Consideratii Generale Privind Auditul Financiar In Romania Si Tarile Comunitatii Economice

STRUCTURA LUCRĂRII

CAP.1 AUDITUL FINANCIAR ÎN ȚĂRILE COMUNITĂȚII ECONOMICE EUROPENE

1.1 ORGANIZAREA AUDITĂRII FINANȚELOR UNIUNII EUROPENE

1.2 PUNCTE COMUNE

CAP.2 AUDITUL FINANCIAR ÎN ROMÂNIA

1.1 CE ESTE AUDITUL FINANCIAR

1.2 ACTE NORMATIVE

1.3 ORGANIZAREA AUDITULUI

1.4 ATRIBUȚIILE AUDITORULUI

CAP.3 AUDITUL INTERN ÎN INSTITUȚIILE PUBLICE DIN ROMÂNIA

3.1 CE ESTE AUDITUL PUBLIC INTERN

3.2 ORGANIZAREA AUDITULUI PUBLIC INTERN

3.3ATRIBUȚIILE AUDITORULUI

3.4 DESFĂȘURAREA AUDITULUI

3.5 CINE SUNT AUDITORII INTERNI

CAP.4 STUDIU DE CAZ

4.1RAPORT DE AUDIT PRIVIND ACHIZIȚIILE DE PRODUSE ȘI SERVICII LA SERVICIUL INVESTIȚII DIN PRIMĂRIA MUNICIPIULUI SIBIU

CAP.1 AUDITUL FINANCIAR ÎN ȚĂRILE COMUNITAȚII ECONOMICE EUROPENE

Curtea de Conturi Europeană este cea mai tânără instituție a Uniunii Europene. În prezent, Curtea de Conturi Europeană este formată din 15 membri aleși pe o perioadă de 6 ani de către Consiliul European după consultarea prealabilă a Parlamentului European. Membrii Curții de Conturi Europene răspund unor criterii ce reflectă o înaltă competitivitate un background profesional diversificat și experiență în domeniile de administrare a finanțelor, expertiză contabilă, politică. Ei nu pot deține concomitent și alte funcții și acționează pe baza principiului autonomiei spre bunăstarea generală a comunității. Din cadrul Celor 15 se alege prin vot secret un președinte pe o perioadă de 3 ani. Membrii Curții, cu excepția președintelui, sunt responsabili pentru un sector de expertiză, de exemplu expertiza fondului regional, fondului social european, a repartizării fondurilor pentru politica agricolă comunitară etc.

În textul Tratatului de la Maastricht  la Art. 188 c sunt prevăzute, drepturile Curții de Conturi Europene: examinează toate veniturile și cheltuielile comunității și se convinge asupra realității economice a bugetului.

Tratatul de la Amsterdam (Articolul 248) îi atribuie calitatea de a raporta neregularitățile constatate în executarea bugetului și de a realiza calcule de expertizare. În același articol se prevede colaborarea cu instituțiile naționale similare, cu respectarea principiului autonomiei. Președintele Curții de Conturi Europene prezintă în ședința plenară a Parlamentului European în luna noiembrie, Raportul anual pe anul bugetar precedent.

Curtea de Conturi contribuie la îmbunătățirea sistemului administrativ și la eficiența folosirii mijloacelor financiare ale UE,  în avantajul contribuabililor (plătitorilor de impozit); ea garantează o mai bună folosire a finanțelor Comunității și este pentru contribuabilul european cel mai bun izvor de informație despre modul de folosire a fondurilor comunitare. Autonomia ei față de celelalte organe ale UE și de statele membre îi oferă garantarea îndeplinirii în cele mai sigure condiții a funcției de control pe care o exercită. „Unul din mijloacele utilizate în acest sens poate fi constituirea de către președintele Curții de conturi a unui comitet de legătură cu cei care sunt conducători ai instituțiilor naționale corespunzătoare.”

Organizarea Auditării finanțelor Uniunii Europene

Curtea de Conturi Europeană este auditor extern al finanțelor Uniunii Europene.Auditează execuția bugetului general al Uniunii Europene,al Fondurilor Europene pentru Dezvoltare și al altor organisme și agenții ale UE.

Este o instituție independentă a Uniunii Europene așa cum prevăd Articolele 246-248 din Tratatul CE.A fost înființată prin Tratatul de la Bruxelles din data de 22 iulie 1975.Are sediul în Luxemburg.

Misiunea Curții de Conturi Europene este

-de a audita independent colectarea și utilizarea fondurilor Uniunii Europene și, astfel, de a evalua modul în care instituțiile europene îndeplinesc aceste funcțiuni.

-de a examina dacă operațiile financiare au fost înregistrate în mod corect, efectuate în conformitate cu legile și reglementările în vigoare și gestionate în așa fel, încât să asigure economicitate, eficiență și eficacitate.

-de a face cunoscute rezultatele activității sale prin publicarea unor rapoarte relevante, obiective și oportune.

-de a contribui la îmbunătățirea gestiunii financiare a fondurilor Uniunii Europene la toate nivelele, în așa fel încât să garanteze cetățenilor Uniunii utilizarea optimă a resurselor financiare.

Colegiul Membrilor

-este format din câte un membru din fiecare stat membru al Uniunii Europene.

-este organismul decizional al instituției. Președintele este ales dintre membrii colegiului.Membrii sunt numiți de Consiliul Uniunii Europene, în urma consultării Parlamentului European,pe baza propunerilor făcute de fiecare stat membru. Membrii își exercită atribuțiile în deplină independență și în interesul general al Uniunii Europene.

– este format din aproximativ 800 de angajați, auditori,traducători și personal auxiliar administrativ,care provin din toate statele membre ale UE.

-Auditorii Curții au pregătire și experiență profesională în domenii foarte variate, printre care contabilitate, audit intern și extern, drept și economie.

Sfera Auditului Curții de Conturi Europene

-acoperă atât examinarea anuală a situațiilor financiare ale tuturor instituțiilor și organismelor UE, așa cum este stipulat în Tratat, cât și misiunile de audit selectate privind orice domeniu bugetar UE sau de gestiune, care prezintă un interes aparte, atunci când Curtea consideră că sunt oportune.

-Curtea poate audita orice organism sau persoane juridice care gestionează sau beneficiază de fonduri UE.

-Curtea are drept de acces la orice informație care îi este necesară efectuării activităților sale de audit.

-Auditurile sunt efectuate la fața locului

– la Comisia Europeană, care este responsabilă de execuția bugetului UE,

– la administrațiile naționale și regionale, care gestionează fonduri UE în statele membre și în alte țări beneficiare din toată lumea

– la beneficiarii finali, adică cei care primesc fonduri UE.

Curtea organizează și efectuează activitatea de audit în deplină independență față de celelalte instituții ale UE și față de guvernele statelor membre.

Curtea nu are putere juridică, dar rapoartele sau opiniile sale, deși nu au un caracter obligatoriu din punct de vedere legal, contribuie la garantarea faptului că bugetul UE este executat în conformitate cu regulile și reglementările în vigoare.

Efectuează audit financiar:

-pentru a verifica exactitatea tuturor conturilor de venituri și cheltuieli ale Uniunii Europene și, dacă nu există dispoziții speciale, ale tuturor organismelor înființate de Uniune.

Prezintă situațiile financiare o imagine fidelă și reală a rezultatelor anului financiar și a stării financiare la sfârșitul anului?

-pentru a verifica legalitatea și regularitatea tranzacțiilor care stau la baza veniturilor și cheltuielilor UE

Au fost veniturile încasate, iar cheltuielile efectuate,conform tuturor regulilor și prevederilor în vigoare?

Efectuează audit al performanței:

-pentru a examina dacă gestiunea financiară a fondurilor UE este sănătoasă.

Au fost gestionate fondurile într-un mod economic,eficient și eficace, astfel încât să garanteze cetățenilorUniunii Europene optimizarea resurselor?

Curtea de Conturi planifică:

-selectarea misiunilor de audit pentru auditurile performanței utilizând analiza riscurilor, ținând cont de problemele sau punctele slabe cunoscute, de temele de actualitate specifice și de importanța financiară a politicii în cauză. Alegerea misiunii de audit are o importanță strategică, deoarece un audit aprofundat al fiecărui domeniu bugetar nu poate fi efectuat în mod sistematic, în fiecare an.

Testează

-sistemele și tranzacțiile, atât în cadrul Comisiei Europene, cât și în statele membre și în cele beneficiare pentru a obține în mod direct probe de audit. Eșantionarea statistică este în general utilizată în combinație cu o abordare bazată pe sisteme – dacă sistemele de control intern ale entității auditate se dovedesc a fi de încredere, numărul testelor pe operațiuni poate fi redus.

Raportează

-asupra constatărilor sale de audit după confirmarea acestora împreună cu entitatea auditată. Raportul de audit, care include recomandări cu privire la aspectele ce trebuie îmbunătățite,este publicat și transmis Parlamentului European și Consiliului Uniunii Europene pentru ca acestea să poată întreprinde acțiuni de monitorizare și remediere a deficiențelor.

Rezultatele auditului sunt comunicate și parlamentelor naționale din statele membre.

Curtea de Conturi Europeană asistă

-Parlamentul European și Consiliul Uniunii Europene în exercitarea atribuțiilor de control asupra execuției bugetului Uniunii Europene. Parlamentul European examinează în detaliu rapoartele de audit ale Curții înainte de a formula o decizie cu privire la acordarea descărcării de gestiune Comisiei Europene asupra execuției bugetului UE pentru fiecare an fiscal.

Cooperează

-cu instituțiile supreme de audit naționale la nivel practic în timp ce efectuează vizite de audit în statele membre și la nivel strategic prin schimburi periodice de informații și prin armonizarea metodelor și abordărilor auditului.

Informează

OLAF, Oficiul European de Luptă Antifraudă, asupra cazurilor de neregularitate sau suspiciune de fraudă detectate în cadrul activităților sale de audit.

Curtea de Conturi Europeană publică

-un Raport Anual asupra execuției bugetului Uniunii Europene și al Fondurilor Europene pentru Dezvoltare pentru fiecare an fiscal, însoțit de o Declarație de Asigurare cu privire la corectitudinea situațiilor financiare și la legalitatea și regularitatea tranzacțiilor.

-rapoarte Anuale Specifice asupra fiecărei organizații și agenții UE în fiecare an fiscal.

-rapoarte Speciale care conțin rezultatele auditurilor cu teme specifice, efectuate de Curte la alegerea sa, pe parcursul anului.

-opinii asupra propunerilor de reglementări UE cu caracter financiar și cu privire la măsurile de combatere a fraudei.

-toate rapoartele de audit și opiniile Curții sunt disponibile pe www.eca.eu.int și în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene în limbile oficiale ale UE.

*Bibliografie www.eca.eu.int

1.2 PUNCTE COMUNE ALE AUDITULUI ÎN ROMÂNIA ȘI ÎN ȚĂRILE COMUNITAȚII ECONOMICE EUROPENE

Punctele comune ale auditului în România și în țările comunitații economice Europene sunt:

– misiunile de audit se planifică

– sunt activități de verificare a unor situații financiare

– în ambele cazuri se obțin probe de audit prin testare sau sondaj

– în ambele cazuri în urma auditului se întocmește un raport constatator

– în ambele cazuri raportul de audit exprimă o opinie care deși nu are caracter obligatoriu,contribuie la formarea unei păreri despre execuția bugetelor de venituri și cheltuieli și a modului în care au fost formate și consumate resursele

– fac public raportul de audit

– în ambele cazuri auditorii sunt persoane independente,obiective și trebuie să dea dovadă de integritate profesională.

CAP.2 AUDITUL FINANCIAR ÎN ROMÂNIA

2.1 Ce este auditul financiar

Auditul financiar reprezintă activitatea de examinare în vederea exprimării de către auditorii financiari a unei opinii asupra situației financiare,în conformitate cu Standardele Internaționale de Audit adoptate de Camera Auditorilor Financiari din România (CAFR).

“Auditul este o examinare profesională a unei informații în vederea exprimării unei opinii responsabile și independente, prin raportarea la un standard de calitate.”1

Pregătirea și formularea deciziilor manageriale privind îmbunătățirea performanțelor organizației impun nevoia cunoașterii stadiului de implementare a deciziilor anterioare, dar și a celui de funcționalitate și / sau conformitate a proceselor afectate. Atingerea acestor deziderate este facilitată de acțiuni de verificare-cercetare specifice, care oferă imaginea fidelă a stării structurilor și proceselor proprii organizației.

1*** Norme Naționale de Audit,CECCAR,București,1999

Concluziile obținute vor servi ca bază de formulare a noilor măsuri reparatorii sau de conformare, în cazul identifici unei opinii responsabile și independente, prin raportarea la un standard de calitate.”1

Pregătirea și formularea deciziilor manageriale privind îmbunătățirea performanțelor organizației impun nevoia cunoașterii stadiului de implementare a deciziilor anterioare, dar și a celui de funcționalitate și / sau conformitate a proceselor afectate. Atingerea acestor deziderate este facilitată de acțiuni de verificare-cercetare specifice, care oferă imaginea fidelă a stării structurilor și proceselor proprii organizației.

1*** Norme Naționale de Audit,CECCAR,București,1999

Concluziile obținute vor servi ca bază de formulare a noilor măsuri reparatorii sau de conformare, în cazul identificării de disfuncții și/sau ecarturi, sau de îmbunătățire a inductorilor de gestiune pentru perfecționarea funcționalității sistemului analizat.

Pertinența și aplicabilitatea deciziilor în timp real, monitorizarea implementării lor, în condițiile unui mediu concurențial, adesea ostil, determină nevoia unui set de metode și tehnici adecvate, care să-i ofere managerului posibilitatea unei informări complete asupra stării de sănătate economico-financiară a organizației. În acest context trebuie privit auditul (intern sau extern), ca instrument de asistență managerială care permite obținerea unei imagini fidele asupra realității vieții interne a organizației în ansamblu sau pe structuri sau procese predefinite, folosind tehnici de lucru adecvate.

Auditul este o tehnică de investigare a funcționalității și conformității unui proces, proiect sau firmă, relativ nouă în inventarul de metode și tehnici aflate la dispoziția specialiștilor – auditori din țara noastră. Este o manieră/demers de cercetare postfactum care, pornind de la obiective prestabilite, pe baza unui sistem de criterii/referențiale, permite auditorului să emită o opinie independentă și calificată, eventual să formuleze și unele recomandări privind funcționalitatea și/sau conformitatea proceselor studiate.Caracteristicile sale definitorii sunt: coerența și omogenitatea acțiunilor întreprinse, repetitivitatea, normalizarea metodelor de lucru și independența auditorului.

Specialiștii în domeniu afirmă în mod constant că auditul este un demers specific ce nu trebuie confundat cu alte tehnici de investigare a situațiilor organizațiilor și a structurilor economico – sociale,cum ar fi: controlul, expertiza, inspecția, studiile, medierea etc. Într-adevăr, auditul este o manieră particulară de cunoaștere pragmatică a realității punctuale interne a entității auditate, bazată pe procedee de studiu ex-post comune, dar și pe unele proceduri specifice, începând cu observarea directă a actelor și faptelor, calcule statistice, diagrame, teste de conformitate, chestionarea scrisă sau orală etc.

Auditul nu este o sentință – exprimarea unei opinii favorabile sau defavorabile cu privire la un lucru, o situație etc. Auditorii lucrează cu o bază de date cuprinzătoare asupra situațiilor analizate,construită pe fapte și dovezi tangibile, ce va permite identificarea criteriilor obiective de audit.

De asemenea, nu se confundă nici cu inspecția, care este o activitate de control sau de anchetă realizată pe baza unui ordin de misiune, generat de un anumit eveniment petrecut sau de o dorință a managerului, de o entitate specializată.

Ancheta constă în studiul metodic al realității faptelor și actelor pe bază de dovezi palpabile,folosind tehnica chestionarelor, interviul; este ea însăși instrument de cercetare în audit, dar trebuie completată cu alte instrumente de lucru, cum ar fi, de exemplu, evaluarea.

Evaluarea este o procedură de cunoaștere în audit, care urmărește să stabilească expresia cantitativă sau valorică atribuită unui obiectiv/rezultat, pe baza criteriilor de audit/referențialelor anterior stabilite, pe baza cărora se vor preciza punctele forte și/sau slabe identificate și sursele de oportunități sau pericole. Evaluarea unei funcțiuni a organizației, pornind de la principiul că orice proces economic – social este, concomitent, consumator de resurse și generator de efecte, presupune o examinare a intrărilor – mijloace și resurse alocate – comparativ cu rezultatele obținute.

În auditul funcțional sau în cel de anticipație are sensul de apreciere circumstanțială a gradului de realizare a unei politici, a unui program sau a unui proiect.

În cazul auditului de conformitate, este o procedură cognitivă ce permite conștientizarea mizelor, impacturilor și consecințelor din identificarea anomaliilor și stabilirea ecarturilor dintre situațiile analizate și exigențele standardizate sau reglementate.

În funcție de câmpul de aplicație și de obiectivele fixate, putem discuta de audit financiar –contabil, fiscal social, juridic, operațional, informatic etc.

Din punctul de vedere al raporturilor cu managementul organizației, identificăm două tipuri de audit: audit intern și audit extern.

Auditul extern este independent de organizația cercetată, de managementul acesteia, având menirea de a certifica regularitatea, sinceritatea și imaginea fidelă a conturilor, rezultatelor financiare,a situațiilor etc. Operatorul/auditorul va exprima opinia sa independentă și calificată în fața managerilor, însă aceasta va servi tuturor celor interesați: acționari, bancheri, clienți, furnizori,autorități de tutelă etc. Auditul extern poate fi o activitate reglementară, executată de persoane juridice/fizice numite sau o misiune contractuală, permanentă sau ocazională, stabilită de comun acord de auditor și entitatea auditată.

Auditul intern este “tot ceea ce ar trebui să facă un manager pentru a se asigura că are un bun control asupra situațiilor, dacă ar avea timp și dacă ar ști cum să procedeze”2.

2.2.Acte normative

Actele normative care reglementează auditul în România sunt:

– Ordonanța de urgență nr.75/1999 privind activitatea de audit financiar

– Ordonanta nr.67/2002 pentru modificarea și completarea O.U.G.75/1999 privind activitatea de audit financiar

– Norme de audit C.E.C.A.R. 1999

– O.M.F.P. 1752/2005 pentru aprobarea reglementărilor contabile conforme cu directivele europene.

2 Jacques Renard – “Theorie et pratique de l’audit interne”, Editions d’Organisation, Paris, France, 2002

2.3 Organizarea auditului

În vederea atribuirii și retragerii calitătii de auditor, precum și a organizării și coordonării activității de audit financiar, se înființeazã Camera Auditorilor din România, persoană juridică, ca organizație profesională de utilitate publică fără scop lucrativ.

Camera Auditorilor Financiari din România este reprezentată de persoana juridică autonomă,organizație profesioanală de utilitate publică fără scop lucrativ, care organizează,coordonează și autorizează desfașurarea activității de audit financiar în România.

Camera Auditorilor Financiari din România are ca organe de conducere:

– Conferința

-Consiliul Camerei

– Biroul permanent al Consiliului Camerei.

Regulamentul de organizare și funcționare a C.A.F.R. cuprinde în principal prevederi referitoare la:

– Organele de conducere a camerei și modul de desemnare a acestora;

– Atribuțiile și răspunderile camerei;

– Regulile de atribuire sau retragere a calitătii de auditor financiar;

– Cerințele privind asigurarea pentru riscul profesional în exercitarea activității de audit financiar;

– Abaterile,sancțiunile și procedurile disciplinare.

2.4 Atribuțiile auditorului

Auditorul financiar este persoana fizica sau juridica care a dobândit aceasta calitate și este membră C.A.F.R.

Activitățile specifice auditorului financiar:

Activitatea de audit financiar;

Activitatea de audit intern;

Activități de consultanță financiar-contabilă și fiscală (cu respectarea reglementărilor în domeniu);

Activități de expertiză contabilă;

Activități de asigurare a managementului financiar-contabil;

Activități de evaluare (membru A.N.E.V.A.R.);

Activități de organizare judiciară și lichidare(Legea 65/1995 republicată privind procedura reorganizării judiciare și a falimentului;(membru U.N.P.R.L.);

Condițiile îndeplinite de auditorii financiari în exercitarea profesiei:

– Independență

– Obiectivitate

– Integritate profesioanală.

Exercitarea profesiei de auditor financiar

Auditorul financiar poate să-si exercite independent profesia numai dacă îndeplinește cumulativ următoarele condiții:

– are calitatea de auditor financiar;

– este membru al Camerei, persoană activă;

– îndeplinește condițiile de integritate în relațiile personale, profesionale, de afaceri.

Profesia de auditor financiar se exercită având la bază:

– Contractul de audit financiar care va cuprinde obligatoriu clauza de confidențialitate și eventuale condiții speciale adaptate de la caz la caz;

– Rapoartele de audit financiar;

– Viza anuală,respectiv autorizația pentru exercitarea profesiei.

Activitatea de audit intern

Entitățile economice ale căror situații financiare anuale sunt supuse potrivit legii auditului financiar sunt obligate să organizeze și să asigure exercitarea activității profesionale de audit intern.

Auditul intern reprezintă activitatea de examinare obiectivă a ansamblului activităților entității economice în scopul furnizării unei evaluări independente a managementului riscului,a controlului și proceselor de conducere a acestuia.

Obiectivele auditului intern:

– verificarea conformității activităților entității economice auditate cu politicile, programele și managementului acesteia în conformitate cu prevederile legale;

– evaluarea gradului de adecvare și aplicare a controalelor financiare și nefinanciare dispuse și efectuate de către conducerea unitații,în scopul creșterii eficienței activității entitații economice;

– evaluarea gradului de adecvare a datelor și/sau a informațiilor financiare și nefinanciare destinate conducerii pentru cunoașterea realităților din entitatea economică;

Protejarea elementelor patrimoniale bilanțiere și extrabilanțiere și identificarea metodelor de prevenire a fraudelor și pierderilor de orice fel.

Activitatea de audit intern se exercită în cadrul entității economice de către persoane din interiorul sau exteriorul acesteia care trebuie să respecte codul de etică pentru profesia de auditor intern.

Responsabilii pentru organizarea activitații de audit intern, coordonarea lucrărilor sau angajamentelor de audit și semnarea rapoartelor de audit intern trebuie, potrivit legii, să aibă calitatea de auditor financiar.

Registrul auditorilor

Potrivit legii (O.G.75/1999 republicată) auditorii financiari activi și nonactivi, persoane fizice și juridice sunt înscrisi în Registrul Auditorilor Financiari și publicați în M.O. al României.

Registrul va cuprinde cel puțin următoarele informații:

Persoanele fizice: nume, prenume, adresă, carnet, parafă,etc;

Persoane juridice: denumire, adresa societate, număr autorizatie,etc.

Succesiunea lucrărilor într-o misiune de audit financiar

Misiunea de audit presupune parcurgerea următoarelor etape:

A – acceptarea mandatului.

Înainte de a accepta mandatul, auditorul financiar trebuie să aprecieze posibilitatea de a îndeplini această misiune și să țină seama de unele reguli deontologice și de comportamentul profesional: independență,competență profesională, secret profesional.

B – orientarea și planificarea misiunii

În această etapă auditorul obține informații cu privire la particularitățile unității economice; zonele de risc; domeniile semnificative.

După cunoașterea globală a unității economice, auditorul are posibilitatea să își orienteze misiunea funcție de domeniile și sistemele semnificative, orientare ce are ca obiectiv identificarea riscurilor care pot avea o incidență semnificativă asupra programării și planificării misiunii.

Planul de misiune trebuie să conțină informații privind:

– Entitatea economică: denumire, structură organizatorică, locurile unde își desfășoară activitatea, istoricul societății, obiectul de activitate, informații despre conducerea societății;

-Informații cu privire la conturi: politici contabile utilizate, principiile contabilității, compararea evoluției indicatorilor din situațiile financiare anuale pe o perioadă de mai mulți ani;

-Sisteme și domenii semnificative: determinarea pragului de semnificație, identificarea conturilor semnificative, prezentarea zonelor de risc, identificarea punctelor forte ale sistemului și a atitudinii conducerii față de controlul intern.

-Misiunea: natura acesteia, principalele condiții pentru realizarea lucrărilor, confirmări de primit, intervenții al specialiștilor etc.

-Organizarea misiunii: numărul și nivelul membrilor echipei, utilizarea lucrărilor unor auditori interni, auditori financiari;

-Bugetul: determinarea orelor necesare pe feluri de lucrări, calculul costurilor estimate funcție de experiența membrilor echipei, compararea numărului orelor necesare cu limitele stabilite de normele profesionale și justificara diferențelor.

C – aprecierea controlului intern

Pornind de la orientările rezultate din planul de misiune, auditorul efectuează un studiu și o evaluare a sistemelor considerate semnificative, în scopul identificărilor eventualelor riscuri de eroare ce au fost identificate prin controlul intern. Obiectivul urmărit prin aprecierea controlului intern este de a determina în ce măsură auditorul financiar se poate sprijini pe acest control. În această etapă, auditorul se află în fața unor decizii extrem de importane și anume:

-alegerea procedurilor de examinat;

-decizia de a stabili dacă procedurile reținute trebuie să facă obiectul unei evaluări a controlului intern;

-alegerea tehnicilor de descriere și evaluare ce trebuie aplicate;

-alegerea tehnicilor de sondaje;

Decizia finală luată funcție de rezultatele sondajelor în legătură cu programul de control al conturilor.

Controlul intern se finalizază cu un raport al auditorului în care acesta semnalează conducerii observațiile pe care le are asupra controlului intern.

Acest raport trebuie să conțină:

-nota de introducere și sinteză, ce are ca scop prezentarea misiunii, a locului și rolului activității de apreciere a controlui intern; concluziile raportului; data și semnătura;

-sumarul raportului – urmează imediat după nota de sinteză și poate fi prezentat în diverse feluri:

-recapitularea diferitelor titluri și puncte care vor fi reluate în partea de „detalii”;

reluarea în sinteză a tuturor slăbiciunilor constatate

Detaliile raportului – corespund cu ceea ce este prezentat în sumar. Fiecare detaliu prezentat trebuie să conțină următoarele informații:

-descrierea punctelor slabe constatate;

-consecințe și incidențe asupra conturilor anuale;

-sfaturi și măsuri care permit ameliorarea situației.

D – controlul conturilor

Această etapă are ca obiectiv reunirea elementelor probante suficiente pentru a putea exprima o opinie motivată asupra conturilor anuale.

Pentru stabilirea programului de control al conturilor auditorul va utiliza:

-planul de misiune;

-foaia de sinteză a aprecierii controlului intern.

Tehnicile de control utilizate pentru obținerea elementelor probante sunt:

-inspecția fizică și observația care constau în examinarea activelor, conturile, și maniera de aplicare a procedurilor de control;

-confirmarea directă – obținerea de la terții entității a informațiilor asupra soldurilor conturilor bilaterale și a operațiunilor derulate;

-examinarea documentelor primite de entitate care servesc ca piese justificative privind controlul operațiilor respective;

-examinarea documentelor emise de entitate,

-analize, estimări și confruntări între informații și documente;

-controlul aritmetic;

-informații verbale obținute de la conducere și alți salariați.

Dat fiind numărul mare de operații efectuate de entitate, auditorul nu poate verifica integral rulajele sau soldurile unui cont, el caută elementele probante pe un eșantion adecvat utilizând tehnica sondajului.

Tehnici de control

Sondajul

Tehnică ce constă în selecționarea unui număr sau părți dintr-o mulțime și extrapolarea rezultatelor obținute asupra eșantionului la întreaga mulțime. Alegerea naturii mulțimii este foarte importantă, aceasta trebuind să fie comparabilă cu obiectivul urmărit.

Exemplu: pentru a verifica că toate recepțiile au dus la contabilizarea facturilor respective, masa de bază trebuie să o constituie notele de recepție și nu facturile contabilizate.

Efectuarea sondajului presupune parcurgerea următoarelor etape:

-alegerea tehnicilor de lucru;

-determinarea mărimii eșantionului;

-selecționarea eșantionului;

-studiul eșantionului;

-evaluarea rezultatelor;

-concluziile sondajului.

Dacă concluzia finală este că anomaliile sau erorile din mulțimea controlată depășesc rata de anomalii sau de erori așteptată, auditorul trebuie să se întrebe dacă nu este necesară repunerea în cauză a aprecierii sale asupra controlului intern.

Observația fizică

Se referă la existența bunului în cadrul entității. Ea se realizează pe baza inventarierii, efectuată de comisia de inventariere la care se recomandă să asiste și auditorul financiar.

Confirmarea directă

Reprezintă procedura care constă în a cere unui terț (care are legătură de afaceri cu entitatea auditată ) să confirme direct auditorului informații privind efectuarea operațiunilor, realitatea soldurilor în conturi.

Examinarea conturilor anuale

Permit auditorului să obțină unele elemente probante pe baza cărora să tragă concluzii cu privire la diferitele posturi și/sau conturi anuale.

Examinarea conturilor anuale are ca obiect confirmarea faptului că:

Situațiile financiare anuale sunt coerente, concordă cu datele din contabilitate, sunt prezentate conform principiilor și reglementărilor contabile în viguare și țin cont de evenimentele posterioare închiderii exercițiului financiar;

Politicile contabile aplicate de entitate și notele explicative oferă informații privind activitatea desfășurată de entitate.

E. Lucrările de sfârșit de misiune

În această etapă, auditorul face o sinteză a concluziilor și constatărilor rezultate, verifică coerența conturilor anuale cu diversele situații obținute și se asigură că dispune de toate elementele de apreciere pentru justificarea deciziilor sale.

F&G. Stabilirea opiniei și redactarea raportului

În activitatea desfășurată, auditorul financiar trebuie să întocmească 2 dosare:

Dosarul exercițiului;

Dosarul permanent.

A. Dosarul exercițiului- cuprinde toate elementele unei misiuni, permițând asamblarea tuturor lucrărilor, de la organizarea misiunii, la sinteză și la formularea raportului.

În mod uzual, acest dosar cuprinde:

Planificarea misiunii:

-programul general de lucru;

-note asupra utilizării lucrărilor de control efectuate de alți specialiști;

-datele și duratele vizitelor,locurile de intervenție;

-compunerea echipei;

-data pentru emiterea raportului de audit;

-bugetul de timp și realizarea lui.

Supervizarea lucrărilor:

-note asupra studierii dosarelor și stabilirea soluțiilor la problemele ridicate;

-programarea lucrărilor, executarea lucrărilor, concluziile lucrărilor, conținutul raportului.

Aprecierea controlului intern:

-evaluarea punctelor tari, punctelor slabe și a zonelor de risc;

-întocmirea unor foi de lucru, privind: bazele de stabilire a sondajelor asupra funcționării sistemului, detalii asupra sondajelor efectuate;

-comentarii asupra anomaliilor descoperite.

Obținerea de elemente probante:

-programul de lucru al echipei;

-foi de lucru cuprinzând: obiectivul, detalii asupra lucrărilor efectuate, eventuale comentarii, concluzii;

-documente sau copii de documente justificând cifrele examinate;

-detalii asupra lucrărilor efectuate, comparații și explicații ale lucrărilor, concluzii;

-sinteză generală a rezultatelor pe diferitele etape ale misiunii.

Dosarul exercițiului este bine să fie împărțit pe secțiuni (părți) pentru a ușura utilizarea sa. În general, se folosește o împărțire în 6 secțiuni simbolizate de la A la F, astfel:

E.A. (Dosarul exercițiului – secțiunea A): sinteză, planificare și rapoarte,cuprinde elemente privind sinteza misiunii, planul misiunii, bugetul de timp și diverse rapoarte.

E.B. (Dosarul exercițiului – secțiunea B): aprecierea controlului intern: cuprinde elemente referitoare la exercițiul financiar expirat și mai ales la verificarea funcționării controlului intern.

E.C. (Dosarul exercițiului – secțiunea C): controlul conturilor: cuprinde foi de lucru asuora conturilor din bilanț și a rezultatului financiar.

E.D. (Dosarul exercițiului – secțiunea D): studiul lucrărilor efectuate de terți: cuprinde rapoarte de audit, rapoarte de evaluare, de expertiză contabilă, procese-verbale de control.

E.E. (Dosarul exercițiului – secțiunea E): lucrări specifice: conține foile de lucru privind lucrările de audit specifice, lucrările în suspensie, lucrări rămase pentru o viitoare intervenție.

E.F. (Dosarul exercițiului – secțiunea F): intervenții conexe: conține documente și foi de lucru privind evenimente particulare, operațiuni contabile particulare (creștere sau reducere de capital, avansuri acordate din dividende).

Dosarul permanent

Unele documente și informații primite și analizate în cursul diferitelor etape ale misiunii de audit, pot fi folosite pe toată durata mandatului. Ele nu au nevoie să fie cercetate în fiecare an. Clasarea lor într-un dosar separat (dosarul permanent) permite utilizarea lor ulterioară în misiunea de audit.

Dosarul permanent permite deci evitarea repetării în fiecare an a unor lucrări și transmiterea de la un exercițiu la altul a elementelor de cunoaștere a întreprinderii.

Elementele caracteristice dosarului permanent sunt:

-Istoricul societății;

-Organigrama;

-Persoanele care angajează întreprinderea (cele care au dreptul la semnătură);

-Conturile anuale pe ultimele exerciții;

-Note asupra statutului societății;

-Procese verbale ale AGA și CA;

-Lista acționarilor/asociaților.

Dosarul permanent se organizează în secțiuni (subdosare;părți) simbolizate de la A la F, după cum urmează:

P.A. (Dosarul permanent – secțiunea A): generalități: informații legate de organizare întreprinderii, documente utilizate;

P.B. (Dosarul permanent – secțiunea B): controlul intern: diverse analize ale controlului intern;

P.C. (Dosarul permanent – secțiunea C): conturile anuale: situațiile financiare anuale din ultimii 3 ani/ ultimele 3 exerciții financiare consecutive;

P.D. (Dosarul permanent – secțiunea D): analize permanente, evoluții ale posturilor bilanțiere;

P.E. (Dosarul permanent – secțiunea E): fiscal și social: documente privind mediul fiscal și social al întrepinderii;

P.F. (Dosarul permanent – secțiunea F): juridic: statute, procese-verbale ale AGA și CA, contacte ale societății.

STRUCTURA RAPORTULUI DE AUDIT

1.Titlul raportului;

2.Destinatarul- AGA sau CA;

3.Paragraful introductiv- cuprinde:

– identificarea conturilor anuale auditate;

mențiune a responsabilității conducerii entității și auditorului.

„ Noi am procedat la auditarea bilanțului S.C…………… încheiat la 31 DEC anul N, a contului de profit și pierdere, situației fluxurilor de trezorerie, modificării capitalului propriu și notelor la bilanț. Aceste conturi anuale au fost stabilite sub responsabilitatea conducerii entității. Responsabilitatea noastră este, pe baza auditului nostru, să exprimăm o opinie asupra acestor conturi anuale”.

Un paragraf prezentând întinderea lucrărilor și natura unei lucrări de audit:

Raportul auditorului trebuie să descrie întinderea lucrărilor de audit, menționând că ele au fost îndeplinite conform Standardelor Internaționale de Audit și Normelor sau practicilor naționale.

Raportul trebuie să precizeze că auditul a fost planificat și executat de o manieră care să asigure, în mod rezonabil că, conturile anuale nu comportă anomalii semnificative.

Raportul trebuie să indice că auditul efectuat furnizează o bază rezonabilă a expresiei de opinie.

„Noi am realizat auditul conform SIA și Normelor naționale. Aceste norme precizează că auditul nostru trebuie să fie planificat și realizat în scopul de a obține o asigurare rezonabilă că, conturile anuale nu comportă anomalii semnificative. Un audit constă în examinarea pe bază de sondaje, elemente probante care să justifice sumele și informațiile conținute în conturile anuale; el constă, de asemenea, în a evalua principiile și metodele contabile folosite și estimările semnificative făcute de către conducerea entității, pentru închiderea conturilor anuale cât și în a efectua o revedere a prezentării de ansamblu. Estimăm că auditul efectuat furnizează o bază rezonabilă a exprimării opiniei noastre”.

4.Un paragraf al opiniei

Raportul de audit trebuie să prezinte clar opinia auditorului asupra faptului de a ști dacă conturile anuale dau o imagine fidelă ( sau sunt prezentate de o manieră fidelă în toate aspectele lor semnificative) în acord cu referințele contabile și dacă e cazul, dacă ele sunt conforme prevederilor legale sau statutare.

„După părerea noastră, conturile anuale dau o imagine fidelă ( sau prezintă de o manieră fidelă, în toate aspectele lor semnificative) situația financiară a societății la 31 DEC anul N în conformitate cu Normele Internaționale și Naționale”.

5.Data raportului

Raportul auditorului trebuie să poarte data de la sfârșitul lucrărilor de audit. Utilizatorul extern este astfel informat că auditorul a apreciat efectele asupra conturilor anuale și asupra raportului său ale evenimentelor și tranzacțiilor intervenite după data bilanțului și data întocmirii raportului, de care el a avut cunoștință.

6.Adresa auditorului;

7.Semnătura auditorului (Nume, prenume).

MODELE ALE RAPORTULUI AUDITORULUI

Raportul auditorului poate exprima opinie:

-fără rezerve;

-cu rezerve;

-imposibilitatea exprimării unei opinii;

-dezacord asupra principiilor contabile (opinie cu rezerve);

-dezacord asupra principiilor ontabile (informații insuficiente)- opinie cu rezerve;

-dezacord asupra principiilor contabile (informații insuficiente)- opinie defavorabilă.

Opinia fără rezerve

„Noi…………………………

După părerea noastră, conturile anuale dau o imagine fidelă situațiilor financiare anuale la 31 DEC anul N și sunt conforme cu prevederile legale și statutare”.

Opinia cu rezerve- limitarea întinderii lucrărilor

„Noi……………………………

Noi nu am putut asista la inventarul fizic efectuat în luna DEC anul N, întrucât am fost desemnați auditori ulterior acestei date.

După părerea noastră, cu excepția incidenței ajustărilor care ar fi putut să se realizeze dacă noi am fi efectuat controlul fizic al cantităților, conturile anuale dau o imagine fidelă…………….”

Imposibilitatea exprimării unei opinii

„Dumneavoastră ne-ați încredințat misiunea de a proceda la auditul situațiilor financiare. Aceste conturi anuale au fost stabilite sub responsabilitatea conducerii.

Noi nu am fost în măsură să asistăm la inventarul fizic, nici să procedăm la confirmarea directă a conturilor de clienți din cauza limitării întinderii lucrărilor noastre, impusă de către direcțiune. Având în vedere importanța faptelor expuse mai sus, noi nu ne exprimăm opinia asupra conturilor anuale”.

Dezacord asupra principiilor contabile – metode contabile neadecvate (opinie cu rezerve)

„ Noi………………………………..

Astfel, după cum este explicat în Nota X anexată, nu s-au constatat amortismente în conturile anuale. Această practică nu este în opinia noastră în acord cu………………………………….?

Trebuie reținut că auditul intern este o funcție a managementului, este o profesie care nu improvizează și, ca atare,trebuie să fie realizată de către specialiști.

Bibliografie* Note de curs-Baltes Nicolae

Auditul intern este apanajul unui / unor salariați ai organizației care lucrează în folosul managerilor săi, punând în evidență nivelul de stăpânire asupra activităților; în cazul în care constată disfuncții, aceștia pot face recomandări de îmbunătățire.

Auditorul intern este un consultant cu autonomie în a formula recomandări, și nu un controlor; această autonomie îi este conferită de normele de referință, metodele și instrumentele adecvate de care dispune, însă activitatea sa trebuie să se încadreze în normele deontologice fixate de normele de audit intern.

La baza auditului se află referențialele (numite “criterii de audit”, conform normelor ISO 9000), sisteme de criterii specifice fiecărui demers de audit, prin care se definește ansamblul exigențelor sau prescripțiilor (norme, modele, directive, obiective, reglementări, ghiduri etc.), impuse organizației (exogene) sau definite de manageri (endogene), la care auditorul se va raporta în realizarea comparației dintre starea de fapt și starea dorită sau proiectată.

Principala caracteristică a unui sistem referențial, privit, ca mai sus, drept element constitutiv al demersului de audit, o reprezintă specificitatea acestuia pentru fiecare misiune de audit, indiferent dacă este prestabilit, prescris, elaborat în cadrul fazei de analiză și investigare sau dacă este completat în urma derulării unei faze de evaluare.

Nu există un sistem de criterii general valabil, așa după cum nu există o rețetă universal valabilă care, odată aplicată, să asigure un audit complet și un rezultat garantat. Raționamentul auditorului este cel care va prevala în ultimă instanță, fapt care face ca printre valențele conferite acestuia să se afle, alături de aplicarea unor norme antefezate, și adoptarea unor reguli de eficacitate și eficiență constituite pe linia demersului de audit, experimentate și validate, precum și imaginarea,conceperea și elaborarea unor criterii de referință dezirabile și posibile.

Rezultă din aceasta existența a trei categorii de referențiale de care uzează auditorul pentru o evaluare obiectivă și care să îl conducă la o decizie în cunoștință de cauză – referențiale (criterii) normative predesemnate, impuse, referențiale constituite din dispozitive, procese de eficacitate construite pe linia demersului de audit experimentate și validate și, în sfârșit, referențiale reprezentate prin situații, acțiuni, finalități, proiecții de imagini, simulări – ale căror repere constitutive (numerotate de la 1 la 9 în figura de mai jos) se aplică separat sau combinat în funcție de tipul de audit.

Referențiale

Tipuri de audit

A

(normative,predesemnate)

B

(dispozitiv de eficacitate construit,experimentat)

C

(proiecții de imagini, simulări)

De situație 1 2 3

De funcționare 4 5 6

De anticipare 7 8 9

Figura 1 Tipologia referențialelor

Clasificarea auditurilor ca în figura 1 are la bază trei ipoteze fundamentale de raționament –deterministă, probabilistică și de impredictibilitate – aplicabile în această ordine auditului de situație (reperele 1 și 2), de funcționare (reperele 5 și 6), respectiv celui de anticipare (reperul 9).

Obiectivul final al procesului de audit, indiferent de tipul acestuia, constă în îmbunătățirea utilizării informației, prin comunicarea rezultatelor către utilizatorii interesați.3

Comunicarea rezultatelor îmbracă forma unor recomandări și impune anumite rigori auditorului, profesionistului în domeniu care, aflat în fața unui mediu complex, incert în ceea ce privește rezultatele și impactul activităților, trebuind să dea răspuns la două principale întrebări (ce trebuie/ar trebui făcut și cum să se facă), formulează recomandări de orientare generală și/sau sfaturi practice prin care să se indice, cu mai multe sau mai puține detalii, direcțiile de acțiune și mijloacele adecvate, menite să aducă ameliorări calitative și cantitative, să corecteze situațiile întâlnite.

Formularea recomandărilor se realizează pe baza unei concluzii, a unui diagnostic elaborat după derularea procesului de investigare și evaluare, în momentul în care constatările efectuate sunt suficiente pentru enunțarea problemei, indicarea naturii sale, a cauzelor care au generat simptomele observate, a consecințelor sale efective sau posibile.

Revenim cu privire la rigorile impuse auditorului, care nu poate emite o recomandare decât în măsura în care aceasta este efectiv realizabilă, viabilă, acceptabilă din punctul de vedere al actorilor, se bazează pe dovezi tangibile, elemente probante/probe de audit (ISA 110), este programabilă și bugetabilă (se poate elabora un program, respectiv un buget pentru punerea ei în practică), corespunde principiilor morale și etice și nu contravine normelor legislative în vigoare, sumă de condiții care delimitează rolul auditorului de cel al consilierului sau al expertului.

Auditorul nu trebuie să intervină nici în punerea în practică a măsurilor corective și ameliorative stabilite, nici în urmărirea realizării lor. În condițiile în care conceptul de audit se rafinează tot mai mult, diferitele tipuri de audit, scopul acestora și chiar mijloacele și tehnicile utilizate fiind într-o continuă evoluție și adaptare la transformările din mediu, ca în orice alt domeniu ce se bazează pe economic și/sau social, este necesară o pregătire profesională continuă din partea auditorului.

CAP.3 AUDITUL INTERN ÎN INSTITUȚIILE PUBLICE

3.1Ce este auditul public intern

Auditul în instituțiile publice este reglementat de Legea 672/19.12.2002 privind auditul public intern.

Auditul public intern este activitatea funcțional independentă și obiectivă, care dă asigurari și consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor publice, perfectionând activitațile entitații publice; ajută entitatea publică să își îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică și metodică, care evalueaza și îmbunătățește eficiența și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare;

a) control intern – ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entității publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanță cu obiectivele acesteia și cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient și eficace; include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele și procedurile;

b) control financiar public intern -întregul sistem de control intern din sectorul public, format din sistemele de control ale entitaților publice, ale altor structuri abilitate de Guvern și dintr-o unitate centrală care este responsabilă de armonizarea și implementarea principiilor și standardelor de control și audit;

c) economicitate – minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activitati, cu menținerea calității corespunzătoare a acestor rezultate;

d) eficacitate – gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activități și raportul dintre efectul proiectat și rezultatul efectiv al activității respective;

e) eficiența – maximizarea rezultatelor unei activitați în relație cu resursele utilizate;

f) entitate publică – autoritatea publică, instituția publică, compania/societatea natională, regia autonomă, societatea comercială la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acționar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice și/sau patrimoniu public;

g) fonduri publice – sumele alocate din bugetul de stat, bugetele locale, bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului, bugetele instituțiilor publice autonome, fondurile provenite din credite externe contractate sau garantate de stat și a căror rambursare, dobânzi și alte costuri se asigură din fonduri publice și din fonduri externe nerambursabile;

h) institutie publică – include Parlamentul, Administrația Prezidentială, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administrației publice, alte autorități publice, instituții publice autonome, precum și instituțiile din subordinea acestora, indiferent de modul de finanțare a acestora;

i) instituție publică mică – instituția care derulează un buget anual de până la nivelul echivalentului în lei a 100.000 euro pe o perioadă de 3 ani consecutiv;

j) patrimoniu public – totalitatea drepturilor și obligațiilor statului, unitaților administrativ-teritoriale sau ale entitaților publice ale acestora, dobândite sau asumate cu orice titlu; fac parte din patrimoniul public drepturile și obligațiile referitoare atât la bunurile din domeniul public, cât și din domeniul privat al statului și al unităților administrativ-teritoriale;

k) circuitul auditului – stabilirea fluxurilor informațiilor, atribuțiile și responsabilitațile referitoare la acestea, precum și arhivarea documentației justificative complete, pentru toate stadiile desfășurării unei acțiuni, care să permită totodată reconstituirea operațiunilor de la suma totală până la detalii individuale și invers.

3.2Organizarea auditului public intern

1. Obiectivele auditului public intern sunt:

a) asigurarea obiectivă și consilierea, destinate să îmbunătațească sistemele și activitățile entitătii publice;

b) sprijinirea îndeplinirii obiectivelor entitătii publice printr-o abordare sistematica și metodică, prin care se evalueaza și se îmbunătațește eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor administrării.

2 .Sfera auditului public intern cuprinde:

a) activiățile financiare sau cu implicații financiare desfășurate de entitatea publică din momentul constituirii angajamentelor până la utilizarea fondurilor de către beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din asistenta externă;

b) constituirea veniturilor publice, respectiv autorizarea și stabilirea titlurilor de creantă, precum și a facilităților acordate la încasarea acestora;

c) administrarea patrimoniului public, precum și vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat/public al statului ori al unităților administrativ-teritoriale;

d) sistemele de management financiar și control, inclusiv contabilitatea si sistemele informatice aferente.

Auditul public intern este organizat astfel:

a) Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI);

b) Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI);

c) compartimentele de audit public intern din entitațile publice.

1. Se înființează Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI) pe lângă Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI), organism cu caracter consultativ, pentru a acționa în vederea definirii strategiei și a îmbunătățirii activității de audit public intern, în sectorul public.

2. CAPI cuprinde 11 membri, astfel:

a) președintele Camerei Auditorilor Financiari din România;

b) profesori universitari cu specialitate în domeniul auditului public intern – 2 persoane;

c) specialiști cu înalta calificare în domeniul auditului public intern – 3 persoane;

d) directorul general al UCAAPI;

e) experți din alte domenii de activitate, respectiv contabilitate publica, juridic, sisteme informatice – 4 persoane.

3. Membrii CAPI, cu excepția directorului general al UCAAPI, nu pot face parte din structurile Ministerului Finantelor Publice, iar modul de nominalizare a acestora se va stabili prin norme aprobate prin hotărâre a Guvernului.

4. CAPI va fi condus de un președinte ales cu majoritate simplă de voturi dintre membrii comitetului, pentru o perioadă de 3 ani; președintele convoacă întalnirile CAPI.

5. Regulamentul de organizare și funcționare a CAPI este aprobat de plenul acestuia, cu o majoritate de jumătate plus unu din voturi.

6. Secretariatul tehnic al CAPI este asigurat de UCAAPI.

7. Membrii CAPI vor primi o indemnizație de ședință egala cu 20% din nivelul echivalent salariului brut al secretarilor de stat; indemnizația se suporta din bugetul statului, prin bugetul Ministerului Finanțelor Publice.

În realizarea obiectivelor sale CAPI are următoarele atribuții principale:

a) dezbate planurile strategice de dezvoltare în domeniul auditului public intern și emite o opinie asupra direcțiilor de dezvoltare a acestuia;

b) dezbate și emite o opinie asupra actului normativ elaborat de UCAAPI în domeniul auditului public intern;

c) dezbate și avizează raportul anual privind activitatea de audit public intern și îl prezintă Guvernului;

d) avizează planul misiunilor de audit public intern de interes național cu implicații multisectoriale;

e) dezbate și emite o opinie asupra rapoartelor de audit public intern de interes național cu implicații multisectoriale;

f) analizează importanța recomandărilor formulate de auditorii interni în cazul divergențelor de opinii dintre conducătorul entitații publice și auditorii interni, emitând o opinie asupra consecințelor neimplemenării recomandărilor formulate de aceștia;

g) analizează acordurile de cooperare între auditul intern și cel extern referitor la definirea conceptelor și la utilizarea standardelor în domeniu, schimbul de rezultate din activitatea propriu-zisă de audit, precum și pregătirea profesională comună a auditorilor;

h) avizează numirea și revocarea directorului general al UCAAPI.

(1) În cadrul Ministerului Finanțelor Publice se constituie Uniunea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI), structurată pe compartimente de specialitate, în subordinea directă a ministrului finanțelor publice.

(2) UCAAPI este condusă de un director general, numit de ministrul finanțelor publice, cu avizul CAPI.

(3) Directorul general este funcționar public și trebuie să aibă o înaltă calificare profesională în domeniul financiar contabil și/sau al auditului, cu o competență profesională corespunzătoare, și să îndeplinească cerințele Codului privind conduita etică a auditorului intern.

În realizarea obiectivelor sale UCAAPI are următoarele atribuții principale:

a) elaborează, conduce și aplică o strategie unitară în domeniul auditului public intern și monitorizează la nivel național această activitate;

b) dezvoltă cadrul normativ în domeniul auditului public intern;

c) dezvoltă și implementează proceduri și metodologii uniforme, bazate pe standardele internaționale, inclusiv manualele de audit intern;

d) dezvoltă metodologiile în domeniul riscului managerial;

e) elaborează Codul privind conduita etică a auditorului intern;

f) avizează normele metodologice specifice diferitelor sectoare de activitate în domeniul auditului public intern;

g) dezvoltă sistemul de raportare a rezultatelor activității de audit public intern și elaborează raportul anual, precum și sinteze, pe baza rapoartelor primite;

h) efectuează misiuni de audit public intern de interes național cu implicații multisectoriale;

i) verifică respectarea normelor, instrucțiunilor, precum și a Codului privind conduita etică a auditorului intern de către compartimentele de audit public intern și poate iniția măsurile corective necesare, în cooperare cu conducătorul entității publice în cauză;

j) coordonează sistemul de recrutare și de pregatire profesională în domeniul auditului public intern;

k) avizează numirea/destituirea șefilor compartimentelor de audit public intern din entitățile publice;

l) cooperează cu Curtea de Conturi și cu alte instituții și autorități publice din România;

m) cooperează cu autoritațile și organizațiile de control financiar public din alte state, inclusiv din Comisia Europeana.

Compartimentul de audit public intern se organizează astfel:

a) conducătorul instituției publice sau,în cazul altor entități publice, organul de conducere colectivă are obligația instituirii cadrului organizatoric și funcțional necesar desfășurării activității de audit public intern;

b) la instituțiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entitați publice, auditul public intern se limitează la auditul de regularitate și se efectuează de către compartimentele de audit public intern ale Ministerului Finanțelor Publice;

c) conducătorul entitații publice subordonate poate stabili și menține un compartiment funcțional de audit public intern, cu acordul entității publice de la nivelul ierarhic imediat superior, iar dacă acest compartiment nu se înființează, auditul entitații respective se efectuează de către compartimentul de audit public intern al entitații publice de la nivelul ierarhic imediat superior.

(1) Compartimentul de audit public intern se constituie în subordinea directă a conducerii entitații publice și, prin atribuțiile sale, nu trebuie să fie implicat în elaborarea procedurilor de control intern și în desfășurarea activităților supuse auditului public intern.

(2) Conducătorul compartimentului de audit public intern este numit/destituit de către conducătorul entitații publice, cu avizul UCAAPI; pentru entitațile publice subordonate numirea/destituirea se face cu avizul organului ierarhic superior.

(3) Conducătorul compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea și desfașurarea activităților de audit.

(4) Funcția de auditor intern este incompatibilă cu exercitarea acestei funcții ca activitate profesională orientată spre profit sau recompensă.

3.3 Atribuțiile compartimentului de audit public intern sunt:

a) elaborează norme metodologice specifice entitații publice în care își desfășoară activitatea, cu avizul UCAAPI sau al organului ierarhic superior, în cazul entitaților publice subordonate;

b) elaborează proiectul planului anual de audit public intern;

c) efectuează activitați de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar și control ale entitații publice sunt transparente și sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficientă și eficacitate;

d) informează UCAAPI despre recomandările neînsușite de către conducătorul entității publice auditate, precum și despre consecințele acestora;

e) raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitațile sale de audit;

f) elaborează raportul anual al activitații de audit public intern;

g) în cazul identificării unor iregularități sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entitații publice și structurii de control intern abilitate.

3.4.Desfășurarea auditului public intern

Tipurile de audit sunt următoarele:

a) auditul de sistem, care reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere și control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcționează economic, eficace și eficient, pentru identificarea deficiențelor și formularea de recomandări pentru corectarea acestora;

b) auditul performanței, care examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor și sarcinilor entității publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor și apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele;

c) auditul de regularitate, care reprezintă examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale și metodologice care le sunt aplicabile.

Auditul public intern se exercită asupra tuturor activităților desfașurate într-o entitate publică, inclusiv asupra activităților entităților subordonate, cu privire la formarea și utilizarea fondurilor publice, precum și la administrarea patrimoniului public.

Compartimentul de audit public intern auditează, cel puțin o dată la 3 ani, fară a se limita la acestea, urmatoarele:

a) angajamentele bugetare și legale din care derivă direct sau indirect obligații de plată, inclusiv din fondurile comunitare;

b) plățile asumate prin angajamente bugetare și legale, inclusiv din fondurile comunitare;

c) vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al statului ori al unităților administrativ-teritoriale;

d) concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului ori al unităților administrativ-teritoriale;

e) constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare și stabilire a titlurilor de creanță, precum și a facilităților acordate la încasarea acestora;

f) alocarea creditelor bugetare;

g) sistemul contabil și fiabilitatea acestuia;

h) sistemul de luare a deciziilor;

i) sistemele de conducere și control, precum și riscurile asociate unor astfel de sisteme;

j) sistemele informatice.

Proiectul planului de audit public intern se elaborează de către compartimentul de audit public intern, pe baza evaluării riscului asociat diferitelor structuri, activități, programe/proiecte sau operațiuni, precum și prin preluarea sugestiilor conducătorului entitații publice, prin consultare cu entitațile publice ierarhic superioare, ținând seama de recomandările Curții de Conturi.

Conducătorul entitații publice aprobă anual proiectul planului de audit public intern.

Auditorul intern poate desfășura audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter exceptional, necuprinse în planul anual de audit public intern.

În realizarea misiunilor de audit auditorii interni își desfășoară activitatea pe bază de ordin de serviciu, emis de șeful compartimentului de audit public intern, care prevede în mod explicit scopul, obiectivele, tipul și durata auditului public intern, precum și nominalizarea echipei de auditare.

Compartimentul de audit public intern notifică structura care va fi auditată, cu 15 zile înainte de declanșarea misiunii de audit; în notificare se precizează scopul, principalele obiective și durata misiunii de audit.

Compartimentul de audit public intern notifică, de asemenea, tematica în detaliu, programul comun de cooperare, precum și perioadele în care se realizează intervențiile la fața locului, conform normelor metodologice.

Auditorii interni au acces la toate datele și informațiile, inclusiv la cele existente în format electronic, pe care le consideră relevante pentru scopul și obiectivele precizate în ordinul de serviciu.

Personalul de conducere și de execuție din structura auditată are obligația să ofere documentele și informațiile solicitate, în termenele stabilite, precum și tot sprijinul necesar desfășurării în bune condiții a auditului public intern.

Auditorii interni pot solicita date, informații, precum și copii ale documentelor, certificate pentru conformitate, de la persoanele fizice și juridice aflate în legatură cu structura auditată, iar acestea au obligația de a le pune la dispoziție la data solicitată. Totodată auditorii interni pot efectua la aceste persoane fizice și juridice orice fel de reverificări financiare și contabile legate de activitățile de control intern la care acestea au fost supuse, care vor fi utilizate pentru constatarea legalității și a regularității activității respective.

Reprezentanților autorizați ai Comisiei Europene și ai Curții de Conturi Europene li se asigură drepturi similare celor prevăzute pentru auditorii interni, cu scopul protejării intereselor financiare ale Uniunii Europene; acestia trebuie sa fie împuterniciți în acest sens printr-o autorizație scrisă, care să le ateste identitatea ți poziția, precum și printr-un document care să indice obiectul și scopul controlului sau al inspecției la fața locului.

Ori de câte ori în efectuarea auditului public intern sunt necesare cunosținte de stricta specialitate, conducătorul compartimentului de audit public intern poate decide asupra oportunității contractării de servicii de expertiză/consultantă din afara entității publice.

Auditorii interni elaborează un proiect de raport de audit public intern la sfârșitul fiecărei misiuni de audit public intern; proiectul de raport de audit public intern reflectă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile și recomandările. Raportul de audit public intern este însoțit de documente justificative.

Proiectul de raport de audit public intern se transmite la structura auditată; aceasta poate trimite,în maximum 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de vedere, care vor fi analizate de auditorii interni.

În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere compartimentul de audit public intern organizează reuniunea de conciliere cu structura auditată, în cadrul căreia se analizează constatările și concluziile, în vederea acceptării recomandărilor formulate.

Șeful compartimentului de audit public intern trimite raportul de audit public intern finalizat, împreună cu rezultatele concilierii, conducătorului entitații publice care a aprobat misiunea, pentru analiză și avizare; pentru instituția publică mică, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia. După avizare recomandările cuprinse în raportul de audit public intern vor fi comunicate structurii auditate.

Structura auditată informează compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandărilor, incluzând un calendar al acestora. Șeful compartimentului de audit public intern informează UCAAPI sau organul ierarhic superior, după caz, despre recomandările care nu au fost avizate; aceste recomandări vor fi însoțite de documentația de susținere.

Compartimentul de audit public intern verifică și raportează UCAAPI sau organului ierarhic superior, după caz, asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.

3.5.Cine sunt auditorii interni

Auditorii interni care sunt funcționari publici sunt selectați și au drepturile, obligațiile și incompatibilitațile prevăzute de Statutul funcționarilor publici.

Numirea sau revocarea auditorilor interni se face de către conducătorul entitații publice, respectiv de către organul colectiv de conducere, cu avizul conducătorului compartimentului de audit public intern.

Auditorii interni au un nivel de salarizare corespunzător ierarhiei acestei funcții în cadrul sistemului de salarizare a funcționarilor publici; totodată auditorii interni beneficiază de un spor pentru complexitatea muncii de 25%, aplicat la salariul de bază brut lunar.

Pentru auditorii interni care nu sunt funcționari publici selectarea, stabilirea drepturilor și obligațiilor se fac în concordanță cu regulamentele proprii de funcționare a entității publice.

Auditorii interni trebuie să își indeplinească atribuțiile în mod obiectiv și independent, cu profesionalism și integritate, conform prevederilor legale și potrivit normelor și procedurilor specifice activității de audit public intern.

Pentru acțiunile lor, întreprinse cu bună-credință în exercițiul atribuțiilor și în limita acestora, auditorii interni nu pot fi sancționati sau trecuți în altă funcție.

Auditorii interni nu vor divulga nici un fel de date, fapte sau situații pe care le-au constatat în cursul ori în legătură cu îndeplinirea misiunilor de audit public intern.

Auditorii interni sunt responsabili de protecția documentelor referitoare la auditul public intern desfășurat la o entitate publică.

Răspunderea pentru măsurile luate în urma analizării recomandărilor prezentate în rapoartele de audit aparține conducerii entitații publice.

Auditorii interni trebuie să respecte prevederile Codului privind conduita etică a auditorului intern.

Auditorii interni au obligația perfecționării cunoștințelor profesionale; șeful compartimentului de audit public intern, respectiv conducerea entității publice, va asigura condițiile necesare pregătirii profesionale, perioada destinată în acest scop fiind de minimum 15 zile pe an.

Persoanele care sunt soți, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entitații publice nu pot fi auditori interni în cadrul aceleiași entități publice.

Auditorii interni nu pot fi desemnați să efectueze misiuni de audit public intern la o structură/entitate publică dacă sunt soți, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectivă.

Auditorii interni nu trebuie implicați în vreun fel în îndeplinirea activităților pe care în mod potențial le pot audita și nici în elaborarea și implementarea sistemelor de control intern al entităților publice.

Auditorii interni care au responsabilități în derularea programelor și proiectelor finanțate integral sau parțial de Uniunea Europeană nu trebuie implicați în auditarea acestor programe.

Auditorilor interni nu trebuie să li se încredințeze misiuni de audit public intern în sectoarele de activitate în care aceștia au deținut funcții sau au fost implicați în alt mod; aceasta interdictie se poate ridica după trecerea unei perioade de 3 ani.

Auditorii interni care se găsesc în una dintre situațiile prevăzute mai sus au obligația de a informa de îndata, în scris, conducătorul entitații publice și șeful structurii de audit public intern.

CAP.4 STUDIU DE CAZ

Primarul, Viceprimarul și Consiliul Local,împreună cu funcționarii
angajați, constituie PRIMĂRIA ORAȘULUI.

PRIMĂRIA ORAȘULUI este o instituție publică cu activitate permanentă .

Consacrarea și aplicarea principiilor fundamentale ale separării puterilor
în stat – legislativă, executivă și judecătorească, impune ca autoritațile
administrației publice locale – respectiv Consiliile Locale și Primării – să
organizeze punerea în execuție și să execute în concret prevederile legilor,
ordonanțelor și hotărârilor Guvernului României, ordinelor prefectului
județului , a propriilor hotărâri și dispoziții – să vegheze la
stricta lor aplicare și respectare, asigurând în condițiile legii rezolvarea
problemelor privind dezvoltarea economică, socială a comunitații locale.

Primăria soluționează problemele curente ale colectivitații.

Primăria, ca instituție publică, urmărește respectarea cadrului legal al
desfașurării activității din comunitate, asigură soluționarea problemelor de
ordin edilitar și gospodăresc, menținerea ordinii publice, respectarea și
apărarea drepturilor omului, a dreptului de proprietate, precum și alte
atribuții date în competeță, prin Lege organică, respectiv Legea nr.
215/2001 privind administrația publică locala și a celorlalte legi speciale
pe domenii de reglementare.

Primăria asigură respectarea drepturilor și libertăților fundamentale ale
cetățenilor.

Serviciul investiții este parte a Serviciului Tehnic din cadrul Primariei conform organigramei.

Serviciul Investiții are următoarele atribuții:

-Întocmește programul anual și de perspectivă care se supune aprobării consiliului local, în domeniul investițiilor și reparațiilor de drumuri, pasaje, etc.

-Întocmește referatele privind promovarea investițiilor și lucrărilor publice în vederea aprobării de către consiliul local.

-Întocmește și supune aprobării consiliului local lista obiectivelor de investiții cu finanțare parțială sau integrală de la buget.

-Întocmeste și supune aprobării consiliului local propuneri de reparații drumuri, pasaje, etc.

-Asigură etapele de promovare a investiților proprii conform legislatiei în vigoare: avizări proiecte, licitație pentru adjudecări, finanțare.

-Face propuneri de buget pentru fiecare an și le fundamentează pentru activitatea de întreținere și reparații străzi.

-Organizează și controlează, împreuna cu societațile comerciale specializate, activitatea de întreținere și reparații străzi.

-Centralizarea unor date și studii statistice, necesare unor raportări solicitate de consiliul județean, Direcția de Statistică, MLPAT sau alte organe administrative la nivel național.

-Aplica legislația specifică în proiectare, regulamentul de urbanism și normativele din domeniu.

-Răspunde de exactitatea datelor înscrise în documentațiile ce le elaborează.

-Urmărește verificarea și decontarea lucrărilor de investiții și reparații proprii.

-Asigură resursele financiare pentru investițiile și lucrările de reparații ale Primăriei Sibiu și ale altor instituții care beneficiază conform legii de surse financiare de la bugetul local.

-Verifică documentațiile din punct de vedere tehnic, economic și încadrarea în termenul de proiectare și executare.

-Asigură prin proiectant proiectele și detaliile de execuție. Asigură respectarea soluțiilor tehnice avizate, aprobate.

-Întocmește "Cartea Construcției" la obiective de investitii conform legislației în vigoare.

-Conduce și actualizează saptămânal evidența lucrărilor de investiții și reparații executate din bugetul local.

-Urmărește executarea lucrărilor și prestațiilor cantitativ și calitativ în conformitate cu prevederile legale și respectarea disciplinei contractuale.

-Urmărește și asigură verificarea, confirmarea, situațiilor de lucrări și de plată și vizează facturile aferente.

-Se ocupă de elaborarea materialelor de informare către consiliul local și întocmirea referatelor pentru elaborarea dispozițiilor primarului.

-Întocmirea programelor anuale de achiziții publice pe baza propunerilor făcute de către Direcțiile și serviciile din cadrul Primăriei municipiului Sibiu, în funcție de gradul de prioritate.

-Estimarea valorii contractelor de achiziții în baza comunicărilor făcute de direcțiile și serviciile interesate, cu privire la alocațiile aferente fiecărei achiziții propuse.

-Asigură desfășurarea procedurilor de achiziții publice conform legislației în vigoare

a)întocmirea documentațiilor de elaborare și prezentarea ofertelor (DEPO) și lămurirea eventualelor neclarități legate de acestea;

b)asigurarea publicitații achizițiilor publice ( anunțuri de intenție, de participare și de atribuire )

c)întocmirea referatelor de necesitate pentru aprobarea procedurilor de achiziție publică;

d)întocmirea referatelor pentru numirea comisiilor de evaluare pentru atribuirea contractelor de achiziții publice;

e)asigură desfășurarea propriu zisă a procedurilor de achiziție publică de atribuirea contractelor de furnizare produse, servicii și lucrări;

f)întocmirea proceselor verbale la deschiderea ofertelor;

g)analizarea ofertelor depuse;

h)emiterea hotărârilor de adjudecare;

i)primirea și rezolvarea contestațiilor;

j)întocmirea rezoluțiilor la contestațiile depuse;

k)participarea la încheierea contractelor de achiziție publică;

l)urmărirea respectării contractelor de achiziții publice din punct de vedere al respectării valorilor și termenelor, confirmarea realității regularității și legalității plaților aferente contractelor făcându-se de compartimentele care au propus și solicitat achiziția publică respectivă.

-Asigură arhivarea documentelor serviciului în conformitate cu legislația în vigoare.

-Întocmește rapoarte și propuneri pentru emiterea dispozițiilor primarului.

-Asigură întocmirea băncii de date în vederea cuprinderii în rețeaua informatică a datelor tehnice, fizice și financiare ce decurg din domeniul investițiilor.

-Urmărește rezolvarea corespondenței în conformitate cu legislația în vigoare.

-Săptămânal, se va face analiza privind comunicarea la termen a răspunsului la cererile sau sesizările primite pentru soluționare.

-Serviciul exercită și alte atribuții stabilite prin legi sau alte acte normative, prin hotărâri ale consiliului local sau dispoziții ale primarului ori primite de la șefii ierarhici.

RAPORT DE AUDIT PRIVIND ACHIZIȚIILE DE PRODUSE ȘI SERVICII LA SERVICIUL INVESTIȚII DIN PRIMĂRIA MUNICIPIULUI SIBIU

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI SIBIU

COMPARTIMENT AUDIT INTERN

Str.S.Brukenthal nr.2,550178 Sibiu,România

Tel.004-0269-208800,fax.004-0269-208811

Nr…522/31.03.2007

RAPORT DE AUDIT

Structura auditată:Serviciul Investiții

Misiunea de audit intern:”Auditarea achizițiilor publice de produse și servicii”

1.DATE DE IDENTIFICARE A MISIUMII DE AUDIT

Misiunea de audit a fost efectuată de către dl.Lucian Roman,auditor în cadrul Compartimentului de audit intern.

Baza legală a acțiunii de auditare

Auditarea s-a făcut în baza:

-Planului anual de audit aprobat de dl.Primar al Municipiului Sibiu.

-Legii nr.672/2002,privind auditul public intern

– O.M.F.P. nr.38/2003,prin care se aprobă Normele Metodologice de aplicare a Legii nr.672/2002.

– Normele Profesionale ale auditului intern.

Durata acțiunii de auditare

Activitatea de auditare a fost efectuată în perioada 07.03-31.03.2007.

Perioada supusă auditării

S-a procedat la auditarea activitații desfășurate de către Serviciul Investiții în perioada 2003-2006.

Scopul acțiunii de auditare a constat în:

Verificarea modului de desfășurare a operațiunilor premergătoare licitațiilor,pe durata efectuării licitațiilor și finalizarea lor,prin încheierea contractelor de achiziții publice.

Obiectivele acțiunii de auditare cu urmărit dacă:

-există o planificare a achizițiilor publice și a fondurilor bugetare necesare,

-este analizată oportunitatea efectuării achizițiilor publice,

-s-a respectat publicarea operațiunilor de achiziții publice,

-s-au respectat cerințele legale cu privire la alegerea metodei de achiziție,

-s-au repectat cerințele legale cu privire la transparența și egalitatea tratării ofertelor,

-s-au repectat cerințele legale de desfășurare a operațiunilor de achiziții publice pentru fiecare metodă în parte(cerere de ofertă,negociere cu o singură sursa,etc.),

-în procesul de achiziție publică au fost folosite metodele cele mai bune pentru asigurarea eficienței și eficacității cheltuirii fondurilor bugetare și satisfacerii interesului public,

-contractele de achiziții publice de produse ,servicii sau lucrări au fost încheiate în conformitate cu hotărârile de adjudecare ale Comisiei de evaluare și cu Documentația de elaborare si prezentare a ofertei(D.E.P.O.)

Tipul de auditare:

S-a efectuat un audit de conformitate.

Metode și tehnici utilizate:

-verificarea dosarelor de achiziții publice în vederea determinării condițiilor de derulare a achizițiilor,

-examinarea actelor cuprinse în dosarele de achiziții pentru conformitate cu dispozițiile legale în materie,

– comparația între cerințele cuprinse în DEPO și cele stipulate în contractele de achiziții,

– Interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea și desfășurarea procedurilor de achiziții publice.

Documente și materiale verificate și examinate în cadrul Serviciului Investiții:

– planurile anuale de achiziții publice,

– dosarele de achiziții publice,

– contractele de achiziții publice,

– organigrama și fișele posturilor pentru salariații din cadrul serviciului.

Materiale întocmite pe timpul auditării:

-programul de audit,

– programul preliminar al intervenției la fața locului,

-Tabelul “Puncte tari și puncte slabe”,

-Fișe de identificare și analiză a problemei(F.I.A.P.-uri).

Organizarea Serviciului investiții:

Serviciul funcționează cu un numar de 10 posturi,din care vacante 4 și include un post de șef serviciu.Organigrama și funcționarea serviciului este conformă cu organigrama și cu regulamentul propriu de organizare și funcționare.Pentru toți salariații au fost întocmite fișe ale postului prin care s-au stabilit sarcinile de serviciu și relațiile ierarhice de subordonare.

Activități desfășurate în cadrul Serviciului Investiții:

-întocmirea documentațiilor de elaboarare și prezentare a ofertelor(DEPO)și lămurirea eventualelor neclarități legate de acestea,

– asigurarea publicității achizițiilor publice(anunțuri de intenție,de participare și de atribuire),

Întocmirea referatelor de necesitate pentru aprobarea procedurilor de achiziție publică,

-întocmirea referatelor pentru numirea comisiilor de evaluare pentru atribuirea contractelor de achiziții publice,

– asigură desfășurarea propriu zisă a procedurilor de achiziții publice pentru atribuirea contractelor de furnizare servicii,lucrări și achiziții de produse,

– întocmirea proceselor verbale la deschiderea ofertelor,

– analizarea ofertelor depuse,

– emiterea hotărărilor de adjudecare,

– primirea și rezolvarea contestațiilor,

-întocmirea rezoluțiilor la contestațiile depuse,

– participarea la încheierea contractelor de achiziție publică,

– întocmirea programelor anuale de achiziții publice pe baza propunerilor făcute de către Direcțiile și Serviciile din cadrul Primăriei Municipiului Sibiu,în funcție de gradul de proprietate.

Identificarea legilor aplicabile și a altor acte normative:

– O.U.G. nr.60/2001,privind achizițiile publice ,

– Legea nr.212/2002- pentru aprobarea O.U.G. nr.60/2001,privind achizițiile publice,

– H.G.R. nr.462/2001,pentru aprobarea normelor de aplicare ale O.U.G. nr.60/2001,

– H.G.R. nr.411/2005 pentru modificarea și completarea H.G.R. nr.461/2001,

– Ordinele M.F.P.nr.1012/2001,1013/2001 și 1014/2001,pentru elaorarea DSEPO pentru achiziția de produse,servicii,respectiv lucrări,

Legea nr.386/2003 pentru modificarea și completarea art.41 din O.U.G. nr.60/2001.

2.CONSTATĂRI

I.Cu privire la cadrul formal și organizatoric.

I.1 Fișele posturilor nu reflectă atribuțiile serviciului(așa cum sunt formulate în Regulamentul de organizare și funcționare),pe linia stabilirii concrete pe persoane a sarcinilor în domeniul achizițiilor publice.

I.2 Pentru anul 2003 nu s-a putut prezenta Planul anual al achizițiilor publice și pe cale de consecință șefa serviciului m-a informat că nu poate să-mi pună la dispoziție dosarele de achiziții publice aferente acestui an.

II Cu privire la conținutul dosarelor achizițiilor publice.

II.1 Constatări cu caracter general

II.1.a Lipsa din dosare a ofertelor depuse.Explicația care mi-a fost oferită a fost că ele sunt păstrate în altă parte .

CONSECINȚE.

Nu se poate constata cu precizie dacă câștigătorul licitației a fost stabilit în mod corect.

II.1.b.Lipsa din dosarele de achiziție publică a declarațiilor,semnate ale membrilor comisiilor de evaluare,cu privire la confidențialitate și imparțialitate,încălcând astfel prevederile art.22 din H.G.R.461/2001.

CONSECINȚE

Risc foarte mare din partea Autorității contractante în ceea ce privește contestarea și anularea procedurii de achiziție publică de către ofertanți.

II.1.c.Lipsa calculelor pentru emiterea costurilor lucrărilor sau produselor,în vederea lansării procedurii de achiziție publică,încălcând astfel prevederile art.8 alin.1 și ale art.52 alin.1 si 2 din H.G.R. 461/2001 și art.15 don OUT 60/2001..

CONSECINȚE

Posibile acceptări ale unor oferte supraevaluate.

II.2.Constatări punctuale.

Achiziții produse-Achiziție fibră optică

– Dispoziția de numire a comisiei de evaluare nr.1190/2005 a fost emisă în data de 31.05.2005(Raportul prin care se solicită numirea comisiei este datat tot în data de 31.05.2005),iar comisia a încheiat procesul-verbal de deschidere al ofertelor în data de 23.05.2005,încălcând astfel prevederile art.20 alin.1 din H.G.R. 461/2001.

CONSECINȚE

Invalidarea tuturor actelor emise de comisie,inclusiv stabilirea câștigătorului și încheierea contractului de achiziție publică.

Servicii de proiectare-Viabilizarea zonei industriale Aeroport-zona de extindere etapa a 2-a.

Contractul s-a încheiat după perioada de valabilitate a ofertei. (Aceleași consecințe ca mai sus)

Expertiza pentru determinarea stării tehnice a rețelei principale de străzi și de stabilire a ordinei de prioritate precum și evaluarea lucrărilor de reabilitare.

S.C.Beta Cops SRL a participat fara a fi invitată,încalcand prevederile art.9 litera d din OUT 60/2001.

CONSECINȚE

Acțiune în instanță din partea celorlalți ofertanți.

Achiziția de produse necesare pentru repararea,montarea,asistența tehnică pentru ornamentele ce se vor monta pe str.V.Milea,Alba Iulia,A.Saguna ,Rahovei,

Semaforului,Bâlea,Lungă,Coposu.

Lipsa Dispoziției de numire a comisiei de evaluare (aceleașă consecințe ca mai sus)

CONSECINȚE CU CARACTER GENERAL

Pentru toate încălcările la legislația în materie sunt posibile sancțiuni contravenționale din partea Direcției Generale a Finanțelor Publice a jud.Sibiu în conformitate cu prevederile art.98 lit.a și art.99 alin.1 din OUT 60/2001(amenda de la 2.000 -5.000 lei RON)

3.RECOMANDĂRI

1.Refacerea fișelor posturilor în care să se reflecte toate atribuțiile personalului desemnat să se ocupe de achizițiile publice și actualizarea lor în conformitate cu noua legislație în vigoare(OUT 34/2006,Legea 337/2006 de aprobare și modificare a OUT 34/2006,HGR 925/2006,cu privire la Normele de aplicare ale OUT 34/2006)

2.Înființarea în cadrul Serviciului Investiții a unui compartiment cu atribuții exclusive în domeniul achizițiilor publice(a fost înființat acest compartiment în 2003 dar ulterior s-a desființat).

Acest lucru este necesar deoarece legislația în domeniu este vastă și stufoasă cu multe termene intermediare(în funcție de procedura aleasă de achiziție),iar volumul fizic și valoric mare al achizițiilor presupune o atenție sporită în toate fazele de derulare ale achizițiilor.O specializare strictă ,pe acest domeniu,a 2-3 funcționari publici ar fi benefică pentru autoritatea contractantă,eliminandu-se sau diminuându-se mult riscurile care pot apărea în activitatea de încheiere și derulare a contractelor.Consider că această măsură este necesară și datorită deselor schimbări ale legislației în domeniu.

3.Având în vedere că noua legislație prevede că se pot achiziționa,prin cumpărare directă bunuri și servicii cu valoare până la 5000 euro(față de prevederile vechi de numai 2000 euro)și că această formă de achiziție va fi mai des utilizată recomand să se elaboreze de către Serviciul Investiții,norme procedurale interne generale,pentru acest tip de achiziție,completate de norme specifice pentru fiecare contract care urmează să fie încheiat(mai ales că unele produse sunt achiziționate ciclic;de ex.obiecte de inventar de mică valoare,tonere pentru imprimante,etc.)Aceste norme vor fi aprobate de către autoritatea contractantă.

4.Reducerea frecvenței în alegerea procedurii de achiziție a “ cererii de ofertă”(chiar dacă valoarea contractului de achiziție ne-ar permite alegerea acestei proceduri)în beneficiul procedurii “licitației deschise”.Această procedură,deși este puțin mai greoaie,determină mai multă transparență și înlătură sau diminuează mult posibilele înțelegeri dintre ofertanți.Această recomandare era prevazută și de vechea legislație(art.10 din OUT 60/2001).

5.Crearea unei baze proprii de date cu privire la prețurile practicate pe piață,mai ales pentru materiale de construcție,în vederea unei evaluări cât mai corecte a valorii contractelor de achiziție.

Auditor

Lucian Roman

BIBLIOGRAFIE

BOULESCU, M.,GHIȚĂ, M.,MAREȘ, V.Fundamentele auditului, București, Editura Didactică și Pedagogică,2001

DOBROȚEANU, L.,DOBROȚEANU, C. L.Audit – concepte și practici. Abordare națională și internațională,București, Editura Economică, 2002

RENARD, J. Théorie et pratique de l’audit interne, Paris, Editions d’Organisation, France, 2002

STOIAN Marian ADMINISTRAȚIE ȘI MANAGEMENT PUBLIC 2/2004 Auditul – atribut al unui management performant

Boulescu M.,Bârnea C.,Ispir O.,”Controlul financiar intern și audit intern la entitățiile publice”, Editura Economică, București,2004.

Boulescu M.,Bârnea C, Audit Financiar,Editura Fundației România de mîine,București 2006

Boulescu M., Ghiță M.,”Expertiză contabilă și audit financiar-contabi”l, București, Editura Didactică și Pedagogică, 1999.

Boulescu M., Ghiță M, Mareș V. “Fundamentele auditulu”,București,Editura economică, 2001.

Ghiță M., Popescu M., Auditul intern al instituțiilor publice : Teorie și practică, Editura CECCAR,2006

Ghiță M.,Mareș V., “Auditul performanței finanțelor publice”București, C.E.C.C.A.R.,2002

Ghiță M., Sprînceană M.,”Auditul intern al instituțiilor publice”,București Editura Tribuna Economică,2004.

Ghiță M.,”Auditul intern”, București Editura Economică 2004.

Ghiță M., Briciu S.,Tamas A. S., A. Socol, Ghiță V., Sas F., Bogdan I., Mareș V.,

Ghiță M., „Auditul intern – O nouă profesie,în Annales Universitatis Apulensis”,Series Oeconomica, Finanțe-Contabilitate,2006.

Miculescu O. “Management comparat, Auditul Vector esențial privind perfecțiunea managementului instituției publice”, Editura Economică București 2001

Mitroi F.”Auditul de performanță concepții perspective” – Editura Societății Adevărul S.A, 1999

Oprean I. ,”Control si audit financiar- contabil”, Deva, Editura Itelcredo,2002

Oprean I „Întocmirea și auditarea bilanțului contabil”, Intelcredo Deva 1997

Popa Ș., Ionescu C., „Audit în medii informatizate” , Editura Expert 2005.

Pereș C., Constantin V., „Auditul intern”, Alba Iulia, Editura Ulise, 2005.

Stoian A, Țurlea E. „Auditul contractual” Ed. Economică 2001

IFACI –Institutul de Audit și Control Intern, „Norme profesionale ale auditului intern”, editată de Ministerul Finanțelor Publice printr-un proiect finanțat de PHARE, București, 2004,

Tribuna Economică Nr.35/2006, p.54, -„Auditul intern, organizare, structură, proceduri, relații, atestare”- Ghiță M.

Tribuna Economică Nr. 36/2006, p.52, „Cunoașterea de către auditor a obiectivelor și performanțelor financiare ale entității”.

Tribuna Economică Nr.37/2006, p.55 –“Controlul intern și auditul public la consiliile locale”, Greceanu .V.

Tribuna Economică nr.5/2007, p.51 „Controlul calității activității de audit” Boulescu

Legea nr.672/2002, privind auditul public intern, în monitorul oficial al României, nr.953, din 24 decembrie 2002.

Legea nr.133/2002, pentru aprobarea Ordonanței de Urgență a Guvernului nr. 75/1999, republicată, privind activitatea de audit financiar în Munitorul Oficial al României, nr. 230 din 5 aprilie 2002.

Ordonanța Guvernului nr.37/2004 pentru modificarea și completarea reglementărilor privind auditul intern, M.O. nr. 91 din 31 ianuarie 2004.

Hotărîrea Guvernului nr. 235/2003 pentru aprobarea Normelor privind modul de nominalizare a membrilor Comitetului pentru Audit Public Intern, M.O. nr. 162 din 13 martie 2003.

Hotărîrea Guvernului nr.208/2005 privind organizarea și funcționarea Ministerului Finanțelor Publice și a Agenției naționale de Administrare Fiscală, M.O. nr. 269/din 31 martie 2005.

Ordinul Ministerului Finanțelor Publice nr.38/2003, pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern, M.O. nr.130 și 130 bis din 27 februarie 2003.

Ordinul Ministrului Finanțelor publice nr.769/2003, pentru aprobarea procedurii de avizare a numirii șefilor compartimentelor de audit public intern din entitățiile publice.

Ordinul Ministerului Finanțelor Publice nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etică a auditorului intern, M.O.nr.128din 12 februarie 2004.

Ordinul Ministrului finanțelor Publice nr.423/2004 pentru modificarea și completarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern, aprobate prin Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr.38/2003, M.O. 245 din 13 martie 2004.

Norme Nationale de Audit,CECCAR,Bucuresti,1999

Note de curs-Control,audit și expertize contabile,Balteș Nicolae

Site-uri:

www.eca.eu.int

www.cafr.ro