Evaluarea Necesitatilor de Dezvoltare Institutionala Si Demonstrarea Valorilor Si Beneficiilor Activitatii Institutiilor Publice

I. Utilitatea evaluării necesităților de dezvoltare instituțională și a demonstrării valorilor și beneficiilor activității

O instituție publică trebuie să-și îndeplinească atribuțiile conferite de legea de organizare și funcționare și să furnizeze valori și beneficii societății românești, să fie percepută ca o entitate în care cetățenii se pot încrede, o consideră credibilă, competentă și transparentă și care prestează activități și servicii publice de calitate.

Scopul inventarierii necesităților de dezvoltare a instituției este acela de a identifica stadiul de dezvoltare al instituției în vederea utilizării lui ca reper, precum și a cauzelor și efectelor pe care generează punctele slabe și vulnerabilitățile existente cu scopul de a elabora o strategie a căror obiective să o ajute să evolueze către valorilor și beneficiile pe care societatea românească se așteaptă să îi fie furnizate.

Punerea în practică a unei astfel de evaluări este condiționată de crearea unui cadru, furnizarea unui mecanism și nominalizarea persoanelor care vor efectua evaluarea, vor raporta și propune o strategie de dezvoltare instituțională.

Odată asigurate condițiile necesare se poate trece la elaborarea planului de acțiune care va trebui să cuprindă următoarele aspecte:

stabilirea etapelor procesului de evaluare a necesităților instituționale și de elaborare a strategiei de dezvoltare instituțională;

metodele care se vor utiliza pentru colectarea și analizarea datelor;

resursele necesare;

perioadele de timp în care se vor efectua activitățile procesului;

rezultatele fiecărei etape;

riscurile care pot afecta parcurgerea etapelor.

Diagrama de mai jos prezintă etapele prin care pot fi identificate necesitățile de dezvoltare instituțională și care pot fi preluate în dezvoltarea capacității instituționale a instituțiilor publice:

Informațiile necesare evaluării necesităților de dezvoltare vor putea fi colectate din următoarele surse:

grupuri de dezbatere organizate cu participarea unui spectru larg de persoane care cunosc domeniul și activitatea entității (de ex. academicieni, profesori universitari, specialiști în domenii diverse, reprezentanți ai mediului de afaceri, cetățeni etc.);

grupuri de dezbatere organizate cu participarea personalului care activează în instituția publică;

chestionare transmise spre completare unui eșantion reprezentativ de beneficiari ai activității instituției publice);

chestionare transmise entităților publice cu care colaborează instituția publică în vederea desfășurării activității.

analiza implementării standardelor de control intern în cadrul instituției;

rapoarte ale organelor cu atribuții de verificare și monitorizare (de ex. Corpul de control al ordonatorilor principali de credite, Audit intern, Curtea de Conturi etc.);

rapoarte referitoare la stadiul de realizare a obiectivelor din strategia instituțională.

II. Domeniile evaluării necesităților de dezvoltare instituțională

Procesul de identificare a necesităților de dezvoltare se va orienta către următoarele domenii:

1. Cadrul general

Contextul economico-social;

Cadrul legal care reglementează funcționarea entității;

Gradul de acoperire al domeniului cu ajutorul mandatului conferit de lege;

Obiectivele, funcțiile și atribuțiile;

Forma de raportare și de supraveghere.

2. Resursele umane

2.1 Recrutarea:

adoptarea politicilor și procedurilor de recrutare;

elaborarea competențelor pentru fiecare funcție;

recrutarea multidisciplinară;

suplimentarea resurselor umane cu expertiza externă.

2.2 Capacitatea de a păstra personalul de specialitate:

salarizarea;

beneficiile;

condiții de muncă motivante.

2.3 Dezvoltarea profesională:

managementul carierei;

planificarea anuală și multianuală a pregătirii profesionale;

asigurarea continuității activității.

2.4 Capacitatea de a oferi un cadru de muncă motivant atât din punct de vedere fizic cât și psihic:

climatul de muncă furnizat de conducere;

programe de sănătate, sociale, recreaționale, facilități sportive, servicii financiare;

programe adaptate pe gen și vârstă, persoane cu probleme medicale, cu copii și fără.

2.5 Măsurarea performanței:

disponibilitatea personalului pentru atingerea obiectivelor;

evaluarea performanței.

3. Standarde, norme și reglementări interne

3.1 Standarde profesionale

3.2 Norme și reglementări interne

3.4 Controlul calității

3.5 Managementul și guvernanța internă:

planificarea strategică;

planificarea operațională;

comunicarea internă;

responsabilitatea;

codul etic;

controlul intern;

îmbunătățirea continuă.

4. Activitatea suport

4.1 Resurse financiare

4.2 Resurse materiale

4.3 Resurse tehnologice

4.4 Servicii suport

5. Relația cu beneficiarii externi ai serviciilor furnizate de instituția publică

5.1 Așteptările beneficiarilor externi

5.2 Comunicarea cu beneficiarii externi

6. Rezultatele activității

6.1 Rezultate:

cantitative;

calitative.

6.2 Impactul:

progresul realizat și învățămintele trase din greșelile făcute;

gradul de satisfacție al beneficiarilor de servicii publice furnizate de activitatea instituției.

III. Evaluarea calitativă a domeniilor

Evaluarea calitativă se va face prin determinarea măsurii în care este dezvoltat fiecare domeniu evaluat și încadrarea pe unul din nivele de la 1 la 4.

Nivelul 1 – Nivelul de bază

Instituția publică nu are o strategie de dezvoltare și un plan de implementare, nu are o politică de resurse umane și de comunicare internă și externă. Activitatea specifică nu se efectuează pe baza unor standarde profesionale sau proceduri. Rapoartele de activitate se concentrează asupra neregulilor fără a identifica probleme sistemice iar formele de comunicare cu beneficiarii serviciilor publice prestate sunt inexistente.

Nivelul 2 – Nivelul de dezvoltare

Instituția publică întrunește condiții minime de funcționare și este conștientă de responsabilitatea sa în utilizarea resurselor publice puse la dispoziție. Instituția a început elaborarea și implementarea strategiilor și politicilor relevante cu ajutorul planurilor de implementare, dar sunt de slabă calitate sau sunt puse în aplicare doar parțial. Activitatea specifică este efectuată cu ajutorul standardelor și procedurilor specifice domeniului. Rapoartele de activitate oferă o imagine generală asupra modului în care au utilizate resursele puse la dispoziție, iar aceste sunt prezentate ordonatorului ierarhic superior.

Nivelul 3 – Nivelul de performanță:

Instituția publică întrunește condițiile pentru a performa. Instituției, prin legea de organizare și funcționare, îi este asigurat un mandat clar, iar resursele financiare, umane și materiale sunt suficiente. Instituția publică are o strategice de dezvoltare care este pusă în practică cu ajutorul unui plan de implementare. Toate activitățile specifice se derulează pe baza unor standarde profesionale și proceduri operaționale. Rapoartele de activitate oferă informații generale cu privire la utilizarea tuturor resurselor publice puse la dispoziție și cu privire la măsura în care au fost atinse obiectivele strategice. Rapoartele de activitate sunt prezentate ordonatorului de credite superior și totodată sunt disponibile persoanelor interesate de activitatea instituției publice.

Nivelul 4 – Nivelul de consolidare:

Instituția publică își consolidează capacitatea de a performa într-un mod care-i permite evaluarea și îmbunătățirea continuă a activității sale specifice. Instituția publică are un mandat clar și îi sunt asigurate toate resursele financiare, umane și materiale necesare. Instituția publică este percepută de societate ca un reper de responsabilitate și profesionalism. Instituția publică are strategii de dezvoltare, de resurse umane, de comunicare etc., care sunt implementate și monitorizate cu ajutorul planurilor de implementare, precum și evaluate cu regularitate pentru a învăța din greșeli. Activitățile specifice sunt efectuate cu respectarea cerințelor standardelor profesionale și a procedurilor operaționale. Instituția publică este percepută de beneficiari că oferă servicii publice de calitate și contribuie la performanța întregului sector public. Rapoartele de activitate sunt astfel elaborate încât să prezinte clar valorile și beneficiile prin care instituția contribuie în societate, iar acestea sunt prezentate ordonatorului superior de credite ca parte a unui dialog continuu și constructiv între cele două părți. Rapoartele de activitate sunt publice și este atenționată mass-media asupra publicării acestora. Instituția publică este angajată într-un dialog cu toate părțile interesate de activitatea specifică și utilizează informațiile colectate pentru a îmbunătăți calitatea serviciilor publice prestate.

IV. Constatările, concluziile și raportul de evaluare a necesităților

Organizarea informațiilor colectate pentru fiecare domeniu se va face cu ajutorul unei machete SWOT, conform modelului prezentat mai jos:

Urmare a analizării punctelor slabe și a vulnerabilităților se pot identifica cauze comune care conduc la producerea anumitor efecte, care vor permite emiterea de concluzii și formularea de recomandări.

Recomandările formulate trebuie să fie clare, precise și argumentate corespunzător evidențiind beneficiile obținute de instituție prin luarea deciziei de îmbunătățire a performanței și de compensare a lipsurilor identificate.

Raportarea necesităților de dezvoltare instituțională trebuie să ofere o imagine de ansamblu asupra performanței instituției publice, bazat pe o înțelegere a mediului în care aceasta își desfășoară activitatea, pe interdependențele dintre diferitele domenii evaluate și pe scorurile acordate. Raportul de necesități instituționale trebuie să ofere informații utile pentru elaborarea strategiilor instituționale și a planurilor de implementare a acestora, iar acestea să fie astfel construite încât să se poată demonstra valorile și beneficiile cu care contribuie activitățile instituției publice în societatea românească.

V. Valorile și beneficiile activității desfășurate de instituția publică

Valorile și beneficiile prin care activitatea unei instituții publice contribuie la dezvoltarea societății românești pot fi grupate în jurul a trei categorii de obiective strategice:

Instituția publică prin activitatea desfășurată contribuie la consolidarea responsabilității, transparenței și integrității în sectorul public.

Activitatea instituției publice are relevanță pentru cetățeni și celelalte părți interesate.

Instituția publică este o entitate model de organizare și funcționare pentru celelalte instituții ale sectorului public din România.

În diagrama de mai jos este prezentat conceptul și modul în care celor trei obiective strategice li se vor aronda obiective specifice:

Obiectivele strategice și specifice pot fi apoi transpuse într-o machetă (prezentată în continuare) care să devină planul de implementare al strategiei și în care vor fi prevăzute acțiuni, rezultate scontate, termene și persoane responsabile de îndeplinirea lor. Totodată, pentru fiecare rezultat se va avea în vedere riscurile care ar putea afecta atingerea acestuia și măsurile care pot fi luate pentru diminuarea lui.

VI. Concluzii:

Evaluarea necesităților de dezvoltare instituțională este primul pas în procesul de consolidare a capacității instituțiilor publice din România. Scopul evaluării necesităților de dezvoltare instituțională este de a identifica necesitățile de consolidare, precum și a cauzelor care au condus la apariția acestora. Evaluarea necesităților de dezvoltare instituțională se finalizează prin elaborarea de strategii și planuri de implementare astfel construite încât să determine și demonstreze valorile și beneficiile cu care contribuie instituția publică, prin activitatea specifică desfășurată, în societatea românească.

Bibliografie:

– Planning an conducting need assessments – A practical guide, Belle Ruth Witkin and James W. Altschuld

– IDI Strategic Planning Handbook

– IDI Capacity Building Needs Assessment – A Guide for Supreme Audit Institutions 2009

– INTOSAI, International Standards of Supreme Audit Institutions, www issai.org