Influența Dispunerii Birourilor Asupra Rețelelor Sociale Create în Interiorul Unei Organizații

Influența dispunerii birourilor asupra rețelelor sociale create în interiorul unei organizații

Masterand: Moldoveanu Elena

Anul II – zi

Relațiile care se stabilesc la locul de muncă sunt importante atât pentru organizație, cât și pentru angajați. Cea mai mare parte a timpului o petrecem cu colegii la locul de muncă. Acest proces poate influența într-un mod pozitiv productivitatea organizației dacă relațiile sunt puternice, sau într-un mod negativ dacă acestea sunt slabe. Oare modul în care sunt dispuse birourile angajațiilor influențează calitatea acestor legături în rețelele formate? Pornind de la această întrebare, în cercetarea de față mi-am propus să analizez implicațiile dispunerii fizice a birourile asupra comunicării dintre angajați și, implicit, asupra productivității muncii prestate.

1. Obiectivele cercetării

Obiectivul principal al cercetării este descrierea dispunerii fizice a birourilor și a rețelelor formate de angajați, iar obiectivul secundar este dovedirea influenței dispunerii asupra calității legăturilor și performanței.

2. Cadrul teoretic

Cercetarea are la bază câteva teorii sociale și psihosociale care ne vor ajuta să setăm cadrul teoretic pentru ceea ce urmează să analizăm și să concluzionăm.

Interacțiunea dintre indivizi reprezintă fundamentul relațiilor sociale și studiul comportamentului social. Regulile sociale se transformă tot timpul în funcție de interacțiunile dintre indivizi prin influența pe care o exercită fiecare dintre ei asupra celuilalt, în încercarea de adoptare a unei conduite sau de aliniere la anumite valori ale unei companii, de exemplu.

Unul dintre mediile sociale în care un individ interacționează este locul de muncă, biroul, iar crearea relațiilor se datorează modului în care el interacționează cu colegii săi, fiind foarte importantă și dispunerea birourilor într-o companie sau într-un anumit departament. Oamenii interacționează cu cei de lângă ei, de aceea contează foarte mult dacă birourile sunt dispuse deschis sau, dimpotrivă, sunt individuale, deoarece activitatea indivizilor este corelată direct cu productivitatea la locul de muncă. Astfel, dacă există activități care implică echipe ce trebuie să lucreze împreună pentru un proiect, atunci este mai bine ca birourile să fie aranjate într-un spațiu deschis, care să ușureze comunicarea între ei, care să le dezvolte spiritul de echipă și care să faciliteze rapiditatea rezolvării problemelor sau situațiilor apărute.

În vederea eficientizării muncii depuse, este util de luat în calcul mediul organizațional în care activează un individ și relațiile pe care el și le stabilește în funcție de colegul de birou, de etaj sau de departament. Așadar, observarea unei relații defectuoase între angajații unei companii din cauza faptului că ei se află în birouri diferite și nu comunică eficient, poate însemna că așezarea birourilor are o mare importanță asupra calității relațiilor construite de indivizi și din considerentul că oamenii tind să aibă un sentiment de apartenență la un anumit loc, iar biroul este unul dintre ele. Amenajarea birourilor poate influența și factorul emoțional legat de apartenență despre care spuneam mai sus, deoarece oamenii vor să lucreze într-un mediu cât mai plăcut, mai puțin stresant și înconjurat de colegi apropiați sau cel puțin colegi care să-și aducă aportul în mod egal la îndeplinirea sarcinilor comune.

Percepția unui angajat asupra biroului în care lucrează se reflectă în mare parte în relațiile pe care le stabilește cu ceilalți colegi, deci este foarte important de știut în ce măsură un individ reușește să se conecteze la rețeaua organizației și în ce măsură îl influențează în ducerea la bun sfârșit a sarcinilor. Este posibil că unii angajați, cei introvertiți, de exemplu, să aibă nevoie de birou indvidual pentru a-și satisface confortul psihic și pentru a reuși să performeze în activitatea pe care o întreprind.

În acest sens, trebuie avută în vedere ambianța psiho-socială, fiindcă un angajat care nu se simte bine la locul de muncă sau care are aversiuni față de colegii de birou, nu este un individ productiv. Poate pentru unii dintre ei contează foarte mult ca birourile să fie deschise, să poată vedea și auzi pe toată lumea, fiind oameni sociali care au nevoie să fie înconjurați de alți oameni cu care să interacționeze sau, în același timp, există oameni cărora nu le place vacarmul și socializarea, și atunci preferă un birou mai restrâns. Am făcut această referire, deoarece dimensiunea psiho-socială reprezintă un factor important de care trebuie să se țină cont în așezarea birourilor și a indivizilor în ele. Bineînțeles că acest aspect trebuie îmbinat cu un mediu de lucru plăcut, înțelegând prin asta birouri luminoase și primitoare, spațiu degajat, confortul angajaților fiind foarte important. Din fericire acest lucru a fost conștientizat de către companiile din România, așa că unele dintre ele au alocat bugete mai mari pentru amenajarea birourilor.

Un exemplu relevant îl constituie companiile de IT și de farmaceutice, care au înțeles că spațiul de birou trebuie să fie confortabil, astfel încât angajații să livreze mai mult și la o calitate mai bună. Informația a fost preluată de la firmă Techno Office, care se ocupă cu amenajarea spațiilor de birouri și care a resimțit creșterea sumelor alocate de către companii pentru acest lucru. „În ceea ce privește cele mai mari sume alocate pentru amenajarea spațiilor de birouri, companiile din industria farmaceutică, IT&C și cea de servicii financiare se află în topul celor care nu fac compromisuri legate de bugetele investite”. De asemenea, "prima regulă în amenajarea birourilor este că spațiul respectiv să fie funcțional și să îndeplinească toate standardele de lucru cu privire la iluminat, ventilație și alte aspecte care vizează bunăstarea angajaților. Raportat la bugete, scaunele absorb circa 45% din sumele totale alocate amenajării birourilor, deoarece companiile aleg tot mai des modele ergonomice, cu mecanisme intuitive care, prin ajustarea corectă, individuală – în funcție de greutatea sau înălțimea utilizatorului – îi vor oferi acestuia un suport de susținere echilibrat și o creștere semnificativă a nivelului de confort în perioada de lucru așezat pe scaun” (Iuliana Carata, Manager la Techno Office, www.dailybusiness.ro).

Așadar, se pune accentul foarte mult pe bunăstarea individului la birou, fiind foarte clar faptul că productivitatea companiei vine din rezultatele angajaților, iar pentru a reduce unul dintre factorii care ar putea afecta dezvoltarea organizației, s-a apelat la reamenajarea birourilor pentru a fi pe placul celor care lucrează în ele.

Datorită faptului că dorim să demonstrăm influența dispunerii birourilor în calitatea relațiilor dintre indivizi și performanța la locul de muncă, apelăm la teoria influenței sociale, deoarece manifestarea ei este ilustrată în toate ariile vieții cotidiene. Definiția acesteia se poate rezuma la transformările care apar în personalitatea, comportamentul și activitățile intelectuale ale unui individ în urma relaționării cu alte persoane, instituții sau oganizații. Cu toții avem opinii și nevoi care ne sunt influențate de familie sau de gupul de prieteni, de mediul social în care activăm, de anumite credințe sau valori. Inițiatorii cercetărilor asupra influenței sociale sunt Max Ringelman și Gustave Le Bon care au analizat comportamentul în grup și în ce măsură acesta influențează indivizii. Potrivit teoriei lui Gustave, "Oamenii cei mai diferiți ca inteligență au adesea instincte, pasiuni, sentimente identice”, iar colectivitatea tinde să conducă individualitatea către omogenizare (www.rasfoiesc.com). De asemenea, în grupuri se manifestă și lipsa responsabilității și a adoptării ideilor în funcție de cum acestea sunt sugerate. Vorbind acum din perspectiva noastră, am putea afirma, înainte de a afla rezultatele cercetării, că dispunerea birourilor într-un cadru deschis, poate duce către omogenizarea ideilor, dar vom demonstra dacă acest comportament este sau nu contraproductiv.

În cazul de față, este foarte interesant de observat hărțile din Anexa 2 în comparație cu cele din anexa 3, pentru a putea vedea care este impactul real pe care îl generează o rețea socială în percepția celor implicați direct în rețea.

Pentru o mai bună înțelegere a comportamentelor organizaționale s-au realizat cercetări asupra rețelelor sociale privind măsura în care individul este influențat sau influențează în relațiile pe care le stabilește cu membrii rețelei la care sunt afiliați. Confom Mihaelei Vlăsceanu, comportamentul actorilor ce fac parte dintr-o rețea, va fi influențat de limitele în care este organizată aceasta, fiind foarte clară perspectiva conform căreia ”acțiunile nu se petrec într-un context steril, ci într-o rețea socială de relații.” (Mihaela Vlăsceanu, 2003, p. 147). Prin prisma acestei teorii a rețelelor, studiul nostru va demonstra în ce măsură rețelistica birourilor sau modul lor de organizare influențează relațiile dintre angajați și dacă acestea vor ajuta compania să urce pe scara productivității.

Teoria comportamentului adoptată de Chester Barnard aduce susținere celor afirmate mai sus prin ideea că organizațiile trebuie să cuprindă indivizi ce interrelaționează și care au dorința de a comunica, altfel nu se poate pune problema de existență a unei organizații (www.scritube.ro). În cadrul teroriei este foarte relevantă și capacitatea de cooperare și adunare a forțelor pentru a îndeplini scopul comun al organizației, aceasta traducându-se în creșterea productivității. Pentru realizarea acestui țel este nevoie și de creșterea calității relațiilor dintre angajați, lucru care se poate realiza prin afilierea individului la cultură și valorile organizației, precum și prin a-i crea acestuia sentimentul de stabilitate și încredere în ceilalți membri ai organizației.

Așa cum în accepțiunea lui Mintzberg (1989) „fiecare sistem își are propriul schelet, dar o organizație în care domină numai acesta nu înseamnă mai mult decât o cochilie goală” (Mihaela Vlăsceanu, 2003, p. 147), la fel se întâmplă și cu dispunerea fizică a birourilor într-o organizație, ea reprezentând scheletul, care fără oamenii ce îl populează, creând rețele în care interacționează, ar fi doar niște spații goale. Relațiile care se stabilesc între membrii unei organizații depind și de așezarea birourilor în care își desfășoară activitatea, în sensul în care apropierea acestora îi determină să formeze modele de interacțiuni care, potrivit teoriei structurării, reprezintă baza în structura socială. Pentru a ilustra acest lucru, Mihaela Vlăsceanu oferă exemplul prin care conducerea unei organizații ia hotărârea de a face schimbări inter-departamentale și de a structura activitățile pentru a genera o productivitate mai mare, iar în urma acestor modificări este clară și schimbarea locurilor pe care le ocupau membrii organizației, atât în activitățile cotidiene, cât și fizic, la birou. Este posibil ca unii dintre cei care au luat parte la această schimbare să nu reacționeze neapărat productiv, deoarece înlocuirea colegului de birou împreună cu care îți împarți sarcinile, găsind un echilibru în susținerea activității, poate conduce către scăderea productivității în momentul în care apare o persoană nouă în cadru, fiindcă cel puțin la început, este dificil să lucrezi cu cineva despre care nu știi cum se organizează, cum își prioritizeaza activitățile sau dacă își asumă responsabilități (Mihaela Vlăsceanu, 2003, p. 107).

Definirea și operaționalizarea conceptelor

Termenii cu care vom lucra în această lucrare pot fi sintetizați și definiți după cum urmează:

Biroul – “încăpere în care se află una sau mai multe mese de scris, la care lucrează persoane sau grupuri de persoane” sau “ parte dintr-un local sau încăpere în care lucrează o persoană sau un serviciu”.

Dispunerea birourilor – modalitatea de aranjare a birourilor, a meselor de scris într-un spațiu dat.

Rețea socială – „o structură de reglementare a comunicării care definește în mod clar modalitățile de circulație a mesajelor între membrii grupului, stabilind totodată poziția acestora în procesul comunicațional”.

Organizația – “sistem social-uman, compus din indivizi, cu motivațiile lor, care intră în relații interpersonale, formând grupuri sociale” (o structură formală).

Performanța – „realizarea obiectivelor organizaționale indiferent de natura și varietatea lor”.

Grup formal – “grupuri instituționalizate, care funcționează în conformitate cu norme statuate în regulamente sau legi juridice și aparțin, de regulă, unor organizații”.

Grup informal – „se constituie fie ca subgrupuri în cadrul celor formale, fie în afara unor cadre instituționalizate pentru realizarea unor scopuri specifice (grupuri de prieteni, de adolescenți sau pensionari, de petrecere a timpului liber, etc.)”. Grupul informal răspunde unor nevoi de exprimare mai liberă sau mai puțin constrângătoare, mai ales când impunerea normelor oficializate este de tip imperativ și nerecompensatoare.

Corporația – reprezintă “forma legală de organizare, atât a întreprinderilor capitaliste cât și a celor din sectorul public, în care controlul trece aparent sau în realitate în mâinile unei elite manageriale desemnate pe baza unei specializări obținute odată cu diploma”.

Ipoteza de lucru

Cu cât dispunerea birourilor este mai deschisă și mai apropiată, cu atât relațiile dintre angajați vor fi mai puternice, iar productivitatea mai sporită.

Metodologia de cercetare – Interviul

Cercetarea a fost realizată în perioada noiembrie – decembrie pe baza unui interviu aplicat. Instrumentul de cercetare este interviul aplicat de către operatorii de interviu, iar subiecții intervievați au fost în număr de patru persoane, două de sex masculin, două de sex feminin, cu vârste cuprinse între 25 și 38 de ani.

Interviul de cercetare este “o tehnică de obținere, prin întrebări și răspunsuri, a informațiilor verbale de la indivizi și grupuri umane în vederea verificării ipotezelor sau pentru descrierea științifică a fenomenelor socioumane” (Septimiu Chelcea, p. 126). Am ales interviul semistructurat ca tehnică de cercetare pentru mai multă libertate în cursul convorbirii și pentru a putea lasă loc de sondare în profunzime a subiectului și de aflare a cât mai multor detalii subiective din acest punct de vedere. (Anexa 1)

Descrierea cercetării: Am ales patru angajați ai unei companii multinaționale din domeniul IT, din grupuri/echipe diferite de lucru pentru a răspunde la interviu și pentru a schița o hartă a etajului la care lucrează (Anexa 3) din punctul de vedere al percepției lor asupra dispunerii birourilor ca grupuri formale și informale. Doi intervievați corespund etajului 4, iar ceilalți doi etajului 5.

Compania a fost creată în anul 1985, extinzându-se și în România în anul 1994, având în prezent 2 sedii în București și unul în Timișoara. În prezent, compania are peste 99.000 angajați la nivel global, în România având cu aproximație 700. Aceasta deținea în 2015 o cifră de afaceri de aproximativ 63 de milioane de dolari.

În cercetarea de față, am ales să analizez două etaje (Anexa 2) dintr-unul dintre sediile din București ale acestei corporații. Etajul 4 are departamentul de HR, ale cărui angajate împart aceeași încăpere pentru birou, iar restul spațiului deschis este destinat inginerilor IT care oferă suport tehnic prin telefon pe echipe specializate. La etajul 5 regăsim echipa de IT a sediului care se ocupă cu problemele echipamentelor angajaților, echipa de training pe limba germană și pe limba franceză, o echipă de ingineri IT care oferă suport tehnic telefonic și o echipă mare de programări training-uri, event-uri, team-building-uri etc.

Concluziile cercetării

În urma realizării mini-cercetării am observat răspunsuri similare la toți cei patru respondenți. Timpul de când aceștia activează în cadrul companiei este relativ asemănător, în jur de cinci ani, cu excepția Iuliei P. care face parte din organizație de aproximativ doi ani. În ceea ce privește nivelul de mulțumire cu compania, acesta este destul de ridicat datorită diverselor beneficii, posibilităților de învățare, de training și de avansare în carieră. De asemenea, în două rânduri este menționat și faptul că un factor de mulțumire cu compania este și faptul că pot comunica ușor cu supervizorii lor, respectiv manageri, dar, mai ales, cu echipă din care fac parte. Toți au subliniat importanța feedback-ului și faptul că, lucrând într-un spațiu deschis, le dă posibilitatea să îl primească mai ușor și să fie însoțit și de alți indicatori, de genul limbaj non-verbal și para limbaj. Pe când într-un spațiu închis, de tipul birou individual, majoritatea confirmă că genul de comunicare agreat este în scris, prin email, mai puțin individualizat și mai puțin personal, “poate chiar mai distant” (Gabriel B., IT, etaj 5).

În plus, comunicarea cu echipa este de asemenea mai eficientă într-un spațiu deschis din punctul lor de vedere. “Chiar și cu o echipă mai restrânsă ca a mea, într-un spațiu deschis, găsesc mai ușor să comunic. Am senzația unei echipe extinse care trece de departamentul meu” (Iulia P., assistant director, et 5).

“În cei 4 ani de când activez în companie, mi-am creat nenumărate conexiuni. Am ajuns să îmi cunosc toți colegii de pe etaj după nume și prenume și chiar și pe cei de la celelalte 3 etaje aproape. Am strânse relații cu colegii din echipă mea, dar mai ales cu cei 5 care îmi sunt totodată cei mai apropiați din punct de vedere al birourilor” (Alexandru P., SharePoint Team, etaj 4). Această declarație vine să întărească ideea de la care a plecat cercetarea noastră: Oare modul în care sunt dispuse birourile angajațiilor influențează calitatea acestor legături în rețelele formate?

Ipoteza este confirmată și de aprecierea nivelului de încredere în persoana din proximitatea spațiului de lucru. Cei patru respondenți, afirmă la unison că sentimentul de încredere este dat de faptul că permit acelor persoane aflate în spațiul lor personal să aibă acces la detalii și informații private. “Desi am contact cu aproape toată lumea din sediu în fiecare săptămâna, îmi este clar că le divulg mult mai multe lucruri personale celor doi colegi de spațiu. Îi am pe Andrei S. în față și pe George D. în dreaptă și ei cunosc cam tot ceea ce fac eu și am încredere în ei cu ceea ce le spun. Cei în care au ei încredere, îmi prezintă și mie încredere. De exemplu, în echipa de ingineri sunt câțiva băieți de treabă care deși sunt la câteva birouri distanță, îi văd și comunicăm chiar și prin semne . Încrederea asta creată de apropiere mă face pe mine personal să lucrez mai bine pentru că știu că am cu cine” (Gabriel B., IT, etaj 5).

Așa cum reiese din răspunsurile angajaților, această încredere legată de proximitate îi motivează și îi face să performeze mai bine. “Noi suntem 6 în echipă și lucrăm la birouri fără paravan, e ca un singur birou al nostru. Tot ce faci se vede. Cred că la început încerci să îți controlezi mișcările și acțiunile, dar în timp te simți ca acasă. Eu mă simt ca în familie aici, ca la o cină. Îi văd și pe ingineri la lucru și ne zâmbim mereu. Faptul că nu sunt după un perete mă ajută să văd mai mult din ceea ce se întâmplă cu angajații. Pentru mine ăsta e un factor de motivare și când îți ai echipă așa aproape nu trebuie să stabilești un meeting pentru o chestiune arzătoare și asta duce la performanță în ceea ce privește timpii, calitatea serviciilor; e ca un joc de Domino” (Haritina B., HR, etaj 4).

În urma centralizării răspunsurilor coroborate cu teoriile tratate în această lucrare, se poate evidenția faptul că este foarte important ca angajații să lucreze într-un mediu plăcut, într-o companie în care managerul inspiră încredere și respect, deci se pune accent pe calitatea relațiilor din interior. De asemenea, răspunsurile majoritare ale celor intervievați susțin ideea că, pentru a performa la locul de muncă, trebuie să construiești relații de calitate, acest lucru fiind mai facil într-un birou amenajat în așa fel încât să permită o comunicare mai ușoară, de tipul unuia deschis, cu vizibilitate – “(…) însăși proiectarea spațiilor interioare influențează modul în care persoanele individuale și grupurile de muncă interacționează, comunică și își coordonează eforturile” (Mihaela Vlăsceanu, 2003, p. 125).

Dispunerea birourilor și formarea rețelelor pe baza acesteia par a fi corelate cu încrederea, iar aceasta din urmă corelată la rândul ei cu proximitatea. Am putea menționa o concluzie în ceea ce privește crearea unui lanț de corelații, și anume: proximitatea birourilor – încredere – motivare – performanță.

Bibliografie

Chelcea, Septimiu. (2001). Tehnici de cercetare sociologică. București: SNSPA.

Marshall, Gordon. (2003). Oxford Dicționar de Sociologie. București: Univers Enciclopedic.

Vlăsceanu, Mihaela. (1999). Organizațiile și cultura organizării. București: Editura Trei.

Vlăsceanu, Mihaela. (2003). Organizații și comportament organizațional. Iași: Polirom.

Weick, Karl E. (1979). The Social Psychology of Organizing (a II-a ediție). Reading, MA, USA: McGregor.

Zamfir, Cătălin și Vlăsceanu, Lazăr. (1998). Dicționar de Sociologie. București: Babel.

Surse online

www.dailybusiness.ro

www.dexonline.ro

www.rasfoiesc.com

www.scritube.ro

Anexe

Anexa 1 – Ghid de interviu

Bună ziua! Numele meu este Elena și în acest moment realizez o cercetare pe tema rețelelor sociale în cadrul organizațiilor. Interviul durează aproximativ 30 de minute. Datele dumneavoastră sunt confidențiale, iar informațiile furnizate în cadrul interviului vor fi folosite doar în scop științific.

Interviu

De cât timp lucrați la actualul loc de muncă?

Cât de mulțumit sunteți de organizația în care lucrați?

Cât de importantă considerați că este comunicarea în cadrul echipei din care faceți parte?

În ce măsură considerați că există relații de amiciție între angajați?

Apreciați la locul de muncă proximitatea ca fiind un factor de sporire a încrederii în ceilalți colegi? De ce?

În ce mediu considerați că se lucrează mai eficient și cu rezultate mai bune, într-o zonă deschisă cu birouri sau într-un birou individual? De ce?

Considerați dispunerea birourilor ca fiind o modalitate de îmbunătățire a performanței la nivelul grupurilor/ echipelor de lucru? Argumentați.

Numele intervievatului:

Vârsta:

Ocupația:

Durata interviului:

Anexa 2 – Hărțile etajului 4 și etajului 5

Hartă etaj 4

Hartă etaj 5

Anexa 3

Doua hărți ale etajului 4 și doua hărți ale etajului 5 – așa cum sunt percepute de către cei 4 intervievați:

Harta etaj 4 – conform Haritina B. (HR)

Harta etaj 4 – conform Alexandru P. (support engineer – SharePoint team)

Harta etaj 5 – conform Iulia P. (assistant director)

Harta etaj 5 – conform Gabriel B. (IT)