Organizarea Auditului Publicdoc

=== Organizarea auditului public ===

CAPITOLUL I. Organizarea și efectuarea controlului financiar

În economia de piață, statul, prin intermediul instituțiilor juridice și financiare, devine purtătorul intereselor publice. Astfel, trebuie cunoscute condițiile economice și financiare în care se desfășoară activitatea entităților patrimoniale în strânsă relație cu cerințele și legile financiare. Aceste cunoștințe pot fi dobândite prin intermediul controlului ca formă a cunoașterii, ca funcție a conducerii.

1.1. Organizarea și exercitarea controlului financiar în instituțiile publice locale

Controlul financiar intern

Unitățile patrimoniale în conformitate cu prevederile Legii 31/1990, a Legii Contabilității 82/1991 republicată în 2005, a Legii 672/2002 sunt obligate fiecare pe domeniul lor de activitate să organizeze și să exercite controlul propriu astfel încât integritatea mijloacelor materiale și bănești deținute cu orice titlu, integritatea întregului patrimoniu deținut să fie asigurată.

Deși nu este specificată ca o condiție de bază, organizarea controlului financiar propriu în unitățile patrimoniale cu capital integral privat totuși acestea trebuie aliniate la disciplina financiar-fiscală, la instituirea controlului ca funcție principală a managementului, la asigurarea unei desfășurări eficiente a activității economice și financiare așa cum există obligativitatea prin temeiurile legale menționate anterior pentru unitățile patrimoniale cu capital integral sau majoritar de stat.

Temeiurile legale menționate mai sus prevăd obligativitatea expresă a conducerii unităților patrimoniale pe lângă desfășurarea unei activități eficiente și organizarea și exercitarea controlului financiar propriu vizând cu precădere obligativitatea acestora de a răspunde pentru bunul mers al activității și pentru a asigura un anumit profit.

Pornindu-se de la dezideratul că funcția de control și controlul în sine nu reprezintă un scop ci o necesitate obiectivă la nivelul unității patrimoniale întâlnim următoarele forme de control care formează controlul propriu:

Control financiar preventiv (CFP);

Control ierarhic operativ curent (CIOC);

Control financiar intern de gestiune (CFIG).

Noțiunea de control financiar intern (propriu) induce ideea organizării și executării sale din interiorul autorităților publice sau cel mult la nivelurile ierarhice imediat superioare ale acestora, excluzând formele de control externe ale statului.

Acest tip de control se organizează și funcționează la nivel central (ministere, departamente, alte organe centrale), teritorial (instituții publice, organe locale), al agenților economici (companii naționale, regii autonome, societăți comerciale).

Controlul intern reprezintă ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităților publice, inclusiv auditul intern, stabilite de ordonatorii de credite în concordanță cu obiectivele acesteia și cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient și eficace. Acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele și procedurile.

Obiectivele generale ale controlului intern sunt:

realizarea atribuțiilor entităților publice, stabilite în concordanță cu propria lor misiune, la un nivel corespunzător de calitate, în condiții de regularitate, eficacitate, economicitate și eficiență;

protejarea fondurilor publice împotriva pierderilor din cauza erorii, risipei,
abuzului sau fraudei;

respectarea legii, a reglementărilor și deciziilor conducerii entităților
publice;

dezvoltarea și întreținerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare,
actualizare, și difuzare a datelor și informațiilor financiare și de conducere,
precum și a unor sisteme și proceduri de informare publică adecvată
prin rapoarte periodice.

Obiectivele urmărite prin acțiunile de control intern vizează în general integritatea patrimonială și utilizarea cu randamente sporite a resurselor materiale, umane și financiare ale unităților patrimoniale și au în vedere:

asigurarea unei activități cât mai eficiente;

evitarea oricăror forme de risipă sau prejudicii;

respectarea riguroasă a legislației economico-financiare;

cointeresarea tuturor participanților la realizarea politicii economico financiare;

asigurarea unui climat de ordine și rigurozitate în activitatea personalului;

asigurarea integrității patrimoniale a unității;

asigurarea promovării imaginii favorabile a entității publice.

În domeniul controlului intern, conducătorilor entităților publice le revine sarcina să elaboreze, să aprobe, să aplice și să perfecționeze structurile organizatorice, reglementările metodologice, procedurile și criteriile de evaluare, pentru satisfacerea cerințelor generale și specifice ale controlului intern.

Cerințele generale ale controlului intern sunt:

îndeplinirea obiectivelor generale prin evaluarea sistematică și menținerea la un nivel acceptabil a riscurilor asociate structurilor, programelor, proiectelor sau operațiunilor;

asigurarea unei atitudini cooperante a personalului de conducere și de
execuție, acesta având obligația să răspundă în orice moment solicitărilor conducerii și să sprijine efectiv controlul intern;

asigurarea integrității și competenței personalului de conducere și de
execuție, a cunoașterii și înțelegerii de către acesta a importanței și rolului controlului intern;

stabilirea obiectivelor specifice controlului intern, astfel încât acestea să
fie adecvate, cuprinzătoare, rezonabile și integrate misiunii instituției și
obiectivelor de ansamblu ale acesteia;

supravegherea continuă de către personalul de conducere a tuturor
activităților și îndeplinirea de către acesta a obligației de a acționa
prompt și responsabil ori de câte ori se constată încălcări ale legalității
în efectuarea unor operațiuni sau în realizarea unor activități în mod
neeconomic, ineficace sau ineficient.

Cerințele specifice ale controlului intern sunt:

reflectarea în documente scrise a organizării controlului intern a tuturor
operațiunilor instituției și a tuturor evenimentelor semnificative, precum
si înregistrarea și păstrarea în mod adecvat a documentelor, astfel încât
acestea să fie disponibile pentru a fi examinate de cei în drept;

înregistrarea de îndată și în mod corect a tuturor operațiunilor și evenimentelor semnificative;

asigurarea aprobării și efectuării operațiunilor exclusiv de persoane special împuternicite în acest sens;

separarea atribuțiilor privind efectuarea de operațiuni între persoane,
astfel încât atribuțiile de aprobare control și execuție să fie încredințate
unor persoane diferite;

asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile;

accesarea resurselor și documentelor numai de către persoane îndreptățite

și responsabile în legătură cu utilizarea și păstrarea lor.

1.2. Formele de organizare a controlului intern al unităților patrimoniale

Acestea sunt:

controlul ierarhic (operațional sau de compartiment);

control financiar preventiv propriu;

control gestionar;

auditul public intern.

Aceste forme de control instituționalizate prin actele normative care le reglementează implică stabilirea de sarcini și atribuții concrete și norme procedurale pentru organizarea și desfășurarea lor.

Formele controlului intern (propriu) se corelează între ele și se completează reciproc, armonizându-se și cu obiectivele ce revin altor organisme de control.

a) Controlul ierarhic sau operațional se exercită în cadrul competențelor curente ale persoanelor cu funcții de conducere, asupra structurilor din subordinea lor.

Temeiul legal al exercitării controlului îl constituie decizia sau ordinul conducătorului unității patrimoniale, în care se stabilesc atribuțiile, normele de control, activitățile și operațiunile ce fac obiectul controlului, periodicitatea exercitării controalelor, obiectivele urmărite și persoanele în sarcina cărora cade îndeplinirea lor.

Controlul poate fi exercitat:

– inopinat, la fața locului, prin verificări tactice sau documentare, în totalitate sau prin sondaj, rezultatele consemnându-se în scris în actul de control;

– prin măsuri imediate și directe care vizează înlaturarea abaterilor, tragerea la răspundere a persoanelor vinovate;

prin inspectarea sau observarea directă, la fața locului, a compartimentelor sau sectoarelor de activitate;

prin informarea personală sau organizarea unor discuții ale conducătorilor entității cu personalul din subordine;

prin folosirea unor mijloace moderne de comunicare.

b) Controlul financiar preventiv propriu se organizează conform Ordonanței Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern și controlul financiar preventiv și conform Normelor metodologice de organizare și desfășurare a controlului financiar preventiv propriu cuprinse în Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 522/2003 modificat prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1226/2003.

Controlul financiar preventiv este activitatea prin care se verifică legalitatea și regularitatea operațiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, înainte de aprobarea acestora.

Entitățile publice la care se organizează controlul financiar preventiv sunt:

autoritățile publice și autoritățile administrative autonome;

instituțiile publice aparținând administrației publice centrale și locale și
instituțiile publice din subordinea acestora;

regiile autonome de interes național sau local;

companiile sau societățile naționale;

societățile comerciale la care statul sau unitatea administrativ-teritorială
devine capitalul majoritar;

agențiile care gestionează fonduri din finanțări externe rambursabile sau
nerambursabile și alte agenții de implementare a fondurilor comunitare;

autoritățile publice executive ale administrației publice locale pentru operațiunile de datorie publică și realizarea veniturilor proprii;

angajamente legale și bugetare;

deschiderea și repartizarea pe trimestre a creditelor bugetare;

modificarea repartizării pe trimestre și pe subdiviziunile clasificației
bugetare a creditelor aprobate, inclusiv prin virări de credite;

efectuarea de plăți din fonduri publice;

efectuarea de încasări în numerar;

vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul
privat al statului sau al unităților administrativ-teritoriale;

concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului
sau al unităților administrativ-teritoriale;

constituirea veniturilor publice în privința autorizării și a stabilirii titlurilor de încasare;

reducerea, eșalonarea sau anularea titlurilor de încasare;

recuperarea sumelor avansate și care ulterior au devenit necuvenite;

alte tipuri de operațiuni stabilite prin ordin al ministrului finanțelor publice.

În funcție de specificul entității publice, conducătorul acesteia poate decide

exercitarea controlului financiar preventiv și asupra altor tipuri de proiecte sau operațiuni.

Controlul financiar preventiv constă în verificarea sistematică a proiectelor de operațiuni care fac obiectul acestuia din punct de vedere al:

– legalității și regularității;

– încadrării în limitele angajamentelor bugetare stabilite potrivit legii

Ministerul Finanțelor Publice este autoritatea de coordonare și reglementare a controlului fmanciar preventiv pentru toate entitățile publice. Controlul financiar preventiv se organizează și se execută de autorități competente, în mod unitar.

Controlul financiar preventiv se organizează și se exercită în următoarele forme:

controlul financiar preventiv propriu, la toate entitățile publice și asupra
tuturor operațiunilor cu impact financiar asupra fondurilor publice și a
patrimoniului public;

controlul financiar preventiv delegat, la ordonatorii principali de credite ai
bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat, precum și ai bugetului oricărui fond cu destinație specială, la Fondul național și la agențiile de implementare a fondurilor comunitare, precum și la alte entități
publice cu risc ridicat, prin controlori delegați ai Ministerului Finanțelor
Publice.

Conducătorii entităților publice au obligația:

să organizeze controlul financiar preventiv și evidența angajamentelor
în cadrul compartimentului contabil;

să stabilească proiectele de operațiuni supuse controlului financiar preventiv, documentele justificative și circuitul acestora.

Evidența cheltuielilor angajate se organizează, se ține, se actualizează și se raportează în baza Normelor metodologice aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 522/2003 și prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1226/2003.

Controlul financiar preventiv se organizează la toate entitățile publice și asupra tuturor operațiunilor cu impact financiar asupra fondurilor publice și a patrimoniului public, în cadrul compartimentelor de specialitate financiar contabilă.

Ministerul Finanțelor Publice organizează controlul financiar preventiv propriu și pentru operațiunile privind bugetul trezoreriei statului, operațiunile privind datoria publică și alte operațiuni specifice Ministerului Finanțelor Publice.

Controlul financiar preventiv propriu se exercită, prin viză, de persoane din cadrul compartimentelor de specialitate, desemnate în acest sens de conducătorul entității publice. Actul de numire va cuprinde și limitele de competență în exercitarea controlului financiar preventiv propriu. Persoanele desemnate să efectueze această activitate sunt altele decât cele care inițiază operațiunea supusă vizei.

Viza de control financiar preventiv se exercită prin semnătura persoanei desemnate și prin aplicarea sigilului personal.

Documentele prezentate la viza de control financiar preventiv se înscriu în Registrul privind operațiunile prezentate la viza de control financiar preventiv.

Documentele care privesc operațiuni asupra cărora este obligatorie exercitarea controlului financiar preventiv se transmit persoanelor desemnate cu exercitarea acestuia de către compartimente de specialitate care inițiază operațiunea.

Documentele privind operațiunile prin care se afectează fondurile publice sau patrimoniul public vor fi însoțite de avizele compartimentelor de specialitate, de note de fundamentare, de acte și documente justificative, după caz, de o ,,Propunere de angajare a unei cheltuieli" sau de un ,,Angajament individual-global".

Persoanele desemnate pentru exercitarea controlului financiar preventiv vor prelua documentele și vor proceda la verificarea formală a acestora cu privire la:

completarea documentelor în concordanță cu conceptul acestora, existența semnăturilor persoanelor autorizate din cadrul compartimentelor de specialitate; existența actelor justificative specifice operațiunii prezentate la viză.

Dacă nu sunt respectate cerințele formale, documentele sunt returnate emitentului, precizându-se, în scris, motivele restituirii.

După efectuarea controlului formal, persoanele desemnate să exercite controlul financiar preventiv înregistrează documentele în Registrul privind operațiunile prezentate la viza de control financiar preventiv și efectuează verificarea operațiunii din punctul de vedere al legalității, regularității și al încadrării în limitele și destinația creditelor bugetare sau de angajament.

În vederea exercitării unui control preventiv cât mai complet, se pot solicita și alte acte justificative, precum și avizul compartimentului juridic.

Dacă în urma verificării de fond operațiunea îndeplinește condițiile impuse, se acordă viza prin aplicarea sigiliului și a semnăturii pe exemplarul documentului care se arhivează la entitatea publică.

Dacă în urma verificării se constată că operațiunile nu întrunesc condițiile impuse, se va refuza motivat acordarea vizei de control financiar preventiv, consemnând acest fapt în Registrul privind operațiunile prezentate la viza de control financiar preventiv.

Refuzul de viză, însoțit de actele justificative semnificative, va fi adus la cunoștința conducătorului entității publice, iar celelalte documente se vor restitui, sub semnătură compartimentelor de specialitate care au inițiat operațiunea.

Cu excepția cazurilor în care refuzul de viză se datorează depășirii creditelor bugetare sau de angajament, operațiunile refuzate la viză se pot efectua pe propria răspundere a conducătorului entității publice.

Efectuarea pe propria răspundere a operațiunii refuzate la viza de control financiar preventiv se face printr-un act de decizie internă emis de conducătorul entității publice.

Persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv vor informa Curtea de Conturi, Ministerul Finanțelor Publice și, după caz, organul ierarhic superior al entității publice asupra operațiunilor refuzate la viză și efectuate pe propria răspundere. Informarea organului ierarhic superior se face de îndată ce efectuarea operațiunii a fost dispusă, prin transmiterea unei copii de pe actul de decizie internă și de pe motivația refuzului de viză. Conducătorul organului ierarhic superior are obligația de a lua măsurile legale pentru restabilirea situației de drept.

Dacă prin operațiunea refuzată la viză, dar efectuată pe propria răspundere de conducătorul entității publice, se prejudiciază patrimonial entitatea și dacă conducătorul organului ierarhic superior nu a dispus măsurile legale, atunci se va sesiza inspecția centrală sau se vor sesiza inspecțiile teritoriale ale Ministerului Finanțelor Publice.

Informarea Curții de Conturi se va face cu ocazia efectuării controalelor de descărcare de gestiune sau a altor controale ce intră în competența sa. "

Numirea, suspendarea, destituirea sau schimbarea personalului care desfășoară activități de control financiar preventiv propriu se fac de către conducătorul entității publice superioare, iar în cazul entităților publice în care se exercită funcția de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special, cu acordul Ministerului Finanțelor Publice. Persoanele desemnate cu exercitarea activității de control financiar preventiv propriu trebuie să aibă competențele profesionale solicitate de această activitate. Ele vor respecta un cod specific de norme profesionale, elaborat de Ministerul Finanțelor Publice, care va cuprinde și condițiile și criteriile unitare pe care entitățile publice trebuie să le respecte în cazul numirii, suspendării, destituirii sau schimbării personalului care desfășoară această activitate.

Evaluarea activității persoanei care desfășoară activități de control financiar preventiv propriu se face de conducătorul entității publice, cu acordul entității publice care a vizat numirea, anual, prin calificative, pe baza informațiilor cuprinse în rapoartele auditului intern și în rapoartele Curții de Conturi, unde este cazul.

c) Controlul financiar de gestiune este un control propriu, ulterior, singurul în măsură să compare rezultatele efective cu prevederile actelor normative, să stabilească abaterile, să analizeze și să determine cauzele acestora, dar și să propună măsuri de înlăturare a neajunsurilor și sancționare a persoanelor vinovate.

La baza elaborării tematicii de control trebuie să stea în primul rând obiectivele principale ce intră în sfera controlului financiar de gestiune:

existența, integritatea, păstrarea și paza bunurilor și valorilor de orice fel
și deținute cu orice titlu;

utilizarea valorilor materiale de orice fel, declasarea și clasarea de bunuri;

efectuarea, în numerar sau fără numerar, a încasărilor și plăților în lei și
în valută, de orice natură, inclusiv a salariilor și reținerilor din acestea,
și a altor obligații față de salariați;

întocmirea și circulația documentelor primare, a documentelor tehnico

operative și contabile.

Controlul financiar de gestiune se exercită cel puțin o dată pe an, respectiv la doi ani, la unitățile care dețin gestiuni materiale reduse ca volum.

Controlul se efectuează în totalitate sau prin sondaj, în raport de volumul, valoarea și natura bunurilor, posibilitățile de fraudă, condiții de păstrare și gestionare, precum și de frecvența abaterilor constatate anterior, cuprinzându-se un număr reprezentativ de repere și documente care să permită tragerea unor concluzii temeinice asupra respectării actelor normative din domeniul financiar-contabil și gestionar.

Constatările organelor de control vor fi consemnate în acte de control unilaterale pe baza verificărilor efectuate, cu indicarea prevederilor legale încălcate și stabilirea consecințelor economice, financiare, patrimoniale și a răspunderii persoanelor vinovate, precum și a măsurilor luate în timpul controlului și cele stabilite a se lua în continuare.

Conducătorii unităților au obligația să ia măsuri pentru aplicarea integrală și la timp a măsurilor propuse, sancționarea persoanelor vinovate, recuperarea pagubelor și înaintarea către procuror a actelor cuprinzând fapte prevăzute de legea penală. Neluarea măsurilor angajează propria răspundere a conducătorului entității publice.

În acțiunea de control propriu de gestiune, organele abilitate parcurg două etape: 1) controlul financiar – contabil al unității verificate și 2) verificarea inventarierii elementelor patrimoniale ale acesteia.

Verificarea modului de efectuare a inventarierilor de către comisiile constituite.

Controlul constă în verificarea de fond, de formă și din punctul de vedere al conținutului.

Verificarea de fond se referă la autenticitatea, exactitatea și justețea întocmirii documentelor.

Autenticitatea constă în utilizarea documentelor legale, completarea corectă și exactă a înscrierii denumirii bunurilor, existența unor corecturi, adăugiri, ștersături nepermise și existența semnăturilor legale.

Verificarea de formă se referă la respectarea procedeelor prin care trebuiau efectuate operațiunile de inventariere, de analiză, centralizare și reflectare în evidența contabilă a rezultatelor.

Verificarea din punctul de vedere al conținutului presupune examinarea realității datelor, care trebuie confirmate de personalul din compartimentul financiar-contabil.

În cazul controlului prin inventariere a unor gestiuni, la procesele verbale de control se anexează declarațiile gestionarilor, listele de inventariere sau situația plusurilor și a minusurilor constatate cu explicațiile gestionarilor asupra cauzelor acestora.

CAPITOLUL II. Organizarea și efectuarea auditului public

Prin audit, în general, se înțelege examinarea profesională a unei informații în vederea exprimării unei opinii responsabile și independente, prin raportarea la un criteriu (standard) de calitate. Auditul poate fi definit ca un proces desfășurat de persoane competente legal autorizate, denumite auditori, prin care se analizează și se evaluează informații legate de o anumită entitate, utilizând tehnici și procedee specifice, în scopul obținerii de probe de audit, pe baza cărora se întocmește raportul de audit, care reprezintă o opinie responsabilă și independentă asupra activității financiar – contabile desfășurate de către entitatea auditată.

Obiectul activității de audit cuprinde următoarele elemente:

procesul de audit, care reprezintă tocmai misiunea auditului și care se desfășoară pe baza unor norme naționale și internaționale;

auditorii, pot fi persoane fizice sau juridice abilitate de lege să desfășoare activități de audit;

entitatea auditată, poate fi: o întreprindere, o instituție, un anumit program, o tranzacție, o operație financiară, etc.;

tehnicile și procedeele specifice utilizate rezultă atât din standardele naționale sau internaționale cât și din buna practică unanim recunoscută în domeniu;

probele de audit reprezintă dovezi obținute în procesul de analiză economico-financiară a entității auditate pe baza cărora auditorul își fundamentează opiniile proprii referitoare la activitatea acesteia;

raportul de audit este documentul întocmit de către auditor pe baza probelor de audit obținute;

opinia responsabilă și independentă a auditorului se bazează pe probele de audit obținute, pe aplicarea procedeelor și reglementărilor în vigoare și pe experiența dobândită în activitatea de audit.

Obiectivul auditului îl reprezintă îmbunătățirea utilizării informației.

Auditul poate fi definit ca un proces desfășurat de persoane competente legal autorizate, denumite auditori, prin care se analizează și se evaluează informații legate de o anumită entitate, utilizând tehnici și procedee specifice, în scopul obținerii de probe de audit, pe baza cărora se întocmește raportul de audit, care reprezintă o opinie responsabilă și independentă asupra activității financiar – contabile desfășurate de către entitatea auditată.

1.1. Categorii de audit intern

a) Auditul de regularitate

În evoluția sa firească auditul intern s-a dezvoltat pe auditul de regularitate (conformitate), acesta fiind considerat ca find tradițional pentru că la vremea respectivă auditorul verifica dacă regulile și procedurile sunt bine aplicate, dacă se respectă organigramele, sistemele de informare etc. Auditorul intern avea la bază un sistem de referință și de aceea munca sa era relativ clarificată, el acționând prin constatări și comparări privind aplicarea, interpretarea, eventualele deficite sau dezechilibre produse, reprezentau consecințe pe care le raporta celui care dispusese auditul. Auditul de regularitate sau de conformitate are ca scop compararea realității cu sistemul de referință propus, indiferent că unii teoreticieni extremiști fac diferențe între acestea.

b) Auditul de eficacitate

Auditul de eficacitate, mai complex, situându-se pe o scară superioară în evoluția auditului intern, ține cont de cultura organizațională pentru că el se referă la calitate și nu la un sistem de referință. Se va observa că eficacitatea se referă la calitatea muncii și a rezultatelor obținute prin respectarea regulilor adoptate de entitate, dar eficacitatea depinde de modul în care s-a desfășurat efectiv activitatea. Auditul de eficacitate se poate numi fără nici o greșeală audit de performanță, care reflectă calitatea măsurilor adoptate prin rezultatele înregistrate.

c) Auditul de management

Auditul de management sau auditul de conducere se poate aprecia din mai multe perspective care conduc la utilizarea a trei abordări:
-dominarea practicii, ceea ce înseamnă că responsabilul sectorului auditat îi prezintă auditorului intern politica pe care trebuie să o aplice; auditorul intern se va asigura că există o politică în domeniul respectiv și măsura în care aceasta este exprimată cu claritate de cel care o are în responsabilitate. Totodată, auditorul intern va analiza modul în care politica sectorială corespunde strategiei întreprinderii sau politicilor cuprinse și rezultate din strategie;
-aplicarea politicii în cadrul entității, iar auditorul intern se va asigura că pe teren, politica este cunoscută, înțeleasă și aplicată, auditorul intern având rolul de apreciator al controlului intern;
-elaborarea strategiei, care trebuie să fie un proces formalizat prin care să se realizeze armonizarea propunerilor cu aprobarea de către conducere, având ca efect existența unei strategii definite și aprobate și care se aplică.

d) Auditul de strategie

Aflat pe treapta superioarä a evoluției auditului intern, auditul de strategie reprezintă o confruntare între toate politicile și strategiile entității cu mediul în care aceasta se află pentru verificarea coerenței globale. Rolul auditorului intern se va limita la semnalarea incoerențelor conducerii, responsabilă cu modificarea parțială sau fundamentală a unor aspecte concrete pentru a asigura coerența globală. Este evident că pentru acest audit este nevoie de auditori cu multă calificare, cu competențe profesionale serioase.

Funcția de audit intern

Funcția de audit intern, ca urmare a evoluției sale permanente, a căpătat o serie de valențe care trebuie să fie cunoscute de un profesionist, având în vedere că acestea au rolul de a trezi interesul spre un nivel mai înalt de instruire și însușire a cunoștințelor legate de auditul intern. Cei care practică auditul intern oferă o imagine diversificată asupra acestuia. De exemplu, în funcție de profilul activității unei entități se utilizează anumite proceduri sau instrumente de lucru, inclusiv rapoarte de audit având forme și conținut destul de diferit, nefiind omogene așa cum sunt standardizate opiniile auditorilor financiari externi.
Aceste abordări sunt prezente în modul în care se privesc pregătirea profesională, metodele de lucru, modalitățile de organizare, termenii folosiți și accepțiunea acestora. Sigur că s-au obținut progrese prin aplicarea standardelor profesionale în materie, dar acestea au un caracter normativ prea general, modalitățile practice de aplicare fiind, în continuare, insuficient cunoscute și aplicate de auditorii interni.
De aceea este nevoie de unificarea practicilor care nu are nici o legatură cu uniformitatea, fiind obligatoriu ca specialiștii să aibă aceleași înțelesuri asupra termenelor de referință. În general auditul intern poate fi privit ca având un caracter represiv sau preventiv, dar experiența a presupus renunțarea la partea polițienească, căpătând teren tot mai mult latura de consiliere și de consultanță.
Auditul intern reprezintă o funcție universală pentru că se poate aplica tuturor categoriilor de entități, precum și tuturor funcțiilor acestora. Cele mai multe entități au ajuns singure la concluzia că este bine să aibă organizat auditul intern, aceasta fiind o funcție care aduce plusvaloare, cel puțin prin auditul de eficacitate. Se poate spune însă că auditul intern a penetrat atât de mult în ultimii ani prin creșterea spectaculoasă a dimensiunii multinaționale a multor entități, care au fost interesate să verifice la nivelul entităților dezvoltarea și funcționarea sistemului de control intern, cu toate componentele lui, înțelegând că auditul intern le permite să aibă un bun control asupra activităților și își pot atinge mai sigur obiectivele stabilite.
În beneficiul entității, auditorul intern va aplica normele sale profesionale asupra tuturor funcțiilor: financiară și contabilă, comercială și logistică, producție, informatică, gestiune, managerială. Totodată, trebuie subliniat faptul că funcția de audit intern are un caracter permanent în cadrul entității, care trebuie să se manifeste pe toată perioada supusă auditului.

1.2. Organizarea auditului public intern

Având în vedere prevederile OG 119/1999 și a Legii 672/2002 la nivelul instituțiilor publice se organizează auditul intern, auditul fiind definit ca o formă suplimentară și complementară a celor 3 forme de control menționate anterior (CFP, CIOC, CFIG), acolo unde e cazul, dar și ca un ansamblu de proceduri și tehnici care vine în ajutorul conducerii instituției publice în activitatea principală a acestuia de a administra și utiliza cu maximă eficiență banul public.

Legea 500/2002 –Legea finanțelor publice, cunoaște și statuează că instituțiile publice sunt acele unități patrimoniale în care resursele de finanțare sau sumele pe care le utilizează pentru desfășurarea corespunzătoare a activității fiecăreia pe domeniul său de activitate (învățământ, sănătate, apărarea națională, ordine publică, etc.) provin fie:

integral din bugetul de stat sau bugetul local;

parțial din bugetul de stat sau bugetul local;

integral sau parțial din fondurile speciale;

integral din activități cu caracter economic desfășurate de către acestea.

În prezent, controlul financiar de gestiune la autoritățile publice se realizează prin compartimentele de audit public intern, care au absorbit fostele compartimente sau structuri de control financiar de gestiune, ca urmare a dispozițiilor Ordonanței Guvernului nr. 119/1999, și au preluat și atribuțiile legale ale acestora.

Legea nr. 672/2002 reglementează auditul public intern la entitățile publice care au în competență și atribuții cu privire la formarea și utilizarea fondurilor publice și administrarea patrimoniului public.

Auditul public intern este activitatea funcțional independentă și obiectivă, care acordă asigurări și consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor publice, perfecționând activitățile entității publice. El ajută entitatea publică să își îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică și metodică, prin care evaluează și îmbunătățește eficiența și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare.

În sfera auditului public intern intră:

activitățile financiare sau cu implicații financiare desfășurate de entitatea publică din momentul constituirii angajamentelor până la utilizarea fondurilor de către beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din asistența externă;

constituirea veniturilor publice, respectiv autorizarea și stabilirea titlurilor de creanță, precum și a facilităților acordate la încasarea acestora;

administrarea patrimoniului public, precum și gajarea, concesionarea
sau închirierea de bunuri din domeniul privat / public al statului ori al
unităților administrativ-teritoriale;

vânzarea de bunuri din domeniul privat al statului ori al unităților administrativ-teritoriale;

– sistemele de management financiar și control, inclusiv contabilitatea și

sistemele informatice aferente.

Auditul public intern are următoarea organizare:

Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI)

Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI)

compartimentele de audit public intern din entitățile publice.

Compartimentul de audit public intern se organizează astfel :

conducătorul instituției publice sau, în cazul altor entități publice, organul de conducere colectivă are obligația instituirii cadrului organizatoric
și funcțional necesar desfășurării activității de audit public intern;

la instituțiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entități publice,
auditul public intern se limitează la auditul de regularitate și se efectuează
de compartimentele de audit public intern ale Ministerului Finanțelor
Publice;

conducătorul entității publice subordonate poate stabili și menține un
compartiment funcțional de audit public intern, cu acordul entității publice de la nivelul ierarhic imediat superior, iar dacă acest compartiment
nu se înființează, auditul entității respective se efectuează de compartimentul de audit public intern al entității publice de la nivelul ierarhic imediat superior.

Compartimentul de audit public intern se constituie în subordinea directă a conducerii entității. Prin atribuțiile sale, el nu trebuie să fie implicat în elaborarea procedurilor de control intern și în desfășurarea activităților supuse auditului public intern.

1.3. Atribuțiile compartimentului de audit public

Compartimentele de audit public intern au următoarele atribuții:

elaborează norme metodologice specifice entității publice în care își
desfășoară activitatea, cu avizul UCAAPI sau al organului ierarhic
superior, în cazul entităților publice subordonate;

elaborează proiectul planului anual de audit public intern;

efectuează activități de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar și control ale entității publice sunt transparente și sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficiență și eficacitate;

informează UCAAPI despre recomandările neînsușite de conducătorul entității publice auditate, precum și despre consecințele acestora;

raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitățile de audit;

elaborează raportul anual al activității de audit public intern;

în cazul identificării unor nereguli sau posibile prejudicii, raportează
imediat conducătorului entității publice și structurii de control intern abilitate.

Auditul public intern se exercită asupra tuturor activităților desfășurate într-o entitate publică, inclusiv asupra activităților entităților subordonate, cu privire la formarea și utilizarea fondurilor publice, precum și la administrarea patrimoniului public.

Indiferent de tipul de audit pe care îl desfășoară, auditorii publici trebuie să reunească în dosarul lor de lucru documente suficiente și cu valoare probatorie, mai ales în ceea ce privește baza planificării documentelor auditate, activitatea desfășurată și constatările auditorului.

Compartimentul de audit public intern auditează, cel puțin o dată la trei ani, fără a se limita la acestea, următoarele:

angajamentele bugetare și legale din care derivă direct sau indirect
obligații de plată, inclusiv din fondurile comunitare;

plățile asumate prin angajamente bugetare și legale, inclusiv din fondurile comunitare;

vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul
privat al statului ori al unității administrativ-teritoriale;

concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului
ori al unităților administrativ-teritoriale;

constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare și stabilire
a titlurilor de creanță, precum și a facilităților acordate la încasarea acestora;

alocarea creditelor bugetare;

sistemul contabil și fiabililatea acestuia;

sistemul de luare a deciziilor;

sistemele de conducere și control, precum și riscurile asociate unor astfel de sisteme;

sistemele informatice.

1.4. Întocmirea planului de audit

Proiectul planului de audit public intern se elaborează de compartimentul de audit public intern, pe baza evaluării riscului asociat diferitelor structuri, activități, programe / proiecte sau operațiuni, precum și prin preluarea sugestiilor conducătorului entității publice, prin consultare cu entitățile publice ierarhic superioare, ținând seama de recomandările Curții de Conturi. Conducătorul entității publice aprobă anual proiectul planului de audit public intern.

În realizarea misiunilor de audit public intern, auditorii își desfășoară activitatea pe bază de ordin de serviciu, emis de șeful compartimentului de audit public intern, care prevede în mod explicit scopul, obiectivele, tipul și durata auditului public intern, precum și nominalizarea echipei de auditare.

Compartimentul de audit public intern notifică structura care va fi auditată, cu 15 zile înainte de declanșarea misiunii de audit, precizând scopul, principalele obiective și durata misiunii de audit.

Auditorii interni au acces la toate datele și informațiile, inclusiv la cele existente în format electronic, pe care le consideră relevante pentru scopul și obiectivele precizate în ordinul de serviciu.

Personalul de conducere și de execuție din structura auditată are obligația să predea documentele și informațiile solicitate, în termenele stabilite, precum și tot sprijinul necesar desfășurării în bune condiții a auditului public intern.

La întocmirea planului de audit intern se va ține seama de o serie de criterii semnal care pot orienta componența sau structurarea acestuia în anumite direcții:

deficiențele constatate în rapoartele de audit anterioare;

deficiențele constatate în procesele-verbale încheiate în urma inspecțiilor de audit intern;

deficiențe consemnate în rapoartele Curții de Conturi;

informații și indicii deținute sau obținute cu privire la disfuncționalități
sau abateri, altele decât cele de natura legalității și regularității;

aprecieri ale unor specialiști, experți cu privire la structura și dinamica
unor riscuri interne sau de sistem;

analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcționării sistemului;

– evaluarea impactului unor modificări petrecute în mediul în care evoluează sistemul auditat.

Planul de audit intern va cuprinde următoarele elemente:

scopul misiunii de audit;

obiectivele misiunii de audit;

identificarea activității sau operațiunii supuse auditului intern;

identificarea unității la care se va desfășura acțiunea de auditare;

durata acțiunii de auditare;

perioada supusă auditării;

numărul de auditori antrenați în acțiunea de auditare;

precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunoștințe de specialitate:

numărul de auditori care urmează să fie atrași în acțiunile de audit intern
din cadrul structurilor deconcentrate.

Auditorii interni elaborează un proiect de raport de audit public intern la sfârșitul fiecărei misiuni de audit public intern, care reflectă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile și recomandările. Acest raport va fi însoțit de documente justificative. El reflectă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile, recomandările făcute pe baza verificărilor efectuate.

Proiectul de raport de audit intern se transmite la structura auditată, iar aceasta poate trimite, în maximum 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de vedere, care vor fi analizate de auditorii interni.

În termen de zece zile de la primirea punctelor de vedere compartimentul de audit public intern organizează reuniunea de conciliere cu structura auditată, în cadrul căreia se analizează constatările și concluziile, în vederea acceptării recomandărilor formulate. Pe baza proiectului de raport de audit și a punctelor de vedere ale reprezentanților structurilor auditate se întocmește raportul de audit public intern, care este un act unilateral care exprimă opinia auditorului în baza constatărilor făcute.

Șeful compartimentului de audit public intern trimite raportul de audit public intern finalizat, împreună cu rezultatele concilierii, conducătorului entității publice care a aprobat misiunea, pentru analiză și avizare. După avizare recomandările cuprinse în raportul de audit public intern vor fi comunicate structurilor auditate. Structura auditată informează compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandărilor, incluzând un calendar al acestora. Șeful compartimentului de audit public intern informează UCAAPI sau organul ierarhic superior, după caz, despre recomandările care nu au fost avizate. Aceste recomandări vor fi însoțite de documentația de susținere.

Certificarea situațiilor financiare are scopul de a asigura garanția pentru conducătorul instituției publice că acestea, în ansamblul lor, oferă o imagine fidelă, clară și completă privind buna gestiune financiară.

La baza activității de certificare a situațiilor financiare stau următoarele principii:

exhaustivitatea – toate operațiunile care privesc entitatea publică sunt
înregistrate în contabilitate pe baza documentelor justificative;

realitatea – toate informațiile prezentate prin conturile anuale trebuie să
poată fi justificate și certificate;

corecta înregistrare în contabilitate și corecta prezentare în conturile
anuale a operațiunilor, care trebuie:

să fie contabilizate în perioada corespunzătoare, urmărindu-se respectarea independenței exercițiilor financiare;

să fie corect evaluate, sumele să fie bine determinate, aritmetic exacte,
urmărindu-se respectarea tuturor regulilor și principiilor contabile, precum și a
metodelor de evaluare;

c) să fie înregistrate în conturile corespunzătoare, conform planului de conturi pentru instituțiile publice; se referă exclusiv la verificările efectuate, constatările făcute și concluziile desprinse în procesul de certificare;

d) să fie corect totalizate, centralizate, astfel încât să li se asigure o prezentare în conturile anuale, conformă cu reglementările în vigoare.

Raportul privind certificarea situațiilor financiare se caracterizează prin faptul că:

cuprinde o prezentare sintetică a modului de efectuare, a materialelor,
documentelor și a actelor examinate, a tehnicilor, metodelor și a procedurilor utilizate;

se întocmește în trei exemplare: unul însoțește situațiile financiare, al
doilea rămâne la auditor, iar al treilea rămâne la cel auditat.

Studiu de caz

În continuare voi prezenta studiu de caz privind Auditul Intern la R.A. Aquatim Timișoara.

Auditul s-a desfășurat în perioada 02.05.2007 – 29.06.2007 la Departamentul Financiar–Contabil. Auditul va examina activitatea financiar-contabilă și va analiza dacă personalul implicat în această activitate și-a îndeplinit obligațiile într-un mod eficient, eficace și econom.

Prezentarea Regiei autonome de apă și canal R.A.Aquatim Timișoara

Prima instalație centralizată pentru alimentarea cu apă a fost semnalată la începutul perioadei 1500-1552 și consta într-un turn de apă, care, în 1552 a fost distrus.

În anul 1968 se înființează Distribuția de Gospodărie Comunală și Locativă a județului Timiș care își încetează activitatea în anul 1973 când ia ființă Grupul Întreprinderilor de Gospodărie Comunală Timiș.

Până în anul 1988 G.I.G.C.L.T. a avut ca principale activități:

– producerea și distribuția de apă potabilă;

– producerea și distribuția de apă industrială;

– evacuarea apelor uzate și tratarea prin stația de epurare;

Înainte de a deveni regie autonomă, întreprinderea a purtat denumirea de I.C.A.S.- Întreprinderea de Canal, Apă și Salubritate. Din aceasta, după 1989, s-a desprins Regia Autonomă Apă și Canal „Aquatim”.

Regia autonomă apă și canal Aquatim Timișoara este persoană juridică română, având formă juridică de regie autonomă și funcționează în conformitate cu legislația în vigoare pe bază de gestiune economică și autonomie financiară și cu regulamentul de organizare și funcționare, fiind subordonată administrației teritoriale locale.

R.A.Aquatim are sediul în România, municipiul Timișoara, str.Gh.Lazăr nr.11A Timișoara și își desfășoară activitatea pe vatra municipiului Timișoara și comunele periurbane Giroc și Dumbrăvița unde există rețele de apă/canal și diverse secții și ateliere de deservire aferente.

Începând cu data de 1 martie 1991 Întreprinderea de canalizare, alimentare cu apă și salubritate“I.C.A.S“- Timișoara se reorganizează prin înființarea la aceeași dată a următoarelor regii: R.A. Apă și Canal „Aquatim” Timișoara, R.A. Salubritate „RA-ST” Timișoara și R.A. Horticultură „Horticultura” Timișoara.

Decizia nr. 118 din 11 martie 1991 privind reorganizarea Întreprinderii de canalizare alimentare cu apă și salubritate „I.C.A.S” Timișoara, conform legii 15/1990: regiile autonome înființate sunt regii de interes local și își desfășoară activitatea pe raza municipiului Timișoara și sunt subordonate Primăriei municipale.

R.A.Aquatim are ca obiecte de activitate:

a.) Captarea, tratarea, distribuția apei potabile și industriale, exploatarea, întreținerea, reparația, modernizarea și dezvoltarea uzinelor de apă, a rețelelor și branșamentelor de distribuție a apei potabile și industriale;

b.)Colectarea, tratarea și epurarea apelor reziduale menajere industriale și meteorice, exploatarea, întreținerea, reparația, modernizarea stațiilor de epurare, stațiilor de repompare, a racordurilor și rețelelor de canalizare;

c.)Proiectarea instalațiilor de producere și distribuție a apei potabile și industriale și a canalizării, avizarea și aprobarea documentațiilor tehnice de extindere și modernizare a instalațiilor de apă și canal;

d.)Controlul calitativ și cantitativ al utilizării apei potabile și industriale, a deversării apelor reziduale industriale și menajere în sistemul de canalizare, conform reglementărilor în vigoare, la agenți economici și populație;

e.)Prestații de gospodărie comunală în domeniul apei și canalului pentru agenți economici și populație;

Conform legislației în vigoare, precum și a Hotărârii nr.81/2003 emisă de Consiliul Local, R.A. Aquatim fiind o regie subordonată Primăriei Municipiul Timișoara, Auditul Intern a fost asigurat de către serviciul de Audit din cadrul Primăriei.

În prezent implicarea regiei în programe ISPA, prin care R.A. Aquatim a primit 34 milioane euro nerambursabili, prin complexitatea și specificitatea problemelor cu care se confruntă regia, consultantul (reprezentat prin firma M.W.H. SA BELGIA), adresa nr.109090/06.10.2005 sosită de la Ministerul Finanțelor Publice precum și adresa nr.681993/29.09.2005 transmisă de la CFCU (O.P.C.P.) recomandă existența unui compartiment propriu de Audit Intern în cadrul regiei care să dea asigurări și consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor publice, perfecționând activitatea regiei.

În urma demersurilor făcute s-a emis de către Consiliul Local al Municipiului Timișoara HOTĂRÂREA nr.416/29.11.2005 privind înființarea unei structuri de audit intern în cadrul R.A. Apă –Canal Aquatim Timișoara.

Compartimentul de Audit se constituie în subordinea directă a conducerii regiei și, prin atribuțiile sale, nu trebuie să fie implicat în elaborarea procedurilor de control intern și în desfășurarea activităților supuse auditului.

Conducătorul Compartimentului este responsabil pentru organizarea și desfășurarea activităților de audit, având următoarele responsabilități :

● Asigurarea resurselor umane încât să se asigure auditarea fiecărei activități cel puțin o dată a trei ani.

● Elaborează proiectul planului anual de audit, precum și cel pe trei ani.

● Elaborează norme metodologice specifice regiei, cu avizul UCAAPI, sau cu avizul entității superioare (în cazul în care entitatea este subordonată).

● Aigură efectuarea activității de audit și chiar efectuează activități de audit, precum și avizează misiunile de audit.

● Informează UCAAPI despre recomandările neînsușite de către conducătorul regiei, precum și despre consecințele acestora.

● Raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitățile sale de audit.

● Elaborează raportul anual al activității de audit intern.

● În cazul identificării unor iregularități sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului regiei și structurii de control intern abilitată.

● Verifică respectarea normelor, instrucțiunilor, precum și a Codului privind conduita etică în cadrul compartimentului de audit intern din entitatea publica subordonate, aflate în coordonare sau sub autoritate, și poate iniția măsurile corective necesare cu conducătorul entității publice în cauză.

● Planificarea activităților de Audit Intern: planul strategic pe 3 ani și planul anual.