Normele, Cadrul Legislativ Si Metodologia de Desfasurare a Auditului Public Intern

CUPRINS

Introducere

CAPITOLUL I: NOȚIUNI TEORETICE PRIVIND CONCEPTUL DE AUDIT INTERN

1.1. Contextul general al auditului

1.2. Definirea conceptului de audit

1.3. Tipurile fundamentale de audit

1.4. Caracteristicile funcției de audit intern

1.5. Scopul auditul intern

CAPITOLUL II: NORMELE, CADRUL LEGISLATIV ȘI METODOLOGIA DE DESFĂȘURARE A AUDITULUI PUBLIC INTERN

2.1. Cadrul legislativ

2.2. Normele auditului public intern

2.3. Obiectivele, sfera de activitate și atribuțiile auditului public intern

2.3.1. Obiectivele compartimentului de audit public intern

2.3.2. Obiectivele misiunii de audit public intern

2.3.3. Obiectivele activității de audit public intern

2.4. Metodologia de desfășurare a auditului public intern

2.4.1. Pregătirea misiunii de audit public intern

2.4.1.2. Colectarea și prelucrarea informațiilor

2.4.1.3 Identificarea și analiza riscurilor

2.4.1.4. Elaborarea programului de audit intern

2.4.1.5. Ședința de deschidere

2.4.2 Intervenția la fața locului

2.4.3. Raportul de audit intern

2.4.4. Urmărirea recomandărilor

”Deviza auditorilor interni:

progres prin împărtășirea cunoștințelor.”

Marcel Ghiță

Introducere

Am ales ca si tema pentru aceata lucrare de disertație Auditul public intern în cadrul institutiilor publice, pentru a sublinia rolul Auditului public intern, acela, de a înlătura orice urmă de îndoială sau de dubiu pe care o are prima persoană (cea interesată de respectivul aspect) despre un anumit fenomen economic. În accepțiunea lui modernă, auditul intern în procesul de management financiar contabil la entitățiile publice vizează îndeosebi procesele sau sistemele de informare, reprezentând, în esență, examinarea efectuată de un profesionist asupra modului în care se desfășoară activitatea financiar contabilă, prin raportare la criteriile de calitate specifice acestei activități. Acceptând această definiție foarte generală a auditului intern, trebuie să arătăm că auditul în managementul financiar, a avut o evoluție paralelă cu cea a contabilității.

Am trecut în revistă un volum însemnat de materiale, tratate, monografii și publicații care conțin informații referitoare la Noțiuni teoretice privind auditul intern. Am consultat o serie de cărți de specialitate, reviste, lucrări științifice elaborate de cadrele didactice ale Facultății de Științe Economice din Universitatea „Lucian Blaga” din Sibiu și editate în volume ale conferințelor internaționale la care aceștia au participat, bibliografie electronică.

Modalitățile de cercetare științifică a problemei abordate au vizat analiza evoluției normalizării în domeniul auditului financiar pe plan internațional respectiv național (organisme internaționale, și anume: IFAC (International Federation of Accountants – Federația Internațională a Contabililor), FEE (Fédération Europeénne des Experts – comptables – Federația Europeană a Experților Contabili)). La nivel european, FEE, cu sediul la Bruxelles (care a luat ființă în anul 1989, prin regruparea UEC – Uniunea Europeană a Experților contabili și a Grupului experților contabili ai CEE) a publicat recomandări în domeniul auditului prin comitetul de recomandări privind revizia contabilă (ASB – Auditing Statements Board). Iar în țara noastră primul moment al legiferării profesiei de audit financiar, este anul 1995, când, în baza Hotărârii Conferinței Naționale a CECCAR nr. 3 din 23 octombrie 1995, s-a publicat o lucrare intitulată: „Norme de audit financiar și certificare a bilanțului contabil”, care a apărut ca supliment la „Revista generală de contabilitate și expertiză”.

În cadrul studiului de caz am aprofundat problematica Auditului public intern în cadrul instituțiiolor publice, prin sublinierea rolului și obiectivelor auditului public intern, analiza statutului compartimentului de audit public intern, principiile aplicabile compartimentului de audit public intern și auditorului intern, precum si a metodologiei aplicate in cadrul acestuia.

Identificarea și selectarea materialului informativ, studierea lui, a necesitat cunoașterea și utilizarea principiilor și tehnicilor distincte de documentare, atât prin utilizarea metodelor tradiționale cât și a sistemelor moderne de informare:

Extinderea sferei de documentare asupra celor mai recente modalități de abordare și tratare pe plan internațional a temei supuse cercetării s-a făcut și prin apelarea la publicațiile economice editate de organizații specializate, precum informațiile de actualitate C.E.C.A.R.

De mare ajutor mi-au fost și lucrările științifice prezentate la conferințele organizate de Facultatea de Științe Economice a ULBS și nu numai.

Documentare practică privind partea aplicativă a lucrării de disertație am realizat-o în cadrul Primăriei Municipiului Cîmpulung.

Compartimentul de audit public intern funcționează în subordinea directă a Primarului Municipiului Câmpulung, exercitând o funcție distinctă și independentă de activitățile entității publice.

In aceaasta parte am prezentat metodele și instrumentele utilizate în derularea unei misiuni de audit public intern precum și descrierea procedurilor și modelelor standard ale documentelor utilizate.

Proiectul planului de audit public intern se elaborează de către compartimentul de audit public intern, pe baza evaluării riscului asociat diferitelor structuri, activități, programe/proiecte sau operațiuni, precum și prin preluarea sugestiilor Primarului Municipiului Câmpulung, în funcție de temele defalcate din planul anual al U.C.A.A.P.I., respectarea periodicității în auditare, cel puțin o dată la 3 ani, tipurile de audit, ținând totodată cont și de recomandările Curții de Conturi. Proiectul planului anual de audit public intern este întocmit până la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaborează. Primarul Municipiului Câmpulung aprobă proiectul planului anual de audit public intern până la 20 decembrie a anului precedent. Auditorul intern desfășoară audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter excepțional, necuprinse în planul anual de audit public intern. Planul anual de audit public intern reprezintă un document oficial. Proiectul planului anual de audit public intern este însoțit de un referat de justificare a modului în care sunt selectate misiunile de audit cuprinse în plan. Referatul de justificare trebuie să cuprindă pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal și alte elemente de fundamentare, care au fost avute în vedere la selectarea misiunii respective.

CAPITOLUL I

NOȚIUNI TEORETICE PRIVIND CONCEPTUL DE AUDIT INTERN

1.1. Contextul general al auditului

Încă din antichitate, conducătorii și-au arătat interesul față de evidență încasărilor, a plăților și a colectării taxelor. Aceste preocupării au determinat stabilirea unor modalități de control, în vederea reducerii erorilor sau fraudelor cauzate de funcționari incompetenți sau de rea-credință. Despre audit se vorbește de pe vremea asirienilor, a egiptenilor, din timpul domniei lui Carol cel Mare sau a lui Eduard I al Angliei.

Termenul de audit provine din limba latină de la cuvântul audit-auditare, care are semnificația „a asculta”, dar despre audit se vorbește de pe vremea asirienilor, egiptenilor, din timpul domniei lui Carol cel Mare sau al lui Eduard I al Angliei.

Termenul de audit este întâlnit încă din perioada crizei economice din anul 1929 din Statele Unite ale Americii, ca urmare a faptului că organizatiile afectate de aceasta criza trebuiau sa plateasca sume considerabile pentru auditorii externi care efectuau certificarea conturilor tutror întreprinderilor cotate la bursă..

Astfel, pentru reducerea cheltuielilor, întreprinderile au inceput să își organizeze propriile cabinete de audit intern, care in timp și-au stabilit obiective, instrumente si tehnici specifice. Aceste cabinete de audit intern și-au continuat activitatea chiar și după trecerea crizei economice deoarece acestea au dobândit cunoștințele necesare specifice domeniului financiar-contabil. Pentru o mai bună deosebire între auditori, aceștia au fost împărțiți în auditori interni și auditori externi. În timp, însă, auditorii externi au renunțat în totalitate să mai efectueze lucrările pregătitoare de specialitate, concentrându-se pe realizarea activității de certificare.

Odata cu trecerea timpului importanța și necesitatea auditoriilor interni a crescut considerabil, motiv pentru care in anul 1941, s-a creat Institutul Auditorilor Interni – IIA in Orlando, Florida, SUA. Acest institut a fost recunoscut internațional și au aderat țări precum Marea Britanie, Suedia, Norvegia, Danemarca, și altele. În urma obținerii calității de CIA – Auditor Intern Certificat, acordată de IIA pe baza unor examene profesionale, la acest institut „s-au afiliat peste 100 de institute naționale ale auditorilor interni si membri din peste 120 de țari.”

Într-o alta accepțiune, noțiunea de “audit” a fost popularizată în Franța începând din anii 1960, prin cabinetele anglo–saxone de audit, în ciuda originii latine a cuvântului. Activitatea principală a acestor cabinete de audit era, în 1960, verificarea conturilor, dar ea s-a dublat; încă din anii 1970, în Franța, i s-au adăugat misiuni de consultanță destinate ameliorării performanțelor.

Începând cu anii 70, cuvântul “audit” s-a folosit pentru a desemna misiuni de verificare a conturilor, apoi s-a extins până la controlul și certificarea conturilor anuale sau situațiilor financiare. După 1990, în Franța se detașează cinci faze ale controlului intern, carora le corespunde câte o categorie de audit: auditul regularității (șeful contabil), auditul conformității (responsabilul administrativ și financiar), auditul eficacității (directorul general), auditul managementului (președintele), precum și instaurarea comitetelor de audit (versiunea anglo–saxonă) sau a consiliului de pilotaj (versiunea franceză).

Auditul intern a cunoscut o largă răspândire după deceniul IX al secolului XX, iar evoluția lui continuă și în prezent. Etapele de conturare și dezvoltare ale cadrului general de acțiune, precum și dinamica obiectivelor și a metodelor utilizate în cadrul procesului de auditare pot fi urmărite în tabelul 1.1.

Tabel 1.1. – Etapele procesului de audit

Sursa: Irinel Marin, Auditul redurselor umane, Ed. Economică, București, 2011, p.13

1.2. Definirea conceptului de audit

Conform DEX: „termenul audit, vine de la latinescul auditum = ascultare. Ca demers de ascultare, apoi de anchetă și, în final, de sugerare de soluții, auditul permite aportul unui raționament motivat și independent. Ca examinare în vederea determinării proprietăților unei reprezentări, auditul s-a aplicat mai întâi reprezentărilor financiare. Teoreticienii auditului susțin că acesta exista deja în anul 500 î.e.n., la Atena, unde 3 consilii se ocupau cu verificarea veniturilor și cheltuielilor cetății. Lionel Stoleru a comparat cu subînțeles auditul intern cu urechea internă, sediul echilibrului corpului uman. Auditul nu trebuie să asigure echilibrul, ci doar să verifice dacă sunt întrunite condițiile necesare pentru a-l păstra, să instrumenteze stăpânirea dezordinii, adaptarea la schimbări, să evalueze gradul de securitate și riscurile. Termenul de audit este la modă. Moda poate trece, dar necesitatea unor evaluări competente și independente în diverse domenii se manifestă tot mai pregnant. Există audit financiar, audit al investițiilor, audit al marketingului, audit al calității, audit al sistemelor informaționale, informatice, birotice, există și audit social. […] Auditul este procesul prin care persoane competente, independente colectează și evaluează probe pentru a-și forma o opinie asupra gradului de corespondență între cele observate și anumite criterii prestabilite – Wanda Wallace, Auditing.” PC World Romania 6/95 p. 48. „Lucrarea «Procedurile controlului intern și auditul financiar» [ase ocupau cu verificarea veniturilor și cheltuielilor cetății. Lionel Stoleru a comparat cu subînțeles auditul intern cu urechea internă, sediul echilibrului corpului uman. Auditul nu trebuie să asigure echilibrul, ci doar să verifice dacă sunt întrunite condițiile necesare pentru a-l păstra, să instrumenteze stăpânirea dezordinii, adaptarea la schimbări, să evalueze gradul de securitate și riscurile. Termenul de audit este la modă. Moda poate trece, dar necesitatea unor evaluări competente și independente în diverse domenii se manifestă tot mai pregnant. Există audit financiar, audit al investițiilor, audit al marketingului, audit al calității, audit al sistemelor informaționale, informatice, birotice, există și audit social. […] Auditul este procesul prin care persoane competente, independente colectează și evaluează probe pentru a-și forma o opinie asupra gradului de corespondență între cele observate și anumite criterii prestabilite – Wanda Wallace, Auditing.” PC World Romania 6/95 p. 48. „Lucrarea «Procedurile controlului intern și auditul financiar» [a apărut] la editura Gestiunea.” f.d.; v. și auditor (din fr. audit; cf. engl. auditing).”

Auditul constă în verificarea și certificarea situațiilor financiare de către un

expert independent în vederea exprimării unei opinii privind realitatea și exactitatea datelor cuprinse în acestea. Rolul auditului este de a asigura utilizatorii de informații asupra respectării principiilor și practicilor contabile, precum și asupra prezentării în contabillitate și în situațiile financiare a imaginii fidele, clare și complete a poziției financiare și a performanțelor financiare ale societății.

În general, prin audit se înțelege o examinare profesională a unei informații în vederea exprimării unei opinii responsabile și independente, prin raportarea la un criteriu (standard sau normă) de calitate.

În Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern din România este adoptată definiția dată de Institulul Auditorilor Interni ( IIA) , in anul 1999, care preciza faptul că „auditul intern este o activitate independentă și obiectivă, care dă unei organizații o asigurare în ceea ce privește gradul de control deținut asupra operațiunilor, o îndrumă pentru a-i îmbunătați operațiunile, și contribuie la adăugarea unui plus de valoare. Auditul intern ajută această organizațe să își atingă obiectivele, evaluând, printr-o abordare sistematică și metodică, procesele sale de management al riscurilor, de control și de conducere a întreprinderii, și făcând propuneri pentru a le consolida eficacitatea.”

În anul 2004, IIA a îmbunătațit definirea conceptului de audit intern, precizând faptul că „auditul intern este o activitate independentă, obiectivă de asigurare și consultantă concepută pentru a crea valoare și pentru a imbunatații operațiunile unei organizații. Asistă o organizație în îndeplinirea obiectivelor sale prin implementarea unei abordari sistematice și desciplinată în evaluarea și îmbunatațirea eficacitații managementului riscurilor, a controlului și a proceselor de guvernanță.”

În SUA fiecare organizație profesională a elaborat câte o definiție a auditului. Astfel, Asociația Americană de Contabilitate (American Accounting Association-AAA) consideră că “auditul este un proces sistematic și obiectiv de obținere și evaluare a probelor despre informațiile referitoare la fenomene și procese economice cu scopul de a stabili gradul de corespondență între aceste informații și criteriile prestabilite și de a comunica rezultatele obținute utilizatorilor interesați”.

O altă organizație profesională, Institutul American al Contabililor Publici Autorizați (American Institute of Certified Public Accountants-AICPA) apreciază că auditul reprezintă examinarea situațiilor financiare ale unei instituții de către un auditor independent având ca obiectiv “exprimarea unei opinii asupra imaginii fidele pe care o dau conturile anuale în legătură cu situația financiară, rezultatele și modificările în situația financiară în conformitate cu principiile contabile general acceptate”.

Activitatea de audit financiar-contabil în SUA se desfășoară având drept criteriu de referință Standardele de audit general acceptate (Generally Accepted Auditing Standards-GAAS). Pentru buna lor aplicare a fost elaborat un Ghid al standardelor în care întâlnim următoarea definiție a auditului: “Un audit este o revizie metodologică ca și un examen obiectiv al unui element cuprinzând verificarea informațiilor specifice determinate de auditor sau prescrise de practica generalizată. Scopul auditului este de a exprima o opinie sau de a trage o concluzie asupra obiectivului auditului”.

Auditul intern și auditul extern sunt activități care se completează reciproc, bazându-se pe o serie de principia reglementate de standardele profesionale ale celor două categori de auditori, având drept obiective generale, consilierea obiectivă a managementului entităților publie și private privind obiectivele destinate să le îmbunătățească activitățile și sistemele acestor entități, precum și sprijinirea îndeplinirii obiectivelor propuse.

Audit intern – activitate independentă, obiectivă, de asigurare și consiliere, destinată a adăuga valoare și a îmbunătății operațiunile unei organizații. Ea ajută organizația să-și îndeplinească obiectivele prin utilizarea unei abordări sistematice și disciplinate de evaluare și creștere a eficacității proceselor de administrare a riscurilor, control și conducere.

Auditul extern este organizat în afara entității auditate, având menirea de a examina dacă veniturile au fost realizate (încasate), dacă cheltuielile au fost efectuate legal și regular, precum și dacă managementul financiar este cel adecvat, raportând despre orice neregularitate constantă.

Auditul public intern reprezintă o activitate funcțional independentă și obiectivă, care dă asigurări și consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor publice, perfecționând activitățile entității publice. Ajută entitatea publică să-și îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică și metodică, care evaluează și îmbunătățește eficiența și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare.

1.3. Tipurile fundamentale de audit

Datorită extinderii ample a abordărilor de specialitate privind analiza unei entități, care urmărește formularea unei opinii autorizate prin prisma unui ansamblu de standarde, cerințe, norme etc. necesită o minimă ordonare a acestor demersuri.

În opinia lui Marcel Ghiță, criteriile de clasificare ale tipurilor de audit, întâlnite în literatura de specialitate sunt următoarele:

În funcție de natura obiectivelor urmărite:

Auditul financiar

Audit de eficacitate sau al performanțelor.

Audit de conformitate sau de regularitate

Auditul financiar (auditul situațiilor financiare) – prin care se determină dacă situațiile financiare în ansamblu respectă modul de prezentare în acord cu anumite criterii, și anume principiile contabile general acceptate.

Auditul operațional (audit al performanței) – analizează oricare segment a procedeelor și metodelor operaționale ale unei structuri auditate în scopul evaluării eficienței și eficacițății lor, în urma cărora de regulă , managerii acceptă recomandări pentru îmbunătățirea activităților operaționale din departamente aflate în subordine sau cele interferente. Deoarece definirea criteriilor de evaluare a informațiilor este extrem de subiectiv de stabilit această activitate se aseamănă cu consultanța managerială mai degrabă decât de ceea ce se înțelege în mod normal prin audit.

Audit al conformității (de regularitate) – examinează dacă entitatea supusă auditului respectă anumite proceduri, reguli sau reglementări prevăzute de o autoritate supraordonată. Un asemenea tip de audit poate determina dacă procedurile recomandate de contabilul-șef sunt respectate de către personalul contabil; sau dacă modaliatea de calcul a salarilor respectă legislația prvind remunerarea personalului.

În funcție de afilierea auditorilor tipurile de audit sunt :

auditul intern;

auditul extern.

Auditul intern – reprezintă o funcție independentă în cadrul structurii de control intern al unei entități, având ca obiectiv examinarea și evaluarea permanentă a activitățiilor și serviciilor acesteia. Auditorii interni sunt angajați permanenți ai societății respective, cărora li se asigură independență cât mai mare prin subordonarea direct președintelui sau unui vicepreședinte sau în cazul țării noastre, comisia de cenzori raporteaza direct Adunării Generale a Acționarilor (cenzorii pot îndeplini atribuțiile auditorilor interni).

Auditul extern (audit independent) – se efectuează de către expertul contabil – auditor independent prin încheierea de contracte cu conducerea unității auditate. Auditorii independenți reprezintă persoane fizice sau juridice (cabinete de audit, de expertiză contabilă etc.) care nu sunt angajați permaneți ai entităților auditate și sunt remunerați pentru serviciile prestate.

Auditul extern este realizat de către un auditor statuar ( legal) sau de către un terț, în baza unui contract cu întreprinderea:

Auditorul legal sau controlorul legal sau auditorul statutar este auditorul a cărui misiune este descrisă în lege. Auditul legal, control legal sau audit statutar prezintă următoarele semnificații a) este sigurul tip de audit reglementat la nivel european (Directiva a VIII-a) și prevăzut prin leagea companiilor și prin actele (statutele) acestora; b) statutul de independență al persoanelor care realizează aceste misiuni de audit și autonomia organismului din care face parte auditorul.

Auditul statutar (legal) efectuat de către un auditor cuprinde misiunea de audit fiannciar de bază care conduce la certificarea situațiilor financiare și misiuni conexe sau verificări specifice prevazute expres prin lege.

Auditul contractual efectuază o misiune în cadrul unui contract cu entitatea auditată prin care acesta fixează o misiune unui audit, termenii și condițiile de realizare fiind prevazute în contract.

Altfel spus, dacă nu există decât o singură misiune de audit legal (statutar) care se realizează potrivit Standardelor Internaționale de audit, există un număr nelimitat de misiuni de audit contractual, realizate de specialiști, de regulă experți contabili.

La noi în țară, se detașază urmatoarele tipuri de audit:

auditul de sistem, care reprezintă o evaluare în profunzime a sistemelor de conducere și control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcționează economic, eficace și eficient, pentru identificarea deficiențelor și formularea de recomandări în vederea corectării acestora;

auditul performanței, care examinează după criteriile stabilite: implementarea obiectivelor, realizarea sarcinilor entității publice și sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor și apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele;

auditul de regularitate, care reprezintă examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale și metodologice, conform normelor legale.

Din punct de vedere al momentului efecuării, întâlnim următoarele tipuri de audit:

auditul preventiv, ca urmare a faptului că operațiunile economice sau financiare sunt examinate anterior desfășurării lor, acest tip de audit are avantajul de a putea preveni posibilitatea apariției unor prejudicii.

auditul ulterior,denumit și audit corectiv, acest tip de audit constată post factum rezultatele desfășurării operațiunilor și poate contribui la prevenirea apariției unor fenomene negative constatate anterior.

1.4. Caracteristicile funcției de audit intern

Exercitarea funcției de audit intern în cadrul entităților presupune respectarea următoarelor caracteristici:

Universalitatea;

Independența;

Periodicitatea.

Universialitatea funcției de audit intern

Auditul intern există și funcționează în toate organizațiile, oricare ar fi domeniul de activitate al acestora. El s-a născut din practica întreprinderilor internaționale, apoi a fost transferat celor naționale, după care a fost asimilat înadministrație.

Funcția de audit intern a devenit o funcție de asistență managerială prin care auditorii interni ajută managerii, să stăpânească bine celelalte funcții și toate activitățile. Având în vedere că managerii există peste tot și asistența s-a extins în toate domeniile ,standardele de audit intern precizează că într-un serviciu de audit intern trebuie să găsim toate posibilitățile pentru a audita toate activitățile. De aceea într-o entitate trebuie să existe specialiști din toate culturile, si specializările.

Normele internaționale precizează că auditorul intern nu trebuie să cunoască toate meseriile din lume. El nu poate să fie la fel de bun ca și cel care face zilnic aceeași lucrare. Specialitatea auditorului intern este sistemul de control intern, însă pentru a-și putea exercita specialitatea sa, el trebuie să aibă o bună cunoaștere a mediului pe care-l auditează, să înțeleagă și să-și însușească cultura organizației.

Independența auditorului intern

Auditul intern este o activitate independentă, de asigurarea îndeplinirii obiectivelor și de consultanță, concepută în scopul de a adăuga valoare și de a îmbunătăți activitățile unei organizații.

Auditul intern are trei principale preocupări și anume:

raportează managementului la cel mai înalt nivel pentru că acesta este cel care poate lua decizii, respectiv șeful executivului sau al consilului de administrație;

evaluează și supervizează sistemul de control intern;

oferă consiliere pentru îmbunătățirea managementului, pe baza analizei riscurilor asociate activităților auditate.

Peridiocitatea auditului intern

Auditul intern este o funcție permanentă în cadrul entității, dar este și o funcție periodică pentru cei auditați. Frecvența auditărilor va fi determinată de activitatea de evaluare a riscurilor. Astfel, auditorii interni pot audita o entitate 8-12 săptămâni și apoi să revină după o perioadă de 2-3 ani, în funcție de riscurile care apar.

Auditul intern este o funcție periodică ce se realizează conform unui plan și pe baza unor programe de activitate, comunicate si aprobate anticipat

1.5. Scopul auditul intern

Conform literaturii de specialitate, scopul auditul intern este:

de a verifica dacă activitatea organizației este în conformitate cu politicile, programele și managementul acestuia, conform prevederilor legale;

de a evalua cât de adecvate sunt controalele financiare și nefinanciare dispuse de conducerea entității economice, și dacă acestea sunt aplicate și în ce măsură, în scopul creșterii eficienței activității organizației;

de a evalua cât de adecvate sunt informațiile financiare și nefinanciare furnizate conducerii entității economice, pentru cunoașterea realităților din organizația respectivă;

de a proteja elementele patrimoniale bilanțiere și extra bilanțiere ale organizației și de a identifica metodele de prevenire a fraudelor și a pierderilor de orice fel.

CAPITOLUL II

NORMELE SI CADRUL LEGISLATIV AL AUDITULUI PUBLIC INTERN

2.1. Cadrul legislativ

Prin Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern și Ordonanța Guvernului nr. 37/2004 pentru modificarea și completarea reglementărilor privind auditul intern a fost reglementat auditul intern la entitatile publice, cu privire la formarea și utilizarea fondurilor publice și administrarea patrimoniului public, ca activitate functional independentă si obiectivă. Legea include urmatoarele categorii de entitati publice: autoritatea publică, instituția publică, regia autonomă, compania sau societatea națională, societatea comercială la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este actionar majoritar și care are personalitate juridică.

În România, in sectorul public, auditul intern, este structurat astfel:

Comitetul pentru Auditul Public Intern (CAPI)

Reprezinta organismul cu caracter consultativ, constituit din 11 membri, specialiști din afara Ministerului Finanțelor Publice , condus de un președinte. CAPI sprijină UCAAPI în definirea strategiei și îmbunătățirii activitații de audit public intern în sectorul public.

Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI)

Este structura distinctă în cadrul Ministerului Finanțelor Publice, constituită din compartimente de specialitate, în directă subordonare a Ministrului Finanțelor Publice, având atribuții de coordonare, evaluare, sinteză în domeniul activității de audit public intern la nivel național, care efectuează și misiuni de audit public intern de interes național cu implicații multisectoriale. UCAAPI este condusă de un director general, numit de ministrul finanțelor publice, cu avizul CAPI.

Compartimentele de audit public intern din entitatile publice

Sunt structuri funcționale de bază în domeniul auditului public intern, care exercită efectiv funcția de audit public intern.

2.2. Normele auditului public intern

Activitățile de audit intern se desfășoară în interiorul organizațiilor care variază în funcție de mărime, structură, complexitate și scop, în diverse medii legale și culturale, de către persoane din interiorul sau din afara organizației. Conformitatea cu Standardele Internaționale pentru Procedurile Profesionale de Audit Intern este în acest caz, esențială atunci când responsabilitățile auditorilor interni se întrepătrund. Astfel scopul standardelor este de a:

Delimita principiile de bază care reprezintă practica auditului intern, așa cum ar trebui să se realizeze;

Oferi un cadru pentru realizarea și promovarea unei game largi de activități care să aducă plus valoare auditului intern;

Stabili bazele de evaluare a performanței auditului intern;

Se preocupă de îmbunătățirea proceselor și operațiunilor organizaționale.

Atunci când vine vorba de exercitarea profesiei de audit intern, Standardele internaționale de audit intern prezintă câteva aspecte importante:

Auditorii interni trebuie să beneficieze de sprijinul conducerii și al Consiliului pentru a obține cooperarea clienților de audit și pentru a-și exercita activitatea fără intervenții.

Responsabilul auditului intern trebuie să răspundă ierarhic unei persoane din cadrul organizației cu competență suficientă în promovarea independenței, în asigurarea unui domeniu cât mai larg al activității de audit, unei desfășurări adecvate a comunicărilor din cadrul misiunilor de consultanță care să aibă suficientă autoritate pentru independența comunicărilor în cadrul misiunilor și acțiunilor corespunzătoare care decurg din recomandările emise.

În mod ideal, responsabilul auditului intern trebuie să raporteze, pe plan funcțional, Directorului general al organizației.

Responsabilul auditului intern trebuie să poată comunica direct cu Consiliul. O comunicare regulată cu Consiliul contribuie la asigurarea independenței sale și va constitui un mijloc pentru consiliu și pentru responsabilul auditului intern de a se informa reciproc asupra problemelor de interes comun.

Comunicarea directă este atunci când responsabilul auditului intern asistă și participă în mod regulat la adunările Consiliului, cu privire la responsabilitățile lor de supervizare privind auditul, raportarea financiară, conducerea și controlul. Prezența și participarea activă a responsabilului auditului intern la aceste reuniuni permite un schimb de informații în ceea ce privește planificarea și activitățile auditului intern. Responsabilul auditului intern trebuie să se întâlnească în particular cu Consiliul, cu comitetul de audit sau cu orice alt organ competent de drept de deliberare, cel puțin o dată pe an.

Independența este favorizată atunci când consiliul intervine în numirea și înlocuirea responsabilului auditului intern. Standardul profesional nr. 36 trebuie respectat de experții contabili în cadrul misiunilor specifice la care sunt solicitați de către entitățile economice, care pot fi:

misiuni de organizare a funcției de audit intern în cadrul unei entități;

misiuni de efectuare a auditului în diferite domenii, funcții sau activități ale întreprinderii, știut fiind că din diverse rațiuni entitățile – mai ales cele mici și mijlocii – au externalizat funcția de audit intern.

Standardul poate fi folosit și în misiunile de audit public intern la care sunt solicitați experții contabili, cu precizarea că accentul este pus în acest caz pe conformitatea la reglementări, instrucțiuni și alte acte emise de instituțiile care solicită acest tip de audit.

Pornind de la faptul că în mod curent activitatea auditorului intern este redusă la aspecte financiar – contabile, în exemplele practice, ca și în cuprinsul standardului în mod intenționat a fost evitată funcția financiar – contabilă a entității.

2.3. Obiectivele, sfera de activitate și atribuțiile auditului public intern

Auditul public intern este activitatea funcțional independentă și obiectivă, care dă asigurări și consiliere conducerii entității publice pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor publice, perfecționând activitățile entității publice. Această activitate, ajută  entitatea publică să își îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică și metodică, care evaluează și îmbunătățește eficiența și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare;

Prin Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern și prin OG nr.37/2004 pentru modificarea și completarea reglementărilor privind auditul intern a fost reglementat auditul intern la entitățiile publice, cu privire la formare și utilizarea fondurilor publice și administrarea patrimoniului public, ca activitate funcțional independentă și obiectivă. Legea include următoarele categorii de entități publice: autoritatea publică, instituția publică, regia autonomă, compania/ societatea națională, societatea comercială la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acționar majoritar și care are personalitate juridică.

Conform art. 3 din legea de mai sus, obiectivele auditului intern sunt următoarele:

a) Asigurarea obiectivă și consilierea, destinate să îmbunătățească sistemele și activitățile entității publice;

b) Sprijinirea îndeplinirii obiectivelor entității publice printr-o abordare sistematică și metodică, prin care se evaluează și se îmbunătățește eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor administrării.

Sfera auditului public intern cuprinde:

a) Activitățiile financiare sau cu implicații financiare desfășurate de entitatea publică din momentul constituirii angajamentelor până la utilizarea fondurilor de către beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din asistență externă;

b) Constituirea veniturilor publice, respectiv autorizarea și stabilirea titlurilor de creanță, precum și a facilităților acordate la încasarea acestora;

c) Administrarea patrimoniului public, precum și vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat/public al statului ori al unităților administrativ teritoriale;

d) Sistemele de management financiar și control, inclusiv contabilitatea și sistemele informatice aferente.

Auditul intern are următoarele atribuții:

a) Certificarea trimestrială și anuală, însoțită de raport de audit, a bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară ale instituției publice, prin verificarea legalității, realității și exactității evidențelor contabile și ale actelor financiare și de gestiune. Certificarea se face înaintea aprobării de către conducătorul instituției publice în cauză a bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară.

b) Examinarea legalității, regularității și conformității operațiunilor, identificarea erorilor,risipei, gestiunii defectuase și fraudelor și pe aceste baze, propunerea de măsuri și soluții pentru recuperarea pagubelor și sancționarea celor vinovați, după caz;

c) Supravegherea regularității sistemelor de fundamentare a deciziei, planificare, programare, organizare, coordonare, urmărire și control al îndeplinirii deciziilor;

d) Evaluarea economicității, eficienței și eficacității cu care sistemele de conducere și de execuție, existente la nivelul unei instituții pulice ori la nivelul unui program/proiect finanțat din fonduri publice, utilizează resursele financiare umane și materiale pentru îndeplinirea obiectivelor și obținerea rezultatelor stabilite;

e) Identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere, de control, precum și a riscurilor asociate unor astfel de sisteme, unor programe/proiecte sau unor operațiuni și propunerea de măsuri pentru corectarea acestora și pentru diminuarea riscurilor, după caz.

2.3.1. Obiectivele compartimentului de audit public intern

Compartimentul de audit public intern din cadrul unei instituții publice, are urmatoarele obiective:

de a ajuta entitatea publică atât în ansamblu, cât și structurile sale prin intermediul opiniilor și recomandărilor;

să gestioneze mai bine riscurile;

să asigure o mai bună administrare și păstrare a patrimoniului;

să asigure o mai bună monitorizare a conformității activității entității publice cu regulile și procedurile existente;

să asigure o evidență contabilă și un management informatic fiabile și corecte;

să îmbunătățească calitatea managementului, a controlului și auditului intern;

să îmbunătățească eficiența și eficacitatea operațiilor.

2.3.2. Obiectivele misiunii de audit public intern

În general, o misune de audit public intern cuprinde trei obiective principale. Aceste obiective presupun:

asigurarea conformității procedurilor și a operațiunilor cu normele legale – auditul de regularitate;

evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmărite și examinarea impactului efectiv – auditul de performanță;

evaluarea sistemelor de management și control intern – auditul de sistem.

2.3.3. Obiectivele activității de audit public intern

Conform literaturii de specialitate obiectivele activității de audit public intern au ca principal scop:

evaluarea managementului riscului;

evaluarea sistemelor de control.

2.4. Metodologia de desfășurare a auditului public intern

Desfășurarea auditului public intern

Auditul intern la entitățiile publice se efectuează de către compartimentul de audit public intern, care evaluează dacă sistemele de management și de control intern sunt transparente și conforme cu normele de legalitate, regularitate, eficiență și economicitate.

Graficul prezentat mai jos oferă o viziune globală asupra procesului de audit public intern. În partea stângă a graficului sunt prezentate etapele procesului de audit public intern, cu referire la procedurile de urmat, iar în partea dreaptă rezultatele obținute cu referire la documentele corespunzătoare.

Schema 2.1. Etapele procesului de audit public intern

Sursa: Norme proprii de realizare a auditului publc intern în cdrul Primăriei Municipiului Cîmpulung

Auditul public intern se exercită asupra tuturor activităților desfășurate într-o entitate publică, inclusiv asupra activităților entităților subordonate, cu privire la formarea și utilizarea fondurilor publice,precum și la administrarea patrimoniului public.

Compartimentul de audit public intern auditează, cel puțin o dată la 3 ani, fără a se limita la:

angajamentele bugetare și legale din care derivă direct sau indirect obligații de plată, inclusiv din fondurile comunitare; 

plățile asumate prin angajamente bugetare și legale, inclusiv din fondurile comunitare;

vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al statului ori al unităților administrativ teritoriale;

concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului  ori al unităților administrativ-teritoriale;

constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare și stabilire a titlurilor de creanță, precum și a facilităților acordate la încasarea acestora;

alocarea creditelor bugetare;

sistemul contabil și fiabilitatea acestuia;

sistemul de luare a deciziilor;

sistemele de conducere și control, precum și riscurile asociate unor astfel de sisteme;

sistemele informatice.

Misiunile de audit public intern se realizează pe bază de plan anual care se elaborează de catre compartimentul de audit public intern, pe baza evaluării riscului asociat diferitelor structuri, activități, programe/proiecte sau operațiuni, precum și prin preluarea sugestiilor conducătorului entității publice, prin consultare cu entitățiile publice ierarhic superioare, ținând seama de recomandările curții de conturi.

2.4.1. Pregătirea misiunii de audit public intern

Procedura de inițiere a auditului implică elaborarea documentelor care autorizează misiunea și creează independența auditorilor față de cel auditat.

Autorizarea efectuării misiunii de audit intern se realizează prin întocmirea și transmiterea Ordinului de serviciu echipei de auditori interni. Rolul acestui document este de a repartiza sarcinile pe auditori pentru ca aceștia să poată demara misiunea de audit intern.

Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenție dat de structura de audit intern și se întocmește de către coordonatorul acesteia pe baza Planului anual de audit intern și a Informării-cadru privind efectuarea misiunii de audit intern.

Tabel 2.1. Procedura privind ordinul de serviciu

Sursa: Marcel Ghiță. ”Auditul intern al instituțiilor publice: teorie și practică”, Ed. CECCAR, București, 2006, pag. 184.

În cadrul procedurii de inițiere a auditului se elaborează al doilea document Declarația de independență de către auditorii interni.

Scopul declarației de independență este verificarea incompatibilității personale ale auditorilor interni față de conducere și personalul entității auditate.

Declararea independemței se realizează de către auditorii interni în fața șefului compartimentului de audit intern, înainte de începerea fiecărei misiuni, prin care îl asigură pe acesta că este independent față de misiunea repartizată, nu se află în niciuna din situațiile de incompatibilitate, prevăzute de cadrul normativ și în consecință, pe parcursul derulării misiunii vor putea fi obiectivi.

Tabel 2.2. Procedura privind declararea independemței

Sursa: Marcel Ghiță. ”Auditul intern al instituțiilor publice: teorie și practică”, Ed. CECCAR, București, 2006, pag. 184.

În cadrul procedurii de inițiere a auditului se elaborează și se transmite entității auditate cu 15 zile înaintea începerii misiunii de audit intern al treilea document respectiv Notificarea privind declanșarea misiunii de audit intern.

Scopul Notificării privind declanșarea misiunii de audit intern este acela ca entitatea care urmează să fie auditată, să fie înștiințată asupra misiunii și a principalelor obiectivecare vor fi auditate, durata misiunii, intervenția la fața locului și eventual să efectueze o serie de activități pregătitoare în vederea desfășurării in bune condiții a misiunii.

Tabel 2.2. Procedura Notificării privind declanșarea misiunii de audit intern

Sursa: Marcel Ghiță. ”Auditul intern al instituțiilor publice: teorie și practică”, Ed. CECCAR, București, 2006, pag. 185.

2.4.1.2. Colectarea și prelucrarea informațiilor

Procedura de colectare și prelucrare reprezină faza de procurare a documentelor necesare, de culegere a informațiilor și prelucrarea acestora pentru identificaea informațiilor fiabile, pertinente utile, în vederea realizării analizei riscurilor. Aceasă procedură contribuie în mod substanțial la cunoașterea domeniului auditabil care îl ajută pe auditor să se familiarizeze cu entitatea/structura auditată.

Colectarea informatiilor

În cadrul acestei proceduri, auditorii interni solicită și colectează informații cu caracter general despre entitatea auditată, informații care trebuie să se refere la activitățiile ce vor fi examinate.

Colectarea informațiilor practic reprezintă continuarea strângerii de informații începute în etapa de pregătire a desfășurării misiunii de audit intern care facilitează elaborarea documentelor specifice din cadrul procedurii de analiză a riscurilor.

Sursele pentru colectarea informațiilor sunt:

Dosarele permanente ale entității auditate;

Dosarele misiunilor de audit anterioare;

Registrele de corespondență cu entitățiile externe;

Interviurile cu managementul.

Prelucrarea informațiilor

În această etapă auditorii interni realizează Studiul preliminar pentru prelucrarea de informații.

Colectarea și prelucrarea informațiilor presupune:

Identificarea principalelor elemente ale contextului instituțional și socio economic în care entitatea/structura auditată își desfășoară activitatea;

Analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entității auditate;

Analiza entității/structurii auditate și a activităților pe care le desfășoară pe baza organigramei, regulamentului de organizare și funcționare, fișele posturilor și procedurilor scrise;

Analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfășurare a misiunii de audit intern;

Identificarea punctelor-cheie ale funcționării entității/structurii auditate și ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari și slabe;

Identificarea și evaluarea riscurilor cu incidență semnificativă;

Identificarea surselor potențiale de informații care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului și să aprecieze validitatea și credibilitatea acestor informații.

Tabel 2.3. Procedura privind colectarea și prelucrarea informațiilor

Sursa: Marcel Ghiță. ”Auditul intern al instituțiilor publice: teorie și practică”, Ed. CECCAR, București, 2006, pag. 186.

2.4.1.3 Identificarea și analiza riscurilor

Riscul reprezintă orice eveniment, acțiune, situație sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacității entității publice de a-și realiza obiectivele.

Procedura de identificare și analiză a riscurilor este cea mai importantă din etapa de pregătire a misiunilor de audit și pe baza acesteia se va întocmi Programul de audit.

Identificarea obiectelor auditabile

Reprezintă prima fază a procedurii Analiza riscurilor și se realizează prin detalierea fiecărei activități în operații omogene succesive, descriind procesul de la inițiere până la realizarea și înregistrarea acestora, incluisiv circuitul auditului.

Această activitate are o importanță covârșitoare asupra desfășurării misiunii de audit intern. Din acest motiv trebuie realizată cu toată responsabilitatea pornind de la analiza Listei acttivităților din cadrul entității auditate, realizată încă din etapa de planificare a activității de audit intern, din care se vor extrage activitățile auditabile.

Identificarea riscurilor asociate obiectelor auditabile

Identificarea riscurilor inerente domenilor auditabile reprezintă a doua fază a procedurii Analiza riscurilor și se realizează prin analiza activităților și/ sau operațiilor cuprinse în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile la care se atașeaza riscurile asociate acestora, coroborate cu funcționalitatea activităților de control.

Tehnicile cele mai utilizate pentru identificare riscurilor:

Intervievarea responsabililor strategici și operaționali;

Sondajul și chestionarul;

Brainstorming-ul pe activități compartimente;

Organizarea grupurilor focus-grupuri de dezbatere coordonate de un moderator specializat pentru atingerea unor obiective stabilite anticipat;

Comparații, grupări, verificări.

Stabilirea factorilor de analiză a riscurilor, a ponderilor și a nivelurilor de apreciere ale risurilor

Stabilirea factorilor de analiză a riscurilor, a ponderilor și a nivelurilor de apreciere ale risurilor reprezintă faza a treia a procedurii de Analiza riscurilor.

Se realizează ținând cont de normele generale care se recomandă în utilizarea factorilor privind:

Aprecierea controlului intern;

Aprecierea cantitativă;

Aprecierea calitativă.

Această fază se concretizează prin întocmirea documentului Stabilirea factorilor, ponderilor și nivelurilor de apreciere a riscurilor.

Stabilirea nivelului de apreciere al riscului pe factori de risc și determinarea punctajului total al riscului presupune parcurgerea mai multor faze și anume:

Aplicarea la ponderile factorilor de risc a nivelului de apreciere al acestora, pe baza evaluărilor realizatede auditori;

Determinarea punctajului total al riscului care se realizează prin înmulțirea nivelului de apreciere al fiecărui risc cu ponderile factorilor de risc și prin însumarea acestora, pe fiecare risc.

Clasarea obiectivelor auditabile pe baza punctajului riscului

Clasarea obiectivelor auditabile pe baza punctajului riscului este a cincea fază a procedurii Analiza riscurilor, în care riscurile se împart în mari, medii și mici.

Împărțirea riscurilor pe cele trei categorii se realizează ținând cont de importanța și a resurselor de audit de care dispunem, respectiv numărul de auditori interni și numărul de ore efectuate pentru desfășurarea misiunii de audit.

Ierarhizarea obiectivelor auditabile în funcție de analiza riscurilor

Ierarhizarea obiectivelor auditabile în funcție de analiza riscurilor reprezintă faza a șasea a procedurii de Analiza riscurilor.

Se realizează pe baza informațiilor din fazele anterioare și în special, a documentului Clasarea operațiilor pe baza punctajului riscurilor și se concretizează în elaborarea documentuli Tabelul puncte tari și puncte slabe, care dă posibilitatea evaluării fiecărei operații analizate și stabilirea activităților entității auditate, care pot fi considerate puncte tari su puncte slabe.

Elaborarea tematicii in detaliu a misiunii de audit intern

Elaborarea tematicii in detaliu a misiunii de audit intern este faza a șaptea a procedurii de Analiză a riscurilor.

Se realizează prin selectarea obiectelor auditabile, care au fost evaluate ca fiind puncte slabe și care vor fi avute în vedere, în continuare, de echipa de auditori. Această fază se concretizează în elaborarea Tematicii în detaliu a misiunii de audit intern pe baza Tabelului puncte tari și puncte slabe care cuprinde obiectele auditabile ierarhizate ca fiind puncte tari și puncte slabe.

2.4.1.4. Elaborarea programului de audit intern

Programul de audit intern este un document intern de lucru al structurii de audit și cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată acțiunile de efectuat necesare atingerii obiectivului auditat, repartizarea acestora pe fiecare auditor, numărul de ore planificat și locul de desfășurare a acținii.

Programul de audit reprezintă un ghid cu care este comparat în final modul de desfășurarea al misiunii și conferă siguranța că domeniul de aplicare al activității a primit atenția corespunzătoare și că aspecte importante ale auditului nu au fost omise. Acesta presupune un plan detaliat al activității ce trebuie realizat în etapa de Intervenție la fața locului și care trebiue să cuprindă procedurile necesare atingerii obiectivelor misiunii de audit.

Scopul programului de audit intern, asigură șeful structurii de audit intern că au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit, garantând repartizarea sarcinilor și planificarea activitățiilor de către supervizor.

2.4.1.5. Ședința de deschidere

Ședința de deschidere a intervenției la fața locului servește ca întâlnire de început a misiunii de audit, se planifică și se derulează in entitatea auditată și la aceasta participă auditorii interni desemnați pentru efectuarea misiunii, șeful departamentului de audit intern și personalul implicat în auditare.

Scopul ședinței de deschidere îl reprezintă întâlnirea cu reprezentanții entității/structurii auditate pentru a discuta domeniul auditului, obiectivele urmărite și modalitățile de lucru privind misiunea de audit și aducerea la cunoștință a programului de intervenție la fața locului.

Ordinea de zi a ședinței de deschidere trebuie să cuprindă:

Prezentarea auditorilor interni;

Prezentarea obiectivelor misiunii de audit intern;

Discutarea și stabilirea termenelor pentru prezentarea documentelor solicitate în vederea efectuării verificărilor;

Discutarea tematicii în detaliu;

Acceptarea calendarului întâlnirilor

Comunicarea modului de realizare a intervenției la fața locului;

Asigurarea condițiilor materiale necesare derulării misiunii de audit intern.

Cele prezentate mai sus sunt consemnate în Minuta ședinței de deschidere: Anexa nr. 2 la prezenta lucrare.

2.4.2 Intervenția la fața locului

Etapa intervenției la fața locului constă în colectarea documentelor analiza și evaluarea activității și cuprinde următoareale proceduri:

Colectarea dovezilor;

Constatarea și raportarea iregularităților;

Revizuirea documentelor de lucru;

Ședința de închidere.

Procedura de colectare a dovezilor de audit constă în continuarea colectării documentelor, analizei și evaluării acestora, activitate începută în procedura de colectare și prelucrare a informațiilor, din etapa de Pregătire a misiunii de audit.

Scopul acestei proceduri îl constituie pregătirea și efecuarea testărilor stabilite prin Programul intervenției la fața locului și obținerea probelor de audit competente și relevante pentru formularea constatărilor, concluziilor și recomandărilor.

Tehnici de audit intern:

Verificarea care are ca tehnici: comparația, examinarea, recalcularea, confirmarea, punerea de acord, garantarea și urmărirea.

Observarea fizică

Interviu

Analiza

Instrumente de audit intern:

Chestionarele și listele de verificare care sunt de mai multe tipuri:

Chestionarul de luare la cunoștință

Chestionarul de control intern (anexa nr. 1)

Chestionarul – listă de verificare

Formularele constatărilor de audit intern care sunt:

Formularul de identificare și analiză a problemei (FIAP) (anexa nr.3)

Formular de constatare și raportare a iregularităților (FCRI)

Constatarea și raportarea iregularităților

În situația descoperirii unor iregularități, există o procedură specială de raportare a lor, datorită gravității, către conducerea entității dar și pentru stopare rapidă a efectelor negative pe care eventual le pot produce.

Auditorii interni când ajung la concluzia că s-a comis o iregularitate sau că există semnalmentele apariției iminente a unei iregularități sunt obligați să raporteze, cel mai târziu a doua zi, conducătorului structurii de audit intern prin transmitera Formularului de constatare și raportare a iregularităților(FCRI).

Revizuirea documentelor de lucru se realizează în mai multe momente, după cum urmează:

Dosarul permanent care cuprinde următoarele secțiuni:

Secțiunea A-Raportul de audit intern și anexele acestuia;

Secțiunea B-Administrativă;

Secțiunea C- Documentația misiunii de audit intern;

Secțiunea E- Supervizarea și revizuirea desfășurării misiunii de audit intern și a rezultatelor acesteia.

Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii xerox a documentelor justificative, extrase din acestea, care trebuie să confirme și să sprijine concluziile auditorilor interni.

„Revizuirea se efectuează de către auditorii interni, înainte de întocmirea proiectului Raportului de audit intern, pentru a se asigura că documentele de lucru sunt pregătite în mod corespunzător și că acestea furnizează un sprijin adecvat pentru munca efectuată și pentru dovezile/probele adunate în timpul misiunii de audit intern. Procedura de revizuire se concretizează prin elaborarea Notei centralizatoare a documentelor de lucru.

Dosarele de audit intern sunt proprietatea entității publice și sunt confidențiale. Ele trebuie păstrate până la îndeplinirea recomandărilor din raportul de audit intern, după care se arhivează în concordanță cu reglementările legale privind arhivarea.

Ședința de închidere

Ședința de închidere a intervenției la fața locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a constatărilor și recomandărilor preliminare, precum și discutarea Planului de acțiune, însoțit de Calendarul de implementare a recomandărilor, ocazie cu care se întocmește Minuta ședinței de închidere.

În cadrul Ședinței de închidere, auditorii urmăresc să se asigure că, constatările și recomandările sunt clare, obiective, fundamentate, relevante, ușor de înțeles și nu vor permite interpretări. Constatările trebuie să fie fundamentate pe probe de audit, documentedoveditoare și să facă trimitere la reglementările nerespectate. De asemenea, aspectele semnalate trebuie să ajute conducerea entității/structurii auditate în luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficiențelor constatate.

2.4.3. Raportul de audit intern

Etapa constă în elaborarea, transmiterea și difuzarea Raportului de audit intern și se realizează prin parcurgerea următoarelor proceduri:

Elaborarea proiectului de Raport de audit intern;

Transmiterea proiectului de Raport de audit intern;

Reuniunea de conciliere;

Întocmirea Raportului de audit intern final;

Difuzarea Raportului de audit intern.

Elaborarea proiectului de Raport de audit intern

Proiectul Raportul de audit intern concretizează activitatea auditorilor interni prin prezentarea cadrului general de desfășurare a activității entității, obiectivelor, aria și metodologia de audit , tehnicile de colectare și analiză a dovezilor de audit utilizate, constatările, recomandările și concluziile misiunii de audit realizate.

Elaborarea proiectului Raportului de audit intern, care mai poartă numele de Raport intermediar, presupune respectarea următoarelor cerințe:

Constatările trebuie să aparțină domeniului/obiectivelor misiunii de audit intern și să fie susținute prin documente justificative corespunzătoare;

Recomandările trebuie să fie în concordanță cu constatările și să determine reducerea riscurilor potențiale;

Raportul trebuie să exprime concluziile auditorului intern bazate pe constatările efecuate;

Raportul se întocmește pe baza FIAP-urilor și a celorlalte documente de lucru și reprezintă de fapt o succesiune de FIAP-uri comentate.

FIAP-uri, FCRI-uri, dacă este cazul, dar și în celelalte documente de lucru.

Raportul de audit intern este structurat pe trei capitole: introducere, constatări și recomandări și concluzii.

Capitolul I- Introducere- va cuprinde datele de identificare a misiunii, tehnicile și instrumentele utilizate și modul cum a fost finalzată aceasta.

În capitolul II- Constatări și recomandări- se prezintă constatările, consecințele și recomandările stabilite prin FIAP-urile și FCRI-urile elaborate.

În capitolul III- Concluzii- se recomandă să se exprime o apreciere generală privind misiunea realizată, structurată pe obiectivele acesteia.

Transmiterea proiectului de Raport de audit intern

Proiectul Raportului de audit intern se transmite structurii auditate care în maximum de 15 zile de la primirea acestuia poate formula punctele sale de vedere cu privire la recomandările aduditorilor.

În situația în care transmit observații la proiectul de raport, echipa de auditori interni analizează punctele de vedere ale entității auditate și în termen de 10 zile convoacă Reuniunea de conciliere. Dacă structura nu are observații sau nu transmite, în termenul menționat, punctele sale de vedere, echipa de auditori presupune acordul tacit al acesteia în legătură cu constatările și cu recomandările conținute în proiectul Raportului de audit intern.

Scopul transmiterii proiectului Raportului de audit intern entității/structurii auditate este pentru a-i da posibilitatea acesteia de a analiza și de a formula un punct de vedere la constatările și recomandările auditorilor interni.

Reuniunea de conciliere

Se organizează de catre auditorii interni, în termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere de la structura auditată în cadrul căreia se analizează constatările și concluziile formulate, ocazie cu care se întocmește Minuta reuniunii de conciliere. Scopul Reuniunii de conciliere este atât discutarea constatărilor și recomandărilor și eventual acceptarea și/sau retragerea/respingerea acestora de către echipa de auditori prin proiectu Raportului de audit intern, cât și prezentarea, de către entitatea auditaă a Planului de acțiune pentru recomandările acceptate și Calendareul de implementare a recomandărilor.

Întocmirea raportului de audit intern

Raportul de audit intern trebuie să includă modificările discutate și convenite din cadrul Minutei reuniunii de conciliere și va fi însoțit de Sinteza raportului.

Scopul acestei proceduri este prelucrarea proiectului Raportului de audit intern în vederea redactării raportului final după discuțiile din cadrul Reuniunii de conciliere, când el devine complet prin includerea și a punctului de vedere al entității/structurii auditate.

Procedura de întocmire a Raportului de audit intern revine auditorilor și este următoarea:

Constată introducerea în raport a tuturor modificărilor aprobate în proiectul Raportului de audit intern;

Finalizează Raportul de audit intern;

Constată existența unei liste complete și corecte pentru difuzarea Raportului de audit intern;

Semnează Raportul de audit intern.

Difuzarea Raportului de audit intern

Șeful structurii de audit intern transmite Raportul de audit intern final, împreună cu rezultatele concilierii și punctul de vedere al entității/structurii auditate, conducătorului entității publice care a aprobat misiunea, pentru analiză și avizare.

Conform cadrului legislativ, Curtea de Conturi are acces la Raportul de audit intern cu ocazia misiunilor de audit extern pe care le desfășoară la entitatea publică.

Scopul difuzării Raportului de audit intern este analizarea și avizarea recomandărilor din cadrul acestuia.

Procedura difuzării Raportului de audit intern se relizează astfel:

Auditorii transmit raportul, rezultatele concilierii și punctul de vedere al entității/structurii auditate șefului structurii de audit intern;

Șeful structurii de audit intern semnează și transmite raportul conducătorului entității publice care a aprobat misiunea;

Conducătorul entității publice analizează și avizează raportul;

Auditorii transmit entității/structurii auditate o copie a raportului avizat de către conducătorul instituției publice. Apoi transmit la organul ierarhic superior sau la UCAAPI o informare despre recomandările care nu au fost avizate, însoțite de o documentație de susținere. De asemenea, îndosariază Raportul de audit intern în dosarul permanent, Secțiunea A.

2.4.4. Urmărirea recomandărilor

Este cea de-a patra etapă a desfășurării unei misiuni de audit, care are ca obiectiv urmărirea modului în care recomandările cuprinse în raportul de audit public intern sunt puse în pratică la termenele stabilite în planul de acțiune.

Procedura de urmărire a recomandărilor se prezintă astfel:

Auditorii întocmesc fișa de urmărire a recomandărilor și verifică implementarea recomandărilor la termenele stabilite;

Entitatea/structura auditată transmite auditorilor la termenele stabilite o Notă de informare cu privire la stadiul implementării recomandărilor din Raportul de audit intern;

Șeful structurii de audit intern transmite la UCAAPI sau la organul ierarhic superior, stadiul progreselor înregistrate la implementarea recomandărilor.

Auditorii îndosariază Nota de informare cu privire la stadiul implementării recomandărilor în Dosarul permanenta, Secțiunea B.

Procedura de urmărire a recomandărilor prevăzută de normele românești arată că auditorii întocmesc fișa de urmărire a recomandărilor în care se găsesc trei niveluri de apreciere și anume implementat, parțial implementat și neimplementat. La termenele stabilite în planul de acțiune aceștia verifică modul în care se implementează recomandările.