Utilizarea Tehnicilor Si Intrunentelor de Organizare,prelucrarea Si Prezentare a Datelor Oferite de Programat

=== eab9b6d1b5c5b138e24c7db84be9ef47874cbb95_103830_1 ===

UNIVERSITATEA DIN ORADEA

FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE,

Specializarea: Marketing și comunicare în afaceri

LUCRARE DE DISERTAȚIE

Utilizarea tehnicilor și intrunentelor de organizare,prelucrarea și prezentare a datelor oferite de programat

Conducător științific,

Prof. Naiana Tarca

Student:

BBBBBBBB vvvvvvv

2012

CUPRINS

1. INTRODUCERE 1

1.1. IMPORTANȚA ȘI ACTUALITATEA TEMEI 1

1.2. SCOPUL ȘI OBIECTIVELE LUCRĂRII 1

1.2.1. Scopul principal al proiectului: 1

1.2.2. Obiectivul proiectului: 2

1.3. CONȚINUTUL LUCRĂRII 2

2. CONCEPTE ÎN TEORIA BAZELOR DE DATE 4

2.1. NOȚIUNI ȘI TIPURI DE BAZE DE DATE. 5

2.2. DATE ȘI INFORMAȚII 6

2.3. ENTITATE, ATRIBUT, VALOARE 6

2.4. CONCEPTUL „BAZĂ DE DATE” 8

2.5. RELAȚIILE ÎNTRE TABELELE UNEI BAZE DE DATE 9

2.6. BAZE DE DATE RELAȚIONALE 10

3. SISTEM DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE 12

3.1. INTERFEȚE SGBD 13

3.2. FUNCȚII ȘI SERVICII OFERITE DE SGBD 14

3.3. ACTIVITĂȚILE ASIGURATE DE SGBD 16

3.4. OBIECTIVELE UNUI SGBD 16

3.5. COMPONENTELE SOFTWARE ALE UNUI SGBD 18

4. APLICAȚIA MICROSOFT EXCEL 20

4.1. PREZENTAREA GENERALĂ A MEDIULUI MICROSOFT EXCEL 20

4.2. AVANTAJELE UTILIZĂRII MS EXCEL ȘI MS VISUAL BASIC ÎN AUTOMATIZAREA CALCULELOR 21

4.3. FACILITĂȚILE DE BAZĂ ALE SISTEMULUI MS EXCEL 22

4.3.1. Formule și funcții predefinite 22

4.3.2. Tabele pivot în MS Excel 25

4.3.3. Tablouri de bord / un tablou de bord este un afișat vizual 29

4.4. FACILITĂȚILE AVANSATE ALE MS EXCEL 30

4.4.1. Macrocomenzi 31

4.5. ELEMENTE DE PROGRAMARE ÎN VBA PENTRU EXCEL 31

4.5.1. Descrierea controalelor 32

4.5.2. Editorul VBA 33

4.5.3. Tipuri de date folosite în vba 34

4.5.4. Instrucțiuni VBA 35

4.5.5. Crearea de formulare 36

4.6. CONCLUZII 37

5. STUDIU DE CAZ – SC PLASTOR SA 39

PARTEA I. PREZENTAREA SOCIETĂȚII – SC PLASTOR SA 39

5.1. SCURT ISTORIC 39

5.2. VALORILE ȘI IDEOLOGIA ORGANIZAȚIEI 41

5.3. PRODUSE ȘI TEHNOLOGIE 41

5.4. GRUPUL PLASTOR ASTĂZI 44

5.4.1. Organigrama companiei 44

5.4.2. Asistarea deciziei la nivelul firmei prin politica de marketing 45

5.5. MEDIUL ECONOMIC ȘI STRATEGIA DE PIAȚĂ DE FIRMEI 47

5.5.1. Conținutul pieței întreprinderii și strategia firmei 47

5.5.2. Dimensiunile pieței întreprinderii și strategia 48

5.5.3. Aria ( localizarea ) pieței și strategia 48

5.5.4. Structura pieței 48

5.5.5. Mediul economic și strategia de produs a firmei 48

5.5.6. Campanie promoțională pentru firma 49

5.6. ANALIZA SWOT 51

PARTEA a-II-aASISTAREA DECIZIEI LA NIVELUL FIRMEI PRIN ORGANIZAREA ȘI PRELUCRAREA DATELOR 56

5.7. ORGANIZAREA FILTRĂRII ÎN ORGANIZAREA ȘI PRELUCRAREA DATELOR 56

5.7.1. Obținerea unei liste care să conțină toate tipurile de produse materiale consumabile – filtrarea după materiale consumabile 58

5.7.2. Obținerea unei liste de produse cu prețuri cuprinse între 38 – 160 de lei – filtrare după prețuri cuprinse între 38 și 160 de lei pe valoare ieșire. 59

5.7.3. Obținerea unei liste de produse care să conțină primele 10 tipuri de produse Marfă filtrate după variabila val_ies. 61

5.8. UTILIZAREA SORTĂRII ȘI SUBTOTALIZĂRII DATELOR ÎN ORGANIZAREA ȘI PRELUCRAREA DATELOR 63

5.8.1. Sortarea datelor după variabila valori medii, ordonate descrescător 63

5.8.2. Realizarea de subtotaluri pe luni calendaristice. 64

5.9. UTILIZAREA TABELELOR PIVOT ÎN ORGANIZAREA ȘI PRELUCRAREA DATELOR 66

5.10. UTILIZAREA DIAGRAMELOR 69

1 CONCLUZII 72

ANEXA – CUPRINSUL FIGURILOR 73

BIBLIOGRAFIE 74

INTRODUCERE

IMPORTANȚA ȘI ACTUALITATEA TEMEI

Accesul la informație, la știință și la cultură sunt drepturi fundamentale ale omului, care împreună cu dreptul la educație sunt recunoscute peste tot în lume ca elemente cheie ale unei dezvoltări durabile a umanității și a progresului economic și social.

Sistemele informatice, în toate domeniile, au înregistrat o evoluție importantă în ultimii ani. În cazul instituțiilor mici, sau cele aflate în perioada de dezvoltare, cu un număr mic de salariați, se preferă realizareaunei baze de date comune care să ofere cât mai multe posibilități și avantaje.

Se poate spune că baza de date reprezintă cel mai important instrument de tehnologiainformațiilor folosit de organizații pentru stocarea și prelucrarea informațiilorcu foarte multe interdependențe. La baza dezvoltării acestei noi tehnologii stau câtevaconcepte și noțiuni care trebuie cunoscute: date, informații, entitate, atribut, valoare. Aceste concepte și noțiuni vor fi prezentate în capitolul II al lucrării de față.

SCOPUL ȘI OBIECTIVELE LUCRĂRII

Scopul principal al proiectului:

Scopul proiectului este de a permite absolventului să arate comisiei de examinare, cunoștințele asimilate de-a lungul anilor de studii precum și capacitatea acestuia ca în urma cercetării blibliografice să structureze toate informațiile într-o lucrare bine închegată, atât teoretică cât și practică.

Obiectivul proiectului:

Realizarea unei baze de date utilizând aplicația Microsoft Excel, bază de date cu informații concrete din cadrul firmei SC PLASTOR SA.

Realizarea unei lucrări scrise care să susțină, teoretic și exemplificativ, aplicația mai sus amintită.

Necesitatea colectării și organizării sub formă de tabele și stocării datelor a crescut dramatic în ultimul secol. Actuala „eră a informației” este cu adevărat o eră a datelor.

Bombardați mai mult ca oricând cu date, scopul nostru este să procesăm și să organizămaceste date într-un mod cât mai inteligent, folosind metode care permit accesul rapid șisimplu la informațiile prelucrate. Programele de baze de date precum Microsoft Access și Excel suntdestinate acestui scop.

În cadrul fiecărei activități disponibilitatea informației și capacitatea de a o gestiona înmod eficient sunt esențiale. Din acest motiv, fiecare organizație dispune de un sisteminformațional care gestionează informația necesară realizării funcțiilor respectivei organizații.

Răspândirea tehnicii de calcul în aproape toate activitățile umane generează o continuă creștere încomputerizarea sistemelor informaționale [3].

În sistemele bazate pe tehnică de calcul, informația este înregistrată sub formă de date,care necesită o interpretare pentru a furniza informații. Nu se poate da o definiție exactă aconceptului de dată, precum și a diferenței dintre dată și informație. Ce putem spune este ca datanu are nicio semnificație, dar odată interpretată și corelată convenabil, ea furnizează informații ceîmbogățesc cunoașterea asupra lumii înconjurătoare.

CONȚINUTUL LUCRĂRII

Lucrareaeste structurată în 5 capitole:

În Capitolul 1intitulat “Introducere”,sunt prezentate:

Importanța și actualitatea temei propuse a fi prezentate;

Scopul și obiectivele lucrării realizate;

Rezumat al conținutului lucrării.

În Capitolul 2intitulat “Concepte în teoria bazelor de date”, sunt prezentate câteva dintre noțiunile de bază ale bazelor de date, tipuri BD.

Capitolul 3intitulat “Sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD)”, conține caracteristica generală a SGBD.

Capitolul 4intitulat “Prezentarea aplicației Microsoft Excel 2010”, descrie aplicația Mocrosoft Excel 2010, subliniind cele mai importante funcționalități care stau la baza lucrării de față;

Capitolul 5intitulat “Studiu de caz”, .SC PLASTOR SRL este format din două părți principale. În prima parte este prezentată compania SC PLASTOR SRL p[rnind de la istoricul acesteia, subliniind valorile și ideologia organizației, trecând în revistă mare parte dintre produsele pe care le comercializează și finalizând cu o prezentare de marketing și economică a acesteia. În partea a doua s-a lucrat concret pe intrări/ieșiri din contabilitatea organizației prin aplicarea cqtorva funcții Excel în rezolvarea și prezentarea de situații din contabilitate.

Lucrarea se încheie cu Concluzii iar la final cu „Anexa – Cuprinsul figurilor” și Bibliografia studiată și utilizată pentru redactarea acestei lucrări.

CONCEPTE ÎN TEORIA BAZELOR DE DATE

Evoluția tehnologiei, a metodelor și tehnicilor de organizare și de stocare a informațiilor precum și necesitatea de a prelucra rapid și sigur un volum mare de date, au determinat dezvoltarea și implementarea conceptului de bază de date în tehnologia informației.

Primele baze de date au fost dezvoltate pe sisteme mainframe și au fost manipulatede oameni special pregătiți pentru a gestiona aceste sisteme. Aceste baze de date au fost simple sisteme de gestionare a bazelor de date (SGBD-uri). Primul SGBDR a fost lansat de corporația Oracle și foloseasistemul de interogare SQL.Deși versiunea originală a fost dezvoltată pentru alt tip desisteme, Oracle a fost unul dintre primii furnizori care a lansat o versiune pentru sistemelePC pe sistem de operare MS-DOS.

La jumătatea anilor 80, firma Sybase a lansat propriul său SGBDR numit SQL-Server. Acesta conținea biblioteci client pentru accesul la baza de date. Asigurând suportulpentru proceduri rezidente (mai târziu denumite proceduri stocate) și o interoperatibilitatesporită cu diverse tipuri de rețele SQL-Server a devenit un produs de succes cu precădere în mediile client/server.Odată cu apariția sistemelor PC au apărut și primele aplicații debaze de date ce foloseau un singur fișier pentru a stoca toată informația din baza de date [10].

Aceste aplicații erau de tip xBase, un limbaj care s-a răspândit foarte repede, fiind folositîn special pentru manipularea datelor. Sistemele care au folosit xBase au fost: dBase,FoxBase și FoxPro. Aceste programe rulau sub MS-DOS și, firesc, împărtășeau limitărileacestuia. La începutul anilor 90, mai exact în 1992 firma Microsoft lansează aplicațiaAccess, aplicație care se bazează în mare parte pe logica FoxPro, licență achiziționată deMicrosoft în 1989. în scurt timp Access devine cea mai folosită aplicație de baze de date detip „flat file” de pe sistemele PC. În prezent Access a ajuns la a VI-a versiune denumităAccess 2002 integrată în pachetul de aplicații Microsoft Office XP. Începând cu aceastăversiune s-a schimbat sistemul de stocare, aplicația fiind pregătită să fie scalată către obază de date SQL-Server. Totodată începând cu versiunea a III-a i s-a adăugat un limbajde programare dedicat numit Visual Basic for Applications (denumit în continuare VBA),bazat pe limbajul de programare Visual Basic. Prin intermediul VBA se pot manipuladatele mai ușor, se pot folosi automatisme pentru diverse interogări, afișări, etc. Începândcu versiunea a V-a (Access 2000) limbajul integrat, VBA este compatibil cu VB, dar și culimbajul folosit de Microsoft S.Q.L.-Server. La începutul anului 2003 compania Microsofta anunțat lansarea Visual Studio for Applications, prima tehnologie care livreazăcapabilități de personalizare a aplicațiilor integrate în pagini Web [2].

În ultimul deceniu, mediul economic a suferit o serie de schimbări. Consecința acestor transformări petrecute de-a lungul ultimelor decenii, asupracivilizației umane, în general și a mediului economic, în particular, impune tot maipregnant necesitatea stocării informației economice într-o manieră care să permită accesulrapid, precum și posibilitatea de a extrage și a evidenția în mod inteligent doar informațiasolicitată.

O organizare sistematică a informațiilor este oferită de bazele de date, care asigurăcondițiile necesare pentru consemnarea datelor, păstrarea lor și un acces optim la acestea,și tind să devină totodată principalul rezervor de informații al oricărei organizații.

NOȚIUNI ȘI TIPURI DE BAZE DE DATE.

Sintetizând definițiile date în diferitele surse ale literaturii de specialitate, baza de datepoate fi definită ca un sistem informatizat de gestiune a datelor ale cărui componente sunt reprezentate de datele conținute și structurate, echipamentele de gestiune (componenta hardware a bazei de date), aplicațiile de gestiune (componenta software a bazei de date), utilizatorii (intermediari sau finali) și procedurile de utilizare specifice[9], [11].

Descrierea conținutului conceptual al bazelor de date are în vedere, în mod obișnuit, două caracteristici ale acestora:

Dimensiunea bazei de date – termenului „bază de date" îi mai sunt asociați și termenii „centru de date"6și „ depozit de date "7, ambii făcând referință la baze de date de dimensiune mare sau foarte mare conținând o cantitate semnificativă de date;

Natura bazei de date – d.p.d.v. a naturii, bazele de date sunt clasificate în:baze de date interne și baze de date externe, diferența majoră între acestea fiind dată de sursele (interne sau externe) folosite pentru asigurarea conținutului acestora.

DATE ȘI INFORMAȚII

Datele și informațiile reprezintă componentele primare ale sistemului informațional.

Data – concept definit în tehnologia informației ca un model de reprezentare ainformației într-un format accesibil unui calculator, desemnează elementul primar,caracter numeric sau alfanumeric, provenind din diverse surse, fără o formăorganizată care să permită luarea unei decizii.

Informația – data ce are un caracter de noutate, care îmbogățește nivelul decunoștințe ale celui care primește informația și îl ajută în luarea deciziilor. Se poatespune că orice informație este o dată în conceptul tehnologiei informației dar, nuorice dată este informație.

ENTITATE, ATRIBUT, VALOARE

Entitatea este reprezentarea unică a unui obiect individual (concret sau abstract) dinlumea reală, prin proprietățile sale; de exemplu, reprezentarea entității clienți ca obiectconcret și reprezentarea entității cont bancar ca obiect abstract.

Atributele entităților reprezintă proprietățile entităților.

Un atribut ia anumite valori. De exemplu, o persoană este recunoscută după nume:persoana reprezintă entitatea, numele reprezintă proprietatea entității persoana; valoareape care o ia această proprietate pentru un element al entității, de exemplu, Maria.

Orice proprietate a unui obiect poate fi exprimată printr-o pereche (atribut, valoare); oentitate poate fi exprimată prin mai multe proprietăți, deci prin mai multe perechi de tipul(atribut, valoare).

De exemplu, o persoană poate fi reprezentată prin mulțimea de perechi: (Nume,Marele); (Data nașterii, 5august 1953); (Sex, masculin); (Profesie, inginert); (CNP,153050590000). În acest caz, se poate afirma: entitatea persoana este definită prinatributele: nume, data nașterii, sex, profesie, CNP (codul numeric personal) [1], [4], [6].

Atributele unei entități se stabilesc în funcție de contextul în care descrierea estenecesară. De exemplu, în descrierea entității “împrumutat”, atributele pot fi: nume, prenume,CNP, funcția, studii, unde lucrează, etc.

În contextul conceptelor date – informații, definim entitatea, atributul, valoarea astfel:

Entitatea reprezintă obiectul informației

Atributul este proprietatea entității

Valoarea este măsura proprietății.

Pentru a asigura unicitatea, valorile unuia sau mai multor atribute ale entității trebuie să fiediferite de valorile corespondente ale celorlalte entități. În exemplul de mai sus, utilizareacodului numeric personal (CNP) asigură identificarea unică a unei persoane.

Entitățile mai sunt numite și entități date, obiecte date, apariții de date sau apariții.

Aceste reprezentări ale entităților devin tabele. Tabela este definită ca un produs carteziandintre mai multe domenii, caracterizată prin un nume având date despre un anumit subiect.

De exemplu, un tabel în care este descrisă entitatea împrumutat, cu atributele: nume, studii, funcția, etc, conține rânduri sauînregistrări pentru fiecare împrumutat în parte.

O înregistrare este compusă din câmpuri care sunt constituite din atributele necesare pentruentitatea descrisă.

Noțiunea de atribut, caracteristică a unei entități, este denumită în terminologia bazelor dedate câmp. Atributul definește o latură a entității (relației) și ia valori într-un domeniu asociat.

Fiecare atribut este caracterizat prin valorile pe care le ia și contribuie la identificarea entitățiial cărei parte este și la deosebirea ei de celelalte entități din aceeași clasă.

Valoarea atributului este cea mai mică unitate de date dintr-o entitate. Valorile atributelor nupot fi decât cele cuprinse în domeniul atributului. Alte denumiri ale valorii atributului suntvaloarea celulei și valoarea datelor.

Figure ‎2.1Exemplificare atribut, entitate și valoare.

***, Microsoft Access 2010 – Help

CONCEPTUL „BAZĂ DE DATE”

Bazele de date au apărut din necesitatea de a avea un acces rapid și ușor la un volum dince în ce mai mare de date.

Conceptul bază de date poate fi definit ca fiind una sau mai multe colecții de date aflate îninterdependență, împreună cu descrierea datelor și a relațiilor dintre ele.

O bază de date reprezintă un ansamblu de date integrat, anume structurat și dotat cu odescriere a acestei structuri. Descrierea poartă numele de dicționar de date și realizează orelație între datele propriu-zise și programe.

Baza de date reprezintă mai mult decât o colecție de fișiere: ea include și dicționarul de dateși o descriere a relațiilor dintre înregistrări (fișiere intercorelate). Descrierea este utilizată peîntreaga durată a prelucrării informațiilor.

Un fișier al unei baze de date este alcătuit dintr-un ansamblu de înregistrări fiziceomogene sub aspectul conținutului și prelucrării.

Înregistrarea fizică este unitatea de transfer dintre memoria internă și cea externă acalculatorului și este formată din mai multe înregistrări logice.

Înregistrare logică este unitatea de prelucrare privită din punctul de vedere alprogramului utilizator și este alcătuită din mai multe câmpuri.

O bază de date reprezintă o colecție de date care sunt achiziționate cu un anumit scop șiîntr-o structură specifică și trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

să asigure o independență sporită a datelor față de programe;

să asigure informațiile necesare și suficiente scopului propus;

să se asigure o redundanță minimă (informații care nu se repetă);

să permită accesul rapid la informațiile stocate în baza de date.

Arhitectura bazelor de date se referă la componentele acestora și cuprinde:

baza de date propriu-zisă în care se memorează datele;

sistemul de gestiune al bazei de date care realizează gestiunea și prelucrareacomplexă a datelor.

RELAȚIILE ÎNTRE TABELELE UNEI BAZE DE DATE

O bază de date este formată din mai multe tabele cu legături între ele.

Stabilirea relațiilor între tabele are în vedere îndeplinirea condițiilor pe care o bază de datetrebuie să le îndeplinească în vederea prelucrării datelor din mai multe tabele.

În proiectarea unei baze de date este importantă stabilirea obiectelor reprezentate în bazade date și proprietățile care vor fi incluse; această operație este denumită modelarea datelor.

Scopul unui model de date este de a crea o reprezentare logică a structurii de date utilizatăla crearea bazei de date. Realizarea unui model de date presupune:

determinarea structurii modelului;

definirea obiectelor (entităților) și a proprietăților asociate – atribute

stabilirea relațiilor între obiecte; se materializează printr-o legătură între o realizare aînregistrării dintr-un tabel numit părinte și una sau mai multe realizări ale înregistrăriiunui alt tabel numit fiu. Legătura între obiecte (entități) poartă numele de relație sauasociere. Între tabelele unei baze de date sunt trei tipuri de relații [12]:

unu la unu (one to one) – unei întregistrări dintr-un tabel îi corespundeprin relația stabilită o singură înregistrare în tabelul asociat.De multe ori acesttip de relație este privit și ca o împărțire a unui tabel în două tabele asociate dinrațiuni de securitate (drepturi de acces) diferit pe anumite câmpuri.

unu la mai mulți (one to many) – unei înregistrări dintr-un tabel (părinte) ise pot asocia mai multe înregistrări din tabelul asociat (fiu); înregistrarea dintabelul fiu se asociază cu o singură înregistrare din tabelul părinte. De exemplu,într-o organizație, un departament are mai mulți angajați, un angajat esterepartizat unui singur departament, este relație de tip 1:n, structură de tiparborescent sau unei înregistrări din tabelul clienților i se pot asocia multeînregistrări din tabelul conturilor, iar un cont aparține doar unui client.

mulți la mulți (many to many) – unei înregistrări dintr-un tabel părinte ise pot asocia mai multe înregistrări din tabelul cu care se află în relație, tabelul fiu.

stabilirea operatorilor care acționează asupra structurii de date; pot fi operatori de citire,memorare, modificare, joncțiune etc.

BAZE DE DATE RELAȚIONALE

O bază de date relațională are la bază modelul relațional, adică este alcătuită din unul saumai multe tabele organizate ierarhic, între care s-au stabilit anumite relații. Relațiile întredouă tabele sunt unidirecționale, astfel că o tabelă devine principală, iar cealaltă devinesubordonată.

Pentru desemnarea unei structuri relaționale de tabele se va utiliza noțiunea de bază de date relațională. Noțiuni de bază în baze de date relaționale [12]:

Cheia primară este constituită dintr-un atribut (coloană din tabel) ale cărui valoriidentifică în mod unic un rând (o înregistrare) dintr-o tabelă de bază. Pentru orice valoare acheii primare corespunde un rând și numai unul în tabel. Cheia compusă (concatenată) secreează atunci când cheia primară este compusă din mai multe câmpuri care asigurăunicitatea; de exemplu, numărul și data unei facturi.

Cheia candidată este o coloană (un atribut) care îndeplinește condițiile cerutepentru a deveni cheie primară (CNP din tabelul cititorilor cu cheia primară numărul dinregistrul cititorilor).

Cheia externă este o coloană ale cărei valori corespund celor conținute de cheiaprincipală sau de porțiunea cea mai din stânga a unei chei compuse dintr-o tabelă asociată.O cheie externă poate fi constituită dintr-o coloană sau un grup de coloane.

Tabele specifice bazelor de date relaționale:

Tabela de bază (principală) este o tabelă care conține una sau mai multe coloanece conțin proprietățile unui obiect și o coloană sau grup de coloane, numită cheie primară,care identifică în mod unic obiectul entitate date. O bază de date relațională poate avea unasau mai multe tabele principale.

Tabela de relații (relationships) este o tabelă utilizată pentru a stabili relațiile întretabela (sau tabelele) de bază și tabele secundare. Fiecare câmp cheie din tabela de relațiitrebuie să fie o cheie externă asociată unei chei principale din tabela de bază.

SISTEM DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE

Sistemele de gestiune a bazelor de date (DBMS – DataBase Management System) sunt sisteme informatice specializate în stocarea și prelucrarea unui volum mare de date, numărul prelucrărilor fiind relativ mic.

Termenul de bază de date se va referi la datele de prelucrat, la modul de organizare a acestora pe suportul fizic de memorare, iar termenul de gestiune va semnifica totalitatea operațiilor ce se aplică asupra datelor din baza de date.

În arhitectura unui sistem de baze de date SGBD ocupă locul central [12], [11].

Un SGBD este ansamblul software interpus între utilizatori și baza de date și este un interpretor de cereri de acces sau regăsire de date în baza de date, execută cererea și returnează rezultatul. SGBD este un sistem de programe care facilitează procesul definirii, construcței, organizării și manipulării datelor pentru diverse aplicații. Utilizatorul are acces la SGBD prin intermediul unei interfețe (aplicație) cu ajutorul căreia stabilesc parametrii interogării și se primește răspuns; întreg ansamblul este descris în figura 3.1.

Figure ‎3.1Ansamblul SGBD

R, Trandafir, M, Nistorescu, I, Mierluș-Maziliu, “Bazele informaticii și limbaje de programare2. Baze de date relaționale”, București, 2007.

Funcționarea unui SGBD se realizează prin comenzi specifice limbajului SQL. Nivelele conceptual și intern nefiind distinct delimitate sunt adresate printr-un limbaj comun numit DDL – Data Definition Language, utilizat pentru administrarea și proiectarea bazei de date în definirea ambelor scheme.

Dacă SGBD are o delimitare clară între nivelul conceptual și cel intern, atunci DDL se folosește pentru comenzile la nivel conceptual, iar pentru specificarea schemei interne se folosește limbajul SDL – Storage Definition Language. Pentru cel de al treilea nivel, extern, se folosește limbajul VDL – View Definition Language, destinat utilizatorilor și pentru interfața acestora cu nivelul conceptual. Pentru operațiile tipice legate de căutare, inserare, ștergere și modificarea datelor, SGBD dispune de un limbaj de manipulare numit DML – Data Manipulation Language.

INTERFEȚE SGBD

Un SGBD este un ansamblu complex de programe care asigură interfața între o bază de date și utilizatorii acesteia. SGBD este componenta software a unui sistem de baze de date care interacționează cu toate celelalte componente ale acestuia asigurând legătura și interdependența între ele.

Un SGBD oferă interfețele corespunzătoare tuturor categoriilor de utilizatori pentru a facilita legătura acestora cu baza de date. Principalele tipuri de interfețe:

Interfețe pe bază de meniuri – care oferă utilizatorilor o listă de opțiuni (meniuri) pentru formularea interogărilor.

Interfețe grafice – afișează utilizatorului un set de diagrame, cererile sunt formulate prin manipularea acestor diagrame. De cele mai multe ori interfețele grafice sunt asociate cu meniurile.

Interfețe bazate pe videoformate – se utilizează pentru introducerea de noi date, actualizarea bazei de date și căutare.

Interfețe în limbaj natural – acceptă comenzi scrise în limba engleză sau alte limbi de circulație internațională. Interpretarea cererilor se face pe baza unui set de standard de cuvinte cheie ce sunt interpretate pe baza schemei interne.

Interfețe specializate pentru cereri repetate (limbaj de comandă) – sunt destinate unei anumite categorii de utilizatori, de exemplu pentru angajații unei bănci se implementează un mic set de comenzi prescurtate pentru a micșora timpul necesar introducerii comenzii.

Interfețe pentru administrarea bazei de date – se utilizează pentru comenzile privilegiate utilizate de administratorii bazei de date și se referă la crearea de conturi, parole, setarea parametrilor sistemului, autorizarea intrării pe un anumit cont, reorganizarea structurii de stocare a datelor din baza de date, accsul la e, înregistrări.

Exemple de SGBD: MySQL, Microsoft SQL, Microsoft Access, Visual FoxPro, Oracle.

FUNCȚII ȘI SERVICII OFERITE DE SGBD

Un SGBD trebuie să asigure funcțiile (figura 3.2) [4]:

funcția de descriere a datelor – se face cu ajutorul LDD, realizându-se descrierea atributelor din cadrul structurii bazei de date, legăturile dintre entitățile bazei de date, se definesc eventualele criterii de validare a datelor, metode de acces la date, integritatea datelor. Concretizarea acestei funcții este schema bazei de date.

funcția de manipulare – este cea mai complexă și realizează actualizarea și regăsirea datelor.

funcția de utilizare – asigură mulțimea interfețelor necesare pentru comunicare a tuturor utilizatorilor cu baza de date.

Categorii de utilizatori:

neinformaticieni – beneficiarii informației, nu trebuie să cunoască structura bazei de date, nu trebuie să programeze aplicații, ci doar să le folosească prin intermediul unei interfețe suficient de prietenoase.

informaticieni – crează structura bazei de date și realizează procedurile complexe de exploatare a bazei de date;

administratorul bazei de date – utilizator special, cu rol hotărâtor în funcționarea optimă a întregului sistem.

funcția de administrare – administratorul este cel care realizează schema conceptuală a bazei de date, iar în perioada de exploatare a bazei de date autorizează accesul la date, reface baza în caz de incident.

funcția de protecție a bazei de date – ansamblul de măsuri necesare pentru asigurarea integrității (semantică, acces concurent, salvare/restaurare) și securității datelor (autorizare acces, utilizare viziuni, criptare)[2].

Figure ‎3.2Funcțiile SGBD.

R, Trandafir, M, Nistorescu, I, Mierluș-Maziliu, “Bazele informaticii și limbaje de programare2. Baze de date relaționale”, București, 2007.

Prin acestea, un SGBD trebuie să asigure:

definirea – crearea bazei de date;

introducerea (adăugarea) datelor în baza de date;

modificarea structurii sau a unor date deja existente în baza de date;

ștergerea datelor din baza de date;

consultarea bazei de date – interogare/extragerea datelor.

În plus un SGBD mai asigură și alte servicii:

suport pentru limbaj de programare;

interfață cât mai atractivă pentru comunicarea cu utilizatorul;

tehnici avansate de memorare, organizare, accesare a datelor din baza de date;

utilitare încorporate: sistem de gestiune a fișierelor, listelor, tabelelor etc.;

“help” pentru ajutarea utilizatorului în lucrul cu baza de date.

ACTIVITĂȚILE ASIGURATE DE SGBD

Un SGBD trebuie să asigure următoarele activități [11], [12]:

definirea și descrierea structurii bazei de date – se realizează printr-un limbaj propriu, limbaj de definire a datelor (LDD), conform unui anumit model de date;

încărcarea datelor în baza de date – se realizează prin comenzi în limbaj propriu, limbaj de manipulare a datelor (LMD);

accesul la date – se realizează prin comenzi specifice din limbajul de manipulare a datelor. Accesul la date se referă la operațiile de interogare și actualizare.

OBIECTIVELE UNUI SGBD

Un SGBD are rolul de a furniza suportul software complet pentru dezvoltarea de aplicații informatice cu baze de date [3].

El trebuie să asigure:

minimizarea costului de prelucrare a datelor,

reducerea timpului de răspuns,

flexibilitatea aplicațiilor,

protecția datelor.

Obiectivele unui SGBD:

asigurarea independenței datelor (modificarea structurii de memorare sau a strategieide acces la date să nu afecteze și aplicația)trebuie privită din două puncte de vedere:

independența logică – se referă la posibilitatea adăgării de noi tipuri deînregistrări de date sau extinderea structurii conceptuale, fără a determina rescriereaprogramelor de aplicație;

independența fizică – modificarea tehnicilor fizice de memorare fără a determinarescrierea programelor de aplicație.

asigurarea unei redundanțe minime (datele să nu se repete)– stocarea informațiilor înbazele de date se face astfel încât datele să nu fie multiplicate. Totuși, pentru aîmbunătăți performanțele legate de timpul de răspuns, se acceptă o anumită redundanțăa datelor, controlată, pentru a asigura coerența bazei de date și eficiența utilizăriiresurselor hardware;

asigurarea facilităților de utilizare a datelor – presupune ca SGBD-ul să aibăanumite componente specializate pentru:

folosirea datelor de către mai mulți utilizatori în diferite aplicații – datele de lao aplicație trebuie să poată fi utilizate și în alte aplicații,

accesul cât mai simplu al utilizatorilor la date – fără ca ei să fie nevoiți săcunoască structura întregii baze de date; această sarcină cade în seama administratoruluibazei de date,

existența unor limbaje performante de regăsire a datelor – care permitexprimarea interactivă a unor cereri de regăsire a datelor,

sistemul de gestiune trebuie să ofere posibilitatea unui acces multicriterial lainformațiile din baza de date – spre deosebire de sistemul clasic de prelucrare pe fișiereunde există un singur criteriu de adresare, cel care a stat la baza organizării fișierului.

asigurarea securității datelor împotriva accesului neautorizat.

asigurarea coerenței și integrității datelor împotriva unor ștergeriintenționate sau neintenționate – se realizează prin intermediul unor proceduri devalidare, a unor protocoale de control concurent și a unor proceduri de refacere a bazei dedate.

asigurarea partajabilității datelor – se referă pe de o parte la asigurareaaccesului mai multor utilizatori la aceleași date și de asemenea la posibilitateadezvoltării unor aplicații fără a se modifica structura bazei de date.

asigurarea legăturilor între date – corespund asocierilor care se pot realiza întreobiectele unei aplicații informatice. Orice SGBD trebuie să permită definirea șidescrierea structurii de date, precum și a legăturilor dintre acestea, conform unui modelde date (de exemplu modelul relațional).

administrarea și controlul datelor – sunt asigurate de SGBD, în sensul cădatele pot fi folosite de mai mulți utilizatori în același timp, iar utilizatorii pot avea cerințediferite și care pot fi incompatibile. SGBD trebuie să rezolve probleme legate deconcurență la date, problemă care apare mai ales în lucrul în mediu de rețea decalculatoare.

COMPONENTELE SOFTWARE ALE UNUI SGBD

Componentele software ale unui sistem de gestiune a bazei de date, sunt (figura 3.3):

Conform figurii, modulele componente reprezentate sunt:

Nucleul SGBD

Subsistem de definire a datelor

Subsistem de manipulare a datelor

Subsistem de generare a aplicațiilor

Subsistem de administrare a datelor

Figure ‎3.3Nucleul unui SGBD.

APLICAȚIA MICROSOFT EXCEL

PREZENTAREA GENERALĂ A MEDIULUI MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel este o componentă a pachetului de programe integrate Microsoft Office (MS Office) care este folosit în principal pe sistemul de operare Microsoft Windows dar există, de asemenea versiuni pentru Mac OS, Android și iOS. Acesta este cel mai răspândit program the calcul tabelar în întreaga lume fiind considerat de către manageri un instrument informatic relativ ieftin raportat la facităților oferite. MS Excel este un program care printre altele poate ține evidența foarte multor informații (numere, texte, etc.) și poate realiza o multitudine de operații de prelucrare cu aceste informații și pe lângă acest mai oferă și facilitățile necesare pentru prezentarea rezultatelor într-o formă profesională.

Cu Microsoft Excel utilizatorul poate face operații matematice și ecuații, poate crea formule complexe sau construi diagrame, grafice și histograme prin selectarea punctelor de date stocate în foaia de calcul.

Excel un instrument foarte puternic, care dispune de niște facilități avansate cu ajutorul cărora se pot realiza aplicații care să satisfacă cele mai multe dintre necesitățile de prezentare a datelor. Acesta poate fi chiar folosit pentru programare, cu Visual Basic pentru aplicații. Acest lucru face MS Excel ideal pentru orice activitate care se bazează foarte pe analiza și prelucrarea datelor.

AVANTAJELE UTILIZĂRII MS EXCEL ȘI MS VISUAL BASIC ÎN AUTOMATIZAREA CALCULELOR

Microsoft Excel prezintă o serie de avantaje pentru simularea unui sistem

Răspândirea și accesibilitatea acestui tip de program

Lucrul mai eficient prin personalizarea mediului programului

Nivelul necesar de pregătire și experiență pentru folosirea lor foarte redus

Varietatea mare de funcții încorporate

Comenzile de tip macro

Posibilitatea efectuării analizelor de tip „What-if?”

Automatizarea diverselor sarcini prin utilizarea de macrocomenzi, șabloane și formule

Un avantaj major al mediului Excel este comunicarea eficientă cu alte programe. Pe de o parte, aproape toate instrumentele software din domeniul analizei datelor oferă posibilitatea de export în format tabelar Excel și pe de altă parte, Excel include facilități avansate de import/export a datelor către alte programe sau baze de date.

Este programul de calcul tabelar preferat în mediul de afaceri și pentru oricine are nevoie de colectarea și analiza datelor. Microsoft Excel este simplu de utilizat și conține numeroase caracteristici utile, cum ar fi:

Funcții încorporate ca de exemplu funcțiile financiare sau statistice;

Efectuarea de calcule automate în foaia de lucru, ceea ce permite că la gestionarea foii de calcul, atunci cînd se face o modificare, să se refacă automat calculele;

Instrumente de sortare a datelor, de căutare, filtrare și analiză care permit transformarea datelor în informații semnificative pentru decidenți;

Instrumente puternice pentru diagrame și grafice, cu posibilitatea de analiză datelor;

Instrumente de formatare care permit transformarea foilor de lucru în rapoarte;

FACILITĂȚILE DE BAZĂ ALE SISTEMULUI MS EXCEL

Funcțiile aplicației Excel sunt instrumente încorporate de calcul care execută operații complexe cu o gamă de valori specificate. Excel are ~250 de funcții predefinite (depinde de versiunea folosită).

Formule și funcții predefinite

Categorii de funcții predefinite:

Așa cum se vede și în tabelul de mai sus MS Excel oferă funcții predefinite pentru aproape toate domeniile de activitate.

Orice funcție trebuie să conțină următoarele elemente:

Semnul egal, arată că urmează funcția

Numele funcției, indică operația care va fi executată

Argumentele, indică adresele celulelor cu ale căror valori va opera funcția, valori numerice, logice, de tip text, tablouri de elemente.

=nume_funcție (arg1; arg2; …)

Funcțiile logice

Funcțiile logice (Logical) determină evaluarea unor expressii și în funcție de acesta furnizează acțiuni sau rezultate complexe, generând valori de adevăr sau fals.

=IF(condiție;A;B) testează argumentul condiției și în condiție de rezultatul evaluării logice, generează argumentul A dacă condiția este adevărată și argumentul B dacă acesta este falsă. Argumentele A și B pot fi valori, șiruri de caractere în ghilimele, referințe de celule sau referințe de regiuni de celule (domenii) care conțin aceste valori. În locul argumentelor se pot pune alte structuri condiționale IF și pot fi combinate cu alte condițiile logice cum ar fi AND și OR.

=AND(evaluare logică 1; evaluare logică 2;…) returnează valoarea logică TRUE dacă toate argumentele sunt adevărate și valoare FALS dacă unul sau mai multe argumente sunt false.

=OR(evaluare logică 1; evaluare logică 2;…) returnează valoarea logică TRUE dacă cel puțin unul dintre argumentele este adevărat și valoare FALS dacă toate argumentele sunt false.

Funcția IF cu AND se utilizează atunci cănd testul logic – argument al funcției – este un test combinat, ce conține o condiție complexă de tipul „și și”.

Dacă ȘI condiția 1 este ȘI condiția 2 este îndeplinită, ATUNCI realizează acțiunea A, ALTFEL relizează acțiunea B.

Pentru exemplificarea funcție IF cu AND, se dă o bază de date ce conține informații referitoare la angajațiile firmei, inclusiv data nașterii. Departamentul de resurse umane are nevoie să determine generația din care face parte fiecare angajat. Fiecărei generații îi este atribuită o anumită periodă în care cei care formează s-au născut, cum urmează:

Născuți între anii 1925 și 1945 – Silent Generation

Născuți între anii 1946 și 1964 – generația de Baby Boomer

Născuți între anii 1965 și 1979 – Generația X

Născuți între anii 1980 și 1995- Generația Y

Născuți între anii 1996 și 2005 – Generația Z

Sintaxa funcției IF cu AND:

=IF(AND(logica1;logica2;…);condiția A;condiția B)

Figure 4.1Exemplificare Excel

Funcții de căutare și consultare

Funcțiile de căutare și consultare (Lookup & Reference) permit căutarea, identificarea și referirea conținutului unor celule.

=VLOOKUP(valoara căutată;tabelul în care căutăm;linie de recuperat;0 pentru căutare exactă sau 1 pentru valori aproximate)

Funcția VLOOKUP poate fi utilizată pentru:

Centralizarea datelor – se preiau informațiile de care avem nevoie dintr-un alt tabel, sau un alt fișier pe baza unui ID

Compararea datelor

formulare

Această funcție este foarte des utilizată în domeniul resurselor umane pentru consolidarea și verificarea datelor.

Exemplu: Se dă baza de date ce conține informații primare referitoare la angajații firmei iar informațiile despre salariile plătite se regăses în sistemul de salarizare de unde sunt exportate într-un fișier numit Salarii.xlsx. în care salariile se găsesc pe Sheet1 în coloana 2 al tabelei2 (Table2).

=VLOOKUP([@[Codul Angajatului]];[Salarii]Sheet1!Table2[#All];2;0)

Ambele documente conțin numărul unic de identificare al fiecărui angajat. Formula de mai sus va căuta fiecare angjat în fișierul Salarii și va reda informația care se găsește în coloana 2.

Funcții de dată calendaristică și oră

În excel există și funcții disponibile dar nedocumentate, ceea ce înseamnă că nu sunt disponibile în Insert Function și nu au meniu de help. Aceste funcții pot fi folosite cu condiția că se cunoaște sintaxa.

Funcția DATEDIF calculează diferența dintre două date într-o varietate de intervale diferite, cum ar fi numărul de ani, luni sau zile între date. Sintaxa pentru funcția este:

=DATEDIF(data1, data2,interval), unde data1 este data de start și data2 este data final. Intervale: m=luni, d=zile, y=ani, ym=luni excluzând zile, yd=zile excluzând ani, md=zile excluzând ani și luni.

În exemplul de mai jos pentru data1 se folosește data nașterii, iar pentru data1 funcția TODAY().

Figure 4.2Funcții de dată calendaristică și oră

Tabele pivot în MS Excel

Tabelele pivot reprezintă unele dintre cele mai puternice și complexe component ale Microsoft Excel, fiind totodată și instrumente de suport decizional.

Tabelele pivot din Excel reprezintă o facilitate prin care datele conținute de o foaie de calcul pot fi permutate, în vederea scoaterii în evidență a unor informații necesare pentru procesul decizional. Tabelul pivot utilizează date de două dimensiuni pentru a crea un tabel de trei dimensiuni, în esență, un tabel rezumat, bazat pe mai multe condiții, care au puncte de intersecție.

Tabelul pivot permite crearea unui tablou de sinteză în care câmpurile unui tabel sau ale unei baze de date pot fi orientate pe linie sau pe coloană, asupra datelor operându-se agregări și calcule sub formă de totaluri, medii, minim, maxim, etc. Aceste operații pot fi selectate dintr-o listă de funcții predefinite, tabelul pivot permițând operarea de calcule diferite asupra acelorași elemente supuse sintetizării.

Din punct de vedere operațional, tabelul pivot este un instrument care permite o asociere foarte elastică a unor câmpuri într-o manieră interactivă, fapt ce duce la regruparea datelor și prezentarea acestora într-un mod sintetic. Tabelul pivot posedă un asemenea grad de interactivitate încât, odată ce a fost creat, orice câmp al tabelei poate fi deplasat (prin glisare cu mouse-ul) în orice locație a foii de calcul, obținându-se astfel o reorientare a structurii tabelului printr-un singur pas.

Facilitățile tabelului pivot sunt acelea ce permit ascunderea unor nivele de sintetizare. De regulă, nivelul de sintetizare ce urmează a fi inhibat trebuie să fie în mod obligatoriu ierarhic inferior, ca mod de agregare, față de primul nivel. Funcția pivot poate fi folosit în diverse situații, cele mai comune fiind:

pentru sumarizarea unui set mare de date într-o formă compactă

pentru filtrarea, sortarea și detalierea datelor la nivelul dorit fără a fi nevoie de a scrie formule sau macrouri

pentru organizarea datelor întru-un format pentru care este mai ușor șă se genereze un grafic

pentru găsirea de relații în cadrul datelor

pentru extragerea unei liste de valori unice pentru o coloană din setul de date

Facilitatea de grupare a valorilor numerice într-un tabel pivot

Gruparea informațiilor pe mai multe nivele de centralizare determină obținerea unei viziuni mai sintetice în ceea ce privește analiza și reprezentarea datelor.

Pornind de la exempul de mai sus unde s-a calculat vârsta curentă a fiecărui angajat, se calculează și vechimea angajaților. Se dorește să prezinte numărul angajaților prin afișarea sumarizată pe categorii de vârstă și după vechime. În baza de date se găsește următoarele coloane: Codul Angajatului, Data Nașterii, Data Angajării, Vârsta curentă și Vechimea Curentă. Pentru prezentare în rezumat a datelor se crează o tabelă pivot. Se pune coloana „Vârsta Curentă” în câmpul de rând, iar coloana „Vechime” în câmpul de coloană și coloana „Codul angajatului” în câmpul de valori. Datele plasate în aceste zone definesc atât utilizarea cât și prezentarea datelor din tabelul pivot. După cum se vede în figura de mai jos raportul pivot în forma în care este creată de MS Excel nu ne este de mare folos, pentru că aproape fiecare angajat a fost angajată la o vârstă și o dată diferită, rezultatul fiind un tabel cu foarte multe rânduri și coloane.

Figure 4.3Tabelul pivot înainte de gruparea datelor

Aici vine în ajutorul utilizatorului facilitatea de grupare. Pentru gruparea câmpurilor se execută click dreapta pe oricare dintre elementele liste și din lista se selectează opțiunea Group. În caseta ’Starting at’ se introduce numărul cel mai mic iar în caseta ’Ending at’ numărul cel mai mare după care se dorește de a grupa, iar în câmpul ’By’ se introduce numărul ce reprezintă intervalul pentru fiecare grup.

În exempul acesta gruparea s-a făcut după cum urmează:

Pentru Vârsta: de la 25 pânâ la 55 Pentru Vechime: de la 0 până la 25

în intervale de 10 ani. în intervale de 5 ani

Rezultatul grupării poate fi observat în tabelul de pivot de mai jos.

Figure 4.4Tabelul pivot după gruparea datelor

Reprezentări grafice a datelor din tabelul pivot

MS Excel oferă facilitatea de a transforma o tabelă pivot într-un grafic pivot. Un grafic (diagrama) este o reprezentare grafică a unui set de date de tip numeric dintr-un tabel, pentru a facilita înțelegerea unei cantități mari de date și a relației dintre serii diferite de date. În MS Excel există multe tipuri de diagrame, dar există și posibilitatea de a crea o combinație de diagrame utilizând mai multe tipuri de diagrame într-un diagram.

Pentru transformarea tabelei pivot într-un diagram, se selecteazăPivot Chart din bara de instrumente Pivot Table și se selectează tipul de grafic dorit.

Figure 4.5Tabelul pivot – TOOLS

În figura următoare se observă rezultatul transformării tabelei pivot prezentată mai sus înt-o diagramă de tip bare orizontale.

Figure 4.6rezultatul transformării tabelei pivot.

Tablouri de bord / un tablou de bord este un afișat vizual

Business Intelligence devine din ce în ce mai importantă în lumea de azi , iar tabloul de bord este metoda cea mai frecvent utilizată pentru prezentarea vizuală a informațiilor. SharePoint și Excel sunt cel mai frecvent utilizate medii de Microsoft pentru crearea de tablouri de bord.

Un tablou de bord sau dashboard este o afișare a celor mai importante informații de care are nevoie utilizatorul într-un format simplu, ușor de înteles. Informațiile sunt consolidate și aranjate pe un singur ecran, astfel încât să poată fi monitorizate cu ușurință. Un tablou de bord este colecția unor grafice, diagrame, tabele, rapoarte etc.

Tablouri de bord interactive

Una dintr-e cele mai puternice caracteristici al mediului MS Excel, este capacitatea de a adăuga cu ușurință interactivitate fără programare complicată.

MS Excel are o facilitate numită Slicers (Feliator) care a apărut în Office 2010. Acesta permite utilizatorului să realizeze o filtrare în funcție de mai multe elemente.

Un slicer este un control interactiv, care simplifică filtrarea datelor dintr-un table pivot sau grafic pivot. Slicer-ele se pot utiliza pentru a crea o interfață atractivă și interactivă pentru persoanele care au mai puțină experiență în filtrarea datelor dintr-un tabel pivot. Numărul de butoane de pe un Slicer depinde de numărul de elemente unice din câmpul corespunzător.

Figura de mai jos prezintă tabelul pivot și diagrama pivot împreună cu feliatorul „Funcția”.

Figure 4.7Tabelul pivot și diagrama pivot împreună cu feliatorul „Funcția”.

FACILITĂȚILE AVANSATE ALE MS EXCEL

Macrocomenzi

Crearea de formulare

Crearea de aplicații

Macrocomenzi

Macrocomenzile sau macro-urile reprezintă o serie de operații preînregistrate cu ajutorul mediului VBA (Visual Basic for Applications) și au ca scop automatizarea unor acțiuni în cadrul aplicației Excel pentru creșterea eficienței și eficacității lucrului în Excel. De obicei, macrocomenzile se folosesc pentru a elimina operațiunile repetitive care se realizează în Excel.

Cu ajutorul comenzilor macro pot fi realizate următorarele lucruri:

Automatizarea activităților – se pot automatiza sarcinile care se realizează în mod repetat

Crearea propriilor funcții și comenzi rapide – de exemplu:

crearea unei combinații de taste pentru înlocuirea unei formule cu rezultatul său cu un singur apăsare de buton

înregistrarea pașilor pentru importarea datelor dintr-o altă sursă

Crearea unui fișier excel interactiv – majoritatea persoanelor consideră că Excelul este de greu de folosit, cu ajutorul User Form-urilor, a butoanelor și a altor funcționalități macro se pot crea fișiere mult mai prietenoase

Crearea propriilor aplicații – la un nivel avansat, există posibilitatea de a crea propriile aplicații în Excel pentru diverse scopuri

Macrocomenzile pot fi create în două moduri:

Prin înregistrare (acesta este cea mai ușoară operație deoarece nu este nevoie de experiență în programare pentru a-l crea). Excel va stoca și va memora pasurile efectuate

Prin creare (necesită anumite cunoștințe de programare în mediul aplicațiilor Office)

Cel mai practic soluție este combinarea celor două moduri, începând cu înregistrarea unei macrocomenzi apoi continuând cu modificarea codului VBA din macrocomandă.

Un mod foarte util și spectaculos al utilizării macrocomenzilor este atribuirea unui cod macro la un buton de comandă, care print-un simplu click efectuează toate procedurile stocate în codul macro.

ELEMENTE DE PROGRAMARE ÎN VBA PENTRU EXCEL

În spatele MS Excel firma Microsoft a inclus un editor de comenzi VBA (Visual Basic for Application), care permite scrierea și modificare de macrouri și aplicații care să automatizeze lucrul cu foile de calcul Excel. Acest editor este de fapt un limbaj de programare de nivel înalt, utilizarea lui implicând cunoștințe corespunzătoare.

Limbajul VBA este un program orientat pe obiecte și evenimente.

Descrierea controalelor

Caseta de controale al editorului VBA este ilustrată în imaginea pe dreapta. Caseta furnizează o serie de instrumente folosite în timpul realizării unei aplicații, pentru a plasa controalele pe formular.

Controalele ActiveX fi afișate într-un browser de internet, precum Internet Explorer. Acestea se folosesc când este nevoie de o flexibilitate mai mare decât cele furnizate de controale standard.Controale ActiveX – pot fi utilizate atât în foaia de calcul cât și în formularele.

Controale Standard (Form Controls) – sunt proiectate a fi utilizate cu foile de macrocomenzi .xlm. Aceste controale pot fi amplasate pe foaia de calcul dar nu pot fi adăugate la formularele de utilizator VBA și nu pot fi utilizate la controlarea evenimentelor.

Figure 4.8Descrierea controalelor.

Editorul VBA

După inserarea controalelor în foaia de calcul, următorul pas îl constituie scrierea codului VBA pentru fiecare control (obiect) în parte.

În exemplul de mai jos după apăsarea butonului ’Salvează Modificările’ programul va executa următoarele activități: adaugă data și ora în celula F5, salvează fișierul, afișează un mesaj de confirmare de salvare a datelor și actualizează toate tabelele pivot.

Tipuri de date folosite în vba

Ca orice limbaj de programare și VBA folosește date și instrucțiuni care, structurate într-un anumit mod, permit execuția comenzilor dorite.

Principalele tipuri de date folosite în cadrul VBA sunt prezentate în tabelul următor:

Declararea unei variabile se face utilizând explicit declarația Dim

Dim nume_variabilăAs tip_de_dată

Instrucțiuni VBA

În programele informatice datele sunt prelucrate cu ajutorul instrucțiunilor. Instrucțiunile se împart în două categorii: instrucțiuni de decizie și instrucțiuni repetitive.

Instrucțiunea de decizie If… End If are următoarea sintaxă

Ifcondiția1then

Bloc_instrucțiuni

End If

Sau

Ifcondiția1then

Bloc_instrucțiuni1

Else

Bloc_instrucțiuni1

End If

În exemplul de mai jos, pentru operațiunea de salvare se dă instrucțiunea să se verifice dacă toate casetele formului sunt completate. Dacă nu, atunci afișează mesajul ”Formul nu este complet. Vă rog să completați toate câmpurile!”, iar dacă toate câmpurile sunt completate adaugă înregistrările în datele în baza de date, actualizeze tabele pivot și să afișeze un mesaj de confirmare cu textul „Datele au fost adăugate cu succes!”

Instrucțiunea de decizie Select Case… End Select are următoarea sintaxă

Select Case val

Case val1 , val2 ,…… : Bloc_instructiuni1

Case lis1 , lis2 ,…… : Bloc_instructiuni2

Case str1 , str2 ,…… : Bloc_instructiuni3

Case ELSE: Bloc_instructiuni4

End Select

Instrucțiunea repetitivă For … Next are următorarea sintaxă

For contor = val1 To val2 [Step X]

Bloc_instrucțiuni

În exemplul de mai jos această secvență de cod verifică toate sheet-urile și actualizează toate tabele de pivot. Instrucțiunea se execută pentru fiecare foaie de calcul a fișierul indiferent de numărul acestora.

Instrucțiunea repetitivă Do While … Loop – are următoarea sintaxă:

Do while condiție

Bloc_instrucțiuni
Loop

Instrucțiunea repetitivă Do Until … Loop are următoarea sintaxă:

Do Until condiție

Bloc_instrucțiuni

Loop

Crearea de formulare

Un formular, indiferent că este imprimat sau online, este un document proiectat cu o structură și cu un format standard care facilitează, capturarea, organizarea și editarea informațiilor.

VBA oferă posibilitatea de a crea și utiliza formulare prin intermediul cărora să însereze aplicații VBA în Excel.

În exemplul de mai jos, formul este compus din trei ComboBox-uri (Firma, anul și luna) și din 2 textbox-uri în care se introduc informațiile (numele firmei, anul, luna, numărul mediu de salariați și cifra de afaceri)

CONCLUZII

Mediul MS Exel componentă a pachetului MS-Office este la ora actuală una dintre cele mai populare instrumente informatice de analiză a datelor de pe planetă. Este un instrument puternic, care oferă facilități utile atât pentru prelucrarea datelor numerice cât și pentru gestiunea bazelor de date. MS Excel poate stoca, sorta și filtra datele din care poate să genereze rapoarte și să afișeze în forma dorită de utilizatori. Pentru efectuarea calculelor pot fi folosite funcțiile și formulele predefinite sau pot fi create funcții și formule noi cu ajutorul funcționalităților de programare oferite de mediul MS VBA.

Gama largă de funții de prelucrarea a datelor, multitudinea de tipuri de diagrame și grafice disponibile, puterea de sintetizare a rapoartelor împreună cu o interfață prietenoasă fac din mediul Excel o platformă de BI cu autoservire ideală, utilitatatea fiind demonstrată prin exemple practice.

Puncte tari ale platformei Excel:

Relativ ieftin, în raport cu alte sisteme cu facilități similare – majoritatea întreprinderilor au deja licențe pentru pachetul MS

Comunicare eficientă cu alte programe – aproape toate instrumentele de software din domeniul economico-financiar oferă posibilitatea de a exporta datele în Excel

Majoritatea utilizatorilor știu deja cum să folosească

Schimbul date ușor datorită utilizării sale pe scară largă

Dezavantajele utilizării MS Excel drept un instrument BI:

Siguranța datelor – fișierele

Lipsa funcționalităților avansate de colaborare

Viteza de lucru scăzută la volume de date foarte mari

Pe piața produselor de BI există produse integrate, cu mai multe caracteristici și mult mai solide dar dacă luăm în considerare numărul mare de utilizatori (~500 milioane) pe care MS Excel are, încă se poate considera că acesta este cel mai popular instrument de Business Intelligence în prezent.

De obicei întreprinderile mai mici nu sunt considerate ca un segment de piață pentru furnizorii de BI, pentru că ele au resurse financiare limitate, și nu își pot permite cheltuielile mari pe un software de BI.

Pornind de la observațiile de mai sus și luând în considerare că:

(1) majoritatea acestor întreprinderi dispun deja de licențe pentru Excel

(2) ele operează cu cantități de date mai mici

(3) necesitățile lor sunt mai simple

putem afirma că MS Excel este o soluție de Business Intelligence ideală pentru întreprinderiile mici și mijlocii și cu mare probalilitate va rămâne așa în viitorul previzibil.

STUDIU DE CAZ – SC PLASTOR SA

PARTEA I. PREZENTAREA SOCIETĂȚII – SC PLASTOR SA

SCURT ISTORIC

1914 – A fost realizată de către un comerciant, avea la înființare 22 de angajați, cu sediul pe Calea Clujului, nr.175, București.

În anul 1948 are loc naționalizarea fabricii.

Figure 5.1Fabrica

În perioada 1949 – 1952 Fabrica își schimbă denumirea de mai multe ori, fabrica articole casnice,materiale plastice , perii, mingii de ping-pong, matrițe.

1952-1959 – Fabrica avea ca obiect de activitate fabricarea matrițelor, obiectelor din bachelită și întrerupătoare.

În anul 1963, Întreprinderea are o nouă denumire – Fabrica de Mase Plastice VIITORUL

Apar noi tehnologii în perioada 1972 – 1973, noi produse în portofoliul societății: benzi de balotat rafie, folie și corpuri cave.

În perioada 1976 – 1978, Fabrica devine cel mai mare producător de jucării din România, dar în paralel se extinde cu fabricarea de matrițe de injectare și matrițe pentru corpuri cave.

1984 – 1986 – Producția de jucării devine tot mai importantă.

În 1990, Societatea intră în economia de piață cu un număr de 2.600 angajați, cu următoarea producție: jucării, folii, perii, monofilamente, etichete, fermoare, și o secție specială pentru fabricarea periilor.

În 1991, Societatea își schimbă denumirea și devine SC PLASTOR pe acțiuni.

În 1994 SCPLASTOR SA se privatizează prin metoda MEBO. La această dată societatea avea 1.500 salariați și au investit în firmă 490 de persoane.

Pentru a răspunde mai bine cerințelor economiei de piață, SCPLASTOR SA se organizează în formă de grup cu 5 filiale:

PERGO – perii, etichete;

MONITA – jucării, jocuri;

RECOLO – reciclare material;

TRANSIOR – transport;

PROMOTIC – comerț en gross șu en detail.

În anul 2001 firma e certificatăEN ISO 9001 / 2000 de către firma germană DQS.SCPLASTOR SA are trei divizii de producție:

Divizia 1: producția de uz casnic și industrial;

Divizia 2: produse tehnice și matrițe;

Divizia 3: echipamente sportive.

În anul 2004 se înființează filial LIVARO componentă a grupuluiPLASTOR În anul 2006 se înființează LESTO cu obiect de activitate construcțiile.

În anul 2007, dezvoltă producția de component pentru industria constructoare de automobile, SCPLASTOR SA obține crtificarea sistemului calității conform ISO TS 16949, cu firma germană DQS.

În anul 2008, se înființeză TRADING, care preia vânzarea și distribuția bunurilor de consum realizate în GRUPULPLASTOR Se înființează PERENO, filiala specializată în legături de schi.

În anul 2010 se obține certificarea sistemului de management al mediului conform standardului ISO 14001, cu firma germană DQS.

În anul 2011 se înființează PG TURISM, societate care oferă servicii de turism, având propria agenție de turism.

VALORILE ȘI IDEOLOGIA ORGANIZAȚIEI

Valorile:

Fundamentul organizației este angajatul;

Activitatea este bazată pe integritate și onestitate;

Organizația se bazează pe inovație, tehnologie, organizare, eficiență, centre de excelență în domeniu firmei de activitate;

Scopul final – perenitatea organizației;

Oranizația se implică în problemele sociale ale angajaților.

Misiunea:

Organizația realizează produse utile și de calitate, pentru diferite domenii de activitate, în folosul oamenilor.

PRODUSE ȘI TEHNOLOGIE

1. Componente tehnice

Clienții organizației vin din domeniul:

construcția de automobile – Renault, Bosch, Odelo, Mahle, Treves, Valeo, Dura, Huf, Vernicolor, Faurecia, etc);

aparatura în domeniul termotehnic – Bosch Thermotechnik;

aparatura electrocasnică și electronică – Electrolux, Benchmark, Emerson,etc;

diverse – Outils Wolf, Etesia, Brill, AL-KO.

Se utilizează următoarele tehnologii:

injectare (piese până la 4,5 kg),

extrudare-suflare corpuri cave (piese până la 50 litri).

Figure 5.2Produse

Subcontractare produs finit

Din anul 1993 organizația produce echipament sportiv pentru firma Salomon, iar din 2000 pentru firma Atomic.

Figure 5.3Produse

Organizația poate dezvolta următoarele:

dezvoltare de produs în colaborare cu clientul;

injectare componente;

operațiuni de decorare;

asamblare produs finit;

ambalare;

logistică de depozitate și livrare.

Clienții organizației sunt firme cunoscute pe plan internațional, activând în diverse domenii:

articole sportive – Salomon, Atomic;

mașini pentru întreținerea gazonului – Brill-AL-KO.

Matrițe

Figure 5.4Matrițe.

Compania se bazează pe o dotare modernă tehnologică și pe un colectiv de specialiști cu o înaltă pregătire profesională. În ultimii ani au fost dezvoltate multe abilități ale firmei prin reparații oferite clienților externi.

Produse de consum

Figure 5.5Produse de consum.

Produsele purtând marca companiei, se adresează unei game largi de utilizatori, atât casnici – ghivece pentru flori, jardiniere, mobilier grădină, articole pentru curățenie, dar și produse industrial – ambalaje, articole pentru salubritate.

GRUPUL PLASTOR ASTĂZI

Compania este astăzi una dintre cele mai importante firme producătoare de articole din material plastic din România, cu capital integral privat.

Experiența în domeniul materialelor plastic din anul 1914 și calitatea produselor, au permis dezvoltarea, extinderea și lărgirea domeniilor de activitate.

Organigrama companiei

Tabelul nr. 5.1. Organigrama structurii organizatorice de staff

Asistarea deciziei la nivelul firmei prin politica de marketing

Componente ale micromediului

Compania a luat hotărârea să aplice strategia nemțească a firmei germane DQS, cu care colaborează în domeniul calității și să-și mărească portofoliul peste hotare.

Numeroase firme din lumea întreagă optează pentru afaceri pentru acest tip de piață datorită politicii economice pe care a dus-o Germania de-a lungul timpului, care continuă și în prezent.

Camera de Comerț din Germania acordă o serie de facilități pentru a atrage investitori străini:

dacă un investitor dorește să investească într-o firmă nemțească, nu se cer nici un fel de acte sau aprobări speciale;

facilități investiționale;

asistență pentru stimularea tehnologică;

stimulente investiționale – subvenționarea școlarizării și a salariilor.

Piața întreprinderii, capacitatea pieței

Capacitatea pieței poate fi exprimată prin intermediul dimensiunilor ofertei, ale cererii, ale vânzărilor și, respectiv, cota de piață.

Cota de piață reprezintă ponderea deținută de către o companie sau un produs în cadrul pieței de referință – piața țintă. Piața de referință este aceea subdiviziune a pieței globale în cadrul căreia întreprinderea sau produsul intervin ca elemente componente.

Se utilizează următoarele formule:

cota de piață absolută: CP=CAfirma / CAtotal x 100;

cota de piață relativă: CRP= CP firma /CPlider;

evoluția cotei de piață: CP1= ICA firma / ICA total x CP0.

Vânzările firmelor de pe piața componentelor tehnice se cifrează la:

Firma analizată – CA – 300 mil.um;

Firma B – CA – 20 mil.um;

Firma C – CA – 540 mil.um;

Firma D – CA – 135 mil.um;

Firma E – CA – 285 mil.um.

Se calculează CP și CRP.

Cota de piață

Se calculează cota de piață și cota relativă de piață având la dispoziție următoarele date:

volumul total al vânzărilor de produse de consum este de 400 mld;

firma A vinde în valoare de 35 mld;

Compania vinde în valoare de 120 mld.

Care va fi valoarea acestor indicatori în cazul în care volumul total al vânzărilor de produse de consum este de 274 mld?

Cercetări de marketing

Diferența semantică – Scala aprecierii consumatorilor

O anchetă efectuată asupra unui eșantion de 1100 de persoane a furnizat următoarea distribuție a aprecierilor referitoare la cele trei caracteristici – varietate, preț, design, ale produsului echipament sportiv.

Rezolvare:

Pentru varietate:

500 x 5 + 200 x4 +100×2 +150 x1= 3,6

1.100

Pentru design:

100×5 + 450 x4+ 50×3+300×2 +200×1 = 2,9

1.100

Pentru preț:

570 x5 + 130 x4 + 300×3 + 100×2= 3,1

1.100

Concluzie:

Se observă că rezultatele cele mai bune au fost atribuite pentru varietatea echipamentului sportiv – 3,6, iar cele mai slabe prețului – 2,9.

MEDIUL ECONOMIC ȘI STRATEGIA DE PIAȚĂ DE FIRMEI

Conținutul pieței întreprinderii și strategia firmei

Abordarea de marketing a pieței pornește de la conținutul ce i-a fost atribuit de teoria economică, respectiv: “ categoria economică a producției de mărfuri în care își gasește expresia totalitatea actelor de vânzare cumpărare privită în unitatea organică cu relațiile pe care le generează și în conexiune cu spațiul în care se desfășoară”

O definiție mai completă a pieței o prezintă drept “sfera economică în care producția (de bunuri materiale și servicii) apare sub formă de ofertă de mărfuri, iar nevoile (solvabile) de consum-sub formă de cerere de mărfuri; piața reprezintă sfera manifestării și confruntării ofertei și cererii, a realizării lor prin intermediul actelor de vânzare – cumpărare”

Compania este astăzi una dintre cele mai importante firme producătoare de articole din material plastic din România, cu capital integral privat.

Dimensiunile pieței întreprinderii și strategia

Firma face distincția între piața efectivă și piața potențială. În primul caz este vorba despre dimensiunile pieței atinse la un moment dat, respectiv de tranzacțile de piață efectiv desfășurate.

Aria ( localizarea ) pieței și strategia

Între strategiile de extindere a pieței se înscriu, pe de o parte, abordarea de noi zonegeografice, iar pe de altă parte intensificarea activității în zonele în care operează întreprinderea.

Structura pieței

În etapa imediat următoare, va face cunoscută în România experiența valoroasă a mărcii firmei. Obiectivul principal este să devină numarul 1 pe piața articolelor din material plastic din România.

Mediul economic și strategia de produs a firmei

Firma reprezintă un garant al calității produselor, această firmă având o bază potențială de clienți, pentru acest lucru compania a apelat la un program de marketing pentru a realize o cercetare exploratorie a pieței, fiind identificate cinci tipuri de cumpărători și având următoarele caracteristici:

utilizatorii

dețin 20% din piața produselor firmei;

sunt tineri;

nu au mulți bani de cheltuit;

nu pun mare preț pe produsele firmei.

tradiționalii

dețin 19% din piața produselor firmei;

au peste 45 de ani, căsătoriți, conservatori;

vor produse comptitive.

ocazionalii

dețin 19% din piața produselor firmei;

sunt tineri sau se simt tineri;

le place echipamentul sportiv la modă..

cumpărătorii de preț

dețin 14% din piața produselor firmei;

tind să fie mai bătrâni;

cumpără la prețuri reduse.

independenții clasici

dețin 21% din piața produselor firmei;

sunt cuprinși în grupa de vârstă 30 – 40 de ani;

le place să fie bine îmbrăcați și să cheltuiască mulți bani.

Campanie promoțională pentru firma

Stabilirea bugetului promoțional

Anvergura acțiunilor de promovare și, implicit, structura mixului promoțional depind – în mare masură – de resursele financiare pe care agentul economic este dispus să le folosească pentru promovarea produselor sau serviciilor comercializate, adică de bugetul promoțional de care acesta dispune.

Principalele avantaje și dezavantaje ale fiecareia dintre cele patru metode de stabilire a bugetului promoțional sunt:

Tabelul nr.5.5. Avantaje și dezavantaje – bugetul promoțional

Tabelul nr.5.6. Greșeli pe care nu trebuie să le facă managerul, atunci când realizează o reclamă

ANALIZA SWOT

Tabelul 5.7. Analiza SWOT

Tabelul 5.8. Oportunități versus amenințări mediu extern

Tabelul 5.9 Matricea SWOT

PARTEA a-II-aASISTAREA DECIZIEI LA NIVELUL FIRMEI PRIN ORGANIZAREA ȘI PRELUCRAREA DATELOR

ORGANIZAREA FILTRĂRII ÎN ORGANIZAREA ȘI PRELUCRAREA DATELOR

În cazul firmei Plastor lista produselor o găsim înregistrate într-o bază de date prezentată în tabelul de mai jos. Fiecare înregistrare din baza de date va conține următoarele câmpuri care sunt considerate și variabile:

data intrare;

denumire gestiune;

denumire produs;

cod articol;

unitate măsură;

denumire tip;

cantitate inițială;

preț vânzare;

cantitate ieșire;

cantitate finală;

comandă inițială;

comandat;

disponibil;

preț mediu;

valoare inițială;

valoare intrare;

valoare ieșire;

valoare;

garanție;

data ieșirii.

Pe baza acestei baze de date, prin aplicarea unor tehnici simple de filtrare, pot fi găsite și evidențiate rapid informații care îndeplinesc anumite criterii.

Obținerea unei liste care să conțină toate tipurile de produse materiale consumabile – filtrarea după materiale consumabile

Pentru acest lucru se parcurg următoarele etape:

Se deschide fișierul Excel și se selectează foaia de calcul afișare materialeconsumabile, din partea de jos a zonei de lucru.

În meniul Home → Editing → Sort&Filter → Filter.

Se selectează săgeata de filtrare aferentă variabilei după care dorim să facem filtrarea, în cazul de față, alte materiale consumabile, conform figurii 5.6

Validarea comenzii prin apăsarea butonului ok

Vor fi afișate numai înregistrările produselor cu denumirea „alte materiale consumabile”.

Figure 5.6. Filtrare după alte materiale consumabile.

În figura 5.7 este prezentată în format mărit, fereastra de filtrare în care se poate observa că putem afișa sau ascunde orice variabilă dorim, prin selectarea sau deselectarea acestora.

Concluzie:

În urma înlăturării filtrului vor fi afișate toate înregistrările materialelor aflate în stoc – pentru a se cunoaște cantitățile de materiale consumabile.

Figure 5.7. Selectare variabila alte materiale consumabile.

Obținerea unei liste de produse cu prețuri cuprinse între 38 – 160 de lei – filtrare după prețuri cuprinse între 38 și 160 de lei pe valoare ieșire.

Se parcurg următorii pași:

Se deschide fișierul Excel și se selectează foaia de calcul afisare preturi intre 38-160 lei consumabile, din partea de jos a zonei de lucru.

În meniul Home → Editing → Sort&Filter → Filter.

Se selectează săgeata de filtrare aferentă variabilei după care dorim să facem filtrarea, în cazul de față, valoare ieșire

Din meniul care apare pe ecran se selectează opțiunea Number Filters și apoi opțiunea Between, conform figurii 5.8

Pe ecran apare fereastra de dialog Custom AutoFilter în care trebuie să dăm valorile după care dorim să se realizeze filtrarea, în cazul de față, între 38 lei și 160 lei, conform figurii 5.9

Validarea comenzii prin apăsarea butonului ok

Vor fi afișate numai înregistrările ale produselor a căror prețuri sunt cuprinse în intervalul [38, 160] lei.

Figure 5.8. Filtrare după prețuri.

Figure 5.9. Fereastra de dialog Custom AutoFilter.

Figure 5.10. Afișare prețuri între 38-160 lei.

Concluzie:

Departamentul de marketing pregătește o nouă campanie de promovare a vânzărilor. Pentru acesta este necesară o listă a căror prețuri sunt cuprinse între 38 și 160 de lei.

În general, filtrarile sunt foarte utile departamentului de marketing precum și departamentului de vânzări. Prin utilizarea filtrărilor se poate obține cu ușurință, un tablou caracteristic al stocurilor companiei și nu numai.

Obținerea unei liste de produse care să conțină primele 10 tipuri de produse Marfă filtrate după variabila val_ies.

Figure 5.11. Filtrare după variabila den_gest și afișarea primelor 10 val_ies.

Figure 5.12. Rezultatul filtrării după variabila den_gest și afișarea primelor 10 val_ies.

Concluzie:

Plastor realizează o amplă cercetare de marketing, o anchetă asupra unui eșantion de 100 de persoane pentru a furniza o distribuție a aprecierilor referitoare la calitatea produselor Plastor.

Această cercetare are același rezultat cu ordinea vânzării produselor.

UTILIZAREA SORTĂRII ȘI SUBTOTALIZĂRII DATELOR ÎN ORGANIZAREA ȘI PRELUCRAREA DATELOR

Sortarea datelor după variabila valori medii, ordonate descrescător

Se parcurg următorii pași:

Se deschide fișierul Excel și se selectează foaia de calcul sortare si subtotalizare, din partea de jos a zonei de lucru.

În meniul Data → Sort, se deschide fereastra comenzii Sort în care se fac setarile conform cerințelor. În cazul de față, se sortează datele după variabila preț_mediu și afișarea produselor să fie în ordine descrescătoare, conform figurii 5.11.

Validarea comenzii prin apăsarea butonului ok.

Lista este sortată în vederea subtotalizării, figura 5.12.

Figure 5.13. Fereastra comenzii Sort.

Figura5.14. Sortare.

Concluzie:

Creșterea cifrei de afaceri ai firmei analizate are la bază doi parametrii de bază:

volumul și structura cererii;

capacitatea mare de a oferta a firmei.

Se știe că cererea este strâns legată de prețul mediu al produselor, puterea de cumpărare a clienților, preferințele lor variate – firma are oferte personificate, dar și prețurile altor produse similar.

Firma dispune de un bun randament de producție și de o logistică corespunzătoare.

Dar, o contribuție majoră la modificarea cifrei de afaceri totale revine veniturilor din activitatea de bază a firmei – Venituri din vânzarea mărfurilor.

Realizarea de subtotaluri pe luni calendaristice.

Se parcurg următorii pași:

Se deschide fișierul Excel și se selectează foaia de calcul subtotal pe luni, din partea de jos a zonei de lucru.

În meniul Data → Outline→Subtotal, se deschide fereastra comenzii Subtotal în care se fac setarile conform cerințelor.

Din listădeschisă a campului Use function se selectează opțiunea Sum.

În zona Add subtotal to trebuie să fie selectată numai variabila corectă. Toate celelalte trebuie să fie deselectate.

Se selectează Replace current subtotals și Summary below data.

Validarea comenzii prin apăsarea butonului ok.

Figure 5.15. Subtotal al valorilor de ieșire, pe luni calendaristice.

Concluzie:

Cu ajutorul subtotalurilor se determină variația vânzărilor pe o lună împreună cu cotele de piață.

Se poate determina astfel situația în care Plastor acoperă piața dar și situația în care firma nu acoperă piața.

Figure 5.16. Subtotal al valorilor de ieșire, pe materiale.

Concluzie:

Cu ajutorul subtotalurilor se determină variația stocurilor.

UTILIZAREA TABELELOR PIVOT ÎN ORGANIZAREA ȘI PRELUCRAREA DATELOR

Tabelele Pivot din Excel constituie o caracteristică importantă. Într-un document Excel, un tabel Pivot va putea structura informația dorită doar în câteva clik-uri. Avem posibilitatea de a muta coloane întregi pe rânduri și viceversa.

Se poate realiza un tabel Pivot ca un tabel rezumat al foii de calcul originale, creat de utilizator.

Se poate realiza tabelul Pivot prin decizile luate în legătură cu diverse câmpuri care se pot vizualiza și cum se dorește să fie afișată informația. Bazându-se pe selecțiile de câmpuri, Excel va organiza datele astfel încât să existe o înfățișare a tabelului de fiecare dată.

Însă, folosind un tabel pivot, poți face o analiză mult mai detaliată a datelor, analiza care să cuprindă, spre exemplu:

Un sumar al vânzărilor lunare.

Un sumar al vănzărilor pe 6 luni pe o categorie de produse – Mat.consumabile.

Media vânzărilor pe 6 luni pentru consumabile.

Figure 5.17. Creare tabel pivot.

Folosind un tabel Pivot, se poate fragmenta informația deținută, până când vom avea în față raportarea dorită, cu ajutorul selecției câmpurilor adiționale dotite Pivot Table Field List.

Figure 5.18. Creare tabel pivot.

Figure 5.19. Creare tabel pivot – den_gest.

Figure 5.20. Creare tabel pivot – disponibil.

Figure 5.21. Creare tabel pivot – disponibil – sum of valoare.

Concluzie:

Pentru a evita munca repetitivă, Plastor utilizează în 2 minute o formulă. Pentru a vizualiza date ierarhice într-un aspect compact și vizibil, se utilizează rapoartele Pivot pentru:

Un sumar al vânzărilor lunare.

Un sumar al vănzărilor pe 6 luni pe o categorie de produse – Mat.consumabile.

Media vânzărilor pe 6 luni pentru consumabile.

Aceste date conduc la o analiză a firmei pe șase luni – determinarea bilanțului – indicatorilor cu o deosebită importanță pentru analiza economico-financiară a firmei.

UTILIZAREA DIAGRAMELOR

Diagramele permit o reprezentare vizuală a datelor și a relațiilor acestora cu alte date, ceea ce asigură o înțelegere rapidă a semnificației lor.

Putem prezenta vânzările lunare – ianuarie, februarie, martie – pe categorii de produse sub forma unei diagrame.

Figure 5.22. Diagrame pivot.

Figure 5.23. Diagramă pivot pivot – disponibil.

Figure 5.24. Diagramă pivot pivot –sum of valoare.

Concluzie:

Pentru a vedea situația materialelor consumabile, obiectelor de inventar și marfa vândută – necesită o vizualizare plată sau nonrelațională a datelor dintre cele trei situații care va utiliza mai multe tabele și date numerice.

Poate ajuta departamentul de marketing cu calcule și comparații statistice pe date. Firma poate vizualiza date iararhice într-un aspect compact și frexibil.

Situația se diferențiază mai clar utilizând pictograme cu scări de culori și date sofisticate.

CONCLUZII

Excel este important pentru vânzări și marketing pentru a face scenarii și predicții referitoare la viitor.

Excel ajută firma Plastor la:

automatizarea legăturilor între Excel și Word PowerPoint;

Poate realiza liste de prețuri și reduceri personalizate;

Sunt multe funcții Excel în domeniul vânzărilor și marketingului;

Firma poate realiza sceheme de discount și de comisioane;

Se poate economisi timp în toate etapele de vânzare;

Poate economisi timp în toate activitățile de marketing: analize de marketing;

Analiza seriilor de date de vânzări trecute pentru identificarea de noi oportunități;

Previzionarea vânzărilor viitoare;

Vizualizarea datelor;

Analiza vânzărilor prin Data Autofilter, Advanced Filter, Duplicate remover și alte operațiuni;

Integrarea analizei de comunicare prin: Facebook, Trafic web, Google Adwords, newsletters (MailChimp, Aweber etc), Leadpages;

Consolidarea listelor și rapoartelor de vânzări realizate de mai multe persoane;

Consolidarea listelor și rapoartelor de marketing/ PR.

Tehnologia informației generează modificări importante asupra mijloacelor de lucru din întreaga lume. Informațiile, care în trecut aveau un loc de cinste în sertarele birourilor, astăzi, doar prin simpla apăsare pe buton pot fi accesate și utilizate. Așa au apărut sistemele de baze de date de care depind tot mai mult viețile noastre – exemplu – sistemele care permit rezervarea biletelor de avion on-line.

Programatorii de azi au posibilitatea de a realiza rapid și cu costuri mici diverse produse informatice care să permită întreținerea și distribuirea datelor.

Istoria bazelor de date are aproape 35 de ani de istorie – cu tehnologii moderne specifice bazelor de date, arhitecturi conceptuale bine consolidate.

Managementul bazelor de date a evoluat și au devenit pilonul principal din sistemele informaționale moderne.

În acest mod apar decizii adecvate care pot garanta succesul în afaceri, gândire orientată spre obiect, procesarea clientserver, diminuarea semnificativă a prețurilor fiecărei organizații din zilele noastre.

În concluzie, bazele de date fac parte tot mai mult din activitatea noastră și nu ne mai dăm seama cât și când le utilizăm.

Toate produsele din viața noastră au coduri de bare, care fac parte dintr-un sistem informatic pentru baze de date. Așa se pot vedea stocurile din baza de date, stocurile materialelor dintr-o firmă, stocurile de materiale care au legătura directă cu existența vieții noastre.

ANEXA – CUPRINSUL FIGURILOR

Figure ‎2.1Exemplificare atribut, entitate și valoare. 8

Figure ‎3.1Ansamblul SGBD 12

Figure ‎3.2Funcțiile SGBD. 15

Figure ‎3.3Nucleul unui SGBD. 19

Figure 4.1Exemplificare Excel 24

Figure 4.2Funcții de dată calendaristică și oră 25

Figure 4.3Tabelul pivot înainte de gruparea datelor 27

Figure 4.4Tabelul pivot după gruparea datelor 28

Figure 4.5Tabelul pivot – TOOLS 29

Figure 4.6rezultatul transformării tabelei pivot. 29

Figure 4.7Tabelul pivot și diagrama pivot împreună cu feliatorul „Funcția”. 30

Figure 4.8Descrierea controalelor. 32

Figure 5.1Fabrica 39

Figure 5.2Produse 42

Figure 5.3Produse 42

Figure 5.4Matrițe. 43

Figure 5.5Produse de consum. 44

Figure 5.6. Filtrare după alte materiale consumabile. 58

Figure 5.7. Selectare variabila alte materiale consumabile. 59

Figure 5.8. Filtrare după prețuri. 60

Figure 5.9. Fereastra de dialog Custom AutoFilter. 60

Figure 5.10. Afișare prețuri între 38-160 lei. 61

Figure 5.11. Filtrare după variabila den_gest și afișarea primelor 10 val_ies. 62

Figure 5.12. Rezultatul filtrării după variabila den_gest și afișarea primelor 10 val_ies. 62

Figure 5.13. Fereastra comenzii Sort. 63

Figura 5.14. Sortare. 64

Figure 5.15. Subtotal al valorilor de ieșire, pe luni calendaristice. 65

Figure 5.16. Subtotal al valorilor de ieșire, pe materiale. 66

Figure 5.17. Creare tabel pivot. 67

Figure 5.18. Creare tabel pivot. 68

Figure 5.19. Creare tabel pivot – den_gest. 68

Figure 5.20. Creare tabel pivot – disponibil. 69

Figure 5.21. Creare tabel pivot – disponibil – sum of valoare. 69

Figure 5.22. Diagrame pivot. 70

Figure 5.23. Diagramă pivot pivot – disponibil. 70

Figure 5.24. Diagramă pivot pivot – sum of valoare. 71

BIBLIOGRAFIE

[1].Elena Târziman, S. M. Antonescu, Cristina Popescu, „Biblioteca și cititorii”, conferința IFLA, Copenhaga, 1997.

[2]. Romică TRANDAFIR, MihaiNISTORESCU,Ion MIERLUȘ-MAZILU, Bazele informaticii și limbaje de programare. Baze de date relaționale, București, 2007.

[3]. Andy Oppel. SQL fara mistere – ghid pentru autodidacti. Rosetti Educational, 2006

[4]. Trandafir Romica, Nistorescu Mihai, Mierlus-Mazilu Ion. Bazele informaticii si limbaje de programare 2.Baze de date relationale. Universitatea Bucuresti 2007

[5].Nachila Catalin, Baze de date – Microsoft Acces, – Sistemul de gestiune a bazelor de date – curs, 2011

[6]. Connolly, Thomas; Begg, Carolyn. Baze de date: proiectare, implementare, gestionare. Bucuresti : Teora, 2001

[9]. Ioan Mocian Baze de date. Terminologie, proiectare, SQL, Access. Matrixrom, 2007

[10]. Lungu, Ion; Musat, Nely. Baze de date relationale: utilizarea limbajului SQL PLUS.Bucuresti: All, 1992

[11]. Teodorescu Alexandru – Lecții de Access, Editura Teora, București, 2005

[12]. ***, Microsoft Access 2010 – Help.

[13]. Cornelia Botezatu “Proiectarea sistemelor informatice. Metode sistemice.” Editura ProUniversitaria, Buc, 2007.

[14]. Virgil Chichernea, G. Garais “Baze de date. Sistemul FoxPro vol.II”, EdituraProuniversitaria, 2006

[15]. M. Moise Sisteme informatice cu baze de date, Editura Pro-Universitaria, București, 2008

[16]. Botezatu Cezar, GeorgeCăruțașu, Doru Chetrariu, “Arhitectura calculatoarelor personale și sisteme deoperare specifice”, Editura Universul Juridic, București,2005

[17]. Ionel Iacob,“SGBD Oracle – Ghid aplicativ pentru realizareasolutiilor informatice”, Editura ProUniversitaria, 2007,pag 11-195.

[18]. Ionel Iacob “ORACLE 10g – Proiectarea și realizarea aplicațiilor cubaze de date utilizând limbajul SQL*PLUS”, Ed.ProUniversitaria 2009.