Informatizarea Gestiunii Clienților și Furnizorilor la S.c. Pralin S.a

CUPRINS

CAPITOLUL 1. Particularitați cu privire la activitatea desfașurată de S.C. PRALIN S.A.

1.1 Prezentarea generală a S.C. PRALIN S.A………………………….………………………3

1.1.1 Scurt istoric……………………………………………………………………………5

1.1.2 Obiectul de activitate …………………………………………………………………6

1.1.3 Piața S.C. PRALIN S.A. ………………………………………………………………6

1.1.4 Furnizori ai S.C. PRALIN S.A. ……………………………………………………….7

1.2 Studiul structurii organizatorice a unității ……………………………………………….7

1.3 Atribuțiile compartimentului financiar – contabil si relațiile cu alte compartimente….8

1.4 Evoluția principalilor indicatori economico – financiari …………………………………9

1.4.1 Indicatori de structură a bilanțului …………………………………………………….9

1.4.2 Indicatorii echilibrului financiar …………………………………………………… 10

1.4.3 Indicatori de gestiune …………………………………………………………………11

1.4.4 Indicatori de rentabilitate………………………………………………………………11

CAPITOLUL 2. Aspecte teoretice privind decontările cu clienții si furnizorii la S.C. PRALIN S.A.

2.1 Delimitări și structuri teoretice privind datoriile ………………………………………..12

2.2 Natura bunurilor și serviciilor achiziționate de la terți și modalitățile de

aprovizionare …………………………………………………………………………………12

2.3 Contabilitatea decontărilor cu furnizorii interni ………………………………………..13

2.3.1 Documentele care stau la baza reflectării datoriilor in relațiile cu furnizorii interni….14

2.3.2 Contabilitatea operațiunilor de achiziție a bunurilor și serviciilor de la furnizorii interni

2.4 Reducerile financiare și comerciale acordate de furnizori ……………………………..17

CAPITOLUL 3 . Informatizarea gestiunii clienților și furnizorilor la S.C. PRALIN S.A

3.1 Noțiunile de data , informație , flux informațional ………………………………….. 18

3.2 Evoluția sistemelor informaționale și clasificarea lor . Rolul sistemului informatics..19

3.3 Sistemul informațional financiar – contabil ……………………………………………20

3.4. Sistemul informatic ……………………………………………………………………..20

3.4.1 Resurse fizice ale sistemului informatic ………………………………………….21

3.4.2 Resursele logice ale sistemului informatic existent ………………………………22

3.4.3 Resursele umane ale sistemului informatic ……………………………………….23

3.5 Aplicație informatică privind automatizarea gestiunii furnizorilor ………………….24

3.5.1 Analiza problemei …………………………………………………………………..25

3.5.1.1 Prezentarea ieșirilor aplicației ……………………………………………….27

3.5.1.2 Intrarea aplicației …………………………………………………………….29

3.5.2. Modelarea conceptuală a datelor prin modelul entitate – relație (DER)…………….30

3.5.2.1 Prezentarea in detaliu a produsului informatic ………………………………31

3.5.2.2 Prezentarea bazelor de date …………………………………………………..33

3.5.2.3 Prezentarea machetelor de ecran …………………………………………… 34

3.5.2.4 Prezentarea rapoartelor ……………………………………………………….37

3.6 Securitatea informațiilor folosite în aplicație……………………………………………..38

CONCLUZII

BIBLIOGRAFIE

CAPITOLUL 1. Particularitați cu privire la activitatea desfașurată de S.C. PRALIN S.A.

1.1 Prezentarea generală a organizației

1.4 Evoluția principalilor indicatori economico – financiari .

Bilantul patrimonial reprezinta un instrument de analiza realizat prin retratarea bilantului contabil . Problemele principale ale analizei pozitiei financiare a societatii rezolvate prin apelarea la bilantul patrimonial sunt :

Determinarea patrimoniului net ;

Analiza structurii financiare ;

Determinarea lichiditatii si solvabilitatii ;

Stabilirea gradului de indatorare .

Principalii utilizatori ai informatiilor furnizate de bilantul patrimonial sunt :

Actionarii – interesati sa cunoasca valoarea patrimoniului ;

Creditorii – care privesc patrimonial ca o garantie pentru creditele acordate ;

Potentialii investitori .

Bilantul simplificat al societatii si contul de profit si piedere in anul 2015 arata astfel :

1.4.1 Indicatori de structură a bilanțului

Structura bilantului financiar presupune gruparea elementelor patrimoniale in cele doua mari categorii : activ si pasiv.

Principalele rate ale structurii activului sunt :

Rata activelor imobilizate

Rata activelor circulante

Ratele de structura ale activului .

In structura bilantului proportia activelor circulante in cei patru ani este de peste 50% depasind-o pe cea a activelor imobilizate . Respectiv 62.92 % in anul 2012 , 59.01 % in 2013 , 58.70 % in 2014 si 54.28 % in 2015 .

Ratele de structura ale pasivului reflecta autonomia financiara, sursele de finantare pe termen lung, gradul de indatorare al societatii , astfel :

Rata stabilitatii financiare

Rata autonomiei globale

Rata datoriilor pe termen scurt

Rata datoriilor globale

Ratele de structura ale pasivului .

Structura pasivului arata o scadere a capitalurilor permanente de la – 60.83 % in anul 2012 la 108.10 % in anul 2015 iar datoriile totale au crescut de la 92.64 % in 2012 la 98.60 % in anul 2015 .

1.4.2 Indicatorii echilibrului financiar

Indiferent de forma de prezentare bilantul trebuie sa raspunda la o serie de intrebari atunci cand se efectueaza o analiza asupra lui . Egalitatea intre activul si pasivul bilantului transpune o identitate fundamental intre doua reprezentari diferite ale aceleeasi marimi economice .

Studiul bilantului financiar (patrimonial) si functional (economic) prezentate sub forma tabelara implica o analiza interna a acestora , care poate fi efectuata din doua directii- orizontala si verticala , fiecare punand in evidenta corelatii cu semnificatii deosebite in aprecierea situatiei financiare a intreprinderii .

Analiza situatiei nete

Situatia neta calculata ca diferenta intre activul total si datoriile totale exprima valoarea contabila a drepturilor pe care le poseda proprietarii asupra intreprinderii , ea trebuind sa asigure functionarea si independenta financiara a acesteia .

Situatia neta exclude subventiile si provizioanele reglementate fiind un indicator mai relevant care exprima valoarea activului la un moment dat . Ea se calculeaza punand bunurile si datoriile fata in fata cu aceeasi scadenta .

Mii lei

Situatia neta arata o crestere in timp , ceea ce semnifica o crestere a capitalurilor proprii . Se observa o crestere a situatiei nete acest lucru aratand o imbogatire a patrimoniului fiind rezultatul unei gestiuni sanatoase a societatii .

Fondul de rulment :

Fondul de rulment total = Total active – active imobilizate ;

Fondul de rulment permanent = capital propriu + imprumuturi si datorii financiare – total active imobilizate ;

Fondul de rulment propriu = capital propriu total – total active imobilizate ;

Necesarul de fond d rulment = Stocuri + Creante + Active de regularizare – Datorii curente – Pasive de regularizare ;

Trezoreria neta = Fondul de rulment net global – Necesarul de fond de rulment

1.4.3 Indicatori de gestiune

Indicatorii de gestiune masoara viteza de transformare a activelor in lichiditati cat si reinoirea datoriilor . Cu ajutorul lor se determina viteza de rotatie a bunurilor reale si a celor financiare iar elementul comun il reprezinta cifra de afaceri .

1.Viteza de rotatie a activelor circulante caracterizeaza eficienta cu care sunt folosite activele circulante ale societatii . Cu cat viteza de rotatie este mai mare , cu atat volumul de active circulante necesare pentru obtinerea unei anumite productii este mai mic sau productia obtinuta intr-o anumita perioada de timp cu acelasi volum de active circulante este mai mare .

– numarul de rotatii (rotatii), in care : Ca – cifra de afaceri ; Sm- soldul mediu al activelor circulate , calculate ca medie intre soldul initial si soldul final .

– durata unei rotatii (zile/rotatie) in care , T – durata perioadei financiare d referinta (30 , 90 , 180 , 360 zile).

– active circulante la 1000 lei cifra de afaceri

Ex. Indicatorii vitezei de rotatie a activelor circulante .

Din tabelul de mai sus se desprind urmatoarele concluzii : indicatorii activelor circulante au cunoscut dinamici nefavorabile ceea ce exprima degradarea eficientei utilizarii acestora ;reducerea numarului de rotatii cu 0.02 a antrenat durata unei rotatii cu 4.08 zile si ca urmare majorarea activelor circulante la 1000 lei CA cu 7.22 lei .

2.Cresterea cifrei de afaceri cu 158003 milioane lei s-a datorat majorarii activelor circulante cu 122473 milioane lei .

1.3 Atribuțiile compartimentului financiar – contabil si relațiile cu alte compartimente

Compartimentul financiar – contabil are doua departamente si este organul de lucru al societatii care asigura realizarea sarcinilor in domeniul financiar al societatii si este subordonat Directorului financiar.

In activitatea sa efectueaza analize economice pentru toate domeniile de activitate ale societatii , asigura fondurile necesare desfasurarii activitatii , asigura efectuarea la timp si in conditii corespunzatoare cu respectarea dispozitiilor legale a tuturor operatiunilor de incasari si plati , calculeaza si plateste salariile datorate angajatilor .

Deparatamentul financiar cuprinde trei birouri

Birou decontari

Birou salarii

Caserie

Departmentul contabilitate cuprinde de asemenea trei birouri

Birou datorii si creante

Birou contabilitatea materialelor

Birou investitii .

Atributiile departamentului financiar sunt :

Analizeaza activitatea economic- finaciara pe baza de bilant ;

Asigura prin planul financiar fondurile necesare desfasurarii planului de productie ;

Verificarea zilnica a extraselor de cont in lei si valuta pentru toate activitatile ;

Verificarea zilnica a raportului de casa ;

Intocmirea deconturilor pentru deplasari interne si externe precum si documentatia bancara pentru drepturile ce revin din deplasari ;

Urmareste utilizarea eficienta a creditelor ;

Asigura plata la termen a sumelor care constituie obligatia societatii fata de bugetul statului si alte obligatii fata de terti;

Intocmirea documentelor de plata pentru achitarea datoriilor catre furnizori ;

Intocmirea CEC-urilor pentru retragere de numerar si intocmeste registrul de casa;

Urmareste si incaseaza toate facturile pentru produsele livrate ;

Analizeaza realizarea obiectivelor economice ale societatii si propune masuri pentru atingerea acestor obiective .

Atributiile departamentului contabil sunt :

Efectuarea inventarierii si contabilizarea diferentelor rezultate in urma inventarierii ;

Contabilizarea cronologica si sistematica a tuturor documentelor contabile legate de intrarile si iesirile din patrimoniu pe gestiuni si surse de finantare ;

Tine evidenta imobilizarilor si obiectelor de inventar pe locuri de folosinta ;

Intocmeste evidenta debitorilor , creditorilor , furnizorilor ;

Intocmeste balanta analitica a tuturor gestiunilor si efectueaza lunar punctajul intre evidenta contabila si cea tehnico-operativa si face corectii cand este cazul ;

Relatiile cu alte departamente sunt prezentate in figura nr.

2.3 Contabilitatea decontărilor cu furnizorii interni

Furnizorul este persoana fizica sau juridica care furnizeaza anumite produse sau servicii . Furnizorul inregistraza in contabilitate creantele fata de client pentru bunurile si serviciile livrate dar si datorii pentru avansurile primite de la clienti .

Obligatiile de plata iau nastere ca urmare a schimburilor economice care au loc intre societati . Cea mai mare parte a acestor bunuri si servicii nu se platesc pe loc , ele dand nastere la obligatii ale societatii fata de furnizori , cei ce livreaza bunurile si serviciile .

Evidenta sintetica a datoriilor se realizeaza cu ajutorul conturilor sintetice din grupa 40 “Furnizori si conturi asimilate” . Aceste conturi au functie contabila de pasiv si reflecta datoriile fata de terti . In credit sunt inregistrate datoriile pe masura crearii lor iar in debit stingerea lor la termenele convenite in contract sau prevazute de lege .

Soldul creditor reprezinta datoriile nedecontate sau in curs de decontare .

Conturile din grupa 40 se impart in conturi sintetice de gradul I care sunt operationale si care au urmatoarele trasaturi comune :

Dupa continutul economic sunt conturi de datorii curente ;

Dupa functia contabila sunt conturi de pasive , exceptie facand contul 409 ( furnizori – debitori)

Contul 409 “Furnizori – debitori” se dezvolta pe doua conturi sintetice de gadul II

4091 “Furnizori – debitori pentru cumparari de bunuri de natura stocurilor” ;

4092 “Furnizori – debitori pentru prestari servicii si executari de lucrari “ –

Conform Planului de conturi general prevazut de Ordinul Ministrului Finantelor nr.94/2000 , pentru aprobarea Reglementarilor contabile armonizate cu Directiva a IV-a a Comunitatilor Economice Europene si cu Standardele Internationale de Contabilitate .

2.3.1 Documentele care stau la baza reflectării datoriilor in relațiile cu furnizorii interni .

Documentele folosite in reflectarea datoriilor in relatiile cu furnizorii interni sunt :

Factura fiscala – se emite la data la data livrarii de bunuri iar pentru prestari servicii cel

mai tarziu pana la 15 a lunii urmatoare celei in care prestarea a fost efectuata . Orice persoana impozabila are obligatia de a emite factura fiscala pentru bunurile livrate sau serviciile prestate . pentru bunurile livrate cu aviz de insotire , factura fiscala trebuie emisa in cel mult 5 zile lucratoare de la data livrarii , fara a depasi finele lunii in care a avut loc livrarea ˡ.

Este un formular cu regim special de tiparire numerotare si inseriere cu trei file in culori diferite : albastru – exemplarul 1 (va ramane la beneficiar ) ; rosu – exemplarul 2 (la desfacere ) si verde – exemplarul 3 (pentru inregistare in contabilitate) .

Factura fiscala este documentul pe baza caruia se intocmesc documentele de plata pentru decontare , este documentul de incarcare in gestiunea primitorului si document justificativ de inregistrare in contabilitate atat la furnizor cat si la comparator.

Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul in trei exemplare la livrarea produselor completandu-se toate informatiile cuprinse :

Seria si numarul facturii ;

Data emiterii ;

Numele , adresa si codul de inregistrare fiscal al persoanei care emite factura ;

Numele , adresa si codul de inregistrare fiscala al beneficiarului de bunuri sau servicii ;

Denumirea , cantitatea bunurilor sau serviciilor prestate ‘

Valoarea bunurilor sau serviciilor , exclusiv taxa pe valoare adaugata ;

Cota de taxa pe valoare adaugata .

Avizul de insotire a marfii

Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul in trei exemplare, atunci cand nu

se poate din motive obiective intocmi factura , cu mentiunea “urmeaza factura” iar in cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleasi unitati dispersate teritorial , va purta mentiunea “fara factura” .

Serveste ca document de insotire al marfii pe timpul transportului , document care sta la baza intocmirii facturii , document de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta incadrul aceleasi unitati ²

Nota de receptie si constatare diferente

Serveste ca document pentru receptia bunurilor aprovizionate , document justificativ de

Inregistrare in evident tehnico-operativa si in contabilitate , act de proba in litigii cu furnizorii pentru diferentele constatate la receptive .

Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul pe masura efectuarii receptiei potrivit prevederilor legale de catre comisia de receptie la locul de depozitare .

Circula dupa semnarea de catre comisia de receptie , delegatii furnizorului si de catre gestionar, la magazie , la compartimentul de aprovizionare pentru inregistrarea cantitatilor in evidentele acestuia si certificarea efectuarii platii catre furnizor, la compartimetul financiar – contabil pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica si se arhiveaza la compartimetul financiar – contabil .

2.3.2 Contabilitatea operațiunilor de achiziție a bunurilor și serviciilor de la furnizorii interni .

Cu ajutorul contului 401 “Furnizori” se contabilizeaza datoriile comerciale ale unitatii , evidentiindu-se decontarile cu furnizorii de bunuri , lucrarile executate sau servicii prestate .Este un cont de pasiv .

Se achizitioneaza materii prime conform facturii nr.12654/04.04.2016 de la SC Evytex SRL . % = 401 18.200

301 15.167

4426 3.033

Se inregistreaza factura primita de la Electrica SA si plata acesteia din contul disponibil la banca .

% = 401 8.200 ; 401 = 5121 8.200

605

4426

Se emite un bilet la ordin pentru factura de la EON Romania in suma de 14.295 lei .

401 = 403 14.295

Bunuri pentru care nu s-au intocmit facturi :

% = 408 7.850

3024 6542

4428 1.308

Primirea facturii 408 = 401 7.850

4426 = 4428 1.308

Achitarea datoriei 401 = 5121 7.850

Se achizitioneaza un Xerox- multifunctional in valoare de 12.180 lei .

% = 404 12.180

214 10.150

4426 2.030

Se achita contravaloarea imobilizarii 404 = 5121 12.180 lei

Se inregistreaza cheltuieli de asigurare pe timpul transportului 613 = 401 2000 lei

Stingerea unei datorii fata de furnizori prin credit bancar pe termen scurt 401 = 5191 11.228 lei .

Se inregistreaza cheltuielile cu angajatii prin conventii civile si retinerea impozitului .

621 = 401 4.800

401 = % 4.800

444 1.200

5311 3.600