Noutati cu Privire la Legea Arhivarii Electronice

Prin definiție, arhivarea electronică reprezintă stocul total al documentelor fizice deținute de către o companie, transpuse în format electronic, cu scopul de a mări securitate informațiilor cuprinse în documente. Drept urmare, toți cei care lucrează cu documente au nevoie de arhivare electronică. Avantajele arhivării electronice sunt multiple și pornesc de la economia de hârtie ce survine ca urmare a neutilizării acestui produs și, pe cale de consecință, economii financiare care pot fi reinvestite de către companii.

Arhivarea electronică este reglementată de legislația în vigoare pornind de la legea de bază a Arhivelor Naționale, promulgată în anul 1996, care stabilește cadrul general al procesului de arhivare. Respectivul act normativ nu stabilește însă reguli care să se refere la caracteristica electronică a arhivărilor.

Drept urmare, actele normative ulterioare stabilesc reguli precise de arhivare electronică. Legea semnăturii electronice stabilește regimul juridic al semnăturii electronice, precum și al înscrisurilor de formă electronică.

Cea mai importantă rămâne însă Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată în Monitorul Oficial al României în februarie 2014, care stabilește punctual, prin normele metodologice aprobate ulterior prin act normativ, reguli privind arhivarea electronică. Cu toate că este considerată birocratică prin faptul că obligă companiile să păstreze documentele atât în format fizic, dar și electronic, legea stabilește definiții concise referitoare la administratorul arhivei electronice, furnizorii de servicii electronice, regimul de acces la documente sau titularul dreptului de dispoziție asupra documentului.

Furnizarea serviciilor electornice de arhivare nu este supusă unei autorizări prealabile, dar se desfășoară sub principiile concurenței libere și loiale.

Crearea arhivei electronice se face prin respectarea unor cerințe stricte: semnarea documentelor în formă electronică, depunerea cheii de criptare și decriptare sau transmiterea informațiilor către beneficiar. Administratorul arhivei trebuie să țină evidența tuturor documentelor în formă electronică și să dispună de resurse financiare pentru acoperirea prejudiciilor care pot fi cauzate pe durata procesului de arhivare.

În ceea ce privește conservarea arhivelor electronice, administratorul este obligat să păstreze codul sursă al tuturor programelor utilizate pentru construirea și exploatarea arhivei electornice și să dispună la Arhivele Naționale o copie a acestui cod.

Regimul de acces la consultarea documentelor se stabilește de către titularul dreptului de dispoziție al documentelor.

Pe de altă parte, arhivele electronice sunt depozitate în centre de date supuse autorizării prealabile, cu respectarea normelor privind asigurarea integrității și securității documentelor sau recuperării informațiilor în cazul unor dezastre naturale.

Nerespectarea normelor prevăzute de Legea 315/2007, republicată la 25 februarie 2014, atrage răspunderea contravențională, civilă sau chiar penală. Potrivit articolului 19, divulgarea de către administrator arhivei a cheii de criptare reprezintă infracțiune și se pedepsește cu închisoare de la unu la 3 ani. Următorul articol din lege prevede că accesarea neautorizată constituie infracțiune și se pedepsește cu închisoare de la 3 luni la 3 ani. Totodată, distrugerea arhivei reprezintă o infracțiune, conform articolului 23 din Legea 135/2007, și se pedepsește cu închisoare de la 6 la 15 ani.

Cu toate că nu este perfectă, legislația în domeniul arhivării electronice a adus multiple îmbunătățiri în ceea ce privește crearea, stocarea sau conservarea informațiilor. Normativele din sistemul fiscal sunt modificate și îmbunătățite constant, corelate și actualizate pentru reducerea birocrației în inter-relaționările dintre companii sau cu instituțiile de stat.