) sunt responsabile solidar în ceea ce privește plata cecului respectiv, cu toate că obligațiile au fost asumate în momente diferite.

Tipuri de cecuri:

-cecul la purtător;

-cecul barat;

-cecul certificat;

-cecul de călătorie.

Documentele utilizate pentru achitarea obligațiilor către furnizor sunt:cecul, ordinul de plata, chitanța simplă.

Cecul –La primirea mărfurilor de la furnizor unitatea întocmește un cec în trei exemplare cu care își achită datoria prin banca furnizorului.Cecul trebuie sa fie semnat de persoane împuternicite și să dispună plăți din conturile deschise la bănci.Cu ajutorul cecului se virează suma specificată în cec din contul persoanei împuternicite în contul beneficiarului cu ajutorul contului 401 “Furnizori” si a contului 5121 “Disponibil la banci în lei”.

Ordinul de plată – Este un titlu de credit în temeiul căruia o persoană numită emitent își asumă obligația de a plăti altei persoane numită beneficiar la ordinul acestuia o sumă de bani la împlinirea scadenței.Furnizorii sunt obligați să respecte termenul de livrare a mărfurilor conform contractului încheiat între furnizor și client.

Chitanța– La magazinul de desfacere a societății comerciale plata în numerar are loc pe baza de chitanță.Chitanța se întocmeste în două exemplare: exemplarul care rămane la societate reprezintă încasarea sumei de la client pentru marfa vândută, în cazul în care societatea nu are casă de marcat.

Chitanța simplă nu este un document cu regim special.Pentru efectuarea vanzărilor în numerar fiecare societate comercială trebuie să aibă în dotare un chitanțier.Această chitanță se anexează la factura corespunzătoare după încasarea contravalorii pentru marfa vândută.

La sfârșitul fiecarei zile se întocmeste “Jurnalul pentru vânzari” în care se specifică numărul chitanței și factura cu suma încasată pentru fiecare vânzare.

In baza acestui jurnal se completează un “Borderou de predare a documentelor” specificandu-se felul și numărul documentului, valoarea, data și ștampila firmei cu semnătura împuternicitului.Aceste operații presupun întocmirea unui monetar pentru confruntarea cu sumele din borderou.

Pe baza acestor documente la compartimentul de contabilitate are loc întocmirea notei de contabilitate care reprezintă documentul final din circuitul contabil al societații comerciale pentru întocmirea balanței de verificare analitice.

CECUL

SCHEMA DE CIRCULAȚIE

1

2

3

4

6

5

7

8

1-încheierea contractului de vânzare cumpărare;

2-remite cecul tras asupra băncii x;

3-se stinge creanța;

4-se eliberează carnetul de cecuri;

5-trăgătorul trage un cec asupra băncii y

6-prezintă cecul la banca y

7-prezintă cecul la plată;

8-achită cecul.

4.2.MODUL DE ORGANIZARE A EVIDENȚEI DECONTĂRILOR CU CLIENȚII LA SC “ HIPOCAR 3” SRL

În contabilitatea clienților se înregistreză operațiile patrimoniale privind livrarea de marfă și produse, lucrări executate și servicii prestate, precum și alte operațiuni efectuate, de regulă în baza contractelor încheiate între acestea.

Relațiile cu clientul apar în procesul de desfacere ca urmare a vânzării produselor, respectiv ca urmare a realizării de lucrări și servicii către terți.Aceste creanțe au în contrapartidă venituri din activitatea de exploatare.

Vânzarile de bunuri și servicii generează creanțe față de cumpărători, considerați clienți din operații comerciale, a căror încasare urmează să se facă în perioadele următoare.

Creanțele întrepriderii față de clienții săi își au izvorul în schimbul de consimțământ concretizat într-o comandă fermă din partea clientului și acceptată de producător sau având ca bază contractele încheiate.Creanțele devin certe, sigure, în momentul transferului de proprietate prentru vânzări și în momentul realizării lor pentru lucrări și servicii .Transferul de proprietate se produce, deci, în momentul livrării bunurilor, respectiv al realizării lucrărilor sau prestațiilor de servicii, moment care în practică corespunde cu facturarea.

În cazul în care se acordă reduceri comerciale, valoarea nominală este dată de netul comercial, la care se adaugă T.V.A.În situația în care se acordă clienților și reduceri financiare, valoarea nominală a creanței este dată tot de netul comercial, scontul acordat înregistrându-se separat ca și o cheltuială financiară.Scontul va reduce valoarea creanței inițiale printr-o înregistrare ulterioară.

După modalitatea lichidării creanțelor distingem:

creanțe din vânzări pe credit comercial a căror încasare se face cu instrumente de decontare obișnuite;

creanțe din vânzări pe credit cambial a căror încasare se face pe bază de efecte de comerț de tip cambial.

După scadența creanțelor distingem:

creanțe exigibile a căror termen de încasare este indicat în documentele de livrare;

creanțe neexigibile pentru vânzări ce nu sunt însoțite de facturi și al căror termen de încasare se va preciza ulterior la întocmirea facturii;

Decontările cu clienții se referă la acele relații dinte unitățile economice și beneficiarii de produse, lucrări și servicii pentru care decontarea între furnizor și client intervine ulterior.In grupa decontarilor cu clienții se includ relațiile societaților comerciale cu clienții de produse, lucrări și servicii.Produsele, lucrările și serviciile reprezintă cerințele față de terți generate de vânzarea pe credit a acestora, care fac obiectul activității societății.

Tot în categoria decontărilor se cuprind și creanțele față de organizațiile și persoanele fizice pentru mărfuri, lucrări și servicii prestate cu facturi care urmează să fie achitate.

Pentru decontările cu clienții și pentru operațiile asimilate acestora se folosesc urmatoarele conturi:

411 “Clienți”

413 “Efecte de primit”

416 “Clienți incerți”

418 “Clienți-facturi de întocmit”

419 “Clienți-creditori”

Contul 411 “Clienți” se folosește pentru evidența decontărilor cu clienții interni și externi pentru produse, semifabricate, materiale, mărfuri, etc. vândute, lucrări executate și servicii prestate pe bază de facturi.După conținutul economic este un cont de creanțe iar după funcția contabilă este un cont de activ.

Se debitează cu:

-valoarea la preț de vânzare a mărfurilor, produselor, semifabricatelor, etc. livrate, lucrarilor executate si serviciilor prestate, la care se adaugă T.V.A. colectat afernte, prin creditul conturilor: 701 “Venituri din vânzarea produselor finite”, 702 “Venituri din vânzarea semifabricatelor”, 703 “Venituri din vânzarea produselor reziduale”, 704 “Venituri din lucrări executate și servicii prestate”, 705 “Venituri din studii și cercetări”, 706 “Venituri din redevențe, locații de gestiune, chirii”, 707 “Venituri din vânzări de mărfuri”, 708 “Venituri din activități anexe”, 4427 “T.V.A. colectată”, sau 4428 “T.V.A. neexigibilă” pentru livrări cu plata în rate;

-valoarea bunurilor livrate sau serviciilor prestate anterior și care acum se facturează, prin creditul contului 418 “Clienți-facturi de întocmit”;

-la dechiderea exercițiului cu reluarea sumelor înregistrate la sfârșitul exercițiului precedent ca diferențe nefavorabile de curs valutar, prin creditul contului 476 “Diferențe de conversie activ”;

-la sfârșitul exercițiului, cu diferențele favorabile de curs valutar, rezultate în urma creșterii cursului valutar, aferente creanțelor exprimate în devize, prin creditul contului 477 “Diferențe de conversie pasiv”;

-contravaloarea creanțelor reactive, prin creditul contului 754 “Venituri din crențe recuperate”;

-valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire facturate clienților prin creditul contului 419 “Clienți-creditori”;

Se creditează:

-cu sumele încasate de la clienți în conturile de disponibilități bancare sau în numerar, prin debitul conturilor: 512 “Conturi curente la bănci”, 531 “Casa”;

-contravaloarea cecurilor și efectelor comerciale acceptate și preluate în contul livrărilor sau prestațiilor făcute, prin debitul conturilor: 511 “Valori de încasat” și 413 “Efecte de primit”;

-diferențele nefavorabile de curs valutar, stabilită la închiderea exercițiului, aferente creanțelor exprimate în devize, prin debitul contului 476 “Diferențe de conversie activ”;

-reluarea la începutul exercițiului a sumelor înregistrate în exercițiul precedent ca diferențe favorabile de curs valutar, prin debitul contului 477 “Diferențe de conversie pasiv”;

-diferențele nefavorabile de curs valuatar constatate cu ocazia încasării creanțelor exprimate în devize, prin debitul contului 665 “Cheltuieli din diferențe de curs valutar”;

-valoarea sconturilor acordate clienților, prin debitul contului 667 “Cheltuieli privind sconturile acordate”;

Soldul debitor reprezintă sumele datorate de clienți.

Contul 413 “Efecte de primit” reflectă drepturile de creanță stabilite pe baza de efecte comerciale pentru livrările de bunuri și servicii.Aceleași efecte comerciale sunt înregistrate în contabilitatea cumpărătorului la contul 403 “Efecte de plătit”.

După conținutul economic este un cont de creanțe iar după funcția contabilă este un cont de activ.

Se debitează:

-sumele datorate clienților reprezentând valoarea efectelor comerciale acceptate prin creditul contului 411 “Clienți”;

-diferențele favorabile de curs valutar aferente creanțelor datorate de clienții externi a căror decontare se face pe bază de efecte comerciale, la închiderea exercițiului (în negru) prin creditul contului 477 “Diferențe de conversie pasiv”;

-reluarea diferențelor favorabile de curs valutar, la începutul exercițiului următor (în roșu ) prin creditul contului 477 “Diferențe de conversie pasiv”;

Se creditează cu:

-diferențele nefavorabile de curs valutar aferente creanțelor datorate de clienții externi, a căror decontare se face pe bază de efecte comerciale, la închiderea exercițiului (în negru) prin debitul contului 476 “Diferențe de conversie activ”;

-reluarea diferențelor nefavorabile de curs valutar, la începutul exercițiului următor (în roșu) prin debitul contului 476 “Diferențe de conversie activ”;

-efecte comerciale primite de la clienți prin debitul contului 5113 “Efecte de încasat”;

-efecte comerciale remise spre scontare prin debitul contului 5114 “Efecte remise spre scontare”;

-încasarea efectelor comerciale, considerate efecte de primit, prin bancă prin debitul conturilor: 5121 “Conturi la bănci în lei”, 5124 “Conturi la bănci în devize”.

Soldul debitor reprezintă valoarea efectelor comerciale de primit.

Contul 416 “Clieți incerți” se consideră clienți incerți acele creanțe care nu reprezintă siguranța ca vor fi încasate, clienții rău platnici, dubioși sau aflați în litigiu.Clienții devin incerti atunci când creanțele nu se încasează la termenul fixat și când există condiții care duc la o lipsă de încredere în solvabilitatea lor.Clienții sunt litigioși în situația în care și-au deschis acțiuni juridice pentru recuperarea clienților.

Concomitent cu constatarea stării de incertitudine a creanțelor și înregistrarea lor în contul 416 “Clienti incerți” se va proceda la constituirea de provizioane pentru deprecierea creanțelor în condițiile prevăzute de lege.

După conținutul economic este un cont de creanțe iar după funcția contabilă este un cont de activ.

Se debitează cu:

-contravaloarea creanțelor față de clienții care se dovedesc rău platnici, dubioși, incerți sau cu care unitatea este în litigiu, preluate în acest cont, prin creditul contului 411 “Clienți”;

-reluarea sumelor înregistrate ca diferențe nefavorabile de curs valutar la închiderea exercițiului anterior pentru creanțele incerte în valută, prin creditul contului 476 “Diferențe de conversie activ”;

-diferențele favorabile de curs valutar între valoarea de intrare și cea de la sfârșitul exercițiului, aferentă creanțelor incerte în valută, prin creditul contului 477 “Diferențe de conversie pasiv”.

Se creditează:

-sumele recuperate, încasate în conturile de disponibilități sau în numerar de la clienții incerți sau în litigiu, prin debitul contului 5121 “Conturi la bănci în lei”, 5124 “Conturi la bănci în devize”, 531 “Casa”;

-diferențele nefavorabile de curs valutar, rezultate la închiderea exercițiului, aferente creanțelor incerte sau în litigiu,exprimate în devize prin creditul contului 476 “Diferențe de conversie activ”;

-reluarea la începutul anului a sumelor înregistrate ca diferențe favorabile de curs valutar, la închiderea exercițiului anterior, prin debitul contului 477 “Diferențe de conversie pasiv”;

-creranțele ce se constată a fi definitiv nerecuperabile, scoase din activ, prin debitul conturilor: 654 “Pierderi din creanțe”, 4427 “T.V.A. colectată”;

-diferențele de curs valutar nefavorabile rezultate ca urmare a încasării unor creanțe în devize, ce figurau ca incerte sau litigioase, prin debitul contului 665 “Cheltuieli din diferențe de curs valutar”:

Soldul debitor reprezintă sumele datorate de clienții incerți sau în litigiu.

Contul 418 “Clienți facturi de întocmit” apare în anumite cazuri când livrarea bunurilor și serviciilor nu este însotită de facturi, ele urmând să se întocmeasca la o dată ulterioară.Situații de această natură se întâlnesc mai ales la livrările nestocabile cum ar fi: livrările de energie de orice fel, de apă, servicii telefonice și altele.Acestea sunt creanțe neexigibile la data livrarii. Ele devin exigibile o dată cu întocmirea facturii și aducerea ei la cunoștința clientului.

Astfel de creanțe pot fi înregistrate și în cursul exercitiului însă ele devin absolut necesare la închiderea lui sau la data întocmirii bilanțului, deoarece în caz contrar s-ar denatura activul patrimonial și rezultatul exercitiului.Nu numai creanța respectivă este neexigibilă dar și TVA aferentă este tot neexigibilă.

După conținutul economic contul 418 “Clienți facturi de întocmit” este un cont de creanțe iar după funcția contabilă este un cont de activ.

Se debitează cu:

-contaravaloarea bunurilor livrate, a lucrărilor executate serviciilor prestate către clienți aferente exercițiului în curs pentru care nu s-a întocmit facturi, inclusuv T.V.A. aferentă, prin creditul conturilor: 701 “Venituri din vânzarea produselor finite”, 702 “Venituri din vânzarea semifabricatelor”, 703 “Venituri din vânzarea produselor reziduale”, 704 “Venituri din lucrări executate și servicii prestate”, 705 “Venituri din studii și cercetări”, 706 “Venituri din redevențe, locații de gestiune, chirii”, 707 “Venituri din vânzări de mărfuri”, 708 “Venituri din activități anexe”, 4428 “T.V.A. neexigibilă”;

-diferențele de curs valutar favorabile constatate la închiderea exercițiului, aferente creanțelor în devize pentru care nu s-au întocmit facturi, prin creditul contului 477 “Diferențe de conversie pasiv”;

-reluarea la începutul anului a diferențelor nefavorabile de curs valutar înregistrat la închiderea exercițiului precedent, prin creditul contului 476 “Diferențe de conversie activ”;

Se creditează în momentul facturării bunurilor livrate anterior sau a lucrărilor executate și serviciilor prestate anterior, prin debitul contului 411 “Clienți”

-diferențele de curs valutar nefavorabile constatate cu ocazia facturării, prin debitul contului 665 “Cheltuieli din diferențe de curs valutar”;

-diferențele nefavorabile de curs valutar aferente creanțelor în devize, nefacturate până la închiderea exercițiului financiar prin debitul contului 476 “Diferențe de conversie activ”;

-reluarea la începutul anului a diferențelor favorabile de curs valutar înregistrate la finele anului precedent, prin debitul contului 477 “Diferențe de conversie pasiv”;

Soldul debitor reprezintă valoarea bunurilor livrate, a lucrărilor executate sau a serviciilor prestate pentru care nu s-au întocmit facturi.

Contul 419 “Clienți creditori” reflectă două categorii de operații economice:

avansuri bănești primite de la furnizori din partea clienților în vederea livrării ulterioare de bunuri și servicii.Pe măsura livrărilor efectuate către cumpărători se va regulariza și avansul primit anterior.În această situație clientul a devenit pentru moment creditor, constituindu-se astfel o datorie față de el.

ambalajele restituibile facturate de furnizori odată cu bunurile livrate care îmbracă forma ambalajelor consignate.La restituirea lor furnizorul va micșora creanța care a luat naștere la livrarea bunurilor cu valoarea ambalajelor restituite.

După conținutul economic contul 419 “Clienți creditori” este un cont de datorii pe termen scurt iar după funcția contabilă este un cont de pasiv.

Se creditează cu:

-sumele încasate de la clienți sub formă avansuri sau de aconturi pentru livrări, executări sau prestări viitoare prin debitul conturilor care arată modaliattea de încasare: 512 “Conturi curente la bănci” și 531 “Casa”;

-valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire facturate clienților prin debitul contului 411 “Clienți”;

-diferențele nefavorabile de curs valutar, la închiderea exercițiului, aferente avansurilor primite în devize și nedecontate încă, prin debitul contului 476 “Diferențe de conversie activ”;

-la începutul anului următor, cu reluarea sumelor reprezentând diferențele favorabile de curs valutar înregistrate la sfârșitul anului precedent, prin debitul contului 477 “Diferențe de conversie pasiv”;

Se debitează cu:

-valoarea avansurilor sau aconturilor, decontate clienților pe seama livrării de bunuri, a prestărilor de servicii sau executărilor de lucrări, facturate acestora , prin creditul contului 411 “Clienți”;

-diferențelor favorabile de curs valutar constatate cu ocazia decontării avansurilor în devize, prin creditul contului 765 “Venituri din diferențe de curs valutar”;

-valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire primite de la clienți, prin creditul contului 411 “Clienți”;

-valoarea ambalajelor care circulă în sistem de redistribuire nerestituite de clienți, prin creditul contului 708 “Venituri din activități diverse”;

-diferențele favorabile de curs valutar aferente avansurilor primite în devize, și nedecontate până la sfârșitul anului, prin creditul contului 477 “Diferențe de conversie pasiv”;

-reluarea la începutul anului a sumelor reprezentând diferențele nefavorabile de curs valutar înregistrate la sfârșitul exercițiului precedent, prin creditul contului 476 “Diferențe de conversie activ”.

Soldul creditor reprezintă avansurile primite de la clienți nedecontate și cu ambalajele facturate clienților și nerestituite.

Evidența decontărilor cu clienții are loc la compartimentul contabil al furnizorului urmărindu-se încasarea creanțelor de la clienți la termenele stabilite în contracte.

Studiul de caz:

*S.C. “Hipocar 3” S.R.L. Oradea încasează de la S.C. “Romarta “ S.R.L. Oradea 10.700.000 lei, în vederea livrării de cizme femei.Se livreză clientului care a acordat avansul pe cizme femei, în valoare de 10.900.000 lei T.V.A.19%.Se încasează sumele de la client prin virament.

-încasarea avansului:

5121 “Conturi la bănci în lei” = 419 “Clienții-creditori” 10.700.000 lei

-livrarea mărfurilor:

411 “Clienți” = % 12.971.000

707 “Venituri din vânzarea mărfurilor” 10.900.000

4427 “T.V.A. colectat” 2.071.000

-încasarea contravalorii mărfurilor

% = 411 “Clienți” 12.971.000

419 “Clienți creditori” 10.700.000

5121 “Conturi la bănci în lei” 2.271.000

*Se vând mărfuri în valoare de 20.300.000, T.V.A.19%.Se încasează suma de la client, acordându-se un scont de 2%

-vânzarea mărfurilor

411 “Clienți” = % 24.157.000

707 “Venituri din vânzarea mărfurilor” 20.300.000

4427 “T.V.A. colectat” 3.857.000

-încasarea contravalorii mărfurilor

% =411 “Clienți” 24.157.000

667 “Cheltuieli privind

sconturile acordate” 406.000

5121 “Conturi la bănci în lei” 23.751.000

*Se prestează servicii pentru un client, constând în transportul de mărfuri pe ruta Oradea – Alba Iulua și retur, în valoare de 14.000.000 lei, T.V.A. 19%.

411 “Clienți” = % 16.660.000

707 “Venituri din vânzarea mărfurilor” 14.000.000

4427 “T.V.A. colectat” 2.660.000

*Se înregistrează livrări de mărfuri la încheierea exercițiului, pe baza avizului de expediere, în valoare de 12.250.000lei, T.V.A. 19%, pentru care nu s-a întocmit factură.

418 “Clienți facturi de întocmit” = %

707 “Venituri din vânzarea 14.577.500

mărfurilor” 12.250.000

4428 “T.V.A. neexigibilă” 2.327.500

-ulterior se întocmește factura

411 “Clienți” = 418 “Clienți facturi de întocmit” 14.577.500

4428 “T.V.A. neexigibil” = 4427 “T.V.A. colectat” 2.327.000

*Pentru prestările de transporturi se primește un cec în valoare de 22.000.000 lei care se încasează.

5112 “Cecuri de încasat” = 411 “Clienți” 22.000.000

5121“Conturi la bănci în lei” = 5112 “Cecuri de încasat” 22.000.000

*În data de 17.12.2001 S.C. “Hipocar 3” S.R.L. Oradea vinde următoarele mărfuri,T.V.A. 19%:

-pulovere femei 20buc 117.120 lei/buc

-pulovere bărbați 20buc 109.800lei/buc

-pulovere copii 15 buc 80.520lei/buc

Se încasează contravaloarea mărfurilor vândute cu ordine de plată

-pulovere femei – (20×117.120)x19%=2.787.456

-pulovere bărbați – (20×109.800)x19%=2.613.240

-pulovere copii – (15×80.520)x19%=1.437.282

-vânzarea mărfurilor

411 “Clienți” = % 6.837.978

707 “Venituri din vânzarea mărfurilor” 5.746.200

4427 “T.V.A. colectat” 1.091.778

-încasarea contravalorii mărfurilor

5121 “Conturi la bănci în lei” = 411 “Clienți” 6.837.978

ANALIZA ECOMOMICĂ FINANCIARĂ ȘI

PRINCIPALII INDICATORI FINANCIARI

LA S.C. “HIPOCAR 3” S.R.L ORADEA

5.1.ANALIZA ECONOMICO – FINANCIARĂ

LA SC “HIPOCAR 3” SRL ORADEA

În etapa tranziției la economia de piață apare necesitatea ca fiecare agent economic să se adapteze, să se transforme, să se schimbe pentru a putea funcționa în condiții normale.Aceste modificări trebuie cunoscute, în timp creându-se condiții pentru realizarea optimă a adaptării.Cu ajutorul analizei economice se cercetează fenomenele și procesele economico sociale, se descoperă structura, se verifică și stabilește relația de cauzalitate, factorii care le generează, se descoperă legile formării și desfășurarii lor și pe baza acestora se formulează decizii privind activitatea de viitor.

Prin cunoașterea postfaptică, curentă și previzională a economiei agenților economici, a rezultatelor și rezervelor interne, a cauzelor care le-au generat, analiza economică, contribuie la cunoașterea continuă a eficienței utilizării resurselor umane și materiale.Prin studierea realității prin prisma cauzelor care determină modificarea ei si a efectelor sale, se pot evidenția:

corelațiile dintre structura internă și externă a fenomenelor și proceselor economice;

corelațiile dintre structura cauzală și structura spațio-temporară.

Astfel prin cunoașterea cauzalității și a corelațiilor acesteia se poate pătrunde în esența fenomenelor și proceselor economice.

Analiza economică își propune cu predilecție cercetarea relațiilor cauză-efect.În domeniul economic studiul acestei relații este mult mai complex decât în alte domenii.Analiza economică urmărește să pună la îndemana conducerii un instrument de cunoaștere și revizuire periodică la nivelurile de echilibru în cadrul activitații, descoperind factorii care o influentează și mărimea influenței lor.

Obiectul analizei economice se poate formula astfel: studierea sub multiple aspecte a rezultatelor, utilizarea resurselor umane, materiale, financiare la nivel microeconomic, în scopul descoperirii de noi rezerve interne de dezvoltare și perfecționarea activității economice desfășurate de acestea.

Metoda folosită în monografie este comparația.Comparația este știintifică numai când datele folosite în munca de analiză sunt comparabile în sensul că au un conținut omogen, sunt exprimate în aceleași unități de măsură și au fost determinate după criterii metodologice unitare.

Pentru efectuarea acestei analize se vor lua date privind decontările cu furnizorii si clienții la SC “HIPOCAR 3” SRL Oradea.

Se vor compara lunile noiembrie și decenbrie 2001.

Analiza decontărilor cu furnizorii si clienții cuprinde mai multe etape:

1.Analiza aprovizionării cu mărfuri:

Aprovizionarea cu mărfuri este o funcție importantă a unei societăți comerciale.Intrările de mărfuri se analizează:

în raport cu programul de aprovizionare pe total și pe unități;

din punct de vedere al ritmicității aprovizionării.

Analiza intrărilor pe total și pe unități:

Abateri = desfaceri dec. – desfaceri nov

Desfaceri dec.

Gradul de realizare=–––––– X 100

Desfacer nov

Se observă că pe total programul intrărilor de mărfuri a fost depășit cu 6%, adică cu 3.989.000lei.Cotinuând analiza pe luni se poate constata că și aici programul intrărilor a fost depășit cu 7%, respectiv 3%.

Se poate spune că firma a avut o activitate bine organizată intrările de mărfuri fiind mai mari pe luna decembrie decât luna noiembrie.

Analiza va studia în continuare ieșirile de mărfuri pe luna noiembrie și decembrie:

Abateri = desfaceri decembrie-desfaceri noiembrie

Desfaceri decembrie

Gradul de realizare=––––––––– X 100

Desfaceri noiembrie

Se observă că pe total programul de desfacere a fost depășit cu 37%, adică cu 10.798.364 lei.Continuând analiza pe unități se observă ca la ambele luni programul de desfacere a fost depăsit cu 85%, respectiv cu 8%.

Aceste depășiri ale programului de desfacere au fost posibile datorită faptului că firma s-a aprovizionat cu mărfuri cerute de piață.

2.Analiza operativă a încasărilor și plăților.

Asigurarea solvabilității normale a societății este condiționată de menținerea echilibrului financiar între încasări și plăți.Ca urmare, concordanța între încasările și plățile societății trebuie să constituie o sarcină permanentă a conducerii fiecărei unități economice, întrucât reprezintă o dovadă certă a sarcinilor de aprovizionare și desfacere, ce se realizează conform prevederilor din bugetul de venituri si cheltuieli; o garanție a realizării indicatorilor financiari prestabiliți.

La societățile comerciale se urmărește operativ principalii indicatori ai capacității de plată pe termene scurte.În scopul în care încasările prestabilite nu asigură plata obligațiilor curente se iau măsuri de sprijinire a societății prin împrumuturi bancare și se reduce unele materiale aflate în stoc.

S=Db-Ob

S=solvabilitatea

Db=disponibilitați banești

Ob=plați exigibile, imediate (curente)

Măsurile absolute de mai sus nu permit compatibilității în timp, deoarece apar influențe a unor factori, ca volumul operațiunilor de aprovizionare, producție, desfacere, de aceea se utilizează mărimile relative:

Db Db +C

Kip=––- X 100 sau K=––––X 100

Ob Ob

Kip= coeficientul capacității de plată (solvabilitatea imediată)

C= credite disponibile.

Gradul de solvabilitate este bun când este mai mare sau egal cu 100.

3.Analiza încasărilor și plăților

Trebuie să existe permanent o concordanță între încasările și plăți, întrucât reprezintă o dovadă certă că sarcinile de aprovizionare , producție, desfacere se realizează conform prevederilor din bugetul de venituri și cheltuieli, constituie o garanție a realizării indicatorilor financiari prestabiliți.Agenții economici ar trebui să facă analiza încasărilor și plăților pe termen scurt.

5.2.EVOLUȚIA PRINCIPALILOR INDICATORI

ECONOMICI-FINANCIARI

În condițiile organizării intreprinderii pe baza metodei gestiunii economice și autonomiei financiare, rezultatele financiare se determină pe fiecare întreprindere prin compararea cheltuielilor cu încasările din activitatea de bază și din alte activități.Orice activitate economică are drept obiectiv final eficiența și rentabilitatea.

Pentru realizarea unei eficiențe maxime este necesar a se urmării evoluția în timp a indicatorilor economico-financiari. Pentru determinarea acestora prezentăm în continuare bugetul activităților generale la SC “Hipocar 3” S.R.L. Oradea la sfârșitul anului.

O primă evaluare a întreprinderii se poate face analizând situația netă a unității, respectiv averea netă a acționarilor adică activul neangajat în datorii.El exprimă, de fapt valoarea patrimonială a întreprinderii.

Activul net este diferența dintre activul total și datoriile totale contractate.

Anet=A-Dat=Vp

Obiectivul fundamental de maximizare a valorii se referă la maximizarea activului net, adică creșterea lui de la un exercițiu la altul.

Principala sursă de maximizare a activului net, adică a averi proprietarilor, este profilul net al exercițiului.

Principalul indicator al echilibrului financiar este fondul de rulment. Ca regulă generală a echilibrului financiar al întreprinderii se consideră că o parte din capitalurile permanente este bine să fie destinată acoperiri nevoilor temporare, reânoibile mereu în cadrul ciclurilor succesive de exploatare ale întrepriderii.Raționamentul acestui principiu constă în faptul că stocurile și creanțele care se reconstituie permanent pot fi considerate ca nevoi “stabilite” de finanțare.

Această regulă de finanțare a activelor circulante este realizată de existența fondului de rulment.Fondul de rulment se calculează ca diferența între capitalurile permanente și activele nete imobilizate.

FR=(Cpr+DTL)-AIMO

Cpr+DTL=CP

Fondul de rulment reflectă de fapt surplusul de surse permanente degajat de ciclul de finanțare al investițiilor ce poate fi “rulat” pentru reânoirea stocurilor și creanțelor.Acest indicator are o valoare informațională deosebită indicând rezultatul arbitrajului între finanțarea pe termen lung și finanțarea pe termen scurt.El exprimă modul de realizare a echilibrului financiar pe termen lung și contribuția acestuia la înfăptuirea echilibrului pe termen scurt.

Nevoia de fond de rulment, considerat de unii specialiști în domeniul analizei financiare ca indicatorul cel mai relevant al echilibrului financiar, evidențiază acele nevoi temporar – reânoibile în cadrul ciclului de exploatare și care rămân neacoperite din surse temporare.Partea rămasă neacoperită terbuie să fie egală sau mai mică decât fondul de rulment, astfel se ajunge la un dezechilibru financiar.Nevoia de fond de rulment este dată de diferența dintre activele circulante (mai puțin disponibilitățile bănești) și datoriile curente din exploatare.

NFR=ACR-DEX

Dacă în bilanț se refelectă starea patrimonială de la care s-a plecat și la care s-a ajuns la sfârșitul exercițiului, contul de rezultate reflectă modul în care s-a ajuns la respectiva stare patrimonială, care au fost fluxurile de venturi și cheltuieli de exploatare, financiare și excepționale.

Pe baza bilanțului și a conținutului de rezultate se poate întreprinde o analiză retrospectivă, satabilindu-se punctele tari și punctele slabe ale gestiunii financiare și măsurile ce trebuiesc înterprinse eventual pentru redresarea situlației.Unii indicatori ce se determină pe baza informațiilor din celelalte conturi anuale fac parte din oiectivele și criteriile de performanță prevăzute în contractul de management și de a căror realizare este direct cointeresat managerul.

Indicatorii mai semnificativi pentru analiza economico-financiară sunt:

a)indicatori de structură ai bilanțului

clienți + efecte de primit

“Raportul mărfurilor” este –––––––––––––––

Stoc de produse finite sau mărfuri

Numărătorul indică creanțe asupra clienților, iar numitorul producția (sau mărfurile) încă nevândute.Acest raport indică dacă stocurile sunt proporționate ca importanță cu cele de la începutul exercițiului sau dacă întreprinderea are stocuri care fixează inutil capitalurile conținute.

Stocurile prea mici pot produce la o ruptură în ciclul exploatării, iar cele prea mari pot întreține o risipă a capitalurilor.

imobilizări

*ponderea imobilizărilor în totalul activ=––––––– x 100

activ total

stocuri + poroducție în curs

*ponderea stocurilor în totalul activ=––––––––––– x 100

activ total

capital propriu

*ponderea capitalurilor proprii în totalul pasiv =––––––- x 100

total pasiv

DTL+DTM

*ponderea datoriilor pe termen mediu și lung =––––––– x 100

pasiv

DTS

*ponderea datoriilor pe termen scurt în total pasiv = –––– x 100

pasiv

capital propriu

-indicele independenței financiare =––––––––

capital permanent

active circulante

-indicele lichidității activului =–––––––-

activ total

b)Indicatori ai echilibrului financiar:

*indicatorii fondului de rulment:

capitaluri permanente

-indicele de finanțare permanentă =––––––––––

active imobilizat

-rata de acoperire a activelor imobilizate din capitaluri proprii

capital propriu

IFCP = –––––––––

activ imobilizat net

-indicatorul care evidențiază în ce proporție activele circulante sunt acoperite de fondul de rulment

fond de rulment

IFAC =––––––– –-

active circulante

*indicatori ai trezoreriei:

capitaluri circulante-stocuri

-raportul de lichiditate redusă sau de trezorerie = –––––––––––

DTS

disponibil+realizări pe termen scurt

= –––––––––––––––

DTS

valori disponibile (disponibilități)

-indicatorul de trezorerie imediată =–––––––––––––––-

DTS

creanțe + disponibilități

-indicatorul de trezorerie relativă = ––––––––––––––-

DTS

active circulante

-indicatorul lichidității generale = ––––––––

DTS

activ total

-indicele solvabilității genetral = ––––––

datorii totale

c)Indicatori ce caracterizează gestiunea, măsoară viteze de transformare în lichidități cât și viteza de reânoire a datoriilor având ca element cifra de afaceri:

cifra de afaceri

-viteza de rotație de ansamblu a capitalurilor = ––––––-

activ total

cifra de afaceri

-indicatori de intensitate a capitalurilor = –––––––

imobilizări

cifra de afeceri

-viteza de rotație a capitalurilor proprii = ––––––––

capital privat

Raportul asupra cifrei de afaceri.

Cifra de afaceri este definită ca “totalul cumpărări” sau ca “totalul vânzări” în cursul exercițiului.O luăm aici în sens de total vânzări:

profitul din exploatare

a)–––––––––-

CA

CA – cheltuieli variabile

–––––––––––

CA

Prinul raport indică în ce condiții de rentabilitate lucrează întreprinderea, iar al doilea exprimă contribuția veniturilor la acoperirea cheltuielilor fixe.

Raportând activ/CA, obținem rotația stocurilor sau numărul de reânoire a stocurilor în cursul exercițiului.

Rotația mai rapidă permite un profit mai mare, plecând de la aceeași sumă de bani angajată.

Există mai multe raporturi de acest tip:

veniturile (vânzările) exercițiului

-raport de vânzare = ––––––––––––––––

stocul mediu la preț de vânzare

Stocul mediu se definește ca media aritmetică între stocul inițial și final.

cumpărările în cursul exercițiului

-raportul de cumpărare =–––––––––––––––

stocul mediu la preț de cumpărare

Diminuarea să indice fie supraproducția sau acumularea de stocuri, fie cumpărări speculative.

Raportul CA la anumite elemente de activ.

CA

Raportul vânzărilor = ––––––––––––

clienți + efecte de primit

indică facilitatea cu care debitorii se eliberează de datoriile lor față de întreprindere.Dacă raportul este ridicat, restituirile sunt facile, creanțele sunt recente.Intreprinderea își poate reânoi ușor stocurile.Diminuarea raportului indică extensia abuzivă a creditelor acordate clienților.

d)indicatori de rentabilitate:

beneficiu brut

*rata brută a rentabilității econimice – Rb=–––––––– x 100

activ total

beneficiu net

*rata netă a rentabilității economice –Rn= ––––––- x 100

activ total

excedent brut al exploatării

*rentabilitatea exploatării – Re= ––––––––––––- x 100

activ total

beneficiu net

*rentabilitatea capitalurilor permanente – Rcp= –––––– x 100

Cpr+DTL

Benficiu net

*rentabilitatea capitalurilor proprii – Rcpr= ––––––– x 100

Cpr

În urma studierii datelor de la S.C. “Hipocar 3” S.R.L. am obținut următoarele rezultate:

-activul net este pozitiv acesta semnifică o gestiune economică eficientă;

-fondul de rulment are o mărime negativă evidențiind că o parte din sursele temporare au fost absorbite pentru finanțarea imobilizărilor ceea ce contravine principiului de gestiune rațională și duce la creșterea gradului de îndatorare pe termen scurt;

-mărimea pozitivă a necesarului de fond de rulment scoate în relief necesitatea unor surse suplimentare temporare peste capitalurile circulante existente, care din păcate, nu pot fi acoperite din fondul de rulment al întreprinderii are valori negative și vor fi acoperite din credite de trezorerie.Se deduce că trezoreria netă va avea valori negative.Variația de trezorerie un cash-flow negativ ceea ce sugerează o diminuare a activului net realizat al întreprinderii.

Raportul mărfurilor 0= 740.317 =0,08

8.397.047

Raportul mărfurilor 1= 193.540 =0,02

11.309.663

Imobilizări 0 = 52.817.112 x 100 =84,60

62.431.574

Imobilizări 1 =53.581.957 x 100 =80,01

66.960.707

Stocuri și producție în curs 0 = 8.397.047 x 100 =13,45

62..431.574

Stocuri și producție în curs 1 = 11.309.663 x100 =16,89

66.960.707

Capital propriu 0 = 52.403.704 x 100 =83,93

62.431.574

Capital propriu 1 =51.789.921 x100 =77,34

66.960.707

Indicele lichidității activului 0 =9.614.462 =0,15

62.431.574

Indicele lichidității activului 1=13.378.750=0,19

66.960.707

Indicele de finanțare a capitalului propriu 0=52.403.704 =0,99

52.817.112

Indicele de finanțare a capitalului propriu 1=51.789.921 =0,97

53.581.957

Viteza de rotație a capitalurilor proprii 0=10.113.915 =0,162

62.431.574

Viteza de rotație a capitalurilor proprii 1=13.258.220 =0,198

66.960.707

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

Lucrarea “Contabilitatea decontărilor cu furnizorii și clienții”este structurată în cinci capitole astfel:

a) un capitol introductiv, prezentând generalități despre contabilitate;

b) al doilea capitol cuprinde prezentarea generală a societății;

c) al treilea capitol și al patrulea reprezintă problema de organizare conducere, a furnizorilor și clienților;

d) capitolul cinci prezintă analiza economico-financiară a întreprinderii.

Ca urmare a comparării la S.C. “Hipocar 3”S.R.L. Oradea se observă următoarele:

-cifra de afaceri a anului încheiat este mai mare decât cifra de afaceri a anului precedent;

-totalul veniturilor din exploatare ale anului încheiat este mai mare decât totalul veniturilor din exploatare ale anului precedent;

-totalul cheltuielilor pentru exploatare ale anului încheiat este mai mare decât totalul cheltuielilor pentru exploatare ale anului precedent.Ponderea cea mai mare în totalul cheltuielilor pentru exploatare o deține cheltuielile materiale, urmând apoi cheltuielile cu impozite și taxe și vărsăminte asimilate iar apoi cheltuieli cu personalul;

-rezultatul net al exercițiului atât în anul precedent cât și în anul încheiat este profit.Rezultatul net al exercițiului este în anul încheiat mai mic decât în anul precedent.

Prin compararea veniturilor din exploatare cu cheltuielile de exploatare se obține rezultatul din exploatare de 884.612 mii lei.

Diferența dintre veniturile și cheltuielile financiare au degajat rezultatul financiar 329.775 mii lei prin adiționarea celor două rezultate se obține rezultatul curent al exercițiului și prin care este profit 1.214.387 mii lei.

Acest rezultat este degajat de operațiunile curente ale intreprinderii operațiuni care se identifică cu însăși obiectul de activitate al acestea.Operațiunile curente sunt operațiuni ce au un caracter permanent, obișnuit și sunt repetive.Ele se disting de operațiunile excepționale și care au un caracter nerepetiv și accidental.Diferența dintre veniturile și cheltuielile excepționale dau rezultatul excepțional al exercițiului care la SC “Hipocar 3” S.R.L. este negativ 25.638 mii lei.

Rezultatul excepțional adițional cu rezultatul curent al execițiului dau rezultatul brut al exercițiului care a fost în anul 2001 de 1.188.740 lei.

După scăderea din rezultatul brut al exercițiului, a impozitului pe profit s-a obținut rezultatul net al exercițiului 1.133.677 lei.Acest rezultat net este supus apoi repartizării.

Calculând fondul de rulment utilizând partea de sus a bilanțului obținem o mărire negativă care evidențiază absorbirea unei părți din sursele temporare pentru finanțarea imobilizărilor ceea ce contravine principiului de gestiune rațională și duce la creșterea de îndatorare pe termen scurt.

Calculând fondul de rulment utilizând partea de jos a bilanțului reiese clar că există un deficit de fond de rulment, finanțarea nevoilor curente ale activității de exploatare fiind în suferință:cu implicații negative asupra trezoreriei și a capacității de plată.Acoperirea deficitului de fond de rulment necesită solicitarea de credite pe termen scurt al căror cost este ridicat atât în ceea ce privește rata înaltă a dobânzii, cât și exigibilitatea “incomodă” a acestora.

Calculând câțiva din indicatori mai semnificativi pentru analiza economică-financiară rezultă că:

-ponderea activelor circulante este relativ mică, dar și celelalte active sunt la nivel minim.

-diferența dintre activele imobilizate este finațată din datorii pe termen scurt, această situație contravine condițiilor impuse de echilibru financiar;

-ușoara creștere a vitezei de rotație a amsamblului capitalurilor se datorează în partea creșterii volumului desfacerii dar și a nivelului prețurilor;

-ratele de rentabilitate ecomonică au scăzut în anul 2000.

Conducerea unității care efectuează analiza are sarcina să extindă cercetarea până la stabilirea cauzelor care au determinat pierderi, în cazul în care au existat.

Punctele tari ale firmei sunt:

beneficiază de un potențial bine pregătit profesional, competent și riguros, în prestarea unor servicii complecte, cu multă experiență în domeniu de un înalt profesionalism, atât la nivel de conducere cât și la nivel de execuție.

Propun ca pe viitor firma:

să se aprovizioneze direct de la producător, unde prețurile sunt mai mici;

achitarea la timp a furnizorilor și rambursarea la timp a cheltuielilor restante;

reducerea stocului de materiale la strictul necesar;

folosirea corespunzătoare a spațiilor comerciale pe care le deține în vederea obținerii de venituri.

Dacă societatea își va continua activitatea ținând cont de propunerile prezentate mai sus, va avea rezultate tot mai bune, și deci va obține un profit mai mare.