Organizarea Unui Eveniment

Diverse2

Organizarea Unui Eveniment

Byadmin ianuarie 1, 2024

LUCRARE DE LICENȚĂ

Organizarea unui eveniment

(Bucharest Fashion Week)

CAPITOLUL I

1.1 Ce sunt relatiile publice?

1.2 Componentele relatiilor publice

1.3 Activitati de relatii publice

1.4 Etapele unei campanii de relatii publice

1.5 Rolul relatiilor publice

CAPITOLUL II

2.1 Organizarea evenimentelor

2.2 Etapele organizarii unui eveniment

CAPITOLUL III

3. Bucharest Fashion Week

3.1 Scop principal eveniment

3.2 Planificarea evenimentului

3.3 Plan desfasurare

BIBLIOGRAFIE

CAPITOLUL- I- NOTIUNI GENERALE DE RELATII PUBLICE

1.1. Ce sunt relatiile publice ?

Definitie

Relatiile publice sunt o functie managerial distinct, care contribuie la stabilirea si mentinerea unor directii reciproce de comunicare, intelegere, acceptare si cooperare intre o organizatie si publicurile sale. Aceasta functie implica gestionarea problemelor sau a evenimentelor; ajuta conducerea sa fie informata despre opinia publica sis a reactioneze fata de ea; defineste, intareste responsabilitatea conducerii de a sluji interesul public; ajuta conducerea sa tina pasul cu schimbarea sis a o foloseasca efficient, servind ca un sistem de avertizare timpurie si de anticipare a tendintelor si foloseste atat cercetarea, cat si tehnicile comunicarii etice ca instrumente principale de lucru.

Relatiile publice sunt deseori definite prin tehnicile si tacticile lor cele mai vizibile, cum ar fi obtinerea de spatiu mediatic, interviurile televizate cu purtatorul de cuvant al unei organizatii sau aparitia unei celebritati la un eveniment deosebit.

Se omite insa din acest tablou faptul ca relatiile publice reprezinta un process care implica multe aspect subtile si ample. Acest process include cercetare si analiza, crearea de politici diverse, activitati de programare, analiza feedback-ului de la numeroase publicuri. Practicienii sai opereaza pe doua niveluri distinct: ca sfatuitori pentru clientii lor sau pentru conducerea unei organizatii si ca tehnicieni, care produc si raspandesc mesaje cu ajutorul multiplelor mijloace de comunicare.

Cea mai buna definitie pentru practica moderna de astazi este oferita de profesorii uiversitari Lawrence W. Long si Vincent Hazelton, care descriu relatiile publice drept”o functie de comunicare a managementului, prin care organizatiile se adapteaza, se modifica sau isi mentin mediul pentru a-si atinge tintele organizationale”. Abordarea lor reprezinta teoria ceva mai noua conform careia relatiile publice reprezinta mai mult decat efortul sustinut de a convinge. Ele ar trebui sa stimuleze, de asemenea, o comunicare bilateral si o intelegere reciproca, in idea ca o organizatie isi schimba totodata atitudinile si comportamentele in acest proces si nu numai publicul tinta.

Cuvintele cheie care trebuie retinute in definirea relatiilor publice

Deliberat

Activitatea de relatii publice este intentionata. Ea este menita sa influenteze, sa castige intelegere, sa furnizeze informatii si sa obtina feedback( reactia celor vizati de activitatea respectiva)

Planificat

Activitatea de relatii publice este organizata. Se gasesc solutii ale diverselor probleme, se concept logistici, activitatea desfasurandu-se pe o anumita perioada de timp. Este o activitate sistematica, necesitand cercetare si analiza.

Performanta

Relatiile publice eficiente se bazeaza pe politici si performante reale. Nicio activitate de relatii publice nu va benificia de bunavointa si sprijin daca organizatia respective nu este interesata de problemele comunitatii. O companie de cherestea din nor-vestul Pacificului, in ciuda unei companii cu deviza”Pentru noi, fiecare zi este Ziua Pamantului”, a devenit “oaia neagra” a statului Washington, din cauza insistentei de a taia paduri batrane si a construirii unui drum al bustenilor printr-un important habitat al cerbilor.

Interes public

Activitatea de relatii publice trebuie sa fie reciproc avantajoasa pentru organizatie si public; ea reprezinta o armonizare a intereselor organizatiei cu preocuparile si interesele publicurilor. De exemplu Mobil Corporation sponsorizeaza emisiuni de calitate la televiziunea publica, pentru ca acestea imbunatatesc imaginea companiei; in acelas timp, publicul beneficiaza de accesul la aceste emisiuni.

Comunicarea bidirectionala

Relatiile publice inseamna mai mult decat raspandirea unidirectional de material informative. Este la fel de important ca ele sa solicite feedback. Dupa cum afirma Jim Osborne, fost vicepresedinte insarcinat cu afacerile publice la Bell Canada, “prima responsabilitate a consilierului de relatii publice este sa furnizeze (conducerii) o cunoastere detaliata a sentimentelor publicului”.

Functia managerial

Relatiile publice au maxima eficienta cand conducerea departamentului de relatii publice participa direct la luarea deciziilor. Relatiile publice inseamna consiliere si rezolvare a problemelor la nivel inalt , nu doar raspandirea de informatii dupa luarea deciziilor.

1.2. Componentele relatiilor publice

Componentele de baza ale relatiilor publice, conform unei monografii editate de Fundatia PRSA, sunt urmatoarele:

Consilierea. Furnizarea de sfaturi catre management, privind politicile, relatiile si comunicarea

Cercetarea. Determinarea atitudinilor si comportamentelor publicurilor, pentru a elabora strategiile de relatii publice. Aceste cercetari pot fi folosite pentru (1) a genera intelegere reciproca sau (2) pentru a influenta si convinge publicurile.

Relatiile cu media. Colaborarea cu mass media pentru popularizare sau pentru a raspunde interesului aratat fata de organizatie.

Popularizarea. Raspandirea mesajelor planificate, prin intermediul unor media selectate, pentru promovarea intereselor organizationale.

Relatiile cu angajatii/membrii. Preocupare fata de problemele angajatilor sau ale membrilor, fata de informarea si motivarea lor.

Relatiile cu comunitatea. Activitatea planificata in cadrul unei comunitati, pentru a mentine o ambianta benefica atat pentru organizatie, cat si pentru comunitate.

Afacerile publice. Dezvoltarea unei implicari eficiente in politicile publice si sprijinirea organizatiei in a se adapta la asteptarile publicului. Termenul este folosit si de agentiile guvernamentale, pentru a descrie propriile activitati de relatii publice, precum si de multe corporatii, ca termen – umbrella pentru a descrie multiple activitati de relatii publice.

Afacerile guvernamentale. Legatura directa cu legislatorii si agentiile de reglementare in numele organizatiei. Strategia de lobby poate face parte din programul de afaceri guvernamentale.

Relatiile financiare. Crearea si mentinerea increderii investitorilor si construirea unor bune relatii cu comunitatea financiara. Mai sunt cunoscute si sub numele de “relatii cu investitorii”sau “relatii cu actionarii”.

Relatiile cu industria. Legaturi cu alte firme din industria unei organizatii si cu asociatiile comerciale.

Dezvoltarea/strangerea de fonduri. Demonstrarea necesitatii si incurajarea publicului pentru a sustine o organizatiei, mai ales prin contributii financiare.

Relatiile multiculturale/ diversitatea la locul de munca. Relatii cu indivizi si grupuri din diferite arii culturale.

Evenimente special. Stimularea interesului fata de o persoana, un produs sa o organizatie, prin intermediul unui eveniment improvizat; de asemenea, activitatati menite sa permita interactiunea cu publicurile si ascultarea opiniilor acestora.

Comunicarea de marketing. Combinarea activitatilor desemnate sa vanda un produs, un serviciu sau o idée, incluzand reclama, material colaterale, de popularizare, promovare, direct mail, targuri, evenimente speciale.

1.3. Activitati de relatii publice

Factorii care genereaza dezvoltarea activitatilor de relatii publice

Dezvoltarea tehnica, economica, schimbarile de la nivelul publicului sunt numai cateva dintre elementele care isi pun amprenta asupra activitatilor de relatii publice. Alti factori care favorizeaza dezvoltarea acestor activitati sunt: cresterea competitiei, diversificarea pietei de larg consum, explozia tehnologica a sistemului informational, impactul aparaturii video, facilitatile oferite de televiziune, radio si presa scrisa.

Cresterea competitiei: descoperirile stiintifice au dus la retehnologizarea institutiilor si la obtinerea unui numar mare de produse. Numeroase institutii creeaza, imita produse oferind consumatorilor mai mult alternative decat in trecut. Deci, aceasta supraproductie, diversificare a produselor, asemanare destul de mare intre ele a schimbat ptofund modalitatile de desfasurare a afacerilor. Marile probeleme ale producatorilor sunt legate de desfacerea produselor, dar si de concurenta acerba dintre ei. Pentru lansarea, impunerea, comercializarea acestor produse/servicii, reprezentantii institutiei trebuie sa se foloseasca de toate mijloacele, inclusive de activitatile de relatii publice.

Diversificarea pietelor de larg consum

Diversificarea pietelor de larg consum a devenit o necessitate in contextual in care numeroase segmente ale populatiei sunt caracterizate de o multitudine de atitudini si tipuri de comportament. Dorintele publicului sunt din ce in ce mai mari, mai sophisticate punandu-se accentual pe calitate si diversitate. In aceasta situatie este evident ca modul in care receptioneaza mesajele institutiilor si increderea in produse, servicii si ceea ce se comunica sun diferite. In asemenea conditii, specialistul in relatii publice trebuie sa intervina pentru a oferi o imagine pozitiva institutiei, produselor sale si a castiga cat mai multe segmente de public de pe piata de desfacere.

Explozia tehnologica si a sistemului informational

Reprezinta o noua realitate, care se reflecta in activitatile sociale, dorintele umane. In actual societate, cea informational, inovatiile din domeniul communicational permit eliminarea pierderii timpului in transmiterea informatiilor de la emitator catre receptor. Tehnologia moderna nu numai ca a facut ca activitatea de relatii publice sa devina mai importanta, dar ea a revolutionat si modul in care relatiile publice sunt practicate. A crescut numarul telefoanelor, fax-urilor, calculatoarelor, a aparaturii video. Noile media au oferit relatiilor publice oportunitatea de a atinge pietele vizitate mult mai repede si cu un impact mai puternic.

Impactul aparaturii video

Dezvoltarea aparaturii video a usurat activitatea specialistilor in relatii publice si, in acelas timp, a dus la sporirea importantei acestor activitati. Numarul celor care detin aparatura de redare video este in continua crestere, fapt ce a determinat o diminuare a timpului alocat vizionarii programelor de televiziune, in favoarea programelor inregistrate. Desi s-a incercat o contracarare a acestui fenomen, prin introducerea de mesaje publicitare pe casetele video, majoritatea oamenilor obisnuiesc sa sara peste aceste mesaje. Acest fenomen de evitare a mesajelor publicitare a sublimat inca o data importanta si necesitatea activitatilor de relatii publice.

Dezvolatarea si diversificarea posturilor si programelor de televiziune, radio si a presei scrise

dezvoltarea presei scrise si audio-vizuale, aparitia unui numar tot mai mare de posture de emisie, specializarea unor publicatii a generat si fragmentarea receptorilor. Tot mai multe canale de televiziune, radio, tot mai multe publicatii ofera informatii cu privire la numeroase produse, serviccii, tehnologii, institutii. In aceasta lume suprainformata si fragmentata, rolul activitatilor de relatii publice devine incontestabil.

Activitatile de relatii publice

Activitatile de relatii publice sunt intalnite in toate domeniile, indifferent de tipul de organizatie si pot imbraca o amre varietate. Deoarece specialistii in relatii publice urmaresc prezentarea unei imagini positive a organizatiei, castigarea adeziunii publicului, ei desfasoara o multime de activitati, de multe ori in colaborare cu specialist din alte domenii, prin care se urmareste indepartarea tuturor factorilor, fenomenelor c ear putea afecta ime sunt intalnite in toate domeniile, indifferent de tipul de organizatie si pot imbraca o amre varietate. Deoarece specialistii in relatii publice urmaresc prezentarea unei imagini positive a organizatiei, castigarea adeziunii publicului, ei desfasoara o multime de activitati, de multe ori in colaborare cu specialist din alte domenii, prin care se urmareste indepartarea tuturor factorilor, fenomenelor c ear putea afecta imaginea publicului cu privire la activitatea problemelor institutiei. Este evident ca cele mai multe activitati folosesc toate tehnicile de comunicare, de negociere.

Campanile de relatii publice

Majoritatea oamenilor cred ca o campanile de relatii publice inseamna o serie de pliante, brosuri, intalniri cu publicul, communicate si conferinte de presa si alte asemenea activitati. Acest punct de vedere pune accentual pe produseul finit si nu pe activitatea de conceptie, pe etapele de pregatire si, ulterior, evaluare, deci nu procesul implicat in dezvoltarea acestui tip de produs, adica, astefel spus, pe munca de cercetare si conceptie, de elaborare a programului si de transpunere in practica, precum si de evaluarea permanenta a etapelor efectuate.

Capania de relatii publice este un efort sustinut al unei organizatii pentru a construe relatii sociale demne de incredere, cu scopul de a atinge anumite obiective(determinate in urma unor cercetari), si evaluarea rezultatelor obtinute( R. Kendall, 1992, p.3.

1.4. Etapele unei campanii de relatii publice

Fiecare campanile de relatii publice este unica: deci nu se desfasoara conform unei”retete miraculoase” care sa aduca in mod garantat succesul. Exista conditii, etape, tehnici ce difera in functie de activitatea organizatiei, de ceea ce urmeaza a fi realizat precum si de strategia abordata. Cu toate acestea, exista cateva etape in desfasurarea unei campanii de care practicienii in relatii publice trebuie sa tina caont. Numerosi autori considera ca aceste etape sunt: definirea problemei, analiza situatiei, stabilirea obiectivelor, cercetarea, studierea publicului si a opiniei publice; planificarea modului de rezolvare a problemei, adica adoptarea unei strategii; selectarea mediilor mijloacelor de comunicare, pregatirea comunicarii, implementarea programului si, in final , evaluarea intregului program.

Definirea problemei:

S.M. Cutlip, A.H. Center si G.M. Broom descriun indentificarea problemei ca un process care incepe in momentul in care”cineva face o judecata de valoare referitoare la faptul ca ceva nu merge bines au ar putea in curand sa nu mearga bine sau ca ceva ar putea merge si mai bine”. Termenul de problema folosit in acest context, nu trebuie sa ne aduca in prim-plan un eveniment neaparat negative; el poate sa faca referire si la unele oportunitati de care organizatia poate profita pentru a imbunatati productia, relatiile interpersonal, relatiile cu diversele categorii de publicuri, pentru extinderea sau infiintarea unei noi organizatii, pentru organizarea unui eveniment special, pentru a-si imbunatati imaginea.

Analiza situatiei:

Este etapa in care, dup ace s-au adunat cat mai multe informatii, se studiaza cu maxima atentie. Se indentifica partile implicate in problema, imaginile partilor(organizatii sau persoane importante din organizatii), factorii, actiunile care au generat aparitia si dezvoltarea prblemei, masurile care s-au luat pana in acel moment, inclusive comunicatele difuzate, publicurile implicate sau afectate, opinia, intentiile, scopurile lor. Cu alte cuvinte, sunt analizati atat factorii interni, cat si cei externi. Deci, in aceasta etapa trebuie sa se stabileasca cu exactitate ce, cui, cum trebuie transmise mesajele organizatiei. Toate aceste elemente trebuie sa fie incluse intr-un dosar de lucru.

Pornind de la recomandarile unor specialist( R. Kendell, S.M. Cutlip), se recomanda ca in acest dosar sa se includa:

Declaratia de principia a organizatiei, statut, regulamente, istoric, structura.

Lista persoanelor importante din conducere, biografia lor, fotografii

Descrieri si istoric al programelor, produselor, serviciilor sau altor actiuni importante.

Statistici referitoare la resurse, bugete, vanzari, venituri, investitii, finantari externe, salarii etc.

Declaratii de principia si procedure specific in legatura cu situatia in cauza.

Luari de pozitii si declaratii ale liderilor organizatiei in legatura cu situatia respective.

Descrieri ale modurilor in care organizatia a gestionat sau gestioneaza in mod current asemenea situatii.

Liste de prezentari ale publicurilor implicate interne ale organizatiei.

Liste ale sistemelor de comunicare interne ale organizatiei.

Extrase din diverse publicatii: materialele respective trebuie sa se refere la organizatiei si la situatia in cauza

Casete ale materialelor difuzate de radio si televiziune si transcrierile acestor casete.

Analize de continut ale mesajelor mass-media.

Liste cu jurnalisti(reporter, moderator de talk-show, editorialisti) care au abordat organizatia si problemele legate de situatia respectiva.

Liste de informatii de context despre persoanele sau grupurile care impartasesc preocuparile, interesele si pozitia organizatiei.

Rezultate ale sondajelor de opinie referitoare la organizatie si la problema in cauza.

Calendare ale evenimentelor speciale sau ale altor manifestari importante legate de organizatie sau de situatia respective.

Liste cu oficialitatile sau institutiile care pot afecta prin deciziile lor organizatia si evolutia situatiei.

Un dosar cu cele mia importante legi, hotarari de govern, reglementari, rapoarte referitoare la situatia in cauza

Extrase din studiile stiintifice referitoare la sau cu relevant asupra situatiei respective. Lista celor mai importante carti, inregistrari, surse de documentare referitoare la acel tip de situatie aflate la dispozitie in organizatie si locul unde se afla ele.

Stabilirea obiectivelor

Pierre Desaulniers intelege prin obiectiv o intentie de actiune referitoare la un client tinta, formulat cu scopul de a ajunge la o situatie dorita pornind de la o situatie data. Aceasta intentie trebuie sa fie formulta intr-o maniera observabila, masurabila si bine determinate in timp. In conceptia lui Claude Cossette, acest termen reprezinta liantul unei campanii, caci toate etapele, din momentul in care acesta a fost stability, sunt destinate infaptuirii lui. Stabilirea obiectivelor trebuie sa rezulte din deciziile anterioare, din rezultatele studiilor legate de public, in general, si de publicul- tinta, in special, din analiza pozitionarii imaginii in acel moment si, nu in ultimul rand, din cunoasterea concurentilor. Obiectivele trebuie construite pe termen scurt si mediu si adaptate la publicul receptor.

Cercetarea

Un specialist in relatii publice isi construieste intotdeauna graficul actiunii pornind de la o solida baza de cunostinte si de experiente, iar punctual de plecare il constituie cercetarea. Aceasta reprezinta”o acumulare controlata, obiectiva si sistematica de informatii, care ajuta la descrierea si intelegerea situatiilor confirmand sau invalidand ipotezele initiale”

Cateva dintre beneficiile cercetarii sunt:

Postura activa- se pot anticipa anumite probleme si posibile solutionari intervenind rapid in fiecare situatie sau criza;

O planificare judicioasa – cercetarea bine facuta va duce la o dirijare mai buna a personalului din subordine;

Realitati faptice – se va lucre pe baza unor realitati faptice si nu pe baza unor opinii

Cercetarea judicioasa este sistematica si stiintifica.

Studierea publicului si a opiniei publice

Publicul, “o variabila partial controlabila in toate ecuatiile cu amplitudine si impact semnificativ asupra spatiului social global” a stat in atenstia cercetatorilor inca din secolul XIX-lea, cand Gustav Le Bon, s-a aplecat asupra cercetarii schimbarilor de comportament ale individului sub influenta grupului, a multimii.

Odata cu aparitia si dezvoltarea mass-media, viziunea asupra publicului se schimba. G. Tarde considera publicul “o formative spiritualizata”. Tot lui Tard uu datoram observatiile ca aparitia si dezvoltarea presei a generat apartitia publicului si ca in societatea europeana din prima jumatate a secoluluiXX-lea s-a intrat in “era publicurilor”.

Planificarea modului de rezolvare a problemei.

Adica adoptarea unei strategii, implica mai mult decat planuri corecte. Un plan nu este numai rezultatul scris, aprobat al planificarii, ci reprezinta un proces mental de stabilire a scopuriloe si a modului ales pentru atingerea acestora. Planul de relatii publice trebuie sa includa obiective clar formulate pentru atingerea scopurilor organizatiei, strategii pentru atingerea acestor obiective precum si tactici, tehnici pentru aplicarea strategiilor si masuratori pentru a determina daca tacticile au avut success. S.M. Cutlip si colaboratorii defines strategia din perspective relatiilor publuice, ca fiind “conceptual global, abordarea sau planul general pentru programul desemnat sa duca la atingerea unui obiectiv”. Deci prin startegie trebuie sa intelegem mai mult decat un plan. Alegerea unei strategii nu este o simpla actiune, ci trebuie sa fie corelata cu obiectivul organizatiei, cu bugetul, cu circumstantele concrete, cu gradul de accesibilitate al publicului, cu tipul de public caruia ii este adresat mesajul.

Pentru a fi considerate buna, ostartegie trebuie sa aibe urmatoarele calitati:

Sa atinga publicurile alese ca tinta a respective campanii;

Fiecare element al strategiei sa poata fi corelat cu segmentele diferite ale categoriilor de public determinante;

Strategia globala si elementele constitutive trebuie sa raspunda cel mia bine obiectivului fixat pentru Campania respective;

Strategia trebuie sa fie in concordanta cu resursele de timp, umane si financiare ale organizatiei;

Strategia trebuie sa fie compatibila cu stilul de conducere si valorile managerilor organizatiei.

Selectarea mediilor, mijloacelor de comunicare

Factorii care influenteaza selectarea canalelor si suporturilor de difuzare a mesajelor

Pentru selectarea canalelor si a suporturilor de comunicare se iau in considerare mai multi factori: bugetul solicitantului, profilul canalului media; aria de acoperire a respectivului media, momentul aparatiei, amplasamentul, forma de frecventa de difuzare a mesajului publicitar, dispozitia, disponibilitatea, dar si costurile de productie. Totodata, se au in vedere atat canalele de comunicare persoanle: telefonul, serviciile postale- canalele mediatoare- agentii de vanzari, care sunt in contact direct cu publicul tinta- canalele-expert, canalele sociale, cat si canalele de comunicare nepersoanale: ziare, reviste, radio, televiziune, panouri, postere, sigle, benzi video, benzi audio, dar si produsul sau serviciul care face obiectul publicitatii.

Evaluarea

Este o etapa de investigare care consta in masurarea efectelor produse de procesul de comunicare. Specialistul in relatii publice urmareste: evaluarea nivelului de indeplinire a obiectivelor; evaluarea strategiei; evaluarea procesului de comunicare; evaluarea imaginii reflectate in mass-media; evaluarea gradului de integrare si a modului de finctionare a echipei de relatii publice. Ultima etapa a oricarei activitati si deci si a procesului de publicitate este evaluarea intregului proces.

Pentru amsurarea efectului de comunicare asupra publicului se utilizeaza, de obicei, trei metode:

Evaluarea directa, verificandu-se calitatile mesajului de a capta atentia publicului, calitatile de natura cognitive si afectiva precum si capacitatea de influentare a comportamentului consumatorului;

Testele de portofoliu, care constau in solicitarea consumatorilor de a asculta si viziona un mesaj publicitar dupa care, acestia sunt rugati sa-si aminteasca continutul acestuia.

Testele de laborator, utilizeaza diverse aparate pentru a masura reactiile psihologice ale consumatorilor: puls, tensiune arteriala, dilatarea pupilei, transpiratie, aceste teste au capacitatea de a masura forta cu care un mesaj poate atrage atentia, dar nu spun nimic despre convingerile, atitudinile sau intentiile celor care le asculta.

1.5. Rolul relatiilor publice

O persoana interesata in domeniul relatiilor publice isi poate construe o cariera in numeroase zone ale acestui domeniu tot mai diversificat. De asemenea, exista o mare varietate de trasaturi si talente personale care pot adduce succesul. Desi anumite calitati sunt esentiale pentru toti, cum ar fi aceea de a scrie bine, practicienii de relatii publice isi pot dezvolta aptitudini speciale si isi pot gasi nise care sa le aduca satisfactii, pe masura ce experienta lor sporeste.

Departamentele de relatii publice se straduiesc sa protejeze sis a sporeasca reputatia unei companii. Ele furnizeaza informatii publicului, dar si unor audiente epciale precum actionarii, analistii si angajatii. In munca lor sunt incluse si relatiile de comunitatea si deseori, comunicarea de marketing.

Calitatile necesare pentru o cariera de succes

Trebuie sa aiba un talent deosebit la scris, pentru a fi capabil(a) sa redacteze rapoarte pentru client, articole pe diverse teme pentru editori de publicatii, communicate de presa, explicatii foto, reportaje si alte asemenea. Ceea ce scrie trebuie sa necesite multa munca de redactare si verificare.

Trebuie sa fie capabil(a) sa realizeze planificari pe termen scurt si lung, sa conceapa sis a execute un plan complet de relatii publice pentru fiecare client sis a respecte cu strictete termenele.

Trebuie sa aibe spirit innovator si imaginative, sa nu fie limitat de idei banale sau traditionale. Trebuie sa fie deschis la idei noi si la cautarea unor metode mai bune de comunicare.

Trebuie sa fie bine informat despre afacerea clientului si sa fie la current cu toate noutatile din afaceri si guvernare care pot afecta afacerea clientului sau a companiei. Majoritatea sunt consilieri si, in acelas timp, comunicatori.

Trebuie sa urmareasca rezultatele , fie ca sarcina sa este plasarea unor articole importante despre un client in publicatiile majore sau organizarea cu success a unui eveniment special. Trebuie sa fie prompt, efficient si sa aibe initiativa. Trebuie sa stie sa urmareasca un produs dup ace acesta a fost lansat sis a respecte cu strictete etapele si termenele unei sarcini.

Trebuie sa fie un profesionist adevarat, familiarizat cu toate tehnicile folosite in practica relatiilor publice: scrierea si distribuirea comunicatelor de presa, conceperea mapelor de presa, organizarea conferintelor de presa si asa mai departe. Trebuie sa cunoasca autorii de editoriale si articole de presa, precum si subiectele actuale , fierbinti despre care scriu acestia.

Trebuie sa stie cum sa popularizeze un produs, concepand o idée semnificativa si ducand-o apoi la capat. Trebuie sa aibe idei variate cand solutiile nu par evidente sis a stie cum sa le foloseasca.

Trebuie sa stie de ce este nevoie pentru a stabili si a mentine relatiile cu oamenii-cheie din mass-media, deoarece contactele cu editorii constituie una dintre functiile principale ale profesionalismului in relatii publice. Profesionistul in relatii publice trebuie sa stie cum sa trateze cu mass-media sis a inteleaga nevoia jurnalistilor de raspunsuri prompte.

Trebuie sa fie capabil sa invete sa evolueze, pe masura ce apar situatii si nevoi noi ale clientilor. Trebuie sa-si foloseasca experienta anterioara in domeniul relatiilor publice pentru a face fata unor situatii noi cu eficienta si fara efort.

Trebuie sa fie un bun manager, capabil sa-si reorganizeze si sa-si planifice munca pentru a avea rezultate optime. Trebuie sa fie capabil sa indeplineasca mai multe sarcini simultan si sa le stapaneasca pe fiecare.

In sfarsit, profesionistul in relatii publice nu trebuie sa fie servile. Relatiile publice au evoluat de la stadiul caricatural al profesionalismului de mana a doua producand la ora actual indivizi care isi exprima increzatori opiniile in fata conducerii unor mari corporatii si fac recomandari managementului de varf. Atat timp cat profesionistul in relatii publice castiga respectful si increderea sefului sau, relatiile publice vor fi considereate o profesie aflata in plina dezvoltare si vor contribui la obiectivul larg de comunicare al companiilor si institutiilor de pe intregul teritoriu.

CAPITOLUL –II- ORGANIZAREA EVENIMENTELOR

2.1. Organizarea evenimentelor. Caracteristici, implicații și tehnici specifice

1) Introducere

Conceptul de eveniment are semnificația de întâmplare importantă (fie din viața socială, fie din cea particulară a oamenilor). Dualitatea prezentă la nivelul acestei semnificații este ușor de observat atunci când ne gândim că în anumite domenii (managementul riscului, circulația autovehiculelor pe drumurile publice, sistemul militar și geostrategic, de exemplu), conceptul de eveniment are o conotație negativă, în timp ce în altele (cultură, agrement, solidaritate comunitară, petrecerea timpului liber), o puternică conotație pozitivă. Din punct de vedere tehnic, în interiorul câmpului disciplinar care are ca obiect epistemic organizarea evenimentelor, o definiție cuprinzătoare a conceptului de eveniment ne este pusă la dispoziție de Shone și Parry (2004, 3), pentru care un eveniment este „acel fenomen care apare în situații lipsite de rutină și care au obiective culturale, personale, organizaționale sau de plăcere și care sunt separate de activitatea normală a vieții zilnice, al căror scop fiind acela de a ilumina, celebra, distra sau provoca experiența unui grup de oameni”. De pe pozițiile specifice marketingului, Stephan Schäfer-Mehdi (2008, 9) notează, la rândul său, că “semnificația originară a termenului «eveniment» este nu numai cea de «manifestație», ci și cea de «întâmplare importantă».[…] Un eveniment de marketing este o manifestație, al cărei scop este atingerea unui obiectiv de marketing prestabilit”. Observația lui Schäfer-Mehdi este cu atât mai relevantă cu cât ea ne pune în vedere faptul că a organiza un eveniment înseamnă a avea la dispoziție o resursă pe care o poți valorifica în funcție de natura obiectivelor stabilite; în cazul cursului nostru, este avută în vedere legătura dintre evenimente și obiectivele specifice relațiilor publice.

Organizarea propriu-zisă a unui eveniment, dincolo de natura obiectivelor existente și care precizează, în ultimă instanță, caracterul evenimentului, implică în mod necesar proceduri specifice managementului. Acest lucru înseamnă o algoritmizare a procesului de organizare, algoritmizare care, în linii generale, include elemente precum planificare, monitorizare, control și coordonare a resurselor alocate. Managementul evenimentelor presupune capacități specifice de expertiză, de la cele legate de branduri, public țintă, logistică și până la cele de evaluare a rezultatelor obținute după încheierea evenimentului. Din această perspectivă, organizarea evenimentelor este un instrument de comunicare strategică.

2) Caracteristici ale evenimentelor și tipuri

Urmându-i pe autorii britanici Anton Shone și Bryn Parry (2004, 14-18), prezentăm mai jos principalele caracteristici și tipologii ale evenimentelor:

Unicitatea (în ciuda unor formule similare, fiecare eveniment are o desfășurare particulară)

Perisabilitatea (reprezintă experiențe efemere)

Intangibilitatea

Dimensiunea ritualică

Dimensiunea ambianței și a serviciilor (făcând parte din sfera serviciilor, evenimentele moștenesc o parte din caracteristicile acestora)

Dimensiunea contactului personal și a interacțiunii

Importanța resurselor umane și a costurilor aferente (este vorba despre o industrie cu costuri mari pentru resurse umane)

Dimensiunea temporală (timpul este probabil factorul cel mai presant în planificarea și executarea operațiunilor specifice unui eveniment).

Tipuri de evenimente (in funcție de natura evenimentelor):

Agrement, petrecere a timpului liber (jocuri sportive, activități de recreere)

Personale (nunți, aniversări, zile de naștere etc.)

Culturale (artă, festivaluri de folclor, ceremonii, celebrări religioase, tradiții etc.)

Organizaționale (evenimente comerciale, politice, caritabile etc.)

Tipuri de evenimente (în funcție de criteriul complexității):

Individuale (Cină cu prietenii)

De grup (un festival sătesc – Copălău 2012)

Organizaționale (Conferința Națională a PSD)

Multi-organizațional e (Adunarea Asociației Exportatorilor și Importatorilor din România)

Naționale (Marele Premiu al Ungariei la Formula 1 pe circuitul Hungaroring)

Internaționale (Expoziția Mondială 2010, Shanghai, 1 mai – 31 octombrie)

Tipuri de evenimente în funcție de criteriul obiectivelor:

Obținerea de fonduri în scop caritabil

Mărirea segmentului de piață

Creșterea vânzărilor sau performanțelor

Câștigarea de noi sponsori / susținători

Consolidarea relațiilor sociale (solidaritate)

Promovare și publicitate

Îmbunătățirea imaginii

Trebuie precizat faptul că lista obiectivelor este permanent deschisă, mai ales dacă ne gândim la infinitatea posibilităților în sfera evenimentelor individuale, private: e la urmărirea unui meci de fotbal alături de câțiva prieteni, până la obiective corporatiste deosebit de complexe. Firmele românești de profil s-au specializat în ultimii 20 de ani cu precădere în domeniul a) Business (recepții, conferințe, seminarii, cocktailuri, întâlniri de afaceri, teambuilding, training etc.); b) Corporative (lansări de firme și produse, aniversări jubiliare, workshop-uri, Ziua Porților Deschise, prezentări de modă etc.); c) Festive (în general cu ocazia sărbătorilor); d) Tematice (gale, concerte, spectacole, carnavaluri, baluri, Haloween, Valentine‘s Day etc.); e) Petreceri private (nunți, botezuri, aniversări personale, celebrări familiale etc.); f) Târguri, expoziții și manifestări.

3) Cererea de evenimente

O problemă redutabilă o constituie încercarea de cuantificare a pieței organizării de evenimente, în contextul unui mediu extrem de dinamic. Versiunile optimiste vorbesc despre o tendință de creștere, în ciuda efectelor negative resimțite în intervalul 2008-2012, interval dominat fără dubiu de mai multe episoade de criză economică. De asemenea, un element nou îl constituie emergența unei piețe a evenimentelor virtuale, piață aflată în creștere și datorită dezvoltării rapide a rețelelor de socializare.

Joe Goldblatt (2000, 3-4), unul dintre liderii cercetării științifice în domeniul organizării de evenimente, face trimitere la patru factori esențiali care influențează și vor influența pe mai departe nivelul și specificul cererii de evenimente. Astfel, a) îmbătrânirea populației determină, în general, o deschidere, în special în America, către evenimente, turism și alte activități de petrecere plăcută a timpului liber; b) dezvoltarea tehnologică are două consecințe: pe de o parte, ea permite rafinarea structurală și calitativă a evenimentelor, iar pe de altă parte ea deschide noi domenii de explorare evenimențială (exemplu, evenimentele virtuale); c) disponibilitatea cât mai multor oameni de a-și folosi părți suficient de substanțiale din veniturile lor pentru a petrece un timp de calitate alături de cei dragi; d) disponibilitatea de a folosi timpul liber (existent acum într-o cantitate mult mai mare decât în alte epoci, în ciuda criticilor constante aduse societății capitaliste) pentru a participa la evenimente.

Pe lângă factorii psihologici și cei sociali menționați de St. Schäfer-Mehdi (2008, 43-48) putem invoca și alte elemente, precum capacitatea evenimentelor de a produce o concentrare a atenției participanților, potențialul maxim de emoționare sau puternica dimensiune comunitară a multor evenimente (exemplul de mai jos, Hiroshima Peace Memorial, este relevant în acest context). În plus, aspectul predominant hedonist al multor subculturi contemporane, coroborat cu tendința către experimentare (de exemplu, turismul corporate) conturează un profil suficient de clar care atestă dorința oamenilor de a lua parte la evenimente.

4) Profesionalizarea în managementul evenimentelor

În ultimii ani, s-a pus problema profesionalizării în domeniul managementului evenimentelor, prin urmărirea unui cod de conduită și etică specific, prin stabilirea de standarde dovedite prin procesul de certificare, prin validarea experienței în domeniu (J. Rutherford Silvers), prin conceperea unui manual de formare profesională, prin interesul pentru excelență și prin conturarea oportunităților în carieră. International Special Events Society – ISES (www.ises.com) se remarcă prin seriozitate, încă din 1993 ei impunând sintagma și categoria profesională de Certified Special Events Professional (CSEP). Spicuim din valorile ISES, păstrând forma lor originală, la imperativ:

Dedică-te profesiei tale!

Diferențiază-te de concurență!

Crește credibilitatea ta profesională!

Oferă probe ale competenței tale!

În ceea ce privește realitățile din România, consultarea nomenclatorului COR nu ne oferă o surpriză plăcută: lista de ocupații aferentă domeniului organizării de evenimente este extrem de restrânsă. În mod evident, practica organizării de evenimente a impus, deja, o varietate terminologică care depășește cu mult resursele instituționalizate de COR (manager evenimente atractive, manager evenimente colectare fonduri, manager evenimente relații publice, manager evenimente comerciale, manager evenimente turistice, manager evenimente universitare, director de catering sunt doar câteva exemple).

În legătură cu spațiul academic, în viziunea lui D. Getz (2000, 10-13), avem nevoie de o perspectivă sistemică, marcată de necesitatea coordonării activităților didactice la nivel internațional, prin constituirea unor perspective disciplinare specifice, printr-o mai detaliată elaborare a câmpului de cercetare academică complementar cu cunoașterea punctelor de vedere ale asociațiilor profesionale. Cunoașterea tendințelor de evoluție, a factorilor de influențare, a dezvoltărilor metodologice reprezintă un element central în acest sens. Trebuie păstrată și dezvoltată relația cu comunitățile (vezi, mai jos, exemplul Notting Hill Carnival), know-how-ul experților fiind un liant între comunități, voluntari și participanți la eveniment. Același autor (2012, 353-378) pledează pentru o aprofundare a cercetării pe linie epistemologică, pe o parte, și pentru o integrare a contribuțiilor la nivel teoretic, pe de altă parte. Într-un fragment ilustrativ, Getz (2012, 357) consideră că: „o abordare interdisciplinară la nivelul studiului evenimentelor înseamnă integrarea conceptelor și metodelor a două sau mai multe discipline. Acest lucru poate fi îndeplinit de către diverse echipe de cercetare sau de către un cercetător individual care reunește, de exemplu, teoria economică a cererii și ofertei cu teoria sociologică despre rețelele sociale, cu scopul de a obține o perspectivă nouă. Scopul ultim este acela de a crea teorii care să poată fi aplicate în mod specific la domeniul evenimentelor”.

5) Implicații ale organizării evenimentelor

Organizarea evenimentelor determină o sumă de consecințe. Printre cele mai importante, beneficiind și de atenția cercetătorilor, se numără implicațiile sociale, psihologice, economice, politice și ecologice. Nivelul social este legat în special de probleme precum integrarea socială, schimbarea socială, celebrările/aniversările, întărirea legăturilor sociale, dinamica structurii familiale, izolarea postmodernă, dezvoltarea comunicării interculturale, impactul media. Din punct de vedere practic, participarea la evenimente semnifică plăcere, implicarea în activități specifice, interacțiunea cu persoane noi și o mai bună implicare comunitară. În mod evident, evenimentele nu reprezintă soluții universale de integrare socială, uneori, cum o arată și exemplul 4, ele pot crea probleme și nu doar rezolva.

Exemplul 4. Notting Hill Carnival (Shone și Parry, 2004, 52-53)

Participare estimată – 1.000.000 de oameni

Parade, muzică, mâncare exotică

1958 – atacuri rasiste în Nottingham determină apariția unor răscoale în Notting Hill

Claudia Jones (West Indian Gazette) – prima inițiativă

Rhuane Laslett (anii ’60) – 1000 de oameni

2002 – 1.400.000 persoane (prin comparație cu 900.000 la Zurich Love Parade)

Creștere constantă în timp

Dimensiunea interculturală – voință comunitară și coeziune

Celebrare pașnică vs. Izbucniri de violență

1976 – 400 de răniți din cadrul forțelor de ordine

Exemplul 5. Hiroshima Peace Memorial (http://whc.unesco.org/en/list/775)

6 august

Comemorarea victimelor bombei atomice

Declarația de Pace

8.15 – Clopotul Păcii

Rugăciunea în tăcere

Ritualul candelelor pe râul Motoyasugawa

9 august – Nagasaki – Fântâna Păcii

În cadrul nivelului psihologic, trebuie menționată stimularea simțurilor participanților, experiențele, satisfacția personală, efectul de atmosferă, spectacolul pentru clienți (în situația evenimentelor de marketing), precum și noile posibilități de stimulare/atragere/persuadare oferite de neuromarketing (a se vedea analiza realizată în Fisk, 2008, 252-256).

Exemplul 6. Mardi Gras

Semnificație originară religioasă – sărbătoare înainte de Miercurea Cenușii

Experiențe ale simțurilor permise înaintea perioadei de post și penitență

Parade

Muzică

Consum neconstrâns de alimente și băuturi alcoolice

Nivelul politic include teme precum distribuția de putere, centrele de decizie, lupta minorităților pentru anumite drepturi, gestiunea capitalului de imagine, condițiile de implicare ale agențiilor de stat, monopolizarea politică a unui eveniment, folosirea evenimentelor pentru a atrage atenția asupra unei probleme social politice (de exemplu, Live Aid).

Exemplul 7. Gay and Lesbian Mardi Gras (Dwyer et alii, 2000, 33-37)

Comunitatea LGBT din Australia

Din 1978

19 februarie – 6 martie 2010

Zeci de mii de participanți

Numai din vânzarea biletelor – 8-9 milioane de dolari australieni

Participarea vedetelor internaționale

Opoziție conservatoare constantă

În cazul nivelului ecologic, principala preocupare o constituie limitarea impactului negativ atunci când organizăm evenimente. Grija pentru ecosisteme a determinat apariția unui program promițător – Green Event Certification Program. Nu este de mirare, în acest context, faptul că Joe Goldblatt (2011), de exemplu, insistă mult mai mult asupra dimensiunii ecologice a evenimentelor în ultima sa apariție majoră în literatură, deși această temă era, acum câteva decenii, mai curând subiectul unor note de subsol. Nivelul economic reprezintă provocarea cea mai complexă pentru organizatorii de evenimente. Sumele de bani cheltuite de participanții la eveniment, balanța cheltuieli-venituri, turismul generat de eveniment, angajările pe perioada desfășurării evenimentului, oportunitățile pentru noi locuri de muncă, creșterea numărului de locuri de muncă și generarea unui venit regional, menținerea joburilor – în special prin crearea unui “flux continuu de evenimente”, gestiunea serviciilor aferente, utilizarea facilităților construite pentru un eveniment, analiza impactului economic sunt doar câteva dintre temele cele mai relevante. În acest sens, justificarea organizării unui eveniment poate face trimitere la beneficiile culturale, de imagine și expunere publică, de dezvoltare comunitară, și nu numai la beneficiile financiare propriu-zise. Pe lângă exemplul de mai jos, recomandăm studiul autorilor Hvenegaard și Manaloor (2007, 1-9), reprezentativ pentru ceea ce înseamnă analiza unui festival.

Exemplul 8. Formula One Grand Prix – Australia (după Dwyer et alii, 2000, 39-41)

Formula One Grand Prix (Adelaide/Melbourne)

Beneficii sociale: dezvoltarea comunității, mândrie civică, serviciile asociate evenimentului

Costuri sociale: tulburarea stilului de viață al rezidenților, blocarea traficului, zgomot, vandalism, infracționalitate, aglomerații, daune

Beneficii economice: beneficii promoționale pe termen lung, cheltuieli legate de dezvoltare și construcție, dezvoltarea comerțului și a afacerilor, creșterea valorii proprietăților

Costuri economice: întreruperea cursului normal al activităților, infrastructură subutilizată, posibil exod al rezidenților.

6) Tehnici de organizare a evenimentelor din perspectiva relațiilor publice

Ajunși în acest punct, trebuie să avem în vedere două direcții înrudite, dar totuși diferite care intervin atunci când discutăm despre interfața dintre domeniul evenimentelor și cel al relațiilor publice. Pe de o parte, există domeniul specific al evenimentelor de PR, iar pe altă parte, pot fi organizate evenimente speciale care să asume unul sau mai multe obiective de PR. În ceea ce privește evenimentele de PR, suntem de acord cu observația lui Stephan Schäfer-Mehdi (2008, 38), care spune că „evenimentele de PR nu sunt identice cu cele dedicate presei. Primele servesc înainte de toate cultivării contactului și mai puțin transmiterii nemijlocite a unui mesaj. La fel ca și la evenimentele VIP, succesul acestora depinde de acuratețea alegerii listei de invitați, deși aceasta nu garantează prezența efectivă a persoanelor așteptate. Chiar și pentru agențiile specializate, nu este ușor să aibă realmente la masa de banchet contemporani distinși, cu agendele încărcate de termene-limită și cu planuri stricte de activități”. În cel de-al doilea caz, specialistul în relații publice încearcă să creeze o legătură cât mai favorabilă între eveniment și obiectivele sale de PR. Această tehnică principală – cea a asocierii – trebuie să respecte însă anumite condiții (Hearit, 2005, 300-301): a) pentru a putea beneficia de atenția media, evenimentul trebuie să fie, el însuși, atractiv; b) evenimentele sunt forme eficiente de promovare dacă sunt demonstrate legături puternice între companie și evenimentul respectiv (dacă Babolat, Head sau Wilson organizează evenimente de prezentare cu scopul dublu de a-și promova ultimele variante de rachete și de a crea noi contacte printre antrenorii influenți, este de presupus că vor prefera să meargă la un turneu de Mare Șlem); c) legătura dintre produs sau obiectiv și eveniment trebuie construită, dar ea nu trebuie să fie sufocantă, deoarece există riscul să îi îndepărtăm pe consumatori; d) planificarea și desfășurarea evenimentului influențează percepția asupra elementului cu care dorim să facem o legătură: un concert prost organizat nu atrage beneficii sponsorilor, iar o gală ratată nu va asigura o acoperire mediatică favorabilă.

Pe lângă asociere, o altă tehnică pe larg utilizată este cea a creării de conținut care să poată fi utilizat imediat de către media. Astfel, eforturile de relații publice sunt întărite de prezența acestor mesaje în presa scrisă, radio, televiziune sau Internet. Nu de puține ori, este vorba de mesaje gata făcute, care, în cazul în care echipa redacțională nu le mai modifică (din lipsă de timp sau din alte motive), ajung să fie transmise ca atare către public: materialul de relații publice devine știre.

Mai mult, o serie întreagă de evenimente apelează la o tehnică care s-ar putea rezuma în tripticul stimulare – experiență semnificativă – persuadare. Evenimentele de fundraising, de exemplu, oferă o experiență plăcută, antrenantă chiar, participantul fiind astfel condus, simbolic, către decizia de a dona o sumă consistentă pentru cauza respectivă. Stimularea poate fi însă și negativă, ca în cazul evenimentelor cu temă socială: vizionarea unor imagini cu copii abandonați sau chiar mărturia, în direct, a unui copil părăsit provoacă, pentru marea majoritate a participanților, o reacție imediată. Stimularea negativă produce o experiență greu de uitat prin caracterul său dramatic, de spectacol crud al suferinței omenești, determinând, în foarte multe cazuri, comportamentele așteptate de organizatori.

După opinia lui Keith Michael Hearit (2005, 300), principalele tipuri de evenimente relevante pentru discuția prezentă sunt Zilele Porților Deschise, prezentarea inaugurală sau de închidere a unui proiect, galele, evenimentele de fundraising, deschiderile festive, comemorările, aniversările, evenimentele de promovare sau de celebrare. Ultimul aspect important de semnalat este faptul că orice eveniment special trebuie să facă parte, în acest context, din planul general de relații publice. Așa cum argumentează Hearit (2005, 301), acest lucru înseamnă atât o aplicare a „tehnicilor de relații publice tradiționale precum cercetarea, planificarea și bugetarea, implementarea și evaluarea”, cât și elemente noi, precum atenția la detalii, evitarea datelor la care se desfășoară alte evenimente importante, identificarea unui loc propice pentru desfășurare, evitarea problemelor de ticketing, de securitate, de ordinul asistenței medicale sau de transport. La toate acestea trebuie să adăugăm și faptul că doar în cazul elaborării unui concept creativ valoros toate celelalte elemente (inclusiv condițiile preliminare anterior discutate) converg în direcția unui eveniment reușit.

2.2. Etapele organizarii unui eveniment

Mai jos enumeram cele 6 etape ale organizarii unui eveniment.

Ce ? (prilejul)

De ce ?(obiectivele)

Cine ? (grupul tinta)

Unde ?(destinatia si locatia)

Cand ?(momentul si intervalul de timp)

Cum ?(ideea)

Cat ? (bugetul)

Prilejul – sau: ce ?

Daca lasati prilejul- adesea intamplator sa fetermene mesajul, veti organiza evenimentele de marketing ca pe niste sarbatori izolate si nu vor mai avea succes. Acordati mult mia activ evenimentului semnnificatia comunicativa, importanta din punct de vedere al marketingului. Exista ocazii primare si temporare, de exemplu un jubileu, o adunare generala anuala sau in targ. Exista ocazii secundare precum lansarea unui produs, comunicarea unei anumite teme, o demarare de proiect ca manifestatie in scopul motivarii.

Va prezentam in continuare cateva sfaturi utile cu privire la ceea ce a fost deja schitat.

Jubileul este defapt un frumos prilej pentru a privi inapoi. Dar, nu este oare mia important viitorul? Un jubileu trebuie sa semene mereu cu o calatorie in timp ? la astfel de manifestatii: creati nerabdare, jucandu-va cu asteptarile posibililor participanti.

Adunarile generale anuale sunt foarte compleze. Dat fiind faptul ca actionarii s-au schimbat- sunt mai tineri si mai hedonisti- si la acest tip de manifestatie se tinde catre mai mult eveniment. Dar , atunci cand exista grupuri critice de actionari, ca in intreprinderile energetice sau chimice, o adunare generala poate fi si un potential prilej de surescitare. Cat de mult poate imprumuta dintr-un eveniment o astfel de manifestatie? In plus exista un paienjenis de legi, decrete si reglementari care trebuie avute in vedere si respectate.

De exemplu, toate luarile de cuvant si declaratiile trebuie transmise pana in cel mai ascuns locsor. Pentru ca nimeni sa nu poata pierde din vedere votarea si , astfel, nimeni sa nu o poata contesta formal.

Numarul exact al participantilor ramane un mister pana in ultimul moment, motiv pentru care pentru care trebuie avute la dispozitie, in paralele, mai multe locatii, de capacitati diferite. Daca sunt de asteptat tulburari sau situatii de criza, ar trebui sa fie planificate si locatii secrete.

La targuri, ar trebui sa va ganditi bine cum sa folositi instrumental unui numit eveniment. Standurile unui targ pot fi animate cu ajutorul scenografiei, insa aceasta nu ar trbui sa umbreasca scopul comunicarii. Daca un show spectaculos este atata de zgomotos , incat discutiile proiectate se pot desfasura numai tipand, el atunci devine contraproductiv.

Lansarile de produse: posibilitatile de lansare a unui produs prin intermediul unei puneri in scena live sunt aproape nelimitate, automobile pe versantul Nordic al culmii Eiger, pe cladirea din Berlin al firmei Sony, sau pe unul din flancurile muntoate al vulcanului Etna, toate acestea s-au petrecut candva. Ceea ce este de facut depinde, bineinteles de produsul insusi.

Cat de mobil este produsul?

Cat de complex este produsul?

Cat de abstract este produsul?

Ce informatii trebuie sa fie transmise?

Care este imaginea reala? Dar cea dorita?

Care sunt obiectivele?

Puneti in scena produsele in mod interactive. Nu lasati evenimentul sa se desfasoare rudimentar doar pe o scena colorata, unele produse sa se afle in lumina reflectoarelor, iar publicul sa stea pasiv in intuneric. Creati trairi active, prin probari ale produsului, prin diverse modalitati de testare si traire nemijlocita.

Informarea: evenimentele de marketing nu numai ca trazesc emotii ci transmit si informatii. Indiferent daca acest lucru se realizeaza direct, verbal , viazual sau indirect, prin traire si punere in scena precum in cazul “ avantajelor verificate ale produsului. Numai organizatorul poate sti care sunt temele esecntiale si importante. Asadar stability continuturile.

Demararile, ca manifestatii organizate in scopul motivarii, servesc la incurajarea angajatilor sa devina mai active, de exemplu pentru a creste productivitatea, sau pentru a creste vanzarile. Asa cum am descries in prima parte, acest lucru poate fi de-a dreptul dificil, daca nivelul motivarii in intreprindere nu este prea bun.

Obiectivele- sau : de ce ?

Ce imagini apar in mintea dumneavoastra , atunci cand va ganditi la un eveniment ? Lumina colorata specifica unui show, actori atragatori, imagini video in culori stridente, participant veseli ? toate acestea nu sunt decat pura conventie. Mult prea des ne lasam amagiti de aceste clisee, déjà din fazele timpurii ale unui concept.

In momentul stabilirii obiectivelor, dumneavoastra in rol de comitent si organizator sunteti solicitat din plin. Caci , numai dumneavoastra stiti ce doriti. Nu vreau sa va stric bucuria, dar un eveniment inseamna mai mult decat spectacol si distractie. De regula, cu bere la discretie si homari puteti sa va motivate angajatii sau comerciantii numai pentru o perioada de timp foarte scruta. Exista obiective foarte diferite. Cele care pot fi atinse prin intermediu evenimentelor de marketing se clasifica in obiective calitative si obiective cantitative.

Numai daca v-ati formulat clar obiectivele puteti sa apreciati mai tarziu daca le-ati indeplinit si astfel sa evaluati succesul evenimentului dumneavoastra.

Obiectivele care pot fi atunse prin intermediul evenimentelor

Grupul tinta – sau: cine ?

In prima parte ati facut déjà cunostinta cu acest factor . Evenimentele le organizam pentru oameni, nu pentru modele abstracte de marketing sau pentru fantezii de cliseu. Ca atare, pe langa exigentele specific marketingului, nu ar trebui sa uitati necesitatile din imediata apropiere.

Cine sunt participantii?

Cat de multi sunt?

De unde vin ?

Ce doresc ei ?

Ce limbi vorbesc?

Carei culture, carui domeniu de activitate ii apartin ?

Exista grupuri profesionale extreme de rasfatate de evenimente, de exemplu medicii, comerciantii de automobile sau ziaristii, care au vazut aproape” tot”. Asadar, nu este o sarcina usoara sa-I surprinzi pe acesti oameni si, pe deasupra, sa-I mai si entuziasmezi. Solutiile standard nu functioneaza in nici un caz.

Ganditi-va la o oferta alternative pentru programele care creeaza surprise placate. Dramaturgia isi trage seva din surprise. Actionati cu maiestrie cu privire la asteptarile grupului dumneavoastra, deoarece nimic nu este mai plictisitor decat un lucru previzibil.

Destinatia si locatia- sau: unde ?

Aveti idée in ce loc din lume si in ce locatie trebuie sa aibe loc evenimentul ?

Intotdeauna, locatia este mai mult decat un simplu invelis pentru o multime definite de personae, locul manifestatiei avand o importanta comunicativa central. El este o parte esentiala a punerii in scena. Imaginea , arhitectura, predispozitia joaca acelasi rol ca si pozitia , capacitatea, dotarea, costurile si disponibilitatea.

O destinatie atractiva transpune participantii intr-o dispozitie pozitiva. O locatie speciala creeaza surpiza si nerabdare. Arhitectura originala a unui castel in stil baroc, un monument al industriei sau o constructive futurista sunt atat de autentice, cum niciun décor la fel de scump nu poate fi. Bineinteles, cheltuielile pot sa delimiteze foarte repede cercul destinatiilor si locatiilor dorite sau sa elimine anumite idei.

Intrebarile care se pun in legatura cu locatia, privesc:

imaginea

arhitectura

predispozitia

pozitia

capacitatea

dotarea

cheltuielile

disponibilitatea

siguranta

Momentul si intervalul de timp- sau: cand?

Ocazia cu care are loc un eveniment este importanta, dar la fel de importante sunt obiectivele, care eventual, deriva din aceasta ocazie sau sunt rezultatul ei.

Cand trebuie sa aibe loc evenimentul? Exista un moment prielnic, o data, o anumita ora?

Acest sfat banal, dar exista o multime de motive si de problem care pot impiedica participarea temporara la un eveniment. De regula, exista intotdeauna zile de sarbatoare, perioade de concediu sau mari targuri, datorita carora este impiedicata prezenta la eveniment a unei mari parti a potentialilor participant. Exista si alte zone-tabu din punct de vedere temporal, specific intreprinderii? Perfectionari , timpi de productie, inventarieri, perioade de lucru sau perioade de bilant? Noul produs, care trebuie prezentat, este absolute gata si disponibil? Tot mai des, evenimentele sunt amanate sau suspendate, pentru ca produseul nu este inca gata sau pentru ca noua strategie de vanzare nu este inca pusa la punct.

Sunt in concordant influenta lunii si bioritmul? Intrebarea este cat se poate de serioasa. Intrebati doar politistii si pompierii, ce se intampla in noptile cu luna plina. De asemenea, la stabilirea programului, ar trebui sa aveti in vedere bioritmul uman. O sala de spectacol intunecoasa in central de congrese, imediat dupa pranz, imbie spectatorii sa dormiteze. Lasa-le timp participantilor sa se relaxeze sau activati-I prin workshopuri si actiuni.

Ca organizator sau ca persoana care elaboreaza conceptual nu puteti dispune pur si simplu de timpul altor oameni, mai ales cnd este vorba despre manifestatii dedicate angajatilor. Tocmai la manifestatile care au loc searas sau la evenimentele care se desfasoara la sfarsit de saptamana apar problem, datorita timpului suplimentar petrecut la serviciu. Lamuriti daca acesta va fi echivalat print imp liber suplimentar sau daca va fi platit suplimentar. Despre acest subiect ar trebui sa vorbiti din timp cu consiliul intreprinderii sau cu un reprezentant al personalului, pentru a stabili o reglementare de comun acord. Sa presupunem ca stiti cel putin cand poate avea loc evenimentul dumneavoastra. Dar cat de mult trebuie sa dureze? In acest sens, exista o regula simpla: atat de lung cat este necesar si atat de scurt pe cat se poate. Timpul si atentia sunt resurse pretioase. Asadar, folositi-le cat se poate de efficient. Si calatoriile pana la si de la locul manifestatiei reprezinta timpi, care trebuie sa fie avuti in vedere, acoperiti sau creati.

Ideea- sau: cum ?

Deja de mai multe mii de ani filozofii incearca sa raspunda la intrebarea: ce este o idée?

Preluand in linii mari sensul dat notiunii de catre Hegel, s-ar putea spune ca: in idea unui eveniment sunt prezentate toate structurile referitoare la desfasurarea de mai tarziu a acestuia, fara ca aceste structure sa fie precizate(conturate).

Exemplu :

In genele unui ovul fecundat sunt prezente toate structurile pe care la va mosteni omul: gena pentru ochi albastri, pentru par roscat sau pentru degete subtiri. Totusi, celula nu are nici ochi, nici par, nici degete. Acestea se contureaza abia mai tarziu.

Acest lucru este comparabil cu idea pentru un eveniment. Din ea deriva tot ce se intampla la evenimentul de mai tarziu, indifferent daca este vorba despre lumina verde sau rosie, despre un catering fastuos sau frugal, despre o durata de desfasurare de trei zile sau de o secunda.

O idée buna este intotdeauna simpla. Daca pentru explicarea ei aveti nevoie de mai mult decat de o pagina in format A4 sau decat cinci minute, atunci nu este o idée potrivita. Iar dintr-o idée buna se pot deduce toate masurile, in mod consecvent si aproape ca de la sine.

Din pacate, se intampla tot mereu ca idea sa porneasca de la un final eronat. Mai intai, in urma unor brainstorminguri indelungate, sunt colectate diverse pareri, care ulterior, prin intermediul acrobatiei verbale si al tacticii invaluirii, sunt formulate ca niste asa zise idei. Ca si in cazul imparatului din poveste, fara idée si conceptual este gol. Si tot mai multi client indraznesc sa afirme acest lucru.

Daca aveti ideea, din ea rezulta si motto-ul. El este concentratul, intr-o oarecare masura extractul, ideii.

Cum apreciez o idée?

Primul criteriu este” intrebarea de Pasti”! De ce aceasta seara se deosebeste de celelalte? Exact acelasi lucru trebuie sa ne intrebam si noi, atunci cand analizam ideea pentru evenimentul nostrum.

prin ce se deosebeste acest eveniment de toate celelalte?

Prin ce se deosebeste acest eveniment de cele pe care noi insine déjà le-am imaginat si le-am realizat?

Prin ce se deosebeste acest eveniment de cele pe care agentia déjà le-a conceput si le-a transpus in practica?

Prin ce se deosebeste acest eveniment de cele pe care intreprinderea sau clientul déjà le-a realizat?

Prin ce se deosebeste acest eveniment d cele la care am participat candva sau de cele despre care am obtinut informatii?

Nimeni nu poate avea tot mereu idei intru totul originale. Restrictile impuse de un briefing, de un produs si de catre client permit adesea doar putine solutii creative. Ar trebui insa sa puteti raspunde pozitiv la toate intrebarile, cel putin restrictiv.

Ce este briefing-ul?

Reuniune de scurta durata in care se dau informatii, se hotarasc obiectivele si metodele de actiune ale unui anumit plan, program.

Briefing-ul reprezinta elementele hotaratoare precum:

Care este grupul tinta?

Care este prilejul pentru care se organizeaza evenimentul?

Unde trebuie sa aibe loc evenimentul?

Care este momentul planificat pentru desfasurarea evenimentului?

Cat trebuie sa dureze evenimentul?

Cat de mare este bugetul?

Ce rezultate trebuie sa aibe evenimentul?

Elemente (mai putin) importante

Care este misiunea evenimentului?

Care sunt obiectivele evenimentului?

Cum se incadreaza in comunicarea globala?

Ce problem exista?

Ce mai trebuie avunt in vedere?

Nu numai la intreprinderi, ci si la agentii, este raspandita in mod intentionat sau incostient, strategia” me too” (pot si eu). Ceea ce mi-a placut la altcineva sau ceea ce a avut success, poate functiona la fel si in cazul meu. Asadar preiau acel ceva.

Pentru a traforma o idée in concept, trebuie analizate toate afirmatiile separate. Astfel ramaneti doar cu schita idée. Sigur este disponibila locatia la momentul dorit ? are capacitatea necesara? Trebuie examinate calitativ si cantitav fiecare din aspectele schitei ideii. Bineinteles trebuie stabilite costurile si adunate ofertele. Pentru un concept, ar trebui avute la indema toate cifrele obligatorii. Un buget poate fi respectat numai atunci cand au fost stabilite cu grija, in prealabil, elementele fundamentale. In esenta conceptul este o schita a ideii, care a fost dezvoltata si concretizata, in jurul rezultatelor studiului. De cele mai multe ori, conceptual este redactat in scris. Nu are importanta daca redactarea este facuta in proza, prin intermediul cuvintelor- titlu sau al vizualizarilor.

Bugetul- sau: cat ?

Daca exista un buget prestabilit, trebuie sa tineti cont de el in etapa conceptiei. In opozitie cu parerea larg raspandita a clientilor, acesta nu ingradeste neaparat creativitatea, in acest caz, limitati-va ideea la o masura realizabila, economisind astfel timp si frustrari. Nimic nu este mai nemutumitor decat sa auzi mai intai:” Fii creative. Surprinde-ne cu o solutie extraordinara.” Iar dupa prezentare sa ti se comunice esecul prin cuvintele: “Frumoasa idée, dar, din pacate, nerealizzabila din cauza bugetului”.

Transpunerea in practica a ideilor generale nu este legata in mod necesar de cheltuielile mari. Insa ocazional, ideile si exigentele clientilor evolueaza invers proportional cu bugetul. Pentru a putea oferi, in ciuda acestui fapt, ceva mai mult decat o realizare standard si a folosi si ceva mai multa creativitate, este util sa oferiti, ca optiuni, prestatii suplimentare.

Bugetul ar trebui calculate cat se poate de realist si detaliat. Dimpotriva, cei care decid primesc o prezentare mai generala a acestuia. Si acesta nu pentru a trece sub tacere anumite puncte ale bugeului, ci pentru a pastra o marja practicabila de flexibilitate pentru etapa realizarii, pentru a dispune de rezervele necesare restratificarii in cazul impunerii unor schimbari.

CAPITOLUL 3 – ORGANIZAREA UNUI EVENIMENT

BUCHAREST FASHION WEEK

Bucharest Fashion Week este considerat cel mai important eveniment de moda si face parte din circuitul international al show-urilor de gen fiind promovat la nivel global alaturi de Milan Fashion Week, Paris Fashion Week, London Fashion Week, New York Fashion Week.

Cele doua editii anuale ale festivalului Bucharest Fashion Week, editia primavara-vara si editia toamna-iarna sunt organizate de Fashion TV Romania si Asociatia Designerilor din Romania

Scop principal eveniment

Avand in vedere ca acest eveniment este de talie mondiala, scopul realizarii acestui eveniment este de a scoate in evidenta brand-urile designeri-lor romani atat pe plan national cat si international, atragerea de noi clienti, atragerea de noi parteneri, atragerea de noi sponsori.

Evenimentul mai are un scop foarte important, acela de a strange fonduri pentru Asociatia Copiilor cu Handicap.

PLANIFICAREA EVENIMENTULUI

Numele evenimentului: Bucharest Fashion Week

Data si locatia: 1-6 decembrie , Hotel Rin Grand Hotel

Costul evenimentului: 200.000 Euro

Tip Contract: Client+ Organizator+ Partener

Public tinta: Designeri vestimentari nationali si internationali, persoane cu potenta financiara ridicata, jurnalisti, persoane mass-media, parlamentari, persoane pasionate de moda si fashion, posibili parteneri, posibili sponsori, tineri talentati.

Concurs:

Miss România este etalonul concursurilor de frumusețe din România și se desfășoară anual în cadrul festivalului Bucharest Fashion Week. Acesta este unul dintre cele mai importante concursuri de acest gen.

Top Model România este cel mai important concurs dedicat manechinelor din România. Prin acest eveniment, cele mai talentate modele din țara noastră au șansa de a fi prezentate principalelor agenții de modeling din lume.

Invitati mass- media- Andreea Esca, Mihai Gadea, Mircea Badea, Silviu Prigoana si multi alti jurnalisti

Lista invitati speciali

Parteneri

Sponsori:

Participanti

S-a efectuat un concurs (interviu) in care au fost chestionate, fotografiate persoane pentru a putea participa la acest eveniment.

Prin acest interviu au fost selctate 100 de fete cu aspect placut, 80 de barbati cu aspect musculos. Persoanele au varste cuprinse intre 18-27 de ani.

Au fost intervievate si persoane mondene pentru figuratie speciala : Bogdan Vladau, Andreea Tonciu, Sanziana Buruiana, Bianca Botcari, Vicotor Slav.

Persoanele interviate au fost aduse de catre catre agentia Symon Beauty

Plan de desfasurare

Ziua 1- 1 Decembrie

Ziua 2- 2 decembrie

Ziua 3- 3 decembrie

Ziua 4 – 4 decembrie

Ziua 5- 5 decembrie

Ziua 6- 6 decembrie – INVITATI SPECIALI

Resurse umane:

Total invitati speciali 22;

Total parteri -33;

Total sponsori- 6;

Total personal interventie paza/ambulanta -35 persoane, 4 masini interventie, 2 masini ambulanta;

Total personal restaurant- 30 ospatari, 4 bucatari, 10 barmani;

Total participanti concurs+ mers scenic- 280 (fete+baieti);

Costuri :

Asigurare paza si ordine- 10.000 Ron (6 zile)

Inchiriere Hotel- 25.000 Euro (6 zile)

Personal curatenie- 3.000 Ron(6 zile)

Invitati speciali –35.000 Euro

MC-2.500 Euro (6 zile)

Asigurare lumini-1.500 Euro(6 zile)

Asigurare sunet- 7.000 Euro(6 zile)

Asigurare daune – 1.000 Euro

Figuratie speciala- 1.500 Euro

Taxa participare – 150 RON/ZI (25% catre Asociatia Copiilor cu Handicap)

Selectie furnizori :

La Fantana- aprovizionare apa plata/minerala

Coca-Cola- aprovizionare bauturi racoritoare

Absoult Votka

Santal- 120 sticle

PureIgenic- aprovizionare articole sanitare, menajere.

BGS- paza si ordine

LightShowSound- luminile, ceata organica, suround.

BIBLIOGRAFIE

1. Bratu Sofia, Introducere in relatii publice, Editura Fundatiei Romania de maine

2. Cismaru, Diana Maria, Comunicarea interna in organizatii, Editura Tritonic Bucuresti

3. Coman, Cristina, Relatiile publice si mass-media, Editura Polirom

4. Cutlip, Scot M., Center, Allen H., Glen M., Effective Public Relations

5. Wilcox, Dennis L., Cameron, Glen T., – Relatiile publice. Strategii si tactici, Editura Curtea Veche

6. Pierre Desaulniers, Apud: Bernard Dagenais, Campania de relatii publice, Traducere RomIna Surugiu, George Surugiu, editura Polirom

7. Stefan Buzarescu, Sociologia opiniei publice, Editura de Vest Timisoara, 2005

8. Bortun, Dumitru, Relatiile publice si noua societate, Editura Tritonic, Bucuresti 2005