. Contabilitatea Cheltuielilor

Prin modalitatea de organizare, de functionare, prin sfera relatiilor sale, societatea comerciala constituie organismul ideal al vietii economice.

Una din componentele de baza ale existentei si functionarii comerciale o constituie capitalul, care poate fi privit ca sursa sau resursa a activitatii societatii, ca element fundamental al incadrarii societatii comerciale, precum si ca factor esential al responsabilitatii si credibilitatii societatii comerciale in relatiile de afaceri.

Asa cum o societate comerciala nu poate functiona fara resurse, fara capital, in mod similar, societatea comerciala nu va putea functiona legal si nici chiar virtual fara contabilitatea afacerilor pe care le deruleaza. Contabilitatea se traduce in existenta societatii comerciale prin cifre, care redau cu corectitudine, realitate si operativitate situatia societatii comerciale la o anumita data.

Citind cifrele contabile, ne formam o imagine despre mersul activitatii unei societati comerciale si despre perspectiva acesteia.

Contabilitatea este cea care furnizeaza elementele necesare calculatiei costurilor. Calculatia costurilor orientata spre control si decizie devine una din componentele de baza ale mecanismului de conducere profitabila a intreprinderii. Ca instrument informational, calculatia “produce” si ofera informatii privind costurile si profitul, iar ca instrument de conducere reprezinta o tehnica de decizie privind maximizarea rentabilitatii.

Contabilitatea este “informatorul” principal care asigura elementele necesare calcularii pragului de contabilitate si asupra carora trebuie sa se actioneze de catre factorul decizional in vederea reducerii cheltuielilor si cresterea veniturilor pentru realizarea unei eficiente cat mai ridicate.

Sigur ca alaturi de elementele furnizate de contabilitate se mai adauga si alte elemente si anume: situatia economica mondiala, nationala si locala, conjunctura si contextul in care se desfasoara activitatea, calitatea echipei manageriale, logistica si capitalul de care dispune agentul.

In lucrarea de fata am incercat sa surprind modul in care se transpun in practica normele legale, compatibilitatea lor cu cerintele reale din productie, structura teoretica a cheltuielilor in corespondet cu cerintele informationale ale managementului, modul de evaluare si descarcare a gestiunii in activitatea de comert cu ridicata, cerintele sistemului informational legat de impozite si taxe catre bugetul de stat si asigurarile de stat si asigurarile sociale in corespondenta cu posibilitatile contabile.

Asa cum se observa din cuprins, in lucrare se prezinta date privind statutul juridic, capitalul social , managementul, structura organizatorica , profilul de activitate, relatiile cu furnizori si clienti ai firmei SC MANYROM TRADE SRL.

Lucrarea se continua cu o prezentare teoretica a structurii cheltuielilor, modul de colectare al lor, conturile de cheltuieli si functionarea lor, documentele care servesc la evidentierea cheltuielilor.

In studiul de caz s-a pornit de la situatia patrimoniala la 30.11.2002, s-au inregistrat cheltuielile pe luna decembrie, s-au transpus in teuri si s-a incheiat o balanta la 31.12.2002.

Rezultatul activitatii in urma inchiderii conturilor de venituri si cheltuieli a fost negativ si ca atare nu s-a mai calculat impozitul pe profit.

1. Prezentarea societatii

Societatea Comerciala MANYROM TRADE SRL Braila a fost infiintata in anul 2001 si si-a propus inca de la inceput sa activeze dinamic in domeniul constructiilor si amenajarilor interioare. Obiectivele propuse au determinat o diversificare a paletei de produse comercializate, aceasta conducand la largirea domeniilor penetrate si anume: industrie ( industria constructiilor de masini, mobila etc.), uz gospodaresc etc.

Firma este distribuitor unic pe judetul Braila al produselor DEN BRAVEN, gama de produse comercializate fiind: chituri, izolanti, spume poliuretanice, adezivi, aerosoli, accesorii diverse.

Aceste materiale sunt destinate etansarii rosturilor care pot fi supuse unor miscari relative si pot fi: plastice, plasto-elastici, elastici fabricate pe baza de butil, bitum, acril, poliuretan, polisulfizi, silicon, copolimeri.

Deasemenea, societatea are contracte de distributie exclusiva a rasinilor sintetice, substantelor peliculogene, grunduri, emailuri, vopsele, lacuri, solventi, aracet, antigel etc. cu firmele: SC NIGE IMPEX SRL Cluj; SC VICAS SRL Targoviste; SC CHIMCOLOR SA Bucuresti, SC VADOVA SRL Rm. Valcea.

Societatea este distribuitor in Braila al firmelor: SC AMILUX SRL Cluj – producator al unei largi game de scaune; SC BAILLOU SRL Bucuresti – parchet si lambriuri laminate; SC PIRITEX SRL Ploiesti – mochete si linoleuri de uz casnic si de trafic intens; SC CONTURIMPEX SRL Bucuresti – baghete si plafoane din polistiren, izolatori termici si fonici, vitralii si SC MATIZOL SRL Bucuresti – membrane, masticuri si izolanti (bituminoase si nebituminoase); SC SUPERKOL SRL Bucuresti- adezivi si gleduri ; SC URCOM SRL Galati – cuie de toate tipurile; SC GEKA SRL Bucuresti – electrozi de sudura; SC CONSTAN METAL SA Buzau – tabla, profile otel, plase sudate, electrozi sudura, carbid, lubrifianti, geam tras, rulmenti, combustibili, teava etc.

Beneficiind de un management modern, orientat catre client, SC MANYROM TRADE SRL a reusit sa-si sporeasca reputatia pe o piata puternic concurentiala, prin promovarea si comercializarea unor produse avand atestarea cerintelor standardelor eliberate de organele abilitate competitive, raportate la cerintele pietii, in conditiile mentinerii unui raport optim calitate – pret.

In spiritul celor aratate mai sus, are relatii contractuale si de colaborare privind desfacerea produselor enumerate mai sus cu diversi agenti economici dupa cum urmeaza: SC DECORTOP SRL Braila, SC BLACSIR SRL Braila, SC ALCO PLUS SRL Braila, SC HERDAN SRL Braila, SC CUNAX SRL Braila, SC VALVE SRL Braila, SC CAVIRCOM SRL Braila, SC PATRIOT SRL Braila, SC REPAVIL SRL Braila, SC PAL SA Braila, SC TRACON SRL Braila, SC SALCOPROP SRL Braila, SC PROMEX SA Braila, SC PHOENIX SA Braila.

In realizarea obiectivelor propuse societatea dispune de patru mijloace de transport proprii, doua spatii comerciale inchiriate in suprafata totala de 350 mp situate in zone cu vad comercial (unul pe Calea Galati deasupra Cinematografului Central si unul pe Bulevardul Dorobanti), un spatiu inchiriat in suprafata de 50mp destinat birourilor si activitatilor administrative, dotat cu aparatura birotica de ultima ora.

Alaturi de grija permanenta pentru asigurarea unei logistici adecvate, unei calitati superioare a serviciilor oferite , echipa manageriala este preocupata si de promovarea unor produse noi, planurile de dezvoltare fiind legate de cerintele actuale si viitoare ale pietei, deviza principala fiind: fairplay-ul pe toate planurile.

2. Forma juridica, durata, obiectul de activitate si capitalul societatii

Constituirea, organizarea si functionarea societatii este reglementata de Legea societatilor comerciale nr.31/1990 completata, modificata si republicata ulterior.

Firma MANYROM TRADE este o societate cu raspundere limitata avand sediul social in Braila, Calea Calarasilor, Bl. 4 bis, Et.1, durata societatii fiind nelimitata.

Societatea are ca obiect principal de activitate distribuirea si comercializarea materialelor de constructii si asigurarea unor servicii in domeniul amenajarilor interioare.

Capitalul social subscris si varsat este de 2.000.000 lei, fiind indivizibil si apartine unui asociat unic.

3. Modificarea statutului, fuziunea , dizolvarea si lichidarea societatii

Asociatul unic poate hotari, in conditiile legii, modificarea actului constitutiv de functionare si acceptare de noi asociati. Deasemenea, poate hotari, asa cum am mai aratat, fuziunea cu alta societate cu respectarea conditiilor legii, in termen de trei luni de la publicarea in Monitorul Oficial.

Firma poate fi dizolvata in urmatoarele situatii:

hotararea asociatului unic;

imposibilitatea realizarii obiectului de activitate al societatii;

falimentul;

reducerea capitalului social sub limita minima legala daca asociatul unic nu decide completarea lui.

Hotararea de dizolvare trebuie sa fie inscrisa in Registrul Comertului si publicat in Monitorul Oficial, si produce efecte fata de terti numai dupa treizeci de zile de la publicare.

Din momentul dizolvarii, administratorul nu mai poate realiza alte operatii, fiind direct raspunzator de operatiile efectuate .

Dupa dizolvare, asociatul incepe procedura de lichidare care consta in:

intocmirea unui inventar al patrimoniului ;

incheierea unui bilant al activului si al pasivului societatii;

tinerea unui registru cu operatiile de lichidare;

toate actele emise vor arata ca firma este in lichidare.

Dupa terminarea lichidarii se intocmeste bilantul de lichidare si se propune repartizarea activului, asociatul unic cerand radierea societatii din Registrul Comertului.

In cazul in care asociatul unic este in imposibilitate de a efectua lichidarea, acesta va desemna un lichidator, care va indeplini operatiile de lichidare.

Registrele societatii vor fi pastrate timp de 5 ani.

4. Administrarea, conducerea si controlul societatii

Asociatul unic are drepturile si obligatiile ce revin adunarii generale dupa cum urmeaza:

schimbarea sediului social;

majorarea capitalului social;

modificarea actului constitutiv al societatii;

decide fuziunea cu alte societati ,dizolvarea si lichidarea societatii;

celelalte atributii prevazute de lege si actul constitutiv cu respectarea Legii 31/1990, modificata, completata si republicata.

Asociatul unic indeplineste si functia de administrator al societatii, avand urmatoarele obligatii:

intocmeste raportul de activitate, bilantul contabil, contul de profit si pierdere;

stabileste beneficiile reale si le repartizeaza sub forma de dividende sau pentru constituirea fondurilor prevazute de lege;

exercita contrlolul operativ si raspunde de buna administrare a patrimoniului;

raspunde de existenta si tinerea corecta a registrelor prevazute de lege ;

indeplineste indatoririle pe care legea si actul constitutiv le stabileste.

Prin actul constitutiv asociatului unic ii da dreptul sa incadreze salariati pe baza de contract de munca cu respectarea prevederilor Codului Muncii si a legislatiei in vigoare. Deasemenea, el poate beneficia de pensie in masura in care a varsat contributia la asigurarile sociale de stat.

Totodata, prin actul constitutiv, asociatului unic ii este interzis savarsirea urmatoarelor fapte:

sa arate cu rea credinta fapte neadevarate privind activitatea societatii sau ascunderea unor fapte total sau in parte neadevarate privind activitatea societatii;

sa incaseze dividende necuvenite pe baza unui bilant fals;

sa preia mai putin de 5% annual din beneficii pentru formarea fondului de rezerva pana la constituirea acestuia in proportie de o cincime din capitalul social;

sa falsifice , sa ascunda sau sa sustraga evidentele societatii;

sa instraineze bunuri in dauna creditorilor in caz de faliment.

Organigrama si structura organizatorica

DIRECTOR DIRECTOR

COMERCIAL ECONOMIC

BIROU BIROU COMPARTIMENT COMPARTIMENT

APROVIZIONARE DESFACERE CONTABIL CASIERIE

PUNCT PUNCT indatoririle pe care legea si actul constitutiv le stabileste.

Prin actul constitutiv asociatului unic ii da dreptul sa incadreze salariati pe baza de contract de munca cu respectarea prevederilor Codului Muncii si a legislatiei in vigoare. Deasemenea, el poate beneficia de pensie in masura in care a varsat contributia la asigurarile sociale de stat.

Totodata, prin actul constitutiv, asociatului unic ii este interzis savarsirea urmatoarelor fapte:

sa arate cu rea credinta fapte neadevarate privind activitatea societatii sau ascunderea unor fapte total sau in parte neadevarate privind activitatea societatii;

sa incaseze dividende necuvenite pe baza unui bilant fals;

sa preia mai putin de 5% annual din beneficii pentru formarea fondului de rezerva pana la constituirea acestuia in proportie de o cincime din capitalul social;

sa falsifice , sa ascunda sau sa sustraga evidentele societatii;

sa instraineze bunuri in dauna creditorilor in caz de faliment.

Organigrama si structura organizatorica

DIRECTOR DIRECTOR

COMERCIAL ECONOMIC

BIROU BIROU COMPARTIMENT COMPARTIMENT

APROVIZIONARE DESFACERE CONTABIL CASIERIE

PUNCT PUNCT PUNCT

COMERCIAL COMERCIAL COMERCIAL

TUFESTI DOROBANTI DECOR

Dupa cum am mai aratat si dupa cum reiese din organigrama, actionarul unic indeplineste functia de director avand si preluand drepturile si obligatiile adunarii generale.

In structura, firma are un director economic care coordoneaza doua compartimente: contabilitate – care are in componenta doi salariati; si casierie – un salariat.

Activitatea comerciala este condusa de un director comercial care are in subordine doua birouri: biroul aprovizionare – care are in componenta trei salariati; si biroul desfacere. Biroul desfacere isi desfasoara activitatea prin trei puncte de lucru si are in componenta opt salariati.

Cadrul juridic de reglementare a organizarii si conducerii evidentei contabile a cheltuielilor

Organizarea si conducerea evidentei contabile in general are la baza in principal prevederile Legii contabilitatii nr. 82/1991 modificata, completata si republicata; regulamentul de aplicare a acesteia aprobat prin HG nr. 704/1993, Normele metodologice privind organizarea si conducerea contabilitatii la microintreprinderi aprobate prin Ordinul Ministrului finantelor publice nr. 1880/2001, Planul de conturi aprobat prin Ordinul Ministrului finantelor publice nr.306/2002, Normele privind organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniale aprobate prin Ordinul Ministrului finantelor publice nr.2388/1993.

Potrivit art.1, al.1 din Legea contabilitatii nr.82/1991, modificata, completata si republicata, societatile comerciale, companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare – dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice cu scop lucrativ au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiara, potrivit acestei legi si contabilitatea de gestiune adoptate la specificul activitatii. Aceasta prevedere se aplica si institutiilor publice, asociatiilor si celorlalte persoane juridice cu si fara scop lucrativ, precum si persoanelor fizice autorizate sa desfasoare activitati independente dupa cum rezulta din art. 1 al. 2 al aceleiasi legi.

In conformitate cu prevederile art.16, al. 1, contabilitatea cheltuielilor se tine pe feluri de cheltuieli dupa natura si destinatia lor dupa caz.

In baza art.18, contabilitatea profitului sau pierderii se stabileste lunar cumulat de la inceputul anului, rezultatul definitiv al exercitiului financiar la inchiderea acestuia, repartizarea profitului facandu-se pe destinatiile prevazute de lege. Tot in baza art.18, dar al.4, pierderea contabila se acopera din profitul exercitiului financiar si cel raportat, din rezerve, capital social si din alte resurse financiare proprii, potrivit hotararii adunarii generale a actionarilor sau asociatilor si in conformitate cu metodologia emisa de Ministerul finantelor publice.

Punctele 95- 97 din Regulamentul pentru aplicarea Legii contabilitatii, definesc cheltuielile unitatii patrimoniale, le grupeaza in 5 grupe si le defalca pe elemente componente in cadrul fiecarei grupe.

Prezentarea teoretica a structurii cheltuielilor, colectarea lor si inchiderea conturilor

Cheltuielile unitatii patrimoniale reprezinta sumele, valorile platite sau care urmeaza sa fie platite pentru:

consumuri, lucrari executate, servicii prestate si alte avantaje de care beneficiaza unitatea;

cheltuieli cu personalul;

cheltuieli cu executarea unor operatii legale sau contractuale de catre unitate;

cheltuieli exceptionale.

Pentru a determina rezultatul final al exercitiului se iau in considerare si:

– cheltuielile cu amortizarile si constituirea provizioanelor;

– valoarea contabila a activelor cedate, distruse, disparute.

Pentru a determina corespondenta dintre conturile de cheltuieli din contabilitatea financiara clasa a 6-a si conturile din contabilitatea de gestiune clasa a 9-a, mentiunea regulamentului contabil este urmatoarea:

la unitatile cu ciclu scurt de fabricatie:

Costul de productie cuprinde urmatoarele grupe de cheltuieli: 60 + 61 +62 +63 +64 +65 +681 – 623 – cheltuieli ce se compenseaza din venituri pentru calamitati, donatii – 671

la unitatile cu ciclu lung de productie:

Costul de productie cuprinde grupele de cheltuieli 60 +61 +62 +63 +64 +65 +66 +681 +686 – 623 – cheltuieli ce se compenseaza din venituri pentru calamitati, donatii (671)

Legea contabilitatii grupeaza cheltuielile in 5 grupe astfel:

CHELTUIELI

de financiare exceptionale cu cu

exploatare amortizari impozit

si pe

aprovizionare profit

Cheltuielile de exploatare cuprind urmatoarele elemente:

CHELTUIELI DE EXPLOATARE

cheltuieli cheltuieli cheltuieli cu cheltuieli cheltuieli cu alte

cu cu personalul cu alte servicii cheltuieli

impozite materii lucrari executate de

taxe prime servicii de terti exploatare

varsaminte materiale executate

asimilate marfuri de terti

Elementele componente ale acestor grupari sunt:

– cheltuieli privind consumul de materiale, materii prime, auxiliare, combustibil, ambalaje, piese de schimb, seminte, materiale de plantat, furaje si alte materiale consumabile, cost de achizitie al obiectelor de inventar consumate sau uzura acestora, costul de achizitie al materialelor nestocate trecute direct pe cheltuieli, cost de achizitie al energiei si apei consumate, cost de achizitie al animalelor si pasarilor si costul marfurilor vandute.

– cheltuieli cu lucrarile si serviciile executate de terti: intretinere, reparatii, redevente, locatii de gestiune, chirii, studii si cercetare, inclusiv sume platite pentru contracte de cercetare, cheltuieli cu alte servicii executate de terti cum sunt colaboratorii, comisioanele, onorariile inclusiv cele platite intermediarilor pentru operatiuni de comert exterior, cheltuieli de protocol, reclama, publicitate, transport de bunuri si personal, detasari, deplasari, transferari posta, taxe de telecomunicatii, servicii bancare si altele.

– cheltuieli cu impozitul, taxe, varsaminte asimilate suportate de unitate, impozitul suplimentar pe salarii, impozit pe cladiri, alte impozite, taxe, varsaminte asimilate cum este taxa pentru folosirea terenurilor, taxa pentru mijloace de transport, cote prevazute de lege pentru constituirea fondului special de dezvoltare cercetare si a fondului special pentru asigurari speciale ale taranimii si altele.

– cheltuieli cu personalul, salarii, alte drepturi, asigurari, protectie sociala, contributia unitatii la asigurarile sociale, ajutor de somaj, cheltuieli cu pregatirea si perfectionarea profesionala si alte cheltuieli cu personalul suportate de unitate.

– alte cheltuieli din exploatare, pierderi din creante si alte cheltuieli de exploatare.

Cheltuielile financiare cuprind:

– pierderi de creante legate de participatii, pierderi din vanzarea titlurilor de plasament, diferente nefavorabile de curs valutar din operatiuni curente si disponibilitatile in devize, dobanzi curente aferente imprumuturilor primite si altor datorii privind exercitiul in curs, sconturile acordate clientilor, pierderi din creante financiare si altele.

Cheltuielile exceptionale cuprind:

– cheltuieli care nu sunt legate de activitatea curenta, normala a unitatii patrimoniale si se refera la operatiuni de gestiune, despagubiri, amenzi, perisabilitati, lipsuri de inventar, donatii, subventii acordate, inclusiv prelevari si donatii facute in scopuri umanitare, pentru sprijinul activitatilor sportive, culturale, sociale, pierderi din diversi debitori, pierderi la operatiuni de capital si altele.

Cheltuielile cu amortizari si provizioane cuprind:

– amortizarea imobilizarilor necorporale si corporale;

– provizioane pentru riscuri si cheltuieli;

– provizioane privind deprecierea imobilizarilor;

– provizioane pentru deprecierea stocurilor si productiei in curs de executie;

– provizioane pentru deprecierea creantelor si titlurilor de plasament;

– amortizarea primelor de rambursare a obligatiunilor;

– provizioane reglementate.

Cheltuielile cu impozitul pe profit include impozitul calculat conform legii pe profitul brut impozabil al unitatii patrimoniale.

Pe langa aceste cheltuieli mentionate si grupate dupa criterii de destinatie si natura, contabilitatea mai inregistreaza si alte categorii de cheltuieli:

– cheltuieli privind sumele platite pentru contractele de cercetare care nu se includ in costuri;

– comisioane platite agentilor economici cu specific de comert exterior;

– taxa pentru folosirea terenurilor;

– taxa asupra mijloacelor de transport;

– cote legale pentru fondul special de cercetare – dezvoltare si fondul de asigurari speciale ale taranimii;

– cheltuieli cu pregatirea si perfectionarea profesionala;

– prelevari, donatii facute in scopuri umanitare si activitati sociale;

– alte cheltuieli care se scad din profitul impozabil si care se inregistreaza distinct in conturile analitice.

Toate conturile de cheltuieli se pot dezvolta in analitic conform necesitatilor unitatii patrimoniale.

Toate conturile de cheltuieli se reflecta in clasa a 6-a in 10 grupe 60 – 69 (vezi planul de conturi).

Toate conturile au functie contabila de activ.

Se debiteaza prin creditul conturilor care arata natura, destinatia cheltuielilor respective.

Se crediteaza la finele lunii prin includerea cheltuielilor, pe contul 121. Conturile de cheltuieli nu au sold.

Prezentare teoretica privind functiunea conturilor de cheltuieli

Redam mai jos denumirea conturilor de cheltuieli si simbolizarea lor asa cum sunt definite in planul de conturi aprobat prin HG nr.704/ 14.12.1993.

6 CONTURI DE CHELTUIELI

CHELTUIELI CU MATERII PRIME, MATERIALE SI MARFURI

Cheltuieli cu materii prime

Cheltuieli cu materiale consumabile

Cheltuieli cu materialele auxiliare

Cheltuieli privind combustibilii

Cheltuieli privind materialele pentru ambalat

Cheltuieli privind piesele de schimb

Cheltuieli privind semintele si materialele de plantat

Cheltuieli privind furajele

Cheltuieli privind alte materiale consumabile

Cheltuieli privind obiectele de inventar

Cheltuieli privind baracamentele si amenajarile provizorii

Cheltuieli privind materialele nestocate

Cheltuieli privind energia si apa

Cheltuieli cu animalele si pasarile

Cheltuieli privind marfurile

Cheltuieli privind ambalajele

CHELTUIELI CU LUCRARILE SI SERVICIILE EXECUATE DE TERTI

Cheltuieli de intretinere si reparatii

Cheltuieli cu redeventele, locatiile de gestiune si chiriile

Cheltuieli cu primele de asigurare

Cheltuieli cu studiile si cercetarile

CHELTUIELI CU ALTE SERVICII EXECUTATE DE TERTI

Cheltuieli cu colaboratorii

Cheltuieli privind comisioanele si onorariile

Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate

Cheltuieli cu transportul de bunuri si de personal

Cheltuieli cu deplasari, detasari si transferari

Cheltuieli postale si taxe de telecomunicatii

Cheltuieli cu serviciile bancare si asimilate

Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti

CHELTUIELI CU IMPOZITELE, TAXELE SI VARSAMINTELE ASIMILATE

Cheltuieli cu impozitul pe salarii

Cheltuieli cu alte impozite, taxe si varsaminte asimilate

CHELTUIELI CU PERSONALUL

Cheltuieli cu remuneratiile personalului

Cheltuieli privind asigurarile si protectia sociala

Cheltuieli privind contributia unitatii la asigurarile sociale

Cheltuieli privind contributia unitatii pentru ajutorul de somaj

Alte cheltuieli privind asigurarile si protectia sociala

ALTE CHELTUIELI DE EXPLOATARE

Pierderi din creante

Alte cheltuieli de exploatare

CHELTUIELI FINANCIARE

Pierderi din creante legate de participatii

Cheltuieli privind titlurile de plasament cedate

Cheltuieli din diferente de curs valutar

Cheltuieli privind dobanzile

Cheltuieli privind sconturile scordate

Alte cheltuieli financiare

CHELTUIELI EXCEPTIONALE

Cheltuieli exceptionale privind operatiile de gestiune

Despagubiri, amenzi si penalitati

Donatii si subventii acordate

Pierderi din debitori diversi

Alte cheltuieli exceptionale privind operatiile de gestiune

Cheltuieli privind operatiile de capital

Cheltuieli privind activele cedate

Alte cheltuieli exceptionale privind operatiile de capital

CHELTUIELI CU AMORTIZARILE SI PROVIZIOANELE

Cheltuieli de exploatare privind amortizarile si provizioanele

Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizarilor

Cheltuieli de exploatare privind provizioane pentru riscuri si cheltuieli

Cheltuieli de exploatare privind provizioane pentru deprecierea imobilizarilor

Cheltuieli de exploatare privind provizioane pentru deprecierea activelor circulante

Cheltuieli financiare privind amortizarile si provizioanele

Cheltuieli financiare privind provizioane pentru riscuri si cheltuieli

Cheltuieli financiare privind provizioane pentru deprecieri

Cheltuieli financiare privind amortizarea primelor de rambursare a obligatiunilor

Cheltuieli exceptionale privind amortizarile si provizioanele

Cheltuieli execptionale privind amortizarea imobilizarilor

Cheltuieli exceptionale privind provizioane pentru riscuri si cheltuieli

Cheltuieli exceptionale privind provizioane pentru deprecieri

Cheltuieli exceptionale privind provizioane reglementate

CHELTUIELI CU IMPOZITUL PE PROFIT

Cheltuieli cu impozitul pe profit

In cele ce urmeaza vom prezenta in mod analitic modul de colectare a cheltuielilor, functiunea si inchiderea conturilor redate mai sus, asa cum este legiferat in regulamentul privind aplicarea Legii contabilitatii nr.82 aprobat prin HG nr.704/1993.

Din clasa 6 “Conturi de cheltuieli” fac parte urmatoarele grupe de conturi: 60 “Cheltuieli cu materii prime, materiale si marfuri”, 61 “Cheltuieli cu lucrarile si serviciile executate de terti”, 62 “Cheltuieli cu alte servicii executate de terti”, 63 “Cheltuieli cu impozitele, taxele si varsamintele asimilate”, 64 “Cheltuieli cu personalul”, 65 “Alte cheltuieli de exploatare”, 66 “Cheltuieli financiare”, 67 “Cheltuieli exceptionale”, 68 “Cheltuieli cu amortizarile si provizioanele” si 69 “Cheltuieli cu impozitul pe profit”.

Conturile din clasa 6 “Conturi de cheltuieli” sunt conturi cu functie de activ.

Conturile din clasa 6 “Conturi de cheltuieli” pot fi creditate in cursul perioadei, in situatiile prevazute in prezentele norme metodologice de utilizare a conturilor contabile.

La sfarsitul perioadei, soldul acestor conturi se transfera asupra contului de profit si pierdere (121).

GRUPA 60 “CHELTUIELI CU MATERII PRIME, MATERIALE SI MARFURI”

Din grupa 60 “Cheltuieli cu materii prime, materiale si marfuri” fac parte:

Contul 600 “Cheltuieli cu materiile prime”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor cu materiile prime.

In debitul contului 600 “Cheltuieli cu materiile prime” se inregistreaza:

valoarea la pret de inregistrare a materiilor prime date in consum, constatate lipsa la inventariere, precum si diferentele de pret aferente (300, 308).

Contul 601 “Cheltuieli cu materialele consumabile”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor cu materialele consumabile.

In debitul contului 601 “Cheltuieli cu materialele consumabile” se inregistreaza:

valoarea la pret de inregistrare a materialelor consumabile date in consum, constatate lipsa la inventariere, precum si diferentele de pret aferente (301, 308).

Contul 602 “Cheltuieli privind obiectele de inventar”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta uzurii obiectelor de inventar, inclusa pe cheltuieli, integral la darea in folosinta sau esalonat pe durata mai multor exercitii, in functie de metoda utilizata.

In debitul contului 602 “Cheltuieli privind obiectele de inventar” se inregistreaza:

uzura obiectelor de inventar inclusa pe cheltuieli (322).

Contul 603 “Cheltuieli privind baracamentele si amenajarile provizorii”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor privind baracamentele si amenajarile provizorii iesite din unitate.

In debitul contului 603 “Cheltuieli privind baracamentele si amenajarile provizorii” se inregistreaza:

valoarea la cost de achizitie a baracamentelor si amenajarilor provizorii vandute, demolate, constatate lipsa la inventariere (323).

Contul 604 “Cheltuieli privind materialele nestocate”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielior privind materialele nestocate.

In debitul contului 604 “Cheltuieli privind materialele nestocate” se inregisteaza:

valoarea materialelor nestocate aprovizionate de la furnizori (401, 408).

Contul 605 “Cheltuieli privind energia si apa”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor privind consumurile de energie si apa.

In debitul contului 605 ”Cheltuieli privind energia si apa” se inregistreaza:

valoarea consumurilor de energie si apa (401, 408, 471).

Contul 606 “Cheltuieli cu animalele si pasarile”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta animalelor si pasarilor iesite din unitate.

In debitul contului 606 “Cheltuieli cu animalele si pasarile” se inregistreaza:

valoarea la cost de achizitie a animalelor si pasarilor vandute, constatate lipsa la inventariere, precum si diferentele de pret aferente (361, 368).

Contul 607 “Cheltuieli privind marfurile”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielior privind marfurile.

In debitul contului 607 “Cheltuieli privind marfurile” se inregistreaza:

valoarea marfurilor vandute, constatate lipsa la inventariere (371).

Contul 608 “Cheltuieli privind ambalajele”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor privind ambalajele.

In debitul contului 608 “Cheltuieli privind ambalajele” se inregistreaza:

valoarea la pret de inregistrare a ambalajelor vandute, constatate lipsa la inventariere, precum si diferentele de pret aferente (381, 388);

valoarea ambalajelor care circula in sistem de restituire, nerestituite furnizorilor (409).

GRUPA 61 “CHELTUIELI CU LUCRARILE SI SERVICIILE EXECUTATE DE TERTI”

Din grupa 61 “Cheltuieli cu lucrarile si serviciile executate de terti” fac parte:

Contul 611 “Cheltuieli de intretinere si reparatii”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor cu intretinerea si reparatiile executate de terti.

In debitul contului 611 “Cheltuieli de intretinere si reparatii” se inregistreaza:

valoarea lucrarilor de intretinere si reparatii executate de terti (401, 408, 471).

Contul 612 “Cheltuieli cu redeventele, locatiile de gestiune si chiriile”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor cu redeventele, locatiile de gestiune si chiriile.

In debitul contului 612 “Cheltuieli cu redeventele, locatiile de gestiune si chiriile” se inregistreaza:

cheltuieli cu redeventele, locatiile de gestiune si chiriile datorate sau platite (401, 408, 471, 512, 531).

Contul 613 “Cheltuieli cu primele de asigurare”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor cu primele de asigurare.

In debitul contului 613 “Cheltuieli cu primele de asigurare” se inregistreaza:

valoarea primelor de asigurare datorate sau achitate conform contractelor de asigurare (401, 408, 471, 512, 531).

Contul 614 “Cheltuieli cu studiile si cercetarile”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor cu studiile si cercetarile.

In debitul contului 614 “Cheltuieli cu studiile si cercetarile” se inregistreaza:

valoarea studiilor si a cercetarilor executate de terti (401, 408, 471).

GRUPA 62 “CHELTUIELI CU ALTE SERVICII EXECUTATE DE TERTI”

Din grupa 62 “Cheltuieli cu alte servicii executate de terti” fac parte:

Contul 621 “Cheltuieli cu colaboratorii”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor cu colaboratorii.

In debitul contului 621 “Cheltuieli cu colaboratorii” se inregistreaza:

sumele datorate colaboratorilor pentru prestatiile efectuate (401, 471).

Contul 622 “Cheltuieli privind comisioanele si onorariile”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor reprezentand comisioanele datorate pentru cumpararea sau vanzarea titlurilor de valoare imobilizate sau a celor de plasament, comisioanele de intermediere, onorariile de consiliere, contencios, expertizare, precum si a altor cheltuieli similare.

In debitul contului 622 “Cheltuieli privind comosioanele si onorariile” se inregistreaza:

sumele datorate privind comisioanele si onorariile (401, 408, 471).

Contul 623 “Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor de protocol, reclama si publicitate.

In debitul contului 623 “Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate” se inregistreaza:

valoarea facturilor datorate sau achitate care privesc actiunile de protocol, reclama si publicitate (401, 408, 471, 512, 531, 542).

Contul 624 “Cheltuieli cu transportul de bunuri si personal”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor privind transportul de bunuri si personal executate de terti.

In debitul contului 624 “Cheltuieli cu transportul de bunuri si personal” se inregistreaza:

valoarea facturilor datorate sau achitate pentru transportul de bunuri, precum si pentru transportul colectiv de personal (401, 408, 471, 512, 532, 542).

Contul 625 “Cheltuieli deplasari, detasari si transferari”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielior cu deplasarile, detasarile si transferarile personalului.

In debitul contului 625 “Cheltuieli cu deplasari, detasari si transferari”se inregistreaza:

sumele datorate sau achitate reprezentand cheltuieli cu deplasari, detasari si transferari (inclusiv transportul) (401, 408, 471, 512, 532, 542).

Contul 626 “Cheltuieli postale si taxe de telecomunicatii”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor postale si a taxelor de telecomunicatii.

In debitul contului 626 “Cheltuieli postale si taxe de telecomunicatii” se inregistreaza:

valoarea serviciilor postale si a taxelor de telecomunicatii datorate sau achitate (401, 408, 471, 512, 532, 542).

Contul 627 “Cheltuieli cu serviciile bancare si asimilate”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor cu serviciile bancare si asimilate.

In debitul contului 627 “Cheltuieli cu serviciile bancare si asimilate” se inregistreaza:

valoarea serviciilor bancare si asimilate platite (471, 512, 532).

Contul 628 “Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta altor cheltuieli cu serviciile executate de terti.

In debitul contului 628 “Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti” se inregistreaza:

sumele datorate sau achitate pentru alte servicii executate de terti (401, 408, 471, 512, 542).

GRUPA 63 “CHELTUIELI CU IMPOZITELE, TAXELE SI VARSAMINTELE ASIMILATE”

Din grupa 63 “Cheltuieli cu impozitele, taxele si varsamintele asimilate” fac parte:

Contul 631 “Cheltuieli cu impozitul pe salarii”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor cu impozitul suplimentar datorat, potrivit legii, bugetului statului, pentru depasirea fondului de salarii admisibil.

In debitul contului 631 “Cheltuieli cu impozitul pe salarii” se inregistreaza:

sumele datorate, potrivit legii, bugetului statului, reprezentand impozitul suplimentar pentru depasirea fondului de salarii admisibil (444).

Contul 635 “Cheltuieli cu alte impozite, taxe si varsaminte asimilate”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor cu alte impozite, taxe si varsaminte asimilate datorate bugetului statului sau altor organisme publice.

In debitul contului 635 “Cheltuieli cu alte impozite, taxe si varsaminte asimilate” se inregistreaza:

prorata din taxa pe valoare adaugata deductibila, devenita nedeductibila (4426);

taxa pe valoare adaugata colectata aferenta bunurilor si serviciilor folosite in scop personal sau predate cu titlu gratuit, cea aferenta lipsurilor peste normele legale, precum si cea ferenta bunurilor si serviciilor acordate salariatilor sub forma avantajelor in natura (4427);

decontarile cu bugetul statului privind impozite, taxe si varsaminte asimilate, cum sunt: diferentele de pret la gaze si titei obtinute din productia interna, impozitul pe cladiri si impozitul pe terenuri, taxa pentru folosirea terenurilor proprietate de stat, ICM inclus in facturile emise inainte de 01.07.1993, precum si alte impozite si taxe (446);

datoriile si varsamintele de efectuat, conform prevederilor legale, catre alte organisme publice (contributia la constituirea fondului special pentru cercetare – dezvoltare, a fondului special pentru ajutorarea persoanelor handicapate, a fondului de asigurari sociale a taranimii etc. ) (447).

GRUPA 64 “CHELTUIELI CU PERSONALUL”

Din grupa 64 “Cheltuieli cu personalul” fac parte:

Contul 641 “Cheltuieli cu remuneratiile personalului”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor cu remuneratiile personalului.

In debitul contului 641 “Cheluieli cu remuneratiile personalului” se inregistreaza:

valoarea remuneratiilor si a altor drepturi cuvenite personalului (421);

drepturi de personal pentru care nu s-au intocmit inca statele de plata, aferente exercitiului incheiat (428).

Contul 645 “Cheltuieli privind asigurarile si protectia sociala”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor privind asigurarile si protectia sociala.

In debitul contului 645 “Cheltuieli privind asigurarile si protectia sociala” se inregistreaza:

sumele acordate personalului, potrivit legii, pentru protectia sociala (423);

contributia unitatii la asigurarile sociale (431);

contributia unitatii la constituirea fondului pentru ajutorul de somaj (437).

GRUPA 65 “ALTE CHELTUIELI DE EXPLOATARE”

Din grupa 65 “Alte cheltuieli de exploatare” fac parte:

Contul 654 “Pierderi din creante”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta pierderilor din creante.

In debitul contului 654 “Pierderi din creante” se inregistreaza:

sumele trecute pe cheltuieli cu ocazia scaderii din evidenta a clientilor incerti sau in litigiu (416).

Contul 658 “Alte cheltuieli de exploatare”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta altor cheltuieli de exploatare, in situatia cand acestea reprezinta operatii curente ale unitatii.

In debiltul contului 658 “Alte cheltuieli de exploatare” se inregistreaza:

diferentele din lichidarea datoriilor si creantelor (167, 401 la 409, 411 la 419, 421 la 428, 431 la 438, 441 la 448, 451 la 457, 461, 462);

valoarea reparatiilor capitale efectuate cu forte proprii, repartizate in perioadele urmatoare conform scadentarului (471).

GRUPA 66 “CHELTUIELI FINANCIARE”

Din grupa 66 “Cheltuieli financiare” fac parte:

Contul 663 “Pierderi din creante legate de participatii”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta pierderilor din creante imobilizate.

In debitul contului 663 “Pierderi din creante legate de participatii” se inregistreaza:

valoarea pierderilor din creante imobilizate (267).

Contul 664 “Cheltuieli privind titlurile de plasament cedate”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor privind titlurile de plasament cedate.

In debitul contului 664 “Cheltuieli privind titlurile de plasament cedate” se inregistreaza:

diferentele nefavorabile dintre valoarea contabila a titlului de plasament si pretul de cesiune (502, 503, 506, 508).

Contul 665 “Cheltuieli din diferente de curs valutar”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor privind diferentele de curs valutar.

In debitul contului 665 “Cheltuieli din diferente de curs valutar” se inregistreaza:

diferentele nefavorabile de curs valutar, rezultate in urma lichidarii creantelor in valuta (267, 409, 411 la 418, 451 la 456, 461, 512);

diferentele nefavorabile de curs valutar aferente disponibilitatilor bancare in devize, disponibilitatilor in devize existente in casierie, precum si existentului in conturile de acreditive in devize (512, 531, 541, 542).

Contul 666 “Cheltuieli privind dobanzile”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor privind dobanzile.

In debitul contului 666 “Cheltuieli privind dobanzile” se inregistreaza:

valoarea dobanzilor datorate, aferente imprumuturilor si datoriilor asimilate (168);

valoarea dobanzilor datorate, aferente imprumuturilor incasate in cadrul grupului (451);

valoarea dobanzilor cuvenite asociatilor pentru disponibilitatile depuse la unitate (455);

valoarea dobanzilor platite, aferente creditelor acordate de banci in conturile curente (512);

valoarea dobanzilor aferente creditelor bancare pe termen scurt (518, 519).

Contul 667 “Cheltuieli privind sconturile acordate”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor privind sconturile acordate.

In debitul contului 667 “Cheltuieli privind disconturile acordate” se inregistreaza:

valoarea sconturilor acordate clientilor, debitorilor sau bancilor (411. 461, 511).

Contul 668 “Alte cheltuieli financiare”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor financiare, altele decat cele inregistrate in celelalte conturi din aceasta grupa.

Contul 668 “Alte cheltuieli financiare” functioneaza similar cu celelalte conturi din grupa 66 “Cheltuieli financiare”.

GRUPA 67 “CHELTUIELI EXCEPTIONALE”

Din grupa 67 “Cheltuieli exceptionale“ fac parte :

Contul 671 “Cheltuieli exceptionale privind operatiile de gestiune”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor exceptionale privind operatiile de gestiune.

In debitul contului 671 “Cheltuieli exceptionale privind operatiile de gestiune” se inregistreaza:

valoarea despagubirilor, amenzilor si penalitatilor, datorate sau platite (448, 512);

valoarea debitelor prescrise sau a debitorilor insolvabili, scosi din evidenta (458, 512);

valoarea altor cheltuieli exceptionale privind operatiile de gestiune (512, 531);

valoarea pierderilor din calamitati (300, 301, 321, 323, 341, 345, 361, 371, 381);

valoare donatiilor si subventiilor acordate (300, 301, 321, 323, 345, 371, 512, 531).

Contul 672 “Cheltuieli privind operatiile de capital”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor privind operatiile de capital.

In debitul contului 672 “Cheltuieli privind operatiile de capital” se inregistreaza:

valoarea neamortizata a cheltuielilor necorporale, corporale sau financiare, cedate sau scoase din evidenta (203, 205, 207, 211, 212, 261, 262, 263).

GRUPA 68 “CHELTUIELI CU AMORTIZARILE SI PROVIZIOANELE”

Din grupa 68 “Cheltuieli cu amortizarile si provizioanele” fac parte:

Contul 681 “Cheltuieli din exploatare privind amortizarile si provizioanele”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor de exploatare privind amortizarile si provizioanele.

In debitul contului 681 “Cheltuieli de exploatare privind amortizarile si provizioanele” se inregistreaza:

valoarea provizioanelor constituite pentru riscuri si cheltuieli cand acestea privesc exploatarea (151);

amortizarea aferenta imobilizarilor necorporale si corporale (280, 281);

valoarea provizioanelor pentru deprecierea imobilizarilor necorporale sau corporale, precum si a imobilizarilor in curs (290, 291, 293);

valoarea provizioanelor pentru deprecierea stocurilor si productiei in curs de executie (390 la 398);

valoarea provizioanelor constituite pentru creante neincasabile, clienti dubiosi, rau platnici sau in litigiu (491).

Contul 686 “Cheltuieli financiare privind amortizarile si provizioanele”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor financiare cu amortizarile si provizioanele.

In debitul contului 686 “Cheltuieli financiare privind amortizarile si provizioanele” se inregistreaza:

valoarea provizioanelor constituite pentru riscuri si cheltuieli cand acestea privesc activitatea financiara (151);

valoarea primelor privind rambursarea obligatiunilor amortizate (169);

valoarea provizioanleor pentru deprecierea imobilizarilor financiare (269);

valoarea provizioanelor constituite pentru deprecierile de natura financiara, a creantelor din conturile de decontari din cadrul grupului sau cu asociatii (495);

valoarea provizioanelor privind deprecierea titlurilor de plasament (590).

Contul 687 “Cheltuieli exceptionale privind amortizarile si provizioanele”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor exceptionale privind amortizarile si provizioanele.

In debitul contului 687 “Cheltuieli exceptionale privind amortizarile si provizioanele” se inregistreaza:

valoarea amortizarilor si provizioanelor aferente imobilizarilor necorporale si corporale (280, 281, 290, 291, 293);

valoarea cheltuielilor pentru constituirea provizioanelor reglementate (141);

valoarea provizioanelor constituite pentru riscuri si cheltuieli cand acestea au caracter exceptional (151);

valoarea provizioanelor constituite pentru deprecierile cu caracter exceptional survenite in conturile de creante – debitori diversi (496).

GRUPA 69 “CHELTUIELI CU IMPOZITUL PE PROFIT”

Din grupa 69 “Cheltuieli cu impozitul pe profit” fac parte:

Contul 691 “Cheltuieli cu impozitul pe profit”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor cu impozitul pe profit.

In debitul contului 691 “Cheltuieli cu impozitul pe profit” se inregistreaza:

valoare impozitului pe profit (441).

REGISTRUL – JURNAL

(Cod 14-1-1 si cod 14-1-1/b)

Format A4, tiparit pe o singura fata, in registre a 100 file.

1.Serveste ca:

document obligatoriu de inregistrare cronologica si sistematica a miscarii patrimoniului unitatii;

proba in litigii.

2.Se intocmeste de catre regiile autonome, societatile comerciale, institutiile publice, unitatile cooperatiste, asociatiile si celelalte persoane juridice, intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, certificat si parafat.

Se intocmeste zilnic sau lunar, dupa caz, prin inregistrare cronologica, fara stersaturi si spatii libere, a documentelor in care se reflecta miscarea patrimoniului unitatii.

In cazul in care societatea foloseste registre-jurnal auxiliare, totalul lunar al fiecaruia se trece in Registrul – jurnal general. In caz contrar, acest registru se intocmeste zilnic.

In coloana 1 se inscrie numarul curent al operatiilor inregistrate incepand de la 1 ianuarie, respectiv inceputul activitatii, pana la 31 decembrie, respectiv incetarea activitatii.

In coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) cand se face inregistrarea, care trebuie sa coincida cu ziua in care are loc efectiv operatia.

In coloana 3 se trece felul documentului (factura, bon de cumparare, jurnal-situatie privind operatiile de casa si banca, jurnalul decontarilor cu furnizorii etc.), precum si numarul si data documentului.

In coloana 4 se trece felul operatiei dandu-se explicatiile necesare in legatura cu operatia respectiva, precum si alte elemente de identificare.

In coloanele 5 si 6 se trece simbolul contului, debitor si creditor.

In coloanele 7 si 8 se trec, daca este cazul, sumele partiale din documentul respectiv. Aceste coloane se regasesc numai in registrul-jurnal (cod 14-1-1/b).

In coloanele 7 si 8 ale formularului cod 14-1-1, respectiv 9 si 10 in cazul formularului cod 14-1-1/b se trec sumele totale, debitoare si/sau creditoare din documentul respectiv (bon, factura, registrul-jurnal auxiliar etc.).

In registrul-jurnal general se trec toate operatiile economice privind miscarea patrimoniului unitatii indiferent daca acestea au loc in numerar sau prin contul de decontare de la banca, netinandu-se seama daca a avut loc plata sau incasarea efectiva etc.

Registrul-jurnal general se numeroteaza si se snuruieste.

Acest registru se parafeaza de catre organele in drept, la inceperea activitatii, la incetarea activitatii unitatii, precum si ori de cate ori este cazul.

3.Nu circula, fiind document de inregistrare contabila.

4.Se arhiveaza, de catre unitatea care este obligata sa-l pastreze impreuna cu documentele care au stat la baza intocmirii lui.

REGISTRUL – JURNAL DE INCASARI SI PLATI

( Cod 14-1-1/a)

Format A4, tiparit pe o singura fata, in registre a 100 file.

1.Serveste ca:

document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor, pe baza actelor justificative;

document de stabilire a situatiei financiare a agentului economic respectiv.

2.Se intocmeste, intr-un singur exemplar, de catre agentii economici, persoane fizice (meseriasi etc.) si asociatiile familiale, facandu-se inregistrarea operatiilor efectuate pe baza actelor justificative, zilnic, distinct, pe fiecare operatie in parte, fara a se lasa randuri libere.

In coloana 1 se inscrie numarul curent al operatiilor inregistrate, incepand de la 1 ianuarie, respectiv inceputul activitatii, pana la 31 decembrie, respectiv incetarea activitatii.

In coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) cand se face inregistrarea, care trebuie sa coincida cu ziua in care are loc efectiv operatia.

In coloana 3 se trece felul documentului (factura, bon de cumparare, bon de comanda, bon de vanzare, borderou de vanzari etc.), precum si numarul documentului.

In coloana 4 se trece felul operatiei, dandu-se explicatiile necesare in legatura cu operatia respectiva.

In coloana 5 se trec incasarile de orice fel (din vanzari, imprumuturi, credite, dobanzi incasate, restituiri etc.).

In coloana 6 se trec sumele platite pentru: marfuri cumparate, impozite, taxe, asigurari sociale etc.

In registrul de incasari si plati se inregistreaza nu numai operatile in numerar, ci si cele facute prin contul de decontare de la banca ( indiferent daca a avut loc plata sau incasarea efectiva).

Registrul de incasari si plati se numeroteaza si se snuruieste.

Acest registru se vizeaza de catre organul fiscal teritorial la inceperea activitatii, la incetarea activitatii, precum si anual.

3.Nu circula, fiind document de inregistrare contabila.

4.Se arhiveaza de catre unitate, care este obligata sa-l pastreze impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.

CARTEA MARE

( Cod 14-1-3)

Format A3, tiparit pe ambele fete, in foi volante.

1.Serveste la:

stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe conturi sintetice, la unitatile care aplica forma de inregistrare “pe jurnale”;

verificarea inregistrarilor contabile efectuate;

furnizarea de date pentru efectuarea analizei activitatii economice si financiare a unitatii;

intocmirea balantei de verificare.

2.Se intocmeste la sfarsitul lunii, in cadrul compartimentului financiar – contabil, astfel:

rulajul creditor se raporteaza din jurnalul contului respectiv, intr-o singura suma, fara desfasurarea pe conturi corespondente;

sumele cu care a fost debitat contul respectiv in diverse jurnale se raporteaza din acele jurnale, obtinandu-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;

soldul debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste in functie de rulajele debitoare si creditoare ale contului respectiv, tinandu-se seama de soldul de la inceputul anului (care se inscrie pe randul destinat in acest scop).

3.Nu circula, fiind document de inregistrare contabila.

4.Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

CARTEA MARE

(SAH – Cod 14-1-3/a)

Format A4, tiparit pe ambele fete, in foi volante.

1.Serveste la :

– tinerea contabilitatii sintetice a operatiilor economice si financiare in unitatile care utilizeaza forma de inregistrare contabila “maestru-sah”;

– intocmirea balantei de verificare a conturilor sintetice;

– furnizarea de date pentru analiza economica si financiara.

2.Se intocmeste intr-un exemplar, in cadrul compartimentului financiar-contabil, lunar, separat pentru debitul si separat pentru creditul fiecarui cont sintetic, deschizandu-se dupa necesitati, pe masura inregistrarilor operatiilor.

Se completeaza pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative centralizatoare si notelor de contabilitate.

In cazul cand la unele conturi corespondente intervin mai multe conturi decat numarul coloanelor pe care le cuprinde fisa, se deschide o fisa anexa cu acelasi simbol de cont, pe care se va continua inscrierea conturilor corespondente. In fisa anexa nu se trece suma din coloana principala, aceasta figurand in coloana “Suma” a fiecarei fise.

La inceputul anului, la deschiderea fiselor, pe primul rand al coloanei “Suma” se inregistreaza soldul initial, pe baza balantei conturilor sintetice incheiata la finele anului precedent. Soldul inscris in fisa se bareaza si apoi se efectueaza inregistrarea operatiilor lunii ianuarie.

La sfarsitul lunii, se aditioneaza pe verticala sumele pe conturi corespondente si se bareaza. Totalul sumelor din coloanele “Conturi corespondente” adunate pe orizontala trebuie sa fie egal cu totalul sumelor din coloana “Suma” adunat pe verticala.

Cartea mare (sah) poate fi folosita pentru o perioada mai mare (trimestru, semestru, an), daca numarul operatiilor economice si financiare nu sunt prea numeroase. In acest caz, este necesar sa se stabileasca totalul sumelor separat pentru fiecare luna in parte.

Acest procedeu de utilizare a registrului Cartea mare (sah) se aplica in cazul folosirii balantei de verificare cu opt coloane (cod 14-6-30), care serveste si la stabilirea rulajelor cumulate de la inceputul anului (inclusiv soldurile initiale).

In cazul cand se considera posibila folosirea balantei cu patru coloane (14-6-30/b), in Cartea mare (sah) pe langa rulajele lunare, este necesar sa se stabileasca si rulajele cumulate de la inceputul anului (inclusiv soldurile initiale).

3.Nu circula, fiind document de inregistrare contabila.

4.Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

NOTA DE CONTABILITATE

(Cod 14-6-2A si Cod 14-6-2/aA)

Format X6 si A4, tiparite pe ambele fete, in blocuri a 100 de file.

1. Serveste ca document justifivativ de inregistrare in contabilitatea sintetica si analitica, de regula pentru operatiile care nu au la baza documente justificative (stornari, virari etc.)

2. Se intocmeste, intr-un exemplar, de compartimentul financiar- contabil.

3. Circula:

– la persoana autorizata sa verifice si sa semneze documentul;

– la persoana care conduce Registrul-jurnal pentru inregistrare;

la persoana care asigura contabilitatea sintetica si analitica in cadrul compartimentului financiar –contabil.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

AVIZ DE INSOTIRE A MARFII

( Cod 14-3-6A)

Formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.

Tiparit in blocuri cu cate 150 de file, formate din 50 de seturi a cate trei file, in culori diferite: albastru – exemplarul 1, rosu – exemplarul 2, verde – exemplarul 3.

1. Serveste ca:

document de insotire a marfii pe timpul transportului;

document ce sta la baza intocmirii facturii;

dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi unitati;

document de primire in gestiunea cumparatorului sau in gestiunea primitoare din cadrul aceleiasi unitati in cazul transferului.

2. Se intocmeste in trei exemplare de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale, datorita unor conditii obiective si cu totul exceptionale, facandu-se mentiunea “Urmeaza factura”.

In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati patrimoniale dispersate teritoriale, avizul de insotire a marfii va purta mentiunea “Fara factura”.

Se emite, pe masura livrarii, de catre compartimentul desfacere, care semneaza pentru intocmire.

Pe avizul de insotire a marfii, emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti sau pentru vanzare in regim de consignatie, se face mentiunea “Pentru prelucrare la terti” sau “Pentru vanzare in regim de consignatie”, dupa caz etc.

In celelalte situatii decat cele prevazute mai sus se face mentiunea cauzei pentru care s-a intocmit avizul de insotire a marfii si nu factura.

3. Circula:

la furnizor:

la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire (exemplarul 1);

la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate in evidentele acestuia si pentru intocmirea facturii (exemplarele 2 si 3 );

la compartimentul financiar-contabil, atasat la factura (exemplarul 3);

la cumparator:

la magazie, pentru incarcarea in gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale, primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor (exemplarul 2);

la compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate in evidenta acestuia ( exemplarul 1);

la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasat la factura (exemplarul 1).

In cazul valorilor materiale prelucrate la terti, pe exemplarul respectiv se face mentiunea “Din prelucrare la terti”.

4. Se arhiveaza:

la furnizor:

la compartimentul desfacere ( exemplarul 2);

la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 3 al facturii (exemplarul 3).

la cumparator:

la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 1 al facturii (exemplarul 1).

CHITANTA

(cod 14-4-1)

Formularul cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.

Tiparit in carnete cu cate 100 de file.

1. Serveste ca:

document justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la casieria unitatii;

document justificativ de inregistrare in registrul casa (cu respectarea Regulamentului operatiunilor de casa) si in contabilitate.

2. Se intocmeste in doua exemplare, pentru fiecare suma incasata, de catre casierul unitatii si se semneaza de catre acesta pentru primirea sumei.

3. Circula la depunator (exemplarul 1, cu stampila unitatii). Exemplarul 2 ramane in carnet, fiind folosit ca document de verificare a operatiunilor efectuate in registrul de casa.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar- contabil, dupa utilizarea completa a carnetului (exemplarul 2).

CHITANTA FISCALA

(cod 14-4-2)

Formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.

Se distribuie numai platitorilor de TVA.

Tiparit in carnete cu 100 de file.

1. Serveste ca:

document justificativ privind cumpararea unor bunuri sau prestarea unor servicii, in conditiile in care nu se intocmeste factura;

document justificativ de inregistrare in contabilitate, atunci cand este insotita de bonul eliberat de la casa de marcat, Bonul de vanzare (cod 11-1-12) sau Chitanta (cod 14-4-1), si de deducere a TVA.

2. Se intocmeste in doua exemplare de catre vanzator sau de catre prestator de servicii. Eliberarea chitantei fiscale se face dupa ce bunurile si serviciile au fost achitate, in care sens s-a eliberat bonul de la casa de marcat, Bonul de vanzare (cod 11-1-12) sau Chitanta (14-4-1).

Chitanta fiscala nu inlocuieste Chitanta (cod 14-4-1), care se intocmeste pentru incasarile in numerar la casieria unitatii.

Chitanta fiscala nu se utilizeaza pentru vanzarea bunurilor en gros catre alte unitati patrimoniale.

In coloana “Specificatie”, bunurile sau serviciile se inscriu grupate pe cote de TVA.

3. Circula:

la cumparator , pentru inregistrare in jurnalul pentru cumparari (exemplarul 1);

la furnizor, in cazul in care este scutit de obligatia emiterii facturii (exemplarul 2).

4. Se arhiveaza:

la cumparator, la compartimentul financiar-contabil, impreuna cu bonul de la casa de marcat, bonul de vanzare sau chitanta eliberata de vanzator (exemplarul 1);

la furnizor sau la vanzator, dupa utilizarea completa a carnetului (exemplarul 2)

FACTURA FISCALA

(cod 14-4-10/A)

si

FACTURA

(cod 14-4-10/a A)

Formular cu regim special de inseriere si numerotare.

Tiparit in blocuri cu cate 150 de file, formate din 50 de seturi cu cate 3 file in culori diferite: albastru – exemplarul 1, rosu – exemplarul 2, verde – exemplarul 3.

1. Serveste ca:

document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a produselor si marfurilor livrate, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate;

document de insotire a marfii pe timpul transportului;

document de incarcare in gestiunea primitorului;

document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului.

2. Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in trei exemplare, la livrarea produselor si a marfurilor, la executarea lucrarilor si la prestarea serviciilor, de catre compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispozitiei de livrare, a avizului de insotire a marfii sau a altor documente tipizate care atesta executarea lucrarilor si prestarea serviciilor si se semneaza de compartimentul emitent.

Atunci cand factura nu se poate intocmi in momentul livrarii, datorita unor conditii obiective si cu totul exceptionale, produsele si marfurile livrate sau insotite, pe timpul transportului, de avizul de insotire a marfii. In vederea corelarii documentelor de livrare, numarul si data avizului de insotire a marfii se inscriu in formularul de factura.

Factura fiscala (cod 14-4-10/A) se intocmeste numai de catre platitorii TVA. In Factura, bunurile, lucrarile executate sau servicile prestate se inscriu in coloana 1, grupate pe cote de TVA.

Factura (cod 14-4-10/aA) se intocmeste de catre unitatile patrimoniale neplatitoare de TVA.

3. Circula:

la furnizor:

la comportamentul in care se efectueaza operatiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (toate exemplarele); viza de control financiar preventiv se acorda numai pe exemplarul 3;

la persoanele autorizate sa dispuna incasari in contul de la banca al unitatii (toate exemplarele);

la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii in evidentele operative si pentru eventualele reclamatii ale clientilor (exemplarul 2 al facturii, la care se anexeaza dispozitia de livrare);

la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 3);

la cumparator:

la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operatiunii, avand atasat exemplarul din avizul de insotire a marfii care a insotit produsul sau marfa, daca este cazul, inclusiv nota de receptie si constatare de diferente, in cazul in care marfa nu a fost insotita de factura pe timpul transportului (exemplarul 1);

la compartimentul care efectueaza operatiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (exemplarul 1, impreuna cu avizul de insotire a marfii, inclusiv nota de receptie si de constatare de diferente, dupa caz).

la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea platii, precum si pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1, impreuna cu avizul de insotire a marfii, inclusiv nota de receptie si de constatare de diferente, dupa caz).

4. Se arhiveaza:

la furnizor:

la compartimentul desfacere (exemplarul 2);

la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 3);

la cumparator:

la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).

BON DE COMANDA – CHITANTA

(cod 14-4-11 si cod 14-4-11/a)

Formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.

Tiparit in carnete cu cate 75 de file.

1. Serveste ca document pentru : contractarea serviciilor, confirmarea primirii si evaluarea obiectului de executat sau de reparat, dupa caz, incasarea sumei de la client, determinarea volumului serviciilor prestate si materialelor consumate.

Bonul de comanda-chitanta (cod 14-4-11) se intocmeste numai catre platitorii TVA.

2. Se intocmeste in trei exemplare de catre unitatea prestatoare.

3. Circula:

exemplarul 1, la compartimentul financiar-contabil;

exemplarul 2 se preda clientului;

exemplarul 3 ramane in carnet.

4. Se arhiveaza:

exemplarul 1 , la compartimentul financiar-contabil;

exemplarul 3 ramane in carnet.

FISA DE MAGAZIE A FORMULARELOR

CU REGIM SPECIAL

(cod 14-3-8/b)

Formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.

1. Serveste ca:

document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor de formulare, care au un regim special de inseriere, numerotare, evidenta si urmarire;

document de evidenta a formularelor anulate;

document pentru stabilirea grupelor de numere (serii), pe compartimentele unitatii, in vederea numerotarii formularelor;

sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de formulare.

2. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de formular cu regim special, de catre gestionar.

Fisele de magazie ale formularelor cu regim special se tin la locul de depozitare a formularelor.

3. Nu circula, fiind document de inregistrare.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

ORDIN DE DEPLASARE (DELEGATIE – Cod 14-5-4)

Format A5 tiparit pe ambele fete in blocuri a 100 de file.

Serveste ca:

– dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;

– document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;

document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de catre titularul de avans;

document justificativ de inregistrare in contabilitate;

Se intocmeste intr-un exemplar pentru fiecare deplasare de persoana care

urmeaza a efectua deplasarea precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale in numerar.

Circula:

la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;

la persoana care efectueaza deplasarea;

la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea sa confirme sosirea si plecarea persoanei delegate;

la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de catre titular la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilind diferenta de primit sau de restituit, avandu-se in vedere eventualele penalizari si semnand pentru verificare.

In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare

decat avansul primit, pentru diferenta de primit de titularul de avans se intocmeste Dispozitii de plata –incasare catre casierie (Cod 14-4-4 sau Cod 14-4-4/a, dupa caz).

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efectuate sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pentru care se emite Chitanta (14-4-1);

la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza;

la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate;

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

LISTA DE AVANS CHENZINAL

(Cod 14-5-1/d si Cod 14-5-1/e)

Format A4 si A5, tiparite pe o singura fata, in blocuri a 100 de file.

Serveste ca :

document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor ca avansuri

chenzinale;

document pentru retinerea prin statele de salarii a avansurilor chenzinale platite;

document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Se intocmeste lunar, de compartimentul care are aceasta atributie pe baza

documentelor de evidenta a muncii, a timpului lucrat efectiv, a certificatelor medicale prezentate si se semneaza pentru confirmarea exactitatii calculelor de persoana care a calculat avansurile chenzinale si a intocmit lista.

Circula:

la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe

plata (exemplarul1);

la casieria unitatii pentru efectuarea platii avansurilor cuvenite (exemplarul 1);

la compartimentul financiar – contabil, ca anexa la exemplarul 2 al registrului de casa, pentru inregistrarea in contabilitate ( exemplarul 1);

la compartimentul care a intocmit lista de avans pentru a servi la intocmirea statelor de salarii la sfarsitul lunii (exemplarul 2).

Se arhiveaza:

la compartimentul financiar-contabil, ca anexa la exemplarul 2 al registrului de

casa (exemplarul 1);

la compartimentul care a intocmit lista de avans (exemplarul 2 ).

STAT DE SALARII (Cod 14-5-1 si Cod 14-5-1/a)

STAT DE SALARII (fara elementele componente

ale salariului total – Cod 14-5-1/b, Cod 14-5-1/c,

Cod 14-5-1/k si Cod 14-5-1/l)

Format 1/3 X, 1/6 X, A3 si 1/6A, tiparite pe o singura fata in blocuri a 100 de file.

Serveste ca:

document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor precum si a

contributiei privind protectia sociala si a altor datorii;

document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Se intocmeste in doua exemplare, lunar, pe sectii, ateliere, servicii etc., de

compartimentul care are aceasta atributie, pe baza documentelor de evidenta a muncii si a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizati in acord etc. (in cazul statelor de salarii cod 14-5-1 si cod 14-5-1/a), pe baza fiselor de evidenta a salariului, a evidentei si a documentelor privind retinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna, certificatelor medicale ( in cazul statului de salarii cod 14-5-1/b si cod 14-5-1/c ) si se semneaza pentru confirmarea exactitatii calculelor de catre persoana care determina salariul cuvenit si intocmeste statul de salarii.

Coloanele libere din partea de retineri a statelor de salarii urmeaza a fi completate cu alte feluri de retineri legale decat cele nominalizate in formular, ca, de exemplu: “Depuneri CEC” pentru retinerile de baza de consimtamant conform dispozitiilor legale.

Pentru centralizarea la nivelul unitatii a salariilor si a elementelor componente ale acestora, inclusiv a retinerilor, se utilizeaza aceleasi formulare de state de salarii.

Platile facute in cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile, indemnizatiile de concediu etc. se includ in statele de salarii, pentru a cuprinde astfel intreaga suma a salariilor calculate si toate retinerile legale din perioada de decontare respectiva.

Unitatile pot sa-si stabileasca, daca necesitatile interne o cer, o alta macheta a formularului, dar care sa contina informatiile necesare unui eventual control.

Circula:

la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata (exemplarul 1);

la casieria unitatii pentru efectuarea platii sumelor cuvenite (exemplarul 1);

la compartimentul financiar-contabil, ca anexa la exemplarul 2 al registrului de casa, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1 impreuna cu exemplarul 1 al borderoului de salarii neridicate );

la compartimentul care a intocmit statele de salarii ( exemplarul 2 impreuna cu exemplarul 2 al borderoului de salarii neridicate si “drepturi banesti – Chenzina a II- a (extras)”, cod 14-5-1/I, care va servi la acordarea vizei atunci cand se solicita plata salariilor neridicate).

Se arhiveaza:

la compartimentul financiar – contabil, separat de celelalte acte justificative de

plati (exemplarul 1);

la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2 ).

BON DE CONSUM (Cod 14-3-4A)

BON DE CONSUM (colectiv – Cod 14-3-4/aA)

Format 1/2A4, tiparite pe ambele fete, in blocuri a 100 de file.

Servese ca:

– document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur material,

respectiv a mai multor materiale, dupa caz;

document justificativ de scadere din gestiune;

document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

2. Se intocmeste in 2 exemplare pe masura lansarii, respectiv eliberarii materialelor din magazie pentru consum , de compartimentul care efectueaza lansarea pe baza programului de productie si a consumurilor normate sau de alte compartimente ale unitatii, care solicita materiale pentru a fi consumate.

Bonul de consum se poate intocmi intr-un exemplar in conditiile utilizarii tehnicii de calcul.

Bonul de consum (colectiv), in principiu, se intocmeste pe formulare separate pentru materialele din cadrul aceluiasi cont de materiale, loc de depozitare si loc de consum.

In bonul de consum coloanele “Unitatea de masura” si “Cantitatea necesara” de pe randul 2 se completeaza in cazul cand se solicita si se elibereaza din magazie materiale cu doua unitati de masura.

3. Circula:

la persoanele autorizate sa semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);

la persoanele autorizate sa aprobe folosirea altor materiale in cazul materialelor inlocuitoare la unitatile economice;

la magazia de materiale, pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de predare de catre gestionar si de primire de catre delegatul care primeste materialele;

la compartimentul financiar – contabil pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica.

La unitatile economice exemplarul 1 circula la contabilitatea materialelor, ca document de scadere din gestiune iar exemplarul 2 serveste la inregistrarea in contabilitate a costurilor.

La institutiile publice exemplarul 2 ramane la emitent.

4.Se arhiveaza la compartimentul financiar- contabil.

DISPOZITIE DE PLATA-INCASARE CATRE CASIERIE

(Cod 14-4-4)

DISPOZITIE DE PLATA-INCASARE CATRE CASIERIE

(colectiva – Cod 14-4-4/a)

Format A6 si A5, tiparite pe ambele fete, in blocuri a 100 de file.

Seveste ca:

dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, procurare de materiale etc.;

dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitilor legale;

document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.

Se intocmeste intr-un exemplar de compartimentul financiar-contabil:

in cazul utilizarii ca dispozitie de plata – cand nu exista alte documente prin care se dispune plata (exemplu: state de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);

in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare – procurare de materiale etc.;

in cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea ( avize de plata, somatii de plata etc.).

Se semneaza de intocmire la compartimentul financiar contabil.

Circula :

la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza in cazurile prevazute de lege;

la persoanele autorizate sa aprobe plata sumelor respective (in cazul platilor);

la casierie pentru efectuarea operatiei de incasare sau plata, dupa caz si se semneaza de casier, in cazul platilor se semneaza si de persoana care a primit suma. Cand este utilizata ca dispozitie de incasare, pentru sumele incasate, casierul trebuie sa emita “Chitanta” (cod14-4-1);

la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica.

Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil, anexa la registrul de casa.

FISA DE EVIDENTA A OBIECTELOR DE INVENTAR

IN FOLOSINTA (Cod 14-3-9)

Format X5, tiparit pe ambele fete, in foi volante pe carton.

1. Serveste ca document de evidenta a obiectelor de inventar de mica valoare sau scurta durata, a echipamentului si materialelor de protectie date in folosinta personalului, pana la scoaterea lor din uz.

2. Se intocmeste intr-un exemplar pe masura darii in folosinta a bunurilor pe fiecare persoana de gestionarul care elibereaza obiectele respective sau de persoana desemnata sa tina evidenta acestora.

Formularul se completeaza in mod diferit in functie de organizarea depozitarii acestora si anume:

cand eliberarea obiectelor se face din magazia de obiecte noi direct persoalului muncitor, coloanele destinate eliberarilor se elibereaza pe baza bonului de consum, iar coloanele destinate restituirilor, pe baza bonului de restituire;

cand eliberarea se face din magazia de exploatare, atat eliberarea cat si restituirea obiectelor date in folosinta personalului se face pe baza de semnatura direct in fisa;

in cazul obiectelor eliberate pe baza de nomenclatoare stabilite pe functii, care nu se intocmesc decat dupa restituirea obiectelor uzate, inregistrate in fisa de evidenta a obiectelor de inventar in folosinta se pot face, prin simplificare, numai o data la eliberararea initiala si la restituirea definitiva a obiectelor respective.

3. Nu circula, fiind document de inregistrare.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar –contabil.

FISA DE MAGAZIE (Cod 14-3-8)

FISA DE MAGAZIE (cu doua unitati de masura – Cod 14-3-8/a)

Format A5 si 1/12X, tiparite pe ambele fete, in foi volante, pe carton.

Serveste ca:

document de evidenta la locul de depozitare al intrarilor, iesirilor si stocurilor de valori materiale cu una sau doua unitati de masura dupa caz;

document de contabilitate analitica in cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri);

sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de valori materiale.

Se intocmeste intr-un exemplar separat pentru fiecare fel de material si se

completeaza de catre:

– compartimentul financiar-contabil la deschiderea fisei (datele din antet) si la verificarea inregistrarilor (data si semnatura de control). In coloana “Data si semnatura de control” semneaza si organul de control financiar cu ocazia verificarii gestiunii.

gestionar sau persoana desemnata care completeaza coloanele privitoare la intrari, iesiri si stoc.

Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau in ordine alfabetica.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terti sau in custodie se intocmesc fise distincte care se tin separat de cele ale valorilor materiale proprii.

In scopul tinerii corecte a evidentei la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul financiar – contabil verifica inopinat, cel putin o data pe luna, modul cum se fac inregistrarile in fisele de magazie.

Inregistrarile in fisele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili dupa fiecare operatie inregistrata si obligatoriu zilnic.

3. Nu circula fiind document de inregistrare.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil.

SC MANYROM TRADE SRL prezinta la 1 decembrie 2002 urmatoarea situatie patrimoniala:

Chelt. de constit……………….50.000.000 lei Capital varsat…………………..2.000.000 lei

Mijloace de transp…………..826.6000.000 lei Rezultat reportat…………….107.236.000 lei

Materii prime…………………..80.000.000 lei Amortiz. ch. de constituire…….3.950.000 lei

Piese de schimb………………..63.000.000 lei Amortiz. mijl. de transp. ….. 103.000.000 lei

Marfuri……………………..1.365.000.000 lei Furnizori………………….4.272.614.000 lei

Clienti ………………………1.265.000.000 lei TVA de plata…………………60.000.000 lei

Cheltuieli inreg. in avans………. 8.000.000 lei

Conturi la banci in lei ………..865.000.000 lei

Casa in lei………………………15.000.000 lei

Timbre fiscale……………………1.200.000 lei

Avansuri de trezorerie …………10.000.000 lei

In cursul lunii decembrie societatea ocazitioneaza urmatoarele cheltuieli:

Se primeste factura nr.13 din 2.12 reprezentand consumul de energie in valoare totala de

952.000 lei (TVA inclusa 19%).

401 P+C % = 401 952.000

4426 A+D “Furnizori”

605 A+D 605 800.000

“Ch. priv. en.

si apa”

4426 152.000

“TVA ded.”

Se primeste factura nr.76 din 3.12 de la Romtelecom in valoare totala de 1.428.000 lei (TVA inclusa 19%).

.

401 P+C % = 401 1.428.000

4426 A+D “Furnizori”

626 A+D 626 1.200.000

“Ch. postale

si taxe de

telecomunicatii”

4426 228.000

“TVA ded.”

Se primeste factura nr.85 din 4.12 reprezentand chiria la spatiile inchiriate, in valoare totala de 3.570.000 lei (TVA inclusa 19%).

401 P+C % = 401 3.570.000

4426 A+D “Furnizori”

612 A+D 612 3.000.000

“Ch. cu redeventele,

locatiile de gestiune

si chiriile”

4426 570.000

“TVA ded.”

Se achita conform chitantei nr.101 din 5.12 asigurarea CASCO la mijloacele de transport, 2.500.000 lei.

5311 A-C 613 = 5311 2.500.000

613 A+D “Ch. cu primele “Casa

de asigurare” in lei”

Se inregistreaza factura nr.89 din 6.12 de la o institutie specializata pentru publicitatea efectuata unitatii patrimoniale in valoare de 1.000.000 lei, TVA 19%.

401 P+C % = 401 1.190.000

4426 A+D “Furnizori”

623A+D 623 1.000.000

“Ch. de protocol

reclama si

publicitate”

4426 190.000

“TVA ded.”

Se inregistreaza pe costuri contravaloarea unor timbre fiscale, 200.000 lei.

626 A+D 626 = 5321 200.000

5321 A-C “Ch. postale si “Timbre fiscale

taxe de telecom.” si postale”

La data de 10.12 se inregistreaza pe baza ordinului de deplasare justificarea unui avans de trezorerie, unui salariat, 2.000.000 lei.

625 A+D 625 = 542 2.000.000

542 A-C “Ch. cu deplasari “Avansuri de

detasari si trezorerie”

transferari”

8. Se achita contravaloarea unor servicii bancare, 600.000 lei.

627 A+D 627 = 5121 600.000

5121 A-C “Ch. cu servicii “Conturi la banci

bancare si asimilate” in lei”

Se inregistreaza cota de cheltuiala anticipata pe decembrie, aferenta abonamentului la Monitorul Oficial, 300.000 lei.

621 A+C 621 = 471 300.000

471 A-C “Ch. cu “Ch. inreg.

colaboratorii” in avans”

10. Se inregistreaza penalitatile datorate bugetului de stat, 2.000.000 lei.

6711 A+D 6711 = 4481 2.000.000

4481 P+C “Despagubiri “Alte datorii

amenzi si fata de bug.

penalitati” statului “

11. Se inregistreaza factura nr.95 din 17.12 privind reparatiile efectuate la mijloacele de transport, 1.000.000 lei, TVA 19%.

401 P+C % = 401 1.190.000

4426 A+D “Furnizori”

611 A+D 611 1.000.000

“Ch. de intretinere

si reparatii”

4426 190.000

“TVA ded.”

12. Se inregistreaza cota de amortizare a cheltuielilor de constituire, 4.000.000 lei.

6811 A+D 6811 = 2801 4.000.000

2801 P+C “Ch. de exp. “Am. ch. de

priv. am. imob.” constituire”

13. Se inregistreaza cota de amortizare a mijloacelor de transport aflate in dotare, 200.000 lei.

6811 A+D 6811 = 2814 200.000

2814 P+C “Ch. de exp. “Am. mijl. de

priv. am. imob.” transport”

Pentru un credit de trezorerie pe termen de 10 zile, pe descoperire de cont (overdraft) se percep dobanzi de 200.000 lei.

666 A+D 666 = 5121 200.000

5121 A-C “Ch. priv. “Conturi la banci

dobanzile” in lei”

Se achita ultima rata a impozitului pe mijloacele de transport in valoare de 1.200.000 lei.

635 A+D 635 = 446 1.200.000

446 P+C “Ch. cu alte impozite “Alte impoz,

taxe si taxe si

vars. asim” vars. asim”

Conform facturii nr.99 din 18.12 se inregistreaza pe costuri contravaloarea unui comision in valoare de 300.000 lei, TVA 19 %, facturat de un intermediar cu care unitatea are incheiat un contract de intermediere.

622 A+D % = 401 357.000

4426 A+D “Furnizori”

401 P+C 622 300.000

“Ch. priv. comisioanele

si onorariile”

4426 57.000

“TVA ded.”

Cu ocazia inventarierii se constata lipsuri la piesele de schimb 2.000.000 lei si la materiile prime 1.300.000 lei.

6014 A+D 6014 = 3014 2.000.000

3014 A-C “Ch. priv. piesele “Piese de

de schimb” schimb”

300 A-C 600 = 300 1.300.000

600 A+D “Ch. cu mat. pr.” “Materii prime”

18. Se inregistreaza salariile cuvenite angajatilor, 96.000.000 lei si cotele aferente: CAS 23,33%, fondul pentru protectia persoanelor cu handicap 2%, fondul de sanatate 7%, fondul de somaj 5%.

641 A+D 641 = 421 96.000.000

421 P+C “Ch. cu remun. “Personal remun.

personalului” datorate”

6451 A+D 6451 = 4311.1 22.396.800

4311.1 P+C “Ch. priv. contrib. “Contrib. unit. la

unit. la asig. soc.” asig. soc.”

635 A+D 635 = 447 1.920.000

447 P+C “Ch. cu alte impoz. “Fonduri speciale,

taxe si taxe si

vars. asim.” vars. asim.”

6451 A+D 6451 = 4311.2 6.720.000

4311.2 P+C “Ch. priv. contrib. “Contrib. unit. la

unit. la fd. de san.” fd. de sanatate”

6452 A+D 6452 = 4371 4.800.000

4371 P+C “Ch. priv. contrib. “Contrib unit. la

unit. la ajut. ajut. de somaj”

de somaj”

Din salarii se fac urmatoarele retineri:

– impozitul pe salarii 7.159.000 lei

– CAS 11,67%

– contributia la fondul de somaj 1%

– contributia la fondul de sanatate 7%

421 P-D 421 = % 26.042.200

444 P+C “Pers. remun. dat.”

4312 P+C 444 7.159.000

4372 P+C “Impoz. pe sal.”

4313 P+C 4312 11.203.200

“Contrib. pers. pt.

pensia suplimentara”

4372 960.000

“Contrib. pers. la

fd. de somaj”

4313 6.720.000

“Contrib. pers. la

fd. de san.”

In cursul lunii se vand marfuri cu ridicata , pret de vanzare 480.324.200 lei, TVA 19%.

411 A+D 411 = % 571.585.798

4427 P+C “Clienti”

707 P+C 707 480.324.200

“Ven. din vanz. marfurilor”

4427 91.261.598

“TVA colectata”

Se inregistreaza contravaloarea marfurilor iesite din gestiune prin vanzarea cu ridicata pe luna decembrie, 480.324.200 lei, adaos comercial 24,46%.

607 A+D % = 371 480.324.200

371 A-C “Marfuri”

378 P-D 607 362.836.900

“Ch. priv. marfurile”

378 117.487.300

“Dif. de pret

la marfuri”

La sfarsitul lunii se regularizeaza conturile de TVA. Se inchid conturile de venituri si cheltuieli.

4426 TVA deductibila = 1.387.000 lei

4427 TVA colectata = 91.261.598 lei

4423 TVA de plata = 89.874.598 lei

4426 A-C 4427 = % 91.261.598

4427 P-D “TVA colectata”

4423 P+C 4426 1.387.000

“TVA ded.”

4423 89.874.598

“TVA de plata”

707 P-D 707 = 121 480.324.200

121 P+C “Ven. din vanz. “Profit si pierdere”

marfurilor”

121 A+D 121 = % 507.273.700

600 A-C “Profit si pierdere”

607 A-C 600 1.300.000

6014 A-C “Ch. cu materii prime”

605 A-C 607 362.836.900

611 A-C “Ch. priv. marfurile”

612 A-C 6014 2.000.000

613 A-C “Ch. priv. piesele de schimb”

621 A-C 605 800.000

622 A-C “Ch. priv. en. si apa”

623 A-C 611 1.000.000

625 A-C “Ch. de intretinere si reparatii”

626 A-C 612 3.000.000

627 A-C “Ch. cu redeventele

635 A-C locatiile de gestiune

641 A-C si chiriile”

6451 A-C 613 2.500.000

6452 A-C “Ch. cu primele de asigurare”

666 A-C 621 300.000

6711 A-C “Ch. cu colaboratorii”

6811 A-C 622 300.000

“Ch. priv. comisioanele

si onorariile”

623 1.000.000

“Ch. de protocol, reclama

si publicitate”

625 2.000.000

“Ch. cu deplasari, detasari

si transferari”

626 1.400.000

“Ch. postale si taxe

de telecomunicatii”

627 600.000

“Ch. cu serv. Bacare

si asimilate”

635 3.120.000

“Ch. cu alte impoz., taxe

si vars. asim.”

641 96.000.000

“Ch. cu remun. pers.”

6451 29.116.800

“Ch. priv. contrib.

unit. la asig. soc.”

121 = % 11.200.000

“Profi si pierdere”

6452 4.800.000

“Ch. priv. contrib. unit.

la ajut. de somaj”

666 200.000

“Ch. priv. dobanzile”

2.000.000

“Ch. cu despagubiri

amenzi si penalitati”

6811 4.200.000

“Ch. exp. priv. am. imob.”

BILANT INITIAL

lei

Ca urmare a informatiilor documentelor si datelor consultate si redate in lucrare am efectuat o evaluare a principiilor si metodelor contabile folosite de societate privind conducerea contabilitatii.

Firma respecta legislatia si normele contabile din Romania, exista o organizare corespunzatoare a contabilitatii financiare, procedurile interne permitand in parte furnizarea informatiilor necesare conducerii.

Registrele contabile obligatorii sunt vizate si completate la timp. Declaratiile privind datoriile la bugetul de stat si asigurarile sociale sunt completate si depuse la organele abilitate in termen, evidenta termenelor de plata a clientilor si furnizorilor se tine in mod corespunzator asa cum se prevede in Legea contractelor economice.

Inventarierea generala a patrimoniului s-a efectuat in conformitate cu prevederile Legii 82/1991 completata si republicata, HG nr. 704/1993 de aprobare a unor masuri de executare a Legii contabilitatii coroborate cu cele din Ordinul ministrului Finantelor 2388/1995.

Evaluarea diverselor pozitii din balanta si contul de profit pierdere s-a efectuat in conformitate cu prevederile art. 19 c) din Regulamentul privind aplicarea Legii nr. 82/1991, completata si republicata.

Metoda utilizata pentru calculul amortizmentelor si provizioanelor este cea lineara. Nu s-au constatat derogari de la principiile generale ale contabilitatii.

Desi evidenta este computerizata, programul nu corespunde in totalitate cerintelor. As mentiona ca exemplificare faptul ca descarcarea de gestiune nu se face automat si nu este adecvata tuturor formelor de activitate: productie, prestari servicii, comert cu amanuntul, comert cu ridicata.

Exista o serie de suprapuneri de evidente care nu se pot corela fie datorita termenului de intocmire, fie datorita termenului de depunere la organele abilitate, fie datorita mijloacele de tinere a evidentelor contabile.

As exemplifica faptul ca declaratiile privind obligatiile la bugetul statului si asigurarile de stat (TVA, impozit pe profit, impozitele pe salarii, obligatiile la bugetul asigurarilor sociale de stat etc.) se depun avandu-se in vedere date din evidenta primara (registrul de casa, registrul de incasari si plati, state de plata etc.) fara sa se poata face o confruntare imediata cu balanta de verificare cauzata de termenul scurt de depunere, termenul scurt de virare, multiplelor declaratii ce trebuie depuse, deselor modificari ale declaratiilor etc.

Deasemenea desi firma are activitate de comert cu ridicata, livrarile facandu-se numai pe baza de factura, este oblicata sa tina si casa de marcat la cele trei puncte de lucru, fiind nevoita sa coreleze toate datele din toate evidentele, unele fiind tinute doar formal. Desi bonul fiscal este un document oficial, el nu este luat in calcul la client ca document justificativ in deducerea TVA daca nu este insotit de o factura.

Noul formular de bilant aparut incepand cu 30.06.2002, nu mai da posibilitatea unei analize logice a diferitelor costuri din bilant nestabilindu-se in final o egalitate intre activ si pasiv.

Deasemenea in fiscalitate exista un hatis de legi necorelate intre ele, iar desele modificari ale legislatiei nu-si gasesc rezolvarea imediata in inregistrarea contabila, solutiile din partea MF venind cu mare intarziere, dand posibilitatea de interpretare.

Nu in ultimul rand, sau poate cel mai important lucru, putem arata ca firmele mici si mijlocii, deci si in cazul firmei luate in analiza, personalul contabil se ocupa cu intreaga activitate care nu tine strict de evidenta contabila, printre care as exemplifica: elaborarea si intocmirea contractelor economice, asistenta juridica, lucrari legate de personal (elaborarea fisei postului, regulament de ordine interioara, incadrari, desfaceri contracte de munca etc.) si nu mai vorbim de faptul ca o mare parte din timp se pierde la Directia muncii, organele fiscale, banci, Agentia de somaj, protectia muncii, camera de munca si la alte organe la care trebuie sa se depuna diverse situatii, declaratii, state de plata sau pentru obtinerea diverselor avize sau autorizatii.

Fata de cele aratate la acest capitol consider ca sunt necesare urmatoarele:

firma sa achizitioneze si sa implementeze un program informatic mai complet care sa fie corelat si cu programul informatic al caselor de marcat;

degrevarea personalului contabil din sarcini care nu-i apartin sau care nu sunt specifice muncii contabile;

elaborarea de catre organele abilitate a unui cod fiscal care sa cumuleze si sa coreleze toate reglementarile fiscale precum si cu cerintele din Legea contabilitatii;

reducerea si simplificarea formularisticii privind raportarea datoriilor fiscale de catre organele abilitate;

imbunatatirea activitatii organelor publice si gasirea unor cai de comunicare in vederea reducerii timpului de asteptare la ghisee pentru depunerea diverselor formulare si declaratii.

Legea contabilitatii 82/1991 modificata, completata si republicata.

Regulamentul de aplicare a Legii contabilitatii, Planul de conturi general si Normele metodologice de utilizare a conturilor contabile aprobate prin HG nr. 704/1993 prin aprobarea unor masuri de executare a Legii contabilitatii 82/1991.

Legea nr. 414/2002 privind impozitul pe profit.

HG nr. 859/2002 privind aplicarea Legii impozitului pe profit.

HG nr. 909/1997 privind aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat in active necorporale si corporale, modificata si completata prin OG 54/1977.

Ordinul ministrului Finantelor Publice nr. 2388/1995 de aprobare a Normelor metodologice privind organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului.

Lucrarea “Functionarea conturilor in cazul utilizarii planului de conturi general si planului de conturi simplificat” editata de editura “Danubius” Braila 2002, autor Ilie Popovici.

Lucrarea “Contabilitatea armonizata cu directivele europene”, editata de editura “Danubius” Braila 2003, autor Ilie Popovici.

Lucrarea “Functiunile conturilor in cazul utilizarii planului de conturi general”, editata de editura “Danubius Braila 2003, autor Ilie Popovici.

Lucrarea “Contabilitatea capitalului societatilor comerciale”, editata de editura “Mondo-Ec” 1994, autor Trasca Margareta.

Lucrarea “Manualul expertului contabil si al contabilului autorizat”, editia a IV-a reactualizata, editata de editura “Agora”-1998, autori Vasile Darie, Emilian Drehuta, Constantin Gorbanescu, Vasile Patrut si Aristita Rotila.