Misiune de Audit Intern Privind Auditarea Activitatii Juridice In Institutiile de Invatamant Superior
Lucrare de disertație
MISIUNE DE AUDIT INTERN PRIVIND AUDITATEA ACTIVITĂȚII JURIDICE ÎN INSTITUȚIILE DE ÎNVĂȚĂMÂNT SUPERIOR
CUPRINS
SUMMARY
INTRODUCERE
CAPITOLUL 1.
Conceptul și rolul auditului intern la nivelul instituțiilor aflate în subordinea sau coordonarea Ministerului Educației și Cercetării
1.1. Istoricul apariției auditului intern
1.2. Evoluția auditului intern
1.3. Definirea conceptului de audit intern
1.4. Organizarea, rolul și obiectivele auditului intern
1.4.1. Organizarea auditului public intern în România
1.4.2. Comitetul de Audit Public Intern
1.4.3. Organizarea auditului public intern la nivelul entităților publice
1.4.4. Principii de organizare a auditului intern în România
1.5. Auditul intern la nivelul instituțiilor aflate în subordinea sau coordonarea Ministerului Educației și Cercetării
CAPITOLUL 2.
Planificarea activității de audit public intern
2.1. Elaborarea planului de audit public intern
2.2. Raportarea activității de audit public intern
2.3. Obiective aferente unei activități de audit public intern
2.3.1. Evaluarea managementului riscurilor
2.3.2. Evaluarea sistemelor de control
2.4. Tipuri de audit
2.4.1. Auditul de sistem
2.4.2. Auditul de performanță
2.4.3. Auditul de regularitate
CAPITOLUL 3.
Derularea unei misiuni de audit public intern
3.1. Etape și proceduri
3.2. Misiunea de audit public intern privind fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli, alocarea creditelor bugetare în instituțiile de învățământ superior – Studiu de caz
3.2.1. Pregătirea misiunii de audit intern
3.2.2. Intervenția la fața locului
3.2.3. Elaborarea raportului de audit public intern
CONCLUZII
BIBLIOGRAFIE
ANEXE
SUMMARY
Internal Audit is an independent and objective activity which gives an insurance in SNIM on the degree of workmanship of its operations, brings him his advice to ameliorate them, and contributes to create the value added.
Internal audit must make sure during these missions of:
– the realization of operations with regard to objectives fixed by the General management
– the optimization of human and material resources
– the application of laws, regulations instructions and procedures
– protection and maintenance of the heritage of SNIM
– integrity, reliability, exhaustiveness and marking of accounting, financial information and management produced
– adequacy and effectiveness of the procedures of internal control
During the realization of its missions, internal audit is made responsible for bringing a help to the representatives to determine risks linked to missions and audited activities, to analyse implemented controls and to work out recommendations for an uninterrupted improvement of the internal control of SNIM.
Internal audit exercises no authority and responsibility over activities, services or audited entities. His recommendations cannot since then unload the hierarchy of the entity audited by responsibilities which falls to him.
The internal audit of SNIM participates in the good management of the gouvernance of the firm. It understands besides the Internal General Listeners, 2 Listeners Seniors and 2 Junior Listeners.
Due to the transverse character of its mission, and the necessity of independence in the realization of this one, General Internal Audit is hierarchically attached to the General management.
The General Internal Listener, is directly attached to the Managing director. The leader of mission is chosen among the seniors listeners according to missions to be accomplished. The team can then be constituted by seniors and junior listeners according to the complicacy of mission.
The listeners are rather general practitioners who can be appointed to any type of mission. They are divided on two levels:
– Listeners Seniors
– Junior Listeners
The internal audit of SNIM participates in the good management of the gouvernance of the firm. It understands besides the Internal General Listeners, 2 Listeners Seniors and 2 Junior Listeners.
Due to the transverse character of its mission, and the necessity of independence in the realization of this one, General Internal Audit is hierarchically attached to the General management.
The General Internal Listener, is directly attached to the Managing director. The leader of mission is chosen among the seniors listeners according to missions to be accomplished. The team can then be constituted by seniors and junior listeners according to the complicacy of mission.
The listeners are rather general practitioners who can be appointed to any type of mission. They are divided on two levels:
– Listeners Seniors
– Junior Listeners
Missions are carried out in accordance with the plan of audit approved by the General management. They can touch all domains of activity of the firm and all processes defined in the frame of reference of internal control:
– Process of Pilotings
– Process of Realization
– Process support
– They can also touch transverse or specific subjects necessary for a better workmanship of risks and internal control of the society.
– The quality of relations between internal audit and entities and audited services conditions the effectiveness of missions:
– General Internal Audit promises to lead its missions in any independence, to respect a strict confidentiality and to research its official reports and analyses. A big attention is turned in peculiarities and stakes of every audited entity, so that audits constitute a source of value added for entities and SNIM as a whole. Missions are always coordinated with audited services and do not unsettle their functioning. Conclusions make systematically the object of a contradictory magazine by the auditing.
Entities and audited services promise, as for them to make easier the access of Internal General Audit for information and go available when a mission is organized. The teams of internal audit notably have access to all systems of information of the society.
They are required to introduce in audit in requested stagecoaches any documents, information, requests and collaboration shone demonstrate their whole liquid assets and. The persons refraining from answering requests, producing incomplete, wrong documents or different from reality will be the object of appropriate sanctions.
the members of in aforementioned have full, free access and without restrained to all
activities, documents, registers, lines, property and personnel of the Society. The internal listeners respect following fundamental principles:
– Integrity
– Fulfil their mission with fairness, stagecoach and responsibility,
– Respect law and make requested revelations
– Do not take part in illegal activities either get involved in dishonourable acts for the occupation of internal audit or SNIM
– Respect and contribute to the objectives of ethics of SNIM
– Objectivity
– Do not take part in activities or establish relations which could accept arbitration or risk compromising the uncommitted character of their judgement.
– Accept nothing that could accept arbitration or risk compromising their professional judgement.
– Reveal all material facts that they know and that, if they were not revealed, would have the effect of distorting the report on examined activities.
– Confidentiality
– Use with caution and protect information gathered as part of their mission
– Do not use his information to withdraw a personal benefit from it, or of a way which would contravene the lawful dispositions or cause harm to the ethical objectives of SNIM.
– Competence
– Get involved only on jobs as which they have necessary knowledge, know-how and experience.
– Accomplish jobs respecting Norms for Practice Internal Professionnelle de l' Audit.
– Try hard to ameliorate persistently their competence, effectiveness and quality of their jobs.
The annual exam of the performances of the internal listeners is accomplished by the Listeners General Interne. This exam rests on the quality of reports and is established on forms of evaluation.
The organization and the sequence of the mission of audit are envisaged in the procedure of Internal Audit, contained in the frame of reference of internal control and in the procedures of Insurance Quality.the annual exam of the performances of the internal listeners is accomplished by the listeners general interne.
INTRODUCERE
Auditul intern este o profesie care s-a conturat de-a lungul anilor, încercând să răspundă mereu necesităților în continua schimbare pe care le au entitățile publice. Auditul intern, axat la începuturile sale pe probleme contabile, a devenit astăzi un instrument puternic de depistare a principalelor riscuri ale entităților publice. Foarte aproape de funcția contabilă și financiară, acesta în prezent subordonat conducătorilor entităților publice și întreține o relație strânsă și continuă cu compartimentul de audit. Și unul și celălalt sunt complementari, astfel: compartimentul audit garantează și consacră independența auditorilor interni, la rândul lor, auditorii interni oferă o analiză imparțială și profesională asupra riscurilor entității publice și contribuie la îmbunătățirea informării în ceea ce privește nivelul de securitate a entității. Ambii participă la buna guvernare a entităților publice.
Auditul intern este o profesie bine organizată, cu influență crescânda. Institutul Francez al Auditului și Controlului Intern (IFACI) este unul din institutele naționale cele mai importante și cele mai dinamice. Puternic, datorită celor aproximativ 2000 de membri, acesta urmărește cinci obiective, astfel:
să fie un loc de reflecție asupra profesiei și evoluției sale (activitate de cercetare);
să contribuie la profesionalizarea actorilor auditului intern (activitate de formare profesionala);
să fie un loc de schimburi profesionale (reuniuni lunare, colocvii);
să constituie un vector de promovare a auditului intern (revista de audit și alte lucrări);
să fie purtătorul de cuvânt al profesiei pe lângă organismele instituționale și de reglementare (luări de poziții).
Auditul intern este o profesie care se bazează pe cadru de referință recunoscut în lumea întreagă, chiar dacă, datorită varietății mediilor în care este practicat, acesta trebuie să se adapteze pentru a lua în calcul particularitățile legislative și de reglementare ale fiecărei țări, reguli specifice care guvernează anumite sectoare de activitate (sectorul bancar, sectorul public) sau pur și simplu mărimea și cultura entităților.
Acest cadru de referință servește drept bază pentru pregătirea unei diplome profesionale recunoscute pe plan mondial, pentru exercitarea auditului intern, echivalentul diplomei de expertiză contabilă în cazul revizuirii conturilor.
Cadrul de referință cuprinde:
definiția auditului intern adoptată în luna iunie a anului 1999 de Consiliul de Administrație al IIA, care precizează că auditul intern efectuează misiuni de asigurare și de consiliere; că domeniile sale de responsabilitate sunt riscul, controlul intern și guvernarea întreprinderii; că finalitatea sa este aceea de a aduce un plus de valoare entităților;
codul deontologic care furnizează auditorilor interni principiile și valorile ce le permit să-și orienteze practica profesională în funcție de contextul lor specific;
normele profesionale pentru practica auditului intern care îi ghidează pe auditorii interni în vederea îndeplinirii misiunii lor și în gestionarea activităților lor;
modalitățile practice de aplicare (MPA) care comentează și explică normele și recomandă cele mai bune practici;
sprijinul pentru dezvoltarea profesională, constituit în principal din lucrări și articole de doctrină, din documente ale colocviilor și conferințelor, precum și ale seminariilor.
Cunoașterea și aplicarea acestui cadru de referință oferă organizațiilor și organismelor de reglementare o asigurare privind nivelul de profesionalism al auditorilor interni.
Principiile și regulile prevăzuteare de activitate (sectorul bancar, sectorul public) sau pur și simplu mărimea și cultura entităților.
Acest cadru de referință servește drept bază pentru pregătirea unei diplome profesionale recunoscute pe plan mondial, pentru exercitarea auditului intern, echivalentul diplomei de expertiză contabilă în cazul revizuirii conturilor.
Cadrul de referință cuprinde:
definiția auditului intern adoptată în luna iunie a anului 1999 de Consiliul de Administrație al IIA, care precizează că auditul intern efectuează misiuni de asigurare și de consiliere; că domeniile sale de responsabilitate sunt riscul, controlul intern și guvernarea întreprinderii; că finalitatea sa este aceea de a aduce un plus de valoare entităților;
codul deontologic care furnizează auditorilor interni principiile și valorile ce le permit să-și orienteze practica profesională în funcție de contextul lor specific;
normele profesionale pentru practica auditului intern care îi ghidează pe auditorii interni în vederea îndeplinirii misiunii lor și în gestionarea activităților lor;
modalitățile practice de aplicare (MPA) care comentează și explică normele și recomandă cele mai bune practici;
sprijinul pentru dezvoltarea profesională, constituit în principal din lucrări și articole de doctrină, din documente ale colocviilor și conferințelor, precum și ale seminariilor.
Cunoașterea și aplicarea acestui cadru de referință oferă organizațiilor și organismelor de reglementare o asigurare privind nivelul de profesionalism al auditorilor interni.
Principiile și regulile prevăzute de codul deontologic și de norme au un caracter obligatoriu. Nerespectarea acestora înseamnă nu numai să te situezi în afara profesiei, ci mai ales sa te privezi de un mijloc de a fi mai eficace și, deci, mai credibil. Amatorismul nu mai are ce căuta în auditul intern; doar o abordare sistematică și metodică poate aduce un plus de valoare organizațiilor.
Modalitățile practice de aplicare nu au aceeași putere executorie. Acestea reprezintă totuși referința în domeniu, și se recomandă cu tărie puterea lor în aplicare, admițând totuși posibilitatea unor adaptări în funcție de legile și reglementările naționale.
În ceea ce privește documentele clasificate la rubrica „sprijin pentru dezvoltarea profesională”, acestea pot fi utilizate în caz de nevoie, fără a reprezenta totuși o referință în domeniu.
Trebuie ca acest cadru de referință să vă facă conștienți de apartenența dumneavoastră la o veritabilă profesie, mereu în stare de veghe și preocupată în permanență de a va sensibiliza asupra metodelor și practicilor care răspund cel mai bine necesităților și așteptărilor organizațiilor din care faceți parte. Raportați-vă des la acesta și aplicați-l întotdeauna.
CAPITOLUL 1.
Conceptul și rolul auditului intern la nivelul instituțiilor aflate în subordinea sau coordonarea Ministerului Educației și Cercetării
1.1. Istoricul apariției auditului intern
Termenul de audit provine din limba latină, de la cuvântul audit-auditare, care are semnificația « a asculta », dar despre audit se vorbește de pe vremea asirienilor, egiptenilor, din timpul domniei lui Carol cel Mare sau Eduard I al Angliei. Activitățile de audit s-au realizat în decursul timpului și în România, dar purtau alte denumiri.
Utilizarea termenului de audit în accepțiunea folosită în prezent este relativ recent și se plasează în perioada crizei economice din 1929 din Statele Unite ale Americii, când întreprinderile erau afectate de recesiunea economică și trebuia să plătească sume importante pentru auditorii externi care afectau certificarea conturilor tuturor întreprinderilor cotate la bursă.
Marile întreprinderi americane foloseau deja serviciile oferite de cabinete de audit extern, organisme independente care aveau misiunea de a verifica conturile și bilanțurile contabile și de a certifica situațiile financiare anuale. Pentru a-și îndeplini atribuțiile, cabinetele de audit efectuau o serie de lucrări pregătitoare de specialitate, și anume : inventarierea patrimoniului, inspecția conturilor, verificarea soldurilor, diferite sondaje etc., care au crescut semnificativ costurile auditării.
Întreprinderile au început să-și organizeze propriile compartimente de audit intern, în special pentru reducerea cheltuielilor, prin preluarea efectuării lucrărilor pregătitoare din interiorul entității, iar pentru realizarea activității de certificare au apelat în continuare la cabinete de audit extern, care aveau dreptul la o supervizare a activității întreprinderilor. Pentru a distinge între auditorii cabinetelor de audit extern și cei ai organizației supuse auditului, primii au fost numiți auditori externi, iar cei din urmă au fost numiți auditori interni, deoarece făceau parte din întreprindere.
Aceste schimbări au fost benefice, deoarece auditorii externi nu își mai încep activitatea de la zero și pornesc de la rapoartele auditorilor interni, la care adaugă noi constatări, rezultate prin aplicarea procedurilor specifice și apoi efectuează certificarea conturilor organizației auditate.
Cu timpul, auditorii externi au renunțat în totalitate să mai efectueze acțiuni de inventariere și de inspectare a conturilor clienților și au început să realizeze analize, comparații și să justifice cauzele eșecurilor, să dea consultații și soluții pentru cei care erau responsabili de activitatea întreprinderii. În acest fel în timp s-au stabilit obiective, instrumente, tehnici și sisteme de raportare distincte pentru auditorii interni comparativ cu auditorii externi.
După trecerea crizei economice, auditorii au fost utilizați în continuare, deoarece dobândiseră cunoștințele necesare și foloseau tehnici și instrumente specifice domeniului financiar-contabil. În timp, ei au lărgit mereu domeniul de aplicare a auditului și i-au modificat obiectivele, ajungându-se la ideea necesității existentei unei funcții a activității de audit intern în interiorul organizațiilor.
Noua funcție de audit intern va mai păstra mult timp conotațiile financiar-contabile în memoria colectivă, datorită originii sale, respectiv activității de certificare a conturilor.
Rolul și necesitatea auditorilor interni au crescut continuu și au fost unanim acceptate, motiv pentru care aceștia au simțit nevoia de a se organiza și de a-și standardiza activitățile practice. Astfel, în anul 1941 s-a creat în Orlando, Florida, SUA, Institutul Auditorilor Interni –IIA, care a fost recunoscut internațional. Ulterior a aderat Marea Britanie, iar în 1951, Suedia, Norvegia, Danemarca și alte state. În prezent la acest institut s-au afiliat peste 90 de institute naționale ale auditorilor interni și membri din peste 120 de țări, în urma obținerii calitații de CIA – auditor intern certificat, acordat de IIA pe baza unor examene profesionale.
Funcția de audit intern s-a instituit în Anglia și Franta la începutul anilor ’60, fiind puternic marcată de originile sale de control financiar-contabil. Abia după anii ‘80-’90 funcția de audit intern începe să se contureze în activitatea entităților, iar evoluția ei continuă și în prezent.
În România, auditul intern a fost adoptata ca un termen la modă în domeniul controlului financiar, însă cu timpul s-a reușit decantarea conceptelor de control intern și audit intern. În prezent există o problema cu înțelegerea sistemului de control intern, care, fiind obiect al auditului intern, înglobează toate activitățile de control intern realizate în interiorul unei entități și riscurile asociate acestora.
În același timp trebuie înțelese corect și noțiunile de control extern și audit extern, care funcționează într-o economie de piață concurențială, cum este și cea românească.
1.2. Evoluția auditului intern
Scopul inițial al Institutului Auditorilor Interni – IIA a fost acela de standardizare a activității de audit intern, plecând de la definirea conceptelor, stabilirea obiectivelor și continuând cu organizarea și exercitarea acestuia.
În timp a avut loc o deplasare a obiectivelor auditului intern de la furnizarea de informații pentru manager spre o colaborare cu auditul extern, căruia îi asigură o materie primă prelucrată, devenind totodată a activitate de sine stătătoare.
Începând din 1950, IIA a emis norme proprii de audit intern, diferite de cele ale auditului extern. În timp acestea s-au generalizat și din 1970 au devenit standarde de audit intern, care sunt într-o permanentă transformare datorită evoluției societății ce se confruntă mereu cu noi provocări.
În 1941, J.B. Thurston, primul președinte al Institutului Internațional al Auditorilor Interni, declara cu o previziune uimitoare că perspectiva cea mai strălucită a auditului intern va fi « asistența managerială ». În 1991, Joseph J. Mossis, președintele Institutului Auditorilor Interni din Marea Britanie, reia aceeași remarcă, dar în termeni mult mai exacți : « Este clar pentru cei care lucrează în cadrul funcției de audit intern ca acesta are un rol vital de jucat, ajutând conducerea să ia în mână haturile controlului intern ».
În ciuda unei evoluții spre o implicare mai mare în asistența managerială, edificiul funcției de audit intern, construit piatră cu piatră, suferă din cauza unor contradicții și disfuncții inerente oricărui început. În acest sens Jacques Renard în cartea sa avea două explicații foarte plauzibile, și anume :
un prea mare succes de mediatizare a termenului « audit », care are un impact deosebit asupra tuturor categoriilor de specialiști, cuvânt la modă, care dă valoare și un aer savant celor care îl folosesc, creându-le impresia că deja se află înaintea progresului și a tehnicii prin simpla utilizare a cuvântului AUDIT. În acest sens putem confirma că nu există eveniment științific unde aproape în mod magic să nu-si găsească loc și termenul « audit ». În universități au apărut o serie de discipline a căror denumire începe astfel : « auditul », spre exemplu, « resurse umane », iar disciplina respectivă înainte se numea « managementul resurselor umane » și se referea numai la management, și exemplele pot continua ;
auditul intern nu se numește întotdeauna audit intern și deseori, în funcție de cultura organizației, de practica în domeniu, de tradiții și, nu în ultimul rând, de obiceiuri, se mai folosesc termeni ca « inspecție », « control financiar », « verificare internă », « control intern ». Utilizarea acestor termeni, din majoritatea oamenilor sau practicienilor și în special în rândul managerilor care, atunci când aud de un auditor, exclamă cu înțeles : « Bine ați venit, pentru că niciodată un control nu este în plus ! »
Totuși practicienii auditului intern constată cu satisfacție evoluția rapidă a acestuia, percepută clar de toată lumea, în ciuda unor confuzii și disfuncții care mai apar ; obiectivele auditului sunt atinse și el devine un ajutor de neevitat pentru manager. În acest sens precizam că fostul președinte al IFACI, Louis Vaurs a subliniat evoluția conceptului de audit intern, afirmând că « transformările introduse de majoritatea auditorilor nu au fost observate cu adevărat de manageri ». Cu părere de rău trebuie să observam că această remarcă din ultimul deceniu al mileniului al doilea este încă de actualitate.
Auditul intern își va atinge obiectivele dacă există un sistem de control intern organizat, formalizat, periodic, constituit din : standarde și norme profesionale, ghiduri procedurale, coduri deontologice (nu etice), care să susțină morala profesiunii de audit, având în vedere faptul că auditorul trebuie sa fie în afara oricăror bănuieli, « precum șotia Cezarului ».
Auditorii interni și managerul trebuie priviți ca parteneri, și nu ca adversari, având aceleași obiective, printre care eficacitatea actului de management și atingerea țintelor propuse. Managerii trebuie să înțeleagă recomandările auditorilor, să perceapă ajutorul pe care îl primesc pentru stăpânirea riscurilor care apar și evoluează continuu.
Auditul intern este considerat ca fiind ultimul nivel al sistemului de control intern al entității.
Auditorii interni sunt ineficienți și de aceea se impune ca ei să funcționeze în echipă.
Competențele profesionale ale auditorului intern produc adevărate beneficii pentru entitate, prîntr-o evaluare sistematică, pe baza standardelor de audit și a celor mai bune practici, a politicilor, procedurilor și operațiilor realizate de entitate.
Auditul intern, prin activitățile pe care le desfășoară, adaugă valoare atât prin evaluarea sistemului de control intern și analiza riscurilor asociate activităților auditabile, cât și prin recomandările cuprinse în raportul întocmit și transmise în scopul asigurării obiectivelor organizației.
Destinatarii rapoartelor de audit intern pot să țină sau să nu țină cont de recomandările auditorilor, însă ei știu că, atunci când nu vor ține cont de ele, își vor asuma unele riscuri.
Auditul intern nu dă certificat că toate activitățile sunt protejate sau că nu există disfuncții, poate și din singurul motiv important : relativitatea controlului intern, care este obiectul său de activitate.
Auditorii interni evaluează sistemul de control intern al entității și dau o asigurare rezonabilă managementului general referitoare la funcționalitatea acestuia.
Auditul intern este o profesie care s-a redefinit mereu de-a lungul anilor, din dorința de a răspunde necesităților în continuă schimbare ale entităților.
Axat la început pe probleme financiar-contabile, auditul și-a deplasat obiectivele spre depistarea principalelor riscuri ale entităților și evaluarea controlului intern al acestora.
Activitatea compartimentului de audit intern se află într-o relație de complementaritate cu comitetul de audit, astfel :
auditul intern oferă comitetului de audit o analiza imparțială și profesionistă a riscurilor organizației și contribuie la îmbunătățirea informării sale și a consiliului de administrație în ceea ce privește securitatea acesteia ;
comitetul de audit garantează și consacră independența auditului intern.
În acest fel cele două structuri contribuie la guvernarea eficientă a organizațiilor, dar în moduri de abordare diferite.
Profesia de auditor intern se bazează pe un cadru de referință flexibil, recunoscut în întreaga lume, care se adaptează la particularitățile legislative și de reglementare ale fiecărei țări, cu respectarea regulilor specifice ce guvernează diferite sectoare de activitate și cultura organizației respective.
Cadrul de referință al auditului intern cuprinde :
conceptul de audit intern, care precizează câteva elemente indispensabile :
auditul intern efectuează misiuni de asigurare și consiliere ;
domeniile sale de responsabilitate sunt riscul, controlul intern și administrarea entității ;
finalitatea auditului intern este aceea de a adăuga valoare organizațiilor.
codul deontologic, care furnizează auditorilor interni principiile și valorile ce le permit să-și orienteze practica profesională în funcție de contextul specific ;
normele (standardele) profesionale pentru practica auditului intern care îi ghidează pe auditori în vederea îndeplinirii misiunilor și în gestionarea activităților ;
modalitățile practice de aplicare, care comentează și explică normele (standardele) și recomandă cele mai bune practici ;
sprijinul pentru dezvoltarea profesională, constituit în principal din lucrări și articole de doctrină, din documente ale colocviilor, conferințelor și seminariilor.
Cunoașterea și aplicarea acestui cadru de referință oferă organizațiilor și organismelor de reglementare o asigurare privind profesionalismul auditorilor interni. Nerespectarea lor nu înseamnă numai a te situa în afara profesiei, ci mai ales a fi privat de un mijloc de a fi mai eficace și mai creditabil. Amatorismul nu poate să funcționeze în auditul intern, ci doar o abordare sistematică și metodică poate aduce un plus de valoare organizațiilor.
La începutul mileniului al treilea SUA au fost zguduite de câteva scandaluri financiare de proporții, respectiv de fraudele fiscale ale firmelor WORLD COM și ENRON, la care auditul intern și consultanța managerială s-au efectuat în ultimii zece ani de către firma de audit și consultanță ARTHUR ANDERSEN și care au condus la dispariția acesteia de pe piață și la elaborarea Amendamentului Sarbanes & Oxley în Congresul SUA, care printre altele prevede :
separarea activității de consultanță de cea de audit, deoarece nu putem oferi consultanță și apoi să venim să audităm ;
controlul intern este responsabilitatea managerului, care trebuie să se ocupe de organizarea lui și de actualizarea sistematică a acestuia pe baza analizei riscurilor ;
managerul, eventual, poate să apeleze la auditul extern pentru a-l sprijini în organizarea sistemului de control intern ;
auditorul intern realizează numai evaluarea controlului intern pe baza evaluării analizei riscurilor asociate.
Din 1999, în economia românească este introdus prin lege auditul intern pentru entitățile publice. Această premisă absolută a produs multe dezbateri de idei, multe reorganizări ale controlului și separarea acestuia de audit. Conturarea auditului intern a impus definirea și a auditului extern
Auditul extern în România a fost organizat și restructurat în mai multe rânduri, în prezent fiind realizat de următoarele structuri :
expertize contabile, asigurate de Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România – CECCAR ;
auditul financiar, oferit de Camera Auditorilor Financiari din România – CAFR ;
auditul performantei, realizat de Curtea de Conturi a României, concomitent cu controalele efectuate în sectorul public.
– auditul financiar-fiscal, efectuat de firmele de consultanta românești și internaționale recunoscute în domeniu.
1.3. Definirea conceptului de audit intern
Funcția de audit intern a cunoscut transformări succesive până la stabilizarea definirii conceptului.
Aceste abordări progresive au scos în evidență o serie de elemente, care trebuie reținute pentru conturarea cadrului în care se înscrie auditul intern.
Din analiza evoluției funcției auditului intern până în prezent putem aprecia următoarele elemente de implicare în viata entității auditate:
consiliere acordată managerului;
ajutorul acordat salariaților
independența și obiectivitatea totală a auditorilor.
Consilierea acordată managerului .
Auditul intern reprezintă o funcție de asistență a managerului, pentru a-i permite să-și administreze mai bine activitățile. Componenta de asistență, de consiliere atașată auditului intern îl distinge categoric de orice acțiune de control sau inspecție și este unanim recunoscută ca având tendințe de evoluție în continuare.
Auditul intern este aproape de fiecare responsabil, precum agentul fiscal care consiliază problemele legate de impozite și taxe. Responsabilul managerul este consiliat de auditorul intern pentru a găsi soluții la problemele sale într-o cu totul altă manieră, în sensul că, prin dispoziții luate, să asigure un control mai bun al activităților, programelor și acțiunilor sale.
Profesionalismul auditorului intern constă în arta și maniera de a emite o judecată de valoare asupra instrumentelor și tehnicilor folosite, cum ar fi reguli, proceduri, instrucțiuni, sisteme informatice, tipuri de organizare ș.a. care reprezintă ansamblul activităților de control utilizate de managerul instituției sau responsabilul unui loc de muncă, recunoscut de specialiști drept control intern.
Rolul auditorului intern este acela de a-l consilia pe manager pentru abordările practice succesive deja elaborate prin analize și evaluări, de a da asigurări privind funcționalitatea sistemului de control intern.
În consecință se acceptă unanim ca auditorul intern consiliază, asistă, recomandă, dar nu decide, obligația lui fiind de a reprezenta un mijloc care să contribuie la îmbunătățirea controlului pe care fiecare manager îl are asupra activităților sale și asupra celor în coordonare, în vederea atingerii obiectivelor controlului intern. Pentru realizarea acestor atribuții, auditorul intern dispune de o serie de atu-uri față de management, și anume :
standarde profesionale internaționale ;
bună practică recunoscută în domeniu, care îi dă autoritate ;
tehnici și instrumente care-i garantează eficacitatea ;
independența de spirit, care îi asigură autonomia în conceperea de ipoteze și formularea de recomandări ;
cercetarea și gândirea lui sunt detașate de constrângerile și obligațiile unei activități permanente de gestionare zilnică a unui serviciu.
b) Ajutorul acordat salariaților fără a-i judeca
Într-o entitate în care auditul intern face parte din cultura organizației acesta este acceptat cu interes, dar într-o entitate care se confruntă cu riscuri potențiale importante, cu absența conformității cu reglementările de bază, cu o eficacitate scăzută și o fragilitate externă a acesteia, din cauza deturnărilor de fonduri, dispariției activelor sau fraudei, este evident că managerul respectiv va fi judecat, apreciat, considerat în funcție de constatările auditorului intern.
Într-un caz standard, misiunea de audit intern poate să evidențieze ineficacitatea, redundantă în sistem sau posibilități de îmbunătățire a activităților ori acțiunilor, dar există mai multe motive pentru care managerul nu trebuie să fie pus direct în discuție:
Obiectivele auditului intern au în vedere un control asupra activităților care să conducă la îmbunătățirea performanței existente, și nu la judecarea acestuia, așa cum specialistul în fiscalitate ajută la o mai bună aplicare a regimului fiscal. Chiar dacă responsabilul este judecat în urma rapoartelor sale de audit, acesta este obiectivul auditului intern.
Realizările auditului intern nu trebuie puse în discuție de cel auditat, iar dacă totuși acest lucru este făcut, să se efectueze într-o manieră pozitivă. Spre exemplu, este cazul unei insuficiențe, unei nereguli importante descoperite de auditorul intern, care imediat o aduce la cunoștința managerului, iar acesta o va soluționa fără întârziere. În acest caz disfuncția semnalată prin raportul de audit intern a dus la o acțiune corectivă, care a avut ca rezultat și aprecierea auditorului ca un responsabil dinamic și eficace.
Responsabilitățile auditorului intern trebuie să aibă în vedere faptul că adesea, analiza cauzelor unei nereguli scoate la iveală existența unor puncte slabe care își au originea în insuficiențe asupra cărora responsabilul nu are un bun control. Cu această ocazie se observă că soluțiile trebuie să vină pe cale ierarhică sau chiar la nivelul organizației, dacă sunt probleme de dimensiune culturală, de formare profesională, de buget, de organizare, de natură informatică ș.a.
Această situație paradoxală adesea întâlnită stimulează personalul entității auditate, care constată că auditorul intern confirmă insuficiențele semnalate și de aceștia. Din prezentarea de mai sus rezultă că în aceasta constă consilierea și fără echivoc acordată managerului de către auditorii interni.
c) Independența totală a auditorilor interni
Funcția de audit intern nu trebuie să suporte influențe și presiuni care ar putea fi contrare obiectivelor fixate. Standardele profesionale de audit intern definesc principiul independenței sub două aspecte :
independența compartimentului în cadrul organizației, de aceea el trebuie să funcționeze subordonat celui mai înalt nivel ierarhic ;
independența auditorilor interni, ceea ce le va asigura obiectivitatea în activitatea pe care o vor desfășura.
Independența auditorilor interni trebuie să aibă la bază eliminarea practicii de supraîncărcare a auditorilor cu lucrări care nu ar trebui să le revină lor, spre exemplu : definirea de reguli și proceduri de lucru, exercitarea acțiunilor de evaluare de supervizare a salariaților chiar și temporar participarea la elaborarea sistemelor informatice, activitatea de organizare a acțiuni de control financiar propriu-zis sau inspecții ș.a.
Fenomenul cel mai grav care rezultă de aici este că auditorii aflați în această situație nu mai pot audita domeniul respectiv, deoarece și-au pierdut independența și obiectivitatea. Dacă apar asemenea cazuri, mai ales la entități mici și mijlocii, când din motive structurale suntem obligați să încredințăm auditorilor asemenea acțiuni, se impune să evaluăm riscurile și consecințe inevitabile în timp.
Independenta și obiectivitatea sunt abateri de la funcția de audit intern care dăunează eficacității și rigorii muncii de audit. Spre exemplu, trebuie să avem în vedere că nu putem fi medic și pacient în același timp, fără să stabilim un diagnostic cel puțin subiectiv.
Respectarea standardului privind independența presupune unele reguli :
auditul intern nu trebuie să aibă în subordine vreun serviciu operațional ;
auditorul intern trebuie să poată avea acces în orice moment la persoanele de la toate nivelurile ierarhice, la bunuri, la informații, sistemele electronice de calcul ;
recomandările pe care le formulează trebuie să nu constituie în nici un caz măsuri obligatorii pentru management.
Organizarea funcției de audit intern în subordinea nivelului ierarhic cel mai înalt nu este suficientă; mai trebuie ca fiecare, în cadrul activității sale, să poată da dovadă de obiectivitate, acesta fiind de altfel unul dintre principiile fundamentale ale codului deontologic. A fi obiectiv înseamnă să realizezi apreciere în totală neutralitate, înseamnă a nu avea idei preconcepute, ci atitudine imparțială. De aceea, standardele profesionale consideră că obiectivitatea este afectată și atunci când auditorul auditează o entitate, o activitate sau un program a cărui responsabilitate și-au asumat-o în cursul timpului.
Realizând că idealul absolut nu va fi atins nici în audit, vorbim despre riscul de audit, un risc rezidual după trecerea auditorului intern. Obiectivitatea rămâne scopul care trebuie atins, fiecare având datoria să facă tot posibilul pentru a se apropia cât mai mult de acest deziderat.
Independența și obiectivitatea sunt deseori contestate, mai ales de către auditorii interni care nu înțeleg această independență atunci când se află într-o structură ierarhică.
În realitate, independența auditorului intern este supusă unei duble limitări:
Auditorul intern, ca orice responsabil din organizație, trebuie să se conformeze strategiei și politicii direcției generale.
Auditorul intern trebuie să fie independent în exercitarea funcției sale, dar respectând standardele de audit intern. Aceasta este o limitare deontologică, dar neînsoțită de sancțiune, și de aceea auditorul intern trebuie să-și impună în mod conștient respectarea standardelor profesionale.
Din aceasta succintă prezentare rezultă că, în materie de independență, nu sunt suficiente nici atașarea structurii de audit la cel mai înalt nivel ierarhic și nici urmărirea realizării obiectivitătii. Practica în domeniu ne arată că adevărata independență a auditorului o constituie profesionalismul sau, deoarece, dacă este un profesionist, va descoperi disfuncții importante, va face recomandări pertinente și se va implica în viața organizației prin îmbunătățirea performanțelor acesteia.
Definirea elementelor de ancorare în viata entității a funcției de audit ne permite să trecem la prezentarea conceptului de audit intern. Așa cum am arătat, au existat mai multe definiții de-a lungul timpului.
În anul 1999 IIA din SUA a emis o nouă definiție a auditului intern, în urma unui studiu efectuat cu 800 de studenți, coordonat de auditorii din universitățile australiene, astfel :
Auditul intern este o activitate independentă și obiectivă, care da unei organizații o asigurare în ceea ce privește gradul de control deținut asupra operațiunilor, o îndrumă pentru a-i îmbunătăți operațiunile și contribuie la adăugarea unui plus de valoare.
Auditul intern ajută această organizație să-și atingă obiectivele, evaluând, printr-o abordare sistematică și metodică, procesele sale de management al riscurilor, de control și de conducere a întreprinderii și făcând propuneri pentru a le consolida eficacitatea.
Există autori care consideră că folosirea cuvântului « activitate » pentru a defini auditul intern în locul termenului « funcție » îl situează pe responsabilul său pe o poziție subalternă, ținând cont de faptul că o activitate este mai elementară decât o funcție.
În lexiconul « Le mots d’audit » există următoarea definiție a auditului : « Auditul intern este, în cadrul unei organizații, o funcție-exercitată într-o manieră independentă și cu mandat de evaluare a controlului intern. Acest demers specific concurează cu bunul control asupra riscurilor de către responsabili ».
În legea nr. 672/ 2002 privind auditul intern din România este adoptată definiția dată de IIA în anul 1999. Mulți specialiști sunt de acord că această formulare mai poate fi reevaluată, dar în acest moment este satisfăcătoare și exhaustivă din punctul de vedere al conținutului.
Auditul a cunoscut de-a lungul timpului o diversificare, o tendință de extindere la alte numeroase aspecte ale funcționării întreprinderii și societății, vorbindu-se astăzi de un audit al calității, audit al sistemelor informaționale audit fiscal, audit social, audit juridic, audit industrial, audit al mediului ecologic, audit al producției și chiar auditul marketingului.
Auditul public intern, conform Legii 672/2002 privind auditul public intern, este definit ca “activitate funcțional independentă și obiectivă, care dă asigurări și consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor publice, perfecționând activitățile entității publice. Ajută entitatea publică să-și îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică și metodică, care evaluează și îmbunătățește eficiența și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare.
Auditul public intern nu trebuie confundat cu controlul intern.
Controlul intern, potrivit Legii 672/2002 privind auditul public intern, reprezintă ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entității publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanță cu obiectivele acesteia și reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient și eficace, incluzând, de asemenea structurile organizatorice, modelele și procedurile.
Ulterior apariției Legii 672/2002 a fost elaborat și aprobat Ordinul 38/2003 privind aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern, iar pe parcurs, până în prezent, s-a procedat la actualizarea și adaptarea acestora nevoilor sistemului. La rândul lor, conform prevederilor legale sus menționate, fiecare structură de audit a procedat la elaborarea de norme specifice de exercitare și organizare a auditului în cadrul instituțiilor publice, norme care au fost supuse avizării U.C.A.A.P.I.
În conformitate cu prevederile Ordinului 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, modificat și actualizat, controlul intern reprezintă ansamblul politicilor și procedurilor concepute și implementate de către managementul și personalul entității publice, în vederea furnizării unei asigurări rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entității publice într-un mod economic, eficient și eficace; respectarea regulilor externe și a politicilor și regulilor managementului; protejarea bunurilor și a informațiilor; prevenirea și depistarea fraudelor și greșelilor; calitatea documentelor de contabilitate și producerea în timp util de informații de încredere, referitoare la segmentul financiar și de management.
1.4. Organizarea, rolul și obiectivele auditului intern
1.4.1. Organizarea auditului public intern în România
În România, structurile de audit public intern sunt organizate în conformitate cu art.4 din Legea nr. 672/2002, astfel:
UCAAPI – structură distinctă în cadrul Ministerului Finanțelor Publice, constituită, din compartimentele de specialitate în directa subordonare a Ministerului Finanțelor Publice “Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern”
CAPI – organism cu caracter consultativ, constituit din 11 membri specialiști din afara Ministerului Finanțelor Publice; “Comitetul pentru Audit Public Intern”
Compartimente de audit public intern din entitățile publice – structuri funcționale de bază în domeniul auditului public intern, care exercită efectiv funcția de audit public intern.
1.4.2. Comitetul de Audit Public Intern
C.A.P.I. este un organism cu caracter consultativ care funcționează pe lângă U.C.A.A.P.I. și contribuie la definirea strategiei și îmbunătățirea activității de audit public intern în sectorul public. C.A.P.I. este condus de un președinte ales dintre membrii comitetului pentru o perioadă de 3 ani.
Structura de audit public intern este constituită la nivelul entităților publice, conducătorul entității publice sau organul de conducere colectivă are obligația instituirii cadrului organizatoric și funcțional necesar desfășurării activității de audit public intern. La instituțiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entități publice, auditul public intern se limitează la auditul de regularitate și se efectuează de către compartimentele de audit public intern ale M.F.P.
Conducătorul entității publice subordonate poate stabili și menține un compartiment funcțional de audit public intern, cu acordul entității publice de la nivelul ierarhic imediat superior, iar dacă această structură nu se înființează, auditul entității respective se efectuează de către structura de audit public intern al entității publice de la nivelul ierarhic superior.
1.4.3. Organizarea auditului public intern la nivelul entităților publice
Compartimentul de audit public intern se organizează în conformitate cu prevederile art. 9 din Legea nr. 672/2002 în mod obligatoriu la nivelul fiecărei entități publice, prin decizia conducătorului acesteia.
Fac excepție de la aceste prevederi instituțiile publice mici, care au un program anual < 100.000 EURO pe o perioadă de 3 ani consecutiv precum și acele entități publice pentru care conducerea de la nivelul ierarhic imediat superior a emis decizia de neînființare a compartimentului de audit public.
Auditul entităților publice subordonate care nu înființează compartiment de audit public intern, va fi efectuat de către compartimentul de audit public intern de la nivelul ordonatorului ierarhic superior.
Structura de audit public intern – direcție, birou, serviciu, compartiment – este constituită la nivelul entităților publice, conducerea entității având obligația instituirii cadrului organizatoric și funcțional necesar desfășurării activității de audit public intern.
Obiectivele structurii de audit public intern sunt:
să ajute entitatea publică atât în ansamblu, cât și structurile sale prin intermediul opiniilor și recomandărilor;
să asigure o mai bună gestionare a riscurilor;
să asigure o mai bună administrare și păstrare a patrimoniului;
să asigure o mai bună monitorizare a conformității activității entității publice cu regulile și procedurile existente;
să asigure o evidență contabilă și un management informatic fiabil și corect;
să îmbunătățească calitatea managementului, a controlului intern și a auditului intern;
să îmbunătățească eficiența și eficacitatea operațiunilor.
Rolul auditului public intern este de a contribui la buna și efectiva gestiune a fondurilor publice. Auditul intern ajută entitățile să-și atingă obiectivele, prin aducerea unei abordări sistematice, disciplinate în evaluarea și îmbunătățirea eficacității managementului riscului.
Rolul auditorului intern este acela de a asista managerul pentru abordările practice succesive deja elaborate și prin analiza ansamblului să contribuie la îmbunătățirea sistemului de control intern și a muncii cu mai multă eficacitate și securitate. Auditorul intern și managerul trebuie priviți ca parteneri, nu ca adversari, având aceleași obiective, printre care eficacitatea actului de management și atingerea țintelor propuse.
În consecință, se acceptă unanim că auditorul intern consiliază, asistă, recomandă, dar nu decide, obligația lui fiind aceea de a reprezenta un mijloc care să contribuie la îmbunătățirea controlului pe care fiecare manager îl are asupra activităților sale și a celor în coordonare. Pentru realizarea acestor atribuții auditorul intern dispune de o serie de atu-uri față de management, și anume:
standarde profesionale internaționale;
buna practică recunoscută în domeniu, care îi dă autoritate;
tehnici și instrumente, care îi garantează eficacitatea;
independența de spirit care îi asigură autonomia să conceapă ipoteze și să formuleze recomandări;
cercetarea și gândirea lui este detașată de constrângerile și obligațiile unei activități permanente de gestionare zilnică a unui serviciu.
Aportul structurii de audit public intern constă în promovarea unei culturi privind realizarea unui management efectiv și eficient în cadrul entității publice.
Misiunea structurii de audit public intern este de a audita sistemele de control din cadrul entității publice în scopul de a evalua eficacitatea și performanța structurilor funcționale în implementarea politicilor, programelor și acțiunilor, în vederea îmbunătățirii continue a acestora.
Obiectivele misiunii de audit public intern sunt:
asigurarea conformității procedurilor și operațiunilor cu normele legale – auditul de regularitate;
evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmărite și examinarea impactului efectiv – auditul de performanță;
evaluarea sistemelor de management și control intern – auditul de sistem;
Obiectivele activității de audit public intern sunt :
evaluarea managementului riscurilor
Auditul public intern trebuie să sprijine conducătorul entității publice în identificarea și evaluarea riscurilor semnificative, contribuind la îmbunătățirea sistemelor de management al riscurilor. Auditul public intern trebuie să supravegheze și să evalueze eficacitatea acestui sistem.
Auditul public intern trebuie să evalueze riscurile aferente operațiilor și sistemelor informatice ale entității publice privind:
fiabilitatea și integritatea informațiilor financiare și operaționale;
eficacitatea și eficiența operațiilor;
protejarea patrimoniului
respectarea legilor, reglementărilor și contractelor.
În cursul misiunii, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv cele care exced perimetrul misiunii, în cazul în care acestea sunt semnificative.
evaluarea sistemelor de control
Auditul public intern ajută entitatea publică să mențină un sistem de control adecvat prin evaluarea eficacității și eficienței acestuia, contribuind la îmbunătățirea lui continuă.
În cursul misiunii, auditorul intern trebuie să examineze procedurile de control intern, în acord cu obiectivele misiunii, în vederea identificării tuturor deficiențelor semnificative ale acestora.
1.4.4. Principii de organizare a auditului intern în România
Principiul funcționării în sfera răspunderii manageriale
Principiul subordonării directe față de manager
Principiul independenței organizatorice
Principiul independentei funcției – neimplicarea în celelalte activități
1.5. Auditul intern la nivelul instituțiilor aflate în subordinea sau coordonarea Ministerului Educației și Cercetării
Auditul public intern reprezintă o activitate independentă organizată sub forma Direcției de Audit, la nivelul Ministerului Educației și Cercetării și sub forma compartimentelor de audit la nivelul unor instituții subordonate, constituite în directa subordonare a conducătorilor instituției respective.
În conformitate cu prevederile art. 11 al Legii 672/2002, Direcția Audit din cadrul M.Ed.C. a emis Norme metodologice privind organizarea și exercitarea activității de audit public intern în structura M.E.C.T și în unitățile aflate în subordinea sau coordonarea M.E.C.T. nr. 5281/2003.
Atribuțiile structurii de audit public intern sunt stabilite în conformitate cu prevederile art. 11 din Legea 672/2002 și ale Ordinului 5281/2003, astfel:
1. Direcția Audit din cadrul M.Ed.C.:
elaborează normele metodologice specifice unităților aflate în subordinea și coordonarea M.Ed.C., cu avizul U.C.A.A.P.I. ;
elaborează proiectul planului anual de audit public intern și avizează proiectele planurilor anuale ale unităților subordonate sau coordonate de M.Ed.C.;
efectuează activități de audit public intern, pentru a evalua dacă sistemele de management financiar și control sunt transparente și sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficiență și eficacitate;
informează U.C.A.A.P.I. despre recomandările neînsușite de către conducătorul entității publice auditate, precum și despre consecințele acestora;
raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitățile sale de audit
elaborează rapoarte anuale cu privire la activitatea de audit public intern;
în cazul identificării unor iregularități sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entității publice și structurii de control intern abilitate.
2. Compartimentele de audit public intern din unitățile subordonate sau coordonate de M.Ed.C.:
elaborează proiectul planului anual de audit public intern;
efectuează activități de audit public intern, pentru a evalua dacă sistemele de management financiar și control sunt transparente și sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficiență și eficacitate;
informează despre recomandările neînsușite de către conducătorul entității, precum și despre consecințele acestora;
raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitățile sale de audit;
elaborează rapoarte anuale privind activitatea de audit public intern;
în cazul identificării unor iregularități sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entității publice și structurii de control intern abilitate;
auditorii interni de la compartimentele de audit public intern din cadrul inspectoratelor școlare județene și al Municipiului București, pot exercita activități de audit ad-hoc, pe baza unor solicitări scrise ale primarilor și cu acordul conducerii inspectoratelor școlare județene.
Compartimentul de audit public intern, funcționează în subordinea conducătorului entității publice, exercitând o funcție distinctă și independentă de activitățile entității publice. Compartimentul audit public intern, nu trebuie să se implice în elaborarea procedurilor de control intern.
Activitatea de audit public intern nu trebuie supusă nici unei ingerințe externe, începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor și până la comunicarea rezultatelor.
Compartimentul de audit public intern auditează, cel puțin o dată la trei ani, fără a se limita la acestea, următoarele:
angajamentele bugetare și legale din care derivă direct sau indirect obligații de plată, inclusiv din fondurile comunitare;
plățile asumate prin angajamente bugetare și legale, inclusiv din fondurile comunitare;
vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din patrimoniul propriu;
constituirea veniturilor publice, a modului de autorizare a titlurilor de creanță;
modul în care se face fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli și cum se alocă creditele bugetare;
modul în care este organizat sistemul contabil și fiabilitatea acestuia, ca principal instrument de cunoaștere, gestiune și control patrimonial și al rezultatelor obținute;
modul în care este organizat sistemul de luare a deciziilor, de planificare, programare, organizare, coordonare, urmărire și control al îndeplinirii deciziilor;
structura sistemelor de conducere și control precum și riscurile asociate;
sistemele informatice;
sistemul de luare a deciziilor.
În vederea desfășurării în bune condiții a activității de audit public intern, odată cu elaborarea normelor metodologice s-au elaborat și Carta auditorului intern și Codul de conduită etică a auditorului intern (Ordin nr. 5281/2003).
Carta auditului intern definește obiectivele, drepturile și obligațiile auditului intern și este elaborată de către fiecare șef al compartimentului de audit public intern și aprobată de conducătorul entității publice. Carta auditului intern informează despre obiectivele și metodele de audit, clarifică misiunea de audit, fixează regulile de lucru între auditor și auditat și promovează regulile de conduită.
Codul privind conduita etică a auditorului intern reprezintă un ansamblu de principii și reguli de conduită care trebuie să guverneze activitatea auditorilor interni.
Scopul Codului privind conduita etică a auditorului intern este de a promova cultura etică în viziunea globală a profesiei de auditor intern.
Codul privind conduita etică a auditorului intern cuprinde regulile pe care auditorii interni trebuie să le respecte în exercitarea atribuțiilor.
Auditorul intern are obligația perfecționării continue a cunoștințelor profesionale. Acesta trebuie să-și îndeplinească atribuțiile în mod obiectiv și independent, cu profesionalism și integritate, astfel încât acesta să aibă o deschidere mai mare, să fie implicat în auditarea proceselor în plină desfășurare și drept urmare, eficiența și plusul de valoare pe care auditul îl poate aduce instituției să se situeze la un nivel maxim.
Competență și conștiință profesională
Pregătirea și experiența auditorilor interni constituie un element esențial în atingerea eficacității activității de audit.
Compartimentul de audit public intern trebuie să dispună de toată competența și experiența necesară în realizarea misiunilor de audit. Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi încredințate acelor persoane cu o pregătire și experiență corespunzătoare nivelului de complexitate al sarcinii.
Compartimentul de audit public intern trebuie să dispună de metodologii și sisteme IT moderne, de metode de analiză analitică, eșantioane statistice și instrumente de control a sistemelor informatice.
Sunt necesare organizarea unor sisteme de pregătire profesională inițială și permanentă. În acest sens auditorii interni au obligația de a participa la activități de pregătire profesională cel puțin 15 zile pe an/auditor.
CAPITOLUL 2.
Planificarea activității de audit public intern
2.1. Elaborarea planului de audit public intern
În conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002, O.M.F.P. nr. 38/2003 și O.M.E.C.T. 5281/2003, Compartimentul de audit public auditează cel puțin odată la trei ani, toate activitățile desfășurate de entitatea publică, inclusiv din entitățile subordonate, cu privire la formarea și utilizarea fondurilor publice, precum și la administrarea patrimoniului public.
Misiunea Compartimentului de audit public intern este de a audita sistemele de control din cadrul entității publice în scopul de a evalua eficacitatea și performanța structurilor funcționale în implementarea politicilor programelor și acțiunilor în vederea îmbunătățirii continue a acestora.
Planul de audit public intern se întocmește anual de către compartimentul de audit public intern.
Selectarea misiunilor de audit public intern se face în funcție de următoarele elemente de fundamentare diferite:
evaluarea riscului asociat structuri, activități, programe/proiecte sau operațiuni;
criteriile semnal/sugestiile conducătorului entității publice, respectiv: deficiențe constatate anterior în rapoartele de audit; deficiențe consemnate în procesele verbale încheiate în urma inspecțiilor; deficiențe consemnate în rapoartele Curții de Conturi; alte informații și indicii referitoare la disfuncționalității sau abateri; aprecieri ale unor specialiști, experți etc. cu privire la structura și dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcționării sistemului; evaluarea impactului unor modificări petrecute în mediul în care evoluează sistemul auditat;
temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Conducătorii entităților publice sunt obligați să ia toate măsurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI să fie introduse în planul anul de audit public intern al entității publice, realizate în bune condiții și raportate în termenul fixat;
numărul entităților publice subordonate;
respectarea periodicității în auditare, cel puțin o dată la 3 ani;
tipuri de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonată;
recomandările Curții de Conturi.
Proiectul anual de audit public intern este întocmit până la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaborează.
Conducătorul entității publice aprobă proiectul planului anual de audit public intern până la 20 decembrie a anului precedent.
Planul anual de audit public intern reprezintă un document oficial. El este păstrat în arhiva instituției publice împreună cu referatul de justificare în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naționale.
Referatul de justificare
Proiectul planului anual de audit public intern este însoțit de un referat de justificare a modului în care sunt selectate misiunile de audit cuprinse în plan.
Referatul de justificare trebuie să cuprindă pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal și alte elementele de fundamentare, care au fost avute în vedere la selectarea misiunii respective.
Structura planului de audit public intern
Planul anual de audit public intern are următoarea structură:
scopul acțiuni de auditare;
obiectivele acțiunii de auditare;
identificarea/descrierea activității operațiuni supuse auditului public intern;
identificarea/descrierea activității entităților sau structurilor organizatorice la care se va desfășura acțiunea de auditare;
durata acțiunii de auditare;
perioada supusă auditării;
numărul de auditori proprii antrenați în acțiunea de auditare;
precizia elementelor ce presupune utilizarea unor cunoștințe de specialitate, precum și a numărului de specialiști ___________ care urmează să încheie contracte externe și servicii de expertiză/consultanță (dacă este cazul);
numărul de auditori care urmează să fie atrași în acțiunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate.
Actualizarea planului de audit public intern se face în funcție de :
modificările legislative sau organizatorice, care schimbă gradul de semnificație a auditării anumitor operațiuni, activități sau acțiuni ale sistemului;
solicitările UCAAPI / entitatea publică ierarhic imediat superioară de a introduce/ înlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern.
Actualizarea planului de audit public intern se realizează prin întocmirea unui referat de modificare a planului de audit public intern, aprobat de conducătorul entității publice.
2.2. Raportarea activității de audit public intern
Raportul de audit public finalizat, împreună cu rezultatele concilierii, este transmis conducătorului entității publice care a aprobat misiunea, pentru analiză și avizare. Pentru instituția publică mică, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia.
Compartimentul de audit intern asigură:
raportarea periodică asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitățile sale de audit;
elaborarea raportului anual ale activității de audit public intern;
în cazul identificării unor iregularități sau posibile prejudicii, se raportează imediat conducătorului entității publice și structurii de control intern abilitate;
informarea UCAAPI despre recomandările neînsușite de către conducătorul entității publice audiate, precum și despre consecințele acestora;
verificarea și raportarea sau la organul ierarhic imediat superior, după caz, asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.
2.3. Obiective aferente unei activități de audit public intern
2.3.1. Evaluarea managementului riscurilor
Auditul public intern trebuie să sprijine conducătorul entității publice în identificarea și evaluarea riscurilor semnificative contribuind la îmbunătățirea sistemelor de management al riscurilor Auditul public intern trebuie să supravegheze și să evalueze eficacitatea acestui sistem.
Auditul public intern trebuie să evalueze riscurile aferente operațiilor și sistemelor informatice ale entității publice, privind :
fiabilitatea și integritatea informațiilor financiare și operaționale ;
eficacitatea și eficiența operațiilor ;
protejarea patrimoniului ;
respectarea legilor, reglementărilor și contractelor.
În cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv cele care exced perimetrul misiunii, în cazul în care acestea sunt semnificative.
2.3.2. Evaluarea sistemelor de control
Auditul public intern ajută entitatea publică să mențină un sistem de control adecvat prin evaluarea eficacității și eficienței acestuia, contribuind la îmbunătățirea lui continuă.
Evaluarea pertinenței și eficacității sistemului de control intern se va face pe baza rezultatelor evaluării riscurilor și va viza operațiile și sistemele informatice ale entității publice din următoarele puncte de vedere :
fiabilității și integrității informațiilor financiare și operaționale;
eficacității și eficienței operațiilor;
protejării patrimoniului;
respectării legilor, reglementărilor și procedurilor.
În cursul misiunilor, auditorul intern trebuie să examineze procedurile de control intern în acord cu obiectivele misiunii în vederea identificării tuturor deficiențelor semnificative ale acestora.
Auditorii interni trebuie să analizeze operațiile și activitățile și să determine măsura în care rezultatele corespund obiectivelor stabilite și dacă operațiile/activitățile sunt aplicate sau realizate conform prevederilor.
Pentru evaluarea sistemului de control sunt necesare utilizarea unor criterii adecvate. Auditorii interni trebuie să determine măsura în care conducătorul entității publice a definit criterii adecvate de apreciere și dacă obiectivele au fost realizate.
Dacă aceste criterii sunt adecvate, acestea pot fi utilizate și de auditorii interni în evaluarea sistemului de control intern. Dacă acestea sunt inadecvate, auditorii interni trebuie, împreună cu conducerea entității publice, să elaboreze în mod corespunzător aceste criterii.
2.4. Tipuri de audit
2.4.1. Auditul de sistem
Auditul de sistem reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere și control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcționează economic și eficient, pentru identificarea deficientelor și formularea de recomandări pentru corectarea acestora.
Controlul intern este organizat la nivelul entității publice, intră în atribuțiile conducerii acestora și este definit ca fiind ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entității publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanță cu obiectivele acestora și cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient și eficace, include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele și procedurile.
Sistemul de control intern, cuprinde așadar, atât aspecte care privesc direct sistemul contabil dar și o mare parte a managementului, aflându-se în prima linie de apărare a patrimoniului împotriva erorilor și fraudelor.
Conceptul de control înglobează două elemente: mediul de control și procedurile de control.
Mediul de control cuprinde stilul conduceri, cultura instituțională, sistemul de valori însușite de salariați și oferă cadrul în care se desfășoară atât controlul intern cât și cel extern.
Mediul de control are efect asupra eficacității procedurilor de control specifice, însă nu poate prin el însuși, să asigure eficacitatea sistemului de control intern. Acesta este influențat de modul de funcționare al structurilor de conducere, de politica managerială și stilul de operare al acestuia, de structura organizatorică și modul de stabilire al responsabilităților.
Sistemul de control managerial, cuprinde funcția de audit public intern, politicile și procedurile de personal și separarea sarcinilor.
Procedurile de control sunt reprezentate de acele proceduri și politici care, în plus față de mediul de control sunt instituite de managementul unității pentru realizarea obiectivelor sale specifice.
Controlul intern are la bază următoarele caracteristici:
reprezintă o continuă integrare, încorporare în componența operațiunilor;
se efectuează de către personalul entității;
furnizează o asigurare rezonabilă și nu o asigurare absolută;
atitudinea față de mediul de control intern.
În sfera de cuprindere a controlului intern intră:
controlul administrativ intern care se exercită sub forma controlului ierarhic de către persoanele ca funcții de conducere asupra compartimentelor și persoanelor din subordine;
controlul financiar preventiv propriu;
control reciproc exercitat între compartimente și salariați pe baza fluxurilor materiale și informaționale din entitatea publică și pe baza separării sarcinilor.
Evaluarea sistemului de control intern se efectuează prin teste de control sau de conformitate care îi permit să formuleze o opinie privind modul de concepere al acestuia, cît și funcționarea lui efectivă.
2.4.2. Auditul de performanță
Auditul performanței examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor și sarcinilor entității publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor și apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele.
Auditul performanței implică în esență examinarea politicilor manageriale și de control ale entității auditate, urmărindu-se asigurarea economicității, eficienței și eficacității. Performanța managerială are la bază și alte criterii în funcție de specificul entității publice în cauză, a construcției bugetului aprobat.
Evaluarea economicității, eficacității și eficienței cu care sistemele de conducere și execuție utilizează resursele financiare, umane și materiale, pentru îndeplinirea obiectivelor și obținerea rezultatelor stabilite cuprinde :
minimizarea costului resurselor alocate unei activități care să reprezinte “costul de oportunitate” al deciziei manageriale auditate, pentru respectarea criteriilor de economicitate;
gradul de îndeplinire a obiectivelor unei activități, respective efectivitatea deciziei manageriale auditate;
raportul dintre rezultatele obținute și costul resurselor utilizate în vederea obținerii lor, respectiv realizarea unui optim între economicitate și eficacitate ;
Auditul performanței de management se realizează și prin respectarea de către management a prevederilor legale în realizarea activităților entității publice .
În cadrul stabilirii politicii de resurse umane și a numărului de personal se urmărește :
impactul deciziilor manageriale de natură structurală și funcțională, respectiv analiza efectelor deciziilor manageriale asupra activității sistemului;
corectarea deciziilor prin măsuri imediate stabilite de conducerea sistemului, sau urmare a acțiunilor de control ale entității abilitate
Sunt identificate de asemenea, slăbiciunile sistemelor de conducere și control, precum și a riscurilor asociate unor astfel de sisteme, sau a unor programe / proiecte, operațiuni. Se propun măsuri de corectare a slăbiciunilor sistemelor de conducere și control și eventual pentru diminuarea riscurilor.
2.4.3. Auditul de regularitate
Auditul de regularitate reprezintă examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale și metodologice care le sunt aplicabile .
În realizarea acestei misiuni auditorul trebuie să formuleze și să exprime o opinie cu privire la:
modul de aplicare al procedurilor financiar-contabile interne stabilite de managerul entității publice în conformitate cu prevederile legale;
validitatea înscrisurilor în actele și documentele pe care entitatea publică le-a emis entitatea;
realitatea patrimoniului, a situațiilor financiare și a rezultatelor înscrise în documentele centralizatoare și de sinteză ale entității publice.
Pentru formularea unei imagini reale și clare în ceea ce privește calitatea gestiuni unități patrimoniale, auditorul trebuie să analizeze realitatea și legalitatea datelor și informațiilor înscrise în documentele financiare.
În formularea constatărilor auditorul trebuie să utilizeze și informațiile rezultate din constatările organelor de control intern și extern în urma controalelor efectuate la nivelul entităților publice; acestea pot furniza auditorului un suport solid și o bună bază în formularea opiniei în legătură cu starea patrimoniului unități auditate.
Pentru a fi cu adevărat utilă opinia auditorului trebuie să îndeplinească anumite condiții calitative astfel:
să fie reală (datele și faptele analizate au o legătură directă și nemijlocită cu autoritățile care au făcut obiectul auditării);
să fie pertinentă (se referă la atribuțiile auditate și în special la situațiile de risc major ale acestora);
să fie oportună (să fie prezentată în timp real pentru ca eficiența să fie imediată);
să fie responsabilă (să confere utilizatorului un anumit grad de certitudine asupra faptului că măsurile propuse se vor dovedi utile);
să fie prezentată clar și concis și în spiritul statutului de independență deplină conferit de calitatea de auditor.
În realizarea misiuni de audit public intern privind auditul de regularitate trebuie să se folosească anumite proceduri analitice; acestea constă în analiza indicatorilor și a tendințelor semnificative precum și a fluctuațiilor și a relațiilor care nu sunt consecvente cu alte informații relevante sau care se abat de la valorile așteptate.
Aceste proceduri impun auditorului să compare un cadru existent cu un cadru pe care el îl așteaptă să-l găsească la entitatea auditată.
Procedurile analitice folosesc o varietate de tehnici pentru a se putea determina relațiile dintre date și a le testa veridicitatea. Ele presupun: studiul datelor din dările de seamă contabile pentru exercițiile anterioare, pentru a efectua previziuni pentru exercițiul curent; compararea informațiilor financiare cu rezultatele anticipate, efectuarea de calcule pentru previzionarea unor indicatori, etc.
Alături de activitățile de asigurare, se desfășoară și următoarele tipuri de activități de consiliere:
• consultanță, având ca scop identificarea obstacolelor care împiedică desfășurarea normală a proceselor, stabilirea cauzelor, determinarea consecințelor, prezentând totodată soluții pentru eliminarea acestora;
• facilitarea înțelegerii, destinată obținerii de informații suplimentare pentru cunoașterea în profunzime a funcționării unui sistem, standard sau a unei prevederi normative, necesare personalului care are ca responsabilitate implementarea acestora;
• formarea și perfecționarea profesională, destinate furnizării cunoștințelor teoretice și practice referitoare la managementul financiar, gestiunea riscurilor și controlul intern, prin organizarea de cursuri și seminarii.
Activitatea de consiliere se organizează și se desfășoară sub formă de:
misiuni de consiliere formalizate, cuprinse într-o secțiune distinctă a planului anual de audit intern, efectuate prin abordări sistematice și metodice conform unor proceduri prestabilite având un caracter formalizat;
misiuni de consiliere cu caracter informal, realizate prin participarea în cadrul diferitelor comitete permanente sau la proiecte cu durata determinată, la reuniuni punctuale, schimburi curente de informații, urmând a se desfășura după procedurile specifice acestora;
misiuni de consiliere pentru situații excepționale, realizate prin participarea în cadrul unor echipe constituite în vederea reluării activităților ca urmare a unei situații de forță majoră sau altor evenimente excepționale, urmând a se desfășura după procedurile specifice acestora.
CAPITOLUL 3.
Derularea unei misiuni de audit public intern
3.1. Etape și proceduri
În desfășurarea unei misiuni de audit public intern, sunt necesare următoarele etape și proceduri:
1. pregătirea misiunii de audit public intern;
2. intervenția la fața locului (munca de teren);
3. elaborarea raportului de audit public intern.
Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenție dat de structura de audit intern și se întocmește de către coordonatorul acesteia pe baza Planului anual de audit intern și a Informării-cadru privind efectuarea misiunii de audit intern.
În cadrul misiunilor ad-hoc, Ordinul de serviciu trebuie să fie aprobat și de conducătorul instituției publice, având în vedere că misiunea nu este cuprinsă în Planul anual de audit intern.
Asigurarea independenței auditorilor față de entitățile publice auditate se realizează prin întocmirea Declarației de independență al cărei scop este verificarea incompatibilităților personale ale auditorilor interni față de conducere și personalul entității auditate. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde există incompatibilități personale, decât dacă repartizarea lui este imperios necesară, fiind furnizată, în acest sens, o justificare din partea conducătorului structurii de audit intern.
Dacă în timpul efectuării misiunii de audit apare o incompatibilitate, reală sau presupusă, auditorii sunt obligați să informeze de urgență șeful structurii de audit intern. Acesta va constata incompatibilitățile personale ale auditorilor interni și va proceda la diminuarea sau eliminarea lor prin negociere sau transferarea atribuțiilor între auditori.
Notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern
Compartimentul de audit public intern, notifică entitatea care urmează a fi auditată cu 15 zile înainte de declanșarea misiunii de audit public intern despre scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum și despre faptul că pe parcursul misiunii de audit public intern vor avea loc deplasări în cadrul structurilor entității care urmează a fi auditate, deplasări al căror program, va fi stabilit ulterior, de comun acord cu entitatea auditată.
În cadrul procedurii „Ședința de deschidere”, se efectuează o ședință de deschidere cu reprezentanții entității auditată, pentru a discuta scopul auditului, obiectivele urmărite și modalitățile de lucru privind auditul. Ședința de deschidere servește ca întâlnire de început a misiunii de audit, ordinea de zi va cuprinde în mod obligatoriu:
prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;
prezentarea funcției de audit intern de către auditori, în special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificația auditului intern;
prezentarea Programului intervenției la fața locului, obiectivele auditabile care se intenționează a fi realizate, după analizele de risc efectuate;
prezentarea în detaliu a tematicii;
stabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informațiilor, efectuării de teste asupra muncii lor și pentru a lua interviuri. De asemenea, a fost stabilit programul întâlnirilor și timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
stabilirea condițiilor minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spațiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare, etc.)
convenirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor ședințe intermediare în cursul auditului, informarea sistematică asupra constatărilor.
Colectarea și prelucrarea informațiilor
Procedura de colectare și prelucrare este, de fapt, pregătirea informațiilor în vederea efectuării analizei de risc și pentru identificarea informațiilor necesare, fiabile, pertinente și utile în vederea atingerii obiectivelor misiunii de audit.
Cunoașterea domeniului auditabil îl ajută pe auditor să se familiarizeze cu entitatea/structura auditată.
Colectarea informațiilor din etapa de pregătire a desfășurării misiunii de audit intern facilitează realizarea procedurilor specifice și în mod deosebit procedura de analiză a riscurilor.
Realizarea procedurii de Colectare și prelucrare a informațiilor presupune din partea auditorilor un dialog profesional cu cei auditați, cărora trebuie să le comunice că sunt prezenți pentru a înțelege specificul activității lor și a-i sprijini pentru îmbunătățirea acesteia.
Auditorii interni completează informațiile culese cu cadrul legal, respectiv legea de organizare și funcționare a entității publice, normele metodologice de aplicare, instrucțiunile și alte acte care reglementează domeniul auditat, aflate de regulă la sediul structurii de audit intern, materializat în documentul Colectarea informațiilor.
Prelucrarea informațiilor, presupune analiza acestora cu scopul identificării obiectelor auditabile.
Colectarea și prelucrarea informațiilor presupune:
identificarea principalelor elemente ale contextului instituțional și socio-economic în care entitatea/structura auditată își desfășoară activitatea;
analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entității/structurii auditate;
analiza entității/structurii auditate și activitățile sale (organigrama, regulament de organizare și funcționare, fișe ale posturilor, procedurile scrise);
analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfășurare a misiunii de audit intern;
identificarea punctelor cheie ale funcționării entității/structurii auditate și ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari și slabe;
identificarea constatărilor semnificative și recomandărilor din rapoartele de audit precedente, care ar putea să afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit intern;
identificarea și evaluarea riscurilor cu incidență semnificativă;
identificarea surselor potențiale de informații care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului și să aprecieze validitatea și credibilitatea acestor informații.
Identificarea și analiza riscurilor este poate cea mai importantă procedură de pregătire a misiunilor de audit intern și se realizează în vederea elaborării Programului de audit.
Desfășurarea corectă a acestei proceduri, conform normelor metodologice, va contribui în mare măsură la realizarea obiectivelor misiunii de audit intern.
Normele generale de aplicare a auditului public intern stabilesc o metodologie de evaluare a riscurilor care presupune parcurgerea următoarelor faze:
a) Identificarea operațiilor auditabile;
b) Identificarea amenințărilor, riscurilor inerente, asociate operațiilor;
c) Stabilirea criteriilor/factorilor de analiză a riscurilor și nivelele de apreciere ale acestora;
d) Stabilirea nivelului riscului pe criterii de apreciere;
e) Determinarea punctajului total al riscului;
f) Clasarea operațiilor pe baza analizei riscurilor;
g) Ierarhizarea operațiilor în funcție de analiza riscurilor;
h) Elaborarea Tematicii în detaliu a obiectelor auditabile selectate.
a) Identificarea operațiilor auditabile se realizează astfel:
detalierea fiecărei activități în operații succesive, prin descrierea procesului, de la inițierea și până la realizarea lui. În practica auditului, operațiile auditabile se mai numesc și obiecte auditabile și sunt componente elementare ale unui domeniu auditat;
identificarea, pentru fiecare operație în parte, a controalelor interne specifice și a riscurilor aferente;
determinarea modalităților de funcționare a controalelor necesare pentru ca entitatea să elimine riscul și să-și atingă obiectivul.
Stabilirea operațiilor auditabile, în practică se realizează prin analiza cadrului legislativ, respectiv: organigrama, R.O.F.-ul, normele metodologice de aplicare a cadrului normativ care reglementează activitatea, fișele posturilor, procedurile, circuitele documentelor (pistele de audit), decizii, instrucțiuni ș.a., în vederea identificării tuturor operațiilor structurale componente ale activităților.
Etapa se concretizează prin elaborarea Listei centralizatoare a operațiilor auditabile, care cuprinde operațiile succesive pentru realizarea activității.
Dacă nu există proceduri în cadrul entității, identificarea operațiilor succesive pentru realizarea activității se obține prin analiza cadrului legal și normativ și documentele interne existente și se finalizează cu Lista operațiilor activității auditate, semnată de auditorii interni.
b) Identificarea amenințărilor, riscurilor inerente, asociate operațiilor prin determinarea impactului financiar al acestora.
Impactul reprezintă efectele riscului în cazul în care s-ar produce și nivelul acestuia se poate exprima pe o scară valorică, spre exemplu, cu trei nivele: scăzut, moderat și ridicat.
Măsurarea nivelului impactului unui risc reprezintă modurile de exprimare cele mai pertinente ale consecințelor acestuia materializate în termeni de: costuri, calitate, imagine ș.a. Toate riscurile care apar trebuie să fie legate de cel puțin unul din termenii impactului menționați, spre exemplu, costuri, a cărui posibilă modificare arată nivelul impactului riscului, respectiv scăzut, moderat sau ridicat.
Identificarea riscurilor inerente se realizează prin analiza operațiilor cuprinse în Lista centralizatoare a operațiilor auditabile în scopul determinării controalelor interne aferente operațiilor și funcționalității acestora.
Din practică au rezultat mai multe posibilități, și anume:
operații la care nu se identifică nici un risc și care apar de regulă la operațiile la care nu se identifică controale interne;
operații la care se identifică mai multe riscuri și care apar de regulă la operațiile la care s-au identificat mai multe controale interne;
grupuri de operații care, pe lângă riscurile identificate pe operații, mai pot genera în comun și alte riscuri.
În subetapa de identificare a riscurilor pot apărea mai multe situații în funcție de care riscurile vor fi sau nu cuprinse în analiză, astfel:
operațiile la care controalele interne sunt stabilite și funcționează, caz în care riscurile sunt minime, fiind chiar posibil să nu fie avute în vedere la analiză;
operații la care controalele interne sunt stabilite dar nu funcționează, caz în care riscurile prezintă importanță și trebuie luate în analiză;
operații la care controalele interne nu sunt stabilite dar funcționează, caz în care se recomandă formalizarea lor prin proceduri de lucru;
operații la care controalele interne nu sunt stabilite și nici nu funcționează, caz în care riscurile sunt majore și vor fi avute în vedere, în mod obligatoriu, în analiza riscurilor
operații la care se constată inexistența controalelor interne, de regulă pentru actualizarea unei proceduri, în situația în care de la întocmirea acesteia și până la realizarea misiunii de audit intern nu au existat modificări de legislație a reglementărilor interne.
Riscurile pot fi identificate atât la nivelul organizației, prin politica acesteia, cât și la nivelul proceselor și activităților strategice și/sau operaționale, prin analize succesive.
Pentru realizarea acestui demers, se poate pleca sau de la cel mai înalt nivel sau de la nivelul de bază, procese/executanți, către nivelul managementului general.
Tehnicile cele mai utilizate pentru identificarea riscurilor sunt:
intervievarea responsabililor strategici și operaționali;
sondajul și chestionarul;
brainstorming-ul pe activități/compartimente;
organizarea grupurilor focus – grupuri de dezbatere coordonate de un moderator specializat pentru atingerea unor obiective stabilite anticipat;
comparații, grupări, verificări ș.a.
Auditorii interni finalizează aceasta etapă prin elaborarea listei – Identificarea riscurilor.
Pentru identificarea în totalitate a riscurilor asociate operațiilor se poate utiliza Chestionarul de control intern – CCI, din care auditorul intern, prin întrebările formulate și răspunsurile primite, se asigură de existența și funcționalitatea controalelor interne.
Auditorii interni vor elabora Chestionarul de control intern prin formularea de întrebări referitoare la exercitarea controalelor și funcționalitatea acestora, la care cei auditați vor răspunde prin DA sau NU, conform modelului.
c) Stabilirea criteriilor/factorilor de analiza a riscurilor și nivelele de apreciere ale acestora se realizează ținând cont de procedurile minimale din norme, unde se recomandă utilizarea criteriilor privind: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativă și aprecierea calitativă la care se pot adăuga criterii specifice activității auditate.
Criteriul de risc este elementul utilizat pentru a identifică probabilitatea ca evenimentele să aibă un impact negativ asupra unei operații auditabile.
Nivelul criteriului de apreciere al riscului reprezintă modificarea produsă de impactul riscului asupra activității.
Etapa aceasta se concretizează prin întocmirea situației Stabilirea criteriilor/factorilor de analiza a riscurilor care cuprinde pe coloana criteriile/factorii de analiză a riscurilor, iar pe linie nivelele de apreciere ale acestora.
Ponderile atribuite factorilor de risc sunt stabilite în funcție de importanța acestora pentru activitatea auditată și însumate trebuie să fie 100.
Precizăm că cei trei factori sunt stabiliți prin normele generale și sunt acoperitori pentru entitatea auditată, însă, dacă dorim să evidențiem și alți factori putem să-i adăugăm, dar suma acestora trebuie să rămână 100.
d) Stabilirea nivelului riscului pe criteriile de apreciere se efectuează prin aplicarea la fiecare criteriu de analiza a riscurilor a nivelului de apreciere și a ponderii nivelului de apreciere.
e) Determinarea punctajului total al riscului, se realizează prin înmulțirea, pe fiecare risc identificat, a nivelului și ponderilor factorilor de risc și însumarea acestora pe baza formulei de calcul prezentată în normele generale, și anume:
unde, Pt = punctaj total;
Pi = ponderea riscurilor pentru fiecare factor;
Ni = nivelul de apreciere al riscului pentru fiecare factor utilizat.
Pe baza informațiilor anterioare, etapa se concretizează în elaborarea situației –
Determinarea punctajului total și stabilirea importanței riscului în numărul total de riscuri conform punctajelor.:
f) Clasarea operațiilor pe baza analizei riscurilor se efectuează având în vedere punctajele totale obținute anterior, stabilite în ordinea impactului produs asupra activității și se departajează pe o scară de trei nivele: mari, medii și mici.
PRECIZARE:
Împărțirea riscurilor pe cele trei nivele se va realiza în funcție de factorii de risc luați în analiză și importanța acestora. În acest sens, recomandăm, spre exemplu, să se procedeze la împărțirea riscurilor în mari, medii și mici, având în vedere limitele inferioare până la care vor coborî riscurile, care vor fi diferite de la un obiectiv la altul.
Pentru împărțirea riscurilor în mari, medii și mici, propunem o variantă realizabilă în mai mulți pași, astfel:
a) Evaluăm cât de important este fiecare criteriu de analiză al riscului pentru activitatea auditată și în funcție de nivelele stabilite (în cazul nostru de la 1 la 3) delimităm până unde se poate clasa în riscuri mici, medii și mari. Astfel, în exemplul prezentat mai sus, putem considera riscurile pe fiecare sistem ca fiind:
F1 – Aprecierea controlului intern:
– până la 2, risc mic;
– între 2 (inclusiv) și 2,30, risc mediu;
– peste 2,30 (inclusiv), risc mare.
F2 – Aprecierea cantitativă:
– până la 2, risc mic;
– între 2 (inclusiv) și 2,30, risc mediu;
– peste 2,30 (inclusiv), risc mare.
F3 – Aprecierea calitativă:
– până la 2, risc mic;
– între 2 (inclusiv) și 2,30, risc mediu;
– peste 2,30 (inclusiv), risc mare.
b) Pentru delimitarea clasării riscurilor mari, exemplificăm:
F1 – 2 × 50% = 1,00
F2 – 3 × 30% = 0,90
F3 – 2 × 20% = 0,40
TOTAL = 2,30
În concluzie, toate riscurile care vor avea un punctaj mai mare de 2,30 (inclusiv) vor fi clasate ca fiind riscuri mari.
c) Pentru delimitarea clasării riscurilor medii:
F1 – 2 × 50% = 1,00
F2 – 2 × 30% = 0,60
F3 – 2 × 20% = 0,40
TOTAL = 2,00
• Riscuri mici 1,0 – 1,7
• Riscuri medii 1,8 – 2,2
• Riscuri mari 2,3 – 3,0
Riscurile care vor avea un punctaj cuprins între 1,8 (inclusiv) și 2,30 vor fi considerate și clasate ca fiind riscuri medii.
În concluzie, toate riscurile care vor avea un punctaj mai mic de 1,8 vor fi clasate ca fiind riscuri mici.
Etapa se finalizează prin elaborarea listei privind Clasarea operațiilor.
Operațiile clasate ca fiind cu risc mic, nu vor fi avute în vedere pentru auditare în Tabelul puncte tari și puncte slabe.
g) Ierarhizarea operațiilor în funcție de analiza riscurilor se realizează pe baza documentației efectuate în etapele anterioare și se concretizează în elaborarea Tabelului puncte tari și puncte slabe, document care prezintă sintetic rezultatul evaluării fiecărei operații analizate și permite ierarhizarea riscurilor în scopul orientării activității de audit și elaborarea Programului de audit în detaliu.
Documentul conține opinia auditorului intern cu privire la nivelul impactului riscului asupra activității auditate și a gradului de încredere în funcționarea controlului intern, care conduce la minimizarea riscului, când gradul de încredere este mare și la maximizarea apariției riscului, când gradul de încredere este mic.
h) Elaborarea Tematicii în detaliu a obiectelor auditabile selectate cuprinde totalitatea domeniilor/obiectelor de audit selectate, semnată de șeful structurii de audit intern, care va fi adusă la cunoștință principalilor responsabili ai entității auditate în cadrul Ședinței de deschidere.
Etapa se concretizează în elaborarea Tematicii în detaliu a obiectelor auditabile selectate și se realizează pe baza Tabelului puncte tari și puncte slabe care va cuprinde numai obiectivele selectate de auditor pe baza calificativelor acordate T/S. De regulă, sunt avute în vedere toate obiectivele care au calificativul „slab”, dar pot fi cuprinse și obiective cu calificativul „tare”, dacă gradul de încredere al auditorului în realizarea respectivului obiectiv este ”scăzut”.
În situația în care în Tematica în detaliu a misiunii de audit la obiectele auditabile selectate se va adăuga unul sau mai multe obiecte auditabile, care nu au fost auditate în ultimii 3 ani și care nu au fost supuse analizei riscurilor, se va menționa în coloana „Observații”.
Obiectele auditabile cuprinse în această listă vor fi auditate.
Elaborarea Programului de audit intern se realizează pe baza datelor de identificare a misiunii de audit și a analizei riscurilor efectuata mai sus și cuprinde cele patru etape prezentate în Derularea misiunilor de audit intern respectiv, procedurile de pregătirea misiunii de audit, intervenția la fața locului, raportarea activității de audit intern și urmărirea implementării recomandărilor, care va fi completat pe parcursul desfășurării misiunii de audit intern.
Programul de audit intern este un document intern de lucru al structurii de audit intern și cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată acțiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului auditat, precum și repartizarea acestora pe fiecare auditor.
Programul de audit intern are ca scop:
asigură șeful structurii de audit intern că au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit intern;
garantează repartizarea sarcinilor și planificarea activităților de către supervizor.
Programul de audit, în faza inițială, cuprinde proceduri care au fost deja finalizate și alte proceduri care urmează a fi realizate de către auditorii interni și pentru care se alocă timpul aferent.
Pe parcursul desfășurării misiunii de audit intern, programul de audit intern se mai poate modifica numai în condițiile în care pentru anumite operații timpul de intervenție la fața locului nu s-a putut aprecia corect, însă cu încadrarea în programul inițial.
Pe baza Programului de audit intern se elaborează Programul de intervenție la fața locului, care are ca scop prezentarea detaliată a lucrărilor pe care echipa de audit își propune să le efectueze, respectiv: studii, cuantificarea unor rezultate formate din mai multe componente, teste, validarea constatărilor cu materiale probante ș.a. și cuprinde: obiectivele; tipul testării; locul testării; durata testării; auditorii.
În timpul fazei de colectare și prelucrare a informațiilor, auditorul efectuează testări în concordanță cu Programul de audit aprobat. Munca în cadrul acestei faze produce dovezi de audit în baza cărora auditorul formulează constatări, concluzii și recomandări.
Tehnici și instrumente de audit public intern
– Principalele tehnici de audit public intern –
Tehnicile de audit intern se aplică în funcție de subiectul auditării și pot fi utilizate individual sau în combinație, atunci când auditorii efectuează evaluări, astfel:
observarea fizică: presupune vizualizarea, remarcarea, ascultarea, comparația cu standardele. Reprezintă o modalitate prin care auditorii interni își formează o părere proprie;
chestionarea sau interviul, reprezintă tehnica cea mai răspândită, poate fi orală sau scrisă și folosește întrebări: cum ?, de ce ? etc.
Se realizează prin intervievarea persoanelor auditate/ implicate/ interesate care au legătură cu problematica verificată de auditor;
verificarea presupune confirmarea adevărului, acurateței, sincerității sau actualității subiectului, compararea declarațiilor unei persoane cu discuțiile avute cu alte persoane, a concordanței cu legile și regulamentele, precum și a eficacității controalelor interne.
Tehnicile de verificare cele mai uzitate sunt:
comparația pentru confirmarea identității unei informații după obținerea acesteia din cel puțin două surse diferite;
examinarea presupune urmărirea detectării erorilor sau a iregularităților;
recalcularea presupune verificarea calculelor matematice;
confirmarea presupune solicitarea informației din cel puțin două surse independente în scopul validării acesteia;
punerea de acord reprezintă procesul de potrivire a două categorii diferite de înregistrări;
garantarea presupune verificarea realității tranzacțiilor înregistrate prin examinarea documentelor de la articolul înregistrat spre documentele justificative;
urmărirea reprezintă verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat. Scopul este de a verifica dacă toate tranzacțiile reale au fost înregistrate.
investigarea reprezintă ancheta efectuată pentru descoperirea de fapte ascunse și pentru stabilirea adevărului și presupune o cercetare aprofundată pentru a detecta neregulile;
analiza constă în descompunerea unei entități în elemente identificabile, cuantificabile și măsurate distinct în vederea unei examinări detaliate și selectării aspectelor ce necesită o atenție ulterioară;
evaluarea presupune estimarea a ceea ce a fost analizat pe baza unei judecăți profesionale în vederea stabilirii unor concluzii și va constitui baza formulării recomandărilor și concluziilor auditului intern.
– Principalele instrumente de audit public intern –
Instrumente de audit intern se utilizează în funcție de situațiile întâlnite pe teren și pot fi:
→ chestionare și liste de verificare reprezintă seturi de întrebări adresate celor auditați și se pot grupa astfel:
a) chestionarul de luare la cunoștință (CLC) cuprinde întrebări referitoare la contextul socio-economic, organizatoric, organizarea internă, funcționarea entității sau structurii auditate;
b) chestionarul de control intern (CCI) este o metodă de descriere și analiză a controalelor, conține întrebări despre diferitele obiective și componente ale controlului. Ghidează auditorii interni în activitatea de identificare obiectivă a disfuncțiilor și a cauzelor reale ale acestora;
c) lista de verificarea (LV) este utilizată pentru stabilirea condițiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de întrebări standard privind obiectivele definite, responsabilitățile și metodele, mijloacele financiare, tehnice și de informare, resursele umane existente.
→ alte testări. În funcție de specificul fiecărei misiuni de audit intern pot fi solicitate și alte informații, respectiv pot fi efectuate și alte testări. Pentru efectuarea acestor testări este necesar a fi definit obiectul testării și ce fel de testare trebuie să fie utilizată. Auditorii nu trebuie să verifice toate tranzacțiile, auditările trebuie să se bazeze pe evaluarea sistemului de control. În cazul în care sistemul de control pare în regulă se parcurg teste pentru a se verifica dacă sistemul funcționează corespunzător.
Obiectivele acestor testări trebuie să asigure validitatea (proprietatea, sinceritatea etc.), acuratețea (cantitatea, calitatea, clasificarea etc), conformitatea (normelor, regulamentelor, legilor etc) și competența controalelor (gradul în care riscurile sunt neutralizate).
→ Probele de audit intern sunt dovezi de audit asupra constatărilor efectuate și trebuie să fie adecvate, convingătoare, concrete și de încredere.
Probele de audit intern pot fi:
dovezi fizice: obținute în urma observării;
dovezi testimoniale: reprezentând declarația ca răspuns la interviuri sau anchete;
dovezi documentare: forma cea mai des întâlnită îl reprezintă documentul în baza căruia s-a realizat constatarea de audit;
-dovezi analitice: reprezintă comparații cu operațiuni similare, cu operațiuni efectuate anterior, cu raționamente.
Eșantionarea reprezintă procesul de aplicare a procedurilor de audit asupra unor segmente dintr-o populație pentru a trage concluzii asupra întregului, ceea ce permite obținerea unui volum mare de informații prin analiza unui număr mic de date. Tehnica eșantionării este utilizată pentru obținerea siguranței asupra funcționalității activităților de control.
Pentru alegerea eșantioanelor există două modalități de eșantionare:
eșantionarea orientată, când auditorii suspectează existența unor erori sau fraude și îndreaptă eșantionarea pentru a găsi cât mai multe dovezi în aceste sens;
eșantionarea statistică, poate permite formularea unei concluzii asupra întregii populații cu o marjă mică de eroare și permite auditorilor să măsoare riscurile eșantionării.
Pentru obținerea unui eșantion reprezentativ trebuie să fie cunoscută populația, să fie definită unitatea eșantionată în funcție de obiectivele auditului și fiecăruia dintre elementele populației să-i fie acordate șanse egale de a fi selectate.
Exemple de tipuri de eșantionare:
eșantionarea numeric aleatorie, care conduce la obținerea unor eșantioane reprezentative deoarece fiecare eșantion are aceeași șansă de a fi selectat;
eșantionarea aleatorie stratificată, când populația este compusă dintr-o mare varietate de componente;
eșantionarea în mănunchi, când se selectează unul sau mai multe obiecte care vor fi verificate complet;
eșantionarea la întâmplare selectează elemente fără a fi influențată de idei preconcepute;
eșantionarea rațională, utilizată în cazurile în care există anumite motive și suspiciuni.
Dimensionarea eșantioanelor în sondajul statistic urmărește obținerea unei estimări credibile, nu a unor rezultate exacte. Nivelul de încredere (probabilitatea ca o anumită concluzie să fie corectă) crește în funcție de dimensiunile eșantionului. Cu cât se cere ca precizia să fie mai mare, cu atât va fi mai mare dimensiunea eșantionului.
Decizia referitoare la dimensiunile eșantioanelor se bazează pe obiectivele auditului, iar eșantioanele pot fi de tip rațional dacă evaluarea preliminară indică faptul că sistemul de control adecvat sau de tip statistic dacă sistemul de control pare neadecvat.
→ Tabloul de prezentare al circuitului auditului intern (pista de audit) permite:
stabilirea fluxurilor informațiilor, atribuțiilor și responsabilităților;
stabilirea documentației justificative complete;
reconstituirea operațiilor de la suma totală până la detalii individuale și invers.
→ Formularele constatărilor de audit public intern se utilizează pentru prezentarea
fundamentată a constatărilor auditului intern.
√ Fișa de identificare și analiză a problemelor (FIAP) se întocmește pentru fiecare disfuncționalitate/ iregularitate constatată. Prezintă rezumatul acesteia, cauzele, consecințele, precum și recomandările pentru rezolvarea deficiențelor constatate. FIAP – ul trebuie să fie supervizat și adus la cunoștința reprezentanților entității structurii auditate.
Auditorii trebuie să raporteze constatările semnificative realizate ca răspuns la fiecare obiectiv de audit. La raportarea constatărilor, informațiile trebuie să fie suficiente, competente și relevante pentru susținerea înțelegerii adecvate a aspectelor raportate și pentru a furniza o prezentare convingătoare.
Auditorii trebuie să raporteze concluziile care sunt formulate pe baza constatărilor. Valabilitatea concluziilor depinde de puterea de convingere a dovezilor care susțin constatările și de logica folosită pentru formulare.
Auditorii formulează și raportează recomandări pentru acțiuni necesare corectării problemelor și îmbunătățirii operațiunilor. Recomandările sunt formulate atunci când constatările raportate prevăd o potențială îmbunătățire a operațiunilor și activității, când s-au observat nerespectări ale legilor sau puncte slabe ale controalelor.
Recomandările trebuie să fie constructive, să se refere direct la rezolvarea cauzei problemelor identificate, să fie specifice și orientate pe acțiuni, să fie adresate părților care au autoritatea să acționeze, să fie fezabile.
√ Formularul de constatare și raportare a iregularităților (FCRI) se întocmește în cazul în care se constată abateri de la regulile procedurale și metodologice, respectiv de la prevederile legale și care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice.
Iregularitatea constatată se raportează, cel mai târziu, a doua zi de către auditor șefului structurii de audit intern/conducătorului instituției, prin transmiterea formularului de constatare și raportare a iregularităților. Acesta va informa în termen de 3 zile conducătorul entității publice și structura de control abilitată pentru continuarea verificărilor.
Scopul procedurii “Revizuirea documentelor de lucru” este să asigure că documentele sunt pregătite în mod corespunzător și că acestea furnizează sprijin adecvat pentru munca efectuată și pentru dovezile adunate în timpul misiunii de audit public intern.
Auditorul revede FIAP-urile și documentele de lucru din punct de vedere al formatului și al conținutului, asigurându-se că dovezile de audit prezentate în actele dosarului pot trece testul de evidență. Pentru a trece testul, evidența trebuie să fie suficientă și relevantă.
Ședința de închidere permite prezentarea către entitatea/structura auditată a opiniei auditorului intern, a recomandărilor finale din proiectul raportului de audit public intern.
Premisa ședinței de închidere este să se asigure că raportul de audit este clar, obiectiv, fundamentat, relevant.
Clar – adică să fie ușor de înțeles, evident, să nu permită interpretări;
Obiectiv – să nu fie părtinitor;
Fundamentat – fiecare constatare să aibă la bază documente doveditoare și să facă trimiteri la textul legal incident;
Relevant – aspectele semnalate să ajute conducerea entității în luarea deciziilor manageriale.
În cadrul ședinței de închidere sunt prezentate obiectivele auditate și constatările pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, sunt discutate deficiențele, sunt analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncționalităților și sunt comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea deficiențelor constatate.
În final, sunt desemnate persoanele responsabile cu implementarea recomandărilor și datele de realizare ale acestora.
În elaborarea proiectului de raport de audit intern, auditorul folosește dovezile de audit, raportate în fișele de identificare și analiza problemelor și în formularul de constatare și raportare a iregularităților.
Proiectul raportului de audit public prezintă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile și recomandările auditorului public intern.
Raportul de audit intern concretizează activitatea auditorului intern prin prezentarea cadrului general de desfășurare a activității entității, obiectivelor, constatărilor, concluziilor și recomandărilor obținute în urma misiunii realizate.
Auditorul intern trebuie să pregătească rapoarte scrise de audit intern, prin care să comunice rezultatele auditului. Rapoartele scrise se emit în mod corespunzător pentru a face informațiile disponibile pentru utilizarea la timp de către conducere.
Auditorul intern trebuie să raporteze obiectivele auditului, aria și metodologia de audit, tehnicile de colectare și de analiză a dovezilor de audit utilizate, constatările, recomandările și concluziile raportului.
La elaborarea proiectului Raportului de audit intern, auditorul folosește dovezile de audit raportate în Fișele de Identificare și Analiză a Problemelor și în Formularul de Constatare și Raportare a Iregularităților și în celelalte documente de lucru.
Raportul de audit intern trebuie să fie complet, exact, obiectiv, convingător, clar și concis.
Complet, în sensul că raportul să conțină toate informațiile necesare pentru îndeplinirea obiectivelor de audit, promovarea unei înțelegeri corecte și adecvate a aspectelor raportate și să respecte toate cerințele referitoare la conținut.
Exact, face referire la dovezile prezentate care trebuie să fie adecvate și constatările să fie descrise corect.
Raportul trebuie să includă informații, constatări și concluzii care să fie susținute cu dovezi competente și relevante din documentele de lucru.
Dovezile de audit raportate trebuie să demonstreze corectitudinea și rezonabilitatea aspectelor raportate, prin descrierea precisă a metodologiei auditului și prezentarea constatărilor și concluziilor într-o manieră conformă cu scopul auditului.
Obiectivitatea presupune ca prezentarea raportului să fie echilibrată, ca formă și conținut, iar credibilitatea să fie semnificativ îmbunătățită, prin prezentarea dovezilor de audit într-o manieră nepărtinitoare. Raportul de audit trebuie să fie imparțial, adică prezentarea rezultatelor auditului să fie exactă și să evite tendința de exagerare sau supradimensionare.
Tonul raportului trebuie să fie încurajator pentru factorii de decizie și să aibă la bază constatările și recomandările auditorilor. Auditorii interni trebuie să prezinte constatări pertinente, având la bază obiectivele stabilite anticipat, iar concluziile și recomandările să derive logic din faptele prezentate. Probele de audit trebuie să fie suficiente și relevante pentru a-i convinge pe cei auditați să recunoască valabilitatea constatărilor, rezonabilitatea concluziilor și beneficiul implementării recomandărilor.
Claritatea cere ca raportul să conțină un limbaj cât mai uzual și a unui stil de exprimare concret, iar conciziunea înseamnă ca raportul să nu fie mai lung decât este necesar pentru comunicarea și susținerea mesajului.
În sinteză, procedura privind elaborarea proiectului de Raport de audit intern se prezintă astfel:
PROIECT DE RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN
Pagina de titlu și cuprinsul
Reprezintă pagina în care se menționează denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conține un cuprins al lucrărilor și documentelor.
Semnătura
Raportul de audit este semnat de către auditor, pe fiecare pagină a acestuia. Ultima pagină a raportului este semnată și de către conducătorul instituției.
Introducere
Descrie tipul de audit și baza legală a misiunii (planul anual de audit, solicitări speciale).
Prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea / structura auditată, durata acțiunii de auditare, perioada auditată).
Identifică activitatea ce este auditată și prezintă informații sintetice cu privire la misiunea de audit public intern.
Prezintă modul de desfășurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj / exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materiale întocmite în cursul misiunii de audit public intern).
Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, până la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate.
Stabilirea obiectivelor
Obiectivele de audit prezentate în Raportul de audit public intern coincid cu cele înscrise în programul de audit.
Stabilirea metodologiei
Explică tehnicile și instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit public intern.
Constatările și recomandările auditului
Auditorul trebuie să se pronunțe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în Programul de audit.
Constatările efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicită la anexele de audit intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în scopul generalizării aspectelor pozitive, pe de o parte, și al identificării căilor de eliminare a deficiențelor stabilite, pe de altă parte.
Concluziile auditorului sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente și să nu fie disproporționate în raport cu constatările pe care se bazează.
Recomandările din Raportul de audit trebuie să fie fezabile și economice și să aibă un grad de semnificație important în ceea ce privește efectul previzibil asupra entității/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare și, pe aceasta bază, de prevenire a eventualelor disfuncționalități sau tendințe negative la nivelul entității/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activității entității/structurii auditate și de creștere a performanței de management.
Fiecare recomandare trebuie să fie elaborată după următoarea structură:
1) Faptele;
2) Criteriile, cauzele, efectele;
3) Recomandările.
Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficiență constatată. Recomandările vor fi prezentate în funcție de nivelul de prioritate stabilit în Fișa de Identificare și Analiză Problemelor: majore, medii și minore.
PROIECT DE RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN
Structura auditată:
Misiunea de audit:
I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost formată din:
Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr. __ /___.
Baza legală a acțiunii de auditare:
Reprezentanții legali ai structurii auditate:
Pentru perioada supusă auditării, structura auditată a fost reprezentată de:
Durata acțiunii de auditare:
Perioada supusă auditării:
Obiectivele misiunii de audit:
Tipul de auditare: Audit de ………………..
Tehnici utilizate:
Instrumente de audit:
– Documente și materiale examinate în cursul misiunii de audit:
Materiale întocmite pe timpul auditării:
Scurtă prezentare a entității
Echipa de audit prin lucrările specifice derulării misiunii de audit a avut ca obiective principale, activități care se desfășoară în cadrul _______, stabilite prin Ordinul de Serviciu nr. _______ / _____________.
II. CONSTATĂRI ȘI RECOMANDĂRI
În baza documentelor predate spre auditare, de către conducerea unității, cât și a verificărilor efectuate de auditor, au rezultat constatările înscrise mai jos.
CONSTATĂRI :
CAUZE:
CONSECINȚE :
RECOMANDĂRI :
III. CONCLUZII
Echipa de audit pe baza testărilor și analizelor efectuate, evaluează managementul economico-financiar din __________, conform grilei:
Constatările prezentate au la bază probe de audit obținute pe baza analizelor și testelor efectuate consemnate în documentele de lucru întocmite de către echipa de audit și însușite de către factorii de management ai entității. Aceste evaluări au la bază discuțiile care au avut loc cu privire la recomandările auditorilor în ședința de închidere a misiunii, apreciate de către participanții la această ședința, ca fiind realiste și fezabile.
De asemenea, consideram că, prin implementarea recomandărilor echipei de audit, se va cunoaște o ameliorare semnificativă a activităților _________ din ______.
Auditor, Structura auditată,
Scopul procedurii „Transmiterea proiectului de raport de audit intern” este să asigure entității auditate posibilitatea de a analiza proiectul raportului de audit și de a formula un punct de vedere la constatările și recomandările auditului.
Proiectul de raport de audit transmis la structura auditată trebuie să fie complet, cu toate dovezile asupra faptelor, opiniilor și concluziilor la care face referire.
Auditorul pregătește în termen de 10 zile de la primirea punctului de vedere de la structura auditată reuniunea de conciliere.
Scopul reuniunii de conciliere constă în acceptarea constatărilor și recomandărilor formulate de către auditori în proiectul raportului de audit și prezentarea calendarului de implementare a recomandărilor.
Auditorul și structura auditată analizează constatările și concluziile raportului de audit în vederea acceptării recomandărilor formulate.
Fiecare misiune de audit intern se finalizează prin întocmirea unui Raport de audit intern, care este adus la cunoștința celor auditați și este semnat de către conducătorul care a aprobat misiunea de audit.
Raportul de audit intern se întocmește pe baza proiectului de Raport de audit intern și trebuie să includă eventualele modificări discutate și convenite în cadrul Reuniunii de conciliere.
Raportul de audit intern va fi însoțit de Sinteza constatărilor și recomandărilor, care se recomandă să cuprindă 3-7 pagini, funcție de volumul acestuia.
Raportul de audit intern în formă finală, incluzând și punctele de vedere ale entității auditate se consideră complet și se pregătește pentru tipărire și difuzare.
Auditorul intern rămâne responsabil pentru asigurarea unei prezentări de înaltă calitate a raportului de audit intern și întocmirea unei liste corecte și complete de difuzare.
În sinteză, procedura privind elaborarea Raportului de audit intern se prezintă astfel:
Pagina de titlu și cuprinsul
Reprezintă pagina în care se menționează denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conține un cuprins al lucrărilor și documentelor.
Semnătura
Raportul de audit este semnat de către auditor, pe fiecare pagină a acestuia.
Ultima pagină a raportului este semnată de conducătorul instituției.
Introducere
Descrie tipul de audit și baza legală a misiunii de audit (planul anual de audit, solicitări speciale).
Prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de audit, entitatea/structura auditată, durata acțiunii de auditare, perioada auditată).
Identifică activitatea ce este auditată și prezintă informații sintetice cu privire la misiunea de audit public intern.
Prezintă modul de desfășurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materiale întocmite în cursul misiunii de audit public intern).
Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, până la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate.
Stabilirea obiectivelor
Obiectivele de audit prezentate în Raportul de audit public intern coincid cu cele înscrise în programul de audit.
Stabilirea metodologiei
Explică tehnicile și instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit public intern.
Constatările și recomandările auditului
Eventualele modificări stabilite de conciliere, precum și cele propuse de către conducătorul instituției vor fi cuprinse în Raportul de audit public intern final.
Auditorul trebuie să se pronunțe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în Programul de audit.
Constatările efectuate sunt prezentate sintetic, cu trimitere explicită la anexele de audit intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în scopul generalizării aspectelor pozitive, pe de o parte, și al identificării căilor de eliminare a deficiențelor stabilite, pe de altă parte.
Concluziile auditorului sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente și să nu fie disproporționate în raport cu constatările pe care se bazează.
Recomandările din Raportul de audit trebuie să fie fezabile și economice și sa aibă un grad de semnificație important în ceea ce privește efectul previzibil asupra entității/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare și, pe această bază, unul de prevenire a eventualelor disfuncționalități sau tendințe negative la nivelul entității/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activității entității/structurii auditate și de creștere a performanței de management.
Fiecare recomandare trebuie să fie elaborată după următoarea structură:
1) Faptele;
2) Criteriile, cauzele, efectele;
3) Recomandările.
Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficiență constatată. Recomandările vor fi prezentate în funcție de nivelul de prioritate stabilit în Fișa de Identificare și Analiză a Problemelor: majore, medii și minore.
RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN
Structura auditată:
Misiunea de audit:
I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost formată din:
Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr. ___ / ____.
Baza legală a acțiunii de auditare:
Reprezentanții legali ai structurii auditate:
Pentru perioada supusă auditării, structura auditată a fost reprezentată de:
Durata acțiunii de auditare:
Perioada supusă auditării:
Obiectivele misiunii de audit:
Tipul de auditare: Audit de ………………..
Tehnici utilizate:
Instrumente de audit:
– Documente și materiale examinate în cursul misiunii de audit:
Materiale întocmite pe timpul auditării:
Scurtă prezentare a entității
Echipa de audit prin lucrările specifice derulării misiunii de audit a avut ca obiective principale, activități care se desfășoară în cadrul __________, stabilite prin Ordinul de Serviciu nr. _____ / _____________.
II. CONSTATĂRI ȘI RECOMANDĂRI
În baza documentelor predate spre auditare, de către conducerea unității, cât și a verificărilor efectuate de auditor, au rezultat constatările înscrise mai jos.
CONSTATĂRI :
CAUZE:
CONSECINȚE :
RECOMANDĂRI :
III. CONCLUZII
Echipa de audit pe baza testărilor și analizelor efectuate, evaluează managementul economico-financiar din __________, conform grilei:
Constatările prezentate au la bază probe de audit obținute pe baza analizelor și testelor efectuate consemnate în documentele de lucru întocmite de către echipa de audit și însușite de către factorii de management ai entității. Aceste evaluări au la bază discuțiile care au avut loc cu privire la recomandările auditorilor în ședința de închidere a misiunii, apreciate de către participanții la această ședința, ca fiind realiste și fezabile.
De asemenea, consideram că, prin implementarea recomandărilor echipei de auditori, se va cunoaște o ameliorare semnificativă a activităților _________ din_________
Auditor, Structura auditată,
Scopul procedurii „Supervizarea” este de a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiții de calitate.
Conducătorul compartimentului de audit public intern / conducătorul instituției este responsabil cu supervizarea misiunii de audit public intern.
Auditorul transmite raportul de audit intern finalizat, împreună cu rezultatele concilierii și punctul de vedere al structurii auditate conducătorului entității publice care a probat misiunea, pentru analiză și avizare. După avizare, raportul de audit intern, în copie va fi comunicat structurii auditate.
Curtea de Conturi a României are acces la rapoartele de audit intern în timpul verificărilor pe care le efectuează.
Raportul de audit final trebuie să conțină și o sinteză a constatărilor și recomandărilor. Pentru instituția mică raportul este transmis spre avizare conducătorului acesteia.
Scopul procedurii „Urmărirea recomandărilor” este de a urmări dacă scopul și obiectivele misiunii de audit intern au fost corect formulate.
Obiectivul acestei etape este asigurarea că recomandările din raportul de audit intern sunt aplicate întocmai la termenele stabilite și în mod eficace, iar conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandări.
Urmărirea recomandărilor de către auditorul intern este un proces prin care se constată caracterul adecvat, eficacitatea și oportunitatea acțiunilor întreprinse de către conducerea structurii auditate pe baza recomandărilor din raportul de audit public intern.
Structura de audit intern va comunica conducătorului entității publice stadiul implementării recomandărilor și va raporta progresele înregistrate în implementarea recomandărilor.
Informațiile conținute în dosarele de audit public intern asigură legătură între activitatea auditată, intervenția la fața locului și raportul de audit public intern.
Proceduri utilizate în derularea misiunii de audit public intern:
Procedura P-01: Ordinul de serviciu;
Procedura P-02: Declarația de independență;
Procedura P-03: Notificarea declanșării misiunii de audit;
Procedura P-04: Colectarea și prelucrarea informațiilor preliminare
Procedura P-05: Analiza riscurilor
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile
Identificarea riscurilor
Stabilirea factorilor de risc, ponderile acestora și aprecierea nivelurilor
Stabilirea nivelului riscului și a punctajului total al riscului
Clasarea operațiilor în funcție de analiza riscului
Tabel puncte tari și puncte slabe
Tematica în detaliu a operațiilor auditabile
Procedura P-06: Elaborarea programului de audit intern
Programul de audit intern
Programul intervenției la fața locului
Procedura P-07: Ședința de deschidere
Minuta ședinței de deschidere
Procedura P-08: Colectarea dovezilor
Procedura P-11: Ședința de închidere
Planul de acțiune și calendarul implementării recomandărilor
Minuta ședinței de închidere
Procedura P-12: Elaborarea Proiectului de raport de audit public intern
Proiectul raportului de audit intern
Procedura P-17: Urmărirea recomandărilor
Fișa de urmărire a recomandărilor
Dosarele de audit public intern cuprind documentele care stau la baza formulării concluziilor auditorilor interni; aceste dosare grupează documentele pe tipuri de secțiuni astfel:
Dosarul permanent
1. Secțiunea A – Raportul de audit public intern și anexele acestora – cuprinde:
– ordinul de serviciu;
– declarația de independență;
– raport intermediar și/sau final;
– fișele de identificare și analiza problemelor;
– formulare de constatare a iregularităților;
– programul de audit.
2. Secțiunea B – Administrativă – cuprinde:
– modificarea privind declasarea misiuni de audit public intern;
– minuta ședinței de deschidere;
– minuta reuniunii de consiliere;
– minuta ședinței de încheiere;
– corespondența cu instituția/structura auditată.
3. Secțiunea C – Documentația misiuni de audit public intern – cuprinde:
– strategii interne;
– reguli, regulamente și legi aplicabile;
– proceduri de lucru;
– materiale despre instituția/structura auditată (îndatoriri, responsabilități,
număr de angajați, organigrama, stat de funcții, fișele posturilor,
caracterul documentelor; natura și locația înregistrărilor conturilor);
– informații financiare;
– rapoarte de audit public intern anterioare și externe;
– informațiile privind posturile cheie, fluxuri de operații;
– documentația analizei riscului.
4. Secțiunea D – Supervizarea și revizuirea desfășurării misiunii de audit public
intern și a rezultatelor acestora – cuprinde:
– revizuirea raportului de audit public intern;
– răspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public
intern.
Dosarul documentelor de lucru, cuprinde copii xerox a documentelor justificative, extrase din acestea, care trebuie să confirme și să sprijine concluziile auditului intern.
Dosarul este indexat prin atribuirea de litere și cifre pentru fiecare secțiune obiectiv de audit din cadrul Programului de audit. Indexarea trebuie să fie simplă și ușor de urmărit.
3.2. Misiunea de audit public intern privind fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli, alocarea creditelor bugetare în instituțiile de învățământ superior – Studiu de caz
În etapa de pregătire a misiunii de audit intern au fost întocmite documentele standard și s-au adus clarificări, față de norme, cu privire la modul concret de inițiere a procedurii de analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora și modul de completare, nivelul de apreciere și împărțire a acestora în mari, medii și mici, clasarea riscurilor și ierarhizarea acestora în vederea finalizării procedurii Analiza riscurilor și obținerea Tematicii în detaliu a misiunii de audit, pe baza căreia se va concentra munca pe teren.
În etapa de intervenție la fața locului s-a realizat testarea efectivă pe baza listelor de verificare pregătite în etapa anterioară, prin utilizarea unor tehnici diferite de eșantionare, teste de control, elemente care au stat la baza elaborării fișelor de identificare și analiză a problemelor.
În etapa de elaborare a Raportului de audit intern s-a urmărit redactarea acestuia într-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din Tematica în detaliu a misiunii de audit.
În etapa de urmărire a recomandărilor care se va realiza în perioada de la finalizarea misiunii de audit intern până la viitoarea misiune planificată, structura auditată va comunica în scris serviciului de audit public intern modul de implementare a recomandărilor formulate în cadrul proiectului de audit public intern.
Pentru stabilirea misiunii de audit intern ce urmează a se desfășura se analizează planul anual al compartimentului de audit intern unde pentru fiecare misiune sunt prezentate următoarele elemente: domeniul de auditat, obiectivele, activitățile care urmează să fie evaluate pentru identificarea riscurilor asociate, perioada supusă auditului, timpul afectat pentru realizarea misiunii și numărul de auditori.
Din domeniul de audit „Activitatea Serviciului Contabil”, de la poziția 32 din Planul de audit intern pe anul 2006, prezentat în continuare, având mai multe activități planificate urmează a se realiza misiunea ”Fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli, alocarea creditelor bugetare în cadrul Universității „Ștefan cel Mare” Suceava”.
Derularea misiunii de audit trebuie sa cuprindă obligatoriu : etape, proceduri și documente stabilite conform prevederilor Legii nr. 672/2002, privind auditul public intern, O.M.F.P. nr. 38/2003, pentru exercitarea activității de audit public intern și a O.M.E.C.T. nr. 5281/2003, pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea și exercitarea activității de audit intern în structura M.E.C.T. și în unitățile aflate în subordonarea acestuia.
În acest studiu de caz prezentat am încercat să expun toate documentele necesare derulării misiunii de audit prezentate.
În practică, în mod opțional, se poate întocmi o Informare-cadru privind misiunea de audit intern care urmează a se desfășura, cu scopul de a informa propria conducere despre perioada în care se va derula misiunea, obiectivele și auditorii interni implicați și obținerea aprobării acesteia pentru începerea misiunii.
Activitatea de desfășurare a unei misiuni de audit intern este deosebit de laborioasă de aceea și în Informarea-cadru trebuie să se menționeze:
entitatea publică care va fi auditată;
cadrul legal în baza căruia se va efectua misiunea;
perioada de timp supusă auditării;
perioada de timp alocată desfășurării misiunii;
planificarea misiunii, având ca scop alocarea timpului și a auditorilor care vor efectua activitățile preliminare și presupune:
prelucrarea informațiilor;
analiza riscurilor asociate și intervenția la fața locului;
întocmirea documentelor preliminare;
elaborarea documentelor finale.
activitățile care urmează a fi auditate;
instrumentele și tehnicile care vor fi utilizate;
concluzii – prin care se fac recomandări în vederea îndeplinirii misiunii, cum ar fi, spre exemplu: respectarea termenelor planificate.
3.2.1. Pregătirea misiunii de audit intern
3.2.1.1. Inițierea auditului
Anexa nr. 1
Ministerul Educației și Cercetării
Universitatea „Ștefan cel Mare”
Suceava
Compartiment Audit Intern
Nr………..din……….
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice privind exercitarea activității de audit public intern, O.M.E.C.T. nr. 5281/2003 pentru aprobarea normelor metodologice privind organizarea și exercitarea activității de audit public intern în structura M.E.C.T. și în unitățile aflate în subordinea sau coordonarea M.E.C.T. și a Planului de audit intern pentru anul 2006, se va efectua misiunea de audit intern la Direcția Administrativă și Serviciul Financiar – Contabilitate în perioada 15.07.2006-31.08.2006 .
Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de fundamentare a bugetului de venituri și cheltuieli în cadrul entității, alocarea creditelor bugetare în cadrul Universității „Ștefan cel Mare” din Suceava și a conformității cu cadrul legislativ și normativ aplicabil, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile:
• Planul strategic și planul operațional, cuprinzând:
– elaborarea planului strategic și a planului operațional;
• Fundamentarea repartizării creditelor bugetare, cuprinzând:
– contractul instituțional și complementar;
– bugetul de venituri și cheltuieli;
• Execuția creditelor bugetare cuprinzând:
– venituri realizate;
– încadrarea cheltuielilor efectuate în creditele bugetare aprobate.
Menționăm că se va efectua un audit de sistem al modului de fundamentare a bugetului de venituri și cheltuieli precum și alocarea creditelor bugetare Universității „Ștefan cel Mare” Suceava.
Echipa de audit intern este formată din adm. fin. Șuiu Mariana Ilena.
În cadrul misiunilor ad-hoc, Ordinul de serviciu trebuie să fie aprobat și de conducătorul instituției publice, având în vedere că misiunea nu este cuprinsă în Planul anual de audit intern.
Anexa nr. 2
Ministerul Educației și Cercetării
Universitatea „Ștefan cel Mare” Suceava
Compartiment Audit Intern
DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ
Nume și prenume: ec. Șuiu Mariana Ilena Data: 14.07.2006
Misiunea de audit: fundamentare a bugetului de venituri și cheltuieli. alocarea creditelor bugetare în cadrul Universității „Ștefan cel Mare” Suceava
Auditor,
Ec. Șuiu Mariana Ilena
Dacă în timpul efectuării misiunii de audit apare o incompatibilitate, reală sau presupusă, auditorii sunt obligați să informeze de urgență șeful structurii de audit intern. Acesta va constata incompatibilitățile personale ale auditorilor interni și va proceda la diminuarea sau eliminarea lor prin negociere sau transferarea atribuțiilor între auditori.
Anexa nr. 3
Ministerul Educației și Cercetării
Universitatea „Ștefan cel Mare” Suceava
Compartiment Audit Intern
Nr………..din……….
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN
Către: Serviciul Financiar – contabil
De la: Compartimentul Audit Intern
Referitor la misiunea de audit intern: Fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli, alocarea creditelor bugetare în cadrul Universității ”Ștefan cel Mare” Suceava.
Stimate(ă) domn/doamnă ……………………..
În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2006, urmează ca în perioada 15.07.2006-31.08.2006 să efectuăm o misiune de audit intern cu tema: Fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli, alocarea creditelor bugetare.
Auditul va examina responsabilitățile asumate de către Serviciul Financiar – contabil și va determina dacă acesta își îndeplinește obligațiile în mod efectiv și eficient.
Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord ședința de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:
Prezentarea auditorilor;
Prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;
Programul intervenției la fața locului;
Scopul misiunii de audit intern;
Alte aspecte.
Pentru o mai bună înțelegere a activității dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneți la dispoziție următoarea documentație necesară privind activitatea juridică: legile și reglementările ce se aplica activităților dumneavoastră, organigrama serviciului dumneavoastră, Regulamentul de organizare și funcționare, fișele posturilor, toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizării activității, un exemplar al rapoartelor, notelor, dosarelor anterioare care se referă la aceasta temă.
Dacă aveți unele întrebări privind aceasta acțiune, vă rog să contactați pe doamna Șuiu Mariana – auditor, coordonatorul misiunii .
Compartiment Audit Intern
Adm. Fin. Șuiu Mariana Ilena Data: 30.06.2006
Anexa nr.3
Ministerul Educației și Cercetării
Universitatea „Ștefan cel Mare” Suceava
Compartiment Audit Intern
Nr………..din……….
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN
Către: Direcția General Administrativă
De la: Compartimentul Audit Intern
Referitor la misiunea de audit intern: Fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli, alocarea creditelor bugetare în cadrul Universității „Ștefan cel Mare” Suceava
Stimate(ă) domn/doamnă ……………………..
În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2006, urmează ca în perioada 15.07.2006-31.08.2006 să efectuăm o misiune de audit intern cu tema: Fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli, alocarea creditelor bugetare.
Auditul va examina responsabilitățile asumate de către Serviciul Financiar – contabil și va determina dacă acesta își îndeplinește obligațiile în mod efectiv și eficient.
Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord ședința de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:
Prezentarea auditorilor;
Prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;
Programul intervenției la fața locului;
Scopul misiunii de audit intern;
Alte aspecte.
Pentru o mai bună înțelegere a activității dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneți la dispoziție următoarea documentație necesară privind activitatea juridică: legile și reglementările ce se aplica activităților dumneavoastră, organigrama serviciului dumneavoastră, Regulamentul de organizare și funcționare, fișele posturilor, toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizării activității, un exemplar al rapoartelor, notelor, dosarelor anterioare care se referă la aceasta temă.
Dacă aveți unele întrebări privind aceasta acțiune, vă rog să contactați pe doamna Șuiu Mariana – auditor, coordonatorul misiunii .
Compartiment Audit Intern
Adm. Fin. Șuiu Mariana Ilena Data: 30.06.2006
În practică, pe lângă misiunile de audit intern planificate pot, în mod excepțional, să mai fie realizate și misiuni ad-hoc..
Misiunile de audit ad-hoc se desfășoară conform procedurilor prevăzute în norme, însă termenul de notificare poate fi redus, dar nu mai puțin de 3 zile calendaristice.
Specific realizării misiunilor de audit intern este faptul că notificarea reprezintă o etapă premergătoare care se înaintează entității publice auditate din partea structurii de audit intern, însoțită de Carta auditorului intern, comunicându-se astfel drepturile și obligațiile auditorilor interni pe parcursul desfășurării misiunii de audit.
Misiunile de audit intern se desfășoară conform normelor metodologice proprii activității de audit intern ale fiecărei entități .
3.2.1.2. Colectarea și prelucrarea informațiilor
Anexa nr.4
Ministerul Educației și Cercetării
Universitatea „Ștefan cel Mare” Suceava
Compartimentul Audit Public Intern
COLECTAREA INFORMAȚIILOR
Misiunea de audit: : Fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli, alocarea creditelor bugetare în cadrul Universității „Ștefan cel Mare” Suceava
Perioada auditată: 01.03.2005 – 30.06.2006
Întocmit: ec. Mariana Ilena Șuiu Data: 16.07.2006
Avizat: Data: 16.07.2006
Concret, auditorii interni:
poartă discuții cu conducerea pentru a li se prezenta cadrul general de funcționare a entității când se vor solicita principalele documente: organigrama (se compară cu organigrama pe care o avem), regulamentul de organizare și funcționare, fișele posturilor, regulamente interne;
se deplasează la fiecare compartiment implicat în misiunea de audit, unde se desfășoară activitățile cuprinse în plan și se familiarizează cu activitatea ce va fi auditată și solicită:
posturile cuprinse în schemă,
circulația documentelor și situația de la fața locului,
modul de derulare a activității cu caracter general,
procedurile, normele interne, circularele, iar dacă nu au proceduri formalizate rețin această problemă pentru etapa următoare de analiza riscurilor.
Etapa se concretizează prin elaborarea Listei centralizatoare a operațiilor auditabile, care cuprinde operațiile succesive pentru realizarea activității, prezentată în continuare pentru Activitatea Serviciului Financiar – Contabilitate.
În această fază se deschid și se completează Fișele de Identificare și Analiză a Problemei (F.I.A.P.) pe baza discuției în ședință a riscurilor analizate, identificate și clasate și care presupune următoarea procedură:
discuția cu șeful structurii auditate asupra problemei constatate
întocmirea F.I.A.P.-ului
avizarea la unitate pentru conformitate
supervizarea
Din practică s-a constatat că această procedura elimină refacerea F.I.A.P.-ului semnat pentru conformitate de reprezentantul entității auditate.
3.2.1.3. Analiza riscurilor
Anexa nr.5
universitatea „ȘTEFAN CEL MARE” SUCEAVA
Compartiment Audit Public Intern
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE
Misiunea de audit: Fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli, alocarea creditelor bugetare în cadrul Universității „Ștefan cel Mare” Suceava
Perioada auditată: 01.03.2005 – 30.06.2006
Întocmit: ec. Mariana Ilena Șuiu Data: 16.07.2006 Avizat: Data: 16.07.2006
Auditor,
Anexa nr. 6
universitatea „ȘTEFAN CEL MARE” SUCEAVA
Compartiment Audit Public Intern
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit: Fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli, alocarea creditelor bugetare în cadrul Universității „Ștefan cel Mare” Suceava
Perioada auditată: 01.03.2005 – 30.06.2006
Întocmit: ec. Mariana Ilena Șuiu Data: 16.07.2006 Avizat: Data: 16.07.2006
AUDITOR,
Anexa nr. 7
Universitatea „ȘTEFAN CEL MARE” SUCEAVA
Compartiment Audit Public Intern
STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA ȘI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR
Misiunea de audit: Fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli, alocarea creditelor bugetare în cadrul Universității „Ștefan cel Mare” Suceava
Perioada auditată: 01.03.2005 – 30.06.2006
Întocmit: ec. Mariana Ilena Șuiu Data: 16.07.2006 Avizat: Data: 16.07.2006
Auditori,
Ponderile atribuite factorilor de risc sunt stabilite în funcție de importanța acestora pentru activitatea auditată și însumate trebuie să fie 100.
Precizăm că cei trei factori sunt stabiliți prin normele generale și sunt acoperitori pentru entitatea auditată, însă, dacă dorim să evidențiem și alți factori putem să-i adăugăm, dar suma acestora trebuie să rămână 100.
d) Stabilirea nivelului riscului pe criteriile de apreciere se efectuează prin aplicarea la fiecare criteriu de analiza a riscurilor a nivelului de apreciere și a ponderii nivelului de apreciere, așa cum este prezentat în continuare în documentul Stabilirea nivelului riscului pentru Activitatea Serviciului Financiar – Contabil (anexa nr. 8).
Anexa nr. 9
UNIVERSITATEA „ȘTEFAN CEL MARE” SUCEAVA
Compartiment Audit Public Intern
CLASAREA OPERAȚIILOR ÎN FUNCȚIE DE ANALIZA RISCULUI
Misiunea de audit: Fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli, alocarea creditelor bugetare în cadrul Universității „Ștefan cel Mare” Suceava
Perioada auditată: 01.03.2005 – 30.06.2006
Întocmit: ec. Mariana Ilena Șuiu Data: 16.07.2006 Avizat: Data: 16.07.2006
AUDITOR,
Anexa nr. 10
UNIVERSITATEA „ȘTEFAN CEL MARE” SUCEAVA
Compartiment Audit Public Intern
TABELUL PUNCTE TARI ȘI PUNCTE SLABE
Misiunea de audit: Fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli, alocarea creditelor bugetare în cadrul Universității „Ștefan cel Mare” Suceava
Perioada auditată: 01.03.2005 – 30.06.2006
Întocmit: ec. Mariana Ilena Șuiu Data: 16.07.2006
Avizat: Data: 16.07.2006
AUDITOR,
Anexa nr. 11
UNIVERSITATEA „ȘTEFAN CEL MARE” SUCEAVA
Compartiment Audit Public Intern
TEMATICA ÎN DETALIU A OPERAȚIILOR AUDITABILE
Misiunea de audit: Fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli, alocarea creditelor bugetare în cadrul Universității „Ștefan cel Mare” Suceava
Perioada auditată: 01.03.2005 – 30.06.2006
Întocmit: ec. Mariana Ilena Șuiu Data: 16.07.2006
Avizat: Data: 16.07.2006
3.2.2. Intervenția la fața locului
3.2.2.1. Elaborarea programului de audit
Anexa nr. 12
UNIVERSITATEA „ȘTEFAN CEL MARE” SUCEAVA
Compartiment Audit Public Intern
PROGRAMUL DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli, alocarea creditelor bugetare în cadrul Universității „Ștefan cel Mare” Suceava
Perioada auditată: 01.03.2005 – 30.06.2006
Întocmit: ec. Mariana Ilena Șuiu Data: 16.07.2006
Avizat: Data: 16.07.2006
AUDITOR,
Anexa nr. 13
UNIVERSITATEA „ȘTEFAN CEL MARE” SUCEAVA
Compartiment Audit Public Intern
PROGRAMUL INTERVENȚIEI
Misiunea de audit: Fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli, alocarea creditelor bugetare în cadrul Universității „Ștefan cel Mare” Suceava
Perioada auditată: 01.03.2005 – 30.06.2006
Întocmit: ec. Mariana Ilena Șuiu Data: 16.07.2006
Avizat: Data: 16.07.2006
OBIECTIVUL I. PLANUL STRATEGIC ȘI PLANUL OPERAȚIONAL
OBIECTIVUL II. FUNDAMENTAREA CREDITELOR BUGETARE
OBIECTIVUL III. EXECUȚIA CREDITELOR BUGETARE
AUDITOR,
3.2.2.2. Ședința de deschidere
Procedura 07 – Ședința de deschidere
MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE
Misiunea de audit: Fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli, alocarea creditelor bugetare în cadrul Universității „Ștefan cel Mare” Suceava
Perioada auditată: 01.03.2005 – 30.06.2006
Întocmit: ec. Mariana Ilena Șuiu Data: 16.07.2006
Avizat: Data: 16.07.2006
Lista participanților:
3.2.2.3. Colectarea Dovezilor
– chestionare de control intern;
– liste de verificare;
– interviuri;
– analiza documentelor;
– FIAP – uri cu problemele constatate ca fiind disfuncționalități sau iregularități.
3.2.3. Elaborarea raportului de audit public intern
RAPORT DE AUDIT INTERN
-PROIECT-
Misiunea de audit privind fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli, alocarea creditelor bugetare în cadrul Universității „Ștefan cel Mare” Suceava
I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost formată din Mariana Șuiu – auditor
Ordinul de efectuare a misiunii de audit – Ordinul de serviciu nr. 815/20.02.2007.
Baza legală a acțiunii de auditare:
– Planul de audit intern pentru anul 2006, aprobat de conducerea instituției;
– Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările și completările ulterioare;
– OMFP nr. 38/15.01.2003 prin care se aproba Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 672/2002, cu modificările și completările ulterioare;
– O.M.E.C.T. nr 5281/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea și exercitarea activității de audit public intern în structura Ministerului Educației, Cercetării și Tineretului și în unitățile aflate în subordinea sau coordonarea M.E.C.T.
Reglementările legale privind desfășurarea misiunii de audit:
– Ordinul nr. 3595/1998 al M.Ed.C. privind elaborarea planurilor strategice;
– Normele metodologice nr. 16.308/1999 și nr. 27.893/1999 pentru finanțarea instituțiilor de învățământ superior aflate în coordonarea M.Ed.C.;
– Legea contabilității nr. 82/1991;
– Legea învățământului nr. 84/1995;
– Legea bugetului de stat pe anul 2005 nr. 511/22.11.2004;
– Legea bugetului de stat pe anul 2006
– Legea nr. 500/2002 privind finanțelor publice ;
– O.M.F.P. nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv;
– O.M.F.P nr. 1226/2003 pentru modificarea O.M.F.P. nr. 522/2003;
– O.M.F.P. nr 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor publice precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale;
– Normele metodologice din 16.12.2005 privind încheierea execuției bugetare a anului 2005;
– Norme metodologice privind încheierea execuției bugetare a anului 2006;
– O.U.G. nr. 75/2005 privind asigurarea calității educației;
– Legea nr. 87/2006 privind aprobarea OUG nr. 75/2005, precum și alte norme legale specifice, cu modificările și completările ulterioare.
Durata acțiunii de auditare – 15.07.2006 – 31.08.2006
Perioada supusă auditării – 01.03.2005 – 30.06.2006
Scopul misiunii de audit intern este de a da asigurări asupra modului de fundamentare a bugetului de venituri și cheltuieli în cadrul entității, alocarea creditelor bugetare în cadrul Universității „Ștefan cel Mare” Suceava și a conformității cu cadrul legislativ și normativ aplicabil.
Obiectivele misiunii de audit intern:
• Planul strategic și planul operațional, cuprinzând:
-elaborarea planului strategic și a planului operațional;
• Fundamentarea repartizării creditelor bugetare, cuprinzând:
-contractul instituțional și complementar;
– bugetul de venituri și cheltuieli;
• Execuția creditelor bugetare cuprinzând:
-venituri realizate;
-încadrarea cheltuielilor efectuate în creditele bugetare aprobate.
Misiunea de audit public intern s-a derulat prin procedurile specifice acestei activități: pregătirea misiunii de audit; intervenția la fața locului; raportul de audit public intern. In cadrul fiecărei proceduri s-au utilizat fazele, metodele și tehnicile prevăzute în normele privind exercitarea activității de audit public intern.
În perioada supusă auditării s-a procedat la auditarea activității privind modul de respectare a prevederilor din contractul instituțional și complementar; dimensionarea și fundamentarea necesarului de alocații bugetare și venituri proprii; dimensionarea și fundamentarea cheltuielilor; desfășurarea procesului execuției bugetare.
Tipul de auditare:
Audit de sistem, care reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere și control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcționează economic, eficace și eficient, pentru identificarea deficiențelor și formularea de recomandări pentru corectarea acestora.
Metode și tehnici utilizate:
a) verificarea în vederea asigurării realității și acurateței înregistrărilor în contabilitate
Tehnici de verificare utilizate:
Comparația pentru cheltuielile previzionate și cele definitive; pentru angajamentele bugetare și cele legale; înregistrările în contabilitate.
examinarea pentru depășirea erorilor în completarea documentelor;
garantarea pentru verificarea realității procedurilor și a documentelor ce au stat la baza justificării acestora;
urmărirea pentru a se constata dacă toate operațiunile au fost reale efectuate;
b) interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea și desfășurarea activităților;
c) eșantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor;
d) observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire și emitere a documentelor.
Instrumente de audit:
– chestionare;
– liste de verificare;
– interviuri;
– analiza documentelor.
Documente și materiale examinate în cadrul misiunii de audit:
organigrama instituției;
planul strategic și planul operativ ;
contractul instituțional și contractul complementar pentru anul 2005;
contractul instituțional și contractul complementar pentru anul 2006;
contractul instituțional renegociat și contractul complementar renegociat;
contractul instituțional renegociat și contractul complementar renegociat;
bugetul de venituri și cheltuieli pentru anul 2005;
bugetul de venituri și cheltuieli pentru anul 2006;
dările de seamă contabile aferente perioadei auditate;
Materiale întocmite pe timpul auditării:
– minuta ședinței de deschidere
– lista centralizatoare a obiectelor auditabile, identificarea riscurilor asociate,
– stabilirea factorilor de risc, stabilirea nivelului riscurilor și a punctajului total,
– clasarea riscurilor, tabel puncte tari și puncte slabe, tematica în detaliu;
– programul de audit, programul intervenției la fața locului;
– chestionare-liste de verificare (LV);
– minuta ședinței de deschidere;
– minuta ședinței de închidere;
– Proiect raport audit;
– Raport de audit intern;
– fișa de urmărire a recomandărilor.
Misiunea de audit s-a desfășurat în conformitate cu standardele de audit intern.
I. PLANUL STRATEGIC ȘI PLANUL OPERAȚIONAL
Instituțiile de învățământ superior, potrivit O.M.E.N nr. 3595/22.04.1998, elaborează planul strategic de dezvoltare instituțională care constituie un instrument menit să contribuie la conducerea și gestionarea eficientă a universităților, precum și la realizarea obiectivelor specifice în domeniul învățământului superior.
Planul strategic de dezvoltare instituțională, care de regulă se poate întocmi pe o perioadă de la 4 până la 10 ani, cuprinde diverse domenii și anume: misiunea universității; scopurile și obiectivele academice; numărul de studenți; strategia de tehnologie didactică; strategia de cercetare științifică; colaborări diverse (locale, regionale și internaționale); strategia cu privire la resursele umane; strategia de gestionare a bazei materiale; strategia privind informația, documentarea și bibliotecile; strategia financiară; strategia calității; strategia managerială.
Componența de bază a planului strategic de dezvoltare instituțională o constituie planul operațional pentru anul universitar în curs (derivat din precedentul) și care va specifica atât obiectivele și modalitățile de realizare, cât și estimările bugetare corespunzătoare. Aceste estimări vor avea ca referință nivelul de finanțare, ținând cont și de propriile fonduri extrabugetare.
Planurile operaționale se elaborează și se prezintă pentru fiecare catedră, departament și facultate în parte. Pentru a putea fi realizabile, aceste planuri trebuie să conțină obiective bine definite, termene de rezolvare și responsabilități la fel de clare.
Totodată, aceste planuri operaționale se vor corela cu managementul financiar al universității.
Anual, planurile operaționale se analizează și se evaluează în catedre, departamente, facultăți și la nivel de universitate, analizându-se totodată și cauzele care au condus la eventualele nerealizări. De asemenea, se propun măsuri de ajustare și adecvare a planurilor operaționale, astfel ca ele să reflecte cât mai bine dinamica evoluției universității.
Importanța planurilor operaționale ca și componente de bază ale planului strategic derivă din faptul că acestea sunt cele mai dinamice, reflectând în detaliu cerințele de adaptare la nivelul catedrelor, facultăților și departamentelor, iar pe baza evaluării critice a modului și stadiului de realizare a obiectivelor, se propun măsurile de adecvare a planului strategic la nevoile reale ale universității și se constituie în noi planuri operaționale.
II. FUNDAMENTAREA REPARTIZĂRII CREDITELOR BUGETARE
II.1. Contractul instituțional și complementar
Veniturile instituțiilor de învățământ superior se compun din sume alocate de la bugetul Ministerului Educației și Cercetării, pe bază de contract pentru finanțarea de bază și finanțarea complementară pentru realizarea obiectivelor de investiții, fonduri pentru burse și protecția socială a studenților, precum și din venituri proprii, donații și sponsorizări. Aceste venituri sunt utilizate de instituțiile de învățământ superior în condițiile autonomiei universitare, în vederea realizării obiectivelor care le revin în cadrul strategiilor din domeniul învățământului și cercetării științifice universitare.
Finanțarea instituțiilor de învățământ superior de stat se face în baza contractelor încheiate între M.Ed.C. și instituția de învățământ superior, astfel:
– contract instituțional pentru finanțarea de bază, pentru fondul de burse și protecția socială a studenților;
– contract complementar pentru finanțarea reparațiilor capitale, a dotărilor, a altor cheltuieli de investiții, precum și subvenții pentru cazare și masă.
II.2. Bugetul de venituri și cheltuieli
Bugetul de venituri și cheltuieli este instrumentul principal de conducere, prognozare și analiză a activității economico-financiare a universității, ca verigă de bază a structurii bugetului Ministerului Educației și Cercetării.
Bugetul universității este un document prin care se prevăd și se autorizează sumele și destinația veniturilor și cheltuielilor, este un instrument de decizie și de gestiune, care servește politica instituției, hotărâtă de Senat și pusă în aplicare de către Rector.
De asemenea, în cadrul instituției de învățământ superior, bugetul de venituri și cheltuieli cuprinde resursele financiare pentru realizarea obiectivelor prevăzute în planul strategic al entității, în perioada exercițiului financiar respectiv.
Dimensionarea sumelor alocate de la buget fiecărei instituție de învățământ superior se realizează ținând cont de integrarea sistemului de finanțare în concepția de ansamblu a reformei învățământului românesc, de creșterea gradului de fundamentare a deciziilor privind creditele bugetare cu respectarea autonomiei universitare, atât în ceea ce privește folosirea alocațiilor bugetare, cât și a resurselor proprii, în conformitate cu obiectivele cuprinse în planul strategic instituțional și în cel operațional, în corelare cu bugetul de venituri și cheltuieli al universității.
Bugetul de venituri și cheltuieli al entității se întocmește pe baza reglementărilor și normelor legale în vigoare, pe structura existentă la momentul elaborării lui, ținându-se seama de următoarele aspecte: sursele de venituri; nivelul prețurilor avute în vedere în momentul elaborării proiectului; consumurile de materiale, materii prime, piese de schimb, combustibil, etc, luate în calcul; fundamentarea cheltuielilor în anul de plan față de anul de bază.
De asemenea, bugetul de venituri și cheltuieli cuprinde în structura sa: veniturile, pe subdiviziunile clasificației indicatorilor financiari (capitole, subcapitole, paragrafe), iar cheltuielile, pe subdiviziunile aceleiași clasificații (capitole, subcapitole, titluri, articole și aliniate).
Veniturile instituției de învățământ superior se compun din:
a) venituri proprii:
alocații de la bugetul de stat acordate de către M.Ed.C. drept finanțare de bază;
venituri proprii realizate din taxe și alte activități desfășurate de instituțiile de învățământ superior;
alte venituri proprii: donații, sponsorizări, etc.
b) venituri din activitatea de cercetare științifică;
c) alocații de la bugetul de stat cu destinație specială acordate de M.Ed.C. pentru:
finanțare complementară acordată pe baze competiționale pentru realizarea de dotări și alte cheltuieli de capital, reparații capitale, realizarea unor obiective de investiții, precum și sub formă de subvenții pentru cămine și cantine studențești;
acordarea de burse pentru studenți și cursanți, inclusiv pentru cetățenii străini bursieri ai statului român, după caz;
facilități acordate pentru transportul studenților;
d) venituri proprii ale căminului, care se referă la regia de cămin;
e) venituri din închirieri spații temporar disponibile
La nivelul universității, bugetul de venituri și cheltuieli aprobat de ordonatorul principal de credite devine operațional, iar un exemplar al acestuia se depune la
Trezoreria statului unde entitatea are deschise conturile de disponibil.
Administrarea veniturilor și utilizarea acestora se realizează de către fiecare instituție de învățământ superior, pe baza bugetului de venituri și cheltuieli, întocmit în condiții de echilibru.
III. EXECUTAREA CREDITELOR BUGETARE
Potrivit Legii nr. 500/2002 privind finanțele publice, execuția bugetară reprezintă activitatea de încasare a veniturilor bugetare și de efectuare a plății cheltuielilor aprobate prin bugetul de venituri și cheltuieli.
De asemenea, execuția bugetară se bazează pe principiul separării atribuțiilor salariaților care au calitatea de ordonator de credite de atribuțiile persoanelor care au calitatea de contabil.
Potrivit prevederilor art 18 din Legea Contabilității 82/1994 republicată, la instituțiile publice rezultatul execuției bugetare se stabilește anual prin închiderea conturilor de cheltuieli efective și a conturilor de surse din care au fost efectuate.
S-a constatat că bilanțurile contabile pentru anii 2005 și 2006 au fost întocmite cu respectarea ordinelor emise de Ministerul Finanțelor Publice privind închiderea conturilor contabile, întocmirea și depunerea situațiilor financiare, pe baza ultimei balanțe de verificare a conturilor sintetice la 31 decembrie pusă de acord cu balanța de verificare a conturilor analitice, după înregistrarea cronologică și sistematică a operațiunilor consemnate în documentele justificative, aprobate de conducătorul instituției.
De asemenea au fost parcurse etapele premergătoare întocmirii bilanțului atât în anul 2005, cât și în 2006, respectiv: a fost efectuată inventarierea generală a patrimoniului instituției, respectându-se astfel prevederile art 7 alin.(1) din Legea contabilității, ale OMFP nr. 1753/2004 privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ și de pasiv; s-a efectuat analiza soldurilor conturilor contabile astfel încât acestea să reflecte toate operațiunile patrimoniale ale instituției;
Situațiile financiare au fost înaintate .C. la termenele stabilite, purtând viza de trezorerie pentru confirmarea exactității plăților de casă și a disponibilităților din conturi.
IV. CONCLUZII
AUDITOR, STRUCTURA AUDITATĂ,
Anexa nr.21
UNIVERSITATEA „ȘTEFAN CEL MARE” SUCEAVA
Compartiment Audit Public Intern
MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHIDERE
Misiunea de audit: Fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli, alocarea creditelor bugetare în cadrul Universității „Ștefan cel Mare” Suceava
Perioada auditată: 01.03.2005 – 30.06.2006
Întocmit: ec. Mariana Ilena Șuiu Data: 31.08.2006
Avizat: Data: 31.08.2006
A. Lista participanților
B. Concluzii: În cadrul ședinței au fost prezentate obiectivele auditate și constatările pentru fiecare obiectiv auditat.
Conducerea instituției și persoanele auditate au luat la cunoștință cele menționate în proiectul raportului de audit, precum și recomandările formulate de auditor pe parcursul derulării misiunii de audit.
Auditor, Auditați,
MINISTERUL EDUCAȚIEI ȘI CERCETĂRII
UNIVERSITATEA „ȘTEFAN CEL MARE” SUCEAVA
Compartiment Audit Intern
Procedura P 13 – Transmiterea proiectului de raport de audit
TRANSMITEREA PROIECTULUI RAPORTULUI DE AUDIT
Alăturat vă transmit Raportul de audit public intermediar pentru a fi supus spre analiză având în vedere concluziile și recomandările menționate de auditor.
Vă solicităm totodată ca în termen de 15 zile să ne transmiteți în scris punctul dvs. de vedere și dacă este cazul a fixa o Reuniune de conciliere.
Suceava
31.08.2006
Auditor, Structura auditată,
UNIVERSITATEA „ȘTEFAN CEL MARE” Suceava
Compartiment Audit Public Intern
Procedura P16 – Difuzarea Raportului de audit
DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT FINAL
Alăturat vă transmit Raportul de audit privind fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli, alocarea creditelor bugetare în cadrul Universității „Ștefan cel Mare” Suceava, solicitând transmiterea în scris a modului de implementare la termenele stabilite prin planul de acțiune.
Auditor, Structura auditată,
UNIVERSITATEA „ȘTEFAN CEL MARE” SUCEAVA
Suceava, str. Universității, nr. 19
Compartimentul de audit public intern
Procedura P18 – Urmărirea recomandărilor
LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR
COMPARTIMENT AUDIT, SUPERVIZAT,
CONCLUZII
Lucrarea a fost elaborată și dimensionată astfel încât, să trateze auditul intern structurat, din punct de vedere al entității publice și procedurile de aplicare specifice acestuia.
În general, prin audit se înțelege examinarea profesională a unei informații în vederea exprimării unei opinii responsabile și independente prin raportarea ei la un criteriu (standard, normă) de calitate în vederea satisfacerii unor utilizatori de informații.
Activitate funcțional-independentă și obiectivă, care dă asigurări și consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor publice, perfecționând activitățile entității publice; ajută entitatea publică să-și îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică, care evaluează și îmbunătățește eficiența și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare este definita ca audit public intern.
Auditul public intern se exercită asupra tuturor activităților desfășurate într-o entitate publică, inclusiv entitățile subordonate, cu privire la utilizarea fondurilor publice, precum și administrarea patrimoniului public.
Din analiza evoluției funcției auditului intern până în prezent putem aprecia următoarele elemente de implicare în viața entității auditate:
consilierea acordată managerului;
ajutorul acordat salariaților fără a-i judeca;
independența și obiectivitatea totală a auditorilor.
Profesionalismul auditorului intern constă în arta și maniera de a emite o judecată de valoare asupra instrumentelor și tehnicilor folosite, cum ar fi: reguli, proceduri, instrucțiuni, sisteme informatice, tipuri de organizare, ș.a. care reprezintă ansamblul activităților de control utilizate de managerul instituției sau responsabilul unui loc de muncă, recunoscut de specialiști drept control intern.
Rolul auditorului intern este acela de a-l consilia pe manager pentru abordările practice succesive deja elaborate prin analize și evaluări, de a da asigurări privind funcționalitatea sistemului de control intern.
Misiunea structurii de audit public intern este de a audita sistemele de control din cadrul entității publice în scopul de a evalua eficacitatea și performanța structurilor funcționale în implementarea politicilor, programelor și acțiunilor, în vederea îmbunătățirii continue a acestora.
Competențele profesionale ale auditorului intern produc adevărate beneficii pentru entitate, printr-o evaluare sistematică, pe baza standardelor de audit și a celor mai bune practici, a politicilor, procedurilor și operațiilor realizate de entitate.
Auditul intern prin activitățile pe care le desfășoară adaugă valoare atât prin evaluarea sistemului de control intern și analiza riscurilor asociate activităților auditabile, cât și prin recomandările cuprinse în raportul întocmit și transmise în scopul asigurării atingerii obiectivelor organizației.
BIBLIOGRAFIE
ANEXE
Anexa nr. 8 – Stabilirea nivelului riscului și a punctajului total al riscului;
Chestionar de control
Lista de verificare nr. 1
Lista de verificare nr. 2
Lista de verificare nr. 3
BIBLIOGRAFIE
ANEXE
Anexa nr. 8 – Stabilirea nivelului riscului și a punctajului total al riscului;
Chestionar de control
Lista de verificare nr. 1
Lista de verificare nr. 2
Lista de verificare nr. 3
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Misiune de Audit Intern Privind Auditarea Activitatii Juridice In Institutiile de Invatamant Superior (ID: 128568)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.