Elemente Semnificative din Controlul Cumpărărilor Identificate la

Elemente semnificative din controlul cumpărărilor identificate la

SC TEXTCONF SRL

CUPRINS

INTRODUCERE 4

1.4. Caracteristicile controlului intern 9

CAPITOLUL 2 STUDIU PRIVIND ELEMENTELE DE CONTROL ASUPRA CUMPĂRĂRILOR LA S.C TEXTCONF S.R.L

2.1. Prezentarea generală a firmei 13

2.1.1 Scopul și obiectul de activitate al firmei 13

2.1.2 Descrierea serviciilor oferite 14

2.1.3 Caracteristicile produselor 17

2.1.4 Obiectivele firmei 18

2.1.5 Structura organizatorică 18

2.1.6 Piața Organizației 19

2.1.7 Parteneri 19

2.2.Aspecte generale ale managementului cumpararilor la societatea

SC TEXTCONF SRL 19

2.3 Structura controlului intern la firma examinată 22

2.4 Procedura specifică cumpărărilor: Aprovizionarea și controlul cumpărărilor 23

2.4.1 Evaluarea și selecția furnizorilor 24

2.4.2 Negociere și contractare produse 25

2.4.3. Ciclul de aprovizionare 26

2.4.4 Recepția mărfurilor 28

2.4.5 Circuitul documentelor în cadrul procesului de aprovizionare al

SC TEXTCONF SRL 31

2.4.6 Inventarierea ca element de control 33

CONCLUZII 34

BIBLIOGRAFIE 35

INTRODUCERE

În economia de piață, orice agent economic urmărește realizarea unei activități în vederea satisfacerii clienților și realizării de profit. În acest scop, investitorul sau administratorul împuternicit de acesta, trebuie să efectueze în permanență studii pentru cunoașterea solicitărilor pieței prețurilor la care produsele, servicile și lucrările pe care urmează să le producă, presteze sau comercializeze se pot valorifica, să-și evalueze costurile pe care le comporta activitatea pe care o va desfășura și să decidă dacă se justifică sau nu promovarea acestuia. Toate acestea se pot realiza datorită unui control intern al activității foarte corect.

Așa cum rezulată din istoria recentă 95% din societățile de pe piață, care au învins criza anul trecut, s-au bazat pe Controlul Intern, instrumentul care elimină posibilele erori din activitatea unei companii. Controlul intern al societăților comerciale ajuta la maximizarea profiturilor, întărirea disciplinei în administrarea patrimoniului, aplicarea corectă a reglementărilor în vigoare, gestionarea corespunzătoare a resurselor, creșterea și administrarea eficientă a activității desfășurate, urmărirea atentă a proceselor prevenirea neregulilor, corectarea erorilor constatate, îmbunătățirea proceselor prin adoptarea unor măsuri eficiente.

Controlul intern, este o funcție a managementului, o modalitate de a cunoaște realitatea economico-financiară, un mijloc de corectare a erorilor, cu rol esențial în supravegherea și perfecționarea activității. Scopul controlului intern este acela de a asigura prevenirea pagubelor și a fraudelor; asigurarea coerenței obiectivelor; identificarea factorilor cheie de reușită și comunicarea în timp real, a informațiilor referitoare la performanțe și perspective către conducătorii entității.

Obiectivele controlului intern sunt:

urmărirea înscrierii activității entității și a comportamentului personalului în cadrul definit de legislația aplicabilă; valorile, normele și regulile interne ale entității;

verifică dacă informațiile contabile, financiare și de gestiune comunicate reflectă corect activitatea și situația entității.

În condițiile în care la nivelul fiecărei entități există un sistem informațional, controlul intern capătă noi forme, dar prezintă și elemente de risc specifice. Apare, necesitatea formării unui sistem de reguli interne și proceduri care să conducă la un control organizat, pe anumite părți din activitatea societății comerciale respective.

CAPITOLUL 1

PREMISE GENERALE PRIVIND CONTROLUL INTERN

1.1 Noțiuni generale ale controlului intern

Controlul reprezintă “analiza permanentă sau periodică a unei activități, a unei situații, pentru a urmări mersul ei și pentru a lua măsuri de îmbunătățire”. Controlul este considerat un atribut al managementului, o funcție a conducerii, o posibilitate de cunoaștere, verificare și corectare a erorilor.

Controlul intern este definit traditional ca ansamblul politicilor si tehnicilor utilizate de management pentru protejarea activelor firmei si pentru asigurarea exactitatii si fiabilitatii evidentelor contabile .

Potrivit Federației Internaționale a Contabililor (IFAC), controlul intern este procesul conceput și pus în practică de cei care conduc și alți angajați în vederea furnizării unei asigurări rezonabile despre realizarea obiectivelor entității cu privire la credibilitatea raportării financiare, eficiență și eficacitatea operațiunilor și conformitatea cu legislația și reglementările aplicabile.

Acest control este conceput și implementat pentru a aborda riscurile de afaceri identificate care afectează realizarea oricăruia dintre aceste obiective. Comitetul Entităților Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway (COSO), definește controlul intern ca fiind un proces implementat de managementul entității publice, care intenționează să furnizeze o asigurare rezonabilă cu privire la atingerea obiectivelor, grupate în următoarele categorii: eficacitatea și eficiența funcționării, fiabilitatea informațiilor financiare, respectarea legilor și regulamentelor.

Potrivit Institutului Canadian al Contabililor Autorizați (CoCo), controlul intern este ansamblul elementelor unei organizații (inclusiv resursele, sistemele, procesele, cultura, structura și sarcinile) care, în mod colectiv îi ajută pe oameni să realizeze obiectivele entității publice, grupate în trei categorii: eficacitatea și eficiența funcționării; fiabilitatea informației interne și externe; respectarea legilor, regulamentelor și politicilor contabile.

Conform legislației românești, controlul intern este definit ca reprezentând ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entității publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanță cu obiectivele acesteia și cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor publice în mod economic, eficient și eficace; acesta include de asemenea structurile organizatorice, metodele și procedurile. Are drept scop protejarea activelor și resurselor asigurând acuratețea și completitudinea înregistrărilor contabile, precum și elaborarea la termenele stabilite și în mod demn de încredere a datelor financiare și manageriale.

1.2. Controlul intern – atribut al conducerii

Controlul intern este un atribut al conducerii de la toate nivelele ierarhice.

Toate persoanele care dețin funcții de conducere, indiferent de nivelul lor ierarhic sau de domeniul de activitate, trebuie să planifice, organizeze și coordoneze aplicarea măsurilor suficiente pentru a oferi o asigurare rezonabilă asupra faptului că scopurile și obiectivele vor fi îndeplinite.

Controlul reprezintă atât funcția finalizatoare a procesului de conducere, cât și funcția care furnizează elementele necesare pentru realizarea în condiții corespunzătoare a celorlalte atribute ale conducerii.

Controlul intern – se referă la toate activitățile, toate procedurile, toate informațiile, la întreg patrimoniul, la toți membrii întreprinderii și acționează permanent. Controlul intern este perceput ca un atribut al managementului care răspunde de organizarea acestuia, dar mai ales este preocupat de permanentă actualizare a sistemului de control intern, datorită evoluției riscurilor cu care se confruntă entitatea.

Procedură reprezintă „modul cum se desfășoară și se controlează un proces” (o procedură poate fi scrisă, sau nescrisă).

Titlul procedurilor sunt similare cu denumirea procesului pe care îl prezintă. Astfel, vom găsi într-o organizație procedurile precum:

Controlul documentelor – prezintă modul cum se ține sub control documentația care „conține cerințe”.

Controlul înregistrărilor – prezintă modul cum se ține sub control documentația” documente doveditoare” prin intermediul căreia se confirmă că procesele se desfășoară și se controlează în mod eficace.

O procedură este un document care specifică modul de operare și de control al unei activități său proces. O procedură poate fi alcătuită din trei părti: text, scheme și formulare.

Partea de text a procedurilor reprezintă textul documentului în cauză, cuprinzând criteriile de operare și control ale activității care face subiectul procedurii documentate și uneori metodele prin care se realizează operarea și controlul procesului sau activității;

Partea de scheme a procedurilor are ca scop lămurirea concentrată și în același timp simplificată a unei probleme, având doar rol informativ, de înțelegere a unui subiect legat de sistemul de management;

Partea de formulare a procedurilor este reprezentată prin diverse tipizate (tabele), care prin completarea acestora duc la înregistrări prin care se confirmă operarea sau cotrolul procesului descris în procedura documentată.

Partea text a unei proceduri documentate poate avea următoarele secțiuni:

Scopul și domeniul de aplicare: presupune scopul pentru care a fost alcătuită procedura (de ce a fost întocmită acea procedură documentată) și domeniul pentru care aceasta este valabilă.

Definiții, prescurtări, simboluri: sunt prezentate concret acele elemente care concură la înțelegerea procedurii.

Documente de referință: documentele din raport cu care s-a alcătuit procedura documentată sau acele documente la care se face referire în textul acesteia.

Procedura sau operarea și controlul procesului: modul în care se desfășoară și se controlează activitatea sau procesul descris în procedură.

Responsabilități: responsabilul pentru planificarea, organizarea, coordonarea, efectuarea, controlarea și evaluarea activităților prezentate în procedură.

Înregistrări: tipizatele (tabelele) care stau la baza înregistrărilor, modul cum se realizează înregistrările care confirmă desfășurarea activității sau procesului conform cu cerințele stabilite, precum și modul cum sunt ținute înregistrările sub control.

Anexe: schemele și formularele procedurii documentate.

Controlul intern se regăsește în componența fiecărei activități și trebuie să fie formalizat prin proceduri, pe baza fișelor posturilor, care vor fi însoțite de chestionare-liste de verificare, care de fapt sunt procedurile sau instrucțiunile de realizare a respectivelor controale interne.

Managerul poate stabili și alte forme de control intern, dar care presupun costuri suplimentare, având reguli procedurale distincte, fiind chiar structuri de sine stătătoare, spre exemplu:

controale de calitate în diferite puncte cheie ale lanțului operațiunilor;

control financiar preventiv;

control de gestiune (patrimonial);

control financiar-contabil;

control administrativ;

inspecții s.a.

Distinct de acestea, auditul intern are rolul de a evalua și de a da o asigurare fundamentată și obiectivă managementului asupra gradului de funcționalitate, atât pe ansamblul sistemului de control intern, cât și pe fiecare formă concretă de manifestare a acestuia, conform cadrului metodologic și procedural și a practicii recunoscute în domeniu.

1.3. Formele controlului intern

Sporirea continuă a complexității tranzacțiilor și operațiunilor impun structurarea controlului după mai multe criterii, astfel:

După timpul în care se exercită, raportat la momentul efectuării operațiunilor respective se delimitează: controlul preventiv, controlul concomitent și controlul ulterior.

controlul preventiv (anticipat, prealabil) se exercită înainte de angajare sau efectuarea operațiunilor respective. Această formă de control se exercită, de regulă, cu ocazia autorizării sau aprobării tranzacțiilor și a altor operațiuni.

controlul concomitent se exercita în același timp cu desfășurarea operațiunilor controlate, sub forma controlului ierarhic, controlului reciproc și a autocontrolului.

controlul ulterior se exercită după ce acțiunea a avut loc, prin intermediul unor organe specializate de control (control gestionar, control bugetar, audit intern și inspecții specializata, auditul intern are rolul de a evalua și de a da o asigurare fundamentată și obiectivă managementului asupra gradului de funcționalitate, atât pe ansamblul sistemului de control intern, cât și pe fiecare formă concretă de manifestare a acestuia, conform cadrului metodologic și procedural și a practicii recunoscute în domeniu.

1.3. Formele controlului intern

Sporirea continuă a complexității tranzacțiilor și operațiunilor impun structurarea controlului după mai multe criterii, astfel:

După timpul în care se exercită, raportat la momentul efectuării operațiunilor respective se delimitează: controlul preventiv, controlul concomitent și controlul ulterior.

controlul preventiv (anticipat, prealabil) se exercită înainte de angajare sau efectuarea operațiunilor respective. Această formă de control se exercită, de regulă, cu ocazia autorizării sau aprobării tranzacțiilor și a altor operațiuni.

controlul concomitent se exercita în același timp cu desfășurarea operațiunilor controlate, sub forma controlului ierarhic, controlului reciproc și a autocontrolului.

controlul ulterior se exercită după ce acțiunea a avut loc, prin intermediul unor organe specializate de control (control gestionar, control bugetar, audit intern și inspecții specializate ale statului).

Din punct de vedere al obiectivelor controlate, se deosebesc: controlul economic, financiar, tehnic, etc.

controlul economic urmărește planificarea și utilizarea eficientă a resurselor materiale și de muncă și îndeplinirea sarcinilor stabile. Controlul economic utilizează toate etaloanele de măsură: naturale, de muncă și valorice.

controlul financiar acționează, de regulă, în sfera relațiilor financiare și de credit. Se exercită, în primul rând, cu ajutorul etalonului valoric.

controlul tehnic urmărește respectarea tehnologiilor de fabricație, calitatea produselor, caracteristicile mijloacelor fixe, etc.

Un control eficient trebuie să fie un control multilateral, ceea ce impune că obiectivele controlate să fie abordate atât din punct de vedere economic și financiar, cât și din punct de vedere tehnic. Soluțiile tehnice adoptate au consecințe economice și financiare și invers. Între controlul economic și controlul financiar interferențele sunt foarte numeroase, majoritatea operațiunilor economice au și implicații financiare și gestionare, motiv pentru care, în practică, se exercita un control economico-financiar sau un control financiar și gestiune.

După sfera ce cuprindere controlului, se deosebesc:

controale complexe și controale parțiale;

controale totale și controale prin sondaj.

Controalele complexe presupun abordarea multilaterală a activităților controlate, cu participarea unor specialiști din domenii diferite, reuniți în cadrul unor "brigăzi mixate de control". Din aceste brigăzi pot face parte specialiști în domeniul contabilității, fiscalității, sociologiei, juridicului, tehnic, marketingului, etc.

Controalele parțiale se exercită numai asupra unui grup de obiective sau asupra unui sector de activitate, cum ar putea fi: respectarea disciplinei financiare și fiscale, legalitatea operațiunilor de comerț exterior, salarizarea, gestionarea stocurilor, etc.

O formă a controalelor parțiale o constituie controalele tematice, care se exercită de către organele de control ale statului asupra unui grup restrâns de obiective, dar care cuprinde, de regulă, în aceeași perioadă, mai multe entități.

Atât controalele complexe cât și cele parțiale se exercita sub forma controalelor totale și sub forma controalelor prin sondaj. Controalele totale presupun verificarea tuturor operațiunilor, documentelor și perioadelor de gestiune din sectoarele sau referitoare la activitățile controlate. Controalele prin sondaj se exercită numai asupra unor documente, operațiuni, categorii de bunuri, perioade de timp, etc. Considerate semnificative având o importanță relativă pentru formularea concluziilor.

De regulă, controalele se exercită prin sondaj. Dacă se constată nereguli importante (fraude, falsuri, omisiuni sau alte erori semnificative) controalele prin sondaj se transformă în controale totale.

După procedeele folosite, controalele sunt: documentar-contabile și faptice.

controalele documentar-contabile se exercită pe baza documentelor primare, a evidențelor operative și a registrelor contabilității analitice și sintetice

controalele faptice se realizează sub forma inspecției în fața locului, observației fizice, inventarierii de control, analizelor de laborator și a expertizelor.

După gradul de apropiere a controlului de activitățile controlate, deosebim: controale directe, controale indirecte, controale reciproce și autocontroale.

controalele directe constau în urmărirea nemijlocită (personală) de către organele de conducere său control a activității subalternilor sau a celor controlați.

controalele indirecte constau în urmărirea activităților controlate pe bază: rapoartelor și informărilor primite, a dărilor de seamă, a declarațiilor fiscale, a ședințelor de lucru, a notelor explicative date de cei controlați, etc.

controalele reciproce se realizează între membrii formațiilor de muncă, între compartimente, între întreprinderi, etc. Pe baza fluxurilor materiale și informaționale stabilite în urma diviziunii muncii, specializării și separării sarcinilor. Controlul reciproc se exercită și între documente diferite care conțin indicatori similari;

autocontrolul presupune verificarea propriei activități, cu scopul de a putea stabili dacă obiectivele propuse au fost realizate, dacă activitatea desfășurată este la nivelul cerințelor.

1.4. Caracteristicile controlului intern

Un principiu anglo-saxon privind necesitatea controlului precizează că: „Oamenii fac ce trebuie să facă atunci când știu că vor fi controlați”.

Plecând de la acest principiu, dar și din alte motive, controlul intern a fost și rămâne centrul preocupărilor managerilor de la toate nivelele unei entități.

De-a lungul timpului controlul intern a evoluat în raport de gradul de dezvoltare al culturii organizațiilor. Pe măsură ce s-au amplificat afacerile întreprinderilor și s-au dispersat centrele de activitate, controlul intern a căpătat noi valențe atât în concept cât și în conținut.

Conceptul de control intern a fost în permanență definit și redefinit, cel puțin în raport cu două aspecte și anume:

descentralizarea activităților, ceea ce a condus la creșterea și delegarea competențelor în cadrul aceleași structuri;

amplificarea numărului de prevederi, normative, reguli și reglementări, care să asigure gestionarului căile de acțiune pentru utilizarea corespunzătoare a resurselor în vederea creșterii eficacității.

Din practică au rezultat o serie de caracteristici ale controlul intern și anume:

Controlul intern este un proces și nu o funcție.

Toate funcțiile conducerii, inclusiv funcția de audit intern, includ o structură de control, care influențează decisiv procesul managerial. Mai mult chiar fiecare activitate trebuie să aibă componenta ei de control, care o ajută să funcționeze.

Controlul intern, privit ca proces la dispoziția managerului, este un proces dinamic, care își adaptează permanent instrumentele și tehnicile la schimbările de mediu survenite în cultura organizației determinate de gradul de competență al managerilor.

Controlul nu este un scop în sine ci un mijloc. Astfel, rolul lui este să confirme așteptările managementului prin utilizarea unor procedee, tehnici și instrumente specifice. Pentru realizarea unui control eficient trebuie să se proiecteze structuri simple, descentralizate și flexibile care să nu îngreuneze verificare și aplicarea procedurilor.

Relativitatea controlului intern

Oricât de bine ne-am organiza nu putem pretindem că vom fi la adăpost de toate neregulile sau abaterile care pot să apară dar acesta ne va permite ameliorarea situației. Dacă totuși controlul nu există și se știe bine acest lucru, atunci este posibil să apară situații care nu pot fi stăpânite.

Scopul organizării controlului intern este acela de a oferi o asigurare rezonabilă împotriva riscurilor și nu o asigurare absolută. O asigurare rezonabilă este mai mult decât minim și se raportează întotdeauna la obiectivele entității.

Oricât de bine ar fi planificat și executat controlul intern nu poate asigura decât o certitudine relativă, deoarece un control intern care ar viza atingerea tuturor obiectivelor propuse, în condiții de eficiență, ar fi scump și neeconomic. De aceea, controlul intern nu este conceput pentru a garanta succesul organizației, ci obiectivul său este relativ și rezonabil.

Controlul intern este universal.

Controlul intern reprezintă nu numai formulare, proceduri, tehnici, programe, instrucțiuni, calculatoare și manuale de politici, ci și oameni la fiecare nivel al organizației.

Controlul intern este un proces realizat de către personalul de la toate nivelele. El este efectuat atât de managementul de la vârf, dar și de managementul de linie, adică responsabilii de compartimente, dar și de toți ceilalți oameni. Fiecare membru al entității este responsabil pentru controlul său intern.

Excesul de norme, reguli, proceduri împiedică realizarea unui control eficient, de aceea este necesară găsirea unui echilibru optim în vederea stabilirii acestora. Astfel, sunt situații în care se impun reguli precise, clare, stricte, adică un control riguros, spre exemplu, cazul întreprinderilor aflate în faza de maturitate, dar sunt și situații în care controlul trebuie să fie mai puțin restrictiv pentru a putea permite atingerea obiectivelor strategice ale entităților, spre exemplu, cazul societăților nou înființate sau a celor care se află într-o fază de creștere.

Modul de stabilire al acestor reguli ține, pe de o parte, de stilul de conducere și de capabilitățile organelor ierarhice în delegarea responsabilităților, iar pe de altă parte de nivelul de dezvoltare și de cultură al organizațiilor.

În organizarea controlului intern se impune o mare flexibilitatea deoarece nu poți da reguli pentru fiecare situație întâlnită și de asemenea, o regulă dacă nu este de actualitate sau este prea rigidă stagnează procesul și conduce la ineficacitate.

Structura controlului intern

Cele 3 elemete al controlului intern sunt:

mediul controlului;

sistemul contabil;

tehnicile de control.

Mediul de control

Reflectă atitudinea, competenta și acțiunile generale ale proprietarilor și managerilor companiei.

Acesta cuprinde filozofia și stilul de conducere al manageruui, structura organizațional, politici și practice legate de personal etc.

Funcționarea unui sistem contabil, indiferent cât de bine proiectat ar fi, depinde de calitatea persoanelor care operează cu acesta.

Mediul controlului cuprinde verificări curente ale respectării procedurilor fixate, precum și evaluări periodice ale sistemelor, proceselor și relațiilor.

Sistemul contabil

Este format din metodele și evidentele stabilite de management pentru identificarea, culegerea, verificarea, analiza, clasificarea, înregistrarea și raportarea datelor privind operațiunile unei companii și pentru asigurarea îndeplinirii obiectivelor controlului intern.

Tehnici de control sau ‘stapânire’

Sunt utilizate pentru a proteja activele companiei și pentru a asigura fiabiliatea evidentelor contabile dintre care:

Separarea adecvată a responsabilităților se face în scopul prevenirii atât a fraudelor cât și a erorilor. Planul de organizare trebuie sa separe responsabilitatile functionale. Ex:

separarea gestiunii activelor de contabilitate

separarea autorizării operațiunilor de gestiunea activelor asociate acestora.

separarea sarcinilor operaționale de sarcinile contabile

separarea sarcinilor legate de tehnologia informației de sarcinile principalilor utilizatori din afara sistemului.

Autorizarea adecvată a operațiunilor și activităților

Orice operațiune trebuie corect autorizată pentru că mecanismele de control să poată fi considerate satisfăcătoare. Autorizarea poate fi generală sau specifică.

Autorizarea generală – managemetul definește politici pe care organizația trebuie să le aplice în ansamblul ei.

Autorizarea specifică – se aplică unor operațiuni individuale.

Inregistrarea operatiunilor

Toate operatiile trebuie inregistrate pentru a facilita elaborarea de rapoarte financiare si pentru a stabili o responsabilitate pentru active.

Întocmirea de documente și evidențe contabile adecvate

Documentele și evidențele contabile reprezintă suporturile fizice pe care sunt înregistrate și sintetizate operațiunile. Ele cuprinde elemente diverse cum ar fi facturile de vânzare, comenzile de aprovizionare, registrele analitice, jurnalele de vânzări și fise de pontaj ale angajaților. Multe dintre aceste documente și evidente sunt ținute sub forma unor fișiere informatice până la listarea lor pentru diferite scopuri.

Există o serie de principii care dictează conceperea și utilizarea adecvată a documentelor și evidentelor contabile. Documentele și evidențele contabile ar trebui să fie:

Prenumerotate în serii succesive, pentru a facilita controlul documentelor care lipsesc și pentru a permite localizarea documentelor necesare la un moment ulterior.

Întocmite la dată când are loc operațiunea sau cât mai curând posibil. Când apare un decalaj mai mare, evidențele sunt mai puțin credibile și crește probabilitatea apariției de erori.

Suficient de simple pentru a asigura ușurința înțelegerii lor de către utilizatori.

Concepute pentru utilizări multiple, pentru a minimiza numărul de formulare diferite.

Concepute pentru încurajarea întocmirii lor corecte.

Accesul limitat

Accesul la active trebuie sa fie permis dupa anumite reguli clare si restrictive. Accesul la evidentele contabile ,inclusive la computerele firmei , trebuie sa fie restrictive , riguros in conceptie si functionare.

Verificare periodica independenta

Evidentele contabile trebuie verificate prin confruntarea cu activele fizice de o persoana diferita de cele care raspund de registre si active.

Un mecanism de control strâns legat de documente și evidențe contabile este planul de conturi prin care operațiunile sunt clasificate în conturi distincte de bilanț și de rezultat. Planul de conturi este util în preîntâmpinarea greșelilor de clasificare atunci când conține o descriere corectă și precisă a tipurilor de operațiuni care trebuie înregistrate în fiecare cont.

Procedurile care asigură ținerea unor evidențe contabile adecvate ar trebui detaliate în manual de sistem. Manualele trebuie să ofere suficiente informații pentru a facilita ținerea adecvată a evidentelor contabile și pentru amentine un control adecvat al activelor.

CAPITOLUL 2 STUDIU PRIVIND ELEMENTELE DE CONTROL ASUPRA CUMPĂRĂRILOR LA S.C TEXTCONF S.R.L

2.1. Prezentarea generală a firmei

S.C.TEXTCONF S.R.L. a fost înființată în 1995 și are ca obiect de activitate realizarea unei game variate de confecții textile.

Firma și-a început activitatea în 1995, confecționând îmbrăcăminte pentru femei care erau exportate printr-un intermediar. La un târg la București, S.C.TEXTCONF S.R.L. a fost contactată de reprezentanții unei firme care i-au propus să confecționeze lenjerie pentru femei și costume de baie. Societatea avea în acel moment 20 angajați și fabrica 4.000 costume de baie pe lună. În prezent s-a ajuns la aproape 200.000 articole confecții pe lună.

Firma a achiziționat de-a lungul timpului mai multe linii complete pentru realizarea confecțiilor din tricot începând cu costume de baie și până la cele mai dificile modele de tricoturi. De asemenea, a achiziționat linii tehnologice în vederea confecționării produselor din materie primă de grosime medie.

În anul 1999, a câștigat în urma unei licitații un spațiu pe care l-a dotat ultramodern și în care își desfășoară activitatea în prezent.

În anul 2001 s-a deschis în cadrul firmei „Centrul Croitorie Broderie”, o secție dotată cu o mașină de croit de ultima generație și o mașină de brodat computerizată.

În anul 2005, activitatea S.C.TEXTCONF S.R.L. a fost certificata de către organismul de certificare TÜV SUDDEUTSCHLAND. În urma auditului de calitate, s-au remediat toate neconformitățile constatate iar toate produsele oferite sunt certificate ISO 9001.

În anul 2007, societatea a câștigat un proiect în cadrul programului PHARE prin care s-au achiziționat echipamente performante pentru brodat, stanțat și tipărit confecții textile.

2.1.1 Scopul și obiectul de activitate al firmei

Compania are un program de investiții și dezvoltare continuă, pentru realizarea acestuia având nevoie de resurse financiare semnificative.

Scopul societății este obținerea unui profit în condițiile și cu respectarea legii, iar obiectul său de activitate este producerea de confecții pentru piața locală și externă, precum și îmbunatățirea pozitei competitive a firmei. În 19 ani de activitate, a creat câteva mii de modele și-a construit o echipă de profesioniști, a grupat în jurul său firme colaboratoare care se aliniază la exigențele și calitatea TEXTCONF, a construit o imagine, un stil de viață.

Pentru a-și atinge obiectivele și pentru a-și dezvolta activitata, S.C. TEXTCONF S.A. are o serie de atribuții printre care se număra următoarele:

are o evidentă clară asupra capacităților de producție;

studiază continuu piața internă și externă în probleme legate de cererea de produse specifice ei, de posibilitatea de asigurare cu materii prime și auxiliare, preturile acestora;

iau măsuri ce se impun pentru asigurarea contractelor ferme la nivelul capacității de producție și în timp util;

ia măsurile ce se impun pentru valorificarea maximă și utilizarea integrală a capacității de producție;

asigura condițiile tehnico-organizatorice și materiale pentru desfășurarea ritmică și continuă, fără goluri de producție, a procesului tehnologic. În cazul apariției stagnărilor în procesul de producție, ia măsuri pentru repunerea în timpul cel mai scurt în funcțiune a liniilor de producție, analizează cauzele care generează stagnarea;

ia măsuri pentru eliminare și prevenire a acestora pentru viitor, de sancționare a celor vinovați;

asigura necesarul de forța de munca pe specialități, ia măsuri și urmărește utilizarea rațională și eficientă a forței de muncă, repartizarea pe locuri de munca conform pregătirii profesionale, a competentei profesionale a capacității și atitudinii fata de muncă a fiecăruia;

asigura execuția produselor lansate în fabricație la termenele contractuale și la nivelul parametrilor calitativi prevăzute în norme și standarde, urmărind încadrarea în normele de consum aprobate, reducerea consumurilor specifice de materiale, energie și combustibil;

organizează și urmărește pregătirea personalului societății prin cursuri de calificare la locul de muncă, scoli profesionale, școli de maiștri sau alte forme de salarizare.

Urmărește practica în producție a elevilor școlii profesionale, a liceelor de specialitate și a studenților.

Urmărește și face propuneri privind îmbunătățirea disciplinei în muncă, aplică sancțiuni disciplinare precum și cele de stimulare, premiere și promovare.

Lohnul reprezintă o tranzacție internațională prin care se îmbină caracteristicile operațiilor comerciale cu cele ale acțiunilor de cooperare industrială ale unor interdependente tehnologice. Lohnul este denumit și comerț de manopera sau producție la comandă. În mod curent, ordonatorii în lohn sunt firme posesoare ale unor mărci de prestigiu, bine introduse pe piața mondială, valorificând la maxim avantajele care decurg din poziția forțe pe care o dețin pe această piață.

Operațiunea de prelucrare în lohn se diferențiază de operațiunile clasice de import – export prin faptul că subiectul acțiunii îl constituie prelucrarea materiilor prime, materialelor, a produselor semifabricate, aparținând de regulă uneia din părți (importatorul) de către cealaltă parte (exportatorul).

2.1.2 Descrierea serviciilor oferite

În cadrul domeniului activității de bază enunțat, societatea activează pe segmentul de piață – îmbrăcăminte și lenjerie tricotată pentru adulți și copii, din fire de bumbac și tip bumbac, realizând o structură sortimentală variată: tricouri, sorturi, rochii, costume de baie, pantaloni și articole sport pentru agrement.

Deci, gama activităților actuale ale S.C.TEXTCONF S.R.L. București, poate fi grupată în următoarele categorii principale:

Producerea și comercializarea tricotajelor din mătase, stofa și polyester;

Producerea și comercializarea tricoturilor din bumbac, tip bumbac și polyester;

Producerea costumelor de baie din poliester.

Activitatea principală o reprezintă producerea costumelor de baie și tricoturi, din bumbac și tip bumbac, reprezentând 81% din activitățile desfășurate.

Principalele produse realizate în prezent de firma sunt:

2.1.3 Caracteristicile produselor

Confecțiile sunt reprezentate prin articole de îmbrăcăminte (pentru bărbați, femei și copii). Îmbrăcămintea are drept scop echilibrarea interacțiunii omului cu mediul. Produsele de îmbrăcăminte textilă prin proprietățile lor fizico-mecanice și chimice produc un complex de utilități estetice, durabilitate, igienă, confort. Scopul este de protejare a corpului împotriva intemperiilor și acțiunilor nocive. Trebuie să funcționeze ca un regulator al temperaturii și eliminarea transpirației.

Îmbrăcămintea poseda următoarele calități: este comodă, estetică, durabilă, igienică, corespunzătoare destinației pentru care a fost fabricată.

Modelele se realizează în centrele de creație. Pe baza modelelor se construiesc tiparele etalon, pentru toate detaliile (fețe, căptușeli, garnituri). Îmbrăcămintea se compune prin detalii exterioare (țesătură), detalii interioare (căptușeală) și detalii intermediare (furnituri).

Caracteristicile estetice și de prezentare ale confecțiilor sunt hotărâtoare în decizia de cumpărare. Aceste caracteristici se modifică rapid în timp, în funcție de linia modei. Aceste caracteristici estetice sunt adaptate sezonului, grupelor de vârstă, sexului și destinației de utilizare. Realizarea confecțiilor este adaptată modei dar și nevoilor, nu trebuie uitate confortul și purtabilitatea.

Caracteristicile de confort

Rolul îmbrăcămintei este de protecție a căldurii corpului, dar și de a permite schimbul de aer-transpirație, pentru a se obține un confort în timpul desfășurării activității umane, în funcție de condițiile din mediul ambiant. Există o interdependență între îmbrăcăminte și corpul uman și factorii de mediu, dar și de activitatea ce o desfășoară omul.

2.1.4 Obiectivele firmei

Prin lansarea propriei mărci JOIN și promovarea să atât pe piața internă cât și pe cea externă, creșterea competitivității produselor realizate la standardele tehnologice și profesionale ale Uniunii Europene, îmbunătățirea productivității muncii prin asimilarea continua de noi tehnologii de fabricație atât în actuala fabrica cât și în noua fabrică.

Pentru realizarea acestor obiective, S.C. TEXTCONF S.R.L. are în vedere un amplu program de investiții care să permită realizarea de confecții la cel mai înalt nivel calitativ. Pentru dezvoltarea pieței interne, firma are în vedere realizarea unei rețele proprii de magazine de prezentare și desfacere a produselor marca JOIN.

2.1.5 Structura organizatorică

ORGANIGRAMA FIRMEI.

Fig.2.1.1 Organigrama firmei TEXTCONF

În interiorul firmei S.C.TEXTCONF S.R.L, organizarea muncii constă în gruparea activităților necesare pentru îndeplinirea obiectivelor firmei și atribuirea fiecărei grupe un șef serviciu departament, care are autoritatea necesară pentru orientarea, antrenarea și coordonarea oamenilor ce realizează aceste activități. În esență, organizarea este un proces de precizare a responsabilităților și a autorității.

Diviziunea orizontală a muncii pornește de la faptul că muncă specializată este mai eficientă, realizându-se prin departamentarea- separarea activităților și gruparea lor în posturi și departamente.

2.1.6 Piața Organizației

Produsele firmei S.C.TEXTCONF S.R.L, fac parte din categoria confecțiilor și satisfac cerințele tuturor clienților, prezentând modele pe toate gusturile și pentru toate sezoanele, la prețuri competitive. Produsele se deosebesc prin design-ul unic, realizat de S.C.TEXTCONF S.R.L. și printr-o calitate ridicată a standardelor de producție și a materialelor folosite.

Firma și-a creat propria sa linie, bazată pe tendințele generate ale modei, adaptate la nevoile, dorințele și aspirațiile clienților.

Produsele pot fi văzute an de an la prestigioase târguri internațional.

Producția se realizează cu echipamente moderne, de ultimă oră, cu materiale, furnituri și accesorii deosebite, de calitate, provenite de la furnizori cu tradiție în domeniu, atât din țară cât și din străinătate.

Elementul de primă importanță în activitatea firmei este calitatea. Calitatea S.C.TEXTCONF S.R.L. înseamnă calitatea creației, a execuției, a relației cu clientul, a colaboratorilor și, mai ales, calitatea oamenilor.

Firma se bazează în momentul de fată pe vânzarea în cele mai mari orașe din țară, prin cele mai mari magazine de confecții, firma totalizând în total 300 de firme de clienți.

2.1.7 Parteneri

Societatea S.C.TEXTCONF S.R.L. colaborează cu importanți furnizori de materii prime atât din țară cât și din străinătate și garantează calitatea produselor. Dintre furnizorii din țară pot fi menționați următorii: SC NOVA TEXTILE SRL, SC PASMATEX SRL, SC DAVEUX-SAINT VINCENT DE REINS SRL, SC MORGADO-PORTUGALIA SA.

În privința produselor finite, S.C.TEXTCONF S.R.L. colaborează cu parteneri din toată țara și din străinătate, marfa este distribuită în țara doar de agenții de vânzări ai firmei la magazine cu renume pe piața internă, iar pentru partenerii străini, marfa este exportata pe baza comenzii. Produsele ajung în țări precum Franta (Paris), Germania (Dusseldorf, Munchen), Spania, etc.

2.2. Aspecte generale ale managementului cumpărărilor la societatea

S.C. TEXTCONF S.R.L

Managemetul cumpărărilor sau aprovizionării reprezintă activitatea departamentului de aprovizionare al S.C. TEXTCONF

S.R.L prin care sunt asigurate materialele necesare producției în cantitate și structura impusă Astfel vorbim de achiziționare, asigurare, aprovizionare, cumpărare și alimentare.

Achiziționarea reprezintă o acțiune de angajament financiar.

Asigurarea materială cuprinde aprovizionarea cât și acțiunea de completare a bazei material și tehnice necesare din resurse proprii.

Alimentarea este acțiunea de trecere a materiilor prime din depozite la punctele de consum în concordanță cu programele elaborate.

Principalul obiectiv urmărit în cadrul managementului cumpărării se referă la echilibrul între necesitățile de resurse materiale și resursele de acoperire a acestor necesitati la S.C TEXTCONF S.R.L.

Asigurarea completă, complexă și la timp se face ținând seama de următoarele acțiuni:

Precizarea structurii materiale;

Stabilirea consumurilor standard de material se face prin utilizarea metodelor de calcul fapt ce duce la un consum rațional de resurse și deci la o reducere a costurilor;

Stabilirea mărimii stocurilor de resurse material prin aceasta obținându-se desfășurarea continuă a procesului de producție.

Cercetarea pieței interne și externe de resurse material în vederea identificării surselor de furnizare;

Alegerea furnizorilor în funcție de condițiile concrete privind livrarea materialelor ținând cont de calitate, preț, distanță de transport, posibilități de colaborare pe termen mediu său lung;

Concretizarea relațiilor economice prin emiterea de comenzi și încheierea de contracte economice;

Urmărirea executării contractelor în mod simplu și operativ;

Asigurarea unor condiții corespunzătoare de primire receptive a loturilor de materiale sosite de la furnizori;

Efectuarea unui control riguros asupra încadrării în consumurile stabilite cât și asupre nivelului și evoluției stocurilor, urmărindu-se existent unor stocuri minime necesare;

Compartimentele interne cu care dezvoltată relații compartimentul de aprovizionare sunt:

Compartimentul de planificare, dezvoltare și programare a fabricației;

Compartimentul de desfacere al produselor;

Compartimentul finaciar contabil;

Campartimentul de transport;

Compartimentul ethnic;

Depozitele de material;

Secțiile și atelierele de producție;

Compartimentul de concepție proiectare sau de creație de cercetare și dezvoltare;

Compartimentul de control ethnic de calitate;

Alte tipuri de relații dezvoltate:

Cu unități de transport

Cu unități specializate în operații de transport

Cu unități de cercetare specializate

Cu centre de calcul specializate

Cu unități bancare

Cu agnti de aprovizionare independent

Cu bursa de mărfuri etc.

Delimitări în cadrul triadei control-verificare-auditare

Controlul este o component a managementului. Este o activitate umană specifică, care servește atât conducerii, terților parteneri de afaceri și autorităților publice.

Acesta este un atribut al conducerii de la toate nivelele ierarhice și reprezintă atât funcția finalizatoare a procesului de conducere, cât și funcția care furnizează elementele necesare pentru realizarea în condiții corespunzătoare a celorlalte atribute ale conducerii: previzionare, organizare, coordonare, antrenare.

Din punct de vedere al legislației naționale, controlul intern cuprinde:

Ansamblul formelor, criteriilor, normelor și metodelor privind organizarea internă, mergând până la starea de spirit din unitatea economică;

Ansamblul procedurilor interne (procedura achizițiilor, procedura de efectuare a recepțiilor, etc)

Controlul financiar preventive.

Alte forme de control intern (controlul tehnic de calitate al produselor si serviciilor realizate, controlul și verificările contabile, controlul comercial, controlul sanitar)

Auditul intern.

La oricare utilizare a cuvintelor din triada control-verificare-auditare a activității S.C TEXTCONF S.R.L vom folosi pentru control sensul de stăpânire, stăvilire și strunire, pentru audit sensul de monitorizare și investigare a funcționalității și conformității unei activități și pentru verificare sensul de examinare a regularității sau conformității. Controlul se realizează conform unor criterii performante bine stabilite și vizează întreaga activitate a entității. Pentru a înțelege mai bine controlul cumpărărilor voi prezenta un exemplu pentru procedura de achiziționare a materiilor prime în cadrul firmei S.C TEXTCONF.S.R.L.

Prin această activitate seful departamentului de aprovizionare, indirect managementul societății, deține controlul asupra procesului de aprovizionare. Controlul înseamnă preluarea și menținerea inițiativei, stabilirea obiectivelor, pastrarea structurii, pozițiilor și ordinii necesare pentru obținerea rezultatului dorit.

Achiziția se va face de către șeful departamentului de aprovizionare pe baza contractului și a comenzii efectuate. Recepția se va face la sediul S.C TEXTCONF.S.R.L. de către comisia de recepție. Comisia de receptive va fi formata din cel putin 3 membri: sef department aprovizionare, un reprezentat al controlului tehnic calitate si gestionarul de material.

Auditul societății va evalua la anumite perioade de timp dacă modul de contractare, aprovizionarea și recepționarea materiilor prime comandate răspunzând la următoarele întrebări:

Există un necesar de aprovizionare?

Furnizorul a fost evaluat? A fost trecut în lista furnizorilor acceptați?

Comanda de achiziție corespunde avizului de materii prime primite și facturii?

Arhitectură, structura și cursivitatea acestui proces sunt suficient de bine concepute?

Pe baza studiilor și a răspunsurilor, a analizelor cauzelor profunde, persoanele responsabile vor nota neconformitățile găsite și pot emite recomandări privind optimizarea activității.

2.3 Structura controlului intern la firma examinată

Controlul intern la S.C TEXTCONF S.R.L vizează aplicarea normelor și procedurilor de lucru, la toate nivelele ierarhice și funcționale: aprobare, autorizare, verificare, respectare, evaluarea performanțelor operaționale.

Controlul intern reprezintă un sistem care urmărește, pe de o parte, analizarea principalelor riscuri identificabile în ceea ce privește obiectivele entității și, pe de altă parte, asigurarea existenței de proceduri de gestionare a acestor riscuri.

Scopul controlului intern este să asigure coerența obiectivelor, să identifice factorii-cheie de reușită și să comunice managerului societății, în timp real, informațiile referitoare la performanțe și perspective. Indiferent de natura sau mărimea societății eforturile depuse pentru aplicarea unui control intern satisfăcător sunt legate de aplicarea unor bune practici.

Un rol important în controlul intern îl reprezintă identificarea cu claritate a persoanelor responsabile pentru fiecare proces.

Responsabilitățile și autoritatea fiecărei categorii de personal sunt definite și comunicate în cadrul S.C. TEXTCONF S.R.L. prin difuzarea manualului, a organigramei, a fișelor posturilor, a procedurilor documentate și a regulementului intern.

Regulamentul intern cuprinde regulile și normele de conduită necesare pentru bună desfășurare a activității în cadrul S.C. TEXTCONF S.R.L. având în vedere obiectul de activitate al societății, salariații acesteia sunt obligați să respecte regulile de disciplină stabilite, contribuind în acest fel la instaurarea unui climat de muncă corespunzător atât pentru valorificarea potențialului tehnic-fabricație și uman, cât și pentru creșterea eficienței întregii activități.

Cadrele de conducere de la nivelul fiecărui departament de muncă au obligația să ia măsuri corespunzătoare pentru organizarea judicioasă a producției și a muncii, pentru întărirea ordinei și disciplinei în muncă, pentru păstrarea integrității patrimoniului, pentru prevenirea și eliminarea abaterilor de orice natură.

Regulamentul intern cuprinde următoarele categorii de dispoziții:

reguli privind protecția, igienă, securitatea și sănătatea în muncă în cadrul societății;

reguli privind respectarea principiului nediscriminării și înlăturării oricărei forme de încălcare a demnității;

drepturile și obligațiile angajatorului și ale salariaților săi;

procedura de soluționare a cererilor sau a reclamațiilor individuale ale salariaților;

reguli concrete privind diciplina în cadrul societății S.C. TEXTCONF S.R.L;

abaterile disciplinare și sancțiunile aplicabile;

reguli referitoare la procedura disciplinară.

Reprezentantul managementului, pe lângă alte responsabilități, are responsabilitatea de a se asigura că procesele necesare sistemului de management al calității și siguranței alimentului sunt stabilite, implementate și menținute. Reprezentantul managementului raportează conducerii despre funcționarea sistemului de management al calității despre orice necesitate de îmbunătățire și asigură că este promovată conștientizarea referitoare la cerințele clientului.

Reprezentantul managementului menține relația cu părțile externe în probleme legate de sistemul de management al calității și siguranței alimentului.

2.4 Procedura specifica cumpărărilor:

Aprovizionarea și controlul cumpărărilor

Pentru realizarea în condiții optime a procesului de producție activitatea de aprovizionare joacă un rol important.

Rațiunea de a exista a oricărei întreprinderi este producția. În cadrul acesteia se includ procesele de bază și auxiliare prin care se realizeza obiectivele întreprinderii.

Procesele de dezvoltare a activităților de realizare a produselor sunt documentate în procedurile interne ale întreprinderii.

O activitate importantă pentru realizarea produsului este achiziționarea materiilor prime și auxiliare care se desfasora cu scopul de a asigura producției resursele necesare pentru activitatea de producție confecții.

Sistemul de management al calității, în domeniul aprovizionării produselor cuprinde măsuri și prevederi privind: precizarea datelor și cerințele aferente produselor și serviciilor ce trebuie aprovizionate și elaborarea specificațiilor pentru comenzi, evaluarea și selectarea furnizorilor, verificarea și recepția produselor. Achiziționarea produselor se va efectua după ce furnizorii vor fi evaluați.

Evaluarea și selectarea furnizorilor de produse și servicii se efectuează conform activităților de selecție cu privire la capacitatea acestora de a satisface condițiile contractuale inclusiv exigențele de calitate specificate, ținând seama de:

clasa de calitate a produselor ce trebuie aprovizionate sub aspectul cerințelor stabilite;

calificarea furnizorilor, luând în considerare și performanțele obținute anterior de aceștia, în cazuri similare.

Informațiile referitoare la aprovizionare materiilor prime sunt următoarele:

Materiile prime și auxiliare, trebuie să îndeplinească condițiile specificațiilor, care trebuie:

să fie agreate de furnizor și beneficiar;

să aibă specificate condițiile de depozitare (unde este relevant);

să specifice metode de analiză unde e relevant;

limitele să se încadreze în reglementările în vigoare;

furnizorul trebuie să-și ia responsabilitatea pentru verificări de rutină în ceea ce privește siguranța și calitatea produsului.

S.C. TEXTCONF S.R.L a întocmit baza de date a produselor aprovizionate și a furnizorilor. Datele descriu cu exactitate produsul, materialul solicitat și unde este cazul: cerințe de aprobare și calificare, cerințe privind sistemul de management al calității și alte cerințe speciale.

Documentele și datele de aprovizionare vor fi analizate și aprobate înainte de darea lor în folosință.

2.4.1 Evaluarea și selecția furnizorilor

Alegerea furnizorilor a devenit o activitate foarte importantă luându-se în calcul criteriile subiective și obiective. Aprecierea se face atât pentru furnizorii existenți cât și pentru cei potențiali.

Furnizorul trebuie să dispună de:

perspicacitate economică și o atitudine sănătoasă în afaceri;

un bun istoric în ceea ce privește aprovizionarea pieței pe care operează cumpărătorul;

baza finaciara solidă;

capacitate tehnică potrivită;

orientare spre calitate totală;

aprovizionare eficace;

aranjamente logistice eficace;

Criterii obiective de apreciere a furnizorilor:

modul de derulare a livrărilor anterioare- se înregistrează dacă au exista abateri fâțe de termenele stabilite în contrac;

modul de respectare a condițiilor referitoare la cantitatea comandată, sortimentatia prevăzută, calitatea solicitată. Astfel se stabilește potențialul de livrare al furnizorului. Acesta se calculează în funcție de rezultatele operației de receptive în urma careai se verifică cantitatea, calitatea și sortimentatia lotului sosit, partea care nu corespunde și se respinge, sau cea care lipsește;

evoluția în timp a prețurilor de vânzare.

Criterii subiective: se asigura pe baza informațiilor primite prin chestionare adresate periodic, de către agenții de cumpărare, factorilor de decizie sau altor persoane din întreprinderea furnizore.

Pentru o evaluare reală și complexă este necesară luarea în calcul a unui număr cât mai mare de criterii care să permită caracterizarea furnizorilor:

Foarte importante: calitatea, prețul;

De importanta mare: timpul de satisfacere a comenzilor, potențialul de livrare, poziția finaciara;

Importanta medie: flexibilitatea, adaptabiliatatea, reputația, competenta managerială, importanta afacerilor trecute;

Importanta scăzută: posibiliatatea unor acorduri de reciprocitate.

Furnizorii vor fi evaluați și vor selectați conform unor criterii, iar rezultatele și a altor activități associate sunt specificate în Lista Furnizorilor. Această listă va fi distribuită persoanelor responsabile cu aprovizionarea.

Responsabilitățile în cadrul aprovizionării pentru evaluare afurnizorilor sunt:

Departamentul de management al calității:

planifica evaluarea furnizorilor;

asigura respectarea deciziilor luate cu privire la acceptarea unui furnizor în urma evaluării acestuia;

primește și avizează lista furnizorilor acceptați.

Departamentul de aprovizionare:

reprezintă societatea în relațiile cu furnizorii;

evaluează furnizorii de materii prime și material auxiliare pe baza Chestionarului de Autoevaluare a Furnizorilor și ceilati furnizori (produse de papetărie, material consumabile, servicii) pe baza Listei Furnizorilor Evaluați;

semestrial efectuează evaluări la furnizorii la care au apărut probleme de ca iliate a produselor furnizate.

În momentul în care directorul de achiziții va primi chestionarul completat de către furnizor, se va completa fișa de evaluare furnizor nou sau fișa de evaluare furnizor existent unde se va face evaluarea propriu-zisă pe baza criteriilor de evaluare. După completarea fișei, în cazul în care furnizorul a obținut punctajul corespunzător pentru a fi acceptat, va fi trecut în lista furnizorilor acceptați și va primi o adresă de înștiințare. Se va supune aprobării lista furnizorilor acceptați și se va distribui pe baza fișei de repartizare a listei furnizorilor acceptați, iar fiecare persoană o va completa cu data primirii și semnătură.

2.4.2 Negociere și contractare produse

În activitatea oricărei întreprinderi negocierea reprezintă un moment foarte important. Negocierea presupune o dublă participare a furnizorului și a beneficiarului. Finaliazarea negocierii înseamnă certitudine în vânzare pentru furnizor și certitudine în aprovizionare pentru beneficiar.

Negocierea cuprinde trei faze principale:

Prima fază începe cu prezentarea participanților, a firmelor care le reprezintă, scopul prezenței, a obiectivelor declarate de parteneri, considerații generale.

A doua fază are în vedere desfășurarea efectivă a tratativelor.

A treia fază constă în finalizarea tratativelor prin reușita sau insucces. Dacă s-a ajuns la un acord finalizarea negocierii se concretizează într-un contract scris, o comandă fermă.

În contracte trebuie să se includă și precizări (clauze) în legătură cu răspunderile părților contractante pentru cazul executării parțiale sau neexecutării obligațiilor care le revin.

Acestea se stabilesc numai cu acordul ambelor părți, care pot specifica o sumă de bani pe care o parte o datorează celeilalte, cu titlu de penalități pentru neexecutarea, executarea parțială sau cu întârziere a obligațiilor asumate prin contract. Penalizarea se poate stabili și procentual față de valoarea produsului nelivrat sau pe zi de întârziere.

Fiecare contract încheiat va fi vizat de deparatamentul juridic și trecut într-un registru de evidentă a contractelor.

După încheierea contractelor se poate efectua aprovizionarea produselor și serviciilor.

2.4.3. Ciclul de aprovizionare

Fig 2.4.3.1 Ciclul de aprovizionare în cadrul unui proiect

Solicitarea unor bunuri sau servicii de către personal este punctual de plecare al ciclului de cumpărare. Formularul concret al acestei solicitări și aprobările necesare vor depinde de natura bunurilor și serviciilor și de politica firmei.

Cererea de aprovizionare

Formulată de către utilizator pe baza necesarului acestuia de materii prime sau componente. Inițierea unei astfel de cereri are la origine un control al stocurilor, al magaziilor sau spațiilor de depozitare, o analiză a proiectelor tehnologice sau a controlului producției, în funcție de tipul produselor și organizarea firmei. O dată identificat necesarul de materiale, se întocmește o cerere adresată departamentului de aprovizionare prin care se solicită reînnoirea stocurilor folosindu-se anumite documente, cum ar fi: formularul de solicitare de aprovizionare, o listă completă a necesarului de materiale, care să cuprindă detalii referitoare la produsele ce vor fi achiziționat, cantitățile necesare, precum și o cerere de reînnoire a stocului.

Cererea de aprovizionare se întocmește în trei exemplare din care unul se înaintează, după aprobare de șeful biroului solicitant, la departamentul de aprovizionare, cel de-al doilea se arhivează de salariații biroului, iar cel de-al treilea la departamentul de receptie. Cererea are număr de înregistrare.

Pe cererea de aprovizionare se trece, de asemenea, numărul comenzii de achiziție de către biroul de aprovizionare.

Emiterea comenzii de achiziție

Este partea cea mai rutinantă a unui proces de achiziție, constând ori în redactarea comenzii, semnarea și expedierea ei prin poștă, ori în schimb electronic de date. Problemele ce se pot ivi în această etapă privesc consumul de timp, în sensul că această activitate, deși simplă și obișnuită, poate dura câteva zile sau săptămâni, ceea ce poate duce la o mărire a timpului alocat proiectului. Se mai are în vedere și faptul că orice comandă de achiziție definește condiții comerciale, de regulă standardizate și tipărite pe spatele formularelor de comandă, care îl obligă pe achizitor să accepte toate costurile necesare și implicațiile legale.

Ob1igațiile comerciale prevăzute de comandă de achiziție sunt în fapt obligații contractuale referitoare la condițiile de plată, la preț, fixat pe durata contractului, nefiind supus creșterii din nici un motiv, dacă nu s-a dispus altfel, termenul de livrare, calitatea și descrierea produselor ce urmează a fi livrate, la modul de despăgubire în cazul mărfii necorespunzătoare din punct de vedere al proiectării sau al execuției, proprietate intelectuală, pierdere sau deteriorare. O dată contractat produsul, vânzătorul nu mai are nici un drept în a-l modifica, decât printr-o autorizare explicită dată de companie pe un formular oficial de modificare.

În situația în care sunt impuse anumite schimbări în orice aspect al comenzii de aprovizionare, se poate emite un amendament la comanda inițială, cu acordul prealabil al furnizorului, determinând efectele asupra prețului și livrării. Acestea sunt redactate pe formulare oficiale, având parte de aceeași circulație ca și comanda inițială căreia îi corespunde. Dacă însă amendamentul periclitează încheierea corespunzătoare a aprovizionării oricărui alt articol din comandă până la data de livrare stabilită, se recomandă emiterea unei noi comenzi de achiziție.

Un alt aspect legat de condițiile comerciale se referă la dreptul cumpărătorului de a refuza produsele livrate invocând faptul că acestea sunt necorespunzătoare sau dacă vânzătorul comite o încălcare a comenzii.

Trebuie avută în permanență grijă ca materialele solicitate să fie corect încadrate acest fapt presupune confruntarea permanentă cu listele de grupare a materialelor.

De asemenea trebuie verificat dacă comenzile au la baza contracte încheiate de furnizare, iar numărul contractului trebuie să apară pe formularul de comandă.

Trebuie, de asemenea, urmărite termenele de livrare.

Confirmarea comenzii

Reprezintă răspunsul furnizorului la comanda de achiziție, în cazul în care el este pozitiv, înregistrându-se un contract legal, supus legilor în vigoare. În această etapă, revine furnizorului obligația de a returna o confirmare a acceptării condițiilor sau cel puțin confirmarea detaliilor privind cantitatea, specificațiile, prețu1 și condițiile de livrare.

Expedierea

Înaintea părăsirii locului de producție al furnizorului trebuie avut în vedere faptul că transportul să fie marcat corespunzător, prin aplicarea unei ștampile ușor de recunoscut a furnizorului pe lăzile de ambalaj, astfel încât fiecare articol să poată fi identificat în toate etapele călătoriei, precum și la destinație.

Livrare și facturare

Facturile însoțesc actele de trimitere a mărfurilor. Factura conține informații privind cantitatea și descrierea bunurilor livrate și condițiile de plată. De asemenea pe factura trebuie să apară numărul de înregistrare al comezii.

Recepția produselor

Este ultima etapă a ciclului aprovizionării și constă într-o examinare amănunțită pentru venificarea eventualelor pagube survenite pe parcursul transportului, greșeli referitoare la natura mărfurilor sau cantitatea solicitată.

2.4.4 Recepția mărfurilor

Recepția este operația de identificare și verificare cantitativă și calitativă a mărfurilor ce se primesc în depozit. Procedura de recepție a materialelor, serviciilor și celelalte activități aconexe legate de recepție (ex plată sau refuzul la plata al produselor neconforme) stabilește responsabilitățile și derularea procesului.

În cazul în care transportul nu este recepționat în condiții satisfăcătoare, se poate cere respingerea acestuia, fiind returnat împreună cu o notă de respingere, solicitantul fiind exonerat de plată facturilor.

Erorile, abaterile sau factorii naturali necontrolabili ca și nevoia stabilirii răspunderii determină organizarea verificărilor și controlului pe toate etapele circulației mărfurilor. Verificarea cantitativă și calitativă a mărfurilor la primirea-predarea acestora constituie obiectul recepției.

Recepția mărfurilor are următoarele efecte juridice:

stabilește și confirmanatura, cantitatea și calitatea mărfurilor livrate;

stabilește executarea obligațiilor contractuale;

stabilește momentul transmiterii proprietaii asupra bunurilor de la vânzător la cumpărător;

stabilește momentul din care se datorează daune și penalizări pentru executarea parțială a obligațiilor contractuale sau neexecutarea acestora;

evidențiază data de la care curge perioada de garanție;

determina data transferului riscului și data d la care se naște obligația platii calorii mărfurilor pentru primitor.

Procesul de recepție a bunurilor implică următoarele operații:

verificarea documentelor de contractare (contrate, comenzi. Oferte, specificații de sortiment, grafice de livrare), de livrare și transport:

verificarea identitaii mărfurilor;

determinarea cantitativă a mărfurilor primite-predate:

controlul calitaii loturilor:

compararea situație de fapt constate prin verificări cu cea înscrisă în documente;

decizia de administrare a lotului de marfă;

fundamentarea demersurilor pentru eliminarea abaterilor.

Identificarea mărfurilor se face pe baza înscrisurilor de pe ambalaje, de pe etichetele aplicate de producător și prin observarea produsului.

Determinarea cantității se realizează în funcție de natura mărfurilor, de mijlocul de transport și de ambalajele de transport prin procedee, instrumente, mijloace și unități specifice admise de furnizor și primitor, în egală măsură.

Recepția cantitativă se face după greutate, volum, număr de bucăți, metraj.

Mărfurile fiind expediate în loturi care conțin subunități se poate determina cantitativ întregul lot și fiecare subunitate în parte, sau se poate proceda prin sondaj.

Recepția calitativă presupune verificarea mărfurilor din punct de vedere al caracteristicilor fizico-chimice, biologice, estetice și de utilizare. Aprecierea calității mărfurilor se face prin metode organoleptice (psihosenzoriale) și de laborator (experimentale).

Controlul calității se poate realiza bucată cu bucată, asupra tuturor produselor sau prin sondaj, asupra unui eșantion reprezentativ. Calitatea constatată se raportează la calitatea convenită cu furnizorul avându-se în vedere normele de calitate acceptate de ambele părți.

De obicei, momentul recepției cantitative se identifică cu cel al recepției calitative. Recepția se poate realiza de către reprezentanți ai ambelor părți sau numai ai uneia din părți (reuniți în comisii de recepție, cu atribuții și răspunderi clare), după cum se convine. Rezultatele recepției se înscriu în documente (procese verbale). Constatarea unor deficiențe de către primitor determină informarea furnizorului, eventual convocarea acestuia pentru adoptarea soluțiilor corespunzătoare.

În cazul unor lipsuri cantitative imputabile furnizorului se poate opta pentru:

Livrarea de îndată a cantităților de produse până la nivelul convenit;

Reducerea valorii de plată până la contravaloarea mărfurilor efectiv livrate;

Renunțarea la mărfurile livrate, dacă nu se acceptă primele variante, cu consecințele juridice ale neexecutării contractului.

Lipsurile imputabile expeditorului sau cărăușului se recuperează, după caz, de la aceștia.

În cazul unor deficiențe calitative se poate opta pentru una din următoarele soluții:

Returnarea produselor necorespunzătoare la furnizor pentru a fi înlocuite;

Recondiționarea produselor pe cheltuiala producătorului;

Acceptarea produselor cu anumite deficiențe (dar care pot fi valorificate de primitor) la un preț mai mic;

Refuzul mărfurilor, cu consecințele neexecutării contractului.

Răspunderea furnizorului – producător pentru calitatea mărfurilor livrate se întinde dincolo de momentul recepției, până la expirarea perioadei de garanție. Indiferent în posesia cui se află, produsele se vor recondiționa sau înlocui pe cheltuiala producătorului, dacă nu au fost încălcate condițiile de utilizare recomandate de acesta.

Fiecare zi (chiar oră) de întârziere în livrare poate produce prejudicii importante întreprinderii. Reacțiile la această situație trebuie să fie extrem de rapide.

Chiar în ziua următoare termenului de livrare se reamintește furnizorului (în scris) dată la care avea obligația să livreze solicitându-se livrarea imediată și, de asemenea, se reamintesc condițiile contractului, mai ales obligația și intenția de a cere daune și penalizări de întârziere. După câteva zile, se revine cu o nouă adresare.

Dacă, în continuare, se menține opțiunea pentru furnizor și produsul său, acesta este pus în întârziere (comunicare scrisă prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire, eventual – fax), i se cer daune și se amenință cu acțiunea în justiție.

Dacă se optează pentru alt furnizor, se anulează comanda (prin aceeași modalitate ca în situația anterioară), se cer daune, într-un anumit termen, avertizând că depășirea acestuia atrage acțiunea în instanță.

Atunci când bunurile ajung la S.C. TEXTCONF S.R.L gestionarul înregistrează descrierea, cantitatea și starea bunurilor în nota de intrare -receptie (NIR).

Aceasta recepție nu poate avea loc decât în momentul primirii bunurilor pe baza documentelor însoțitoare și, recomandat, în prezența delegatului furnizorului, care, în caz de diferențe va semnă și el pe NIR-ul. Nota de intrare-receptie este trimisă departamentului contabil, unde este comparată cu datele din comandă și factura.

Departamentului de recepționare nu i se remite o copie a comenzii sau a facturii, astefel încât angajații săi nu știu c ear trebui să se primească. Astfel ei sunt nevoiți să insereze în documentele de recepție exclusive bunurile pe care le-au văzut și apreciat. Nu sunt tentați să fure bunurile în plus.

Nota de intrare-receptie este trimisă departamentului contabil, unde este comparată cu datele din comandă și factura.

Nota de intrare-receptie fiind un document contabil servește ca:

document pentru recepția bunurilor aprovizionate;

document justificativ pentru încărcare în gestiune;

document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Se întocmește în două exemplare, la locul de depozitare pe măsura efectuării recepției. În situația în care la recepție se constată diferențe, Nota de recepție și constatare de diferențe se întocmește în trei exemplare de către comisia de recepție legal constituită."

În caz de existența a unor diferențe, NIR-ul se întocmește în trei exemplare, iar al treilea exemplar se înmânează transportatorului, pentru comunicarea lipsurilor constatate.

Pe baza NIR-ului se face și înregistrarea în contabilitate a stocului efectiv constatat în urma recepției.

În concluzie, Nota de recepție și constatare de diferențe se întocmește în momentul recepționarii bunurilor intrate în unitate, fără a exista un decalaj de timp între momentul intrării bunurilor și momentul efectuării recepției și, deci, a întocmirii acestui document.

La încheierea procesului de recepție se întocmește un’’Proces Verbal de Recepție”.

Servește ca:

document de înregistrare în evidența operativă și în contabilitate;

document de consemnare a stadiului în care se află obiectivul de investiții;

document de apreciere a calității lucrărilor privind obiectivul de investiții;

document de aprobare a recepției;

document de constatare a îndeplinirii condițiilor de recepție provizorie a obiectivului de investiții;

document de aprobare a recepției provizorii a obiectivului de investiții;

document de punere în funcțiune a obiectivului de investiții.

Se întocmește în trei exemplare.

Se întocmește de către secretarul comisiei numite pentru recepționarea obiectivului de investiții, în prezența membrilor comisiei care este formată din șeful departamentului de achiziții și gestionarul unității.

Circulă:

la persoanele care fac parte din comisie (exemplarele 1, 2 și 3);

la compartimentul care efectuează operațiunea de control financiar preventiv (exemplarul 2);

la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea și înregistrarea procesului-verbal de recepție (exemplarele 2 și 3).

Se arhivează:

La furnizor (antreprenor):

La compartimentul financiar-contabil (exemplarele 2 și 3).

La beneficiar:

La compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).

Dacă toate datele coincid departamentul contabil complectează o autorizare a cecului și o atașează celor trei documente suport (NIR, comanda, facture).

Formularul autorizării cecului are spații pentru fiecare element ce trebuie verificat pe măsura examinării documentelor.

Departamentul contabil deține toate documentele justificative ale operațiunii însă nu are acces la la bunurile achiziționate și nici la disponibilitaile bănești.

Compartimentul de contabilitate al S.C TEXTCONF S.R.L complectează cecul și îl remite furnizorului.

Furnizorul depune cecul la banca, iar aceasta operează plata efectivă, emite și transmite extrasul de cont al S.C CONFTEXT S.R.L în care se regăsește debitarea sumei datorate.

2.4.5 Circuitul documentelor în cadrul procesului de aprovizionare al

SC TEXTCONF SRL

Responsabilitatea compartimentului materiale este de a se asigura că furnizează toate documentele necesare pentru înregistrarea în contabilitate, responsabilitatea compartimentului cumpărai este de a se solution eventuallele diferențe de preț apărute la sosirea facturii, iar cea a comaprtimentului finaciar este de inrgistra în contabilitate toate documentele primite și a le arhiva.

Departamentul materiale emite comanda de achiziție. la sosirea bunurilor, gestionarul depozitului, împreună cu comisia de recepție preia marfa după verificarea atentă a cantității, verificarea documentelor ce însoțesc marfă cu toate semnăturile și stampilele necesare.

Se emite nota de receptive care va fi semnată de gestionar, care împreună cu documentele de transport și facturile de aprovizionare vor fi predate la contabilitate cu semnătură în baza borderoului documetelor și vor fi îndosariate corespunzător.

La sosirea facturii de la furnizori, responsabilul de la material, pune în corespondenta recepti cu facture, avizul de însoțire a mărfii și NIR-ul și este transmisă la contabilitate, unde factura este introdusă în sistem rezultând astfel o recepție valorizată a mărfii.

Dacă există diferențe între prețul de pe comandă și factura, compartimentul cumpărări, va aviza factura pentru plata și va rezolva eventualele discrepanțe cu furnizorul.

Departamentul material are obligația de a solicita transportatorului atașarea CMR-ului original în momentul efctuarii transportului. Lipsa acestor documente atrage după sine neplata facturii de transport până la soluționarea problemei.

Pentru facturile de servicii este necesară încheierea unui contract cu fiecare furnizor de servicii.

Pentru aprovizionarea cu produse de papetărie și birotica fiecare department emite la începutul fiecărei luni necesarul conform bugetului stabilit.

Toate facturile primite în firmatrebuie aduse la contabilitate în cel mult 2 zile de la primirea lor, dar nu mai târziu de ultime zi a lunii.

Documentele se arhivează pe o perioadă de 10 ani.

O formă compactă a planului de control intern pentru cumpărări și plăți este prezentată în tabelul de mai jos.

Banca detine un rol important in relatiile cu furnizorii feoarece prin intermediul lor se efectueaza majoritatea platilor. In cazul in care exista operatiuni de incasari sau palti banca transmite fiecarui client un extras de cont –situatie a contului sau bancar si remite documente de fundamentare a tuturor operatiilor. Cecurile restituite devin cecuri anulate , deoarece banca le stampileaza si anuleaza , pentru a arata ca nu au fost achitate din diverse motive.Modul in care este asiguata la SC TEXTCONF SRL tinerea sub control a documentelor si datelor , astfel incat sa se asigure ca fiecare angajat dispune de informatiile necesare indeplinirii sarcinilor si sa previna utiliazarea afara intentie a documentelor si datelor nevalabile sau perimate este foarte bine organizata.

2.4.6 Inventarierea ca element de control

Inventarierea are ca scop principal stabilirea situației reale a patrimoniului și cuprinde toate elemetele patrimoniale deținute. Inventarierea reprezintă ansamblul operațiunilor prin care se constată existent tuturor stocurilor de material cantitativ și valori.

Inventarierea este procedeul de constatare faptică la o anumită dată, a existenței elementelor patrimoniale ale unităților economice și sociale din punct de vedere cantitativ, calitativ și valoric

Inventarierea patrimoniului se realizează cel puțin o dată pe an, de regulă la sfârșitul anului, pe parcursul funcționării unității, în cazul fuzionării, divizării sau încetării activității, precum și în următoarele situații:

la cererea organelor de control;

în cazul modificării prețurilor;

atunci când sunt indicii că sunt lipsuri sau plusuri în gestiune;

la predarea-primirea gestiunilor;

ca urmare a unor calamități naturale sau în caz de forță majoră.

Inventarierea se face de către o comisie din cel puțin 3 persoane desmenate de manager. Din această comisie nu fac parte gestionarul firmei și nici personalul de la contabilitate care ține evidența gestiunii respective.

După primirea deciziei scrise, responsabilul comisiei ridică de la Departamentul Financiar listele de inventariere, după care se prezintă la gestiunea de verificat. Listele de inventriere nu vor conține cantitățile scriptice.

La începutul inventarierii se ia de la gestionar o declarative scrisă din care să rezulte dacă are plusuri sau lipsuri în gestiune de a căror cunoștință are, sau dacă a primit sau eliberat din gestiune bunuri fără documentele necesare.

Stabilirea stocurilor se fac prin numărare, cântărire și măsurare.

Toate bunurile ce se inventariază se notează în listele de invntariere unde se specifică și dacă există sau nu material degradate sau uzate.

Rezultatele inventarierii se consemnează în procesul verbal care trebuie să conțină următoarele elemente: numele membrilor comisiei de inventariere, dată începerii și terminării inventarierii, rezultatele inventarierii, concluziile și propunerile comisiei în legătură cu plusurile sau minusurile constatate, precum și propuneri de măsuri în legătură cu aceasta.

CONCLUZII

Putem spune că nici un sistem de control intern nu este perfect.

Controlul intern este aplicat de către oamenii care sunt însărcinați cu aplicarea procedeelor și normelor ce asigură funcționarea optimă a societății economice; de aceea este vulnerabil la greșelile umane. Erorile pot apărea datorită neînțelegerii, neglijenței, neatenției sau oboselii sau pot fi chiar intenționate.

La finele aceste lucrări am înțeles că, de fapt, controlul intern vizează toate activitațile, este contruit cu aceleași dispozitive, este apreciat cu aceleași instrumente și pe baza lui se corectează eventualele erori.

Elementele disparate ale controlului intern trebiue sa poata sa-si joace rolul cu suplete si in acest scop sa fie cunoscute de toti cei care – direct sau indirect – vor trebui sa le implementeze sau sa le intalneasca.

Controlul intern nu este un scop în sine.

Controlul intern nu este proprietatea nici a experților contabili, nici a comisarilor de conturi, nici a auditorilor interni: este proprietatea directorilor. Managerul nu urmareste doar siguranța activelor si fiabilitatea evidențelor contabile , ci și derularea unei activitați eficiente in concordanță cu politicile și așteptările sale dar și cu doleanțele angajaților sai.

Un dispozitiv de control intern nu va putea crește și prospera dacă nu se încadrează într-un context în care avalorile de etică sunt privilegiate. Acest lucru înseamnă că existent codurilor de conduita și regulile condiționează supraviețuirea controlului intern în cadrul unei organizații.

Un bun control asupra activităților înseamnă înainte de toate, administrarea riscurilor. Orice instituție, organizație, soscietate este spusă riscurilor: riscuri proprii funcționarii organizației și riscuri specific fiecărei activitai. În scopul evitaii riscurilor innacceptabile, societatea crează dispositive de control intern, dispositive calculate dacă este posibil “cât mai correct”, tolerând “riscurile acceptate”

A dispune de o organizare și de tehnici care a să permită evaluarea riscurilor, constituie un element important care simbolizează controlul intern al unei entități.

Planificarea realizării produselor include, după cum este cazul, obiectivele calitaii precum și planul de producție care vor include resurse necesare, documente, criterii de inspecție și acceptare, înregistrări.

Aprovizionarea este în strânsă legătură cu producția, deoarece în funcție de producție se va face aprovizionarea.

O bună gestionare a cumpărărilor duce la o eficita sporită a producției și caliattii și deci a profitului firmei.

Un bun control asupra activitatilor , atingerea obiectivelor , inseamna inainte de toate administrarea riscurilor. Intra devar orice entitate este supusa riscurilor : riscuri proprii functionarii organizatiei insesi si riscuri specific fiecarei activitati. In scopul evitarii riscurilor innacepatabile , societatea creaaza dispozitive de control intern , dispositive calculate daca este posibil “ cat mai corect” , tolerand “ riscurile acceptabile”.

O problema observata in timpul culegerii e material pentru aceasta lucrare , este faptul ca anumite documente nu sunt sunt suficient protejate. O multime de personae neautorizate au acces la ele.( lista client, lista furnizori..)

Concluzionând, activitățile de control fac parte integrantă din procesul de control intern/managerial, prin care managerul urmărește atingerea obiectivelor propuse. Controlul urmareste aplicarea normelor și procedurilor de control intern, la toate nivelele : aprobare, autorizare, verificare, evaluarea performanțelor operaționale, securizarea activelor, separarea funcțiilor.

Controlul intern nu diminuează răspunderea fiecărui angajat, la locul său de muncă.

BIBLIOGRAFIE

Alvin A. Arens, James K. Loebbecke Audit-o abordare integrate, Ed. Arc, Chișinău, 2003

Bășanu G., Pricop M. Managementul Aprovizionării și Desfacerii, revizuită și adăugită, Ed. Economică, 2004

Domnisoru S., Vanatoru S. Audit și control Intern, Editura Universitaria, Craiova, 2009

Geambașu C. Audit Financiar, 2010

Ionescu L. Controlul financiar,fiscal și audit, Ed. Academia Ars, București, 2009

Scriosteanu A. Managementul cumpărărilor , Ed. Universitaria , Craiova, 2009

http://www.asiguratorii.ro/alte-asigurari/asigurari-cmr.html

http://www.biblioteca-digitala.ase.ro

www.cabinetexpert.ro

http://www.economiaintreprinderii.ro

http://www.monitoruljuridic.ro

http://www.model-de.ro/Model+proces+verbal+-p3-220-1-1.htm

http://www.referat.ro/referate/Receptia_marfurilor_0e111.html

www.scribd.com

www.wordpress.com

Ioan Oprean – Control și audit financiar – contabil, Editura Intelcredo, Deva, 2002

Marcel Ghiță, Ion Pereș, Marian Popescu, Ovidiu Bunget, Ion Croitoru – Audit public inter. Concepte și metodologie, Editura Mirton, Timișoara, 2005

Ioan Oprean, Ieremia Emil Popa, Radu Dorin Lenghel – Procedurile auditului și ale controlului financiar, Edituara Risoprint, Cluj Napoca, 2007

BIBLIOGRAFIE

Alvin A. Arens, James K. Loebbecke Audit-o abordare integrate, Ed. Arc, Chișinău, 2003

Bășanu G., Pricop M. Managementul Aprovizionării și Desfacerii, revizuită și adăugită, Ed. Economică, 2004

Domnisoru S., Vanatoru S. Audit și control Intern, Editura Universitaria, Craiova, 2009

Geambașu C. Audit Financiar, 2010

Ionescu L. Controlul financiar,fiscal și audit, Ed. Academia Ars, București, 2009

Scriosteanu A. Managementul cumpărărilor , Ed. Universitaria , Craiova, 2009

http://www.asiguratorii.ro/alte-asigurari/asigurari-cmr.html

http://www.biblioteca-digitala.ase.ro

www.cabinetexpert.ro

http://www.economiaintreprinderii.ro

http://www.monitoruljuridic.ro

http://www.model-de.ro/Model+proces+verbal+-p3-220-1-1.htm

http://www.referat.ro/referate/Receptia_marfurilor_0e111.html

www.scribd.com

www.wordpress.com

Ioan Oprean – Control și audit financiar – contabil, Editura Intelcredo, Deva, 2002

Marcel Ghiță, Ion Pereș, Marian Popescu, Ovidiu Bunget, Ion Croitoru – Audit public inter. Concepte și metodologie, Editura Mirton, Timișoara, 2005

Ioan Oprean, Ieremia Emil Popa, Radu Dorin Lenghel – Procedurile auditului și ale controlului financiar, Edituara Risoprint, Cluj Napoca, 2007