Biroul Administrativ Modern Si Resursele Umane In Administratia Publica

Drept

Biroul Administrativ Modern Si Resursele Umane In Administratia Publica

Byadmin ianuarie 1, 2024

CUPRINS

CAPITOLUL 1. CONCEPTE TEORETICE. BIROUL ADMINISTRATIV MODERN ȘI RESURSELE UMANE ÎN ADMINISTRAȚIA PUBLICĂ

Importanța și relevanța temei alese

Managementul resurselor umane și sistemul informațional (birotica)

1.3 Biroul administrativ

1.3.1 Rolul biroului administrativ modern în administrația publică

CAPITOLUL 2. ROLUL BIROULUI ADMINISTRATIV MODERN ÎN ADMINISTRAȚIA PREZIDENȚIALĂ

2.1. Obiectivele și metodologia cercetării

2.1.1. Descrierea metodei de analiză a postului prin aplicarea interviului structurat

2.2. Prezentarea generală a instituției

2.2.1. Corelația fișei postului cu instrumentele IT

2.3. Prezentarea și analiza biroului administrativ din Administrația Prezidențială

CAPITOLUL 3. CONCLUZII ȘI PROPUNERI DE ÎMBUNĂTĂȚIRE A BIROULUI ADMINISTRATIV MODERN ÎN ADMINISTRAȚIA PREZIDENȚIALĂ

BIBLIOGRAFIE

ANEXE

CAPITOLUL 1

CONCEPTE TEORETICE. BIROUL ADMINISTRATIV MODERN ȘI RESURSELE UMANE ÎN ADMINISTRAȚIA PUBLICĂ

1.1. Importanța și relevanța temei alese

Nevoia integrării în munca administrativă și de birou a tehnicilor moderne de comunicație și prelucrare automată a datelor, în scopul creșterii calității acesteia a condus la consacrarea unui nou termen, respectiv „biroul administrativ modern” (birotică), unii specialiști în managementul public atribuindu-i etimologia de „birou virtual/inteligent” sau „birou al viitorului” (Drucker, 2004, p.121), alții restrângând conceptul la „informatizare” (Androniceanu, 2013, p.19) sau „tehnologii integrate/inteligență artificială”(Radu, 2007, p.93). Sistemele informaționale vor avea, din ce în ce mai mult, un impact profund asupra caracterului muncii umane, fizice și intelectuale, cu implicații sociale și economice.

Biroul poate fi descris ca o componentă structurală în care se concentrează documente, se stochează informații care apoi sunt folosite pentru operațiunile prezente și viitoare pe parcursul desfășurării unei activități. Aceste informații se pot referi la producție, marketing sau alte aspecte ale unei organizații. (Nicolescu, Verboncu, 2013, p.35). Însăși existența unei organizații sau a unei instituții este bazată pe existența biroului. Fie că este departament guvernamental, întreprindere de afaceri sau instituție de învățământ, biroul este vital pentru funcționarea acestora. Toate procesele de execuție și activitățile ce țin de administrație se bazează pe birou.

Indiferent de terminologia acordată de către specialiștii managementului public, rolul biroului administrativ modern îl reprezintă automatizarea activităților de birou din instituțiile publice prin folosirea tehnicilor, conceptelor și produsele informatice adecvate operațiilor ce vizează prelucrări elementare de date, editări de documente, reprezentări grafice, prelucrări multimedia. Astfel, prin automatizarea activităților de birou, influențând în mod pozitiv procesele de conducere și de decizie al managerilor, munca intelectuală va fi degrevată de operații cu caracter de rutină care necesită un efort îndelungat.

Pentru administrația publică, cea mai responsabilă componentă a societății, se are în vedere crearea de mijloace electronice care să ușureze procesul de informatizare a structurilor administrative și a actorilor cu care acestea intră în contact, avându-se în vedere utilizarea de centre publice de informare pe cale electronică a cetățenilor, inclusiv utilizarea de chioșcuri cu ecrane senzitive, ghișee unice (one-stop-shop), carduri electronice mono sau multifuncționale, raportări financiare pe cale electronică, e-mail, pagini web, licitații electronice, semnătură digitală, videoconferințe, vot electronic, orașe digitale, rețele civice etc. Și, nu în ultimul rând, guvernare on-line, prin implementarea Strategiei Naționale privind Agenda Digitală 2020. Pentru a crea un ciclu complet în ceea ce privește susținerea proiectelor pentru îndeplinirea obiectivelor definite de către Strategia Națională privind Agenda Digitală pentru România va exista Agenția pentru Agenda Digitală a României, în concordanță cu Legea nr. 67/2013 (www.gov.ro). Aceasta deține rolul de organizație specializată a administrației centrale publice, cu capacitate juridică și va fi subordonată Ministerului pentru Societatea Informațională. Agenția va monitoriza implementarea, la nivel național, a sistemului informațional, care va furniza servicii „e-government”, a proiectelor naționale subvenționate prin fondurile europene, sub coordonarea Ministerului pentru Societatea Informațională și a proiectelor de bază în ceea ce privește implementarea Strategiei Naționale privind Agenda Digitală pentru România, în același timp monitorizând îndeplinirea indicatorilor de performanță cerute de aceasta. De asemenea, Agenția va contribui atât la asigurarea schimbului de informații între intituțiile publice implicate, îmbunătățind astfel cooperarea între acestea în privința aspectelor tehnice ale implementării programelor, cât și o comunicarea eficientă cu specialiști, cu scopul de a crește transparența în ceea ce privește implementarea proiectelor Agendei Digitale.

În principiu, autorii de specialitate consideră că biroul administrativ modern sau automatizarea activităților instituțiilor publice pot fi încadrate în categoria sistemelor informaționale sub conceptul birotică și ilustrează reunirea a trei tehnologii care erau cândva separate: computere (PC – Personal Computers, laptop-uri), echipamente de birou și de telecomunicații (componente IT), cele mai cunoscute și elementare funcții ale tehnologiei informaționale fiind: procesare de texte și imagini (în pachetul de programe Microsoft Office prin Word, Power Point, Power Point Presentation Show, Photoshop, etc); calcul tabelar (programe Excell, Open Office Calc); comunicare (poșta electronică – Outlook, Notes; fax); înmaganizarea și recuperarea informației (stocare date, feed-back); suport administrativ (calendare electronice, agende, notepad-uri, etc) (Georgescu, Popescu, 2013, p.20).

Procesul de informatizare a structurilor administrative, ca și succesul unei organizații, nu se poate realiza însă fără resursa umană – denumită de autorul Peter Drucker, în lucrarea „Managementul viitorului”, drept „knowledge workers” (angajați performanți – angajații utilizează propriile lor cunoștințe din domeniul tehnologiilor informaționale) – adică de oamenii pe care organizația îi are la dispoziție, de experiențele lor profesionale și de modul în care aceștia știu să se implice și să-și pună în valoare cunoștințele și experiența în muncă.

Deși este recunoscut faptul că omul se află în centrul organizației, cu toate acestea, puține instituții/organizații acordă suficientă atenție acestui fapt, obiectivul lor fiind, mai degrabă, rentabilitatea pe termen scurt sau mediu; dar obiectivele oricărei organizații se pot realiza eficient numai cu ajutorul resurselor umane pe care le au, indiferent de tehnologia existentă.

Plecând de la cele menționate mai sus, în lucrarea de față am ales să analizez rolul biroului administrativ modern în Administrația Prezidențială, considerată a fi o instituție rigidă, lipsită de transparență.

1.2. Managementul resurselor umane și sistemul informațional

Societatea modernă se prezintă ca o rețea de organizații care apar, se dezvoltă sau dispar, fiind dependentă de tehnologiile informaționale și de comunicații (TIC). În aceste condiții oamenii reprezintă o resursă comună și totodată, o resursă-cheie, o resursă vitală a tuturor organizațiilor care asigură supraviețuirea, dezvoltarea și succesul competițional al acestora. Intervenția directă sau indirectă a resurselor umane, condiționează existența producției și a celorlalte activități economice și asigură valorificarea mijloacelor tehnologice de care dispune orice organizație pentru atingerea performanțelor planificate.

Potrivit autorilor de specialitate, managementul resurselor umane (MRU) pune în evidență rolul și poziția resurselor umane în cadrul unui sistem determinat de relații, a unui mecanism de funcționare cu cele două laturi: economică și socială și reprezintă „ansamblul de activități generale și specifice, privitoare la asigurarea, menținerea și folosirea eficientă a resurselor umane din cadrul organizației.”. (Deaconu, Chivu, 2009, p.79). Coroborând mai multe definiții am concluzionat că managementul resurselor umane este o sintagmă relativ recentă pentru ceea ce s-a numit tradițional „administrarea personalului” sau „organizarea muncii”.

În ceea ce privește principalele activități ale managementului resurselor umane, majoritatea autorilor de specialitate evidențiază faptul că acestea sunt îndeplinite în general de către departamentul/compartimentul de resurse umane (în unele organizații publice având denumirea de departament, compartiment sau biroul de personal) și include următoarele atribuții:

„evidența personalului (dosar profesional);

administrarea recompenselor, respectiv fixarea și urmărirea salariilor cât și a celorlalte tipuri de recompense (salarizarea și motivarea personalului);

gestiunea resurselor umane;

planificarea necesarului de resurse umane;

asigurarea cu personal prin recrutare și selecție;

evaluarea performanțelor profesionale;

evaluarea posturilor (fișei posturilor);

formarea profesională și dezvoltarea socială.”. (Manole, 2013, pp. 93-95).

Managementul resurselor umane, presupune îmbunătățirea continuă a activității tuturor angajaților în scopul realizării misiunii și obiectivelor organizaționale. Indiferent de modul de organizare, activitatea de personal dintr-o organizație are două categorii de obiective:

„Obiective strategice, pe termen lung, care au în vedere organizarea și planificarea resurselor umane.

Obiective operaționale, de natură tactică și administrativă, care au in vedere activitățile vizând conducerea zilnică a grupurilor de muncă.”. (Deaconu, Rașcă, Chivu, Podgoreanu, 2004, pp.103 -105).

Responsabilitatea managementului resurselor umane revine atât managerilor superiori cât și departamentului de specialitate, managerii superiori având datoria de a cunoaște activitățile specifice ale biroului de resurse umane.

Se consideră că un sistem administrativ funcționează bine dacă este condus bine, prin urmare, cel mai important este nivelul performanțelor obținute. Acestea trebuie să reprezinte fundamentul pentru determinarea veniturilor funcționarilor publici, în general, și a celor cu funcții publice de conducere, în special, renunțându-se astfel la abordările limitative care promovează recompensarea în funcție de pregătire, vechime, experiența, fler, poziția în ierarhie și/sau orientarea politică a unor funcționari.

Din perspectivă managerială, autorii de specialitate au concluzionat că administrația publică reprezintă de fapt „un sistem de organizații”, a cărui caracteristică principală îl constituie „stabilirea unor multitudini de relații de subordonare, colaborare, participare, prestări servicii etc.”. (Androniceanu, 2013, p.35). De asemenea, pentru satisfacerea exigențelor unei administrații publice performante, este necesară realizarea corpului de profesioniști, apărând astfel ca obligatorie condiția unei atente și corecte recrutări și selecții din partea managerilor.

Trebuie menționat faptul că în administrația publică își desfășoară activitatea nu doar funcționari publici, ci și personal contractual și „funcționari politici”. O clasificare a personalului din administrația publică a fost realizată de autorul Dragoș-Valentin Dincă, în lucrarea „Sistemul administrativ românesc: inspirație franceză și adaptare autohtonă”, după cum urmează:

a. „Funcționari publici, unde regăsim:

înalți funcționari publici;

manageri publici;

funcționari publici de conducere;

funcționari publici de execuție;

b. Personal contractual, reprezentat de angajații fără alt statut;

c. Funcționari politici, reprțelor unei administrații publice performante, este necesară realizarea corpului de profesioniști, apărând astfel ca obligatorie condiția unei atente și corecte recrutări și selecții din partea managerilor.

Trebuie menționat faptul că în administrația publică își desfășoară activitatea nu doar funcționari publici, ci și personal contractual și „funcționari politici”. O clasificare a personalului din administrația publică a fost realizată de autorul Dragoș-Valentin Dincă, în lucrarea „Sistemul administrativ românesc: inspirație franceză și adaptare autohtonă”, după cum urmează:

a. „Funcționari publici, unde regăsim:

înalți funcționari publici;

manageri publici;

funcționari publici de conducere;

funcționari publici de execuție;

b. Personal contractual, reprezentat de angajații fără alt statut;

c. Funcționari politici, reprezentați de miniștrii, secretari de stat și subsecretari.”. (Dincă, 2013, p.74).

Pe lângă existența unei resurse umane performante, a unui corp de profesioniști independent de statutul lor, caracteristic tuturor organizațiilor moderne din administrația publică este folosirea într-o proporție din ce în ce mai mare a sistemului informațional (informația) prin „circuitele informaționale electronice, bazate pe computere și telecomunicații”. (Nicolescu, Verboncu, 2013, p.36). Considerat a fi „nucleul biroticii”, sistemul informațional este denumit în lucrările de specialitate și biroul administrativ modern, autorii incluzând, pe lângă mijloacele tehnologice folosite și canalele de informare/comunicare (internă și externă) a unei organizații publice.

Biroul administrativ modern

Potrivit autorilor de specialitate „mediul în care se propagă informația și se desfășoară conducerea și administrarea organizațiilor este biroul”, unde unii angajați sunt implicați ori în procesul decizional, ori în cel de transmitere sau dirijarea a informațiilor în cadrul organizațiilor. (Georgescu, Popescu, 2013, p.23). Așadar, biroul poate fi descris ca o „componentă structurală în care se stochează informații, se concentrează documente”, care apoi sunt folosite în diverse procese de muncă prezente sau viitoare. În procesul de stocare a informațiilor, importantă este și asigurarea de informații care se referă la „măsuri care protejează și apără sistemele de informații, asigurând integritatea, autentificare, confidențialitatea și disponibilitatea lor.”. (Jiroveanu, Nr.1/2011, p.142).

În momentul de față, aproape oricine a auzit de sisteme informaționale în care sunt incluse terminologiile „automatizarea biroului”, „biroul viitorului” sau „biroul administrativ modern”. Biroul administrativ descris de autorul Peter Drucker, în lucrarea „Managementul viitorului” reprezintă o organizație în care este concentrată atât o tehnologie avansată, dar și utilizatori (angajați) care trebuie să-i facă față, să o exploateze și să participe la dezvoltarea ei. Potrivit acestuia, în viitor computerele vor deveni mai ieftine și mai puternice datorită progresului tehnologic continuu, iar computerele personale vor fi înlocuite cu modele noi la fiecare doi ani sau mai puțin. Conceptul de „birou administrativ” include următoarele elemente: „stocarea și localizarea rapidă a datelor; mesajele transmise și primite; sistemele de suport decizional; distribuirea muncii în diferite locuri”, și are ca elemente funcționale de bază: „pregătirea și reproducerea documentelor; comunicațiile; stocarea și localizarea informației pe diverse medii.”. (Drucker, 2004, p.121).

În opinia altor autori de specialitate, biroul administrativ este un „sistem informațional care cuprinde ansamblul de date, informații conținute în documente, circuite, fluxuri și mijloace informaționale implicate în procesul de fundamentare a deciziilor manageriale ale administrației publice și contribuie, prin conținutul lor, la satisfacerea necesităților generale ale populației.”. (Androniceanu, 2013, p.21)

Funcțiile biroului administrativ, ca sistem informațional, sunt:

Funcția decizională, aceasta constând în faptul că sistemul informațional trebuie

să asigure elementele informaționale necesare fundamentarii actelor administrative la nivelul Parlamentului, Guvernului și celorlalte categorii de decizii administrative;

Funcția operațională este cea prin care sistemul informațional asigură

operaționaliarea actelor administrative: legi, decrete, hotărâri, decizii administrative etc.;

Funcția de documentare, prin care se asigură informațiile necesare personalului

angajat în sistemul public pentru a fundamenta sistemul de obiective și decizii. (Androniceanu, 2013, pp.23-25).

Principalele activități desfășurate în cadrul biroului administrativ modern sunt activitățile de rutină (de bază) și activitățile de management, ambele având scopuri clar determinate, structurate în tabelul de mai jos:

Tabel 1.1: Activitățile biroului administrativ modern

Sursa: Adaptare după autorul Ionel Enache, Rolul biroului în societatea informațională,

București: Universitară, 2012, pp. 101-102

Mijloacele tehnologice folosite în activitățile de birou sunt computerele (calculatoarele) care au început să fie folosite pe scară mult mai largă, ele având capacitatea de a prelucra un volum foarte mare de date și informații și pot fi folosite atât la nivelul superior al managementului cât și la nivelul inferior. În activitatea de birou, utilizarea computerelor se concretizează în efectuarea unor operațiuni cum ar fi:

pregătirea ștatelor de plată;

evidența stocurilor prin actualizare;

contabilitatea vânzărilor;

controlul bugetului;

controlul producției;

comunicare.

Protecția/securitatea datelor colectate poate fi privită din două puncte de vedere: integritatea datelor și acuratețea lor. Integritatea datelor implică protecția lor sau înlăturarea daunelor ce pot fi provocate din cauza echipamentului sau a unor disfuncționalități de software. (Jiroveanu, Nr.7/2012, pp.80-82). Printre avantajele pe care le aduce un computer într-o organizație, autorii de specialitate menționează:

„asigurarea unui număr foarte mare de informații;

controlul informațiilor la viteză superioară;

economii financiare indirecte prin diferite tipuri de aplicații;

reducerea monotoniei muncii funcționarilor, preluând o serie de activități de rutină;

îmbunătățirea procesului de control managerial;

posibilitatea eliminării totale a erorilor în prelucrarea și transmiterea datelor;

flexibilitate ridicată prin posibilitatea folosirii diferitelor programe și aplicații.”.

Pe lângă aceste avantaje, în cazul utilizării computerelor există bineînțeles și dezavantaje, precum: „cost ridicat, fraude prin intermediul computerelor, progresul tehnologic ce le poate transforma în echipamente perimate.”. (Enache, 2012, pp. 88-90).

În administrația publică, odată ce a fost introdus Internetul și facilitățile Tehnologiei Informațiilor și Comunicațiilor (TIC) au fost create noi oportunități de colaborare electronică între departamente facilitându-se așa-numita „cyberdemocrație”, care înseamnă „participarea publică la procesele de guvernare”. (Alexander, 2012, pp. 57-62). La noi în țară, participarea publică la procesele de guvernare este cunoscută sub denumirea „e-Government și e-Justice”, aprobată de Guvern la 11 aprilie 2012, prin Memorandumul de Participare a României la Parteneriatul pentru o Guvernare Deschisă (Open Governance Partnership – OGP) în domeniul guvernării și justiției. (www.ogp.gov.ro/wp-content/uploads/2013/08/memorandum-ogp.pdf).

Astfel de platforme on-line care includ participarea directă la informare sau forumuri de discuții ale cetățenilor interesați au fost implementate, de asemenea, și în alte domenii, precum sănătate –„e-Healt” sau în domeniul educației – „e-Faculty”. (Jiroveanu, Nr.7/2012, p.81).

O altă metodă de informatizare a administrației publice este reprezentată de folosirea „rețelelor civice”, care au un cost diminuat, fiind acele rețele publice de informare care permit cetățenilor în general accesul la e-mail și informații de importanță pentru comunitate. Spre exemplu în SUA, potrivit unui studiu realizat de cercetători americani, aceste rețele civice, numite World Wide Web (WWW-uri) sunt site-uri cu adrese simple prin care cetățenii pot contacta oficialitățile guvernamentale pentru furnizare de date și informații, foarte puține dintre ele având și forum pentru discuții, iar în timp au fost îmbunătățite astfel încât să ofere cetățeanului orice posibilitate de a se informa sau discuta anumite probleme. (Norris, 2000, pp.19-20).

De asemenea, de-a lungul timpului, în simplificarea activității administrației publice a fost și introducerea documentelor electronice și a semnăturii electronice, cetățenii putând completa on-line și transmite mai departe documentele într-un anumit domeniu de interes, către instituții sau între departamente. (Tehnologii pentru informatizarea Administrației Publice, 2014, www.seap.ro).

Potrivit literaturii de specialitate, administrația publică și-ar putea simplifica operațiunile zilnice uzuale și ar îmbunătăți considerabil activitatea între diferiți parteneri externi (întreprinderi, bănci, alte administrații publice) folosind sistemul schimbului electronic de date (EDI- „Electronic Data Interchange”), reprezentarea activităților administrației publice soluționate prin acest sistem putând fi schematizate în figura de mai jos:

Fig.1.1: Activitățile administrației publice soluționate prin EDI

Sursa: Adaptare după autorul Hields M, E-business and ERP: Rapid implementation and project planning, New York: John Wiley&Sons, p.36

Prin securizarea datelor sistemului EDI, autorii de specialitate consideră că ar fi permisă atât „automatizarea tuturor procedurilor administrației publice și a relațiilor comerciale dintre departamente și diferiți furnizori”, precum și descentralizarea administrațiilor publice. (Hields, 2011, p.36).

1.3.1 Rolul biroului administrativ modern în administrația publică

În procesul de conducere a unei organizații, importanța biroului administrativ a fost menționată în lucrări de specialitate încă din anii 1980, acestuia atribuindu-i-se o serie de caracterististici, precum:

„constituie baza de date a unei organizații fiind considerat un centru informațional;

prin birou este asigurată o bună coordonare pentru diferitele activități dintr-o instituție;

reprezintă un sprijin în controlul managerial, asigurându-se atât evaluarea, cât și corectarea performanțelor angajaților în vederea atingerii obiectivelor firmei;

constituie un rol esențial în cadrul relațiilor interumane, acestea necesitând organizare efectivă: contabilizarea veniturilor salariale sau alte forme de recompensă constituie responsabilitățile unui birou;

reprezintă punctul de legătură între companie și acționari;

este responsabil în crearea unei imagini pozitive a instituției în spațiul public;

realizează conexiunea între diferite departamente guvernamentale și instituție.”. (Mills, Standingford, 1986, p.76).

Un rol extrem de important al biroului administrativ îl constituie comunicarea și feedback-ul, informațiile circulând pe verticală (de sus în jos), dar și pe orizontală (de la stânga la dreapta), asigurate de rețelele de comunicare dintr-o instituție.

Pe lângă rețelele de comunicare din birouri, un rol important îl au și canalele de comunicare, clasificate în:

formale, reprezentate de traseele oficiale prin care se transmit mesajele în

interiorul organizației (ex: e-mailul intern, intranet, telefon, note de informare);

informale, comunicațiile care folosesc alte canale decât cele prestabilite de către

organizație (ex: website, fax, newslettere, jurnale, buletine de informare, panouri publicitare etc). (Georgescu, Popescu, 2013, p.31).

Alți autori de specialitate subliniază rolul biroului administrativ și în profesionalizarea managementului public, formarea profesională și perfecționarea pregătirii profesionale a personalului din instituțiile publice în domeniul utilizării echipamentelor tehnologice și a componentelor acestora devenind o necesitate stringentă în multe din instituțiile publice din țările dezvoltate. (Androniceanu, 2013, p.9).

O altă dimensiune esențială a societății informaționale, menționată de autorii de specialitate, o constituie latura sa „politico-administrativă”, care se referă cu precădere la eficientizarea activității instituțiilor statului în relația cu cetățeanu precum și la asigurarea democrației în era digitală. (Georgescu, Popescu, 2013, p.27). În acest sens, noile tendințe de modernizare a biroului administrativ, apreciate ca o oportunitate și pentru serviciile guvernamentale care pot deveni astfel mai eficace și mai eficiente, prevăd implementarea Strategiei Naționale privind „Agenda Digitală 2020” pentru România care va avea un impact deosebit de important asupra tuturor structurilor instituționale ale administrației publice, obiectivul principal fiind crearea unei „piețe unice digitale europene”.

Potrivit Agendei Digitale 2020, noile tendințe de modernizare a biroului administrativ vor fi realizate pe trei căi majore, respectiv:

„Automatizarea/informatizarea tuturor activităților din administrațiile publice astfel încât să crească eficiența operațională între administrațiile centrale și locale (de ex: între primării locale și ministere, între consilii județene și furnizori economici etc);

Automatizarea/informatizarea serviciilor ublice ai căror beneficiari sunt atât cetățenii, cât și agenții economici;

Accesul liber la informații prin Tehnologia Informațiilor și a Comunicațiilor (TIC) pentru toți utilizatorii finali ai serviciilor din administrația centrală.”. (Agenda Digitală 2020, E-guvernare și Interoperabilitate, www.gov.ro).

CAPITOLUL 2

ROLUL BIROULUI ADMINISTRATIV MODERN ÎN ADMINISTRAȚIA PREZIDENȚIALĂ

2.1. Obiectivele și metodologia cercetării

Pentru realizarea unei prezentări obiective a biroului administrativ modern al instituției Administrația Prezidențială am realizat un interviu individual structurat aplicat unui angajat din Departamentul de Comunicare Publică, bazat pe metoda cea mai frecventă de analiză a postului, respectiv binomul observație-interviu, care dă rezultate obiective. Conform specialiștilor din managementul resurselor umane, metoda de analiză a postului prin interviul individual are loc de obicei între analistul postului și salariatul intervievat, se desfășoară în absența șefului direct și este structurat pe aspecte legate activitățile caracteristice ale instituției/organizației, conexiuni, mijloace tehnologice, surse de disconfort, resurse. (Manolescu, 2008, p.181).

În prima parte a lucrării am plecat de la o serie de obiective grupate în două categorii:

1. Obiective teoretice, unde am subliniat atât importanța și relevanța temei alese precum și definirea/ explicarea conceptelor din perspectiva mai multor autori de specialitate;

2. Obiective pragmatice (analitice), unde am luat în considerare că:

Biroul administrativ modern influențează în mod pozitiv procesele de conducere și de decizie al managerilor și are impact pozitiv asupra resursei umane;

Prin automatizarea activităților de birou, munca intelectuală este degrevată de operații cu caracter de rutină care necesită un efort îndelungat;

Implementarea sistemelor informaționale asigură schimbul de informații între intituțiile publice implicate, îmbunătățind comunicarea instituțională;

Biroul administrativ modern realizează conexiunea între organizație/instituție și diferite departamente guvernamentale, fiind responsabil de asemenea în crearea unei imagini favorabile a acesteia pentru public.

Ipoteza de cercetare care a stat la baza elaborării lucrării este aceea potrivit căreia, dacă sunt automatizate/informatizate activitățile de birou din administrația publică atunci s-ar îmbunătăți cooperarea, schimbul de informații între instituții, precum și transparența acestora, având un impact pozitiv și asupra resursei umane.

2.1.1. Descrierea metodei de analiză a postului prin aplicarea interviului structurat

În literatura de specialitate autorii au identificat, în funcție de structura interviului, mai multe forme ale acestuia, respectiv interviul structurat, interviul semistructurat și interviul nestructurat, fiecare dintre ele având anumite grade de strictețe.

Prin interviul structurat, recrutorul pregătește în avans o listă de întrebări, care este respectată pe tot parcursul desfășurării interviului, astfel încât să obțină de la intervievat un anumit tip de informații. În schimb, interviul nestructurat este acela în care recrutorul nu și-a creat nicio structură în avans, conducând discuția în funcție de persoana intervievată și de experiența acesteia. Una dintre variantele de mijloc ale celor două forme de interviu este interviul semistructurat, unde întrebările sunt pregătite în avans și sunt investigate punctele de interes insistându-se doar asupra subiectelor care necesită o atenție mai specială. (Manole, 2013, pp.93-95).

În ceea ce privește metodele de analiză ale postului, conform literaturii de specialitate, acestea sunt: „analiza documentelor (fișa posturilor), observarea, autoevaluarea sau jurnalul, interviul, chestionarul de analiză a postului, chestionare specializate, analiza incidentelor critice și procedeele grafice”. (Stanciu, Leovaridis, 2012, p. 164). Analiza fișei posturilor pune în evidență aspectele critice pentru organizație și cauzele care conduc la neîndeplinirea sarcinilor la termenele stabilite și urmărește stabilirea aspectelor lui caraceteristice, după cum urmează:

denumirea postului și a funcției aferente;

denumirea postului ierarhic superior și a funcției aferente;

obiectivele directe și indirecte pentru a se confirma necesitatea existenței lui;

activitățile principale și activitățile secundare descrise calitativ și cantitativ pentru a răspunde la întrebările ce, cum, unde, cu ce, cât;

calendarul activităților;

tehnologiile, echipamentele și alte resurse utilizate;

relațiile și mijloacele de comunicare cu alte posturi;

mijloacele de autoevaluare și evaluare a rezultatelor activităților planificate pentru post;

condițiile de muncă (program, loc, timp);

cerințele postului: pregătirea, aptitudinile, experiența anterioară;

limitele de competență, responsabilitate, gradul de confidențialitate cerut pentru activitățile și informațiile aferente postului și nivelul până la care se pot lua decizii, precum și marja de eroare acceptată;

salarizarea, bonificațiile și alte facilități acordate, corelate cu activitățile obținute. (Deaconu, Chivu, 2009, pp.79-83).

Studiind fișa de post a intervievatului, prezentată în figura de mai jos, se constată că aceasta nu pune în evidență decât caracteristicile specifice legate de numele persoanei care ocupă postul, denumirea postului, subordonare, relații cu alte departamente, cerințele postului și activitățile principale.

Fig.2.1: Model fișa de post

Sursa: Conform sursei directe din Administrația Prezidențială

După analiza documentelor legate de descrierea fișei postului am structurat interviul, urmărind atât aflarea răspunsurilor la punctele e, f, h, i, k, l, cât și evidențierea următoarelor caracteristici pe baza formulării unui set de întrebări, legate de următoarele aspecte:

e. Calendarul activităților;

Ce se face concret zilnic, săptămânal, lunar?

f. Tehnologiile, echipamentele și alte resurse utilizate:

Cu ce instrumente, echipamente, tehnologii se lucrează? Enumerați aparatele, echipamentele și instrumentele folosite.

Care sunt mijloacele software pe care le folosiți? Indicați frecvența folosirii acestora și scopul.

Care este frecvența contactelor externe/ comunicării cu alte instituții?

h. Mijloacele de autoevaluare și evaluare a rezultatelor activităților planificate pentru post:

Din ce categorie a personalului faceți parte? Specificați dacă sunteți funcționar public, personal contractual sau funcționar politic.

Ce mijloace sau standarde sunt folosite pentru evaluarea rezultatelor muncii?

Ce exigențe fizice, psihice, intelectuale și formative cer activitățile postului?

Ce calități trebuie să aibă titularul postului pe care îl ocupați?

i. Condițiile de muncă (program, loc, timp):

Unde se desfășoară activitatea zilnică și în ce condiții /mediu/ climat? Specificați dacă se lucrează individual sau în echipă.

k. Limitele de competență, responsabilitate, gradul de confidențialitate cerut pentru activitățile și informațiile aferente postului și nivelul până la care se pot lua decizii, precum și marja de eroare acceptată:

Care sunt riscurile și constrângerile postului?

l. Salarizarea, bonificațiile și alte facilități acordate, corelate cu activitățile obținute:

Ce formă de salarizare aveți, fixă, în acord sau regie? Specificați dacă aveți alte bonificații (ore suplimentare plătite, prime, bonuri de masă, etc).

Pe baza răspunsurilor obținute, în continuare voi face o prezentare generală a instituției Administrația Prezidențială, după care voi analiza în detaliu fiecare punct al interviului, axându-mă în final pe mijloacele tehnologice și echipamentele folosite în instituție pentru a stabili rolul biroului administrativ în instituție și dacă obiectivele pragmatice (analitice) sunt îndeplinite.

2.2. Prezentarea generală a instituției

Administrația Prezidențială este o instituție publică, cu personalitate juridică (identitate, act de înregistrare), are 260 de angajați și reprezintă puterea executivă (ca și Guvernul). Este organizată pe departamente, compartimente, precum și direcții, servicii și birouri, asigurând condițiile pentru desfășurarea corespunzătoare a activității Președintelui României. După alegerile prezidențiale din 2014 și preluarea mandatului noului președinte Klaus Iohannis, în structura organizatorică a Administrației Prezidențiale au intervenit modificări esențiale atât prin mărirea numărului de departamente și înființarea unor noi compartimente, cât și reorganizarea celor vechi.

Potrivit Organigramei Administrației Prezidențiale (v. Anexa 1), în cadrul instituției au fost înființate 15 departamente (față de 13 cât erau în vechiul mandat), 13 compartimente (față de 12 în vechiul mandat), 4 birouri (resurse umane, financiar, achiziții și logistică), 3 servicii (administrare organizare, exploatare instalații și spații verzi) și 3 direcții.

Departamentele și compartimentele din cadrul instituției sunt, după cum urmează:

1. Cancelaria Președintelui, care include:

Cabinet Președinte

Compartimentul Strategie și Monitorizare

Compartimentul Protocol

Cancelaria Ordinelor

2. Departamentul Securității Naționale, cu următoarele compartimente:

Secretariat CSAT

Directorul Oficiului Informații Integrate

Compartimentul pentru Probleme de Apărare

3. Departamentul Politică Externă

4. Departamentul de Comunicare Publică

5. Departamentul Relații cu Autoritățile Publice și Societatea Civilă, care include:

Compartimentul Probleme Cetățenești

6. Departamentul Afaceri Europene

7. Departamentul Politici Economice și Sociale, incluzând:

Compartimentul Mediu de Afaceri

8. Departamentul Reformă Instituțională și Constituțională

9. Departamentul Politică Internă

10. Departamentul Legislativ

11. Departamentul Educație și Cercetare

12. Departamentul Cultură, Culte și Centenar

13. Departamentul de Sănătate Publică

14. Departamentul pentru Problemele Diasporei

15. Departamentul Managementul Resurselor

Conform Organigramei, fiecare departament este condus de un consilier prezidențial (CP) sau de stat (CS), iar activitatea acestora este stabilită prin regulamentul de organizare și funcționare al instituției (ROF).

Fig.2.2: Structura organizatorică a Administrației Prezidențiale

Sursa: www.presidency.ro (Documente conform Legii 544/2001)

De menționat este faptul că, spre deosebire de vechiul mandat, pentru o mai bună transparență a instituției, toate documentele au fost făcute publice fiind postate pe site-ul instituției, în rubrica „Documente conform Legii 544/2001” (informații de interes public).

În cadrul instituției, salarizarea este de la bugetul de stat, fără alte bonificații sau stimulente materiale (prime, bonuri de masă etc), iar relațiile de lucru sunt de execuție (subordonare ierarhică Președintelui României), de sus în jos. Canalele formale de comunicare sunt folosite de angajați pentru a schimba informații care să îi ajute în activitatea din cadrul instituției. Ierarhia organizațională decide cine, cum și în ce masură poate folosi aceste canale. Astfel, informațiile se transmit de la Consilierul Prezidențial către cel de Stat care este și Șef de Departament, care la rândul său le transmite către subordonații săi. Așadar transmiterea informațiilor se face de la vârf către bază (de sus în jos, pe linie ierarhică).

Procesul de comunicare internă are loc în interiorul granițelor instituției, între membrii organizației, în timp ce comunicarea externă are loc odată cu difuzarea mesajelor în spațiul public, prin intermediul site-ului oficial (www.presidency.ro) și mai nou, după preluarea mandatului noului președinte, a paginii de Facebook, actualizate de către Departamentul de Comunicare Publică, acesta fiind subordonat direct Președintelui României.

Fig.2.3: Pagina de Facebook a Președintelui României

Sursa: https://www.facebook.com/klausiohannis

Schimbări au avut loc nu doar la nivel organizațional și în cadrul comunicării externe – prin difuzarea mesajelor și pe pagina de Facebook-, ci și la nivelul site-ului oficial al instituției (www.presidency.ro). Acesta a fost îmbunătățit considerabil atât prin schimbarea interfaței, precum și prin includerea unor noi rubrici accesate prin task-urile ce fac trimitere la paginile cu informațiile de care este nevoie.

Fig.2.4: Site-urile Administrației Prezidențiale

Sursa: www.presidency.ro

De asemenea, în viitorul apropiat, se are în vedere și schimbarea domeniului „presidency.ro”, într-unul mai prietenos, precum „presedintie.ro” sau „presedinte.ro”, dorindu-se să fie cât mai accesibil pentru toate categoriile de vârstă. Această schimbare va fi posibilă odată ce instituția va ajunge la un acord cu cei care dețin domeniile respective și bineînțeles, la un acord financiar instituțional.

2.2.1. Corelația fișei postului cu instrumentele IT

Ca în orice administrație publică, deși are un statut special, și în Administrația Prezidențială un rol deosebit îl are atât comunicarea cât și activitatea de management desfășurate prin biroul administrativ, – informațiile sunt stocate în documente, unele clasificate, altele transmise între departamente sau diferite instituții prin canalele de comunicare – acesta având atât funcție decizională și operațională, cât și de documentare.

Principalele activități menționate în fișa postului, specifice Departamentului de Comunicare, se desfășoară în principal pe baza calculatorului (PC) și a altor componente IT aferente, precum: fax-uri, telefoane mobile (de serviciu), i-pad-uri și echipamente video și foto (folosite de cameramanul oficial), având scopuri clar determinate de informare și transmitere a informațiilor.

Prin intermediul echipamentelor TV, în sistem IP-TV (prevăzute cu sistem de înregistrare și derulare) este efectuată evaluarea comunicării desfășurată prin monitorizarea zilnică a știrilor și dezbaterilor de pe principalele posturi de televiziune. Pe lângă avantajul faptului că înregistrările pot fi stocate în server timp de 30 de zile, TV-urile sunt prevăzute și cu diferite opțiuni care permit divizarea ecranului în 2 sau 4 imagini cu mai multe posturi de televiziune (sistem PP – Picture in Pictures).

Monitorizarea este efectuată de o echipă de specialiști în comunicare prin sintetizarea principalelor informații despre instituție/ Președinte, într-un document Word special conceput sau în corpul mail-ului, și transmis spre informare atât Președintelui, cât și consilierilor, la diferite ore, prin sistemul de poștă electronică Windows Live Mail sau Outlook, prevăzut cu semnătura electronică a departamentului.

Fig. 2.5: Transmiterea informațiilor prin poșta electronică Windows Live Mail

Sursa: Conform sursei directe din Administrația Prezidențiale

Sursele de informare folosite în activitatea de monitorizare sunt luate de pe internet și includ site-urile următoare:

agenții de presă: Mediafax, Agerpres și Hotnews.ro;

presa online: Adevărul.ro, Bursa.ro, Capital.ro, Cotidianul.ro, Deutsche Welle România (dw.de), DC News (dcnews.ro), Evenimentul zilei (evz.ro), Gândul.info, Inpolitics.ro, Jurnalul național (jurnalul.ro), Lumea Justiției (luju.ro), România liberă (romanialibera.ro), Ziuanews.ro, Ziarul financiar (zf.ro), Ziarul național (enational.ro);

televiziuni: Antena 3, B1 Tv, Digi 24, Realitatea Tv, România Tv, TVR News;

posturi de radio: Radio România Actualități, Radio Europa FM;

Pe baza celor 28 de surse sunt realizate trei sinteze pe zi transmise la intervale orare

diferite, în general la trei ore, prima fiind transmisă la ora 10.00 și ultima la ora 16.00. În cadrul sintezelor sunt selectate și colectate atât informațiile de interes național, precum și cele referitoare la instituție sau la acțiunile președintelui României, fiecare sursă menționată oferind un maxim de 5 știri diferite în cele trei ore. Cantitativ, o sinteză poate conține 140 de știri, numărul zilnic al acestora ajungând la 420.

Fig.2.6: Numărul informațiilor transmise zilnic

Sursa: Realizare proprie prin prelucrarea datelor

E-mailul intern (Outlook sau Windows Live Mail) este cel mai folosit în Administrația Prezidențială fiind preferat datorită rapidității transmiterii mesajului prin calculator, dar și eficacității și economiei cu care sunt transmise informațiile.

Adresa de mail a fiecărui angajat este realizată de Serviciile de Telecomunicații Speciale (STS), iar informațiile sunt stocate în serverul lor. În cazul utilizării mail-urilor în alte scopuri, altele în afara celor de serviciu, STS poate restricționa expedierea mesajului în exterior.

Tot în cadrul monitorizării, a fost implementat de doi ani, de Serviciul de Telecomunicații Speciale un serviciu de mesaje speciale (SMS – STS), un mijloc de comunicare informatic ce permite transmiterea securizată și omogenă a informațiilor către Președinte, consilierii prezidențiali și consilierii de stat.

Acest sistem este folosit atât în cazuri de maximă alertă și confidențialitate, cât și în cazul informării în timp real asupra celor mai importante evenimente social-politice, declarații politice cu referire la Președinte sau instituția prezidențială și este prevăzut cu o adresă specifică de mail și parola stabilită de către STS, iar fiecare mesaj transmis ajunge pe telefonul mobil de serviciu al destinatarilor.

Fig. 2.7: Transmiterea informațiilor prin SMS-STS

Sursa: Conform sursei directe din Administrația Prezidențială

În cazul în care apar informații de interes public (breaking news-uri sau news alert) sau care afectează imaginea instituției sau a Președintelui și necesită reacție imediată, informațiile sunt transmise imediat prin acest soft, existând cazuri în care acestea ajung și la cinci mesaje/oră, în afara intervalului de trei ore menționat mai sus.

Dacă facem o medie a informațiilor transmise pe zi, reies 5 mesaje de informare imediată și 3 sinteze, săptămânal 25 de mesaje imediate și 15 sinteze, iar lunar 100 de mesaje imediate și 60 de sinteze, frecvența mesajelor fiind redată grafic în figura de mai jos:

Fig.2.8: Frecvența mesajelor transmise

Sursa: Realizare proprie prin prelucrarea datelor

În ceea ce privește asigurarea participării reprezentanților mass-media la evenimentele Administrației Prezidențiale în țară și în străinătate, informațiile sunt puse la dispoziție prin capturile video și transferul de date (declarații live) prin platforma internațională „Ustream.tv/channel/live-presidency”, prevăzută de asemenea, cu adrese de mail specifice fiecărui utilizator al departamentului și parolă.

Fig.2.9: Transmiterea informațiilor prin platforma

internațională „Ustream.tv/channel/live-presidency”

Sursa: Ustream.tv/channel/live-presidency

Pe lângă rețelele de comunicare din birouri, un rol important îl au și canalele de comunicare internă și externă care vor fi dezvoltate pe larg în capitolul următor.

2.3. Prezentarea și analiza biroului administrativ din

Administrația Prezidențială

În Administrația Prezidențială există mai multe tipuri de canalele de comunicare internă pe care le voi împărți în categorii, în funcție de rolul pe care îl îndeplinesc. Astfel, există canale sociale și canale profesionale de comunicare internă. Canalele sociale sunt folosite de angajații care comunică între ei pe teme extraprofesionale. Aceștia sunt interesați să păstreze relațiile cu ceilalți nu pentru a putea îndeplini mai repede și mai eficient sarcinile, ci pentru a-și consolida sentimentul de apartenență la grup.

Canalele profesionale sunt folosite de angajați atunci când schimbă informații legate de sarcinile pe care le au de îndeplinit în cadrul organizației. În principiu toți angajații foloseasc ambele canale de comunicare ori de câte ori este necesar, satisfacția muncii fiecărui angajat depinzând de acest lucru.

Modalitatea de transmiterea a informațiilor cel mai des utilizată în comunicarea internă cu angajații la Administrația Prezidențială se face în scris, distingând mai multe tipuri de astfel de mijloace de comunicare:

mesageria electronică Windows Live Mail sau Outlook, menționate și descrise

anterior;

serviciul de mesaje speciale – SMS (doar în cazuri de maximă alertă și

confidențialitate). Este un mijloc de comunicare informatic, ce permite transmiterea securizată și omogenă a informațiilor.

Intranet-ul, este de asemenea frecvent folosit, utilizând tehnologia și tehnicile

Internet-ului; Intranet-ul reprezintă o bază de date cu un server propriu, unde sunt arhivate cele mai importante declarații ale politicienilor și prim-ministrului.

Nota de informare (Memorandum). Prin acest mijloc de informare, scris se face

transmiterea de sfaturi, directive, instrucțiuni, explicații sau informații respectând ierarhiile. Nota de informare este un mijloc de comunicare operațional, utilizat pentru o funcționare normală a organizației indiferent de circumstanțe. În Administrația Prezidențială există un Memo-tip care este completat de toți cei care au ceva de comunicat și trebuie să rămână în arhiva instituției. El poate fi redactat și transmis fie în format electronic fie în format print, depinde de natura lucrurilor ce urmează a fi comunicate. Timpul consacrat redactării materialului, a multiplicării și transmiterii acestuia este foarte redus. Prin acesta se transmit informații foarte precise și cu aplicare rapidă. Acest tip de comunicare poate avea dezavantajul că este un mijloc de comunicare „rece” și impersonal; este o redactare simplă, clară și concisă dar care poate avea riscul unei multiplicări abuzive ce poate duce la pierderea eficienței materialului;

În Administrația Prezidențială nu există Jurnalul/ buletinul/ ziarul/ sau newsletter

ul organizației și nici un panou de afișaj așa cum se procedează în alte organizații.

Website-ul instituției (www.presidency.ro) și pagina de Facebook, ambele folosite

în comunicarea externă a instituției, actualizate permanent cu acțiuni, declarații și alte participări ale Președintelui la diferite evenimente sau interviuri/dezbateri;

Comunicarea internă dintr-o instituție este de fapt comunicarea dintre conducerea instituției și angajați, pe de o parte, dar și comunicarea ce are loc între angajații aceleiași instituții. De obicei conducerea transmite subalternilor niște cerințe, iar cei cu funcții de execuție trebuie să le aducă la îndeplinire. Pentru a strânge informațiile, pentru a duce la îndeplinire sarcinile primite, angajații au nevoie să comunice între ei. Acest tip de comunicare, în cadrul Administrației Prezidențiale are mai multe componente. Dintre acestea pot fi enumerate:

Deschidere internă. În Administrația Prezidențială există o deschidere a conducerii

către bază (proprii salariați) dar și invers, deschidere bază către conducere. Această componentă permite înțelegerea sarcinilor de către salariați. Astfel, fiecărui salariat i se explică ce are de făcut. Dar nu trebuie să se facă confuzie între deschidere și transparență totală: nu toate informațiile sunt transmise de la conducere la salariați.

Interactivitate. Această componentă este generată de conducerea organizației și se

leagă de schimburi de informații, de dialog, de relațiile dintre angajați și management. Astfel dacă informațiile circulă corect, departamentele și birourile se coordonează mai bine între ele, eliminând haosul datorat lipsei informațiilor sau zvonurilor.

O particularitate a Administrației Prezidențiale este aceea că forma de comunicare externă este asociată cu comunicarea prezidențială care desemnează ,,ansamblul practicilor și tehnicilor de comunicare prin intermediul cărora instituția prezidențială și/sau președintele diseminează informații de interes public și național.”. (Beciu, 2012, p.80). Președintele nu intervine public decât în situații excepționale: ceremonii politice, acțiuni guvernamentale majore sau situații de criză. Fiind reprezentantul poporului vorbește în numele acestuia, evocă sau celebrează memoria colectivă.

Canalele de comunicare sunt diferite dar se constată că rolul televiziunii a devenit din ce în ce mai important în comunicarea prezidențială, aceasta transformând uneori în spectacol politic orice apariție a Președintelui.

Site-ul www.presidency.ro și Facebook-ul sunt principalele canale de comunicare externă, rolul fundamental de difuzare a mesajelor pe aceste canale revenindu-i Departamentului de Comunicare Publică astfel încât, printr-o comunicare eficientă să se câștige și să mențină încrederea diferitelor categorii de public; în acest fel, organizația va beneficia, la nivelul opiniei publice, de o imagine pozitivă. De menționat este că, diferit de alte instituții publice, conducerea Departamentului de Comunicare Publică intră în atribuțiile Purtătorului de cuvânt al Președintelui țării care are în atribuțiiprintre altele, transmiterea informațiilor legate de agend Președintelui, acordarea de drepturi la replică, intervenția publică în unele situații care afectează imaginea instituției și a Președintelui. Însă toate aceste atribuții ale purtătorului de cuvânt nu pot fi exercitate fără acordul Președintelui, de aceea în unele situații, dacă Președintele nu consideră necesar să ia atitudine într-o anumită situație, nici purtătorul de cuvânt nu își poate exercita atribuțiile.

Analizând acțiunile de comunicare de după alegerile prezidențiale din noiembrie 2014, odată cu învestirea în funcție a noului președinte Klaus Iohannis, acțiunile de comunicare ale Administrației Prezidențiale de la începutul anului 2015, în perioada ianuarie – aprilie 2015, s-au concretizat în transmiterea de comunicate pe site-ul oficial (declarații și anunțuri de presă privind decrete, legi promulgate de președinte), precum și alte mesaje transmise pe pagina de „Facebook”, sintetizate în tabelul de mai jos:

Tabel 2.1: Acțiunile de comunicare postate pe site-ul Administrației Prezidențiale și „Facebook”

ianuarie – aprilie 2015

Surse: www.presidency.ro; https://www.facebook.com/klausiohannis

După cum se constată site-ul oficial este mai puțin actualizat spre deosebire de pagina de Facebook unde sunt postate toate evenimentele și acțiunile președintelui.

Aflate în concurență, site-ul oficial al instituției înregistrează un total de 31 de mesaje transmise, iar numărul vizitatorilor nu este înregistrat spre deosebire de pagina de Facebook care are un total de 118 mesaje și un număr de 1.528.844 de vizitatori până în luna aprilie inclusiv.

Fig.2.10: Acțiunile de comunicare postate pe site-ul Administrației Prezidențiale și „Facebook”

ianuarie – aprilie 2015

Sursa: Realizare proprie prin prelucrarea datelor

Putem afirma totuși că în luna aprilie 2015, conform statisticilor care monitorizează traficul pe site-urile instituțiilor publice, numărul de vizitatori ai site-ului oficial www.presidency.ro era de 5.964 de persoane, cu peste 1 milion de mesaje mai puține față de pagina de Facebook.

Fig.2.11: Nr de vizitatori pe site-ul Administrației Prezidențiale și „Facebook”

ianuarie – aprilie 2015

Sursa: Realizare proprie prin prelucrarea datelor

Aceasta înseamnă că instituția pune accent mai mult pe rețeaua de socializare mult mai mult decât pe site-ul oficial. De aici s-ar putea trage și concluzia unei slabe mediatizări în spațiul public a anumitor evenimente care, de regulă, sunt preluate de agențiile de presă și posturile de televiziune direct de pe site-urile oficiale ale instituțiilor.

După informațiile de pe site-ul oficial constatăm că în luna ianuarie și februarie nu sunt înregistrate activități/evenimente ale președintelui, deși acestea au existat și se regăsesc pe pagina de Facebook a șefului statului.

În luna februarie, în presa scrisă „România liberă” a publicat cel mai mare număr de articole (39) referitoare la acțiunile instituției/Președintelui, iar„Evenimentul zilei”s-a poziționat pe primul loc în ceea ce privește materialele negative (5) referitoare la activitatea Administrației Prezidențiale.

Cotidianul.ro a diseminat atât cel mai mare volum de materiale (34), cât și cele mai multe abordări negative referitoare la activitatea Administrației Prezidențiale (4).

În mass-media audiovizuală, „B1TV” a transmis atât cele mai multe informări (72), cât și cel mai mare număr de referiri negative (11) la activitatea Administrației Prezidențiale.

Fig.2.12: Nr articole/ informări difuzate în mass-media

Sursa: Realizare proprie prin prelucrarea datelor

Potrivit analizei efectuate pe baza surselor urmărite, impactul public maxim în media – tv l-a avut postul Antena 3 (8) care a transmis informații despre toate acțiunile, urmat de România Tv (7), B1 Tv (6), Realitatea Tv (5) și TVR 1 – cu trei acțiuni.

În ceea ce privește informările de pe posturile de radio acestea au avut doar 2 informări spre deosebire de celelalte canale media.

Fig.2.13: Impactul public în media – tv

Sursa: Realizare proprie prin prelucrarea datelor

Fig.2.14: Impactul public în radio, presă și tv

Sursa: Realizare proprie prin prelucrarea datelor

Analizând acțiunile instituției din luna aprilie și difuzarea lor în spațiul public atât pe site-ul oficial, cât și pe pagina de Facebook, se constată că declarația de presă susținută de președintele Klaus Iohannis, cu ocazia împlinirii a 100 de zile de mandat prezidențial, a generat cele mai multe știri față de alte acțiuni desfășurate.

În presa scrisă (inclusiv editiile online), „România liberă” a publicat cel mai mare număr de articole (49), iar „Adevărul” și „Evenimentul zilei” au avut cele mai multe referiri negative (7) la activitatea Administrației Prezidențiale.

Celelalte cotidiene, potrivit surselor monitorizate, au generat un număr de informări prezentate în tabelul de mai jos:

Tabel 2.2: Distribuția știrilor în presa scrisă

Sursa: Site-urile ziarelor menționate

Fig.2.15: Impactul public în presă

Sursa: Realizare proprie prin prelucrarea datelor

În cazul distribuției la posturile de radio, „Radio România Actualități” a difuzat cel mai mare număr de materiale (16) privind activitatea Administrației Prezidențiale, iar Radio Europa FM doar 9 știri.

Fig.2.16: Impactul public la posturile de radio

Sursa: Realizare proprie prin prelucrarea datelor

La posturile de televiziune, „România TV” a transmis cele mai multe informări (73), iar „B1 TV” a înregistrat cele mai multe referiri negative (8) la activitatea Administrației Prezidențiale.

Tabel 2.3: Distribuția știrilor la posturile tv

Sursa: Site-urile posturilor tv menționate

Fig.2.17: Impactul public la posturile de televiziune

Sursa: Realizare proprie prin prelucrarea datelor

În ceea ce privește mesajele postate de președintele Klaus Iohannis pe pagina personală de pe platforma de socializare „Facebook”, au fost prezentate de mass-media, exclusiv în registru neutru, acestea fiind mesajele de felicitare cu ocazia Floriilor și Sărbătorilor Pascale.

În esență, evaluarea generală a vizibilității acțiunilor în mediul TV a relevat că declarația de presă susținută de președintele Klaus Iohannis, cu ocazia împlinirii a 100 de zile de mandat prezidențial, a cumulat atât cele mai multe referiri neutre (236), cât și cele mai numeroase aserțiuni negative (30).

Fig.2.18: Vizibilitatea acțiunilor în mediul Tv

Sursa: Realizare proprie prin prelucrarea datelor

Analizând comunicarea Administrației Prezidențiale în spațiul public în raport cu alte instituții, în perioada martie-aprilie, aceasta se situa pe locul 7 din punct de vedere al afișărilor pe site-ul oficial și al numărului de vizitatori, iar în clasamentul general, ocupa locul 646, din cele 1000 de instituții și site-uri monitorizate de statisticile de trafic. Referitor la numărul de afișări și vizitatori unici din perioada analizată, acestea sunt prezentate în tabelul de mai jos:

Tabel 2.4: Top site-uri instituții publice martie-aprilie 2015

Sursa: http://www.trafic.ro/statistici/presidency.ro?utm_campaign=sigla

Potrivit informațiilor statistice, pe primul loc se situa site-ul oficial al Direcției Regim Permise de Conducere și Înmatriculare a Vehiculelor, locul 2 – site-ul Ministerului Afacerilor Externe, locul 3 – al Agenției Naționale pentru Ocuparea Forței de Muncă – ANOFM, locul 4 al Poliției Române, site-ul CNADNR S.A. pe locul 5, al Agenției Naționale a Funcționarilor Publici pe locul 6, iar site-ul Administrației Prezidențiale pe locul 7.

După cum se poate constata, site-ul Administrației Prezidențiale înregistra în perioada martie-aprilie, spre deosebire de alte site-uri ale instituțiilor publice, un număr de 9.195 de vizitatori unici la un total de 70.246 afișări.

În ceea ce privește vizualizarea site-ului, acesta a înregistrat 14.646 de vizite, în medie cu 2000 și 8000 mai puține față de cele două instituții aflate pe locul 6 și 7.

Fig.2.19: Vizibilitatea Administrației Prezidențiale în spațiul public

Sursa: Realizare proprie prin prelucrarea datelor

Comparativ cu site-ul oficial al Ministerului Afacerilor Externe care are doar cu 1000 de afișări mai multe ca site-ul Administrației Publice, numărul vizitatorilor depășește în schimb peste 30.000.

Având în vedere numărul extrem de mic al vizitatorilor comparativ cu celelalte instituții, se poate trage concluzia că lumea este mai puțin interesată de Administrația Prezidențială spre deosebire de alte instituții care oferă informații mult mai variate.

CAPITOLUL 3

CONCLUZII ȘI PROPUNERI DE ÎMBUNĂTĂȚIRE A BIROULUI ADMINISTRATIV MODERN ÎN ADMINISTRAȚIA PREZIDENȚIALĂ

În lucrarea de față am plecat de la validarea sau invalidarea ipotezei de cercetare care a stat la baza elaborării lucrării, aceea potrivit căreia, „dacă sunt automatizate/informatizate activitățile de birou din administrația publică atunci s-ar îmbunătăți cooperarea, schimbul de informații între instituții, precum și transparența acestora, având un impact pozitiv și asupra resursei umane”.

În urma analizei efectuate s-a demonstrat că ipoteza este validă, îndeplinind astfel și obiectivele pragmatice care au stat la baza lucrării:

Biroul administrativ modern influențează în mod pozitiv procesele de conducere

și de decizie al managerilor și are impact pozitiv asupra resursei umane.

Capacitatea de a comunica dincolo de granițe, de timp și spațiu, și-a pus amprenta și asupra Administrației Prezidențiale, după preluarea mandatului noului președinte Klaus Iohannis, instituția cunoscând o serie de îmbunătățiri în privința extinderii așa-zisei comunități virtuale prin comunicarea pe pagina de Facebook, alături de site-ul oficial al instituției.

Prin automatizarea activităților de birou, munca intelectuală este degrevată de

operații cu caracter de rutină care necesită un efort îndelungat.

În acest caz, s-a demonstrat că mijloacele tehnologice folosite sunt variate și moderne, de la PC-uri, laptop-uri, fax-uri, telefonie mobilă etc, până la soft-uri și sisteme de televiziune cu IP-Tv, pentru o informare și transmitere de mesaje cât mai corecte.

În ceea ce privește comunicarea internă, angajații primesc informațiile pe linie ierarhică, comunicarea internă fiind redusă doar la nivelul transmiterii de informații decisive. Apariția unor obstacole tehnice în transmiterea mesajelor pot fi legate doar de absența sau imposibilitatea prezenței sau slaba calitate a feedback-ului din partea șefilor ierarhici. În vederea simplificării activității din administrație au fost introduse atât documentele electronice (memo-tip, fisa postului), soft-ul de comunicare prin SMS, precum și semnătura electronică, angajații putând completa on-line și transmite mai departe documentele către alte instituții sau între departamentele instituției.

Implementarea sistemelor informaționale asigură schimbul de informații între

intituțiile publice implicate, îmbunătățind comunicarea instituțională.

În aceste condiții, când impactul extraordinar al Tehnologiei Informației și Comunicațiilor (TIC) își pune amprenta asupra întregii vieți economice, sociale și culturale, guvernând practic toată lumea modernă, se manifestă și în Administrația Prezidențială tendința de trecere de la informatica individuală, la informatica de grup.

Biroul administrativ modern realizează conexiunea între organizație/instituție și

diferite departamente guvernamentale, fiind responsabil de asemenea, în crearea unei imagini favorabile a acesteia pentru public.

În acest caz, al conexiunii instituției cu diferite instituții sau medii comunicaționale, după cum s-a constatat din analiză, nivelul comunicării este maxim, de fiecare dată, doar pe Facebook, instituția punând accent mai mult pe transmiterea mesajelor pe rețeaua de socializare Facebook decât pe site-ul oficial, acesta fiind mai puțin actualizat. Temele abordate de președinte pe parcursul perioadei analizate au suscitat un larg interes doar pe Facebook și acest lucru este ușor de văzut după numărul mare de vizitatori, respectiv 1.528.844 de persoane doar în patru luni. Concurența dintre cele două site-uri poate fi o cauză a slabei mediatizări a unor acțiuni ale președintelui, a feedback-ului în general, datorată dificultăților de decodificare ale unor mesaje, majoritatea agențiilor de presă și a televiziunilor preluând de obicei informațiile de pe site-ul oficial și mai puțin de pe aceste rețele.

Referitor la vizibilitatea mediatică, s-a constatat că în perioada ianuarie – aprilie 2015, doar anumite acțiuni ale instituției/Președintelui au fost intens mediatizate și de interes general.

În mass-media audiovizuală, „Antena 3” a transmis cele mai multe informări (131), iar „B1 TV”cel mai mare număr de referiri negative (14) privind activitatea Administrației Prezidențiale. În presa scrisă, „România liberă” a publicat cel mai mare număr de articole (39), iar „Evenimentul zilei” s-a poziționat pe primul loc în ceea ce privește materialele negative (14) referitoare la activitatea Administrației Prezidențiale.

În mediul online, cotidianul.ro a diseminat atât cel mai mare volum de materiale (50), cât și cele mai multe referiri negative referitoare la activitatea Administrației Prezidențiale (6), situându-se pe locul al doilea, după „Evenimentul zilei”.

În ceea ce privește strategia de comunicare a instituției, din analiza făcută pe parcursul acestui studiu, reiese că Administrația Prezidențială se bazează mai mult pe comunicarea Președintelui Klaus Iohannis și mai puțin pe transmiterea mesajelor de către purtătorul de cuvânt al instituției, o recomandare în acest sens fiind o vizibilitate mai mare a acțiunilor desfășurate de purtătorul de cuvânt al instituției, mediată sau luări de poziție în mediul online.

Deși site-ul oficial oferă foarte puține informații, unele rubrici fiind neactualizate, din analiza prezentată anterior reiese că Departamentul de Comunicare Publică al Administrației Prezidențiale a promovat punctele de vedere ale Președintelui într-un mod neutru cu dorința reală de a informa publicul, această situație reieșind din faptul că sunt postate toate discursurile susținute în cele patru luni.

Cu toate acestea, concluzia privind mediatizarea acestor acțiuni de comunicare relevă faptul că unele mesaje au ajuns la populație trunchiat, mass-media comentând unele declarații ale șefului statului pe un ton negativ. Astfel, unele posturi Tv (B1 Tv) și cotidiene centrale din mass-media românească (Evz.ro, Cotidianul.ro) demonstrează încă o dată că principala sa atribuție, aceea de a informa corect populația, nu mai este respectată.

Alte posturi Tv – care de obicei erau critice (Antena 3, România Tv)-, posturile de radio și restul presei centrale au prezentat acțiunile și declarațiile președintelui într-un registru permanent neutru, dovedind profesionalism și neimplicare politică.

În urma analizei datelor tv – radio- presă și a declarațiilor de presă, se poate constata că Administrația Prezidențială, ca instituție de sine stătătoare, a comunicat eficient fiecare eveniment, deși majoritatea acțiunilor au fost postate pe Facebook, în detrimentul site-ului oficial.

În schimb, în mediul comunicațional, site-ul oficial al Administrației Prezidențiale se situa în luna aprilie 2015 pe locul 7, după site-ul oficial al Direcției Regim Permise de Conducere și Înmatriculare a Vehiculelor (pe locul 1), al Ministerului Afacerilor Externe (locul 2), al Agenției Naționale pentru Ocuparea Forței de Muncă – ANOFM (locul 3), al Poliției Române (locul 4), CNADNR S.A. (locul 5) și al Agenției Naționale a Funcționarilor Publici (locul 6). Nici în clasamentul general al instituțiilor publice Administrația Prezidențială nu se situează pe un loc rezonabil, aceasta situându-se în aprilie 2015 pe locul 646, cu 5.950 de vizitatori unici.

În acest sens, o măsură care se impune ar fi actualizarea și îmbunătățirea considerabilă a site-ului oficial.

De asemenea, pentru o vizibilitate comunicațională mai eficientă a Administrației Prezidențiale, pe lângă îmbunătățirea site-ului oficial și transmiterea informațiilor pe Facebook, instituția și-ar putea mări capacitatea de a comunica prin crearea unui forum social interactiv prin care cetățenii să poată comunica direct cu consilierii pe diferite probleme.

Alte domenii în care Administrația Prezidențială își poate afirma prezența este rețeaua profesională Linkedin, care poate folosi la recrutarea viitorilor angajați, YouTube – unde își poate deschide propriul canal Tv, precum și blogosfera, unde consilierii Prezidențiali sau de Stat își pot face auzite opiniile, părerile asupra unor situații.

BIBLIOGRAFIE

Cărți de specialitate

Androniceanu, Armenia (2013) Management Public, „Particularități ale sistemului informațional al managementului public”, București: ASE, p. 35;

Androniceanu, Armenia (2013) Informatizarea instituțiilor publice, București: ASE, pp.19-25;

Beciu, Camelia, Comunicare politică, București: Comunicare.ro, 2012, p.80

Deaconu, Alecxandrina; Chivu, Iulia (2009) Managementul resurselor umane în instituții publice, București: ASE, pp.79-83;

Deaconu, A.; Rașcă, L.; Chivu, I., Podgoreanu S. (2004) Comportamentul organizațional și managementul resurselor umane, București: ASE, pp.103 -105;

Dincă, Dragoș, Valentin (2013) Sistemul administrativ românesc: inspirație franceză și adaptare autohtonă, „Categorii de resurse umane în administrația publică”, București: Economică, p.39; 76; 84;

Drucker, Peter (2004) Managementul performanței, „Managementul viitorului”, București: ASAB, p.121;

Enache Ionel (2012), Rolul biroului în societatea informațională, București: Universitară, pp.88-90; 101;

Georgescu, Mircea; Popescu, Daniela (2013), Sisteme informaționale de birou pentru administrația publică, București: Tritonic, p.23; 25; 27; 28;

Manole, Cristina (2013) Managementul resurselor umane în administrația publică, București: ASE, pp.93-95;

Manolescu Aurel (2008) Managementul resurselor umane, București: RAI, p.181;

Nicolescu, O.; Verboncu, I. (2013) Fundamentele managementului organizației, „Componentele sistemului informațional”, București: ASE, pp.35-37;

Radu, Ioan; Ursăcescu Minodora; Vlădeanu, Dorian; Cioc, Mihai (2007) Informatică și management, București: Universitară, pp. 93-115;

Radu, Ioan et al (2005) Simulări manageriale. Teorie și practică, București: Universitară, pp. 225-320;

Stanciu, Ștefan; Leovaridis, Cristina et al (2012) Managementul resurselor umane, „Analiza posturilor”, București: Comunicare.ro, pp.158-165;

Reviste și articole de specialitate

Alexander J.H. (2012) Wired Governement: Information Technology, External Public Organization and Cyberdemocracy (3), pp. 57-62;

Androniceanu, A. (2011b). „Transparency of the Romanian Local Public Administration”, Administration and Public Management Review, Nr. 17, pp. 33-46;

Callaway, E. (1999) Enterprise resource planning: integrating applications and business processes across the enterprise, New York: Computer Technology Research Corp., p.28;

Hields, M (2011) E-business and ERP: Rapid implementation and project planning, New York: John Wiley&Sons, p.36;

Jiroveanu, Daniel, Constantin (2011) The develope of software solution for supply chain management (management logistic-sisteme IT), Special Number 1/2011 Review of International Comparative Management, www.ase.ro, pp. 80-82; 142;

Norris G et al. (2000) E-business and ERP: Transforming the enterprise, New York: John Wiley&Sons, pp.19-20;

Site-uri:

Administrația Prezidențială, http://www.presidency.ro;

Facebook Klaus Iohannis, https://www.facebook.com/klausiohannis;

Integrarea administrației publice în societatea informațională, http://www.hr.ro;

Memorandumul de Participare a României la Parteneriatul pentru o Guvernare Deschisă (Open Governance Partnership – OGP), http://ogp.gov.ro/wp-content/uploads/2013/08/memorandum-ogp.pdf;

Serviciul de Telecomunicații Speciale, http://www.sts.ro;

Strategia Națională privind Agenda Digitală pentru România (2013), E-guvernare și Interoperabilitate, „Agenda Digitală 2020”, http://www.gov.ro;

Tehnologii pentru informatizarea Administrației Publice (2014), Automatizarea activităților de birou, http://www.seap.ro;

Your European Gateway to Electronoc Commerce, broșură editată la inițiativa Comisiei Europene și tradusă de Euro Info Centre București, http://www.cci.ro;

http://www.trafic.ro/statistici/presidency.ro?utm_campaign=sigla,