Implementarea Sistemului Integrat de Magement In Cadrul Petrom S.a

INTRODUCERE

ORIENTĂRI ACTUALE PRIVIND IMPLEMENTAREA SISTEMELOR INTEGRATE de Management

În contextul economic actual, marcat de globalizarea fenomenelor, de recunoașterea tot mai largă a interdependențelor dintre mediu, securitate și dezvoltare, asistăm la creșterea exigențelor societății privind protecția mediului și a sănătății și securității în muncă, exigențe concretizate în reglementări din ce în ce mai severe.

Preocupările privind certificarea conformității cu standardele ISO seria 14000 și OHSAS 18001 se adaugă celor referitoare la perfecționarea sistemului de management al calității pe baza standardelor ISO 9000, vizând creșterea eficacității proceselor organizației în realizarea obiectivelor, ceea ce va favoriza demersul întreprinderilor privind implementarea unui sistem integrat de management calitate-mediu-sănătate și securitate ocupațională.

Scopul unui asemenea sistem îl reprezintă optimizarea eforturilor organizației privind satisfacerea cerințelor standardelor amintite, prin coordonarea activităților referitoare la managementul calității cu cele privind managementul de mediu și cele privind securitatea și sănătatea în muncă.

Modele de sisteme de management propuse de standardele internaționale (ISO 9000, 14000, OHSAS 18000)

Standardele ISO 9000 au fost dezvoltate în scopul facilitării relațiilor comerciale, mai ales la nivel regional și international și pentru a da mai multă încredere clienților privind capacitatea unui anumit furnizor de a satisface în mod constant cerințele referitoare la calitatea produselor/ serviciilor. Familia de standarde ISO 9000 cuprinde următoarele:

ISO 9000 Sisteme de management al calității.Principii de bază și vocabular

ISO 9001 Sisteme de management al calității.Cerințe

ISO 9004 Sisteme management al calității. Ghid pentru îmbunatățirea performanțelor

ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calității și/sau de management de mediu Preocupările, privind protecția mediului, au devenit deosebit de insistente după 1970, o dată cu majorarea efectelor negative ale industrializării, efecte care dobândeau o dimensiune planetară. În vederea ameliorării situației create, la nivel mondial s-au organizat un șir de întruniri, în cadrul cărora s-a luat diferite soluții, printre care și elaborarea unor standarde de mediu.

Standardele ISO 14000 sunt standarde generale, destinate pentru ținerea sub control a impactului proceselor organizației în ansamblu, asupra mediului. Ele definesc modele de sisteme de management de mediu, care pot fi implementate de o organizație în scopuri interne sau externe. Totodată, oferă instrumentele necesare pentru evaluarea conformității sistemului de management de mediu cu referențialul ales, evaluarea performanței de mediu, analiza preliminară și evaluarea de mediu a amplasamentelor organizației.

Familia ISO 14000 include standardele menționate în Anexa nr.1.

Stimulate de succesul obtinut în implementarea sistemelor de management al calității și a celor de mediu, într-o serie de țări și de asemenea, la nivelul Organismului International de Standardizare au fost propuse modele de sisteme de management al sănătății și securității ocupaționale, în mare parte inspirate de modelele de sisteme din management de mediu.

O evoluție a modelelor de sisteme de management al sănătății și securității ocupaționale este prezentată în Anexa nr.2 .

Standardul OHSAS 18001 a fost elaborat astfel încât sa fie compatibil cu standardele ISO 9001 și ISO 14001 în vederea facilitării integrării celor trei modele de sisteme de management.

Modelul de Management al Calității și cerințele ISO 9001

Managementul calității reprezintă totalitatea activităților desfășurate pentru realizarea obiectivelor referitoare la calitate ale unei organizații. Sistemul de management al calității este acela sistem care se orienteză și se ține sub control o organizație în ceea ce privește calitatea.

Conform standardului ISO 9000 calitatea reprezintă „măsura în care un ansamblu de caracteristici intrinseci îndeplinesc cerințele”.

În tabelul nr.1 sunt redate câteva definiții ale noțiunii de calitate în concepția unor iluștrii specialiști în domeniul managementului calității:

Tabel nr.1

Definiții ale noțiunii de calitate

(sursa: elaborat de autor)

Standardul ISO 9001 promovează adoptarea unei abordări bazate pe proces în dezvoltarea, implementarea și îmbunătățirea eficacității sistemului de management al calității, în scopul creșterii satisfacției clientului prin îndeplinirea cerințelor acestuia. Pentru ca o organizație să funcționeze eficace aceasta trebuie să identifice și să conducă numeroase activități corelate. O activitate, care utilizează resurse, condusă astfel încât să permită transformarea elementelor de intrare în elemente de ieșire, poate fi considerată un proces. Adesea elementele de ieșire dintr-un proces constituie, în mod direct, elementele de intrare în procesul următor.

Un avantaj al abordării bazate pe proces este controlul permanent pe care acesta îl asigură, atât asupra legăturii dintre procesele individuale în cadrul sistemului de procese, cât și asupra combinării și interacțiunii acestora.

Atunci când este utilizată în cadrul unui sistem de management al calității, o astfel de abordare accentuează importanța:

– înțelegerii și satisfacerii cerințelor;

– necesității de a considera procesele în funcție de valoarea adăugată;

– obținerii de rezultate în ceea ce privește performanța și eficacitatea procesului și,

– îmbunătățirii continue a proceselor pe baza măsurărilor obiective.

În Fig.1 este prezentat modelul unui sistem de management al calității bazat pe proces. În această figură este specificat rolul, semnificativ, pe care îl joacă clienții în definirea cerințelor ca elemente de intrare. Monitorizarea satisfacției clientului necesită evaluarea informațiilor referitoare la percepția clientului asupra faptului că organizația a satisfăcut cerințele sale.

Fig.1 Îmbunătățirea continuă a sistemului de management al calității

(sursa: SR EN ISO 9001:2008)

Cerința este definită ca o nevoie sau așteptare care este declarată, în general implicită sau obligatorie.

Standardul ISO 9001 stabilește cerințele pentru un sistem de management al calității atunci când o organizație:

are nevoie să demonstreze capabilitatea sa de a furniza consecvent produse care să satisfacă cerințele clientului și cerințele reglementărilor aplicabile,

urmărește să crească satisfacția clientului prin aplicarea eficace a sistemului, inclusiv a proceselor de îmbunătățire continuă a sistemului și prin asigurarea conformității cu cerințele clientului și cu cele ale reglementărilor aplicabile.

Astfel, întreprinderea trebuie:

• să identifice procesele necesare pentru sistemul de management al calității în cadrul întreprinderii;

• să determine succesiunea și interacțiunea proceselor;

• să determine criteriile și metodele necesare pentru a asigura desfășurarea și controlul eficace ale acestor procese;

• să asigure disponibilitatea resurselor și a informațiilor necesare desfășurarii și monitorizării acestor procese;

• să monitorizeze, să măsoare și să analizeze aceste procese;

• să implementeze acțiunile necesare pentru obținerea rezultatelor planificate și îmbunătățirea continuă a acestor procese.

Conform ultimilor modificări din noiembrie 2008, ISO 9001 „Sisteme de management al calității. Cerințe”, specifică cerințele unui sistem de management al calității pentru organizațiile pentru care este necesar să demonstreze capabilitatea lor de a furniza produse care să îndeplinească cerințele clienților precum și cerințele de reglementare aplicabile, având drept scop creșterea satisfacției clienților.

Comparativ cu ISO 9001:2000, noua ediție 9001:2008:

• nu specifică noi cerințe;

• conține unele clarificări utile pentru cerințele existente;

• prezintă în principal modificări editoriale;

• prezintă exemple de creștere a compatibilității cu ISO 14001:2004.

Practica de revizuire periodică a standardelor ISO se face drept urmare a diverșilor factori cum ar fi: progresul tehnologic, implementarea în paralel a mai multor standarde internaționale, cerințe noi referitoare la calitate și siguranță sau aspecte legate de interpretare și aplicare, etc.

Modelul Sistemului de management de Mediu și cerințele ISO 14001

Sistemul de management de mediu este definit ca acea parte a sistemului de management general, care include structura organizatorică, activitățile de planificare, responsabilitățile, practicile, procedurile și resursele pentru elaborarea, implementarea, realizarea, analiza și menținerea politicii de mediu.

ISO 14001 „Sistem de management de mediu” este un standard, singurul certificabil care specifică cerințele pentru un sistem de management de mediu care să permită unei societăți să formuleze și să implementeze o politică și obiective care iau în considerare cerințele legale cu privire la aspectele semnificative de mediu.

Cerințele acestui standard sunt integrabile în sistemul de management al organizației și elementele lui pot fi astfel adaptate încât să se asigure conformitatea cu cerințele standardului. Pe de altă parte, modalitatea concretă de aplicare a standardului depinde de o serie de factori, printre care: politica de mediu a organizației, natura activităților sale, condițiile concrete în care activează.

Standardul ISO 14000 prevede cerințe referitoare la sistemul de management de mediu, aplicabile oricărei organizații care urmărește:

Implementarea și îmbunătățirea sistemului de management de mediu.

Asigurarea conformității sistemului cu politica sa de mediu.

Demonstrarea conformității sistemului cu acest standard.

Certificarea /înregistrarea sistemului de management de mediu.

Realizarea unei autoevaluări sau declanșarea pe proprie răspundere a conformității sistemului cu acest standard.

Cerințele privind sistemul de management de mediu sunt următoarele:

Politica de mediu trebuie să fie formulată în scris, exprimând angajamentul conducerii de vârf de a asigura conformitatea cu prevederile legislatiei referitoare la mediu și de a urmări îmbunătățirea continuă a performanței de mediu;

întreprinderea sa identifice aspectele de mediu ale activitatilor, pe care le poate controla si asupra carora se presupune ca are o influență, pentru a le determina pe cele care au sau pot avea un impact semnificativ asupra mediului, să ia în considerare prevederile legale și alte cerințe, aspectele de mediu semnificative, precum și punctele de vedere ale părților interesate în etapa de stabilire a obiectivelor;

conducerea de vârf trebuie să identifice resursele necesare, necesitățile de instruire a personalului implicat, modalitățile de comunicare externă privind aspectele semnificative de mediu.

întreprinderea trebuie să elaboreze documentația referitoare la mediu, să stabilească și să mențină proceduri pentru controlul tuturor documentelor pentru a identifica posibilele accidente și situații de urgență și a răspunde unor astfel de situații și pentru a preveni și a reduce impactul asupra mediului care poate fi asociat acestora;

periodic, trebuie evaluată conformitatea cu reglementările și legislația de mediu în vigoare;

orice acțiune corectivă sau preventivă întreprinsă pentru eliminarea cauzelor neconformității existente sau posibile trebuie adaptată importanței problemelor și trebuie să fie proporțională cu impactul produs asupra mediului;

întreprinderea trebuie să stabilească și să mențină programe și proceduri pentru realizarea periodică a auditurilor sistemului de management de mediu.

conducerea întreprinderii trebuie să analizeze sistemul de management de mediu la intervale prestabilite, pentru a se asigura că acesta este în permanență corespunzător, adecvat si eficace.

Standardul ISO 14001:2005 are o vastă aplicare pe plan internațional și conține cerințe obligatorii referitoare la respectarea legislației sau altor reglementări de mediu aplicabile și reprezintă standardul de referință pentru implementarea unui sistem de management de mediu.

Sistemul de management al sănătății și securității ocupaționale și cerințele standardului OHSAS 18001

Sistemul de management al sănătății și securității ocupaționale este parte a sistemului de management al unei organizații care servește pentru dezvoltarea și implementarea politicii OH&S și a managementului riscurilor OH&S.

Standardul OHSAS 18001 defineste cerințe referitoare la sistemele de management al sănătății și securității ocupaționale, și poate fi aplicat de către orice organizație care dorește:

să stabilească un sistem de management al sănătății și securității ocupaționale pentru a elimina sau minimiza riscurile pentru angajați și pentru alte persoane, care pot fi expuse la asemenea riscuri asociate activităților organizației respective;

să implementeze un sistem de management al sănătății si securității la locul de muncă și să asigure îmbunătățirea continuă a acestui sistem;

să asigure implementarea politicii sale declarate cu privire la sănătatea și securitatea la locul de muncă;

să demonstreze celor interesați că asigură respectarea politicii sale în acest domeniu;

să obțină certificarea/ înregistrarea sistemului sau de management al sănătății și securității

ocupationale de catre o terță parte acreditată în acest scop;

să realizeze o auto-evaluare privind îndeplinirea cerințelor definite de OHSAS 18001 și să declare pe proprie răspundere conformitatea cu acest referențial.

Cerințele specificate în standardul OHSAS 18001 sunt :

Conducerea de vârf a organizației trebuie să definească o politică referitoare la sănătate și securitate la la locul de muncă, care să includă un angajament privind îmbunătățirea performanțelor în acest domeniu. Pe baza acestei politici vor fi stabilite obiectivele generale referitoare la sănătate și securitate la locul de muncă;

Politica referitoare la sănătate și securitate la locul de muncă trebuie să corespundă naturii și tipurilor de riscuri referitoare la sănătate și securitate la locul de muncă ale organizației, să includă un angajament privind prevenirea rănirilor/ îmbolnăvirilor profesionale și îmbunătățirea continuă a managementului sănătății și securității ocupaționale și a performanțelor QH&S, să includă un angajament privind asigurarea conformității cu legislația și cu alte cerințe pe care organizația le-a acceptat; să fie documentată, implementată si menținută, să fie comunicată tuturor angajaților cu scopul ca acestia să devină constienți cu privire la obligațiile lor individuale în domeniul QH&S, să fie disponibilă părtilor interesate și să fie analizată periodic pentru a se asigura că aceasta ramâne relevantă și adecvată pentru organizație;

Organizația trebuie să stabilească și să mențină proceduri pentru identificarea continuă a pericolelor, evaluarea riscurilor și implementarea măsurilor de ținere sub control necesar și să asigure monitorizarea acțiunilor necesare pentru a asigura atât eficacitatea cât și respectarea programului pentru implementare.

Organizatia trebuie să stabilească, să implementeze și să mențină o procedură pentru identificarea și accesul la cerințele legale și la alte cerințe OH&S care îi sunt aplicabil;

Organizatia trebuie să stabilească obiective referitoare la sănătate și securitate ocupțtională, pentru fiecare funțtie și nivel relevante din cadrul organizației și pentru realizarea obiectivelor sale organizația trebuie să stabilească și să mențină unul sau mai multe programe de management OH&S;

Personalul trebuie să fie competent pentru a îndeplini sarcini care pot avea impact asupra OH&S la locul de muncă iar organizatia trebuie să stabilească și să mențină proceduri pentru a se asigura ca persoanele sunt constientizate de atribuțiile și responsabilitățile lor, de consecințele OH&S, reale sau potențiale, ale activității lor și beneficiile OH&S obținute prin îmbunătățirea performanțelor individuale;

Organizația trebuie să stabilească proceduri referitoare la pericolele OH&S și la sistemul de management OH&S, pentru a se asigura că informațiile OH&S pertinente sunt comunicate către și de la lucrători și la alte părți interesate.

Organizația trebuie să stabilească și să mențină proceduri pentru controlul tuturor documentelor cerute de standardul OHSAS să fie analizate periodic, revizuite atunci când este necesar și aprobate pentru adecvare de personal autorizat;

Organizatia trebuie să analizeze procedurile sale de pregatire pentru situatii de urgență și capacitate de răspuns, în special dupa apariția incidentelor sau a situațiilor de urgență;

Organizația trebuie să stabilească, să implementeze și să mențină proceduri pentru monitorizarea și măsurarea periodică a performanțelor OH&S;

Organizația trebuie să stabilească, să implementeze și să mențină proceduri pentru evaluarea periodică a conformității cu cerințele legale aplicabile și să mențină înregistrări ale rezultatelor acestor evaluări;

Organizația trebuie să stabilească și să mențină un program de audit și proceduri pentru realizarea periodică de audituri ale sistemului de management OH&S. Auditurile interne trebuie conduse de personal independent de cel care are responsabilități directe pentru activitatea care se examinează;

Conducerea de vârf a organizației trebuie să analizeze sistemul de management OH&S, la intervale planificate, pentru a se asigura ca acesta este țn permanență corespunzător, adecvat și eficace.

Nu sunt stabilite criterii de performanță în domeniul sănătății si securității ocupaționale și nici nu se oferă indicații detaliate pentru proiectarea unui sistem de management al sănătății si securității ocupaționale.

De asemenea nu stabilește cerințe specifice privind performanțele organizației în domeniul sănătății și securității la locul de muncă și nu conține specificații detaliate cu privire la proiectarea unui sistem de management în acest domeniu. Standardul SR OHSAS 18001 se referă la sănătatea și securitatea la locul de muncă și nu la securitatea produselor și serviciilor oferite de către o anumită organizație.

Abordarea standardelor în cadrul unui sistem integrat de management

Un sistem integrat de management reprezintă o abordare managerială logică și sistemică, ceea ce contribuie la decizii strategice și operaționale optime care iau în considerare toate aspectele esențiale, ce conduc la funcționarea eficientă a unei organizații atât din punct de vedere al calității, cât și al mediului sau siguranței și sănătății în muncă.

Sistemele integrate au la baza 2 premize fundamentale:

nu standardele ci clienții, produsele și procesele stau în centrul comerțului organizației,

sistemele de management servesc pentru optimizarea planificării, monitorizarii și analizei proceselor manageriale.

Managementul integrat reprezinta procesul complex de îmbinare a resurselor si a activitaților de planificare, organizare, dirijare și control, în vederea realizării obiectivelor organizaționale.Conceptul privind managementul integrat al organizației precizează că pentru a atinge obiectivele organizației este necesară o activitate amplă de conducere, administrare și gestionare.

În literatura de specialitate, pot fi întâlnite mai multe tipuri de sisteme integrate, configurația lor, diferențiindu-se în dependență de standardele utilizate. De exemplu: calitate – mediu; calitate – siguranța alimentelor; calitate – securitatea informațiilor; calitate – mediu – siguranță în muncă și securitate ocupațională.

Modele de implementare a sistemelor integrate de management

Înaintea împlementării unui sistem integrat de management într-o organizație sunt importante următoarele aspecte:

• determinarea „nevoii” de implementare a standardelor în organizație;

• să se definească domeniile de interes care se doresc integrate, (de ex.: calitatea produselor si serviciilor – protecția mediului – sănătate și securitate în muncă – sănătatea alimentului, etc.),

• să se aleagă standardele de referință pentru fiecare domeniu în parte (ex. SR EN ISO

9001:2001, SR EN ISO 14001:2005, OH SAS 18001:2007, HACCP, etc.)

• identificarea cerințelor și domeniilor de aplicare pentru fiecare standard ales pentru aplicare;

• realizarea unei analize preliminare pentru implementare (ce există, ce trebuie îmbunătățit, ce trebuie adăugat și cu ce costuri) în funcție de cerințele specifice fiecărui standard ales drept referință;

• implementarea sistemului integrat;

• monitorizarea implementării și a efectelor acesteia;

• auditul și certificarea sistemului integrat.

Este bine de știut că o astfel de activitate de implementare durează (cu toate fazele) aproximativ doi ani (în funcție de marimea organizației), timp în care tot personalul din firmă este implicat în activitatea de implementare. Pentru firmele care au implementat un sistem de managementul calității situația este mai ușoară în sensul că sistemul de management de mediu și cel de sănătate ocupaționala se poate baza pe structura creată anterior pentru sistemul de asigurarea calității (care binențeles va fi dezvotata în continuare).

Potrivit opiniei mai multor organizații, care au certificat un sistem integrat de management calitate-mediu-sănătate și securitate ocupațională, la implementarea unui astfel de sistem trebuie luate în considerare următoarele aspecte:

conducerea de vârf trebuie să se angajeze pe aspectele calității, protecției mediului și sănătății;

organizația trebuie să considere îmbunătățirea proceselor relevante pentru calitatea produselor/serviciilor și contactul cu mediul ca aspecte strategice indispensabile pentru a câștiga avantaje concurențiale;

organizația trebuie să acționeze ca model social în zonă;

funcționarea eficace a sistemului de management al calității conform ISO 9001 face posibil să se integreze sistemele într-un singur sistem de management;

integrarea sistemelor de management ar trebui să vizeze asigurarea performanței în afaceri ale cărei condiții sunt: calitatea produselor și serviciilor astfel încât să se obțină satisfacția clienților interni și externi, condiții de lucru sigure și sănătoase, protecția efectivă a mediului.

La modelarea sistemului integrat de management, cea mai importantă sarcină este de a armoniza procesele deja documentate în cadrul ISO 9001 cu cerințele lui ISO 14001 și ale OHSAS 18001.

Ideea de bază a sistemului integrat de management este îmbunătățirea continuă prin aplicarea conceptului PEVA( planifică-execută- verifică- actionează, din engleză PDCA- plan, do, check, act) . Sistemul de management de mediu și sistemul de management al securității și sănătății în muncă nu sunt doar construite pe baza sistemului de management al calității, ci sunt adăugate acestuia din urmă elemente noi și o filosofie cu totul nouă. Adaptarea conceptului de îmbunătățire continuă este o dovadă în acest sens (vezi Tabel nr. 2).

Tabel nr. 2. Îmbunătățirea continuă a sistemului integrat de management pe baza ciclului PEVA (sursa: traducere elaborată de autor)

Astfel, urmărind conceptul PEVA putem spune că elementele sistemului integrat de management sunt următoarele :

– Politica: politica privind calitatea, protecția mediului și securitatea și sănătatea muncii constituie cadrul principal pentru sistemul integrat de management, ca și pentru elaborarea obiectivelor și țintelor.

– Planificare: rolul planificării este de a determina și prioritiza aspectele majore privind calitatea produselor și serviciilor, protecția mediului și condițiile pentru sănătate și securitate ocupațională.

– Implementare și operare: se impune definirea clară a responsabilităților, asigurarea nivelului de competență necesar și a unei comunicări corespunzătoare, ținerea sub control a documentației și a activităților, prevenirea situațiilor critice și asigurarea capacității de reacție a organizației la asemenea situații.

– Verificare și acțiuni corective: sunt elaborate procese și proceduri pentru analiza neconformităților, pentru planificarea și aplicarea acțiunilor corective. Este necesar să se completeze instruirea auditorilor interni care să fie autorizați să efectueze audituri pentru evaluarea conformității cu documentele de referință.

– Analiza efectuată de management: trebuie elaborată o reglementare privind auditarea sistematică a sistemului integrat de management, astfel încât să se asigure efectivitatea, conformitatea și îmbunătățirea acestuia. Pe baza rezultatelor obținute din audit, managementul de la cel mai înalt nivel poate evalua și verifica adecvarea și eficacitatea sistemului și poate lua măsuri pentru îmbunătățirea acestuia.

Implementarea sistemului integrat se realizează într-un proces în trei faze:

– Prima fază: pregătirea pentru implementarea sistemului. În cursul acestei faze o mare importanță se acordă reviziei proceselor acoperind analiza impactului lor asupra mediului și situației securității și sănătății în muncă. În majoritatea cazurilor este posibilă integrarea documentației, dar există și cerințe care necesită abordarea și documentarea separată a anumitor elemente ISO 9001 și ale noilor sisteme.

– A doua fază: planificarea și implementarea sistemului integrat. În această fază sunt întreprinse acțiuni pentru constituirea organizării necesare pentru funcționarea sistemului integrat de management, precum și pentru elaborarea politicii, a manualului, a procedurilor, obiectivelor și țintelor și a altor documente.

– A treia fază: pre-audit. Este necesară monitorizarea și auditarea sistemului astfel încât să fie verificat și îmbunătățit înainte de certificare.

Implementarea sistemului integrat a dovedit că atât managerii, cât și angajații de la fiecare nivel al organizației sunt total atașați conceptului. Punerea în funcțiune a sistemului integrat a fost, în general, o decizie proprie și s-a efectuat pe baza principiului voluntar, managementul fiind conștient de faptul că prin aceasta servește interesele clienților și ale tuturor părților interesate.

Nu se poate spune că odată cu implementarea sistemului integrat au dispărut brusc și simultan toate problemele, dar este evident că a scăzut substanțial impactul elementelor de risc asupra funcționării organizațiilor, iar aprecierea acestora s-a îmbunătățit atât din punct de vedere al performanței economice, cât și al impactului social .

Considerații privind definirea politicii și a obiectivelor sistemului integrat de management

Conducerea de vârf a organizației este cea care răspunde de implementarea unui sistem integrat de management calitate-mediu-sănătate și securitate ocupațională, care să îndeplinească cerințele prevăzute de documentele de referință (ISO 9001, ISO 14001 și OHSAS 18001).

În acest scop, ea trebuie să-și definească, în primul rând, politica privind calitatea, protecția mediului și securitatea și sănătatea în muncă, ținând seama de situația concretă a organizației.

Politica constituie cadrul principal pentru sistemul integrat de management calitate-mediu-sănătate și securitate ocupațională. Această politică servește ca bază pentru stabilirea obiectivelor calității, de mediu și privind sănătatea și securitatea în muncă și evaluarea resurselor necesare pentru realizarea lor, definirea responsabilităților și măsurilor pentru desfășurarea activităților prin care se realizează aceste obiective, asigurându-se aplicarea acestor măsuri, astfel încât să fie posibilă îmbunătățirea continuă a sistemului integrat de management.

De regulă, politica sistemului integrat include sau face referire la principiile pe care le promovează conducerea organizației.

Aceste principii pot fi:

managementul integrat reprezintă o prioritate absolută pentru organizație;

respectarea cerințelor clienților și ale celorlalte părți interesate, aplicând cerințele legale aplicabile produselor, serviciilor și proceselor organizației, precum și exigențele interne ale grupului;

aplicarea principiilor dezvoltării durabile prin satisfacerea necesităților prezentului, fără a compromite capacitatea generațiilor viitoare de a-și satisface propriile necesități;

promovarea proiectării responsabile și utilizarea în condiții de securitate a produselor;

măsurarea, monitorizarea, evaluarea și îmbunătățirea continuă a performanțelor de mediu și sănătate și securitate în muncă;

stabilirea obiectivelor privind calitatea produselor și serviciilor și măsurarea, monitorizarea, evaluarea și menținerea acesteia;

încurajarea continuă a propriilor angajați în vederea dezvoltării profesionale prin instruire și crearea unui mediu stimulativ pentru aceasta;

creșterea continuă a satisfacției clienților prin oferirea de produse cu grad înalt de inovare și servicii de calitate;

prevenirea poluării mediului prin promovarea și implementarea celor mai bune tehnici disponibile;

protejarea mediului înconjurător în principal prin reducerea atât a emisiilor cât și a utilizării resurselor naturale neregenerabile, creșterea gradului de recuperare materială și energetică a deșeurilor și reabilitarea mediului;

asigurarea și menținerea unor condiții de lucru sigure și sănătoase;

evaluarea permanentă a performanțelor organizației.

În cazul implementării unui sistem integrat de management calitate-mediu-sănătate și securitate ocupațională politica trebuie definită de conducerea organizației, astfel încât:

să reflecte situația concretă a întreprinderii;

să includă angajamentul conducerii de vârf privind îmbunătățirea continuă a sistemului integrat de management calitate-mediu-sănătate și securitate ocupațională;

să includă angajamentul conducerii de vârf privind respectarea reglementărilor aplicabile;

să asigure un cadru adecvat pentru stabilirea și evaluarea obiectivelor sistemului integrat de management calitate-mediu-sănătate și securitate ocupațională;

să fie documentată, implementată, menținută și comunicată întregului personal;

să fie disponibilă pentru public.

Politica sistemului integrat de management calitate-mediu-sănătate și securitate ocupațională este parte componentă a politicii generale a organizației. Domeniul său de aplicare trebuie astfel definit, încât să asigure compatibilitatea cu politica generală a organizației.

Se recomandă ca politica să fie formulată clar și concis, astfel încât să poată fi înțeleasă de toate părțile interesate.

Organizația trebuie să evalueze impactul proceselor și produselor sale asupra mediului intern și extern și, în funcție de factorii de risc determinați, să stabilească domeniile în care trebuie acționat cu prioritate.

În scopul asigurarii funcționării cu succes a organizației pe termen lung nu este de ajuns să satisfaci doar așteptările acționarilor și deci să îmbunătățești numai rezultatele financiare și de afaceri. Este necesar să fie luate în considerare și nevoile clienților, partenerilor, angajaților și autorităților locale.

Luând în considerare aceste elemente, organizația își definește obiectivele generale și specifice, la toate nivelurile și pentru fiecare unitate funcțională. Obiectivele generale sunt stabilite pe baza politicii organizației. Obiectivele specifice reprezintă cerințe detaliate referitoare la performanță, pe cât posibil cuantificabile, aplicabile întregii organizații, rezultate din obiectivele generale și care trebuie îndeplinite pentru atingerea acestor obiective. Aceste obiective trebuie să corespundă politicii și, implicit, să reflecte angajamentul conducerii.

Este necesar ca în elaborarea lor să se țină seama de următoarele cerințe:

– obiectivele nu trebuie să reprezinte o constrângere sau o piedică în realizarea obiectivelor fundamentale, ca și a celor specifice diferitelor domenii de activitate ale organizației;

– obiectivele trebuie să țină seama de punctul de vedere al tuturor părților interesate;

– obiectivele trebuie să fie formulate clar, pentru a fi înțelese de personalul organizației și de părțile interesate;

– obiectivele trebuie să fie cuantificabile, astfel încât să existe posibilitatea măsurării lor.

Astfel de obiective pot fi:

1. Obiective generale de management al calității

Creșterea satisfacției clienților având ca obiectiv zero reclamații de la aceștia;

Creșterea continuă a calificativelor de “bine” și “foarte bine” la sondajele pentru evaluarea satisfacției clienților;

Dezvoltarea gamei produselor și a serviciilor asociate acestora ținând cont de cerințele pieței.

2. Obiective generale de management de mediu

Îmbunătățirea continuă a indicatorului “Performanța de Mediu a Întreprinderii” prin:

Reducerea emisiilor de praf;

Îmbunătățirea calității apelor evacuate;

Reabilitarea zonelor industriale dezafectate;

Reducerea utilizării resurselor naturale neregenerabile prin creșterea gradului de recuperare energetică și materială a deșeurilor.

3. Obiective generale de management al securității și sănătății în muncă

Zero accidente mortale sau soldate cu incapacitate permanentă de muncă;

Prevenirea accidentelor de muncă prin instruirea angajaților și conștientizarea riscurilor;

Monitorizarea continuă a stării de sănătate a angajaților.

Pentru realizarea obiectivelor este necesar să se stabilească responsabilități, competențe, termene precise, evaluându-se, periodic, gradul lor de îndeplinire. În acest scop se recomandă elaborarea unui plan strategic referitor la calitate-mediu-sănătate și securitate ocupațională, a cărui operaționalizare se realizează prin programe de management integrat de calitate-mediu-sănătate și securitate ocupațională.

Programul trebuie să prevadă modalități și termene precise pentru evaluarea progreselor înregistrate în realizarea obiectivelor. Concluziile acestor evaluări periodice vor fi luate în considerare în cadrul analizei anuale a programului, pentru reconsiderarea priorităților, în funcție de evoluția factorilor interni și externi ai organizației.

Avantajele și dezavantajele sistemelor integrate de management

Pentru o organizație care dispune de un sistem documentat de management al calității, evitarea dezvoltării unui volum exagerat de documentație poate fi realistă prin completarea adecvată a documentelor existente cu prevederi acoperind cerințele corespunzătoare ale standardelor de referință în domeniul managementului de mediu și cel al sănătății și securității în muncă. Un Sistem integrat de Management trebuie conturat astfel încât organizația să conducă propriile procese în mod efficient și eficace, depinde de mărimea organizației, numărul și complexitatea produselor și serviciilor sale. În Fig.2 pot fi observate principalele caracteristici ale unui sistem integrat respectiv, un sistem non-integrat.

Fig. 2 Elemente comparative ale Sistemelor Integrate de Management și ale Sistemelor Neintegrate de management (sursa: elaborat de autor)

Avantajele ce le prezintă fiecare Sistem de Management în parte în cadrul unui Sistem integrat de Management Calitate- Mediu-Sănătate și Siguranță ocupațională sunt prezentate în Anexa nr.3.

Avantajele sistemelor integrate de management calitate-mediu-sănătate și securitate ocupațională sunt:

1. Mai multă coerență. Există numeroase situații în care trebuie intervenit și sub aspectul calității și sub aspectul mediului și al securității și sănătății. O intervenție unitară, pe cerințele structurate comun pe cele trei domenii este în general mai coerentă și mai ușor de urmărit și de controlat.

2. O optimizare a acțiunilor. Integrare înseamnă, printre altele, lucru în echipe mixte. Acțiuni, soluții, eforturi, vor fi de la început gândite cu respectarea cerințelor celor trei domenii, evitându-se astfel apariția unor incompatibilități și, de aici, a unor reveniri și modificări.

3. O minimizare a suprapunerilor și a disipării răspunderii. Cele trei sisteme au numeroase zone comune. Intervenția pe aceste zone a trei echipe, funcționarea simultană a trei sisteme cu trei programe, cu trei moduri de gândire tehnică diferite ar produce suprapuneri, eforturi dublate inutil, contradicții și confuzii în asumarea responsabilităților. Integrarea celor trei sisteme conduce la minimizarea acestor aspecte nedorite.

4. Cerințe comune îndeplinite mai eficient. Satisfacerea cerințelor comune ale standardelor se va face într-o abordare unică, ceea ce va însemna economie de timp și efort, coerență și optimizare a dinamicii implementării și funcționării sistemului.

5. Viziune unitară asupra dezvoltărilor viitoare. În cazul proiectelor de dezvoltare sau de introducere de noi produse/servicii, se vor avea în vedere încă de la început atât aspectele de calitate, cât și cele de mediu, și securitate răspunzându-se astfel mai bine nevoilor clienților, cerințelor legislative și acelora venind din partea părților interesate.

Dezavantaje ale integrării sistemelor integrate de management calitate-mediu-sănătate și securitate ocupațională sunt:

1. Tehnici diferite abordate nediferențiat. Mediul, calitatea și securitatea nu presupun, în tratarea anumitor aspecte, abordări specifice, adaptate tehnicilor și instrumentelor proprii fiecărui domeniu în parte. Prin tendința sa de uniformizare a metodelor și mijloacelor, un sistem integrat calitate-mediu-sănătate și securitate ocupațională poate afecta uneori alegerea soluțiilor sectoriale cele mai adecvate.

2. O gestiune a riscurilor mai dificilă (uneori). Fiecare din cele trei componente dispune de proprii săi indicatori. Când este necesară acordarea unei atenții sporite unui anumit aspect care prezintă un risc mai mare (de exemplu, aspectul identificării defectelor de fabricație sau aspectul prevenirii incidentelor și accidentelor), indicatorii proprii acestui aspect trebuie dezvoltați și urmăriți cu prioritate. Astfel de opțiuni, în regim prioritar, sunt mai greu de făcut în prezența unui sistem calitate-mediu-sănătate și securitate ocupațională integrat decât în prezența a trei sisteme separate.

3. Realizarea mai dificilă a auditurilor externe pe unul dintre cele trei domenii. Auditorii externi vor depune un efort mai mare în cazul sistemelor integrate pentru a separa aspectele domeniului care îi interesează, de aspectele celuilalt domeniu.

4. Inconveniente în asigurarea unei anumite confidențialități. În cazul în care se dorește păstrarea confidențialității asupra unor aspecte specifice unuia dintre cele trei domenii, va fi dificil de găsit o soluție prin care un auditor extern interesat de celălalt domeniu să poată fi împiedicat de a citi, în proceduri sau în alte documente comune ale sistemului, informațiile privind aceste aspecte.

5. Tratarea nediferențiată a unor sisteme de complexitate diferită. Uneori unul dintre domenii (calitate/ mediu/ securitate) necesită o tratare mult mai complexă decât celălalt. Dacă s-ar construi sisteme de management separate, unul dintre sisteme ar fi, în consecință, considerabil mai simplu de gestionat decât celălalt. În cazul sistemelor integrate această simplificare nu se mai poate aplica, cele trei sisteme fiind tratate la același nivel de complexitate.

Elementele menționate anterior pot juca un rol decisiv în asigurarea coexistenței sistemelor integrate de management și pot contribui în mod hotărâtor la optimizarea funcționării lor simultane. În general, se consideră că sistemele integrate de management calitate-mediu-sănătate și securitate ocupațională sunt net superioare sistemelor separate. Această percepție este explicabilă prin aceea că avantajele integrării sistemelor sunt mult mai ușor de intuit decât dezavantajele acestei soluții.

Orientarea spre calitate pe exemplul organizației omv-petrom s.a. Divizia explorare și producție (PETROM EP)

S.C. Petrom S.A. a fost fondată ca o companie privată cu sediul în București, desfășurându-și activitatea în industria petrolieră și petrochimică.

Pe data de 23 iulie 2004, OMV AG, grupul lider de petrol și gaze naturale din Europa Centrală și de Est, a achiziționat 51 % din acțiunile S.C. Petrom S.A..Tranzacția a fost încheiată în decembrie 2004 prin preluarea a 33,34% din portofoliul S.C. Petrom S.A. cu 668,8 mil Euro, preț care după ajustarea ulterioară a urcat la circa 700 mil Euro. La acesta se adaugă majorarea capitalului social cu fonduri de 830 mil. Euro pentru atingerea a 51% din valoarea totală. Din acest moment denumirea a fost schimbată în Petrom S.A.-Membru OMV Group, compania devenind cea mai mare companie de petrol și gaze din România și Europa de Est., .

În iulie 2007, Depozitarul Central S.A. a transferat 5,791,079,578 de acțiuni, reprezentând 10,233% din capitalul social al Petrom S.A- OMV Group, deținut de Autoritatea pentru Valorificarea Activelor Statului, în contul S.C. Fondul Proprietatea S.A., în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 81/2007, 51,01% OMV AG (Aktiengesellschaft). Începând cu data de 15.01.2009, Ministerul Economiei a înlocuit Autoritatea pentru Valorificarea Activelor Statului în Acționariatul Petrom S.A.–Membru OMV Group, în conformitate cu prevederile Legii nr. 308 din data de 30.12.2008. Structura actuală a acționariatului este prezentată in Fig.3.

Fig. 3 Structura acționariatului Petrom S.A.–Membru OMV Group (sursa: www.petrom.ro)

Domeniul de activitate și poziția pe piață

S.C. Petrom S.A.- Membru OMV Group are ca obiect de activitate explorarea și exploatarea zăcămintelor de petrol și gaze naturale de pe uscat și din platoul continental a Mării Negre, rafinarea și prelucrarea țițeiului, transportul și comercializarea produselor petroliere, comercializarea gazelor, importul și exportul de țiței, produse petroliere, utilaje, echipamente și tehnologiii specifice. Pe plan extern derulează activtăți de explorare, exploatare și comercializare în Moldova, Ungaria, Kazahstan, India, Iran, Serbia și Muntenegru.

Producția totală este de aproximativ 19.000 bep/zi, iar rezervele dovedite sunt de aproximatv 894 mol bep. Compania dispune de o capacitate maximă de rafinare de 8 mil tone/ an și operează 807 stații de distribuție în România, Bulgaria, Republica Moldova și Serbia.

Compania deține două rafinării, Petrobrazi Ploiești și Arpechim Pitești, care au capacități de rafinare de 7 respectiv 6,5 mil. Tone/ an.

În ceea ce privește producția de gaze, S.C. Petrom S.a.- Membru OMV Group este al doilea furnizor după Romgaz, cu o producție anuală de paroximativ 6 mld. metri cubi.

Activitățile principale ale companiei sunt distribuite în 4 divizii: Explorare și Producție, Rafinare, Marketing și Gaze. Organigrama companiei este prezentată în Anexa nr.4 .

Având în vedere, piața de retail, S.C. Petrom S.a.- Membru OMV Group deține cea mai vastă rețea de stații de alimentare cu carburanți, o mare parte dintre acestea modernizate (PetromV și OMV).

Activitatea de Explorare și Producție a Petrom S.A.-Membru OMV Group se ocupă cu explorarea și identificarea zăcămintelor precum și cu extracția de țiței și gaze naturale în România precum și în alte țări din regiune (Rusia și Kazahstan). În 2008, producția totală de țiței și gaze a companiei a atins nivelul de 71 mil bep.

În România, Petrom S.A.-Membru OMV Group deține licențe de explorare pentru 15 perimetre de uscat și 2 perimetre marine, cu o suprafață totală de 59100 km2 , din care 13730 km2 în Marea Neagră, și desfășoară actiități operaționale pe 270 zăcăminte comerciale de țiței și gaze.

La 31 decembrie 2008, rezervele dovedite de țiței și gaze ale Petrom S.A.-Membru OMV Group s-au ridicat la 872 mil bep.

Pe plan intern, principalii competitori sunt Rompetrol Group, Lukoil sau Rafo (care operează rafinării în România) și Mol (ce distribuie prodursele companiei mamă din Ungaria). O altă categorie de stații de alimentare cu carburanți sunt cele deținute de grupurile Agip sau Eni din Italia, care distribuie atât prodursele companiilor mamă (în special uleiuri, consumabile și cosmetice auto, etc.), însă se aprovizionează cu carburanți și de la Petrom S.A.-Membru OMV Group (activitatea acestora fiind mai mult bazată pe distribuție, pe paln local neavând facilități de producție).

Pe plan extern, S.C. Petrom S.A. Membru OMV Group operează stații de distribuție fiind afectată de concurența venită din partea unor companii precum INA, MOL, Rompetrol și Lukoil.

Indicatorii economico-financiari ai organizației Petrom S.A.-Membru OMV Group, respectiv pentru Divizia Explorare și Producție, la sfârșitul anului 2008 sunt prezentați în Anexa nr.5.

Abordarea procesuală a activităților – principiu de bază al ISO 9001

Sistemul Integrat de Management definește modul în care PETROM EP își coordonează afacerea și furnizează hărțile proceselor necesare pentru îmbunătățirea continuă a performanțelor. Acestea se bazează pe sisteme de management mai detaliate și proceduri care includ procesele de bază și diferite procese suport (vezi Anexa nr.6 ).

În cadrul Sistemului Integrat de Management există trei tipuri de procese ale afacerii:

Procesele de administrare care sunt utilizate pentru a stabili și comunica orientarea, strategia, planurile de dezvoltare ale afacerii EP, stabilirea de obiective și ținte, administrarea activităților regionale, aprobarea bugetelor, controlul afacerii, măsurarea performanței și asigurarea că noile achiziții de bunuri sau vânzări de active sunt evaluate corespunzător înainte de asumarea angajamentului.

Procesele de bază care acoperă fazele ciclului de viață în activitățile EP în domeniul petrolului, de la faza inițială de explorare, trecând prin faza de evaluare, dezvoltare a zăcămintelor și a instalațiilor, de operare și întreținere, până la dezafectarea și abandonarea sondelor și a instalațiilor. Achiziția și vânzarea de active, precum și vânzarea de produse trebuie să fie luate în considerare pe parcursul tuturor fazelor ciclului de viață.

Procesele suport care asigură un cadru esențial pentru procesele de management și procesele de bază și includ HSEQ, Resurse Umane, Achiziții, Logistică, Comunicare, IT, Servicii financiare, Asigurări, Depozite, Managementul proiectelor, Managementul proceselor, Servicii juridice, Servicii de audit.

Sistemul Integrat de Management este prezentat schematic în Fig. 5 .

Fig. 5 Sistemul Integrat de Management în cadrul Petrom EP (sursa: Manualul Sistemului Integrat de Management)

HSEQ este unul dintre procesele suport și este integrat în întreaga afacere Petrom EP. Toate aceste documente sunt pregătite în conformitate cu cerințele seriei de standarde ISO 9000, ISO 14000 și OHSAS 18000.

În contextul unui Sistem Integrat de Management, PETROM EP se conformează cu toate cerințele HSEQ precum și cu prevederile legale și au ca scop:

Eliminarea tuturor accidentărilor și practicilor nesigure.

Eliminarea bolilor profesionale.

Reducerea cât de mult posibil a impactului asupra mediului înconjurător.

Asigurarea unui dialog activ cu părțile implicate.

Integrarea HSEQ, securității și CSR în toate activitățile aferente afacerii.

Sistemul de Management al Sănătății și Securității în Muncă, Protecției Mediului și Calității (numit în continuare SM HSEQ- Health, Safety, Environment and Quality) este sistemul pe care PETROM EP îl utilizează pentru a coordona toate aspectele privind Sănătatea și Securitatea Muncii, Protecția Mediului și Calitatea aferente operațiunilor executate.

De asemenea, include probleme referitoare la securitate și responsabilitatea socială corporativă. SM HSEQ este proiectat pentru a asigura că riscurile pentru oameni, comunitate sau mediu, ca urmare a activităților desfășurate de PETROM EP, sunt reduse la un nivel cât de scăzut posibil din punct de vedere practic (As Low as Reasonably Practicable – ALARP).

Managementul securității industriale cuprinde prevenirea activităților (criminale) deliberate care au un impact nefavorabil asupra oamenilor, bunurilor, proprietății intelectuale, mediului și reputației companiei.

Responsabilitatea Socială Corporativă (Corporate Social Responsibility- CSR) reprezintă integrarea voluntară a posibilelor probleme de mediu și sociale în procesele de afacere ale PETROM. Acțiunile asumate depășesc pe cele care sunt necesare în mod legal. CSR pune accent pe un echilibru echitabil al dimensiunilor economice, de mediu și sociale.

Modelul Sistemului de Management HSEQ se bazează pe modelul îmbunătățirii continue descris în seria de standarde ISO 9001, ISO 14000 și OHSAS 18000. Modelul este reprezentat în Fig. 4.

Fig. 4 Modelul Sistemului de Management HSEQ-PEtrom EP (sursa: manualul Sistemului Integrat de Management al Diviziei explorare și Producție)

Angajamentul conducerii privind Sistemul HSEQ-Petrom EP

Abilitățile de conducere și angajamentul manifestate de management reprezintă cel mai important factor în îmbunătățirea continuă a performaței HSEQ. Managementul are un rol cheie în demonstrarea faptului că angajamentul lor este vizibil și consecvent.

Managementul determină cultura și asigură mediul de lucru, infrastructura și resursele necesare pentru a implementa și menține SM HSEQ. Managementul depune eforturi pentru a îmbunătățirea continuă a performanței și pentru a demonstra că toate activitățile corespund pe deplin obiectivelor și politicilor HSEQ.

Angajamentul față de HSEQ este demonstrat prin participarea activă în cadrul unor activități și anume:

Asigurarea resurselor profesionale pentru o îndrumare competentă privind toate aspectele legate de relațiile cu comunitatea, calitatea, sănătatea și securitatea muncii, securitatea și mediul înconjurător.

Dezvoltarea, acolo unde este cazul, de politici, planuri, proceduri, practici de lucru în condiții de siguranță, proceduri operaționale în condiții de siguranță și norme locale. Acestea asigură îndrumare și orientare pentru angajații Companiei și ai Contractorilor care preiau activitatea de lucrări și operațiuni, pentru a preveni, cât este rezonabil practic, executarea operațiunilor care se desfășoară în condiții de nesiguranță.

Asigurarea instruirii personalului pentru obținerea nivelului necesar de cunoștințe, calificare și competență pentru a executa sarcinile de lucru și activitățile în condiții de siguranță și eficiență.

Evaluarea competenței tuturor angajaților cu privire la executarea resposabilităților și acțiunilor lor relative la securitatea în muncă.

Stabilirea de obiective HSEQ competitive și monitorizarea în vederea obținerii acestora.

Stabilirea de măsuri pentru corectarea oricărei acțiuni sau situații periculoase pe care le observă sau le este adusă la cunoștință.

Oprirea oricărei activități care nu este în concordanță cu politicile HSEQ.

Efectuarea de inspecții HSEQ de rutină și neplanificate, analize și audituri ale instalațiilor/obiectivelor, echipamentelor, sistemelor și procedurilor și utilizarea auditului sistematic și a tehnicilor de identificare a pericolelor, după cum este cazul.

Asigurarea unui sistem prin care accidentele, incidentele, amenințările privind securitatea și incidentele fără consecințe (near misses) să fie semnalate și investigate, idiferent dacă acestea au ca rezultat vătămarea, avarierea instalațiilor sau incidente de mediu, astfel încât să fie luate măsurile necesare de remediere pentru a reduce posibilitatea de reapariție.

Elementele și Obiectivele Politicii HSEQ

Politicile HSEQ ale PETROM se aplică activităților EP prin dezvoltarea a douăsprezece elemente specifice (Anexele nr.7, 8 și 9 ). Aceste elemente sunt concentrate pe zonele cheie ale EP. Fiecare element de politică în parte conține un set de obiective care formează baza pentru dezvoltarea reglementărilor.

Planificarea și organizarea activităților referitoare la calitate/ mediu/ siguranță și securitate ocupațională

Planificarea este un instrument al companiei care furnizează informații pentru deciziile eficiente de management. Pentru a dezvolta planul strategic al companiilor subsidiare, trebuie considerat ca prim pas Planul de strategie OMV. Acesta este un proces strategic deoarece implică cea mai bună cale de a răspunde circumstanțelor mediului de afaceri chiar dacă acestea sunt sau nu cunoscute ca având grad de certitudine. Fiind strategic, înseamnă că se cunosc obiectivele unității de afaceri, că se cunosc obiectivele și resursele și că le încorporează pe acestea toate pentru a răspunde unui mediu dinamic. Strategia trebuie actualizată la cel puțin 3 ani.

Planul anual se desfășoară descrescător începând cu planul strategic și este numit de obicei plan de operare bazat pe funcții individuale aferente unei perioade de un an care contribuie la strategia HSEQ. Un model de plan anual este prezentat în Anexa nr.10.

Subiecte de strategie pentru anul 2009 în cadrul Diviziei EP sunt prezentate mai jos:

Închiderea acțiunilor din audituri, investugații, evaluări de risc și programe de conformitate- 150 puncte

Raportarea Near Miss și a Hazardului prin intermediul Instrumentului CARE și cardurilor CARE-100 puncte

Schimbarea condițiilor de transport al bunurilor și oamenilor- 150 puncte

Instruirea HSEQ a primei linii manageriale pentru EP – 100 puncte

Eliminarea abuzului de alcool la locul de muncă- 100 puncte

Diminuarea riscurilor majore legate de facilități (evenimente soldate cu accidente majore)- 150 puncte

Urmarirea programului de conformitate cu privire la mediu -100 puncte

Implementarea strategiei OMV EP HSEQ până în 2012 – 150 puncte

Total 1000 puncte / trimestru

Planificarea anuală în cinci pași. Fiecare unitate / departament va trebui să stabilească o metodă care să funcționeze cel mai bine pentru ei și care poate fi complet diferită sau o variantă a acestor 5 pași – Pașii trasați mai jos descriu activitatea de bază care necesită a fi făcută și rezultatele tipice ale procesului.

Pasul 1 Pregătirea cuprinde:

Stabilirea planului strategic și a obiectivelor strategice

Identificarea ariilor specifice de activitate la care trebuie să se facă referire prin procesul de planificare pe un an

Stabilirea acțiunilor pentru fiecare obiectiv strategic cu ținta și limitele de timp

Clarificarea rolurilor și responsabilităților

Crearea unu grup de lucru pentru planificare

identificarea informației care trebuie strânsă în vederea luării deciziilor bune

Stabilirea/ identificarea lunară/ trimestrială a instrumentelor de monitorizare ale planului anual

Se obține la final un plan de lucru care trebuie să fie aprobat până la finalul fiecărui al treilea trimestru al anului.

Pasul II Stabilirea unei viziuni a viitorului

Viziunea în mod tipic descrie o organizație în ceea ce privește:

Scopul-de ce s-au propus acțiunile viitoare și ce se dorește a se realiza

Afacerea – metodele, activitățile și instrumentele principale, prin care organizația încearcă să-și atingă scopul

Valorile- principiile și credința care îndrumă angajații de-a lungul drumului lor in atingerea scopului propus

Pasul doi se finalizează cu formularea tip a acestei viziuni.

Pasul III Evaluarea situației curente

Evaluarea situației constă în identificarea resurselor și a capabilității organizației in scopul evidențierii aspectelor critice cu care se confruntă aceasta. Acestea pot include aspecte de finanțare, noi proiecte potențiale sau oportunități de explorare, reguli de schimbare sau așteptările publice. Odată ce aceste puncte critice au fost identificate se va trece la o planificare mai amănunțită cu identificarea țintelor și a obiectivelor anuale rezultate în urma unor procese repetitive întreprinse pentru obținerea celui mai bun Plan Anual. Instrumente ca Balance Score Card și Benchmarking, sunt utilizate de către departamente pentru implementarea Planului Anual și Strategic și pentru îmbunătățirea performanțelor viitoare.

Pasul IV Finalizarea Planului de Afaceri Anual scris

Odată formulată viziunea, identificate aspectele critice, iar țintele și obiectivele au fost aprobate este necesară o formă scrisă a acestui angajament. Se consultă personalul HSEQ EP Petrom pentru a vedea dacă documentul poate fi transformat în planuri de operare (planuri de acțiune detaliate) și pentru a se asigura dacă planul răspunde întrebărilor cheie despre prioritățile și direcțiile ce servesc drept ghid. La final se obține Planul Strategic.

Pasul V Aprobarea Planului Anual

Planul se prezintă și este aprobat de către managementul de linie.

Responsabilități și competențe decizionale privind implementarea Sm HSEQ Petrom EP

HSEQ este responsabilitatea fiecărui angajat, dar în final managementul are obligații statutare și morale de a asigura un mediu de lucru sigur din punct de vedere al sănătății și securității muncii. Specialiștii HSEQ au rolul de a acorda consiliere și suport pentru instruire.

Managerul HSEQ PETROM EP are împuternicire deplină de la Membrul Comitetului Director responsabil cu EP să aprobe reglementările (standardele, ghiduri etc) HSEQ emise de aceste divizii. Implementarea SM HSEQ este resposabilitatea managementului.

O organigramă care prezintă stuctura conducerii superioare pentru PETROM EP este prezentată în Anexa nr.11 .

Membrii Comitetului director responsabili pentru EP, Managerii zonelor de producție și managerii Grupurilor de Zăcăminte trebuie să se asigure că:

Planurile HSEQ sunt dezvoltate în aria lor de responsabilitate

Planurile anuale HSEQ sunt dezvoltate în așa fel încât să derive din strategie

Exista comunicare cu subordonații și combinarea planului anual cu sistemul de implementare(Mbo, PDS, bonus, etc.)

Există raportare periodică (BSC si Benchmarking) a rezultatelor actuale versus planificare în comparație cu planurile HSEQ

Responsabilii HSEQ au responsabilități în asigurarea că:

Planurile HSEQ sunt dezvoltate, urmărite, monitorizate și realizate în aria lor de responsabilitate

Planurile anuale HSEQ sunt dezvoltate pornind de la strategie

Sistemele de implementare a performanței anuale sunt transparente și clare

Există comunicare cu linia managerială și subordonații și combinarea planului anual cu sistemul de implementare a performanței

Există o raportare periodică (BSC și Benchmarking) a rezultatelor actuale versus planificate în comparație cu planurile HSEQ din HQ și din liniile manageriale respective din teritoriu (Anexele nr.12 și nr.13)

În cadrul PETROM EP, reprezentanții HSEQ din Grupurile de Zăcăminte (Field Clusters) trebuie să raporteze activitatea aferentă HSEQ direct la HSEQ EP și managementului.

PETROM EP are îndatoriri asupra oamenilor, comunității și mediului. In timpul activităților de lucru, toți angajații trebuie să ia acest lucru în considerare și să fie responsabili pentru:

Executarea sarcinilor de lucru într-un mod care nu prezintă risc pentru ei înșiși sau pentru alții, pentru comunitățile locale, pentru mediul înconjurător sau pentru proprietate.

Identificarea și raportarea pericolelor și abordare proactivă a îmbunătățirii sistemului.

Executarea sarcinilor de lucru în conformitate cu SM HSEQ și cu toate standardele, ghidurile și procedurile aferente managementului HSEQ.

Asigurarea că standardele SM HSEQ sunt pe deplin înțelese de către contractori și că lucrează conform cu acestea.

In plus, tot managementul este responsabil pentru:

Asigurarea conformării cu reglementările SM HSEQ.

Analizarea periodică a performanței HSEQ și asigurarea unei îmbunătățiri continue.

Rolurile și resposabilitățile, inclusiv responsabilitățile HSEQ, pentru fiecare funcție, trebuie să fie documentate și incluse în planurile de activitate HSEQ relevante.

Implicarea angajaților și procesele de comunicare au în vedere asigurarea identificării continue a căilor de eliminare a practicilor și condițiilor nesigure de lucru, transmiterea informațiilor și problemelor HSEQ forței de muncă, furnizarea dezbaterilor pentru a spori conștientizarea HSEQ, să obțină angajamentul la programul HSEQ și să rezolve orice probleme sau preocupări.

Ședințele periodice în toate locațiile joacă un rol important în procesul de comunicare. Ședințele tipice includ sedințele HSEQ, sedințele pre-start/ pre-spud și pre-tour, ședințele comitetului HSEQ și ședințele managementului.

Toate manualele referitoare la HSEQ, proceduri, directive și planuri vor fi în conformitate cu sistemele de documente controlate. Exemplarele tipărite pe suport de hârtie sunt necontrolate dacă nu se specifică altfel. Primirea, controlul și distribuția tuturor informațiilor SM HSEQ, electronic și pe suport de hârtie, vor fi în conformitate cu managementul calității și standardele de securitate.

Analiza SM HSEQ efectuată de conducere

Analiza SM HSEQ este pregătită și documentată cel puțin anual de către managerii HSEQ EP, sau ori de câte ori este necesar.

Analize suplimentare pot fi organizate în anumite situații, cum sunt:

• analiza rezultatelor unui audit extern (efectuat de un organism de certificare sau de un client);

• dacă auditurile interne pun în evidență neconformități minore repetate sau tendințe de neconformități majore față de cerințele SM HSEQ;

• dacă sunt modificări organizatorice care influențează SM HSEQ;

• dacă sunt modificări esențiale ale reglementărilor SM HSEQ.

Următoarele elemente sunt luate în considerare pentru analiză:

I) Politicile și obiectivele SM HSEQ

– continuă să fie în conformitate cu obiectivele generale ale Petrom EP;

– sunt cunoscute, înțelese și aplicate în toate compartimentele;

– necesită modificări determinate de: schimbări în legislație, tendințe ale pieței, intenții proprii de îmbunătățire, schimbări organizatorice etc.;

– gradul de realizare a obiectivelor, bazat pe indicatorii de performanță stabiliți.

II) Documentația SM HSEQ

– conformitatea față de cerințele aplicabile (reglementări Petrom, OMV, reglementări legislative naționale și internaționale, contracte etc.);

– detaliile și prezentarea (detalii insuficiente sau excesive, prezentare ușor/greu de înțeles de către personal);

– alte considerente legate de menținerea sub control a acestora (autoritate pentru emitere, verificare, aprobare, multiplicare, distribuție, modificare etc.).

III) Rezultatele auditurilor interne sau externe

– tipul și tendința neconformităților identificate;

– promptitudinea și eficacitatea acțiunilor corective și preventive;

– numărul, independența, pregătirea și abilitatea auditorilor interni;

– alte considerente (frecvența auditurilor, permutări de auditori etc.).

IV) Reclamații și alte informații primite de la clienți

– tipul și tendința neconformităților identificate;

– promptitudinea și eficiența acțiunilor corective și preventive.

V) Instruirea personalului

– tipuri, metode, resurse;

– eficiența instruirii.

VI) Performanțele furnizorilor

necesitatea/oportunitatea de introducere sau eliminare din lista furnizorilor agreați.

VII) Posibilități/necesități de îmbunătățire a SM HSEQ

În urma dezbaterii subiectelor, concluziile participanților pot fi transpuse în programe de măsuri, programe de acțiuni corective, decizii, dispoziții de serviciu, etc.

Elementele de ieșire ale analizei sunt:

• îmbunătățirea eficacității SM HSEQ și a proceselor sale;

• îmbunătățirea serviciilor prestate în raport cu cerințele clienților (interni);

• actualizarea elementelor SM HSEQ (programe de management, obiective, planul de pregătire pentru situații de urgență, etc.);

• necesitățile de resurse;

• data următoarei ședințe de analiză.

Documentarea și implementarea Sistemului de Management HSEQ

Pe lângă elaborarea schemei organizatorice de conducere a Sistemului Integrat de Management, definirea, aprobarea și difuzarea politicii de mediu, securitate și sănătate ocupațională și calitate, stabilirea obiectivelor și a responsabilităților, documentarea SM HSEQ mai cuprinde și etape referitoare la elaborarea și aprobarea manualului SM HSEQ, a procedurilor de sistem, proceduri operaționale și instrucțiuni de lucru specifice.

Manualul Sistemului de Management HSEQ

Manualul SM HSEQ definește strategiile, sistemele și resposabilitățile pentru un management HSEQ eficient. Acesta evidențiază reglementările și practicile relevante pentru toate activitățile PETROM EP și EPS, cu mecanisme pentru implementare, urmărire, evaluare și îmbunătățire continuă.

Structura generală a documentației Sistemului de Management HSEQ din cadrul PETROM EP este ilustrată în Fig. 6:

Fig.6 Structura Sistemului de Mangement HSEQ Petrom EP(sursa: Manualul Sistemului Integrat de Management)

Organizarea are trei nivele:

Corporație

Politica Corporativă HSE din cadrul PETROM se află pe primul loc împreună cu standardele și directivele HSEQ care se aplică în toată organizația . Politicile HSE și referitoare la Calitate sunt aprobate de membri Comitetului Director. Dezvoltarea sistemului HSEQ din cadrul EP și EPS se aliniază cerințelor Manualului de Management al Afacerilor.

De asemenea, primul nivel mai cuprinde și toate Directivele, Standardele și Ghidurile Corporative.

Sediul central PETROM EP și PETROM EPS

Următoarele nivele ale documentației sunt specifice activităților PETROM EP și EPS. În cadrul Sistemului de Management Integrat, HSEQ este unul din procesele suport. Manualul SM HSEQ descrie acest proces la nivel de management. Acesta conține douăsprezece elemente specifice ale SM HSEQ și obiectivele care vizează activitățile EP.

De asemenea mai există o serie de reglementări (standarde, ghiduri) PETROM EP și EPS care oferă sprijin managementului pentru implementarea eficientă și consecventă a SM HSEQ .

Locațiile PETROM EP și EPS

Nivelul final al documentației se află la nivelul operațional. Se aplică dacă PETROM are o echipă permanentă de management în teritoriu și în cazurile de “locație temporară”, de exemplu, operațiuni seismice sau foraj de explorare. Manualul SM HSEQ este aplicat direct de către directorii responsabili cu locațiile respective împreună cu reglementările aplicabile. Acestea vor asigura uniformitatea pentru toate locațiile PETROM.

La nivelul locațiilor, în fazele de dezvoltare și producție, sunt stabilite proceduri operaționale și planuri specifice. In funcție de situație, este necesară detalierea acestora, prin instrucțiuni de lucru specifice, înregistrări, etc.

Documente de referință ale Sistemului de Management HSEQ PETROM EP

PETROM EP are dezvoltat un set de reglementări (ex: standarde, ghiduri) definitorii pentru sistemele și metodele unui management eficient al HSEQ pentru toate activitățile desfășurate. (vezi Anexa nr. 12) Aceste reglementări sunt în conformitate cu cerințele celor douăsprezece elemente ale SM HSEQ și indică apartenența la elementul de politică corespunzător prin utilizarea unui șir generic de numere și un cod de culori asociate cu fiecare element de politică HSEQ în parte.

De exemplu, reglementările asociate cu elementul de Politică nr. 5, Inginerie, au culoarea de cod verde și au numerele de document începând cu HSEQ-RO-05. Conceptul este ilustrat în fig.7. Acest sistem de identificare este de asemenea extins la procedurile și instructiunile de lucru de la nivelul locațiilor.

Fig.7 Numerotarea și codul de culori al Reglementărilor HSEQ PETROM EP (sursa)

Factorul Uman, Competență și Conduită

PETROM EP are stabilite proceduri pentru a asigura că tot personalul selectat și numit în funcții în cadrul PETROM EP are experiența, cunoștințele și calificările corespunzătoare, necesare pentru îndeplinirea sarcinilor.

Instruirea HSEQ specifică este decisivă pentru implementarea cu succes a SM HSEQ și este inclusă în planurile de instruire profesională. Scopul acestor instruiri este îmbunătățirea conștientizării personale a pericolelor aferente executării sarcinilor de muncă și asupra măsurilor de control și a procedurilor necesare diminuării riscului de vătămare personală sau pierdere/avarierea proprietăților PETROM EP și a mediului înconjurător.

PETROM EP stabilesc competențele necesare pentru personalul care execută sarcinile și asigură că acesta este competent să le execute. PETROM EP identifică, planifică, monitorizează și înregistrează necesarul de instruire pentru tot personalul.

Managementul este responsabil pentru menținerea evidențelor de instruire pentru angajați și pentru evaluarea performanțelor acestora.

Managementul pericolelor și efectelor.

PETROM EP dovedește angajament pentru controlul și administrarea tuturor riscurilor potențiale prin identificarea pericolelor, evaluarea posibilității apariției lor și a consecințelor, analiza cauzelor și implementarea măsurilor de control pentru a asigura că riscurile sunt reduse la minimum atât cât este rezonabil practic (ALARP).

Managementul este responsabil pentru proces și pentru a asigura identificarea și evaluarea corespunzătoare a pericolelor.

Etapele de bază ale managementului pericolelor sunt prezentate în Anexa nr.13.

Pentru controlul pericolelor poate fi utilizată următoare ierarhie a măsurilor de reducere a riscurilor:

Echipamentul Individual de Protecție (EIP) este întotdeauna utilizat ca un ultim mijloc pentru controlul pericolelor la locul de muncă.

Procesul de management al pericolelor trebuie înregistrat într-un registru al pericolelor. Formatul depinde de procesul adoptat, nivelul de risc și complexitatea problemelor.

Pentru instalațiile de producție și procesare, este necesar să fie utilizate metode specializate și să fie întocmite formulare mai detaliate ale evaluării riscurilor.

Evaluarea riscului locului de muncă este o metodă specializată pentru reevaluarea muncii actuale sau a sarcinilor, ex. lucrul la birou cu calculatorul, repararea conductelor, salvarea unei persoane din mare, etc. Fiecare sarcină de lucru este observată pas cu pas pentru a identifica pericolele și a evalua modul de reducere a riscurilor, utilizând ierarhia descrisă mai sus.

Conceptul ALARP se bazează pe principiul comparării costurilor față de beneficiile asociate metodelor de control ale riscurilor. Apreciera calitativă a echilibrului dintre costurile măsurilor de control și beneficiile reducerii riscurilor este realizată de către experți. Ghidurile PETROM prezintă criterii cantitative care trebuie utilizate ca ajutor în luarea de decizii atunci când sunt implicate costuri mari sau instalații/ obiective complexe. În particular, acestea oferă îndrumare asupra principiului disproporționalității majore care se aplică atunci când nivelul de risc este mare.

Asigurarea unui mediu de lucru adecvat

Instalațiile/obiectivele PETROM ep sunt proiectate, achiziționate, construite și puse în funcțiune pentru a asigura performanța optimă în condiții de protecție, siguranță, sănătate și mediu pe durata vieții lor de funcționare. Proiectarea este supusă evaluărilor de riscuri HSEQ și măsurile de control corespunzătoare trebuie implementate.

Pentru a se asigura construcția instalațiilor în conformitate cu specificațiile de proiectare și planurile de execuție, trebuie implementat un sistem de asigurare a calității. Pentru asigurarea integrității tehnice neîntrerupte a instalațiilor, trebuie dezvolatate procese planificate de întreținere și inspecție, pe baza riscurilor evaluate. Pentru toate instalațiile/obiectivele, trebuie efectuate revizii HSE ale proiectelor și dezvoltat un studiu HSE (HSE Case), în conformitate cu standardele PETROM EP

Modernizările majore, modificările și dezafectarea instalațiilor existente trebuie să se conformeze de asemenea cu cerințele acestei politici.

Instalațiile/obiectivele trebuie să fie operate în limitele parametrilor de evaluare a riscurilor definite în studiile HSE. Pentru asigurarea integrității tehnice neîntrerupte a instalațiilor, trebuie dezvolatate procese planificate de întreținere și inspecție, pe baza riscurilor evaluate.

Evaluările de riscuri trebuie să fie actualizate înaintea efectuării oricărei modificări operaționale în cadrul instalației, în afara limitelor permise. Similar, trebuie implementat un proces de management al schimbării, pentru evaluarea impactul modificărilor, schimbărilor organizatorice, noilor cunoștințe, așteptărilor comunității, variabilității nivelurilor de securitate, schimbărilor de infrastructură/ mediu, schimbărilor reglementărilor, etc.

Pentru îndeplinirea cerințelor HSEQ, managementul de la toate nivelele este responsabil pentru identificarea activităților care necesită control operațional ca de ex. proceduri, ghiduri, programe și instrucțiuni de lucru.

Pentru toate operațiunile și activitățile de lucru care prezintă riscuri HSEQ trebuie stabilite și menținute proceduri de lucru în condiții de siguranță. Procedurile trebuie să fie elaborate cu consultarea grupului de lucru la care se aplică și vor fi specifice scopului pentru care au fost elaborate.

Materialele și echipamentele critice (inclusiv echipamentul temporar) trebuie să fie certificate, testate, inspectate și aprobate înainte de expedierea la locul de muncă. Toată circulația materialelor trebuie să fie trasabilă și documentată. Nici o instalație, echipament, substanță sau utilaje noi nu vor fi achiziționate fără identificarea pericolelor și evaluarea riscurilor.

Toate materialele și echipamentele utilizate în operațiunile Companiei trebuie să fie manipulate și depozitate corect. Pentru a se asigura un control adecvat al materialelor PETROM, trebuie menținute inventare de echipamente și consumabile în conformitate cu recomandările producătorilor.

Toate mărfurile periculoase trebuie să fie transportate în conformitate cu procedurile aplicabile pentru manevrarea mărfurilor periculoase și cu reglementările specifice în vigoare.

Inspectarea și testarea instalațiilor și echipamentelor utilizate de către PETROM EP și de către Contractorii săi, formează o parte esențială a monitorizării conformității cu standardele HSEQ cerute de către autoritățile de reglementare și prin condițiile contractuale. Contractorii trebuie să aibă stabilite regimuri de inspectare și testare pentru asigurarea conformității.

Activitățile PETROM EP trebuie să fie în conformitate cu reglementările locale și internaționale de mediu. Pentru reducerea impactului asupra comunității și asupra mediului la un nivel ALARP, trebuie dezvoltate și implementate planuri de management social și de mediu pentru toate activitățile. Monitorizarea performanței și raportarea factorilor de mediu trebuie să se realizeze în conformitate cu legislația și cerințele de mediu.

Servicii contractate

Contractorii și furnizorii constituie o mare parte a afacerii. Dacă aceștia nu prestează serviciile, acest fapt poate avea un impact semnificativ asupra afacerii. Aceștia pot fi supuși diferitelor presiuni comerciale iar prioritățile lor pot să nu se alinieze cu cele ale PETROM EP și EPS. Pentru a minimiza impactul HSEQ nedorit, este important să fie stabilite și implementate sisteme de control.

Toate serviciile, materialele, instalațiile, substanțele și echipamentele trebuie achiziționate în conformitate cu cerințele HSEQ. Reglementările PETROM referitoare la procesul de aprovizionare conțin în mod detaliat aceste cerințe.

Efortul managementului pentru controlul contractorilor și furnizorilor trebuie să fie proporțional cu riscurile implicate. Pornind de la aceasta, acolo unde defecțiunile produsului sau serviciului au consecințe minime, nu trebuie urmate toate etapele. Totuși, pentru că evaluarea riscurilor nu este o știință exactă și condițiile se pot schimba rapid, întotdeauna se vor introduce în contracte și în termenii/condițiile de achiziționare, clauze standard ale cerințelor legale care stabilesc un nivel de bază al cerințelor HSEQ.

Controlul situațiilor de Urgență și de Criză

PETROM EP a stabilit planuri de management care se adresează controlului situațiilor de urgență și de criză. Acestea detaliază responsabilitățile, echipamentele necesare, acțiunile, cerințele de raportare, resursele și procedurile pentru a trata scenariile potențiale referitoare la situațiile de urgență.

Personalul trebuie instruit și rolurile clar definite și comunicate întregului personal respunzător în cazul unei situații de urgență. Pentru a răspunde eficient în cazul incidentelor majore, situațiilor de urgență și de criză, trebuie prevăzute resurse corespunzătoare care includ măsuri de prim ajutor, îngrijire medicală, incendiu și deversare.

Pentru testarea sistemelor de răspuns în situații de urgență și menținerea capabilității personalului/ sistemelor implicate, trebuie efectuate exerciții de simulare la intervale regulate de timp și instruiri corespunzătoare. Acestea trebuie revizuite periodic și actualizate după cum este cazul.

Măsurarea și evaluarea performanței

Pentru implementarea SM HSEQ, planificarea și monitorizarea performanței trebuie detaliate în funcție de activitățile specifice.

Planificarea și monitorizarea performanței

Următoarele planuri trebuie dezvoltate și implementate:

Plan cincinal strategic HSEQ pentru locație care este în conformitate cu strategia generală EP.

Plan anual HSEQ care va fi distribuit din planul strategic specific al Locației.

Plan anual HSEQ specific pentru fiecare instalație/obiectiv.

Plan HSEQ specific pentru activitățile majore, i.e. campanie de foraj, proiect de dezvoltare, modernizare a facilităților, etc.

Managementul este responsabil pentru dezvoltarea acestor planuri și comunicarea lor angajaților și părților interesate prin mecanismele de comunicare PETROM. Planurile trebuie monitorizate periodic, raportate și acțiuni de remediere trebuie efectuate pentru asigurarea trasabilității.

Obiectivele HSEQ sunt incluse oficial prin intermediul sistemului Balanced Score Card (BSC) și prin stabilirea de indicatori cheie de performanță competitivi (KPI). Aceste obiective trebuie distribuite în cadrul organizației și trebuie să fie relevante pentru manageri și supervizori( vezi Anexa nr. 14).

Raportarea și investigarea incidentelor

Un indicator standard esențial de performanță HSEQ îl reprezintă raportarea promptă și investigarea temeinică a tuturor accidentelor, incidentelor, incidentelor fără consecințe (near-miss) și a evenimentelor periculoase.

Raportarea tuturor rănirilor personalului, a prejudiciilor aduse proprietății și mediului și a acelor incidente care pot avea un potețial serious de extindere trebuie stocate într-o bază de date electronică. Aceasta se utilizează de asemenea pentru înregistrarea tuturor pericolelor și a incidentelor fără consecințe. Acest lucru se aplică și tuturor contractorilor, vizitatorilor și părților terțe în locațiile și birourile PETROM EP.

De asemenea sunt incluse activități care au impact în afara locațiilor, care au apărut ca urmare a activităților PETROM EP, e.g. transport, poluare, zgomot, etc. Un sistem interactiv computerizat trebuie utilizat pentru a programarea și monitorizarea acțiunilor în derulare care rezultă din contestații, investigații, audit, revizuiri, etc.

În funcție de gravitatea incidentului, managementul locului de muncă va iniția raportul, va executa investigația incluzând supervizorii și reprezentanții HSEQ (dacă este cazul), va revizui accidentul sau incidentul și va fi responsabil pentru acțiunile corective în derulare.

Revizuire și îmbunătățire

Pentru a asigura că obiectivele, țintele și planurile operaționale sunt implementate și menținute corespunzător, trebuie efectuate audituri periodice ale procedurilor și sistemelor de lucru, de către auditori independenți. Poate fi cerută asistență din partea angajaților din sectoare diferite, după cum este necesar. Recomandările pentru îmbunătățire vor fi folosite ca bază pentru un program de lucru pentru a corecta deficiențele. Toți auditorii vor fi instruiți corespunzător și vor fi ținute evidențe.

PETROM EP trebuie să asigure că toate activitățile, produsele sau serviciile care nu sunt în conformitate cu cerințele HSEQ vor fi rapid identificate. Toate neconformările și acțiunile corective care rezultă din ședințele HSE, investigațiile de incidente, audituri și inspecții vor fi stabilte și introduse prompt într-un sistem computerizat.

Anual trebuie făcută o analiză a performanței SM HSEQ pentru a se asigura că este încă eficientă și se potrivește scopului. Rezultatele care reies din această analiză sunt documentate, iar situația sistemului și orice modificări sau îmbunătățiri vor fi implementate.

Directorii HSEQ EP asigură întocmirea "Procesului Verbal al Ședinței de Analiză a SM HSEQ", îl supun aprobării tuturor participanților la ședință, și îl difuzează tuturor participanților și persoanelor nominalizate care au primit responsabilități rezultate în urma Analizei. Persoanele nominalizate au obligația realizării în termen a acțiunilor stabilite. La termenele stabilite, Directorii HSEQ EP verifică realizarea și eficacitatea acțiunilor realizate. La constatarea nerealizării unei acțiuni, se va stabili un nou termen, sau verificarea realizării acțiunii se va introduce în planul de audit intern al compartimentului respectiv.

Trimestrial, Directorii HSEQ EP sunt informați asupra realizării acțiunilor stabilite la Analiza SM HSEQ.

Un audit complet al SM HSEQ va fi efectuat la fiecare locație de operare cel puțin la fiecare 3 ani pentru a fi evaluată conformitatea cu SM HSEQ. Pe baza rezultatelor auditurilor anterioare, acolo unde factorii de risc sunt mari sau dacă sunt necesare îmbunătățiri ale performanței, trebuie programate audituri mai frecvente ale sistemului.

Se remarcă 4 tipuri de audit :

1. Auditul SM HSEQ

Aceste audituri furnizeaza evaluări globale ale eficienței managerierii problematicii HSEQ în unitățile auditate, pe baza următoarelor obiective principale:

• Conformitatea cu cerințele sistemului de management al HSEQ.

• Îmbunătățirea sistemului de management al HSEQ.

• Respectarea cerințelor pentru certificare în raport de standardele sistemului de management al HSEQ.

• Implicarea în furnizarea unei conduceri transparente și active pentru dezvoltarea și întreținerea unei reale culturi HSEQ.

• Definirea și documentarea organizării managementului și a responsabilităților HSEQ.

• Implementarea măsurilor pentru selecția, instruirea și dezvoltarea personalului pentru îndeplinirea capabilă și sigură a îndatoririlor lor.

• Controlul riscurilor HSEQ prin implicarea angajaților, programe HSEQ și organizarea corespunzătoare a HSEQ și de asemenea, revederea și întreținerea periodică a sistemului de management și monitorizarea performațelor HSEQ.

• Evaluarea prin obiective și scopuri clar definite, a conformității cu legislația relevantă specifică, politica HSE a Petrom, politica privind Calitatea a Petrom EP, directive, standarde, proceduri sau orice alte cerințe în cauză.

• Raportarea și analizarea tuturor incidentelor și accidentelor, pentru a stabili cautele reale și a preveni reapariția.

• Realizarea aranjamentelor, facilităților și instruirii necesare pentru conducerea eficientă a situațiilor de urgență și crizelor.

• Evaluarea surselor, calității datelor și a modului de folosire a acestora pentru îmbunătățirea și distribuirea bunei performanțe HSEQ.

• Identificarea deficiențelor și oportunităților pentru îmbunătățire si furnizarea recomandărilor pentru implementarea planurilor acțiunilor corective.

Auditul SM HSEQ trebuie făcut de către persoane anume desemnate, abilitate și experimentate și în mod special instruite pentru auditarea sistemelor de management al HSEQ. Desemnarea auditorilor pentru auditul sistemului de management al HSEQ este atributul directorilor HSEQ EP. Auditurile SM HSEQ, elementele auditate și auditorii care le efectuează sunt cuprinse și se aprobă prin Programul anual de audit.

2. Auditul Operațional HSE

Aceste audituri sunt verificări regulate și sistematice ale activităților specifice care influentează sau pot determina starea și performanțele HSEQ, pentru a confirma:

• Conformitatea și înțelegerea instrucțiunilor locale, codurilor de practică, specificațiilor, cerințelor operaționale și reglementărilor obligatorii și pentru a identifica oportunitățile de îmbunătățire. Aceste tipuri de audituri vor fi executate de șefii superiori ai departamentelor planificate pentru audit.

• Proiectarea, realizarea, întreținerea și protejarea adecvată a facilităților în conformitate cu cerințele HSEQ, astfel încât toate activitățile să fie executate în siguranță. Aceste tipuri de audituri vor fi executate de șefii superiori ai activitătilor planificate pentru audit. Auditurile operaționale HSEQ pot fi executate în același timp cu auditurile de comportament.

3. Auditul Specializat HSEQ

Aceste audituri furnizează verificări periodice aprofundate asupra adecvanței instrucțiunilor sau sistemelor acoperind un aspect particular al HSEQ. Auditurile specializate pot adoperi aspecte cum sunt securitatea, apărarea împotriva incendiilor, sănătate si siguranța ocupaționala, mediu etc.

Obiectivul principal al auditurilor specializate este determinarea gradului în care:

• Este respectată legislația relevantă și reglementările interne Petrom (Directive, Standarde, Proceduri de Management) și codurile bunelor practici.

• Problematica HSEQ este tratat în concordanță cu circumstanțele locale.

• Identifică și implementează pașii necesari pentru realizarea îmbunătățirii continue

Auditurile specializate trebuie conduse de auditori independenți de departamentele auditate, asistați de personal local, iar în funcție de scopurile lor principale, echipele de audit pot să includă specialiști și experți abilitați și/sau certificați. Auditurile operationale HSEQ pot fi executate în același timp cu auditurile de comportament.

4. Auditul Comportamental HSEQ

Acest tip de audit este cunoscut ca auditul de observare și constatare (walk around audit),

scopul lui principal fiind de a crea conștientizare printre angajați privind importanța asigurării

sănătății și securității muncii.

Auditorii merg la locurile de muncă și observă condițiile de muncă și modul în care lucrătorii execută operațiile de muncă. Auditurile confirmă ce este sigur și corect și ce este nesigur, iar conștientizarea se poate asigura prin explicarea consecințelor posibile ale comportamentului nesigur și convingerea angajaților de a evita pe viitor acțiunile nesigure.

Aceste audituri au câteva obiective principale, cum sunt:

• Reîntărirea comportamentul sigur;

• Creșterea conștientizării oamenilor privind securitatea în muncă;

• Testarea înțelegerii conținutului reglementărilor și reactualizarea acestora;

• Identificarea și corectarea situațiile nesigure;

• Motivarea oamenilor și creșterea implicării angajaților de a lucra sigur.

Aceste audituri de comportament HSE sunt executate de regulă de management, dar ar trebui sa fie executate de către orice angajat desemnat care are o instruire minimă privind principiile sănătății și securității la muncă.

Acțiunile corective și preventive sunt documentate și comunicate întregului personal implicat, inclusiv modificările de politică, proceduri și altă documentație rezultată ca urmare a neconformității sau incidentului. Pentru a asigura implementarea și înțelegerea acțiunilor corective și preventive trebuie stabilite proceduri corespunzătoare.

Implicarea angajaților și procesele de comunicare au în vedere asigurarea identificării continue a căilor de eliminare a practicilor și condițiilor nesigure de lucru, transmiterea informațiilor și problemelor HSEQ forței de muncă, furnizarea dezbaterilor pentru a spori conștientizarea HSEQ, să obțină angajamentul la programul HSEQ și să rezolve orice probleme sau preocupări.

Ședințele periodice în toate locațiile joacă un rol important în procesul de comunicare. Ședințele tipice includ sedințele HSEQ, sedințele pre-start/ pre-spud și pre-tour, ședințele comitetului HSEQ și ședințele managementului.

Toate manualele referitoare la HSEQ, proceduri, directive și planuri vor fi în conformitate cu sistemele de documente controlate. Exemplarele tipărite pe suport de hârtie sunt necontrolate dacă nu se specifică altfel. Primirea, controlul și distribuția tuturor informațiilor SM HSEQ, electronic și pe suport de hârtie, vor fi în conformitate cu managementul calității și standardele de securitate.

Concluzii

Succesul funcționării Sistemului Integrat de Mnagement depinde în mare măsură de etapa implementării lui.

Implementarea unui sistem integrat de management este doar primul pas în drumul spre competitivitate și excelență. sistemul integrat de management este un sistem viu, niciodată definitiv și perfect. El trebuie adaptat permanent la cerințele și așteptările mereu noi ale clienților, ale societății și ale altor elemente aflate în continuă schimbare.

Implementarea unui sistem de management integrat face ca lucrurile "dureroase" impuse de necesitatea schimbării mentalității oamenilor, a metodelor și procedeelor de abordare a problemelor în "noul context ISO" să se "întâmple" într-un singur val, ceea ce generează efecte favorabile pe toate planurile.

Ca următor pas se recomandă certificarea Sistemului Integrat de Management implementat în cadrul PETROM EP, întrucât acest proces furnizează clienților certitudinea că produsele certificate satisfac cerințele impuse, permite indentificarea punctelor slabe și perfecționarea continuă, asigură competivitatea pe piața națională și internațională, crește încrederea clienților și salariaților în organizație, în capacitatea acesteia de a realiza exclusiv produse de calitate și în mod constant și asigură succesul în afaceri prin utilizarea unui limbaj modern, accesibil și pe înțelesul partenerilor externi.